Keluarkan dan hantar

Halaman ini membawa pesanan penghantaran daripada draf hingga dihantar. Untuk maksud setiap status, baca Penghantaran dan invois.

Sebelum anda mula

Anda memerlukan Edit (sunting) bagi Delivery (penghantaran) untuk mengeluarkan, mengubah, menandakan dihantar dan membatalkan pesanan penghantaran, dan Delete (padam) bagi Delivery untuk memadam draf. Dengan Own records only (rekod sendiri sahaja), anda bekerja dengan pesanan penghantaran yang anda miliki.

Langkah

1. Buka pesanan penghantaran. Butang utama di bahagian atas mengikut statusnya.
2. Pada Draf, pilih Edit untuk menyemak baris dan butiran, kemudian Keluarkan. Ia menerima nombornya, secara lalai bermula dengan DO-, dan tarikh hari ini, dan butiran pelanggan ditetapkan seperti sekarang.
3. Serahkan pesanan penghantaran bersama barang, dengan Pemandu dan Kenderaan diisi jika anda menggunakannya.
4. Apabila pelanggan telah menerima barang, pilih Tandakan dihantar. Masukkan Dihantar pada — tidak lebih awal daripada tarikh pesanan penghantaran dan tidak lebih lewat daripada hari ini — dan Diterima oleh, kemudian pilih Tandakan dihantar.
5. Dalam kad Salinan bertandatangan, pilih Muat naik salinan bertandatangan untuk melampirkan kertas yang telah ditandatangani atau gambarnya.
6. Untuk menarik balik pesanan yang dikeluarkan atau dihantar, pilih Batalkan pesanan penghantaran dalam menu ··· dan berikan Sebab. Untuk membuang draf, pilih Padam draf sebaliknya.

Untuk menandakan banyak pesanan sebagai dihantar sekali gus, tanda kotak pesanan itu dalam senarai Pesanan Penghantaran, pilih Tandakan dihantar dan masukkan tarikh Dihantar pada. Pesanan yang belum dikeluarkan, atau yang bertarikh selepas hari itu, dilangkau, dan mesej memberitahu anda berapa banyak. Diterima oleh tidak diminta secara berkelompok; tambahkannya pada setiap pesanan selepas itu.

Untuk menyerahkan pesanan kepada rakan sekerja, pilih Tukar Pemilik dalam menu ···; Sejarah pemilik dalam menu yang sama menyenaraikan pemilik terdahulunya.

Apa yang berlaku seterusnya

• Dikeluarkan: pesanan sudah bernombor. Anda masih boleh mengubah barisnya, dalam lingkungan baki yang perlu dihantar, dan butirannya.
• Dihantar: baris dikunci. Hanya Pemandu, Kenderaan, Catatan dan Diterima oleh yang masih boleh diubah. Pesanan kini boleh diinvois jika ia datang daripada sebut harga atau bersendirian; Jana invois menjadi butang utama.
• Dibatalkan: pesanan kekal dalam senarai bersama sejarah dan sebabnya, dan kuantitinya kembali kepada invois atau sebut harga asalnya.

Cetak pesanan penghantaran

Pilih PDF di bahagian atas halaman untuk membuka pesanan penghantaran dalam tab baharu, pada sebarang status, termasuk draf. Ia memerlukan View (lihat) bagi Delivery, dan tiada muat turun Word. Susun aturnya ialah reka bentuk Pesanan penghantaran di bawah Tetapan sistem → Tetapan dokumen: reka bentuk terbina dalam, reka bentuk borang atau fail Word yang anda muat naik.

• Ia bertajuk DELIVERY ORDER dan menyenaraikan item dan kuantiti tanpa harga, cukai atau jumlah; lajur nombor siri hanya muncul apabila sesuatu baris mempunyainya.
• Deliver To (hantar kepada) ialah alamat penghantaran pesanan itu, atau alamat pengebilan pelanggan yang ditetapkan semasa pengeluaran.
• Baris pengepala tanpa nilai, seperti Driver atau Vehicle, ditinggalkan. Draf tidak mempunyai nombor.
• Blok penerimaan — “Received the above in good order and condition”, tandatangan, nama, tarikh dan cop syarikat — kekal pada satu halaman. Reka bentuk anda boleh mengubah perkataannya atau meninggalkannya.
• Draf mencetak cop DRAFT berwarna merah dan pesanan yang dibatalkan CANCELLED; pesanan yang dikeluarkan dan dihantar tiada cop.

Peraturan yang perlu diketahui

• Pesanan penghantaran memerlukan sekurang-kurangnya satu baris sebelum boleh dikeluarkan.
• Draf dipadam, tidak pernah dibatalkan; pesanan yang dikeluarkan dibatalkan, tidak pernah dipadam.
• Pesanan yang dijadikan invois tidak boleh dibatalkan sehingga invois itu dibatalkan, dipadam semasa ia masih draf, atau barisnya dikeluarkan daripadanya.
• Baris yang telah diinvois tidak boleh dibuang, atau dikurangkan di bawah kuantiti yang diinvois, sehingga invois itu dibatalkan atau drafnya dipadam.
• Salinan bertandatangan hanya boleh dilampirkan pada pesanan yang telah dihantar: fail PDF, imej atau Office, paling banyak sepuluh. Pesanan yang dibatalkan mengekalkan failnya untuk dimuat turun, tetapi tiada fail boleh ditambah atau dialih keluar.
• Tab sejarah merekod setiap perubahan, pengeluaran, penghantaran dan pembatalan.

Awas

Pembatalan tidak boleh diundurkan. Untuk menghantar semula, cipta pesanan penghantaran baharu.

Mengapa ia berfungsi begini

Pesanan yang telah dihantar sepadan dengan apa yang ditandatangani oleh pelanggan. Sebaik sahaja barang diterima, kertas bertandatangan pelanggan ialah rekod yang dipegang oleh kedua-dua pihak. Mengunci baris memastikan salinan anda sama dengan salinan mereka; penghantaran yang salah dibetulkan dengan membatalkannya dan membuat yang baharu, jadi kedua-dua versi kekal dalam fail.

Tarikh dihantar ialah hari barang tiba. Anda mungkin merekodkannya beberapa hari kemudian, jadi easySales meminta hari sebenar, tidak pernah pada masa hadapan dan tidak pernah sebelum tarikh pesanan penghantaran. Apabila anda menginvois barang itu dengan Jana invois, tarikh itu mengisi tarikh pembekalan invois di mana tetapan cukai anda menunjukkannya, jadi jualan itu jatuh dalam tempoh yang betul.

Pengeluaran menetapkan butiran pelanggan. Kertas yang telah keluar menunjukkan alamat dan kenalan seperti pada hari itu. Perubahan kemudian pada rekod pelanggan tidak menulis semula penghantaran yang sudah dibuat, jadi cetakan semula masih sepadan dengan salinan bertandatangan.

Bekerja lebih pantas

• Cetak draf untuk menyemaknya. PDF juga berfungsi pada draf, dengan cop DRAFT, jadi anda boleh menyemak susun atur sebelum mengeluarkannya.
• Isi Pemandu dan Kenderaan sebelum mencetak. Baris pengepala yang kosong ditinggalkan daripada kertas, jadi tambahkannya dahulu jika tapak pelanggan memerlukannya.
• Muat naik tandatangan dari telefon anda. Buka pesanan yang telah dihantar pada telefon dan pilih Muat naik salinan bertandatangan untuk melampirkan gambar kertas yang telah ditandatangani.
• Tandakan penghantaran sehari bersama-sama. Tanda pesanan yang dikeluarkan dalam senarai Pesanan Penghantaran dan pilih Tandakan dihantar. Lihat Pesanan Penghantaran.
• Terus ke invois. Pada pesanan yang telah dihantar daripada sebut harga atau yang bersendirian, butang utama ialah Jana invois sehingga semua padanya diinvois. Lihat Jana invois barang dihantar.

Contoh

Penghantaran dari mula hingga selesai. Mei Tan mencipta DO-10000040 daripada invois Harbour Café untuk 5 daripada 8 kerusi bar. Dia mengisi Pemandu, mengeluarkan pesanan itu dan mencetaknya untuk van. Pengurus kafe, Jason Ong, menandatangani penerimaan kerusi itu pada 20 Oktober. Kembali di studio, Mei memilih Tandakan dihantar, memasukkan 20 Oktober dan “Jason Ong” di bawah Diterima oleh, dan memuat naik gambar kertas yang telah ditandatangani. Kad Penghantaran invois menunjukkan kerusi itu sebagai Dihantar 5, Baki 3 (8 − 5).

Membetulkan kuantiti yang dihantar. Pada petang yang sama, Mei mendapat tahu bahawa hanya 4 daripada 5 kerusi pada DO-10000040 tiba tanpa rosak, dan kafe menandatangani penerimaan 4. Baris dikunci, jadi Mei membatalkan DO-10000040 dengan sebab “One stool damaged; 4 received”. 5 kerusi itu kembali kepada invois, yang menunjukkan Baki 8. Dia mencipta DO-10000041 untuk 4 kerusi, mengeluarkannya dan menandakannya dihantar pada 20 Oktober, diterima oleh Jason Ong. Kad kini menunjukkan Dihantar 4, Baki 4 (8 − 4).

Soalan lazim

• Bolehkah saya mengubah pesanan penghantaran selepas ia dihantar? Hanya Pemandu, Kenderaan, Catatan dan Diterima oleh. Untuk membetulkan perkara lain, batalkannya dan cipta yang baharu.
• Bolehkah saya merekod penghantaran pada tarikh yang lebih awal? Ya. Dihantar pada menerima mana-mana hari dari tarikh pesanan penghantaran hingga hari ini. Tarikh pesanan penghantaran ialah hari ia dikeluarkan, jadi keluarkannya sebelum barang keluar.
• Mengapa saya tidak boleh membatalkan pesanan penghantaran? Ia telah diinvois dengan Jana invois. Batalkan invois itu, atau padamnya semasa ia masih draf, dan kemudian batalkan pesanan penghantaran.
• Bagaimana saya melampirkan tandatangan pelanggan? Sebaik sahaja pesanan dihantar, pilih Muat naik salinan bertandatangan dalam kad Salinan bertandatangan: sehingga sepuluh fail PDF, imej atau Office.
• Bolehkah saya mencetak pesanan penghantaran sebelum mengeluarkannya? Ya. Draf dicetak dengan cop DRAFT dan tanpa nombor.
• Bolehkah saya mencetak pesanan penghantaran tanpa blok tandatangan? Ya, jika reka bentuk Pesanan penghantaran anda meninggalkannya. Lihat Kepala surat dan reka bentuk.

Berkaitan

• Cipta pesanan penghantaran
• Jana invois barang dihantar
• Pesanan Penghantaran
• Penyimpanan rekod