Import data

Gunakan Import data untuk memuatkan pelanggan, kenalan dan produk daripada fail .xlsx atau .csv. Anda memetakan lajur, mempratonton setiap baris dan mengimport secara berperingkat, dan anda boleh membatalkan import yang telah selesai. Ia cara paling cepat untuk memindahkan senarai pelanggan dan senarai harga anda keluar daripada hamparan; lihat Pelanggan dan kenalan untuk cara rekod itu berkait antara satu sama lain.

Di mana untuk mencarinya

Buka Tetapan sistem dan pilih Import data dalam kumpulan Data; item ini hanya dipaparkan jika anda mempunyai kebenaran Import data. Sejarah import berada pada halaman yang sama.

Sebelum anda mula

• Anda memerlukan kebenaran Import data, serta Add (tambah) dan Edit (sunting) pada jenis rekod itu, dan Delete (padam) untuk membatalkan import. Administrator (pentadbir) mempunyai Import data; untuk peranan tersuai, hidupkannya di bawah Pentadbiran peranan dalam Peranan dan kebenaran.
• Untuk mengemas kini rekod sedia ada dan bukan menciptanya, anda memerlukan Edit (sunting) pada jenis rekod itu, bukan Add (tambah); membatalkan import sedemikian juga memerlukan Edit.
• Fail itu ialah .xlsx atau .csv, sehingga 5,000 baris dan 5 MiB. Baris pertama yang tidak kosong ialah pengepala, dan baris kosong dilangkau. Fail .xlsx hanya dibaca daripada helaian pertamanya.

Cara ia berfungsi

• Muat naik & petakan. Pelayar anda membaca fail dan hanya menghantar barisnya. Betulkan lajur yang tidak sepadan dengan Import sebagai; Templat (.xlsx) memuat turun fail kosong.
• Pratonton. Setiap baris disemak mengikut peraturan borang rekod itu sendiri. Belum ada yang disimpan.
• Import. Rekod dicipta atas nama anda, 200 baris pada satu masa. Biarkan halaman terbuka.

Langkah

1. Pilih Tetapan sistem, kemudian Import data dalam kumpulan Data.
2. Pilih satu kad, seperti Pelanggan, kemudian pilih Teruskan dengan Pelanggan.
3. Letakkan fail anda pada halaman, atau klik untuk memilihnya.
4. Untuk setiap lajur, pilih satu medan dalam Import sebagai, atau Langkau lajur ini; setiap medan Wajib memerlukan satu lajur.
5. Di bawah Baris yang sepadan dengan rekod sedia ada, kekalkan Cipta rekod baharu sahaja (padanan ialah pendua), atau pilih untuk mengemas kini rekod yang sepadan dengan baris anda; lihat Kemas kini rekod sedia ada di bawah.
6. Pilih Pratonton import.
7. Baca kad dan tab Akan dicipta, Pendua dan Perlu perhatian. Fail ralat (.csv) memuat turun baris yang gagal.
8. Pilih butang import, seperti Import 34 baris, dan biarkan halaman terbuka sehingga Import selesai dipaparkan.

Pendua dan ralat

Sesuatu baris ialah pendua apabila ia sepadan dengan rekod sedia ada atau baris yang lebih awal dalam fail yang sama, tanpa mengira huruf besar atau kecil:

• Pelanggan: Negara pengebilan yang sama dan Nama atau No. pendaftaran yang sama. Negara yang kosong hanya sepadan dengan yang kosong.
• Kenalan: Nama yang sama di bawah pelanggan yang sama.
• Produk: Nama yang sama, bukan kod.

Pendua dilangkau dan disenaraikan mengikut nombor baris dalam fail anda; tiada maklumat tentang rekod sedia ada dipaparkan.

Baris yang mempunyai ralat tidak diimport; baris lain tetap diimport. Fail ralat (.csv) mengandungi baris itu dengan lajur Medan dan Sebab: betulkannya dan muat naik semula.

Baris yang mempunyai amaran tetap diimport. E-mel kenalan yang tidak kelihatan seperti alamat e-mel ditinggalkan, dan baris itu menunjukkan Amaran di bawah Akan dicipta dan Perlu perhatian.

Produk memerlukan Kategori yang wujud dalam Katalog produk. Kategori yang tiada atau tidak dikenali ialah ralat: import tidak pernah mencipta kategori.

Lajur Kod cukai jualan bagi produk adalah pilihan dan menetapkan Cukai jualan lalainya. Tulis salah satu pilihan cukai jualan syarikat anda pada hari ini: namanya seperti yang disenaraikan oleh borang produk, contohnya GST 9%, atau kodnya, contohnya SR. Yang bukan pilihan, atau yang sepadan dengan lebih daripada satu, ialah ralat. Sel kosong tidak menetapkan apa-apa.

Kemas kini rekod sedia ada

Di bawah Baris yang sepadan dengan rekod sedia ada, pilih apa yang dilakukan oleh baris yang sepadan:

• Cipta rekod baharu sahaja (padanan ialah pendua): pilihan lalai. Baris yang sepadan dilangkau sebagai pendua.
• Kemas kini rekod yang sepadan, cipta yang selebihnya: baris yang sepadan mengemas kini rekod itu, dan baris lain dicipta.
• Kemas kini rekod yang sepadan sahaja: baris yang sepadan mengemas kini rekod itu, dan baris yang tidak sepadan dengan mana-mana rekod ialah Dilangkau.

Sesuatu baris sepadan mengikut peraturan yang sama seperti pendua, dalam semua rekod syarikat. Baris yang sepadan dengan dua rekod, contohnya satu pelanggan mengikut nama dan satu lagi mengikut no. pendaftaran, ialah ralat.

Kemas kini hanya menulis sel yang mempunyai nilai: sel kosong mengekalkan medan itu. Perbezaan huruf besar sahaja pada nama, negara atau no. pendaftaran bukan perubahan. Pratonton menyenaraikan setiap baris ini di bawah Akan dikemas kini bersama medan yang diubahnya, contohnya Perubahan: Telefon, Laman web; nilai lama atau baharu tidak pernah ditunjukkan. Baris yang nilainya sudah ada pada rekod ialah Dilangkau.

• Kebenaran. Kemas kini memerlukan Edit pada jenis rekod itu. Dengan Own records only (rekod sendiri sahaja) pada Edit, anda hanya mengemas kini rekod anda sendiri, dan baris yang sepadan dengan rekod orang lain ditunjukkan sebagai pendua. Jika peranan anda tidak boleh menyunting sesuatu medan, contohnya Telefon, baris yang akan mengubahnya ialah ralat.
• Pemilik. Import tidak pernah menukar pemilik rekod. Biarkan Pemilik kosong atau namakan pemilik semasa; nama lain ialah ralat.
• Diubah selepas pratonton. Jika seseorang menyunting rekod selepas pratonton anda, barisnya menjadi ralat semasa import dan rekod itu dibiarkan seperti sedia ada. Muat naik fail sekali lagi untuk pratonton.
• Had pelan. Dengan Kemas kini rekod yang sepadan, cipta yang selebihnya, had pelan anda hanya menghentikan rekod baharu; kemas kini tetap diteruskan.
• Produk dan medan tersuai. Baris yang mengemas kini boleh membiarkan Kategori atau medan tersuai wajib kosong; baris yang akan dicipta masih memerlukannya.
• Pelanggan peribadi. Baris yang sepadan dengan pelanggan peribadi, atau kenalannya, ialah ralat. Ubah rekod itu pada halamannya sendiri.

Batalkan import

Pilih Batalkan import ini pada keputusan, atau Batalkan di sebelah import dalam Sejarah import, dan sahkan dengan Batalkan import. Pembatalan memadam rekod yang dicipta oleh import itu dan masih belum diubah serta belum digunakan. Rekod yang telah disunting, digunakan oleh rekod lain (seperti aktiviti atau baris dokumen) atau telah dipadam sejak itu dikekalkan. Jika peranan anda tidak boleh memadam sebahagian rekod itu, mesej menyatakan berapa banyak; rekod itu kekal dalam import untuk seseorang yang boleh memadamnya.

Pembatalan juga memulihkan nilai sebelumnya bagi medan yang diubah pada rekod yang dikemas kini oleh import, dan memerlukan Edit untuknya. Rekod yang disunting selepas import mengemas kininya mengekalkan nilai terkemudian dan disenaraikan sebagai dikekalkan.

Awas

Pembatalan itu sendiri tidak boleh dipulihkan. Semak nombor import dan nama fail dahulu.

Sejarah import menyenaraikan setiap import dalam syarikat beserta statusnya. Dibatalkan bermaksud setiap rekod telah dibuang, Sebahagian dibatalkan bermaksud sebahagian dikekalkan. Tamat tempoh bermaksud import tidak selesai dalam masa 24 jam selepas pratontonnya: ia dipaparkan sebaik sahaja 24 jam berlalu, dan baris yang masih menunggu menjadi Tidak diimport. Pembatalan tiada had masa.

Peraturan yang perlu diketahui

• Pemilikan rekod. Pemilik yang kosong diberikan kepada anda. Lajur Pemilik menerima nama log masuk, e-mel atau nama bagi pengguna yang aktif; dengan Own records only (rekod sendiri sahaja) pada Add, hanya anda. Nama lain ialah ralat.
• Kenalan. Nama akaun memautkan kenalan kepada pelanggan perniagaan sedia ada yang boleh anda lihat; jika dua pelanggan berkongsi nama, tambah Negara akaun, atau baris itu ialah ralat. Import pelanggan dahulu.
• Nilai sel. Ialah pelanggan dan Ialah pembekal menerima yes atau no (juga y/n, true/false, 1/0). Panggilan menerima Mr., Ms., Mrs., Dr. atau Mdm. Jenis item menerima goods atau service.
• Bahagian dan henti. Setiap bahagian 200 baris disimpan sebagai satu unit; bahagian yang gagal tidak mencipta mana-mana barisnya. Berhenti selepas bahagian ini menamatkan import setelah bahagian yang sedang berjalan disimpan, dan butang seperti Teruskan dengan 120 baris menyambungnya. Rekod yang telah dicipta kekal, juga jika anda meninggalkan halaman.
• Teruskan kemudian. Import yang anda hentikan atau tinggalkan dipaparkan sebagai Sedang berjalan dalam Sejarah import. Selagi ia masih mempunyai baris yang sedia, dan dalam masa 24 jam selepas pratontonnya, orang yang menjalankannya melihat Teruskan di situ untuk mengimport selebihnya.
• Had pelan. Pada had pelan anda bagi jenis rekod itu, Import dihentikan pada had pelan anda dipaparkan, dan Sejarah import menunjukkan Dihentikan pada had. Baris sebelumnya kekal; selebihnya Tidak diimport.
• Medan tersuai. Medan tersuai pelanggan dan kenalan anda disenaraikan di bawah Maklumat tambahan dalam Import sebagai, dan setiap nilai disemak seperti borang menyemaknya. Sel Lungsur turun menerima kod atau label pilihan. Medan tersuai yang wajib mesti dipetakan sebelum anda boleh mempratonton, dan baris yang membiarkannya kosong ialah ralat. Sel Pautan rekod menamakan rekod itu: pelanggan dengan namanya; sebut harga, invois atau nota kredit dengan nombornya; kenalan dengan e-mel atau nama; pengguna dengan log masuk, e-mel atau nama. Hanya rekod yang anda boleh lihat dipadankan, dan sel yang tidak sepadan dengan mana-mana rekod, atau sepadan dengan lebih daripada satu, ialah ralat. Jika peranan anda tidak dapat melihat jenis rekod itu, medan Pautan rekod yang wajib menjadikan setiap baris ralat.
• Rekod sedia ada. Secara lalai import hanya mencipta rekod, dan baris yang sepadan dengan rekod sedia ada dilangkau sebagai pendua. Untuk mengubah rekod sedia ada, lihat Kemas kini rekod sedia ada di atas.

Mengapa ia berfungsi begini

Anda melihat setiap baris sebelum apa-apa disimpan. Hamparan yang berkembang selama bertahun-tahun mengandungi salah taip, ulangan dan orang yang telah berhenti. Pratonton menyemak setiap baris mengikut peraturan yang sama dengan borang, jadi anda membetulkan masalah dalam fail, yang cepat, dan bukan dalam ratusan rekod selepas itu.

Pendua dilangkau, dan rekod sedia ada kekal peribadi. Mengimport pelanggan yang sama dua kali akan memecahkan sebut harga dan invoisnya kepada dua rekod pelanggan. Melangkau baris itu mengekalkan satu rekod bagi setiap pelanggan. Pratonton hanya menunjukkan nombor baris, kerana padanan itu mungkin rekod yang tidak boleh dibuka oleh peranan anda.

Pembatalan hanya membuang apa yang belum digunakan oleh sesiapa. Pada masa anda menyedari import yang salah, rakan sekerja mungkin telah mengedit rekod atau meletakkan produk pada sebut harga. Pembatalan mengekalkannya, jadi ia tidak pernah memadam kerja orang lain atau meninggalkan dokumen yang menunjuk kepada rekod yang tiada.

Rekod dicipta atas nama anda, secara berperingkat. Setiap rekod dicipta seolah-olah anda yang memasukkannya, dalam kebenaran anda sendiri, dan Sejarah import menunjukkan siapa yang menjalankan setiap import, jadi pasukan anda boleh menjejak dari mana data datang. Menyimpan 200 baris sebagai satu unit bermakna kegagalan tidak pernah meninggalkan separuh bahagian.

Bekerja lebih pantas

• Mula daripada templat, atau kekalkan pengepala anda sendiri. Templat (.xlsx) mempunyai lajur bagi setiap medan. Pengepala anda sendiri juga dipadankan: nama biasa seperti “Company”, “UEN”, “Tel”, “Handphone” dan “Postcode” dipadankan secara automatik, dalam bahasa Inggeris dan dalam bahasa lain aplikasi.
• Betulkan baris yang gagal sahaja. Fail ralat (.csv) hanya mengandungi baris yang mempunyai ralat dan sebab bagi setiap satu. Betulkannya dan muat naik fail itu sebagai import baharu; lajur Baris, Medan dan Sebabnya dilangkau.
• Gunakan tab Perlu perhatian. Ia menyenaraikan setiap ralat dan amaran di satu tempat, jadi anda boleh memutuskan sama ada membetulkan fail dahulu atau mengimport baris yang sah sekarang.
• Import mengikut susunan yang betul. Pelanggan dahulu, kemudian kenalan, yang dipautkan kepada pelanggan mengikut nama. Tambah sebarang kategori produk yang tiada di bawah Katalog produk sebelum mengimport produk. Lihat Kategori dan pengeluar.
• Mula daripada Papan Pemuka. Pentadbir syarikat baharu menemui Import pelanggan dalam Mula menggunakan easySales pada Papan Pemuka.

Contoh

Mengimport senarai pelanggan. Lim & Co, sebuah firma reka bentuk dalaman dengan lima kakitangan, menyimpan pelanggannya dalam clients-2026.xlsx: 40 baris di bawah pengepala Nama, No. pendaftaran, Negara pengebilan dan Pemilik. Mei Tan membuka Import data, memilih Pelanggan dan meletakkan fail pada halaman. Keempat-empat lajur dipadankan secara automatik, jadi dia memilih Pratonton import.

Kad menunjukkan Akan dicipta 34, Pendua dilangkau 4, Ralat 2 dan Jumlah baris 40. Baris 8 dan 15 mempunyai nama dan negara pelanggan yang sudah ada pada syarikat. Baris 36 mempunyai nombor pendaftaran dan negara pelanggan sedia ada di bawah nama yang sedikit berbeza, dan baris 27 mengulangi baris 9 dalam fail.

Dua ralat itu ialah baris 19, yang tiada nama, dan baris 33, yang menamakan Priya Nair sebagai pemilik, sedangkan dia bukan lagi pengguna aktif. Mei memilih Import 34 baris, dan baris-baris itu muat dalam satu bahagian. Keputusan berbunyi 34 pelanggan dicipta, 4 pendua dilangkau, 2 baris mempunyai ralat, dengan pendua disenaraikan sebagai 8, 15, 27, 36.

Dia memuat turun Fail ralat (.csv), bernama clients-2026-ralat.csv, dan menambah nama yang tiada serta pemilik semasa. Dia memuat naiknya sebagai import baharu, dan lajur Baris, Medan dan Sebab tidak sepadan dengan mana-mana medan, lalu dilangkau. Pratonton menunjukkan Akan dicipta 2.

Membatalkan senarai harga yang salah. Sarah Koh mengimport supplier-prices.csv sebagai Produk: 30 baris dengan Nama, Kategori dan Harga senarai. Pratonton menunjukkan Akan dicipta 24, Pendua dilangkau 3 dan Ralat 3.

Tiga nama produk sudah wujud, dan tiga baris menamakan Kategori yang tiada dalam Katalog produk. Sarah memilih Import 24 baris, kemudian menyedari bahawa fail itu ialah senarai harga tahun lepas.

Sementara itu Wei Jie Tan telah menukar harga senarai salah satu produk baharu, dan satu lagi telah ditambah pada sebut harga. Dalam Sejarah import, Sarah memilih Batalkan pada import itu, kemudian Batalkan import.

Satu mesej berbunyi Pembatalan selesai: 22 rekod dibuang, 2 dikekalkan kerana telah diubah atau digunakan. Import itu kini menunjukkan Sebahagian dibatalkan, dengan 24 dicipta · 3 pendua · 3 ralat · 2 dikekalkan.

Berpindah daripada hamparan. Lim & Co telah menguruskan perniagaannya dalam tiga hamparan dan berpindah ke easySales dalam satu petang. Mei Tan menyediakan fail dahulu:

• clients.xlsx, dengan senarai pelanggan pada helaian pertama: 120 baris di bawah Company, UEN, Country, Salesperson dan Phone. Setiap jurujual ditulis sebagai nama orang itu dalam easySales, seperti Daniel Lim.
• people.csv: 260 baris di bawah Name, Company, Email dan Handphone.
• prices.xlsx: 45 baris di bawah Item, Category, Price dan Selling. Kategorinya ialah Lighting, Fabrics dan Furniture; Furniture belum ada dalam Katalog produk, jadi dia menambahnya di situ dahulu.

Dia mengimport Pelanggan dahulu. Kelima-lima lajur dipadankan secara automatik: Company sebagai Nama, UEN sebagai No. pendaftaran, Country sebagai Negara pengebilan, Salesperson sebagai Pemilik dan Phone sebagai Telefon. Pratonton menunjukkan Akan dicipta 118 dan Pendua dilangkau 2: Harbour Café muncul pada baris 14 dan 87, dan seorang lagi pelanggan pada baris 30 dan 102. Dia memilih Import 118 baris.

Seterusnya Kenalan. Company dipadankan dengan Nama akaun dan Handphone dengan Telefon bimbit. Pratonton menunjukkan Akan dicipta 257 dan Ralat 3: tiga baris mengeja kafe itu “Harbor Cafe”, yang tidak sepadan dengan mana-mana pelanggan. E-mel satu baris, “jo@harbourcafe”, menunjukkan Amaran: kenalan itu akan dicipta tanpa e-mel. Dia memilih Import 257 baris; kemajuan berbunyi 200 daripada 257 dicipta selepas bahagian pertama, dan bahagian kedua menyelesaikan import. Dia membetulkan tiga nama itu dalam Fail ralat (.csv) dan mengimportnya sebagai fail baharu.

Akhir sekali Produk. Item dipadankan dengan Nama dan Price dengan Harga senarai; Selling tidak sepadan dengan apa-apa dan dilangkau. Mei mengimport 45 baris itu, kemudian membuka satu produk dan melihat bahawa harga senarainya ialah harga yang dibayar Lim & Co kepada pembekal. Belum ada apa-apa yang menggunakan produk itu, jadi dalam Sejarah import dia memilih Batalkan dan Batalkan import: Pembatalan selesai: 45 rekod dibuang, 0 dikekalkan kerana telah diubah atau digunakan. Dia memuat naik prices.xlsx semula, menetapkan Price kepada Kos dan Selling kepada Harga senarai di bawah Import sebagai, dan mengimport 45 baris.

Soalan lazim

• Bagaimana hendak mengimport pelanggan daripada Excel? Buka Tetapan sistem → Import data, pilih Pelanggan dan letakkan fail .xlsx atau .csv anda pada halaman. Semak pemetaan lajur, pilih Pratonton import, kemudian butang import.
• Bolehkah saya mengimport kenalan dan syarikat mereka dalam satu fail? Tidak. Import syarikat sebagai Pelanggan dahulu, kemudian orangnya sebagai Kenalan, dengan lajur Nama akaun yang menamakan syarikat setiap orang.
• Bolehkah saya mengemas kini rekod sedia ada dengan import? Boleh. Pada langkah pemetaan, di bawah Baris yang sepadan dengan rekod sedia ada, pilih Kemas kini rekod yang sepadan, cipta yang selebihnya atau Kemas kini rekod yang sepadan sahaja. Hanya sel yang mempunyai nilai ditulis, dan pembatalan memulihkan nilai sebelumnya.
• Bolehkah saya mengimport medan tersuai? Ya, bagi pelanggan dan kenalan. Petakan lajur kepada medan itu di bawah Maklumat tambahan. Bagi medan Pautan rekod, masukkan nama atau nombor rekod yang dipautkan.
• Bagaimana hendak membatalkan import? Pilih Batalkan di sebelahnya dalam Sejarah import, kemudian Batalkan import. Rekod yang telah diubah atau digunakan sejak itu dikekalkan.
• Apa berlaku jika saya menutup halaman semasa import? Rekod yang telah dicipta kekal. Import itu menunjukkan Sedang berjalan dalam Sejarah import, dan dalam masa 24 jam selepas pratonton anda boleh memilih Teruskan di situ untuk mengimport selebihnya.
• Bolehkah saya mengimport sebut harga, invois atau bayaran? Tidak. Import data memuatkan pelanggan, kenalan dan produk. Untuk membawa masuk invois yang belum dibayar, ciptanya dalam easySales; lihat Cipta invois.
• Mengapa sesuatu baris dilangkau sebagai pendua? Ia sepadan dengan rekod sedia ada, atau baris yang lebih awal dalam fail yang sama, mengikut peraturan di bawah Pendua dan ralat pada halaman ini, seperti Nama dan Negara pengebilan yang sama bagi pelanggan.

Berkaitan

• Pelanggan
• Kenalan
• Kategori dan pengeluar
• Medan tersuai
• Peranan dan kebenaran