Invois tepat pada masanya

Cara paling cepat untuk dibayar lebih awal ialah mengeluarkan invois lebih awal. Invois yang dihantar seminggu selepas penghantaran dibayar seminggu kemudian, dan invois dengan nama yang salah, tanpa nombor pesanan pembelian atau amaun yang tidak jelas akan dikembalikan dan dibayar lebih lewat lagi. Artikel ini menerangkan bila perlu mengeluarkan invois, apa yang perlu disemak, dan cara easySales memastikan invois cepat dan konsisten.

Amalan yang berkesan

Keluarkan invois pada hari penghantaran. Jadikannya sebahagian daripada menyiapkan kerja: kerja diserahkan, invois dihantar. Untuk projek yang panjang, keluarkan invois mengikut peringkat atau bulanan seperti yang dipersetujui dalam sebut harga, bukan sekali gus pada akhirnya.

Gunakan butiran yang diberikan oleh pelanggan. Nama syarikat berdaftar, alamat pengebilan, nombor pendaftaran cukai mereka jika ada dan nombor pesanan pembelian jika mereka menggunakannya. Bahagian akaun syarikat besar mungkin menahan invois yang tidak menyatakan nombor pesanan pembeliannya.

Pastikan amaun sepadan dengan yang dipersetujui. Jana invois daripada sebut harga yang diterima supaya baris, harga dan terma adalah sama. Sebarang perbezaan, walaupun kecil, akan menimbulkan pertanyaan.

Nyatakan tarikh akhir bayaran, bukan hanya terma. “Perlu dibayar pada 23 Oktober” lebih jelas daripada “30 hari”, dan itulah tarikh yang menjadi titik kiraan peringatan anda.

Hantar kepada orang yang membayar, dan salinan kepada orang yang membuat pesanan. Minta alamat e-mel bahagian akaun pelanggan dari awal. Kemudian minta mereka mengesahkan penerimaan invois.

Semak PDF sebelum dihantar. Ejaan, amaun, cukai, tarikh akhir bayaran dan butiran pembayaran anda. Pembetulan selepas invois dikeluarkan memerlukan nota kredit.

Cara dalam easySales

• Jana daripada sebut harga. Jana invois pada sebut harga yang diterima menyalin baris, kenalan, terma pembayaran dan Terma dan syaratnya. Lihat Jana invois.
• Invois mengikut peringkat. Pelan pengebilan pada sebut harga menetapkan deposit, pencapaian atau tempoh berkala lebih awal, dan setiap peringkat menjadi invoisnya sendiri.
• Invois barang yang dihantar sekali gus. Bagi barang yang dihantar dengan pesanan penghantaran, jana satu invois daripada pesanan yang telah dihantar. Lihat Jana invois barang dihantar.
• Biarkan caj berkala didraf sendiri. Invois berulang mencipta invois yang sama setiap tempoh; anda menyemak dan mengeluarkannya. Invois berjadual yang perlu dijana muncul dalam Perlu tindakan anda.
• Isikan rujukan pelanggan. Masukkan Nombor PO pelanggan pada invois. Ia antara butiran yang masih boleh diubah selepas invois dikeluarkan. Lihat Edit invois dikeluarkan.
• Semak terma pembayaran dan tarikh akhir bayaran. Terma pembayaran dan Tarikh Akhir Bayaran terletak bersebelahan. Terma itu milik pelanggan, jika tiada, terma lalai syarikat, dan tarikh akhir dikira dari tarikh invois. Tarikh Akhir Bayaran wajib diisi, dan tarikh yang anda taip sendiri kekal seperti yang ditaip.
• Semak PDF, kemudian keluarkan. PDF menunjukkannya, bertajuk PROFORMA INVOICE (invois proforma) selagi ia draf. Keluarkan invois memberikannya nombor invois. Simpan atau cetak PDF dan hantar sendiri. Lihat Keluarkan invois dan PDF invois.
• Ikuti invois untuk dimaklumkan dalam pusat mesej apabila ia dibayar. Lihat Ikuti dokumen.

Templat mesej

Menghantar invois

Perkara: Invois INV-10000319 daripada Lim & Co — tarikh akhir bayaran 23 Oktober

Tuan/Puan [Nama],

Bersama-sama ini dilampirkan invois INV-10000319 berjumlah SGD 2,260.00 bagi kaunter dan pencahayaan yang telah dipasang pada 23 September. Tarikh akhir bayaran ialah 23 Oktober. Butiran pembayaran dinyatakan pada invois. Mohon Tuan/Puan sahkan penerimaan invois ini. Terima kasih atas sokongan Tuan/Puan.

Sekian, terima kasih.

Bertanya siapa yang patut menerima invois

Tuan/Puan [Nama],

Sebelum kami menghantar invois pertama, boleh Tuan/Puan maklumkan siapa di bahagian akaun yang patut menerimanya, dan sama ada nombor pesanan pembelian (PO) perlu dinyatakan pada invois?

Sekian, terima kasih.

Invois peringkat di bawah pelan pengebilan

Tuan/Puan [Nama],

Memandangkan kaunter telah siap dipasang, bersama-sama ini dilampirkan invois kami bagi peringkat kedua, SGD 1,079.10 termasuk GST, seperti yang dinyatakan dalam sebut harga. Tarikh akhir bayaran ialah 23 Oktober.

Sekian, terima kasih.

Soalan lazim

• Bilakah saya patut menghantar invois? Pada hari anda menyerahkan kerja atau barang, atau pada tarikh peringkat yang dipersetujui dalam sebut harga. Setiap hari kelewatan menambah sehari kepada tarikh anda dibayar.
• Apakah yang perlu ada dalam invois? Butiran anda dan pelanggan, nombor dan tarikh invois, apa yang dibekalkan dengan kuantiti dan harga, cukai dan jumlah, mata wang, tarikh akhir bayaran dan cara membayar. Peraturan cukai di negara anda mungkin memerlukan lebih banyak butiran pada invois cukai. Lihat GST dan invois cukai.
• Bolehkah saya menghantar invois proforma sebelum kerja siap? Boleh. Invois draf dicetak sebagai PROFORMA INVOICE yang boleh anda hantar untuk meminta bayaran pendahuluan; pelanggan tidak berhutang apa-apa padanya sehingga anda mengeluarkannya.
• Bolehkah saya mengubah invois selepas menghantarnya? Hanya butiran rujukannya, seperti Nombor PO pelanggan. Untuk mengubah amaun, keluarkan nota kredit. Lihat Edit invois dikeluarkan.
• Adakah easySales menghantar invois melalui e-mel untuk saya? Tidak. Anda membuat pratonton atau memuat turun PDF dan menghantarnya sendiri, jadi anda memilih penerima dan ayatnya.
• Bagaimana mengeluarkan invois kepada pelanggan yang sama setiap bulan? Sediakan invois berulang. Lihat Sediakan invois berulang.

Berkaitan

• Jana invois
• Keluarkan invois
• Terima bayaran lebih cepat
• Panduan jualan