วางบิลให้ตรงเวลา
คัดลอกให้ AI
วิธีที่เร็วที่สุดที่จะได้เงินเร็วขึ้นคือออกใบแจ้งหนี้ให้เร็วขึ้น ใบแจ้งหนี้ที่ส่งหลังส่งมอบงานหนึ่งสัปดาห์จะได้รับเงินช้าไปหนึ่งสัปดาห์ และใบแจ้งหนี้ที่ชื่อผิด ไม่มีเลขที่ใบสั่งซื้อ หรือยอดเงินไม่ชัดเจน จะถูกตีกลับและได้รับเงินช้ากว่านั้นอีก บทความนี้อธิบายว่าควรออกใบแจ้งหนี้เมื่อใด ต้องตรวจอะไร และ easySales ช่วยให้ออกใบแจ้งหนี้ได้รวดเร็วและสม่ำเสมออย่างไร
แนวทางที่ได้ผล
หัวข้อ: แนวทางที่ได้ผลออกใบแจ้งหนี้ในวันที่ส่งมอบ ให้เป็นส่วนหนึ่งของการปิดงาน คือส่งมอบงานแล้วส่งใบแจ้งหนี้ทันที สำหรับโครงการที่ใช้เวลานาน ให้ออกใบแจ้งหนี้ตามงวดงานหรือรายเดือนตามที่ตกลงในใบเสนอราคา ไม่ใช่รวมไว้ตอนจบทีเดียว
ใช้ข้อมูลที่ลูกค้าให้มา ชื่อบริษัทตามที่จดทะเบียน ที่อยู่สำหรับออกใบแจ้งหนี้ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (ถ้ามี) และเลขที่ใบสั่งซื้อหากลูกค้าใช้ ฝ่ายบัญชีของบริษัทใหญ่อาจพักใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้ระบุเลขที่ใบสั่งซื้อไว้
ให้ยอดเงินตรงกับที่ตกลง สร้างใบแจ้งหนี้จากใบเสนอราคาที่ลูกค้ายอมรับ เพื่อให้รายการ ราคา และเงื่อนไขตรงกัน ความแตกต่างแม้เพียงเล็กน้อยก็ทำให้ลูกค้าสอบถามกลับ
ระบุวันครบกำหนดชำระ ไม่ใช่แค่เครดิตเทอม “ครบกำหนดชำระวันที่ 23 ตุลาคม” ชัดเจนกว่า “เครดิต 30 วัน” และเป็นวันที่การเตือนของคุณใช้นับ
ส่งถึงผู้จ่ายเงิน และสำเนาถึงผู้สั่งงาน ขออีเมลฝ่ายบัญชีของลูกค้าไว้ตั้งแต่แรก แล้วขอให้ลูกค้ายืนยันว่าได้รับใบแจ้งหนี้แล้ว
ตรวจ PDF ก่อนส่ง ตัวสะกด ยอดเงิน ภาษี วันครบกำหนดชำระ และข้อมูลการชำระเงินของคุณ การแก้ไขหลังออกใบแจ้งหนี้แล้วต้องใช้ใบลดหนี้
ทำใน easySales
หัวข้อ: ทำใน easySales- สร้างจากใบเสนอราคา สร้างใบแจ้งหนี้ ในใบเสนอราคาที่ลูกค้ายอมรับจะคัดลอกรายการ ผู้ติดต่อ เงื่อนไขการชำระเงิน และ ข้อกำหนดและเงื่อนไข ดูสร้างใบแจ้งหนี้
- ออกใบแจ้งหนี้ตามงวด แผนการวางบิลในใบเสนอราคากำหนดเงินมัดจำ งวดงาน หรือรอบเวลาไว้ล่วงหน้า และแต่ละงวดจะเป็นใบแจ้งหนี้ของตัวเอง
- ออกใบแจ้งหนี้สินค้าที่ส่งแล้วรวมกัน สำหรับสินค้าที่ส่งด้วยใบส่งของ ให้สร้างใบแจ้งหนี้ใบเดียวจากใบส่งของที่ส่งแล้ว ดูออกใบแจ้งหนี้จากใบส่งของ
- ให้ค่าบริการประจำร่างตัวเอง ใบแจ้งหนี้ประจำจะสร้างใบแจ้งหนี้เดิมทุกรอบ คุณตรวจแล้วออกเอกสาร ใบแจ้งหนี้ตามกำหนดที่ถึงเวลาสร้างจะปรากฏใน สิ่งที่ต้องทำ ของคุณ
- กรอกเลขอ้างอิงของลูกค้า ใส่ เลขที่ใบสั่งซื้อของลูกค้า ในใบแจ้งหนี้ ข้อมูลนี้เป็นหนึ่งในรายละเอียดที่ยังแก้ไขได้หลังออกเอกสาร ดูแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว
- ตรวจเงื่อนไขและวันครบกำหนด เงื่อนไขการชำระเงิน และ วันครบกำหนดชำระ อยู่ติดกัน เงื่อนไขมาจากลูกค้า หากลูกค้าไม่มีจะใช้ค่าเริ่มต้นของบริษัท และวันครบกำหนดนับจากวันที่ในใบแจ้งหนี้ วันครบกำหนดชำระ เป็นช่องบังคับ และวันที่ที่คุณพิมพ์เองจะคงไว้ตามนั้น
- ตรวจ PDF แล้วจึงออกเอกสาร PDF แสดงเอกสารซึ่งมีหัวเอกสาร PROFORMA INVOICE (ใบแจ้งหนี้ชั่วคราว) ขณะยังเป็นฉบับร่าง ออกใบแจ้งหนี้ จะให้เลขที่ใบแจ้งหนี้ บันทึกหรือพิมพ์ PDF แล้วส่งเอง ดูออกใบแจ้งหนี้และPDF ใบแจ้งหนี้
- ติดตามใบแจ้งหนี้ เพื่อรับแจ้งในศูนย์ข้อความเมื่อได้รับชำระ ดูติดตามเอกสาร
ตัวอย่างข้อความ
หัวข้อ: ตัวอย่างข้อความส่งใบแจ้งหนี้
เรื่อง: ใบแจ้งหนี้ INV-10000319 จาก Lim & Co — ครบกำหนดชำระวันที่ 23 ตุลาคม
เรียน คุณ[ชื่อ]
ทางเราขอส่งใบแจ้งหนี้ INV-10000319 จำนวน SGD 2,260.00 สำหรับงานเคาน์เตอร์และระบบไฟที่ติดตั้งเมื่อวันที่ 23 กันยายน มาตามไฟล์แนบ ครบกำหนดชำระวันที่ 23 ตุลาคม รายละเอียดการชำระเงินระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ รบกวนช่วยยืนยันการได้รับเอกสารด้วย ขอขอบคุณที่ใช้บริการ
ขอแสดงความนับถือ
สอบถามผู้รับใบแจ้งหนี้
เรียน คุณ[ชื่อ]
ก่อนส่งใบแจ้งหนี้ใบแรก รบกวนสอบถามว่าควรส่งถึงผู้ใดในฝ่ายบัญชี และต้องระบุเลขที่ใบสั่งซื้อ (PO) ในใบแจ้งหนี้หรือไม่
ขอแสดงความนับถือ
ใบแจ้งหนี้ตามงวดในแผนการวางบิล
เรียน คุณ[ชื่อ]
เนื่องจากการติดตั้งเคาน์เตอร์แล้วเสร็จ ทางเราขอส่งใบแจ้งหนี้งวดที่สอง จำนวน SGD 1,079.10 รวม GST ตามที่ระบุไว้ในใบเสนอราคา มาตามไฟล์แนบ ครบกำหนดชำระวันที่ 23 ตุลาคม
จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
ขอแสดงความนับถือ
คำถามที่พบบ่อย
หัวข้อ: คำถามที่พบบ่อย- ควรส่งใบแจ้งหนี้เมื่อใด ในวันที่ส่งมอบงานหรือสินค้า หรือในวันที่ของงวดที่ตกลงไว้ในใบเสนอราคา ทุกวันที่ล่าช้าคือวันที่เพิ่มขึ้นก่อนคุณจะได้รับเงิน
- ใบแจ้งหนี้ต้องมีอะไรบ้าง ข้อมูลของคุณและของลูกค้า เลขที่และวันที่ใบแจ้งหนี้ สิ่งที่ส่งมอบพร้อมจำนวนและราคา ภาษีและยอดรวม สกุลเงิน วันครบกำหนดชำระ และวิธีชำระเงิน กฎหมายภาษีในประเทศของคุณอาจกำหนดรายการเพิ่มเติมสำหรับใบกำกับภาษี ดูGST และใบกำกับภาษี
- ส่งใบแจ้งหนี้ชั่วคราว (proforma) ก่อนงานเสร็จได้หรือไม่ ได้ ใบแจ้งหนี้ฉบับร่างจะพิมพ์เป็น PROFORMA INVOICE ที่ส่งเพื่อขอรับชำระล่วงหน้าได้ ลูกค้ายังไม่มีหนี้ตามเอกสารนี้จนกว่าคุณจะออกเอกสาร
- แก้ไขใบแจ้งหนี้หลังส่งไปแล้วได้หรือไม่ แก้ได้เฉพาะข้อมูลอ้างอิง เช่น เลขที่ใบสั่งซื้อของลูกค้า หากต้องแก้ยอดเงิน ให้ออกใบลดหนี้ ดูแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว
- easySales ส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ให้หรือไม่ ไม่ คุณดูตัวอย่างหรือดาวน์โหลด PDF แล้วส่งเอง จึงเลือกผู้รับและข้อความได้เอง
- จะออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้ารายเดิมทุกเดือนอย่างไร ตั้งใบแจ้งหนี้ประจำ ดูตั้งใบแจ้งหนี้ประจำ