เก็บเงินมัดจำก่อนเริ่มงาน

เงินมัดจำช่วยจ่ายค่าวัสดุและเวลาที่คุณลงไปก่อนงานเสร็จ และแสดงว่าลูกค้าตั้งใจจริง ใน easySales คุณออกใบแจ้งหนี้เงินมัดจำจากใบเสนอราคา และใบแจ้งหนี้งวดสุดท้ายจะหักเงินมัดจำให้เอง

วิธีทำ

1. ตกลงเงินมัดจำไว้ในใบเสนอราคา แล้วยืนยัน เฉพาะใบเสนอราคาที่ รอพิจารณา หรือ ลูกค้ายอมรับ เท่านั้นที่ออกใบแจ้งหนี้ได้
2. เลือก สร้างใบแจ้งหนี้ ใต้ รูปแบบการเรียกเก็บ เลือก เงินมัดจำ แล้วเลือก เปอร์เซ็นต์ หรือ จำนวนเงิน (ก่อนภาษี) จากนั้นเลือก สร้างใบแจ้งหนี้
3. ตรวจสอบฉบับร่าง ออกเอกสาร แล้วส่ง PDF สั่งวัสดุหรือจองทีมงานเมื่อได้รับเงินแล้ว
4. เมื่อลูกค้าชำระ ให้เลือก บันทึกการรับชำระ ในใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ
5. เมื่องานเสร็จ ให้เลือก สร้างใบแจ้งหนี้ อีกครั้งแล้วเลือก ยอดคงเหลือ ค่าเริ่มต้นของ การหักเงินมัดจำ คือ หักทั้งหมดในใบแจ้งหนี้งวดสุดท้าย ซึ่งจะเพิ่มรายการ “Less: deposit” (หัก เงินมัดจำ) ที่ระบุใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ

หากได้รับเงินก่อนที่คุณจะออกใบแจ้งหนี้ ให้บันทึกการรับชำระในหน้าลูกค้าโดยไม่ติ๊กใบแจ้งหนี้ใด แล้วเลือก เงินรับล่วงหน้า หากการตั้งค่าภาษีของคุณกำหนดให้ภาษีถึงกำหนดเมื่อได้รับเงิน easySales จะออกใบกำกับภาษีเงินมัดจำให้ มิฉะนั้นเงินจะรออยู่ในบัญชีของลูกค้า และคุณใช้เงินนั้นกับใบแจ้งหนี้งวดสุดท้ายด้วย ตัดชำระใบแจ้งหนี้ ดูเงินประกันและเงินรับล่วงหน้า

ทำไมจึงช่วยได้

ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำมีเลขที่ของตัวเอง ฝ่ายบัญชีของลูกค้าจึงชำระได้เหมือนใบแจ้งหนี้ทั่วไป และคุณเห็นได้ทันทีว่าชำระแล้วหรือยัง เนื่องจากใบแจ้งหนี้งวดสุดท้ายหักเงินมัดจำออก ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจึงรวมกันเท่ากับยอดรวมของใบเสนอราคาพร้อมภาษี และไม่มีใครต้องคำนวณยอดคงเหลือเอง

ตัวอย่าง

Lim & Co เสนอราคาเคาน์เตอร์และชั้นวางให้ Harbour Café SGD 8,000.00 ก่อนภาษี GST 9% พร้อมเงินมัดจำ 30%

• ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ: 30% × 8,000.00 = 2,400.00 บวก GST 216.00 เป็น SGD 2,616.00
• ใบแจ้งหนี้งวดสุดท้าย ยอดคงเหลือ: 8,000.00 หักเงินมัดจำ 2,400.00 = 5,600.00 บวก GST 504.00 เป็น SGD 6,104.00

ร้านชำระ 2,616.00 + 6,104.00 = SGD 8,720.00 ซึ่งเท่ากับ 8,000.00 บวก GST 9%

คำถามที่พบบ่อย

• ยังแก้ไขใบเสนอราคาได้ไหมหลังออกใบแจ้งหนี้เงินมัดจำแล้ว? ไม่ได้ การออกใบแจ้งหนี้ใบแรกที่สร้างจากใบเสนอราคา จะล็อกใบเสนอราคาถาวร แม้ใบแจ้งหนี้นั้นจะถูกยกเลิกภายหลัง ให้ออกฉบับแก้ไขของใบเสนอราคาก่อนออกใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ
• หากลูกค้าไม่ชำระเงินมัดจำเลยจะทำอย่างไร? อย่าเริ่มงาน หากงานไม่เกิดขึ้น ให้ยกเลิกใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ easySales จะออกใบลดหนี้เต็มจำนวน ดูยกเลิกใบแจ้งหนี้
• หักเงินมัดจำทีละส่วนในแต่ละใบแจ้งหนี้แทนได้ไหม? ได้ ในการเรียกเก็บแต่ละงวด ให้เลือก หักตามสัดส่วนของงวดนี้ ใต้ การหักเงินมัดจำ

ที่เกี่ยวข้อง

• สร้างใบแจ้งหนี้
• เงินประกันและเงินรับล่วงหน้า
• เงินมัดจำและงวดงาน
• ปิดการขาย