ส่งใบแจ้งยอดบัญชีทุกสิ้นเดือน

ลูกค้าที่ได้รับใบแจ้งหนี้หลายใบต่อเดือนมักชำระรวมกันในคราวเดียว ใบแจ้งยอดบัญชีสิ้นเดือนแสดงทุกใบแจ้งหนี้ การรับชำระ และใบลดหนี้ พร้อมยอดที่ต้องชำระ ลูกค้าจึงตรวจสอบกับบัญชีของตนเองและชำระทั้งหมดด้วยการโอนครั้งเดียว

วิธีทำ

1. ช่วงต้นเดือนใหม่ ให้ตัดชำระเงินที่ยังไม่ได้ตัดชำระก่อน เพื่อให้อายุลูกหนี้ในใบแจ้งยอดบัญชีตรงกับที่ลูกค้าชำระแล้ว
2. เปิดหน้าลูกค้าแล้วเลือก ใบแจ้งยอดบัญชี ช่วงเวลา จะเปิดที่เดือนที่แล้ว ตั้งแต่วันแรกถึงวันสุดท้ายของเดือน
3. เลือกผู้ติดต่อใน เรียน ซึ่งควรเป็นผู้ที่ชำระเงิน ไม่ใช่ผู้ที่สั่งซื้อ
4. อ่านสรุป ได้แก่ ยอดยกมา ยอดออกใบแจ้งหนี้ การรับชำระ ใบลดหนี้ และ ยอดคงเหลือยกไป
5. เลือก PDF แล้ว ดาวน์โหลด จากนั้นส่งไฟล์ทางอีเมลจากที่อยู่อีเมลของคุณเอง
6. เก็บ PDF ที่ส่งไว้ ใบแจ้งยอดบัญชีคำนวณจากระเบียนของคุณใหม่ทุกครั้ง การเปลี่ยนแปลงภายหลัง เช่น การรับชำระที่ลงวันที่ย้อนหลัง จึงทำให้ใบแจ้งยอดเปลี่ยน

ทำไมจึงช่วยได้

เอกสารฉบับเดียวแทนใบแจ้งหนี้กองหนึ่ง และลูกค้าชำระยอดที่ต้องชำระแทนการเลือกใบแจ้งหนี้ทีละใบจากกล่องอีเมล อายุลูกหนี้ที่ท้าย PDF รวมกันเท่ากับยอดนั้น ลูกค้าจึงเห็นทันทีว่ารายการใดล่าช้า ใบแจ้งยอดบัญชียังช่วยให้เห็นความคลาดเคลื่อนได้เร็ว เช่น การชำระเงินที่คุณยังไม่ได้บันทึก หรือใบลดหนี้ที่ลูกค้าไม่เคยได้รับ

ตัวอย่าง

วันจันทร์ที่ 2 พฤศจิกายน 2026 Mei Tan เปิด Harbour Café แล้วเลือก ใบแจ้งยอดบัญชี ช่วงเวลา แสดง 1 ถึง 31 ตุลาคม

รายการ	จำนวนเงิน
ยอดยกมา	SGD 1,090.00
ยอดออกใบแจ้งหนี้: INV-10000341 SGD 2,180.00 และ INV-10000347 SGD 545.00	SGD 2,725.00
การรับชำระ	− SGD 1,090.00
ยอดคงเหลือยกไป	SGD 2,725.00

1,090.00 + 2,725.00 − 1,090.00 = 2,725.00 เธอเลือกผู้ติดต่อฝ่ายการเงินของร้านใน เรียน แล้วส่ง PDF ทางอีเมล หนึ่งสัปดาห์ต่อมาร้านโอนเงิน SGD 2,725.00 และ Mei บันทึกการรับชำระครั้งเดียวที่ชำระใบแจ้งหนี้ทั้งสองใบ

คำถามที่พบบ่อย

• ใบแจ้งยอดบัญชีสิ้นเดือนควรครอบคลุมช่วงใด? เดือนที่เพิ่งปิดไป ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น ยอดที่ยังค้างจากเดือนก่อน ๆ จะยกมาใน ยอดยกมา ยอดคงเหลือยกไป จึงเป็นยอดทั้งหมดที่ลูกค้าค้างชำระ
• สร้างใบแจ้งยอดบัญชีให้ลูกค้าทุกรายพร้อมกันได้ไหม? ไม่ได้ ใบแจ้งยอดบัญชีแต่ละใบสร้างจากหน้าลูกค้าของตัวเอง อายุลูกหนี้ ใต้ รายงาน แสดงลูกค้าทุกรายที่มียอดคงค้าง คุณจึงรู้ว่าต้องเปิดลูกค้ารายใด
• การชำระครั้งเดียวชำระใบแจ้งหนี้หลายใบได้ไหม? ได้ บันทึกการรับชำระครั้งเดียวแล้วติ๊กทุกใบแจ้งหนี้ที่ชำระ ดูบันทึกการรับชำระ

ที่เกี่ยวข้อง

• ใบแจ้งยอดบัญชีลูกค้า
• บันทึกการรับชำระ
• ใช้ยอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระ
• เก็บเงินได้เร็วขึ้น