การแก้ไขข้อผิดพลาด

วิธีแก้ข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณออกเอกสารไปแล้วหรือยัง และผิดมากน้อยเพียงใด ใช้หน้านี้เลือกวิธีแก้ไขที่ถูกต้อง

ทำงานอย่างไร

• แก้ไขหรือลบฉบับร่าง ฉบับร่างมีเพียงเลขที่ชั่วคราว การแก้ไขหรือลบจึงไม่ทิ้งร่องรอยในระเบียนของลูกค้า
• ยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว เมื่อทั้งใบไม่ควรมีผล easySales จะออกใบลดหนี้สำหรับทั้งใบ ลงวันที่วันที่คุณยกเลิก และใบแจ้งหนี้จะเป็น ยกเลิกแล้ว ยกเลิกไม่ได้ระหว่างที่ใบแจ้งหนี้มีการชำระเงินหรือใบลดหนี้ ให้นำออกหรือกลับรายการก่อน
• ออกใบลดหนี้ เมื่อใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วผิดบางส่วน เช่น คืนสินค้า ตกลงลดราคาภายหลัง หรือเรียกเก็บซ้ำ ใบลดหนี้ลดยอดที่ใบแจ้งหนี้ค้างและมีเลขที่ของตัวเอง
• บันทึกการคืนเงิน เมื่อต้องจ่ายเงินคืนให้ลูกค้า จากเครดิตคงเหลือของใบลดหนี้ หรือจากเงินในใบเสร็จที่ยังไม่ได้ตัดชำระ

ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วแก้ไขด้วยเอกสารแยกที่มีเลขที่ ไม่ใช่แก้ในตัวใบแจ้งหนี้ เพื่อให้สำเนาของลูกค้า สำเนาของคุณ และใบแจ้งยอดบัญชีของลูกค้าตรงกันเสมอ

ตัวอย่าง

วันที่ 20 สิงหาคม คุณออก INV-11001 ถึง Harbour Café จำนวน SGD 1,000.00 บวก GST SGD 90.00 รวม SGD 1,090.00 วันที่ 22 กันยายน คุณพบว่าออกผิดลูกค้า และยังไม่มีการชำระเงิน วิธียกเลิกและสิ่งที่คุณจะเห็นมีดังนี้

1. เปิด INV-11001 แล้วเลือก ยกเลิก ในเมนู ···
2. อ่านข้อความยืนยัน แล้วยืนยันในกล่องโต้ตอบ ยกเลิกใบแจ้งหนี้

easySales ออกใบลดหนี้จำนวน SGD 1,090.00 ลงวันที่ 22 กันยายน ด้วยเหตุผล Reversal (กลับรายการ) และตัดชำระ INV-11001 เต็มจำนวน ใบแจ้งหนี้แสดง ยกเลิกแล้ว โดยคงเลขที่และรายการไว้ ในใบแจ้งยอดบัญชีของ Harbour Café INV-11001 ยังอยู่ในเดือนสิงหาคม และใบลดหนี้ปรากฏในวันที่ 22 กันยายน ตั้งแต่วันนั้นทั้งสองหักล้างกัน และใบแจ้งยอดเดือนสิงหาคมที่ส่งไปแล้วไม่เปลี่ยนแปลง

หากคาเฟ่ชำระไปแล้ว SGD 500.00 ยกเลิก จะใช้ไม่ได้และจะบอกเหตุผล ให้นำการชำระเงินนั้นออกก่อน แล้วจึงยกเลิกใบแจ้งหนี้

ควรรู้

• การยกเลิกใบแจ้งหนี้และการยกเลิกใบลดหนี้ย้อนกลับไม่ได้
• ใบลดหนี้ที่ออกจากการยกเลิกถูกล็อกไว้กับใบแจ้งหนี้นั้น นำไปใช้ที่อื่นหรือคืนเงินไม่ได้
• ใบลดหนี้มีมูลค่าได้สูงสุดเท่ายอดรวมของใบแจ้งหนี้ หักใบลดหนี้อื่นที่ออกไว้แล้ว แม้ใบแจ้งหนี้จะชำระครบแล้วก็ตาม
• การคืนเงินต้องไม่เกินเงินที่ใบแจ้งหนี้ของใบลดหนี้นั้นได้รับจริง

คำศัพท์

• ลบ: นำฉบับร่างที่ไม่เคยออกเอกสารออก
• ยกเลิก: ยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว ระบบออกใบลดหนี้เต็มจำนวนให้โดยอัตโนมัติ
• ใบลดหนี้: เอกสารมีเลขที่ที่ลดยอดใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วหนึ่งใบ ทั้งหมดหรือบางส่วน
• คืนเงิน: เงินที่จ่ายคืนให้ลูกค้า จากยอดคงเหลือของใบลดหนี้หรือของใบเสร็จรับเงิน

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย

• การยกเลิกไม่ใช่การลบ และฉบับร่างยกเลิกไม่ได้ ให้ลบแทน
• หลังยกเลิก คุณไม่ต้องออกใบลดหนี้เอง easySales ออกให้
• ใบลดหนี้ไม่ได้คืนเงินเอง ต้องบันทึกการคืนเงิน
• การคืนเงินไม่ได้เปลี่ยนยอดที่ใบแจ้งหนี้เรียกเก็บ ให้ใช้ใบลดหนี้

หาได้ที่ไหน

ยกเลิก อยู่ในเมนู ··· ของใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว ใบลดหนี้สร้างในแท็บ ใบลดหนี้ ของใบแจ้งหนี้ ดูขั้นตอนใน ยกเลิกใบแจ้งหนี้ และ ใบลดหนี้

เกี่ยวข้อง

• การออกเอกสารและเลขที่
• ยอดค้างชำระ
• จากใบเสนอราคาถึงรับเงิน
• บันทึกการตรวจสอบ