จัดเลขที่เอกสารให้เป็นระเบียบ

เลขที่ที่ลูกค้าอ่านเข้าใจได้ในแวบเดียว เช่น INV-2027-0001 ช่วยลดคำถามทางโทรศัพท์และงานตรวจสอบของนักบัญชี ตั้งรูปแบบครั้งเดียวตอนขึ้นปีใหม่ แล้วไม่ต้องเปลี่ยนอีก

วิธีทำ

1. เปิด ตั้งค่าระบบ → ข้อมูลบริษัท แล้วเลื่อนลงไปที่ เลขที่เอกสาร คุณต้องมีสิทธิ์ Edit (แก้ไข) ของ System (ระบบ)
2. ให้เอกสารแต่ละประเภทมี คำนำหน้า สั้น ๆ ของตัวเองที่บอกว่าเป็นเอกสารอะไร เช่น INV- สำหรับใบแจ้งหนี้ และ CN- สำหรับใบลดหนี้ เอกสารสองประเภทใช้คำนำหน้าเดียวกันไม่ได้
3. เลือก ปี เป็น ส่วนวันที่ หรือ ปีและเดือน หากต้องการเดือนด้วย จากนั้นการนับจะเริ่มใหม่ที่ เลขเริ่มต้น ทุกปีหรือทุกเดือนโดยอัตโนมัติ
4. กำหนด จำนวนหลัก ให้พอสำหรับปีที่มีเอกสารมากที่สุด 4 หลักรองรับได้ถึง 9,999
5. ตรวจสอบ เลขที่ถัดไป ในแต่ละบล็อก แล้วเลือก บันทึก ในแถบที่ด้านล่างของหน้า

ทำก่อนออกเอกสารฉบับแรกของปีใหม่ การเปลี่ยนแปลงมีผลตั้งแต่เอกสารฉบับถัดไป และเลขที่ที่ออกไปแล้วจะไม่เปลี่ยน

ทำไมจึงช่วยได้

ปีอยู่ในเลขที่ ลูกค้าและนักบัญชีแยก INV-2027-0014 ออกจาก INV-2026-0014 ได้ในแวบเดียว และไม่มีใครต้องเริ่มนับใหม่เองทุกเดือนมกราคม

เลขที่ที่ยาวเท่ากันเรียงลำดับได้ถูกต้อง เมื่อจำนวนหลักคงที่ INV-2027-0009 จะอยู่ก่อน INV-2027-0010 ในรายการที่เรียงตามเลขที่ ชุดเลขที่ใช้จนเกินจำนวนหลักจะต่อไปโดยเพิ่มอีกหนึ่งหลัก จึงควรเลือกจำนวนหลักให้พอตั้งแต่แรก

คำนำหน้าที่ชัดเจนป้องกันการสับสน เมื่อลูกค้าแจ้งเลขที่ คำนำหน้าจะบอกว่าเป็นใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา หรือใบลดหนี้

ตัวอย่าง

ใบแจ้งหนี้ของ Lim & Co เรียงตั้งแต่ INV-10000001 ถึง INV-10000342 วันที่ 4 มกราคม 2027 ก่อนที่ใครจะออกใบแจ้งหนี้ Mei Tan เปิด เลขที่เอกสาร ในบล็อก ใบแจ้งหนี้ เลขที่มาตรฐานแสดงเป็น คำนำหน้า INV-1 กับเลขเจ็ดหลัก เธอเปลี่ยน คำนำหน้า เป็น INV- เลือก ปี กำหนด 4 หลัก และ เลขเริ่มต้น เป็น 1 เลขที่ถัดไป แสดง INV-2027-0001 แล้วเธอเลือก บันทึก ใบแจ้งหนี้ 342 ฉบับก่อนหน้ายังคงเลขที่เดิม และปีถัดไปจะเริ่มที่ INV-2028-0001

คำถามที่พบบ่อย

• พิมพ์ปีลงในคำนำหน้าเองได้ไหม? ไม่ได้ คำนำหน้ามีเลข 0 ไม่ได้ และปีที่พิมพ์ไว้ตรงนั้นจะไม่เปลี่ยนเองในวันที่ 1 มกราคม ให้เลือก ปี เป็น ส่วนวันที่ แทน
• ฉบับร่างใช้รูปแบบใหม่ด้วยไหม? ไม่ ใบแจ้งหนี้ฉบับร่างและใบเสนอราคาฉบับร่างยังคงเลขที่ของตัวเอง รูปแบบใช้กับเลขที่ที่เอกสารได้รับเมื่อเป็นเอกสารจริง
• หากเปลี่ยนรูปแบบกลางปีจะเป็นอย่างไร? มีผลตั้งแต่เอกสารฉบับถัดไป และเอกสารก่อนหน้ายังคงเลขที่เดิม เอกสารของปีนั้นจึงมีสองรูปแบบ

ที่เกี่ยวข้อง

• เลขที่เอกสาร
• การออกเอกสารและเลขที่
• การเก็บรักษาเอกสาร