ติดตามเอกสาร

ติดตามเอกสารเมื่อคุณต้องการรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นกับเอกสารนั้นโดยไม่ต้องตรวจดูทุกวัน ความเคลื่อนไหวจะเข้ามาใน ศูนย์ข้อความของคุณ

ก่อนเริ่ม

ปุ่ม ติดตาม อยู่บนแท็บ กิจกรรม ของโอกาสทางการขาย ใบเสนอราคา หรือใบแจ้งหนี้ที่คุณเห็นได้ ลูกค้า ผู้ติดต่อ และลูกค้าเป้าหมายไม่มีเหตุการณ์ของเอกสารให้ติดตาม บทบาทของคุณต้องมี ดูและโพสต์ ในแถว กิจกรรม จึงจะเปลี่ยนตัวเลือกของคุณได้ หากมีเพียง ดู แท็บจะแสดงตัวเลือกเท่านั้น

ผู้ที่เป็นเจ้าของระเบียนจะติดตามระเบียนนั้นโดยไม่ต้องทำอะไร ซึ่งรวมถึงใบลดหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และการคืนเงิน คุณคงไว้อย่างนั้นได้ หรือปิดเสียงระเบียนนั้น

ขั้นตอน

1. เปิดระเบียนแล้วเลือกแท็บ กิจกรรม
2. หาปุ่มที่อยู่เหนือไทม์ไลน์ ปุ่มแสดง ติดตาม หากคุณไม่ได้ติดตามระเบียน กำลังติดตาม หากคุณติดตามอยู่ และ ปิดเสียงแล้ว หากคุณปิดเสียงไว้
3. เลือกปุ่มนั้นแล้วเลือก ติดตามเรคคอร์ดนี้
4. หากต้องการหยุดรับความเคลื่อนไหว ให้เลือกปุ่มอีกครั้งแล้วเลือก ปิดเสียงเรคคอร์ดนี้
5. หากต้องการกลับไปใช้กฎปกติ ให้เลือก เลิกติดตาม รายการของเจ้าของแสดง ค่าเริ่มต้น (คุณเป็นเจ้าของ: ติดตาม)

จะเกิดอะไรต่อ

ขณะที่คุณติดตามระเบียน คุณจะได้รับความเคลื่อนไหวใต้ ความเคลื่อนไหว ในศูนย์ข้อความ เช่น “INV-10000318: บันทึกการรับชำระแล้ว” เมื่อมีบางอย่างเกิดขึ้นกับระเบียนนั้น เหตุการณ์ได้แก่ สร้างแล้ว ออกแล้ว ยอมรับแล้วหรือปฏิเสธแล้ว (ใบเสนอราคา) ทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว โอนแล้ว ยกเลิกแล้ว ทำเป็นโมฆะแล้ว เปลี่ยนขั้นตอนแล้ว (โอกาสทางการขาย) บันทึกหรือลบการรับชำระแล้ว ใช้หรือถอนเครดิตแล้ว ใช้ส่วนลดชำระเร็วแล้ว ตัดจำหน่ายแล้วหรือยกเลิกการตัดจำหน่ายแล้ว ตัดหนี้สูญแล้ว กลับรายการแล้ว หรือได้รับชำระหนี้สูญคืนแล้ว และยอดคงเหลือเปลี่ยนแล้ว ความเคลื่อนไหวเกี่ยวกับระเบียนเดียวกันจะรวมอยู่ด้วยกัน

การตั้งค่าการแจ้งเตือนของคุณจะกำหนดว่าจะส่งอีเมลหรือไม่ หากคุณไม่เปลี่ยน จะส่งเฉพาะรายการ ปกติ ซึ่งได้แก่ การเคลื่อนไหวของเงินบนเอกสารหรือการยกเลิกเอกสาร โดยส่งเป็นอีเมลสรุป ส่วนรายการอื่นจะอยู่ในศูนย์ข้อความ

กฎที่ควรรู้

• การติดตามไม่ได้เปลี่ยนอะไรในเอกสารและไม่ได้เปลี่ยนอะไรสำหรับผู้อื่น
• คุณจะได้รับแจ้งเฉพาะสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากที่คุณติดตาม
• คุณจะไม่ได้รับแจ้งเรื่องการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำเอง
• การปิดเสียงหยุดความเคลื่อนไหวของเอกสารเหล่านี้สำหรับระเบียนนั้น แม้คุณจะเป็นเจ้าของ แต่ไม่หยุดการกล่าวถึง การมอบหมาย หรือการตอบกลับบนกิจกรรม ซึ่งยังส่งถึงคุณ
• เมื่อระเบียนถูกโอน เจ้าของใหม่จะติดตามระเบียนนั้นนับจากนั้น ส่วนเจ้าของเดิมจะหยุดได้รับความเคลื่อนไหว เว้นแต่ได้เลือก ติดตามเรคคอร์ดนี้ ไว้
• คุณจะหยุดได้รับความเคลื่อนไหวของเอกสารที่คุณเห็นไม่ได้อีกต่อไป

ทำไมจึงทำงานแบบนี้

เจ้าของติดตามโดยอัตโนมัติ ผู้รับผิดชอบโอกาสทางการขายหรือใบแจ้งหนี้จะรู้เมื่อมีการเคลื่อนไหวของเงินโดยไม่ต้องตั้งค่าอะไร การรับชำระ การลบการรับชำระ หรือการยกเลิกเอกสารจึงไม่หลุดสายตาของผู้ที่ต้องรับผิดชอบเรื่องนั้น

การติดตามไม่ได้ให้สิทธิ์เข้าถึง การติดตามเป็นตัวเลือกส่วนตัวว่าจะให้อะไรเข้ามาในศูนย์ข้อความของคุณ ไม่ได้ทำให้คุณเห็นระเบียนที่บทบาทของคุณไม่อนุญาต และหากคุณเสียสิทธิ์เข้าถึง ความเคลื่อนไหวจะหยุด การแจ้งเตือนจึงไม่นำข้อมูลของลูกค้าไปถึงผู้ที่ไม่ควรเห็น

แจ้งเฉพาะสิ่งที่เกิดขึ้นต่อจากนี้ การติดตามใบแจ้งหนี้เก่าไม่ทำให้รายการของคุณเต็มไปด้วยประวัติ ประวัติอยู่บนแท็บ กิจกรรม ของระเบียน ซึ่งคุณอ่านตามลำดับได้

ปิดเสียงทีละระเบียน คุณทำให้เอกสารที่มีความเคลื่อนไหวบ่อยเงียบลงได้ โดยไม่ต้องปิดเหตุการณ์ของเอกสาร สำหรับทุกระเบียนที่คุณเป็นเจ้าของ

ทำงานให้เร็วขึ้น

• ติดตามจากหน้าที่คุณอยู่ ปุ่มอยู่บนแท็บ กิจกรรม คุณจึงติดตามใบเสนอราคาได้ระหว่างที่ส่ง
• รับแจ้งการชำระเงินทางอีเมลทันที ตั้งแถว เหตุการณ์ของเอกสาร ใต้ ปกติ เป็น ส่งอีเมลทันที ในการตั้งค่าการแจ้งเตือน
• กรองความเคลื่อนไหวให้เหลือเฉพาะเอกสาร เลือก เหตุการณ์ของเอกสาร ในตัวกรอง ประเภท ของ ความเคลื่อนไหว เพื่อดูเฉพาะข่าวของเอกสาร ดูศูนย์ข้อความ
• ดูใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ชำระทั้งหมดในที่เดียว หากต้องการภาพรวมแทนการดูทีละใบ ให้ใช้ ติดตามใบแจ้งหนี้เกินกำหนด
• ทวงถามให้ตรงเวลา ใช้ความเคลื่อนไหวคู่กับกำหนดการเตือนจาก เก็บเงินได้เร็วขึ้น

ตัวอย่าง

Priya Nair ดูแลลูกหนี้ที่ Lim & Co Marcus Tan สร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง PF-10000052 ให้ Harbour Café Priya เปิดใบแจ้งหนี้ เลือก ติดตาม บนแท็บ กิจกรรม และเลือก ติดตามเรคคอร์ดนี้ เธอได้รับความเคลื่อนไหวเมื่อ Marcus ออกใบแจ้งหนี้เป็น INV-10000318 และอีกครั้งเมื่อมีการบันทึกการรับชำระของร้านและใบแจ้งหนี้ได้รับชำระแล้ว เธอเก็บถาวรความเคลื่อนไหวล่าสุด และปิดเสียงใบแจ้งหนี้เพื่อไม่ให้การเปลี่ยนแปลงภายหลังส่งถึงเธอ

ปิดเสียงใบแจ้งหนี้ที่คุณเป็นเจ้าของ Daniel Lim เป็นเจ้าของ INV-10000330 ของ Harbour Café ยอด SGD 6,000.00 บวก GST 9% SGD 540.00 รวมทั้งสิ้น SGD 6,540.00 ร้านชำระเป็นสามงวดรายเดือน งวดละ SGD 2,180.00 เพราะ 3 × 2,180.00 = 6,540.00 Priya บันทึกการรับชำระแต่ละงวด และ Daniel ไม่จำเป็นต้องได้รับความเคลื่อนไหวสามครั้ง เขาจึงเลือก กำลังติดตาม แล้วเลือก ปิดเสียงเรคคอร์ดนี้ หาก Priya กล่าวถึงเขาบนใบแจ้งหนี้ การกล่าวถึงนั้นยังส่งถึงเขา

คำถามที่พบบ่อย

• ต้องกดติดตามใบแจ้งหนี้ของตัวเองไหม? ไม่ต้อง เจ้าของระเบียนจะติดตามระเบียนนั้นโดยอัตโนมัติ หากต้องการหยุดรับความเคลื่อนไหวของระเบียนใด ให้ปิดเสียงระเบียนนั้น
• การติดตามใบแจ้งหนี้จะแจ้งลูกค้าไหม? ไม่ การติดตามไม่ได้เปลี่ยนอะไรในเอกสารและไม่ได้ส่งอะไรถึงผู้อื่น
• ทำไมไม่ได้รับความเคลื่อนไหวเมื่อบันทึกการรับชำระเอง? คุณจะไม่ได้รับแจ้งเรื่องการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำเอง ความเคลื่อนไหวจะส่งถึงเจ้าของระเบียนและผู้ติดตามคนอื่น
• ติดตามลูกค้าหรือผู้ติดต่อได้ไหม? ไม่ได้ เพราะไม่มีเหตุการณ์ของเอกสาร ให้ติดตามโอกาสทางการขาย ใบเสนอราคา หรือใบแจ้งหนี้ของลูกค้ารายนั้นแทน
• ทำไมไม่เห็นการรับชำระก่อนหน้าในความเคลื่อนไหว? คุณจะได้รับแจ้งเฉพาะสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากที่คุณติดตาม เหตุการณ์ก่อนหน้าอยู่บนแท็บ กิจกรรม ของระเบียน
• หยุดอีเมลเรื่องเอกสารแต่ยังเห็นความเคลื่อนไหวได้อย่างไร? ตั้งแถว เหตุการณ์ของเอกสาร เป็น ในแอปเท่านั้น ในการตั้งค่าการแจ้งเตือน

เกี่ยวข้อง

• ศูนย์ข้อความ
• การตั้งค่าการแจ้งเตือน
• ติดตามใบแจ้งหนี้เกินกำหนด
• เก็บเงินได้เร็วขึ้น