ออกใบแจ้งหนี้รายเดือนอัตโนมัติ

ค่าบริการรายเดือน (retainer) หรือสัญญาบำรุงรักษาเรียกเก็บรายการเดิมทุกเดือน ให้ตั้งเป็นใบแจ้งหนี้ประจำครั้งเดียว easySales จะเตรียมฉบับร่างของแต่ละเดือนให้ตรงเวลา และคุณใช้เวลาเพียงนาทีเดียวตรวจสอบและออกเอกสาร

วิธีทำ

1. เลือก ใบแจ้งหนี้ประจำ ในแถบด้านข้าง แล้วเลือก ใบแจ้งหนี้ประจำใหม่ หากต้องการเริ่มจากใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้ว ให้เปิดใบนั้นแล้วเลือก ตั้งเป็นใบแจ้งหนี้ประจำ ในเมนู ···
2. เลือก ผู้ติดต่อ และ เจ้าของ ใต้ กำหนดการ ให้ตั้ง ซ้ำทุก เป็น 1 เดือน กำหนด งวดแรกเริ่มวันที่ และเวลาที่ สิ้นสุด
3. ใต้ ออกใบแจ้งหนี้ในวันที่ เลือก วันแรกของแต่ละงวด เพื่อเรียกเก็บล่วงหน้า หรือ วันสุดท้ายของแต่ละงวด เพื่อเรียกเก็บหลังให้บริการ
4. เปิด สร้างฉบับร่างของแต่ละงวดโดยอัตโนมัติ ไว้ตามเดิม เพิ่ม รายการที่ซ้ำทุกงวด แล้วเลือก สร้างใบแจ้งหนี้ประจำ
5. ทุกเดือน ให้เปิดฉบับร่าง ตรวจสอบ แล้วออกเอกสาร ฉบับร่างที่รอออกเอกสารจะแสดงใต้ ต้องดำเนินการ ในหน้า ใบแจ้งหนี้ประจำ และใน สิ่งที่ต้องทำ ของเจ้าของ

รายละเอียดอย่าง “Maintenance for [Month] [Year]” จะพิมพ์ชื่อเดือนในแต่ละฉบับร่าง ลูกค้าจึงเห็นว่าใบแจ้งหนี้แต่ละใบครอบคลุมงวดใด

ทำไมจึงช่วยได้

ไม่มีเดือนใดถูกลืม ฉบับร่างแต่ละงวดพร้อมในวันของมันโดยไม่ต้องมีใครจำ easySales ไม่ออกหรือส่งฉบับร่างเอง ผู้ที่รู้จักลูกค้าจึงตรวจสอบยอดเรียกเก็บแต่ละรายการก่อนที่จะได้เลขที่ใบแจ้งหนี้ เมื่อสร้างฉบับร่างไม่ได้ เจ้าของจะได้รับแจ้งในศูนย์ข้อความ

ตัวอย่าง

Lim & Co ตกลงดูแลผนังต้นไม้ของ Harbour Café เป็นเวลาหนึ่งปีตั้งแต่ 1 พฤศจิกายน 2026 ในราคา SGD 300.00 ต่อเดือน บวก GST 9% Mei Tan ตั้ง ซ้ำทุก 1 เดือน งวดแรกเริ่มวันที่ 1 พฤศจิกายน 2026 สิ้นสุด เป็น หลังจากครบจำนวนงวด 12 งวด และออกใบแจ้งหนี้ในวันสุดท้ายของแต่ละงวด

วันที่ 30 พฤศจิกายน ระบบสร้างฉบับร่างแรก SGD 300.00 บวก GST SGD 27.00 เป็น SGD 327.00 สิบสองงวดรวมเป็น 12 × SGD 327.00 = SGD 3,924.00 ในเดือนกุมภาพันธ์ร้านปิดปรับปรุง Mei จึงเลือก ข้าม ในงวดนั้นพร้อมเหตุผล “Closed for renovation” และไม่มีฉบับร่างสำหรับเดือนกุมภาพันธ์ เดือนที่ข้ามยังนับเป็นหนึ่งใน 12 งวด ทั้งปีจึงมีใบแจ้งหนี้สิบเอ็ดใบ 11 × SGD 327.00 = SGD 3,597.00

คำถามที่พบบ่อย

• ค่าบริการรายเดือนควรเรียกเก็บล่วงหน้าหรือหลังให้บริการ? ขึ้นอยู่กับข้อตกลงกับลูกค้า ออกใบแจ้งหนี้ในวันแรกของแต่ละงวด เพื่อเรียกเก็บก่อนใช้บริการในเดือนนั้น หรือในวันสุดท้ายเพื่อเรียกเก็บเมื่องานเสร็จแล้ว
• หากค่าบริการรายเดือนขึ้นราคาจะทำอย่างไร? เลือก แก้ไข ในใบแจ้งหนี้ประจำแล้วเปลี่ยนรายการ ฉบับร่างที่สร้างหลังจากนั้นใช้ราคาใหม่ ส่วนใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วไม่เปลี่ยน
• จะเพิ่มรายการพิเศษครั้งเดียวในเดือนหนึ่งได้อย่างไร? เพิ่มรายการนั้นในฉบับร่างของเดือนนั้นก่อนออกเอกสาร รายการที่ซ้ำทุกงวดไม่เปลี่ยน

ที่เกี่ยวข้อง

• ตั้งใบแจ้งหนี้ประจำ
• ใบแจ้งหนี้ประจำ
• ใบแจ้งหนี้ประจำ (แนวคิด)
• วางบิลให้ตรงเวลา