บันทึกผลต่างการชำระเงิน

เมื่อเงินที่ได้รับไม่ตรงกับยอดที่ใบแจ้งหนี้เรียกเก็บพอดี กรุณาจัดการผลต่างในใบเสร็จรับเงิน ใบเดียวกัน ในส่วน ผลต่างการชำระเงิน

ก่อนเริ่ม

• ค่าธรรมเนียมธนาคาร ทุกคนที่บันทึกการรับชำระนั้นได้
• การตัดจำหน่ายยอดเล็กน้อย ต้องมีสิทธิ์ Edit (แก้ไข) ของ Invoice (ใบแจ้งหนี้) ที่ตั้งเป็น All records (ทุกระเบียน) และสิทธิ์ ตัดผลต่างการชำระเล็กน้อย ในบทบาทของคุณ
• ส่วนลดชำระเร็ว ต้องมีสิทธิ์ Add (เพิ่ม) และ Edit ของ Credit Note (ใบลดหนี้) เพราะระบบจะออกใบลดหนี้

ผู้ดูแลระบบกำหนด เพดานค่าธรรมเนียมธนาคารต่อใบเสร็จ และ เพดานการตัดยอดเล็กน้อยต่อใบแจ้งหนี้ ใต้ ตั้งค่าระบบ → การรับชำระและตัดหนี้ หากตั้งวงเงินเป็น 0 ผลต่างประเภทนั้นจะถูกปิด

ขั้นตอน

1. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกรับชำระเงิน กรอกการรับชำระและเลือกใบแจ้งหนี้ที่ชำระ
2. หากธนาคารหักค่าธรรมเนียม ให้พิมพ์ใน ค่าธรรมเนียมธนาคาร โดยคง จำนวนเงินที่ได้รับ ไว้ตามยอดที่ลูกค้าชำระ ยอดเงินเข้าบัญชีสุทธิ จะแสดงยอดที่เข้าบัญชีธนาคารของคุณ
3. หากการรับชำระเหลือยอดค้างในใบแจ้งหนี้ ยอดนั้นจะแสดงใน ยอดคงเหลือเล็กน้อย กรุณาเลือกรายการนั้น แล้วเลือก ปัดเศษ ชำระขาด หรือ ส่วนลดชำระเร็ว
4. สำหรับส่วนลด กรุณาตรวจสอบใบลดหนี้ที่แถวนั้นแสดง เช่น “ใบลดหนี้ 20.00 + ภาษี 1.80 = 21.80”
5. เลือก บันทึกรับชำระเงิน

จะเกิดอะไรต่อ

• ค่าธรรมเนียมธนาคาร ทำให้ใบแจ้งหนี้ได้รับชำระเต็มจำนวนที่ลูกค้าชำระ ใบเสร็จรับเงินจะแสดงค่าธรรมเนียม และยอด ยอดเงินเข้าบัญชีสุทธิ
• การตัดจำหน่าย ปิดยอดคงเหลือโดยไม่ออกเอกสาร ใบแจ้งหนี้แสดง ชำระแล้ว ยอดรวมของใบแจ้งหนี้มีบรรทัด ตัดจำหน่ายแล้ว และใบแจ้งยอดบัญชีของลูกค้าแสดงเป็นรายการปรับปรุง
• ส่วนลดชำระเร็ว ออกใบลดหนี้สำหรับยอดคงเหลือ โดยแยกตามอัตราภาษีของใบแจ้งหนี้เพื่อให้ GST ลดลงตาม และตัดชำระกับใบแจ้งหนี้

ใบเสร็จรับเงินจะแสดงผลต่างแต่ละรายการใน ผลต่างการชำระเงิน พร้อมผู้บันทึก

ยกเลิกผลต่าง

• การตัดจำหน่าย: เลือก ยกเลิก ที่รายการนั้นในใบเสร็จรับเงิน พร้อมระบุเหตุผล ใบแจ้งหนี้จะค้างชำระยอดนั้นอีกครั้ง
• ส่วนลด: ยกเลิกใบลดหนี้ของส่วนลดในหน้าใบแจ้งหนี้ ระหว่างนั้นใบเสร็จรับเงินทำเป็นโมฆะไม่ได้ และนำการรับชำระออกไม่ได้
• ค่าธรรมเนียมธนาคาร: ทำใบเสร็จรับเงินเป็นโมฆะหากบันทึกการรับชำระผิดพลาด

ส่งออกผลต่าง

ในรายการ ใบแจ้งหนี้ เปิดเมนู ··· แล้วเลือก ผลต่างการชำระเงิน (CSV) ใต้ ส่งออก เลือก ช่วงเวลา แล้วเลือก ดาวน์โหลด CSV ไฟล์จะมีค่าธรรมเนียมธนาคาร การตัดจำหน่าย และส่วนลดทุกรายการในช่วงเวลานั้น พร้อมใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้ ผู้บันทึก และการยกเลิก ต้องมีสิทธิ์ View (เปิดดู) ของ Invoice ที่ตั้งเป็น All records

กฎที่ควรรู้

• การตัดจำหน่ายไม่เปลี่ยน GST ที่เรียกเก็บ แต่ส่วนลดหรือใบลดหนี้จะเปลี่ยน
• วงเงินตัดจำหน่ายนับรวมการตัดจำหน่ายทุกรายการในใบแจ้งหนี้เดียวกัน ยอดที่เกินวงเงินยังบันทึกเป็นส่วนลดชำระเร็วได้
• ผลต่างที่เกินวงเงินจะถูกปฏิเสธ ไม่ได้ถูกส่งไปขออนุมัติ
• ค่าธรรมเนียมธนาคารต้องน้อยกว่าจำนวนเงินที่ได้รับ สำหรับใบเสร็จรับเงินสกุลเงินต่างประเทศ จำนวนเงินเป็นสกุลเงินหลัก คือยอดที่เข้าบัญชีธนาคารหลังหักค่าธรรมเนียม และจำเป็นต้องกรอก

ทำไมจึงทำงานแบบนี้

ลูกค้าชำระเต็มจำนวนแล้ว แม้ธนาคารจะหักไปบางส่วน เมื่อธนาคารหักค่าธรรมเนียม ลูกค้ายังคงโอนเงินตามที่ใบแจ้งหนี้เรียกเก็บ การบันทึกค่าธรรมเนียมเป็นค่าธรรมเนียมธนาคารจึงปิดใบแจ้งหนี้ของลูกค้าเต็มจำนวน และแสดงต้นทุนจริงของคุณ แทนที่จะปล่อยให้ลูกค้าค้างยอดที่ตนไม่ได้ก่อ

การตัดจำหน่ายไม่ใช่การลดราคา เศษจากการปัดและยอดชำระขาดเล็กน้อยจะถูกตัดจำหน่ายโดยไม่ออกเอกสาร GST ที่คุณเรียกเก็บ จึงคงเดิม และใบกำกับภาษีของลูกค้ายังใช้ได้ ส่วนลดที่ลูกค้าได้รับเป็นการลดราคาจริง จึงออกเป็นใบลดหนี้ที่ลด GST ไปด้วย

วงเงินทำให้เรื่องเล็กยังคงเป็นเรื่องเล็ก การตัดจำหน่ายไม่ต้องขออนุมัติและไม่ออกเอกสาร จึงมีเพดานต่อใบแจ้งหนี้ ยอดที่เกินเพดานต้องออกใบลดหนี้หรือเรียกเก็บ การเปลี่ยนราคาจริงจึงปรากฏให้ลูกค้าและนักบัญชีเห็นเสมอ

ทุกผลต่างมีชื่อผู้บันทึก ใบเสร็จรับเงินและไฟล์ CSV แสดงผู้บันทึกค่าธรรมเนียมธนาคาร การตัดจำหน่าย และส่วนลดแต่ละรายการ รวมถึงการยกเลิก เมื่อสิ้นเดือนคุณกระทบยอดบัญชีค่าธรรมเนียมธนาคารและตรวจทานการตัดจำหน่ายได้โดยไม่ต้องถามใคร

ทำงานให้เร็วขึ้น

• ให้กล่องโต้ตอบคำนวณให้ พิมพ์ค่าธรรมเนียมใน ค่าธรรมเนียมธนาคาร แล้ว ยอดเงินเข้าบัญชีสุทธิ จะแสดงตัวเลข ที่ใช้เทียบกับรายการเดินบัญชีธนาคาร
• ปิดเศษสตางค์ในขั้นตอนเดียวกัน เศษไม่กี่เซ็นต์จากการปัดจะแสดงใน ยอดคงเหลือเล็กน้อย เลือกรายการแล้วเลือก ปัดเศษ ก่อนบันทึก
• ตรวจส่วนลดก่อนบันทึก แถวนั้นแสดงตัวอย่างยอดสุทธิ ภาษี และยอดรวมของใบลดหนี้ GST จึงถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก
• ตั้งวงเงินครั้งเดียว ผู้ดูแลระบบตั้งวงเงินทั้งสองใต้ ตั้งค่าระบบ → การรับชำระและตัดหนี้ ดูตั้งค่าระบบ
• ส่งออกให้นักบัญชี ผลต่างการชำระเงิน (CSV) แสดงผลต่างทุกรายการในช่วงเวลา พร้อมใช้กับบัญชีค่าธรรมเนียมธนาคาร และบัญชีตัดจำหน่าย

ตัวอย่าง

ใบแจ้งหนี้ INV-10000050 ของ Lim & Co ถึง Harbour Café มียอด SGD 1,000.00 บวก GST SGD 90.00 รวม SGD 1,090.00 วงเงินเป็นค่าเริ่มต้น คือ SGD 50.00 ต่อใบเสร็จ และ SGD 5.00 ต่อใบแจ้งหนี้

ร้านชำระ	สิ่งที่ Mei Tan บันทึก	ผลลัพธ์
SGD 1,090.00 ธนาคารหัก SGD 15.00	ค่าธรรมเนียมธนาคาร 15.00 ยอดเงินเข้าบัญชีสุทธิ 1,075.00	ชำระแล้ว ไม่มีการตัดจำหน่าย
SGD 1,089.97	เลือกยอด SGD 0.03 ที่เหลือ ปัดเศษ	ชำระแล้ว ตัดจำหน่ายแล้ว SGD 0.03
SGD 1,068.20 โดยหักส่วนลด 2%	เลือกยอด SGD 21.80 ที่เหลือ ส่วนลดชำระเร็ว	ใบลดหนี้ 20.00 + GST 1.80 = 21.80 ชำระแล้ว

SGD 21.80 เกินวงเงินตัดจำหน่าย SGD 5.00 แถวนั้นจึงมีให้เลือกเฉพาะส่วนลด ใบลดหนี้หักส่วนลดทั้งจากราคาและ GST ดังนี้ 21.80 × 100 ÷ 109 = 20.00 และ 21.80 × 9 ÷ 109 = 1.80

ใบแจ้งหนี้สองใบ ชำระขาดหนึ่งครั้ง Harbour Café ค้างชำระ SGD 545.00 ใน INV-10000056 และ SGD 327.00 ใน INV-10000057 รวม SGD 872.00 และโอนเงินมา SGD 868.00 Mei บันทึก SGD 868.00 กับทั้งสองใบ INV-10000056 ครบกำหนดก่อน กล่องโต้ตอบจึงตัดชำระให้ SGD 545.00 และให้ INV-10000057 SGD 868.00 − SGD 545.00 = SGD 323.00 ซึ่งเหลือค้าง SGD 4.00 ยอดนี้ต่ำกว่าวงเงิน SGD 5.00 เธอจึงเลือกเป็น ชำระขาด ใบแจ้งหนี้ทั้งสองใบแสดง ชำระแล้ว และไฟล์ CSV ของเดือนตุลาคมแสดงการตัดจำหน่ายหนึ่งรายการ SGD 4.00

คำถามที่พบบ่อย

• บันทึกค่าธรรมเนียมธนาคารในการรับชำระจากลูกค้าอย่างไร? พิมพ์ค่าธรรมเนียมใน ค่าธรรมเนียมธนาคาร ในกล่องโต้ตอบ บันทึกรับชำระเงิน และคง จำนวนเงินที่ได้รับ ไว้ตามยอดที่ลูกค้าชำระ
• ลูกค้าชำระขาดไม่กี่เซ็นต์ ต้องทำอย่างไร? เลือกยอดคงเหลือใน ยอดคงเหลือเล็กน้อย แล้วเลือก ปัดเศษ หรือ ชำระขาด ยอดนั้นจะถูกตัดจำหน่ายและใบแจ้งหนี้แสดง ชำระแล้ว
• บันทึกส่วนลดชำระเร็วอย่างไร? เลือกยอดคงเหลือแล้วเลือก ส่วนลดชำระเร็ว ระบบจะออกใบลดหนี้สำหรับยอดนั้น และตัดชำระกับใบแจ้งหนี้
• ทำไมตัดจำหน่ายยอดคงเหลือไม่ได้? ยอดนั้นเกิน เพดานการตัดยอดเล็กน้อยต่อใบแจ้งหนี้ บทบาทของคุณไม่มีสิทธิ์ ตัดผลต่างการชำระเล็กน้อย หรือวงเงินตั้งเป็น 0 ให้บันทึกเป็นส่วนลด หรือออกใบลดหนี้
• การตัดจำหน่ายเปลี่ยน GST ในใบแจ้งหนี้ไหม? ไม่ เฉพาะส่วนลดหรือใบลดหนี้เท่านั้นที่เปลี่ยน GST
• ยกเลิกการตัดจำหน่ายอย่างไร? เลือก ยกเลิก ที่รายการนั้นในใบเสร็จรับเงินและระบุเหตุผล ใบแจ้งหนี้จะค้างชำระยอดนั้นอีกครั้ง
• ดูค่าธรรมเนียมธนาคารทั้งหมดของเดือนได้ที่ไหน? ส่งออก ผลต่างการชำระเงิน (CSV) จากเมนู ··· ของรายการ ใบแจ้งหนี้ สำหรับช่วงเวลานั้น

เกี่ยวข้อง

• บันทึกการรับชำระ
• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบลดหนี้
• GST และใบกำกับภาษี