ยกเลิกใบแจ้งหนี้

เมื่อใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วไม่ควรมีผลทั้งใบ เช่น ออกผิดลูกค้า ออกซ้ำ หรือการขายไม่เกิดขึ้น ให้ยกเลิก easySales จะยกเลิกโดยออกใบลดหนี้สำหรับทั้งใบ เพื่อให้ใบแจ้งยอดบัญชีของลูกค้าถูกต้อง

ก่อนเริ่ม

คุณต้องมีสิทธิ์ Edit ของ Invoice ใบแจ้งหนี้ต้องออกเอกสารแล้ว ฉบับร่างยกเลิกไม่ได้ ลบได้เท่านั้น (ดู การแก้ไขข้อผิดพลาด) ยกเลิกไม่ได้ระหว่างที่ใบแจ้งหนี้มีการชำระเงินที่ยังมีผล มีใบลดหนี้ตัดชำระอยู่ หรือมีใบลดหนี้อื่นที่ยังมีผล ให้นำการชำระเงินออกหรือยกเลิกใบลดหนี้เหล่านั้นก่อน เมื่อ ยกเลิก ใช้ไม่ได้ ระบบจะบอกว่าติดที่รายการใด

ขั้นตอน

1. เปิดใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว
2. เลือก ยกเลิก ในเมนู ···
3. อ่านข้อความยืนยัน ซึ่งอธิบายว่าระบบจะออกใบลดหนี้
4. ยืนยันในกล่องโต้ตอบ ยกเลิกใบแจ้งหนี้

จะเกิดอะไรต่อ

easySales ออกใบลดหนี้สำหรับทั้งใบโดยอัตโนมัติ ลงวันที่วันนี้ ด้วยเหตุผล Reversal (กลับรายการ) ใบลดหนี้นี้ออกและตัดชำระใบแจ้งหนี้ทันที และถูกล็อกไว้กับใบแจ้งหนี้นี้ นำไปใช้ที่อื่น ยกเลิกการตัดชำระ หรือคืนเงินไม่ได้ สถานะของใบแจ้งหนี้เป็น ยกเลิกแล้ว เลขที่ รายการ และประวัติยังอยู่ในระบบและเปิดอ่านได้ แต่แก้ไข ลบ หรือรับชำระไม่ได้อีก การดำเนินการนี้ย้อนกลับไม่ได้

กฎที่ควรรู้

• การยกเลิกไม่ได้ลบสิ่งใด และไม่ได้ปล่อยเลขที่ใบแจ้งหนี้ให้ใช้ซ้ำ
• ใบลดหนี้ที่ออกจากการยกเลิกไม่ต้องใช้สิทธิ์ Credit Note แยก สิทธิ์ Edit ของ Invoice ก็เพียงพอ แต่เมื่อออกแล้วจะทำงานเหมือนใบลดหนี้อื่น และนับรวมในยอดที่ลดหนี้ของใบแจ้งหนี้นี้
• ในใบแจ้งยอดบัญชีของลูกค้า ใบแจ้งหนี้เดิมยังอยู่ในงวดที่ออก ใบลดหนี้ปรากฏในวันที่ยกเลิก และทั้งสองหักล้างกันตั้งแต่วันนั้น ใบแจ้งยอดของงวดก่อนที่ส่งไปแล้วไม่เปลี่ยนเพราะการยกเลิกภายหลัง
• ใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกแล้วไม่นับรวมในยอดค้างชำระรวมของรายการใบแจ้งหนี้ และไม่นับรวมในยอดออกใบแจ้งหนี้สะสมของลูกค้า

เกี่ยวข้อง

• การออกเอกสารและเลขที่
• การแก้ไขข้อผิดพลาด
• ใบลดหนี้
• รายละเอียดใบแจ้งหนี้