การอนุมัติเอกสาร

เมื่อเปิดการอนุมัติเอกสาร ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ หรือใบลดหนี้ที่เข้ากฎของบริษัทจะต้องรออีกคนอนุมัติก่อนจึงจะออกเอกสารได้ ระหว่างนั้นเอกสารยังไม่ได้เลขที่และยังเป็นฉบับร่าง การอนุมัติปิดอยู่จนกว่าผู้ดูแลระบบจะเปิด โดยตั้งแยกตามประเภทเอกสาร

บริษัทของคุณมีการอนุมัติเอกสารหรือไม่ ดูได้ที่หน้าใบอนุญาต ดูเมื่อไม่รวมการอนุมัติ

ตั้งกฎ

1. เปิด ตั้งค่าระบบ แล้วเลือก การอนุมัติ ในกลุ่ม การขาย
2. เอกสารแต่ละประเภทมีการ์ดของตัวเอง ได้แก่ ใบเสนอราคา (ตรวจเมื่อยืนยันฉบับร่าง) ใบแจ้งหนี้ และ ใบลดหนี้ (ตรวจเมื่อออกฉบับร่าง)
3. เปิดสวิตช์ของประเภทนั้น (เช่น ต้องอนุมัติใบเสนอราคา) การ์ดจะแสดง ผู้ที่อนุมัติได้ และจำนวนคน จัดการบทบาท จะเปิดหน้าบทบาท
4. ใต้ ต้องอนุมัติเมื่อ เลือกเงื่อนไข
   • เสมอ (ทุกเอกสาร)
   • ยอดตั้งแต่: ยอดก่อนภาษีเป็นสกุลเงินหลัก ยอดที่เท่ากับเกณฑ์ก็ต้องอนุมัติเช่นกัน
   • อัตรากำไรขั้นต้นต่ำกว่า (เฉพาะใบเสนอราคา): เปอร์เซ็นต์ 0 ถึง 100 รายการที่มีราคาแต่ไม่มีต้นทุนจะนับว่าต้องอนุมัติ
5. หากต้องการเงื่อนไขที่สอง เลือก เพิ่มเงื่อนไข เอกสารจะต้องอนุมัติเมื่อเข้าเงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่ง (หรือ) ลบ ใช้นำเงื่อนไขออก
6. บันทึก หน้าจะแสดง บันทึกการตั้งค่าการอนุมัติแล้ว

การเปลี่ยนกฎต้องมี Edit (แก้ไข) ของ System (ระบบ) การดูกฎต้องมี View (เปิดดู) ของ System (ระบบ) การเปลี่ยนกฎไม่กระทบคำขอที่รออยู่แล้ว คำขอนั้นตัดสินตามกฎตอนที่ส่ง

จะเปิดการอนุมัติของประเภทใดไม่ได้ถ้ายังไม่มีใครอนุมัติประเภทนั้นได้ หน้าจะแจ้งเหตุผล การอนุมัติยังต้องให้บทบาทของบริษัทเปลี่ยนไปใช้บทบาทและสิทธิ์แบบใหม่แล้ว หากเปิดการอนุมัติไว้แต่ไม่มีใครอนุมัติได้อีก การ์ดจะเตือนว่าเอกสารที่ถูกกักไว้จะรอโดยไม่มีใครตัดสิน

ใครอนุมัติได้

• การอนุมัติต้องมีตัวควบคุม อนุมัติใบเสนอราคา อนุมัติใบแจ้งหนี้ หรือ อนุมัติใบลดหนี้ ในบทบาท ในระดับ All records (ทุกระเบียน) บทบาท Administrator (ผู้ดูแลระบบ) มีครบทั้งสาม
• ผู้อนุมัติตัดสินได้เฉพาะเอกสารที่ตัวเองเปิดได้ (มี View (เปิดดู) ของประเภทนั้น)
• ผู้ที่มีตัวควบคุมนั้นและออกเอกสารที่เข้ากฎเองจะไม่ถูกกัก เอกสารจะออกทันที และบันทึกการตรวจสอบจะระบุว่าข้ามกฎเพราะผู้นั้นอนุมัติได้
• ผู้ที่ส่งคำขอ หรือใครก็ตามที่แก้ไขเอกสารนั้นได้ สามารถถอนคำขอได้

ส่งขออนุมัติ

1. ยืนยันใบเสนอราคา หรือออกใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ตามปกติ กล่องโต้ตอบมีช่อง หมายเหตุถึงผู้อนุมัติ ไม่บังคับ และจะส่งไปเฉพาะเมื่อกฎกักเอกสารไว้
2. หากกฎกักเอกสารไว้ หน้าจะแสดง ส่งขออนุมัติแล้ว และเอกสารแสดง รออนุมัติ โดยยังไม่ได้เลขที่

หากมีสิ่งที่จะทำให้ออกเอกสารไม่ได้ เช่น ขาดบรรทัดภาษี ระบบจะแจ้งทันทีเหมือนตอนออกเอกสารเอง หากไม่มีใครอนุมัติได้ ข้อความจะแจ้งไว้ ให้ขอผู้ดูแลระบบมอบตัวควบคุมการอนุมัติให้ใครสักคน

ระหว่างที่คำขอรออยู่

• แก้ไขหรือลบเอกสารไม่ได้: รออนุมัติ ต้องถอนคำขอก่อนจึงจะแก้ไขหรือลบเอกสารนี้ได้
• เปลี่ยนเจ้าของไม่ได้ ทั้งแบบรายการเดียวและแบบโอนหลายรายการ ให้ถอนคำขอก่อน หรือขอให้ผู้อนุมัติตัดสิน
• ยังเปิดดูและคัดลอกได้
• ประวัติการอนุมัติ บนเอกสารแสดงผู้ส่ง เวลา วันที่ที่ขอ หมายเหตุ และเหตุที่กฎกักไว้ (สาเหตุที่ต้องรออนุมัติ)

อนุมัติ ส่งกลับ หรือถอนคำขอ

• อนุมัติและออกเอกสาร จะเปิดกล่องโต้ตอบการออกเอกสาร สำหรับใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ วันที่จะตั้งเป็น วันที่ที่ขอ ผู้อนุมัติเปลี่ยนได้แต่ต้องไม่เกินวันนี้ เมื่อยืนยัน เอกสารจะออกทันที ได้เลขที่ และย้อนกลับไม่ได้
• ส่งกลับ ส่งเอกสารกลับให้ผู้ส่งเป็นฉบับร่าง พร้อม เหตุผล ผู้ส่งจะเห็นว่าใครส่งกลับและเพราะอะไร แก้ไขแล้วออกใหม่ และกฎจะถูกตรวจอีกครั้ง
• ถอนคำขอ ยุติคำขอ เอกสารยังเป็นฉบับร่างและแก้ไขแล้วส่งใหม่ได้ หมายเหตุไม่บังคับ

รอฉันอนุมัติ

ในรายการ ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และ ใบลดหนี้ ตัวกรอง การอนุมัติ มี รอฉันอนุมัติ คือเอกสารที่รออยู่ซึ่งคุณตัดสินได้ หากไม่มีตัวควบคุมการอนุมัติ จะไม่แสดงเอกสารใด

การแจ้งเตือน

• เมื่อส่งคำขอ ระบบจะแจ้งหัวหน้าของผู้ส่งหากหัวหน้าอนุมัติได้ มิฉะนั้นจะแจ้งทุกคนที่อนุมัติได้ เป็นการแจ้งเตือนด่วน: แสดงในศูนย์ข้อความ และส่งอีเมลทันทีเว้นแต่การตั้งค่าของคุณเองจะกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น
• การอนุมัติ ส่งกลับ หรือถอนคำขอ จะแจ้งผู้ที่ส่งคำขอ การส่งกลับจะแนบเหตุผลไปด้วย ไม่มีใครได้รับแจ้งเกี่ยวกับการกระทำของตัวเอง
• การแจ้งเตือนจะหายไปเมื่อคำขอได้รับการตัดสินหรือถูกถอน เลือกวิธีรับแจ้งได้ใต้ การอนุมัติ ในการตั้งค่าการแจ้งเตือน

เมื่อไม่รวมการอนุมัติ

ในหน้าใบอนุญาต โมดูล แสดง การอนุมัติเอกสาร เป็น เปิดใช้งาน หรือ ไม่รวม เมื่อไม่รวม

• ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบลดหนี้จะออกได้โดยไม่ต้องอนุมัติ
• การตั้งค่า การอนุมัติ ประวัติการอนุมัติบนเอกสาร และ รอฉันอนุมัติ จะถูกซ่อน และบทบาทจะไม่มีตัวควบคุมการอนุมัติให้เลือก
• คำขอที่ยังรออยู่จะถูกปิดเมื่อเอกสารนั้นถูกออก บันทึก หรือลบครั้งถัดไป
• กฎที่ตั้งไว้จะถูกเก็บไว้ หากกลับมารวมการอนุมัติอีกครั้ง กฎจะมีผลเหมือนเดิม และคำขอที่ไม่มีใครแตะระหว่างนั้นจะกลับมารออีกครั้ง

ทำไมจึงทำงานแบบนี้

ตรวจก่อนได้เลขที่ถูกกว่าแก้หลังจากนั้น เมื่อเอกสารออกแล้วจะถูกล็อก และความผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ต้องใช้ใบลดหนี้แก้ไข การให้อีกคนตรวจเอกสารที่มียอดสูงหรืออัตรากำไรต่ำก่อนออกเอกสาร ช่วยจับความผิดพลาดได้ขณะที่ยังเป็นฉบับร่าง

เอกสารที่รออยู่ไม่ใช้เลขที่ เอกสารยังเป็นฉบับร่างจนกว่าจะได้รับอนุมัติ เอกสารที่ถูกส่งกลับหรือถอนคำขอจึงไม่ทำให้ลำดับเลขที่ขาดช่วง

สิ่งที่อนุมัติคือสิ่งที่ออก ไม่มีใครเปลี่ยนเอกสารได้ระหว่างที่คำขอรออยู่ ผู้อนุมัติจึงตัดสินจากตัวเลขเดียวกับที่จะออกทุกประการ หากต้องการเปลี่ยน ต้องถอนคำขอก่อน และกฎจะถูกตรวจอีกครั้งเมื่อส่งใหม่

ผู้ที่อนุมัติได้ไม่ถูกกักโดยกฎของตัวเอง การขออนุมัติจากตัวเองไม่ได้เพิ่มอะไร บันทึกการตรวจสอบยังคงบันทึกว่าข้ามกฎและเพราะอะไร ผู้ที่ตรวจสอบจึงเห็นข้อยกเว้นนี้

ทำงานให้เร็วขึ้น

• ทำงานจากรอฉันอนุมัติ ในรายการ ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ หรือ ใบลดหนี้ เลือก รอฉันอนุมัติ ในตัวกรอง การอนุมัติ เพื่อดูเฉพาะเอกสารที่คุณตัดสินได้
• อธิบายเอกสารในหมายเหตุ ข้อความหนึ่งบรรทัดใน หมายเหตุถึงผู้อนุมัติ เช่น เหตุผลที่อัตรากำไรต่ำ ช่วยให้ผู้อนุมัติไม่ต้องถาม และคุณไม่ถูกส่งกลับ
• ใส่ต้นทุนในทุกรายการของใบเสนอราคา ภายใต้กฎ อัตรากำไรขั้นต้นต่ำกว่า รายการที่มีราคาแต่ไม่มี ต้นทุนต่อหน่วย จะกักใบเสนอราคาไว้ ไม่ว่าอัตรากำไรจะเป็นเท่าใด ดูรายการในใบเสนอราคา
• รวมสองเงื่อนไข ยอดตั้งแต่ ร่วมกับ อัตรากำไรขั้นต้นต่ำกว่า กักได้ทั้งข้อเสนอยอดสูงและข้อเสนอกำไรบางด้วยกฎเดียว
• เลือกวิธีรับแจ้ง ตั้งแถว การอนุมัติ ในการตั้งค่าการแจ้งเตือน เพื่อให้คำขอถึงคุณในช่องทางที่คุณทำงาน

ตัวอย่าง

Lim & Co กักใบเสนอราคาเพื่อรออนุมัติด้วยสองเงื่อนไข คือ ยอดตั้งแต่ SGD 10,000.00 หรือ อัตรากำไรขั้นต้นต่ำกว่า 25% Daniel Lim มี อนุมัติใบเสนอราคา ส่วน Mei Tan ไม่มี อัตรากำไรคือยอดก่อนภาษีหักต้นทุน หารด้วยยอดก่อนภาษี

ใบเสนอราคา	ก่อนภาษี	ต้นทุน	อัตรากำไร	ถูกกักไหม
เคาน์เตอร์ Harbour Café	8,000.00	6,400.00	(8,000.00 − 6,400.00) ÷ 8,000.00 = 20%	ใช่: อัตรากำไรต่ำกว่า 25%
ชั้นวางของ Orchid Bakery	6,000.00	4,500.00	(6,000.00 − 4,500.00) ÷ 6,000.00 = 25%	ไม่: 25% ไม่ต่ำกว่า 25%
งานตกแต่ง Orchid Dental	12,000.00	7,200.00	(12,000.00 − 7,200.00) ÷ 12,000.00 = 40%	ใช่: ยอดตั้งแต่ 10,000.00
ผนังตกแต่ง Kelvin Ong	2,800.00	มีหนึ่งรายการที่ไม่มีต้นทุน	ไม่ทราบ	ใช่: ไม่ทราบอัตรากำไร

เมื่อ Mei ยืนยันใบเสนอราคาของ Orchid Bakery ใบนั้นได้เลขที่ทันที อีกสามใบแสดง รออนุมัติ และ ประวัติการอนุมัติ ของแต่ละใบระบุเหตุผลไว้ใต้ สาเหตุที่ต้องรออนุมัติ

ใบเสนอราคาที่ถูกส่งกลับ Daniel เปิดใบเสนอราคาเคาน์เตอร์ของ Harbour Café จาก รอฉันอนุมัติ และเลือก ส่งกลับ พร้อมเหตุผล “Use the 2026 laminate price” Mei ขึ้นราคาเป็น SGD 8,600.00 ก่อนภาษี โดยต้นทุนยังเป็น SGD 6,400.00: (8,600.00 − 6,400.00) ÷ 8,600.00 ประมาณ 25.6% ซึ่งไม่ต่ำกว่า 25% แล้ว เมื่อเธอยืนยันอีกครั้ง กฎจะถูกตรวจอีกครั้ง และใบเสนอราคาได้เลขที่โดยไม่ต้องรอ

คำถามที่พบบ่อย

• ตั้งการอนุมัติใบเสนอราคาได้อย่างไร? เปิด ตั้งค่าระบบ → การอนุมัติ เปิดสวิตช์ในการ์ด ใบเสนอราคา เลือกว่าเมื่อใดใบเสนอราคาต้องอนุมัติ แล้วบันทึก คุณต้องมีสิทธิ์ System Edit
• ใครอนุมัติเอกสารได้? ผู้ที่บทบาทมีตัวควบคุม อนุมัติใบเสนอราคา อนุมัติใบแจ้งหนี้ หรือ อนุมัติใบลดหนี้ ในระดับ All records บทบาท Administrator มีครบทั้งสาม
• อนุมัติใบเสนอราคาของตัวเองได้ไหม? หากคุณมีตัวควบคุมการอนุมัติ เอกสารของคุณเองจะไม่ถูกกัก แต่จะออกทันที และบันทึกการตรวจสอบจะระบุว่าข้ามกฎ
• แก้ไขเอกสารระหว่างรออนุมัติได้ไหม? ไม่ได้ ถอนคำขอ เปลี่ยนเอกสาร แล้วส่งใหม่ กฎจะถูกตรวจอีกครั้ง
• เอกสารที่รออนุมัติได้เลขที่ไหม? ไม่ เอกสารได้เลขที่เมื่อได้รับอนุมัติ เอกสารที่ถูกส่งกลับหรือถอนคำขอจึงไม่ทำให้เลขที่ขาดช่วง
• ใบลดหนี้ถูกตรวจกับเกณฑ์ยอดเงินด้วยไหม? ใช่ ยอดก่อนภาษีของใบลดหนี้จะเทียบกับเกณฑ์ตามขนาดของยอด ใบลดหนี้ SGD 12,000.00 จึงเข้าเกณฑ์ SGD 10,000.00
• ทำไมหาการตั้งค่าการอนุมัติไม่เจอ? การตั้งค่าจะถูกซ่อนเมื่อบริษัทของคุณไม่รวมการอนุมัติเอกสาร ดูเมื่อไม่รวมการอนุมัติ

ที่เกี่ยวข้อง

• ยืนยันใบเสนอราคา
• ออกใบแจ้งหนี้
• ออกใบลดหนี้
• บทบาทและสิทธิ์
• ข้อเสนอจาก AI