รวมลูกค้า

เมื่อลูกค้ารายเดียวกันถูกบันทึกเป็นลูกค้าสองรายการ ให้รวมรายการที่ซ้ำเข้ากับรายการที่คุณเก็บไว้ เพื่อให้ผู้ติดต่อ เอกสาร กิจกรรม และยอดคงเหลืออยู่ในที่เดียว

ก่อนเริ่ม

• คุณต้องมีสิทธิ์ Edit (แก้ไข) และ Delete (ลบ) ของ Account (ลูกค้า) สำหรับลูกค้าทั้งสองราย หากเป็น Own records only (เฉพาะระเบียนของตนเอง) ลูกค้าทั้งสองรายต้องอยู่ในขอบเขตที่คุณเข้าถึงได้
• ตัดสินใจว่าจะเก็บลูกค้ารายใด รายที่เก็บไว้จะคง รหัสลูกค้า และผู้รับผิดชอบของตน ส่วนอีกรายจะถูกลบ
• ลูกค้าทั้งสองรายต้องเป็นประเภทเดียวกัน คือ นิติบุคคล กับ นิติบุคคล หรือ บุคคลธรรมดา กับ บุคคลธรรมดา

ขั้นตอน

1. เลือก ลูกค้า ในแถบด้านข้าง แล้วเปิดลูกค้ารายที่ต้องการเก็บไว้
2. ในเมนู ··· เลือก รวมลูกค้าที่ซ้ำกัน…
3. ใน เลือกลูกค้าที่ซ้ำ พิมพ์ใน ค้นหาลูกค้าตามชื่อ แล้วเลือกแถวของลูกค้าที่ซ้ำ จากนั้นเลือก ถัดไป
4. ใน เลือกค่าที่จะใช้ ให้เลือกค่าที่จะเก็บในแต่ละแถว จากคอลัมน์ เก็บไว้: … หรือคอลัมน์ ลูกค้าที่ซ้ำ: … ทุกแถวตั้งต้นเป็นค่าของลูกค้าที่เก็บไว้
5. ปิด เฉพาะฟิลด์ที่แตกต่างกัน หากต้องการดูทุกฟิลด์ แล้วเลือก ถัดไป
6. ใน ตรวจสอบ ให้อ่าน ย้ายไปยังลูกค้าที่เก็บไว้ และ คงเดิมตามที่ออก
7. เลือก รวมลูกค้า

จะเกิดอะไรต่อ

คุณจะยังอยู่ที่ลูกค้าที่เก็บไว้ และลูกค้าที่ซ้ำจะหายไปจากทุกรายการและทุกตัวเลือก ประวัติ ของลูกค้าที่เก็บไว้จะบันทึกการรวม และค่าที่นำมาจากลูกค้าที่ซ้ำ

สิ่งที่ย้ายไปยังลูกค้าที่เก็บไว้ ได้แก่ ผู้ติดต่อ โอกาสทางการขาย สัญญา ใบสั่งซื้อ และใบส่งของของลูกค้าที่ซ้ำ กิจกรรม ลูกค้าเป้าหมายที่แปลงเป็นลูกค้ารายนั้น และสมาชิกทีมที่ยังไม่อยู่ใน ทีมดูแลลูกค้า ของลูกค้าที่เก็บไว้ สำหรับลูกค้านิติบุคคล ผู้ติดต่อแต่ละคนจะย้ายไปพร้อมใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบลดหนี้ของตน

สำหรับลูกค้าบุคคลธรรมดา บุคคลของลูกค้าที่ซ้ำจะถูกลบไปด้วย ใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง ใบเสนอราคาที่ยังเปิดอยู่หรือฉบับร่าง และเอกสารฉบับร่างอื่นจะย้ายไปยังบุคคลที่เก็บไว้ ใบลดหนี้ฉบับร่างของใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วจะอยู่กับใบแจ้งหนี้นั้น และเอกสารที่ออกแล้วจะคงเดิมตามที่ออก

คำเตือน

การรวมย้อนกลับไม่ได้ กรุณาอ่านขั้นตอน ตรวจสอบ ก่อนเลือก รวมลูกค้า

กฎที่ควรรู้

• รายการแสดงเฉพาะลูกค้าประเภทเดียวกันที่คุณแก้ไขและลบได้ ครั้งละไม่เกิน 20 ราย เรียงตามชื่อ พิมพ์ชื่อเพิ่มเพื่อให้รายการแคบลง
• รหัสลูกค้า ผู้รับผิดชอบ และ บทบาท เป็นแถวที่ล็อกไว้ ลูกค้าที่เก็บไว้จะคงรหัสและผู้รับผิดชอบของตน หากต้องการโอนผู้รับผิดชอบภายหลัง ให้ใช้เปลี่ยนผู้รับผิดชอบ
• บทบาท ลูกค้า และ ผู้จำหน่าย ของลูกค้าทั้งสองรายจะถูกรวมกัน หากทำให้ลูกค้าที่เก็บไว้ซึ่งเป็นผู้จำหน่ายอย่างเดียวกลายเป็นลูกค้า และยังไม่มีรหัส ระบบจะให้ รหัสลูกค้า ถัดไป
• ที่อยู่เรียกเก็บเงิน เลือกได้ครั้งเดียวทั้งชุด ทุกบรรทัดมาจากลูกค้ารายเดียวกัน
• สำหรับลูกค้านิติบุคคล เมื่อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของลูกค้าที่เก็บไว้ว่างอยู่และของลูกค้าที่ซ้ำมีค่า ระบบจะเลือกเลขของลูกค้าที่ซ้ำให้
• ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่ออกแล้วจะไม่ถูกเปลี่ยนแปลง ยังคงชื่อลูกค้า ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีตามที่ออก และนับรวมใน ยอดค้างชำระ และใบแจ้งยอดบัญชีของลูกค้าที่เก็บไว้
• คอลัมน์ ผู้ติดต่อ และ ใบแจ้งหนี้ รวมถึงจำนวนส่วนใหญ่ใน ตรวจสอบ จะซ่อนไว้สำหรับโมดูลที่บทบาทของคุณไม่เห็นในระดับ All records (ทุกระเบียน)

ทำไมจึงทำงานแบบนี้

ลูกค้าหนึ่งราย ยอดคงเหลือเดียว ลูกค้าเป็นหนี้คุณยอดเดียว ไม่ใช่ยอดละรายการ หลังการรวม ยอดค้างชำระ อายุลูกหนี้ และใบแจ้งยอดบัญชีจะรวมทุกใบแจ้งหนี้ การแจ้งเตือนหรือใบแจ้งยอดบัญชีที่คุณส่งจึงครบถ้วน

เอกสารที่ออกแล้วคงเดิมตามที่ออกทุกประการ ลูกค้าเก็บใบแจ้งหนี้แต่ละใบพร้อมชื่อและที่อยู่ที่พิมพ์ไว้ และอาจขอเครดิต GST ตามใบนั้นแล้ว การเขียนใบแจ้งหนี้ใหม่ตามข้อมูลของลูกค้าที่เก็บไว้จะทำให้ฉบับของคุณต่างจากของลูกค้า การรวมจึงย้ายเฉพาะที่ที่ใบแจ้งหนี้ถูกนับ ไม่เปลี่ยนสิ่งที่เขียนในใบ

ลูกค้าที่เก็บไว้คงรหัสและผู้รับผิดชอบเดิม รหัสลูกค้าอาจอยู่ในโปรแกรมบัญชีและในใบแจ้งยอดบัญชีที่ส่งไปแล้ว การเปลี่ยนรหัสเป็นผลข้างเคียงจะทำให้การเชื่อมโยงเหล่านั้นเสีย ส่วนการเลือกผู้รับผิดชอบลูกค้าเป็นหน้าที่ของ เปลี่ยนผู้รับผิดชอบ ซึ่งมีการตรวจสอบของตนเอง

การรวมต้องมีทั้งสิทธิ์ Edit และ Delete การรวมเปลี่ยนลูกค้าที่เก็บไว้และลบอีกราย easySales จึงขอทั้งสองสิทธิ์สำหรับลูกค้าทั้งสองราย ผู้ที่ลบลูกค้าไม่ได้จึงไม่สามารถลบลูกค้าด้วยการรวมแทน

ทำงานให้เร็วขึ้น

• เก็บลูกค้าที่มีประวัติ เริ่มจากลูกค้ารายเก่าที่มีใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว เพื่อให้คงรหัสและผู้รับผิดชอบไว้ คอลัมน์ ผู้ติดต่อ และ ใบแจ้งหนี้ ใน เลือกลูกค้าที่ซ้ำ แสดงว่าลูกค้าแต่ละรายในรายการมีจำนวนเท่าใด
• ดูเฉพาะสิ่งที่แตกต่าง เฉพาะฟิลด์ที่แตกต่างกัน เปิดอยู่เมื่อเข้าสู่ขั้นตอนนี้ คุณจึงตรวจเฉพาะแถวที่ลูกค้าทั้งสองรายมีค่าไม่ตรงกัน
• รับชำระครั้งเดียวสำหรับทั้งสองรายการ หลังการรวม บันทึกรับชำระเงิน ในแท็บ ใบเสร็จรับเงิน ช่วยให้ใบเสร็จรับเงินใบเดียว ชำระใบแจ้งหนี้จากทั้งสองรายการได้ ดูบันทึกการรับชำระ
• ป้องกันรายการซ้ำครั้งถัดไป การแจ้งเตือนรายการซ้ำเมื่อสร้างลูกค้าใหม่จะเตือนคุณขณะพิมพ์ ดูแจ้งเตือนรายการซ้ำ
• ตรวจดูสิ่งที่เปลี่ยน แท็บ ประวัติ ของลูกค้าที่เก็บไว้แสดงการรวมและทุกค่าที่นำมา ดูบันทึกการตรวจสอบ

ตัวอย่าง

ลูกค้าสองรายการที่มีใบแจ้งหนี้ค้างชำระรายการละใบ Lim & Co มี Harbour Café Pte Ltd ซึ่ง Daniel Lim เป็นผู้รับผิดชอบ และ Harbour Cafe ซึ่ง Mei Tan สร้างขึ้นสำหรับคำสั่งซื้อครั้งที่สอง แต่ละรายการมีใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ชำระหนึ่งใบ

• INV-10000301 ของ Harbour Café Pte Ltd: SGD 1,000.00 + GST 9% SGD 90.00 = SGD 1,090.00
• INV-10000312 ของ Harbour Cafe: SGD 2,000.00 + GST 9% SGD 180.00 = SGD 2,180.00

Daniel เปิด Harbour Café Pte Ltd แล้วเลือก รวมลูกค้าที่ซ้ำกัน… ใน เลือกค่าที่จะใช้ ลูกค้าของเขาไม่มี เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ระบบจึงเลือกเลขของลูกค้าที่ซ้ำไว้ให้แล้ว เขาเลือก โทรศัพท์ ของลูกค้าที่ซ้ำด้วย ตรวจสอบ แสดงผู้ติดต่อ หนึ่งคนที่จะย้าย และใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วหนึ่งใบที่คงเดิมตามที่ออก

หลังเลือก รวมลูกค้า Harbour Café Pte Ltd แสดง ยอดค้างชำระ SGD 1,090.00 + SGD 2,180.00 = SGD 3,270.00 เมื่อร้านชำระ SGD 3,270.00 Daniel บันทึกใบเสร็จรับเงินใบเดียวที่ชำระทั้งสองใบแจ้งหนี้ INV-10000312 ยังพิมพ์ชื่อ “Harbour Cafe” ตามที่ออก

ลูกค้าบุคคลธรรมดาสองรายการ Rachel Koh เจ้าของบ้าน ถูกบันทึกไว้สองครั้ง รายการที่ซ้ำมีใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว INV-10000305 จำนวน SGD 500.00 + GST 9% SGD 45.00 = SGD 545.00 และใบแจ้งหนี้ฉบับร่างสำหรับห้องถัดไปของเธอ Mei เปิดรายการเก่าของ Rachel แล้วรวมรายการที่ซ้ำเข้าไป ฉบับร่างย้ายไปยัง Rachel ที่เก็บไว้ Mei จึงออกเอกสารจากที่นั่น INV-10000305 คงเดิมตามที่ออก และ SGD 545.00 นับรวมใน ยอดค้างชำระ ของลูกค้าที่เก็บไว้

คำถามที่พบบ่อย

• ใบแจ้งหนี้ของลูกค้าที่ซ้ำจะเป็นอย่างไรเมื่อรวม? สำหรับลูกค้านิติบุคคล ใบแจ้งหนี้จะย้ายไปพร้อมผู้ติดต่อ สำหรับลูกค้าบุคคลธรรมดา ฉบับร่างจะย้ายไปยังบุคคลที่เก็บไว้ ไม่ว่ากรณีใด ใบที่ออกแล้วจะนับรวมใน ยอดค้างชำระ และใบแจ้งยอดบัญชีของลูกค้าที่เก็บไว้ ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วคงข้อมูลลูกค้าตามที่ออก และไม่มีสิ่งใดในใบถูกเปลี่ยน
• ยอดคงเหลือของลูกค้าจะเปลี่ยนหลังรวมไหม? ไม่มีจำนวนเงินใดเปลี่ยน ยอดค้างชำระ ของลูกค้าที่เก็บไว้จะเท่ากับยอดของทั้งสองรายรวมกัน
• ทำไมลูกค้าที่ต้องการรวมไม่อยู่ในรายการ? รายการแสดงเฉพาะลูกค้าประเภทเดียวกับลูกค้าที่เก็บไว้ และที่บทบาทของคุณแก้ไขและลบได้ รายการแสดงครั้งละ 20 ราย ให้พิมพ์ชื่อเพิ่ม
• ลูกค้าที่รวมแล้วใช้รหัสลูกค้าใด? รหัสของลูกค้าที่เก็บไว้ รหัสของลูกค้าที่ซ้ำจะเลิกใช้ไปพร้อมกับลูกค้ารายนั้น
• การรวมเปลี่ยนผู้รับผิดชอบลูกค้าไหม? ไม่ ลูกค้าที่เก็บไว้คงผู้รับผิดชอบเดิม ใช้เปลี่ยนผู้รับผิดชอบหากต้องการโอน
• รวมลูกค้ามากกว่าสองรายพร้อมกันได้ไหม? ไม่ได้ การรวมแต่ละครั้งรวมได้หนึ่งคู่ ให้ทำซ้ำจากลูกค้าที่เก็บไว้สำหรับรายการซ้ำแต่ละรายการ
• รวมลูกค้านิติบุคคลกับบุคคลธรรมดาได้ไหม? ไม่ได้ รวมได้เฉพาะลูกค้าประเภทเดียวกัน ดูแก้ไขหรือปิดใช้งาน

เกี่ยวข้อง

• ลูกค้าและผู้ติดต่อ
• แก้ไขหรือปิดใช้งาน
• แจ้งเตือนรายการซ้ำ
• ยอดค้างชำระ