การเก็บรักษาเอกสาร

หน่วยงานภาษีตรวจสอบแบบแสดงรายการของคุณได้แม้หลายปีหลังจากยื่น และใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และใบลดหนี้ของคุณคือหลักฐาน แต่ละประเทศกำหนดระยะเวลาขั้นต่ำในการเก็บรักษา และระบุว่าเมื่อใดสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ก็เพียงพอ หน้านี้เปรียบเทียบกฎดังกล่าว เนื้อหานี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำปรึกษาด้านภาษีหรือกฎหมาย กรุณาตรวจสอบแหล่งอ้างอิงท้ายหน้าหรือสอบถามนักบัญชีของคุณก่อนนำไปใช้

สรุป

ประเทศ	เก็บอย่างน้อย	เริ่มนับจาก
สิงคโปร์	5 ปี	สิ้นงวดบัญชี GST สำหรับภาษีเงินได้ นับจากปีภาษี (year of assessment)
ออสเตรเลีย	5 ปี	เมื่อธุรกรรมเสร็จสิ้น หรือนานกว่านั้นตราบที่ยังทบทวนการประเมินได้
ฮ่องกง	7 ปี	สำหรับบันทึกภาษีกำไร บันทึกทางบัญชีของบริษัท 7 ปีหลังปีการเงิน
นิวซีแลนด์	7 ปี	บันทึกทางธุรกิจ
ญี่ปุ่น	7 ปี	สองเดือนหลังสิ้นงวดภาษี 10 ปีสำหรับปีที่มีผลขาดทุนยกไป
มาเลเซีย	7 ปี	วันที่ล่าสุดที่บันทึกนั้นเกี่ยวข้อง (ภาษีบริการและภาษีการขาย)
บรูไน	7 ปี	บันทึกของบริษัทสำหรับภาษีเงินได้

เก็บทั้งใบแจ้งหนี้ที่คุณออกและที่คุณได้รับ พร้อมใบลดหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และเอกสารที่สนับสนุนการใช้อัตราศูนย์หรือการส่งออก

แยกตามประเทศ

สิงคโปร์

เก็บบันทึก GST (ภาษีสินค้าและบริการ) ทั้งหมดอย่างน้อย 5 ปีนับจากสิ้นงวดบัญชี และบันทึกภาษีของบริษัทอย่างน้อย 5 ปีนับจากปีภาษีที่เกี่ยวข้อง ซึ่งรวมถึงใบกำกับภาษีที่คุณออกและที่ผู้ขายให้คุณ โดยไม่ต้องยื่นพร้อมแบบแสดงรายการ เก็บบันทึกในรูปอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยไม่ต้องขออนุญาต IRAS ตราบที่เป็นไปตามคู่มือการเก็บบันทึกของ IRAS หากคุณเปลี่ยนซอฟต์แวร์บัญชี ไม่ต้องย้ายธุรกรรมเก่า แต่ต้องเรียกดูได้อย่างน้อย 5 ปี การทำเอกสารที่พิสูจน์การส่งออกหายหมายถึงต้องถือว่าการขายนั้นเป็นการขายในประเทศและต้องรับรู้ GST 9%

ฮ่องกง

ทุกธุรกิจต้องเก็บบันทึกที่เพียงพอเป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาจีนอย่างน้อย 7 ปี ได้แก่ สมุดบัญชี ใบสำคัญ รายการเดินบัญชีธนาคาร ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน ภาพของเอกสารต้นฉบับที่เก็บในรูปอิเล็กทรอนิกส์ยอมรับได้เมื่อเป็นไปตามเงื่อนไขของ Electronic Transactions Ordinance บริษัทต้องเก็บรักษาบันทึกทางบัญชีไว้ 7 ปีหลังสิ้นปีการเงินที่บันทึกนั้นเกี่ยวข้องด้วย

ออสเตรเลีย

เก็บบันทึก GST ตามระยะเวลาที่นานกว่าระหว่าง 5 ปีหลังธุรกรรมเสร็จสิ้น กับช่วงเวลาที่ยังทบทวนการประเมินได้ ธุรกิจที่ออกใบกำกับภาษีที่ผู้รับเป็นผู้จัดทำ (recipient-created tax invoice) ต้องเก็บใบกำกับภาษีนั้นหรือสำเนาไว้ 5 ปี

นิวซีแลนด์

เก็บบันทึกทางธุรกิจไว้ 7 ปี เป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาเมารี เว้นแต่กรมสรรพากรนิวซีแลนด์ (Inland Revenue) จะยินยอมเป็นอย่างอื่น

ญี่ปุ่น

เก็บสำเนาใบแจ้งหนี้ที่ได้รับอนุมัติที่คุณออก และใบแจ้งหนี้ที่คุณได้รับ ไว้ 7 ปีนับจากวันที่ครบสองเดือนหลังสิ้นงวดภาษี สำหรับภาษีของการซื้อ ในปีที่ 6 และ 7 คุณเก็บเพียงสมุดบัญชีหรือใบแจ้งหนี้อย่างใดอย่างหนึ่งก็ได้ ไม่ต้องทั้งสองอย่าง สำหรับภาษีนิติบุคคล สมุดบัญชีและเอกสารต้องเก็บ 7 ปี หรือ 10 ปีสำหรับปีที่มีผลขาดทุนยกไป สำหรับภาษีเงินได้และภาษีนิติบุคคล ใบแจ้งหนี้และเอกสารอื่นที่ส่งหรือรับทางอิเล็กทรอนิกส์ต้องเก็บเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับการหักภาษีการบริโภค ยอมรับฉบับพิมพ์ของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ดูใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

มาเลเซียและบรูไน

บันทึกภาษีบริการและภาษีการขายของมาเลเซีย ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบลดหนี้ และใบเพิ่มหนี้ ต้องเก็บไว้ 7 ปี เป็นภาษามลายูหรือภาษาอังกฤษ ในมาเลเซีย เว้นแต่อธิบดี (Director General) จะอนุญาตเป็นอย่างอื่น ในรูปแบบกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ ในบรูไน บริษัทต้องเก็บบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจที่เพียงพอ เช่น การขาย ใบเสร็จรับเงิน และใบแจ้งหนี้ ไว้ 7 ปีสำหรับภาษีเงินได้

ใน easySales

• ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วลบไม่ได้ ทำได้เพียงยกเลิก และเลขที่ยังคงอยู่ในระบบ ใบลดหนี้ที่ยกเลิกแล้วก็ยังคงอยู่ในระบบเช่นกัน ดูการออกเอกสารและเลขที่
• ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วจะคงชื่อลูกค้า ที่อยู่ และข้อมูลภาษี ณ เวลาที่ออกไว้ การพิมพ์ซ้ำจึงตรงกับฉบับที่ลูกค้าได้รับ ดูPDF ใบแจ้งหนี้
• บันทึกการตรวจสอบบันทึกการเปลี่ยนแปลง การดาวน์โหลด และการเปิดดูระเบียน ดูบันทึกการตรวจสอบ
• หากต้องการเก็บสำเนาของคุณเอง ให้ส่งออกใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่ออกแล้วเป็นไฟล์หรือ ZIP ของ PDF ดูส่งออกบัญชี

ตัวอย่าง

งวดบัญชี GST ของ Lim & Co สิ้นสุดวันที่ 31 ธันวาคม 2026 ในสิงคโปร์ บริษัทต้องเก็บใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และใบลดหนี้ของงวดนั้นไว้อย่างน้อยถึงวันที่ 31 ธันวาคม 2031 บริษัทในเครือที่ฮ่องกงต้องเก็บบันทึกปี 2026 ไว้อย่างน้อย 7 ปี คือถึงปี 2033

คำถามที่พบบ่อย

• ในสิงคโปร์ต้องเก็บใบแจ้งหนี้นานเท่าใด? อย่างน้อย 5 ปีนับจากสิ้นงวดบัญชี GST
• บริษัทในฮ่องกงควรเก็บบันทึกทางบัญชีนานเท่าใด? อย่างน้อย 7 ปี
• เก็บใบแจ้งหนี้ในรูปอิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษได้หรือไม่? สิงคโปร์ ฮ่องกง และมาเลเซียยอมรับบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นไปตามเงื่อนไขของแต่ละประเทศ ในญี่ปุ่น สำหรับภาษีเงินได้และภาษีนิติบุคคล ใบแจ้งหนี้ที่ส่งหรือรับทางอิเล็กทรอนิกส์ต้องเก็บในรูปอิเล็กทรอนิกส์
• ต้องเก็บใบแจ้งหนี้ที่ได้รับนอกเหนือจากที่ออกด้วยหรือไม่? ต้องเก็บ ในสิงคโปร์และญี่ปุ่น กฎระบุไว้ทั้งสองประเภท
• หากเอกสารส่งออกหายในสิงคโปร์จะเป็นอย่างไร? การขายนั้นจะถือเป็นการขายในประเทศ และคุณต้องรับรู้ GST 9% ของการขายนั้น
• สำเนาใบแจ้งหนี้ของญี่ปุ่นต้องเก็บนานเท่าใด? 7 ปีนับจากวันที่ครบสองเดือนหลังสิ้นงวดภาษี

แหล่งอ้างอิง

ตรวจสอบล่าสุดวันที่ 21 ตุลาคม 2026

• IRAS — การเก็บบันทึก
• IRAS — ข้อกำหนดการเก็บบันทึกสำหรับบริษัท
• IRAS — การออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า
• IRD Hong Kong — การเก็บบันทึก
• IRD Hong Kong — บันทึกทางธุรกิจที่เก็บในรูปอิเล็กทรอนิกส์ (PDF)
• Companies Registry Hong Kong — Companies Ordinance Part 9 (PDF) มาตรา 377
• Federal Register of Legislation — Taxation Administration Act 1953 ตารางที่ (Schedule) 1 มาตรา 382-5
• Federal Register of Legislation — Recipient Created Tax Invoice Determination 2023
• Inland Revenue NZ — คู่มือ GST IR375 (PDF)
• National Tax Agency Japan — ถาม-ตอบเรื่องใบแจ้งหนี้ที่ได้รับอนุมัติ (PDF, ภาษาญี่ปุ่น) คำถามข้อ 79 และ 85
• National Tax Agency Japan — Tax Answer No. 5930 (ภาษาญี่ปุ่น)
• National Tax Agency Japan — Tax Answer No. 6625 (ภาษาญี่ปุ่น)
• National Tax Agency Japan — การเก็บข้อมูลธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ (PDF, ภาษาญี่ปุ่น)
• RMCD MySST — คำถามที่พบบ่อยเรื่องภาษีบริการ
• MOFE Brunei — ภาษีเงินได้

เกี่ยวข้อง

• บันทึกการตรวจสอบ
• ส่งออกบัญชี
• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
• กฎภาษีและใบแจ้งหนี้ของแต่ละประเทศ