ใบเสร็จรับเงิน

ใบเสร็จรับเงินคือบันทึกการชำระเงินหนึ่งครั้งจากลูกค้ารายหนึ่ง ซึ่งอาจครอบคลุมใบแจ้งหนี้หลายใบ เปิดเพื่อดาวน์โหลด PDF หรือจัดการเงินที่ยังไม่ได้ตัดชำระ

ก่อนเริ่ม

คุณต้องมีสิทธิ์ View ของ Invoice เพื่อเปิดใบเสร็จและดาวน์โหลด PDF ซึ่งเป็นสิทธิ์เดียวกับที่ใช้อ่านใบแจ้งหนี้ที่ชำระ การคืนเงินส่วนที่ยังไม่ได้ตัดชำระต้องมีสิทธิ์ Edit ของ Invoice สำหรับใบเสร็จนั้น ตัดชำระใบแจ้งหนี้ ต้องมีสิทธิ์ Edit ของ Invoice ที่ตั้งเป็น All records (ทุกระเบียน) เพราะนำเงินไปใช้กับใบแจ้งหนี้ใดก็ได้ของลูกค้ารายนั้น

ขั้นตอน

1. เปิดใบแจ้งหนี้ เลือกแท็บ การชำระเงิน แล้วเลือกลิงก์ ใบเสร็จรับเงิน RCT-… ในแถวการชำระเงิน หรือเปิดลูกค้าแล้วเลือกใบเสร็จจากแท็บ ใบเสร็จรับเงิน
2. เลือก ดาวน์โหลด PDF เอกสารจะเปิดในแท็บเบราว์เซอร์ใหม่
3. บันทึกหรือพิมพ์จากเบราว์เซอร์ แล้วส่งให้ลูกค้าเอง

จะเกิดอะไรต่อ

PDF แสดงใบแจ้งหนี้ทุกใบที่ใบเสร็จชำระพร้อมยอดของแต่ละใบ รวมทั้งลูกค้า วันที่ วิธีชำระเงิน เลขที่อ้างอิง และยอดที่ ยังไม่ได้ตัดชำระ การดาวน์โหลดไม่เปลี่ยนแปลงใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้

หากใบเสร็จยังมียอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระ หน้าจอเดียวกันจะมีอีกสองการดำเนินการ ตัดชำระใบแจ้งหนี้ จะกระจายยอดนั้นไปยังใบแจ้งหนี้อื่นที่ยังไม่ปิดของลูกค้ารายนั้นในสกุลเงินเดียวกัน ตามวันที่ที่คุณเลือก และ คืนเงินส่วนที่ยังไม่ได้ตัดชำระ จะคืนยอดนั้นให้ลูกค้าและบันทึกการคืนเงิน ทั้งสองจะลดยอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระของใบเสร็จ และใบแจ้งหนี้หรือการคืนเงินจะอัปเดตพร้อมกัน วันที่ตัดชำระต้องไม่ก่อนวันที่ของใบเสร็จ

กฎที่ควรรู้

• ใบเสร็จรับเงินยกเลิกได้เท่านั้น ลบหรือแก้ไขไม่ได้ การยกเลิกจะนำการชำระเงินทั้งหมดของใบเสร็จออกจากใบแจ้งหนี้ และเก็บใบเสร็จไว้ในระบบโดยทำเครื่องหมายว่ายกเลิก ต้องระบุเหตุผลและย้อนกลับไม่ได้
• ใบเสร็จที่ยกเลิกแล้ว หรือไม่มียอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระเหลือ จะตัดชำระหรือคืนเงินไม่ได้
• คืนเงินส่วนที่ยังไม่ได้ตัดชำระได้แม้ลูกค้ายังค้างใบแจ้งหนี้อื่น ระบบจะเตือนก่อนแต่ไม่ปฏิเสธ
• ใบเสร็จแต่ละใบมี PDF ของตัวเอง ไม่มีใบเสร็จรวมสำหรับการชำระหลายครั้ง

เกี่ยวข้อง

• บันทึกการชำระเงิน
• การชำระเงิน
• ใบลดหนี้
• ยอดค้างชำระ