領収書
AI 用にコピー
記録した入金はすべて、RCT- で始まる独自の番号を持つ領収書になります。領収書を開くと、支払った内容の確認、お客様への PDF の送付、取消ができます。
始める前に
見出し：始める前に領収書を開いて PDF をダウンロードするには Invoice（請求書）モジュールの View（閲覧）、取り消すには Invoice の Edit（編集）の権限が必要です。Own records only（自分のレコードのみ）に設定されたロールでは、自分が記録した領収書だけが表示されます。
手順
見出し：手順- 顧客を開いて 領収書 タブを選択し、領収書番号を選択します。請求書から開く場合は、入金とクレジット セクションの領収書番号を選択します。
- 領収書の内容を確認します。番号の横のステータス、日付 と 入金額、支払った請求書の 消込 表と、その下の 消込済み と 未消込 です。返金や入金差額があれば、その後に続きます。外貨建ての領収書には、その為替差損益も表示されます。
- 上部の PDF をダウンロード を選択します。PDF がブラウザーの新しいタブで開きます。
- ブラウザーから保存または印刷し、ご自身でお客様に送付します。
誤って記録した領収書を取り消すには、··· メニューの 領収書を取消 を選択し、理由 を入力して 領収書を取消 を選択します。
操作後の状態
見出し：操作後の状態PDF の見出しは OFFICIAL RECEIPT（領収書）で、自社のレターヘッドが使われます。支払者、領収書番号、日付、通貨、入金方法、参照番号と、支払った請求書ごとに 1 行が記載されます。その下に Applied to invoices（請求書への消込額）、顧客に残る額、Amount received（入金額）が表示されます。ダウンロードしても何も変わりません。
取り消すと、各請求書の 入金済み と 請求残高 が再計算され、領収書には日付と入力した理由とともに 取消済み と表示されます。番号はそのまま残ります。以後、PDF には VOID（取消）と理由が印刷され、請求書は記載されません。
知っておきたいルール
見出し：知っておきたいルール- 支払った請求書の件数にかかわらず、1 件の領収書につき PDF は 1 つです。返金には PDF はありません。
- 消込 表では、開く権限のない請求書は 別の請求書 と表示され、金額は表示されますが、番号やリンクは表示されません。連携した AI アプリにも同じように表示されます。
- 請求書から削除した入金は領収書の PDF から消え、領収書では 取消済み として表示されます。
- 領収書とあわせて充当したクレジットノートは、領収書を取り消しても充当されたままです。
- 領収書からの返金、領収書で適用した早期支払割引、領収書で発行した前受分のタックスインボイス、または領収書に対する保証金の没収が有効な間は、領収書を取り消せません。先に取り消すべきものがメッセージに表示されます。
- 取消には、領収書が支払ったすべての請求書に対する Invoice の Edit 権限が必要です。
この仕組みの理由
見出し：この仕組みの理由1 回の入金に 1 件の領収書。 お客様の支払いは 1 回なので、その入金で決済したすべての請求書を記載した 1 件の領収書を受け取ります。お客様の経理担当者は、複数の書類を突き合わせることなく、自社の支払いと照合できます。
取り消しても番号は残ります。 領収書は 1 つの連番で採番されます。取り消した領収書も連番に残り、日付と理由とともに 取消済み と表示されるため、会計担当者はすべての番号の所在と、どの領収書がなぜ無効になったかを確認できます。
取り消した領収書は、書面にもそのことが表示されます。 お客様がすでに PDF を持っている場合でも、新しく出力した PDF には VOID（取消）と理由が印刷され、請求書は記載されません。取り消した入金の証明として使われることはありません。
出ていったお金を先に戻します。 返金、割引のクレジットノート、前受分のタックスインボイス、保証金の没収は、いずれもこの領収書で受け取ったお金を前提にしています。その下にある領収書を取り消すと、それらの根拠がなくなるため、easySales は先にそれらを取り消すよう求めます。
効率よく使うコツ
見出し：効率よく使うコツ- 領収書はどちらからでも探せます。 顧客の 領収書 タブからでも、支払った請求書の領収書番号からでも開けます。入金を参照してください。
- PDF はワンクリックでダウンロードします。 PDF をダウンロード は領収書の上部にあり、スマートフォンでは PDF と表示されます。
- 記録したばかりの領収書を開きます。 顧客の 領収書 タブから入金を記録すると、新しい領収書が自動で開き、すぐに PDF をダウンロード できます。入金の記録を参照してください。
- 誤った請求書が 1 件だけなら、すべてを取り消す必要はありません。 振り分けだけが誤っている場合は、その入金だけを削除します。入金の削除を参照してください。
Harbour Café から、SGD 2,000.00 の振込の領収書がほしいと依頼がありました。この入金は RCT-10000014 で、INV-10000031 と INV-10000040 を支払い、SGD 365.00 が顧客に残っています。Mei Tan はカフェの 領収書 タブを開き、RCT-10000014 を選択して PDF をダウンロード を選択します。PDF には 2 件の請求書（SGD 1,090.00 と SGD 545.00）が記載され、続いて次の行が表示されます。
| 行 | 金額 |
|---|---|
| Applied to invoices（請求書への消込額） | 1,635.00 |
| Unapplied (held on account)（未消込、顧客に残る額） | 365.00 |
| Amount received（入金額） | 2,000.00 |
PDF には、入金のうち SGD 365.00 が顧客クレジットとして残っていることも記載されます。Mei は PDF をカフェにメールで送ります。
誤った顧客に記録した領収書。 Daniel Lim は、Harbour Café からの SGD 545.00 の振込を、別の顧客に RCT-10000021 として記録してしまいました。この領収書はどの請求書も支払っていません。Daniel は RCT-10000021 を開いて 領収書を取消 を選択し、誤った顧客に記録 と入力します。続いて、SGD 545.00 を Harbour Café の INV-10000044 に対して RCT-10000022 として記録します。RCT-10000021 は番号を保持したまま 取消済み と表示され、PDF には VOID と Daniel が入力した理由が印刷されます。
よくある質問
見出し：よくある質問- お客様に領収書を渡すにはどうすればよいですか？ 領収書を開いて PDF をダウンロード を選択し、保存または印刷して、ご自身で送付します。
- 領収書は削除できますか？ できません。理由を入力して取り消します。領収書は
RCT-の番号を保持し、取消済み と表示されます。 - 複数の請求書に対して 1 件の領収書を発行できますか？ できます。すべての請求書に対してまとめて入金を記録すれば、1 件の領収書に支払ったすべての請求書が記載されます。入金の記録を参照してください。
- 領収書の取消を元に戻せますか？ できません。お金を新しい領収書として記録し直します。
- 領収書の PDF に VOID と表示されるのはなぜですか？ 領収書が取り消されているためです。PDF には入力された理由が印刷され、請求書は記載されません。
- 領収書に「別の請求書」と表示されるのはなぜですか？ ご自身のロールではその請求書を開けないため、金額は表示されますが番号は表示されません。ロールと権限を参照してください。
- この領収書を取り消せないのはなぜですか？ 返金、早期支払割引、前受分のタックスインボイス、保証金の没収のいずれかが、この領収書のお金を前提にしています。先に取り消すべきものがメッセージに表示されます。