書類
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書類とは、お客様や仕入先が受け取る PDF のことで、見積書、請求書、クレジットノート、領収書、取引明細書、発注書、納品書があります。easySales は要求されたその時点のレコードから自社のレターヘッドで毎回新しく作成するため、PDF は常にレコードの現在の内容と一致します。レターヘッド、デザイン、保存した文面の関係については、書類とテンプレートを参照してください。
しくみ
見出し：しくみ書類ごとに、そのレコードを扱う画面にボタンがあります。PDF はブラウザーの新しいタブで開きます。そこで保存または印刷し、ご自身でお客様に送付してください。
| 書類 | 場所 | ボタン |
|---|---|---|
| 見積書 | 見積書のページ | |
| 請求書 | 請求書のページ | |
| クレジットノート | 請求書または クレジットノート 一覧から開いたクレジットノート | |
| 領収書 | 顧客の 領収書 タブまたは請求書の入金から開いた領収書 | PDF をダウンロード |
| 取引明細書 | 顧客のページの 取引明細書 で 期間 を選択した後 | |
| 発注書 | 発注書のページ | |
| 納品書 | 納品書のページ |
請求書、見積書、発注書、納品書は、書類設定 で選択したデザインに従います。クレジットノート、領収書、取引明細書は、レターヘッド付きの組み込みデザインを使用します。
PDF を要求しても、レコードは何も変わりません。書類は何度でもプレビューできます。
ポイント
見出し：ポイント- 下書きの請求書は仮請求書として印刷されます。見出しは PROFORMA INVOICE（仮請求書）です。発行して初めてタックスインボイスになります。請求書の PDFを参照してください。
- お客様に渡すのは発行済みの書類だけです。 下書きのクレジットノートには、発行されておらず有効でない旨が全面に印刷され、取り消したクレジットノートには取り消された旨が印刷されます。
- 取り消した請求書にはプレビューがありません。 取消の記録は Reversal のクレジットノートに残ります。
- 見積書の PDF は、Quote（見積書）の Add（追加）権限を持つロールにだけ、見積書に金額がある場合にのみ表示されます。
- 見積書・請求書・クレジットノート・取引明細書の PDF を選択すると、書類本体、ダウンロード、印刷用の 新しいタブで開く、端末が対応していれば 共有、そして 顧客に送付済み のあるウィンドウが開きます。顧客に送付済み にチェックを入れると送付済みになり、タイムラインに記録されます。このチェックボックスは、有効 の見積書、発行済みの請求書とクレジットノート、取引明細書に表示されます。
- easySales が作成するのは PDF だけです。Word ファイルはデザインとしてアップロードできますが、作成される書類は PDF です。
- 印刷される日付は、ご自身ではなく自社のタイムゾーンに従います。
用語
見出し：用語- レターヘッド：すべての書類に印刷されるヘッダーとフッター。ロゴ、会社名、住所、登録番号が入ります。
- デザイン：請求書、見積書、発注書、納品書のレイアウト。組み込みデザイン、フォームで入力したデザイン、アップロードした Word ファイルがあります。レターヘッドとデザインを参照してください。
- 標準テンプレート：取引条件などの保存済みの文面で、書類の本文に適用します。標準テンプレートを参照してください。
よくある誤解
見出し：よくある誤解- 下書きの請求書をプレビューすると発行される。 発行されません。請求書を発行 を選択するまで、下書きは下書きのままで、PDF も仮請求書のままです。
- easySales が PDF をメールで送る。 easySales は書類をメールで送信しません。PDF をダウンロードして、ご自身のメールから送付してください。
表示場所
見出し：表示場所ボタンは、上の表のとおり各レコードにあります。デザインとレターヘッドは システム設定 → 書類設定 に、保存した文面は システム設定 → 標準テンプレート にあります。
この仕組みの理由
見出し：この仕組みの理由下書きが請求書に見えることはありません。 お客様は、書類に書かれた内容に基づいて支払い、税の控除を受けることがあります。そのため、下書きの請求書は仮請求書として印刷され、下書きや取り消したクレジットノートには有効でない旨が全面に印刷されます。発行していない書類が、発行済みの書類と取り違えられることはありません。
日付は印刷する人ではなく、自社に従います。 出張中の同僚が請求書を印刷しても、事務所で印刷したものと同じ日付になります。お客様、会計担当者、税務申告のいずれでも、1 件の取引に対する日付は 1 つです。
送付はご自身で行います。 PDF を誰に送るか、メッセージに何を書くかはご自身で決められ、メールはご自身の送信済みフォルダーに残ります。お客様から届いていないと言われた場合も、いつ送ったかを示せます。
効率よく使うコツ
見出し：効率よく使うコツ- PDF を別のタブで開きます。 PDF ウィンドウの 新しいタブで開く を使うと、レコードを開いたまま PDF を横に表示でき、印刷にも使えます。請求書の PDFを参照してください。
- ダウンロードと同時に見積書を送付済みにします。 同じウィンドウで 顧客に送付済み にチェックを入れると、easySales がフォローアップを促せるようになります。送付済みにするを参照してください。
- 番号で書類に直接移動します。 テキストボックスの外で / を押し、INV-10000318 のように番号を入力します。ワークスペースを参照してください。
- 多数の請求書の代わりに取引明細書を 1 通送ります。 顧客の 取引明細書 で、期間 内の請求、入金、クレジットを 1 つの PDF にまとめられます。取引明細書を参照してください。
- お客様に見せる前に新しいデザインを確認します。 書類設定 の各カードの プレビュー で、サンプルデータを入れたデザインを確認できます。レターヘッドとデザインを参照してください。
1 か月分の取引明細書。 Harbour Café の経理担当者から Lim & Co に、9 月分の未払額を確認したいという問い合わせがあります。Mei Tan はカフェの顧客を開いて 取引明細書 を選択し、期間を 2026 年 9 月 1 日〜30 日にします。取引明細書には、期首残高 SGD 0.00、請求額 SGD 3,270.00（SGD 2,180.00 + SGD 1,090.00）、入金 SGD 2,180.00、期末残高 SGD 1,090.00（3,270.00 − 2,180.00）が表示されます。Mei は PDF を選択してファイルをダウンロードし、返信に添付します。
仮請求書からタックスインボイスへ。 カフェから、SGD 5,000.00 の仕事を確定する前に社内承認用の書類がほしいと依頼されます。Mei が下書きをプレビューすると、見出しは PROFORMA INVOICE で、SGD 5,000.00、GST 9% SGD 450.00、合計 SGD 5,450.00 と表示されます。カフェから確定の連絡を受けると、Mei は請求書を発行してもう一度プレビューします。Lim & Co は GST に登録しており、請求書のタイトルは 自動（税務登録に基づく） になっているため、PDF の見出しは TAX INVOICE になり、請求書番号が記載されます。
よくある質問
見出し：よくある質問- 納品書を印刷できますか？ はい。納品書を開いて PDF を選択します。レイアウトは 書類設定 の 納品書 のデザインです。納品書を参照してください。
- 発注書を PDF で仕入先に送れますか？ はい。発注書のページで PDF を選択し、ファイルをご自身で送付してください。発注書を参照してください。
- easySales は PDF をどこに保存しますか？ ファイルは保存されません。PDF は要求するたびに作成され、ブラウザーの新しいタブで開きます。そこからパソコンやスマートフォンに保存してください。
- PDF の日付はご自身のタイムゾーンと会社のタイムゾーンのどちらですか？ 会社のタイムゾーンです。同じ書類を印刷すれば、誰が印刷しても同じ日付になります。
- クレジットノートの PDF の全面に注記が印刷されるのはなぜですか？ そのクレジットノートがまだ有効でない下書きであるか、取り消されて金額が請求書に戻されています。注記なしで印刷されるのは、発行済みのクレジットノートだけです。
- 入金に対してお客様に領収書を渡すにはどうすればよいですか？ 顧客の 領収書 タブ、または請求書の入金から領収書を開き、PDF をダウンロード を選択します。領収書を参照してください。