誤った請求書を正しく訂正する

誤った請求書の訂正方法は 4 つあり、どれを使うかは 2 つの質問で決まります。発行済みかどうか、そして一部でも有効とすべき内容があるかどうかです。先にこの 2 つに答えれば、訂正は 1 分で済みます。

手順

1. まだ下書きですか？ 編集 を選択して訂正し、請求書を保存 を選択します。または、··· メニューの 下書きを削除 で削除します。下書きには仮番号しかないため、何も残りません。
2. 発行済みで、参照情報だけが誤っていますか？ 請求件名、顧客の注文番号、取引条件、備考 は引き続き変更できます。編集 を選択して訂正し、請求書を保存 を選択します。
3. 発行済みで、すべてを無効にすべきですか？ 顧客の誤り、重複、成立しなかった取引の場合は、··· メニューの 請求書を取消 を選択します。easySales が請求書全体について理由が Reversal（取消）のクレジットノートを発行し、請求書は 取消済み になります。その仕事をまだ請求する必要がある場合は、取り消した請求書を 複製 し、複製を訂正します。
4. 発行済みで、一部だけが誤っているか、すでに入金がありますか？ 請求書の 入金とクレジット で クレジットノートを発行 を選択し、差額だけをクレジットします。

請求書に入金、クレジット、ほかの発行済みクレジットノート、または貸倒れの償却がある間は、請求書を取消 がグレー表示になります。ポインターを合わせると、どれに当たるかが表示されます。

役立つ理由

発行済みの請求書は、すでにお客様の帳簿や貴社の税務申告に含まれている可能性があります。日付の入ったクレジットノートなら、請求書を書き換えずに訂正できるため、双方の帳簿は一致したままとなり、請求書番号にも欠番が生じません。最小限の訂正方法を選ぶと、記録もわかりやすくなります。誤った 1 行だけをクレジットすれば請求書の残りはそのまま有効で、注文番号の誤りならクレジットノートはまったく必要ありません。

例

Mei Tan は Harbour Café に INV-10000362 を発行しましたが、ペンダントライト 5 台の単価が、取り決めた SGD 160.00 ではなく SGD 180.00 になっていました。5 × 180.00 = SGD 900.00 に GST 9% の SGD 81.00 を加え、合計 SGD 981.00 です。カフェはすでに支払っているため、取消はできません。

Mei は クレジットノートを発行 を選択し、5 × SGD 20.00 = SGD 100.00 に GST SGD 9.00 を加えた合計 SGD 109.00 をクレジットします。カフェへの請求額は 981.00 − 109.00 = SGD 872.00 となり、これは 5 × 160.00 = SGD 800.00 に GST SGD 72.00 を加えた額と一致します。SGD 109.00 はカフェの次の請求書に使えるクレジットとして残るか、Mei が返金します。

よくある質問

• 取り消して発行し直すべきですか、それともクレジットノートを発行すべきですか？ 顧客を間違えた場合など、請求書全体が誤っていて入金がまだない場合は取り消します。一部だけが誤っている場合や、すでに入金がある場合はクレジットノートを発行します。
• 注文番号の誤りを直すのにクレジットノートは必要ですか？ 必要ありません。顧客の注文番号、請求件名、取引条件、備考 は発行後も編集できます。ロックされるのは、連絡先、通貨、明細行、日付、税、為替レートです。
• クレジットノートを発行すると、お客様に返金されますか？ されません。クレジットノートは請求額を減らすだけです。お金が戻るのは返金を記録したときだけで、それ以外の場合はクレジットをほかの請求書に充当します。お客様への返金を参照してください。

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