発行済み請求書の編集

請求書を発行すると請求内容はロックされますが、参照情報は引き続き訂正できます。このページで、どちらに当たるかを確認してください。

始める前に

その請求書に対する Invoice（請求書）モジュールの Edit（編集）権限が必要です。取り消した請求書は一切編集できません。

手順

1. 発行済みの請求書を開きます。
2. ページ上部の 編集 を選択します。
3. 引き続き変更できる項目を変更します。請求件名、顧客の注文番号、取引条件、備考、自社のカスタム項目です。
4. 請求書を保存 を選択します。

操作後の状態

請求書の番号、ステータス、金額は変わりません。変更はそれぞれ、変更した人と日時とともに 履歴 タブに記録され、次にプレビューする PDF には新しい内容が表示されます。

フォームにはロックされた項目も表示されます。そのいずれかを変更すると保存は拒否され、変更できない項目を示すメッセージが表示されます。何も保存されません。

知っておきたいルール

• 発行後にロックされる項目：連絡先（したがって顧客も）、通貨、請求日、支払条件、支払期日、税、紐づく見積書、為替レート、すべての明細行。
• 保存しても、発行済みの請求書の合計額や税額は変わりません。明細行の合計が異なる金額になる古い請求書でも同じで、発行時の合計額がそのまま保たれます。
• 請求額を減らすにはクレジットノートを発行します。全額を取り消すには請求書を取り消し、必要に応じて新しい請求書を発行します。
• 営業担当者 は編集フォームではなく、··· メニューの 担当者を変更 で変更します。過去の変更は 担当者の変更履歴 に表示されます。
• 発行済みの請求書に印刷されるお客様の名称と住所は、発行時のものです。後で顧客を編集しても変わりません。

この仕組みの理由

参照情報は、請求額を変えないため変更できます。 注文番号、請求件名、備考は、お客様が請求書を整理して照合するためのものです。訂正しても金額、税、日付は変わらないため、貴社の帳簿とお客様の帳簿は一致したままです。

金額を決める項目は発行時のまま保たれます。 明細行、税、日付、通貨、為替レートによって、お客様の支払額と、売上がどの税務期間に属するかが決まります。貴社の GST 申告書とお客様の帳簿はどちらもその金額を使うため、変更は双方が確認できるクレジットノートで行います。

営業担当者の変更には専用の操作があります。 Own records only（自分のレコードのみ）の場合、営業担当者によって誰が請求書を閲覧・操作できるかが決まります。担当者を変更 で変更すると、その変更は参照情報の編集にまぎれることなく 担当者の変更履歴 に残ります。

効率よく使うコツ

• 発行前に参照情報を確認します。 下書きの PDF を開き、その時点で注文番号と取引条件を入力しておけば、発行後に編集する必要はありません。請求書の PDFを参照してください。
• 請求書から直接差額のクレジットノートを作成します。 入金とクレジット の クレジットノートを発行 を使うと、請求書の連絡先、通貨、税が入力された状態でクレジットノートを作成できます。クレジットノートの作成を参照してください。
• 複製で発行し直します。 顧客や日付が誤っている場合は、請求書を取り消してから 複製 します。複製は同じ明細行の下書きになり、発行前に訂正できます。請求書を複製を参照してください。
• 最初に適切な訂正方法を選びます。 誤りの訂正では、下書きの編集から返金の記録まで、誤りの種類ごとに適した訂正方法を説明しています。

例

INV-10000318 を送付した 1 週間後、Harbour Café から注文書番号 HC-PO-2291 が届き、請求書に記載してほしいと依頼がありました。Mei Tan は 編集 を選択し、顧客の注文番号 を入力して 請求書を保存 を選択します。履歴 タブに変更が記録され、改めて開いた PDF には、Lim & Co のデザインで印刷される位置に注文番号が記載されます。

カフェからは、ムードボードの行を SGD 400.00 ではなく SGD 350.00 にしてほしいという依頼もありました。これは明細行の変更なので、ここでは行えません。Mei は理由 Allowance（値引）で、SGD 50.00 と GST 9% の SGD 4.50、合計 SGD 54.50 のクレジットノートを発行します。

顧客の誤り。 Daniel Lim は Harbour Café 宛てに SGD 1,090.00（SGD 1,000.00 と GST 9% の SGD 90.00）の INV-10000322 を発行した後、その業務が Seaview Dental Clinic のものだったことに気づきます。まだ入金がないため、請求書を取消 を選択します。SGD 1,090.00 の Reversal（取消）のクレジットノートが発行され、請求書は 取消済み になります。次に、取り消した請求書で 複製 を選択し、新しい下書きの 連絡先 をクリニックの連絡先に変更し、支払期日 を確認して INV-10000323 として発行します。

よくある質問

• 発行済みの請求書の金額を変更できますか？ できません。請求額を減らす場合は差額のクレジットノートを発行し、増やす場合は追加分の新しい請求書を発行します。クレジットノートの作成を参照してください。
• 発行後に請求日を変更できますか？ できません。日付はロックされています。入金がなければ、請求書を取り消して正しい日付で新しい請求書を発行します。請求書の取消を参照してください。
• 発行済みの請求書の支払条件を変更できますか？ できません。支払条件は表示されますがロックされており、変更する保存は拒否されます。請求した内容を訂正するには、クレジットノートを発行します。
• 発行済みの請求書の顧客を変更できますか？ できません。請求書を取り消して複製し、発行する前に複製の 連絡先 を変更してください。
• 送付済みの請求書に注文番号を追加するにはどうすればよいですか？ 編集 を選択し、顧客の注文番号 を入力して 請求書を保存 を選択します。もう一度プレビューして、新しい PDF を送付してください。
• 発行済みの請求書を編集すると番号は変わりますか？ 変わりません。番号、ステータス、金額はそのままで、編集した項目だけが変わります。
• 取り消した請求書を編集できますか？ できません。編集 が表示されている場合も、取消済みの請求書は編集できません。 と表示されてグレー表示になります。
• 発行済みの請求書の営業担当者を変更するにはどうすればよいですか？ ··· メニューの 担当者を変更 を使います。まとめて変更する場合はレコードの移管を参照してください。

関連ページ

• 請求書の詳細
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