活動とフォローアップ

活動は、お客様や商談をめぐる作業とやり取りを記録するものです。各活動を関係するレコードに投稿しておくと、次にその顧客や見積書を開いた人が、これまでの経緯とまだ残っている作業を確認できます。同僚にはメンションして参加してもらいます。

全体像

• 活動 は、メモ、タスク、予定、連絡のいずれかです。顧客、連絡先、リード、商談、見積書、請求書、またはスペースに投稿します。
• 返信 は活動の下に付きます。@ は同僚をメンションし、# は別のレコードにリンクします。リンクすると、活動はそのレコードにも表示されます。
• スペース には、1 つのレコードに限らない活動を置きます。メンバー限定または全社のいずれかです。
• ベルの奥にある メッセージセンター に、メンション、タスク、フォロー中の書類の更新が届きます。マイワーク には、ご自身のタスクと予定がカレンダーとともにまとめられます。

しくみ

1. 活動を投稿し、同僚をメンションします。
2. 活動は相手のメッセージセンターに届きます。対応が必要なら ToDo、知っておくべきものなら 更新 です。
3. メールでも送るかどうかは、相手の通知設定で決まります。メールは easySales が送信するたびに 1 人 1 通のダイジェストになり、おやすみ時間の間は保留されます。至急のメンションは、同じ同僚に 1 時間に 3 件まではすぐにメールで送られ、それを超えると通常のメンションとして送られます。
4. 相手のタスクと予定は、日付ごとに相手の マイワーク に表示されます。

easySales は、ToDo に項目を自動でも追加します。たとえば、まだ送付済みにしていない見積書、送付後にお客様との連絡がない見積書、期日を過ぎた請求書、次の予定が何も入っていない商談です。各項目は、その原因が解消されるとすぐに消えます。メッセージセンターを参照してください。

ポイント

• レコード上の活動は、そのレコードを閲覧できる全員と関係者が閲覧できます。メンバー限定スペースでは、そのメンバーだけが読めます。管理者も参加が必要です。活動を閲覧できる人を参照してください。
• 活動の 閲覧できる人 には、読める人がそれぞれの理由とともに一覧表示されます。
• ご自身が担当する商談、見積書、請求書は、何もしなくてもフォローされます。閲覧できるその他の書類もフォローすると、発行、送付、入金、キャンセル、取消のとき、またはステージが変わったときに更新を受け取れます。書類のフォローを参照してください。
• 送付済みの見積書がフォローアップ済みになるのは、連絡、またはお客様側の連絡先が出席する開始済みの予定が、その見積書、その商談、またはその連絡先にリンクされたときだけです。
• 削除した活動は、削除済みの項目としてタイムラインに残り、他の人のアクティビティを管理 の権限を持つ人が 復元 できます。編集した活動は、以前の版が 履歴 に残ります。
• 以前の「タスク」「メモ」「カレンダー」「通話記録」ページの活動は引き継がれていません。

用語

• 活動：レコードまたはスペースに投稿するメモ、タスク、予定、連絡です。
• メンション：@ と同僚の名前で、その活動を相手のメッセージセンターに届けます。
• スペース：1 つのレコードに結び付かない活動を置く、メンバー限定または全社の場所です。
• メッセージセンター：ベルの奥にある、ご自身の ToDo と 更新 です。
• マイワーク：日付ごとにまとめられた、ご自身のタスクと予定です。カレンダーもあります。
• お客様との連絡：連絡、またはお客様側の連絡先が出席する予定のことで、送付済みの見積書のフォローアップを完了させます。

よくある誤解

• メンションしても、活動にリンクしたレコードがメンションした相手に開かれるわけではありません。
• 管理者であっても、メンバー限定スペースは開けません。
• すべてのメッセージがメールで送られるわけではありません。メッセージセンターには必ず届き、メールは各自の設定に従います。
• メモはお客様との連絡には数えられません。電話や打ち合わせは、連絡または予定として記録してください。

表示場所

顧客、連絡先、リード、商談、見積書、請求書を開き、活動 タブを選択すると、その活動を閲覧・投稿できます。メッセージはベル、ご自身のタスクと予定は マイワーク、スペースは スペース を選択します。活動、メッセージセンター、マイワークを参照してください。

この仕組みの理由

フォローアップは、個人の受信箱ではなくレコードに残します。 通話のメモと次のタスクが顧客や見積書に記録されていれば、次にそのお客様を担当する人（休暇中の代理の同僚や、移管後の新しい担当者）が、尋ねなくても経緯をすべて把握できます。

閲覧できる範囲はレコードに従います。 お客様を閲覧できる人は、その活動も閲覧できます。そのため、お客様を共有すれば履歴も共有され、別の権限を管理する必要がありません。少人数で扱う必要がある作業には、メンバー限定スペースを使います。

見積書のフォローアップを完了させるのは、実際の連絡だけです。 ご自身へのメモでは、お客様に何も伝わりません。記録した電話、メッセージ、打ち合わせだけを数えることで、見積書の送付後にお客様へ連絡したかどうかを ToDo が正確に示します。

すべてメッセージセンターに届き、メールは選択できます。 メールを減らしても、メッセージが失われることはありません。至急のメンションはすぐに届き、同僚 1 人につき 1 時間に 3 件という上限によって、至急が本当に至急のまま保たれます。

効率よく使うコツ

• 通話と次の対応を一緒に記録します。 連絡を保存するときに 次の対応のタスクも作成 を選択し、次の対応 と 次の対応の期限 を入力します。予定と連絡を参照してください。
• タスクの完了と次のタスクの登録を一度に行います。 未完了のタスクで 完了して次を登録 を選択すると、そのタスクが完了し、次のタスクが開きます。タスクを参照してください。
• # で商談をリンクします。 見積書や商談をリンクすると、活動はそのレコードにも表示されるため、送付済みの見積書についての電話でフォローアップが完了します。活動の投稿を参照してください。
• 無視せずにスヌーズします。 スヌーズ を使うと、明日 09:00 や 来週月曜 09:00 のように、後でメッセージを再表示できます。メッセージセンターを参照してください。
• 1 通のメールで一日を始めます。 朝の ToDo メール には期限切れの項目と今日が期限の項目が一覧表示され、何もない日は送信されません。通知設定を参照してください。
• 予定が入っていない商談を見つけます。 マイワーク のチームビューの 次のステップなし に、未完了のタスクも今後の予定もない進行中の商談が一覧表示されます。チームビューを参照してください。

例

Harbour Café Pte Ltd への現地訪問の後、Mei Tan はカフェの顧客レコードを開きます。その朝 Ahmad Salleh と電話で話した内容を連絡として記録し、Ahmad が選んだ色をメモに投稿し、修正した見積書を送るタスクを金曜日を期日として Marcus Tan 宛てに投稿して、@ で Marcus をメンションします。Marcus はそのタスクをメッセージセンターと マイワーク の 今後 7 日 で見つけます。カフェの顧客レコードを開いた人には、3 つすべてが表示されます。

回答を待っている見積書。 Mei は 10 月 5 日（月）に Harbour Café 宛ての QN-10000150 を送付済みにします。Lim & Co では見積書のフォローアップを 3 日に設定しているため、10 月 8 日（木）に、送付後にお客様との連絡がないことが Mei の ToDo に表示されます。Mei は Ahmad に電話し、見積書の 活動 タブで連絡を保存して、次の対応のタスクも作成 を選択し、期限を 10 月 12 日（月）にします。ToDo の項目は消え、新しいタスクが マイワーク の 今後 7 日 に表示されます。

よくある質問

• メモ、タスク、予定、連絡の違いは何ですか？ メモは覚えておくべきことの記録、タスクは誰かが完了させる作業、予定は現地訪問などのために確保した時間、連絡は電話、ビデオ、対面、メッセージ、メールでのやり取りの記録です。活動を参照してください。
• 顧客に投稿したメモは誰が閲覧できますか？ その顧客のレコードを閲覧できる全員と、活動で名前を挙げた人です。活動の 閲覧できる人 に、読める人がそれぞれの理由とともに一覧表示されます。活動を閲覧できる人を参照してください。
• 同僚をメンションすると、その同僚はお客様のレコードを閲覧できるようになりますか？ なりません。リンクしたレコードについて書かれた内容も含め、スレッド全体は読めますが、ロールで閲覧が許可されていないレコードは開けません。
• フォローアップしたのに、見積書が ToDo に残っているのはなぜですか？ 数えられるのは、連絡、またはお客様側の連絡先が出席する開始済みの予定だけで、見積書、その商談、またはその連絡先にリンクされている必要があります。メモ、顧客だけに記録した電話、お客様との連絡に数えない設定のサブタイプの連絡では完了しません。
• 通知メールを減らすにはどうすればよいですか？ 通知設定で、種類ごとに ダイジェスト または アプリ内のみ を選ぶか、おやすみ時間 を設定します。メッセージセンターにはすべて届きます。通知設定を参照してください。
• 削除された活動を元に戻せますか？ 戻せます。削除済みの項目としてタイムラインに残り、他の人のアクティビティを管理 の権限を持つ人が 復元 を選択できます。
• お客様をまたいだすべてのタスクはどこで確認できますか？ マイワーク で、期限切れ、今日、今後 7 日、待機中、期限なし に分けて、カレンダーとともに確認できます。マイワークを参照してください。

関連ページ

• 活動
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• 担当者と表示範囲