見積から入金までの流れとは何ですか？

お客様からの最初の問い合わせから銀行への入金までの一連の流れです。顧客と連絡先、見積書、請求書、入金、そして必要に応じてクレジットノートや返金と進みます。easySales では各段階が独自のレコードで、前の段階とつながっています。

見積書を送るのに商談は必要ですか？

いいえ。商談は任意で、案件の見積書をまとめてその段階を管理するものです。連絡先に直接見積もりや請求ができます。

販売はいつお客様の未払い額に計上されますか？

請求書を発行したときです。見積書、下書き、プロフォーマは計上されません。未回収残高を参照してください。

お客様が支払う金額はどの段階で確定しますか？

請求書を発行したときです。承諾済みの見積書は改訂でき、下書きの請求書も変更できます。発行後に請求額を減らせるのはクレジットノートだけです。

領収書、クレジットノート、返金の違いは何ですか？

領収書は入ってくるお金、クレジットノートは請求書の請求額を減らすもの、返金は出ていくお金です。クレジットノートを参照してください。

請求前に入金を記録できますか？

はい。前受金として、または返還するか没収するまで預かる保証金として記録します。保証金と前受金を参照してください。

見積から入金まで

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見積から入金までは、すべての販売でたどる流れです。お客様を登録し、提案し、請求し、代金を回収し、必要に応じて請求を訂正したり返金したりします。このページでは、各段階でどのレコードを使い、レコード同士がどのようにつながるかを説明します。

全体像

顧客はお客様の会社で、連絡先 は書類を受け取るその会社の担当者です。先に顧客を作成します。
商談は任意です。1 件の案件とその見積書をまとめます。
見積書 は提案です。これも任意で、直接請求することも、段階的に請求する場合に 1 件の見積書から複数の請求書を作成することもできます。
請求書 は、お客様が支払うべきものです。
領収書 は受け取ったお金を記録します。顧客に属するため、1 件の領収書でお客様の複数の請求書を支払うことができ、使われなかった金額は顧客に残ります。
クレジットノート は、1 件の発行済み請求書に対して発行し、その請求書を減額します。そこで使いきれなかったクレジットは、別の請求書に充当するか返金できます。
返金は、領収書の未消込額やクレジットノートの残高からお金を払い戻します。

しくみ

見積書は下書きとして始まり、確定すると見積番号が付きます。お客様が合意したら、見積書から請求書を作成します。明細行はコピーされます。

請求書が下書きの間は、何でも変更できます。発行すると請求書番号が付与され、金額がロックされます。以後、お客様の未回収額を変えるのは入金、クレジットノート、償却だけです。

入金があったら、入金を記録します。easySales はこれを領収書として記録します。1 件の領収書で複数の請求書を支払い、お客様がすでに持っているクレジットを使い、銀行手数料などの少額の差額も処理できます。残った金額は、後の請求書や返金のために顧客に残ります。

発行済みの請求書を訂正するには、請求書を編集するのではなくクレジットノートを発行します。これにより、お客様の書類と取引明細書の整合性が保たれます。

ポイント

発行済みの請求書の金額は編集できません。クレジットノートで訂正するか、請求書全体を取り消すべき場合は取り消します。
クレジットノートに残ったクレジットは充当するか返金するか、領収書に残った金額は消し込むか返金するかのどちらかで、両方はできません。
請求前に受け取ったお金は、前受金または保証金として記録できます。保証金と前受金を参照してください。
お客様が今後も支払わない請求書は、クレジットするのではなく貸倒処理します。お客様の支払義務は残ります。

用語

顧客 / 連絡先：お客様の会社と、その担当者です。
商談：案件をまとめる任意の入れ物です。
見積書：何をどのような条件で提供するかを示す提案です。
請求書：確定した販売について支払いを求める書類です。
領収書 / 未消込額：受け取ったお金と、そのうちまだどの請求書も支払っていない部分です。
未回収残高：入金とクレジットの後に、請求書でまだ未回収の額です。
クレジットノート / 返金：発行済みの請求書を減額する書類と、払い戻すお金です。

よくある誤解

見積書を出しただけでは、お客様に支払義務は生じません。金額が発生するのは請求書を発行したときです。
領収書は 1 件の請求書に固定されておらず、残った金額が消えることもありません。
クレジットノートで請求書が消えることはありません。元の請求書は発行時のまま残り、訂正は番号付きの別の書類になります。
見積書や請求書の作成に商談は必須ではありません。

表示場所

まず顧客でお客様を、連絡先でその担当者を確認します。見積書、請求書、クレジットノートはサイドバーにそれぞれの項目があります。領収書は顧客の 領収書 タブにあり、各請求書の 入金とクレジット のセクションには、その請求書の入金とクレジットノートが一覧表示されます。

この仕組みの理由

段階ごとに独自の記録があります。 見積書は提案した内容、請求書はお客様の支払うべき額、領収書は受け取った額、クレジットノートは取り消した額を示します。どれもほかの記録を上書きしないため、数か月後でも記録だけで販売に関するどんな質問にも答えられます。

債務を生むのは発行済みの請求書だけです。 提案や下書きは作成と破棄を繰り返すものであり、どれもお客様の未払い額には表示されません。見積書をいくつ出していても、売掛金、取引明細書、経過日数の集計には実際に請求した額だけが表示されます。

お金は 1 件の請求書ではなく、顧客に属します。 お客様は端数のない金額で支払ったり、1 回の振込で複数の請求書を支払ったり、請求前に支払ったりします。領収書がお金を顧客に保持して振り分けるため、金額が請求書とちょうど一致しなくても何も失われません。

訂正は追加するもので、書き換えるものではありません。 クレジットノート、入金の削除、返金は、日付の付いた新しい手順です。お客様がすでに記帳した請求書はそのまま残り、訂正によって金額がいつ、なぜ変わったかがわかります。

効率よく使うコツ

見積書はお客様のページから作成します。 連絡先、顧客、商談の 新規見積書 では、お客様の情報が自動で入力されます。見積書の作成を参照してください。
請求書は見積書から作成します。 請求書を作成 では、明細行、連絡先、支払条件、取引条件が、全額または段階的にコピーされます。請求書の作成を参照してください。
1 件の領収書で複数の請求書を支払います。 請求書 の一覧で請求書にチェックを入れ、一覧の上のバーで 入金を記録 を選択します。入金の記録を参照してください。
段階的な請求は最初に計画します。 請求段階の計画で着手金、マイルストーン、期間を設定しておけば、各請求書をその行から作成できます。
督促の前に取引明細書を送ります。 顧客の 取引明細書 には、期間内のすべての請求書、入金、クレジットノートが記載され、PDF としてダウンロードできます。取引明細書を参照してください。

例

以下の金額はすべて GST 9% を含みます。

見積書から入金まで

Lim & Co は Harbour Café に照明コンサルティングを見積もります。8 時間、1 時間 SGD 150.00 で、SGD 1,200.00 と GST SGD 108.00、合計 SGD 1,308.00 です。小さな仕事 1 件の流れ全体は次のとおりです。

Mei Tan は見積書を QN-10000160 として確定し、PDF を送ります。カフェが合意したので、承諾を選択します。
請求書を作成 を選択し、全額のまま 請求書を作成 を選択します。下書きには同じ明細行と合計が入ります。発行を選択すると INV-10000351 になり、未入金 になります。
カフェが SGD 1,308.00 を振り込み、銀行が手数料 SGD 8.00 を差し引いたため、SGD 1,300.00 が着金します。Lim & Co の システム設定 → 入金と消込 の 入金1件あたりの銀行手数料の上限 は SGD 20.00 なので、この手数料を記録できます。
Mei は請求書で 入金を記録 を選択し、入金額 を SGD 1,308.00 のままにして、銀行手数料 に SGD 8.00 を入力します。着金額 は SGD 1,300.00 と表示されます。

お客様が全額を支払ったため、請求書は 入金済み になり、領収書には銀行が差し引いた SGD 8.00 が記録されます。見積書の 請求状況 カードには 全額請求済み と表示されます。

1 回の振込で 3 件の請求書

Harbour Café が 1 回の銀行振込で 3 件の請求書に対して SGD 4,000.00 を支払います。記録の方法と表示される内容は次のとおりです。

請求書 で Harbour Café の 3 件の請求書にチェックを入れ、一覧の上のバーで 入金を記録 を選択します。
入金額 に SGD 4,000.00 を入力し、日付と銀行の 参照番号 を入力します。easySales は、支払期日の早い請求書から順に金額を振り分けます。
入金を記録 を選択します。

請求書	入金前の未回収額	消込額	入金後
INV-10000071（期日が最も早い）	SGD 1,090.00	SGD 1,090.00	入金済み
INV-10000072	SGD 2,180.00	SGD 2,180.00	入金済み
INV-10000073	SGD 2,180.00	SGD 730.00	一部入金、未回収 SGD 1,450.00
合計		SGD 4,000.00	領収書 1 件、RCT-10000021

3 件の請求書の未回収額は 1,090.00 + 2,180.00 + 2,180.00 = SGD 5,450.00 でした。振込が SGD 5,500.00 だった場合は、3 件とも 入金済み になり、超過分の SGD 50.00 は未消込額として Harbour Café の顧客に残り、次の請求書や返金に使えます。

一部入金後の返品

North Point Clinic は、請求書 INV-10000080（SGD 2,000.00 と GST SGD 180.00、合計 SGD 2,180.00）のうち SGD 1,090.00 を支払済みです。クリニックが SGD 1,200.00 と GST SGD 108.00 の商品を返品します。返品をクレジットする方法と表示される内容は次のとおりです。

INV-10000080 を開き、入金とクレジット のセクションで クレジットノートを発行 を選択します。
理由で Goods returned（返品）を選び、返品された明細行（合計 SGD 1,308.00）を追加して 下書きを保存 を選択します。
発行を選択して確定します。

表示される内容	金額	理由
INV-10000080 に充当されたクレジット	SGD 1,090.00	請求書の未回収額の上限
INV-10000080 のステータス	入金済み	入金が決済に含まれているため
クレジットノートの残高	SGD 218.00	SGD 1,308.00 − SGD 1,090.00
返金できる上限	SGD 218.00	残りのクレジット、および請求書の入金額を超えない

請求書には「未回収はありません — この請求書のうち SGD 1,090.00 はクレジット処理されました。」とも表示されます。その後、SGD 218.00 をクリニックの次の請求書に充当するか、返金できます。請求書の一部が入金済みでもこのクレジットノートは発行できます。上限は、請求書の合計から発行済みのクレジットノートを差し引いた額です。

よくある質問

見積から入金までの流れとは何ですか？ お客様からの最初の問い合わせから銀行への入金までの一連の流れです。顧客と連絡先、見積書、請求書、入金、そして必要に応じてクレジットノートや返金と進みます。easySales では各段階が独自のレコードで、前の段階とつながっています。
見積書を送るのに商談は必要ですか？ いいえ。商談は任意で、案件の見積書をまとめてその段階を管理するものです。連絡先に直接見積もりや請求ができます。
販売はいつお客様の未払い額に計上されますか？ 請求書を発行したときです。見積書、下書き、プロフォーマは計上されません。未回収残高を参照してください。
お客様が支払う金額はどの段階で確定しますか？ 請求書を発行したときです。承諾済みの見積書は改訂でき、下書きの請求書も変更できます。発行後に請求額を減らせるのはクレジットノートだけです。
領収書、クレジットノート、返金の違いは何ですか？ 領収書は入ってくるお金、クレジットノートは請求書の請求額を減らすもの、返金は出ていくお金です。クレジットノートを参照してください。
請求前に入金を記録できますか？ はい。前受金として、または返還するか没収するまで預かる保証金として記録します。保証金と前受金を参照してください。