แก้ใบแจ้งหนี้ที่ออกผิดให้ถูกวิธี

ใบแจ้งหนี้ที่ผิดแก้ได้สี่วิธี และมีคำถามสองข้อที่ตัดสินว่าจะใช้วิธีใด คือ ใบแจ้งหนี้ออกแล้วหรือยัง และมีส่วนใดที่ยังถูกต้องอยู่หรือไม่ ตอบสองข้อนี้ก่อน แล้วการแก้ไขจะใช้เวลาเพียงหนึ่งนาที

วิธีทำ

1. ยังเป็นฉบับร่างอยู่หรือไม่? เลือก แก้ไข แก้ให้ถูกแล้วเลือก บันทึกใบแจ้งหนี้ หรือลบทิ้งด้วย ลบฉบับร่าง ในเมนู ··· ฉบับร่างมีเพียงเลขที่ชั่วคราว (proforma) จึงไม่มีอะไรตกค้าง
2. ออกแล้ว และผิดเฉพาะข้อมูลอ้างอิงหรือไม่? ชื่อใบแจ้งหนี้ เลขที่ใบสั่งซื้อของลูกค้า ข้อกำหนดและเงื่อนไข และ หมายเหตุ ยังเปลี่ยนได้ เลือก แก้ไข แก้ให้ถูกแล้วเลือก บันทึกใบแจ้งหนี้
3. ออกแล้ว และไม่ควรมีส่วนใดคงอยู่เลยหรือไม่? เช่น ออกผิดลูกค้า ออกซ้ำ หรือการขายล้มเลิก ให้เลือก ยกเลิกใบแจ้งหนี้ ในเมนู ··· easySales จะออกใบลดหนี้เต็มจำนวนของใบแจ้งหนี้ด้วยเหตุผล Reversal (กลับรายการ) และใบแจ้งหนี้จะเป็น ยกเลิกแล้ว หากงานนั้นยังต้องเรียกเก็บเงิน ให้ คัดลอก ใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกแล้วและแก้ไขใบที่คัดลอก
4. ออกแล้ว และผิดเพียงบางส่วน หรือได้รับเงินแล้วหรือไม่? เลือก ออกใบลดหนี้ ใต้ การรับชำระและเครดิต ในใบแจ้งหนี้ แล้วลดหนี้เฉพาะส่วนต่าง

ยกเลิกใบแจ้งหนี้ จะเป็นสีเทาตราบที่ใบแจ้งหนี้ยังมีการรับชำระ เครดิต ใบลดหนี้อื่นที่ออกแล้ว หรือการตัดหนี้สูญ ชี้ที่ปุ่มเพื่อดูว่าติดรายการใด

ทำไมจึงช่วยได้

ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วอาจถูกลงในสมุดบัญชีของลูกค้าและในแบบแสดงรายการภาษีของคุณแล้ว ใบลดหนี้ที่ลงวันที่จะแก้ไขโดยไม่เขียนทับ ใบแจ้งหนี้เดิม สมุดบัญชีของทั้งสองฝ่ายจึงยังตรงกัน และเลขที่ใบแจ้งหนี้ของคุณไม่ขาดช่วง การเลือกวิธีแก้ที่เล็กที่สุดยังทำให้ บันทึกเรียบร้อยด้วย การลดหนี้เฉพาะรายการที่ผิดทำให้ส่วนที่เหลือของใบแจ้งหนี้ยังคงอยู่ และเลขที่ใบสั่งซื้อที่ผิดก็ไม่ต้องใช้ใบลดหนี้เลย

ตัวอย่าง

Mei Tan ออก INV-10000362 ให้ Harbour Café สำหรับโคมไฟแขวน 5 ดวง ดวงละ SGD 180.00 แทนที่จะเป็น SGD 160.00 ตามที่ตกลงกันไว้ 5 × 180.00 = SGD 900.00 บวก GST 9% เป็นเงิน SGD 81.00 รวม SGD 981.00 ร้านกาแฟชำระเงินแล้ว เธอจึงยกเลิกใบแจ้งหนี้ไม่ได้

เธอเลือก ออกใบลดหนี้ และลดหนี้ 5 × SGD 20.00 = SGD 100.00 บวก GST SGD 9.00 รวม SGD 109.00 ยอดที่เรียกเก็บจากร้านกาแฟตอนนี้คือ 981.00 − 109.00 = SGD 872.00 ซึ่งเท่ากับ 5 × 160.00 = SGD 800.00 บวก GST SGD 72.00 ยอด SGD 109.00 จะคงอยู่เป็นเครดิตสำหรับใบแจ้งหนี้ใบถัดไปของร้านกาแฟ หรือ Mei คืนเงินให้

คำถามที่พบบ่อย

• ควรยกเลิกแล้วออกใหม่ หรือออกใบลดหนี้? ยกเลิกเมื่อใบแจ้งหนี้ผิดทั้งใบและยังไม่มีการชำระใด ๆ เช่น ออกผิดลูกค้า ออกใบลดหนี้เมื่อผิดเพียงบางส่วน หรือเมื่อได้รับเงินแล้ว
• เลขที่ใบสั่งซื้อผิด ต้องออกใบลดหนี้ไหม? ไม่ต้อง เลขที่ใบสั่งซื้อของลูกค้า ชื่อใบแจ้งหนี้ ข้อกำหนดและเงื่อนไข และ หมายเหตุ ยังแก้ไขได้หลังออกเอกสาร ส่วนที่ถูกล็อกคือ ผู้ติดต่อ สกุลเงิน รายการ วันที่ ภาษี และอัตราแลกเปลี่ยน
• ใบลดหนี้คืนเงินให้ลูกค้าไหม? ไม่ ใบลดหนี้ลดยอดที่ใบแจ้งหนี้เรียกเก็บ เงินจะกลับไปถึงลูกค้าเมื่อคุณบันทึกการคืนเงินเท่านั้น มิฉะนั้นให้นำเครดิตไปใช้กับใบแจ้งหนี้ใบอื่น ดูคืนเงินให้ลูกค้า

ที่เกี่ยวข้อง

• การแก้ไขข้อผิดพลาด
• ยกเลิกใบแจ้งหนี้
• แก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว
• สร้างใบลดหนี้