เลขที่เอกสาร

เอกสารแต่ละประเภทมีชุดเลขที่ของตนเอง เช่น INV- สำหรับใบแจ้งหนี้ ส่วน เลขที่เอกสาร กำหนดว่าเลขที่เหล่านั้น มีรูปแบบอย่างไร หน้านี้สำหรับผู้ที่ตั้งค่าบริษัท ดูการออกเอกสารและเลขที่ ว่าเอกสารแต่ละฉบับได้เลขที่เมื่อใด

ก่อนเริ่ม

• คุณต้องมีสิทธิ์ View (เปิดดู) ของ System (ระบบ) เพื่อดูส่วนนี้ และ Edit (แก้ไข) ของ System เพื่อเปลี่ยนแปลง หากไม่มี Edit ส่วนนี้จะดูได้อย่างเดียว
• ตัดสินใจเรื่องรูปแบบก่อน การเปลี่ยนแปลงมีผลตั้งแต่เอกสารฉบับถัดไป และเลขที่ที่ออกไปแล้วจะไม่เปลี่ยน ช่วงเวลาที่ดีที่สุดจึงเป็นก่อนออกเอกสารฉบับแรกของปีใหม่

ขั้นตอน

1. เลือก ตั้งค่าระบบ ในแถบด้านข้าง แล้วเลือก ข้อมูลบริษัท ใต้ องค์กร
2. เลื่อนลงไปที่ เลขที่เอกสาร ซึ่งมีหนึ่งบล็อกต่อเอกสารแต่ละประเภท ได้แก่ ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ และ สัญญาบริการ ประเภทที่โมดูลไม่ได้เปิดใช้สำหรับบริษัทของคุณ จะไม่มีบล็อก
3. ในบล็อกที่ต้องการ กรอก คำนำหน้า เช่น INV-
4. เลือก ส่วนวันที่ ได้แก่ ไม่มี ปี หรือ ปีและเดือน
5. กำหนด จำนวนหลัก ตั้งแต่ 3 ถึง 9
6. กำหนด เลขเริ่มต้น ซึ่งเป็นเลขแรกของชุดเลขใหม่
7. ตรวจสอบ เลขที่ถัดไป ข้างบล็อก ระหว่างที่ easySales คำนวณเลขที่ จะแสดง กำลังตรวจสอบ… ครู่หนึ่ง
8. เลือก บันทึก ในแถบที่ด้านล่างของหน้า

จะเกิดอะไรต่อ

• เอกสารประเภทนั้นฉบับถัดไปจะได้เลขที่ที่แสดงใต้ เลขที่ถัดไป เอกสารที่ออกไปแล้วยังคงใช้เลขที่เดิม
• หากเลือก ปี เลขที่จะเป็นแบบ INV-2026-0001 หากเลือก ปีและเดือน จะเป็นแบบ INV-202610-0001 ทุกปีหรือทุกเดือนใหม่จะเริ่มชุดเลขใหม่ที่ เลขเริ่มต้น
• การเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึกไว้ใน บันทึกการตรวจสอบ พร้อมค่าเดิมและค่าใหม่

กฎที่ควรรู้

• คำนำหน้าแต่ละแบบเป็นชุดเลขของตัวเอง โดยนับรวมส่วนวันที่ด้วย ชุดเลขที่เริ่มใช้แล้วจะต่อจากเลขที่แสดงไว้ และ เลขเริ่มต้น มีผลกับชุดเลขใหม่ชุดถัดไปเท่านั้น บล็อกจะแจ้งว่า ชุดเลขนี้เริ่มใช้แล้วและจะต่อจากเลขที่แสดงไว้ เลขเริ่มต้นจะใช้กับชุดใหม่ชุดถัดไป
• ใบสั่งซื้อและใบส่งของจะต่อจากเลขที่สูงสุดเสมอ ที่เอกสารประเภทนั้นฉบับใด ๆ มีอยู่แล้วภายใต้คำนำหน้านั้น ชุดเลขใหม่จึงไม่ซ้ำเลขที่เดิม และการบันทึกการตั้งค่าไม่ทำให้ชุดเลขใหม่เริ่มเร็วเกินไป
• ชุดเลขที่ใช้จำนวนหลักจนหมดจะต่อด้วยเลขที่ยาวขึ้นหนึ่งหลัก คำนำหน้าและส่วนวันที่ยังคงเดิม และบล็อกจะแจ้งว่า ชุดเลขนี้เกินเลขสุดท้ายที่จำนวนหลักรองรับแล้ว เลขที่จึงยาวขึ้น คำนำหน้าและส่วนวันที่ยังคงเดิม
• คำนำหน้า ต้องขึ้นต้นด้วยตัวอักษรและยาวไม่เกิน 16 อักขระ ได้แก่ ตัวอักษร ตัวเลข 1 ถึง 9 และ - / . ห้ามมี 0 เพราะ 0 จะถูกอ่านเป็นส่วนหนึ่งของตัวเลข และห้ามมี YY MM หรือ DD ตัวพิมพ์ใหญ่ เพราะจะถูกอ่านเป็นวันที่ เมื่อใช้ส่วนวันที่ คำนำหน้าต้องไม่ลงท้ายด้วย Y ตัวพิมพ์ใหญ่ ช่องนั้นจะบอกว่าต้องแก้ไขอะไร
• เอกสารสองประเภทใช้คำนำหน้าเดียวกันไม่ได้ และนับรวมคำนำหน้ารหัสลูกค้าด้วย ใบแจ้งหนี้กับใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง และใบเสนอราคากับใบเสนอราคาฉบับร่าง เก็บอยู่ในรายการเดียวกัน คำนำหน้าของแต่ละคู่จึงขึ้นต้นด้วยคำนำหน้าของอีกฝ่ายไม่ได้ หากคำนำหน้าซ้ำกัน ระบบจะไม่บันทึกและแสดงข้อความที่ระบุเอกสารอีกประเภทหนึ่ง
• เลขที่มาตรฐาน เช่น INV-10000001 จะแสดงเป็นคำนำหน้า INV-1 กับตัวเลขเจ็ดหลัก
• รูปแบบกำหนดเอง บางบริษัทมีรูปแบบที่แสดงแยกเป็นช่องไม่ได้ บล็อกของรูปแบบนั้นจะแสดงแท็ก รูปแบบกำหนดเอง และ รูปแบบ และยังใช้งานได้ตามเดิม เลือก ใช้รูปแบบมาตรฐาน เพื่อเปลี่ยนไปใช้ช่องแยก หรือเลือก คงรูปแบบกำหนดเองไว้ เพื่อย้อนกลับก่อนบันทึก
• เลขที่ที่กำหนดเองไม่ได้ ใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง (ใบแจ้งหนี้ชั่วคราว) ใบเสนอราคาฉบับร่าง การคืนเงิน และการริบเงินประกัน ยังคงใช้เลขที่ของตัวเอง
• หาก เลขที่ถัดไป แสดง ไม่พบเลขที่ว่าง ให้เลือกจำนวนหลัก ส่วนวันที่ หรือคำนำหน้าอื่น
• รหัสลูกค้า ตั้งค่าได้ใต้ การกำหนดเลขลูกค้าและข้อมูลส่วนบุคคล ในหน้าเดียวกัน ลูกค้าใหม่จะได้รหัสที่ขึ้นต้นด้วย คำนำหน้ารหัสลูกค้า ตามด้วยตัวเลขห้าหลัก เช่น C-00001 คำนำหน้านี้ยาวได้ไม่เกินสิบอักขระ ได้แก่ ตัวอักษร และ - _ / . โดยต้องขึ้นต้นด้วยตัวอักษร

ทำไมจึงทำงานแบบนี้

เลขที่ที่ออกไปแล้วจะไม่เปลี่ยน ลูกค้า นักบัญชี และหน่วยงานภาษีของคุณอ้างอิงเอกสารด้วยเลขที่ หากเปลี่ยนเลขที่ของใบแจ้งหนี้ ที่ลูกค้าเก็บเข้าแฟ้มไปแล้ว การอ้างอิงทั้งหมดเหล่านั้นจะใช้ไม่ได้ รูปแบบใหม่จึงมีผลตั้งแต่เอกสารฉบับถัดไปเท่านั้น

เอกสารสองฉบับไม่มีวันใช้เลขที่เดียวกัน เอกสารได้เลขที่เมื่อกลายเป็นเอกสารฉบับจริง คือใบแจ้งหนี้เมื่อออกเอกสาร และใบเสร็จรับเงินเมื่อบันทึก และ easySales จะตรวจสอบว่าเลขนั้นยังว่างอยู่ก่อนใช้ ผู้ที่ตรวจสอบบัญชีของคุณจึงตามเลขที่แต่ละเลข ไปยังเอกสารได้เพียงฉบับเดียว นี่คือเหตุผลที่ใบสั่งซื้อและใบส่งของข้ามเลขที่ที่มีการใช้แล้วภายใต้คำนำหน้านั้นด้วย

เอกสารสองประเภทใช้คำนำหน้าเดียวกันไม่ได้ หากใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ใช้ INV- ทั้งคู่ เอกสารทั้งสองจะแย่งเลขที่ชุดเดียวกัน และผู้อ่านจะแยกไม่ออกว่าเป็นเอกสารประเภทใด การปฏิเสธคำนำหน้าที่ซ้ำกันตั้งแต่ตอนบันทึกทำให้เลขที่ทุกเลขชี้ไปยังเอกสารเพียงฉบับเดียว

ส่วนวันที่ช่วยเริ่มนับใหม่ให้คุณ เมื่อเลือก ปี หรือ ปีและเดือน เอกสารของแต่ละช่วงจะเริ่มนับใหม่ที่ เลขเริ่มต้น INV-2027-0001 จึงเห็นได้ชัดว่าเป็นใบแจ้งหนี้ฉบับแรกของปี 2027 และไม่ต้องมีใครเริ่มชุดเลขใหม่เอง

ทำงานให้เร็วขึ้น

• ให้เลขที่ถัดไปช่วยตรวจสอบ เลขที่ถัดไป แสดงเลขที่ที่เอกสารฉบับถัดไปจะได้จริงตามค่าที่คุณพิมพ์ไว้ก่อนบันทึก จึงเห็นคำนำหน้าที่พิมพ์ผิดได้ทันที
• ใช้ส่วนวันที่แทนการตั้งใหม่ทุกปี ปี จะเริ่มชุดเลขใหม่ทุกวันที่ 1 มกราคม โดยคุณไม่ต้องเปลี่ยนอะไร ดูการออกเอกสารและเลขที่
• เปลี่ยนทุกประเภทในการบันทึกครั้งเดียว ทุกบล็อกอยู่ในหน้าเดียวกัน คุณจึงตั้งค่าใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา และใบเสร็จรับเงิน พร้อมกันแล้วเลือก บันทึก ครั้งเดียว
• เปิดส่วนนี้จากแดชบอร์ด สำหรับผู้ดูแลระบบของบริษัทใหม่ ขั้นตอน ตรวจสอบเลขที่เอกสาร ใน เริ่มต้นใช้งาน easySales บนแดชบอร์ด มี เปิดเลขที่เอกสาร ซึ่งเปิดส่วนนี้โดยตรง และ ใช้ค่าเริ่มต้น ซึ่งทำเครื่องหมายว่าขั้นตอนนี้เสร็จแล้ว

ตัวอย่าง

Lim & Co ต้องการให้เลขที่ใบแจ้งหนี้แสดงปี ใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้วมีเลขที่ตั้งแต่ INV-10000001 ถึง INV-10000042

1. Mei Tan เปิด ตั้งค่าระบบ → ข้อมูลบริษัท แล้วเลื่อนลงไปที่ เลขที่เอกสาร
2. ในบล็อก ใบแจ้งหนี้ เธอเปลี่ยน คำนำหน้า เป็น INV- เลือก ปี กำหนด จำนวนหลัก เป็น 4 และคง เลขเริ่มต้น ไว้ที่ 1
3. เลขที่ถัดไป แสดง INV-2026-0001 เธอเลือก บันทึก

ใบแจ้งหนี้ฉบับถัดไปที่ Lim & Co ออกคือ INV-2026-0001 ใบแจ้งหนี้ 42 ฉบับก่อนหน้ายังคงใช้เลขที่เดิม และในวันที่ 1 มกราคม ชุดเลขจะเริ่มใหม่ที่ INV-2027-0001

ต่อจากเลขที่ชุดเดิมของคุณ สมมติว่า Lim & Co ออกใบแจ้งหนี้จากสเปรดชีตจนถึงเดือนตุลาคม 2026 และใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้ายในนั้นคือ LC-2026-0187 Mei ตั้งบล็อก ใบแจ้งหนี้ เป็น คำนำหน้า LC- ปี 4 หลัก และ เลขเริ่มต้น 188 และ เลขที่ถัดไป แสดง LC-2026-0188 หลังจากออกใบแจ้งหนี้ฉบับแรกแล้ว ชุดเลขปี 2026 ถือว่าเริ่มใช้แล้ว เธอจึงตั้ง เลขเริ่มต้น กลับเป็น 1 บล็อกยืนยันว่าชุดเลขจะต่อไป และ LC-2027-0001 จะเปิดปีใหม่

คำนำหน้าที่ซ้ำกัน Mei ลองใช้ C- เป็นคำนำหน้าใบลดหนี้ แต่รหัสลูกค้าของ Lim & Co ใช้ C- อยู่แล้ว บันทึก จึงถูกปฏิเสธ พร้อมข้อความที่ระบุรหัสลูกค้า เธอจึงใช้ CN- แทน

คำถามที่พบบ่อย

• เปลี่ยนเลขที่ใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้วได้ไหม? ไม่ได้ เลขที่ที่ออกแล้วจะไม่เปลี่ยน รูปแบบใหม่มีผลตั้งแต่เอกสารฉบับถัดไป ดูการออกเอกสารและเลขที่
• จะเริ่มเลขที่ใบแจ้งหนี้จากเลขที่ต้องการได้อย่างไร? กำหนด เลขเริ่มต้น สำหรับชุดเลขใหม่ เช่น คำนำหน้าใหม่หรือปีใหม่ ชุดเลขที่เริ่มใช้แล้วจะต่อจากเลขสุดท้ายของชุดนั้น
• จะใส่ปีในเลขที่ใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร? เลือก ปี เป็น ส่วนวันที่ เลขที่จะเป็นแบบ INV-2026-0001 และเริ่มนับใหม่ทุกวันที่ 1 มกราคม
• ทำไมเลขเริ่มต้นใหม่จึงไม่มีผล? ชุดเลขที่มีคำนำหน้าและส่วนวันที่นั้นเริ่มใช้แล้ว จึงนับต่อไป เลขเริ่มต้น มีผลกับชุดเลขใหม่ชุดถัดไป
• ใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ใช้คำนำหน้าเดียวกันได้ไหม? ไม่ได้ เอกสารทุกประเภทต้องมีคำนำหน้าของตัวเอง และนับรวมคำนำหน้ารหัสลูกค้าด้วย
• จะเปลี่ยนคำนำหน้ารหัสลูกค้าได้อย่างไร? เปลี่ยน คำนำหน้ารหัสลูกค้า ใต้ การกำหนดเลขลูกค้าและข้อมูลส่วนบุคคล ในหน้าเดียวกัน ลูกค้าใหม่จะได้คำนำหน้านี้ตามด้วยตัวเลขห้าหลัก เช่น C-00001
• เมื่อเลขที่ถึงเลขสุดท้ายที่จำนวนหลักรองรับแล้วจะเกิดอะไรขึ้น? ชุดเลขจะต่อด้วยเลขที่ยาวขึ้นหนึ่งหลัก โดยคำนำหน้าและส่วนวันที่ยังคงเดิม

เกี่ยวข้อง

• การออกเอกสารและเลขที่
• ตั้งค่าระบบ
• ข้อมูลบริษัท
• การตรวจสอบและประวัติ
• การเก็บรักษาเอกสาร