Rekod perbezaan bayaran

Apabila wang yang diterima tidak tepat seperti yang diminta oleh invois, selesaikan perbezaannya pada resit yang sama, di bawah Perbezaan bayaran.

Sebelum anda mula

• Caj bank: sesiapa yang boleh merekod bayaran itu.
• Hapus kira kecil: Edit bagi Invoice (invois) ditetapkan kepada All records (semua rekod), dan kebenaran Hapus kira perbezaan bayaran kecil dalam peranan anda.
• Diskaun bayaran awal: Add (tambah) dan Edit bagi Credit Note (nota kredit), kerana ia mengeluarkan nota kredit.

Pentadbir anda menetapkan Had caj bank bagi setiap resit dan Had hapus kira kecil bagi setiap invois di bawah Tetapan sistem → Resit & hapus kira; had 0 mematikan perbezaan itu.

Langkah

1. Dalam dialog Rekod resit, masukkan bayaran dan tandakan invois yang dibayarnya.
2. Jika bank menolak caj, taipkannya dalam Caj bank. Kekalkan Amaun diterima pada amaun yang dibayar oleh pelanggan; Amaun bersih di bank menunjukkan amaun yang masuk ke bank anda.
3. Jika bayaran meninggalkan baki pada invois, ia dipaparkan di bawah Baki kecil yang tinggal. Tandakannya dan pilih Pembundaran, Kurang bayar atau Diskaun bayaran awal.
4. Bagi diskaun, semak nota kredit yang ditunjukkan oleh baris itu, seperti “Nota kredit 20.00 + cukai 1.80 = 21.80”.
5. Pilih Rekod resit.

Apa yang berlaku seterusnya

• Caj bank menjadikan invois dijelaskan dengan amaun penuh yang diterima; resit menunjukkan caj itu dan angka Amaun bersih di bank.
• Hapus kira menjelaskan baki tanpa dokumen. Invois berstatus Dibayar, jumlahnya menunjukkan baris Dihapus kira, dan penyata pelanggan menunjukkan pelarasan.
• Diskaun bayaran awal mengeluarkan nota kredit bagi baki itu, dibahagikan mengikut kadar cukai invois supaya GST turut berkurang, dan menggunakannya pada invois.

Resit menyenaraikan setiap perbezaan di bawah Perbezaan bayaran, bersama siapa yang merekodkannya.

Buat asal perbezaan

• Hapus kira: pilih Buat asal padanya dalam resit, dengan sebab. Invois berhutang amaun itu semula.
• Diskaun: batalkan nota kreditnya pada halaman invois. Sehingga itu, resit tidak boleh dibatalkan dan bayarannya tidak boleh dialih keluar.
• Caj bank: batalkan resit jika bayaran tersilap direkodkan.

Eksport perbezaan

Pada senarai Invois, buka menu ··· dan pilih Perbezaan bayaran (CSV) di bawah Eksport. Pilih Tempoh dan pilih Muat turun CSV: setiap caj bank, hapus kira dan diskaun dalam tempoh itu, bersama resit, invois, nota kredit, siapa yang merekodkannya dan sebarang buat asal. Ia memerlukan View (lihat) bagi Invoice ditetapkan kepada All records.

Peraturan yang perlu diketahui

• Hapus kira tidak pernah mengubah GST yang dicaj; diskaun atau nota kredit mengubahnya.
• Had hapus kira mengira semua hapus kira pada invois itu bersama-sama. Baki yang melebihinya masih boleh diambil sebagai diskaun bayaran awal.
• Perbezaan yang melebihi hadnya ditolak, bukan dihantar untuk kelulusan.
• Caj bank mesti kurang daripada amaun diterima. Pada resit dalam mata wang asing, amaun dalam mata wang utama anda ialah apa yang sampai ke bank selepas caj, dan ia wajib.

Mengapa ia berfungsi begini

Pelanggan membayar amaun penuh, walaupun bank anda menyimpan sebahagiannya. Apabila bank mengambil caj, pelanggan tetap telah menghantar apa yang diminta oleh invois. Merekod caj itu sebagai caj bank menjelaskan invois mereka sepenuhnya dan menunjukkan kos sebenar anda, dan bukannya meninggalkan mereka berhutang baki yang bukan berpunca daripada mereka.

Hapus kira bukan potongan harga. Pembundaran dan kurang bayar yang kecil dihapus kira tanpa dokumen, jadi GST yang anda caj kekal seperti asal dan invois cukai pelanggan masih sah. Diskaun yang layak diterima oleh pelanggan memang menurunkan harga, jadi ia ialah nota kredit yang turut mengurangkan GST.

Had memastikan perkara kecil kekal kecil. Hapus kira tidak memerlukan kelulusan dan tidak mengeluarkan dokumen, jadi ia dihadkan bagi setiap invois. Apa-apa yang melebihi had mesti menjadi nota kredit atau dikutip, yang memastikan perubahan harga sebenar dapat dilihat oleh pelanggan dan akauntan anda.

Setiap perbezaan ada nama padanya. Resit dan CSV menunjukkan siapa yang merekod setiap caj bank, hapus kira dan diskaun, serta sebarang buat asal. Pada akhir bulan anda boleh menyelaraskan akaun caj bank anda dan menyemak hapus kira tanpa perlu bertanya-tanya.

Bekerja lebih pantas

• Biarkan dialog membuat pengiraan. Taip caj dalam Caj bank; Amaun bersih di bank menunjukkan angka untuk dipadankan dengan penyata bank anda.
• Jelaskan sen dalam langkah yang sama. Beberapa sen yang ditinggalkan oleh pembundaran dipaparkan di bawah Baki kecil yang tinggal; tandakannya dan pilih Pembundaran sebelum anda menyimpan.
• Semak diskaun sebelum anda menyimpan. Baris itu mempratonton amaun bersih, cukai dan jumlah nota kredit, jadi GST betul pada kali pertama.
• Tetapkan had sekali sahaja. Pentadbir anda menetapkan kedua-dua had di bawah Tetapan sistem → Resit & hapus kira. Lihat Tetapan Sistem.
• Eksport untuk akauntan anda. Perbezaan bayaran (CSV) menyenaraikan setiap perbezaan dalam sesuatu tempoh, sedia untuk akaun caj bank dan hapus kira anda.

Contoh

Invois Lim & Co INV-10000050 kepada Harbour Café ialah SGD 1,000.00 serta GST SGD 90.00: SGD 1,090.00. Had ditetapkan pada nilai lalai, SGD 50.00 bagi setiap resit dan SGD 5.00 bagi setiap invois.

Kafe membayar	Apa yang direkodkan oleh Mei Tan	Hasil
SGD 1,090.00, bank mengambil SGD 15.00	Caj bank 15.00; Amaun bersih di bank 1,075.00	Dibayar; tiada hapus kira
SGD 1,089.97	Tandakan baki SGD 0.03, Pembundaran	Dibayar; Dihapus kira SGD 0.03
SGD 1,068.20, mengambil diskaun 2%	Tandakan baki SGD 21.80, Diskaun bayaran awal	Nota kredit 20.00 + GST 1.80 = 21.80; Dibayar

SGD 21.80 melebihi had hapus kira SGD 5.00, jadi baris itu hanya menawarkan diskaun. Nota kredit mengurangkan diskaun daripada harga dan GST: 21.80 × 100 ÷ 109 = 20.00, dan 21.80 × 9 ÷ 109 = 1.80.

Dua invois, satu kurang bayar. Harbour Café berhutang SGD 545.00 pada INV-10000056 dan SGD 327.00 pada INV-10000057, SGD 872.00 kesemuanya, dan memindahkan SGD 868.00. Mei merekod SGD 868.00 terhadap kedua-duanya. INV-10000056 perlu dibayar dahulu, jadi dialog memberikannya SGD 545.00 dan SGD 868.00 − SGD 545.00 = SGD 323.00 kepada INV-10000057, meninggalkan SGD 4.00 padanya. Amaun itu di bawah had SGD 5.00, jadi dia menandakannya sebagai Kurang bayar. Kedua-dua invois berstatus Dibayar, dan CSV bagi Oktober menyenaraikan satu hapus kira sebanyak SGD 4.00.

Soalan lazim

• Bagaimana saya merekod caj bank pada bayaran pelanggan? Taip caj dalam Caj bank dalam dialog Rekod resit, dan kekalkan Amaun diterima pada amaun yang dibayar oleh pelanggan.
• Pelanggan membayar kurang beberapa sen. Apa yang perlu saya buat? Tandakan baki di bawah Baki kecil yang tinggal dan pilih Pembundaran atau Kurang bayar. Ia dihapus kira dan invois berstatus Dibayar.
• Bagaimana saya merekod diskaun bayaran awal? Tandakan baki dan pilih Diskaun bayaran awal. Nota kredit baginya dikeluarkan dan digunakan pada invois.
• Mengapa saya tidak boleh menghapus kira baki itu? Ia melebihi Had hapus kira kecil bagi setiap invois, peranan anda tidak mempunyai Hapus kira perbezaan bayaran kecil, atau had ditetapkan kepada 0. Ambilnya sebagai diskaun atau keluarkan nota kredit.
• Adakah hapus kira mengubah GST pada invois? Tidak. Hanya diskaun atau nota kredit yang mengubahnya.
• Bagaimana saya membuat asal hapus kira? Pilih Buat asal padanya dalam resit dan berikan sebab. Invois berhutang amaun itu semula.
• Di mana saya melihat semua caj bank bagi sebulan? Eksport Perbezaan bayaran (CSV) daripada menu ··· senarai Invois bagi tempoh itu.

Berkaitan

• Rekod bayaran
• Resit
• Nota Kredit
• GST dan invois cukai