Apa yang perlu dibuat apabila pelanggan enggan membayar?

Ketahui sebabnya dahulu. Jika mereka mempertikaikan sebahagian kerja, persetujui nota kredit bagi bahagian itu; jika mereka kekurangan tunai, tawarkan pelan bayaran secara bertulis; jika mereka tidak mengendahkan anda, hantar notis akhir dengan tarikh dan kemudian dapatkan nasihat tentang surat tuntutan atau tuntutan mahkamah.

Bilakah saya patut menghapus kira hutang lapuk?

Apabila anda telah mengambil langkah yang munasabah dan hutang itu tidak dapat dikutip — perniagaan telah tutup atau tidak dapat dikesan, atau kos mengejarnya lebih tinggi daripada nilainya. Akauntan anda boleh memberitahu bila peraturan cukai anda membenarkan pelepasan. Lihat Susuli invois lewat tempoh.

Adakah hapus kira membatalkan hutang?

Tidak. Ia mengeluarkan amaun itu daripada akaun belum terima anda, tetapi pelanggan masih berhutang dan penyata mereka masih menunjukkannya. Jika mereka membayar kemudian, rekodkan pemulihan.

Patutkah saya membatalkan invois dan bukannya menghapus kiranya?

Tidak. Membatalkan bermaksud caj itu satu kesilapan dan mengeluarkan nota kredit kepada pelanggan. Hapus kira bermaksud caj itu betul tetapi tidak dapat dikutip. Lihat Membetulkan kesilapan.

Bolehkah saya mengenakan faedah atas bayaran lewat?

Nyatakan kadar bayaran lewat dalam terma sebut harga dan invois anda sebelum kerja bermula. Tanpanya, apa yang boleh anda tuntut bergantung pada undang-undang di tempat anda berniaga; rujuk peguam.

Bagaimana merekodkan pelan bayaran dalam easySales?

Rekodkan setiap ansuran sebagai bayaran pada invois apabila ia diterima, dan hantar tugasan untuk tarikh ansuran seterusnya. Lihat Rekod bayaran.

Adakah surat tuntutan sama dengan notis akhir?

Tidak sepenuhnya. Notis akhir ialah peringatan terakhir anda sendiri. Surat tuntutan menyatakan bahawa anda akan memulakan prosiding undang-undang jika tidak dibayar sebelum sesuatu tarikh; ia sering dihantar oleh peguam dan boleh menjadi penting di mahkamah. Rujuk peguam sebelum menghantarnya.

Hutang lama tertunggak

Salin untuk AI

Apabila invois sudah lewat lebih daripada sebulan dan peringatan mesra tidak berhasil, soalannya berubah daripada “adakah mereka terlupa?” kepada “adakah mereka akan membayar, dan bagaimana?”. Halaman ini menerangkan langkah di antara peringatan dan hapus kira: menangguhkan kerja, notis akhir, pelan bayaran dan, apabila tiada cara lain yang berhasil, menghapus kira hutang itu. Peringatan peringkat awal ada dalam Terima bayaran lebih cepat.

Ini ialah panduan umum, bukan nasihat undang-undang. Sebelum menghantar surat tuntutan, memfailkan tuntutan atau menggunakan agensi kutipan hutang, rujuk peguam, atau baca panduan yang diterbitkan oleh mahkamah atau tribunal tuntutan kecil di negara anda.

Amalan yang berkesan

Ketahui sebabnya sebelum mendesak dengan lebih kuat. Pelanggan yang senyap mungkin mempertikaikan kerja itu, menghadapi masalah aliran tunai, atau invois itu berada di tangan orang yang salah. Panggilan telefon kepada orang yang meluluskan bayaran akan memberitahu anda puncanya, dan setiap satu memerlukan jawapan yang berbeza.

Selesaikan pertikaian dengan nota kredit, bukan dengan menunggu. Jika sebahagian kerja salah atau lewat dan anda bersetuju untuk mengenakan caj yang lebih rendah, keluarkan nota kredit bagi bahagian itu. Pelanggan kemudian berhutang amaun yang jelas dan dipersetujui, dan tiada lagi alasan untuk menahan bakinya.

Tangguhkan kerja baharu selagi hutang belum dijelaskan. Menyiapkan kerja baharu untuk pelanggan yang tidak membayar menambah amaun yang berisiko. Beritahu mereka dengan jelas bahawa pesanan baharu akan menunggu sehingga akaun dikemas kini, dan persetujuinya dengan orang yang meluluskan diskaun dan kredit dalam syarikat anda.

Tawarkan pelan bayaran secara bertulis. Pelanggan yang kekurangan tunai mungkin sanggup membayar secara ansuran walaupun tidak mampu membayar keseluruhan amaun. Persetujui amaun dan tarikh secara bertulis, rekodkan setiap bayaran apabila diterima, dan buat susulan pada hari ansuran tidak dibayar.

Hantar notis akhir dengan tarikh. Notis akhir menyatakan amaun, invois yang terlibat, tarikh bayaran perlu diterima dan apa yang akan anda lakukan seterusnya jika bayaran tidak tiba. Sebut hanya langkah yang anda benar-benar bersedia untuk ambil.

Tahu bila perlu berhenti. Apabila perniagaan itu sudah tutup, tidak dapat dikesan, atau hutangnya lebih kecil daripada kos untuk mengejarnya, hapus kira hutang itu dalam buku akaun anda. Hapus kira tidak bermakna hutang itu dimaafkan: anda masih boleh mengutipnya jika pelanggan membayar kemudian.

Urutan yang munasabah: lewat 30 hari, telefon dan tangguhkan kerja baharu; 45 hari, hantar notis akhir; 60 hari, persetujui pelan bayaran atau dapatkan nasihat tentang surat tuntutan atau tuntutan mahkamah; selepas itu, tentukan sama ada hendak meneruskan tuntutan atau menghapus kira.

Cara dalam easySales

Lihat keseluruhan akaun. Buka rekod pelanggan. Kad Akaun Belum Terima menunjukkan Tertunggak, Lewat tempoh dan Umur hutang mengikut tarikh akhir — Semasa, 1–30, 31–60, 61–90 dan 90+ hari lewat tempoh. Lihat Susuli invois lewat tempoh.
Hantar penyata akaun bersama notis akhir. Penyata akaun pada rekod pelanggan memberikan PDF bagi setiap invois, bayaran dan kredit untuk Tempoh yang anda pilih, supaya pelanggan melihat angka yang sama dengan anda.
Rekodkan setiap panggilan dan surat. Log setiap panggilan sebagai komunikasi pada invois atau rekod pelanggan, dan setiap surat sebagai nota, bersama apa yang dipersetujui. Jika anda menghapus kira hutang itu kemudian, borang meminta Langkah yang diambil untuk menuntut hutang, dan rekod inilah jawapan anda. Lihat Acara dan komunikasi.
Tetapkan setiap tarikh ansuran. Hantar tugasan pada invois yang perlu dibuat pada tarikh ansuran seterusnya. Apabila wang diterima, rekodkan bayaran dan pilih Selesai & jadualkan seterusnya untuk menetapkan tarikh berikutnya. Invois berstatus Dibayar Sebahagian sehingga ia dijelaskan.
Betulkan amaun yang dipertikaikan dengan nota kredit bagi bahagian yang anda bersetuju untuk ditolak.
Hapus kira apa yang tidak dapat dikutip. Pada invois, pilih Hapus kira sebagai hutang lapuk… dalam menu ···, pilih Sebab, terangkan langkah yang telah anda ambil dan pilih Hapus kira. Panel Pelepasan cukai menunjukkan sama ada cukai ke atasnya mungkin boleh dituntut di bawah peraturan negara anda. Tiada nota kredit dikeluarkan dan pelanggan tidak dimaklumkan; penyata mereka masih menunjukkan hutang itu.
Jika mereka membayar juga akhirnya, pilih Rekod pemulihan pada tab Hutang lapuk invois itu.

Templat mesej

Skrip panggilan, lebih kurang 30 hari lewat

Selamat pagi, Tuan/Puan [Nama]. Saya Mei dari Lim & Co. Saya menelefon berkenaan invois INV-10000290 berjumlah SGD 1,090.00, yang tarikh akhir bayarannya pada 15 Ogos. Boleh saya tahu jika ada apa-apa yang menyebabkan bayaran tertangguh di pihak Tuan/Puan — mungkin ada pertanyaan tentang kerja, atau invois dihantar kepada orang yang salah? … Bilakah agaknya kami boleh menjangkakan bayaran?

Menangguhkan kerja baharu

Tuan/Puan [Nama],

Kami berbesar hati untuk memulakan fasa kedua. Walau bagaimanapun, memandangkan invois INV-10000290 dan INV-10000301 (berjumlah SGD 2,180.00) kini telah lewat tempoh lebih daripada 30 hari, kami akan menjadualkan kerja baharu sebaik sahaja akaun dikemas kini. Sekiranya bayaran agak sukar buat masa ini, mohon hubungi saya supaya kita dapat bersetuju dengan satu pelan bayaran.

Kerjasama pihak Tuan/Puan amatlah dihargai. Sekian, terima kasih.

Pelan bayaran, disahkan secara bertulis

Tuan/Puan [Nama],

Terima kasih kerana bersetuju dengan pelan berikut bagi baki tertunggak sebanyak SGD 2,180.00: SGD 730.00 selewat-lewatnya 31 Oktober, SGD 725.00 selewat-lewatnya 30 November dan SGD 725.00 selewat-lewatnya 31 Disember. Sekiranya mana-mana ansuran tidak dibayar, keseluruhan baki akan perlu dibayar serta-merta. Mohon balas e-mel ini untuk mengesahkan.

Sekian, terima kasih.

Notis akhir

Perkara: Notis akhir — Invois INV-10000290

Tuan/Puan [Nama],

Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk. Walaupun peringatan telah kami hantar pada 22 Ogos, 29 Ogos dan 14 September, invois INV-10000290 berjumlah SGD 1,090.00 masih belum dijelaskan. Mohon jelaskan jumlah penuh selewat-lewatnya 31 Oktober. Sekiranya kami tidak menerima bayaran atau maklum balas daripada pihak Tuan/Puan sebelum tarikh tersebut, kami akan mempertimbangkan langkah selanjutnya untuk menuntut hutang ini. Bersama-sama ini dilampirkan penyata akaun Tuan/Puan.

Sekian, terima kasih.

Soalan lazim

Apa yang perlu dibuat apabila pelanggan enggan membayar? Ketahui sebabnya dahulu. Jika mereka mempertikaikan sebahagian kerja, persetujui nota kredit bagi bahagian itu; jika mereka kekurangan tunai, tawarkan pelan bayaran secara bertulis; jika mereka tidak mengendahkan anda, hantar notis akhir dengan tarikh dan kemudian dapatkan nasihat tentang surat tuntutan atau tuntutan mahkamah.
Bilakah saya patut menghapus kira hutang lapuk? Apabila anda telah mengambil langkah yang munasabah dan hutang itu tidak dapat dikutip — perniagaan telah tutup atau tidak dapat dikesan, atau kos mengejarnya lebih tinggi daripada nilainya. Akauntan anda boleh memberitahu bila peraturan cukai anda membenarkan pelepasan. Lihat Susuli invois lewat tempoh.
Adakah hapus kira membatalkan hutang? Tidak. Ia mengeluarkan amaun itu daripada akaun belum terima anda, tetapi pelanggan masih berhutang dan penyata mereka masih menunjukkannya. Jika mereka membayar kemudian, rekodkan pemulihan.
Patutkah saya membatalkan invois dan bukannya menghapus kiranya? Tidak. Membatalkan bermaksud caj itu satu kesilapan dan mengeluarkan nota kredit kepada pelanggan. Hapus kira bermaksud caj itu betul tetapi tidak dapat dikutip. Lihat Membetulkan kesilapan.
Bolehkah saya mengenakan faedah atas bayaran lewat? Nyatakan kadar bayaran lewat dalam terma sebut harga dan invois anda sebelum kerja bermula. Tanpanya, apa yang boleh anda tuntut bergantung pada undang-undang di tempat anda berniaga; rujuk peguam.
Bagaimana merekodkan pelan bayaran dalam easySales? Rekodkan setiap ansuran sebagai bayaran pada invois apabila ia diterima, dan hantar tugasan untuk tarikh ansuran seterusnya. Lihat Rekod bayaran.
Adakah surat tuntutan sama dengan notis akhir? Tidak sepenuhnya. Notis akhir ialah peringatan terakhir anda sendiri. Surat tuntutan menyatakan bahawa anda akan memulakan prosiding undang-undang jika tidak dibayar sebelum sesuatu tarikh; ia sering dihantar oleh peguam dan boleh menjadi penting di mahkamah. Rujuk peguam sebelum menghantarnya.