Import pelanggan daripada hamparan

Pelanggan anda tersimpan dalam hamparan dan anda tidak mahu menaipnya semula. Import data membawa mereka masuk, menyemak setiap baris sebelum menyimpan dan membolehkan anda membatalkan import itu.

Cara melakukannya

1. Bahagikan fail kepada dua. Satu helaian syarikat, satu baris bagi setiap syarikat; satu helaian orang, dengan lajur yang menamakan syarikat setiap orang tepat seperti ejaannya pada helaian syarikat. Letakkan pengepala pada baris atas, dan setiap senarai pada helaian pertama failnya sendiri.
2. Gunakan pengepala yang ringkas. “Company”, “UEN”, “Country”, “Tel”, “Handphone”, “Email” dan “Salesperson” dipadankan secara automatik. Sel jurujual menerima nama log masuk, e-mel atau nama pengguna yang aktif; sel kosong menjadikan rekod itu milik anda.
3. Import syarikat dahulu. Buka Tetapan sistem → Import data, pilih Pelanggan, pilih Teruskan dengan Pelanggan dan lepaskan fail pada halaman. Semak setiap lajur di bawah Import sebagai, kemudian pilih Pratonton import.
4. Baca pratonton. Baris di bawah Pendua sepadan dengan rekod sedia ada atau baris sebelumnya dan dilangkau; baris di bawah Perlu perhatian mempunyai ralat atau amaran. Pilih butang import, seperti Import 118 baris, dan biarkan halaman terbuka sehingga Import selesai dipaparkan.
5. Kemudian import orangnya sebagai Kenalan dengan cara yang sama. Lajur syarikat mereka memautkan setiap orang kepada pelanggan yang baru anda import.
6. Betulkan yang gagal. Fail ralat (.csv) hanya mengandungi baris yang mempunyai ralat beserta sebab bagi setiap satu. Betulkannya dan import fail itu.

Jika ada yang tidak kena, pilih Batalkan di sebelah import itu dalam Sejarah import, kemudian Batalkan import. Rekod yang belum diubah atau digunakan oleh sesiapa sejak itu dipadam.

Mengapa ia membantu

Fail sehingga 5,000 baris masuk sebagai satu import, dan tiada apa-apa disimpan sehingga anda melihat pratonton. Setiap baris disemak dengan peraturan yang sama seperti borang, jadi kesilapan menaip dibetulkan dalam hamparan dalam beberapa saat, bukan dalam rekod selepas itu.

Contoh

Lim & Co menyimpan 120 klien dalam clients.xlsx dan 260 orang dalam people.csv. Mei Tan mengimport klien dahulu: pratonton menunjukkan Akan dicipta 118 dan Pendua dilangkau 2, kerana Harbour Café dan seorang klien lain masing-masing muncul dua kali. Kemudian dia mengimport orangnya. Tiga baris mengeja kafe itu “Harbor Cafe”, yang tidak sepadan dengan mana-mana pelanggan, jadi baris itu masuk ke dalam Fail ralat (.csv); dia membetulkan ejaan itu dan mengimportnya.

Soalan lazim

• Apa yang perlu saya semak dalam hamparan dahulu? Ejaan nama syarikat pada helaian orang: orang yang syarikatnya tidak sepadan dengan mana-mana pelanggan yang boleh anda lihat tidak diimport. Semak juga bahawa setiap jurujual yang dinamakan masih pengguna yang aktif.
• Siapa boleh mengimport? Seseorang yang mempunyai kawalan Import data, serta Add (tambah) dan Edit (sunting) pada pelanggan atau kenalan. Delete (padam) diperlukan untuk membatalkannya.
• Bagaimana jika jurujual dalam fail saya telah meninggalkan syarikat? Baris itu ialah ralat, kerana pemilik mestilah pengguna yang aktif. Namakan rakan sekerja semasa, atau biarkan sel itu kosong untuk menjadikan rekod itu milik anda.

Berkaitan

• Import data
• Pelanggan dan kenalan
• Amaran pendua
• Cipta pelanggan