Medan sensitif

Peranan boleh membenarkan seseorang bekerja dengan rekod tetapi masih menyembunyikan sebahagian medannya: nombor telefon bimbit pelanggan, tarikh lahir kenalan, kos di sebalik sebut harga. Halaman ini untuk sesiapa yang menyediakan peranan; medan ini ditetapkan bagi setiap peranan, bukan bagi setiap pengguna.

Sebelum anda mula

Anda memerlukan kawalan Urus peranan tersuai untuk mengubah peranan. Bahagian Medan sensitif ialah sebahagian daripada peranan tersuai; peranan piawai tidak boleh diubah. Ia bergantung pada pelan anda: jika pelan anda tidak merangkuminya, bahagian ini tidak dipaparkan dan setiap orang yang boleh membuka rekod melihat semua medannya.

Langkah

1. Pilih Akaun Pengguna dalam bar sisi, kemudian tab Peranan, dan buka peranan tersuai, atau pilih Peranan baharu.
2. Tatal ke Medan sensitif. Setiap baris ialah satu kumpulan medan, dengan tahap Lihat dan Edit.
3. Bagi setiap kumpulan, tetapkan Lihat kepada Tiada akses, Semua rekod atau Rekod sendiri sahaja. Kos dan margin hanya menawarkan Tiada akses dan Semua rekod.
4. Tetapkan Edit dengan cara yang sama. Edit tidak pernah lebih luas daripada Lihat: apabila Lihat pada Tiada akses, Edit juga dimatikan.
5. Pilih Simpan perubahan, atau Cipta peranan bagi peranan baharu.

Lima kumpulan itu ialah:

Medan	Apa yang diliputi
Alamat e-mel	Alamat e-mel kenalan dan prospek
Nombor telefon	Telefon, telefon bimbit dan faks pelanggan, kenalan dan prospek
Alamat	Jalan, bandar, negeri dan poskod pelanggan, kenalan dan prospek; negara tidak dihadkan
Butiran peribadi	Jantina, tarikh lahir, bahasa, pendapatan, status perkahwinan dan anak kenalan
Kos dan margin	Kos produk, kos baris sebut harga, serta kos, keuntungan dan margin sebut harga dan peluang

Apa yang berlaku seterusnya

Perubahan berkuat kuasa apabila setiap pengguna peranan itu membuka rekod seterusnya. Bagi kumpulan yang tidak boleh dilihat:

• alamat e-mel hanya menunjukkan huruf pertama dan domainnya, seperti a***@acme.sg;
• nombor telefon menyembunyikan empat digit terakhirnya, seperti 9123 ****;
• baris alamat menunjukkan ****;
• butiran peribadi dan kos tidak ditunjukkan, dan borang menunjukkan Tersembunyi.

Bagi kumpulan yang boleh dilihat tetapi tidak boleh diedit, medan itu baca sahaja dan menunjukkan Peranan anda tidak boleh mengubah ini.

Peraturan yang perlu diketahui

• Rekod sendiri sahaja menggunakan tahap itu pada rekod milik pengguna; pada rekod lain, kumpulan itu dilindungi atau disembunyikan.
• Mencari, mengisih dan menapis mengikut sesuatu kumpulan memerlukan Lihat pada Semua rekod.
• Had yang sama terpakai dalam senarai, Eksport ke Excel, sembang AI, @easy dan aplikasi AI yang disambungkan.
• PDF sebut harga, invois dan nota kredit tidak terjejas: dokumen mencetak apa yang diperlukan pelanggan.
• Peranan baharu bermula dengan setiap kumpulan pada Semua rekod, jadi tiada apa yang disembunyikan sehingga anda mengubahnya.

Mengapa ia berfungsi begini

Akses kepada rekod bukan akses kepada segala-galanya di dalamnya. Jurujual memerlukan akaun pelanggan untuk membuat sebut harga, tetapi tidak semestinya alamat rumahnya atau margin urus niaga itu. Perlindungan mengekalkan cukup maklumat untuk mengenal pasti baris yang betul, seperti domain e-mel, tanpa mendedahkan butirannya.

Peraturan mengikut data, bukan skrin. Had yang sama terpakai di mana-mana sahaja rekod dibaca, termasuk eksport dan alat AI, jadi medan yang disembunyikan pada borang tidak boleh dibaca dengan cara lain.

Dokumen kekal lengkap. PDF dihantar kepada pelanggan, yang memerlukan alamat anda dan alamatnya sepenuhnya, jadi medan sensitif tidak pernah mengubah apa yang dicetak.

Bekerja lebih pantas

• Mulakan daripada peranan yang sedia ada. Salin daripada pada peranan baharu turut menyalin medan sensitifnya. Lihat Peranan dan kebenaran.
• Kekalkan kos bersama orang yang menetapkan harga. Tetapkan Kos dan margin kepada Tiada akses bagi peranan yang menjual tetapi tidak menetapkan harga. Lihat Kos dan margin kasar.
• Semak kebenaran sebelum anda memberikannya. Rujukan Kebenaran menyenaraikan setiap kebenaran mengikut nama.

Contoh

Lim & Co menyimpan kos untuk pengarah. Mei Tan menjual untuk Lim & Co dan membuat sebut harga setiap hari. Peranannya, Sales, mempunyai Quote pada Semua rekod, tetapi Kos dan margin pada Tiada akses. Pada sebut harga, dia melihat harga setiap baris dan jumlahnya, manakala kos setiap baris dan kos sebut harga menunjukkan Tersembunyi. Daniel Lim, seorang pengarah, kekal pada Semua rekod dan melihat kedua-duanya.

Pelanggan sendiri sahaja. Peranan separuh masa di Lim & Co mempunyai Lihat bagi Nombor telefon pada Rekod sendiri sahaja. Pada kenalan Harbour Café, yang dimilikinya, nombor telefon bimbit menunjukkan 9123 4567. Pada kenalan rakan sekerja, ia menunjukkan 9876 ****, dan dia tidak boleh mencari kenalan mengikut nombor telefon.

Soalan lazim

• Adakah menyembunyikan medan memadamkannya? Tidak. Nilainya kekal pada rekod; orang yang peranannya boleh melihatnya masih melihatnya sepenuhnya.
• Mengapa bahagian Medan sensitif tiada? Pelan anda tidak merangkuminya, atau anda sedang melihat peranan piawai, yang tidak boleh diubah.
• Adakah medan tersembunyi masih dicetak pada PDF? Ya. Medan sensitif tidak mengubah apa yang dicetak pada PDF sebut harga, invois atau nota kredit.
• Mengapa saya tidak boleh mencari mengikut nombor telefon? Mencari mengikut sesuatu kumpulan memerlukan Lihat pada Semua rekod dalam peranan anda.
• Adakah pembantu AI melihat medan tersembunyi? Tidak. Sembang AI, @easy dan aplikasi AI yang disambungkan membaca rekod dengan had yang sama seperti orang yang menggunakannya.
• Mengapa medan menunjukkan Peranan anda tidak boleh mengubah ini? Peranan anda boleh melihat kumpulan itu tetapi tidak boleh mengeditnya. Minta pentadbir mengubah Edit baginya.

Berkaitan

• Peranan dan kebenaran
• Peranan dan perkongsian
• Kebenaran
• Akaun Pengguna