送貨與發票

送貨單 是隨貨品一同送出的單據：記錄交了甚麼、交了多少、哪天交的。它只有數量，沒有價格、稅額和合計，而且是可選的。客戶的貨品分幾趟送出、客戶要簽收收到的貨品，或者你先送貨、後開票時，都可以使用送貨單。要建立送貨單，請參閱建立送貨單。

整體結構

送貨單有三種來源，來源決定它能交付甚麼：

• 發票。 你先開了票，現在送貨。每一行交付發票上某一行的一部分或全部，貨品已經由這張發票開票。
• 報價單。 你先送貨、後開票。每一行交付報價單上某一行的一部分或全部；之後你把其中一張或幾張送貨單生成一張發票。
• 獨立建立。 背後沒有任何單據：只有客戶、聯絡人，以及你輸入或從產品中選取的明細行。

對於有來源的明細行，easySales 記錄三個數字：來源行上的數量（已開票 或 報價數量）、所有送貨單已經佔用的數量（已送達）和還剩下的數量（剩餘）。新的送貨單最多只能取走剩餘的數量。草稿一儲存就計入：兩個人不可能同時把最後十個單位都送出去。

如何運作

狀態	含義	可以更改的內容
草稿	準備中，還沒有編號	所有內容；可以刪除
已開立	已有編號；單據隨貨品一起送出	明細行（在剩餘數量範圍內）、送貨地址、司機、車輛和日期
已送達	客戶已收到貨品	只有司機、車輛、備註和簽收人
已取消	已撤回；連同歷史一併保留	不能更改任何內容

開立會給送貨單編號和當天的日期，並按當時的資料固定客戶資料。取消已開立或已送達的送貨單，或刪除草稿，都會把它的數量退回來源單據，之後可以再次交付。

來自報價單的送貨單和獨立建立的送貨單，開票時方向相反：生成發票 把其中一張或幾張合成一張草稿發票，價格取自報價單或你的產品清單。每張送貨單會顯示它已開票多少：未開票、部分開票 或 已開票。

需要注意

• 來自發票的送貨單已經由那張發票開票，所以不會再次開票。
• 從設有開票計劃的報價單建立的送貨單為 僅送貨：由計劃中的發票為工作開票，送貨單只記錄交接。
• 貸項通知單不會改變發票上還剩多少沒有交付。發票附有貸項通知單時，你建立送貨單時 easySales 會提醒你，請核對數量。
• 取消由送貨單生成的發票後，這些送貨單的明細行恢復為未開票，可以重新開票。
• 送貨單 清單預設顯示最近 90 天的送貨單和所有草稿；清除 期間 即可看到更早的。
• 建立送貨單需要貴公司的方案包含開票功能。

詞彙

• 送貨單——已交付貨品的紀錄，有數量，沒有價格。
• 剩餘——來源行還需要交付的數量。
• 僅送貨——開票按報價單的開票計劃進行的送貨單。
• 簽收單——客戶簽署的送貨單，送達後附上。

常見誤解

• 「每張發票都需要送貨單。」不需要。送貨單是可選的，在有用的地方才用。
• 「草稿送貨單還不算數。」算。草稿在開立或刪除之前，一直預留它的數量。
• 「取消送貨單就會取消它的發票。」不會。已用 生成發票 生成發票的送貨單，要等那張發票被取消，或把這一行從發票中移除，才能取消。

在哪裏找到

在側欄選擇 送貨單。已開立的發票，以及 進行中 或 已接受 的報價單，在單據下方都有一張 送貨 卡片，顯示已送達和剩餘的數量。客戶頁面上有一個 送貨單 分頁，列出該客戶的送貨單。

為甚麼這樣設計

隨貨同行的單據上沒有價格。 簽收貨品的人——工地主管、倉務員——往往不是議定價格的人。送貨單上不顯示價格，便可以交給任何人簽收，而發票始終是唯一收費的單據。

數量一儲存便預留。 兩位同事為同一張訂單準備送貨時，後一位只能看到前一位沒有佔用的數量。剩餘 永遠是真正還剩下的，所以送出的數量不會超過已開票或已報價的數量。

無論先後，每件貨品只開一次票。 先開票後送貨的，不會再從送貨單開票；先送貨的，按實際送達的數量開票；屬於開票計劃的，由計劃開票。顧客不會為同一批貨被收兩次錢。

已開立的送貨單是取消，不是刪除。 一旦有了編號，單據可能已經在司機或顧客手上。取消會保留它的編號和歷史，你的編號沒有跳號，也能說明發生了甚麼，同時數量退回來源單據。

更有效率的做法

• 從發票或報價單開始。 在它的 送貨 卡片中選擇 建立送貨單，凡是仍有剩餘的明細行都會按剩餘數量勾選好；取消勾選今次不送的便可。參閱建立送貨單。
• 一星期的送貨一次過開票。 在清單中勾選這些送貨單，選擇 生成發票：一張草稿發票便把它們全部開票。參閱為已送達貨品開票。
• 當天的送貨一併標記送達。 在清單中勾選已開立的送貨單，選擇 標記為已送達；這需要 Delivery（送貨單）Edit（編輯）設為 全部記錄。參閱送貨單。
• 簽收單與送貨單放在一起。 送達後，上傳簽收單 可以附上已簽署的單據或它的相片，顧客問起時隨時可查。參閱開立與送達。
• 不必逐張打開也能看進度。 來源單據的 送貨 卡片列出它的送貨單，並顯示每一行的 已送達 和 剩餘。參閱送貨單。

例子

分兩趟交付一張發票。 Lim & Co 向 Harbour Café 開出的發票包括 10 張吧凳和安裝服務。第一輛貨車運走 6 張吧凳。Mei Tan 打開發票，在 送貨 卡片中選擇 建立送貨單，在吧凳一行的 本次送貨 中填入 6，取消勾選安裝服務，然後建立送貨單。卡片隨即顯示吧凳 已送達 6、剩餘 4（10 − 6）。下星期建立第二張送貨單時，可交付的就是剩下的 4 張吧凳和安裝服務。

先送貨，後開票。 Lim & Co 給 Orchard Dental 的報價單列有 4 個櫃子。星期一送出 2 個，星期四送出 2 個，分別記在從該報價單建立的兩張送貨單上。星期五，Daniel Lim 在 送貨單 清單中勾選這兩張送貨單，選擇 生成發票：一張草稿發票按報價單的價格為這 4 個櫃子開票。

開票計劃下的項目。 Lim & Co 給 Kai Wei Engineering 的報價單設有開票計劃：一筆訂金加兩期進度款。從它建立的送貨單顯示 僅送貨：由計劃中的發票為項目開票，送貨單只記錄運抵現場的貨品。

只為顧客留下的貨品開票。 Mei 用獨立建立的送貨單 DO-10000031 向 Harbour Café 送去 20 塊樣板磚。咖啡店留下 16 塊，退回 4 塊。Mei 在這張送貨單上選擇 生成發票，把 開票數量 改為 16。按產品標價 SGD 12.50 計算，草稿金額為 SGD 200.00（16 × 12.50）；加 9% GST（SGD 18.00）共 SGD 218.00。DO-10000031 現在顯示 部分開票，另外 4 塊留待以後開票。

到了門口才取消的送貨。 Daniel 從一張發票開立了送貨單 DO-10000034，送 3 盞燈，但貨車到達時顧客的工地關上了門。他取消 DO-10000034，原因填「Site closed」（工地關閉）。送貨單保留編號，發票的 送貨 卡片重新顯示這 3 盞燈為 剩餘，可以另開一張送貨單。

常見問題

• 每張發票都要開送貨單嗎？ 不用。送貨單是可選的。貨品分幾趟送、顧客要簽收，或先送貨後開票時才用。
• 一張訂單可以分幾次送貨嗎？ 可以。每張送貨單取走每一行的一部分，送貨 卡片顯示 已送達 和 剩餘。參閱建立送貨單。
• 為甚麼送貨單上沒有價格？ 它記錄交了甚麼貨，而不是收多少錢。價格、稅和合計都在發票上。
• 可以把幾張送貨單一併開一張發票嗎？ 可以，前提是它們屬於同一位顧客，並且全部來自同一張報價單，或者全部是獨立建立的。勾選它們，然後選擇 生成發票。參閱為已送達貨品開票。
• 送貨單開錯了怎樣撤銷？ 草稿可以直接刪除，已開立或已送達的則取消。兩種做法都會把數量退回來源單據。參閱開立與送達。
• 貸項通知單會減少剩餘要送的數量嗎？ 不會。發票附有貸項通知單時 easySales 會提醒你，請自行減少數量。
• 為甚麼找不到以前的送貨單？ 清單預設只顯示最近 90 天。清除 期間 即可看到所有日期。參閱送貨單。

相關內容

• 送貨單
• 建立送貨單
• 為已送達貨品開票
• 開票計劃