發佈活動

本頁說明如何在客戶紀錄上發佈活動，並把同事拉進來。活動之間如何配合，請參閱活動。

開始之前

• 你的角色需要在 活動 一行上有 檢視和發佈。只有 檢視 時，你可以閱讀活動，但不能發佈。
• 你可以在自己能看到的客戶、聯絡人、潛在客戶、商機、報價單或發票上發佈。
• 想清楚誰應該讀到它。紀錄上的活動對能看到該紀錄的所有人可見，再加上相關人員——請參閱誰能看到活動。

操作步驟

1. 打開活動所涉及的紀錄，選擇它的 活動 分頁。
2. 選擇 寫備註、新增任務、安排行程 或 記錄溝通，或在紀錄頁首的 記錄活動 下選擇其中一項。你仍然可以更改 類型——備註、任務、行程 或 溝通——如果貴公司有使用細分類型，亦可在旁邊選擇一個。
3. 任務或行程需要輸入 標題（必填）。然後寫 內容。
4. 要把同事拉進來，輸入 @ 和對方名字的開頭，然後從清單中選擇。
5. 要立即發電郵給這位同事，在 標記為緊急 下選擇該同事的 緊急：姓名 按鈕。
6. 要連結另一筆紀錄，輸入 # 和它的名稱或編號的開頭，然後選擇它。在客戶、聯絡人或商機上，同時連結 會列出它進行中的報價單和商機，一下就能選擇。
7. 要加入檔案，選擇 加入附件；要在內文中顯示圖片，選擇 加入圖片。
8. 查看關於被提及人員的警告（如有），然後選擇 發佈備註、發佈任務、安排行程 或 儲存溝通。

提及同事

一般提及會出現在同事的訊息中心中，是否發電郵由對方的通知設定決定。除非對方的設定另有規定，緊急提及會立即發電郵。在同一個整點小時內，你最多可以向每位同事發 3 次緊急提及：同一小時內的第 4 次會按一般提及發出。easySales 會在活動下方的訊息中告訴你這適用於哪些同事。

之後會發生甚麼

活動按由新到舊出現在該紀錄上，也出現在你用 # 連結的每一筆紀錄上。你提及的同事會在自己的訊息中心收到它。能看到該活動的人都可以在下方回覆。

回覆與修改

• 選擇活動下方的 回覆 即可回應。你可以編輯或刪除自己的回覆。
• 如果回覆或編輯加入了新的 @，會顯示「被 @ 的人都能看到整個話題，包括之前的回覆。」新的 # 連結會顯示「能看到你所連結記錄的人，都能看到整個話題。」
• 活動上的 ··· 選單會向寫它的人和擁有 管理他人的活動 的人提供 編輯 和 刪除。已刪除的活動會以已刪除項目的形式留在時間線上，只有擁有 管理他人的活動 的人可以 還原 它。
• 活動或回覆被編輯過之後，··· 選單中的 修改歷史 會列出它之前的版本。能閱讀該活動的人都可以打開這些版本。
• 備註的標題可有可無，要透過編輯備註來加上。要移除標題，清空後儲存即可。
• 活動上的 關注 會把它的回覆和更改發給你。你寫的、回覆過的活動，以及你被提及、被指派或被邀請的活動，你都會自動關注。
• 活動上的 誰能看到 會列出別人能閱讀它的原因：相關人員（逐一列出姓名），以及它所經過的紀錄、空間和上級。
• 要為一則訊息加表情回覆，把滑鼠移到訊息上，選擇 新增表情，再從六個表情中選一個；再選一次自己的表情即可收回。觸控螢幕上這個按鈕一直顯示。可以回覆的人都可以加表情，表情回覆不會發通知。

需要注意的規則

• AI 代某人發佈的活動或回覆，會在其姓名旁帶有一個標籤：由 @easy 發佈的顯示 內部 AI 助手；由對方自己連接的 AI 應用程式發佈的顯示 第三方 AI 和該連接的名稱。活動的修改歷史中也會顯示同一個標籤。
• 當你提及的人看不到你用 # 連結的某筆紀錄時，easySales 會提醒你並列出其姓名。對方仍會收到該活動，但看不到那筆紀錄。
• 沒有顯示名稱的同事，會顯示為其電郵地址中 @ 之前的部分。
• 緊急提及用於不能等的事。向同一位同事每小時超過 3 次後，它會按一般提及發出。
• 同事自己的設定仍然適用：對方可以關閉緊急電郵，而且 easySales 每小時最多向一個人發 6 封通知電郵，多出的要等下一輪。
• 內容最多 20,000 個字元。可以使用 粗體、列表、清單、斜體 和連結，但不支援表格和顏色。

為甚麼這樣設計

紀錄決定讀者。 把活動發佈在報價單上而不是私人訊息中，所有處理這張報價單的人現在和將來都能看到它。選擇紀錄就是選擇讀者，所以 easySales 請你先想清楚。

提及會分享整個話題。 被拉進對話的同事需要了解來龍去脈，所以提及讓他們也能閱讀之前的回覆。easySales 會在你發佈前提醒你，話題中較早的內容不會令你意外。

緊急有配額。 如果每個提及都可以是緊急，就沒有一個是真正緊急。每位同事每小時三次緊急提及的上限，令緊急電郵保持「現在就看」的意思，而怎樣聯絡你的同事，仍由對方自己的設定決定。

修改看得見。 編輯過的活動會顯示 已編輯，並在 修改歷史 中保留各個版本，所以回覆永遠不會在回應一段後來被悄悄改掉的文字。

更有效率的做法

• 從頁首記錄。 記錄活動 會按你選的種類打開表單並捲動到它，即使你在一筆長紀錄的底部。
• 用按鈕輸入 @ 和 #。 提及同事 和 連結記錄 會在游標位置插入符號；然後輸入名字的開頭即可。
• 在獨立頁面打開話題。 當活動在側邊面板中打開時——從 我的工作、日曆或訊息中心——在獨立頁面開啟 會給它一個網址，你可以把它傳給能看到它的同事。
• 在話題中問助手。 如果貴公司有使用，在活動中提及 @easy 來查詢這筆紀錄；答案會以回覆的形式發佈，話題中所有人都能閱讀。

例子

超過上限的緊急提及

下午 4:40，Marcus Tan 正在為 Harbour Café 完成一張報價單，需要 Siti Nadia 在咖啡店 5 時關門前確認木櫃枱的價錢。他在報價單上寫下 “@Siti Nadia can you confirm the counter price?”（可以確認櫃枱價錢嗎？），並選擇 緊急：Siti Nadia。他這一小時已經向 Siti 發過三次緊急提及，所以這個提及按一般提及發出，活動下方的訊息也這樣說明。它在 Siti 的訊息中心等着，是否發電郵視乎她的設定。於是 Marcus 直接致電 Siti，並把這通電話作為溝通記在報價單上。

別人看不到的連結

Mei Tan 在發票 INV-10000412 上發佈一則備註，並用 # 連結報價單 QN-10000233。她還提及了看不到這張報價單的 Priya Nair。發佈前，easySales 提醒 Priya 看不到 QN-10000233。Mei 仍然發佈，並把談妥的價錢寫進備註，讓 Priya 取得她需要的資料。

把同事拉進話題

Daniel Lim 回覆 Harbour Café 廚房翻新商機上的一個話題，並提及之前沒有參與的 Mei Tan。表單顯示「被 @ 的人都能看到整個話題，包括之前的回覆。」Daniel 讀過之前的回覆，沒有發現 Mei 不應看到的內容，於是選擇 回覆。Mei 在訊息中心收到提及，可以從頭閱讀整個話題，Daniel 不用再重複談妥的內容。

常見問題

• 在 easySales 怎樣提及同事？ 在內容中輸入 @ 和對方名字的開頭，或選擇 提及同事，然後選擇對方。對方會在訊息中心收到該活動。
• 把提及標為緊急有甚麼作用？ 它會立即發電郵給該同事，即使在對方的免打擾時段內也會發出，除非對方關閉了緊急電郵。每位同事每小時最多可以收到你三次緊急提及。
• 發佈後可以編輯或刪除活動嗎？ 可以，前提是你是作者或擁有 管理他人的活動。已刪除的活動會以已刪除項目的形式留在時間線上。
• 一則活動可以出現在多於一筆紀錄上嗎？ 可以。把它發佈在一筆紀錄上，再用 # 連結其他紀錄；它會出現在每一筆上。
• 活動上的「已編輯」是甚麼意思？ 有人在發佈後修改過它。··· 選單中的 修改歷史 會顯示每一個之前的版本。
• 活動的內容可以排版嗎？ 可以：粗體、斜體、列表、清單和連結。不支援表格和顏色。

相關內容

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• 誰能看到活動
• 訊息中心
• 通知設定