活動

活動是圍繞客戶和交易的跟進工作：說過甚麼、還有甚麼要做、約好了甚麼。你把活動發佈在它所涉及的紀錄上，或發佈在空間內，需要它的人就能在那裏、在自己的訊息中心和 我的工作 中找到它。

整體結構

活動有四種：

種類	用途	額外內容
備註	值得記住的事——談妥的條件、客戶的喜好	文字、檔案和圖片
任務	必須有人完成的工作	負責人、到期日、子任務，以及受阻時的 等待
行程	預約的時間——一次會議、一次實地視察	開始和結束時間、參與的同事，以及行程結束後的結果
溝通	與對方的一次聯絡——電話、視像、面談、訊息、電郵或其他方式	方式、方向和時長，以及可選的下一步任務

你可以把活動發佈在客戶、聯絡人、潛在客戶、商機、報價單或發票上，或發佈在空間內。同事在下方回覆。輸入 @ 提及一位同事，輸入 # 連結另一筆紀錄，這樣在兩處都能找到該活動。任務、行程和溝通還可以帶一個細分類型，例如實地視察，取自貴公司在 系統設定 → 活動類型 中維護的清單。

在哪裏找到

• 在紀錄上。 打開客戶、聯絡人、潛在客戶、商機、報價單或發票，選擇它的 活動 分頁。頂部有四個按鈕：寫備註、新增任務、安排行程 和 記錄溝通；紀錄頁首的 記錄活動 也提供同樣四項。下面按由新到舊列出活動和該紀錄的單據事件（已建立、已開立、已收款等）：顯示 為 全部 時，即將進行 列出未完成的任務和將來的行程，之後依次是 今天、本週 和 更早。顯示 可以把清單收窄為 全部、只看活動、備註、任務、行程 或 溝通，細分類型篩選（未選擇時顯示 全部細分類型）可以再進一步收窄；顯示較早 載入更多。客戶的分頁還會匯集其聯絡人、商機和單據上的活動。
• 在空間內。 在側邊欄選擇 空間，再選擇該空間。
• 你自己的工作。 側邊欄的這一組有 我的工作、日曆、團隊、空間 和 訊息中心。你的任務和行程匯集在我的工作中；同事發給你的內容會進入鈴鐺圖示後面的訊息中心。

你可以做甚麼

• 發佈活動、提及同事並連結紀錄。
• 用子任務和 等待 跟進任務。
• 記一則備註。
• 預約行程或記錄溝通，並記下結果。
• 在日曆上查看一週安排，包括團隊的時間和單據日期。
• 在寫敏感內容之前，查看誰能看到一則活動。

權限

你角色中的 活動 一行決定你能做甚麼：無權限、檢視 或 檢視和發佈。你亦必須能看到活動所在的紀錄。有些角色另外開啟了 管理他人的活動 開關，持有者可以編輯和刪除其他人寫的活動、還原已刪除的活動、把話題移到另一個空間，以及更改任何空間的成員。它不會開放任何僅成員可見的空間：持有者要像其他人一樣先加入。管理活動子類型 控制項讓持有者維護細分類型清單。請參閱角色與權限。

需要注意

• 打開舊活動模組中任務、備註、行程或通話記錄的舊連結，會顯示一個說明頁面；這些內容沒有移轉過來。舊網址 /tasks 和 /calendar 會轉到 我的工作 和日曆。
• 沒有顯示名稱的同事，會顯示為其電郵地址中 @ 之前的部分。

為甚麼這樣設計

跟進紀錄留在它所涉及的紀錄上。 下一個打開這個客戶或這張報價單的人——替你放假頂更的同事、你的主管、三個月後的你自己——不用問任何人，就能看到說過甚麼、約好了甚麼。一宗交易不再只靠某個人的記性或郵箱。

誰能讀到活動，取決於誰能看到紀錄。 活動的讀者來自它所在的紀錄或空間，所以一則關於客戶付款條件的備註，會送到負責這個客戶的人手上。不必另外維護一套權限；請參閱誰能看到活動。

單據和溝通在同一條時間線上。 紀錄自己的事件——已開立、已標記為已發送、已收款——和通話、備註排在一起。客戶對一筆收費或一張報價單有異議時，時間線能說明發過甚麼、說過甚麼、在甚麼時候。

修改都會留下痕跡。 編輯過的活動在 修改歷史 裏保留之前的版本，刪除的活動亦會以已刪除項目的形式留在時間線上。和客戶談妥的事，日後仍然可以核對。

更有效率的做法

• 從紀錄頁首開始。 記錄活動 會按你選的種類打開表單並捲動到它，無論你在頁面的哪個位置。請參閱發佈活動。
• 記錄通話時順手約好下一步。 記錄溝通時勾選 同時建立下一步任務。請參閱行程與溝通和跟進報價單。
• 用一張清單安排一天。 我的工作匯集你在所有紀錄和空間內的任務和行程。
• 關注一份單據。 商機、報價單或發票的 活動 分頁上的 關注，會在它開立、收款或階段變化時通知你。請參閱關注單據。
• 和團隊一起每週檢討。 團隊檢視列出沒有下一步的進行中商機；每週銷售檢討說明怎樣使用它。

例子

一個客戶，一條時間線。 Lim & Co 正在為 Harbour Café 翻新廚房。在這間咖啡店的客戶紀錄上，活動 分頁的 即將進行 裏是星期二的實地視察，下面是 Marcus Tan 和老闆的通話、Siti Nadia 記下的廚房尺寸備註，以及來自報價單本身的「報價單 QN-10000125 已標記為已發送」。星期五 Mei Tan 替 Marcus 頂更，她先從頭讀一遍這個分頁才致電咖啡店，並把自己的通話也記在這裏。

常見問題

• 哪些紀錄上可以記錄活動？ 客戶、聯絡人、潛在客戶、商機、報價單和發票都有 活動 分頁。不屬於任何客戶的工作請放在空間內。
• 客戶紀錄上能看到其聯絡人和商機的活動嗎？ 能。客戶的 活動 分頁還會匯集其聯絡人、商機和單據上的活動，以你有權看到的為限。
• 為甚麼紀錄上沒有活動分頁？ 你的角色在 活動 一行上是 無權限。請聯絡管理員。請參閱角色與權限。
• 為甚麼我能看活動，卻不能新增？ 你的角色在 活動 一行上是 檢視。發佈需要 檢視和發佈；沒有這項權限時，四個按鈕和 記錄活動 都不會顯示。
• 活動的細分類型是甚麼？ 貴公司在任務、行程和溝通下記錄的用途，例如實地視察或陳列室會面。擁有 管理活動子類型 的人在 系統設定 → 活動類型 中維護這個清單。請參閱系統設定。
• 可以用手機記錄活動嗎？ 可以。在手機瀏覽器中，紀錄 活動 分頁上的四個按鈕會以兩行兩列的大按鈕顯示，顯示 會變成下拉清單。

相關內容

• 活動與跟進
• 空間
• 訊息中心
• 我的工作
• 每週銷售檢討