管理空間

本頁面向建立或負責管理空間的人。空間是甚麼、誰能閱讀，請參閱空間。

開始之前

• 要建立、加入或退出空間，或在空間內發佈內容，你的角色需要在 活動 一行上有 檢視和發佈。
• 空間的負責人可以更改它的設定和成員；擁有 管理他人的活動 的人也可以，而且在每個空間都可以。
• 先決定該空間是 僅成員 還是 全公司。

建立空間

1. 在側邊欄選擇 空間，然後選擇 新增空間。
2. 輸入 名稱，如有需要也填寫 說明。
3. 在 可見範圍 下，選擇 僅成員 或 全公司。
4. 在 成員 下，選擇最先要加入的同事，然後選擇 建立空間。

你會成為該空間的負責人和第一位成員。你加入的同事會在訊息中心收到一則動態。

加入或退出空間

1. 選擇 空間，打開該空間。
2. 選擇 加入空間 即成為成員。要不再是成員，打開 ··· 並選擇 退出空間，再以 退出空間 確認。

在 活動 上有 檢視和發佈 的人都可以加入 全公司 空間。僅成員 空間只會列給它的成員和擁有 管理他人的活動 的人；後者可以加入。空間內的所有人都會看到一行說明誰加入或退出了。負責人必須先移交空間才能退出。退出僅限成員空間後，它對你關閉；要再次閱讀，必須被加入或重新加入。

新增或移除成員

1. 打開空間，選擇 成員 旁的 新增成員。
2. 選擇同事，然後選擇 新增。
3. 如果有人會因此獲得存取權，easySales 會在任何改變發生之前列出他們。選擇 確認；或取消，保持成員不變。如果沒有人獲得存取權，他們會立即被加入。
4. 要移除成員，選擇其名字旁的叉號，再以 移除 確認。

每位被加入的人都會收到一則動態，空間內也會顯示一行說明誰被加入。你不能在這裏新增或移除自己；請用 加入空間 和 退出空間。在空間移交之前，負責人不能被移除。

更改設定

1. 打開空間，選擇 空間設定。
2. 更改 名稱、說明 或 狀態——進行中 或 已關閉——或選擇新的 負責人，他必須已經是成員。
3. 選擇 儲存。如果你把 可見範圍 在 僅成員 與 全公司 之間切換，easySales 會先顯示誰將獲得、誰將失去存取權；選擇 確認 即可套用。

只有身為負責人的成員，或擁有 管理他人的活動 的成員，才會看到 可見範圍。把全公司空間改為僅限成員，會令其中的所有內容對非成員關閉。

需要注意的規則

• 新增成員和更改 可見範圍 都會先顯示可見範圍；在你確認之前，甚麼都不會改變。移除成員時會請你確認。
• 新成員可以閱讀空間內已有的全部內容，不只是加入之後發佈的。
• 只能加入貴公司的有效用戶。
• 不是成員的管理員無法閱讀僅限成員空間。
• 僅限成員空間內的行程永遠不會出現在非成員的日曆上。
• 已關閉的空間保留其中的活動，但不接受新的活動。空間不能刪除。
• 加入、退出和每次成員變更都會記錄在公司的審計紀錄中。

為甚麼這樣設計

每次擴大範圍都會先顯示。 新增成員或把空間開放給全公司，會讓人看到完整的歷史，包括之前的回覆。名單讓你在私密討論落到不該看的人手上之前先檢查。

加入和退出是你自己的、公開的行為。 你不能從成員清單把自己加為成員，即使是管理員也不行。加入時會發佈一行空間內所有人都看得到的說明，所以沒有人能在不被察覺下閱讀僅限成員空間。

空間永遠有人負責。 負責人必須先移交才能退出，所以總有一個人可以新增成員、關閉空間或對其中的內容負責。

只關閉，不刪除。 已關閉的空間為日後需要的人保留其中的決定、任務和檔案，同時停止新的發佈。

更有效率的做法

• 建立空間時就加入首批成員。 在 新增空間 中一步完成，不用之後逐一加人。
• 放假前先移交。 在 空間設定 中選擇新的 負責人，你不在時便有其他人可以管理成員。
• 在任務分頁跟進小組的工作。 頁首的 新增任務 會在空間內發佈任務；顯示已完成 會列出已完成的事項。請參閱任務。
• 把備註移入，而不是複製。 移到空間 會把現有話題連同回覆一併移入；請參閱空間。
• 保持清單簡短。 關閉已完成的空間；除非你另選，狀態 篩選只顯示 進行中 的空間。

例子

Lim & Co 正在翻新自己的陳列室。Mei Tan 建立了僅限成員空間 “Showroom refit”（陳列室翻新），並加入了 Siti Nadia 和 Marcus Tan。兩星期後 Priya Nair 需要跟進費用，於是 Mei 把她加進來；預覽顯示 Priya 將獲得該空間內全部內容的存取權。Mei 確認。

項目完結，關閉空間。 陳列室在 11 月 2 日（星期一）重開。Mei 打開 空間設定，把 狀態 設為 已關閉，然後選擇 儲存。空間保留每則備註和任務，沒有人能再在裏面發佈；除非 狀態 篩選設為 已關閉 或 全部，它不會再出現在 空間 清單中。

退出前先移交。 Marcus 建立了全公司空間 “Trade fair 2026”（2026 年商展），現在要調往另一個崗位。他在 空間設定 中選擇已是成員的 Siti 為 負責人，然後選擇 儲存。之後他便可以選擇 退出空間。

常見問題

• 怎樣刪除空間？ 不能刪除。在 空間設定 中把 狀態 設為 已關閉；它會保留其中的內容，但不接受新活動。
• 為甚麼我不能退出自己建立的空間？ 你是它的負責人。請在 空間設定 中選擇另一位成員為 負責人，然後選擇 退出空間。
• 為甚麼空間設定中沒有可見範圍？ 只有身為負責人的成員，或擁有 管理他人的活動 的成員，才能更改它。
• 把同事加入空間時，他們會收到電郵嗎？ 被加入空間是 低 優先級的動態，所以不會發電郵，除非他們自己或公司的通知設定改變了這一點。請參閱通知設定。
• 可以加入公司以外的人嗎？ 不可以。只有貴公司的有效用戶才能成為成員。
• 僅限成員空間之後可以改為全公司嗎？ 可以，在 空間設定 中更改。easySales 會在你確認前顯示誰將獲得存取權。

相關內容

• 空間
• 誰能看到活動
• 發佈活動
• 通知設定