把資料匯出到 Excel
複製給 AI
會計師要一份 10 月發票的試算表，或者經理要一份按銷售員統計的銷售額 Excel。以下每一種匯出回答一個具體的問題。
點樣做
本節：點樣做- 按你看到的樣子匯出清單。 在 客戶、聯絡人、商機、報價單、發票、貸項通知單 或 產品 上，設定篩選和欄位，然後選擇 ··· → 匯出 Excel。檔案包含清單的所有頁，最多 10,000 列，按顯示的欄位——參閱匯出與批次操作。
- 把銷售數字匯出成試算表。 打開 報表，打開一份報表，設定篩選，然後選擇 匯出 CSV。檔案包含螢幕上的各行，再加一行 Total（合計），可以用 Excel 打開。
- 一個期間的全部發票和貸項通知單。 打開 系統設定 → 會計匯出，或在 發票 上選擇 ··· → 匯出到會計軟體…。在 匯出到 中選擇 easySales Excel，設定 期間，然後選擇 下載 Excel：一個活頁簿，包含發票、發票明細、貸項通知單、貸項通知單明細和客戶。
- 一個期間的發票 PDF。 在同一頁選擇 發票 PDF，再選擇 下載 ZIP：每張已開立的發票一個 PDF，與列印出來的一樣，每次下載最多 50 張。
- 給會計軟件用的檔案。 改選 Xero 或 QuickBooks Online，選擇 下載 ZIP，再把 ZIP 檔內的檔案匯入該軟件。
- 一個客戶的往來紀錄。 在客戶頁上，對帳單 會列出你所選期間的每張發票、每筆收款和貸項，可以下載為 PDF。
- 單一份單據。 在發票上，PDF 會在視窗中打開這張發票的 PDF，用 下載 儲存。
誰可以使用：擁有 匯出清單到 Excel 的角色可以匯出清單。能打開某份報表的人便能匯出它。會計匯出 需要角色具備 批次匯出單據 控制項，以及 All records（全部紀錄）級別的 Invoice（發票）List（列表）權限。對帳單 需要 All records 級別的 Invoice View（檢視）權限。
為甚麼有用
本節：為甚麼有用匯出已有的資料省卻重新輸入，而重新輸入正是數字出錯的地方。每種匯出都有它的用途：報表 CSV 的金額準確，不帶千位分隔符；活頁簿包含已作廢的單據並標明狀態，會計師能看到整個期間的全貌。每次報表匯出和會計匯出都會記錄在審計日誌中。
例子
本節：例子11 月 2 日，Mei Tan 把 10 月的數字交給 Lim & Co 的會計師。她在 會計匯出 中選擇 easySales Excel，期間 保持打開時預設的上個月，然後選擇 下載 Excel。接着她選擇 發票 PDF 和 下載 ZIP，這個月的 32 張發票一次便能下載完。
常見問題
本節：常見問題- 可以把客戶或聯絡人清單匯出到 Excel 嗎？ 可以。在 客戶 或 聯絡人 上選擇 ··· → 匯出 Excel。你的角色需要 匯出清單到 Excel。
- 為甚麼我看不到會計匯出？ 你的角色沒有 批次匯出單據 控制項，或者發票權限是 Own records only（只限自己的紀錄）。請聯絡管理員。
- 可以一次下載多於 50 張發票 PDF 嗎？ 一次下載不行。請選擇較短的期間，分幾次下載。
- 收款會包括在匯出中嗎？ 不會。會計匯出不包括收款、分配和退款；某個客戶的收款可以在他的對帳單上看到。