空間

空間是一個共享地方，用來放不針對某一筆客戶紀錄的活動——一個項目、一個團隊、一個主題，例如 “Showroom refit”（陳列室翻新）。小組內部的討論放在僅限成員空間內；人人都應看到的消息放在全公司空間內。

整體結構

每個空間有兩種可見範圍設定之一：

設定	誰能閱讀其中的活動
僅成員	其成員，以及在話題中用 @ 點名的人。不是成員的人，在加入之前無法閱讀。
全公司	貴公司中角色在 活動 上有 檢視 的所有人。

在空間內發佈備註、任務、行程和溝通，與在紀錄上一樣，同樣有回覆、@ 提及和 # 連結。在僅限成員空間內，用 # 連結紀錄不會讓其他任何人獲得存取權。僅限成員空間內的行程永遠不會出現在非成員的日曆上，連 忙碌 也不會顯示。

如何運作

你可以把活動從紀錄移入空間，在空間之間移動，或選擇 不在任何空間，把它從空間移回它的紀錄上。打開該活動，在它的 ··· 選單中選擇 移到空間，在 移到 下選擇空間，然後選擇 移動。在任何改變發生之前，easySales 會顯示誰將獲得存取權、誰將失去存取權。確認即移動該活動；取消則讓它留在原處。

只有活動的作者、它所在空間的負責人，或擁有 管理他人的活動 的人可以移動它，而且你必須是目標空間的成員。已關閉的空間不接受新活動。兩個空間都會顯示一行說明，指出有活動被移入或移出。

在哪裏找到

在側邊欄選擇 空間，查看你能看到的空間。清單顯示每個空間的 名稱（僅限成員空間旁有一個鎖）、可見範圍、負責人、成員，以及顯示你的身分的 我的身分。除非你選擇 已關閉 或 全部，狀態 只顯示 進行中 的空間；把 範圍 設為 我加入的，清單便只列出你所屬的空間。打開空間即可看到它的 動態 和 任務 分頁及其成員。要建立空間、加入或退出空間，或更改成員，請參閱管理空間。

需要注意

• 新增成員、更改可見範圍設定，都會改變誰能閱讀空間內已有的全部內容。easySales 會在你確認前顯示可見範圍的變化。
• 退出僅限成員空間後，你就無法再閱讀它，除非你在某個話題中被點名。
• 已關閉的空間保留其中的內容，但不接受新活動。
• 加入、退出和每次成員變更都會記錄在公司的審計紀錄中。

常見誤解

• 管理員不會自動看到每個空間的內容。擁有 管理他人的活動 的人可以看到僅限成員空間的存在及其成員，但必須先加入才能閱讀其中發佈的內容；加入時，空間內的所有人都會看到一行說明。
• 全公司空間與客戶紀錄無關。貴公司的所有人都能閱讀它，不論其角色允許看到哪些紀錄，所以客戶的詳細資料請留在該客戶的紀錄上。
• 你不是成員的僅限成員空間，根本不會出現在你的清單中，除非你擁有 管理他人的活動。

為甚麼這樣設計

僅成員就是僅成員——管理員也不例外。 關於爭議、供應商價格或員工事宜的討論，只留在空間內的人之間。需要閱讀的管理員必須先加入，而空間內的所有人都會看到他加入了，所以沒有人能在不被察覺下閱讀。

可見範圍的變化會先顯示出來。 移動活動或新增成員，會改變誰能閱讀整個話題，包括之前的回覆。先看到名單，你就能在私密內容落到不該看的人手上之前停下來。

在僅限成員空間內，關聯紀錄不會開放任何內容。 用 # 連結客戶，讓工作與客戶保持關聯，卻不會讓所有能看到該客戶的人都能閱讀這個空間。

客戶的事放在客戶上。 全公司空間不理會紀錄權限，所以把客戶資料留在該紀錄上，就只有獲准查看該客戶的人才能讀到。

更有效率的做法

• 只看你的空間。 把 範圍 設為 我加入的；名稱旁有鎖的是僅限成員空間。
• 把工作交給小組。 空間頁首的 新增任務 會在空間內發佈任務；任務 分頁列出仍未完成的事項。請參閱任務。
• 只請一個人，不必拉整個團隊。 在某個話題中用 @ 提及同事，讓他閱讀該話題而不必成為成員；請參閱發佈活動。
• 移動，而不是重新發佈。 移到空間 會把回覆和歷史保持在一起。
• 查看誰能閱讀某個話題。 請參閱誰能看到活動。

例子

把備註移入僅限成員空間

Mei Tan 在 Harbour Café 的客戶上發佈了一則備註，內容是這間咖啡店遲付款項的情況。再三考慮後，她希望只有董事們能讀到。她把這則備註移入僅限成員空間 “Directors”（董事）。確認前，easySales 顯示 Marcus Tan 和 Siti Nadia 將失去存取權，因為他們不是成員，而且沒有人獲得存取權。Mei 確認。現在這則備註在 “Directors” 內，Marcus 和 Siti 在咖啡店的客戶上不再看到它。

需要閱讀空間的管理員

Daniel Lim 擁有 管理他人的活動。他打開僅限成員空間 “Supplier pricing”（供應商價格），看到它的成員，但頁面說明他能看到成員，卻看不到其中發佈的內容。他選擇 加入空間。現在他可以閱讀這個空間，而每位成員都會看到一行說明他已加入。

常見問題

• 管理員可以閱讀僅限成員空間嗎？ 不加入就不可以。加入時，空間內的所有人都會看到一行說明，並會記錄在審計紀錄中。
• 僅成員和全公司有甚麼分別？ 僅成員的空間由其成員和話題中被點名的人閱讀；全公司的空間由角色在 活動 上有 檢視 的所有人閱讀。
• 在僅限成員空間內連結客戶，客戶的負責人能閱讀嗎？ 不能。在僅限成員空間內，# 連結不會讓其他任何人獲得存取權。
• 僅限成員空間內的會議會佔用同事的日曆嗎？ 不會。非成員在任何日曆上都看不到該行程，連 忙碌 也不會顯示。
• 一定要加入全公司空間才能在裏面發佈嗎？ 不用。角色在 活動 上有 檢視和發佈 的人，都可以在進行中的全公司空間內閱讀和發佈。加入會令你成為成員。
• 為甚麼看不到同事提到的空間？ 它是僅限成員空間，而你不是成員。請它的負責人把你加入。

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