以下是 easySales 說明中心的全部內容（繁體中文），共 231 頁。 easySales 是一套銷售 CRM，涵蓋客戶、報價單、發票、收款和貸項通知單。請根據這份文字回答我關於 easySales 的問題。 - 只根據這份文字回答；文字沒有涉及的，請直接說明，不要猜測。 - 介面上的名稱請按文中粗體原樣使用。 - 註明所依據的頁面並附上連結。 - 用我提問的語言回答。 --- # easySales 說明中心 > easySales 的概念與逐步指南，由第一位客戶到收到款項。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/ easySales 把一宗銷售的單據集中在一處：你的客戶是誰、向他們報了甚麼價、開了甚麼發票、他們付了多少錢。你沿着一條路徑往下做——客戶、聯絡人、報價單、發票、收款、收據——留下的紀錄會告訴你誰仍欠你錢。 ## 基本操作 剛開始用 easySales？[基本操作](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/basics/)用圖片帶你認識介面、清單、記錄和表單，以及每個模組做甚麼。日常操作的頁面都附有簡短的點擊動畫： - [熟悉介面](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)——側邊欄和搜尋框 - [建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/)，再[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/) - [開具發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)、[發送 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)，然後[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/) ## 頭 30 分鐘 用一位真實客戶走完十個步驟。由第一步開始，不要跳過。 1. [登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/)：使用你的電郵或用戶名稱以及密碼登入。 2. [工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)：輸入任何內容之前，先熟悉介面。 3. [建立客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/create-an-account/)：即你銷售的對象公司或個人。 4. [建立聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/create-a-contact/)：即你實際聯絡的人。 5. [建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/)：填入你要報價的明細行。 6. [報價單 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/)：預覽 PDF 並傳送給客戶。 7. [從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)：客戶同意後生成發票。 8. [開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)：發票取得編號，計入應收款項。 9. [記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)：款項到帳時記錄。 10. [收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/)：把收據交給客戶。 完整流程見[頭 30 分鐘](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/your-first-30-minutes/)。 ## 按工作查找 - **銷售** — [客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/overview/) · [聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/overview/) · [報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/) - **收款** — [發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overview/) · [收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/overview/) · [追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - **分階段開票** — [從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/) · [規劃開票階段](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/) · [按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/) - **跟進** — [活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/overview/) · [訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/) · [我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/) - **銷售技巧** — [銷售流程指南](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/overview/) · [跟進報價](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/follow-up-a-quotation/) · [更快收到錢](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/) - **開票規則** — [開票知識](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/overview/) · [形式發票](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/proforma-invoices/) · [GST 登記](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/registering-for-gst/) - **事半功倍** — [小貼士](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/overview/) · [每星期十分鐘追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/chase-overdue-invoices-weekly/) · [月底結帳清單](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/month-end-checklist/) - **更正錯誤** — [更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/) · [取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/) · [貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/) - **設定公司** — [公司資料](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/) · [系統設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/settings/) · [產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/overview/) · [單據](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/overview/) - **管理團隊** — [用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/) · [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) · [共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/) ## 向 AI 查詢 easySales 每個頁面的標題旁都有 **複製給 AI**：複製本頁，或複製你所用語言的整個說明中心，貼到你自己的 AI 工具中，然後用自己的話提問。請參閱[用 AI 讀說明](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/read-help-with-ai/)。 ## 第一次使用這類軟件？ 請先閱讀[報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/)。它解釋了為甚麼報價單不是發票、為甚麼已開立的發票不能隨意修改，以及與金額相關的用語是甚麼意思——讀完之後，這裏的每份指南讀起來都會像是提醒，而不是新課。 ## 按角色 - **東主或管理員** — [授權與用戶](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/your-licence-and-users/)、[公司資料](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/)、[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)、[審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/)。 - **營業員** — [客戶與聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/accounts-and-contacts/)、[建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/)、[接受或拒絕](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/close-a-quotation/)、[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 - **財務** — [應收餘額](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/)、[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)、[GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)、[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 ## 參考 [狀態一覽](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/statuses/) · [權限](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/permissions/) · [詞彙表](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/glossary/) · [常見問題](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/faq/) · [由經典版轉用](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/differences-from-classic/) · [What's new](https://easysales.work/zh-hant/help/whats-new/) --- # 基本操作 > 給新用戶的 easySales 圖解導覽——介面、清單、記錄和表單，每個模組做甚麼，以及日常操作的簡短動畫示範。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/basics/ easySales 把一宗生意放在一處：客戶、你的報價、開出的發票，以及已收到的款項。每個頁面都由同樣的四部分組成——框架、清單、記錄和表單——掌握了它們，就能在任何模組裏工作。請先讀完本頁，再[登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/)逐一試做。 ## 介面 ![easySales 儀表板：左邊是模組側邊欄，頂欄有搜尋框、AI 助理、說明中心、通知和你的頭像，中間是儀表板卡片。](../../../../assets/help/getting-started/basics-workspace.zh-hant.webp) - **側邊欄**在左邊，列出你的角色可以使用的模組。選擇一項即可打開它的清單。 - **頂欄**有搜尋框，可以查找客戶、聯絡人、單據和商機；AI 聊天按鈕；**說明中心**，在你所在模組對應的頁面打開本說明；查看訊息的鈴鐺；以及你的頭像，點開是你的選單，內有 **語言**、**我的資料** 和 **登出**。 - **頁面本身**佔滿其餘部分。登入後先看到 **儀表板**，上面有 **新增報價單**、**新增發票** 等按鈕，可以馬上開始工作。 詳見[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)。 ## 清單 每個模組都從清單打開。在搜尋框輸入文字可收窄範圍，使用 **篩選** 或工具列裏的篩選框，選擇欄位標題可以排序。右上角的按鈕用來新增記錄，例如 **新增發票**。剔選多行可以一次處理多項記錄，用 **···** 可以把清單匯出到 Excel。參見[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)和[匯出與批次操作](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)。 ## 記錄 ![發票頁面：頂部是發票號碼和狀態，右邊是操作按鈕，下面是金額摘要、往來方和詳情。](../../../../assets/help/getting-started/basics-record.zh-hant.webp) 選擇一行即可打開記錄。頂部顯示它的編號或名稱和狀態，下一步操作是那個彩色按鈕——草稿報價單上是 **定稿**，草稿發票上是 **開具發票**，未付款發票上是 **記錄收款**。旁邊是 **編輯**、**記錄活動**、單據上的 **PDF**，其他操作都在 **···** 裏。下面是詳情、明細行和合計，底部是 **活動**、**附件** 和 **歷史**。 ## 表單 新增和編輯記錄都在表單中進行。標有 **\*** 的欄位為必填。**聯絡人** 和明細行上的產品等搜尋框會在你輸入時查找已有記錄。底部欄顯示是否 **有未儲存的變更**，並有 **取消** 和儲存按鈕，例如 **建立報價單**。 ## 各模組做甚麼 | 模組 | 用途 | |---|---| | **儀表板** | 查看本月開票和收款、未付和逾期金額，以及需要你處理的事項——[儀表板](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/dashboard/) | | **客戶** 和 **聯絡人** | 保存你的銷售對象（公司或個人）以及你聯絡的人——[客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/overview/)、[聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/overview/) | | **潛在客戶** 和 **商機** | 跟進查詢和正在推進的生意——[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/) | | **我的工作**、**日曆**、**訊息中心** | 你的任務、日程和訊息集中在一處——[我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/)、[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/) | | **報價單** | 向客戶報價，客戶接受後從報價單生成發票——[報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/) | | **發票** 和 **定期發票** | 向客戶開票、記錄收款，並按週期重複開同樣的明細——[發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overview/)、[定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/recurring-invoices/) | | **貸項通知單** | 減少客戶在已開具發票上的欠款——[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/) | | **採購訂單** 和 **送貨單** | 向供應商落單、向客戶送貨——[採購訂單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/purchase-orders/)、[送貨單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/delivery-orders/) | | **報表** | 銷售業績、報價轉化、按客戶或產品的銷售額，以及誰還欠你錢——[報表](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/overview/) | | **產品** | 你銷售的貨品和服務，含價格、單位和稅項——[產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/overview/) | | **用戶帳戶**、**系統設定**、**授權** | 供管理員使用：人員和角色、公司設定以及你的方案——[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)、[系統設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/settings/) | 你只會看到角色允許、而且屬於貴公司已開通模組的項目。 ## 你的第一宗生意 一宗生意沿一條路線進行：報價單、發票、收款。每一步都有專門的頁面，並附操作動畫： 1. [建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/)——選聯絡人、新增明細、儲存。 2. 報價單定稿後，[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 3. [開具發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)，讓它取得發票號碼並計入應收。 4. [把 PDF 發給客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)，並標記為已發送。 5. 款項到帳後[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 用一個真實客戶走完全程，請看[頭 30 分鐘](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/your-first-30-minutes/)。 ## 常見問題 - **登入後從哪裏開始？** 從 **儀表板** 開始。使用上面的 **新增報價單** 或 **新增發票** 按鈕，或從側邊欄打開一個模組。 - **為甚麼側邊欄裏少了某個模組？** 你的角色不允許使用它，或者貴公司沒有開通它。請聯絡管理員。 - **怎樣快速找到一個客戶？** 在頂部搜尋框輸入名稱的一部分。在文字框以外的任何地方按 **/** 都可以跳到搜尋框。 - **怎樣切換語言？** 點開右上角的頭像選單，選擇 **語言**。 - **動畫裏是我公司的資料嗎？** 不是。動畫是在一間示範公司裏錄製的，客戶和金額都是虛構的。 ## 相關內容 - [工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/) - [清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/) - [報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/) - [頭 30 分鐘](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/your-first-30-minutes/) --- # 開始免費試用 > 註冊 easySales 30 天免費試用，無需信用卡——驗證電郵和流動電話號碼，然後確認國家／地區和本位貨幣。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/start-a-free-trial/ 使用本頁為貴公司註冊 easySales。試用免費 30 天，無需信用卡；試用結束後會怎樣，參閱[試用與訂閱](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/trial-and-subscription/)。 ## 開始之前 - 準備好一個現在就能打開的 **Work e-mail**（工作電郵），以及一部能收短訊的手機。**Mobile number**（流動電話號碼）必須是在你所選國家／地區發出的號碼；市內電話和海外號碼會被拒絕。 - 確定公司的 **Country**（國家／地區）和 **Base currency**（本位貨幣）。它們決定稅制、單據格式和報表，而且 **建立後無法更改**：選錯只能重新開設新帳戶。 - 註冊頁面只有英文和簡體中文兩種語言版本，可用頁面上的語言切換更改。 - 完成註冊的人成為公司的管理員。 ## 操作步驟 1. 在 easySales 網站上，選擇 **免費試用**。**Start your free trial**（開始免費試用）頁面隨即打開。 2. 輸入 **Company name**（公司名稱），並選擇 **Country**；清單列出開放註冊的國家／地區。頁面會按該國家／地區建議本位貨幣；如需使用其他貨幣，請選擇 **Change**（更改）。 3. 輸入 **Your name**（你的姓名）、**Work e-mail** 和 **Mobile number**。區號隨所選國家／地區固定。號碼旁邊的頁面文字是：*We will text a one-time verification code to this number, only to verify your sign-up. Message and data rates may apply. Message frequency varies. Reply HELP for help. Reply STOP to cancel. See our Terms of Service and Privacy Policy.*（我們會向這個號碼發送一次性驗證碼短訊，只用於驗證你的註冊。可能需要支付短訊及數據費用。短訊數量不定。回覆 HELP 取得協助，回覆 STOP 取消。請參閱我們的服務條款和私隱政策。） 4. 設定至少 8 個字元的 **Password**（密碼）。 5. 如果頁面顯示 **Referral code (optional)**（推薦碼（選填）），而同事或合作夥伴給了你推薦碼，請填入該欄。經推薦連結進入時會自動填好。 6. 完成 **Verify you are human**（人機驗證），剔選 *I agree to the Terms of Service and Privacy Policy.*（我同意服務條款和私隱政策。），然後選擇 **Continue**（繼續）。 7. 在 **Check your e-mail**（請查收電郵）頁面，於 **E-mail code**（電郵驗證碼）中輸入電郵裏的 6 位數驗證碼，然後選擇 **Verify e-mail**（驗證電郵）。驗證碼 15 分鐘內有效。 8. 在 **Verify your mobile number**（驗證流動電話號碼）頁面，輸入 **SMS code**（短訊驗證碼），然後選擇 **Verify**（驗證）。如需把驗證碼發到更正後的號碼，請選擇 **Edit**（修改），輸入號碼，然後選擇 **Send code**（發送驗證碼）。 9. 在 **Confirm your account settings**（確認帳戶設定）頁面，核對公司、國家／地區、本位貨幣和管理員。剔選 **I understand and confirm …**（我明白並確認……），然後選擇 **Create my account**（建立我的帳戶）。 10. **Your account is ready**（帳戶已建立）頁面會顯示試用結束的日期。選擇 **Sign in**（登入），用工作電郵和你設定的密碼登入。 ## 之後會發生甚麼 - 貴公司有了自己的新工作區，你是它的管理員。歡迎電郵會重複最後一個頁面上的內容。**Sign in** 會打開登入頁面，並已填好你的工作電郵。 - 公司一開始設為未登記稅務，所以在管理員於 **系統設定** → **稅務** 下加入你的登記資料之前，不會收取任何稅項——參閱[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - 在貴公司開立第一張發票之前，儀表板會向你顯示 **開始使用 easySales** 清單——參閱[儀表板](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/dashboard/)。 - 在 **用戶帳戶** 下加入同事；參閱[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)。 - 試用期間，easySales 標誌旁會顯示 **試用** 標籤。試用結束前七日起，應用程式頂部會出現橫額，顯示結束日期和 **選擇方案**。如需提早付費，參閱[選擇方案](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/choose-a-plan/)。 - 試用結束時如果沒有選擇方案，公司會被暫停：只有管理員可以登入，資料會保留。 ## 需要注意的規則 - 頁面不會透露某個地址是否已有帳戶。如果這些資料已被使用，註冊會顯示 **We can’t create an account with these details**（無法使用這些資料建立帳戶）；請直接登入。 - 驗證碼輸錯時，頁面會顯示還剩幾次機會；每個驗證碼可以輸錯五次。次數用盡後，請重新索取驗證碼。一分鐘後可以再次索取：電郵頁用 **send again**（重新發送），短訊頁用 **Resend code**（重新發送驗證碼）。 - 短訊驗證碼 10 分鐘內有效。註冊在你選擇 **Continue** 後 24 小時過期；過期後請選擇 **Start again**（重新開始）。 - 推薦碼不會阻止註冊。無效的推薦碼會被忽略，你的試用與直接註冊完全相同。 ## 為甚麼這樣設計 **國家／地區和本位貨幣固定不變，因為你的紀錄建立在它們之上。** 國家／地區決定你的單據遵循哪套稅務規則，報表中的每個金額都以本位貨幣計算。單據已經存在後再更改其中任何一項，新舊紀錄便會建立在不同的基礎上，所以 easySales 在建立帳戶之前會請你確認兩次。 **每個驗證碼證明的是不同的事。** 電郵驗證碼證明這個地址是你的——歡迎電郵和任何密碼重設連結都會發到這裏。短訊驗證碼則把註冊與一個在你所選國家／地區發出的真實流動電話號碼連在一起。 **頁面從不透露誰已經有帳戶。** 它對每個地址的回應都一樣，所以沒有人可以用註冊表格查出你或你的同事是否在用 easySales。 **你同意過的內容會留下紀錄。** easySales 會記錄你同意服務條款、私隱政策和短訊通知，連同你當時看到的文字的版本和語言，以及同意的時間，日後有人問起時便有清楚的答案。 ## 更有效率的做法 - **從最後一個頁面直接登入。** **Your account is ready** 上的 **Sign in** 會為你填好工作電郵。參閱[登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/)。 - **跟着儀表板上的清單做。** **開始使用 easySales** 會逐步打開公司資料、文件設定、單據編號和匯入。參閱[儀表板](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/dashboard/)。 - **匯入客戶，不用逐個輸入。** **系統設定** → **資料匯入** 可以從 Excel 或 CSV 檔案匯入客戶、聯絡人和產品。參閱[資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)。 - **先由報價單到收據完整做一單真實生意。** 這會告訴你接下來要設定甚麼。參閱[頭 30 分鐘](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/your-first-30-minutes/)。 - **及早加入同事。** 每個人以自己的身份登入，他們的工作便會記在自己名下。參閱[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)。 ## 例子 **Lim & Co 註冊。** Mei Tan 打開註冊頁面，公司名稱輸入 Lim & Co。她選擇 Singapore，頁面建議以 SGD 作為本位貨幣，這正是公司會計師記帳所用的貨幣。她輸入自己的姓名、工作電郵和新加坡流動電話號碼，設定密碼，剔選同意，然後選擇 **Continue**。她先輸入電郵驗證碼，再輸入短訊驗證碼。在 **Confirm your account settings** 頁面上，她剔選 *I understand and confirm Singapore and SGD.*（我明白並確認 Singapore 和 SGD。），然後選擇 **Create my account**。**Your account is ready** 顯示她的試用結束日期。 **輸錯的流動電話號碼。** Daniel Lim 為第二間公司註冊時，流動電話號碼漏了一個數字。在 **Verify your mobile number** 頁面上一直收不到短訊，於是他選擇 **Edit**，重新輸入號碼，然後選擇 **Send code**。更正後的號碼旁邊同樣顯示短訊通知。新的驗證碼送達後，他在 **SMS code** 中輸入，然後選擇 **Verify**。 **向海外客戶收費。** Lim & Co 為一位雅加達客戶設計陳列室。Mei 仍然以 SGD 作為本位貨幣：發票可以用其他貨幣開立，並附上兌 SGD 的匯率，而公司自己的報表仍以 SGD 計算。參閱[貨幣與匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 ## 常見問題 - **開始免費試用需要信用卡嗎？** 不需要。試用期 30 天，無需信用卡；準備好時再選擇方案。參閱[選擇方案](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/choose-a-plan/)。 - **註冊後可以更改國家／地區或本位貨幣嗎？** 不可以。兩者在建立帳戶時便已固定；選錯了只能重新開設新帳戶。 - **為甚麼我的流動電話號碼被拒絕？** 它必須是在你所選國家／地區發出的流動電話號碼。市內電話和海外號碼都不能使用。 - **收不到電郵驗證碼怎麼辦？** 先查看垃圾郵件匣，一分鐘過後再選擇 **send again**。如果地址輸入錯誤，請選擇 **Use another e-mail**（改用其他電郵）。 - **短訊驗證碼有效多久？** 10 分鐘。一分鐘後可選擇 **Resend code** 索取新的驗證碼。 - **註冊做到一半停下來會怎樣？** 由選擇 **Continue** 起計，註冊保留 24 小時。過期後請選擇 **Start again**，從表格重新開始。 - **30 天試用結束後會怎樣？** 沒有選擇方案時，公司會被暫停：只有管理員可以登入，資料會保留。參閱[試用與訂閱](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/trial-and-subscription/)。 ## 相關內容 - [試用與訂閱](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/trial-and-subscription/) - [頭 30 分鐘](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/your-first-30-minutes/) - [登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/) - [選擇方案](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/choose-a-plan/) --- # 登入 > 怎樣用電郵或用戶名稱和密碼登入 easySales、加上授權代碼、使用兩步驗證或通行密鑰，以及處理登入錯誤。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/ 使用本頁，以管理員提供的資料登入 easySales。每間公司都有自己獨立的工作空間——參閱[授權與用戶](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/your-licence-and-users/)。 ## 開始之前 你的帳戶由管理員建立；如果貴公司剛開始使用 easySales，請先看[開始免費試用](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/start-a-free-trial/)。請準備好你的電郵或用戶名稱，以及密碼。如果使用用戶名稱登入，你亦需要貴公司的 **授權代碼**。請一律以你本人的身份登入，這樣「誰修改了甚麼」的歷史紀錄才會真確。 ## 操作步驟 *[示意圖: 登入：輸入電郵或用戶名稱；使用用戶名稱時亦需要授權代碼。然後輸入密碼並選擇登入。如果貴公司使用兩步驗證，請在儀表板開啟之前輸入驗證碼。]* 1. 打開標題為 **歡迎回來** 的 easySales 登入頁面。要切換頁面語言，請使用頁面底部、登入卡片下方附有地球圖示的語言選單。 2. 在 **電郵／用戶名稱** 中輸入你的電郵或用戶名稱。 3. 如果輸入的是用戶名稱，離開第一個輸入欄時會出現 **授權代碼** 欄。請輸入貴公司的授權代碼。要自行加入或移除這個欄，請選擇 **使用授權代碼** 或 **不用授權代碼**。 4. 輸入 **密碼**，然後選擇 **登入**。如果忘記了密碼，請選擇按鈕下方的 **忘記密碼？**。 5. 如果你已開啟兩步驗證，便會進入 **兩步驗證** 步驟。在 **驗證碼** 中輸入驗證器應用程式中的 6 位數驗證碼，或 easySales 剛剛發給你的電郵中的 6 位數驗證碼，然後選擇 **驗證**。要改用通行密鑰，請選擇 **改用通行密鑰**，然後選擇 **使用通行密鑰**，並在裝置上確認；如果通行密鑰是你唯一的方式，會先顯示 **使用通行密鑰**。使用驗證碼時，只在只有你一人使用的電腦上剔選 **30 天內在此裝置上不再詢問**。 如果你已設定通行密鑰，亦可以改為選擇 **使用通行密鑰登入**，無需輸入密碼。手機不在身邊時，選擇 **改用恢復碼**，輸入一個你已儲存的恢復碼。如果以上都沒有，請聯絡貴公司的管理員——參閱[恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/)。各種方式如何配合，見[登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/)。 如果貴公司要求兩步驗證而你尚未設定，橫額會提示你在某個日期之前完成設定；過了該日期，輸入密碼後會開啟 **設定兩步驗證**——參閱[公司安全設定](https://easysales.work/zh-hant/help/security/company-security-settings/)。 如果管理員已重設你的密碼，請用管理員給你的臨時密碼登入。接着（如有驗證碼或設定步驟，則在完成之後）會開啟 **設定新密碼**。輸入最少 8 個字元、而且與臨時密碼不同的 **新密碼**，在 **確認密碼** 中再輸入一次，然後選擇 **儲存並登入**。完成之前，easySales 的其他功能都無法使用。 ![登入頁：電郵 / 用戶名稱，旁邊是使用授權代碼，然後是密碼、登入按鈕和下面的忘記密碼？](../../../../assets/help/getting-started/sign-in-01-form.zh-hant.webp) ## 之後會發生甚麼 儀表板隨即開啟——參閱[儀表板](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/dashboard/)和[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)。如果你是從某筆紀錄的連結進來的，例如同事發給你的報價單，則會改為打開該紀錄。頁面開啟時一律準備好輸入電郵地址。如果你上次是用授權代碼登入，此瀏覽器會保留該代碼，選擇 **使用授權代碼** 便會把它自動填回。 ## 需要注意的規則 - **資料不符** 時只會顯示一則訊息，無論哪一部分出錯。輸入的是電郵時，訊息為 *帳戶資料不符。請檢查電郵及密碼。*，並提示：如果你的電郵屬於多間公司，或使用用戶名稱登入，請點擊授權代碼連結。使用授權代碼時，訊息為 *帳戶資料不符。請檢查授權代碼、用戶名稱及密碼。* - **無法連線至伺服器** 或伺服器出現故障時，訊息為 *暫時無法連線至伺服器，請稍後再試。* 這並不表示你的資料有誤。 - **帳戶或授權已停用** 時有專門的訊息：請聯絡管理員。尚未轉用這個 easySales 的公司亦有專門的訊息。授權 **已暫停** 時只有管理員可以登入：*此授權已暫停，只有管理員可以登入；請讓您的管理員聯絡我們。* - **從同一網絡連線連續失敗五次，會在該連線上鎖定該用戶名稱** 一分鐘；之後每多失敗一次，等候時間加倍，最長十五分鐘。鎖定期間，即使密碼正確亦會得到同一則訊息。請等候，或[重設密碼](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/reset-your-password/)。**使用通行密鑰登入** 仍然可用。 - **同一網絡連線在十五分鐘內嘗試二十次**，無論嘗試的是哪些用戶名稱，該連線都會被鎖定十五分鐘。 - **臨時密碼由重設起計 72 小時內有效。** 之後請叫管理員再次重設你的密碼。 - **驗證碼步驟的有效時間為五分鐘**，使用電郵驗證碼時與驗證碼的有效時間相同，最長十五分鐘。逾時後請重新登入。輸錯五次驗證碼會將驗證碼輸入鎖定一分鐘，之後時間更長；訊息會告訴你需要等候多少分鐘。 - 頁面底部的 **關於 easySales**、**說明中心**、**服務條款** 和 **私隱政策** 會打開相應頁面。 - **如果在你工作時登入逾時**，你會在頁面上方的對話框中重新登入，畫面上的內容會保留——參閱[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/#%E7%99%BB%E5%85%A5%E5%88%86%E9%A0%81%E8%88%87%E6%9B%B4%E6%96%B0)。 ## 為甚麼這樣設計 **任何資料出錯都只有一則訊息，保障你的同事。** 如果 easySales 說「沒有這個用戶」或「密碼錯誤」，任何人都可以試出貴公司有哪些電郵地址和用戶名稱，然後集中猜測它們的密碼。每種不符的情況，以及用戶名稱被鎖定時，都顯示同一句話，對方便甚麼也得不到。 **鎖定拖慢的是猜密碼的人，而不是你。** 輸錯的人只損失一分鐘。一個不斷嘗試密碼的程式，每小時只剩下寥寥幾次機會，而你的通行密鑰和重設連結仍然照常可用。 **以自己的身份登入，紀錄才會真確。** easySales 中的每項修改都記在修改者名下——參閱[審計紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/audit-trail/)。共用一個登入，會令這份紀錄對你的經理、會計師或核數師變成猜謎；有人離職時，管理員只需停用一個帳戶，而不用更改所有人的密碼。 **第二步驗證擋住被盜的密碼。** 密碼可能在別處重複使用，或被輸入到偽冒的頁面。開啟兩步驗證後，單憑密碼打不開貴公司的客戶名單和發票；還需要你自己裝置上的驗證碼或通行密鑰。 ## 更有效率的做法 - **用通行密鑰登入。** 你的指紋、面孔或螢幕鎖可以同時取代密碼和驗證碼。在支援的瀏覽器中，選擇 **電郵／用戶名稱** 欄時亦會列出你已儲存的通行密鑰。參閱[設定通行密鑰](https://easysales.work/zh-hant/help/security/passkeys/)。 - **只信任你一個人使用的電腦。** **30 天內在此裝置上不再詢問** 會在該瀏覽器上略過驗證碼步驟；你仍然要輸入密碼。可在[我的資料](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/profile/)的 **登入與安全** 下移除受信任的裝置。 - **讓密碼管理工具填寫表格。** 輸入欄已標記為用戶名稱和目前密碼，所以密碼管理工具可以為你儲存和填寫。 - **讓這個瀏覽器記住授權代碼。** 用代碼登入一次之後，**使用授權代碼** 便會把它自動填回。登入後，代碼會顯示在側邊欄 **授權** 頁面的 **代碼** 中——參閱[貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)。 - **登入前先選擇語言。** 頁面底部的地球選單設定的語言，與 easySales 內你自己選單中的語言相同——參閱[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/#%E4%BD%A0%E7%9A%84%E8%AA%9E%E8%A8%80)。 ## 例子 **在新的手提電腦上登入。** Lim & Co 的 Mei Tan 輸入電郵地址和密碼，選擇 **登入**。她的公司使用兩步驗證，所以 **兩步驗證** 步驟隨即打開。她輸入驗證器應用程式中的 6 位數驗證碼，由於這部手提電腦只有她一人使用，她剔選 **30 天內在此裝置上不再詢問**，然後選擇 **驗證**。儀表板隨即開啟。之後 30 天，這部手提電腦只會要求她輸入密碼。 **兩間公司共用的電郵地址。** Daniel Lim 同時為 Lim & Co 和另一間公司記帳，兩邊用的是同一個電郵地址。他用電郵登入時，easySales 回覆 *帳戶資料不符。請檢查電郵及密碼。*，並提示他使用授權代碼連結。他選擇 **使用授權代碼**，輸入 Lim & Co 的代碼後登入。下一次，**使用授權代碼** 會把該代碼自動填回。 **被鎖定的用戶名稱。** 星期一早上，Lim & Co 一位新同事在公司電腦上把密碼輸錯了五次。第六次她輸入了正確的密碼，仍然顯示資料不符，因為該用戶名稱在這個連線上被鎖定一分鐘。她等了整整一分鐘後登入；正確的密碼會把次數清零。如果她在一分鐘後的第一次嘗試又輸錯，下一次鎖定便會是兩分鐘。 ## 常見問題 - **密碼明明正確，為甚麼 easySales 說資料不符？** 要麼是你的連線連續失敗五次後該用戶名稱被鎖定，要麼是 easySales 需要你的授權代碼。請等一分鐘再試一次，或選擇 **使用授權代碼**。 - **在哪裏找到公司的授權代碼？** 請問你的管理員。任何人登入後，代碼都會顯示在側邊欄 **授權** 頁面的 **代碼** 中。 - **可以不用密碼登入嗎？** 可以，只要你在 **登入與安全** 下加入了通行密鑰：在登入頁面選擇 **使用通行密鑰登入**。參閱[設定通行密鑰](https://easysales.work/zh-hant/help/security/passkeys/)。 - **管理員給我的臨時密碼可以用多久？** 由重設起計 72 小時。用它登入時，你要先設定自己的密碼，其他功能才會開啟。 - **手機遺失了，怎樣登入？** 選擇 **改用恢復碼**，輸入一個你已儲存的恢復碼。如果沒有恢復碼，請貴公司的管理員重設你的兩步驗證；參閱[恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/)。 - **同事可以共用一個登入嗎？** easySales 把每項修改記在做出修改的帳戶名下，所以共用登入會令人無法知道誰做了甚麼。請管理員為每個人加入一個用戶；參閱[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)。 - **「此授權已暫停」是甚麼意思？** 貴公司的訂閱需要處理，在問題解決之前只有管理員可以登入。參閱[試用與訂閱](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/trial-and-subscription/)。 ## 相關內容 - [重設密碼](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/reset-your-password/) - [登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/) - [我的資料](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/profile/) - [工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/) --- # 重設密碼 > 忘記了 easySales 密碼？透過電郵申請重設連結、設定新密碼，並了解你的登入工作階段和兩步驗證會有甚麼變化。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/reset-your-password/ 如果忘記了密碼，可以從[登入頁面](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/)自行設定新密碼。連結會以電郵發送，所以你的帳戶需要登記電郵地址。 ## 開始之前 請確認你帳戶的電郵或用戶名稱。如果使用用戶名稱，亦要準備好貴公司的 **Licence code**（授權代碼）。不需要舊密碼。 ## 操作步驟 1. 在登入頁面選擇 **登入** 下方的 **忘記密碼？**，便會開啟 **忘記密碼** 頁面，並顯示 *我們會寄一封重設連結郵件給你。* 2. 在 **電郵／用戶名稱** 中輸入。如果輸入的是用戶名稱，請在出現的輸入欄中輸入 **授權代碼**。 3. 選擇 **發送連結**。 4. 打開電郵並點按其中的連結，便會開啟 **設定新密碼** 頁面。 5. 輸入最少 8 個字元的 **新密碼**，在 **確認密碼** 中再輸入一次，然後選擇 **儲存密碼**。 6. 出現 **密碼已變更** 後，選擇 **登入**，用新密碼登入。 ## 之後會發生甚麼 選擇 **發送連結** 後，表格會換成 **請查看你的信箱**。無論帳戶是否存在，easySales 都會給出同一句話：*如果有相符的帳戶，我們已寄出重設連結。連結將於 30 分鐘後失效。* 在你設定新密碼之前，現有密碼仍然有效。 如果電郵沒有送達，請等候倒數 *沒有收到？N 秒後可重新發送*（兩分鐘），然後選擇 **沒有收到？重新發送**。如果地址輸入錯誤，請選擇 **換一個地址**。**返回登入** 會帶你回到登入頁面。 儲存新密碼時，easySales 會顯示 **密碼已變更** 和 *密碼已更新，其他裝置已登出。* 你在所有裝置上的工作階段都會結束，你已連接的 AI 應用程式和個人權杖亦會中斷。 如果你已開啟兩步驗證，它會保持開啟。下次登入時，easySales 照常要求你完成第二步——驗證碼或你的通行密鑰——你之前標記為受信任的每部裝置亦會再次要求驗證。你的通行密鑰仍然有效，**使用通行密鑰登入** 毋須密碼便可使用。重設會令哪些內容失效、保留哪些內容，見[登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/)。 ## 需要注意的規則 - 連結只能使用一次，30 分鐘後失效。再次申請連結會令之前的連結失效。 你更改密碼的任何方式也都會令它失效——在 **我的資料** 中更改、管理員重設、使用臨時密碼後被迫更改，或使用連結——所以舊連結之後不能再用。 - 已使用或已過期的連結會顯示 **此連結已失效**。選擇 **重新申請連結** 重新開始。 - 只有伺服器無法連線時才會出現不同的答覆：*無法連線到伺服器，請稍後再試。* 這並不表示帳戶不存在。 - 每個帳戶每兩分鐘最多收到一封重設電郵。 - 重設密碼不會關閉兩步驗證。如果手機和恢復碼都遺失了，請聯絡貴公司的管理員——參閱[恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/)。 - 如果不知道授權代碼、帳戶沒有電郵地址，或帳戶已被停用，請改為聯絡管理員。 - 管理員亦可以代你重設密碼，並給你一個臨時密碼。之後你在[登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/)時設定新密碼。 ## 為甚麼這樣設計 **每個地址都得到同一個答覆，保障同事帳戶的私隱。** 如果頁面顯示「沒有使用這個地址的帳戶」，任何人都可以藉此查出誰在貴公司工作、哪些地址用來登入 easySales。由於每次申請都得到同一句話，答案只會出現在帳戶主人的郵箱裏。 **短時效、只用一次的連結，限制了舊電郵能做的事。** 重設電郵會被轉寄、留在共用電腦上沒有關閉，或幾個月後在郵箱裏被人翻到。連結只能用一次、只有 30 分鐘有效，密碼一經更改或寄出了較新的連結便會失效，之後找到它的人都用不了。 **所有工作階段都會結束，因為重設可能意味着別人知道你的密碼。** 如果舊密碼已經外洩，只登出你正在用的瀏覽器，對方仍會在別處保持登入。結束所有工作階段，並中斷每個 AI 應用程式和個人權杖，可以一次過關上所有這些門。 **兩步驗證保持開啟，重設便無法繞過它。** 如果憑一條重設連結就能關閉兩步驗證，任何進入你郵箱的人都可以連你的 easySales 帳戶一併奪去。設定新密碼後，第二步驗證仍然守護着帳戶。 ## 更有效率的做法 - **等候期間用通行密鑰登入。** **使用通行密鑰登入** 不需要密碼，所以忘記密碼不一定會耽誤工作。參閱[設定通行密鑰](https://easysales.work/zh-hant/help/security/passkeys/)。 - **讓瀏覽器建議新密碼。** **設定新密碼** 頁面上的兩個輸入欄都標記為新密碼，所以你的瀏覽器或密碼管理工具可以建議一個強密碼並儲存起來。 - **只打開最新的電郵。** 每次 **重新發送** 都會令之前的連結失效，所以收到幾封重設電郵時，請用最新的一封。 - **帳戶沒有電郵時請找管理員。** 管理員在你的用戶帳戶上選擇 **重設密碼**，然後把一個 72 小時內有效的臨時密碼交給你。參閱[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)。 - **避免下一次再要重設。** 加入通行密鑰，或把密碼存放在密碼管理工具中，並在[我的資料](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/profile/)的 **登入與安全** 下檢查你的兩步驗證。 ## 例子 **星期一早上的重設。** Lim & Co 的 Mei Tan 在 8:40 想不起自己的密碼。她選擇 **忘記密碼？**，輸入電郵地址，然後選擇 **發送連結**。一分鐘後電郵送達；她點按連結，輸入新密碼兩次，選擇 **儲存密碼**。她手機上開着的 easySales 分頁隨即登出。她在手提電腦上登入時，easySales 再次要求她輸入驗證器的驗證碼，因為重設令每部受信任的裝置都要再驗證一次。 **沒有送達的電郵。** Daniel Lim 在 10:00 申請連結，但沒有收到任何電郵。10:02 倒數結束，他選擇 **沒有收到？重新發送**。之後兩封電郵一起送達。第一條連結已經失效，因為第二次申請令它失效，所以他打開較新的那封電郵。 **沒有電郵地址的用戶名稱。** Lim & Co 一位兼職設計師用用戶名稱登入，她的帳戶沒有電郵地址，所以重設連結無法發給她。管理員 Daniel 打開她的用戶帳戶，選擇 **重設密碼**。他把臨時密碼交給她，該密碼 72 小時內有效；她用它登入時，**設定新密碼** 會打開，讓她設定自己的密碼。 ## 常見問題 - **密碼重設連結有效多久？** 30 分鐘，而且只能用一次。較新的連結，或你以任何方式更改密碼，都會令它失效。 - **為甚麼收不到密碼重設電郵？** 無論是否有相符的帳戶，頁面都會顯示同一句話，所以請檢查你輸入的是否為帳戶上登記的地址或用戶名稱，並查看垃圾郵件匣。如果你的帳戶沒有電郵地址，請管理員代你重設密碼。 - **重設密碼會令我在手機上登出嗎？** 會。所有裝置上的工作階段都會結束，已連接的 AI 應用程式和個人權杖亦會中斷。 - **重設密碼會關閉兩步驗證嗎？** 不會。下次登入時你仍要輸入驗證碼或使用通行密鑰，受信任的裝置亦會再次要求驗證。 - **管理員能看到我的密碼嗎？** 不能。管理員可以重設密碼並給你一個臨時密碼，你下次登入時再換成自己的密碼。 - **「此連結已失效」是甚麼意思？** 連結已經使用過、已超過 30 分鐘，或因較新的連結或密碼更改而失效。請選擇 **重新申請連結**。 - **怎樣的新密碼才有效？** 最少 8 個字元，而且兩個輸入欄要輸入得完全一樣。 ## 相關內容 - [登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/) - [登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/) - [我的資料](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/profile/) - [授權與用戶](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/your-licence-and-users/) --- # 頭 30 分鐘 > 第一次使用 easySales——跟着一位顧客由客戶和聯絡人，走到報價單、已開立的發票、記錄的收款以及收據。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/your-first-30-minutes/ 帶一位顧客由初次接觸一直走到收到款項。easySales 裏的其他一切都圍繞這條路徑展開；[報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/)說明了它為何按這個次序進行。 ## 開始之前 你需要登入資料，以及一個容許你新增客戶、聯絡人、報價單和發票並記錄收款的角色。如果下面某一步沒有提供給你，請向管理員申請相應權限，然後繼續。 揀一項規模細、真實的工作。Lim & Co 第一次走這條路徑時，用的是為 Harbour Café 安裝窗簾的真實工作，而不是虛構的測試。 ## 操作步驟 1. **登入並四處看看。** 用你的電郵或用戶名稱和密碼登入，然後找到側邊欄、搜尋框和你自己的選單——[登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/)、[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)。 2. **建立顧客。** 公司用 **企業** 客戶，個人用 **個人** 客戶——[建立客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/create-an-account/)。 3. **加入聯絡人**：把你在那裏打交道的人加入為聯絡人——[建立聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/create-a-contact/)。 4. **編寫報價單。** 選擇聯絡人，加入明細行，並檢查 **合計**。它會儲存為 **草稿**——[建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/)。 5. **定稿。** 選擇 **定稿**：報價單取得報價單編號，狀態變為 **進行中**——[報價單定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)。 6. **發送報價單。** 選擇 **PDF**，像顧客一樣閱讀，下載後發送這個檔案——[報價單 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/)。 7. **生成發票。** 顧客同意後，**生成發票** 會把報價單複製成一張新的 **草稿** 發票——[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 8. **開立發票。** 檢查草稿並選擇 **開具發票**。發票獲得發票編號，金額隨即鎖定——[開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。 9. **記錄收款**：款項到帳時，在發票上選擇 **記錄收款**；easySales 會把它儲存為編號以 `RCT-` 開頭的收據——[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 10. **提供收據。** 打開收據並選擇 **下載 PDF**，發送給顧客——[收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/)。 ## 之後會發生甚麼 這位顧客的完整經過現在都在同一個地方：他們是誰、你報了甚麼價、開了多少錢的發票、付了多少錢。發票顯示 **已付款** 而 **未付餘額** 為零，或顯示 **部分付款** 和仍欠的金額。 在進行任何設定之前，再快速走一遍。之後要設定的內容——產品、單據設計、同事——都會按你在這一路上留意到的情況來決定。 ## 需要注意的規則 - 報價單必須先定稿，才能從它生成發票；發票必須先開立，才能對它記錄收款。 - 一張收據可以同時支付該顧客的多張發票，記錯的收據可以作廢。 - 要更正已開立的發票，請使用貸項通知單或取消它；參閱[更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/)。 - 單據上的稅項取決於[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)中貴公司所在的國家／地區和稅務登記。透過免費試用註冊的公司，在管理員加入登記資料之前都不算已登記稅務。國家／地區尚未確認的公司，按設於新加坡處理。 ## 為甚麼這樣設計 **每張單據都由前一張延續而來。** 報價單複製聯絡人，發票複製報價單，收據結清發票。不用重新輸入任何內容，所以你報的價就是你收的價，任何人都可以從一筆收款追溯到最初的報價。 **草稿可以隨意修改；單據定案時才取得編號。** 草稿報價單或發票可以自由修改或刪除。只有定稿或開立時才會取得編號，所以你刪除的草稿不會在報價單和發票編號中留下空號，你的會計師亦不用解釋——參閱[開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)。 **做一單真實生意，勝過看一遍導覽。** 真實的顧客、真實的明細行和真實的收款，會讓你看到自己需要哪些產品、條款和單據設計，之後的設定便會配合你實際的銷售方式。 ## 更有效率的做法 - **使用儀表板上的快捷操作。** **新增客戶**、**新增聯絡人**、**新增報價單** 和 **新增發票** 都在問候區內。參閱[儀表板](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/dashboard/)。 - **從聯絡人開始做報價單。** 在聯絡人頁面上選擇 **新增報價單**，便會為你填好聯絡人和客戶。參閱[建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **用檔案匯入現有客戶。** **系統設定** → **資料匯入** 可以從 Excel 或 CSV 檔案載入客戶、聯絡人和產品。參閱[資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)。 - **從頂欄找任何紀錄。** 按 **/** 並輸入名稱或編號，便可跳到某個客戶、聯絡人、報價單、發票或商機。參閱[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/#%E6%90%9C%E5%B0%8B)。 - **把報價單標記為已發送。** **標記為已發送** 會記錄發送日期，**待辦** 中的跟進提醒由這天起計。參閱[標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/)和[跟進報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/follow-up-a-quotation/)。 ## 例子 **Lim & Co 的第一單生意，由頭到尾。** Lim & Co 已登記 GST，登記資料已在 **系統設定** → **稅務** 中輸入。Mei Tan 把 Harbour Café 建立為 **企業** 客戶，並把店舖經理加入為聯絡人。她的報價單有兩行，稅項都是 **GST 9%**：遮光窗簾 4 幅，每幅 SGD 180.00，即 SGD 720.00；安裝費 SGD 280.00。不含稅合共 SGD 1,000.00；GST 為 SGD 90.00（SGD 1,000.00 的 9%）；**合計** 為 SGD 1,090.00。她把報價單定稿為 QN-10000001，並發送 PDF。 咖啡店同意了。Mei 選擇 **生成發票**，檢查草稿，然後開立為 INV-10000001，金額 SGD 1,090.00。一星期後咖啡店轉帳 SGD 1,090.00；Mei 選擇 **記錄收款**，發票顯示 **已付款**，沒有未付金額。她下載收據 RCT-10000001，並用電郵發出。 **分兩次付款。** 在另一單生意中，Harbour Café 先就一張 SGD 1,090.00 的發票支付 SGD 600.00。Mei 記錄後，發票顯示 **部分付款**，**未付餘額** 為 SGD 490.00（SGD 1,090.00 − SGD 600.00）。餘下的 SGD 490.00 到帳時，她記錄第二筆收款，發票變為 **已付款**，咖啡店共收到兩張收據，每筆收款一張。 **登記 GST 之前的新公司。** Daniel Lim 為第二間未登記 GST 的公司開始試用。該公司在 easySales 中沒有稅務登記，所以不會收取 GST：同樣的兩行合計 SGD 1,000.00。公司登記後，管理員在 **系統設定** → **稅務** 下加入登記資料，日期在登記期內的單據便可以收取 GST。 ## 常見問題 - **easySales 應該先設定甚麼？** 先由報價單到收據完整做一單真實生意；然後設定這個過程顯示你需要的內容——公司資料、單據設計和編號，以及你的產品。對管理員來說，儀表板上的 **開始使用 easySales** 清單會逐步引導你完成公司資料、文件設定、單據編號和匯入客戶。 - **為甚麼不能從報價單生成發票？** **草稿** 報價單不能生成發票：請先選擇 **定稿**。**已拒絕** 或 **已被取代** 的報價單同樣不能生成發票；參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **一定要先做報價單才能開發票嗎？** 不用。你可以直接建立發票；參閱[建立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/create-an-invoice/)。從報價單生成可以省去重新輸入。 - **一筆收款可以支付多張發票嗎？** 可以，只要這些發票屬於同一位顧客並使用同一種貨幣。在 **發票** 清單中剔選它們，然後選擇 **記錄收款**，便可為全部發票記錄一張收據。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **怎樣把收據發給顧客？** 打開收據並選擇 **下載 PDF**，然後把檔案附在電郵中。參閱[收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/)。 - **開立的發票有錯，可以修改嗎？** 它的金額和明細行已經鎖定。請用貸項通知單更正，或在尚未收款時取消它；參閱[更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/)。 ## 相關內容 - [報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/) - [應收餘額](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) - [更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/) - [初次接觸客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/first-contact/) - [加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/) --- # 工作區 > 熟悉 easySales 的介面——側邊欄、頂欄搜尋、鈴鐺圖示、說明中心、你的選單和語言，以及登入逾時會怎樣。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/ easySales 的每個頁面都有同樣的框架：左邊是側邊欄，頂欄有搜尋、鈴鐺圖示、說明中心按鈕和你自己的選單，下方是頁面本身。本頁說明[登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/)後各項內容在哪裏。 ## 側邊欄 側邊欄依次列出：**儀表板**、**潛在客戶**、**客戶**、**聯絡人**、**商機**、**我的工作**、**日曆**、**團隊**、**空間**、**訊息中心**、**報價單**、**發票**、**定期發票**、**貸項通知單**、**採購訂單**、**送貨單**、**報表**、**產品**、**團隊管理**、**用戶帳戶**、**系統設定** 和 **授權**。 你只會看到角色容許、而且屬於貴公司已開通模組的項目；其他項目根本不會出現。**儀表板**、**訊息中心** 和 **授權** 不需要任何權限；**我的工作**、**日曆**、**團隊** 和 **空間** 需要 **活動** 一行上有 **檢視**。**我的工作** 顯示你有多少項未完成而且不在等待的任務，**日曆** 顯示你今天的行程數量，**商機**、**報價單** 和 **發票** 有需要計算的內容時會顯示數量。**團隊管理** 會向經理和團隊主管顯示，也會向能設定銷售目標的角色顯示；參閱[團隊管理](https://easysales.work/zh-hant/help/team/overview/)。**潛在客戶** 標有 **Beta** 標籤。 左上角的 easySales 標誌會帶你回到儀表板。標誌旁的標籤在貴公司免費試用期間顯示 **試用**，否則顯示 **Beta**；付費授權不會顯示標籤。旁邊的三橫線選單按鈕用來控制側邊欄。 在配有滑鼠的電腦上，把游標移到按鈕上可以看到提示。側邊欄固定展開時顯示 **隱藏選單**：選擇該按鈕可把它隱藏，讓頁面使用全部寬度。側邊欄隱藏時顯示 **固定選單**：選擇該按鈕可再次把側邊欄固定展開。隱藏期間，把游標移到按鈕上會看到完整選單浮在頁面上方；按 **Esc** 或選擇選單以外的任何位置即可關閉選單。easySales 會在此瀏覽器上記住你的選擇，在你更改之前側邊欄都是固定展開的。 在觸控螢幕上，按鈕沒有提示，只是打開和關閉選單。螢幕寬度至少 1100 像素時，側邊欄固定展開。較窄的螢幕，例如平板電腦，則顯示一條圖示列，按鈕可將它展開為完整名稱；手機則以抽屜形式打開選單。 ## 麵包屑導覽 不在所屬部分最上層的頁面，會在標題上方顯示麵包屑導覽，列出它上層的頁面。在報價單上它顯示 **報價單**，在新發票上則顯示 **發票**。每一級都是返回的連結。像 **發票** 這樣的清單本身就是所屬部分的最上層，所以沒有麵包屑導覽。在手機上，麵包屑導覽是一個返回上層頁面的連結。 ## 鈴鐺圖示 頂欄的鈴鐺圖示打開你的訊息，分兩個分頁：**待辦** 放需要你處理的事，**動態** 放你應該知道的事——提及、交給你的任務，以及你所關注單據的動態。它會顯示需要你處理的項目數量。從這裏可以打開完整的[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)或 **我的工作**。 ## 搜尋 頂欄的搜尋框顯示 *搜尋客戶、聯絡人、單據…*。輸入名稱或編號，然後選擇結果便可打開該紀錄；結果按客戶、聯絡人、單據和商機分組，每類紀錄最多五項。在文字框以外按 **/** 可跳到搜尋框；用方向鍵和 **Enter** 打開結果，按 **Esc** 關閉清單。它只列出你的角色允許列出的內容。在窄螢幕上，搜尋框會變成搜尋按鈕。 下面的動畫從 **發票** 清單開始搜尋：輸入客戶名稱的一部分，再從結果中打開該客戶。 ![動畫：在發票清單上，於頂部搜尋框輸入客戶名稱的一部分，然後從結果中打開該客戶。](../../../../assets/help/getting-started/workspace-search.zh-hant.webp) ## 說明和你自己的選單 問號按鈕 **說明中心** 會在新分頁中打開本說明中心，定位到你正在使用的模組的頁面，並使用你的語言。手機上不會顯示這個按鈕。 它右邊的頭像會打開你的選單：你的姓名和角色、你的電郵地址（沒有電郵時顯示用戶名稱）、**外觀**（**自動**、**淺色** 和 **深色**）、**語言**，然後是 **我的資料** 和 **登出**。你的語言和外觀設定不會影響其他任何人。 同事看到的是你的顯示名稱——在提及中、活動上以及他們的訊息裏。如果你沒有顯示名稱，他們看到的是你電郵地址中 @ 之前的部分：地址以 mei.tan@ 開頭時顯示為 “mei.tan”。 你在 **我的資料** 的 **個人資料** 頁面的 **姓名** 欄位設定顯示名稱，管理員也可以在該用戶的帳戶上設定。 ![從右上角頭像打開的個人選單：你的名稱和電郵地址、外觀（自動、淺色、深色）、語言、我的資料和登出。](../../../../assets/help/getting-started/workspace-02-user-menu.zh-hant.webp) ## 你的語言 easySales 支援 English、简体中文、繁體中文、Bahasa Melayu、ไทย 和 日本語。可以在登入頁面、你的選單，或 **我的資料** 的 **個人資料** 頁面的 **語言與外觀** 下選擇；這是同一個設定，儲存在此瀏覽器上。除了 **文件設定** 上的兩個標籤外，每個頁面都會跟隨它。人手輸入的名稱和文字——產品、用戶、你自己的備註——維持輸入時的樣子。列印的單據和電郵不會跟隨你的語言。 ## 登入、分頁與更新 - **工作時登入逾時**，頁面上方會打開 **你的登入已逾時**。在該對話框中重新登入即可繼續：後面的頁面會被隱藏但保留，包括你已輸入的內容。如果換成另一個人在那裏登入，前一個人的資料會被清除，不會顯示給他。 - 在一個分頁中 **登出**，會令你在此瀏覽器的其他所有分頁中亦一併登出。在另一個分頁中以其他用戶或公司登入，會清除此分頁已載入的內容。 - **清空表格中的搜尋框**，例如 **聯絡人**、**客戶**、**負責人** 或某一行的產品，會清空該欄位。必填欄位隨後會攔住儲存並給出提示；選填欄位則儲存為空。 - **離開有未儲存變更的表格** 時會詢問 **捨棄變更？** 選擇 **繼續編輯** 返回，或選擇 **捨棄** 不儲存便離開。 - **連線中斷時**，會有一行提示 *與伺服器的連線已中斷，目前顯示的內容可能不是最新的。* 選擇 **重試**；伺服器回應後這行提示便會消失。 - **easySales 推出新版本時**，會有橫額提示。選擇 **重新載入** 即可使用新版本；如果不選擇，打開下一個頁面時會自動重新載入一次。 ## 這裏沒有的功能 - 沒有一次搜尋所有類別紀錄的功能。頂欄的搜尋框可以找到客戶、聯絡人、報價單、發票和商機；其他內容請在清單中搜尋——參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 ## 為甚麼這樣設計 **你只會看到角色容許你使用的內容。** 打不開的項目只會帶來拒絕提示，所以乾脆不顯示；只處理發票的同事亦不會被採購項目分散注意力。搜尋也遵守同一規則：它從不顯示你的角色不能列出的紀錄，所以不公開的內容不會出現在同事的搜尋結果中——參閱[角色與共享](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/)。 **登入逾時會保留你的工作，但不會洩露你的資料。** 在對話框中重新登入，畫面上的內容會原樣回來，所以即使在做報價單途中逾時，你也不會有任何損失。如果換成另一個人在那部電腦上登入，你已載入的內容會先被清除，辦公室的共用電腦便不會把一個人的客戶交給下一個人。 **你的語言和外觀只屬於你。** 一位同事可以用简体中文和深色模式工作，另一位則用 English。列印的單據和電郵保持貴公司設定的文字，因為收到它們的是你的顧客，而不是你。 **所有人用同一個版本。** 推出新版本時，easySales 會請你重新載入，而不是讓新舊畫面混在一起，所以公司裏每個人用的都是同樣的按鈕和規則。 ## 更有效率的做法 - **按 / 搜尋。** 在文字框以外的任何地方按 **/**，便會跳到頂欄的搜尋框；輸入名稱或編號，再用方向鍵和 **Enter**。 - **在新分頁中打開紀錄。** 清單中的名稱、標誌和選單項目都是真正的連結，所以按住 Ctrl 點擊（Mac 上按住 ⌘）或用滑鼠中鍵點擊，便會在瀏覽器新分頁中打開。參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 - **查看闊清單時隱藏側邊欄。** **隱藏選單** 讓頁面使用全部闊度；需要選單時把游標移到選單按鈕上即可。 - **打開當前頁面的說明。** 頂欄的 **說明中心** 會以你的語言打開你正在使用的模組的指南。 - **從鈴鐺圖示直接處理。** **待辦** 列出需要你處理的事，你可以從那裏逐項打開，不用另外搜尋。參閱[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)。 - **在手機上工作。** 選單以抽屜形式打開，搜尋是頂欄的一個按鈕，清單把每筆紀錄顯示為一個精簡項目，輕按即可打開。 ## 例子 **午飯後回來。** Mei Tan 午飯時讓一張做了一半的報價單開着。她回來時，**你的登入已逾時** 蓋住了頁面。她在對話框中重新登入，報價單仍在，連同她已輸入的明細行，可以直接儲存。 **接到電話後找發票。** Harbour Café 來電查詢發票 INV-10000319。Daniel Lim 按 **/**，輸入 10000319，發票便出現在單據之下。他按 **Enter**，發票隨即打開。 **同一個辦公室，兩種語言。** Mei 用 English 工作；一位同事把自己的選單切換為简体中文。Mei 的畫面沒有變化，她們兩人列印的發票也一模一樣。 ## 常見問題 - **為甚麼側邊欄中看不到某個模組？** 你的角色沒有該模組的存取權，或貴公司沒有開通該模組。請聯絡管理員；參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **怎樣更改 easySales 的語言？** 打開右上角的選單，選擇 **語言**。這個選擇儲存在此瀏覽器上，不會影響同事。 - **easySales 有深色模式嗎？** 有。在選單的 **外觀** 下選擇 **深色**，或選擇 **自動** 跟隨裝置的淺色或深色設定。 - **為甚麼我工作時被登出了？** 登入在一段設定的時間後逾時，由你登入時起計。逾時後在對話框中重新登入即可；畫面上的內容會保留。在同一瀏覽器的另一個分頁中登出，也會令你在這裏登出。 - **搜尋有快捷鍵嗎？** 有。在文字框以外的任何地方按 **/**，便會跳到頂欄的搜尋框。 - **可以在手機上使用 easySales 嗎？** 可以，在手機的瀏覽器中使用。選單以抽屜形式打開，清單把每筆紀錄顯示為精簡項目，頂欄不會顯示說明中心按鈕。 - **在哪裏更改我的姓名或密碼？** 在右上角選單的 **我的資料** 中。參閱[我的資料](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/profile/)。 ## 相關內容 - [登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/) - [我的資料](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/profile/) - [清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/) - [儀表板](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/dashboard/) - [頭 30 分鐘](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/your-first-30-minutes/) --- # 清單與欄位 > 在 easySales 任何清單中搜尋、篩選、排序和翻頁，用欄位設定選擇欄位，並把檢視儲存給自己或所有人使用。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/ 每個模組都以清單開啟——客戶、報價單、發票等等。使用本頁在其中任何一個清單裏尋找紀錄；所有清單的用法都相同，是[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)的一部分。 ## 開始之前 你需要該模組的 **List**（列表）權限才能看到它的清單，並打開 **欄位設定**。只為自己設定欄位不需要其他權限。為 **全公司預設** 更改欄位亦需要 **System**（系統）**Edit**（編輯）權限。 ## 操作步驟 1. **搜尋。** 在清單上方的搜尋欄中輸入；清單會隨着輸入逐步收窄。 2. **篩選。** 選擇 **篩選條件**，選擇條件——狀態、日期範圍、人員——然後選擇 **套用篩選**。每個條件會以標籤形式顯示在清單上方；用標籤上的 × 移除一個，或選擇 **清除篩選** 把它們全部移除（搜尋欄亦會一併清空）。在電腦上，部分清單亦會在工具列直接顯示最多三個篩選條件；更改後即時生效。 3. **排序。** 選擇欄位標題按該欄排序；再選擇一次則反向排序。 4. **翻頁。** 使用清單下方的翻頁控制項，並選擇每頁 20、50、100 或 200 行。 5. **設定欄位。** 選擇 **欄位設定** 按鈕——清單上方工具列最右邊的圖示——打開 **欄位設定** 側欄。手機上不提供這個按鈕。 6. 在頂部選擇 **我的檢視** 或 **全公司預設**。 7. 在 **欄位** 中，剔選 **可用欄位** 下要顯示的欄位；它們會移到 **已選欄位**，而 **一律顯示** 列出固定保留的欄位。用箭咀重新排列，輸入新的標題，並選擇闊度：**自動**、**窄**、**中** 或 **寬**。如有需要，剔選 **橫向捲動時固定第一欄**。 8. 在 **篩選條件** 中（清單設有該分頁時），選擇篩選框要詢問的內容。 9. 完成後選擇 **完成**。 ## 之後會發生甚麼 每項變更都會隨改隨存，側欄後面的清單會立即顯示；**完成** 只是關閉側欄，所以沒有 **儲存變更** 按鈕。**我的檢視** 只更改你自己的檢視——*只有你會這樣查看清單。公司的設定不會變更。* **全公司預設** 更改公司的預設設定——*公司所有人都會這樣查看清單，除非他們設定了個人偏好。*——已經設定了自己檢視的人會保留自己的檢視。要還原，請在 **我的檢視** 或 **全公司預設** 下選擇 **還原預設**。 ## 需要注意的規則 - 沒有任何相符項目時，清單會說明是搜尋還是篩選排除了所有紀錄，並提供 **清除搜尋** 或 **清除篩選**。 - 可以設定欄位的清單有 **客戶**、**聯絡人**、**報價單**、**發票**、**貸項通知單**、**商機**、**產品** 和 **用戶帳戶**。**篩選條件** 分頁只出現在可以選擇篩選內容的清單上；最後四個清單只有 **欄位** 分頁。**採購訂單** 也可以設定。**潛在客戶** 和 **送貨單** 的欄位是固定的。 - 沒有 **System** **Edit** 權限的人看不到 **我的檢視** ／ **全公司預設** 的選擇，只會看到 *這些設定僅適用於你。* - 視窗闊度小於 1100 像素時，**發票** 清單會隱藏其可選欄位，即使已經剔選；視窗變闊後它們會重新出現。 - 許多清單可以剔選多行一起處理。在 **客戶**、**聯絡人**、**商機**、**報價單** 和 **產品** 中，剔選的紀錄可以一起更改負責人或刪除——參閱[匯出與批次操作](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)。在 **發票** 中剔選多張發票並選擇 **記錄收款**，為它們記錄一張收據——參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。在 **送貨單** 中，剔選的送貨單可以標記為已送達，或合併生成一張發票——參閱[送貨單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/delivery-orders/)。 - **客戶**、**聯絡人**、**商機**、**報價單**、**發票**、**貸項通知單** 和 **產品** 的 **···** 選單中有 **匯出 Excel**，供擁有 **匯出清單到 Excel** 的角色使用——參閱[匯出與批次操作](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)。**發票** 亦向擁有 **All records**（全部紀錄）級別 **Invoice**（發票）**View**（檢視）權限的角色提供 **收款差額（CSV）** 和 **壞帳登記冊**，後者附有 **下載 CSV**。 - **發票** 清單的 **⋯** 中還有 **匯出到會計軟體…**，可打開[會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/)。 ## 為甚麼這樣設計 **兩層設定令公司的預設檢視保持穩定。** 管理員設定每個人一開始看到的欄位；你自己的 **我的檢視** 不會改變同事的任何設定，之後公司預設的更改亦不會覆蓋你為自己建立的檢視。 **更改隨改隨存。** 你在側欄後面的清單上立即便能看到效果，亦不會因為忘了按 **儲存** 而失去精心調整的設定。 **搜尋的是整個清單，而不只是眼前這一頁。** 搜尋、篩選和排序作用於你的角色可以列出的所有紀錄，只載入你正在看的這一頁。幾千張發票的清單打開得和二十張一樣快，排序後的第一行亦確實是第一筆。 **清單只顯示你的角色允許的內容。** 權限為 **Own records only**（僅自己的記錄）時，清單只包含你自己的紀錄，所以其中的行和合計都是你的，不會是同事的——參閱[負責人與可見範圍](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/ownership-and-visibility/)。 ## 更有效率的做法 - **使用日期預設。** 日期範圍篩選提供 **This month**（本月）、**Last month**（上月）、**This quarter**（本季）、**This year**（今年）和 **Last 30 days**（最近 30 天），月底核對不用輸入日期。 - **讓自己的欄位可以搜尋。** 在 **系統設定** → **自訂欄位** 中，為欄位剔選 **可搜尋** 或 **可篩選**，便能從清單的搜尋欄或 **篩選條件** 中找到它。參閱[自訂欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/custom-fields/)。 - **在新分頁中打開紀錄。** 按住 Ctrl 點擊（Mac 上按住 ⌘）或用滑鼠中鍵點擊紀錄名稱，便會在瀏覽器新分頁中打開，清單保持原位。 - **用大頁面核對。** 核對長清單時選擇每頁 200 行，向下捲動時欄位標題會固定在頂部。 - **固定第一欄。** **橫向捲動時固定第一欄** 會在你橫向查看闊清單時，把紀錄的編號或名稱留在畫面上。 - **一次處理多筆紀錄。** 剔選多行，一起更改負責人或刪除；在 **發票** 中亦可以為多張發票記錄一筆收款。參閱[匯出與批次操作](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)和[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 ## 例子 **追收上月的發票。** 11 月 3 日，Daniel Lim 在電腦上打開 **發票**。工具列中的狀態篩選已經顯示 **未付款** 和 **部分付款**。他選擇 **篩選條件**，到期日選 **Last month**，然後選擇 **套用篩選**，清單上方出現一個到期日標籤。他按到期日由早到遲排序，逐一處理；處理完後用標籤上的 × 把它移除。參閱[加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/)。 **她自己的檢視。** Mei Tan 想看到每張報價單是誰做的。她在 **報價單** 上打開 **欄位設定**，保持 **我的檢視**，剔選 **銷售員** 和 **建立日期**，並把 **銷售員** 設為 **窄**。她操作時側欄後面的清單隨之變化；最後她選擇 **完成**。同事的清單沒有變化。 **公司預設檢視。** 擁有 **System** **Edit** 權限的 Daniel 在 **聯絡人** 上打開 **欄位設定**，選擇 **全公司預設** 並剔選 **流動電話**，這樣團隊可以直接從清單致電聯絡人。所有沒有為 **聯絡人** 設定自己檢視的人現在都會看到這一欄；已有自己 **我的檢視** 的人保持原樣。 ## 常見問題 - **怎樣把清單匯出到 Excel？** 打開清單，設定篩選和欄位，然後選擇 **···** → **匯出 Excel**。你的角色需要 **匯出清單到 Excel**——參閱[匯出與批次操作](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)。 - **可以儲存我的欄位和篩選條件嗎？** 可以。你的欄位、次序、標題和闊度，以及 **篩選條件** 框提供的條件，在 **欄位設定** 中更改時便會儲存。用 **我的檢視** 儲存給自己，擁有 **System** **Edit** 權限時可用 **全公司預設** 儲存給全公司。 - **為甚麼我看不到全公司預設？** 更改公司的檢視需要 **System** **Edit** 權限。沒有這個權限時，你的更改只適用於你自己。 - **怎樣把清單還原？** 在 **欄位設定** 中，在 **我的檢視** 或 **全公司預設** 下選擇 **還原預設**。 - **為甚麼手提電腦上少了一些發票欄位？** 視窗闊度小於 1100 像素時，**發票** 清單會隱藏可選欄位。把視窗拉闊到 1100 像素或以上。 - **可以選取多筆紀錄一起更新嗎？** 在 **客戶**、**聯絡人**、**商機**、**報價單** 和 **產品** 中，可以為最多 200 筆剔選的紀錄一起更改負責人或刪除。在 **發票** 中可以為多張發票記錄一筆收款，在 **送貨單** 中可以把多張標記為已送達，或一起生成發票。 - **為甚麼搜尋找不到我在自訂欄位裏輸入的值？** 這個欄位沒有開啟搜尋。管理員可以在 **系統設定** → **自訂欄位** 中為它剔選 **可搜尋**。 ## 相關內容 - [工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/) - [匯出與批次操作](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/export-and-bulk-actions/) - [自訂欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/custom-fields/) - [發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overview/) - [每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 匯出與批次操作 > 如何把 easySales 清單按目前的篩選和欄位匯出到 Excel，以及如何在清單上一次更改多筆紀錄的負責人或刪除多筆紀錄——上限、權限，以及哪些紀錄會被略過。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/export-and-bulk-actions/ 處理一份很長的[清單](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)時，最省時間的兩件事是：把它原樣帶到 Excel，以及一次處理多筆紀錄。兩者都作用於你打開的清單，連同它的篩選、搜尋和排序。 ## 把清單匯出到 Excel 可以匯出的清單有 **客戶**、**聯絡人**、**商機**、**報價單**、**發票**、**貸項通知單** 和 **產品**。 1. 打開清單，設好你需要的篩選、搜尋和排序。 2. 用[欄位設定](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)選擇要顯示的欄位；檔案中的欄位與此相同。 3. 打開右上角的 **···** 選單，在 **匯出** 下選擇 **匯出 Excel**。 4. 等待 *正在產生 Excel 檔案…*。檔案會下載，以清單名稱和今天的日期命名，*已匯出 245 列到 Excel* 會告訴你檔案中有多少列。 檔案包含清單的所有頁，而不只是螢幕上的這一頁，最多 10,000 列。超過時，頁面會顯示 *此清單超過 10,000 列。請縮小篩選範圍後再匯出。* ## 一次處理多筆紀錄 在 **客戶**、**聯絡人**、**商機**、**報價單** 和 **產品** 中，剔選各行開頭的方格。清單上方會出現一個操作列，提供你可以對它們執行的操作： - **更改負責人…**：用於客戶、聯絡人、商機和報價單。選擇 **新負責人**，以及隨每筆紀錄一併轉移的內容，與單筆紀錄的 **更改負責人** 相同。 - **刪除…**：用於客戶、聯絡人、產品和草稿報價單。在 *刪除勾選的 12 筆記錄？* 中選擇 **刪除** 確認。 處理期間，*正在處理… 8 / 12* 顯示進度。隨後 **批次操作結果** 會顯示，例如 *已完成 10 筆，略過 2 筆。*，並列出每筆被略過的紀錄及原因。 ## 開始之前 - 匯出需要你的角色擁有 **匯出清單到 Excel**，級別為 **全部記錄** 或 **僅自己的記錄**，並擁有該模組的 **List**（列表）權限。標準 **Administrator**（管理員）角色擁有 **全部記錄** 級別；其他角色要等管理員開啟後才有——參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **更改負責人…** 需要該模組的 **Edit**（編輯）權限，**刪除…** 需要 **Delete**（刪除）權限。之後每筆紀錄都會像你單獨更改或刪除它一樣接受檢查。 - 一次批次操作最多處理 200 筆紀錄；勾選更多時，按鈕會提示 *一次最多 200 筆，請先取消勾選一些。* ## 需要注意的規則 - 匯出的檔案只包含你本來就能看到的紀錄和欄位。你的角色不能檢視的欄位，以及沒有相應權限時的成本和毛利欄，都不會出現在檔案中。級別為 **僅自己的記錄** 時，檔案只包含你自己的清單向你顯示的內容。 - 每次匯出都會記錄在審計日誌中。短時間內匯出次數過多，會被拒絕一分鐘。 - 匯出只能在瀏覽器中進行；AI 連接和 API 密鑰不能匯出清單。 - 不能轉移或刪除的紀錄會被略過，其餘照常處理：不是草稿的報價單不能刪除，有單據的客戶不能刪除，等待審批的單據保留原負責人。 ## 為甚麼這樣設計 **檔案就是你正在看的清單。** 篩選、搜尋、排序和欄位都會帶進檔案，所以你在螢幕上核對好清單，匯出的就正是它。 **匯出看不到比你更多的內容。** 試算表離開 easySales 後可以被傳到任何地方，所以它遵守和螢幕相同的權限，而且每次匯出都有紀錄。 **批次操作遵守單筆紀錄的規則。** 每筆勾選的紀錄都要通過和單獨更改時相同的檢查，所以批次操作絕不會做出紀錄本身頁面會拒絕的事。 ## 更有效率的做法 - **欄位只需設定一次。** 欄位設定會保留在清單上，所以下個月匯出時欄位仍然一樣——參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 - **交接離職同事的顧客。** 在 **客戶** 中篩選出他的客戶，勾選後使用 **更改負責人…**——或用[移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/)轉移某個用戶負責的全部內容。 - **清理測試資料。** 搜尋出測試紀錄，勾選後一次 **刪除…**。 - **給會計師的發票。** 要以會計格式取得某段期間的發票，請使用[會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/)。 ## 例子 **活動用的聯絡人名單。** Mei Tan 需要 Lim & Co 在裕廊（Jurong）的聯絡人。她篩選 **聯絡人**，顯示 **流動電話** 和 **電郵**，然後選擇 **···** → **匯出 Excel**。檔案 *Contacts-2026-10-24.xlsx* 有 86 列，欄位與她看到的相同。 **銷售員離職。** Kelvin 即將離職。Daniel Lim 在 **客戶** 中用 **篩選條件** 顯示 Kelvin 的客戶，勾選這 40 個客戶，選擇 **更改負責人…**，選中 Mei Tan 並保留預設選項。結果顯示 *已完成 40 筆，略過 0 筆。* **清理舊草稿。** Priya 勾選 15 張舊報價單並選擇 **刪除…**。結果顯示 *已完成 12 筆，略過 3 筆。*：被略過的三張已經定稿，原因顯示 *只能刪除草稿報價單。* ## 常見問題 - **如何把客戶清單匯出到 Excel？** 在 **客戶** 中選擇 **···** → **匯出 Excel**。檔案中的欄位和篩選與螢幕上相同。 - **為甚麼看不到匯出 Excel？** 你的角色沒有 **匯出清單到 Excel**。請管理員為你開啟。 - **最多能匯出多少列？** 最多 10,000 列。清單更長時，縮小篩選範圍分批匯出。 - **為甚麼檔案裏少了一欄？** 該欄沒有在清單中顯示，或者你的角色不能檢視該欄位。 - **可以一次更改多個客戶的負責人嗎？** 可以。在 **客戶** 中勾選它們並選擇 **更改負責人…**，一次最多 200 個。 - **為甚麼有些紀錄被略過了？** 每筆紀錄都遵守自己的規則。結果會列出每筆被略過的紀錄及原因。 - **可以匯出為 CSV 嗎？** 清單匯出為 Excel。報表提供 **匯出 CSV**；參閱[報表](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/overview/)。 ## 相關內容 - [清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/) - [更換負責人](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/ownership/) - [會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/) - [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) --- # 儀表板 > easySales 儀表板顯示甚麼——本月開票、收款、未收發票和進行中報價的金額，你的銷售目標、進行中的商機、近 6 個月圖表、需要處理的事項，以及如何調整卡片。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/dashboard/ 儀表板是你[登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/)後看到的第一個頁面。它讓你一眼看清本月的錢——開了多少發票、收了多少、還欠多少、報了多少價——並列出今天需要你處理的事項。 ## 在哪裏找到 選擇側邊欄頂部的 **儀表板**，或左上角的 easySales 標誌。無論你是甚麼角色，它一定在側邊欄中。 ## 問候區 - **問候語。** 按你自己時區的時間顯示 *上午好*、*下午好* 或 *晚上好*，並加上你的姓名。 - **你的上次登入。** *上次登入* 顯示你上一次登入的日期和時間及星期幾，然後以 *IP* 加位址的形式顯示其網絡位址。第一次登入時沒有這一行；在手機上不會顯示位址。如果這一行顯示的登入不是你本人，請更改密碼並通知管理員。 - **快捷操作。** **新增客戶**、**新增聯絡人**、**新增報價單**、**新增發票** 和 **記錄活動**；**記錄活動** 會打開 **寫備註**、**新增任務**、**安排日程** 和 **記錄溝通**。每個按鈕只在你的角色可以新增該類紀錄時才出現。 ## 卡片 問候區下方，每張卡片顯示一個數字和一行說明。選擇卡片即可打開背後的清單。 | 卡片 | 顯示內容 | |---|---| | **本月開票（淨額）** | 本月日期的已開立發票，減去本月開立的貸項通知單，不含稅；下方顯示 *上月*。打開銷售業績報表，或打開 **發票** 清單 | | **本月收款** | 本月記錄在發票上的收款，以及收款筆數 | | **未收發票** | 已開立發票上尚欠的金額，以及其中逾期的部分和張數，或顯示 *沒有逾期* | | **進行中報價** | 今天仍有效的 **進行中** 報價單，不含稅，以及其中 7 天內到期的張數 | | **本月我的目標** | 你完成銷售目標的百分比，以及已開票金額與目標的對比；沒有設目標時顯示 *未設目標*。參閱[銷售目標](https://easysales.work/zh-hant/help/team/sales-targets/) | | **進行中的商機** | 你進行中商機的金額、數目、本月預計成交的加權金額，以及其中超過 14 天沒有下一步的個數 | 金額以貴公司的本位貨幣計，每張單據按其自己的匯率折算。貨幣沒有匯率的單據不計入，頁面會說明有幾張。 ## 卡片下方 - **近 6 個月開票和收款。** 柱狀圖顯示每個月的開票（淨額）和收款金額，包括本月。 - **需要處理。** 逾期最多的首五位顧客，以及逾期發票張數和最久的天數；7 天內到期的報價單；待你審批的單據；以及今天到期或已逾期的 **我的任務**。每一行都能打開相應的紀錄。 - **開始使用 easySales。** 在貴公司開立第一張發票之前，擁有 **System**（系統）**Edit**（編輯）權限的人會看到四步清單：**填寫公司資料**、**設定單據樣式**、**確認單據編號** 和 **匯入客戶**。完成後步驟會自動打勾；**略過** 可以把某一步留到以後，**不再顯示** 會為所有管理員隱藏這份清單。 ## 誰看到甚麼 每個數字只統計你自己的清單向你顯示的紀錄。範圍有多大，由你的角色的 **Dashboard**（儀表板）**List**（列表）權限決定： | 權限級別 | 你看到的內容 | |---|---| | **全部記錄** | 公司的數字，每個都透過你自己的 **Invoice**（發票）、**Quote**（報價單）和 **Opportunity**（商機）清單讀取 | | **僅自己的記錄** | 你自己的數字，並顯示 *資料範圍：我負責的記錄*、*我進行中的商機*，以及 **我需要處理的**，其中列出的是你自己的逾期發票，而不是顧客 | | **無權限** | 問候語和快捷操作，以及 *你的角色沒有儀表板*，並提供 **開啟我的工作** 或 **開啟訊息中心** | 如果你的角色不能列出某個模組，或貴公司沒有開啟該模組，相應的卡片不會顯示，而不是顯示零。不能列出任何發票、報價單或商機的角色，會改為看到 **客戶**、**聯絡人**、**潛在客戶** 以及它能打開的其他清單的數量。 ## 調整卡片 在包含此功能的方案中，圖表上方的 **自訂** 會打開 **自訂儀表板**。 1. 取消勾選卡片或面板即可隱藏；重新勾選即可顯示。 2. 用上下箭頭調整次序。 3. 選擇 **儲存**。**恢復預設** 會把所有卡片恢復為標準次序。 只會改變你自己的儀表板，同事的保持不變。哪些方案包含此功能，請看[價格頁面](/pricing/)。 ## 需要注意 - **未收發票** 是發票本身尚欠的金額。已收到但還未分配到發票的款項，以及未使用的貸項，都不會扣除，所以它可能和顧客的[對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)不同。 - 沒有 **到期日** 的 **進行中** 報價單，由建立起 90 天內都會計入。 - **本月收款** 統計分配到發票上的收款。尚未分配到發票的訂金或多付款項不計入。 - **本月我的目標** 需要在 **團隊管理** 中設好目標；你的角色能使用該頁面時，卡片會打開它。 ## 為甚麼這樣設計 **數字和背後的頁面一致。** 開票淨額與當月的銷售業績報表是同一個數字，**未收發票** 跟隨 **發票** 清單，所以卡片上的數字就是你打開後看到的數字。 **不含稅，因為稅不是你的收入。** 開票和報價金額不包括 GST 或其他稅項：稅是替政府代收的，稅前金額才是你的生意賺到的。 **卡片不見了，代表沒有權限，而不是沒有紀錄。** 你的角色不能列出的模組，卡片會直接不顯示，而不是顯示 0；所以儀表板上的零一定是真正的零。 **上次登入是一項安全檢查。** 看到自己上次在甚麼時間、從哪裏登入，下次打開時就能發現不是自己的登入——參閱[登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/)。 ## 更有效率的做法 - **從清單開始追款。** 在 **需要處理** 中選擇一位顧客，即可打開該客戶及其發票——參閱[追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **從卡片打開報表。** 你的角色能檢視銷售業績報表時，**本月開票（淨額）** 會打開當月的該報表——參閱[報表](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/overview/)。 - **從問候區新增。** **新增報價單** 和 **新增發票** 會直接打開空白表單——參閱[建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **把關注的放在最前。** 如果你的工作是收款，可以在 **自訂儀表板** 中把 **未收發票** 移到最前面。 - **為團隊設定目標。** 經理可以在[銷售目標](https://easysales.work/zh-hant/help/team/sales-targets/)中設定每個人的每月目標。 ## 例子 **Mei 的早上。** 10 月 20 日，角色的 **Dashboard** 權限為 **僅自己的記錄** 的 Mei Tan 打開儀表板。**本月開票（淨額）** 顯示 SGD 18,400.00，*上月 SGD 21,050.00*。**本月我的目標** 顯示 74%，*SGD 18,400.00 / SGD 25,000.00*。**未收發票** 顯示 SGD 9,810.00，*其中逾期 SGD 3,270.00（2 張）*。她在 **我需要處理的** 下看到 INV-10000412，*Harbour Café · 逾期 12 天*，於是先致電這間咖啡店。 **Daniel 的月底。** 董事 Daniel Lim 的權限為 **全部記錄**。10 月 31 日，**本月收款** 顯示 SGD 42,600.00，*17 筆*；圖表上 10 月的收款柱半年來第一次高過開票柱。**需要處理** 列出 Harbour Café，*逾期發票 2 張，最久 40 天*；他把這一行轉給負責的銷售員。 **簿記員的版面。** Lim & Co 的簿記員 Priya 關心的是進賬。她在 **自訂儀表板** 中取消勾選 **未結報價單** 和 **進行中的商機**，把 **未收發票** 移到最上面，然後選擇 **儲存**。同事的儀表板保持原樣。 ## 常見問題 - **為甚麼開票金額不含 GST？** 開票和報價金額都是不含稅的。稅項屬於稅務機關；淨額才是你的銷售額。 - **為甚麼未收發票和顧客的結餘不一樣？** 這張卡片加總的是每張發票尚欠的金額。顧客的結餘還會扣除已收到但未分配的款項和未使用的貸項。 - **為甚麼我只看到自己的數字？** 你的角色的 **Dashboard** **List** 權限為 **僅自己的記錄**。請聯絡管理員；參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **為甚麼我看不到本月我的目標？** 目標功能視乎貴公司的方案，而且這張卡片需要你的角色能列出發票。本月沒有為你設目標時，它顯示 *未設目標*。 - **為甚麼找不到自訂？** 調整儀表板視乎貴公司的方案；請看[價格頁面](/pricing/)。 - **調整我的儀表板會影響其他人嗎？** 不會。每個人的版面都是自己的。 - **為甚麼儀表板顯示我的角色沒有儀表板？** 你的角色沒有 **Dashboard** 權限。可以從 **我的工作**、訊息中心和側邊欄開始工作，或聯絡管理員。 - **如何隱藏開始使用清單？** 選擇 **不再顯示** 並確認。這會為貴公司的所有管理員隱藏清單，其中的設定仍保留在 **系統設定** 中。 ## 相關內容 - [團隊管理](https://easysales.work/zh-hant/help/team/overview/) - [報表](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/overview/) - [追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/) --- # 我的資料 > 在 easySales 更改你的姓名、電郵、時區、日期格式、語言或密碼，並找到兩步驗證、通知和你的 AI 用量。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/profile/ **我的資料** 儲存屬於你個人而非貴公司的設定。請從[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)右上角你自己的選單中打開它。 ## 開始之前 不需要任何權限。每個能登入的人都可以打開自己的資料，而且只能打開自己的。 ## 在哪裏找到 **我的資料** 在側邊導覽中最多有四個頁面。在小螢幕上，它們會變成分頁。 | 頁面 | 內容 | |---|---| | **個人資料** | 你的姓名、聯絡方式和偏好 | | **登入與安全** | 你的密碼、通行密鑰、兩步驗證和日曆訂閱 | | **通知** | 哪些內容同時以電郵發給你，以及何時發送——參閱[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/) | | **第三方 AI 工具** | 你已連接的 AI 應用程式和權杖；只有在 easySales 提供 AI 存取時才會顯示 | ## 操作步驟 1. 打開你的選單，選擇 **我的資料**。**個人資料** 頁面隨即打開。 2. 在 **基本資訊** 下更改你的 **姓名**、**電子郵件**、**稱謂**、**職稱**、**電話** 或 **手機**。**姓名** 和 **電子郵件** 為必填。更改 **電子郵件** 時，下方會出現 **目前密碼** 欄：輸入你的密碼以確認更改。如果你使用兩步驗證，easySales 還會要求你用驗證碼或通行密鑰[確認是你本人](https://easysales.work/zh-hant/help/security/confirm-its-you/)，除非你在過去 15 分鐘內已經確認過。 3. 在 **偏好** 下，將 **時區** 設為你與 UTC 的時差——新加坡是 UTC+8——並選擇 **日期格式**。所有格式都以 24 小時制顯示時間。 4. 選擇 **儲存**，或在上述任何欄位中按 **Enter**。如果改為選擇 **取消**，會還原已儲存的內容；**復原** 會在幾秒內把你的修改帶回來。 5. 在 **語言與外觀** 下，選擇你的 **語言** 和 **外觀**：**淺色**、**深色** 或 **自動**。這些設定會立即生效，不需要儲存。 6. 要更改密碼，請打開 **登入與安全** 並選擇 **更改密碼**。在對話框中輸入 **目前密碼**、**新密碼** 和 **確認新密碼**，然後選擇 **更改密碼**。如果你使用兩步驗證，easySales 還會要求你用驗證碼、通行密鑰或恢復碼確認是你本人，除非你在過去 15 分鐘內已經確認過。 ## 之後會發生甚麼 儲存後，**時區** 和 **日期格式** 會立即改變 easySales 在各處向你顯示時間點的方式。日曆日期——發票日期、到期日——對所有人都一樣，列印的單據按貴公司的時區。你的 **語言** 儲存在此瀏覽器上。 更改密碼會令你在所有裝置上登出，包括目前這部，並中斷你的 AI 應用程式和個人權杖。它亦會令你之前申請的任何重設連結失效，並停用你的[日曆訂閱](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/calendar/)連結。 ## 兩步驗證 **登入與安全** 頁面包含你的 **密碼**、**通行密鑰** 和 **兩步驗證**，以及恢復碼和 **受信任的裝置**。每一項都有自己的指南： - 用[驗證器應用程式](https://easysales.work/zh-hant/help/security/authenticator-app/)或[電郵驗證碼](https://easysales.work/zh-hant/help/security/email-codes/)開啟兩步驗證，並保管好你的[恢復碼](https://easysales.work/zh-hant/help/security/recovery-codes/)。 - 加入[通行密鑰](https://easysales.work/zh-hant/help/security/passkeys/)，用指紋、面孔或裝置 PIN 登入。 - 在 **受信任的裝置** 下，選擇某部裝置旁邊的 **移除** 或 **全部移除**。 各部分如何配合，見[登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/)。如果手機和恢復碼都遺失了，請參閱[恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/)。 ## 需要注意的規則 - **個人資料** 頁面頂部的卡片顯示你的頭像、姓名、電郵，以及你的角色和團隊。卡片底部依次顯示 *使用者名稱* 和你的使用者名稱、*角色與團隊由管理員設定*，然後是 **上次登入**，附上你上一次登入的時間和網絡位址。這些都只可檢視。如果那次登入不是你本人，請更改密碼並通知管理員。 - 你的頭像以同一種顏色顯示你的姓名首字母，在 easySales 顯示你的每個地方都一樣。你不能在這裏選擇它；管理員會在你的用戶帳戶上設定——參閱[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)。 - 新密碼最少 8 個字元。 - 無論是新的電郵地址還是新的密碼，目前密碼輸入錯誤時都會顯示 *目前密碼不正確。* 輸錯五次後會顯示 *密碼錯誤次數過多，請幾分鐘後再試。* 等候時間起初為一分鐘，之後每多輸錯一次便加倍，最長十五分鐘。 - 如果你可以使用 AI 助手，**個人資料** 頁面最後會有 **AI 用量**：**個人 AI 額度** 以百分比顯示你已用了多少每月額度，以及重設日期。沒有個人上限時，它會顯示 *未為你設定個人月額度。* 參閱[AI 聊天](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-chat/#%E4%BD%A0%E7%9A%84%E9%A1%8D%E5%BA%A6)。 - **第三方 AI 工具** 頁面顯示貴公司是否已開啟 AI 存取，以及 **MCP 伺服器地址**、**如何連接應用程式**、你的 **已連接的應用程式** 和 **個人權杖**——參閱[連接助手](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/connect-an-assistant/)。 ## 為甚麼這樣設計 **我的資料只改變 easySales 在你眼中的樣子。** 時區、日期格式、語言和外觀只屬於你；同事保留各自的設定，而你列印的發票和報價單按貴公司的設定，所以無論是誰列印，顧客看到的單據都一樣。 **你的角色、團隊和使用者名稱由管理員負責。** 它們決定你能打開甚麼、你的紀錄與誰共享，所以你在這裏可以看到，但只能透過管理員更改——參閱[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)。 **更改密碼會結束所有工作階段。** 如果有人知道你的舊密碼或拿到了你的手提電腦，在所有裝置上登出並中斷你的 AI 應用程式和權杖，可以即時把他們拒之門外。 **更改電郵地址需要你的密碼。** 重設連結和登入驗證碼都會發到你的電郵，所以 easySales 會先要求輸入目前密碼；即使有人碰到你已登入的電腦，也無法把你的帳戶轉到自己名下。 ## 更有效率的做法 - **按 Enter 儲存。** 在 **基本資訊** 或 **偏好** 下的任何欄位中按 **Enter**，便會儲存頁面。 - **從頂部列切換語言。** 你選單中的 **語言** 和 **外觀** 與這裏是同一組設定，一按即可——參閱[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/#%E4%BD%A0%E7%9A%84%E8%AA%9E%E8%A8%80)。 - **用通行密鑰省去密碼。** [通行密鑰](https://easysales.work/zh-hant/help/security/passkeys/)讓你用指紋、面孔或裝置 PIN 登入。 - **選擇哪些內容發到你的郵箱。** 在 **通知** 中，把所有內容留在訊息中心，只把重要的發到你的電郵——參閱[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)。 - **在自己的日曆中查看日程。** **登入與安全** 上的 **日曆訂閱** 會給你一條可用於 Outlook、Google Calendar 或 Apple 日曆的連結——參閱[日曆](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/calendar/)。 ## 例子 **在另一個時區工作。** Daniel Lim 到倫敦住一個月，在北半球冬季，那裏比新加坡慢八小時。他把 **時區** 設為 UTC+0 並儲存。他在新加坡時間 17:00 記錄的一則備註，現在顯示為 09:00。日期為 12 月 3 日的發票 INV-10000245 仍然顯示 12 月 3 日，其 PDF 亦照舊按 Lim & Co 的時區列印。 **新的電郵地址。** Lim & Co 改用新的電郵網域，Mei Tan 的地址隨之改變。她在 **個人資料** 的 **電子郵件** 中輸入新地址；下方出現 **目前密碼**。她輸入密碼，選擇 **儲存**。由於她使用兩步驗證，easySales 會先要求她輸入驗證碼；她下一次的重設連結會發到新地址。 **一次她不認得的登入。** Mei 卡片底部顯示的上次登入是星期日 02:14，來自一個她不認識的位址。她打開 **登入與安全**，更改密碼（這會令所有裝置登出），並通知她的管理員 Daniel。 ## 常見問題 - **怎樣在 easySales 更改密碼？** 打開 **我的資料** → **登入與安全**，選擇 **更改密碼**。輸入目前密碼，再輸入新密碼兩次。如果忘記了密碼，請參閱[重設密碼](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/reset-your-password/)。 - **怎樣更改登入用的電郵地址？** 在 **個人資料** 頁面更改 **電子郵件**，輸入 **目前密碼**，然後選擇 **儲存**。 - **為甚麼 easySales 中的時間不對？** 你的 **時區** 設成了另一個時差。請在 **偏好** 下把它設為你與 UTC 的時差並儲存。 - **我可以更改自己的使用者名稱、角色或團隊嗎？** 不可以。它們由管理員設定；參閱[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)。 - **為甚麼更改密碼後手機上被登出了？** 更改密碼會令你在所有裝置上登出。請用新密碼重新登入。 - **我已經用了多少 AI 額度？** **個人資料** 頁面上的 **AI 用量** 以百分比顯示，並附上重設日期。 - **怎樣開啟兩步驗證？** 打開 **登入與安全**，用[驗證器應用程式](https://easysales.work/zh-hant/help/security/authenticator-app/)或[電郵驗證碼](https://easysales.work/zh-hant/help/security/email-codes/)設定。 ## 相關內容 - [重設密碼](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/reset-your-password/) - [登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/) - [登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/) - [通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/) --- # 安裝應用程式 > 把 easySales 安裝到電腦、Android 手機、iPhone 或 iPad，之後可像其他應用程式一樣，從自己的圖示、在獨立視窗中開啟。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/install-the-app/ 你可以把 easySales 安裝到電腦、Android 手機、iPhone 或 iPad。安裝後，它會從自己的圖示開啟，在沒有瀏覽器網址列的獨立視窗中運行，和其他應用程式一樣。它就是你在[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)使用的 easySales：同樣的頁面、同樣的記錄、同樣的登入。 ## 開始之前 - 不需要任何權限。每位能夠[登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/)的使用者都可以安裝。 - 在電腦或 Android 手機上，請使用 **Google Chrome** 或 **Microsoft Edge**。在 iPhone 或 iPad 上，請使用 **Safari**。 - 安裝幾乎不佔空間，也不需要應用程式商店。你可以隨時移除。 ## 操作步驟 ### 在電腦或 Android 手機上 1. 在 Chrome 或 Edge 登入 easySales。 2. 打開右上角你的選單，選擇 **安裝應用程式**。 3. 在瀏覽器彈出的對話框中選擇 **安裝**。 如果選單中沒有 **安裝應用程式**，即 easySales 已安裝在這個瀏覽器，或者瀏覽器不支援安裝。在電腦上，Chrome 亦會在網址列右側顯示自己的安裝按鈕；在 Android 上，它可能會在螢幕底部提示安裝。 ### 在 iPhone 或 iPad 上 1. 在 Safari 開啟 easySales。 2. 打開右上角你的選單，選擇 **安裝應用程式**。easySales 會顯示接下來的步驟，方便你對照操作。 3. 按 Safari 的「分享」按鈕。 4. 選擇 **加入主畫面**。如果未看到，請向下捲動。 5. 按 **加入**。 ## 之後會發生甚麼 easySales 圖示會出現在你的桌面、開始選單或啟動台，或手機主畫面上。像其他應用程式一樣開啟即可。在 iPhone 或 iPad 上，第一次開啟時需要再登入一次：主畫面應用程式的登入與 Safari 分開保存。 easySales 更新後，應用程式會自動使用新版本，和瀏覽器分頁一樣。如果應用程式開啟期間有新版本，會出現同樣的提示請你重新載入。 在 iPhone 或 iPad 上，推送通知也只能在安裝後的應用程式裡接收：見[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)。 ## 需要注意的規則 - **應用程式需要連接網絡。** 它顯示的是貴公司的即時記錄，不會在裝置上保存副本。網絡中斷時會顯示 **網絡未連接**：請檢查網絡，然後選擇 **重試**。 - **你的權限不變。** 你能看到和操作的內容與瀏覽器中完全相同。 - **登出的方式不變。** 在選單中選擇 **登出**。登出後，應用程式中不會留下貴公司的任何資料。 - **要移除應用程式，** 像移除其他應用程式一樣操作即可：在電腦上，打開應用程式視窗頂部的選單，選擇解除安裝；在手機或平板上，長按圖示。 ## 為甚麼這樣設計 **無論在哪裏開啟，都是同一個 easySales。** 已安裝的應用程式和瀏覽器分頁是同一個服務，你在手機上開始的報價單，在電腦上同樣看得到，亦沒有人需要維護兩個版本。 **裝置上不保存任何資料。** 你客戶的資料和各項數字都保存在伺服器上。手機遺失或與他人共用時，裏面沒有這些資料的副本；管理員修改同事的權限後，亦會立即生效。 ## 常見問題 - **App Store 或 Google Play 有 easySales 應用程式嗎？** 沒有。請按上面的步驟從瀏覽器安裝，使用方式完全相同。 - **應用程式可以離線使用嗎？** 不可以。它需要連接網絡，網絡恢復之前會顯示 **網絡未連接**。 - **為甚麼我的選單中沒有「安裝應用程式」？** easySales 已安裝在這個瀏覽器、你正在使用已安裝的應用程式，或者瀏覽器不支援安裝。電腦和 Android 請使用 Chrome 或 Edge，iPhone 和 iPad 請使用 Safari。 - **在應用程式中需要重新登入嗎？** 在電腦或 Android 手機上不需要：應用程式與瀏覽器共用登入。在 iPhone 或 iPad 上需要，登入一次即可。 - **怎樣更新應用程式？** 不需要手動更新。它每次開啟都是最新版本。 - **可以安裝到多部裝置嗎？** 可以。在你使用的每部電腦、手機或平板上分別安裝即可。 ## 相關內容 - [登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/) - [工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/) - [我的資料](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/profile/) --- # AI 聊天 > 在 easySales 的私人聊天面板用 AI 助手查詢客戶、報價單和發票，用 # 指向紀錄、用 / 快捷指令提問，並管理對話和個人額度。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-chat/ **AI 聊天** 是你與內建 AI 助手 **easy** 之間的私人對話。你可以用自己的話查詢客戶、報價單、發票和收款的情況。它依你自己的權限讀取紀錄，回答只給你看。它從不自己作任何修改：它提出的修改會以卡片的形式等待，直到有人批准（請參閱[AI 建議](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-proposals/)）。 ## 整體結構 *[示意圖: AI 聊天面板位於每個頁面。你提問，助手依你自己的權限讀取紀錄，對話只為你一人保存。管理員只能看到用量數字。]* 面板在任何頁面的右側打開，轉換頁面時保持打開。你與助手的交流稱為 **對話**。助手只能找到你的角色容許你打開的內容，不會更多。只有你能看到自己的對話；管理員只能看到 AI 的用量，看不到談話內容。請參閱[AI 聊天私隱](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-chat-privacy/)。 ## 使用流程 *[示意圖: 可以先用 # 指向紀錄，然後提問，助手讀取，回答邊寫邊顯示。寫作時可以停止，最新一則回答可以重新生成。]* 1. 選擇頂欄搜尋框旁邊的助手圖示 **開啟 AI 聊天**。在手機上，聊天會佔滿螢幕，**關閉 AI 聊天** 帶你回到頁面。 2. 輸入問題並按 **Enter**；**Shift** + **Enter** 換行。一個問題最多 8,000 個字元。 3. 要指向某筆紀錄，輸入 **#** 和幾個字母。清單會按每一類給出最多三筆與你輸入相符、而且你能打開的客戶、聯絡人、商機、報價單、發票、貸項通知單和收據。用方向鍵和 **Enter** 選擇，或直接點選。它會作為標籤出現在句子裏，例如 *報價單 Q-1001*；按 **Backspace** 會整個刪除標籤。一個問題最多可指向五筆紀錄。 4. 回答寫作時會顯示 **正在查找…**。選擇 **停止** 可提早結束；面板隨後顯示 **已停止，已寫出的內容保留。** 5. 回答中提到的紀錄可以是連結。選擇它，該紀錄會在面板後面的頁面中打開，面板保持打開。 ### 在紀錄上使用 Ask AI 在客戶、聯絡人、商機、報價單或發票的詳情頁，選擇頁面標題區的 **Ask AI**（手機上在 **⋯** 選單裏）。面板打開時，該紀錄已經放在你的問題中。如果面板已經打開，請改為選擇 **引用** 加上紀錄名稱。貸項通知單和收據在抽屜中打開，沒有 **Ask AI**，但可以用 **#** 找到它們。 ### 建議問題和快捷指令 - **試試這樣問**：新對話會按你所在的頁面給出最多四個問題。在發票上會有 **INV-1051 已收款了嗎？**；在 **發票** 清單上有 **哪些發票本週到期？**。選擇一項建議只會填入輸入框，不會傳送。 - **建議的後續問題**：在最新一則已完成的回答下面，最多三個接着問的問題。選擇其中一個會立即傳送。 - **/ 快捷指令**：在空的輸入框中先輸入 **/**，會列出 **彙總欠款**、**跟進任務**、**起草報價**、**本週到期** 和 **客戶簡報**。指令會填入對應的問題；需要指定紀錄時，它以 **#** 結尾，紀錄清單隨即打開。指令不會傳送。 你只會看到你的角色能用的建議和指令。**跟進任務** 和 **起草報價** 兩個指令會提出修改，所以清單把它們標為 **需你批准**。它們，以及建立任務的建議問題，只在貴公司容許助手提出修改時才會出現。 ### 詢問 easySales 怎樣使用 聊天也能回答關於 easySales 本身的問題，例如「在哪裏設定清單顯示的欄位？」或「怎樣取消一張發票？」它會在本幫助中心查找答案，用你提問的語言列出操作步驟，並附上所用說明頁的連結，連結在新分頁中打開。在討論串中問 [@easy](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ask-easy/) 也會這樣回答。 - 如果說明頁講的功能是你的角色打不開的，回答仍會說明，並告訴你可以請管理員開通。如果貴公司的方案不包括該功能，回答也會說明。 - 如果本幫助中心沒有相關內容，回答會直接說明，不會猜測。 - 這類問題和其他問題一樣計入你的額度；貴公司關閉 AI 期間不能提問。 ## 對話 - **新對話** 重新開始。**對話記錄** 把以前的對話按 **今天**、**最近 7 天** 和 **更早** 分組列出；選擇一個即可繼續，或選擇 **顯示更多** 查看更早的。對話很長時，**顯示更早的訊息** 會載入開頭的部分。 - 打開某個對話的選單，選擇 **重新命名** 或 **刪除**。**刪除這個對話？** 會請你確認，然後永久刪除它。 - **展開** 讓聊天佔滿整個內容區，對話清單在左邊；**還原** 或 **Esc** 回到側邊面板。手機上沒有 **展開**。 - 瀏覽器會記住面板是否打開以及你在哪個對話中，所以轉換頁面或重新整理後仍在原處。仍在寫作的回答會繼續寫完，並重新顯示出來。 ## 回答下方 把指標移到回答上，或用 Tab 鍵移到回答上，就能看到它的時間和 **複製**。最新一則回答完成後還有 **重新生成**，它會重新寫一遍，並取代舊回答。手機上這些一直顯示。回答正在寫作、你的額度已用完、AI 已關閉，或回答帶有批准卡片時，不提供 **重新生成**。 ## 你的額度 - 你每月的 AI 額度就是你的上限，可以是你個人的，也可以是公司預設的。向 [@easy](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ask-easy/) 提問用的是同一份額度。 - 用到 80% 起，問題輸入框上方會出現一行提示，例如 **本月個人額度已用 85%**，並顯示恢復的日期和 **查看用量**。面板 **⋯** 選單中的 **用量** 隨時顯示 **本月用量**。沒有為你設定上限時，它顯示 **未為你設定個人月額度。** - 用完後，輸入框會停用並說明原因。需要的額度超過剩餘額度的問題會得到 **你本月剩餘的個人 AI 額度不夠這次提問**，並附上恢復日期。 - 你看到的是百分比，從來不是金額。 ## 須知 - **它提建議，由你決定。** 它提出的修改只有在有人批准卡片後才會執行。你明確要求時，它可以提議登記收款、開出、作廢或刪除，卡片會註明並要求確認兩次。它從不向客戶發送電郵或任何內容。 - **你能看的它都能讀。** 包括客戶的欠款和對賬單、報表，以及你自己的訊息、待辦和日曆，以你的角色權限為限。 - **只看你能看到的。** 你的角色打不開的紀錄不會被讀取，即使你指向了它。標記為敏感的欄位不會交給助手，除非管理員在 AI 設定中容許。 - **請核對答案。** 它可能讀錯或漏掉紀錄。打開連結，核對金額和日期。 - **一個對話裏一次只寫一則回答**，你所有對話加起來最多同時寫三則。請等其中一則完成，或先停止。 - **AI 關閉時**，聊天以唯讀方式打開，並顯示 **AI 目前已為貴公司關閉。** 你可以檢視和刪除對話，但不能提問，也不能使用 **#** 或 **Ask AI**。 - 從頁面打開的對話框或抽屜會蓋住面板；關掉它就能回到聊天。 ## 誰可以使用 - easySales 先為貴公司開通助手，然後由管理員在 **系統設定** → **AI** 中開啟；請參閱[AI 設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/ai-assistant-settings/)。 - 你的角色需要 **使用 AI 聊天**。管理員擁有它，**Viewer**（檢視者）角色沒有。其他角色在角色的 **AI 助手** 下開啟它（請參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)）。沒有它，頂欄就不顯示這個圖示。 ## 為甚麼這樣設計 **你的提問是你的工作筆記。** 關於某位拖數客戶、某位同事的商機進展的問題，還未到拿給團隊看的時候。AI 聊天只給你看，你就可以放心直接問；需要讓大家都看到的回答，請改在紀錄的話題中向 [@easy](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ask-easy/) 提問。 **它以你的身份讀取，所以繞不過你的角色。** 如果聊天能看到比你更多的東西，任何能用它的人都能讀到角色本來不讓看的紀錄。因為它用的是你的權限，它找到的就是你自己能找到的，只是更快，不會更多。 **每項修改都要有人批准。** 助手提議修改的紀錄上，記下的是批准人的名字，所以歷史紀錄永遠說得清是誰決定的。收款、開出的單據和刪除是顧客和你的賬簿看得到的，所以這些卡片會註明，並要求確認兩次。發送仍由你親手操作。 **按人設額度，AI 用量才公平。** 某個人一個月用得多，也不會把全公司的 AI 用光。用百分比顯示，你知道還剩多少，又不必每問一次都去計成本。 ## 更有效率的做法 - **從紀錄出發。** 在客戶上選擇 **Ask AI**，紀錄就放進了問題中，**試試這樣問** 還會給出 **拜訪 Harbour Café 之前：最近的往來和未付款項**。請參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 - **每週都問的問題，輸入 / 就行。** **本週到期** 和 **彙總欠款** 會替你填好問法。請參閱[每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/)。 - **追數時在發票清單上打開聊天。** 這裏的建議問題是 **哪些發票已逾期？先催哪張？**、**哪些發票本週到期？** 和 **哪些客戶欠我的錢最多？**。請參閱[加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/)。 - **讓它起草任務。** 在 INV-1051 上，建議問題 **建立任務，催收 INV-1051 的款項** 會提出一項任務，你選一下就能批准。請參閱[AI 建議](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-proposals/)。 - **比較時展開。** **展開** 讓長回答或兩份報價的比較佔滿闊度，對話清單就在旁邊。 - **一位客戶一個對話。** 用客戶名稱 **重新命名** 對話，下次致電前從 **對話記錄** 中接着問。 ## 示例 **拜訪之前。** Lim & Co 的 Mei Tan 打開 Harbour Café 客戶紀錄並選擇 **Ask AI**。在標籤後面她寫道：「哪些發票仍未付款？」助手列出 INV-1043（SGD 1,200.00）、INV-1051（SGD 800.00）和 INV-1060（SGD 450.00），合共 SGD 2,450.00（1,200.00 + 800.00 + 450.00），每個編號都是指向該發票的連結。 **比較兩份報價。** Mei 輸入「比較 #」，選擇 QUO-208，再輸入「和 #」並選擇 QUO-214。兩個標籤按她寫的次序留在句子裏，回答會把兩份報價放在一起比較。 **追款清單。** 在新對話中，Mei 選擇 **哪些發票已逾期？先催哪張？** 並按 **Enter**。她選擇回答中的第一張發票，該發票就在面板後面打開。 **兩步建好追款任務。** Mei 打開 INV-1051，再打開聊天。她選擇 **建立任務，催收 INV-1051 的款項**，補上「本週五到期，指派給我」，然後按 **Enter**。畫面出現一張 **新增活動** 卡片，列出任務的標題、負責人和截止日期。她選擇 **批准**，卡片變為 **已完成**，並附上新任務的連結。 **快到上限時。** 24 日那天，Mei 的輸入框上方出現 **本月個人額度已用 85%**，並顯示恢復日期。這個月餘下的日子，她把問題問得更窄，一次只問一位客戶。 ## 常見問題 - **easySales 的 AI 聊天在哪裏打開？** 選擇頂欄搜尋框旁邊的助手圖示 **開啟 AI 聊天**，或在紀錄頁面上選擇 **Ask AI**。轉換頁面時聊天保持打開。 - **為甚麼看不到 AI 聊天的圖示？** 你的角色沒有 **使用 AI 聊天**，或者貴公司未能使用 AI。請聯絡管理員；請參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。如果只是 AI 被關閉，圖示仍在，聊天以唯讀方式打開。 - **AI 聊天會改我的紀錄嗎？** 不會自己改。它可以用卡片提出修改，只有你選擇 **批准** 後才會執行。請參閱[AI 建議](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-proposals/)。 - **怎樣只問某一張發票或某一位客戶？** 輸入 **#** 和名稱或編號的幾個字，從清單中選取它；或在它的頁面上選擇 **Ask AI**。一個問題最多可指向五筆紀錄。 - **AI 聊天能看到我打不開的紀錄嗎？** 不能。它依你自己的權限讀取，你的角色看不到的紀錄，它也看不到。 - **為甚麼這個月不能再提問？** 你的每月額度已用完。輸入框上方那一行寫着恢復的日期；管理員可以調高你的上限。 - **同一個問題可以換一個更好的回答嗎？** 在最新一則已完成的回答下選擇 **重新生成**，或者把問題收窄後再問，例如只問一位客戶或一個月。 - **手機上可以用 AI 聊天嗎？** 可以。聊天會佔滿螢幕，**Ask AI** 在紀錄的 **⋯** 選單裏，**關閉 AI 聊天** 帶你回到頁面。 - **AI 聊天能告訴我某個設定在哪裏嗎？** 可以。用你自己的話問，例如「在哪裏設定清單顯示的欄位？」回答會按本幫助中心列出步驟，並附上說明頁連結。 ## 相關內容 - [AI 聊天私隱](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-chat-privacy/) - [AI 建議](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-proposals/) - [向 @easy 提問](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ask-easy/) - [AI 設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/ai-assistant-settings/) - [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) --- # 向 @easy 提問 > 在 easySales 的活動話題中用 @easy 向 AI 助手提問：點樣提問、看回答、停止它、用它草擬的回覆，以及它讀不到甚麼。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ask-easy/ **@easy** 是 easySales 內建的 AI 助手。在活動或回覆中提及它，用你自己的話提問。它會查詢你能看到的紀錄，並在話題中作答；能閱讀該話題的每個人都能看到回答。它會讀取，也可以提出修改，修改會以卡片形式等待有人批准；它從不自己作任何修改。請參閱[AI 建議](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-proposals/)。 ## 開始之前 - 貴公司必須已開啟 AI 助手。easySales 先為貴公司完成開通，然後由管理員在 **系統設定** → **AI** 下開啟。請參閱[AI 設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/ai-assistant-settings/)。 - 你的角色需要 **使用 AI 助手**，以及 **活動** 一行上的 **檢視和發佈**。管理員一定兩者都有。 - 想清楚誰會讀到這個話題。回答會發佈在話題中，能閱讀該話題的每個人都能看到。 ## 操作步驟 1. 打開你要提問的話題：紀錄的 **活動** 分頁、空間、**我的工作** 或儀表板。新增一則活動，或回覆一則活動。 2. 在輸入框中輸入 **@**，然後選擇 **easy**，即清單頂部標有 **AI 助手** 的那一行。輸入框中會出現紫色的 **@easy** 標記。 3. 寫下你的問題，例如這位客戶有哪些發票仍未付款。 4. 像平常一樣發佈活動或回覆。 自行輸入 `@easy` 不會向助手提問；請從清單中選擇它。 ## 之後會發生甚麼 - 你的問題下方會出現一則來自 **easy** 的回覆，帶有 **AI 助手** 標籤。它顯示 **處理中 · 1 秒**，秒數會不斷增加，而且往往有一行說明它要查詢甚麼。 - 之後回答會取代它。回答以提及你開始，下方有一行說明它讀了甚麼，例如 **查詢了 3 筆記錄** 或 **讀了本話題 4 則回覆**。如果話題很長，還會加上 **這個話題較長，easy 只讀了其中一部分。** - 你的訊息中心會顯示 **easy @了你**。關注該話題的人會照常收到有新回覆的訊息。 - 要在它處理期間停止它，請選擇 **停止**。只有你，即提問的人，才看到這個按鈕。回覆隨後會顯示，例如 **Mei Tan 停止了 easy**。刪除你的問題或整個話題亦會停止它。 ## 使用回覆草稿 當你請 @easy 草擬內容（例如給顧客的回覆）時，它的回答會提供這段文字，並附有 **用作我的回覆** 按鈕。 1. 選擇 **用作我的回覆**。文字會填入同一話題的回覆框。 2. 如果回覆框中已有文字，選擇 **取代** 或 **保留我的**。 3. 編輯文字，然後像平常一樣發佈你的回覆。 在你自己發佈之前，甚麼都不會發出。草稿從不包含提及或紀錄連結。 ## 無法回答時 回覆可能不會給出回答，而是顯示以下其中一項： | 回覆顯示 | 怎樣處理 | |---|---| | 這個問題超出了單次執行上限，已停止。 | 收窄範圍，例如限定一位客戶或一個時間段，然後再問。 | | 公司本月的 AI 用量已用完。 | 等到回覆中給出的日期，或請管理員在 **系統設定** → **AI** 下查看。 | | 你本月剩餘的個人 AI 額度不夠這次提問。 | 等到回覆中給出的日期、問一個較小的問題，或請管理員調高你的上限。 | | easy 目前無法使用。 | 聯絡你的管理員。 | | 我無法回答這個問題。 | 換一種問法，或自己查找紀錄。 | | 我暫時連不上模型。 | 稍後再用 **@easy** 提問。 | ## 需要注意的規則 - @easy 按你本人的權限讀取。它只能找到你自己能打開的紀錄；你看不到的紀錄，它也看不到。 - 它會讀取你提問所在的話題：開頭的那則活動、已連結紀錄的名稱、最新的回覆（最多 30 則），以及它自己之前的回答。它無法讀取附件。 - 它可以查詢客戶、聯絡人、潛在客戶、產品、商機、報價單、發票、貸項通知單、定期發票、收據、退款、採購訂單、送貨單和活動。因為話題裏每個人都會讀到它的回答，它不會讀取客戶的欠款或對賬單、未分配的款項、壞帳、預測和毛利率之類的報表，也不會讀取你的訊息、待辦和日曆。 - 它讀取和回答。它可以用卡片提出修改，只有人才能批准，請參閱[AI 建議](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-proposals/)。它不能提及或詢問同事，不能發送任何內容，亦不能設定提醒。要把同事拉進來，請你自己提及對方。 - 只有新的帖子或回覆才會向它提問。在編輯中的帖子加上 **@easy**，它只會保持為普通文字。 - 你同一時間最多可以有三個問題在等待 @easy 回答。三個都仍在回答中時，新帖子裏的 **@easy** 會保持為普通文字，不會得到回答。 - 如果你的角色不容許，**easy** 在清單中會顯示為灰色，並註明 **你的角色未開通**。如果貴公司關閉了助手，清單中根本不會有它。 - 它的回答不能編輯。只有你，或擁有 **管理他人的活動** 的人，才可以刪除它。 - 在紀錄的歷史紀錄和稽核日誌中，@easy 為你讀取或寫入的內容會顯示你的姓名和 **內部 AI 助手** 標籤。 - 每個問題都會計入貴公司的每月 AI 預算和你自己的每月上限。你不會看到任何金額；達到上限時，回覆會說明。 ## 為甚麼這樣設計 **回答留在工作所在的地方。** 在 Harbour Café 的 **活動** 分頁上提出的問題，就在那裏作答，所以明天致電這間咖啡店的同事，看到的數字和你看到的一樣，不必再問一次。只有你自己需要的答案，請改用 [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-chat/)。 **它按你的權限作答。** @easy 找到的，正是你自己能找到的。兩個人問同一個問題，如果兩人的角色看到的紀錄不同，得到的回答也會不同；這是你的角色設定在起作用，任何話題都不會變成讓人讀取無權打開紀錄的途徑。 **它從不替你拉人進來。** 提及某人會通知對方，也可能讓對方看到話題。這仍由你決定，所以不會有人被機器提醒，也不會有人在沒有人選擇的情況下取得客戶話題的存取權。 **上限令 AI 用量可以預計。** 每人同時三個問題和每月上限，可以防止一連串帖子把公司的 AI 用量用光，影響其他人。 ## 更有效率的做法 - **在紀錄上問，不要在空白帖子中問。** 在紀錄的 **活動** 分頁上，話題已經連結到該客戶，所以只問一句「還有甚麼未付？」就夠了。請參閱[發佈活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/)。 - **讓它草擬給客戶的訊息。** 請它寫提醒或回覆，選擇 **用作我的回覆**，發佈前再修改。請參閱[跟進報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/follow-up-a-quotation/)。 - **在同一個話題中追問。** @easy 會讀取它自己之前的回答，所以「當中哪一張最舊？」不必重複第一個問題也能問。 - **在訊息中心等回答。** **easy @了你** 會告訴你它已作答，期間你可以繼續做其他工作。請參閱[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)。 - **把團隊的數字帶到每週會議。** 會議前在團隊的空間中提問，每個人打開的都是同一個回答。請參閱[每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/)。 ## 例子 Mei Tan 準備致電 Harbour Café。在該客戶的 **活動** 分頁上，她回覆了自己上一則備註：“@easy which of their invoices are still unpaid, and when were they due?”（他們哪些發票仍未付款，各自在甚麼時候到期？）幾秒後，**easy** 在她的回覆下作答並提及她：有兩張發票未結清，並列出編號、結餘和到期日。下方一行顯示 **查詢了 2 筆記錄**。 她接着問：“@easy draft a short, friendly reminder I can send them.”（幫我草擬一則簡短、友善的提醒，讓我發給他們。）回答附有 **用作我的回覆**。Mei 選擇它，在回覆框裏改了一個字，然後發佈。 **星期一例會之前。** 在 Lim & Co 的銷售空間中，Daniel Lim 發帖：「@easy 本月建立、仍未完結的報價單有哪些，金額多少？」回答列出 QUO-208，SGD 4,360.00（SGD 4,000.00 加 9% GST SGD 360.00），以及 QUO-214，SGD 2,180.00（SGD 2,000.00 加 SGD 180.00），合共 SGD 6,540.00。空間中的每個人在會議前都看到同一份清單。 **問題太大。** Mei 要求列出去年以來所有客戶的所有發票，回覆說這個問題超出了單次執行上限。她改為只問 Harbour Café 本季的發票，就得到了回答。 ## 常見問題 - **怎樣在活動中向 AI 助手提問？** 在輸入框中輸入 **@**，從清單頂部選擇 **easy**，寫下問題然後發佈。回答會出現在同一個話題中。 - **為甚麼 @easy 沒有回答？** 可能是自行輸入而不是從清單中選擇、你有三個問題仍在回答中、你的角色沒有 **使用 AI 助手**，或者貴公司關閉了助手。 - **誰能看到 @easy 的回答？** 能閱讀該話題的每個人。需要私人回答時，請使用 [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-chat/)。 - **@easy 可以讀取附件嗎？** 不可以。它讀取話題的文字、已連結紀錄的名稱和它查詢的紀錄，從不讀取附加的檔案。 - **可以在已寫好的帖子中加上 @easy 嗎？** 不能透過編輯加上。請改為發佈一則提及 **easy** 的新回覆。 - **可以刪除或編輯 @easy 的回答嗎？** 不能編輯。你，或擁有 **管理他人的活動** 的人，可以刪除它。 - **為甚麼 @easy 只讀了話題的一部分？** 較長的話題會只取開頭的帖子和最新的回覆；回答會註明這一點。請開一個新話題，或把細節寫進你的問題中。 ## 相關內容 - [發佈活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/) - [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-chat/) - [AI 建議](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-proposals/) - [誰能看到活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/who-can-see/) - [AI 設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/ai-assistant-settings/) --- # AI 聊天私隱 > easySales 的 AI 聊天誰能看到、保存了甚麼、回答時把甚麼發送給 AI 服務，以及對話怎樣刪除、保留多久。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-chat-privacy/ [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-chat/)只屬於使用它的人。本頁說明保存了甚麼、誰能讀取、生成回答時發送了甚麼，以及如何清除。當同事或客戶問起他們的問題去了哪裏時，可以參考本頁。 ## 保存甚麼 - 你的問題、助手的回答、你用 **#** 指向的紀錄（類型和名稱）以及時間。 - 每則回答背後的工作文字，其中包括助手為回答而讀取的紀錄的詳細內容。 - 助手提出的批准卡片、卡片將寫入的值，以及誰在何時作了決定。 - 紀錄本身仍在原處；聊天不會把它們複製到別處。 - 你的瀏覽器只記住面板是否打開以及你在哪個對話中，從不保存文字。 ## 誰能讀取 - 只有你。公司裏的其他人打不開你的對話，管理員也打不開。對話清單寫着 **對話只有你自己看得到。** - 管理員只能在 **系統設定** → **AI** 下看到按人統計的用量數字：**執行次數**、token 數量和 **點數**。他們看不到文字內容。 - easySales 的工作人員不會閱讀你的 AI 聊天對話內容。 ## 回答時發送甚麼 為了寫出回答，easySales 會把以下內容發送給代 easySales 處理這些內容的 AI 服務供應商： - 你的問題，以及該對話中更早的訊息； - 你指向的紀錄，以及助手在回答時查找的紀錄。 助手只會查找你的角色能打開的紀錄。標記為敏感的欄位（例如身分證號碼）不會發送，除非管理員在 **系統設定** → **AI** 下開啟了 **把敏感個人欄位傳送給模型**。你不提問時不會發送任何內容。 ## 刪除與保留 - **刪除這個對話？** 會即時、一步完成地刪除這個對話、其中的訊息、回答背後的工作文字和批准卡片。如果回答仍在寫作，它會被停止。已刪除的對話無法復原。 - 留下來的是計數，用於用量數字：執行次數、token 數量和點數。你批准過的修改也會留下，和任何修改一樣記錄在 **歷史紀錄** 和審計日誌中。 - 當你對某則回答選擇 **重新生成**，較早的回答會從面板中消失，但會保留，直至你刪除該對話或下面的保留期結束。 - **助手對話內容** 保留多久（若干個月，或不設時限），顯示在 **授權** 頁面的 **資料保留** 下。擁有 **System**（系統）**View**（檢視）權限的管理員可以在那裏查看。 - easySales 為貴公司開始清除之後，超過該期限的訊息會被清除，沒有訊息的對話也會消失。用量數字保留。 - 如果貴公司關閉了 AI，你仍可檢視和刪除自己的對話。 ## 須知 - AI 聊天的回答不會被分享。在活動中使用 [@easy](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ask-easy/) 時，回答發佈在話題中，所有能閱讀該話題的人都能看到；AI 聊天只回答你。 - 刪除是永久的：刪除前請先想一想是否還需要這個回答。 - 你在問題中輸入或貼上的文字，會照你所寫的保存和發送。敏感欄位的開關只適用於助手從紀錄中讀取的欄位，不適用於你自己寫的字。 ## 為甚麼這樣設計 **預設私人，因為提問往往是還未想定的念頭。** 某位客戶付款慢、某單生意可能做不成，在你準備好跟團隊說之前，也許想先問一問。聊天只給你看，你才能問得坦白；團隊需要知道的，再發到話題中。 **管理員管成本，不管內容。** AI 用量由公司付費，管理員需要知道誰用了多少。按人統計執行次數和點數已經足夠，不必打開任何人的對話。 **一次刪除就刪乾淨，只留下屬於紀錄本身的東西。** 問題、回答、工作文字和卡片一起刪除，對話不會在你看不到的角落留下殘餘。你批准過的修改會留在紀錄的歷史中，因為紀錄必須說得清誰在何時改了甚麼。 **敏感欄位預設不發送，除非公司容許。** 回答一個銷售問題，幾乎用不着身分證號碼。預設不發送，你持有的聯絡人個人資料就不會因為一個日常問題被發送給 AI 服務。 ## 更有效率的做法 - **需要團隊知道的，到話題中問。** [@easy](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ask-easy/) 的回答留在紀錄上，經手這個客戶的人都能看到；AI 聊天只給你自己。 - **用 # 指向紀錄，不要貼上紀錄內容。** 這樣助手會按你的權限和敏感欄位規則讀取紀錄，而不是照單接收你貼上的內容。請參閱[AI 聊天](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-chat/)。 - **對話用完就刪。** 一步就能刪除對話及其背後的所有內容；**對話記錄** 清單的選單中有 **刪除**。 - **在我的資料中查看自己的用量。** **AI 用量** 顯示本月個人額度已用了多少。請參閱[我的資料](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/profile/)。 - **請同事查看紀錄的歷史。** 透過批准卡片作出的修改，會在 **歷史紀錄** 中帶有 **內部 AI 助手** 標籤。請參閱[審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/)。 ## 示例 **「Daniel 可以看我的聊天嗎？」** Lim & Co 的 Mei Tan 第一次用 AI 聊天前這樣問。管理員 Daniel Lim 打開 **系統設定** → **AI**，給她看 **本月用量**：她那一行只有本月的 **執行次數** 和 **點數**，沒有任何文字。她的對話清單也寫着 **對話只有你自己看得到。** **誤貼了護照號碼。** Mei 不小心把一位顧客的護照號碼貼上到問題中。她打開這個對話的選單，選擇 **刪除**，並確認 **刪除這個對話？**。問題、回答和背後的工作文字都沒有了；這則回答用掉的點數仍計入她本月的用量。 **批准過的修改會留下。** Mei 批准過一張修改 Harbour Café 電話號碼的卡片，之後刪除了那個對話。客戶的 **歷史紀錄** 仍以她的名字顯示這次修改，並帶有 **內部 AI 助手** 標籤，因為修改屬於客戶紀錄，不屬於聊天。 ## 常見問題 - **管理員可以看我的 AI 聊天紀錄嗎？** 不可以。管理員只能看到每個人用了多少（執行次數、token 數量和點數），永遠看不到對話文字。 - **同事可以看到我的 AI 聊天嗎？** 不可以。只有你能打開自己的對話。活動中 [@easy](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ask-easy/) 的回答不同：能閱讀該話題的人都能看到。 - **AI 聊天的問題會發送到哪裏？** 發送給代 easySales 處理這些內容的 AI 服務供應商，一同發送的還有該對話中更早的訊息，以及助手為回答而讀取的紀錄。 - **身分證號碼會發送給 AI 嗎？** 不會，除非管理員在 **系統設定** → **AI** 下開啟了 **把敏感個人欄位傳送給模型**。你自己輸入或貼上的內容會照原文發送。 - **刪除了的 AI 聊天對話可以復原嗎？** 不可以。刪除會永久清除對話、回答和卡片。 - **AI 聊天紀錄保存多久？** 保存到你刪除為止，或到 **授權** 頁面 **資料保留** 下 **助手對話內容** 所示的期限結束。 - **刪除對話會撤銷我批准過的修改嗎？** 不會。修改仍留在紀錄上和它的 **歷史紀錄** 中，和其他修改一樣。 ## 相關內容 - [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-chat/) - [AI 設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/ai-assistant-settings/) - [貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/) - [AI 資料共享](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/ai-and-data-sharing/) - [向 @easy 提問](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ask-easy/) --- # AI 建議 > easySales 的 AI 助手怎樣用卡片提議新增任務、草擬報價單或修改紀錄，以及誰可以批准或拒絕；批准之前甚麼都不會改。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-proposals/ 內建 AI 助手可以在 [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-chat/)和 [@easy](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ask-easy/) 話題中，對你的紀錄提出修改。它從不自己執行修改，而是顯示一張 **卡片**；有權限的人選擇 **批准** 後才會執行修改，並且以這個人的身分執行。 ## 整體結構 *[示意圖: 你提問，助手提出修改並在不執行的情況下檢查，隨後出現一張卡片。批准會以批准者的身分執行修改。拒絕，或 24 小時內無人處理，都不會改變任何內容。]* 助手以你的身分、按網頁使用的同一套規則檢查這項修改，然後就停下來。此時沒有任何內容被修改。卡片會等待 24 小時。只有有人選擇 **批准** 時才會執行修改，並且以這個人的身分執行，此刻會重新核對這個人的權限。助手永遠不能批准自己的卡片。 ## 它能提出甚麼 你的角色允許你在頁面上親手做的修改，只要你提出，它都能提議。例如： - 新的活動：備註、任務、行程或溝通，或 **完成活動並安排下一項**。 - **草擬報價單**：新報價單，只儲存為草稿，不提交審批，也不發給客戶。 - 新的客戶、聯絡人、潛在客戶、商機或產品，或對它們、它們的負責人或團隊的修改。 - 推進報價單、發票、貸項通知單、採購訂單或送貨單：定稿、開出、標為已發送、關閉、取消或作廢。 - 款項：登記收款，新增或分配收據、退款，使用貸項通知單抵扣，撇銷壞帳。 - 對於按貴公司[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)規則正在等待審批的報價單、發票或貸項通知單：批准它、退回給製單人，或撤回它的審批申請。 它從不向客戶發送電郵或任何內容，也不匯入資料、不上載附件。在 @easy 話題中，它不修改任何人的訊息、待辦或關注。一個問題最多產生三張卡片。 ## 使用流程 1. 閱讀卡片。卡片以它要做的事開頭，例如 **新增活動** 或 **修改客戶**，並帶有標籤 **待確認**。它只列出這項修改會設定的欄位。對於修改，舊值帶刪除線，新值跟在後面；被清空的欄位只顯示帶刪除線的舊值，後面沒有新值。商機的金額按各自一側的幣別顯示：舊金額用舊幣別，新金額用新幣別。報價單列出各行：先是品名，再是 數量 × 單價 和該行金額，下面是 **小計**、**稅項** 和帶幣別的 **合計**（例如 **合計 SGD**），全部由 easySales 在伺服器上計算。超過五行時，**還有 2 行** 展開其餘各行，**收起** 再摺疊。 2. 如果新活動中提及了同事或連結了紀錄，卡片會寫出將因此能看到這個話題的人，例如 **Daniel Lim 將可查看這個話題。** 3. 查看卡片底部的 **有效期至**。 4. 選擇 **批准**，或選擇 **拒絕** 在不作任何修改的情況下關閉卡片。在開出或批准單據的卡片上，按鈕是 **批准並生效**：它會詢問 **確認批准並生效？**，即時取得單據的正式編號，並且無法撤銷。刪除、作廢、取消、關閉或沖銷的卡片會寫著 **批准後即時生效，無法撤銷。**，它的 **批准** 按鈕是紅色的，會先詢問 **確認批准？**。涉及款項的卡片還會寫著 **這會登記、轉移或沖銷款項。批准前請核對金額。** 5. 卡片先顯示 **正在執行…**，然後是 **已完成**，並附上紀錄的連結，例如 *Mei Tan 批准 · 14:05 · 記錄顯示「內部 AI 助手」*。再按一次也不會重複執行修改。 ## 示例 **一份草稿報價單。** 在 AI 聊天中，Lim & Co 的 Mei Tan 寫道：「為 Harbour Café 草擬一份報價單：10 小時設計諮詢，每小時 SGD 150.00，另加 GST 9%。」出現一張標題為 **草擬報價單** 的卡片，只有一行：10 × 150.00，金額 1,500.00；下面是 **小計** 1,500.00、**稅項** 135.00（1,500.00 的 9%）和 **合計 SGD** 1,635.00，並註明僅儲存為草稿。Mei 選擇 **批准**。報價單以草稿建立，卡片變為 **已完成**。 **修改電話號碼。** Mei 請助手更正某位聯絡人的電話號碼。卡片顯示舊號碼帶刪除線，新號碼跟在後面。Mei 核對後選擇 **批准**。 **話題中的決定。** 在一個活動話題中，可以批准報價單的 Daniel Lim 看到來自 @easy 的卡片：**批准報價單**。他選擇 **批准並生效**，確認 **確認批准並生效？**，報價單就以 Daniel 的身分被批准並開出。 **紀錄已經被改過。** 10:00，Mei 收到一張修改 Harbour Café 賬單街道的卡片。10:20，Daniel 在客戶頁面上改了同一條街道。10:30 Mei 選擇 **批准** 時，卡片顯示 **未執行**：紀錄在提議之後被修改過，所以沒有覆蓋。她先看 Daniel 改了甚麼，仍有需要時才讓助手重新提出。 ## 誰可以決定 - **在 AI 聊天中**，只有這段對話的主人。其他人都看不到這張卡片。 - **在 @easy 話題中**，話題的任何讀者，只要擁有 **使用 AI 助手**、能看到完整的卡片，並擁有這項修改所需的權限。其他人看到 **等待有批准權限的人處理。** 或 **等待有權限的人決定。** - 卡片要在瀏覽器裏的 easySales 中決定。已連接的 AI 應用程式無法決定。 - 每位讀者只能看到自己權限範圍內的卡片內容。他們無權看到的值顯示為 **已隱藏**。如果紀錄本身不在他們的權限範圍內，他們只會看到一行：**Mei Tan 在此提出了一項修改。因涉及你無權查看的記錄，詳情已隱藏。**，並且沒有按鈕。 ## 須知 - **在有人批准之前不會有任何修改。** 拒絕或放着不管都不會改變任何內容：**已拒絕**、**已過期** 和 **已被取代** 都會這樣說明。 - 卡片 24 小時後 **過期**。卡片不能編輯：請讓助手重新提出。同一筆紀錄的較新卡片會讓較舊的變為 **已被取代**。 - 如果紀錄在提議之後被修改，為免覆蓋，不會作任何修改，卡片顯示 **未執行**。請讓助手重新提出。easySales 拒絕的修改（例如針對已關閉單據的修改）也顯示 **未執行**。如果卡片說無法確定是否已執行，請先檢查紀錄，再決定是否重新提出。 - 列出很多條目的卡片（例如收據分配到的發票）只顯示前 20 條，然後顯示一行，例如 **分配：其餘未顯示**。 - 帶有卡片的回答不能重新生成；面板在它上面不提供 **重新生成**。請在新訊息中重新提出問題。 - 修改會以批准者的名字記錄，名字旁帶有 **內部 AI 助手** 標籤，出現在紀錄的 **歷史紀錄** 和審計日誌中。（卡片自己的那一行引用的也是同一個標籤。）已批准的報價單、發票或貸項通知單，其審批紀錄中還會顯示 **AI 助手**。 - 只有貴公司啟用了 AI 修改，才會出現卡片。AI 聊天的歡迎語會告訴你：它說明助手也可以提議修改，或者以 **唯讀：** 開頭，這時助手只讀取。 ## 為甚麼這樣設計 **每項修改都有人簽名。** 修改以批准者的身分執行，所以紀錄上每次修改旁邊都是一個人的名字，而不是機器。顧客問誰改了他們的地址，或核數師問誰批准了某份報價單，歷史紀錄都答得到。 **檢查做兩次。** 助手以提問人的身分檢查一次；批准時再以批准人的身分檢查一次。誰都不能批准自己的角色本來不容許的修改；卡片和紀錄已對不上時，它寧可甚麼都不做，也不會覆蓋同事較新的修改。 **卡片 24 小時後失效。** 卡片顯示的是助手讀取那一刻的紀錄。時間越久，紀錄越可能已經變了，所以舊卡片會過期，而不是留着等人誤批。 **涉及錢和無法撤銷的，要確認兩次。** 收款、開出的單據和刪除，顧客和你的賬簿都看得到，多數也收不回來。只有你明確要求這項修改時，助手才會提議；卡片會註明，批准時還要再確認一次。發送仍由你親手操作：助手從不向客戶發電郵。 ## 更有效率的做法 - **用會替你起草的指令。** 在 AI 聊天中輸入 **/**，選擇 **跟進任務** 或 **起草報價**，再在 **#** 後指定紀錄。請參閱[AI 聊天](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-chat/)。 - **在發票上直接要追款任務。** 在 INV-1051 上，聊天會建議 **建立任務，催收 INV-1051 的款項**；批准卡片，任務就建好了。請參閱[加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/)。 - **讓審批人在話題中決定。** 在報價單的話題中問 @easy；話題中可以使用助手、並能批准報價單的人不用另開頁面就能處理卡片。請參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 - **不對就拒絕重提，不要事後再改。** 卡片不能編輯，所以錯的卡片直接拒絕，並說明要改甚麼；同一筆紀錄的新卡片會取代舊的。 - **草稿報價單到它自己的頁面上完成。** **已完成** 會連結到新草稿；在那裏補充明細或條款，再定稿。請參閱[建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/)。 ## 常見問題 - **AI 助手會不經同意就改紀錄嗎？** 不會。每項修改都以卡片等待，直到有權限的人選擇 **批准**。 - **誰可以批准 AI 建議？** 在 AI 聊天中只有你自己。在 @easy 話題中，任何可以使用助手、並擁有這項修改所需權限的讀者，例如審批卡片需要 **審批報價單**。 - **AI 建議卡片有效多久？** 24 小時。之後顯示 **已過期**，不會作任何修改。 - **批准之前可以修改卡片內容嗎？** 不可以。拒絕後讓助手按更正重新提出，或者先批准，再到紀錄上修改。 - **AI 助手可以發電郵或記錄收款嗎？** 它從不發送電郵或任何內容。你提出時，它可以提議登記收款、開出、作廢或刪除；在有權作這項修改的人批准卡片之前甚麼都不會發生，無法撤銷的還要確認兩次。 - **怎樣知道某項修改來自 AI 助手？** 紀錄的 **歷史紀錄** 會顯示批准人的名字，並帶有 **內部 AI 助手** 標籤。請參閱[審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/)。 - **為甚麼助手從來不出現批准卡片？** 貴公司沒有啟用 AI 修改，所以助手只讀取；AI 聊天的歡迎語以 **唯讀：** 開頭。 ## 相關內容 - [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-chat/) - [向 @easy 提問](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ask-easy/) - [單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/) - [AI 設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/ai-assistant-settings/) - [審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/) --- # 連接助手 > 怎樣把 ChatGPT、Claude 等 AI 應用程式連接到 easySales：在應用程式中登入授權，或使用個人權杖，以及怎樣中斷連接。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/connect-an-assistant/ 如果貴公司已開啟 AI 存取，你可以連接自己的 AI 應用程式來處理你的紀錄。它以你的身份操作，權限與你相同，不會更多；請先閱讀[AI 資料共享](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/ai-and-data-sharing/)。 ## 開始之前 不需要任何模組權限。在 **我的資料** 中，**第三方 AI 工具** 頁面會在 **貴公司** 旁顯示 **已開啟**、**已開啟——唯讀** 或 **未開啟**。只有在 easySales 提供 AI 存取時，該頁面才會出現在側邊導覽中。顯示 **未開啟** 時，你無法連接任何應用程式或工具；請管理員在 **系統設定** → **AI** 下開啟。參閱[公司 AI 存取](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/company-ai-access/)。 只要貴公司提供兩步驗證，連接新的應用程式便需要你已開啟兩步驗證；參閱[登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/)。只有在貴公司把兩步驗證設為 **關閉** 時，你才改用密碼確認。 請透過在應用程式中登入來連接。只有工具無法登入，或頁面上沒有顯示連接步驟時，才使用個人權杖。 ## 操作步驟 1. 在 **第三方 AI 工具** 頁面上，選擇 **MCP 伺服器地址** 旁的 **複製**。你把 easySales 加入 AI 應用程式時，它會要求輸入這個地址。 2. 展開 **如何連接應用程式**，按你所用應用程式的步驟操作：**Claude.ai**、**ChatGPT** 或 **Claude Code**。其他工具請參閱 **其他工具**。 3. 應用程式把你帶到 easySales 時，如有要求請登入。 4. 核對 **授權後返回**、**應用程式來自** 和 **目前登入**。只批准你自己剛開始連接的應用程式。應用程式返回到知名 AI 平台時，**授權後返回** 會寫出平台名稱，例如 **已知平台：Claude**。如果頁面顯示 **easySales 無法確認這個應用程式是誰。**，只有在你剛剛親自從這個應用程式發起連接、並且認得這個網址時才批准。 5. 在 **它要求** 下，只有希望應用程式新增、編輯和刪除紀錄以及更換其負責人時，才保留剔選 **以你的身分進行修改**。如果應用程式只需要讀取，請取消剔選。 6. 確認是你本人，然後選擇 **允許**。使用兩步驗證時，輸入驗證器應用程式或電郵中的驗證碼，或選擇 **用通行密鑰確認**。以上都沒有時，選擇 **改用恢復碼** 並輸入一個恢復碼；該恢復碼隨即被用掉。如果你在過去 15 分鐘內用驗證碼或通行密鑰登入過，便不會再要求任何確認。沒有開啟兩步驗證時，頁面會顯示 **開啟兩步驗證後才能連接 AI 應用程式**，除非貴公司把兩步驗證設為 **關閉**——這時請在 **請輸入你的密碼以確認** 中輸入密碼。 ## 使用個人權杖 1. 在 **第三方 AI 工具** 頁面上，選擇 **新增權杖**。 2. 輸入能識別該工具和電腦的 **名稱**。可能被誤認為內建助手的名稱，例如 easy、easySales 或 AI 助手，會被拒絕。 3. 在 **權限** 下，選擇 **完整——與你相同** 或 **唯讀**。 4. 選擇 **到期** 時間：30、60 或 90 天。 5. 選擇 **建立權杖**，如有要求，請[確認是你本人](https://easysales.work/zh-hant/help/security/confirm-its-you/)。 6. 把權杖，或 **連接 Claude Code** 下的指令，複製到你的工具中。然後選擇 **完成**。 ## 之後會發生甚麼 應用程式會出現在 **已連接的應用程式** 下，權杖會出現在 **個人權杖** 下，各自顯示其 **權限**：**讀取和修改** 或 **唯讀**。權杖只會顯示一次；如果遺失，請另建一個。 連接後，應用程式會從 easySales 了解如何處理你的紀錄；有些應用程式亦會列出來自 easySales 的現成起始提示： - **Summarise an account**——一位顧客的簡要概況。 - **Follow up overdue invoices**——按顧客列出逾期發票，並草擬一份提醒供你傳送。 - **Draft a quotation**——與你一步步地草擬一份報價單。 - **My week**——你未來七天的待辦、任務和事件。 - **Review my pipeline**——按階段列出你進行中的商機、預測，以及沒有下一步的交易。 - **Review collections**——每位顧客的欠款和逾期金額，並提出建議的跟進。 - **Clean up duplicate accounts**——某個客戶可能重複的紀錄，以及合併它們會怎樣。 - **Work my lead pool**——你能看到的線索池裡等待領取的潛在客戶，以及建議領取哪些。 - **Follow up my leads**——你該跟進卻還沒跟進的潛在客戶，並提出建議的下一步。 - **Convert a lead**——與你一步步地把一位潛在客戶轉成客戶、聯絡人，以及（可選）商機。 只有連接權限允許的提示才會出現，所以 **唯讀** 連接不會顯示任何修改紀錄的提示。提示只是開始對話：由它引出的每項修改仍會先預覽，由你確認。 要停止某個應用程式或權杖，請選擇它旁邊的 **中斷** 並確認。它會立即停止運作，且無法恢復。 ## 需要注意的規則 - 應用程式或權杖能做的事，絕不會超出你的角色允許的範圍。貴公司為 **已開啟——唯讀** 時，你連接的任何應用程式或工具都不能修改紀錄。 - 每項修改都會先產生預覽，由你確認。 - 你最多可以連接 10 個應用程式，並持有 10 個權杖。 - 應用程式要求你重新連接時，請重複上述步驟。 - 更改或重設密碼會中斷你所有的應用程式和權杖。管理員重設你的密碼或兩步驗證亦會如此，而且管理員亦可以中斷它們。 - 貴公司開始要求兩步驗證時，你已連接的應用程式和權杖會繼續運作。關閉你自己的兩步驗證亦不會中斷它們。 - 請像對待密碼一樣為權杖保密。 ## 為甚麼這樣設計 **登入授權比權杖更安全。** 應用程式透過登入連接時，它看不到你的密碼：easySales 在自己的頁面上請你批准，顯示應用程式授權後返回到哪裏，並把這個連接記在你的名下。個人權杖是需要手動複製的密鑰，所以只留給無法登入的工具使用。 **第二重驗證守護長達數週的存取。** AI 應用程式在你批准後會長期保有存取權。只要貴公司提供兩步驗證，連接時便會要求驗證碼或通行密鑰，所以單是密碼被盜，並不足以把應用程式連到你的紀錄上。 **每項修改都等你點頭。** AI 應用程式可能會誤解你的要求。它會先向你展示每項修改的預覽，在你確認之前 easySales 不會儲存任何內容，所以誤解永遠不會變成對顧客紀錄的修改。 **權杖會過期。** 個人權杖最長 90 天有效。萬一被複製到不該去的地方，最遲到期那天便會失效；**中斷** 則會即時令它失效。 ## 更有效率的做法 - **從現成的起始提示開始。** **Follow up overdue invoices**、**Review my pipeline** 等提示，一步便讓應用程式進入常見工作。參閱[加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/)和[每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/)。 - **只需讀取的助手，便取消修改權限。** 批准時沒有剔選 **以你的身分進行修改** 的應用程式，無論你怎樣要求都不能修改任何內容，需要修改紀錄的提示（例如 **Draft a quotation**）亦不會提供給它。 - **按工具和電腦為權杖命名。** 像「我手提電腦上的 Claude Code」這樣的名稱，換電腦時便知道該中斷哪一個。 - **不時看看「最近使用」。** **已連接的應用程式** 和 **個人權杖** 都顯示各自最近一次使用的時間；不認識的便中斷。 - **叫應用程式給 PDF 連結，由你自己傳送。** 應用程式可以給你單據 PDF 的短時連結，方便你附上或轉寄。參閱[AI 資料共享](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/ai-and-data-sharing/)。 ## 例子 **以唯讀方式連接 Claude。** Mei Tan 想讓 Claude 幫她準備客戶電話，但不想讓它修改紀錄。她在 **第三方 AI 工具** 頁面複製伺服器地址，按 **如何連接應用程式** 下 **Claude.ai** 的步驟操作。Claude 把她帶到 easySales，她核對 **授權後返回** 和 **目前登入**，取消剔選 **以你的身分進行修改**，輸入驗證器應用程式中的驗證碼，選擇 **允許**。Claude 出現在 **已連接的應用程式** 下，權限為 **唯讀**。 **追收逾期發票。** Daniel Lim 以允許修改的方式連接 ChatGPT，並啟動 **Follow up overdue invoices**。應用程式列出 Harbour Café 的 INV-10000319，SGD 2,180.00（SGD 2,000.00 加 9% GST SGD 180.00），已逾期 12 天，並草擬了一份提醒。Daniel 修改了提醒，用自己的電郵發出；應用程式不會向顧客傳送任何內容。 **給程式腳本用的權杖。** Daniel 的命令列工具無法登入。他選擇 **新增權杖**，命名為「辦公室電腦上的 Claude Code」，選擇 **唯讀** 和 30 天，再選擇 **建立權杖**。在選擇 **完成** 之前，他把 **連接 Claude Code** 下的指令複製到終端機，因為權杖不會再顯示。 ## 常見問題 - **怎樣把 ChatGPT 連接到 easySales？** 在 **第三方 AI 工具** 複製伺服器地址。在 ChatGPT 中打開「設定 → 應用程式與連接器」，新增連接器（可能需要先在「進階」中開啟開發者模式），貼上地址，驗證方式選擇 OAuth。然後在 easySales 中批准。 - **怎樣把 Claude 連接到 easySales？** 複製伺服器地址，然後在 Claude 中打開「設定 → 連接器」，選擇「新增自訂連接器」，貼上地址，選擇「新增」，再選擇「連接」。最後在 easySales 中批准這個連接。 - **AI 應用程式會不經我同意便修改紀錄嗎？** 不會。每項修改都會先以預覽的形式給你看，你確認之後 easySales 才會儲存。 - **為甚麼連接 AI 應用程式要開啟兩步驗證？** 應用程式會保有存取權達數週之久，所以連接時要求驗證碼或通行密鑰，而不只是密碼。參閱[確認是你本人](https://easysales.work/zh-hant/help/security/confirm-its-you/)。 - **個人權杖遺失了怎麼辦？** 權杖只顯示一次。請新增一個權杖；如果舊權杖可能被別人使用，便把它中斷。 - **最多可以連接幾個 AI 應用程式？** 最多 10 個應用程式，另外可以持有 10 個個人權杖。 - **個人權杖有效期多長？** 30、60 或 90 天，由你在建立時選擇。 ## 相關內容 - [AI 資料共享](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/ai-and-data-sharing/) - [公司 AI 存取](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/company-ai-access/) - [我的資料](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/profile/) --- # AI 資料共享 > 把 ChatGPT、Claude 等 AI 應用程式連接到 easySales 安全嗎？它們能讀取和修改甚麼、每項修改怎樣先確認，以及哪些內容從不共享。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/ai-and-data-sharing/ 已連接的 AI 應用程式以你的身份在 easySales 中工作。它讀取你的角色允許你檢視的紀錄；如果你允許，它亦可以在你確認預覽後修改這些紀錄。應用程式收到的內容，之後由你選擇的 AI 服務按其自身條款保管。 ## 如何運作 ### 讀取 應用程式可以搜尋和開啟你的角色允許你檢視的內容： - 客戶、聯絡人和產品，看起來重複的客戶，以及聯絡人的同意狀態紀錄； - 客戶的欠款及其對帳單； - 商機，包括階段歷史、預測和毛利率； - 報價單（包括其開票計劃）、發票、貸項通知單、收據和退款，包括按金、收款差額和壞帳； - 採購訂單，包括其供應商發票和付款； - 送貨單，包括其簽收副本的檔案名稱； - 定期發票和服務合約； - 你的試算表匯入； - 活動和空間，包括活動的修改歷史和誰能看到它，你團隊一週的活動、你的日曆、你的待辦和你的訊息； - 你填寫表單時 easySales 提供的清單，例如貨幣、匯率、國家／地區、行業、稅碼，以及可選為負責人的人員。 它可以一次搜尋以上所有內容。它亦可以取得報價單、發票、貸項通知單、送貨單或採購訂單，以及客戶對帳單、收據或沒收按金的 PDF 短時連結。 應用程式讀取的發票包含已撇銷金額及其中屬於壞帳的部分，因此應收、已收、已貸記和已撇銷的金額加起來等於餘額。搜尋收據或退款時，應用程式可以向前翻到較早的紀錄，而不是只停在最近的那些。 ### 修改 擁有 **讀取和修改** 權限時，應用程式可以在以下範圍作出你在畫面上所作的同類修改： - 客戶和聯絡人、個人客戶、客戶團隊、合併兩個客戶，以及聯絡人的同意狀態紀錄； - 商機，包括其階段、負責人和手填毛利率； - 產品； - 報價單（包括其開票計劃，含開啟或關閉計劃的自動草稿）和發票，包括其收款； - 貸項通知單、收據和退款，包括保留按金、使用按金、撤銷收款差額，以及撇銷壞帳或記錄其收回； - 批准、退回或撤回報價單、發票或貸項通知單的審批請求； - 採購訂單，包括其供應商發票和付款； - 送貨單，包括標記為已送達； - 定期發票，包括產生或略過某一期的草稿； - 從試算表匯入客戶、聯絡人或產品，以及撤銷一次匯入； - 把不超過 5 MB 的檔案附加到活動、送貨單或供應商發票上； - 活動和空間，以及你的訊息、待辦和通知設定。 每項修改都要通過與在頁面上執行相同操作時一樣的權限、紀錄和狀態檢查。應用程式不能向顧客傳送任何內容（例如電郵），亦不能匯出檔案：它只草擬文字，並把連結或 PDF 交給你自己去傳送。 ### 先預覽，再確認 每項修改都分兩步。首先，應用程式向 easySales 要求預覽，這一步不會儲存任何內容，然後應用程式向你展示該預覽。只有當應用程式在十分鐘內原樣傳送這項修改時，easySales 才會儲存；內容有任何不同，都需要新的預覽。 關注或靜音記錄、把訊息標為已讀或未讀、封存訊息，以及稍後提醒訊息或待辦，只改變你自己的訊息中心和待辦，不改動任何業務記錄，別人也看不到。這些操作同樣先經過預覽，但應用程式可能按它自己的設定直接執行，不先問你。 ### 活動與訊息 應用程式亦可以對[活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/overview/)、[空間](https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/overview/)、你的[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)和[我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/)做你能做的事：閱讀和發佈活動、回覆、提及同事、關注單據，以及處理你的訊息。它只能看到你能看到的活動。發佈活動或回覆，與其他每項修改一樣，要經過同樣的預覽和確認。應用程式把刪除活動或回覆、移除檔案、還原已刪除的活動、更改空間的成員，以及把活動移入或移出空間，標示為具破壞性的操作，所以預期它會明確請你確認這些操作。 ### 標明是哪個 AI 操作的 透過應用程式所做的修改，會在紀錄的 **歷史紀錄**、稽核日誌以及應用程式發佈的活動和回覆中，在你的姓名旁顯示一個標籤：**第三方 AI · OAuth 連接** 或 **第三方 AI · 個人權杖**，後接該連接的名稱。應用程式開啟某筆紀錄時，**檢視者** 中亦會顯示同一個標籤。連接的類型由 easySales 設定；名稱是該連接本身的名稱，easySales 不作核實。把滑鼠停在標籤上即可看到這項說明。在有這個標籤之前記錄的項目會顯示 **AI（未記錄來源）**。 ## 需要注意 - 從不共享：密碼和權杖、自訂欄位、附件檔案的內容（應用程式可以附加檔案，但不能下載檔案）、其他用戶的聯絡方式（應用程式只能看到他們的姓名），以及貴公司的授權、計劃和帳單資料。 - 聯絡人的出生日期、性別、收入、婚姻狀況和子女數目不會共享，除非 easySales 客服已為貴公司開啟共享。 - 應用程式不能設定自訂欄位，但以試算表匯入新客戶或新聯絡人時除外。它亦不能設定客戶的資料，或聯絡人的語言或個人資料。這類紀錄請在 easySales 中完成。 - 合併客戶無法撤銷。應用程式會先向你展示合併將做甚麼；對於每個欄位，它只能在該預覽顯示的兩個值之間選擇。 - 更改客戶團隊會取代整個團隊，因此應用程式漏掉的人會失去該存取權。請在預覽中核對團隊。 - 應用程式不會主動建議撇銷某筆債務、其金額或原因；只有在你要求時才會撇銷。 - 一次把許多紀錄轉給另一個人，只能在 easySales 中進行。 - 每個連接每分鐘最多可以讀取 60 次、修改 10 次。預覽算一次讀取；其他任何會變動資料的呼叫都算一次修改。貴公司對傳回的紀錄數目另有每日上限，於公司時間的午夜重設。 - 紀錄中的文字（例如備註）送到應用程式前不會檢查其中是否藏有指令，因此請在確認前閱讀每個預覽。 ## 術語 **已連接的應用程式**——你透過登入批准的 AI 應用程式。**個人權杖**——供無法登入的工具使用的密鑰。 ## 常見誤解 - 中斷連接會阻止之後的存取，但不會移除 AI 服務已經收到的資料。 - 貴公司為 **已開啟——唯讀** 時，任何內容都不能修改。 - 叫應用程式執行修改並不等於確認。請在看到預覽之後才確認。 ## 在哪裏找到 你的連接位於 **我的資料** 的 **第三方 AI 工具** 頁面上。請在紀錄的 **歷史紀錄** 分頁中，以及 **系統設定** 的 **稽核日誌** 中查找 AI 標籤。 ## 為甚麼這樣設計 **應用程式就是你，所以你的角色就是上限。** 應用程式按你的權限工作，絕不超出。只能看到自己客戶的營業員，連接的應用程式亦只能看到這些客戶，不需要再設定一次。 **預覽令誤解不會變成修改。** AI 應用程式可能誤解要求或紀錄。先展示修改內容，只有在十分鐘內原樣傳回時才儲存，這樣儲存下來的正是你批准的內容。 **有些東西永遠不離開 easySales。** 密碼、權杖、帳單和信用卡資料，以及貴公司自行定義的欄位，都不會出現在任何回答裏。聯絡人的敏感個人資料亦不會共享，除非 easySales 客服已為貴公司開啟共享。 **每項 AI 修改都帶標籤。** **歷史紀錄** 和稽核日誌中的 AI 標籤，顯示哪些修改是透過應用程式做的，以及是哪個連接做的。顧客或會計師問起是誰改了某筆紀錄時，答案就在紀錄上。 ## 更有效率的做法 - **合併之前先叫應用程式給出預覽。** 應用程式會展示兩個客戶以及合併後保留甚麼，由你逐個欄位決定。參閱[客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/overview/)。 - **一個問題搜遍所有內容。** 應用程式可以同時查找客戶、單據和活動，所以「關於 Harbour Café 的所有資料」只需問一次。 - **用它做每週檢討。** **Review my pipeline** 和 **Review collections** 會從你自己的紀錄中整理出[每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/)所需的內容。 - **覺得哪裏不對時，看看標籤。** 紀錄的 **歷史紀錄** 分頁會寫明是哪個應用程式做的修改。參閱[審計紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/audit-trail/)。 ## 例子 **透過應用程式記錄收款。** Harbour Café 為 INV-10000319 支付 SGD 2,180.00（SGD 2,000.00 加 9% GST SGD 180.00）。Mei Tan 叫她連接的應用程式記錄這筆收款。應用程式向她展示預覽：INV-10000319 收款 SGD 2,180.00，日期為今天，此時尚未儲存任何內容。Mei 核對後在幾分鐘內確認，發票變為 **已付款**。在發票的 **歷史紀錄** 中，這筆收款顯示 Mei 的姓名，旁邊是她那個連接的 AI 標籤。 **改動過的預覽。** Daniel Lim 叫應用程式修改 Harbour Café 的電話號碼，看到預覽後發現有一個數字錯了，在確認之前給出了正確的號碼。應用程式於是向 easySales 要求新的預覽，因為與預覽內容不同的修改不會被儲存。 **應用程式看不到的東西。** Mei 向應用程式查詢某張送貨單的附件。應用程式列出了檔案的名稱和大小，但打不開它們；Mei 自己在 easySales 中打開簽收副本。 ## 常見問題 - **把 ChatGPT 或 Claude 連接到 easySales 安全嗎？** 應用程式只能看到你的角色允許你看到的內容，從來看不到你的密碼、帳單或自訂欄位，每項記錄修改都要等你確認（關注、靜音、封存和稍後提醒你自己的訊息可能不會先問）。它收到的內容之後由該 AI 服務按其自身條款保管。 - **我的 easySales 資料會被拿去訓練 AI 嗎？** 這由你連接的 AI 服務按其自身條款決定。連接之前，請查看該服務的資料設定。 - **AI 應用程式能看到別人的紀錄嗎？** 只能看到你的角色允許你看到的紀錄。如果是 **Own records only**（僅自己的記錄），就只有你自己的紀錄。 - **AI 應用程式會給我的顧客發電郵嗎？** 不會。它可以草擬文字，並給你連結或 PDF；由你自己傳送。 - **AI 應用程式能刪除紀錄嗎？** 擁有 **讀取和修改** 權限時，它可以刪除你能刪除的內容，但要先向你展示預覽並得到你的確認。 - **怎樣知道某項修改是 AI 做的？** 紀錄的 **歷史紀錄** 中，你的姓名旁會顯示 **第三方 AI · OAuth 連接** 這樣的標籤，後接該連接的名稱。 ## 相關內容 - [連接助手](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/connect-an-assistant/) - [公司 AI 存取](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/company-ai-access/) - [審計紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/audit-trail/) - [AI 設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/ai-assistant-settings/) --- # 公司 AI 存取 > 管理員怎樣為全公司開啟或關閉 AI 存取、設為唯讀，以及怎樣中斷某位用戶已連接的 AI 應用程式和權杖。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/company-ai-access/ AI 存取針對整間公司開啟或關閉。在此範圍內，每個人的應用程式和權杖都以此人的身份操作，並受其角色限制。所有客戶都包含此功能，無需另外購買。 ## 公司開關 管理員在 **系統設定** → **AI** 的 **AI 連接（MCP）** 部分設定此開關。參閱[AI 設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/ai-assistant-settings/)。 | 開關上的設定 | 卡片上的 **貴公司** | 效果 | |---|---|---| | **關閉** | **未開啟** | 應用程式和權杖無法使用。任何人都不能連接應用程式或建立權杖。 | | **唯讀** | **已開啟——唯讀** | 應用程式和權杖可以讀取其用戶能讀取的內容。任何連接都不能新增、修改或刪除紀錄。 | | **讀寫** | **已開啟** | 每個連接按自己的權限（**讀取和修改** 或 **唯讀**）運作，並受其用戶角色的限制。 | - 在管理員開啟之前，公司的 AI 存取一直是 **關閉**。 - 檢視開關需要 **System** **View** 權限，更改需要 **System** **Edit** 權限。沒有 **Edit** 權限時，開關呈灰色。 - 開啟或允許修改時，需要管理員以兩步驗證確認，參閱[確認是你本人](https://easysales.work/zh-hant/help/security/confirm-its-you/)。請先為自己的帳戶開啟兩步驗證。關閉或降為 **唯讀** 不需要額外確認。 - 切換為 **關閉** 時會先請你確認，然後立即中斷公司所有已連接的應用程式和個人權杖。重新開啟不會恢復它們，人員需要重新連接。 - **唯讀** 會保留已連接的應用程式和權杖，但它們不能再新增、修改或刪除。再次選擇 **讀寫** 後，它們又可以修改紀錄。 - 如果貴公司的方案只容許 AI 連接唯讀，開關上會註明，**讀寫** 將按 **唯讀** 生效。 - 授權關閉了修改功能時，開關無法儲存；應用程式會提示 *此授權已關閉修改功能，因此未儲存。* - 開關下方的 **目前已連接** 顯示公司有多少個應用程式和個人權杖。 - 每次更改都會記錄在稽核日誌中，包括更改前後的設定和操作人。 - easySales 客服負責設定是否共享聯絡人的敏感個人資料，以及公司的每日紀錄上限。 - 更改會在下一次要求時生效。 - 公司處於唯讀狀態時，應用程式和權杖只能讀取。公司被暫停或已關閉時，它們全部無法使用。 ## 誰可以連接 - 開關開啟後，每個能登入的人都可以在 **我的資料** 的 **第三方 AI 工具** 頁面連接自己的應用程式和權杖。沒有按人設定的獨立開關。 - 應用程式能做甚麼取決於其用戶的角色，因此要限制應用程式，請在角色中設定。 ## 中斷某位用戶的應用程式 1. 選擇側邊欄中的 **用戶帳戶**，然後打開該用戶。 2. 選擇 **AI 存取** 分頁。它會列出該用戶的 **已連接的應用程式** 和 **個人權杖**。 3. 選擇其中一項旁邊的 **中斷** 並確認。它會立即停止運作；該用戶可以重新連接。 - 你需要 **User**（用戶）**Edit**（編輯）權限。如果是 **Own records only**（只限自己的紀錄）級別，你只能存取自己的帳戶。 - 使用自訂角色的人無法檢視或中斷管理員的應用程式和權杖。 - 中斷操作會記錄在該用戶的 **History**（歷史紀錄）分頁中。 - **重設密碼**、**Deactivate**（停用）以及透過 **忘記密碼？** 重設密碼，都會立即中斷該用戶所有的應用程式和權杖。 ## 為甚麼這樣設計 **資料要不要外流，由公司決定。** AI 應用程式會把讀到的內容傳送給此人選擇的 AI 服務。一個由管理員掌握的開關，意味着在公司決定允許之前，任何人的紀錄都不會進入這類服務。 **應用程式永遠只代表它的主人。** 每個應用程式和權杖都以連接它的人的身份操作，權限不超出此人的角色，它做的每項修改都會在 **歷史紀錄** 中標上 AI 標籤。誰要為一項修改負責，一目了然；限制一個角色，亦即限制了這個人的應用程式。 **關閉就是即時關閉。** 切換為 **關閉** 會在下一次要求時中斷公司所有的應用程式和權杖。哪天對某個 AI 服務處理資料的方式有疑慮，一個選擇就能停止所有存取，不用逐個連接去中斷。 **唯讀收緊權限，但不破壞連接。** **唯讀** 保留每個連接，只是停止所有修改。你可以先讓大家試用 AI 讀取紀錄，或在繁忙期間暫停修改，之後再允許修改，無需任何人重新連接。 ## 更有效率的做法 - **先從唯讀開始。** 先讓大家連接並提問；團隊準備好透過應用程式修改紀錄時，再選擇 **讀寫**。參閱[AI 設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/ai-assistant-settings/)。 - **透過角色來限制。** 應用程式能做甚麼取決於其用戶的角色，所以請調整角色，而不是尋找按人設定的 AI 開關。參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **看看「目前已連接」。** 開關下方的數字告訴你公司裏是否已經有人連接了應用程式或權杖。 - **手提電腦遺失時，在該用戶的頁面上中斷。** **AI 存取** 分頁可以即時停止某一個應用程式或權杖，不影響其他人。 - **停用離職員工。** 停用用戶會在同一步中斷其所有的應用程式和權杖。參閱[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)。 ## 例子 **允許修改之前先試用。** Lim & Co 想看看 ChatGPT 怎樣分析公司的銷售管道。Daniel Lim 在 **AI 連接（MCP）** 下選擇 **唯讀**，並用驗證碼確認。每個人的 **第三方 AI 工具** 頁面上的卡片現在顯示 **已開啟——唯讀**。Mei Tan 連接 ChatGPT，查詢她的逾期發票；應用程式能讀取這些發票，但不能記錄任何內容。一個月後 Daniel 選擇 **讀寫**。已連接的應用程式又可以修改紀錄了，各自在自己的權限範圍內，每項修改都由其用戶確認，沒有人需要重新連接。 **手提電腦被盜。** Mei Tan 的手提電腦被盜，上面有她給命令列工具用的個人權杖。Daniel 打開 **用戶帳戶**，選擇 Mei，打開 **AI 存取** 分頁，在該權杖旁選擇 **中斷**。權杖即時失效。她手機上已連接的 ChatGPT 照常可用，這次中斷操作亦記錄在她的 **History**（歷史紀錄）分頁中。 **一位設計師離職。** 一位設計師離開 Lim & Co 時，Daniel 停用她的帳戶。她已連接的兩個應用程式和一個個人權杖在同一步中被中斷。 ## 常見問題 - **怎樣為公司開啟 AI 存取？** 打開 **系統設定** → **AI**，在 **AI 連接（MCP）** 下選擇 **唯讀** 或 **讀寫**。按要求確認是你本人；請先為自己開啟兩步驗證。 - **誰可以開啟 AI 存取？** 擁有 **System** **Edit** 權限並已開啟兩步驗證的人。只有 **System** **View** 權限時，開關呈灰色。 - **可以只讓部分員工使用 AI 應用程式嗎？** 沒有按人設定的獨立開關。應用程式能做甚麼取決於其用戶的角色，你亦可以在某位用戶的頁面上中斷其應用程式。 - **員工離職後，他的 AI 應用程式會怎樣？** 停用他的帳戶，會即時中斷他所有的應用程式和權杖。 - **改為唯讀會中斷應用程式嗎？** 不會。應用程式保持連接，但不能新增、修改或刪除任何內容，直到你再次選擇 **讀寫**。 - **可以看到同事連接了哪些 AI 應用程式嗎？** 可以，需要 **User**（用戶）**Edit**（編輯）權限：在 **用戶帳戶** 中打開該用戶，選擇 **AI 存取** 分頁。 ## 相關內容 - [連接助手](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/connect-an-assistant/) - [AI 資料共享](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/ai-and-data-sharing/) - [用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/) - [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) - [AI 設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/ai-assistant-settings/) --- # 用 AI 讀說明 > 怎樣把一頁說明或整個 easySales 說明中心複製到 ChatGPT、Claude 等 AI 工具，用自己的話問它 easySales 怎樣用。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/read-help-with-ai/ 你自己的 AI 工具（例如你已經在用的聊天助手）可以根據本說明中心回答關於 easySales 的問題。複製說明文字，貼到工具中，然後提問。這只會複製說明內容，絕不會複製貴公司的紀錄；如要讓 AI 工具使用你的資料，請參閱[連接助手](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/connect-an-assistant/)。 ## 開始之前 你需要一個可以接受貼上文字的 AI 工具。毋須登入，也毋須任何權限：說明文字對每個人都一樣。 ## 操作步驟 1. 打開任何說明頁面，選擇標題旁的 **複製給 AI**。 2. 選擇 **複製本頁**，或選擇 **複製整套說明** 複製你正在閱讀的語言的全部頁面。第三項 **用 AI 讀說明** 會打開本指南。 3. 打開你的 AI 工具，貼到一個新對話中並傳送。 4. 用自己的話提問，例如「怎樣收取訂金，並在最後一張發票中扣回？」 ## 之後會發生甚麼 標題下方會顯示 **已複製，貼到你的 AI 工具即可。** 訊息。貼上的文字開頭是一段給 AI 工具的簡短指示：只根據說明內容回答；說明沒有涉及的問題要直接說明；介面上的名稱原樣使用；註明所依據的頁面；用你的語言回答。之後是說明正文，每一頁都附有連結，方便你核對答案。 ## 需要注意的規則 - **複製整套說明** 的內容很長。如果 AI 工具提示文字太長，請逐頁複製你需要的頁面。 - 尚未翻譯的頁面會以英文複製，並附上一段說明。 - 複製的是複製那一刻的說明內容。[新功能](https://easysales.work/zh-hant/help/whats-new/)列出更新後，請重新複製。 - 如果瀏覽器不允許複製，訊息中會提供 **開啟文字**；選擇它，然後自行複製文字。 - 能讀取網址的 AI 工具可以直接讀取整套說明檔案： | 語言 | 整套說明檔案 | |---|---| | English | [easysales-help-en.md](/help/easysales-help-en.md) | | 简体中文 | [easysales-help-zh-hans.md](/zh-hans/help/easysales-help-zh-hans.md) | | 繁體中文 | [easysales-help-zh-hant.md](/zh-hant/help/easysales-help-zh-hant.md) | | Bahasa Melayu | [easysales-help-ms.md](/ms/help/easysales-help-ms.md) | | ไทย | [easysales-help-th.md](/th/help/easysales-help-th.md) | | 日本語 | [easysales-help-ja.md](/ja/help/easysales-help-ja.md) | ## 例子 Lim & Co 的 Mei Tan 準備分階段為一個診所裝修項目開票。她在說明中心首頁選擇 **複製給 AI** 和 **複製整套說明**，貼到她的 AI 工具中並提問：「客戶預付 30%，這筆錢怎樣從最後一張發票扣除？」回答解釋了 **訂金扣回** 的幾種選擇，並附上[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)的連結，她在開始之前在那一頁核對了操作步驟。 ## 為甚麼這樣設計 **複製的是說明，絕不是你的紀錄。** 這些文字是人人都能閱讀的公開說明，所以你可以貼到任何 AI 工具，不會洩露貴公司或顧客的任何資料。 **AI 被要求只根據說明回答。** 開頭的指示要求它在說明沒有涉及時直接說明，而不是猜測。你得到的是關於 easySales 目前實際運作的回答，而不是從別的軟件編出來的。 **每個回答都能核對。** 複製的每一頁都附有連結，AI 亦被要求註明所依據的頁面。照着做之前，先打開那一頁確認步驟。 **介面名稱保持原樣。** 按鈕和欄位名稱以粗體複製，和應用程式中顯示的一樣，AI 亦被要求原樣使用，所以回答和你在畫面上看到的一致。 ## 更有效率的做法 - **問具體問題便複製一頁。** 一頁內容令回答集中在一項工作上，篇幅亦短，任何能貼上文字的工具都容得下。不知道哪一頁涉及你的問題時，才用 **複製整套說明**。 - **把檔案地址交給能讀網址的 AI。** 能打開網址的工具，可以直接讀取上表中你所用語言的整套說明檔案，不用複製。 - **用自己的語言提問。** AI 被要求用你提問的語言回答，說明中心的每種語言亦各有自己的副本。 - **生意上的問題看實戰手冊。** 例如怎樣追收逾期款項，[銷售實戰手冊](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/overview/)裏有答案，**複製整套說明** 亦包含這些頁面。 ## 常見問題 - **ChatGPT 能回答 easySales 的使用問題嗎？** 能。在說明頁面選擇 **複製給 AI**，把文字貼到 ChatGPT 或其他 AI 工具，然後提問。 - **複製給 AI 會洩露公司資料嗎？** 不會。它只複製說明中心的文字，對每個人都一樣。 - **AI 工具提示文字太長怎麼辦？** **複製整套說明** 會複製全部頁面。請用 **複製本頁** 逐頁複製你需要的頁面。 - **使用「複製給 AI」需要登入嗎？** 不需要。說明中心及其副本都是公開的。 - **怎樣讓 AI 工具處理我自己的紀錄？** 請把它連接到 easySales。參閱[連接助手](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/connect-an-assistant/)。 ## 相關內容 - [連接助手](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/connect-an-assistant/) - [AI 資料共享](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/ai-and-data-sharing/) - [從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/) - [銷售實戰手冊](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/overview/) --- # AI 設定 > easySales 如何為公司開啟 AI？容許 ChatGPT、Claude 等 AI 應用程式連接，並設定 AI 助手的開關、每月預算、個人上限和用量。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/administration/ai-assistant-settings/ **系統設定** 下的 **AI** 是管理員管理公司 AI 的地方。**AI 連接（MCP）** 部分用來開啟或關閉 Claude、ChatGPT 等 AI 應用程式的連接。**AI 助手** 部分用來管理 [@easy](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ask-easy/) 和 [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-chat/)：開關、以點數計的每月上限、敏感欄位、誰可以使用，以及每個人用了多少。 ## AI 連接（MCP） **AI 連接（MCP）** 開關決定貴公司的人員能否把 AI 應用程式和個人權杖連接到 easySales。每個應用程式以連接它的人員身分操作，權限與該人員相同。所有客戶都包含此功能，在你開啟之前保持 **關閉**。 ### 開始之前 - 檢視開關需要 **System** **View** 權限，更改需要 **System** **Edit** 權限。沒有 **Edit** 權限時，頁面顯示 *只有可以編輯系統設定的人員才能變更此項。* - 要開啟或允許修改，請先為自己的帳戶開啟兩步驗證；參閱[確認是你本人](https://easysales.work/zh-hant/help/security/confirm-its-you/)。 ### 操作步驟 1. 選擇 **系統設定**，然後在 **組織** 下選擇 **AI**。 2. 在 **AI 連接（MCP）** 中選擇 **關閉**、**唯讀** 或 **讀寫**。選擇後立即儲存，**AI 連接已更新** 確認已儲存。 3. easySales 要求你確認身分時，用通行密鑰或驗證碼確認。開啟或允許修改時會要求確認，除非你在過去 15 分鐘內已用驗證碼或通行密鑰確認過；關閉或降為 **唯讀** 從不要求確認。 4. 要關閉，請選擇 **關閉**，並在 **關閉 AI 連接？** 中選擇 **關閉**。 ### 之後會發生甚麼 - **關閉：** *任何 AI 應用程式都無法連接到貴公司。* 貴公司所有已連接的應用程式和個人權杖立即停止運作並被中斷。重新開啟後，人員需要重新連接。 - **唯讀：** 已連接的應用程式可以讀取每位人員能看到的內容，不能新增、修改或刪除任何內容。應用程式保持連接。 - **讀寫：** 應用程式可以讀取，並在人員逐項確認後新增或修改紀錄，始終在該人員自己的權限範圍內。 - **目前已連接** 顯示公司有多少個應用程式和個人權杖。 - 每次更改都會記錄在稽核日誌中，包括更改前後的設定和操作人。 - 授權關閉了修改功能時，開關無法儲存；應用程式會提示 *此授權已關閉修改功能，因此未儲存。* - 如果貴公司的方案只容許 AI 連接唯讀，**讀寫** 將按 **唯讀** 生效，頁面會註明。 選擇 **了解 AI 連接**，可開啟人員連接應用程式時使用的指南；另參閱[公司 AI 存取](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/company-ai-access/)和[連接助手](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/connect-an-assistant/)。 ## AI 助手 以下各部分用來管理內建的助手。同一個開關、同一套限額和同一套個人上限，同時適用於兩種提問方式：活動中的 @easy，以及私人的 AI 聊天面板。 ## 開始之前 - 要看到 AI 助手各部分，你的角色需要 **管理 AI 助手設定**。管理員擁有這項權限。 - easySales 需要先為貴公司開通 AI 助手。在此之前，頁面只會顯示 **貴公司尚未開通**，沒有其他內容：請聯絡 easySales，開通後便可在這裏開啟。新開通的公司，AI 助手一開始是關閉的。 ## 操作步驟 1. 選擇 **系統設定**，然後在 **組織** 下選擇 **AI**。 2. 在 **AI 助手** 下打開開關。開關下方以 **可用 AI 模型** 開頭的一行，列出貴公司方案包含的 AI 模型。 3. 如有需要，在 **每月上限** 下輸入 **公司每月預算** 和 **每人每月上限（預設）**。兩者都可以不填，而且都不能超過 **平台上限（每月）**；平台上限由 easySales 設定，你不能修改。 4. 除非助手必須讀取標為敏感的欄位（例如證件號碼），否則請讓 **把敏感個人欄位傳送給模型** 保持關閉。 5. 選擇 **儲存**。 6. 在 **誰可以使用** 下選擇 **管理角色**，為每個可以向 @easy 提問的角色開啟 **使用 AI 助手**，並為每個可以使用 AI 聊天面板的角色開啟 **使用 AI 聊天**。**誰可以使用** 清單只顯示開啟了 **使用 AI 助手** 的角色。請參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 ## 之後會發生甚麼 - 頁面顯示 **AI 助手設定已儲存**，確認更改已儲存。角色容許的人在活動或回覆中輸入 **@** 時，便會看到 **easy**，並在頂欄看到 AI 聊天圖示。 - **每月上限** 顯示 **本月用量** 與上限的對比，以及哪一天 **重設**。 - 每次更改都會記錄在稽核日誌中，例如 **AI assistant settings updated**（AI 助手設定已更新）。 ## 為個人設定上限 1. 在 **個人上限（個別設定）** 下，選擇該人旁邊的 **設定上限**。 2. 以整數點輸入 **每月上限（點）**，然後選擇 **儲存**。 個別設定的上限會取代該人的預設上限，可以更高也可以更低。設為 0 則該人不能提問。**恢復預設** 會讓該人重新使用預設上限。 ## 方案贈送的 AI 點數 在網上付費的方案，**每月上限** 的第一行是 **方案每月贈送的 AI 點數**：方案每月給內置助手的點數。 - 點數價值相當於方案當月標價的 50%，不含 GST，亦未扣除任何優惠券或抵免額（按年付費的方案按年價的十二分之一計算）。100 點 = 1 美元的 AI 用量。 - 每月在方案的續期日發放。未用完的點數不結轉。 - 更換方案或席位由下個月起計。由按月付費改為按年付費會即時開始新的一個月，按新方案發放點數。 - 免費試用整個試用期共包 500 AI 點數。方案的點數由首次付款開始發放。 - 訂閱未生效時，這一行顯示 *訂閱目前未生效，本月方案不贈送 AI 點數。* 處於唯讀或已暫停狀態的公司不會獲得點數。 - 沒有網上訂閱的公司看到的是 **平台上限（每月）**，由 easySales 設定。 - 公司預算和個人上限仍然有效，由它們決定點數如何在成員之間分配。 - 當月點數用完後，助手會停止回答，直至下個月開始。 - 這些點數屬推廣性質的贈送。根據[服務條款](/zh-hant/terms-of-service/)，easySales 可在至少 30 天前通知後更改或取消，由下一個計費月起生效。 ## 查看用量 **本月用量** 按人員和模型列出用量：**執行次數**，輸入、輸出、快取寫入和快取讀取 token，以及 **點數**，並有一行 **合計**。點數按模型供應商的公開費率折算，用於衡量用量；每個數字向上取整到整數點，不足 1 點顯示為 **<1**。在 AI 聊天中提出的問題與向 @easy 提出的問題一起計入這裏；表格顯示的是數量，不是問了甚麼。 ## 關閉助手 關閉開關，選擇 **關閉** 確認，然後選擇 **儲存**。貴公司任何人都不能再向 @easy 提問。已發出的回答仍留在各自的話題中，當時正在回答的問題會被停止。AI 聊天仍留在頂欄，但以唯讀方式打開：人們可以檢視和刪除自己的對話，不能提問。 ## 需要注意的規則 - 點數用來計量 AI 用量：100 點 = 1 美元的 AI 用量。預算和上限以整數點輸入，每月重設：線上付費的方案在計費日重設，其他情況按公司時區在每月第一天重設。免費試用期間，整個試用期算作一期。 - 高於平台上限的預算或上限會被拒絕：*不能高於平台上限*。只能輸入整數點：*請輸入整數點數*。 - 公司預算或某人的上限用完後，相關人員的提問會得到一則說明這一點的回覆，直到重設為止。人們在 AI 聊天中看到的是自己上限的百分比，從來不是金額。 - 管理員一定可以使用助手。**誰可以使用** 列出開啟了 **使用 AI 助手** 的其他角色。 - 開啟敏感欄位後，活動中的回答可能包含這些欄位，能閱讀該話題的每個人都能看到。AI 聊天中的回答只有提問人自己看到。 - 如果 easySales 暫停了貴公司的助手，頁面會顯示 **已被 easySales 暫停**。你的設定會保留，暫停解除前任何人都不能提問。 - AI 助手的開關與 **AI 連接（MCP）** 是分開的：更改其中一個不會影響另一個。請參閱[公司 AI 存取](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/company-ai-access/)。 ## 為甚麼這樣設計 **兩個開關，因為資料去的地方不同。** 某人連接的 AI 應用程式，會把你的紀錄傳送給該人選擇的 AI 服務，按該服務的條款處理。內建助手則使用你的方案包含的 AI 模型，在 easySales 內回答，受你在這裏設定的限額約束。兩個開關分開，你便可以只容許其中一個。 **開啟要第二重驗證，關閉從不等待。** 開啟 AI 連接或允許修改，會讓以前接觸不到公司資料的應用程式讀取資料，所以 easySales 要求你用驗證碼或通行密鑰確認身分。關閉或降為 **唯讀** 是收回存取權，絕不會因為手機不在身邊而耽誤。 **點數把所有 AI 模型放在同一把尺上。** 不同模型的運行成本不同。點數把它們換算成同一個計量單位，於是一個公司預算、每人一個上限便能令 AI 用量可以預計，用量表亦能顯示誰用了多少。 **敏感欄位預設不送出。** 發在活動裏的回答，話題中的每個人都看得到。讓 **把敏感個人欄位傳送給模型** 保持關閉，證件號碼之類的欄位便不會出現在這些回答中。 ## 更有效率的做法 - **按角色開放，而不是逐個人設定。** 在角色裏開啟一次 **使用 AI 助手** 和 **使用 AI 聊天**，這個角色的每個人便都可以提問。請參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **先設預設上限，再設例外。** 一個 **每人每月上限（預設）** 涵蓋所有人；對少數需要不同額度的人，用 **設定上限** 調高或調低。 - **一眼看清公司用了多少。** **授權** 頁面 **月用量** 下的 **AI 額度** 方塊，以百分比顯示本月 AI 上限已用的比例。請參閱[貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)。 - **讓每個人自己查用量。** **我的資料** 上的 **AI 用量**，向每位可以使用 AI 聊天的人顯示其個人上限已用了多少。請參閱[我的資料](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/profile/)。 - **私人問題放在 AI 聊天裏問。** [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-chat/)中的回答只有提問人自己看到，不像共享話題裏 @easy 的回答。 ## 示例 **分配點數。** Lim & Co 的五位設計師都在用助手。Daniel Lim 把 **公司每月預算** 設為 3,000 點（按 100 點 = 1 美元，即 30.00 美元的 AI 用量），**每人每月上限（預設）** 設為 500 點。大部分報價單由 Mei Tan 準備，所以他在她旁邊選擇 **設定上限**，輸入 1,000。各人上限加起來是 1,000 + 4 × 500 = 3,000 點，正好等於公司預算，所以一個人用得多的月份，不會佔用其他人的份額。 **連接唯讀，助手照常。** Lim & Co 想試試讓 ChatGPT 讀取公司紀錄，但不讓它修改任何內容。Daniel 先為自己開啟兩步驗證，在 **AI 連接（MCP）** 下選擇 **唯讀**，並用驗證碼確認。已連接的應用程式現在可以讀取每位人員能看到的內容，不能新增、修改或刪除任何內容。助手本身的開關、預算和上限都不受影響。 **停用某一個人。** 一位實習生總向 @easy 問與工作無關的事。Daniel 在她的名字旁選擇 **設定上限**，輸入 0，她便不能再提問。一個月後，**恢復預設** 讓她重新使用 500 點的預設上限。 ## 常見問題 - **easySales 的 AI 助手如何開啟？** 打開 **系統設定** → **AI**，打開 **AI 助手** 開關，選擇 **儲存**。然後在角色中開啟 **使用 AI 助手** 或 **使用 AI 聊天**。如果頁面顯示 **貴公司尚未開通**，請先聯絡 easySales。 - **AI 點數是甚麼？** easySales 用來計量 AI 用量的單位：100 點 = 1 美元的 AI 用量。本頁的預算、上限和用量都以點數表示。 - **AI 點數用完了會怎樣？** 助手停止回答，提問的人會收到一則說明額度已用完的回覆，直到限額重設。 - **未用完的 AI 點數可以留到下個月嗎？** 不可以。未用完的點數隨發放它的那個月一同結束。 - **可以不讓某個人使用助手嗎？** 可以。把該人的個人上限設為 0，或給他一個沒有開啟 **使用 AI 助手** 和 **使用 AI 聊天** 的角色。 - **可以看到同事問了助手甚麼嗎？** 本頁看不到。**本月用量** 只顯示每個人用了多少，從不顯示問了甚麼。向 @easy 的提問會像普通回覆一樣發在活動話題中，而 AI 聊天的對話只有提問人自己看到。 - **AI 助手和連接 ChatGPT、Claude 是同一回事嗎？** 不是。助手內建在 easySales 中；ChatGPT 這類 AI 應用程式由每個人自己連接，前提是管理員已在 **AI 連接（MCP）** 中容許。請參閱[公司 AI 存取](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/company-ai-access/)。 ## 相關內容 - [向 @easy 提問](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ask-easy/) - [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-chat/) - [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) - [審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/) - [公司 AI 存取](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/company-ai-access/) --- # 登入安全 > easySales 登入安全如何設定——密碼、兩步驗證（2FA）、驗證器應用程式、電郵驗證碼、通行密鑰、恢復碼和受信任的裝置如何配合使用。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/ 登入要證明兩件事：你就是你所說的那個人，而且沒有其他人在使用你的密碼。easySales 提供了幾種證明方式。本頁說明每一種方式、它們如何配合，以及在各種情況下應該用哪一種。 ## 整體結構 *[示意圖: 兩種登入方式。一種是輸入密碼，然後用你已設定的一種方式完成兩步驗證——驗證器應用程式的驗證碼、電郵驗證碼或通行密鑰；其他方式都不可用時使用恢復碼——之後儀表板開啟。另一種是選擇使用通行密鑰登入，無需輸入密碼，儀表板隨即開啟。]* 登入有兩種方式。 - **先輸入密碼，再完成第二步。** 你輸入密碼。如果你已開啟兩步驗證，easySales 會再要求一項證明：驗證器應用程式中的驗證碼、傳送到你電郵的驗證碼，或你的通行密鑰。以上都無法使用時，可以用恢復碼作後備。 - **單獨使用通行密鑰。** 選擇 **使用通行密鑰登入**，然後使用指紋、面孔或裝置 PIN。通行密鑰同時算作兩步，所以無需輸入密碼。 沒有開啟兩步驗證時，只憑密碼便可登入。 ## 詞彙 - **密碼**——你知道的東西。任何知道它的人都可以嘗試以你的身份登入，所以第二步很有幫助。 - **兩步驗證**（常稱 2FA）——在密碼之後的第二項證明，來自只有你擁有的東西：你的手機、你的電郵信箱或儲存你通行密鑰的裝置。 - **驗證器應用程式**——手機上的一個應用程式，每 30 秒顯示一個新的 6 位數驗證碼。 - **電郵驗證碼**——easySales 傳送到你個人資料中電郵地址的 6 位數驗證碼。驗證器應用程式和電郵驗證碼只能二選一，不能同時使用。 - **恢復碼**——開啟兩步驗證或加入第一個通行密鑰時你儲存的十個後備碼之一。每個只能使用一次。 - **受信任的裝置**——你剔選了 **30 天內在此裝置上不再詢問** 的瀏覽器。它仍然要求輸入密碼，但會略過第二步。 - **通行密鑰**——儲存在你的手機、電腦或密碼管理工具中的密鑰，用指紋、面孔或裝置 PIN 解鎖。它無法被輸入到冒充的網站，也無法在電話中被讀出來。 ## 為甚麼有多種方式 每種方式應付不同的時刻。驗證器應用程式在沒有訊號時也能用。電郵驗證碼不需要另外安裝應用程式。通行密鑰最快，而且無法被網絡釣魚。恢復碼是為手機遺失的那一天準備的。除了驗證器應用程式或電郵驗證碼，再加入一個通行密鑰，這樣遺失其中一種也不會令你無法登入。 | 方式 | 登入 | 確認敏感操作 | 連接 AI 應用程式 | 忘記密碼 | 手機遺失 | |---|---|---|---|---|---| | **驗證器應用程式** | 是，在輸入密碼之後 | 是 | 是 | 透過電郵重設密碼後仍會要求 | 否——它在手機上 | | **電郵驗證碼** | 是，在輸入密碼之後 | 是 | 是 | 透過電郵重設密碼後仍會要求 | 是，前提是你能在其他地方查看電郵 | | **通行密鑰** | 是，可單獨使用或在輸入密碼之後 | 是 | 是 | 無需密碼便可登入；用電郵中的連結重設密碼 | 是，前提是通行密鑰已同步到你的新裝置 | | **恢復碼** | 是，在其他方式都不可用時 | 是，並會用掉該恢復碼 | 是，並會用掉該恢復碼 | 透過電郵重設密碼後可代替第二步 | 是——這正是它的用途 | 「是」表示該方式在這種情況下可用，「否」表示不可用。每個恢復碼無論用在哪裏，都只能使用一次。橫向讀一行，便可看到一種方式能做甚麼。 ## 我們不使用短訊驗證碼 easySales 從不透過短訊傳送登入驗證碼。有人可以哄騙流動電訊商，把一個電話號碼轉移到另一張 SIM 卡上，短訊亦可能被截取，所以短訊驗證碼的保護作用不及驗證器應用程式、電郵驗證碼或通行密鑰。而且每傳送一個驗證碼，短訊都要收費。請改用上面的其中一種方式。 ## 密鑰和驗證碼 所有密鑰和驗證碼並列在一起。讀一行便可了解其中一項的全部情況。 | 密鑰或驗證碼 | 是甚麼 | 有效多久 | 可以有多少個 | 一次性？ | 變更時發電郵？ | |---|---|---|---|---|---| | **密碼** | 在電郵或用戶名稱之後輸入的內容 | 直至你更改它；管理員給你的臨時密碼在 72 小時內有效 | 一個 | 否 | — | | **驗證器應用程式驗證碼** | 應用程式中顯示的 6 位數字 | 30 秒 | 每個帳戶一個應用程式 | 是 | 是：開啟、關閉或刪除驗證器應用程式時 | | **電郵驗證碼** | 傳送到你個人資料中電郵地址的 6 位數字 | 10 分鐘，可嘗試 5 次；新驗證碼會取代之前的驗證碼 | 驗證器應用程式或電郵驗證碼二選一；每分鐘可取得一個新驗證碼，15 分鐘內最多 5 次 | 是 | 驗證碼本身就是電郵；確認新地址時，舊地址和新地址都會收到電郵 | | **恢復碼** | 你儲存的一組碼中的一個 | 直至使用，或直至被新的一組取代 | 每組 10 個 | 是 | 是：產生新的一組時，或用一個恢復碼登入時 | | **通行密鑰** | 你裝置上的指紋、面孔或螢幕鎖 | 直至你刪除它 | 最多 10 個 | 否 | 是：新增、刪除或疑似被複製時；重新命名時不發 | | **受信任的裝置** | 略過第二步的瀏覽器 | 由剔選當日起計 30 天；使用它不會延長期限 | 每個瀏覽器一人 | 否 | 是：剔選該選項時 | | **個人權杖** | AI 工具用來以你的身份操作的密鑰 | 30、60 或 90 天，由你選擇 | 最多 10 個 | 否 | — | | **AI 應用程式連接** | 你批准的 AI 應用程式 | 直至你中斷它，或應用程式要求你重新連接 | 最多 10 個 | 否 | — | | **確認是你本人** | 最近完成的一次證明，只適用於此瀏覽器中的今次登入 | 15 分鐘 | 每次登入一個 | 否 | — | | **日曆連結** | 日曆應用程式讀取的私人連結；參閱[日曆](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/calendar/) | 直至你停用它或建立新連結 | 一個 | 否 | — | 圖例：**是** / **否** 回答該欄的問題；**—** 表示 easySales 不會就此發送電郵。 ### 哪些事件會令其失效 有些事件會替你結束某項密鑰或驗證碼。之後你需要重新設定。 | 密鑰或驗證碼 | 你更改密碼 | 透過電郵重設密碼 | 管理員重設你的密碼 | 管理員重設你的兩步驗證 | 你關閉兩步驗證 | |---|---|---|---|---|---| | **密碼** | ✓ | ✓ | ✓ | — | — | | **驗證器應用程式** | — | — | — | ✓ | ✓ | | **電郵驗證碼** | — | — | — | ✓ | ✓ | | **恢復碼** | — | — | — | ✓ | ✓ | | **通行密鑰** | — | — | — | ✓ | ✓ | | **受信任的裝置** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | | **個人權杖** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — | | **AI 應用程式連接** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — | | **日曆連結** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — | 圖例：**✓** = 該事件會令其失效；**—** = 保持不變。 關閉兩步驗證不會令你登出；刪除最後一個通行密鑰亦會關閉兩步驗證，同樣不會令你登出。停用帳戶會令以上全部失效：沒有人能再登入該帳戶。開啟貴公司的兩步驗證要求，不會令任何現有的個人權杖或 AI 應用程式連接失效。登入電郵變更時，電郵驗證碼亦會暫停，直至你確認新地址——參閱[使用電郵驗證碼](https://easysales.work/zh-hant/help/security/email-codes/)。 ## 需要注意 - 第二步總是在密碼之後要求，從不代替密碼——通行密鑰除外。 - 受信任的裝置從不略過密碼，而且只適用於一個人：同事在同一個瀏覽器上剔選該選項後，它對你便不再受信任。 - 有人輸入了你的密碼、之後又輸錯太多次驗證碼時，easySales 亦會向你發電郵（每天最多一次）；管理員重設你的兩步驗證時亦會發電郵。 - 貴公司可以把兩步驗證設為可選或必須；參閱[公司安全設定](https://easysales.work/zh-hant/help/security/company-security-settings/)，那裏亦有誰可以做甚麼的矩陣。 ## 常見誤解 - **通行密鑰不是你儲存下來的密碼。** 不需要輸入任何內容，而且它只在真正的 easySales 網站上有效。 - **恢復碼不是第二個密碼。** 每個只能用一次，用來代替驗證碼或通行密鑰：登入時、確認是你本人時，或批准 AI 應用程式時。 - **忘記密碼不會關閉兩步驗證。** 透過電郵重設密碼後，你仍然需要完成第二步。 ## 在哪裏找到 屬於你個人的一切都在 **我的資料** 的 **登入與安全** 頁面：**密碼**、**通行密鑰**、**兩步驗證** 及其中的 **受信任的裝置**，以及你的 **日曆訂閱**。貴公司的規則在 **系統設定** 的 **使用者與權限** 下的 **兩步驗證** 部分，只有獲准的人才能更改。 ## 為甚麼這樣設計 **只有密碼不足以證明身分。** 密碼會被重複使用、被猜中，亦會被輸入冒充的網站。第二步來自只有你持有的東西——你的手機、電郵信箱或通行密鑰——這樣即使密碼外洩，別人也打不開你的客戶、報價單和發票。 **後備的登入方式讓你不會耽誤工作。** 手機偏偏會在報價單要交的那天遺失。恢復碼、第二種方式和管理員重設，令遺失裝置只耽誤你幾分鐘，而不是令你失去存取權；亦不需要有人為了讓你登入而關閉安全設定。 **第二步的更改都會通知你。** 某種方式被開啟或關閉、通行密鑰被新增或刪除、恢復碼被重新產生或用於登入，或某部裝置被設為受信任時，easySales 都會發電郵給你。如果是你自己改的，刪除電郵便可；如果不是，你會立即知道，可以在其他事情發生之前通知管理員。 **密碼一換，依附它的東西一併失效。** 更改或重設密碼會令所有裝置登出，並結束受信任的裝置、個人權杖、AI 應用程式連接和你的日曆連結，所以知道舊密碼的人會失去舊密碼打開的一切。 ## 更有效率的做法 - **用通行密鑰登入。** **使用通行密鑰登入** 輕觸一下便同時代替密碼和驗證碼；瀏覽器支援時，還可以直接從登入框的建議中選擇通行密鑰。參閱[設定通行密鑰](https://easysales.work/zh-hant/help/security/passkeys/)。 - **信任你每天使用的電腦。** 在你自己的辦公室電腦上剔選 **30 天內在此裝置上不再詢問**，切勿在共用電腦上剔選。參閱[登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/)。 - **在需要之前加入第二種方式。** 在驗證器應用程式或電郵驗證碼以外再加入一個通行密鑰，遺失手機也不會無法登入。參閱[恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/)。 - **留意恢復碼的剩餘數量。** 卡片顯示 *恢復碼：尚餘 N / 10 個*；剩下兩個或更少時便產生新的一組。參閱[使用恢復碼](https://easysales.work/zh-hant/help/security/recovery-codes/)。 - **移除不再使用的裝置。** **登入與安全** 頁面上的 **受信任的裝置** 列出每部裝置及其 **到期** 日期；**移除** 或 **全部移除** 會令它再次要求輸入驗證碼。參閱[安全例子](https://easysales.work/zh-hant/help/security/worked-examples/)中的例子 E。 ## 例子 六個按日展開的故事——換新手機、公司開啟必須要求、一個電郵用於兩間公司、管理員更改了電郵地址、客戶的電腦，以及員工離職——見[安全例子](https://easysales.work/zh-hant/help/security/worked-examples/)。 **按日數計算受信任的裝置。** Mei Tan 在 10 月 1 日於辦公室電腦上剔選了 **30 天內在此裝置上不再詢問**。該裝置受信任至 10 月 31 日（1 + 30）。10 月 20 日在那部電腦上登入，不會改變這個日期。10 月 31 日她再次輸入驗證碼，並可以再次剔選該選項。 **哪些事件會令甚麼失效。** Daniel Lim 在 10 月 14 日更改了自己的密碼。這會令他在所有裝置上登出（包括他正在使用的那部），並令他的受信任的裝置、AI 工具的個人權杖和日曆連結失效。他的驗證器應用程式、恢復碼和通行密鑰保持不變，所以下次登入時，他照常輸入新密碼和驗證碼。 ## 常見問題 - **兩步驗證和 2FA 是同一樣東西嗎？** 是。easySales 稱之為兩步驗證：先輸入密碼，再輸入驗證器應用程式或電郵中的驗證碼，或者使用通行密鑰。 - **easySales 會用短訊傳送登入驗證碼嗎？** 不會。請使用驗證器應用程式、電郵驗證碼或通行密鑰。沒有智能手機時，參閱[使用電郵驗證碼](https://easysales.work/zh-hant/help/security/email-codes/)。 - **兩步驗證應該選哪種方式？** 通行密鑰最快；驗證器應用程式在沒有訊號時也能用；電郵驗證碼不需要另外安裝應用程式。建議在其他方式以外再加入一個通行密鑰。 - **驗證器應用程式和電郵驗證碼可以同時使用嗎？** 不可以，只能二選一。兩者都可以再配合通行密鑰。 - **為甚麼我收到 easySales 的安全電郵？** 你的登入安全有變：某種方式被開啟或關閉、通行密鑰被新增或刪除、恢復碼被使用或重新產生、某部裝置被設為受信任，或驗證碼輸錯次數過多。如果不是你本人操作，請更改密碼並通知管理員。 - **如何令我的電腦不再每次要求驗證碼？** 輸入驗證碼時剔選 **30 天內在此裝置上不再詢問**。如果貴公司選擇了 **每次登入**，每次登入都會要求驗證碼，亦不會信任任何裝置。 - **公司可以強制所有人使用兩步驗證嗎？** 可以，選擇 **所有人必須使用** 並設定寬限期。參閱[公司安全設定](https://easysales.work/zh-hant/help/security/company-security-settings/)。 ## 相關內容 - [使用驗證器應用程式](https://easysales.work/zh-hant/help/security/authenticator-app/) - [設定通行密鑰](https://easysales.work/zh-hant/help/security/passkeys/) - [恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/) - [安全例子](https://easysales.work/zh-hant/help/security/worked-examples/) - [登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/) --- # 使用驗證器應用程式 > 如何用 Google Authenticator、Microsoft Authenticator 或 1Password 開啟兩步驗證（2FA），用 6 位數驗證碼登入，以及換手機時如何轉移。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/security/authenticator-app/ 手機上的驗證器應用程式每 30 秒顯示一個新的 6 位數驗證碼。輸入密碼後，你輸入這個驗證碼，證明這次登入是你本人。它與其他方式如何配合，見[登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/)。 ## 開始之前 - 在手機上安裝一個驗證器應用程式。Google Authenticator、Microsoft Authenticator 和 1Password 都可以。 - 不需要任何權限。當貴公司可以使用兩步驗證時，兩步驗證部分位於 **我的資料** 的 **登入與安全** 頁面。如果貴公司將其設為 **關閉**，便沒有 **開啟** 按鈕。 - 驗證器應用程式和[電郵驗證碼](https://easysales.work/zh-hant/help/security/email-codes/)只能二選一，不能同時使用。 ## 操作步驟 1. 打開你的選單，選擇 **我的資料**，然後選擇 **登入與安全**，找到 **兩步驗證**。 2. 在 **兩步驗證** 旁，選擇 **開啟**。**開啟兩步驗證** 對話框顯示三個步驟：**確認是你本人**、**掃描並輸入驗證碼** 和 **儲存恢復碼**。 3. 選擇 **繼續**。如果 easySales 要求，請在[確認是你本人](https://easysales.work/zh-hant/help/security/confirm-its-you/)中輸入密碼並選擇 **確認**。 4. 打開驗證器應用程式，加入帳戶並掃描二維碼。如果無法掃描，請選擇 **無法掃描？請輸入此密鑰** 下的 **複製**，把密鑰貼上到應用程式中。 5. 在 **應用程式中的驗證碼** 中輸入應用程式顯示的 6 位數驗證碼。輸入第六位數字後，easySales 會立即檢查；你亦可以選擇 **確認**。 6. 在 **儲存恢復碼** 步驟，選擇 **複製** 或 **下載 .txt**，把十個恢復碼存放在安全的地方，剔選 **我已儲存這些恢復碼**，然後選擇 **完成**。參閱[使用恢復碼](https://easysales.work/zh-hant/help/security/recovery-codes/)。 ## 之後會發生甚麼 頁面在 **驗證器應用程式** 旁顯示 **已開啟**、你開啟的日期，以及 *恢復碼：尚餘 10 / 10 個*。easySales 會發電郵通知你兩步驗證已開啟。由下一次在未受信任的裝置上登入起，easySales 會在你輸入密碼後要求輸入 **驗證碼**。 登入時，打開應用程式，找到 easySales 項目，輸入顯示的驗證碼。每個驗證碼只能用一次，每 30 秒更換；如果驗證碼快要更換，請等下一個。 ## 換新手機 請在清除或交還舊手機之前轉移應用程式。 - **如果貴公司不要求兩步驗證：** 選擇 **關閉**，輸入密碼和舊手機上的驗證碼，然後再次選擇 **開啟**，用新手機掃描。你會得到一組新的恢復碼。**關閉** 亦會刪除你的通行密鑰和受信任的裝置；如果你有通行密鑰，對話框會提示這一點。 - **如果貴公司要求兩步驗證：** 沒有 **關閉** 按鈕。你可以使用驗證器應用程式本身的轉移功能，把 easySales 項目轉移到新手機；或者，如果你有通行密鑰，在 **通行密鑰** 卡片上選擇 **刪除驗證器應用程式**，然後在 **兩步驗證** 下選擇 **開啟**，用新手機掃描。你的通行密鑰會保留，並會得到一組新的恢復碼。在清除舊手機之前，請確認新手機上的驗證碼可用。 - **如果舊手機已經不在了：** 用通行密鑰或恢復碼登入。有通行密鑰時，按上一點繼續。沒有通行密鑰時，用密碼和一個恢復碼關閉兩步驗證，再重新開啟；如果貴公司要求兩步驗證，請貴公司的管理員重設你的兩步驗證——參閱[恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/)。 ## 需要注意的規則 - **驗證碼取決於手機的時鐘。** 如果驗證碼被拒絕，提示 *驗證碼不正確*，請把手機時間設為自動。 - **驗證碼步驟的有效時間為五分鐘。** 逾時後請重新登入。 - **輸錯五次驗證碼** 會將驗證碼輸入鎖定一分鐘，之後每多輸錯一次，等候時間加倍，最長 15 分鐘；訊息會告訴你需要等候幾分鐘。發生這種情況時，easySales 會向你發電郵，每天最多一次。 - **關閉** 每次都要求輸入密碼和驗證碼。貴公司要求兩步驗證期間，不提供此操作。關閉後你仍保持登入。 ## 為甚麼這樣設計 **驗證碼證明手機在你手上。** 驗證器應用程式和 easySales 共用一條只顯示過一次的密鑰，也就是那個二維碼。有人知道你的密碼卻沒有你的手機，便無法產生驗證碼，你的客戶紀錄對他們依然是關上的。 **驗證碼只有 30 秒，而且只能用一次。** 被人在背後偷看到、或在假冒網頁上被截取的驗證碼，轉眼便失效，即使在這 30 秒內也不能再用第二次。 **輸錯驗證碼只會減慢，不會把你拒諸門外。** 由第五次輸錯起，每輸錯一次，等候時間便更長，最長 15 分鐘，這樣程式便無法把一百萬個 6 位數逐一試遍。偶爾輸錯幾次最多只耽誤你一分鐘；一旦開始等候，easySales 便會發電郵給你，陌生人的嘗試不會無人察覺。 **關閉需要兩樣秘密。** **關閉** 要求輸入密碼和驗證碼，否則在你的電腦上碰到已登入工作階段的人，一按便能取消你的保護。 ## 更有效率的做法 - **讓驗證碼自動提交。** 輸入或貼上第六位數字後會立即檢查，不需要再選擇 **驗證**。請先剔選 **30 天內在此裝置上不再詢問**，再輸入最後一位。參閱[登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/)。 - **在自己的電腦上略過驗證碼。** 受信任的裝置在 30 天內只要求輸入密碼。參閱[登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/)。 - **在應用程式以外再加入通行密鑰。** 通行密鑰用指紋或面容登入，換手機時亦不再需要 **關閉**。參閱[設定通行密鑰](https://easysales.work/zh-hant/help/security/passkeys/)。 ## 例子 Ahmad 按日展開的換手機過程，是[安全例子](https://easysales.work/zh-hant/help/security/worked-examples/)中的例子 A。 **早上 9 時驗證碼被拒絕。** Daniel Lim 輸入應用程式中的驗證碼，看到 *驗證碼不正確。請檢查手機時間，或改用恢復碼。* 他的手機時間是手動設定的，慢了兩分鐘。easySales 接受當前驗證碼前後各 30 秒內的驗證碼，兩分鐘偏差太大。他把手機時間設為自動，等下一個驗證碼，便通過了。 **連續輸錯五次驗證碼。** Priya 連續五次輸錯驗證碼。第五次輸錯後，驗證碼輸入被鎖定 1 分鐘。如果她繼續輸錯，第六次會鎖定 2 分鐘，第七次 4 分鐘，第八次 8 分鐘，第九次 15 分鐘，這是最長的等候（1 × 2 × 2 × 2 = 8；再加倍是 16，上限為 15）。當天 easySales 會向她發一封電郵，告知有人輸錯了太多次驗證碼。 ## 常見問題 - **easySales 可以用哪些驗證器應用程式？** 任何能掃描二維碼、產生 6 位數驗證碼的應用程式，例如 Google Authenticator、Microsoft Authenticator 或 1Password。 - **為甚麼我的驗證器驗證碼用不到？** 手機時間不準、輸入時驗證碼剛好更換，或這個驗證碼已經用過。請把手機時間設為自動，並使用下一個驗證碼。 - **如何把驗證器應用程式轉移到新手機？** 使用驗證器應用程式本身的轉移功能，或者關閉兩步驗證後用新手機重新開啟。參閱上面的 *換新手機*。 - **驗證器應用程式需要流動數據或上網嗎？** 不需要。驗證碼在手機上本機產生，沒有訊號或 Wi-Fi 也能用。 - **每次登入都要輸入驗證碼嗎？** 在受信任的裝置上不用：剔選 **30 天內在此裝置上不再詢問** 即可。貴公司亦可能設為 **每次登入**。 - **如何關閉兩步驗證？** 在 **登入與安全** 上選擇 **關閉**，輸入密碼和驗證碼。貴公司要求兩步驗證期間不提供此操作。 ## 相關內容 - [登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/) - [使用恢復碼](https://easysales.work/zh-hant/help/security/recovery-codes/) - [設定通行密鑰](https://easysales.work/zh-hant/help/security/passkeys/) - [恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/) --- # 使用電郵驗證碼 > 沒有智能手機也能開啟兩步驗證——用電郵接收登入驗證碼，驗證碼有效多久、收不到如何重新寄送，以及更換電郵後會怎樣。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/security/email-codes/ 使用電郵驗證碼時，每次需要第二步，easySales 都會向你個人資料中的電郵地址傳送一個 6 位數驗證碼。如果你不想安裝應用程式，可以使用這種方式。它與其他方式如何配合，見[登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/)。 ## 開始之前 - 你的帳戶需要一個你能查閱的電郵地址：即 **我的資料** 上的 **Email**（電郵）。 - 貴公司必須容許使用電郵驗證碼。如果只容許驗證器應用程式，便不會出現 **沒有智能手機？改用電郵驗證碼** 按鈕；請改用[驗證器應用程式](https://easysales.work/zh-hant/help/security/authenticator-app/)。 - 電郵驗證碼和驗證器應用程式只能二選一，不能同時使用。要改用驗證器應用程式，請關閉兩步驗證，再用驗證器應用程式重新開啟——只有在貴公司不要求兩步驗證時才能這樣做；或者，如果你有通行密鑰，在 **通行密鑰** 卡片上選擇 **刪除電郵驗證碼**，然後用驗證器應用程式 **開啟**。 ## 操作步驟 1. 打開你的選單，選擇 **我的資料**，然後選擇 **登入與安全**，找到 **兩步驗證**。 2. 在 **兩步驗證** 旁，選擇 **沒有智能手機？改用電郵驗證碼**。 3. 在 **開啟電郵驗證碼** 中，選擇 **發送驗證碼**。如果 easySales 要求，請在[確認是你本人](https://easysales.work/zh-hant/help/security/confirm-its-you/)中輸入密碼並選擇 **確認**。 4. 在 **電郵中的驗證碼** 中輸入電郵裏的 6 位數驗證碼，然後選擇 **確認**。 5. 儲存十個恢復碼，剔選 **我已儲存這些恢復碼**，然後選擇 **完成**——參閱[使用恢復碼](https://easysales.work/zh-hant/help/security/recovery-codes/)。 ## 之後會發生甚麼 頁面在 **電郵驗證碼** 旁顯示 **已開啟**。每次在未受信任的裝置上登入時，easySales 會在你的密碼通過後立即以電郵傳送驗證碼。把它輸入 **驗證碼**，然後選擇 **驗證**。如果沒有收到電郵，請先檢查垃圾郵件資料夾，待倒數結束後再選擇 **重新寄送驗證碼**。 ## 需要注意的規則 | 規則 | 限制 | |---|---| | 驗證碼長度 | 6 位數字 | | 驗證碼有效期 | 10 分鐘 | | 每個驗證碼可輸錯的次數 | 5 次；之後請傳送新的驗證碼 | | 新的驗證碼 | 每分鐘一次，15 分鐘內最多 5 次；會取代之前的驗證碼 | | 整個驗證碼步驟 | 輸入密碼後最多 15 分鐘；之後請重新登入 | | 與驗證器應用程式同時使用 | 不可以——只能二選一 | 如果貴公司之後改為只容許驗證器應用程式，你的電郵驗證碼仍可繼續使用。 ## 電郵地址變更時 驗證碼必須送到正確的電郵信箱，所以個人資料中的電郵地址一旦變更，電郵驗證碼便會立即停止——無論是你自己更改還是管理員更改。更改電郵地址並不會確認新地址；確認是另一個步驟。 1. 在確認新地址之前，請用通行密鑰或恢復碼登入。如果你沒有通行密鑰，第二步只會要求輸入恢復碼。 2. 在 **我的資料** 上，**登入與安全** 頁面會提示 *你的電郵地址已變更*。選擇 **確認新地址**。如果 easySales 要求確認是你本人，請使用通行密鑰或恢復碼；此時仍無法傳送電郵驗證碼。 3. 在 **確認你的新電郵地址** 中，選擇 **發送驗證碼**，在 **電郵中的驗證碼** 中輸入傳送到新地址的驗證碼，然後選擇 **確認**。你的恢復碼保持不變。 4. 由下一次登入起，電郵驗證碼恢復可用。easySales 會向舊地址和新地址都發送電郵，告知驗證碼日後會傳送到新地址。 如果貴公司只容許驗證器應用程式，你便無法確認新地址。頁面會改為提供 **設定驗證器應用程式**，用它取代你的電郵驗證碼。 ## 為甚麼這樣設計 **驗證碼只會送到你確認過的地址。** 如果有人改了你個人資料中的電郵，送到新地址的驗證碼便等於把你的第二步交給了他們。所以地址一變，驗證碼便停止傳送；新地址必須先收到一個驗證碼，之後驗證碼才會送到那裏；確認後，新舊兩個地址都會收到通知。 **驗證碼有效期短，重新寄送次數有限。** 一個驗證碼有效 10 分鐘、可嘗試 5 次，15 分鐘內最多取得 5 個。這令猜測者幾乎沒有機會，亦沒有人能靠不停按 **重新寄送驗證碼** 塞滿你的收件匣。 **只用一種方式，而不是兩種。** 電郵驗證碼是為沒有驗證器應用程式的人而設。如果兩者並存，進入你電郵信箱的人便能繞過應用程式，所以只能二選一。 ## 更有效率的做法 - **貼上驗證碼。** 貼上或輸入第六位數字後會立即檢查。請先剔選 **30 天內在此裝置上不再詢問**。參閱[登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/)。 - **永遠使用最新的電郵。** 每個新驗證碼都會取代之前的驗證碼，所以舊的驗證碼電郵直接刪除，不必逐封翻找。如果一封也沒有收到，參閱[恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/)。 - **新增通行密鑰，不用再等電郵。** 通行密鑰即時確認，不需要電郵。參閱[設定通行密鑰](https://easysales.work/zh-hant/help/security/passkeys/)。 - **自己及時更新個人資料中的電郵。** 地址變更後驗證碼會暫停，直至你確認新地址，所以請在當日完成確認。參閱[我的資料](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/profile/)。 ## 例子 Priya 按日展開的電郵變更過程，是[安全例子](https://easysales.work/zh-hant/help/security/worked-examples/)中的例子 D。 **驗證碼跑進了垃圾郵件。** Priya 在 9:00 登入，easySales 發出一個驗證碼。她的收件匣裏甚麼都沒有，所以在 9:01 倒數結束時，她選擇 **重新寄送驗證碼**。第一個驗證碼隨即失效。新驗證碼有效至 9:11（9:01 + 10 分鐘），她在 9:03 輸入了它。如果她一直重新寄送，這一步仍會在 9:15 結束，即輸入密碼後 15 分鐘：9:10 發出的驗證碼只能用到 9:15，而不是 9:20。 **只容許驗證器應用程式的公司。** Mei Tan 取消剔選 **容許沒有驗證器應用程式的人使用電郵驗證碼**。Priya 的電郵驗證碼照常可用。Farah 仍未設定兩步驗證，所以在她的 **登入與安全** 頁面上，只提供 **開啟**，沒有 **沒有智能手機？改用電郵驗證碼**，她改為設定[驗證器應用程式](https://easysales.work/zh-hant/help/security/authenticator-app/)。 ## 常見問題 - **沒有智能手機可以用兩步驗證嗎？** 可以。如果貴公司容許電郵驗證碼，選擇 **沒有智能手機？改用電郵驗證碼** 便可。 - **為甚麼收不到驗證碼電郵？** 請檢查垃圾郵件資料夾和個人資料中的 **電郵**，待倒數結束後選擇 **重新寄送驗證碼**。電郵變更後，在你確認新地址之前不會傳送驗證碼。 - **電郵驗證碼有效多久？** 10 分鐘，可嘗試 5 次，而且只有最新的驗證碼有效。 - **多久可以重新取得一個驗證碼？** 每分鐘一次，15 分鐘內最多 5 次。 - **可以由電郵驗證碼改用驗證器應用程式嗎？** 可以：關閉兩步驗證後用應用程式重新開啟；或者在有通行密鑰時，選擇 **刪除電郵驗證碼**，再選擇 **開啟**。 - **更換電郵後，電郵驗證碼會怎樣？** 它會暫停，直至你用傳送到新地址的驗證碼確認新地址。在此之前，請用通行密鑰或恢復碼登入。 ## 相關內容 - [登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/) - [使用恢復碼](https://easysales.work/zh-hant/help/security/recovery-codes/) - [使用驗證器應用程式](https://easysales.work/zh-hant/help/security/authenticator-app/) - [恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/) --- # 使用恢復碼 > 兩步驗證（2FA）恢復碼如何儲存和使用——遺失手機時用恢復碼登入，快用完時產生一組新的恢復碼。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/security/recovery-codes/ 恢復碼是你的後備鎖匙。開啟兩步驗證或新增第一個通行密鑰時，你會得到十個，每個可以代替驗證碼或通行密鑰一次。它們與其他方式如何配合，見[登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/)。 ## 開始之前 只有在用[驗證器應用程式](https://easysales.work/zh-hant/help/security/authenticator-app/)、[電郵驗證碼](https://easysales.work/zh-hant/help/security/email-codes/)或[通行密鑰](https://easysales.work/zh-hant/help/security/passkeys/)開啟兩步驗證後，你才會有恢復碼。它們只顯示一次：在開啟流程的最後、新增第一個通行密鑰之後，以及每次產生新的一組時。 ## 操作步驟 **在顯示時儲存** 1. 在 **儲存恢復碼** 步驟中，選擇 **複製** 或 **下載 .txt**。 2. 把它們存放在安全、而且與密碼分開的地方：密碼管理工具，或放在家中抽屜裏的列印本。 3. 剔選 **我已儲存這些恢復碼**，然後選擇 **完成**。 **用恢復碼登入** 1. 照常用密碼登入。 2. 在 **兩步驗證** 步驟中，選擇 **改用恢復碼**。 3. 在 **恢復碼** 中輸入一個恢復碼，然後選擇 **驗證**。連字號、空格和大小寫都沒有影響。把它從你的清單上劃掉。easySales 會發電郵告訴你用了一個恢復碼，以及還剩幾個。 **產生新的一組** 1. 在 **我的資料** 上，選擇 **登入與安全**，然後選擇 **兩步驗證** 下的 **產生新的恢復碼**。如果你唯一的方式是通行密鑰，這個按鈕在 **通行密鑰** 卡片上。 2. 在 **產生新的恢復碼** 中，選擇 **產生**（在 **通行密鑰** 卡片上，按鈕顯示為 **產生新的恢復碼**）。如果 easySales 要求，請用驗證器應用程式或電郵中的驗證碼、你的通行密鑰，或一個舊恢復碼完成[確認是你本人](https://easysales.work/zh-hant/help/security/confirm-its-you/)。 3. 按上面的方法儲存新的恢復碼。 ## 之後會發生甚麼 卡片會顯示 *恢復碼：尚餘 N / 10 個*，剩餘兩個或更少時，數量會以警告樣式突出顯示。選擇 **產生新的恢復碼** 後，舊的恢復碼無論是否用過都立即失效，easySales 亦會發電郵告訴你已產生新的一組。 ## 需要注意的規則 | 規則 | 說明 | |---|---| | 每組恢復碼數量 | 10 個 | | 每個恢復碼可用 | 一次 | | 新的一組 | 取代整組舊恢復碼 | | 產生新的一組 | 需要確認是你本人 | | 關閉兩步驗證，或刪除最後一個通行密鑰 | 令所有恢復碼失效 | | 管理員重設你的兩步驗證 | 令所有恢復碼失效 | - 恢復碼可以在三個地方代替驗證碼或通行密鑰：登入時的第二步、[確認是你本人](https://easysales.work/zh-hant/help/security/confirm-its-you/)，以及批准 AI 應用程式。每用一次便會用掉該恢復碼。登入時你仍然需要先輸入密碼。 - 只剩最後幾個了？請趁還能登入，現在就產生新的一組。 - 如果恢復碼已用完，又沒有其他方式，請參閱[恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/)。 ## 為甚麼這樣設計 **不依賴任何裝置的鎖匙。** 手機會遺失、會損壞、會更換；列印的紙張或密碼管理工具裏的一項紀錄不會。恢復碼讓你在所有裝置都不在時也能登入，而不必請人關閉你的安全設定。 **只顯示一次，儲存後無法讀回。** easySales 只保存每個恢復碼經處理後的形式，無法還原成恢復碼本身。無論貴公司還是 easySales，都沒有人能在事後查到你的恢復碼，所以它們一出現便要儲存。 **每個恢復碼只能用一次，用來登入時會通知你。** 別人看到過的恢復碼，你一用便作廢；每次用恢復碼登入後都會收到電郵，如果有人用你的恢復碼登入，你會立即知道。 **新的一組會令舊的一組失效。** 如果清單可能被人看過，產生新的一組會令所有舊恢復碼立即失效，無論是否用過。 ## 更有效率的做法 - **把檔案直接存進密碼管理工具。** **下載 .txt** 會儲存 *easysales-recovery-codes.txt*；把它附加到你的 easySales 項目中，而不是留在「下載」資料夾。參閱[使用驗證器應用程式](https://easysales.work/zh-hant/help/security/authenticator-app/)。 - **留意剩餘數量。** *恢復碼：尚餘 N / 10 個* 在剩下兩個或更少時會以警告樣式顯示；那時便趁仍能登入，產生新的一組。 - **用通行密鑰代替消耗恢復碼。** 第二部裝置上的通行密鑰能發揮同樣作用，而且永遠不會用完。參閱[設定通行密鑰](https://easysales.work/zh-hant/help/security/passkeys/)。 - **恢復碼照原樣輸入便可。** 連字號、空格和小寫字母都可以接受，從檔案複製的恢復碼毋須整理。參閱[登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/)。 ## 例子 **只剩兩個恢復碼。** Daniel Lim 的手機送修期間，他用掉了八個恢復碼，所以卡片以警告樣式顯示 *恢復碼：尚餘 2 / 10 個*（10 − 8 = 2）。他選擇 **產生新的恢復碼**，用修好的手機上的驗證碼確認是他本人，並儲存了十個新的恢復碼。兩個未用的舊恢復碼立即失效。 **一個恢復碼，三種用途。** Farah 的手機拿去維修了，所以她用列印的清單。星期一她用 1 號恢復碼登入，星期二在建立個人權杖之前用 2 號恢復碼確認是她本人，星期三用 3 號恢復碼批准一個 AI 應用程式。星期一的登入會發電郵告訴她用了一個恢復碼，之後卡片顯示 *恢復碼：尚餘 7 / 10 個*（10 − 3）。 ## 常見問題 - **甚麼是恢復碼？** 開啟兩步驗證或新增第一個通行密鑰時儲存的十個一次性代碼。每個可以代替驗證碼或通行密鑰一次。 - **在哪裏可以再看到我的恢復碼？** 看不到。它們只顯示一次；如果遺失了，請選擇 **產生新的恢復碼** 取得新的一組。 - **恢復碼應該存放在哪裏？** 安全、而且與密碼分開的地方：密碼管理工具，或放在家中的列印本。 - **恢復碼會過期嗎？** 不會。每個恢復碼在使用之前一直有效，直至你產生新的一組，或兩步驗證被關閉或重設。 - **恢復碼全部用完了怎麼辦？** 如果仍能用驗證器應用程式、電郵驗證碼或通行密鑰登入，便產生新的一組。如果不能，請找管理員；參閱[恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/)。 - **可以用恢復碼代替密碼登入嗎？** 不可以。恢復碼只代替第二步；你仍要先輸入密碼。 ## 相關內容 - [登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/) - [恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/) - [確認是你本人](https://easysales.work/zh-hant/help/security/confirm-its-you/) --- # 設定通行密鑰 > 如何新增通行密鑰，用指紋、面孔或裝置 PIN 登入 easySales，毋須輸入密碼或驗證碼，以及安全地重新命名或刪除通行密鑰。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/security/passkeys/ 通行密鑰讓你用指紋、面孔或裝置 PIN 登入，而不必輸入驗證碼。它由你的手機、電腦或密碼管理工具保管，而且只在真正的 easySales 網站上有效，所以無法被網絡釣魚。它與其他方式如何配合，見[登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/)。 ## 開始之前 - 一部設有指紋識別、面孔解鎖或螢幕鎖的手機或電腦，或一個可以儲存通行密鑰的密碼管理工具。如果卡片顯示 *此瀏覽器無法建立通行密鑰。*，請換另一個瀏覽器或裝置。 - 不需要任何權限。無論兩步驗證是否開啟，你都可以新增通行密鑰。如果貴公司把兩步驗證設為 **關閉**，卡片會提示管理員不允許新增通行密鑰；你已有的通行密鑰仍可繼續使用。 - 決定通行密鑰存放在哪裏。**同步的通行密鑰**——例如存放在 Apple iCloud 鑰匙圈或 Google 密碼管理工具中——會在你用同一帳戶登入新手機時隨你轉到新手機。只存放在一部裝置上的通行密鑰，會隨該裝置一起失去。 ## 操作步驟 1. 打開你的選單，選擇 **我的資料**，然後選擇 **登入與安全**，找到 **通行密鑰** 卡片。 2. 選擇 **新增通行密鑰**。如有要求，完成[確認是你本人](https://easysales.work/zh-hant/help/security/confirm-its-you/)。 3. 在 **新增通行密鑰** 對話框中，輸入一個你認得出的 **名稱**，例如 *工作手提電腦*。名稱可以不填；留空時，easySales 會以你的裝置和瀏覽器為通行密鑰命名。 4. 選擇 **繼續**，按裝置的提示操作：觸摸指紋識別器、望向鏡頭或輸入 PIN。 5. 如果這是你第一種確認身分的方式，請儲存顯示的十個恢復碼，剔選 **我已儲存這些恢復碼**，然後選擇 **完成**——參閱[使用恢復碼](https://easysales.work/zh-hant/help/security/recovery-codes/)。 日後要重新命名某個通行密鑰，請選擇它旁邊的 **重新命名**，修改 **名稱** 並選擇 **儲存**。要刪除某個通行密鑰，請選擇 **刪除** 並確認；對話框會提醒你同時從裝置的通行密鑰清單中刪除它。如果刪除的是你最後一種確認身分的方式，開啟的會是 **刪除你最後一個通行密鑰？**，它會要求輸入密碼，最後選擇 **刪除並關閉**。 ## 之後會發生甚麼 通行密鑰會顯示在清單中，包括名稱、**已同步** 或 **僅限此裝置**、**新增時間** 和 **上次使用**；清單下方顯示 *N / 10 個通行密鑰*。easySales 會發電郵通知你已新增通行密鑰。從現在起，你可以用兩種方式使用它： - **單獨使用：** 在登入頁面選擇 **使用通行密鑰登入** 並解鎖。無需密碼，亦無需驗證碼。 - **作為第二步：** 用密碼登入，選擇 **改用通行密鑰**，然後選擇 **使用通行密鑰**。使用通行密鑰後，不會提供 **30 天內在此裝置上不再詢問**。 如果你還在使用驗證器應用程式或電郵驗證碼，卡片會提供 **刪除驗證器應用程式** 或 **刪除電郵驗證碼**：刪除後，兩步驗證仍然開啟，使用你的通行密鑰和恢復碼。 ## 需要注意的規則 | 規則 | 說明 | |---|---| | 每個帳戶的通行密鑰數目 | 最多 10 個 | | 發給你的電郵 | 新增、刪除或疑似被複製時發送；重新命名時不發 | | 你的密碼 | 保留；你無法刪除它 | | 在沒有驗證器應用程式或電郵驗證碼時刪除最後一個通行密鑰 | 關閉兩步驗證：須輸入密碼，並用該通行密鑰或一個恢復碼確認；貴公司要求兩步驗證期間會被拒絕 | | 關閉兩步驗證 | 刪除所有通行密鑰 | | 管理員重設你的兩步驗證 | 刪除所有通行密鑰 | - **一個電郵用於多間公司：** 每間公司的帳戶都有各自的通行密鑰，各自最多 10 個。你的裝置會把每個通行密鑰列為你的電郵、一個圓點和大寫的公司 **授權代碼**，例如 *sarah.goh@example.com · LIMCO*。請選擇你要登入的那間公司的通行密鑰。 - 通行密鑰旁顯示 **已拒絕**，表示它可能已被複製，所以 easySales 不再接受它。請刪除它並新增另一個。 - **收到意料之外的電郵**——通行密鑰被新增、刪除或疑似被複製——表示可能有人掌握了你的登入資料。請更改密碼並通知管理員。 - 出售、送出或遺失裝置時，請刪除該裝置的通行密鑰。 ## 為甚麼這樣設計 **通行密鑰無法輸入到錯誤的網站。** 你的裝置只會在真正的 easySales 網站上提供它，所以冒充的登入頁面或假扮客服的來電都拿不到任何東西。這堵住了企業帳戶被盜用最常見的途徑。 **easySales 保存的任何東西都不能用來登入。** 通行密鑰的私密部分存放在你的裝置上，easySales 只保存公開部分，它可以核對簽署，卻無法產生簽署。你的指紋或面孔從不離開你的裝置。 **被複製的通行密鑰會被拒絕，而不是被信任。** 某個通行密鑰看來像被複製過時，easySales 會把它標記為 **已拒絕** 並發電郵給你。你損失的只是一個通行密鑰，副本依然打不開你的帳戶。 **你的密碼仍然保留。** 通行密鑰是加在密碼旁邊，而不是取代密碼，所以你仍然可以在沒有通行密鑰的裝置上登入；刪除最後一個通行密鑰時，亦是用密碼來確認這確實是你的意思。 ## 更有效率的做法 - **直接從登入框選擇通行密鑰。** 瀏覽器支援時，點選 **電郵／用戶名稱** 輸入框，建議清單中便會列出你的通行密鑰；選一個並解鎖便可。參閱[登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/)。 - **選擇同步的通行密鑰。** 存放在手機密碼管理工具中的通行密鑰會自動轉到你的下一部手機，在 easySales 中毋須重新設定。參閱[安全例子](https://easysales.work/zh-hant/help/security/worked-examples/)中的例子 A。 - **用同一個動作確認是你本人。** 在 **確認是你本人** 對話框中，**使用通行密鑰** 比輸入驗證碼更快。參閱[確認是你本人](https://easysales.work/zh-hant/help/security/confirm-its-you/)。 - **按裝置為每個通行密鑰命名。** *工作手提電腦*、*手機* 這類名稱，能讓你在裝置遺失時知道應刪除哪一個；**重新命名** 不會發電郵，亦不要求任何確認。參閱[確認是你本人](https://easysales.work/zh-hant/help/security/confirm-its-you/)。 - **在第二部裝置上也保留一個。** 每個帳戶最多 10 個通行密鑰，遺失手機也不會無法登入。參閱[恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/)。 ## 例子 Sarah Goh 在兩間公司使用通行密鑰的情況，是[安全例子](https://easysales.work/zh-hant/help/security/worked-examples/)中的例子 C。 **手提電腦遺留在的士上。** Mei Tan 有兩個通行密鑰：*工作手提電腦*（**僅限此裝置**）和 *手機*（**已同步**）；卡片顯示 *2 / 10 個通行密鑰*。星期五晚上她遺失了手提電腦。她在手機上選擇 **使用通行密鑰登入**，打開 **登入與安全**，選擇 *工作手提電腦* 旁的 **刪除** 並確認。一分鐘前用通行密鑰登入已算作確認是她本人，所以不會再要求任何確認。卡片現在顯示 *1 / 10 個通行密鑰*，並有一封電郵確認已刪除。 **由通行密鑰改用驗證器應用程式。** Daniel Lim 只使用通行密鑰，想改用驗證器應用程式。他先在 **兩步驗證** 下選擇 **開啟**，設定好應用程式。然後才刪除通行密鑰：它已不是他最後一種確認身分的方式，所以兩步驗證保持開啟，亦不會出現 **刪除你最後一個通行密鑰？**。 ## 常見問題 - **甚麼是通行密鑰？** 存放在你的手機、電腦或密碼管理工具中的登入密鑰，用指紋、面孔或裝置 PIN 解鎖。不需要輸入任何內容，亦不需要記住任何東西。 - **通行密鑰比密碼更安全嗎？** 是。它只在真正的 easySales 網站上有效，所以無法被網絡釣魚；easySales 保存的任何內容都不能用來以你的身分登入。 - **我的通行密鑰可以在另一部電腦上用嗎？** 同步的通行密鑰在登入同一密碼管理工具帳戶的每部裝置上都可以用。否則，請在每部裝置上各新增一個，最多 10 個。 - **通行密鑰會取代我的密碼嗎？** 不會。你的密碼會保留，而且無法刪除；通行密鑰是額外、更快的登入方式。 - **為甚麼我無法新增通行密鑰？** 你的瀏覽器可能不支援通行密鑰，貴公司可能把兩步驗證設為 **關閉**，或者你已經有 10 個。**通行密鑰** 卡片會顯示原因或數目。 - **通行密鑰旁顯示「已拒絕」是甚麼意思？** easySales 認為該通行密鑰可能已被複製，不再接受它。請刪除它並新增另一個；如果這不在你的意料之中，請更改密碼。 - **出售或遺失有通行密鑰的裝置時應該怎樣做？** 在另一部裝置上，從 **登入與安全** 刪除該通行密鑰。如果完全無法登入，參閱[恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/)。 ## 相關內容 - [登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/) - [確認是你本人](https://easysales.work/zh-hant/help/security/confirm-its-you/) - [恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/) - [安全例子](https://easysales.work/zh-hant/help/security/worked-examples/) --- # 確認是你本人 > 為甚麼 easySales 要求「確認是你本人」，如何用驗證碼、通行密鑰、恢復碼或密碼完成確認，以及一次確認有效多久。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/security/confirm-its-you/ 在進行可能把你的帳戶交給別人的更改之前，easySales 會要求你再次證明是你本人在操作。這可以防止有人趁你的電腦未鎖定時進行這些更改。它與登入如何配合，見[登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/)。 ## 何時會要求 - 為 AI 工具建立個人權杖。 - 建立日曆訂閱連結——參閱[日曆](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/calendar/)。 - 用 **立即更改** 更改貴公司的方案或席位——參閱[更改方案或席位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/change-plan-or-seats/)。 - 管理員：把公司的 **AI 連接（MCP）** 開啟，或從 **唯讀** 改為 **讀寫**。 - 開啟兩步驗證（使用驗證器應用程式或電郵驗證碼），以及為電郵驗證碼確認新的電郵地址。 - 產生新的恢復碼。 - 新增或刪除通行密鑰，以及在保留通行密鑰的同時刪除驗證器應用程式或電郵驗證碼。 - 使用兩步驗證時，更改你自己的密碼或登入電郵。 - 對管理員而言：在更改另一位用戶的電郵、重設其密碼、重設其兩步驗證，或儲存公司的兩步驗證設定之前。 ## 操作步驟 1. 開始進行更改。**確認是你本人** 對話框會開啟。 2. 用你擁有的方式確認： - **已開啟兩步驗證：** 選擇 **使用通行密鑰** 並在裝置上解鎖，或輸入驗證器應用程式中的 6 位數 **驗證碼**。使用電郵驗證碼時，選擇 **發送驗證碼** 並輸入電郵中的驗證碼。以上都沒有時，選擇 **改用恢復碼** 並在 **恢復碼** 中輸入一個恢復碼；該恢復碼隨即被用掉。 - **未開啟兩步驗證：** 輸入你的 **密碼**。 3. 選擇 **確認**。你開始的更改隨即進行。選擇 **取消** 會關閉對話框，不作任何更改。 ## 之後會發生甚麼 在接下來的 15 分鐘內，在今次登入中，easySales 不會再次要求。用驗證碼或通行密鑰登入亦算作確認，所以這樣登入後不會立即被要求確認；在受信任的裝置上登入則不算。其他瀏覽器或其他裝置會分別要求，登出會結束這 15 分鐘，15 分鐘後會再次要求。 ## 需要注意的規則 | 情況 | easySales 要求甚麼 | |---|---| | 個人權杖、日曆連結、方案的 **立即更改**、開啟兩步驗證、新的恢復碼、新增或刪除通行密鑰 | **確認是你本人**，之後在今次登入中 15 分鐘內毋須再確認 | | 管理員更改另一位用戶的電郵、密碼或兩步驗證，或公司設定 | **確認是你本人**，之後在今次登入中 15 分鐘內毋須再確認 | | 更改你自己的密碼或電郵 | 每次都要輸入目前密碼；使用兩步驗證時，還要用驗證碼、通行密鑰或恢復碼完成 **確認是你本人**，這一步適用 15 分鐘規則 | | 開啟或提高公司的 AI 連接 | **確認是你本人**，驗證碼、你的通行密鑰或恢復碼，除非你在過去 15 分鐘內已用其中之一確認 | | 批准 AI 應用程式 | 驗證碼、你的通行密鑰或恢復碼，除非你在過去 15 分鐘內已用其中之一登入或確認 | | 關閉兩步驗證 | 每次都要輸入密碼和驗證碼 | | 刪除最後一個通行密鑰 | 每次都要輸入密碼，並使用該通行密鑰或一個恢復碼 | | **全部移除** 受信任的裝置、日曆連結的 **停用連結**、重新命名通行密鑰 | 毋須任何確認——這些操作都不會讓任何人進入你的帳戶 | - 開啟兩步驗證後，只憑密碼永遠無法確認是你本人。 - 輸錯次數過多時，會提示 *嘗試次數過多，請於幾分鐘後再試。* ## 為甚麼這樣設計 **畫面已登入，並不能證明是誰坐在電腦前。** 否則，有人在會議室碰到你沒有鎖上的電腦，便能建立權杖、新增通行密鑰或更改你的電郵，並在你登出後很久仍保有存取權。再次確認堵住了這個漏洞。 **開啟兩步驗證後，只憑密碼不足夠。** 密碼是最有可能外洩的秘密，所以一旦你有了第二步，只有驗證碼、通行密鑰或恢復碼才能確認是你本人。 **15 分鐘，只限今次登入。** 一次確認可以涵蓋短時間內的一連串更改，不會每按一下便問一次。它只屬於這個瀏覽器中的今次登入，登出即結束，所以不會延續到你之前用過的電腦上。 **取消保護時每次都要確認。** 關閉兩步驗證或刪除最後一個通行密鑰，無論之前確認過甚麼，每次都要輸入密碼並提供證明，因為這項更改會令你的帳戶只剩下密碼。 ## 更有效率的做法 - **把安全方面的更改集中一起做。** 確認一次後有 15 分鐘：一次過新增通行密鑰、產生新的恢復碼並建立權杖。參閱[連接助手](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/connect-an-assistant/)。 - **在一連串更改之前，用驗證碼或通行密鑰登入。** 這樣的登入算作確認；在受信任的裝置上登入則不算。參閱[登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/)。 - **用通行密鑰確認。** **使用通行密鑰** 只需輕觸一下，不必打開應用程式或電郵。參閱[設定通行密鑰](https://easysales.work/zh-hant/help/security/passkeys/)。 - **恢復碼只留待緊急時用。** 在這裏用掉的每個恢復碼都會作廢；手邊有應用程式、電郵驗證碼或通行密鑰時，請用它們。參閱[使用恢復碼](https://easysales.work/zh-hant/help/security/recovery-codes/)。 ## 例子 **三項更改，一次確認。** 10:00，Mei Tan 選擇 **新增通行密鑰**，並用應用程式中的驗證碼確認是她本人。10:05 她產生新的恢復碼，10:12 建立個人權杖，這兩次都沒有再要求確認。10:16 她建立日曆連結時，對話框再次開啟，因為她的確認已在 10:15（10:00 + 15 分鐘）到期。 **受信任的電腦仍會要求確認。** Daniel Lim 在受信任的辦公室電腦上只用密碼登入。他選擇 **新增通行密鑰** 時，**確認是你本人** 要求輸入驗證碼，因為在受信任的裝置上登入只證明了他的密碼。他輸入應用程式中的驗證碼後，通行密鑰便成功新增。 ## 常見問題 - **為甚麼 easySales 經常要求我確認是本人？** 一次確認只在一個瀏覽器的今次登入中有效 15 分鐘。換一個瀏覽器、重新登入，或在受信任的裝置上登入，都會再次要求。 - **可以用密碼確認嗎？** 只有在兩步驗證關閉時可以。開啟後，請使用驗證碼、通行密鑰或恢復碼。 - **一次確認有效多久？** 15 分鐘，只限這個瀏覽器中的今次登入。登出即結束。 - **手機不在身邊，如何確認是我本人？** 選擇 **改用恢復碼** 並輸入一個已儲存的恢復碼；該恢復碼隨即被用掉。 - **「嘗試次數過多，請於幾分鐘後再試。」是甚麼意思？** 在對話框中輸錯密碼或驗證碼的次數過多。請等幾分鐘再試。 - **哪些更改需要確認是我本人？** 會留下長期入口或改變登入方式的更改：權杖、日曆連結、通行密鑰、兩步驗證、恢復碼、你的登入電郵和密碼。對管理公司的人來說，還包括其他用戶的登入資料、公司的安全和 AI 設定，以及方案的 **立即更改**。完整清單見上文。 ## 相關內容 - [登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/) - [公司安全設定](https://easysales.work/zh-hant/help/security/company-security-settings/) - [連接助手](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/connect-an-assistant/) - [設定通行密鑰](https://easysales.work/zh-hant/help/security/passkeys/) --- # 恢復登入 > 登入不了 easySales 怎麼辦？遺失手機、驗證器應用程式、恢復碼或忘記密碼時的處理方法，以及管理員如何重設兩步驗證。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/ 遺失手機或忘記密碼很常見，每種情況都有辦法恢復。請由表格頂部開始，在第一個符合的行停下。各種方式如何配合，見[登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/)。 ## 開始之前 了解你設定了哪些方式：驗證器應用程式或電郵驗證碼、通行密鑰，以及是否仍有恢復碼。如果你仍能在某處登入，**我的資料** 的 **登入與安全** 頁面上的 **通行密鑰** 和 **兩步驗證** 部分會列出它們。 ## 操作步驟 | 你遺失了甚麼 | 怎樣做 | |---|---| | 手機，但你在另一部裝置上有通行密鑰 | 選擇 **使用通行密鑰登入**，或用密碼登入後選擇 **改用通行密鑰** | | 手機和所有其他方式，但你仍有恢復碼 | 用密碼登入，然後選擇 **改用恢復碼** | | 密碼 | 在登入頁面選擇 **忘記密碼？**，按電郵中的連結操作——參閱[重設密碼](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/reset-your-password/)。之後你仍然需要完成第二步 | | 全部，而且你是唯一的管理員 | 聯絡 easySales；程序見下文 | | 全部：沒有手機、沒有通行密鑰、沒有恢復碼 | 請貴公司的管理員重設你的兩步驗證 | 恢復登入後，請重新設定一種方式並儲存新的恢復碼，以免再次陷入同樣的困境。 ## 管理員重設會做甚麼 管理員重設你的兩步驗證時，easySales 會： 1. 移除你的驗證器應用程式或電郵驗證碼、恢復碼、受信任的裝置和通行密鑰。 2. 令你在所有裝置上登出。 3. 中斷你的 AI 應用程式和個人權杖，並停用你的日曆連結。 4. 發電郵通知你已執行重設。 你的密碼保持不變。下次登入時，你用密碼登入。如果貴公司要求兩步驗證，設定頁面會立即開啟，沒有寬限期。否則，你可以在 **我的資料** 中重新開啟它。 管理員打開 **用戶帳戶** 中你的用戶，在 **···** 選單中選擇 **重設兩步驗證**，然後選擇 **重設**。他們會先確認是本人操作。通知會發送到你個人資料中的電郵地址；如果你的電郵驗證碼使用的是另一個地址，亦會發送到該地址。重設會記錄在你的 **History**（歷史紀錄）分頁上。 無論你使用的是哪種第二步——驗證器應用程式、電郵驗證碼，還是只有通行密鑰——這種重設都適用。 ## 唯一的管理員 如果你是唯一的管理員，並且失去了所有方式，貴公司裏沒有人能在 **用戶帳戶** 中為你重設。請發電郵至 [support@easysales.work](mailto:support@easysales.work) 聯絡 easySales，為你的帳戶申請重設兩步驗證。easySales 隨後按以下程序處理： 1. **身份核實**——easySales 在作出任何更改之前，先確認你是該帳戶的擁有人。 2. **第二人審核**——easySales 的另一人在執行重設之前審核該申請。 3. **留有紀錄**——每一步都會記錄下來。 之後的重設與上面的管理員重設相同。恢復登入後，請把 **Administrator**（管理員）角色亦分配給另一個人，以免再次發生這種情況。 ## 需要注意的規則 - 重設密碼不會關閉兩步驗證。 - 管理員只有自己亦是管理員時，才能重設另一位管理員的兩步驗證。沒有人能重設自己的兩步驗證。 - 收到意料之外的通知電郵，表示有人重設了你的登入方式。請通知管理員。 ## 為甚麼這樣設計 **第二步沒有後門可以繞過。** 如果一封電郵或一個客服電話便能關掉兩步驗證，任何知道你密碼的人也能這樣做。恢復的途徑總要經過你持有的東西，或經過一個認識你、會核實身分的人。 **重設會一次過清除所有東西。** 拾到你遺失的手機、手提電腦或恢復碼清單的人，手上可能仍有一條可用的鑰匙。一次過移除所有方式、所有受信任的裝置和所有工作階段，這些東西之後便全都打不開你的帳戶。 **密碼仍然只屬於你。** 重設兩步驗證不會產生新密碼，所以替你重設的管理員永遠不會知道能以你身分登入的秘密。 **權限最大的帳戶適用最嚴格的規則。** 只有管理員能重設另一位管理員，而且沒有人能重設自己，所以一個被盜用的帳戶無法解鎖另一個帳戶。 ## 更有效率的做法 - **今天就準備好恢復的途徑。** 第二部裝置上的通行密鑰加上印在紙上的恢復碼，能令遺失手機變成兩分鐘的小麻煩。參閱[設定通行密鑰](https://easysales.work/zh-hant/help/security/passkeys/)。 - **管理員：看看誰有風險。** **用戶帳戶** 上的 **兩步驗證** 欄顯示每個人使用的方式。參閱[公司安全設定](https://easysales.work/zh-hant/help/security/company-security-settings/)。 - **讓兩個人擁有 Administrator（管理員）角色。** 這樣你們誰都不需要 easySales 來重設。參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **重設後立即重新設定。** 回去工作之前，先開啟一種方式並儲存新的恢復碼。參閱[使用驗證器應用程式](https://easysales.work/zh-hant/help/security/authenticator-app/)。 ## 例子 Ahmad 遺失手機的那一天，是[安全例子](https://easysales.work/zh-hant/help/security/worked-examples/)中例子 A 的一部分。 **忘記密碼，手機又留在家中。** Daniel Lim 忘記了密碼，手機又留在家中。他選擇 **忘記密碼？**，按電郵中的連結設定了新密碼。easySales 仍然要求第二步，於是他選擇 **改用恢復碼**，輸入抽屜裏那張清單上的一個恢復碼。之後卡片顯示 *恢復碼：尚餘 9 / 10 個*。 **唯一的管理員。** Mei Tan 是 Lim & Co 唯一的 Administrator（管理員），她遺失了手機，而恢復碼也儲存在手機上。Lim & Co 裏沒有人能為她重設，所以她發電郵至 [support@easysales.work](mailto:support@easysales.work)。經過身份核實和第二人審核後，她的兩步驗證被重設，她用密碼登入。她重新設定了驗證器應用程式，並在當日把 **Administrator**（管理員）角色亦分配給 Daniel。 ## 常見問題 - **手機和恢復碼都遺失了怎麼辦？** 如果有通行密鑰，便用它登入。否則，請貴公司的管理員重設你的兩步驗證。 - **我可以自己重設兩步驗證嗎？** 不可以。由另一位管理員重設；如果你是唯一的管理員，則由 easySales 重設。 - **管理員重設兩步驗證會移除甚麼？** 你的驗證器應用程式或電郵驗證碼、恢復碼、受信任的裝置和通行密鑰；同時會令你在所有裝置上登出，並中斷你的 AI 應用程式、個人權杖和日曆連結。 - **重設兩步驗證會更改我的密碼嗎？** 不會。你用原來的密碼登入，然後重新設定一種方式。 - **重設後有寬限期嗎？** 如果貴公司要求兩步驗證，便沒有：下次登入時會立即開啟設定。否則，是否重新開啟由你決定。 - **我是唯一的管理員，登入不了，誰可以幫我？** easySales，發電郵至 [support@easysales.work](mailto:support@easysales.work)，核實你的身分後處理。 - **為甚麼我收到電郵說我的兩步驗證被重設了？** 管理員重設了它。如果不是你提出的，請立即通知管理員。 ## 相關內容 - [重設密碼](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/reset-your-password/) - [使用恢復碼](https://easysales.work/zh-hant/help/security/recovery-codes/) - [公司安全設定](https://easysales.work/zh-hant/help/security/company-security-settings/) - [用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/) --- # 公司安全設定 > 如何要求全公司所有人開啟兩步驗證（2FA）——設為可選或必須、設定寬限期、查看誰已開啟，以及誰可以重設。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/security/company-security-settings/ 貴公司決定員工是否可以、或是否必須使用兩步驗證。本頁是給制定這項規則的人看的。每個人自己的驗證方式，見[登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/)。 ## 開始之前 - 你的角色需要有角色編輯器中 **Role administration**（角色管理）下的 **Manage sign-in security**（管理登入安全）控制項，以及開啟 **系統設定** 所需的 **System**（系統）**View**（檢視）權限。**Administrator**（管理員）角色兩者都有。沒有該控制項時，不會顯示 **兩步驗證** 部分。 - 要選擇 **所有人必須使用**，請先為你自己的帳戶開啟兩步驗證。在此之前，頁面會提示這一點，**儲存** 亦無法使用。 - 在選擇 **所有人必須使用** 之前先通知團隊，並請他們參閱[使用驗證器應用程式](https://easysales.work/zh-hant/help/security/authenticator-app/)。 ## 操作步驟 1. 選擇側邊欄中的 **系統設定**，然後在側邊導覽中選擇 **使用者與權限**，找到 **兩步驗證** 部分。該部分會顯示有多少用戶已開啟。 2. 在 **適用於公司所有人** 下，選擇 **關閉 — 不提供**、**可選 — 由每人自行選擇** 或 **所有人必須使用**。 3. 選擇 **所有人必須使用** 時，再選擇 **寬限期**：**無 — 下次登入時**、**7 天**、**14 天** 或 **30 天**。 4. 在 **何時要求驗證碼** 下，選擇 **在新裝置上（30 天）** 或 **每次登入**。 5. 剔選或取消剔選 **容許沒有驗證器應用程式的人使用電郵驗證碼**。 6. 選擇 **儲存**。如果你選擇了 **所有人必須使用**，請在 **要求所有人使用兩步驟驗證？** 一問中選擇 **要求使用**。如有要求，完成[確認是你本人](https://easysales.work/zh-hant/help/security/confirm-its-you/)。 如果該部分顯示 *貴公司暫時未能使用兩步驗證。*，則沒有需要設定的內容。 ## 各項設定 | 設定 | 選項 | 預設值 | |---|---|---| | 適用於公司所有人 | **關閉 — 不提供** · **可選 — 由每人自行選擇** · **所有人必須使用** | 可選 | | 寬限期（只限必須時） | 無、7、14 或 30 天，由你儲存時起計 | 14 天 | | 何時要求驗證碼 | **在新裝置上（30 天）**——受信任的裝置在 30 天內略過這一步，每個瀏覽器只適用於一人 · **每次登入** | 在新裝置上 | | 容許沒有驗證器應用程式的人使用電郵驗證碼 | 剔選 · 不剔選 | 剔選 | - **關閉** 會對尚未設定的人隱藏兩步驗證，而且沒有人能新增通行密鑰。已經開啟的人仍會被要求輸入驗證碼，並保留自己的通行密鑰。 - **所有人必須使用** 開啟期間，該部分會顯示 *由……起必須使用* 以及寬限期結束的日期。重新選擇寬限期會設定新的結束日期。 - 切換為 **每次登入** 會令公司所有受信任的裝置失效。 - 取消剔選電郵驗證碼後，不能再新設定電郵驗證碼。已經在使用電郵驗證碼的人可以繼續使用；要讓其中某人改用驗證器應用程式，請重設其兩步驗證。 每次更改都會記錄在[審計紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/)中。 ## 查看誰已開啟 **用戶帳戶** 上的 **Users**（用戶）清單有一欄 **兩步驗證**，每位用戶的頁面亦有 **兩步驗證** 部分。它們顯示 **應用程式**、**電郵**、**通行密鑰** 或 **未開啟**；在 **所有人必須使用** 下，還會顯示 **寬限至** 某個日期，或 **必須 – 未設定**。**通行密鑰無法使用 – 僅限恢復碼，需重新設定** 表示此人的通行密鑰已無法再使用。 ## 登入時各人看到甚麼 先找到貴公司的設定所在的行，再看對應人員的欄。 | 公司設定 | 未開啟兩步驗證的人 | 已開啟兩步驗證的人 | 有通行密鑰的人 | |---|---|---|---| | **關閉** | 只需密碼；無法開啟兩步驗證 | 密碼，然後第二步——可以繼續保留 | 單獨使用通行密鑰，或密碼之後用通行密鑰 | | **可選** | 只需密碼；可以開啟兩步驗證 | 密碼，然後第二步 | 單獨使用通行密鑰，或密碼之後用通行密鑰 | | **必須**，寬限期內 | 密碼，並在每個頁面顯示橫額，提示在寬限期結束前完成設定 | 密碼，然後第二步 | 單獨使用通行密鑰，或密碼之後用通行密鑰 | | **必須**，寬限期後 | 密碼，然後必須先完成設定，才能開啟其他任何頁面 | 密碼，然後第二步 | 單獨使用通行密鑰，或密碼之後用通行密鑰 | 圖例：**第二步** = 驗證器應用程式或電郵中的驗證碼、通行密鑰，或恢復碼。**已開啟兩步驗證的人** 使用驗證器應用程式或電郵驗證碼；在 **必須** 下，通行密鑰亦算作兩步驗證。選擇 **在新裝置上（30 天）** 時，受信任的裝置會略過第二步。 - 橫額顯示 *管理員將由*（結束日期）*起要求使用兩步驗證*，並有一個開啟 **我的資料** 的 **設定** 按鈕。 - 強制設定頁面為 **設定兩步驗證**，提供 **使用驗證器應用程式**；如果你容許電郵驗證碼，還會提供 **沒有智能手機？改為透過電郵接收驗證碼**。 - 在 **所有人必須使用** 開啟期間新加入的人，與其他人享有相同的寬限期；寬限期結束後，他們會在首次登入時設定兩步驗證。 - 在 **所有人必須使用** 開啟期間，兩步驗證被管理員重設的人會在下次登入時重新設定，沒有寬限期。 - 寬限期結束時已經登入的人可以繼續使用，直至該工作階段結束；下次登入時會要求設定。 ## 誰可以做甚麼 | 操作 | 一般用戶 | User（用戶）**Edit**（編輯，**All records**，全部紀錄） | 管理員 | 唯一的管理員，無法登入 | |---|---|---|---|---| | 為自己開啟或關閉兩步驗證 ¹ | 需確認是你本人 | 需確認是你本人 | 需確認是你本人 | 不容許 | | 新增或刪除自己的通行密鑰 ² | 需確認是你本人 | 需確認是你本人 | 需確認是你本人 | 不容許 | | 產生自己的恢復碼 | 需確認是你本人 | 需確認是你本人 | 需確認是你本人 | 不容許 | | 建立個人權杖 ³ | 需確認是你本人 | 需確認是你本人 | 需確認是你本人 | 不容許 | | 連接 AI 應用程式 ⁴ | 需確認是你本人 | 需確認是你本人 | 需確認是你本人 | 不容許 | | 更改公司安全設定 ⁵ | 不容許 | 不容許 | 需確認是你本人 | 不容許 | | 重設另一位用戶的密碼 ⁶ | 不容許 | 需確認是你本人 | 需確認是你本人 | 不容許 | | 更改另一位用戶的登入電郵 ⁶ | 不容許 | 需確認是你本人 | 需確認是你本人 | 不容許 | | 重設另一位用戶的兩步驗證 ⁶ | 不容許 | 需確認是你本人 | 需確認是你本人 | 不容許 | | 移除自己所有受信任的裝置 | 容許 | 容許 | 容許 | 不容許 | | 失去所有驗證方式後重設自己的兩步驗證 | 不容許——請找管理員 | 不容許——請找管理員 | 不容許——請找另一位管理員 | 聯絡 easySales | 圖例： - **容許**——即時進行。**全部移除** 從不要求任何確認。 - **需確認是你本人**——完成[確認是你本人](https://easysales.work/zh-hant/help/security/confirm-its-you/)後進行。 - **不容許**——操作會被拒絕；如果有人可以幫忙，儲存格會寫明應該找誰。 - **聯絡 easySales**——發電郵至 [support@easysales.work](mailto:support@easysales.work)。easySales 核實你的身分，由另一人審核申請，每一步都會記錄下來；參閱[恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/)。 - **無法登入** 表示你登入不了，所以在恢復存取之前，該欄中的任何操作都無法進行。 註： 1. 公司設定為 **關閉** 時不提供開啟。關閉不使用確認是你本人：每次都要求輸入密碼和驗證碼，公司設定為 **所有人必須使用** 時不提供關閉。 2. 公司設定為 **關閉** 時無法新增。重新命名毋須任何確認。在沒有驗證器應用程式或電郵驗證碼時刪除最後一個通行密鑰，會關閉兩步驗證：須輸入密碼，並用該通行密鑰或一個恢復碼確認；在 **所有人必須使用** 下會被拒絕。 3. 需要貴公司已開啟 AI 存取；參閱[公司 AI 存取](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/company-ai-access/)。 4. 批准畫面會要求輸入驗證碼、使用你的通行密鑰或一個恢復碼，除非你在過去 15 分鐘內已用其中之一登入或確認。沒有兩步驗證時無法連接新的應用程式，但公司設定為 **關閉** 時除外：此時批准畫面會要求輸入密碼。 5. 需要 **Manage sign-in security** 控制項。自訂角色可以擁有此控制項而沒有 **User**（用戶）**Edit**（編輯）；這樣的人在其他各行都按「一般用戶」一欄處理。 6. 只有管理員可以對另一位管理員執行此操作。**User** **Edit** 為 **Own records only**（只限自己的紀錄）時，你只能存取自己的帳戶，所以不容許執行這些操作。沒有人能在這裏重設自己的密碼、電郵或兩步驗證：請使用 **我的資料**，或請另一位管理員處理。當用戶的兩步驗證顯示 **應用程式**、**電郵**、**通行密鑰** 或 **通行密鑰無法使用 – 僅限恢復碼，需重新設定** 時，可以在其 **···** 選單中選擇 **重設兩步驗證**；否則該項會顯示為灰色，並提示 *該使用者沒有可重設的兩步驗證*。 ## 為甚麼這樣設計 **一個沒有保護的帳戶，會令所有人的工作外洩。** 同事之間共用客戶、報價單和發票。要求所有人使用兩步驗證，任何一個座位外洩的密碼都不再能打開這些紀錄。 **寬限期避免星期一早上大家都登入不了。** 員工可以在方便的時候設定，橫額會寫明截止日期，而不是在趕去見客的路上被強制設定擋住。 **你先開啟。** 只有你自己的帳戶已開啟兩步驗證，才能要求所有人使用，這樣你親身試過要求團隊做的事，亦不會把自己鎖進一個從未用過的設定裏。 **放寬規則不會取消任何人的保護。** **可選** 或 **關閉** 只是不再要求尚未設定的人；已經開啟的人，不會被悄悄降級為只憑密碼登入。 ## 更有效率的做法 - **通知時附上操作說明。** 請團隊參閱[使用驗證器應用程式](https://easysales.work/zh-hant/help/security/authenticator-app/)；沒有智能手機的人參閱[使用電郵驗證碼](https://easysales.work/zh-hant/help/security/email-codes/)。 - **一眼看清進度。** 該部分顯示有多少用戶已開啟，**用戶帳戶** 上的 **兩步驗證** 欄顯示誰仍未開啟。參閱[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)。 - **在同一頁設定工作階段規則。** **Session timeout**（工作階段逾時）和 **Concurrent sessions per user**（每位用戶的同時工作階段數目）就在兩步驗證規則旁邊，用同一個 **儲存** 儲存。參閱[系統設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/settings/)。 - **共用電腦請用「每次登入」。** 選擇 **每次登入** 會一次過令所有受信任的裝置失效，接待處或陳列室的電腦永遠不會略過驗證碼。參閱[登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/)。 ## 例子 Mei Tan 按日展開的切換到 **所有人必須使用** 的過程，是[安全例子](https://easysales.work/zh-hant/help/security/worked-examples/)中的例子 B。 **計算寬限期。** Mei 在 10 月 6 日（星期一）10:00 儲存了 **所有人必須使用**，**寬限期** 為 **14 天**。該部分顯示 *由* 10 月 20 日 *起必須使用*（6 + 14）。10 月 7 日她覺得一星期已足夠，選擇 **7 天** 後再次儲存：新的結束日期是 10 月 14 日（7 + 7），由第二次儲存時起計。 **接待處的共用電腦。** Lim & Co 讓來訪客戶在接待處的電腦上看情緒板，而 Daniel Lim 昨天在那部電腦上剔選了 **30 天內在此裝置上不再詢問**。Mei 把 **何時要求驗證碼** 改為 **每次登入** 並儲存。公司所有受信任的裝置都會失效，所以 Daniel 下次在接待處登入時、以及每個人在任何地方登入時，都會被要求完成第二步。 ## 常見問題 - **如何令所有用戶都必須開啟兩步驗證？** 選擇 **所有人必須使用**，選好 **寬限期** 後選擇 **儲存**，再選擇 **要求使用**。 - **寬限期結束後會怎樣？** 尚未開啟兩步驗證的人，下次登入時必須先完成設定，才能打開其他頁面。已經登入的人可以繼續使用，直至該工作階段結束。 - **可以看到哪些用戶已開啟兩步驗證嗎？** 可以。**用戶帳戶** 上的 **兩步驗證** 欄為每個人顯示 **應用程式**、**電郵**、**通行密鑰** 或 **未開啟**；設為 **所有人必須使用** 時，還會顯示 **寬限至** 某個日期或 **必須 – 未設定**。 - **為甚麼我不能選擇「所有人必須使用」？** 請先為你自己的帳戶開啟兩步驗證；在此之前，選擇該項時 **儲存** 無法使用。 - **把兩步驗證設為「關閉」會怎樣？** 沒有人能再新設定兩步驗證或新增通行密鑰；已經開啟的人仍會被要求輸入驗證碼。 - **可以不讓員工使用電郵驗證碼嗎？** 取消剔選 **容許沒有驗證器應用程式的人使用電郵驗證碼**。之後新設定的人要使用應用程式；已經在用電郵驗證碼的人可以繼續使用。 - **誰可以更改公司的兩步驗證設定？** 角色中擁有 **Manage sign-in security**（管理登入安全）控制項的人，**Administrator**（管理員）角色包含該控制項。 ## 相關內容 - [登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/) - [用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/) - [恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/) - [審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/) --- # 安全例子 > 兩步驗證實例——換新手機、全公司強制開啟 2FA、一個電郵兩間公司用通行密鑰、更換電郵、在別人的電腦上登入，以及員工離職。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/security/worked-examples/ 這些情境跟隨 Lim & Co（一間五人的室內設計公司）的員工，經歷登入方面最常引起疑問的幾種情況。每個情境都按日列出發生了甚麼，以及哪一頁說明了該步驟。各個組成部分本身在[登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/)中說明。 ## A. Ahmad 的新手機 Ahmad 是 Lim & Co 的設計師。他使用驗證器應用程式，而公司要求兩步驗證，所以他沒有 **關閉** 按鈕。 - **第 1 日，上午。** 他的新手機到了。他保持舊手機原狀，打開 **我的資料** 的 **登入與安全**：*恢復碼：尚餘 8 / 10 個*。 - **第 1 日，上午。** 他在舊手機上使用驗證器應用程式本身的轉移功能，把 easySales 項目轉移到新手機。（如果他當時已經有通行密鑰，亦可以在 **通行密鑰** 卡片上選擇 **刪除驗證器應用程式**，再用新手機重新 **開啟**。） - **第 1 日，午飯時。** 他測試了一下：在不是受信任裝置的無痕瀏覽視窗中登入，輸入 **新** 手機上的驗證碼。儀表板開啟了。 - **第 1 日，下午。** 趁此機會，他新增了一個與手機密碼管理工具同步的通行密鑰，令日後換手機更容易。easySales 要求他確認是本人時，他用了新手機上的驗證碼。他保留自己的恢復碼——參閱[設定通行密鑰](https://easysales.work/zh-hant/help/security/passkeys/)。 - **第 2 日。** 直到這時，他才清除舊手機。 **如果舊手機是遺失了。** 第 1 日，Ahmad 用密碼登入，選擇 **改用恢復碼**。然後他請管理員 Mei Tan 重設他的兩步驗證。Mei 打開他的用戶，在 **···** 選單中選擇 **重設兩步驗證**，確認是她本人後選擇 **重設**：Ahmad 在所有裝置上登出，他的 AI 應用程式被中斷，他亦收到一封通知電郵。他下次登入時，由於 Lim & Co 要求兩步驗證，設定頁面立即開啟；他用新手機掃描二維碼，並儲存十個新的恢復碼。參閱[恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/)。 ## B. Mei 要求兩步驗證 Mei Tan 在 Lim & Co 擁有 **Administrator**（管理員）角色。兩步驗證目前為 **可選**；只有 Ahmad 在使用。 - **第 1 日。** Mei 在星期一的會議上通知團隊，並把[使用驗證器應用程式](https://easysales.work/zh-hant/help/security/authenticator-app/)的連結發給他們。她自己已經在使用驗證器應用程式，這是選擇 **所有人必須使用** 的前提。她在 **系統設定** 的 **使用者與權限** 中，在 **兩步驗證** 部分選擇 **所有人必須使用**，把 **寬限期** 設為 **14 天**，保留 **在新裝置上（30 天）**，並繼續容許電郵驗證碼。她選擇 **儲存**，用應用程式中的驗證碼確認是她本人。這項更改記錄在審計紀錄中。 - **第 1 日。** Ahmad 沒有察覺任何變化：他早已開啟。 - **第 2 日。** Priya 登入時看到橫額，上面寫明寬限期結束的日期。她選擇 **設定**，開啟了[電郵驗證碼](https://easysales.work/zh-hant/help/security/email-codes/)。 - **第 5 日。** Sarah Goh 開啟了驗證器應用程式。 - **第 12 日。** Daniel Lim 仍然未開啟。每個頁面上的橫額仍顯示同一個日期。 - **第 15 日。** 寬限期結束。Daniel 用密碼登入，**設定兩步驗證** 在其他任何頁面之前開啟。他選擇 **使用驗證器應用程式**，掃描二維碼，輸入驗證碼，儲存恢復碼，然後儀表板開啟。 - **第 15 日。** Daniel 上個月連接的 AI 應用程式繼續正常運作。第 16 日他連接第二個應用程式時，批准畫面沒有要求輸入密碼：他輸入應用程式中的驗證碼，然後選擇 **允許**。如果他在過去 15 分鐘內用驗證碼登入過，只需選擇 **允許** 便可。 - **第 20 日。** Farah 入職。Mei 為她建立帳戶，並給她一個臨時密碼。寬限期已經結束，所以 Farah 首次登入時，先開啟 **設定兩步驗證**；然後她在 **設定新密碼** 中設定自己的密碼，儀表板隨即開啟。 各項設定以及每個人看到甚麼，見[公司安全設定](https://easysales.work/zh-hant/help/security/company-security-settings/)。 ## C. 一個電郵，兩間公司 Sarah Goh 是 Lim & Co 的助理。她亦為同樣使用 easySales 的 Kopi Corner 記帳。她在兩間公司各有一個帳戶，使用同一個電郵 *sarah.goh@example.com*。 - **第 1 日，上午。** 她登入 Lim & Co，打開 **我的資料**，在 **通行密鑰** 卡片上選擇 **新增通行密鑰**，在 **名稱** 中輸入 *我的手機*，選擇 **繼續** 並解鎖手機。一封電郵通知她已新增通行密鑰。 - **第 1 日，晚上。** 她登入 Kopi Corner，做了同樣的操作。又收到一封電郵。 - **第 1 日，晚上。** 她的手機現在列出兩個通行密鑰：*sarah.goh@example.com · LIMCO* 和 *sarah.goh@example.com · KOPI*。圓點後面的部分是各間公司的 **授權代碼**。 - **第 2 日。** 在辦公室，她選擇 **使用通行密鑰登入**，選中 **LIMCO** 那一項並解鎖手機。Lim & Co 的儀表板開啟了；她沒有輸入密碼。 - **第 3 日。** 匆忙中她誤選了 **KOPI**，開啟的是 Kopi Corner 的儀表板。她登出，再選 **LIMCO** 那一項。 - **第 9 日。** 她在 Lim & Co 中把通行密鑰重新命名為 *手機——Lim & Co*。重新命名不會發送電郵。 每間公司的帳戶各自保存自己的通行密鑰清單，各自最多 10 個。刪除 Lim & Co 的通行密鑰不會影響 Kopi Corner 的那一個。 ## D. Priya 的新電郵 Priya 是 Lim & Co 的設計師，使用電郵驗證碼。Lim & Co 把電郵信箱遷移到新網域，所以她的地址由 *priya@limandco.example* 改為 *priya@limco.example*。 - **第 1 日，下午 5 時。** Mei 打開 **用戶帳戶** 中 Priya 的用戶，選擇 **Edit**（編輯），更改她的 **Email**（電郵）。表格提示：在 Priya 確認新地址之前，這會停止她的電郵驗證碼。Mei 儲存時，easySales 要求她確認是她本人。由這一刻起，Priya 的電郵驗證碼暫停。 - **第 2 日，上午 9 時。** Priya 用密碼登入。在她確認新地址之前無法傳送電郵驗證碼，所以第二步只要求輸入恢復碼。她輸入一個已儲存的恢復碼，選擇 **驗證**。儀表板開啟了。 - **第 2 日，上午 9:05。** 在 **我的資料** 上，**登入與安全** 頁面提示她的電郵地址已變更。她選擇 **確認新地址**，然後選擇 **發送驗證碼**，輸入傳送到 *priya@limco.example* 的驗證碼；五分鐘前她用恢復碼登入，這已算作確認是她本人，所以沒有再要求其他確認（超過 15 分鐘的話，她需要再用一個恢復碼確認）。卡片現在顯示 *恢復碼：尚餘 9 / 10 個*，兩個地址都收到一封電郵，告知驗證碼日後會傳送到新地址。 - **第 3 日。** 登入時，她的電郵驗證碼像以前一樣送到新地址。 如果 Priya 設定過通行密鑰，第 2 日她便可以用它代替恢復碼。參閱[使用電郵驗證碼](https://easysales.work/zh-hant/help/security/email-codes/)。 ## E. 客戶的電腦 Daniel Lim 到 Harbour Café 向老闆講解一份報價單，並在咖啡店的辦公室電腦上登入。 - **第 1 日，上午 11 時。** 他習慣性地在輸入驗證碼時剔選了 **30 天內在此裝置上不再詢問**。一封電郵通知他有一部裝置被設為受信任。 - **第 1 日，下午 3 時。** 回到自己的手提電腦後，他打開 **我的資料**、**登入與安全**。他在 **受信任的裝置** 下找到 *Chrome on Windows*，到期日為 30 天後，選擇 **移除** 並在 **移除裝置** 中確認。那部咖啡店的電腦下次登入時會要求輸入驗證碼。 - **第 1 日，下午 3:05。** 為確保那裏沒有人仍然處於登入狀態，他更改了密碼。按要求用驗證碼確認是他本人後，所有工作階段都結束了，包括咖啡店那部和他自己的。他在手提電腦上用新密碼和驗證碼重新登入。參閱[登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/#%E5%93%AA%E4%BA%9B%E4%BA%8B%E4%BB%B6%E6%9C%83%E4%BB%A4%E5%85%B6%E5%A4%B1%E6%95%88)。 ## F. Priya 離職 Priya 在 Lim & Co 的最後一天是星期五。 - **星期五，下午 4 時。** Mei 打開 **用戶帳戶** 中 Priya 的用戶，在 **···** 選單中選擇 **轉移記錄**，把她的紀錄移交給 Sarah Goh。參閱[移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/)。 - **星期五，下午 6 時。** Mei 選擇 **停用用戶**，並用 **停用** 確認。Priya 即時在所有裝置上登出；她的 AI 應用程式和個人權杖停止運作，日曆連結亦不再更新。她的電郵驗證碼、恢復碼和通行密鑰都不能再登入 Lim & Co，因為沒有人能登入已停用的帳戶。 ## 為甚麼這樣設計 **每個故事都有第二條路。** Ahmad 在清除舊手機前先測試新手機，Sarah 在每間公司各有一個通行密鑰，Priya 的電郵驗證碼暫停時仍有恢復碼。沒有預先設定的方式，在你需要的那天救不了你。 **安全方面的更改都有跡可尋。** 上面的每一步都會以電郵通知受影響的人；管理員所作的更改還會記錄在[審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/)中，所以團隊事後總能弄清楚誰改了甚麼。 ## 更有效率的做法 - **先演練換手機。** 在無痕瀏覽視窗（它不是受信任的裝置）中登入一次，確認新手機上的驗證碼可用。參閱[使用驗證器應用程式](https://easysales.work/zh-hant/help/security/authenticator-app/)。 - **配合寬限期推行。** **14 天** 讓 Lim & Co 的員工有時間完成設定，沒有出現誰早上登入不了的情況。參閱[公司安全設定](https://easysales.work/zh-hant/help/security/company-security-settings/)。 - **用過共用電腦後及時清理。** 在 **受信任的裝置** 下 **移除** 它；如果你在那裏登入過，再更改密碼。參閱[恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/)。 ## 常見問題 - **同一個電郵可以在兩間公司使用嗎？** 可以。每間公司給你一個獨立的帳戶，各有自己的通行密鑰和驗證方式；你的裝置會在每個通行密鑰旁列出該公司的 **授權代碼**。 - **在別人的電腦上剔選了「30 天內在此裝置上不再詢問」怎麼辦？** 在 **受信任的裝置** 下選擇它旁邊的 **移除**；如果可能仍在那裏處於登入狀態，請更改密碼。 - **員工被停用後，他的登入會怎樣？** 所有工作階段、AI 應用程式、個人權杖和日曆連結都會結束，沒有人能再登入該帳戶。 - **更改同事的電郵會影響他的兩步驗證嗎？** 如果他使用電郵驗證碼，會：驗證碼會暫停，直至他確認新地址。驗證器應用程式和通行密鑰不受影響。 - **要求兩步驗證會中斷已經連接的 AI 應用程式嗎？** 不會。現有的個人權杖和 AI 應用程式連接照常可用。 ## 相關內容 - [登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/) - [公司安全設定](https://easysales.work/zh-hant/help/security/company-security-settings/) - [恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/) - [設定通行密鑰](https://easysales.work/zh-hant/help/security/passkeys/) --- # 概念 > 了解 easySales 的基本概念：報價到收款、報價單與發票的分別、發票開立與編號、收款、貸項通知單、GST 和權限。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/overview/ 概念頁講 easySales 背後的道理，不講按鈕。讀它們可以了解報價單如何變成發票、開立會鎖定甚麼、收款如何結清餘額，以及為甚麼錯誤要用貸項通知單更正。每頁都可以單獨閱讀，從你需要的那頁開始即可。 ## 在哪裏找到 打開幫助中心，在側邊欄選擇 **概念**。其他章節的每個操作頁都會連結到它所依據的概念頁。 ## 你可以做甚麼 按順序了解銷售流程： - [報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/) — 從客戶到貸項通知單和退款的完整流程。 - [客戶與聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/accounts-and-contacts/) — 你的銷售對象。 - [報價單還是發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quotation-vs-invoice/) — 兩種單據各有甚麼用。 - [開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) — 單據何時定稿、何時取得編號。 - [應收餘額](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) — 收款如何結清發票。 - [更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/) — 修改、取消、貸記、移除、作廢還是退款。 了解稅務與金額： - [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) — 新加坡稅務發票必須載明甚麼。 - [稅額計算與四捨五入](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/tax-calculation-and-rounding/) — 明細金額、GST 和合計怎樣計算到仙。 - [InvoiceNow](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/invoicenow/) — 新加坡電子發票，以及 easySales 目前支援甚麼。 - [定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/recurring-invoices/)、[送貨與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/deliveries-and-invoices/)、[貨幣與匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)、[成本與毛利](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gross-margin/)和[產品與明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/products-and-line-items/)。 了解團隊與紀錄： - [負責人與可見範圍](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/ownership-and-visibility/)和[角色與共享](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/)。 - [活動與跟進](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/activities-and-follow-up/)、[單據與範本](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/documents-and-templates/)、[審計紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/audit-trail/)和[授權與用戶](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/your-licence-and-users/)。 ## 權限 閱讀幫助不需要權限。每個概念在應用程式中能讓你做甚麼，取決於你的角色，見[角色與共享](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/)。 ## 為甚麼這樣設計 **先懂道理，再學按鈕。** easySales 遵循的規則，正是你的會計師和顧客本來就在用的：報價不是欠款，開出的發票不會改寫，錢在實際進出時才記錄。懂了這些規則，按下按鈕之前你便能預料它會做甚麼。 **一條流程，一套紀錄。** 報價單、發票、收據和貸項通知單彼此關聯，亦都關聯到顧客的客戶紀錄。概念頁把整條關聯講清楚，你便能明白為甚麼一處的改動會在另一處反映出來，例如貸項通知單出現在顧客的對帳單上。 **每頁都能單獨看懂。** 你可能是從搜尋引擎、或在做事中途從應用程式的 **說明中心** 按鈕來到這裏的。每個概念頁都把自己的概念講完整，並連結到具體操作的頁面。 ## 更有效率的做法 - **在目前頁面直接打開幫助。** 頂欄的問號按鈕 **說明中心** 會以你的語言，打開你正在使用的模組的幫助頁。參閱[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)。 - **按名稱或編號找任何紀錄。** 在文字框以外按 **/**，輸入顧客名稱或 INV-10000042 這類編號；搜尋框可以找到客戶、聯絡人、報價單、發票和商機。參閱[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)。 - **在一張表裏查狀態。** [狀態一覽](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/statuses/)列出了報價單、發票、貸項通知單和收據每種狀態的意思。 - **用一星期的練習掌握整條流程。** [第一星期](https://easysales.work/zh-hant/help/training/first-week/)用五天的練習，帶新用戶走完銷售流程。 ## 常見問題 - **「報價到收款」是甚麼意思？** 就是每一筆銷售都要走的流程：記錄顧客、報價、開發票、收款，需要時更正收費或退款。參閱[報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/)。 - **新用戶應該從哪裏開始看？** 先讀[報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/)，再讀[開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)和[更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/)。這三頁講清了一筆銷售在 easySales 裏會經歷的大部分事情。 - **開始使用前一定要先讀概念頁嗎？** 不用。每個操作頁都列出步驟；它連結的概念頁解釋為甚麼這樣操作。 - **怎樣打開目前畫面的幫助頁？** 選擇頂欄的問號按鈕 **說明中心**。手機上不顯示這個按鈕。 - **在哪裏查某個詞彙的意思？** [詞彙表](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/glossary/)解釋了 easySales 使用的詞彙，例如形式發票編號、貸項通知單和退款。 ## 相關內容 - [客戶與聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/customers/overview/) - [報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/) - [發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overview/) - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) --- # 報價到收款 > 報價到收款流程怎樣走：由客戶、報價單、發票，到收款、貸項通知單和退款，附完整計算例子。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/ 報價到收款是每一宗銷售都要走的流程：記錄顧客、提出報價、開票、收款，並在需要時更正收費或退款。本頁說明每一步使用哪種紀錄，以及這些紀錄之間如何關聯。 ## 整體結構 *[示意圖: 報價到收款的各紀錄如何關聯：客戶下有聯絡人和商機；商機包含報價單；報價單透過一張或多張發票開票；收據支付發票；貸項通知單沖減一張發票；退款退還未分配的款項或剩餘貸項。]* - **客戶** 是你的顧客，**聯絡人** 是該客戶中接收你單據的人。請先建立客戶。 - **商機** 是可選的。它把一宗交易及其報價單歸在一起。 - **報價單** 是你的報價。它亦是可選的：你可以直接開票，亦可以在分階段開票時由一張報價單生成多張發票。 - **發票** 是顧客必須支付的金額。 - **收據** 記錄你收到的錢。它屬於客戶，所以一張收據可以支付該顧客的多張發票，沒用完的錢留在客戶帳上。 - **貸項通知單** 針對一張已開立的發票開立，用於減少它。在那裏用不完的貸項可以用於另一張發票或退款。 - **退款** 把錢退回去，來源是收據的未分配金額或貸項通知單的剩餘貸項。 ## 如何運作 *[示意圖: 報價到收款的流程：由客戶和聯絡人出發，可經過商機和報價單，到草稿發票並開立；顧客透過收據付款，貸項通知單更正收費，剩下的款項或貸項之後再抵用或退款。]* 報價單先是草稿，在你[定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)時取得報價單編號。顧客同意後，你由它[生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)，明細行會一併複製過去。 發票仍是草稿時，上面的任何內容都可以修改。[開立](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)後，它取得發票編號，金額隨即鎖定；此後，只有收款、貸項通知單和撇銷會改變顧客的欠款。 收到錢時，[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)：easySales 會把它記錄為一張收據。它可以支付多張發票，使用顧客已有的貸項，並處理銀行手續費等小額差額。剩下的錢留在客戶帳上，用於之後的發票或[退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/)。 要更正已開立的發票，請開立貸項通知單，而不是編輯發票，這樣顧客的單據和[對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)才能保持一致。 ## 需要注意 - 已開立發票的金額不能編輯。請用貸項通知單更正；整張發票都不應成立時，便取消它。 - 貸項通知單上剩餘的貸項要麼抵用，**要麼** 退款；收據上剩餘的錢要麼分配，**要麼** 退款——不能兩者兼有。 - 開票之前收到的錢，可以記錄為預付款或按金。參閱[按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - 顧客永遠不會付的發票要[撇銷為壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)，而不是貸記：顧客仍然欠這筆錢。 ## 詞彙 - **客戶 / 聯絡人**——顧客，以及其中的某個人。 - **商機**——一宗交易的可選容器。 - **報價單**——你會提供甚麼以及按甚麼條件提供的報價。 - **發票**——就一宗已確認的銷售要求付款。 - **收據 / 未分配金額**——收到的錢，以及其中尚未支付任何發票的部分。 - **應收餘額**——一張發票在收款和貸項之後仍欠的金額。 - **貸項通知單 / 退款**——減少已開立發票的單據，以及退回的錢。 ## 常見誤解 - 報價單並不表示顧客欠你錢。欠款由已開立的發票產生。 - 收據並不綁定某一張發票，剩下的錢亦不會消失。 - 貸項通知單不會抹去發票。原發票保持開立時的樣子，更正是另一份有編號的單據。 - 生成報價單或發票不需要商機。 ## 在哪裏找到 由[客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/overview/)中的顧客，以及[聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/overview/)中的相關人員開始。報價單、發票和貸項通知單在側欄中各有入口。收據在客戶的 **收據** 分頁上；每張發票的 **收款與抵用** 部分列出它的收款和貸項通知單。 ## 為甚麼這樣設計 **每一步都有自己的紀錄。** 報價單說明你報了甚麼價，發票說明顧客欠多少，收據說明你收到多少，貸項通知單說明你退讓了多少。它們互不覆蓋，所以幾個月後有人問起一宗銷售，單憑紀錄便能回答。 **只有開出的發票才產生欠款。** 報價和草稿來來去去，都不會計入顧客欠你的錢。無論發出多少報價單，你的應收帳款、對帳單和帳齡都只反映真正開出的金額。 **錢屬於客戶，不屬於某一張發票。** 顧客常常付整數、一筆轉帳付幾張發票，或在開票前便先付款。收據把錢放在客戶帳上再去分配，所以金額和發票對不上時，錢亦不會丟失。 **更正是新增，而不是改寫。** 貸項通知單、移除收款或退款，都是一個新的、附日期的步驟。顧客已經入帳的發票保持原樣，更正紀錄說明金額在何時、因何改變。 ## 更有效率的做法 - **由顧客開始做報價單。** 在聯絡人、客戶或商機上選擇 **新增報價單**，顧客會自動填好。參閱[建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **讓報價單替你寫發票。** **生成發票** 會複製明細行、聯絡人、付款條件和條款，可以一次全額開，亦可以分階段開。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **一張收據付幾張發票。** 在 **發票** 清單上勾選它們，然後選擇清單上方操作列中的 **記錄收款**。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **分階段開票先做好計劃。** [開票計劃](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/)列出訂金、里程碑或各期，每張發票由計劃中對應的一行生成。 - **追數前先發對帳單。** 客戶上的 **對帳單** 列出一段期間內的每張發票、每筆收款和每張貸項通知單，可以直接下載 PDF。參閱[客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)。 ## 例子 以下金額均含 9% GST。 ### 由報價到收款 Lim & Co 為 Harbour Café 報一項照明諮詢：8 小時，每小時 SGD 150.00，即 SGD 1,200.00 加 GST SGD 108.00，共 SGD 1,308.00。以下是一個小項目走完整條流程的樣子。 1. Mei Tan 把報價單定稿為 QN-10000160，並發出 PDF。咖啡店同意後，她選擇 **接受**。 2. 她選擇 **生成發票**，保留 **全額**，再選擇 **生成發票**。草稿附有同樣的明細行和總額；她選擇 **開立**，發票成為 INV-10000351，狀態 **未付款**。 3. 咖啡店轉帳 SGD 1,308.00，它的銀行扣了 SGD 8.00 手續費，所以到帳 SGD 1,300.00。Lim & Co 在 **系統設定** → **收款與撇銷** 中設定的 **每張收據的銀行手續費上限** 是 SGD 20.00，所以這筆手續費可以記錄。 4. Mei 在發票上選擇 **記錄收款**，**收款金額** 保持 SGD 1,308.00，在 **銀行手續費** 中輸入 SGD 8.00；**銀行實收淨額** 顯示 SGD 1,300.00。 發票顯示 **已付款**，因為顧客付的是全額；收據記錄了銀行扣下的 SGD 8.00。報價單的 **開票** 卡片顯示 **已全部開票**。 ### 一筆轉帳，三張發票 Harbour Café 透過一筆銀行轉帳，為三張發票支付了 SGD 4,000.00。以下是記錄方法和你會看到的結果。 1. 在 **發票** 中勾選 Harbour Café 的三張發票，然後選擇清單上方操作列中的 **記錄收款**。 2. 在 **收款金額** 中輸入 SGD 4,000.00，並填寫 **日期** 和銀行 **參考編號**。easySales 先把錢分配給最先到期的發票，然後是下一張。 3. 選擇 **記錄收款**。 | 發票 | 之前未收 | 分配 | 之後 | |---|---|---|---| | INV-10000071，最先到期 | SGD 1,090.00 | SGD 1,090.00 | **已付款** | | INV-10000072 | SGD 2,180.00 | SGD 2,180.00 | **已付款** | | INV-10000073 | SGD 2,180.00 | SGD 730.00 | **部分付款**，未收 SGD 1,450.00 | | 合計 | | SGD 4,000.00 | 一張收據，RCT-10000021 | 三張發票共欠 1,090.00 + 2,180.00 + 2,180.00 = SGD 5,450.00。如果轉帳是 SGD 5,500.00，三張發票都會顯示 **已付款**，多出的 SGD 50.00 作為未分配金額留在 Harbour Café 的客戶帳上，可用於它的下一張發票或退款。 ### 部分付款後的退貨 North Point Clinic 已為發票 INV-10000080 付了 SGD 1,090.00：該發票為 SGD 2,000.00 加 GST SGD 180.00，共 SGD 2,180.00。它退回了價值 SGD 1,200.00 加 GST SGD 108.00 的貨品。以下是如何貸記這筆退貨，以及你會看到的結果。 1. 打開 INV-10000080，在它的 **收款與抵用** 部分選擇 **開具貸項通知單**。 2. 選擇 **原因** **Goods returned**（退貨），加入退回的明細行——共 SGD 1,308.00——然後選擇 **儲存草稿**。 3. 選擇 **開立** 並確認。 | 你看到的內容 | 金額 | 原因 | |---|---|---| | 抵用到 INV-10000080 的貸項 | SGD 1,090.00 | 發票仍欠的最高金額 | | INV-10000080 的狀態 | **已付款** | 結清時有收款參與 | | 貸項通知單上的剩餘可用 | SGD 218.00 | SGD 1,308.00 減 SGD 1,090.00 | | 最多可退款 | SGD 218.00 | 不超過剩餘貸項，亦不超過發票收到的金額 | 發票上還會顯示「無欠款——此發票中 SGD 1,090.00 已被貸記。」之後你可以把這 SGD 218.00 抵用到診所的下一張發票，或者退款。即使發票已部分付款，亦允許開立這張貸項通知單：它的金額最多可以是發票總額減去已針對它開立的貸項通知單。 ## 常見問題 - **報價到收款流程是甚麼？** 就是由顧客第一次查詢到錢進銀行的整條流程：客戶和聯絡人、報價單、發票、收款，需要時再加貸項通知單或退款。在 easySales 裏，每一步都是一項獨立的紀錄，並關聯到上一步。 - **發報價單一定要先建立商機嗎？** 不用。商機是可選的，用來把一宗交易的報價單歸在一起並追蹤階段。你可以直接給聯絡人報價或開票。 - **一宗銷售何時計入顧客的欠款？** 發票開立的時候。報價單、草稿和形式發票都不計入。參閱[應收餘額](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/)。 - **哪一步把顧客要付的價錢定下來？** 開立發票。已接受的報價單仍可修訂，草稿發票亦仍可修改；開立後，只有貸項通知單能減少收費。 - **收據、貸項通知單和退款有甚麼分別？** 收據是收進來的錢，貸項通知單減少一張發票的收費，退款是付出去的錢。參閱[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 - **還未開票便收到錢，可以先記錄嗎？** 可以。記錄為預付款，或記錄為你代為保管、之後退還或沒收的按金。參閱[按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 ## 相關內容 - [客戶與聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/accounts-and-contacts/) - [報價單還是發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quotation-vs-invoice/) - [應收餘額](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) - [更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/) - [收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/overview/) --- # 客戶與聯絡人 > 客戶和聯絡人有甚麼分別——企業客戶與個人客戶怎樣開、聯絡人是誰，以及為甚麼收款和對帳單都記在客戶上。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/accounts-and-contacts/ **客戶**是與你有業務往來的顧客或供應商——一間公司或一個人。**聯絡人**是該顧客那邊與你溝通、單據寫給他的人。easySales 中的每一宗銷售都由這兩類紀錄開始，所以請在寫報價單之前先把它們建立好。 ## 如何運作 顧客是公司時，請建立一個 **企業** 客戶，並把你接觸的每個人作為聯絡人加到它下面——東主、項目經理、會計文員。顧客是個人時，請建立一個 **個人** 客戶。這個人本身就是顧客，所以 easySales 把他作為該客戶唯一的聯絡人，你在客戶上修改他的資料。 報價單或發票會寫明一位聯絡人，客戶隨該聯絡人而定。收據、顧客的貸項和對帳單都按客戶儲存，所以一筆收款可以結清同一顧客中寫給不同人的發票。貸項通知單由一張發票開始，歸屬於同一個客戶。 客戶可以擔任 **客戶**、**供應商** 或兩者兼任，最少要剔選一項。只作為供應商的客戶，其聯絡人不會出現在報價單、發票或貸項通知單的選擇中。任何客戶都可以作為採購訂單的供應商，發出訂單時系統會替它剔選 **供應商**。 客戶亦可以設定 **預設付款條款** 和 **預設貨幣**。為它的聯絡人新增報價單或發票時，這兩項會自動填好，發票按該條款計算到期日。沒有設定條款的客戶沿用公司預設值。 ## 需要注意 - 每個顧客只保留一個客戶，並把那裏的每個人加為聯絡人。如果同一顧客被建立了兩次，請在客戶的 **···** 選單中選擇 **合併重複客戶**；參閱[合併客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/merge-accounts/)。 - 客戶類型——**企業** 或 **個人**——在客戶建立後不能更改。如果選錯了，請建立一個正確類型的新客戶，並停用原來那個。 - 不再使用的紀錄，請在其 **···** 選單中選擇 **停用客戶** 或 **停用聯絡人**。紀錄會從清單中消失，但保留其歷史紀錄，已有的單據仍然指向它。 - 停用企業客戶時，其聯絡人和單據保持原樣。停用個人客戶時，其聯絡人亦會一併停用。 - **負責人** 和 **聯絡人負責人** 是負責的同事。聯絡人的負責人可以與其客戶的負責人不同。 ## 詞彙 - **客戶**——你視為顧客或供應商的公司或個人。 - **企業**——用於公司或機構的客戶，可以有任意數目的聯絡人。 - **個人**——用於個人的客戶，與這個人一併儲存，並以他作為唯一的聯絡人。 - **聯絡人**——與某個客戶相關的一個人。 - **客戶** / **供應商**——客戶對你而言所擔任的角色。 - **客戶編號**——客戶作為顧客的編號，例如 `C-00001`；不自行填寫時由系統自動分配。 - **對帳單**——該客戶在你所選期間內的發票、收款和貸項通知單的 PDF，由客戶上的 **對帳單** 產生。 ## 常見誤解 - 客戶不是登入帳戶。登入 easySales 的人是用戶，不是客戶或聯絡人。 - 聯絡人不是客戶的第二份副本。它是該顧客那邊的一個人。 - 收款不綁定於發票所寫給的聯絡人。收款是按客戶記錄的。 - 停用已離開該顧客的聯絡人，不會刪除他的報價單或發票。 ## 在哪裏找到 在側邊欄中選擇 **客戶** 查看顧客紀錄，選擇 **聯絡人** 查看相關人員。客戶頁面匯集了它的聯絡人、報價單、發票、收據和活動。參閱[客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/overview/)和[聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/overview/)。 ## 為甚麼這樣設計 **欠你錢的是客戶，單據寫給的是聯絡人。** 批核報價單的人，往往不是付款的人。把兩者分開，每張單據都能發給對的人，而顧客欠你多少，始終是客戶上的一個數字、一份[對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)。 **個人也是完整的顧客。** 業主和公司一樣，有報價單、收據、貸項和對帳單，不必虛構一個公司名稱。因為這個人就是客戶本身，他的地址和電話只在一處儲存。 **類型固定，是因為兩者儲存人的方式不同。** 企業客戶把人分別存為聯絡人；個人客戶本身就是那個人。把一種改成另一種，會令它的單據寫給對不上的人，所以只在建立時選一次。 **預設值令同樣的選擇不必每次重做。** 付款條款 30 天、或以美元開票的顧客，在客戶上設定一次就可以。每張新報價單和新發票都由這裏開始；在某一張單據上更改，也不會改動客戶。 ## 更有效率的做法 - **顧客的條款設定一次就夠。** 在客戶上填好 **預設付款條款** 和 **預設貨幣**，為它的聯絡人新增報價單和發票時便會帶入。參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 - **從客戶頁面開單。** 客戶 **···** 選單中的 **新增報價單**、**新增發票** 和 **新增聯絡人** 會替你填好顧客。參閱[建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **讓重複提示擋住第二筆紀錄。** 建立客戶或聯絡人時，如果已有同名或同電話的紀錄，easySales 會提醒你。參閱[重複紀錄提示](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/duplicates/)。 - **一發現重複便立即合併。** 一個客戶，便只有一個餘額、一份對帳單。參閱[合併客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/merge-accounts/)。 - **一次過匯入現有的顧客名單。** [資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)可以從 .xlsx 或 .csv 檔案匯入客戶和聯絡人。 ## 例子 Lim & Co 開始與 Harbour Café Pte Ltd 合作。Mei Tan 為這間咖啡店建立了一個 **企業** 客戶，剔選 **客戶**，並加入兩位聯絡人：負責批核報價單的東主 Grace Wong，以及負責接收發票的營運經理 Ahmad Salleh。Mei 把裝修報價單寫給 Grace，把發票寫給 Ahmad。 咖啡店用一筆銀行轉帳支付三張發票時，Mei 為該客戶記錄一張收據，不論每張發票寫給的是哪位聯絡人。 **一筆收款，兩位聯絡人。** 10 月，Mei 向咖啡店開立兩張 **GST 9%** 的發票： | 發票 | 寫給 | 不含稅 | GST | 合計 | |---|---|---|---|---| | INV-10000330 | Grace Wong | SGD 2,000.00 | SGD 180.00 | SGD 2,180.00 | | INV-10000331 | Ahmad Salleh | SGD 1,000.00 | SGD 90.00 | SGD 1,090.00 | 客戶的 **應收餘額** 為 SGD 3,270.00（2,180.00 + 1,090.00）。咖啡店轉帳 SGD 3,270.00，Mei 為該客戶記錄一張收據，同時支付這兩張發票。兩張發票都顯示 **已付款**，應收餘額已經結清。 **同一顧客建立了兩次。** Priya Nair 建立了第二個客戶「Harbour Cafe Singapore」，下面有一位聯絡人和一張已開立的 SGD 545.00 發票。真正的客戶仍有 SGD 1,090.00 應收餘額。Mei 打開 Harbour Café Pte Ltd，選擇 **合併重複客戶**，選中那個重複客戶。聯絡人轉了過來，那張發票保持開立時的樣子，保留客戶的 **應收餘額** 變為 SGD 1,635.00（1,090.00 + 545.00）。 ## 常見問題 - **客戶和聯絡人有甚麼分別？** 客戶是顧客本身——欠你錢的公司或個人。聯絡人是該顧客那邊、單據寫給的某一個人。一個企業客戶可以有很多聯絡人。 - **應該開企業客戶還是個人客戶？** 公司或機構用企業客戶，這樣可以在下面加入多個人。個人（例如業主）用個人客戶，他既是顧客，也是你唯一接觸的人。 - **企業客戶可以改成個人客戶嗎？** 不可以。類型在建立客戶時便已固定。請建立一個正確類型的新客戶，並停用舊的。 - **收款是記在客戶上還是聯絡人上？** 記在客戶上。一張收據可以支付同一顧客中寫給不同聯絡人的發票。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **停用客戶後，它的發票會怎樣？** 不會怎樣。已開立的發票、收據和貸項通知單仍然寫着這個客戶；它只是不再出現在清單和選擇框中。 - **同一個顧客建立了兩次怎麼辦？** 把重複的那個合併到要保留的客戶裏，它的聯絡人和未完成的工作會轉過來。合併無法撤銷。參閱[合併客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/merge-accounts/)。 ## 相關內容 - [報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/) - [客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/overview/) - [聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/overview/) - [客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/) - [負責人與可見範圍](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/ownership-and-visibility/) --- # 報價單還是發票 > 報價單和發票有甚麼分別：甚麼時候發報價單、甚麼時候開發票，報價單轉發票時會帶過去甚麼，以及分階段開票怎樣追蹤。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quotation-vs-invoice/ **報價單** 告訴顧客你打算提供甚麼、按甚麼條件提供。**發票** 要求顧客為已商定的內容付款。交易仍在洽談時發報價單；有可收費的內容時開發票。 ## 整體結構 *[示意圖: 報價單的狀態：附 QD- 編號的草稿在定稿後變為進行中。進行中的報價單可以編輯，之後可標示為已接受或已拒絕，兩者都會關閉報價單並使其唯讀。修訂進行中或已接受的報價單，會使原版本變為已被取代並唯讀。進行中或已接受的報價單可以生成草稿發票，一次全額或分階段；開立其中第一張發票即會鎖定報價單。]* 報價單和由它生成的發票是彼此關聯的獨立紀錄。報價單記錄報價和顧客的決定；每張發票記錄針對它的一次開票。一張報價單可以有多張發票，發票亦可以完全不依賴報價單建立。 報價單先是附 `QD-` 編號的 **草稿**。[定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)後，它取得 `QN-` 報價單編號，變為 **進行中**，可以發給顧客。**進行中** 的報價單仍可修改。顧客作出決定後，你把它標示為 **已接受** 或 **已拒絕**，它隨即變為唯讀。兩種決定都不會建立或改變發票。 顧客看過之後報價有變，請改為[修訂](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/)：新版本編號為 `-R1`、`-R2`，如此類推，舊版本變為 **已被取代**。 ## 如何運作 *[示意圖: 分階段為報價單開票：先生成訂金發票，再生成一張或多張進度請款發票，最後生成剩餘金額發票；剩餘金額發票完成報價單，並預設扣回訂金。]* 準備開票時，選擇 **進行中** 或 **已接受** 報價單頂部的主按鈕 **生成發票**，並選擇 **開票內容**：**全額**、**訂金**、**進度請款**、**剩餘金額** 或 **按行開票**。easySales 會建立一張草稿發票，附有報價單的聯絡人、銷售員、貨幣、**條款及細則**、自訂欄位和明細行，日期為今天，按今天的稅率計稅。 之後，報價單的 **開票** 卡片會以 **合約金額（不含稅）** 為基準追蹤進度：**未開票**、附百分比的 **部分開票**、**已全部開票** 或 **超額開票**。已開立的發票計入進度；草稿另行顯示。 由報價單生成的第一張發票一經開立，報價單即被鎖定，不能再編輯或刪除——即使那張發票其後被取消亦一樣。你仍然可以接受或拒絕它；如果那張發票開立時報價單仍是 **進行中**，easySales 會詢問是否把它標示為 **已接受**。 ## 需要注意 - 請在開立之前在草稿發票上調整階段內容；已開立發票的明細行是鎖定的。 - 之後對報價單的修改，不會改變已經由它生成的發票。 - 報價單的 **備註** 和各行的 **成本單價** 不會複製到發票。 - 在 **發票** 清單上，**新增發票** 只提供已接受的報價單，或 **不使用報價單**。在報價單自己的頁面上，**進行中** 或 **已接受** 的報價單可以生成發票，**草稿**、**已拒絕** 和 **已被取代** 的則不可以。 - **Reversal**（沖銷）和 **Over-invoiced**（多開票）貸項通知單會減少已開票金額；**Goods returned**（退貨）和 **Allowance**（折讓）貸項另行顯示為 **退貨與折讓**。 ## 詞彙 - **報價單**——顧客可以接受或拒絕的擬議銷售。 - **發票**——就一宗已確認的銷售要求付款。 - **合約金額（不含稅）**——報價單的不含稅總額，開票進度以它為基準。 - **開票狀態**——已開立的發票開了報價單的多少。 - **已被取代**——修訂後的報價單的舊版本；唯讀，不能開票。 ## 常見誤解 - 發出報價單並不表示顧客欠款。 - **已接受** 不等於 **已付款**。收款記錄在發票上。 - 生成發票不會把報價單變成發票，亦不會改變報價單的狀態。 - 形式發票不是報價單。它是附 `PF-` 編號的草稿發票。 ## 在哪裏找到 報價單在[報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/)下，發票在[發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overview/)下。**生成發票** 在 **進行中** 或 **已接受** 報價單的頂部，由它生成的發票在它的 **發票** 分頁上；操作步驟見[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 ## 為甚麼這樣設計 **報價不是欠款。** 顧客可以接受、拒絕或不理會一張報價單，所以它從不計入顧客欠你的錢。只有開出的發票才計入，你的應收帳款、對帳單和稅務紀錄因此只包含真實的收費。 **兩份紀錄互相關聯，各自如實。** 報價單保存報過的價和談定的內容；每張發票保存它開立當天收的費用。把兩者關聯起來，**開票** 卡片便能顯示談定的項目已經開了多少，而不必為了對得上而改動任何一份單據。 **發票按自己的日期計稅。** 稅是在開票時收的，不是在報價時。所以由舊報價單生成的草稿發票日期是今天，用的亦是今天的稅率。 **開了票，報價便定下來。** 一旦按某張報價單開過票，它就是之後每張發票的衡量基準。讓它保持不變，**開票** 卡片上的百分比才可靠；額外的工作請另開新報價單。 ## 更有效率的做法 - **由報價單生成發票，不要從零開始。** **生成發票** 會複製明細行和條款，發票收的正好是談定的內容。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **順着提示關閉報價單。** **進行中** 的報價單開立第一張發票時，直接在提示中接受它，不必再回到報價單。參閱[接受或拒絕](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/close-a-quotation/)。 - **階段只規劃一次。** [開票計劃](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/)設定訂金和里程碑，每張發票由計劃中對應的一行生成。 - **一眼看出還剩多少未開票。** **報價單** 清單的 **開票狀態** 欄顯示每張報價單的開票進度。參閱[報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/)。 - **類似的項目便複製報價單。** **···** 選單中的 **複製** 會建立一張客戶、明細行和條款都相同的新草稿。參閱[複製報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/)。 ## 例子 ### 分兩個階段開票 Harbour Café 接受了報價單 QN-10000105：100 張椅子，每張 SGD 25.00，**合約金額（不含稅）** SGD 2,500.00，GST 9%。Lim & Co 本月交付 40 張，下月交付 60 張。以下是 Mei Tan 分兩個階段開票的方法。 1. 她選擇 **生成發票**，選擇 **按行開票**，把 **開票數量** 設為 40。草稿為 SGD 1,000.00 加 GST SGD 90.00，共 SGD 1,090.00。她開立這張發票；卡片顯示 **部分開票 40%**，報價單現在已鎖定。 2. 下個月她再生成一張發票，選擇 **剩餘金額** 並開立：SGD 1,500.00 加 GST SGD 135.00，共 SGD 1,635.00。卡片顯示 **已全部開票**。 兩張發票都顯示在報價單的 **發票** 分頁上。咖啡店總共被收取 SGD 1,090.00 + SGD 1,635.00 = SGD 2,725.00，也就是報價單的含 GST 總額。 ### 不用報價單的小工作 Harbour Café 油漆後，請 Lim & Co 把三幅裝裱畫重新掛上：2 小時，每小時 SGD 120.00。沒有甚麼需要商量，所以 Mei Tan 直接開發票。 1. 她在 **發票** 清單上選擇 **新增發票**，然後選擇 **不使用報價單**。 2. 她選擇咖啡店的 **聯絡人**，新增一行——2 × SGD 120.00 = SGD 240.00，GST 9% SGD 21.60，共 SGD 261.60——然後選擇 **儲存發票**。 3. 她打開 **PDF** 檢查，然後選擇 **開具發票**。 這張發票沒有關聯任何報價單，所以沒有 **開票** 卡片會計算它；但它和其他發票一樣計入 Harbour Café 的應收餘額。 ### 先修訂報價，再開發票 Lim & Co 為 Orchid Dental 的接待處木工報價，不含稅 SGD 8,000.00，編號 QN-10000170。診所要求把橡木換成膠板，於是 Mei 修訂報價單：修訂版定稿為 QN-10000170-R1，金額 SGD 7,200.00，QN-10000170 變為 **已被取代**。診所接受了修訂版，Mei 由 QN-10000170-R1 以 **全額** 生成發票：SGD 7,200.00 加 GST SGD 648.00，共 SGD 7,848.00。 ## 常見問題 - **應該發報價單還是直接開發票？** 顧客還未同意價錢或範圍時，發報價單。工作或貨品已經談定、你要收費時，開發票。 - **報價單被接受了，顧客便欠我錢嗎？** 不是。接受只是記錄顧客的決定。你開立發票之後，顧客才欠款。參閱[接受或拒絕](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/close-a-quotation/)。 - **形式發票和報價單是同一樣東西嗎？** 不是。形式發票是附 `PF-` 編號的草稿發票，有些顧客需要它來安排付款。報價單是附 `QN-` 編號的報價，由顧客接受或拒絕。參閱[開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)。 - **改了報價單，由它生成的發票會跟着變嗎？** 不會。每張發票保留它生成時的明細行。草稿發票請直接修改；已開立的發票請用貸項通知單更正。 - **報價單上的「超額開票」是甚麼意思？** 它已開立的發票減去 **Reversal** 和 **Over-invoiced** 貸項通知單後，合計超過了 **合約金額（不含稅）**。標籤會顯示百分比，例如 **超額開票 115%**。 - **報價單上的「已被取代」是甚麼意思？** 它已被一個修訂版取代。它仍保留在紀錄中，唯讀，不能開票；請由最新版本生成發票。參閱[修訂報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/)。 ## 相關內容 - [從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/) - [開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) - [報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/) - [報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/) --- # 開立與編號 > 發票編號是怎樣來的——草稿與形式發票編號、開立時才取號、發票編號不跳號、編號格式設定，以及取消的發票為甚麼保留編號。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/ 每張發票都由可以修改的 **草稿** 開始。準備好後，你 **開立** 它：它取得發票編號，成為顧客據以付款的單據。本頁說明那一刻會發生甚麼變化，以及 easySales 如何為你的單據編號。 ## 整體結構 *[示意圖: 報價到收款的流程：由客戶和聯絡人出發，可經過商機和報價單，到草稿發票並開立；顧客透過收據付款，貸項通知單更正收費，剩下的款項或貸項之後再抵用或退款。]* 開立是準備帳單與收款之間的那一步。開立之前，發票由你隨意修改，不產生欠款。開立之後，顧客欠這筆錢，可以針對它記錄收款和貸項通知單，它亦計入客戶的應收餘額。 鏈條中的每種單據都有自己的編號序列。預設情況下： | 單據 | 編號 | 何時取得 | |---|---|---| | 草稿報價單 | `QD-` | 建立時 | | 報價單 | `QN-` | 定稿時 | | 草稿發票 | `PF-`（形式發票） | 建立時 | | 發票 | `INV-` | 開立時 | | 貸項通知單 | `CN-` | 開立時 | | 收據 | `RCT-` | 記錄收款時 | | 退款 | `RF-` | 退還款項時 | | 按金沒收 | `DF-` | 沒收按金時 | 貴公司可以更改報價單、發票、貸項通知單和收據的編號方式，亦可以更改採購訂單和送貨單的編號方式：前綴、編號中的年份或月份、流水號位數和起始號。參閱[單據編號](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/document-numbers/)。草稿、退款和按金沒收的編號保持上表的形式。 ## 如何運作 *[示意圖: 發票的狀態變化：草稿可以刪除或開立；已開立的發票為未付款，隨着收款到帳變為部分付款，再變為已付款，或在貸項通知單結清餘額時變為已貸記；未付款的發票可以取消，變為已取消。]* - **草稿。** 發票附的是形式發票編號，而不是發票編號。你可以編輯或刪除它。它的 PDF 標題為 **PROFORMA INVOICE** 並標有 **DRAFT**（草稿），所以可以發給需要先安排付款的顧客。草稿不能收款，亦不能開立貸項通知單。 - **開立。** 你選擇發票日期——今天或較早的日期，不能遲於今天——發票取得 `INV-` 編號。形式發票編號作為參考保留在發票上。顧客、貨幣、日期、稅項、匯率和明細行由此鎖定。 - **開立之後。** 狀態隨款項改變：**未付款**，然後 **部分付款**，然後 **已付款**、**已貸記** 或 **已撇銷**——參閱[應收餘額](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/)。 - **取消。** 已開立的發票整張都不應成立時，便取消它。easySales 會針對整張發票開立一張貸項通知單，發票變為 **已取消**；它的編號保留在紀錄中。 ## 需要注意 - 開立無法撤銷。確認之前請檢查草稿。 - 你可以把發票日期設為早於上一張已開立的發票。easySales 會警告編號將不按日期順序排列，但仍允許開立。 - 已開立的發票不能刪除，只能取消。草稿不能取消，只能刪除。 - 發票編號永遠不會重複使用，即使發票被取消。刪除的草稿只用掉它的形式發票編號。 - 更改單據的編號方式絕不會為已開立的單據重新編號。更改由下一張單據開始生效。 - 如果貴公司規定部分發票要先[審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)，開立這類發票會改為提交審批。它顯示 **待審批**，要等審批人批准後才取得編號。 - 報價單的做法相同：它先是附有 `QD-` 編號的草稿，在你[定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)時取得 `QN-` 編號。刪除的草稿報價單不佔用 `QN-` 編號。 ## 詞彙 - **草稿**——仍在準備中的發票，以形式發票編號識別。 - **形式發票編號**——草稿附有的 `PF-` 編號，作為參考保留在發票上。 - **開立**——給發票分配發票編號並鎖定其內容的一步。 - **發票編號**——發票開立時取得並一直保留的 `INV-` 編號。 - **取消發票**——撤銷已開立的發票，並針對它開立一張全額貸項通知單。 ## 常見誤解 - 形式發票不是已開立的發票，它的 `PF-` 編號亦不是發票編號。 - 開立不只是改變 PDF 的標題。它鎖定了收費的事實。 - 取消發票不會刪除發票，亦不會釋出它的編號。 ## 在哪裏找到 **開具發票** 和 **PDF** 在草稿發票的頂部；**取消發票** 在已開立發票的 **···** 選單中。操作步驟見[開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)和[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。編號格式在 **系統設定** → **公司資料** 的 **單據編號** 部分。 ## 為甚麼這樣設計 **草稿是工作底稿，開立才是承諾。** 你可以花幾天準備一張發票，把它當作形式發票發出，或送去審批，而顧客在這期間甚麼都不欠。開立是收費成真的那一刻，所以也只在那一刻鎖定內容。 **每種單據各有一套編號。** 發票、貸項通知單和收據，會計師會分開核對，報稅時稅務機關亦會分開審查。草稿用自己的 `PF-` 和 `QD-` 編號，草稿貸項通知單則沒有編號，所以無論刪掉多少草稿，你的發票和貸項通知單編號都不會跳號。 **取消的發票保留編號。** 發票編號中少了一個號，看起來就像隱藏了一筆銷售。保留已取消的發票，連同沖銷它的貸項通知單，每個編號都有交代。 **格式只對以後生效。** 顧客按你給的編號把發票歸檔。新格式由下一張單據開始，已經發出的編號永遠不變。 ## 更有效率的做法 - **開立前先發形式發票。** 打開草稿的 **PDF**，把標題為 **PROFORMA INVOICE** 的 PDF 發給需要先付款的顧客；訂單確認後才開立。參閱[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **年初之前把年份放進編號。** **日期部分** 選 **年**，每年會開始一個新序列，一看編號便知道發票屬於哪一年。參閱[單據編號](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/document-numbers/)。 - **用不着的草稿放心刪除。** 刪除的草稿只用掉它的形式發票編號，從不佔用發票編號。**刪除草稿** 在草稿的 **···** 選單中。 - **按編號找任何單據。** 按 **/**，在頁面頂部的搜尋框輸入 INV-10000042 這樣的編號。參閱[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)。 - **在清單中審批。** 審批人在 **發票** 清單的 **待我審批** 中找到等他審批的發票。參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 ## 例子 ### 先發形式發票，再開立發票 Harbour Café 在 9 月 25 日要一張形式發票，以便安排付款。以下是編號的變化方式。 1. 建立發票。草稿顯示形式發票編號 PF-10000003。 2. 選擇 **PDF**，把標題為 **PROFORMA INVOICE** 的 PDF 發給咖啡店。 3. 9 月 30 日，選擇 **開具發票**，保留今天的日期並確認。發票取得編號 INV-10000042，顯示 **未付款**。到期日隨發票日期移動，保持相同的天數：30 天的付款期現在到 10 月 30 日。 4. 再次選擇 **PDF**。PDF 現在是正式發票，並把 PF-10000003 顯示為參考，方便咖啡店與收到的形式發票對應。 另一張草稿 PF-10000004 後來發現不需要，Mei Tan 把它刪除了。下一張開立的發票仍是 INV-10000043：刪除的草稿從來沒有發票編號。 ### 編號序列中的已取消發票 INV-10000043 後來發現開錯了顧客，Mei 取消了它。下一張開立的發票是 INV-10000044。編號依次是 42、43、44，沒有跳號：INV-10000043 以 **已取消** 狀態留在清單上，旁邊是沖銷它的 **Reversal**（沖銷）貸項通知單。 ### 每年重新開始的編號 2027 年 1 月 2 日，當年仍未開立任何發票，Daniel Lim 打開 **系統設定** → **公司資料** → **單據編號**。在 **發票** 一欄，他把 **前綴** 改為 `INV-`，**日期部分** 選擇 **年**，**流水號位數** 設為 4，**起始號** 設為 1。**下一個編號** 顯示 INV-2027-0001；他選擇 **儲存**。 當天開立的第一張發票是 INV-2027-0001，下一張是 INV-2027-0002。2026 年開立的發票（最後一張是 INV-10000412）保留原來的編號。 ## 常見問題 - **為甚麼我的發票編號與日期順序對不上？** 有一張發票的日期早於已經開立的發票。編號按開立的先後取得，而不是按發票日期；開立這類發票之前，easySales 會提醒你。 - **發票編號中間缺了一個號，是有發票被刪除了嗎？** 不是。已開立的發票不能刪除。缺的那個號在清單沒有顯示的發票上：**發票** 清單預設只顯示 **未付款** 和 **部分付款**，請更改 **狀態** 篩選，查看已付款和已取消的發票。設為 **僅自己的記錄** 的角色亦看不到所有發票。 - **為甚麼草稿發票的編號以 PF- 開頭？** 那是形式發票編號，在開立之前用來識別草稿。發票編號在開立時才取得，形式發票編號作為參考保留在發票上。 - **發票編號可以每年重新開始嗎？** 可以。在 **單據編號** 中把 **日期部分** 設為 **年** 或 **年月**。參閱[單據編號](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/document-numbers/)。 - **改了編號格式，舊發票會重新編號嗎？** 不會。已開立的單據保留原編號；新格式由下一張單據開始。 - **貸項通知單和收據有自己的編號嗎？** 有。每種單據各有一套編號：預設貸項通知單是 `CN-`，收據是 `RCT-`，退款是 `RF-`。 ## 相關內容 - [開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/) - [更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/) - [報價單還是發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quotation-vs-invoice/) - [單據編號](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/document-numbers/) --- # 應收餘額 > 客戶還欠多少錢怎樣計：收款、貸項通知單和撇銷如何減少發票的未付餘額，發票狀態如何隨之改變，以及發票何時算逾期。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/ **應收餘額** 是顧客在一張已開立發票上仍欠的金額。easySales 在每張發票頂部以 **未付餘額** 顯示它，據此計算發票的狀態，並用它判斷發票是否逾期。要針對它記錄收款，請參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 ## 整體結構 *[示意圖: 報價到收款的各紀錄如何關聯：客戶下有聯絡人和商機；商機包含報價單；報價單透過一張或多張發票開票；收據支付發票；貸項通知單沖減一張發票；退款退還未分配的款項或剩餘貸項。]* 有三種東西會減少發票的欠款： - **收款**——來自收據的錢，計入 **已收**。 - **貸項**——來自針對該發票開立的貸項通知單，或抵用到它的另一張貸項通知單的貸項。沒有資金流動，所以 **已收** 不變。 - **撇銷**——收款時撇銷的小額餘額，或者撇銷的壞帳。 因此 **未付餘額** 等於 **合計** 減去收款、貸項和撇銷。發票頂部顯示 **合計**、**已收**、**未付餘額** 和 **到期日**。明細下方的合計區在有相應金額時，會多出 **已抵用（貸項通知單）** 和 **已撇銷** 兩行；**收款與抵用** 部分逐筆列出減少餘額的收款和貸項通知單。 ## 如何運作 *[示意圖: 記錄收款對話框的順序：輸入收款，如果這筆錢亦支付其他發票便勾選它們，如有可用貸項通知單便勾選，然後儲存。收到現金會產生編號以 RCT- 開頭的收據；只用貸項則不產生；超出所勾選發票的錢作為未分配金額留在客戶帳上。]* 每當記錄或收回一筆收款、貸項或撇銷時，easySales 都會重新計算餘額和狀態。狀態不需要你自己設定： - **未付款**——還沒有任何結清。 - **部分付款**——一部分已透過收款、貸項或撇銷結清，仍有餘額。 - **已付款**——沒有餘額，而且有收款參與，或者沒有貸項參與。 - **已貸記**——沒有餘額，有貸項參與，而且沒有任何收款。 - **已撇銷**——沒有餘額，其中一部分是仍處於撇銷狀態的壞帳。顧客仍然欠這部分錢，對帳單照樣顯示它。 到期日已過而仍有餘額時，發票便是逾期的。**未付餘額** 變為紅色，發票上顯示逾期多少天，**發票** 清單在它的到期日旁邊加上紅色的逾期日數標籤。今天到期的發票還不算逾期。 ## 需要注意 - 發票收取的金額不能超過它的欠款。超出的錢作為[未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)留在客戶帳上。 - 已付款的發票仍可以開立貸項通知單。這時貸項留在貸項通知單上，可以抵用到別處或[退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/)。 - 壞帳撇銷後如果仍有餘額，發票保持 **部分付款**。 - 客戶的 **應收餘額** 不包括你撇銷的壞帳；顧客的[對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)仍顯示它。 - 沒有到期日的舊發票永遠不會逾期。新發票一定有到期日。 - 收款結清發票時，發票顯示「已全額結清——無欠款。」；有貸項參與時，會說明貸記了多少。 ## 詞彙 - **合計**——發票的全部金額，含稅，在發票開立時固定。 - **已收**——針對該發票記錄的收款。 - **未付餘額**——一張發票扣除收款、貸項和撇銷後剩下的金額。 - **應收餘額**——發票清單中的同一個數字，以及客戶頁面上所有發票的合計。 - **到期日**——預期付款的截止日期。 - **逾期**——已過到期日，仍有未付餘額。 ## 常見誤解 - 部分付款的發票沒有結清。剩下的部分仍然到期應付。 - 貸項通知單不是收款，退款亦不是負數的收款：它們各自是獨立的紀錄。 - 一張發票上的多筆收款不會產生多張發票。它們減少的是同一筆餘額。 - 草稿發票不構成欠款。只有已開立的發票才有未付餘額。 ## 在哪裏找到 **合計**、**已收** 和 **未付餘額** 在每張發票的頂部，收款和貸項通知單在 **收款與抵用** 下。查看某一位顧客時，客戶頁面名稱下方顯示 **應收餘額** 和 **逾期**。要查看多張發票的合計，請參閱[追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 ## 為甚麼這樣設計 **餘額是計出來的，不是填進去的。** **未付餘額** 背後的每一個數字都對應一筆紀錄：收據、貸項通知單或撇銷。你隨時可以向顧客說明餘額是怎樣得出的；刪除一筆收款或撤銷一筆抵用，餘額亦會自動恢復。 **貸項不是現金。** 貸項通知單在沒有資金往來的情況下減少顧客的欠款，所以 **已收** 只計算真正收到的錢。這樣 **已收** 能和銀行月結單對得上，而 **已貸記** 一眼便告訴你：這張發票結清了，但沒有收到錢。 **壞帳離開的是你的應收帳款，不是顧客的欠帳。** 撇銷後它不再計入 **應收餘額** 和帳齡，你的數字只反映預計能收回的錢。顧客仍然欠這筆錢，所以對帳單保留它，之後收到的錢可以登記為收回。 **多付的錢留在顧客名下，不留在發票上。** 發票餘額永遠不會低於零。超出餘額的錢作為未分配金額留在客戶帳上，你看得到它，可以分配到下一張發票，亦可以退還。 ## 更有效率的做法 - **看客戶，而不是逐張看發票。** 客戶頁面的 **應收餘額** 和 **逾期** 以本位貨幣匯總它的發票，**發票** 分頁一打開便是 **按到期日帳齡**。參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 - **發對帳單，而不是發票清單。** 客戶頁面上的 **對帳單** 可以為任何期間產生附滾動餘額的 PDF。參閱[客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)。 - **貸項和現金一步用完。** 在 **記錄收款** 對話框的 **可用貸項** 下勾選貸項通知單；貸項先用，**收款金額** 自動減為剩下的部分。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **記錄收款時順手處理幾仙的差額。** 在貴公司限額以內的少付，可以在 **剩餘小額差額** 下撇銷，發票立即顯示 **已付款**。參閱[記錄收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/)。 - **讓掛帳的錢派上用場。** 收據上的 **分配至發票** 可以把未分配金額用到顧客的下一張發票上。參閱[使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)。 ## 例子 所有例子都含 9% GST。 ### 貸記一張未付款的發票 開給 Harbour Café 的發票 INV-10000090 為 SGD 500.00 加 GST SGD 45.00，共 SGD 545.00，尚未付款。價格開錯了，所以 Mei Tan 以原因 **Over-invoiced**（多開票）開立一張全額 SGD 545.00 的貸項通知單。以下是你會看到的結果。 1. 貸項通知單開立時，把 SGD 545.00 抵用到 INV-10000090。**未付餘額** 變為 SGD 0.00，狀態為 **已貸記**，因為完全由貸項結清。 2. 如果之後有人對這筆貸項選擇 **撤銷抵用**，INV-10000090 會重新欠 SGD 545.00，貸項通知單顯示剩餘 SGD 545.00。這筆貸項不能退款，因為這張發票從未收到過任何錢；請改為把它重新抵用到該發票。 ### 用貸項加現金付款 Harbour Café 在貸項通知單 CN-10000007 上尚餘 SGD 218.00 貸項，另有一張新發票 INV-10000095，金額 SGD 300.00 加 GST SGD 27.00，共 SGD 327.00。它透過轉帳支付差額。 1. Mei 打開 INV-10000095，選擇 **記錄收款**，在 **可用貸項** 下勾選 CN-10000007。貸項先被使用，**收款金額** 變為 SGD 109.00。 2. 她填上日期和銀行參考編號，然後選擇 **記錄收款**。 INV-10000095 顯示 **已付款**：由 SGD 218.00 貸項和 SGD 109.00 現金結清，而且有收款參與。如果貸項足以支付整張發票，它會顯示 **已貸記**，亦不會記錄收據。 ### 先付一部分，最後差幾仙 開給 Harbour Café 的發票 INV-10000102 為 SGD 1,200.00 加 GST SGD 108.00，共 SGD 1,308.00。 1. 11 月 3 日，咖啡店付了 SGD 800.00。發票顯示 **部分付款**，**未付餘額** 為 SGD 508.00（1,308.00 − 800.00）。 2. 11 月 20 日，它付了 SGD 507.95。Daniel Lim 記錄這筆收款，在 **剩餘小額差額** 下勾選剩下的 SGD 0.05，並選擇 **尾數**。 發票顯示 **已付款**。合計區顯示 **已收** SGD 1,307.95（800.00 + 507.95）、**已撇銷** SGD 0.05、**未付餘額** SGD 0.00。 ### 壞帳撇銷後收回一部分 開給一位前客戶的發票 INV-10000088 為 SGD 2,000.00 加 GST SGD 180.00，共 SGD 2,180.00。對方付了 SGD 1,000.00 後便不再回應。幾個月後，Daniel 把剩下的 SGD 1,180.00 撇銷為壞帳。發票顯示 **已撇銷**，客戶的 **應收餘額** 不再包括這 SGD 1,180.00，但對方的對帳單仍顯示它。 收到 SGD 500.00 時，Daniel 在這筆撇銷上選擇 **登記收回**。系統記錄一張收據，仍有 SGD 680.00（1,180.00 − 500.00）處於撇銷狀態，所以發票仍顯示 **已撇銷**：2,180.00 − 已收 1,500.00 − 已撇銷 680.00 = 0.00。參閱[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 常見問題 - **發票的未付餘額是怎樣計算的？** 用 **合計** 減去已收款、已抵用的貸項和已撇銷的金額。一張 SGD 1,308.00 的發票，已收 SGD 1,307.95、撇銷 SGD 0.05，未付餘額便是 SGD 0.00。 - **為甚麼餘額減少了，已收卻沒有變？** 有一張貸項通知單抵用到了這張發票。貸項不經過現金減少餘額，所以顯示為 **已抵用（貸項通知單）**，不計入 **已收**。參閱[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 - **今天到期的發票算逾期嗎？** 不算。到期日旁顯示 *今天到期*；如果仍有餘額，由翌日起才算逾期。 - **發票的餘額會變成負數嗎？** 不會。超出餘額的錢作為未分配金額留在客戶帳上，超出餘額的貸項留在貸項通知單上。參閱[使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)。 - **為甚麼撇銷壞帳後發票仍是部分付款？** 只撇銷了一部分餘額，仍有欠款。沒有餘額時，發票才顯示 **已撇銷**。 - **為甚麼客戶的應收餘額比對帳單的期末餘額少？** 已撇銷、仍在追收的壞帳不計入 **應收餘額**，但仍留在顧客的對帳單上，對帳單會說明相差多少。參閱[客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)。 - **已取消的發票還有未付餘額嗎？** 沒有。取消發票會為整張發票開立一張貸項通知單，所以 **未付餘額** 為零，發票顯示 **已取消**。它亦不再計入清單的 **應收餘額合計**。參閱[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。 ## 相關內容 - [收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/overview/) - [貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/) - [追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/) - [報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/) --- # 更正錯誤 > 發票開錯了、收款記錯了怎麼辦——在 easySales 編輯草稿、取消發票、開立貸項通知單、移除收款、作廢收據或退款。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/ 如何更正錯誤，取決於錯在哪裏——是收費還是款項——以及發票是否已經開立。本頁幫助你選擇正確的更正方式。 ## 整體結構 *[示意圖: 報價到收款的各紀錄如何關聯：客戶下有聯絡人和商機；商機包含報價單；報價單透過一張或多張發票開票；收據支付發票；貸項通知單沖減一張發票；退款退還未分配的款項或剩餘貸項。]* 已開立的發票、收據和貸項通知單都是有編號的紀錄，顧客可能已經拿到了。easySales 從不改寫它們。每一種都透過另一個保留自己紀錄的步驟來更正： | 出錯的內容 | 更正方式 | |---|---| | 草稿發票 | 編輯或刪除它 | | 不應成立的已開立發票 | **取消發票**；系統會代你開立一張全額貸項通知單 | | 已開立收費中的一部分 | 就這部分開立貸項通知單 | | 收款記到了錯誤的發票，或拆分有誤 | **移除** 它；錢回到它的收據 | | 根本沒有到帳的錢 | **作廢收據** | | 必須退還給顧客的錢 | 記錄退款 | | 記錯的退款 | **作廢退款** | | 誤錄的壞帳撇銷 | **撤銷** 這筆撇銷 | ## 如何運作 *[示意圖: 該用哪種更正方式：如果發票仍是草稿，編輯或刪除它；如果已開立的發票整張都不應成立，取消它，系統會代你開立全額貸項通知單；如果收費有一部分錯了，就這部分開立貸項通知單；如果必須把錢退給顧客，從剩餘貸項或未分配金額中記錄退款。]* - **編輯或刪除草稿。** 草稿只有形式發票編號，所以這樣做不會留下痕跡。 - **取消已開立的發票**，當它整張都不應成立時。easySales 針對整張發票開立一張原因為 **Reversal**（沖銷）的貸項通知單，日期為你取消的當天，發票變為 **已取消**。發票上仍有收款、貸項、另一張已開立的貸項通知單或壞帳撇銷時，**取消發票** 會呈灰色；把滑鼠指向它，會說明是哪一項。 - **開立貸項通知單**，當收費有一部分錯了——退貨、議定減價、某個項目重複收費——或者因為已經收到款項而不能取消發票時。 - **更正款項** 要在收據上進行，而不是在發票上：移除放錯位置的收款，為根本沒有到帳的錢作廢收據，或者為必須退回的錢辦理退款。 ## 需要注意 - 取消發票、作廢收據和作廢貸項通知單都無法撤銷。 - 取消發票時開立的貸項通知單鎖定在該發票上：不能作廢、不能撤銷抵用，亦不能退款。 - 貸項通知單最多可以是發票合計減去已針對它開立的貸項通知單——即使發票已付款亦一樣。 - 貸項的退款永遠不能超過其背後發票實際收到的金額。 - 作廢的退款會把金額退回原來的來源。確實退回來的錢應記錄為一張新的收據。 - 顧客永遠不會付款，這不是要更正的錯誤：請[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。顧客仍然欠這筆錢，之後收回的錢亦可以記錄。 ## 詞彙 - **刪除**——移除從未開立過的草稿。 - **取消發票**——取消已開立的發票，並連同編號保留在紀錄中。 - **作廢**——作廢記錯的收據或退款，並連同編號保留在紀錄中。 - **貸項通知單**——減少一張已開立發票（全部或部分）的有編號單據。 - **退款**——退還給顧客的錢，來自貸項通知單或收據的剩餘餘額。 ## 常見誤解 - 取消發票不是刪除，草稿亦不能取消——請刪除它。 - 取消發票後，你不需要自己開立貸項通知單。easySales 會開立。 - 貸項通知單本身不會把錢退回去。請為此記錄一筆退款。 - 移除收款並不等於告訴 easySales 這筆錢沒到帳；錢仍留在它的收據上。 ## 在哪裏找到 **取消發票** 在已開立發票的 **···** 選單中。發票的收款和貸項通知單在它的 **收款與抵用** 部分，**開具貸項通知單** 和每筆收款的 **移除** 也在那裏。收據和退款由客戶的 **收據** 分頁打開。參閱[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)、[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)、[移除收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/remove-a-payment/)和[向顧客退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/)。 ## 為甚麼這樣設計 **顧客手上也有一份。** 已開立的發票、貸項通知單和收據，可能已經記入顧客的帳，也進了你的報稅表。就地修改會令雙方的帳對不上。更正改為新增一筆附日期的紀錄，雙方都能看到改了甚麼、何時改的。 **收費和款項分開更正。** 價錢錯了，是收費出了問題；收款記到錯誤的發票，是錢的去向出了問題。兩種更正分開處理，改其中一個永遠不會影響另一個：移除收款不會改變發票的收費，貸項通知單亦不會改變收據。 **錢已經過手，便不能取消發票。** 取消的發票表示從來沒有欠過錢。如果上面仍掛着款項，你的收據便無法解釋銀行裏的錢。所以要先處理：記錯的收款便移除；確實收到的錢，便開立貸項通知單並退款。 **編號永不釋出。** 已取消的發票保留編號，已作廢的收據或退款保留編號和原因，所以一個編號絕不會再給第二張單據。 ## 更有效率的做法 - **草稿便刪除，不要取消。** 草稿還沒有發票編號；它 **···** 選單中的 **刪除草稿** 會直接移除它，不會產生貸項通知單。參閱[開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)。 - **兩步移走放錯的收款。** 先從錯誤的發票上 **移除** 它，再從它的收據把錢分配到正確的發票。參閱[使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)。 - **用複製重開已取消的發票。** **···** 選單中的 **複製** 會新增一張明細相同、日期為今天的草稿；如果開錯了顧客，便更改 **聯絡人**。參閱[複製發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/copy-an-invoice/)。 - **能抵用便不要退款。** 顧客在其他發票上仍有欠款時，把貸項通知單的 **剩餘可用** 貸項抵用到這些發票上，不必有錢進出。參閱[開立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)。 - **在對帳單上核對結果。** 客戶上的 **對帳單** 把發票、更正和累計餘額放在一起顯示。參閱[客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)。 ## 例子 ### 開錯顧客的發票 8 月 20 日，Lim & Co 向 Harbour Café 開立了 INV-10000011，金額 SGD 1,000.00 加 GST SGD 90.00，共 SGD 1,090.00。9 月 22 日，Mei Tan 發現這張發票本應開給另一位顧客，而且尚未收到任何款項。 1. 她打開 INV-10000011，選擇 **···** 選單中的 **取消發票**。 2. 她閱讀確認框，然後選擇 **取消發票**。 easySales 開立一張 SGD 1,090.00 的貸項通知單，日期為 9 月 22 日，原因為 **Reversal**（沖銷），並把全部金額抵用到 INV-10000011。發票顯示 **已取消**，保留其編號和明細行。在咖啡店的對帳單上，INV-10000011 仍在 8 月，貸項通知單出現在 9 月 22 日。 如果咖啡店已透過一張只支付這張發票的收據付了 SGD 500.00，**取消發票** 便會呈灰色。如果錢根本沒到，Mei 會作廢那張收據，然後取消發票。如果錢確實到了，她會開立一張 SGD 1,090.00 的 **Reversal** 貸項通知單：其中 SGD 590.00 結清餘額，另外 SGD 500.00 退還給顧客。 ### 被退回的支票 Harbour Café 一張 SGD 545.00 的支票（收據 RCT-10000030）被銀行退回。Mei 打開收據，選擇 **···** 選單中的 **作廢收據**，在 **原因** 中輸入 "Cheque returned unpaid"，然後選擇 **作廢收據**。它支付過的發票重新欠 SGD 545.00，收據保留編號，標示為 **已作廢**。 ### 已付款發票上的單價錯誤 INV-10000362 向 Harbour Café 收取 5 盞吊燈，每盞按 SGD 180.00 計，而議定的價錢是 SGD 160.00：5 × 180.00 = SGD 900.00，加 GST SGD 81.00，共 SGD 981.00。咖啡店已經付清。 1. Mei 打開 INV-10000362，在它的 **收款與抵用** 部分選擇 **開具貸項通知單**。 2. 她選擇 **原因** **Over-invoiced**（多開票），加入一行：5 × SGD 20.00 = SGD 100.00，加 GST SGD 9.00，共 SGD 109.00。 3. 她選擇 **儲存草稿**，然後選擇 **開立**。 發票已經不欠錢，所以這 SGD 109.00 全部是貸項通知單上的 **剩餘可用**，發票仍顯示 **已付款**。咖啡店的收費現在是 981.00 − 109.00 = SGD 872.00，正好是 5 × 160.00 = SGD 800.00 加 GST SGD 72.00。Mei 把這 SGD 109.00 抵用到咖啡店的下一張發票，或者退款。 ## 常見問題 - **發票開錯了怎樣改？** 仍是草稿便直接編輯。已經開立的，便為錯誤的部分開立貸項通知單；整張都不應成立時，便取消發票。參閱[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 - **取消和作廢有甚麼分別？** **取消發票** 和 **作廢貸項通知單** 更正的是收費；**作廢收據** 和 **作廢退款** 表示這筆錢從來沒有進出。兩者都保留紀錄和編號。 - **發票開給了錯誤的顧客，怎麼辦？** 如果仍未收款，便取消這張發票，然後複製它並更改 **聯絡人**。參閱[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **某一行向顧客多收了錢，怎麼辦？** 就差額開立一張原因為 **Over-invoiced**（多開票）的貸項通知單。發票的其餘部分照常有效。參閱[建立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - **顧客的支票被退票了，怎麼辦？** 作廢那張收據，原因寫 "Cheque returned unpaid" 之類。它支付過的發票會重新欠這筆錢。參閱[收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/)。 - **更正可以撤銷嗎？** 取消發票、作廢貸項通知單、作廢收據或退款都是最終的。移除的收款可以從它的收據重新分配，壞帳撇銷可以撤銷。 ## 相關內容 - [開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) - [應收餘額](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) - [貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/) - [向顧客退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/) - [審計紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/audit-trail/) --- # GST 與稅務發票 > 新加坡 GST 怎樣收、稅務發票怎樣開——easySales 在報價單、發票和貸項通知單上如何計 GST，可選哪些稅碼，發票何時印為 TAX INVOICE。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/ 新加坡的商品及服務稅（**GST**）由已登記 GST 的企業就其應課稅供應收取。本頁說明 easySales 如何在你的單據上應用 GST。它是產品概覽，不是稅務建議。 ## 整體結構 *[示意圖: 報價到收款的各紀錄如何關聯：客戶下有聯絡人和商機；商機包含報價單；報價單透過一張或多張發票開票；收據支付發票；貸項通知單沖減一張發票；退款退還未分配的款項或剩餘貸項。]* GST 存在於描述一宗銷售的單據上： - **報價單** 和 **發票** 在明細行上收取 GST。 - **貸項通知單** 在減少發票價格的同時減少它的 GST。 - **收據** 本身不含 GST。例外是預付款：收款時即產生納稅義務的情況下，easySales 會為它開立一張訂金稅務發票。 你可以收取甚麼稅，取決於 **系統設定** → **稅務**：你的國家／地區和 GST 登記，按每份單據自身的日期判斷。 ## 如何運作 對於在新加坡已登記 GST 的公司，日期為今天的單據上的稅項選項是 **無**、**GST 0%** 和 **GST 9%**。在單據日期未登記的公司不收取稅項，其表格不顯示 **稅項** 欄位。補開的單據提供其自身日期當時有效的稅率：日期在 2023 年的為 **GST 8%**，在 2022 年的為 **GST 7%**。管理員在 **系統設定** → **稅務** 下開啟 **進階稅碼** 後，會出現更多稅碼，例如免稅和不在徵稅範圍。開啟後，管理員亦可以用 **新增自訂稅率** 加入貴公司自己的稅率；參閱[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 **無** 表示稅項尚未決定。草稿可以保留它，但在新加坡已登記 GST 的公司必須在開立前決定：開立對話框會詢問這些明細行屬於零稅率、免稅還是不在徵稅範圍，因為它們在 GST 申報表中各歸不同的欄。含有這類明細行的貸項通知單，在你更改其稅項之前會被拒絕。 一份單據有一個稅率；剔選 **逐行稅率** 後，某一行亦可以有自己的稅率。easySales 按稅率合計明細行，並對每個合計只計算一次稅額。小計和稅額各自四捨五入至仙，合計是兩者之和；PDF 上的稅率列印為例如 "GST @ 9%"。完整規則和算例見[稅額計算與四捨五入](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/tax-calculation-and-rounding/)。 開立發票時，它的稅額連同其他數字一併固定。發票標題來自 **系統設定** → **文件設定** 中發票設計的 **發票標題**。選 **自動（依稅務登記）** 時，如果貴公司在發票日期已登記，而發票含標準稅率或零稅率的明細行，已開立的發票便印 TAX INVOICE，其餘情況印 INVOICE。選 **自訂文字** 時，easySales 會檢查你輸入的標題： - 如果貴公司在發票日期未登記，標題寫着 "tax invoice" 的發票會被拒絕。 - 如果已登記而發票收取 GST，標題中沒有 "Tax Invoice" 時會收到警告。 - 如果已登記而每一行都是免稅或不在徵稅範圍，標題寫着 "Tax Invoice" 時會收到警告。 這些檢查在 **系統設定** → **稅務** 下確認了貴公司的國家／地區後才會生效。 企業客戶的 **稅務登記號** 保存在其客戶紀錄上，並印在發票的 Bill To（帳單收件人）區塊：貴公司在新加坡已登記 GST 時印為 "GST Reg No. …"，否則印為 "Tax Reg No. …"。發票在開立時會複製這個號碼。屬於客戶自行申報（customer accounting）的發票，沒有這個號碼便不能開立。 收取 GST 的外幣發票會列印 **For Singapore GST Purpose Only**（僅供新加坡 GST 用途）區塊，按發票的匯率列出折算成 SGD 的金額。匯率非常小的貨幣（例如 VND 和 IDR）亦是如此。外幣貸項通知單按其所貸記發票的匯率列印同樣的區塊。如果貴公司的本位貨幣不是 SGD，開立這類發票需要該貨幣兌 SGD 的匯率；沒有這個匯率時，開立會被拒絕，請在草稿的 **SGD rate for tax** 行輸入匯率後再次開立。參閱[發票匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/)。 ## 需要注意 - 收款時撇銷的小額餘額不會改變已收取的 GST。提前付款折扣是一張貸項通知單，所以它亦會減少 GST。 - 已開立發票的稅額不能更改。請用貸項通知單更正。 - 僅靠標題並不能令單據成為有效的稅務發票。請保持公司資料、顧客資料和稅務處理準確無誤。 ## 詞彙 - **GST**——新加坡的商品及服務稅。 - **已登記 GST 的企業**——已向 IRAS 登記、需要申報 GST 的企業。 - **稅務發票**——載有 GST 所需資料的發票。 - **訂金稅務發票**——收款時即產生納稅義務的情況下，easySales 為預付款開立的稅務發票。 ## 常見誤解 - 並不是每間企業都可以收取 GST。由單據日期當天的登記狀態決定。 - GST 0% 與 **無** 不同。只有已登記的企業才能對供應適用零稅率。 - 標題無法彌補缺失或錯誤的稅務發票資料。 請查閱 IRAS 最新的 [GST 註冊企業的責任](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/responsibilities-of-a-gst-registered-business)和[開票要求](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/invoicing-customers)，或按你的具體情況諮詢合資格的顧問。 ## 在哪裏找到 你的登記狀態在 **系統設定** → **稅務** 下；參閱[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。單據上的稅項是它的 **稅項** 欄位和每一行的稅率；參閱[明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/)。發票標題在發票設計上；參閱[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。客戶的號碼在[客戶紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)上。 ## 為甚麼這樣設計 **按日期看登記狀態。** 只有在供應當天已登記 GST 的企業才可以收取 GST，稅率亦取當天有效的稅率。按每份單據自身的日期讀取這兩項，補開的發票便會收取當時正確的稅，未登記期間的單據亦不會出現顧客可能錯誤申索的 GST。 **「無」必須變成明確的答案。** 零稅率、免稅和不在徵稅範圍的銷售，在 GST 申報表中分別填入不同的欄。留着 **無** 的明細行，等於把這個判斷留給申報的人；在開立時詢問，則由最了解這宗銷售的人決定。 **顧客可能會申索你印出的 GST。** 已登記 GST 的顧客會把你稅務發票上的稅額作為進項稅申索。所以標題、你的登記號碼、顧客的登記號碼和外幣發票的 SGD 金額，都在開立時檢查或固定；之後的更改要透過雙方都看得到的貸項通知單。 **按稅率計一次稅，合計才便於核對。** IRAS 容許把 GST 總額四捨五入至仙，兩種計算方法都接受，只要始終如一。easySales 一律對每個稅率的合計計稅，同樣的明細行在螢幕上、PDF 上和每次重印時都得出同樣的 GST。 ## 更有效率的做法 - **讓標題跟隨登記狀態。** 把發票設計的 **發票標題** 設為 **自動（依稅務登記）**，每張發票便自動印 TAX INVOICE 或 INVOICE，不必再看警告。參閱[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **在建立草稿時便選好稅項。** 稅項設在單據上，在草稿中定好，開立對話框便無需再問。參閱[建立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/create-an-invoice/)。 - **把顧客的稅號存在客戶上。** **稅務登記號** 在客戶上儲存一次，開給該客戶的每張發票都會印出。參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 - **在收款對話框中處理提前付款折扣。** 在 **記錄收款** 中選擇 **提前付款折扣**，系統會開立貸項通知單並同時減少 GST。參閱[記錄收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/)。 - **一份單據用多個稅率。** 剔選 **逐行稅率**，為零稅率的明細行設定它自己的稅項，不必把一宗銷售拆成兩張發票。參閱[明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/)。 ## 例子 Lim & Co 已登記 GST，它的 **稅務** 設定亦是這樣填寫的。 ### 兩種稅率的發票 Mei Tan 向 Harbour Café 開票：一項 SGD 3,000.00 的裝修按 **GST 9%**，另有 SGD 500.00 的工作按 **GST 0%**——Lim & Co 的會計師告知這部分應適用零稅率。 | 稅率 | 明細行 | GST | |---|---|---| | GST 9% | SGD 3,000.00 | SGD 270.00 | | GST 0% | SGD 500.00 | SGD 0.00 | | 合計 | SGD 3,500.00 | SGD 270.00 | 發票合計為 SGD 3,770.00。發票設計的標題設為 **自動（依稅務登記）**，所以發票印為 TAX INVOICE，開立時不會有警告。 ### 提前付款折扣 另一張發票金額 SGD 1,090.00（SGD 1,000.00 加 GST SGD 90.00），咖啡店享有 2% 折扣，付了 SGD 1,068.20。Mei 把剩下的 SGD 21.80 記錄為 **提前付款折扣**。貸項通知單為 SGD 20.00 加 GST SGD 1.80，所以這宗銷售的 GST 由 SGD 90.00 降為 SGD 88.20。 ### 預付款 咖啡店為尚未開票的工作預先支付了 SGD 5,450.00。Mei 把它記錄為 **預付款**，easySales 開立一張日期為到帳當天的訂金稅務發票：SGD 5,000.00 加 GST SGD 450.00，因為 5,450.00 × 9 ÷ 109 = 450.00。 ### 補開的發票 Daniel Lim 發現一項 2023 年 12 月 15 日完成的設計工作一直沒有開票。他把草稿日期設為 2023-12-15，可選的稅項是當天有效的 **GST 8%**。SGD 2,500.00 的 GST 為 2,500.00 × 8% = SGD 200.00，發票合計 SGD 2,700.00。 ## 常見問題 - **easySales 按甚麼稅率收取 GST？** 按單據日期當天有效的稅率：2024 年 1 月 1 日起為 **GST 9%**，2023 年為 **GST 8%**，再早至 2007 年 7 月為 **GST 7%**。 - **GST 0% 和「無」有甚麼分別？** **GST 0%** 是零稅率供應，在 GST 申報表中有自己的欄。**無** 表示稅項尚未決定；已登記 GST 的公司在開立前必須更改它。參閱[開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - **怎樣令發票印出 "Tax Invoice"？** 把發票設計的 **發票標題** 設為 **自動（依稅務登記）**，或在 **自訂文字** 中輸入這幾個字。參閱[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **沒有登記 GST 可以開不含 GST 的發票嗎？** 可以。發票日期沒有登記時，單據不收稅，**稅項** 欄位不顯示，標題寫着 "tax invoice" 的發票會被拒絕。 - **免稅或不在徵稅範圍的銷售怎樣開？** 在 **系統設定** → **稅務** 下開啟 **進階稅碼**，稅項選項中便會出現免稅和不在徵稅範圍的稅碼。參閱[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - **外幣發票需要列出 SGD 金額嗎？** 收取 GST 時需要。easySales 會列印 **For Singapore GST Purpose Only** 區塊，列出折算成 SGD 的金額。參閱[發票匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/)。 - **已開立發票的 GST 開錯了怎樣改？** 開立一張貸項通知單；它會連同價格一併減少 GST。參閱[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 - **easySales 可以透過 InvoiceNow 發送發票嗎？** 不可以。它以 PDF 開立 GST 稅務發票；參閱 [InvoiceNow](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/invoicenow/)。 ## 相關內容 - [稅額計算與四捨五入](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/tax-calculation-and-rounding/) - [公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/) - [新加坡 GST 發票](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-singapore/) - [記錄收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/) - [按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/) --- # 稅額計算與四捨五入 > GST 是逐行計還是按合計計？easySales 怎樣計算明細金額、各稅率稅額和發票合計並四捨五入到仙，以及稅額為何會與逐行相加差一仙。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/tax-calculation-and-rounding/ 報價單、發票和貸項通知單上的每個合計都來自它的明細行，在螢幕上、PDF 上和每次重印時都按同一方法計算。本頁逐步說明計算過程、在哪裏四捨五入，以及為甚麼 GST 可能與你逐行計算的結果相差一仙。 ## 整體結構 數字分四層累加： - **明細行**——每行金額是 **數量** 乘以 **單價**。 - **稅率**——同一稅率的各行先相加，再對這個合計計一次稅。 - **單據**——**小計** 是各行之和，稅額是各稅率稅額之和，**合計** 是兩者相加。 - **應付金額**——發票開立時，它列印的 **合計** 成為顧客應付的金額。收款、貸項通知單、**未付餘額** 和客戶對帳單都以它為準。 除非你所在國家／地區規定了自己的捨入規則（見「需要注意」），四捨五入到貨幣最小單位只發生在顯示或列印數字的時候，絕不在計算中途進行。 ## 如何運作 1. **明細行金額。** **數量** 最多兩位小數，**單價** 最多四位。easySales 把每行金額保留到小數點後四位，顯示時四捨五入到仙。 2. **按稅率計稅。** 沒有自己稅率的行採用單據的稅率；**GST 0%** 的行自成一個稅率。對每個稅率，easySales 把各行金額相加，再乘以稅率，只計一次。任何一行都沒有自己的稅額。 3. **合計。** 單據的稅額是各稅率稅額之和。**小計** 和稅額各自四捨五入到仙（逢五進位，0.005 變為 0.01），**合計** 是這兩個四捨五入後數字的和。因此 **小計** 加稅額永遠恰好等於 **合計**。 4. **其他貨幣。** 「仙」指貨幣的最小單位：SGD、MYR、USD 為兩位小數，JPY、KRW、VND 沒有小數，KWD、BHD、OMR 為三位小數。 5. **多個稅率。** PDF 在總稅額一行之上按每個稅率各印一行。如果各行分別四捨五入後相加不等於總稅額，捨入差最大的幾行會各調整一仙，直至相等。每行與它自身的四捨五入最多相差一仙，0% 的行從不調整。單據頁面只顯示一行稅額。 6. **開立時。** 應付金額固定為列印的 **合計**。貸項通知單按它自己列印的合計沖減發票，所以照發票明細原樣開出的貸項通知單正好沖清整張發票。 ## 需要注意 - 行折扣或整單折扣都在計稅前扣除，所以稅額按折扣後的金額計算。在有多個稅率的單據上，整單折扣按比例分攤到各稅率，準確至仙——參閱[給予折扣](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/discounts/)。 - 收款時記錄的 **提前付款折扣** 會成為一張按發票各稅率拆分的貸項通知單。有些金額在淨額和稅額各自四捨五入後無法恰好得到；這時對話框會說明，並建議比它高的最接近可行金額。 - 收款時撇銷的小額餘額（例如原因選 **尾數**）不會改變 GST。 - 在國家／地區規定了自己的捨入規則的情況下（例如日本），**系統設定** → **稅務** 會顯示 **稅額尾數處理**。這時每個稅率的金額先四捨五入到貨幣單位，稅額再按你選擇的方法對每個稅率處理一次：**捨去**、**進位** 或 **四捨五入**。 ## 詞彙 - **明細行金額**——**數量** × **單價**，不含稅。 - **計稅金額**——同一稅率各行金額之和。 - **應付金額**——已開立發票據以結清的金額：它列印的 **合計**。 - **Rounding 行**（捨入行）——列印出來的一行，顯示發票列印合計與應付金額之間的差額。 ## 常見誤解 - GST 不是各行 GST 之和，而是按每個稅率計算一次。 - 列印的各行金額相加不一定恰好等於 **小計**。每行顯示時各自四捨五入，而 **小計** 是對精確合計四捨五入。 - 一仙的差額不是需要用貸項通知單更正的錯誤，而是每次都同樣執行的捨入方法。 ## 在哪裏找到 每份報價單、發票和貸項通知單明細行的下方都有合計：**小計**、稅額行和 **合計**。預覽 PDF 可以看到各稅率的稅額行；參閱[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。稅率和 **稅額尾數處理** 設定在 **系統設定** → **稅務** 下；參閱[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 ## 為甚麼這樣設計 **按稅率計一次稅，是 IRAS 接受、電子發票亦採用的方法。** IRAS 容許把 GST 總額四捨五入到仙，逐行計算或按合計計算都接受，只要始終用同一種方法。easySales 一律對每個稅率的合計計稅，這亦正是電子發票按稅率申報的數字。 **只在最後四捨五入，仙位不會越積越多。** 每行、每個稅率、再到合計都各自四捨五入，長發票上可能差出好幾仙。在顯示之前一直保留四位小數，列印的稅額便是由精確金額計出的，而不是由已捨入到仙的數字計出的。 **頁面上的數字永遠對得上。** 顧客會把發票加一遍來核對：**小計** 加稅額必須等於 **合計**，各稅率行必須等於總稅額。先把每個列印數字四捨五入、再把它們相加，兩項都能保證，沒有人需要解釋紙面上的一仙。 **顧客付的就是他看到的。** 開立時把應付金額固定為列印的 **合計**，顧客按這個金額付款便能結清發票，不會剩下欠款，亦不會因多付而被拒絕。 ## 更有效率的做法 - **編輯時直接看合計一行。** 草稿上的 **合計** 就是 PDF 列印、顧客將要支付的金額，無需再計一遍。參閱[建立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/create-an-invoice/)。 - **使用折扣欄位。** 行折扣或整單折扣既顯示了優惠，亦一併降低了 GST。參閱[給予折扣](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/discounts/)。 - **在收款對話框中清掉零頭。** 在 **記錄收款** 的 **剩餘小額差額** 下，選擇 **尾數** 撇銷一仙；這需要 **撇銷小額收款差額** 權限。參閱[記錄收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/)。 - **一份單據用多個稅率。** 剔選 **逐行稅率**，給零稅率的行設定它自己的稅項，不必把一宗銷售拆成兩張發票。參閱[明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/)。 - **在 PDF 上核對各稅率行。** **PDF** 顯示的正是顧客將看到的內容，包括每個稅率一行。參閱[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 ## 例子 Lim & Co 在新加坡已登記 GST，稅率為 **GST 9%**。 **一個稅率、三行明細。** Mei Tan 向 Harbour Café 開出軟裝發票： | 項目 | 金額 | 若逐行計算 GST | |---|---|---| | Cushion covers | SGD 45.50 | 45.50 × 9% = 4.095，捨入為 4.10 | | Table runners | SGD 32.50 | 32.50 × 9% = 2.925，捨入為 2.93 | | Napkin sets | SGD 18.50 | 18.50 × 9% = 1.665，捨入為 1.67 | | 合計 | SGD 96.50 | SGD 8.70 | easySales 對這個稅率只計一次稅：96.50 × 9% = 8.685，列印為 SGD 8.69。發票顯示 **小計** SGD 96.50、GST SGD 8.69、**合計** SGD 105.19，這就是應付金額。咖啡店的會計逐行加總 GST，得出 SGD 8.70；兩種方法都獲接受，發票按列印的數字就是正確的。 **工時留下半仙。** Daniel Lim 按每小時 SGD 85.50 開設計工時： | 項目 | 數量 | 單價 | 精確金額 | 列印 | |---|---|---|---|---| | Site visit | 1.25 | 85.50 | 106.875 | 106.88 | | Design revision | 2.75 | 85.50 | 235.125 | 235.13 | 列印的兩行相加是 SGD 342.01，但 **小計** 是精確合計 106.875 + 235.125 = SGD 342.00。GST 為 342.00 × 9% = SGD 30.78，**合計** 為 SGD 372.78。 **無法恰好得到的折扣。** Harbour Café 為上面 SGD 105.19 的發票付了 SGD 104.04，把剩下的 SGD 1.15 當作提前付款折扣。Mei 在 **記錄收款** 中選擇 **提前付款折扣**。對話框提示貸項通知單無法恰好等於 SGD 1.15。原因在於捨入：淨額 SGD 1.05 的 GST 是 0.0945，列印為 0.09，貸項通知單為 SGD 1.14；淨額 SGD 1.06 的 GST 是 0.0954，列印為 0.10，貸項通知單為 SGD 1.16。對話框建議把這筆收款分配到該發票的金額減少 SGD 0.01，使折扣為 SGD 1.16，這 SGD 0.01 留在客戶帳上作為貸項。Mei 照做，發票隨即結清。 ## 常見問題 - **為甚麼發票上的 GST 與逐行相加差一仙？** easySales 對每個稅率的合計計一次 GST，只捨入一次。先逐行捨入，加起來可能差一仙或更多。 - **easySales 是逐行計算 GST 還是按合計計算？** 按每個稅率的合計計算。每行有稅率，但沒有自己的稅額。 - **新加坡容許按合計四捨五入 GST 嗎？** 容許。IRAS 容許把 GST 總額四捨五入到仙，兩種方法都接受，只要始終一致。參閱 [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 - **為甚麼明細行金額加起來不等於小計？** **數量** × **單價** 超過兩位小數的行，顯示時會四捨五入，而 **小計** 是對各行精確合計的四捨五入。 - **發票上的 Rounding 行是甚麼？** 它是列印合計與發票應付金額之間最多一仙的差額，餘額由應付金額起計。參閱[單據與範本](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/documents-and-templates/)。 - **可以更改 easySales 的稅額捨入方式嗎？** 只有在你所在國家／地區的規則容許選擇時才可以，例如日本，在 **系統設定** → **稅務** 的 **稅額尾數處理** 中設定。新加坡沒有這項設定。 - **為甚麼提前付款折扣不能是任意金額？** 貸項通知單的淨額和 GST 各自四捨五入到仙，所以少數金額無法得到；在 9% 下，SGD 0.06 和 SGD 1.15 就是其中兩個。對話框會建議比它高的最接近可行金額。參閱[記錄收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/)。 ## 相關內容 - [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/) - [發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/) - [記錄收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/) --- # InvoiceNow > 新加坡 InvoiceNow 電子發票是甚麼、GST 註冊企業由哪天起要用，以及 easySales 目前能做甚麼、不能做甚麼。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/invoicenow/ **InvoiceNow** 是新加坡的全國電子發票網絡。企業不再用電郵寄出 PDF，而是透過 **Peppol** 網絡把發票以結構化資料發出，客戶的會計軟件直接讀取。稅務機關 IRAS 正分階段要求 GST 註冊企業採用。本頁說明 easySales 目前如何處理它。這是產品說明，不是稅務建議。 ## 整體結構 *[示意圖: easySales 目前如何處理發票：開立帶有 IRAS 要求內容的稅務發票並產生 PDF，由你寄給客戶；透過 Peppol 網絡把發票以結構化資料發送，目前尚未提供。]* 目前 easySales 只做第一條路徑： - 開立 **稅務發票**，帶有新加坡 GST 要求的內容，例如你的 GST 註冊號、各稅率的稅額和客戶資料。 - 提供發票的 **PDF**，由你下載後自行寄給客戶。 - 如果你填寫了 InvoiceNow 適用日期，會記錄下來。 easySales **不會** 透過 Peppol 網絡發送發票。它沒有 InvoiceNow 或 Peppol 連接，也不匯出 Peppol 檔案。如果你的客戶或 IRAS 要求走結構化的途徑，這一步需要另外使用支援 InvoiceNow 的服務。 ## 如何運作 1. IRAS 正分階段對 GST 註冊企業推行 **GST InvoiceNow 要求**。按此要求，企業要透過支援 InvoiceNow 的方案，把 GST 申報表中所申報的銷售和採購的發票資料傳送給 IRAS。其他 GST 義務，包括開票要求，維持不變。 2. 開始日期取決於企業註冊的方式和時間；現有企業亦取決於全年應課稅供應額。下表是 IRAS 公布的時間表；請向 IRAS 核對最新日期，以及你的哪些交易在範圍內。 3. 在 easySales 中，打開 **系統設定** → **稅務** → **編輯公司與稅務**。如果 IRAS 給了你日期，請填入 **電子發票適用日期（InvoiceNow）**。easySales 只記錄這個日期，不會發送任何內容。 | 起始日期 | 適用對象 | |---|---| | 2025 年 11 月 1 日 | 新成立、並在成立後六個月內自願註冊 GST 的公司 | | 2026 年 4 月 1 日 | 在此日期當天或之後申請自願註冊 GST 的企業 | | 2028 年 4 月 1 日 | 在此日期當天或之後申請強制註冊的企業，以及全年供應額不超過 S$200,000 的現有企業 | | 2029 年 4 月 1 日 | 全年供應額不超過 S$1,000,000 的現有企業 | | 2030 年 4 月 1 日 | 全年供應額不超過 S$4,000,000 的現有企業 | | 2031 年 4 月 1 日 | 全年供應額超過 S$4,000,000 的現有企業 | IRAS 以 2025 年內結束的各會計期間計算全年供應額。 ## 需要注意 - 在 easySales 開立的發票仍是有效的 GST 稅務發票。InvoiceNow 只是另一種傳送發票資料的方式，不是另一種發票。 - 發票有多個稅率時，PDF 按每個稅率各印一行稅額，這些行相加與列印的總稅額準確至仙一致。參閱[稅額計算與四捨五入](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/tax-calculation-and-rounding/)。 - easySales 不會判斷你的企業是否在範圍內，這由 IRAS 決定。 ## 詞彙 - **InvoiceNow** — 新加坡的電子發票網絡，建基於 Peppol。 - **Peppol** — 以結構化資料發送發票的國際網絡與標準。 - **稅務發票** — GST 註冊企業必須開立的發票，見 [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 ## 為甚麼這樣設計 **PDF 仍是客戶收到的那張發票。** InvoiceNow 改變的是發票資料送達 IRAS 和客戶軟件的途徑，並不取代你的稅務發票。在 easySales 開立完整的稅務發票，你的開票、應收帳和客戶的帳目便能保持一致，不論資料之後經哪條途徑傳送。 **日期由你記錄，因為只有 IRAS 能決定。** 要求是否適用、何時適用，取決於你的註冊情況和供應額，由 IRAS 確認。把日期與稅務設定放在一起，管理這些設定的人都能在同一處看到。 **稅額各行相加一致，轉用電子發票也沒有問題。** 電子發票由軟件核對，各稅率的稅額相加與總稅額不符的單據會被退回。easySales 列印的數字已經符合這項核對，所以你交給 InvoiceNow 服務的資料與 PDF 完全一致。 ## 更有效率的做法 - **日期只需記錄一次。** 在 **編輯公司與稅務** 的 **電子發票適用日期（InvoiceNow）** 中填入，管理稅務設定的人都能看到。參閱[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - **從已開立的發票抄錄數字。** 已開立發票的小計、各稅率稅額和合計都已固定，你透過其他服務發送的內容與發給客戶的完全一致。參閱[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **匯出到會計軟件。** 如果你的會計軟件可以發送 InvoiceNow 發票，[會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/)可以把 easySales 的發票以檔案形式匯入其中。 - **在發票上下載 PDF。** 發票頂部的 **PDF** 會打開它，旁邊就有 **下載**，方便儲存後附在電郵中。參閱[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 ## 例子 Lim & Co 是 GST 註冊企業，向 Harbour Café 開出 SGD 1,090.00 的發票，即 SGD 1,000.00 加 GST SGD 90.00。Mei Tan 在 easySales 開立發票，下載 PDF 並用電郵寄給咖啡店。這就是一張完整的稅務發票。 如果 Harbour Café 的會計要求透過 InvoiceNow 收發票，easySales 無法這樣發送。Mei 請自己的會計推薦支援 InvoiceNow 的服務，再用已開立發票上的數字透過該服務發送。 **記錄日期。** Lim & Co 的會計確認了這項要求對公司開始適用的日期。Daniel Lim 打開 **系統設定** → **稅務** → **編輯公司與稅務**，在 **電子發票適用日期（InvoiceNow）** 中填入並儲存。easySales 其他一切照舊：發票仍以 PDF 開立和寄出。 ## 常見問題 - **新加坡 InvoiceNow 是強制的嗎？** 正對 GST 註冊企業分階段推行，先由新的自願註冊企業開始；現有企業由 2028 年 4 月 1 日起按全年供應額分批適用。請向 IRAS 核對適用於你的日期。 - **easySales 可以透過 InvoiceNow 或 Peppol 發送發票嗎？** 不可以。easySales 以 PDF 開立 GST 稅務發票，沒有 Peppol 連接；這一步請使用支援 InvoiceNow 的服務。 - **easySales 開立的發票仍是有效的稅務發票嗎？** 是。InvoiceNow 是傳送發票資料的方式，稅務發票本身仍由 easySales 開立。參閱 [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 - **InvoiceNow 日期填在哪裏？** 在 **系統設定** → **稅務** → **編輯公司與稅務** 的 **電子發票適用日期（InvoiceNow）** 中。easySales 只記錄它。參閱[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - **InvoiceNow 也包括採購發票嗎？** 按 GST InvoiceNow 要求，IRAS 要求提交 GST 申報表中所申報的銷售和採購的發票資料。easySales 兩者都不處理。 ## 相關內容 - [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [新加坡 GST 發票](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-singapore/) - [公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/) - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) 依賴任何日期之前，請先查看最新的 [IRAS GST InvoiceNow 要求](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/gst-invoicenow-requirement)。 --- # 定期發票 > 定期發票怎樣用：每週、每月、每季或每年向同一位客戶開相同的明細，系統每期產生一張發票草稿，由你檢查後開立。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/recurring-invoices/ 有些顧客按固定週期支付相同的金額：每月的維護費、每季的顧問費、每年的訂閱費。**定期發票** 會記住開甚麼、多久開一次，所以你不必每期重新輸入同一張發票。easySales 為每一期準備一張發票草稿；由人檢查並開立。要建立一張，請參閱[設定定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/)。 ## 它如何組成 *[示意圖: 一位客戶的定期發票記錄各期重複的明細和週期。它按每週、每月、每季或每年寫入一期；每一期成為一張草稿發票，由週期設定或透過「立即產生」產生，並連結到所屬的定期發票；由人開立。]* 定期發票和發票一樣，屬於一位客戶的一位聯絡人和客戶。它包含： - **每期重複的明細**——產品、說明、數量、單價和稅，使用同一種貨幣。說明中可以帶佔位符——[Month]、[Year]、[PeriodStart]、[PeriodEnd] 和 [Period n/N]——產生每張草稿時會自動取代。 - **週期安排**——每隔多久來一期（每隔若干週、月、季度或年）、第一期何時開始、何時結束（不結束、到某一天，或共若干期），以及每張發票在每期的第一天、最後一天，還是每月固定的某一天產生。 - **各期**——每個開票週期一行，各有自己的狀態，有了發票之後還有自己的發票。 每一期的發票都是普通發票。它連結回所屬的定期發票，定期發票則列出它產生的發票。客戶頁面上有一個分頁，列出該客戶的定期發票。 ## 它如何運作 *[示意圖: 一期可能變成甚麼：未到期，直至它的日子到來；然後是已到期，自動產生，每小時一次的執行把它變成草稿待開立，由人開立後變為已開票。被拒絕的嘗試使它變為未產生。被錯過的一期，或草稿被刪除的一期，是已到期，待您處理，直至有人選擇「立即產生」。未到期的期可以略過。]* **每期自動產生草稿** 開啟時，easySales 每小時檢查一次哪些期的日子已到，並以定期發票負責人的名義，用它的明細為每一期產生一張草稿發票。任何內容都不會自動開立或寄出：由人打開草稿，檢查，然後像開立其他發票一樣[開立](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。開關關閉時，由人用 **立即產生** 產生每一期的草稿。 | 期的狀態 | 含義 | |---|---| | **未到期** | 它的日子還沒到。 | | **已到期，自動產生** | 它的日子已到，週期設定會產生它的草稿。 | | **已到期，待您處理** | 它的日子已到，必須由人產生它的草稿或略過它。 | | **未產生** | 週期設定嘗試過但被拒絕。每天重試一次。 | | **草稿待開立** | 有一張草稿發票在等待開立。 | | **部分開票** | 已開立的發票只為這一期的一部分開票。 | | **已開票** | 它的發票已開立。 | | **已略過** | 有人略過了它；它不會產生發票。**撤銷略過** 可以恢復。 | 草稿未能產生時，定期發票的負責人（或透過已連接的 AI 應用程式設定的接收人）會在訊息中心收到通知，說明原因，例如聯絡人已不存在，或貨幣沒有匯率。該期所在的行亦會顯示同樣的原因。請排除原因，然後選擇 **立即產生**，或等下一次每日重試，或略過這一期。 定期發票清單的 **待處理** 檢視匯集了需要人處理的事項：未產生的期、待你處理的期、草稿待開立的期、部分開票的期，以及負責人已不是有效用戶的定期發票。 ## 需要了解的事 - easySales 不會自行補開。週期設定只在每一期自己的日子產生它。某一期的日子過去了卻沒有草稿，例如定期發票暫停期間，或開關開啟之前，這一期就是 **已到期，待您處理**。 - 遲於計劃日產生的草稿（無論由人產生還是由每日重試產生），日期為產生當天。到期日按付款期限由這一天起計，付款期限依次取定期發票自己的、客戶的、公司預設的，在產生草稿時讀取；稅亦按這一天有效的稅率。它所對應的那一期，仍透過佔位符寫在說明中。 - 外幣草稿採用產生時當前的自動匯率；你可以在草稿上修改。參閱[發票匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/)。 - 刪除某一期的草稿，該期會變為 **已到期，待您處理**。週期設定不會再次產生它。 - 略過已有草稿的一期，會刪除該草稿。 - **暫停** 會停止週期設定，但 **立即產生** 仍然可用。**恢復** 之後，暫停期間到期的期是 **已到期，待您處理**，週期設定從下一期繼續。 - **結束** 是最終的：之後不再產生任何一期，無論自動還是手動，已開立的發票保持不變。如果有草稿正在為某一期開票，結束會被拒絕；請先開立或刪除該草稿。 - 修改明細只影響之後產生的草稿。貨幣、開始日期、開票週期和每張發票的產生日在儲存後不能修改；請複製為新的定期發票。 - 負責人不是有效用戶時，不會產生任何草稿。**Invoice**（發票）**Edit**（編輯）設為 **All records**（全部紀錄）的人可以在 **編輯** 中選擇新的 **負責人**。 - 定期發票的歷史紀錄每次修改和每張產生的草稿，例如「Draft invoice raised for Period 3 by the schedule」（週期設定為第 3 期產生了草稿發票）。它從不顯示發票編號。 - 在[移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/)中批量移交某位用戶的發票時，他們的定期發票會一併移交。 ## 術語 - **定期發票**——向一位客戶開甚麼、多久開一次。 - **期**——一個開票週期，編號為第 1 期、第 2 期，如此類推。 - **立即產生**——在某一期的日子到來後，馬上產生它的草稿發票。 - **略過**——把一期標為不開票。 ## 常見誤解 - 「顧客會自動收到發票。」不會。easySales 產生的是草稿；由人開立並寄出。 - 「錯過的一個月會在週期設定下次執行時開票。」不會。它會以 **已到期，待您處理** 等着，由人決定產生還是略過。 - 「設為定期發票會把那張發票再開一次。」不會。定期發票從那張發票的日期之後一個週期開始，因為那張發票已經為它自己的那一期開過票了。 - 「定期發票和報價單的開票計劃是一回事。」不是。報價單的[開票計劃](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/)把一筆議定的合約金額分階段開票。定期發票則每期開出相同的明細，沒有需要達到的總額。 ## 在哪裏找到 側邊欄中 **發票** 之後的 **定期發票**，列出你看得到的每一張定期發票。客戶頁面有一個 **定期發票** 分頁。參閱[定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/recurring-invoices/)。 ## 為甚麼這樣設計 **每張發票都由人開立。** 已開立的發票有編號、被鎖定，顧客亦會把它記入自己的帳。草稿讓你先核對這一期的數量、額外收費和稅。在草稿上發現錯誤，改一改便可；開立後才發現，便要開[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 **錯過的期等你處理，而不是一次過湧來。** 如果暫停後系統把錯過的每一期一次過全部開出，顧客可能會收到一疊發票，其中有些月份你根本沒有提供服務。每個錯過的期都以 **已到期，待您處理** 等着，由你逐期決定開票還是略過。 **遲產生的草稿不會倒填日期。** 發票日期決定稅期，亦是付款期限的起點。幾星期前的日期可能落在你已經申報過的稅期內，到期日亦早已過去。按產生當天定日期便避免了這兩個問題，而說明中仍寫着它開的是哪一期。 **週期的骨架儲存後便固定。** 各期是按貨幣、開始日期和頻率排好的，有些期已經開了發票。改動這些會令已開立的發票對不上任何一期，所以新的週期安排就是一張新的定期發票。 ## 更有效率的做法 - **由待辦開始處理。** 訊息中心的 **待辦** 會向定期發票的接收人（沒有設定接收人時為負責人）列出每個到期的期、每張待開立的草稿和每個部分開票的期，你不必打開清單去找。參閱[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)。 - **由已發出的發票開始。** 在已開立發票的 **···** 選單中選擇 **設為定期發票**，會複製它的客戶、貨幣和明細。參閱[設定定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/)。 - **只看一個檢視，不必逐張查看。** **定期發票** 清單的 **待處理** 匯集了所有需要人處理的期和負責人。參閱[定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/recurring-invoices/)。 - **在客戶頁面上回答顧客。** 客戶的 **定期發票** 分頁列出你定期向他開票的內容，就在他的發票和收據旁邊。參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 - **複製，而不是重建。** 要修改開票頻率或每張發票的產生日，選擇 **複製為新的定期發票**，設定新的週期安排，等舊的最後一張草稿開立後再 **結束** 舊的。參閱[定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/recurring-invoices/)。 ## 例子 **每月維護費。** Lim & Co 為 Harbour Café 維護咖啡機，每月 SGD 300.00 加 9% GST，共 SGD 327.00。Mei Tan 為 Harbour Café 建立一張定期發票，只有一行明細「Machine maintenance [Month] [Year]」（機器維護），SGD 300.00，由 2027 年 1 月 1 日起每月重複，並在每期的第一天產生。1 月 1 日一早，會出現一張 SGD 327.00 的草稿，說明為「Machine maintenance January 2027」。Mei 檢查後開立。2 月 1 日同樣如此。 **由已發出的發票開始。** 9 月 15 日，Mei 為 Pacific Resorts Ltd 開立了一張年度支援授權的發票。她打開那張發票，選擇 **設為定期發票**，每年重複。第一期由明年 9 月 15 日開始，所以她已開立的那張發票不會被再次開票。 **顧客要求略過的一個月。** Harbour Café 7 月裝修停業。6 月，Mei 打開這張定期發票，略過 7 月這一期，原因填「Closed for renovation」（裝修停業）。7 月不會產生草稿，8 月照常產生。 **為期一年的季度顧問費。** Daniel Lim 為 Pacific Resorts Ltd 設定一項陳設顧問服務：一行明細「Styling retainer [Period n/N]」（陳設顧問費），SGD 1,500.00，由 2027 年 1 月 1 日起每季一次，共 4 期後結束。草稿分別在 2027 年 1 月 1 日、4 月 1 日、7 月 1 日和 10 月 1 日出現，第一張寫着「Styling retainer Period 1 of 4」。每張 SGD 1,635.00（1,500.00 + 9% GST 135.00），全年 SGD 6,540.00（4 × 1,635.00）。第四期之後不再產生任何一期。 **暫停兩個月。** Lim & Co 為 Orchard Dental 保養展示照明，每月 SGD 450.00 加 GST SGD 40.50，共 SGD 490.50；定期發票的明細是「Lighting care [Month] [Year]」（照明保養），付款期限 30 天。Mei 在 2027 年 6 月 20 日暫停這張定期發票，8 月 10 日恢復。7 月和 8 月這兩期現在顯示 **已到期，待您處理**。她對兩期都選擇 **立即產生**：每張草稿的日期都是 2027 年 8 月 10 日，到期日為 9 月 9 日，說明分別為「Lighting care July 2027」和「Lighting care August 2027」，每張 SGD 490.50，兩張共 SGD 981.00。9 月這一期由週期設定在 9 月 1 日產生。 ## 常見問題 - **甚麼是定期發票？** 為一位客戶設定的一組明細和一個週期安排。easySales 按它為每一期產生一張發票草稿，由人逐張檢查並開立。 - **某個月的發票可以和其他月份不一樣嗎？** 可以。每一期的草稿都是普通草稿：開立前直接修改即可。要修改之後每一期，便編輯定期發票的明細；已產生的草稿保持原樣。 - **為甚麼定期發票的草稿日期比它那一期遲？** 它是在那一期的日子過後才產生的，由人產生或由每日重試產生。遲產生的草稿以產生當天為日期；說明中仍寫着它開的是哪一期。 - **可以按週期用外幣向客戶開票嗎？** 可以。一張定期發票只有一種貨幣，儲存時確定。每張草稿採用產生時當前的自動匯率。參閱[貨幣與匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 - **定期發票的負責人離職了怎麼辦？** 負責人不是有效用戶時不會產生草稿，清單會把它放在 **待處理** 下。**Invoice**（發票）**Edit**（編輯）設為 **All records**（全部紀錄）的人可以選擇新的負責人，或者透過[移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/)移交。 - **定期發票和開票計劃有甚麼分別？** 開票計劃把一張報價單議定的金額分階段開票，直至全部開完。定期發票每期重複相同的明細，沒有總額。參閱[規劃開票階段](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/)。 - **誰可以建立和管理定期發票？** 它使用 **Invoice**（發票）權限：**List**（清單）和 **View**（檢視）用於查看，**Add**（新增）用於建立，**Edit**（編輯）用於修改、暫停、恢復或結束。**立即產生** 需要 **Add** 和 **Edit**。設為 **Own records only**（只限自己的紀錄）時，你能看到自己負責的定期發票，以及共享設定或客戶團隊讓你看到的，與發票相同。 ## 相關內容 - [定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/recurring-invoices/) - [設定定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/) - [規劃開票階段](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/) - [開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) --- # 送貨與發票 > 送貨單怎樣配合發票使用——分批送貨、查看已送達和剩餘數量，以及先開票後送貨或先送貨後開票。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/deliveries-and-invoices/ **送貨單** 是隨貨品一同送出的單據：記錄交了甚麼、交了多少、哪天交的。它只有數量，沒有價格、稅額和合計，而且是可選的。客戶的貨品分幾趟送出、客戶要簽收收到的貨品，或者你先送貨、後開票時，都可以使用送貨單。要建立送貨單，請參閱[建立送貨單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/create-a-delivery-order/)。 ## 整體結構 *[示意圖: 送貨單可以來自已開立的發票，也可以來自進行中或已接受的報價單（用建立送貨單），或者為某個客戶獨立建立（用新增送貨單）。它只有數量，沒有價格。來自報價單的送貨單和獨立建立的送貨單可以用生成發票變成草稿發票；在報價單的開票計劃下建立的送貨單為僅送貨。]* 送貨單有三種來源，來源決定它能交付甚麼： - **發票。** 你先開了票，現在送貨。每一行交付發票上某一行的一部分或全部，貨品已經由這張發票開票。 - **報價單。** 你先送貨、後開票。每一行交付報價單上某一行的一部分或全部；之後你把其中一張或幾張送貨單生成一張發票。 - **獨立建立。** 背後沒有任何單據：只有客戶、聯絡人，以及你輸入或從產品中選取的明細行。 對於有來源的明細行，easySales 記錄三個數字：來源行上的數量（**已開票** 或 **報價數量**）、所有送貨單已經佔用的數量（**已送達**）和還剩下的數量（**剩餘**）。新的送貨單最多只能取走剩餘的數量。草稿一儲存就計入：兩個人不可能同時把最後十個單位都送出去。 ## 如何運作 *[示意圖: 送貨單可以變成甚麼：草稿沒有編號，但已經預留數量；開立會給它編號並固定客戶資料；標記為已送達會記錄貨品送達的日期並鎖定明細行；已開立或已送達的送貨單可以取消，取消後紀錄保留、數量退回；草稿則是刪除。]* | 狀態 | 含義 | 可以更改的內容 | |---|---|---| | **草稿** | 準備中，還沒有編號 | 所有內容；可以刪除 | | **已開立** | 已有編號；單據隨貨品一起送出 | 明細行（在剩餘數量範圍內）、送貨地址、司機、車輛和日期 | | **已送達** | 客戶已收到貨品 | 只有司機、車輛、備註和簽收人 | | **已取消** | 已撤回；連同歷史一併保留 | 不能更改任何內容 | 開立會給送貨單編號和當天的日期，並按當時的資料固定客戶資料。取消已開立或已送達的送貨單，或刪除草稿，都會把它的數量退回來源單據，之後可以再次交付。 來自報價單的送貨單和獨立建立的送貨單，開票時方向相反：**生成發票** 把其中一張或幾張合成一張草稿發票，價格取自報價單或你的產品清單。每張送貨單會顯示它已開票多少：**未開票**、**部分開票** 或 **已開票**。 ## 需要注意 - 來自發票的送貨單已經由那張發票開票，所以不會再次開票。 - 從設有開票計劃的報價單建立的送貨單為 **僅送貨**：由計劃中的發票為工作開票，送貨單只記錄交接。 - 貸項通知單不會改變發票上還剩多少沒有交付。發票附有貸項通知單時，你建立送貨單時 easySales 會提醒你，請核對數量。 - 取消由送貨單生成的發票後，這些送貨單的明細行恢復為未開票，可以重新開票。 - **送貨單** 清單預設顯示最近 90 天的送貨單和所有草稿；清除 **期間** 即可看到更早的。 - 建立送貨單需要貴公司的方案包含開票功能。 ## 詞彙 - **送貨單**——已交付貨品的紀錄，有數量，沒有價格。 - **剩餘**——來源行還需要交付的數量。 - **僅送貨**——開票按報價單的開票計劃進行的送貨單。 - **簽收單**——客戶簽署的送貨單，送達後附上。 ## 常見誤解 - 「每張發票都需要送貨單。」不需要。送貨單是可選的，在有用的地方才用。 - 「草稿送貨單還不算數。」算。草稿在開立或刪除之前，一直預留它的數量。 - 「取消送貨單就會取消它的發票。」不會。已用 **生成發票** 生成發票的送貨單，要等那張發票被取消，或把這一行從發票中移除，才能取消。 ## 在哪裏找到 在側欄選擇 **送貨單**。已開立的發票，以及 **進行中** 或 **已接受** 的報價單，在單據下方都有一張 **送貨** 卡片，顯示已送達和剩餘的數量。客戶頁面上有一個 **送貨單** 分頁，列出該客戶的送貨單。 ## 為甚麼這樣設計 **隨貨同行的單據上沒有價格。** 簽收貨品的人——工地主管、倉務員——往往不是議定價格的人。送貨單上不顯示價格，便可以交給任何人簽收，而發票始終是唯一收費的單據。 **數量一儲存便預留。** 兩位同事為同一張訂單準備送貨時，後一位只能看到前一位沒有佔用的數量。**剩餘** 永遠是真正還剩下的，所以送出的數量不會超過已開票或已報價的數量。 **無論先後，每件貨品只開一次票。** 先開票後送貨的，不會再從送貨單開票；先送貨的，按實際送達的數量開票；屬於開票計劃的，由計劃開票。顧客不會為同一批貨被收兩次錢。 **已開立的送貨單是取消，不是刪除。** 一旦有了編號，單據可能已經在司機或顧客手上。取消會保留它的編號和歷史，你的編號沒有跳號，也能說明發生了甚麼，同時數量退回來源單據。 ## 更有效率的做法 - **從發票或報價單開始。** 在它的 **送貨** 卡片中選擇 **建立送貨單**，凡是仍有剩餘的明細行都會按剩餘數量勾選好；取消勾選今次不送的便可。參閱[建立送貨單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/create-a-delivery-order/)。 - **一星期的送貨一次過開票。** 在清單中勾選這些送貨單，選擇 **生成發票**：一張草稿發票便把它們全部開票。參閱[為已送達貨品開票](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/)。 - **當天的送貨一併標記送達。** 在清單中勾選已開立的送貨單，選擇 **標記為已送達**；這需要 **Delivery**（送貨單）**Edit**（編輯）設為 **全部記錄**。參閱[送貨單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/delivery-orders/)。 - **簽收單與送貨單放在一起。** 送達後，**上傳簽收單** 可以附上已簽署的單據或它的相片，顧客問起時隨時可查。參閱[開立與送達](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/issue-and-deliver/)。 - **不必逐張打開也能看進度。** 來源單據的 **送貨** 卡片列出它的送貨單，並顯示每一行的 **已送達** 和 **剩餘**。參閱[送貨單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/delivery-orders/)。 ## 例子 **分兩趟交付一張發票。** Lim & Co 向 Harbour Café 開出的發票包括 10 張吧凳和安裝服務。第一輛貨車運走 6 張吧凳。Mei Tan 打開發票，在 **送貨** 卡片中選擇 **建立送貨單**，在吧凳一行的 **本次送貨** 中填入 6，取消勾選安裝服務，然後建立送貨單。卡片隨即顯示吧凳 **已送達** 6、**剩餘** 4（10 − 6）。下星期建立第二張送貨單時，可交付的就是剩下的 4 張吧凳和安裝服務。 **先送貨，後開票。** Lim & Co 給 Orchard Dental 的報價單列有 4 個櫃子。星期一送出 2 個，星期四送出 2 個，分別記在從該報價單建立的兩張送貨單上。星期五，Daniel Lim 在 **送貨單** 清單中勾選這兩張送貨單，選擇 **生成發票**：一張草稿發票按報價單的價格為這 4 個櫃子開票。 **開票計劃下的項目。** Lim & Co 給 Kai Wei Engineering 的報價單設有開票計劃：一筆訂金加兩期進度款。從它建立的送貨單顯示 **僅送貨**：由計劃中的發票為項目開票，送貨單只記錄運抵現場的貨品。 **只為顧客留下的貨品開票。** Mei 用獨立建立的送貨單 DO-10000031 向 Harbour Café 送去 20 塊樣板磚。咖啡店留下 16 塊，退回 4 塊。Mei 在這張送貨單上選擇 **生成發票**，把 **開票數量** 改為 16。按產品標價 SGD 12.50 計算，草稿金額為 SGD 200.00（16 × 12.50）；加 9% GST（SGD 18.00）共 SGD 218.00。DO-10000031 現在顯示 **部分開票**，另外 4 塊留待以後開票。 **到了門口才取消的送貨。** Daniel 從一張發票開立了送貨單 DO-10000034，送 3 盞燈，但貨車到達時顧客的工地關上了門。他取消 DO-10000034，原因填「Site closed」（工地關閉）。送貨單保留編號，發票的 **送貨** 卡片重新顯示這 3 盞燈為 **剩餘**，可以另開一張送貨單。 ## 常見問題 - **每張發票都要開送貨單嗎？** 不用。送貨單是可選的。貨品分幾趟送、顧客要簽收，或先送貨後開票時才用。 - **一張訂單可以分幾次送貨嗎？** 可以。每張送貨單取走每一行的一部分，**送貨** 卡片顯示 **已送達** 和 **剩餘**。參閱[建立送貨單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/create-a-delivery-order/)。 - **為甚麼送貨單上沒有價格？** 它記錄交了甚麼貨，而不是收多少錢。價格、稅和合計都在發票上。 - **可以把幾張送貨單一併開一張發票嗎？** 可以，前提是它們屬於同一位顧客，並且全部來自同一張報價單，或者全部是獨立建立的。勾選它們，然後選擇 **生成發票**。參閱[為已送達貨品開票](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/)。 - **送貨單開錯了怎樣撤銷？** 草稿可以直接刪除，已開立或已送達的則取消。兩種做法都會把數量退回來源單據。參閱[開立與送達](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/issue-and-deliver/)。 - **貸項通知單會減少剩餘要送的數量嗎？** 不會。發票附有貸項通知單時 easySales 會提醒你，請自行減少數量。 - **為甚麼找不到以前的送貨單？** 清單預設只顯示最近 90 天。清除 **期間** 即可看到所有日期。參閱[送貨單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/delivery-orders/)。 ## 相關內容 - [送貨單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/delivery-orders/) - [建立送貨單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/create-a-delivery-order/) - [為已送達貨品開票](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/) - [開票計劃](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/) --- # 貨幣與匯率 > 外幣發票怎樣開——本位貨幣、發票自身的貨幣和匯率，以及外幣收款和貸項通知單如何換算成本位貨幣。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/ Lim & Co 以一種 **本位貨幣** 記帳，但報價單或發票可以使用另一種貨幣——也就是向顧客收費所用的貨幣。發票上的 **匯率** 把它的金額換算成你的本位貨幣。本頁說明這個匯率從哪裏來，以及它甚麼時候不再變動；要設定匯率，請參閱[發票匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/)。 ## 整體結構 *[示意圖: 報價到收款的各紀錄如何關聯：客戶下有聯絡人和商機；商機包含報價單；報價單透過一張或多張發票開票；收據支付發票；貸項通知單沖減一張發票；退款退還未分配的款項或剩餘貸項。]* 鏈條中每一條涉及金額的紀錄都有貨幣，並且都跟隨發票： - **報價單** 和 **發票** 各有自己的 **貨幣**。由報價單生成的發票沿用報價單的貨幣。 - **貸項通知單** 一律使用它所屬發票的貨幣，並按該發票的匯率換算。 - **收據** 使用它所支付發票的貨幣。一張收據只用一種貨幣。 - **退款** 使用它所退還的收據或貸項通知單的貨幣。 本位貨幣在建立貴公司帳戶時確定，不能更改。它顯示在 **系統設定** → **貨幣與匯率** 下，那裏的 **匯率** 列出目前匯率。 ## 如何運作 1. **草稿。** 選擇外幣時，發票採用當天的自動匯率，顯示在欄位下方，並註明來源和日期。你可以選擇 **Change rate**（更改匯率）改用自己的匯率；如果它與自動匯率相差超過 5%，easySales 會警告你，但仍允許套用。 2. **開立。** 匯率隨發票的其他數字一併固定。之後匯率變動不會再影響它，PDF、應收帳和對帳單都使用這個匯率。 3. **收款。** 以發票的貨幣記錄收款金額，並輸入實際到達銀行的本位貨幣金額。第二個數字是必填的：easySales 會按今天的自動匯率預先填入，你再把它改成銀行的數字。 4. **換算為本位貨幣。** 在客戶的應收帳和顧客的對帳單中，發票以及針對它的每一筆收款和貸項通知單都按發票的固定匯率換算。因此，全額付清的發票相抵為零，無論銀行實際入帳多少。 5. **匯兌損益。** 發票匯率與銀行實際入帳金額之間的差距，是已實現的匯兌收益或損失。easySales 在收據上和一份登記表中顯示它，僅供你自己的紀錄使用；參閱[匯兌差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/exchange-differences/)。 ## 需要注意 - 由報價單生成的發票採用生成當天的自動匯率，而不是較早的匯率。如果你與顧客約定了匯率，請在草稿上更改。 - 沒有記錄匯率的外幣發票不計入客戶的本位貨幣合計，而是另行列出。 - 以本位貨幣開立的發票沒有匯率可設定。 - 外幣退款同樣要求填寫實際從銀行付出的本位貨幣金額。參閱[向顧客退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/)。 ## 詞彙 - **本位貨幣**——貴公司計量紀錄所用的貨幣。 - **單據貨幣**——一張報價單、發票或貸項通知單上顯示並收費的貨幣。 - **匯率**——一個單位的單據貨幣相當於多少單位的本位貨幣。 - **自動匯率**——easySales 為當天提供的公布匯率。 ## 常見誤解 - 更新匯率不會改變已開立發票的匯率。 - 外幣收款不會因為銀行按不同匯率換算而在發票上產生餘額。發票以它自己的貨幣結清。 - 單據貨幣不會取代你的本位貨幣。 ## 在哪裏找到 匯率行和 **Change rate** 在發票表格上；參閱[發票匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/)。**本位貨幣** 和 **匯率** 在 **系統設定** → **貨幣與匯率** 下；參閱[系統設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/settings/)。 ## 為甚麼這樣設計 **你的數字需要統一的尺度。** **應收餘額**、帳齡和對帳單要把多種貨幣的發票加在一起，只能用一種貨幣來加。本位貨幣就是這把尺，而且永遠不變，所以去年的數字始終保持原來的意思。 **顧客欠的是發票的貨幣。** 向顧客開票 USD 2,000.00、顧客付了 USD 2,000.00，便是付清了，不論銀行為你入帳多少。每張發票以它自己的貨幣結清，匯率波動便不會留下顧客並不欠的餘額。 **發票上的一切都按它的匯率。** 收款和貸項通知單都按發票的固定匯率換算，所以客戶頁面和對帳單上，付清的發票顯示為零，與顧客看到的完全一致。銀行實際入帳多少則另行計算，作為你自己帳上的匯兌損益。 **一張收據就是一筆錢。** 一張收據對應到達銀行的一筆款項，而這筆款項只有一種貨幣。兩種貨幣的付款便是兩張收據，各自對上自己的銀行紀錄。 ## 更有效率的做法 - **大部分發票直接用自動匯率。** 它會自動填好，開立時固定；只有合約約定了匯率時才需要更改。參閱[發票匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/)。 - **從報價單生成發票時便設好約定匯率。** 從報價單生成的發票採用當天的匯率，請在開立前在草稿上更改。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **記錄收款時填入銀行的數字。** **SGD 金額**（或你本位貨幣的金額）填銀行實際入帳的數字，匯兌損益會自動計算。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **在一個清單裏查看所有匯兌損益。** 在 **發票** 清單中打開 **···** 選單，在 **登記簿** 下選擇 **匯兌差額**。參閱[匯兌差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/exchange-differences/)。 - **批量開外幣發票前先看一看匯率表。** **系統設定** → **貨幣與匯率** → **匯率** 顯示每個匯率的來源和最近更新時間。參閱[系統設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/settings/)。 ## 例子 ### 一張全額付清的外幣發票 Lim & Co 的本位貨幣是 SGD。10 月 5 日，Mei Tan 就設計工作向 Pacific Resorts Ltd 開票 USD 2,000.00，自動匯率為 1 USD = 1.350000 SGD。 1. 她開立發票。匯率現在固定了，客戶的應收帳把它計為 SGD 2,700.00（2,000.00 × 1.35）。 2. 11 月 3 日，顧客付了 USD 2,000.00。銀行按自己的匯率換算後，入帳 SGD 2,690.00。 3. Mei 選擇 **記錄收款**，**收款金額** 保留為 USD 2,000.00，並把 **SGD 金額** 改為 2,690.00。 發票顯示 **已付款**。在客戶的應收帳中，這筆收款按發票的匯率換算為 SGD 2,700.00，所以餘額為零。收據保留 SGD 2,690.00，作為實際到帳的金額，並顯示已實現匯兌損失 SGD (10.00)：2,690.00 − 2,700.00。 ### 與發票同一貨幣的貸項通知單 Mei 向 Pacific Resorts Ltd 開立第二張發票，USD 2,000.00，固定匯率同樣是 1.350000，即 SGD 2,700.00。有一件貨品退回，她開立一張 USD 200.00 的貸項通知單。它使用 USD，並按發票的匯率換算：SGD 270.00（200.00 × 1.35）。應收帳現在計為 SGD 2,430.00（2,700.00 − 270.00）。 顧客支付餘下的 USD 1,800.00，銀行入帳 SGD 2,412.00。Daniel Lim 在 **SGD 金額** 中填入 2,412.00。這筆收款計為 SGD 2,430.00（1,800.00 × 1.35），發票顯示 **已付款**，收據顯示已實現損失 SGD (18.00)：2,412.00 − 2,430.00。 ### 兩種貨幣，兩張收據 Bayview Hotel Group 欠 Lim & Co 一張 SGD 1,090.00 的發票和一張 USD 500.00 的發票，並在同一天付清兩張。Daniel 記錄兩張收據：一張 SGD 收據，金額 SGD 1,090.00；一張 USD 收據，金額 USD 500.00，並填上銀行入帳的 SGD 金額。每張收據各自對上銀行月結單上的一行。 ## 常見問題 - **甚麼是本位貨幣？** 貴公司計量紀錄所用的那一種貨幣：應收餘額、帳齡和對帳單都以它顯示。Lim & Co 的本位貨幣是 SGD。 - **公司的本位貨幣可以更改嗎？** 不可以。它在建立貴公司帳戶時確定，之後不能更改。參閱[系統設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/settings/)。 - **從報價單生成的發票會沿用報價單的貨幣嗎？** 會。它採用生成當天的自動匯率；如果約定了其他匯率，請在草稿上更改。 - **一張收據可以支付兩種貨幣的發票嗎？** 不可以。一張收據只有一種貨幣，每種貨幣各記錄一張收據。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **貸項通知單的貨幣可以與發票不同嗎？** 不可以。貸項通知單一律使用它所屬發票的貨幣，並按該發票的匯率換算。參閱[建立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - **為甚麼某張外幣發票沒有計入客戶的 SGD 合計？** 它沒有記錄匯率，無法換算。客戶頁面會在合計下方另行列出它。 - **退款用哪種貨幣記錄？** 用它所退還的收據或貸項通知單的貨幣，並在旁邊填寫實際從銀行付出的本位貨幣金額。參閱[向顧客退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/)。 ## 相關內容 - [發票匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/) - [應收餘額](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) - [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [匯兌差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/exchange-differences/) --- # 成本與毛利 > 項目毛利怎樣計算——合約金額、預計成本、已承諾成本、實際成本和已開票收入，以及怎樣手動設定毛利率。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gross-margin/ 一宗交易要在付出成本之後仍有剩餘，才值得爭取。在每個商機上，easySales 都把你賣出的金額與工作的成本放在一起比較，讓你在項目進行期間就能看到毛利，而不是等到完成之後。本頁說明各項數字從哪裏來，以及毛利何時是預計、何時是實際。 ## 整體結構 *[示意圖: 成本數字的來源：已接受報價單的明細成本得出預計成本；已下達但尚未開票的採購訂單得出已承諾成本；供應商發票得出實際成本。]* 商機頁面有一個 **利潤** 部分。它以 **毛利率** 開頭，括號內寫明來源——**預計**、**實際** 或 **手填**——旁邊是 **毛利**。所有數字都不含稅，以貴公司的本位貨幣計算。下面兩塊是具體數字： - **預計（按已接受的報價單）** - **合約金額**——已接受的報價單，不含稅。沒有已接受的報價單時，顯示為 **預計金額**，即商機上的金額。 - **預計成本**——該宗交易已接受報價單上的明細成本。沒有已接受的報價單時，改用商機上輸入的成本，標籤變為 **預計成本（手填）**。 - **預計毛利率**——合約金額減去預計成本，佔合約金額的百分比。 - **實際（按發票和採購）** - **收入（已開票）**——由該宗交易的報價單生成、並已開立的發票，不含稅。對這些發票開立的貸項通知單會被扣除，已取消的發票不計算在內。 - **實際成本**——就該宗交易的採購訂單所記錄的供應商發票。 - **已承諾成本**——該宗交易已開立的採購訂單中，供應商尚未開票的部分。 - **成本合計**——實際成本加已承諾成本。 - **實際毛利率**——收入減去成本合計，佔收入的百分比。 ## 如何運作 *[示意圖: 顯示哪一種毛利：在交易有已開票收入和至少一張採購訂單或供應商發票之前顯示預計毛利，之後顯示實際毛利。兩者都可以由附有原因、手動設定的毛利取代，該設定可以清除。]* 1. **銷售期間。** 毛利是 **預計** 的：合約金額減去預計成本。 2. **採購期間。** 開立採購訂單，會把該金額移到已承諾成本。記錄供應商發票，會把它移到實際成本。兩者都計入實際毛利，所以你已落單的訂單會在帳單到達之前就拉低毛利。 3. **開票並已採購之後。** 當交易有已開票收入，並有至少一張採購訂單或供應商發票時，毛利變為 **實際**。報價單沒有成本的服務類交易，一開票就顯示 **實際**。 4. **你掌握更準確的資料時。** 可以編輯該商機的人，可以選擇 **手填毛利率**（已有手填值時為 **修改手填毛利率**），填寫 **毛利率（%）** 和 **原因**。毛利率隨後顯示為 **手填**，這項更改會記錄在 **歷史** 中，**清除手填毛利率** 可以去掉它。可以看到這些數字的人，仍會在旁邊看到 **系統計算的毛利率**。 ## 需要注意 - easySales 不會在零收入上顯示百分比。 - 只有由該宗交易的報價單生成的發票，才算作它的收入。 - 沒有填寫成本的報價行不計入預計成本，該部分會用一條提示說明有幾行。 - 其他貨幣的金額，按每張單據自己儲存的匯率換算。沒有匯率的單據不會估值，顯示為 **無法折算**；絕不會按匯率 1 計算。 - 只有角色可以列出全部採購訂單的人（**Purchase**（採購）**List**（列表）設為 **全部記錄**）才看到成本數字。收入需要能看全部發票（**Invoice**（發票）**View**（檢視）設為 **全部記錄**）和該客戶。報價數字需要能看該宗交易的全部報價單。你無權查看的數字會被省略，不會顯示為零。 - 如果你的角色看不到發票，毛利一律顯示為 **預計**。 - 在商機清單上，**毛利率** 欄顯示的就是 **利潤** 部分的這個毛利率。 ## 詞彙 - **毛利率**——利潤佔其基數的百分比：預計時是合約金額，實際時是已開票收入。 - **成本合計**——實際成本加已承諾成本：為該宗交易買入的一切，不論已否開票。 - **成本加成率**——利潤佔成本的百分比。easySales 不會顯示它。 - **已承諾成本**——你開立採購訂單後同意支出、但帳單尚未到達的金額。 ## 常見誤解 - 預計毛利高只是預測，不是結果。採購訂單開立後請再次檢查。 - 收入一律不含稅。採購的稅款只有在不可退還時才計入成本。 - 記錄向供應商的付款不會改變成本。成本跟隨供應商發票。 ## 在哪裏找到 打開一個商機，找到 **利潤** 部分。採購訂單在[採購訂單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/purchase-orders/)中建立，供應商發票則記錄在每張訂單上。 ## 為甚麼這樣設計 **毛利按賣出的金額計算。** 毛利率是利潤除以收入，與損益表的算法一樣，所以每宗交易的數字可以直接與帳目對照。成本加成率除以的是成本，同一宗交易看起來更高：成本 SGD 11,000.00、利潤 SGD 9,000.00，成本加成率是 81.82%，而對 SGD 20,000.00 的銷售額來說毛利率是 45%。 **訂單在帳單到達前就計入。** 開立採購訂單，便等於同意支付這筆錢。把它計作已承諾成本，你在仍來得及調整的時候就能看到它對該宗交易的影響，而不是幾星期後供應商發票到了才知道。 **一切都不含稅。** 你收取的 GST 是代稅務機關收取的，可以申回的進項稅最終也不花你的錢。只有真正留在你手上或從你手上付出的，才計入毛利。 **看不全的數字寧可略去，也不當作零。** 只用你看得到的發票或訂單拼湊出來的毛利，看起來很精確，其實是錯的。easySales 只把數字顯示給能看到全部組成部分的人。 ## 更有效率的做法 - **在報價行上填寫成本單價。** 已接受報價單上的明細成本會成為 **預計成本**，顧客接受報價當天便有預計毛利。參閱[明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/)。 - **由報價單生成發票。** 只有由該宗交易的報價單生成的發票才算作它的收入。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **由商機發起採購訂單。** 商機 **採購訂單** 分頁上的 **新增採購訂單** 會替你填好商機。參閱[採購訂單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/purchase-orders/)。 - **供應商不會全額開票的訂單便關閉它。** **關閉採購訂單** 會釋出未開票的部分，它便不再計作已承諾成本。 - **在清單上比較各宗交易。** **商機** 清單上的 **毛利率** 欄顯示每宗交易的毛利率及其來源。參閱[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/)。 ## 例子 Lim & Co 贏得 Harbour Café 的裝修工程。已接受的報價單不含稅 SGD 20,000.00，明細成本為 SGD 11,000.00。**利潤** 部分顯示 **毛利** SGD 9,000.00，**毛利率** 45%（預計）：9,000.00 ÷ 20,000.00。 Mei Tan 向木工工場開立一張 SGD 10,500.00 的採購訂單，並由報價單生成一張不含稅 SGD 6,000.00 的訂金發票。這宗交易現在有收入和採購訂單，所以毛利顯示 **實際**：SGD 6,000.00 減已承諾的 SGD 10,500.00，為 SGD −4,500.00，即 −75%。這不是虧損；大部分工作仍待開票。 Lim & Co 其後開出餘下的 SGD 14,000.00 發票，工場因多加一個層架而開出 SGD 10,800.00 的帳單，所以沒有任何已承諾的餘額。毛利顯示 **實際**：SGD 20,000.00 減 SGD 10,800.00 為 SGD 9,200.00，即 46%。 Daniel Lim 的純設計交易為 SGD 3,000.00，報價單上沒有成本。開票後，它的毛利顯示 **實際**，為 SGD 3,000.00，即 100%。他知道當中用了自由工作者兩天的時間，於是把毛利率手動設定為 80%，原因是 "Freelance drafting, not ordered through easySales"。 **完工後的貸項通知單。** 裝修工程中有一塊面板損壞，Mei 就最後一張發票開立了一張不含稅 SGD 500.00 的貸項通知單。**收入（已開票）** 降至 SGD 19,500.00（20,000.00 − 500.00），**毛利** 降至 SGD 8,700.00（19,500.00 − 10,800.00），毛利率降至 44.62%（實際）：8,700.00 ÷ 19,500.00 = 0.44615…，百分比保留兩位小數。 **不屬於這宗交易的發票。** 咖啡店後來再訂了一盞座地燈，Mei 直接從客戶頁面新增了一張 SGD 400.00 的發票，沒有由裝修報價單生成。它計入咖啡店的餘額，但不計入裝修工程的收入，收入仍是 SGD 19,500.00。 ## 常見問題 - **毛利率和成本加成率有甚麼分別？** 毛利率是利潤佔收入的百分比；成本加成率是利潤佔成本的百分比。成本 SGD 11,000.00 的一筆 SGD 20,000.00 銷售，利潤 SGD 9,000.00，毛利率是 45%，成本加成率是 81.82%。 - **為甚麼商機顯示負毛利？** 你開立的採購訂單金額超過了目前已開票的金額。已承諾成本會即時計入，所以隨着你繼續開票，毛利會回升。 - **為甚麼某張發票沒有計入商機的收入？** 它不是由該商機的報價單生成的，或者仍是草稿，或者已被取消。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **為甚麼預計毛利率是空白的？** 已接受報價單上沒有任何一行填了成本，或者沒有已接受的報價單、商機上也沒有填寫成本。請在報價行上填寫成本單價。 - **為甚麼我看不到成本數字？** 你的角色不能列出全部採購訂單。成本數字需要 **Purchase** **List** 設為 **全部記錄**。參閱[角色與共享](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/)。 - **毛利率可以自己填寫嗎？** 可以，需要對該商機有 **Edit** 權限。選擇 **手填毛利率**，填寫 −1000 至 100 之間、最多 4 位小數的 **毛利率（%）**，並寫明 **原因**。**清除手填毛利率** 會恢復系統計算的數字。 ## 相關內容 - [商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/) - [採購訂單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/purchase-orders/) - [供應商發票](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/supplier-invoices/) - [報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/) --- # 產品與明細行 > 產品怎樣帶入報價單和發票的明細行、明細行自己保留哪些內容，以及單價、成本和稅從哪裏來。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/products-and-line-items/ **產品** 是你銷售的東西，在產品清單中儲存一次，誰都不必重新輸入。**明細行** 是報價單或發票上的一行。明細行由一個產品開始，然後為該單據保留自己的內容，所以你給某位顧客報的價錢永遠不會改變你的產品目錄。 ## 如何運作 產品不是 **商品**（Goods）——你供應的實物，例如捲簾——就是 **服務**（Service）——你提供的工作，例如一小時的設計諮詢。它包含 **名稱**、**編碼**、**單位**、**類別**、**製造商**、**貨幣**、**定價**、**成本**、**說明**，以及（如果你選了）**預設銷售稅**。 在明細行上選擇一個產品時，該行會帶入它的名稱、**單位**、定價和說明；產品有 **預設銷售稅** 時，也會帶入。由那時起，這一行就屬於該單據：為這位顧客更改它的 **數量**、**單價** 或 **說明**，產品保持不變。之後更改或停用產品，亦不會改變已經列出它的單據。 明細行的金額是 **數量** 乘以 **單價**。稅來自單據：每一行都使用單據的稅率，顯示為 **單據稅率**，除非你剔選 **逐行稅率**，並在該行的 **稅碼** 中選擇稅率。產品的 **預設銷售稅** 是它那一行的起點。只有單據在其日期提供這個稅時，明細行才會帶入它；如果它就是單據自己的稅，明細行只是保持 **單據稅率**。 ## 需要注意 - 每個已儲存的明細行都需要一個產品。如果產品還未存在，請在該行輸入它的名稱，然後選擇 **Create new product “…”**（新增產品）；這需要 **Product**（產品）**Add**（新增）權限。 - 一行可以帶自己的折扣，用百分比或金額；一張單據亦可以對整個小計打一個折扣。兩者都在計稅前扣除——參閱[給予折扣](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/discounts/)。 - **定價** 和 **成本** 是可選的。價錢不固定時請留空；這樣明細行開始時沒有價錢。 - 定價按原數字帶入，不論單據是甚麼貨幣，都不會換算。 - 明細行的 **成本單價** 合計為 **成本**，供你自己計算毛利。顧客不需要支付它，選擇產品亦不會帶入它。 - 發票開立後，它所收取的內容——明細行、價錢和稅——便會鎖定。 - easySales 不管理存貨。開立發票不會減少現有數量。 ## 詞彙 - **產品**——你銷售的商品或服務的目錄條目。 - **商品** / **服務**——產品的類型：供應的實物，或完成的工作。 - **單位**——數量的計量方式，例如卷或天。 - **定價**——選擇該產品時，明細行開始使用的價錢。 - **明細行**——報價單或發票的一行，有它自己的數量、價錢和說明。 - **單據稅率**——單據自己的稅率，沒有獨立稅率的每一行都使用它。 - **預設銷售稅**——選用該產品時，明細行開始使用的稅（如果單據提供）。 ## 常見誤解 - 更新產品的價錢，不會重新為已有的報價單或發票定價。 - 停用產品不會把它從已經列出它的單據中刪除。 - 產品的 **預設銷售稅** 不會設定已經寫好的單據的稅。稅按每張單據及其明細行所寫的來徵收。 ## 在哪裏找到 在側邊欄中選擇 **產品** 查看產品清單；參閱[產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/overview/)。明細行在報價單或發票上編輯；參閱[明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/)。 ## 為甚麼這樣設計 **明細行是副本，不是連結。** 報價單發出、發票開立之後，顧客手上便有了這些價錢。因為每一行都保留自己的內容，之後目錄裏加價，亦改變不了顧客已經拿到的單據。 **稅屬於這宗銷售；產品只是給出建議。** 同一款捲簾，在新加坡安裝時按標準稅率徵稅，出口時則可能適用零稅率。產品的預設稅填好常見的情況，而適用於這宗銷售的稅，仍由單據或某一行來決定。 **每一行都寫明一個產品。** 這樣同一樣東西在每張報價單和發票上的寫法都一樣；在明細行上輸入的新品名，亦會變成下次可以直接選擇的產品。 **成本只留在公司內部。** 明細行的成本單價從不列印。它讓你在報價時便能看到毛利，已接受報價單上的成本還會計入這單生意的[毛利](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gross-margin/)。 ## 更有效率的做法 - **邊報價邊建立產品。** 有 **Product** **Add** 權限時，在明細行上輸入的新名稱會在儲存單據時成為產品。參閱[建立產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/create-a-product/)。 - **從試算表匯入產品目錄。** [資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)可以從 .xlsx 或 .csv 檔案匯入產品。 - **沿用以前報價單的明細行。** **···** 選單中的 **複製** 會建立一張明細行相同的新草稿。參閱[複製報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/)。 - **先選好單據的稅。** 在報價單或發票上設定一次稅，只有例外的行才用 **逐行稅率**。參閱[明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/)。 - **要看毛利的行便填上成本單價。** 成本不會從產品帶入，請在需要看毛利的明細行上填寫。 ## 例子 Lim & Co 的產品「Roller blind」是 **商品**，**單位** 設為 pc，**定價** 為 SGD 180.00。Mei Tan 在給 Harbour Café Pte Ltd 的報價單上選擇了它，把 **數量** 設為 6，並談妥 **單價** 為 SGD 165.00：這一行合計 SGD 990.00（6 × 165.00），**GST 9%** 再加 SGD 89.10（990.00 × 9%），共 SGD 1,079.10。對於下一位顧客，產品仍然標價 SGD 180.00。 **從明細行新增產品。** Harbour Café 還要吸音板，這是 Lim & Co 從未賣過的。Mei 在同一張報價單上輸入「Acoustic panel」，選擇 **Create new product “Acoustic panel”** 和 **商品**，把 **數量** 設為 8、**單位** 設為 pc、**單價** 設為 SGD 145.00。這一行合計 SGD 1,160.00（8 × 145.00）。儲存之前，報價單提示 **儲存時還會新增 1 個產品：Acoustic panel**。儲存後，新產品帶入這一行的單位、SGD 145.00 的價錢和報價單的貨幣；它的 **類別**、**製造商** 和 **成本** 留空，等人之後補上。 **另一種貨幣的價錢。** 「Teak side table」的 **定價** 為 SGD 420.00。Mei 用 MYR 給吉隆坡的一位顧客報兩張邊枱的價。選擇產品後，**單價** 填入的是原數字 420.00，所以她改成談好的 MYR 1,350.00；這一行合計 MYR 2,700.00（2 × 1,350.00）。 ## 常見問題 - **改了產品價錢，以前的報價單會跟着變嗎？** 不會。每一行都保留當時的價錢。只有之後新加的行才由新的定價開始。 - **產品的 GST 稅率在哪裏設定？** 打開產品，選擇 **編輯**，在 **價格** 下選擇一個 **預設銷售稅**。選用該產品的明細行會由這個稅開始；單據或明細行仍可以更改。參閱[GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 - **產品的定價會換算成報價單的貨幣嗎？** 不會。數字按原樣帶入。請在明細行上填寫單據貨幣的價錢。 - **easySales 能管理存貨嗎？** 不能。產品沒有現有數量，開立發票亦不會扣減存貨。 - **商品和服務有甚麼分別？** **商品** 是你供應的實物；**服務** 是你提供的工作。每個產品都要選一種，從明細行新增的亦一樣。 - **停用產品後，報價單會怎樣？** 不會怎樣。列出它的單據保留原來的明細行；只是新的明細行不會再提供這個產品。 ## 相關內容 - [產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/overview/) - [明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/) - [建立產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/create-a-product/) - [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [報價單還是發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quotation-vs-invoice/) --- # 負責人與可見範圍 > 客戶紀錄的負責人是甚麼：為甚麼同事看不到某個客戶、Own records only 級別怎樣計，以及怎樣共享或移交客戶。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/ownership-and-visibility/ easySales 中的每項客戶和銷售紀錄都有一位負責人：負責跟進它的同事。對於角色給予 **Own records only**（只限自己的紀錄）的人，負責人亦決定他們能看到哪些紀錄。同事找不到某項紀錄時，首先要檢查的就是負責人。 ## 如何運作 每類紀錄都在自己的欄位中寫明負責人： - 客戶的 **負責人**； - 聯絡人的 **聯絡人負責人**； - 報價單或發票上的 **銷售員**，以及貸項通知單上的銷售員； - 商機、採購訂單或送貨單的 **負責人**； - 收據或退款屬於記錄它的人。 活動跟隨它所在的紀錄：能看到該紀錄的所有人都能閱讀其活動，相關人員亦可以。僅限成員空間內的活動只有該空間的成員能讀。請參閱[誰能看到活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/who-can-see/)。 一個人能看到甚麼，取決於其角色在該操作上的級別。**No access**（無權限）甚麼都不顯示，**All records**（全部紀錄）顯示貴公司的所有紀錄，**Own records only** 顯示他們負責的紀錄，加上共享設定增加的紀錄：**預設存取**、**共享規則**、**團隊** 和 **匯報關係**。客戶的 **客戶團隊** 會再增加範圍：成員可以存取該客戶及其下的所有內容，無論負責人是誰。每位成員的 **客戶存取權限** 為 **唯讀** 或 **可讀寫**。 客戶與其單據之間有兩條無需任何設定的關聯。客戶的 **負責人** 可以閱覽該客戶下的商機、報價單、發票和貸項通知單；這些單據的負責人亦可以閱覽其所屬的客戶。 ## 需要注意 - 更換負責人會轉移責任，並改變 **Own records only** 級別下誰能看到該紀錄。它永遠不會改變任何人的角色所容許的內容。 - 要移交單項紀錄，請使用其 **···** 選單中的 **更改負責人**。同一選單中的 **負責人變更紀錄** 列出每一次負責人變更：時間、由誰、到誰，以及由誰操作。 - 有人離職時，請停用其用戶帳戶，然後用 **轉移記錄** 移交他們負責的內容。停用本身不會移交任何東西。之後要找已停用的用戶，請在 **用戶帳戶** 清單上把 **狀態** 設為 **已停用**。 - 移交時，已開立的發票、貸項通知單和已關閉的報價單會留在原銷售員名下，除非你選擇移交它們。 - 產品、用戶、收據和退款沒有共享。在 **Own records only** 級別，你只能存取自己的這些紀錄。 ## 詞彙 - **負責人**——對一項紀錄負責的同事，寫在為此命名的欄位中，例如客戶的 **負責人**。 - **Own records only**——把角色限制為用戶負責的紀錄，外加共享紀錄的級別。 - **客戶團隊**——加入某個客戶的同事，他們不必是負責人也能處理該客戶。 - **匯報關係**——每位用戶的經理。**依層級授予存取權限** 開啟時，經理可以存取其下屬的紀錄。 - **轉移記錄**——容許移交貴公司任何紀錄的角色設定。 ## 常見誤解 - 擔任負責人不會給予角色拒絕的操作。 - **Own records only** 不是弱一點的 **All records**，而是另一組紀錄。 - 看不到的紀錄並不是不見了。它可能屬於你存取範圍以外的同事。 - 已停用用戶的紀錄仍歸他們所有，直至有人移交這些紀錄。 ## 在哪裏找到 負責人顯示在每項紀錄的頁面上，其 **···** 選單中有 **更改負責人** 和 **負責人變更紀錄**；參閱[更換負責人](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/ownership/)。移交某位用戶負責的所有內容，請參閱[移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/)。 ## 為甚麼這樣設計 **每項紀錄都有一個負責的人。** 沒有負責人的客戶，就是沒有人跟進的客戶。每個客戶、每張報價單和發票都寫明一位同事，便總有人知道這是自己要跟的。 **存取跟着責任走。** 在 **Own records only** 級別，你能看到的就是你負責的。用 **更改負責人** 把客戶交給同事時，存取亦隨之轉移，不需要任何人去改角色。 **已開立的單據保留原銷售員。** 已開立的發票記錄了這單生意是誰做成的。移交時把它留在原銷售員名下，他的銷售紀錄和佣金數字便保持不變。 **不是你記錄的款項保持私密。** 收據屬於記錄它的人，沒有共享。能打開某個客戶，並不代表能看到這位顧客的每一筆付款，除非角色能看全部紀錄。 ## 更有效率的做法 - **一步移交整個客戶。** 在客戶上使用 **更改負責人**，它的聯絡人和你勾選的未完成工作會一起轉過去。參閱[更換負責人](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/ownership/)。 - **共享一個客戶，而不是移交它。** 把同事加入該客戶的 **客戶團隊**，存取權限選 **唯讀** 或 **可讀寫**。參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 - **讓經理看到下屬的紀錄。** 為每位用戶設定一次 **匯報關係**；開啟 **依層級授予存取權限** 後，經理便能存取其團隊的紀錄。參閱[共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/)。 - **一次過移交離職同事的紀錄。** [移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/)可以把已停用用戶負責的內容轉給同事，可以逐個客戶轉，亦可以一次全部轉。 ## 例子 Priya 的角色給予 **Account**（客戶）**Own records only** 級別，而 Harbour Café Pte Ltd 屬於 Mei Tan。Priya 負責追收這間咖啡店的未付發票，但在 Mei 把她加入咖啡店的 **客戶團隊**、並把 **客戶存取權限** 設為 **唯讀** 之前，她打不開這個客戶。由那時起，Priya 可以打開該客戶，以及其下的報價單和發票——只要她的角色給予她這些模組——但不能修改。客戶仍然歸 Mei。 Farid Rahman 離開 Lim & Co 時，Daniel Lim 停用了他的用戶帳戶，並用 **轉移記錄** 把他的客戶移交給 Mei，Farid 開立的發票仍留在他名下。 **經理看到的範圍。** Daniel Lim 的角色給予 **Quote**（報價單）**Own records only** 級別，他自己有兩張進行中的報價單，沒有負責任何客戶。Mei 有四張進行中的報價單，Priya 有三張，兩人的 **匯報關係** 都設為 Daniel。報價單的 **依層級授予存取權限** 開啟時，Daniel 的 **報價單** 清單顯示九張進行中的報價單（2 + 4 + 3）。 ## 常見問題 - **easySales 裏紀錄的負責人是誰？** 是紀錄負責人欄位裏寫的那位同事：客戶的 **負責人**、**聯絡人負責人**、報價單或發票上的 **銷售員**，或商機和訂單的 **負責人**。收據屬於記錄它的人。 - **為甚麼我看得到的客戶，同事卻看不到？** 同事的角色對 **Account** 設為 **Own records only**，而這個客戶既不是他負責的，亦沒有共享給他。請把他加入 **客戶團隊**，或更換負責人。 - **怎樣讓同事處理我的客戶，又不把客戶交給他？** 把他加入該客戶的 **客戶團隊**。需要修改紀錄便選 **可讀寫**，只需要查看便選 **唯讀**。他能執行哪些操作，仍由他的角色決定。 - **經理能看到下屬的紀錄嗎？** 可以，前提是每個人的 **匯報關係** 已設定好，而且該類紀錄的 **依層級授予存取權限** 已開啟。參閱[共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/)。 - **停用用戶後，他的客戶會自動交給別人嗎？** 不會。他的紀錄仍歸他所有，直至你用[移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/)轉走。在 **用戶帳戶** 清單上把 **狀態** 設為 **已停用**，便能找到該用戶。 - **可以共享某一張收據或某個產品嗎？** 不可以。收據、退款、產品和用戶沒有共享。角色需要看到全部這些紀錄時，要設為 **All records**。 ## 相關內容 - [角色與共享](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/) - [更換負責人](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/ownership/) - [移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/) - [共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/) --- # 角色與共享 > easySales 用戶角色和權限怎樣設定：每項操作的 No access、All records、Own records only，以及共享設定、團隊和上下級關係。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/ 有兩樣東西決定同事在 easySales 中能做甚麼。他們的 **角色** 規定他們在每個模組中可以執行哪些操作，以及可以處理誰的紀錄。貴公司的 **共享設定** 決定，對於只能處理自己紀錄的人，哪些同事的紀錄亦算在可存取範圍內。了解兩者如何配合，你便能給每個人恰好符合其工作需要的存取權限。 ## 如何運作 *[示意圖: 誰能看到一項紀錄：首先由角色在該操作上的級別決定。No access 不顯示任何紀錄，All records 顯示貴公司的所有紀錄，Own records only 顯示你負責的紀錄，加上共享設定透過預設存取、共享規則、團隊和匯報關係增加的紀錄。]* 每個模組有五項操作：**List**（列表）、**View**（檢視）、**Add**（新增）、**Edit**（編輯）和 **Delete**（刪除）。角色把每項操作設為三個級別之一： - **No access**（無權限）——拒絕該操作。 - **All records**（全部紀錄）——貴公司中該類的所有紀錄。 - **Own records only**（只限自己的紀錄）——用戶負責的紀錄，加上共享設定向其開放的紀錄。 每間公司都有兩個不能修改的標準角色。**Administrator**（管理員）擁有所有權限，級別均為 **All records**。**Viewer**（檢視者）可以在 **Own records only** 級別對客戶、聯絡人、報價單、發票和貸項通知單執行 **List** 和 **View**，並能閱讀它看得到的紀錄上的活動；此外沒有其他權限。其他任何組合都是貴公司自己建立的自訂角色。 共享只在 **Own records only** 級別起作用。它的四個分頁各自擴大可存取的範圍：**預設存取** 設定每類紀錄的私隱程度；**共享規則** 把一個團隊的紀錄開放給另一個團隊；**團隊** 把同事分組，**團隊負責人** 可以存取其所負責團隊及下級團隊的紀錄；**匯報關係** 記錄上下級關係，經理可以存取其下屬的紀錄。 ## 需要注意 - 操作由角色決定。共享永遠不會越過 **No access**：檢視共享的紀錄需要 **View**，修改它需要 **Edit**。 - **System**（系統）只接受 **No access** 或 **All records**。 - 除五項操作外，角色亦可以有 **轉移記錄** 和 **角色管理** 控制項，例如 **管理自訂角色**、**分派角色**、**撇銷小額收款差額** 和 **撇銷壞帳**。它們一律在全公司範圍內生效。 - 只有擁有 **管理自訂角色** 的人可以建立或修改角色，只有擁有 **分派角色** 的人可以把角色分配給用戶。 - 非管理員只能建立、編輯或分配權限不超過自己的角色。任何人都不能更改自己的角色，亦不能編輯賦予自己權限的那個自訂角色。 - 產品、用戶和收據沒有共享。在 **Own records only** 級別，用戶只能存取自己的這些紀錄。活動跟隨它所在的紀錄或空間。 ## 詞彙 - **角色**——用戶工作時所依據的一組權限。每位用戶有一個角色。 - **Standard Role**（標準角色）——**Administrator** 或 **Viewer**；兩者都不能編輯。 - **Custom Role**（自訂角色）——貴公司建立並可以修改的角色。 - **權限級別**——**No access**、**All records** 或 **Own records only**，為每個模組的每項操作分別設定。 - **共享設定**——**預設存取**、**共享規則**、**團隊** 和 **匯報關係**。 - **匯報關係**——每位用戶向誰匯報；共享所依循的上下級關係。 ## 常見誤解 - 共享一項紀錄，不會給予角色拒絕的操作。 - **All records** 和 **Own records only** 描述的是誰的紀錄，而不是資歷高低。 - 對於 **All records** 或 **No access** 級別的人，共享設定不會改變任何東西。 - 用戶頁面上的 **團隊（文字）** 是自由填寫的標籤，不是共享設定中的團隊。 ## 在哪裏找到 角色位於 **用戶帳戶** 的 **角色** 分頁；參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。共享位於 **系統設定** 的 **共享與團隊**；參閱[共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/)。 ## 為甚麼這樣設計 **角色管「做甚麼」，共享管「誰的」。** 五位設計師可以共用一個角色，卻各自看到不同的客戶，因為紀錄由共享和負責人決定，操作由角色決定。這樣只需維護幾個角色，而不是一人一個。 **共享只擴大能看到的，從不擴大能做的。** 共享規則開放的是紀錄；它不能讓角色不容許刪除發票的人刪除發票。所以把一個團隊的紀錄開放給另一個團隊，不必逐個檢查角色。 **任何人都不能給自己加權限。** 用戶不能更改自己的角色，非管理員亦不能給任何角色超過自己的權限。權限的每一次變動都要經過第二個人，這保護了顧客資料和你的財務紀錄。 **敏感控制項在全公司範圍生效。** 撇銷壞帳、管理角色會影響你的帳目或所有人的存取權限，所以這些控制項對角色來說只有開或關，從不限於自己的紀錄。 ## 更有效率的做法 - **由現有角色開始建立新角色。** **複製自** 會把某個自訂角色的權限帶入新角色，你只需修改不同的地方。參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **把同事分成團隊。** 兩個團隊之間一條共享規則，便能代替逐人共享紀錄。參閱[共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/)。 - **上下級關係設定一次便可。** 設定好 **匯報關係** 並開啟 **依層級授予存取權限** 後，經理不需要 **All records** 級別的角色，亦能存取下屬的紀錄。參閱[共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/)。 - **只向一位同事開放一個顧客。** 客戶的 **客戶團隊** 只開放這一個顧客。參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 - **設定級別前先查一查。** [權限參考](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/permissions/)列出了每個模組的各項操作容許做甚麼。 ## 例子 Lim & Co 的設計師使用一個自訂角色，其中 **Account**（客戶）、**Contact**（聯絡人）、**Quote**（報價單）和 **Invoice**（發票）均為 **Own records only**。Daniel Lim 在 **預設存取** 下把 **Account** 設為 **私有**，並在 **匯報關係** 中記錄 Mei Tan 和 Priya Nair 向他匯報。Mei 只能看到自己的客戶；Daniel 能看到自己的、Mei 的和 Priya 的客戶。 **追數專用角色。** Priya 負責跟進全公司的收款。Daniel 把設計師角色複製成一個新角色「Collections」，並作以下修改： | 模組或控制項 | 設定 | |---|---| | **Account**、**Contact**——**List**、**View** | **All records** | | **Invoice**——**List**、**View**、**Edit** | **All records** | | **Quote**——全部操作 | **No access** | | **撇銷小額收款差額** | 開啟 | 現在 Priya 可以打開每個顧客和每張發票、記錄收款，並看到每個客戶的 **對帳單**——它只對能看到全部發票的角色顯示。她不能查看或填寫報價單。 ## 常見問題 - **角色和共享有甚麼分別？** 角色決定一個人可以執行哪些操作、在甚麼級別執行。級別為 **Own records only** 時，共享決定哪些同事的紀錄亦算作他的。 - **Viewer 角色能做甚麼？** 列出並打開自己負責的、或共享給它的客戶、聯絡人、報價單、發票和貸項通知單，並閱讀上面的活動。它不能建立或修改任何內容。 - **一位用戶可以有多個角色嗎？** 不可以。每位用戶只有一個角色。需要更多權限時，請給他一個範圍更大的自訂角色，或者使用共享和 **客戶團隊**。 - **我可以更改自己的角色嗎？** 不可以。請另一位擁有 **分派角色** 的人來改。這樣任何人都無法給自己加權限。 - **共享設定會影響 All records 級別的用戶嗎？** 不會。他們本來便能存取該類的所有紀錄。共享只擴大 **Own records only**。 - **誰可以建立和編輯角色？** 角色擁有 **管理自訂角色** 的人。如果他不是管理員，便只能授予自己角色已有的權限。 ## 相關內容 - [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) - [共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/) - [負責人與可見範圍](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/ownership-and-visibility/) - [權限參考](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/permissions/) --- # 活動與跟進 > 在 easySales 用備註、任務、行程和溝通跟進客戶——怎樣 @ 提及同事、誰能看到這些紀錄、待辦提醒匯集在哪裏。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/activities-and-follow-up/ 活動記錄圍繞客戶或交易的工作和溝通。把每則活動發佈在它所涉及的紀錄上，下一個打開該客戶或報價單的人就能看到發生了甚麼、還有甚麼要做——再透過提及把同事拉進來。 ## 整體結構 *[示意圖: 活動發佈在一筆紀錄上——客戶、聯絡人、潛在客戶、商機、報價單或發票——或發佈在一個空間內。回覆、@ 提及和 # 連結都屬於該活動；提及會在同事的訊息中心通知對方。]* - **活動** 是一則備註、一項任務、一個行程或一次溝通。你把它發佈在客戶、聯絡人、潛在客戶、商機、報價單或發票上，或發佈在空間內。 - **回覆** 位於活動下方。**@** 提及一位同事；**#** 連結另一筆紀錄，活動也會顯示在那裏。 - **空間** 存放不針對某一筆紀錄的活動。它是僅限成員或全公司的。 - **訊息中心** 在鈴鐺圖示後面，提及、任務和所關注單據的動態都在這裏送達你。**我的工作** 匯集你自己的任務和行程，並附有日曆。 ## 如何運作 *[示意圖: 發生了一件事——提及、任務、所關注單據的動態——需要你處理的進入待辦，讓你知道的進入動態。你針對該類型和優先級的電郵設定決定是否同時發電郵：即時發出、併入摘要，或不發。摘要每次每人一封電郵，在你的免打擾時段內會等待；緊急電郵則不會等待。]* 1. 你發佈一則活動並提及一位同事。 2. 它進入對方的訊息中心：需要對方處理的進入 **待辦**，讓對方知道的進入 **動態**。 3. 對方的通知設定決定是否同時發電郵。easySales 每次發送時，把電郵匯集成每人一封摘要，並在免打擾時段內暫緩。緊急提及會立即發電郵，向同一位同事每小時最多 3 次；超過後按一般提及發出。 4. 對方的任務和行程按日期出現在其 **我的工作** 中。 easySales 亦會自動把事項加入 **待辦**，例如：仍未標記為已發送的報價單、發出後一直未有聯絡客戶的報價單、逾期的發票，以及沒有安排下一步的商機。每一項在其起因處理好後便會消失。參閱[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)。 ## 需要注意 - 紀錄上的活動對能看到該紀錄的所有人可見，再加上相關人員。僅限成員空間內的活動只有成員和被點名的人能讀——管理員也須先加入。請參閱[誰能看到活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/who-can-see/)。 - 活動上的 **誰能看到** 會列出每一位讀者及原因。 - 你負責的商機、報價單和發票，毋須操作便會自動關注。你能看到的其他單據也可以關注，在它開立、發送、收款、取消、作廢或階段變更時收到動態。參閱[關注單據](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/follow-a-document/)。 - 已發送的報價單，要等有一次溝通，或一個已經開始、有客戶聯絡人出席的行程，連結到該報價單、其商機或其聯絡人，才算跟進過。 - 刪除的活動會以「已刪除」項目留在時間線上，擁有 **管理他人的活動** 權限的人可以 **還原** 它。編輯過的活動會在 **修改歷史** 裏保留之前的版本。 - 舊的任務、備註、日曆和通話記錄頁面上的活動沒有移轉過來。 ## 詞彙 - **活動**——發佈在紀錄上或空間內的備註、任務、行程或溝通。 - **提及**——**@** 加同事的名字，會把活動送到對方的訊息中心。 - **空間**——僅限成員或全公司的地方，用於不針對某一筆紀錄的活動。 - **訊息中心**——你的 **待辦** 和 **動態**，在鈴鐺圖示後面。 - **我的工作**——你自己的任務和行程，按日期分組，附有日曆。 - **客戶聯絡**——一次溝通，或一個有客戶聯絡人出席的行程；它會清除已發送報價單的跟進提醒。 ## 常見誤解 - 提及不會把活動中連結的紀錄開放給被提及的人。 - 身為管理員並不能打開僅限成員空間。 - 並非每則訊息都會發電郵。訊息中心裏總會有；電郵按每個人自己的設定發送。 - 備註不算客戶聯絡。致電或會面，請記錄為一次溝通或一個行程。 ## 在哪裏找到 打開任何客戶、聯絡人、潛在客戶、商機、報價單或發票，選擇它的 **活動** 分頁，即可閱讀和發佈其活動。選擇鈴鐺圖示查看你的訊息，選擇 **我的工作** 查看你自己的任務和行程，選擇 **空間** 查看空間。請參閱[活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/overview/)、[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)和[我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/)。 ## 為甚麼這樣設計 **跟進紀錄放在紀錄上，而不是某個人的郵箱裏。** 通話記錄和下一步任務都掛在客戶或報價單上，接手這位客戶的人——代班的同事，或移交後的新負責人——不用問人就能看到來龍去脈。 **能看到甚麼，跟着紀錄走。** 能看到某位客戶的人，就能看到它的活動；共享一位客戶，也就共享了它的歷史，不必另外管理一套權限。需要只在小範圍內進行的工作，便放在僅限成員空間裏。 **只有真正聯絡過客戶，才算跟進了報價單。** 寫給自己的備註，客戶並不知道。只把記錄下來的電話、訊息或會面算作聯絡，**待辦** 才能如實反映報價單發出後客戶有沒有收到你的消息。 **訊息中心甚麼都有，電郵由你決定。** 把電郵調少也不會漏掉任何訊息。緊急提及仍會立即送達，而每位同事每小時最多 3 次的限制，令「緊急」保持真正的緊急。 ## 更有效率的做法 - **記錄溝通時順手定下一步。** 儲存溝通時剔選 **同時建立下一步任務**，填好 **下一步** 和 **下一步到期**。參閱[行程與溝通](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/events-and-call-logs/)。 - **完成任務和安排下一項一步到位。** 在未完成的任務上選擇 **完成並安排下一步**，會完成它並打開下一項任務。參閱[任務](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/tasks/)。 - **輸入 # 連結這宗交易。** 連結報價單或商機，活動也會出現在那筆紀錄上，所以針對已發送報價單的電話會清除它的跟進提醒。參閱[發佈活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/)。 - **用「稍後」代替忽略。** **稍後** 會令訊息到時再出現，例如 **明天 09:00** 或 **下星期一 09:00**。參閱[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)。 - **一封電郵開始一天的工作。** **每日待辦電郵** 列出已逾期和今天到期的事項，沒有要做的事便不會發出。參閱[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)。 - **找出沒有安排下一步的交易。** 在 **我的工作** 的團隊檢視中，**無下一步** 列出沒有未完成任務、也沒有未來行程的商機。參閱[團隊檢視](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/team/)。 ## 例子 到 Harbour Café Pte Ltd 實地視察後，Mei Tan 打開咖啡店的客戶。她把當天上午與 Ahmad Salleh 的通話記錄為一次溝通，發佈一則備註記下他選的顏色，再發佈一項星期五到期的任務，請 Marcus Tan 發送修改後的報價單，並用 **@** 提及他。Marcus 在自己的訊息中心、以及 **我的工作** 的 **未來 7 天** 下找到這項任務；打開咖啡店客戶的每個人都能看到這三則活動。 **等待回覆的報價單。** 10 月 5 日（星期一），Mei 把給 Harbour Café 的 QN-10000150 標記為已發送。Lim & Co 把報價單跟進期設為 3 天，所以到 10 月 8 日（星期四），她的 **待辦** 提示報價單發出後仍未聯絡客戶。她致電 Ahmad，在報價單的 **活動** 分頁儲存一次溝通，並剔選 **同時建立下一步任務**，到期日為 10 月 12 日（星期一）。這項 **待辦** 隨即消失，新任務出現在 **我的工作** 的 **未來 7 天** 下。 ## 常見問題 - **備註、任務、行程和溝通有甚麼分別？** 備註記下值得記住的事；任務是要有人完成的工作；行程是預約的時間，例如實地視察；溝通記錄透過電話、視像、面談、訊息或電郵與人聯絡。參閱[活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/overview/)。 - **我在客戶上發佈的備註誰能看到？** 能看到該客戶紀錄的所有人，加上活動中被點名的人。活動上的 **誰能看到** 會列出每位讀者及原因。參閱[誰能看到活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/who-can-see/)。 - **@ 提及同事，會令對方能打開這位客戶嗎？** 不會。對方能讀整個討論串，包括其中關於連結紀錄的內容，但仍然打不開其角色不允許查看的紀錄。 - **報價單已經跟進過了，為甚麼仍在待辦裏？** 只有溝通，或已經開始、有客戶聯絡人出席的行程才算，而且必須連結到該報價單、其商機或其聯絡人。備註、只記在客戶上的電話，或子類型設為不計作客戶聯絡的活動，都不能清除這項提醒。 - **怎樣減少通知電郵？** 在通知設定中，把每種類型設為 **摘要** 或 **只在應用程式內**，或設定 **免打擾時段**。所有訊息仍會送到你的訊息中心。參閱[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)。 - **刪除的活動可以找回來嗎？** 可以。它會以已刪除項目留在時間線上，擁有 **管理他人的活動** 權限的人可以選擇 **還原**。 - **在哪裏查看我所有客戶的任務？** 在 **我的工作** 裏，按 **逾期**、**今天**、**未來 7 天**、**等待中** 和 **無截止日期** 分組，旁邊是日曆。參閱[我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/)。 ## 相關內容 - [活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/overview/) - [訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/) - [我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/) - [空間](https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/overview/) - [負責人與可見範圍](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/ownership-and-visibility/) --- # 單據與範本 > easySales 怎樣把報價單、發票、收據和對帳單列印成 PDF——信頭、Word 或表單設計的發票範本，以及常用條款範本。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/documents-and-templates/ 單據就是顧客或供應商收到的 PDF。每次你要求時，easySales 都會根據紀錄重新產生它，所以 PDF 一定顯示紀錄目前的內容。範本決定單據的外觀；紀錄決定單據的內容。 ## 如何運作 easySales 產生以下單據，每種都來自處理該紀錄的頁面上的一個按鈕： - 報價單和發票，用其頁面上的 **PDF**； - 貸項通知單，用 **PDF**； - 收據，用 **下載 PDF**。收據屬於客戶，可以支付多張發票，所以一張收據產生一份 PDF，列出它支付的每張發票； - 對帳單，由客戶上的 **對帳單** 產生，涵蓋你選擇的 **期間**； - 採購訂單和送貨單，用其頁面上的 **PDF**。 每份 PDF 由三樣東西決定。**信頭** 是每張單據上列印的頁首和頁尾：你的標誌、公司名稱、地址和註冊號碼。**設計** 決定發票、報價單、採購訂單或送貨單的版面，是 **使用內建設計**、**用表單設計** 或 **上傳 Word 檔** 之一。貸項通知單、收據和對帳單使用內建設計，並附有你的信頭。**紀錄** 提供顧客、日期、明細行、稅額、總額和狀態。 ## 需要注意 - easySales 只產生 PDF。Word 檔案是提供設計的一種方式；它產生的單據仍然是 PDF。 - 草稿發票列印為形式發票，標題為 PROFORMA INVOICE。開立之後，它列印設計所定的標題。選擇 **自動（依稅務登記）** 時，列印稅務登記所要求的標題：例如在新加坡，公司已作稅務登記而發票有應稅行，便列印 TAX INVOICE，否則列印 INVOICE。標題在開立時固定。 - 要求 PDF 不會改變紀錄上的任何內容，更改設計亦永遠不會改變紀錄。 - 新設計會用於此後列印的每一份 PDF，包括重印舊單據。已開立的發票仍列印它自己的編號、明細行、金額、標題，以及開立時的名稱和地址。 - 新設計要在你選擇 **使用此項** 後才生效。被取代的設計保留在 **Version history**（版本歷史）中，用 **還原** 可以改回來。 - 發票的應付金額與列印的總額不一致時，內建設計和表單設計會在總額下方用一行 Rounding 列印這個差額。Word 設計只有在檔案中有 Rounding 行時才會列印它；如果 Word 發票設計沒有 Rounding 行，easySales 會提醒你，但仍然容許使用。 - 列印的日期按貴公司的時區，而不是你自己的時區。 - 標準範本是儲存好的文字，有相應權限的人可以新增、修改和刪除；已經用過範本的單據保留當時獲得的文字。 - **採購訂單** 和 **Delivery order**（送貨單）的設計卡片，只在貴公司開通了這兩個模組時才會出現。 ## 詞彙 - **信頭**——每張單據上列印的頁首和頁尾。 - **公司資訊區塊**——每張單據上列印的公司名稱和各行資料，不論使用哪種信頭；留空時取自你的授權紀錄。 - **設計**——發票、報價單、採購訂單或送貨單的版面：內建設計、在表單中填寫的設計，或你上傳的 Word 檔案。 - **標準範本**——儲存好的文字，例如條款及細則，可套用到單據的文字中。 - **形式發票**——草稿發票的列印形式，它還不是稅務發票。 - **Rounding 行**（捨入行）——發票合計下方的一行，顯示列印合計與應付金額之間的差額。 ## 常見誤解 - 編輯已儲存的 PDF 不會改變 easySales 中的紀錄。 - 設計無法更正錯誤的數字。數字來自紀錄。 - 標準範本是文字，不是版面。 - 預覽草稿發票不會開立它。 - easySales 不會用電郵發送單據。請儲存 PDF，自行發給對方。 ## 在哪裏找到 按鈕位於每項紀錄上，如上所列。信頭和設計位於 **系統設定** → **文件設定**。標準範本位於 **系統設定** → **標準範本**。參閱[單據](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/overview/)。 ## 為甚麼這樣設計 **PDF 由紀錄產生，所以只有一個準確的版本。** easySales 不保存可能與紀錄脫節的副本。每份 PDF 都顯示你要求那一刻紀錄上的內容，包括最新的收款和貸項；要更正錯誤，便修改紀錄——發票開立後則開貸項通知單——而不是去改 PDF。 **全公司用同一套設計。** 每位銷售員的報價單和發票都用同樣的信頭、版面和條款，顧客面對的是同一間公司。設計在 **文件設定** 中統一設定，不用每張單據各選一次。 **你確認之前，甚麼都不會生效。** 新設計先預覽，再選 **使用此項**，舊設計保留在 **Version history**（版本歷史）中。Word 檔案裏的錯誤不會在沒有人看過的情況下出現在顧客的單據上，而且隨時可以改回去。 **文字是複製過去的，不是連結。** 套用標準範本時，它的文字會複製到單據裏。之後修改或刪除範本，都不會改動顧客手上已有的報價單或發票。 ## 更有效率的做法 - **把常用條款設為預設。** 在報價單或發票範本上剔選 **設為這類新單據的預設條款**，每張新單據的 **條款及細則** 便會自動帶上這段文字。參閱[標準範本](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/standard-templates/)。 - **一按換成另一段文字。** 條款框下方的 **從範本插入** 可以換上另一個範本；**復原** 會恢復原來的文字。參閱[標準範本](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/standard-templates/)。 - **由範例開始做 Word 設計。** **下載範例** 會給你一個 Word 檔案，改好後上傳便可，不必從零開始。參閱[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **公司資訊區塊只填一次。** 信頭卡片上的 **編輯公司資訊區塊** 設定每張單據上列印的公司資料，不論使用哪種信頭。 - **發對帳單，而不是一疊發票。** 客戶上的 **對帳單** 把 **期間** 內開票、收款和貸項的情況匯成一份 PDF。參閱[客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)。 ## 例子 **自動帶上的條款。** Lim & Co 要求顧客在接受報價時先付一半。Daniel Lim 儲存了一個報價單範本「訂金條款」，內容為「接受報價時付 50% 訂金，交付時付清餘款」，並剔選 **設為這類新單據的預設條款**。Mei Tan 給 Harbour Café 的下一張報價單便自動帶上了這段文字。報價單不含稅 SGD 20,000.00，加 9% GST SGD 1,800.00，合計 SGD 21,800.00，咖啡店要付的訂金是 SGD 10,900.00（SGD 21,800.00 的 50%）。後來 Daniel 把範本改成 40%，已經發出的那張報價單仍然是 50%。 **年中換了新標誌。** Lim & Co 在 7 月換了新標誌。Daniel 在信頭卡片上傳新標誌，預覽後選擇 **使用此項**。Mei 預覽 3 月開立的 INV-10000318 時，上面已是新標誌，但編號、明細行、金額、TAX INVOICE 標題和咖啡店的地址都與開立時一樣。 ## 常見問題 - **easySales 可以列印哪些單據？** 報價單、發票、貸項通知單、收據、對帳單、採購訂單和送貨單，每種都透過其紀錄上的按鈕產生 PDF。參閱[單據](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/overview/)。 - **發票可以用自己的 Word 範本嗎？** 可以。在 **系統設定** → **文件設定** 中，選擇 **發票** 卡片上的 **更改**，再選 **上傳 Word 檔**。報價單、採購訂單和送貨單的做法相同。 - **改了設計，已經發出的發票會變嗎？** 顧客手上的那份不會變。重印時用新版面，但已開立的發票保留其編號、明細行、金額、標題和開立時的地址。 - **可以改回之前的發票設計嗎？** 可以。打開該設計卡片上的 **Version history**（版本歷史），在要用的版本上選擇 **還原**。 - **設計和標準範本有甚麼分別？** 設計是整張單據的版面。標準範本是放進其中某個文字框的文字，例如條款及細則。 - **修改標準範本，會改動以前的報價單嗎？** 不會。範本文字在套用時已複製到每張單據中，那些單據保留原來的文字。 - **貸項通知單和收據可以有自己的設計嗎？** 不可以。它們使用內建設計，並附有你的信頭和公司資訊區塊。 ## 相關內容 - [單據](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/overview/) - [信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/) - [標準範本](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/standard-templates/) - [發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/) - [開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) --- # 審計紀錄 > 在 easySales 查看誰改過、看過或下載過一筆紀錄——歷史紀錄分頁、全公司稽核日誌、檢視記錄，以及歷史保留多久。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/audit-trail/ easySales 會記錄誰在甚麼時候改了甚麼。用它來回答「這個價錢是誰改的？」或「是誰把這個顧客轉給了另一位銷售員？」，無需四處詢問。其中的內容都不能編輯或刪除。 ## 如何運作 同一份事件紀錄出現在兩個地方： - 紀錄的 **歷史紀錄** 分頁是一條按由新到舊排列的時間線。每項變更都有一句說明發生了甚麼，附有 **修改者** 和時間；打開它的欄位按鈕，可以看到每個 **Field**（欄位）的 **Before**（修改前）和 **After**（修改後）的值。如果有人打開過該紀錄，同一條時間線上會有該人的 **檢視者** 條目。如果是 AI 代該人操作，姓名旁的標籤會註明是哪個 AI：內建助手，或者第三方 AI 應用程式及其連接的名稱。每種事件都有各自的圖示和顏色。 - 稽核日誌位於 **系統設定** 下，列出貴公司範圍內的事件。它的 **變更** 分頁涵蓋紀錄編輯、負責人變更、開立、取消或作廢等生命週期步驟，以及對設定、角色和共享的變更。它的 **檢視記錄** 分頁列出誰打開了客戶、聯絡人、報價單、發票或貸項通知單，每人每項紀錄每半小時記錄一次。兩個分頁都可以按 **記錄類型**、人員和日期篩選。 easySales 亦會記錄有人下載 PDF 或附件的時間，以及要求被拒絕的時間。在紀錄的 **歷史紀錄** 分頁上，這些事件以及 **檢視者** 條目，只向管理員（即 **System**（系統）**View**（檢視）設為 **全部記錄** 的人）和該紀錄的現任負責人顯示。其他人可以看到所有變更，以及自己的下載，但看不到檢視條目，也不會看到任何提示表示有這類條目。紀錄移交後，新負責人可以看到之前的檢視紀錄，原負責人則不能。 ## 需要注意 - 稽核日誌需要 **System** **View** 權限。紀錄的 **歷史紀錄** 分頁只需要能存取該紀錄。檢視不計入分頁上顯示的數字。 - 設定、角色和共享沒有自己的紀錄，所以稽核日誌是查看其變更的唯一地方。 - 更正是在歷史上追加，而不是取代它。已取消的發票保留其編號和歷史紀錄，沖銷它的貸項通知單作為一項獨立的紀錄出現。 - 停用紀錄會保留其歷史紀錄。 - 在報價單或發票上，**歷史紀錄** 記錄的是詳情和總額。明細行的變更顯示為變更前後的總額，而不是逐行顯示。 - 歷史紀錄按你的方案所定的期限保留，顯示在[授權頁面](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)的 **資料保留** 下。在 easySales 為貴公司開始清除較早的紀錄之前，不會清除任何內容。此後，早於該期限的紀錄每月清除，活動時間線中由它們產生的單據事件也一併清除，稽核日誌會註明哪一天之前的紀錄已被清除。 - 沒有匯出功能。請在螢幕上查看稽核日誌。 - 日期和時間按你自己的時區和日期格式顯示。 ## 詞彙 - **稽核日誌**——全公司範圍內已記錄事件的清單。 - **歷史紀錄**——一項紀錄的事件，位於它自己的分頁上。 - **修改者**——作出變更的人；稽核日誌的篩選中稱為 **變更人**。 - **檢視者**——打開紀錄的人，顯示在 **檢視記錄** 和紀錄的 **歷史紀錄** 分頁上。 - **記錄類型**——事件所涉及的紀錄類別，用於篩選稽核日誌。**檢視記錄** 中的 **物件** 欄寫明被打開的是哪一項紀錄。 ## 常見誤解 - **變更** 分頁不顯示誰閱覽了紀錄。**檢視記錄** 會顯示，適用於客戶、聯絡人、報價單、發票和貸項通知單。 - 作廢或停用不會抹去之前的歷史紀錄。只有方案的保留期限會，且要在為貴公司開始清除之後。 - 能存取一項紀錄，並不代表能存取全公司的稽核日誌。 - 半小時內多次打開同一項紀錄，在 **檢視記錄** 中只出現一次，而不是每次瀏覽一次。 ## 在哪裏找到 打開 **系統設定**，在 **使用者與安全** 組別中選擇 **稽核日誌**，或打開任何紀錄並選擇其 **歷史紀錄** 分頁。操作步驟請參閱[審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/)。 ## 為甚麼這樣設計 **沒有人能改寫的歷史，才是大家都信得過的歷史。** 連管理員也不能編輯或刪除任何條目。顧客對價錢有異議，或同事問是誰動了一宗交易，紀錄本身便能給出答案，不會引起爭執。 **更正只會追加，從不抹去。** 你的會計師和稅務審查人員要看到的是錯誤本身和更正它的單據，而不是事後被悄悄改過的紀錄。已取消的發票和它的貸項通知單都會保留，各有各的歷史。 **誰看過甚麼，只讓負責的人看到。** 檢視記錄會透露同事在處理甚麼，所以 easySales 只向管理員和紀錄的現任負責人顯示，而不是給每個能打開該紀錄的人看。 **權限的變更同樣有跡可尋。** 角色、共享和設定決定了每個人能看到甚麼、做甚麼。把它們的變更記在稽核日誌裏，任何人的權限變化都能追溯到具體的人和時間。 ## 更有效率的做法 - **從紀錄本身查起。** 只關於一位客戶或一張單據的問題，看它的 **歷史紀錄** 分頁，比在全公司範圍裏找快得多。參閱[審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/)。 - **先篩選再看。** 選一個 **記錄類型**、一個人和一段日期；**清除篩選** 可以重新開始。 - **查誰在甚麼時候負責過一項紀錄。** 紀錄 **···** 選單中的 **負責人變更紀錄** 列出每一次負責人變更。參閱[更換負責人](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/ownership/)。 - **回顧離職同事最近幾星期的工作。** 在 **檢視記錄** 中選這個人和日期，便能看到他打開過哪些客戶和發票，再向接手的人交代。參閱[移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/)。 ## 例子 Harbour Café Pte Ltd 的報價單顯示的總額比 Mei Tan 記得談妥的要低。她打開它的 **歷史紀錄** 分頁，發現前一天 Farid Rahman 作過一次編輯，並附有他修改前後的總額：修改前 SGD 21,800.00，修改後 SGD 20,710.00。差額 SGD 1,090.00，就是不含稅價錢減少了 SGD 1,000.00，再加上這部分的 GST SGD 90.00（SGD 1,000.00 的 9%）。她去問 Farid 改了哪一行。 **交接之前。** Farid Rahman 本週末要離開 Lim & Co。Daniel Lim 打開稽核日誌的 **檢視記錄** 分頁，選 Farid 和最近 14 天，看到 Farid 打開過 Harbour Café 的客戶和它的兩張發票。Daniel 把 Farid 的客戶移交給 Mei，並告訴她這兩張發票是 Farid 一直在追收的。 ## 常見問題 - **在 easySales 能查到誰改了一筆紀錄嗎？** 可以。打開該紀錄的 **歷史紀錄** 分頁：每項變更都顯示 **修改者**、時間，以及每個欄位的 **Before**（修改前）和 **After**（修改後）的值。 - **能查到誰看過某位客戶或某張發票嗎？** 管理員和該紀錄的現任負責人可以。**檢視者** 條目會出現在它的 **歷史紀錄** 分頁上，稽核日誌的 **檢視記錄** 分頁亦會列出客戶、聯絡人、報價單、發票和貸項通知單的檢視。 - **管理員可以刪除或修改審計紀錄嗎？** 不可以，任何人都不可以。較早的條目只會在超過授權頁面 **資料保留** 所示的期限、並且已為貴公司開始清除之後才被清除。 - **稽核日誌可以匯出到 Excel 嗎？** 不可以。請在螢幕上查看和篩選。 - **歷史紀錄會顯示 AI 作出的變更嗎？** 會。姓名旁的標籤會註明是內建助手還是第三方 AI 應用程式代該人操作，並附上連接的名稱。 - **為甚麼我打不開稽核日誌？** 它需要 **System** **View** 權限。沒有這個權限，你仍可以查看你能打開的任何紀錄的 **歷史紀錄** 分頁。 - **為甚麼改了報價單的一行，只顯示總額？** 在報價單和發票上，**歷史紀錄** 記錄的是詳情和總額，所以明細行的變更顯示為變更前後的總額。 ## 相關內容 - [審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/) - [更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/) - [負責人與可見範圍](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/ownership-and-visibility/) - [貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/) --- # 授權與用戶 > easySales 的授權、授權代碼、使用上限和模組，與用戶帳戶、席位、角色以及停用離職員工之間的關係。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/your-licence-and-users/ 貴公司的 **授權** 就是它的 easySales 訂閱。每間公司都有自己獨立的工作區：它的紀錄、用戶和設定不會被其他公司看到。授權下的 **用戶帳戶** 就是貴公司中登入 easySales 的人。 ## 如何運作 你的授權有一個 **授權代碼**。同事如果用用戶名稱登入，或者其電郵地址屬於多於一間公司，需要在登入頁選擇 **使用授權代碼** 並填寫這個代碼，easySales 才知道要打開哪間公司的工作區。 **授權** 頁面向每個人顯示 **基本資訊**：**公司**、其 **代碼**、**有效期**，以及公司所用的 **套餐** 或 **類型**。有 **System**（系統）**View**（檢視）權限的人還能看到貴公司擁有甚麼： - **用量** 把現有數目與 **使用者帳號**、**客戶**、**聯絡人**、**產品** 等的上限作比較。**月用量** 統計貴公司本月新增的數目與每月上限的對比，並在其顯示的日期重新計算。顯示 **不限** 的項目沒有上限。 - **模組** 顯示每個模組，例如 **發票**、**商機**、**採購訂單** 或 **AI 助手**，是 **已啟用** 還是 **未包含**。 - **資料保留** 顯示每類歷史紀錄保留多久。 每個用戶帳戶屬於一個人，並有一個角色。授權決定貴公司整體擁有甚麼；角色決定每個人可以用它做甚麼。 ## 需要注意 - 達到上限後，再建立該類紀錄會被拒絕，並顯示相應的訊息。已有的紀錄不受影響。 - 在網上付費的方案中，**使用者帳號** 統計的是已啟用的用戶，停用一位用戶會騰出一個完整席位。已安排在計費週期結束時減少席位的，期間加入超出新席位數目的用戶會被拒絕。 - 停用用戶會令其所有工作階段登出，並阻止其再登入。他們負責的紀錄仍歸他們所有，直至你移交這些紀錄。沒有任何頁面可以重新啟用用戶。已停用的用戶會在 **用戶帳戶** 清單中隱藏，直至你把 **狀態** 設為 **已停用**。 - 模組 **未包含** 時，貴公司任何人都不能使用它，無論其角色如何。 - **有效期** 下的日期僅供參考；你工作時 easySales 不會檢查它們。 - 網上付費的方案，由管理員在授權頁面更改方案和完整席位；參閱[更改方案或席位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/change-plan-or-seats/)。其他情況請聯絡 easySales。 ## 詞彙 - **授權**——貴公司的 easySales 訂閱及其獨立的工作區。 - **授權代碼**——有人用用戶名稱，或用屬於多間公司的電郵地址登入時，用來識別貴公司的代碼。 - **使用上限**——你的方案容許某類紀錄的數目，按總數或按月計。 - **模組**——easySales 中由方案開通或關閉的一部分功能。 - **用戶帳戶**——貴公司中一個人的登入帳戶。 - **完整席位**——網上付費方案中，一位已啟用用戶佔用的名額。 - **已停用的用戶**——不能再登入的用戶帳戶；其紀錄仍然保留。 ## 常見誤解 - 客戶不是用戶帳戶。一個是顧客，另一個是登入 easySales 的同事。 - 模組開通並不代表任何人都能使用它。每個人的角色仍然起決定作用。 - 停用用戶不會刪除他們負責的紀錄。 ## 在哪裏找到 在側邊欄中選擇 **授權** 查看授權頁面；參閱[貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)。用戶帳戶位於側邊欄的 **用戶帳戶**；參閱[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)。 ## 為甚麼這樣設計 **一間公司一個工作區，你的資料只屬於你。** 每項紀錄、每位用戶和每項設定都屬於同一份授權，絕不會流到另一間公司。同時為兩間公司工作的人要分別登入，這正是授權代碼的用途。 **授權和角色回答的是不同的問題。** 授權說明貴公司擁有甚麼，角色說明每個人可以用它做甚麼。你可以只讓部分同事使用某個模組而不必更改方案；開通一個模組，亦不會令所有人都能用它。 **用戶是停用，而不是刪除。** 離職員工的名字仍留在他們建立的報價單、發票和歷史紀錄上，紀錄依然能說明誰做了甚麼。停用會即時阻止其登入；在網上付費的方案中，還會騰出席位給下一位新同事。 **上限只擋新紀錄，不影響舊紀錄。** 達到上限只會拒絕該類的下一項紀錄，已有的內容不會被隱藏、鎖定或刪除。 ## 更有效率的做法 - **聘請新人或匯入資料前先看用量。** **用量** 卡片顯示還剩多少空間，以免新用戶或一批聯絡人被拒絕。參閱[貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)。 - **停用和移交一次過完成。** 停用離職員工後，其頁面仍然打開，橫幅顯示他仍負責的內容，**Transfer records**（轉移記錄）會把這些轉給同事。參閱[移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/)。 - **用角色而不是模組來控制存取。** 不想讓某些同事使用某個模組，便把他們角色中該模組設為 **No access**（無權限）。參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **自己調整席位。** 在網上付費的方案中，授權頁面的 **更改方案或席位** 可以即時增加席位。參閱[更改方案或席位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/change-plan-or-seats/)。 ## 例子 Lim & Co 在網上付費購買了五個完整席位，五個都已使用。Farid Rahman 離職時，Daniel Lim 停用了 Farid 的帳戶，這樣便騰出一個席位，再在 Farid 的位置加入新的設計師。團隊增加到六人時，Daniel 先用 **更改方案或席位** 增加一個席位，再加入第六位用戶。 **登入兩間公司。** Mei Tan 還替她姐姐的店舖記帳，那間店有自己的 easySales 授權，兩邊她都用同一個電郵地址。她在登入頁選擇 **使用授權代碼**，輸入 Lim & Co 的代碼，easySales 便打開 Lim & Co 的工作區。 **席位減少尚未生效時。** 一位設計師離職後，Lim & Co 有六個完整席位、五位已啟用用戶。Daniel 把席位減為五個，由本計費週期結束時生效。下一星期他想加入一位實習生，easySales 拒絕了：已有五位已啟用用戶，再加一位便是六位，超過方案將降至的五個席位。要加入這位實習生，Daniel 在授權頁面保留六個席位即可。 ## 常見問題 - **授權代碼是甚麼？** 識別貴公司工作區的代碼，顯示在授權頁面的 **代碼** 中。用用戶名稱登入，或你的電郵地址屬於多於一間公司時，便需要它。參閱[登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/)。 - **客戶和用戶帳戶是同一樣東西嗎？** 不是。客戶是你銷售的對象；用戶帳戶是登入 easySales 的同事。 - **員工離職了，可以刪除他的用戶嗎？** 不可以，請改為停用：他會即時被登出、不能再登入，他的紀錄會保留至你移交為止。參閱[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)。 - **停用的用戶可以重新啟用嗎？** 不可以。沒有任何頁面可以重新啟用用戶。 - **達到上限會怎樣？** 再建立該類紀錄會被拒絕，並顯示說明上限的訊息；每月上限會註明是每月。已有的紀錄不受影響，每月上限在 **月用量** 顯示的日期重新計算。 - **為甚麼同事能用的模組我用不了？** 要麼你的角色沒有給你這個模組，要麼角色給了，但該模組對貴公司是 **未包含**。管理員可以兩邊都查：你的角色，以及授權頁面的 **模組**。 - **停用用戶會騰出席位嗎？** 在網上付費的方案中會：**使用者帳號** 只統計已啟用的用戶。 ## 相關內容 - [貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/) - [用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/) - [角色與共享](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/) - [試用與訂閱](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/trial-and-subscription/) - [登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/) --- # 客戶與聯絡人 > 在 easySales 如何新增和管理客戶——用客戶記錄你銷售的公司或個人，用聯絡人記錄你在每個客戶那裏打交道的人。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/customers/overview/ easySales 中的每一宗銷售都從客戶開始。**客戶**（Account）是你銷售的對象，可以是公司或個人；**聯絡人** 是你在該客戶那裏打交道的人。報價單、發票、收據和貸項通知單都掛在它們之下，所以請先建好。 ## 在哪裏找到 在側邊欄選擇 **客戶** 或 **聯絡人**。列表只顯示你的角色允許查看的記錄。 ## 你可以做甚麼 - 新增和管理客戶：[客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/overview/)，包括[建立客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/create-an-account/)和[更換負責人](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/ownership/)。 - 保存你打交道的人：[聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/overview/)，包括[建立聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/create-a-contact/)和[重複紀錄提示](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/duplicates/)。 - 了解背景：[客戶與聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/accounts-and-contacts/)說明兩者如何配合，以及為甚麼報價單寫聯絡人而不是客戶。 ## 權限 **Account** 和 **Contact** 模組決定誰能列出、查看、新增、編輯和刪除客戶，以及看到全部記錄還是只看自己的。見[角色與共享](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/)。 ## 為甚麼這樣設計 **客戶設定一次，每張單據都由它開始。** 客戶紀錄保存了顧客的地址、**預設付款條款** 和 **預設貨幣**。為它的聯絡人新增報價單和發票時都會帶入這些內容，沒有人需要重新輸入，亦不會有單據用舊地址發出。 **每個客戶都有負責人。** **負責人** 是負責這位顧客的同事。設為 **僅自己的記錄** 時，銷售人員處理的是自己負責的客戶和共享給他的客戶，而不是整間公司的客戶名單。 **人走了，客戶仍在。** 客戶屬於貴公司，而不屬於某位銷售人員。有人離職時，他的客戶和未完成的工作會轉給一位同事，甚麼都不會遺失，每位顧客亦仍有人跟進。 ## 更有效率的做法 - **由頂欄找到任何人。** 在文字框以外按 **/**，輸入名稱，便能直接打開客戶或聯絡人。參閱[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)。 - **按電郵或電話搜尋聯絡人。** **聯絡人** 的搜尋欄亦能配對電郵地址或電話號碼，只有一個未接來電時很有用。參閱[聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/overview/)。 - **由客戶開始做報價單。** 客戶 **···** 選單中的 **新增報價單** 會替你填好顧客。參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 - **一次匯入現有的客戶名單。** [資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)可以由 .xlsx 或 .csv 檔案匯入客戶和聯絡人。 - **一步移交客戶。** 用戶頁面上的 **轉移記錄** 會把他的客戶和未完成的工作轉給一位同事。參閱[移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/)。 ## 例子 **一位新顧客，由頭到尾。** Lim & Co 接到 Harbour Café Pte Ltd 的一項工作。Mei Tan 選擇 **客戶**，再選擇 **新增客戶**，建立一個 **企業** 客戶，**負責人** 是她自己，**預設付款條款** 為 NET 30，並把店主 Grace Wong 加入為聯絡人。她的第一張報價單寫給 Grace，自動帶入 NET 30：設計費 SGD 4,000.00，加 GST 9% SGD 360.00，合共 SGD 4,360.00。 **一位銷售人員離職。** Priya Nair 要離開 Lim & Co，名下有 40 個客戶。在她最後一天之前，Daniel Lim 打開她的用戶紀錄，選擇 **轉移記錄**，把她的客戶、聯絡人和未結報價單轉給 Mei。這些客戶的歷史都保留；**負責人** 現在都顯示為 Mei。 ## 常見問題 - **怎樣新增客戶？** 選擇 **客戶**，再選擇 **新增客戶**。公司選 **企業**，個人選 **個人**，然後把你打交道的人加入為聯絡人。參閱[建立客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/create-an-account/)。 - **顧客的付款條款在哪裏設定？** 在客戶的 **預設付款條款** 中設定。為它的聯絡人新增報價單和發票時會自動帶入。參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 - **其他銷售人員看得到我的客戶嗎？** 要看他們的角色。設為 **全部記錄** 的能看到所有客戶；設為 **僅自己的記錄** 的只看到自己的，以及共享給他們的。 - **銷售人員離職後，他的客戶怎麼辦？** 甚麼都不會刪除。管理員用 **轉移記錄** 把他的客戶和未完成的工作交給一位同事。 - **為甚麼側邊欄沒有「客戶」或「聯絡人」？** 你的角色對 **Account**（客戶）或 **Contact**（聯絡人）模組的 **List**（列表）是 **無權限**。請聯絡管理員。 - **可以用電話號碼找客戶嗎？** 可以。在 **聯絡人** 搜尋欄輸入號碼，它會按姓名、客戶、電郵或電話配對聯絡人。 ## 相關內容 - [報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/) - [客戶與聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/accounts-and-contacts/) - [報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/) - [初次接觸客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/first-contact/) - [爭取回頭客](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/repeat-business/) --- # 客戶 > easySales 的客戶是甚麼——企業客戶與個人客戶、客戶與供應商角色、客戶編號，以及為甚麼每張報價單和發票都由客戶開始。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/overview/ **客戶**是你的顧客或供應商——一間公司或一個人。每項客戶工作都由這裏開始：你接觸的人、你發出的報價單和發票，以及你收到的款項，都歸屬於一個客戶。 ## 在哪裏找到 在側欄選擇 **客戶**。清單顯示你的角色可以查看的客戶；選擇 **新增客戶** 即可加入一個。選擇客戶名稱即可打開：客戶頁面匯集了它的聯絡人、報價單、發票、收據、採購訂單、商機、活動、應收帳和歷史紀錄。 *[示意圖: 報價到收款的各項紀錄如何關聯：客戶下有聯絡人和商機；商機包含報價單；報價單以一張或多張發票開票；收據支付發票；貸項通知單扣減一張發票；退款退還未分配的款項或餘下的貸項。]* 整條鏈都掛在客戶之下。報價單或發票指定一位聯絡人，客戶隨該聯絡人而定；收據和貸項通知單跟隨它們結清或更正的發票。 ## 你可以做甚麼 - [建立客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/create-an-account/)——公司選 **企業**，個人選 **個人**。 - [查看客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)及其下的所有紀錄。 - [編輯、合併或停用客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/edit-and-delete/)。 - 客戶改由其他同事負責時，[更換負責人](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/ownership/)。 - 把你接觸的人加入為[聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/overview/)。 ## 詞彙 - **企業**——用於公司或機構的客戶，可以有任意數量的聯絡人。 - **個人**——用於個人的客戶。此人儲存為該客戶唯一的聯絡人，你要在客戶上修改其資料。 - **負責人**——負責這個客戶的同事。 - **客戶** / **供應商**——該客戶對你而言的 **角色**，至少要勾選一項。只有勾選了 **客戶** 的客戶才可以在報價單和發票上選擇。 - **客戶編號**——客戶作為顧客的編號，例如 `C-00001`。留空時 easySales 會分配下一個編號。 - **預設付款條款** 和 **預設貨幣**——為這位顧客新增報價單或發票時的初始付款條款和貨幣。 ## 常見誤解 - 客戶不是登入帳戶。登入 easySales 的人是用戶。 - 不要為同一間公司的每個人各建一個企業客戶，請把他們加入為聯絡人。 - 客戶類型之後不能更改。如果選錯了，請建立一個正確類型的新客戶，再停用原來的客戶。 ## 權限 查看和打開客戶需要 **Account**（客戶）模組的 **List**（列表）和 **View**（檢視）權限；建立和修改需要 **Add**（新增）和 **Edit**（編輯）；停用需要 **Delete**（刪除）。角色設為 **僅自己的記錄** 時，可以處理自己負責的客戶，以及公司共享設定或 **客戶團隊** 給予它的客戶。 ## 為甚麼這樣設計 **一位顧客，一個客戶。** 收據、客戶貸項和對帳單都按客戶保存。這樣一筆付款便可以結清寄給同一間公司不同人的多張發票，顧客的餘額也只是一個數字，不用你自己逐張加起來。 **聯絡人決定客戶。** 報價單和發票本身沒有客戶欄位：它採用你所選聯絡人所屬的客戶。因此單據不可能寄給一位顧客那邊的人，卻記到另一位顧客的帳上。 **客戶和供應商是角色，不是兩筆紀錄。** 你既向它銷售、又向它採購的公司，就是一個同時勾選兩項的客戶。只勾選 **供應商** 的客戶，在報價單或發票上選擇聯絡人時不會出現，所以不會誤向供應商開票。任何客戶都可以作為採購訂單的供應商，開立採購訂單時會自動為它勾選 **供應商**。 ## 更有效率的做法 - **不只按名稱搜尋。** **客戶** 清單的搜尋框也能按國家／地區或行業尋找客戶。參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 - **從客戶頁面開始做單據。** 客戶的 **···** 選單提供 **新增報價單**、**新增發票** 和 **新增商機**，企業客戶還有 **新增聯絡人**。參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 - **一次過匯入現有的客戶名單。** [資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)可以從 .xlsx 或 .csv 檔案匯入客戶和聯絡人，與現有紀錄相同的行會被略過。 - **合併重複客戶，而不是兩個都留着。** **合併重複客戶** 會把重複客戶的聯絡人和未完成的工作轉入你保留的客戶。參閱[編輯或停用](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/edit-and-delete/)。 ## 例子 Lim & Co 是一間五人室內設計公司，接到 Harbour Café Pte Ltd 的裝修工程。Mei Tan 建立了一個名為 Harbour Café Pte Ltd 的 **企業** 客戶，由自己擔任 **負責人**，勾選 **客戶**，並把 **預設付款條款** 設為 **NET 30**。咖啡店老闆 Grace Wong 和營運經理 Ahmad Salleh 成為這個客戶下的兩位聯絡人。 一星期後，業主 Kelvin Ong 想做一幅特色牆。Mei 為他建立了一個 **個人** 客戶：他的電郵和流動電話記在客戶上，easySales 把他儲存為該客戶唯一的聯絡人。 **既是顧客又是供應商。** Harbour Café 亦向 Lim & Co 供應工作室用的咖啡。Daniel Lim 在採購訂單上把咖啡店選為供應商，開立這張訂單後，客戶上 **客戶** 旁邊的 **供應商** 會自動勾選。咖啡店保留原來的客戶編號，其聯絡人仍可在報價單和發票上選擇。 ## 常見問題 - **一個客戶可以同時是顧客和供應商嗎？** 可以。在 **角色** 下同時勾選 **客戶** 和 **供應商**，這個客戶便會出現在報價單、發票和採購訂單上。 - **新增報價單時為甚麼找不到這位顧客？** 選擇框列出的是聯絡人，不是客戶，而且不包括只勾選 **供應商** 的客戶。請先在企業客戶下加入聯絡人，或在客戶上勾選 **客戶**。參閱[建立聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/create-a-contact/)。 - **為甚麼我看不到同事的客戶？** 你角色的 **Account**（客戶）權限設為 **僅自己的記錄**。請負責人把你加入該客戶的 **客戶團隊**，或請管理員把客戶共享給你。參閱[共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/)。 - **一間公司的每間分店都要建立一個客戶嗎？** 不用。把各分店的人加入為聯絡人，並填寫各自的 **郵寄地址**；寄給他們的單據會印上這個地址，而公司的餘額仍集中在一個客戶內。 - **可以從 Excel 試算表匯入客戶嗎？** 可以。**系統設定** 中的 **資料匯入** 接受最多 5,000 行的 .xlsx 或 .csv 檔案。參閱[資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)。 ## 相關內容 - [客戶與聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/accounts-and-contacts/) - [聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/overview/) - [報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/) - [角色與共享](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/) --- # 建立客戶 > 如何在 easySales 新增客戶——建立企業或個人客戶，設定負責人、客戶編號、付款條款和地址，並避免重複建立。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/create-an-account/ 開始和一位新顧客合作時，先為它建立一個[客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/overview/)。本頁適用於所有需要加入客戶的人。 ## 開始之前 你需要 **Account**（客戶）模組的 **Add**（新增）和 **Edit**（編輯）權限，以及 **User**（用戶）模組的 **List**（列表）權限，才可以選擇 **負責人**。先決定顧客是公司（**企業**）還是個人（**個人**）：客戶類型之後不能更改。 ## 操作步驟 1. 在側欄選擇 **客戶**，然後選擇 **新增客戶**。 2. 在 **客戶類型** 下選擇 **企業** 或 **個人**。如果你已輸入了內容，切換前會先詢問，因為兩種類型的欄位不同：**切換並清空** 或 **保留目前**。 3. 在 **基本資料** 下輸入 **名稱**，並核對 **負責人**——預設是你，也可以改選其他人。企業客戶可填寫已知的 **註冊編號**、**稅務登記號**、**行業**、**網站**、**電話** 和 **傳真**；個人客戶填寫 **電話**。 4. 輸入時如果 **名稱**、**註冊編號** 或 **電話** 下面出現提示，例如 *名為「…」的紀錄已存在。*，請細閱。只有確定這真的是另一位顧客時才繼續。 5. 在 **客戶檔案** 的 **角色** 下，向其銷售的對象保持勾選 **客戶**；如果你也向其採購，再勾選 **供應商**。**客戶編號** 留空即會自動分配。 6. 選擇 **預設付款條款**，留空則跟隨公司預設條款；如果這位顧客的單據不用本位貨幣，再選擇 **預設貨幣**。 7. 在 **地址** 下核對 **國家／地區**（預設為貴公司所在的國家／地區），並填寫 **街道地址**、**郵政編碼**、**城市** 和 **州／省／地區**。 8. 個人客戶還要填寫 **個人資料**——**稱謂**、**電郵**、**流動電話** 等。 9. 填寫 **附加資訊** 下的必填欄位；如有幫助，再填寫 **備註**。 10. 選擇 **建立客戶**。 ## 之後會發生甚麼 easySales 建立客戶並打開它。沒有編號的顧客會得到下一個編號，例如 `C-00001`；只勾選供應商的客戶沒有編號。個人客戶還會同時產生一位聯絡人，名稱、負責人、地址、電話和備註都相同。 為這位顧客新增的報價單或發票，會以它的 **預設貨幣** 和 **預設付款條款** 開始。寫成 `NET` 加天數的付款條款（例如 **NET 30**），會把新發票的到期日設為發票日期之後的相應天數；`COD` 則把到期日設為發票日期當天。 **預設付款條款** 留空時，該欄位顯示 *跟隨公司預設：NET 30*（實際顯示公司的預設條款），客戶頁面的破折號下方亦顯示同一行；新發票會以公司預設條款開始。客戶上不會儲存任何內容，所以之後更改公司預設條款，會對它生效。 ## 需要注意的規則 - 重複提示不會阻止儲存。參閱[重複紀錄提示](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/duplicates/)。 - 儲存企業客戶時，如果同一 **國家／地區** 已有名稱相同（不分大小寫）或 **註冊編號** 相同的任何有效客戶，儲存會被拒絕：*同一國家／地區已有同名或同註冊編號的客戶*。如果已有同名的個人客戶，而電郵或電話號碼相符，個人客戶的儲存也會被拒絕。 - 你輸入的 **客戶編號** 不可以已被其他客戶使用。 - **客戶** 和 **供應商** 至少要勾選一項。在報價單或發票上選擇聯絡人時，只勾選供應商的客戶不會出現。 - 請填寫帳單 **街道地址**。報價單 PDF 只會在有街道地址時列印顧客地址。 - **稅務登記號** 是客戶自己的稅務號碼，例如其 GST 登記號碼，最多 50 個字元。發票會把它印在 Bill To（帳單收件人）區塊；屬於客戶自行申報（customer accounting）的發票，沒有這個號碼便不能開立。 ## 為甚麼這樣設計 **客戶類型固定，因為兩種類型儲存的東西不同。** 個人客戶把一個人（連同電郵和流動電話）儲存為它自己的聯絡人；企業客戶有註冊編號和任意數量的聯絡人。建立時便定下類型，寄給這位顧客的每張單據才總能找到它預期的那個人。 **預設貨幣留空便不儲存任何值。** 這個欄位會顯示本位貨幣，例如 **本位貨幣（SGD）**，但在你選擇之前不會儲存任何值。只有以其他貨幣開票的顧客才需要設定：之後為其新增的每張報價單和發票都會以該貨幣開始，沒有人需要記着去切換。 **編號屬於顧客。** 每位顧客取得下一個未用的編號，所以不會有兩位顧客共用一個編號，你的會計師也能憑編號對應到唯一一位顧客。只勾選供應商的客戶沒有編號；之後為它勾選 **客戶** 而編號留空時，才會分配編號。 **國家／地區是重複檢查的一部分。** 同名的兩間公司可能分屬兩個國家，所以拒絕儲存只在同一 **國家／地區** 內生效。這個欄位預設為貴公司所在的國家／地區，本地顧客也就不用再輸入。 ## 更有效率的做法 - **建立客戶後立即加入聯絡人。** 在新客戶的 **聯絡人** 分頁選擇 **新增聯絡人**，會自動填好客戶並複製其帳單地址。參閱[建立聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/create-a-contact/)。 - **讓 easySales 為顧客編號。** **客戶編號** 留空即可；之後仍可以透過 **編輯** 改為你自己的編號。 - **付款條款只設一次。** 設定 **預設付款條款** 後，不用每張報價單都選一次；如果是 **NET 30** 這類條款，每張發票的到期日也會自動計好。參閱[建立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/create-an-invoice/)。 - **先搜尋，再輸入。** **客戶** 清單可以按名稱、國家／地區或行業搜尋，搜一搜往往就能避免重複建立。參閱[重複紀錄提示](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/duplicates/)。 - **一次過加入多個。** 整份客戶名單請使用[資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)。 ## 例子 Lim & Co 的 Mei Tan 要加入 Harbour Café Pte Ltd。她選擇 **企業**，輸入名稱後，**名稱** 下面出現提示：名為「Harbour Café Pte. Ltd.」的紀錄已存在。負責人：Farid Rahman。 句號不影響這項檢查。這是同一間咖啡店，所以她沒有另建客戶，而是請 Farid 把她加入該客戶的 **客戶團隊**。 至於業主 Kelvin Ong，她選擇 **個人**，輸入他的姓名、流動電話和電郵，設定 **NET 14**，然後選擇 **建立客戶**。他的客戶頁面隨即打開，而且已經可以在報價單上選他作聯絡人。 **付款條款的作用。** Mei 為新客戶 Seaview Dental Clinic 建立客戶，設定 **NET 30**，**預設貨幣** 留空，因此顯示 **本位貨幣（SGD）**。2026 年 10 月 21 日，她為診所經理新增一張發票：貨幣為 SGD，到期日為 2026 年 11 月 20 日，即發票日期之後 30 天。 **只作供應商的客戶。** Daniel Lim 加入為 Lim & Co 製造櫥櫃的木工工場。他選擇 **企業**，勾選 **供應商**、取消勾選 **客戶**，並把 **國家／地區** 由 Singapore 改為 Malaysia。客戶建立後沒有客戶編號；Daniel 可以在採購訂單上選擇它，它不會出現在報價單上。 ## 常見問題 - **客戶編號可以自己定嗎？** 可以。在 **客戶編號** 輸入即可，但不可以與其他客戶重複。留空時 easySales 會分配下一個未用的編號，例如 `C-00002`。 - **為甚麼新增客戶時提示重複、無法儲存？** 對企業客戶來說，同一國家／地區已有一個名稱相同（不分大小寫）或 **註冊編號** 相同的有效客戶。請在 **客戶** 清單中搜尋：如果是同一位顧客，便使用那個客戶，或向其負責人申請存取權限。 - **發報價單之前一定要有聯絡人嗎？** 企業客戶需要：報價單是寄給某位聯絡人的。個人客戶的聯絡人會隨客戶一起建立。 - **為甚麼負責人已經填好了？** 預設是你。如果由其他同事跟進這位顧客，請改選該同事；之後只能透過[更換負責人](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/ownership/)來更改。 - **同一間公司可以在兩個國家各建立一個客戶嗎？** 可以。重複拒絕只在同一 **國家／地區** 內生效，所以在新加坡和馬來西亞都有辦事處的集團，可以各建立一個客戶，各有自己的聯絡人和餘額。 - **預設付款條款留空會怎樣？** 該客戶跟隨公司的預設條款，預設條款在 **系統設定** → **收款與撇銷** 中設定。客戶上不會儲存任何內容，所以之後更改預設條款，會對它生效。 ## 相關內容 - [客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/overview/) - [客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/) - [建立聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/create-a-contact/) - [重複紀錄提示](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/duplicates/) --- # 客戶詳情 > 打開客戶查看顧客欠款多少、下載對帳單、管理客戶團隊，並直接新增報價單、發票和收款。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/ 打開一個[客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/overview/)，就能看到一位顧客的全部情況：他們是誰、你在那邊接觸的人、你發給他們的單據，以及他們欠你多少。本頁適用於所有跟進客戶的人。 ## 開始之前 你需要對該客戶有 **Account**（客戶）模組的 **View**（檢視）權限。每個分頁還需要其所屬模組的 **List**（列表）權限；你的角色無法使用的部分、分頁和按鈕會被隱藏。 ## 操作步驟 1. 在側欄選擇 **客戶**，然後選擇顧客名稱。標題顯示名稱、**企業** 或 **個人** 標籤，以及負責人、行業、電話和網站。 2. 在標題下面查看 **應收餘額**、**逾期** 和 **累計開票**（以本位貨幣顯示），以及 **最近收款**（以實際收款的貨幣顯示）。 3. 查看 **基本資料**、**客戶檔案** 和 **地址**，個人客戶還有 **個人資料**，然後是 **客戶團隊**、個人客戶的 **同意狀態**、**附加資訊** 和 **備註**。 4. 要讓同事一同跟進這位顧客，在 **客戶團隊** 下選擇 **新增成員**，選擇同事，如有幫助再填寫 **團隊角色**，並把 **客戶存取權限** 設為 **唯讀** 或 **可讀寫**。 5. 選擇頂部的 **對帳單**，選好 **期間** 後選擇 **PDF**，即可打開對帳單。 6. 打開各分頁：**聯絡人**、**報價單**、**發票**、**定期發票**、**收據**、**送貨單**、**採購訂單**、**商機**、**活動**、**附件** 和 **歷史**。除 **活動** 外，每個分頁打開後都會顯示其中的紀錄數目。 7. 使用分頁上的按鈕為這位顧客新增紀錄，例如 **新增聯絡人**、**新增報價單**、**新增發票** 或 **記錄收款**。 8. 用頂部的 **編輯** 修改資料，用 **記錄活動** 發佈備註、任務、行程或溝通，並在 **···** 選單中使用 **更改負責人**、**負責人變更紀錄**、**合併重複客戶** 和 **停用客戶**。 ## 之後會發生甚麼 新增的聯絡人會預先填好客戶，並以客戶的帳單地址作為郵寄地址。新增的商機會預先填好客戶。新增報價單或發票時，只有當該客戶剛好有一位你看得到的聯絡人，才會自動填入聯絡人；否則請自行選擇。 儲存後會打開新紀錄；選擇 **取消** 則返回客戶頁面。 ## 需要注意的規則 - 個人客戶沒有 **聯絡人** 分頁：它的 **個人資料** 就是它的聯絡人。請用 **···** 選單中的 **記錄行銷同意** 記錄此人的推廣偏好。 - 企業客戶的 **基本資料** 包括 **稅務登記號**。發票在開立時會複製這個號碼，並印在 Bill To（帳單收件人）區塊；草稿則印客戶當前的號碼。 - 這四個數字和 **對帳單** 只對 **Invoice**（發票）模組的 **View** 設為 **全部記錄** 的角色顯示，而且客戶有發票後才會顯示數字。此時 **發票** 分頁頂部會顯示按到期日計算的帳齡：**未到期**、**1–30**、**31–60**、**61–90** 和 **90+** 天。 - 顧客付款多於欠款時，差額會顯示在 **應收餘額** 下，並標示 **客戶貸項**。 - **活動** 分頁匯集客戶本身，以及其聯絡人、商機、報價單、發票、貸項通知單、收款和退款上的活動，還有轉換成該客戶的潛在客戶的活動，並連同這些紀錄的單據事件。上方的篩選可收窄為 **只看活動**、**備註**、**任務**、**行程** 或 **溝通**。 - **收據** 分頁需要 **Invoice** 模組的 **View** 權限。它每次列出 100 張收據，最新的在前；超過 100 張時，計數顯示 **100+**，選擇 **顯示更多** 可載入下 100 張。下面的退款也以同樣方式分頁。 - **定期發票** 和 **送貨單** 只在貴公司使用這些功能時出現；**採購訂單** 需要 **Purchase**（採購）模組的 **List** 權限。 - **附件** 分頁保存客戶自己的文件，例如合約或商業登記文件——參閱[加入附件](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/attach-files/)。 ## 為甚麼這樣設計 **顧客的錢在客戶這裏匯總。** 發票是寄給人的，但顧客欠多少，是這個客戶下所有聯絡人的總和。標題下面的數字直接回答「這位顧客欠我們多少」，不用你自己把發票加起來。 **應收帳需要全部記錄的權限。** 只能看到自己發票的角色，看到的總額只是那幾張發票的合計，會少計顧客實際欠的錢。與其顯示一個錯誤的餘額，easySales 只把這些數字顯示給看得到全部發票的角色。 **逾期由到期日起計。** **NET 60** 的發票在第 45 天並不算遲。帳齡由每張發票的到期日開始計算，所以各區間反映的是款項拖欠了多久，而不是發票開了多久。 **活動匯總到客戶。** 同事可能把實地視察備註記在報價單上，把電話記在聯絡人上。客戶把兩者匯集在一起，致電前只看一條時間線便夠，不必逐一打開紀錄。 ## 更有效率的做法 - **從客戶頁面開始做單據。** 分頁上或 **···** 選單中的 **新增報價單** 和 **新增發票**，在客戶只有一位聯絡人時會自動填入聯絡人。參閱[建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **在看餘額的地方直接記錄收款。** **收據** 分頁上的 **記錄收款** 讓一張收據結清這位顧客的多張發票。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **發對帳單，而不是發票清單。** **對帳單** 預設打開上個月，月結對帳單不用再選日期；只有需要其他期間時才修改 **期間**。 - **一邊打電話一邊記錄。** 頂部的 **記錄活動** 會打開 **活動** 分頁，並準備好你所選的類型。參閱[發佈活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/)。 - **共享重要顧客，而不是移交。** 兩個人一起服務同一位顧客時，把第二個人加入 **客戶團隊**，而不是更改負責人。 ## 例子 負責 Lim & Co 帳務的 Priya Nair 在致電前打開 Harbour Café Pte Ltd。**應收餘額** 顯示兩張未付發票共 SGD 10,900.00，**逾期** 顯示 SGD 0.00。**發票** 分頁列出由裝修報價單生成的兩張發票 INV-10000321 和 INV-10000322，每張 SGD 5,000.00 加 GST SGD 450.00，即 SGD 5,450.00。**活動** 顯示 Mei 記在報價單上的實地視察備註，因為客戶會匯集其下的所有紀錄。 Priya 選擇 **記錄活動** 和 **記錄溝通**，記錄她與 Grace Wong 的這通電話。 **十月份的對帳單。** 2026 年 11 月 3 日，Priya 選擇 **對帳單**；**期間** 預設為 2026 年 10 月 1 日至 31 日。INV-10000321 於 10 月 6 日開立，INV-10000322 於 10 月 20 日開立，咖啡店在 10 月 28 日付清了 INV-10000321。對帳單顯示： | 項目 | 金額 | |---|---| | 期初餘額 | SGD 0.00 | | 開票 | SGD 10,900.00 | | 收款 | − SGD 5,450.00 | | 貸項通知單 | SGD 0.00 | | 期末餘額 | SGD 5,450.00 | 期末餘額 = 0.00 + 10,900.00 − 5,450.00。Priya 把 **收件聯絡人** 選為 Grace Wong，然後選擇 **PDF** 並下載檔案。 **看懂帳齡。** INV-10000322 的付款條款是 **NET 30**，因此到期日為 2026 年 11 月 19 日。Priya 在 11 月 25 日打開客戶時，它已逾期六天：**逾期** 以紅色顯示 SGD 5,450.00，**發票** 分頁的帳齡把它歸入 **1–30**。 ## 常見問題 - **怎樣查看顧客欠我多少錢？** 打開客戶：標題下面的 **應收餘額** 是顧客目前欠的金額，**逾期** 是其中已過到期日的部分。參閱[追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **怎樣向顧客發送對帳單？** 選擇 **對帳單**，選好 **期間** 和 **收件聯絡人**，然後選擇 **PDF**，下載後用你自己的電郵發送。 - **為甚麼客戶頁面上看不到應收餘額？** 你角色的 **Invoice**（發票）**View** 沒有設為 **全部記錄**，或者這位顧客還沒有發票。 - **為甚麼沒有聯絡人分頁？** 這是 **個人** 客戶，此人就是客戶本身；或者你的角色沒有 **Contact**（聯絡人）**List** 權限。 - **可以在客戶上附加檔案嗎？** 可以。打開 **附件** 分頁並選擇 **上載檔案**；參閱[加入附件](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/attach-files/)。 - **客戶團隊的唯讀和可讀寫有甚麼分別？** 兩者都讓同事可以打開這個客戶及其下的所有紀錄，不論負責人是誰；**可讀寫** 還容許他們作出修改。 ## 相關內容 - [編輯或停用](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/edit-and-delete/) - [更換負責人](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/ownership/) - [追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [聯絡人詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/contact-details/) --- # 客戶對帳單 > 如何在 easySales 為客戶製作對帳單（SOA）——選擇期間、核對期初及期末餘額、下載 PDF 並發給客戶。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/ 對帳單告訴一個[客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/accounts-and-contacts/)它欠你多少：一段期間內的每張發票、每筆收款和每張貸項通知單，以及逐行結算的[餘額](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/)。本頁適用於所有追收款項、或要回答顧客「我們還欠你們多少」的人。 ## 開始之前 你需要對該客戶有 **Account**（客戶）模組的 **View**（檢視）權限，並且 **Invoice**（發票）模組的 **View** 設為 **All records**（全部紀錄）；否則不會出現 **對帳單** 按鈕。要選擇 **收件聯絡人**，還需要 **Contact**（聯絡人）模組的 **List**（列表）權限。 ## 操作步驟 1. 在側欄選擇 **客戶**，打開這位顧客。 2. 選擇頂部的 **對帳單**。 3. 檢查 **期間**。它預設為上個月，由第一天至最後一天。 4. 要更改期間，選擇 **期間** 欄位，然後選 **本月**、**上月**、**最近 3 個月** 或 **今年**，或者自行選擇起止日期。 5. 選擇對帳單的 **收件聯絡人**。 6. 先閱讀所有提示，再看摘要：**期初餘額**、**開票**、**收款**、**貸項通知單**、有調整時的 **調整**，以及 **期末餘額**。 7. 選擇 **PDF**。會打開一個顯示對帳單的視窗；選擇 **下載**，再用你自己的電郵發送檔案。 8. 剔選 **已發給客戶**。客戶的時間線會記下你發送的是哪個期間。 ## 之後會發生甚麼 PDF 以 **STATEMENT OF ACCOUNT** 為標題，印在你的信頭上，收件方是該客戶和你選的 **收件聯絡人**。上面印有 **Customer code**（客戶編號，如有）、期間、你的本位貨幣，以及作為發出日期的當天日期。 表格的欄位依次是 **DATE**、**DOCUMENT**、**DETAILS**、**CHARGES**、**CREDITS** 和 **BALANCE**，由期初餘額一直列到 **Balance due**（未付餘額），下面是截至期間最後一天的帳齡。系統不會把任何東西發給顧客；easySales 不會以電郵發送對帳單。 ## 需要注意的規則 - 期間的起止兩天都包括在內。**期末餘額** = **期初餘額** + **開票** − **收款** − **貸項通知單** − **調整**。 - 只計入已開立的發票和貸項通知單。已取消的發票仍留在它原本的期間，其貸項通知單出現在取消當天。 - 金額以你的本位貨幣顯示。外幣發票及其收款和貸項通知單，都按該發票記錄的匯率換算；沒有記錄匯率的發票不計入金額，並在附註中列出。 - 餘額低於零時顯示為 **客戶貸項**，PDF 上也會印 **Customer credit**，而不是 **Balance due**。 - 已撇銷的壞帳仍留在對帳單上；對帳單抽屜會說明金額是多少。保管中或已沒收的按金只以附註形式列印，絕不計入餘額。已實現的匯兌損益只在對帳單抽屜中顯示。 - 地址使用聯絡人的 **郵寄地址**；聯絡人的郵寄地址為空白時，使用客戶的 **帳單地址**。沒有 **Contact** **List** 權限時，使用該客戶的第一位聯絡人。 - 超過 4,999 行的對帳單無法下載；請選擇較短的期間。 - 無論你在 easySales 中使用哪種語言，PDF 都以英文列印。 - 對帳單每次都按你當時的紀錄重新計算。之後刪除或倒填日期的收款會改變該期間的數字，所以請保留你發出的那份 PDF。 ## 為甚麼這樣設計 **對帳單是給顧客看的，所以顯示顧客那一邊。** 顧客欠的就是他們發票上的金額，無論你內部如何處理。所以你撇銷的壞帳仍留在上面，外幣收款的匯兌損益也不會出現：這些是你帳上的分錄，並沒有改變顧客欠的錢。 **每張發票只用一個匯率，外幣帳目才對得上。** 如果每筆收款都按當天的匯率換算，一張已付清的發票可能仍會在對帳單上留下幾塊錢。發票本身、它的收款和貸項都用發票自己的匯率，付清的發票便剛好歸零。 **帳齡加起來就是餘額。** 每張發票的剩餘金額按它自己的到期日計算帳齡，所以五個帳齡金額加起來永遠等於期末餘額。顧客可以把兩個數字對上，一眼看出哪些發票已經逾期。 **預設上個月，因為這正是你要發的那份對帳單。** 大部分企業在月結後發上個月的對帳單，所以期間就由這裏開始。「上月」按貴公司的時區計算，團隊中每個人看到的都是同一個月。 ## 更有效率的做法 - **發出前先看誰逾期。** 客戶標題下方的 **逾期** 和 **發票** 分頁上的帳齡會顯示哪些款項已過期。參閱[追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **先處理未分配金額。** 把收據的未分配金額分配到它所支付的發票上，這些發票便會離開逾期帳齡，顧客看到的帳齡就和他們的付款對得上。參閱[使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)。 - **把聯絡人的郵寄地址填好一次。** 對帳單每次都會用它；沒有的話便改用客戶的帳單地址。參閱[聯絡人詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/contact-details/)。 - **信頭只需設定一次。** 對帳單印的信頭和公司資料與你的發票相同。參閱[公司資料](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/)。 - **撇銷壞帳前再發一次對帳單。** 一份註明日期的對帳單，就是你曾經催款的紀錄。參閱[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 例子 **有貸項通知單的一個月。** 2026 年 12 月 2 日，Lim & Co 的 Priya Nair 打開 Harbour Café，選擇 **對帳單**；**期間** 預設為 11 月 1 日至 30 日。11 月初，咖啡店仍欠 INV-10000322，SGD 5,450.00。11 月內： - 11 月 12 日：照明工程發票 INV-10000340，SGD 2,000.00 + GST 9% SGD 180.00 = SGD 2,180.00，付款條件 **NET 30**。 - 11 月 18 日：咖啡店付清 INV-10000322，SGD 5,450.00。 - 11 月 25 日：為一盞退回的燈開立貸項通知單 CN-10000070，SGD 200.00 + GST SGD 18.00 = SGD 218.00，針對 INV-10000340。 | 項目 | 金額 | |---|---| | 期初餘額 | SGD 5,450.00 | | 開票 | SGD 2,180.00 | | 收款 | − SGD 5,450.00 | | 貸項通知單 | − SGD 218.00 | | 期末餘額 | SGD 1,962.00 | 5,450.00 + 2,180.00 − 5,450.00 − 218.00 = 1,962.00。INV-10000340 在 12 月 12 日到期，所以 PDF 的帳齡把 SGD 1,962.00 列在 **Current**（未到期）下。Priya 選 Grace Wong 作為 **收件聯絡人**，然後選擇 **PDF** 並下載檔案。 **顧客有貸項餘額。** Orchard Dental 欠 INV-10000335，SGD 1,000.00 + GST SGD 90.00 = SGD 1,090.00。12 月 8 日，它轉來 SGD 3,000.00，把下一階段的款項也一併支付。Mei Tan 記錄一張收據，付清 INV-10000335，其餘 SGD 1,910.00 作為 **多付款** 保留為未分配。 12 月 15 日，Mei 選擇 **本月**。**期初餘額** 是 SGD 1,090.00，**收款** 是 − SGD 3,000.00，所以餘額是 1,090.00 − 3,000.00 = −1,910.00。對帳單抽屜中 **期末餘額** 顯示 SGD 1,910.00，並標示為 **客戶貸項**；PDF 最後印的是 **Customer credit**，而不是 **Balance due**。 ## 常見問題 - **easySales 可以直接把對帳單電郵給顧客嗎？** 不可以。選擇 **PDF**，下載檔案後用你自己的電郵作為附件發送。 - **為甚麼客戶頁面上沒有對帳單按鈕？** 你角色的 **Invoice** **View** 沒有設為 **All records**。只能看自己發票的角色，看到的餘額並不完整。參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **草稿發票會出現在對帳單上嗎？** 不會。只有已開立的發票和貸項通知單才會出現，所以草稿或形式發票不會進入顧客的餘額。 - **為甚麼對帳單顯示客戶貸項？** 顧客付的錢比欠的多，或者有一張貸項通知單還未用在發票上。請分配這筆錢或退款。參閱[使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)。 - **我已撇銷的壞帳為甚麼仍在對帳單上？** 撇銷是你帳上的分錄，顧客仍然欠這筆錢。對帳單抽屜會告訴你期末餘額中有多少是已撇銷、仍在追收的壞帳。 - **外幣發票在對帳單上如何顯示？** 按每張發票記錄的匯率換算成你的本位貨幣，旁邊列出發票的原幣金額和匯率。參閱[貨幣與匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 - **為甚麼舊的對帳單重新下載後數字變了？** 對帳單是按你現在的紀錄計算的。之後刪除或倒填日期的收款會改變那個期間，所以請保留你發出的那份 PDF。 - **對帳單可以寄給另一位聯絡人嗎？** 可以。在選擇 **PDF** 之前，在 **收件聯絡人** 中選擇他；清單顯示該客戶的聯絡人。 ## 相關內容 - [客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/) - [應收餘額](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) - [追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/) - [加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/) --- # 編輯或停用 > 如何修改客戶資料、把重複建立的客戶合併，或停用不再合作的客戶——以及每種操作會保留甚麼。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/edit-and-delete/ 顧客資料有變時，請及時更新[客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/overview/)。同一位顧客被輸入了兩次時，把兩者合併；不再與某位顧客合作時，停用該客戶。 ## 開始之前 - 編輯需要對該客戶有 **Account**（客戶）模組的 **Edit**（編輯）權限。 - 合併需要對兩個客戶都有 **Account** 模組的 **Edit** 和 **Delete**（刪除）權限。 - 停用需要 **Account** 模組的 **Delete** 權限。 角色設為 **僅自己的記錄** 時，只可以對其權限範圍內的客戶執行這些操作。 ## 操作步驟 **編輯客戶** 1. 打開客戶，選擇頂部的 **編輯**。 2. 修改資料。**客戶類型** 和 **負責人** 不在這裏修改。 3. 選擇 **儲存**。 **合併重複客戶** 1. 打開要保留的客戶，在 **···** 選單中選擇 **合併重複客戶**。 2. 在 **選擇重複客戶** 中搜尋並選擇另一個客戶，然後選擇 **下一步**。 3. 在 **選擇保留的值** 中，為每個不同的欄位選擇要保留的值，然後選擇 **下一步**。每個欄位預設採用保留客戶的值。 4. 在 **確認** 中查看哪些內容會轉移、哪些保持不變，然後選擇 **合併客戶**。 **停用客戶** 1. 打開客戶，在 **···** 選單中選擇 **停用客戶**。 2. 閱讀 **停用客戶** 確認框，然後選擇 **停用**。 ## 之後會發生甚麼 - **編輯：** 客戶顯示新資料。草稿、報價單和新單據會使用新資料。已開立的發票保留開立時的顧客名稱和地址。 - **合併：** 重複客戶的聯絡人、商機、採購訂單、活動、客戶團隊成員，以及草稿和未開立單據會轉入保留的客戶，重複客戶隨後被刪除。已開立的發票和貸項通知單保留其顧客資料，並計入保留客戶的餘額。 - **停用：** 客戶從清單中消失，但保留歷史紀錄。企業客戶的聯絡人和單據維持不變；停用個人客戶時，其聯絡人也會一併停用。 > **注意** > > 合併後無法復原。選擇 **合併客戶** 之前，請仔細檢查 **確認** 步驟。 ## 需要注意的規則 - 只有同一類型、而且你可以編輯和刪除的客戶，才會出現在合併選項中。 - 保留的客戶沿用自己的 **客戶編號** 和負責人。它的 **客戶** 和 **供應商** 角色取兩個客戶之和。 - 要更換負責人，請使用[更改負責人](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/ownership/)。 - 停用不會抹去任何內容。現有單據仍會引用該客戶。 - 在仍是顧客的客戶上清空 **客戶編號**，會移除它的編號。在只勾選供應商的客戶上勾選 **客戶** 而編號留空，會分配下一個編號。 - **歷史** 會記下每一次編輯、合併和停用。 ## 為甚麼這樣設計 **已開立的發票保留開立時的資料。** 顧客是按發票上印的名稱和地址把它入帳的。如果編輯客戶會改寫這些內容，重印出來的發票就和顧客手上那份對不上。草稿和報價單還不是雙方之間的正式紀錄，所以它們跟隨客戶資料。 **停用而不是刪除。** 發票、收據和貸項通知單要保持完整，它們所指的顧客就必須仍然存在。停用會把客戶從清單和選擇框中移走，而所有過去的單據仍然顯示這位顧客。 **合併讓一位顧客的歷史集中在一處。** 有兩個客戶時，餘額、對帳單和跟進紀錄都被分開，沒有人能看到這位顧客的全貌。合併後，保留的客戶顯示全部內容；已開立的單據保持原樣，但計入它的餘額。 **只有同類型的客戶才能合併。** 個人客戶把人儲存在客戶本身，企業客戶把人儲存為聯絡人，兩者無法合成一筆紀錄。 ## 更有效率的做法 - **保留有歷史的那個客戶。** 由較早、有已開立發票的客戶發起合併，這樣它保留自己的客戶編號和負責人，被刪除的是較新的重複客戶。 - **只看不同之處。** **選擇保留的值** 中的 **只顯示不同的欄位** 預設開啟，會隱藏兩個客戶已經一致的欄位。 - **一按即填寫空白部分。** 客戶頁面上空白的部分會顯示 **填寫**，直接打開編輯。參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 - **取消後還可以反悔。** 編輯有改動時選擇取消，幾秒內會出現 **復原**，可以帶着已輸入的內容重新打開表格。 - **查看誰改了甚麼。** **歷史** 分頁列出每次修改及其 **修改者**。參閱[審計紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/audit-trail/)。 ## 例子 Lim & Co 有兩個 Harbour Café Pte Ltd：一個是 Farid 去年建立的，有兩張已付款發票；另一個是 Mei 新建立的，有一張進行中的報價單。 Mei 打開 Farid 的客戶——有歷史紀錄的那個——選擇 **合併重複客戶**。她選中自己建立的客戶，保留 Farid 的電話號碼，採用自己較新的帳單地址，然後查看確認內容：一位聯絡人、一張未開立單據會轉入；兩張已開立發票維持開立時的狀態。 選擇 **合併客戶** 後，Farid 的客戶下有了這位聯絡人、這張報價單和兩張發票，Mei 建立的重複客戶已從清單中消失。 **新地址。** Harbour Café 在 11 月 1 日搬到新店。Priya Nair 打開客戶，選擇 **編輯**，修改 **街道地址** 和 **郵政編碼**，然後選擇 **儲存**。Grace Wong 的聯絡人沒有自己的郵寄地址，所以寄給她的單據使用客戶的地址。10 月開給 Grace 的 INV-10000321 仍印舊地址；Priya 正在為她準備的 11 月草稿發票則印新地址。 **類型選錯了。** 業主 Kelvin Ong 被建立成 **企業** 客戶，還未向他發出任何單據。客戶類型不能更改，兩種類型也不能合併，所以 Mei 為 Kelvin 另建一個 **個人** 客戶，並停用那個企業客戶。 ## 常見問題 - **企業客戶可以改為個人客戶嗎？** 不可以，客戶類型是固定的。請另建一個正確類型的客戶，再停用原來的；兩者不能合併。 - **停用客戶會刪除它的發票嗎？** 不會。它的發票、收據和貸項通知單都會保留，並繼續顯示這位顧客。 - **合併後可以復原嗎？** 不可以。重複客戶的紀錄轉移後便會被刪除，所以請先仔細檢查 **確認** 步驟。 - **改了地址，已開的發票會跟着改變嗎？** 不會。已開立的發票保留開立時的地址。寄給沒有自己 **郵寄地址** 的聯絡人時，草稿和報價單會印上新地址。 - **重複的客戶應該合併還是停用？** 兩個客戶是同一位顧客、而任何一個下面有紀錄時，便合併；只是不再需要這個客戶時，便停用。 - **可以刪除客戶編號嗎？** 可以。清空 **客戶編號** 並選擇 **儲存**；只要客戶仍是顧客，easySales 不會再分配新編號。 ## 相關內容 - [客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/) - [更換負責人](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/ownership/) - [審計紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/audit-trail/) - [重複紀錄提示](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/duplicates/) --- # 合併客戶 > 如何在 easySales 合併重複的客戶——選擇要保留的資料，看清哪些紀錄會轉到保留的客戶，以及為甚麼合併後無法撤銷。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/merge-accounts/ 同一位顧客有兩個[客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/accounts-and-contacts/)紀錄時，把重複的那個合併到要保留的客戶中，讓聯絡人、單據、活動和餘額集中在同一處。 ## 開始之前 - 你需要對兩個客戶都有 **Account**（客戶）模組的 **Edit**（編輯）和 **Delete**（刪除）權限。設為 **Own records only**（只限自己的紀錄）時，兩個客戶都必須在你的權限範圍內。 - 先決定保留哪個客戶。它保留自己的 **客戶編號** 和負責人；另一個會被刪除。 - 兩個客戶必須是同一類型：**企業** 對 **企業**，**個人** 對 **個人**。 ## 操作步驟 1. 在側欄選擇 **客戶**，打開要保留的客戶。 2. 在 **···** 選單中選擇 **合併重複客戶**。 3. 在 **選擇重複客戶** 中，在 **按名稱搜尋客戶** 框內輸入名稱，選中重複客戶那一行，然後選擇 **下一步**。 4. 在 **選擇保留的值** 中，為每一行選擇要保留的值，位於 **保留：…** 欄或 **重複：…** 欄。每一行預設選中保留客戶的值。 5. 如果想查看所有欄位，關閉 **只顯示不同的欄位**，然後選擇 **下一步**。 6. 在 **確認** 中，閱讀 **轉入保留客戶** 和 **已開立單據保持不變**。 7. 選擇 **合併客戶**。 ## 之後會發生甚麼 你仍停留在保留的客戶上，重複客戶會從所有清單和選擇框中消失。保留客戶的 **歷史** 會記下這次合併，以及取自重複客戶的值。 以下內容會轉入保留的客戶：重複客戶的聯絡人、商機、合約、採購訂單和送貨單，它的活動，由潛在客戶轉換成它的紀錄，以及尚未在保留客戶 **客戶團隊** 中的團隊成員。企業客戶的每位聯絡人會連同其報價單、發票和貸項通知單一起轉移。 個人客戶合併時，重複客戶的個人資料會隨它一起刪除。它的草稿發票、未結或草稿報價單以及其他草稿單據會轉給保留的那個人；針對已開立發票的草稿貸項通知單留在該發票上，已開立的單據保持原樣。 > **注意** > > 合併無法撤銷。選擇 **合併客戶** 之前，請仔細閱讀 **確認** 步驟。 ## 需要注意的規則 - 只會列出同一類型、而且你可以編輯和刪除的客戶，每次最多 20 個，按名稱排序。輸入更多名稱可以縮小範圍。 - **客戶編號**、**負責人** 和 **角色** 是鎖定的行。保留的客戶沿用自己的編號和負責人；之後如需更換負責人，請使用[更改負責人](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/ownership/)。 - 兩個客戶的 **客戶** 和 **供應商** 角色會合在一起。如果因此令只作供應商的保留客戶成為顧客，而它還沒有編號，系統會為它分配下一個 **客戶編號**。 - **帳單地址** 是一個整體選擇：所有地址行都來自同一個客戶。 - 企業客戶合併時，如果保留客戶的 **稅務登記號** 是空白而重複客戶有號碼，系統會預先選中重複客戶的號碼。 - 已開立的發票或貸項通知單不會被修改。它保留開立時的顧客名稱、地址和稅號，並計入保留客戶的 **應收餘額** 和對帳單。 - 對於你的角色無法以 **All records**（全部紀錄）查看的模組，**聯絡人** 和 **發票** 兩欄以及 **確認** 中的大部分數量會被隱藏。 ## 為甚麼這樣設計 **一位顧客，一個餘額。** 顧客欠你的是一筆總數，而不是每個客戶紀錄各一筆。合併後，**應收餘額**、帳齡和對帳單會把所有發票加在一起，你發出的催款通知或對帳單才是完整的。 **已開立的單據保持開立時的樣子。** 顧客是按發票上印的名稱和地址入帳的，亦可能已申報扣減上面的 GST。如果改寫成保留客戶的資料，你手上的版本就和顧客的對不上了。所以合併只改變發票計入哪個客戶，不改變發票上寫的內容。 **保留的客戶沿用自己的編號和負責人。** 客戶編號可能已經輸入你的會計軟件，也印在過去的對帳單上；順帶改掉它會令這些對應關係斷開。由誰負責這位顧客，要透過有其自身檢查的[更改負責人](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/ownership/)來決定。 **合併需要編輯和刪除兩項權限。** 合併會修改保留的客戶並刪除另一個，所以 easySales 要求你對兩個客戶都有這兩項權限。不能刪除客戶的人，也無法借合併把它刪掉。 ## 更有效率的做法 - **保留有歷史的那個客戶。** 從較早、有已開立發票的客戶發起合併，讓它保留編號和負責人。**選擇重複客戶** 中的 **聯絡人** 和 **發票** 兩欄，會顯示每個列出的客戶各有多少紀錄。 - **只看不同之處。** 這一步打開時 **只顯示不同的欄位** 已經開啟，你只需核對兩個客戶不一致的行。 - **一次收款結清兩邊。** 合併後，**收據** 分頁上的 **記錄收款** 可以用一張收據結清原本兩個客戶的發票。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **防止下一次重複建立。** 新增客戶時，重複提示會在你輸入時發出警告。參閱[重複紀錄提示](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/duplicates/)。 - **查看改了甚麼。** 保留客戶的 **歷史** 分頁列出這次合併，以及取來的每個值。參閱[審計紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/audit-trail/)。 ## 例子 **兩個客戶各有一張未付發票。** Lim & Co 有 Daniel Lim 負責的 Harbour Café Pte Ltd，還有 Mei Tan 為第二張訂單新增的 Harbour Cafe。兩個客戶各有一張未付發票： - Harbour Café Pte Ltd 的 INV-10000301：SGD 1,000.00 + GST 9% SGD 90.00 = SGD 1,090.00 - Harbour Cafe 的 INV-10000312：SGD 2,000.00 + GST 9% SGD 180.00 = SGD 2,180.00 Daniel 打開 Harbour Café Pte Ltd，選擇 **合併重複客戶**。在 **選擇保留的值** 中，他的客戶沒有 **稅務登記號**，所以重複客戶的號碼已被選中；他也選擇了重複客戶的 **電話**。**確認** 顯示一位聯絡人將轉移，一張已開立的發票保持不變。 選擇 **合併客戶** 後，Harbour Café Pte Ltd 的 **應收餘額** 為 SGD 1,090.00 + SGD 2,180.00 = SGD 3,270.00。咖啡店付來 SGD 3,270.00 時，Daniel 記錄一張收據便結清了兩張發票。INV-10000312 上印的仍是開立時的名稱 "Harbour Cafe"。 **兩個個人客戶。** 業主 Rachel Koh 被輸入了兩次。重複的那個客戶有一張已開立的發票 INV-10000305，SGD 500.00 + GST 9% SGD 45.00 = SGD 545.00，還有一張她下一個房間的草稿發票。Mei 打開 Rachel 較早的那個客戶，把重複客戶合併進來。草稿轉給保留的 Rachel，Mei 便在那裏開立它；INV-10000305 保持原樣，其 SGD 545.00 計入保留客戶的 **應收餘額**。 ## 常見問題 - **合併後，重複客戶的發票會怎樣？** 企業客戶的發票隨聯絡人一起轉移；個人客戶的草稿發票轉給保留的那個人。無論哪種情況，已開立的發票都計入保留客戶的 **應收餘額** 和對帳單。已開立的發票保留開立時的顧客資料，上面的內容不會改動。 - **合併後顧客的餘額會改變嗎？** 金額都不會改變。保留客戶的 **應收餘額** 等於兩個客戶原本餘額之和。 - **為甚麼要合併的客戶不在清單中？** 只有與保留客戶同一類型、而且你的角色可以編輯和刪除的客戶才會列出。清單每次顯示 20 個客戶，請輸入更多名稱。 - **合併後用哪個客戶編號？** 用保留客戶的編號。重複客戶的編號會隨它一起停用。 - **合併會改變客戶負責人嗎？** 不會。保留的客戶沿用自己的負責人；如需更換，請使用[更改負責人](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/ownership/)。 - **可以一次合併兩個以上的客戶嗎？** 不可以。每次合併一對；還有其他重複客戶時，從保留的客戶再合併一次。 - **企業客戶可以和個人客戶合併嗎？** 不可以。只有同一類型的客戶才能合併。參閱[編輯或停用](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/edit-and-delete/)。 ## 相關內容 - [客戶與聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/accounts-and-contacts/) - [編輯或停用](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/edit-and-delete/) - [重複紀錄提示](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/duplicates/) - [應收餘額](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) --- # 更換負責人 > 如何在 easySales 把客戶移交給另一位銷售同事，選擇哪些聯絡人、報價單和任務一併轉移，並查看以往的負責人。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/ownership/ 一位顧客改由其他同事負責時，請更換該客戶的負責人。[負責人](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/ownership-and-visibility/)決定在 **僅自己的記錄** 下誰看得到這個客戶，以及由誰跟進。 ## 開始之前 如果你是該客戶的負責人、在公司匯報關係中位於其負責人之上，或者你的角色有 **Transfer Records**（移交紀錄）權限，就會看到 **更改負責人**。新負責人必須是有效用戶，而其角色能存取你轉移的每一類紀錄。 ## 操作步驟 1. 打開客戶，在 **···** 選單中選擇 **更改負責人**。 2. 選擇 **新負責人**。對話框會顯示目前的負責人。 3. 留意 **聯絡人** 一律隨客戶一併轉移。 4. 核對其他要轉移的內容。**進行中的商機**、**未結報價單**、**草稿單據** 和 **未完成活動** 預設已勾選；要留給目前負責人的，請取消勾選。 5. 只有當 **已開立的發票、貸項通知單、採購訂單、送貨單及已關閉報價單** 也要轉移時，才勾選此項。 6. 選擇是否 **保留客戶團隊**；預設已勾選。 7. 選擇 **更改負責人**。 ## 之後會發生甚麼 客戶、其聯絡人以及你勾選的紀錄會即時轉給新負責人，並顯示一則訊息，列出轉移了多少紀錄。其他紀錄仍歸原負責人。**···** 選單中的 **負責人變更紀錄** 列出每一次負責人變更——時間、原負責人、新負責人和修改者——客戶的 **歷史** 分頁也會記下這次轉移。 ## 需要注意的規則 - 不勾選已開立的單據，佣金和歷史紀錄就仍歸原銷售員。 - **未結報價單** 是指狀態仍為 **進行中** 的報價單；已接受或已拒絕的報價單屬於已關閉。 - **未完成活動** 是指前任負責人尚未完成的任務（包括子任務），以及他組織、尚未結束而且與被轉移的紀錄有關聯的行程。它們會換上新的負責人或組織人；其作者不變。備註、溝通和回覆維持不變，新負責人也不會為每一項收到動態。 - 位於僅限成員空間內的任務或行程，只有在新負責人是該空間的成員、或已在其中被點名時才會轉移；否則會被略過，easySales 會顯示略過了多少項。請空間的負責人把新負責人加入，然後再轉移一次。 - 如果新負責人已被停用，或無法存取你勾選的某一類紀錄，轉移會被拒絕，任何紀錄都不會轉移。 - 聯絡人或報價單的 **···** 選單中也有各自的 **更改負責人**。在那裏只會轉移這一筆紀錄；如果你保持勾選 **同時移交未完成的任務和行程**（它會顯示有多少項），還會連同其未完成的任務和行程。這需要 **活動** 上有 **檢視和發佈**；沒有的話，它們仍歸目前負責人。 - 負責人決定 **僅自己的記錄** 下的存取範圍，但不能代替權限或共享規則。 ## 為甚麼這樣設計 **聯絡人一律隨客戶轉移。** 新負責人必須能聯絡到要打交道的人。如果客戶歸一位銷售員、聯絡人歸另一位，兩人便各自只看到這位顧客的一半。 **已開立的單據預設不轉移。** 已開立的發票記錄着某人完成的一筆銷售。把它留在原負責人名下，他們的銷售紀錄和佣金便保持完整；只有當已成交業務的責任也一併移交時才勾選。 **新負責人必須能打開你移交的內容。** 如果新負責人的角色看不到發票，轉給他的發票會同時從他和你的畫面上消失。所以 easySales 會拒絕整次轉移，並指出是哪一類紀錄，不會令任何紀錄變得無人看得到。 **每次移交都有紀錄。** **負責人變更紀錄** 回答了「這位顧客以前由誰負責、何時更換」，這對佣金問題，以及對問起「去年跟我聯絡的那位」的顧客都很重要。 ## 更有效率的做法 - **一次過移交離職同事的全部紀錄。** [移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/)可以一步把已停用用戶的客戶和紀錄轉給同事。 - **共享而不是移交。** 兩個人一起服務一位顧客時，把第二個人加入 **客戶團隊**，負責人保持不變。參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 - **只轉移一筆紀錄。** 單一聯絡人或報價單有自己的 **更改負責人**，客戶本身不受影響。 - **先查紀錄再問人。** **···** 選單中的 **負責人變更紀錄** 列出以前所有的負責人，不用翻查舊單據。 ## 例子 Farid Rahman 即將離開 Lim & Co。 在匯報關係中位於 Farid 之上的 Daniel Lim 打開 Harbour Café Pte Ltd，選擇 **更改負責人**。他選擇 Mei Tan 作為 **新負責人**，保持勾選 **進行中的商機**、**未結報價單**、**草稿單據** 和 **未完成活動**，不勾選已開立的單據。選擇 **更改負責人** 後，Mei 接手了這個客戶、它的兩位聯絡人、進行中的報價單和 Farid 未完成的跟進任務；Farid 去年開立的發票仍記在他名下。 **把一位聯絡人交給同事。** Harbour Café 的 Ahmad Salleh 現在負責咖啡店的付款，所以 Mei 把他的聯絡人交給負責收款的 Priya Nair。Mei 打開 Ahmad 的聯絡人，在 **···** 選單中選擇 **更改負責人**。核取方塊顯示 **同時移交未完成的任務和行程 (2 項未完成的任務或行程)**；Mei 保持勾選，然後選擇 **更改負責人**。現在 Priya 負責 Ahmad 的聯絡人，以及 Mei 與他有關的兩項未完成任務；客戶本身仍歸 Mei。 ## 常見問題 - **誰可以更改客戶的負責人？** 目前負責人、公司匯報關係中位於其上的人，以及擁有 **Transfer Records**（移交紀錄）權限的角色。 - **更改負責人會把發票一併轉過去嗎？** 不會，除非你勾選 **已開立的發票、貸項通知單、採購訂單、送貨單及已關閉報價單**。草稿發票會隨 **草稿單據** 一併轉移。 - **同事離職後，他的客戶怎麼辦？** 先停用該用戶，再用[移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/)轉移他負責的紀錄。在 **用戶帳戶** 清單上把 **狀態** 設為 **已停用**，便會列出已停用的用戶。 - **可以查到以前由誰負責這個客戶嗎？** 可以。客戶 **···** 選單中的 **負責人變更紀錄** 列出每一次變更及修改者。 - **為甚麼更改負責人被拒絕？** 新負責人已被停用，或其角色無法打開你勾選的某一類紀錄；訊息會指出是哪一類。請取消勾選該類，或請管理員放寬其角色權限。 - **原負責人還看得到這個客戶嗎？** 只能透過其他途徑，例如 **客戶團隊**、公司的共享設定，或設為 **全部記錄** 的角色。 ## 相關內容 - [客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/) - [移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/) - [角色與共享](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/) - [活動與跟進](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/activities-and-follow-up/) --- # 聯絡人 > easySales 的聯絡人是甚麼——顧客那邊接收報價單和發票、由你跟進並記錄推廣同意的人。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/overview/ **聯絡人**是顧客那邊的一個人：你與之溝通、報價單和發票寄給他、並由你跟進的人。每位聯絡人都屬於一個[客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/overview/)，而一個企業客戶可以把你在那邊接觸的所有人都列為聯絡人。 ## 在哪裏找到 在側欄選擇 **聯絡人**。清單顯示你的角色可以查看的人；選擇 **新增聯絡人** 即可加入一位。選擇姓名即可打開聯絡人，查看其客戶、報價單、活動、同意狀態和歷史紀錄。 ## 你可以做甚麼 - 在企業客戶下[建立聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/create-a-contact/)。 - [查看和更新聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/contact-details/)，包括其推廣同意狀態。 - 加入前先[檢查重複](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/duplicates/)。 - 透過聯絡人的 **···** 選單[更換負責人](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/ownership/)。 ## 聯絡人如何關聯 報價單或發票指定一位聯絡人，客戶隨該聯絡人而定。單據寄往聯絡人的 **郵寄地址**（在聯絡人頁面上標示為 **帳單地址**）；如果聯絡人完全沒有地址，則寄往客戶的帳單地址。 個人客戶就是一個人。easySales 把此人儲存為該客戶自己的聯絡人，你要在客戶上修改其資料，而不是在聯絡人上修改。 ## 詞彙 - **聯絡人**——與某個客戶關聯的一個人。 - **聯絡人負責人**——負責這位聯絡人的同事。 - **郵寄地址**——你聯絡此人所用的地址。 - **同意狀態**——此人是否拒絕接收推廣電郵、電話、短訊或傳真。 ## 常見誤解 - 聯絡人不是顧客本身；客戶才是。 - 同一間公司的幾個人不需要幾個客戶，把每個人加入為聯絡人即可。 - 登入 easySales 的用戶不是聯絡人。 - 記錄某人已拒絕推廣，並不會阻止任何操作。這是一項讓團隊查閱和遵守的紀錄。 ## 權限 查看和打開聯絡人需要 **Contact**（聯絡人）模組的 **List**（列表）和 **View**（檢視）權限；建立和修改需要 **Add**（新增）和 **Edit**（編輯）；停用需要 **Delete**（刪除）。角色設為 **僅自己的記錄** 時，可以處理自己負責的聯絡人，以及公司共享設定給予它的聯絡人。 ## 為甚麼這樣設計 **單據寄給人，帳記在公司。** 批核報價單的人和付款的人往往不是同一個。每張單據寄給你選擇的聯絡人，而顧客欠多少則在客戶上匯總，不論發票寄給的是其中哪一位。 **人會變，顧客仍在。** 顧客那邊的聯絡人離職時，加入接任的人，再停用原來的聯絡人。顧客的報價單、發票和餘額仍在客戶上，過去的單據也保留當時寄給的姓名。 **一位聯絡人只屬於一個客戶。** 聯絡人只屬於一個客戶，所以寄給他的每張單據都只計入一位顧客的餘額和對帳單，不會分散到兩處。 ## 更有效率的做法 - **不只按姓名尋找。** **聯絡人** 的搜尋框也能按客戶、電郵或電話尋找。參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 - **從客戶頁面加入聯絡人。** 客戶 **聯絡人** 分頁上的 **新增聯絡人** 會自動填好客戶和地址。參閱[建立聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/create-a-contact/)。 - **就地記錄電話。** 聯絡人頁面頂部的 **記錄活動** 可以為這個人記錄備註、任務、行程或溝通。參閱[發佈活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/)。 - **一次過匯入一批人。** [資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)可以從 .xlsx 或 .csv 檔案匯入聯絡人及其所屬客戶。 ## 例子 Lim & Co 在 Harbour Café Pte Ltd 與兩個人接觸。老闆 Grace Wong 負責批核報價單，所以 Mei Tan 把裝修報價單寄給她。 Ahmad Salleh 負責日常營運，所以實地視察和溝通都記在他名下。兩人都是同一個客戶下的聯絡人，客戶的 **活動** 分頁會顯示與他們每個人的跟進紀錄。 **第二間分店。** Harbour Café 在 Tampines 開設分店，Ahmad 調到那裏。Mei 編輯他的聯絡人，把分店地址填為他的 **郵寄地址**。寄給 Ahmad 的分店櫃枱報價單會印上 Tampines 的地址；Grace 的報價單仍印咖啡店的帳單地址，兩者都計入同一個 Harbour Café 客戶。 ## 常見問題 - **可以不選客戶就加入聯絡人嗎？** 不可以。**客戶** 是必填欄位，因為聯絡人的單據要記到那個客戶的帳上。請先[建立客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/create-an-account/)。 - **怎樣找到一間公司的所有聯絡人？** 打開該客戶的 **聯絡人** 分頁，或在 **聯絡人** 搜尋框中輸入公司名稱。 - **顧客那邊的聯絡人離職了怎麼辦？** 把接任的人加入為聯絡人，再用 **···** 選單中的 **停用聯絡人** 停用原來那位。已經寄給他的單據會保留他的姓名。參閱[聯絡人詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/contact-details/)。 - **聯絡人一定要有電郵地址嗎？** 不用。只有 **姓名**、**客戶** 和 **聯絡人負責人** 是必填的，除非貴公司另外規定了必填欄位。 - **聯絡人和潛在客戶是同一回事嗎？** 不是。潛在客戶是仍在評估中的對象。轉換時可以新增一個企業客戶並把此人作為第一位聯絡人，也可以把他轉為現有客戶下的聯絡人。參閱[轉換潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/convert-a-lead/)。 ## 相關內容 - [客戶與聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/accounts-and-contacts/) - [客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/overview/) - [報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/) - [聯絡人詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/contact-details/) --- # 建立聯絡人 > 如何在 easySales 為客戶加入聯絡人——選擇客戶和負責人，填寫電郵和電話，並設定單據使用的郵寄地址。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/create-a-contact/ 為你在企業客戶那邊接觸的每個人加入一位[聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/overview/)。最快的方法是由客戶頁面加入，系統會為你填好客戶和地址。 ## 開始之前 你需要 **Contact**（聯絡人）模組的 **Add**（新增）和 **Edit**（編輯）權限，**Account**（客戶）模組的 **List**（列表）權限才可以選擇客戶，以及 **User**（用戶）模組的 **List** 權限才可以選擇負責人。個人客戶已經有唯一的聯絡人，所以不會在這裏出現。 ## 操作步驟 1. 打開客戶，在其 **聯絡人** 分頁上選擇 **新增聯絡人**——或在側欄選擇 **聯絡人**，然後選擇 **新增聯絡人**。 2. 在 **詳情** 下輸入 **姓名**。如有需要，填寫 **稱謂** 和 **職稱**。 3. 核對 **客戶**；如果是由聯絡人清單開始的，請選擇客戶。 4. 核對 **聯絡人負責人**，預設是你。 5. 輸入時如果 **姓名**、**電郵** 或 **電話** 下面出現提示，請細閱。只有確定是另一個人時才繼續——參閱[重複紀錄提示](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/duplicates/)。 6. 在 **聯絡方式** 下填寫已知的 **電郵**、**電話**、**流動電話** 和 **傳真**。 7. 核對 **郵寄地址**。由客戶開始時，它複製自客戶的帳單地址；如果此人在其他地方辦公，請修改。 8. 按需要填寫 **個人資料**、**附加資訊** 下的必填欄位；如有幫助，再填寫 **備註**。 9. 選擇 **建立聯絡人**。 ## 之後會發生甚麼 easySales 在該客戶下建立聯絡人並打開它。客戶的 **聯絡人** 分頁現在會列出此人。你可以把報價單和發票寄給他，並記錄與他相關的活動。 ## 需要注意的規則 - **姓名**、**客戶** 和 **聯絡人負責人** 一律必填。公司可能還要求填寫 **附加資訊** 下的更多欄位。 - 報價單和發票會寄往這裏的 **郵寄地址**。全部留空則改用客戶的帳單地址。 - 從客戶複製過來的地址只是一份副本：之後修改客戶的帳單地址不會改變它。 - 電郵、電話和地址只檢查長度，不檢查格式，請小心輸入。 - 只有公司設定為顯示個人資料時，才會出現 **個人資料** 部分。 - 推廣拒收請在建立聯絡人後，到聯絡人頁面記錄。 ## 為甚麼這樣設計 **每個人一位聯絡人，單據和跟進才能對準那個人。** 報價單送到批核的人手上，發票送到付款的人手上，每通電話也記在實際通話的人名下。客戶仍然會把一切匯總起來。 **只有企業客戶可以加入新聯絡人。** 個人客戶就是一個人，聯絡人隨客戶一起建立。再加一位聯絡人會令人分不清誰才是顧客，所以 **客戶** 選擇框只提供企業客戶。 **地址留空便跟隨客戶。** 如果此人就在顧客的主要地址辦公，請讓 **郵寄地址** 留空：他的單據會使用客戶的帳單地址，顧客搬遷後也一樣。只有在別處（例如分店）辦公的人才需要填寫。 ## 更有效率的做法 - **從客戶頁面開始。** 客戶 **聯絡人** 分頁上的 **新增聯絡人** 會填好 **客戶** 和地址，取消時也會返回客戶頁面。 - **總部員工就清空複製來的地址。** 把 **郵寄地址** 全部清空，此人便一直使用客戶的帳單地址。 - **立即向新聯絡人報價。** 聯絡人 **報價單** 分頁上的 **新增報價單** 會以此人為聯絡人開始一張報價單。參閱[建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **一次過加入很多人。** [資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)可以從 .xlsx 或 .csv 檔案在各自的客戶下建立聯絡人。 ## 例子 Mei Tan 打開 Harbour Café Pte Ltd，在 **聯絡人** 分頁上選擇 **新增聯絡人**。**客戶** 已顯示 Harbour Café Pte Ltd，**郵寄地址** 顯示咖啡店的地址。 她輸入「Ahmad Salleh」，選擇 **稱謂**，填寫他的流動電話號碼，然後選擇 **建立聯絡人**。Ahmad 的聯絡人頁面隨即打開，他亦出現在咖啡店的 **聯絡人** 分頁上。 **共用的辦公室電話。** Mei 加入咖啡店的簿記員 Siti Rahim，在 **電話** 輸入咖啡店的總機 6234 5678。**電話** 下面出現提示：名為「Grace Wong」的紀錄已存在。負責人：Mei Tan。Grace 留的也是這個辦公室電話，但 Siti 是另一個人，所以 Mei 繼續並選擇 **建立聯絡人**。 **總部員工。** Siti 在咖啡店的總店上班，所以 Mei 在儲存前把複製來的 **郵寄地址** 五項全部清空。後來 Harbour Café 搬遷，Priya 更新了客戶的帳單地址，寄給 Siti 的新發票便會印上新地址，不用任何人修改她的聯絡人。 ## 常見問題 - **一位聯絡人可以屬於多個客戶嗎？** 不可以。每位聯絡人只屬於一個客戶。如果某人代表兩間公司與你往來，請在兩個客戶下各加入一位聯絡人。 - **可以為個人客戶加入聯絡人嗎？** 不可以。個人客戶只有一位聯絡人，就是本人；**客戶** 選擇框只提供企業客戶。 - **為甚麼新聯絡人帶着客戶的地址？** 由客戶開始時，系統會把客戶的帳單地址複製到 **郵寄地址**。你可以修改它，或把它清空以跟隨客戶的帳單地址。 - **為甚麼聯絡人負責人已經填好了？** 預設是你。如果由其他同事和此人接觸，請改選該同事。 - **建立聯絡人時可以同時記錄推廣拒收嗎？** 不可以。請先建立聯絡人，再在其頁面上使用 **記錄行銷同意**。參閱[聯絡人詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/contact-details/)。 ## 相關內容 - [聯絡人詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/contact-details/) - [重複紀錄提示](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/duplicates/) - [建立客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/create-an-account/) - [聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/overview/) --- # 聯絡人詳情 > 打開聯絡人查看聯絡方式，記錄推廣拒收或同意變更，並查看其報價單、活動和修改歷史。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/contact-details/ 打開一位[聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/overview/)，就能看到這個人的全部情況：怎樣聯絡他、他屬於哪位顧客、他對推廣有甚麼要求，以及你發給他的單據和與他相關的工作。 ## 開始之前 你需要對該聯絡人有 **Contact**（聯絡人）模組的 **View**（檢視）權限。**報價單** 分頁還需要 **Quote**（報價單）模組的 **List**（列表）權限；記錄同意變更需要 **Contact** 模組的 **Edit**（編輯）權限。你的角色無法使用的部分、分頁和選單項目會被隱藏。 ## 操作步驟 1. 在側欄選擇 **聯絡人**，然後選擇此人的姓名。標題下顯示其職稱、客戶、負責人和電郵。 2. 查看 **基本資料**、**聯絡方式**、**郵寄地址**、**個人資料**、**附加資訊** 和 **備註**。選擇 **客戶** 可打開這位顧客。 3. 查看 **同意狀態**：每個渠道——**行銷電郵**、**拒接電話**、**拒收短訊** 和 **拒收傳真**——顯示 **已拒絕**、**未拒絕** 或 **尚未記錄**，下方是變更歷史。 4. 此人要求停止或恢復聯絡時，在 **···** 選單中選擇 **記錄行銷同意**。在 **記錄同意變更** 中選擇 **渠道** 和 **狀態**，在 **來源** 中填寫對方是怎樣通知你的，如有幫助再填寫 **備註**。**時間** 留空即按目前時間記錄；**時間** 不能是將來的時間。然後選擇 **儲存**。 5. 打開 **報價單** 查看寄給此人的報價單，打開 **活動** 查看與他相關的跟進紀錄，打開 **歷史** 查看對該聯絡人的修改。 6. 在 **報價單** 分頁使用 **新增報價單**，為此人新增報價單；或用頂部的 **記錄活動** 發佈與他相關的備註、任務、行程或溝通。 7. 用頂部的 **編輯** 修改資料，並在 **···** 選單中使用 **更改負責人**、**負責人變更紀錄** 或 **停用聯絡人**。 ## 之後會發生甚麼 在這裏新增的報價單或活動已經關聯到此人。每次同意變更都會連同記錄者一起加入歷史，你可以看到此人何時、以甚麼方式拒收。 ## 需要注意的規則 - **同意狀態** 是讓團隊遵守的紀錄，不會阻止報價單、發票或電話。 - 每個渠道顯示的是按 **時間** 計最新的一則紀錄。 - **來源** 必填；**備註** 選填。 - **活動** 分頁顯示關於此人，以及關於其報價單、發票和貸項通知單的活動；客戶的 **活動** 分頁顯示這位顧客的全部活動。 - **停用聯絡人** 會令此人從清單中消失，現有單據保留其姓名。 - 個人客戶的聯絡人會改為打開客戶頁面，請在那裏修改其資料和同意狀態。如果你無法打開該客戶，聯絡人會以唯讀方式顯示。 ## 為甚麼這樣設計 **同意狀態是紀錄，不是攔截。** 拒收推廣的人仍然索取了你的報價單，也仍然欠着你發票上的款項；攔下這些單據就等於停掉正常生意。這則紀錄告訴準備群發或電話名單的人應把誰剔除。 **每次變更連同來源一併保留。** 人會改變主意。歷史顯示每次變更、生效時間、對方怎樣通知你以及由誰記錄，所以有人問「我是甚麼時候取消訂閱的」，你可以據實回答。 **時間不能是將來。** 每個渠道以最新的一則為準。日期在將來的紀錄會蓋過在那之前記下的所有真實變更，所以 easySales 不接受。 **個人客戶的人儲存在客戶上。** 此人就是顧客，所以其資料和同意狀態都集中儲存在客戶頁面，聯絡人會把你帶到那裏。 ## 更有效率的做法 - **在頁面頂部記錄電話。** **記錄活動** → **記錄溝通** 會打開 **活動** 分頁並準備好輸入框。參閱[發佈活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/)。 - **由人開始做報價。** **新增報價單** 會填好此聯絡人及其客戶。參閱[建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **一按即發電郵。** 標題和 **聯絡方式** 中的電郵地址是連結，會用你自己的電郵程式打開一封寫給此人的電郵。 - **跳到整位顧客。** 選擇客戶名稱，即可查看這位顧客的所有聯絡人、發票和收據。參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 ## 例子 Harbour Café 的 Grace Wong 回覆了 Lim & Co 的電子通訊，要求不要再寄電郵給她。Priya Nair 打開 Grace 的聯絡人，選擇 **記錄行銷同意**，保持 **行銷電郵** 和 **已拒絕**，在 **來源** 中輸入「回覆電子通訊」，然後選擇 **儲存**。 **同意狀態** 現在顯示 **行銷電郵**：**已拒絕**，準備下一次群發的人都看得到。Grace 仍會照常收到她的報價單和發票。 **在電話中告知的拒收。** 10 月 14 日，Ahmad Salleh 在電話中告訴 Mei Tan，他不想再收到推廣短訊。Mei 翌日早上補記：打開 Ahmad 的聯絡人，選擇 **記錄行銷同意**，選擇 **拒收短訊** 和 **已拒絕**，在 **來源** 中輸入「與 Mei 通電話」，並把 **時間** 設為 10 月 14 日下午 4:30。**同意狀態** 顯示 **拒收短訊**：**已拒絕**，生效時間是通話的時間，而不是 Mei 輸入的時間。 ## 常見問題 - **記錄拒收後，easySales 會停止發電郵嗎？** 不會。easySales 在你發送報價單或發票前不會檢查同意狀態。進行任何推廣之前，請先查看 **同意狀態**。 - **顧客又願意接收推廣訊息，怎樣記錄？** 選擇 **記錄行銷同意**，選擇渠道和 **未拒絕**，並在 **來源** 中填寫對方是怎樣通知你的。 - **記錯的同意紀錄可以刪除嗎？** 這部分沒有刪除功能。請再記錄一則狀態正確的新紀錄；顯示的是最新的一則。 - **為甚麼打開聯絡人卻跳到客戶頁面？** 這位聯絡人是個人客戶本人，其資料儲存在客戶上。 - **為甚麼看不到報價單分頁？** 你的角色沒有 **Quote**（報價單）模組的 **List** 權限。 - **在哪裏查看與這位顧客的全部活動，而不只是這個人的？** 在客戶的 **活動** 分頁。參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 ## 相關內容 - [建立聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/create-a-contact/) - [客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/) - [活動與跟進](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/activities-and-follow-up/) - [聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/overview/) --- # 重複紀錄提示 > 新增客戶或聯絡人時 easySales 怎樣提示重複、比對哪些欄位，以及發現顧客已經存在時應該怎樣做。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/duplicates/ 建立[聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/overview/)或[客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/overview/)時，easySales 會檢查這個人或這間公司是否可能已經存在；如果是，就會提示你。借助它，可以避免把同一位顧客輸入兩次。 ## 開始之前 新增聯絡人時看到提示需要 **Contact**（聯絡人）模組的 **Add**（新增）權限，新增客戶時需要 **Account**（客戶）模組的 **Add** 權限。提示只會在建立紀錄時出現，編輯時不會出現。 ## 操作步驟 1. 開始 **新增聯絡人** 或 **新增客戶**。 2. 在受檢查的欄位中輸入至少兩個字元。聯絡人檢查 **姓名**、**電郵** 和 **電話**；企業客戶檢查 **名稱**、**註冊編號** 和 **電話**；個人客戶檢查 **名稱** 和 **電話**。 3. 稍等片刻。如有相符的紀錄，找到相符之處的欄位下面會出現提示：名為「…」的紀錄已存在。負責人：…；如果負責人屬於某個團隊，括號內還會顯示團隊。 4. 如果是同一個人或同一間公司，請取消，打開現有紀錄，或向其負責人申請存取權限。 5. 如果是不同的人或公司，請填妥表格並建立紀錄。 ## 之後會發生甚麼 提示不會阻止你儲存聯絡人。它只顯示名稱、負責人和團隊——絕不顯示你可能無權打開的紀錄的連結、地址或其他資料。 客戶有一點不同：儲存企業客戶時，如果同一國家／地區已有名稱相同（不分大小寫）或 **註冊編號** 相同的任何有效客戶，儲存會被拒絕；儲存個人客戶時，如果已有同名的個人客戶而電郵或電話號碼相符，儲存會被拒絕。 ## 需要注意的規則 - 比較名稱時忽略大小寫、空格和標點，也忽略結尾的一個公司後綴：Pte Ltd、Sdn Bhd、Ltd、Limited、Private Limited、LLP、LLC 或 Inc。重音符號會作區分：Café 和 Cafe 是不同的名稱。 - 比較電郵和註冊編號時忽略大小寫。比較電話號碼時忽略空格、連字號、括號、句點、斜線和加號。 - 對聯絡人，你在 **電話** 輸入的號碼會同時與現有聯絡人的 **電話** 和 **流動電話** 比較。在 **流動電話** 輸入的號碼不會檢查。 - 你能打開的紀錄一定會被提示。你無法打開的紀錄，只有在公司對該模組的共享設定為 **私有 + 提醒** 時才會被提示。 - 設為 **私有 + 提醒** 時，在 **客戶** 或 **聯絡人** 清單中搜尋，還會為你無法打開的相符紀錄顯示一行 *Also found: … · Owner: …*。 - 兩個不同的人可能同名或共用一個電話號碼，所以提示從不阻止儲存聯絡人。 ## 為甚麼這樣設計 **提示，而不是攔截。** 兩個人確實可能同名，同事之間也常共用一個辦公室電話。拒絕儲存會令你無法加入真實存在的人；提示則讓你看清事實後自己決定。 **只說出負責人，不多透露。** 相符的可能是你無權查看的顧客。負責人的名字告訴你該問誰，而不會顯示那位顧客的地址、電話或餘額。 **忽略寫法上的差異。** 「Harbour Café Pte. Ltd.」和「harbour cafe pte ltd」只差在標點、大小寫和一個重音符號；前兩者會被忽略，所以同事的寫法不同也不會把已有的顧客藏起來。重音符號會保留，因為它可能是兩個真實名稱之間唯一的分別。 **重複會把一位顧客拆開。** 同一位顧客建立了兩個客戶，餘額、對帳單和歷史都會被拆開。一開始便發現，比事後合併容易得多，而合併是無法復原的。 ## 更有效率的做法 - **先搜尋清單。** **客戶** 搜尋可以查名稱、國家／地區和行業；**聯絡人** 搜尋可以查人名、客戶、電郵和電話。參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 - **把識別資料也填上。** **註冊編號** 和電郵同樣會被檢查，名稱寫法不同的公司或個人也能被找出來。 - **申請存取，而不是重新輸入。** 提示中出現同事的名字時，請他把你加入該客戶的 **客戶團隊**。參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 - **事後發現的重複便合併。** **合併重複客戶** 可以把兩個同類型的客戶合而為一。參閱[編輯或停用](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/edit-and-delete/)。 - **讓匯入替你檢查。** [資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)會略過與現有紀錄相同的行，並把它們列為略過的重複紀錄。 ## 例子 Mei Tan 開始 **新增聯絡人**，輸入「grace wong」。**姓名** 下面出現提示：名為「Grace Wong」的紀錄已存在。負責人：Mei Tan。她打開聯絡人清單，在 Harbour Café Pte Ltd 下找到 Grace，於是取消了新增。 一星期後，她要加入另一位 Grace Wong——另一位顧客的採購員；同樣的提示出現了，這次她繼續填寫，並選擇 **建立聯絡人**。 **少了一個重音符號。** Daniel Lim 開始 **新增客戶**，輸入「Harbour Cafe」。沒有出現提示，因為已儲存的名稱帶重音符號。他改為輸入「Harbour Café」，提示便指出了 Harbour Café Pte Ltd：後綴 Pte Ltd 被忽略了。 **相同的註冊編號。** Daniel 接着輸入一間控股公司 HC Holdings，**註冊編號** 為 201912345K。**註冊編號** 下面的提示指出了 Harbour Café Pte Ltd，這正是它的編號。他沒有儲存，而是先向顧客核實編號，因為在 Singapore 已有相同 **註冊編號** 的客戶時，儲存會被拒絕：*同一國家／地區已有同名或同註冊編號的客戶*。 ## 常見問題 - **為甚麼編輯紀錄時不會提示重複？** 檢查只在新增紀錄時進行，這樣一筆紀錄永遠不會被報告為與自己重複。 - **可以禁止同事建立重複的聯絡人嗎？** 不可以：重複的聯絡人只會提示。至於企業客戶，同一國家／地區內名稱相同或 **註冊編號** 相同會被拒絕儲存。 - **為甚麼提示裏沒有連結？** 它可能指向你無權打開的紀錄，所以只顯示名稱和負責人。請在清單中搜尋並打開你看得到的紀錄。 - **明明有這位顧客，為甚麼沒有提示？** 寫法的差別超出了大小寫、標點或公司後綴，例如重音符號；你輸入的字元少於兩個；或者那筆紀錄你無權打開，而公司沒有使用 **私有 + 提醒**。 - **提示中是別人的顧客，應該怎樣做？** 請那位負責人把你加入該客戶的 **客戶團隊**，而不是另建一個客戶。 ## 相關內容 - [建立聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/create-a-contact/) - [建立客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/create-an-account/) - [角色與共享](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/) - [編輯或停用](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/edit-and-delete/) --- # 報價單 > easySales 報價單功能簡介：由草稿到接受的各個狀態、報價單編號、開票進度和鎖定規則，附實用技巧和例子。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/ 報價單是你給顧客的報價：你會提供甚麼、甚麼價錢、甚麼條件。在顧客欠你任何款項之前先發出報價單，然後由它生成發票——一次過開，或分階段開，例如訂金和進度請款。 ## 在哪裏找到 在側欄選擇 **報價單**。清單預設顯示 **草稿** 和 **進行中** 的報價單；更改 **狀態** 篩選即可查看其他報價單。 **開票狀態** 欄顯示每張報價單的開票進度。選擇 **新增報價單** 新增一張，或選擇某個 **報價單編號** 打開報價單，查看其明細行、**開票** 卡片、由它生成的發票、活動和歷史紀錄。 ## 你可以做甚麼 - [建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/)並[處理明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/)。 - 把報價單[定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)，令它取得報價單號。 - [預覽 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/)，並在顧客收到後[標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/)。 - 在報價單是 **草稿** 或 **進行中**、而且由它生成的發票都未開立時[編輯它](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/edit-a-quotation/)。 - 在它沒有任何發票（不論已開立或草稿）時，把它[修訂](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/)為一個新編號的版本，或[複製它](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/)以開始一個獨立的新報價。 - 顧客作出決定後，[接受或拒絕它](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/close-a-quotation/)。 - 由報價單[生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)，一次全額或分階段。 ## 如何運作 *[示意圖: 報價單的狀態：附有 QD- 編號的草稿在定稿後變為進行中。進行中的報價單可以編輯，之後可標示為已接受或已拒絕，兩者都會關閉報價單並使其唯讀。修訂進行中或已接受的報價單，會令其變為已被取代並唯讀。由進行中或已接受的報價單可以生成草稿發票，一次全額或分階段；開立其中第一張發票即會鎖定報價單。]* 報價單一開始是 **草稿**，附有 `QD-` 草稿號。你可以修改它、預覽它的 PDF（標有 DRAFT）或刪除它，但不能發送、接受、拒絕或開票。準備好後，**定稿** 會給它 `QN-` 報價單號並令它變為 **進行中**；定稿後不能再回到草稿。 報價單 **進行中** 時仍可以修改。顧客作出決定後，你把它標示為 **已接受** 或 **已拒絕**；兩者都會永久關閉報價單。報價有變時，你亦可以改為修訂 **進行中** 或 **已接受** 的報價單：easySales 會把它複製為修訂草稿，你把該草稿定稿後，它的編號為 `-R1`、`-R2`，如此類推，舊版本則變為 **已被取代**，唯讀而且永遠不會開票。 **進行中** 或 **已接受** 的報價單可以生成發票；**已拒絕** 的報價單不能再開票。之後 **開票** 卡片會追蹤報價單的 **開票狀態**——**未開票**、附百分比的 **部分開票**、**已全部開票** 或 **超額開票**。由它生成的發票一經開立，報價單即被鎖定：不能再編輯或刪除，頁面會說明為甚麼不提供 **刪除**。你仍然可以接受或拒絕它。 ## 詞彙 - **報價單編號**——easySales 為報價單分配的編號，預設以 `QN-` 開頭，在定稿時取得，不能更改。 - **草稿**——尚未定稿；附有 `QD-` 草稿號，定稿後仍保留，顯示為 **草稿號**。 - **報價單名稱**——你給顧客看的自訂名稱；留空時即為報價單編號。 - **進行中**——顧客尚未作出決定。 - **已接受** / **已拒絕**——顧客的決定；報價單已關閉，唯讀。 - **已被取代**——被修訂取代的舊版本；唯讀，而且不能開票。 - **合約金額（不含稅）**——報價單的不含稅總額，開票進度以它為基準。 ## 常見誤解 - 報價單不是發票，不會產生應收的金額。 - **已接受** 不代表已付款。付款記錄在發票上。 - 過期的報價單仍是 **進行中**；到期日只會顯示一則提示。 - **草稿** 還不是報價。請先定稿，再發給顧客。 - 取消發票不會解鎖報價單。之後的變更請另開一張新的報價單。 ## 權限 查看和打開報價單需要 **Quote**（報價單）模組的 **List**（列表）和 **View**（檢視）權限；建立、修改和修訂需要 **Add**（新增）和 **Edit**（編輯）；定稿和標記為已發送需要 **Edit**；刪除需要 **Delete**（刪除）；生成發票需要 **Invoice**（發票）模組的 **Add** 權限。角色設為 **僅自己的記錄** 時，可以處理自己擔任 **銷售員** 的報價單，以及公司共享設定給予它的報價單。 ## 為甚麼這樣設計 **報價不是欠款。** 開票之前顧客不欠你任何款項，所以報價單永遠不會出現在顧客的欠款中。無論發出了多少份報價，你的應收帳只顯示真正開出的金額。 **只有正式報價才有編號。** 草稿隨時增刪；只有定稿的報價單才取得 `QN-` 編號。編號序列中的每一個號碼都是你真正發出的報價，刪除草稿也不會留下空號。 **開票後報價單便固定下來。** 由報價單生成的發票一經開立，這張報價單就是開票的依據，**開票** 卡片會以它的 **合約金額（不含稅）** 衡量之後的每一張發票。把它鎖定，這個衡量才一直準確；額外的工作請另開新的報價單。 **舊版本會保留，而不是覆蓋。** 顧客看過之後報價有變時，修訂會把舊版本以唯讀方式保留，你隨時可以拿出當時報了甚麼、何時報的。 ## 更有效率的做法 - **在哪裏就從哪裏開始。** 在聯絡人、客戶或商機上選擇 **新增報價單**，顧客資料會自動填好。參閱[建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **複製，不要重新輸入。** **···** 選單中的 **複製** 可以把任何報價單變成一張客戶、明細行和條款都相同的新草稿。參閱[複製報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/)。 - **讓待辦事項替你追。** 訊息中心的 **待辦** 會列出你的報價單中：過了設定天數仍未發送的、發出後一直沒有聯絡顧客的，以及 7 天內到期的。參閱[標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/)。 - **其他方案一次過關閉。** 接受一張報價單時，easySales 會建議拒絕同一商機下其他進行中的報價單，並把商機標為成交。參閱[接受或拒絕](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/close-a-quotation/)。 - **預先安排好開票。** [開票計劃](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/)列出訂金、里程碑或週期，每張發票都按計劃生成，不用人手計算。 ## 例子 Lim & Co 為 Harbour Café Pte Ltd 的裝修報價。Mei Tan 先把它存為草稿 QD-10000042，核對 PDF 後定稿為 QN-10000125，**合約金額（不含稅）** SGD 20,000.00。咖啡店接受了，Mei Tan 把它標示為 **已接受**。她生成一張 30% 的訂金發票，不含稅 SGD 6,000.00，並開立；報價單現在顯示 **部分開票 30%**，而且已被鎖定。 咖啡店其後要加一個層架，Mei 為此另開一張新的報價單，而不是修改 QN-10000125。 **同一工程的兩個方案。** 為咖啡店的第二間分店，Mei 在同一個商機下定稿了兩張報價單：橡木木工的 QN-10000140，不含稅 SGD 18,000.00；膠板的 QN-10000141，SGD 14,500.00。咖啡店選了膠板。Mei 接受 QN-10000141 時，easySales 詢問 **拒絕其他報價單？**，QN-10000140 已勾選；她選擇 **拒絕所選**，再為商機選擇 **標為成交**。QN-10000140 現在是 **已拒絕**，不能再開票。 ## 常見問題 - **報價單和發票有甚麼分別？** 報價單是報價，顧客在上面並不欠款；發票是顧客要支付的收費。參閱[報價單還是發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quotation-vs-invoice/)。 - **一張報價單可以分階段開票嗎？** 可以。由同一張報價單開訂金、進度請款或選定的明細行，**開票** 卡片會顯示累計的百分比。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **報價單過期了會怎樣？** 它仍是 **進行中**，仍可以接受和開票。頁面顯示 *此報價單已於 … 過期。*；到期前 7 天內，銷售員的 **待辦** 會列出它。 - **報價單可以刪除嗎？** 擁有 **Quote** **Delete** 權限時，在 **···** 選單中選擇 **刪除報價單**，再選擇 **停用** 確認。由它生成的發票一經開立，便不再提供刪除；由它生成了送貨單的報價單，要先取消或刪除送貨單才能刪除。 - **怎樣給顧客兩三個方案？** 每個方案開一張報價單，都放在同一個商機下。顧客接受其中一張時，easySales 會建議拒絕其他幾張。 - **在哪裏看報價單開了多少發票？** 看報價單清單的 **開票狀態** 欄，以及報價單上的 **開票** 卡片，那裏顯示 **開票狀態** 和 **剩餘待開**。 ## 相關內容 - [報價單還是發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quotation-vs-invoice/) - [報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/) - [發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overview/) - [單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/) --- # 建立報價單 > 如何在 easySales 開報價單——選擇聯絡人、加入產品明細行、設定稅項、有效期和條款，儲存為草稿準備定稿。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/ 要給顧客一份書面報價，請建立一張[報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/)。你可以由報價單清單開始，也可以由你正在處理的客戶、聯絡人或商機開始。 ## 開始之前 你需要 **Quote**（報價單）模組的 **Add**（新增）和 **Edit**（編輯）權限，以及對要選擇的聯絡人、用戶、產品和商機的 **List**（列表）權限。每一行都要指定一個產品，所以請先準備好產品——或者擁有 **Product**（產品）模組的 **Add** 權限，以便在行中新增產品。 要在 **聯絡人** 直接新增客戶，還需要相應權限：新增公司或個人客戶要有 **Account**（客戶）模組的 **Add** 和 **Edit**，新增聯絡人要有 **Contact**（聯絡人）模組的 **Add** 和 **Edit**。**新建客戶「…」** 只提供你有權建立的客戶類型。 ## 操作步驟 1. 在側欄選擇 **報價單**，然後選擇 **新增報價單**——或在聯絡人、商機或客戶頁面上選擇 **新增報價單**。 2. 選擇 **聯絡人**。**客戶** 隨聯絡人而定。 3. 核對 **銷售員**，預設是你。 4. 如需要自己的參考名稱，輸入 **報價單名稱**；如果報價單屬於某宗生意，關聯一個 **商機**。 5. 核對 **貨幣**、**有效期至** 日期和 **稅項** 中的稅種。 6. 在 **明細** 下選擇 **新增行**，搜尋產品，填寫 **數量**、**單位**、**單價**，如需追蹤成本再填寫該行的 **成本**。在產品下方填寫 **說明**。 7. 為每一行重複上述操作——參閱[明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/)。 8. 在 **條款與備註** 下核對 **條款及細則**——**從範本插入** 會列出公司儲存的文字——如顧客需要，再填寫 **備註**。 9. 選擇 **建立報價單**。 下面的動畫示範第 2、6、9 步：選擇聯絡人、從產品目錄新增一行、設定數量，然後建立報價單。 ![動畫：在新增報價單上搜尋並選擇聯絡人，新增一行，從產品目錄選擇產品，設定數量，然後選擇建立報價單。](../../../../assets/help/quotations/create-a-quotation.zh-hant.webp) ## 遇到新客戶時 客戶還未在 easySales 裏時，不用離開報價單就可以新增。在 **聯絡人** 輸入客戶名稱，選擇列表最後的 **新建客戶「…」**。**新建客戶** 視窗會打開，名稱已經填好。 在 **客戶類型** 下選擇一種： - **公司**：一間企業和它的第一位聯絡人。 - **個人**：個人客戶，本人就是聯絡人。 - **已有客戶**：為已有的客戶新增一位聯絡人。 填寫名稱，有的話填寫 **電郵** 和 **手機**，以及貴公司設為必填的欄位。然後選擇 **建立並選用**：客戶以你為負責人建立，並選入這張報價單，和你自己選的一樣。地址、稅號等可以稍後在客戶頁補充。 如果 easySales 提示可能已有名稱相近的客戶，選擇 **改用已有客戶**，從你看得到的客戶中選擇。 ## 之後會發生甚麼 easySales 把報價單存為 **草稿**，分配 `QD-` 草稿號並打開它；在此之前表格顯示 **儲存時自動產生**。**報價單名稱** 留空時會填入該編號。請核對明細行下方的數字：**小計**、稅額、**合計**，以及填寫了成本時的 **成本**。 草稿可以修改、預覽或刪除，但不能發送、接受或開票。準備好後，[定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)，它就會取得 `QN-` 報價單號。 報價單亦會沿用客戶的 **預設付款條款**。由報價單生成發票時，到期日按該條款計算。報價單沒有條款時，發票用客戶的條款，再沒有則用公司預設值。 ## 需要注意的規則 - 把聯絡人改為另一位客戶的聯絡人，會清除 **商機**。 - 由聯絡人開始會填好聯絡人；由商機開始會填好商機及其主要聯絡人；由客戶開始，只有當該客戶剛好有一位你看得到的聯絡人時，才會填好聯絡人。 - **貨幣** 預設是客戶的 **預設貨幣**。外幣報價單必須有兌公司本位貨幣的匯率才能儲存。 - **稅項** 預設為公司的預設稅項，提供公司所在國家／地區和稅務登記對應的稅碼，按今天的稅率。如果公司今天沒有稅務登記，就不計稅，並有一則說明告訴你原因。 - **有效期至** 預設為今天之後 30 天。起作用的是天數：定稿時，到期日會隨報價日期一起移動。 - 如果公司設定了預設的報價單範本，**條款及細則** 一開始便會填入它。 - 只會提供標示為 **客戶** 的客戶下的聯絡人。 - 欠缺聯絡人或銷售員，或者某一行沒有產品時，**建立報價單** 不會儲存任何內容，並標示需要修改的地方。 - **備註** 和 **條款及細則** 都會列印在報價單 PDF 上。 ## 為甚麼這樣設計 **聯絡人是你唯一要選的一方。** 報價單是發給顧客那邊某一個人的。選好聯絡人，報價單便歸入正確的客戶，該客戶的貨幣和付款條款也一併帶過來，與顧客談好的條件不用重新輸入。 **每一行都指定一個產品。** 產品會帶出名稱、單位、標價和說明，同一個項目在每張報價單上的寫法都一樣。在行中新增的產品會加入產品清單，下一張報價單便可直接使用。 **按今天的稅率計稅。** 草稿在定稿之前沒有自己的日期，所以使用今天生效的稅項。顧客看到的稅，就是你寫這份報價當天適用的稅。 **先存草稿，定稿才給編號。** 做了一半可以先儲存，之後再回來修改，也可以刪除。定稿之前不會佔用報價單號，所以報價單編號不會出現空號。 ## 更有效率的做法 - **由聯絡人或商機開始。** 在聯絡人上選擇 **新增報價單**，會填好聯絡人和客戶；在商機上選擇，會填好商機及其主要聯絡人。參閱[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/)。 - **條款只寫一次。** 把一個 **報價單** 標準範本勾選 **設為這類新單據的預設條款**，每張新報價單的 **條款及細則** 便會自動填好。**[ExpiryDate]**、**[PaymentTerm]** 這類佔位符會在 PDF 上印出這張報價單自己的日期和條款。參閱[標準範本](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/standard-templates/)。 - **欠缺的產品在行中直接建立。** 擁有 **Product** **Add** 權限時，輸入新名稱並選擇 **新建產品「…」**，儲存時便會建立。參閱[明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/)。 - **在選擇框中直接建立商機。** 擁有 **Opportunity**（商機）**Add** 權限時，在 **商機** 中輸入名稱，選擇 **新建商機「…」** 並填好簡短的表格，新商機便會建立並選入這張報價單。 - **複製相似的報價單。** 在現有報價單的 **···** 選單中選擇 **複製**，會新增一張客戶、明細行和條款都相同的草稿。參閱[複製報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/)。 ## 例子 Mei Tan 為 Harbour Café Pte Ltd 的裝修報價。她由 Grace Wong 的聯絡人開始，所以 **聯絡人** 和 **客戶** 已經填好，**貨幣** 取自客戶的 SGD。她把報價單命名為「Harbour Café fit-out」，在 **稅項** 中選擇 **GST 9%**，並加入兩行： | 項目 | 數量 | 單價 | 成本單價 | 金額 | |---|---|---|---|---| | Design and project management | 1 | 5,000.00 | — | 5,000.00 | | Custom carpentry works | 1 | 15,000.00 | 11,000.00 | 15,000.00 | 合計顯示 **小計** SGD 20,000.00、GST SGD 1,800.00、**合計** SGD 21,800.00 和 **成本** SGD 11,000.00。選擇 **建立報價單** 後，它以草稿 QD-10000042 打開，等她核對並定稿。 **由商機開始。** Daniel Lim 打開商機「Harbour Café kitchen refresh」，選擇 **新增報價單**。商機、它的主要聯絡人 Grace Wong 和客戶都已填好，**有效期至** 是 30 天之後，Lim & Co 的預設條款也已在 **條款及細則** 內。產品清單中還沒有石英石枱面，所以他在第二行輸入「Quartz countertop」，選擇 **新建產品「Quartz countertop」**，並設為 **商品**： | 項目 | 數量 | 單位 | 單價 | 成本單價 | 金額 | |---|---|---|---|---|---| | Kitchen cabinet design | 1 | | 2,400.00 | | 2,400.00 | | Quartz countertop | 3.50 | m | 680.00 | 420.00 | 2,380.00 | **小計** 為 SGD 4,780.00（2,400.00 + 3.50 × 680.00），9% 的 GST 為 SGD 430.20，**合計** 為 SGD 5,210.20。**成本** 為 SGD 1,470.00（3.50 × 420.00）。他選擇 **建立報價單** 後，報價單存為草稿，easySales 顯示 **已新增 1 個產品**。 ## 常見問題 - **為甚麼找不到我要的聯絡人？** **聯絡人** 只列出標示為 **客戶** 的客戶下的聯絡人，只勾選了供應商的客戶，其聯絡人不會出現。可以按姓名或客戶名稱搜尋。參閱[建立客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/create-an-account/)。 - **新報價單的有效期是多久？** **有效期至** 預設為今天之後 30 天，可以修改。定稿時，報價單由報價日期起保持同樣的天數。 - **可以用外幣報價嗎？** 可以。選擇 **貨幣** 即可；儲存前，easySales 需要該貨幣與本位貨幣之間的匯率。參閱[貨幣與匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 - **為甚麼我的報價單沒有稅？** 如果貴公司今天沒有稅務登記，**稅項** 便會關閉，並有一則說明告訴你原因。參閱[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - **為甚麼報價單編號顯示「儲存時自動產生」？** 編號在儲存時才分配：先是 `QD-` 草稿號，[定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)時再取得 `QN-` 報價單號。 - **報價單可以之後才關聯商機嗎？** 可以。每次[編輯報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/edit-a-quotation/)時，都可以選擇或清除 **商機**。 - **新增報價單時可以直接新增客戶嗎？** 可以。在 **聯絡人** 輸入名稱，選擇 **新建客戶「…」**。沒有這一項，即是你的角色不能新增客戶或聯絡人。 - **新增了客戶但沒有儲存報價單，客戶還在嗎？** 在。選擇 **建立並選用** 時客戶已經建立，不用等報價單儲存；在 **客戶** 裏可以找到。 ## 相關內容 - [報價單定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/) - [明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/) - [報價單 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/) - [公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/) - [寫好報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/clear-quotation/) --- # 明細行 > 報價單明細行怎樣新增、排序和移除，怎樣為某一行設定不同稅率或折扣，以及成本和毛利怎樣看。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/ 報價單的明細行準確說明你提供的是甚麼。每一行由一個[產品](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/products-and-line-items/)開始，然後帶有這張報價單自己的數量、價錢和說明。 ## 開始之前 你需要 **Quote**（報價單）模組的 **View**（檢視）和 **Edit**（編輯）權限，而報價單必須是 **草稿**，或是 **進行中** 而且由它生成的發票全部未開立。**Product**（產品）模組的 **List**（列表）權限決定你可以選擇哪些產品；**Product** 模組的 **Add**（新增）權限讓你可以在行中新增產品。 ## 操作步驟 1. 打開報價單，選擇頁面頂部的 **編輯**。新報價單本身已處於編輯狀態。 2. 為每項產品或服務選擇 **新增行**。 3. 搜尋產品。選中後會填入其 **單位**、標價和說明。要加入尚未存在的產品，輸入其名稱，選擇 **新建產品「…」**，並設為 **商品** 或 **服務**。 4. 設定 **數量**、**單價**，如需追蹤成本再填寫單價下方的 **成本**，以及顧客會看到的 **說明**。 5. 某一行的稅務處理與報價單不同時，勾選 **逐行稅率**，並在該行的 **稅碼** 中選擇稅率。剔選 **逐行折扣** 可以為某一行打折——參閱[給予折扣](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/discounts/)。 6. 拖曳行的把手，或使用上下方向鍵，改變列印次序。不再需要的行用 **刪除行** 移除，確認 **刪除這一行？** 即可。 7. 核對 **小計**、稅額、**合計** 和 **成本**，然後選擇 **儲存報價單**。 ## 之後會發生甚麼 報價單保留原有編號，合計按儲存後的明細行重新計算。在行中新增的產品會加入你的產品清單，easySales 會通知你。 ## 需要注意的規則 - 行金額等於 **數量** 乘以 **單價**。**數量** 最多兩位小數。 - 沒有獨立稅率的行使用報價單的稅項——顯示為 **單據稅率**。稅額按稅率分別計算：同一稅率的行先相加，再計一次稅。 - **合計** 等於 **小計** 加稅額。**成本** 匯總各行數量乘以成本，供你自己計算利潤；只有某行填了成本時才會顯示，顧客不用支付。 - 成本是內部數字：不會列印，顧客看不到。選擇產品時不會自動填入成本。 - 只要仍有任何一行設有獨立稅率，就不能關閉 **逐行稅率**。請先清除每一行的稅率。 - 折扣可以放在某一行上（使用 **逐行折扣**），也可以放在整張報價單上（在合計區的 **折扣** 一行）。兩者都在計稅前扣除——參閱[給予折扣](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/discounts/)。 ## 為甚麼這樣設計 **稅額按稅率計算，而不是按行計算。** 每一行各自四捨五入稅額，加起來可能與按總額計算的稅差一兩仙。同一稅率的行先相加、再計一次稅，就不會有這種誤差；報價單 PDF 也按每個稅率各印一行稅額。 **成本只留在公司內部。** 利潤是你自己的事，不是顧客的事。成本記在行上，定價時便能看到利潤，又永遠不會出現在 PDF 上。如果貴公司對毛利過低的報價單要求審批，審批規則讀取的就是這些行成本；參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 **折扣顯示顧客省了多少。** 行折扣或整單折扣會列印原價、折扣和淨額，稅額按折扣後的金額計算。 ## 更有效率的做法 - **一邊報價一邊建立產品。** 擁有 **Product** **Add** 權限時，在行中輸入的新名稱會在儲存時成為產品，不用離開報價單去建立。參閱[建立產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/create-a-product/)。 - **保持標價最新。** 選擇產品會填入它的標價，產品清單中的價錢準確，每張報價單便不用重新輸入。參閱[產品與明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/products-and-line-items/)。 - **用鍵盤調整次序。** 把焦點放在某行的把手上，按上下方向鍵即可移動。 - **整套明細直接重用。** **···** 選單中的 **複製** 會以現有報價單的全部明細行新增一張草稿。參閱[複製報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/)。 ## 例子 Kelvin Ong 請 Lim & Co 做一幅特色牆，並給予熟客折扣。Mei Tan 的報價單，稅項為 **GST 9%**： | 項目 | 數量 | 單位 | 單價 | 成本單價 | 金額 | |---|---|---|---|---|---| | Feature wall design | 1 | | 1,200.00 | | 1,200.00 | | Wallpaper | 12 | roll | 85.00 | 55.00 | 1,020.00 | | Installation | 2 | day | 450.00 | 250.00 | 900.00 | **小計** 為 SGD 3,120.00。Mei 在 **折扣** 一行輸入金額 120，餘下 SGD 3,000.00；GST 為 SGD 270.00，**合計** SGD 3,270.00。**成本** 為 SGD 1,160.00：12 × 55.00 加 2 × 250.00。不含稅的利潤為 SGD 3,000.00 − 1,160.00 = SGD 1,840.00。 **一張報價單兩種稅率。** Harbour Café 要 20 張藤椅，運往它在新山（Johor Bahru）的新分店，另加 Lim & Co 在新加坡的設計工作。報價單的稅項是 **GST 9%**。Lim & Co 的會計師已確認出口到海外的貨物適用零稅率，所以 Mei 勾選 **逐行稅率**，把藤椅那一行的 **稅碼** 設為 **GST 0%**： | 項目 | 數量 | 單價 | 稅碼 | 金額 | |---|---|---|---|---| | Café interior design | 1 | 3,000.00 | 單據稅率 | 3,000.00 | | Rattan chair | 20 | 210.00 | GST 0% | 4,200.00 | **小計** 為 SGD 7,200.00。稅額 SGD 270.00，只是設計那一行的 9%（3,000.00 × 9%）；藤椅不計稅。**合計** 為 SGD 7,470.00。 ## 常見問題 - **報價單怎樣打折？** 要為某一行打折，剔選 **逐行折扣**；要為整張報價單打折，在合計區的 **折扣** 一行輸入折扣，用百分比或金額都可以。參閱[給予折扣](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/discounts/)。 - **同一張報價單的各行可以用不同稅率嗎？** 可以。勾選 **逐行稅率**，在該行的 **稅碼** 中選擇稅率；其他行保持 **單據稅率**。 - **顧客看得到成本嗎？** 看不到。成本是內部數字，不會印在 PDF 上。參閱[報價單 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/)。 - **產品清單中沒有的產品可以報價嗎？** 可以，前提是你有 **Product** **Add** 權限：輸入名稱並選擇 **新建產品「…」**。沒有這項權限時，請有權限的同事先建立產品。 - **數量可以填 3.5 這類小數嗎？** 可以。**數量** 最多兩位小數，例如 3.50。 - **選了產品後為甚麼成本是空的？** 選擇產品會填入單位、標價和說明，不會填入成本。如果要看利潤，請在行上輸入成本。 ## 相關內容 - [建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/) - [編輯報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/edit-a-quotation/) - [產品與明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/products-and-line-items/) - [成本與毛利](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gross-margin/) --- # 給予折扣 > 如何在 easySales 的報價單、發票或貸項通知單上為某一行或整張單據打折，用百分比或金額，以及折扣如何在計稅前扣除並列印在 PDF 上。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/discounts/ 折扣降低的是你收取的價格，所以它在**計稅前**扣除，稅額按折扣後的金額計算。你可以在報價單、發票、貸項通知單和定期發票上，為單獨一行打折、為整張單據打折，或兩者並用。各行和稅額如何加總，請參閱[產品與明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/products-and-line-items/)。 ## 開始之前 - 你需要該單據的 **Edit**（編輯）權限：報價單是 **Quote**（報價單），發票是 **Invoice**（發票），貸項通知單是 **Credit Note**（貸項通知單）。 - 單據必須仍可編輯：**草稿** 發票或貸項通知單，或 **草稿** 報價單，或是 **進行中** 而從它生成的發票都尚未開立的報價單。已開立發票的明細行是鎖定的。 - 先決定折扣用百分比還是金額。行上的金額折扣針對整行，而不是每個單位。 ## 操作步驟 1. 打開單據並選擇 **編輯**。新單據本來就處於編輯狀態。 2. 要為某一行打折，剔選明細行上方的 **逐行折扣**。會出現 **折扣** 欄。 3. 在該行上選擇 **%** 或貨幣，然後輸入折扣，例如 10。 4. 要為整張單據打折，到合計區。在 **折扣** 一行選擇 **%** 或貨幣，然後輸入折扣。 5. 核對 **小計**、**折扣**、稅額和 **合計**，然後儲存單據。 ## 之後會發生甚麼 每個打了折的行會在 **折扣** 欄顯示其折扣，行金額是折扣後的金額。**小計** 加總各行扣除自身折扣後的金額；**折扣** 一行（例如 *折扣（5%）*）從中扣除整單折扣；稅額按餘下的金額計算；**合計** 再加上稅額。 在 PDF 上，打了折的行會在說明下方列印 *Less 10% discount* 和金額，或 *Less discount* 和金額；整單折扣在小計下方單獨列印一行。從報價單生成發票、複製、修訂、為送貨單開發票以及生成定期發票，都會把折扣一併帶過去。 ## 需要注意的規則 - 百分比大於 0、不超過 100，最多兩位小數。百分比折扣四捨五入至仙。 - 金額的小數位數不能超過該貨幣的位數。行折扣不能超過該行金額（*折扣超過了這一行的金額。*），整單折扣不能超過小計（*折扣超過了小計。*）。折扣可以把一行減至零。 - 只有金額大於零的行可以打折。單價為負數的行本身已經是減項。 - 各行稅率不同時，整單折扣按各稅率所佔行金額的比例分攤，準確至仙，所以每個稅率都按自己折扣後的金額計稅。 - 只要有任何一行帶折扣，**逐行折扣** 就保持剔選；清除每一行的折扣才能關閉它。 - 報價單分次開發票時，百分比整單折扣適用於每一張發票。金額折扣按每張發票所開的比例分攤，最後一張發票承擔餘下的部分。分幾張發票計算的百分比折扣，可能和一張發票開整個項目相差一仙。 - 在扣除訂金的發票上，整單折扣以金額列印。 - 毛利審批讀取的是扣除所有折扣後的價格；參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 - 貴公司上載的 Word 範本，只有在含有 {{Totals.Discount}} 欄位的地方才會列印整單折扣；標準範本都有這個欄位。 - 採購訂單和送貨單沒有折扣。 ## 為甚麼這樣設計 **折扣就是更低的價格，所以按更低的價格計稅。** 銷售時給的折扣降低了供應的價值，所以 GST 和其他銷售稅按折扣後的價格計算。在計稅前扣除，發票上的稅額才正確。 **顧客看到省了多少。** 列印原價、折扣和淨額，顧客就能看到你給的優惠，而不只是一個無法比較的低價。 **不同稅率分攤折扣。** 稅務發票必須列出每個稅率的稅額。把整單折扣分攤到各個稅率，每個稅率的稅額就都正確，而且分攤的金額加起來總是等於你輸入的折扣。 ## 更有效率的做法 - **整個項目用百分比。** 5% 的整單折扣無論如何分次開發票，所佔比例都一樣——參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **修訂而不是重新輸入。** 顧客要求更好的價錢時，修訂報價單並更改折扣——參閱[修訂報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/)。 - **先看毛利。** 輸入行的 **成本**，就能看到折扣後的毛利——參閱[明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/)。 - **定期賬單設一次即可。** 定期發票上的折扣會出現在它生成的每一張發票上——參閱[設定定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/)。 ## 例子 **行折扣加整單折扣。** Mei Tan 為 Kelvin Ong 報價，稅項為 **GST 9%**： | 項目 | 數量 | 單價 | 折扣 | 金額 | |---|---|---|---|---| | Feature wall design | 1 | 1,200.00 | | 1,200.00 | | Wallpaper | 12 | 85.00 | 10% | 918.00 | | Installation | 2 | 450.00 | | 900.00 | 牆紙合計 1,020.00；其 10% 是 102.00，所以這一行是 918.00。**小計** 為 SGD 3,018.00。Mei 在 **折扣** 一行加上 5% 的熟客折扣：SGD 150.90，餘下 SGD 2,867.10。GST 為 SGD 258.04，**合計** SGD 3,125.14。 **兩種稅率。** Harbour Café 的報價單有 SGD 3,000.00 的咖啡店設計，稅率 **GST 9%**，以及 SGD 4,200.00 的 20 張藤椅，稅率 **GST 0%**：**小計** SGD 7,200.00。Mei 為整張報價單減 SGD 720.00。折扣按比例分攤：設計分到 SGD 300.00，藤椅分到 SGD 420.00。GST 是 SGD 2,700.00 的 9%，即 SGD 243.00，**合計** 為 SGD 6,723.00。沒有折扣時，GST 會是 SGD 270.00。 **分兩半開發票。** 一張 SGD 10,000.00 的報價單有 SGD 1,000.00 的整單折扣。Mei 開出 50% 的進度發票：它開出 SGD 5,000.00 的明細，折扣 SGD 500.00。最後一張發票承擔餘下的 SGD 500.00。 ## 常見問題 - **折扣是在 GST 之前還是之後扣除？** 之前。稅額按折扣後的價格計算。 - **可以只為一行打折嗎？** 可以。剔選 **逐行折扣**，在那一行輸入折扣。 - **同一張單據可以同時用百分比和金額嗎？** 可以。每一行和整張單據各自可以有一個折扣，百分比或金額都可以。 - **顧客在 PDF 上能看到折扣嗎？** 能。打折的行在說明下方列印折扣，整單折扣單獨列印一行。 - **還能用負數行表示折扣嗎？** 能。**單價** 為負數的行仍然有效；不過折扣欄位能更清楚顯示省了多少。 - **折扣會帶到發票上嗎？** 會。從報價單生成發票，無論全數還是分次，都會帶上它的折扣。 - **採購訂單可以打折嗎？** 不可以。折扣只用於報價單、發票、貸項通知單和定期發票。 - **為甚麼折扣被拒絕？** 它超過了該行金額或小計，百分比超過 100，或金額的小數位數多於該貨幣。 ## 相關內容 - [明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/) - [稅額計算與四捨五入](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/tax-calculation-and-rounding/) - [從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/) - [建立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/) --- # 報價單定稿 > 如何把草稿報價單定稿——取得 QN- 報價單號和日期、把日期提前，以及定稿後有效期和審批會怎樣。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/ 每張新的[報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/)都由 **草稿** 開始。你滿意之後，就把它定稿：它取得報價單號並變為 **進行中**，可以發給顧客了。本頁適用於準備報價單的銷售員。 ## 開始之前 - 你需要對該報價單的 **Quote**（報價單）模組的 **View**（檢視）和 **Edit**（編輯）權限。 - 報價單必須是 **草稿**。頁面會顯示「此報價單是草稿。請先定稿取得報價單號，才能發送、接受或開票。」 - 請先核對明細行、合計和條款——也可以預覽 PDF。草稿的 PDF 帶有 DRAFT 水印。 ## 操作步驟 1. 打開草稿報價單。 2. 選擇頁面頂部的 **定稿**。 3. 在 **報價單定稿** 中核對 **報價日期**。它預設是今天。 4. 要把報價單的日期定為較早的日期，請選擇較早的一天。**使用今天** 會改回今天。 5. 如果貴公司要求報價單審批，可按需要填寫 **給審批人的備註**。 6. 選擇 **定稿**。 ## 之後會發生甚麼 - 報價單取得 `QN-` 編號作為 **報價單編號**，變為 **進行中**，並顯示「已定稿為 …」。它不能再回到草稿。 - 它原來的 `QD-` 編號仍留在頁面上，顯示為 **草稿號**。 - 如果 **報價單名稱** 仍是草稿號，它會變為報價單編號；你自己輸入的名稱保持不變。 - **報價日期** 顯示在頁面上，並列印在 PDF 上。 - **到期日** 隨報價日期調整，保持草稿原有的日數。沒有到期日的草稿定稿後仍然沒有。 - 現在可以[預覽並發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/)、[標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/)、接受或拒絕，也可以由它生成發票。 如果貴公司的審批規則攔下了這張報價單，它暫時不會定稿：頁面顯示 **已提交審批**，報價單標示為 **待審批**，在審批人選擇 **批准並開出** 之前不會取得 `QN-` 編號。參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 ## 需要注意的規則 - 報價日期不能遲於今天。 - 如果你選擇的日期早於最近一份已定稿的報價單，easySales 會警告流水號不會按日期次序排列。你仍然可以定稿。 - 到期日保持的是日數，而不是那一天：有效期 30 日的草稿，定稿後由報價日期起有效 30 日，即使到期日是你自己輸入的也一樣。 - 刪除草稿不會佔用 `QN-` 編號，所以報價單編號不會出現空缺。 - 把[修訂草稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/)定稿時，它取得下一個修訂號，例如 QN-10000125-R1，舊版本則變為 **已被取代**。 - 報價單清單打開時顯示 **草稿** 和 **進行中** 的報價單。草稿不計入側欄的進行中報價單數目，也不計入商機的合約金額數字。 ## 為甚麼這樣設計 **編號表示這是一份正式報價。** 草稿仍在製作中；`QN-` 編號表示這是你負責的報價。只有定稿的報價單才取得編號，所以刪除草稿不會留下空號，編號序列中的每一個號碼都對應一份你真正發出的報價。 **定稿後不能回到草稿。** 編號一經分配便算用掉了：顧客手上可能已經有這個號碼。回到草稿，就會留下一個沒有報價單的編號。要修改報價，請[編輯](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/edit-a-quotation/)或[修訂](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/)它。 **日期可以提前，不能押後。** 報價日期是你提出報價的日子。上星期在現場談妥的價錢今天才定稿，可以把日期定為那一天。將來的日期等於為一份還未提出的報價標上日期。 **有效期隨日期移動。** 「有效 30 日」指的是由報價起計 30 日。保持日數而不是固定某一天，遲一星期定稿的報價單仍然有你原本打算的有效期。 ## 更有效率的做法 - **定稿前先看 PDF。** 草稿也可以打開 **PDF**，PDF 帶有 DRAFT 水印，在編號分配之前便能與顧客核對版面和數字。參閱[報價單 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/)。 - **找出等你處理的草稿。** 報價單清單預設顯示 **草稿** 和 **進行中**，未完成的草稿一目了然；審批人可以改用 **待我審批** 篩選。 - **給審批人留言。** 報價單被攔下時，一則簡短的 **給審批人的備註**（例如毛利為甚麼偏低）可以省去一輪來回查詢。 - **定稿後再調整到期日。** 如果顧客需要固定的最後一天，在 **進行中** 的報價單上編輯 **到期日** 並儲存。參閱[編輯報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/edit-a-quotation/)。 ## 例子 Mei Tan 在星期一準備好 Harbour Café 的裝修報價，存為草稿 QD-10000042，有效期 30 日。星期三，她與 Grace Wong 通電話核對過草稿 PDF 後，選擇 **定稿**。**報價日期** 顯示星期三；她再次選擇 **定稿**。報價單現在是 QN-10000125，**進行中**，在星期三之後 30 日到期。 **固定的到期日。** 10 月 1 日，Mei 為 Kelvin Ong 新增一張草稿，把 **有效期至** 設為 10 月 31 日，因為供應商的價錢只保持到那天：共 30 日。她在 10 月 6 日定稿。到期日保持 30 日，移到 11 月 5 日（10 月 6 日 + 30 日）。Mei 把 **到期日** 改回 10 月 31 日並儲存。 **被審批攔下的報價單。** Lim & Co 的報價單審批規則是 **毛利率低於** 25%。Mei 的草稿有兩行：卡位梳化 4 × 1,250.00，每張成本 950.00；設計費 1,000.00，沒有成本。她選擇定稿後，頁面顯示 **已提交審批**，**審批記錄** 列出的原因是 *毛利率無法判斷：有行填了售價但沒有成本*。Daniel Lim 在 **待我審批** 中找到它，選擇 **批准並開出**，再選擇 **批准**；這時報價單才取得 `QN-` 編號。如果 Mei 為設計費填了 400.00 的成本，毛利率便是 (6,000.00 − 4,200.00) ÷ 6,000.00 = 30%，不低於 25%，報價單會立即定稿。 ## 常見問題 - **草稿報價單可以發給顧客嗎？** 可以預覽它的 PDF（帶 DRAFT 水印），但不能標記為已發送、接受或開票。請先定稿。 - **定稿可以撤銷嗎？** 不可以。定稿的報價單不能回到草稿。它是 **進行中** 時仍可以編輯或修訂。刪除需要 **Quote** **Delete**（刪除）權限，而且由它生成的發票一經開立便會被拒絕。 - **報價單日期可以提前嗎？** 可以，任何較早的日子都可以。如果那天早於最近一份已定稿的報價單，easySales 會警告編號不按日期次序；你仍然可以定稿。 - **為甚麼定稿後到期日變了？** 報價單保持原來有效的日數，由報價日期起計。如需固定的某一天，定稿後再編輯 **到期日**。 - **為甚麼我的報價單顯示待審批，而不是編號？** 貴公司的審批規則攔下了它。審批人選擇 **批准並開出** 後，它才取得編號。參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 - **報價單編號的格式可以更改嗎？** 可以。擁有 **System**（系統）**Edit** 權限的人可在 **系統設定** → **公司資料** → **單據編號** 中設定前綴、日期部分和流水號位數。已分配的編號不會改變。參閱[單據編號](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/document-numbers/)。 ## 相關內容 - [建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/) - [標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/) - [開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) - [單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/) --- # 單據審批 > 報價單、發票怎樣設定審批？在 easySales 按金額或毛利率設定審批規則，指定審批人，批准、退回或撤回單據。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/ 開啟單據審批後，符合貴公司規則的報價單、發票或貸項通知單，需要另一個人批准後才能開出。在此之前它不佔用編號，仍是草稿。審批預設關閉，由管理員按單據類型分別開啟。 貴公司是否有單據審批，可以在[授權頁面](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)查看；參閱[未包含審批時](#未包含審批時)。 ## 設定規則 1. 開啟 **系統設定**，在 **銷售** 組中選擇 **審批**。 2. 每類單據有自己的卡片：**報價單**（草稿定稿時檢查）、**發票** 和 **貸項通知單**（草稿開立時檢查）。 3. 開啟該類單據的開關（**報價單需要審批** 等）。卡片顯示 **有審批權的人** 及人數；**管理角色** 開啟角色設定。 4. 在 **在以下情況需要審批** 下選擇條件： - **全部（每張單據）**； - **金額不低於**：未含稅金額，以本位貨幣計。金額正好等於上限時也需要審批； - **毛利率低於**（只限報價單）：0 至 100 之間的百分比。有售價但沒有成本的行，按需要審批處理。 5. 要加第二個條件，選擇 **新增條件**。任一條件成立（**或**）單據就需要審批。**刪除** 去掉一個條件。 6. 儲存。頁面顯示 **審批設定已儲存**。 修改規則需要 **System**（系統）**Edit**（編輯）權限；查看規則需要 **System**（系統）**View**（檢視）權限。修改規則不影響已經在等待的申請：它按提交時的規則決定。 沒有人能審批某類單據時，不能開啟該類審批，頁面會說明原因。審批亦要求貴公司的角色已轉換為新的角色與權限。如果審批已開啟，但已沒有人能審批，卡片會警告：被攔下的單據會一直等待，沒有人能處理。 ## 誰能審批 - 批准需要角色中有 **All records**（全部紀錄）級別的 **審批報價單**、**審批發票** 或 **審批貸項通知單** 控制項。**Administrator**（管理員）角色三項都有。 - 審批人只能處理自己能開啟的單據（對該類單據有 **View**（檢視）權限）。 - 持有該控制項的人自己開立被規則攔下的單據時不會被攔：單據直接開出，審計日誌會記錄因其有審批權而跳過了規則。 - 提交人本人，或任何能編輯該單據的人，都可以撤回申請。 ## 提交審批 1. 照常將報價單定稿，或開立發票、貸項通知單。對話框中有 **給審批人的備註** 一欄，可不填，只在規則攔下單據時才會發送。 2. 如果規則攔下了它，頁面顯示 **已提交審批**，單據顯示 **待審批**。不會佔用編號。 如果有甚麼會阻止單據開出（例如缺少稅行），會立即告訴你，就像直接開立一樣。如果沒有人能審批，提示亦會說明；請管理員把審批控制項授予某人。 ## 申請等待期間 - 單據不能修改或刪除：*正在等待審批。撤回申請後才能修改或刪除此單據。* - 不能更換負責人，單獨更換或批次轉移都不行：請先撤回申請，或請審批人處理。 - 仍可開啟和複製。 - 單據上的 **審批記錄** 顯示提交人、提交時間、**申請的日期**、備註，以及規則為何攔下它（**觸發原因**）。 ## 批准、退回或撤回 - **批准並開出** 開啟開立對話框；報價單和發票的日期預設為 **申請的日期**，審批人可以修改，但不能晚於今天。確認後單據立即開出：佔用編號，不能撤銷。 - **退回** 把單據作為草稿退回給提交人，須填寫 **原因**。提交人會看到誰退回、為甚麼退回，修改後再次開立；規則會重新檢查。 - **撤回** 結束申請；單據仍是草稿，可以修改後再次提交。備註可不填。 ## 待我審批 在 **報價單**、**發票** 和 **貸項通知單** 列表中，**審批** 篩選有 **待我審批**：你可以處理的等待中的單據。沒有審批控制項時不顯示任何單據。 ## 通知 - 提交時，如果提交人的上級能審批，只通知上級；否則通知所有能審批的人。這是緊急通知：出現在訊息中心，並且除非你自己的設定另有規定，會立即發送電郵。 - 批准、退回或撤回時，通知提交人。退回會附上原因。自己的操作不會通知自己。 - 申請處理完或撤回後，通知隨之消失。在[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)的 **審批** 下選擇通知方式。 ## 未包含審批時 在[授權頁面](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)，**模組** 中的 **單據審批** 顯示 **已啟用** 或 **未包含**。未包含時： - 報價單、發票和貸項通知單開立時不經審批。 - **審批** 設定、單據上的審批記錄和 **待我審批** 都會隱藏，角色中亦不提供審批控制項。 - 仍在等待的申請，會在該單據下次開立、儲存或刪除時關閉。 - 已設定的規則會保留。重新包含審批後，規則照原樣生效；期間沒有人動過的申請會重新處於等待狀態。 ## 為甚麼這樣設計 **開出前檢查，比開出後更正省事。** 單據一經開立便會鎖定，發票上的錯誤要開貸項通知單才能更正。金額大或毛利低的單據在開立前讓第二個人看一眼，錯誤在草稿階段便能發現。 **等待中的單據不佔用編號。** 批准之前它一直是草稿，所以被退回或撤回的單據不會在編號中留下空號。 **批准的就是開出的。** 申請等待期間誰都不能修改單據，審批人決定的正是將要開出的金額。要修改，先撤回申請，再次提交時規則會重新檢查。 **有審批權的人不會被自己的規則攔下。** 自己向自己申請批准沒有意義。審計日誌仍會記錄規則被跳過及其原因，任何人核查時都看得到這個例外。 ## 更有效率的做法 - **由待我審批開始處理。** 在 **報價單**、**發票** 或 **貸項通知單** 列表的 **審批** 篩選中選擇 **待我審批**，只看你能處理的單據。 - **在備註中說明情況。** 在 **給審批人的備註** 寫一句，例如毛利為甚麼低，審批人便不用再問，單據亦不必被退回。 - **報價單每一行都填上成本。** 設定了 **毛利率低於** 規則時，有售價但沒有 **成本單價** 的行會令報價單被攔下，不論實際毛利多少。參閱[明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/)。 - **兩個條件一起用。** **金額不低於** 加上 **毛利率低於**，一條規則便同時攔下大單和薄利單。 - **選擇通知方式。** 在[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)的 **審批** 一行設定，讓申請在你常用的地方找到你。 ## 例子 Lim & Co 的報價單審批有兩個條件：**金額不低於** SGD 10,000.00，或 **毛利率低於** 25%。Daniel Lim 有 **審批報價單**，Mei Tan 沒有。毛利率是不含稅金額減去成本，再除以不含稅金額。 | 報價單 | 不含稅 | 成本 | 毛利率 | 是否攔下 | |---|---|---|---|---| | Harbour Café 櫃檯 | 8,000.00 | 6,400.00 | (8,000.00 − 6,400.00) ÷ 8,000.00 = 20% | 是：毛利率低於 25% | | Orchid Bakery 層架 | 6,000.00 | 4,500.00 | (6,000.00 − 4,500.00) ÷ 6,000.00 = 25% | 否：25% 不低於 25% | | Orchid Dental 裝修 | 12,000.00 | 7,200.00 | (12,000.00 − 7,200.00) ÷ 12,000.00 = 40% | 是：金額不低於 10,000.00 | | Kelvin Ong 特色牆 | 2,800.00 | 有一行沒有成本 | 無法判斷 | 是：毛利率無法判斷 | Mei 把 Orchid Bakery 的報價單定稿時，它立即取得編號。另外三張顯示 **待審批**，每張的 **審批記錄** 在 **觸發原因** 下說明為甚麼被攔下。 **被退回的報價單。** Daniel 由 **待我審批** 打開 Harbour Café 櫃檯報價單，選擇 **退回**，原因是 "Use the 2026 laminate price"。Mei 把價錢提高到不含稅 SGD 8,600.00，成本仍是 SGD 6,400.00：(8,600.00 − 6,400.00) ÷ 8,600.00 約為 25.6%，不再低於 25%。她再次定稿時規則重新檢查，報價單不用等待便取得編號。 ## 常見問題 - **報價單怎樣設定審批？** 開啟 **系統設定** → **審批**，打開 **報價單** 卡片上的開關，選擇甚麼情況下需要審批，然後儲存。需要 **System**（系統）**Edit**（編輯）權限。 - **誰可以審批單據？** 角色中有 **All records**（全部紀錄）級別的 **審批報價單**、**審批發票** 或 **審批貸項通知單** 控制項的人。**Administrator**（管理員）角色三項都有。 - **我可以批准自己的報價單嗎？** 如果你持有審批控制項，你自己的單據不會被攔下：它們直接開出，審計日誌會註明規則被跳過。 - **單據等待審批時可以修改嗎？** 不可以。請撤回申請，修改單據後再次提交；規則會重新檢查。 - **等待審批的單據會佔用編號嗎？** 不會。批准時才取得編號，所以被退回或撤回的單據不會留下空號。 - **貸項通知單也按金額上限檢查嗎？** 是的。它的不含稅金額按數額大小與上限比較，所以 SGD 12,000.00 的貸項通知單達到 SGD 10,000.00 的上限。 - **為甚麼找不到審批設定？** 貴公司未包含單據審批時，這些設定會隱藏。參閱[未包含審批時](#未包含審批時)。 ## 相關內容 - [報價單定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/) - [開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/) - [開立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/issue-a-credit-note/) - [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) - [AI 建議](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-proposals/) --- # 報價單 PDF > 如何在 easySales 打開、下載及發送報價單 PDF，PDF 會印出甚麼，以及地址、標誌缺失或出現 DRAFT 水印時怎樣處理。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/ 要把報價單發給顧客，請預覽它的 [PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/documents-and-templates/)，並在瀏覽器中儲存或列印。本頁適用於負責發出報價單的人。 ## 開始之前 打開報價單需要 **Quote**（報價單）模組的 **View**（檢視）權限，**PDF** 要出現還需要 **Quote** 模組的 **Add**（新增）權限。報價單以公司本位貨幣計必須大於零，而且必須已經儲存——編輯期間按鈕會隱藏。 ## 操作步驟 1. 打開報價單。 2. 核對聯絡人、**報價單編號**、條款、明細行和 **合計**。 3. 選擇頁面頂部的 **PDF**。會打開一個視窗，裏面顯示 PDF。 4. 選擇 **下載** 儲存檔案，或選擇 **在新分頁開啟** 從瀏覽器列印。在可以分享檔案的手機或平板上，**分享** 可以直接把它發到其他應用程式。 5. 由你自己發給顧客，然後在 **進行中** 的報價單上剔選 **已發給客戶**。 ## 之後會發生甚麼 任何狀態下都可以隨時打開 PDF，次數不限；打開它不會改變任何東西。剔選 **已發給客戶** 會把報價單標記為已發送，並記入它的時間線；參閱[標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/)。公司正在使用的報價單設計決定版面，正在使用的信頭則加上你的標誌、公司資料和頁尾。兩者都在 **系統設定** → **文件設定** 中選擇。 ## 需要注意的規則 - 使用內置設計時，**草稿** 列印 DRAFT 水印，**已被取代** 的版本列印 SUPERSEDED 水印。由 Word 產生的報價單則改為在標題下方以紅色印章列印同樣的字樣：easySales 自帶的 Word 版面一定會列印，你上載的 Word 檔案只有包含 `StatusStamp` 預留位置時才會列印。 - PDF 顯示報價單編號、定稿時設定的 **報價日期** 和一行「Sales Person」。**銷售員** 不是報價單的建立者時，這一行顯示銷售員；否則顯示建立者。 - 使用內置設計時，修訂後的報價單還會列印一行，例如「Revision 1 of QN-10000125」。設計中的 **抬頭資訊行** 可以不列印銷售員、貨幣和修訂這幾行。 - 報價單有[開票計劃](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/)時，內置設計會把它列印為付款時間表，除非設計中取消勾選了 **列印付款計畫（帳單計畫）**。 - 顧客地址是聯絡人的 **郵寄地址**；聯絡人沒有地址時，改用客戶的帳單地址。只有當該地址有 **街道地址** 時才會列印。 - 金額以報價單的貨幣、按該貨幣慣用的小數位列印。稅率為零時只列印合計。 - 有多個稅率時，PDF 會為每個稅率列印一行稅額，這些行加起來正好等於列印的稅額合計。 - 各行的成本永遠不會列印。 - 如果視窗顯示 *PDF 未能產生，請重試。* 而不是 PDF，請稍候，再選擇 **重試**——參閱[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **備註** 和 **條款及細則** 列印在明細行下方。 - PDF 使用你預覽那一刻已儲存的顧客和公司資料。之後資料有變，下一次預覽會顯示新資料。 ## 為甚麼這樣設計 **PDF 每次都是重新產生的。** easySales 按你預覽那一刻的報價單產生 PDF，所以它總是顯示最新的明細行、地址和標誌。你發出的那個檔案，才是顧客實際收到內容的紀錄：請與電郵一併保存。 **草稿和舊版本都有標記。** DRAFT 或 SUPERSEDED 字樣令不是現行報價的檔案不會被誤認為現行報價，即使它已被轉寄出去。 **成本不會出現在紙面上。** 顧客看到的是價錢、稅額和合計。你在每行記下的成本是用來計算自己的利潤的，所以任何設計都不會列印它。 ## 更有效率的做法 - **下載時順手標記為已發送。** 下載 PDF 準備發出時，關閉視窗前剔選 **已發給客戶**，跟進提醒便由這一刻起計。參閱[標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/)。 - **固定的文字放進範本。** 每張報價單都要列印的條款應放在標準範本內，**[ExpiryDate]** 這類佔位符會在列印時填入。參閱[標準範本](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/standard-templates/)。 - **在源頭修改資料。** 地址或標誌不正確，便到客戶、聯絡人或信頭上修改；下一次預覽會自動採用，報價單本身不用修改。參閱[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 ## 例子 Harbour Café 裝修報價單由 Mei Tan 建立，她亦是 **銷售員**，所以 PDF 上寫着「Sales Person: Mei Tan」。Lim & Co 的助理 Sarah Goh 替 Daniel Lim 輸入一張報價單，並把 **銷售員** 設為 Daniel，PDF 上顯示的就是 Daniel，而不是 Sarah。Grace Wong 的聯絡人沒有郵寄地址，所以 PDF 列印客戶上的咖啡店帳單地址。 **沒有列印的地址。** Kelvin Ong 的報價單印出來沒有地址。他的聯絡人沒有郵寄地址，他所屬客戶的帳單地址只有郵政編碼、沒有 **街道地址**，所以甚麼都沒有列印。Mei 在客戶的帳單地址補上街道地址，再次選擇 **PDF**，地址便印出來了。 **修訂後的報價單。** Kelvin 要求修改後，Mei 修訂了 QN-10000131，並把修訂定稿為 QN-10000131-R1。它的 PDF 列印「Revision 1 of QN-10000131」。現在預覽 QN-10000131，會帶有 SUPERSEDED 水印，舊檔案不會與新報價混淆。 ## 常見問題 - **怎樣把報價單以 PDF 發給顧客？** 選擇 **PDF**，再選擇 **下載**，附在你自己的電郵或訊息中。easySales 不會替你發送。 - **為甚麼沒有 PDF 按鈕？** **PDF** 需要 **Quote** **Add** 權限、報價單以本位貨幣計大於零，而且已經儲存：編輯期間它會隱藏。 - **為甚麼我的報價單 PDF 上有 DRAFT？** 這張報價單仍是草稿。[定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)取得編號後，下一次預覽便沒有水印。 - **怎樣在報價單上加入公司標誌？** 標誌來自 **系統設定** → **文件設定** 中公司正在使用的信頭。參閱[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **為甚麼 PDF 上沒有顧客地址？** 地址只有在有 **街道地址** 時才會列印。請在聯絡人的郵寄地址或客戶的帳單地址中補上。 - **可以不列印「Sales Person」那一行嗎？** 可以，使用內置設計時，在報價單設計的 **抬頭資訊行** 中取消勾選即可。Word 設計按它自己的佔位符列印。 - **PDF 沒有出現，怎麼辦？** 文件服務可能繁忙。請稍候，在視窗中選擇 **重試**。如果 **在新分頁開啟** 沒有反應，請容許本網站彈出視窗。 ## 相關內容 - [單據與範本](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/documents-and-templates/) - [信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/) - [標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/) - [修訂報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/) --- # 標記為已發送 > 如何在 easySales 把報價單標記為已發送、在待辦中收到跟進提醒，以及取消誤做的已發送標記。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/ [報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/)由你自己發出——透過電郵、親手交付或客戶入口網站。把它標記為已發送，easySales 就知道發送日期，並能提醒你跟進。本頁適用於發出報價單的銷售員。 ## 開始之前 - 你需要對該報價單的 **Quote**（報價單）模組的 **Edit**（編輯）權限。角色設為 **僅自己的記錄** 時，指的是由你擔任 **銷售員** 的報價單。 - 報價單必須是 **進行中**。**草稿** 要先[定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)；**已接受**、**已拒絕** 或 **已被取代** 的報價單不能標記。 ## 操作步驟 1. 打開報價單。標記之前，頁首顯示 **未發送**。 2. 選擇頁面頂部的 **PDF**。會打開一個視窗，裏面顯示 PDF。 3. 剔選 **已發給客戶**。 ## 之後會發生甚麼 - 頁首顯示 **已發送** 和日期，視窗裏註明 *（日期）標記為已發送*。 - 報價單的時間線會記下你已把它發給客戶。 - 如果你再次發送報價單，請再標記一次。最近一次標記就是發送日期。 - 報價單的跟進提醒由該日期起計——參閱[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)。 ## 取消標記 1. 選擇報價單頂部的 **PDF**。 2. 取消剔選 **已發給客戶**。 只會移除最近一次標記。如果報價單之前標記過，較早的那個日期重新生效。 ## 需要注意的規則 - 標記為已發送不會向顧客發電郵，也不會改變報價單本身。 - 在 **進行中** 的報價單被標記之前，訊息中心的 **待辦** 會在貴公司設定的日數之後（由報價單建立當天起計），提醒它的銷售員該報價單還沒有發送。 - 標記之後，如果自發送以來沒有與顧客溝通或會面，**待辦** 可以提醒銷售員。 - 甚麼算是與顧客聯絡：在發送日期當天或之後，記在報價單、它的商機或它的聯絡人上的一則溝通紀錄，或一個已經開始、至少有一位聯絡人參加的行程。備註不算；子類型設為不計作客戶聯絡的活動也不算。 - 兩種提醒的日數都在 **系統設定** → **通知** 中設定。 ## 為甚麼這樣設計 **報價單不是由 easySales 發出的，所以要問你。** 怎樣交給顧客由你決定：電郵、即時通訊程式、親手交付。只有你知道它何時發出，標記就是把這個日期記入 easySales 的方法，跟進提醒也由這一天起計。 **最近一次發送才算數。** 你發出更新後的報價單，顧客那邊便重新開始考慮。再標記一次會更新發送日期，跟進提醒便由新日期起重新等足日數。 **只有真正聯絡過顧客，提醒才會消失。** 內部備註反映不了顧客怎樣想。記下的溝通或與聯絡人的會面才能反映，所以只有這些會令「仍未聯絡客戶」的提醒消失。 ## 更有效率的做法 - **下載時順手標記。** 下載 PDF 準備發出時，在同一個視窗剔選 **已發給客戶** 即可，不用再做第二步。參閱[報價單 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/)。 - **把電話記在報價單上。** 與顧客通過電話後，在報價單上用 **記錄活動** → **記錄溝通** 記下來，跟進提醒便會自動消失。參閱[活動與跟進](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/activities-and-follow-up/)。 - **由待辦開始一天的工作。** 訊息中心的 **待辦** 把未發送、發出後未有聯絡、快將到期的報價單集中在一處，每一則都連結到對應的報價單。參閱[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)。 - **按你的銷售週期設定提醒日數。** 預設跟進提醒是 3 日、未發送提醒是 2 日，每項可設為 1 至 60 日。參閱[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)。 ## 例子 Mei Tan 把 QN-10000125 定稿，選擇 **PDF**，下載檔案並以電郵發給 Grace Wong。回到視窗，她剔選 **已發給客戶**。頁首現在顯示 **已發送** 和今天的日期。貴公司設定的日數過去、仍沒有記錄通話或會面時，她的 **待辦** 中會出現一則提醒。 **自動消失的跟進提醒。** Lim & Co 保留預設的 3 日。Mei 在星期一上午把 QN-10000125 標記為已發送。三日後，即星期四上午，她的 **待辦** 顯示 *報價單 QN-10000125 發出後仍未聯絡客戶*。她致電 Grace Wong，然後在報價單上選擇 **記錄活動** → **記錄溝通**，記下這通電話。這則提醒隨即從她的 **待辦** 中消失。 **標記錯了。** Daniel Lim 把 QN-10000136 標記為已發送，但他發出的其實是另一張報價單。他打開 **PDF** 視窗，取消剔選 **已發給客戶**；頁首再次顯示 **未發送**。QN-10000136 是五日前建立的，未發送提醒設為 2 日，所以銷售員的 **待辦** 中立即出現 *報價單 QN-10000136 尚未發出*。 ## 常見問題 - **怎樣從 easySales 用電郵發送報價單？** easySales 不會替你發電郵。選擇 **PDF**，再選擇 **下載**，把檔案附在你自己的電郵中，然後把報價單標記為已發送。 - **怎樣令報價單的跟進提醒消失？** 在報價單、它的商機或它的聯絡人上，記下一則與顧客的溝通或會面。easySales 看到發送日期當天或之後的聯絡，提醒便會消失。 - **提醒發給誰？** 發給報價單的 **銷售員**。用 **更改負責人** 換了銷售員，提醒也會跟着轉過去。 - **為甚麼草稿報價單不能標記為已發送？** 草稿還沒有報價單號，還不算是報價。請先[定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)。 - **「尚未發出」的提醒何時出現？** **進行中** 的報價單在建立後過了設定日數仍未標記時出現；除非貴公司改過，預設是 2 日。 - **標記為已發送會停止到期提醒嗎？** 不會。7 日內到期的 **進行中** 報價單，不論是否已發送，都會出現在 **待辦** 中。 ## 相關內容 - [報價單 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/) - [報價單定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/) - [訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/) - [通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/) - [跟進報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/follow-up-a-quotation/) --- # 編輯報價單 > 如何在 easySales 修改報價單——在顧客決定之前修改價錢、明細行、聯絡人和條款，以及何時應改用修訂。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/edit-a-quotation/ 顧客仍在考慮你的[報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/)時，你可以直接修改它。本頁適用於負責這張報價單的銷售員。如果要保留顧客已經看過的版本，並發出一個新編號的版本，請改為[修訂它](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/)。 ## 開始之前 你需要 **Quote**（報價單）模組的 **View**（檢視）和 **Edit**（編輯）權限。報價單必須是 **草稿** 或 **進行中**，而由它生成的發票全部未開立。**已接受**、**已拒絕** 或已鎖定的報價單不能編輯，也不會提供 **編輯**。 ## 操作步驟 1. 打開報價單。 2. 選擇頁面頂部的 **編輯**。 3. 修改 **聯絡人**、**商機**、**報價單名稱**、**到期日**、**貨幣** 或 **稅項**、明細行、**條款及細則** 或 **備註**，或 **附加資訊**。 4. 核對明細行下方的 **小計**、稅額和 **合計**。 5. 選擇 **儲存報價單**。 ## 之後會發生甚麼 報價單保留原有編號和狀態，仍是 **草稿** 或 **進行中**。下一次預覽的 PDF 會顯示修改內容，**歷史** 會記下改了甚麼。如果清空 **報價單名稱**，它會回復為報價單的編號。 ## 需要注意的規則 - 未作任何修改之前，**儲存報價單** 不可使用。 - **銷售員** 不在這裏修改，請使用 **···** 選單中的 **更改負責人**。 - 把聯絡人改為另一位顧客那邊的人，報價單會轉到該顧客的客戶下。 - 不再提供的稅項顯示為「（已不再提供）」。儲存前請選擇一個目前可用的稅項。 - 已由報價單生成的草稿發票是獨立的副本，修改報價單不會改變它；如果它也要改，請刪除後重新生成。 - 由報價單生成的發票一經開立，報價單即被鎖定，**開票** 卡片會說明這一點。之後的變更請另開一張新的報價單。 - 顧客作出決定後，請[接受或拒絕](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/close-a-quotation/)報價單；之後就不能再編輯。沒有由它生成的發票（不論已開立或草稿）的 **已接受** 報價單，仍然可以[修訂](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/)。 - **已被取代** 的報價單是舊版本，不能編輯。 - 等待審批的草稿，在申請撤回或被退回之前不能編輯。參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 - 如果在你編輯期間，報價單被接受或拒絕（例如在另一個分頁或由已連接的 AI 應用程式操作），你的儲存會被拒絕，並顯示 *This quotation is closed and cannot be edited.*（此報價單已關閉，不能編輯。）任何內容都不會被儲存。 ## 為甚麼這樣設計 **一輪洽談，一個編號。** 顧客仍在考慮時，價錢和明細行都可能變動。直接修改，讓整輪洽談都留在同一個報價單編號上，**歷史** 則記下每一次改動。 **編輯是修改報價，修訂是保留舊版。** 顧客手上已有的 PDF 不會因為你編輯而改變。如果兩個版本都重要——顧客要比較，或者主管要看最初報的是甚麼——便改用修訂：舊版本會以唯讀方式保留在新版本旁邊。 **顧客的決定和已開立的發票會把內容固定下來。** 已接受的報價單就是顧客同意的那份報價，已開立的發票是按它的數字開出的。之後再修改報價單，紀錄所描述的便成了沒有人同意過的內容，開票進度也會對不上。 ## 更有效率的做法 - **顧客已經拿到 PDF 時便用修訂。** **···** 選單中的 **修訂** 會把報價單複製為新版本的草稿，同時保留舊版本。參閱[修訂報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/)。 - **另一項工作便用複製。** **複製** 會新增一張明細行和條款相同的獨立草稿，原報價單不變。參閱[複製報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/)。 - **改好後立即發出。** 儲存後選擇 **PDF** 打開新的 PDF；在 **進行中** 的報價單上，發出後剔選 **已發給客戶**，發送日期便能保持最新。參閱[標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/)。 - **修改價錢前先看一看。** 報價單的 **歷史** 顯示改了甚麼、由誰修改，再改之前可以先確認最近一次談妥的價錢。 ## 例子 支付訂金前，Grace Wong 請 Lim & Co 改用較便宜的膠板。 Mei Tan 打開 Harbour Café 裝修報價單，選擇 **編輯**，把 Custom carpentry works 的 **單價** 由 15,000.00 改為 14,000.00。合計變為 **小計** SGD 19,000.00、GST SGD 1,710.00、**合計** SGD 20,710.00，**報價單編號** 不變。她選擇 **儲存報價單**，然後預覽 PDF，把更新後的報價發給顧客。 **草稿發票生成得太早。** Mei 之前已由這張報價單生成了一張 30% 的草稿訂金發票，不含稅 SGD 6,000.00（20,000.00 的 30%），但還未開立。改價之後，報價單的 **合約金額（不含稅）** 是 SGD 19,000.00，草稿發票卻仍是 SGD 6,000.00。她刪除這張草稿發票，重新生成訂金：19,000.00 的 30% 是不含稅 SGD 5,700.00。 **編輯還是修訂？** Kelvin Ong 已經拿到 QN-10000131 的 PDF，要求刪去 SGD 1,200.00 的設計費。他的辦公室經理希望兩個版本都存檔，所以 Mei 選擇 **修訂** 而不是 **編輯**，在修訂草稿中刪去這一行，定稿為 QN-10000131-R1。QN-10000131 變為 **已被取代**，唯讀。 ## 常見問題 - **顧客接受後還可以修改報價單嗎？** 不可以。**已接受** 的報價單已關閉。如果還沒有由它生成的發票（不論已開立或草稿），可以[修訂它](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/)，製作一個新版本。 - **開了發票之後還可以修改報價單嗎？** 由它生成的發票一經開立，報價單便會鎖定。發票仍全是草稿時可以編輯，但這些草稿保留各自的數字。 - **應該編輯還是修訂報價單？** 顧客還未按你發出的版本作出決定時，便編輯。需要保留顧客看過的版本時，便修訂。 - **怎樣更換報價單的銷售員？** 使用 **···** 選單中的 **更改負責人**。同一選單中的 **負責人變更紀錄** 列出以往的更換。參閱[移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/)。 - **編輯會改變顧客手上的 PDF 嗎？** 不會。顧客手上的是你發出的那個檔案；請重新預覽報價單，再發送新的 PDF。 - **可以查看誰修改過報價單嗎？** 可以。報價單的 **歷史** 列出每一次改動，以及由誰、在甚麼時候修改。 ## 相關內容 - [明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/) - [修訂報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/) - [接受或拒絕](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/close-a-quotation/) - [從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/) --- # 修訂報價單 > 報價單發出後要改價、改內容怎麼辦？在 easySales 修訂報價單，產生新版本（QN-…-R1、-R2），把顧客看過的舊版本保留為已被取代。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/ 報價有變，而你想保留顧客已經看過的版本時，請修訂[報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/)。easySales 會把它複製為一個新版本，並把舊版本保留為唯讀紀錄。要直接修改草稿或進行中的報價單，請改為[編輯它](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/edit-a-quotation/)；要以它為基礎另起一個獨立報價，請[複製它](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/)。 ## 開始之前 - 你需要這張報價單的 **Quote**（報價單）**Edit**（編輯）權限，以及 **Quote** **Add**（新增）權限。 - 報價單必須是最新版本，並且是 **進行中**（已過期的也可以）或 **已接受**。**草稿** 不能修訂：請改為編輯它。 - 同一時間只能有一份修訂草稿在等待。這時報價單會顯示「有一份修訂草稿等待定稿：」和指向它的連結。 - 由它生成的發票全部不可以已開立，即使那張發票其後已取消也不行。請先刪除由它生成的草稿發票。在此之前不會提供 **修訂**。 ## 操作步驟 1. 打開報價單。 2. 在 **···** 選單中選擇 **修訂**。 3. 在 **修訂報價單** 中填寫 **修訂原因**，然後選擇 **修訂**。 4. 修訂草稿隨即打開，附有 `QD-` 草稿號。像[編輯](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/edit-a-quotation/)任何草稿一樣修改它。 5. 準備好後，選擇 **定稿** 並確認——參閱[報價單定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)。 > **注意** > > 修訂草稿定稿後無法還原：舊版本將永久變為 **已被取代**。在此之前，刪除修訂草稿不會改變舊版本。 ## 之後會發生甚麼 - 在你定稿之前，舊版本保持不變：仍是 **進行中** 或 **已接受**，保留它的開票計劃，並計入所有數字。 - 草稿定稿時沿用原編號：QN-10000123 變為 QN-10000123-R1，之後是 QN-10000123-R2。已刪除的修訂草稿不佔用編號。 - 定稿後的修訂版本是 **進行中**，即使它取代的版本原本是 **已接受**。 - 修訂草稿的客戶、聯絡人、明細行、自訂欄位、商機、**銷售員**、貨幣和匯率、折扣、條款以及備註都與舊版本相同，並帶有舊版本的檔案，標示 *來自上一版本*。活動和歷史紀錄留在舊版本上。 - 它的 **到期日** 會重新設定：由今天起計，有效日數與舊版本相同，並在定稿時隨 **報價日期** 調整。 - 定稿時，開票計劃原樣轉到新版本，舊版本的計劃會標記為 "Revised to …"（已修訂為 …）。 - 從那時起，舊版本顯示 **已被取代**，並註明由哪個版本取代以及原因。它不能再編輯、接受、拒絕、修訂或開票。你仍可以預覽它；它的 PDF 帶有 SUPERSEDED（已被取代）水印。 - 新版本的 PDF 上印有 "Revision 1 of QN-10000123"（QN-10000123 的第 1 次修訂）。報價單頁面上的 **版本** 列出每個版本及其狀態。 ## 需要注意的規則 - **已拒絕** 的報價單不能修訂，請改為新增一張報價單。 - 由報價單生成的發票一經開立，之後的變更請另開一張新的報價單。 - 由報價單生成而未取消的送貨單會阻止修訂。請先取消或刪除該送貨單。 - **銷售員** 保持不變；修訂並不會令你成為銷售員。 - 在報價單清單中，在 **狀態** 篩選中選擇 **已被取代** 可以檢視舊版本。**進行中** 和 **已接受** 不包括它們。 - 如果貴公司的審批規則適用於報價單，修訂草稿在定稿時會和其他草稿一樣受到檢查。參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 - 已連接的 AI 應用程式亦可以修訂報價單，但要在你確認其預覽之後。 ## 為甚麼這樣設計 **顧客手上的版本保持不變。** 你發出的 PDF 已在顧客手中。如果直接改原報價單，顧客那份和你系統裏的紀錄就對不上了。修訂令舊版本保持發出時的樣子，雙方都能指出當時報的是甚麼、何時報的。 **同一個報價，同一個編號。** `-R1` 後綴把每個版本都掛在原編號之下，顧客和同事一看 QN-10000123-R2 就知道這是同一個報價的第三個版本，而不是一單新生意。只有最新版本才算作 **進行中** 或 **已接受**，同一個報價不會被重複計算。 **定稿之前甚麼都不變。** 你修改修訂草稿期間，舊版本仍然有效：如果顧客在這期間答應了舊報價，你照樣可以接受它、為它開票。刪除草稿沒有任何代價，連修訂號也不佔用。 **開票之後，改用新報價單。** 已開立的發票描述的是生成它的那個版本。如果再修訂，那張發票便會指向一個標着 **已被取代** 的報價，所以第一張發票開出後的變更，要放在另一張報價單上。 ## 更有效率的做法 - **同一單生意就用修訂。** 修訂保留銷售員、商機、匯率和開票計劃；複製則為新報價從頭開始。參閱[複製報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/)。 - **開票計劃會自動跟過去。** 不用重新設定：定稿時計劃會轉到新版本。參閱[規劃開票階段](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/)。 - **在報價單上對比各版本。** **版本** 連結到每個版本；打開舊版本並選擇 **PDF**，就能看到當時發給顧客的內容。 - **把原因寫得讓別人看得明白。** 舊版本上會顯示「修訂原因：…」，同事日後打開便知道它為甚麼被取代。 - **用篩選找舊版本。** 在報價單清單的 **狀態** 篩選中選擇 **已被取代**。參閱[報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/)。 ## 例子 Harbour Café 有一張報價單 QN-10000125，不含稅 SGD 20,000.00，有效期 30 日。Grace Wong 希望改用較便宜的膠板，而 Mei Tan 想保留她已經發出的報價。她選擇 **修訂**，輸入 "Cheaper laminate"，然後選擇 **修訂**。修訂草稿隨即打開，有效期 30 日，她把木工那一行減少了 SGD 1,000.00。她選擇 **定稿**：草稿變為 QN-10000125-R1，**進行中**，QN-10000125 現在顯示 **已被取代**。 **附開票計劃的已接受報價單。** Orchid Dental 已接受 QN-10000140，不含稅 SGD 50,000.00，開票計劃中的 **訂金** 為 30%：SGD 15,000.00。還未開過任何發票時，診所要加一個接待櫃檯。Mei 以 "Reception counter added" 為原因修訂，加了一行 SGD 4,000.00，不含稅總額變為 SGD 54,000.00。定稿後，QN-10000140-R1 是 **進行中** 並帶着開票計劃；訂金現在是 54,000.00 的 30% = 不含稅 SGD 16,200.00。診所確認後，Mei 接受 QN-10000140-R1。 **放棄一份修訂草稿。** Mei 開始修訂 QN-10000132，還未改完，顧客就接受了原報價。她刪除修訂草稿，接受 QN-10000132；它從未被取代。它下一次修訂仍會是 QN-10000132-R1。 ## 常見問題 - **修訂報價單和複製報價單有甚麼分別？** 修訂產生同一個報價的下一個版本，並把舊版本標為 **已被取代**。複製則另開一張獨立的新報價單，原報價單保持不變。參閱[複製報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/)。 - **修訂可以還原嗎？** 定稿之前，刪除修訂草稿即可，舊版本不變。定稿之後就不行：舊版本一直是 **已被取代**。 - **修訂後的報價單仍然是已接受嗎？** 不是。定稿後的修訂版本是 **進行中**，即使舊版本是 **已接受**。顧客同意後請再接受一次。參閱[接受或拒絕](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/close-a-quotation/)。 - **為甚麼選單裏沒有修訂？** 只有在最新版本、狀態為 **進行中** 或 **已接受**、你有 **Quote** **Edit** 和 **Add** 權限、由它生成的發票都未開立、沒有等待中的草稿發票，亦沒有其他修訂草稿時，才會提供 **修訂**。 - **修訂後報價單編號會變嗎？** 沿用原編號，加上 `-R1`、`-R2` 等，在定稿時取得。已刪除的修訂草稿不佔用編號。 - **怎樣查看報價單以前的版本？** 打開任何一個版本並使用 **版本**，或在報價單清單的 **狀態** 篩選中選擇 **已被取代**。 ## 相關內容 - [編輯報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/edit-a-quotation/) - [複製報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/) - [接受或拒絕](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/close-a-quotation/) - [規劃開票階段](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/) - [報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/) - [議價與修訂報價](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/negotiate-and-revise/) --- # 複製報價單 > 如何在 easySales 複製報價單——以任何報價單為底稿開新草稿，為新客戶或重複訂單報價，並按今天的稅率和匯率重新計算。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/ 新的報價與你曾經做過的報價相似時——例如為另一個客戶做同類工作，或重複訂單——請複製該[報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/)，不必重新輸入。複製出來的是自己獨立的新草稿；原報價單不會改變。要以新版本取代顧客已經收到的報價，請改為[修訂它](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/)。 ## 開始之前 - 你需要能夠打開該報價單——**Quote**（報價單）**View**（檢視）權限；設為 **Own records only**（只限自己的紀錄）時，須是你自己的報價單——以及 **Quote** **Add**（新增）權限。你不需要它的 **Edit** 權限。複製出來的報價單和新增的報價單一樣，計入貴公司授權的報價單數目上限。 - 報價單可以是任何狀態，包括 **已被取代** 或 **已拒絕** 的報價單。 ## 操作步驟 1. 打開你要複製的報價單。 2. 在 **···** 選單的 **單據** 組中選擇 **複製**。 3. 閱讀 **複製報價單** 對話框，選擇 **複製**。系統會提示 **已複製為草稿** 和新草稿的編號，草稿隨即打開。 4. 檢查客戶、明細行和價格，修改不同之處。 5. 準備好後，把它[定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)，取得報價單號。 ## 之後會發生甚麼 - 複製出來的是 **草稿**，附有 `QD-` 草稿號，並歸你負責：你是它的 **銷售員**。 - 它沿用客戶、聯絡人、明細行及其價格、單位、成本和稅碼、貨幣、付款條件、條款、備註、自訂欄位和商機連結。 - 它的日期是今天。它的 **到期日** 與原報價單相隔相同的日數。 - 採用今天的稅率和匯率，所以它的總額會重新計算，可能與原報價單不同。 - 如果有內容無法照原樣複製——產品已不存在的明細行會被略去，已不再適用的稅會改為今天適用的稅，商機不會被連結——系統會提示具體是哪些。定稿之前請檢查草稿。 - 它不會沿用原報價單的狀態、已發送標記、接受、開票計劃、發票、活動或附件。 ## 需要注意的規則 - 複製絕不會改變原報價單。修訂則會：修訂版定稿時，舊版本變為 **已被取代**。 - 複製品其後不會與原報價單連結；更改其中一張不會改變另一張。 - 如果原報價單的聯絡人是你在新報價單上不能選擇的，複製會被拒絕。 - easySales 沒有某外幣的匯率時，以該貨幣開出的報價單不能複製。 ## 為甚麼這樣設計 **複製品是一個新報價，所以按今天計價。** 原報價單的稅率和匯率在它自己的日期是正確的。複製品採用今天適用的稅率和匯率，你現在發出的報價現在就是正確的。修訂則不同：它重新表述同一單生意，保留當初報價時的匯率。 **複製品歸你。** 誰複製，誰就是它的銷售員，所以它會出現在你自己的清單和跟進提醒裏。要交給同事，請使用 **···** 選單中的 **更改負責人**。 **兩張報價單互不牽連。** 原報價單保留它的狀態、接受紀錄和發票，複製品由零開始。所以你可以複製一張已拒絕或已被取代的報價單，而不必重新打開它。 **只複製仍然存在的內容。** 已刪除的產品，或你已不能使用的商機，會令草稿無法儲存。easySales 會略去這部分並告訴你，而不是拒絕整個複製。 ## 更有效率的做法 - **每類工作留一張做好的報價單。** 每來一位新顧客便複製它，只改聯絡人、數量和價格。參閱[明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/)。 - **顧客回頭時複製被拒絕的報價單。** 明細行都在，按新的要求調整即可。參閱[接受或拒絕](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/close-a-quotation/)。 - **複製後看清提示。** 提示會列出被略去的行，並說明稅項是否有改動，你便知道要檢查甚麼。 - **同一單生意就改用修訂。** 同一位顧客、同一個報價，修訂會把歷史保留在同一串版本裏。參閱[修訂報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/)。 - **發票也能複製。** 已開過發票的重複工作，在發票上選擇 **複製**，直接得到新發票。參閱[複製發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/copy-an-invoice/)。 ## 例子 三月，Lim & Co 為裝修工程向 Harbour Café 發出報價單 QN-10000125。十月，Orchid Bakery 要求一項類似的工作。Mei Tan 打開 QN-10000125，選擇 **複製** 並確認。一張有相同明細行和條款的草稿隨即打開；她把聯絡人改為 Orchid Bakery 的，調整木工的價格，並把它定稿為一張新的報價單。QN-10000125 維持不變。 **重新報一個被拒絕的價。** Kelvin Ong 拒絕了造型牆報價單 QN-10000131：牆板 12 m²，單價 SGD 180.00（SGD 2,160.00），安裝費 SGD 640.00，不含稅 SGD 2,800.00。三個月後他想做一幅較小的牆。Mei 複製 QN-10000131，把牆板改為 8 m²：8 × 180.00 = 1,440.00，加安裝費 640.00，不含稅 SGD 2,080.00。加上 GST 9% 即 SGD 187.20，新報價單合計 SGD 2,267.20。QN-10000131 仍是 **已拒絕**。 **美元報價單。** 六月，Mei 向一位海外客戶報價 USD 10,000.00，當時匯率為 1.3500：折合 Lim & Co 本位貨幣 SGD 13,500.00。十月她為另一位客戶複製這張報價單，當天匯率是 1.3200。複製品仍是 USD 10,000.00，但折合本位貨幣為 SGD 13,200.00（10,000.00 × 1.3200）。 ## 常見問題 - **怎樣複製一張報價單？** 打開它，在 **···** 選單中選擇 **複製**，再選擇 **複製** 確認。新草稿隨即打開。 - **複製會改變原報價單嗎？** 不會。原報價單保留它的編號、狀態、歷史紀錄和發票。 - **可以把報價單複製給另一位客戶嗎？** 可以。定稿前在草稿上更換聯絡人即可。 - **為甚麼複製品的金額和原來不一樣？** 複製品按今天的稅率和匯率計價。複製後的提示會說明稅項是否有改動。 - **複製出來的報價單歸誰？** 歸你：你是它的 **銷售員**。要交給同事，請使用 **更改負責人**。 - **已拒絕或已過期的報價單可以複製嗎？** 可以。任何狀態的報價單都可以複製，複製品的 **到期日** 由今天重新起計。 - **為甚麼複製品少了一行？** 那一行的產品已不存在。定稿前用現有的產品補上一行。 ## 相關內容 - [修訂報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/) - [報價單定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/) - [建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/) - [複製發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/copy-an-invoice/) --- # 接受或拒絕 > 顧客確認或拒絕報價後怎樣處理？在 easySales 把報價單標示為已接受或已拒絕，一併拒絕同一商機的其他方案，並把商機標為成交。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/close-a-quotation/ 顧客對你的[報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/)作出決定後，請記錄下來：把報價單標示為 **已接受** 或 **已拒絕**。報價單清單預設顯示 **草稿** 和 **進行中** 的報價單，之後就只會列出仍在準備或仍在等待回覆的報價。 ## 開始之前 你需要 **Quote**（報價單）模組的 **View**（檢視）和 **Edit**（編輯）權限。報價單必須是 **進行中**：**草稿** 要先[定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)，才能接受或拒絕。如果報價仍需修改，請先[編輯報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/edit-a-quotation/)。 ## 操作步驟 1. 打開報價單。 2. 在 **···** 選單中選擇 **接受** 或 **拒絕**。 3. 閱讀 **接受報價單** 或 **拒絕報價單** 確認框：已關閉的報價單無法再次編輯。 4. 選擇 **接受報價單** 或 **拒絕報價單** 確認。 ## 之後會發生甚麼 狀態變為 **已接受** 或 **已拒絕**，頁面顯示「此報價單已關閉，無法再編輯。」**歷史紀錄** 會記下由誰、在何時關閉了它。你仍然可以打開它、預覽 PDF、記錄活動，以及由它生成發票。接受報價單本身不會建立發票。 接受報價單時，如果它的商機下還有其他 **進行中** 的報價單，easySales 會詢問 **拒絕其他報價單？** 並列出這些報價單，全部已剔選。取消剔選要保留為進行中的報價單，然後選擇 **拒絕所選**；或選擇 **暫時不用**，讓它們全部保持原樣。在開立發票後的提示中接受報價單時，亦會接着出現同樣的詢問。 如果已接受的報價單屬於一個你可以編輯的進行中商機，easySales 接着會詢問 **是否將商機標為成交？** 選擇 **標為成交** 或 **暫不**。無論選擇哪一個，商機都不會被鎖定。拒絕報價單永遠不會把它的商機標為失單。參閱[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/#%E6%88%90%E4%BA%A4%E6%99%82)。 > **注意** > > 接受或拒絕無法復原，報價單亦不能再回到 **進行中**。已拒絕的報價單不能再開票，亦不能設定開票計劃。顧客拒絕後如要提出新條件，請建立一張新的報價單。要在由它生成的發票開立之前修改已接受的報價單，請[修訂它](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/)。 ## 需要注意的規則 - 即使由報價單生成的發票已經開立、報價單已被鎖定，你仍然可以接受或拒絕它：這個決定只記錄顧客的答覆，不會改變任何金額。由仍是 **進行中** 的報價單開立第一張發票時，easySales 會詢問是否把它標示為 **已接受**。 - 過了 **到期日** 的報價單仍保持 **進行中**，直至你接受或拒絕它。到期只會顯示一則提示。 - **已被取代** 的報價單（被修訂取代的舊版本）不能接受或拒絕。 - **已接受** 的報價單只能在它的商機中拒絕，而且只限於這單生意有兩張或以上已接受的報價單、其中一張是重複的情況。只有在尚未由它生成任何發票、亦沒有開票計劃時才可以這樣做。 - 由發票清單選擇 **新增發票** 時，只會提供已接受的報價單。在報價單本身的頁面上，可以由 **進行中** 或 **已接受** 的報價單生成發票；**已拒絕** 的報價單會被拒絕，並顯示 “This quotation was rejected; it can no longer be invoiced or planned.”（此報價單已被拒絕，不能再開票或設定開票計劃。） ## 為甚麼這樣設計 **狀態記錄的是答覆，而不是改動。** 接受或拒絕說明顧客的決定，不會改動明細行和金額。所以已關閉的報價單不能再編輯：顧客同意的內容，保持他們看到時的樣子。 **決定是有日期的事實。** 顧客在某一天說了同意或不同意，**歷史紀錄** 保留由誰、在何時記錄了它。顧客拒絕後又改變主意，新的條件就是一個新報價；接受之後要改，就用修訂。 **過期不會關閉報價單。** 顧客往往遲簽。過期的報價單保持 **進行中**，你照樣可以接受、開票；要不要按舊價錢做，由你決定，而不是由日曆決定。 **拒絕其他方案，令清單反映真實情況。** 一個方案勝出後，其他方案便不再是有效報價。把它們關閉，**進行中** 清單就只剩仍在等待回覆的報價，成交商機的 **合約金額** 亦只計算已接受的報價單。 ## 更有效率的做法 - **在發票上順手接受。** 由 **進行中** 的報價單開立第一張發票時，easySales 會詢問 **將報價單標記為已接受？**，不用再回到報價單。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **一步關閉其他方案。** 在 **拒絕其他報價單？** 中保持其他方案已剔選，選擇 **拒絕所選**。 - **在同一個提示裏把商機標為成交。** easySales 詢問時選擇 **標為成交**，不必另外打開商機。參閱[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/)。 - **跟進仍在等回覆的報價。** 把每張報價單標記為已發送，easySales 便會提醒銷售員跟進。參閱[標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/)。 - **顧客回頭時複製被拒絕的報價單。** 明細行都在，在新草稿裏調整即可。參閱[複製報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/)。 ## 例子 Grace Wong 簽署了 Harbour Café 裝修報價單。Mei Tan 打開它，選擇 **接受**，再選擇 **接受報價單** 確認；報價單顯示 **已接受**，然後她由它生成訂金發票。 Kelvin Ong 決定不做特色牆，於是 Mei 在他的報價單上選擇 **拒絕**。三個月後他再來，想做一幅較小的牆，Mei 把被拒絕的報價單[複製](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/)為新草稿，再作調整。 **三個方案，選中一個。** 為 Harbour Café 的新櫃檯，Mei 在同一個商機下做了三張報價單：QN-10000150 不含稅 SGD 18,000.00，QN-10000151 SGD 24,000.00，QN-10000152 SGD 31,000.00。Grace 選了中間那個。Mei 接受 QN-10000151，easySales 在 **拒絕其他報價單？** 中列出 QN-10000150 和 QN-10000152，兩張都已剔選。她選擇 **拒絕所選**，再為商機選擇 **標為成交**。現在只剩 QN-10000151 等待開票。 ## 常見問題 - **接受報價單後可以還原嗎？** 不可以。已關閉的報價單不能回到 **進行中**。誤接受的重複報價單，在還沒有任何單據為它開票時，可以在商機上用 **標為拒絕** 拒絕。參閱[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/)。 - **接受報價單會自動產生發票嗎？** 不會。準備收費時請自行生成發票。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **開票之後還可以接受報價單嗎？** 可以。由 **進行中** 的報價單開立第一張發票時，easySales 會詢問是否把它標示為 **已接受**，之後你亦仍可以接受它。 - **已拒絕的報價單還可以開發票嗎？** 不可以。**已拒絕** 的報價單不能開票，亦不能設定開票計劃。請把它複製為新草稿，定稿後再用。 - **拒絕報價單會把商機標為失單嗎？** 不會。商機保持原樣；生意確實失去時，請在商機的 **···** 選單中選擇 **標為失單**。 - **接受一張報價單後，同一商機的其他報價單怎麼辦？** easySales 會建議拒絕同一商機下其他 **進行中** 的報價單。取消剔選你想保留的即可。 - **為甚麼草稿報價單不能接受？** 草稿還沒有報價單號。請先[定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)；它變為 **進行中** 後便可以接受。 ## 相關內容 - [修訂報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/) - [從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/) - [複製報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/) - [報價單 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/) - [落實成交](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/close-the-deal/) --- # 從報價單生成發票 > 報價單怎樣轉成發票？在 easySales 由報價單開發票：一次全額開票、先收訂金、按進度請款、按行開票或開剩餘金額。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/ 準備為一張[報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/)收費時，由它生成發票——一次過開整個工程，或分階段開。發票會為你複製報價單的明細行。 ## 開始之前 你需要 **Invoice**（發票）模組的 **Add**（新增）權限，以及對該報價單的 **Quote**（報價單）模組的 **Edit**（編輯）權限。報價單必須是 **進行中** 或 **已接受**：**已拒絕** 或 **已被取代** 的報價單不能開票，**草稿** 必須先[定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)——它上面不提供 **生成發票**。外幣報價單需要有兌公司本位貨幣的匯率。 ## 操作步驟 *[示意圖: 分階段為報價單開票：先生成訂金發票，再生成一張或多張進度請款發票，最後生成剩餘金額發票；剩餘金額發票完成報價單，並預設扣回訂金。]* 1. 打開報價單，選擇 **生成發票**（**進行中** 或 **已接受** 的報價單頁面頂部的主按鈕），或在其 **發票** 分頁上選擇 **新增發票**。對話框顯示 **合約金額（不含稅）** 和目前已開票的金額。 2. 在 **開票內容** 下選擇一項： - **全額**——按現有的全部明細行。 - **訂金**——開工前預收的款項，在之後的發票中扣回。 - **進度請款**——按已完成工作請款的部分合約金額。 - **剩餘金額**——扣除已生成的發票後剩下的部分。 - **按行開票**——勾選明細行，並為每行設定 **開票數量**。 3. 選擇 **訂金** 或 **進度請款** 時，選擇 **百分比** 或 **金額** 並輸入數值。金額為不含稅金額。 4. 選擇 **訂金**、**進度請款** 或 **剩餘金額** 時，選擇 **發票項目行**：**報價單各行按比例**，或 **每個稅率一行**，並指定 **項目行的產品**。 5. 如果仍有已開立的訂金有待扣回，請選擇 **訂金扣回** 方式。預設在完成報價單的那張發票上一次過全部扣回。 6. 選擇 **生成發票**。 下面的動畫示範最簡單的情況 **全額**：整張報價單變成一張草稿發票。 ![動畫：在已定稿的報價單上選擇生成發票，在對話框中保留全額並選擇生成發票，隨即打開新的草稿發票。](../../../../assets/help/quotations/convert-to-invoice.zh-hant.webp) ## 之後會發生甚麼 easySales 建立一張 **草稿** 發票並打開它，當中帶有報價單的聯絡人、銷售員、貨幣、**條款及細則** 和自訂欄位。發票日期為今天，付款條款沿用報價單的（報價單沒有則用客戶的，再沒有則用公司預設值）並據此計算到期日，稅率按今天有效的稅率。扣回的訂金是一行「Less: deposit」，你可以刪除這一行，但不能修改。 發票會出現在報價單的 **發票** 分頁上，**開票** 卡片把它計入 **草稿**。[開立](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)後，它計入 **已開票（不含稅）**，**開票狀態** 隨之更新，報價單被鎖定。如果報價單仍是 **進行中**，easySales 會詢問是否把它標示為 **已接受**，然後詢問是否把它的商機標為成交。 > **注意** > > 開立由報價單生成的第一張發票後，報價單會永久鎖定，即使那張發票其後被取消亦一樣。請先完成所有修改或修訂。 ## 需要注意的規則 - **已開票（不含稅）** 計入已開立的發票（包括訂金），減去原因為 **Reversal**（沖銷）和 **Over-invoiced**（多開票）的貸項通知單。原因為 **Goods returned**（退貨）和 **Allowance**（折讓）的貸項另行顯示為 **退貨與折讓**。 - 再生成一張發票時，已由報價單生成的草稿亦會從剩餘金額中扣除。 - 會令開票金額超過合約金額的發票，只有在出現警告並選擇 **仍然生成** 後才會建立。 - 報價單的 **備註** 和各行的 **成本單價** 不會複製。 - **已被取代** 的報價單不能開票，請由它的最新版本生成發票。 ## 為甚麼這樣設計 **發票複製報價單，兩者才會一致。** 顧客接受的是特定的項目和價錢。複製明細行而不是重新輸入，發票收取的便正是報價的內容，**開票** 卡片亦能追蹤報價單已開了多少。 **發票按它自己的日期計稅。** 稅跟隨發票日期，而不是報價日期。所以草稿發票的日期是今天，採用今天有效的稅率，即使報價單是幾個月前做的。 **訂金是扣回，不是重複收取。** 訂金是為尚未完成的工作預收的款項。在之後的發票中連同稅額一併扣回，所有發票加起來便正好等於合約金額及其稅額，無論你預收了多少。 **發票開出後，報價單便固定下來。** 一旦按報價單收了費，它就是這筆收費的依據。再修改報價單，發票描述的就是一個已經不存在的報價，所以之後的變更要放在新的報價單上。 ## 更有效率的做法 - **用主按鈕。** 在 **進行中** 或 **已接受** 的報價單上，**生成發票** 就是頁面頂部的按鈕；對話框預設選中 **全額**，一次過的工作按兩下便完成。 - **把階段一次規劃好。** 訂金和里程碑事先談妥時，把它們設為開票計劃，到時在對應的行上開票。參閱[規劃開票階段](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/)。 - **最後一張讓剩餘金額來計。** **剩餘金額** 開出餘下的部分，並按預設的 **訂金扣回** 方式扣回尚未扣回的訂金。 - **分階段發票保持簡短。** 選擇 **每個稅率一行**，配一個服務類產品如「訂金」或「進度請款」，發票上便只有一行，而不是把報價單每一行都按比例列出。參閱[明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/)。 - **在提示中接受報價單。** 第一張發票開立後，直接回答 **將報價單標記為已接受？**，不用再回到報價單。參閱[接受或拒絕](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/close-a-quotation/)。 - **分批送貨，合併開票。** 貨品分幾次送出時，把這些送貨單合併開成一張發票。參閱[為已送達貨品開票](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/)。 ## 例子 Lim & Co 的 Harbour Café 裝修報價單有兩行，SGD 5,000.00 和 SGD 15,000.00：**合約金額（不含稅）** 為 SGD 20,000.00，稅項為 GST 9% (SR)。Mei Tan 分三個階段開票，每張發票都在開立後才生成下一張。 | 發票 | 開票內容 | 不含稅 | GST 9% | 顧客應付 | 之後的開票狀態 | |---|---|---|---|---|---| | 1 | **訂金**，30% | 6,000.00 | 540.00 | 6,540.00 | **部分開票 30%** | | 2 | **進度請款**，50% | 10,000.00 | 900.00 | 10,900.00 | **部分開票 80%** | | 3 | **剩餘金額** | 10,000.00 減訂金 6,000.00 = 4,000.00 | 360.00 | 4,360.00 | **已全部開票** | - 訂金按比例拆分的行為 1,500.00 和 4,500.00——各為報價單行的 30%。 - 發票 2 不扣回任何訂金：按預設的 **訂金扣回** 方式，訂金留待完成報價單的那張發票才扣。這時卡片顯示 **剩餘待開** SGD 4,000.00 和 **訂金未扣回** SGD 6,000.00。 - 發票 3 請款最後 SGD 10,000.00 的工作，並以兩行「Less: deposit」扣回 SGD 6,000.00 訂金，所以其 GST 為 900.00 − 540.00 = 360.00。 - 咖啡店合共支付 6,540.00 + 10,900.00 + 4,360.00 = SGD 21,800.00，即報價單連 GST 的總額。 如果 Mei 在發票 2 上選擇 **按本期請款比例扣回**，它會扣回 SGD 3,000.00 訂金（6,000.00 × 10,000.00 ÷ 20,000.00），發票 3 再扣回餘下的 SGD 3,000.00。 **貨品到一批，開一批。** Harbour Café 的燈具報價單有吊燈 10 盞，單價 SGD 160.00（SGD 1,600.00），安裝費 SGD 400.00：不含稅 SGD 2,000.00，稅項 GST 9%。先到了 6 盞，Mei 選擇 **按行開票**，勾選吊燈，把 **開票數量** 設為 6。 | 發票 | 明細 | 不含稅 | GST 9% | 顧客應付 | 之後的開票狀態 | |---|---|---|---|---|---| | 1 | 吊燈 6 × 160.00 | 960.00 | 86.40 | 1,046.40 | **部分開票 48%** | | 2 | 吊燈 4 × 160.00 = 640.00，安裝費 400.00 | 1,040.00 | 93.60 | 1,133.60 | **已全部開票** | 兩張發票合共 1,046.40 + 1,133.60 = SGD 2,180.00，即 2,000.00 加 9% GST。 ## 常見問題 - **報價單怎樣轉成發票？** 打開報價單，選擇 **生成發票**，選好 **開票內容**，再選擇 **生成發票**。草稿發票隨即打開；檢查後[開立](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - **開工前可以先收訂金嗎？** 可以。選擇 **訂金**，再輸入不含稅的百分比或金額。之後的發票按 **訂金扣回** 的方式扣回。 - **為甚麼我的報價單不能生成發票？** **草稿** 要先定稿，**已拒絕** 或 **已被取代** 的報價單不能開票。你還需要 **Invoice** **Add** 權限，以及對該報價單的 **Quote** **Edit** 權限。 - **開票金額可以超過報價單總額嗎？** 只可以是有意為之：easySales 會警告這張發票令開票金額超過報價單總額，你選擇 **仍然生成** 後才會建立。 - **取消發票後，報價單會怎樣？** 報價單仍然鎖定。已取消的發票不再計入 **已開票**，它的金額回到 **剩餘待開**。參閱[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **為甚麼發票上的稅和報價單不一樣？** 發票按它自己日期有效的稅率計稅，可能與較早的報價單上的稅率不同。 ## 相關內容 - [報價單還是發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quotation-vs-invoice/) - [開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/) - [規劃開票階段](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/) - [貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/) - [報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/) --- # 規劃開票階段 > 如何在 easySales 為報價單設定開票計劃——安排訂金、里程碑或按月分期，在每個階段到期時開發票。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/ 開票計劃預先列出一張[報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/)如何開票：先開訂金，再按里程碑或固定週期開票。每個階段到期時生成一張發票。不設計劃、只需一次過分階段開票，請參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 ## 開始之前 設定、修改、略過或取消計劃，需要對該報價單的 **Quote**（報價單）模組的 **Edit**（編輯）權限，即使報價單已鎖定亦然。開啟或關閉自動草稿也需要 **Invoice** **Add** 權限。為階段開票還需要 **Invoice**（發票）模組的 **Add**（新增）權限。一張報價單同一時間只有一個開票計劃。**草稿** 報價單要先[定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)才能有開票計劃。**已拒絕** 的報價單不能有開票計劃：它的計劃不能再設定、修改、略過或開票，只能取消。 ## 操作步驟 *[示意圖: 開票計劃：訂金最先開票，不計入各期請款；里程碑或週期請款合計為合約金額的 100%；每個階段生成一張發票，訂金從尾款中扣回。]* 1. 打開報價單。在 **開票計劃** 卡片上選擇 **設定開票計劃**。 2. 選擇 **計劃類型**：**里程碑**，或 **按週期**——由 **第一期開始** 起，**每** 週、月、季度或年等額請款一次，共 **期數** 期。 3. 每個階段選擇一次 **新增階段**，並選擇它的 **類型**：**訂金**、**里程碑** 或 **週期**。填寫 **階段名稱**、比例或金額，以及計劃開票日。 4. 選擇 **訂金扣回** 方式：在尾款時一次扣回、在每期請款中按比例扣回，或不自動扣回。 5. 選擇 **儲存計劃**。 6. 階段到期時，在該行選擇 **開票**，然後在打開的對話框中生成發票。金額為該階段尚未開票的部分。 ## 之後會發生甚麼 easySales 為該階段建立一張 **草稿** 發票，該階段的 **狀態** 隨之改變： | 狀態 | 含義 | |---|---| | **待開** | 尚未到計劃開票日。 | | **到期未開** | 已到計劃開票日。 | | **已有草稿** | 已有草稿發票為它開票。 | | **部分開票** | 已開立的發票為其中一部分開票。 | | **已開票** | 已開立的發票為它全部開票。 | | **已略過** | 你選擇了 **略過**。選擇 **撤銷略過** 可以恢復。 | ## 自動產生週期草稿 每個開票計劃都有一個開關 **自動產生每期的草稿**，在 **週期** 階段的到期日為它們產生草稿發票。開關預設關閉，開啟後卡片會顯示 **自 {日期} 起開啟**，日期為你開啟的當天。 - 只有報價單為 **已接受** 時才會產生草稿。你可以提早開啟開關，但在此之前不會產生任何草稿。 - 只產生 **週期** 階段的草稿。訂金和里程碑仍由人手開票。 - 在你開啟開關之前已到期的週期不會自動產生；請自己為它們建立發票。 - 只涵蓋一期中一部分的週期階段，拆分方式與報價單的明細行相同。 - 草稿以報價單的銷售員身分產生。任何內容都不會自動開立或寄出。 - 每一期只會自動產生一次。如果你刪除了它的草稿，請自己建立發票。 - 報價單修訂後，新版本保持開關開啟，已經處理過的週期不會再次產生。 - 銷售員已不是有效用戶、訂金尚未全額開票、草稿會令發票超過報價單總額，或貴公司暫時還不能建立草稿時，不會產生草稿。該階段所在的行會說明原因和處理辦法。 - 通知會發給商機的負責人，沒有商機負責人時發給報價單的銷售員。 - 把商機標為失單並不會停止產生草稿。請關閉開關，或取消計劃；已經產生的草稿會保留，直至有人刪除。 ## 需要注意的規則 - 各期請款合計不等於合約金額的 100% 時，卡片會顯示警告。 - 最後一個未開完的請款會扣回所有尚未扣回的訂金，不論各期請款合計是多少。 - 階段一旦有發票為它開票，其類型和金額便固定不變；仍可修改名稱和日期。 - 取消階段的發票或刪除它的草稿，該階段即可重新開票。**Reversal**（沖銷）貸項通知單令它沖銷的部分可以重新開票；**Goods returned**（退貨）、**Allowance**（折讓）和 **Over-invoiced**（多開票）貸項通知單則不會。 - 只要有草稿發票為計劃中的階段開票，報價單便不能刪除。 - 如果在你打開計劃之後有人儲存了它，你的儲存會被拒絕；請重新載入後再試。 - **取消計劃** 後計劃會保留作紀錄；已開立的發票保持不變。 - 報價單有開票計劃時，報價單 PDF 會列印付款時間表，不包括已略過的階段。要隱藏它，請在[報價單範本](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/)中取消勾選 **Print the payment schedule (billing plan)**（列印付款時間表（開票計劃））。時間表的標題以英文列印。 ## 為甚麼這樣設計 **訂金放在請款之外，而不是其中。** 各期請款對應的是工作，合起來就是合約金額。訂金是這些工作的預付款：先開票，之後扣回，所以無論你收多少訂金，顧客的所有發票加起來都正好等於合約金額。 **階段的發票就是普通的草稿。** 計劃只提出金額和日期；草稿仍然要你檢查、開立。即使是自動產生的草稿也不會自動開出或寄出，所以沒有你，任何東西都不會到達顧客手上。 **已開票的階段保持金額不變。** 一旦有發票為某個階段開票，再改它的比例，計劃便會和實際向顧客收取的金額對不上。名稱和日期仍然可以改，因為它們不影響任何金額。 **只有沖銷才會令階段重新開票。** **Reversal**（沖銷）貸項通知單撤銷了這筆收費，工作仍待收款。退貨或折讓的貸項減少的是顧客應付的款項，但這個階段已經開過票，所以仍算已開票。 ## 更有效率的做法 - **按月、按季的服務用按週期。** 選擇 **按週期**、頻率和 **期數**，easySales 便替你寫好各個階段，每期的計劃開票日是該期的第一天。 - **讓每期草稿自動產生。** 開啟 **自動產生每期的草稿**；每期到期當天，草稿便等着你檢查、開立。參閱[開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - **在報價單上列出付款時間表。** 報價單 PDF 會列印付款時間表，顧客接受報價時便同意了各個階段。參閱[報價單 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/)。 - **用略過，不用刪除。** **略過** 令某個階段退出計劃合計，可以填寫原因（選填）；**撤銷略過** 可以恢復。 - **修訂時不用重建計劃。** 修訂報價單時，計劃會在定稿時轉到新版本。參閱[修訂報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/)。 ## 例子 Lim & Co 為 Orchid Dental 的診所裝修報價 SGD 50,000.00（不含稅），稅項為 GST 9% (SR)。Mei Tan 設定三個階段：**訂金** 30%、**里程碑**「完工」50% 和 **里程碑**「驗收」50%，訂金在尾款時扣回。 | 階段 | 比例 | 不含稅 | GST 9% | 顧客應付 | |---|---|---|---|---| | 訂金 | 30% | 15,000.00 | 1,350.00 | 16,350.00 | | 完工 | 50% | 25,000.00 | 2,250.00 | 27,250.00 | | 驗收 | 50% | 25,000.00 減訂金 15,000.00 = 10,000.00 | 900.00 | 10,900.00 | - 兩期請款合計 100%，所以卡片不顯示警告。訂金在請款之外另行開票，再從尾款中扣回。 - 診所合共支付 16,350.00 + 27,250.00 + 10,900.00 = SGD 54,500.00，即報價單連 GST 的總額。 - 如果 Mei 在為「完工」開票之前略過了「驗收」，「完工」便會成為最後一個未開完的請款，並扣回全部 SGD 15,000.00 訂金。 **按季度的陳設服務。** Harbour Café 接受了一張不含稅 SGD 12,000.00、稅項 GST 9% 的報價單，為期三個季度的季節性陳設服務。Mei 選擇 **按週期**、**每** **季度**、**第一期開始** 2026-11-01、**期數** 3，並開啟 **自動產生每期的草稿**。 | 階段 | 比例 | 計劃開票日 | 不含稅 | GST 9% | 顧客應付 | |---|---|---|---|---|---| | Period 1 | 33.333333% | 2026-11-01 | 4,000.00 | 360.00 | 4,360.00 | | Period 2 | 33.333333% | 2027-02-01 | 4,000.00 | 360.00 | 4,360.00 | | Period 3 | 33.333334% | 2027-05-01 | 4,000.00 | 360.00 | 4,360.00 | - 100% 不能平均分成三份，所以尾差放在最後一期。每期金額只四捨五入一次至仙：12,000.00 × 33.333333% = 3,999.99996，即 4,000.00；最後一期為 12,000.00 − 8,000.00 = 4,000.00。 - 每期的草稿在計劃開票日產生，由 Mei 檢查後開立。 - 咖啡店合共支付 3 × 4,360.00 = SGD 13,080.00，即報價單連 GST 的總額。 ## 常見問題 - **開票計劃和分階段生成發票有甚麼分別？** 計劃事先列出所有階段，追蹤每個階段的狀態，並列印付款時間表。分階段生成發票則是邊做邊決定每一張。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **項目怎樣按月分期開票？** 設定開票計劃，選擇 **按週期**、**每** **月** 和 **期數**。合約金額會平均分攤到各期。 - **某個階段開過票後還可以修改開票計劃嗎？** 可以，使用 **修改計劃**。已開票的階段保持類型和金額不變；其他階段可以修改。 - **為甚麼沒有自動產生草稿？** 報價單必須是 **已接受**，該期的計劃開票日不能早於你開啟開關的那天，而且該階段所在的行上沒有阻止它的情況，例如訂金尚未全額開票。該行會說明處理辦法。 - **修訂報價單後，開票計劃會怎樣？** 修訂定稿時，計劃轉到新版本，舊版本的計劃標記為 "Revised to …"（已修訂為 …）。 - **顧客看得到開票計劃嗎？** 看得到，它作為付款時間表印在報價單 PDF 上，除非你在報價單範本中取消勾選 **Print the payment schedule (billing plan)**。 ## 相關內容 - [從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/) - [取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/) - [貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/) - [報價單 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/) - [訂金與進度款](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/deposits-and-progress-claims/) --- # 發票 > easySales 的發票是甚麼：七種發票狀態、發票清單和它的合計，以及怎樣查看未付款和逾期的發票。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overview/ 發票是請顧客付款的單據。它記錄你提供了甚麼、欠多少、用哪種貨幣、在甚麼日期之前付清。收款、貸項通知單和撇銷都記錄在發票上，由它們共同決定尚欠多少。 ## 在哪裏找到 在側欄選擇 **發票**。清單預設顯示 **未付款** 和 **部分付款** 的發票，也就是仍有欠款的發票。在清單上方的欄中更改 **狀態** 即可查看其他發票；螢幕較窄時，它在 **篩選** 裏。 清單下方的 **合計** 和 **應收餘額合計** 合計目前篩選顯示的所有發票，而不只是目前這一頁，不包括草稿和已取消的發票。更改篩選條件或搜尋，或儲存修改後，合計會重新計算；轉頁或排序時不會重新計算。選擇某個 **發票編號** 即可打開發票。 ## 你可以做甚麼 - [建立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/create-an-invoice/)，或透過[生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)為報價單開票。 - [查看發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-details/)並[預覽它的 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - [開立草稿](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)，讓它取得發票編號。 - 款項到帳時[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - [找出逾期的發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)，並撇銷無法收回的壞帳。 - 用[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)更正已開立的發票；整張發票都不應成立時，[取消它](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。 ## 整體結構 *[示意圖: 由客戶和聯絡人，到可選的報價單、草稿發票、已開立的發票，再到針對它的收據和貸項通知單；剩下的款項或貸項可以抵用到之後的發票，或退款。]* 每張發票都由 **草稿** 開始，附一個形式發票編號，預設以 `PF-` 開頭。草稿期間，任何內容都可以修改。開立後，發票取得發票編號（預設以 `INV-` 開頭），收費內容隨即鎖定。 此後，只有收款、貸項通知單和撇銷會改變欠款。 ## 如何運作 發票的狀態不需要你自己設定。每當有變化時，easySales 會根據未付餘額重新計算狀態： | 狀態 | 含義 | |---|---| | **草稿** | 尚未開立。可以編輯或刪除，不產生欠款。 | | **未付款** | 已開立，尚未有任何收款、貸記或撇銷。 | | **部分付款** | 已結清一部分，仍有餘額未付。 | | **已付款** | 沒有欠款，而且至少有一筆收款參與結清。 | | **已貸記** | 沒有欠款，而且完全由貸項通知單結清。 | | **已撇銷** | 沒有欠款，而且部分或全部金額仍作為壞帳撇銷。 | | **已取消** | 已用一張 **Reversal**（沖銷）貸項通知單取消。它保留在紀錄中，但不能編輯、刪除或收款。 | 狀態可以回退。移除一筆收款或作廢一張貸項通知單後，這部分金額會重新成為欠款，狀態亦隨之改變。 ## 常見誤解 - **已付款** 不代表全部以現金付清。一張發票部分收款、其餘部分貸記，狀態也是 **已付款**。 - **已撇銷** 不代表顧客不用再付。這筆債務仍然存在，對帳單和重新列印的發票照樣顯示它。 - 取消發票不是刪除。已取消的發票保留其編號、明細行和歷史紀錄。 ## 權限 查看清單和打開發票需要 **Invoice**（發票）模組的 **List**（列表）和 **View**（檢視）權限；建立發票需要 **Add**（新增）和 **Edit**（編輯）；修改、開立、記錄收款或取消需要 **Edit**。**Delete**（刪除）用於刪除草稿。 角色設為 **Own records only**（只限自己的紀錄）時，可以處理自己擔任 **銷售員** 的發票。撇銷壞帳還需要 **All records**（全部紀錄），以及角色中的 **撇銷壞帳** 控制項。 ## 為甚麼這樣設計 **狀態跟着錢走，所以不會出錯。** easySales 根據收款、貸項通知單和撇銷計算狀態，所以只要仍有欠款，發票就不可能顯示 **已付款**。誤記的收款一移除，發票會自動回到 **部分付款** 或 **未付款**，不需要有人記得去改。 **結清的三種方式分開顯示。** **已付款**、**已貸記** 和 **已撇銷** 都表示沒有欠款，但對你的帳意義不同：錢收到了、收費減少了，或者收不回的債務從帳上撇銷了。分開顯示，一眼就能看出哪些發票真正帶來了現金。 **清單一打開就是要去收的錢。** 預設顯示 **未付款** 和 **部分付款**，日常要看的清單就很短。草稿和已取消的發票不計入 **應收餘額合計**，因為顧客在這兩種發票上都不欠錢。 **取消了的發票留在紀錄裏。** 它的編號已經給過顧客，所以保留編號和歷史。你的發票編號序列保持完整，日後核查的人也能看到它為甚麼不再計算在內。 ## 更有效率的做法 - **一張收據付多張發票。** 在清單上剔選同一客戶、同一貨幣的發票（最多 50 張），然後在出現的操作欄中選擇 **記錄收款**。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **在清單上直接看出逾期。** 逾期發票的 **到期日** 旁有紅色標籤，例如 *逾期 12 天*（螢幕較窄時為 *12 天*）。參閱[追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **用搜尋代替逐頁翻看。** 搜尋框可按發票編號或客戶名稱查找發票。參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 - **只看等你處理的。** 如果你可以審批發票，在 **審批** 中選擇 **待我審批**，即可列出等你審批的草稿。參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 - **保留你常用的欄位。** **欄位設定** 可以加上 **報價單** 或 **銷售員** 等欄位，只為自己設定，或在擁有 **System** **Edit** 權限時為全公司設定。參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 ## 例子 Lim & Co 以 INV-10000318 向 Harbour Café Pte Ltd 收取 SGD 2,398.00：設計費 SGD 2,200.00，加 9% GST SGD 198.00。以下是它的狀態變化。 | 發生的事 | 未付餘額 | 狀態 | |---|---|---| | Mei Tan 開立草稿 | 2,398.00 | **未付款** | | 咖啡店付款 SGD 1,000.00 | 1,398.00 | **部分付款** | | Mei 開立一張 **Allowance**（折讓）貸項通知單，SGD 54.50（50.00 + GST 4.50） | 1,343.50 | **部分付款** | | 咖啡店付款 SGD 1,343.50 | 0.00 | **已付款** | 如果咖啡店沒有付款，而 Mei 貸記了全部 SGD 2,398.00，發票狀態就會是 **已貸記**。 **看懂清單下方的合計。** 10 月 15 日，咖啡店付最後一筆款之前，Mei 打開 **發票**。清單顯示仍有欠款的兩張發票： | 發票編號 | 客戶 | 合計 | 應收餘額 | 狀態 | |---|---|---|---|---| | INV-10000318 | Harbour Café Pte Ltd | 2,398.00 | 1,343.50 | **部分付款** | | INV-10000321 | Seaview Dental Clinic | 1,090.00 | 1,090.00 | **未付款** | 清單下方，**合計** 為 SGD 3,488.00（2,398.00 + 1,090.00），**應收餘額合計** 為 SGD 2,433.50（1,343.50 + 1,090.00）。Mei 在 **狀態** 中加上 **草稿**：SGD 5,450.00 的草稿 PF-10000047 出現在清單中，兩個合計都不變，下方的說明寫着 *草稿發票不計入這兩項合計。* ## 常見問題 - **怎樣查看所有未付款的發票？** 打開 **發票**：清單預設顯示 **未付款** 和 **部分付款**，下方的 **應收餘額合計** 就是這些發票尚欠的總數。參閱[追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **為甚麼發票清單裏找不到某張發票？** 清單打開時帶有篩選，草稿、已付款、已貸記和已取消的發票要在加上相應狀態後才會顯示。角色為 **Own records only**（只限自己的紀錄）時，只能看到自己擔任 **銷售員** 的發票。 - **已付款的發票為甚麼又變回部分付款？** 有一筆收款被移除，或上面的一張貸項通知單被作廢，所以部分金額又成了欠款。參閱[移除收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/remove-a-payment/)。 - **已付款和已貸記有甚麼分別？** **已付款** 表示至少有一筆收款參與結清了發票。**已貸記** 表示完全由貸項通知單結清，沒有收到錢。 - **顧客永遠不會付的發票可以撇銷嗎？** 可以，如果你的角色允許，使用發票 **···** 選單中的 **撇銷為壞帳…**。其餘沒有欠款後，發票顯示 **已撇銷**。參閱[追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **發票可以匯出到會計軟件嗎？** 可以。在 **發票** 清單上選擇 **···** → **匯出到會計軟體…** 打開匯出頁面；需要可以匯出資料、而且 **Invoice** **View** 為 **All records**（全部紀錄）的角色。參閱[會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/)。 ## 相關內容 - [報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/) - [開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) - [應收餘額](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) - [貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/) - [建立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/create-an-invoice/) --- # 建立發票 > 在 easySales 怎樣開一張新發票：根據已接受的報價單或直接建立，選擇顧客，填寫到期日、貨幣、稅項和明細行。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/create-an-invoice/ [發票記錄顧客欠你多少](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overview/)。由發票清單開票時使用本頁；要為報價單分階段開票，請使用[生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 ## 開始之前 你需要 **Invoice**（發票）模組的 **Add**（新增）和 **Edit**（編輯）權限、用來搜尋顧客聯絡人的 **Contact**（聯絡人）**List**（列表）權限，以及用來選擇銷售員的 **User**（用戶）**List** 權限。每一行都要指定產品，所以請先準備好產品，或者擁有 **Product**（產品）**Add** 權限，以便在明細行中邊輸入邊新增產品。 要在 **聯絡人** 直接新增客戶，還需要相應權限：新增公司或個人客戶要有 **Account**（客戶）模組的 **Add** 和 **Edit**，新增聯絡人要有 **Contact**（聯絡人）模組的 **Add** 和 **Edit**。**新建客戶「…」** 只提供你有權建立的客戶類型。 ## 操作步驟 1. 在側欄選擇 **發票**，然後選擇 **新增發票**。 2. 在 **建立新發票** 中，搜尋一張已接受的 **報價單** 並選擇 **根據此報價單建立**，或選擇 **不使用報價單**。根據報價單建立時，easySales 會連同報價單的明細行建立草稿並打開它；如需修改，請選擇頁面頂部的 **編輯**。 3. 選擇 **聯絡人**。**客戶** 隨聯絡人而定，客戶的設定會填入 **貨幣** 和 **付款條款**。 4. 如果顧客有自己的參考名稱，填寫 **發票名稱**；如果顧客提供了訂單號，填寫 **客戶訂單號**。 5. 檢查 **銷售員**。 6. 檢查 **貨幣**。外幣發票請查看貨幣下方的匯率；參閱[匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/)。 7. 檢查 **發票日期**（預設為今天）、**付款條款** 和 **到期日**：到期日是必填項目。三者會連動，規則見下文。 8. 選擇適用於整張發票的 **稅項**（如果表格有這一項）。 9. 每個項目選擇一次 **新增行**，填寫 **項目**、**數量**、**單位** 和 **單價**。 10. 填寫 **條款及細則**（或用 **從範本插入** 插入一段）和 **備註**，然後選擇 **建立發票**。 ## 遇到新客戶時 客戶還未在 easySales 裏時，不用離開發票就可以新增。在 **聯絡人** 輸入客戶名稱，選擇列表最後的 **新建客戶「…」**。**新建客戶** 視窗會打開，名稱已經填好。 在 **客戶類型** 下選擇一種： - **公司**：一間企業和它的第一位聯絡人。 - **個人**：個人客戶，本人就是聯絡人。 - **已有客戶**：為已有的客戶新增一位聯絡人。 填寫名稱，有的話填寫 **電郵** 和 **手機**，以及貴公司設為必填的欄位。然後選擇 **建立並選用**：客戶以你為負責人建立，並選入這張發票，和你自己選的一樣。地址、稅號等可以稍後在客戶頁補充。 即使之後沒有儲存發票，客戶也會保留，可以在 **客戶** 裏找到。 如果 easySales 提示可能已有名稱相近的客戶，選擇 **改用已有客戶**，從你看得到的客戶中選擇。 ## 之後會發生甚麼 easySales 把發票儲存為 **草稿** 並打開它。頁面標題是它的形式發票編號，預設以 `PF-` 開頭；只有在你[開立它](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)時，它才取得正式的發票編號。兩個編號都不能手動輸入。 ## 需要注意的規則 - 在要求填寫的國家／地區（日本），草稿發票還有 **供應日期** 和 **供應期間結束日**，用於在不同日期或一段期間內提供的貨物或服務。如果發票日期就是供應日期，請留空。PDF 會列印供應日期或期間。 - 可選的稅項取決於貴公司的國家／地區、稅務登記和發票日期。 - 如果貴公司在發票日期沒有稅務登記，或位於香港或汶萊，發票便不收稅，表格不顯示 **稅項** 欄位，除非發票已帶有稅項。如果沒有登記，明細行亦會顯示 **此單據不能收稅** 及日期。 - 勾選 **逐行稅率** 可以為某一行單獨設定稅項。表格下方的 **稅額** 會合計每一行的稅額。 - 每次儲存時，**小計**、**稅額** 和 **合計** 都會根據明細行重新計算。**合計** 就是發票要求顧客支付的總額。 - 每張新發票都需要 **到期日**，草稿亦一樣：沒有到期日時表單會提示 *到期日為必填欄位。*，不會儲存。 - **付款條款** 預設為公司的預設條款。選擇聯絡人後，它會換成該聯絡人所屬客戶的條款；客戶沒有設定時，仍用公司預設條款。你自己選過的條款不會被替換。 - 選擇 **付款條款** 會由 **發票日期** 起計 **到期日**：`NET 30` 為發票日期後 30 日，`COD` 就是發票日期當天。到期日仍跟隨條款時，更改發票日期，到期日會一併移動。你自己輸入 **到期日** 後，它就留在你設定的日期。 - 只有 `NET` 加日數的條款和 `COD` 有日數。沒有日數的條款不會計算到期日，需要你自己填寫。 - 條款隨發票儲存，列印在 PDF 的到期日旁邊，發票開立後即鎖定。 - 以前儲存時沒有到期日的舊發票可以繼續留空，這樣它永遠不會逾期。發票一旦有了到期日，就不能再清除：留空儲存會被拒絕。 - easySales 為你產生的發票（來自報價單、送貨單或定期發票）沿用來源單據自己的付款條款；來源沒有時，用客戶的條款，再沒有就用公司預設條款。到期日按該條款的日數由發票日期起計；沒有帶日數的條款時，到期日就是發票日期。訂金發票不帶付款條款。 - 沒有產品的行無法儲存。輸入的名稱與任何產品都不相符時，儲存時會新增這個產品，表單會事先提示，例如 *儲存時還會新增 1 個產品*。 ## 為甚麼這樣設計 **新發票先是草稿，所以怎樣改都安全。** 開立之前，顧客甚麼都不欠。你可以分幾天填寫、預覽、作為形式發票發出，或提交審批，都不會影響你的帳和顧客的餘額。 **到期日決定發票何時算逾期。** 沒有到期日的發票永遠不會逾期，也就沒有人去追。每張新發票都要求填寫到期日，它便會在應該出現的那一天出現在逾期清單裏。 **合計由明細行計出，不是手填的。** easySales 每次儲存都會根據明細行計算 **小計**、**稅額** 和 **合計**。顧客要付的金額始終與明細行和上面列出的稅額一致，四捨五入方式亦每次相同。 **稅項跟着發票日期走。** 能收甚麼稅，取決於你是否已登記，以及收費當天哪些稅率有效。只提供這些稅項，就不會在登記前收 GST，也不會用已經失效的稅率。 ## 更有效率的做法 - **由報價單開始。** **根據此報價單建立** 會複製已接受報價單的明細行，並把兩者關聯起來，不必重新輸入。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **重複的工作就複製舊發票。** 發票 **···** 選單中的 **複製** 會建立一張顧客和明細都相同、日期為今天的新草稿。參閱[複製發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/copy-an-invoice/)。 - **在客戶上設定一次付款條款。** 設定 `NET 30` 這樣的 **預設付款條款** 後，這位顧客的每張新發票都會自動填入 **付款條款**，並據此算出 **到期日**；沒有設定的客戶跟隨公司預設條款。參閱[建立客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/create-an-account/)。 - **把常用條款設為預設。** 在 **系統設定** → **標準範本** 中設定預設的發票範本，每張新發票都會自動填入 **條款及細則**。參閱[標準範本](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/standard-templates/)。 - **邊輸入邊新增產品。** 擁有 **Product**（產品）**Add** 權限時，直接在明細行輸入新的項目名稱，不必先停下來建立產品；儲存發票時便會新增它。參閱[產品與明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/products-and-line-items/)。 ## 例子 Mei Tan 要為一項沒有報價的設計工作向 Harbour Café Pte Ltd 開票。她選擇 **不使用報價單**，選取咖啡店的聯絡人；**付款條款** 自動取客戶的 `NET 30`，**到期日** 為發票日期後 30 日。**稅項** 設為 GST 9%，她加入了兩行： | 項目 | 數量 | 單價 | 合計 | |---|---|---|---| | Design consultation | 12 | 150.00 | 1,800.00 | | Mood board | 1 | 400.00 | 400.00 | 明細行下方顯示 **小計** SGD 2,200.00、**稅額** SGD 198.00、**合計** SGD 2,398.00。發票儲存為草稿 PF-10000042，等 Mei 檢查後開立。 **到期日跟着條款走。** 10 月 6 日，Daniel Lim 為 Seaview Dental Clinic 開一張發票，這家診所的 **預設付款條款** 是 `NET 14`。他選取診所的聯絡人，**付款條款** 顯示 `NET 14`，**到期日** 填為 10 月 20 日。空間規劃在 10 月 1 日已經完成，所以他把 **發票日期** 改為 10 月 1 日，到期日隨之移到 10 月 15 日，即新發票日期後 14 日。他的明細行： | 項目 | 數量 | 單價 | 合計 | |---|---|---|---| | Space planning | 1 | 1,200.00 | 1,200.00 | | Site visit | 2 | 180.00 | 360.00 | 按 GST 9%，發票顯示 **小計** SGD 1,560.00、**稅額** SGD 140.40（1,560.00 × 9%）、**合計** SGD 1,700.40。 ## 常見問題 - **沒有報價單也能開發票嗎？** 可以。選擇 **新增發票**，再選擇 **不使用報價單**，然後填寫表單。 - **為甚麼在建立新發票裏找不到我的報價單？** 那裏只列出已接受的報價單。要為 **進行中** 的報價單開票，請打開它並使用 **生成發票**。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **發票編號可以自己填嗎？** 不可以。草稿帶形式發票編號，開立時才取得下一個發票編號。前綴和位數由貴公司在[單據編號](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/document-numbers/)中設定。 - **為甚麼一定要填到期日，它為甚麼會變？** 每張新發票都需要到期日，才能在逾期時被發現並追收。到期日跟隨 **付款條款** 和 **發票日期**，直至你自己輸入日期；貨到即付可選 `COD`。 - **為甚麼我的發票沒有稅項欄位？** 貴公司在發票日期沒有稅務登記，或位於香港或汶萊。參閱[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - **不同的行可以用不同的稅率嗎？** 可以。勾選 **逐行稅率**，再為每一行選擇稅項。 - **可以開外幣發票嗎？** 可以。更改 **貨幣**，匯率會顯示在它下方。參閱[匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/)。 - **儲存發票會發給顧客嗎？** 不會。easySales 不會向顧客發送任何東西。請[預覽 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)，然後自行發送。 ## 相關內容 - [發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overview/) - [開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/) - [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/) - [準時開發票](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/invoice-on-time/) --- # 發票詳情 > 怎樣看懂一張發票：合計、已收和未付餘額、收款與抵用、分批開票、歷史，以及發票在各狀態下可以做的操作。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-details/ 打開一張[發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overview/)時，與它有關的一切都在同一頁上：收費多少、已收多少，以及每一項結清或更正它的紀錄。 ## 開始之前 你需要對該發票擁有 **Invoice**（發票）模組的 **View**（檢視）權限。你的角色無法使用的區塊和操作會被隱藏。 ## 操作步驟 1. 在側欄選擇 **發票**，然後選擇一個 **發票編號**。 2. 查看頁面頂部：發票編號和狀態，下面是客戶、**銷售員** 和 **發票日期**。草稿在日期的位置顯示 *形式發票號，開具時分配發票編號*。逾期的發票會用紅字顯示逾期日數；已付清的發票顯示付清的日期。 3. 查看旁邊的金額。已開立的發票顯示 **合計**、**已收**、**未付餘額** 和 **到期日**；有貸項抵用時，**已收** 下方會加上 *另抵用* 和金額。草稿顯示 **合計**、稅額，以及標着 *開具時計算* 的 **到期日**。 4. 查看金額下方的提示：發票已取消、已全數結清、已貸記、部分作為壞帳撇銷，或開立時留下的警告。 5. 按顧客看到的樣子查看發票：**往來方**（**客戶**、**聯絡人**、**銷售員**）、**單據資訊**（**發票日期**、**到期日**、**付款條款**（發票有條款時才顯示）、**貨幣**、**稅項**、**客戶訂單號**、**來自報價單** 和 **發票名稱**）、附合計的 **明細**，以及 **條款與備註**。之後是貴公司的自訂欄位。 6. 如果發票是根據報價單分階段生成的，查看它的 **分批開票** 卡片。 7. 已開立的發票還要查看 **收款與抵用**：每一筆減少餘額的收款和貸項通知單。擁有 **Delivery**（送貨）**View** 權限時，**送貨** 卡片會按行顯示已交付的數量。 8. 打開底部的分頁：**活動** 包含關於這張發票的備註、任務、行程和溝通，連同它的單據事件，還有一個用來接收它動態的 **關注** 按鈕；**歷史** 顯示誰在甚麼時候改了甚麼。 9. 在頁面頂部操作：草稿上用 **開具發票**，仍有欠款時用 **記錄收款**；**編輯**；**PDF** 用於下載、分享或列印。其餘操作在 **···** 選單中，例如 **複製**、**開具貸項通知單**、**撇銷為壞帳…**、**更改負責人**、**負責人變更紀錄**、**刪除草稿** 和 **取消發票**，視乎你的角色和發票狀態而定。 ## 之後會發生甚麼 打開相關紀錄，例如 **收款與抵用** 中的收據、貸項通知單，或透過 **檢視報價單** 打開來源報價單，會轉到該紀錄。**取消發票** 一直留在選單中，但當發票上有阻止取消的內容時會顯示為灰色；把指標移到它上面即可查看原因。 ## 需要注意的規則 - **未付餘額** 等於 **合計** 減去收款、已抵用的貸項和已撇銷的金額。已開立發票 **明細** 下方的合計亦按同樣的步驟列出：有相應金額時列出 **已收**、**已抵用（貸項通知單）** 和 **已撇銷**，最後是 **未付餘額**。 - 頁面標題就是發票編號。草稿的標題是 `PF-` 形式發票編號，編輯表單中顯示為 **形式發票編號**；由草稿開立的發票，在編輯表單和 PDF 上以 **形式發票號** 顯示原來的編號。 - **分批開票** 卡片顯示發票的開票方式（**開票方式**、**請款** 和 **訂金扣回**）、它扣回的每一筆訂金，以及一份開票匯總。草稿上的匯總是截至今天的數據；開立時凍結。匯總僅供參考，不屬於應付金額。 - 訂金扣回行除了稅碼以外都不能修改，但可以刪除。如果訂金開立後稅率有變，卡片會列出必須先更改稅碼才能開立發票的行。 - 有撇銷紀錄後，**壞帳** 區塊會出現在 **收款與抵用** 下方，需要 **Invoice** **View** 設為 **All records**（全部紀錄）。 - **歷史** 記錄誰在甚麼時候改了甚麼。 ## 為甚麼這樣設計 **一頁就能回答「欠多少、為甚麼」。** 頂部的金額是結果，**收款與抵用** 列出了得出這個結果的每一筆收款和貸項通知單。顧客對餘額有疑問時，不用再打開別的頁面，就能逐筆解釋。 **頁面上的內容就是顧客那份的內容。** 往來方、單據資訊、明細和條款集中在頁面上方，所以核對頁面就是核對你要發出的單據。 **頁面只提供下一步，以及確實能做的操作。** 主按鈕跟着狀態改變：草稿是 **開具發票**，有欠款時是 **記錄收款**，結清後就沒有主按鈕。狀態不允許的操作顯示為灰色並說明原因；你的角色沒有的操作則直接隱藏。 **每一次修改都有紀錄。** **歷史** 保存誰在甚麼時候改了哪個欄位，**負責人變更紀錄** 保存每一次銷售員的變更。團隊和核數師都能看清這張發票是怎樣變成現在這樣的。 ## 更有效率的做法 - **在頂部直接記錄收款。** 有欠款時，主按鈕就是 **記錄收款**；同一個對話框還可以一併支付這位顧客的其他發票。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **直接由發票開貸項通知單。** **收款與抵用** 中的 **開具貸項通知單** 會自動帶入發票的聯絡人、銷售員、貨幣和稅項。參閱[建立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - **追款紀錄留在發票上。** **記錄活動** → **記錄溝通** 會把關於這張發票的電話或電郵記在 **活動** 裏。參閱[行程與溝通](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/events-and-call-logs/)。 - **關注你在意的發票。** **活動** 分頁上的 **關注** 會把它的動態（例如收款或取消）發給你。參閱[活動與跟進](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/activities-and-follow-up/)。 - **先看歷史再去問人。** **歷史** 能告訴你誰在甚麼時候改了參考資料或日期。參閱[審計紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/audit-trail/)。 ## 例子 *[示意圖: 分階段為報價單開票：先開訂金發票，再開進度請款發票，最後開剩餘金額發票；剩餘金額發票完成報價單，並預設扣回訂金。]* Lim & Co 為 Harbour Café 金額 SGD 20,000.00 的裝修報價單 QN-10000125 分階段開票。首先開立 30% 的訂金 SGD 6,000.00，發票為 INV-10000301，分為 1,500.00 和 4,500.00 兩行。 Mei Tan 打開最後一張以 **剩餘金額** 生成的發票時，卡片顯示 **開票方式** 為 **剩餘金額**，**訂金扣回** 為 **在完成報價單的那張發票上扣回**。扣回表格列出兩行，對應 **訂金發票** INV-10000301，**扣回金額（不含稅）** 分別為 SGD 1,500.00 和 SGD 4,500.00，均按 GST 9% 計稅。開立前，Mei 把開票匯總與報價單的 **開票** 卡片核對了一遍。 **看懂部分付款的發票。** INV-10000318 向 Harbour Café 收取 SGD 2,398.00，到期日為 10 月 26 日。咖啡店已付 SGD 1,000.00，Mei 亦抵用了一張 SGD 54.50 的 **Allowance**（折讓）貸項通知單。11 月 2 日，Daniel Lim 致電咖啡店之前打開了這張發票： | 金額 | 顯示 | |---|---| | **合計** | SGD 2,398.00 | | **已收** | SGD 1,000.00，下方為 *另抵用 SGD 54.50* | | **未付餘額** | SGD 1,343.50（2,398.00 − 1,000.00 − 54.50） | | **到期日** | 10 月 26 日；頁面頂部顯示 *逾期 7 天* | **收款與抵用** 列出了這張收據和這張貸項通知單，所以 Daniel 能準確告訴咖啡店餘額是怎樣得出的。 ## 常見問題 - **在哪裏查看發票的收款紀錄？** 已開立發票的單據下方有 **收款與抵用**。每一行都能打開對應的收據或貸項通知單。 - **為甚麼沒有記錄收款按鈕？** 它只出現在仍有欠款的已開立發票上，而且需要 **Invoice** **Edit** 權限。草稿要先開立；已結清或已取消的發票沒有要收的錢。 - **為甚麼取消發票是灰色的？** 發票上有阻止取消的內容，例如一筆收款。把指標移到它上面即可查看原因。參閱[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **已收下方的「另抵用」是甚麼意思？** 發票有一部分是用貸項通知單而不是錢結清的。它和收款一樣會減少 **未付餘額**。 - **怎樣找到發票來自哪張報價單？** 在 **單據資訊** 中，**來自報價單** 顯示 **檢視報價單**；選擇它即可打開報價單。 - **是誰改了這張發票？** 打開 **歷史** 分頁：它列出每一次修改、修改人和時間。參閱[審計紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/audit-trail/)。 - **為甚麼看不到壞帳區塊？** 只有在發票有一部分被撇銷後才會出現，而且只對 **Invoice** **View** 為 **All records**（全部紀錄）的角色顯示。 ## 相關內容 - [發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overview/) - [生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/) - [編輯已開立的發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/edit-an-issued-invoice/) - [貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/) --- # 發票 PDF > 怎樣下載、列印發票 PDF 並發給顧客，為甚麼草稿列印出來是形式發票，以及已開立的發票列印哪些內容。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/ 要把發票發給顧客，請打開它的 PDF——[顧客看到的那一份](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/overview/)，下載後發出，再剔選 **已發給客戶**。 ## 開始之前 你需要 **Invoice**（發票）模組的 **View**（檢視）權限，也就是打開發票所需的同一權限。剔選 **已發給客戶** 還需要 **Edit**（編輯）權限。已取消的發票不提供 **PDF**，所以取消之前請先保留一份副本。 ## 操作步驟 1. 打開發票。 2. 選擇頁面頂部的 **PDF**。會打開一個視窗，裏面顯示 PDF。 3. 選擇 **下載** 儲存檔案，或選擇 **在新分頁開啟** 從瀏覽器列印。在可以分享檔案的手機或平板上，**分享** 可以直接把它發到其他應用程式。 4. 由你自己發給顧客。easySales 不會代你郵寄或發送電郵。 5. 對已開立的發票，剔選 **已發給客戶**。視窗會註明日期，發票的時間線也會記下這一項。 ![動畫：在發票上選擇 PDF，打開一個顯示 PDF 的視窗，裏面有在新分頁開啟和下載，然後剔選已發給客戶。](../../../../assets/help/invoices/invoice-pdf.zh-hant.webp) ## 之後會發生甚麼 打開 PDF 不會改變發票；只有剔選 **已發給客戶** 才會記下一項記錄。PDF 可以隨時打開：編輯之後、收款之後，或者顧客遺失了第一份時。下載的檔案以發票號碼命名。 單據上有貴公司的信頭和公司資料、顧客名稱和帳單地址、發票編號和日期、每一行明細、稅額、合計以及你的條款。在[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)中確認了貴公司的國家／地區後，登記號碼會連同名稱一併列印；稅號只在已登記期間列印。外幣發票列印的是儲存在發票上的匯率，而不是當天的匯率。對於已登記新加坡 GST 的公司，收取 GST 的外幣發票亦會列印 **For Singapore GST Purpose Only**（僅供新加坡 GST 用途）區塊，列出折算成 SGD 的金額；VND 或 IDR 發票亦是如此。 ## 需要注意的規則 - **草稿列印為形式發票。** 無論使用哪種設計，標題都是 **PROFORMA INVOICE**，編號是 `PF-` 開頭的形式發票編號；會列印狀態印章的設計還會加上 **DRAFT**（草稿）。這一點無法關閉。 - **已開立的發票** 列印你的設計所設定的標題和 `INV-` 編號。如果它曾是附形式發票編號的草稿，會有一行 **Proforma**（形式發票號）列出該編號。 - **付款條款印在到期日旁邊。** 標準版式會在 **Due Date** 之後加一行 *Payment Terms*，僅當發票有付款條款時才印；沒有條款的較早發票不印這一行。如果公司儲存了帶自己抬頭資訊行的設計，這一行會一直關閉，直至你在 **抬頭資訊行** 中打開 **付款條件**。參閱[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **分階段生成的發票** 會列印一行 **Billing**（開票），除訂金發票外，還會列印開票匯總。在澳洲和紐西蘭，部分公司根據公司與稅務中的 **會計基礎**，要求付款的單據即為稅務發票。這類公司的分階段草稿沒有 **PDF**，**分批開票** 卡片會提示你先開立它。 - 如果你的設計會列印已付金額和餘額，那麼只要 **Credited**（已貸記）和 **Written off**（已撇銷）不為零，這兩行就會出現在餘額上方。壞帳撇銷不包括在內：列印的餘額仍把這筆債務顯示為欠款。 - **一張發票上有多個稅率時**，每個稅率列印一行稅額，這些行加起來正好等於列印的稅額合計。為了令它們相加一致，某一行與其自身四捨五入的結果最多可相差一仙；合計不變。 - **明細行加總與發票記錄金額不符的較早發票**，會在合計下方把差額列印為 **Adjustment**（調整）行，令列印的餘額與顧客實際欠款一致。相差一仙時，則照常列印為 Rounding 行。 - 草稿顯示客戶目前的顧客資料。已開立的發票列印開立時的名稱和地址。 - 設計和信頭為整間公司統一設定一次，而不是按發票設定。 - **同時產生大量 PDF 時**，視窗會顯示 *PDF 未能產生，請重試。* 而不是單據。請稍候，再選擇 **重試**。 - **每人可以快速連續產生約 30 個 PDF**，之後每兩秒一個；整間公司合計可以產生這個數量的四倍。超出限制時，視窗會顯示同樣的提示：請等幾秒再選擇 **重試**。同一額度適用於所有單據 PDF 和客戶對帳單。 ## 為甚麼這樣設計 **草稿不能冒充正式發票。** 開立之前，收費內容仍會改變，顧客在上面也不欠錢。每張草稿都以 **PROFORMA INVOICE** 為標題、附 `PF-` 編號，顧客就不會把它當作正式發票入帳或申報扣減稅額。 **PDF 每次都按紀錄重新生成。** 它總是顯示發票目前的內容，在設計會列印的情況下亦包括最新的收款和貸項。顧客遺失了第一份，補發的那份不用重新輸入就是最新的。 **已開立的發票保留開立時的名稱和地址。** 顧客已經把那一份存檔了。顧客之後搬了地址，重新列印的發票仍與對方帳上的那份一致，而新發票會用新的地址。 **稅額行加起來分毫不差。** 每個稅率一行、加起來正好等於列印的稅額合計，顧客能申報扣減的稅額就和你申報的稅額完全一致。 ## 更有效率的做法 - **開立前先看一遍 PDF。** 草稿的 PDF 會按你的設計顯示所有內容；在這裏發現錯誤不花任何成本，開立後才發現就要開一張貸項通知單。參閱[開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - **先發形式發票收款。** 下載草稿的 PDF，把它當作付款通知發給顧客；確認收到錢後才開立。參閱[開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)。 - **發出前加上顧客的訂單號。** 在你的設計會列印的情況下，**客戶訂單號** 能幫顧客的會計部門把發票和他們的訂單對上。開立後它仍然可以修改。參閱[編輯已開立的發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/edit-an-issued-invoice/)。 - **設計統一設定一次。** 信頭和發票設計在 **系統設定** → **文件設定** 中選擇，適用於每一張發票。參閱[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **自動帶上標準條款。** 預設的發票範本會填入 **條款及細則**，並列印在 PDF 上。參閱[標準範本](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/standard-templates/)。 ## 例子 Harbour Café 的會計部門要求在批准付款前先收到一份形式發票。Mei Tan 打開草稿的 **PDF**：標題是 **PROFORMA INVOICE**，編號 PF-10000042，合計 SGD 2,398.00。 一星期後，她把它開立為 INV-10000318 並再次打開 **PDF**。新的 PDF 按公司設計顯示標題，編號 INV-10000318，並列出 **Proforma** PF-10000042，方便咖啡店把兩份對應起來。 **補發一份遺失的發票。** 11 月，咖啡店新來的簿記員再要一份 INV-10000318。咖啡店已經搬了，Mei 亦已經更新了客戶上的地址。她選擇 **PDF**：單據上仍是發票開立時的地址。Lim & Co 的設計會列印已付金額和餘額，所以這份 PDF 還顯示已付的 SGD 1,000.00、一行 SGD 54.50 的 **Credited**（已貸記），以及 SGD 1,343.50 的餘額。 ## 常見問題 - **怎樣把發票下載成 PDF？** 打開發票，選擇 **PDF**，再在打開的視窗中選擇 **下載**。 - **easySales 可以把發票直接電郵給顧客嗎？** 不可以。請下載 PDF 自行發送，再剔選 **已發給客戶**，讓同事知道已經發出。 - **為甚麼發票 PDF 上寫着 PROFORMA INVOICE？** 這張發票仍是草稿。開立後再打開 **PDF**，就是正式發票。參閱[開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - **為甚麼已取消的發票沒有 PDF 按鈕？** 已取消的發票不提供 PDF。它的 **Reversal**（沖銷）貸項通知單記錄了這次取消；取消發票前請先保留一份副本。 - **怎樣更改發票的標誌或版面？** 在 **系統設定** → **文件設定** 中更改，一次適用於全公司。參閱[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **為甚麼重新列印的發票顯示顧客的舊地址？** 已開立的發票列印開立時的名稱和地址。只有草稿顯示客戶目前的資料。 - **為甚麼視窗說 PDF 未能產生？** 當時正在產生的 PDF 太多，或你在短時間內產生了很多。請等幾秒，再選擇 **重試**。 ## 相關內容 - [信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/) - [開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) - [收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/) - [單據](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/overview/) - [形式發票](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/proforma-invoices/) --- # 匯率 > 外幣發票的匯率怎樣改？在 easySales 查看和修改外幣發票的匯率、手動填寫約定匯率，並了解匯率何時固定。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/ 以本位貨幣以外的貨幣開票時，easySales 會按[匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)換算發票金額。本頁說明如何在發票仍是草稿時檢查並更改這個匯率。 ## 開始之前 你需要 **Invoice**（發票）模組的 **Add**（新增）或 **Edit**（編輯）權限。發票必須是新建的或草稿：一經開立，匯率便會固定。以本位貨幣開立的發票沒有匯率可設定。 ## 操作步驟 1. 在新發票或正在編輯的草稿上，選擇 **貨幣**。 2. 查看貨幣下方的一行，例如 *Exchange rate 1 USD = 1.351200 SGD · MAS*（匯率 1 USD = 1.351200 SGD · MAS），以及該匯率的日期。這是自動匯率。 3. 要使用其他匯率，選擇 **Change rate**（更改匯率）。**Exchange rate**（匯率）面板會顯示 **Current rate**（目前匯率）和 **Automatic rate**（自動匯率）。 4. 在 **New rate**（新匯率）中輸入匯率，最多十二位小數。面板會在下方顯示你的匯率與自動匯率相差多少，例如 *-5.3% vs MAS*（比 MAS 匯率低 5.3%）。非常小的匯率，例如 MAS 公布的 VND 匯率 0.00004884，亦可以準確輸入。 5. 選擇 **Apply**（套用）。 6. 之後如果要改回自動匯率，再次打開面板並選擇 **Use automatic rate**（使用自動匯率）。 7. 儲存發票。 ## 之後會發生甚麼 發票按你選擇的匯率換算，這一行會顯示 *set by hand*（手動設定），並說明自動匯率是多少。開立發票時，匯率隨即固定：PDF、顧客的應收帳和對帳單都使用這個匯率，之後匯率變動亦不會改變它。 ## 需要注意的規則 - 與自動匯率相差超過 5% 的匯率會顯示琥珀色警告，例如 *More than 5% from the MAS rate — double-check before you continue*（與 MAS 匯率相差超過 5%——繼續之前請再次核對）。你仍然可以套用它。 - 匯率必須大於零，最多十二位小數。匯率行至少顯示六位小數，匯率需要時會顯示更多位。 - 如果該貨幣沒有自動匯率，這一行會說明；請手動輸入匯率。 - 已開立的發票上，**Change rate** 顯示為灰色：*The rate is fixed once the invoice is issued*（發票開立後匯率即固定）。要按其他匯率開票，請取消這張發票並開立一張新的。 - 針對這張發票開立的貸項通知單，包括取消它時開立的那一張，都按發票自己的匯率換算。 - 已在新加坡登記 GST、本位貨幣不是 SGD 的公司，要開立收取 GST 的外幣發票，需要該發票貨幣兌 SGD 的匯率；PDF 會按這個匯率列印 SGD 金額。草稿在第二行 **SGD rate for tax**（用於稅務的 SGD 匯率）顯示這個匯率。沒有匯率時，開立會被拒絕；例如 USD 發票的訊息是 “This invoice is in USD and must show its SGD equivalent, but there is no exchange rate from USD to SGD. Add a rate for USD, or type the SGD rate on the draft, then issue again. Nothing was issued.”（這張發票以 USD 計價，必須顯示其 SGD 等值金額，但沒有 USD 兌 SGD 的匯率。請加入 USD 的匯率，或在草稿上輸入 SGD 匯率，然後再次開立。沒有開立任何發票。） - 你不能自行在匯率表中加入匯率，請在草稿上設定。打開已儲存的草稿，在其 **SGD rate for tax** 行選擇 **Change rate**，**SGD rate for tax** 面板會顯示 **Current rate**（目前匯率）和 **Automatic rate**（自動匯率）。輸入 **New rate**（新匯率）並選擇 **Apply**，或選擇 **Use automatic rate**（使用自動匯率）。儲存發票，然後選擇 **開立**。這需要 **Invoice** **Edit** 權限。 - **SGD rate for tax** 行與匯率適用相同的規則：同樣的 5% 警告、更改後顯示 *set by hand*（手動設定），並在開立發票時固定。 - **系統設定** → **貨幣與匯率** → **匯率** 中的 **更新匯率** 需要 **System** **Edit** 權限。它只是要求重新取得匯率，不會加入匯率表中沒有的貨幣。 - 顧客付款時，你還必須輸入實際到帳的本位貨幣金額，例如 **SGD 金額**。easySales 會把它與發票的匯率比較，以計算[匯兌損益](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/exchange-differences/)；參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 ## 為甚麼這樣設計 **匯率隨發票一併固定。** 開立了的發票在你的帳上按本位貨幣記錄一筆銷售。如果這個金額隨每次新匯率變動，已經結帳、已經申報的月份銷售額就會事後改變。在開立時固定匯率，發票、它的貸項通知單和顧客的對帳單便始終是同一個金額。 **銀行實際收到的錢另行計算。** 顧客欠的是發票貨幣的金額，而到達你銀行的本位貨幣金額很少與發票的折合金額完全相同。差額記為你帳上的已實現匯兌損益，而不是留在發票上讓顧客補付的餘額。 **可以手動設定匯率，但會幫你檢查。** 合約可能約定了匯率，所以你可以自行輸入。把 1.3512 打成 13.512 這類筆誤，會在帳上記一筆錯誤的銷售，所以與自動匯率相差超過 5% 的匯率會在套用前提醒你。 **新加坡要求 GST 以 SGD 表示。** 新加坡的外幣稅務發票亦必須以 SGD 顯示金額，所以本位貨幣不是 SGD 的公司，需要先有 SGD 匯率才能開立這類發票。 ## 更有效率的做法 - **大部分發票用自動匯率便可。** 它會按匯率表自動填入，並在開立時固定，不用輸入任何東西。參閱[貨幣與匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 - **套用前先看百分比。** **New rate** 下方的數字立即告訴你，輸入的匯率是接近自動匯率，還是小數點打錯了位。 - **複製後重新設定約定匯率。** **複製** 會按今天的稅率和匯率為新發票定價，原發票上手動輸入的合約匯率不會帶過去。參閱[複製發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/copy-an-invoice/)。 - **錢到帳時輸入銀行的數字。** 記錄收款時，在 **SGD 金額** 中填入銀行實際入帳的金額，匯兌損益會自動計出。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **在一張清單裏查看所有匯兌損益。** 在 **發票** 清單打開 **···** 選單，在 **登記簿** 下選擇 **匯兌差額**。參閱[匯兌差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/exchange-differences/)。 ## 例子 Lim & Co 為一個大堂佈置項目向 Bayview Hotel Group 收取 USD 5,000.00。匯率行顯示 *Exchange rate 1 USD = 1.351200 SGD · MAS*，因此發票價值 SGD 6,756.00。 酒店在合約中約定的匯率是 1.280000，所以 Mei Tan 選擇 **Change rate** 並輸入這個匯率。它比自動匯率低 5.3%，面板顯示了警告；Mei 核對合約後選擇 **Apply**。發票現在價值 5,000.00 × 1.280000 = SGD 6,400.00，匯率行顯示 *set by hand · automatic would be 1.351200*（手動設定 · 自動匯率為 1.351200）。 她儲存草稿，然後開立，匯率就此固定。 **款項到帳。** 三星期後，酒店支付 USD 5,000.00，Lim & Co 的銀行入帳 SGD 6,380.00。Daniel Lim 記錄這筆收款，在 **SGD 金額** 中輸入 6,380.00。因為顧客已付清全部 USD 5,000.00，發票顯示 **已付款**。收據的 **匯兌損益** 部分顯示「按發票匯率 SGD 6,400.00 · 實收 SGD 6,380.00」，即虧損 SGD (20.00)：6,380.00 − 6,400.00 = −20.00。 **警告攔住了筆誤。** Mei 為另一張 USD 發票輸入了 13.512。面板顯示琥珀色警告和 *+900.0% vs MAS*，因為 (13.512 − 1.3512) ÷ 1.3512 = 9，即 900%。她在選擇 **Apply** 之前把它改成了 1.3512。 ## 常見問題 - **easySales 的匯率從哪裏來？** 來自 **系統設定** → **貨幣與匯率** → **匯率** 中的匯率表。**貨幣** 下方的那一行會註明來源和日期，例如 MAS。 - **發票開立後還可以改匯率嗎？** 不可以。匯率在開立時固定。要按其他匯率開票，請取消這張發票並開一張新的。參閱[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **為甚麼面板對我的匯率發出警告？** 你輸入的匯率與自動匯率相差超過 5%。請核對；如果沒有錯，照樣選擇 **Apply** 便可。 - **匯率最多可以有幾位小數？** 最多十二位，所以 0.00004884 這樣很小的匯率亦能準確儲存。 - **為甚麼顧客付的款折合 SGD 比發票少？** 銀行按付款當天它自己的匯率換算。差額記為匯兌虧損；發票仍算全數付清。參閱[匯兌差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/exchange-differences/)。 - **複製的發票會保留原來的匯率嗎？** 不會。複製的發票按今天的稅率和匯率定價。開立前請用 **Change rate** 重新設定約定匯率。 ## 相關內容 - [貨幣與匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/) - [建立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/create-an-invoice/) - [開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/) - [記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/) - [匯兌差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/exchange-differences/) - [外幣發票](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/foreign-currency-invoices/) --- # 開立發票 > 如何在 easySales 開發票——為草稿發票取得發票編號和日期、看懂開立時的提示，以及為甚麼開立後的發票會鎖定、編號不會跳號。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/ 草稿發票準備好發出時，便[開立它](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)：它會取得發票編號，成為顧客據以付款的單據。 ## 開始之前 你需要 **Invoice**（發票）模組的 **View**（檢視）和 **Edit**（編輯）權限。發票必須是 **草稿**；**開具發票** 按鈕只會出現在草稿上。請先檢查每一項內容：這一步之後，收費內容便會鎖定。 ## 操作步驟 1. 打開草稿發票。 2. 選擇草稿頂部的主按鈕 **開具發票**。 3. 閱讀對話框，它會詢問，例如 **開立 PF-10000045？**。對於附形式發票編號的草稿，對話框會說明該編號將作為參考保留在發票上。 4. 檢查 **發票日期**。它預設為今天，不能遲於今天。 5. 要使用較早的日期，可以輸入日期，或選擇 **使用草稿的日期**，沿用草稿上已有的日期。**使用今天** 可以改回今天。 6. 如果對話框提示某一行的稅為「None」，請打開 **選擇零稅率、免稅或不在徵稅範圍**，為這些明細行選擇稅項。 7. 閱讀所有警告，然後選擇 **開立發票**。 下面的動畫示範開具一張從報價單生成的草稿發票：它取得 `INV-` 編號，並顯示 **未付款**。 ![動畫：在草稿發票上選擇開具發票，在對話框中檢查發票日期並確認；發票取得編號並顯示未付款。](../../../../assets/help/invoices/issue-an-invoice.zh-hant.webp) ## 之後會發生甚麼 發票取得發票編號（預設以 `INV-` 開頭），狀態變為 **未付款**。它開始計入 **應收餘額合計**，此後你可以對它記錄收款和貸項通知單。到期日隨發票日期移動，保持相同的天數。 下面所說的日期警告會在你確認之前出現在對話框中。稅務警告（例如關於標題的警告）會在開立後作為提示顯示在發票頂部；發票照樣開立。 > **注意** > > 開立無法撤銷。開錯的發票要用[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)更正，或者[取消它](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。 ## 需要注意的規則 - 發票日期早於你最近一張已開立的發票時，會顯示 *The running number will not follow date order.*（流水號將不按日期順序排列。）你仍然可以開立。 - 由此鎖定：聯絡人、貨幣、日期、稅項、關聯的報價單、匯率和每一行明細。總額亦隨之固定；之後的更正透過貸項通知單處理。 - 草稿的總額始終跟隨其明細行；每次儲存都會重新計算，即使你只更改了稅項。如果某張較早草稿儲存的總額與其明細行不符，開立會被拒絕，並顯示一則列出兩個總額的訊息。請編輯該草稿，選擇 **儲存發票**，核對總額，然後再開立。 - 在 **系統設定** → **稅務** 下確認了貴公司的國家／地區後（參閱[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)），開立時會檢查發票設計的標題。如果你在發票日期未登記稅務，或貴公司位於香港或汶萊，標題寫着 "Tax Invoice" 的發票會被拒絕開立。 - 在新加坡已登記時，如果發票收取 GST 而標題沒有寫 "Tax Invoice"，或者每一行都是免稅或不在徵稅範圍而標題卻寫了它，系統會發出警告。在澳洲已登記時，只要標題沒有寫它便會警告。 - 在新加坡已登記而本位貨幣不是 SGD 時，收取 GST 的外幣發票需要該貨幣兌 SGD 的匯率。沒有這個匯率時，開立會被拒絕，而且不會開立任何發票；請在草稿的 **SGD rate for tax** 行輸入匯率，儲存後再次開立。參閱[發票匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/)。 - 在新加坡於發票日期已登記 GST 時，不能開立稅項為「None」的明細行，因為零稅率、免稅和不在徵稅範圍的銷售在 GST 申報表中各歸不同的欄。你只需作一次選擇，例如 **GST 0%** 或 **Out of scope**，它會以 0% 套用到所有這類明細行，所以總額不會改變。在你選擇之前，**開立發票** 保持灰色。只有開啟 **進階稅碼** 時，才會出現免稅和不在徵稅範圍的選項。 - 屬於客戶自行申報（customer accounting）的發票需要客戶的 GST 登記號碼。如果客戶紀錄的 **稅務登記號** 是空白，開立會被拒絕，而且不會開立任何發票；請把號碼加入[客戶紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)，然後再次開立。 - 客戶的 **稅務登記號** 會在發票開立時複製到發票上，所以之後修改客戶紀錄不會改變它。 - 扣回訂金的分階段發票，必須等每一條扣回行都使用了 **分批開票** 卡片要求的稅碼，才能開立。 ## 為甚麼這樣設計 **開立了的發票是買賣雙方各自保存的紀錄。** 顧客會把它記入自己的帳，如果已登記稅務，還可能申報扣減上面的稅額。如果開立後仍可以改，你手上的版本和顧客手上的就對不上了。所以更正要用貸項通知單：雙方都能看到原本收了多少、改了甚麼、何時改、為甚麼改。 **編號在開立時才分配，而不是在草稿時。** 草稿隨時會被建立、修改和刪除。如果每張草稿都佔用一個發票編號，每刪一張草稿，編號裏就多一個空號。只有開立的發票才取得 `INV-` 編號，所以編號連續不斷，你、你的會計師或稅務審查人員都可以核對每個編號都有着落。已取消的發票保留編號，同樣不會留下空號。 **日期可以提前，不能押後。** 發票日期是你向顧客收費的日子：它決定這筆銷售屬於哪個報稅期，也決定付款期限從哪天起計。工作完成後才開票時，你可能希望發票日期寫交付當天，所以 easySales 允許選較早的日期。將來的日期會令一筆還未發生的收費提早進入你的帳和 **應收餘額合計**。 **日期順序警告是在保護你的編號序列。** 編號和日期一起遞增，查帳時一目了然。選一個較早的日期會打亂這個順序時，easySales 會在你確認之前提示你，讓你自己決定：保留較早的日期，或改用今天的日期開立。 ## 更有效率的做法 - **從報價單生成發票。** **生成發票** 會複製明細行、聯絡人、付款條件和 **條款及細則**，不用重新輸入，也就不會輸入錯誤。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **重複的工作就複製舊發票。** **···** 選單裏的 **複製** 會為同一顧客建立一張明細相同、日期為今天的新發票；改好數量便可開立。參閱[複製發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/copy-an-invoice/)。 - **每月相同的收費讓它自動產生草稿。** [定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/recurring-invoices/)會按時建立草稿，你核對後開立即可。 - **開立前先看 PDF。** **PDF** 按貴公司的設計顯示它，草稿階段的標題是 **PROFORMA INVOICE**。在這裏發現問題不花任何成本；開立後才更正，就要開一張貸項通知單。 - **在草稿上就設定好稅項，不要留到最後一步。** 產品本身沒有稅項，稅是在單據上設定的。製作草稿時就選好，開立對話框便沒有甚麼要再問你了。 ## 例子 Mei Tan 在 9 月 24 日完成了 Harbour Café 照明方案的草稿 PF-10000045，但一直等到咖啡店確認訂單。9 月 29 日她選擇 **開具發票**；日期預設為 9 月 29 日。 工作在 24 日已經交付，所以她選擇 **使用草稿的日期（2026-09-24）**，到期日仍為該日期後 30 天。 Lim & Co 已在 9 月 26 日開立了 INV-10000318，因此對話框警告流水號將不按日期順序排列。Mei 確認後，發票成為 INV-10000319，狀態 **未付款**，日期為 9 月 24 日。 **稅項留在「None」的明細行。** Lim & Co 在新加坡已登記 GST。Mei 開立一張有兩行的草稿：設計費 SGD 2,000.00，稅項 **GST 9%**；寄到顧客雅加達辦公室的布料樣本 SGD 80.00，稅項留在 **None**。在她為這一行選好稅項之前，對話框不讓她開立。Lim & Co 的會計師已確認出口到海外的貨物適用零稅率，所以她選擇 **GST 0%**。各項總額不變——不含稅 SGD 2,080.00，GST SGD 180.00，合計 SGD 2,260.00——發票隨即開立。 **需要審批的發票。** Lim & Co 規定不含稅 SGD 10,000.00 或以上的發票須先經審批。Mei 開立一張 SGD 12,000.00 的草稿，並填寫了 **給審批人的備註**。頁面顯示 **已提交審批**，發票標示為 **待審批**，此時仍未有 `INV-` 編號。Daniel Lim 在 **發票** 清單的 **待我審批** 中找到它，選擇 **批准並開出**；發票這時才取得編號。參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 ## 常見問題 - **發票開立後還可以修改嗎？** 只可以修改參考資料，例如 **客戶訂單號** 和 **備註**。金額、明細行、日期和稅項都已鎖定。參閱[編輯已開立的發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/edit-an-issued-invoice/)。 - **發票開錯了怎麼辦？** 如果還未收款，就取消它：系統會為全數開立一張貸項通知單，發票變為 **已取消**。只需減少金額的話，就為差額開立一張貸項通知單。參閱[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **已開立的發票可以刪除嗎？** 不可以。已開立的發票只能取消，並保留編號。只有草稿可以刪除。 - **刪除草稿會令發票編號跳號嗎？** 不會。草稿只有形式發票編號，發票編號在開立時才分配。 - **發票日期可以填將來的日子嗎？** 不可以。發票日期只能是今天或更早。 - **形式發票和已開立的發票有甚麼分別？** 形式發票是可以發給顧客、請對方預先付款的草稿：編號以 `PF-` 開頭，內容仍可修改，顧客在上面並不欠款。已開立的發票編號以 `INV-` 開頭，內容鎖定，並計入顧客的應收餘額。 - **為甚麼我的發票顯示待審批，而不是編號？** 貴公司規定部分發票須先經審批。審批人選擇 **批准並開出** 後，發票才取得編號。 ## 相關內容 - [開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) - [建立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/create-an-invoice/) - [發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/) - [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [何時開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/when-to-issue-an-invoice/) - [形式發票](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/proforma-invoices/) --- # 編輯已開立的發票 > 發票開出後還可以改嗎？哪些內容仍可修改、哪些已鎖定，以及金額、日期或顧客開錯了怎樣更正。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/edit-an-issued-invoice/ [開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)後，收費內容便會鎖定，但你仍然可以更正它的參考資料。本頁幫助你分清哪些可以改、哪些不可以。 ## 開始之前 你需要對該發票擁有 **Invoice**（發票）模組的 **Edit**（編輯）權限。已取消的發票完全不能編輯。 ## 操作步驟 1. 打開已開立的發票。 2. 選擇頁面頂部的 **編輯**。 3. 修改仍可更改的內容：**發票名稱**、**客戶訂單號**、**條款及細則**、**備註**，以及貴公司的自訂欄位。 4. 選擇 **儲存發票**。 ## 之後會發生甚麼 發票的編號、狀態和金額保持不變。每次修改都會記錄在 **歷史** 分頁上，包括修改人和時間；你之後預覽的 PDF 會顯示新的內容。 表格中仍會顯示已鎖定的欄位。如果你修改了其中一個，儲存會被拒絕，並提示哪些內容不能更改，任何內容都不會被儲存。 ## 需要注意的規則 - 開立後鎖定：**聯絡人**（因此客戶亦隨之鎖定）、**貨幣**、**發票日期**、**付款條款**、**到期日**、**稅項**、關聯的報價單、匯率和每一行明細。 - 儲存永遠不會改變已開立發票的總額或稅額。即使是明細行加總與之不符的較早發票亦是如此：它保留開立時的總額。 - 要減少發票的收費，請開立[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。要取消全部收費，請[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)，如有需要再開立一張新的。 - **銷售員** 透過 **···** 選單中的 **更改負責人** 更改，而不是在編輯表格中更改。**負責人變更紀錄** 列出以往的更改。 - 已開立發票上列印的顧客名稱和地址是開立時的資料。之後編輯客戶不會改變它們。 ## 為甚麼這樣設計 **參考資料可以改，因為它們不改變欠款。** 訂單號、發票名稱或備註是幫顧客存檔、對帳用的。更正它們不會改動任何金額、稅額或日期，所以你的帳和顧客的帳仍然一致。 **決定金額的內容保持開立時的樣子。** 明細行、稅項、日期、貨幣和匯率決定顧客欠多少、這筆銷售屬於哪個報稅期。你的 GST 申報和顧客的帳都用了這些數字，所以更改要透過雙方都看得到的貸項通知單來做。 **銷售員有獨立的操作。** 角色為 **Own records only**（只限自己的紀錄）時，銷售員決定誰能查看和處理這張發票。透過 **更改負責人** 來換人，這一變動會清楚地留在 **負責人變更紀錄** 裏，而不會混在參考資料的修改中。 ## 更有效率的做法 - **開立前就核對參考資料。** 打開草稿的 **PDF** 時就填好訂單號和條款，開立後就不用再改。參閱[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **直接由發票開貸項通知單沖減差額。** **收款與抵用** 中的 **開具貸項通知單** 會自動帶入發票的聯絡人、貨幣和稅項。參閱[建立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - **用複製來重開。** 顧客或日期開錯了，就取消發票，再 **複製** 它：副本是一張明細相同的草稿，改正後再開立。參閱[複製發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/copy-an-invoice/)。 - **先選對更正方法。** [更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/)列出了每種錯誤該用哪種更正方式，由編輯草稿到記錄退款。 ## 例子 INV-10000318 發出一星期後，Harbour Café 發來它的採購訂單號 HC-PO-2291，要求寫在發票上。Mei Tan 選擇 **編輯**，填寫 **客戶訂單號**，然後選擇 **儲存發票**。**歷史** 分頁記錄了這次修改；由於 Lim & Co 的設計會列印訂單號，重新打開的 **PDF** 上亦有了它。 咖啡店還要求把情緒板那一行改為 SGD 350.00，而不是 SGD 400.00。這是對明細行的修改，所以 Mei 不能在這裏改。她開立一張原因為 **Allowance**（折讓）的貸項通知單，金額 SGD 50.00 加 9% GST SGD 4.50，共 SGD 54.50。 **開錯了顧客。** Daniel Lim 給 Harbour Café 開立了 INV-10000322，金額 SGD 1,090.00（SGD 1,000.00 加 9% GST SGD 90.00），之後才發現這項工作是 Seaview Dental Clinic 的。這張發票還沒有收款，所以他選擇 **取消發票**：系統開立一張 SGD 1,090.00 的 **Reversal**（沖銷）貸項通知單，發票變為 **已取消**。然後他在已取消的發票上選擇 **複製**，把新草稿的 **聯絡人** 改成診所的聯絡人，檢查 **到期日**，開立為 INV-10000323。 ## 常見問題 - **發票開出後可以改金額嗎？** 不可以。要少收，就為差額開一張貸項通知單；要多收，就為多出的部分另開一張發票。參閱[建立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - **發票開出後可以改日期嗎？** 不可以，日期已鎖定。如果還沒有收款，可以取消發票，再用正確的日期開一張新的。參閱[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **發票開出後可以改付款條款嗎？** 不可以。條款會顯示但已鎖定，更改它的儲存會被拒絕。要更正已開出的內容，請開立[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - **開出的發票可以換顧客嗎？** 不可以。先取消它，再複製它，在副本上改好 **聯絡人** 後開立。 - **發票已經發出了，怎樣補上訂單號？** 選擇 **編輯**，填寫 **客戶訂單號**，再選擇 **儲存發票**。重新預覽，把新的 PDF 發給顧客。 - **編輯已開立的發票會改變編號嗎？** 不會。編號、狀態和金額都保持不變，只有你編輯的內容會改變。 - **已取消的發票可以編輯嗎？** 不可以。如果 **編輯** 仍然顯示，它會是灰色的，並提示 *已取消的發票不能編輯。* - **怎樣更改已開立發票的銷售員？** 使用 **···** 選單中的 **更改負責人**。要一次移交很多紀錄，參閱[移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/)。 ## 相關內容 - [發票詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-details/) - [更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/) - [建立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/) - [取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/) --- # 取消發票 > 發票開錯了、重複開票或交易告吹怎麼辦？在 easySales 取消（作廢）已開立的發票，了解甚麼情況不能取消，以及系統開立的沖銷貸項通知單。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/ 當一張[已開立的發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)整張都不應成立時，例如顧客開錯、重複開票或交易告吹，便取消它。easySales 會開立一張涵蓋整張發票的貸項通知單來取消它，讓顧客的對帳單保持正確。 ## 開始之前 你需要 **Invoice**（發票）模組的 **Edit**（編輯）權限。發票必須已開立：草稿是刪除，而不是取消（參閱[更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/)）。發票上有以下任何一項時，**取消發票** 會顯示為灰色，把指標移到它上面會說明是哪一項： - 尚未移除的收款； - 尚未撤銷的壞帳撇銷； - 抵用到它的貸項，或從針對它開立的貸項通知單中退出的款項； - 針對它開立的另一張已開立的貸項通知單。 被之後某張已開立發票扣回的訂金發票，同樣不能取消。 ## 操作步驟 *[示意圖: 取消發票會做甚麼：如果發票上有收款或貸項通知單，在移除或撤銷它們之前無法取消；否則系統會針對整張發票開立一張原因為 Reversal 的貸項通知單，日期為今天並鎖定，發票變為已取消，保留其編號、明細行和歷史紀錄，顧客的對帳單在取消日期顯示這張貸項通知單。]* 1. 打開已開立的發票。 2. 如果 **取消發票** 顯示為灰色，請先處理提示中列出的內容。只移除記錯的收款；對於確實收到的款項，請按提示改為開立貸項通知單並退款。 3. 選擇 **···** 選單中的 **取消發票**。 4. 閱讀確認框，它會詢問，例如 **取消發票 INV-10000320？**，然後選擇 **取消發票**。選擇 **返回** 則關閉確認框，不作任何更改。 ## 之後會發生甚麼 easySales 針對整張發票開立一張貸項通知單，日期為今天，原因為 **Reversal**（沖銷）。它與發票完全一致：不含稅金額、稅額和合計都相同。它複製發票的明細行，並立即抵用到該發票，因此發票不再欠款，亦不會留下未使用的貸項。 一些由舊版 easySales 轉過來的發票，所記錄的總額與其明細行加總不符。這類發票的貸項通知單改用一行匯總行，按發票記錄的金額開立。如果記錄的應付金額與貸項通知單總額因捨入相差一仙，貸項通知單會為這一仙加一行 **Rounding**（尾數）。 發票變為 **已取消**，**未付餘額** 為零，並顯示一則紅色提示說明它已取消。它的編號、明細行和歷史紀錄仍可查看，但不能再編輯、刪除、收款或預覽。這張貸項通知單列在發票的 **收款與抵用** 中。 > **警告** > > 取消發票無法撤銷，而且這張 Reversal 貸項通知單不能作廢、撤銷抵用或退款。 ## 需要注意的規則 - 你的 **Invoice** **Edit** 權限已涵蓋這張 Reversal 貸項通知單，不需要 **Credit Note**（貸項通知單）權限。 - 在顧客的對帳單上，發票仍留在它開立的期間，貸項通知單出現在取消日期。較早期間的對帳單不會改變。 - 外幣發票按它自己的匯率沖銷，而不是按今天的匯率，所以兩張單據折合本位貨幣的金額亦相同。 - 已取消的發票不再計入清單的 **應收餘額合計** 和客戶的 **累計開票**，它的編號亦永遠不會被重複使用。 - 取消發票不會解鎖它所來自的報價單。 - 已在這張發票上開票的送貨單明細行會重新算作未開票，可以由新的發票開票。 - 少數較早的發票所記錄的金額是貸項通知單無法完全重現的，例如總額不等於不含稅金額加稅額。這時取消會被拒絕，訊息結尾為 *Raise a credit note for the whole invoice by hand instead of cancelling it. Nothing was changed.*（請改為手動為整張發票開立貸項通知單，而不是取消發票。未更改任何內容。）請改為針對整張發票[建立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 ## 為甚麼這樣設計 **取消是沖銷一張發票，而不是把它抹掉。** 發票一經開立，可能已經記入顧客的帳，也進了你的稅務紀錄。保留這張發票和它的編號，再加一張貸項通知單，你的編號序列就不會出現空號，任何核查的人都能看到原本收了甚麼、何時收回。 **沖銷的日期是你取消的那一天。** 已經發出的對帳單、已經申報的稅務期間，都仍與你的紀錄一致。減少的金額落在你取消時所在的期間。 **錢已經過手，就不能取消。** 已取消的發票表示從來沒有欠款。如果上面仍掛着收款，收到的錢就會掛在一張甚麼都不收的單據上，應收帳款便與銀行對不上。所以記錯的收款要先移除；確實收到的錢，用貸項通知單加退款來結清。 **只做一次全額沖銷，旁邊不能再有別的貸項。** 如果這張發票已經有另一張貸項通知單，再全額沖銷就會把同一筆銷售貸記兩次。請先作廢那張貸項通知單，或者只用貸項通知單更正這張發票。 ## 更有效率的做法 - **先移除記錯的收款。** 分配到錯誤發票的收款，移除後會回到它的收據上，可以再分配到正確的發票。參閱[移除收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/remove-a-payment/)。 - **用複製重新開票。** **···** 選單中的 **複製** 會建立一張明細相同、日期為今天的新發票，已取消的發票也可以複製；顧客開錯了就改 **聯絡人**。參閱[複製發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/copy-an-invoice/)。 - **只錯一部分，就用貸項通知單更正。** 只有一行或一個價格錯了時，為差額開一張貸項通知單，發票的其餘部分照常有效。參閱[建立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - **草稿直接刪除。** 草稿還沒有發票編號；**···** 選單中的 **刪除草稿** 會把它刪除，不產生貸項通知單。參閱[更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/)。 - **在清單上查看取消紀錄。** 在 **發票** 清單的 **狀態** 篩選中選擇 **已取消**。這些發票的金額帶刪除線，不計入行下方的合計。參閱[發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overview/)。 ## 例子 Lim & Co 向 Harbour Café 開立了 INV-10000320，金額 SGD 1,090.00（SGD 1,000.00 加 9% GST SGD 90.00），但這項工作其實是為 Harbour Bakery 做的。尚未有任何收款。9 月 29 日，Mei Tan 取消了它。 | 紀錄 | 結果 | |---|---| | INV-10000320 | **已取消**，**未付餘額** SGD 0.00 | | 新貸項通知單 | **Reversal**，SGD 1,090.00，日期 9 月 29 日，抵用到 INV-10000320 | | Harbour Café 的對帳單 | 發票在它自己的月份，貸項通知單在 9 月 29 日，兩者相抵為零 | 然後 Mei 為 Harbour Bakery 建立一張新發票。 如果咖啡店已經為它付了 SGD 500.00，**取消發票** 會顯示為灰色，提示會建議改為開立貸項通知單並退款。Mei 會開立一張 SGD 1,090.00 的 **Reversal** 貸項通知單；其中 SGD 590.00 結清餘額，餘下 SGD 500.00 可以[退款](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)。 **重複發票上有收款。** Mei 誤向 Harbour Café 開了 INV-10000322：它與 INV-10000321 重複，各為 SGD 545.00（SGD 500.00 加 GST SGD 45.00）。咖啡店付了 SGD 545.00，Daniel Lim 卻把它記在 INV-10000322 上。因為上面記有一筆 SGD 545.00 的收款，**取消發票** 顯示為灰色。Daniel 移除這筆收款，SGD 545.00 回到它的收據上，再把它[分配](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)到 INV-10000321，該發票變為 **已付款**。然後 Mei 取消 INV-10000322：它的 Reversal 貸項通知單為 SGD 545.00，咖啡店的餘額為零。 **外幣發票。** INV-10000334 向 Bayview Hotel Group 收取 USD 2,000.00，匯率 1 USD = 1.351200 SGD，折合 2,000.00 × 1.351200 = SGD 2,702.40。酒店取消了項目，一個月後 Mei 取消這張發票，這時自動匯率是 1.330000。Reversal 貸項通知單按 1.351200 換算，同樣折合 SGD 2,702.40，所以兩張單據無論按 USD 還是 SGD 都正好相抵。如果按當天匯率，它只折合 SGD 2,660.00，比發票少 SGD 42.40。 ## 常見問題 - **取消發票和作廢發票是同一回事嗎？** 是的。**取消發票** 就是其他會計軟件所說的作廢：發票連同編號保留在紀錄中，由一張貸項通知單沖銷全部金額。 - **取消了的發票可以恢復嗎？** 不可以。取消是最終的，而且那張 Reversal 貸項通知單亦不能作廢。要為同樣的工作重新開票，請複製這張已取消的發票。參閱[複製發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/copy-an-invoice/)。 - **已經收款的發票還可以取消嗎？** 收款仍在時不可以。如果收款是記錯的，先移除它；如果錢確實收到了，就開立貸項通知單並退款。參閱[向顧客退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/)。 - **取消時開立的貸項通知單是甚麼日期？** 是你取消的那一天。發票保留自己的日期，所以之前的對帳單和稅務期間都不會改變。 - **取消發票會通知顧客嗎？** 不會。easySales 不會向顧客發送任何東西。請在發票的 **收款與抵用** 中打開這張貸項通知單，選擇 **PDF**，自行把檔案發給顧客。 - **可以只取消發票的一部分嗎？** 不可以。取消總是沖銷整張發票。只需減少金額的話，就為差額開一張貸項通知單。參閱[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 ## 相關內容 - [更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/) - [貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/) - [發票詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-details/) - [移除收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/remove-a-payment/) --- # 複製發票 > 在 easySales 怎樣複製發票、重複開票：副本保留甚麼、不帶甚麼，以及到期日和合計為甚麼可能不同。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/copy-an-invoice/ 為同一客戶再次開具同樣的工作，或為另一客戶開具類似的工作時，可以複製一張[發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overview/)，毋須重新輸入。副本是一張獨立的新發票，原發票不會改變。 ## 開始之前 - 你需要能打開這張發票——**Invoice**（發票）**View**（檢視）權限；若為 **Own records only**（只限自己的紀錄），須是你自己的發票——並需要 **Invoice**（發票）**Add**（新增）和 **Edit**（編輯）權限。 - 發票可以是任何狀態，包括已取消的發票。 ## 步驟 1. 打開要複製的發票。 2. 在 **···** 選單的 **單據** 組中選擇 **複製**。 3. 閱讀 **複製發票** 對話框，然後選擇 **複製**。頁面顯示 **發票已複製**，並打開新發票。 4. 檢查客戶、明細行、價格、**付款條款** 和 **到期日**，修改不同之處。 5. 準備好後，[開立它](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。 ## 之後會怎樣 - 副本和任何新發票一樣是 **草稿**，銷售員是你。 - 副本帶上客戶、聯絡人、貨幣、抬頭、條款、備註、自訂欄位和明細行。 - 發票日期為今天。副本沿用原發票的 **付款條款**，前提是該條款仍在公司的條款清單裏；否則用客戶的條款，再沒有就用公司預設條款。到期日為今天加上條款的日數（`NET 30` 為 30 日，`COD` 為今天）。條款沒有日數時，到期日為今天加上原發票自己的帳期（原發票到期日減去發票日期）；兩者都沒有則為今天。 - 按今天的稅率和匯率計價，因此合計會重新計算，可能與原發票不同。 - 不會帶上原發票的編號、客戶訂單號、報價單關聯或開票計劃、送貨、收款、貸項、撇銷、審批、已發送標記、附件或歷史紀錄。 - 如有內容無法原樣複製，會有提示說明：產品已不存在的行、扣減訂金的行會被略去；已不再生效的稅率改為今天的稅率或被移除；合計有變化亦會指出。開立前請檢查新發票。 ## 需要知道的規則 - 複製從不改變原發票，兩張發票之後亦不再關聯。 - 訂金扣減屬於原發票，因此不會被複製。如仍需扣減訂金，請在新發票上自行扣減。 - 在副本上更改 **聯絡人** 不會改變它的 **貨幣**、**付款條款** 或 **到期日**；請按新顧客自行設定。 ## 為甚麼這樣設計 **副本是一筆新的銷售，不是重印。** 它在開立時取得自己的編號，收自己的款。原發票保持原樣，第一位顧客的餘額和對帳單都不受影響。 **日期、稅率和匯率都按今天。** 你是在今天向顧客收費。如果副本沿用上個月的日期、已經失效的稅率或匯率，這筆銷售就會落在錯誤的報稅期，金額亦會不對。 **有些內容只屬於原發票。** 訂單號對應原發票的那張訂單，訂金扣減已經扣回了那筆訂金，收款亦已結清了原發票的餘額。把它們帶過來，新發票就會對到錯誤的訂單上，或把同一筆訂金扣兩次。 **付款條款會一併帶過來。** 原本是 `NET 30` 的顧客，副本仍是 `NET 30`，由今天起計，你不用自己計算新的到期日。 ## 更有效率的做法 - **複製後只改不同的地方。** 重複的工作如果明細行相同、只是數量不同，改好數量便可以開立。參閱[開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - **固定的收費讓它自動產生草稿。** 每月或每年一樣的收費，改用[定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/recurring-invoices/)，它會按時產生草稿。 - **重開已取消的發票。** 複製已取消的發票，再改正副本：明細行都已經在上面了。參閱[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **報過價的新工作由報價單開票。** 如果這項工作有報價單，在報價單上用 **生成發票**，會複製明細行並保留關聯。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 ## 例子 **每月一次的佈置更新。** Lim & Co 每個月為 Harbour Café 更新店內佈置。10 月 1 日，Mei Tan 複製了 9 月的 INV-10000310，它的發票日期是 9 月 1 日，付款條款是 **NET 30**，到期日是 10 月 1 日。副本沿用 **NET 30**，發票日期為 10 月 1 日，到期日為 10 月 31 日。明細行原樣帶過來： | 項目 | 數量 | 單價 | 合計 | |---|---|---|---| | Seasonal styling refresh | 1 | 600.00 | 600.00 | | Fresh flower arrangement | 4 | 45.00 | 180.00 | 即 SGD 780.00 加 9% GST SGD 70.20，共 SGD 850.20。10 月送了五次花，所以 Mei 把鮮花的數量改為 5（SGD 225.00）。發票變為 SGD 825.00 加 GST SGD 74.25，共 SGD 899.25，然後她開立了它。 **同樣的方案給另一位顧客。** Seaview Dental Clinic 想要 Lim & Co 在 INV-10000318 上為 Harbour Café 做的諮詢和情緒板（連 GST 共 SGD 2,398.00）。10 月 12 日，Mei 複製了那張發票，把 **聯絡人** 改成診所的聯絡人。副本沿用了 **NET 30**，所以到期日帶過來是 11 月 11 日；但診所的付款條款是 `NET 14`，所以她在 **付款條款** 裏選擇 **NET 14**，**到期日** 隨之變為 10 月 26 日，然後開立。 ## 常見問題 - **怎樣複製一張發票？** 打開發票，選擇 **···** 選單中的 **複製**，再選擇 **複製** 確認。新草稿會立即打開。 - **複製發票會改變原發票嗎？** 不會。原發票保留它的編號、明細行、收款和狀態，兩張發票之間亦沒有關聯。 - **為甚麼副本的合計和原發票不一樣？** 副本按今天的稅率和匯率計價，無法複製的行亦會被略去。複製後的提示會說明改了甚麼。 - **已取消的發票可以複製嗎？** 可以。任何狀態的發票都能複製，這也是重開一張顧客或日期開錯的發票的快捷方法。 - **顧客的訂單號會被複製嗎？** 不會。它對應的是原發票的訂單；請在 **客戶訂單號** 中填寫新的。 - **可以把發票複製給另一位顧客嗎？** 可以。在副本上更改 **聯絡人**，再檢查 **貨幣**、**付款條款** 和 **到期日**，它們會保持複製時的值。 - **副本的到期日怎樣計算？** 由今天起按副本的 **付款條款** 計算：`NET 14` 為 14 日。條款沒有日數時，改用原發票的帳期。 ## 相關內容 - [建立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/create-an-invoice/) - [開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/) - [定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/recurring-invoices/) - [複製報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/) --- # 追收逾期發票 > 怎樣查逾期未付的發票、按帳齡看某個客戶欠多少錢、發對帳單追數，以及撇銷收不回的壞帳。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/ 要跟進別人欠你的款項，整間公司的情況看發票清單，單一顧客的情況看客戶頁面。兩者都以每張發票的[應收餘額](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/)為依據。 ## 開始之前 你需要 **Invoice**（發票）模組的 **List**（列表）和 **View**（檢視）權限。客戶頁面上的應收數字需要 **Account**（客戶）**View**，以及設為 **All records**（全部紀錄）的 **Invoice** **View**。撇銷壞帳需要設為 **All records** 的 **Invoice** **View** 和 **Edit**（編輯），以及角色中的 **撇銷壞帳** 控制項；缺少這些時，選單項目不會出現。 ## 操作步驟 1. 在側欄選擇 **發票**。清單預設顯示 **未付款** 和 **部分付款** 的發票。 2. 查看 **到期日** 欄：早於今天的到期日旁有一個紅色標籤，顯示逾期日數。要看每一行尚欠多少，請在清單的欄位設定中加入 **應收餘額** 欄。 3. 在 **篩選** 中，把 **到期日** 範圍設為截至昨天，便只列出逾期的發票。行下方的 **應收餘額合計** 隨篩選改變。 4. 要查看單一顧客，打開該客戶。名稱下方的 **應收餘額** 和 **逾期** 顯示顧客欠多少、其中多少已逾期。它的 **發票** 分頁頂部顯示 **按到期日帳齡**：**未到期**、**1–30**、**31–60**、**61–90** 和 **90+**（逾期日數）。 5. 選擇客戶頁面頂部的 **對帳單**，選擇 **期間**，然後選擇 **PDF**，即可發送對帳單。 6. 某筆欠款無法收回時，打開該發票，在 **···** 選單的 **應收** 下選擇 **撇銷為壞帳…**。 7. 輸入 **撇銷金額**（最多為未付餘額）、**撇銷日期** 和 **原因**。在 **已採取的追收措施** 中說明已做的追收，並勾選債務人是否已無力償債。 8. 閱讀 **稅務寬免（將按此記錄）**，然後選擇 **撇銷**。 ## 之後會發生甚麼 撇銷會把這筆金額從你的應收帳中扣除。不開立貸項通知單，亦不會通知顧客：對帳單和重新列印的發票仍會顯示這筆欠款。 如果沒有其他欠款，發票顯示為 **已撇銷**，否則顯示為 **部分付款**。**收款與抵用** 下的 **壞帳** 部分會記錄這次撇銷。 ## 需要注意的規則 - **稅務寬免** 面板按貴公司所在國家／地區的規則顯示 **狀態**（**可申請**、**尚不可申請**、**不適用** 或 **未判斷**）、**最早可申請日**、**申請截止日** 和 **稅額部分**，並隨撇銷一併儲存。**僅供參考** 表示其中一部分需要核實。 - 如果顧客之後付款，請在 **壞帳** 部分的這筆撇銷上選擇 **登記收回**。它會記錄一張收據並分配至該發票。 - **撤銷** 用於錄入錯誤的撇銷；一旦已有收回款，便不能撤銷。 - 發票清單 **···** 選單 **登記簿** 下的 **壞帳登記冊** 按 **期間** 列出撇銷和收回，並提供 **下載 CSV**。 - 有撇銷的發票必須先撤銷撇銷，才能取消。 - 除非發票是 **已付款**、**已貸記** 或 **已撇銷**，否則都會顯示逾期標籤。**已取消** 或 **草稿** 發票過了到期日仍會顯示。 - **應收餘額合計** 把每張發票按它自己的貨幣直接相加，不作換算。清單中的行涉及多種貨幣時，這個數字不顯示貨幣代碼。客戶頁面上的數字則以本位貨幣計算。 ## 為甚麼這樣設計 **逾期由到期日起計。** 你給顧客的付款期限是交易的一部分：30 天付款期的發票在第 20 天並不算遲。由到期日起計，逾期標籤和帳齡就只顯示本應已經到帳的錢，你追的就是應該追的顧客。今天到期的發票還不算逾期。 **合計永遠對應你看到的行。** **應收餘額合計** 隨篩選改變：把清單篩到逾期發票，它就是逾期金額；篩到一位銷售員，它就是這位銷售員的應收。被篩走的發票絕不會混進來。 **撇銷是你帳上的一筆紀錄，而不是給顧客的通知。** 顧客仍然欠這筆錢，所以對帳單上照舊顯示；而你的應收帳不再把它計算在內，你亦可能申請退回為它繳交的稅。貸項通知單等於告訴顧客他不再欠款；撇銷則保留你追收的權利。參閱[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 更有效率的做法 - **讓待辦清單替你找出來。** 每位銷售員自己的發票逾期後，由到期日的翌日起會在 **訊息中心** 的 **待辦** 中看到「發票 … 已逾期」。參閱[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)。 - **關注正在追收的發票。** 在它的 **活動** 分頁選擇 **關注此記錄**，記錄收款時你便會收到動態。參閱[關注單據](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/follow-a-document/)。 - **一筆錢付幾張發票，就一次記錄。** 顧客一次結清幾張逾期發票時，在 **發票** 清單上剔選它們，再選擇 **記錄收款**。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **發對帳單，而不是一疊發票。** 一個 PDF 便列出該期間的每張發票、收款和貸項通知單，以及期末餘額。參閱[客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)。 - **按銷售員篩選。** 清單上方的 **銷售員** 篩選只顯示某一個人的發票，每位銷售員都可以逐一跟進自己的顧客。 ## 例子 Kopi Corner 欠 Lim & Co SGD 1,090.00，發票為 2025 年 8 月開立的 INV-10000290。Mei Tan 的催款提醒和律師信都沒有回音，這間店亦已結業。 2026 年 9 月 29 日，她選擇 **撇銷為壞帳…**，保留全額 SGD 1,090.00，選擇 **債務人下落不明**，並列出催款提醒和律師信。發票變為 **已撇銷**，**未付餘額** 為 SGD 0.00。Kopi Corner 客戶頁面的 **發票** 分頁現在顯示 *已撇銷壞帳、仍在追收：SGD 1,090.00*，不計入 **應收餘額** 和帳齡。 11 月，店主付了 SGD 300.00。Mei 選擇 **登記收回**，輸入 SGD 300.00，這部分顯示仍有 SGD 790.00 處於撇銷狀態。 **星期三的追數。** 2026 年 10 月 21 日，Daniel Lim 打開 **發票**，把 **到期日** 範圍設為截至 10 月 20 日。有三張發票逾期： | 發票 | 顧客 | 到期日 | 逾期 | 應收餘額 | |---|---|---|---|---| | INV-10000301 | Harbour Café | 9 月 15 日 | 36 天 | SGD 2,180.00 | | INV-10000307 | Harbour Café | 9 月 30 日 | 21 天 | SGD 1,635.00 | | INV-10000312 | Seaside Florist | 10 月 10 日 | 11 天 | SGD 545.00 | **應收餘額合計** 顯示 SGD 4,360.00：2,180.00 + 1,635.00 + 545.00。Daniel 打開 Harbour Café，它沒有其他未付發票。**逾期** 顯示 SGD 3,815.00（2,180.00 + 1,635.00），帳齡把 SGD 2,180.00 列在 **31–60**，SGD 1,635.00 列在 **1–30**。他為咖啡店下載一份對帳單，再致電只逾期 11 天的 Seaside Florist。 ## 常見問題 - **發票何時算逾期？** 由到期日的翌日起，直至它被付清、貸記或撇銷為止。今天到期的發票還不算逾期。 - **怎樣只列出逾期的發票？** 在 **發票** 清單打開 **篩選**，把 **到期日** 範圍設為截至昨天。行下方的 **應收餘額合計** 就是逾期金額。 - **easySales 會向顧客發催款提醒嗎？** 不會。easySales 不會向顧客發送任何東西。提醒出現在銷售員的 **待辦** 中；請自行把對帳單或發票 PDF 發給顧客。 - **帳齡各欄是甚麼意思？** 每一欄是顧客欠款按逾期多久分組的金額：**未到期** 是尚未到期，然後是逾期 **1–30**、**31–60**、**61–90** 和 **90+** 天，以本位貨幣計算。 - **為甚麼應收餘額合計不顯示貨幣？** 清單中的行涉及多種貨幣，這個數字直接相加而不換算。請在清單中搜尋某一個顧客，或查看客戶頁面上以本位貨幣計算的數字。 - **為甚麼已取消的發票仍顯示逾期日數？** 這個標籤只看到期日和狀態，只有 **已付款**、**已貸記** 和 **已撇銷** 的發票不顯示。已取消的發票不欠款，亦不計入 **應收餘額合計**。 - **永遠收不回的欠款怎麼辦？** 把它撇銷為壞帳；帳面上顧客仍欠這筆錢，你亦可能申請退回稅款。參閱[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 相關內容 - [應收餘額](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) - [記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/) - [撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/) - [客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/) - [發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overview/) - [加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/) - [長期拖欠帳款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/long-overdue-debts/) --- # 撇銷壞帳 > 客戶不付款怎麼辦？在 easySales 把發票撇銷為壞帳、登記之後收回的款項、撤銷錯誤的撇銷，並查看 GST 壞帳稅務寬免。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/ 顧客不肯付款時，可以把發票未付的部分撇銷為壞帳。這筆金額會離開發票的[應收餘額](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/)，但仍作為一筆可以繼續追收的欠款留在紀錄中。本頁適用於負責應收帳款的人員。 ## 開始之前 你需要設為 **All records**（全部紀錄）的 **Invoice**（發票）**View**（檢視）和 **Edit**（編輯）權限，以及角色中的 **撇銷壞帳** 控制項。缺少這些時，**撇銷為壞帳…** 不會出現。查看 **壞帳** 區塊和 **壞帳登記冊** 只需要設為 **All records** 的 **Invoice** **View**；**登記收回** 和 **撤銷** 需要與撇銷相同的權限。 發票必須已開立、未取消，並且有 **未付餘額**。 ## 操作步驟 1. 打開發票。 2. 在 **···** 選單的 **應收** 下，選擇 **撇銷為壞帳…**。 3. 檢查 **撇銷金額（SGD）**。它預設為全部 **未付餘額**，這也是上限。 4. 設定 **撇銷日期**：今天或更早，但不能早於發票日期。 5. 選擇 **原因**：**無法收回**、**債務人無力償債**、**債務人下落不明** 或 **追收得不償失**。 6. 在 **已採取的追收措施** 中列出你的催款提醒、電話和律師信（至少 10 個字元）。 7. 如適用，勾選 **債務人已無力償債（破產、清盤或解散）**。需要時填寫 **備註**。 8. 閱讀欄位旁邊的 **稅務寬免（將按此記錄）**，然後選擇 **撇銷**。 ## 之後會發生甚麼 **未付餘額** 減去撇銷金額，發票顯示為 **已撇銷**；如果仍有欠款未清，則顯示為 **部分付款**。**收款與抵用** 下的 **壞帳** 區塊會保存這次撇銷、追收證據和稅務寬免判斷。系統不會開立貸項通知單，也不會通知顧客；對帳單和重印的發票仍會顯示這筆欠款。 **之後收到了錢。** 在該筆撇銷上選擇 **登記收回**，填寫 **收款日期**、**收回金額（SGD）**（最多為 **尚可收回**）和 **收款方式**，然後選擇 **登記收回**。系統會記錄一張收據並分配到這張發票。 **撇銷做錯了。** 選擇 **撤銷**，填寫 **撤銷原因**，然後選擇 **撤銷撇銷**。這筆金額重新成為應付；撇銷紀錄會保留，標示為 **已撤銷**。 **用於報稅。** 在 **發票** 清單中打開 **···** 選單，在 **登記簿** 下選擇 **壞帳登記冊**。選擇 **期間**，然後選擇 **下載 CSV**。 ## 需要注意的規則 - **稅務寬免** 面板按 **系統設定** → **稅務** 中確認的國家／地區規則，顯示 **狀態**（**可申請**、**尚不可申請**、**不適用** 或 **未判斷**）、**最早可申請日**、**申請截止日** 和 **稅額部分**（撇銷金額 × 發票稅額 ÷ 發票合計，準確至分）。判斷結果隨撇銷一起凍結。**僅供參考** 表示其中一部分需要核實。 - 在新加坡已登記 GST 時，由發票日期滿一週年的翌日起 **可申請**；勾選無力償債的方格則即時可申請，只選原因並不足夠。**申請截止日** 是滿五週年的前一天。 - 收回的日期必須在撇銷日期當天或之後。外幣發票還要填寫以本位貨幣實際收到的金額。 - 每筆收回按比例退還相應的稅額部分；令撇銷全數收回的那一筆，承擔餘下的全部。 - 已有收回時不會提供 **撤銷**：請先作廢該筆收回的收據，收回亦會隨之沖回。有撇銷的發票必須先撤銷撇銷，才能取消。 ## 為甚麼這樣設計 **撇銷是你的判斷，不是免除顧客的債務。** 你不再把這筆錢計作資產，但顧客仍然欠着。貸項通知單會告訴顧客和你的稅務申報：售價降低了。撇銷只表示你不預期收到這筆錢，所以對帳單照樣顯示欠款，你亦可以繼續追收。 **證據和撇銷保存在一起。** 稅務機關只在你能證明已採取合理追收措施時，才給予壞帳寬免。原因、追收措施、是否無力償債以及由誰撇銷，都在當天記錄下來，幾年後被問起時，你的會計師也答得上來。 **稅務寬免判斷在當天凍結。** 稅務規則和貴公司的登記情況都會改變。面板記錄的是撇銷日期適用的規則，所以無論何時下載該期間的登記冊，結果都一樣。 **收回來的錢是收回，不是撤銷。** 撤銷會抹去這筆欠款曾被撇銷、以及你可能已申請寬免的事實。收回則兩者都保留，並計算出應退還的寬免，下一次申報便可以準確加回。 ## 更有效率的做法 - **先找出要處理的發票。** 在 **發票** 清單按 **到期日** 篩選，就能看到拖欠了幾個月的發票。參閱[追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **最後再發一次對帳單。** 客戶頁面上的 **對帳單** 會按 **期間** 下載顧客欠款的 PDF，一份註明日期的對帳單也是可以列出的追收措施。參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 - **小額少付在收據上處理。** 顧客少付一點時，在記錄收款的同時於 **收款差額** 下撇銷差額，而不是當作壞帳。參閱[記錄收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/)。 - **每個報稅期下載一次登記冊。** 一個 CSV 列出該期間的每筆撇銷和收回，附寬免狀態和日期，可以直接交給會計師。適用的規則參閱[新加坡 GST 發票](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-singapore/)。 ## 例子 Orchid Bakery 欠 Lim & Co 發票 INV-10000287 的款項，發票日期為 2025 年 1 月 20 日：設計費 SGD 4,000.00，加 GST 9% SGD 360.00，合計 SGD 4,360.00。這間餅店付了 SGD 1,000.00，之後便不再回應 Mei Tan 的催款提醒和律師信。 2026 年 2 月 10 日，Mei 選擇 **撇銷為壞帳…**，保留全數 SGD 3,360.00，選擇 **無法收回**，並列出催款提醒和律師信。面板顯示 **可申請**，**申請截止日** 為 2030 年 1 月 19 日，**稅額部分** SGD 277.43（3,360.00 × 360.00 ÷ 4,360.00 = 277.431…）。發票變為 **已撇銷**，**未付餘額** 為 SGD 0.00。 6 月，餅店付了 SGD 1,120.00。Mei 選擇 **登記收回**，輸入 SGD 1,120.00。**收回記錄** 下的這一行顯示應退還寬免 SGD 92.48（277.43 × 1,120.00 ÷ 3,360.00 = 92.476…），仍在撇銷中的金額為 SGD 2,240.00。如果餅店之後付清餘下的 SGD 2,240.00，那一筆收回會退還最後的 SGD 184.95 寬免（277.43 − 92.48），發票顯示為 **已付款**。 **進入清盤的顧客。** Seaside Florist 欠 SGD 2,180.00，發票 INV-10000342 的日期為 2026 年 6 月 5 日：SGD 2,000.00 加 GST SGD 180.00。2026 年 9 月 30 日，它進入清盤程序。Mei 打開 **撇銷為壞帳…**，撇銷 SGD 2,180.00，撇銷日期為 2026 年 9 月 30 日，原因選 **債務人無力償債**；面板仍顯示 **尚不可申請**，最早可申請日為 2027 年 6 月 6 日。她勾選 **債務人已無力償債（破產、清盤或解散）** 後，狀態變為 **可申請**，由 2026 年 9 月 30 日起，**稅額部分** 為 SGD 180.00。然後她選擇 **撇銷**。 **錯誤的撇銷。** Daniel Lim 撇銷了 Harbour Café 發票 INV-10000336 上的全部 SGD 545.00（這張發票還未有任何付款），隨後發現咖啡店有一筆銀行轉帳一直沒有人記錄。他選擇 **撤銷**，輸入「已於 10 月 2 日銀行轉帳付款，收款尚未記錄」，然後選擇 **撤銷撇銷**。發票回到 **未付款**，應付 SGD 545.00，他隨即記錄了這筆收款。 ## 常見問題 - **撇銷壞帳會通知顧客嗎？** 不會。系統不會發送任何內容，也不會開立貸項通知單。顧客仍欠這筆錢，對帳單上照樣顯示。 - **可以只撇銷發票的一部分嗎？** 可以。在 **撇銷金額** 中輸入較小的金額；其餘部分仍然應付，發票顯示為 **部分付款**。 - **壞帳撇銷後顧客又付款了，怎麼辦？** 在該筆撇銷上選擇 **登記收回**。系統會記錄一張收據、分配到發票，並計算出應退還的寬免。 - **壞帳撇銷如何撤銷？** 如果是輸入錯誤，選擇 **撤銷** 並填寫原因。如果已經登記過收回，請先作廢那張收據。 - **壞帳撇銷和貸項通知單有甚麼分別？** 貸項通知單會減少顧客的欠款，等於修改了這筆銷售。撇銷則保留欠款，只是把它從你的應收餘額中移除。參閱[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 - **新加坡 GST 壞帳寬免何時可以申請？** 由發票日期起滿 12 個月後，或在顧客無力償債時提早申請，最遲在發票日期滿五週年的前一天。面板會計算出這兩個日期。參閱[新加坡 GST 發票](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-singapore/)。 - **已撇銷的發票還可以取消嗎？** 撇銷未撤銷前不可以。如果撇銷做錯了，請先撤銷。參閱[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **為甚麼撇銷為壞帳…是灰色的？** 這張發票已經沒有未付餘額：它已付清、已貸記，或已全數撇銷。 ## 相關內容 - [應收餘額](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) - [追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [記錄收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/) - [新加坡 GST 發票](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-singapore/) - [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) - [壞帳寬免](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/bad-debt-relief/) - [長期拖欠帳款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/long-overdue-debts/) --- # 定期發票 > 每月固定收費怎樣自動開發票？在 easySales 管理定期發票：查看待處理的各期，並產生、略過、暫停、恢復或結束。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/recurring-invoices/ 定期發票按固定週期向同一位客戶開立相同的明細。easySales 為每一期產生一張發票草稿，由團隊中的人檢查並開立。本頁面向負責這些發票的人；它們如何運作，請參閱[定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/recurring-invoices/)。 ## 在哪裏找到 在側邊欄中選擇 **發票** 之後的 **定期發票**。清單有五個檢視，各帶數量：**全部**、**進行中**、**已暫停**、**已結束** 和 **待處理**。每一行顯示客戶、週期、每期金額（不含稅）、下次開票、負責人和狀態。 打開一張定期發票，可以看到它的 **週期**、**範本**（每期重複的明細）和 **歷史**。**下次開票** 下顯示下一期的日期，有草稿在等待時還有一行說明，例如「第 10 期（01 Oct 2026）：草稿待開立」。 客戶頁面有一個 **定期發票** 分頁，最多顯示該客戶的五張定期發票。多於五張時，選擇 **檢視全部 N 筆定期發票**（N 為總數），會打開按該客戶篩選的清單。 ## 你可以做甚麼 - 新增定期發票、複製一張，或把已開立的發票設為定期發票。參閱[設定定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/)。 - 查看 **待處理**。它匯集了未產生的期、待你處理的期、草稿待開立的期、部分開票的期，以及負責人已不是有效用戶的定期發票。 - 用 **開啟草稿** 打開某一期的草稿，檢查後像開立其他發票一樣[開立](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - 在已到期或未產生的期上選擇 **立即產生**，馬上產生它的草稿。 - 略過顧客不應支付的一期，可以填寫原因。該期的草稿會被刪除。**撤銷略過** 可以讓這一期恢復。 - **暫停** 可以讓週期設定停一陣，**恢復** 則重新開始。暫停期間到期的期，要等你產生或略過。 - **結束** 一張定期發票是最終的。已開立的發票保持不變。如果某一期有草稿，結束會被拒絕；請先開立或刪除該草稿。 - 編輯它：聯絡人、負責人、付款條款、結束日期、明細和自動草稿開關。 ## 需要注意的規則 - 草稿絕不會自動開立或寄出。 - easySales 每小時產生一次到期的草稿。遲於計劃日產生的草稿，日期為產生當天。 - 週期設定不會補開：日子已過卻沒有草稿的期，會以 **已到期，待您處理** 等着。 - 刪除某一期的草稿，該期會變為 **已到期，待您處理**；週期設定不會再次產生它。 - 草稿無法產生時，負責人會在訊息中心收到通知，該期顯示 **未產生** 及原因。週期設定每天重試一次。 - 修改明細只影響之後產生的草稿。 - 每張草稿都註明它屬於哪一期，例如「定期發票 #7 的第 3 期（共 12 期）」，以及它涵蓋的日期。 ## 權限 定期發票使用 **Invoice**（發票）權限，沒有單獨的權限。檢視需要 **List**（列表）和 **View**（檢視）；新增或產生草稿需要 **Add**（新增）和 **Edit**（編輯）；修改、暫停、恢復、結束或略過需要 **Edit**；略過已有草稿的一期需要 **Delete**（刪除）。設為 **Own records only**（只限自己的紀錄）時，你可以檢視和處理自己負責的定期發票。貴公司的 **Invoice** 模組關閉時，定期發票也隨之關閉。 ## 為甚麼這樣設計 **每張發票都由人來開立。** 開立會給發票編號，而且無法撤銷；這個月的收費是否仍然正確，只有了解顧客的人才判斷得到。所以 easySales 按時準備好草稿，由人檢查後開立。 **錯過的期會等你處理，而不是自動補開。** 某一期可能因為定期發票暫停過、或者草稿被有意刪除而錯過。如果一次把錯過的期全部補開，可能會向顧客收取你本來要免收的月份，所以每一期都等你決定產生還是略過。 **每一期最多只自動產生一次。** 即使每小時的工作重試，或有人同時選擇 **立即產生**，顧客在這一期也只會有一張草稿，絕不會有兩張。 **沿用發票權限。** 能新增和編輯發票的人就能處理定期發票，不需要另外維護一套權限並讓兩者保持一致。 ## 更有效率的做法 - **每天由待處理開始。** 它只列出需要人處理的事：草稿待開立、待你處理的期和未產生的期，分頁上還帶數量。 - **把已開立的發票設為定期發票。** 發票 **···** 選單中的 **設為定期發票** 會複製它的客戶、貨幣和明細，你只需設定週期。參閱[設定定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/)。 - **讓說明自動寫上期別。** 像 "Plant styling for [Month] [Year]" 這樣的明細，會在那一期的草稿上印成 "Plant styling for December 2026"，不用每次重新輸入。參閱[設定定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/)。 - **提前略過。** 下一期在日子到來之前已列在 **週期** 分頁上；在那裏略過它，就根本不會產生草稿。 - **先排除原因，再立即產生。** **未產生** 的說明會寫出是甚麼阻止了草稿，例如負責人已停用；用 **編輯** 改正後選擇 **立即產生**，不必等下一次每日重試。 ## 例子 **略過一個月。** Lim & Co 每月向 Harbour Café 收取植物佈置服務費 SGD 450.00，加 9% GST SGD 40.50，每月 SGD 490.50，由 2026 年 10 月 1 日起在每期第一天開票。咖啡店 12 月停業裝修。11 月 25 日，Mei Tan 打開這張定期發票，在 **週期** 分頁對第 3 期（2026 年 12 月 1 日）選擇 **略過**，原因填「停業裝修」。第 3 期顯示 **已略過**，12 月 1 日不會產生草稿，第 4 期照常在 2027 年 1 月 1 日產生。咖啡店為 10 月和 11 月支付 SGD 490.50 × 2 = SGD 981.00。 **負責人已離職。** Seaside Florist 那張定期發票的負責人 Jason 已經離職，他的用戶已不是有效用戶。**待處理** 中它顯示為 **負責人已停用**，下一期顯示 **未產生**："This recurring invoice's owner is no longer an active user. Change its owner, then generate the invoice again."（這張定期發票的負責人已不是有效用戶。請更改負責人，然後再次產生發票。）Daniel Lim 的 **Invoice** **Edit** 為 **All records**（全部紀錄），他選擇 **編輯**，把 **負責人** 改為自己並儲存，然後在這一期選擇 **立即產生**。草稿產生後，他把它開立。 ## 常見問題 - **easySales 會自動把定期發票發給顧客嗎？** 不會。每一期都產生草稿，由人檢查後開立，easySales 亦從不把發票發給顧客。開立後請自行發送 PDF。 - **為甚麼這個月沒有產生草稿？** 定期發票可能已暫停、自動草稿可能已關閉，或者這一期的日子在自動草稿開始之前已經過了。請查看 **待處理**：該期會顯示 **已到期，待您處理**，或者 **未產生** 及原因。 - **怎樣停止一張定期發票？** 選擇 **結束** 永久停止，或選擇 **暫停** 暫時停止，之後再 **恢復**。已開立的發票不受影響。 - **定期發票可以略過一個月嗎？** 可以。在那一期選擇 **略過**，如有需要可填寫原因。**撤銷略過** 可以恢復它。 - **刪除定期發票產生的草稿會怎樣？** 該期變為 **已到期，待您處理**，週期設定不會再自動產生它。要重新產生就選擇 **立即產生**，或者 **略過** 它。 - **草稿無法產生時會通知誰？** 定期發票的負責人，通知在他的[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)。該期顯示 **未產生** 及原因，系統每天重試一次。 ## 相關內容 - [定期發票（概念）](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/recurring-invoices/) - [設定定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/) - [發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overview/) - [規劃開票階段](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/) --- # 設定定期發票 > 怎樣設定每月、每季或每年自動產生的定期發票：從頭建立、複製一張，或由已開立的發票建立。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/ 顧客按固定週期支付相同的明細時，請設定定期發票。它們如何運作，請參閱[定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/recurring-invoices/)。 ## 開始之前 你需要 **Invoice**（發票）模組的 **Add**（新增）和 **Edit**（編輯）權限。設為 **Own records only**（只限自己的紀錄）時，你必須是負責人。請先確定： - 每張發票開甚麼：明細、單價、稅和貨幣； - 每隔多久一期，以及第一期由哪天開始； - 何時結束（如果會結束）； - 每張發票在每期的第一天、最後一天，還是每月固定的某一天產生。 貨幣、開始日期、開票週期和開票日在儲存後不能修改。 ## 操作步驟 1. 用三種方式之一開始： - 在 **定期發票** 頁面或客戶的 **定期發票** 分頁，選擇 **新增定期發票**； - 打開一張定期發票並選擇 **複製為新的定期發票**，沿用它的客戶和明細； - 打開一張已開立的發票，在 **···** 選單中選擇 **設為定期發票**，由它的客戶、貨幣和明細開始。 2. 選擇 **聯絡人**；**客戶** 隨之確定。**貨幣** 和 **付款條款** 會跟隨該客戶，直至你更改。**付款條款** 留空時會顯示 *留空：用客戶的條款，客戶沒有時用公司預設（NET 30）*（括號裏是公司實際的預設條款）：每張發票按客戶的條款開出，客戶沒有時按公司預設條款。 3. 選擇 **負責人**。 4. 在 **週期** 下，設定 **開票週期**（若干週、月、季度或年）和 **首期開始於**。 5. 選擇何時 **結束**：**不結束**、**到某一天**，或 **共若干期**。 6. 選擇 **開票日**：每期第一天、每期最後一天，或每月固定一天。 7. 保持 **每期自動產生草稿** 開啟，或關閉它，由你自己產生每張草稿。 8. 新增 **每期重複的明細**，以及稅、條款和備註。說明中可以使用 [Month]、[Year]、[PeriodStart]、[PeriodEnd] 和 [Period n/N]，產生每張草稿時會自動取代。 9. 選擇 **建立定期發票**。 ## 之後會發生甚麼 定期發票狀態為 **進行中**。它出現在 **定期發票** 頁面和客戶的分頁中，並帶有各期。自動草稿開啟時，每一期的草稿會在它的日子起一小時內產生；打開它，檢查並開立。 之後要修改，請選擇 **編輯**。你可以修改聯絡人、負責人、付款條款、結束日期（除非它按固定期數結束）、明細和自動草稿開關。修改明細只影響之後產生的草稿。要修改貨幣、開始日期、開票週期或開票日，請複製為新的定期發票。 ## 需要注意的規則 - **設為定期發票** 出現在已開立、未取消，而且不是作為報價單某個階段開出的發票上（例如訂金、請款或開票計劃中的一期）。它會複製發票的客戶、貨幣和明細；稅按每張發票日期當天的稅率計算。表單會顯示要複製的內容並詢問週期設定；要修改明細，請在建立後選擇 **編輯**。第一期由發票日期之後一個週期開始，因為那張發票已經為它自己的那一期開過票；你可以更改日期。 - 複製會帶走客戶、貨幣、付款條款和明細。它的週期設定是空白的，原來的各期和發票都不會帶過來。 - 自動草稿從你儲存或開啟它的那天起生效。已經過去的第一期是 **已到期，待您處理**：請自己產生或略過。 - 從客戶的分頁開始時，只有該客戶剛好有一位你看得到的聯絡人，才會填好聯絡人。 - 草稿絕不會自動開立或寄出。 - 更改負責人需要 **Invoice** **Edit** 權限設為 **All records**（全部紀錄）。 - **開票週期** 可填 1 至 12，**期數** 可填 1 至 120，**每月幾號** 可填 1 至 31。定期發票至少要有一行明細。 - 每一期都由第一期起計，所以由 1 月 31 日開始的定期發票會一直落在月底：2 月 28 日或 29 日，然後 3 月 31 日。**每月幾號** 填 29、30 或 31 時，較短的月份會落在該月最後一天。 - 選擇 **到某一天** 時，最後一期是開始日期不遲於結束日期的那一期。 - 在每張草稿上，[Month] 和 [Year] 取代為該期開始的月份和年份，例如 "October 2026"；[PeriodStart] 和 [PeriodEnd] 取代為該期的第一天和最後一天，例如 "1 Oct 2026"；[Period n/N] 取代為 "Period 3 of 12"，沒有固定期數時為 "Period 3"。 - 草稿的日期是該期的計劃日，如果產生得較遲，則為產生當天。付款條款依次取定期發票自己的、客戶的、公司預設的，在產生草稿時讀取，所以之後改動預設條款，會對此後產生的期生效。付款條款為 **NET 14** 這類日數時，到期日就是草稿日期之後的相應日數；**COD** 則為當天。條款會顯示在發票上。稅項按這個日期當天有效的稅項計算。 ## 為甚麼這樣設計 **週期設定是定期發票的骨幹。** 每一期的日期和發票日期都是由開始日期、開票週期和開票日計出來的，每一期亦都按同一貨幣收費。已經開過票之後再改其中任何一項，就會改動顧客已經付過的那些期的日期或金額，所以這四項是固定的；複製一張新的，就能得到新的週期，舊的各期保持原樣。 **由發票建立的定期發票，遲一個週期開始。** 你所依據的那張發票已經為它自己的那一期開過票。如果週期由同一天開始，顧客那一期就會被收兩次錢。 **稅項跟隨每張草稿的日期。** 兩期之間稅項有變時，由變更後日期的第一張草稿起適用，所以每張發票收取的都是它自己日期當天有效的稅，就像手動開的發票一樣。 **預收還是後收，由你選擇。** 在第一天開票，是在一期開始之前收費，例如服務費或訂閱；在最後一天開票，是在一期結束、服務已提供之後收費，例如按月後付的服務。 ## 更有效率的做法 - **把已開立的發票設為定期發票。** **設為定期發票** 會複製它的客戶、貨幣和明細，並建議下一期的開始日期。參閱[定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/recurring-invoices/)。 - **第二個場地或新價格，就複製一張。** **複製為新的定期發票** 保留客戶、貨幣、付款條款和明細；你只需設定新的週期。新的那張取代舊的時，再 **結束** 舊的那張。 - **讓說明自動寫上日期。** "Plant styling for [Month] [Year]" 這樣的寫法省去逐張修改草稿的工夫，顧客亦看得出每張發票是哪一期。 - **由客戶開始。** 在客戶的 **定期發票** 分頁選擇 **新增定期發票**，如果該客戶只有一位你看得到的聯絡人，便會填好這位聯絡人，以及它的貨幣和付款條款。 - **某個月不一樣，就改那張草稿。** 某一期的草稿就是一張普通的草稿發票：開立前改它的數量便可，每期重複的明細保持不變。 ## 例子 **按月預收的服務費。** Lim & Co 與 Harbour Café 約定由 2026 年 10 月 1 日起提供植物佈置服務：每月 SGD 450.00 加 9% GST，付款條款 **NET 14**。Mei Tan 在咖啡店的 **定期發票** 分頁選擇 **新增定期發票**，把 **開票週期** 設為 1 個月，**首期開始於** 2026 年 10 月 1 日，**結束** 選 **不結束**，**開票日** 選每期第一天。她唯一的一行明細寫着 "Plant styling for [Month] [Year]"。 10 月 1 日草稿產生："Plant styling for October 2026"，SGD 450.00 加 GST SGD 40.50（450.00 × 9%），合計 SGD 490.50，10 月 15 日到期。Mei 檢查後開立。 **由發票建立的季度服務。** 2026 年 9 月 15 日，Lim & Co 向 Seaside Florist 開立了 INV-10000315，為櫥窗陳列更新收取 SGD 1,200.00 加 GST SGD 108.00，合計 SGD 1,308.00。花店還想每季度再做四次。Daniel Lim 打開這張發票，選擇 **設為定期發票**。**開票週期** 設為 1 個季度後，**首期開始於** 自動填為 2026 年 12 月 15 日，即發票之後一個季度。他把 **結束** 設為 **共若干期**，4 期，於是草稿落在 2026 年 12 月 15 日，以及 2027 年 3 月 15 日、6 月 15 日和 9 月 15 日。他選擇 **建立定期發票**，再選擇 **編輯**，在明細說明中加上 "[Period n/N]"，第一張草稿便顯示 "Period 1 of 4"。四次更新，花店共支付 4 × SGD 1,308.00 = SGD 5,232.00。 ## 常見問題 - **怎樣設定每月自動重複的發票？** 在 **定期發票** 下選擇 **新增定期發票**，選好聯絡人和明細，把 **開票週期** 設為 1 個月並選擇開始日期。easySales 每月會產生一張草稿，由你檢查後開立。 - **定期發票的週期可以改嗎？** 同一張不可以。貨幣、開始日期、開票週期和開票日儲存後便固定；請選擇 **複製為新的定期發票**，設定新週期，再結束舊的那張。 - **定期發票可以在每期結束時才開嗎？** 可以。在 **開票日** 中選擇每期最後一天，每張草稿便會在一期結束時產生。 - **第一期由 31 日開始會怎樣？** 它會一直落在每月的最後一天：2 月 28 日或 29 日、4 月 30 日，如此類推。 - **為甚麼我的第一期顯示已到期，待您處理？** 儲存時它的日子已經過去，而自動草稿只產生由那天起的各期。選擇 **立即產生** 產生它，或者略過它。 - **GST 稅率變了，定期發票會跟着變嗎？** 會。每張草稿按它自己日期當天有效的稅項收稅。如果定期發票上的某個稅項已經失效、又沒有可以對應的新稅項，這一期不會產生，提示會請你修改它的稅項。 ## 相關內容 - [定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/recurring-invoices/) - [定期發票（概念）](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/recurring-invoices/) - [開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/) - [複製發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/copy-an-invoice/) --- # 會計匯出 > 怎樣把 easySales 的發票和貸項通知單匯出到 Xero 或 QuickBooks Online，或匯出為 Excel 活頁簿、批次下載發票 PDF。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/ easySales 負責銷售和應收帳款；帳簿和報稅仍在你的會計軟件裏。**會計匯出** 把某一期間已開出的發票和貸項通知單下載為 Xero 或 QuickBooks Online 可匯入的檔案，毋須再手動輸入一次。亦可以下載為一個 Excel 活頁簿，或把發票下載為 PDF 的 ZIP。 ## 開始之前 - 你的角色需要有 **批次匯出單據** 控制項，以及 **All records**（全部紀錄）級別的 **Invoice**（發票）**List**（列表）權限。**Administrator**（管理員）角色兩者都有。只能看到自己發票的人不能匯出。 - 匯出貸項通知單還需要 **All records**（全部紀錄）級別的 **Credit Note**（貸項通知單）**List**（列表）權限。客戶資料需要 **All records**（全部紀錄）級別的 **Account**（客戶）**List**（列表）權限，其電郵地址還需要 **All records**（全部紀錄）級別的 **Contact**（聯絡人）**List**（列表）權限。沒有這些權限時，相應部分會被略去，頁面會說明原因。 - 只能在瀏覽器中匯出。API 金鑰和 AI 連接都不能匯出。 - 匯出到 Xero 前，請先填好一次 **對應** 分頁（見下文）。 ## 匯出一個期間 1. 打開 **系統設定**，在 **資料** 組別中選擇 **會計匯出**。亦可以從 **發票** 清單打開：選擇 **⋯**，再在 **匯出** 下選擇 **匯出到會計軟體…**。 2. 在 **匯出** 分頁中選擇 **匯出到**：**Xero**、**QuickBooks Online**、**easySales Excel** 或 **發票 PDF**。 3. 選擇 **期間**。它預設為上個月。單據按單據日期選取。 4. 在 **包含** 下勾選 **已開出的發票**、**貸項通知單** 和 **聯絡人**（QuickBooks Online 為 **客戶**）。 5. 查看 **預覽** 和 **匯總**。預覽逐張列出 **easySales 合計** 和 **檔案合計**，以及某張單據不在檔案中的原因。 6. 選擇 **下載 ZIP**，活頁簿則選擇 **下載 Excel**。 ## 設定 Xero 對應 1. 打開 **對應** 分頁。 2. 按 Xero 科目表填寫 **銷售收入科目代碼** 和 **捨入科目代碼**，以及 **Xero 的無稅稅率**。 3. 在 **稅率** 下，為該期間用到的每個 easySales 稅碼填寫 **Xero 稅率名稱**，須與 Xero 中顯示的完全一致；亦可以選擇 **填入建議名稱** 後再核對。 4. 選擇 **儲存對應**。 QuickBooks Online 不需要對應：在它自己的匯入畫面裏把稅碼對應一次即可。 ## 各種匯出包含甚麼 - **Xero**：一個 ZIP，內含發票檔案、貸項通知單檔案（金額為負數，按 Xero 的要求）、聯絡人檔案和匯總檔案；每個發票或貸項通知單檔案最多 500 行。Xero 把單據匯入為草稿，由你核准；Xero 中已有的發票號碼會被略過。每一行帶有各自的稅額，需要時會加一行 **Rounding**（捨入），使 Xero 的合計與 easySales 的合計一致。 - **QuickBooks Online**：一個 ZIP，內含發票檔案（每個最多 100 張發票）、客戶檔案和匯總檔案。貸項通知單以及含負數行的發票無法匯入，會列為 *無法匯入：請手動輸入*。QuickBooks 會自行計算稅額，請把它的合計與匯總檔案核對。 - **easySales Excel**：一個活頁簿，五個工作表：發票、發票明細、貸項通知單、貸項明細和客戶。已作廢的單據亦包括在內，並註明狀態。 - **發票 PDF**：一個 ZIP，每張已開出的發票一個 PDF，與列印一致。逐張產生，期間較長時約需一分鐘。 ## 需要知道的規則 - 草稿從不匯出。已作廢的單據只出現在 Excel 活頁簿中。 - 取消發票時開立的 Reversal（沖銷）貸項通知單是一張已開立的貸項通知單，所以會像其他貸項通知單一樣匯出，日期為取消當天。 - 客戶已不存在的單據會列為 *沒有客戶：請手動輸入*。 - 收款、分配和退款不會匯出：請在會計軟件中記錄。 - 匯出後不會保持同步。之後在 easySales 中修改的單據不會再次發送。 - 每次匯出最多 5,000 張單據，每次下載最多 50 個發票 PDF。數量更多時請縮短期間。 - 再次匯入客戶檔案時，QuickBooks Online 不會更新它已有的客戶。 - 在科目和該期間用到的每個稅碼都儲存了名稱之前，Xero 匯出會被拒絕；**匯總** 會顯示 *Xero 對應尚未填完。* 並提供 **開啟對應**。 - **填入建議名稱** 會填入 Xero 在新加坡常用的名稱，例如 *Standard-Rated Supplies* 和 *Zero-Rated Supplies*。只有你儲存的名稱才會匯出，所以請逐一與你 Xero 機構中的稅率核對。 - 每次下載都會記入[審計日誌](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/)。 - 許可證處於唯讀狀態的公司仍可匯出自己的紀錄。 ## 為甚麼這樣設計 **交接一次，而不是維護兩套帳。** 會計師的總帳、銀行對帳和報稅都在會計軟件裏。把你開出的單據以檔案交給它，每筆銷售只輸入一次，兩個系統由同樣的數字出發。 **只匯出已開立的單據，並按單據自己的日期選取。** 草稿仍可能修改或刪除，匯出草稿可能會記下一筆永遠不會發生的銷售。已開立的單據是固定的，它的單據日期決定它屬於哪個報稅期間，與你哪天匯出無關。 **檔案合計會與 easySales 核對。** Xero 會逐行各自捨入，所以 easySales 把每一行的稅額一併傳過去，需要時再加一行 **Rounding**，讓合計準確到仙。QuickBooks Online 會自行計算稅額，所以匯總檔案提供 easySales 的數字，供你核對。 **批次匯出需要能看到其中的全部內容。** 一份包含所有發票的檔案離開 easySales 時，帶着你所有顧客的數字。要求有匯出控制項和 **All records**（全部紀錄）權限，並把每次下載記入審計日誌，這份檔案便只會落在獲信任查看全部內容的人手中。 ## 更有效率的做法 - **固定在每月某天匯出上個月。** **期間** 預設就是上個月，月結後的例行匯出按幾下便完成，每張單據亦只發送一次。 - **用建議名稱填對應。** **填入建議名稱** 會為它認得的稅碼填入 Xero 的常用名稱；與 Xero 核對後選擇 **儲存對應**。只需做一次，之後的匯出都會沿用。 - **下載前先看預覽。** 每張不在檔案中的單據都會列出原因，例如 *無法匯入：請手動輸入*，你便知道哪些要自行輸入會計軟件。 - **客戶匯入過後就不再勾選。** 第一次匯出後，除非有新客戶要發送，否則取消勾選 **聯絡人** 或 **客戶**。 - **把活頁簿交給會計師。** **easySales Excel** 把發票、明細、貸項通知單和客戶放在一個檔案裏，已作廢的單據亦連同狀態列出，方便審閱或對帳。 - **下載一個期間的發票 PDF 存檔。** **發票 PDF** 按列印樣式儲存每張已開出的發票，每次最多 50 個。參閱[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 ## 例子 **匯出十月到 Xero。** 2026 年 11 月 2 日，負責 Lim & Co 帳務的 Priya Nair 打開 **會計匯出**。**匯出到** 是 **Xero**，**期間** 是 2026 年 10 月，三個選項都已勾選。預覽列出當月的發票和貸項通知單。INV-10000340 顯示 *已作廢：不匯出*：它開出的那一星期，Mei Tan 就在 10 月 20 日把它取消了。它的 Reversal 貸項通知單日期為 10 月 20 日，在貸項通知單檔案中。 Priya 選擇 **下載 ZIP**，把檔案匯入 Xero，每張單據都以草稿形式進入。由於 INV-10000340 從未進入 Xero，她在 Xero 中刪除它那張 Reversal 貸項通知單的草稿，而不是核准它，其餘的照常核准。 **在之後的月份取消。** INV-10000318 金額 SGD 1,090.00，已隨九月匯出，並已在 Xero 中核准。Mei 在 10 月 6 日取消了它。十月的匯出帶有它的 SGD 1,090.00 Reversal 貸項通知單，日期為 10 月 6 日，參考號為 INV-10000318，所以在 Xero 中核准它，顧客在那裏亦同樣獲得 SGD 1,090.00 的貸項。 ## 常見問題 - **easySales 的發票可以匯出到 Xero 嗎？** 可以。在 **會計匯出** 中選擇 **Xero** 和 **期間**，選擇 **下載 ZIP**，再在 Xero 中匯入這些檔案。第一次之前請先填好 **對應** 分頁。 - **easySales 會自動與 Xero 或 QuickBooks Online 同步嗎？** 不會。每次匯出都是一個期間的一組檔案。匯出後在 easySales 中修改的單據不會再次發送。 - **收款會匯出到會計軟件嗎？** 不會。收款、分配和退款都不匯出，請在 Xero 或 QuickBooks Online 中記錄。 - **為甚麼 QuickBooks Online 的檔案裏沒有貸項通知單？** QuickBooks Online 無法匯入貸項通知單。預覽會把它們列為 *無法匯入：請手動輸入*，請在 QuickBooks 中自行輸入。 - **為甚麼 Xero 裏的發票多了一行 Rounding？** Xero 會逐行各自捨入。**Rounding** 行讓 Xero 的合計與 easySales 的合計準確到仙，並記入你在 **對應** 分頁設定的 **捨入科目代碼**。 - **可以一次下載所有發票的 PDF 嗎？** 可以，每次最多 50 個。選擇 **發票 PDF** 和 **期間**；發票更多時請縮短期間。 - **誰可以使用會計匯出？** 角色有 **批次匯出單據** 控制項、並有 **All records**（全部紀錄）級別 **Invoice** **List** 權限的人，例如 **Administrator** 角色。參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 ## 相關內容 - [發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overview/) - [貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/) - [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) - [審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/) --- # 收款 > easySales 收款功能介紹：如何記錄客戶付款、一張收據結清多張發票、抵用貸項，以及多付的款項如何留在客戶帳上。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/payments/overview/ 顧客付款時，把這筆錢記錄為一張 **收據**。一張收據可以支付一張發票、一張發票的一部分，或同一顧客的多張發票，沒有用完的錢會留在顧客的客戶帳上。 ## 在哪裏找到 側欄中沒有獨立的收款入口。你可以在以下地方記錄和查找收款： - **在發票上**——已開立而仍有欠款的發票，頂部的主按鈕就是 **記錄收款**。它的 **收款與抵用** 部分列出每一筆收款；**單據** 欄中的收據編號可以打開該收據。 - **在發票清單中**——勾選同一客戶、同一貨幣的發票。清單上方的欄會顯示已選幾項和它們的欠款，並提供 **記錄收款**。 - **在發票清單的 ··· 選單中**——**收據** 下的 **記錄收款…** 可以為你選擇的任何客戶開始記錄收據。 - **在客戶上**——**收據** 分頁列出該顧客的每一張收據和每一筆退款，角落裏有 **記錄收款**。 *[示意圖: 報價到收款的各紀錄如何關聯：客戶下有聯絡人和商機；商機包含報價單；報價單透過一張或多張發票開票；收據支付發票；貸項通知單沖減一張發票；退款退還未分配的款項或剩餘貸項。]* 收據屬於客戶，使用一種貨幣。它支付的每張發票都會得到一條收款紀錄，於是發票的 **已收** 增加，**未付餘額** 減少，狀態變為 **部分付款** 或 **已付款**。 ## 你可以做甚麼 - 針對一張或多張發票[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)，並可使用顧客已有的貸項。 - 收款與發票金額不完全一致時，[記錄銀行手續費、撇銷和折扣](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/)。 - [使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)——分配至之後的發票，或退款。 - [查看匯兌損益](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/exchange-differences/)——以外幣收到的款項所產生的匯兌損益。 - [記錄按金或預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)，也就是暫時不支付任何發票的款項。 - [沒收按金](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/forfeit-a-deposit/)——你作為賠償而保留的按金。 - [打開收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/)，下載它的 PDF 或作廢它。 - 從一張發票上[移除收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/remove-a-payment/)。 - 從收據或貸項通知單[向顧客退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/)。 *[示意圖: 收據和退款的兩種狀態：儲存後的收據為有效，直至被作廢，作廢會把它的收款從各發票上移除；記錄的退款為已完成，直至被作廢，作廢會把金額退回原來的來源。]* ## 詞彙 - **收據**——一筆收到款項的紀錄，預設編號以 `RCT-` 開頭。 - **已收**——針對一張發票記錄的收款。 - **未付餘額**——一張發票在扣除收款、貸項和撇銷後仍待收取的金額。 - **未分配**——收據中沒有支付任何發票的部分。它留在客戶帳上。 - **退款**——退還給顧客的錢，預設編號以 `RF-` 開頭。 ## 常見誤解 - 貸項通知單不是收款。它在沒有收到錢的情況下減少欠款。 - 已記錄的收款不能編輯。請移除後重新記錄，或作廢整張收據。 - 收據永遠不會被刪除。已作廢的收據保留編號，並顯示 **已作廢**。 ## 權限 查看收款和收據需要 **Invoice**（發票）模組的 **View**（檢視）權限；記錄、移除或作廢需要 **Invoice** 的 **Edit**（編輯）權限。角色設為 **Own records only**（只限自己的紀錄）時，可以在自己能編輯的發票上記錄收款，並且只能看到自己記錄的收據。使用屬於整個客戶的貸項或未分配金額需要 **All records**（全部紀錄）。 ## 為甚麼這樣設計 **一筆付款一張收據，不論它結清了幾張發票。** 你的銀行月結單上是一筆 SGD 3,270.00 的轉帳，而不是 SGD 1,090.00 和 SGD 2,180.00 兩筆。把它記成一張收據，收據便能和銀行紀錄逐筆對上，顧客也只會收到一張對應他那一筆付款的收據。 **沒有對應發票的錢會保留下來，而不是硬塞給某張發票。** 顧客多付了錢，或者在你開票之前已經付款，多出的部分會作為 **未分配** 留在顧客的客戶帳上。它會顯示在收據和客戶上，直至你把它分配或退還，所以既不會遺失，也不會悄悄改動一張本來不該由它支付的發票。 **更正都會留下紀錄。** 收款只能移除、不能編輯，收據只能作廢、不能刪除。收據保留編號，並顯示沖回了甚麼、為甚麼沖回，你和你的會計師可以追查編號序列中的每個編號，以及顧客已付金額的每一次變化。 ## 更有效率的做法 - **一次付清多張發票。** 在 **發票** 清單中勾選它們；欄上會顯示它們的 **應收餘額** 合計，**記錄收款** 打開時已按這個金額分配到各張發票。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **在正在查看的發票上直接記錄。** 任何已開立而仍有欠款的發票，頂部主按鈕都是 **記錄收款**。參閱[發票詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-details/)。 - **在客戶頁回答「他付了沒有」。** 客戶的 **收據** 分頁列出每一張收據，以及它分配了多少、還有多少未分配。參閱[收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/)。 - **在同一步用掉顧客的貸項。** **記錄收款** 對話框中的 **可用貸項** 列出該客戶的貸項通知單和之前的未分配金額。參閱[使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)。 - **月結時使用登記簿。** **Invoice** **View** 設為 **All records**（全部紀錄）時，**發票** 清單的 **···** 中有 **收款差額（CSV）** 和 **匯兌差額** 登記簿。參閱[記錄收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/)。 ## 例子 Harbour Café Pte Ltd 在兩張發票上欠 Lim & Co 的錢：INV-10000031 金額 SGD 1,090.00，INV-10000035 金額 SGD 2,180.00。咖啡店透過一筆銀行轉帳付了 SGD 3,270.00。 Mei Tan 在 **發票** 清單中勾選兩張發票。欄上顯示「已選 2 項」和 **應收餘額** SGD 3,270.00；她選擇 **記錄收款**。對話框填入 SGD 3,270.00 並自動拆分：SGD 1,090.00 給先到期的發票，SGD 2,180.00 給另一張。她輸入銀行參考編號並儲存。收據 RCT-10000012 現在出現在咖啡店的 **收據** 分頁上，兩張發票都顯示 **已付款**，各自有一條連結回 RCT-10000012 的收款紀錄。 **部分付款。** 開給 Harbour Café 的 INV-10000052 為 SGD 2,000.00 加 GST SGD 180.00，合計 SGD 2,180.00。咖啡店現在先付 SGD 1,000.00，餘款月底再付。Mei 記錄 SGD 1,000.00；發票顯示 **部分付款**，**未付餘額** 為 SGD 2,180.00 − SGD 1,000.00 = SGD 1,180.00。SGD 1,180.00 到帳後，她用第二張收據記錄，發票顯示 **已付款**。 ## 常見問題 - **在哪裏查看某個客戶付過的所有款項？** 打開客戶，選擇它的 **收據** 分頁。這裏列出每一張收據和每一筆退款，以及各自分配了多少、還有多少未分配。 - **為甚麼側欄裏沒有收款頁面？** 收款總是屬於某個顧客，所以要在發票、**發票** 清單和客戶的 **收據** 分頁上記錄和查找。 - **收據和收款有甚麼分別？** 收據是到帳的那筆錢，有自己的 `RCT-` 編號。收款是其中用於某一張發票的部分；一張支付了三張發票的收據會產生三條收款。 - **貸項通知單算是收款嗎？** 不算。貸項通知單在沒有收到錢的情況下減少顧客的欠款。參閱[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 - **沒有對應發票的錢會怎樣？** 它作為 **未分配** 金額留在收據上，也就是顧客客戶帳上的貸項，直至你分配或退還。參閱[使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)。 - **誰可以記錄收款？** 角色擁有 **Invoice** **Edit** 權限的人。使用屬於整個客戶的貸項，需要 **Invoice** **Edit** 設為 **All records**（全部紀錄）。參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 ## 相關內容 - [記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/) - [收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/) - [應收餘額](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) - [報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/) --- # 記錄收款 > 如何在 easySales 記錄客戶付款：全數或部分付款、一筆轉帳支付多張發票、抵用貸項通知單，以及外幣收款。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/ 顧客支付了一張或多張已開立的發票時，使用本頁。這筆錢會儲存為一張[收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/overview/)，一張收據可以同時支付該顧客的多張發票。 ## 開始之前 你需要對要收款的每張發票擁有 **Invoice**（發票）模組的 **Edit**（編輯）權限。只有仍有欠款的已開立發票才能收款。請準備好金額、到帳日期以及銀行或支票參考編號。 ## 操作步驟 *[示意圖: 記錄收款對話框的順序：輸入收款，如果這筆錢亦支付其他發票便勾選它們，如有可用貸項通知單便勾選，然後儲存。收到現金會產生編號以 RCT- 開頭的收據；只用貸項則不產生；超出所勾選發票的錢作為未分配金額留在客戶帳上。]* 1. 打開發票，選擇頂部的 **記錄收款**。**記錄收款** 對話框打開，**收款金額** 中已填入該發票的未付餘額。 2. 如果顧客付的金額不同，請修改 **收款金額**，檢查 **日期**，選擇 **收款方式** 並輸入 **參考編號**。 3. 外幣款項要填寫本位貨幣金額，例如 **SGD 金額**：即你的銀行顯示的實際到帳金額。它按今天的自動匯率預先填入；請改成銀行的數字。 4. 如果這筆錢亦支付其他發票，在 **分配到發票** 下勾選它們。在 **分配** 欄中修改金額，或選擇 **按最早到期分配**，按到期日重新拆分。 5. 在 **可用貸項** 下，勾選一張貸項通知單，在現金之前先使用它的貸項；或者在之前的某張收據上選擇 **分配**，使用它留下的未分配金額。 6. 如果銀行扣了手續費，或者剩下一小筆餘額，請參閱[收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/)。 7. 選擇 **記錄收款**。 要由多張發票開始，可以在 **發票** 清單中勾選它們，並選擇清單上方欄中的 **記錄收款**，或者使用客戶 **收據** 分頁上的 **記錄收款**。 下面的動畫示範最常見的情況：客戶全數支付一張發票，你選擇 **收款方式**、填寫 **參考編號** 並儲存。 ![動畫：在已開具的發票上選擇記錄收款，收款方式選擇 Telegraphic Transfer，填寫參考編號，向下捲動檢查金額已分配到該發票，然後選擇記錄收款；發票變為已付款。](../../../../assets/help/payments/record-a-payment.zh-hant.webp) ## 之後會發生甚麼 easySales 顯示「收據 RCT-… 已記錄。」每張發票都會得到一條收款紀錄：**已收** 增加，**未付餘額** 減少，狀態變為 **部分付款** 或 **已付款**。 沒有支付任何發票的錢顯示為 **未分配**，作為[未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)留在客戶帳上。**未分配金額的性質** 會詢問這筆錢是甚麼；收據支付了發票時，已預設選取 **多付款**。 如果只使用了貸項、**收款金額** 留空，貸項會被抵用，但不會產生收據。 如果儲存時連線中斷，請再次選擇 **記錄收款**：無論重試多少次，這筆收款只會記錄一次。如果你先改動了內容，對話框會提示它已經記錄過，並提供 **開啟收據**。 ## 需要注意的規則 - 金額必須大於零。要把錢退回去，請[向顧客退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/)。 - 一張收據只支付一個客戶、一種貨幣的發票，每張發票不能超過它的欠款。日期不能遲於今天。 - 在 **發票** 清單中，一張收據最多可勾選 50 張發票。 - 只有 **Invoice** **Edit** 設為 **All records**（全部紀錄）時才會出現 **可用貸項**；其中的貸項通知單還需要 **Credit Note**（貸項通知單）**View**（檢視），不收現金只用貸項需要 **Credit Note** **Edit**。 - 已記錄的收款不能編輯。請[移除它](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/remove-a-payment/)後重新記錄。 - 外幣收據沒有本位貨幣金額便不能儲存。它用來計算收據上顯示的[匯兌損益](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/exchange-differences/)。 ## 為甚麼這樣設計 **日期就是錢到帳的那一天。** 收據日期寫錢進入銀行的那天，便能和銀行月結單對上，每張發票上的收款紀錄亦使用同一日期。遲於今天的日期會顯示一筆還未收到的錢，所以會被拒絕；補錄較早的收款時，可以選較早的日期。 **現金按最早到期先分配。** 一筆付款支付多張發票時，easySales 先填滿最早到期的發票，再填下一張。這是顧客預期的次序，也能先結清逾期的發票。如果顧客的付款通知另有說明，你隨時可以改動拆分。 **先用貸項，再用現金。** 顧客已有的貸項通知單也是顧客的錢。先用它，現金只需支付餘下的部分，顧客便不會為已經貸記的內容再付一次錢。 **同一次儲存不會被計算兩次。** 在手機上或網絡繁忙時，連線中斷很常見。對話框每次重試都發送同一個請求，所以再按一次 **記錄收款** 絕不會多出一張收據，也不會令顧客的已付金額加倍。 ## 更有效率的做法 - **一筆轉帳支付多張發票時，從清單開始。** 在 **發票** 清單中勾選它們；打開對話框之前，欄上已顯示它們的 **應收餘額** 合計。參閱[收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/overview/)。 - **輸入銀行到帳總額，讓對話框去拆分。** 只輸入一次全數；easySales 按到期日分配到勾選的發票，多出的部分保留為 **未分配**。 - **從發票清單為任何客戶記錄收款。** **···** → **收據** 下的 **記錄收款…** 會打開附 **客戶** 選擇欄的對話框。 - **在同一個對話框裏處理小額差額。** 銀行手續費、尾數和提前付款折扣都隨收款一併記錄，不必事後處理。參閱[記錄收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/)。 - **先用掉之前的未分配金額。** 仍有餘額的舊收據會出現在 **可用貸項** 下，並有自己的 **分配**。參閱[使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)。 ## 例子 Harbour Café 在 INV-10000031 上欠 SGD 1,090.00，在 INV-10000040 上欠 SGD 545.00。它轉帳了 SGD 2,000.00。Mei Tan 打開 INV-10000031，選擇 **記錄收款**，在 **收款金額** 中輸入 2,000.00，並在 **分配到發票** 下勾選 INV-10000040。 | 發票 | 未收 | 分配 | |---|---|---| | INV-10000031 | SGD 1,090.00 | SGD 1,090.00 | | INV-10000040 | SGD 545.00 | SGD 545.00 | 表格下方，**已分配** 顯示 SGD 1,635.00，**未分配** 為 SGD 2,000.00 − SGD 1,635.00 = SGD 365.00。這 SGD 365.00 已預設選取 **多付款**。Mei 儲存：兩張發票都顯示 **已付款**，SGD 365.00 留在咖啡店的客戶帳上，等待下一張發票。 **同時抵用貸項通知單的收款。** 開給 Harbour Café 的 INV-10000066 為 SGD 1,090.00。咖啡店在 CN-10000060 上還有 SGD 109.00 **剩餘可用**（SGD 100.00 加 GST SGD 9.00），這張貸項通知單是為一筆已付清的舊訂單而開的，所以咖啡店轉帳 SGD 981.00。Mei 打開 INV-10000066 並選擇 **記錄收款**；**收款金額** 顯示 1,090.00。她在 **可用貸項** 下勾選 CN-10000060：貸項先用於這張發票，**收款金額** 隨之變為餘下的金額，SGD 1,090.00 − SGD 109.00 = SGD 981.00。**收到現金** 顯示 SGD 981.00，**已抵用貸項** 顯示 SGD 109.00。她儲存後，發票顯示 **已付款**。 ## 常見問題 - **客戶只付了一部分，如何記錄？** 把 **收款金額** 改成實際到帳的金額。發票變為 **部分付款**，**未付餘額** 顯示仍欠的金額。 - **一筆付款支付了幾張發票，如何記錄？** 在 **發票** 清單中勾選這些發票並選擇 **記錄收款**，或者在對話框的 **分配到發票** 下勾選它們。一張收據便能全部支付。 - **收款日期可以填較早的日子嗎？** 可以。把 **日期** 選為錢到帳的那天。日期不能遲於今天。 - **收款記錄後還可以修改嗎？** 不可以。請把它從發票上移除後重新記錄，或者作廢整張收據。參閱[移除收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/remove-a-payment/)。 - **客戶付的錢比發票多，怎麼辦？** 輸入全數。多出的部分作為 **未分配** 留在客戶帳上，可以用於之後的發票，或者退款。參閱[使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)。 - **按了兩次記錄收款，會產生兩張收據嗎？** 不會。無論按多少次，這筆收款只記錄一次。 - **為甚麼看不到可用貸項？** 它需要 **Invoice** **Edit** 設為 **All records**（全部紀錄），而且只有在該客戶有該收據貨幣的貸項通知單或未分配金額時才會出現。 ## 相關內容 - [收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/overview/) - [未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/) - [移除收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/remove-a-payment/) - [貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/) --- # 記錄收款差額 > 客戶付款和發票金額對不上怎麼辦：記錄銀行手續費、撇銷少付或尾數，或以貸項通知單給予提前付款折扣。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/ 到帳的錢與發票要求的金額不完全一致時，請在同一張[收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)的 **收款差額** 下處理差額。 ## 開始之前 - **銀行手續費**：能記錄這筆收款的人都可以。 - **小額撇銷**：設為 **All records**（全部紀錄）的 **Invoice**（發票）**Edit**（編輯）權限，以及角色中的 **撇銷小額收款差額** 權限。 - **提前付款折扣**：**Credit Note**（貸項通知單）的 **Add**（新增）和 **Edit** 權限，因為它會開立一張貸項通知單。 管理員在 **系統設定** → **收款與撇銷** 下設定 **每張收據的銀行手續費上限** 和 **每張發票的小額撇銷上限**；上限設為 0 即關閉該項差額。 ## 操作步驟 1. 在 **記錄收款** 對話框中，輸入收款並勾選它支付的發票。 2. 如果銀行扣了手續費，在 **銀行手續費** 中輸入。**收款金額** 保持為顧客實際支付的金額；**銀行實收淨額** 顯示到達你銀行的金額。 3. 如果收款後某張發票尚餘一小筆餘額，它會出現在 **剩餘小額差額** 下。勾選它，並選擇 **尾數**、**少付** 或 **提前付款折扣**。 4. 如果是折扣，檢查該行顯示的貸項通知單，例如「貸項通知單 20.00 + 稅 1.80 = 21.80」。 5. 選擇 **記錄收款**。 ## 之後會發生甚麼 - **銀行手續費**：發票按收到的全額結清；收據顯示手續費和 **銀行實收淨額**。 - **撇銷**：不產生任何單據即結清餘額。發票顯示 **已付款**，合計部分出現一行 **已撇銷**，顧客的對帳單顯示一筆調整。 - **提前付款折扣**：就餘額開立一張貸項通知單，按發票的稅率拆分，使 GST 隨之減少，並抵用到該發票。 收據在 **收款差額** 下列出每一項差額，以及記錄人。 ## 撤銷差額 - 撇銷：在收據中選擇它上面的 **撤銷**，並填寫原因。發票重新欠這筆金額。 - 折扣：在發票頁面上作廢它的貸項通知單。在此之前，收據不能作廢，它的收款亦不能移除。 - 銀行手續費：如果收款記錯了，作廢收據。 ## 匯出差額 在 **發票** 清單中打開 **···** 選單，在 **匯出** 下選擇 **收款差額（CSV）**。選擇 **期間**，然後選擇 **下載 CSV**：匯出該期間的每一筆銀行手續費、撇銷和折扣，包括收據、發票、貸項通知單、記錄人和撤銷情況。這需要 **Invoice** **View**（檢視）設為 **All records**（全部紀錄）。 ## 需要注意的規則 - 撇銷永遠不會改變已收取的 GST；折扣或貸項通知單會改變。 - 撇銷上限把同一張發票上的所有撇銷合併計算。超過上限的餘額仍可作為提前付款折扣處理。 - 超過上限的差額會被拒絕，而不是提交審批。 - 銀行手續費必須小於收款金額。外幣收據上的本位貨幣金額，是扣除手續費後實際到達銀行的金額，而且是必填的。 ## 為甚麼這樣設計 **銀行扣了錢，顧客付的仍是全數。** 銀行收取手續費時，顧客其實已經付了發票要求的金額。把這筆費用記為銀行手續費，顧客的發票便全數結清，也如實反映了你的成本，而不會令顧客背上一筆並非由他造成的餘額。 **撇銷不是減價。** 尾數和少量少付不產生單據便撇銷，你收取的 GST 保持不變，顧客手上的稅務發票依然有效。顧客享有的折扣確實降低了價格，所以要開貸項通知單，GST 亦隨之減少。 **上限令小事保持是小事。** 撇銷不需要審批、也不產生單據，所以每張發票都有上限。超過上限的部分必須開貸項通知單或繼續追收，真正的價格變動因此對顧客和會計師都一清二楚。 **每一筆差額都有記錄人。** 收據和 CSV 列出誰記錄了每筆銀行手續費、撇銷和折扣，以及任何撤銷。月底你可以直接核對銀行手續費科目、覆核撇銷，不用四處問人。 ## 更有效率的做法 - **讓對話框替你計算。** 在 **銀行手續費** 中輸入費用，**銀行實收淨額** 就是用來與銀行月結單核對的金額。 - **在同一步處理幾仙的差額。** 尾數留下的幾仙會出現在 **剩餘小額差額** 下；儲存前勾選並選擇 **尾數** 即可。 - **儲存前核對折扣。** 該行會預覽貸項通知單的淨額、稅額和合計，GST 一次便能算對。 - **上限只需設定一次。** 管理員在 **系統設定** → **收款與撇銷** 下設定兩個上限。參閱[系統設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/settings/)。 - **匯出給會計師。** **收款差額（CSV）** 列出一個期間內的每一筆差額，可直接用於銀行手續費和撇銷科目。 ## 例子 Lim & Co 開給 Harbour Café 的發票 INV-10000050 為 SGD 1,000.00 加 GST SGD 90.00，共 SGD 1,090.00。上限為預設值：每張收據 SGD 50.00，每張發票 SGD 5.00。 | 咖啡店付款 | Mei Tan 記錄的內容 | 結果 | |---|---|---| | SGD 1,090.00，銀行扣 SGD 15.00 | **銀行手續費** 15.00；**銀行實收淨額** 1,075.00 | **已付款**；沒有撇銷 | | SGD 1,089.97 | 勾選剩下的 SGD 0.03，**尾數** | **已付款**；**已撇銷** SGD 0.03 | | SGD 1,068.20，享有 2% 折扣 | 勾選剩下的 SGD 21.80，**提前付款折扣** | 貸項通知單 20.00 + GST 1.80 = 21.80；**已付款** | SGD 21.80 超過了 SGD 5.00 的撇銷上限，所以該行只提供折扣。貸項通知單同時從價格和 GST 中扣除折扣：21.80 × 100 ÷ 109 = 20.00，21.80 × 9 ÷ 109 = 1.80。 **兩張發票，一筆少付。** Harbour Café 在 INV-10000056 上欠 SGD 545.00，在 INV-10000057 上欠 SGD 327.00，共 SGD 872.00，轉帳了 SGD 868.00。Mei 針對兩張發票記錄 SGD 868.00。INV-10000056 先到期，所以對話框給它分配 SGD 545.00，給 INV-10000057 分配 SGD 868.00 − SGD 545.00 = SGD 323.00，後者剩下 SGD 4.00。這低於 SGD 5.00 的上限，所以她勾選它並選擇 **少付**。兩張發票都顯示 **已付款**，10 月份的 CSV 中列出一筆 SGD 4.00 的撇銷。 ## 常見問題 - **客戶付款時銀行扣了手續費，如何記錄？** 在 **記錄收款** 對話框的 **銀行手續費** 中輸入費用，**收款金額** 保持為顧客實際支付的金額。 - **客戶少付了幾仙，怎麼辦？** 在 **剩餘小額差額** 下勾選這筆餘額，選擇 **尾數** 或 **少付**。它會被撇銷，發票顯示 **已付款**。 - **提前付款折扣如何記錄？** 勾選餘額並選擇 **提前付款折扣**。系統會為它開立一張貸項通知單並抵用到發票。 - **為甚麼不能撇銷這筆餘額？** 它超過了 **每張發票的小額撇銷上限**、你的角色沒有 **撇銷小額收款差額**，或者上限設為 0。請改作折扣，或開立[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 - **撇銷會改變發票上的 GST 嗎？** 不會。只有折扣或貸項通知單會改變它。 - **撇銷後如何撤銷？** 在收據中選擇它上面的 **撤銷**，並填寫原因。發票會重新欠這筆金額。 - **在哪裏查看一個月的所有銀行手續費？** 從 **發票** 清單的 **···** 選單匯出該期間的 **收款差額（CSV）**。 ## 相關內容 - [記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/) - [收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/) - [貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/) - [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) --- # 匯兌差額 > 客戶支付外幣發票時，easySales 如何計算已實現的匯兌收益或損失，以及在收據和報表的哪裏查看。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/payments/exchange-differences/ 顧客支付外幣發票時，實際到達你銀行的本位貨幣金額，很少剛好等於發票按其自身[匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)計算的價值。兩者的差額就是已實現的匯兌收益或損失。easySales 為你自己的紀錄計算它；顧客不會看到。 ## 如何運作 1. **開立。** 發票的匯率固定下來，它的餘額按該匯率以本位貨幣掛帳。 2. **收款。** [記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)時，你要輸入實際到帳的本位貨幣金額，例如 **SGD 金額**。每一張外幣收據、收款和退款都必須填寫。 3. **計算。** easySales 比較這兩個數字。收到的錢比按發票匯率計算的多，是收益；少則是損失，以括號顯示，例如 SGD (10.00)。 貸項通知單按不同匯率抵用到發票，以及收據或貸項通知單退款時，同樣適用。移除收款、作廢收據或退款，或者撤銷抵用或作廢貸項通知單，會把它的差額標記為 **已沖回**。 ## 在哪裏找到 - **在收據上**——**匯兌損益** 部分為它結清的每張發票各有一行，例如「按發票匯率 SGD 2,700.00 · 實收 SGD 2,690.00」，每筆退款也各有一行，最後是 **已實現匯兌損益** 合計。 - **在對帳單側欄中**——在客戶頁頂部選擇 **對帳單** 打開。當期間內有匯兌差額時，提示會列出該客戶的已實現匯兌損益。對帳單 PDF 不會印出匯兌行。 - **在登記表中**——在 **發票** 清單中，打開 **···** 選單，在 **登記簿** 下選擇 **匯兌差額**。**已實現匯兌差額** 側欄列出 **結清日期** 範圍內的每一筆外幣結清，可按 **客戶**、**貨幣** 和 **顯示已沖回** 篩選。每一行顯示它的 **類型**、**單據**、**金額**、**掛帳金額**、**結清金額** 和 **收益/(損失)**。選擇 **下載 CSV** 可以匯出。 這三處都需要設為 **All records**（全部紀錄）的 **Invoice**（發票）**View**（檢視）權限。 ## 需要注意 - 匯兌差額只供內部使用。收據、對帳單和其他給顧客的單據，按發票的匯率顯示收款和貸項，也不會有任何內容過帳到你的會計軟件。 - 以本位貨幣記錄的收據沒有匯兌差額。 - 較早之前記錄、沒有填寫本位貨幣金額的收據無法計算。收據會這樣說明，登記表會把它們列在 **無法計算** 下；easySales 從不按匯率去估算。 ## 詞彙 - **掛帳金額**——發票餘額按其自身匯率計算的本位貨幣金額。 - **結清金額**——款項收到或退回時，按本位貨幣計算的價值。 - **收益/(損失)**——兩者之差。 ## 常見誤解 - 損失不會在發票上留下餘額。發票以它自己的貨幣結清。 - 更改本位貨幣金額，不會改變顧客所欠的金額。 ## 為甚麼這樣設計 **以銀行的數字為準。** 自動匯率只是估算；銀行月結單上才是實際到帳的金額。輸入銀行的數字，easySales 計算出的匯兌損益便和你的會計師對銀行帳時看到的一致。 **顧客按自己的貨幣欠款。** 顧客的發票是 USD 2,000.00，付的也是 USD 2,000.00，所以無論匯率如何變動，這張發票都已結清。匯兌損益只屬於你，所以它從不出現在顧客的收據或對帳單上。 **絕不估算。** 記錄時沒有填寫本位貨幣金額的收據，會列為 **無法計算**，而不是按某個匯率推算，所以登記表裏的每個數字都來自真實的銀行金額。 ## 更有效率的做法 - **記錄時手邊準備好銀行入帳金額。** **SGD 金額** 按今天的自動匯率預先填入；儲存前改成銀行的數字。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **一次查看整個月。** **已實現匯兌差額** 登記表可以按 **結清日期**、**客戶** 和 **貨幣** 篩選，列出期間合計，並下載 CSV。 - **用對帳單側欄回答客戶的查詢。** 那裏的提示直接列出該客戶在期間內的匯兌損益，不必逐張打開收據。參閱[客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)。 - **先核對發票本身的匯率。** 發票的匯率在開立時已經固定。參閱[發票匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/)。 ## 例子 Lim & Co 的本位貨幣是 SGD。它向 Pacific Resorts Ltd 開出的發票 INV-10000330 為 USD 2,000.00，匯率 1 USD = 1.350000 SGD，掛帳 SGD 2,700.00。顧客支付 USD 2,000.00，銀行入帳 SGD 2,690.00。 Mei Tan 記錄收款，並把 **SGD 金額** 改為 2,690.00。收據的 **匯兌損益** 部分顯示「按發票匯率 SGD 2,700.00 · 實收 SGD 2,690.00」，**已實現匯兌損益** 為 SGD (10.00)：2,690.00 − 2,700.00 = −10.00。發票顯示 **已付款**。 **部分付款產生的收益。** 開給 Pacific Resorts 的 INV-10000335 為 USD 3,000.00，匯率 1 USD = 1.340000 SGD，掛帳 3,000.00 × 1.34 = SGD 4,020.00。顧客先付 USD 1,000.00，銀行入帳 SGD 1,352.00。這 USD 1,000.00 的掛帳金額為 1,000.00 × 1.34 = SGD 1,340.00，所以收據顯示收益 1,352.00 − 1,340.00 = SGD 12.00。發票顯示 **部分付款**，仍欠 USD 2,000.00；下一筆付款到帳時按同樣的方法計算。 ## 常見問題 - **匯兌損益是如何計算出來的？** easySales 把這筆錢按發票自身匯率結清的金額，與你根據銀行填寫的本位貨幣金額比較。兩者的差額就是收益或損失。 - **顧客會看到匯兌損失嗎？** 不會。顧客的收據和對帳單按發票的匯率、以發票的貨幣顯示收款。 - **匯兌損失會令發票留下餘額嗎？** 不會。發票以自己的貨幣結清；損失只記在你自己的帳上。 - **為甚麼 SGD 金額已經填好了？** 它按今天的自動匯率預先填入，讓你有一個數字可以核對。請改成銀行實際入帳的金額。 - **收據記錄後還可以更正 SGD 金額嗎？** 不能在收據上直接修改：已記錄的收據不能編輯。請作廢它，再按銀行的數字重新記錄。參閱[收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/)。 - **在哪裏查看一個月的所有匯兌損益？** 在 **發票** 清單中選擇 **···** → **匯兌差額**，把 **結清日期** 設為該月。 - **為甚麼某張收據列在「無法計算」下？** 它記錄時沒有填寫本位貨幣金額，沒有可以比較的數字。easySales 不會估算它。 ## 相關內容 - [貨幣與匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/) - [記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/) - [發票匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/) - [收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/) --- # 使用未分配金額 > 客戶多付的款項、存在帳上的預收款如何使用：把未分配金額分配至之後的發票、退還給客戶，或作廢記錯的退款。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/ [收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/overview/)中沒有用於任何發票的錢就是 **未分配** 金額。它留在顧客的客戶帳上，直至你把它分配至發票或退還給顧客。本頁介紹這兩種做法。 ## 開始之前 未分配金額來自以下情況：顧客付的錢多於你勾選的發票、顧客在你開票之前付款，或者你[從發票上移除了一筆收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/remove-a-payment/)。收據會把它顯示為 **未分配**，客戶 **收據** 分頁上的對應行亦是如此。 - 要分配它，你需要設為 **All records**（全部紀錄）的 **Invoice**（發票）**Edit**（編輯）權限。 - 要退款，你需要對該收據擁有 **Invoice** **Edit** 權限。 ## 操作步驟 分配至發票： 1. 由客戶的 **收據** 分頁，或由發票 **收款與抵用** 中的收據編號打開收據。 2. 選擇頂部的 **分配至發票**。 3. 檢查 **分配日期**。它預設為今天；最早可以改到收據的日期。 4. 勾選發票並調整 **分配** 金額，或選擇 **按最早到期分配**。 5. 選擇 **分配**。 你亦可以在記錄新收款時分配它：之前的收據會出現在 **記錄收款** 對話框的 **可用貸項** 下，並有自己的 **分配** 按鈕。 退款： 1. 打開收據，在 **···** 選單中選擇 **退還未分配金額**。 2. 輸入 **退款日期**、**收款方式**、**退款金額** 和 **參考編號**。外幣還要填寫從你銀行轉出的本位貨幣金額，例如 **SGD 金額**。它按今天的自動匯率預先填入；請改成銀行的數字。沒有它便不能記錄退款。 3. 選擇 **記錄退款**。 ## 之後會發生甚麼 分配會在發票上加入收款紀錄，日期為分配日期，發票變為 **部分付款** 或 **已付款**。不會產生新的收據或編號，收據上的 **未分配** 金額減少。 退款有自己的編號，以 `RF-` 開頭，顯示在收據的 **退款** 下以及客戶的 **收據** 分頁上。退款沒有 PDF。外幣退款亦會在收據上顯示它的[匯兌損益](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/exchange-differences/)。 ## 需要注意的規則 - 未分配金額要麼分配，**要麼** 退款，不能兩者兼有。兩者都不能超過剩餘的金額。 - 即使顧客在其他發票上仍有欠款，亦允許退款；系統會先發出警告。 - 要作廢記錯的退款，在收據的 **退款** 清單中選擇它上面的 **作廢**，並填寫原因。其金額退回收據。確實退回來的錢應記錄為一張新的收據。 - 已有退款的收據，必須先作廢退款才能作廢。 - 如果分配時沒有收到回應，請關閉對話框，先查看收據再重新分配。連線中斷後重試的退款只會記錄一次。 - 按金的使用方式不同——參閱[按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 ## 為甚麼這樣設計 **錢留在它到帳時的那張收據上。** 之後再分配，是在同一張收據上增加收款，而不是另開一張收據，因為並沒有新的錢到帳。你的收據仍然和銀行入帳對得上，顧客的收據亦仍然只對應他付的那一筆錢。 **分配日期是你使用這筆錢的日子。** 貸項在哪天抵減發票，發票就在哪天被支付，這可能遲於錢到帳的日子。所以日期預設為今天，最早只能改到收據本身的日期。 **未分配金額屬於整個客戶。** 它可以支付該顧客這種貨幣的任何發票，不論是誰開的，所以分配它需要 **All records**（全部紀錄）。只限自己紀錄的角色看不到這筆錢可以支付的所有發票。 **用掉還是退還，由你決定。** 即使顧客在其他發票上仍有欠款，亦允許退款，因為顧客可能確實要求退錢。easySales 會先提醒你，免得你誤把本可抵減未付發票的錢退了出去。 ## 更有效率的做法 - **在下一筆收款時一併用掉。** 記錄顧客的下一筆收款時，之前的收據會出現在 **可用貸項** 下；在那裏選擇 **分配**。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **找出帳上有餘款的客戶。** **Invoice** **View** 設為 **All records**（全部紀錄）時，客戶的 **發票** 分頁會顯示一則提示，統計作為客戶貸項保留的未分配收款筆數。參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 - **讓拆分按到期日進行。** **按最早到期分配** 先填滿最早到期的發票，再填下一張。 - **顧客要求時把錢退回去。** [向顧客退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/)介紹了從收據和貸項通知單退款，以及作廢記錯的退款。 ## 例子 Harbour Café 的收據 RCT-10000014 留下了 SGD 365.00 未分配。10 月 12 日，Lim & Co 向咖啡店開立 INV-10000061，金額 SGD 327.00（SGD 300.00 加 GST SGD 27.00）。 Mei Tan 打開 RCT-10000014，選擇 **分配至發票**，**分配日期** 保留為今天。INV-10000061 是咖啡店唯一的未結發票，所以對話框給它分配 SGD 327.00，**剩餘未分配** 顯示 SGD 365.00 − SGD 327.00 = SGD 38.00。她選擇 **分配**：INV-10000061 顯示 **已付款**。 之後咖啡店要求退回這 SGD 38.00。Mei 選擇 **退還未分配金額**，輸入 38.00，方式為銀行轉帳，然後選擇 **記錄退款**。RF-10000003 出現在 **退款** 下，收據上不再有未分配金額。 **帳上餘款加一筆新轉帳。** 收據 RCT-10000020 留下了 SGD 145.00 未分配。Harbour Café 的下一張發票 INV-10000075 為 SGD 545.00（SGD 500.00 加 GST SGD 45.00），咖啡店轉帳 SGD 400.00，並說明餘數用帳上的貸項抵付。Mei 打開 INV-10000075，選擇 **記錄收款**。她在 **可用貸項** 下選擇 RCT-10000020 旁邊的 **分配**，立即把 SGD 145.00 分配至 INV-10000075。回到對話框後，**收款金額** 已隨新的餘額變化：SGD 545.00 − SGD 145.00 = SGD 400.00。她記錄這 SGD 400.00，發票顯示 **已付款**。 ## 常見問題 - **客戶多付的錢如何抵下一張發票？** 打開那張收據，選擇 **分配至發票**；或者在記錄下一筆收款時，在 **可用貸項** 下選擇它旁邊的 **分配**。 - **在哪裏查看客戶帳上還有多少錢？** 客戶 **收據** 分頁上每張收據的那一行都會顯示它的 **未分配** 金額。 - **未分配金額會減少客戶的欠款嗎？** 在客戶層面會：**應收餘額** 把它作為客戶貸項計算。每張發票的 **未付餘額** 要等你把錢分配給它才會減少。 - **分配可以選日期嗎？** 可以，在收據日期至今天之間任選。發票上的收款紀錄使用這個日期。 - **為甚麼沒有「分配至發票」？** 它需要 **Invoice** **Edit** 設為 **All records**（全部紀錄），而且收據必須為 **有效**、仍有未分配金額。按金要改用 **按金分配至發票**。 - **未分配金額可以轉給另一個客戶嗎？** 不可以。它屬於付款的那個客戶。請退款；如果收據記錯了客戶，便作廢它。參閱[收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/)。 ## 相關內容 - [記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/) - [向顧客退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/) - [按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/) - [應收餘額](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) --- # 向顧客退款 > 如何在 easySales 向客戶退款——退還貸項通知單的剩餘貸項或收據的未分配金額（多付的款項），取得 RF- 退款編號，以及記錯的退款如何作廢。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/ 錢需要退還給顧客時，在款項從你的銀行轉出當天[記錄退款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/)。退款退還的，要麼是已開立貸項通知單的 **剩餘可用** 貸項，要麼是收據上的 **未分配** 金額。 ## 開始之前 你需要 **Invoice**（發票）**Edit**（編輯）權限；從貸項通知單退款還需要 **Credit Note**（貸項通知單）**Edit** 權限。設為 **Own records only**（只限自己的紀錄）時，範圍是你擔任 **銷售員** 的貸項通知單，以及你自己記錄的收據。 貸項通知單必須已開立且 **剩餘可用** 大於零，或者收據上必須有 **未分配** 金額。 ## 操作步驟 從貸項通知單退款： 1. 打開已開立的貸項通知單：在發票的 **收款與抵用** 中選擇它的編號，或在 **貸項通知單** 清單中選擇它的編號。 2. 在它的 **貸項** 部分選擇 **退款**。 從收據退款： 1. 從客戶的 **收據** 分頁打開收據，或在發票的 **收款與抵用** 中選擇它的 `RCT-` 編號。 2. 在 **···** 選單中選擇 **退還未分配金額**；如果是[按金](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)，選擇 **退還按金**。 然後在 **從 … 退款** 對話框中： 3. 檢查 **可退款**；**退款金額** 預設就是這個金額。部分退款時把它改小即可。 4. 輸入 **退款日期**、**收款方式**、**參考編號** 以及需要的 **備註**。外幣退款還要填寫從你的銀行轉出的本位貨幣金額，例如 **SGD 金額**。 5. 閱讀所有警告，然後選擇 **記錄退款**。 要作廢記錯的退款，打開它所出自的貸項通知單或收據，在 **退款** 下選擇它旁邊的 **作廢**，填寫 **原因**，然後選擇 **作廢退款**。 ## 之後會發生甚麼 退款取得自己的編號，例如 `RF-10000004`，狀態為 **已完成**。貸項通知單的 **剩餘可用**，或收據的 **未分配** 金額，按退款金額減少。退款沒有 PDF。 它會列在所出自的貸項通知單或收據的 **退款** 下，也會列在客戶的 **收據** 分頁上，並顯示來源（**來自 CN-…**）和狀態。 > **注意** > > 作廢無法撤銷。退款保留編號，標示為 **已作廢** 並附上你的原因，金額退回原來的貸項通知單或收據。 ## 需要注意的規則 - 金額不能超過 **可退款**，日期不能遲於今天。 - 貸項和未分配金額要麼抵用或分配，**要麼** 退款，不能兩者兼得。 - 從同一張發票的貸項通知單退出的金額，合計不能超過該發票實際收到的款項。未收款發票上的貸項只能抵用。 - 顧客在其他發票上仍有欠款時，也可以退款。擁有設為 **All records**（全部紀錄）的 **Invoice** **View**（檢視）權限時，對話框會先發出警告。 - 外幣退款時，本位貨幣金額按今天的自動匯率預先填入，且不能留空。它的[匯兌損益](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/exchange-differences/)會隨退款一起記錄。 - 已退款的貸項通知單不能[作廢](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/cancel-a-credit-note/)，已退款的收據也不能作廢，必須先作廢退款。 - 只有記錯的退款才作廢。確實退回來的錢應記錄為一張新的收據。 - 沒有退款選項的收據並沒有未分配金額：請在它的發票上開立貸項通知單，再從貸項通知單退款。 ## 為甚麼這樣設計 **退款是現金，所以在現金流動時記錄。** 貸項通知單表示這筆銷售比原本少；退款表示錢已經從你的銀行轉出。兩者往往不在同一天發生，所以是兩項獨立的紀錄：今天確認、下星期才支付的貸項，在此之前一直顯示為 **剩餘可用**，你的帳上不會出現還未付出的款項。 **同一筆錢不能退兩次。** SGD 218.00 的貸項可以把發票減少 SGD 218.00，也可以以現金退還 SGD 218.00，或兩者任意拆分，但不能兩邊都全數。所以退款會減少 **剩餘可用**，退款合計也不能超過發票實際收到的款項。 **作廢是為了更正錯誤，不是處理退回來的錢。** 作廢表示這筆退款從未發生，所以貸項會回來。如果轉帳確實轉出了、顧客又把錢退回來，那是新的進帳，記一張新的收據，你的銀行對帳才對得上。 **編號永遠不會消失。** 作廢的退款在清單上保留 `RF-` 編號和原因，你的會計師可以核對編號序列中的每一個號碼。 ## 更有效率的做法 - **顧客仍有欠款時，改為抵用貸項。** 貸項通知單上的 **抵用到發票** 直接結清顧客的未結發票，不用轉出一分錢。參閱[開立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)。 - **在下一筆收款中使用貸項。** 記錄顧客的下一筆收款時，在 **可用貸項** 下勾選這筆貸項。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **找出等待退款的貸項。** 在 **貸項通知單** 清單中，把 **剩餘可用貸項** 篩選為 **有剩餘可用貸項**。參閱[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 - **在同一處查看顧客的所有退款。** 客戶的 **收據** 分頁會在收據下方列出每一筆退款。參閱[收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/overview/)。 - **多付的錢也用同樣方法退還。** 顧客多付的錢以 **未分配** 金額留在收據上，直至你分配或退還它。參閱[使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)。 ## 例子 **已付清發票上的貸項通知單。** Harbour Café 已付清 INV-10000072：SGD 1,500.00 加 GST SGD 135.00，合計 SGD 1,635.00。兩盞吊燈被退回，Mei Tan 開立 CN-10000064，金額 SGD 200.00 加 GST SGD 18.00，合計 SGD 218.00。該發票已經不欠款，所以整筆 SGD 218.00 都是 **剩餘可用**。 咖啡店沒有其他未結發票。Mei 選擇 **退款**；**可退款** 和 **退款金額** 都顯示 SGD 218.00。她輸入銀行轉帳的日期和參考編號，然後選擇 **記錄退款**。RF-10000004 出現在 **退款** 下，**貸項** 部分顯示： | **貸項通知單總額** | **已抵用** | **已退款** | **剩餘可用** | |---|---|---|---| | 218.00 | 0.00 | 218.00 | 0.00 | **顧客仍有欠款時退款。** Orchid Dental 以收據 RCT-10000020 付了 SGD 5,000.00，支付 INV-10000080 的 SGD 4,905.00（SGD 4,500.00 加 GST SGD 405.00），所以有 SGD 95.00 **未分配**。Daniel Lim 選擇 **退還未分配金額**，對話框警告這間診所仍有 1 張未結發票，共欠 SGD 763.00。他選擇取消，把這 SGD 95.00 分配到那張發票，該發票尚欠 SGD 763.00 − SGD 95.00 = SGD 668.00。 **作廢記錯的退款。** Mei 從一張收據記錄了 RF-10000005，金額 SGD 150.00，之後得知顧客想把這筆錢留作貸項，轉帳並沒有發出。她選擇 RF-10000005 旁邊的 **作廢**，填寫 *轉帳未發出，顧客保留貸項*，然後選擇 **作廢退款**。這 SGD 150.00 重新成為收據上的 **未分配** 金額，RF-10000005 仍留在清單上，狀態為 **已作廢**。 ## 常見問題 - **顧客多付了錢，如何退還給他？** 打開收據，在 **···** 選單中選擇 **退還未分配金額**。參閱[使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)。 - **可以把退款記成一筆負數收款嗎？** 不可以。**記錄收款** 只接受大於零的金額。請從退款所出自的貸項通知單或收據記錄退款。 - **退款可以超過顧客付的錢嗎？** 不可以。退款不能超過貸項通知單的 **剩餘可用** 或收據的 **未分配** 金額，從同一張發票的貸項通知單退出的金額合計，也不能超過該發票收到的款項。 - **顧客還有其他發票未付，可以向他退款嗎？** 可以。如果你的角色能看到所有發票，easySales 會先警告你，但由你決定。 - **退款可以刪除嗎？** 不可以。請填寫原因作廢它；它保留 `RF-` 編號，顯示為 **已作廢**。 - **退款被銀行退回來了，要作廢退款嗎？** 不要。轉出後又退回來的錢是一張新的收據。只有記錯的退款才作廢。 - **有沒有退款單 PDF 可以發給顧客？** 沒有。退款沒有 PDF；用它的編號和參考編號來識別這筆付款。 - **為甚麼已退款的貸項通知單不能作廢？** 錢已經從你的銀行轉出，貸項無法收回。如果退款是記錯的，先作廢退款。參閱[作廢貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/cancel-a-credit-note/)。 ## 相關內容 - [更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/) - [貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/) - [使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/) - [匯兌差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/exchange-differences/) --- # 按金與預付款 > 開發票之前先收到客戶的訂金或預付款，如何記錄：多付款、預付款或可退還的按金，以及甚麼時候要開 GST 稅務發票。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/ 顧客在還沒有發票可付時便付款，請記錄一張不支付任何發票的[收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/overview/)，並說明這筆錢的性質。 ## 開始之前 你需要 **Invoice**（發票）模組的 **Edit**（編輯）權限。先確定這筆錢是甚麼： - **多付款**——留在客戶帳上的錢，之後分配至發票或退款。 - **預付款**——為尚未開票的商品或服務預先支付的款項；與多付款一樣留在帳上。 - **按金**——你代為保管、可退還的按金，例如借出物品的按金。它不是客戶貸項，不計入客戶餘額。 ## 操作步驟 1. 在客戶的 **收據** 分頁上，選擇 **記錄收款**。 2. 輸入 **收款金額**、**日期**、**收款方式** 和 **參考編號**。不要勾選任何發票或貸項。 3. 在 **未分配金額的性質** 下，選擇 **多付款**、**預付款** 或 **按金**。系統不會代你預先選擇。 4. 如果出現 **訂金稅務發票** 部分，請選擇 **發票行的產品**；如果這筆錢是為某張報價單付的，在 **對應報價單（可選）** 下選取它，否則選擇 **稅**。核對顯示的合計。 5. 選擇 **記錄收款**。 ## 之後會發生甚麼 預付款或多付款作為 **未分配** 金額留在客戶帳上，可以[分配或退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)。按金在收據上顯示為 **按金餘額**，並在客戶 **發票** 分頁頂部的提示中顯示為 **保管中的按金**，與餘額分開。 當你在 **系統設定** → **稅務** 下的設定規定收款時即產生納稅義務時，便會出現 **訂金稅務發票** 部分——例如在新加坡已登記 GST 的公司收到預付款時。儲存時會開立一張日期為收款日期的稅務發票，用這筆錢付清，並列在 **隨本收據開出的發票** 下。它所指定報價單的後續發票會扣回它。如果沒有指定報價單，請在為這項工作開票時用貸項通知單沖回它，並把這筆貸項抵用到新發票。 ## 使用按金 打開收據，在其 **···** 選單中選擇以下之一： - **按金分配至發票**——用按金支付已開立的發票，日期為今天。 - **以按金開票**——按你輸入的含稅金額，在今天開立一張稅務發票，並用按金付清。 - **退還按金**——以退款的形式把它退回。 - **沒收按金**——把全部或部分按金作為客戶違約的賠償而保留；參閱[沒收按金](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/forfeit-a-deposit/)。 ## 需要注意的規則 - 按金需要獨立一張收據。 - 收據上的 **更改性質**，只在這筆錢尚未於之後日期分配、亦未退款時可用。它不能把收據改為需要開立訂金稅務發票的預付款。 - 更改這筆錢的性質和使用按金，都需要設為 **All records**（全部紀錄）的 **Invoice** **Edit**。訂金稅務發票還需要 **Invoice** **Add**（新增），沒收按金則需要你的角色具備 **沒收按金** 控制項。 - 開出了訂金稅務發票的收據，必須先從該發票上移除它的收款並取消該發票，才能作廢。有沒收記錄的收據，必須先撤銷沒收才能作廢。 ## 為甚麼這樣設計 **錢的性質決定它如何計稅和申報。** 為工作預先付的錢是銷售的一部分；可退還的按金是你替顧客保管的錢。記錄時便說明是哪一種，收據、客戶餘額和稅務發票從一開始就會按正確的方式處理它。 **預付款可能在到帳當天就要計稅。** 按新加坡 GST 的規定，在開票之前收到的款項，決定了這部分銷售的納稅時間。訂金稅務發票在收款日期記錄這筆稅，你的 GST 申報便會把它計入正確的期間。指定報價單後，之後的發票會扣回它，顧客不會被重複收費。 **按金不是顧客的貸項。** 它是為顧客必須歸還或履行的事項而保管的，所以不計入顧客的欠款，也不計入帳齡。你退還它、把它用作付款或沒收它時，每一種做法都會留下自己的紀錄。 **按金需要獨立一張收據。** 把它和支付發票的錢分開，它的餘額、退款和任何沒收都能追溯到帶來這筆錢的那一筆付款。 ## 更有效率的做法 - **從客戶頁記錄。** 客戶 **收據** 分頁上的 **記錄收款** 打開時不會勾選任何發票，正好適合按金。 - **預付款要指定報價單。** 設定了 **對應報價單（可選）** 後，該報價單之後的發票會自動扣回這筆訂金。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **工作完成後用按金付款。** **按金分配至發票** 或 **以按金開票** 不需要新的資金流動便能結清費用。 - **更改性質，而不是作廢。** **更改性質** 可以把多付款改為預付款或改回來，亦可以在不支付任何發票的收據上把兩者改為按金，前提是這筆錢還未被使用。按金不能再改回來。 - **查看每個客戶保管了多少按金。** 客戶 **發票** 分頁頂部的提示會合計保管中的按金。參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 ## 例子 Lim & Co 已登記 GST，它的 **稅務** 設定亦是這樣填寫的。10 月 1 日，Harbour Café 為報價單 QN-10000140 中一項 SGD 10,000.00（不含稅）裝修工程的一半，預先支付了 SGD 5,450.00。 Mei Tan 在咖啡店的客戶上記錄一張收據，不勾選任何發票，並選擇 **預付款**。**訂金稅務發票** 部分出現。她選擇一個 "Deposit" 服務作為產品，並選擇 QN-10000140 作為報價單。該部分顯示「9%：SGD 5,000.00 + 稅 (GST) 450.00」和「發票合計 SGD 5,450.00」，因為含 GST 的收款中 GST 佔 9/109：5,450.00 × 9 ÷ 109 = 450.00。儲存後開出這張發票，日期為 10 月 1 日，狀態已是 **已付款**。 咖啡店還為借用的展示品留下了一筆可退還的 SGD 2,000.00 按金。Mei 用另一張收據把它記錄為 **按金**；不會開立稅務發票，客戶顯示 **保管中的按金** SGD 2,000.00。展示品歸還後，她打開那張收據並選擇 **退還按金**。 **用按金支付損壞的維修費。** 有一件借出的展示品歸還時已損壞，借用協議規定由咖啡店支付維修費：SGD 300.00 加 GST SGD 27.00，合計 SGD 327.00。維修是一項服務，所以 Mei 不作沒收。她打開按金收據，選擇 **以按金開票**，輸入 327.00 作為含稅的開票金額，選擇產品和 **GST 9%**，然後選擇 **開出發票**。發票在今天開立，並用按金付清，按金餘額變為 SGD 2,000.00 − SGD 327.00 = SGD 1,673.00。其餘展示品歸還後，她退還這 SGD 1,673.00。 ## 常見問題 - **收到的訂金應記為預付款還是按金？** 預付款是提前支付的部分價款。按金可以退還，是為顧客必須歸還或履行的事項而保管的。 - **收到預付款一定要開稅務發票嗎？** 只有當你的 **稅務** 設定規定收款時即產生納稅義務時才需要，例如在新加坡已登記 GST 的公司。這時對話框中會出現 **訂金稅務發票** 部分。參閱[GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 - **按金算在客戶的欠款裏嗎？** 不算。它作為 **保管中的按金** 單獨顯示，不計入 **應收餘額** 和帳齡。 - **預付款記錄後可以改成多付款嗎？** 可以，使用收據上的 **更改性質**，前提是這筆錢尚未於之後日期分配、亦未退款。 - **如何用按金支付最後一張發票？** 打開按金的收據，選擇 **按金分配至發票**；或選擇 **以按金開票**，一步開出發票並付清。 - **按金可以和發票收款記在同一張收據上嗎？** 不可以。請獨立記錄一張收據，不勾選任何發票或貸項。 ## 相關內容 - [記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/) - [使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/) - [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [沒收按金](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/forfeit-a-deposit/) - [訂金與進度款](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/deposits-and-progress-claims/) --- # 沒收按金 > 客戶違約時如何沒收全部或部分按金、發出沒收按金通知書，以及沒收記錯了如何撤銷。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/payments/forfeit-a-deposit/ 當顧客違反了[按金](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)所擔保的協議，你可以保留全部或部分按金。本頁適用於負責管理顧客按金的人。 ## 開始之前 你需要設為 **All records**（全部紀錄）的 **Invoice**（發票）**View**（檢視）和 **Edit**（編輯）權限，以及你角色中的 **沒收按金** 控制項。收據上必須仍有按金，而且貴公司的國家／地區必須已在 **系統設定** → **稅務** 下確認。 沒收只用於賠償。用來支付租金、費用、維修費或發票的按金屬於銷售：請改用 **按金分配至發票** 或 **以按金開票**。 ## 操作步驟 1. 在客戶的 **收據** 分頁打開收據。 2. 在 **···** 選單中選擇 **沒收按金**。如果它顯示為灰色，下方的一行文字會說明原因。 3. 在 **保留按金的原因是甚麼？** 下選擇原因，例如 **合約提前終止，合約條款允許保留按金**。選擇 **用於支付租金、費用、維修費或發票** 會顯示 **這不屬於沒收**，並提供另外兩個途徑。 4. 核對金額，例如 **沒收金額（SGD）**。它起初是所持有的全部按金；輸入較少的金額則只保留一部分。 5. **沒收日期** 留空即為今天，或選擇不早於收到按金當日的較早日期。 6. 加入 **備註**。選擇 **其他賠償（請在下方說明）** 時必須填寫。 7. 閱讀欄位下方的提示：它說明稅務處理及其所依據的條件。如果顯示的是紅色錯誤，easySales 便無法記錄這次沒收，**沒收** 會保持灰色。 8. 剔選 **我確認保留該按金是作為客戶違約的賠償，而不是貨品或服務的付款。**，然後選擇 **沒收**。 ## 之後會發生甚麼 easySales 提示「沒收記錄 DF-… 已記錄。」不會開立發票，也不收稅；該金額記為其他收入。收據顯示 **已沒收** 金額和 **沒收記錄** 部分，其中沒收記錄的 `DF-` 編號會打開 **NOTICE OF FORFEITURE OF SECURITY DEPOSIT**（沒收按金通知書，PDF），供你發給顧客。顧客的對帳單會在附註中列出這次沒收，不會計入餘額。 要撤銷誤作的沒收，請選擇該行的 **撤銷**，填寫 **誤沒收的原因**，然後選擇 **撤銷沒收**。該金額會重新作為按金保管，記錄及其通知書會保留，並標記為已撤銷。 ## 按金沒收登記簿 在 **發票** 清單中，打開 **···** 選單，在 **登記簿** 下選擇 **按金沒收**。按 **沒收期間**、**客戶** 和 **顯示已撤銷** 篩選，查看合計，然後選擇 **下載 CSV**。這需要設為 **All records**（全部紀錄）的 **Invoice** **View** 權限。 ## 需要注意的規則 - 在馬來西亞、紐西蘭或澳洲已登記稅務的公司，以及貴公司的國家／地區尚未確認時，沒收會被拒絕。未登記但透過 MyInvois 開立電子發票的馬來西亞公司，會收到警告：這次沒收需要一張電子發票，由你自行提交。 - 你不能沒收超過仍持有的按金。 - 有沒收記錄的收據不能作廢。請先撤銷沒收。 ## 為甚麼這樣設計 **賠償不是銷售。** 因顧客違約而保留按金時，你並沒有向顧客提供任何東西作為回報。所以 easySales 把它作為其他收入記在獨立的 `DF-` 記錄上，而不是開發票，並請你確認這是賠償。用來支付租金、費用或維修費的錢，是對所提供服務的付款，所以要透過發票處理。 **由當天的稅務登記狀況決定稅務處理。** 稅務處理按沒收日期當天你的稅務登記狀況判斷，並寫入記錄。之後更改稅務設定，不會改寫已經作出的沒收，上一季的數字仍與你申報的一致。 **顧客收到的是通知書，而不是發票。** 通知書列出已收按金、本次保留的金額和仍為顧客保管的金額。顧客能清楚看到按金是如何處理的，萬一有爭議，你也有文件可以出示。 **與銷售分開。** 登記簿把沒收列為其他收入，與銷售分開，你的會計師在年結時可以正確申報。 ## 更有效率的做法 - **只保留協議容許的部分。** 輸入沒收金額，其餘部分繼續保管，隨時可以退還。參閱[向顧客退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/)。 - **直接從收據發出通知書。** **沒收記錄** 下的 `DF-` 編號會在新分頁中打開通知書，可以儲存後以電郵發出。 - **選對處理方式。** 如果這筆錢是用來支付維修費或發票的，正確的做法是 **以按金開票** 或 **按金分配至發票**。參閱[按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - **期末核對沒收記錄。** **按金沒收** 登記簿可以按日期和客戶篩選、列出合計，並下載 CSV 交給會計師。 ## 例子 Harbour Café 在 RCT-10000016 上留下 SGD 2,000.00 的可退還按金，用於借用的展示品。它提前結束借用，而協議容許 Lim & Co 保留 SGD 500.00。 Mei Tan 打開 RCT-10000016，選擇 **沒收按金**，選擇提前終止的原因，並輸入 500.00。提示寫着 "No GST is charged on this forfeiture, …"（這次沒收不收取 GST……）。她剔選確認，然後選擇 **沒收**。DF-10000001 隨即記錄，它的通知書顯示： | 行 | 金額 | |---|---| | Security deposit received（已收按金） | SGD 2,000.00 | | Retained by this notice（本通知書保留） | SGD 500.00 | | Security deposit still held for you（仍為你保管的按金） | SGD 1,500.00 | Mei 把通知書以電郵發出，然後選擇 **退還按金** 退回 SGD 1,500.00。 **沒收記錯了收據。** Daniel Lim 本應沒收 Harbour Café 的按金，卻從 RCT-10000023（另一位顧客 SGD 1,000.00 的按金）沒收了 SGD 300.00。他打開 RCT-10000023，在 DF-10000002 上選擇 **撤銷**，填寫 *Entered on the wrong customer's deposit*（記到了錯誤顧客的按金上），然後選擇 **撤銷沒收**。RCT-10000023 重新保管 SGD 1,000.00；開啟 **顯示已撤銷** 時，DF-10000002 仍留在登記簿中，標記為已撤銷。 ## 常見問題 - **客戶取消交易，可以扣起按金嗎？** 協議容許時可以。選擇相應的原因，例如交易已取消、未提供任何貨品或服務，然後沒收協議容許保留的金額。 - **沒收的按金要收 GST 嗎？** 在新加坡不用：這是賠償，記為其他收入，不開發票。在馬來西亞、紐西蘭或澳洲已登記稅務的公司，easySales 會拒絕沒收。參閱[各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/)。 - **可以只扣起一部分按金嗎？** 可以。在 **沒收金額** 中輸入較小的數額，其餘部分繼續保管。 - **沒收後如何撤銷？** 在收據的 **沒收記錄** 部分選擇它上面的 **撤銷**，並填寫原因。該金額會重新作為按金保管。 - **可以沒收按金來支付維修費嗎？** 不可以。維修是一項服務：請用 **以按金開票** 從按金中收取維修費。 - **為甚麼「沒收按金」是灰色的？** 它下方的一行文字會說明原因。如果你的角色沒有 **沒收按金** 控制項，這個選項根本不會出現。 ## 相關內容 - [按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/) - [收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/) - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) - [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) --- # 收據 > 如何打開收據、下載正式收據（Official Receipt）PDF 給客戶，以及收據記錯時如何作廢。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/ 你記錄的每一筆[收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/overview/)都是一張收據，有自己的編號，以 `RCT-` 開頭。打開它可以查看它支付了甚麼、把 PDF 給顧客，或者作廢它。 ## 開始之前 打開收據和下載 PDF 需要 **Invoice**（發票）模組的 **View**（檢視）權限，作廢需要 **Invoice** 的 **Edit**（編輯）權限。角色設為 **Own records only**（只限自己的紀錄）時，只能看到自己記錄的收據。 ## 操作步驟 1. 打開客戶，選擇它的 **收據** 分頁，然後選擇一個收據編號。如果由發票進入，請改為選擇發票 **收款與抵用** 部分中的收據編號。 2. 查看收據：編號旁邊的狀態、**日期** 和 **收款金額**，以及列出所支付發票的 **分配** 表，表下方是 **已分配** 和 **未分配**。之後是所有退款或收款差額。外幣收據還會顯示它的[匯兌損益](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/exchange-differences/)。 3. 選擇頂部的 **下載 PDF**。PDF 會在新的瀏覽器分頁中打開。 4. 在瀏覽器中儲存或列印，然後由你自己發給顧客。 要作廢一張記錯的收據，選擇 **···** 選單中的 **作廢收據**，輸入 **原因**，然後選擇 **作廢收據**。 > **注意** > > 作廢收據會把它的每一筆收款從各發票上移除，而且無法撤銷。要重新記錄這筆錢，請記錄一張新的收據。 ## 之後會發生甚麼 PDF 的標題是 **OFFICIAL RECEIPT**（正式收據），使用貴公司的信頭。它顯示付款人、收據編號、日期、貨幣、收款方式和參考編號，以及它支付的每張發票各一行。下方是 **Applied to invoices**（已分配至發票）、留在帳上的金額，以及 **Amount received**（收款金額）。下載不會改變任何內容。 作廢後，每張發票的 **已收** 和 **未付餘額** 會重新計算，收據顯示 **已作廢**，並附上日期和你填寫的原因。它保留自己的編號。之後它的 PDF 會列印 **VOID**（作廢）和原因，不再列出任何發票。 ## 需要注意的規則 - 一張收據只有一份 PDF，無論它支付了多少張發票。退款沒有 PDF。 - 在 **分配** 表中，你無權打開的發票顯示為 **另一張發票**，只顯示金額，沒有編號或連結。已連接的 AI 應用程式看到的亦是這樣。 - 從發票上移除的收款會從收據的 PDF 上消失；收據上會把它顯示為 **已沖回**。 - 與收據一併抵用的貸項通知單，在作廢收據後仍保持抵用。 - 只要從它退出的款項、它給予的提前付款折扣、它開立的訂金稅務發票，或它上面的[按金沒收](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/forfeit-a-deposit/)仍然有效，收據便不能作廢。提示會說明要先撤銷哪一項。 - 作廢需要對收據支付過的每張發票都擁有 **Invoice** **Edit** 權限。 ## 為甚麼這樣設計 **一筆付款，一張收據。** 顧客只付了一次錢，所以只收到一張收據，上面列出這筆錢結清的每一張發票。顧客的會計人員可以直接對上自己的付款，不必拼湊幾份單據。 **作廢後保留編號。** 收據按一個序列編號。作廢的收據仍在序列裏，標示為 **已作廢**，附上日期和原因，你的會計師可以核對每一個編號，也能看出某張收據為甚麼不再有效。 **作廢的收據在紙面上也寫明作廢。** 即使顧客手上已經有 PDF，重新下載的版本也會列印 **VOID** 和你的原因，並且不再列出發票。沒有人能用它來證明一筆已經沖回的付款。 **先撤銷由這筆錢衍生出來的紀錄。** 退款、折扣貸項通知單、訂金稅務發票和按金沒收，都建立在這張收據收進來的錢上。直接作廢底下的收據，會令它們失去依據，所以 easySales 會請你先撤銷它們。 ## 更有效率的做法 - **從哪一邊都能找到收據。** 從客戶的 **收據** 分頁，或從它所支付發票上的收據編號。參閱[收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/overview/)。 - **一按即可下載 PDF。** **下載 PDF** 就在收據頂部；在手機上顯示為 **PDF**。 - **直接打開剛記錄的收據。** 在客戶的 **收據** 分頁上記錄收款後，新收據會自動打開，可以立即 **下載 PDF**。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **只有一張發票記錯時，不必作廢整張收據。** 如果只是拆分有誤，移除那一筆收款即可。參閱[移除收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/remove-a-payment/)。 ## 例子 Harbour Café 要一張 SGD 2,000.00 轉帳的收據。這筆轉帳就是 RCT-10000014，它支付了 INV-10000031 和 INV-10000040，並留下 SGD 365.00 在帳上。Mei Tan 打開咖啡店的 **收據** 分頁，選擇 RCT-10000014，然後選擇 **下載 PDF**。PDF 列出兩張發票，SGD 1,090.00 和 SGD 545.00，接着是： | 行 | 金額 | |---|---| | Applied to invoices（已分配至發票） | 1,635.00 | | Unapplied (held on account)（未分配，留在帳上） | 365.00 | | Amount received（收款金額） | 2,000.00 | PDF 亦說明這筆收款中有 SGD 365.00 作為客戶貸項留在帳上。Mei 把 PDF 以電郵發給了咖啡店。 **記錯客戶的收據。** Daniel Lim 把 Harbour Café 的一筆 SGD 545.00 轉帳記到了另一個客戶的帳上，產生 RCT-10000021，沒有支付任何發票。他打開 RCT-10000021，選擇 **作廢收據**，原因填寫 *Recorded on the wrong account*（記錯了客戶）。然後他在 Harbour Café 的客戶上把這 SGD 545.00 記錄為 RCT-10000022，支付 INV-10000044。RCT-10000021 保留編號，顯示 **已作廢**，它的 PDF 現在會列印 **VOID** 和他填寫的原因。 ## 常見問題 - **如何給客戶開收據？** 打開收據，選擇 **下載 PDF**，儲存或列印後由你自己發給顧客。 - **收據可以刪除嗎？** 不可以。請填寫原因作廢它；它保留 `RCT-` 編號，並顯示 **已作廢**。 - **多張發票可以只開一張收據嗎？** 可以。針對所有這些發票一次過記錄收款，這一張收據會列出它支付的每一張發票。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **作廢的收據可以恢復嗎？** 不可以。請把這筆錢重新記錄為一張新的收據。 - **為甚麼我的收據 PDF 上寫着 VOID？** 這張收據已被作廢。PDF 會列印填寫的原因，並且不再列出發票。 - **為甚麼收據上顯示「另一張發票」？** 你的角色無權打開那張發票，所以只能看到金額，看不到編號。參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **為甚麼這張收據不能作廢？** 有紀錄建立在它的錢上：退款、提前付款折扣、訂金稅務發票或按金沒收。提示會說明要先撤銷哪一項。 ## 相關內容 - [記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/) - [使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/) - [移除收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/remove-a-payment/) - [收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/overview/) --- # 移除收款 > 收款記錯了發票或金額有誤怎麼辦：移除這筆收款、款項回到哪裏，以及甚麼時候應改為作廢整張收據。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/payments/remove-a-payment/ 如果一筆[收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/overview/)記到了錯誤的發票上或金額有誤，便把它從那張發票上移除。已記錄的收款不能編輯，所以要先移除，再重新分配或重新記錄。 ## 開始之前 你需要對該發票擁有 **Invoice**（發票）模組的 **Edit**（編輯）權限。發票必須已開立，而且未取消。 先判斷是哪裏出了錯： - **錢分配到了錯誤的發票，或拆分有誤**——在這裏移除收款。錢會回到它的收據上，可以重新分配。 - **錢根本沒有到帳**——例如支票被退回、轉帳被重複錄入——請改為[作廢整張收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/)。 ## 操作步驟 1. 打開發票，找到它的 **收款與抵用** 部分。 2. 找到這條收款紀錄：它的 **類型** 為 **收款**，**單據** 下的收據編號顯示它來自哪張收據。 3. 選擇該行上的 **移除**。 4. 閱讀 **移除收款** 確認框，其中顯示了金額。 5. 選擇 **移除**。 > **注意** > > 移除收款無法撤銷。錢仍留在它的收據上；要恢復，請重新分配。 ## 之後會發生甚麼 收款從發票上移除，發票的 **已收**、**未付餘額** 和狀態會重新計算。原本是 **已付款** 的發票可能變為 **部分付款** 或 **未付款**。 收據仍為 **有效**。在它的 **分配** 表中，這筆收款被劃掉，並顯示「已沖回：Payment removed from」（已從以下發票移除收款）和發票編號，這筆金額亦加入它的 **未分配** 金額。之後你可以從那裏[把它分配至正確的發票或退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)。 已連接的 AI 應用程式單獨為一張發票記錄的收款，本身就是一張收據：移除它時，這張收據亦會一併作廢。 ## 需要注意的規則 - 移除操作會記錄在發票的 **歷史** 分頁上，包括移除人和時間。 - 隨該收款一併記錄的小額撇銷會一併撤銷，發票重新欠這筆金額。 - 如果某筆收款獲得了提前付款折扣，只要折扣的貸項通知單仍然有效，便不能移除這筆收款。請先作廢那張貸項通知單。 - 有收款的發票不能取消。請先移除它的收款，或作廢相關收據。 ## 為甚麼這樣設計 **錢仍然是你的，所以留在收據上。** 移除收款的意思是「這筆錢記錯了發票」，而不是「這筆錢沒有到帳」。把它作為 **未分配** 留在收據上，你的收據合計仍然等於實際到帳的金額，在你更正之前甚麼都不會遺失。 **移除會被記錄，而不是被抹去。** 收據保留被沖回的那一行，發票的 **歷史** 分頁會寫明誰在何時移除了它。如果顧客之後問為甚麼發票又變回 **未付款**，紀錄裏就有答案。 **相關的調整跟着收款一併處理。** 小額撇銷是「這筆收款留下的差額」，收款沒有了，撇銷也就不能保留。提前付款折扣是一張貸項通知單，本身就是稅務單據，所以必須先刻意作廢它，才能移除對應的收款。 ## 更有效率的做法 - **直接從收據重新分配。** 透過 **收款與抵用** 中的收據編號打開收據，選擇 **分配至發票**。參閱[使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)。 - **錢沒有到帳時作廢收據。** 一次作廢便能把它在每張發票上的收款全部移除，不用逐條移除。參閱[收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/)。 - **移除之前先核對拆分。** 收據的 **分配** 表列出它支付的每張發票和金額，可以看出是哪一行記錯了。參閱[收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/)。 - **在下一筆收款時一併更正。** 留在收據上的錢，會在下次為該客戶記錄收款時出現在 **可用貸項** 下。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 ## 例子 Mei Tan 把 Harbour Café 收據 RCT-10000014 中的 SGD 545.00 分配到了 INV-10000040，但咖啡店其實是要付 INV-10000044，這張亦是 SGD 545.00。 她打開 INV-10000040，在收款行上選擇 **移除** 並確認。INV-10000040 變回 **未付款**，**未付餘額** 為 SGD 545.00，RCT-10000014 現在顯示 **未分配** SGD 910.00：原有的 SGD 365.00 加上 SGD 545.00。她打開 RCT-10000014，選擇 **分配至發票**，把 SGD 545.00 分配至 INV-10000044，SGD 365.00 和之前一樣保持未分配。 **被退回的支票。** Harbour Café 一張 SGD 1,090.00 的支票記錄為 RCT-10000018，支付了 INV-10000050。兩天後銀行退回了這張支票。錢根本沒有到帳，所以 Mei 不移除收款，而是打開 RCT-10000018，在 **···** 選單中選擇 **作廢收據**，原因填寫 *Cheque returned by the bank*（支票被銀行退回）。INV-10000050 變回 **未付款**，**未付餘額** 為 SGD 1,090.00；RCT-10000018 保留編號，標示為 **已作廢**。 ## 常見問題 - **收款記錯了發票，如何改到正確的發票？** 先從錯誤的發票上移除它，再打開它的收據，選擇 **分配至發票**，把錢分配到正確的那張。 - **應該移除收款還是作廢收據？** 錢到帳了但記錯了發票，便移除收款。錢根本沒有到帳，便作廢收據。參閱[收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/)。 - **移除收款會刪除收據嗎？** 不會。收據仍為 **有效**，金額變成它上面的 **未分配**；只有已連接的 AI 應用程式單獨記錄的收款例外，它的收據會一併作廢。 - **移除收款後可以撤銷嗎？** 不能直接撤銷。請從收據把錢重新分配到這張發票；新的收款紀錄日期為分配日期。 - **為甚麼這筆收款不能移除？** 它獲得了提前付款折扣，而折扣的貸項通知單仍然有效。請先在發票上作廢那張貸項通知單。參閱[作廢貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/cancel-a-credit-note/)。 - **為甚麼沒有移除按鈕？** 你需要對該發票擁有 **Invoice** **Edit** 權限，而且發票必須已開立、未取消。 ## 相關內容 - [使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/) - [收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/) - [記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/) - [更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/) --- # 貸項通知單 > 貸項通知單（credit note）是甚麼、甚麼時候用它而不是取消發票，以及它的貸項怎樣抵用到發票、在收款時使用或退款給顧客。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/ 貸項通知單用於減少已開立發票的收費：顧客退貨、事後議定減價、某個項目重複收費。它有自己的編號，而原發票保持開立時的樣子。貸項通知單需要 **Credit Note**（貸項通知單）權限，**Administrator**（管理員）角色擁有該權限；管理員可以把它加到其他角色。**Viewer**（檢視者）角色只能檢視自己名下的貸項通知單。 ## 在哪裏找到 在側欄選擇 **貸項通知單**。可以按貸項通知單號、發票號或客戶名稱搜尋，並按 **狀態**、**日期**、**客戶** 或 **剩餘可用貸項** 篩選。如果你可以審批貸項通知單，亦會有 **審批** → **待我審批**。每一行顯示 **貸項金額**、**已抵用**、**已退款** 和 **剩餘** 金額；草稿或已作廢的貸項通知單不顯示這些金額。選擇編號即可打開貸項通知單；草稿顯示為 **草稿（未編號）**。 貸項通知單要由它所更正的發票建立：在發票的 **收款與抵用** 部分選擇 **開具貸項通知單**，或在發票 **···** 選單的 **應收** 下選擇它；不能由這個清單建立。 ## 你可以做甚麼 - 針對已開立的發票[建立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - [開立它](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)，然後抵用、撤銷抵用或退還它的貸項。 - [作廢貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/cancel-a-credit-note/)，或刪除草稿。 ## 如何運作 *[示意圖: 由已開立的發票到貸項通知單：在發票的收款與抵用部分建立，開立後在發票仍欠款的範圍內抵用到該發票；如果還有剩餘貸項，可以抵用到其他發票、在記錄收款時在可用貸項下勾選，或在發票已收款的範圍內退款。]* 貸項通知單由 **草稿** 開始，沒有編號，亦沒有任何影響。開立後，它取得編號（預設以 `CN-` 開頭），並在自己的發票仍欠款的範圍內抵用到該發票。剩下的部分就是顧客的 **剩餘可用** 貸項：可以抵用到同一貨幣的其他發票，在記錄顧客下一筆收款時使用，或者退款。 *[示意圖: 貸項通知單的狀態變化：草稿可以刪除或開立；已開立的貸項通知單可以作廢，作廢後它仍保留在紀錄中，其貸項被收回。]* ## 詞彙 - **原因**——**Reversal**（沖銷）、**Goods returned**（退貨）、**Allowance**（折讓）、**Over-invoiced**（多開票）或 **Other**（其他）。 - **貸項金額**——貸項通知單的含稅總額。 - **已抵用**——已用於發票的部分。 - **剩餘可用**——剩下可以抵用或退款的部分。 ## 常見誤解 - 上限不是發票仍欠的金額。即使發票已全額付款，你亦可以貸記最多至發票總額減去已針對它開立的貸項通知單。 - 要取消整張發票，請改為[取消它](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)：easySales 會代你開立一張 **Reversal** 貸項通知單。 - 貸項通知單本身不會把錢退回去。退款是獨立的一步。 ## 權限 **Credit Note** 的 **List**（列表）和 **View**（檢視）權限用於搜尋和打開貸項通知單；**Add**（新增）和 **Edit**（編輯）用於建立和開立；**Delete**（刪除）用於刪除草稿。 **Own records only**（只限自己的紀錄）涵蓋你擔任 **銷售員** 的貸項通知單。**Viewer**（檢視者）角色可以列出和檢視自己的貸項通知單。抵用或退還貸項還需要 **Invoice**（發票）**Edit** 權限。批准等待審批的貸項通知單需要 **審批貸項通知單** 權限。 ## 為甚麼這樣設計 **發票保持開立時的樣子。** 顧客已經把這張發票記入自己的帳，還可能申報扣減了上面的稅額。貸項通知單把更改記錄為一張獨立的單據，有自己的編號、日期和原因，所以雙方的帳上都能同時看到原本的收費和其後的更正。 **貸項不是現金。** 開立貸項通知單只會減少顧客的欠款，並沒有款項進出。結清原發票後剩下的部分作為 **剩餘可用** 貸項保留，所以只有款項真正從你的銀行轉出時才記錄退款，而且最多只能退還原發票收到的金額。 **上限是賣出的金額，不是未付的金額。** 已經全數付款的顧客仍然可能退貨，所以已付清的發票也可以貸記。一張發票的所有貸項通知單合計不超過發票的總額，同一筆銷售便不會被重複貸記。 ## 更有效率的做法 - **找出仍未用完的貸項。** 在 **貸項通知單** 清單的 **剩餘可用貸項** 下選擇 **有剩餘可用貸項**，便能看到所有仍有貸項可抵用或退款的貸項通知單。參閱[開立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)。 - **顧客付款時順便用掉貸項。** 記錄顧客下一筆收款時，在 **可用貸項** 下勾選這張貸項通知單，收款和貸項一起結清發票。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **整張發票都不應成立時，直接取消發票。** **取消發票** 一步便為全數開出 **Reversal** 貸項通知單。參閱[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **在清單中審批。** 如果你負責審批貸項通知單，**審批** 下的 **待我審批** 會列出等你處理的單據。參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 ## 例子 Harbour Café 的 INV-10000322 金額為 SGD 2,398.00，咖啡店已付 SGD 2,000.00。它退回一個展示架，Mei Tan 開立一張 **Goods returned** 貸項通知單，金額 SGD 400.00 加 9% GST SGD 36.00，共 SGD 436.00。 | | 金額 | |---|---| | 貸項通知單開立前發票仍欠 | 398.00 | | 開立時抵用到 INV-10000322 | 398.00 | | 貸項通知單上的 **剩餘可用** | 38.00 | 發票現在沒有欠款，狀態為 **已付款**，因為有收款參與結清。這 SGD 38.00 可以抵用到咖啡店的下一張發票，或者退款。 **開貸項通知單還是取消發票？** Mei 向 Harbour Café 開立了 INV-10000340，金額 SGD 1,090.00，但這項工作其實屬於另一位顧客。整張發票都不應成立，而且還未收款，所以她[取消這張發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)，easySales 自動開出 **Reversal** 貸項通知單。如果只是其中一行出錯，她只會為那一行開立貸項通知單，發票其餘部分照樣有效。 ## 常見問題 - **貸項通知單是甚麼？** 一張有編號的單據，用來全部或部分減少已開立發票的收費。原發票保持不變，貸項通知單記錄更正內容和原因。 - **貸項通知單和退款有甚麼分別？** 貸項通知單減少顧客的欠款；退款記錄你把款項付還給顧客，款項來自貸項通知單的 **剩餘可用** 貸項或收據上未分配的金額。參閱[向顧客退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/)。 - **發票開錯了，要開貸項通知單還是取消發票？** 整張發票都不應成立時取消發票；只是部分收費有誤，例如退貨或事後減價，便開立貸項通知單。參閱[更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/)。 - **沒有發票可以開貸項通知單嗎？** 不可以。每張貸項通知單都由一張已開立的發票開出。草稿或已取消的發票不能貸記。 - **已經付清的發票還可以開貸項通知單嗎？** 可以。最多可貸記發票的總額減去之前的貸項通知單；在已付清的發票上，全部貸項都作為 **剩餘可用** 留給顧客。 - **誰可以建立貸項通知單？** 角色擁有 **Credit Note** 的 **Add**、**Edit** 和 **View** 權限的人。**Administrator**（管理員）角色擁有這些權限；管理員可以把它們加到其他角色。參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **怎樣查看顧客還剩多少貸項？** 在 **貸項通知單** 清單按 **客戶** 篩選，並選擇 **有剩餘可用貸項**；**剩餘** 欄顯示每張的金額。 ## 相關內容 - [更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/) - [發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overview/) - [收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/overview/) - [向顧客退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/) - [報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/) - [貸項與借項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/credit-and-debit-notes/) --- # 建立貸項通知單 > 如何在 easySales 為退貨、多收或事後減價開貸項通知單：由發票開始，選擇原因並儲存草稿。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/ [貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)總是由它所更正的發票開始。它需要 **Credit Note**（貸項通知單）權限，**Administrator**（管理員）角色擁有該權限；管理員可以把它加到其他角色。 ## 開始之前 你需要 **Credit Note** 的 **Add**（新增）、**Edit**（編輯）和 **View**（檢視）權限，以及對該發票的 **Invoice**（發票）**View** 權限。發票必須已開立：草稿或已取消的發票沒有 **開具貸項通知單** 這項操作。請先決定要貸記哪些行，或其中哪一部分。 ## 操作步驟 1. 打開已開立的發票。 2. 在它的 **收款與抵用** 部分，或在 **···** 選單的 **應收** 下，選擇 **開具貸項通知單**。抽屜的標題附有發票編號。 3. 檢查 **聯絡人** 和 **銷售員**，它們預設與發票相同。 4. 選擇 **原因**。下方有一行說明每個原因：**Reversal**（沖銷）、**Goods returned**（退貨）、**Allowance**（折讓）、**Over-invoiced**（多開票）或 **Other**（其他）。 5. 檢查 **貸項通知單日期**，它預設為今天。 6. 如果選擇了 **Other**，請在 **備註** 中說明原因；這個原因要求必須填寫備註。 7. 為每個要貸記的項目加入一行，數量和單價都填正數。 8. 選擇 **儲存草稿**。 ## 之後會發生甚麼 抽屜關閉，草稿出現在發票的 **收款與抵用** 下，帶有 **草稿** 標籤，亦會以 **草稿（未編號）** 出現在 **貸項通知單** 清單中。它還沒有編號（**尚未開立**），在你[開立它](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)之前不會改變發票的餘額。在此之前，你可以打開它進行編輯、打開它的 **PDF**（會標示為草稿），或在它的 **···** 選單中選擇 **刪除** 把它刪除。 ## 需要注意的規則 - **貨幣** 和 **稅項** 來自發票，不能更改。每一行只能使用發票本身收取的稅項，或者不收稅。 - 如果貴公司在發票日期未登記稅務，貸項通知單不含稅。 - 如果貴公司在發票日期已在新加坡登記 GST，稅項留在「None」的行會在明細行下方被標示出來。開立前請把它的稅項改為零稅率、免稅或不在徵稅範圍的稅碼；有這類行的貸項通知單不會開立。 - 收取 GST 的外幣貸項通知單會像其所貸記的發票一樣，列印 **For Singapore GST Purpose Only**（僅供新加坡 GST 用途）區塊，按該發票的匯率列出折算成 SGD 的金額。 - 每一行都要指定一個現有產品；不能在貸項通知單的明細行中新增產品。 - 可以貸記的最高金額是發票總額減去已針對它開立的貸項通知單，而不是仍未付的金額。已全額付款的發票亦可以貸記。上限在開立時檢查：超過上限的草稿可以儲存，但開立會被拒絕，並顯示仍可貸記的金額。 - 訂金發票上的 **Reversal** 或 **Over-invoiced** 貸項通知單，不能令它低於之後的發票已經扣回的金額。 ## 為甚麼這樣設計 **貸項通知單屬於一張發票。** 它更正的是一筆特定的銷售，所以由那張發票開始，並沿用它的聯絡人和銷售員。它的 PDF 會印出發票編號和原因，讓顧客可以對應到它所扣減的收費。 **稅項和貨幣來自發票。** 貸項通知單收回的是一筆已按發票稅率、以發票貨幣計稅的銷售的一部分。按 8% 計稅的發票明細行，即使稅率其後上調，仍按 8% 貸記，所以你扣減的稅額正好是你申報過的稅額。貸項通知單直接從它的發票扣減，不作貨幣折算，所以兩者的貨幣必須相同。 **金額以正數輸入。** 貸項通知單減少發票的金額，是因為它是貸項通知單，而不是因為負號。一盞 SGD 180.00 的燈，在畫面上、PDF 上和顧客眼中都是一樣的。 **草稿不會改變任何東西。** 草稿沒有編號，亦不會影響發票的餘額。你可以在檢查退貨或商議價錢期間先準備好它，刪除時亦不會在貸項通知單編號中留下空號。 ## 更有效率的做法 - **按數量貸記，不必整行貸記。** 部分退貨時，只按發票單價填寫退回的數量；發票其餘部分照常收費。參閱[產品與明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/products-and-line-items/)。 - **讓條款自動填好。** 把一個 **Credit Note**（貸項通知單）範本設為預設，之後每張新貸項通知單的 **條款及細則** 都會自動帶上它；用 **從範本插入** 可以換成另一個範本。參閱[標準範本](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/standard-templates/)。 - **不必貸記整張發票，改為取消發票。** 整張發票都不應成立時，**取消發票** 一步便為全數開出 **Reversal** 貸項通知單。參閱[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **開立前先看 PDF。** **PDF** 會打開草稿的 PDF，趁內容還能修改時檢查明細和合計。 ## 例子 Harbour Café 退回了 INV-10000321 上兩盞枱燈中的一盞，每盞 SGD 180.00。Mei Tan 打開發票，在 **收款與抵用** 下選擇 **開具貸項通知單**，並選擇 **Goods returned**。 她加入一行：枱燈產品，數量 1，單價 180.00。合計顯示 **小計** SGD 180.00、GST 9% SGD 16.20，以及 **合計** SGD 196.20。她選擇 **儲存草稿**，草稿留在發票上，等咖啡店的貨倉檢查枱燈。 **重複收費的工時。** INV-10000325 向 Harbour Café 收取了 12 小時的工地監督費，每小時 SGD 85.00，但團隊實際只做了 10 小時。Mei 選擇 **Over-invoiced**，並為差額加入一行：數量 2，單價 85.00。合計顯示 **小計** SGD 170.00、GST 9% SGD 15.30（170.00 × 9%），以及 **合計** SGD 185.30；實際工作的 10 小時仍照常收費。 **不屬於任何類別的原因。** 安裝延誤後，Daniel Lim 作為補償貸記 SGD 50.00 的運送費。他選擇 **Other**，在 **備註** 寫明給予貸項的原因之前，**儲存草稿** 會被拒絕。PDF 隨後會把原因印為 "Other"，後面接着他的備註。 ## 常見問題 - **貸項通知單上的稅項或貨幣可以更改嗎？** 不可以。兩者都來自它所貸記的發票。每一行只能使用該發票收取的稅項，或者不收稅。 - **貸項通知單上要輸入負數嗎？** 不用。數量和價錢都以正數輸入；合計為負數會被拒絕。 - **可以只貸記發票某一行的一部分嗎？** 可以。輸入較少的數量，例如 2 盞燈中的 1 盞，或以差價作為單價。 - **草稿貸項通知單會改變顧客的欠款嗎？** 不會。只有開立後才會減少發票的餘額。草稿沒有編號，可以刪除。 - **為甚麼我的發票上找不到開具貸項通知單？** 發票是草稿或已取消，或者你的角色缺少 **Credit Note** 的 **Add**、**Edit** 或 **View** 權限。草稿發票直接編輯即可更正。 - **貸項通知單開立前可以列印嗎？** 可以。**PDF** 會顯示草稿的 PDF，標示為草稿，沒有編號；開立之前它不是有效的貸項通知單。 - **一張發票最多可以貸記多少？** 最多為發票的總額減去已針對它開立的貸項通知單，即使發票已全額付款亦一樣。 ## 相關內容 - [貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/) - [開立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/issue-a-credit-note/) - [作廢貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/cancel-a-credit-note/) - [發票詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-details/) --- # 開立貸項通知單 > 如何在 easySales 開立貸項通知單，把貸項抵用到原發票和其他發票、撤銷抵用，或把剩餘貸項退款給顧客。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/issue-a-credit-note/ [草稿貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/)準備好後，便開立它：它會取得編號，並減少它所更正的發票。它需要 **Credit Note**（貸項通知單）權限，**Administrator**（管理員）角色擁有該權限；管理員可以把它加到其他角色。 ## 開始之前 你需要 **Credit Note** 的 **Edit**（編輯）權限。草稿需要有 **原因**；如果原因是 **Other**（其他），還需要 **備註**；並且至少有一行明細。抵用或退還貸項還需要 **Invoice**（發票）**Edit** 權限。 ## 操作步驟 1. 打開草稿。在發票的 **收款與抵用** 下，它還沒有編號，所以請選擇它 **草稿** 標籤旁的短橫線；在 **貸項通知單** 清單中，則選擇 **草稿（未編號）**。 2. 選擇 **開立**，閱讀 **開立貸項通知單** 對話框，然後選擇 **開立貸項通知單**。 3. 再次打開已開立的貸項通知單，查看它的 **貸項** 部分：**貸項通知單總額**、**已抵用**、**已退款** 和 **剩餘可用**，以及在 **已抵用到** 下列出的每張已抵用的發票。 4. 要把剩餘部分用於其他發票，選擇 **抵用到發票**。對話框打開時，貸項已按最早的優先分配到該客戶未結清的發票上；你可以修改任何金額，或選擇 **按最早到期分配** 重新分配，然後選擇 **抵用貸項**。 5. 要改為退還給顧客，選擇 **退款**。輸入 **退款日期**、**收款方式**、**退款金額** 和 **參考編號**，然後選擇 **記錄退款**。 ## 之後會發生甚麼 貸項通知單取得編號（預設以 `CN-` 開頭），並立即在自己的發票仍欠款的範圍內抵用到該發票。如果發票已付清，那裏不會抵用任何金額，全部貸項都保留下來。已開立的貸項通知單不能編輯或刪除，只能[作廢](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/cancel-a-credit-note/)。 如果貴公司規定貸項通知單須經審批，對話框還會提供 **給審批人的備註**，被規則攔下的貸項通知單會提交審批而不是開立：它顯示 **待審批**，沒有編號，亦不會改變任何餘額，直至審批人選擇 **批准並開出**。參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 退款有自己的編號（預設以 `RF-` 開頭），顯示在貸項通知單的 **退款** 下，以及客戶的 **收據** 分頁上。 ## 需要注意的規則 - 貸項只能抵用到同一客戶、同一貨幣的已開立發票。你人手抵用的貸項以今天為日期；開立時自動抵用的貸項則以 **貸項通知單日期** 為日期。 - 你亦可以在[記錄顧客的下一筆收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)時，在 **可用貸項** 下使用這筆貸項。 - 如果貸項通知單會令其發票的已貸記總額超過發票的總額，開立會被拒絕；訊息會列出仍可貸記的最高金額。 - 退款不能超過原發票實際收到的金額。未付款發票上的貸項只能抵用。 - 如果顧客在其他發票上仍有欠款，**退款** 會發出警告，但仍然允許退款。 - 在 **已抵用到** 下的某一行選擇 **撤銷抵用**，並填寫原因，即可把這筆貸項從該發票上收回。貸項回到 **剩餘可用**，發票重新欠這筆金額。 - 選擇退款旁邊的 **作廢**，填寫原因並以 **作廢退款** 確認，即可撤銷記錯的退款。其金額退回貸項通知單。 - 取消發票時產生的貸項通知單不能撤銷抵用、退款或用於其他地方。 - 如果連線中斷，再次儲存是安全的：貸項只會抵用一次。 - 如果在你開立的同時有人修改了這張草稿，例如在另一個分頁或透過已連接的 AI 應用程式，便不會開立任何內容，並顯示 *This draft credit note was changed while it was being issued. Review it and issue it again. Nothing was issued.*（這張草稿貸項通知單在開立期間被修改。請檢查後重新開立。未開立任何內容。） - 貸項通知單開立後，其他地方仍然打開着的修改或刪除會被拒絕：*This credit note is no longer a draft*（這張貸項通知單已不再是草稿），而且不會更改任何內容。 ## 為甚麼這樣設計 **開立時先結清自己的發票。** 貸項通知單本來就是為了減少那張發票而開的，所以開立時它會先抵用到那裏，以發票仍欠的金額為限。只有剩下的部分才成為顧客可以用在別處的貸項，你亦不必再人手把它抵用到原發票。 **編號在開立時才分配，而不是在草稿時。** 草稿會被準備、修改和刪除。只有已開立的貸項通知單才取得 `CN-` 編號，所以刪除草稿不會留下空號；已作廢的貸項通知單保留編號，你的編號序列因此每一個都有着落。 **只能退還收到過的款項。** 由一張發票的貸項通知單退款，以該發票收到的金額為上限。未付款的發票被貸記時，貸項會直接結清發票，所以不會為一筆沒有人付過款的銷售付出現金。 **撤銷抵用會留下紀錄。** 把貸項從發票上收回時，那筆分配會標記為已撤銷，並記下你的原因，而不是被刪除。你仍然可以看到貸項去了哪裏、何時轉移以及原因。 ## 更有效率的做法 - **在下一筆收款時用掉剩餘貸項。** 記錄顧客的收款時，在 **可用貸項** 下勾選這張貸項通知單，現金和貸項便一起結清發票。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **接受按最早優先的分配。** **抵用到發票** 打開時，貸項已分配到最早的未結清發票；只需修改你想不同的行。 - **找出仍未用完的貸項。** 在 **貸項通知單** 清單的 **剩餘可用貸項** 下選擇 **有剩餘可用貸項**。參閱[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 - **一步退還全部剩餘貸項。** **退款金額** 預設為全部剩餘貸項；只有部分退款時才需要調低。參閱[向顧客退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/)。 - **在清單中審批。** 如果你負責審批貸項通知單，**貸項通知單** 清單上的 **待我審批** 會顯示等你處理的單據。參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 ## 例子 Harbour Café 的 INV-10000322 金額為 SGD 2,398.00，已收 SGD 2,000.00。Mei Tan 開立一張 **Goods returned**（退貨）貸項通知單 CN-10000061，金額 SGD 436.00。 | 步驟 | 發票仍欠 | **已抵用** | **已退款** | **剩餘可用** | |---|---|---|---|---| | 開立前 | 398.00 | — | — | — | | **開立** | 0.00 | 398.00 | 0.00 | 38.00 | | 以銀行轉帳 **退款** SGD 38.00 | 0.00 | 398.00 | 38.00 | 0.00 | 咖啡店為這張發票付了 SGD 2,000.00，所以可以退款 SGD 38.00。如果咖啡店甚麼都沒付，開立時全部 SGD 436.00 都會抵用到發票上，便沒有可退的金額了。 **剩餘貸項用於下一張發票。** 假設 Mei 把 SGD 38.00 保留為貸項。咖啡店的下一張發票 INV-10000335 金額為 SGD 545.00，是它唯一一張未結清的 SGD 發票。Mei 打開 CN-10000061，選擇 **抵用到發票**；對話框把 38.00 分配到 INV-10000335。她選擇 **抵用貸項**：發票仍欠 SGD 507.00（545.00 − 38.00），狀態為 **部分付款**，而 CN-10000061 的 **剩餘可用** 為 0.00。 **未付款發票上的折讓。** INV-10000330 向 Harbour Café 收取設計費 SGD 3,000.00 加 GST 9% SGD 270.00，共 SGD 3,270.00，尚未收到任何款項。由於交付延誤，Lim & Co 同意把設計費減少 10%。Mei 開立一張 **Allowance**（折讓）貸項通知單，金額 SGD 300.00 加 GST SGD 27.00，共 SGD 327.00。開立時全數抵用：發票仍欠 SGD 2,943.00（3,270.00 − 327.00），狀態為 **部分付款**，貸項通知單沒有可退款的金額。 ## 常見問題 - **開立貸項通知單會把錢退給顧客嗎？** 不會。它減少的是發票的欠款。要把款項付還，請用它的 **剩餘可用** 貸項記錄退款。參閱[向顧客退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/)。 - **貸項通知單開立後可以修改嗎？** 不可以。請作廢它，再開立一張新的。參閱[作廢貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/cancel-a-credit-note/)。 - **顧客還未付款，為甚麼發票顯示部分付款？** 一張貸項通知單減少了它的欠款。**部分付款** 表示發票仍有欠款但少於總額，不論差額來自收款還是貸項。 - **為甚麼發票顯示已貸記而不是已付款？** 它由貸項通知單全數結清，而且沒有記錄任何收款。只要有任何收款參與結清，發票便顯示 **已付款**。 - **貸項通知單可以用在另一張發票上嗎？** 可以，用在同一客戶、同一貨幣的已開立發票上：在貸項通知單上使用 **抵用到發票**，或在記錄收款時使用 **可用貸項**。 - **抵用錯了發票，怎樣收回貸項？** 在 **已抵用到** 下那一行選擇 **撤銷抵用**，並填寫原因。貸項回到 **剩餘可用**，可以再抵用到別處。 - **為甚麼不能退還貸項？** 由一張發票的貸項通知單退款，不能超過該發票收到的金額。未付款的發票，請改為把貸項抵用到發票上。 - **為甚麼我的貸項通知單顯示待審批？** 貴公司規定部分貸項通知單須經審批。審批人選擇 **批准並開出** 後，它才取得編號。 ## 相關內容 - [貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/) - [建立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/) - [作廢貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/cancel-a-credit-note/) - [記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/) - [向顧客退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/) --- # 作廢貸項通知單 > 如何在 easySales 作廢已開立的貸項通知單、刪除草稿，以及作廢後發票餘額和退款會怎樣。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/cancel-a-credit-note/ 能撤銷甚麼，取決於[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)是否已經開立。這需要 **Credit Note**（貸項通知單）權限，**Administrator**（管理員）角色擁有該權限；管理員可以把它加到其他角色。 ## 開始之前 草稿需要 **Credit Note** 的 **Delete**（刪除）權限；作廢已開立的貸項通知單需要 **Credit Note** 的 **Edit**（編輯）權限。只要這張貸項通知單有任何款項已經退款，作廢便會被拒絕：請先作廢那筆退款。[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)時產生的貸項通知單完全不能作廢。 ## 操作步驟 *[示意圖: 貸項通知單的狀態變化：草稿可以刪除或開立；已開立的貸項通知單可以作廢，作廢後它仍保留在紀錄中，其貸項被收回。]* **草稿：** 1. 打開它：在發票的 **收款與抵用** 下，選擇它 **草稿** 標籤旁的短橫線，或在 **貸項通知單** 清單中選擇 **草稿（未編號）**。 2. 在 **···** 選單中選擇 **刪除**，然後在 **刪除草稿** 對話框中選擇 **刪除草稿**。 **已開立的貸項通知單：** 1. 打開它，在 **···** 選單中選擇 **作廢貸項通知單**。 2. 閱讀確認框，然後選擇 **確認作廢**；如要放棄，選擇 **保留**。 ## 之後會發生甚麼 刪除的草稿會從發票上消失。它從來沒有編號，亦從未改變過任何餘額。 作廢的貸項通知單保留在紀錄中，連同它的編號，標示為 **已作廢**。它抵用過的每一筆金額都會被收回，包括它自己的發票以及它被用過的其他發票，這些發票重新欠這些金額。它們的狀態隨之改變，所以原本是 **已貸記** 的發票可能變回 **未付款**。 > **注意** > > 作廢無法撤銷。要再次貸記這張發票，請建立並開立一張新的貸項通知單。 ## 需要注意的規則 - 已作廢貸項通知單的 PDF 會標明已作廢，它亦不再計入發票的已貸記金額。 - 記錄收款時給予的提前付款折扣也是一張貸項通知單；作廢它就是撤銷折扣的方法。參閱[記錄收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/)。 - 如果只想把貸項從某張發票上收回、但保留貸項通知單，請改用貸項通知單上的 **撤銷抵用**；參閱[開立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)。 - 等待審批的草稿在撤回申請之前不能修改或刪除。參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 ## 為甚麼這樣設計 **草稿可以消失，已開立的貸項通知單不可以。** 草稿從來沒有編號，亦從未改變過任何餘額，所以刪除它不需要任何解釋。已開立的貸項通知單有一個顧客可能已經持有的編號，所以作廢時會保留它，標示為 **已作廢**，你的編號序列仍然每一個都有着落。 **作廢會收回它全部的貸項，不論用在哪裏。** 一張貸項通知單的貸項可以結清幾張發票。作廢時每一筆金額都會被收回，所以不會有發票仍保留着一張已不成立的貸項通知單所給的扣減。 **已付出的款項先處理。** 如果部分貸項已經退款，作廢會令顧客手上持有一筆沒有貸項支持的款項。記錯的退款要先作廢；真正付出了的款項，則繼續由它的貸項通知單支持。 ## 更有效率的做法 - **用撤銷抵用代替作廢。** 貸項本身正確、只是抵用錯了發票時，**撤銷抵用** 會把它移回 **剩餘可用**，並保留貸項通知單。參閱[開立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)。 - **清理不用的草稿。** 草稿沒有編號，刪除不會留下空號。在 **貸項通知單** 清單的 **狀態** 下選擇 **草稿** 便能找到它們。參閱[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 - **由同一張發票重新開立。** 作廢後，在發票上選擇 **開具貸項通知單**，輸入正確的明細行。參閱[建立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - **在同一個抽屜中作廢退款。** 在 **退款** 下選擇退款旁的 **作廢**，不用離開貸項通知單便能為作廢掃除障礙。參閱[向顧客退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/)。 ## 例子 Mei Tan 為一盞退回的枱燈，針對 Harbour Café 的 INV-10000321 開立了 CN-10000062，金額 SGD 196.20。之後咖啡店的貨倉發現那盞燈根本沒有退回。INV-10000321 金額為 SGD 392.40，尚未收到任何款項，但那筆貸項令它只欠 SGD 196.20，所以它顯示為 **部分付款**。 Mei 打開 CN-10000062，選擇 **作廢貸項通知單**，然後選擇 **確認作廢**。這張貸項通知單以 **已作廢** 保留在紀錄中，INV-10000321 重新欠全額 SGD 392.40，顯示為 **未付款**。 **擋路的退款。** CN-10000061 在 INV-10000322 上貸記了 SGD 436.00；這張 SGD 2,398.00 的發票咖啡店已付了 SGD 2,000.00：398.00 抵用到該發票，剩下的 38.00 記錄為退款 RF-10000007。後來發現那個層架根本沒有退回，那筆轉帳亦從未付出。由於這張貸項通知單已有退款，**作廢貸項通知單** 會被拒絕。Mei 打開 CN-10000061，選擇 RF-10000007 旁的 **作廢**，填寫原因並選擇 **作廢退款**；**剩餘可用** 重新變為 38.00。然後她作廢這張貸項通知單：INV-10000322 重新欠 SGD 398.00（2,398.00 − 2,000.00），顯示為 **部分付款**。 ## 常見問題 - **已開立的貸項通知單可以刪除嗎？** 不可以。請改為作廢它：它保留編號，並標示為 **已作廢**。只有草稿可以刪除。 - **作廢貸項通知單後可以還原嗎？** 不可以。要再次貸記這張發票，請建立並開立一張新的貸項通知單。 - **為甚麼不能作廢這張貸項通知單？** 它的部分貸項已經退款，請先作廢那筆退款；或者它是取消發票時產生的 **Reversal** 貸項通知單，這種不能作廢。 - **作廢貸項通知單後，發票會怎樣？** 發票重新欠被貸記的金額，狀態亦隨之改變：**已貸記** 可能變為 **未付款**，**已付款** 可能變為 **部分付款**。 - **已作廢的貸項通知單會保留編號嗎？** 會。它連同編號保留在紀錄中，PDF 會標明已作廢。 - **怎樣撤銷提前付款折扣？** 作廢該折扣產生的貸項通知單。發票會重新欠折扣的金額。參閱[記錄收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/)。 - **應該撤銷抵用還是作廢貸項通知單？** 貸項通知單本身正確、只是貸項用錯了發票時，撤銷抵用。貸項通知單根本不應存在時，作廢它。 ## 相關內容 - [貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/) - [建立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/) - [開立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/issue-a-credit-note/) - [取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/) --- # 報表 > easySales 銷售報表點樣睇——各銷售員業績、報價成交率、客戶和產品銷售排行、應收帳齡，誰能查看，以及怎樣匯出 CSV 用 Excel 開啟。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/reports/overview/ **報表** 把你已開立的發票、貸項通知單和報價單變成數字：誰賣了多少、多少報價轉成了發票、哪些客戶和產品帶來最多銷售額、誰還欠你錢。報表只統計你的角色可以看到的單據，每張報表都可以下載為 CSV 檔案。 ## 在哪裏找到 在側邊欄選擇 **報表**。頁面按 **銷售** 和 **應收** 兩組列出你可以開啟的報表。一張都沒有時，頁面顯示 *您的角色暫無可用報表。* ## 開啟報表 1. 在側邊欄選擇 **報表**。 2. 在卡片上選擇 **開啟報表**，或直接選擇卡片。 3. 在報表頂部設定篩選條件。改動篩選條件後，數字隨之更新。 4. 要返回，在麵包屑中選擇 **報表**。 銷售類報表開啟時顯示 **本月**；**應收帳齡** 開啟時截至今天。報表不會記住你的篩選條件：每次開啟，都從這些預設重新開始。 ## 四張報表 | 報表 | 分組 | 回答的問題 | |---|---|---| | **銷售業績** | 銷售 | 某一期間誰賣了多少，已扣減貸項通知單 | | **報價轉化** | 銷售 | 多少報價被接受並轉為發票 | | **客戶與產品銷售排行** | 銷售 | 哪些客戶或產品帶來最多淨銷售額 | | **應收帳齡** | 應收 | 截至某一天，誰欠款、逾期多久 | 每張報表統計甚麼、有哪些篩選條件，見[報表數字](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/report-figures/)。 ## 誰能開啟報表 - 每張報表都需要 **Report**（報表）**View**（檢視）權限；沒有它，側邊欄中就沒有 **報表**。 - **銷售業績** 和 **客戶與產品銷售排行** 還需要 **Invoice**（發票）**List**（列表）權限；**報價轉化** 需要 **Quote**（報價單）**List**（列表）權限。 - 兩項權限中任一項為 **Own records only**（僅自己的記錄）時，報表只統計你自己的單據——即你的發票或報價單列表顯示給你的那些——並帶有 **僅您的記錄** 標籤。**報表** 頁上的卡片亦顯示同樣的標籤。 - **應收帳齡** 需要 **All records**（全部記錄）級別的 **Report**（報表）**View**（檢視）、**Invoice**（發票）**List**（列表）和 **Invoice**（發票）**View**（檢視）權限，以及 **Account**（客戶）**List**（列表）權限。客戶的餘額需要其名下的每張發票、每筆收款和貸項，所以只能看自己發票的角色不會看到這張報表；直接開啟它的網址會顯示 *此報表需要全公司存取權限*。**Account**（客戶）**List**（列表）為 **Own records only** 時，報表顯示你的客戶列表顯示給你的那些客戶，每個客戶的餘額都是完整的，並帶有 **僅您的記錄** 標籤。 - **銷售員** 和 **客戶負責人** 篩選只在你的角色可以列出用戶時出現，**團隊** 只在可以檢視系統設定時出現。 ## 匯出報表 1. 開啟報表並設定篩選條件。 2. 選擇 **匯出 CSV**。檔案開始下載，頁面提示檔案名稱和列數。 檔案包含與螢幕相同的行，篩選條件和紀錄範圍亦相同，最後是一行 **Total**（合計）。未計入合計的單據排在檔案末尾，每行標為 *Not converted*（未折算）。檔案可以用 Excel 開啟；欄標題是英文，金額是精確值，不帶千位分隔符。每次匯出都記入[審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/)；開啟報表不記錄。 ## 需要知道的規則 - 一張報表最多涵蓋 24 個月。**期間** 選擇器提供 **本月**、**上月**、**本季** 和 **本年**，也可以自選起止日期。 - 金額以貴公司的本位貨幣顯示，每張單據按其自己記錄的匯率折算。在 **貨幣** 中選一種貨幣，只看該貨幣的單據及其原幣金額。 - 沒有記錄匯率的外幣單據不計入合計，單獨列在表格下方的提示中；選擇 **顯示這些單據** 查看是哪些。 - 預設不含稅，除非把 **稅口徑** 切換為 **含稅**。 - 超過 50,000 行的報表不能匯出：縮小篩選範圍後再試。短時間內匯出太多次時，會顯示 *匯出過於頻繁，請稍後再試。* - 報表從不改動單據。要更正某個數字，請更正背後的發票、報價單或貸項通知單。 ## 為甚麼這樣設計 **報表只統計真正向客戶收費的單據。** 草稿仍會修改、仍可刪除，已取消的發票已經撤回，所以都不算銷售。只統計已開立的發票和已開立的貸項通知單，數字就和你的賬、客戶的賬以及你的報稅表上的單據一致。 **每張單據都按當初記錄的匯率折算。** 如果按今天的匯率折算，上一季的銷售額每天都會變。記錄的匯率就是你賬上的匯率，所以報表與[客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)和[會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/)一致。沒有記錄匯率的單據會單獨列出，絕不按猜測的匯率折算。 **報表只顯示你的角色能看到的內容。** 權限為 **Own records only** 的銷售員只看到自己的數字，而不是全組的。這樣的角色看不到 **應收帳齡**，因為只用客戶部分發票算出的餘額看起來完整、實際上是錯的，還可能令人去追一位早已付清的客戶。 **匯出會留下紀錄，查看不會。** CSV 檔案帶着你的銷售額和客戶餘額離開 easySales。[審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/)會記下誰、在甚麼時候、匯出了哪張報表和哪個期間。 ## 更有效率的做法 - **用預設期間。** 打開 **期間**，選 **本月**、**上月**、**本季** 或 **本年**，不用自己輸入兩個日期。請參閱[報表數字](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/report-figures/)。 - **並排開啟幾張報表。** 按住 Ctrl（Mac 上按 Cmd）點選 **開啟報表**，每張報表就在各自的瀏覽器分頁中開啟；對照時每張都保留自己的篩選條件。 - **從餘額直接打開客戶。** 在 **應收帳齡** 中選擇客戶名稱即可打開該客戶，再下載一份[客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)發給對方。 - **按團隊或幾個人查看。** **團隊** 和 **銷售員** 可以篩選每一張銷售類報表；**銷售員** 可以選多人。團隊在[共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/)中設定。 - **把它變成每週的習慣。** 每個星期一花五分鐘看 **應收帳齡** 和 **報價轉化**，正好納入[每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/)。 ## 示例 **只看自己數字的銷售員。** 在 Lim & Co，Mei Tan 的角色把 **Report**（報表）**View** 和 **Quote**（報價單）**List** 設為 **All records**，把 **Invoice**（發票）**List** 設為 **Own records only**。她的 **報表** 頁上，**銷售業績** 和 **客戶與產品銷售排行** 帶有 **僅您的記錄** 標籤，**報價轉化** 沒有這個標籤，**應收帳齡** 不會出現。她 10 月的 **淨銷售額** 是 SGD 5,517.50；管理員 Daniel Lim 看到的同一個月是 SGD 8,017.50，因為他的數字包括所有人的發票。這些數字的算法見[報表數字](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/report-figures/)。 **月底交給會計的檔案。** 11 月 3 日，Daniel 打開 **銷售業績**，選擇 **上月**（10 月 1 日至 31 日），再選擇 **匯出 CSV**。提示顯示 *已下載 sales-performance-2026-10-01-to-2026-10-31.csv（2 列）。*：兩位銷售員各一列。檔案中還有一行 **Total**（合計），不計在列數內。 ## 常見問題 - **easySales 的銷售報表誰可以看？** 角色擁有 **Report**（報表）**View** 權限，並對報表所讀的模組有 **List** 權限的人：銷售類報表讀 **Invoice**（發票），**報價轉化** 讀 **Quote**（報價單）。請參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **可以讓銷售員只看自己的業績嗎？** 可以。把 **Invoice** **List** 或 **Quote** **List** 設為 **Own records only**；報表就只統計這個人的單據，並顯示 **僅您的記錄**。 - **報表頁上為甚麼沒有應收帳齡？** 它需要 **All records** 級別的 **Report** **View**、**Invoice** **List** 和 **Invoice** **View**，以及 **Account** **List**。需要的話請聯絡管理員。 - **報表可以匯出到 Excel 嗎？** 可以。選擇 **匯出 CSV**；檔案可以用 Excel 開啟，行與螢幕相同，另有一行 **Total**（合計）。超過 50,000 行的檔案會被拒絕。 - **報表金額含稅還是不含稅？** 預設不含稅，除非把 **稅口徑** 切換為 **含稅**。**客戶與產品銷售排行** 一律不含稅。 - **為甚麼有些發票沒有計入報表合計？** 它們是外幣單據，而且沒有記錄匯率。在表格下方選擇 **顯示這些單據** 查看是哪些；在 **貨幣** 中選擇它們的貨幣，就能看到它們的原幣金額。請參閱[匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/)。 - **報表會記住我的篩選條件嗎？** 不會。每次開啟，報表都從 **本月** 開始，**應收帳齡** 則截至今天。 - **開啟報表會記入審計紀錄嗎？** 不會。只有匯出會記錄，包括報表、期間和行數。 ## 相關內容 - [報表數字](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/report-figures/) - [追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/) - [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) - [每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 報表數字 > easySales 報表的數字是怎樣計算的——淨銷售額、貸項通知單扣減、報價成交率、客戶和產品銷售排行，以及應收帳齡怎樣分段。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/reports/report-figures/ [報表](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/overview/)中的每個數字都來自 easySales 裏已有的單據，規則與發票列表和客戶對帳單相同。本頁列出每張報表統計甚麼、有哪些篩選條件。 ## 適用於所有報表的規則 - 只統計 **已開立** 的發票。草稿發票和已取消的發票不計入任何期間，它們上面的貸項通知單亦不計入。狀態為 **已付款**、**已貸記** 或 **已撇銷** 的發票仍然計入。 - 發票屬於其 **發票日期** 所在的期間。貸項通知單在它自己的日期所在的期間扣減，而不是在其發票的期間。貸項通知單跟隨其發票：計入發票的銷售員和客戶，按發票的匯率折算。只統計已開立的貸項通知單。 - **貨幣** 為 **全部（折算為** 本位貨幣**）** 時，每張單據先按其自己記錄的匯率折算，並一次捨入到本位貨幣的最小單位（SGD 即為仙），再把折算後的金額相加。沒有記錄匯率的外幣單據不計入，單獨列出。選擇一種貨幣時，只統計該貨幣的單據，金額為原幣金額。 - 金額預設不含稅。**稅口徑** 選 **含稅** 時，使用向客戶收取的金額。 - 期間從第一天到最後一天，首尾兩天都包括在內。**本月**、**本季** 和 **本年** 是完整的公曆月、季和年，所以包括尚未到來的日子。 ## 銷售業績 - **篩選條件：** **期間**（按發票日期）、**團隊**、**銷售員**、**貨幣**、**稅口徑**。 - **數字：** **淨銷售額**、**開票額** 和 **已開發票**，每項下方顯示上一期間的數字；**貸項通知單** 顯示開立了多少張；另有 **各銷售員淨銷售額** 圖表，以及開票額和淨額的 **月度趨勢**。 - **淨銷售額** 是 **開票額** 減去 **貸項通知單**。 - **上一期間** 是天數相同、在你所選期間開始前一天結束的期間。10 月 1 日至 31 日的上一期間是 8 月 31 日至 9 月 30 日。 - **表格：** 每位銷售員的 **發票**、**開票額**、**貸項通知單**（先是張數，再是金額）和 **淨額**，淨額最大的排在最前，另有一行 **合計**。沒有銷售員的發票合為一行 **無銷售員**。 ## 報價轉化 - **篩選條件：** **期間**（按報價單的建立日期）、**團隊**、**銷售員**、**貨幣**、**稅口徑**。 - **哪些報價單：** 在期間內建立、不是草稿的報價單。修訂過的報價單只按其最新版本計一次。 - **數字：** **已開報價** 和 **已接受**（各附金額）、**成交率** 和 **已開票**。 - **成交率** 是 已接受 ÷（已接受 + 已拒絕），取一位小數。未決的報價單不計算在內。 - **已開票** 統計至少有一張據此開立、未被取消的發票的報價單，不論發票何時開立。 - **表格：** 每位銷售員的 **已開**、**報價金額**、**已接受**、**接受金額**、**已拒絕**、**未決**（並註明其中到今天已過有效期的有多少）、**已開票**、**成交率** 和 **成交天數**：從建立到接受或拒絕的平均天數。 - 報價金額是估計值，以發票為準。 ## 客戶與產品銷售排行 - **篩選條件：** **期間**（按發票日期）、**團隊**、**銷售員**、**貨幣**、**排行維度**（**客戶** 或 **產品**）和 **顯示**（**前 10 名**、**前 20 名** 或 **前 50 名**；開啟時為 **前 20 名**）。一律不含稅。 - 單據與銷售業績相同，所以合計等於該報表的淨銷售額。排在前列之外的全部合為一行 **其他**，並註明其中有多少行。 - **表格：** 名次、客戶或產品、**發票**、**數量**（只在按產品時）、**淨銷售額** 和佔合計的 **占比**。 - **按客戶：** 發票所開給的客戶。貸項通知單計入其發票的客戶。已合併到另一個客戶的客戶，按合併後的客戶計算。 - **按產品：** 每張單據的金額按各行金額的比例分到各行。貸項通知單的各行以同樣方式扣減，數量亦然。扣減行和沒有產品的行合為一行 **扣減項（不分攤到產品）**。 ## 應收帳齡 - **篩選條件：** **截至**（預設今天，亦可以選一天）、**客戶** 和 **客戶負責人**。 - **數字：** **未付餘額**、**逾期**、**超過 90 天** 和 **有餘額的客戶**，以本位貨幣顯示。**逾期** 是 **1–30**、**31–60**、**61–90** 和 **90+** 各段的總和。 - **表格：** 每個客戶的 **客戶負責人**、在 **未到期**、**1–30**、**31–60**、**61–90** 和 **90+** 天逾期各段的餘額，以及 **餘額**，最大的排在最前。每張發票的剩餘餘額按其到期日計算帳齡：到期日當天或之前為 **未到期**。 - 每個客戶的餘額與同一天其客戶頁上顯示的一致：已開立的發票減去日期在 **截至** 當天或之前的收款、貸項通知單和撇銷。已收到但尚未分配的款項算作客戶在 **未到期** 中的貸方；付款多於欠款的客戶帶有 **貸方** 標籤。沒有餘額的客戶不列出。 - 要列出的客戶超過 2,000 個時，報表不會載入；請先選一位 **客戶負責人** 或一個 **客戶**。 ## 需要知道的規則 - 未計入合計的單據列表中，貸項通知單的編號需要 **Credit Note**（貸項通知單）**List**（列表）權限；沒有該權限時，該行不顯示編號。 - 報表從不改動單據。要更正某個數字，請更正對應的發票、報價單或貸項通知單。 ## 為甚麼這樣設計 **貸項通知單在它自己的期間減少銷售額。** 已經向會計師報告過、或已放進報稅表的月份，會保持你報告時的樣子。貸項通知單按它自己的日期計算（開立時預設為今天），所以更正出現在你作出更正的期間，和你的賬簿一樣。 **貸項通知單跟隨其發票。** 它減少的是這筆銷售所屬的銷售員和客戶的數字，所以 Mei 那單生意的退款不會算到 Daniel 頭上。它也按發票自己的匯率折算，所以全額貸記的發票剛好歸零，不論今天的匯率是多少。 **已取消的發票從來不是銷售。** 取消表示這筆收費是錯的，所以發票會從每個期間中移除，包括它日期所在的月份。收不回的債務不同：銷售已經做成，所以[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)不影響銷售額，只減少客戶的餘額。 **餘額按應付款日期計算帳齡。** 追數時要看的是客戶超過約定日期多久，而不是發票有多舊。帳齡與客戶頁和[客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)用的是同一組數字，所以每個人向客戶報的都是同一個餘額。 ## 更有效率的做法 - **一眼比較上一期間。** 在 **銷售業績** 上，**淨銷售額**、**開票額** 和 **已開發票** 卡片會在數字下方顯示 *上一期間*，不必再開第二張報表。 - **看甚麼好賣，不只是誰在買。** 在 **客戶與產品銷售排行** 上，把 **排行維度** 改為 **產品**、**顯示** 改為 **前 50 名**，就能看到最暢銷的產品和它們的占比。產品在[產品目錄](https://easysales.work/zh-hant/help/products/overview/)中設定。 - **回看某個月底。** 把 **應收帳齡** 的 **截至** 設為某月最後一天，就能看到客戶當天欠多少，方便與會計師做月結檢討。 - **用原幣查看某一種貨幣。** 在 **貨幣** 中選擇該貨幣，就能看到未經折算的單據，包括未計入折算合計的那些。請參閱[貨幣與匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 - **從最舊的一欄開始追數。** 在 **應收帳齡** 上先處理 **90+** 和 **61–90**；[長期拖欠帳款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/long-overdue-debts/)說明每個階段該怎樣跟客戶說。 ## 示例 **10 月的銷售業績。** Lim & Co 的本位貨幣是 SGD。10 月內： - Mei Tan 在 10 月 6 日向 Harbour Café 開立 INV-10000320：稅前 SGD 4,000.00，GST 9% SGD 360.00。 - Daniel Lim 在 10 月 9 日向 Seaview Dental 開立 INV-10000321，金額 SGD 800.00，並在 10 月 15 日取消了它。 - Daniel 在 10 月 14 日向 Seaview Dental 開立 INV-10000322：稅前 SGD 2,500.00，GST SGD 225.00。 - Mei 在 10 月 20 日向雅加達的 Batik House 開立 INV-10000323：USD 1,500.00，零稅率，記錄的匯率為 1.3450，即 SGD 2,017.50。 - 10 月 3 日，Mei 為 INV-10000318（她 9 月 26 日開給 Harbour Café 的發票）開立一張稅前 SGD 500.00 的貸項通知單（GST SGD 45.00）。 - 一張 10 月 28 日、SGD 1,200.00 的草稿仍未開立。 **期間** 選 **本月**、不含稅時，表格如下： | 銷售員 | 發票 | 開票額 | 貸項通知單 | 貸項通知單 | 淨額 | |---|---|---|---|---|---| | Mei Tan | 2 | 6,017.50 | 1 | 500.00 | 5,517.50 | | Daniel Lim | 1 | 2,500.00 | 0 | 0.00 | 2,500.00 | | **合計** | 3 | 8,517.50 | 1 | 500.00 | 8,017.50 | Mei 的開票額是 4,000.00 + 2,017.50 = 6,017.50。貸項通知單計入 10 月、計在 Mei 名下，儘管它的發票是 9 月的。已取消的發票和草稿都不計入。**淨銷售額** 是 8,517.50 − 500.00 = SGD 8,017.50。選 **含稅** 時，淨額是 4,360.00 + 2,017.50 + 2,725.00 − 545.00 = SGD 8,557.50。 **同一個月按客戶和按產品排行。** 按 **客戶** 排行時，Harbour Café 是 4,000.00 − 500.00 = SGD 3,500.00，Seaview Dental 是 SGD 2,500.00，Batik House 是 SGD 2,017.50；合計 SGD 8,017.50，與 **淨銷售額** 相同。按 **產品** 排行時，Batik House 的發票按兩行分攤：設計諮詢 USD 1,000.00、布料樣本 USD 500.00，即 2,017.50 × 1,000 ÷ 1,500 = SGD 1,345.00 和 2,017.50 × 500 ÷ 1,500 = SGD 672.50。 **Mei 的報價轉化。** 10 月內 Mei 建立了六張報價單，其中五張已定稿。兩張被接受，分別用了 4 天和 10 天；一張在 7 天後被拒絕。兩張仍未決，其中一張已於 10 月 25 日過期。被接受的報價單中有一張已開出發票。11 月 3 日，Daniel 打開 **報價轉化**，**期間** 選 **上月**。Mei 那一行顯示 **已開** 5、**已接受** 2、**已拒絕** 1、**未決** 2（其中 1 張已過期）和 **已開票** 1。她的 **成交率** 是 2 ÷（2 + 1）= 66.7%，**成交天數** 是（4 + 10 + 7）÷ 3 = 7。草稿不計入。 **10 月 31 日的應收帳齡。** Seaview Dental 欠 INV-10000322 的 SGD 2,725.00，這張發票 10 月 14 日開立，付款期限 30 天，11 月 13 日到期；還欠 INV-10000290 的 SGD 1,090.00，9 月 14 日到期。業主 Grace Koh 付了 SGD 300.00，仍未分配到任何發票。**截至** 10 月 31 日時： - Seaview Dental：**未到期** 2,725.00，**31–60** 1,090.00，因為 9 月 14 日到 10 月 31 日是 47 天；**餘額** 3,815.00。 - Grace Koh：**未到期** −300.00，**餘額** −300.00，帶有 **貸方** 標籤。 - 如果只有這些餘額，**未付餘額** 是 3,815.00 − 300.00 = SGD 3,515.00，**逾期** 是 SGD 1,090.00，**有餘額的客戶** 是 2。 把 **截至** 設為 9 月 30 日時，INV-10000322 尚未存在；INV-10000290 逾期 16 天，落在 **1–30**。 ## 常見問題 - **淨銷售額是怎樣計算的？** 期間內日期的已開立發票，減去期間內日期的已開立貸項通知單，除非選擇 **含稅**，否則不含稅。草稿和已取消的發票不計入。 - **為甚麼上個月的銷售數字變了？** 可能有一張日期在上個月的發票被取消，令它從每個期間中移除；或者有一張日期在上個月的發票或貸項通知單剛剛開立。貸項通知單按它自己的日期計入期間，從不計入其發票的期間。 - **撇銷壞帳會減少淨銷售額嗎？** 不會。發票仍算作銷售；撇銷只減少客戶在 **應收帳齡** 中的餘額。請參閱[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 - **銷售業績中的上一期間是甚麼？** 天數相同、在你所選期間開始前一天結束的期間。92 天的一季，上一期間就是它之前的 92 天。 - **報價成交率是怎樣計算的？** 在期間內建立的報價單中，已接受的數量除以已接受加已拒絕的數量。未決的報價單不會拉低成交率。 - **應收帳齡用哪個日期？** 每張發票的到期日，與 **截至** 日期比較。日期在那天之後的收款、貸項通知單和撇銷不會扣除。 - **修訂過的報價單會計兩次嗎？** 不會。它只按最新版本計一次。請參閱[修訂報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/)。 ## 相關內容 - [報表](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/overview/) - [應收餘額](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) - [匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/) - [開立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/issue-a-credit-note/) - [加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/) --- # 產品 > 在 easySales 建立一份貨品和服務價目表，報價單或發票明細行選擇產品時，自動帶入名稱、說明、單位和價格。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/products/overview/ 產品是你銷售的東西，只需儲存一次，便不必在每張單據上重新輸入。每個產品不是 **商品**——你供應的實物，例如捲簾；就是 **服務**——你提供的工作，例如一小時的設計諮詢。清單和產品頁面會以標籤顯示類型：**商品** 為藍色，附箱子圖示；**服務** 為綠色，附工具圖示。在報價單或發票明細行中選擇產品時，這一行會從產品帶入名稱、說明、單位和價格；請參閱[產品與明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/products-and-line-items/)。 ## 在哪裏找到 選擇側邊欄中的 **產品**。清單顯示你的角色允許你看到的所有有效產品。搜尋欄可按名稱、類別或製造商尋找產品。只想看商品或服務時，在清單工具列的 **類型** 篩選中選擇 **商品** 或 **服務**；在較小的螢幕上，它在 **篩選** 之下。欄位設定的用法與其他清單相同——請參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 ## 你可以做甚麼 - [建立產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/create-a-product/)：在清單中用 **新增產品**，或在編寫報價單或發票時直接從明細行建立。 - 打開產品，查看其 **基本資料**、**價格**、**說明** 和 **歷史紀錄**，並用頁面頂部的 **編輯** 修改它。 - 用 **···** 選單中的 **停用產品** 移除不再銷售的產品，再選擇 **停用** 確認。已列出該產品的單據不受影響。 - 整理好用來為產品分組的兩個清單——[類別與製造商](https://easysales.work/zh-hant/help/products/categories-and-manufacturers/)。從清單頂部的 **···** 選單中的 **類別與製造商** 打開它們。 ## 需要注意 - easySales 不管理存貨。產品沒有現有數量，開立發票亦不會扣減數量。 - 產品沒有稅項欄位。明細行的稅項來自單據，而不是產品。 - 產品的 **定價** 是明細行的起始價格。顧客支付的價格不同時，請修改明細行上的價格；產品會保留它的定價。 - 一個產品只有一種 **貨幣** 和一個 **定價**。 - 兩個有效產品不能同名。檢查時不分大小寫。 - 清單沒有 **成本** 欄。產品的成本只在它自己的頁面上顯示。 - 你的授權可能限制貴公司可儲存的產品數量。達到上限時，easySales 會拒絕新增產品，並顯示一則說明原因的訊息。 ## 權限 你需要 **Product**（產品）**List**（列表）權限才能看到清單，需要 **View**（檢視）才能打開產品。建立產品需要 **Add**（新增）和 **Edit**（編輯），修改需要 **Edit**，停用需要 **Delete**（刪除）。如果是 **僅自己的記錄**，你只能看到和修改自己建立的產品。標準 **Viewer**（檢視者）角色沒有 **Product** 權限，所以檢視者的側邊欄中不會出現這一項。 ## 為甚麼這樣設計 **一個項目，一種寫法。** 每張報價單和發票都從同一個清單選擇 “Roller blind”（捲簾），名稱、單位和說明在每張單據上都一樣，沒有人會把它寫成三個樣子。 **只停用，不刪除。** 已開立的發票是你必須保存的紀錄。停用會讓產品不再出現在新的明細行上，而每張列出它的單據都保持顧客收到時的原樣。 **每項更改都有記名。** 產品的 **歷史紀錄** 記錄誰建立了它、誰在甚麼時候更改了它的價格或資料。如果某張報價單用了舊價格發出，你可以看到價格是何時更改的。 **成本不放在清單上。** 清單是你會在會議上分享或給顧客看的畫面，所以它只顯示定價，絕不顯示你的成本。 ## 更有效率的做法 - **按類別或製造商搜尋。** 在搜尋欄輸入類別名稱，例如 “Blinds”，即可看到該類別下的所有產品。請參閱[類別與製造商](https://easysales.work/zh-hant/help/products/categories-and-manufacturers/)。 - **用書籤保存篩選。** **類型** 篩選是頁面網址的一部分，所以書籤或瀏覽器的返回按鈕都會回到只看服務的清單。請參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 - **選擇你需要的欄位。** **產品清單欄位設定** 可顯示、隱藏和重新排列 **編碼**、**製造商** 等欄位。請參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 - **一邊報價一邊建立產品。** 在報價單或發票明細行上輸入的名稱，會在你儲存時成為產品。請參閱[建立產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/create-a-product/)。 - **從試算表載入產品目錄。** [資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)可從 .xlsx 或 .csv 檔案匯入產品；請先加入任何新的類別。 ## 例子 **查看鐘點收費。** 為一項翻新工程報價之前，Mei Tan 在 **類型** 篩選中選擇 **服務**：清單縮窄至 Lim & Co 的服務，包括 **定價** 為每 HR SGD 150.00 的 “Design consultation”（設計諮詢）。她報價六小時：6 × 150.00 = SGD 900.00，加 9% GST SGD 81.00，合計 SGD 981.00。 **停售一個產品。** Lim & Co 不再銷售 “Bamboo blind”（竹簾）。Daniel Lim 打開它，選擇 **停用產品** 並確認。曾為四幅竹簾開票的 INV-10000301 仍顯示這一行及其 SGD 720.00（4 × 180.00）；新的明細行不會再提供這個產品。 ## 常見問題 - **怎樣只看服務或只看商品？** 在 **產品** 清單的 **類型** 篩選中選擇 **服務** 或 **商品**。 - **為甚麼側邊欄沒有產品？** 你的角色在 **Product**（產品）**List**（列表）上是 **無權限**。標準 **Viewer**（檢視者）角色沒有這項權限；請向管理員查詢。 - **可以刪除產品嗎？** 你可以用 **停用產品** 停用它。它會離開清單和新的明細行，而列出它的單據會保留它。 - **停用的產品可以再銷售嗎？** 把它重新建立為新產品。它的舊名稱可以再用，因為只有有效產品才必須名稱不同。 - **誰更改了這個產品的價格？** 打開產品：它的 **歷史紀錄** 顯示每項更改、更改者和時間。請參閱[審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/)。 - **一個產品可以有兩種貨幣的價格嗎？** 不可以。一個產品只有一種 **貨幣** 和一個 **定價**；以其他貨幣報價時，請在明細行上輸入價格。 - **同事看得到我新增的產品嗎？** 如果是 **全部記錄**，看得到。如果是 **僅自己的記錄**，每個人只看到自己建立的產品。 ## 相關內容 - [產品與明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/products-and-line-items/) - [建立產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/create-a-product/) - [明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/) - [建立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/create-an-invoice/) - [爭取回頭客](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/repeat-business/) --- # 建立產品 > 怎樣在 easySales 價目表加入產品或服務——設定類型、單位、定價、成本、預設銷售稅、類別和製造商，可從產品清單或報價單明細行直接加入。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/products/create-a-product/ 使用本頁把你銷售的東西加入[產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/overview/)中，以便在報價單和發票明細行中選用。明細行會從產品帶入哪些內容，請參閱[產品與明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/products-and-line-items/)。 ## 開始之前 你需要 **Product**（產品）**Add**（新增）和 **Edit**（編輯）權限。請先決定產品的類型：實物用 **Goods**（商品），工作用 **Service**（服務）。 ## 操作步驟 1. 選擇側邊欄中的 **產品**，然後選擇 **新增產品**。 2. 選擇 **類型**：**Goods** 或 **Service**。對於尚未設定單位的服務，easySales 會在 **單位** 中填入 HR。 3. 輸入 **名稱**。名稱為必填，而且不能與其他有效產品同名。 4. 如果你使用產品編碼，請輸入 **編碼**。 5. 輸入 **單位**，或從建議中選擇一個。任何文字都可以。 6. 選擇 **類別** 和 **製造商**。如果沒有所需的項目，輸入它的名稱，並在選單末端選擇 **Create new category “…”**（新建類別）或 **Create new manufacturer “…”**（新建製造商）。 7. 在 **價格** 下選擇 **貨幣**，並輸入 **定價** 和 **成本**。如果貴公司要徵稅，再選擇一個 **預設銷售稅**。 8. 加入 **說明**；它會被複製到單據明細行上。 9. 選擇 **建立產品**。 ## 之後會發生甚麼 easySales 打開新產品的頁面，並提示已儲存。現在報價單和發票明細行中便可以選用該產品。之後對它的修改只影響此後編寫的單據。 ## 從單據明細行建立 編寫報價單或發票時，在明細行的產品欄中輸入一個與任何產品都不相符的名稱，然後選擇 **新建產品「…」**。這一行會標示為 **新產品**；請在明細行上選擇它的類型。儲存單據時，easySales 會用這一行的說明、單位和價格（以單據貨幣計）建立產品。要改為選擇現有產品，請選擇標示為 **改為搜尋產品** 的按鈕。這需要 **Product** **Add** 權限。 ## 需要注意的規則 - **定價** 和 **成本** 可以不填。價格不固定時請留空；這樣明細行開始時便沒有價格。 - **預設銷售稅** 是選填的，列出貴公司今天可選的銷售稅。貴公司不徵稅時，不會顯示它。 - 報價單、發票、定期發票或貸項通知單的明細行選用該產品時，如果單據在其日期提供這個稅，明細行便帶入產品的 **預設銷售稅**；否則明細行保持原來的稅。與單據不同的稅會自動開啟 **逐行稅率**。 - 更改產品的 **預設銷售稅**，不會改變已經寫好的單據。 - 與有效產品同名的名稱會被拒絕，不論大小寫，表單會在 **名稱** 下顯示已有同名的產品。 - 從選單中選擇的新類別或新製造商會立即建立，並需要 **Product** **Add** 和 **Edit** 權限。 - 只有報價單和發票可以從明細行建立產品。採購訂單、貸項通知單和定期發票不能建立產品。 - 要移除產品，打開它並選擇 **···** 選單中的 **停用產品**。已列出它的單據不受影響。 ## 為甚麼這樣設計 **名稱唯一，才能選對項目。** 如果兩個有效產品都叫 “Roller blind”（捲簾），下一個寫報價單的人就要靠估。每個產品一個名稱，明細行的選擇器就只會提供一個相符項目。 **價格可以留空。** 訂製工作，例如一件訂造木工，沒有固定價格。**定價** 留空，明細行便從空白開始，你按每位顧客定價，而不是從一個永遠不對的數字開始。 **從明細行建立的產品沿用該行的數字。** 它帶着的第一個價格，就是你剛向真實顧客報出的價格，所以產品目錄由你業務實際用過的數字開始。 **預設稅省得每一行都要選。** 一個你一向按零稅率銷售的產品，例如出口運費，可以讓每一行都由這個稅開始。最終仍由單據決定：只有單據自己的稅選項容許時，明細行才會帶入它。 **類型說明你賣的是甚麼。** 清單和產品頁面上的標籤一眼就顯示它是商品還是服務；檢視價格時，**類型** 篩選可以只列出其中一種。 ## 更有效率的做法 - **一邊報價一邊建立。** 在明細行輸入名稱，選擇 **新建產品「…」**；儲存後產品便存在。請參閱[明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/)。 - **不離開表單就加入類別。** 在 **類別** 中輸入新名稱，選擇 **Create new category “…”**（新建類別）。請參閱[類別與製造商](https://easysales.work/zh-hant/help/products/categories-and-manufacturers/)。 - **讓服務自動填入單位。** 輸入單位之前先選擇 **Service**，**單位** 便已是 HR。 - **一次匯入整份價目表。** [資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)可從 .xlsx 或 .csv 檔案建立大量產品。 - **為顧客寫好說明。** 說明會複製到每一行上，所以在這裏寫清楚，就不用逐張報價單修改。請參閱[寫好報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/clear-quotation/)。 ## 例子 **按小時收費的服務。** Mei Tan 選擇 **新增產品**，再選擇 **Service**；**單位** 自動填入 HR。她把它命名為 “Design consultation”（設計諮詢），輸入 **編碼** SVC-01，在 **類別** 中輸入 “Consulting”，然後選擇 **Create new category “Consulting”**。她在 **價格** 下選擇 SGD，輸入 **定價** 150.00 和 **成本** 60.00，再選擇 **建立產品**。在她下一張報價單上，八小時共 SGD 1,200.00（8 × 150.00），加 9% GST SGD 108.00，合計 SGD 1,308.00。 **名稱已存在。** Daniel Lim 嘗試加入 “design consultation”。easySales 在 **名稱** 下拒絕了它，因為有效產品 “Design consultation” 只是大小寫不同，名稱相同。他改為打開現有的產品。 ## 常見問題 - **怎樣加入新產品或服務？** 選擇側邊欄中的 **產品**，再選擇 **新增產品**。選擇 **Goods** 或 **Service**，輸入 **名稱**，然後選擇 **建立產品**。 - **為甚麼 easySales 說已有同名的產品？** 另一個有效產品用了相同名稱，可能只是大小寫不同。請打開那個產品，或另選一個名稱。 - **一定要輸入價格嗎？** 不用。**定價** 和 **成本** 可以不填；使用該產品的明細行開始時便沒有價格。 - **為甚麼單位已經是 HR？** 你在 **單位** 留空時選擇了 **Service**。輸入任何其他單位即可取代它。 - **哪些單據可以從明細行建立產品？** 報價單和發票。採購訂單、貸項通知單和定期發票不能建立產品。 - **產品可以帶自己的稅嗎？** 可以。在 **價格** 下選擇一個 **預設銷售稅**。選用該產品的明細行會由這個稅開始，你仍可以在明細行上更改。 - **之後可以把產品由商品改為服務嗎？** 可以。打開產品，選擇 **編輯**，更改 **類型** 並儲存。已列出它的單據不會改變。 ## 相關內容 - [產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/overview/) - [類別與製造商](https://easysales.work/zh-hant/help/products/categories-and-manufacturers/) - [明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/) - [產品與明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/products-and-line-items/) --- # 類別與製造商 > 在 easySales 怎樣新增、重新命名和停用產品類別與製造商，令產品分組一致、容易搜尋。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/products/categories-and-manufacturers/ 類別和製造商是設定[產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/overview/)時可以選擇的兩個清單。使用本頁令它們保持簡短、一致，方便為產品分組和尋找。 ## 開始之前 你需要 **Product**（產品）**List**（列表）權限才能打開這兩個清單。新增項目需要 **Product** **Add**（新增）和 **Edit**（編輯），重新命名需要 **Edit**，停用需要 **Delete**（刪除）。沒有這些權限時，清單只可檢視。 ## 操作步驟 1. 選擇側邊欄中的 **產品**，打開清單頂部的 **···** 選單，選擇 **類別與製造商**。**產品目錄** 頁面隨即打開，**分類** 和 **製造商** 並排顯示。 2. 要新增項目，選擇 **新分類** 或 **新製造商**，輸入 **名稱**，然後選擇 **新增**。 3. 要重新命名，選擇該行的 **重新命名**，修改 **名稱** 後選擇 **儲存**。 4. 要移除，選擇該行的 **停用**，閱讀 **停用這個分類？** 或 **停用這個製造商？**，然後選擇 **停用**。 同一個頁面也在 **系統設定** → **產品目錄**，位於 **資料** 組別下。你亦可以在設定產品時新增類別或製造商：在產品的 **類別** 或 **製造商** 欄中輸入名稱，然後選擇 **Create new category “…”**（新建類別）或 **Create new manufacturer “…”**（新建製造商）——請參閱[建立產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/create-a-product/)。 ## 之後會發生甚麼 新增或重新命名的項目會立即出現在每個產品表格中。重新命名會顯示在所有使用該項目的產品上。 停用的項目會從清單和產品表格中消失。使用過它的產品保留其他資料，但不再顯示類別或製造商。 ## 需要注意的規則 - 同一個清單中的兩個有效項目不能同名。easySales 會拒絕重複的名稱，並提示該名稱已存在。 - 名稱最多 100 個字元。 - 停用無法在本頁還原。要再次使用這個名稱，請把它作為新項目加入，然後重新設定到相關產品上。 - 產品的[資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)不會建立類別或製造商。如果某一行列出的類別或製造商在這裏不存在，會被報告為問題。 - 每次新增、重新命名和停用都會記錄在貴公司的[審計紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/)中。 ## 為甚麼這樣設計 **每組只有一種寫法，搜尋才可靠。** 產品清單的搜尋會按類別和製造商名稱尋找產品。如果一半捲簾放在 “Blinds”，另一半放在 “Window blinds”，搜尋任何一個都會漏掉一些。 **改名一次，處處生效。** 產品指向它的類別，而不是自己保存一份名稱。在這裏更正拼寫，所有產品會一併更正，不用逐一編輯產品。 **只停用，不刪除。** 使用過該項目的產品只會變成沒有類別，而不是指向一個失效的類別；審計紀錄也會保留誰在甚麼時候移除了它。 **移除需要獨立的權限。** 停用一個項目會改變許多產品的分組方式，所以需要 **Delete** 權限；角色可以不給這項權限，同時仍讓人新增和重新命名。 ## 更有效率的做法 - **設定產品時順手新增。** 在 **類別** 中輸入新名稱，選擇 **Create new category “…”**；一步就建立並選好。請參閱[建立產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/create-a-product/)。 - **找出某個類別的所有產品。** 在 **產品** 的搜尋欄輸入類別名稱。請參閱[產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/overview/)。 - **匯入之前先設定好清單。** 先加入試算表中提到的每個類別和製造商，就不會有產品行被擋下。請參閱[資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)。 - **停用重複項目之前先移走產品。** 編輯每個使用重複項目的產品，改選你要保留的項目，然後才停用重複的那個，這樣就不會有產品沒有類別。請參閱[產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/overview/)。 - **在手機上重新命名。** 在窄螢幕上，點按項目所在的行即可重新命名。 ## 例子 **兩種寫法，一個類別。** Lim & Co 有 12 個產品放在 “Blinds” 下，3 個放在 “Window blinds” 下。Daniel Lim 編輯那 3 個產品，把 **類別** 改為 “Blinds”，逐一儲存。然後他停用 “Window blinds”，再把 “Blinds” 重新命名為 “Window blinds & shades”。現在全部 15 個產品都顯示新名稱，搜尋 “shades” 便能找到每一個。 **製造商已結業。** 為 Lim & Co 生產其中三個產品的 SunShade Co 停止營業。Daniel 停用了這個製造商。這三個產品仍留在清單中，價格和說明不變，只是不再顯示製造商；列出它們的報價單和發票不會改變。 ## 常見問題 - **怎樣新增產品類別？** 打開 **產品** 清單的 **···** 選單，選擇 **類別與製造商**，選擇 **新分類**，輸入名稱，然後選擇 **新增**。 - **產品仍在使用的類別可以停用嗎？** 可以。這些產品保留其他所有資料，只是不再顯示類別。 - **停用了的類別可以恢復嗎？** 不能在本頁恢復。請把它作為新項目再次加入，然後重新設定到相關產品上。 - **為甚麼看不到新分類？** 新增和重新命名需要 **Product** **Edit** 權限，儲存新項目還需要 **Product** **Add**。請向管理員查詢。 - **匯入產品會建立缺少的類別嗎？** 不會。請先在這裏加入；列出未知類別的產品行會被報告為問題。 - **誰重新命名或移除了某個類別？** 審計紀錄會記錄每項更改及更改者。請參閱[審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/)。 ## 相關內容 - [產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/overview/) - [建立產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/create-a-product/) - [產品與明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/products-and-line-items/) - [資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/) --- # 公司資料 > 如何修改報價單和發票上的公司名稱、地址、註冊號和電話，設定公司時區，以及用公司資料欄在單據上印出商號或分店地址。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/ 貴公司的資料存放在兩個地方：**系統設定** → **公司資料** 保存正式紀錄，**文件設定** 中的公司資料欄決定單據頂部列印甚麼。本頁為負責保持這些資料正確的人而設；授權是甚麼，請參閱[授權與用戶](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/your-licence-and-users/)。 ## 開始之前 你需要 **System**（系統）**View**（檢視）權限才能看到這些資料，需要 **System** **Edit**（編輯）權限才能修改。請先決定單據是完全按公司紀錄上的內容列印，還是列印不同的名稱或地址。 ## 操作步驟 1. 選擇側邊欄中的 **系統設定**，然後在 **組織** 下選擇 **公司資料**。**公司資訊** 部分顯示 **公司名稱**、**企業識別號**（如果貴公司有）、**註冊號**、**辦公地址** 和 **單據聯絡方式**。 2. 更正 **公司名稱**、**註冊號**、**辦公地址** 或 **單據聯絡方式**，例如電話號碼和電郵地址。底部的橫條會顯示 **有未儲存的變更**；選擇 **儲存**。**企業識別號** 由平台設定，不能在這裏修改。 3. 要在單據上列印不同的內容，請在 **銷售** 下選擇 **文件設定**。在 **Letterhead**（信頭）卡片上，選擇 **Edit company block**（編輯公司資料欄）。 4. 填寫 **Company name**（公司名稱）、**Lines**（資料行）或兩者，然後選擇 **Save**（儲存）。空白欄中的灰色文字顯示公司紀錄在該處會列印的內容。 5. 要改回使用公司紀錄，請再次打開公司資料欄並選擇 **Use Licence record**（使用授權紀錄）。 ## 之後會發生甚麼 **公司資料已儲存** 確認變更已儲存；更改公司名稱時，稽核日誌會記錄舊名稱和新名稱。 報價單、對帳單、送貨單和採購訂單列印目前的資料，即使重新下載舊單據亦然。已開立的發票，以及它的貸項通知單和收據，繼續列印發票開立時貴公司的名稱、地址和號碼。 **文件設定** 中的公司資料欄會取代此後列印的每張單據上的公司資料，無論你使用哪種信頭設計。重新下載的舊單據亦會列印目前的公司資料欄。 ## 需要注意的規則 - 公司資料欄留空時，單據列印 **公司名稱**，然後是 **辦公地址**、**單據聯絡方式** 和你的註冊號碼。 - 你的稅號存放在 **系統設定** → **稅務** 下；參閱[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - 在 **區域** 下，選擇一個 **時區**，例如 Australia/Sydney，日期便會跟隨日光節約時間：今天的日期、單據編號中的日期和到期日全年都在當地午夜換日。不選擇時，使用 **固定 UTC 偏移**。已有單據上的日期不變。 - 在 **區域** 下，你的 **國家／地區** 和 **本位貨幣** 在建立貴公司帳戶時確定，不能更改。如有錯誤，請電郵 support@easysales.work 聯絡 easySales。 - 在 **客戶編號與個人資料** 下，把 **Personal details**（個人資料）設為 **Hide**（隱藏），聯絡人和個人客戶的表格以及聯絡人清單便不再顯示性別、出生日期、語言、收入、婚姻狀況和子女。已儲存的值會保留，設為 **Show**（顯示）即可恢復。**客戶編號前綴** 的說明見[單據編號](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/document-numbers/)。 - **授權** 頁面顯示公司名稱，並提供 **編輯公司資料**，可打開本頁。 - **Company name** 和 **Lines** 分別取代公司紀錄中對應的部分。你在 **Lines** 中輸入的任何內容會取代名稱下方的所有行，包括註冊號碼，所以如果仍要列印註冊號碼，請把它們亦寫進去。公司資料欄最多容納八行。 - 在 **系統設定** → **稅務** 下確認了貴公司的國家／地區後，發票、貸項通知單和收據會附標籤列印註冊號碼，例如 "GST Reg No."。**稅務** 頁面上的 **發票上印出的內容** 預覽會顯示它們。 - **公司名稱** 只能是一行，最多 250 個字元。要只在單據上列印商號，請使用公司資料欄。 ## 為甚麼這樣設計 **公司紀錄是你的法律身分；公司資料欄是你的信頭。** 註冊名稱和註冊號屬於你的業務，而不屬於某一個單據設計。把它們保存在同一份紀錄中，再透過公司資料欄列印商號或工作室地址，你便可以改變單據的外觀，而不改變由誰開立。 **已開立的發票保留開立時的資料。** 客戶按收到的樣子把發票存檔，稅務審查人員可能在多年後拿他們的副本與你的比較。今天下載的副本必須一致，所以發票、其貸項通知單和收據都保留開立當天的名稱、地址和號碼。報價單和對帳單是工作單據，所以印出你目前的資料。 **國家／地區和本位貨幣是固定的。** 報表中每個金額都以本位貨幣計算，而國家／地區決定每張單據適用哪些稅務規則。日後更改其中一項，會改變你已開立的每張單據的意思，所以它們在建立帳戶時便一次過確定。 **時區決定「今天」是哪一天。** 它決定新發票預設的日期、單據編號中的日期，以及到期日落在哪一天。選擇你自己的時區，晚上較晚建立的單據便會使用你當地的日期，而不是明天的日期。 ## 更有效率的做法 - **從儀表板開始。** 新公司的管理員會在[儀表板](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/dashboard/)上看到 **開始使用 easySales**；**開啟公司資料** 會直接打開本頁。 - **立即檢查列印效果。** 儲存後打開 **文件設定**，用 **Preview**（預覽）查看客戶將會看到的頁首。請參閱[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **無須打開發票也能看到稅務資料行。** **稅務** 頁面上的 **發票上印出的內容** 顯示日期為今天的發票會印出的登記資料行。請參閱[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - **用公司資料欄列印商號或分店地址。** 它一次過改變每張單據，而正式紀錄保持不變。 - **從授權頁面直接跳到這裏。** [貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)上的 **編輯公司資料** 會打開本頁。 ## 例子 Lim & Co 的 **公司名稱** 寫的是 "Lim & Co Pte Ltd"，地址為其註冊地址。團隊在 12 Harbour Walk 的工作室辦公，希望每張報價單上都印上這個地址。 Mei Tan 打開 **Edit company block**，**Company name** 留空，在 **Lines** 中輸入工作室地址、電話號碼和 "GST Reg No. M2-1234567-8"。下一張報價單會在工作室地址上方列印 "Lim & Co Pte Ltd"；**公司資訊** 中仍保留註冊地址。 **搬遷辦公室。** 假設 Lim & Co 沒有使用公司資料欄，所以單據列印公司紀錄。11 月 1 日，公司搬遷註冊辦事處。Mei 修改 **辦公地址** 並選擇 **儲存**。Harbour Café 索取 10 月開立的 INV-10000312 副本：PDF 仍印出舊地址，與咖啡店當時收到的一樣。給 Harbour Café 的新報價單則印出新地址。 **隱藏個人資料。** Lim & Co 只記錄工作聯絡人，不希望員工收集生日資料。Mei 把 **Personal details** 設為 **Hide** 並儲存。出生日期、性別等個人欄位從聯絡人表格和聯絡人清單中消失；已記錄的三個生日會保留，選擇 **Show** 後便會重新顯示。 ## 常見問題 - **可以更改公司的國家／地區或本位貨幣嗎？** 不可以。兩者都在建立帳戶時確定，並在 **區域** 下顯示為固定值。如有錯誤，請電郵 support@easysales.work 聯絡 easySales。 - **如何在發票上印出商號或另一個地址？** 使用公司資料欄：**文件設定** → **Edit company block**。此後每張單據都會印出它，而正式的公司紀錄不會改變。 - **更改地址會改變已開立的發票嗎？** 不會。已開立的發票及其貸項通知單和收據，保留發票開立時貴公司的資料。報價單和對帳單會印出新地址。 - **GST 登記號在哪裏輸入？** 在 **系統設定** → **稅務** 下，用 **編輯公司與稅務** 輸入。請參閱[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - **公司應該使用哪個時區？** 你業務運作所在的時區，例如 Asia/Singapore。具名時區亦會在當地實行日光節約時間時跟隨調整。 - **如何不讓員工記錄出生日期？** 在 **客戶編號與個人資料** 下把 **Personal details** 設為 **Hide**。這些欄位會從聯絡人和個人客戶表格中消失，已儲存的值會保留。聯絡客戶時的同意規則，請參閱[推廣與同意](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/marketing-consent/)。 ## 相關內容 - [公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/) - [信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/) - [貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/) - [保存紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/keeping-records/) --- # 公司與稅務 > 如何在 easySales 設定 GST 或銷售稅——輸入稅號、記錄登記和取消登記 GST 的日期，並選擇單據可用的稅碼和自訂稅率。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/ 報價單、發票和貸項通知單可以收取的稅項，取決於 **系統設定** → **稅務**。其中的 **公司與稅務** 部分保存貴公司的國家／地區、稅號和登記情況，**稅碼** 決定表格提供哪些選項。稅項如何計算，請參閱[GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 ## 開始之前 你需要 **System**（系統）**View**（檢視）權限才能看到這個頁面，需要 **System** **Edit**（編輯）權限才能修改。國家／地區在建立貴公司帳戶時確定，不能在這裏更改；如有錯誤，請電郵 support@easysales.work 聯絡 easySales。 ## 操作步驟 1. 選擇側邊欄中的 **系統設定**，然後在 **財務** 下選擇 **稅務**。 2. 在 **公司與稅務** 中，選擇 **編輯公司與稅務**。核對顯示的 **國家／地區**，並輸入或更正 **稅務登記號**。澳洲或紐西蘭亦需選擇 **會計基礎**；新加坡或馬來西亞請在 **電子發票適用日期（InvoiceNow）** 或 **電子發票適用日期（MyInvois）** 下填寫日期（如適用），以及 **已獲批准**。然後選擇 **儲存**。 3. 在 **稅務登記** 下，選擇 **新增登記**。如果不知道開始日期，**起** 留空；登記仍然有效時，**止** 留空。如果該期間使用的號碼與公司的稅務登記號不同，請輸入 **登記號**。馬來西亞的服務稅和銷售稅分別作為兩項登記紀錄。 4. 在 **稅碼** 下，查看日期為今天的單據可提供的稅項，例如「無 · 零稅率（GST）· 標準稅率 9%（GST）」。 5. 要提供較少用的稅碼，例如免稅或不在徵稅範圍，請開啟 **進階稅碼**。 6. 要加入貴公司自己的稅率，請選擇 **新增自訂稅率**（開啟 **進階稅碼** 後顯示），選擇 **稅碼**，輸入 **名稱** 和 **稅率**，設定日期，然後選擇 **新增自訂稅率**。 ## 之後會發生甚麼 **今日登記狀態** 會顯示，例如「自 {日期} 起已登記稅（GST）」，或「未登記稅（GST）」；香港和汶萊則顯示「該國家／地區沒有銷售稅」。日期在登記期間內的單據可以收稅；日期在期間外的單據不能收稅，其稅項選擇器會說明原因。已開立的單據保留其自身日期適用的登記情況，所以之後修改這個頁面，永遠不會改變舊單據上的內容。 自訂稅率只在日期介乎其起止日期之間的單據上提供，其名稱會作為稅項列印。 ## 需要注意的規則 - 如果開立附稅發票被拒絕，訊息會寫明是哪種稅和哪個日期。請新增或更正該日期的登記，或從發票中移除稅項。 - 在貴公司的國家／地區確認之前，easySales 按新加坡處理，不會拒絕任何稅項行。 - 不收稅的公司沒有專門的開關。當你在單據日期沒有登記，或貴公司位於香港或汶萊時，表格不會顯示稅項欄位，PDF 亦不會印出稅項行和稅號。要比較各個國家／地區的規則，請參閱[各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/)。 - 該部分以中性名稱顯示你的號碼，並在括號內附上該國的稱呼，例如 **商業登記號（UEN）** 和 **稅務登記號（GST Reg No.）**。稅號在這裏的 **編輯公司與稅務** 下修改；註冊號在 **系統設定** → **公司資料** 下修改；參閱[公司資料](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/)。 - 單據列印其日期所在登記期間的登記號。沒有自己 **登記號** 的期間，列印公司的 **稅務登記號**。 - 如果貴公司所在國家／地區容許公司選擇稅額如何取整，例如日本，請在 **編輯公司與稅務** 下選擇 **稅額尾數處理**：**捨去**、**進位** 或 **四捨五入**。在儲存方法之前，含稅的單據無法儲存或開立。變更只適用於之後儲存或開立的單據。 - 如果 **稅務登記號** 是空白，而且貴公司所在國家／地區沒有稅號或貴公司沒有稅務登記，該欄位便會被省略。 - **發票上印出的內容** 顯示列印在公司名稱下方的登記資料行，例如 "UEN …" 或 "GST Reg No. …"。 - 要記錄取消登記，請在該期間上選擇 **結束**：**止** 日期會預設為今天，請改為你最後一日登記的日期。**刪除** 只用於誤錄的期間。 - 自訂稅率的名稱和稅率儲存後不能更改；請改為加入新的稅率。刪除稅率後它不再提供；已使用它的單據會保留它。 - 貴公司以前使用的國家／地區下的登記顯示在 **以往的登記** 下，不能修改。 ## 為甚麼這樣設計 **稅項跟隨單據本身的日期。** 你只可以為登記期間內提供的貨品或服務收取 GST，而每張發票都屬於其日期所在的報稅期。easySales 按單據日期當天有效的登記核對每張單據，所以倒填至登記之前的發票不會誤收稅項，你的報稅表亦會對得上。 **登記是一段歷史，不是一個開關。** 把每段期間連同開始和結束日期記錄下來，舊單據便保持正確：登記期間開立的發票，在你取消登記後仍保留其 GST。因此 **結束** 是結束一段期間，而 **刪除** 只用於從來不屬實的紀錄。 **較少用的稅碼在需要之前保持隱藏。** 免稅、不在徵稅範圍和客戶自行申報的稅碼，在報稅表中各歸不同的欄。把它們放在 **進階稅碼** 後面，不使用它們的團隊便不會誤選。 **已儲存的自訂稅率保留其名稱和稅率。** 用過它的單據必須繼續印出開立時的稅率。改了稅率就是一個新稅率，舊單據和新單據便各自保持正確。 ## 更有效率的做法 - **開立前先檢查。** **稅碼** 下「日期為今天的單據可選」一行，準確顯示表格會提供哪些稅項，無須打開草稿也能確認新登記已經生效。 - **登記一獲批便記錄下來，並使用真正的開始日期。** 日期在該日或之後的草稿便可即時收取 GST，之後無須重新輸入。請參閱[GST 登記](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/registering-for-gst/)。 - **在一個地方查閱貴國的規則。** 參考頁面，例如[新加坡 GST 發票](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-singapore/)，列出稅務發票必須顯示的內容，以及 easySales 如何應用。 - **在草稿階段處理稅項為「無」的明細行，而不是等到開立時。** 已登記時，開立對話框會要求為每一條稅項仍為 **無** 的明細行選擇零稅率、免稅或不在徵稅範圍。請參閱[開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)和[零稅率與豁免](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/zero-rated-and-exempt/)。 ## 示例 **登記 GST。** Lim & Co 自 2026 年 11 月 1 日起登記 GST，登記號為 M2-1234567-8。Mei Tan 打開 **系統設定** → **稅務**，在 **稅務登記** 下選擇 **新增登記**，把 **起** 設為 2026 年 11 月 1 日，**止** 留空，然後儲存。記錄了登記之後才會提供 **稅務登記號** 欄位，所以她接着選擇 **編輯公司與稅務**，輸入 M2-1234567-8 並儲存。 一張日期為 10 月 31 日、設計費 SGD 3,000.00 的發票不提供稅項，合計 SGD 3,000.00。同樣金額、日期為 11 月 3 日的發票提供 **標準稅率 9%（GST）**：GST 為 SGD 3,000.00 × 9% = SGD 270.00，合計 SGD 3,270.00。由 11 月 1 日起，**發票上印出的內容** 顯示 "GST Reg No." 這一行。 **結束登記。** 假設 Lim & Co 之後取消了 GST 登記，最後一個登記日為 2027 年 6 月 30 日。Mei 在該期間上選擇 **結束**，把 **止** 由今天的日期改為 2027 年 6 月 30 日並儲存。日期為 2027 年 7 月 1 日或之後的發票不再提供 GST；登記期間開立的每張發票都保留其 GST，並繼續印出登記號。 ## 常見問題 - **如何記錄公司已登記 GST？** 在 **系統設定** → **稅務** 下選擇 **新增登記**，輸入登記開始的日期。如果還未有登記號，請在 **編輯公司與稅務** 下加入。 - **為甚麼發票不能加 GST？** 貴公司在發票日期未登記稅務，或貴公司所在國家／地區沒有銷售稅。請新增或更正涵蓋該日期的登記期間。 - **公司取消 GST 登記時要怎樣做？** 在登記期間上選擇 **結束**，並把 **止** 設為最後一日登記的日期。**刪除** 只用於誤錄的期間。 - **更改稅務登記會改變已開立的發票嗎？** 不會。已開立的單據保留其自身日期適用的登記情況。 - **如何提供免稅或不在徵稅範圍的稅碼？** 在 **稅碼** 下開啟 **進階稅碼**。之後單據會在標準稅碼旁一併提供這些稅碼。 - **可以加入自己的稅率嗎？** 可以，前提是貴國有接受自訂稅率的稅碼：開啟 **進階稅碼**，然後選擇 **新增自訂稅率**。名稱和稅率儲存後不能更改。 - **GST 登記號印在哪裏？** 印在發票、貸項通知單和收據上的公司名稱下方。**發票上印出的內容** 顯示確實的資料行。 ## 相關內容 - [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/) - [公司資料](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/) - [GST 登記](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/registering-for-gst/) - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) --- # 單據編號 > 如何更改 easySales 的發票、報價單和收據編號格式——前綴、年份或年月、流水號位數和起始號，儲存前已可看到下一個編號。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/administration/document-numbers/ 每種單據都有自己的編號序列，例如發票的 `INV-`。**單據編號** 部分決定這些編號的樣子。本頁為負責設定公司的人而設；每個編號在甚麼時候取得，請參閱[開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)。 ## 開始之前 - 你需要 **System**（系統）**View**（檢視）權限才能看到這個部分，需要 **System** **Edit**（編輯）權限才能修改。沒有 **Edit** 權限時，這個部分只能檢視。 - 請先決定格式。修改由下一張單據開始生效，已開立的編號不會改變，所以最好在新一年的第一張單據之前修改。 ## 操作步驟 1. 選擇側邊欄中的 **系統設定**，然後在 **組織** 下選擇 **公司資料**。 2. 捲動到 **單據編號**。每種單據各有一個區塊：**報價單**、**發票**、**貸項通知單**、**收據**、**採購訂單**、**送貨單** 和 **服務合約**。未為貴公司開通的模組，其單據沒有區塊。 3. 在要修改的區塊中輸入 **前綴**，例如 `INV-`。 4. 選擇 **日期部分**：**無**、**年** 或 **年月**。 5. 設定 **流水號位數**，可以是 3 至 9 位。 6. 設定 **起始號**：新序列的第一個號碼。 7. 查看區塊旁邊的 **下一個編號**。easySales 計算期間，它會短暫顯示 **正在計算…**。 8. 選擇頁面底部橫條中的 **儲存**。 ## 之後會發生甚麼 - 這種單據的下一張會取得 **下一個編號** 下顯示的編號。已開立的單據保留原來的編號。 - 選擇 **年** 時，編號會像 `INV-2026-0001`；選擇 **年月** 時，會像 `INV-202610-0001`。每個新年度或新月份都會由 **起始號** 開始一個新序列。 - 這次修改會記錄在 **稽核日誌** 中，包括修改前和修改後的值。 ## 需要注意的規則 - **每個前綴連同它的日期部分各自構成一個序列。** 已經開始的序列會由顯示的編號繼續，**起始號** 只用於下一個新序列。此時區塊會顯示：*這個序列已經開始，會由上面顯示的編號繼續。起始號用於下一個新序列。* - **採購訂單和送貨單總是接着該前綴下同類單據已有的最大編號繼續編號**，所以新序列絕不會重複已用過的編號，儲存設定亦絕不會提前開始一個新序列。 - **序列用完位數後會多出一位繼續編號。** 前綴和日期部分不變，區塊會顯示：*這個序列已超過目前位數能表示的最大號碼，之後的編號會多出一位，前綴和日期部分不變。* - **前綴** 以字母開頭，最多 16 個字元：字母、數字 1 至 9 以及 `-` `/` `.`。前綴中不能有 0，因為 0 會被當作流水號的一位；亦不能有大寫的 `YY`、`MM` 或 `DD`，因為它們會被當作日期。使用日期部分時，前綴不能以大寫 Y 結尾。欄位會提示你需要修改甚麼。 - **兩種單據不能使用同一個前綴**，客戶編號前綴亦計算在內。發票與草稿發票存放在同一個清單中，報價單與草稿報價單亦一樣，所以在這兩組中，一個前綴不能是另一個前綴的開頭。出現衝突時無法儲存，提示訊息會指出與哪種單據衝突。 - **標準編號**，例如 `INV-10000001`，會顯示為前綴 `INV-1` 加七位流水號。 - **自訂格式**：少數公司使用的格式無法拆成各個欄位顯示。它的區塊會顯示 **自訂格式** 標籤和 **格式**，並照原樣繼續使用。選擇 **改用標準格式** 可改為使用各個欄位；在儲存之前選擇 **保留自訂格式** 可撤銷這項更改。 - **不能設定的編號**：草稿發票（形式發票）、草稿報價單、退款和按金沒收保留各自的編號。 - 如果 **下一個編號** 顯示 **找不到可用的編號。**，請換一個流水號位數、日期部分或前綴。 - **客戶編號** 在同一頁面的 **客戶編號與個人資料** 下設定。新客戶會以 **客戶編號前綴** 加五位數字編號，例如 `C-00001`。前綴最多十個字元：字母以及 `-` `_` `/` `.`，以字母開頭。 ## 為甚麼這樣設計 **已開立的編號永遠不變。** 顧客、會計師和稅務機關都按編號引用單據。把顧客已經存檔的發票重新編號，會令所有這些引用都對不上，所以新格式只由下一張單據開始生效。 **兩張單據絕不會用同一個編號。** 編號在單據定稿時才取得——發票在開立時，收據在記錄時——easySales 會先確認編號未被佔用才使用。這樣，查帳的人可以把每個編號對應到唯一的一張單據。這亦是採購訂單和送貨單會跳過該前綴下已被使用的編號的原因。 **兩種單據不能共用前綴。** 如果發票和貸項通知單都用 `INV-`，它們便會爭用同一組編號，讀的人亦分不清是哪種單據。儲存時拒絕衝突，每個編號就只指向一張單據。 **日期部分會自動重新計數。** 使用 **年** 或 **年月** 時，每個期間的單據都由 **起始號** 重新開始，所以 `INV-2027-0001` 一看便知是 2027 年的第一張發票，毋須有人手動重設序列。 ## 更有效率的做法 - **讓「下一個編號」替你檢查。** 它會按你輸入的值，在儲存之前顯示下一張單據將取得的確切編號，前綴打錯了即時就能發現。 - **用日期部分代替每年手動重設。** 選擇 **年** 後，每年 1 月 1 日自動開始新序列，你不用作任何修改。參閱[開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)。 - **一次儲存所有單據類型。** 所有區塊都在同一個頁面上，可以一併設定發票、報價單和收據，只需選擇一次 **儲存**。 - **由儀表板直接開啟。** 新公司的管理員在[儀表板](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/dashboard/)的 **開始使用 easySales** 中，於 **確認單據編號** 這一步選擇 **開啟單據編號**，便會直接來到這個部分；選擇 **使用預設編號** 會把這一步標為完成。 ## 例子 Lim & Co 希望發票編號顯示年份。到目前為止，它的發票編號由 `INV-10000001` 至 `INV-10000042`。 1. Mei Tan 打開 **系統設定** → **公司資料**，捲動到 **單據編號**。 2. 在 **發票** 區塊中，她把 **前綴** 改為 `INV-`，選擇 **年**，把 **流水號位數** 設為 4，**起始號** 保持為 1。 3. **下一個編號** 顯示 `INV-2026-0001`。她選擇 **儲存**。 Lim & Co 開立的下一張發票是 `INV-2026-0001`。之前的 42 張發票保留原來的編號。到了 1 月 1 日，序列會由 `INV-2027-0001` 重新開始。 **沿用原來的編號繼續。** 假設 Lim & Co 在 2026 年 10 月之前一直用試算表開發票，最後一張是 `LC-2026-0187`。Mei 把 **發票** 區塊設為 **前綴** `LC-`、**年**、4 位，**起始號** 188，**下一個編號** 顯示 `LC-2026-0188`。第一張發票開立後，2026 年的序列已經開始，於是她把 **起始號** 改回 1。區塊會確認這個序列照常繼續，而新的一年將由 `LC-2027-0001` 開始。 **前綴衝突。** Mei 想把貸項通知單的前綴設為 `C-`。Lim & Co 的客戶編號已經在用 `C-`，所以 **儲存** 被拒絕，提示訊息指出與客戶編號衝突。她改用 `CN-`。 ## 常見問題 - **已開出的發票編號可以改嗎？** 不可以。已開立的編號永遠不變；新格式由下一張單據開始生效。參閱[開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)。 - **怎樣令發票編號由指定的號碼開始？** 為新序列設定 **起始號**，例如新的前綴或新的一年。已經開始的序列會由它的最後一個編號繼續。 - **怎樣在發票編號加上年份？** 把 **日期部分** 設為 **年**。編號會變成 `INV-2026-0001` 這樣，每年 1 月 1 日重新計數。 - **為甚麼新設的起始號沒有生效？** 這個前綴和日期部分的序列已經開始，所以會繼續編號。**起始號** 只用於下一個新序列。 - **報價單和發票可以用同一個前綴嗎？** 不可以。每種單據都需要自己的前綴，客戶編號前綴亦計算在內。 - **怎樣更改客戶編號前綴？** 在同一頁面的 **客戶編號與個人資料** 下修改 **客戶編號前綴**。新客戶會使用它加五位數字，例如 `C-00001`。 - **編號用到位數能表示的最大號碼後會怎樣？** 序列會多出一位繼續編號，前綴和日期部分不變。 ## 相關內容 - [開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) - [系統設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/settings/) - [公司資料](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/) - [審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/) - [保存紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/keeping-records/) --- # 系統設定 > easySales 的系統設定在哪裏改——公司資料、稅務、單據編號、範本、貨幣、自訂欄位、資料匯入、用戶與安全，一頁找到入口。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/administration/settings/ 系統設定保存適用於貴公司所有人的選項：單據上你是誰、單據的樣子和編號方式、稅務和貨幣如何運作，以及誰可以登入、可以看到甚麼。每項設定都有自己的頁面，並按組別排列在螢幕左側的導覽中。 ## 在哪裏找到 選擇側邊欄中的 **系統設定**。**概覽** 列出每個頁面和一句說明；選擇某一行即可打開。每個頁面旁邊的導覽都顯示同樣的組別，導覽頂部的 **搜尋設定** 可以按名稱找到頁面。在窄螢幕上沒有側邊導覽，**概覽** 就是選單。 **概覽** 上頁面旁邊的圓點表示它有尚未儲存的變更。**概覽** 上的首次使用提示建議先完成 **公司資料** 和 **稅務**，因為它們會印在每一張報價單、發票和收據上。授權不在這裏：它在側邊欄的 **授權** 下，各人的帳戶則在 **用戶帳戶** 下。 ## 你可以做甚麼 **組織** - **公司資料**——貴公司的公司名稱、註冊號、辦公地址和單據聯絡方式、在建立帳戶時確定的 **國家／地區** 和 **本位貨幣**、**時區**、新客戶編號的 **客戶編號前綴**、從聯絡人和個人客戶表格中隱藏性別、出生日期等欄位的 **Personal details**（個人資料），以及設定每種單據編號方式的 **單據編號**。參閱[公司資料](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/)和[單據編號](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/document-numbers/)。 - **通知**——公司預設的電郵規則、電郵渠道和系統待辦規則。參閱[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)。 - **AI**——公司連接 AI 應用和內建助手的開關，以及助手的上限和用量。參閱[AI 設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/ai-assistant-settings/)。 - **推薦計劃**——貴公司的推薦連結，以及透過它註冊的公司。只有推薦計劃對貴公司開放時才會出現。 **銷售** - **銷售流程**——商機的各個階段及其贏單機率。參閱[商機階段](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunity-stages/)。 - **活動類型**——貴公司在任務、行程和溝通下記錄的用途。 - **文件設定**——信頭，以及每種單據的列印設計。參閱[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **標準範本**——可插入單據的條款、備註和電郵文字。參閱[標準範本](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/standard-templates/)。 - **審批**——令報價單、發票和貸項通知單在開立前先等審批人批准的規則，按單據類型設定，在你開啟之前都是關閉的。參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 **財務** - **稅務**——你的國家／地區、稅號、稅務登記、單據上印出的標籤，以及單據提供的稅碼。參閱[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - **貨幣與匯率**——**本位貨幣**（在建立帳戶時確定），以及每種貨幣兌它的匯率、來源、上次更新時間，以及它是 **最新** 還是 **已過期**；**更新匯率** 會立即取得新匯率。參閱[貨幣與匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 - **收款與撇銷**——先是 **付款條款** 區塊，內有 **預設付款條款**；然後是 **上限** 區塊，內有 **每張收據的銀行手續費上限** 和 **每張發票的小額撇銷上限**。客戶沒有自己的付款條款時，新發票使用預設條款，並由發票日期起計到期日；已開出的發票不會改變。可以從公司的 PaymentTerm 選項集中選擇（附帶 `COD`、`NET 7`、`NET 14`、`NET 30`、`NET 60`），也可以選 **無**；自己的條款（如 `NET 45`）在[自訂欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/custom-fields/)中新增。記錄收款時，超過上限的差額會被拒絕；設為 0 則關閉該類差額。參閱[記錄收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/)。 **資料** - **自訂欄位**——你在紀錄上自己的欄位，以及下拉選單背後的選項集。參閱[自訂欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/custom-fields/)。 - **產品目錄**——用於篩選產品的類別和製造商。參閱[類別與製造商](https://easysales.work/zh-hant/help/products/categories-and-manufacturers/)。 - **資料匯入**——由試算表匯入客戶、聯絡人和產品，並可撤銷匯入。參閱[資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)。 - **會計匯出**——把已開立的發票和貸項通知單下載為 Xero、QuickBooks Online、Excel 或 PDF 檔案。參閱[會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/)。 **使用者與安全** - **使用者與權限**——通往 **管理使用者** 和 **管理角色** 的捷徑、**Session timeout**（工作階段逾時）和 **Concurrent sessions per user**（每位用戶的同時工作階段數目），以及 **兩步驗證** 規則。參閱[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)、[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)和[公司安全設定](https://easysales.work/zh-hant/help/security/company-security-settings/)。 - **共享與團隊**——預設存取權限、共享規則、團隊和匯報關係。參閱[共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/)。 - **稽核日誌**——誰在甚麼時候修改或檢視了紀錄。參閱[審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/)。 在有數值需要填寫的頁面——例如 **公司資料**、**通知**、**貨幣與匯率**、**收款與撇銷** 和 **使用者與權限**——底部有一個帶有 **儲存** 和 **取消** 的橫條。在有內容更改之前，**儲存** 保持停用。列出紀錄的頁面，例如 **標準範本** 和 **自訂欄位**，每項操作會即時儲存。帶着未儲存的變更離開時，會詢問 **放棄變更？** ## 權限 你需要 **System**（系統）**View**（檢視）權限才能打開系統設定，需要 **System** **Edit**（編輯）權限才能修改設定。只有 **View** 權限時，頁面會提示你的角色可以檢視但不能修改。有些頁面還需要角色控制項，沒有時導覽中不會顯示該頁面：**通知** 需要 **管理通知設定**，**活動類型** 需要 **管理活動子類型**，**AI** 頁面上的助手部分需要 **管理 AI 助手設定**，**資料匯入** 需要 **匯入資料**，**會計匯出** 需要 **批次匯出單據**。**兩步驗證** 部分需要 **管理登入安全**。 屬於貴公司不使用的模組的頁面亦不會顯示：**銷售流程** 隨商機模組，**活動類型** 隨活動，**收款與撇銷** 和 **會計匯出** 隨發票。 ## 為甚麼這樣設計 **一項設定，一個地方，對所有人生效。** 稅號、單據編號格式或工作階段逾時，對公司裏的每個人都必須一樣，否則兩個人開出的單據便會互相矛盾。把全公司的選項集中在這裏，並由 **System** **Edit** 權限把關，就是讓少數可信任的人來改，其他人直接使用結果。 **用不了的頁面不會顯示。** 點進去才發現「沒有權限」的連結只會浪費時間。只有你的角色能打開、而且貴公司有使用這部分功能時，導覽才會顯示該頁面，所以你看到的就是你能操作的。 **未儲存的變更按頁面保留，遺失前會先問你。** 稅務、編號這類設定會影響此後開立的每一張單據。**概覽** 上的圓點和 **放棄變更？** 的詢問，可以防止改了一半的設定被誤存，或被遺忘。 ## 更有效率的做法 - **用搜尋代替翻找。** **搜尋設定** 會配對每個頁面的名稱和一句說明，所以輸入「信頭」能找到 **文件設定**，輸入「匯率」能找到 **貨幣與匯率**。 - **把常用的設定頁加入書籤。** 每個設定頁面都有自己的網址，書籤或團隊筆記裏的連結可以直接打開它。 - **按概覽提示的次序設定。** 先完成 **公司資料** 和 **稅務**：它們會印在每張單據上。然後檢查[單據編號](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/document-numbers/)和[信頭](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **個人偏好在我的資料中更改，不在這裏。** 你的介面語言、時區、日期格式和個人通知選擇，都在用戶選單的 **我的資料** 下。參閱[我的資料](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/profile/)。 - **想知道誰改了設定，就查稽核日誌。** 在 **公司資料**、**單據編號** 等頁面儲存的變更，會記錄是誰、在甚麼時候修改的；公司名稱和單據編號設定的修改還會記錄修改前後的值。參閱[審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/)。 ## 例子 **Lim & Co 第一天的設定。** 擁有 **Administrator**（管理員）角色的 Mei Tan 打開 **系統設定**。**概覽** 上的提示建議先完成 **公司資料** 和 **稅務**。 1. 在 **公司資料** 下，她核對公司名稱和辦公地址，把電話號碼加入 **單據聯絡方式**，然後選擇 **儲存**。 2. 在 **稅務** 下，她記錄 Lim & Co 的 GST 登記，這樣發票便可以收取 **GST 9%**。 3. 她在 **搜尋設定** 中輸入「信頭」，打開 **文件設定**，上載公司標誌。 她的同事 Daniel Lim 使用一個只有 **System** **View** 權限的 **自訂角色**。他能看到 Mei 填寫的內容，但 **公司資料** 和 **稅務** 會提示他的角色可以檢視這些設定，但不能變更。 ## 常見問題 - **誰可以修改系統設定？** 角色具有 **System** **Edit** 權限的人；**Administrator**（管理員）角色具有該權限。只有 **System** **View** 時，可以查看頁面但不能儲存。參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **為甚麼同事能看到的設定頁，我看不到？** 有些頁面除了 **System** 權限還需要角色控制項，例如 **資料匯入** 需要 **匯入資料**；有些頁面只在貴公司使用該模組時才出現。請讓管理員檢查你的角色。 - **系統設定的更改對所有人生效嗎？** 是的。**系統設定** 下的一切都適用於整間公司。你自己的語言、時區和通知選擇在 **我的資料** 下。 - **在哪裏增加用戶數目或更換方案？** 在側邊欄的 **授權** 下，不在系統設定中。參閱[更改方案或席位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/change-plan-or-seats/)。 - **未儲存便離開設定頁會怎樣？** easySales 會先詢問 **放棄變更？**。你可以留下來選擇 **儲存**，或放棄這些變更。 - **能查到是誰改了某項設定嗎？** 可以。在 **公司資料**、**單據編號** 等頁面儲存的變更，會記錄在 **稽核日誌** 中，寫明是誰、在甚麼時候修改的。公司名稱和單據編號設定的修改還會顯示修改前後的值。參閱[審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/)。 ## 相關內容 - [公司資料](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/) - [公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/) - [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) - [授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/) - [單據與範本](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/documents-and-templates/) --- # 自訂欄位 > 如何在 easySales 為客戶、聯絡人、報價單、發票、合約和貸項通知單加入自訂欄位，在清單中顯示，並建立下拉選項。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/administration/custom-fields/ 當團隊需要記錄 easySales 沒有對應欄位的內容時，例如項目地點或轉介來源，請加入自訂欄位。本頁為負責設定貴公司紀錄的人而設；旁邊的其他設定請參閱[系統設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/settings/)。 ## 開始之前 你需要 **System**（系統）**View**（檢視）權限才能看到欄位，需要 **System** **Edit**（編輯）權限才能修改。儲存前請決定欄位的類型：類型之後不能更改。 ## 操作步驟 1. 打開 **系統設定**，在 **資料** 組別中選擇 **自訂欄位**。 2. 選擇紀錄對應的分頁：**客戶**、**聯絡人**、**報價單**、**發票**、**合約** 或 **貸項通知單**。**合約** 分頁只在提供服務合約時出現。 3. 選擇 **Add field**（新增欄位）。 4. 輸入 **標籤**，並選擇 **類型**：**文字**、**長文字**、**數字**、**金額**、**日期**、**是/否**、**下拉選擇**、**多選** 或 **記錄連結**。 5. 填寫該類型要求的內容，例如 **最大長度**、**小數位數**、下拉欄位的 **選項集**，或記錄連結的 **連結到**。 6. 如果每項新紀錄都必須有值，請剔選 **必填**；在分頁有提供的情況下，選擇 **在列表中顯示**、**可篩選** 和 **可搜尋**。 7. 選擇 **保存**。用箭嘴調整欄位的顯示次序。 ## 之後會發生甚麼 該欄位會按分頁上設定的次序，出現在這類紀錄的表格和頁面上，所有人都看得到。如果選擇了 **在列表中顯示**，它亦會成為清單可以顯示和排序的一欄。 ## 需要注意的規則 - 欄位永遠不會被刪除。把它切換為 **Off**（關閉）時，會先詢問 **Switch off**（關閉），然後在表格和清單中隱藏它，並保留已儲存的值；使用它的已儲存清單檢視會一併更新。再切換為 **On**（開啟）便可恢復這些值。 - **必填** 在建立新紀錄時適用。已存在的紀錄不受影響，有人編輯時仍可在該欄位留空的情況下儲存。 - 每個分頁一開始都有五個內建附加欄位，標有 **Legacy**（舊有）。你可以重新命名和關閉它們，但它們的類型永遠是文字，從不必填，也不能刪除。 - 只有報價單和發票清單可以按自訂欄位篩選和搜尋。客戶、聯絡人和合約清單可以顯示自訂欄位並按它排序。貸項通知單沒有可配置的清單，所以它的欄位只顯示在紀錄上。 - **下拉選擇** 或 **多選** 欄位的選項來自選項集。在同一頁欄位下方的 **選項集** 部分管理選項集：選擇 **新增選項集**，填寫 **選項集名稱**、**第一個選項** 和 **其代碼**，然後選擇 **建立選項集**。用 **新增選項** 加入更多選項，每個都有 **標籤** 和 **代碼**。在欄位的 **選項集** 方塊中選擇 **新增選項集…** 會帶你到那裏。 - 選項的代碼會儲存在每項選擇它的紀錄上，不能更改。不再使用的選項會被停用，而不是刪除。標示為 **系統提供** 的選項集隨 easySales 提供。 - 銷售管道的各個階段不在這裏設定：它們在 **銷售** 組別的 **銷售流程** 下——參閱[商機階段](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunity-stages/)。 - 內置的發票設計可以列印自訂欄位：在[文件設定](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)的發票設計中選擇該欄位並設定列印標籤。發票或報價單的 Word 範本亦可以使用自訂欄位。其他單據不會列印它們。 - [資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)可以填寫客戶和聯絡人的自訂欄位。**記錄連結** 儲存格填所連結紀錄的名稱或單號。 ## 為甚麼這樣設計 **欄位只會關閉，永不刪除。** 只有欄位本身能顯示團隊輸入過的值。刪除它會令每項紀錄同時失去這段歷史；關閉它則只是隱藏，每個值都保留，所以出錯時一下便能還原。 **欄位建立後類型便固定。** 以日期或金額儲存的值，無法可靠地當作其他東西來讀取。類型只選一次，每個已儲存的值便保持有意義，而 **金額** 欄位會精確保存金額。 **選項儲存的是代碼，不是文字。** 紀錄保存的是選項的代碼，所以你可以改寫 **標籤**——例如由 "Walk in" 改為 "Walk-in customer"——而不改變較早紀錄的意思，報表亦能正確分組。這也是代碼不能更改、不再使用的選項只會停用而不會刪除的原因。 **必填只適用於新紀錄。** 否則在一個繁忙的清單上把欄位設為必填，團隊便無法儲存任何較舊的紀錄，直到有人補填為止。新紀錄即時適用這條規則，較舊的紀錄則可在知道數值時再補上。 ## 更有效率的做法 - **凡是要篩選的內容，用下拉選擇代替自由文字。** 人人選擇相同的寫法，篩選或排序便能找到每一個相符項目。請參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 - **在報價單和發票上同時開啟「在列表中顯示」、「可篩選」和「可搜尋」。** 這樣欄位便可以作為一欄、一個篩選條件和一個搜尋詞使用；再把結果儲存為清單檢視。請參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 - **在欄位中直接建立選項集。** 在 **選項集** 方塊中選擇 **新增選項集…**，會關閉欄位並捲到 **選項集** 部分，在那裏用 **新增選項集** 開始建立。 - **用匯入為現有客戶填寫欄位。** 在[資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)中對應到客戶或聯絡人自訂欄位的一欄，會在建立紀錄時一併填入。 - **在發票上列印欄位。** 在發票設計中選擇該欄位，客戶便能看到例如他們的項目地點。請參閱[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 ## 示例 **每張報價單都有項目地點。** Lim & Co 在許多地點承接室內設計工程。Mei Tan 打開 **報價單** 分頁，選擇 **Add field**，輸入 "Project site" 作為 **標籤**，選擇 **文字**，並把 **最大長度** 設為 100。她剔選 **在列表中顯示**、**可篩選** 和 **可搜尋**，然後選擇 **保存**。Daniel Lim 在報價單清單的搜尋框中輸入 "Tanjong Pagar"，便找到該地點的每一張報價單。 **客戶來源下拉選單。** Lim & Co 想知道每個客戶從哪裏來；潛在客戶已有自己的 **來源** 清單，即系統提供的 LeadSource 選項集。Mei 在 **選項集** 下選擇 **新增選項集**，命名為 ClientSource，**第一個選項** 填 "Referral"，代碼為 REF，然後選擇 **建立選項集**。她再用 **新增選項** 加入 "Instagram"（IG）和 "Walk-in"（WALKIN），並在 **客戶** 分頁上加入一個使用 ClientSource 的 **下拉選擇** 欄位 "Client source"。 **停用一個選項。** 一年後，Lim & Co 不再接待上門客戶。Mei 在 ClientSource 選項集中關閉 "Walk-in" 旁邊的開關，並確認 **Retire**（停用）。新客戶不能再選擇它，已選擇它的 14 個客戶則保留 "Walk-in"。 ## 常見問題 - **可以刪除自訂欄位嗎？** 不可以。請改為把它切換為 **Off**：它會從表格和清單中消失並保留已儲存的值，切換為 **On** 便可恢復。 - **可以更改自訂欄位的類型嗎？** 不可以。欄位儲存後類型便固定。請關閉舊欄位，再以所需類型加入新欄位。 - **可以按自訂欄位篩選清單嗎？** 可以，在報價單和發票清單上，只要欄位開啟了 **可篩選**。客戶、聯絡人和合約清單可以顯示自訂欄位並按它排序。 - **標有 Legacy 的欄位是甚麼？** 每種紀錄都有的五個內建附加欄位。你可以重新命名、調整次序和關閉它們；它們保持為文字類型，從不必填。 - **自訂欄位可以印在發票 PDF 上嗎？** 可以。在 **文件設定** 的發票設計中選擇該欄位並設定列印標籤。發票或報價單的 Word 範本亦可以使用自訂欄位。 - **把欄位設為必填後，舊紀錄會怎樣？** 不會怎樣。**必填** 在建立新紀錄時適用；現有紀錄仍可在該欄位留空的情況下儲存。 - **如何為下拉欄位加入選項？** 在 **選項集** 下打開該欄位的選項集，選擇 **新增選項**，填寫 **標籤** 和 **代碼**。每個使用該選項集的欄位都會提供這個選項。 ## 相關內容 - [系統設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/settings/) - [清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/) - [資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/) - [信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/) --- # 資料匯入 > 如何把 Excel 或 CSV 中的客戶、聯絡人和產品匯入 easySales——對應各欄、逐列預覽、分批匯入，並可撤銷整次匯入。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/ 使用 **資料匯入**，可以從 .xlsx 或 .csv 檔案匯入客戶、聯絡人和產品。你先對應各欄，再逐列預覽，然後分批匯入；匯入完成後，還可以撤銷。這是把客戶名單和價目表從試算表搬進來最快的方法；各類紀錄之間的關係，請參閱[客戶與聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/accounts-and-contacts/)。 ## 在哪裏找到 打開 **系統設定**，在 **資料** 組別中選擇 **資料匯入**；只有具備 **匯入資料** 權限時，才會顯示這一項。**匯入歷史** 在同一個頁面上。 ## 開始之前 - 你需要 **匯入資料** 權限，以及該類紀錄的 **Add**（新增）和 **Edit**（編輯）權限；撤銷匯入還需要 **Delete**（刪除）權限。**Administrator**（管理員）角色已具備 **匯入資料**；自訂角色則需在[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)中，到 **角色管理** 下開啟它。 - 如果要更新現有紀錄而不是新建，需要該類紀錄的 **Edit**（編輯）權限，不需要 **Add**（新增）；撤銷這樣的匯入同樣需要 **Edit**。 - 檔案為 .xlsx 或 .csv，最多 5,000 列、5 MiB。第一個非空白的列是標題列，空白列會被略過。.xlsx 檔案只讀取第一個工作表。 ## 如何運作 *[示意圖: 如有需要，先下載範本；上傳檔案並對應各欄；把每一列預覽為「待建立」「重複」或「需處理」；分批匯入；然後在「匯入歷史」中找到這次匯入，並可在那裏撤銷。]* - **上傳並對應**——瀏覽器會讀取檔案，只傳送其中的各列資料。沒有對應上的欄，用 **匯入為** 修正；**範本 (.xlsx)** 可下載一個空白檔案。 - **預覽**——每一列都按該紀錄本身表格的規則檢查。此時尚未儲存任何內容。 - **匯入**——紀錄以你的名義建立，每次 200 列。請保持頁面開啟。 ## 操作步驟 1. 選擇 **系統設定**，再在 **資料** 組別中選擇 **資料匯入**。 2. 選擇一張卡片，例如 **客戶**，然後選擇 **繼續匯入客戶**。 3. 把檔案拖放到頁面上，或按一下選擇檔案。 4. 為每一欄在 **匯入為** 中選擇一個欄位，或選擇 **略過此欄**；每個 **必填** 欄位都需要對應一欄。 5. 在 **與現有記錄相符的列** 下，保留 **只建立新記錄（相符的列視為重複）**，或選擇更新各列相符的紀錄；參見下文「更新現有紀錄」。 6. 選擇 **預覽匯入**。 7. 查看各張卡片，以及 **待建立**、**重複** 和 **需處理** 分頁。**錯誤檔案 (.csv)** 可下載出錯的列。 8. 選擇匯入按鈕，例如 **匯入 34 列**，並保持頁面開啟，直至出現 **匯入完成**。 ## 重複與錯誤 一列與現有紀錄，或與同一檔案中較早的某一列相符時（不分大小寫），就是重複列： - **客戶**：**帳單地址：國家** 相同，且 **名稱** 或 **註冊編號** 相同。國家為空白時，只與同樣空白的國家相符。 - **聯絡人**：同一客戶下的 **名稱** 相同。 - **產品**：**名稱** 相同，與產品編號無關。 重複列會被略過，並按它們在你檔案中的列號列出；不會顯示現有紀錄的任何資料。 有錯誤的列不會被匯入，其他列照常匯入。**錯誤檔案 (.csv)** 包含這些列，並附有 **欄位** 和 **原因** 兩欄：修正後重新上傳即可。 有警告的列仍會被匯入。聯絡人的電郵如果看來不像電郵地址，會被略去，該列在 **待建立** 和 **需處理** 下顯示 **警告**。 產品需要一個已存在於 **產品目錄** 的 **分類**。缺少或未知的分類會成為錯誤：匯入不會建立分類。 產品的 **銷售稅碼** 欄是選填的，用來設定它的 **預設銷售稅**。填寫貴公司今天可選的一種銷售稅：產品表單中列出的名稱，例如 GST 9%，或它的代碼，例如 SR。不是可選項的，或同時符合多個的，都會成為錯誤。儲存格留空表示不設。 ## 更新現有紀錄 在 **與現有記錄相符的列** 下，選擇與現有紀錄相符的列怎樣處理： - **只建立新記錄（相符的列視為重複）**：預設選項。相符的列視為重複並略過。 - **更新相符的記錄，其餘建立**：相符的列更新那筆紀錄，其餘的列建立新紀錄。 - **只更新相符的記錄**：相符的列更新那筆紀錄，沒有相符紀錄的列為 **已略過**。 比對規則與判斷重複的規則相同，在公司的全部紀錄中查找。如果一列比對到兩筆紀錄，例如按名稱比對到一個客戶、按註冊編號比對到另一個客戶，該列就是錯誤。 更新只寫入有內容的儲存格：空白儲存格會保留該欄位原來的值。名稱、國家或註冊編號只有大小寫不同，不算修改。預覽會把這些列列在 **待更新** 下，並寫明要修改的欄位，例如 **將修改：電話, 網站**；不會顯示原來的值或新的值。如果紀錄已經是這些值，該列為 **已略過**。 - **權限**——更新需要該類紀錄的 **Edit** 權限。如果 **Edit** 為 **Own records only**（只限自己的紀錄），你只能更新自己的紀錄，比對到別人紀錄的列會顯示為重複。如果你的角色無權編輯某個欄位，例如 **電話**，會修改該欄位的列就是錯誤。 - **負責人**——匯入從不更改紀錄的負責人。**負責人** 請留空或填寫目前的負責人；填其他人會成為錯誤。 - **預覽之後被修改**——如果在你預覽之後有人編輯了某筆紀錄，匯入時該列會出錯，紀錄保持不變。請重新上傳檔案再預覽。 - **方案上限**——選擇 **更新相符的記錄，其餘建立** 時，達到方案上限只會停止建立新紀錄，更新仍會繼續。 - **產品和自訂欄位**——更新的列可以不填 **分類** 或必填的自訂欄位；要建立的列仍然需要填寫。 - **個人客戶**——比對到個人客戶或其聯絡人的列是錯誤。請在它們各自的頁面上修改。 ## 撤銷匯入 在匯入結果上選擇 **撤銷此次匯入**，或在 **匯入歷史** 中該次匯入旁選擇 **撤銷**，然後用 **撤銷匯入** 確認。撤銷會刪除該次匯入建立、而且尚未修改也未被使用的紀錄。已被編輯、被其他紀錄使用（例如活動或單據明細行）或之後已被刪除的紀錄會保留。如果你的角色無權刪除其中一些紀錄，提示訊息會寫明數量；這些紀錄留在該次匯入中，可由有權刪除的人撤銷。 撤銷還會把匯入更新過的紀錄中被修改的欄位恢復為原來的值，這需要對這些紀錄有 **Edit** 權限。如果某筆紀錄在匯入更新之後又被編輯過，它會保留之後的值，並列為保留。 > **注意** > > 撤銷本身無法還原。請先核對匯入編號和檔案名稱。 **匯入歷史** 列出公司內的每一次匯入及其狀態。**已撤銷** 表示所有紀錄都已刪除，**部分撤銷** 表示有些紀錄被保留。**已過期** 表示匯入在預覽後 24 小時內沒有完成：24 小時一到就會顯示，仍在等待的列為 **未匯入**。撤銷沒有時間限制。 ## 需要注意的規則 - **紀錄歸屬**——留空的 **負責人** 歸你。**負責人** 欄可填入有效用戶的用戶名稱、電郵或姓名；如果 **Add** 為 **Own records only**（只限自己的紀錄），則只能填你自己。其他名字會成為錯誤。 - **聯絡人**——**客戶名稱** 會把聯絡人連繫到你看得到的現有企業客戶；如果兩個客戶同名，請再填 **客戶所在國家**，否則該列會出錯。請先匯入客戶。 - **儲存格的值**——**是客戶** 和 **是供應商** 接受 yes 或 no（亦接受 y/n、true/false、1/0）。**稱謂** 接受 Mr.、Ms.、Mrs.、Dr. 或 Mdm.。**項目類型** 接受 goods 或 service。 - **分批與停止**——每批 200 列作為一個整體儲存；某一批失敗時，該批的列一列都不會建立。**本批完成後停止** 會在正在處理的這一批儲存後結束匯入，之後可用類似 **繼續匯入 120 列** 的按鈕繼續。已經建立的紀錄會保留，即使你離開頁面也一樣。 - **稍後繼續**——你停止或離開的匯入，在 **匯入歷史** 中顯示為 **進行中**。只要還有待匯入的列，並且在預覽後 24 小時內，發起這次匯入的人會在那裏看到 **繼續**，用來匯入其餘的列。 - **方案上限**——達到你的方案對該類紀錄的上限時，會出現 **匯入因方案上限而停止**，**匯入歷史** 顯示 **因上限停止**。之前的列會保留，其餘列為 **未匯入**。 - **自訂欄位**——客戶和聯絡人的[自訂欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/custom-fields/)列在 **匯入為** 的 **附加資訊** 下，每個值都按表格的規則檢查。**下拉選擇** 儲存格接受選項的代碼或標籤。必填的自訂欄位必須先對應一欄才能預覽，留空的列會成為錯誤。**記錄連結** 儲存格填所連結紀錄的識別：客戶填名稱；報價單、發票或貸項通知單填單號；聯絡人填電郵或姓名；使用者填登入名稱、電郵或姓名。只比對你能看到的紀錄，一個也對不上或對上多個，該列就會出錯。如果你的角色看不到那類紀錄，必填的 **記錄連結** 欄位會令每一列都出錯。 - **現有紀錄**——匯入預設只建立紀錄，與現有紀錄相符的列會視為重複並略過。如需修改現有紀錄，請參見上文「更新現有紀錄」。 ## 為甚麼這樣設計 **儲存任何內容之前，你會看到每一列。** 用了多年的試算表，難免有錯字、重複和已離開的人。預覽按表格的同一套規則檢查每一列，讓你在檔案中修正問題，這樣快得多，而不必事後逐一修改數百項紀錄。 **重複列會被略過，現有紀錄保持私隱。** 同一位客戶匯入兩次，會令其報價單和發票分散在兩個客戶之下。略過該列，每位客戶便只有一項紀錄。預覽只顯示列號，因為相符的可能是你的角色無權打開的紀錄。 **撤銷只刪除沒有人用過的紀錄。** 到你發現匯入出錯時，同事可能已經編輯了某項紀錄，或把某個產品加入了報價單。撤銷會保留這些紀錄，所以既不會刪掉別人的工作，也不會令單據指向一項不存在的紀錄。 **紀錄以你的名義分批建立。** 每項紀錄都按你的權限，如同由你親自輸入般建立，而 **匯入歷史** 顯示每次匯入由誰執行，團隊便能追查資料的來源。每 200 列作為一個整體儲存，即使失敗也不會留下半批資料。 ## 更有效率的做法 - **從範本開始，或沿用你自己的標題。** **範本 (.xlsx)** 為每個欄位提供一欄。你自己的標題同樣可以對應："Company"、"UEN"、"Tel"、"Handphone" 和 "Postcode" 等常用名稱會自動對應，英文和 app 的其他語言都可以。 - **只修正失敗的列。** **錯誤檔案 (.csv)** 只包含有錯誤的列和各自的原因。修正後把該檔案作為新的匯入上傳；其中的 **列**、**欄位** 和 **原因** 欄會被略過。 - **善用「需處理」分頁。** 它把所有錯誤和警告集中列出，讓你決定先修正檔案，還是現在先匯入有效的列。 - **按正確次序匯入。** 先匯入客戶，再匯入按名稱連繫到客戶的聯絡人。匯入產品前，先在 **產品目錄** 下加入缺少的產品分類。請參閱[類別與製造商](https://easysales.work/zh-hant/help/products/categories-and-manufacturers/)。 - **從儀表板開始。** 新公司的管理員可在[儀表板](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/dashboard/)的 **開始使用 easySales** 中找到 **匯入客戶**。 ## 例子 **匯入客戶名單。** Lim & Co 是一間五人的室內設計公司，客戶資料儲存在 clients-2026.xlsx 中：40 列，標題為 **名稱**、**註冊編號**、**帳單地址：國家** 和 **負責人**。Mei Tan 打開 **資料匯入**，選擇 **客戶**，把檔案拖放到頁面上。四欄全部自動對應，於是她選擇 **預覽匯入**。 卡片顯示 **待建立** 34、**略過的重複** 4、**錯誤** 2 和 **總列數** 40。第 8 列和第 15 列的名稱和國家，與公司已有的客戶相同。第 36 列的註冊編號和國家與一個現有客戶相同，只是名稱略有不同；第 27 列重複了檔案中的第 9 列。 兩個錯誤是：第 19 列沒有名稱；第 33 列把 Priya Nair 填為負責人，而她已不再是有效用戶。Mei 選擇 **匯入 34 列**，這些列一批就夠了。結果顯示 **已建立客戶 34 筆，略過重複 4 列，有錯誤 2 列**，並列出重複的列號 8、15、27、36。 她下載 **錯誤檔案 (.csv)**，檔案名稱為 clients-2026-錯誤.csv，補上缺少的名稱和一位現任負責人。她把它作為新的匯入上傳，其中的 **列**、**欄位** 和 **原因** 欄不對應任何欄位，因此會被略過。預覽顯示 **待建立** 2。 **撤銷錯誤的價目表。** Sarah Koh 把 supplier-prices.csv 作為 **產品** 匯入：30 列，包含 **名稱**、**分類** 和 **標價**。預覽顯示 **待建立** 24、**略過的重複** 3 和 **錯誤** 3。 三個產品名稱已經存在，另有三列填寫的 **分類** 不在 **產品目錄** 中。Sarah 選擇 **匯入 24 列**，隨後才發現這個檔案是去年的價目表。 與此同時，Wei Jie Tan 修改了其中一個新產品的標價，另一個新產品已被加入一張報價單。Sarah 在 **匯入歷史** 中對這次匯入選擇 **撤銷**，再選擇 **撤銷匯入**。 出現的訊息是 **撤銷完成：已刪除 22 筆記錄，2 筆因之後被修改或使用而保留。** 該次匯入現在顯示 **部分撤銷**，以及 **已建立 24 · 重複 3 · 錯誤 3 · 保留 2**。 **由試算表轉用 easySales。** Lim & Co 一直用三份試算表管理業務，並在一個下午內轉用 easySales。Mei Tan 先準備好檔案： - clients.xlsx，客戶名單在第一個工作表：120 列，標題為 **Company**、**UEN**、**Country**、**Salesperson** 和 **Phone**。每位銷售人員都按其在 easySales 中的姓名填寫，例如 Daniel Lim。 - people.csv：260 列，標題為 **Name**、**Company**、**Email** 和 **Handphone**。 - prices.xlsx：45 列，標題為 **Item**、**Category**、**Price** 和 **Selling**。分類有 Lighting、Fabrics 和 Furniture；Furniture 還未在 **產品目錄** 中，所以她先在那裏加入。 她先匯入 **客戶**。五欄全部自動對應：**Company** 對應 **名稱**，**UEN** 對應 **註冊編號**，**Country** 對應 **帳單地址：國家**，**Salesperson** 對應 **負責人**，**Phone** 對應 **電話**。預覽顯示 **待建立** 118 和 **略過的重複** 2：Harbour Café 出現在第 14 列和第 87 列，另一位客戶出現在第 30 列和第 102 列。她選擇 **匯入 118 列**。 接着是 **聯絡人**。**Company** 對應 **客戶名稱**，**Handphone** 對應 **手機**。預覽顯示 **待建立** 257 和 **錯誤** 3：有三列把咖啡店寫成 "Harbor Cafe"，對應不到任何客戶。另有一列的電郵 "jo@harbourcafe" 顯示 **警告**：該聯絡人會在沒有電郵的情況下建立。她選擇 **匯入 257 列**；第一批完成後，進度顯示 **已建立 200/257**，第二批完成整次匯入。她在 **錯誤檔案 (.csv)** 中修正那三個名稱，再作為新檔案匯入。 最後是 **產品**。**Item** 對應 **名稱**，**Price** 對應 **標價**；**Selling** 對應不到任何欄位，會被略過。Mei 匯入 45 列後打開一個產品，發現標價其實是 Lim & Co 付給供應商的價錢。這些產品還未被使用，所以她在 **匯入歷史** 中選擇 **撤銷**，再選擇 **撤銷匯入**：**撤銷完成：已刪除 45 筆記錄，0 筆因之後被修改或使用而保留。** 她再次上傳 prices.xlsx，在 **匯入為** 下把 **Price** 設為 **成本**、**Selling** 設為 **標價**，然後匯入 45 列。 ## 常見問題 - **如何從 Excel 匯入客戶？** 打開 **系統設定** → **資料匯入**，選擇 **客戶**，把 .xlsx 或 .csv 檔案拖放到頁面上。核對欄位對應，選擇 **預覽匯入**，再選擇匯入按鈕。 - **可以在同一個檔案中匯入聯絡人和他們的公司嗎？** 不可以。先把公司作為 **客戶** 匯入，再把人員作為 **聯絡人** 匯入，並用 **客戶名稱** 欄寫明每個人所屬的公司。 - **可以用匯入來更新現有紀錄嗎？** 可以。在對應步驟的 **與現有記錄相符的列** 下，選擇 **更新相符的記錄，其餘建立** 或 **只更新相符的記錄**。只有有內容的儲存格會被寫入，撤銷會恢復原來的值。 - **可以匯入自訂欄位嗎？** 可以，適用於客戶和聯絡人。在 **附加資訊** 下把該欄對應到欄位即可。**記錄連結** 欄位填所連結紀錄的名稱或單號。 - **如何撤銷匯入？** 在 **匯入歷史** 中該次匯入旁選擇 **撤銷**，再選擇 **撤銷匯入**。之後被修改或使用過的紀錄會保留。 - **匯入途中關閉了頁面會怎樣？** 已建立的紀錄會保留。該次匯入在 **匯入歷史** 中顯示為 **進行中**，在預覽後 24 小時內，你可以在那裏選擇 **繼續** 匯入其餘的列。 - **可以匯入報價單、發票或收款嗎？** 不可以。**資料匯入** 只匯入客戶、聯絡人和產品。要轉入未付的發票，請在 easySales 中建立；請參閱[建立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/create-an-invoice/)。 - **為甚麼某一列被當作重複列略過？** 它按本頁「重複與錯誤」下的規則，與現有紀錄或同一檔案中較早的一列相符，例如客戶的 **名稱** 和 **帳單地址：國家** 相同。 ## 相關內容 - [客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/overview/) - [聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/overview/) - [類別與製造商](https://easysales.work/zh-hant/help/products/categories-and-manufacturers/) - [自訂欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/custom-fields/) - [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) --- # 貴公司的授權 > 在 easySales 哪裏查授權代碼、方案、狀態和有效期，以及用量上限、包含的模組、帳單和歷史保留多久。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/ 授權就是貴公司的 easySales 訂閱。**授權** 頁面顯示貴公司使用的是哪個方案及其狀態；負責系統設定的人還能看到方案的帳單、各項上限的使用情況，以及方案包含哪些模組。當新紀錄被拒絕、某個模組似乎不見了，或橫額提到你的授權時，請查看這裏。 ## 在哪裏找到 選擇側邊欄中的 **授權**。每位登入的人都能看到。easySales 頂部的橫額提到你的授權時，橫額上的 **授權詳情** 按鈕亦會打開這個頁面。 ## 你可以做甚麼 - 查看 **基本資訊**：**公司** 名稱、方案的 **類型**、**代碼**、**有效期**，以及按套餐訂閱的公司的 **套餐** 和它的 **狀態**。每個人都能看到這張卡片。 - 當授權不是單純的正常狀態時，查看 **授權狀態**：這個狀態是甚麼意思、**自** 何時起，以及 **下一次變更**。各種狀態的含義見[試用與訂閱](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/trial-and-subscription/)。 - 對網上付費的方案，管理 **帳單**：方案及其完整席位、下次扣款、付款方式、**扣款記錄** 以及任何 **抵扣餘額**。參閱[選擇方案](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/choose-a-plan/)、[更改方案或席位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/change-plan-or-seats/)、[付款與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/payment-and-invoices/)和[取消方案](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/cancel-your-plan/)。 - 透過 **編輯公司資料**，打開 **系統設定** → **公司資料** 修改公司名稱和資料；參閱[公司資料](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/)。 - 查看 **月用量** 和 **用量**。每個方塊顯示 **使用者帳號**、**客戶**、**聯絡人** 和 **產品** 等的已用數量和上限，或本月建立的報價單數量，進度條由 80% 起變為琥珀色，達到上限時變為紅色。顯示 **不限** 的方塊沒有上限。**月用量** 由哪天起重新計算，顯示在其標題下方。**檔案儲存** 顯示貴公司的附件佔用了多少空間，以及方案的上限；儲存空間滿了以後，新的上載會被拒絕。參閱[加入附件](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/attach-files/)。 - 查看開通了哪些 **模組**，例如 **發票**、**商機**、**活動**、**採購訂單**、**送貨單**、**AI 接入（MCP）**、**AI 助手** 和 **單據審批**。每個模組顯示 **已啟用** 或 **未包含**。 - 在 **資料保留** 下，查看 easySales 為你保留 **稽核日誌**、**記錄查看歷史**、**API 呼叫記錄** 和 **助手對話內容** 多長時間：若干個月，或 **不限期保留**。只有在 easySales 已開始為貴公司清除紀錄後，某一類下面才會顯示 **更早的記錄每月清除**。 ## 需要注意 - 達到上限後，再建立該類紀錄會被拒絕，並顯示例如「已達到上限：你的套餐最多 500 個客戶。」或「已達到每月上限：你的套餐每月可新建 5 張報價單。」的訊息。不會儲存任何內容，已有的紀錄亦不受影響。 - **月用量** 由其標題下方的日期起重新計算。網上付費的方案是每月的扣款日（年付方案亦按每月這一天）；免費試用期間整個試用期算作一期；其他情況是每月 1 日。 - 每月的計數只增不減：刪除草稿不會退回它佔用的那一個。 - 在網上付費的方案中，**使用者帳號** 統計的是已啟用的用戶。停用一位用戶會騰出一個完整席位。 - 由 easySales 直接開出帳單的公司，此頁面沒有付款控制項。如需更改其方案、上限或模組，請聯絡 support@easysales.work。 - 歷史保留多久取決於你的方案：採用方案及其附加項中最長的期限，除非 easySales 與貴公司約定了其他期限。在 easySales 為貴公司開始清除之前，不會清除任何內容。 - **單據審批** 顯示 **未包含** 時，報價單、發票和貸項通知單開立時不經審批：**審批** 設定、單據上的審批面板和 **待我審批** 篩選都會隱藏，角色中亦不再提供審批權限。仍在等待的審批請求，會在該單據下次開立、儲存或刪除時關閉。 ## 權限 每個人都可以打開授權頁面並查看 **基本資訊** 和 **授權狀態**。**帳單**、**月用量**、**用量**、**模組** 和 **資料保留** 需要 **System**（系統）**View**（檢視）權限；**帳單** 和 **編輯公司資料** 還需要 **System** **Edit**（編輯）權限。公司處於唯讀或已暫停狀態時，**帳單** 只向擁有標準 **Administrator**（管理員）角色的人顯示。 ## 為甚麼這樣設計 **上限只擋住新紀錄，從不影響已有的紀錄。** 達到上限時，被拒絕的是下一個客戶或下一張報價單；你已有的內容不會被隱藏、鎖定或清除。在你決定怎樣做之前，顧客、單據和歷史紀錄都原樣保留。 **唯讀狀態下仍能打開紀錄。** 修改功能關閉後，仍可查看紀錄和下載文件，所以你仍能根據須保存的紀錄回答顧客或會計師的問題。參閱[保存紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/keeping-records/)。 **帳單和用量留給管理公司的人。** 以用戶名稱登入的人都需要授權代碼，所以 **基本資訊** 對所有人開放。用量、模組和帳單則屬於負責系統設定的人。 **歷史按月清除，而且只在為貴公司開始清除後才會發生。** 頁面會說明何時適用清除，你在依賴[稽核日誌](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/)之前，便知道它能查到多久以前。 ## 更有效率的做法 - **由這裏複製授權代碼。** 同事以用戶名稱登入時需要它，**基本資訊** 對每個人都會顯示。參閱[登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/)。 - **留意琥珀色的進度條。** 方塊由上限的 80% 起變成琥珀色，在任何紀錄被拒絕之前，你還有時間整理或擴充。 - **先騰出席位，再加入新用戶。** 在網上付費的方案中，停用已離職的人會騰出一個完整席位。參閱[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)。 - **直接打開公司資料。** **編輯公司資料** 會直接打開公司設定，不必在選單中尋找。參閱[公司資料](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/)。 - **在帳單部分更改席位。** 網上付費的方案，席位和方案都在 **帳單** 中更改。參閱[更改方案或席位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/change-plan-or-seats/)。 ## 例子 Mei Tan 新建的報價單被拒絕了，她去問負責系統設定的 Daniel Lim。Daniel 打開 **授權**：**月用量** 下的報價單方塊已經變紅、達到上限，標題下方的日期說明它由哪天起重新計算。他決定是等到那一天，還是更改方案。 **琥珀色的方塊。** Lim & Co 的方案容許 500 個 **客戶**，方塊顯示 400。400 ÷ 500 = 上限的 80%，所以進度條剛變成琥珀色。Daniel 請 Mei [合併重複的客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/merge-accounts/)，並考慮在方塊變紅之前是否需要更大的方案。 **刪除的草稿。** Lim & Co 的方案每月容許 5 張報價單。Mei 建立了 5 張，刪除其中一張草稿後再建立。方塊仍然計為 5，因為每月的計數只增不減，所以新報價單會被拒絕，直至 **月用量** 重新計算。 ## 常見問題 - **easySales 的授權代碼在哪裏查？** 打開側邊欄中的 **授權**：**基本資訊** 下的 **代碼** 就是你的授權代碼。每位登入的人都能看到。 - **為甚麼 easySales 提示已達到上限？** 貴公司已經用完方案容許的這類紀錄數量。請在授權頁面查看 **月用量** 和 **用量**。 - **月用量甚麼時候重新計算？** 在其標題下方顯示的日期：網上付費的方案是扣款日，試用期間是試用結束時，其他情況是每月 1 日。 - **刪除草稿會退回每月的額度嗎？** 不會。每月的計數只增不減。 - **授權頁面上的唯讀是甚麼意思？** 修改功能已關閉，但仍可查看紀錄和下載文件。參閱[試用與訂閱](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/trial-and-subscription/)。 - **為甚麼我在授權頁面看不到用量或帳單？** 它們需要 **System** **View** 權限，帳單還需要 **System** **Edit**。其他人只能看到 **基本資訊** 和 **授權狀態**。 - **為甚麼選單裏少了某個模組？** 請查看 **模組**：顯示 **未包含** 的模組不在你的方案中。方案包含的模組，亦可能因為你的角色而被隱藏。 ## 相關內容 - [試用與訂閱](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/trial-and-subscription/) - [授權與用戶](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/your-licence-and-users/) - [公司資料](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/) - [用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/) --- # 試用與訂閱 > easySales 30 日免費試用怎樣轉為付費訂閱，授權每種狀態能做甚麼，扣款失敗或取消方案後會怎樣。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/trial-and-subscription/ 公司註冊後先享有 30 日免費試用。試用之後如要繼續使用，由管理員選擇方案並在 Stripe 的安全頁面付款；此後方案按月或按年續期。授權狀態告訴公司裏的每個人 easySales 目前容許做甚麼。付費公司的資料在各種狀態變化中都會保留，直至公司關閉後 180 日。 ## 整體結構 貴公司只有一份 **授權**。付費方案會為它增加三樣東西： - **方案及其計費週期**，**月付** 或 **年付**，決定公司能使用甚麼。 - **完整席位**：可以同時啟用的用戶數目。方案包含檢視席位時，檢視席位免費。 - Stripe 上的 **付款方式**，每次續期時扣款。每筆扣款都附有 Stripe 發出的稅務發票。 方案、席位和付款在 **授權** 頁面的 **帳單** 部分管理，需要 **System**（系統）**View**（檢視）和 **Edit**（編輯）權限。信用卡資料只在 Stripe 的頁面輸入，easySales 不會儲存。 ## 如何運作 *[示意圖: 授權狀態：試用在你透過 Stripe 付款後變為正常，試用結束時沒有方案則變為已暫停。如果 Stripe 多次重試扣款均失敗，正常依次變為寬限期，7 日後變為唯讀，30 日後變為已暫停。取消的方案在本期結束時變為已暫停。已暫停的公司 30 日後變為已關閉。]* - **試用** 和 **正常**：一切功能可用。試用期間，logo 旁會顯示 **試用**。 - 續期扣款失敗時，Stripe 會再試，同時橫額會請管理員更新付款方式。一切功能仍可使用。 - **寬限期**：Stripe 的重試已經結束。一切功能仍可使用 7 日。 - **唯讀**：每個人都可以登入、查看紀錄和下載文件，但不能新增或修改任何內容。 - **已暫停**：只有管理員可以登入，修改功能已關閉。試用結束時沒有方案的公司，以及方案在期末被取消的公司，都會進入這個狀態。 - **已關閉**：任何人都不能登入。如需恢復，請聯絡 support@easysales.work：公司會被改回 **已暫停**，管理員即可選擇方案並付款。關閉後 180 日內可以這樣恢復，超過 180 日，公司資料會被刪除。刪除前 30 日和 7 日，管理員會收到電郵提醒。 付清未付帳單，或選擇方案並付款後，唯讀或已暫停的公司會即時恢復。 ## 需要注意 - 試用無需信用卡，選擇方案之前不會扣任何費用。 - 試用結束前 7 日起，橫額會顯示結束日期和 **選擇方案**。新公司的管理員亦會在結束前 7 日和最後一日收到電郵提醒。 - 新公司試用結束時如果沒有選擇方案，公司會被暫停，資料會在試用結束一段時間後刪除。要保留資料，請在此之前選擇方案。 - 增加席位或升級方案即時生效，本期剩餘時間的差額當天扣款。減少席位或降級在本期結束時生效。 - 完整席位不能少於已啟用的完整用戶數目。請先停用用戶。 - 取消會停止續期。方案在你已付費的期限結束前繼續可用。 - 沒有帳單權限的人同樣會看到橫額，內容是 **請聯絡公司管理員。** 公司處於唯讀或已暫停狀態時，只有標準 **Administrator**（管理員）角色的人能看到 **帳單**。 ## 詞彙 - **方案**：公司付費使用的內容，按月或按年計費。 - **完整席位**：一個已啟用、可以在 easySales 中工作的用戶名額。 - **計費週期**：一次扣款所涵蓋的月份或年份；在同一日期續期。 - **未付帳單**：Stripe 暫時未能收到的一筆扣款。 - **抵扣餘額**：為貴公司保留、在下一次扣款時自動使用的金額。 ## 常見誤解 - 暫停不會刪除任何內容。紀錄、文件和設定都會保留。 - 減少席位不會退還本期費用。較低的數目從下一期開始適用。 - **抵扣餘額** 不是現金：它會用於下一次扣款，不能提現。 ## 在哪裏找到 選擇側邊欄中的 **授權**。狀態顯示在 **基本資訊** 和 **授權狀態** 中；方案和付款在 **帳單** 中。參閱[貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)。 ## 為甚麼這樣設計 **扣款失敗會先放慢，而不是即時停下。** 一張過期的卡不應令生意在月中停擺。easySales 分階段收緊——寬限期、唯讀、已暫停——在公司被暫停之前，每個人都仍能查看紀錄、下載文件。付款後一切即時恢復。 **付了錢的部分，一定用得到。** 增加席位或升級方案即時生效，因為你現在就需要，而且只付本期剩餘時間的費用。減少席位或降級等到本期結束才生效，誰都不會失去已經付過錢的存取權限。 **信用卡資料只留在 Stripe。** 信用卡只在 Stripe 的安全頁面輸入、更換和扣款，easySales 從不持有卡號。每筆扣款都有稅務發票，方便你入帳。 **公司暫停時，只有能付款的人可以登入。** 管理員仍可登入，去選擇方案或付清未付帳單；而其他人都不能修改公司尚未付費的紀錄。 ## 更有效率的做法 - **試用結束前選好方案。** 橫額或授權頁面上的 **選擇方案** 在付款成功後即時生效，試用期間的資料全部保留。參閱[選擇方案](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/choose-a-plan/)。 - **卡過期前便換掉。** **付款方式** 卡片提示卡即將到期時，用 **管理付款方式和發票** 在 Stripe 的頁面更新。參閱[付款與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/payment-and-invoices/)。 - **直接在橫額中補繳失敗的扣款。** **立即付款** 會付清未付帳單，唯讀的公司即時恢復。 - **把稅務發票和帳目放在一起。** **扣款記錄** 中每筆扣款的 Stripe 稅務發票都有 **查看** 和 **PDF**。參閱[付款與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/payment-and-invoices/)。 - **利用試用期做好準備。** 試用期間便加入同事和第一批客戶，付費後立即可以開工。參閱[頭 30 分鐘](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/your-first-30-minutes/)。 ## 例子 Lim & Co 在 3 月 1 日註冊，並在試用期間輸入了五位設計師。3 月 24 日，Daniel Lim 看到橫額，選擇 **選擇方案**，挑選了含 5 個完整席位的月付方案，並透過 Stripe 付款。授權變為 **正常**，第一次續期在這次付款一個月之後。 6 月，公司的信用卡過期，續期失敗。Daniel 選擇橫額中的 **更新付款方式**，在 Stripe 的頁面加入新卡，再選擇 **立即付款** 付清未付帳單。橫額消失，Lim & Co 沒有任何人失去存取權限。 **由下一期起減少席位。** Lim & Co 月付六個完整席位，每月 24 日續期。一位設計師 8 月 10 日離職；Daniel 停用了她的帳戶，剩下五位已啟用用戶，並把席位由 6 個減為 5 個。選擇畫面顯示更改在 8 月 24 日生效、當天不扣款，所以在那之前六個席位都仍在，8 月 24 日的扣款按五個席位計算。 ## 常見問題 - **免費試用需要信用卡嗎？** 不需要。管理員選擇方案並付款之前，不會扣任何費用。參閱[開始免費試用](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/start-a-free-trial/)。 - **免費試用到期後會怎樣？** 沒有選擇方案的話，公司會被暫停：只有管理員可以登入，修改功能關閉。選擇方案並付款後即時恢復。新公司的試用未付費結束後，資料會在一段時間後被刪除。 - **扣款失敗會失去資料嗎？** 不會。公司會依次進入寬限期、唯讀和已暫停，資料一直保留，直至公司關閉後 180 日才會刪除。 - **easySales 訂閱要加 GST 嗎？** 新加坡公司由 Stripe 加收 9% GST，海外公司不加。每筆扣款都有 Stripe 發出、附 GST 登記號碼的稅務發票。 - **減少席位可以退款嗎？** 不可以。較少的席位從下一個計費週期開始適用，本期保留你已付費的席位。 - **怎樣取消訂閱？** 管理員在授權頁面選擇 **管理付款方式和發票**，在 Stripe 的頁面取消。方案繼續可用至已付費期限結束，之後公司被暫停，30 日後關閉。參閱[取消方案](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/cancel-your-plan/)。 - **已關閉的公司還能恢復嗎？** 可以，在關閉後 180 日內。請聯絡 support@easysales.work，公司會被改回 **已暫停**，管理員即可選擇方案並付款。 ## 相關內容 - [開始免費試用](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/start-a-free-trial/) - [選擇方案](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/choose-a-plan/) - [付款與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/payment-and-invoices/) - [取消方案](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/cancel-your-plan/) - [授權與用戶](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/your-licence-and-users/) --- # 選擇方案 > 試用期完結後如何付費？在 easySales 授權頁面選擇方案、計費週期和完整席位，在 Stripe 安全頁面付款，開始訂閱或恢復已暫停的公司。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/administration/choose-a-plan/ 使用本頁在試用結束時開始為 easySales 付費，或恢復已暫停的公司。試用如何變成訂閱，參閱[試用與訂閱](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/trial-and-subscription/)。想先比較各方案及其價格，請參閱[價格頁面](/zh-hant/pricing/)。 ## 開始之前 - 你需要 **System**（系統）**View**（檢視）和 **System** **Edit**（編輯）權限。公司處於唯讀或已暫停狀態時，只有擁有標準 **Administrator**（管理員）角色的人可以付款。其他人只會看到 **請聯絡公司管理員**。 - 數一數需要在 easySales 中工作的同事人數。每位已啟用的用戶至少需要一個完整席位；已離職的人請先停用，參閱[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)。 - 準備好一張信用卡。卡片資料在 Stripe 的頁面輸入，而不是在 easySales 中。 ## 操作步驟 1. 選擇側邊欄中的 **授權**。在 **帳單** 中，卡片顯示 **尚未選擇方案**。選擇 **選擇方案**。橫額上的 **選擇方案** 按鈕會打開同一個面板。 2. 在 **計費週期** 下，選擇 **月付** 或 **年付**。 3. 在 **方案** 下選擇一個方案。每個方案都顯示價格，不含 GST。容納不下你已啟用用戶的方案會註明這一點，而且無法選擇。 4. 設定 **完整席位**。面板會顯示目前已啟用的完整用戶數目，這就是你可以選擇的最小值。有些方案的席位數目固定，面板會註明。 5. 核對匯總：每月或每年的價格、已為貴公司加上的優惠券，以及今天要付的金額。在 Stripe 取得貴公司地址之前，**GST** 一欄顯示 **於結帳時計算**，合計顯示為 **今天付款（未含 GST）**。 6. 選擇 **前往 Stripe 付款**。Stripe 的安全付款頁面會在同一視窗中打開。 7. 輸入帳單地址和卡片資料並付款。Stripe 會帶你回到 **授權** 頁面。 ## 之後會發生甚麼 - **已收到您的付款。新方案可能需要一分鐘才會在此顯示。** 隨後，帳單部分會顯示方案和週期、已用的 **完整席位**，以及下次扣款日期和明細。 - 授權變為 **正常**，試用或暫停橫額消失，你的所有資料都會保留。 - 計費週期從你付款的當天開始，並在每月或每年的同一日期續期。 - 這筆付款的稅務發票在 **扣款記錄** 下；參閱[付款與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/payment-and-invoices/)。 - 如果你沒有付款便離開了 Stripe 的頁面，會看到 **付款未完成，沒有產生任何扣款。** ## 需要注意的規則 - 價格以新加坡元計，不含 GST。Stripe 對新加坡的公司加收 9% GST，海外公司不加。最終金額以 Stripe 頁面為準。 - 方案在付款成功後即時生效，即使仍在試用中途。試用的剩餘日數不會加到付費期限上。 - 貴公司獲得的優惠券會在付款時使用；面板會在你付款之前列出它的名稱。沒有欄位可以自行輸入優惠碼。 - Stripe 的稅務發票抬頭是貴公司在 easySales 中登記的名稱，而不是付款信用卡的持卡人。 - 付款須由登入 easySales 的人在瀏覽器中進行。AI 應用程式、個人權杖或內建助手都不能打開帳單。 - 之後如需更改方案或席位，參閱[更改方案或席位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/change-plan-or-seats/)。 ## 為甚麼這樣設計 **每位已啟用的用戶都需要一個席位。** 一個完整席位就是讓一個人在 easySales 中工作的位置。面板不容許你購買少於已啟用用戶數目的席位，所以方案開始的那天早上，不會有人被拒於門外。先停用離職人員便能騰出其席位，你只需為仍在一起工作的人付費。 **付款那天就是你的計費日。** 期限由付款成功時開始，所以每月或每年都在同一日期續期，方便預算。試用是免費的，所以未用完的試用日數不會撥入付費期限。 **卡片資料留在 Stripe，稅務發票也一樣。** 你只在 Stripe 的安全頁面輸入信用卡，easySales 從來看不到卡號。同一頁面會要求填寫帳單地址，Stripe 需要它來計算 GST，並以貴公司名義開出稅務發票，供你入帳。 **只有管理員可以恢復被凍結的公司。** 公司處於唯讀或已暫停狀態時，只有一組界定清楚的人，即標準 **Administrator**（管理員）角色，可以付款。他們也是唯一可以登入已暫停公司的人，所以看到橫額的人，正是能夠處理的人。其他人會被告知聯絡他們。 ## 更有效率的做法 - **從橫額開始。** 試用結束前七日起，橫額上的 **選擇方案** 會直接打開方案面板。請參閱[試用與訂閱](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/trial-and-subscription/)。 - **計算席位之前先整理用戶清單。** 停用已離職的人，席位數目便由真正需要 easySales 的人計起。請參閱[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)。 - **先看授權頁面的用量。** **授權** 頁面上的 **月用量** 和 **用量** 顯示貴公司用了多少，有助你選擇合適的方案。請參閱[貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)。 - **把稅務發票與帳目一同保存。** 付款後，在 **扣款記錄** 中用 **PDF** 下載發票。請參閱[付款與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/payment-and-invoices/)。 - **善用試用期做好設定。** 試用期間加入同事和第一批客戶，付費方案一開始便可投入工作。請參閱[頭 30 分鐘](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/your-first-30-minutes/)。 ## 示例 Lim & Co 在 3 月 1 日註冊，並在試用期間加入了五位設計師。3 月 24 日，Daniel Lim 看到橫額，選擇 **選擇方案**，選擇 **月付**，並把 **完整席位** 設為 5，即已啟用用戶的數目。他選擇 **前往 Stripe 付款**，輸入公司地址和信用卡並付款。回到 **授權** 頁面後，方案顯示為 **正常**，並顯示 **完整席位 5 個（已用 5 個）**，第一次續期在 4 月 24 日。 **席位數目少於已啟用用戶。** Lim & Co 的試用公司有七位已啟用用戶，但其中兩位是已離開的實習生。Daniel 嘗試把 **完整席位** 設為 5，但面板不容許低於 7。他在 **用戶帳戶** 中停用了這兩位實習生；停用後，面板便讓他選擇 5。 **為已暫停的公司付款。** Lim & Co 的試用在 3 月 31 日結束時沒有選擇方案，所以公司被暫停。沒有 **Administrator**（管理員）角色的 Mei Tan 不能登入。擁有 **Administrator** 角色的 Daniel 登入後，在橫額中選擇 **選擇方案** 並付款。公司即時恢復，Mei 可以再次登入，試用期間的所有紀錄都仍然在。 ## 常見問題 - **easySales 收費多少？** 各方案及其價格載於[價格頁面](/zh-hant/pricing/)。付款之前，**授權** 頁面的方案面板亦會顯示每個方案不含 GST 的價格。 - **免費試用結束前可以先付款嗎？** 可以。方案在付款成功後即時開始，試用期間的資料全部保留。試用的剩餘日數不會加到付費期限上。 - **我需要多少個席位？** 每位已啟用的用戶需要一個完整席位。面板由這個數目開始，你之後可以再加席位。請參閱[更改方案或席位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/change-plan-or-seats/)。 - **可以輸入優惠碼嗎？** 沒有這樣的欄位。為貴公司加上的優惠券會在面板中列出名稱，並在付款時使用。 - **為甚麼看不到「選擇方案」？** 你需要 **System** **View** 和 **Edit** 權限；公司處於唯讀或已暫停狀態時，還需要標準 **Administrator** 角色。其他人會看到 **請聯絡公司管理員**。 - **沒有付款便關閉了 Stripe 的頁面會怎樣？** 不會扣款。你會回到 **授權** 頁面，看到 **付款未完成，沒有產生任何扣款。**，可以再試一次。 - **稅務發票上是誰的名字？** 是貴公司在 easySales 中登記的名稱，而不是持卡人。請參閱[付款與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/payment-and-invoices/)。 ## 相關內容 - [試用與訂閱](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/trial-and-subscription/) - [更改方案或席位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/change-plan-or-seats/) - [付款與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/payment-and-invoices/) - [貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/) - [保存紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/keeping-records/) --- # 更改方案或席位 > 如何為 easySales 增加或減少席位、升級或降低方案，或在月付與年付之間切換，以及哪些更改即時生效、哪些要等到本期結束。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/administration/change-plan-or-seats/ 團隊擴大或縮小，或公司需要不同的方案時，請使用本頁。甚麼是方案、甚麼是完整席位，參閱[試用與訂閱](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/trial-and-subscription/)。 ## 開始之前 - 你需要 **System**（系統）**View**（檢視）和 **System** **Edit**（編輯）權限，並且公司有一個有效的付費方案。扣款逾期，或公司處於唯讀或已暫停狀態時，請先付清未付帳單；參閱[付款與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/payment-and-invoices/)。 - 如果要把席位減少到比目前已啟用用戶還少，請先停用用戶；參閱[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)。 ## 操作步驟 1. 選擇側邊欄中的 **授權**。在 **帳單** 中，選擇 **更改方案或席位**。 2. 更改 **計費週期**、**方案** 或 **完整席位**。你目前的方案標有 **目前方案**。 3. 閱讀匯總。它會說明更改何時生效以及應付多少：即時生效的更改顯示 **今天付款**，要等待的更改則在 **付款** 前顯示日期，今天不扣任何款項。 4. 選擇匯總提供的按鈕： - **立即更改**：用於即時生效的更改。如果系統要求確認，請確認是你本人；參閱[確認是你本人](https://easysales.work/zh-hant/help/security/confirm-its-you/)。 - **安排更改**：用於等到本期結束才生效的更改。 - **保留目前方案**：撤銷你之前安排的更改。 ## 之後會發生甚麼 - **方案已更改，Stripe 正在扣取差額。** 新方案或席位即時適用，這筆扣款會出現在 **扣款記錄** 下，並標有 **（按剩餘時間補差）**。 - **更改已安排在** 某個日期 **生效。** 方案卡片會把這項更改顯示為 **自** 該日期起，或 **本期結束時**。在此之前，你目前的方案和席位保持不變。 - **已撤回安排的更改。** 本期結束時不會有任何變化。 ## 需要注意的規則 - 增加席位和升級方案即時生效，本期剩餘時間的差額當天扣款。減少席位和降級在本期結束時生效。 - 同一方案、同樣席位由月付改年付，今天就開始一個新的年付週期。年付改月付，一律要等到本年結束。同時更改多於一項時，匯總會說明適用哪一種。 - **立即更改** 會要求你確認是你本人，除非你在過去 15 分鐘內已確認過。 - 你不能選擇少於目前已啟用完整用戶數的席位。容許的用戶數少於你已啟用人數的方案，在你停用用戶之前無法選擇。 - 所有完整席位都已佔用時，再加入用戶會被拒絕，並顯示 **已達到上限：你的套餐最多** 加上該用戶數。請先增加席位。 - 已安排減少席位期間，如果新增的用戶會超出該數目，加入會被拒絕。請保留更多席位，或先停用一位用戶。 - 信用卡、帳單電郵和取消訂閱不在這裏更改；它們在 Stripe 的頁面，參閱[付款與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/payment-and-invoices/)。 ## 為甚麼這樣設計 **現在需要的，現在就生效。** 請了新人，新同事今天便需要席位，所以增加席位和升級方案即時適用。你只需補付本期餘下日數的差額，而不是在已付的一期之外再付一整期。 **已付費的，用到期末。** 減少席位和降級要等到本期結束，所以每個人都保有公司已付費的使用權。年付改月付要等到年底，也是同一道理：預付的一年會完整用完，而不是變成一筆餘額。 **從信用卡扣款要你本人確認，而不只是登入狀態。** **立即更改** 會即時從公司的信用卡扣款，所以 easySales 會要求你確認是你本人，除非你在過去 15 分鐘內已確認過。這裏的每一筆扣款，都發生在操作人剛剛確認身分之後。 **安排了多少席位，到時就有多少席位。** 減少席位正等待期末生效時，會超出這個數目的新用戶會被拒絕。到了生效當天，每位已啟用的用戶仍然有席位，不會有人被拒於門外。 ## 更有效率的做法 - **先停用，再減席位。** 停用離職人員會即時騰出其席位，你便可以馬上安排較少的席位數目。請參閱[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)。 - **先加席位，再加用戶。** 新用戶被 **已達到上限** 擋住時，用 **立即更改** 加一個席位，再加入該用戶。請參閱[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)。 - **看方案卡片，不必等扣款。** 卡片顯示下次扣款的 **價格**、**GST** 和 **應付** 金額，以及等待期末生效的更改。請參閱[付款與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/payment-and-invoices/)。 - **先付清未付帳單。** 扣款逾期時不會提供 **更改方案或席位**；方案卡片上的 **立即付款** 會在 Stripe 的頁面上打開這張未付帳單。請參閱[付款與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/payment-and-invoices/)。 ## 示例 **月中加一個席位。** Lim & Co 按月付費，有五個完整席位，每月 24 日續期。6 月 10 日 Daniel Lim 請了第六位設計師。他打開 **更改方案或席位**，把 **完整席位** 設為 6，匯總顯示：**即時生效，本期剩餘時間的差額今天扣款。** 他選擇 **立即更改**，確認是他本人，看到 **方案已更改，Stripe 正在扣取差額。** 新的扣款出現在 **扣款記錄** 下，標有 **（按剩餘時間補差）**，然後他在 **用戶帳戶** 中加入這位設計師。 **由下一期起減少席位。** 8 月 10 日一位設計師離職。Daniel 停用她的帳戶，剩下五位已啟用用戶，並把席位由 6 減到 5。匯總說明這項更改在 8 月 24 日生效，今天不扣款。他選擇 **安排更改**。在此之前六個席位都仍然保留，方案卡片顯示 **自** 8 月 24 日起為五個完整席位。 **改變主意。** 到了 11 月，Lim & Co 又有六個完整席位。另一位設計師離職；Daniel 停用她，並安排由六個席位減到五個。一星期後 Lim & Co 接到一個酒店項目，請了一位接替的人，但加入新用戶被拒絕，因為方案在期末會降到五個完整席位，而目前已啟用五位用戶。Daniel 打開 **更改方案或席位**，席位保持目前的 6 個不變，選擇 **保留目前方案**：**已撤回安排的更改。** 然後他加入了這位新設計師。 ## 常見問題 - **如何為 easySales 方案增加席位？** 在 **授權** 頁面選擇 **更改方案或席位**，調高 **完整席位**，再選擇 **立即更改**。今天只扣本期剩餘時間的差額。 - **減少席位何時生效？** 本期結束時。在此之前，你付過費的每個席位都保留，今天亦不扣款。 - **可以由月付改為年付嗎？** 可以。同一方案、同樣席位時，今天就開始一個新的年付週期，並在今天扣款。年付改月付要等到本年結束。 - **扣款逾期時可以更改方案嗎？** 不可以。未付帳單付清之前，不會提供 **更改方案或席位**。請參閱[付款與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/payment-and-invoices/)。 - **如何撤銷已安排的更改？** 打開 **更改方案或席位**，保持目前的方案、週期和席位不變，選擇 **保留目前方案**。 - **為甚麼不能選擇較少的席位？** 完整席位不能少於已啟用的用戶數目。先停用不再需要 easySales 的用戶，再減少席位。 ## 相關內容 - [選擇方案](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/choose-a-plan/) - [付款與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/payment-and-invoices/) - [取消方案](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/cancel-your-plan/) - [用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/) - [試用與訂閱](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/trial-and-subscription/) --- # 付款與發票 > easySales 訂閱如何更換信用卡、下載 Stripe 稅務發票、查看抵扣餘額，以及扣款失敗後如何付清未付帳單。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/administration/payment-and-invoices/ 使用本頁讓公司的付款保持正常，並找到每筆扣款的稅務發票。付款、續期和授權狀態如何配合，參閱[試用與訂閱](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/trial-and-subscription/)。 ## 開始之前 你需要 **System**（系統）**View**（檢視）和 **System** **Edit**（編輯）權限。公司處於唯讀或已暫停狀態時，只有擁有標準 **Administrator**（管理員）角色的人可以打開帳單。下面的帳單項目都在 **授權** 頁面的 **帳單** 部分。 ## 操作步驟 **更換信用卡或帳單電郵** 1. 選擇側邊欄中的 **授權**。**付款方式** 卡片顯示已登記的信用卡和 **帳單電郵**。 2. 選擇 **管理付款方式和發票**。Stripe 的安全頁面隨即打開。 3. 加入新卡，或更改帳單資料，然後按 Stripe 的連結回到 easySales。 **下載稅務發票** 1. 在 **扣款記錄** 下，按 **日期** 找到那筆扣款。 2. 選擇 **PDF** 下載 Stripe 的發票，或選擇 **查看** 在 Stripe 的頁面中打開。兩者都會在新分頁中打開。 **付清未付帳單** 1. 有一筆款項沒有扣成功時，橫額和方案卡片都會顯示 **立即付款**。 2. 選擇 **立即付款**，並在 Stripe 的頁面上付款。如需用另一張卡付款，請先更換信用卡。 ## 之後會發生甚麼 - 新卡會用於下一次扣款。Stripe 重試失敗的扣款時亦會使用它。 - 付清未付帳單後，處於寬限期、唯讀或已暫停的公司會即時恢復，橫額消失。 ## 需要注意的規則 - **扣款記錄** 的每一行顯示 **內容**、**金額**、**優惠**、**抵扣**、**GST**、**實付** 和 **狀態**：**已付款**、**未付款**、**無法收回** 或 **已取消**。在一個週期中途因更改而產生的扣款標有 **（按剩餘時間補差）**；已退款的扣款會在狀態下方顯示 **已退款** 及金額。 - **無法收回** 或 **已取消** 的扣款只提供 **PDF**，不提供 **查看**。 - 每筆扣款都有 Stripe 發出的稅務發票，含 GST 註冊號碼。easySales 本身不開立帳單發票。 - 信用卡下方會及時顯示 **這張卡即將到期或已過期**，方便你更換。 - 公司有 **抵扣** 餘額時，會自動用於下一次扣款。它不會過期，不能提現。**抵扣餘額** 表列出餘額的每一次變動。 - 方案卡片中的下次扣款顯示 **價格**、任何 **優惠券**、**GST**、任何 **抵扣** 以及 **應付** 金額。 - easySales 從不查看或儲存你的卡號；卡號由 Stripe 保管。 ## 為甚麼這樣設計 **誰收錢，就由誰開稅務發票。** 信用卡是由 Stripe 扣款的，所以這筆扣款的稅務發票由 Stripe 開出，上面有 GST 註冊號碼。已註冊 GST 的公司需要這份單據來申報抵扣所付的 GST，會計師亦能把它和對應的付款一併入帳。 **扣款失敗，會先重試，然後才有變化。** 一張卡扣款失敗，原因可能連貴公司都未知道。Stripe 會再試，橫額會請管理員更新信用卡，期間所有人照常工作。只有重試全部結束後，公司才進入寬限期。參閱[試用與訂閱](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/trial-and-subscription/)。 **抵扣餘額先於信用卡付款。** 加到貴公司帳單的抵扣餘額會自動用於下一次扣款，信用卡只付餘下的部分。只要還有餘額等着你使用，便不會先由卡上扣款。 **卡號只留在 Stripe。** 你只會在 Stripe 的安全頁面輸入和更換信用卡。easySales 只顯示卡的品牌、最後四位數字和有效期，其他一概不顯示。 ## 更有效率的做法 - **直接由橫額更新信用卡。** 扣款失敗時，橫額上的 **更新付款方式** 會直接打開 Stripe 的頁面，不用先繞到 **授權** 頁面。 - **信用卡到期前便更換。** 卡片下方出現 **這張卡即將到期或已過期** 就是提示；**管理付款方式和發票** 會帶你到更換信用卡的頁面。 - **一步付清未付帳單。** 橫額或方案卡片上的 **立即付款** 會在 Stripe 的頁面上打開這張帳單，付清後唯讀或已暫停的公司即時恢復。 - **把 PDF 交給會計師。** **扣款記錄** 中的 **PDF** 可下載每張稅務發票；把它們和其他採購發票放在一起。參閱[保存紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/keeping-records/)。 - **扣款之前先看下次扣款。** 方案卡片顯示下次扣款的日期、**GST**、任何 **抵扣** 和 **應付** 金額。參閱[更改方案或席位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/change-plan-or-seats/)。 ## 例子 **信用卡快到期。** 5 月，Lim & Co 的 **付款方式** 卡片顯示 **這張卡即將到期或已過期**。Daniel Lim 選擇 **管理付款方式和發票**，在 Stripe 的頁面上加入公司的新卡，然後按連結返回。下一次扣款便用新卡。 **續期扣款失敗。** 6 月的續期沒有扣款成功。橫額顯示 **最近一次扣款沒有成功。**，並有 **更新付款方式** 按鈕。Daniel 在 Stripe 的頁面上加入新卡，Stripe 再次嘗試時便用這張卡。Lim & Co 沒有人因此無法使用。 **給會計師的發票。** 季度末，Lim & Co 的會計師要 easySales 的稅務發票。擁有帳單權限的 Mei Tan 打開 **扣款記錄**，按 **日期** 找到這三筆扣款，逐一選擇 **PDF**。 ## 常見問題 - **easySales 的稅務發票在哪裏下載？** 打開 **授權**，在 **扣款記錄** 下找到那筆扣款，選擇 **PDF**。**查看** 會在 Stripe 的頁面上打開同一張發票。 - **訂閱如何更換信用卡？** 在 **授權** 頁面選擇 **管理付款方式和發票**，在 Stripe 的頁面上加入新卡。下一次扣款便會使用它。 - **信用卡扣款失敗怎麼辦？** Stripe 會再試，橫額會請管理員更新付款方式。重試期間所有功能照常可用。 - **發票上有 GST 註冊號碼嗎？** 有。每筆扣款都有 Stripe 發出的稅務發票，含 GST 註冊號碼。 - **帳單頁面上的「抵扣」是甚麼？** 為貴公司保留、會自動用於下一次扣款的金額。它不會過期，亦不能提現。 - **可以用另一張卡付清未付帳單嗎？** 可以。先用 **管理付款方式和發票** 更換信用卡，再選擇 **立即付款**。 - **為甚麼在授權頁面看不到帳單？** 需要 **System** **View** 和 **Edit** 權限。公司處於唯讀或已暫停狀態時，只有標準 **Administrator** 角色可以打開。 ## 相關內容 - [選擇方案](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/choose-a-plan/) - [更改方案或席位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/change-plan-or-seats/) - [取消方案](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/cancel-your-plan/) - [試用與訂閱](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/trial-and-subscription/) - [保存紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/keeping-records/) --- # 取消方案 > 如何取消 easySales 訂閱？在 Stripe 頁面停止續期，了解已付期限結束後會怎樣、會否退款，以及公司資料保留多久。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/administration/cancel-your-plan/ 貴公司不想再續訂 easySales 時，請使用本頁。授權的每種狀態容許做甚麼，參閱[試用與訂閱](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/trial-and-subscription/)。 ## 開始之前 - 你需要 **System**（系統）**View**（檢視）和 **System** **Edit**（編輯）權限。 - 趁大家仍能在 easySales 中工作時，把想保留在 easySales 之外的內容（例如發票 PDF）下載下來。 - 如果只是想少付一些而不是停用，請改為降低方案或減少席位；參閱[更改方案或席位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/change-plan-or-seats/)。 ## 操作步驟 1. 選擇側邊欄中的 **授權**。 2. 在 **帳單** 的 **付款方式** 卡片上，選擇 **管理付款方式和發票**。Stripe 的安全頁面隨即打開。 3. 選擇取消訂閱，並在 Stripe 的頁面上確認。 4. 按 Stripe 的連結回到 easySales。Stripe 通知 easySales 之後，**授權** 頁面會顯示結束日期，這可能需要一分鐘。 > **注意** > > 本期結束時公司會被暫停，只有管理員可以登入。 ## 之後會發生甚麼 - 方案卡片顯示本期最後一日的日期，後面跟着 **結束，不再續期**。在此之前一切功能照常可用，亦不會再扣任何款項。 - 本期結束時，公司變為 **已暫停**：只有管理員可以登入，修改功能已關閉。所有資料都會保留。 - 處於暫停狀態時，如需恢復，管理員選擇 **選擇方案** 並付款，公司即時恢復。 - 本期結束 30 日後，公司變為 **已關閉**，任何人都不能登入。此後 180 日內，聯絡 support@easysales.work 仍可恢復；超過 180 日，公司資料會被刪除。刪除前 30 日和 7 日，管理員會收到電郵提醒。 ## 需要注意的規則 - 取消總是在你已付費的期限結束時生效。該期限的剩餘部分不會自動退款。 - Stripe 的頁面亦是更換信用卡和查看發票的地方；參閱[付款與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/payment-and-invoices/)。 - AI 應用程式或個人權杖不能取消方案：帳單只開放給登入 easySales 的人。 ## 為甚麼這樣設計 **已付費的期限，照樣用到期末。** 取消停止的是下一次續期，而不是目前這一期。在最後一個已付費的日子之前，團隊照常工作，有時間完成手上的工作、收回款項，並下載需要的資料。 **先暫停，後關閉。** 本期結束後只有管理員可以登入，任何內容都不能修改。你的紀錄保持在最後一個已付費日的狀態，與客戶和會計師手上的一致。 **離開當天，資料不會馬上刪除。** 資料會一直保留到公司關閉後 180 日，刪除前 30 日和 7 日，管理員會收到電郵。稅務機關可能在交易多年後要求查閱發票和收據，所以請按法律規定的年期保存自己的副本；參閱[保存紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/keeping-records/)。 **取消與付款卡在同一處處理。** 訂閱、付款卡和稅務發票都在 Stripe 的頁面上，所以停止續期就在向你扣款的同一個地方完成。只有擁有帳單權限的人才能進入。 ## 更有效率的做法 - **最後一日之前匯出發票。** **會計匯出** 可按期間下載已開立的發票和貸項通知單，供 Xero、QuickBooks Online 或 Excel 使用，亦可以把發票打包成 PDF 的 ZIP 檔。請參閱[會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/)。 - **一併下載帳單發票。** **扣款記錄** 中每筆扣款都有 **PDF**，可留作自己的紀錄。請參閱[付款與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/payment-and-invoices/)。 - **減少用量，而不是停用。** 減少席位或降低方案會在本期結束時生效，無須取消。請參閱[更改方案或席位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/change-plan-or-seats/)。 - **最後一日之前收回欠款。** 趁團隊仍能在 easySales 中記錄收款，追收未付的發票；[加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/)有一套追款時間表。 ## 示例 Lim & Co 按月付費，每月 24 日續期。10 月 3 日，合夥人決定不再使用 easySales。Daniel Lim 選擇 **管理付款方式和發票**，在 Stripe 的頁面上取消並返回。一分鐘後，方案卡片顯示 **10 月 24 日 結束，不再續期**。 10 月 3 日至 24 日期間，團隊照常工作。Daniel 為全年每個月執行 **會計匯出** 並保存檔案，又從 **扣款記錄** 下載了每筆 easySales 扣款的 PDF。 10 月 24 日公司被暫停：擁有 **Administrator**（管理員）角色的 Daniel 仍可登入，Mei Tan 則不能，任何內容都不能修改。11 月 23 日，即本期結束 30 日後，公司被關閉。此後資料再保留 180 日，刪除前 30 日和 7 日，Daniel 會收到提醒電郵。 ## 常見問題 - **期中取消可以退款嗎？** 不會自動退款。方案會一直用到你已付費的期限結束。 - **取消後團隊還可以繼續使用嗎？** 可以，用到已付費期限的最後一日。之後只有管理員可以登入，任何內容都不能修改。 - **取消訂閱後資料會怎樣？** 會保留。本期結束時公司被暫停，30 日後關閉；關閉 180 日後資料才會刪除。 - **刪除資料之前會通知嗎？** 會。刪除前 30 日和 7 日，公司的管理員都會收到電郵。 - **誰可以取消訂閱？** 擁有 **System** **View** 和 **Edit** 權限的人，在 **授權** 頁面的 **管理付款方式和發票** 中取消。 - **如何保留一份發票副本？** 在本期結束前使用[會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/)，並按稅務機關要求的年期保存這些檔案。 ## 相關內容 - [試用與訂閱](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/trial-and-subscription/) - [付款與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/payment-and-invoices/) - [會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/) - [保存紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/keeping-records/) - [貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/) --- # 團隊管理 > 銷售經理如何使用 easySales 的團隊管理——每位團隊成員的已開票銷售額與每月目標的對比、逾期發票和未結報價單，以及通往團隊活動、審批和報表的快捷入口。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/team/overview/ **團隊管理** 是經理照顧所帶領的人的地方：每個人本月開了多少發票、和目標相比如何、他們的顧客有多少逾期欠款、他們報了多少價。它為團隊主管和經理而設，而不只是系統管理員。 ## 在哪裏找到 選擇側邊欄中的 **團隊管理**。它會打開 **概覽**；**銷售目標** 是第二個分頁。有人向你匯報、你帶領某個團隊，或你的角色可以設定銷售目標時，側邊欄才會出現這一項。匯報關係和團隊負責人在 **系統設定** → **共享與團隊** 中設定；參閱[共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/)。 你的團隊是所有向你匯報的人（不論相隔多少層），以及你帶領的團隊的成員，包括子團隊。你的上級和你團隊的其他負責人不在其中，已停用的人也不在其中。 ## 概覽 在頂部選擇 **月份** 和 **團隊**：**我的團隊**、你帶領的某個團隊，或在你的角色能看到全公司時選擇 **全公司**。表格每人一行，你自己那一行標為 **我**，最後有一行 **合計**： | 欄 | 顯示內容 | |---|---| | **成員** | 這個人；在你的角色允許時，選擇姓名可打開其用戶帳戶 | | **已開票（不含稅）** | 該月以此人為 **銷售員** 的已開立發票，減去其貸項通知單，不含稅 | | **目標** | 此人該月的目標，或 *未設* | | **完成率** | 已開票與目標之比，以百分比和進度條顯示 | | **逾期** | 截至今天，其發票逾期尚欠的金額，以及單據張數 | | **未結報價單** | 此人今天仍有效的 **進行中** 報價單，不含稅，以及張數 | **合計** 行的 **完成率** 只計算設了目標的人。金額以貴公司的本位貨幣計。 表格下方的 **快捷入口** 可以打開 **團隊活動**、待你審批的報價單、發票或貸項通知單、**銷售業績報表** 和 **全部報表**，每一項都只在你的角色能存取時出現。 ## 你可以做甚麼 - 對比每個人本月的業績和目標，也可以選擇以前的月份回顧。 - 設定或更改每月目標——參閱[銷售目標](https://easysales.work/zh-hant/help/team/sales-targets/)。 - 跟進團隊成員的逾期發票，然後打開[團隊檢視](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/team/)查看他們的活動。 ## 權限 你需要任何級別的 **Dashboard**（儀表板）**List**（列表）權限。每個數字都透過你自己的 **Invoice**（發票）和 **Quote**（報價單）清單讀取，所以你看到的是這些清單向你顯示的單據；如果它們只顯示公司的一部分，頁面會說明 *數字只統計你自己的單據清單能看到的單據。* 你的角色不能列出的欄不會顯示。設定目標需要 **設定銷售目標**；參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。團隊管理視乎貴公司的方案；請看[價格頁面](/pricing/)。 ## 為甚麼這樣設計 **你的團隊來自組織架構。** 頁面使用貴公司已經維護的匯報關係和團隊，所以新銷售員一在那裏被加到經理名下，就會出現在經理的團隊中，無需其他設定。 **它顯示的不會比你的清單更多。** 經理透過和其他地方相同的權限看自己的團隊，所以概覽絕不會打開你的角色打不開的單據。 **目標是不含稅的已開票銷售額。** 目標靠已向顧客開發票的銷售額達成，並減去貸項通知單，所以從未開發票的報價單不計入，GST 也不算作銷售額。 ## 更有效率的做法 - **月初先定目標。** 在下個月開始之前，在 **銷售目標** 中設好目標——參閱[銷售目標](https://easysales.work/zh-hant/help/team/sales-targets/)。 - **在儀表板上看自己的進度。** **本月我的目標** 在[儀表板](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/dashboard/)上顯示你自己的數字。 - **看數字背後的活動。** **團隊活動** 打開[團隊檢視](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/team/)，顯示每個人這一週的安排。 - **深入查看某個人的銷售。** **銷售業績報表** 可以按 **銷售員** 篩選——參閱[報表數字](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/report-figures/)。 ## 例子 **月中檢查。** 10 月 15 日，帶領 Lim & Co 銷售團隊的 Daniel Lim 打開 **團隊管理**。Mei Tan 已開票 SGD 12,600.00，目標 SGD 25,000.00，所以 **完成率** 顯示 50%。Kelvin 那一行顯示 SGD 4,200.00 對 SGD 20,000.00（21%），**逾期** SGD 3,270.00，*2 張*。Daniel 打開 **團隊活動**，看看 Kelvin 這星期計劃做甚麼。 **團隊合計。** 10 月，Mei 開票 SGD 27,500.00，目標 SGD 25,000.00（110%）；Kelvin 開票 SGD 15,000.00，目標 SGD 20,000.00（75%）。新銷售員 Priya 已開票 SGD 3,000.00，還沒有目標。**合計** 行顯示已開票 SGD 45,500.00、目標 SGD 45,000.00，其 **完成率** 為 94%：SGD 42,500.00 / SGD 45,000.00，不含 Priya 的銷售額。 ## 常見問題 - **為甚麼側邊欄裏沒有團隊管理？** 沒有人向你匯報、你沒有帶領任何團隊，而且你的角色不能設定目標——或者貴公司的方案不包含它。請聯絡管理員。 - **誰算是我的團隊？** 所有向你匯報的人（不論相隔多少層），以及你帶領的團隊的成員，包括子團隊。你自己的上級不包括在內。 - **為甚麼某人的開票數字比我預期的低？** 只有以他為 **銷售員** 的已開立發票才計入，減去貸項通知單，不含稅，而且只計你自己的清單能看到的單據。 - **可以查看已經結束的月份嗎？** 可以。在 **月份** 中選擇它。 - **為甚麼顯示「你還沒有團隊」？** 沒有人向你匯報，你也沒有帶領任何團隊。管理員在 **系統設定** → **共享與團隊** 中設定這些。 - **這和我的工作下的團隊頁面一樣嗎？** 不一樣。團隊檢視顯示活動和任務；團隊管理顯示銷售額與目標的對比。 ## 相關內容 - [銷售目標](https://easysales.work/zh-hant/help/team/sales-targets/) - [團隊檢視](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/team/) - [共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/) - [儀表板](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/dashboard/) --- # 銷售目標 > 如何在 easySales 的團隊管理中設定每位銷售員的每月銷售目標，誰可以設定誰的目標，以及進度如何按不含稅的已開票銷售額計算。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/team/sales-targets/ 銷售目標是一個人在一個月內應開發票的金額。在[團隊管理](https://easysales.work/zh-hant/help/team/overview/)中設定；之後每個人會在自己的儀表板上看到進度，他們的經理則看到整個團隊的進度。 ## 開始之前 - 你的角色需要 **設定銷售目標**。級別為 **我的團隊** 時，你可以設定向你匯報的人和你帶領的團隊成員的目標，但永遠不能設定自己的。級別為 **全公司** 時，你可以設定任何人的目標。標準 **Administrator**（管理員）角色擁有 **全公司**；其他角色要等管理員開啟後才有——參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 - 沒有這項權限時，你仍然可以打開 **銷售目標**，查看團隊的目標。 - 目標以貴公司的本位貨幣計，不含稅。 ## 操作步驟 1. 選擇側邊欄中的 **團隊管理**，然後選擇 **銷售目標** 分頁。 2. 選擇 **月份**。 3. 選擇 **團隊**：**我的團隊**、你的某個團隊，或 **全公司**。 4. 在目標欄（例如 **目標（SGD）**）中輸入每個人的金額，例如 25000。留空表示不設目標。 5. 選擇 **儲存目標**。提示會說明儲存了多少個目標。**取消** 會放棄尚未儲存的變更。 ## 之後會發生甚麼 每個人[儀表板](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/dashboard/)上的 **本月我的目標** 卡片，以及概覽中的 **目標** 和 **完成率** 欄，會即時使用新的金額。進度是該月以此人為 **銷售員** 的已開立發票，減去其貸項通知單，不含稅。每次儲存都會連同每個舊金額和新金額記錄在審計日誌中。 ## 需要注意的規則 - 金額必須為 0 或以上，最多 2 位小數；否則頁面會顯示 *請輸入 0 或以上的金額，最多 2 位小數。*，**儲存目標** 不能使用。 - 清空某個方格會刪除那個人的目標：他會顯示 *未設*，儀表板顯示 *未設目標*。 - 每個月有自己的目標。新的月份在有人設定之前是空的。 - 儲存要麼全部成功，要麼全部不儲存。只要有一項不能儲存，就一項都不儲存，頁面會說明原因。 - 如果有人同時儲存了同一個月，你的儲存會被拒絕；請重新載入後再輸入一次。 - 貴公司更改本位貨幣之前儲存的目標不會參與比較。**備註** 會顯示 *之前儲存為* 舊金額；請按現在的貨幣重新輸入。 ## 為甚麼這樣設計 **經理不能為自己定目標。** 級別為 **我的團隊** 時，目標由上面來定：你的上級，或擁有 **全公司** 的人，設定你的目標。這樣目標才公正、經雙方同意。 **目標統計已開票的銷售額，而不是報價。** 發票是已經向顧客開賬的銷售。按發票減去貸項通知單來衡量目標，代表用貸項通知單取消的銷售也會從此人的進度中扣除。 **不含稅，統一貨幣。** GST 是替稅務機關代收的，所以不算銷售額。所有目標都用本位貨幣，團隊的合計才能加得起來。 ## 更有效率的做法 - **一次設好整個團隊。** 輸入所有金額，然後儲存一次——參閱[團隊管理](https://easysales.work/zh-hant/help/team/overview/)。 - **沿用上個月的金額。** 在 **月份** 中選擇上個月查看金額，再切換到新月份輸入。 - **給設目標的人合適的級別。** 團隊主管需要 **我的團隊**；銷售總監或管理員需要 **全公司**——參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **每天看進度。** 每個人的 **本月我的目標** 卡片在[儀表板](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/dashboard/)上顯示他們目前的進度。 ## 例子 **設定 11 月的目標。** 10 月 28 日，帶領 Lim & Co 銷售團隊的 Daniel Lim 打開 **銷售目標**，選擇 11 月和 **我的團隊**。他為 Mei Tan 輸入 25000，為 Kelvin 輸入 20000，為剛加入的 Priya 輸入 8000，然後選擇 **儲存目標**。提示顯示 *已儲存 3 個目標*。他自己那一行只能查看：他的目標由董事總經理設定。 **衡量進度。** 11 月，Mei 開出不含 GST 共 SGD 27,250.00 的發票，以及一張 SGD 1,250.00 的貸項通知單。她的進度是 SGD 26,000.00，所以 **完成率** 顯示 104%，她的儀表板卡片顯示 *SGD 26,000.00 / SGD 25,000.00*。 ## 常見問題 - **我可以為自己設目標嗎？** 只有擁有 **全公司** 時可以。級別為 **我的團隊** 時，你自己那一行只能查看。 - **報價單計入目標嗎？** 不計入。只有已開立的發票才計入，並減去貸項通知單。 - **目標是含 GST 還是不含 GST？** 不含稅，以貴公司的本位貨幣計。 - **有人離職後，他的目標會怎樣？** 已停用的用戶不再出現在頁面上。已經為他儲存的目標會保留，審計日誌記錄每一次變更。 - **為甚麼我不能輸入目標？** 你的角色沒有 **設定銷售目標**，或者在 **我的團隊** 級別下那是你自己的一行。 - **目標會延續到下個月嗎？** 不會。每個月都從空白開始。 ## 相關內容 - [團隊管理](https://easysales.work/zh-hant/help/team/overview/) - [儀表板](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/dashboard/) - [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) - [報表數字](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/report-figures/) --- # 用戶帳戶 > easySales 如何加入員工帳戶、分派角色、重設忘記的密碼或兩步驗證，以及停用已離職員工的帳戶。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/ 用戶帳戶是貴公司中登入 easySales 的人員。每個帳戶有一個角色，決定此人能看到和能做甚麼。帳戶與方案的關係，請參閱[授權與用戶](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/your-licence-and-users/)。 ## 在哪裏找到 選擇側邊欄中的 **用戶帳戶**。頁面有兩個分頁：**用戶**，即帳戶清單；以及 **角色**，詳見[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。打開一位用戶，可以看到 **帳戶**、**聯絡方式** 和 **偏好**、**歷史** 分頁，以及在可以使用 AI 存取時顯示的 **AI 存取** 分頁。頁首顯示用戶名稱、角色、電郵和最近登入時間，或 **從未登入**。 在可以使用兩步驗證的情況下，**用戶** 清單亦有一欄 **兩步驗證**。它顯示 **應用程式**、**電郵**、**通行密鑰**、**未開啟**、**必須 – 未設定**、**寬限至** 某個日期，或 **通行密鑰無法使用 – 僅限恢復碼，需重新設定**。你不能在 **欄位設定** 中移除這一欄。 ## 你可以做甚麼 - 要加入用戶，選擇 **新增用戶**，填寫 **姓名**、**用戶名稱** 和 **電郵**，在 **標準角色** 或 **自訂角色** 下選擇 **角色**，然後選擇 **建立用戶**。剔選 **銷售人員** 可以令此人出現在銷售員選擇器和銷售報表中。 - 新帳戶沒有密碼，所以暫時沒有人能以該用戶身份登入。要為其提供密碼，或在有人忘記密碼時，打開該用戶，選擇頁首的 **重設密碼**（在手機上位於 **···** 選單中），再選擇 **重設密碼** 確認。選擇 **複製** 複製臨時密碼，由你親自轉交該用戶，然後選擇 **我已複製**。 - 選擇 **編輯** 可以修改姓名、聯絡方式、**團隊（文字）**、**時區**、**日期格式** 或頭像顏色，或把用戶轉到另一個角色。 - 要選擇用戶頭像的顏色，請在 **偏好** 下設定 **背景色** 和 **文字色**。easySales 在顯示該用戶的任何地方都使用同一組顏色；沒有設定時，easySales 會為每個人揀選一個固定顏色。用戶本人不能在 **我的資料** 中更改。 - 要更改清單顯示哪些欄位，請選擇工具列右側的 **欄位設定**；參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。**全公司預設** 還需要 **System**（系統）**Edit**（編輯）權限。 - 當某人失去了完成兩步驗證的所有方式時，選擇 **···** 選單中的 **重設兩步驗證**，再選擇 **重設** 確認。參閱[重設兩步驗證](#重設兩步驗證)。 - 要把某位用戶負責的紀錄交給同事，選擇 **···** 選單中的 **轉移記錄**；參閱[移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/)。 - 要停用已離職的用戶，選擇 **···** 選單中的 **停用用戶**，再選擇 **停用** 確認。你會留在其頁面上，頁面現在帶有 **已停用** 標籤，並且不能再編輯。如果對方仍負責紀錄，橫幅會說明是哪些，旁邊有 **Transfer records**（轉移記錄）按鈕。 - **AI 存取** 分頁列出該用戶的 **已連接的應用程式** 和 **個人權杖**。選擇其中一項旁邊的 **中斷** 可以立即停止它；參閱[公司 AI 存取](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/company-ai-access/)。 > **注意** > > 停用無法在任何頁面上還原。該用戶的所有工作階段會立即結束，其 AI 應用程式和個人權杖會中斷，並且無法再登入。他們負責的紀錄仍歸他們所有，直至你移交這些紀錄。之後該用戶會在清單中隱藏；把 **狀態** 設為 **已停用** 便能再次找到他們。 ## 重設密碼 - easySales 會產生一個由 14 個字母和數字組成的臨時密碼。它只會顯示一次，亦不會以電郵發送；如果在轉交之前遺失了它，請再重設一次。 - 它在 72 小時內有效。之後用它登入會顯示「此臨時密碼已過期。請聯絡管理員重新重設密碼。」請再重設一次。 - 該用戶下次登入時（如果使用兩步驗證，則在輸入驗證碼之後）會看到 **設定新密碼**，在選擇 **儲存並登入** 之前不能做其他任何事。 - 重設會令該用戶在所有裝置上登出，並中斷其 AI 應用程式和個人權杖。 - 你不能在這裏重設自己的密碼；請在[我的資料](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/profile/)的 **登入與安全** 頁面更改。 ## 重設兩步驗證 - 它會移除該用戶的驗證器應用程式或電郵驗證碼、恢復碼、受信任的裝置和通行密鑰，令其在所有裝置上登出，中斷其 AI 應用程式和個人權杖，並發電郵通知對方。其密碼保持不變。 - 如果貴公司要求兩步驗證，該用戶下次登入時會重新設定兩步驗證，沒有寬限期。 - 當用戶的 **兩步驗證** 顯示 **應用程式**、**電郵**、**通行密鑰** 或 **通行密鑰無法使用 – 僅限恢復碼，需重新設定** 時，可以選擇該選單項目。否則它會顯示為灰色，並註明 *該使用者沒有可重設的兩步驗證*。你不能重設自己的兩步驗證。 - 只有管理員可以重設另一位管理員。 - 重設會記錄在該用戶的 **歷史** 分頁上。 - 如果用戶是因為遺失手機而需要重設，請先確認對方無法使用恢復碼或通行密鑰——參閱[恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/)。 - 更改使用電郵驗證碼的用戶的 **電郵**，會停止其驗證碼，直至對方確認新地址；儲存之前，表格會提示你。參閱[使用電郵驗證碼](https://easysales.work/zh-hant/help/security/email-codes/)。 ## 確認是你本人 在更改另一位用戶的 **電郵**、重設其密碼或重設其兩步驗證之前，easySales 會要求你[確認是你本人](https://easysales.work/zh-hant/help/security/confirm-its-you/)。一次確認在同一次登入中有效 15 分鐘。 ## 需要注意 - 你不能更改自己的角色，亦不能停用自己的帳戶；請聯絡另一位管理員。 - 只有管理員可以把 Administrator（管理員）角色分派給他人，或修改另一位管理員。使用自訂角色的人只能分派權限不超過自己的角色。 - 最後一位有效的管理員不能被停用。 - 清單顯示有效用戶。把 **狀態** 設為 **已停用** 或 **全部** 可以看到已停用的用戶，他們帶有 **已停用** 標籤。已停用用戶的頁面是唯讀的；**···** 選單中的 **轉移記錄** 是其上唯一剩下的操作。 - 透過 **忘記密碼？** 重設密碼，亦會中斷該用戶的 AI 應用程式和個人權杖。 - **團隊（文字）** 是自由填寫的文字標籤。它不是[共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/)中的團隊，亦不會改變誰能看到甚麼。 - 每個用戶名稱和每個電郵地址只能屬於一位用戶。 - 每位有效用戶都計入[授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)上的 **使用者帳號** 上限。所有席位都已佔用時，建立用戶會被拒絕，不會儲存任何內容。 ## 權限 你需要 **User**（用戶）**List**（列表）和 **View**（檢視）權限才能看到帳戶，需要 **全部記錄** 級別的 **Add**（新增）才能建立帳戶，需要 **Edit**（編輯）才能修改資料、重設密碼、重設兩步驗證或轉移紀錄，需要 **Delete**（刪除）才能停用。在登入安全方面誰可以做甚麼，見[公司安全設定](https://easysales.work/zh-hant/help/security/company-security-settings/#%E8%AA%B0%E5%8F%AF%E4%BB%A5%E5%81%9A%E7%94%9A%E9%BA%BC)中的矩陣。選擇或更改角色亦需要你的角色中有 **分派角色** 控制項。 ## 為甚麼這樣設計 **誰都不會替別人輸入密碼。** 臨時密碼由 easySales 產生，用戶登入後立即換成自己的密碼，所以最終的密碼只有本人知道。以此人名義做的每一件事都由此人負責，[稽核日誌](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/)才有查看的意義。 **臨時密碼只顯示一次，亦不發電郵。** 留在郵箱裏的密碼，很久以後仍可能被人翻到。只顯示一次、72 小時內有效，它便只能用於你眼下這一次交接。 **重設和停用會令此人在所有裝置上登出。** 否則一部仍然登入着的手機或一個仍然連接着的 AI 應用程式，在你操作之後仍能繼續使用。所有工作階段即時結束，你的決定便在每部裝置上立即生效。 **人員是停用，而不是刪除。** 報價單、發票和歷史紀錄都保留建立人或開立人的姓名，所以即使此人已經離職，紀錄上仍然看得出當初是誰跟進這位顧客。 ## 更有效率的做法 - **按姓名、用戶名稱、電郵或團隊搜尋清單。** 搜尋欄亦會配對 **團隊（文字）**，輸入一個團隊標籤便能列出所有帶這個標籤的人。參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 - **新用戶便跟着提示做。** 對從未登入過的人，**重設密碼** 是其頁面上的主按鈕，旁邊亦有提示說明這是下一步。 - **臨時密碼可以直接讀給對方聽。** 它不含 0 和 O、1 和 l 這類容易看錯的字元，電話裏讀一遍便夠。 - **停用後隨即移交。** 選擇 **停用** 後頁面仍然打開，其橫幅顯示此人仍負責的內容；在那裏選擇 **Transfer records**。參閱[移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/)。 - **讓同事自己重設密碼。** 登入頁上的 **忘記密碼？** 會給他們發一條連結，不必由你來重設。參閱[重設密碼](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/reset-your-password/)。 ## 例子 Lim & Co 聘請了一位設計師 Aisyah Rahman。Mei Tan 選擇 **新增用戶**，輸入她的姓名、用戶名稱 aisyah.rahman 和工作電郵，選擇自訂角色 "Designer"，剔選 **銷售人員**，然後選擇 **建立用戶**。 在 Aisyah 的頁面上，**重設密碼** 是主按鈕。Mei 確認後選擇 **複製**，在電話裏把臨時密碼讀給 Aisyah。Aisyah 登入後看到 **設定新密碼**，設好自己的密碼並選擇 **儲存並登入**。 **過期的臨時密碼。** Mei 在星期一 10:00 重設了 Daniel Lim 的密碼，但 Daniel 正在公幹，到星期四 11:00 才使用。這已經過了 73 小時，超過 72 小時的期限，所以登入時提示密碼已過期。Mei 再重設一次，把新的臨時密碼給他。 **授權已滿。** Lim & Co 的方案有五個 **使用者帳號**，Mei 想再加一個人時五個都已佔用，所以建立用戶被拒絕。Farid Rahman 上星期已離職：Mei 移交他的紀錄並停用他，有效用戶剩下四位，新加入的人成為第五位。參閱[貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)。 ## 常見問題 - **easySales 如何重設員工的密碼？** 在 **用戶帳戶** 中打開該用戶，選擇 **重設密碼**，把臨時密碼轉交對方。對方下次登入時會設定自己的密碼。 - **為甚麼新用戶登入不了？** 新帳戶沒有密碼。請在其頁面上重設密碼，把臨時密碼交給對方。 - **臨時密碼過期了怎麼辦？** 再重設一次密碼。臨時密碼在 72 小時內有效，而且只顯示一次。 - **我能看到用戶的密碼嗎？** 不能。easySales 從不顯示用戶自己設定的密碼；你只能重設它。 - **為甚麼不能再加入用戶？** 授權上的席位已經全部佔用。請停用不再需要存取的人，或增加席位；參閱[貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)。 - **已停用的用戶去了哪裏？** 他們會在清單中隱藏。把 **狀態** 設為 **已停用**（或 **全部**），然後打開該用戶：其頁面是唯讀的，**轉移記錄** 可以移交他們仍負責的內容。 - **兩位用戶可以共用一個電郵地址嗎？** 不可以。每個電郵地址和每個用戶名稱只能屬於一位用戶，已被別人使用時儲存會被拒絕。 - **同事遺失了手機，登入不了，怎麼辦？** 如果對方已經沒有恢復碼或通行密鑰，請在其頁面上選擇 **重設兩步驗證**。參閱[恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/)。 ## 相關內容 - [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) - [移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/) - [共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/) - [授權與用戶](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/your-licence-and-users/) --- # 角色與權限 > easySales 用戶角色和權限點樣設定——使用管理員和檢視者角色、建立自訂角色，並為每項操作選擇無權限、全部記錄或僅自己的記錄。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/ 角色決定其用戶在 easySales 每個模組中可以做甚麼，以及可以處理誰的紀錄。本頁為負責為同事設定存取權限的人而設；角色與共享如何配合，請參閱[角色與共享](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/)。 ## 開始之前 你的角色需要有 **管理自訂角色** 控制項才能打開 **角色** 分頁，需要 **分派角色** 才能把角色分派給用戶。每間公司都有兩個不能修改的標準角色： - **Administrator**（管理員）——所有權限均為 **全部記錄**，包括每一個 **角色管理** 控制項。 - **Viewer**（檢視者）——在客戶、聯絡人、報價單、發票和貸項通知單上擁有 **僅自己的記錄** 級別的 **List**（列表）和 **View**（檢視），並能閱讀它能看到的紀錄上的活動，此外沒有其他權限。檢視者看不到任何儀表板圖塊。 ## 操作步驟 1. 選擇側邊欄中的 **用戶帳戶**，然後選擇 **角色** 分頁。打開一個標準角色，可以查看它授予的權限。 2. 選擇 **新增角色**，輸入 **名稱**。 3. 在 **複製自** 下，選擇一個作為起點的自訂角色，或選擇 **從無權限開始**。 4. 在 **權限** 下，把每個模組的 **List**（列表）、**View**（檢視）、**Add**（新增）、**Edit**（編輯）和 **Delete**（刪除）設為 **無權限**、**全部記錄** 或 **僅自己的記錄**。 5. 在 **活動** 一行上，選擇 **無權限**、**檢視** 或 **檢視和發佈**；如果該角色可以修改其他人寫的活動，請開啟 **管理他人的活動**。 6. 如果該角色可以轉移貴公司的任何紀錄，請開啟 **Transfer Records**（轉移記錄）。 7. 在 **角色管理** 下，開啟該角色需要的控制項：**管理自訂角色**、**分派角色**、**撇銷小額收款差額**、**撇銷壞帳**、**沒收按金**、**管理登入安全**、**管理通知設定**、**管理活動子類型**、**管理 AI 助手設定**、**審批報價單**、**審批發票**、**審批貸項通知單**、**匯入資料** 和 **批次匯出單據**。**匯出清單到 Excel** 可設定級別——**無權限**、**全部記錄** 或 **僅自己的記錄**——用於清單的 **匯出 Excel**；參閱[匯出與批次操作](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)。**管理登入安全** 讓該角色可以更改[公司安全設定](https://easysales.work/zh-hant/help/security/company-security-settings/)；**管理 AI 助手設定** 讓該角色可以打開[AI 設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/ai-assistant-settings/)。 8. 在 **團隊管理** 下（貴公司的方案包含它時），把 **設定銷售目標** 設為 **不能**、**我的團隊** 或 **全公司**——參閱[銷售目標](https://easysales.work/zh-hant/help/team/sales-targets/)。 9. 在 **AI 助手** 下，如果該角色可以向 [@easy](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ask-easy/) 提問，請開啟 **使用 AI 助手**；如果它可以使用私人的 [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-chat/)面板，請開啟 **使用 AI 聊天**。兩者對所有角色都是關閉的，直到你開啟為止。**使用 AI 助手** 需要 **活動** 上的 **檢視和發佈**；**使用 AI 聊天** 不需要 **活動** 上的任何權限。 10. 選擇 **建立角色**，然後在[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)上把它分派給用戶。 ## 之後會發生甚麼 該角色會作為 **自訂角色** 出現在 **角色** 分頁上，並顯示使用它的用戶數目。它的權限適用於所有獲分派此角色的人。要修改它，打開它，作出變更後選擇 **儲存變更**；使用該角色的所有人都會受影響。 ## 需要注意的規則 - **無權限** 會隱藏該模組。**全部記錄** 可以存取貴公司的所有紀錄。**僅自己的記錄** 可以存取用戶負責的紀錄，以及[共享設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/)向其開放的紀錄。 - **System**（系統）只接受 **無權限** 或 **全部記錄**，**角色管理** 控制項亦只能在全公司範圍內生效。 - 控制項會令它所依賴的權限保持開啟，並顯示在 **必需的權限保持開啟** 下。例如，**撇銷壞帳** 和 **沒收按金** 會令 **Invoice**（發票）**View** 和 **Edit** 保持開啟。沒收按金還需要兩者都設為 **全部記錄**。 - 有些開關只在貴公司的方案包含該模組時才出現：審批類控制項需要 **單據審批**，**AI 助手** 部分和 **管理 AI 助手設定** 需要 AI 助手。參閱[貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)。 - 非管理員只能建立、編輯或分派權限不超過自己的角色，亦不能編輯賦予自己存取權限的那個角色。 - 在模組表格下方，有一個標題為 **活動** 的區塊，內有 **活動** 一行，它有自己的三個級別：**無權限** 隱藏活動，**檢視** 讓用戶可以閱讀活動，**檢視和發佈** 讓用戶還可以發佈和回覆。旁邊的 **管理他人的活動** 開關讓持有者可以編輯或刪除其他人的活動、還原已刪除的活動並管理空間成員；它只在 **檢視和發佈** 下生效，也不會開放任何僅限成員空間。開啟 **使用 AI 助手** 會把這一行提升到 **檢視和發佈**。用戶能讀到哪些活動，仍取決於他們能看到的紀錄和空間——請參閱[誰能看到活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/who-can-see/)。 - 貴公司原有的 **Task**（任務）、**Event**（行程）、**Note**（備註）和 **Call log**（通話記錄）權限轉換為這一行之後，表格不再顯示 **Task**、**Note**、**Event**、**Call Log**、**Email**（電郵）、**SMS**（短訊）和 **Appointment**（預約）。**角色** 畫面頂部的橫額 **請檢查活動權限** 會說明這一點，並列出獲得 **活動** 設定的自訂角色。請逐一打開並檢查。橫額會一直保留，直到能管理角色的人選擇 **關閉**。 - 把自訂角色切換為 **已停用** 可以停止再分派它。仍在使用中的角色不能停用：請先把其用戶轉到另一個角色。 ## 為甚麼這樣設計 **每個人只取得工作需要的權限。** 只負責自己顧客的設計師，不需要看到公司裏的每一張發票。按工作分配權限，能保護顧客資料，亦令涉及佣金的數字只留在負責的人手中。 **標準角色永遠不變。** **Administrator** 始終擁有全部權限，**Viewer** 始終只讀自己的核心紀錄，所以你有兩個固定的參照點。貴公司需要的其他組合，都是你可以查看和修改的自訂角色。 **誰也不能給出多於自己擁有的權限。** 可以分派角色的經理，不能建立或分派比自己範圍更大的角色，亦不能擴大自己所用的角色。權限只能由已經擁有它的人向外給，所以單一帳戶無法把自己提升到完全控制。 **涉及金錢的控制項與紀錄權限分開。** 撇銷壞帳或沒收按金，會改變帳上顧客欠多少錢。它們是獨立的開關，所以能編輯發票並不會順帶令人擁有這些權力。 ## 更有效率的做法 - **由已有的角色開始。** **複製自** 會把某個自訂角色的權限填入新角色；只改不同的幾項，然後選擇 **建立角色**。 - **按名稱搜尋角色。** 角色很多時，在 **搜尋角色** 中輸入名稱，不必一直向下捲動。 - **讓經理看到下屬的紀錄，而不用全部記錄。** 在[共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/)中設定 **匯報關係**。在 **依層級授予存取權限** 開啟時（除非你關閉，它一直開啟），**僅自己的記錄** 級別的角色亦能存取向其匯報的人的紀錄。 - **分派前先查清楚權限的含義。** [權限參考](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/permissions/)列出每個模組、操作和控制項容許做甚麼。 - **兩步停用一個角色。** 先在[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)上把其用戶轉到別的角色，再把該角色切換為 **已停用**。 ## 例子 Lim & Co 希望設計師各自負責自己的顧客。Mei Tan 用 **從無權限開始** 建立了 "Designer"，然後把 **Account**（客戶）、**Contact**（聯絡人）、**Quote**（報價單）和 **Invoice** 的全部五項操作設為 **僅自己的記錄**，把 **Product**（產品）的 **List** 和 **View** 設為 **全部記錄**，並把 **活動** 設為 **檢視和發佈**。現在設計師可以看到完整的產品清單，但只能看到自己的顧客和單據，並可以在上面發佈活動。 **匯出發票的簿記員。** Lim & Co 的兼職簿記員 Grace Ong 需要看到每一張發票和貸項通知單，但不負責銷售。Mei 用 **從無權限開始** 建立了 "Bookkeeper"，把 **Account**、**Contact**、**Invoice** 和 **Credit Note**（貸項通知單）的 **List** 和 **View** 設為 **全部記錄**，並開啟 **批次匯出單據**。匯出需要對這些單據擁有全公司範圍的存取權限，單據上的客戶資料還需要客戶和聯絡人的存取權限。現在 Grace 可以下載當月的單據匯入會計系統，但不能建立、修改或刪除任何內容。參閱[會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/)。 **處理小額差額的辦公室經理。** Daniel Lim 想讓辦公室經理清理發票上的尾數差額。他打開 "Office manager"，開啟 **撇銷小額收款差額**，並看到 **編輯發票** 列在 **必需的權限保持開啟** 下：沒有它，這個控制項便無法使用。 ## 常見問題 - **怎樣讓員工只看到自己的顧客？** 給他們一個自訂角色，把 **Account**、**Contact** 和各單據模組設為 **僅自己的記錄**。他們便只能存取自己負責的紀錄，以及共享設定向其開放的紀錄。 - **可以修改 Administrator 角色嗎？** 不可以。標準角色不能修改。請建立一個擁有你想要權限的自訂角色。 - **為甚麼角色裏有一項權限關不掉？** 該角色開啟的某個控制項依賴它。請先關閉那個控制項，這項權限便可以修改。 - **為甚麼角色不能停用？** 仍有人在使用它。請先把這些用戶轉到其他角色，再把它切換為 **已停用**。 - **經理能給別人多於自己的權限嗎？** 不能。非管理員只能建立或分派權限不超過自己的角色。 - **開啟了 AI 助手，為甚麼用戶仍不能問 @easy？** 請檢查其角色是否開啟了 **使用 AI 助手**：把 **活動** 降到 **檢視和發佈** 以下會關閉它。[AI 設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/ai-assistant-settings/)中的 **為公司開啟 AI 助手** 開關亦必須開啟。參閱[向 @easy 提問](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ask-easy/)。 - **角色修改後會即時生效嗎？** 會。easySales 每次請求都會檢查權限，所以選擇 **儲存變更** 後，使用該角色的每個人由下一步操作起便按新設定工作。 ## 相關內容 - [角色與共享](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/) - [用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/) - [共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/) - [權限參考](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/permissions/) - [敏感欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sensitive-fields/) --- # 敏感欄位 > 在 easySales 中用自訂角色的「敏感欄位」一節，限制誰能檢視和修改電郵、電話號碼、地址、個人資料以及成本和毛利。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sensitive-fields/ 角色可以讓人處理一筆紀錄，同時不讓他看到其中某些欄位：客戶的手機號碼、聯絡人的生日、報價背後的成本。本頁為負責設定[角色](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)的人而設；這些欄位按角色設定，不按用戶設定。 ## 開始之前 修改角色需要 **管理自訂角色** 控制項。**敏感欄位** 一節屬於自訂角色；標準角色不能修改。它取決於貴公司的方案：方案不包含時，這一節不會顯示，能打開紀錄的人都能看到全部欄位。 ## 操作步驟 1. 選擇側邊欄中的 **用戶帳戶**，然後選擇 **角色** 分頁，打開一個自訂角色，或選擇 **新增角色**。 2. 捲動到 **敏感欄位**。每一行是一組欄位，各有 **檢視** 和 **修改** 兩個級別。 3. 為每一組把 **檢視** 設為 **無權限**、**全部記錄** 或 **僅自己的記錄**。**成本和毛利** 只有 **無權限** 和 **全部記錄**。 4. 用同樣的方式設定 **修改**。**修改** 不會比 **檢視** 更寬：**檢視** 為 **無權限** 時，**修改** 也隨之關閉。 5. 選擇 **儲存變更**；新角色則選擇 **建立角色**。 五組欄位如下： | 欄位 | 包含內容 | |---|---| | **電郵** | 聯絡人和潛在客戶的電郵地址 | | **電話號碼** | 客戶、聯絡人和潛在客戶的電話、手機和傳真 | | **地址** | 客戶、聯絡人和潛在客戶的街道、城市、州和郵遞區號；國家不受限制 | | **個人資料** | 聯絡人的性別、出生日期、語言、收入、婚姻狀況和子女 | | **成本和毛利** | 產品成本、報價行成本，以及報價單和商機的成本、利潤和毛利 | ## 之後會發生甚麼 該角色的用戶下次打開紀錄時，修改即生效。對於不能檢視的組： - 電郵只顯示首字母和網域，例如 `a***@acme.sg`； - 電話號碼隱藏最後四位，例如 `9123 ****`； - 地址行顯示 `****`； - 個人資料和成本不會顯示，表單上顯示 **已隱藏**。 能檢視但不能修改的組，欄位為唯讀，並顯示 **您的角色不能修改此項。** ## 需要注意的規則 - **僅自己的記錄** 只對用戶負責的紀錄生效；在其他紀錄上，該組會被遮蓋或隱藏。 - 按某組欄位搜尋、排序和篩選，需要該組的 **檢視** 為 **全部記錄**。 - 同樣的限制也適用於列表、**匯出 Excel**、AI 聊天、@easy 和已連接的 AI 應用程式。 - 報價單、發票和貸項通知單的 PDF 不受影響：單據照常列印客戶需要的內容。 - 新角色的每一組都從 **全部記錄** 開始，在你修改之前不會隱藏任何內容。 ## 為甚麼這樣設計 **能打開紀錄，不等於能看到上面的一切。** 銷售員要用客戶資料來報價，但不一定需要客戶的住址或這單生意的毛利。遮蓋會留下足以認出是哪一筆的部分，例如電郵網域，而不洩露細節。 **規則跟着資料走，而不是跟着頁面走。** 無論在哪裏讀取紀錄，包括匯出和 AI 工具，限制都一樣，所以在表單上隱藏的欄位不能換個地方讀到。 **單據保持完整。** PDF 是發給客戶的，客戶需要雙方的完整地址，所以敏感欄位從不改變列印內容。 ## 更有效率的做法 - **從現有角色開始。** 新角色的 **複製自** 也會複製敏感欄位的設定。參見[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **成本只留給定價的人。** 對只負責銷售、不負責定價的角色，把 **成本和毛利** 設為 **無權限**。參見[成本與毛利](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gross-margin/)。 - **分派前先核對權限。** [權限](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/permissions/)參考頁按名稱列出了每一項權限。 ## 例子 **Lim & Co 把成本留給董事。** Mei Tan 在 Lim & Co 做銷售，每天都要報價。她的角色 Sales 的 **Quote** 是 **全部記錄**，但 **成本和毛利** 是 **無權限**。在報價單上，她能看到每行的價格和總額，而每行成本和報價單成本顯示為 **已隱藏**。董事 Daniel Lim 保持 **全部記錄**，兩者都能看到。 **只看自己的客戶。** Lim & Co 的兼職角色把 **電話號碼** 的 **檢視** 設為 **僅自己的記錄**。在她負責的 Harbour Café 聯絡人上，手機號碼顯示為 9123 4567；在同事的聯絡人上顯示為 9876 ****，她也不能按電話號碼搜尋聯絡人。 ## 常見問題 - **隱藏欄位會刪除它嗎？** 不會。值仍然保存在紀錄上；角色能檢視的人照樣看到完整內容。 - **為甚麼看不到「敏感欄位」一節？** 貴公司的方案不包含它，或者你打開的是標準角色，標準角色不能修改。 - **隱藏的欄位還會列印在 PDF 上嗎？** 會。敏感欄位不改變報價單、發票或貸項通知單 PDF 的列印內容。 - **為甚麼不能按電話號碼搜尋？** 按某組欄位搜尋，需要你的角色對該組的 **檢視** 為 **全部記錄**。 - **AI 助手能看到隱藏的欄位嗎？** 不能。AI 聊天、@easy 和已連接的 AI 應用程式讀取紀錄時，限制與使用它們的人相同。 - **為甚麼欄位顯示「您的角色不能修改此項」？** 你的角色能檢視該組，但不能修改。請管理員為它修改 **修改** 級別。 ## 相關內容 - [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) - [角色與共享](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/) - [權限](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/permissions/) - [用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/) --- # 共享與團隊 > easySales 如何控制誰能看到誰的客戶——為每類紀錄設定預設存取、匯報關係、團隊和共享規則，適用於僅自己的記錄級別的員工。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/ 當某人的角色給予 **僅自己的記錄** 時，共享設定決定此人可以存取誰的紀錄。用它們令紀錄保持私有、向團隊開放，或與全公司共享。背後的概念請參閱[角色與共享](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/)。 ## 開始之前 你需要 **System**（系統）**View**（檢視）權限才能看到這些設定，需要 **System** **Edit**（編輯）權限才能修改。它們只影響角色在該操作上為 **僅自己的記錄** 的人：**全部記錄** 本來就能存取一切，**無權限** 則甚麼都存取不到。 ## 操作步驟 *[示意圖: 誰能看到一項紀錄：首先由角色在該操作上的級別決定。無權限不顯示任何紀錄，全部記錄顯示貴公司的所有紀錄，僅自己的記錄顯示你負責的紀錄，加上共享設定透過預設存取、共享規則、團隊和匯報關係增加的紀錄。]* 1. 打開 **系統設定**，在 **使用者與安全** 組別中選擇 **共享與團隊**。 2. 在 **匯報關係** 中，為每位用戶選擇 **匯報給** 誰。 3. 在 **團隊** 中，選擇 **新增團隊**，輸入 **名稱**；如果它隸屬另一個團隊，再選擇 **上層團隊**。選擇 **管理成員**，用 **新增成員** 加入人員，並標示 **團隊負責人**。 4. 在 **預設存取** 中，為每種紀錄類型選擇預設存取，開啟或關閉 **依層級授予存取權限**，然後選擇頁面底部的 **儲存**，並確認 **儲存預設存取？**。 5. 在 **共享規則** 中，選擇 **新增共享規則**。選擇 **物件**、在 **記錄歸屬於** 下選擇共享哪個團隊的紀錄、在 **共享給** 下選擇團隊，並選擇 **存取權限**：**唯讀** 或 **讀寫**。選擇 **儲存**。 ## 之後會發生甚麼 **匯報關係** 中的變更會立即儲存。**預設存取** 的變更因為決定了同事可以打開哪些紀錄，所以要在選擇 **儲存** 並確認後才會儲存；團隊和規則則在其對話框中選擇 **儲存** 時儲存。相關人員下次打開清單或紀錄時，便會按新的範圍看到紀錄。循環回到自身的匯報關係會被拒絕。 ## 需要注意的規則 - **私有**：只有負責人及其上級。**私有 + 提醒** 與之相同，但有人建立或搜尋一項已存在的紀錄時，會看到它的名稱和負責人，但無法打開它。 - **團隊**：與負責人同一團隊的每個人都可以檢視和編輯該紀錄。團隊負責人亦可以存取其下級團隊。 - **公開唯讀**：所有人都能檢視；只有負責人及其上級可以編輯。**公開讀寫**：所有人都能檢視和編輯；選擇它時，下方會出現一行紅色警告說明這一點。 - **由上層記錄控制**（只限聯絡人）：能看到客戶的人便能看到它的聯絡人。**未設定（目前行為）** 令聯絡人清單跟隨客戶的負責人。 - 每種紀錄類型旁邊的結果欄，用一句話說明目前設定的效果。 - **依層級授予存取權限** 在你關閉之前一直開啟：在匯報關係中位於負責人之上的人，獲得與負責人相同的存取權限。 - **團隊負責人** 可以存取其所負責團隊及下級團隊中所有人的紀錄。 - 共享規則把一個團隊的紀錄開放給另一個團隊。由一個團隊共享給它自己的規則會被拒絕：團隊本來就能看到自己的紀錄。 - 共享永遠不會超過角色：檢視紀錄需要 **View**，修改紀錄需要 **Edit**。 - 切換為 **關** 的團隊或規則停止共享；兩者都不會被刪除。 ## 為甚麼這樣設計 **顧客屬於負責跟進的人。** 以負責人為起點，每位銷售員的聯絡人、報價和商機都留在自己手中，既保護顧客資料，亦避免兩個人去追同一個潛在客戶。之後再有意識地開放存取，而不是無意中開放。 **經理透過匯報關係看到下屬的紀錄，而不是靠更大的角色。** 設好匯報關係並開啟依層級授予後，經理仍然是 **僅自己的記錄** 級別，卻能存取團隊成員的紀錄。他們可以指導和頂替自己的團隊，又不會因此看到公司裏其他團隊的一切。 **規則以團隊對團隊的方式生效。** 人會來來去去，團隊存在得更久。為團隊寫的規則，在新設計師加入時照樣有效，不必重寫。 **更改預設存取前會先詢問。** 它會同時改變所有 **僅自己的記錄** 級別的人能打開的內容，所以 easySales 在儲存前會請你確認。 ## 更有效率的做法 - **匯報關係設定一次便可。** 在 **匯報關係** 中為每位用戶選擇上級；開啟依層級授予後，經理不需要更大的角色。參閱[負責人與可見範圍](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/ownership-and-visibility/)。 - **儲存前先看結果欄。** 它用淺白的文字說明每個設定會產生甚麼效果，你不必拿同事的帳戶去試。 - **用私有 + 提醒避免重複。** 員工搜尋一個已在同事名下的顧客時，會看到其名稱和負責人，於是會先去問，而不是再建立一項。參閱[重複紀錄提示](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/duplicates/)。 - **讓經理擔任團隊負責人。** **團隊負責人** 可以存取每位成員的紀錄以及下級團隊的紀錄，不需要額外的規則。 - **規則不用便關掉，不必刪除。** 切換為 **關** 後，規則仍在，下一個需要同樣開放的項目可以直接再開。 ## 例子 Lim & Co 的設計師使用 **僅自己的記錄** 級別的角色。Mei Tan 把 **客戶** 設為 **私有**，並記錄 Ahmad 和 Priya 向她匯報。Ahmad 只能看到自己的客戶；Mei 能看到自己的、Ahmad 的和 Priya 的客戶。 為了讓 "Studio B" 團隊閱覽 "Studio A" 團隊的報價單，她加入了一條共享規則：**報價單**，由 "Studio A" 到 "Studio B"，**唯讀**。 **經理能看到多少客戶。** Mei 負責 20 個客戶，Ahmad 12 個，Priya 9 個。在 **依層級授予存取權限** 開啟時，Mei 的清單顯示 20 + 12 + 9 = 41 個客戶。Ahmad 的清單顯示他的 12 個，Priya 的顯示她的 9 個。如果 Mei 對 **客戶** 關閉依層級授予，她的清單便只剩自己的 20 個。 **已經存在的顧客。** **客戶** 設為 **私有 + 提醒**。Ahmad 開始新增 Harbour Café，而它已經在 Mei 名下。easySales 向他顯示名稱和負責人是 Mei，但他打不開，於是他請 Mei 把他加入 **客戶團隊**，而不是再建立一個重複的客戶。參閱[重複紀錄提示](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/duplicates/)。 ## 常見問題 - **怎樣讓整個團隊互相看到彼此的客戶？** 在 **預設存取** 中把 **客戶** 設為 **團隊**，並在 **團隊** 中把這些人放入同一個團隊。團隊裏的每個人便都能檢視和編輯團隊的客戶。 - **私有 + 提醒是甚麼意思？** 紀錄仍只對負責人及其上級可見，但有人建立或搜尋已存在的紀錄時，會看到它的名稱和負責人，只是打不開。 - **共享規則會令別人可以刪除紀錄嗎？** 只有對方的角色容許時才可以。共享永遠不會超過角色：**讀寫** 只有在對方角色有 **Edit** 時才能編輯，有 **Delete** 時才能刪除。**唯讀** 永遠不能修改或刪除任何內容。 - **為甚麼共享設定對某些用戶沒有作用？** 他們的角色是 **全部記錄**，本來就能存取所有紀錄；或者是 **無權限**，甚麼都存取不到。共享只影響 **僅自己的記錄**。 - **可以只把紀錄共享給某一個人嗎？** 規則只在團隊之間生效。可以為這個人建立一個團隊，或者把他加入所需顧客的[客戶團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 - **把團隊切換為關會怎樣？** 它停止共享，成員失去它帶來的存取權限。團隊本身仍會保留，可以再次開啟。 ## 相關內容 - [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) - [負責人與可見範圍](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/ownership-and-visibility/) - [移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/) - [用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/) --- # 移交紀錄 > 員工離職時，在 easySales 把他的客戶、報價單和發票轉交同事，選擇哪些內容隨客戶一併移交，或更改單項紀錄的負責人。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/ 有人離職或調職時，請把他們負責的紀錄移交給同事，令他們的顧客繼續有人跟進，單據亦有負責人。本頁為管理員和經理而設；負責人是甚麼，請參閱[負責人與可見範圍](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/ownership-and-visibility/)。 ## 開始之前 你需要 **User**（用戶）**View**（檢視）權限才能打開移交頁面，需要 **User** **Edit**（編輯）權限才能移交，並且要對每一類要移交的紀錄擁有 **Edit** 權限。你亦需要符合以下其中一項： - 你的角色有 **Transfer Records**（轉移記錄），可以存取貴公司的任何紀錄； - 在匯報關係中你位於該用戶之上，而且該模組的 **依層級授予存取權限** 已開啟； - 移交的是你自己的紀錄。 接收紀錄的同事必須是有效用戶，並且對每一類要移交的紀錄都有 **View** 權限。你可以在停用某人之前或之後移交。已停用的用戶會在 **用戶帳戶** 清單中隱藏，直至你把 **狀態** 設為 **已停用**。參閱[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)。 ## 操作步驟 1. 打開 **用戶帳戶** 和要移交其紀錄的用戶。如果該用戶已被停用，請先把 **狀態** 設為 **已停用**，以列出他們。 2. 在 **···** 選單中選擇 **轉移記錄**。便會打開 **Mass transfer records**（批量轉移記錄）頁面，並在 **Records owned by**（……負責的紀錄）下統計該用戶負責的紀錄。 3. 在 **Record types**（紀錄類型）下保留要移交的紀錄類別；如只移交某位顧客的紀錄，請選擇一個 **Account**（客戶）。 4. 在 **Recipient**（接收人）下的 **Transfer to**（移交給）中選擇同事。 5. 剔選或取消剔選隨客戶一併移交的內容：**進行中的商機**、**未結報價單**、**草稿單據** 和 **未完成活動** 預設為剔選；**已開立的發票、貸項通知單、採購訂單、送貨單及已關閉報價單** 預設不剔選；**保留客戶團隊** 預設為剔選。 6. 閱讀頁面底部橫條上的摘要，選擇 **Transfer records**（轉移記錄）。 7. 在詢問 **把這些記錄轉移給** 該同事的對話框中，選擇 **轉移記錄** 確認。 ## 之後會發生甚麼 這些紀錄現在歸該同事所有。**Transferred**（已轉移）部分逐次列出每次移交的時間、移交了甚麼、移交給誰，**Records moved**（已移交的紀錄）列出每一項紀錄。每項紀錄的 **負責人變更紀錄** 和 **歷史** 都會顯示這次變更。 > **注意** > > 移交無法撤銷。要把紀錄移回去，請再反向做一次移交。 ## 需要注意的規則 - 聯絡人一定隨其客戶一併移交。 - 定期發票隨發票一併移交：進行中和已暫停的隨 **草稿單據** 移交，已結束的隨已開立的單據移交。 - 已開立的發票、貸項通知單、採購訂單、送貨單和已關閉的報價單會留在原銷售員名下，除非你剔選了該選項，這樣佣金和歷史紀錄都保持不變。 - 備註、溝通和回覆保留其作者。**未完成活動** 會把該用戶未完成的任務（包括子任務）和他組織而尚未結束的行程移交給同事，同事成為其負責人或組織人。沒有選擇 **Account**（客戶）時，會全部移交；選擇了客戶時，只移交與被移交紀錄有關聯的那些。 - 位於僅限成員空間內的任務或行程，只有在同事是該空間的成員、或已在其中被點名時才會移交。否則會被略過，**Transferred** 部分會說明略過了多少項：請空間的負責人把該同事加入，然後再移交一次。頁面亦會統計你無權閱讀的僅限成員空間內未完成的任務和行程數目，但不會列出它們。 - 一次移交最多 2,000 項紀錄。頁面會按紀錄類別把較大的移交拆成幾次；如果某一次仍然太大，它會被拒絕並註明，請按 **Account** 收窄範圍後重複操作。 - 如果移交中有報價單、發票或貸項通知單正在等待審批，這次移交會被拒絕，其中的紀錄都不會移交。請撤回審批請求，或請審批人先作決定，然後再移交。 - 如果同事已被停用，或其角色無權存取要移交的某類紀錄，移交會被拒絕。 - 停用用戶本身不會移交任何紀錄。 - 要更改單項紀錄的負責人，請使用其 **···** 選單中的 **更改負責人**；參閱[更換負責人](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/ownership/)。在客戶上，它提供與上面相同的選項。 ## 為甚麼這樣設計 **停用和移交是兩個獨立的決定。** 有人離職時，他的客戶可能要分給兩位同事，亦可能暫時未有人接手。把這兩步分開，便不會預設把紀錄交給錯的人；由你決定誰接手甚麼。 **已開立的單據留在成交的人名下。** 已開立的發票記錄了是誰賣出的，佣金和銷售報表都按這個名字統計。已開立的單據不動，上一季的數字便保持原樣；未完成的工作則交給會繼續跟進的人。 **未完成的工作不能等。** 定期發票以其負責人的名義產生草稿，負責人不再是有效用戶時便會停下來。及時移交草稿單據和定期發票，每月的發票才能照常發出。 **每次移交都有紀錄。** 每項紀錄的 **負責人變更紀錄** 都顯示誰在甚麼時候把它移交給誰，所以之後任何人都能看出某位顧客為甚麼換了負責人。 ## 更有效率的做法 - **一次交接一位顧客。** 在 **Record types** 下選擇一個 **Account**，便能把這位顧客連同其聯絡人、未結報價單和草稿一次移交。 - **單項紀錄用更改負責人。** 只移交一張報價單或一個客戶時，紀錄 **···** 選單中的 **更改負責人** 更快。參閱[更換負責人](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/ownership/)。 - **讓經理自己處理。** 設好匯報關係並開啟依層級授予後，擁有 **User** **Edit** 的經理不需要 **Transfer Records**，亦能移交自己團隊的紀錄。參閱[共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/)。 - **先處理待審批的單據。** 開始之前，請審批人先處理離職員工正在等待審批的單據，移交便不會被拒絕。參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 - **在一個清單內核對結果。** **Records moved** 列出每一項換了負責人的紀錄，正好可以發給接手的同事。 ## 例子 Farid Rahman 要離開 Lim & Co。在停用他之前，Daniel Lim 打開 Farid 的用戶帳戶，選擇 **轉移記錄**。**Records owned by** 統計的是預設選項會移交的內容：14 個客戶、23 位聯絡人、6 張報價單和 2 張發票，即未結的報價單和草稿發票。 Daniel 在 **Transfer to** 中選擇 Mei Tan，保留預設選項。這次移交共 14 + 23 + 6 + 2 = 45 項紀錄，連同 Farid 未完成的任務。Farid 已開立的 31 張發票不計算在內，仍留在他名下。之後 Daniel 停用了 Farid。 **兩位同事分擔。** Farid 最大的顧客 Harbour Café 要交給 Ahmad，其餘交給 Mei。Daniel 先在 **Account** 中選擇 Harbour Café 並移交給 Ahmad，然後清除客戶選擇，把餘下的全部移交給 Mei。 **一張等待審批的報價單。** Farid 有一張未結報價單正在等待審批，所以移交被拒絕，45 項紀錄都沒有移交。Daniel 批准了這張報價單，再次移交。 ## 常見問題 - **員工離職，怎樣把他的客戶轉給其他營業員？** 在 **用戶帳戶** 中打開離職員工，選擇 **轉移記錄**，在 **Transfer to** 中選擇同事，然後選擇 **Transfer records**。可以在停用他之前或之後進行；要找已停用的人，請在清單上把 **狀態** 設為 **已停用**。 - **已開立的發票會轉給新負責人嗎？** 除非你剔選 **已開立的發票、貸項通知單、採購訂單、送貨單及已關閉報價單**，否則不會。預設情況下它們留在原銷售員名下。 - **移交可以撤銷嗎？** 不可以。可以在原負責人仍是有效用戶時反向再移交一次，或在單項紀錄上使用 **更改負責人**。 - **為甚麼移交被拒絕？** 其中有單據正在等待審批，或同事已被停用、無權檢視其中某類紀錄，或某一次移交超過 2,000 項紀錄。 - **離職員工的任務也會轉過去嗎？** 剔選 **未完成活動** 時，其未完成的任務和由其組織、尚未結束的行程會移交。已完成的任務、已結束的行程和備註保留原作者。 - **停用用戶會自動移交他的紀錄嗎？** 不會。在你移交之前，這些紀錄仍歸他所有。 ## 相關內容 - [用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/) - [更換負責人](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/ownership/) - [共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/) - [負責人與可見範圍](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/ownership-and-visibility/) --- # 審計與歷史 > 用 easySales 稽核日誌查看誰在甚麼時候改了甚麼、誰打開過哪些紀錄，並閱讀單項紀錄的歷史紀錄分頁。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/ 稽核日誌無需四處詢問便能回答「這是誰、在甚麼時候改的？」：每一次編輯、移交、生命週期步驟和權限變更，都會連同人員和時間一併列出。本頁為管理員而設；記錄了哪些內容以及原因，請參閱[審計紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/audit-trail/)。 ## 開始之前 你需要 **System**（系統）**View**（檢視）權限才能打開稽核日誌。紀錄自己的 **歷史紀錄** 分頁只需要能存取該紀錄。在 **Own records only**（僅限自己的紀錄）下，稽核日誌只列出你自己的操作。 ## 操作步驟 1. 打開 **系統設定**，然後在 **使用者與安全** 組別中選擇 **稽核日誌**。 2. 停留在 **變更**，或選擇 **檢視記錄** 查看誰打開了紀錄。 3. 用記錄類型方塊（**所有記錄類型**）、人員方塊（**所有人**；按 **變更人** 篩選，在 **檢視記錄** 上則按 **檢視人** 篩選）和 **日期** 範圍收窄清單範圍。選擇 **清除篩選** 可再次查看全部內容。 4. 在 **變更** 上，選擇某項變更旁邊的圖示打開它。每個 **Field**（欄位）都會列出其 **Before**（修改前）和 **After**（修改後）的值。 5. 選擇清單底部的 **載入更多** 可往前閱讀更早的內容。 6. 如果只想追蹤一項紀錄，請打開它並選擇其 **歷史紀錄** 分頁。 ## 之後會發生甚麼 清單按由新到舊顯示每個事件的 **日期**、**修改者**、**物件** 和 **變更**，並顯示目前已顯示多少項。條目不能編輯或刪除。在手機上，每項變更佔一行：先是改了甚麼，然後是誰、何時和哪項紀錄。 紀錄的 **歷史紀錄** 分頁是一條按由新到舊排列的時間線。每項變更都以一句話說明發生了甚麼，並附有一個顯示已變更欄位的按鈕，下方是 **變更人**。每次有人打開該紀錄，也會在同一條時間線上顯示為 **檢視者** 和該人的姓名。如果是 AI 代該人操作，姓名旁的標籤會註明是哪一種：**內部 AI 助手**，或者 **第三方 AI · OAuth 連接** 或 **第三方 AI · 個人權杖**，後接該連接本身的名稱。每種事件都有各自的圖示和顏色，讓你一眼分辨建立、編輯、移交、開立和檢視。 ## 需要注意的規則 - **變更** 涵蓋紀錄編輯、負責人移交、開立、取消或作廢等生命週期步驟，以及對設定、角色和共享的變更。設定、角色和共享沒有自己的紀錄，所以本頁是查看其變更的唯一地方。 - **檢視記錄** 列出打開客戶、聯絡人、報價單、發票或貸項通知單的操作，每人每項紀錄每半小時記錄一次。打開其他類別的紀錄不會列出。 - 在紀錄的 **歷史紀錄** 分頁上，**檢視者** 條目只會顯示給管理員（即 **System** **View** 設為 **All records** 的角色）和該紀錄的現任負責人。其他人看不到檢視條目，也不會看到任何提示表示有這類條目。負責人變更後，新負責人可看到之前的檢視紀錄，原負責人則不能。 - 檢視不計入 **歷史紀錄** 分頁上的數字，該數字只計算變更。 - 人員方塊中的人來自用戶清單，所以角色沒有 **User**（用戶）**List**（列表）權限時，它是空的。其他篩選照常可用。 - 你的方案決定稽核歷史保留多久，參閱[授權頁面](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)上的 **資料保留**。easySales 為貴公司清除較早的紀錄後，**變更** 打開時會顯示類似「2026 年 1 月 1 日 之前的記錄已清除」的提示，活動時間線中的單據事件和採購訂單上的「發送後已修改」標記也會隨之清除。稽核日誌會為每次清除保留一項紀錄，寫明清除了多少項紀錄和截止日期，但不保留其內容。 - 日期和時間按你自己的時區和日期格式顯示。 - 沒有匯出功能：請在螢幕上查看稽核日誌。 ## 為甚麼這樣設計 **誰都不能編輯或刪除條目。** 管理員可以隨意整理的日誌，證明不了任何事。條目只增不減，你、你的會計師或核數師才能信賴它所記錄的：誰改了價錢、角色或共享設定。 **檢視記錄不是人人都看得到。** 知道誰打開過某位客戶，在核查存取權時很有用，但這也是關於同事的資料。只有管理員和紀錄負責人看得到檢視條目，既回答了負責人的疑問，又不會令每個人的瀏覽都被所有人看到。 **每半小時只記錄一次檢視。** 有人處理同一張發票時打開了十次，在這半小時內只會出現一次，所以清單顯示的是誰看過，而不是每一次點擊。 **存取權限的變更與其他變更一樣記錄在案。** 一項新權限可能與一次改價同樣重要。角色和共享出現在同一份日誌中，同樣附有修改前和修改後的值。 ## 更有效率的做法 - **把篩選好的檢視儲存為連結。** 篩選條件保存在頁面網址中，所以書籤或發給同事的連結，會以相同的分頁、記錄類型、人員和日期打開稽核日誌。 - **從紀錄本身查起。** 只想查一張發票或一位客戶時，它的 **歷史紀錄** 分頁比在整份日誌中搜尋更快。請參閱[更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/)。 - **交接時按人員篩選。** 在 **所有人** 中選擇某人，便能看到該人改過的所有內容，例如在[移交其紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/)之前。 - **先收窄日期，再載入更多。** 設定較短的 **日期** 範圍，清單便只顯示你關心的時段，無須用 **載入更多** 逐頁往前翻。 - **按規定保存紀錄。** 稽核日誌顯示誰改了甚麼；稅務規定要求保存的是你的單據本身。請參閱[保存紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/keeping-records/)。 ## 示例 客戶對報價單 QN-10000233 上的付款條件有疑問。Mei Tan 打開這張報價單的 **歷史紀錄** 分頁，看到 Ahmad 在 10 月 14 日改過它。她選擇該條目上的按鈕，查看這個欄位修改前和修改後的值。 **一項改變了的權限。** Ahmad 突然可以打開每一張發票。Daniel Lim 打開 **稽核日誌**，保留 **所有記錄類型**，把 **日期** 範圍設為過去一星期。他在條目中找到 Mei 對 "Designer" 角色的修改，打開後看到哪些權限改變了。 **誰打開過某位客戶。** 一位員工離職前，Daniel 選擇 **檢視記錄**，在 **所有人** 中選擇該人，並設為最近一個月。清單顯示該人打開過的每一個客戶、聯絡人、報價單、發票和貸項通知單，每項紀錄每半小時最多一次。 ## 常見問題 - **如何查看某個用戶改過的所有內容？** 打開 **稽核日誌**，在 **所有人** 方塊中選擇該人，有需要時再設定 **日期** 範圍。 - **稽核日誌可以查到多久以前？** 視乎你的方案保留多久的稽核歷史。[授權頁面](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)上的 **資料保留** 會顯示保留期。 - **角色和共享的更改會被記錄嗎？** 會。它們顯示在 **變更** 下；因為它們不屬於任何紀錄，本頁是查看它們的唯一地方。 - **為甚麼人員清單是空的？** 人員清單需要你的角色有 **User** **List** 權限。你仍然可以按記錄類型和日期篩選。 - **為甚麼歷史紀錄分頁上的數字與我看到的不一致？** 這個數字只計算變更。檢視會顯示在時間線上，但不計入數字。 - **可以在手機上查看稽核日誌嗎？** 可以。每項變更顯示為一行，寫明是誰、何時和哪項紀錄，欄位按鈕會打開修改前後的值。 ## 相關內容 - [審計紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/audit-trail/) - [更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/) - [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) - [保存紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/keeping-records/) --- # 單據 > 在 easySales 如何列印或下載報價單、發票、貸項通知單、收據、對帳單、採購訂單和送貨單的 PDF，以及每種單據用哪個按鈕。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/documents/overview/ 單據是顧客或供應商收到的 PDF：報價單、發票、貸項通知單、收據、對帳單、採購訂單或送貨單。每次你要求時，easySales 都會按紀錄當時的內容重新產生，並使用貴公司的信頭，所以 PDF 一定與紀錄目前的內容一致。信頭、設計和常用文字如何配合，請參閱[單據與範本](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/documents-and-templates/)。 ## 如何運作 每種單據都有一個按鈕，位於處理該紀錄的頁面上。PDF 會在新的瀏覽器分頁中開啟；請在那裏儲存或列印，再由你自己發送給顧客。 | 單據 | 位置 | 按鈕 | |---|---|---| | 報價單 | 報價單頁面 | **PDF** | | 發票 | 發票頁面 | **PDF** | | 貸項通知單 | 從其發票或 **貸項通知單** 清單開啟的貸項通知單 | **PDF** | | 收據 | 從客戶的 **收據** 分頁或發票的收款開啟的收據 | **下載 PDF** | | 對帳單 | 客戶頁面的 **對帳單**，選擇 **期間** 之後 | **PDF** | | 採購訂單 | 採購訂單頁面 | **PDF** | | 送貨單 | 送貨單頁面 | **PDF** | 發票、報價單、採購訂單和送貨單使用 **文件設定** 中選定的設計。貸項通知單、收據和對帳單使用內建設計，並附有你的信頭。 要求 PDF 不會改變紀錄上的任何內容。你可以隨時多次預覽單據。 ## 需要注意 - **草稿發票列印為形式發票**，標題為 **PROFORMA INVOICE**（形式發票）。只有開立之後，它才成為稅務發票；參閱[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **只有已開立的單據才應交給顧客。** 草稿貸項通知單的版面上會印明它尚未開立、並非有效；已取消的貸項通知單會印明它已作廢。 - **已取消的發票沒有預覽。** 它的 Reversal 貸項通知單記錄了這次取消。 - 在報價單上，只有擁有 **Quote**（報價單）**Add**（新增）權限的角色才會看到 **PDF**，而且報價單要有金額。 - 報價單、發票、貸項通知單和對帳單上的 **PDF** 會打開一個視窗：裏面有單據本身、**下載**、用於列印的 **在新分頁開啟**、裝置支援時的 **分享**，以及 **已發給客戶**——剔選它會[標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/)並記入時間線。**進行中** 的報價單、已開立的發票或貸項通知單，以及對帳單，都提供這個剔選框。 - easySales 只產生 PDF。Word 檔案可以作為設計上傳，但產生的單據仍然是 PDF。 - 列印的日期按貴公司的時區，而不是你自己的時區。 ## 詞彙 - **信頭**——每張單據上列印的頁首和頁尾：你的標誌、公司名稱、地址和註冊號碼。 - **設計**——發票、報價單、採購訂單或送貨單的版式：內建設計、在表單中填寫的設計，或你上傳的 Word 檔案。參閱[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **標準範本**——儲存好的文字，例如條款及細則，可套用到單據的文字中。參閱[標準範本](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/standard-templates/)。 ## 常見誤解 - *預覽草稿發票便會開立它。* 不會。在你選擇 **開具發票** 之前，草稿仍是草稿，它的 PDF 亦仍是形式發票。 - *easySales 會以電郵發送 PDF。* 不會，它不以電郵發送單據。請下載 PDF，再用你自己的電郵發送。 ## 在哪裏找到 按鈕位於每項紀錄上，如上表所示。設計和信頭位於 **系統設定** → **文件設定**；常用文字位於 **系統設定** → **標準範本**。 ## 為甚麼這樣設計 **草稿絕不會看起來像帳單。** 顧客會按單據上寫的內容付款、申報扣減稅額。所以草稿發票列印為形式發票，草稿或已取消的貸項通知單會在版面上印明它不生效，你未開立的單據便不會被當成已開立的。 **日期跟隨公司，而不是列印的人。** 同事出差時列印的發票，和在辦公室列印的日期一樣。顧客、你的會計師和你的稅務申報看到的，都是同一宗生意的同一個日期。 **由你自己發送。** 發給誰、電郵裏寫甚麼由你決定，電郵亦留在你自己的寄件備份裏。顧客說沒收到時，你可以拿出發送的時間。 ## 更有效率的做法 - **在新分頁開啟 PDF。** PDF 視窗裏的 **在新分頁開啟** 會讓紀錄頁面留在 PDF 旁邊，列印也用它。參閱[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **下載時順手標記報價單已發送。** 在同一個視窗剔選 **已發給客戶**，easySales 便能提醒你跟進。參閱[標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/)。 - **按編號直接找到單據。** 在文字框以外按 **/**，輸入編號，例如 INV-10000318。參閱[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)。 - **發一份對帳單，而不是一疊發票。** 客戶頁面上的 **對帳單** 會產生一份 PDF，列出 **期間** 內的開票、收款和貸項。參閱[客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)。 - **在顧客看到之前檢查新設計。** **文件設定** 中每張卡片上的 **預覽** 會用範例資料顯示設計。參閱[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 ## 例子 **一個月的對帳單。** Harbour Café 的會計文員問 Lim & Co 九月仍欠多少。Mei Tan 打開咖啡店的客戶，選擇 **對帳單**，期間選 2026 年 9 月 1 日至 30 日。對帳單顯示 **期初餘額** SGD 0.00，**開票** SGD 3,270.00（SGD 2,180.00 + SGD 1,090.00），**收款** SGD 2,180.00，**期末餘額** SGD 1,090.00（3,270.00 − 2,180.00）。她選擇 **PDF**，下載檔案後附在回覆電郵中。 **由形式發票到稅務發票。** 咖啡店在確認前想要一份單據，以便審批一項 SGD 5,000.00 的工作。Mei 預覽草稿：標題是 **PROFORMA INVOICE**，金額 SGD 5,000.00，GST 9% SGD 450.00，合共 SGD 5,450.00。咖啡店確認後，她開立發票並再次預覽。Lim & Co 已登記 GST，發票標題選的是 **自動（依稅務登記）**，所以 PDF 的標題變成 TAX INVOICE，並帶有發票編號。 ## 常見問題 - **送貨單可以列印嗎？** 可以。打開送貨單，選擇 **PDF**。它的版式是 **文件設定** 中的 **Delivery order**（送貨單）設計。參閱[送貨單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/delivery-orders/)。 - **採購訂單可以用 PDF 發給供應商嗎？** 可以。在採購訂單頁面選擇 **PDF**，再由你自己發送檔案。參閱[採購訂單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/purchase-orders/)。 - **easySales 把 PDF 存在哪裏？** 它不保存檔案：每份 PDF 都是你要求時才產生，並在新的瀏覽器分頁中開啟。請從那裏儲存到電腦或手機上。 - **PDF 用我的時區還是公司的時區？** 公司的。同一張單據，誰列印日期都一樣。 - **為甚麼我的貸項通知單 PDF 上印着一段提示？** 這張貸項通知單仍是草稿，尚未生效；或者已經取消，金額已退回發票。只有已開立的貸項通知單列印時沒有提示。 - **怎樣給顧客發收款收據？** 從客戶的 **收據** 分頁或發票上的收款開啟收據，選擇 **下載 PDF**。參閱[收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/)。 ## 相關內容 - [單據與範本](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/documents-and-templates/) - [信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/) - [發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/) - [報價單 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/) - [保存紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/keeping-records/) --- # 信頭與設計 > 發票、報價單的抬頭和公司標誌如何設定——在 easySales 設好信頭，用內建設計、表單或 Word 檔設計發票、報價單、採購訂單和送貨單 PDF。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/ **文件設定** 決定你的 PDF 是甚麼樣子：印在每張單據上的信頭，以及發票、報價單、採購訂單和送貨單的設計。設計、信頭和常用文字如何配合，請參閱[單據與範本](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/documents-and-templates/)。本頁為負責貴公司單據的人而設。 ## 開始之前 - **System**（系統）**View**（檢視）權限可以打開頁面，查看正在使用的設計。**更改**、**預覽**、**還原** 和 **編輯公司資訊區塊** 需要 **System** **Edit**（編輯）權限；沒有它時，頁面只能檢視。 - 先決定每個設計怎樣做：**使用內建設計**（無需填寫）、**用表單設計**（填寫標籤和選項，版式由系統完成）或 **上傳 Word 檔**。 - 表單信頭要放標誌的話，請準備一個不超過 200 KB 的 PNG 或 JPEG 檔案。 ## 頁面上有甚麼 選擇側邊欄中的 **系統設定**，然後在 **銷售** 組別中選擇 **文件設定**。最上面是 **信頭** 卡片；**單據範本** 下有 **發票**、**報價單**、**採購訂單** 和 **Delivery order**（送貨單）卡片。只有貴公司開通了採購訂單和送貨單模組，這兩張卡片才會出現。 每張卡片顯示 **使用中** 的設計——**內建設計**、**表單設計** 或帶檔案名稱的 **Word 檔**——以及誰在何時儲存或上傳。單據卡片還會說明列印效果，例如 *列印效果：內建 PDF 版式。* ## 操作步驟 1. 在卡片上選擇 **更改**。**信頭** 卡片上的按鈕在你還沒有信頭時是 **設定信頭**，之後是 **更改信頭**。 2. 在 **製作方式** 下選擇三種方式之一，然後選擇 **下一步**。 3. 用表單的話，填寫各欄位。用 Word 檔的話，選擇 **下載範例** 由範例開始，在 Word 裏修改，再把 .docx 檔案拖到上傳框，或點擊上傳框選擇檔案。選擇 **下一步**。 4. 選擇 **預覽**。PDF 會在新分頁打開，內容是範例資料。 5. 選擇 **使用此項**。用 Word 檔時，必須先預覽，**使用此項** 才能點選。 6. 如果你要取代的設計是用另一種方式做的，請在 **取代目前設計？** 中選擇 **使用此項** 確認。改回內建設計時會問 **改回內建設計？**，請選擇 **使用內建設計** 確認。 在你選擇 **使用此項** 之前，甚麼都不會改變：流程中會提示 *目前尚未更改*，正在使用的設計繼續使用。 ## 表單設計能設定甚麼 - **信頭**：**標誌**、**頁尾文字**，以及 **信頭顯示於**——每一頁或只在第一頁。公司資訊行來自公司資訊區塊（見下文）。 - **發票**：已開立發票的標題、每一行和每個合計的標籤、**金額格式**、**始終顯示小計和稅項**、**加蓋 CANCELLED 印章**、**顯示稅額貨幣欄**，以及 **合計中的付款行**（**已付金額**、**未付餘額**）。 - **報價單**：**標題**、各標籤、**開場白** 和 **列印付款計畫（帳單計畫）**。 - **採購訂單** 和 **Delivery order**（送貨單）：**標題**、各標籤；送貨單還有供顧客簽收的簽收區塊，用 **列印簽收區塊** 開啟。 - 每種單據的表單都有 **抬頭資訊行**，可以關掉某些行；除採購訂單和送貨單外，亦可以用 **明細表格欄** 選擇要印的欄。發票還可以用 **Print a custom field**（列印自訂欄位）。 - 在 **發票** 和 **報價單** 表單上，**上傳 Word 檔以預填** 可以由你現用的 Word 檔把標籤填入。 ## 還原以前的版本 你用過的每個設計都會保留。選擇卡片上的 **Version history**（版本記錄），可以看到每個版本、它的製作方式、誰在何時儲存，以及它是 **使用中**、**未使用** 還是 **未預覽**。在某個版本上選擇 **還原**，便會重新使用它；Word 檔還可以用 **下載** 取回檔案。 ## 編輯公司資訊區塊 在 **信頭** 卡片上選擇 **編輯公司資訊區塊**。輸入要印在每張單據上的 **公司名稱** 和 **資訊行**——無論使用哪種信頭都會印出——然後選擇 **儲存**。留空時，內容來自你的授權記錄；**使用授權記錄** 會清除你輸入的內容。參閱[公司資料](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/)。 ## 之後會發生甚麼 此後列印的每份 PDF 都使用新設計，包括重新列印的舊單據。已開立的發票仍印出它自己的編號、明細、金額、標題，以及開立時的名稱和地址。貸項通知單和收據仍使用內建設計：Word 信頭會完整印在上面，表單信頭則印出標誌和公司資訊區塊。 ## 需要注意的規則 - 在 **發票** 表單上，草稿一律印為 PROFORMA INVOICE。已開立的發票可以選擇 **自動（依稅務登記）** 或 **自訂文字**。選擇自動時，若貴公司在發票日期已在新加坡登記（且發票含標準稅率或零稅率項目）或在澳洲登記，便印 TAX INVOICE，其餘情況印 INVOICE。標題在開立時確定，所以之前開立的發票保持原標題。 - 在 **系統設定** → **稅務** 下確認了貴公司的國家／地區後，開立發票時會檢查其設計的標題。參閱[開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - 超過 200 KB 的標誌會被拒絕，並提示該檔案的大小。 - 單據編號和日期一律會印出；**抬頭資訊行** 只能開關其他的行。 - 在發票表單的 **抬頭資訊行** 中有 **付款條件**，它會在到期日之後印出一行 *Payment Terms*（日文 PDF 中為 支払条件），且僅在發票有付款條款時才印。公司之前儲存的設計保留它自己選定的行，所以 **付款條件** 會保持關閉，直至你打開它；它的標籤在 **付款條件標籤** 中設定。 - 自訂欄位和付款行只印在真實單據上，範例預覽中不會顯示。 - 自帶頁首和頁尾的 Word 發票會印出它自己的頁首頁尾，而不是信頭；這時 **信頭** 卡片會顯示 *Not used on Invoice*（不用於發票）。 - 發票的應付金額與印出的總額不同時，Word 發票設計需要有一行 Rounding（尾數調整）才能顯示差額。沒有這一行時，easySales 會提醒你。 - 設計沒有 **完成** 或 **儲存** 按鈕；每項更改都透過 **使用此項** 或 **還原** 完成。 ## 為甚麼這樣設計 **所有銷售人員用同一個設計。** 無論誰做的報價單和發票，信頭和版式都一樣，顧客面對的是同一間公司。設計在這裏設定一次，而不是每張單據各自設定。 **修改期間甚麼都不會變。** 你可以上傳檔案、表單填到一半或關掉側欄，不會影響任何一份 PDF。只有在你預覽過並選擇 **使用此項** 之後，顧客才會看到新設計。 **發票標題跟隨稅務登記。** 只有在登記期間，發票才能用稅務發票的標題。**自動（依稅務登記）** 會按發票日期印出正確的標題，並在開立時固定下來，所以去年的發票看起來仍和開立時一樣。 **每個版本都會保留，並記下是誰做的。** **Version history** 顯示每個設計由誰、在何時儲存或上傳。新設計出了問題，點一下便能還原上一個，不必重做。 ## 更有效率的做法 - **用範例開始做 Word 設計。** **下載範例** 會給你一份現成的 Word 檔來修改，不必由零開始。參閱[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **沿用你現有的發票。** **上傳 Word 檔以預填** 會把你現用的 Word 發票讀入表單；其中找到的標誌和頁尾文字亦會提供給信頭使用。參閱[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **用公司資訊區塊寫商號或分店地址。** 它會改動此後列印的每張單據上的公司資訊行，已開立的發票則保留開立時的資訊區塊；正式的公司資料保持不變。參閱[公司資料](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/)。 - **把用不到的行關掉。** 在 **抬頭資訊行** 中取消剔選，例如報價單上的銷售員。參閱[報價單 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/)。 - **在發票上印出自己的欄位。** 先在 **自訂欄位** 中加入一個發票欄位，再在 **Print a custom field** 中選擇它。參閱[自訂欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/custom-fields/)。 ## 例子 **第一個信頭。** Daniel Lim 選擇 **設定信頭** 和 **用表單設計**。他的標誌檔案有 340 KB，easySales 拒絕並提示 *標誌不得超過 200 KB——此檔案為 340 KB。* 他另存了一個 150 KB 的 PNG，輸入頁尾文字 "Lim & Co · 12 Harbour Walk"，並在 **信頭顯示於** 中選擇只在第一頁。他預覽後選擇 **使用此項**，卡片現在顯示 **表單設計**，由 Daniel Lim 儲存。 **一份 Word 發票，以及回頭路。** Lim & Co 的會計師寄來一份 Word 發票版式。Mei Tan 在 **發票** 卡片上傳它；在她預覽之前，**使用此項** 一直是灰色的，並提示 *請先預覽此檔案*。一星期後，會計師想要回舊版式。Daniel 打開 **發票** 卡片的 **Version history**，在之前的 **表單設計** 上選擇 **還原**。 **每張發票都用對的標題。** Lim & Co 已登記 GST，**發票** 表單選的是 **自動（依稅務登記）**。一張 SGD 1,000.00 設計費、稅項 **GST 9%** 的發票——合共 SGD 1,090.00——開立後印 TAX INVOICE；仍是草稿時印的是 PROFORMA INVOICE。 ## 常見問題 - **怎樣在發票和報價單上加公司標誌？** 在 **信頭** 卡片上選擇 **設定信頭** 或 **更改信頭**，選 **用表單設計**，加入 **標誌**（PNG 或 JPEG，不超過 200 KB）。預覽後選擇 **使用此項**。 - **為甚麼「使用此項」是灰色的？** Word 檔要先預覽。在內建設計上，它是灰色的，因為你正在使用的就是內建設計。 - **信頭可以只印在第一頁嗎？** 可以。在表單信頭的 **信頭顯示於** 中選擇只在第一頁。 - **怎樣令發票印出 Tax Invoice？** 在 **發票** 卡片的表單中選擇 **自動（依稅務登記）**。稅務登記要求時它會印 TAX INVOICE，其餘情況印 INVOICE。參閱[GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 - **為甚麼我看不到「更改」按鈕？** 更改設計需要 **System** **Edit** 權限。請管理員修改你的角色，或請他代為更改。 - **為甚麼預覽裏沒有我的自訂欄位？** 預覽用的是範例資料。自訂欄位和付款行會印在真實單據上；請預覽一張真實的發票來檢查。 - **單據上印的地址在哪裏改？** 在 **信頭** 卡片的 **編輯公司資訊區塊** 中更改；如果是註冊地址本身變了，便在公司資料中更改。參閱[公司資料](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/)。 ## 相關內容 - [單據](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/overview/) - [單據與範本](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/documents-and-templates/) - [發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/) - [報價單 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/) - [GST 登記](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/registering-for-gst/) --- # 標準範本 > 報價單、發票的條款及細則如何設為範本——在 easySales 儲存一次，便能在報價單、發票、送貨單、採購訂單和貸項通知單上重複使用，並可設預設條款和預留位置。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/documents/standard-templates/ 標準範本是你儲存一次、之後重複使用的文字，例如付款指示或條款及細則。它是文字，不是版式；它與設計有何不同，請參閱[單據與範本](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/documents-and-templates/)。本頁適用於負責管理貴公司文字內容的人。 ## 開始之前 - **System**（系統）**View**（檢視）權限可以打開頁面。**新增範本** 需要 **System** **Add**（新增）權限，**編輯** 和 **刪除** 需要 **System** **Edit**（編輯）權限。沒有這些權限時，按鈕不會顯示。 - 先決定這段文字用於哪種單據：**Quotation**（報價單）、**Invoice**（發票）、**Email**（電郵）、**SMS**（短訊）、**Delivery Order**（送貨單）、**Purchase Order**（採購訂單）或 **Credit Note**（貸項通知單）。 ## 操作步驟 1. 選擇側邊欄中的 **系統設定**，然後在 **銷售** 組別中選擇 **標準範本**。 2. 選擇 **新增範本**。 3. 在 **用於** 下選擇單據類型。輸入 **名稱**——這是必填的。 4. 在 **內容** 中輸入文字。要加入預留位置，請選擇 **插入預留位置**，然後從 **公司**、**稅與貨幣** 或 **條款與日期** 中選擇一個。 5. 選擇 **新增範本**。 要修改範本，請選擇它那一行的 **編輯**，更改欄位後選擇 **儲存**。要移除範本，請選擇它那一行的 **刪除**，並在 **刪除這個範本？** 中選擇 **刪除** 確認。 ## 設定預設條款 對於 **Quotation**（報價單）、**Invoice**（發票）、**Delivery Order**（送貨單）、**Purchase Order**（採購訂單）或 **Credit Note**（貸項通知單）範本，儲存前剔選 **設為這類新單據的預設條款**。清單會把它標為 **預設**。 - 之後新增這類單據時，條款框會自動帶入這段文字，仍可修改，並按顯示的內容儲存。 - 每類單據最多只有一個預設範本。已儲存的單據保留自己的文字。 ## 之後會發生甚麼 清單顯示每個範本的編號、名稱、文字的開頭，以及它 **用於** 哪種單據。在報價單、發票、送貨單、採購訂單或貸項通知單上，條款框下方的 **從範本插入** 連結會列出該單據適用的範本。選擇其中一個會取代框中的文字；如果框中原本已有文字，**復原** 可以把它還原。 預留位置會在列印 PDF 時換成實際的值。它們只適用於報價單和發票範本：兩者都可用 **[FullName]**、**[TaxName]**、**[Currency]** 和 **[PaymentTerm]**，報價單還可用 **[ExpiryDate]**。在發票上，**[PaymentTerm]** 印出發票自己的付款條款。其他類型的範本，文字會原樣使用。 ## 需要注意的規則 - 名稱最多 200 個字元，文字最多 20,000 個字元，貴公司最多可保留 200 個範本。達到上限時，**新增範本** 會停用，頁面會提示 *這家公司已達到範本數量上限。請先刪除一個再新增。* - 文字是純文字：不能加粗，亦不能設定字型或顏色。 - 在貴公司儲存自己的範本之前，頁面會提示 *這些是平台的預設範本，不是這家公司的。* 第一次更改會把它們複製到貴公司自己的設定中；之後它們就不再跟隨平台預設值。 - 刪除或修改範本不會改變已經用過它的單據，因為文字是在套用時複製進去的。 - 套用範本需要該單據所屬模組的 **Add**（新增）或 **Edit**（編輯）權限，例如報價單要 **Quote**（報價單）權限；不需要 **System** 權限。 - 電郵和短訊範本可以在這裏儲存，但沒有任何單據表單提供它們。 - 在發票上，**[PaymentTerm]** 印出發票自己的付款條款，發票沒有條款時不印任何內容；**[ExpiryDate]** 在發票上不印任何內容，所以發票範本的 **插入預留位置** 不提供它。 - **用於** 旁邊的標籤表示只有 **團隊（文字）** 相符的人，才會在單據上看到該範本。 - 如果你打開頁面期間清單有變動，儲存時會提示。請重新載入頁面並再次進行修改。 ## 為甚麼這樣設計 **整個團隊用同一套措辭。** 無論誰寫報價單，顧客拿到的付款、保養和取消條款都一樣。日後顧客對某項條款有異議，你只需指着一份措辭，而不是五個憑記憶打出來的版本。 **管理範本庫是管理工作，使用它則不是。** 修改常用文字需要 **System** 權限，而能編寫單據的人都可以套用。銷售人員用的是核准過的條款，卻不能替所有人改寫。 **套用的文字是一份副本。** 顧客接受的條款會一直留在那張報價單上，即使你之後改進了範本。你和每位顧客約定的內容，永遠是他們自己單據上的那段文字。 **預留位置不會對不上。** **[ExpiryDate]** 印出的是報價單自己的有效期，所以條款裏寫的有效日期永遠和報價單抬頭裏的一致。 ## 更有效率的做法 - **把常用條款設為預設。** 之後每張新報價單都會自動帶入，沒有人需要記住去加。參閱[建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **在單據上一鍵換文字。** 條款框下方的 **從範本插入** 會取代文字，**復原** 能把原來的文字找回來。參閱[建立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/create-an-invoice/)。 - **用預留位置代替手打日期。** 修改 **到期日** 時，**[ExpiryDate]** 會令條款跟着一起變。參閱[報價單 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/)。 - **每種情況一個範本。** 用 "Deposit terms"、"Maintenance terms" 這類短名稱，在清單裏一眼便能揀對。參閱[寫好報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/clear-quotation/)。 - **貸項通知單亦用固定措辭。** 設一個預設的 **Credit Note** 範本，每次便不用重打同樣的說明。參閱[建立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 ## 例子 **帶有效期的條款。** Daniel Lim 儲存了一個名為 "Standard terms" 的 **Quotation** 範本："This quotation is valid until [ExpiryDate]. Prices exclude [TaxName]. 50% deposit on acceptance." 並剔選 **設為這類新單據的預設條款**。Mei Tan 給 Harbour Café 的下一張報價單 **到期日** 設為 2026 年 12 月 31 日，條款自動帶入這段文字，PDF 上印出 "valid until 31-Dec-2026" 和 "Prices exclude GST"。報價單金額 SGD 8,000.00，加 GST 9% SGD 720.00，合共 SGD 8,720.00，訂金為 SGD 4,360.00（8,720.00 的 50%）。 **發票填不了的預留位置。** Daniel 把同一段文字複製到一個 **Invoice** 範本。那裏的 **插入預留位置** 不提供 **[ExpiryDate]**，他貼上的 **[ExpiryDate]** 會印成空白。於是他把第一句改成 "Payment is due within 30 days of the invoice date"，然後儲存。 ## 常見問題 - **怎樣讓每張報價單都自動帶上同樣的條款及細則？** 儲存一個 **Quotation** 範本，並剔選 **設為這類新單據的預設條款**。每張新報價單都會以這段文字開始。 - **銷售人員可以修改標準範本嗎？** 只有擁有 **System** **Add** 或 **Edit** 權限才可以。沒有這些權限，仍能在自己可新增或編輯的單據上套用範本。 - **為甚麼我的報價單上沒有「從範本插入」？** 這類單據還沒有儲存任何範本，或者你的角色不能新增或編輯這張單據。管理員可在 **系統設定** → **標準範本** 中新增範本。 - **可以用哪些預留位置？** 報價單和發票都能用 **[FullName]**、**[TaxName]**、**[Currency]** 和 **[PaymentTerm]**；**[ExpiryDate]** 只能用在報價單上。其他類型會把文字原樣印出。 - **範本裏的文字可以加粗嗎？** 不可以。範本是純文字，會原樣放入單據的條款框。 - **刪除範本後，舊報價單會怎樣？** 不會怎樣。每張報價單都保留當時複製進去的文字。 - **最多可以儲存多少個範本？** 最多 200 個；每個名稱最多 200 個字元，文字最多 20,000 個字元。 ## 相關內容 - [單據與範本](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/documents-and-templates/) - [信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/) - [建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/) - [寫好報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/clear-quotation/) --- # 日文單據 > 公司在日本時，easySales 哪些單據以日文列印、使用哪些標題和標籤，以及你自己的範本文字和已開立的單據保持甚麼。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/documents/japanese-documents/ 公司的稅務國家為日本時，easySales 以日文列印報價單、發票和貸項通知單。合格發票必須列明的內容，參見[日本合格發票](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-japan/)。 ## 單據何時以日文列印 | 情況 | PDF 的語言 | |---|---| | 公司的稅務國家為日本 | 日文 | | 其他國家，或尚未確認國家 | 英文 | | 已開立的單據 | 開立時所屬國家的語言，即使之後國家改變 | | 收據、結單、採購訂單和送貨單 | 英文 | 稅務國家在公司註冊時設定，顯示在 **系統設定** → **稅務** 中。參見[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 ## 單據標題 | 單據 | PDF 上的標題 | |---|---| | 報價單 | 見積書 | | 發票 | 請求書 | | 草稿發票 | 請求書（下書き），並加蓋 下書き 印章 | | 已取消的單據 | 取消 印章 | | 已註冊合格發票開立人開立、按稅率列示稅額的貸項通知單 | 適格返還請求書 | | 其他貸項通知單 | クレジットノート | ## 標籤和日期 | PDF 上的內容 | 日文用語 | |---|---| | 發票號碼、發票日期、到期日 | 請求書番号、請求日、お支払期限 | | 付款條件、客戶訂單號碼、貨幣 | 支払条件、注文番号、通貨 | | 報價單號碼、報價日期、銷售員 | 見積番号、見積日、担当者 | | 收件人行 | ご担当： | | 合計 | 小計、合計、入金済額、請求残高 | | 報價單開頭語 | 下記のとおりお見積り申し上げます。 | | 日期 | 以日文形式書寫的公曆年份，例如 2026年10月21日 | ## 保持不變的內容 - **你自己的文字優先。** 你在單據設計或標準範本中自己輸入的標題或標籤，按你寫的原樣列印。只有 easySales 提供的文字會被翻譯。參見[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **金額和稅務明細。** 數字、按稅率列示的稅額、以 T 開頭的 登録番号 註冊號碼和 ※ 輕減稅率標記，按[日本合格發票](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-japan/)所述列印。 - **應用程式本身。** 每個人使用 easySales 的語言由自己在[我的資料](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/profile/)中選擇，不會改變 PDF。 - **其他國家的單據** 照舊以英文列印。 ## 相關內容 - [日本合格發票](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-japan/) - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) - [發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/) - [報價單 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/) --- # 加入附件 > 如何在 easySales 的客戶、報價單或發票上上載、開啟、下載和移除檔案——檔案類型、大小上限、誰能看到，以及貴公司的檔案儲存空間。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/documents/attach-files/ 把屬於一單生意的文件和紀錄本身放在一起：顧客簽好的合約或註冊文件、報價單背後的圖則、顧客為某張發票發來的採購訂單。客戶、報價單和發票上的 **附件** 分頁為所有處理它的人保存這些檔案。 ## 開始之前 - 要查看和下載檔案，你需要該紀錄的 **View**（檢視）權限：**Account**（客戶）、**Quote**（報價單）或 **Invoice**（發票）。要上載和移除檔案，你需要 **Edit**（編輯）權限。級別為 **僅自己的記錄** 時，範圍是你能打開的紀錄。 - 檔案可以是 PDF、圖片（PNG、JPEG、GIF、WebP、HEIC、TIFF）、Word、Excel 或 PowerPoint 檔案，或 CSV，每個不超過 25 MB。檔案名稱的副檔名必須與檔案類型一致，例如 PDF 要以 .pdf 結尾。 - 每筆紀錄最多 20 個檔案。 ## 操作步驟 1. 打開客戶、報價單或發票，選擇 **歷史** 旁邊的 **附件** 分頁。 2. 選擇 **上載檔案**，然後選擇一個或多個檔案。 3. 等待 *檔案已上載*，或上載了多少個檔案的提示。每個檔案顯示其大小、上載時間和上載者。 4. 要開啟檔案，選擇它的名稱。PDF 或圖片會在視窗中開啟，並提供 **在新分頁開啟** 和 **下載**；其他檔案會直接下載。 5. 要移除檔案，選擇它的垃圾桶圖示，然後確認 **移除**。 ## 之後會發生甚麼 檔案會一直留在紀錄上，上載或移除檔案都會記錄在該紀錄的 **歷史** 中。檔案不會列印在單據的 PDF 上，也不會發送給顧客。 ## 需要注意的規則 - 已開立的發票仍然可以加入和移除檔案。已取消的發票保留其檔案，只能查看。 - 報價單的修訂版一開始就帶有上一版本的檔案，並標示 *來自上一版本*。舊版本保留它自己的檔案。 - 從報價單生成的發票，會在 *來自報價單* 及其編號下顯示該報價單的檔案，只能查看。發票自己的檔案加在它們上方。 - 客戶只顯示它自己的檔案，不顯示其報價單或發票的檔案。 - 合併兩個客戶時，重複客戶的檔案會移到你保留的客戶上。 - 貴公司的每個附件都計入 **授權** 頁面上顯示的 **檔案儲存**，包括活動、供應商發票和送貨單上的檔案。儲存空間滿了以後，新的上載會被拒絕，已儲存的內容不受影響。已移除的檔案，或已刪除紀錄上的檔案，目前仍會計入。 - 類型不對、超過 25 MB 或超過 20 個檔案上限的檔案會被拒絕，並顯示檔案名稱和原因；你選擇的其他檔案仍會上載。 ## 為甚麼這樣設計 **文件和生意放在一起。** 合約在客戶上、訂單在發票上，下一個打開紀錄的人就能找到它們，不用翻電郵。 **檔案跟着工作走。** 修訂的報價單保留它的圖則，發票顯示報價單的檔案，所以沒有甚麼需要上載兩次。 **只接受真正的文件。** 檔案會檢查類型，並且只以下載或預覽的方式開啟，這能把有害檔案擋在顧客紀錄之外。 ## 更有效率的做法 - **一次上載多個。** 在 **上載檔案** 中一次選擇所有檔案。 - **把訂單放在發票上。** 附上顧客的採購訂單，並在 **客戶訂單號** 中輸入其編號——參閱[建立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/create-an-invoice/)。 - **附在備註上說明背景。** **活動** 分頁上的備註可以帶檔案和說明——參閱[備註](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/notes/)。 - **留意儲存空間。** [授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)頁面上的 **檔案儲存** 顯示已用空間與方案上限的對比。 ## 例子 **簽好的報價單。** Kelvin Ong 簽了 Lim & Co 的報價單 QN-10000123，並把掃描本發了過來。Mei Tan 打開報價單，選擇 **附件** → **上載檔案**，加入 *QN-10000123-signed.pdf*。她從報價單生成發票後，發票會在 *來自報價單 QN-10000123* 下顯示這份掃描本。 **顧客的文件。** Harbour Café 發來了它的商業登記文件和平面圖。Mei 把兩份文件都上載到 Harbour Café 客戶上。之後接手這個客戶的同事，在它的 **附件** 分頁上就能找到它們。 ## 常見問題 - **可以為報價單加入附件嗎？** 可以。打開報價單，使用 **附件** 分頁。客戶和發票也有這個分頁。 - **附件最大可以多大？** 每個檔案 25 MB，每筆紀錄最多 20 個檔案。 - **可以加入哪些類型的檔案？** PDF、圖片、Word、Excel、PowerPoint 和 CSV 檔案。 - **顧客看得到附件嗎？** 看不到。檔案留在 easySales 內部，不會列印在 PDF 上。 - **可以為聯絡人加入附件嗎？** 不能直接加入。請附在聯絡人所屬的客戶上，或附在聯絡人的備註上。 - **為甚麼我的上載被拒絕？** 檔案類型不被接受、檔案名稱與類型不符、超過 25 MB、紀錄已經有 20 個檔案，或貴公司的儲存空間已滿。 - **修訂報價單時檔案會跟着走嗎？** 會。修訂版一開始就帶有上一版本的檔案。 ## 相關內容 - [客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/) - [修訂報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/) - [發票詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-details/) - [貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/) --- # 活動 > easySales 的客戶跟進紀錄——在客戶、商機和單據上記錄備註、任務、行程和通話，在哪裏找到它們，以及誰能發佈和查看。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/activities/overview/ 活動是圍繞客戶和交易的跟進工作：說過甚麼、還有甚麼要做、約好了甚麼。你把活動發佈在它所涉及的紀錄上，或發佈在空間內，需要它的人就能在那裏、在自己的訊息中心和 **我的工作** 中找到它。 ## 整體結構 *[示意圖: 活動發佈在一筆紀錄上——客戶、聯絡人、潛在客戶、商機、報價單或發票——或發佈在一個空間內。回覆、@ 提及和 # 連結都屬於該活動；提及會在同事的訊息中心通知對方。]* 活動有四種： | 種類 | 用途 | 額外內容 | |---|---|---| | 備註 | 值得記住的事——談妥的條件、客戶的喜好 | 文字、檔案和圖片 | | 任務 | 必須有人完成的工作 | 負責人、到期日、子任務，以及受阻時的 **等待** | | 行程 | 預約的時間——一次會議、一次實地視察 | 開始和結束時間、參與的同事，以及行程結束後的結果 | | 溝通 | 與對方的一次聯絡——電話、視像、面談、訊息、電郵或其他方式 | 方式、方向和時長，以及可選的下一步任務 | 你可以把活動發佈在客戶、聯絡人、潛在客戶、商機、報價單或發票上，或發佈在[空間](https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/overview/)內。同事在下方回覆。輸入 **@** 提及一位同事，輸入 **#** 連結另一筆紀錄，這樣在兩處都能找到該活動。任務、行程和溝通還可以帶一個細分類型，例如實地視察，取自貴公司在 **系統設定** → **活動類型** 中維護的清單。 ## 在哪裏找到 - **在紀錄上。** 打開客戶、聯絡人、潛在客戶、商機、報價單或發票，選擇它的 **活動** 分頁。頂部有四個按鈕：**寫備註**、**新增任務**、**安排行程** 和 **記錄溝通**；紀錄頁首的 **記錄活動** 也提供同樣四項。下面按由新到舊列出活動和該紀錄的單據事件（已建立、已開立、已收款等）：**顯示** 為 **全部** 時，**即將進行** 列出未完成的任務和將來的行程，之後依次是 **今天**、**本週** 和 **更早**。**顯示** 可以把清單收窄為 **全部**、**只看活動**、**備註**、**任務**、**行程** 或 **溝通**，細分類型篩選（未選擇時顯示 **全部細分類型**）可以再進一步收窄；**顯示較早** 載入更多。客戶的分頁還會匯集其聯絡人、商機和單據上的活動。 - **在空間內。** 在側邊欄選擇 **空間**，再選擇該空間。 - **你自己的工作。** 側邊欄的這一組有 **我的工作**、**日曆**、**團隊**、**空間** 和 **訊息中心**。你的任務和行程匯集在[我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/)中；同事發給你的內容會進入鈴鐺圖示後面的[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)。 ## 你可以做甚麼 - [發佈活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/)、提及同事並連結紀錄。 - 用子任務和 **等待** [跟進任務](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/tasks/)。 - [記一則備註](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/notes/)。 - [預約行程或記錄溝通](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/events-and-call-logs/)，並記下結果。 - [在日曆上查看一週安排](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/calendar/)，包括團隊的時間和單據日期。 - 在寫敏感內容之前，[查看誰能看到一則活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/who-can-see/)。 ## 權限 你角色中的 **活動** 一行決定你能做甚麼：**無權限**、**檢視** 或 **檢視和發佈**。你亦必須能看到活動所在的紀錄。有些角色另外開啟了 **管理他人的活動** 開關，持有者可以編輯和刪除其他人寫的活動、還原已刪除的活動、把話題移到另一個空間，以及更改任何空間的成員。它不會開放任何僅成員可見的空間：持有者要像其他人一樣先加入。**管理活動子類型** 控制項讓持有者維護細分類型清單。請參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 ## 需要注意 - 打開舊活動模組中任務、備註、行程或通話記錄的舊連結，會顯示一個說明頁面；這些內容沒有移轉過來。舊網址 /tasks 和 /calendar 會轉到 **我的工作** 和日曆。 - 沒有顯示名稱的同事，會顯示為其電郵地址中 @ 之前的部分。 ## 為甚麼這樣設計 **跟進紀錄留在它所涉及的紀錄上。** 下一個打開這個客戶或這張報價單的人——替你放假頂更的同事、你的主管、三個月後的你自己——不用問任何人，就能看到說過甚麼、約好了甚麼。一宗交易不再只靠某個人的記性或郵箱。 **誰能讀到活動，取決於誰能看到紀錄。** 活動的讀者來自它所在的紀錄或空間，所以一則關於客戶付款條件的備註，會送到負責這個客戶的人手上。不必另外維護一套權限；請參閱[誰能看到活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/who-can-see/)。 **單據和溝通在同一條時間線上。** 紀錄自己的事件——已開立、已標記為已發送、已收款——和通話、備註排在一起。客戶對一筆收費或一張報價單有異議時，時間線能說明發過甚麼、說過甚麼、在甚麼時候。 **修改都會留下痕跡。** 編輯過的活動在 **修改歷史** 裏保留之前的版本，刪除的活動亦會以已刪除項目的形式留在時間線上。和客戶談妥的事，日後仍然可以核對。 ## 更有效率的做法 - **從紀錄頁首開始。** **記錄活動** 會按你選的種類打開表單並捲動到它，無論你在頁面的哪個位置。請參閱[發佈活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/)。 - **記錄通話時順手約好下一步。** 記錄溝通時勾選 **同時建立下一步任務**。請參閱[行程與溝通](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/events-and-call-logs/)和[跟進報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/follow-up-a-quotation/)。 - **用一張清單安排一天。** [我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/)匯集你在所有紀錄和空間內的任務和行程。 - **關注一份單據。** 商機、報價單或發票的 **活動** 分頁上的 **關注**，會在它開立、收款或階段變化時通知你。請參閱[關注單據](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/follow-a-document/)。 - **和團隊一起每週檢討。** [團隊檢視](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/team/)列出沒有下一步的進行中商機；[每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/)說明怎樣使用它。 ## 例子 **一個客戶，一條時間線。** Lim & Co 正在為 Harbour Café 翻新廚房。在這間咖啡店的客戶紀錄上，**活動** 分頁的 **即將進行** 裏是星期二的實地視察，下面是 Marcus Tan 和老闆的通話、Siti Nadia 記下的廚房尺寸備註，以及來自報價單本身的「報價單 QN-10000125 已標記為已發送」。星期五 Mei Tan 替 Marcus 頂更，她先從頭讀一遍這個分頁才致電咖啡店，並把自己的通話也記在這裏。 ## 常見問題 - **哪些紀錄上可以記錄活動？** 客戶、聯絡人、潛在客戶、商機、報價單和發票都有 **活動** 分頁。不屬於任何客戶的工作請放在[空間](https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/overview/)內。 - **客戶紀錄上能看到其聯絡人和商機的活動嗎？** 能。客戶的 **活動** 分頁還會匯集其聯絡人、商機和單據上的活動，以你有權看到的為限。 - **為甚麼紀錄上沒有活動分頁？** 你的角色在 **活動** 一行上是 **無權限**。請聯絡管理員。請參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **為甚麼我能看活動，卻不能新增？** 你的角色在 **活動** 一行上是 **檢視**。發佈需要 **檢視和發佈**；沒有這項權限時，四個按鈕和 **記錄活動** 都不會顯示。 - **活動的細分類型是甚麼？** 貴公司在任務、行程和溝通下記錄的用途，例如實地視察或陳列室會面。擁有 **管理活動子類型** 的人在 **系統設定** → **活動類型** 中維護這個清單。請參閱[系統設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/settings/)。 - **可以用手機記錄活動嗎？** 可以。在手機瀏覽器中，紀錄 **活動** 分頁上的四個按鈕會以兩行兩列的大按鈕顯示，**顯示** 會變成下拉清單。 ## 相關內容 - [活動與跟進](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/activities-and-follow-up/) - [空間](https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/overview/) - [訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/) - [我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/) - [每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 發佈活動 > 在 easySales 的客戶紀錄上發佈備註、任務、行程或通話，用 @ 提及同事、標記為緊急、用 # 連結紀錄，以及編輯或刪除活動。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/ 本頁說明如何在客戶紀錄上發佈活動，並把同事拉進來。活動之間如何配合，請參閱[活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/overview/)。 ## 開始之前 - 你的角色需要在 **活動** 一行上有 **檢視和發佈**。只有 **檢視** 時，你可以閱讀活動，但不能發佈。 - 你可以在自己能看到的客戶、聯絡人、潛在客戶、商機、報價單或發票上發佈。 - 想清楚誰應該讀到它。紀錄上的活動對能看到該紀錄的所有人可見，再加上相關人員——請參閱[誰能看到活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/who-can-see/)。 ## 操作步驟 1. 打開活動所涉及的紀錄，選擇它的 **活動** 分頁。 2. 選擇 **寫備註**、**新增任務**、**安排行程** 或 **記錄溝通**，或在紀錄頁首的 **記錄活動** 下選擇其中一項。你仍然可以更改 **類型**——**備註**、**任務**、**行程** 或 **溝通**——如果貴公司有使用細分類型，亦可在旁邊選擇一個。 3. 任務或行程需要輸入 **標題**（必填）。然後寫 **內容**。 4. 要把同事拉進來，輸入 **@** 和對方名字的開頭，然後從清單中選擇。 5. 要立即發電郵給這位同事，在 **標記為緊急** 下選擇該同事的 **緊急：姓名** 按鈕。 6. 要連結另一筆紀錄，輸入 **#** 和它的名稱或編號的開頭，然後選擇它。在客戶、聯絡人或商機上，**同時連結** 會列出它進行中的報價單和商機，一下就能選擇。 7. 要加入檔案，選擇 **加入附件**；要在內文中顯示圖片，選擇 **加入圖片**。 8. 查看關於被提及人員的警告（如有），然後選擇 **發佈備註**、**發佈任務**、**安排行程** 或 **儲存溝通**。 ## 提及同事 *[示意圖: 沒有標為緊急的 @ 提及是一般提及：它進入同事的訊息中心，是否發電郵視乎對方的設定。緊急提及在你一小時內發給該同事的緊急提及少於 4 次時立即發電郵；之後按一般提及發出。]* 一般提及會出現在同事的[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)中，是否發電郵由對方的[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)決定。除非對方的設定另有規定，緊急提及會立即發電郵。在同一個整點小時內，你最多可以向每位同事發 3 次緊急提及：同一小時內的第 4 次會按一般提及發出。easySales 會在活動下方的訊息中告訴你這適用於哪些同事。 ## 之後會發生甚麼 活動按由新到舊出現在該紀錄上，也出現在你用 **#** 連結的每一筆紀錄上。你提及的同事會在自己的訊息中心收到它。能看到該活動的人都可以在下方回覆。 ## 回覆與修改 - 選擇活動下方的 **回覆** 即可回應。你可以編輯或刪除自己的回覆。 - 如果回覆或編輯加入了新的 **@**，會顯示「被 @ 的人都能看到整個話題，包括之前的回覆。」新的 **#** 連結會顯示「能看到你所連結記錄的人，都能看到整個話題。」 - 活動上的 **···** 選單會向寫它的人和擁有 **管理他人的活動** 的人提供 **編輯** 和 **刪除**。已刪除的活動會以已刪除項目的形式留在時間線上，只有擁有 **管理他人的活動** 的人可以 **還原** 它。 - 活動或回覆被編輯過之後，**···** 選單中的 **修改歷史** 會列出它之前的版本。能閱讀該活動的人都可以打開這些版本。 - 備註的標題可有可無，要透過編輯備註來加上。要移除標題，清空後儲存即可。 - 活動上的 **關注** 會把它的回覆和更改發給你。你寫的、回覆過的活動，以及你被提及、被指派或被邀請的活動，你都會自動關注。 - 活動上的 **誰能看到** 會列出別人能閱讀它的原因：相關人員（逐一列出姓名），以及它所經過的紀錄、空間和上級。 - 要為一則訊息加表情回覆，把滑鼠移到訊息上，選擇 **新增表情**，再從六個表情中選一個；再選一次自己的表情即可收回。觸控螢幕上這個按鈕一直顯示。可以回覆的人都可以加表情，表情回覆不會發通知。 ## 需要注意的規則 - AI 代某人發佈的活動或回覆，會在其姓名旁帶有一個標籤：由 [@easy](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ask-easy/) 發佈的顯示 **內部 AI 助手**；由對方自己連接的 AI 應用程式發佈的顯示 **第三方 AI** 和該連接的名稱。活動的修改歷史中也會顯示同一個標籤。 - 當你提及的人看不到你用 **#** 連結的某筆紀錄時，easySales 會提醒你並列出其姓名。對方仍會收到該活動，但看不到那筆紀錄。 - 沒有顯示名稱的同事，會顯示為其電郵地址中 @ 之前的部分。 - 緊急提及用於不能等的事。向同一位同事每小時超過 3 次後，它會按一般提及發出。 - 同事自己的設定仍然適用：對方可以關閉緊急電郵，而且 easySales 每小時最多向一個人發 6 封通知電郵，多出的要等下一輪。 - 內容最多 20,000 個字元。可以使用 **粗體**、**列表**、**清單**、*斜體* 和連結，但不支援表格和顏色。 ## 為甚麼這樣設計 **紀錄決定讀者。** 把活動發佈在報價單上而不是私人訊息中，所有處理這張報價單的人現在和將來都能看到它。選擇紀錄就是選擇讀者，所以 easySales 請你先想清楚。 **提及會分享整個話題。** 被拉進對話的同事需要了解來龍去脈，所以提及讓他們也能閱讀之前的回覆。easySales 會在你發佈前提醒你，話題中較早的內容不會令你意外。 **緊急有配額。** 如果每個提及都可以是緊急，就沒有一個是真正緊急。每位同事每小時三次緊急提及的上限，令緊急電郵保持「現在就看」的意思，而怎樣聯絡你的同事，仍由對方自己的設定決定。 **修改看得見。** 編輯過的活動會顯示 **已編輯**，並在 **修改歷史** 中保留各個版本，所以回覆永遠不會在回應一段後來被悄悄改掉的文字。 ## 更有效率的做法 - **從頁首記錄。** **記錄活動** 會按你選的種類打開表單並捲動到它，即使你在一筆長紀錄的底部。 - **用按鈕輸入 @ 和 #。** **提及同事** 和 **連結記錄** 會在游標位置插入符號；然後輸入名字的開頭即可。 - **在獨立頁面打開話題。** 當活動在側邊面板中打開時——從 **我的工作**、日曆或訊息中心——**在獨立頁面開啟** 會給它一個網址，你可以把它傳給能看到它的同事。 - **在話題中問助手。** 如果貴公司有使用，在活動中提及 [@easy](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ask-easy/) 來查詢這筆紀錄；答案會以回覆的形式發佈，話題中所有人都能閱讀。 ## 例子 ### 超過上限的緊急提及 下午 4:40，Marcus Tan 正在為 Harbour Café 完成一張報價單，需要 Siti Nadia 在咖啡店 5 時關門前確認木櫃枱的價錢。他在報價單上寫下 “@Siti Nadia can you confirm the counter price?”（可以確認櫃枱價錢嗎？），並選擇 **緊急：Siti Nadia**。他這一小時已經向 Siti 發過三次緊急提及，所以這個提及按一般提及發出，活動下方的訊息也這樣說明。它在 Siti 的訊息中心等着，是否發電郵視乎她的設定。於是 Marcus 直接致電 Siti，並把這通電話作為溝通記在報價單上。 ### 別人看不到的連結 Mei Tan 在發票 INV-10000412 上發佈一則備註，並用 **#** 連結報價單 QN-10000233。她還提及了看不到這張報價單的 Priya Nair。發佈前，easySales 提醒 Priya 看不到 QN-10000233。Mei 仍然發佈，並把談妥的價錢寫進備註，讓 Priya 取得她需要的資料。 ### 把同事拉進話題 Daniel Lim 回覆 Harbour Café 廚房翻新商機上的一個話題，並提及之前沒有參與的 Mei Tan。表單顯示「被 @ 的人都能看到整個話題，包括之前的回覆。」Daniel 讀過之前的回覆，沒有發現 Mei 不應看到的內容，於是選擇 **回覆**。Mei 在訊息中心收到提及，可以從頭閱讀整個話題，Daniel 不用再重複談妥的內容。 ## 常見問題 - **在 easySales 怎樣提及同事？** 在內容中輸入 **@** 和對方名字的開頭，或選擇 **提及同事**，然後選擇對方。對方會在訊息中心收到該活動。 - **把提及標為緊急有甚麼作用？** 它會立即發電郵給該同事，即使在對方的免打擾時段內也會發出，除非對方關閉了緊急電郵。每位同事每小時最多可以收到你三次緊急提及。 - **發佈後可以編輯或刪除活動嗎？** 可以，前提是你是作者或擁有 **管理他人的活動**。已刪除的活動會以已刪除項目的形式留在時間線上。 - **一則活動可以出現在多於一筆紀錄上嗎？** 可以。把它發佈在一筆紀錄上，再用 **#** 連結其他紀錄；它會出現在每一筆上。 - **活動上的「已編輯」是甚麼意思？** 有人在發佈後修改過它。**···** 選單中的 **修改歷史** 會顯示每一個之前的版本。 - **活動的內容可以排版嗎？** 可以：粗體、斜體、列表、清單和連結。不支援表格和顏色。 ## 相關內容 - [活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/overview/) - [誰能看到活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/who-can-see/) - [訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/) - [通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/) --- # 任務 > 在 easySales 的客戶或商機上建立跟進任務——指派負責人、設定到期日和提醒、標記等待、拆成子任務，完成後標記完成。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/activities/tasks/ 任務是必須有人完成的工作——給客戶回電、發送修改後的報價單。它是四種活動之一；其他幾種請參閱[活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/overview/)。 ## 開始之前 - 你的角色需要在 **活動** 一行上有 **檢視和發佈**。 - 把任務發佈在它所涉及的紀錄上——客戶、聯絡人、潛在客戶、商機、報價單或發票——或發佈在[空間](https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/overview/)內。能看到該紀錄或空間的所有人都能看到這項任務。 ## 操作步驟 1. 打開紀錄，選擇它的 **活動** 分頁，再選擇 **新增任務**。請參閱[發佈活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/)。 2. 輸入 **標題**，如有到期日也填寫 **到期**。如果貴公司有使用細分類型，可在 **類型** 旁邊選擇一個。 3. 選擇 **負責人**：一位同事。預設是你自己。要把其他同事拉進來而不把任務指派給他們，用 **@** 提及他們。 4. 如果任務受阻，打開 **更多選項：等待、優先級、空間**，把 **等待** 設為 **等客戶**、**等同事**、**等內部決定** 或 **等其他**。如果是等同事，在 **等誰** 下選擇是哪一位。選擇 **覆查日期**，這是必填的。 5. 在同一組選項中設定 **優先級**——**緊急**、**普通** 或 **低**——如果任務屬於某個空間，也選擇 **空間**。 6. 選擇 **發佈任務**。 7. 要把工作拆成步驟，打開該任務並選擇 **加入子任務**，每個步驟一項。子任務有自己的標題、負責人和到期日。 8. 每完成一個子任務，就剔選它。 9. 工作完成後，選擇 **標記完成**；或選擇 **完成並安排下一步**，一步完成它並新增下一項任務：為 **下一步** 輸入標題和 **到期** 日期，然後選擇 **完成並新增任務**。**···** 選單中的 **開始** 會把任務標為 **進行中**；**重新開啟** 會把已完成的任務放回 **待辦**。 ## 之後會發生甚麼 任務出現在紀錄上，亦按到期日出現在負責人的[我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/)中的 **逾期**、**今天**、**未來 7 天** 或 **無截止日期** 下。在等待期間，它改為列在 **等待中** 下；到了覆查那一天，它會以「今天覆查」回到負責人的 **待辦** 中。選擇 **標記完成** 後，提示訊息中的 **復原** 可以把它改回。已完成的任務仍保留在紀錄上。 負責人會在訊息中心收到一則類型為 **指派給我** 的動態，以及一個提醒：按日期到期的任務在當天 09:00（負責人的時區）提醒，緊急任務還會提前一天提醒。低優先級的任務沒有提醒；等待中的任務在覆查日之前不會提醒。 ## 需要注意的規則 - 剔選最後一個子任務並不會完成任務；你要自己選擇 **標記完成**。 - 子任務是一項任務的步驟，放在它的話題內。能獨立進行的工作，最好單獨發佈一項任務。 - 任務的作者、負責人和擁有 **管理他人的活動** 的人，都可以更改它的狀態、到期日、負責人、等待和優先級。任務的內容只可由作者和擁有 **管理他人的活動** 的人更改。 - **優先級** 決定任務的提醒，以及指派動態的優先級。 - **完成並安排下一步** 建立的新任務會指派給你，放在同樣的紀錄上（你能看到的那些）和同一個空間內。 - 在[我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/)中用 **新增任務** 建立的任務不在任何紀錄上。只有相關人員，以及作者和負責人的上級能看到；用 **#** 連結一個客戶，任務就會放到那筆紀錄上。 ## 為甚麼這樣設計 **一項任務，一位負責人。** 兩個人共管一件事，往往都以為對方在做。每項任務只有一個名字，提醒發給這一個人，也由這一個人負責；其他需要知道的人，用提及拉進來。 **等待不等於拖延。** 因客戶而受阻的任務會擱置到你選定的覆查日：不提醒、不列入 **逾期**，到那天才回到負責人的 **待辦**。你不會忘記它，**逾期** 亦只顯示真正拖延了的事。 **完成並安排下一步，令跟進不會斷。** 客戶工作是一連串步驟：致電、送樣本、修改報價單。在同一個動作中完成這一步並約好下一步，交易就不會出現「甚麼都沒安排」的空檔——這正是[團隊檢視](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/team/)的 **無下一步** 要檢查的。 **最後一下剔選由人決定。** 子任務全部做完時，任務可能還需要最後確認，例如等客戶點頭。所以剔完子任務永遠不會替你關閉任務。 ## 更有效率的做法 - **在我的工作中完成任務。** 在 **我的任務** 中直接剔選，不必打開；剔錯了有 **復原**。請參閱[我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/)。 - **把備註轉為任務。** 備註後來發現需要有人去做時，用它 **···** 選單中的 **轉為任務**，內容和回覆都會保留。請參閱[備註](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/notes/)。 - **記錄通話時一併約好跟進。** 溝通上的 **同時建立下一步任務** 會在你記錄通話時建立任務。請參閱[行程與溝通](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/events-and-call-logs/)。 - **每天早上收到清單。** 在[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)中開啟 **每日待辦電郵**，就會收到逾期和今天到期的事項。 - **靠習慣，不靠記性。** [跟進報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/follow-up-a-quotation/)建議每項跟進任務何時到期，[加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/)亦為逾期發票作出同樣的安排。 ## 例子 **因供應商而受阻的任務。** Siti Nadia 要為 Harbour Café 的廚房訂購瓷磚樣本。她在咖啡店的客戶紀錄上發佈任務 “Order sample tiles”（訂購瓷磚樣本），星期五到期，含三個子任務：選三種顏色、向供應商查詢報價、落單。星期二她剔選第一個子任務並向供應商查詢報價。她把 **等待** 設為 **等其他**，**覆查日期** 定為星期四，於是它在 **我的工作** 中移到 **等待中**。星期四它回到她的 **待辦**；報價到了，她落單並選擇 **標記完成**。 **通話後完成並安排下一步。** 10 月 19 日星期一，Daniel Lim 在咖啡店廚房翻新商機上的任務 “Call Harbour Café about the tile choice”（就瓷磚選擇致電 Harbour Café）到期。他致電老闆 Ahmad Salleh，對方想親眼看看瓷磚。Daniel 選擇 **完成並安排下一步**，輸入 “Bring tile samples to the café”（把瓷磚樣本帶到咖啡店），**到期** 設為 10 月 22 日星期四，然後選擇 **完成並新增任務**。第一項任務已完成；新任務指派給 Daniel，連結同一個商機，並出現在他 **我的工作** 的 **未來 7 天** 下。 ## 常見問題 - **一項任務可以指派給多過一個人嗎？** 不可以。一項任務只有一位負責人。用 **@** 提及其他同事讓他們知道，或加入子任務，每項子任務各有自己的負責人。 - **怎樣讓任務到期時提醒我？** 為它填寫 **到期** 日期。普通任務在當天 09:00 提醒，緊急任務還會提前一天提醒；低優先級任務不會提醒。 - **標記完成後可以復原嗎？** 可以。選擇提示訊息中的 **復原**，或之後在任務上選擇 **重新開啟**。 - **等待中的任務到了覆查日會怎樣？** 它會以「今天覆查」出現在負責人的 **待辦** 中。阻礙解決後把 **等待** 設為 **沒有在等待**，或改選一個較後的 **覆查日期**。 - **誰可以更改或完成任務？** 任務的作者、負責人，以及擁有 **管理他人的活動** 的人。內容只有作者和持有該開關的人可以更改。 - **可以建立一項與客戶無關的任務嗎？** 可以。在 **我的工作** 中選擇 **新增任務**，或把它發佈在[空間](https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/overview/)內。不在任何紀錄上的任務，只有相關人員，以及作者和負責人的上級能看到。 ## 相關內容 - [活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/overview/) - [發佈活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/) - [我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/) - [行程與溝通](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/events-and-call-logs/) - [跟進報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/follow-up-a-quotation/) --- # 備註 > 在 easySales 的客戶、商機或發票上加備註——記下談妥的條件、尺寸、相片和檔案，提及同事，並可轉為任務。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/activities/notes/ 備註用來記下值得記住的事——談妥的條件、客戶的喜好、實地視察時量得的尺寸。它是四種活動之一；其他幾種請參閱[活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/overview/)。 ## 開始之前 - 你的角色需要在 **活動** 一行上有 **檢視和發佈**。 - 把備註發佈在它所涉及的紀錄上，或發佈在[空間](https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/overview/)內。能看到該紀錄或空間的所有人都能閱讀它——請參閱[誰能看到活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/who-can-see/)。 ## 操作步驟 1. 打開紀錄，選擇它的 **活動** 分頁，再選擇 **寫備註**。請參閱[發佈活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/)。 2. 寫下 **內容**。**粗體**、**列表** 和 **清單** 可用來排版；你亦可以在星號之間輸入 *斜體* 文字，以及貼上連結。 3. 用 **@** 提及應該閱讀它的同事，用 **#** 連結相關紀錄。 4. 要把檔案跟備註放在一起，選擇 **加入附件**；要在內文中顯示圖片，選擇 **加入圖片**。 5. 選擇 **發佈備註**。 6. 要為備註加標題，在它的 **···** 選單中選擇 **編輯**，填寫 **標題**，再選擇 **儲存**。 ## 之後會發生甚麼 備註按由新到舊出現在該紀錄上，也出現在你連結的每一筆紀錄上。你提及的同事會在自己的[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)找到它。能看到該備註的人都可以回覆。 ## 需要注意的規則 - 備註沒有到期日，也沒有要完成的事。對於必須有人完成的工作，請發佈[任務](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/tasks/)，或在備註的 **···** 選單中選擇 **轉為任務**。 - 新備註只有內容。標題可有可無，要透過編輯備註來加上；要移除標題，清空後儲存即可。 - 備註需要有文字或檔案。 - 一則備註最多可附 20 個檔案，每個最大 25 MB。用 **加入圖片** 加入的圖片會在內文中顯示。 - 備註的作者和擁有 **管理他人的活動** 的人可以編輯或刪除它。你可以編輯或刪除自己的回覆；編輯過的備註或回覆會在 **修改歷史** 中保留之前的版本。 - 備註沒有細分類型，也不會算作報價單跟進的客戶聯絡；如需計算，請記錄一次[溝通](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/events-and-call-logs/)。 - 要限制誰能閱讀一則備註，在它的 **···** 選單中選擇 **移到空間**，再選一個僅限成員空間。easySales 會在你確認前顯示誰獲得、誰失去存取權——請參閱[空間](https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/overview/)。 ## 為甚麼這樣設計 **備註記下本來只在你腦海裏的事。** 老闆否決了的顏色、下午 6 時關閉的上落貨區、實地視察時量得的尺寸：記在紀錄上，每位服務這個客戶的同事都有這些資料，包括日後接手這個客戶的人。 **備註不會催促人。** 備註沒有到期日，也沒有提醒，所以永遠不會塞滿任何人的 **待辦**。需要有人跟進的事就變成任務，任務會提醒，也可以剔選完成。 **談妥的事可以核對。** 編輯過的備註在 **修改歷史** 中保留之前的版本，刪除的備註亦會以已刪除項目的形式留在時間線上。客戶日後對談妥的事有異議時，你可以看到備註當時寫了甚麼、何時改過。 **備註不算客戶聯絡。** 寫下打算說甚麼，不等於已經說了。所以備註不會令報價單的跟進提醒消失，記錄一次溝通才會。 ## 更有效率的做法 - **加入實地視察的相片。** 在手機上，**加入圖片** 讓你選擇在現場拍的相片；相片會在備註的內文中顯示。 - **用清單列出待辦事項。** **清單** 會開始一行 “- [ ]”，令一列問題或要訂購的物品以清單形式顯示。 - **連結報價單，也連結客戶。** 用 **#** 連結，備註就會放在兩筆紀錄上，同事從任何一邊都能找到它。 - **把備註變成工作。** **轉為任務** 為備註加上負責人和到期日，並保留其內容和回覆。請參閱[任務](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/tasks/)。 - **記下第一次對話。** 第一次通話後寫一則簡短備註——需求、預算、誰作決定——寫報價單時便更容易；請參閱[初次接觸客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/first-contact/)。 ## 例子 **為報價單記下尺寸。** 量度完 Harbour Café 的廚房後，Siti Nadia 打開咖啡店的客戶紀錄，寫一則備註記下櫃枱的長度。她用 **#** 連結進行中的報價單，這樣 Marcus Tan 打開那張報價單時就能看到這則備註；她亦用 **@** 提及他，讓備註進入他的訊息中心。之後她選擇 **編輯**，為備註加上標題 “Kitchen measurements”（廚房尺寸），令它在時間線上更顯眼。 **把備註轉為任務。** Mei Tan 在 Harbour Café 的客戶紀錄上記下：老闆希望在咖啡店重開前把餐牌板移位。兩天後，事情明顯需要有人為這項工作報價。她在備註的 **···** 選單中選擇 **轉為任務**，輸入標題 “Quote for moving the menu board”（為移動餐牌板報價），**到期** 日期為 10 月 30 日星期五，然後選擇 **轉為任務**。備註的內容和回覆都保留下來；它現在是指派給她的任務。 ## 常見問題 - **怎樣為備註加標題？** 先發佈備註，然後在它的 **···** 選單中選擇 **編輯**，填寫 **標題**。新備註只顯示內容輸入框。 - **可以在備註中附上 PDF 或相片嗎？** 可以。**加入附件** 最多可加入 20 個檔案，每個最大 25 MB；**加入圖片** 會在內文中顯示 PNG、JPEG、GIF 或 WebP 圖片。 - **可以把備註設為私人嗎？** 在紀錄上不可以：能看到該紀錄的人都能閱讀它。請改為把它移入僅限成員空間。請參閱[誰能看到活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/who-can-see/)。 - **發佈後還可以編輯備註嗎？** 可以，前提是你是作者或擁有 **管理他人的活動**。之前的版本會保留在 **修改歷史** 中。 - **備註算不算已跟進客戶？** 不算。報價單的跟進需要客戶聯絡；請把通話或電郵記錄為一次溝通。請參閱[行程與溝通](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/events-and-call-logs/)。 ## 相關內容 - [活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/overview/) - [發佈活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/) - [任務](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/tasks/) - [誰能看到活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/who-can-see/) --- # 行程與溝通 > 在 easySales 的客戶紀錄上預約會議或實地視察、記錄會面結果，並記錄電話、電郵或訊息溝通，讓同事看到跟進情況。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/activities/events-and-call-logs/ **行程** 預留時間——一次會議、一次實地視察、一次培訓。**溝通** 記錄你與對方的一次聯絡，無論是透過電話、視像、面談、訊息、電郵還是其他方式。兩者都是活動的一種；其他幾種請參閱[活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/overview/)。 ## 開始之前 - 你的角色需要在 **活動** 一行上有 **檢視和發佈**。 - 把行程或溝通發佈在它所涉及的紀錄上——客戶、聯絡人、潛在客戶、商機、報價單或發票——或發佈在[空間](https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/overview/)內。 ## 預約行程 1. 打開紀錄，選擇它的 **活動** 分頁，再選擇 **安排行程**。請參閱[發佈活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/)。你亦可以在[日曆](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/calendar/)上預約。 2. 輸入 **標題**，然後填寫 **開始** 和 **結束**。沒有具體時間的行程，開啟 **全日**。如有地點，加入 **地點**。 3. 在 **參與同事** 下選擇將出席的同事。這裏只能選同事：要加入客戶的聯絡人，請用 **#** 連結該聯絡人。 4. 選擇 **安排行程**。 5. 行程結束後，打開它。提示「行程已結束。記錄一下結果和下一步？」附有 **記錄結果**：寫下決定了甚麼、接下來做甚麼。 ## 記錄溝通 1. 打開紀錄，選擇它的 **活動** 分頁，再選擇 **記錄溝通**。 2. 設定 **方向**——**發出** 或 **收到**；**時間**，預設為現在；以及 **方式**——**電話**、**視像**、**面談**、**訊息**、**電郵** 或 **其他**。需要的話，在 **分鐘** 輸入時長。 3. 寫下談了甚麼，並用 **#** 連結你溝通的對象。 4. 要同時預約跟進，勾選 **同時建立下一步任務**，填寫 **下一步** 的標題；需要的話，再填寫 **下一步到期** 日期。 5. 選擇 **儲存溝通**。 ## 之後會發生甚麼 行程或溝通按由新到舊出現在紀錄上。行程亦會出現在其組織人和出席同事的[我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/)中。行程和溝通都會出現在相關人員的[日曆](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/calendar/)上。同事可以在兩者下方回覆。下一步任務會指派給你，並連結到同樣的紀錄。 你加入的同事會收到一則 **邀請我** 動態。行程在開始前 15 分鐘提醒；全日行程在當天 09:00 提醒。行程結束後如果仍未記錄結果，組織人的 **待辦** 會顯示「記錄結果」。 ## 需要注意的規則 - 時間按你自己的時區顯示，在 **我的資料** 的 **偏好** 中設定。 - 在同事的日曆上，對方無權查看的行程只顯示為 **忙碌**。僅限成員空間內的行程對空間以外的人完全不顯示——連 **忙碌** 也不顯示。 - 組織人、出席者和擁有 **管理他人的活動** 的人，都可以記錄結果、取消行程（**···** 選單中的 **取消行程**）或更改它。溝通可由其作者和擁有 **管理他人的活動** 的人更改。 - 出席的同事在安排行程時選定；之後編輯行程不會更改他們。 - 取消行程會通知出席的同事；行程以已取消的狀態留在時間線上。 - 連結到一張已標記為已發送的報價單、其商機或其聯絡人的溝通，會在 **待辦** 中算作該報價單跟進的客戶聯絡，除非它的細分類型設定為不計算在內。備註不計算在內。請參閱[標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/)。 - 把結果記在行程本身上，下一個打開紀錄的人就能看到它帶來了甚麼。 - 如果結果需要後續工作，請另外發佈一項[任務](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/tasks/)。 ## 為甚麼這樣設計 **記錄結果，會議才算有個交代。** 行程只說明預留了時間。結果說明決定了甚麼，日後讀到這筆紀錄的同事就知道交易進展到哪一步。在你記錄之前，組織人的 **待辦** 會一直提示。 **記錄下來的通話，就是你跟進過的憑證。** 當報價單、其商機或其聯絡人上記錄了一次溝通，**待辦** 中的報價單跟進便會消失。你的團隊亦能看到誰最後一次和客戶談過、答應了甚麼，不會有兩個人為同一件事致電客戶。 **同事出席，客戶用連結。** 出席者會收到提醒，行程亦會出現在他們的日曆上，這只對登入 easySales 的人有意義。用 **#** 連結客戶的聯絡人，行程就會放在該聯絡人的紀錄上，而 easySales 不會向客戶發送任何東西。 **每個人看到自己的時間。** 行程的時間按每位讀者自己的時區顯示，在另一個辦事處的同事也會看到正確的當地會議時間。 ## 更有效率的做法 - **一下連結進行中的交易。** 在客戶、聯絡人或商機上，**同時連結** 會列出它進行中的報價單和商機；選擇一個，活動就會同時出現在它上面。 - **記錄通話時順手約好下一步。** 勾選 **同時建立下一步任務**，掛線之前跟進已經在你的 **我的工作** 中。[跟進報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/follow-up-a-quotation/)建議了跟進的時間。 - **從日曆預約。** 在 **週** 或 **日** 檢視中，選擇一個空白時段，就會在該時間打開新行程。請參閱[日曆](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/calendar/)。 - **把催款電話記在發票上。** 關於逾期付款的通話記在發票上，追款的經過就和欠款放在一起；[加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/)列出了提醒的時間表。 - **為會議使用細分類型。** 在 **系統設定** → **活動類型** 中維護的細分類型，例如「實地視察」或「陳列室會面」，讓[團隊檢視](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/team/)可以按用途劃分會議和通話。 ## 例子 **一次實地視察和一通電話。** Siti Nadia 在 Harbour Café 的客戶紀錄上預約了星期二 10:00 至 11:30 的實地視察，Marcus Tan 一同出席。視察後，她打開該行程並記錄結果：“Owner chose the oak finish; send revised quotation by Friday”（老闆選了橡木飾面；星期五前發送修改後的報價單）。當天下午，咖啡店老闆 Ahmad Salleh 致電她查詢送貨日期，她把這通電話作為一次溝通記在同一個客戶上。 **一通令待辦消失的跟進電話。** 10 月 12 日星期一，Marcus Tan 把報價單 QN-10000125 標記為已發送：SGD 8,000.00 加 9% GST SGD 720.00，合計 SGD 8,720.00。Lim & Co 的跟進期設為三天，所以到星期四下午，他的 **待辦** 顯示這張報價單發出後仍未聯絡客戶。他致電 Ahmad Salleh，並在報價單上記錄一次溝通——**電話**、**發出**、12 **分鐘**——勾選 **同時建立下一步任務**，標題 “Send oak finish photos”（發送橡木飾面相片），10 月 16 日星期五到期。**待辦** 中的項目消失，新任務指派給 Marcus，並連結到該報價單。 ## 常見問題 - **怎樣記錄與客戶的一通電話？** 打開客戶、聯絡人，或這通電話所涉及的報價單，選擇 **記錄溝通**，把 **方式** 設為 **電話**，寫下談了甚麼。用 **#** 連結你通話的對象。 - **可以邀請客戶參加行程嗎？** 不可以。**參與同事** 只列出同事，easySales 不會向客戶發送任何東西。用 **#** 連結客戶的聯絡人，行程就會放在他們的紀錄上。 - **安排行程後還可以加入同事嗎？** 不能作為出席者加入。請在回覆中用 **@** 提及他們：他們會收到通知，行程亦會出現在他們日曆的 **我的** 下。 - **可以更改行程的時間嗎？** 可以。在行程的 **···** 選單中選擇 **編輯**；組織人、出席者和擁有 **管理他人的活動** 的人都可以。提醒會隨之移動。 - **取消行程會怎樣？** 出席的同事會收到通知，行程以已取消的狀態留在時間線上。 - **誰可以記錄會議的結果？** 組織人、出席者，以及擁有 **管理他人的活動** 的人。 ## 相關內容 - [活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/overview/) - [日曆](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/calendar/) - [任務](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/tasks/) - [跟進報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/follow-up-a-quotation/) - [加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/) --- # 誰能看到活動 > 在 easySales 中誰能閱讀備註、任務或通話——在客戶紀錄上、在空間內或不在任何紀錄上——以及發佈前如何用「誰能看到」核對。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/activities/who-can-see/ 在寫敏感內容之前——一個價錢、一宗投訴、一件員工事務——先確認誰會讀到它。誰能看到一則活動，取決於它發佈在哪裏。 ## 整體結構 *[示意圖: 誰能看到一則活動取決於它在哪裏。在紀錄上：能看到該紀錄的所有人，再加上相關人員，例如被提及的同事。在僅限成員空間內：只有成員和相關人員；管理員也須先加入。在全公司空間內：公司裏的所有人。]* | 活動在哪裏 | 誰能看到 | |---|---| | 在紀錄上 | 能看到該紀錄的所有人，加上相關人員，再加上其作者和負責人的上級 | | 在僅限成員空間內 | 該空間的成員，以及相關人員。擁有 **管理他人的活動** 的人必須先加入該空間才能閱讀。 | | 在全公司空間內 | 角色在 **活動** 上有 **檢視** 的所有人 | | 不在任何紀錄上、也不在任何空間內 | 相關人員，以及其作者和負責人的上級 | 如果活動是在 **我的工作** 中用 **新增任務** 或從日曆建立，而且沒有用 **#** 連結任何紀錄，它就不在任何紀錄上。 **相關人員** 指作者、任務的負責人、行程的組織人和出席者，以及用 **@** 提及的每位同事。只回覆過或關注該活動的人不算相關人員。**上級** 指在匯報關係中位於作者或負責人之上的人；只要共享設定中 **Activity**（活動）的 **依層級授予存取權限** 處於開啟狀態，這項規定就適用，除非管理員把它關閉，否則一直開啟。 誰能看到一筆紀錄，取決於其角色和貴公司的共享設定——請參閱[負責人與可見範圍](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/ownership-and-visibility/)。你角色中的 **活動** 一行亦必須最少允許 **檢視**。 ## 如何運作 - 活動上的 **誰能看到** 會列出別人能閱讀它的原因。每位相關人員會附上其身分——**作者**、**負責人**、**組織者**、**參加者** 或 **被 @**——空間顯示為 **某空間的成員**，或 **全公司**。紀錄顯示為 **能看到某紀錄的人**，你無權查看的紀錄則合併計算為 **能看到 2 筆你無權查看的記錄的人**。在上級存取開啟時，會出現 **某同事的上級**。在僅限成員空間內，清單開頭會有一行說明：只有它的成員和下面列出的人能閱讀，所連結的紀錄不會讓其他人看到。 - 當你提及的同事看不到你用 **#** 連結的某筆紀錄時，easySales 會在發佈前提醒你並列出他們的名字。提及仍會送達對方；所連結的紀錄對他們依然不開放。 - 加入提及或連結的回覆或編輯，會擴大能閱讀整個話題（包括之前的回覆）的人，easySales 會在你發送前說明這一點。 - 把活動移入或移出空間，會改變誰能看到它。easySales 會在你確認前顯示誰獲得、誰失去存取權——請參閱[空間](https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/overview/)。 ## 需要注意 - 紀錄的可見範圍在你發佈之後仍可能改變：新的負責人、共享設定的變更或新的角色，亦會改變誰能閱讀它的活動。 - 僅限成員空間內的行程永遠不會出現在非成員的日曆上，連 **忙碌** 也不會顯示。 ## 常見誤解 - 身為管理員並不能打開僅限成員空間。管理員和擁有 **管理他人的活動** 的人，都要像其他人一樣加入，而空間會顯示他們已加入。 - 提及不會把所連結的紀錄開放給被提及的人。 ## 為甚麼這樣設計 **由紀錄決定，所以不用額外管理。** 活動跟隨它所涉及的紀錄。當客戶更換負責人或同事轉換角色時，誰能閱讀它的備註也會隨之改變，沒有人需要更新第二份名單。 **僅限成員就是只限成員。** 為員工事務或保密投標而設的空間，如果管理員可以在無人察覺下閱讀，就失去作用。任何為了閱讀而加入的人都會顯示為已加入，所以存取是公開而有問責的。 **提及分享的是對話，不是客戶。** 你可以請另一個團隊的同事回答一個問題，而不必讓他看到客戶的紀錄。他閱讀話題；紀錄仍按其角色所允許的範圍開放。 **你的上級看得到團隊發佈的內容。** 設好匯報關係後，銷售經理可以跟進團隊的客戶工作，在客戶不滿時介入，而不必被加入每一筆紀錄。 ## 更有效率的做法 - **發佈前先核對。** 在同一筆紀錄上較早的一則活動上打開 **誰能看到**；在該紀錄上發佈的新活動同樣會送達 **能看到該紀錄的人**，再加上新活動的相關人員。 - **移走敏感話題。** 活動 **···** 選單中的 **移到空間** 會把它移入僅限成員空間，並先顯示誰會失去存取權。請參閱[管理空間](https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/manage-a-space/)。 - **員工事務不要放在客戶紀錄上。** 一開始就把它們發佈在僅限成員空間內，能看到該客戶的人便不會讀到。 - **一次設好匯報關係。** 上級透過匯報關係看到團隊的活動；請參閱[共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/)。 ## 例子 **發佈敏感備註前先核對。** Mei Tan 想在 Harbour Café 的發票 INV-10000412 上記下一宗付款爭議。發佈前，她在那裏較早的一則備註上打開 **誰能看到**；除了該備註的相關人員之外，清單還列出 **能看到 INV-10000412 的人**。爭議內容讓處理這張發票的所有人看到沒有問題，於是她把備註發佈在發票上，並提及 Priya Nair。 **把議價移出視線。** Lim & Co 的老闆 Daniel Lim 在 Harbour Café 的客戶紀錄上發佈了一個話題，討論一項 SGD 12,000.00 翻新工程可以給的折扣。他決定只讓合夥人閱讀。他選擇 **移到空間**，選擇僅限成員空間 “Pricing review”（價格檢討），easySales 在「以下人員將不再能看到：」下列出 **能看到 Harbour Café 的人**。他確認後，話題仍然連結到該客戶，但只有空間的成員和話題中被點名的人能閱讀。 ## 常見問題 - **我的上級能看到我的備註和任務嗎？** 能，只要 **Activity**（活動）的 **依層級授予存取權限** 處於開啟狀態：匯報關係中位於你之上的人，能看到你寫的或指派給你的活動，但他們沒有加入的僅限成員空間除外。 - **我在回覆中提及某人，對方能看到之前的回覆嗎？** 能。提及讓對方可以閱讀整個話題，easySales 會在你發送前提醒你。 - **我在我的工作中建立的任務，誰能看到？** 相關人員——你、它的負責人和你提及的人——以及你和負責人的上級。用 **#** 連結一個客戶，就能與所有能看到該客戶的人分享。 - **為甚麼同事看不到我在客戶上發佈的活動？** 對方看不到該客戶紀錄、其角色在 **活動** 上是 **無權限**，或者活動位於對方沒有加入的僅限成員空間內。**誰能看到** 會顯示誰能看到。 - **連結紀錄會讓更多人讀到我的活動嗎？** 會。在僅限成員空間以外，能看到你用 **#** 連結的紀錄的人，都能閱讀整個話題。 ## 相關內容 - [空間](https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/overview/) - [發佈活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/) - [負責人與可見範圍](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/ownership-and-visibility/) - [共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/) --- # 空間 > easySales 的空間是甚麼，僅成員空間和全公司空間有甚麼分別，為甚麼管理員要先加入才能閱讀，以及怎樣把活動移入空間。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/overview/ 空間是一個共享地方，用來放不針對某一筆客戶紀錄的活動——一個項目、一個團隊、一個主題，例如 “Showroom refit”（陳列室翻新）。小組內部的討論放在僅限成員空間內；人人都應看到的消息放在全公司空間內。 ## 整體結構 *[示意圖: 誰能看到一則活動取決於它在哪裏。在紀錄上：能看到該紀錄的所有人，再加上相關人員。在僅限成員空間內：其成員和話題中被點名的人；管理員也須先加入。在全公司空間內：公司裏的所有人。]* 每個空間有兩種可見範圍設定之一： | 設定 | 誰能閱讀其中的活動 | |---|---| | **僅成員** | 其成員，以及在話題中用 **@** 點名的人。不是成員的人，在加入之前無法閱讀。 | | **全公司** | 貴公司中角色在 **活動** 上有 **檢視** 的所有人。 | 在空間內發佈備註、任務、行程和溝通，與在紀錄上一樣，同樣有回覆、**@** 提及和 **#** 連結。在僅限成員空間內，用 **#** 連結紀錄不會讓其他任何人獲得存取權。僅限成員空間內的行程永遠不會出現在非成員的日曆上，連 **忙碌** 也不會顯示。 ## 如何運作 *[示意圖: 移動一則活動：選擇空間，easySales 隨即顯示誰獲得、誰失去存取權。確認後活動被移動，按該空間的可見範圍；取消則沒有任何變化。]* 你可以把活動從紀錄移入空間，在空間之間移動，或選擇 **不在任何空間**，把它從空間移回它的紀錄上。打開該活動，在它的 **···** 選單中選擇 **移到空間**，在 **移到** 下選擇空間，然後選擇 **移動**。在任何改變發生之前，easySales 會顯示誰將獲得存取權、誰將失去存取權。確認即移動該活動；取消則讓它留在原處。 只有活動的作者、它所在空間的負責人，或擁有 **管理他人的活動** 的人可以移動它，而且你必須是目標空間的成員。已關閉的空間不接受新活動。兩個空間都會顯示一行說明，指出有活動被移入或移出。 ## 在哪裏找到 在側邊欄選擇 **空間**，查看你能看到的空間。清單顯示每個空間的 **名稱**（僅限成員空間旁有一個鎖）、**可見範圍**、**負責人**、**成員**，以及顯示你的身分的 **我的身分**。除非你選擇 **已關閉** 或 **全部**，**狀態** 只顯示 **進行中** 的空間；把 **範圍** 設為 **我加入的**，清單便只列出你所屬的空間。打開空間即可看到它的 **動態** 和 **任務** 分頁及其成員。要建立空間、加入或退出空間，或更改成員，請參閱[管理空間](https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/manage-a-space/)。 ## 需要注意 - 新增成員、更改可見範圍設定，都會改變誰能閱讀空間內已有的全部內容。easySales 會在你確認前顯示可見範圍的變化。 - 退出僅限成員空間後，你就無法再閱讀它，除非你在某個話題中被點名。 - 已關閉的空間保留其中的內容，但不接受新活動。 - 加入、退出和每次成員變更都會記錄在公司的審計紀錄中。 ## 常見誤解 - 管理員不會自動看到每個空間的內容。擁有 **管理他人的活動** 的人可以看到僅限成員空間的存在及其成員，但必須先加入才能閱讀其中發佈的內容；加入時，空間內的所有人都會看到一行說明。 - 全公司空間與客戶紀錄無關。貴公司的所有人都能閱讀它，不論其角色允許看到哪些紀錄，所以客戶的詳細資料請留在該客戶的紀錄上。 - 你不是成員的僅限成員空間，根本不會出現在你的清單中，除非你擁有 **管理他人的活動**。 ## 為甚麼這樣設計 **僅成員就是僅成員——管理員也不例外。** 關於爭議、供應商價格或員工事宜的討論，只留在空間內的人之間。需要閱讀的管理員必須先加入，而空間內的所有人都會看到他加入了，所以沒有人能在不被察覺下閱讀。 **可見範圍的變化會先顯示出來。** 移動活動或新增成員，會改變誰能閱讀整個話題，包括之前的回覆。先看到名單，你就能在私密內容落到不該看的人手上之前停下來。 **在僅限成員空間內，關聯紀錄不會開放任何內容。** 用 **#** 連結客戶，讓工作與客戶保持關聯，卻不會讓所有能看到該客戶的人都能閱讀這個空間。 **客戶的事放在客戶上。** 全公司空間不理會紀錄權限，所以把客戶資料留在該紀錄上，就只有獲准查看該客戶的人才能讀到。 ## 更有效率的做法 - **只看你的空間。** 把 **範圍** 設為 **我加入的**；名稱旁有鎖的是僅限成員空間。 - **把工作交給小組。** 空間頁首的 **新增任務** 會在空間內發佈任務；**任務** 分頁列出仍未完成的事項。請參閱[任務](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/tasks/)。 - **只請一個人，不必拉整個團隊。** 在某個話題中用 **@** 提及同事，讓他閱讀該話題而不必成為成員；請參閱[發佈活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/)。 - **移動，而不是重新發佈。** **移到空間** 會把回覆和歷史保持在一起。 - **查看誰能閱讀某個話題。** 請參閱[誰能看到活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/who-can-see/)。 ## 例子 ### 把備註移入僅限成員空間 Mei Tan 在 Harbour Café 的客戶上發佈了一則備註，內容是這間咖啡店遲付款項的情況。再三考慮後，她希望只有董事們能讀到。她把這則備註移入僅限成員空間 “Directors”（董事）。確認前，easySales 顯示 Marcus Tan 和 Siti Nadia 將失去存取權，因為他們不是成員，而且沒有人獲得存取權。Mei 確認。現在這則備註在 “Directors” 內，Marcus 和 Siti 在咖啡店的客戶上不再看到它。 ### 需要閱讀空間的管理員 Daniel Lim 擁有 **管理他人的活動**。他打開僅限成員空間 “Supplier pricing”（供應商價格），看到它的成員，但頁面說明他能看到成員，卻看不到其中發佈的內容。他選擇 **加入空間**。現在他可以閱讀這個空間，而每位成員都會看到一行說明他已加入。 ## 常見問題 - **管理員可以閱讀僅限成員空間嗎？** 不加入就不可以。加入時，空間內的所有人都會看到一行說明，並會記錄在審計紀錄中。 - **僅成員和全公司有甚麼分別？** 僅成員的空間由其成員和話題中被點名的人閱讀；全公司的空間由角色在 **活動** 上有 **檢視** 的所有人閱讀。 - **在僅限成員空間內連結客戶，客戶的負責人能閱讀嗎？** 不能。在僅限成員空間內，**#** 連結不會讓其他任何人獲得存取權。 - **僅限成員空間內的會議會佔用同事的日曆嗎？** 不會。非成員在任何日曆上都看不到該行程，連 **忙碌** 也不會顯示。 - **一定要加入全公司空間才能在裏面發佈嗎？** 不用。角色在 **活動** 上有 **檢視和發佈** 的人，都可以在進行中的全公司空間內閱讀和發佈。加入會令你成為成員。 - **為甚麼看不到同事提到的空間？** 它是僅限成員空間，而你不是成員。請它的負責人把你加入。 ## 相關內容 - [管理空間](https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/manage-a-space/) - [誰能看到活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/who-can-see/) - [活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/overview/) - [活動與跟進](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/activities-and-follow-up/) --- # 管理空間 > 在 easySales 建立空間、加入或退出空間、新增或移除成員、移交負責人，以及在僅成員與全公司之間切換。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/manage-a-space/ 本頁面向建立或負責管理空間的人。空間是甚麼、誰能閱讀，請參閱[空間](https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/overview/)。 ## 開始之前 - 要建立、加入或退出空間，或在空間內發佈內容，你的角色需要在 **活動** 一行上有 **檢視和發佈**。 - 空間的負責人可以更改它的設定和成員；擁有 **管理他人的活動** 的人也可以，而且在每個空間都可以。 - 先決定該空間是 **僅成員** 還是 **全公司**。 ## 建立空間 1. 在側邊欄選擇 **空間**，然後選擇 **新增空間**。 2. 輸入 **名稱**，如有需要也填寫 **說明**。 3. 在 **可見範圍** 下，選擇 **僅成員** 或 **全公司**。 4. 在 **成員** 下，選擇最先要加入的同事，然後選擇 **建立空間**。 你會成為該空間的負責人和第一位成員。你加入的同事會在訊息中心收到一則動態。 ## 加入或退出空間 1. 選擇 **空間**，打開該空間。 2. 選擇 **加入空間** 即成為成員。要不再是成員，打開 **···** 並選擇 **退出空間**，再以 **退出空間** 確認。 在 **活動** 上有 **檢視和發佈** 的人都可以加入 **全公司** 空間。**僅成員** 空間只會列給它的成員和擁有 **管理他人的活動** 的人；後者可以加入。空間內的所有人都會看到一行說明誰加入或退出了。負責人必須先移交空間才能退出。退出僅限成員空間後，它對你關閉；要再次閱讀，必須被加入或重新加入。 ## 新增或移除成員 1. 打開空間，選擇 **成員** 旁的 **新增成員**。 2. 選擇同事，然後選擇 **新增**。 3. 如果有人會因此獲得存取權，easySales 會在任何改變發生之前列出他們。選擇 **確認**；或取消，保持成員不變。如果沒有人獲得存取權，他們會立即被加入。 4. 要移除成員，選擇其名字旁的叉號，再以 **移除** 確認。 每位被加入的人都會收到一則動態，空間內也會顯示一行說明誰被加入。你不能在這裏新增或移除自己；請用 **加入空間** 和 **退出空間**。在空間移交之前，負責人不能被移除。 ## 更改設定 1. 打開空間，選擇 **空間設定**。 2. 更改 **名稱**、**說明** 或 **狀態**——**進行中** 或 **已關閉**——或選擇新的 **負責人**，他必須已經是成員。 3. 選擇 **儲存**。如果你把 **可見範圍** 在 **僅成員** 與 **全公司** 之間切換，easySales 會先顯示誰將獲得、誰將失去存取權；選擇 **確認** 即可套用。 只有身為負責人的成員，或擁有 **管理他人的活動** 的成員，才會看到 **可見範圍**。把全公司空間改為僅限成員，會令其中的所有內容對非成員關閉。 ## 需要注意的規則 - 新增成員和更改 **可見範圍** 都會先顯示可見範圍；在你確認之前，甚麼都不會改變。移除成員時會請你確認。 - 新成員可以閱讀空間內已有的全部內容，不只是加入之後發佈的。 - 只能加入貴公司的有效用戶。 - 不是成員的管理員無法閱讀僅限成員空間。 - 僅限成員空間內的行程永遠不會出現在非成員的日曆上。 - 已關閉的空間保留其中的活動，但不接受新的活動。空間不能刪除。 - 加入、退出和每次成員變更都會記錄在公司的審計紀錄中。 ## 為甚麼這樣設計 **每次擴大範圍都會先顯示。** 新增成員或把空間開放給全公司，會讓人看到完整的歷史，包括之前的回覆。名單讓你在私密討論落到不該看的人手上之前先檢查。 **加入和退出是你自己的、公開的行為。** 你不能從成員清單把自己加為成員，即使是管理員也不行。加入時會發佈一行空間內所有人都看得到的說明，所以沒有人能在不被察覺下閱讀僅限成員空間。 **空間永遠有人負責。** 負責人必須先移交才能退出，所以總有一個人可以新增成員、關閉空間或對其中的內容負責。 **只關閉，不刪除。** 已關閉的空間為日後需要的人保留其中的決定、任務和檔案，同時停止新的發佈。 ## 更有效率的做法 - **建立空間時就加入首批成員。** 在 **新增空間** 中一步完成，不用之後逐一加人。 - **放假前先移交。** 在 **空間設定** 中選擇新的 **負責人**，你不在時便有其他人可以管理成員。 - **在任務分頁跟進小組的工作。** 頁首的 **新增任務** 會在空間內發佈任務；**顯示已完成** 會列出已完成的事項。請參閱[任務](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/tasks/)。 - **把備註移入，而不是複製。** **移到空間** 會把現有話題連同回覆一併移入；請參閱[空間](https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/overview/)。 - **保持清單簡短。** 關閉已完成的空間；除非你另選，**狀態** 篩選只顯示 **進行中** 的空間。 ## 例子 Lim & Co 正在翻新自己的陳列室。Mei Tan 建立了僅限成員空間 “Showroom refit”（陳列室翻新），並加入了 Siti Nadia 和 Marcus Tan。兩星期後 Priya Nair 需要跟進費用，於是 Mei 把她加進來；預覽顯示 Priya 將獲得該空間內全部內容的存取權。Mei 確認。 **項目完結，關閉空間。** 陳列室在 11 月 2 日（星期一）重開。Mei 打開 **空間設定**，把 **狀態** 設為 **已關閉**，然後選擇 **儲存**。空間保留每則備註和任務，沒有人能再在裏面發佈；除非 **狀態** 篩選設為 **已關閉** 或 **全部**，它不會再出現在 **空間** 清單中。 **退出前先移交。** Marcus 建立了全公司空間 “Trade fair 2026”（2026 年商展），現在要調往另一個崗位。他在 **空間設定** 中選擇已是成員的 Siti 為 **負責人**，然後選擇 **儲存**。之後他便可以選擇 **退出空間**。 ## 常見問題 - **怎樣刪除空間？** 不能刪除。在 **空間設定** 中把 **狀態** 設為 **已關閉**；它會保留其中的內容，但不接受新活動。 - **為甚麼我不能退出自己建立的空間？** 你是它的負責人。請在 **空間設定** 中選擇另一位成員為 **負責人**，然後選擇 **退出空間**。 - **為甚麼空間設定中沒有可見範圍？** 只有身為負責人的成員，或擁有 **管理他人的活動** 的成員，才能更改它。 - **把同事加入空間時，他們會收到電郵嗎？** 被加入空間是 **低** 優先級的動態，所以不會發電郵，除非他們自己或公司的通知設定改變了這一點。請參閱[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)。 - **可以加入公司以外的人嗎？** 不可以。只有貴公司的有效用戶才能成為成員。 - **僅限成員空間之後可以改為全公司嗎？** 可以，在 **空間設定** 中更改。easySales 會在你確認前顯示誰將獲得存取權。 ## 相關內容 - [空間](https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/overview/) - [誰能看到活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/who-can-see/) - [發佈活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/) - [通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/) --- # 訊息中心 > 在 easySales 訊息中心查看 @提及、任務、審批和單據動態，把每一項標為完成、已讀、稍後提醒或封存。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/ 訊息中心匯集同事和 easySales 發給你的內容：提及、交給你的任務、審批請求，以及你所關注單據的動態。它分兩部分——**待辦** 放需要你處理的事，**動態** 放你應該知道的事。 ## 整體結構 *[示意圖: 發生了一件事——提及、任務、所關注單據的動態——需要你處理的進入待辦，讓你知道的進入動態。你針對該類型和優先級的電郵設定決定是否同時發電郵：即時發出、併入摘要，或不發。摘要每次每人一封電郵，在你的免打擾時段內會等待；緊急電郵則不會等待。]* 1. 發生了一件事：同事提及了你、一項任務交了給你、你關注的單據已開立或已付款。 2. 需要你處理的進入 **待辦**；只需讓你知道的進入 **動態**。 3. 你的[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)按類型和優先級決定是否同時發電郵。 4. 同一時間應發給你的所有電郵內容會合成一封，在你的免打擾時段內暫緩。緊急項目不會暫緩。 除非你更改了該設定，緊急提及會立即發電郵——請參閱[發佈活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/)。 ## 甚麼放在哪裏 **待辦** 每次都根據你自己的紀錄重新計算，其成因一旦處理完畢，該項目就會從中消失： | 組別 | 顯示內容 | |---|---| | **活動** | 指派給你而且已到期或已逾期的任務；覆查當天的等待中任務；已結束、需要記錄結果的行程 | | **報價單** | 已發出、但在貴公司設定的天數內沒有與客戶溝通或會面的報價單；在設定的天數後仍未標記為已發出的報價單；7 天內到期的報價單 | | **發票** | 你負責的逾期發票；到期應開立的定期發票 | | **商機** | 你負責、但沒有未完成任務或將來行程的商機 | | **安全** | 設定兩步驗證的提醒 | 每個組別只會在你的角色能看到該模組時出現。 **動態** 存放為你保存的內容：**@** 提及、指派給你的任務、行程邀請、你關注的活動上的回覆和狀態變更、結果、提醒、被加入空間、你關注的單據動態、審批請求及其回覆、未能建立的定期發票，以及安全通知。如果你已無權查看某項內容所涉及的對象，該項目就不會再顯示給你。 ## 鈴鐺圖示 有事項等你處理時，頂欄的鈴鐺圖示會帶一個圓點。數目顯示在側邊欄的 **訊息中心** 旁邊：**待辦** 中的項目加上你未讀的 **動態**。應用程式開着時，easySales 每分鐘檢查一次有沒有新項目。 選擇鈴鐺圖示，右邊會打開訊息中心面板；在手機上它會佔滿整個螢幕。面板有兩個分頁：**待辦** 和 **動態**，各自顯示數目和頭五個項目。選擇某個項目，即可打開它所涉及的活動或紀錄。有未讀內容時，頂部會有 **全部標為已讀**；**開啟訊息中心** 和 **通知設定** 在底部。 ## 完整的訊息中心 在鈴鐺面板中選擇 **開啟訊息中心**，或選擇側邊欄的 **訊息中心**。 **待辦** 按上面的組別列出等你處理的事項，並有 **搜尋待辦** 和 **類型** 篩選。每個項目都有一個按鈕，用來做下一步： - **完成** 可從清單中完成一項任務或一次覆查。 - **記錄結果** 會打開一個已結束的行程，讓你記錄發生了甚麼。 - **新增下一步** 會打開一項新任務，關聯到一個還沒有下一步的商機。 - **稍後** 把項目隱藏至 **3 小時後**、**明天 09:00**、**下星期一 09:00**，或你用 **選擇時間…** 選擇的時間。它只提供將來的時間，按你自己的時區，到時項目會重新出現。 其他項目在你處理完它們所涉及的事之後會自動消失。 **動態** 有四個檢視——**全部**、**未讀**、**稍後提醒** 和 **已封存**——還有 **搜尋動態**，以及 **類型** 和 **優先級**（**只看緊急**）篩選。關於同一則活動或單據的動態會合併在最新的一項之下。每個項目上你可以： - **標為已讀** 或 **標為未讀**； - **封存**，把它從清單中清走，同時保留在 **已封存** 下，在那裏可用 **移回** 把它放回來； - **稍後**，與 **待辦** 中相同；在 **稍後提醒** 下，**取消稍後** 會立即把它放回來。 在電腦上，可以剔選多則動態，一起 **標為已讀**、**封存** 或 **稍後**。在手機上，每則動態都有一個 **···** 選單，提供相同的操作。選擇 **完成**、**封存**、**稍後** 或 **標為已讀** 之後，會出現一個 **復原** 連結，維持五秒。 ## 需要注意 - 你可以把訊息中心設為首頁，登入後直接打開它而不是儀表板。此項預設關閉，需要在通知設定中開啟。 - 你的時區來自 **我的資料** 的 **偏好**。稍後提醒至 9:00，指的是你所在地的 9:00。 - easySales 為每人保留動態 90 天，最多 500 項。 - 稍後提醒、封存和標為已讀只會改變你自己的訊息中心。**完成** 則會為所有人完成該任務本身。 ## 為甚麼這樣設計 **待辦是計算出來的，不是儲存的。** 每次你打開時，easySales 都會根據你的紀錄重新建立清單，所以它不會過時。顧客付款後，逾期發票會自動離開你的清單，不用任何人逐項剔走，清單裏也不會有已完成工作的提醒。 **要處理的和要知道的分開放。** 逾期發票和同事的回覆需要你做的事不同。待辦只會在工作完成後清除；動態在你讀過後就清除。即使某天回覆很多，也不會把你需要追收的發票淹沒。 **動態跟隨你的存取權限。** 如果你的角色改變、某筆紀錄轉移給別人，或你退出某個空間，相關動態就會從你的清單和電郵中消失。通知絕不會把客戶資料顯示給已無法打開該紀錄的人。 **訊息中心是工作清單，不是檔案庫。** 動態保留 90 天；紀錄本身在它的 **活動** 分頁上保留歷史，所以你帳目需要的資料不會依賴一則舊通知。 ## 更有效率的做法 - **用稍後提醒代替置之不理。** 今天無法處理的項目會在你選擇的時間回來，清單上只留你現在能做的事。等待中的任務請參閱[任務](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/tasks/)。 - **一次清理多則動態。** 剔選它們，再選擇 **封存** 或 **標為已讀**；剔多了的話，**復原** 會把它們放回來。 - **先搜尋，再捲動。** 在 **搜尋動態** 中輸入單據編號或同事的名字，找出相關動態。 - **讓每日電郵幫你安排一天。** 它會在你選擇的時間列出你的待辦；請參閱[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)。 - **只關注重要的。** 關注你在意的單據，把吵鬧的靜音；請參閱[關注單據](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/follow-a-document/)。 - **每天早上打開它。** 它回答了[每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/)的第一個問題：現在有甚麼需要我處理。 ## 例子 ### 午飯後清理清單 下午 2 時，Siti Nadia 打開訊息中心。**待辦** 下有兩項：今天到期的任務 “Send the revised quotation”（發送修改後的報價單），以及 “Order sample tiles”（訂購瓷磚樣本）的覆查，它在等供應商報價。報價單她午飯時已發出，所以在它上面選擇 **完成**。供應商還沒有回覆，明天才開門，所以她在覆查上選擇 **稍後**，選了 **明天 09:00**。在 **動態** 下，她看到 Marcus Tan 詢問還價的提及，就在報價單上回覆他，選擇 **只看緊急** 確認沒有其他緊急項目，然後把其餘項目標為已讀。 ### 自動消失的逾期發票 Daniel Lim 負責 Harbour Café 的發票 INV-10000287：SGD 3,000.00，加 9% GST SGD 270.00，合計 SGD 3,270.00。到期日翌日，他的 **待辦** 顯示「發票 INV-10000287 已逾期」。當天下午，Mei Tan 記錄了咖啡店 SGD 3,270.00 的銀行轉帳。Daniel 下次打開訊息中心時，這個待辦項目已經消失，而 **動態** 中有一則這張發票已記錄收款的消息，因為他是負責人。 ## 常見問題 - **為甚麼讀過之後，項目仍在待辦裏？** 待辦項目只會在成因處理完畢後才消失：任務完成、發票付清、報價單已跟進。想暫時隱藏某一項，就用稍後提醒。 - **怎樣移走一則動態而不刪除它？** 把它封存。它會移到 **已封存**，在那裏可用 **移回** 放回來。動態保留 90 天。 - **全部標為已讀可以復原嗎？** 可以。在隨即出現的訊息中選擇 **復原**；它只會把剛才被更改的動態重新標為未讀。 - **為甚麼一則通知不見了？** 你已無法查看它涉及的內容，例如紀錄已轉移或你已退出某個空間；或者它已超過 90 天。 - **為甚麼鈴鐺只有圓點，沒有數字？** 鈴鐺只表示有事項在等你。數目顯示在側邊欄的 **訊息中心** 旁邊，以及 **待辦** 和 **動態** 分頁上；數字帶加號表示 easySales 還未逐項檢查完。 - **為甚麼緊急提及按普通送達？** 同一位同事一小時內最多可以向你發三則緊急提及。之後的會按普通送達，並註明「以緊急發出，按普通送達」。 - **同事會看到我把某項稍後提醒或封存了嗎？** 不會。這些操作只改變你自己的訊息中心；任務或紀錄保持原樣。 ## 相關內容 - [通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/) - [關注單據](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/follow-a-document/) - [我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/) - [發佈活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/) - [每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 通知設定 > 怎樣設定 easySales 哪些通知發電郵給你、免打擾時段、摘要電郵和每日待辦電郵，以及管理員怎樣設定公司預設值。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/ 通知設定決定哪些訊息除了進入[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)之外還會以電郵發給你，以及何時發。所有訊息都會進入訊息中心；這些設定只控制電郵。 ## 開始之前 - 每個人都可以在 **我的資料** 的 **通知** 頁面更改自己的設定。鈴鐺面板和訊息中心都有一個 **通知設定** 連結通往該頁。 - 公司預設值在 **系統設定** → **通知**，位於 **組織** 組別下。需要角色上的 **管理通知設定** 開關；有了它，你自己的頁面也會有一個 **公司通知設定** 連結。公司預設值適用於所有未自行選擇的人，也可以為整間公司關閉電郵。 ## 操作步驟 *[示意圖: 發生了一件事，進入待辦或動態。你針對該類型和優先級的電郵設定決定是否同時發電郵：即時發出、併入摘要，或不發。摘要每次每人一封電郵，在你的免打擾時段內會等待；緊急電郵則不會等待。]* 1. 打開你的選單，選擇 **我的資料**，然後選擇 **通知**。 2. 在 **按類型及優先級發電郵** 中，為每個格子選擇 **即時發電郵**、**摘要** 或 **只在應用程式內**，或保持它顯示的 **公司預設** 或 **系統預設**。**使用公司預設** 會一次清除你所有的選擇。 3. 開啟 **免打擾時段**，設定除緊急電郵外所有電郵暫緩的時間。選擇 **由**、**至** 和 **日子**。 4. 開啟或關閉 **每日待辦電郵**，並選擇發送的 **時間**。 5. 選擇 **摘要間隔**：15 分鐘、30 分鐘、1、2 或 4 小時。 6. 要在登入時打開訊息中心，開啟 **以訊息中心代替儀表板作為首頁**。 7. 選擇 **儲存**。在你儲存之前，不會有任何改變；**取消** 會還原已儲存的設定。 ## 電郵表格 每行是一種訊息類型，每欄是一種優先級：**緊急**、**普通** 和 **低**。每個格子有三種選擇之一： | 選擇 | 作用 | |---|---| | **即時發電郵** | 立即發出電郵，不等摘要 | | **摘要** | 併入下一封摘要電郵，訊息到達後至少 10 分鐘才發 | | **只在應用程式內** | 只保留在訊息中心，不發電郵 | 除非你或貴公司另有選擇，**緊急** 是 **即時發電郵**，**普通** 是 **摘要**，**低** 是 **只在應用程式內**。各行是 **@我**、**指派給我**、**邀請我**、**回覆**、**狀態變更**、**結果**、**單據事件**、**提醒**、**加入空間**、**審批** 和 **其他**。最後一行 **安全通知** 一定會發電郵，不能更改。提醒按其時間發送，從不併入摘要，所以它們的格子只提供 **即時發電郵** 和 **只在應用程式內**。 訊息的優先級由它的性質決定：提及是 **普通**，除非作者把它標為緊急；指派沿用任務的優先級；標為完成的任務是 **低**；被加入空間是 **低**；請你審批的請求是 **緊急**，你自己提交的審批得到的回覆是 **普通**；單據事件在涉及款項變動或單據取消、作廢時是 **普通**，其餘是 **低**。 ## 其他設定 | 設定 | 作用 | 在你更改之前 | |---|---|---| | **免打擾時段** | 電郵暫緩，到免打擾時段結束才發；緊急電郵仍會發送 | 關閉；開啟後，每天 21:00 至 08:00 | | **每日待辦電郵** | 每天早上一封電郵，列出你的 **待辦** 中的事項；沒有事項時不發送，如果它的時間落在免打擾時段內，會等到時段結束 | 開啟，08:00 | | **摘要間隔** | 摘要電郵發送的頻率 | 每 1 小時 | | **以訊息中心代替儀表板作為首頁** | 登入時打開訊息中心 | 關閉 | 時間以 15 分鐘為單位選擇。 ## 公司預設值 公司頁面有三個部分。**郵件** 為整間公司開啟或關閉通知電郵；關閉時要用 **關閉郵件** 確認，之後除安全通知外，沒有人會收到電郵。**預設郵件規則** 是同一個表格，設定每個人在自行選擇之前所得到的。 **系統待辦規則** 設定報價單 **待辦** 提醒的天數：**報價跟進：發出後多少天沒有聯絡客戶**（除非更改，預設 3 天）和 **報價未發出：建立後多少天**（預設 2 天），各為 1 至 60。 ## 推送通知 開啟推送通知後，即使沒有開啟 easySales，訊息也會在你的手機或電腦上彈出。你的計劃包含推送通知時即可使用，除非公司已將其關閉。 1. 在要接收推送的裝置上，打開 **我的資料**，然後選擇 **通知**。 2. 開啟 **在本裝置接收推送通知**，並在瀏覽器詢問時允許通知。 3. 選擇 **發送測試通知**，確認能收到。 在 iPhone 或 iPad 上，請先[安裝應用程式](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/install-the-app/)，並從主畫面開啟：Safari 分頁無法接收推送通知。每部裝置需要分別開啟。**我的推送裝置** 列出這些裝置，**移除** 可停止其中一部。登出後，這部裝置也不再收到推送。 表格中的 **推送** 欄決定哪些類型會推送，每行一個選擇：**推送**、**不推送**，或保持它顯示的預設值。除非你或公司另有選擇，**@我**、**指派給我**、**邀請我**、**回覆**、**提醒** 和 **審批** 會推送（**低** 優先級除外），其他行不推送。推送只顯示類型、誰做的和單據號碼，從不顯示金額或訊息內容。免打擾時段內只推送緊急訊息，其餘留在訊息中心。在公司頁面上，**推送通知** 開關為整間公司開啟或關閉推送；關閉時需要選擇 **關閉推送** 確認。 ## 需要注意的規則 - 所有訊息都會進入訊息中心；這些設定只控制電郵。 - 同一時間應發給你的訊息會合成一封電郵，不論有多少則。 - easySales 每小時最多向一個人發 6 封通知電郵。其餘的等十分鐘後再發；沒有任何一封會被丟棄。 - 你已在訊息中心讀過或封存的訊息不會再發電郵，電郵也不會包含你已無權查看的內容。 - 未能建立的定期發票只會在訊息中心通知，從不發電郵。 - 時間按 **我的資料** 的 **偏好** 中你自己的時區。 - 緊急電郵，例如緊急提及或請你審批的請求，即使在免打擾時段內也會發出，除非你把它的格子設為 **只在應用程式內**——請參閱[發佈活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/)。 ## 為甚麼這樣設計 **電郵可有可無，訊息中心則一直都在。** 關掉某類電郵不會令你錯過任何事，因為項目仍會在 **動態** 中等你。你可以嚴格控制電郵，而不怕漏掉一則提及或一筆收款。 **安全通知不能關閉。** 新增通行密鑰、移除登入方式或重設兩步驗證，都可能表示有其他人進入了你的帳戶。即使你沒有登入，電郵也會送到你手上，讓你立即處理。請參閱[登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/)。 **摘要和每小時上限保護你的郵箱。** 回覆很多的一天只會變成幾封電郵，而不是幾十封，重要的也不會被淹沒。沒有任何訊息會被丟棄：超出上限的訊息等十分鐘，併入稍後的電郵。 **公司定基線，你定自己的。** 管理員選擇適合公司的預設值，每個人只更改不適合自己的部分。你保持預設的格子會跟隨公司日後的更改，你不用再回頭調整設定。 ## 更有效率的做法 - **只改令你困擾的行。** 其餘保持預設；改得太多的話，**使用公司預設** 可以讓你重新開始。 - **在摘要發出前先在應用程式內閱讀。** 摘要至少等 10 分鐘，期間你在[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)讀過或封存的訊息不會再發電郵。 - **晚上和週末用免打擾時段。** 只剔選你想安靜的 **日子**；緊急電郵仍會送達。 - **由每日電郵開始一天的工作。** 它列出你的待辦，未打開應用程式已知道有甚麼需要處理。請參閱[我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/)。 - **把不需要的紀錄靜音。** 靜音一張吵鬧的單據，比關掉整行更快；請參閱[關注單據](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/follow-a-document/)。 ## 例子 Marcus Tan 大部分上午都在工地，不想每則回覆都收到電郵。他保留 **緊急** 為 **即時發電郵**，把 **普通** 下的 **回覆** 和 **單據事件** 設為 **只在應用程式內**，開啟 **免打擾時段**，由 20:00 至 07:00，並把 **每日待辦電郵** 設為 07:00。他選擇 **儲存**。早上 7 時他收到一封電郵，列出等他處理的事項；其餘內容他在訊息中心閱讀。 **管理員設定跟進天數。** Lim & Co 的客戶審閱設計報價單大約需要一星期，所以 Mei Tan 打開 **系統設定** → **通知**，把 **報價跟進：發出後多少天沒有聯絡客戶** 設為 5。她選擇 **儲存**。Marcus 在 10 月 5 日（星期一）10:00 把一張給 Harbour Café 的報價單標記為已發出，之後沒有再與咖啡店溝通或會面。五天後，即 10 月 10 日（星期六）10:00 起，它會以未聯絡客戶的報價單出現在他的 **待辦** 中。 ## 常見問題 - **怎樣停止 easySales 的電郵？** 在 **我的資料** 的 **通知** 頁面，把不想要的格子設為 **只在應用程式內**，再選擇 **儲存**。安全通知一定會發電郵。 - **為甚麼免打擾時段內仍收到電郵？** 那是緊急訊息，例如緊急提及或請你審批的請求。如果你永遠不想收到，把該行的 **緊急** 格子設為 **只在應用程式內**。 - **為甚麼我收不到任何通知電郵？** 貴公司可能已關閉電郵；頁面會顯示「管理員已為全公司關閉電郵。」否則請檢查各格子是否設為 **只在應用程式內**。 - **可以關閉每日電郵嗎？** 可以。關閉 **每日待辦電郵**，再選擇 **儲存**。待辦是空的日子也不會發送。 - **摘要電郵多久發一次？** 除非你更改 **摘要間隔**，每小時一次，而且只在有內容時才發。 - **管理員可以更改我的個人設定嗎？** 不可以。公司預設值只適用於你保持 **公司預設** 或 **系統預設** 的格子。 - **有人請我審批時會收到電郵嗎？** 會。審批請求是 **緊急**，所以會立即發電郵，除非你或貴公司更改了 **審批** 這一行。請參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 ## 相關內容 - [訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/) - [關注單據](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/follow-a-document/) - [我的資料](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/profile/) - [登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/) --- # 關注單據 > 在 easySales 關注報價單、發票或商機，開立、收款、取消或作廢時收到通知；不想再收就把它靜音。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/follow-a-document/ 如果你想知道一張單據的進展，又不想每天去查看，就關注它。動態會進入你的[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)。 ## 開始之前 **關注** 按鈕在你能看到的商機、報價單或發票的 **活動** 分頁上。客戶、聯絡人和潛在客戶沒有單據事件可供關注。要更改你的選擇，你的角色需要在 **活動** 一行上有 **檢視和發佈**；只有 **檢視** 時，分頁只會顯示你的狀態。 紀錄的負責人不用做任何事就已經關注它，貸項通知單、收款和退款也是一樣。你可以保持這樣，也可以把該紀錄靜音。 ## 操作步驟 1. 打開紀錄，選擇它的 **活動** 分頁。 2. 找到時間線上方的按鈕。如果你沒有關注該紀錄，它顯示 **關注**；已關注則顯示 **已關注**；已靜音則顯示 **已靜音**。 3. 選擇它，然後選擇 **關注此記錄**。 4. 要停止接收動態，再次選擇該按鈕，然後選擇 **靜音此記錄**。 5. 要回到通常的規則，選擇 **取消關注**；負責人的項目顯示為 **預設（你是負責人：關注）**。 ## 之後會發生甚麼 關注期間，紀錄發生事情時，你會在訊息中心的 **動態** 下收到一則動態，例如「INV-10000318：已記錄收款」。這些事件包括：已建立、已開立、已接受或已拒絕（報價單）、已標記為已發出、已轉移、已取消、已作廢、階段已變更（商機）、已記錄或已刪除收款、已抵用或已撤回貸項、已享提前付款折扣、已撇銷或已撤銷撇銷、已撇銷、已撥回或已收回壞帳，以及餘額已變動。關於同一筆紀錄的動態會合併在一起。 是否同時發電郵，由你的[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)決定。除非你更改，只有 **普通** 的動態——單據上有款項變動，或單據取消、作廢——會以摘要形式發電郵；其餘的只留在訊息中心。 ## 需要注意的規則 - 關注不會改變單據本身，也不會影響其他任何人。 - 你只會得知關注之後發生的事。 - 你自己做的更改不會通知你。 - 靜音會停止該紀錄的這些單據動態，即使你是它的負責人也一樣。它不會停止活動上的提及、指派或回覆，這些仍會送達你。 - 紀錄轉移後，新負責人從此自動關注它；原負責人不再收到它的動態，除非他選擇過 **關注此記錄**。 - 對於你已無法看到的單據，你不會再收到動態。 ## 為甚麼這樣設計 **負責人自動關注。** 對商機或發票負責的人不用作任何設定，就會知道上面的款項變動，所以收款、刪除收款、取消或作廢都不會被應負責的人錯過。 **關注不會帶來任何權限。** 它只是你個人對訊息中心內容的選擇，不會讓你看到角色不允許的紀錄；一旦你失去存取權限，動態就會停止，通知絕不會把客戶資料帶給不應看到的人。 **只看之後發生的事。** 關注一張舊發票不會令它的歷史塞滿你的清單。歷史在紀錄的 **活動** 分頁上，可以按次序查看。 **靜音按紀錄生效。** 你可以只令一張繁忙的單據安靜下來，而不必為自己負責的所有紀錄關掉單據事件。 ## 更有效率的做法 - **就地關注。** 按鈕就在 **活動** 分頁上，發送報價單時順手就能關注。 - **收款即時發電郵。** 在[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)中把 **普通** 下的 **單據事件** 設為 **即時發電郵**。 - **只看單據動態。** 在 **動態** 的 **類型** 篩選中選擇 **單據事件**；請參閱[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)。 - **一次看清所有未付發票。** 要看整體而不是單張發票，請用[追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **準時追款。** 把動態和[加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/)中的提醒節奏配合使用。 ## 例子 Priya Nair 在 Lim & Co 負責應收帳。Marcus Tan 為 Harbour Café 建立了草稿發票 PF-10000052。Priya 打開它，在 **活動** 分頁上選擇 **關注**，再選擇 **關注此記錄**。Marcus 把它開立為 INV-10000318 時她收到一則動態；咖啡店的收款記錄下來、發票已付清時，她又收到一則。她把最後一則動態封存，並把這張發票靜音，以後再有變更就不會打擾她。 **把自己負責的發票靜音。** Daniel Lim 負責 Harbour Café 的發票 INV-10000330：SGD 6,000.00，加 9% GST SGD 540.00，合計 SGD 6,540.00。咖啡店分三個月付清，每期 SGD 2,180.00，因為 3 × 2,180.00 = 6,540.00。每期都由 Priya 記錄，Daniel 不需要三則動態，於是他選擇 **已關注**，再選擇 **靜音此記錄**。如果 Priya 在這張發票上提及他，提及仍會送達。 ## 常見問題 - **自己的發票也要手動關注嗎？** 不用。紀錄的負責人會自動關注它。不想收某筆紀錄的動態，就把它靜音。 - **關注發票會通知顧客嗎？** 不會。關注不會改變單據本身，也不會向任何人發送任何東西。 - **為甚麼我自己記錄收款後沒有收到動態？** 你自己做的更改不會通知你；動態會發給紀錄的負責人和其他關注者。 - **可以關注客戶或聯絡人嗎？** 不可以，它們沒有單據事件。請關注該客戶的商機、報價單或發票。 - **為甚麼動態裏看不到之前的收款？** 你只會得知關注之後發生的事。之前的事件在紀錄的 **活動** 分頁上。 - **怎樣只停掉單據電郵、保留動態？** 在[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)中把 **單據事件** 這一行設為 **只在應用程式內**。 ## 相關內容 - [訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/) - [通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/) - [追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/) --- # 我的工作 > 在 easySales 的我的工作集中查看自己的任務和行程，按逾期、今天、未來 7 天、等待中和無截止日期分組，安排好每天的工作。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/ **我的工作** 把屬於你的任務和行程從每一筆紀錄和每一個空間匯集到一起，讓你不必逐一打開客戶就能安排一天的工作。每天早上從這裏開始。 ## 在哪裏找到 在側邊欄選擇 **我的工作**。側邊欄的同一組還有 **日曆**、**團隊**、**空間** 和 **訊息中心**，一下就能切換。**我的工作** 旁邊的數字是你未完成而又不在等待中的任務；**日曆** 旁邊的數字是你今天的行程。 頁首顯示今天的日期，以及頁面涵蓋的最後一天（**顯示到**），還有一個 **新增任務** 按鈕。 ## 顯示內容 頂部有四個數字：**逾期**、**今天到期**、**今天的行程** 和 **等待中**。選擇其中一個即可跳到相應清單。下面，**今天的行程** 列出今天的行程，並有 **開啟行事曆**；**我的任務** 把你未完成的任務分組列出： | 分組 | 包含甚麼 | |---|---| | **逾期** | 已過到期日而尚未完成的任務 | | **今天** | 今天到期的任務 | | **未來 7 天** | 之後到期的任務和尚未開始的行程 | | **等待中** | 標為等待他人或等待某事的任務，不論其到期日 | | **無截止日期** | 沒有到期日的任務 | **需要我處理** 顯示訊息中心 **待辦** 的頭五個項目，但不包括已列在這裏的任務；**全部** 會打開完整清單。**我的任務** 的每一行都顯示該活動所在的紀錄或空間。選擇它即可在那裏打開該活動。 「今天」是你自己時區的今天，在 **我的資料** 的 **偏好** 中設定。行程不會出現在 **逾期** 下；行程結束後如果沒有記錄結果，它會在 **需要我處理** 中出現，並附 **記錄結果**。 ## 你可以做甚麼 - 在 **我的任務** 下的輸入框發佈任務，剔選任務即可完成它；**復原** 會把它放回來。 - 用 **細分類型** 篩選縮窄 **我的任務**。 - 處理你的[任務](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/tasks/)：剔選子任務、把任務標為等待、完成任務。 - 在[行程](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/events-and-call-logs/)結束後記錄結果。 - 在[日曆](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/calendar/)上查看本週安排。 - 如果你帶領一個團隊，或有人向你匯報，可以在[團隊檢視](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/team/)中查看他們的一週。 ## 權限 你的角色在 **活動** 一行上最少需要 **檢視**。**我的工作** 只顯示屬於你的內容；它不會擴大你能看到的範圍。 ## 為甚麼這樣設計 **只看你的，但來自各處。** 我的工作列出指派給你的任務，以及你籌辦或出席的行程，不論它們在客戶、單據還是空間上。你從一張清單安排工作，不用逐一打開你負責的紀錄。 **等待中的任務是暫停，不是遲了。** 等客戶平面圖的任務不是你的延誤，所以它不會出現在 **逾期** 下，到覆查當天才會回到 **需要我處理**。這樣 **逾期** 只計算你真正耽誤了的事，值得你立即處理。 **今天是你的今天。** 分組按你自己的時區，所以其他辦公室的同事看到的是他們自己的今天，別處的午夜也不會令任何東西移位。 **不會多顯示任何東西。** 我的工作不會擴大你能看到的範圍。你已退出的僅限成員空間中的任務不會出現，所以頁面絕不會透露你的權限不允許看到的內容。 ## 更有效率的做法 - **選擇數字直接跳轉。** **逾期**、**今天到期**、**今天的行程** 和 **等待中** 的卡片會直接帶你到那張清單。 - **剔選，剔錯了就復原。** 完成任務只需剔選一下；**復原** 會出現五秒。請參閱[任務](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/tasks/)。 - **在需要我處理中新增下一步。** 沒有下一步的商機有 **新增下一步**，它會打開一項已關聯該商機的任務。請參閱[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/)。 - **按細分類型篩選。** 用 **細分類型** 只看例如你的實地視察。 - **用電郵收清單。** 每日待辦電郵會在你選擇的時間發送你的待辦；請參閱[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)。 - **養成每週習慣。** [每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/)就是從這些清單開始。 ## 例子 ### 營業員的早晨 早上 8:30，Marcus Tan 打開 **我的工作**。**逾期** 下是昨天該打給 Harbour Café 的電話；他致電 Ahmad Salleh，把這通電話作為溝通記在咖啡店的客戶上，然後完成該任務。**今天** 顯示下午 2 時的一次實地視察，和一份要修改的報價單。**等待中** 裏有一項在等咖啡店平面圖的任務，他暫時不理。最後，他打開日曆，避開同事們 **忙碌** 的時段，預約下星期的視察。 ### 在需要我處理中新增下一步 10 月 21 日（星期三），Daniel Lim 的 **需要我處理** 顯示「商機 Harbour Café — kitchen refit 沒有下一步」。他選擇 **新增下一步**。一項已關聯該商機的新任務隨即打開；他輸入 “Call about the tile choice”（致電商討瓷磚選擇），把到期日設為 10 月 22 日（星期四），然後發佈。任務出現在 **未來 7 天** 下，而該項目會離開 **需要我處理**，因為商機現在有一項未完成的任務。 ## 常見問題 - **為甚麼我的行程不在逾期下？** 只有任務會逾期。已結束而沒有記錄結果的行程會出現在 **需要我處理** 中，並附 **記錄結果**。 - **為甚麼看不到我交給同事的任務？** 我的工作只列出指派給你的任務。請在它的紀錄上找該任務，或在[團隊檢視](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/team/)中查看同事的數字。 - **我的工作可以看多遠？** 七天；頁首以 **顯示到** 顯示最後一天。更遠的日子請用[日曆](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/calendar/)。 - **可以在這裏看到同事的任務嗎？** 不可以。我的工作只屬於你；團隊檢視顯示你團隊的一週。 - **側邊欄我的工作旁邊的數字是甚麼？** 你未完成而又不在等待中的任務，不論其到期日。 - **為甚麼我的工作說只顯示前 100 筆？** 每張清單最多 100 項任務。完成或改期部分任務，就能看到其餘的。 ## 相關內容 - [日曆](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/calendar/) - [團隊檢視](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/team/) - [訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/) - [任務](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/tasks/) - [活動與跟進](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/activities-and-follow-up/) --- # 日曆 > 在 easySales 日曆按月、週或日查看你和團隊的會議、通話和任務到期日，預約行程，並同步到 Outlook 或 Google 日曆。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/activities/calendar/ 日曆顯示你的行程、溝通和有到期日的任務，讓你一眼看清本週安排、找到空檔並預約會議。它們都是活動的一種；請參閱[活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/overview/)。 ## 開始之前 - 你的角色在 **活動** 一行上最少需要 **檢視**；要預約行程則需要 **檢視和發佈**。 - 在側邊欄選擇 **日曆**，或在 **我的工作** 的 **今天的行程** 下選擇 **開啟行事曆**。舊的 /calendar 網址會轉到這裏。 ## 操作步驟 1. 打開日曆，選擇 **月**、**週** 或 **日**。在手機上，日曆提供 **月** 和 **日**。 2. 用箭嘴前後移動——**上個月** 和 **下個月**，在另外兩個檢視中則是上一週或下一週、前一天或後一天——或用 **今天** 返回。 3. 選擇 **範圍**：**我的**、**我的團隊** 或 **我能看到的全部**。在闊螢幕上它位於檢視選項旁邊；否則在 **篩選** 之下。 4. 選擇 **篩選**，勾選 **類型**——**行程**、**任務** 和 **溝通**——並選擇 **細分類型**。在 **同時顯示** 下開啟 **單據日期**；除非 **範圍** 是 **我的**，亦可開啟 **顯示同事的忙碌時間**。選擇 **套用篩選**；**重設** 會把篩選還原為預設值。 5. 在 **月** 檢視中，選擇某一天，日曆旁邊會列出當天的內容。在 **週** 或 **日** 檢視中，選擇某一天的標題即可打開那一天。 6. 選擇某個項目，打開它連同它的紀錄和回覆。 7. 要預約行程，選擇 **新增行程**、**週** 或 **日** 檢視中的一個空白時段，或某一天清單旁的 **安排在這一天**（空白的日子則是 **安排行程**）。然後按[行程與溝通](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/events-and-call-logs/)所述填寫行程。 ## 顯示內容 - **我的** 顯示你參與的行程、溝通和任務——你寫的、指派給你的、由你組織或出席的，或提及了你的。**我的團隊** 另外加上向你匯報的人和你帶領的團隊的項目。頁首顯示你選擇的範圍和你的時區。 - **忙碌。** 你無權查看的同事行程只在其時間上顯示為 **忙碌**，不顯示標題或紀錄。只會為你的團隊顯示。 - **永不顯示僅限成員空間的行程。** 僅限成員空間內的行程只對該空間的成員和行程中被點名的人顯示。其他人在那個時間甚麼都看不到——連 **忙碌** 也看不到。 - **單據日期**（開啟時），來自你能列出的紀錄：商機的 **預計成交**、**報價單到期**、**發票日期**、**發票到期**、**貸項通知單日期**、收據的 **收款日期** 和退款的 **退款日期**。選擇 **我的** 時，只顯示你負責的單據。選擇其中一項會打開它的紀錄。 - **公眾假期**：公司所在國家的公眾假期以淺色背景標示，名稱顯示在日期旁，不影響點擊和排程。**系統設定** → **貨幣與匯率** 裏的 **公眾假期** 一欄顯示 **國家**、可選的 **州/地區**（該國有的話）和 **近期假期**。 ## 在你自己的日曆應用程式中訂閱 你可以透過一個私人的唯讀連結，在 Outlook、Google 日曆或 Apple 日曆中查看你的 easySales 行程、通話和有到期日的任務。 1. 在 **我的資料** 中，打開 **登入與安全**，找到 **日曆訂閱**。 2. 選擇 **建立連結**，然後選擇 **複製**。連結只會顯示這一次。**在日曆應用程式中開啟** 會把連結直接交給你手機或電腦上的日曆應用程式。 3. 在你的日曆應用程式中新增它： - Outlook：**新增日曆** → **從網路訂閱**。 - Google 日曆：**其他日曆** → **透過網址新增**。 - Apple 日曆：**檔案** → **新增日曆訂閱**。 4. 選擇 **完成**。 訂閱的日曆顯示你參與的行程、通話和有到期日的任務，範圍是 30 天前至 180 天後，只含標題、時間和地點。它是唯讀的：在那邊做的修改不會回到 easySales，並且每隔幾個小時更新一次，實際頻率由你的日曆服務供應商決定。重複行程不包含在內。 - 任何取得此連結的人都能看到這份日曆，請妥善保管。 - 你只有一個連結，且不會過期。選擇 **建立新連結** 會立即停用舊連結；選擇 **停用連結** 則結束它。變更密碼或在所有裝置登出也會令它失效。 - 你需要活動模組和查看活動的權限。 ## 需要注意的規則 - 時間按你自己的時區顯示，在 **我的資料** 的 **偏好** 中設定。單據日期是日曆日，對所有人都是同一天。 - **忙碌** 讓同事的時間佔用保持可見，但不顯示行程內容。 - 單據日期是對紀錄上日期的提醒。它們不是行程，不能在這裏移動。 - 從日曆預約的行程不在任何紀錄上。在你用 **#** 連結一個客戶之前，只有相關人員和作者的上級能看到它。 - 日曆的網址會保留你選擇的檢視和日期。 ## 為甚麼這樣設計 **忙碌顯示時間，不顯示會議。** 你需要知道同事何時有空，而不是他們在談甚麼。**忙碌** 時段讓你避開一個你無權閱讀的會議來預約，而不會洩露客戶的名稱或保密的主題。 **僅限成員即是不留痕跡。** 為敏感事項（例如員工問題）而設的空間，如果其會議對所有人顯示為 **忙碌**，便會暴露它的存在。所以這些行程在非成員的日曆上完全不留痕跡。 **期限應該放在會議旁邊。** 星期三到期的報價單、星期五到期的發票，都是本週要致電的理由。在一週安排中看到單據日期，讓你在日期過去之前致電。這些日期屬於它們的紀錄，所以日曆只顯示，不移動。 **訂閱是單向的。** 在 Outlook 做的修改會繞過紀錄的歷史，以及誰能看到它的規則。easySales 仍然是保存行程的地方；你的日曆應用程式顯示的是一份副本。 ## 更有效率的做法 - **選擇空白時段來預約。** 在 **週** 或 **日** 檢視中，新行程會在該時段打開，為時一小時；**新增行程** 在今天會用下一個整點，在其他日子則用 09:00。 - **把檢視加入書籤或分享。** 重新載入頁面或傳送它的網址，日曆會在同一個檢視和日期打開。 - **星期一檢查期限。** 在[每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/)中，於 **月** 檢視開啟 **單據日期**；本週到期的發票是[加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/)的提示。 - **只看一種會議。** 在 **篩選** 下選擇 **細分類型**，例如用來安排本週的實地視察。 - **把一週安排帶在手機上。** 在手機上建立日曆連結，然後選擇 **在日曆應用程式中開啟**。 ## 例子 **找一個空檔。** 星期一上午，Marcus Tan 以 **週** 檢視打開日曆，把 **範圍** 設為 **我的團隊**，要和 Harbour Café 約一次跟進。星期四下午 2 時顯示 Siti Nadia **忙碌**——一個他無權查看的會議——於是他選了星期五上午 10 時。他在 **篩選** 下開啟 **單據日期**，看到報價單 QN-10000125 星期三到期，於是先致電咖啡店。 **從空白時段預約。** Mei Tan 打開 **週** 檢視，選擇星期三下午 3 時的空白時段。行程打開時 **開始** 為下午 3:00，**結束** 為下午 4:00。她輸入 “Harbour Café lighting walkthrough”（Harbour Café 燈光巡查），在 **參與同事** 下加入 Daniel Lim，用 **#** 連結咖啡店的客戶紀錄，然後選擇 **安排行程**。Daniel 收到一則 **邀請我** 動態，行程亦出現在咖啡店的 **活動** 分頁上。 ## 常見問題 - **easySales 日曆可以和 Google 日曆或 Outlook 同步嗎？** 可以，單向同步。在 **我的資料** → **登入與安全** 下建立日曆連結並訂閱它；你的日曆應用程式會以唯讀方式顯示你的 easySales 行程、通話和有到期日的任務。 - **為甚麼同事的會議只顯示為忙碌？** 你無權查看該行程，所以日曆只顯示它的時間，不顯示標題或紀錄。 - **可以在日曆上建立行程嗎？** 可以。選擇 **新增行程**、**週** 或 **日** 檢視中的一個空白時段，或 **安排在這一天**。用 **#** 連結客戶，行程就會放在他們的紀錄上。 - **為甚麼手機上沒有週檢視？** 在手機上，日曆提供 **月** 和 **日**。 - **為甚麼月檢視中缺少了某些項目？** 如果日曆顯示本月項目過多，請在 **篩選** 下收窄 **範圍**、**類型** 或 **細分類型**。亦請檢查有沒有類型未被勾選。 - **可以在日曆上移動發票的到期日嗎？** 不可以。單據日期顯示紀錄上儲存的日期，不能在這裏移動。 ## 相關內容 - [我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/) - [我的資料](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/profile/) - [行程與溝通](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/events-and-call-logs/) - [空間](https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/overview/) - [每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 團隊檢視 > 在 easySales 查看銷售團隊本週的工作量——每人的活動、已完成和逾期任務、團隊動態，以及還未安排下一步的商機。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/team/ 團隊檢視幫助銷售團隊的主管了解本週的進展：每個人完成了多少、團隊發佈了甚麼，以及哪些交易還沒有安排下一步。 ## 開始之前 你的角色在 **活動** 一行上最少需要 **檢視**。在側邊欄選擇 **團隊**。**我的團隊** 是向你匯報的人——只要 **Activity**（活動）的 **依層級授予存取權限** 已開啟，不論多少級——以及你帶領的團隊（包括其子團隊）中的人。匯報關係和團隊負責人在 **系統設定** → **共享與團隊** 中設定；請參閱[共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/)。如果沒有這樣的人，頁面會顯示「沒有人向你匯報，也沒有你帶領的團隊」。 ## 顯示內容 頁面有三個分頁，頁首註明只統計你能看到的內容。 - **本週。** 四張卡片：**活動**（備註、溝通和已開會議，並附上週數字）、**已完成任務**、**目前逾期** 和 **無下一步的商機**。下面每人一行，按姓名排列、不做排名，顯示其 **備註**、**溝通**、**已開會議**、**已完成任務**、**目前逾期** 和 **無下一步的商機**，最後是 **合計** 一行。**上一週**、**本週** 和 **下一週** 用來在各週之間移動，每週從星期一開始；**選擇一週** 可跳到任何一週。選擇某人在 **溝通**、**已開會議**、**已完成任務** 或 **目前逾期** 下的數字，可以按細分類型查看。 - **團隊動態。** 你的團隊發佈的活動，按由新到舊排列，範圍以你獲准看到的為限。**顯示** 可縮窄至備註、任務、行程或溝通，**細分類型** 可再進一步縮窄。 - **無下一步。** 沒有未完成任務——等待中的任務也算——也沒有將來行程的進行中商機，避免任何事被擱置。**負責人** 篩選提供 **我的**、**我的團隊** 和 **我能看到的全部**。此分頁需要 **Opportunity**（商機）上的 **List**（列表）權限。 ## 操作步驟 1. 在側邊欄選擇 **團隊**。 2. 閱讀 **本週**，看看誰很忙、誰比較空閒。選擇某個數字，可按細分類型查看。 3. 打開 **無下一步**。在某項商機上選擇 **新增下一步**，發佈一項關聯該商機、指派給其負責人的任務；或打開該商機，用 **@** 提及其負責人，請對方安排。 4. 閱讀 **團隊動態**，看看有沒有需要你回覆的內容。 ## 需要注意的規則 - 動態和數字都遵循一貫的規則：你只能看到獲准看到的活動。你未加入的僅限成員空間依然關閉，不會計入任何數字。 - 你不在自己的團隊中：你自己的活動不會在這裏出現。 - 會議的時間過了，就算作已開。 - 商機一旦安排了下一步，就會立即從 **無下一步** 中消失。 ## 為甚麼這樣設計 **按姓名排列，不做排名。** 這些數字是用來溝通的，不是排行榜。某週數字少，可能是因為在準備一份大型標書；排名只會獎勵最容易做的活動，而不是最該做的。 **只統計你能看到的內容。** 同事的私人備註或你未加入的僅限成員空間不會計入任何數字，所以團隊檢視絕不會透過數字透露內容。 **有下一步，交易才不會冷卻。** 沒有任何安排的進行中商機最容易被擱置。清單只顯示這些商機，所以你補上一項任務，就能讓每一項重回正軌。 ## 更有效率的做法 - **自己補上下一步。** **新增下一步** 會建立一項已關聯該商機、指派給其負責人的任務；請參閱[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/)。 - **與上週比較。** **活動** 和 **已完成任務** 卡片會在本週數字旁顯示上週的數字。 - **打開數字背後的明細。** 選擇某人的 **已開會議** 或 **溝通**，按細分類型查看，例如實地視察與陳列室會面的比較。 - **也檢查自己的交易。** 在 **無下一步** 上把 **負責人** 設為 **我的**。 - **作為每週檢討使用。** [每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/)用這個頁面找出停滯的交易；[落實成交](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/close-the-deal/)可幫你決定下一步。 ## 例子 星期五下午，Mei Tan 打開團隊檢視。Marcus Tan 本週記錄了九次溝通，Siti Nadia 做了三次實地視察。在 **無下一步** 下，她發現 “Harbour Café — outdoor seating”（戶外座位）。她在上面提及 Marcus：“@Marcus Tan can you book a follow-up?”（可以安排一次跟進嗎？）星期一他發佈了一項任務，這項商機隨即從清單中消失。 **看懂活動卡片。** Mei 帶領一個兩人團隊。本週 Marcus 有 2 則備註、9 次溝通和 3 次已開會議，共 14 項活動；Siti 有 5 則備註、4 次溝通和 3 次已開會議，共 12 項。**活動** 卡片顯示 26，下面寫着「備註 7 · 溝通 13 · 會議 6」，因為 2 + 5 = 7、9 + 4 = 13、3 + 3 = 6。 **為同事安排下一步。** 星期一，Daniel Lim 打開 **無下一步**，把 **負責人** 設為 **我的團隊**，發現 Siti 的 “Harbour Café — kitchen refit”（廚房翻新）。他選擇 **新增下一步**，發佈 “Send the revised tile options”（發送修改後的瓷磚選項），到期日為星期三。任務指派給 Siti，出現在她的 **我的工作** 中，而該商機從清單中消失。 ## 常見問題 - **為甚麼團隊檢視說沒有人向我匯報？** 沒有人向你匯報，你也沒有帶領任何團隊。管理員在 **系統設定** → **共享與團隊** 中設定匯報關係和團隊負責人。 - **為甚麼我自己的活動不計入團隊檢視？** 團隊檢視顯示你帶領的人；你自己的工作在[我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/)中。 - **可以在團隊檢視中看到同事的私人備註嗎？** 不可以。只有你獲准看到的活動才會顯示或計入。 - **為甚麼沒有無下一步分頁？** 你的角色需要 **Opportunity**（商機）上的 **List**（列表）權限才能看到該分頁。 - **團隊檢視是排名嗎？** 不是。人員按姓名排列；數字不會排序或評分。 - **商機甚麼時候會離開無下一步清單？** 一旦它有一項你能看到的未完成任務或將來行程，就會立即離開。 ## 相關內容 - [我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/) - [商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/) - [發佈活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/) - [共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/) - [每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 潛在客戶 > 在 easySales 記錄銷售線索（潛在客戶），選擇狀態和來源，使用清單檢視，分配或退回潛在客戶，透過網頁表單接收查詢，記錄行銷同意，生意確定後再轉換為客戶。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/sales/leads/ 潛在客戶是可能成為客戶、但還未是客戶的人——展覽會上的訪客、網上查詢、合作夥伴轉介的名字。在確認意向期間，把潛在客戶與你的客戶分開管理，然後把真正帶來生意的潛在客戶轉換過去。後續流程請參閱[報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/)。 ## 在哪裏找到 在側欄選擇 **潛在客戶**。清單按最新在前顯示每個潛在客戶的 **名稱**、**狀態**、**公司**、**負責人**、**來源**、**行銷活動**、**線索池**、**電郵** 和 **電話**。搜尋框會在姓名、公司和電郵中查找。 清單上方的分頁是已儲存的檢視： | 檢視 | 顯示 | |---|---| | **全部** | 你能看到的所有潛在客戶 | | **我的** | 你自己名下狀態為 **新建**、**已聯絡** 或 **合格** 的潛在客戶 | | **跟進中** | 所有狀態為 **新建**、**已聯絡** 或 **合格** 的潛在客戶 | | **需要跟進** | 你名下分配後超過公司設定天數仍沒有任何活動的跟進中潛在客戶 | | **已轉換** | 已經成為客戶的潛在客戶 | | **不合格** | 沒有轉換就結束的潛在客戶 | | **超過保留期** | 不合格、或跟進中卻沒有活動的時間超過公司保留期的潛在客戶。只有可以刪除任何潛在客戶的人才看得到 | ## 記錄潛在客戶 1. 在 **潛在客戶** 清單上方選擇 **新增潛在客戶**。 2. 填寫 **姓名**。**負責人** 預設是你；如要交給同事，請選擇該同事。 3. 在 **基本資料**、**聯絡方式** 和 **地址** 下填寫已知的資料——**公司**、**職稱**、**電郵**、**流動電話** 等。如果已有潛在客戶、聯絡人或客戶使用相同的姓名、電郵、電話或公司，輸入框下方會提示是哪一個。 4. 在 **來源** 下選擇 **狀態** 和 **來源**；如果潛在客戶屬於某個 **行銷活動** 或 **線索池**，請選擇它。新潛在客戶的狀態由 **新建** 開始。 5. 選擇 **建立潛在客戶**。潛在客戶的頁面隨即開啟。 之後如要修改潛在客戶，請選擇頁面頂部的 **編輯**，或選擇尚未填寫的部分旁邊的 **填寫**。**負責人** 也在這裏更改。 ## 你可以做甚麼 - 在它的 **活動** 分頁上記錄任務、行程、備註和溝通，或使用潛在客戶頁面頂部的 **記錄活動**。 - 用 **···** 選單中的 **記錄行銷同意** 記下取消訂閱或「請勿致電」。**同意狀態** 部分顯示每個渠道的情況；參閱[推廣與同意](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/marketing-consent/)。 - 用 **轉換為客戶** 把它[轉換](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/convert-a-lead/)為客戶。 - 在清單中剔選潛在客戶（最多 200 個），選擇 **分配…** 交給同事，選擇 **退回線索池…** 讓它們回到無人領取的狀態，或選擇 **刪除…** 把它們停用。 - 在線索池的頁面上領取池中等待的潛在客戶；參閱[線索池](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/lead-pools/)。 - 從清單上方的 **···** 選單開啟 **潛在客戶報表**：按 **來源**、**負責人** 或 **行銷活動** 統計某段時間新增的潛在客戶，並顯示 **轉換率**。 - 用[資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)從試算表載入一批潛在客戶。 ## 網頁表單和潛在客戶規則 在 **系統設定** → **網頁表單**（位於 **銷售** 組）中，你的公司可以為網站建立查詢表單。每個查詢大約一分鐘內成為潛在客戶，留言寫入 **備註**，來源是表單的 **潛在客戶來源**（除非另選，否則為 **網頁表單**）。如果某個電郵已經有跟進中的潛在客戶，新的查詢會加到那個潛在客戶的 **備註** 裏，而不是另建一個。 **潛在客戶分給** 決定由誰接收：**指定一個人**、**線索池** 或 **幾個人輪流**。表單可以用 **連結**、**嵌入（iframe）** 或 **小工具（script）** 的方式發佈。如果頁面提示伺服器還沒有設定網頁表單的地址，即是管理員還未設定好，表單暫時無法發佈。 同一頁上的 **潛在客戶規則** 設定 **每人最多持有的跟進中潛在客戶** 和 **每月保留提醒**；保留提醒預設關閉。你需要 **管理網頁表單和潛在客戶規則** 權限。 ## 需要注意的規則 - **姓名** 必填；**負責人** 也必填，只有在線索池中等人領取的潛在客戶例外。 - **狀態** 只有 **新建**、**已聯絡**、**合格** 和 **不合格** 四種可選。選擇 **不合格** 時須填寫 **不合格原因**，例如 **沒有預算** 或 **聯絡不上**。參閱[狀態一覽](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/statuses/)。 - **來源** 從清單中選擇，例如 **電話**、**網頁表單**、**轉介** 或 **展覽或活動**。管理員可以在 **系統設定** → **自訂欄位** 的 **選項集** 裏，往 LeadSource 選項集加入你公司自己的來源。參閱[自訂欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/custom-fields/)。 - 已轉換的潛在客戶顯示狀態 **已轉換**，這個狀態只能由轉換設定。之後它不能再編輯，也不能再次轉換。 - **分配…** 和 **退回線索池…** 只處理剔選中你有權編輯的潛在客戶。**分配…** 會通知新的負責人。**退回線索池…** 把潛在客戶送回它原來的線索池；其他的請選一個線索池，否則它們保持原狀。 - 從線索池領取的跟進中潛在客戶，在負責人被停用時，或超過該線索池 **閒置多久後收回** 設定的天數沒有活動時，會回到線索池。負責人會在前一天收到通知。 - easySales 從不向提交網頁表單的人發送電郵。 - easySales 不會自動刪除潛在客戶。**···** 選單中的 **停用潛在客戶** 會請你選擇 **停用** 確認，之後該潛在客戶不再出現在清單中。 - 潛在客戶的活動留在潛在客戶上。轉換之後，這些活動也會顯示在它所變成或加入的客戶的 **活動** 分頁上。 ## 權限 查看潛在客戶需要 **Lead**（潛在客戶）**List**（列表）和 **View**（檢視）權限；記錄潛在客戶需要 **Add**（新增）和 **Edit**（編輯）；修改、分配、退回或轉換潛在客戶，以及記錄它的同意，需要 **Edit**；停用潛在客戶需要 **Delete**（刪除）。設為 **僅自己的記錄** 時，你可以處理自己擔任 **負責人** 的潛在客戶，以及公司共享設定向你開放的潛在客戶。**超過保留期** 檢視需要 **Lead** **List** 和 **Delete** 都設為 **全部記錄**。 ## 為甚麼這樣設計 **意向未確認之前，潛在客戶不進客戶清單。** 報價單、發票和月結單都掛在客戶名下。把未確認的名字放在另一份清單，**客戶** 清單就只有真正有生意往來的顧客，也不會有人向一個從未確認的名字報價。 **每個潛在客戶都有一位負責人。** 人人都能跟的查詢，最後往往沒人回電。**需要跟進** 讓每位負責人看到自己還未處理的潛在客戶；負責人放着不理的潛在客戶，線索池會收回，讓同事接手。 **固定的狀態和來源令數字可信。** 大家都從同一份清單中選擇，**潛在客戶報表** 才能按來源統計，看出哪個渠道帶來真正落單的顧客。 ## 更有效率的做法 - **每天由「需要跟進」開始。** 它列出分配後還甚麼都沒記錄的潛在客戶。**待辦** 裏也會有提醒；天數在[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)的 **系統待辦規則** 裏設定。 - **通話和下一步一起記錄。** 選擇 **記錄活動** → **記錄溝通**，剔選 **同時建立下一步任務** 並設定到期日。參閱[行程與溝通](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/events-and-call-logs/)。 - **一次分好一場展覽。** 剔選這場展覽的潛在客戶，選擇 **分配…**，在 **分配給** 中選擇同事。 - **舊客戶不必建立潛在客戶。** 客戶已經存在時，直接在它名下建立[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/)；潛在客戶是給還未認識的人用的。 - **按流程做。** [初次接觸客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/first-contact/)講述新查詢該問甚麼、甚麼時候轉換。 ## 例子 Lim & Co 在一個家居裝修展覽上設了攤位，Siti Nadia 把每位查詢報價的訪客記錄為潛在客戶，**來源** 選 **展覽或活動**，並選擇該展覽的行銷活動。展覽結束後，她剔選東區的十二個潛在客戶，選擇 **分配…** 交給 Marcus Tan，Marcus 隨即收到通知。Marcus 逐一致電，把每通電話作為溝通記錄在潛在客戶的 **活動** 分頁上，並把 **狀態** 改為 **已聯絡**。 **網上查詢。** Lim & Co 的聯絡我們頁面上有一個網頁表單，它的潛在客戶分給 **幾個人輪流**：Mei Tan 和 Marcus Tan。星期一，"Tan Dental Clinic" 發來查詢，想訂一張接待櫃枱。一分鐘後，這個潛在客戶出現在 Mei 的清單上，**來源** 是 **網頁表單**，留言在 **備註** 中。她致電對方，用 **記錄溝通** 記下這通電話，並剔選 **同時建立下一步任務**，日期設在下星期一。 **沒有下文的潛在客戶。** 連打三次電話都沒人接聽後，Daniel Lim 把一個潛在客戶的 **狀態** 改為 **不合格**，**不合格原因** 選 **聯絡不上**。這個潛在客戶移到 **不合格** 檢視，它的通話記錄仍留在紀錄上。 ## 常見問題 - **潛在客戶和客戶有甚麼分別？** 潛在客戶是仍在確認意向的人；客戶是你要報價和開發票的顧客。生意確定後再轉換。參閱[客戶與聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/accounts-and-contacts/)。 - **如何把潛在客戶交給同事？** 在清單中剔選它們，選擇 **分配…** 並選擇同事。只有一個時，也可以選擇 **編輯** 修改 **負責人**。 - **可以批量匯入潛在客戶嗎？** 可以。**資料匯入** 有 **潛在客戶** 卡片，每一行成為一個新的潛在客戶。參閱[資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)。 - **網站上的查詢如何變成潛在客戶？** 透過 **系統設定** → **網頁表單** 中的網頁表單。每個查詢大約一分鐘內成為潛在客戶，交給表單指定的人、線索池或輪流名單。 - **easySales 會刪除舊的潛在客戶嗎？** 不會。開啟 **每月保留提醒** 後，可以刪除任何潛在客戶的人會收到一條列出舊潛在客戶的 **待辦**，由他們決定如何處理。 - **可以加入自己的潛在客戶來源嗎？** 可以。由管理員在 **選項集** 裏加入 LeadSource 選項集。參閱[自訂欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/custom-fields/)。 - **為甚麼我不能編輯潛在客戶？** 它已經轉換而被鎖定，或者你的角色對它沒有 **Lead**（潛在客戶）**Edit**（編輯）權限。已轉換的潛在客戶會在頁面頂部說明。 ## 相關內容 - [轉換潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/convert-a-lead/) - [行銷活動與線索池](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/campaigns-and-lead-pools/) - [網頁表單](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/web-forms/) - [線索池](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/lead-pools/) - [狀態一覽](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/statuses/) - [初次接觸客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/first-contact/) - [推廣與同意](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/marketing-consent/) --- # 轉換潛在客戶 > 在 easySales 如何一步把潛在客戶轉換為新的或現有的客戶，同時建立聯絡人、可選的商機並接著報價，哪些資料會帶過去，以及為甚麼只能轉換一次。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/sales/convert-a-lead/ 當[潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/leads/)帶來真正的生意時，請把它轉換，讓這位顧客以客戶的形式繼續跟進，潛在客戶本人成為它的聯絡人，需要的話再加一單生意。本頁適用於負責該潛在客戶的銷售員；各類紀錄的含義請參閱[客戶與聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/accounts-and-contacts/)。 ## 開始之前 你需要對該潛在客戶擁有 **Lead**（潛在客戶）**Edit**（編輯）權限，而該潛在客戶尚未轉換。 轉換時還需要對所建的每種紀錄擁有 **Add**（新增）和 **Edit**（編輯）權限，與直接建立該紀錄相同：新客戶需要 **Account**（客戶），企業客戶下的聯絡人需要 **Contact**（聯絡人），商機需要 **Opportunity**（商機）。對話框只提供你能完成的選項；一項都不能完成時，潛在客戶上不會出現 **轉換為客戶** 按鈕。 先決定這位顧客屬於哪裏：一間新公司、一位個人顧客，還是你已有的客戶。 ## 操作步驟 1. 開啟潛在客戶，選擇頁面頂部的 **轉換為客戶**。**轉換潛在客戶** 對話框隨即開啟。 2. 在 **客戶** 下選擇 **新增企業客戶**、**新增個人客戶** 或 **現有客戶**。 3. 新增客戶時，檢查 **客戶名稱**。它預設是潛在客戶的公司名稱；新增個人客戶或沒有公司時，則是潛在客戶的姓名。選擇現有客戶時，請選擇 **客戶**。 4. 選擇新紀錄的 **負責人**。它預設是潛在客戶的負責人。 5. 企業客戶保留剔選 **把 … 加為聯絡人**，潛在客戶本人就成為它的聯絡人。個人客戶本身就以這個人為聯絡人。 6. 如要同時建立一單生意，剔選 **同時建立商機**，並檢查 **商機名稱**、**預計成交日期**（預設是今天起一個月後）和 **預計金額**。 7. 準備好報價時，剔選 **接著新增報價單**。 8. 選擇 **轉換**。如果有必填項未填，對話框會在該欄位旁說明。 ## 之後會發生甚麼 easySales 一次建立所有紀錄並開啟客戶；剔選了 **接著新增報價單** 時，開啟的是這位客戶的新報價單。潛在客戶上的資料會複製過去： - **新客戶**——行業、網站、備註、電話、傳真和地址（作為帳單地址）。 - **聯絡人**——姓名、稱謂、職稱（只限企業客戶）、電郵、電話號碼和地址（作為郵寄地址），以及潛在客戶的 **同意狀態** 紀錄。轉到現有客戶時，備註會轉到聯絡人上。 - **商機**——你填寫的名稱、成交日期和金額。它由你銷售管道的第一個階段開始，它的 **階段紀錄** 會註明它由潛在客戶轉換而來。 潛在客戶的狀態變為 **已轉換**。它的頁面會顯示「此潛在客戶已轉換，不能再編輯。」，並附上連結 **開啟它所變成的客戶**、**開啟聯絡人** 和 **開啟商機**。 > **注意** > > 一個潛在客戶只能轉換一次。轉換無法撤銷，同一個潛在客戶也不能再次轉換，所以請小心選擇客戶。 ## 需要注意的規則 - 聯絡人只能加入企業客戶。剔選 **把 … 加為聯絡人** 時，**現有客戶** 只列出企業客戶。 - 潛在客戶保留自己的資料、活動和歷史紀錄；它的活動也會顯示在該客戶的 **活動** 分頁上。 - 潛在客戶的行銷活動、線索池、狀態和來源不會被複製，它們留在潛在客戶上。 - 如果這次轉換會令你的公司超出計劃上限，就甚麼都不會建立，潛在客戶保持原狀。 ## 為甚麼這樣設計 **一個潛在客戶只對應一份顧客紀錄。** 如果同一個潛在客戶能轉換兩次，同一間公司就會變成兩個客戶，報價單和發票分散在兩邊。轉換後鎖定潛在客戶，顧客只有一份紀錄，顧客如何而來也有固定的記載。 **一步完成，不會只做一半。** 客戶、聯絡人、生意和潛在客戶的新狀態一起儲存。之後要麼全部存在，要麼全部沒有，你不用記着再填第二張表單。 **轉換需要和直接建立一樣的權限。** 轉換是建立客戶、聯絡人或商機的另一種方式，所以遵循相同的權限。無權新增客戶的角色，也不能透過潛在客戶新增。 **同意跟着人走。** 在潛在客戶上記錄的取消訂閱會連同原來的日期複製到聯絡人上，這個人成為顧客後，他的選擇依然得到尊重。 ## 更有效率的做法 - **轉換前先把潛在客戶填好。** 公司、地址、電話和備註都會帶過去，所以在[潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/leads/)上填過的資料不用再輸入一次。 - **立即報價。** 剔選 **接著新增報價單**，新報價單開啟時已經連結好客戶、聯絡人或商機。參閱[建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **為已有的顧客加一單生意。** 選擇 **現有客戶**；如果這個人已經在客戶下，就取消剔選聯絡人，再剔選 **同時建立商機**。參閱[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/)。 - **按 Enter 鍵直接轉換。** 在對話框的欄位裏按 Enter 鍵，效果和選擇 **轉換** 相同。 - **知道甚麼時候該轉換。** [初次接觸客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/first-contact/)列出判斷一個查詢是否值得跟進的問題。 ## 例子 **一間新公司。** 上門看過場地後，Marcus Tan 在 Harbour Café 這個潛在客戶上選擇 **轉換為客戶**。他保留 **新增企業客戶**，**客戶名稱** 已經是取自潛在客戶公司名稱的 "Harbour Café"，並保留剔選 **把 … 加為聯絡人**。他剔選 **同時建立商機**，**預計金額** 填 SGD 2,080.00，再剔選 **接著新增報價單**；選擇 **轉換** 後，咖啡店新商機的報價單隨即開啟，潛在客戶顯示 **已轉換**。 **舊客戶的新生意。** 10 月 14 日，Mei Tan 轉換一個來自 Orchard Dental 一位建築師的潛在客戶，Orchard Dental 已經是客戶。她選擇 **現有客戶**，選中 Orchard Dental，把建築師加為新聯絡人，並剔選 **同時建立商機**，命名為 "Orchard Dental — second clinic"，**預計成交日期** 是 11 月 14 日。選擇 **轉換** 後，客戶頁面開啟，新聯絡人已在其中，這單生意由 Lim & Co 銷售管道的第一個階段開始。 ## 常見問題 - **應該選哪種客戶？** 新公司選 **新增企業客戶**，個人顧客選 **新增個人客戶**。已有的顧客，就選 **現有客戶**。 - **為甚麼沒有「轉換為客戶」按鈕？** 這個潛在客戶已經轉換過，或者你的角色無法完成任何一種轉換：需要 **Lead**（潛在客戶）**Edit**（編輯），以及對要建立的紀錄擁有 **Add**（新增）和 **Edit** 權限。 - **潛在客戶轉錯了客戶怎麼辦？** 潛在客戶會保持已轉換狀態。如果不需要轉換出來的紀錄，就把它們停用，再從 **客戶**、**聯絡人** 或 **商機** 直接建立正確的紀錄。 - **潛在客戶可以直接轉成報價單嗎？** 不可以直接轉。剔選 **接著新增報價單**，客戶一建好，報價單就會開啟。 - **潛在客戶的同意會保留嗎？** 會。它的 **同意狀態** 紀錄會複製到新聯絡人上。 - **轉換時會帶上行銷活動和來源嗎？** 不會。它們留在潛在客戶上，你仍然可以從 **潛在客戶** 清單的 **已轉換** 檢視開啟它查看。 ## 相關內容 - [潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/leads/) - [建立客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/create-an-account/) - [商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/) - [初次接觸客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/first-contact/) - [落實成交](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/close-the-deal/) --- # 網頁表單 > 用 easySales 網頁表單在網站放置詢價表單——選擇欄位、同意條款和每條潛在客戶由誰接收，再以連結、iframe 或小工具發佈。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/sales/web-forms/ **網頁表單**是你放在自己網站上的詢價表單。訪客送出的每一則詢價，約一分鐘內就會在 easySales 變成[潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/leads/)，並已交給某個人、幾個輪流的人，或交給[線索池](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/lead-pools/)。不需要任何人把電郵抄進 easySales，系統也從不給送出詢價的人發送電郵。 本頁寫給負責設定表單的管理員。跟進潛在客戶的銷售人員只需要閱讀[潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/leads/)和[線索池](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/lead-pools/)。 ## 在哪裏找到 在側欄選擇 **系統設定**，再在 **銷售** 組別選擇 **網頁表單**。頁面分為三部分： - 頂部的 **潛在客戶規則**——公司對所有線索池和所有輪流分配的表單適用的規則：**每人最多持有的跟進中潛在客戶** 和 **每月保留提醒**，以 **儲存規則** 儲存。 - **線索池**——公司的線索池，列出它們的 **名稱**、**閒置多久後收回** 和 **未領取** 數量。**新增線索池** 用來新增，鉛筆按鈕用來編輯；選擇線索池的名稱即可開啟它的頁面。參閱[線索池](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/lead-pools/)。 - 底部的 **網頁表單**——每個表單一行，列出它的 **名稱**、**潛在客戶分給** 誰、**今天**（今天已接收的詢價數，對比該表單的每日數量）和它已產生的 **潛在客戶**。選擇一行即可編輯該表單；**新增網頁表單** 用來新增。 *[示意圖: 各項潛在客戶設定的位置。系統設定 › 網頁表單 分為三部分：潛在客戶規則（持有上限和每月保留提醒）；線索池，有新增線索池，並可編輯每個線索池的名稱、閒置多久後收回和備註；以及各個網頁表單，每個表單都有欄位、潛在客戶由誰接收、同意條款、可以使用的網站和發佈代碼——表單編輯器中的新增按鈕也可以建立線索池。在潛在客戶清單上，⋯ 選單的管理線索池會開啟同一份線索池清單。線索池的名稱，或潛在客戶清單的線索池欄，會開啟線索池的頁面，載有你要領取的未領取的潛在客戶和停用線索池。]* ## 開始之前 - 你需要 **管理網頁表單和潛在客戶規則** 控制項。標準角色 **Administrator**（管理員）已有此控制項。自訂角色必須在[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)的 **角色管理** 下開啟它；沒有它，此頁不會出現在設定導覽中，直接開啟其地址則會顯示你沒有存取權限。 - 只有貴公司的方案包含潛在客戶時才會顯示此頁。你可以有多少個網頁表單也視乎方案；參閱[價格頁面](/zh-hant/pricing/)。 - 要把潛在客戶送進線索池，請在此頁的 **線索池** 部分建立線索池，或在編輯表單時用 **新增** 建立。參閱[線索池](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/lead-pools/)。 - 開始前先想好：要問甚麼、由誰跟進，以及訪客同意的措辭。 ## 建立網頁表單 1. 開啟 **系統設定** › **網頁表單**，選擇 **新增網頁表單**。 2. 在 **表單** 下，給表單一個自己看的 **名稱**——訪客看到的是 **標題**。保持 **接收詢價** 開啟，為表單的標籤、按鈕和提示語選擇 **頁面語言**，並填寫 **標題**、**說明**、**按鈕文字** 和 **感謝語**。按鈕文字和感謝語留空時使用預設文字。 3. 在 **外觀** 下選擇表單的 **寬度**；希望表單看起來是網頁的一部分、而不是一張卡片時，開啟 **融入網頁**；再設定 **主題色**（`#RRGGBB`），用於按鈕和連結。見 [讓表單配合網站外觀](#讓表單配合網站外觀)。 4. 在 **欄位** 下，為表單顯示的每個欄位勾選 **詢問**，為訪客必須填寫的每個欄位勾選 **必填**。 5. 在 **潛在客戶分給誰** 下，選擇 **潛在客戶分給** 誰——**指定一個人**、**線索池** 或 **幾個人輪流**——以及表單所指定的人（參閱[誰會收到潛在客戶](#誰會收到潛在客戶)）。選擇 **潛在客戶來源**（留空時潛在客戶會得到 **網頁表單**），如果表單屬於某個行銷活動，再選擇 **行銷活動**。 6. 在 **同意條款** 下，選擇 **用一個勾選框徵求同意** 並寫明 **提交人同意的內容**，或選擇 **使用本地的預設文字** 再作調整。加上你的 **私隱政策連結**。只有在你不會把資料用於推廣時，才選擇 **不顯示同意框**。 7. 在 **可以使用的網站** 下，在 **可以顯示此表單的網站** 中每行列出一個網站，例如 `https://www.example.com`。設定 **每天接收的詢價數**。 8. 選擇 **儲存**。抽屜會關閉，表單出現在清單中。要取得代碼，選擇儲存提示上的 **查看嵌入程式碼**，或表單那一行：頂部的 **發佈** 附有表單的三種代碼。 9. 按下文把其中一種代碼複製到你的網站，再送出一則測試詢價。 ## 欄位 表單可以詢問 **姓名**、**公司**、**職位**、**電郵**、**電話**、**手機**、**國家/地區**、**城市**、**網站**、**行業** 和 **留言**。每個答案都會寫入同名的潛在客戶欄位，而 **留言** 會寫入潛在客戶的 **備註**。 - **姓名** 一定會詢問，也一定必填。 - 新表單會詢問 **姓名** 和 **電郵**（兩者必填）、**公司**、**電話** 和 **留言**。 - 至少要詢問 **電郵** 或 **電話**，才有人可以回覆。電郵地址也用來識別重複的詢價。 - 你沒有詢問的欄位絕不會被儲存，即使網頁傳來了也一樣。 ## 在網站上發佈 **發佈** 以三種方式提供同一個表單。每種代碼都有複製按鈕；選擇適合你網站的一種。 | 方式 | 怎樣使用 | 適合 | |---|---|---| | **連結** | 從按鈕或選單連結過去，或在訊息中分享。它是獨立的頁面。 | 社交媒體、電郵簽名、傳單上的二維碼 | | **嵌入（iframe）** | 貼到網頁 HTML 中要顯示表單的位置。寬度按表單的 **寬度**，高度 760 像素。 | 接受 HTML 區塊的建站工具 | | **小工具（script）** | 貼到要顯示表單的位置。寬度最多到表單的 **寬度**，在網頁載入後才載入。 | 你自己的網站，希望表單看起來是網頁的一部分 | - 表單的地址永不改變。已放在網站上的表單，每次修改後都照常可用：更改措辭或分配方式，下一則詢價就按新設定處理。 - 訪客開始填寫表單時，一個小框會確認對方是真人，不是機械人。只瀏覽網頁、不填寫的訪客不會載入它。 - 如果 **發佈** 顯示伺服器還沒有網頁表單的地址，表示貴公司暫時未能發佈。請透過 support@easysales.work 聯絡 easySales 支援人員。 ## 讓表單配合網站外觀 在表單設定的 **外觀** 下： - **寬度**——**標準（520 像素）**、**寬（760 像素）** 或 **鋪滿**：表單在網頁上最多佔多寬。選 **鋪滿** 時，表單佔滿網頁給它的位置。iframe 代碼按儲存的寬度產生。 - **融入網頁**——不顯示白色卡片、邊框和內邊距：小工具使用網頁自己的字型、文字顏色和背景，看起來就是網頁的一部分。 - **主題色**——按鈕、連結和正在填寫的輸入框的邊框顏色。 修改幾分鐘內就會在網站上生效，網站上的代碼不用改。**融入網頁** 和下面的變數只對小工具有效：連結和 iframe 是獨立的頁面。 ### 給網站設計人員 網站的樣式表進不到小工具裏面，但可以在放小工具代碼的元素上（例如包住代碼的一個 `div`）設定下面這些變數。每個變數都優先於表單設定。 | 變數 | 改變甚麼 | |---|---| | `--easysales-max-width` | 表單最寬多少，如 `640px` 或 `100%` | | `--easysales-margin` | 表單四周的空白；`0 auto` 讓它置中 | | `--easysales-accent` | 按鈕、連結和正在填寫的輸入框的邊框 | | `--easysales-font`、`--easysales-font-size` | 字型，以及其他文字跟著縮放的基本字級（15 像素） | | `--easysales-text`、`--easysales-muted` | 文字顏色，以及說明和同意條款文字的顏色 | | `--easysales-background`、`--easysales-border`、`--easysales-radius`、`--easysales-padding` | 卡片的背景、邊框（如 `none`）、圓角和內邊距 | | `--easysales-input-background`、`--easysales-input-border`、`--easysales-input-radius` | 輸入框的背景、邊框顏色和圓角 | | `--easysales-button-text`、`--easysales-button-radius` | 按鈕的文字顏色和圓角 | 開啟 **融入網頁** 後，表單已經使用網頁的字型、字級和文字顏色，所以 `--easysales-font`、`--easysales-font-size` 和 `--easysales-text` 不起作用。 ## 送出之後會怎樣 *[示意圖: 一則詢價從訪客到潛在客戶的過程。訪客填寫你的網頁表單——它的連結、iframe 或小工具——然後選擇送出。系統先作檢查：送出者是真人、網站獲准使用、沒有超出每日上限。約一分鐘內，easySales 會尋找電郵地址相同的跟進中潛在客戶：如果有，留言會加進它的備註並通知負責人；如果沒有，就建立一條狀態為新建的潛在客戶，帶有表單的潛在客戶來源和行銷活動，再由表單的潛在客戶分給規則把它交給一個人、一個線索池或幾個輪流的人。]* 1. 訪客立即看到你設定的 **感謝語**。 2. 約一分鐘內，詢價變成一條 **狀態** 為 **新建** 的潛在客戶，帶有表單的 **潛在客戶來源** 和 **行銷活動**，每個答案都在對應的欄位。它的 **備註** 載有留言和送出表單的網頁。 3. 潛在客戶按表單的設定分配。收到的人會像任何被分配的潛在客戶一樣收到通知；送進線索池的潛在客戶會在池裏等候，而所有能看到該線索池的人，**待辦** 中都會出現「線索池 … 有未領取的潛在客戶」和數量。 4. 開啟同意框後，潛在客戶的同意記錄會顯示訪客有沒有勾選、所看到的措辭，以及送出表單的網頁。勾選表示同意接收電郵推廣；沒有勾選則記錄為不接收。 5. 如果某個聯絡人的電郵地址相同，或某個客戶的公司名稱相同，**備註** 會說明這可能是重複資料，所以轉換之前請先核對。 easySales 從不回覆訪客。由你的銷售人員親自回覆。 ## 誰會收到潛在客戶 *[示意圖: 網頁表單的潛在客戶由誰接收。潛在客戶分給指定一個人：潛在客戶立即歸對方所有，對方會收到通知。線索池：潛在客戶在池裏等候領取，能看到該線索池的人會收到待辦。幾個人輪流：名單中的下一個人，略過已停用或已達持有上限的人。線索池已停用，或輪流的人都無法接收時，潛在客戶交給表單所指定的人。]* - **指定一個人**——每條潛在客戶都交給你選擇的 **負責人**。 - **線索池**——每條潛在客戶都在你選擇的 **線索池** 中等候，直到有人領取。**線索池** 清單旁的 **新增** 可以建立線索池並選用它。你還要在 **記為誰建立** 下指定一個人：線索池無法再接收潛在客戶時，由此人接收。 - **幾個人輪流**——按次序加入最多 20 位 **輪流的人**。每條潛在客戶交給上一條由表單分出的潛在客戶的接收者之後的下一個人。已停用的人，或已持有公司所允許上限的跟進中潛在客戶的人，會被略過。如果所有人都被略過，由 **輪流的人都無法接收時** 下的人接收。 詢價絕不會遺失。如果線索池已停用，或貴公司的方案不再包含線索池，潛在客戶會交給表單所指定的人。如果該人也已停用，則交給貴公司的第一位用戶。 ## 重複詢價 當某人用相同的電郵地址再次送出表單，而其較早的潛在客戶仍在跟進中（**新建**、**已聯絡** 或 **合格**）時，easySales 不會建立第二條潛在客戶。它會把新的留言加進較早那條潛在客戶的 **備註**，並通知該潛在客戶的負責人：**透過網頁表單再次提交**。勾選了的同意框會再次記錄；沒有勾選則不會被視為撤回較早的同意。 較早的潛在客戶已轉換或判定不合格時，新的詢價會建立新的潛在客戶。 ## 潛在客戶規則 **潛在客戶規則** 適用於所有線索池和所有 **幾個人輪流** 的表單。 - **每人最多持有的跟進中潛在客戶**——一個人從線索池領取、或輪流分配的表單分給該人時，可以持有的 **新建**、**已聯絡** 和 **合格** 潛在客戶的上限。**0** 表示不限。它不會阻止經理手動分配潛在客戶，也不會阻止把全部潛在客戶交給同一個人的表單。 - **每月保留提醒**——預設關閉，需要你開啟。開啟後，每月一次，能刪除全公司潛在客戶的人會在待辦中收到一則提醒，列出已判定不合格、或跟進中但在 **保留期（月）**（3–120，預設 12）內沒有任何活動的潛在客戶。**潛在客戶** 清單的 **超過保留期** 檢視顯示同一批潛在客戶。系統從不自動刪除。 更改後請選擇 **儲存規則**。 ## 限制與保護 | 限制 | 結果 | |---|---| | 每個表單各自設定的 **每天接收的詢價數**（預設 200，最多 1000） | 當天超出的詢價會被拒絕，並告知訪客表單暫時不接收詢價。 | | 貴公司所有表單合計每天 1000 則詢價 | 同上，適用於每個表單。 | | 同一個網絡地址每分鐘送出數則詢價 | 請訪客稍候再試。 | | **可以顯示此表單的網站** | 其他網站不能顯示此表單，也不能向它送出詢價。留空表示任何網站都可以。 | | 確認送出者是真人的檢查 | 機械人的詢價會被拒絕。 | 每日計數於 UTC 午夜重新開始。貴公司可以有多少個網頁表單，視乎你的方案。 ## 暫停、修改或刪除表單 - **暫停**——關閉 **接收詢價** 並選擇 **儲存**。表單仍留在你的網站上，但會顯示不接收詢價，也不接收任何提交。重新開啟即可恢復。 - **修改**——選擇表單所在的行，更改任何內容，再選擇 **儲存**。地址和代碼保持不變。 - **刪除**——選擇該行的刪除按鈕並確認。表單立即停止接收詢價，它的地址也隨即失效。已經產生的潛在客戶會保留。 ## 為甚麼這樣設計 **詢價不應該等人去抄寫。** 每則詢價在送出的一刻就被儲存，約一分鐘內變成潛在客戶，並已有負責人或已在線索池中，所以客戶還在考慮你的時候，第一通電話已經可以打出去。 **一個人，一條潛在客戶。** 按電郵地址配對重複的詢價，每個人只有一條潛在客戶，整個對話都在它的 **備註** 裏，而不是三位銷售人員打電話給同一位客戶。 **輪流和上限讓分配公平。** 輪流把新的潛在客戶平均分開，持有上限確保沒有人手上積壓了超出其能跟進數量的跟進中潛在客戶，而線索池讓團隊挑選自己最有把握成交的潛在客戶。 **訪客的同意連同所看到的文字一併記錄。** 日後有人問為甚麼收到推廣郵件，潛在客戶會顯示對方同意了甚麼、在何時、在哪個網頁同意。 ## 更有效率的做法 - **從預設同意措辭開始。** **使用本地的預設文字** 會填入適合你所在國家/地區的文字；請在此基礎上調整，而不是從零開始寫。參閱[推廣與同意](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/marketing-consent/)。 - **每個渠道用一個表單。** 網站用一個表單，展覽傳單用另一個並設定它自己的 **行銷活動**——**潛在客戶** 欄就會顯示哪個渠道帶來最多線索。 - **把連結做成二維碼**印在宣傳品上，讓展位的訪客進入同一個表單。 - **每次更改分配方式後都送一則測試詢價**，並檢查潛在客戶落在哪裏。 - **從待辦領取。** 待辦中的「線索池 … 有未領取的潛在客戶」會直接開啟線索池。參閱[線索池](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/lead-pools/)。 ## 例子 **網站上的報價單查詢。** Lim & Co 新增一個名為 "Website – quote request" 的表單，欄位為 **姓名**、**公司**、**電郵**（必填）、**電話** 和 **留言**。**潛在客戶分給** **幾個人輪流**：依次為 Mei Tan、Siti Nadia 和 Daniel Koh，並把 **每人最多持有的跟進中潛在客戶** 設為 30。星期一收到九則詢價，每人各收到三則。星期二 Siti 已持有 30 條跟進中潛在客戶，所以接下來的四則依次交給 Mei、Daniel、Mei 和 Daniel。 **展覽傳單。** 為 "Home Show 2026"，Lim & Co 建立第二個表單，**行銷活動** 設為 "Home Show 2026"，**潛在客戶分給** **線索池** "Home Show enquiries"，並把它的 **連結** 做成二維碼印在傳單上。四十位訪客用手機填寫。第二天早上，團隊從待辦開啟線索池，每人領取自己負責區域的詢價。 **同一位客戶兩次。** 一位訪客星期一送出報價單表單，星期三用相同的電郵地址再送出一次，留言更長。收到星期一那條潛在客戶並已把它標為 **已聯絡** 的 Mei，收到再次提交的通知，並在它的 **備註** 中看到兩則留言。潛在客戶仍然只有一條。 ## 常見問題 - **在 easySales 哪裏設定網頁表單？** 在 **系統設定** › **網頁表單**，用 **新增網頁表單**。你需要 **管理網頁表單和潛在客戶規則** 控制項。 - **為甚麼我看不到網頁表單頁面？** 你的角色沒有 **管理網頁表單和潛在客戶規則**，或貴公司的方案不包含潛在客戶。管理員可以為自訂角色開啟該控制項。 - **easySales 會給訪客發送確認電郵嗎？** 不會。訪客在頁面上看到你的 **感謝語**，系統從不向訪客發送電郵。由你的銷售人員親自回覆。 - **一則詢價要多久才變成潛在客戶？** 約一分鐘。 - **可以把表單放在多個網站嗎？** 可以。在 **可以顯示此表單的網站** 下列出每個網站，或留空以允許任何網站。 - **修改已放在網站上的表單會怎樣？** 它在同一個地址繼續可用；下一則詢價按新設定處理。 - **為甚麼有潛在客戶交給輪流名單以外的人？** 輪流名單中的人都已停用或已達持有上限，所以交給了 **輪流的人都無法接收時** 下的人。 - **如何為表單建立線索池？** 在表單的 **線索池** 清單旁選擇 **新增**，或在 **系統設定** › **網頁表單** 的 **線索池** 部分選擇 **新增線索池**。 - **表單可以詢問我自己的自訂欄位嗎？** 不可以。表單只能詢問上文列出的十一個欄位。 ## 相關內容 - [線索池](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/lead-pools/) - [潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/leads/) - [轉換潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/convert-a-lead/) - [推廣與同意](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/marketing-consent/) - [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) --- # 線索池 > 在 easySales 用線索池分配新的潛在客戶——領取未領取的潛在客戶、把潛在客戶退回線索池，並讓閒置的潛在客戶在若干天後自動退回。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/sales/lead-pools/ **線索池**是一份共用的等候名單，載有還沒有人負責的[潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/leads/)。[網頁表單](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/web-forms/)可以把詢價送到這裏，任何人也可以把潛在客戶退回這裏。銷售人員**領取**自己要跟進的潛在客戶，而一段時間沒有活動的潛在客戶可以自動退回線索池，所以不會有詢價被過於忙碌的人遺忘。 ## 在哪裏找到 公司所有的線索池都列在兩個地方，每處都有 **新增線索池**，以及編輯線索池的鉛筆按鈕： - **系統設定** › **網頁表單**，在 **潛在客戶規則** 和 **網頁表單** 之間的 **線索池** 部分——供管理員使用，他們也在這裏設定網頁表單和潛在客戶規則； - **潛在客戶** 清單的 **⋯** 選單 › **管理線索池**，在面板中開啟同一份清單——供角色可以列出線索池的人使用。 清單顯示每個線索池的 **名稱**、**閒置多久後收回** 和 **未領取** 數量。選擇線索池的名稱即可開啟它的頁面。你也可以從 **潛在客戶** 清單的 **線索池** 欄、潛在客戶頁面的 **來源** 部分，或你的待辦中的「線索池 … 有未領取的潛在客戶」開啟線索池的頁面，後者在你能看到的線索池有潛在客戶在等候時就會出現。 線索池的頁面在麵包屑中位於 **潛在客戶** 之下。頁面顯示線索池的 **基本資料**（**名稱**、**閒置多久後收回** 和 **備註**）、它的 **未領取的潛在客戶**，以及底部的 **歷史**。 *[示意圖: 各項潛在客戶設定的位置。系統設定 › 網頁表單 分為三部分：潛在客戶規則（持有上限和每月保留提醒）；線索池，有新增線索池，並可編輯每個線索池的名稱、閒置多久後收回和備註；以及各個網頁表單，每個表單都有欄位、潛在客戶由誰接收、同意條款、可以使用的網站和發佈代碼——表單編輯器中的新增按鈕也可以建立線索池。在潛在客戶清單上，⋯ 選單的管理線索池會開啟同一份線索池清單。線索池的名稱，或潛在客戶清單的線索池欄，會開啟線索池的頁面，載有你要領取的未領取的潛在客戶和停用線索池。]* ## 建立線索池 1. 開啟 **系統設定** › **網頁表單**，或 **潛在客戶** 清單的 **⋯** 選單 › **管理線索池**。 2. 選擇 **新增線索池**。 3. 為線索池填寫 **名稱**，例如它所服務的渠道或地區。 4. 可選：設定 **閒置多久後收回**（見下文），並填寫 **備註** 說明線索池的用途。 5. 選擇 **建立線索池**。 設定網頁表單時，表單的 **線索池** 清單旁的 **新增** 同樣可以建立線索池，並為表單選用這個新線索池。兩個人可以各自擁有同名的線索池，但你自己不能建立兩個同名的線索池。 ## 潛在客戶如何經過線索池 *[示意圖: 一條潛在客戶在線索池中的循環。潛在客戶分給線索池的網頁表單，把它放進線索池的未領取的潛在客戶中。有人領取後，它由負責人持有，並計入持有上限。負責人在潛在客戶清單選擇退回線索池時，它會退回線索池；或者，當線索池設定了閒置 N 天後收回，負責人在沒有活動的第 N − 1 天會收到提醒，它明天退回線索池，並在第 N 天退回。已轉換或不合格的潛在客戶會離開這個循環。]* 1. **潛在客戶以未領取的狀態到達**——來自 **潛在客戶分給** 為 **線索池** 的網頁表單，或是有人把它退回。它沒有負責人，列在 **未領取的潛在客戶** 之下，並顯示它的 **進入線索池時間**。 2. **有人領取它。** 它歸領取的人負責，就像被分配給此人一樣，並計入公司的持有上限。 3. **它退回線索池**的情況：負責人把它退回、它閒置超過線索池的收回規則，或負責人已被停用。 4. **它離開循環**的情況：它被轉換或判定不合格。只有跟進中的潛在客戶——**新建**、**已聯絡** 和 **合格**——才會退回線索池。 ## 領取潛在客戶 1. 開啟線索池的頁面。 2. 在 **未領取的潛在客戶** 下，勾選你要跟進的潛在客戶——一次最多 50 條。 3. 選擇 **領取**。按鈕會顯示你勾選了多少條。 之後的訊息會說明你領取了多少條。比你早一刻被別人領取的潛在客戶不會領取，並計為 **已被別人先領取**。如果貴公司設有持有上限，訊息還會說明你持有多少條跟進中潛在客戶以及公司的上限，領取會在上限處停止。 ## 把潛在客戶退回線索池 1. 在 **潛在客戶** 清單，勾選要退回的潛在客戶。 2. 選擇 **退回線索池**。 3. 來自線索池的潛在客戶會退回原來的線索池。對其他潛在客戶，請在 **沒有來源池的潛在客戶退回到** 下選擇一個線索池，或選擇 **只退回來自線索池的潛在客戶**，只退回來自線索池的那些。 4. 確認。訊息會說明有多少條潛在客戶已退回。 只有你能編輯的潛在客戶會被退回。每一條都變回未領取，讓所有能看到該線索池的人領取。 ## 自動退回閒置的潛在客戶 1. 選擇線索池清單中該線索池一行的鉛筆按鈕，或開啟線索池的頁面並選擇 **編輯**。 2. 把 **閒置多久後收回** 設為 2 至 365 之間的天數，或留空表示 **不收回**。 3. 選擇 **儲存**。 easySales 每天檢查一次所有從該線索池領取的跟進中潛在客戶： - 潛在客戶從領取時起，或從其最近一項關聯活動起（以較晚者為準）算作**閒置**。有未完成任務或未來事件與其關聯的潛在客戶永遠不算閒置，不論它上次處理是多久以前。 - 在天數減一天之後，負責人會收到通知，說它 **明天退回線索池**。在潛在客戶上記錄通話、備註或任何其他活動，都會重新計算天數。 - 到了那一天，它以未領取的狀態退回線索池，而這項變更會記在潛在客戶的歷史中。 第一次開啟此規則時，已經閒置的潛在客戶會在第一次每日檢查時收到提醒，並在下一次退回，絕不會沒有一天的提醒就退回。只是被標記了該線索池、從未從它領取的潛在客戶，絕不會被此規則送去那裏。 有人被停用時，該用戶從線索池領取的每條跟進中潛在客戶，都會在下一次每日檢查時退回該線索池，不論線索池的規則如何。 ## 需要注意的規則 - **每人最多持有的跟進中潛在客戶**，位於 **系統設定** › **網頁表單** › **潛在客戶規則**，限制所有人的領取，並在每次領取時重新檢查。**0** 表示不限。 - 未領取的潛在客戶沒有負責人，所以不會出現在任何人的 **我的** 檢視中，在被領取之前也沒有人會收到跟進提醒。 - **···** 選單中的 **停用線索池** 會請你選擇 **停用** 確認。引用它的潛在客戶會保留這個連結。曾把潛在客戶送進該線索池的網頁表單，改為把潛在客戶送給表單所指定的人。 - 一條潛在客戶同一時間最多屬於一個線索池。 ## 權限 要看到線索池清單，需要 **Lead Pool**（線索池）**List**（列表）權限；要建立線索池，需要 **Add**（新增）和 **Edit**（編輯）。開啟線索池需要 **Lead Pool** **View**（檢視）權限：設為 **全部記錄**，你可以看到所有線索池；設為 **僅自己的記錄**，你只能看到自己建立的線索池。**Edit**（編輯）可修改線索池的基本資料和收回規則，**Delete**（刪除）可停用它；設為 **僅自己的記錄** 時，你只能編輯自己建立的線索池。要看到並領取它的未領取的潛在客戶，你還需要 **Lead**（潛在客戶）的 **List**（列表）和 **Edit**；退回潛在客戶則需要對每一條潛在客戶都有 **Lead** **Edit**。持有上限和網頁表單需要 **管理網頁表單和潛在客戶規則** 控制項。 ## 為甚麼這樣設計 **由銷售人員領取，而不是由經理派發。** 經理不必逐一分配每則詢價。銷售人員領取自己最有把握成交的潛在客戶——按地區、語言、行業——其餘的仍然讓團隊看得到。 **持有上限讓領取公平。** 沒有上限，最快的人可以拿走所有新的潛在客戶卻一條也不跟進。有了上限，每個人都先處理手上可管理的數量，再領取更多。 **閒置的潛在客戶會退回，並有一天的提醒。** 新的詢價很快就會變冷。把沒人處理的潛在客戶退回，同事就可以接手；而提醒讓負責人多一天時間，記錄下打算打的那通電話。 ## 更有效率的做法 - **從待辦開始。** 「線索池 … 有未領取的潛在客戶」會連同數量開啟線索池，新的潛在客戶一到你就看得到。 - **記錄潛在客戶上的每次接觸。** 與潛在客戶關聯的通話、備註、任務和事件，都能讓它繼續歸你；參閱[活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/overview/)。 - **安排下一步。** 潛在客戶上有未完成任務或未來事件時，它在你等候客戶期間不會被退回。 - **把網站表單直接送進線索池。** 參閱[網頁表單](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/web-forms/)。 ## 例子 **展覽之後領取。** 線索池 "Home Show enquiries" 載有來自網頁表單的 40 條未領取的潛在客戶。Lim & Co 的 **每人最多持有的跟進中潛在客戶** 為 30。Mei Tan 持有 26 條跟進中潛在客戶，勾選了 6 條並選擇 **領取 6 個**。訊息說明 6 條中領取了 4 條，並說明 Mei 持有 30 條跟進中潛在客戶，公司上限為 30。當天下午 Mei 轉換了其中兩條，並再領取兩條。 **閒置的潛在客戶退回。** 線索池的 **閒置多久後收回** 為 7。Daniel Koh 在 3 月 3 日（星期一）領取了一條潛在客戶，之後沒有記錄任何活動。3 月 9 日（星期日），閒置六天後，Daniel 收到通知，說它明天退回線索池。沒有人處理它，到 3 月 10 日（星期一），它再次變為未領取；Siti Nadia 當天早上領取了它。 **休假前退回潛在客戶。** 休假兩星期之前，Siti 勾選了五條來自線索池的跟進中潛在客戶，並選擇 **退回線索池**。它們退回 "Home Show enquiries"，讓其他人領取。 ## 常見問題 - **如何建立線索池？** 在 **系統設定** › **網頁表單**，或 **潛在客戶** 清單的 **⋯** 選單 › **管理線索池** 中選擇 **新增線索池**。你需要 **Lead Pool** 的 **Add** 和 **Edit** 權限。 - **在哪裏可以看到所有線索池的清單？** 在 **系統設定** › **網頁表單** 的 **線索池** 下，以及 **潛在客戶** 清單的 **⋯** 選單 › **管理線索池**。 - **在哪裏設定一個人最多可以持有多少條潛在客戶？** 在 **系統設定** › **網頁表單** 的 **潛在客戶規則** 下：**每人最多持有的跟進中潛在客戶**。 - **在哪裏設定閒置的潛在客戶多久後退回？** 編輯線索池——線索池清單中的鉛筆按鈕，或它頁面上的 **編輯**——再設定 **閒置多久後收回**。 - **為甚麼我勾選的潛在客戶只能領取一部分？** 其餘的已被別人先領取，或你已達公司的持有上限。**領取** 之後的訊息會說明是哪一種。 - **記錄一則備註能阻止潛在客戶被退回嗎？** 能。與潛在客戶關聯的任何活動都會重新計算天數，未完成的任務或未來事件在計劃期間也會阻止它被退回。 - **離職同事的潛在客戶會怎樣？** 該同事被停用後，其從線索池領取的跟進中潛在客戶會在下一次每日檢查時退回線索池。 - **為甚麼我看不到未領取的潛在客戶部分？** 除了 **Lead Pool** **View**，你還需要 **Lead** **List** 和 **Edit**。 ## 相關內容 - [網頁表單](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/web-forms/) - [潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/leads/) - [行銷活動](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/campaigns-and-lead-pools/) - [轉換潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/convert-a-lead/) --- # 商機 > 在 easySales 跟進銷售商機——每單生意的金額、階段、成交機率和預計成交日期，按銷售階段推進，並直接從商機報價。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/ 商機是你正在與客戶跟進的一單生意：它可能值多少、你預計何時成交、贏單的把握有多大。它按貴公司的階段逐步推進，直至成交或失單，並把你為這單生意發出的報價單集中在一起。贏單之後的流程請參閱[報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/)。 ## 在哪裏找到 在側欄選擇 **商機**。在標題下選擇檢視：**清單**、**看板** 或 **預測**。檢視記在頁面網址裏，所以重新載入、按返回鍵或開啟已儲存的連結，都會回到同一個檢視。搜尋框和篩選條件對三種檢視都適用：**階段** 和 **負責人** 在工具列上，**建立日期** 和 **銷售金額** 在 **篩選** 裏。 ## 你可以做甚麼 - 按下文步驟建立商機，或在客戶的 **商機** 分頁上建立。 - 在商機頁面或[看板](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/pipeline-board/)上把商機移到其他階段，並標為成交或失單；亦可以在接受它的某張報價單時把它標為成交。 - 在 **項目** 卡片上追蹤已成交生意的合約金額、開票和應收帳，並在 **利潤** 部分查看它的成本和毛利——參閱[成本與毛利](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gross-margin/)。 - 查看加權的[銷售預測](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/forecast/)。 - 用 **新增報價單** 開始一張報價單。 - 在 **···** 選單中選擇 **更改負責人**，[更換它的負責人](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/ownership/)。 - 設定貴公司的[商機階段](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunity-stages/)。 ## 建立商機 1. 在清單上方選擇 **新增商機**；在客戶的 **商機** 分頁上選擇它，則會自動填入該客戶。 2. 輸入 **商機名稱** 並選擇 **客戶**。**負責人** 預設是你。 3. 可以從該客戶的聯絡人中選擇 **主要聯絡人**，並選擇 **類型**——**新業務**、**追加** 或 **續約**。 4. 在第一部分選擇 **貨幣** 並輸入 **銷售金額**；**預計成本（手填）** 在下方 **類型** 和 **主要聯絡人** 所在的部分。 5. 檢查 **預計成交日期**。它預設是今天起計一個月後。 6. 選擇 **建立商機**。 商機從你銷售管道的第一個階段開始，成交機率為該階段的預設值。 編寫報價單時，你也可以在它的 **商機** 框中輸入名稱，然後選擇 **新建商機「…」**。一個簡短的表格會詢問必要的資料，並把新商機連結到這張報價單。 ## 商機頁面 頁首顯示階段進度列和摘要：**銷售金額**、**成交機率**、**加權金額** 和 **預計成交**，並註明還有多少天或已逾期多少天。已成交的生意則改為顯示 **合約金額**、**已開發票** 和 **待開發票**。按鈕是 **移動階段**、**編輯** 和 **記錄活動**；**···** 選單中有 **新增報價單**、**標為成交**、**標為失單**（已結案的生意則是 **重新開啟**）、**更改負責人**、**負責人變更紀錄** 和 **停用商機**。 卡片包含 **基本資料**、**金額與日期** 和 **備註**；失單後，**結案**——**失單原因** 和 **失單原因說明**——排在最前面。**編輯** 不會更改階段。 要推進這單生意，請選擇 **移動階段**，或選擇進度列上的某個階段。對話框會說明生意現在在哪個階段；在 **移到** 下選擇階段，再用寫明這次移動的按鈕確認：**移動階段**、**標為成交**、**標為失單**（必須選擇 **失單原因**）或 **重新開啟**。 下方有數個分頁。**報價單** 列出這單生意的報價單；**新增報價單** 會自動填入該商機及其主要聯絡人。**採購訂單** 列出為這單生意下的訂單，只供角色可以列出採購訂單的人查看；角色為 **Own records only**（僅自己的記錄）時，只列出他們自己的訂單。**活動** 包含備註、任務、行程和溝通，連同該商機的階段變更；**階段紀錄** 列出每一次移動的時間和成交機率；**歷史** 顯示每一項更改。如果進行中的商機沒有未完成的任務或將來的行程，負責人會在 **待辦** 中，以及在團隊檢視的 **無下一步** 下找到它。 ## 成交時 當你[接受報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/close-a-quotation/)，而它連結的是一個你可以編輯的進行中商機時，easySales 會詢問 **是否將商機標為成交？** 選擇 **標為成交**，這單生意即以今天的日期標為成交；選擇 **暫不** 則保持原樣。無論選擇哪一個，商機都不會被鎖定：你仍然可以為它加入報價單。 已成交的商機會顯示一張 **項目** 卡片，包括： - **合約金額（不含稅）**——已接受報價單的合計，不含稅，以本位貨幣計。被修訂取代的報價單不計算在內。旁邊顯示你填寫的 **預計金額**，它永遠不會被覆寫。 - **按合約開票（不含稅）**——按貨幣列出 **合約**、**已開票** 和 **待開票**。 - **開票計劃**——按狀態列出各期、**到期未開的期數**、**已到期未開票** 以及 **下一個計劃日期**。 - **應收**（含稅）——這單生意的 **發票**、**已開票**、**已收款**、**未收**、**已抵用的貸項通知單**、**已退款** 和 **已撇銷**。 你的角色看不到的數字不會顯示，卡片會說明原因：合約資料需要能檢視此商機下的全部報價單，應收資料需要全公司範圍的 **Invoice**（發票）**View**（檢視）權限。 當一單生意有兩張或以上已接受的報價單時，easySales 會列出它們的 **報價單號**、**日期** 和金額，並提醒你拒絕重複的報價單，例如複製重報的報價單。在多餘的那張上選擇 **標為拒絕** 並確認。只有在尚未由該報價單生成任何發票、它亦沒有開票計劃時才可以這樣做。已拒絕的報價單不能再開票、設定開票計劃或再次接受。 ## 需要注意的規則 - **銷售金額** 亦會按商機儲存的匯率折算為你的本位貨幣。看板和預測使用的就是這個金額。 - 成交機率來自階段：每次移動都會把它設為新階段的預設值。沒有可以直接輸入成交機率的欄位。 - 清單中的 **毛利率** 欄顯示這單生意的毛利率——利潤佔收入的比例，不是成本加成率——來源（預計、實際或手填）與它的 **利潤** 部分相同。參閱[成本與毛利](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gross-margin/)。 - 失單的商機如果有一張已接受的報價單，而該報價單的開票計劃會自動產生草稿，商機頁面會指出這張報價單：在你關閉計劃的自動草稿或取消計劃之前，仍會繼續產生草稿。參閱[規劃開票階段](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/)。 - 接受報價單本身永遠不會移動商機；由你在提示中選擇。拒絕報價單永遠不會把商機標為失單。 - 如果已成交的生意沒有已接受的報價單，或已接受的報價單沒有本位貨幣金額，它在看板和預測中按預計金額計入。 - **···** 選單中的 **停用商機** 會請你選擇 **停用** 確認。它的階段紀錄會予以保留。 ## 權限 查看商機需要 **Opportunity**（商機）**List**（列表）和 **View**（檢視）權限；建立商機需要 **Add**（新增）和 **Edit**（編輯）；修改或移動商機需要 **Edit**；停用商機需要 **Delete**（刪除）。設為 **Own records only**（僅自己的記錄）時，你可以處理自己擔任 **負責人** 的商機，以及公司共享設定向你開放的商機。**報價單** 分頁需要 **Quote**（報價單）**List**，**新增報價單** 需要 **Quote** **Add** 和 **Edit**，**標為拒絕** 需要對該報價單的 **Quote** **Edit**。只有在你可以編輯商機時，才會出現把生意標為成交的提示。 ## 為甚麼這樣設計 **成交機率由階段決定。** 同在 "Proposal" 階段的生意都按同一個百分比計算，兩位銷售員的加權金額才能公平比較。生意的把握有變，就移動它的階段，這也會在 **階段紀錄** 裏留下一條附日期的紀錄。 **甚麼時候算成交，由你決定。** 顧客可能接受了一張報價單，同時還在考慮追加項目，所以接受報價單不會自動結案。標為失單時必須選擇原因，日後你就能看出生意是輸在價錢、時機，還是輸給了競爭對手。 **已成交的生意仍可追加報價。** 追加和更改屬於同一個項目。**合約金額** 把所有已接受的報價單加起來，**預計金額** 則保留你最初的估計，項目做大了多少一目了然。 **每單進行中的生意都要有下一步。** 沒有安排任務或行程的生意，最容易不了了之。把它列在 **無下一步** 下，就能在顧客淡忘之前提醒負責人。 ## 更有效率的做法 - **從商機直接報價。** **新增報價單** 會填入客戶、商機和主要聯絡人，報價單從此計在這單生意上。參閱[建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **從進度列直接跳到某個階段。** 選擇頁首進度列上的階段，移動對話框開啟時就已選好這個階段。 - **一個篩選，三個檢視通用。** 在 **負責人** 下選一次自己的名字，清單、看板和預測就都只顯示你的生意。 - **把看板加入書籤。** 所選檢視記在網址裏，書籤或發給同事的連結會直接開啟看板或預測。 - **關注同事的生意。** 在它的 **活動** 分頁上選擇 **關注**，階段一有變化就會收到通知。參閱[關注單據](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/follow-a-document/)。 - **每週清理停滯的生意。** 團隊檢視的 **無下一步** 列出沒有任何安排的進行中生意。參閱[團隊檢視](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/team/)和[每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/)。 ## 例子 Lim & Co 取得了 Harbour Café 的裝修項目。Mei Tan 接受了不含稅 SGD 10,000.00 的 QN-10000131，並在提示中選擇 **標為成交**。一個月後，咖啡店決定加做一幅特色牆，Mei 把一張 SGD 2,000.00 的追加報價單 QN-10000137 連結到同一個商機，並同樣接受了它。 **項目** 卡片現在顯示 **合約金額（不含稅）** 為 SGD 12,000.00，而 **預計金額** 仍是 Mei 在生意進行中時填寫的 SGD 11,000.00。兩張報價單都列為已接受；它們不是重複的，所以她一張都不拒絕。 **一單向前推進的生意。** Daniel Lim 的商機 "Clinic reception refresh" 的 **銷售金額** 為 SGD 15,000.00，處於預設成交機率 40% 的 "Site visit" 階段。頁首顯示 **加權金額** 為 SGD 15,000.00 × 40% = SGD 6,000.00。視察場地後，他選擇 **移動階段**，選 "Proposal"（60%）並確認；加權金額變為 SGD 9,000.00，**階段紀錄** 記下了這次移動。 **輸在價錢上的生意。** 兩星期後，診所選了一間更便宜的承辦商。Daniel 在 **···** 選單中選擇 **標為失單**，選擇 **失單原因** "Price"，在 **失單原因說明** 中填寫 "Went with a quote 20% lower"，然後選擇 **標為失單**。**結案日期** 為今天，成交機率為 0%。 ## 常見問題 - **潛在客戶和商機有甚麼分別？** 潛在客戶是仍在確認意向的人。商機是與已有客戶之間的一單生意，有金額、階段和預計成交日期。參閱[潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/leads/)。 - **如何修改一單生意的成交機率？** 把它移到另一個階段，成交機率就會改為該階段的預設值。easySales 沒有可以直接輸入成交機率的欄位。 - **接受報價單會自動把商機標為成交嗎？** 不會自動標記。easySales 會詢問 **是否將商機標為成交？**，由你選擇 **標為成交** 或 **暫不**。 - **一個商機可以有多張報價單嗎？** 可以。修訂、不同方案和追加報價都可以連結到它。已成交生意的 **合約金額** 是已接受報價單的合計。 - **為甚麼合約金額和預計金額不一樣？** **預計金額** 是你填寫的 **銷售金額**；**合約金額** 是顧客接受的不含稅金額。 - **商機可以刪除嗎？** 在 **···** 選單中選擇 **停用商機**。它會從清單中消失，階段紀錄仍會保留。 - **誰能看到我的商機？** 角色對 **Opportunity** 設為 **All records**（全部記錄）的人，以及公司共享設定包含的人。設為 **Own records only**（僅自己的記錄）時，同事只能看到自己負責的生意。 ## 相關內容 - [銷售管道看板](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/pipeline-board/) - [銷售預測](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/forecast/) - [報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/) - [落實成交](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/close-the-deal/) - [報價單與訂單](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/quotations-and-orders/) --- # 銷售管道看板 > 用 easySales 的銷售管道看板拖動商機轉換階段，選好原因標為成交或失單，並查看每個階段的金額合計和加權金額。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/sales/pipeline-board/ 看板把你進行中的[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/)顯示為卡片，每個階段一欄，讓你看清整個銷售管道並推進每單生意。 ## 開始之前 查看看板需要 **Opportunity**（商機）**List**（列表）權限，移動卡片需要 **Edit**（編輯）。你的角色無權移動的卡片會顯示一把鎖：「你的角色無權移動此商機。」 把生意標為失單時需要選擇原因。管理員在[自訂欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/custom-fields/)下的 **OpportunityLostReason** 選項集中維護原因清單；它最初包括 Price、Competitor、No budget、No decision、Timing 和 Other。 ## 操作步驟 1. 在側欄選擇 **商機**，然後選擇 **看板**。 2. 有需要時，用搜尋框、**階段**、**負責人** 或 **篩選** 收窄範圍。 3. 把卡片拖到另一欄，或選擇卡片上的 **···**，在 **移到** 下選擇階段。easySales 會確認這次移動，並提供 **復原**。 4. 要把生意標為成交，請拖動卡片：拖動時會出現兩個目標區。把它放到 **拖到這裡標為成交**，或在卡片的 **···** 選單中選擇 **標為成交**。選擇 **標為成交** 確認。如果這單生意沒有已接受的報價單，對話框會提醒你這次成交將按預計金額計入；你仍然可以繼續。如果這單生意有兩張或以上已接受的報價單，對話框會列出它們，方便你拒絕重複的報價單。 5. 要把生意標為失單，請把它放到 **拖到這裡標為失單（須選原因）**，或在選單中選擇 **標為失單**。選擇 **失單原因**，有需要時填寫 **失單原因說明**，然後選擇 **標為失單**。 ## 之後會發生甚麼 每次移動都會即時儲存，記入商機的 **階段紀錄**，並把成交機率設為新階段的預設值。 成交的生意獲得今天的 **結案日期** 和 100% 的成交機率；失單的生意獲得今天的 **結案日期**、0% 和你選擇的原因。兩者都會離開看板。各欄上方（手機上在下方）的 **成交** 和 **失單** 數字合計本月結案的生意金額，並顯示項數。已成交的生意在你能檢視合約金額時按其合約金額（已接受報價單之和，不含稅，以本位貨幣計）計入，否則按預計金額計入；**成交** 合計下方的說明會告訴你有多少項按預計金額計入。要重新開啟已結案的生意，請開啟它，在 **···** 選單中選擇 **重新開啟**。 ## 看懂看板 - 欄頭顯示階段、它的預設成交機率、生意數目、金額合計，以及 **加權** 金額：每筆金額乘以該生意本身的成交機率。這些數字涵蓋你可檢視的全部商機，不只是已載入的卡片。「未填金額」統計沒有金額的生意。 - 卡片顯示客戶、以本位貨幣計的金額、負責人的姓名縮寫和 **預計成交日期**——過期後顯示為紅色，並標示 **已逾期**。金色的百分比表示這單生意的成交機率與階段預設值不同。 - 卡片按預計成交日期由近至遠排列，每次載入 50 張；選擇 **載入更多** 查看其餘卡片。 - 在手機上，看板一次只顯示一個階段：在卡片上方選擇階段，用卡片的 **···** 選單移動卡片。 ## 需要注意的規則 - 如果同事剛好在你之前移動了這單生意，你的移動會被拒絕。請重新整理後再試。 - **未設定階段** 欄存放位於貴公司已刪除階段上的生意。你可以把卡片移出這一欄，但不能移入。 - 看板最多顯示 5,000 個進行中的商機。超過這個數目時，請收窄篩選範圍。 - 失單的生意即使之後重新開啟，也會保留其失單原因。 ## 為甚麼這樣設計 **每次移動都有紀錄。** 在階段之間移動會即時儲存，並連同新的成交機率寫進生意的 **階段紀錄**。日後檢視這單生意的人，都能看到它何時推進、何時停滯。 **失單必須有原因。** 每次失單都有原因，一個季度下來，你就能看出生意是輸在價錢、時機，還是輸給了競爭對手——一條默默失單的銷售管道永遠不會告訴你這些。 **先移動的人為準。** 兩個人同時移動同一張卡片時，第二次移動會被拒絕，而不是悄悄覆蓋第一次。沒有人的決定會在本人不知情的情況下消失。 **合計要麼完整，要麼不顯示。** 欄頭合計涵蓋你可以檢視的每單生意，不只是已載入的卡片。進行中的生意超過 5,000 單時，看板會請你收窄篩選範圍，而不是顯示一個不完整的合計。 ## 更有效率的做法 - **拖錯了就復原。** 在進行中的階段之間移動卡片後，選擇提示中的 **復原**，卡片就回到原處。 - **只看自己的生意。** 在 **負責人** 下選擇自己的名字；切換到清單或預測時，篩選條件保持不變。參閱[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/)。 - **不用拖動也能移動。** 卡片上的 **···** 在 **移到** 下列出所有階段，另有 **標為成交** 和 **標為失單**——在手機上或看板很長時特別方便。 - **在新分頁開啟生意。** 按住 Ctrl（Mac 上按 Cmd）點選卡片上的名稱，看板會留在原處。 - **先處理紅色日期。** 紅色的 **預計成交日期** 表示這單生意該推進、改日期或結案了。參閱[每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/)。 - **好好完成成交。** [落實成交](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/close-the-deal/)講述成交之後的確認接受、收取訂金和交接。 ## 例子 **看懂一欄。** Lim & Co 的 "Proposal" 階段預設為 60%，有三張卡片：SGD 10,000.00（60%）、SGD 5,000.00（60%）和 SGD 8,000.00（40%，因與預設值不同而顯示為金色）。這一欄顯示 SGD 23,000.00 和 **加權** SGD 12,200.00：6,000.00 + 3,000.00 + 3,200.00。 **標為成交。** Marcus Tan 把 "Harbour Café fit-out" 拖到 **拖到這裡標為成交**。它已接受的報價單 QN-10000140 不含稅為 SGD 12,000.00，所以對話框沒有警告；他選擇 **標為成交**。本月較早時，Lim & Co 還贏得一單沒有已接受報價單、預計金額為 SGD 3,500.00 的生意。**成交** 數字現在顯示 SGD 15,500.00、「本月：2 項」，並註明「其中 1 項按預計金額計入（無可顯示的合約金額）」。 **復原一次移動。** Mei Tan 不小心把一張卡片拖到 "Negotiation"。她選擇提示中的 **復原**，卡片回到 "Proposal"。 ## 常見問題 - **如何把生意標為失單？** 把卡片拖到 **拖到這裡標為失單（須選原因）**，或在它的 **···** 選單中選擇 **標為失單**。選擇 **失單原因**，然後選擇 **標為失單**。 - **如何重新開啟已標為失單的生意？** 開啟該商機，在它的 **···** 選單中選擇 **重新開啟**，再選擇一個進行中的階段。它會回到看板上，並保留失單原因。 - **為甚麼我不能移動某張卡片？** 卡片上顯示一把鎖：你的角色對這單生意沒有 **Opportunity**（商機）**Edit**（編輯）權限。設為 **Own records only**（僅自己的記錄）時，你只能移動自己的生意。 - **為甚麼卡片上的日期是紅色的？** 它的 **預計成交日期** 已經過了。請推進這單生意、修改日期或把它結案。 - **為甚麼看板提示符合的商機太多？** 看板最多顯示 5,000 單進行中的生意。請用 **負責人**、**階段** 或 **篩選** 收窄範圍。 - **可以在手機上使用銷售管道看板嗎？** 可以。它一次顯示一個階段；用卡片的 **···** 選單移動卡片。 ## 相關內容 - [商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/) - [銷售預測](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/forecast/) - [商機階段](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunity-stages/) - [每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 銷售預測 > easySales 的加權銷售預測如何計算、如何解讀——按負責人和預計成交月份匯總進行中的商機，並逐月比較已成交金額。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/sales/forecast/ 預測告訴你進行中的[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/)可能帶來多少生意，以及在甚麼時候。用它來規劃未來幾個月，並查看每位銷售員有哪些生意即將到期、成交把握有多大。 ## 如何運作 每個進行中的商機都按 **加權** 金額計入：銷售金額乘以它本身的成交機率。一單 SGD 10,000.00、成交機率 40% 的生意計入 SGD 4,000.00。成交機率就是商機上顯示的那個數值，來自它所在的階段。 頂部有四個數字：**進行中商機**、**預計金額合計**（所有金額相加）、**加權金額合計** 和 **本月以前（加權）**。有進行中的生意已過預計成交日期時，最後一個數字會變成紅色，並註明有多少項。 **按預計成交月份** 卡片為本月及之後五個月中的每個月畫出三條棒：**預計金額**、**加權金額** 和 **已成交（按結案日期）**——即該月已經成交的生意。已成交的生意在你能檢視合約金額時按其合約金額（已接受報價單之和，不含稅，以本位貨幣計）計入，否則按預計金額計入。如果某個月包含按預計金額計入的生意，會註明有多少項。 **負責人 × 預計成交月份** 表格每位負責人一行，每個預計成交月份一欄：**本月以前**、本月及之後五個月、**較後** 和 **合計**。每個儲存格顯示加權金額，下方是生意項數及其未加權金額。數字旁的圓點表示其中有生意的成交機率與階段預設值不同。在手機上，負責人以清單顯示；選擇其中一位即可查看他的各個月份。 ## 需要注意 - 所有數字都以貴公司的本位貨幣顯示，按每個商機儲存的匯率折算。 - 沒有 **銷售金額** 的進行中商機會被計數，但金額為零。表格下方的說明會告訴你有多少個。 - 合計按未捨入的數值計算，所以合計可能與你看到的各格之和相差幾仙。 - 搜尋框和篩選條件對預測的作用與對清單相同。 - 設為 **Own records only**（僅自己的記錄）時，預測只涵蓋你自己的商機。 - 進行中的商機超過 5,000 個時，預測會請你收窄篩選範圍。 ## 詞彙 - **預計金額合計**——進行中生意的銷售金額相加。 - **加權金額合計**——每個銷售金額乘以其成交機率後相加。 - **本月以前**——**預計成交日期** 早於本月一日的進行中生意。 - **較後**——預計在所顯示的第六個月之後成交的進行中生意。 - **合約金額**——已成交生意的已接受報價單之和，不含稅，以本位貨幣計，不包括被修訂取代的報價單。 ## 常見誤解 - 成交和失單的生意不在表格中。只有 **已成交（按結案日期）** 棒顯示已成交的生意。 - **本月以前** 不是看板上的逾期標記。看板由日期的翌日起就標記卡片；預測則要等整個月過去後才把它移過去。 - 預測不會預估新的生意，只對銷售管道中已有的生意加權。 ## 在哪裏找到 在側欄選擇 **商機**，然後在標題下選擇 **預測**。你需要 **Opportunity**（商機）**List**（列表）權限。 ## 為甚麼這樣設計 **按加權計，而不是按期望計。** 如果每單生意都按全數計入，一條滿是早期生意的銷售管道看起來會很大。把每單生意乘以它的成交機率，得出的數字更接近真正會簽下的金額，你就可以據此規劃人手、採購和現金流。 **每單生意按它自己的成交機率計入。** 成交機率來自生意所在的階段，所以推進得越遠的生意計入得越多。圓點標示哪些生意的數字與階段預設值不同，所以不會有生意在你看不到的情況下被另行加權。 **一種貨幣，按生意自己的匯率。** 每單生意都按儲存時的匯率以你的本位貨幣顯示，所以預測只會在有人儲存生意時改變，而不會因為一夜之間匯率變動而改變。 **逾期的生意不會被遺漏。** 日期已過的生意不會被剔除，而是以紅色集中在 **本月以前** 下。一份悄悄漏掉逾期生意的預測看起來整齊，但數字是錯的。 ## 更有效率的做法 - **一次檢討一個人。** 在 **負責人** 下選擇一個名字；卡片和表格就只顯示這個人的生意。參閱[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/)。 - **先處理紅色數字。** **本月以前** 下的生意需要新日期或結案。開啟[銷售管道看板](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/pipeline-board/)，它們的日期在那裏顯示為紅色。 - **為每單生意填上金額。** 沒有 **銷售金額** 的生意不會計入任何金額；表格下方的說明會告訴你還有多少單要填。 - **檢查各階段的百分比。** 如果預測總是偏高或偏低，請在[商機階段](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunity-stages/)調整預設成交機率。 - **養成每週檢視的習慣。** [每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/)把預測放進一次 30 分鐘的檢討裏。 ## 例子 九月，Lim & Co 有三個進行中的商機： | 商機 | 負責人 | 銷售金額 | 成交機率 | 預計成交 | 加權 | |---|---|---|---|---|---| | Harbour Café fit-out | Marcus Tan | SGD 20,000.00 | 60% | 9 月 | SGD 12,000.00 | | Clinic reception refresh | Arjun Rao | SGD 8,000.00 | 25% | 10 月 | SGD 2,000.00 | | Office move, Tanjong Pagar | Arjun Rao | — | 10% | 12 月 | — | 頂部數字顯示 **進行中商機** 3、**預計金額合計** SGD 28,000.00 和 **加權金額合計** SGD 14,000.00。Marcus 的九月儲存格顯示 SGD 12,000.00，下方為「1 項 · 20,000.00」。Arjun 的一行合計 SGD 2,000.00，來自兩單生意；說明文字指出有一個進行中商機沒有金額。 **一單延遲的生意。** 10 月 1 日，Harbour Café 的裝修仍未成交。它從九月那一欄移到 **本月以前**，**本月以前（加權）** 以紅色顯示 SGD 12,000.00，並註明「1 項已過預計成交日」。Marcus 與咖啡店議定新日期 10 月 15 日，修改了 **預計成交日期**；這 SGD 12,000.00 就回到十月那一欄。 **一單外幣生意。** Daniel Lim 記錄一單 USD 5,000.00 的生意，儲存時的匯率為 1 USD = 1.3500 SGD，成交機率 50%。預測把它計為預計 SGD 6,750.00、加權 SGD 3,375.00（6,750.00 × 50%）；這些數字不會隨當天的匯率變動。 ## 常見問題 - **為甚麼我的預測比銷售管道的金額低？** 銷售管道合計按全數計入每單生意；預測則按成交機率為每單生意加權。一單 SGD 10,000.00、成交機率 40% 的生意計入 SGD 4,000.00。 - **為甚麼已成交的生意不在預測表格中？** 表格只顯示進行中的生意。已成交的生意顯示在 **已成交（按結案日期）** 棒中。 - **「本月以前」是甚麼意思？** 指 **預計成交日期** 早於本月一日的進行中生意。請更新它們的日期或把它們結案。 - **為甚麼合計與各格之和相差一仙？** 合計按未捨入的數值計算；每個儲存格則捨入到仙來顯示。 - **預測包括其他貨幣的生意嗎？** 包括。每單生意都按商機儲存的匯率折算為你的本位貨幣。參閱[貨幣與匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 - **可以只看某一位銷售員的預測嗎？** 可以。在 **負責人** 下選擇這個人，或查看表格中他的那一行。 ## 相關內容 - [銷售管道看板](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/pipeline-board/) - [商機階段](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunity-stages/) - [貨幣與匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/) - [每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 商機階段 > 在 easySales 設定銷售管道（銷售漏斗）的階段——名稱、次序和成交機率，以及改名或刪除階段時進行中的商機會怎樣。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunity-stages/ 銷售管道的階段是每個[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/)要經過的步驟，每個階段都有一個預設的成交機率。本頁適用於設定階段的管理員；這些階段決定了[銷售管道看板](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/pipeline-board/)和[銷售預測](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/forecast/)的內容。 ## 開始之前 修改階段需要 **System**（系統）**Edit**（編輯）權限；有 **System** **View**（檢視）權限可以查看階段。請先規劃好清單： - 1 至 12 個進行中的階段，按生意推進的次序排列。 - 名稱最多 50 個字元，彼此不同（不分大小寫），而且不含 `` | : ' " < > & ` \ `` 中的任何字元。Closed Won、Closed Lost 和 Close 為保留名稱。 - 每個階段的預設成交機率：1 至 99 的整數。 **成交**（100%）和 **失單**（0%）是固定的，一律排在最後。 ## 操作步驟 1. 在側欄選擇 **系統設定**，然後在 **銷售** 組別中選擇 **銷售流程**。**商機階段** 清單顯示每個階段的 **預設成交機率**，以及有多少項 **進行中商機** 位於其上。 2. 要為階段改名或更改它的權重，請選擇該行的 **編輯**，修改 **階段** 或 **預設成交機率**，然後選擇 **儲存**。**儲存後將出現的變化** 方框會列出這項更改對你的紀錄有甚麼影響。 3. 用階段旁邊的箭咀調整次序。第一個階段標有 **預設階段**：新商機和轉換而來的潛在客戶都從這裏開始。 4. 要加入階段，請選擇 **新增階段**，為它命名，設定它的 **預設成交機率**，然後選擇 **儲存**。 5. 要刪除階段，請選擇該行的 **刪除**。沒有進行中商機的階段會要求你確認 **刪除**。如果該階段上有進行中的商機，請在 **移到** 下選擇它們的去向，然後選擇 **移動並刪除**。 以上每項操作在完成後即時儲存；沒有 **儲存階段** 按鈕。 ## 之後會發生甚麼 easySales 提示「商機階段已儲存。」，並把更改套用到你的紀錄上： - 改名的階段會帶上其上的所有商機，並各記一項 **階段紀錄**。它們的成交機率不變。 - 被刪除階段上的商機移到你選擇的階段，成交機率改為該階段的預設值，並各記一項 **階段紀錄**。 - 修改預設成交機率時，**同時更新此階段中 … 項仍為舊預設值（…%）的進行中商機** 核取方塊預設已勾選。仍為舊數值的進行中生意會改用新數值；成交機率不同的生意保持不變。 - 加入階段或調整次序只會改變銷售管道本身。 已成交和已失單的商機不會被移動。 ## 需要注意的規則 - 如果貴公司仍在使用預設階段，頁面會提示這一點；第一次儲存時會建立貴公司自己的一份。 - 如果在你編輯期間有其他人儲存了階段，你的儲存會被拒絕。請重新載入頁面，再次進行修改。 - 如果有進行中的商機位於已不在清單中的階段上，會出現警告並列出它們。看板會把它們放在獨立的一欄。 - 貴公司只有一份階段清單，所有用戶和團隊共用。 - 失單原因是另一份清單：**資料** 組別中 **自訂欄位** 的 **選項集** 部分裏的 **OpportunityLostReason** 選項集。請參閱[自訂欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/custom-fields/)。 ## 為甚麼這樣設計 **全公司用同一條銷售管道。** 每位銷售員都按同樣的步驟推進生意，"Proposal" 階段的生意不論由誰負責，意思都一樣。看板、預測和每週檢討比較的才是同一樣東西。 **成交機率是貴公司對這個階段的估計。** 新生意或剛移動的生意都採用階段的預設值，加權預測因此遵循同一條規則。修改預設值時，仍在舊數值上的生意會跟着改，刻意設成其他數值的生意則不受影響。 **沒有生意會從看板上消失。** 改名時階段上的生意會跟着走，刪除前會先問你要把它們移到哪裏。每一次這樣的移動都會寫進生意的 **階段紀錄**，所以隨時都能查到一單生意為甚麼在現在的位置。 **成交和失單是固定的。** 每單生意只有這兩種結局，所以「本月成交」在看板、預測和每位銷售員的數字裏意思都一樣。 ## 更有效率的做法 - **改名，而不是刪除後再加入。** 改名會保留階段上的每單生意及其成交機率；刪除會把它們移走，並把成交機率重設為新階段的預設值。 - **刪除前先看數量。** **進行中商機** 欄顯示一項更改會影響多少單生意，**儲存後將出現的變化** 也會在你確認前寫清楚。 - **把最常見的起點放在最前面。** 第一個階段是新商機和轉換而來的潛在客戶的 **預設階段**，可以用箭咀把它移到最上面。 - **讓失單原因有用。** 編輯 **OpportunityLostReason** 選項集，讓原因貼近顧客實際拒絕的理由。參閱[自訂欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/custom-fields/)。 - **每週檢查一次銷售管道。** [每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/)介紹如何逐個階段檢視看板。 ## 例子 **提高某個階段的成交機率。** Lim & Co 的階段是 "Enquiry" 10%、"Site visit" 30%、"Proposal" 50% 和 "Negotiation" 70%。Daniel Lim 發現去到 "Proposal" 的生意大約十單裏有六單成交，於是在它所在行選擇 **編輯**，把 **預設成交機率** 改為 60。**儲存後將出現的變化** 顯示「「Proposal」預設機率 50% → 60%，更新 6 項進行中商機」。六單 50% 的生意改為 60%；兩單 40% 的生意保持 40%。一單 SGD 10,000.00、原為 50% 的生意，加權金額由 SGD 5,000.00 變為 SGD 6,000.00。 **刪除一個階段。** Lim & Co 不再單獨安排視察場地。Daniel 在 "Site visit" 所在行選擇 **刪除**，這個階段上有三單進行中的生意。他在 **移到** 下選擇 "Proposal"，然後選擇 **移動並刪除**。這三單生意移到 "Proposal"，成交機率為 60%，各記一項 **階段紀錄**。 ## 常見問題 - **銷售階段最多可以設幾個？** 進行中的階段可設 1 至 12 個，另加固定的 **成交** 和 **失單**。 - **刪除階段後，上面的商機會怎樣？** 由你選擇把它們移到哪個階段。它們採用該階段的預設成交機率，並各記一項 **階段紀錄**。 - **修改階段的成交機率會影響已有的生意嗎？** 只影響仍在舊預設值上的進行中生意，而且要勾選 **同時更新此階段中 … 項仍為舊預設值（…%）的進行中商機**。 - **成交和失單可以改名嗎？** 不可以。它們是固定的，一律排在最後。 - **不同團隊可以用不同的銷售階段嗎？** 不可以。貴公司只有一份階段清單。 - **誰可以修改銷售階段？** 角色有 **System**（系統）**Edit**（編輯）權限的人。只有 **System** **View**（檢視）權限時，頁面是唯讀的。 - **為甚麼我對階段的修改被拒絕了？** 在你編輯期間有其他人儲存了階段。請重新載入頁面，再修改一次。 ## 相關內容 - [銷售管道看板](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/pipeline-board/) - [銷售預測](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/forecast/) - [系統設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/settings/) - [每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 行銷活動 > 在 easySales 把潛在客戶連結到行銷活動，更新行銷活動的日期、預算和狀態，看清每個活動帶來了哪些銷售線索。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/sales/campaigns-and-lead-pools/ **行銷活動**（Campaign）是帶來[潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/leads/)的一次市場推廣——展覽會、郵寄宣傳、廣告——包括它的日期和預算。線索池是供團隊共用的潛在客戶等候名單，另有專頁：[線索池](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/lead-pools/)。 ## 在哪裏找到 行銷活動沒有清單，也沒有側欄入口。請從 **潛在客戶** 清單的 **行銷活動** 欄開啟，或從潛在客戶頁面的 **來源** 部分開啟。它的頁面在麵包屑中位於 **潛在客戶** 之下。 easySales 沒有建立行銷活動的按鈕：你只能把潛在客戶連結到貴公司已有的行銷活動。如需新增，請由管理員透過 support@easysales.work 聯絡 easySales 支援人員設定。 ## 你可以做甚麼 - 查看行銷活動的 **基本資料**（**名稱**、**狀態**、**負責人**）、**日程與預算**（**開始**、**結束**、**預算**）以及 **說明**。 - 選擇頁面頂部的 **編輯** 修改行銷活動，然後選擇 **儲存**。 - 在頁面底部的 **歷史** 部分查看誰改了甚麼。 - 按下文說明停用不再使用的行銷活動。 ## 連結潛在客戶 1. 開啟潛在客戶，選擇頁面頂部的 **編輯**。 2. 在 **來源** 下選擇 **行銷活動**。 3. 選擇 **儲存**。 你也可以在 **新增潛在客戶** 表格上直接選擇，[網頁表單](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/web-forms/)也可以自行為它的潛在客戶指定行銷活動。之後清單會在該潛在客戶的一行中顯示行銷活動。行銷活動的頁面不會列出其潛在客戶：要查看它們，請按 **潛在客戶** 清單的 **行銷活動** 欄排序。 ## 需要注意的規則 - 行銷活動的 **狀態** 為 **Planning**（計劃中）、**Active**（進行中）、**Inactive**（未啟用）、**Completed**（已完成）或 **Aborted**（已中止）之一。 - **···** 選單中的 **停用行銷活動** 會請你選擇 **停用** 確認。引用它的潛在客戶會保留這個連結。 - 一個潛在客戶同一時間只能屬於一個行銷活動。 ## 權限 開啟行銷活動需要 **Campaign**（行銷活動）**View**（檢視）權限，修改需要 **Edit**（編輯），停用需要 **Delete**（刪除）。連結潛在客戶還需要 **Lead**（潛在客戶）**Edit**，而且你只能選擇自己能開啟的行銷活動。設為 **Own records only**（僅自己的記錄）時，你可以處理自己擔任 **負責人** 的行銷活動。 ## 為甚麼這樣設計 **行銷活動告訴你哪一筆投入有回報。** 每個來自展覽會或廣告的潛在客戶都帶着它的行銷活動時，你就能數出每個活動帶來了多少線索，再和它的 **預算** 比較。明年的推廣預算該花在哪裏，就有了根據。 **停用不會改動任何潛在客戶。** 不再使用的行銷活動不再供人選擇，而它帶來的潛在客戶仍保留這條連結和其他所有資料。只是這個行銷活動的名稱不再顯示在這些潛在客戶上和 **潛在客戶** 清單中，所以等到不再需要統計它的線索時才停用。 **每個行銷活動都有負責人。** **負責人** 對活動的成效負責，也負責及時更新它的日期、預算和 **狀態**。 ## 更有效率的做法 - **記錄潛在客戶時就選好行銷活動。** **新增潛在客戶** 表格的 **來源** 下就有 **行銷活動**，一步完成連結。參閱[潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/leads/)。 - **讓網頁表單為潛在客戶加上標記。** 為展覽表單指定它的 **行銷活動**，來自該表單的每則詢價都會被計算在內。參閱[網頁表單](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/web-forms/)。 - **排序查看某個活動的線索。** 在 **潛在客戶** 清單上選擇 **行銷活動** 欄標題，同一活動的潛在客戶就排在一起。 - **活動結束就關閉它。** 把 **狀態** 設為 **Completed**（已完成），同事開啟它的頁面就知道活動已經結束。 - **群發之前先確認同意。** [推廣與同意](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/marketing-consent/)講述郵寄宣傳前的同意與取消訂閱。 ## 例子 **一場家居展。** Lim & Co 的行銷活動 "Home Show 2026" 的 **開始** 為 3 月 6 日，**結束** 為 3 月 8 日，**預算** 為 SGD 4,500.00。Siti Nadia 把記錄的 30 位訪客都連結到它。其中 6 位轉換為客戶，所以這場展覽每條線索的成本是 SGD 4,500.00 ÷ 30 = SGD 150.00，每位新客戶的成本是 SGD 4,500.00 ÷ 6 = SGD 750.00。展覽結束後，她把 **狀態** 設為 **Completed**。 ## 常見問題 - **如何新增行銷活動？** easySales 沒有這個按鈕。請由管理員透過 support@easysales.work 聯絡 easySales 支援人員設定行銷活動。 - **如何查看某個行銷活動帶來的所有潛在客戶？** 按 **潛在客戶** 清單的 **行銷活動** 欄排序。行銷活動自己的頁面不會列出它的潛在客戶。 - **行銷活動和線索池有甚麼分別？** 行銷活動是一次有日期、預算和狀態的市場推廣，用來統計它帶來了甚麼。線索池是還沒有人負責的潛在客戶等候名單，供團隊領取。參閱[線索池](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/lead-pools/)。 - **停用行銷活動後，潛在客戶會怎樣？** 它們保留這個連結。這個行銷活動不再供人選擇，它的名稱也不再顯示在潛在客戶上和 **潛在客戶** 清單中。 - **為甚麼我在潛在客戶上選不到某個行銷活動？** 你只能選擇自己能開啟的行銷活動。你的角色需要 **Campaign**（行銷活動）**View**（檢視）權限；設為 **Own records only**（僅自己的記錄）時，該行銷活動必須由你負責。 ## 相關內容 - [潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/leads/) - [線索池](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/lead-pools/) - [網頁表單](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/web-forms/) - [轉換潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/convert-a-lead/) - [推廣與同意](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/marketing-consent/) - [商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/) --- # 採購訂單 > 在 easySales 點樣開採購訂單（PO）——向供應商落單、發出附編號的訂單、列印 PDF，並跟進供應商已開票和你已付款的金額。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/purchase-orders/ 採購訂單是你為工作向供應商購買貨品或服務時發出的單據。在 easySales 中，它亦會追蹤採購方面的款項：供應商已開票的金額和你已付的款項。它記錄的成本會計入所屬交易的[毛利](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gross-margin/)。 ## 在哪裏找到 在側欄選擇 **採購訂單**。清單以標籤顯示每張訂單的 **狀態**、**開票** 和 **付款**。清單打開時按下單日期顯示當前 **月份** 的訂單；草稿在發出之前沒有下單日期，所以要看到草稿和較早的訂單，請在篩選列中移除月份。用 **篩選條件** 可按 **月份**、**狀態**、**開票**、**付款**、**供應商發票無單據** 或 **負責人** 縮窄範圍，並用搜尋框查找採購訂單編號、供應商單號或供應商。欄位設定的用法與其他清單相同——參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 客戶頁面和商機頁面亦有 **採購訂單** 分頁，供角色可以列出採購訂單的人使用。 ## 你可以做甚麼 - 選擇 **新增採購訂單**，選擇 **供應商** 並加入明細行。任何有效的客戶都可以作為供應商。選擇 **建立採購訂單**，把它保留為草稿。 - 訂單準備好後，選擇 **發出採購訂單**：它會取得採購訂單編號（預設以 `PO-` 開頭），並以今天作為 **下單日期**。 - 選擇 **PDF**，把檔案發給供應商，然後回答 **已把它傳給供應商了嗎？**，或在 **···** 選單中選擇 **標記為已傳送**。 - 就訂單[記錄供應商發票和你的付款](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/supplier-invoices/)。 - 訂單完成後選擇 **關閉採購訂單**。已關閉的訂單可以用 **重新開啟採購訂單** 重新打開。 - 對不再需要的已下達訂單選擇 **取消採購訂單**，並填寫 **原因**。請先作廢它的供應商發票和付款：仍有這些的訂單不能取消，只能關閉。已取消的訂單不能重新打開；草稿是刪除，不是取消。 - 選擇 **刪除採購訂單** 刪除草稿，或在 **···** 選單中使用 **更改負責人** 更換負責人。 - 在 **···** 選單的 **單據** 組中選擇 **複製**，根據這張訂單新增一張：它是歸你所有的 **草稿**，供應商、聯絡人、貨幣、付款條件、送貨地址、條款、明細行和商機保持不變（若你已不能關聯該商機，則不關聯並有提示），按今天的稅率和匯率計價。編號、日期、供應商參考號和供應商帳單不會複製，原訂單不變。需要 **Purchase**（採購）**Add**（新增）和 **Edit**（編輯）權限。 ## 訂單的流程 | 狀態 | 含義 | 可以更改甚麼 | |---|---|---| | **草稿** | 準備中；尚未有採購訂單編號 | 所有內容；可以刪除 | | **已下達** | 已有編號 | 不能改供應商；記錄供應商發票後，明細行、貨幣和稅也不能再改 | | **已關閉** | 已完成 | 只能改商機連結；可以重新打開 | | **已取消** | 不再需要的已下達訂單 | 不能更改任何內容；不能重新打開 | 訂單頂部的主按鈕會隨它的狀態而變：**發出採購訂單**，然後是 **記錄供應商發票**，再到 **記錄付款**，最後是 **關閉採購訂單**。其他操作都在 **···** 選單中：**取消採購訂單**、**重新開啟採購訂單**、**標記為已傳送** 和 **撤銷「已傳送」**、草稿的 **刪除採購訂單**，以及 **更改負責人**。標題下的橫條顯示 **訂單總額**、**已開票**、**已付款** 和 **未開票** 的金額。 ## 列印 在訂單頁面選擇 **PDF**；沒有 Word 下載。它的版面是 **系統設定** → **文件設定** 下的 **採購訂單** 設計——內建設計，或你上載的 Word 檔；它沒有表單設計。 - 列印的日期是 **下單日期**。 - **Ship To**（送貨至）列印 **收貨地址**；留空時則列印貴公司自己的名稱和辦公室地址。 - 貴公司的稅號不帶標籤直接列印。 - 草稿會印上 DRAFT 印章，已取消的訂單會印上 CANCELLED 印章。 - 列印訂單上的稅務字樣按貴公司的稅務設定而定；不收銷售稅的公司不會印出稅項行。在畫面上，這個欄位稱為 **稅**。 ## 權限 你需要 **Purchase**（採購）**List**（列表）和 **View**（檢視）才能查看採購訂單，需要 **Add**（新增）和 **Edit**（編輯）才能建立、開立和更改訂單，需要 **Delete**（刪除）才能刪除草稿。角色設為 **Own records only**（只限自己的紀錄）時，只能處理自己負責的訂單。要在商機上看到成本數字，需要 **Purchase** **List** 設為 **All records**（全部紀錄）。 ## 需要注意 - 從舊系統轉入的採購訂單全部是 **已關閉**。 - 訂單標記為已發送後再作更改，訂單頂部狀態旁會顯示 **發送後已修改** 標籤，提醒你把新版本發給供應商。清單不會顯示它。 - 如果訂單的 **供應商訂單號** 亦出現在發給同一供應商的另一張訂單上，訂單會顯示 **供應商單號重複** 標籤，並附有指向其他訂單的連結。已取消的訂單不計在內。 ## 為甚麼這樣設計 **發出的訂單是對供應商的承諾。** 供應商拿到你的採購訂單編號後，就會按它交貨和開票。所以發出後不能再換供應商：原本應發給另一家的訂單，要取消後重新開一張，每個供應商看到的都只是寫給自己的訂單。 **帳單未到，訂單已計入成本。** 發出訂單等於答應付款，所以這宗交易的承諾成本在你發出當天就增加，而不是幾星期後供應商開票時才增加。趁仍可以重新議價，你已能看到它對毛利的影響。 **供應商開票後，明細行就鎖定。** 供應商的發票是對照這些明細行核對過的。之後再改，訂單和帳單就對不上了；如果訂單確實要改，請先作廢那張帳單。 **已取消的訂單保留編號。** 採購訂單編號連續不斷，你可以向供應商或會計師說明哪張訂單撤回了、何時撤回、為甚麼撤回。草稿從未離開過公司，所以直接刪除便可。 ## 更有效率的做法 - **從交易開始落單。** 在商機的 **採購訂單** 分頁選擇 **新增採購訂單**，新訂單會關聯到這個商機，成本計入正確的毛利。在供應商的客戶頁面用同一個按鈕，會預先填好 **供應商**。參閱[成本與毛利](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gross-margin/)。 - **複製上個月的訂單。** **···** 選單裏的 **複製** 會建立一張明細行和條款相同的草稿；改好數量，甚至換一個供應商，再發出便可。 - **把採購條款預備好。** 在 **條款** 下，**從範本插入** 會插入已儲存的文字；設為預設的 **Purchase Order**（採購訂單）範本會自動填入每張新訂單。參閱[標準範本](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/standard-templates/)。 - **找出仍欠供應商的款項。** 先在篩選列移除 **月份**，再把 **開票** 篩選為 **已全部開票**、**付款** 篩選為 **未付款** 和 **部分付款**：這張清單就是你的付款清單。參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 - **追討欠缺的單據。** **供應商發票無單據** 會找出已記錄帳單但沒有附上檔案的訂單。參閱[供應商發票](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/supplier-invoices/)。 ## 例子 **為咖啡店裝修訂購椅子。** Daniel Lim 打開 Lim & Co 為 Harbour Café 裝修的商機，在它的 **採購訂單** 分頁選擇 **新增採購訂單**，向家具供應商訂購 12 張餐椅，每張 SGD 180.00，稅項 **GST 9%**。訂單稅前 SGD 2,160.00（12 × 180.00），GST SGD 194.40，合共 SGD 2,354.40。他發出訂單，編號為 PO-10000052。他選擇 **PDF**，用電郵發出檔案，並在提示中選擇 **標記為已傳送**。 兩天後，咖啡店要求改為 14 張。供應商仍未開票，所以 Daniel 修改了這一行：訂單現在是 SGD 2,520.00（14 × 180.00），GST SGD 226.80，合共 SGD 2,746.80。**發送後已修改** 標籤提醒他把新的 PDF 發給供應商。 **換一家供應商。** Mei Tan 發出了訂購 6 盞吊燈的 PO-10000053，但供應商要到三月才有貨。這張訂單還沒有開票，也沒有付款，所以她選擇 **取消採購訂單**，原因填寫「缺貨」。然後她在這張已取消的訂單上選擇 **複製**，在新草稿上更換 **供應商**，發出後編號為 PO-10000054。PO-10000053 以 **已取消** 留在清單中。 ## 常見問題 - **為甚麼採購訂單清單是空的？** 清單打開時按下單日期顯示當前月份，而草稿在發出前沒有下單日期。在篩選列移除月份，就能看到所有訂單。 - **已發出的採購訂單可以換供應商嗎？** 不可以。請取消這張訂單，再重新開一張；**···** 選單裏的 **複製** 會建立一張可以更換供應商的草稿。 - **採購訂單發給供應商後還可以修改嗎？** 可以，只要它是 **已下達**；記錄供應商發票後，明細行、貨幣和稅就會鎖定。改過的訂單會帶 **發送後已修改** 標籤，直至你重新發送並標記為已傳送。 - **如何刪除採購訂單？** 只有草稿可以刪除。已發出的訂單要先作廢它的供應商發票和付款，然後取消；有這些紀錄的訂單可以關閉。 - **關閉採購訂單有甚麼作用？** 它表示訂單已完成：只能再改商機連結，但遲來的供應商發票或付款仍可記錄。**重新開啟採購訂單** 會令它回到 **已下達**。 - **供應商未開票，採購訂單會影響利潤嗎？** 會。已發出的訂單在所屬商機上計為承諾成本，直至供應商發票把它變成實際成本。參閱[成本與毛利](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gross-margin/)。 - **在哪裏設定採購訂單編號格式？** 在 **系統設定** → **公司資料** 的 **單據編號** 中，**採購訂單** 有自己的編號序列。參閱[單據編號](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/document-numbers/)。 ## 相關內容 - [供應商發票](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/supplier-invoices/) - [成本與毛利](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gross-margin/) - [送貨單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/delivery-orders/) - [信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/) - [保存紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/keeping-records/) --- # 供應商發票 > 在 easySales 就採購訂單記錄供應商發票和付款——附上帳單、處理訂金和預付，並了解它如何改變工程成本。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/supplier-invoices/ 供應商就[採購訂單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/purchase-orders/)向你開出帳單時，請在訂單上記錄該帳單，付款時再記錄你的付款。easySales 隨後會顯示已開票、已付款和未開票的金額，而該帳單會成為該宗交易的實際成本——參閱[成本與毛利](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gross-margin/)。本頁適用於處理供應商帳單的同事。 ## 開始之前 - 你需要在該訂單上擁有 **Purchase**（採購）**View**（檢視）和 **Edit**（編輯）權限。 - 訂單必須是 **已下達** 或 **已關閉**。草稿尚未有編號；請先發出採購訂單。已取消的訂單不能再記錄帳單或付款。 - 備好供應商的發票；如要附上，請準備 PDF 或圖片。 ## 記錄供應商發票 1. 打開採購訂單，在頂部或 **供應商發票** 區塊選擇 **記錄供應商發票**。 2. 照供應商發票上印的內容輸入 **供應商發票號**、**發票日期**、**不含稅小計** 和 **稅額**。小計預先填入訂單中尚未開票的部分。如需要，可填寫 **到期日（選填）**。 3. 訂單使用其他貨幣時，請核對 **匯率**。留空時使用你的匯率表；**使用訂單匯率** 會沿用訂單本身的匯率。 4. 選擇 **稅務處理**：**可扣抵進項稅**，或 **不可扣抵的稅（計入成本）**。它會按貴公司在發票日期的稅務登記情況預先選定；如果改選另一個，系統會要求填寫 **變更原因**。 5. 如有，請附上 **供應商發票文件**：最多十個檔案，每個不超過 25 MB，可以是 PDF、圖片或 Office 文件。 6. 再選擇抽屜底部的 **記錄供應商發票** 儲存。 ## 記錄你的付款 1. 在訂單的 **付款** 區塊選擇 **記錄付款**。訂單全部開票後，它也會成為頂部的主按鈕。 2. 輸入 **付款日期**、**金額**、**方式** 和 **參考號**；如要連結，可選擇它所付的 **供應商發票（選填）**。付款方式與客戶付款使用同一份清單。 3. 選擇視窗底部的 **記錄付款** 儲存。 ## 之後會發生甚麼 訂單頂部的橫條會更新 **已開票**、**已付款** 和 **未開票** 的數字，清單中的 **開票** 和 **付款** 標籤也會隨之更新。**已開票** 和 **已付款** 都包括稅項；**已付款** 下方會顯示 **應付餘額**。全部開票並付款後，選擇 **關閉採購訂單**。 ## 需要注意的規則 - 發票日期和付款日期都不能遲於今天。 - 開票超過訂單小計，或付款超過已記錄的發票或訂單總額，只是警告，不會被拒絕。儲存前請先核對。 - 如果貴公司在發票日期並未登記可以退回的稅項，系統會拒絕 **可扣抵進項稅**。 - 沒有附上檔案的供應商發票會標示為 **無單據**；訂單上會顯示 **無單據：** 和數量，清單的 **供應商發票無單據** 篩選可以找出這些訂單。 - 如果同一供應商的同一發票號亦出現在另一張有效的供應商發票上，該發票所在的行會標示為 **供應商單號重複**，並附有其他訂單的連結。 - 要更正已記錄的發票或付款，請在該行的選單中選擇 **編輯**。**作廢供應商發票** 和 **作廢付款** 會要求填寫原因；已作廢的行仍會列出，但不再計算在內。 - 計入成本的稅款會增加該宗交易的實際成本；可扣抵進項稅則不會。 - 向供應商付款不會改變成本。成本跟隨供應商發票。 ## 為甚麼這樣設計 **你輸入的是供應商的數字，不是你自己的。** 帳單是供應商的單據。照抄它的編號、日期、小計和稅額，你的紀錄就會和供應商的月結單一致，你的會計師也能把每個金額追溯到原本的單據。 **成本跟隨帳單，而不是付款。** 從收到帳單那天起你就欠這筆錢，也是在那時工程的成本才確定。遲些付款改變的是你的現金，而不是這份工作花了你多少，所以無論付款條件如何，交易的毛利都保持正確。 **稅務處理決定稅款是否計入成本。** 已登記 GST 的公司會在報稅時申索進項稅，所以這筆稅最終不構成成本；不能申索的公司則把它當作成本的一部分支付。你改動系統建議的處理方式時，原因會保留下來，供會計師查閱。 **是警告，不是拒絕。** 供應商會加收額外項目，也會分開開單。金額超過訂單時，easySales 會提示你核對，但仍讓你記錄供應商實際開出的金額。已作廢的帳單連同原因留在清單中，訂單的歷史因此完整。 ## 更有效率的做法 - **讓小計自動填好。** 抽屜會把 **不含稅小計** 預先填為尚未開票的金額。如果一張帳單涵蓋整張訂單，對照單據核對後儲存便可。 - **記錄時順手附上檔案。** 沒有附檔案的帳單會標示為 **無單據**；清單上的 **供應商發票無單據** 篩選能在月底前找出欠缺的單據。參閱[採購訂單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/purchase-orders/)。 - **未收帳單先付訂金。** 在記錄任何供應商發票之前，已可使用 **記錄付款**；帳單到達前，訂單會顯示 **預付**。 - **外幣帳單沿用訂單匯率。** **使用訂單匯率** 會複製訂單發出時定下的匯率。參閱[貨幣與匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 - **用清單整理付款清單。** 在篩選列移除 **月份**，再把 **付款** 篩選為 **未付款** 和 **部分付款**，就能看到未付清的訂單。參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 ## 例子 **帳單金額超過訂單。** Lim & Co 為 Harbour Café 裝修工程向木工工場開立的採購訂單，稅前為 SGD 10,500.00。工場因多加一個層架，開出 SGD 10,800.00 加 GST SGD 972.00（10,800.00 的 9%）的帳單，合共 SGD 11,772.00。Mei Tan 以工場的參考編號記錄該帳單，附上它的 PDF，並看到發票比訂單多出 SGD 300.00 的警告。她核對過多出來的層架後，選擇 **可扣抵進項稅** 儲存，因為 Lim & Co 已登記 GST。訂單現在顯示 **已開票** SGD 11,772.00 和 **超額開票**，交易的實際成本增加 SGD 10,800.00：GST 會被申索退回，所以不計入成本。Lim & Co 以銀行轉帳付款時，Mei 記錄 SGD 11,772.00；easySales 提示這筆付款超過訂單總額 SGD 11,445.00（10,500.00 加 GST 945.00），訂單顯示 **已付清**。 **先付訂金，後收帳單。** Lim & Co 訂造一張梳化，SGD 4,000.00 加 GST SGD 360.00，合共 SGD 4,360.00，製造商要求先付 30%。Mei 記錄一筆 SGD 1,308.00（4,360.00 的 30%）的付款。easySales 提示尚未記錄供應商發票；她儲存後，訂單顯示 **預付**。梳化連同 SGD 4,360.00 的發票送到時，她記錄該發票，訂單顯示 **部分付款**，應付餘額為 SGD 3,052.00（4,360.00 − 1,308.00）。她記錄這筆付款後，訂單顯示 **已付清**，她便把訂單關閉。 ## 常見問題 - **已關閉的採購訂單還可以記錄供應商發票嗎？** 可以。已關閉的訂單仍可在 **供應商發票** 和 **付款** 區塊記錄供應商發票和付款，不需要重新開啟。 - **供應商未發出發票，可以先付款嗎？** 可以。在已下達的訂單上記錄付款；在供應商發票記錄之前，訂單會顯示 **預付**。 - **供應商把兩張採購訂單合併成一張發票，應該怎樣記錄？** 在每張訂單上分別記錄，使用同一個發票號，只填屬於該訂單的部分。easySales 會提示這個號碼已經記錄過，並把兩行都標示為 **供應商單號重複**。 - **供應商發票上的 GST 會計入我的成本嗎？** 只有記錄為 **不可扣抵的稅（計入成本）** 時才會。可扣抵進項稅不計入交易成本。參閱[成本與毛利](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gross-margin/)。 - **供應商發票輸入錯了，怎樣更正？** 在該行的選單中選擇 **編輯** 並更正。如果它根本不屬於這張訂單，選擇 **作廢供應商發票** 並填寫原因；它會以已作廢的狀態留在清單中。 - **外幣供應商發票用哪個匯率？** 除非你自行輸入，否則使用匯率表上的匯率；**使用訂單匯率** 會套用訂單的匯率。發票以訂單的貨幣記錄。 - **可以記錄一筆還未付出的款項嗎？** 不可以。付款日期不能遲於今天，所以請在款項付出後才記錄。 ## 相關內容 - [採購訂單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/purchase-orders/) - [成本與毛利](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gross-margin/) - [商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/) - [保存紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/keeping-records/) --- # 送貨單 > 在 easySales 用送貨單記錄交給客戶的貨品——追蹤已送達和未送的數量、保存簽收證明，並把送貨生成發票。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/delivery-orders/ 送貨單記錄你交給客戶的貨品：項目、數量和貨品送達的日期。它沒有價格。貨品分幾趟送出、客戶要簽收所收到的貨品，或者你先送貨、後開票時，都可以使用。送貨與發票如何關聯，請閱讀[送貨與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/deliveries-and-invoices/)。 ## 在哪裏找到 在側欄選擇 **送貨單**。清單顯示每張送貨單的 **編號**、**狀態**、**日期**、**客戶**、**來源**、**發票**、**送貨日期**、**已送達** 和 **負責人**；這些欄位是固定的。草稿還沒有編號，顯示為 **送貨單草稿**。搜尋框可以查找送貨單編號、參考編號或客戶。 清單打開時的 **期間** 為 **最近 90 天**：顯示日期在最近 90 天內的送貨單，以及所有草稿。清單下方的提示會寫明顯示的起始日期。在篩選列移除期間即可看到所有日期，也可以在 **篩選條件** 中選擇一個 **送貨單日期** 範圍。其他篩選條件有 **狀態**、**來源**、**已遷移**，以及（如果你能看到所有人的送貨單）**負責人**。 從舊系統轉入的送貨單帶有 **已遷移** 標籤，狀態為 **已開立**。要找出它們，請選擇 **已遷移** › **僅已遷移**；要排除它們，請選擇 **未遷移**。 已開立的發票，以及 **進行中** 或 **已接受** 的報價單，在單據下方有一張 **送貨** 卡片：顯示每一行已送達和剩餘的數量，並連結到它的送貨單。客戶頁面上有一個 **送貨單** 分頁，列出該客戶的送貨單。 ## 你可以做甚麼 - [建立送貨單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/create-a-delivery-order/)：在發票或報價單的 **送貨** 卡片中選擇 **建立送貨單**，或選擇 **新增送貨單** 獨立建立。 - [開立並標記為已送達](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/issue-and-deliver/)，附上客戶的 **簽收單**，取消送貨單，或刪除草稿。 - [為已送達貨品開票](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/)：把來自報價單的一張或幾張送貨單，或獨立建立的送貨單，生成一張草稿發票。 - 一次標記多張送貨單為已送達：在清單中勾選它們，選擇 **標記為已送達**。 - 用送貨單頁面上的 **PDF** [列印它](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/issue-and-deliver/)：列出項目和數量，沒有價格，並有一塊供客戶簽收的區域。 ## 權限 查看送貨單需要 **Delivery**（送貨）**List**（列表）和 **View**（檢視）權限；建立需要 **Add**（新增）；開立、修改、標記送達和取消需要 **Edit**（編輯）；刪除草稿需要 **Delete**（刪除）。設為 **Own records only**（只限自己的紀錄）時，你只能處理自己負責的送貨單，而且只能從自己有權編輯的發票或報價單建立送貨單。一次標記多張送貨單為已送達，需要 **All records**（全部紀錄）級別的 **Delivery** **Edit**；**生成發票** 還需要 **Invoice**（發票）**Add**。 ## 為甚麼這樣設計 **已送達的送貨單是你交貨的證明。** 日後客戶說某個櫃從未送到，送達日期、**簽收人** 上的名字和簽收單就能解決爭議。所以已送達的送貨單明細行會鎖定：客戶簽收的那張紙和你的紀錄必須一直說同一件事。 **清單打開時顯示近期的工作。** 草稿仍待完成，近期的送貨單仍待標記或開票，而較早已送達的送貨單很少還需要處理。打開時只顯示最近 90 天和所有草稿，令待辦的工作就在眼前；完整的歷史只需多按一下。 **一次標記多張需要最大的存取範圍。** 批量操作會一步過更改一些未必由你建立的送貨單。只有負責所有送貨單的人才可以這樣做；其他人要在每張送貨單的頁面逐張標記自己的送貨單。 ## 更有效率的做法 - **用客戶的參考編號搜尋。** 搜尋框可以按編號、參考編號或客戶名稱找到送貨單。參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 - **找出待開票的已送達送貨單。** 把 **來源** 篩選為 **報價單** 或 **獨立建立**、**狀態** 篩選為 **已送達**，然後勾選它們並選擇 **生成發票**。參閱[為已送達貨品開票](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/)。 - **查看某個客戶的所有送貨。** 客戶頁面上的 **送貨單** 分頁不用任何篩選就會列出它們。參閱[客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/overview/)。 - **一步完成當天的送貨。** 司機回來後，勾選他們已送達的已開立送貨單，選擇 **標記為已送達**。參閱[開立與送達](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/issue-and-deliver/)。 - **預備好標準送貨條款。** 設為預設的 **Delivery Order**（送貨單）範本會自動填入每張新送貨單的條款。參閱[標準範本](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/standard-templates/)。 ## 例子 **完成一天的送貨。** 10 月 20 日，Lim & Co 的貨車送出了五張送貨單的貨品。回到辦公室後，角色擁有 **All records** 級別 **Delivery** **Edit** 的 Daniel Lim 在 **送貨單** 清單中勾選這五張，選擇 **標記為已送達**，並把 **送達日期** 設為 10 月 20 日。其中一張仍是草稿，所以訊息顯示 *已標記 4 張為已送達，略過 1 張（未開立，或送貨單日期晚於送達日期）*。他打開那張草稿，開立它，再在它自己的頁面把它標記為已送達。 **查找去年的送貨。** Harbour Café 想要一份去年 3 月送達的吧枱送貨單副本。Mei Tan 在搜尋框輸入「Harbour」，在篩選列移除 **期間**，然後打開送貨單並選擇 **PDF**。 ## 常見問題 - **可以一次把幾張送貨單標記為已送達嗎？** 可以，但需要 **All records** 級別的 **Delivery** **Edit**。未開立，或日期遲於 **送達日期** 的送貨單會被略過，而批量操作不會記錄 **簽收人**。 - **舊系統的送貨單有沒有轉過來？** 有。它們帶有 **已遷移** 標籤，狀態為 **已開立**；選擇 **已遷移** › **僅已遷移** 就能找到。 - **送貨單清單可以自選欄位嗎？** 不可以。清單的欄位是固定的；請用篩選條件和搜尋框縮窄範圍。 - **在哪裏可以看到某個客戶的送貨單？** 在客戶頁面的 **送貨單** 分頁，或在送貨單來源發票或報價單的 **送貨** 卡片上。 - **誰可以看到送貨單？** 擁有 **Delivery** **List** 和 **View** 權限的人；設為 **Own records only** 時，只能看到自己負責的送貨單。 ## 相關內容 - [送貨與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/deliveries-and-invoices/) - [發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overview/) - [報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/) - [採購訂單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/purchase-orders/) --- # 建立送貨單 > 在 easySales 如何開送貨單——從發票或報價單建立、分批部分送貨，或為客戶獨立建立一張送貨單。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/create-a-delivery-order/ 本頁寫給負責準備送貨文件的人。要先了解送貨單與發票、報價單的關係，請閱讀[送貨與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/deliveries-and-invoices/)。 ## 開始之前 - 你需要 **Delivery**（送貨）**Add**（新增）權限。按發票或報價單送貨，還需要能夠編輯它；設為 **Own records only**（只限自己的紀錄）時，指的是你自己的發票或報價單。 - 來自發票：發票已開立，而且沒有被取消。 - 來自報價單：報價單為 **進行中** 或 **已接受**，並且是目前版本。 - 先決定這一趟每一行交出多少。一行可以分幾次交付。 ## 操作步驟 **從發票或報價單建立** 1. 打開發票或報價單。 2. 在單據下方的 **送貨** 卡片中，選擇 **建立送貨單**。 3. 對話框列出各行，附有 **已開票**（或 **報價數量**）、**已送達** 和 **剩餘**。凡是還有剩餘的行都已勾選，數量為剩餘數量，服務項目也不例外。 4. 取消勾選這一趟不交付的行；部分送貨時，修改 **本次送貨**。數量不能超過 **剩餘**。 5. 檢查 **送貨地址**——即聯絡人的送貨地址，之後可以在送貨單上更改——以及 **送貨日期**。 6. 選擇 **建立送貨單**。送貨單以草稿打開。 **獨立建立** 1. 在側欄選擇 **送貨單**，然後選擇 **新增送貨單**。 2. 選擇 **客戶**；如果有聯絡人，也選擇 **聯絡人**。 3. 在 **明細** 下搜尋產品或輸入說明，並填寫 **數量**。需要時填寫 **單位**、**序號** 或 **備註**。選擇 **新增行** 繼續加入下一項。 4. 填寫 **送貨地址**；留空則使用聯絡人的送貨地址。 5. 選擇 **建立送貨單**。 ## 之後會發生甚麼 送貨單是 **草稿**。它還沒有編號，但它的數量已經計入來源單據，所以沒有人能把同樣的數量交付兩次。打開它檢查各行，然後[開立](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/issue-and-deliver/)。來源單據的 **送貨** 卡片會顯示新的已送達和剩餘數量。 ## 需要注意的規則 - 送貨單沒有價格、稅額和合計。 - 在報價單上，**剩餘** 不包括已經用 **生成發票** 從該報價單開票的部分。這些貨品請改從發票送貨。 - 發票附有貸項通知單時，對話框會提醒你。貸項通知單不會改變剩餘可交付的數量，所以請自己核對數量。 - 從設有開票計劃的報價單建立時，送貨單為 **僅送貨**：由計劃中的發票為工作開票。 - 數量最多可以有四位小數，並且必須大於零。 ## 為甚麼這樣設計 **送貨單與客戶所訂的一致。** 從發票或報價單建立的送貨單會複製它的明細行、說明和單位，所以客戶簽收的，正是他們同意購買並被收費的項目。不用重新輸入，也就不會輸入錯誤。 **每一行都預先勾選，服務項目也不例外。** easySales 無法知道今天的貨車放得下甚麼。由所有剩餘數量開始，再取消勾選留下的項目，被遺忘的一行就會在對話框中看得見，而不是在送貨單上無聲消失。 **已開票的貨品從發票送貨。** 報價單的貨品一旦開在發票上，發票就是客戶據以付款的單據。從發票送貨，已送達和剩餘的數量就只有一套計算，報價單和發票不會同時顯示同一批貨品等待送出。 ## 更有效率的做法 - **整批送貨就直接接受剩餘數量。** 對話框打開時已填好所有剩餘數量；核對 **送貨日期** 後選擇 **建立送貨單** 便可。 - **獨立建立的明細行選用產品。** 沒有選產品、直接輸入的行，日後要先在 **開票產品** 下選擇產品才能開票。參閱[為已送達貨品開票](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/)。 - **客戶需要時加上序號。** **序號** 會印在獨立的一欄，而且只在有行填了序號時才出現。參閱[開立與送達](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/issue-and-deliver/)。 - **插入你的標準字句。** **條款及細則** 下的 **從範本插入** 會加入已儲存的文字。參閱[標準範本](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/standard-templates/)。 ## 例子 **借出樣本冊。** Orchard Dental 想在自己的診所挑選布料。Mei Tan 選擇 **新增送貨單**，**客戶** 選 Orchard Dental，加入 3 本布料樣本冊和 1 塊瓷磚樣板，**備註** 填寫「10 月 30 日前歸還」。這次不用收費，所以這張獨立建立的送貨單只是記錄哪些物品離開了工作室、由誰簽收。 **已經開票的報價單。** Lim & Co 從 Harbour Café 訂購 6 盞吊燈的報價單生成了 INV-10000330。Daniel Lim 打開報價單的 **送貨** 卡片時，吊燈的 **剩餘** 是 0，因為發票已經涵蓋它們。他改為打開 INV-10000330，在它的 **送貨** 卡片中選擇 **建立送貨單**，對話框便列出這 6 盞吊燈。 ## 常見問題 - **沒有發票或報價單，可以開送貨單嗎？** 可以。在 **送貨單** 清單選擇 **新增送貨單**，選擇客戶並自行加入明細行。 - **可以從草稿發票建立送貨單嗎？** 不可以。請先開立發票；草稿發票仍可修改，沒有固定的內容可以據以送貨。 - **為甚麼我的報價單沒有剩餘可送的貨品？** 它的明細行已經送達，或已經用 **生成發票** 開票。請從發票建立送貨單。 - **可以送多過已開票的數量嗎？** 不可以。**本次送貨** 不能超過 **剩餘**。額外的貨品請開在新發票上，或用獨立建立的送貨單。 - **可以更改送貨地址嗎？** 可以。在送貨單上修改 **送貨地址**；留空則使用聯絡人的送貨地址。 - **服務項目一定要放在送貨單上嗎？** 不用。它們預先勾選是為了不會遺漏；不需要交付的服務取消勾選即可。 ## 相關內容 - [送貨單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/delivery-orders/) - [開立與送達](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/issue-and-deliver/) - [送貨與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/deliveries-and-invoices/) - [報價單與訂單](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/quotations-and-orders/) --- # 開立與送達 > 在 easySales 開立及列印送貨單，客戶收貨後標記已送達、記錄簽收人和日期、上傳簽收單，以及取消或刪除送貨單。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/issue-and-deliver/ 本頁帶你把一張送貨單從草稿走到送達。各個狀態的含義，請閱讀[送貨與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/deliveries-and-invoices/)。 ## 開始之前 開立、修改、標記送達和取消送貨單，需要 **Delivery**（送貨）**Edit**（編輯）權限；刪除草稿需要 **Delivery** **Delete**（刪除）權限。設為 **Own records only**（只限自己的紀錄）時，你只能處理自己負責的送貨單。 ## 操作步驟 1. 打開送貨單。頂部的主按鈕隨它的狀態而變。 2. 在 **草稿** 上選擇 **編輯**，檢查各行和詳情，然後選擇 **開立**。送貨單取得編號（預設以 `DO-` 開頭）和今天的日期，客戶資料按目前內容固定下來。 3. 把送貨單隨貨品一起交出；如果使用司機和車輛，請填寫 **司機** 和 **車輛**。 4. 客戶收到貨品後，選擇 **標記為已送達**。填寫 **送達日期**（不能早於送貨單日期，也不能晚於今天）和 **簽收人**，然後選擇 **標記為已送達**。 5. 在 **簽收單** 卡片中選擇 **上傳簽收單**，附上簽署的單據或它的相片。 6. 要撤回已開立或已送達的送貨單，請在 **···** 選單中選擇 **取消送貨單**，並填寫 **原因**。要丟棄草稿，則選擇 **刪除草稿**。 要一次標記多張送貨單為已送達，請在 **送貨單** 清單中勾選它們，選擇 **標記為已送達**，並填寫 **送達日期**。未開立的送貨單，或日期遲於當天的送貨單，會被略過，提示訊息會告訴你略過了多少張。批量操作不會要求填寫 **簽收人**；之後請在每張送貨單上補填。 要把送貨單交給同事負責，請在 **···** 選單中選擇 **更改負責人**；同一選單中的 **負責人變更紀錄** 列出它以前的負責人。 ## 之後會發生甚麼 - **已開立**：送貨單有了編號。你仍可以修改它的各行（在剩餘可交付的數量範圍內）和詳情。 - **已送達**：各行鎖定。只有 **司機**、**車輛**、**備註** 和 **簽收人** 還可以修改。如果它來自報價單或是獨立建立的，現在可以為它[開票](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/)；**生成發票** 會成為主按鈕。 - **已取消**：送貨單連同歷史和原因留在清單中，數量退回它所來自的發票或報價單。 ## 列印送貨單 在頁面頂部選擇 **PDF**，送貨單會在新分頁中打開；任何狀態都可以列印，草稿也一樣。這需要 **Delivery** **View**（檢視）權限，沒有 Word 下載。版面是 **系統設定** → **文件設定** 下的 **送貨單** 設計：內建設計、表單設計，或你上載的 Word 檔。 - 標題為 DELIVERY ORDER，列出項目和數量，沒有價格、稅額或合計；只有某一行有序號時，才會出現序號一欄。 - Deliver To（送貨至）列印送貨單自己的送貨地址；沒有時，列印開立時固定下來的客戶帳單地址。 - 沒有內容的表頭行（例如 Driver、Vehicle）不會列印。草稿沒有編號。 - 簽收區塊——「Received the above in good order and condition」、簽名、姓名、日期和公司印章——保持在同一頁。你的設計可以改寫其中的文字，或不列印它。 - 草稿列印紅色 DRAFT 印章，已取消的送貨單列印 CANCELLED；已開立和已送達的送貨單不列印印章。 ## 需要注意的規則 - 送貨單至少要有一行才能開立。 - 草稿是刪除，不是取消；已開立的送貨單是取消，不是刪除。 - 已生成發票的送貨單，要等那張發票被取消、在仍是草稿時被刪除，或把這一行從發票中移除，才能取消。 - 已開票的行不能移除，也不能減到少於已開票的數量，除非那張發票被取消或其草稿被刪除。 - **簽收單** 只能附加在已送達的送貨單上：PDF、圖片或 Office 檔案，最多十個。已取消的送貨單保留檔案供下載，但不能再新增或移除檔案。 - **歷史** 分頁記錄每一次更改，以及開立、送達和取消。 > **注意** > > 取消無法復原。要再次送貨，請建立一張新的送貨單。 ## 為甚麼這樣設計 **已送達的送貨單與客戶簽收的一致。** 貨品收妥後，客戶簽署的單據就是雙方各自持有的紀錄。鎖定各行，令你的副本和他們的完全相同；送錯了貨，就取消它再開一張新的，兩個版本都留有紀錄。 **送達日期是貨品到達的那一天。** 你可能幾天後才記錄，所以 easySales 要求填寫真正的日子：不能是將來，也不能早於送貨單日期。用 **生成發票** 為貨品開票時，如果你的稅務設定有供應日期，這個日期就會填入發票的供應日期，令這筆銷售落在正確的期間。 **開立時固定客戶資料。** 送出去的單據顯示的是當天的地址和聯絡人。之後修改客戶資料，不會改寫已完成的送貨，所以重印出來的仍與簽收單一致。 ## 更有效率的做法 - **列印草稿來核對。** 草稿也可以用 **PDF** 列印，會印上 DRAFT 印章，讓你開立前先檢查版面。 - **列印前先填好司機和車輛。** 沒有內容的表頭行不會印出，所以如果客戶的地盤要求這些資料，請先填好。 - **用手機上傳簽收單。** 在手機上打開已送達的送貨單，選擇 **上傳簽收單**，附上簽署單據的相片。 - **一次標記當天的送貨。** 在 **送貨單** 清單中勾選已開立的送貨單，選擇 **標記為已送達**。參閱[送貨單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/delivery-orders/)。 - **直接開票。** 來自報價單或獨立建立的已送達送貨單，在全部開票之前，主按鈕都是 **生成發票**。參閱[為已送達貨品開票](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/)。 ## 例子 **一次完整的送貨。** Mei Tan 從 Harbour Café 的發票建立 DO-10000040，送出 8 張吧凳中的 5 張。她填寫 **司機**，開立送貨單並列印出來交給貨車。咖啡店經理 Jason Ong 在 10 月 20 日簽收了吧凳。回到工作室後，Mei 選擇 **標記為已送達**，填寫 10 月 20 日，並在 **簽收人** 填「Jason Ong」，再上傳簽收單的相片。發票的 **送貨** 卡片顯示吧凳 **已送達** 5 張、**剩餘** 3 張（8 − 5）。 **更正已送達的數量。** 同一天下午，Mei 得知 DO-10000040 上的 5 張吧凳只有 4 張完好送到，咖啡店只簽收了 4 張。各行已經鎖定，所以 Mei 取消 DO-10000040，原因填寫「一張吧凳損壞；收到 4 張」。這 5 張吧凳退回發票，顯示 **剩餘** 8 張。她建立 DO-10000041 送 4 張吧凳，開立後標記為 10 月 20 日送達，簽收人為 Jason Ong。卡片現在顯示 **已送達** 4 張、**剩餘** 4 張（8 − 4）。 ## 常見問題 - **送貨單送達後還可以修改嗎？** 只可以修改 **司機**、**車輛**、**備註** 和 **簽收人**。要更正其他內容，請取消它並建立一張新的。 - **可以把送貨記錄在較早的日期嗎？** 可以。**送達日期** 可以是送貨單日期至今天之間的任何一天。送貨單日期是開立的那一天，所以請在貨品送出前開立。 - **為甚麼我不能取消送貨單？** 它已經用 **生成發票** 開票。請先取消那張發票，或在它仍是草稿時刪除它，然後再取消送貨單。 - **怎樣附上客戶的簽收？** 送貨單標記為已送達後，在 **簽收單** 卡片中選擇 **上傳簽收單**：最多十個 PDF、圖片或 Office 檔案。 - **送貨單可以在開立前列印嗎？** 可以。草稿列印時會有 DRAFT 印章，沒有編號。 - **可以列印沒有簽收欄的送貨單嗎？** 可以，只要你的 **送貨單** 設計不包含它。參閱[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 ## 相關內容 - [建立送貨單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/create-a-delivery-order/) - [為已送達貨品開票](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/) - [送貨單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/delivery-orders/) - [保存紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/keeping-records/) --- # 為已送達貨品開票 > 在 easySales 把一張或幾張送貨單生成草稿發票——先送貨後開票、只為部分送貨開票，並了解價格從哪裏來。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/ 先送貨、後開票時，**生成發票** 會把你的送貨單變成一張草稿發票，不必重新輸入各行。兩種單據如何銜接，請閱讀[送貨與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/deliveries-and-invoices/)。 ## 開始之前 - 你需要 **Invoice**（發票）**Add**（新增）權限，以及對每張送貨單的 **Delivery**（送貨）**Edit**（編輯）權限。 - 這些送貨單為 **已開立** 或 **已送達**，屬於同一個客戶，並且要麼全部來自同一張報價單，要麼全部是獨立建立的。來自報價單的送貨單，你還需要能夠編輯該報價單。 - 來自發票的送貨單已經由那張發票開票，這裏不會提供。 ## 操作步驟 1. 打開一張送貨單，選擇 **生成發票**：已送達的送貨單上，它是主按鈕；已開立的送貨單上，它在 **···** 選單中。要處理多張，請在 **送貨單** 清單中勾選它們，選擇清單上方的 **生成發票**。 2. 對話框列出每一行的 **送貨單**、**項目**、**送達數量** 和 **開票數量**。每個還有待開票數量的行都已勾選，數量為剩餘數量。 3. 取消勾選某一行，或調低它的 **開票數量**，現在就只為其中一部分開票。 4. 對獨立建立的送貨單，每個已勾選、但輸入時沒有選擇產品的行都需要一個產品：請在 **開票產品** 下選擇。如果這些送貨單沒有指明唯一的聯絡人，請從該客戶的聯絡人中選擇發票收件的 **聯絡人**。 5. 檢查 **發票日期**。 6. 選擇 **生成草稿發票**。新的草稿發票隨即打開。 7. 檢查發票，確認無誤後[開立](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。 ## 之後會發生甚麼 - 發票是 **草稿**：在你開立之前，不會向客戶開出任何金額。 - 來自報價單的行沿用報價單的價格、稅項、聯絡人和貨幣。獨立建立的行，如果產品以發票的貨幣定價，就取該產品（或在 **開票產品** 下所選產品）的 **定價**；發票的貨幣是客戶的貨幣，客戶沒有設定貨幣時則是你的本位幣。沒有這種價格的行以零價格帶入；你輸入它的價格之前，easySales 不會開立這張發票，也不會把它提交審批。 - 如果你的稅務設定顯示供應日期，發票的供應日期會按送達日期預先填寫。你可以在草稿上修改。 - 每張送貨單會顯示它已開票多少：**未開票**、**部分開票** 或 **已開票**。你沒有選中的部分仍可用於以後的發票。 ## 需要注意的規則 - 來自設有開票計劃的報價單的送貨單顯示 **僅送貨**。它的發票按計劃開立，所以不提供 **生成發票**；如果在清單中選擇它，對話框會說明原因。 - 如果這張發票會使報價單超出總額，easySales 會先警告你。只有確實要這樣做時，才選擇 **仍然生成**。 - 開票數量最多可以有兩位小數，不能超過剩餘可開票的數量。 - 取消這張發票後，已送達的行恢復為未開票，可以重新開票。 ## 為甚麼這樣設計 **你收費的是客戶收到的貨品。** 貨品分幾趟送出時，按送貨單開票只會收取已送達的數量，所以每一行發票都能對應一張已簽收的送貨單。每張發票都與客戶簽收的單據一致，客戶就較少質疑發票。 **每件已送達的貨品只開票一次。** 送貨單會記住每一行已有多少開在發票上。你可以把一次送貨分開幾張發票開票，同一批貨品永遠不會重複收費。 **先生成草稿，因為價格來自別處。** 送貨單沒有價格，所以發票要從報價單或你的產品清單取得價格。先生成草稿，讓你在向客戶收費之前，有機會核對每個價格和稅項。 ## 更有效率的做法 - **一次為整星期的送貨開票。** 在 **送貨單** 清單把 **狀態** 篩選為 **已送達** 並搜尋客戶，勾選他們的送貨單，選擇 **生成發票**。參閱[送貨單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/delivery-orders/)。 - **送貨時就選好產品。** 已選產品的獨立建立行，之後不用再在 **開票產品** 下選擇。參閱[建立送貨單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/create-a-delivery-order/)。 - **保持定價最新。** 獨立建立的行按每個產品的 **定價** 計價，定價保持最新，就不會有零價格的行要修正。參閱[建立產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/create-a-product/)。 - **送貨當天就開票。** 已開立的送貨單在標記為已送達之前，已可從它的 **···** 選單開票。參閱[準時開發票](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/invoice-on-time/)。 ## 例子 **兩次獨立送貨開在一張發票上。** Lim & Co 以 DO-10000044 向 Marina Physio 送了 4 個座墊，又以 DO-10000046 送了 6 幅遮光捲簾；捲簾是直接輸入、沒有選擇產品的。Daniel Lim 勾選這兩張送貨單，選擇 **生成發票**。兩張送貨單的聯絡人不同，所以他選擇 Karen Lee 作為 **聯絡人**，並在 **開票產品** 下選擇遮光捲簾產品。按 SGD 85.00 和 SGD 120.00 的定價，草稿發票收取 SGD 340.00（4 × 85.00）加 SGD 720.00（6 × 120.00），稅前 SGD 1,060.00；加上 9% GST（SGD 95.40），合共 SGD 1,155.40。 **為目前已送達的部分開票。** Lim & Co 給 Marina Physio 的報價單有 12 個儲物櫃，每個 SGD 450.00，沒有開票計劃。到月底，從這張報價單建立的兩張送貨單（分別是 4 個和 3 個儲物櫃）已經送達。Mei Tan 勾選這兩張，選擇 **生成發票**：草稿發票收取 7 個儲物櫃，SGD 3,150.00（7 × 450.00），GST SGD 283.50，合共 SGD 3,433.50。其餘 5 個儲物櫃留在報價單上，日後再送貨和開票。 ## 常見問題 - **為甚麼我的送貨單上沒有「生成發票」？** 這張送貨單是從發票建立的、在開票計劃下屬於 **僅送貨**、已經全部開票，或是草稿或已取消。你的角色亦需要 **Invoice** **Add** 權限。 - **可以只為送貨單的一部分開票嗎？** 可以。調低 **開票數量**，或取消勾選該行；沒有選中的部分仍可用於以後的發票。 - **不同客戶的送貨單可以合併開一張發票嗎？** 不可以。一張發票只屬於一個客戶，所以請為每個客戶分別開一張發票。 - **來自報價單和獨立建立的送貨單可以開在同一張發票上嗎？** 不可以。一張發票只能來自同一張報價單的送貨單，或只來自獨立建立的送貨單。 - **為甚麼發票上有一行的價格是零？** 它來自獨立建立的送貨單，而它的產品沒有以發票貨幣設定的 **定價**。開立前請在草稿上輸入價格。 - **送貨單未送達，可以先開票嗎？** 可以。**已開立** 的送貨單可以從它頁面上的 **···** 選單開票。 - **取消發票後，送貨單會怎樣？** 它們的行會恢復為未開票，你可以重新為它們開票。參閱[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。 ## 相關內容 - [送貨與發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/deliveries-and-invoices/) - [開立與送達](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/issue-and-deliver/) - [開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/) - [開票計劃](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/) - [何時開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/when-to-issue-an-invoice/) --- # 狀態一覽 > 報價單、發票、貸項通知單、收據、退款、定期發票、審批、潛在客戶、商機和採購訂單的每種狀態是甚麼意思，以及接下來可以做甚麼。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/reference/statuses/ 用本頁查詢紀錄上顯示的狀態，以及接下來可以對它做甚麼。 ## 報價單 | 狀態 | 含義 | 接下來可以做甚麼 | |---|---|---| | **草稿** | 尚未定稿；附有草稿編號，預設以 `QD-` 開頭。 | 編輯、預覽、複製或刪除它；**定稿** 可取得它的 `QN-` 編號。參閱[報價單定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)。 | | **進行中** | 顧客尚未決定。 | 在由它生成的發票開立之前可以編輯；**修訂** 它；**接受** 或 **拒絕** 它；生成發票；標記為已發送。 | | **已接受** | 顧客已接受。已關閉，唯讀。 | 由它生成發票；在由它生成的發票全部未開立時 **修訂** 它；預覽 PDF。 | | **已拒絕** | 顧客已拒絕。已關閉，唯讀。 | 預覽 PDF，或把它複製為新的草稿。它不能開票。參閱[接受或拒絕](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/close-a-quotation/)。 | | **已被取代** | 舊版本，已被編號為 `-R1`、`-R2` 等的修訂版本取代。唯讀。 | 預覽 PDF，PDF 帶有 SUPERSEDED 水印；由 **版本** 打開較新的版本。它不能開票。參閱[修訂報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/)。 | **進行中** 的報價單標題處亦會顯示 **未發送**；標記為已發送後，便顯示 **已發送** 和日期。參閱[標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/)。 報價單亦會顯示 **開票狀態**，它把已開立的發票與報價單的 **合約金額（不含稅）** 作比較： | 開票狀態 | 含義 | |---|---| | **未開票** | 由它生成的發票都尚未開立。 | | **部分開票** | 已開立的發票覆蓋所顯示的百分比。 | | **已全部開票** | 已開立的發票覆蓋全部合約金額。 | | **超額開票** | 已開立的發票超出合約金額所顯示的百分比。 | ## 發票 發票的狀態由 easySales 根據未付餘額設定；你從不需要自己設定。 | 狀態 | 含義 | 接下來可以做甚麼 | |---|---|---| | **草稿** | 尚未開立；附有形式發票編號，預設以 `PF-` 開頭。 | 編輯、預覽、開立或刪除它。 | | **未付款** | 已開立；尚未有任何收款、貸記或撇銷。 | 記錄收款、開立貸項通知單、撇銷壞帳。在沒有收款、貸項或撇銷時可以取消它。 | | **部分付款** | 已由收款、貸項通知單或撇銷結清一部分；仍有餘額未付。 | 記錄餘下的收款、貸記它，或把餘下部分作為壞帳撇銷。 | | **已付款** | 沒有欠款，而且至少有一筆收款參與結清。部分收款、其餘貸記，或撇銷了一筆小額差額時，亦是此狀態。 | 貨品退回時貸記它；移除誤記的收款。 | | **已貸記** | 沒有欠款；完全由貸項通知單結清。 | 沒有需要收取的款項。 | | **已撇銷** | 沒有欠款，而且仍有部分金額作為壞帳撇銷。顧客仍欠這筆款。 | 收到款項時選擇 **登記收回**；**撤銷** 誤錄的撇銷。參閱[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 | | **已取消** | 用 **取消發票** 取消；由一張 **Reversal**（沖銷）貸項通知單沖銷。它保留其編號。 | 打開和閱覽它，或把它複製為新的草稿。 | 狀態可以回退：移除收款、作廢貸項通知單或登記收回都會改變餘額，狀態亦隨之改變。 ## 貸項通知單 | 狀態 | 含義 | 接下來可以做甚麼 | |---|---|---| | **草稿** | 尚無編號；對發票沒有影響。 | 編輯、列印、開立或刪除它。 | | **已開立** | 已編號，預設以 `CN-` 開頭，並在其發票仍欠的金額範圍內抵用到該發票上。 | 抵用或撤銷抵用其 **剩餘可用** 的貸項、退款，或作廢它。 | | **已作廢** | 保留在紀錄中；其貸項已收回。 | 只能閱覽和列印。 | 已開立的貸項通知單只要有從它發出的退款存在，便不能作廢。已取消發票的 **Reversal** 貸項通知單完全不能作廢。 ## 審批 貴公司的規則把報價單、發票或貸項通知單留待審批時，單據會顯示 **待審批**。它的狀態仍是 **草稿**，沒有編號，亦不改變任何餘額。它的 **審批記錄** 顯示這次申請： | 申請 | 含義 | 單據會怎樣 | |---|---|---| | **待審批** | 等待審批人處理。 | 鎖定：要修改或刪除，先撤回申請。 | | **已批准** | 審批人選擇了 **批准並開出**。 | 在同一步中開立（報價單則是定稿），並取得編號。 | | **已退回** | 審批人附上原因退回了它。 | 重新成為草稿，由作者修改。 | | **已撤回** | 作者或能編輯該單據的人撤回了申請。 | 重新成為草稿；之後可以再次提交。 | 參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 ## 收據和退款 | 狀態 | 含義 | 接下來可以做甚麼 | |---|---|---| | **有效**（收據） | 它的收款計入所支付的發票。 | 下載 PDF，分配或退還 **未分配** 的金額，作廢它。 | | **已作廢**（收據） | 它的收款已從發票上撤回。它保留其編號。 | 閱覽它；它的 PDF 上印有 VOID。 | | **已完成**（退款） | 款項已退還。 | 如果是誤記，作廢它。 | | **已作廢**（退款） | 金額已退回原處。 | 只能閱覽。 | 只要有從收據發出的退款存在，收據便不能作廢：請先作廢退款。參閱[向顧客退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/)。 ## 定期發票 | 狀態 | 含義 | 接下來可以做甚麼 | |---|---|---| | **進行中** | 每個週期都會生成一張草稿發票，自動生成或由人生成。 | 編輯、**暫停** 或 **結束** 它；產生或略過某個週期。 | | **已暫停** | 不會生成任何發票。暫停期間到期的週期會等人處理。 | **恢復** 它，然後逐個產生或略過等待中的週期；或 **結束** 它。 | | **已結束** | 不再生成任何週期，無論按計劃還是手動。已開立的發票維持不變。 | 閱覽它，或選擇 **複製為新的定期發票**。結束無法撤銷。 | 參閱[定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/recurring-invoices/)。 ## 潛在客戶 | 狀態 | 含義 | 接下來可以做甚麼 | |---|---|---| | **新建** | 剛記錄，或剛從網頁表單或匯入進來。 | 聯絡這個人並記錄下來；隨着進展更改狀態。 | | **已聯絡** | 你已經聯絡上這個人。 | 問清意向；設為 **合格** 或 **不合格**。 | | **合格** | 需求和預算都是真的。 | 選擇 **轉換為客戶**。參閱[轉換潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/convert-a-lead/)。 | | **不合格** | 沒有轉換就結束，並附有 **不合格原因**。 | 對方回頭時重新設為跟進中的狀態，或把它停用。 | | **已轉換** | 已經成為客戶。只能閱讀。 | 開啟它所變成的客戶、聯絡人或商機。它不能再次轉換。 | 在潛在客戶上可以選擇 **新建**、**已聯絡**、**合格** 或 **不合格**；**已轉換** 只能由轉換設定。參閱[潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/leads/)。 ## 商機 | 狀態 | 含義 | 接下來可以做甚麼 | |---|---|---| | 進行中 | 交易處於你的銷售管道中的某個階段。 | 在階段之間移動它；標示為成交或失單。 | | **成交** | 交易以對你有利的結果結束。會記錄結案日期，成交機率變為 100%。 | 選擇 **重新開啟**，再選一個進行中的階段。 | | **失單** | 交易未能達成，並附有原因。會記錄結案日期，成交機率變為 0%。 | 以同樣方法重新開啟；原因會保留。 | 進行中與已結束之間的階段由你自己設定。請在 **系統設定** 的 **銷售流程** 下設定；**成交** 和 **失單** 是固定的，一律排在最後。參閱[銷售管道看板](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/pipeline-board/)。 ## 採購訂單 | 狀態 | 含義 | 接下來可以做甚麼 | |---|---|---| | **草稿** | 準備中；尚未有採購訂單編號。 | 編輯、**發出採購訂單** 或刪除它。 | | **已下達** | 已有編號；供應商已固定，記錄供應商發票後明細行也會固定。 | 標記為已傳送，記錄供應商發票和付款，**關閉採購訂單**，或在它沒有供應商發票或付款後 **取消採購訂單**。 | | **已關閉** | 已完成。 | 閱覽它，或用 **重新開啟採購訂單** 重新打開它。 | | **已取消** | 不再需要的已下達訂單。 | 閱覽它；不能重新打開。 | 參閱[採購訂單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/purchase-orders/)。 ## 常見問題 - **發票狀態可以手動修改嗎？** 不可以。easySales 根據未付餘額設定狀態，所以你記錄或移除收款、開立或作廢貸項通知單、撇銷或收回壞帳時，狀態會隨之改變。參閱[應收餘額](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/)。 - **顧客明明仍欠錢，發票為甚麼顯示已撇銷？** 壞帳撇銷是把這筆債從你的應收餘額中扣除，而不是免除顧客的欠款。顧客付款時，選擇 **登記收回**。參閱[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 - **待審批是一種狀態嗎？** 不是。它標示的是一張留待審批的草稿：在審批人選擇 **批准並開出** 之前，單據仍是 **草稿**，沒有編號。 - **已開立的貸項通知單為甚麼仍有剩餘可用的貸項？** 它只在其發票仍欠的金額範圍內抵用到該發票上。其餘部分保留為 **剩餘可用**，可以抵用到其他發票或退款。參閱[開立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)。 - **已取消和已作廢有甚麼分別？** 發票和採購訂單是取消，貸項通知單、收據和退款是作廢。無論哪種，紀錄都保留其編號並留在紀錄中。參閱[更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/)。 - **成交或失單的商機可以重新開啟嗎？** 可以。打開它，選擇 **重新開啟**，再選一個進行中的階段；失單的原因會保留。參閱[銷售管道看板](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/pipeline-board/)。 ## 相關內容 - [開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) - [報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/) - [貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/) - [收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/overview/) - [詞彙表](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/glossary/) --- # 權限 > easySales 用戶權限怎樣設定？逐項說明模組、操作、三種權限級別、角色控制項和標準角色，以及為甚麼你看不到某項紀錄或某個按鈕。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/reference/permissions/ 你的角色決定你在 easySales 中能看到和能做甚麼。用本頁讀懂一個角色，並找出你為甚麼缺少某些內容。要設定角色，請參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 ## 級別 | 級別 | 含義 | |---|---| | **No access**（無權限） | 你完全不能執行該操作。 | | **All records**（全部記錄） | 你可以對貴公司的每項紀錄執行該操作。 | | **Own records only**（僅自己的記錄） | 你可以對自己負責的紀錄執行該操作，外加貴公司的共享設定或客戶團隊向你開放的紀錄。 | 紀錄由誰負責取決於模組：客戶的 **客戶負責人**，聯絡人的 **聯絡人負責人**，報價單、發票或貸項通知單的 **銷售員**。 ## 操作 | 操作 | 容許你 | |---|---| | **List**（列表） | 查看該模組的清單。 | | **View**（檢視） | 打開紀錄。 | | **Add**（新增） | 建立紀錄。 | | **Edit**（編輯） | 修改紀錄，並對它執行操作——對發票而言，包括開立、記錄和移除收款、退款以及取消發票。 | | **Delete**（刪除） | 刪除或停用紀錄。 | ## 模組 **Roles**（角色）分頁按以下名稱最多顯示 25 個模組。貴公司的活動權限轉換之後，其中七個——**Task**（任務）、**Note**（備註）、**Event**（行程）、**Call Log**（通話記錄）、**Email**（電郵）、**SMS**（短訊）和 **Appointment**（預約）——會被隱藏，而 **活動** 有自己的區塊（見下文）。未為貴公司開通的模組亦不會顯示。 | 模組 | 適用於 | |---|---| | **Account**、**Contact** | **客戶**、**聯絡人** | | **Lead**、**Lead Pool**、**Campaign** | **潛在客戶**、線索池和推廣活動 | | **Opportunity** | **商機** | | **Quote** | **報價單** | | **Invoice** | **發票**，及其收款、收據、退款和定期發票 | | **Credit Note** | **貸項通知單** | | **Purchase**、**Delivery** | **採購訂單**、**送貨單** | | **Contract**（合約） | 服務合約；easySales 中沒有開通，所以這一行不顯示 | | **Product** | **產品** | | **Task**、**Note**、**Event**、**Call Log** | 任務、備註、日曆和通話記錄的舊有各行；**活動** 取代它們之後會被隱藏 | | **Email**、**SMS** | 紀錄活動中電郵和短訊的舊有各行；**活動** 取代它們之後會被隱藏 | | **Dashboard** | **儀表板** 上的卡片，以及 **團隊管理** | | **Report** | **報表**；只有 **View**（檢視）。每張報表還需要其單據本身的權限，見[報表](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/overview/) | | **User** | **用戶帳戶** | | **System** | **系統設定**，以及 **授權** 頁面上的 **用量** 和 **模組**；只接受 **No access** 或 **All records** | | **Appointment**、**HRM**（人力資源） | easySales 中沒有對應頁面；**活動** 取代舊有各行之後，**Appointment** 會被隱藏 | ## 活動 **活動** 一行不使用上面的三個級別，而是有自己的級別： | 級別 | 容許你 | |---|---| | **無權限** | 看不到任何活動。 | | **檢視** | 閱讀你能看到的紀錄上和空間內的活動。 | | **檢視和發佈** | 閱讀活動，並發佈活動和回覆。 | 旁邊的 **管理他人的活動** 開關讓持有者可以編輯和刪除其他人寫的活動、還原已刪除的活動、移動話題，以及更改空間的成員。你能讀到哪些活動，始終取決於你能看到的紀錄和空間——請參閱[誰能看到活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/who-can-see/)。 ## 角色控制項 這些是角色上與模組並列的開關。每一項都在全公司範圍內生效。**Transfer Records**（轉移記錄）有自己單獨的開關；**Use the AI assistant**（使用 AI 助手）和 **Use AI chat**（使用 AI 聊天）在 **AI 助手** 下；其餘都在 **角色管理** 下。 | 控制項 | 容許擁有者 | |---|---| | **Transfer Records**（轉移記錄） | 把貴公司的任何紀錄移交給另一位負責人。 | | **Manage custom roles**（管理自訂角色） | 建立、編輯和關閉自訂角色。 | | **Assign roles**（分派角色） | 把標準角色或自訂角色分配給其他用戶。 | | **Write off small payment differences**（撇銷小額收款差額） | 在收款時撇銷剩下的小額餘額，上限在 **系統設定** → **收款與撇銷** 下設定。 | | **Write off bad debts**（撇銷壞帳） | 撇銷顧客不會支付的餘額、撤銷這類撇銷，以及登記收回。參閱[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 | | **Forfeit security deposits**（沒收按金） | 把顧客可退還的按金全部或部分作為客戶違約的賠償而保留，並撤銷誤作的沒收。需要設為 **All records** 的 **Invoice** **View** 和 **Edit**。 | | **Approve quotations**（審批報價單）、**Approve invoices**（審批發票）、**Approve credit notes**（審批貸項通知單） | 批准並開出貴公司審批規則留住的單據，或附上原因把它退回給作者；只限持有者能檢視的單據。貴公司的授權包括單據審批時才會顯示。參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 | | **Import data**（匯入資料） | 從試算表匯入客戶、聯絡人和產品，查看匯入歷史，並撤銷一次匯入。每一行仍需要新增該類紀錄的權限。參閱[資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)。 | | **Bulk export documents**（批次匯出單據） | 批次下載發票和貸項通知單：供 Xero 或 QuickBooks Online 使用的檔案、easySales Excel 活頁簿和發票 PDF。匯出的單據需要 **All records** 級別的權限。參閱[會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/)。 | | **Export lists to Excel**（匯出清單到 Excel） | 把清單下載為 Excel 檔案：目前篩選下的各列，按顯示的欄位，並且只包含持有人本來就能看到的紀錄和欄位。可設定級別：**All records**，或 **Own records only**（只匯出持有人自己的清單顯示的內容）。標準 **Administrator** 角色擁有它；其他角色一開始沒有。參閱[匯出與批次操作](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)。 | | **Set sales targets**（設定銷售目標） | 在 **團隊管理** 下：設定持有人團隊成員的每月銷售目標（**My team**（我的團隊）：其下屬和其帶領的團隊，不含自己），或任何人的目標（**Whole company**（全公司））。貴公司的方案包含團隊管理時顯示。參閱[銷售目標](https://easysales.work/zh-hant/help/team/sales-targets/)。 | | **Manage notification settings**（管理通知設定） | 為整間公司開啟或關閉電郵、設定公司的預設發送規則，以及設定報價單的 **待辦** 提醒天數。 | | **Manage sign-in security**（管理登入安全） | 設定公司的兩步驗證政策：關閉、可選或必須，寬限期，每次登入都詢問，以及電郵驗證碼。 | | **Manage activity sub-types**（管理活動子類型） | 新增、重新命名、重新排序和停用公司的活動子類型，選擇每種類型的預設值，並決定某個子類型是否算作客戶聯絡。 | | **Manage AI assistant settings**（管理 AI 助手設定） | 為公司開啟或關閉 AI 助手，設定每月預算和每個人的每月上限，決定是否可以使用敏感欄位，並按用戶檢視用量。請參閱[AI 設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/ai-assistant-settings/)。 | | **Use the AI assistant**（使用 AI 助手） | 在活動中提及 [@easy](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ask-easy/) 來向它提問。它對所有角色都是關閉的，直到你開啟為止；它亦需要 **活動** 上的 **檢視和發佈**。 | | **Use AI chat**（使用 AI 聊天） | 在私人的 [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-chat/)面板中向內建 AI 助手提問，並用 **#** 指向紀錄。這是開關，不是級別：開或關。管理員擁有它；**Viewer**（檢視者）角色和所有自訂角色一開始都沒有。它不需要 **活動** 上的任何權限，聊天只讀取該人自己的權限所容許的內容。 | 控制項會令它所依賴的模組權限保持開啟，並列在 **必需的權限保持開啟** 下。 ## 標準角色 | 角色 | 授予 | |---|---| | **Administrator**（管理員） | 所有模組、操作和控制項，級別均為 **All records**。 | | **Viewer**（檢視者） | 對 **Account**、**Contact**、**Quote**、**Invoice** 和 **Credit Note** 的 **List** 和 **View**，級別為 **Own records only**，以及 **活動** 上的 **檢視**；此外沒有其他權限，所以看不到儀表板圖塊。 | 兩者都不能修改。其他所有角色都是 **Custom Role**（自訂角色）。 ## 為甚麼我看不到？ | 原因 | 如何判斷 | 誰可以解決 | |---|---|---| | 你的角色對該模組或操作是 **No access**。 | 側邊欄入口或按鈕對你不顯示，但對同事顯示。 | 擁有 **Assign roles** 或 **Manage custom roles** 的人。 | | 你的角色是 **Own records only**，而該紀錄不是你負責的。 | 擁有 **All records** 的同事能看到它。 | 擁有 **Transfer Records** 的人，透過更換負責人；或者透過下面的共享。 | | 共享設定令該模組的紀錄保持私人。 | 該紀錄屬於你的團隊以外的人。 | 擁有 **System** **Edit** 權限的人，在 **系統設定** → **共享與團隊** 下處理。 | | 你的角色缺少某個控制項。 | 你能編輯紀錄，卻看不到 **撇銷為壞帳…** 或 **批准並開出** 這類按鈕。 | 擁有 **Assign roles** 或 **Manage custom roles** 的人。 | | 貴公司的授權不包括該模組。 | 所有人都看不到該模組，**授權** 頁面上它旁邊顯示 **未包含**。 | easySales。 | | 該模組在 easySales 中尚未開通。 | 某些模組，例如送貨單，所有人都看不到。 | 貴公司沒有人可以解決；原因不在你的角色。 | 貴公司有哪些模組取決於其授權：**授權** 頁面在 **模組** 下列出它們，每個顯示 **已啟用** 或 **未包含**。參閱[貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)。 ## 常見問題 - **「僅自己的記錄」是甚麼意思？** 你可以存取自己負責的紀錄——作為 **客戶負責人**、**聯絡人負責人** 或 **銷售員**——外加貴公司的共享設定或客戶團隊向你開放的紀錄。每個模組各有自己的級別。參閱[角色與共享](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/)。 - **為甚麼我能打開客戶，卻看不到它的發票？** 每個模組各有自己的級別。你的角色可能可以存取 **Account**（客戶），但對 **Invoice**（發票）是 **No access** 或 **Own records only**。 - **Administrator 或 Viewer 角色可以修改嗎？** 不可以。請建立一個擁有所需權限的 **Custom Role**（自訂角色），改為分配它。參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **為甚麼角色上的某個權限關不掉？** 已開啟的控制項會令它需要的模組權限保持開啟，並列在 **必需的權限保持開啟** 下。請先關閉該控制項。 - **主管可以給別人比自己更多的權限嗎？** 不可以。不是 **Administrator** 的人只能建立、編輯或分配不超過自己權限的角色，而且任何人都不能更改自己的角色。 ## 相關內容 - [角色與共享](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/) - [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) - [共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/) - [狀態一覽](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/statuses/) - [敏感欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sensitive-fields/) --- # 詞彙表 > easySales 詞彙是甚麼意思：客戶、報價單、發票、收據、貸項通知單、退款、未分配金額、訂金、撇銷、應收餘額等一次看懂。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/reference/glossary/ easySales 使用的詞語，按英文名稱的字母順序排列。有頁面完整解釋某個詞時，條目會連結到該頁面。 | 詞語 | 含義 | |---|---| | **客戶** | 顧客——一間公司（**企業**）或一個人（**個人**）。參閱[客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/overview/)。 | | **客戶負責人** | 負責某個客戶的同事。參閱[更換負責人](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/ownership/)。 | | **客戶團隊** | 與負責人一起處理某個客戶、並可以存取它的同事。參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 | | **Administrator**（管理員） | 在全公司範圍內擁有所有權限的標準角色。 | | **分配** | 用收據上的 **分配至發票**，把收據上未分配的金額分到發票上。參閱[使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)。 | | **審批** | 貴公司在開立前留住部分報價單、發票或貸項通知單的規則。被留住的單據顯示 **待審批**，維持草稿、沒有編號；審批人選擇 **批准並開出** 後才開立，選擇 **退回** 則退還給作者。參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 | | **可用貸項** | **記錄收款** 對話框中，該客戶與收據同一貨幣的貸項通知單和未分配金額，可以用來支付你正在收款的發票。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 | | **壞帳** | 你預計收不回來的發票餘額，用 **撇銷為壞帳…** 從你的應收餘額中扣除。顧客仍欠這筆款。參閱[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 | | **稅務寬免**（壞帳） | 已撇銷壞帳中你可以申請退回的稅款。**稅務寬免** 面板按 **系統設定** → **稅務** 中確認的國家／地區，說明能否申請以及由哪天起可以申請。參閱[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 | | **未付餘額** | 扣除收款、貸項和任何撇銷後，顧客在一張發票上仍欠的金額。參閱[應收餘額](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/)。 | | **銀行手續費** | 銀行從顧客付款中扣除的費用，記錄在收據上。參閱[記錄收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/)。 | | **本位貨幣** | 貴公司記帳使用的貨幣。客戶餘額、對帳單和報表都以它合計。參閱[貨幣與匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 | | **開票計劃** | 預先列出的一張報價單的各張發票——訂金、階段或週期——以及每一張的狀態。參閱[規劃開票階段](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/)。 | | **取消發票** | 取消一張沒有收款、貸項或壞帳撇銷的已開立發票；easySales 會為它開立一張 **Reversal**（沖銷）貸項通知單，發票變為 **已取消**。參閱[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。 | | **期末餘額** | 對帳單期間結束時客戶欠的金額：**期初餘額** + **開票** − **收款** − **貸項通知單** − **調整**。參閱[客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)。 | | **已承諾成本** | 為一宗交易發出、但供應商尚未開票的採購訂單。參閱[成本與毛利](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gross-margin/)。 | | **聯絡人** | 某個客戶那邊的一個人。參閱[聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/overview/)。 | | **聯絡人負責人** | 負責某個聯絡人的同事。 | | **合約金額（不含稅）** | 報價單的不含稅總額，報價單的 **開票狀態** 用它來對比已開立的發票。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 | | **複製** | 以現有報價單或發票為基礎，開始一張新的獨立草稿；原單據不變。參閱[複製報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/)和[複製發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/copy-an-invoice/)。 | | **貸項通知單** | 減少一張已開立發票收費金額的編號單據。參閱[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 | | **Custom Role**（自訂角色） | 貴公司自己建立並命名的角色。 | | **客戶編號** | easySales 給每個新客戶的編號，預設以 `C-` 開頭。前綴在 **系統設定** 的 **公司資料** 下設定。 | | **客戶貸項** | 顧客在你這裏、尚未被任何發票用掉的錢：未分配金額和貸項通知單的剩餘貸項。餘額低於零的對帳單會顯示 **客戶貸項**。參閱[使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)。 | | **停用** | 令紀錄不再使用，同時保留在紀錄中。在客戶、聯絡人和報價單上，選單項目顯示為 **刪除**。 | | **訂金** | 用 **生成發票** → **訂金** 開出的報價單預收款發票。之後的發票用 **訂金扣回** 把它扣除。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 | | **草稿** | 尚未開立的發票、貸項通知單或採購訂單，或尚未定稿的報價單。參閱[開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)。 | | **到期日** | 發票應付款的日期；`NET 30` 這類付款條款會自動填入。由翌日起發票便逾期。參閱[追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 | | **匯兌損益** | 一筆外幣付款按發票匯率計算的價值，與實際到達你銀行的本位貨幣金額之間的差額。在收據上顯示為 **匯兌損益**。參閱[匯兌差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/exchange-differences/)。 | | **定稿** | 給草稿報價單分配 `QN-` 編號，並令它變為 **進行中**。參閱[報價單定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)。 | | **沒收** | 把顧客的按金全部或部分留下，作為其違約的賠償。參閱[沒收按金](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/forfeit-a-deposit/)。 | | **毛利** | 一宗交易的收入減去成本，佔收入的百分比。參閱[成本與毛利](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gross-margin/)。 | | **發票** | 為已確認的銷售要求付款。參閱[發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overview/)。 | | **開票狀態** | 已開立的發票覆蓋報價單的多少，由 **未開票** 到 **已全部開票**。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 | | **開立** | 給草稿分配編號，並鎖定其收費內容。參閱[開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。 | | **潛在客戶** | 尚未確認的可能顧客。參閱[潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/leads/)。 | | **授權** | 貴公司的 easySales 訂閱：它獨立的工作區、方案、上限和模組。參閱[貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)。 | | **合併** | 用 **合併重複客戶**，把重複的客戶併入你保留的客戶。重複客戶會被刪除，合併無法撤銷。參閱[合併客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/merge-accounts/)。 | | **期初餘額** | 對帳單期間開始時客戶欠的金額。參閱[客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)。 | | **商機** | 你正在跟進的一宗交易，可以包含多張報價單。參閱[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/)。 | | **應收餘額** | 已開立發票上仍欠的金額——顯示在發票清單中、記錄收款時按每張發票顯示，並在客戶上顯示合計。在單張發票的頁面上，它就是 **未付餘額**。 | | **逾期** | 過了到期日仍未付清。發票由到期日翌日起逾期，直至付清、貸記或撇銷為止。參閱[追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 | | **多付款** | 收據上超出所付發票的金額，留在客戶上，之後可以分配到發票或退款。參閱[使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)。 | | **付款條款** | 顧客付款的期限，例如 `NET 30`，或 `COD`（發票當天）。它由發票日期計出發票的到期日。先用發票自己的條款，其次是客戶的，再其次是公司預設值。參閱[建立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/create-an-invoice/)。 | | **預付款** | 為尚未開票的貨品或服務預先支付的款項，作為客戶貸項留在客戶上。參閱[按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 | | **形式發票編號** | 草稿發票在開立前附有的編號，預設以 `PF-` 開頭。 | | **進度請款** | 按已完成的工作，就報價單合約金額的一部分開出的發票。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 | | **提早付款折扣** | 顧客因提早付款而享有的折扣。它在收據上以一張抵用到發票的貸項通知單結清。參閱[記錄收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/)。 | | **採購訂單** | 你發給供應商以購買貨品或服務的單據；它記錄供應商開出的帳單和你的付款。參閱[採購訂單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/purchase-orders/)。 | | **報價單** | 在產生任何欠款之前給顧客的報價。參閱[報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/)。 | | **收據** | 從一個客戶收到款項的紀錄，可以支付多張發票。參閱[收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/overview/)。 | | **收回** | 撇銷壞帳之後再收到的款項，用 **登記收回** 記錄。參閱[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 | | **定期發票** | 按每個週期——每週、每月、每季或每年——生成一張草稿發票的計劃，由你核對後開立。參閱[定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/recurring-invoices/)。 | | **退款** | 從收據的未分配金額或貸項通知單的剩餘貸項中退還給顧客的款項。參閱[向顧客退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/)。 | | **剩餘可用** | 已開立的貸項通知單上尚未抵用或退款的貸項。 | | **Reversal**（沖銷） | 你取消發票時 easySales 使用的貸項通知單原因。 | | **修訂** | 以編號為 `-R1`、`-R2` 等的新版本取代報價單；舊版本變為 **已被取代**。參閱[修訂報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/)。 | | **Role**（角色） | 用戶擁有的一組權限。參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 | | **銷售員** | 負責報價單、發票或貸項通知單的同事。 | | **按金** | 為顧客保管、以擔保其歸還某物或履行某事的可退還款項。它不是客戶貸項，亦不計入客戶餘額。參閱[按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 | | **Sharing rule**（共享規則） | 把一個團隊的紀錄共享給另一個團隊的規則。參閱[共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/)。 | | **分階段開票** | 用幾張發票為一張報價單開票：訂金、進度請款、剩餘金額或選定的明細行。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 | | **Standard Role**（標準角色） | 每間公司都有而且不能修改的角色：**Administrator** 或 **Viewer**。 | | **對帳單** | 一個客戶在你所選期間內的發票、收款和貸項通知單的 PDF，由客戶上的 **對帳單** 產生。參閱[客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)。 | | **已被取代** | 被修訂取代的舊版本報價單的狀態。它是唯讀的，不能開票。 | | **供應商發票** | 供應商開出的帳單，記錄在採購訂單上；它是該宗交易的實際成本。參閱[供應商發票](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/supplier-invoices/)。 | | **稅務登記號** | 顧客的稅務登記號碼，保存在客戶上，並在發票開立時複製到發票上。參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 | | **Team**（團隊） | 一組用戶。在 **Team** 存取權限下，與負責人同一團隊的每個人都可以存取該紀錄；**Team Leader**（團隊負責人）亦可以存取下級團隊的紀錄。參閱[共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/)。 | | **應收餘額合計** | 清單按你的篩選所顯示發票的未付餘額合計，不換算貨幣。參閱[追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 | | **Transfer Records**（轉移記錄） | 容許把貴公司任何紀錄移交給另一位負責人的角色開關。參閱[移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/)。 | | **未分配** | 收據上尚未分配到任何發票的金額。參閱[使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)。 | | **撤銷抵用** | 把貸項通知單的貸項從已抵用的發票上撤回；該金額回到 **剩餘可用**。參閱[開立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)。 | | **Viewer**（檢視者） | 可以列出和檢視自己負責的客戶、聯絡人、報價單、發票和貸項通知單，並閱讀活動的標準角色。 | | **作廢** | 作廢誤記的收據或退款，同時保留它及其編號。發票不作廢：請見 **取消發票**。參閱[收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/)。 | | **撇銷** | 從欠款中扣除一筆金額：收款時的小額差額，或壞帳。參閱[記錄收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/)和[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 | | **已撇銷** | 發票沒有欠款、但仍有壞帳處於撇銷狀態時的狀態。顧客仍欠這筆款。參閱[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 | ## 相關內容 - [報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/) - [狀態一覽](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/statuses/) - [權限](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/permissions/) - [常見問題](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/faq/) --- # 各國稅務與發票規則 > 並列對照 easySales 已支援或計劃支援的各個國家／地區的銷售稅、稅務發票、按金、壞帳和電子發票規則，並附資料來源。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/ 用這張對照表一眼比較各個國家／地區適用的銷售稅和開票規則。 easySales 目前支援新加坡、馬來西亞、香港、澳洲、紐西蘭、汶萊和日本； 表中其他國家／地區為計劃支援。要了解更多細節，請查看你所在國家／地區的頁面： [新加坡](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-singapore/)、[馬來西亞](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-malaysia/)、 [日本](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-japan/)、[香港](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-hong-kong/)、 [澳洲](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-australia/)、[紐西蘭](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-new-zealand/)或[汶萊](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-brunei/)。 本頁是一般性指南，不是稅務建議。在依賴本頁內容之前，請向你的會計師或稅務機關核實。 ## 各國規則 在手機上，請橫向捲動表格。"tbc" 表示尚未確認的事項。 | 國家／地區 | 稅種與稅率 | 登記 | 標題措辭 | 編號 / 欄位 | 本位幣金額 | 納稅義務發生時間 | 按金、沒收——規則（僅供參考） | 壞帳稅務寬免 | 電子發票 | easySales | |---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---| | 新加坡（SG） | GST 9%（2023 年為 8%） | tbc | 必須使用 "Tax Invoice"（稅務發票） | 必須有編號；簡化發票上限 S$1,000；貸項通知單須註明原發票和原因 | 必須列出 SGD 等值金額 | 開立發票或收款兩者中較早者；須在 30 天內開立發票 | 按金不徵稅；提前終止時被沒收：不屬於 GST 範圍 | 已撇銷，未付滿 12 個月或債務人無力償債；須在 5 年內申請 | InvoiceNow（PINT SG），分階段實施 | 已支援 | | 馬來西亞（MY） | 服務稅 8%（指定服務為 6%，自 2024-03-01 起，tbc）；銷售稅 10% / 5%（tbc） | 服務稅和銷售稅分別登記；門檻 tbc | 未作規定 | 必須有序號；須在提供服務後 1 年內開立發票；貸項通知單須註明原發票和原因 | 按賣出匯率折算為 MYR | 服務：收款時（未付滿 12 個月即須繳稅）；銷售稅：銷售時 | 可退還按金：無需電子發票；被沒收：服務稅視乎有否提供任何東西而定，但仍需電子發票 | 退還已繳稅款，須已撇銷，並在繳稅後 6 年內申請 | MyInvois，分階段實施；營業額低於 RM3m 者豁免 | 已支援 | | 香港（HK） | 沒有銷售稅或增值稅 | — | — | 不要求；發票和收據上須有公司註冊名稱 | — | — | — | — | 沒有強制規定 | 已支援 | | 澳洲（AU） | GST 10% | tbc | 必須標明 "tax invoice"（稅務發票） | 無需編號；應要求須在 28 天內開立發票（A$82.50 或以下除外）；超過 A$1,000 須有收票人資料；調整單（adjustment note）須在 28 天內開立，並須註明原因 | — | 開立發票或收款兩者中較早者（收付實現制：收款時） | 按金僅在被沒收或分配使用時才徵稅；被沒收：應課稅 | 已撇銷或逾期 12 個月；收付實現制不適用；申請期限 4 年（tbc） | Peppol PINT A-NZ，自願採用 | 已支援 | | 紐西蘭（NZ） | GST 15% | 門檻 tbc；超過 NZ$225,000 須採用發票制 | 未作規定 | 無需編號；應要求須在 28 天內提供供應資料（supply information）（NZ$200 或以下除外）；超過 NZ$1,000 須有收票人資料；更正須指明原單據 | — | 開立發票或收款兩者中較早者 | 按金在收到時徵稅；被沒收：tbc | 已撇銷，按稅額分數（tax fraction）計算；付款制有限制 | Peppol PINT A-NZ（政府買方） | 已支援 | | 汶萊（BN） | 沒有銷售稅（只有所得稅和印花稅） | — | — | 每筆付款都須開立連續編號的收據 | BND 與 SGD 為 1:1 | — | — | 只能作所得稅扣除 | 僅限政府開票 | 已支援 | | 泰國（TH） | VAT（增值稅）7%，至 2027-09-30 止，之後為法定稅率 10%；出口 0% | 每年 THB 1.8m | "ใบกำกับภาษี"（稅務發票），須用泰文 | 序號；賣方和買方的分支機構代碼；買方已登記的，須有買方稅號；泰文和 THB | 除非獲得批准，整份單據以 THB 計 | 貨物：交付時或更早；服務：收款時或更早 | 按金在收到時徵稅 | 僅限買方未登記 VAT 且已有完整稅務發票的情況 | e-Tax Invoice 自願加入；強制要求 tbc | 計劃中——架構已就緒，暫不可選擇 | | 英國（GB） | VAT 20% / 5% / 0% | £90,000 | 未作規定 | 連續編號；VAT 以英鎊列示；須在納稅義務發生時間後 30 天內開立發票；簡化發票上限 £250 | VAT 合計以 GBP 列示 | 基本納稅義務發生時間；先開立發票或先收款則提前；14 天開票規則 | 作為賠償而沒收的按金：不屬於徵稅範圍；保留的部分付款：應課稅 | 自供應日和到期日中較晚者起未付滿 6 個月；須在 4 年 6 個月內申請；現金會計計劃不適用 | 自 2029 年 4 月起強制（格式 tbc） | 計劃中——架構已就緒，暫不可選擇 | | 愛爾蘭（IE） | VAT 23% / 13.5% / 9% / 4.8% / 0% | 貨物 €85,000，服務 €42,500 | 未作規定 | 連續編號；須在月底後 15 天內開立發票；貸項通知單須載明客戶 VAT 號碼和原因 | 稅額以 EUR 列示 | 開立發票時或開票期限屆滿時（B2B）；預付款在收到時 | 保留的預付款應課稅（自 2022 年起）；按金 tbc | 已撇銷、可作稅前扣除，且債務人不是關連人士；收款制（moneys-received basis）不適用 | 大型企業 B2B 及實時申報，自 2028 年 11 月起 | 計劃中——架構已就緒，暫不可選擇 | | 日本（JP） | 消費稅 10% / 8%（擬自 2027-04-01 起實行 1% 的食品稅率，尚未立法） | 超過 ¥10m 須納稅；登記為合格發票開立人（適格請求書発行事業者）另行辦理，屬自願 | 未作規定 | 已登記的開具者：登記號為 T 加 13 位數字；按稅率列示不含稅合計及其稅額（「10％対象 税抜価額 ¥… 消費税 ¥…」）；輕減稅率項目標 ※，並附「※ 軽減税率対象品目」；每個稅率只捨入一次稅額，取整至日圓，方法由貴公司選擇 | 日圓欄，含 換算レート，以及按稅率以 JPY 列示的合計和稅額 | 交付時；預收款在收到時不徵稅 | 損害賠償：不屬於徵稅範圍；手續費：應課稅 | 僅限所列的法定事由（不是帳面撇銷） | Peppol JP PINT，自願採用 | 已支援；暫無 0% 稅碼、按金稅務發票和含稅價格 | 加拿大（CA） | GST 5%；HST 13%（ON）、14%（NS，自 2025-04-01 起）、15%（NB、NL、PE） | C$30,000 | 未作規定 | 無需編號；金額達到 C$100 和 C$500 時須列明更多細節 | 無 | 收款或到期兩者中較早者 | 分配使用前不屬於代價；被沒收應課稅 | 已撇銷；須在 4 年內申請 | 沒有 B2B 強制規定 | 計劃中——架構已就緒，暫不可選擇 | | 南非（ZA） | VAT 15% / 0% | 自 2026-04-01 起 R2.3m（tbc） | "tax invoice"、"VAT invoice" 或 "invoice"（稅務發票、增值稅發票或發票） | 序號；超過 R5,000 須開立完整發票；R50 或以下無需發票；21 天內開立 | 整張發票以 ZAR 計（零稅率除外） | 開立發票或收款兩者中較早者 | 按金在分配使用前不徵稅；被沒收應課稅（tbc） | 發票制；付款制的賣方僅適用於 ≥ R100,000 的供應 | 約自 2030 年起採用預先核驗（clearance）模式 | 計劃中——架構已就緒，暫不可選擇 | 按金一欄列出的各國規則僅供參考。在 easySales 中，**[沒收按金](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/forfeit-a-deposit/)** 會為位於新加坡、香港或汶萊的公司，以及在沒收日期未登記稅務的公司，記錄一筆不含稅的沒收。對於在馬來西亞、紐西蘭或澳洲登記稅務的公司，以及在貴公司的國家／地區確認之前，系統會拒絕沒收。 ## 各國說明 - **所有已支援的國家／地區：** 已開立的稅務單據不會在原單上作廢。請改為開立貸項通知單——在澳洲為調整單（adjustment note），在紐西蘭為供應更正單（supply correction），在馬來西亞為退款單（refund note）。 - **新加坡：** 你作為賠償而保留的按金，例如提前終止時，不屬於 GST 範圍：請使用 **沒收按金**。如果它用來支付你提供的東西，例如未付租金、維修或某項費用，則應課稅：請使用 **以按金開票**。IRAS 的示例是租賃。 - **馬來西亞：** 被沒收的按金是否徵收 SST，視乎有否向客戶提供或提供過任何東西，所以已登記的公司不能在 easySales 中沒收按金；請與你的會計師商定處理方式。被沒收的按金可能仍需開立 MyInvois 電子發票，視乎你的營業額和分階段實施日期而定。easySales 不會向 MyInvois 提交；請自行提交。 - **澳洲：** 被沒收的按金須課稅，而 easySales 不會開立它所需的稅務發票，所以已登記 GST 的公司不能在 easySales 中沒收按金。 - **紐西蘭：** GST 如何適用於被沒收的按金，視乎按金的用途而定，所以已登記 GST 的公司不能在 easySales 中沒收按金；請與你的會計師商定處理方式。 - **香港和汶萊：** 單據上沒有稅行。在汶萊，超過 B$20 的收據須繳納 B$0.10 印花稅（執行情況 tbc）。 - **英國：** 形式發票註明 "This is not a VAT invoice"（這不是增值稅發票）；非 VAT 貸項通知單註明 "This is not a credit note for VAT"（這不是用於 VAT 的貸項通知單）。 - **愛爾蘭：** 貸項通知單須載明客戶的 VAT 號碼。9% 稅率有效期至 2030-12-31。 - **日本：** 已登記的開票方顯示 "T" 加 13 位數字，未登記者不得印出相似的號碼。須開立返還發票，¥10,000 以下的除外；在 easySales 中，貸項通知單即返還發票，並列印相同的按稅率明細。更正透過開立更正後的發票進行。 - **泰國：** 除非延期，7% 稅率在 2027-09-30 之後恢復為 10%。貸項通知單和借項通知單（ใบลดหนี้ / ใบเพิ่มหนี้，即貸項通知單 / 借項通知單）須註明原序號和原因。 - **加拿大：** 稅率按供應所在省份確定。魁北克 QST 和法語規則不在範圍內。提前付款折扣不會減少稅額。 - **南非：** 每項供應開立一張稅務發票。要求付款的形式發票可能觸發納稅義務發生時間。 實行夏令時間的時區（英國、愛爾蘭、加拿大）和加拿大各省稅率計劃稍後支援。 ## 資料來源 - **新加坡：** [IRAS — e-Tax guide: GST InvoiceNow requirement](https://www.iras.gov.sg/docs/default-source/e-tax/etaxguide_gst_invoicenow_requirement.pdf) · [IRAS — Deposits and downpayment](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/common-scenarios---do-i-charge-gst/deposits-and-downpayment) · [IRAS — Invoicing customers](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/invoicing-customers) · [Singapore Statutes Online — GST (General) Regulations，第 11 條](https://sso.agc.gov.sg/SL/GSTA1993-RG1?ProvIds=pr11-) - **馬來西亞：** [RMCD MySST — 服務稅常見問題](https://mysst.customs.gov.my/faq-services-tax/) · [RMCD MySST — Service Tax Act 2018（PDF）](https://mysst.customs.gov.my/wp-content/uploads/2025/03/Service-Tax-Act-2018.pdf) · [LHDN — 電子發票一般常見問題（PDF）](https://www.hasil.gov.my/media/0xqitc2t/lhdnm-e-invoice-general-faqs.pdf) · [LHDN — e-Invoice guideline（PDF）](https://www.hasil.gov.my/media/fzagbaj2/irbm-e-invoice-guideline.pdf) - **香港：** [稅務局 — 備存業務紀錄](https://www.ird.gov.hk/eng/tax/bus_rke.htm) · [公司註冊處 — 展示公司名稱](https://www.cr.gov.hk/en/faq/companies-ordinance/disclose-company-name-liability.htm) - **澳洲：** [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text) · [Federal Register of Legislation — Adjustment Note Information Requirements Determination 2022](https://www.legislation.gov.au/F2022L01272/latest/text) · [Peppol — PINT A-NZ](https://docs.peppol.eu/poac/aunz/pint-aunz/bis/) - **紐西蘭：** [NZ Legislation — Goods and Services Tax Act 1985](https://www.legislation.govt.nz/act/public/1985/0141/latest/DLM81035.html) · [IRD — Interpretation statement IS 10/03（PDF）](https://www.taxtechnical.ird.govt.nz/-/media/project/ir/tt/pdfs/interpretation-statements/is1003.pdf) · [IRD — QB 25/18：取消的土地買賣中保留的訂金](https://www.taxtechnical.ird.govt.nz/questions-we-ve-been-asked/2025/qb-25-18) - **汶萊：** [MOFE — Income Tax Act, Chapter 35（PDF）](https://www.mofe.gov.bn/wp-content/uploads/2025/10/TR_Relevant-Acts_Income-Tax-Act-Chapter-35.pdf) - **泰國：** [Revenue Department — Value Added Tax](https://www.rd.go.th/english/6043.html) · [Revenue Department — 第 85–86 條](https://www.rd.go.th/english/37741.html) · [Revenue Department — 增值稅公告第 85 號（泰文）](https://www.rd.go.th/3377.html) · [Revenue Department — 命令 Por. 73/2541（泰文）](https://www.rd.go.th/3580.html) - **英國：** [GOV.UK — VAT guide (VAT Notice 700)](https://www.gov.uk/guidance/vat-guide-notice-700) · [GOV.UK — Relief from VAT on bad debts (VAT Notice 700/18)](https://www.gov.uk/guidance/relief-from-vat-on-bad-debts-notice-70018) · [GOV.UK — VAT rates](https://www.gov.uk/vat-rates) · [GOV.UK — VAT registration: when to register](https://www.gov.uk/vat-registration/when-to-register) - **愛爾蘭：** [Revised Acts — Value-Added Tax Consolidation Act 2010](https://revisedacts.lawreform.ie/eli/2010/act/31/revised/en/html) · [Revenue — Payments in advance and deposits](https://www.revenue.ie/en/vat/charging-vat/payments-in-advance-and-deposits/index.aspx) · [Revenue — VAT modernisation timeline](https://www.revenue.ie/en/vat/vida-vat-modernisation/vat-modernisation-timeline.aspx) - **日本：** [國稅廳 — 輕減稅率問答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf) · [國稅廳 — Tax Answer No. 6303：消費稅稅率（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6303.htm) · [國稅廳 — Tax Answer No. 6367：壞帳的稅額調整（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6367.htm) - **加拿大：** [CRA — General information for GST/HST registrants (RC4022)](https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/rc4022/general-information-gst-hst-registrants.html) · [Justice Laws — Input Tax Credit Information (GST/HST) Regulations, SOR/91-45](https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/regulations/SOR-91-45/FullText.html) - **南非：** [SARS — VAT 404 Guide for Vendors（PDF）](https://www.sars.gov.za/wp-content/uploads/Ops/Guides/Legal-Pub-Guide-VAT404-VAT-404-Guide-for-Vendors.pdf) · [SARS — Value-Added Tax](https://www.sars.gov.za/types-of-tax/value-added-tax/) > **不是稅務建議** > > 本頁是一般性指南，不是稅務建議。稅務規則會變化；在依賴本頁任何一點之前，請向你的會計師或稅務機關核實。 ## 相關內容 - [公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/) - [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [沒收按金](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/forfeit-a-deposit/) --- # 新加坡 GST 發票 > 新加坡 GST 稅務發票怎樣開：必須列明的內容、30 天開票期限、外幣發票的新加坡元金額、按金與壞帳寬免，以及 easySales 如何應用這些規則。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-singapore/ 在新加坡登記商品及服務稅（GST）的企業按 9% 徵收 GST，並向已登記 GST 的客戶開立**稅務發票**。本頁概述影響貴公司發票的規則，並說明 easySales 如何應用它們。本頁是一般性指南，不是稅務建議；在依賴本頁內容之前，請向你的會計師或 IRAS 核實。 ## 規則 | 事項 | 規則 | |---|---| | 稅率 | GST 9%（2023 年為 8%）。 | | 標題 | 單據必須寫明 "Tax Invoice"。 | | 內容 | 貴公司的名稱、地址和 GST 登記號；識別編號和日期；客戶的名稱和地址；所供應內容的說明；GST 稅率；GST 前合計、GST 和含 GST 合計。零稅率、豁免和其他供應須分開列示。 | | 簡化稅務發票 | 含 GST 合計不超過 S$1,000 時可以使用。須列明貴公司的名稱、地址和 GST 登記號、日期、識別編號、說明、含 GST 合計，以及類似 "Price payable includes GST" 的聲明。 | | 未登記的客戶 | 可以開收據代替稅務發票。 | | 納稅義務發生時間 | 開立發票或收款兩者中較早者。須在納稅義務發生後 30 天內開立稅務發票。 | | 外幣 | GST 前合計、GST 和含 GST 合計還須以 SGD 列示。 | | 貸項通知單 | 貸項通知單須列明自身的編號和日期、原因、貸記的內容、貸記的 GST，以及原稅務發票的編號和日期。 | | 按金 | 保證按金不徵稅。作為賠償而沒收的按金，例如提前終止時，不屬於 GST 範圍；用來支付你所提供之物的按金則應課稅。 | | 壞帳 | 須同時符合所有條件才可獲得寬免：你已就該筆供應申報並繳納 GST，已在帳上撇銷該債務，已採取合理措施追收，而且由供應日期起已滿 12 個月，或客戶在此之前已無力償債。須在供應日期起 5 年內，在 GST 申報表第 7 欄申請。 | | 紀錄 | 所有紀錄須由會計期間結束起保存最少 5 年。 | | 電子發票 | InvoiceNow（Peppol PINT SG），分階段實施。參見 [InvoiceNow](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/invoicenow/)。 | ## easySales 如何應用 - 在 **系統設定** → **稅務** 下記錄貴公司的 GST 登記。日期在登記期間內的單據可以徵收 GST，並列印貴公司的 GST 登記號；日期在登記期間以外的單據不顯示稅項欄位。參見[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - 發票設計的標題選擇 **自動（依稅務登記）** 時，已開立的發票在發票日期貴公司已登記、而且發票含標準稅率或零稅率行時，印為 TAX INVOICE，否則印為 INVOICE。參見[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - 開立時，如果你在發票日期未登記，標題寫着 "Tax Invoice" 的發票會被拒絕。已登記時，如果發票徵收 GST 而標題沒有寫明，系統會發出警告。每一行都是豁免或不在徵稅範圍的發票不是稅務發票，因此會印為 INVOICE，代替 "Tax Invoice" 標題。 - 日期為今天的單據上的稅項選項是 **None**（無）、**GST 0%** 和 **GST 9%**。倒填日期的單據會提供其自身日期當時有效的稅率，例如 2023 年的 **GST 8%**。參見 [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 - **進階稅碼** 會加入 **Exempt (Reg 33)**、**Exempt (non-Reg 33)**、**Out of scope**、**Customer accounting (GST 9%, customer to account)** 和 **Deemed supply GST 9%**。採用客戶記帳方式的發票會印出 "Sale made under customer accounting. Customer to account for GST of" 加上金額，沒有客戶的 **稅務登記號** 便不能開立。 - 已登記時，你不能開立稅項為 **None** 的行：請在開立對話框中選擇零稅率、豁免或不在徵稅範圍。參見[開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - 徵收 GST 的外幣發票會印出 **For Singapore GST Purpose Only** 區塊：兌 SGD 的匯率，以及按發票匯率折算的 GST 前合計、GST 和含 GST 合計（SGD）。貸項通知單按其所貸記發票的匯率折算。參見[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - 已開立的發票透過貸項通知單更正，不會在原單上修改，亦不能刪除。參見[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 - 預先收到的款項記為 **預付款**，會開出一張日期為收款日的訂金稅務發票。**按金** 不計稅；作為賠償而保留的按金用 **沒收按金** 記錄，不含 GST。參見[按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - **撇銷為壞帳…** 按撇銷日期判斷寬免：由發票日期滿一週年的翌日起為 **可申請**，或在你剔選債務人已無力償債時立即可申請；**申請截止日** 是第五個週年日的前一天。easySales 由發票日期起計。參見[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 - 在 **已獲批准** 下記錄了 IRAS 現金會計計劃時，這項寬免判斷會標為 **僅供參考**，因為未收款部分的 GST 可能從未申報過。 ## 為甚麼這樣設計 **「None」不是一種 GST 處理方式。** 零稅率、豁免和不在徵稅範圍的銷售要填入 GST 申報表的不同欄位。留作 **None** 的行會令你到報稅時還要去猜，所以 easySales 在開立時便請你決定，趁你對這筆銷售記憶猶新。 **登記情況按每張單據自身的日期判斷。** 只有在登記期間才可以徵收 GST，亦只有已登記的企業才可以把發票稱為稅務發票。easySales 讀取單據日期當天適用的登記，所以倒填日期的單據和舊單據的重印本，都如實反映當天的情況。 **SGD 區塊令發票和申報表對得上。** GST 以 SGD 申報。把三個 SGD 合計印在發票上，你和客戶報稅時用的是同一組數字；貸項通知單按其發票的匯率折算，兩者正好抵銷。 **開出的單據只保留、不修改。** IRAS 可以要求查閱你五年內的紀錄，壞帳申請亦需要原發票和你的追收紀錄。已開立的發票從不會被編輯或刪除；更正和撇銷以各自的日期記錄在旁。 ## 更有效率的做法 - **一次過開啟進階稅碼。** 如果你有豁免或不在徵稅範圍的銷售，開啟 **進階稅碼**，每張表單便都有這些選項。參見[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - **令標題跟隨登記情況。** 把發票設計的標題設為 **自動（依稅務登記）**，TAX INVOICE 標題便會自動處理好。參見[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **客戶記帳的銷售，先補上客戶的 GST 登記號。** 先在客戶上填好 **稅務登記號**，開立便不會被拒絕。參見[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 - **預收款記為預付款。** 在收據上選擇 **預付款**，當天便會開出訂金稅務發票。參見[按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - **每個 GST 申報期下載一次壞帳登記冊。** **發票** 清單上的 **壞帳登記冊** 把每筆撇銷和收回連同寬免狀態交給你的會計師。參見[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 - **把發票匯入會計軟件。** **會計匯出** 把每個稅碼帶到 Xero 或 QuickBooks Online。參見[會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/)。 ## 例子 **一張標準稅務發票。** Lim & Co 已登記 GST。Mei Tan 向 Harbour Café 開立 INV-10000352：設計費 SGD 3,200.00 和傢俬採購 SGD 1,800.00，稅項都是 **GST 9%**。GST 前合計 SGD 5,000.00，GST SGD 450.00（5,000.00 × 9%），合計 SGD 5,450.00。標題設為自動時，發票印為 TAX INVOICE，並印出 Lim & Co 的 GST 登記號。 **一張美元發票。** Harbour Café 的母公司要求一項在新加坡的工程以 USD 開票。Mei 開出 USD 2,000.00，稅項 **GST 9%**：GST USD 180.00，合計 USD 2,180.00。發票匯率為 1.35，所以 **For Singapore GST Purpose Only** 區塊顯示 GST 前 SGD 2,700.00、GST SGD 243.00，合計 SGD 2,943.00（2,180.00 × 1.35）。 **一筆帳齡仍未夠的壞帳。** 日期為 2026 年 3 月 15 日的 INV-10000301 到 12 月仍未付款。Daniel Lim 在 2026 年 12 月 1 日撇銷它。寬免面板顯示 **尚不可申請**，最早可申請日為 2027 年 3 月 16 日，**申請截止日** 為 2031 年 3 月 14 日。撇銷照常成立；只是 GST 申請要等。 ## 常見問題 - **新加坡稅務發票必須列明甚麼？** 貴公司的名稱、地址和 GST 登記號，發票編號和日期，客戶的名稱和地址，說明，GST 稅率，以及 GST 前合計、GST 和含 GST 合計。還必須寫明 "Tax Invoice"。 - **新加坡稅務發票要在多久內開出？** 由納稅義務發生時起 30 天內，即開立發票或收款兩者中較早者。 - **可以開簡化稅務發票嗎？** 可以，含 GST 合計不超過 S$1,000 時。它需要的內容較少，並要有類似 "Price payable includes GST" 的聲明。 - **客戶沒有登記 GST，亦要給稅務發票嗎？** 可以改開收據。IRAS 要求收據有連續編號，列明日期、貴公司的名稱和 GST 登記號、含 GST 合計，以及 "Price payable includes GST" 字樣。 - **申請 GST 壞帳寬免前必須先撇銷嗎？** 是的。在帳上撇銷是條件之一，另外還要滿 12 個月或客戶無力償債，並有追收紀錄。參見[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 - **新加坡 GST 紀錄要保存多久？** 由會計期間結束起最少 5 年。在 easySales 中，已開立的發票不能刪除，只能取消，所以會一直留有紀錄。 - **登記生效前可以徵收 GST 嗎？** 不可以。日期在登記期間之前的單據不提供 GST，標題亦不能寫 "Tax Invoice"。 ## 資料來源 [IRAS — Invoicing customers](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/invoicing-customers) · [IRAS — Keeping records](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/keeping-records) · [IRAS — Deposits and downpayment](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/common-scenarios---do-i-charge-gst/deposits-and-downpayment) · [IRAS — 壞帳寬免自我檢查清單（PDF）](https://www.iras.gov.sg/docs/default-source/uploadedfiles/bad-debt-relief-%28checklist-for-self-review-of-eligibility-of-claim%29.pdf) · [IRAS — e-Tax guide: GST InvoiceNow requirement](https://www.iras.gov.sg/docs/default-source/e-tax/etaxguide_gst_invoicenow_requirement.pdf) · [Singapore Statutes Online — GST (General) Regulations，第 11 條](https://sso.agc.gov.sg/SL/GSTA1993-RG1?ProvIds=pr11-) 最後核對：2026-10-21 ## 相關內容 - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) - [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/) - [撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/) - [InvoiceNow](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/invoicenow/) --- # 馬來西亞 SST 發票 > 馬來西亞 SST 發票怎樣開：服務稅和銷售稅稅率、稅款何時到期、按金、壞帳與 MyInvois 電子發票，以及 easySales 如何應用這些規則。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-malaysia/ 馬來西亞的銷售及服務稅（SST）包含兩種稅：對應課稅服務徵收的**服務稅**，以及對應課稅貨品徵收的**銷售稅**，兩者各自登記。本頁概述影響貴公司發票的規則，並說明 easySales 如何應用它們。本頁是一般性指南，不是稅務建議；在依賴本頁內容之前，請向你的會計師或馬來西亞皇家關稅局（RMCD）核實。 ## 規則 | 事項 | 規則 | |---|---| | 稅率 | 服務稅 8%，指定服務為 6%（自 2024 年 3 月 1 日起）；銷售稅 10%、5% 或特定稅率。 | | 登記 | 服務稅和銷售稅分別登記。 | | 標題 | 未規定標題；法規列明發票必須載有的內容。 | | 內容 | 發票須以馬來文或英文開立，載明規定的事項，並在提供服務之日起 1 年內開立。必須有序號。 | | 外幣 | 稅款按賣出匯率折算為 MYR 入帳。 | | 納稅義務發生時間 | 服務稅：收款時。如果由提供服務之日起 12 個月仍未付款，則在翌日到期。經總監批准，服務稅可在開立發票時到期。銷售稅：銷售時。 | | 貸項通知單 | 貸項通知單須註明原發票和原因。 | | 按金 | 作為擔保而持有的可退還按金不徵服務稅，亦無需電子發票。被沒收的按金是否徵服務稅，視乎有否提供任何東西而定；它可能仍需電子發票。 | | 壞帳 | 債務已撇銷、而且已盡一切合理努力追收後，可申請退還已繳稅款，須在繳稅後 6 年內申請。 | | 紀錄 | 紀錄須保存 7 年。 | | 電子發票 | MyInvois，分階段實施；營業額低於門檻的小型企業豁免。 | ## easySales 如何應用 - 在 **系統設定** → **稅務** 下分別記錄每項登記：服務稅和銷售稅是兩種登記，**稅種** 由它們決定。你的號碼會印為 "BRN" 和 "SST No."。此標籤更改之前開立的單據仍為 "SSM No."，你自己在號碼前輸入 "SSM" 的，則按你輸入的原樣印出。參見[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - 稅項選項是 **None**（無）、**Service Tax 8%**、**Service Tax 6%**、**Sales Tax 10%** 和 **Sales Tax 5%**；**進階稅碼** 會加入 **SST exempt**（SST 豁免）。單據只能徵收貴公司在單據日期已登記的稅項。easySales 不會在 8% 和 6%、或 10% 和 5% 之間替你選擇：請為每一行選擇適用的稅率。 - 如果總監已批准服務稅按發票制核算，請在 **已獲批准** 下記錄。 - 發票設計的標題選擇 **自動（依稅務登記）** 時，已開立的發票印為 INVOICE，因為馬來西亞未規定標題。參見[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - 徵收 SST 的外幣發票會印出 **For Malaysia SST Purpose Only** 區塊：兌 MYR 的匯率，以及以 MYR 列示的 SST 前合計、SST 和含 SST 合計。當貴公司的國家／地區已確認且已登記 SST 時，按發票的匯率列印；貸項通知單按其發票的匯率折算。Word 發票設計需要有匯率行佔位符才能顯示該區塊，缺少時 easySales 會警告你。 - 只登記了服務稅時，**預付款** 會開出一張日期為收款日的訂金稅務發票。只登記銷售稅、或已獲發票制批准時，它作為客戶的貸項保留。兩種都已登記而沒有該批准時，預付款會被拒絕：請為預收款開一張發票，再對它記錄收款。參見[按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - 在 **電子發票適用日期（MyInvois）** 中填寫 MyInvois 適用於貴公司的日期。easySales 不會向 MyInvois 提交；請自行提交電子發票。 - 已開立的發票透過貸項通知單更正，不會在原單上修改。參見[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 - 已登記 SST 的公司不能在 easySales 中沒收按金，因為稅務處理視乎具體情況而定；請與你的會計師商定處理方式。未登記但填寫了 MyInvois 日期的公司，會收到沒收需要開立電子發票的提示。參見[沒收按金](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/forfeit-a-deposit/)。 - **撇銷為壞帳…** 在只登記了服務稅、而且沒有發票制批准時，寬免判斷為：在發票日期起計滿 12 個月的翌日之前為 **尚不可申請**，之後為 **可申請**，並標為 **僅供參考**；easySales 以發票日期作為提供服務的日期。已登記銷售稅時，寬免由撇銷日期起為 **可申請**。不會顯示 **申請截止日**，因為你繳稅的日期沒有記錄。參見[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 為甚麼這樣設計 **服務稅要等收到錢才到期。** 服務稅在你收款時到期，而不是開票時。所以預收的款項立即帶有稅款，這就是預付款當天要開出自己的稅務發票的原因。 **寬免退還的是你實際繳過的稅。** 對未付款的發票，服務稅要滿 12 個月後才到期。在此之前你一分稅都未繳，亦就沒有可退的；面板顯示 **尚不可申請**，而不是一個你無法申請的數字。 **只有你知道該用哪個稅率。** 6% 的服務稅只適用於指定服務，5% 的銷售稅只適用於指定貨品。錯誤的預設值會把錯的稅印到客戶的發票上，所以 easySales 把每一行的選擇留給你。 **兩項登記，兩項檢查。** 因為每種稅都有自己的登記和日期，easySales 按單據日期，用涵蓋該行的登記逐行檢查。 ## 更有效率的做法 - **兩項登記都連同日期記錄好。** 表單便只提供你可以徵收的稅項。參見[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - **在草稿上便選好稅項。** 加入每一行時便選 **Service Tax 8%** 或 **Service Tax 6%**，發票隨時可以開立。參見[建立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/create-an-invoice/)。 - **開立外幣發票前核對兌 MYR 的匯率。** 匯率在開立時固定，MYR 區塊按它列印。參見[匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/)。 - **為 SST 申報下載壞帳登記冊。** 它列出每筆撇銷及其寬免狀態。參見[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 - **把整個期間匯出給會計師。** **會計匯出** 把已開立的發票和貸項通知單下載給 Xero、QuickBooks Online 或 Excel。參見[會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/)。 ## 例子 **一張徵收服務稅的發票。** Lim & Co 的馬來西亞公司已登記服務稅。它向 Harbour Café 開出室內設計費 MYR 5,000.00，稅項 **Service Tax 8%**：稅額 MYR 400.00，合計 MYR 5,400.00。 **一張新加坡元發票。** 該公司向一位新加坡客戶開出 SGD 1,000.00，稅項 **Service Tax 8%**：稅額 SGD 80.00，合計 SGD 1,080.00。按 3.30 的匯率，**For Malaysia SST Purpose Only** 區塊顯示 SST 前 MYR 3,300.00、SST MYR 264.00，合計 MYR 3,564.00（1,080.00 × 3.30）。 **稅款到期前的壞帳。** 上面那張 MYR 5,400.00 的發票，日期為 2026 年 1 月 10 日，至今未付。Daniel Lim 在 2026 年 9 月 1 日撇銷它。寬免面板顯示 **尚不可申請**，最早可申請日為 2027 年 1 月 11 日，即發票日期起計滿 12 個月的翌日。 ## 常見問題 - **馬來西亞的服務稅稅率是多少？** 大部分課稅服務為 8%，法律列明的服務自 2024 年 3 月 1 日起為 6%。 - **馬來西亞的服務稅甚麼時候到期？** 收款時。如果由提供服務起 12 個月發票仍未付，則在翌日到期，除非總監已批准按發票制核算。 - **徵收服務稅必須開發票嗎？** 必須，以馬來文或英文載明規定事項，並在提供服務之日起 1 年內開立。 - **一張發票可以同時徵收服務稅和銷售稅嗎？** 可以，前提是貴公司在發票日期兩種都已登記；每一行使用適合它的稅。 - **easySales 會向 MyInvois 提交電子發票嗎？** 不會。easySales 記錄你的 MyInvois 日期；電子發票由你自行提交。 - **SST 紀錄要保存多久？** 7 年。 ## 資料來源 [RMCD MySST — 服務稅常見問題](https://mysst.customs.gov.my/faq-services-tax/) · [RMCD MySST — 銷售稅常見問題](https://mysst.customs.gov.my/faq-sales-tax/) · [RMCD MySST — Service Tax Act 2018（PDF）](https://mysst.customs.gov.my/wp-content/uploads/2025/03/Service-Tax-Act-2018.pdf) · [RMCD MySST — Service Tax (Amendment) Act 2019（PDF）](https://mysst.customs.gov.my/wp-content/uploads/2025/03/Service-Tax-Amendment-Act-2019.pdf) · [LHDN — 電子發票一般常見問題（PDF）](https://www.hasil.gov.my/media/0xqitc2t/lhdnm-e-invoice-general-faqs.pdf) · [LHDN — e-Invoice guideline（PDF）](https://www.hasil.gov.my/media/fzagbaj2/irbm-e-invoice-guideline.pdf) 最後核對：2026-10-21 ## 相關內容 - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) - [公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/) - [開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/) - [按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/) --- # 日本合格發票 > 日本合格發票（適格請求書）必須列明什麼——T 開頭的登記號、按稅率列示的稅額和輕減稅率標記——以及公司開通日本後 easySales 如何列印。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-japan/ 在日本的合格發票制度（インボイス制度）下，登記為合格發票開立人的企業須在發票上顯示其登記號和按稅率列示的消費稅。easySales 支援日本，日本的公司可直接註冊。本頁概述相關規則，並說明 easySales 如何列印。本頁是一般性指南，不是稅務建議；在依賴本頁內容之前，請向你的會計師或國稅廳核實。 ## 規則 | 事項 | 規則 | |---|---| | 稅率 | 消費稅 10%；食品等符合條件的項目為 8%（輕減稅率）。 | | 登記 | 應課稅銷售額超過 ¥10 million（1,000 萬日圓）的企業必須繳稅；登記為合格發票開立人是另行辦理的自願步驟。 | | 登記號 | 已登記的開立人顯示 "T" 加 13 位數字。未登記的企業不得印出相似的號碼。 | | 內容 | 按稅率列示合計及其稅額。輕減稅率項目須標記。每張發票每個稅率只捨入一次稅額，取整至日圓。 | | 外幣 | 按稅率列示的稅額以日圓顯示。 | | 納稅義務發生時間 | 交付時；預收款在收到時不徵稅。 | | 退貨與更正 | 須開立返還發票，¥10,000 以下的除外。錯誤透過開立更正後的發票來更正。 | | 壞帳 | 僅限法律所列的事由可獲寬免，不是僅在帳面上撇銷。 | | 電子發票 | Peppol JP PINT，自願採用。 | ## easySales 如何應用 - 註冊時在 **Country**（國家／地區）選擇 **Japan**（日本）。之後，在 **系統設定** → **稅務** 下記錄貴公司作為合格發票開立人的登記，並填寫 **登記號**：字母 T 加 13 位數字，例如 T1234567890123。參見[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - 在 **編輯公司與稅務** 下選擇 **稅額尾數處理**：**捨去**、**進位** 或 **四捨五入**。在儲存方法之前，含稅的單據無法儲存或開立。 - 稅項選項是 10% 和 8%（輕減稅率）。輕減稅率的行標有 ※。 - 已登記開立人的發票按稅率列印不含稅合計及其稅額，例如「10％対象 税抜価額 ¥80,000 消費税 ¥8,000」，並附「※ 軽減税率対象品目」，登記號印為「登録番号 T1234567890123」。 - 外幣發票會增加日圓區塊：「換算レート」，以及按稅率以 JPY 列示的合計和稅額。 - 貨物或服務的提供日期與發票日期不同時，草稿發票可以填寫 **供應日期** 或供應期間。參見[建立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/create-an-invoice/)。 - 貸項通知單即返還發票，並列印相同的按稅率明細。參見[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 - 暫不可用：0% 稅碼（出口、免稅銷售）、訂金稅務發票（預收款只留在收據上）以及含稅價格。 ## 資料來源 [國稅廳 — 輕減稅率問答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf) · [國稅廳 — Tax Answer No. 6303：消費稅稅率（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6303.htm) · [國稅廳 — Tax Answer No. 6367：壞帳的稅額調整（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6367.htm) ## 相關內容 - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) - [公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/) - [開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/) - [日文單據](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/japanese-documents/) --- # 香港發票 > 香港沒有增值稅或 GST：發票和收據須列明甚麼、紀錄須保存 7 年，以及 easySales 如何處理香港公司的單據。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-hong-kong/ 香港沒有銷售稅、增值稅或 GST，所以發票不帶稅行。公司仍須為利得稅保存紀錄，並在發票和收據上顯示其註冊名稱。本頁概述相關規則，並說明 easySales 如何應用它們。本頁是一般性指南，不是稅務建議；在依賴本頁內容之前，請向你的會計師核實。 ## 規則 | 事項 | 規則 | |---|---| | 銷售稅 | 沒有：沒有銷售稅、增值稅或 GST。 | | 內容 | 沒有規定的稅務發票。公司須在其發票、收據和其他交易單據（紙本或電子）上列明註冊名稱。同時有英文和中文名稱的公司，可以使用其中任何一個。 | | 紀錄 | 保存足夠的業務紀錄，包括發票、收據、憑單和銀行月結單，最少 7 年。 | ## easySales 如何應用 - 貴公司的國家／地區設為香港時，表單不顯示稅項欄位，PDF 亦不列印稅額行和稅號。你的商業登記號碼會印為 "BR No."。參見[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - 發票設計的標題選擇 **自動（依稅務登記）** 時，已開立的發票印為 INVOICE。標題寫着 "Tax Invoice" 的發票在開立時會被拒絕。參見[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - 貴公司的名稱來自 **系統設定** → **公司資料**，或來自 **文件設定** 中設定的公司資訊區塊。已開立的發票及其貸項通知單和收據，會保留發票開立時貴公司的名稱和公司資訊區塊。參見[公司資料](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/)。 - 已開立的發票透過貸項通知單更正，不能刪除。參見[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 - 預先收到的款項，無論記為 **預付款** 還是 **按金**，都保留在收據上，不會為它開立稅務發票。參見[按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - 你保留的保證按金用 **沒收按金** 記錄，不含稅。參見[沒收按金](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/forfeit-a-deposit/)。 - **撇銷為壞帳…** 的寬免顯示 **不適用**：沒有間接稅，便沒有可退的稅。參見[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 為甚麼這樣設計 **沒有稅，便完全不顯示稅行。** 一行為零的稅額，或一個背後沒有任何稅的稅號，會令客戶疑惑到底收了甚麼。把它們省去，發票才符合香港的規則。 **"Tax Invoice" 會聲稱一樣根本不存在的東西。** 香港企業都不能開立稅務發票，所以 easySales 在開立時便攔下這個標題，不讓它到達客戶手上。 **法律要求的是註冊名稱。** 單據上的名稱必須與公司登記冊上的一致。只要在一個地方——貴公司的資料——把它填對，每張發票和收據都會印出它。 ## 更有效率的做法 - **核對一次公司名稱。** 令 **公司名稱** 與註冊名稱（英文或中文）一致，所有單據便會跟着正確。參見[公司資料](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/)。 - **自訂的公司資訊區塊裏亦要有註冊名稱。** 如果用 **編輯公司資訊區塊** 列印不同的內容，請在其中保留註冊名稱。參見[公司資料](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/)。 - **一次下載整個期間的單據。** 已開立的發票、貸項通知單和收據都會留有紀錄，**會計匯出** 可以把某一期間的發票和貸項通知單下載為一個 Excel 活頁簿，或把發票下載為 PDF。參見[會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/)。 - **向拖欠的客戶發對帳單。** 客戶對帳單列出一段期間內的每張發票、每筆收款和每筆貸項。參見[客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)。 ## 例子 **一張不帶稅的發票。** Lim & Co 的香港公司向 Harbour Café 開出室內設計費 HKD 18,000.00。發票沒有稅行：小計和合計都是 HKD 18,000.00。標題設為自動時，發票印為 INVOICE，並印出公司的註冊名稱和 BR No.。 **保留一筆按金。** 一位客戶為樣板傢俬付了 HKD 5,000.00 按金，後來違約。Mei Tan 用 **沒收按金** 記錄 HKD 5,000.00；不收任何稅。 ## 常見問題 - **香港有 GST 或增值稅嗎？** 沒有。香港沒有銷售稅、增值稅或 GST，所以發票不帶稅。 - **香港的發票需要寫 Tax Invoice 嗎？** 不需要。香港沒有稅務發票，這個標題會聲稱一樣根本不存在的東西。easySales 會拒絕香港公司使用這個標題。 - **香港公司的發票上必須列明甚麼？** 公司的註冊名稱，適用於發票、收據和其他交易單據。同時有兩種名稱的公司，可以用英文或中文名稱。 - **香港的業務紀錄要保存多久？** 最少 7 年，包括發票、收據、憑單和銀行月結單。 - **在香港，壞帳可以獲得稅務寬免嗎？** 在 easySales 中不適用：沒有銷售稅，便沒有可申請的稅額部分。利得稅方面的處理請向你的會計師查詢。 ## 資料來源 [稅務局 — 備存業務紀錄](https://www.ird.gov.hk/eng/tax/bus_rke.htm) · [公司註冊處 — 展示公司名稱](https://www.cr.gov.hk/en/faq/companies-ordinance/disclose-company-name-liability.htm) 最後核對：2026-10-21 ## 相關內容 - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) - [公司資料](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/) - [發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/) - [沒收按金](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/forfeit-a-deposit/) --- # 澳洲 GST 發票 > 澳洲 GST 稅務發票怎樣開：客戶何時可以索取、調整單、按金、壞帳與收付實現制，以及 easySales 如何應用這些規則。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-australia/ 在澳洲登記商品及服務稅（GST）的企業按 10% 徵收 GST，並在客戶要求時開立**稅務發票**。本頁概述影響貴公司發票的規則，並說明 easySales 如何應用它們。本頁是一般性指南，不是稅務建議；在依賴本頁內容之前，請向你的會計師或澳洲稅務局（ATO）核實。 ## 規則 | 事項 | 規則 | |---|---| | 稅率 | GST 10%。 | | 標題 | 單據必須表明它是稅務發票。 | | 何時開立 | 客戶提出要求後 28 天內；A$82.50 或以下的銷售除外。 | | 內容 | 不要求發票編號。A$1,000 或以上的銷售須有客戶的身份或 ABN。 | | 納稅義務發生時間 | 開立發票或收款兩者中較早者；採用收付實現制時，為收款時。 | | 調整單 | 須在 28 天內開立，並註明原因。 | | 按金 | 保證按金僅在被沒收或用於抵付銷售時才徵稅；被沒收的按金應課稅。 | | 壞帳 | 債務已撇銷或逾期 12 個月後可獲寬免；收付實現制不適用。 | | 電子發票 | Peppol PINT A-NZ，自願採用。 | ## easySales 如何應用 - 在 **系統設定** → **稅務** 下記錄貴公司的 GST 登記，並選擇 **會計基礎**：**權責發生制** 或 **收付實現制**。你的 ABN 會印在單據上。參見[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - 稅項選項是 **None**（無）、**GST-free**（免 GST）和 **GST 10%**。**進階稅碼** 會加入 **Input taxed**（銷項免稅、進項不可扣減）和 **BAS excluded**（不列入 BAS 申報表）。日期在登記期間以外的單據不顯示稅項欄位。 - 發票設計的標題選擇 **自動（依稅務登記）** 時，已開立的發票在發票日期貴公司已登記的情況下印為 TAX INVOICE，否則印為 INVOICE。參見[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - 開立時，已登記的公司只要標題沒有寫 "Tax Invoice" 便會收到警告；未登記時，標題寫着它的發票會被拒絕。參見[開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - 由報價單分階段生成的草稿，例如訂金或進度請款，沒有 **PDF**：要求付款的單據可能就是稅務發票，所以要先開立，再下載或發送。參見[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - 已開立的發票透過貸項通知單更正，它即調整單。參見[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 - 已登記時，記為 **預付款** 的預收款會開出一張日期為收款日的訂金稅務發票，兩種會計基礎都一樣。**按金** 不計稅。參見[按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - 已登記 GST 的公司不能在 easySales 中沒收按金，因為被沒收的按金應課稅，需要開立稅務發票，而 easySales 不開立這種發票。參見[沒收按金](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/forfeit-a-deposit/)。 - **撇銷為壞帳…** 判斷寬免由撇銷日期起為 **可申請**，**申請截止日** 為撇銷日期第四個週年日的前一天，並標為 **僅供參考**。採用收付實現制時顯示 **不適用**。參見[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 為甚麼這樣設計 **會計基礎決定 GST 何時到期。** 採用權責發生制時，你在開票或收款（以較早者為準）時申報 GST；採用收付實現制時，在收款時申報。easySales 判斷壞帳寬免時會讀取你記錄的會計基礎，所以面板的結論與你的 BAS 可以申請的一致。 **要求付款的單據可能就是稅務發票。** 在 GST 下，要求付款的單據可以決定稅款何時到期。所以分階段請款要先開立、編號並鎖定，才交到客戶手上，而不是作為之後可能還會改的形式發票發出去。 **採用收付實現制的企業沒有可退的稅。** 採用收付實現制時，未收到的錢從來沒有繳過 GST，所以壞帳不會帶來 GST 寬免。面板會直接說明，而不是顯示一個你無法申請的數字。 ## 更有效率的做法 - **開票前先記錄會計基礎。** **會計基礎** 由第一筆撇銷起便決定壞帳寬免的判斷。參見[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - **在報價單上規劃階段。** 開票計劃會安排訂金和進度請款，每個階段到期時生成一張發票，由你核對後開立。參見[規劃開票階段](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/)。 - **撇銷前先發一份對帳單。** 一份註明日期的對帳單又是一項有紀錄的追收步驟。參見[客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)。 - **對應好稅碼再匯出到 Xero。** 每個 easySales 稅碼對應一次，之後每次匯出都會帶上。參見[會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/)。 ## 例子 **一張含 GST 的稅務發票。** Lim & Co 的澳洲公司已登記 GST。它向 Harbour Café 開出室內裝修設計費 AUD 4,000.00，稅項 **GST 10%**：GST AUD 400.00，合計 AUD 4,400.00。標題設為自動時，發票印為 TAX INVOICE，並印出公司的 ABN。 **採用權責發生制時的預付款。** 咖啡店預付 AUD 1,100.00。Mei Tan 把它記為 **預付款**，儲存後便開出一張當天日期、金額 AUD 1,100.00 的訂金稅務發票：AUD 1,000.00 加 GST AUD 100.00（1,100.00 ÷ 1.1 = 1,000.00）。 **採用收付實現制時的壞帳。** 一間採用 **收付實現制** 的公司撇銷一張未付的 AUD 2,200.00 發票。面板顯示 **不適用**：採用收付實現制時，GST 只在收到款項時到期，所以沒有可退的稅。 ## 常見問題 - **在澳洲必須開稅務發票嗎？** 客戶要求時，須在 28 天內開立；A$82.50 或以下的銷售除外。 - **澳洲的稅務發票需要發票編號嗎？** 不要求。easySales 照樣會給每張開立的發票編號。 - **貸項通知單就是調整單嗎？** 在 easySales 中，貸項通知單即作為調整單：它註明原因並引用原發票。參見[建立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - **採用收付實現制時，壞帳可以退回 GST 嗎？** 不可以。採用收付實現制時，未收到的錢沒有繳過 GST。參見[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 - **為甚麼訂金發票開立前不能預覽？** 要求付款的單據可能就是稅務發票，所以分階段請款要先開立再發送。 - **為甚麼在 easySales 中不能沒收客戶的按金？** 在澳洲，被沒收的按金應課稅，需要開立稅務發票，而 easySales 不會為沒收開立這種發票。 ## 資料來源 [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text) · [Federal Register of Legislation — Adjustment Note Information Requirements Determination 2022](https://www.legislation.gov.au/F2022L01272/latest/text) · [Peppol — PINT A-NZ](https://docs.peppol.eu/poac/aunz/pint-aunz/bis/) 最後核對：2026-10-21 ## 相關內容 - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) - [公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/) - [開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/) - [按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/) --- # 紐西蘭 GST 發票 > 紐西蘭 GST 發票規則：應課稅供應資料、客戶索取後 28 天內提供、會計基礎、按金與壞帳，以及 easySales 如何應用這些規則。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-new-zealand/ 在紐西蘭登記商品及服務稅（GST）的企業按 15% 徵收 GST，並在客戶要求時提供**應課稅供應資料**（taxable supply information，即以前所稱的稅務發票）。本頁概述影響貴公司發票的規則，並說明 easySales 如何應用它們。本頁是一般性指南，不是稅務建議；在依賴本頁內容之前，請向你的會計師或紐西蘭稅務局（Inland Revenue）核實。 ## 規則 | 事項 | 規則 | |---|---| | 稅率 | GST 15%。 | | 標題 | 未規定標題。 | | 何時開立 | 已登記 GST 的客戶提出要求後 28 天內，適用於超過 NZ$200 的銷售。 | | 內容 | 不要求發票編號。超過 NZ$200：須有你的 GST 號碼，以及 GST 前金額、GST 和合計，或者合計加上含 GST 的聲明。超過 NZ$1,000：還須有買方的名稱和一項識別資料，例如地址、電話、電郵或 NZBN。 | | 會計基礎 | 只有 12 個月內銷售額不超過 NZ$200 萬的企業才可採用付款制。發票制和混合制任何企業都可採用。 | | 納稅義務發生時間 | 開立發票或收款兩者中較早者。 | | 更正 | 更正須指明原單據。 | | 按金 | 保證按金在收到時徵稅。 | | 壞帳 | 對已撇銷債務的稅額部分可獲寬免；採用付款制時有限制。 | | 電子發票 | Peppol PINT A-NZ，適用於政府買方。 | ## easySales 如何應用 - 在 **系統設定** → **稅務** 下記錄貴公司的 GST 登記，並選擇 **會計基礎**：**發票制**、**付款制** 或 **混合制**。你的 NZBN 和 GST 號碼會印在單據上。參見[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - 稅項選項是 **None**（無）、**GST 0%** 和 **GST 15%**。**進階稅碼** 會加入 **Exempt**（豁免）。日期在登記期間以外的單據不顯示稅項欄位。 - 發票設計的標題選擇 **自動（依稅務登記）** 時，已開立的發票印為 INVOICE，因為紐西蘭未規定標題。只有在發票日期未登記時，標題寫着 "Tax Invoice" 的發票才會被拒絕。參見[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - 由報價單分階段生成的草稿，例如訂金或進度請款，沒有 **PDF**：要先開立，再下載或發送。參見[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - 已開立的發票透過貸項通知單更正，它即供應更正單。參見[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 - 已登記時，**預付款** 會開出一張日期為收款日的訂金稅務發票。**按金** 亦一樣，因為它在收到時徵稅；之後退還時，先對那張發票開貸項通知單，再退款。參見[按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - 已登記 GST 的公司不能在 easySales 中沒收按金，因為 GST 如何適用視乎按金的用途而定；請與你的會計師商定處理方式。參見[沒收按金](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/forfeit-a-deposit/)。 - **撇銷為壞帳…** 判斷寬免由撇銷日期起為 **可申請**，不顯示 **申請截止日**。採用付款制時顯示 **不適用**。參見[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 為甚麼這樣設計 **你記錄的會計基礎決定 GST 何時到期。** 採用發票制時，你在開票或收款（以較早者為準）時申報一筆銷售；採用付款制時，在收款時申報。easySales 判斷壞帳寬免時會讀取你的會計基礎，所以面板的結論與你的 GST 申報表可以申請的一致。 **按金在收到時徵稅。** 因為 GST 在按金到帳時到期，easySales 當天便開出稅務發票。之後退還時，便是一張貸項通知單加一筆退款，你的申報表上既有徵收的 GST，亦有沖回的 GST。 **沒有規定標題，但內容仍然重要。** 紐西蘭要求的是資料，而不是標題。easySales 把標題保留為 INVOICE，並印出你的 GST 號碼和各項金額，這正是客戶申索 GST 所需要的。 ## 更有效率的做法 - **會計基礎記錄一次便可。** 此後每一次壞帳判斷都使用 **會計基礎**。參見[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - **記錄收據時便選好類型。** 選擇 **預付款** 或 **按金**，同一步便會開出稅務發票。參見[按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - **透過貸項通知單退還按金。** 先對訂金發票開貸項通知單，再把這筆貸項退給客戶。參見[向顧客退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/)。 - **令客戶上的地址保持最新。** 超過 NZ$1,000 須能識別買方，而已開立的發票印的是開立時客戶上的名稱和地址。參見[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 ## 例子 **一筆含 GST 的銷售。** Lim & Co 的紐西蘭公司向 Harbour Café 開出設計費 NZD 2,000.00，稅項 **GST 15%**：GST NZD 300.00，合計 NZD 2,300.00。標題設為自動時，發票印為 INVOICE，並印出公司的 NZBN 和 GST 號碼。 **一筆按金。** 咖啡店為租用的傢俬付了 NZD 575.00 按金。Mei Tan 把它記為 **按金**，儲存後便開出一張金額 NZD 575.00 的訂金稅務發票：NZD 500.00 加 GST NZD 75.00（575.00 ÷ 1.15 = 500.00）。傢俬歸還後，她對那張發票開貸項通知單，並退還 NZD 575.00。 ## 常見問題 - **在紐西蘭還需要開稅務發票嗎？** 法律現在要求的是應課稅供應資料，而不是名為稅務發票的單據。已登記的客戶提出要求時，須在 28 天內提供，適用於超過 NZ$200 的銷售。 - **應課稅供應資料需要標題或編號嗎？** 都不要求。標題設為自動時，easySales 印為 INVOICE，而且每張開立的發票照樣都有編號。 - **誰可以採用付款制？** 12 個月內銷售額不超過 NZ$200 萬的企業。發票制和混合制任何企業都可採用。 - **在紐西蘭，按金要收 GST 嗎？** 要，在收到時徵稅。easySales 當天便為它開出訂金稅務發票。 - **採用付款制時，壞帳可以退回 GST 嗎？** 這種會計基礎下寬免有限制，所以面板顯示不適用；請向你的會計師核實。參見[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 資料來源 [NZ Legislation — Goods and Services Tax Act 1985](https://www.legislation.govt.nz/act/public/1985/0141/latest/DLM81035.html) · [IRD — How tax invoices for GST work](https://www.ird.govt.nz/gst/tax-invoices-for-gst/how-tax-invoices-for-gst-work) · [IRD — Which GST accounting basis and filing frequency should I use?](https://www.ird.govt.nz/gst/registering-for-gst/which-gst-accounting-basis-and-filing-frequency-should-i-use) · [IRD — Interpretation statement IS 10/03（PDF）](https://www.taxtechnical.ird.govt.nz/-/media/project/ir/tt/pdfs/interpretation-statements/is1003.pdf) · [Peppol — PINT A-NZ](https://docs.peppol.eu/poac/aunz/pint-aunz/bis/) 最後核對：2026-10-21 ## 相關內容 - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) - [公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/) - [開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/) - [按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/) --- # 汶萊發票 > 汶萊沒有銷售稅：每筆收款都要開連續編號的收據、紀錄保存 7 年、壞帳扣除、汶萊元與新加坡元等值，以及 easySales 如何處理汶萊公司的單據。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-brunei/ 汶萊沒有銷售稅、增值稅或 GST；企業繳納所得稅和印花稅。發票不帶稅行，每筆收到的付款都要開立收據。本頁概述相關規則，並說明 easySales 如何應用它們。本頁是一般性指南，不是稅務建議；在依賴本頁內容之前，請向你的會計師核實。 ## 規則 | 事項 | 規則 | |---|---| | 銷售稅 | 沒有：只有所得稅和印花稅。 | | 收據 | 每收到一筆出售貨品或提供服務的款項，都須開立一張印製的、連續編號的收據，並保留副本。 | | 紀錄 | 足夠的紀錄須由收入所屬的課稅年度起保存 7 年。 | | 貨幣 | 汶萊元與新加坡元按 1:1 等值掛鈎。 | | 壞帳 | 已撇銷的貿易債務，在有合理追收措施證據的情況下，可作所得稅扣除。之後收回的款項計為收入。 | ## easySales 如何應用 - 貴公司的國家／地區設為汶萊時，表單不顯示稅項欄位，PDF 亦不列印稅額行和稅號。你的登記號會印為 "ROC No."。參見[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - 發票設計的標題選擇 **自動（依稅務登記）** 時，已開立的發票印為 INVOICE。標題寫着 "Tax Invoice" 的發票在開立時會被拒絕。參見[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - 你記錄的每筆付款都會得到一張以 `RCT-` 開頭編號、標題為 OFFICIAL RECEIPT 的收據，隨時可以再次下載它的 PDF。作廢的收據保留其編號。參見[收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/)。 - easySales 不會自動把汶萊元與新加坡元的匯率設為 1。開新加坡元發票時，請核對匯率；如果貴公司按等值處理，便改成 1。參見[匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/)。 - **撇銷為壞帳…** 會記錄撇銷、原因和你的追收措施。寬免顯示 **不適用**，因為沒有間接稅；這筆撇銷可能可以作所得稅扣除。參見[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 - 預收的款項保留在收據上，不開稅務發票；你保留的保證按金用 **沒收按金** 記錄，不含稅。參見[沒收按金](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/forfeit-a-deposit/)。 ## 為甚麼這樣設計 **收據就是汶萊要求的紀錄。** 沒有銷售稅，法律對單據的要求便落在收據上。easySales 給每張收據一個獨立編號，作廢的收據亦保留編號，所以編號序列中不會缺號。 **追收措施與撇銷一起保存。** 只有能證明你嘗試過追收，壞帳才可扣除。你列出的原因和措施在當天便已保存，多年後稅務局局長問起時也拿得出來。 **沒有稅，便沒有稅行。** 一行為零的稅額或一個稅號，會暗示一種並不存在的稅，所以汶萊的單據把它們省去。 ## 更有效率的做法 - **記錄收款時便給收據。** 收據上的 **下載 PDF** 會打開一份可以直接發送的 PDF。參見[收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/)。 - **幾張發票一次付清便記一張收據。** 一次付清多張發票的客戶會得到一張有編號的收據，上面列出每張發票。參見[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **在新加坡元草稿上設定匯率。** 開立前用 **Change rate**（更改匯率）輸入 1，即按等值處理。參見[匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/)。 - **撇銷前先發一份對帳單。** 一份註明日期的對帳單又是一項有紀錄的追收步驟。參見[客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)。 ## 例子 **一筆付款和它的收據。** Lim & Co 的汶萊公司向 Harbour Café 開出室內設計費 BND 6,500.00，沒有稅行。咖啡店付了 BND 6,500.00，Mei Tan 記錄這筆收款。它取得下一個收據編號，她把 OFFICIAL RECEIPT 的 PDF 下載給咖啡店。 **按等值開新加坡元發票。** 一位新加坡客戶要求以 SGD 開票。Mei 在草稿上選擇 **Change rate**（更改匯率）並輸入 1，於是 SGD 3,000.00 在帳上就是 BND 3,000.00。 ## 常見問題 - **汶萊有 GST 嗎？** 沒有。汶萊沒有銷售稅、增值稅或 GST；企業繳納所得稅和印花稅。 - **在汶萊每筆收款都要開收據嗎？** 要。每收到一筆貨品或服務的款項，都須開立印製的、連續編號的收據，並保留副本。 - **汶萊的業務紀錄要保存多久？** 由收入所屬的課稅年度起保存 7 年。 - **汶萊元和新加坡元一樣嗎？** 兩者按 1:1 等值掛鈎。在 easySales 中，如果貴公司按等值處理，便在新加坡元發票上把匯率輸入為 1。 - **在汶萊，壞帳可以扣除嗎？** 已撇銷的貿易債務，在能證明採取了合理追收措施時，可以作所得稅扣除。參見[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 資料來源 [MOFE — Income Tax Act, Chapter 35（PDF）](https://www.mofe.gov.bn/wp-content/uploads/2025/10/TR_Relevant-Acts_Income-Tax-Act-Chapter-35.pdf) · [MOFE — Public Ruling PR 02/2017，可扣除與不可扣除開支（PDF）](https://www.mofe.gov.bn/wp-content/uploads/2025/10/PR_002-2017_Public_Ruling_on_deductions.pdf) · 汶萊達魯薩蘭國中央銀行（BDCB）— 貨幣政策框架（貨幣局制度及與新加坡的貨幣互換協議） 最後核對：2026-10-21 ## 相關內容 - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) - [公司資料](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/) - [收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/) - [撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/) --- # 常見問題 > easySales 常見問題快速解答：登入、客戶、報價單、開發票、收款、退款、貸項通知單、壞帳撇銷和權限，每條都指向完整的指南。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/reference/faq/ 對大家最常問的問題的簡短回答。每條都指向完整解答該問題的頁面。 ## 入門 - **為甚麼我無法登入？** 在 **電郵／用戶名稱** 中輸入你的電郵或用戶名稱；用用戶名稱登入時，亦需要貴公司的 **授權代碼**。連續失敗五次會鎖定該用戶名稱一分鐘，之後再失敗會鎖定更久。參閱[登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/)或[重設密碼](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/reset-your-password/)。 - **我遺失了用於兩步驗證的手機，怎樣登入？** 使用另一部裝置上的通行密鑰，或選擇 **改用恢復碼**。兩者都沒有時，請聯絡貴公司的管理員。參閱[恢復登入](https://easysales.work/zh-hant/help/security/locked-out/)。 - **兩步驗證和通行密鑰有甚麼分別？** 兩步驗證是在密碼之後再加一個驗證碼。通行密鑰用指紋、面孔或裝置 PIN 解鎖；它可以單獨讓你登入，亦可以在輸入密碼後代替驗證碼。參閱[登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/)。 - **為甚麼不能透過短訊取得驗證碼？** easySales 不傳送短訊驗證碼：短訊可能被截取，號碼亦可能被轉移到另一張 SIM 卡。參閱[登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/)。 - **我可以更改語言嗎？** 可以：English、简体中文、繁體中文、Bahasa Melayu、ไทย 或 日本語。可以在登入頁面、你自己的選單，或 **我的資料** 的 **語言與外觀** 下選擇。除了 **文件設定** 上的兩個標籤外，每個頁面都會跟隨它；人手輸入的名稱和文字維持輸入時的樣子，列印的單據和電郵亦不會跟隨你的語言。參閱[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)。 - **為甚麼我的工作頁面上方出現了一個登入框？** 你的登入已逾時。在該對話框中重新登入即可繼續；畫面上的內容會保留。參閱[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)。 - **可以搜尋所有內容的搜尋在哪裏？** 頂欄的搜尋框可以查找客戶、聯絡人、報價單、發票和商機。在清單內則使用該清單自己的搜尋。參閱[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)和[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 ## 客戶與聯絡人 - **一間公司有好幾個人與我接觸，怎樣記錄？** 為這間公司建立一個客戶，並把每個人加為聯絡人。參閱[客戶與聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/accounts-and-contacts/)。 - **可以從試算表匯入客戶嗎？** 可以。**系統設定** 下的 **資料匯入** 接受最多 5,000 行的 .xlsx 或 .csv 檔案；你的角色需要有 **Import data**（匯入資料）控制項。參閱[資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)。 - **怎樣合併兩個重複的客戶？** 打開要保留的客戶，在 **···** 選單中選擇 **合併重複客戶**。重複客戶的聯絡人、活動和未完成的單據會移過來，已開立的發票計入保留客戶的餘額，然後重複客戶會被刪除。合併無法撤銷。參閱[合併客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/merge-accounts/)。 - **重複的客戶應該合併還是停用？** 兩個客戶是同一個顧客、而且任何一個上有紀錄時，便合併；客戶只是不再需要時，便停用。參閱[編輯或停用](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/edit-and-delete/)。 - **怎樣查看顧客欠多少錢？** 打開客戶：標題下的 **應收餘額** 是顧客現在欠的金額，**逾期** 是其中已過到期日的部分。參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 - **怎樣給顧客發對帳單？** 打開客戶，選擇 **對帳單**，核對 **期間** 和 **收件聯絡人**，然後選擇 **PDF**，下載後把檔案附在你自己的電郵裏發出。這需要設為 **All records**（全部記錄）的 **Invoice**（發票）**View**（檢視）權限。參閱[客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)。 - **同事離職後，他負責的客戶怎麼辦？** 停用該用戶，然後把他負責的紀錄轉給另一位同事。參閱[移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/)。 ## 報價單 - **如何分階段為報價單開票？** 在報價單上選擇 **生成發票**，然後選擇 **訂金**、**進度請款**、**剩餘金額** 或 **按行開票**。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **開工前可以先收訂金嗎？** 可以。選擇 **生成發票**，再選 **訂金**，按百分比或不含稅金額填寫；之後的發票會扣回它。參閱[按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - **顧客已經收到報價單，應該編輯還是修訂？** 顧客還沒有依據你發出的版本作決定時，便編輯。要保留那個版本時，便修訂：新版本編號為 `-R1`、`-R2` 等，舊版本變為 **已被取代**。參閱[修訂報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/)。 - **開票後還能修改報價單嗎？** 由它生成的發票一經開立，報價單便會鎖定，不能再修改。參閱[編輯報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/edit-a-quotation/)。 - **怎樣用電郵發送報價單？** easySales 不會替你發送電郵。選擇 **PDF**，再選擇 **下載**，把檔案附在你自己的電郵裏，然後剔選 **已發給客戶**。參閱[標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/)。 - **為甚麼單據顯示待審批，而不是編號？** 貴公司把部分報價單、發票或貸項通知單留待審批。在審批人選擇 **批准並開出** 之前，單據維持草稿，沒有編號。參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 ## 發票 - **如何修改已開立的發票？** 它的收費內容已鎖定：請開立貸項通知單；如果整張發票都不應成立，便取消它。參閱[更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/)。 - **已開立的發票可以刪除嗎？** 不可以。已開立的發票只能取消，並保留其編號；只有草稿可以刪除。參閱[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **為甚麼較早的發票無法取消？** 一些較早的發票所記錄的金額是貸項通知單無法重現的。請改為手動為整張發票建立貸項通知單。參閱[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **怎樣設定每月重複開立的發票？** 在側邊欄選擇 **定期發票**，再選擇 **新增定期發票**；選擇聯絡人和明細行，把 **開票週期** 設為 1 個月。easySales 每月生成一張草稿，供你核對後開立。參閱[設定定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/)。 - **easySales 會向顧客發催款提醒嗎？** 不會。easySales 不會向你的顧客發送任何內容。銷售員會在 **待辦** 中收到提醒；對帳單或發票 PDF 由你自己發給顧客。參閱[追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **可以把發票傳送到 Xero 或 QuickBooks Online 嗎？** 可以，以它們可匯入的檔案形式：[會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/)會下載某一期間已開立的發票和貸項通知單。收款在你的會計軟件中記錄。 ## 收款與退款 - **一筆款項支付了好幾張發票，怎樣記錄？** 在 **發票** 清單中剔選這些發票，然後選擇 **記錄收款**，為它們記錄一張收據。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **顧客多付了錢怎麼辦？** 多出的部分作為 **未分配** 金額留在收據上，可以分配到之後的發票，或退款。參閱[使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)。 - **怎樣向顧客退款？** 在有 **剩餘可用** 貸項的已開立貸項通知單上選擇 **退款**，或在收據的 **···** 選單中選擇 **退還未分配金額**。退款不能超過 **可退款** 金額。參閱[向顧客退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/)。 - **銀行從款項中扣了手續費，怎樣記錄？** 在 **記錄收款** 對話框的 **銀行手續費** 中輸入手續費，**收款金額** 維持為顧客支付的金額。參閱[記錄收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/)。 - **收款記到了錯誤的發票上，怎樣更正？** 先從錯誤的發票上移除它，再打開它的收據，選擇 **分配至發票**，把款項分配到正確的發票。參閱[移除收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/remove-a-payment/)。 - **怎樣給顧客開收據？** 打開收據，選擇 **下載 PDF**，儲存或列印後由你自己發給顧客。參閱[收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/)。 ## 貸項通知單與壞帳 - **貸項通知單和退款有甚麼分別？** 貸項通知單減少顧客的欠款。退款記錄你退還給顧客的錢，來自貸項通知單的 **剩餘可用** 貸項或收據上的未分配金額。參閱[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 - **已付款的發票還能開貸項通知單嗎？** 可以。你最多可以貸記發票總額減去之前的貸項通知單；在已付款的發票上，全部貸項都作為 **剩餘可用** 留給顧客。參閱[建立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - **顧客永遠不會付款了，怎麼辦？** 在發票上選擇 **撇銷為壞帳…**。這筆金額會從你的應收餘額中扣除，但顧客仍欠這筆款。參閱[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 - **撇銷壞帳後顧客又付款了，怎麼辦？** 在該撇銷上選擇 **登記收回**。它會記錄一張收據並應用到發票上。參閱[撇銷壞帳](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 團隊與存取權限 - **為甚麼同事能看到的紀錄我看不到？** 你的角色對該模組可能是 **Own records only**（僅自己的記錄），或者該紀錄屬於貴公司共享設定沒有向你開放的人。參閱[權限](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/permissions/)。 - **誰可以更改我的角色？** 角色中有 **Assign roles**（分派角色）的人。參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **誰可以審批報價單、發票和貸項通知單？** 角色中有 **Approve quotations**（審批報價單）、**Approve invoices**（審批發票）或 **Approve credit notes**（審批貸項通知單）的人；**Administrator**（管理員）角色三項都有。參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 ## 其他 - **「伺服器太忙，無法確認我的更改」是甚麼意思？** 訊息為 *The server was too busy to confirm this request. Check whether your change was saved before you try again.*（伺服器太忙，無法確認此要求。重試前請先檢查你的更改是否已儲存。）在重複操作之前，請打開該紀錄查看更改是否已經存在。 - **為甚麼 PDF 視窗提示未能產生 PDF？** 當時正在同時產生大量 PDF，或者你在短時間內產生了很多 PDF。請稍候，再選擇 **重試**。參閱[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **報表在哪裏？** 在側邊欄選擇 **報表**。頁面列出你的角色可以開啟的報表：銷售業績、報價轉化、客戶與產品銷售排行、應收帳齡。參閱[報表](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/overview/)。 - **easySales 會保留歷史多久？** 視乎你的方案。擁有 **System**（系統設定）**View**（檢視）權限時，請查看[授權頁面](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)上的 **資料保留**。在 easySales 為貴公司開始清除之前，不會清除任何內容；之後審計日誌會說明從哪個日期起的紀錄已被清除。 - **可以匯出清單嗎？** 可以。**客戶**、**聯絡人**、**商機**、**報價單**、**發票**、**貸項通知單** 和 **產品** 的 **···** 選單中有 **匯出 Excel**，供擁有 **Export lists to Excel**（匯出清單到 Excel）的角色使用。每份報表都有 **匯出 CSV**。參閱[匯出與批次操作](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)和[報表](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/overview/)。 - **可以一次下載很多張發票的 PDF 嗎？** 可以，每次最多 50 張，在[會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/)中選擇 **發票 PDF** 和 **期間**。這需要 **Bulk export documents**（批次匯出單據）控制項，以及 **All records**（全部記錄）級別的 **Invoice**（發票）權限。 ## 相關內容 - [詞彙表](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/glossary/) - [狀態一覽](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/statuses/) - [權限](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/permissions/) - [頭 30 分鐘](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/your-first-30-minutes/) --- # 由經典版轉用 > 為用過舊版 easySales 網站的用戶總結有哪些變化。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/reference/differences-from-classic/ 如你用過舊版 easySales 網站（經典版），以下是你最先會留意到的變化。 ## 有哪些變化 - **登入。** 可以用電郵登入；用戶名稱仍需要授權代碼。 - **發票由草稿開始。** 草稿帶有形式發票編號（`PF-`），開立時才取得發票編號。 - **更正使用貸項通知單。** 不再用負數發票或負數收款，而是就發票開立貸項通知單，退款時記錄退款。 - **取消發票會開立貸項通知單。** 已取消的發票保留編號，由全額貸項通知單沖銷。 - **一筆收款，多張發票。** 收款記錄為有自己編號（`RCT-`）的收款，可同時支付客戶的多張發票。 - **六種語言。** 在我的資料中選擇 English、简体中文、繁體中文、Bahasa Melayu、ไทย 或 日本語。 本頁為摘要，由經典版轉用的完整指南將於稍後提供。 ## 相關內容 - [報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/) - [更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/) - [登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/) --- # 新功能 > easySales 中你能看到的變化，最新的排在最前。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/whats-new/ easySales 中你能看到的變化，最新的排在最前。每一項都連結到說明它的頁面。 ## 2026 年 10 月 - 發票新增 **付款條款**：新發票按次序取來源報價單、送貨單或定期發票的條款，沒有的話取客戶的，再沒有就取 **系統設定** → **收款與撇銷** 裏公司的 **預設付款條款**，並由發票日期計出到期日。發票開出後條款鎖定，亦可以印在 PDF 上。參見[建立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/create-an-invoice/)和[系統設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/settings/)。 - **安裝應用程式**：可以從 Chrome 或 Edge 安裝 easySales，或在 iPhone、iPad 的 Safari 加入主畫面，之後從它自己的圖示開啟。**安裝應用程式** 在用戶選單裏。參見[安裝應用程式](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/install-the-app/)。 - **推送通知**：在 **我的資料** → **通知** 為每部裝置開啟後，**訊息中心** 的通知會推送到該瀏覽器或已安裝的應用程式。鎖定畫面上從不顯示金額。是否可用視乎貴公司的方案。參見[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)。 - **敏感欄位**：自訂角色可以限制誰能檢視和修改電郵、電話號碼、地址、個人資料以及成本和毛利。沒有 **檢視** 時值會被遮蓋或隱藏，沒有 **修改** 時為唯讀，列表、匯出和 AI 工具中同樣如此。是否可用視乎貴公司的方案。參見[敏感欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sensitive-fields/)。 - 稅務國家為日本的公司，報價單、發票和貸項通知單以日文列印：見積書、請求書，以及 適格返還請求書 或 クレジットノート。你自己的範本文字按原樣列印。參見[日文單據](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/japanese-documents/)。 - **儀表板顯示你的錢**：本月開票（淨額）、收款、未收發票及其中逾期的部分、進行中的報價，近 6 個月開票與收款圖表，以及 **需要處理**，列出逾期的顧客或發票、即將到期的報價單、審批和任務。每個數字只統計你的角色能看到的內容。參見[儀表板](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/dashboard/)。 - 側邊欄中的 **團隊管理** 向經理顯示每位團隊成員本月的已開票銷售額與目標的對比，以及逾期發票和未結報價單；**銷售目標** 用來設定每個人的每月目標。它視乎貴公司的方案，設定目標需要 **設定銷售目標**。參見[團隊管理](https://easysales.work/zh-hant/help/team/overview/)和[銷售目標](https://easysales.work/zh-hant/help/team/sales-targets/)。 - 儀表板多了兩張卡片：**本月我的目標** 和 **進行中的商機**；在包含此功能的方案中，**自訂** 讓每個人隱藏自己的卡片並調整次序。儀表板不再標有 **Beta**。參見[儀表板](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/dashboard/)。 - 報價單、發票、貸項通知單和定期發票上的 **折扣**：任何一行都可以用百分比或金額打折，整張單據也可以打一個折扣，兩者都在計稅前扣除。PDF 會列印原價、折扣和淨額。參見[給予折扣](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/discounts/)。 - 客戶、報價單和發票上的 **附件**：上載合約、圖則或顧客的採購訂單，每個最多 25 MB，每筆紀錄最多 20 個。**授權** 頁面顯示貴公司的 **檔案儲存**。參見[加入附件](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/attach-files/)。 - **客戶**、**聯絡人**、**商機**、**報價單**、**發票**、**貸項通知單** 和 **產品** 清單上的 **匯出 Excel** 會按你看到的樣子匯出清單，最多 10,000 列。它需要新的 **匯出清單到 Excel** 權限。參見[匯出與批次操作](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)。 - 在清單上剔選多行，一次最多為 200 筆紀錄 **更改負責人…** 或 **刪除…**；不能更改的紀錄會略過並說明原因。參見[匯出與批次操作](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)。 - 新增報價單或發票時，在 **聯絡人** 輸入新客戶的名稱，選擇 **新建客戶「…」**，不用離開表單就可以新增公司、個人或新聯絡人。參見[建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/)和[建立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/create-an-invoice/)。 - 報價單、發票、貸項通知單和對帳單只有一個 **PDF** 按鈕，開啟的視窗可以查看、下載、在新分頁開啟或分享 PDF，並剔選 **已發給客戶**。easySales 從不代你向客戶發電郵。參見[報價單 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/)和[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **行事曆** 以淺色背景標示公司所在國家的公眾假期，並在日期旁顯示名稱；**系統設定** → **貨幣與匯率** 的 **公眾假期** 一欄列出它們。參見[日曆](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/calendar/)。 - 產品可以設定 **預設銷售稅**：報價單、發票或貸項通知單的行選用該產品時會自動帶入。參見[建立產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/create-a-product/)。 - 匯入客戶和聯絡人時可以填寫 **記錄連結** 類自訂欄位，按所連結記錄的名稱或編號，在你看得到的記錄中配對。參見[資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)。 - 活動討論中的訊息可以加表情回覆：把滑鼠移到訊息上，選擇 **新增表情**，從六個表情中選一個。參見[發佈活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/activities-tab/)。 - 下載的發票 PDF 以發票號碼命名。參見[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **用戶帳戶** 列表新增 **狀態** 篩選：選擇 **已停用** 可以找到已離開的人，開啟其唯讀頁面並轉移其記錄。參見[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)。 - **已拒絕** 的報價單不再提供 **生成發票**。參見[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - 新公司的管理員會在儀表板上看到 **開始使用 easySales**：由公司資料到匯入客戶共四步，開出第一張發票後不再顯示。參見[儀表板](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/dashboard/)。 - **授權** 頁面每項只顯示一次，並在 **月用量** 下方顯示下次重新計算的日期：網上付款的方案按扣款日。參見[貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)。 - 公司關閉後，資料保留 180 天才刪除，刪除前 30 天和 7 天會發電郵提醒其管理員。參見[取消方案](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/cancel-your-plan/)。 - **報表**：在側邊欄選擇 **報表**，可查看銷售業績、報價轉化、客戶與產品銷售排行和應收帳齡，每張都能 **匯出 CSV**。報表只統計你的角色可以看到的單據。參見[報表](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/overview/)。 - **系統設定** 中的 **會計匯出** 可按期間下載已開立的發票和貸項通知單，供 Xero 或 QuickBooks Online 匯入，或下載為 Excel 活頁簿，或把發票下載為 PDF 的 ZIP。需要 **Bulk export documents**（批次匯出單據）控制項。參見[會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/)。 - 每張新發票（包括草稿）都必須填寫 **到期日**；到期日一經填寫便不能清空。參見[建立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/create-an-invoice/)。 - 發票和採購訂單的 **···** 選單中的 **複製** 會據此新增一張草稿，日期和匯率按今天計算。參見[複製發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/copy-an-invoice/)和[採購訂單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/purchase-orders/)。 - 標準範本現在亦涵蓋採購訂單和貸項通知單，每類都可以設一個預設，新單據會自動帶入。參見[標準範本](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/standard-templates/)。 - 單據審批取決於你的方案：**授權** 頁面的 **模組** 下列有 **單據審批**。方案不含審批時，報價單、發票和貸項通知單開立時不經審批。參見[貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)。 - **AI 用量以點數顯示**：100 點 = 1 美元的 AI 用量。預算和上限以整數點輸入，已用量顯示為整數；不足 1 點時顯示 **<1**。請參閱[AI 設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/ai-assistant-settings/)。 - **助手可以使用的 AI 模型現在取決於你的方案**：標準 AI（Haiku），或標準 + 進階 AI（Haiku 和 Sonnet）。**系統設定** → **AI** 的 **可用 AI 模型** 下會顯示貴公司屬於哪一種。請參閱[AI 設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/ai-assistant-settings/)。 - **授權** 頁現在把方案包含的內容分為 **月用量**、**用量** 和 **模組**，並用 **資料保留** 顯示歷史的保留時間。請參閱[貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)。 - 對透過 MCP 連接的 AI 應用程式，修改的預覽現在算一次讀取，只有確認後的修改才算一次寫入。每個連接每分鐘可進行 60 次讀取和 10 次寫入。請參閱[AI 資料分享](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/ai-and-data-sharing/)。 - **AI 建議**：內建 AI 助手現在可以在 AI 聊天或 @easy 話題中提出修改：新的任務、備註或通話，草擬報價單，新增或修改客戶、聯絡人或商機，或批准報價單、發票或貸項通知單。它顯示一張卡片，在有權限的人選擇 **批准** 之前不會有任何修改；之後修改以這個人的身分執行。請參閱[AI 建議](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-proposals/)。 - **AI 聊天** 是每個頁面上的私人面板，從頂欄的助手圖示打開。向內建 AI 助手查詢你的紀錄，用 **#** 指向它們，或在客戶、聯絡人、商機、報價單或發票上選擇 **Ask AI**。它依你自己的權限讀取，只回答你，也從不更改任何內容。管理員用 **使用 AI 聊天** 為角色開啟它。請參閱[AI 聊天](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-chat/)。 - **系統設定** → **AI** 新增了 **AI 連接（MCP）** 開關。貴公司的管理員把它設為 **關閉**、**唯讀** 或 **讀寫**，即可讓 Claude、ChatGPT 等 AI 應用程式連接；所有客戶免費使用，不再需要 easySales 客服開啟。關閉後會中斷所有已連接的應用程式和個人權杖。參閱[AI 設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/ai-assistant-settings/)。 - **日曆訂閱** 透過一個私人的唯讀連結，在 Outlook、Google 日曆或 Apple 日曆中顯示你的 easySales 行程、通話和有到期日的任務。參閱[日曆](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/calendar/)。 - 在馬來西亞，新單據上的公司註冊號現在印為 "BRN"，不再是 "SSM No."。參閱[馬來西亞 SST 發票](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/tax-malaysia/)。 - 應用程式和本說明中心的會計用語更清晰：**取消發票**（收據和退款仍然是作廢）、**記錄收款**、**小計（不含稅）** 和 **合計**、**本位貨幣** 以及 **按金**。參閱[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。 - 發票設計可以按貴公司的稅務登記自動印出標題，例如新加坡和澳洲的 TAX INVOICE。參閱[信頭與設計](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - 每個稅務登記期間都可以有自己的 **登記號**，公司也可以選擇跟隨日光節約時間的具名 **時區**。參閱[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)和[公司資料](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/)。 - 日本的消費稅可應要求開通：10% 和 8% 稅率、T 開頭的登記號、可選的稅額取整方法，以及發票上按稅率列示的明細。參閱[各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/)。 - **授權** 頁面的 **資料保留** 下，顯示你的方案保留稽核日誌、記錄查看歷史、API 呼叫記錄和助手對話內容多長時間。easySales 為貴公司開始清除較早的紀錄後，稽核日誌會予以說明。參閱[審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/)。 - **定期發票** 會按每週、每月、每季或每年，向同一位客戶開立相同的明細。easySales 為每一期產生一張發票草稿，由人手檢查並開立。參閱[定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/recurring-invoices/)。 - 在已接受的報價單上，開票計劃可以在按期階段到期時自動產生草稿發票。參閱[規劃開票階段](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/)。 - 清空表格中的搜尋框，例如 **聯絡人** 或 **負責人**，現在會清空該欄位。參閱[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)。 - 螢幕寬度至少 1100 像素時，側邊欄保持固定展開；平板電腦顯示圖示列。參閱[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)。 - 每個人都可以打開 **授權** 頁面，查看公司名稱、方案和有效期。用量和模組仍需要 **System**（系統）**View**（檢視）權限。參閱[貴公司的授權](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/licence/)。 - 現在可以在 **系統設定** → **公司資料** 中修改公司名稱。已開立的發票及其貸項通知單和收據，繼續使用開立時的名稱。**聯絡方式** 現在叫 **單據聯絡方式**，國家／地區和本位貨幣在建立帳戶時確定。參閱[公司資料](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-details/)。 - 你的稅號已移到 **系統設定** → **稅務**，在 **編輯公司與稅務** 下。參閱[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - 已連接的 AI 應用程式現在能做的多得多：商機的全過程、產品、客戶的欠款及其對帳單、跨所有內容的搜尋、重複客戶及合併、客戶團隊、個人客戶、按金、收款差額、壞帳和報價單的開票計劃。每項修改仍會先預覽，由你確認。參閱[AI 資料共享](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/ai-and-data-sharing/)。 - 已連接的 AI 應用程式可以列出七條現成的起始提示，包括檢視你的商機管道和收款情況，以及清理重複客戶。參閱[連接助手](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/connect-an-assistant/)。 - **@easy** 是 easySales 內建的 AI 助手，可以在活動話題中回答問題：提及它，用你自己的話提問，它會查詢你能看到的紀錄，並在話題中作答。它只會讀取。easySales 為貴公司完成設定、並由管理員開啟後，它才能使用。參閱[向 @easy 提問](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ask-easy/)。 - **系統設定** → **AI** 用來為貴公司開啟或關閉 @easy，並設定它的每月預算和上限；角色上有 **使用 AI 助手** 和 **管理 AI 助手設定** 兩個控制項。參閱[AI 設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/ai-assistant-settings/)。 - 歷史紀錄、稽核日誌和活動現在會註明是哪個 AI 代某人操作：內建助手，或者已連接的 AI 應用程式及其連接的名稱。參閱[審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/)。 - 側邊欄不再有 **報表** 項目；報表暫時未提供。 - 已連接的 AI 應用程式可能會列出幾條來自 easySales 的現成起始提示。參閱[連接助手](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/connect-an-assistant/)。 - **系統設定** → **公司資料** 下的 **單據編號** 用來設定報價單、發票、貸項通知單、收據、採購訂單和送貨單的編號方式：前綴、編號中的年份或月份、流水號位數和起始號。儲存之前便能看到下一個編號，已開立的編號永遠不會改變。參閱[單據編號](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/document-numbers/)。 - 產品的類型會在產品清單和產品頁面上以彩色標籤顯示：**商品** 為藍色，**服務** 為綠色。參閱[產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/overview/)。 - **採購訂單** 成為完整的模組：開立訂單並取得編號，下載它的 PDF，標記為已發送，記錄供應商發票和你的付款，然後關閉它。清單會顯示 **開票** 和 **付款**，客戶和商機亦有 **採購訂單** 分頁。參閱[採購訂單](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/purchase-orders/)。 - 商機的 **利潤** 部分會顯示它的收入、預計成本、已承諾成本和實際成本，以及預計或實際毛利率，亦可附上原因手填。參閱[成本與毛利](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gross-margin/)。 - 商機清單的 **毛利率** 欄現在顯示毛利率——收入減去成本，佔收入的百分比。它以前顯示的是成本加成率，所以數字與以前不同。參閱[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/)。 - 在報價單的 **···** 選單中選擇 **複製**，會以今天的日期和匯率，由它開始一張新的獨立草稿。參閱[複製報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/)。 - 採購訂單清單現在也有欄位設定。參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 - 在手機上，每張清單卡片會多顯示一行，列出該清單最重要的資料。 - 已連接的 AI 助手現在可以處理採購訂單、供應商發票和付款，設定定期發票，並把訊息標為未讀。參閱[連接助手](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/connect-an-assistant/)。 - 新的報價單由 **草稿** 開始，帶有 `QD-` 編號。準備好後選擇 **定稿**：它會取得 `QN-` 報價單號和日期，變為 **進行中**。修訂版同樣是草稿，舊版本要等你把修訂版定稿才會被取代。參閱[報價單定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)。 - **標記為已發送** 會記錄報價單發給顧客的日期，你打開它的 PDF 後，easySales 亦會詢問。你的 **待辦** 會先提醒你發送，再提醒你跟進。參閱[標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/)。 - 你可以把顧客按金的全部或部分作為客戶違約的賠償而保留，向對方發出沒收通知，並撤銷誤作的沒收。發票清單中 **登記簿** 下的 **按金沒收** 會顯示任何期間內的沒收記錄。參閱[沒收按金](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/forfeit-a-deposit/)。 - 記錄外幣款項時，請輸入實際到帳的本位貨幣金額；easySales 會按今天的匯率預先填入，供你更正。收據隨後會顯示它的已實現匯兌損益，而 **登記簿** 下的 **匯兌差額** 會列出這些損益。參閱[匯兌差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/exchange-differences/)。 - 如果貴公司在新加坡已登記 GST，而發票上有稅項為「無」的明細行，開立對話框會詢問它們屬於零稅率、免稅還是不在徵稅範圍。參閱[開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - 企業客戶有 **稅務登記號**，會印在發票的 Bill To（帳單收件人）區塊，並在發票開立時固定。參閱[建立客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/create-an-account/)。 - 不收取稅項的公司，在發票、報價單和採購訂單上不再看到稅項欄位，單據上亦不會印出任何稅務字樣。參閱[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - **系統設定** 變成一個分組選單——組織、銷售、財務、資料和使用者與安全——每項設定有自己的頁面，並附有搜尋框。公司資料在 **公司資料** 下，稅務在 **稅務** 下。參閱[系統設定](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/settings/)。 - **我的資料** 有四個頁面：**個人資料**、**登入與安全**、**通知** 和 **第三方 AI 工具**。參閱[我的資料](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/profile/)。 - **標準範本** 現在可以在 easySales 中建立、編輯和刪除。參閱[標準範本](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/standard-templates/)。 - 欄位設定會隨改隨存，貸項通知單、商機、產品和用戶帳戶現在也有欄位設定。參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 - **隱藏選單** 讓頁面有更多空間；把游標移到選單按鈕上，即可重新顯示選單。參閱[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)。 - 紀錄的 **歷史紀錄** 是一條時間線：誰打開過它，會與變更一併顯示，只向管理員和該紀錄的負責人顯示。參閱[審計與歷史](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/audit-trail/)。 - **用戶帳戶** 顯示每個人的兩步驗證狀態。參閱[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)。 - 登入頁面一律準備好輸入電郵地址，更改密碼亦會取消你之前申請的任何重設連結。參閱[重設密碼](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/reset-your-password/)。 - 活動經過重建。備註、任務、行程和溝通都寫在它們所屬的紀錄上；你可以 @ 提及同事，或把提及標為緊急；**誰能看到** 說明每則活動誰可以閱讀。參閱[活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/overview/)。 - 空間用來存放不針對某一筆紀錄的活動。僅限成員空間只有成員可以閱讀；全公司空間人人可讀。參閱[空間](https://easysales.work/zh-hant/help/spaces/overview/)。 - 頂欄中的鈴鐺會開啟訊息中心，其中有 **待辦** 和 **動態**；你的通知設定決定哪些訊息亦會以電郵發送。參閱[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)。 - **我的工作** 按到期日匯集你的任務和行程，並提供日曆檢視和團隊檢視。參閱[我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/)。 - 登入安全有了獨立的章節：使用驗證器應用程式或電郵驗證碼的兩步驗證、恢復碼、通行密鑰，以及公司的安全設定。參閱[登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/)。 - 新的參考頁面按國家／地區列出稅務和發票規則。參閱[各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/)。 ## 2026 年 9 月 - 接受報價單時，easySales 會詢問是否把它的商機標為成交。已成交的商機會顯示一張 **項目** 卡片，列出合約金額（已接受報價單之和，不含稅，以本位貨幣計）、已開票和待開票金額、開票計劃以及應收帳。看板和預測按這個合約金額計入已成交的生意。參閱[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/#%E6%88%90%E4%BA%A4%E6%99%82)。 - 一單生意有兩張或以上已接受的報價單時，easySales 會列出它們，方便你拒絕重複的報價單。已拒絕的報價單不能再開票，亦不能設定開票計劃。參閱[接受或拒絕](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/close-a-quotation/)。 - 外幣單據上的匯率現在保留到十二位小數，因此可以準確輸入 0.00004884 這類匯率。VND 和 IDR 發票現在會列印 SGD 金額，外幣貸項通知單會按其所貸記發票的匯率列印 **For Singapore GST Purpose Only**（僅供新加坡 GST 用途）區塊。參閱[發票匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/)。 - 已登記新加坡 GST、本位貨幣不是 SGD 的公司，開立收取 GST 的外幣發票需要 SGD 匯率。參閱[開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - 聯絡人的同意變更不能再記錄為將來的時間。參閱[聯絡人詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/contact-details/)。 - 發票清單下方的合計不再在每次轉頁或排序時重新計算。參閱[發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overview/)。 - 工作時登入逾時，頁面上方會打開登入對話框，並保留畫面上的內容。在一個分頁中登出，其他分頁亦會一併登出；離開有未儲存變更的表格時會詢問 **捨棄變更？**；有新版本時，橫額會提供 **重新載入**。參閱[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/#%E7%99%BB%E5%85%A5%E5%88%86%E9%A0%81%E8%88%87%E6%9B%B4%E6%96%B0)。 - 在 **我的資料** 中更改電郵地址時，現在需要輸入目前密碼；目前密碼輸錯五次後，需要等候一段時間才可再試。參閱[我的資料](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/profile/)。 - 已開立發票的總額在儲存時不再改變；更正透過貸項通知單處理。草稿的總額始終跟隨其明細行。參閱[編輯已開立的發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/edit-an-issued-invoice/)。 - 取消發票時開立的貸項通知單與發票完全一致，有需要時會加上一仙的 **Rounding**（尾數）行。參閱[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。 - 在有多個稅率的 PDF 上，各稅額行加起來正好等於稅額合計；明細行與記錄總額不符的較早發票會列印一行 **Adjustment**（調整）。參閱[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - 在你編輯期間，如果貸項通知單被開立，或報價單被接受或拒絕（在另一個分頁或由 AI 應用程式操作），你的更改會被拒絕，不會覆蓋儲存。參閱[開立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)和[編輯報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/edit-a-quotation/)。 - 客戶的 **收據** 分頁在收據超過 100 張時顯示 **100+** 和 **顯示更多**。參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 - **已貸記** 和 **已撇銷** 的發票不再標示為逾期。參閱[追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - 在尚未開票的報價單上選擇 **修訂**，便可產生編號為 -R1、-R2 等的新版本。舊版本會變為 **已被取代**，並成為唯讀。參閱[修訂報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/)。 - 管理員為同事執行 **重設密碼** 時，現在會產生一個只顯示一次的臨時密碼。用戶下次登入時必須設定新密碼。參閱[用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/)。 - 已連接的 AI 應用程式現在可以建立和修改客戶與聯絡人，並處理報價單、發票、收款和貸項通知單。它會預覽每一項變更，在你確認之前不會儲存任何內容。參閱[AI 資料共享](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/ai-and-data-sharing/)。 - 為報價單加入 **開票計劃**，可設定訂金、里程碑或定期分期，然後由計劃為每一期開具發票。參閱[規劃開票階段](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/)。 - easySales 現在提供日文介面（Beta），說明中心亦提供日文版。請在[我的資料](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/profile/)中選擇語言。 - 每個說明頁面都有 **複製給 AI** 選單，你可以把一頁或整套說明貼到自己的 AI 工具中發問。參閱[用 AI 讀說明](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/read-help-with-ai/)。 - 你可以由同一張報價單開具訂金、多次進度請款和最後一張發票，並在之後的發票中扣回訂金。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - 收款與發票金額不符時，你可以記錄銀行手續費、撇銷小額餘額或給予提早付款折扣。參閱[記錄收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/)。 - 對無法收回的發票，你可以使用 **撇銷為壞帳…** 撇銷；發票之後會顯示 **已撇銷**。如客戶其後付款，你仍然可以記錄收回的款項。參閱[追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - 記錄收據時，請註明收到的款項是多付款、預付款還是可退還的按金。參閱[按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - 商機現在可以以清單、可拖動卡片的看板或加權預測的形式開啟；階段可在 **系統設定** 中重新命名、調整次序和新增。參閱[銷售管道看板](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/pipeline-board/)、[銷售預測](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/forecast/)和[商機階段](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunity-stages/)。 - 側欄中的 **貸項通知單** 列出每一張貸項通知單及其仍可使用的金額。參閱[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 - 在收據上選擇 **分配至發票**，可把收據中未分配的金額用於該客戶之後的發票。參閱[使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)。 - 介面現在亦提供馬來文和泰文（Beta），與英文、簡體中文和繁體中文並列。 --- # 第一星期 > easySales 新員工培訓計劃，五天上手——登入、客戶與聯絡人、報價單、發票與收款，再到更正錯誤和查看報表。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/training/first-week/ Marcus Tan 剛加入 Lim & Co，一間五人的室內設計公司。Daniel Lim 為他安排了第一星期的計劃：每天約一小時，盡量用真實的工作來練習。每項任務都連結到講解它的頁面。 如果某項任務中的按鈕沒有出現，即是你的角色沒有相關權限。請聯絡管理員開通，然後繼續。 ## 第 1 天：熟悉環境 目標：登入，知道各功能在哪裏，並設定好你自己的檢視。 - 用電郵或用戶名稱和密碼登入；用用戶名稱登入時還需要公司的 **授權代碼**——[登入](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/sign-in/)。 - 找到側欄、頂欄的搜尋框和你自己的選單——[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)。 - 打開 **我的資料**，在 **偏好** 下設定 **時區** 和 **日期格式**，並在 **語言與外觀** 下設定 **語言**—— [我的資料](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/profile/)。 - 打開 **報價單**，搜尋，使用 **篩選條件**，並按某一欄排序—— [清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 ## 第 2 天：客戶與聯絡人 目標：記錄你服務的客戶，以及與你對接的人。 - 為公司客戶（例如 Harbour Café）建立一個 **企業** 客戶—— [建立客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/create-an-account/)。 - 為一位業主建立一個 **個人** 客戶。 - 把你在 Harbour Café 的對接人加入為聯絡人—— [建立聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/create-a-contact/)。 - 如果出現 **重複紀錄提示**，先確認紀錄是否已存在，再決定是否新增—— [重複紀錄提示](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/duplicates/)。 ## 第 3 天：報價單 目標：為一項工程報價、發給客戶，並記錄客戶的回覆。 - 為 Harbour Café 建立一張有兩三行的報價單，並檢查合計。它一開始是 **草稿**—— [建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/)。 - 選擇 **PDF**，以客戶的角度閱讀；草稿的 PDF 會標明是草稿—— [報價單 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/)。 - 選擇 **定稿**。報價單取得編號，狀態變為 **進行中**—— [報價單定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)。 - 發出之後，在 **PDF** 視窗中剔選 **已發給客戶**—— [標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/)。 - 客戶同意後，在 **···** 選單中選擇 **接受**—— [接受或拒絕](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/close-a-quotation/)。 - 再建立一張報價單並定稿，然後 **拒絕** 它，這樣兩種結果你都熟悉了。 ## 第 4 天：發票與收款 目標：為已接受的工程開票，並記錄收到的款項。 - 在已接受的報價單上選擇 **生成發票**，建立一張 **草稿** 發票—— [從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - 檢查草稿並選擇 **開具發票**。發票隨即獲得發票編號—— [開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - 選擇 **記錄收款**，先記錄部分金額。發票顯示 **部分付款**—— [記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - 記錄其餘金額。在發票的 **收款與抵用** 部分選擇收據編號打開收據，然後選擇 **下載 PDF**——[收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/)。 ## 第 5 天：更正與回顧 目標：更正一張已開立的發票，並查看客戶欠款。 - 在一張未付清的已開立發票上，在 **收款與抵用** 部分、或在 **···** 選單的 **應收** 下選擇 **開具貸項通知單**，貸記其中一行——[建立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/)， 然後[開立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)。 - 對一張開錯而且沒有任何收款的發票，在 **···** 選單中選擇 **取消發票**。系統會為全數開立一張貸項通知單，發票保留編號，狀態變為 **已取消**——[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。[更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/)說明應選哪種更正方式。 - 打開 **發票**，查看清單下方的 **應收餘額合計**—— [追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - 如果你的角色有 **Report**（報表）**View**（檢視）權限，打開 **報表**，再打開 **銷售業績**：本星期開立的發票計入 **本月**，並扣減貸項通知單。然後打開 **應收帳齡**——[報表](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/overview/)。 - 打開 **儀表板**，確認 **本月開票（淨額）** 包括了本星期的發票並已減去貸項通知單，並確認 **需要處理** 列出了所有逾期的事項—— [儀表板](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/dashboard/)。 - 在任何說明頁上選擇 **複製給 AI**，貼到你的 AI 工具，詢問本星期任何不肯定的地方—— [用 AI 讀說明](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/read-help-with-ai/)。 如果你的團隊在報價之前已跟進商機，請繼續閱讀[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/)和[銷售管道看板](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/pipeline-board/)。 ## 為甚麼這樣設計 **五天的次序就是錢流動的次序。** 先有客戶，再有聯絡人；先有聯絡人，再有報價單；然後是發票，最後是收款。每筆紀錄都建立在前一筆之上，所以第 2 天發現的聯絡人錯誤，不會一路帶進報價單和發票。整條鏈見[報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/)。 **用真實工作練習，學到的才是真正要守的規則。** 開立了的發票永遠保留編號，取消了的發票也會留在紀錄中。用真實的工作來練習，取用的每個編號都是你需要的，會計師核對的編號序列中也就沒有需要解釋的東西。 **更正獨立安排一天。** 已開立的發票要用貸項通知單或取消來更正，而不是編輯或刪除，這樣你的紀錄和客戶的紀錄始終一致。第一星期就學會這一點，日後就不必四處找刪除按鈕。 ## 更有效率的做法 - **按 / 跳到任何紀錄。** 在文字框以外按 **/**，輸入名稱或編號；頂欄搜尋會查找客戶、聯絡人、單據和商機。請參閱[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)。 - **清單的欄位只設一次。** 在 **欄位設定** 中為自己選的欄位（出現該選項時選 **我的檢視**）每次打開都會保留，也不會改動別人的清單。請參閱[清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/)。 - **生成，而不是重打。** **生成發票** 會把報價單的明細行、聯絡人和付款條件複製到發票上。請參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **打開當前模組的指南。** 頂欄的 **說明中心** 會在新分頁中以你的語言打開該模組的說明頁面。請參閱[工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/)。 - **這星期之後保持每週的節奏。** [每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/)把你這星期練習的內容變成 30 分鐘的每週回顧。 ## 示例 **Marcus 的第一單。** 第 3 天，Marcus 為 Harbour Café 報了兩行：情緒板與概念設計 SGD 800.00，現場量度 SGD 400.00。報價單顯示稅前 SGD 1,200.00，GST 9% SGD 108.00，合共 SGD 1,308.00。他把報價單定稿，咖啡店接受了。第 4 天，他生成並開立發票，然後記錄一筆銀行轉帳收到的 SGD 500.00：發票顯示 **部分付款**，尚餘 SGD 1,308.00 − 500.00 = SGD 808.00。餘款到帳後他記錄 SGD 808.00，發票變為 **已付款**。 **一行不需要的收費。** 第 5 天，Harbour Café 告訴 Marcus，另一單工作其實不需要現場量度；那張發票同樣是 SGD 1,308.00，仍未付款。他貸記這一行：SGD 400.00 加 GST SGD 36.00，貸項通知單共 SGD 436.00。發票的 **未付餘額** 降至 SGD 1,308.00 − 436.00 = SGD 872.00，發票保留原編號和原來的明細行。 ## 常見問題 - **學會 easySales 要多久？** 這個計劃用五天，每天約一小時。想先快速看一遍，可以讀[頭 30 分鐘](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/your-first-30-minutes/)，它帶你把一位客戶由建立客戶走到收據。 - **為甚麼看不到計劃中提到的按鈕？** 你的角色沒有相應權限。請聯絡管理員；請參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **為甚麼不能接受我的報價單？** **接受** 只出現在 **進行中** 的報價單上。請先在草稿上選擇 **定稿**。請參閱[報價單定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)。 - **發票上的貸項通知單分頁在哪裏？** 沒有這個分頁。請在發票的 **收款與抵用** 部分、或在 **···** 選單的 **應收** 下選擇 **開具貸項通知單**。所有貸項通知單也都在側邊欄的 **貸項通知單** 清單中。 - **收款的收據在哪裏找？** 在發票的 **收款與抵用** 部分選擇收據編號。收據打開後，頂部就有 **下載 PDF**。 - **練習用的發票可以刪除嗎？** 只有草稿可以：在 **···** 選單中選擇 **刪除草稿**。已開立的發票只能取消，並保留編號。 - **新用戶最應該看哪幾張報表？** 看本月賣了多少用 **銷售業績**，看誰欠你錢用 **應收帳齡**。兩張都需要 **Report**（報表）**View** 權限；請參閱[報表數字](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/report-figures/)。 ## 相關內容 - [頭 30 分鐘](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/your-first-30-minutes/) - [報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/) - [更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/) - [報表](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/overview/) - [每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 銷售實戰手冊 > 小型企業適用的簡單銷售流程：由首次查詢、報價、跟進、成交、開發票到收款，以及每一步在 easySales 怎樣做。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/overview/ 本手冊是一套適合小型企業的實用銷售流程：如何把查詢變成報價、跟進而不令人反感、促成交易、開發票並準時收款。每篇文章先講通用做法，再講在 easySales 怎樣做，最後提供可以直接套用的範本——以你的語言撰寫，並切合你所在地的營商習慣。 ## 七個步驟 每宗生意都會經過相同的步驟，無論是 SGD 500 的維修，還是 SGD 50,000 的裝修工程。知道一宗生意處於哪一步，就知道下一步要做甚麼、何時可以進入下一步。 | 步驟 | 要做甚麼 | 何時進入下一步 | 閱讀 | |---|---|---|---| | 1. 初次接觸 | 記下顧客從哪裏來，了解需要，約定下一步 | 對方想知道價錢 | [初次接觸客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/first-contact/) | | 2. 報價 | 發出清晰的報價：範圍、價錢、稅項、有效期、付款條款 | 報價已發出 | [寫好報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/clear-quotation/) | | 3. 跟進 | 確認對方收到、解答疑問、請對方作決定 | 對方想商討條款，或已作決定 | [跟進報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/follow-up-a-quotation/) | | 4. 議價 | 以較低的價錢換取對方的回報，並以書面修訂 | 雙方達成共識 | [議價與修訂報價](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/negotiate-and-revise/) | | 5. 成交 | 取得書面確認、收取訂金、把工作交接給團隊 | 顧客接受報價 | [落實成交](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/close-the-deal/) | | 6. 開發票 | 交付當天開發票，發給負責付款的人 | 發票已發出 | [準時開發票](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/invoice-on-time/) | | 7. 收款 | 在到期日前後按固定時間表提醒 | 款項已收妥 | [加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/) | 七個步驟以外，還有三個習慣：向現有顧客爭取[回頭生意](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/repeat-business/)、以[每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/)推動每宗生意，以及取得[推廣同意](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/marketing-consent/)。款項嚴重拖欠時，請參閱[長期拖欠帳款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/long-overdue-debts/)。 ## 通用做法 **永遠清楚下一步。** 沒有約定下一步的生意——一通電話、一次上門、一個發送修訂報價的日期——就是會悄悄冷卻的生意。每次聯絡結束前，都要約定接下來做甚麼、何時做。 **把資料記在團隊看得到的地方。** 記在顧客的紀錄上，而不是你自己的筆記本，你不在時同事就能接手，也不會有人向顧客重複問同一個問題。 **由一開始就把文件資料弄妥。** 顧客正確的公司名稱、負責批核的人、負責付款的人和付款條款，之後都會用到。第一張報價單就填對，可以省去一張更正的發票和一筆遲來的款項。 **每週檢視整條銷售管道。** 每週在固定時間花三十分鐘，就足以看出哪些生意停滯不前、哪些報價單在等回覆、誰仍欠你錢。 ## 在 easySales 怎樣做 每個步驟在 easySales 都有對應的位置，而且每筆紀錄都連結到下一筆： - 新的查詢是一個[潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/leads/)。成為真正的生意後，把它[轉換](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/convert-a-lead/)為客戶、聯絡人或商機。 - 這宗生意是一個[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/)，在[銷售管道看板](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/pipeline-board/)上按你的階段推進。 - 報價是一張[報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/overview/)；把它[標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/)，跟進提醒便會開始。 - 收費是一張由已接受的報價單生成的[發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overview/)，收到的錢則是該發票上的一筆[收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/overview/)。 - 每通電話、每次上門和每個下一步都是一項[活動](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/overview/)，而你自己的待辦清單就是[我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/)。 整條流程，以及每份單據為何承接上一份，請參閱[報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/)。 ## 例子 **一宗生意，由頭到尾。** Harbour Café 向 Lim & Co 查詢新櫃枱和燈光。Marcus Tan 記錄一個潛在客戶，**Source**（來源）選 **網頁表單**，致電店主，約好上門視察，然後把潛在客戶轉換為附有商機的企業客戶。他發出報價單 QN-10000125，不含 GST 為 SGD 2,080.00，標記為已發送，三天後致電跟進。咖啡店要求減價；Marcus 以 50% 訂金為條件減 SGD 100.00，並修訂報價單。咖啡店接受報價並支付訂金，Lim & Co 在櫃枱安裝當天就餘款開出發票。到期日前三天發出提醒，咖啡店準時付款。 ## 常見問題 - **銷售流程有哪些步驟？** 初次接觸、報價、跟進、議價、成交、開發票和收款。此外還有回頭生意、每週檢討和推廣同意。 - **小公司需要用 CRM 嗎？** 你需要一個地方，讓整個團隊都看得到每位顧客、每張報價單、每個下一步和每張未付的發票。生意不多時，用 Excel 試算表也可以；一旦有幾個人一起做銷售，一份共用的紀錄就能避免生意和款項被遺漏。 - **銷售管道應該多久檢視一次？** 每週一次，在固定時間。請參閱[每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/)。 - **潛在客戶和商機有甚麼分別？** 潛在客戶是可能購買、但尚未確認需要的人。商機是你正與顧客積極跟進的一宗生意，有金額和預計成交日期。請參閱[潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/leads/)。 - **這些範本可以直接使用嗎？** 可以。更改姓名、數字和日期，保留結構：主題、事實和下一步。 ## 相關內容 - [報價到收款](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quote-to-cash/) - [初次接觸客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/first-contact/) - [加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/) - [每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 初次接觸客戶 > 如何處理新的銷售查詢：盡快回覆、問對篩選問題、判斷是否值得跟進並約定下一步，再在 easySales 記錄為潛在客戶。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/first-contact/ 初次接觸決定了很多事：你回覆得多快、問了甚麼，以及結束時有沒有清楚的下一步。本文講述查詢到來時——無論經電話、電郵、網上表格、轉介還是展覽——應該怎樣做，以及如何在 easySales 中跟蹤。這是[銷售實戰手冊](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/overview/)的第一步。 ## 通用做法 **同一個工作天內回覆。** 發出查詢的顧客，往往同時問了幾間供應商。第一個以有用的問題、而不是一份宣傳冊子回覆的，就是對方記得的那一間。 **記下對方從哪裏來。** 轉介、舊客、網上搜尋還是展覽，會告訴你對方已經對你有多少了解。幾個月下來，也會告訴你哪個來源帶來真正會購買的顧客。 **先問，後報價。** 以下五個問題可以篩選大部分查詢： 1. 您需要甚麼？它要為您解決甚麼問題？ 2. 您最遲何時需要？ 3. 您有預算嗎？大約的範圍也可以。 4. 還有誰參與決定？由誰批核付款？ 5. 您是否也在比較其他供應商？ **判斷是否值得跟進。** 需要清楚、有日期、有能拍板的人，才是真正的潛在客戶。沒有日期、也沒有決策人的「報個價嚟睇吓」，簡短回覆就夠，不值得花一整天做詳細報價。 **結束時要有下一步和日期。** 上門視察、與決策人通電話，或者你會在哪一天前發出報價。當面講清楚，再以書面確認。 ## 在 easySales 怎樣做 1. 把查詢記錄為[潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/leads/)：在 **潛在客戶** 清單上方選擇 **New lead**（新增潛在客戶）。填寫 **Name**（姓名）、**Company**（公司）和聯絡方法，並在 **Source**（來源）選擇來源，例如 **轉介** 或 **網頁表單**。如果缺少需要的來源，管理員可以把它加入清單。 2. 在潛在客戶的 **Activities**（活動）分頁上，把第一通電話或電郵記錄為溝通。剔選 **同時建立下一步任務**，並填寫 **下一步** 和到期日。請參閱[行程與溝通](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/events-and-call-logs/)。 3. 用 **Status**（狀態）記錄潛在客戶的進展：**新建**、**已聯絡** 或 **合格**。沒有下文的潛在客戶改為 **不合格**，並填寫 **不合格原因**。 4. 成為真正的生意時，在潛在客戶頁面頂部選擇 **轉換為客戶**。把它轉換為 **企業客戶**——此人成為該客戶的第一位聯絡人——或者，如果是現有顧客，轉換為 **現有客戶下的商機**。請參閱[轉換潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/convert-a-lead/)。 5. 在新商機上輸入預計的 **銷售金額** 和 **預計成交日期**，讓它計入你的[銷售預測](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/forecast/)。 如果查詢來自現有顧客，就不必建立潛在客戶：直接在該客戶上建立[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/)，或者馬上開報價單。 ## 實用範本 **回覆網站或電郵查詢** > [姓名]您好： > > 多謝您查詢[廚房翻新]。為了給您準確的報價，想先了解多一點：您大約希望何時動工、地方面積有多大，以及心目中是否已有預算？如果方便，我也可以致電與您詳談——星期四下午合適嗎？ **第一次通話之後** > [姓名]您好： > > 多謝您今天抽空傾談。按我們剛才所談，我會於 10 月 27 日（星期二）上午 10:00 上門度尺，並於 10 月 30 日（星期五）或之前把報價單發給您。如貴公司還有其他同事想一同出席，請告訴我。 **經轉介聯絡** > [姓名]您好： > > Harbour Café 的 Grace Wong 建議我就貴公司新分店一事與您聯絡。去年 Harbour Café 的櫃枱和燈光正是由我們設計的。不知您本星期是否方便抽 15 分鐘通個電話，看看我們能否幫上忙？ ## 常見問題 - **客戶查詢應該幾快回覆？** 同一個工作天內。如果暫時未能答覆，也先回覆說明何時會答覆，並問一個問題讓對話延續下去。 - **新的潛在客戶要問甚麼問題？** 需要甚麼和原因、何時需要、預算、由誰決定和付款，以及是否在比較其他供應商。 - **在 easySales 中，潛在客戶何時應轉換為客戶？** 當它成為真正的生意——對方想要報價或上門視察。那時就轉換，此人會成為該客戶的第一位聯絡人。請參閱[轉換潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/convert-a-lead/)。 - **潛在客戶轉換後可以還原嗎？** 不可以。潛在客戶只能轉換一次，不能再次轉換，所以請小心選擇轉換目標。 - **怎樣追蹤顧客從哪裏來？** 每個潛在客戶都選好 **Source**（來源），然後查看 **潛在客戶** 清單上的 **Source** 欄。大家從同一份清單選擇，這一欄就方便比較。 - **第一次通電話就應該報價嗎？** 只限簡單、標準的工作。其他情況請先問清楚；沒有對準真正需要的價錢，最後還是要修訂。 ## 相關內容 - [潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/leads/) - [轉換潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/convert-a-lead/) - [寫好報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/clear-quotation/) - [銷售實戰手冊](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/overview/) --- # 寫好報價單 > 報價單應包括甚麼：工作範圍、數量、單價、稅項、有效期、付款條款和訂金，讓顧客不用再追問就能接受。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/clear-quotation/ 清晰的報價單更容易被接受，日後也較少爭拗。它在顧客發問之前就已解答問題，亦是你日後發票的依據。本文列出一張好的報價單包含甚麼、每部分在 easySales 中對應哪裏，以及隨報價單發出的電郵應怎樣寫。 ## 通用做法 **用顧客的語言描述工作範圍。** 每一行寫明對方得到甚麼，用他們會用的字眼——寫「供應及安裝橡木櫃枱，2.4 米」，而不是產品編號。也要寫明不包括甚麼：「電力工程由其他承辦商負責」可以省去日後的爭拗。 **列出數量和單價。** 只寫一個總數，顧客自然會問「這個價錢包括甚麼？」。每行列出數量和單價，就能說明總額如何得出，日後有改動也容易計價。 **寫明稅項和貨幣。** 列出稅前金額、稅額和總額，並註明貨幣。可以申報抵扣稅款的企業顧客，會希望看到稅額分開列出。 **訂明有效期。** 價錢和供貨情況都會變。服務報價常見為三十天；材料價格波動的，有效期宜較短。 **現在就訂好付款條款和訂金。** 報價單是顧客同意如何及何時付款的地方。寫明付款條款，例如發票日期起計 30 天內付款，以及任何訂金，例如接受報價時付 50%。 **說明如何接受。** 「簽署並交回本報價單」或「回覆此電郵確認」，讓顧客可以簡單地答應，你也有書面紀錄。 ## 在 easySales 怎樣做 - **明細行。** 在 **項目** 下，每項貨品或服務加一行，填寫 **數量**、**單位** 和 **單價**，以及顧客看得懂的說明。同時填寫 **成本單價**：它不會列印出來，並會顯示你的毛利。請參閱[明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/)。 - **稅項。** 在 **稅項** 中選擇稅；報價單會顯示 **小計**、**稅額** 和 **合計**。 - **有效期。** 設定 **到期日**。過期後，報價單會顯示提示，並保持 **進行中**，直至你接受或拒絕它；七天內到期的報價單會出現在你的 **待辦** 中。 - **付款條款。** 報價單沿用客戶的 **預設付款條款**，由它生成的發票亦按該條款計算到期日。 - **條款。** 把付款條款、不包括的項目和接受方式寫在 **條款及細則** 下；選用已儲存的範本，讓每張報價單的寫法一致。範本在[標準範本](https://easysales.work/zh-hant/help/documents/standard-templates/)中設定。 - **訂金和分期。** 需要訂金或按進度收款時，在報價單上加入[開票計劃](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/)。 - **檢查 PDF。** **PDF** 顯示顧客將看到的樣子，包括你的信頭和設計。發出後剔選 **已發給客戶**，跟進提醒便會開始。請參閱[報價單 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/)。 ## 例子 **一張自己解答問題的報價單。** Mei Tan 為 Harbour Café 的新櫃枱報價： | 項目 | 數量 | 單位 | 單價（SGD） | 金額（SGD） | |---|---|---|---|---| | 設計及繪圖 | 1 | 項 | 600.00 | 600.00 | | 橡木櫃枱，供應及安裝，2.4 米 | 1 | 件 | 1,200.00 | 1,200.00 | | 吊燈，供應及安裝 | 4 | 盞 | 70.00 | 280.00 | **小計** SGD 2,080.00，**稅額** 按 GST 9% 計為 SGD 187.20，**合計** SGD 2,267.20。**條款及細則** 下寫明：「接受報價時付 30% 訂金，餘款於發票日期起計 30 天內支付。有效期至 11 月 20 日。電力接駁由咖啡店的電工負責。簽署並交回即表示接受。」 ## 實用範本 **隨報價單發出的電郵** > 主旨：報價單 QN-10000125 — Harbour Café 櫃枱及燈光工程 > > [姓名]您好： > > 多謝您星期二抽空與我見面。現附上新櫃枱及燈光工程的報價單，金額為 SGD 2,080.00（不含 GST），連 GST 合共 SGD 2,267.20，已包括設計、供應及安裝，有效期至 11 月 20 日。如確認進行，請簽署後交回，或直接回覆此電郵。我會於星期五致電，解答您的任何疑問。 **可按需要修改的條款及細則** > 除另有註明外，所有價錢均以新加坡元（SGD）計算，並不包括 GST。本報價單有效期為 30 天。接受報價時須支付 50% 訂金；餘款須於發票日期起計 30 天內支付。上列以外的工作另行報價。如接受本報價，請簽署並交回本報價單，或以電郵確認。 ## 常見問題 - **報價單要包括甚麼內容？** 貴公司和顧客的資料、報價單編號和日期、每個項目的數量和單價、稅額和總額、貨幣、有效期、付款條款，以及接受方式。 - **報價單的有效期應該定多久？** 長得足夠讓顧客考慮，又短得讓你的價錢仍然站得住——大部分服務為 30 天，材料價格會變動的則較短。 - **報價單有法律約束力嗎？** 報價單是一項要約；顧客接受後，可能構成合約。有關你自己的條款，請諮詢律師。 - **價錢應該寫含稅還是不含稅？** 兩者都寫：稅前金額、稅額和總額。easySales 會列印 **小計**、**稅額** 和 **合計**。 - **報價單上怎樣顯示折扣？** 用 **逐行折扣** 為某一行打折，或在合計區的 **折扣** 一行為整張報價單打折，用百分比或金額都可以。PDF 會列印原價、折扣和淨額。請參閱[給予折扣](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/discounts/)。 - **報價單過期後會怎樣？** 它會顯示提示，並保持 **進行中**，直至你接受或拒絕它。如果顧客之後回來，把它複製為一張按今天價錢的新報價單。請參閱[複製報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/)。 ## 相關內容 - [建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/) - [明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/) - [跟進報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/follow-up-a-quotation/) - [銷售實戰手冊](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/overview/) --- # 跟進報價單 > 如何跟進報價單而不令客戶反感：何時致電、跟進幾次、每次說甚麼、何時放手，附跟進電郵範本及 easySales 的跟進提醒。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/follow-up-a-quotation/ 很多報價單失敗，不是因為價錢不對，而是因為沒有人跟進。顧客太忙、有疑問但沒有問出口，或者純粹忘記了。本文提供一套堅持而不纏擾的跟進節奏、每一步要說甚麼，以及報價單沒有動靜時 easySales 如何提醒你。 ## 通用做法 **發出報價時就約好跟進。** 「我會在星期五致電解答您的疑問」，令下一通電話成為顧客預期之內的事，而不是打擾。 **每次都帶來新內容。** 「想跟進一下」沒有給顧客任何可以回答的東西。解答一個可能的疑問、提供一個選擇或提到一個日期的跟進，更容易得到回覆。 **適用於大部分報價單的節奏：** | 時間 | 做甚麼 | 目的 | |---|---|---| | 發出後第 2–3 天 | 一通電話或一封簡短電郵 | 確認對方已收到、內容清楚；解答疑問 | | 第 7 天 | 一封附有實用資料的電郵：一個選項、類似工程的相片、交貨期 | 讓事情繼續推進 | | 第 14 天 | 致電請對方作決定 | 了解進展，以及有甚麼障礙 | | 到期前幾天 | 提醒對方價錢有效至到期日 | 給對方一個作決定的自然理由 | | 過期後 | 最後一封有禮貌的訊息，說明你會結束這個個案 | 得到答覆，無論接受與否 | **問清楚有甚麼障礙。** 「有沒有甚麼原因令您未能落實？」可以引出真正的顧慮——價錢、時間、尚未同意的同事——然後你就可以處理。 **知道何時放手。** 聯絡四、五次仍沒有回覆，就把報價單結案為失單，並記下原因。一個清楚的「不」，好過一條塞滿永遠不會成交的生意的銷售管道；而一封有禮貌的最後訊息，往往會換來答覆。 ## 在 easySales 怎樣做 - **標記為已發送。** 報價單發出時，選擇 **PDF** 並剔選 **已發給客戶**。最近一次標記就是跟進提醒起計的發送日期。請參閱[標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/)。 - **讓待辦提醒你。** 已發送的報價單在貴公司設定的日數內沒有與顧客溝通或會面，就會出現在銷售員的 **待辦** 中；尚未標記為已發送的報價單，以及七天內到期的報價單，也一樣。日數在 **系統設定** → **通知** 中設定。請參閱[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)。 - **記錄每次聯絡。** 把每通電話或每封電郵記錄為報價單、其商機或顧客聯絡人上的溝通。這樣會清除跟進提醒，同事亦能看到談過甚麼；內部備註不算作聯絡。剔選 **同時建立下一步任務**，就能在同一步驟中安排下一次跟進。請參閱[行程與溝通](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/events-and-call-logs/)。 - **生意上要有下一步。** 沒有未完成任務、也沒有將來行程的進行中商機，會出現在負責人的 **待辦** 中，以及團隊檢視的 **無下一步** 下。請參閱[團隊檢視](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/team/)。 - **關注報價單**，報價單有任何動靜時，你會在訊息中心收到動態。請參閱[關注單據](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/follow-a-document/)。 - **知道結果就結案。** **···** 選單中的 **接受** 或 **拒絕** 記錄顧客的答覆；在[銷售管道看板](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/pipeline-board/)上，把失去的生意標為 **失單** 並填寫 **失單原因**，日後便能看出生意為何失去。 ## 實用範本 **第 2–3 天：確認已收到** > [姓名]您好： > > 想確認一下，我們就櫃枱及燈光工程發出的報價單 QN-10000125 您已收到，內容亦清楚。有沒有地方需要我解釋或修改？ **第 7 天：提供實用資料** > [姓名]您好： > > 補充一點，或許有助您作決定：櫃枱所用的橡木交貨期為三星期，如能於 11 月 6 日或之前確認，我們便可趕及在您 12 月開業前完成安裝。另附上我們去年製作的類似櫃枱相片兩張，供您參考。 **第 14 天：請對方作決定（先致電，再發電郵）** > [姓名]您好： > > 多謝您剛才接聽電話。按我們所談，您正等候合夥人對燈光的意見。我會為您保留這份報價至 11 月 20 日，並於 11 月 9 日（星期一）再致電給您。 **到期之前** > [姓名]您好： > > 謹此提醒，報價單 QN-10000125 有效期至 11 月 20 日（星期五）。如您希望按現時價錢進行，只需回覆此電郵即可。 **最後一封訊息** > [姓名]您好： > > 關於櫃枱及燈光工程，由於一直未收到您的回覆，相信現在時機未必適合，我會暫時把這個個案結束。日後如有任何變化，我很樂意為您更新報價。 ## 常見問題 - **報價後要等幾耐先跟進？** 第一次聯絡在兩、三天後，之後大約每隔一星期一次。發出報價時就約好第一次跟進。 - **報價要跟進幾多次？** 在三至四星期內跟進四、五次，每次都帶來新內容，然後發出最後一封訊息，說明你會結束個案。 - **怎樣跟進報價才不會令客戶反感？** 每次都帶來有用的東西——一個答案、一個選項、一個交貨期——並問有甚麼障礙，而不是問對方決定了沒有。 - **easySales 會提醒我跟進報價單嗎？** 會。已發送的報價單在貴公司設定的日數內沒有記錄聯絡，就會出現在你的 **待辦** 中；快將到期的報價單也一樣。請參閱[標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/)。 - **為甚麼跟進提醒不見了？** 有人在報價單、其商機或其聯絡人上記錄了溝通，或與顧客的聯絡人開過會——或者報價單已不再是 **進行中**。待辦項目的成因一經處理就會消失。 - **報價單過期了怎麼辦？** 它會保持 **進行中** 並顯示提示。發出最後一封訊息；如果顧客回來，把它複製為按今天價錢的新報價單。請參閱[複製報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/)。 - **客戶一直沒有回覆，應該把報價單標為拒絕嗎？** 應該，但要在發出最後一封訊息之後。把商機標為 **失單**，並選擇原因，例如 **No decision**（未作決定）。 ## 相關內容 - [標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/) - [訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/) - [議價與修訂報價](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/negotiate-and-revise/) - [銷售實戰手冊](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/overview/) --- # 議價與修訂報價 > 如何應對客戶要求折扣：先知道毛利底線，以減價換取回報，提供不同方案，並以書面修訂報價單、保留完整紀錄。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/negotiate-and-revise/ 「價錢可以再平一點嗎？」是個好兆頭：顧客想買，只是在問條件。本文講述如何回應而不白白讓出毛利、如何以不同方案代替折扣，以及如何在 easySales 中保留每個版本的報價單紀錄。 ## 通用做法 **議價前先知道底線。** 計算清楚這單工作的成本，以及你能接受的最低毛利。沒有這個數字，你不是太快拒絕，就是答應了一個會虧本的價錢。 **問清楚顧慮所在。** 「太貴」可以是超出預算、比對手的報價高，或者不肯定是否值得。每種情況要有不同的回應：縮小範圍、比較兩邊包括甚麼，或多講講成果。 **有交換才讓步。** 如果減價，就要換取回報：更高的訂金、更快付款、更大的訂單、更長的合約、較遲的交貨日期或一個轉介。無條件的折扣，只會教曉顧客下次再開口。 **以方案代替減價。** 基本、標準和高級三個版本，讓顧客透過選擇較少的內容得到較低的價錢，而不是你為同樣的工作收少一點。 **以書面修改報價。** 每項議定的改動都寫進修訂後的報價單，而不是只在電話或通訊軟件中說。這樣到開發票時，雙方都清楚知道議定了甚麼。 **知道何時離場。** 低於底線的生意，做了比不做更蝕。禮貌地說明，並保留日後合作的可能。 ## 在 easySales 怎樣做 - **報價時就看到毛利。** 在每一行填寫 **成本單價**。報價單會加總 **成本**（不會列印），讓你看到打折前後的毛利。請參閱[明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/)。 - **修訂而不是重打。** 在 **進行中** 的報價單上，選擇 **···** 選單中的 **修訂**，並輸入 **修訂原因**。系統會開啟一份修訂草稿；修改後選擇 **定稿**。它沿用同一編號並加上 `-R1`、`-R2` 等，舊版本變為 **已被取代**，以唯讀方式保留供參考。請參閱[修訂報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/)。 - **以獨立報價單提供不同方案。** 用 **···** 選單中的 **複製** 製作第二個版本——標準版和高級版——連結到同一個商機。顧客接受其中一個時，easySales 會提議拒絕其餘的。請參閱[接受或拒絕](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/close-a-quotation/)。 - **以審批守住底線。** 在 **系統設定** → **審批** 下，可以設定報價單在毛利率低於你設定的百分比（**毛利率低於**）或金額達到上限（**金額不低於**）時，需要第二個人審批。請參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 - **清楚顯示折扣。** 使用行折扣或合計區的 **折扣** 一行，PDF 就會列印原價、折扣和淨額——參閱[給予折扣](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/discounts/)。 - **記下交換了甚麼。** 把這次商談記錄為報價單上的溝通：顧客要求甚麼、你給了甚麼、換回了甚麼。 ## 例子 **以更高訂金換取折扣。** Harbour Café 的報價單 QN-10000125 不含 GST 為 SGD 2,080.00，成本為 SGD 1,160.00：毛利 SGD 920.00，即 44.2%。咖啡店要求減 SGD 200.00。Mei Tan 知道她的底線是 35%。她提出，如果咖啡店在接受報價時付 50% 訂金而不是 30%，可以減 SGD 100.00。 咖啡店同意。Mei 選擇 **修訂**，輸入原因「付 50% 訂金，減 SGD 100」，在合計區的 **折扣** 一行輸入金額 100，並修改條款中的訂金。QN-10000125-R1 不含 GST 合共 SGD 1,980.00；毛利為 SGD 820.00，即 41.4%，仍高於她的底線。原本的報價單以 **已被取代** 保留紀錄。 ## 實用範本 **回應減價要求** > [姓名]您好： > > 多謝您的回覆，我也很希望這次合作能夠成事。如訂金改為接受報價時支付 50%（而非 30%），我可以在總額上減 SGD 100.00，這樣我們便能即時訂購橡木。不知這個安排是否可行？ **提供不同方案** > [姓名]您好： > > 為了更貼近您的預算，現附上兩個方案供您參考。方案 A 保留橡木櫃枱，配標準燈光，不含 GST 為 SGD 1,800.00；方案 B 為原本的設計，SGD 2,080.00。兩個方案均已包括安裝。 **禮貌地拒絕** > [姓名]您好： > > 明白您的預算比較緊。以這個價錢，我們未能做到您期望的水準，所以不想偷工減料。如工作範圍有所調整，我很樂意再為您研究。 ## 常見問題 - **客戶要求折扣，應該點回應？** 先了解對方的顧慮，然後以較低價錢換取回報——更高的訂金、更快付款或更大的訂單——或提供一個範圍較小、價錢較低的方案。 - **怎樣修訂報價單而不失去原本的版本？** 在報價單上選擇 **修訂**。新版本會取得 `-R1` 編號，原本的版本以 **已被取代** 保留。請參閱[修訂報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/)。 - **顧客接受報價後還可以修訂嗎？** 可以，直至由它生成的發票開立為止。之後要更改收費內容，請用貸項通知單或新的報價單。 - **多少毛利才算合理？** 視乎你的行業和成本。按每單工作的成本計出你自己的底線，並在明細行記錄 **成本單價**，就能在每張報價單上看到毛利。 - **怎樣防止銷售員給太多折扣？** 為 **毛利率低於** 你底線的報價單啟用審批，讓它們發出前由第二個人檢查。請參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 - **多個方案應放在同一張報價單，還是分開報價？** 在同一個商機上分開開報價單，每個方案的總額都清清楚楚；接受顧客選擇的那張，拒絕其餘的。 ## 相關內容 - [修訂報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/) - [明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/) - [落實成交](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/close-the-deal/) - [銷售實戰手冊](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/overview/) --- # 落實成交 > 如何妥善成交：請顧客作決定、取得書面確認、收取訂金、交接工作，並在 easySales 記錄成交。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/close-the-deal/ 當顧客以書面答應、雙方都清楚條款、負責工作的人知道賣了甚麼，生意才算真正成交。缺少任何一項，之後都會出現同樣的問題：對工作範圍有爭議、訂金遲遲未到，或團隊交付的東西與承諾的略有不同。本文講述成交和交接。 ## 通用做法 **開口請對方決定。** 疑問都解答了，就直接問：「我們可以開始嗎？」很多顧客已準備好答應，只是在等你開口。 **取得書面確認。** 一張簽署了的報價單、一份採購訂單，或一封寫明「我們接受報價單 QN-10000125-R1」的電郵就足夠。它鎖定了議定的版本、價錢和條款。 **投入成本前先收訂金。** 如果工作需要材料或預留人手時間，在訂貨或排期前，先收取報價單上議定的訂金。付了訂金的顧客，也同樣作出了承諾。 **確認令發票正確的資料。** 顧客的註冊公司名稱、稅務登記號（如有）、負責批核發票的人、負責付款的人，以及需要在發票上註明的採購訂單號。 **一次過交接。** 告訴負責工作的人賣了甚麼、承諾了甚麼、日期，以及顧客的聯絡人是誰。寫在他們找得到的地方，而不只是口頭交代。 **處理好其他報價單。** 如果你曾發出多個方案或供比較的報價，告訴顧客會按哪一份進行，並把其餘的結案。 ## 在 easySales 怎樣做 1. **接受報價單。** 在被接受的版本上，選擇 **···** 選單中的 **接受**，並以 **接受報價單** 確認。如果商機還有其他 **進行中** 的報價單，easySales 會詢問 **拒絕其他報價單？**——保留要拒絕的報價單為已剔選，然後選擇 **拒絕所選**。請參閱[接受或拒絕](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/close-a-quotation/)。 2. **把生意標為成交。** easySales 接著詢問 **是否將商機標為成交？** 選擇 **標為成交**。這宗生意會離開[銷售管道看板](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/pipeline-board/)，並計入本月的成交。 3. **開訂金發票。** 有[開票計劃](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/)的話，建立訂金階段的發票；沒有的話，在報價單上選擇 **生成發票**。如果顧客在你開發票前付款，把款項記錄為預付款。請參閱[按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 4. **檢查客戶資料。** 開立第一張發票之前，在客戶上加入 **稅務登記號** 和正確的聯絡人。請參閱[客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/)。 5. **交接。** 在商機上為負責工作的同事發佈一項任務，並用 **@** 提及其他需要知道的人。把工作範圍和承諾寫在同一商機的備註中。請參閱[任務](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/tasks/)。 6. **跟進項目。** 已成交商機的 **項目** 卡片顯示合約金額、已開票金額和尚欠金額。請參閱[商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/)。 ## 實用範本 **請顧客作決定** > [姓名]您好： > > 相信我們已經談妥所有細節：修訂後的設計、不含 GST 的價錢 SGD 1,980.00，以及 12 月第一個星期安裝。請問我們可以開始了嗎？如確認進行，請簽署並交回報價單，我們今天就會發出訂金發票。 **確認訂單** > [姓名]您好： > > 多謝您接受報價單 QN-10000125-R1。謹此確認：我們會按報價供應及安裝櫃枱和燈光，12 月 1 日開工。現附上 50% 訂金的發票；收到訂金後，我們會隨即訂購材料。施工期間，您的聯絡人為 Siti Nadia。 **給團隊的交接備註** > Harbour Café — 櫃枱及燈光，QN-10000125-R1，不含 GST SGD 1,980.00。已開 50% 訂金發票。12 月 1 日起安裝，須在咖啡店 10 日開業前完成。客戶聯絡人：Grace Wong。已承諾：橡木櫃枱、四盞吊燈，電力接駁由咖啡店的電工負責。 ## 常見問題 - **怎樣開口請客戶落實？** 總結議定的內容——範圍、價錢、日期——然後問「我們可以開始嗎？」。並清楚告訴對方如何接受：簽署報價單或回覆電郵。 - **客戶用電郵確認接受報價，足夠嗎？** 對大部分小型工作來說，一封寫明報價單版本的清楚電郵，已是很好的書面證據。大型或複雜的工作，請要求對方簽署報價單或發出採購訂單。 - **應該收多少訂金？** 足以支付顧客付清餘款前你要先投入的成本——材料和預留的人手時間。在報價單上議定，而不是接受報價後才談。 - **接受報價單會自動產生發票嗎？** 不會。接受只是記錄顧客的答覆。請由報價單或其開票計劃生成發票。請參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **這宗生意的其他報價單會怎樣？** 你接受其中一張時，easySales 會提議拒絕同一商機上其他 **進行中** 的報價單。 - **已標為成交的生意可以重新開啟嗎？** 可以。打開商機，在 **移動階段** 下把它移到一個進行中的階段。 ## 相關內容 - [接受或拒絕](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/close-a-quotation/) - [規劃開票階段](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/) - [準時開發票](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/invoice-on-time/) - [銷售實戰手冊](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/overview/) --- # 準時開發票 > 交付當天就開發票，資料和付款條款正確，並發給負責付款的人，發票就不會被退回，款項也不會延誤。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/invoice-on-time/ 要早點收款，最快的方法是早點開發票。交付後一星期才發出的發票，就會遲一星期收款；名稱錯誤、漏了採購訂單號或金額不清楚的發票會被退回，收款就更遲。本文講述何時開發票、要檢查甚麼，以及 easySales 如何讓開發票快捷又一致。 ## 通用做法 **交付當天就開發票。** 把它當作完成工作的一部分：工作交付，發票同時發出。長期項目應按報價單上的約定，分階段或按月開發票，而不是全部留到最後。 **使用顧客提供的資料。** 註冊公司名稱、帳單地址、稅務登記號（如有），以及採購訂單號（如對方使用）。大公司的會計部可能會擱置沒有註明其採購訂單號的發票。 **金額要與議定的一致。** 由已接受的報價單生成發票，明細、價錢和條款就會相同。任何差異，即使很小，都會引來查詢。 **寫明到期日，不只寫條款。** 「10 月 23 日到期」比「30 天」清楚，也是你的提醒起計的日期。 **發給負責付款的人，並副本給落單的人。** 一開始就向顧客索取會計部的電郵地址。發出後，請對方確認收到。 **發出前檢查 PDF。** 檢查拼寫、金額、稅項、到期日和你的付款資料。開立後才更正，就要開貸項通知單。 ## 在 easySales 怎樣做 - **由報價單生成。** 在已接受的報價單上選擇 **生成發票**，會複製其明細、聯絡人、付款條款和 **條款及細則**。請參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **分階段開票。** 報價單上的[開票計劃](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/)預先訂好訂金、里程碑或定期期數，每個階段成為一張獨立的發票。 - **為已送達的貨品一併開票。** 以送貨單發出的貨品，可以由已送達的送貨單生成一張發票。請參閱[為已送達貨品開票](https://easysales.work/zh-hant/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/)。 - **讓定期收費自動起草。** [定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/recurring-invoices/)每期建立同一張發票；你檢查後開立。到期應開立的定期發票會出現在你的 **待辦** 中。 - **填寫顧客的參考編號。** 在發票上輸入 **客戶訂單號**。這是開立後仍可更改的資料之一。請參閱[編輯已開立的發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/edit-an-issued-invoice/)。 - **檢查付款條款和到期日。** **付款條款** 和 **到期日** 並排顯示。條款取自客戶，客戶沒有則用公司預設值，到期日由發票日期起計。**到期日** 是必填欄位，你自己輸入的日期會保持不變。 - **先看 PDF，再開立。** **PDF** 顯示它；仍是草稿時，標題為 **PROFORMA INVOICE**（形式發票）。**開具發票** 會給它一個發票編號。儲存或列印 PDF，由你自己發出。請參閱[開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)和[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **關注發票**，收到付款時你會在訊息中心得知。請參閱[關注單據](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/follow-a-document/)。 ## 實用範本 **發送發票** > 主旨：Lim & Co 發票 INV-10000319 — 10 月 23 日到期 > > [姓名]您好： > > 現附上發票 INV-10000319，金額為 SGD 2,260.00，是 9 月 23 日已完成安裝的櫃枱及燈光工程。付款到期日為 10 月 23 日，付款資料已列於發票上。煩請確認收妥。多謝惠顧！ **詢問發票應發給誰** > [姓名]您好： > > 我們準備發出第一張發票，想先確認：貴公司會計部應由哪位同事接收發票？發票上是否需要註明採購訂單號（PO number）？ **開票計劃下的階段發票** > [姓名]您好： > > 櫃枱現已安裝完成，按報價單所列，現附上第二期發票，金額為 SGD 1,079.10（已含 GST），到期日為 10 月 23 日。 ## 常見問題 - **應該幾時發出發票？** 在交付工作或貨品當天，或在報價單上議定的階段日期。每遲一天開發票，收款就遲一天。 - **發票要包括甚麼內容？** 雙方的資料、發票編號和日期、所供應的項目連數量和價錢、稅額和總額、貨幣、到期日和付款方法。你所在國家的稅務規則可能對稅務發票有更多要求。請參閱[GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 - **工作完成前可以先發形式發票嗎？** 可以。草稿發票會列印為 **PROFORMA INVOICE**（形式發票），可以發給顧客要求預先付款；在你開立之前，顧客並不欠你這筆款項。 - **發票發出後可以修改嗎？** 只可修改參考資料，例如 **客戶訂單號**。要更改金額，請開立貸項通知單。請參閱[編輯已開立的發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/edit-an-issued-invoice/)。 - **easySales 會替我用電郵發送發票嗎？** 不會。你預覽或下載 PDF 後自己發出，由你選擇收件人和措辭。 - **每月都要向同一位顧客開發票，怎樣做？** 設定定期發票。請參閱[設定定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/)。 ## 相關內容 - [從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/) - [開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/) - [加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/) - [銷售實戰手冊](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/overview/) --- # 加快收款 > 行之有效的付款提醒時間表：到期前先提醒，逾期第 1、7、14 和 30 天再跟進，附有禮的催款電郵範本及 easySales 的追蹤方法。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/ 大部分遲付款都不是拒絕付款。發票發錯了人、在等簽批，或者根本未有人看過。一套穩定、有禮的提醒流程，能在問題惡化前解決大部分情況，同時維持雙方的關係。本頁提供這套流程、可用的字句，以及如何在 easySales 中執行。欠款逾期超過一個月，請接著參閱[長期拖欠帳款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/long-overdue-debts/)。 ## 通用做法 **開工前先安排好付款。** 在報價單上議定付款條款和任何訂金，交付當天開發票，並在發票上列明付款資料。每遲一天開發票，收款就遲一天。請參閱[準時開發票](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/invoice-on-time/)。 **把發票發給負責付款的人。** 在很多公司，落單的人並不負責付款。發出前先問清楚由誰處理付款，以及發票上是否需要註明採購訂單號。 **按固定時間表提醒。** 每位顧客都在相同的日子收到提醒，感覺是例行手續而不是針對個人，也不會有遺漏。適用於大部分小型企業的時間表： | 時間 | 做甚麼 | 語氣 | |---|---|---| | 到期日前 3 天 | 簡短通知發票即將到期，並附上副本 | 提供協助 | | 逾期第 1 天 | 「款項或許已在處理中」 | 友善 | | 逾期第 7 天 | 附上發票和對帳單的提醒 | 有禮而直接 | | 逾期第 14 天 | 致電負責付款的人，再以電郵確認議定的安排 | 堅定 | | 逾期第 30 天 | 書面通知：帳戶清還前暫停新工作 | 正式 | **讓付款變得容易。** 每次提醒都寫上金額、發票編號、到期日和付款方法。再附上發票：沒有人想在收件匣中翻找。 **對事不對人。** 有禮、實事求是而具體的訊息，比憤怒的訊息更快收到款項，而且你日後還想與大部分這些顧客合作。 **如果適合，可以獎勵提早付款。** 在發票上註明提早付款可享小額折扣，可以令款項更早到帳。只在毛利許可時才提供。 ## 在 easySales 怎樣做 - **到期日來自付款條款。** 發票按它的付款條款計算到期日，例如 `NET 30` 為 30 天，`COD` 為發票當天。條款取自客戶的 **預設付款條款**，客戶沒有則用公司預設值。請參閱[建立客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/create-an-account/)。 - **讓 easySales 告訴你哪些逾期。** 你負責的逾期發票會出現在訊息中心的 **待辦** 中；如你已開啟 **每日待辦電郵**，也會列在電郵中。請參閱[訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)。 - **一次找出所有逾期發票。** 在 **發票** 清單上加入 **到期日** 和 **應收餘額** 欄，並把 **到期日** 篩選設為截至昨天。早於今天的到期日顯示為紅色。請參閱[追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **把提醒時間表設為任務。** 在發票上發佈一項在到期日前三天到期的任務。發出提醒後，選擇 **完成並安排下一步** 安排下一步——第 1 天、第 7 天，如此類推——時間表便會自行運作。請參閱[任務](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/tasks/)。 - **記錄每次提醒。** 把每封電郵或每通電話記錄為發票上的溝通，並剔選 **同時建立下一步任務** 安排下一個日期。任何人打開發票，都能看到發過甚麼、何時發。請參閱[行程與溝通](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/events-and-call-logs/)。 - **記下付款承諾。** 顧客承諾在某日前付款時，在發票上發佈一項任務，把 **等待** 設為 **等客戶**，並把 **覆查日期** 設為該日。你 **待辦** 中的逾期發票便會顯示 *等待客戶 — 覆查* 和日期，任務亦會在當天回到你手上。 - **發對帳單，而不是一疊發票。** 在客戶上，**對帳單…** 會產生一份 PDF，列出該期間的所有發票、收款和貸項。**應收帳** 卡片顯示帳齡：**未到期**、**1–30**、**31–60**、**61–90** 和 **90+**。 - **顧客享用提早付款折扣時記錄下來**：剔選剩下的小額餘額，選擇 **提前付款折扣**。easySales 會為它開立貸項通知單。請參閱[記錄收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/)。 - **大型工作預先收款**，在[開票計劃](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/)中加入訂金。 ## 實用範本 請替換方括號內的資料。Lim & Co 的例子以 SGD 計算；你的發票則使用你自己的貨幣。 **到期日前 3 天** > 主旨：發票 INV-10000319 將於 10 月 23 日到期 > > [姓名]您好： > > 謹此提醒，發票 INV-10000319（金額 SGD 2,260.00）將於 10 月 23 日（星期五）到期。現附上發票副本以便查閱，付款資料已列於發票上。謝謝！ **逾期第 1 天** > 主旨：發票 INV-10000319 — 付款已於昨日到期 > > [姓名]您好： > > 根據我們的紀錄，發票 INV-10000319（金額 SGD 2,260.00）已於昨日到期。如已付款，謝謝您，請忽略此電郵；如尚未付款，煩請告知預計的付款日期。現再附上發票副本。 **逾期第 7 天** > 主旨：付款提醒：發票 INV-10000319 已逾期 7 天 > > [姓名]先生／女士： > > 發票 INV-10000319（金額 SGD 2,260.00）現已逾期 7 天。現附上該發票及貴公司的對帳單。煩請於本星期內安排付款；如發票有任何問題需要先處理，請告訴我。 **逾期第 14 天 — 通話之後** > [姓名]先生／女士： > > 多謝您今天與我通電話。按我們的協議，貴公司會於 11 月 11 日（星期三）或之前支付發票 INV-10000319 的款項 SGD 2,260.00。我會在當天查核入帳情況。 **逾期第 30 天** > [姓名]先生／女士： > > 發票 INV-10000319（金額 SGD 2,260.00）現已逾期 30 天，我們曾於 10 月 24 日、10 月 30 日及 11 月 6 日發出提醒。在貴公司帳戶清還之前，我們未能安排新的工作。煩請於[日期]或之前清付餘款，或致電[電話號碼]與我商討還款安排。 ## 常見問題 - **應該幾時發付款提醒？** 到期日前幾天先簡短通知，然後在逾期第 1、7、14 和 30 天提醒。每位顧客都用同一時間表，就不會有遺漏。 - **怎樣有禮貌地向客戶追數？** 寫明發票編號、金額和到期日，附上發票，假設對方只是一時疏忽，並問何時可以付款。上面的範本可以作為起點。 - **easySales 會向顧客發付款提醒嗎？** 不會。你負責的發票逾期時，easySales 會在你的 **待辦** 中提醒你。提醒由你自己發出，並記錄在發票上。 - **怎樣查看所有逾期發票？** 在 **發票** 清單上，把 **到期日** 篩選設為截至昨天，並加入 **應收餘額** 欄。單一顧客的帳齡則看該客戶的 **應收帳** 卡片。請參閱[追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **追數應該打電話還是發電郵？** 頭幾次提醒用電郵，留下書面紀錄。到第 14 天就要致電：一次通話比再發一封電郵更快找出延誤的真正原因。 - **客戶話從未收到發票，怎麼辦？** 當天再發給負責付款的人，請對方確認收到，並在發票上記錄新的發送日期。 - **可以提供提早付款折扣嗎？** 可以，只要毛利許可。在發票上註明，收到款項時以提前付款折扣記錄。請參閱[記錄收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/)。 ## 相關內容 - [追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [長期拖欠帳款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/long-overdue-debts/) - [準時開發票](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/invoice-on-time/) - [銷售實戰手冊](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/overview/) --- # 長期拖欠帳款 > 顧客逾期 30、60 或 90 天仍未付款時怎麼辦：暫停新工作、發出最後通知、議定分期還款，以及何時撇銷壞帳。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/long-overdue-debts/ 當一張發票逾期超過一個月，友善的提醒又沒有作用，問題就由「他們是不是忘記了？」變成「他們會不會付、怎樣付？」。本頁講述由提醒到撇銷之間的各個步驟：暫停工作、最後通知、分期還款計劃，以及在別無他法時撇銷這筆欠款。較早階段的提醒，請參閱[加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/)。 本頁只是一般指引，並非法律意見。在發出追討函、提出申索或委託收數公司之前，請諮詢律師，或閱讀你所在國家／地區的小額錢債審裁處或法庭所發布的指南。 ## 通用做法 **加大力度前先找出原因。** 沒有回音的顧客，可能對工作有爭議、資金周轉有困難，也可能發票在錯的人手上。致電負責批核付款的人，就能知道是哪一種情況，而每一種都需要不同的處理方法。 **以貸項通知單解決爭議，而不是等待。** 如果部分工作有錯或延誤，而你同意少收一點，就為該部分開立貸項通知單。這樣顧客欠的是一個清楚、雙方同意的金額，也就沒有理由再扣起其餘的款項。 **欠款未清前暫停新工作。** 為一位不付款的顧客完成新工作，只會令承受的風險更大。清楚告訴對方，新訂單要等帳戶清還後才處理，並與公司內負責批核折扣和信貸的人商定這個做法。 **以書面提供分期還款計劃。** 資金緊絀的顧客，可能付不起全數，卻能分期付款。以書面議定金額和日期，每期款項到帳時就記錄，並在錯過一期的當天跟進。 **發出附有日期的最後通知。** 最後通知列明金額、相關發票、你需要在哪一天前收到款項，以及款項未到時你下一步會怎樣做。只寫你真的準備採取的行動。 **知道何時停手。** 當對方已結業、下落不明，或欠款比追討的成本還少，就在帳簿上把它撇銷。撇銷並不等於豁免欠款：如果顧客之後付款，你仍然可以收回。 **合理的次序：** 逾期 30 天，致電並暫停新工作；45 天，發出最後通知；60 天，議定分期還款計劃，或就追討函或申索徵詢意見；之後，決定繼續追討還是撇銷。 ## 在 easySales 怎樣做 - **查看整個帳戶。** 打開顧客的客戶。**應收帳** 卡片顯示 **應收餘額**、**逾期** 和 **按到期日帳齡**——**未到期**、**1–30**、**31–60**、**61–90** 和 **90+**（逾期日數）。請參閱[追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **隨最後通知附上對帳單。** 客戶上的 **對帳單…** 會為你選擇的 **期間** 產生一份 PDF，列出所有發票、收款和貸項，讓顧客看到與你相同的數字。 - **記錄每通電話和每封信。** 把每通電話記錄為發票或客戶上的溝通，每封信記錄為備註，並寫下議定的內容。如果你之後撇銷這筆欠款，表格會要求填寫 **已採取的追收措施**，而這些紀錄就是你的答案。請參閱[行程與溝通](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/events-and-call-logs/)。 - **為每期還款日期安排任務。** 在發票上發佈一項在下一期還款日到期的任務。款項到帳時，[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)，並選擇 **完成並安排下一步** 安排下一個日期。發票在付清前顯示為 **部分付款**。 - **更正有爭議的金額**，為你同意扣減的部分開立[貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/)。 - **撇銷無法收回的款項。** 在發票上，選擇 **···** 選單中的 **撇銷為壞帳…**，選擇 **原因**，說明你已採取的措施，然後選擇 **撇銷**。**稅務寬免** 面板會顯示按你所在國家的規則，其中的稅款是否可能申請寬免。系統不會開立貸項通知單，也不會通知顧客；顧客的對帳單仍會顯示這筆欠款。 - **如果對方最終付款，** 在發票的 **壞帳** 分頁上選擇 **登記收回**。 ## 實用範本 **致電稿（逾期約 30 天）** > [姓名]您好，我是 Lim & Co 的 Mei。想跟您跟進發票 INV-10000290，金額 SGD 1,090.00，原定 8 月 15 日到期。請問貴公司那邊是否有甚麼原因令付款延誤——例如對工作有疑問，或者發票送錯了人？……請問我們大約何時可以收到款項？ **暫停新工作** > [姓名]先生／女士： > > 我們很樂意展開第二期工程。由於發票 INV-10000290 及 INV-10000301（合共 SGD 2,180.00）現已逾期超過 30 天，我們會在帳戶清還後才安排新的工作。如目前付款有困難，請致電給我，以便我們商討還款安排。 **以書面確認分期還款計劃** > [姓名]先生／女士： > > 多謝您同意以下就未付款項 SGD 2,180.00 的還款計劃：10 月 31 日或之前支付 SGD 730.00，11 月 30 日或之前支付 SGD 725.00，12 月 31 日或之前支付 SGD 725.00。如任何一期未有按時支付，全部餘款即時到期。煩請回覆確認。 **最後通知** > [姓名]先生／女士： > > 我們曾於 8 月 22 日、8 月 29 日及 9 月 14 日發出提醒，惟發票 INV-10000290（金額 SGD 1,090.00）至今仍未支付。請於 10 月 31 日或之前清付全數。如屆時仍未收到款項或您的回覆，我們將考慮採取進一步行動追討欠款。隨函附上貴公司的對帳單。 ## 常見問題 - **客戶拒絕付款，應該怎麼辦？** 先找出原因。如果對方對部分工作有爭議，就該部分議定一張貸項通知單；如果對方資金緊絀，提供書面的分期還款計劃；如果對方不理會你，發出附有日期的最後通知，然後就追討函或申索徵詢意見。 - **幾時應該撇銷壞帳？** 當你已採取合理措施，而欠款無法收回——對方已結業或下落不明，或者追討的成本比欠款還高。你的會計師可以告訴你，你所在地的稅務規則何時容許寬免。請參閱[追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **撇銷欠款是否等於取消欠款？** 不是。它會把該金額從你的應收帳中扣除，但顧客仍然欠你這筆款項，其對帳單亦仍會顯示。如果對方之後付款，請登記收回。 - **應該取消發票，而不是撇銷嗎？** 不應該。取消發票表示這項收費是錯誤的，並會向顧客開立貸項通知單。撇銷則表示收費正確，只是無法收回。請參閱[更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/)。 - **遲付款可以收利息嗎？** 在開工前，把遲付款利率寫進報價單和發票的條款中。沒有這項條款的話，你能追討多少取決於你營業所在地的法律；請諮詢律師。 - **在 easySales 中怎樣記錄分期還款計劃？** 每期款項到帳時，在發票上記錄為一筆收款，並為下一期還款日發佈一項任務。請參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 - **追討函和最後通知是一樣的嗎？** 不完全一樣。最後通知是你自己發出的最後一次提醒。追討函表明如在某日前仍未收到款項，就會展開法律程序；它通常由律師發出，在法庭上亦可能有影響。發出前請先諮詢律師。 ## 相關內容 - [加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/) - [追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/) - [銷售實戰手冊](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/overview/) --- # 爭取回頭客 > 把一次性顧客變成回頭客：交付後回訪、提供保養和續約、請顧客轉介，並以 easySales 的任務和報表有條理地跟進。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/repeat-business/ 爭取一位新顧客所花的時間，遠多於向已熟悉你工作的顧客再做一單生意。回頭生意來自工作完成後保持聯絡——在適當的時候，帶著適當的理由。本文講述售後回訪、續約和保養、轉介，以及如何確保不會忘記任何一位好顧客。 ## 通用做法 **交付後回訪。** 完工後一至兩星期，問問一切是否運作正常。這樣能在小問題變成投訴之前發現它們，也是請顧客寫評價或轉介的最佳時機。 **了解每位顧客的下一個需要。** 剛裝修完的咖啡店，一年後可能需要保養，明年可能開新分店，或者有季節性的工作。把可能的下一個需要連同日期記下來。 **適合的話提供定期服務。** 保養計劃、每月服務費或每年檢查，讓顧客安心，也為你帶來穩定收入。 **在續約前提醒，而不是到期後。** 任何會到期的東西——服務合約、保用、牌照——都在到期前一個月聯絡顧客，讓對方有時間考慮和預留預算。 **指名請顧客轉介。** 「您認識其他可能需要的人嗎？」很少奏效。「可以介紹我認識您第二間分店的負責人嗎？」往往有效。 **每年兩次檢視你最好的顧客。** 按顧客劃分的銷售額會顯示誰帶來最多生意。確保他們每一位在兩單生意之間都收到你的消息。 **只在取得同意後推廣。** 電子通訊或推廣優惠都屬於市場推廣。請參閱[推廣與同意](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/marketing-consent/)。 ## 在 easySales 怎樣做 - **交付時就安排回訪。** 在客戶上發佈一項任務，在完工後一至兩星期到期，交給負責這位顧客的人。請參閱[任務](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/tasks/)。 - **日程上永遠有下一次聯絡。** 完成回訪時，選擇 **完成並安排下一步**，安排下一次——三個月、六個月或一年後。 - **把下一個需要記錄為商機。** 在客戶上建立商機，**類型** 選 **追加** 或 **續約**，並填寫 **銷售金額** 和 **預計成交日期**，讓它出現在[銷售管道看板](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/pipeline-board/)和[銷售預測](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/forecast/)中。 - **自動為定期工作開票。** [定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/recurring-invoices/)每期建立草稿；你檢查後開立。 - **幾分鐘內重做過往的工作。** 在過往的報價單或發票上選擇 **複製**，就能以相同明細、今天的日期為同一位顧客開始一份新草稿。請參閱[複製報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/)。 - **找出你最好的顧客。** **客戶與產品銷售排行** 報表按某段期間的淨銷售額為顧客排名。請參閱[報表](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/overview/)。 - **致電前先看完整歷史。** 客戶的 **活動** 分頁顯示這位顧客的每則備註、每通電話和每次上門，讓你接著上次的話題繼續談。 ## 實用範本 **交付後回訪** > [姓名]您好： > > 新櫃枱安裝至今已兩星期，想問問一切是否運作良好？燈光的位置合您心意嗎？如有任何地方需要調整，請隨時告訴我。 **請顧客轉介** > [姓名]您好： > > 很高興咖啡店對成果感到滿意。您曾提到在 Tiong Bahru 的第二間分店——不知您是否願意介紹我認識負責籌備的人？發一封簡短電郵給我們雙方就最好不過。 **提前一個月的續約提醒** > [姓名]您好： > > 貴店與我們的年度保養合約將於 11 月 30 日屆滿。現附上明年的續約報價，價錢維持不變，不含 GST 為 SGD 480.00。如希望作任何調整，歡迎與我商討。 **項目完成後提供保養** > [姓名]您好： > > 我們不少客戶都會每六個月安排一次檢查，讓木工和裝置保持良好狀態。以 Harbour Café 計，每次收費為 SGD 240.00（不含 GST）。需要我為您安排嗎？ ## 常見問題 - **點樣令客戶成為回頭客？** 每單工作完成後回訪，記下每位顧客可能的下一個需要和日期，在適合時提供定期服務，並在兩單生意之間聯絡你最好的顧客。 - **成交後應該幾時跟進？** 交付後一至兩星期，之後按工作性質定期跟進——每季、每半年或每年。 - **怎樣請客戶轉介？** 在合適的時機開口，例如對方向你道謝之後，並請對方介紹一位特定的人，而不是「任何您認識的人」。 - **怎樣為固定客戶設定每月發票？** 設定定期發票；它每期為你起草發票，由你開立。請參閱[設定定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/)。 - **怎樣看到哪些客戶買得最多？** 打開 **客戶與產品銷售排行** 報表並選擇期間。請參閱[報表數字](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/report-figures/)。 - **可以向所有客戶發電子通訊嗎？** 只可發給已同意接收推廣資訊的人，並排除任何記錄為 **已拒絕** 的人。請參閱[推廣與同意](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/marketing-consent/)。 ## 相關內容 - [定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/recurring-invoices/) - [商機](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/opportunities/) - [每週銷售檢討](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/) - [銷售實戰手冊](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/overview/) --- # 每週銷售檢討 > 小型團隊每週 30 分鐘的銷售檢討：銷售管道、停滯的生意、等待回覆的報價單和逾期發票，以及在 easySales 哪裏找到它們。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/weekly-sales-routine/ 生意很少在一刻之間突然告吹，而是慢慢流失：一次跟進遲了，一張報價單多等了一星期，一張發票沒有人追。每週一次、時間固定的簡短檢討，能在問題仍容易解決時把它找出來。本文為銷售員提供一套 30 分鐘的流程，並為團隊主管提供另一個版本。 ## 通用做法 **每週同一時間。** 星期一早上為一週定好方向；星期五下午為一週作總結。選定一個，放進日曆，即使那星期很忙也照做。 **每宗進行中的生意都有下一步。** 檢討時，每宗生意的主要問題是「下一步是甚麼、何時做？」。沒有答案的生意，要在檢討結束前定出下一步，否則就結案為失單。 **既看生意，也看錢。** 收到款項，一單生意才算完成。逾期發票應與新商機放在同一個檢討中。 **邊做邊清理。** 把肯定已失去的生意結案，更新已過去的預計成交日期，修正已改變的金額。預測的準確度，取決於背後的資料。 **團隊主管：多問，少查。** 每週檢討是為了找出誰需要協助——一宗卡住的生意、一位難應付的顧客、工作量太多——而不是為員工排名。 ## 在 easySales 怎樣做 30 分鐘檢查清單，按以下次序進行： | 分鐘 | 檢查 | 位置 | |---|---|---| | 5 | 你的逾期任務和本週到期任務 | [我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/)：**逾期**、**今天**、**未來 7 天** | | 5 | easySales 認為需要你處理的一切 | [訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/)的 **待辦**：要跟進的報價單、逾期發票、沒有下一步的生意 | | 10 | 逐個階段檢視銷售管道 | [銷售管道看板](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/pipeline-board/)：紅色的 **預計成交日期** 表示已過期；移動、更新或結案 | | 5 | 等待回覆的報價單 | **報價單** 清單篩選 **進行中**：先致電最舊的，以及接近 **到期日** 的 | | 5 | 應收的款項 | **發票** 清單篩選已過的 **到期日**，或 **應收帳齡** 報表。請參閱[追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/) | 團隊主管再加十分鐘： - **團隊檢視。** 在 **我的工作** 中選擇 **團隊**。**本週** 顯示每個人的備註、溝通、已開會議和已完成任務；**無下一步** 列出沒有安排任何事項的進行中商機。請參閱[團隊檢視](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/team/)。 - **銷售預測。** **商機** → **預測** 按負責人顯示未來每個月預計的加權金額。請參閱[銷售預測](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/forecast/)。 - **本月至今。** **銷售業績** 和 **報價轉化** 報表顯示誰賣了多少，以及多少張報價單轉成了發票。請參閱[報表](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/overview/)。 要每天以同樣方式開始，在 **我的資料** → **通知** 下開啟 **每日待辦電郵**：每天早上一封電郵，列出你 **待辦** 中的事項。請參閱[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)。 ## 例子 **星期一，9:00。** Marcus Tan 打開 **我的工作**：星期五留下兩項逾期任務，今天有一次上門視察。在 **待辦** 中，QN-10000131 發出後已三天沒有聯絡；他致電顧客並記錄通話，提醒隨即消失。在看板上，一個商機的 **預計成交日期** 上星期已過——顧客把計劃延至 1 月，於是他更改日期。另一個商機在他最後一則訊息後已沉寂一個月；他把它標為 **失單**，原因選 **No decision**（未作決定）。最後，**發票** 清單顯示 INV-10000312 已逾期七天；他按[加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/)發出第 7 天的提醒，並發佈一項第 14 天的任務。 ## 實用範本 **15 分鐘團隊會議議程** > 1. 上星期以來的成交（2 分鐘）。 > 2. 本月將成交的生意：每宗是否仍按計劃進行？（5 分鐘） > 3. 沒有下一步的生意：誰負責安排甚麼？（3 分鐘） > 4. 逾期超過 14 天的發票：誰致電給誰？（3 分鐘） > 5. 有誰需要協助？（2 分鐘） **請同事安排下一步** > @Marcus Tan，「Harbour Café — 戶外座位」還未安排任何事項。可以在本星期約個電話或上門嗎？ ## 常見問題 - **點樣檢視銷售管道？** 每週一次，逐一檢查每宗進行中的生意，確保它有附日期的下一步、實際可行的成交日期和最新的金額；把已失去的結案。在 easySales 中，使用[銷售管道看板](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/pipeline-board/)。 - **每週銷售會議應該開多久？** 十五至三十分鐘，每週用相同的議程：成交、本月將成交的生意、沒有下一步的生意、逾期發票，以及需要的協助。 - **甚麼是加權預測？** 把每宗進行中生意的金額乘以其成交機率，再加起來。一宗 SGD 10,000.00、機率 40% 的生意，計入 SGD 4,000.00。請參閱[銷售預測](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/forecast/)。 - **怎樣找出停滯的生意？** 沒有未完成任務、也沒有將來行程的進行中生意，會出現在負責人的 **待辦** 中，以及團隊檢視的 **無下一步** 下。 - **可以每天早上用電郵收到待辦清單嗎？** 可以。在 **我的資料** → **通知** 下開啟 **每日待辦電郵**。請參閱[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)。 - **團隊主管可以看到每個人的活動嗎？** 團隊檢視顯示向主管匯報的人、或主管所帶領團隊中的人本週的活動，而且只計算主管有權查看的內容。請參閱[團隊檢視](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/team/)。 ## 相關內容 - [我的工作](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/overview/) - [銷售管道看板](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/pipeline-board/) - [團隊檢視](https://easysales.work/zh-hant/help/my-work/team/) - [銷售實戰手冊](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/overview/) --- # 推廣與同意 > 發送推廣電郵、短訊或致電推銷之前，先確認同意和拒收訊息規定，提供簡單的取消訂閱方法，並在 easySales 記錄每一次拒收。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/marketing-consent/ 一份電子通訊、一個節日推廣或一則介紹新服務的短訊，可以帶回顧客——也可以招來投訴和監管機構的信件。本頁列出讓推廣受歡迎又合乎規定的習慣，以及如何在 easySales 記錄顧客的選擇。本頁只是一般指引，並非法律意見：有關你自己的情況，請閱讀下方連結的監管機構指引，或諮詢律師。 ## 通用做法 **把服務訊息和推廣分開。** 報價單、發票、付款提醒或送貨通知，都屬於顧客要求的交易的一部分。推廣、電子通訊或新產品優惠則屬於市場推廣，同意和拒收的規定就適用於這些訊息。不要把銷售優惠夾在發票電郵中，再當作服務訊息看待。 **推廣前先徵求同意，並保留證明。** 在收集資料時徵求同意——在查詢表格上、在展覽的登記表上，或在第一封電郵中——並說明你會發送甚麼、多久發一次。記下對方何時及如何同意。剔選了的方格、簽署了的表格或電郵回覆都是證明；「他給了我卡片」則較薄弱。 **致電、發短訊或傳真前先查核拒收登記冊。** 有好幾個國家設有全國登記冊，列出不想收到推廣電話或訊息的號碼。除非對方已清楚同意——以書面或其他你能出示的形式——收到你的消息，否則在推廣電話或短訊前先查核該號碼。 **讓對方容易退出，並迅速處理。** 每封推廣電郵或短訊都寫明發送者是誰，以及如何停止接收：回覆關鍵字、連結或地址。有人要求停止時，就停止在該渠道向他發送推廣，並在當天記錄，以免同事發出下一則。 **發少一點，發給對的人。** 一則簡短而切合需要的訊息，發給曾經要求的人，勝過一份龐大的名單。在下列每個國家／地區，購買名單或從網站複製地址都有風險。 ### 各地規定 以下是需要了解的主要法例。每一項的細節、例外情況和罰則都比本摘要多；推廣活動前，請閱讀監管機構的指引。 | 國家／地區 | 主要規定 | 實際做法 | |---|---|---| | 新加坡 | 《2012 年個人資料保護法令》（Personal Data Protection Act 2012），包括其「謝絕來電」（Do Not Call）條文；《垃圾郵件管制法令》（Spam Control Act） | 向新加坡號碼致電推廣、發推廣短訊或傳真前，除非已取得以書面或其他可查閱形式作出的清楚而明確的同意，否則先查核謝絕來電登記冊（Do Not Call Register）。查核結果有效 21 天。大量發送的非應邀商業電郵和短訊，須附有取消訂閱的方法，並在主旨前加上 ``；沒有主旨的訊息則加在訊息開頭。收到取消訂閱要求後，須在 10 個營業日內停止發送。 | | 馬來西亞 | 《2010 年個人資料保護法令》（Personal Data Protection Act 2010） | 告知對方其資料的用途並取得同意；當事人可以書面要求你停止使用其資料作直接促銷。 | | 香港 | 《個人資料（私隱）條例》第 6A 部；《非應邀電子訊息條例》 | 在使用個人資料作直接促銷前，先通知當事人並取得其同意；當事人提出要求時即停止。商業電子訊息須提供發送者的名稱、電話和地址，以及取消訂閱的方法；收到取消訂閱要求後，須在 10 個工作天內停止發送。不要向已登記在傳真、短訊或預錄電話訊息拒收訊息登記冊上的號碼發送訊息。 | | 澳洲 | 《2003 年垃圾郵件法》（Spam Act 2003）；《2006 年謝絕來電登記冊法》（Do Not Call Register Act 2006） | 商業電郵或短訊須取得同意、表明發送者身分，並附有有效的取消訂閱方法，且須在五個工作天內執行。致電推銷或發送推廣傳真前，先查核 Do Not Call Register（謝絕來電登記冊）。 | | 新西蘭 | 《2007 年非應邀電子訊息法》（Unsolicited Electronic Messages Act 2007） | 商業電郵或短訊須取得同意、表明發送者身分，並附有有效的取消訂閱方法，且須在五個工作天內執行。 | | 日本 | 《特定電子郵件傳送適正化法》（特定電子メールの送信の適正化等に関する法律）；《個人資料保護法》（個人情報の保護に関する法律） | 廣告電郵和短訊須事先取得收件人的同意（opt-in），只有少數例外；記錄對方何時及如何同意。每則訊息須顯示發送者及取消訂閱的方法。 | 官方指引：[新加坡 PDPC — 謝絕來電登記處](https://www.dnc.gov.sg/) · [新加坡 PDPC — PDPA 概覽](https://www.pdpc.gov.sg/about/the-legislation/pdpa-overview) · [新加坡 PDPC — 謝絕來電條文指南](https://www.pdpc.gov.sg/about/do-not-call-registry/do-not-call-registry-for-organisations/organisations-guide-to-singapores-do-not-call-dnc-provisions) · [新加坡法規網站 — Spam Control Act](https://sso.agc.gov.sg/Act/SCA2007) · [馬來西亞 JPDP — Personal Data Protection Act 2010](https://www.pdp.gov.my/ppdpv1/en/) · [香港個人資料私隱專員公署 — 直接促銷指引](https://www.pcpd.org.hk/english/publications/files/GN_DM_e.pdf) · [香港通訊事務管理局辦公室 — 《非應邀電子訊息條例》](https://www.ofca.gov.hk/en/consumer_focus/guide/others/uemo/index.html) · [澳洲 ACMA — 企業的垃圾訊息規定](https://www.acma.gov.au/avoid-sending-spam) · [澳洲 ACMA — Do Not Call Register](https://www.acma.gov.au/do-not-call-register) · [新西蘭內政部 — 反垃圾訊息](https://www.dia.govt.nz/Spam-Three-Steps) · [日本總務省 — 特定電子郵件](https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/d_syohi/m_mail.html)。 最後核對日期：2026 年 10 月 21 日。 ## 在 easySales 怎樣做 每位聯絡人都有一張 **同意狀態** 卡片，含四個渠道：**行銷電郵**、**拒接電話**、**拒收短訊** 和 **拒收傳真**。每個渠道顯示 **已拒絕**、**未拒絕** 或 **尚未記錄**，下方是變更歷史。請參閱[聯絡人詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/contact-details/)。 1. 當事人要求停止或重新同意時，打開該聯絡人，選擇 **記錄同意變更**。 2. 選擇 **渠道** 和 **狀態**。 3. 在 **來源** 中填寫對方是怎樣通知你的，例如「回覆短訊 STOP」或「家居展簽署表格」；如有幫助，再填寫 **備註**。 4. **時間** 留空即按現在記錄，或輸入對方通知你的日期。選擇 **儲存**。 5. 發送推廣前，查看名單上每個人的 **同意狀態**，排除在該渠道 **已拒絕** 的人。 如果潛在客戶來自展覽或網上查詢，在潛在客戶的 **Source**（來源）中選擇認識的途徑，例如 **展覽或活動** 或 **網頁表單**，並在備註中記錄對方同意了甚麼，這樣潛在客戶成為聯絡人時，紀錄仍然齊全。請參閱[潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/leads/)。 **同意狀態** 是讓團隊遵守的紀錄。它不會阻止報價單、發票或電話，easySales 也不會替你發送推廣：負責發送推廣的人須先查看紀錄。當事人選擇停止接收推廣，絕不會停止他的報價單、發票或付款提醒。 ## 實用範本 **在表格或登記表上徵求同意** > 本人同意 Lim & Co 以電郵及短訊向本人發送最新消息及優惠，約每月一次。本人可隨時取消訂閱。 **推廣電郵的頁尾** > 閣下收到此電郵，是因為閣下於 9 月 12 日在家居展我們的攤位登記。如不欲再收到此類電郵，請以 UNSUBSCRIBE 回覆此電郵地址。Lim & Co，10 Example Road, Singapore。 **推廣短訊**（在新加坡，非應邀的大量訊息以 `` 開頭） > `` Lim & Co：廚房設計諮詢 9 折，優惠至 11 月 30 日。預約：6123 4567。如不欲再收到推廣，請發送 STOP 至 8123 4567。 **確認已停止推廣** > [姓名]您好：多謝您的通知，我們已把您從推廣電郵名單中移除。您目前項目的報價單和發票，仍會照常發送給您。 ## 常見問題 - **用電郵發發票或付款提醒，需要取得同意嗎？** 同意的規定針對市場推廣。發票、欠款提醒或送貨通知，都屬於顧客要求的交易的一部分。不要在這些電郵中加入銷售優惠。 - **收了客戶卡片，就可以發電子通訊給他嗎？** 在澳洲和新西蘭，卡片只是薄弱的證明，而且不涵蓋與對方給你卡片的原因無關的電子通訊。在日本，卡片容許發送廣告電郵，但不包括郵購廣告。請對方表示同意，並記錄他何時及如何同意。 - **新加坡的謝絕來電登記冊是甚麼？** 一個全國登記冊，讓人登記不想收到推廣電話、短訊或傳真的新加坡電話號碼。除非你持有以書面或其他可查閱形式作出的清楚同意，否則向某號碼推廣前先查核。查核結果有效 21 天。 - **收到取消訂閱要求後，要多快處理？** 澳洲和新西蘭為五個工作天內；新加坡的非應邀大量電郵或短訊為 10 個營業日內；香港為 10 個工作天內；在日本，獲通知後即須停止。當天在 easySales 記錄拒收，就能符合以上所有要求。 - **easySales 會阻止向已拒絕的人發電郵嗎？** 不會。**同意狀態** 是讓團隊遵守的紀錄；easySales 本身不會發送推廣。每次發送前請先查看。請參閱[聯絡人詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/contact-details/)。 - **可以買推廣名單嗎？** 避免這樣做。名單上的人沒有同意收到你的消息，所以在法律要求時你無法證明已取得同意；在新加坡和香港，拒收和取消訂閱的規定仍然適用。 - **這是法律意見嗎？** 不是。本頁只是一般指引。有關你自己的情況，請閱讀本頁連結的監管機構指引，或諮詢律師。 ## 相關內容 - [聯絡人詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/contact-details/) - [潛在客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/sales/leads/) - [爭取回頭客](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/repeat-business/) - [銷售實戰手冊](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/overview/) --- # 開票知識 > 以淺白的文字講解新加坡、香港、澳洲、紐西蘭和日本的開票與 GST 規則，附馬來西亞和汶萊的稅務要點，每篇都連結官方資料。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/overview/ 這些指南講解日常開票背後的規則：甚麼時候形式發票已經足夠，甚麼時候收到訂金便要繳稅，紀錄要保存多久，諸如此類。每篇都比較新加坡、香港、澳洲、紐西蘭和日本，補充馬來西亞和汶萊的稅務規則，並在文末列出所依據的官方資料連結及最後核對日期。 這些內容是一般資料，不是稅務或法律意見。規則會變，你的情況亦可能不同，因此在依賴任何一篇指南之前，請查閱官方資料或諮詢你的會計師。 ## 指南目錄 - [形式發票](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/proforma-invoices/)——甚麼是形式發票，它和稅務發票有何不同。 - [訂金與進度款](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/deposits-and-progress-claims/)——在工作完成之前收到的錢，何時需要繳稅。 - [貸項與借項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/credit-and-debit-notes/)——用哪種單據更正發票，以及它必須列明甚麼。 - [簡化稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/simplified-tax-invoices/)——金額在甚麼限額以下可以開立較簡短的稅務發票。 - [何時開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/when-to-issue-an-invoice/)——提供稅務發票的期限。 - [GST 登記](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/registering-for-gst/)——登記門檻、自願登記，以及登記前後如何開票。 - [零稅率與豁免](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/zero-rated-and-exempt/)——零稅率、豁免和不在徵稅範圍的銷售，以及它們在各地的名稱。 - [外幣發票](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/foreign-currency-invoices/)——哪些金額需要折算，按甚麼匯率折算。 - [各地電子發票](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/e-invoicing-by-country/)——InvoiceNow、MyInvois、Peppol 和 JP PINT，以及相關日期。 - [保存紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/keeping-records/)——發票和紀錄要保存多久。 - [壞帳寬免](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/bad-debt-relief/)——發票一直收不回款項時，如何取回已繳的稅款。 - [報價單與訂單](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/quotations-and-orders/)——報價單和採購訂單的作用，以及含 GST 的報價方式。 ## 與其他頁面的關係 這些指南講解規則；功能頁面講解如何在 easySales 中應用規則。每篇指南都以 **在 easySales 中** 一節作結，連結到完成相關工作的頁面。如需某個國家或地區發票規則的一頁摘要，請參閱[各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/)及其旁邊的各地頁面。 ## 常見問題 - **這些指南是稅務意見嗎？** 不是。它們是取自官方資料的一般資料。關於你自己的情況，請諮詢你的會計師或稅務機關。 - **這些指南涵蓋哪些國家和地區？** 完整涵蓋新加坡、香港、澳洲、紐西蘭和日本，並包括馬來西亞和汶萊的稅務規則。 - **內容有多新？** 每篇指南都列出資料來源及其最後核對日期。規則會變，所以當日期對你很重要時，請查閱原始資料。 - **官方資料在哪裏？** 在每篇指南末尾的 **資料來源** 下，連結到稅務機關自己的網頁和法律條文。 - **在 easySales 中，公司的稅務登記在哪裏設定？** 在 **系統設定** → **稅務** 下。參閱[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 ## 相關內容 - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) - [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/) --- # 形式發票 > 甚麼是形式發票，甚麼時候用它代替稅務發票，以及新加坡、澳洲、紐西蘭和日本如何看待付款要求。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/proforma-invoices/ **形式發票**（proforma invoice）是你打算開立的發票的預覽：在銷售開票之前，客戶已可看到貨品、價格和條款。企業發出形式發票，是為了讓客戶發出採購訂單、取得內部審批、預先付款或辦理貨物清關。本頁說明在 easySales 服務的各個國家和地區，形式發票與稅務發票有何不同。本頁是一般資料，不是稅務或法律意見：在依賴本頁內容之前，請查閱文末的資料來源或諮詢你的會計師。 ## 要點 - 形式發票不是客戶據以付款或申索稅款的發票。銷售開票後，才開立稅務發票。 - 在新加坡，形式發票不是 GST 所指的發票，但**憑它收到的付款**會確定納稅義務發生時間，之後須在 30 天內開立稅務發票。 - 在澳洲和紐西蘭，法律把任何通知付款責任的單據都視為發票。因此，要求付款的形式發票在 GST 時間上可能算作發票。 - 在日本，單據是甚麼不取決於標題，而取決於內容。 ## 各地規定 ### 新加坡 IRAS 把銷售訂單、形式發票和結單列為 GST 所指不屬於發票的單據。納稅義務發生時間為開立發票或收款兩者中較早者。因此，客戶在你開立發票之前付款時，GST 按付款日期確定，而稅務發票必須在收款後 30 天內開立。開立任何要求付款的發票（不只是稅務發票）亦會確定納稅義務發生時間。 ### 香港 香港沒有銷售稅、增值稅或 GST，因此沒有任何稅務規則取決於單據是否形式發票。客戶需要時，隨時可以發出。 ### 澳洲 GST 法律把發票定義為「通知付款責任的單據」。如果你採用非收付實現制（權責發生制）計算，GST 歸屬於你收到任何付款的期間或開立發票的期間兩者中較早者。稅務發票是另一項準則：單據除其他要求外，還必須清楚表明它擬作為稅務發票。採用收付實現制時，GST 跟隨你收到的付款。 ### 紐西蘭 納稅義務發生時間為開立發票或收到任何付款兩者中較早者，而「發票」同樣被定義為通知付款責任的單據。Inland Revenue（紐西蘭稅務局）曾表示，開立發票是通知現有付款責任的積極行為，因此請看你的形式發票寫了甚麼，而不是看它的標題。 ### 日本 合格發票（適格請求書）沒有指定格式。任何載有所需事項的單據——你的名稱和登記號、日期、內容（標示輕減稅率項目）、按稅率列示的合計及適用稅率、按稅率列示的稅額和客戶名稱——無論標題是甚麼，都符合要求。原則上，消費稅在交付貨品或提供服務時產生，而不是在開票或收款時；所得稅採用收付實現制的小型個體經營者可以改用收款日期。 ### 馬來西亞和汶萊 馬來西亞服務稅在收到付款時到期；如果客戶一直未付款，最遲在發票日期起計 12 個月後的翌日到期。汶萊沒有 GST 或增值稅。 ## 在 easySales 中 - 每張草稿發票都是形式發票。它的 PDF 標題為 **PROFORMA INVOICE**，附有 `PF-` 編號；如果設計會列印印章，還會印有 **DRAFT**。參閱[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - 開立草稿後，它獲得 `INV-` 編號，並保留形式發票編號作為參考，方便客戶對應兩者。參閱[開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - 開票之前到帳的錢記錄為 **預付款**；在收款時即產生納稅義務的情況下，easySales 會開立一張日期為到帳當天的訂金稅務發票。參閱[按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - 對於澳洲和紐西蘭的部分公司，視乎 **會計基礎**，分階段開票的草稿沒有 **PDF**：在當地，要求付款的單據就是稅務發票，所以要先開立它。 ## 例子 Lim & Co 在新加坡已登記 GST。3 月 3 日，它向已登記 GST 的客戶 Harbour Café 發出一張形式發票，內容是一項 SGD 2,180.00 的裝修（SGD 2,000.00 加 GST SGD 180.00），讓咖啡店審批這筆開支。咖啡店在 3 月 10 日、工程開始之前付清全數。 3 月 10 日的付款確定了納稅義務發生時間，因此 Lim & Co 在涵蓋 3 月 10 日的申報表中申報這 SGD 180.00 的 GST，並必須在 4 月 9 日之前開立稅務發票。Mei Tan 把這筆錢記錄為 **預付款**，easySales 開立日期為 3 月 10 日的訂金稅務發票。 ## 常見問題 - **形式發票是稅務發票嗎？** 不是。在新加坡，IRAS 把它列為 GST 所指不屬於發票的單據。銷售開票或收款後，請開立稅務發票。 - **甚麼時候應發出形式發票？** 當客戶在你開票之前需要知道金額時：用來發出採購訂單、審批開支、預先付款或安排進口文件。銷售開票後，再發出正式發票。 - **客戶按形式發票付款時，我必須收取 GST 嗎？** 在新加坡，開立發票之前收到的付款會確定納稅義務發生時間，因此 GST 按該筆付款確定。參閱[訂金與進度款](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/deposits-and-progress-claims/)。 - **在新加坡收到預付款後，開立稅務發票有多長期限？** 收到付款後 30 天內。 - **在澳洲，形式發票算作 GST 所指的發票嗎？** 法律把任何通知付款責任的單據都視為發票，在權責發生制下這可能決定 GST 的歸屬時間。請向你的會計師確認你的形式發票如何解讀。 - **為甚麼我的草稿發票列印為 PROFORMA INVOICE？** 在 easySales 中，每張草稿在開立之前都是形式發票。參閱[開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)。 ## 資料來源 最後核對日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — GST：納稅義務發生時間規則（e-Tax Guide，PDF）](https://www.iras.gov.sg/docs/default-source/e-tax/etaxguide_gst_time-of-supply-rules.pdf)，第 2.2、3.4 和 5.5 段 - [IRAS — 何時在 GST 申報表中申報供應](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/when-to-report-supplies-in-gst-returns) - [香港財經事務及庫務局 — 現行稅務政策](https://www.fstb.gov.hk/en/treasury/general/prevailing-tax-policy.htm) - [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text)，第 29-5、29-70 和 195-1 條 - [Inland Revenue NZ — 詮釋聲明 IS 10/03（PDF）](https://www.taxtechnical.ird.govt.nz/-/media/project/ir/tt/pdfs/interpretation-statements/is1003.pdf) - [Inland Revenue NZ — 詮釋聲明 IS 07/02（PDF）](https://www.taxtechnical.ird.govt.nz/-/media/project/ir/tt/pdfs/interpretation-statements/is0702-2.pdf) - [日本國稅廳 — 合格發票問答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf)，問 25 - [日本國稅廳 — Tax Answer No. 6141（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6141.htm) - [RMCD MySST — Service Tax Act 2018（PDF）](https://mysst.customs.gov.my/wp-content/uploads/2025/03/Service-Tax-Act-2018.pdf)，第 11 條 ## 相關內容 - [開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) - [發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/) - [訂金與進度款](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/deposits-and-progress-claims/) - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) --- # 訂金與進度款 > 在新加坡、澳洲、紐西蘭和日本，訂金、首期、按金或進度款何時需要繳納 GST，以及應該開立甚麼發票。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/deposits-and-progress-claims/ 錢常常在工作完成之前已經到帳：開工的首期、借出物品的可退還按金，或者長期項目的進度款。錢到帳時是否需要繳稅，取決於這筆錢的性質和你在哪裏登記。本頁比較各地規則。本頁是一般資料，不是稅務或法律意見：在依賴本頁內容之前，請查閱文末的資料來源或諮詢你的會計師。 ## 要點 - **部分付款**（首期、預付款、預繳款）是銷售價款的一部分。在新加坡、澳洲和紐西蘭，它會把 GST 提前至你收到款項時。 - **可退還的按金**是為保證客戶履行責任而持有的。只有在你把它抵作價款時，或者在澳洲被沒收時，才需要繳稅。 - **進度款**分階段徵稅：在新加坡按每筆付款或每張發票兩者中較早者；在澳洲採用權責發生制時相同；在紐西蘭，付款到期時亦會產生納稅義務。 - 在**日本**，預收款原則上不改變納稅時間：消費稅跟隨貨品交付或服務提供。 ## 各地規定 ### 新加坡 作為價款一部分的訂金，在你收到時徵稅。可退還的按金，只有在你用它抵付應付款項時才徵稅。如果你退還作為部分付款的訂金，只要保留相關單據（例如貸項通知單），便可以調整已申報的 GST。根據租約在提早終止時被沒收的租賃按金，無須繳納 GST。對於進度付款（例如建築合約的進度付款），GST 按收到每筆付款或開立每張發票兩者中較早者計算，保留金亦遵循同樣的規則。 ### 香港 沒有銷售稅、增值稅或 GST，因此訂金不涉及納稅時間問題。 ### 澳洲 作為履行責任之擔保而持有的按金不屬於代價，除非因未履行責任而被沒收，或被抵作價款。此時，它的 GST 歸屬於發生該情況的期間。不屬於按金的付款，即屬已收到的代價。採用權責發生制時，收到價款的任何部分，都會令該宗銷售的全部 GST 歸入該期間，除非該銷售是分期或定期供應：這類供應按每個組成部分分別視為一項獨立供應來歸屬。採用收付實現制時，只計算已收金額所含的 GST。 ### 紐西蘭 供應商根據合約（不論是否附帶條件）收到的訂金是一筆付款，會觸發納稅義務發生時間。付給第三方保管人（stakeholder）的訂金則不會，因為供應商並未收到。收到預付款或進度款的供應商必須為其申報 GST。採用發票制或混合制時，進度款的 GST 在該付款到期、收到或開票的最早期間申報；採用付款制時，在收到時申報。 ### 日本 原則上，收到預收款不改變納稅時間。無論付款日期為何，銷售都在交付貨品或提供服務時確認；所得稅採用收付實現制的小型個體經營者可以改用收款日期。合格發票可以在供應之前開立，例如預先收取一年維修保養費時；如果到供應時其內容有變，請開立更正後的發票。 ### 馬來西亞和汶萊 就馬來西亞服務稅而言，作為擔保而持有的可退還按金不徵稅，而作為服務價款一部分的訂金則須徵稅。建築工程進度款在收到付款時徵稅。汶萊沒有 GST 或增值稅。 ## 在 easySales 中 - 把預先支付的錢記錄為 **預付款**。當你的稅務設定規定收款時即產生納稅義務時（例如在新加坡已登記 GST 的公司），easySales 會開立一張日期為收款日期的訂金稅務發票。參閱[按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - 把可退還的按金獨立用一張收據記錄為 **按金**。在你分配、開票、退還或沒收之前，它都不計入客戶餘額。參閱[沒收按金](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/forfeit-a-deposit/)。 - 用報價單上的開票計劃分階段為項目開票：訂金、里程碑或定期期間，每一項到期時開票。參閱[規劃開票階段](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/)。 ## 例子 在新加坡已登記 GST 的 Lim & Co，為一項辦公室裝修報價 SGD 20,000.00 加 GST，並要求預付 30%。已登記 GST 的客戶 Harbour Café 於 6 月 1 日支付 SGD 6,540.00：SGD 6,000.00 加 GST SGD 540.00。這筆部分付款的 GST 須在涵蓋 6 月 1 日的申報表中申報，其稅務發票須在 7 月 1 日之前開立。工程完結時，最終發票收取餘下的 SGD 14,000.00 加 GST SGD 1,260.00，合共 SGD 15,260.00。 咖啡店亦為樣品傢俬留下了一筆可退還的 SGD 1,000.00 按金。Lim & Co 持有期間無須繳納 GST。如果咖啡店留下樣品，並把按金抵作其價款，GST 便在那時產生。 ## 常見問題 - **在新加坡，訂金要收 GST 嗎？** 作為部分付款的訂金，要，在你收到時收取。可退還的按金，只有在你把它抵付應付款項時才收取。 - **被沒收的按金需要繳納 GST 嗎？** 視乎國家和具體情況。在澳洲，被沒收的按金屬於代價。在新加坡，根據租約在提早終止時被沒收的租賃按金無須繳納 GST。 - **進度款的 GST 何時到期？** 在新加坡，按該階段每筆付款或每張發票兩者中較早者；在澳洲，採用權責發生制時相同；在紐西蘭，付款到期時亦會產生。採用收付實現制或付款制時，在你收到款項時。 - **在日本，預收款需要繳納消費稅嗎？** 原則上不需要：消費稅在交付貨品或提供服務時產生。採用收付實現制的小型個體經營者可以改用收款日期。 - **已就訂金收取 GST 後，還可以退還訂金嗎？** 在新加坡，只要保留相關單據（例如開給客戶的貸項通知單），便可以調整已申報的 GST。 - **甚麼是保留金，何時徵稅？** 客戶在工程驗收之前扣起的部分進度款。在新加坡，它與其他進度付款一樣，按付款或發票兩者中較早者徵稅。 ## 資料來源 最後核對日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — 訂金與首期](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/common-scenarios---do-i-charge-gst/deposits-and-downpayment) - [IRAS — 建造業](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/specific-business-sectors/construction) - [IRAS — GST：納稅義務發生時間規則（e-Tax Guide，PDF）](https://www.iras.gov.sg/docs/default-source/e-tax/etaxguide_gst_time-of-supply-rules.pdf) - [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text)，第 29-5、99-5、99-10 和 156-5 條 - [Inland Revenue NZ — 詮釋聲明 IS 10/03（PDF）](https://www.taxtechnical.ird.govt.nz/-/media/project/ir/tt/pdfs/interpretation-statements/is1003.pdf) - [Inland Revenue NZ — GST 指南 IR375（PDF）](https://www.ird.govt.nz/-/media/project/ir/home/documents/forms-and-guides/ir300---ir399/ir375/ir375.pdf) - [日本國稅廳 — Tax Answer No. 6165（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6165.htm) - [日本國稅廳 — Tax Answer No. 6141（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6141.htm) - [日本國稅廳 — 合格發票問答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf)，問 39 - [RMCD MySST — 2025 年服務稅範圍擴大常見問題](https://mysst.customs.gov.my/faq-expansion-of-service-tax-scope-2025/) ## 相關內容 - [按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/) - [規劃開票階段](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/) - [形式發票](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/proforma-invoices/) - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) --- # 貸項與借項通知單 > 何時開立貸項通知單或借項通知單、各自必須列明甚麼，以及新加坡、澳洲、紐西蘭、日本和馬來西亞的規定。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/credit-and-debit-notes/ 發票一經開立，便不會在原單上修改。金額開高了，用**貸項通知單**減少；開低了，便另行收取差額。本頁說明每種情況適用哪種單據，以及稅法要求它列明甚麼。本頁是一般資料，不是稅務或法律意見：在依賴本頁內容之前，請查閱文末的資料來源或諮詢你的會計師。 ## 要點 - **貸項通知單**：客戶應付的金額少於發票所列——退貨、服務未獲接受、多收費用、事後給予的折扣，或銷售被取消。 - **借項通知單**：同一宗銷售，客戶應付的金額更多。在馬來西亞，這是為此指定的單據。在新加坡，IRAS 表示，向已登記 GST 的客戶收取標準稅率的費用需要稅務發票，而不是借項通知單。 - 貸項通知單須註明它所更正的發票和原因，並列明稅額的變動。 - 在新加坡、馬來西亞和紐西蘭，稅額調整在通知單開立所屬期間的申報表中申報；在澳洲，在你得悉該調整的期間申報。 ## 各地規定 ### 新加坡 IRAS 列出需要貸項通知單的情況：更正錯誤、貨品或服務未有提供、費用獲豁免、合約條款未完全履行、退貨或服務未獲接受，以及就過往銷售給予的折扣。通知單須列明其本身的編號和日期，你的名稱、地址和 GST 登記號，客戶的名稱和地址，原因，每個項目的數量和金額，合計和 GST，以及原稅務發票的編號和日期。你在貸項通知單開立所屬期間的申報表中調整 GST；但更正錯誤 GST 處理的貸項通知單，如果不符合在下一期申報表中更正的條件，則須透過 GST F7 申報。IRAS 表示，借項通知單用於不收取 GST 的開票（例如內部開票），或用於應向你退還貸項的供應商。 ### 香港 沒有銷售稅，因此沒有指定格式。稅務局建議就銷貨退回向客戶提供貸項通知單，作為調整銷售紀錄的依據。 ### 澳洲 GST 法律把這種單據稱為**調整單**（adjustment note）。發生調整事件後——任何取消銷售、改變其價格或改變其是否應課稅的事件——便需要調整單。客戶要求時，你須在 28 天內提供；如果你已開立稅務發票，須在得悉該調整後 28 天內提供。如果減少調整（即 GST 的減少額）為 A$75 或以下，則不適用這項責任。調整單須表明它是調整單，列明你的身份和 ABN、開立日期、簡要原因、GST 調整額和價格差額；原價為 A$1,000 或以上時，還須列明客戶的身份或 ABN。 ### 紐西蘭 自 2023 年 4 月 1 日起，貸項和借項通知單稱為**供應更正資料**（supply correction information）。賣方提供它來更正原應課稅供應資料中的錯誤，無論買方是否已付款。它須列明你的名稱和 GST 號碼、更正日期、識別原單據的資料（例如發票編號），以及更正內容，包括稅額的任何變動。你把它計入提供當期的 GST 申報表。對於條款已書面協定或已在原單據中載明的折扣或回贈，則不需要它。 ### 日本 已登記的開立人向應課稅企業給予退貨、折扣或回贈時，須開立**返還發票**（適格返還請求書）。含稅退還金額不足 ¥10,000 時，豁免這項責任。返還發票須列明你的名稱和登記號、退還日期和原銷售日期、內容，以及按稅率列示的退還金額及其稅額或稅率。如果已開立的發票有錯誤，你須向客戶提供更正後的發票（修正した適格請求書）。 ### 馬來西亞和汶萊 就馬來西亞服務稅而言，發票金額減少或銷售被取消時開立貸項通知單，金額增加時開立借項通知單。兩者都須載有 "credit note" 或 "debit note" 字樣、序號、日期、你的資料、買方的資料、原因、金額和稅額，以及原發票的編號和日期。已開立的發票不得更改：錯誤開立的發票須標明 "CANCELLED"。汶萊沒有 GST 或增值稅。 ## 在 easySales 中 - 由需要更正的發票的 **貸項通知單** 分頁建立貸項通知單，並選擇 **原因**：**Reversal**（沖銷）、**Goods returned**（退貨）、**Allowance**（折讓）、**Over-invoiced**（多開票）或 **Other**（其他）。 參閱[建立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - 要完全撤回一張發票，請取消它：easySales 會為全數開立一張 **Reversal** 貸項通知單。參閱[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。 - easySales 沒有借項通知單。要收取漏開的金額，請為它開立一張新發票。 - 外幣貸項通知單按其所貸記發票的匯率折算。參閱 [貨幣與匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 ## 例子 Harbour Café 退回 Lim & Co 發票 INV-10000412 上的兩張椅子，每張 SGD 350.00。Mei Tan 建立一張 **Goods returned** 貸項通知單，金額 SGD 700.00 加 GST SGD 63.00，合共 SGD 763.00。它註明 INV-10000412，Lim & Co 在該貸項通知單開立所屬期間的申報表中把銷項稅減少 SGD 63.00。 一星期後，Daniel Lim 發現同一項工程漏收了一筆 SGD 200.00 的安裝費。他開立一張新發票，金額 SGD 200.00 加 GST SGD 18.00，而不是修改舊發票。 ## 常見問題 - **甚麼時候開貸項通知單，而不是開新發票？** 客戶應付的金額少於發票所列時，開貸項通知單。應付更多時，用一張新單據收取差額。 - **貸項通知單和借項通知單有甚麼分別？** 貸項通知單減少客戶在先前發票上的應付金額；借項通知單增加它。在新加坡，IRAS 把借項通知單限於不含 GST 的收費，以及應向你退還貸項的供應商。 - **開立貸項通知單有期限嗎？** 在澳洲，如果你已開立稅務發票，由客戶提出要求或你得悉該調整起計 28 天。新加坡只就 GST 稅率變更後的特別貸項通知單規定了 14 天。 - **貸項通知單需要原發票編號嗎？** 新加坡和馬來西亞要求列明原發票的編號和日期，紐西蘭要求列明識別原發票的資料（例如其編號）。在日本，返還發票須列明原銷售日期。 - **貸項通知單計入哪一期 GST 申報表？** 在新加坡、馬來西亞和紐西蘭，計入通知單開立所屬期間的申報表，而不是原發票所屬期間。在澳洲，計入你得悉該調整的期間。 - **可以直接修改已開立的發票嗎？** 不可以。在馬來西亞，更改已開立的發票是被禁止的；easySales 會鎖定每一張已開立的發票。參閱[更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/)。 ## 資料來源 最後核對日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — 向客戶開票](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/invoicing-customers) - [Singapore Statutes Online — GST (General) Regulations](https://sso.agc.gov.sg/SL/GSTA1993-RG1)，第 12 條 - [香港稅務局 — 備存業務紀錄指南（PDF）](https://www.ird.gov.hk/eng/pdf/51c_pam.pdf) - [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text)，第 19-10、29-20、29-75 和 29-80 條 - [Federal Register of Legislation — GST Regulations 2019](https://www.legislation.gov.au/F2019L00417/latest/text)，第 29-80.02 條 - [Federal Register of Legislation — Adjustment Note Information Requirements Determination 2022](https://www.legislation.gov.au/F2022L01272/latest/text) - [Inland Revenue NZ — 供應更正資料](https://www.ird.govt.nz/gst/tax-invoices-for-gst/credit-and-debit-notes) - [日本國稅廳 — 合格發票問答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf)，問 27、28、33 和 60 - [RMCD MySST — 開立發票](https://mysst.customs.gov.my/issuing-invoices/) ## 相關內容 - [貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/overview/) - [更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/) - [取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/) - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) --- # 簡化稅務發票 > 在新加坡、澳洲、紐西蘭和日本，金額在甚麼限額以下可以開立較簡短的稅務發票，以及哪些內容可以省略。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/simplified-tax-invoices/ 對於小額銷售，稅法容許你開立省略部分內容的較簡短稅務發票。限額和可省略的內容因地而異，有些企業無論金額多少都可以使用簡短形式。本頁比較各地規定。本頁是一般資料，不是稅務或法律意見：在依賴本頁內容之前，請查閱文末的資料來源或諮詢你的會計師。 ## 要點 | 國家／地區 | 容許簡短形式 | 可省略的內容 | |---|---|---| | 新加坡 | 含 GST 合計不超過 S$1,000 | 客戶資料，以及分開列示的稅額明細 | | 澳洲 | 總價低於 A$1,000 | 客戶的身份或 ABN | | 紐西蘭 | 不超過 NZ$1,000，分兩級 | 不超過 NZ$200：你的 GST 號碼和 GST；不超過 NZ$1,000：買方資料 | | 日本 | 零售、餐飲、攝影、旅遊和的士；停車場及向公眾銷售的類似行業 | 客戶名稱；稅率或稅額，兩者擇一列示 | 簡短形式是一種寬鬆安排：完整的稅務發票同樣符合規定。 ## 各地規定 ### 新加坡 如果含 GST 的應付總額不超過 S$1,000，你可以開立**簡化稅務發票**。它只需列明你的名稱、地址和 GST 登記號、日期、識別編號、內容描述、含 GST 合計，以及 "Price payable includes GST"（應付價格已含 GST）之類的聲明。它只能列示同一稅率的供應，且不得包含零稅率或豁免供應。對於未登記 GST 的客戶，你可以改為發出收據；收據須連續編號印製，並列明日期、你的商號和 GST 登記號、合計，以及 "Price payable includes GST" 字樣。 ### 香港 沒有稅務發票。稅務局建議使用連續編號的發票，至少列明發票編號、開立日期、交易日期、客戶名稱和地址、你的商號和地址、附數量和價格的內容描述，以及合計。 ### 澳洲 稅務發票須列明你的身份和 ABN、所售物品及其數量和價格、每項銷售的應課稅程度、日期和 GST。只有當總價為 A$1,000 或以上時，才需要客戶的身份或 ABN。對於不含 GST 價值為 A$75 或以下的銷售，你無須提供稅務發票。 ### 紐西蘭 自 2023 年 4 月 1 日起，所需內容取決於供應的價值。不超過 NZ$200 時，列明你的名稱、日期、內容描述和金額。超過 NZ$200 時，加上你的 GST 號碼和 GST，或者含 GST 金額並聲明已含 GST。超過 NZ$1,000 時，如果買方已登記 GST，再加上買方的名稱和一項識別資料，例如地址、電話號碼、電郵或 NZBN。 ### 日本 **簡易合格發票**（適格簡易請求書）可由零售、餐飲、攝影、旅遊和的士行業就其任何銷售開立，亦可由停車場經營者及類似行業就向不特定多數客戶的銷售開立。它可以省略客戶名稱，並在稅率或稅額中擇一列示。沒有金額限制；由行業類型決定。 ### 馬來西亞和汶萊 馬來西亞法律中未找到按金額劃分的簡化服務稅發票。總監（Director General）可應書面申請，准許發票省略某些事項。汶萊沒有 GST 或增值稅。 ## 在 easySales 中 - easySales 為每一宗銷售都開立完整形式的發票，列明你的資料、客戶名稱和地址、每一行、按稅率列示的稅額和合計。它在每個限額以下和以上都適用。參閱[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - 設計的標題為 **自動（依稅務登記）** 時，標題跟隨你的稅務登記。參閱 [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 - 收據 PDF 以各自的編號記錄每一筆收款。參閱[收據](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/receipt-pdf/)。 ## 例子 Lim & Co 向新加坡一位已登記 GST 的客戶出售一盞 SGD 545.00 的燈（SGD 500.00 加 GST SGD 45.00）。合計低於 S$1,000，因此簡化稅務發票已經足夠。但 Mei Tan 照樣由 easySales 開立完整的發票，這同樣符合規定。 一張給已登記 GST 客戶的 SGD 1,090.00 訂單，含 GST 超過 S$1,000，因此需要完整的稅務發票，列明客戶名稱和地址，並分開列示 GST。 ## 常見問題 - **甚麼是簡化稅務發票？** 對小額銷售或特定行業容許使用的較簡短稅務發票，可省略部分內容，例如客戶名稱。 - **新加坡的簡化稅務發票限額是多少？** S$1,000，含 GST。 - **澳洲的稅務發票需要客戶的 ABN 嗎？** 只有當總價為 A$1,000 或以上時才需要，而且客戶的身份或 ABN 兩者有其一即可。 - **紐西蘭 NZ$200 或以下的發票必須列明甚麼？** 你的名稱、日期、內容描述和金額。在這個金額下，你無須應要求提供應課稅供應資料。 - **在日本，誰可以開立簡易發票？** 零售、餐飲、攝影、旅遊和的士行業可就任何銷售開立；停車場經營者及類似行業可就向不特定多數客戶的銷售開立。 - **我可以一律改開完整的稅務發票嗎？** 可以。簡短形式是一種寬鬆安排，不是要求。 ## 資料來源 最後核對日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — 向客戶開票](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/invoicing-customers) - [Singapore Statutes Online — GST (General) Regulations](https://sso.agc.gov.sg/SL/GSTA1993-RG1)，第 11 和 13 條 - [香港稅務局 — 備存業務紀錄指南（PDF）](https://www.ird.gov.hk/eng/pdf/51c_pam.pdf) - [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text)，第 29-70 和 29-80 條 - [Federal Register of Legislation — GST Regulations 2019](https://www.legislation.gov.au/F2019L00417/latest/text)，第 29-80.01 條 - [Inland Revenue NZ — 應課稅供應資料如何運作](https://www.ird.govt.nz/gst/tax-invoices-for-gst/how-tax-invoices-for-gst-work) - [Inland Revenue NZ — GST 指南 IR375（PDF）](https://www.ird.govt.nz/-/media/project/ir/home/documents/forms-and-guides/ir300---ir399/ir375/ir375.pdf) - [日本國稅廳 — 合格發票問答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf)，問 24 - [日本國稅廳 — Tax Answer No. 6625（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm) - [RMCD MySST — Service Tax Regulations 2018（PDF）](https://mysst.customs.gov.my/wp-content/uploads/2025/03/Service-Tax-Regulations-2018.pdf)，第 10 條 ## 相關內容 - [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/) - [何時開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/when-to-issue-an-invoice/) - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) --- # 何時開立發票 > 開立稅務發票的期限——新加坡 30 天，澳洲和紐西蘭應要求後 28 天——以及日本和馬來西亞何時要求開立。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/when-to-issue-an-invoice/ 稅法規定已登記 GST 的企業必須在甚麼時候向客戶提供稅務發票。有些國家由銷售時起計，有些國家由客戶提出要求時起計。本頁列出各地的期限。本頁是一般資料，不是稅務或法律意見：在依賴本頁內容之前，請查閱文末的資料來源或諮詢你的會計師。 ## 要點 | 國家／地區 | 期限 | 適用於 | |---|---|---| | 新加坡 | 納稅義務發生時間後 30 天內 | 向已登記 GST 的客戶作出的標準稅率銷售 | | 澳洲 | 客戶提出要求後 28 天內 | 不含 GST 價值超過 A$75 的應課稅銷售 | | 紐西蘭 | 買方提出要求後 28 天內，或雙方協定的日期 | 向已登記 GST 的買方作出的超過 NZ$200 的銷售 | | 日本 | 應課稅企業客戶提出要求時 | 已登記的合格發票開立人 | | 馬來西亞 | 未找到固定天數 | 每一宗應課稅服務銷售 | 及時開票亦可讓付款期限更早起計，並讓你的稅務申報與銷售保持一致。 ## 各地規定 ### 新加坡 稅務發票必須在納稅義務發生時間後 30 天內提供，或在主計長（Comptroller）准許的更長期限內提供。納稅義務發生時間為開立發票或收款兩者中較早者，因此客戶先付款時，30 天由你收到付款的日期起計。零稅率或豁免的供應，或者未登記 GST 的客戶，不需要稅務發票。 ### 香港 沒有銷售稅，亦沒有法定的開票期限。請與客戶協定開票和付款條款。 ### 澳洲 客戶要求開立稅務發票時，你必須在 28 天內提供，除非客戶自行開立接收方自製稅務發票（recipient-created tax invoice）。不含 GST 價值為 A$75 或以下的銷售不適用這項責任。 ### 紐西蘭 對於超過 NZ$200 的供應，必須在已登記 GST 的買方提出要求後 28 天內，或在雙方協定的其他日期之前，提供應課稅供應資料（taxable supply information）。只需提供一次；如果買方遺失，補發的副本無須標明是副本。 ### 日本 已登記的合格發票開立人，在屬於應課稅企業的客戶提出要求時，必須提供合格發票，並保留副本。可以以電子方式提供。如果你只作出豁免、非應課稅或不在徵稅範圍的銷售，則不產生這項責任。官方指引中未找到固定天數。 ### 馬來西亞和汶萊 已登記服務稅的企業，必須為每一項應課稅服務以馬來文或英文開立發票。法令和規例中均未找到以天數計的固定期限。汶萊沒有 GST 或增值稅。 ## 在 easySales 中 - 開立草稿時，它獲得發票編號和今天的日期；你可以把日期改早，但不能改遲。參閱[開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - 定期發票按計劃為每個期間產生一張草稿，供人核對後開立，讓定期收費按時發出。 參閱[定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/recurring-invoices/)。 - 當你的稅務設定規定收款時即產生納稅義務時，記錄為 **預付款** 的錢會在到帳當天獲得一張訂金稅務發票。參閱[按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 ## 例子 在新加坡已登記 GST 的 Lim & Co，於 8 月 5 日為已登記 GST 的客戶 Harbour Café 完成裝修，尚未收款。納稅義務發生時間由發票或付款兩者中較早者確定，所以 Mei Tan 在同一星期內開立稅務發票。假如咖啡店在 8 月 1 日、任何發票開立之前付了 SGD 3,270.00，那麼這筆付款的稅務發票須在 8 月 31 日之前開立。 ## 常見問題 - **在新加坡，開立稅務發票有幾多天期限？** 由納稅義務發生時間起計 30 天，除非主計長准許更長期限。 - **在澳洲，客戶必須提出要求才開稅務發票嗎？** 28 天的責任由客戶提出要求時起計。不含 GST 價值為 A$75 或以下的銷售不在此列。 - **在新加坡，每位客戶都要發稅務發票嗎？** 已登記 GST 的客戶需要稅務發票。未登記的客戶可以改為獲發收據。 - **紐西蘭的期限是多久？** 對於向已登記 GST 的買方作出的超過 NZ$200 的供應，由買方提出要求起計 28 天，或雙方協定的日期。 - **在日本，甚麼時候必須開立合格發票？** 當屬於應課稅企業的客戶提出要求時。關於誰可以開立簡短形式，參閱[簡化稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/simplified-tax-invoices/)。 - **可以倒填發票日期嗎？** easySales 容許你在開立發票時把日期設為早於今天，並在編號因此不按日期順序時發出警告。 ## 資料來源 最後核對日期：2026 年 10 月 21 日。 - [Singapore Statutes Online — GST (General) Regulations](https://sso.agc.gov.sg/SL/GSTA1993-RG1)，第 10 條 - [IRAS — 向客戶開票](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/invoicing-customers) - [IRAS — GST：納稅義務發生時間規則（e-Tax Guide，PDF）](https://www.iras.gov.sg/docs/default-source/e-tax/etaxguide_gst_time-of-supply-rules.pdf)，第 5.5 段 - [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text)，第 29-70 和 29-80 條 - [Inland Revenue NZ — 應課稅供應資料如何運作](https://www.ird.govt.nz/gst/tax-invoices-for-gst/how-tax-invoices-for-gst-work) - [日本國稅廳 — 合格發票問答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf)，問 23 - [日本國稅廳 — Tax Answer No. 6498（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6498.htm) - [RMCD MySST — Service Tax Act 2018（PDF）](https://mysst.customs.gov.my/wp-content/uploads/2025/03/Service-Tax-Act-2018.pdf)，第 21 條 ## 相關內容 - [開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/) - [形式發票](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/proforma-invoices/) - [簡化稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/simplified-tax-invoices/) - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) --- # GST 登記 > 在新加坡、澳洲、紐西蘭、日本和馬來西亞，何時必須登記 GST 或消費稅、自願登記，以及登記前後如何開票。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/registering-for-gst/ 營業額低於門檻時，大部分企業不收取 GST。銷售額一旦超過門檻，便必須登記，而由登記日期起，每一宗應課稅銷售都要收稅。本頁比較各地門檻，以及發票上會有甚麼變化。本頁是一般資料，不是稅務或法律意見：在依賴本頁內容之前，請查閱文末的資料來源或諮詢你的會計師。 ## 要點 | 國家／地區 | 強制登記 | 自願登記 | |---|---|---| | 新加坡 | 一個曆年的應課稅營業額超過 S$1 million（100 萬新加坡元），或預計未來 12 個月超過 S$1 million | 可以；登記後最少須維持 2 年 | | 澳洲 | GST 營業額達到 A$75,000 或以上（非牟利機構為 A$150,000）；提供的士載客服務的，不論營業額多少 | 可以，不論營業額多少 | | 紐西蘭 | 過去 12 個月營業額達到 NZ$60,000 或以上，或預計未來 12 個月達到 | 可以，低於 NZ$60,000 時 | | 日本 | 基準期間（兩年前）的應課稅銷售額超過 ¥10 million（1,000 萬日圓），以及其他準則 | 可以：選擇成為課稅企業，或登記為合格發票開立人（這亦會令你成為課稅企業） | | 馬來西亞 | 服務稅：大部分服務 12 個月內應課稅服務超過 RM500,000；銷售稅：超過 RM500,000 | 可以：服務稅可以；低於門檻的製造商，銷售稅亦可以 | | 香港、汶萊 | 沒有銷售稅、增值稅或 GST | — | 在新加坡和馬來西亞，登記生效之前，你不得收取稅款或開立稅務發票。在日本，不是已登記開立人的企業，不得開立任何可能被誤認為合格發票的單據。 ## 各地規定 ### 新加坡 如果你的應課稅營業額在一個曆年結束時超過 S$1 million，或預計未來 12 個月將超過 S$1 million，你便必須登記。應課稅營業額計入標準稅率和零稅率供應，不計入豁免或不在徵稅範圍的供應，亦不計入資本資產的銷售。按曆年計算時，你須在 1 月 1 日至 30 日之間申請，並由 3 月 1 日起登記。按預測計算時，你須在作出預測後 30 天內申請；對於在 2025 年 7 月 1 日或之後產生的登記責任，登記在預測日期起計兩個月後生效。已接受的報價單和已確認的採購訂單可作為預測的證據。在登記日期之前，你不得收取或代收 GST；延遲登記意味着即使你沒有收取，也要為過去的銷售繳納 GST。自願登記者登記後最少須維持兩年，並須遵守 GST InvoiceNow 要求。 ### 澳洲 當你經營企業而 GST 營業額達到門檻時，必須登記：A$75,000，非牟利機構為 A$150,000。提供的士載客服務的企業，不論營業額多少都必須登記。任何企業都可以自願登記。 ### 紐西蘭 如果你在過去 12 個月來自應課稅活動的營業額最少為 NZ$60,000，或預計未來 12 個月最少為 NZ$60,000，便必須登記。低於這個金額時，你可以選擇登記。 ### 日本 基準期間（兩年前）的應課稅銷售額為 ¥10 million 或以下的企業，免繳消費稅，除非適用其他準則，例如特定期間的銷售額超過 ¥10 million，或已登記為合格發票開立人。只有已登記的開立人才可以開立合格發票；其登記號為 "T" 加 13 位數字。為登記而脫離免稅企業身份的企業，在包含 2023 年 10 月 1 日至 2026 年 9 月 30 日之間任何一天的課稅期間，可以按其銷項稅額的 20% 繳稅。另有一項 30% 的措施適用於小型個人企業的 2027 和 2028 課稅年度。 ### 馬來西亞 當你 12 個月內的應課稅服務超過你所提供服務的門檻時，必須登記服務稅：大部分服務（例如專業服務）為 RM500,000，餐飲、建造和私營醫療為 RM1,500,000。部分服務（例如信用卡）沒有門檻。製造商在 12 個月內的應課稅貨品銷售超過 RM500,000 時，須登記銷售稅。未登記的企業不得開立把某個金額列為服務稅的發票。 ### 香港和汶萊 兩地都沒有銷售稅、增值稅或 GST，因此開票時無須登記任何稅項。 ## 在 easySales 中 - 在 **系統設定** → **稅務** 下記錄你的登記及其開始日期。日期在登記期間內的單據可以收稅；日期在登記期間外的單據則不可以。參閱[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - 已開立的單據保留其本身日期當時的登記狀態，因此之後的更改不會改變舊發票。 - 如果貴公司在發票日期未登記，easySales 會拒絕寫着 "tax invoice" 的標題。參閱 [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 - 要記錄取消登記，請在該登記期間上選擇 **結束**。 ## 例子 5 月，Lim & Co 簽訂了未來 12 個月將帶來 S$1.2 million 應課稅銷售的合約，因此其未來 12 個月的營業額預計將超過 S$1 million。它在作出該預測後 30 天內向 IRAS 申請，並保留已簽訂的合約作為證據。在登記日期之前，Mei Tan 繼續開立不含 GST 的發票。登記日期當天，她在 **系統設定** → **稅務** 下加入該登記，之後日期的發票便會提供 GST 稅率。 ## 常見問題 - **新加坡的 GST 登記門檻是多少？** 一個曆年的應課稅營業額超過 S$1 million，或預計未來 12 個月超過這個金額。 - **登記之前可以收取 GST 嗎？** 不可以。在新加坡，登記日期之前不得收取或代收 GST；在馬來西亞，未登記的企業不得在發票上列示服務稅。 - **澳洲的 GST 門檻是多少？** GST 營業額 A$75,000，非牟利機構為 A$150,000。提供的士載客服務的，不論營業額多少都須登記。 - **紐西蘭的 GST 門檻是多少？** 12 個月營業額 NZ$60,000，不論是過去的還是預計的。 - **要取得日本的發票登記號，必須另行登記嗎？** 登記為合格發票開立人需要另行申請。只有已登記的開立人才可以開立合格發票。 - **可以自願登記嗎？** 在新加坡、澳洲、紐西蘭、馬來西亞和日本都可以。在新加坡，自願登記後最少須維持兩年。 - **香港有 GST 嗎？** 沒有。香港沒有銷售稅、增值稅或 GST。 ## 資料來源 最後核對日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — 我是否需要登記 GST](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/gst-registration-deregistration/do-i-need-to-register-for-gst) - [IRAS — 申請 GST 登記](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/gst-registration-deregistration/applying-for-gst-registration) - [IRAS — GST 自願登記的條件（e-Tax Guide，PDF）](https://www.iras.gov.sg/docs/default-source/e-tax/e-tax-guide_gst-voluntary-registration-conditions.pdf) - [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text)，第 23-5、23-10、23-15 和 144-5 條 - [Federal Register of Legislation — GST Regulations 2019](https://www.legislation.gov.au/F2019L00417/latest/text)，第 23-15.01 和 23-15.02 條 - [Inland Revenue NZ — 登記 GST](https://www.ird.govt.nz/gst/registering-for-gst) - [日本國稅廳 — Tax Answer No. 6501（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6501.htm) - [日本國稅廳 — Tax Answer No. 6498（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6498.htm) - [日本國稅廳 — 合格發票問答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf)，問 26-2 - [RMCD MySST — 企業登記](https://mysst.customs.gov.my/registering-business/) - [RMCD MySST — 2025 年服務稅範圍擴大常見問題](https://mysst.customs.gov.my/faq-expansion-of-service-tax-scope-2025/) - [香港財經事務及庫務局 — 現行稅務政策](https://www.fstb.gov.hk/en/treasury/general/prevailing-tax-policy.htm) - [Brunei Councils of State — 部長談 GST 和增值稅，2025 年 8 月 8 日](https://www.councils.gov.bn/08-08-25-no-current-intention-to-implement-tax-free-month-says-minister/) ## 相關內容 - [公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/) - [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [零稅率與豁免](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/zero-rated-and-exempt/) - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) --- # 零稅率與豁免 > 零稅率、豁免和不在徵稅範圍的銷售有何分別，附各地名稱——GST-free、input taxed、免税、非課税、不課税——及例子。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/zero-rated-and-exempt/ 有三類銷售在發票上不含稅，但在稅務申報表中各有不同的處理：**零稅率**、**豁免**和**不在徵稅範圍**。分別在於該銷售是否計入你的營業額，以及你能否申索自身成本所含的稅款。本頁用各地自己的術語解釋它們。本頁是一般資料，不是稅務或法律意見：在依賴本頁內容之前，請查閱文末的資料來源或諮詢你的會計師。 ## 要點 | | 零稅率 | 豁免 | 不在徵稅範圍 | |---|---|---|---| | 是甚麼 | 按 0% 徵稅的應課稅銷售 | 法律規定不徵稅的銷售 | 完全在稅制之外 | | 新加坡 | 貨品出口、國際服務 | 金融服務、住宅物業、投資用貴金屬 | 在海外出售而從未進入新加坡的貨品、私人交易 | | 澳洲 | **GST-free**（免 GST）：出口、基本食品、醫療服務、教育課程 | **Input taxed**（銷項免稅、進項不可扣減）：金融供應、住宅租金 | 與澳洲無關的銷售 | | 紐西蘭 | 出口、已登記 GST 的雙方之間出售的土地 | 金融服務、住宅租金、逾期罰息 | 沒有獨立術語 | | 日本 | **免税**（出口免稅）：出口和向非居民提供的部分服務 | **非課税**：土地、利息、學校教育、住宅租金 | **不課税**：薪金、捐贈、補貼、股息 | 在新加坡、澳洲和日本，零稅率、GST-free 或出口銷售的成本所含稅款仍可申索。豁免或 input taxed 銷售則不可以，但有少數例外，例如新加坡針對豁免銷售額較小的企業的最低限額（de minimis）規則。 ## 各地規定 ### 新加坡 零稅率供應是按 0%（而不是 9%）徵稅的應課稅供應。貨品出口只有在供應時貨品將會或已經出口、而你持有所需單據的情況下才符合零稅率；服務只有屬於 GST 法令所列的國際服務時才符合零稅率，並非每一項向海外客戶提供的服務都符合。豁免供應包括金融服務、數碼支付代幣、住宅物業的出售和租賃，以及投資用貴金屬。不在徵稅範圍的供應（例如在海外出售而從未進入新加坡的貨品）不收取 GST，亦不在 GST 申報表中申報。用於登記的應課稅營業額計入零稅率供應，但不計入豁免或不在徵稅範圍的供應。在同一張發票上，豁免和零稅率項目須與其他項目區分開來，各自列示合計。 ### 澳洲 GST 法律分為兩類。**GST-free**（免 GST）供應不含 GST；法令中的例子有食品（但不包括在場所內食用的食品）、醫療服務、教育課程和貨品出口。**Input taxed**（銷項免稅、進項不可扣減）供應同樣不含 GST；例子有金融供應和住宅租金。 ### 紐西蘭 零稅率供應在符合要求時按 0% 徵收 GST，例如出口貨品：除非 Inland Revenue 同意延長，貨品必須在納稅義務發生時間後 28 天內離開紐西蘭。已登記 GST 的雙方之間出售的土地，在符合條件時適用零稅率。豁免供應不徵收 GST，亦不計入 GST 申報表：金融服務、住宅租金和就逾期帳款收取的利息都是例子。 ### 日本 日本區分三種處理。**免税**（出口免稅）令出口免於徵稅，相關成本所含稅款仍可扣減；出口證明須保存 7 年。**非課税**（非課稅）涵蓋法律有意不徵稅的交易，例如土地、利息和保險、學校教育和住宅租金。**不課税**（不在徵稅範圍）涵蓋不屬於本地有償業務供應的項目，例如薪金、捐贈、補貼和股息。 ### 馬來西亞和汶萊 馬來西亞服務稅只適用於被列為應課稅的服務；其他服務都不徵稅。部分專業服務在與馬來西亞境外的貨品或土地相關時被排除在外，住宅租賃不徵服務稅。汶萊沒有 GST 或增值稅。 ## 在 easySales 中 - 對於在新加坡已登記 GST 的公司，稅項選項是 **無**、零稅率和 9% 標準稅率，豁免和不在徵稅範圍的稅碼在 **進階稅碼** 下提供。參閱 [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 - **無** 表示稅項尚未決定。開立之前，對話框會詢問這些明細行屬於零稅率、豁免還是不在徵稅範圍，因為它們在申報表中各歸不同的欄。參閱 [開立發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - 澳洲公司可選擇 GST 10%、GST-free、Input taxed 或 BAS excluded；紐西蘭公司可選擇 GST 15%、GST 0% 或 Exempt。參閱[各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/)。 ## 例子 在新加坡已登記 GST 的 Lim & Co，為吉隆坡的一間陳列室做設計，並把傢俬運往當地，同時持有出口單據：這些傢俬適用 0% 零稅率。它亦把自己擁有的一個住宅單位租給租客，這是豁免供應。對於出口，Lim & Co 仍可申索其成本所含的 GST；對於該單位則不可以，除非 IRAS 的最低限額規則容許。只有零稅率銷售計入其應課稅營業額。 ## 常見問題 - **零稅率和豁免有甚麼分別？** 零稅率銷售按 0% 徵稅，其成本所含稅款可以申索。豁免銷售不徵稅，在新加坡其成本所含稅款不可申索。 - **GST 的「不在徵稅範圍」是甚麼意思？** 該銷售完全在 GST 制度之外。在新加坡，你既不就它收取 GST，亦不在申報表中申報它。 - **澳洲的 GST-free 是甚麼？** 澳洲對一類銷售的叫法：它不含 GST，但保留申索其成本所含稅款的權利，例如基本食品和出口。 - **日本的非課税和免税有甚麼分別？** 免税是出口免稅，保留對成本所含稅款的扣減。非課税是法律不徵稅的交易，例如土地或住宅租金。 - **向海外客戶提供的服務可以適用零稅率嗎？** 在新加坡，只有屬於 GST 法令所列的國際服務時才可以；並非每一項向海外客戶提供的服務都符合。 - **零稅率銷售計入 GST 登記門檻嗎？** 在新加坡，計入。豁免和不在徵稅範圍的銷售不計入。參閱 [GST 登記](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/registering-for-gst/)。 ## 資料來源 最後核對日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — 何時收取 GST](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/when-to-charge-goods-and-services-tax-%28gst%29) - [IRAS — 提供國際服務](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/when-to-charge-0-gst-%28zero-rate%29/providing-international-services) - [IRAS — 貨品出口](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/when-to-charge-0-gst-%28zero-rate%29/exporting-of-goods) - [IRAS — 獲豁免 GST 的供應](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/when-is-gst-not-charged/supplies-exempt-from-gst) - [IRAS — 不在徵稅範圍的供應](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/when-is-gst-not-charged/out-of-scope-supplies) - [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text)，第 9-5 條及第 38 和 40 分部 - [Inland Revenue NZ — 零稅率供應](https://www.ird.govt.nz/gst/charging-gst/zero-rated-supplies) - [Inland Revenue NZ — 豁免供應](https://www.ird.govt.nz/gst/charging-gst/exempt-supplies) - [Inland Revenue NZ — GST 指南 IR375（PDF）](https://www.ird.govt.nz/-/media/project/ir/home/documents/forms-and-guides/ir300---ir399/ir375/ir375.pdf) - [日本國稅廳 — Tax Answer No. 6551（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6551.htm) - [日本國稅廳 — Tax Answer No. 6201（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6201.htm) - [日本國稅廳 — Tax Answer No. 6157（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6157.htm) - [RMCD MySST — 企業登記](https://mysst.customs.gov.my/registering-business/) - [RMCD MySST — 2025 年服務稅範圍擴大常見問題](https://mysst.customs.gov.my/faq-expansion-of-service-tax-scope-2025/) ## 相關內容 - [GST 與稅務發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/) - [GST 登記](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/registering-for-gst/) - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) --- # 外幣發票 > 在新加坡、澳洲、紐西蘭、日本和馬來西亞，以 USD 或其他外幣開立的發票如何列示 GST，以及應使用哪個匯率。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/foreign-currency-invoices/ 你可以用客戶自己的貨幣開票，但你的稅務申報以你的貨幣進行。因此，稅法要求把稅額（有時還包括合計）按認可的匯率折算為本地貨幣。本頁列出各地的要求。本頁是一般資料，不是稅務或法律意見：在依賴本頁內容之前，請查閱文末的資料來源或諮詢你的會計師。 ## 要點 | 國家／地區 | 必須以本地貨幣列示的內容 | 匯率 | |---|---|---| | 新加坡 | 不含 GST 合計、GST 和含 GST 合計，以 SGD 列示 | 認可來源（例如 MAS 或本地銀行）的匯率，並一貫使用 | | 馬來西亞 | 服務稅發票上的金額，同時以 MYR 列示 | 提供服務時馬來西亞的賣出匯率 | | 日本 | 按稅率列示的消費稅，以日圓列示 | 與所得稅或法人稅相同；如不可行，採用一貫使用的合理方法 | | 紐西蘭 | 用於 GST 的金額，按納稅義務發生時間以 NZD 列示 | 認可銀行或找換店的買入匯率 | | 澳洲 | 用於 GST 的銷售價值，以 AUD 列示 | 你所選的匯率來源，並一貫使用 | ## 各地規定 ### 新加坡 以外幣開立的稅務發票上的金額，亦必須以新加坡元列示：不含 GST 合計、GST 總額和含 GST 合計。匯率為納稅義務發生時間當天的匯率或與之相近的匯率，來源須是 IRAS 無須批准即接受的來源，例如新加坡金融管理局（MAS）、本地銀行或具信譽的新聞機構。你所用的匯率最少每三個月更新一次，並由首次使用該匯率的會計期間結束起，最少一貫使用一年。稅務發票上以 SGD 列示的 GST 金額，就是客戶申索的進項稅。外幣發票的貸項通知單使用原匯率；對於已登記 GST 的客戶，你亦可以改用當天匯率，只要一貫採用你的選擇。 ### 香港 沒有銷售稅，因此沒有以港元列示金額的規定。 ### 澳洲 應課稅供應的價值以澳元表示，外幣付款按稅務局局長（Commissioner）的決定折算。根據該決定，你把外幣金額除以你所選的匯率（以每 A$1 兌多少外幣表示）——例如澳洲儲備銀行下午 4 時的匯率、外匯機構公布的匯率，或與客戶協定的匯率——並一貫使用。採用權責發生制時，折算日為你收到付款當天，或你所選的交易日或發票日期，兩者中較早者。 ### 紐西蘭 所有用於 GST 的金額均按納稅義務發生時間以紐西蘭貨幣表示。Inland Revenue 表示應按納稅義務發生時間當日的匯率折算，一項公開裁定（public ruling）指明使用認可銀行或找換店的買入匯率。申索 GST 的買方，需要以紐西蘭貨幣列示的應課稅供應資料。 ### 日本 合格發票上的每一個項目都可以使用外文或外幣，只有一項例外：按稅率列示的消費稅必須以日圓列明。匯率按所得稅和法人稅的慣例處理。如果在開立發票時這樣做不可行，一貫使用的合理方法亦可接受，例如採用開立發票當天或結算當天的匯率。外幣稅額在折算前不捨入；日圓稅額只捨入一次。 ### 馬來西亞和汶萊 在馬來西亞服務稅發票上，任何以令吉以外貨幣列示的金額，都須按提供服務時馬來西亞通行的賣出匯率同時以令吉列示。汶萊沒有 GST 或增值稅。 ## 在 easySales 中 - 選擇發票的 **貨幣**；easySales 會建議一個自動匯率，並顯示其來源和日期。選擇 **Change rate**（更改匯率）可自行輸入匯率。參閱[匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/)。 - 發票開立後，其匯率在 PDF、應收帳和對帳單中固定。 - 對於在新加坡已登記 GST 的公司，收取 GST 的外幣發票會列印 **For Singapore GST Purpose Only** 區塊，以 SGD 列示金額；已登記 SST 的馬來西亞公司則會得到以 MYR 列示的 **For Malaysia SST Purpose Only** 區塊。參閱[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - 貸項通知單按其所貸記發票的匯率折算。參閱 [貨幣與匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 ## 例子 在新加坡已登記 GST 的 Lim & Co，向一位已登記 GST 的客戶開票 USD 2,000.00 加 GST USD 180.00。發票日期的 MAS 匯率為 1 USD = 1.3500 SGD。稅務發票列示： | | USD | SGD | |---|---|---| | 不含 GST 合計 | 2,000.00 | 2,700.00 | | GST 9% | 180.00 | 243.00 | | 含 GST 合計 | 2,180.00 | 2,943.00 | Lim & Co 申報 SGD 243.00 為銷項稅，其客戶申索 SGD 243.00 為進項稅。 ## 常見問題 - **在新加坡可以用 USD 開立稅務發票嗎？** 可以，但不含 GST 合計、GST 和含 GST 合計亦必須以 SGD 列示。 - **在新加坡，GST 用哪個匯率？** 來自認可來源（例如 MAS 或本地銀行）、對應納稅義務發生時間的匯率，並一貫使用。 - **以美元開立的日本發票需要日圓金額嗎？** 按稅率列示的消費稅必須以日圓列明。其他內容都可以保留外幣。 - **外幣發票的貸項通知單適用甚麼匯率？** 在新加坡，適用原發票的匯率；對於已登記 GST 的客戶，如果你一貫採用，亦可以用當前匯率。easySales 使用發票的匯率。 - **匯兌損益要計入新加坡 GST 申報表嗎？** 已實現的匯兌淨收益或淨虧損，作為豁免供應填入第 3 欄（Box 3）。 - **開立後可以更改匯率嗎？** 不可以。請用貸項通知單更正該發票，再開立一張新發票。參閱[更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/)。 ## 資料來源 最後核對日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — 外幣交易](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/foreign-currency-transactions) - [IRAS — GST：用於 GST 的匯率（e-Tax Guide，PDF）](https://www.iras.gov.sg/docs/default-source/e-tax/etaxguides_gst_exchange-rates-for-gst-purpose.pdf) - [IRAS — 向客戶開票](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/invoicing-customers) - [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text)，第 9-85 條 - [Federal Register of Legislation — GST Foreign Currency Conversion Determination 2018](https://www.legislation.gov.au/F2018L00724/latest/text) - [Inland Revenue NZ — 公開裁定 BR Pub 04/01（PDF）](https://www.taxtechnical.ird.govt.nz/-/media/project/ir/tt/pdfs/rulings/public/pu04001.pdf) - [Inland Revenue NZ — GST plus 指南 IR546（PDF）](https://www.ird.govt.nz/-/media/project/ir/home/documents/forms-and-guides/ir500---ir599/ir546/ir546-2026.pdf) - [日本國稅廳 — 合格發票問答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf)，問 68 - [RMCD MySST — 開立發票](https://mysst.customs.gov.my/issuing-invoices/) ## 相關內容 - [匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/) - [貨幣與匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/) - [匯兌差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/exchange-differences/) - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) --- # 各地電子發票 > 新加坡（InvoiceNow）、馬來西亞（MyInvois）、澳洲和紐西蘭（Peppol）以及日本（JP PINT 和電子紀錄）的電子發票現況及實施日期。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/e-invoicing-by-country/ **電子發票**是指以結構化數據發送發票，由客戶的軟件或稅務機關直接讀取，而不是發送需要有人重新輸入的 PDF。多個國家現時要求部分企業使用電子發票，並分階段實施。本頁概述各地的現況。本頁是一般資料，不是稅務或法律意見：日期會變動，因此在依賴本頁內容之前，請查閱文末的資料來源或諮詢你的會計師。 ## 要點 | 國家／地區 | 現況 | 受影響對象 | |---|---|---| | 新加坡 | **InvoiceNow**，由 2025 年 11 月 1 日起對已登記 GST 的企業分階段強制實施 | 自願登記者最先；其他所有企業於 2028 年 4 月 1 日至 2031 年 4 月 1 日按規模實施 | | 馬來西亞 | **MyInvois**，自 2024 年 8 月 1 日起分階段強制實施 | 年營業額 RM3 million（300 萬令吉）或以上的企業 | | 澳洲 | **Peppol**，企業自願採用 | 未找到針對企業的強制規定 | | 紐西蘭 | **Peppol**，對政府機構強制 | 由 2027 年 1 月 1 日起，向政府供貨的大型供應商 | | 日本 | Peppol 上的 **JP PINT**；未找到強制規定 | 就所得稅和法人稅而言，以電子方式發送或收到的發票須以電子方式保存 | | 香港、汶萊 | 未找到電子發票強制規定 | — | ## 各地規定 ### 新加坡 根據 **GST InvoiceNow 要求**，已登記 GST 的企業透過支援 InvoiceNow 的解決方案，把銷售和採購發票數據發送給 IRAS。實施日期如下： | 起始日期 | 適用對象 | |---|---| | 2025 年 11 月 1 日 | 在成立後 6 個月內自願登記 GST 的公司 | | 2026 年 4 月 1 日 | 由該日起申請自願登記的所有企業 | | 2028 年 4 月 1 日 | 新的強制登記者，以及年度供應總額不超過 S$200,000 的企業 | | 2029 年 4 月 1 日 | 年度供應總額不超過 S$1 million（100 萬新加坡元） | | 2030 年 4 月 1 日 | 年度供應總額不超過 S$4 million（400 萬新加坡元） | | 2031 年 4 月 1 日 | 年度供應總額超過 S$4 million | 年度供應總額是於 2025 年結束的各期 GST 申報表中第 4 欄（Box 4）的數字。IRAS 已致函 2026 年之前登記的企業，告知其各自的日期。數據涵蓋銷售和採購發票、簡化稅務發票、收據、借項通知單和貸項通知單，須在提交 GST 申報表當天或其截止日期兩者中較早者之前發送。透過 InvoiceNow 發送的 Peppol 發票，即使沒有 "Tax Invoice" 字樣，亦算作稅務發票。 ### 馬來西亞 **MyInvois** 按年營業額分階段實施：2024 年 8 月 1 日起適用於超過 RM100 million 的企業，2025 年 1 月 1 日起超過 RM25 million，2025 年 7 月 1 日起超過 RM5 million，2026 年 1 月 1 日起不超過 RM5 million。年營業額低於 RM3 million 的企業獲豁免，除非某間關聯公司或非個人股東的營業額達到 RM3 million 或以上。對於不超過 RM5 million 這一階段，寬限期持續至 2027 年 12 月 31 日。在你的適用日期之前開立的發票無須轉換。 ### 澳洲 澳洲於 2019 年採用 **Peppol** 框架，企業自願採用。澳洲稅務局（ATO）負責營運該網絡，但看不到你的發票。電子發票用於企業之間以及面向政府的銷售，不用於面向消費者的銷售。 ### 紐西蘭 紐西蘭與澳洲共同使用 Peppol。每年接收或發送超過 2,000 張本地發票的政府機構，須在 2026 年 1 月 1 日之前具備接收或發送電子發票的能力；由 2027 年 1 月 1 日起，它們必須要求大型供應商（收入超過 NZ$33 million 的供應商）提交電子發票。Inland Revenue 接受以電子發票作為提供應課稅供應資料的方式。 ### 日本 數碼廳是日本的 Peppol 主管機構，負責管理 **JP PINT**，即 Peppol 上的日本數碼發票標準。未找到強制使用它的規定。另外，自 2024 年 1 月起，須為所得稅或法人稅保存紀錄的企業，其以電子方式發送或收到的發票、報價單、訂單和收據，須以電子數據形式保存，並具備防篡改措施及可按日期、金額和交易對方搜尋的功能；小型企業的規則較為簡化。僅就消費稅扣減而言，電子發票的列印本亦可接受。 ### 香港和汶萊 兩地均未找到針對企業的官方電子發票強制規定。 ## 在 easySales 中 - easySales 開立的 PDF 發票載有各地稅務發票所要求的欄位。它不會透過 Peppol、InvoiceNow 或 MyInvois 發送發票。參閱 [InvoiceNow](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/invoicenow/)。 - 在 **系統設定** → **稅務** → **電子發票適用日期（InvoiceNow）** 或 **電子發票適用日期（MyInvois）** 下記錄適用於你的日期。easySales 只記錄這個日期。參閱[公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/)。 - 到了你的適用日期，請透過已連接網絡的服務供應商發送電子發票，使用在 easySales 中開立的發票的數字。 ## 例子 Lim & Co 自 2019 年起已登記 GST，其 2025 年第 4 欄供應合計 S$850,000。除非 IRAS 的信函另有日期，它屬於 2029 年 4 月 1 日這一組（不超過 S$1 million）。Mei Tan 在 **電子發票適用日期（InvoiceNow）** 下填寫 2029 年 4 月 1 日，並及早規劃 InvoiceNow 服務供應商。 ## 常見問題 - **新加坡的 InvoiceNow 何時成為強制要求？** 分階段實施：自願登記者為 2025 年 11 月 1 日和 2026 年 4 月 1 日，之後由 2028 年 4 月 1 日至 2031 年 4 月 1 日按年度供應規模實施。 - **馬來西亞的小型企業必須使用電子發票嗎？** 年營業額低於 RM3 million 的企業獲豁免，除非某間關聯公司或非個人股東超過這個金額。 - **澳洲強制使用電子發票嗎？** 未找到針對企業的強制規定：Peppol 是自願採用的。 - **我必須向紐西蘭政府發送電子發票嗎？** 由 2027 年 1 月 1 日起，政府機構必須要求收入超過 NZ$33 million 的大型供應商提交電子發票。 - **在日本，透過電郵收發的發票需要以電子方式保存嗎？** 就所得稅和法人稅而言，需要：自 2024 年 1 月起，它們以電子數據形式保存，小型企業的規則較為簡化。僅就消費稅扣減而言，列印本亦可接受。 - **easySales 會透過 InvoiceNow 或 MyInvois 發送發票嗎？** 不會。它開立稅務發票和 PDF，並記錄你的電子發票適用日期；電子發票由你透過已連接的服務供應商發送。 ## 資料來源 最後核對日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — GST InvoiceNow 要求](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/gst-invoicenow-requirement) - [IRAS — 採用 GST InvoiceNow 要求（e-Tax Guide，PDF）](https://www.iras.gov.sg/docs/default-source/e-tax/etaxguide_gst_invoicenow_requirement.pdf) - [LHDN — 電子發票指引（PDF）](https://www.hasil.gov.my/wp-content/uploads/IRBM-e-Invoice-Guideline.pdf) - [LHDN — 電子發票實施時間表](https://www.hasil.gov.my/en/e-invois/pelaksanaan-e-invois-di-malaysia/garis-masa-pelaksanaan-e-invois/) - [LHDN — 電子發票一般常見問題（PDF）](https://www.hasil.gov.my/media/0xqitc2t/lhdnm-e-invoice-general-faqs.pdf) - [business.gov.au — 電子發票](https://business.gov.au/finance/payments-and-invoicing/e-invoicing) - [Australian Treasury — 強制採用電子發票的方案（PDF，2020 年）](https://treasury.gov.au/sites/default/files/2020-11/c2020122716.pdf) - [New Zealand Government Procurement — 第 44 條規則：電子發票能力](https://www.procurement.govt.nz/government-procurement-framework/government-procurement-rules/procurement-system-requirements/einvoicing-capability/) - [Inland Revenue NZ — 應課稅供應資料如何運作](https://www.ird.govt.nz/gst/tax-invoices-for-gst/how-tax-invoices-for-gst-work) - [日本數碼廳 — 電子發票（日文）](https://www.digital.go.jp/policies/electronic_invoice) - [日本國稅廳 — 電子交易數據的保存（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_01.pdf) - [日本國稅廳 — 合格發票問答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf)，問 85 ## 相關內容 - [InvoiceNow](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/invoicenow/) - [公司與稅務](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/company-and-tax/) - [保存紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/keeping-records/) - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) --- # 保存紀錄 > 發票、收據和業務紀錄要保存多久——新加坡和澳洲 5 年，香港、紐西蘭、日本、馬來西亞和汶萊 7 年——以及電子保存。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/keeping-records/ 稅務機關可以在你提交申報表多年後進行審查，而你的發票、收據和貸項通知單就是證據。每個地方都規定了最短保存期，並說明何時電子副本已經足夠。本頁比較各地規則。本頁是一般資料，不是稅務或法律意見：在依賴本頁內容之前，請查閱文末的資料來源或諮詢你的會計師。 ## 要點 | 國家／地區 | 最少保存 | 起計點 | |---|---|---| | 新加坡 | 5 年 | GST 會計期間結束時；所得稅由相關課稅年度起計 | | 澳洲 | 5 年 | 交易完成時，或在評稅仍可被覆核期間保存更久 | | 香港 | 7 年 | 利得稅紀錄；公司會計紀錄為財政年度結束後 7 年 | | 紐西蘭 | 7 年 | 業務紀錄 | | 日本 | 7 年 | 課稅期間結束後兩個月；有虧損結轉的年度為 10 年 | | 馬來西亞 | 7 年 | 紀錄所涉的最後日期（服務稅和銷售稅） | | 汶萊 | 7 年 | 用於所得稅的公司紀錄 | 請保存你開立的發票和收到的發票，以及貸項通知單、收據和支持零稅率或出口的單據。 ## 各地規定 ### 新加坡 所有 GST 紀錄須由會計期間結束起最少保存 5 年，公司稅務紀錄須由相關課稅年度起最少保存 5 年。這包括你開立的稅務發票和供應商給你的稅務發票；你無須隨申報表提交它們。電子紀錄無須向 IRAS 申請即可使用，只要符合其紀錄保存指引。如果更換會計軟件，舊交易無須遷移，但必須在最少 5 年內保持可供查閱。遺失證明出口的單據，意味着要把該銷售視為本地銷售並申報 9% GST。 ### 香港 每間企業都須以中文或英文保存足夠的紀錄最少 7 年：帳簿、憑單、銀行月結單、發票和收據。以電子方式保存的原始單據影像，符合《電子交易條例》的條件時即可接受。公司亦須把會計紀錄保存至其所涉財政年度結束後 7 年。 ### 澳洲 GST 紀錄須保存至交易完成後 5 年與評稅可被覆核期間兩者中較長者。開立接收方自製稅務發票的企業，須把這些發票或其副本保存 5 年。 ### 紐西蘭 業務紀錄須保存 7 年，使用英文或毛利文，除非 Inland Revenue 另行同意。 ### 日本 你開立的合格發票副本和收到的發票，須由課稅期間結束後兩個月當天起保存 7 年。就進項稅而言，在第 6 和第 7 年，帳簿或發票只需保存其中之一，無須兩者都保存。就法人稅而言，帳簿和單據保存 7 年，有虧損結轉的年度保存 10 年。就所得稅和法人稅而言，以電子方式發送或收到的發票及其他單據須以電子數據形式保存；就消費稅扣減而言，電子發票的列印本亦可接受。參閱 [各地電子發票](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/e-invoicing-by-country/)。 ### 馬來西亞和汶萊 馬來西亞服務稅和銷售稅的紀錄——發票、收據、貸項通知單和借項通知單——須以馬來文或英文保存 7 年，保存地點在馬來西亞境內（除非總監另行准許），可以是紙本或電子形式。在汶萊，公司須為所得稅目的把其業務交易的充分紀錄（例如銷售、收據和發票）保存 7 年。 ## 在 easySales 中 - 已開立的發票不能刪除，只能取消，其編號會保留在紀錄中；已作廢的貸項通知單同樣保留在紀錄中。參閱[開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)。 - 已開立的發票保留開立時的客戶名稱、地址和稅務資料，因此重新列印的發票與客戶收到的一致。參閱[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - 審計紀錄會記下更改、下載和紀錄檢視。參閱[審計紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/audit-trail/)。 - 如需保留你自己的副本，可以把已開立的發票和貸項通知單匯出為檔案或 PDF 的 ZIP 壓縮檔。參閱 [會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/)。 ## 例子 Lim & Co 的 GST 會計期間於 2026 年 12 月 31 日結束。在新加坡，它把該期間的發票、收據和貸項通知單最少保存至 2031 年 12 月 31 日。它在香港的姊妹公司把 2026 年的紀錄最少保存 7 年，即保存至 2033 年。 ## 常見問題 - **在新加坡，發票需要保存多久？** 由 GST 會計期間結束起最少 5 年。 - **香港公司的會計紀錄應保存多久？** 最少 7 年。 - **發票可以用電子方式保存，而不是紙本嗎？** 新加坡、香港和馬來西亞接受符合其條件的電子紀錄。在日本，就所得稅和法人稅而言，以電子方式發送或收到的發票須以電子方式保存。 - **除了開立的發票，收到的發票也要保存嗎？** 要。在新加坡和日本，兩者都在規則中列明。 - **在新加坡遺失出口單據會怎樣？** 該銷售會被視為本地銷售，你須為其申報 9% GST。 - **日本的發票副本保存多久？** 由課稅期間結束後兩個月當天起 7 年。 ## 資料來源 最後核對日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — 保存紀錄](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/keeping-records) - [IRAS — 公司的紀錄保存要求](https://www.iras.gov.sg/taxes/corporate-income-tax/basics-of-corporate-income-tax/record-keeping-requirements) - [IRAS — 向客戶開票](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/invoicing-customers) - [香港稅務局 — 備存紀錄](https://www.ird.gov.hk/eng/tax/bus_rke.htm) - [香港稅務局 — 以電子形式備存的業務紀錄（PDF）](https://www.ird.gov.hk/eng/pdf/pam60e.pdf) - [香港公司註冊處 — 《公司條例》第 9 部（PDF）](https://www.cr.gov.hk/en/companies_ordinance/docs/part9-e.pdf)，第 377 條 - [Federal Register of Legislation — Taxation Administration Act 1953](https://www.legislation.gov.au/C1953A00001/latest/text)，附表 1 第 382-5 條 - [Federal Register of Legislation — Recipient Created Tax Invoice Determination 2023](https://www.legislation.gov.au/F2023L00785/latest/text) - [Inland Revenue NZ — GST 指南 IR375（PDF）](https://www.ird.govt.nz/-/media/project/ir/home/documents/forms-and-guides/ir300---ir399/ir375/ir375.pdf) - [日本國稅廳 — 合格發票問答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf)，問 79 和 85 - [日本國稅廳 — Tax Answer No. 5930（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm) - [日本國稅廳 — Tax Answer No. 6625（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm) - [日本國稅廳 — 電子交易數據的保存（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_01.pdf) - [RMCD MySST — 服務稅常見問題](https://mysst.customs.gov.my/faq-services-tax/) - [MOFE Brunei — 所得稅](https://www.mofe.gov.bn/div_revenue_typesoftaxes_incometax/) ## 相關內容 - [審計紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/audit-trail/) - [會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/) - [各地電子發票](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/e-invoicing-by-country/) - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) --- # 壞帳寬免 > 在新加坡、澳洲、紐西蘭、日本和馬來西亞，客戶一直未付款的發票，何時可以取回已繳的 GST 或稅款，以及需要保留甚麼。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/bad-debt-relief/ 按權責發生制開票時，你在客戶付款之前便要為銷售繳稅。如果客戶一直不付款，**壞帳寬免**讓你在符合條件時，取回為未付部分已繳的稅款。本頁比較這些條件。本頁是一般資料，不是稅務或法律意見：在依賴本頁內容之前，請查閱文末的資料來源或諮詢你的會計師。 ## 要點 | 國家／地區 | 主要條件 | 期限 | |---|---|---| | 新加坡 | 已在帳目中撇銷；由供應日期起滿 12 個月，或債務人更早無力償債；已採取合理措施追收 | 須在供應日期起計 5 年內申請 | | 澳洲 | 已作為壞帳撇銷，或已逾期 12 個月或以上；不適用於收付實現制 | — | | 紐西蘭 | 實際已撇銷，而不只是作出準備；不適用於付款制，少數例外除外 | — | | 日本 | 發生法律所列的事由之一，例如經法院批准的債權削減，或債務人明顯無力償還 | — | | 馬來西亞 | 已作為壞帳撇銷，且已盡一切合理努力追收 | 須在繳納服務稅後 6 年內 | 如果客戶之後付款，你須退回已取回的稅款。香港和汶萊沒有銷售稅；在當地，壞帳改為在所得稅中扣除。 ## 各地規定 ### 新加坡 已登記 GST 的供應商可以申請壞帳寬免，取回已向 IRAS 繳納的銷項稅。條件包括：你以收取款項為代價提供了貨品或服務，並已就該供應申報及繳納 GST；已在帳目中撇銷全部或部分債務；由供應日期起已滿 12 個月，或債務人更早已無力償債；並且已採取合理措施追收。供應的價值不得超過其公開市值；如屬貨品，擁有權必須已轉移給客戶。你須在供應日期起計 5 年內，在 GST 申報表的第 7 欄（Box 7）申請，並在第 11 欄（Box 11）標記 "Yes"。客戶之後付款時，你須向 IRAS 退還 GST。 ### 香港 沒有銷售稅。就利得稅而言，壞帳和呆帳可以扣除，之後收回的款項在收到時計為收入。 ### 澳洲 當你把債務作為壞帳撇銷時，或當它已逾期 12 個月或以上時，你可以作債務額十一分之一的減少調整。如果你採用收付實現制計算，則不能作此調整。之後收回債務會產生增加調整。 ### 紐西蘭 採用發票制或混合制時，你可以在撇銷當期，就撇銷金額的二十三分之三申請調整。債務必須實際撇銷；只作出壞帳準備並不足夠。請保留你為追收而採取措施的紀錄。如果之後收回債務，你須就收回金額的二十三分之三申報。 ### 日本 壞帳所含的消費稅，在壞帳發生的期間扣除。國稅廳列舉的主要例子包括：重整或更生計劃削減了債權、債務人明顯無力全數償還、在債權人會議上議定的削減，或在債務人長期無力償還後以書面形式豁免債務。只有在發生規則認可的事由之一時，才可以扣除；請保留證明該事由的單據。 ### 馬來西亞和汶萊 就馬來西亞服務稅而言，當債務已在你的帳目中作為壞帳撇銷，而總監信納你已盡一切合理努力追收時，你可以申請退還稅款。須在你繳納服務稅之日起六年內申請。如果客戶之後付款，你須按比例退還。汶萊沒有 GST 或增值稅；壞帳可在所得稅中扣除，之後收回的款項計為收入。 ## 在 easySales 中 - 在發票的 **···** 選單中選擇 **撇銷為壞帳…**，輸入金額、日期和 **原因**，並在 **已採取的追收措施** 中說明。參閱 [追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **稅務寬免** 面板按貴公司所在國家／地區的規則顯示 **狀態**（**可申請**、**尚不可申請**、**不適用** 或 **未判斷**）、**最早可申請日**、**申請截止日** 和 **稅額部分**，並把這項判斷隨撇銷一併儲存。 - 如果客戶最終付款，請在 **壞帳** 分頁上選擇 **登記收回**；已申請的寬免會按比例退還。 - 撇銷不是貸項通知單：不會通知客戶，客戶仍欠這筆錢。 ## 例子 Lim & Co 於 2025 年 8 月 15 日向 Kopi Corner 開票 SGD 1,090.00（SGD 1,000.00 加 GST SGD 90.00），並已向 IRAS 繳納 GST。這間店對催款提醒和律師信都置之不理。2026 年 9 月 29 日，已超過供應日期 12 個月，Mei Tan 撇銷全數。Lim & Co 在下一期 GST 申報表中申請 SGD 90.00 的壞帳寬免，遠在 2025 年 8 月 15 日起計 5 年之內。 如果 Kopi Corner 之後支付了 SGD 545.00，即債務的一半，Lim & Co 須向 IRAS 退還 SGD 45.00 的 GST。 ## 常見問題 - **甚麼是 GST 壞帳寬免？** 一種取回你就客戶一直未付款的發票向稅務機關繳納的 GST 的方式。 - **在新加坡，甚麼時候可以申請壞帳寬免？** 債務已在帳目中撇銷，由供應日期起已滿 12 個月或債務人已無力償債，並且你已採取合理措施追收。 - **申請期限有多長？** 在新加坡，由供應日期起計 5 年。在馬來西亞，由繳納服務稅起計六年。 - **採用收付實現制可以申請壞帳寬免嗎？** 在澳洲不可以；在紐西蘭，採用付款制時亦不可以，少數情況除外。採用收付實現制時，稅款跟隨你收到的付款，因此未付金額沒有需要取回的稅款。 - **在日本，甚麼算作消費稅上的壞帳？** 發生規則認可的事由之一，例如經法院批准、削減債權的計劃，或債務人明顯無力全數償還。請保留證明該事由的單據。 - **申請寬免後客戶又付款，該怎麼辦？** 你須按收回金額的比例退還稅款。 ## 資料來源 最後核對日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — 壞帳寬免](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/claiming-gst-%28input-tax%29/common-scenarios---do-i-claim-gst/bad-debt-relief) - [香港稅務局 — 稅務簡介（PDF）](https://www.ird.gov.hk/eng/pdf/tax_guide.pdf) - [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text)，第 21 分部 - [Inland Revenue NZ — GST 指南 IR375（PDF）](https://www.ird.govt.nz/-/media/project/ir/home/documents/forms-and-guides/ir300---ir399/ir375/ir375.pdf) - [日本國稅廳 — Tax Answer No. 6367（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6367.htm) - [RMCD MySST — Service Tax Act 2018（PDF）](https://mysst.customs.gov.my/wp-content/uploads/2025/03/Service-Tax-Act-2018.pdf)，第 35 和 36 條 - [MOFE Brunei — 所得稅](https://www.mofe.gov.bn/div_revenue_typesoftaxes_incometax/) ## 相關內容 - [追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [貸項與借項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/credit-and-debit-notes/) - [保存紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/keeping-records/) - [各國稅務與發票規則](https://easysales.work/zh-hant/help/reference/country-tax-rules/) --- # 報價單與訂單 > 報價單和客戶採購訂單在開票之前有何作用、在新加坡如何含 GST 報價，以及澳洲和紐西蘭由買方開立的發票。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/quotations-and-orders/ **報價單**是你的要約：你願意出售的價格和條款。**採購訂單**是客戶確認要購買。兩者都不向客戶收款，但都是交易的證據，稅法在少數地方提到它們。本頁講解這些地方。本頁是一般資料，不是稅務或法律意見：在依賴本頁內容之前，請查閱文末的資料來源或諮詢你的會計師。 ## 要點 - 報價單和採購訂單都不是發票。你開票時，才開立稅務發票。 - 在新加坡，已登記 GST 的企業向公眾報價時必須**含 GST**；單獨寫 "$100 + GST" 是不可接受的。 - 已接受的報價單和已確認的採購訂單是證據：在新加坡可作為 GST 登記預測的證據，亦可作為支持不在徵稅範圍銷售的交貨條款的證據。 - 在新加坡、澳洲和紐西蘭，買方可以根據協議代替你開立稅務發票；在日本，經確認的買方採購明細書可以起同樣的作用。 - 在日本，就所得稅和法人稅而言，以電子方式往來的報價單和訂單須以電子數據形式保存。 ## 各地規定 ### 新加坡 如果你已登記 GST，你向公眾展示和報出的價格都必須含 GST，無論是書面還是口頭，無論是在價錢牌、廣告還是網站上。只要含 GST 價格最少同樣顯眼，你可以同時列示兩種價格，但不能只寫 "Prices stated are exclusive of GST"（所列價格不含 GST）而不列含稅價格。違反規定可被處以最高 S$5,000 的罰款。收取服務費的酒店和餐飲場所，可以列示不含 GST 的價格，但須附上顯眼的聲明，例如 "Prices are subject to GST and service charge"（價格須另加 GST 和服務費）。IRAS 亦把銷售訂單和形式發票列為 GST 所指不屬於發票的單據。當你按營業額預測登記 GST 時，已接受的報價單和已確認的採購訂單可作為支持；對於不在徵稅範圍的銷售，列明交貨條款的採購訂單屬於須保留的支持單據。在**自行開票**（self-billing）安排下，已登記 GST 的客戶在完成 IRAS 的資格自我審查後，可以代替你編製稅務發票；無須 IRAS 另行批准。 ### 香港 沒有銷售稅，因此沒有把報價單與稅務掛鈎的價格展示規則。報價單和採購訂單仍是有用的業務紀錄；參閱[保存紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/keeping-records/)。 ### 澳洲 稅務發票除其他要求外，必須清楚表明它擬作為稅務發票。根據接收方自製稅務發票規則，與政府相關的實體和大型企業可以為其所購項目開立稅務發票，其他已登記 GST 的買方在由其釐定價值的情況下亦可以這樣做。雙方均已登記，訂有書面協議，買方在 28 天內開立並保存 5 年，而你作為供應商不為這些銷售開立自己的稅務發票。 ### 紐西蘭 向已登記 GST 的賣方採購的已登記 GST 買方，在雙方同意只由買方提供的情況下，可以提供**買方自製**（buyer-created）的應課稅供應資料，無須 Inland Revenue 批准。它須列明雙方的 GST 號碼。就未來供應招標的企業，須在招標廣告中說明投標價是否須含 GST。 ### 日本 單據叫甚麼，並不決定它是否合格發票：決定的是內容。買方自行編製的採購明細書（仕入明細書），在經供應商確認並列明供應商的登記號後，可以作為其稅額扣減所用的發票。就所得稅和法人稅而言，以電子方式發送或收到的報價單、訂單、合約和發票屬於電子交易數據，須以電子方式保存。 ### 馬來西亞和汶萊 未找到馬來西亞關於服務稅下報價單或採購訂單的官方說明。汶萊沒有 GST 或增值稅。 ## 在 easySales 中 - 報價單以附有 `QD-` 編號的草稿開始，在你定稿時獲得 `QN-` 編號。參閱[報價單定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)。 - 為你的報價設定 **到期日**。已過期的報價單仍為 **進行中**，並顯示一項提示。 參閱[建立報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/create-a-quotation/)。 - 選擇 **標記為已發送**，記錄客戶收到報價單的日期，以便跟進提醒由那天起計。參閱[標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/)。 - 客戶確認後，選擇 **生成發票**，並在發票上填寫對方的 **客戶訂單號**，方便對方的會計團隊對帳。參閱[從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/)。 ## 例子 在新加坡已登記 GST 的 Lim & Co，向一位業主報價廚房設計。報價單列示 SGD 3,000.00、GST 9% SGD 270.00 及合計 SGD 3,270.00，合計最少與不含 GST 價格同樣顯眼，因此該報價單符合規定。只寫 "SGD 3,000.00 + GST" 則不符合 IRAS 的價格展示規定。 Harbour Café 接受了一張報價單，並發來採購訂單 PO-7781。Daniel Lim 生成發票時，把 PO-7781 填為 **客戶訂單號**。 ## 常見問題 - **報價單是稅務發票嗎？** 不是。報價單是要約，不是要求付款的帳單；在新加坡，GST 所指的發票是要求付款的單據。開票時請開立稅務發票。 - **在新加坡，報價必須含 GST 嗎？** 已登記 GST 的企業向公眾報出的價格必須含 GST。只要含稅價格最少同樣顯眼，亦可以同時列示不含 GST 的價格。 - **報價單和採購訂單有甚麼分別？** 報價單是賣方的要約；採購訂單是買方確認要購買。 - **客戶可以替我開立稅務發票嗎？** 經雙方同意時可以：在新加坡透過自行開票，在澳洲根據接收方自製稅務發票規則，在紐西蘭作為買方自製的應課稅供應資料。 - **報價單和採購訂單需要保存嗎？** 它們可以支持你的紀錄，例如在新加坡支持 GST 登記預測或不在徵稅範圍的銷售。在日本，就所得稅和法人稅而言，電子形式的報價單和採購訂單須以電子方式保存。 - **報價單過期後會怎樣？** 在 easySales 中，它仍為 **進行中**；到期日只會顯示一項提示。請與客戶確認報價是否仍然有效。 ## 資料來源 最後核對日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — 向客戶開票](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/invoicing-customers) - [IRAS — 展示和報出價格](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/displaying-and-quoting-prices) - [IRAS — 何時在 GST 申報表中申報供應](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/when-to-report-supplies-in-gst-returns) - [IRAS — 我是否需要登記 GST](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/gst-registration-deregistration/do-i-need-to-register-for-gst) - [IRAS — 不在徵稅範圍的供應](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/when-is-gst-not-charged/out-of-scope-supplies) - [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text)，第 29-70 條 - [Federal Register of Legislation — Recipient Created Tax Invoice Determination 2023](https://www.legislation.gov.au/F2023L00785/latest/text) - [Inland Revenue NZ — 買方自製的應課稅供應資料](https://www.ird.govt.nz/gst/tax-invoices-for-gst/buyer-created-taxable-supply-information) - [Inland Revenue NZ — GST 指南 IR375（PDF）](https://www.ird.govt.nz/-/media/project/ir/home/documents/forms-and-guides/ir300---ir399/ir375/ir375.pdf) - [日本國稅廳 — Tax Answer No. 6625（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm) - [日本國稅廳 — 電子交易數據的保存（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_01.pdf) ## 相關內容 - [報價單還是發票](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/quotation-vs-invoice/) - [形式發票](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/proforma-invoices/) - [從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/) - [GST 登記](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/registering-for-gst/) --- # 小貼士 > easySales 實用小貼士——更快找到紀錄、發送單據、先收訂金、追收逾期發票、月底結帳，以及保障帳戶安全。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/overview/ 每則小貼士幾分鐘便能讀完，回答一個實際問題：在 easySales 更快完成某件事的方法，或者小型企業的一個好習慣，以及在這裏具體怎樣做。需要細節時，每則都連結到完整的說明頁面。 ## 尋找與整理 - [快速找到任何紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/find-anything-fast/) - [篩選清單](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/filter-a-list/) - [設定清單顯示的欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/choose-list-columns/) - [把資料匯出到 Excel](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/export-to-excel-or-pdf/) - [從試算表匯入客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/import-customers-from-a-spreadsheet/) - [在手機上使用 easySales](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/use-easysales-on-your-phone/) ## 報價、發票與跟進 - [把報價單或發票發給客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/send-a-quotation-or-invoice/) - [重複的工作直接沿用舊報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/reuse-a-quotation/) - [產品只需設定一次](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/add-products-once/) - [令單據編號整齊易讀](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/keep-document-numbers-tidy/) - [不再漏跟任何報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/never-miss-a-follow-up/) - [顧客付款時收到通知](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/get-told-when-a-customer-pays/) - [每月帳單自動產生](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/automate-monthly-billing/) ## 收款與對帳習慣 - [開工前先收訂金](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/take-a-deposit-before-you-start/) - [工程分階段開票](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/bill-a-project-in-stages/) - [每星期十分鐘追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/chase-overdue-invoices-weekly/) - [月底給顧客發對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/send-a-month-end-statement/) - [處理銀行手續費和少付](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/handle-bank-charges-and-short-payments/) - [月底結帳清單](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/month-end-checklist/) - [發票開錯了，用正確方法更正](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/fix-a-wrong-invoice-the-right-way/) - [用客戶的貨幣開發票](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/invoice-in-a-foreign-currency/) - [報價前先看毛利](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/check-your-margin-before-you-quote/) ## 團隊、安全與 AI - [為新銷售員設定合適的權限](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/give-a-new-salesperson-the-right-access/) - [兩分鐘保護好你的帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/secure-your-account-in-two-minutes/) - [把 Claude 或 ChatGPT 連接到 easySales](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/connect-an-ai-assistant/) - [向助手查詢你的數字](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/ask-the-assistant-about-your-numbers/) ## 常見問題 - **小貼士和銷售實戰手冊有甚麼不同？** 每則小貼士只講一件事怎樣做。[銷售實戰手冊](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/overview/)則按步驟講完一宗生意，由第一次查詢到收款。 - **小貼士會提供稅務或法律意見嗎？** 不會。它們介紹一般的良好做法，以及在 easySales 怎樣做。各地的具體規定請參閱[開票知識](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/overview/)，並諮詢你的會計師。 - **為甚麼我看不到小貼士提到的按鈕？** 你的角色可能沒有這項操作的權限，或者螢幕比小貼士假設的窄。參閱[角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/)。 ## 相關內容 - [銷售實戰手冊](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/overview/) - [開票知識](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/overview/) - [頭 30 分鐘](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/your-first-30-minutes/) --- # 快速找到任何紀錄 > 如何在 easySales 幾秒內找到客戶、聯絡人、報價單或發票——在頂欄搜尋欄輸入名稱或單號的一部分，或按 / 開始搜尋。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/find-anything-fast/ 客戶打電話來問「尾號 319 那張發票」。不用打開 **發票** 清單一頁一頁翻，在頂欄的搜尋欄輸入幾個字元，直接從結果中打開紀錄。 ## 點樣做 1. 在任何文字框以外按 **/**，或選擇寫着 *搜尋客戶、聯絡人、單據…* 的搜尋欄。螢幕較窄時，它是頂欄中的一個搜尋按鈕。 2. 輸入名稱或單號的一部分便可以：輸入 319 會找到 INV-10000319，輸入「harb」會找到 Harbour Café。 3. 結果分為 **客戶**、**聯絡人**、**單據** 和 **商機** 幾組，每組最多五項。單據會標明是 **報價單** 還是 **發票**；聯絡人旁邊會顯示所屬客戶。 4. 用方向鍵和 **Enter**，或直接選擇結果，便可打開它。按 **Esc** 關閉結果清單。 搜尋欄比對的內容： - **客戶**：按名稱。 - **聯絡人**：按聯絡人本人的姓名或所屬客戶的名稱，所以輸入公司名稱也會列出這間公司的人。 - **報價單** 和 **發票**：按單號或名稱。 - **商機**：按名稱。 需要多於五項結果，或要按搜尋欄不比對的內容尋找時，便到該模組自己的清單搜尋。清單的搜尋欄會寫明它搜尋甚麼：**聯絡人** 清單按聯絡人、客戶、電郵或電話搜尋，**發票** 清單按發票編號或客戶搜尋。 ## 為甚麼有用 你完全跳過了清單：不用打開模組，不用清除篩選，也不用翻頁。搜尋涵蓋你的角色可以列出的所有紀錄，不會顯示角色不准列出的紀錄，所以權限為 **Own records only**（只限自己的紀錄）時，你只會看到自己的紀錄。 ## 例子 Harbour Café 的經理致電 Mei Tan，問咖啡店還欠多少錢。Mei 按 **/**，輸入「harbour」。Harbour Café 出現在 **客戶** 下，經理出現在 **聯絡人** 下。她在客戶上按 **Enter**，電話還未掛線，便已讀到標題下方的 **應收餘額**。 ## 常見問題 - **為甚麼頂欄搜尋找不到電郵地址或電話號碼？** 它只比對名稱和單號。請在 **聯絡人** 清單的搜尋欄輸入電郵地址或電話號碼。 - **怎樣查看某個客戶的所有發票？** 頂欄搜尋最多只顯示五張發票。打開 **發票**，在它的搜尋欄輸入客戶名稱。清單的篩選仍然有效，打開時只顯示 **未付款** 和 **部分付款**；要看已付款的發票，請放寬 **狀態** 篩選。 - **頂欄搜尋能找到貸項通知單嗎？** 不能。請在 **貸項通知單** 清單搜尋，它可以按貸項通知單編號、發票或客戶尋找。 - **我肯定存在的紀錄為甚麼沒有出現在結果中？** 可能你的角色不能列出這類紀錄，或者這類紀錄的相符結果多於五項。請多輸入一些名稱或單號。 ## 相關內容 - [工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/) - [清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/) - [客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/) - [追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/) --- # 篩選清單 > 如何在 easySales 按狀態、銷售員和日期篩選發票或報價單清單，用日期預設快速選期間，處理時保留篩選好的清單。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/filter-a-list/ 由開始使用至今的全部發票，清單太長，沒法逐張看。篩選可以把它收窄到你今天要處理的那些，例如某位銷售員上個月未付款的發票。 ## 點樣做 1. 打開清單，例如 **發票**。它打開時只顯示 **未付款** 和 **部分付款**；**報價單** 打開時只顯示 **草稿** 和 **進行中**。 2. 在電腦上，直接在清單上方的工具列更改 **狀態** 或 **銷售員**，更改後即時生效。 3. 其他條件，例如 **發票日期** 或 **到期日**，請選擇 **篩選**，設定條件後選擇 **套用篩選**。 4. 日期範圍可以直接揀預設，不用輸入：**This month**（本月）、**Last month**（上月）、**This quarter**（本季）、**This year**（今年）或 **Last 30 days**（最近 30 天）。 5. 在 **篩選** 中設定的每個條件都會以標籤形式顯示在清單上方，用標籤上的 × 移除。**清除篩選** 會移除所有條件（包括狀態），並清空搜尋欄。 6. 逐筆處理結果時，在瀏覽器新分頁中打開每筆紀錄：按住 Ctrl 點擊（Mac 上按住 ⌘ 點擊）或用滑鼠中鍵點擊它的單號或名稱。篩選好的清單在原本的分頁中保持不變。 **貸項通知單**、**商機**、**產品**、**採購訂單** 和 **送貨單** 也有各自的篩選，放在工具列或 **篩選** 中。**客戶** 和 **聯絡人** 沒有篩選，請用清單上方的搜尋欄收窄範圍。 ## 為甚麼有用 搜尋、篩選和排序作用於你的角色可以列出的所有紀錄，而不只是螢幕上這一頁，所以排序後的第一行確實是第一筆。在新分頁中打開紀錄很重要，因為離開清單後篩選條件不會保留：再次打開 **發票**，它又會由 **未付款** 和 **部分付款** 開始。 ## 例子 11 月 3 日，Daniel Lim 要追收 10 月到期未付的款項。在 **發票** 上，工具列已經顯示 **未付款** 和 **部分付款**。他選擇 **篩選**，在 **到期日** 下揀 **Last month**，然後選擇 **套用篩選**；清單現在只有 10 月到期、未付款或部分付款的發票。他按 **到期日** 排序，按住 Ctrl 逐張點開發票，記錄他的電話溝通；原本的清單一直留在第一個分頁。 ## 常見問題 - **easySales 會記住我的篩選條件嗎？** 不會記住條件的值。每次打開清單，它都由自己的預設篩選開始。會儲存的是 **篩選** 框詢問哪些條件：在 **報價單** 和 **發票** 的 **欄位設定** 中的 **篩選條件** 分頁選擇。 - **可以把篩選好的檢視儲存下來重複使用嗎？** 沒有儲存篩選檢視的功能。處理期間把清單留在獨立的瀏覽器分頁，或者使用會隨日曆移動的日期預設，例如 **Last month**。 - **為甚麼我的清單沒有銷售員篩選？** 你的角色是 **Own records only**（只限自己的紀錄），清單本來就只有你自己的紀錄。 - **可以按公司自己加入的欄位篩選嗎？** 在 **報價單** 和 **發票** 上可以：管理員在 **系統設定** → **自訂欄位** 中為該欄位剔選 **可篩選**，之後便能在 **篩選條件** 分頁把它加進來。 ## 相關內容 - [清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/) - [追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [自訂欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/custom-fields/) - [加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/) --- # 設定清單顯示的欄位 > 如何在 easySales 清單顯示需要的欄位——用欄位設定加入、排序、改名和調整闊度，只給自己用或給全公司使用。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/choose-list-columns/ 如果你要逐張打開發票才看到還欠多少，就是清單少了你需要的那一欄。加一次，以後每次打開清單都能直接看到答案。 ## 點樣做 1. 在電腦上打開清單，例如 **發票**。**欄位設定** 是清單上方工具列最右邊的圖示，選擇它。 2. 在頂部選擇 **我的檢視** 或 **全公司預設**。沒有 **System**（系統）**Edit**（編輯）權限時不會出現這個選擇，你的更改只適用於你自己。 3. 在 **欄位** 分頁中，剔選 **可用欄位** 下的一欄，它會移到 **已選欄位**。 4. 用箭咀排列欄位次序，需要的話輸入較短的標題，再選擇闊度：**自動**、**窄**、**中** 或 **寬**。 5. 清單很闊時，剔選 **橫向捲動時固定第一欄**。 6. 選擇 **完成**。每項更改在你操作時已經儲存。 **客戶**、**聯絡人**、**報價單**、**發票**、**貸項通知單**、**商機**、**產品**、**用戶帳戶** 和 **採購訂單** 都可以這樣設定。**潛在客戶** 和 **送貨單** 的欄位是固定的。 ## 為甚麼有用 合適的欄位令清單變成工作檢視：**發票** 上加 **應收餘額** 方便追款，**聯絡人** 上加 **流動電話** 方便逐個致電。**我的檢視** 只更改你自己的檢視，所以不用徵求任何人同意。管理員可以用 **全公司預設** 為大家設定一個合適的起點；已經設定了自己檢視的同事會保留自己的設定。 ## 例子 Mei Tan 想不打開發票便看到誰還欠多少。她在 **發票** 上打開 **欄位設定**，保持 **我的檢視**，剔選 **應收餘額** 和 **銷售員**。她把 **應收餘額** 移到 **已選欄位** 的最上面，並把 **銷售員** 設為 **窄**。她操作時側欄後面的清單隨之變化；最後她選擇 **完成**。同事的清單沒有變化。 ## 常見問題 - **為甚麼我新加的欄位在手提電腦上不顯示？** 視窗闊度小於 1100 像素時，**發票** 清單會隱藏可選欄位。把視窗拉闊到 1100 像素或以上，這些欄位便會重新出現。 - **可以在手機上設定欄位嗎？** 不可以。手機上不提供 **欄位設定**，請在電腦上設定。 - **怎樣還原我的更改？** 在 **欄位設定** 中，在 **我的檢視** 下選擇 **還原預設**，便會回到公司的預設檢視。在 **全公司預設** 下選擇 **還原預設**，會把公司的檢視還原為標準欄位。 - **改了欄位標題，會否在其他地方也改掉這個欄位名稱？** 不會。你輸入的標題只用在這個清單上，按頂部的選擇只對你自己或對全公司生效。 ## 相關內容 - [清單與欄位](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/lists/) - [篩選清單](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/filter-a-list/) - [追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) --- # 把資料匯出到 Excel > 如何把 easySales 的資料匯出成 Excel 或 CSV——按你看到的樣子匯出任何清單、報表匯出、發票活頁簿和發票 PDF 的 ZIP 檔，以及每種匯出需要甚麼權限。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/export-to-excel-or-pdf/ 會計師要一份 10 月發票的試算表，或者經理要一份按銷售員統計的銷售額 Excel。以下每一種匯出回答一個具體的問題。 ## 點樣做 - **按你看到的樣子匯出清單。** 在 **客戶**、**聯絡人**、**商機**、**報價單**、**發票**、**貸項通知單** 或 **產品** 上，設定篩選和欄位，然後選擇 **···** → **匯出 Excel**。檔案包含清單的所有頁，最多 10,000 列，按顯示的欄位——參閱[匯出與批次操作](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)。 - **把銷售數字匯出成試算表。** 打開 **報表**，打開一份報表，設定篩選，然後選擇 **匯出 CSV**。檔案包含螢幕上的各行，再加一行 **Total**（合計），可以用 Excel 打開。 - **一個期間的全部發票和貸項通知單。** 打開 **系統設定** → **會計匯出**，或在 **發票** 上選擇 **···** → **匯出到會計軟體…**。在 **匯出到** 中選擇 **easySales Excel**，設定 **期間**，然後選擇 **下載 Excel**：一個活頁簿，包含發票、發票明細、貸項通知單、貸項通知單明細和客戶。 - **一個期間的發票 PDF。** 在同一頁選擇 **發票 PDF**，再選擇 **下載 ZIP**：每張已開立的發票一個 PDF，與列印出來的一樣，每次下載最多 50 張。 - **給會計軟件用的檔案。** 改選 **Xero** 或 **QuickBooks Online**，選擇 **下載 ZIP**，再把 ZIP 檔內的檔案匯入該軟件。 - **一個客戶的往來紀錄。** 在客戶頁上，**對帳單** 會列出你所選期間的每張發票、每筆收款和貸項，可以下載為 PDF。 - **單一份單據。** 在發票上，**PDF** 會在視窗中打開這張發票的 PDF，用 **下載** 儲存。 誰可以使用：擁有 **匯出清單到 Excel** 的角色可以匯出清單。能打開某份報表的人便能匯出它。**會計匯出** 需要角色具備 **批次匯出單據** 控制項，以及 **All records**（全部紀錄）級別的 **Invoice**（發票）**List**（列表）權限。**對帳單** 需要 **All records** 級別的 **Invoice** **View**（檢視）權限。 ## 為甚麼有用 匯出已有的資料省卻重新輸入，而重新輸入正是數字出錯的地方。每種匯出都有它的用途：報表 CSV 的金額準確，不帶千位分隔符；活頁簿包含已作廢的單據並標明狀態，會計師能看到整個期間的全貌。每次報表匯出和會計匯出都會記錄在審計日誌中。 ## 例子 11 月 2 日，Mei Tan 把 10 月的數字交給 Lim & Co 的會計師。她在 **會計匯出** 中選擇 **easySales Excel**，**期間** 保持打開時預設的上個月，然後選擇 **下載 Excel**。接着她選擇 **發票 PDF** 和 **下載 ZIP**，這個月的 32 張發票一次便能下載完。 ## 常見問題 - **可以把客戶或聯絡人清單匯出到 Excel 嗎？** 可以。在 **客戶** 或 **聯絡人** 上選擇 **···** → **匯出 Excel**。你的角色需要 **匯出清單到 Excel**。 - **為甚麼我看不到會計匯出？** 你的角色沒有 **批次匯出單據** 控制項，或者發票權限是 **Own records only**（只限自己的紀錄）。請聯絡管理員。 - **可以一次下載多於 50 張發票 PDF 嗎？** 一次下載不行。請選擇較短的期間，分幾次下載。 - **收款會包括在匯出中嗎？** 不會。會計匯出不包括收款、分配和退款；某個客戶的收款可以在他的對帳單上看到。 ## 相關內容 - [匯出與批次操作](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/export-and-bulk-actions/) - [會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/) - [報表](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/overview/) - [客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/) - [發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/) --- # 從試算表匯入客戶 > 如何把 Excel 的客戶名單匯入 easySales——整理好各欄，先匯入公司再匯入聯絡人，檢查預覽，匯錯了還可以撤銷。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/import-customers-from-a-spreadsheet/ 你的客戶都在一份試算表裏，不想再逐個輸入一次。**資料匯入** 可以把它們匯入，儲存前逐列檢查，匯入後還可以撤銷。 ## 點樣做 1. **把檔案拆成兩份。** 一份是公司，每間一列；一份是人員，用一欄寫明每個人所屬的公司，寫法要與公司那份完全一致。標題放在第一列，每份名單放在各自檔案的第一張工作表。 2. **用常見的標題。** 「Company」「UEN」「Country」「Tel」「Handphone」「Email」「Salesperson」會自動對應。負責人一格填寫在職用戶的登入名稱、電郵或姓名；留空的話，紀錄歸你所有。 3. **先匯入公司。** 打開 **系統設定** → **資料匯入**，選擇 **客戶**，再選擇 **繼續匯入客戶**，把檔案拖放到頁面上。在 **匯入為** 下檢查每一欄，然後選擇 **預覽匯入**。 4. **看預覽。** **重複** 下的列與現有紀錄或檔案中較早的一列相符，會被略過；**需處理** 下的列有錯誤或警告。選擇匯入按鈕，例如 **匯入 118 列**，並保持頁面開啟，直到出現 **匯入完成**。 5. **再匯入人員**，以同樣方式選擇 **聯絡人**。所屬公司那一欄會把每個人連結到剛匯入的客戶。 6. **處理失敗的列。** **錯誤檔案 (.csv)** 只包含出錯的列和每列的原因。改正後匯入這個檔案便可。 如果匯錯了，在 **匯入歷史** 中選擇這次匯入旁邊的 **撤銷**，再選擇 **撤銷匯入**。之後沒有人修改或使用過的紀錄會被刪除。 ## 為甚麼有用 一個最多 5,000 列的檔案一次便能匯入，而且在你看過預覽之前，甚麼都不會儲存。每一列都按表格本身的規則檢查，所以錯字在試算表裏幾秒便能改好，不用事後逐筆修改紀錄。 ## 例子 Lim & Co 把 120 個客戶放在 clients.xlsx，260 個聯絡人放在 people.csv。Mei Tan 先匯入客戶：預覽顯示 **待建立** 118、**略過的重複** 2，因為 Harbour Café 和另一個客戶各出現了兩次。然後她匯入聯絡人。有三列把咖啡店寫成「Harbor Cafe」，找不到對應的客戶，所以進了 **錯誤檔案 (.csv)**；她改正拼寫後再匯入這幾列。 ## 常見問題 - **匯入前要先檢查試算表的哪些地方？** 人員那份中公司名稱的拼寫：所屬公司對應不到你看得到的客戶的人員，不會被匯入。另外要確認寫到的每位負責人仍是在職用戶。 - **誰可以匯入？** 角色具備 **匯入資料** 控制項，並有客戶或聯絡人的 **Add**（新增）和 **Edit**（編輯）權限的人。撤銷匯入還需要 **Delete**（刪除）權限。 - **檔案裏的負責人已經離職怎麼辦？** 這一列會出錯，因為負責人必須是在職用戶。請改為現時的同事，或者留空，讓紀錄歸你所有。 ## 相關內容 - [資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/) - [客戶與聯絡人](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/accounts-and-contacts/) - [重複紀錄提示](https://easysales.work/zh-hant/help/contacts/duplicates/) - [建立客戶](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/create-an-account/) --- # 在手機上使用 easySales > 如何在手機瀏覽器使用 easySales——見客前查資料、通話後即時記錄溝通、隨時查看客戶欠款，不用安裝 App。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/use-easysales-on-your-phone/ easySales 在手機瀏覽器便能使用，不用安裝任何東西。它最適合離開辦公桌時的快速工作：入門前先了解客戶、趁記得清楚時記下通話內容，以及回答「我們還欠你多少？」 ## 點樣做 - **在手機瀏覽器登入一次。** 選單由左上角的按鈕以側欄形式打開；清單中的每筆紀錄顯示為一個精簡的項目，點一下便可打開。 - **見客前查資料。** 點頂欄的搜尋按鈕，輸入名稱的一部分。在客戶頁上，**活動** 分頁按時間由新到舊列出最近的備註、溝通和任務。 - **通話後即時記錄。** 在客戶、聯絡人或發票上，打開 **···** 選單，選擇 **記錄溝通**。把 **方式** 設為 **電話**，寫下談妥的內容，剔選 **同時建立下一步任務** 安排跟進，然後選擇 **儲存溝通**。 - **查看客戶欠多少錢。** 打開客戶：標題下方顯示 **應收餘額** 和 **逾期**。**···** 選單中的 **對帳單** 會打開該客戶某個期間的對帳單，可以下載為 PDF 發送。 有幾項功能留在電腦上使用：手機上不顯示 **欄位設定** 和 **說明中心** 按鈕。 ## 為甚麼有用 在停車場記下的通話，比收工時憑記憶補記的更準確；下一步任務則確保跟進不會被遺忘。一分鐘後同事便能在同一筆紀錄上看到，不會有兩個人為同一件事致電客戶。 ## 例子 Daniel Lim 10:00 要到 Harbour Café 開會。9:50 他在門外用手機搜尋「harbour」，打開客戶，看到 **逾期** SGD 2,260.00，於是可以禮貌地提一提。會後他選擇 **記錄溝通**，記下咖啡店會在星期五前付款，並剔選 **同時建立下一步任務**，把 **下一步到期** 設為星期五，到時核對款項是否已經入帳。 ## 常見問題 - **easySales 有手機 App 嗎？** easySales 在手機瀏覽器使用，登入方式與電腦相同，不用安裝任何東西。 - **為甚麼我在手機上看不到應收餘額？** 規則與電腦相同：**應收餘額** 需要 **All records**（全部紀錄）級別的 **Invoice**（發票）**View**（檢視）權限。 - **電腦上常用的按鈕在手機上哪裏？** 在手機上，**記錄活動** 和 **對帳單** 等操作會收進紀錄頂部的 **···** 選單。 ## 相關內容 - [工作區](https://easysales.work/zh-hant/help/getting-started/workspace/) - [行程與溝通](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/events-and-call-logs/) - [客戶詳情](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/account-details/) - [快速找到任何紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/find-anything-fast/) --- # 把報價單或發票發給客戶 > 如何從 easySales 把報價單、發票發給客戶——下載 PDF，附在自己的電郵發出，再剔選已發給客戶。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/send-a-quotation-or-invoice/ PDF 由 easySales 製作，由你從自己的電郵或通訊軟件發出。取得檔案只要按兩下；再剔選一下告訴 easySales 它已經發出，報價單的跟進提醒便開始計時。 ## 點樣做 1. 打開報價單或發票，選擇 **PDF**。會打開一個視窗，裏面顯示 PDF。 2. 選擇 **下載**，把檔案附在給客戶的電郵或訊息中發出。在手機上，**分享** 可以直接把檔案交給電郵或通訊應用程式。 3. 剔選 **已發給客戶**。**進行中** 的報價單和已開立的發票都提供這個剔選框，它會把這次發送記入單據的時間線。如果稍後才發出，屆時再打開 **PDF** 剔選。 ## 為甚麼有用 客戶收到的是貴公司自己的版面設計，按紀錄當時的內容製作，所以電郵中的數字就是 easySales 裏的數字。已發送標記是跟進提醒起計的日期：如果在貴公司設定的日數內沒有人記錄與客戶的溝通或會面，這張報價單便會出現在它的銷售員的 **待辦** 中。時間線上的這則紀錄，讓打開單據的任何人都能回答「我們何時發出的？」，不必翻查郵箱。 ## 例子 Mei Tan 為 Harbour Café 把 QN-10000125 定稿，選擇 **PDF**，下載檔案並電郵給 Grace Wong。她剔選 **已發給客戶**；頁首隨即顯示 **已發送** 和當天日期。 一個月後，她開立 INV-10000319：SGD 2,000.00，加 GST 9% 即 SGD 180.00，合計 SGD 2,180.00。她選擇 **PDF**，下載檔案，電郵給咖啡店的會計部，並剔選 **已發給客戶**。後來咖啡店說沒有收到，Daniel Lim 打開發票，便能在時間線上看到它何時發出。 ## 常見問題 - **可以發一條連結給客戶，而不是發檔案嗎？** 不可以。PDF 的網址只對已登入貴公司 easySales、並且可以查看這份單據的人開放，所以請發送檔案本身。 - **可以先發草稿發票請客戶付款嗎？** 可以。草稿會列印為 **PROFORMA INVOICE**，帶 `PF-` 編號，客戶不會把它當作正式發票入帳。參閱[發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **怎樣一次把客戶所欠的全部款項發給他？** 在客戶頁上選擇 **對帳單**，取得一份列出其發票、收款和貸項的 PDF。參閱[客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/)。 - **下載 PDF 會把報價單標記為已發送嗎？** 不會。只有剔選 **已發給客戶** 才會。 ## 相關內容 - [報價單 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/quotation-pdf/) - [發票 PDF](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/invoice-pdf/) - [標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/) - [跟進報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/follow-up-a-quotation/) --- # 重複的工作直接沿用舊報價單 > 如何在 easySales 沿用以前的報價單——複製成新草稿給回頭客或其他客戶，或在同一份報價有變動時修訂它，不用重新輸入明細。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/reuse-a-quotation/ 客戶再要同樣的工作，或者另一位客戶想要類似的東西時，由你已經寫好的報價單開始。所有明細、價錢和條款一步帶過來，你只改不同的地方。 ## 點樣做 1. 打開以前的報價單。任何狀態都可以，**已拒絕** 或 **已被取代** 的也可以。 2. 在 **···** 選單的 **單據** 組別中選擇 **複製**，再選擇 **複製** 確認。 3. 新草稿隨即打開：客戶、明細和條款相同，日期是今天，你是它的 **銷售員**。 4. 修改不同的聯絡人、數量和價錢。如果提示有內容未能照原樣複製，請核對那一部分。 5. 選擇 **定稿**，讓它取得報價單編號。 如果是同一宗生意，而客戶已經看過這份報價，便改用修訂而不是複製：**···** 選單中的 **修訂** 會產生下一個版本，例如 QN-10000125-R1，定稿時客戶看過的那個版本會變為 **已被取代**。**修訂** 要求是最新版本，狀態為 **進行中** 或 **已接受**，並且沒有由它生成的發票，無論草稿或已開立。 ## 為甚麼有用 逐行重新輸入，正是價錢寫錯、項目漏掉的地方。複製把整份報價一次帶過來，並按今天的稅率和匯率計價，所以新報價今天就是正確的。原報價單保留它的編號、狀態和發票。修訂則把所有版本串成一條鏈，沒有人會再按舊價錢報價。 ## 例子 9 月，Lim & Co 為 Harbour Café 第一間分店報價 QN-10000140：花槽 6 個，每個 SGD 120.00（SGD 720.00），安裝費 SGD 280.00，稅前 SGD 1,000.00，連 GST 9% 為 SGD 1,090.00。10 月，咖啡店的第二間分店也要同樣的工程，但要 10 個花槽。 Mei Tan 打開 QN-10000140，選擇 **複製**，然後改數量：10 × 120.00 = 1,200.00，加安裝費 280.00，稅前 SGD 1,480.00。GST 9% 為 SGD 133.20，新報價合計 SGD 1,613.20。QN-10000140 保持不變。 ## 常見問題 - **可以沿用同事的報價單嗎？** 可以，只要你能打開它，而你的角色有 **Quote**（報價單）**Add**（新增）權限。角色為 **Own records only**（只限自己的紀錄）時，你可以打開自己的報價單，以及貴公司的共享設定或客戶團隊向你開放的報價單。副本歸你所有，所以它的跟進提醒會發給你。 - **可以留一份報價單專門用來複製嗎？** 可以。為每類工作保留一份寫好的報價單，每次複製它便可；複製永遠不會改變它。 - **副本會帶上原報價單的開票計劃或發送日期嗎？** 不會。它不帶原報價單的狀態、已發送標記、開票計劃、發票、活動或附件。 ## 相關內容 - [複製報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/copy-a-quotation/) - [修訂報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/revise-a-quotation/) - [複製發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/copy-an-invoice/) - [爭取回頭客](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/repeat-business/) --- # 產品只需設定一次 > 在 easySales 把產品和服務連同單位、定價和說明設定一次，之後做報價單時一揀產品，明細行便會自動填好。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/add-products-once/ 如果你每做一張報價單都要輸入同樣的服務、價錢和文字，就把它放進產品列表，一次便夠。之後在明細行上選中它， 單位、價錢和說明都會自動填好。 ## 點樣做 1. 在側邊欄選擇 **產品**，然後選擇 **新增產品**。 2. 選擇 **類型**：**商品** 或 **服務**，填寫 **名稱** 和 **單位**。 3. 在 **價格** 下選擇 **貨幣**，填寫 **定價**。 4. 寫好顧客會看到的 **說明**；它會複製到每一行明細上。 5. 選擇 **建立產品**。 6. 在報價單上選擇 **新增行** 並搜尋該產品。選中後會填入 **單位**、**單價** 和 **說明**；再填 **數量**。 產品本身沒有稅項：稅項在報價單上設定，某一行的稅率不同時用 **逐行稅率**。要一次匯入整份價目表，可以用 [資料匯入](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/data-import/)，上載 .xlsx 或 .csv 檔案；每個產品都需要一個已經存在的類別。 ## 為甚麼有用 價錢只輸入一次，無論誰做報價單都一樣；說明用心寫一次，每份 PDF 上都讀得通順。新產品不能與使用中的產品同名， 所以不會在兩個名稱相近的產品中揀錯。在報價單明細行上選擇 **新建產品「…」**建立的產品， 起始價錢就是你剛剛報給真實顧客的價錢。 ## 例子 Lim & Co 設定了兩項服務：「Design consultation」，**單位** 為 HR，**定價** SGD 150.00；以及 「Site measurement」，SGD 250.00。為 Harbour Café 報價時，Mei Tan 在兩行上分別選中這兩項，並填入 8 小時 諮詢： - 8 × 150.00 = 1,200.00 - 1 × 250.00 = 250.00 小計 SGD 1,450.00，GST 9% 為 SGD 130.50，報價單合計 SGD 1,580.50。除了數量，她甚麼都沒有輸入。 ## 常見問題 - **可以為產品設定稅率嗎？** 不可以。產品沒有稅項欄位。請在報價單或發票上選擇稅項，某一行稅率不同時用 **逐行稅率**。 - **改了產品的價錢，以前的報價單會跟着變嗎？** 不會。明細行保留它當時的價錢。新的定價只會填入之後選中的明細行。 - **可以給某位顧客不同的價錢嗎？** 可以。在那一行輸入另一個 **單價**；產品的 **定價** 不變。 - **做第一張報價單之前，一定要把所有產品都設定好嗎？** 不用。有 **Product**（產品）**Add**（新增）權限時， 在明細行輸入新名稱並選擇 **新建產品「…」**；儲存時便會建立該產品。 ## 相關內容 - [建立產品](https://easysales.work/zh-hant/help/products/create-a-product/) - [明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/) - [產品與明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/products-and-line-items/) - [寫好報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/clear-quotation/) --- # 令單據編號整齊易讀 > 在 easySales 一次定好發票和報價單的編號格式——清楚的前綴、編號裏有年份、足夠的位數——令單據易讀又易排序。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/keep-document-numbers-tidy/ 像 INV-2027-0001 這樣一看便明的編號，可以省去電話裏的追問和會計師核對時的麻煩。在年初一次定好格式， 之後便不用再改。 ## 點樣做 1. 打開 **系統設定** → **公司資料**，捲動到 **單據編號**。你需要 **System**（系統）**Edit**（編輯）權限。 2. 給每種單據一個說明它是甚麼的短 **前綴**，例如發票用 `INV-`，貸項通知單用 `CN-`。兩種單據不能使用同一個前綴。 3. 把 **日期部分** 設為 **年**；如果還想加上月份，便選 **年月**。之後每年或每月都會自動從 **起始號** 重新計數。 4. 把 **流水號位數** 設為足以應付你最忙的一年：4 位最多可編到 9,999。 5. 查看每個區塊的 **下一個編號**，然後選擇頁面底部欄的 **儲存**。 請在新一年的第一張單據之前完成。修改由下一張單據開始生效，已開立的編號永遠不會改變。 ## 為甚麼有用 **編號裏有年份。** 顧客和會計師一眼便分得清 INV-2027-0014 和 INV-2026-0014，也沒有人需要每年 1 月 重新計數。 **位數相同的編號會按順序排列。** 流水號位數固定時，在按編號排序的清單上，INV-2027-0009 會排在 INV-2027-0010 之前。序列用盡位數後會多加一位繼續編號，所以一開始便要選夠位數。 **清楚的前綴避免混淆。** 顧客報出一個編號時，前綴便說明它是發票、報價單還是貸項通知單。 ## 例子 Lim & Co 的發票由 INV-10000001 編到 INV-10000342。2027 年 1 月 4 日，在任何人開立發票之前，Mei Tan 打開 **單據編號**。在 **發票** 區塊中，標準編號顯示為 **前綴** `INV-1` 加七位流水號。她把 **前綴** 改為 `INV-`， 選擇 **年**，設為 4 位，**起始號** 為 1。**下一個編號** 顯示 `INV-2027-0001`，她選擇 **儲存**。之前的 342 張 發票保留原來的編號，下一年則由 `INV-2028-0001` 開始。 ## 常見問題 - **可以自己把年份寫進前綴嗎？** 不可以。前綴不能包含 0，而且寫進去的年份到 1 月 1 日也不會自動改變。 請把 **日期部分** 設為 **年**。 - **草稿也會用新的格式嗎？** 不會。草稿發票和草稿報價單保留它們自己的編號；格式只適用於單據定稿時取得的編號。 - **年中修改格式會怎樣？** 由下一張單據開始生效，之前的單據保留舊編號，所以那一年的單據會有兩種格式。 ## 相關內容 - [單據編號](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/document-numbers/) - [開立與編號](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) - [保存紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/keeping-records/) --- # 不再漏跟任何報價單 > 在 easySales 點樣確保報價單不會被遺忘——標記為已發送，把每個下一步記成任務，每日按待辦清單逐項處理。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/never-miss-a-follow-up/ 沒有人跟進的報價單，就是失去的報價單。報價單一冷下來，easySales 便可以提醒你；它只需要你養成三個習慣： 標記為已發送、記錄每次聯絡、永遠安排好下一步。 ## 點樣做 1. **標記為已發送。** 在報價單的 **PDF** 視窗中剔選 **已發給客戶**。跟進提醒由這個日期 起計。 2. **每次聯絡都記在報價單上。** 打完電話或發完電郵後，選擇 **記錄活動** → **記錄溝通**。勾選 **同時建立下一步任務** 並設定 **下一步到期**，下一通電話便在同一步裏安排好。 3. **等顧客回覆的事先擱在一旁。** 在任務上把 **等待** 設為 **等客戶**，並選擇 **覆查日期**。到那天它會回到你面前。 4. **把步驟串連起來。** 一項跟進任務完成時，選擇 **完成並安排下一步**，而不是 **標記完成**。 5. **每日由待辦開始。** 打開 **訊息中心** → **待辦**，或在 **我的資料** → **通知** 中開啟 **每日待辦電郵**。 ## 為甚麼有用 **待辦** 會根據你的紀錄自動產生。在 **報價單** 組下，它列出建立若干天後仍未標記為已發送的報價單、發出後若干天內 沒有與顧客溝通或會面的報價單，以及 7 天內到期的報價單；這兩個天數都由貴公司設定。在 **商機** 組下，它列出沒有未完成任務、 也沒有未來行程的商機，旁邊有 **新增下一步**。每一項在你處理好它的起因後便會消失，所以清單清空了，就表示沒有事情在等你。 ## 例子 Mei Tan 在 10 月 19 日星期一把 QN-10000125 標記為已發送。Lim & Co 的跟進天數維持 3 天，所以在 10 月 22 日 星期四，她的 **待辦** 顯示 *報價單 QN-10000125 發出後仍未聯絡客戶*。她致電 Grace Wong，對方想看橡木樣板。 她把這通電話記在報價單上，並勾選 **同時建立下一步任務**：「Bring oak samples」，10 月 26 日星期一到期。 提醒從她的 **待辦** 中消失，新任務會在星期一回來。 ## 常見問題 - **在報價單上寫一條備註，可以清除提醒嗎？** 不可以。只有溝通紀錄，或已經開始、並有顧客的聯絡人出席的行程， 才算與顧客聯絡過。 - **可以把提醒延後幾個小時嗎？** 可以。在 **待辦** 中對該項選擇 **稍後**，可選 **3 小時後**、**明天 09:00**、 **下星期一 09:00** 或你自己選的時間。 - **可以更改提醒前的天數嗎？** 有權修改公司通知設定的人，可以在 **系統設定** → **通知** 中設定，範圍 1 至 60 天。 參閱[通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/)。 ## 相關內容 - [跟進報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/follow-up-a-quotation/) - [標記為已發送](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/mark-as-sent/) - [訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/) - [任務](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/tasks/) --- # 顧客付款時收到通知 > 點樣在發票記錄收款時收到 easySales 的通知或電郵——關注這張發票，並選擇單據事件以甚麼方式通知你。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/get-told-when-a-customer-pays/ 團隊裏有人記錄了一筆收款，關注這張發票的每個人都會收到通知。設定一次，便不用再問會計部顧客付了款沒有。 ## 點樣做 1. **自己負責的發票不用設定。** 紀錄的負責人會自動關注它。 2. **別人的發票**：打開它，選擇 **活動** 分頁，然後選擇 **關注** → **關注此記錄**。報價單和商機也有同樣的按鈕。 3. **查看通知**：在 **訊息中心** 的 **動態** 下，例如「INV-10000319：已記錄收款」。 4. **想即時收到電郵**：打開 **我的資料** → **通知**。在 **按類型及優先級發電郵** 中，把 **單據事件** 這一行的 **普通** 欄設為 **即時發電郵**，然後選擇 **儲存**。 5. **某張單據動態太多**，在同一個按鈕上選擇 **靜音此記錄**。 ## 為甚麼有用 記錄收款、刪除收款、抵用貸項、撇銷和取消都是 **普通** 級的單據事件。紀錄的建立、開立或標記為已發送是 **低** 級。除非你或貴公司改過設定，**普通** 級會以 **摘要** 電郵發送，**低** 級只留在訊息中心，所以和錢有關的消息會 送到你的郵箱，而不會每張新草稿都跟着來一封。把 **普通** 這一格設為 **即時發電郵**，收款消息便會即時送達。 easySales 是在有人使用 **記錄收款** 時得知收款的；它看不到你的銀行帳戶。 ## 例子 Mei Tan 是 INV-10000319（SGD 2,180.00）的負責人，並已把 **單據事件** 的 **普通** 欄設為 **即時發電郵**。 Daniel Lim 也關注了這張發票，用的是預設的 **摘要**。Sarah Goh 用 **記錄收款** 記下咖啡店付來的 SGD 2,180.00 後，Mei 立即收到電郵，Daniel 的通知則隨他的下一封摘要電郵送到。如果是 Mei 自己記錄這筆收款，她不會收到通知： 自己做的改動不會通知自己。 ## 常見問題 - **為甚麼收款電郵過了幾個小時才到？** 它被放進摘要電郵，摘要預設每小時發一次，除非你改了 **摘要間隔**； 又或者它在等你的 **免打擾時段** 結束。免打擾時段內只會發送緊急電郵。 - **每張新發票也會發電郵給我嗎？** 預設不會。建立和開立是 **低** 級，而 **低** 級在有人更改之前是 **只在應用程式內**。 - **可以讓同事也收到我顧客的付款通知嗎？** 可以。同事在這張發票的 **活動** 分頁選擇 **關注**。他的角色必須可以 檢視這張發票，並可以在它的 **活動** 分頁發佈內容。 ## 相關內容 - [關注單據](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/follow-a-document/) - [通知設定](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/notification-settings/) - [訊息中心](https://easysales.work/zh-hant/help/inbox/message-centre/) - [加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/) --- # 每月帳單自動產生 > 用 easySales 的定期發票為月費、保養合約每月開發票——週期設定一次，之後每期只需核對並開立草稿。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/automate-monthly-billing/ 月費或保養合約每個月開的都是同樣的明細。把它設定成定期發票，一次便夠：easySales 會準時準備好每個月的草稿， 你只需花一分鐘核對並開立。 ## 點樣做 1. 在側邊欄選擇 **定期發票**，然後選擇 **新增定期發票**。要由已經開立的發票開始，打開它，在 **···** 選單中 選擇 **設為定期發票**。 2. 選擇 **聯絡人** 和 **負責人**。在 **週期** 下，把 **開票週期** 設為 1 個月，填寫 **首期開始於** 的日期， 並選擇何時 **結束**。 3. 在 **開票日** 中，選擇 **每期第一天** 即預先收費，選擇 **每期最後一天** 即事後收費。 4. 保持 **每期自動產生草稿** 開啟，新增 **每期重複的明細**，然後選擇 **建立定期發票**。 5. 每個月打開草稿，核對後[開立](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。等待開立的草稿會出現在 **定期發票** 的 **待處理** 中，也會出現在負責人的 **待辦** 裏。 像 "Maintenance for [Month] [Year]" 這樣的說明，會在每張草稿上印出月份，顧客一看便知道每張發票是哪一期的。 ## 為甚麼有用 不會漏掉任何一個月：每張草稿都會在它那一天準備好，不用靠人記住。easySales 從不自動開立或發送草稿，所以每筆 收費在取得發票編號之前，都由熟悉顧客的人核對過。草稿未能產生時，負責人會在訊息中心收到通知。 ## 例子 Lim & Co 同意由 2026 年 11 月 1 日起為 Harbour Café 保養植物牆一年，每月 SGD 300.00 加 GST 9%。Mei Tan 把 **開票週期** 設為 1 個月，**首期開始於** 2026 年 11 月 1 日，**結束** 選 **共若干期**，期數 12，開票日選每期 最後一天。 11 月 30 日產生第一張草稿：SGD 300.00 加 GST SGD 27.00，共 SGD 327.00。十二期合計 12 × SGD 327.00 = SGD 3,924.00。2 月咖啡店裝修暫停營業，Mei 在那一期選擇 **略過**，原因填 "Closed for renovation"；2 月不會產生草稿。 略過的月份仍算作 12 期中的一期，所以這一年共開出十一張發票：11 × SGD 327.00 = SGD 3,597.00。 ## 常見問題 - **月費應該預先收還是事後收？** 這要看你和顧客的協議。選每期第一天，是在當月使用之前開票；選每期最後一天， 是在工作完成後開票。 - **月費加價怎麼辦？** 在定期發票上選擇 **編輯**，修改明細。之後產生的草稿會用新價錢；已開立的發票維持不變。 - **某個月要多收一項費用怎麼辦？** 在開立之前，把這一行加到那個月的草稿上。每期重複的明細不會改變。 ## 相關內容 - [設定定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/) - [定期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/recurring-invoices/) - [定期發票（概念）](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/recurring-invoices/) - [準時開發票](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/invoice-on-time/) --- # 開工前先收訂金 > 點樣在 easySales 按報價單收訂金——開立訂金發票、記錄顧客付款，最後在尾數發票上自動扣回訂金。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/take-a-deposit-before-you-start/ 訂金用來支付工程完成前你先投入的物料和時間，也表明顧客是認真的。在 easySales，你由報價單開出訂金發票， 尾數發票會自動把它扣回。 ## 點樣做 1. 在報價單中寫明訂金，並[定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)。只有 **進行中** 或 **已接受** 的報價單才可以開票。 2. 選擇 **生成發票**。在 **開票內容** 下選擇 **訂金**，再選 **百分比** 或 **金額**（不含稅），然後選擇 **生成發票**。 3. 檢查草稿，[開立](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)後把 PDF 發給顧客。收到錢後才訂物料、安排人手。 4. 顧客付款後，在訂金發票上選擇 **記錄收款**。 5. 完工後，再次選擇 **生成發票**，並選 **剩餘金額**。預設的 **訂金扣回** 方式 **在完成報價單的那張發票上一次扣回** 會加上一行「Less: deposit」（減：訂金），寫明是哪張訂金發票。 如果錢在你開訂金發票之前已經到帳，便在客戶上記錄一筆不勾選任何發票的收款，並選擇 **預付款**。如果你的稅務設定規定 收款時便要繳稅，easySales 會為它開立一張訂金稅務發票；否則這筆錢留在客戶帳上，你在尾數發票上用 **分配至發票** 使用它。參閱[按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 ## 為甚麼有用 訂金發票有自己的編號，顧客的會計部可以像付其他帳單一樣付款，你也一眼看到它付了沒有。尾數發票會扣回訂金，所以 各張發票加起來正好等於報價單的含稅合計，沒有人需要人手計算餘數。 ## 例子 Lim & Co 為 Harbour Café 的櫃枱和層架報價，不含稅 SGD 8,000.00，GST 9%，訂金 30%。 - 訂金發票：30% × 8,000.00 = 2,400.00，加 GST 216.00，共 SGD 2,616.00。 - 尾數發票（**剩餘金額**）：8,000.00 減訂金 2,400.00 = 5,600.00，加 GST 504.00，共 SGD 6,104.00。 咖啡店共付 2,616.00 + 6,104.00 = SGD 8,720.00，正是 8,000.00 加 9% GST。 ## 常見問題 - **開立訂金發票後還可以修改報價單嗎？** 不可以。由報價單生成的第一張發票一經開立，報價單便永久鎖定，即使那張發票之後被取消 也一樣。請在開立訂金發票之前完成修訂。 - **顧客一直不付訂金怎麼辦？** 先不要開工。如果這單生意取消了，便取消訂金發票：easySales 會為全數開立一張貸項通知單。 參閱[取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **訂金可以分攤在每張發票上扣回嗎？** 可以。在每張進度款發票的 **訂金扣回** 下選擇 **按本期請款比例扣回**。 ## 相關內容 - [從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/) - [按金與預付款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/deposits-and-prepayments/) - [訂金與進度款](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/deposits-and-progress-claims/) - [落實成交](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/close-the-deal/) --- # 工程分階段開票 > 點樣在 easySales 報價單上用開票計劃做分期請款（例如 30/40/30 進度款），以及每期發票上會顯示甚麼。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/bill-a-project-in-stages/ 工期長、完工才收錢的工程，物料和人工都要你自己先墊支。分階段開票，例如簽約時 30%、做到一半 40%、交付時 30%， 令現金隨工程進度回籠。在報價單上設一個開票計劃，階段只需設定一次。 ## 點樣做 1. [為報價單定稿](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/finalise-a-quotation/)，然後在它的 **開票計劃** 卡片上選擇 **設定開票計劃**。 2. **計劃類型** 保持為 **里程碑**。填好第一個階段，再為其餘每個階段選擇 **新增階段**。每個階段填寫 **階段名稱**、 百分比和 **計劃開票日**：30、40、30。 3. 選擇 **儲存計劃**。三期請款合共是合約金額的 100%，所以卡片上不會出現警告。 4. 某個階段的 **狀態** 變為 **到期未開** 時，在它那一行選擇 **開票**，再在對話框中選擇 **生成發票**。檢查草稿後 [開立](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/issue-an-invoice/)。 ## 每期發票上顯示甚麼 - 報價單的每一行都按該階段的比例計算，並以階段名稱和報價單編號為標題，例如 "Carpentry done — QN-10000150"。 想發票簡短一點，可在對話框中選擇 **每個稅率一行**，並選一個用來開票的產品。 - 在發票頁面上，有一張 **分批開票** 卡片，載有開票摘要。 - 在 PDF 上，有一行寫明階段，例如 "Progress claim 2 of 3 — Carpentry done · QN-10000150"，還有一個開票摘要： 合約金額、之前已請款、本期請款，以及至今累計請款和百分比。摘要只供參考，不屬於應付金額。 ## 為甚麼有用 有了計劃，報價單 PDF 會印出付款時間表，顧客接受報價時便同意了各個階段，每張發票送到時都在預期之內。 計劃卡片顯示哪個階段已到期、已有草稿或已開票，不會漏開任何一期。 ## 例子 Lim & Co 為 Harbour Café 的裝修工程報價，不含稅 SGD 20,000.00，GST 9%。 | 階段 | 比例 | 不含稅 | GST 9% | 咖啡店支付 | |---|---|---|---|---| | Signing | 30% | 6,000.00 | 540.00 | 6,540.00 | | Carpentry done | 40% | 8,000.00 | 720.00 | 8,720.00 | | Handover | 30% | 6,000.00 | 540.00 | 6,540.00 | 咖啡店合共支付 SGD 21,800.00，正是 20,000.00 加 9% GST。第二張發票的摘要顯示：之前已請款 6,000.00，本期請款 8,000.00，至今累計請款 14,000.00（70%）。 ## 常見問題 - **第一期的 30% 應該設成訂金階段嗎？** 可以。**訂金** 階段獨立於各期請款之外，之後再扣回，所以各期請款仍須合共 100%。 要做到 30/40/30，便設 **訂金** 30%，再設 40% 和 60% 兩個里程碑，訂金在最後一期一次扣回：最後一張發票是 60% 減去 30% 訂金，即 30%。 - **工程延誤了，可以更改某一期的日期嗎？** 可以，用 **修改計劃**。已開票的階段金額不變，但名稱和日期仍可修改。 - **顧客取消了最後一期怎麼辦？** 在那一行選擇 **略過**。它不再計入計劃合計，**撤銷略過** 可以把它恢復。 ## 相關內容 - [規劃開票階段](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/billing-plan/) - [從報價單生成發票](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/convert-to-invoice/) - [開工前先收訂金](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/take-a-deposit-before-you-start/) - [訂金與進度款](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/deposits-and-progress-claims/) --- # 每星期十分鐘追收逾期發票 > 每星期花 10 分鐘在 easySales 追數——列出逾期發票、查看每位顧客的帳齡，並發送對帳單。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/chase-overdue-invoices-weekly/ 沒有人留意，逾期款項便會越積越多。每星期固定一天花十分鐘，用逾期清單和對帳單檢查一遍，每位遲付的顧客都會在金額 仍然細小時收到你的提醒。 ## 點樣做 1. 打開 **發票**，選擇 **篩選**，把 **到期日** 範圍設為截至昨天。在清單的欄位設定中加上 **應收餘額** 欄。此時列下方的 **應收餘額合計** 便是逾期金額。 2. 由到期日最早的開始處理。每個到期日旁的紅色標籤顯示已逾期多少天。 3. 打開這位顧客的客戶紀錄。名稱下的 **逾期**，以及 **發票** 分頁上的 **按到期日帳齡**，顯示所有逾期款項，而不只是你開始時打開的那張發票。 4. 選擇 **對帳單**，選好 **期間**，再選擇 **PDF** 並下載。附上簡短的提醒用電郵發出：一份對帳單涵蓋顧客所有未付發票。 5. 把這次提醒記錄為發票上的一則溝通，並勾選 **同時建立下一步任務**，日期定在下星期。如果顧客承諾了付款日期，便在發票上 發一項任務，把 **等待** 設為 **等客戶**，**覆查日期** 設為那一天。 逾期第 1、7、14、30 天各說甚麼，見[加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/)。 ## 為甚麼有用 固定在同一天，追數便成了例行工作而不是對質，也不會因為太忙而漏掉。篩選後的 **應收餘額合計** 給你一個可以每星期比較的數字。 對帳單把顧客所有未付發票一次列出，一筆付款便可以全部結清。 ## 例子 2026 年 10 月 19 日星期一，Daniel Lim 把 **到期日** 範圍設為截至 10 月 18 日。有兩張發票逾期： | 發票 | 客戶 | 到期 | 逾期 | 應收餘額 | |---|---|---|---|---| | INV-10000301 | Harbour Café | 9 月 15 日 | 34 天 | SGD 2,180.00 | | INV-10000312 | Seaside Florist | 10 月 10 日 | 9 天 | SGD 545.00 | **應收餘額合計** 為 2,180.00 + 545.00 = SGD 2,725.00。Daniel 下載 Harbour Café 的對帳單用電郵發出，並約好 26 日致電。 他給 Seaside Florist 發了一個友善的提醒。整輪只用了十分鐘。 ## 常見問題 - **可以在一個頁面看到所有顧客的逾期餘額嗎？** 可以，用 **報表** 中的 **應收帳齡**。它按帳齡列出每位有餘額的顧客，需要 **全部記錄** 級別的 **Report**（報表）**View**（檢視）、**Invoice**（發票）**List**（列表）和 **Invoice**（發票）**View** 權限， 以及 **Account**（客戶）**List** 權限。參閱[報表](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/overview/)。 - **每位銷售員可以只追自己的顧客嗎？** 可以。**發票** 清單上的 **銷售員** 篩選只顯示某個人的發票；每位銷售員也會在 **訊息中心** 的 **待辦** 中看到自己逾期發票的「發票 … 已逾期」。 - **應該發對帳單還是再發一次發票？** 只有一張發票逾期時，附上那張發票便可。有好幾張時，對帳單會把它們連同未付餘額一併列出。 ## 相關內容 - [追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/) - [加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/) - [長期拖欠帳款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/long-overdue-debts/) --- # 月底給顧客發對帳單 > 點樣在月底用 easySales 給每位顧客發月結單（對帳單 SOA），讓顧客核對後把幾張發票一次過付清。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/send-a-month-end-statement/ 一個月收到好幾張發票的顧客，往往會集中一次付款。月底發一份對帳單，列出每張發票、每筆收款和每張貸項通知單，以及 未付餘額，顧客可以對照自己的帳目核對，然後一次轉帳全部付清。 ## 點樣做 1. 新一個月開始後，先[分配未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/)，令對帳單上的帳齡與顧客實際付款一致。 2. 打開客戶，選擇 **對帳單**。**期間** 預設為上個月，由第一天到最後一天。 3. 選擇 **收件聯絡人**：負責付款的人，而不是落單的人。 4. 查看摘要：**期初餘額**、**開票**、**收款**、**貸項通知單** 和 **期末餘額**。 5. 選擇 **PDF**，再選擇 **下載**，用你自己的電郵地址發出檔案。 6. 保留發出的 PDF。對帳單每次都按你當時的紀錄重新計算，之後的改動（例如補記一筆日期較早的收款）會改變它。 ## 為甚麼有用 一份文件代替一疊發票，顧客直接付未付餘額，不用在郵箱裏逐張找發票。PDF 底部的帳齡加起來正好等於這個餘額，顧客一眼 便看出哪些款項逾期。對帳單亦可以及早發現差異：一筆你沒有記錄的收款，或一張顧客從來沒有收到的貸項通知單。 ## 例子 2026 年 11 月 2 日星期一，Mei Tan 打開 Harbour Café，選擇 **對帳單**；**期間** 顯示 10 月 1 日至 31 日。 | 項目 | 金額 | |---|---| | 期初餘額 | SGD 1,090.00 | | 開票：INV-10000341 SGD 2,180.00 和 INV-10000347 SGD 545.00 | SGD 2,725.00 | | 收款 | − SGD 1,090.00 | | 期末餘額 | SGD 2,725.00 | 1,090.00 + 2,725.00 − 1,090.00 = 2,725.00。她在 **收件聯絡人** 中選了咖啡店負責財務的聯絡人，用電郵發出 PDF。 一星期後咖啡店轉來 SGD 2,725.00，Mei 記錄一筆收款，同時付清兩張發票。 ## 常見問題 - **月結對帳單應該包括哪段期間？** 剛結束的那個月，即預設的期間。之前月份仍欠的款項已包括在 **期初餘額** 中， 所以 **期末餘額** 就是顧客欠你的全部金額。 - **可以一次過為所有顧客出對帳單嗎？** 不可以。每份對帳單都由各自的客戶紀錄產生。**報表** 中的 **應收帳齡** 列出所有有餘額的 顧客，你便知道要打開哪些客戶。 - **一筆付款可以付幾張發票嗎？** 可以。記錄一筆收款，勾選它支付的每張發票便可。參閱[記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/)。 ## 相關內容 - [客戶對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/accounts/customer-statement/) - [記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/) - [使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/) - [加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/) --- # 處理銀行手續費和少付 > 客人因為銀行手續費或尾數少付了一點？在 easySales 把它記錄為收款差額，不要留下一筆零碎的餘額。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/handle-bank-charges-and-short-payments/ 轉帳途中被銀行扣了手續費，或者發票是 SGD 1,090.00，顧客付了 SGD 1,089.95。如果讓這幾元或幾仙一直掛着，發票便會停在 **部分付款**，出現在逾期清單上，還會印在每一份對帳單上。請在同一張收據上把差額處理掉。 ## 點樣做 1. 在發票上選擇 **記錄收款**，勾選這筆錢支付的發票。 2. **收款金額** 保持為顧客實際支付的金額。如果銀行扣了手續費，在 **銀行手續費** 中輸入；**銀行實收淨額** 顯示到達你銀行的金額。 3. 如果收款後還剩一小筆餘額，它會出現在 **剩餘小額差額** 下。勾選它，選擇 **尾數** 或 **少付**。 4. 如果顧客用了你提供的提前付款折扣，便改選 **提前付款折扣**：easySales 會就這筆餘額開立一張貸項通知單。 5. 選擇 **記錄收款**。發票顯示 **已付款**。 ## 為甚麼有用 已付款的發票會從逾期清單和顧客的帳齡中消失，你不必再追收其實沒有欠的錢。銀行手續費記為你的費用，**銀行實收淨額** 與銀行月結單上的那一行相符。小額撇銷不改變發票上的 GST，顧客手上的稅務發票依然有效。每一項差額都顯示由誰記錄，**發票** 清單 **···** 選單中的 **收款差額（CSV）** 可以把它們全部列出給你的會計師。 ## 例子 Lim & Co 開給 Harbour Café 的 INV-10000350 為 SGD 1,000.00 加 GST SGD 90.00，共 SGD 1,090.00。 - **銀行手續費。** 咖啡店付了 SGD 1,090.00，Lim & Co 的銀行就這筆匯入款項扣了 SGD 12.00，到帳 SGD 1,078.00。Mei Tan 在 **收款金額** 填 1,090.00，**銀行手續費** 填 12.00；**銀行實收淨額** 顯示 1,090.00 − 12.00 = 1,078.00。發票為 **已付款**。 - **少了幾仙。** 另一個月，咖啡店付了 SGD 1,089.95。SGD 0.05 出現在 **剩餘小額差額** 下；Mei 勾選它並選擇 **尾數**。發票為 **已付款**，撇銷了 SGD 0.05。 ## 常見問題 - **甚麼時候應該向顧客追收餘款？** 餘額超過公司的 **每張發票的小額撇銷上限** 時，easySales 不會撇銷它。請向顧客追收餘款；如果你提供過提前付款折扣，也可以作為折扣處理。 - **誰可以撇銷小額餘額？** 需要設為 **全部記錄** 的 **Invoice**（發票）**Edit**（編輯）權限，以及角色中的 **撇銷小額收款差額** 權限。能記錄這筆收款的人都可以填寫銀行手續費。 - **少付和折扣是同一回事嗎？** 不是。少付撇銷只是結清餘額，不改變價格，也不改變 GST。提前付款折扣降低了價格，所以要開貸項通知單，GST 亦隨之減少。 ## 相關內容 - [記錄收款差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/payment-differences/) - [記錄收款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/record-a-payment/) - [加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/) --- # 月底結帳清單 > 小公司月底點樣做帳——在 easySales 處理遺留的草稿和未分配款項、檢查逾期發票，並把當月資料匯出給會計師。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/month-end-checklist/ 每月第一個工作天花半小時，應收帳款便能保持清晰，會計師也能拿到完整的一個月。請按這個次序做：每一步都在為下一步整理資料。 ## 點樣做 1. **開立或刪除遺留的草稿。** 在 **發票** 清單把 **狀態** 篩選設為 **草稿**。上個月已完成的工作便開立它：**發票日期** 可以早於今天，例如交付當天。永遠不會發出的草稿便刪除。 2. **處理未分配款項。** 在 **報表** 中打開 **應收帳齡**：帶 **貸方** 標籤的顧客付的錢多於欠款。打開任何一個客戶時，**發票** 分頁頂部的提示會列出未分配收款的筆數。打開那張收據，選擇 **分配至發票**；顧客要求退款的，便退還給顧客。 3. **檢查逾期款項。** 把 **應收帳齡** 的 **截至** 設為上個月最後一天，再給有逾期餘額的顧客[發對帳單](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/send-a-month-end-statement/)。 4. **把當月資料匯出給會計師。** 在 **系統設定** 中打開 **會計匯出**；**期間** 預設為上個月。銀行手續費和撇銷，還要從 **發票** 清單的 **···** 選單下載 **收款差額（CSV）**。 ## 為甚麼有用 草稿還不算銷售：對帳單、報表和會計匯出都不包括它，所以一張被遺忘的草稿便是一項沒有人收錢的工作。未分配款項會令已付款的顧客看起來仍然欠款。而一次匯出只是某一期間的一組檔案：匯出之後才開立、日期在那個月的發票，不會補進你已經發出的檔案。先整理好，匯出一次便完整。 ## 例子 2026 年 11 月 2 日星期一，Priya Nair 為 Lim & Co 做月底結帳。 - **草稿。** 有兩張草稿。一張是 10 月 30 日已交付的燈具，她把它開立，日期定為 10 月 30 日。另一張與已開立的發票重複，她把它刪除。 - **未分配款項。** **應收帳齡**（截至 10 月 31 日）給 Orchard Dental 加上 **貸方** 標籤，金額 − SGD 300.00：診所把一張發票付了兩次。應診所要求，Priya 打開那張收據，選擇 **退還未分配金額**。 - **匯出。** 她把 10 月匯出到 Xero，並下載 10 月的 **收款差額（CSV）**。 ## 常見問題 - **月份結束後，還可以為上個月的工作開發票嗎？** 可以。把 **發票日期** 定得早一些便可；它不能遲於今天。請在匯出那個月之前完成。 - **可以看到上個月最後一天顧客欠多少嗎？** 可以。把 **應收帳齡** 的 **截至** 設為那一天；該日之後的收款和貸項通知單不會扣減。 - **顧客已經付款，為甚麼發票仍有餘額？** 這筆錢可能作為未分配款項留在客戶帳上，例如記錄收款時沒有勾選這張發票。在你用 **分配至發票** 把錢分配給它之前，發票會一直保留 **未付餘額**。 ## 相關內容 - [會計匯出](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/accounting-export/) - [使用未分配金額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/unapplied-money/) - [追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [報表](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/overview/) --- # 發票開錯了，用正確方法更正 > 發票開錯了怎麼辦？一分鐘判斷在 easySales 應該編輯草稿、修改參考資料、取消發票，還是開貸項通知單。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/fix-a-wrong-invoice-the-right-way/ 開錯的發票有四種更正方法，由兩個問題決定用哪一種：發票開立了沒有？其中有沒有部分仍然成立？先回答這兩個問題，一分鐘便能改好。 ## 點樣做 1. **仍是草稿？** 選擇 **編輯**，改正後選擇 **儲存發票**；或者在 **···** 選單中選擇 **刪除草稿** 把它刪除。草稿只有形式發票編號，所以不會留下任何痕跡。 2. **已開立，只是參考資料錯了？** **發票名稱**、**客戶訂單號**、**條款及細則** 和 **備註** 仍可修改。選擇 **編輯**，改正後選擇 **儲存發票**。 3. **已開立，整張都不應成立？** 例如開錯了顧客、重複開票或交易告吹，在 **···** 選單中選擇 **取消發票**。easySales 會就整張發票開立一張原因為 **Reversal**（沖銷）的貸項通知單，發票變為 **已取消**。如果這項工作仍要收費，便 **複製** 這張已取消的發票，再改正副本。 4. **已開立，只有部分錯了，或已經收到錢？** 在發票的 **收款與抵用** 中選擇 **開具貸項通知單**，只沖減差額。 發票上仍有收款、貸項、另一張已開立的貸項通知單或壞帳撇銷時，**取消發票** 會顯示為灰色；把指標移到它上面，便會說明是哪一項。 ## 為甚麼有用 已開立的發票可能已經記入顧客的帳簿和你的報稅資料。用一張註明日期的貸項通知單更正，而不是改寫原發票，雙方的帳便仍然一致，發票編號也不會出現空號。選擇最小的更正方式，紀錄也更清楚：只沖減錯的那一行，發票其餘部分照舊成立；客戶訂單號寫錯，更根本不需要貸項通知單。 ## 例子 Mei Tan 給 Harbour Café 開立的 INV-10000362 上，5 盞吊燈按每盞 SGD 180.00 收費，而約定價是 SGD 160.00：5 × 180.00 = SGD 900.00，加 GST 9% 的 SGD 81.00，合計 SGD 981.00。咖啡店已經付款，所以她不能取消這張發票。 她選擇 **開具貸項通知單**，沖減 5 × SGD 20.00 = SGD 100.00，加 GST SGD 9.00，合計 SGD 109.00。咖啡店的應付金額現在是 981.00 − 109.00 = SGD 872.00，即 5 × 160.00 = SGD 800.00 加 GST SGD 72.00。這 SGD 109.00 留作咖啡店下一張發票可抵用的貸項，或者由 Mei 退款。 ## 常見問題 - **應該取消後重開，還是開貸項通知單？** 整張發票都錯了、而且還沒有收到任何款項時（例如開錯了顧客），便取消它。只有部分錯了，或者已經收到錢時，便開貸項通知單。 - **客戶訂單號寫錯了，也要開貸項通知單嗎？** 不用。開立後，**客戶訂單號**、**發票名稱**、**條款及細則** 和 **備註** 仍可編輯；鎖定的是聯絡人、貨幣、明細行、日期、稅項和匯率。 - **貸項通知單會把錢退給顧客嗎？** 不會。它只減少發票的收費。只有記錄退款時錢才會退回；否則便把貸項抵用到另一張發票。參閱[向顧客退款](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/refund-a-customer/)。 ## 相關內容 - [更正錯誤](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/fixing-mistakes/) - [取消發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/void-an-invoice/) - [編輯已開立的發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/edit-an-issued-invoice/) - [建立貸項通知單](https://easysales.work/zh-hant/help/credit-notes/create-a-credit-note/) --- # 用客戶的貨幣開發票 > 如何在 easySales 為海外客戶用美元或其他外幣報價和開發票、固定匯率，並記錄銀行實際收到的金額。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/invoice-in-a-foreign-currency/ 報價單和發票用海外客戶自己的貨幣，客戶付款會更爽快。在 easySales，每張單據都有自己的貨幣，發票開立時匯率便固定下來，款項到帳時再計算其中的差額。 ## 點樣做 1. 在客戶紀錄上設定 **預設貨幣**。之後為它的聯絡人新增報價單或發票時，便從這個貨幣開始。 2. 在報價單或草稿發票上核對 **貨幣**。由報價單生成的發票沿用報價單的貨幣。 3. 在草稿發票上，查看貨幣下方的匯率行：自動匯率、它的來源和日期。如果與客戶約定了匯率，選擇 **Change rate**（更改匯率），輸入 **New rate**（新匯率），再選擇 **Apply**（套用）。 4. 開立發票。匯率從此固定：PDF、客戶的應收款項和對帳單都使用它。 5. 款項到帳時，選擇 **記錄收款**，按發票貨幣填寫 **收款金額**，再把 **SGD 金額**（或你自己本位貨幣的金額）改成銀行實際入帳的數字。 ## 為甚麼有用 客戶欠的是發票貨幣的金額，所以一張美元發票只要以美元付清，便顯示 **已付款**，不論銀行當天用甚麼匯率。發票的固定匯率與銀行實際入帳之間的差額，是你自己帳上的已實現匯兌損益，不是要客戶補付的餘額。開立時固定匯率，也令已結帳月份的銷售額不會隨匯率變動而改變。 ## 例子 Lim & Co 的本位貨幣是 SGD。Mei Tan 給 Bayview Hotel Group 開了一張 USD 5,000.00 的發票，自動匯率為 1 USD = 1.351200 SGD，所以發票折合 5,000.00 × 1.351200 = SGD 6,756.00。 三星期後，酒店付了 USD 5,000.00，銀行入帳 SGD 6,730.00。Daniel Lim 記錄這筆收款，**SGD 金額** 填 6,730.00。發票顯示 **已付款**，收據的 **匯兌損益** 部分顯示虧損 SGD (26.00)：6,730.00 − 6,756.00。 ## 常見問題 - **每種貨幣都要另開一個客戶嗎？** 不用。每張報價單和發票都有自己的 **貨幣**；客戶的 **預設貨幣** 只決定新單據從哪個貨幣開始。 - **應該用自動匯率還是自己的匯率？** 除非與客戶的合約訂明了匯率，否則保留自動匯率。與自動匯率相差超過 5% 的匯率在套用前會被標示出來，可以發現小數點打錯的情況。 - **easySales 沒有這種貨幣的匯率怎麼辦？** 匯率行會說明沒有自動匯率。開立發票前，選擇 **Change rate**，自行輸入匯率。 ## 相關內容 - [匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/exchange-rate/) - [貨幣與匯率](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/) - [匯兌差額](https://easysales.work/zh-hant/help/payments/exchange-differences/) - [外幣發票](https://easysales.work/zh-hant/help/knowledge/foreign-currency-invoices/) --- # 報價前先看毛利 > 避免報價過低——在 easySales 的報價單明細行填入成本，查看不列印的內部成本合計，在客戶看到價格之前發現毛利太低。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/check-your-margin-before-you-quote/ 一個看來合理的價格，付了材料和分判費用後可能所剩無幾。在報價單每一行填上你的成本，客戶看到價格之前，你便知道自己能留下多少。 ## 點樣做 1. 打開報價單，選擇 **編輯**。在每行單價下方的 **成本** 框中輸入成本。選擇產品只會帶入它的標價，不會帶入成本；產品頁面上的 **成本** 就是可以照抄的數字。 2. 在合計下方，**內部數字，不列印** 顯示 **成本**：每行數量乘以成本後相加。客戶無論在螢幕上還是 PDF 上都看不到它。 3. 計算毛利率：（**小計** − **成本**）÷ **小計**。如果低於你需要的水平，便在選擇 **定稿** 之前改價。 4. 客戶接受後，商機的 **利潤** 部分會根據這些成本顯示 **預計毛利率**，**商機** 清單上的 **毛利率** 欄可以比較各宗生意。 5. 如果貴公司使用單據審批，**毛利率低於** 規則會令低毛利的報價單在取得編號前先交給第二個人審批。參閱[單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/)。 ## 為甚麼有用 支付租金和薪金的是毛利，不是價格。報價時把成本放在價格旁邊，便能在改價毫無代價的時候發現報得太低的工作。毛利率是利潤除以售價，與損益表的算法相同，所以這個數字可以直接與你的帳目比較。 ## 例子 Mei Tan 為 Harbour Café 報價一個新櫃枱：木工 SGD 6,000.00，成本 SGD 4,800.00；安裝 SGD 2,000.00，成本 SGD 1,600.00。**小計** SGD 8,000.00，**成本** SGD 6,400.00，毛利率為（8,000.00 − 6,400.00）÷ 8,000.00 = 20%。 Lim & Co 的目標是最少 30%，所以 Mei 把木工提高到 SGD 7,150.00。小計變為 SGD 9,150.00，毛利率為（9,150.00 − 6,400.00）÷ 9,150.00 = 2,750.00 ÷ 9,150.00 = 30.05%。加上 GST 9% 的 SGD 823.50，報價單合計 SGD 9,973.50。 ## 常見問題 - **每一行都必須填成本嗎？** 不是必須，但沒有成本的行不計入商機的 **預計成本**，毛利率便會顯得比實際好。在 **毛利率低於** 審批規則下，有價格但沒有成本的行會令報價單進入審批。 - **成本要包含 GST 嗎？** 填入不含可取回 GST 的金額。毛利率拿成本和不含稅的售價比較，而可取回的進項稅最終不是你的成本。 - **工作完成後可以看到這宗生意的實際毛利嗎？** 可以。商機有了已開票收入，以及採購訂單或供應商發票後，**利潤** 部分會顯示 **實際** 毛利率。參閱[成本與毛利](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gross-margin/)。 ## 相關內容 - [明細行](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/line-items/) - [成本與毛利](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/gross-margin/) - [單據審批](https://easysales.work/zh-hant/help/quotations/document-approval/) - [寫好報價單](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/clear-quotation/) --- # 為新銷售員設定合適的權限 > 在 easySales 為新銷售員設定權限，令他只看到自己的客戶、報價單和發票——用「僅自己的記錄」角色，指派前先核對清楚。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/give-a-new-salesperson-the-right-access/ 新銷售員由第一天起需要的是自己的客戶、報價單和發票，而不是全公司的。一個設為 **僅自己的記錄** 的自訂角色正好做到這一點，而且在任何人使用之前，你便能看清它允許做甚麼。 ## 點樣做 1. 在側邊欄選擇 **用戶帳戶**，然後選擇 **角色** 分頁，再選擇 **新增角色**。輸入 **名稱**，例如 "Sales"，並在 **複製自** 下選擇 **從無權限開始**。 2. 在 **權限** 下，把 **Account**（客戶）、**Contact**（聯絡人）、**Opportunity**（商機）、**Quote**（報價單）和 **Invoice**（發票）中他需要的每項操作設為 **僅自己的記錄**。把 **Product**（產品）的 **List**（列表）和 **View**（檢視）設為 **全部記錄**，讓他可以從完整的產品清單報價。把 **活動** 設為 **檢視和發佈**，讓他可以記錄電話和任務。選擇 **建立角色**。 3. 從 **角色** 分頁再次打開這個角色，逐行核對：每個模組的每項操作都顯示 **無權限**、**全部記錄** 或 **僅自己的記錄**。留在 **無權限** 的，完全無法存取。 4. 在 **用戶** 分頁選擇 **新增用戶**，把新角色選為 **角色**，並勾選 **銷售人員**，令此人出現在銷售員選擇器和銷售報表中。選擇 **建立用戶**。 5. 如果是銷售經理，在 **系統設定** → **共享與團隊** 中設定 **匯報關係**。開啟 **依層級授予存取權限** 後，經理在保持 **僅自己的記錄** 的同時，也能存取團隊成員的紀錄。 ## 為甚麼有用 **僅自己的記錄** 令每位銷售員的客戶、價格和商機留在自己手中，也令其他客戶的資料不會被看到。一個人負責甚麼，便決定他能看到甚麼：客戶的 **負責人**、報價單或發票上的 **銷售員**、商機的 **負責人**。銷售員找不到某項紀錄時，先查它的負責人。 ## 例子 Lim & Co 新聘了第二位設計師。Mei Tan 按上面的步驟建立了 "Sales" 角色和一個使用它的用戶。然後她打開 Harbour Café 客戶，在 **···** 選單中用 **更改負責人** 把新設計師設為它的 **負責人**。新設計師現在可以看到 Harbour Café，也可以閱讀歸在它名下的報價單和發票，但看不到 Daniel Lim 的任何客戶——前提是客戶的 **預設存取** 為 **私有**，而且沒有共享規則或團隊給他更多權限。 ## 常見問題 - **為甚麼新銷售員看不到產品清單？** 產品沒有共享設定，所以在 **僅自己的記錄** 下，一個人只能存取自己的產品。把 **Product** 的 **List** 和 **View** 設為 **全部記錄**。 - **如何把客戶交給新銷售員？** 單個客戶，用它 **···** 選單中的 **更改負責人**。要移交一位同事負責的全部紀錄，在那位同事的用戶帳戶上使用 **轉移記錄**。參閱[移交紀錄](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/transfer-records/)。 - **可以直接用標準的 Viewer 角色嗎？** 只適合只看不改的人。**Viewer**（檢視者）只能列出和檢視自己的客戶、聯絡人、報價單、發票和貸項通知單，不能新增或修改任何內容。 ## 相關內容 - [角色與權限](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/roles-and-permissions/) - [用戶帳戶](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/users/) - [共享與團隊](https://easysales.work/zh-hant/help/administration/sharing-and-teams/) - [負責人與可見範圍](https://easysales.work/zh-hant/help/concepts/ownership-and-visibility/) --- # 兩分鐘保護好你的帳戶 > 在 easySales 用通行密鑰或驗證器應用程式開啟兩步驗證，並儲存恢復碼，即使遺失手機也不會被鎖在門外。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/secure-your-account-in-two-minutes/ 只有密碼，便可能被猜中、被重複使用或被釣魚騙走。新增通行密鑰或驗證器應用程式只需兩分鐘左右，此後單憑被盜的密碼，已經打不開你客戶的紀錄。 ## 點樣做 1. 打開你的選單，選擇 **我的資料**，然後選擇 **登入與安全**。 2. **新增通行密鑰。** 在 **通行密鑰** 卡片上選擇 **新增通行密鑰**，輸入 **名稱**，例如 "Work laptop"，選擇 **繼續**，然後用指紋、面容或裝置 PIN 解鎖。 3. **或者使用驗證器應用程式。** 在 **兩步驗證** 旁選擇 **開啟**，用 Google Authenticator、Microsoft Authenticator 等應用程式掃描二維碼，輸入 6 位數的 **應用程式中的驗證碼**。沒有智能手機的話，改為選擇 **沒有智能手機？改用電郵驗證碼**。 4. **儲存恢復碼。** easySales 顯示十個恢復碼時，選擇 **複製** 或 **下載 .txt**，把它們與密碼分開存放，勾選 **我已儲存這些恢復碼**，然後選擇 **完成**。 5. **兩種都加上。** 同時有通行密鑰和驗證器應用程式，即使遺失其中一部裝置也不會被鎖在門外。 由下一次登入起，在登入頁選擇 **使用通行密鑰登入**，或在密碼之後輸入應用程式中的驗證碼。 ## 為甚麼有用 通行密鑰只在真正的 easySales 網站上有效，所以無法被輸入假網頁，也無法在電話中被人套取。手機上的驗證碼能證明這次登入是你本人，即使密碼外洩也一樣。恢復碼是為遺失手機那一天準備的：每個恢復碼可以代替驗證碼使用一次。 ## 例子 Mei Tan 用手機上的 Microsoft Authenticator 開啟兩步驗證，並把十個恢復碼存入她的密碼管理工具。然後她新增了一個名為 "Work laptop" 的通行密鑰。第二天早上，她選擇 **使用通行密鑰登入**，按一下指紋感應器便登入了，毋須輸入密碼。萬一手提電腦遺失，她仍然可以用手機上的應用程式登入，並移除手提電腦的通行密鑰。 ## 常見問題 - **應該用通行密鑰還是驗證器應用程式？** 能兩者都用最好。通行密鑰最快，而且無法被釣魚；應用程式讓你在任何電腦上都多一個登入途徑。 - **手機和恢復碼都遺失了怎麼辦？** 聯絡貴公司的管理員。管理員可以重設你的兩步驗證，讓你重新設定。 - **連接 AI 助手需要兩步驗證嗎？** 貴公司提供兩步驗證時，需要。連接應用程式時會要求輸入驗證碼或使用通行密鑰。參閱[把 Claude 或 ChatGPT 連接到 easySales](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/connect-an-ai-assistant/)。 ## 相關內容 - [登入安全](https://easysales.work/zh-hant/help/security/overview/) - [設定通行密鑰](https://easysales.work/zh-hant/help/security/passkeys/) - [使用驗證器應用程式](https://easysales.work/zh-hant/help/security/authenticator-app/) - [使用恢復碼](https://easysales.work/zh-hant/help/security/recovery-codes/) --- # 把 Claude 或 ChatGPT 連接到 easySales > 把 Claude、ChatGPT 等 AI 助手連接到你在 easySales 的客戶、報價單和發票，選擇唯讀還是允許修改，以及先問它甚麼。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/connect-an-ai-assistant/ 你平時用的 AI 助手可以讀取你的客戶、報價單和發票，並用淺白的說話回答。它以你的身分、按你的權限操作，不會多一分，連接只需幾分鐘。 ## 點樣做 1. 打開你的選單，選擇 **我的資料**，然後選擇 **第三方 AI 工具**。**貴公司** 旁邊必須顯示 **已開啟** 或 **已開啟——唯讀**。如果顯示 **未開啟**，請管理員在 **系統設定** → **AI** 中開啟。 2. 如果貴公司提供兩步驗證，請先開啟它：連接時會要求輸入驗證碼或使用通行密鑰。 3. 選擇伺服器地址旁的 **複製**，打開 **如何連接應用程式**，按 **Claude.ai** 或 **ChatGPT** 的步驟操作。 4. 助手把你帶到 easySales 時，核對 **目前登入**。如果它只需要讀取，取消勾選 **以你的身分進行修改**。確認是你本人後，選擇 **允許**。 5. 先問與你自己工作有關的問題，例如： - 「我有哪些發票已逾期，各逾期多少？」 - 「給 Harbour Café 打電話前給我一份簡報：進行中的報價單和他們欠多少錢。」 - 「我進行中的商機裏，哪些沒有下一步？」 有些助手還會列出 easySales 提供的現成起始提示，例如 **Follow up overdue invoices**（跟進逾期發票）、**Review my pipeline**（檢討我的銷售管道）和 **My week**（我的一週）。 ## 為甚麼有用 你用自己的說話提問，不用逐一打開清單和篩選；助手也只讀取你的角色能打開的紀錄。它提出的每項修改都會先給你看預覽，你確認後才會儲存；easySales 亦不會透過它向顧客發送任何內容：它草擬的提醒由你自己發出。 ## 例子 Daniel Lim 連接 ChatGPT 時允許修改，然後問哪些發票已逾期。它列出 Harbour Café 的 INV-10000319，SGD 2,180.00（SGD 2,000.00 加 GST 9% 的 SGD 180.00），逾期 12 天，並提出替他草擬一份提醒。Daniel 修改了措辭，用自己的電郵發出。 ## 常見問題 - **可以讓助手只讀、永遠不能修改嗎？** 可以。批准連接時取消勾選 **以你的身分進行修改**，它在 **已連接的應用程式** 中便顯示 **唯讀**。貴公司設為 **已開啟——唯讀** 時，任何連接都不能修改紀錄。 - **助手會給我的顧客發電郵嗎？** 不會。easySales 不會透過它向顧客發送任何內容。它可以草擬訊息，或給你一個單據 PDF 的連結，由你自己發送。 - **如何中斷連接？** 在 **第三方 AI 工具** 的 **已連接的應用程式** 中，選擇它旁邊的 **中斷**。它會立即停止運作。 ## 相關內容 - [連接助手](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/connect-an-assistant/) - [AI 資料共享](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/ai-and-data-sharing/) - [公司 AI 存取](https://easysales.work/zh-hant/help/ai-access/company-ai-access/) - [向助手查詢你的數字](https://easysales.work/zh-hant/help/tips/ask-the-assistant-about-your-numbers/) --- # 向助手查詢你的數字 > 用 easySales 的 AI 聊天問哪些發票逾期、誰欠你最多錢、本月開了多少發票，並了解助手能做和不能做的事。 來源：https://easysales.work/zh-hant/help/tips/ask-the-assistant-about-your-numbers/ 與其設定篩選，不如直接問。內置助手 easy 按你自己的權限讀取發票、報價單和客戶，並在一個只有你看到的聊天面板中回答你。 ## 點樣做 1. 打開 **發票** 清單，選擇頂欄中的助手圖示 **開啟 AI 聊天**。 2. 在 **試試這樣問** 下，新對話會提供 **哪些發票已逾期？先催哪張？**、**哪些發票本週到期？** 和 **哪些客戶欠我的錢最多？**。選擇其中一個，再按 **Enter**。 3. 也可以自己輸入問題，例如「我這個月開了多少發票？」或「Harbour Café 還有哪些發票未付？」 4. 只問一個客戶時，打開該客戶並選擇 **Ask AI**；或者輸入 **#** 再選擇紀錄。 5. 選擇回答中的發票，它會在面板後方打開，在那裏核對數字。 ## 為甚麼有用 用淺白的說話提問，幾秒便能得到一份清單，每張發票都是連結。助手只讀取你的角色能打開的紀錄，所以在 **僅自己的記錄** 下，「所有發票」指的是你自己的發票和共享給你的發票。它不會自行操作：不能發送電郵、不能記錄收款，也不能取消或刪除單據。在貴公司允許的情況下，它可以提議修改，例如建立一項催款任務，但要等你選擇 **批准** 後才會執行。它不讀取客戶的對帳單或應收款項摘要；要看這些，請打開客戶。 ## 例子 在 **發票** 清單上，Mei Tan 選擇 **哪些發票已逾期？先催哪張？** 並按 **Enter**。回答列出 Harbour Café 的 INV-10000319，SGD 2,180.00，逾期 12 天；以及 INV-10000325，SGD 545.00，逾期 5 天：合計 SGD 2,725.00（2,180.00 + 545.00）。Mei 打開 INV-10000319，開始一個新對話，選擇 **建立任務，催收 INV-10000319 的款項**，按 **Enter**，然後批准任務卡片。 ## 常見問題 - **助手可以告訴我本月的銷售額嗎？** 它可以找出本月開立、你看得到的發票並加總。要看扣除貸項通知單、按銷售員統計的銷售額，請打開 **報表** 中的 **銷售業績**，它預設顯示 **本月**。參閱[報表](https://easysales.work/zh-hant/help/reports/overview/)。 - **它可以替我發催款提醒嗎？** 不可以。它可以草擬措辭，或提議一項催款任務；提醒由你自己發送。 - **為甚麼回答中漏了我知道的一張發票？** 這張發票屬於同事，你的角色存取不到；或者問題問得太闊。用 **#** 指明客戶，或者把時間範圍縮短一點。 ## 相關內容 - [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-chat/) - [AI 建議](https://easysales.work/zh-hant/help/activities/ai-proposals/) - [追收逾期發票](https://easysales.work/zh-hant/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [加快收款](https://easysales.work/zh-hant/help/playbook/get-paid-faster/)