以下是 easySales 帮助中心的全部内容（简体中文），共 231 页。 easySales 是一套销售 CRM，涵盖客户、报价单、发票、收款和贷项通知单。请根据这份文本回答我关于 easySales 的问题。 - 只根据这份文本回答；文本没有涉及的，请直接说明，不要猜测。 - 界面上的名称请按文中粗体原样使用。 - 注明所依据的页面并附上链接。 - 用我提问的语言回答。 --- # easySales 帮助中心 > easySales 的概念与分步指南，从第一位客户到收到货款。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/ easySales 把一笔销售的单据集中在一处：您的客户是谁、向他们报了什么价、开了什么发票、他们付了多少钱。您沿着一条路径往下做——客户、联系人、报价单、发票、收款、收据——留下的记录会告诉您谁还欠您钱。 ## 基本操作 刚开始用 easySales？[基本操作](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/basics/)用图片带您认识界面、列表、记录和表单，以及每个模块做什么。日常操作的页面都附有简短的点击动画： - [熟悉界面](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)——侧边栏和搜索框 - [创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/)，再[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/) - [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)、[发送 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)，然后[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/) ## 最初 30 分钟 用一位真实客户走完十个步骤。从第一步开始，不要跳过。 1. [登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/)：使用您的电子邮箱或用户名以及密码登录。 2. [工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)：输入任何内容之前，先熟悉界面。 3. [创建客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/create-an-account/)：即您销售的对象公司或个人。 4. [创建联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/create-a-contact/)：即您实际联络的人。 5. [创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/)：填入您要报价的明细行。 6. [报价单 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/)：预览 PDF 并发送给客户。 7. [从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)：客户同意后生成发票。 8. [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)：发票取得编号，计入应收款项。 9. [记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)：款项到账时记录。 10. [收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/)：把收据交给客户。 完整流程见[最初 30 分钟](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/your-first-30-minutes/)。 ## 按任务查找 - **销售** — [客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/overview/) · [联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/overview/) · [报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/) - **收款** — [发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overview/) · [收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/overview/) · [追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - **分阶段开票** — [从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/) · [规划开票阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/) · [押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/) - **跟进** — [活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/overview/) · [消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/) · [我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/) - **销售技巧** — [销售流程总览](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/overview/) · [跟进报价](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/follow-up-a-quotation/) · [更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/) - **开票规则** — [开票知识](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/overview/) · [形式发票](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/proforma-invoices/) · [GST 注册](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/registering-for-gst/) - **小技巧** — [小技巧](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/overview/) · [每周十分钟追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/chase-overdue-invoices-weekly/) · [月底结账清单](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/month-end-checklist/) - **更正错误** — [更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/) · [取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/) · [贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/) - **设置公司** — [公司资料](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/) · [系统设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/settings/) · [产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/overview/) · [单据](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/overview/) - **管理团队** — [用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/) · [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) · [共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/) ## 向 AI 询问 easySales 每个页面的标题旁都有 **复制给 AI**：复制本页，或复制您所用语言的整个帮助中心，粘贴到您自己的 AI 工具中，然后用自己的话提问。请参阅[用 AI 读帮助](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/read-help-with-ai/)。 ## 第一次使用这类软件？ 请先阅读[报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/)。它解释了为什么报价单不是发票、为什么已开具的发票不能随意修改，以及与金额相关的用语是什么意思——读完之后，这里的每份指南读起来都会像是提醒，而不是新课。 ## 按角色 - **所有者或管理员** — [许可证与用户](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/your-licence-and-users/)、[公司资料](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/)、[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)、[审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/)。 - **销售人员** — [客户与联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/accounts-and-contacts/)、[创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/)、[接受或拒绝](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/close-a-quotation/)、[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 - **财务** — [未收余额](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/)、[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)、[GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)、[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 ## 参考 [状态一览](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/statuses/) · [权限](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/permissions/) · [术语表](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/glossary/) · [常见问题](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/faq/) · [从经典版迁移](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/differences-from-classic/) · [What's new](https://easysales.work/zh-hans/help/whats-new/) --- # 基本操作 > 给新用户的 easySales 图解导览——界面、列表、记录和表单，每个模块做什么，以及日常操作的简短动画演示。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/basics/ easySales 把一笔生意放在一处：客户、您的报价、开出的发票，以及已收到的款项。每个页面都由同样的四部分组成——框架、列表、记录和表单——掌握了它们，就能在任何模块里工作。请先读完本页，再[登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/)逐一试做。 ## 界面 ![easySales 仪表板：左侧是模块侧边栏，顶栏有搜索框、AI 助手、帮助中心、通知和您的头像，中间是仪表板卡片。](../../../../assets/help/getting-started/basics-workspace.zh-hans.webp) - **侧边栏**在左侧，列出您的角色可以使用的模块。选择一项即可打开它的列表。 - **顶栏**有搜索框，可以查找客户、联系人、单据和商机；AI 聊天按钮；**帮助中心**，在您所在模块对应的页面打开本帮助；查看消息的铃铛；以及您的头像，点开是您的菜单，内有 **语言**、**我的资料** 和 **退出登录**。 - **页面本身**占满其余部分。登录后先看到 **仪表板**，上面有 **新建报价单**、**新建发票** 等按钮，可以马上开始工作。 详见[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)。 ## 列表 每个模块都从列表打开。在搜索框输入文字可缩小范围，使用 **筛选** 或工具栏里的筛选框，选择列标题可以排序。右上角的按钮用来新建记录，例如 **新建发票**。勾选多行可以一次处理多条记录，用 **···** 可以把列表导出到 Excel。参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)和[导出与批量操作](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)。 ## 记录 ![发票页面：顶部是发票号和状态，右侧是操作按钮，下面是金额汇总、往来方和详情。](../../../../assets/help/getting-started/basics-record.zh-hans.webp) 选择一行即可打开记录。顶部显示它的编号或名称和状态，下一步操作是那个彩色按钮——草稿报价单上是 **定稿**，草稿发票上是 **开具发票**，未付款发票上是 **记录收款**。旁边是 **编辑**、**记录活动**、单据上的 **PDF**，其他操作都在 **···** 里。下面是详情、明细行和合计，底部是 **活动**、**附件** 和 **历史**。 ## 表单 新建和编辑记录都在表单中进行。带 **\*** 的字段为必填。**联系人** 和明细行上的产品等搜索框会在您输入时查找已有记录。底部栏显示是否 **有未保存的更改**，并有 **取消** 和保存按钮，例如 **创建报价单**。 ## 各模块做什么 | 模块 | 用途 | |---|---| | **仪表板** | 查看本月开票和收款、未付和逾期金额，以及需要您处理的事项——[仪表板](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/dashboard/) | | **客户** 和 **联系人** | 保存您的销售对象（公司或个人）以及您联络的人——[客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/overview/)、[联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/overview/) | | **潜在客户** 和 **商机** | 跟进询价和正在推进的生意——[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/) | | **我的工作**、**日历**、**消息中心** | 您的任务、日程和消息集中在一处——[我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/)、[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/) | | **报价单** | 向客户报价，客户接受后从报价单生成发票——[报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/) | | **发票** 和 **定期发票** | 向客户开票、记录收款，并按周期重复开同样的明细——[发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overview/)、[定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/recurring-invoices/) | | **贷项通知单** | 减少客户在已开具发票上的欠款——[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/) | | **采购订单** 和 **送货单** | 向供应商下单、向客户送货——[采购订单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/purchase-orders/)、[送货单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/delivery-orders/) | | **报表** | 销售业绩、报价转化、按客户或产品的销售额，以及谁还欠您钱——[报表](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/overview/) | | **产品** | 您销售的商品和服务，含价格、单位和税项——[产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/overview/) | | **用户账户**、**系统设置**、**许可证** | 供管理员使用：人员和角色、公司设置以及您的套餐——[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)、[系统设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/settings/) | 您只会看到角色允许、且属于贵公司已开通模块的项目。 ## 您的第一笔生意 一笔生意沿一条路线进行：报价单、发票、收款。每一步都有专门的页面，并附操作动画： 1. [创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/)——选联系人、添加明细、保存。 2. 报价单定稿后，[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 3. [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)，让它取得发票号并计入应收。 4. [把 PDF 发给客户](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)，并标记为已发送。 5. 款项到账后[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 用一个真实客户走完全程，请看[最初 30 分钟](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/your-first-30-minutes/)。 ## 常见问题 - **登录后从哪里开始？** 从 **仪表板** 开始。使用上面的 **新建报价单** 或 **新建发票** 按钮，或从侧边栏打开一个模块。 - **为什么侧边栏里少了某个模块？** 您的角色不允许使用它，或者贵公司没有开通它。请联系管理员。 - **怎样快速找到一个客户？** 在顶部搜索框输入名称的一部分。在文本框之外的任何地方按 **/** 都可以跳到搜索框。 - **怎样切换语言？** 点开右上角的头像菜单，选择 **语言**。 - **动画里是我公司的数据吗？** 不是。动画是在一家演示公司里录制的，客户和金额都是虚构的。 ## 相关内容 - [工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/) - [列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/) - [报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/) - [最初 30 分钟](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/your-first-30-minutes/) --- # 开始免费试用 > 怎样注册 easySales 30 天免费试用，无需信用卡——验证邮箱和手机号码，再确认国家/地区和本位币。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/start-a-free-trial/ 使用本页为贵公司注册 easySales。试用免费 30 天，无需信用卡；试用结束后会怎样，参见[试用与订阅](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/trial-and-subscription/)。 ## 开始之前 - 准备好一个现在就能打开的 **工作邮箱**，以及一部能收短信的手机。**手机号码** 必须是在您所选国家/地区注册的号码；固话和境外号码会被拒绝。 - 确定公司的 **国家/地区** 和 **本位币**。它们决定税制、单据格式和报表，并且 **创建后无法更改**：选错只能重新开通新账号。 - 注册页提供英文和简体中文两种语言，可用页面上的语言切换更改。 - 完成注册的人成为公司的管理员。 ## 操作步骤 1. 在 easySales 网站上，选择 **免费试用**。**开始免费试用** 页面随即打开。 2. 输入 **公司名称**，并选择 **国家/地区**；列表中是目前开放注册的国家/地区。页面会按该国家/地区建议本位币；如需使用其他币种，请选择 **更改**。 3. 输入 **管理员姓名**、**工作邮箱** 和 **手机号码**。区号随所选国家/地区固定。号码旁边写着：*我们会向该号码发送一次性验证码短信（英文），仅用于验证本次注册。可能产生短信和流量费用，短信频率视情况而定。回复 HELP 获取帮助，回复 STOP 取消。详见服务条款和隐私政策。* 4. 设置至少 8 位的 **密码**。 5. 如果页面上有 **推荐码（选填）**，而同事或合作伙伴给了您推荐码，请填在这里。通过推荐链接进入时会自动填好。 6. 完成 **请验证你不是机器人**，勾选 *我同意服务条款和隐私政策。*，然后选择 **继续**。 7. 在 **请查收邮件** 页面，于 **邮箱验证码** 中输入邮件里的 6 位验证码，然后选择 **验证邮箱**。验证码 15 分钟内有效。 8. 在 **验证手机号码** 页面，输入 **短信验证码**，然后选择 **验证**。如需把验证码发到更正后的号码，请选择 **修改**，输入号码后选择 **发送验证码**。 9. 在 **确认账号设置** 页面，核对公司、国家/地区、本位币和管理员。勾选 **我已了解，确认使用……**，然后选择 **创建我的账号**。 10. **账号已创建** 页面会显示试用结束的日期。选择 **登录**，用工作邮箱和您设置的密码登录。 ## 之后会发生什么 - 贵公司有了自己的新工作区，您是它的管理员。欢迎邮件会重复最后一个页面上的内容。**登录** 打开的登录页面已经填好您的工作邮箱。 - 公司一开始是未注册税务的状态，在管理员于 **系统设置** → **税务** 中添加税务注册之前，不会收取任何税——参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - 在贵公司开出第一张发票之前，仪表板会向您显示 **开始使用 easySales** 清单——参见[仪表板](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/dashboard/)。 - 在 **用户账户** 下添加同事；参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)。 - 试用期间，easySales 标志旁边有 **试用** 标签。试用结束前七天起，应用顶部会出现横幅，显示结束日期和 **选择套餐**。如需提前付费，参见[选择套餐](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/choose-a-plan/)。 - 试用结束时如果没有选择套餐，公司会被暂停：只有管理员可以登录，数据会保留。 ## 需要注意的规则 - 页面不会透露某个地址是否已有账号。如果这些信息已被使用，注册会提示 **无法使用这些信息创建账号**；请直接登录。 - 验证码输错时，页面会显示还剩几次机会；每个验证码最多可以输错五次。次数用尽后，请重新获取验证码。一分钟后可以再次获取：邮箱页用 **重新发送**，短信页同样用 **重新发送**。 - 短信验证码 10 分钟内有效。从选择 **继续** 起 24 小时后，注册会过期；之后请选择 **重新开始**。 - 推荐码不会阻止注册。无效的推荐码会被忽略，您的试用与直接注册完全相同。 ## 为什么这样设计 **国家/地区和本位币不能改，是因为您的记录都建立在它们之上。** 国家/地区决定单据遵循哪套税务规则，报表里的每一笔金额都按本位币计算。单据产生之后再改其中任何一项，新旧记录就不在同一个基础上了，所以 easySales 在创建账号之前请您确认两次。 **两个验证码各自证明一件事。** 邮箱验证码证明这个地址属于您——欢迎邮件和日后的重设密码链接都会发到这里。短信验证码把这次注册和一个在您所选国家/地区注册的真实手机号码联系起来。 **页面从不透露谁已经有账号。** 对每个地址都给出同样的回答，没有人能借注册表单查出您或您的同事是否在用 easySales。 **您同意了什么，都有记录可查。** easySales 会记录您对服务条款、隐私政策和短信说明的同意，连同您当时看到的文字版本、语言和时间，日后有人问起时有明确的答案。 ## 更高效的做法 - **从最后一个页面直接登录。** **账号已创建** 页面上的 **登录** 会替您填好工作邮箱。参见[登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/)。 - **按仪表板上的清单一步步来。** **开始使用 easySales** 会依次打开公司资料、文档设置、单据编号和导入。参见[仪表板](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/dashboard/)。 - **导入客户，不用一个个输入。** **系统设置** → **数据导入** 可以从 Excel 或 CSV 文件导入客户、联系人和产品。参见[数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)。 - **先用一项真实的工作从报价走到收据。** 走完一遍，您就知道接下来要设置什么。参见[最初 30 分钟](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/your-first-30-minutes/)。 - **尽早添加同事。** 每个人都以自己的身份登录，各自的工作就记在自己名下。参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)。 ## 示例 **Lim & Co 注册。** Mei Tan 打开注册页面，公司填 Lim & Co。她选择新加坡，页面建议的本位币是 SGD，正是公司会计师记账用的币种。她填好姓名、工作邮箱和新加坡手机号码，设置密码，勾选同意，然后选择 **继续**。她先输入邮箱验证码，再输入短信验证码。在 **确认账号设置** 页面，她勾选 *我已了解，确认使用新加坡和 SGD。*，选择 **创建我的账号**。**账号已创建** 页面显示了她的试用结束日期。 **手机号码输错了。** Daniel Lim 为另一家公司注册时，手机号码少输了一位。在 **验证手机号码** 页面迟迟收不到短信，于是他选择 **修改**，重新输入号码，然后选择 **发送验证码**。更正后的号码旁边同样显示短信说明。新的验证码到了，他在 **短信验证码** 中输入并选择 **验证**。 **给海外顾客开票。** Lim & Co 为雅加达的一位客户设计展厅。Mei 仍然以 SGD 作为本位币：发票可以用其他币种开具，并附上兑 SGD 的汇率，而公司自己的报表仍然以 SGD 计算。参见[币种与汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 ## 常见问题 - **免费试用需要信用卡吗？** 不需要。试用 30 天无需信用卡；准备好了再选择套餐。参见[选择套餐](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/choose-a-plan/)。 - **注册后还能更改国家/地区或本位币吗？** 不能。两者在创建账号时就固定下来；选错只能重新开通新账号。 - **为什么我的手机号码被拒绝？** 必须是在您所选国家/地区注册的手机号码。固话和境外号码无法使用。 - **收不到邮箱验证码怎么办？** 先查看垃圾邮件文件夹，一分钟后选择 **重新发送**。如果地址填错了，请选择 **更换邮箱**。 - **短信验证码多久有效？** 10 分钟。一分钟后可以选择 **重新发送** 获取新的验证码。 - **注册到一半停下来会怎样？** 从选择 **继续** 起，注册保留 24 小时。之后请选择 **重新开始**，从表单重新填写。 - **30 天试用结束后会怎样？** 没有选择套餐时，公司会被暂停：只有管理员可以登录，数据会保留。参见[试用与订阅](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/trial-and-subscription/)。 ## 相关内容 - [试用与订阅](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/trial-and-subscription/) - [最初 30 分钟](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/your-first-30-minutes/) - [登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/) - [选择套餐](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/choose-a-plan/) --- # 登录 > 怎样登录 easySales——用电子邮箱或用户名和密码登录、填写许可证代码、使用两步验证或通行密钥，以及登录不了怎么办。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/ 使用本页，以管理员提供的资料登录 easySales。每家公司都有自己独立的工作空间——参见[许可证与用户](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/your-licence-and-users/)。 ## 开始之前 您的账户由管理员创建；如果贵公司刚开始使用 easySales，请先看[开始免费试用](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/start-a-free-trial/)。请准备好您的电子邮箱或用户名，以及密码。如果使用用户名登录，还需要贵公司的 **许可证代码**。请始终以您本人的身份登录，这样“谁修改了什么”的历史记录才会真实。 ## 操作步骤 *[示意图: 登录：输入电子邮箱或用户名；使用用户名时还需要许可证代码。然后输入密码并选择登录。如果贵公司使用两步验证，请在仪表板打开之前输入验证码。]* 1. 打开 easySales 登录页面，页面标题为 **欢迎回来**。要切换页面语言，请使用页面底部、登录卡片下方带地球图标的语言菜单。 2. 在 **电子邮箱／用户名** 中输入您的电子邮箱或用户名。 3. 如果输入的是用户名，离开第一个输入框时会出现 **许可证代码** 输入框。请输入贵公司的许可证代码。要自行添加或移除这个输入框，请选择 **使用许可证代码** 或 **不用许可证代码**。 4. 输入 **密码**，然后选择 **登录**。如果您忘记了密码，请选择按钮下方的 **忘记密码？**。 5. 如果您已开启两步验证，会进入 **两步验证** 步骤。在 **验证码** 中输入验证器应用中的 6 位验证码，或 easySales 刚刚发给您的邮件中的 6 位验证码，然后选择 **验证**。要改用通行密钥，请选择 **改用通行密钥**，然后选择 **使用通行密钥**，并在设备上确认；如果通行密钥是您唯一的方式，会先显示 **使用通行密钥**。使用验证码时，只在您一人使用的电脑上勾选 **30 天内在此设备上不再询问**。 如果您已设置通行密钥，也可以改为选择 **使用通行密钥登录**，无需输入密码。手机不在身边时，选择 **改用恢复码**，输入一个您保存的恢复码。如果以上都没有，请联系贵公司的管理员——参见[恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/)。各种方式如何配合，见[登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/)。 如果贵公司要求两步验证而您尚未设置，横幅会提示您在某个日期之前完成设置；过了该日期，输入密码后会打开 **设置两步验证**——参见[公司安全设置](https://easysales.work/zh-hans/help/security/company-security-settings/)。 如果管理员已重置您的密码，请用管理员给您的临时密码登录。接着（如有验证码或设置步骤，则在完成之后）会打开 **设置新密码**。输入至少 8 个字符、且与临时密码不同的 **新密码**，在 **确认密码** 中再输入一次，然后选择 **保存并登录**。完成之前，easySales 的其他功能都无法使用。 ![登录页：电子邮箱 / 用户名，旁边是使用许可证代码，然后是密码、登录按钮和下面的忘记密码？](../../../../assets/help/getting-started/sign-in-01-form.zh-hans.webp) ## 之后会发生什么 仪表板随即打开——参见[仪表板](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/dashboard/)和[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)。如果您是点开某条记录的链接来登录的，例如同事发给您的一张报价单，打开的就是那条记录。页面总是以准备输入电子邮箱的状态打开。如果您上次使用许可证代码登录，此浏览器会保留该代码，选择 **使用许可证代码** 会带出已填好的代码。 ## 需要注意的规则 - **资料不匹配** 时只显示一条消息，无论哪一部分有误。输入电子邮箱时显示 *账户资料不匹配。请检查电子邮箱和密码。*，并提示：如果您的电子邮箱属于多家公司，或使用用户名登录，请点击许可证代码链接。使用许可证代码时显示 *账户资料不匹配。请检查许可证代码、用户名和密码。* - **无法连接服务器** 或服务器出现故障时，消息为 *暂时无法连接服务器，请稍后再试。* 这并不表示您的资料有误。 - **账户或许可证已停用** 时有专门的消息：请联系管理员。尚未转到这个 easySales 的公司也有专门的消息。许可证 **已暂停** 时只有管理员可以登录：*此许可证已暂停，只有管理员可以登录；请让您的管理员联系我们。* - **同一网络连接上连续失败五次，会在该连接上锁定这个用户名** 一分钟；之后每多失败一次，等待时间加倍，最长十五分钟。锁定期间，即使密码正确也会得到同一条消息。请等待，或[重设密码](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/reset-your-password/)。**使用通行密钥登录** 仍然可用。 - **同一网络连接在十五分钟内尝试二十次**，无论尝试的是哪些用户名，该连接都会被锁定十五分钟。 - **临时密码自重置起 72 小时内有效。** 之后请让管理员重新重置您的密码。 - **验证码步骤的有效时间为五分钟**，使用邮件验证码时与验证码的有效时间相同，最长十五分钟。超时后请重新登录。输错五次验证码会将验证码输入锁定一分钟，之后时间更长；消息会告诉您需要等待几分钟。 - 页面底部的 **关于 easySales**、**帮助中心**、**服务条款** 和 **隐私政策** 会打开相应页面。 - **如果在您工作时登录过期**，您会在页面上方的对话框中重新登录，屏幕上的内容会保留——参见[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/#%E7%99%BB%E5%BD%95%E6%A0%87%E7%AD%BE%E9%A1%B5%E4%B8%8E%E6%9B%B4%E6%96%B0)。 ## 为什么这样设计 **所有资料错误都只给同一句提示，是在保护您的同事。** 如果 easySales 会说“没有这个用户”或“密码错误”，任何人都能试出贵公司有哪些电子邮箱和用户名，再集中去猜它们的密码。不论哪一项不匹配、用户名是否被锁定，都只显示同一句话，对方就什么也问不出来。 **锁定拖慢的是猜密码的人，不是您。** 打错字的人只损失一分钟；用程序一个接一个试密码的人，每小时只剩下屈指可数的几次机会。而您的通行密钥和重设链接照样可用。 **用自己的身份登录，记录才可信。** easySales 中的每一项更改都记在做出更改的人名下——参见[审计记录](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/audit-trail/)。共用一个登录，您的主管、会计师或审计人员就只能靠猜；有人离职时，管理员也只需停用他一个账户，而不必让所有人改密码。 **第二步验证挡住被盗的密码。** 密码可能在别处被重复使用，也可能被输入到仿冒的网页上。开启两步验证后，光有密码打不开贵公司的客户名单和发票，还需要您自己设备上的验证码或通行密钥。 ## 更高效的做法 - **用通行密钥登录。** 用指纹、面容或屏幕锁代替密码和验证码。浏览器支持时，点一下 **电子邮箱／用户名** 输入框，也会列出您保存的通行密钥。参见[设置通行密钥](https://easysales.work/zh-hans/help/security/passkeys/)。 - **只在自己专用的电脑上选择信任。** **30 天内在此设备上不再询问** 会让该浏览器跳过验证码步骤；密码仍要输入。受信任的设备可以在[我的资料](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/profile/)的 **登录与安全** 中移除。 - **让密码管理器帮您填写。** 输入框已标明为用户名和当前密码，密码管理器可以保存并自动填写。 - **让浏览器记住许可证代码。** 用代码登录过一次后，**使用许可证代码** 会带出已填好的代码。登录后，侧边栏的 **许可证** 页面会以 **代码** 显示它——参见[贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)。 - **登录前就选好语言。** 页面底部的地球图标菜单和 easySales 内您自己菜单里的语言是同一个设置——参见[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/#%E6%82%A8%E7%9A%84%E8%AF%AD%E8%A8%80)。 ## 示例 **在新的笔记本电脑上登录。** Lim & Co 的 Mei Tan 输入电子邮箱和密码，选择 **登录**。公司使用两步验证，所以打开了 **两步验证** 步骤。她输入验证器应用里的 6 位验证码，因为这台笔记本只有她自己用，就勾选了 **30 天内在此设备上不再询问**，然后选择 **验证**。仪表板随即打开。之后 30 天里，这台电脑只要求她输入密码。 **一个电子邮箱用于两家公司。** Daniel Lim 同时为 Lim & Co 和另一家公司记账，两边用的是同一个电子邮箱。他用电子邮箱登录时，easySales 回答 *账户资料不匹配。请检查电子邮箱和密码。*，并提示他使用许可证代码链接。他选择 **使用许可证代码**，输入 Lim & Co 的代码后登录成功。下一次，**使用许可证代码** 会带出已填好的代码。 **用户名被锁定。** 一个星期一早上，Lim & Co 的一位新同事在办公室电脑上连续五次输错密码。第六次她输入了正确的密码，仍然显示资料不匹配，因为这个用户名在该连接上被锁定了一分钟。她等满一分钟后登录成功；正确的密码会清零计数。如果一分钟后她第一次尝试仍然输错，下一次锁定就会是两分钟。 ## 常见问题 - **密码明明是对的，为什么 easySales 说资料不匹配？** 要么是在您的网络连接上失败五次后用户名被锁定了，要么是 easySales 需要您的许可证代码。请等一分钟再试一次，或选择 **使用许可证代码**。 - **公司的许可证代码在哪里找？** 请问管理员。任何人登录后，侧边栏的 **许可证** 页面都会以 **代码** 显示它。 - **可以不用密码登录吗？** 可以，只要您已在 **登录与安全** 中添加了通行密钥：在登录页面选择 **使用通行密钥登录**。参见[设置通行密钥](https://easysales.work/zh-hans/help/security/passkeys/)。 - **管理员给的临时密码能用多久？** 自重置起 72 小时。用它登录时，您要先设置自己的密码，才能打开其他内容。 - **手机丢了，怎么登录？** 选择 **改用恢复码**，输入一个您保存的恢复码。如果一个都没有，请让贵公司的管理员重置您的两步验证；参见[恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/)。 - **同事之间可以共用一个账号吗？** easySales 把每一项更改都记在做出更改的账户名下，共用账号就看不出是谁做的。请让管理员为每个人添加用户；参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)。 - **“此许可证已暂停”是什么意思？** 贵公司的订阅需要处理，在处理好之前只有管理员可以登录。参见[试用与订阅](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/trial-and-subscription/)。 ## 相关内容 - [重设密码](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/reset-your-password/) - [登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/) - [我的资料](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/profile/) - [工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/) --- # 重设密码 > 忘记 easySales 密码怎么办？通过邮件申请重设链接、设置新密码，并了解登录会话和两步验证会有什么变化。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/reset-your-password/ 如果忘记了密码，可以从[登录页面](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/)自行设置新密码。链接通过电子邮件发送，所以您的账户需要登记电子邮箱。 ## 开始之前 请确认您账户的电子邮箱或用户名。如果使用用户名，还要准备好贵公司的 **许可证代码**。不需要旧密码。 ## 操作步骤 1. 在登录页面选择 **登录** 下方的 **忘记密码？**，会打开 **忘记密码** 页面，并显示*我们会向你发送一封重置链接邮件。* 2. 输入 **电子邮箱／用户名**。如果输入的是用户名，请在出现的输入框中输入 **许可证代码**。 3. 选择 **发送链接**。 4. 打开电子邮件并点击其中的链接，会打开 **设置新密码** 页面。 5. 输入至少 8 个字符的 **新密码**，在 **确认密码** 中再输入一次，然后选择 **保存密码**。 6. 出现 **密码已更改** 后，选择 **登录**，用新密码登录。 ## 之后会发生什么 选择 **发送链接** 后，表单会换成 **请查看你的邮箱**。无论账户是否存在，easySales 都会给出同一句话：*如果有匹配的账户，我们已发送重置链接。链接 30 分钟后失效。* 在您设置新密码之前，当前密码仍然有效。 如果邮件没有送达，请等待倒计时 *没有收到？N 秒后可重新发送*（两分钟），然后选择 **没有收到？重新发送**。如果地址输错了，请选择 **换一个地址**。**返回登录** 会带您回到登录页面。 保存新密码时，easySales 会显示 **密码已更改** 和 *密码已更新，其他设备已退出登录。* 您在所有设备上的会话都会结束，您已连接的 AI 应用和个人令牌也会断开。 如果您已开启两步验证，它会保持开启。下次登录时，easySales 照常要求您完成第二步——验证码或您的通行密钥——您之前标记为受信任的每台设备也会再次要求验证。您的通行密钥仍然有效，**使用通行密钥登录** 无需密码即可使用。重设会使哪些内容失效、保留哪些内容，见[登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/)。 ## 需要注意的规则 - 链接只能使用一次，30 分钟后失效。再次申请链接会使之前的链接失效。对密码的任何更改也会使它失效——在 **我的资料** 中更改、管理员重置、临时密码之后的强制更改，或使用链接——所以旧链接之后无法再使用。 - 已使用或已过期的链接会显示 **此链接已失效**。选择 **重新申请链接** 重新开始。 - 只有服务器无法连接时才会出现不同的回答：*暂时无法连接服务器，请稍后再试。* 这并不表示账户不存在。 - 每个账户每两分钟最多收到一封重设邮件。 - 重设密码不会关闭两步验证。如果手机和恢复码都丢失了，请联系贵公司的管理员——参见[恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/)。 - 如果不知道许可证代码、账户没有电子邮箱，或账户已被停用，请改为联系管理员。 - 管理员也可以替您重置密码，并给您一个临时密码。之后您在[登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/)时设置新密码。 ## 为什么这样设计 **对每个地址都给出同一句回答，保护的是同事账户的隐私。** 如果页面会说“没有这个地址的账户”，任何人都能借此查出谁在贵公司工作、哪些地址能登录 easySales。每个申请都得到同一句话，真正的答案只会出现在账户本人的收件箱里。 **链接短时有效、只能用一次，旧邮件就做不了什么。** 重设邮件可能被转发、在共用电脑上被打开，几个月后还躺在邮箱里。链接只能用一次、30 分钟内有效，而且密码一改或发出新链接就失效，之后谁找到它都用不了。 **所有会话都会结束，因为重设可能意味着别人知道了您的密码。** 如果旧密码已经泄露，只退出您手上这个浏览器，对方在别处仍然保持登录。结束所有会话、断开所有 AI 应用和个人令牌，就把这些门一次全部关上。 **两步验证保持开启，重设就绕不过它。** 如果一个重设链接就能关掉两步验证，任何进得了您邮箱的人都能顺手接管您的 easySales 账户。设置新密码之后，第二步验证仍然守着您的账户。 ## 更高效的做法 - **等邮件时先用通行密钥登录。** **使用通行密钥登录** 不需要密码，忘了密码也不耽误工作。参见[设置通行密钥](https://easysales.work/zh-hans/help/security/passkeys/)。 - **让浏览器为您建议新密码。** **设置新密码** 页面上的两个输入框已标明为新密码，浏览器或密码管理器可以提供一个强密码并保存下来。 - **只打开最新的那封邮件。** 每次 **没有收到？重新发送** 都会使之前的链接失效，收到好几封重设邮件时，请用最新的一封。 - **账户没有登记邮箱时，直接找管理员。** 管理员在您的用户账户上选择 **重置密码**，把一个 72 小时内有效的临时密码交给您。参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)。 - **避免下一次重设。** 添加通行密钥或用密码管理器保存密码，并在[我的资料](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/profile/)的 **登录与安全** 中检查两步验证。 ## 示例 **星期一早上的重设。** Lim & Co 的 Mei Tan 在 8:40 想不起密码。她选择 **忘记密码？**，输入电子邮箱后选择 **发送链接**。一分钟后邮件到了；她点开链接，输入两次新密码，选择 **保存密码**。她手机上打开着的 easySales 随即退出登录。她在笔记本电脑上登录时，easySales 又要求输入验证器验证码，因为重设让每台受信任的设备都要再验证一次。 **没有收到的邮件。** Daniel Lim 在 10:00 申请链接，却迟迟没有收到。10:02 倒计时结束，他选择 **没有收到？重新发送**。随后两封邮件一起到达。第一个链接已经失效，因为第二次申请取消了它，所以他打开较新的那封。 **没有邮箱的用户名。** Lim & Co 的一位兼职设计师用用户名登录，账户上没有登记邮箱，重设链接无从送达。管理员 Daniel 打开她的用户账户，选择 **重置密码**，把 72 小时内有效的临时密码交给她；她用它登录时会打开 **设置新密码**，由她设定自己的密码。 ## 常见问题 - **重设密码的链接多久有效？** 30 分钟，而且只能用一次。新的链接或任何一次密码更改都会使它失效。 - **为什么收不到重设密码的邮件？** 不论有没有匹配的账户，页面都显示同一句话，所以请检查您输入的是账户上登记的地址或用户名，并查看垃圾邮件文件夹。如果账户没有登记邮箱，请让管理员替您重置密码。 - **重设密码后手机上也会退出登录吗？** 会。所有设备上的会话都会结束，已连接的 AI 应用和个人令牌也会断开。 - **重设密码会关闭两步验证吗？** 不会。下次登录时仍要输入验证码或使用通行密钥，受信任的设备也会再次要求验证。 - **管理员能看到我的密码吗？** 不能。管理员可以重置密码并给您一个临时密码，您下次登录时要换成自己的密码。 - **“此链接已失效”是什么意思？** 链接已经用过、超过了 30 分钟，或已被新的链接或密码更改取消。请选择 **重新申请链接**。 - **新密码有什么要求？** 至少 8 个字符，两个输入框中输入的内容要一致。 ## 相关内容 - [登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/) - [登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/) - [我的资料](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/profile/) - [许可证与用户](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/your-licence-and-users/) --- # 最初 30 分钟 > easySales 新手入门——跟着一位顾客走一遍：建客户和联系人、做报价单、开发票、记录收款并开出收据。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/your-first-30-minutes/ 带一位顾客从初次接触一直走到收到款项。easySales 里的其他一切都围绕这条路径展开；[报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/)说明了它为什么按这个顺序进行。 ## 开始之前 您需要登录资料，以及一个允许您添加客户、联系人、报价单和发票并记录收款的角色。如果下面某一步没有向您提供，请向管理员申请相应权限，然后继续。 挑一项规模小、真实的工作。Lim & Co 第一次走这条路径时，用的是为 Harbour Café 安装窗帘的真实工作，而不是虚构的测试。 ## 操作步骤 1. **登录并四处看看。** 用您的电子邮箱或用户名和密码登录，然后找到侧边栏、搜索框和您自己的菜单——[登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/)、[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)。 2. **创建顾客。** 公司用 **企业** 客户，个人用 **个人** 客户——[创建客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/create-an-account/)。 3. **添加联系人**：把您在那里打交道的人添加为联系人——[创建联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/create-a-contact/)。 4. **编写报价单。** 选择联系人，添加明细行，并检查 **合计**。它会保存为 **草稿**——[创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/)。 5. **定稿。** 选择 **定稿**：报价单取得报价单号，状态变为 **进行中**——[报价单定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)。 6. **发送报价单。** 选择 **PDF**，像顾客一样阅读，下载后发送这个文件——[报价单 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/)。 7. **生成发票。** 顾客同意后，**生成发票** 会把报价单复制成一张新的 **草稿** 发票——[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 8. **开具发票。** 检查草稿并选择 **开具发票**。发票获得发票编号，金额随之锁定——[开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。 9. **记录收款**：款项到账时，在发票上选择 **记录收款**；easySales 会把它保存为编号以 `RCT-` 开头的收据——[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 10. **提供收据。** 打开收据并选择 **下载 PDF**，发送给顾客——[收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/)。 ## 之后会发生什么 这位顾客的完整经过现在都在同一个地方：他们是谁、您报了什么价、开了多少票、付了多少钱。发票显示 **已付款** 且 **未付余额** 为零，或显示 **部分付款** 和仍欠的金额。 在进行任何设置之前，再快速走一遍。之后要设置的内容——产品、单据设计、同事——都会根据您在这一路上注意到的情况来决定。 ## 需要注意的规则 - 报价单必须先定稿，才能从它生成发票；发票必须先开具，才能对它记录收款。 - 一张收据可以同时支付该顾客的多张发票，记错的收据可以作废。 - 要更正已开具的发票，请使用贷项通知单或取消它；参见[更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/)。 - 单据上的税项取决于[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)中贵公司的国家／地区和税务注册。通过免费试用注册的公司，在管理员添加税务注册之前是未注册税务的状态。国家／地区尚未确认的公司，按设在新加坡处理。 ## 为什么这样设计 **每张单据都从前一张长出来。** 报价单沿用联系人，发票复制报价单，收据结清发票。不用重新输入，所以报出的价就是收的价，任何人都能把一笔收款追溯到最初的报价。 **草稿可以随意改，定稿或开具时才取号。** 草稿报价单或草稿发票可以随时修改、删除。只有定稿或开具才会取得编号，所以删掉的草稿不会在报价单号和发票号中留下空号，不用向会计师解释——参见[开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)。 **做一项真实的工作，比看一圈介绍学得更多。** 真实的顾客、真实的明细行和真实的收款，会告诉您需要哪些产品、条款和单据设计，之后的设置就会贴合您实际的销售方式。 ## 更高效的做法 - **用仪表板上的快捷操作。** **新建客户**、**新建联系人**、**新建报价单** 和 **新建发票** 都在问候区里。参见[仪表板](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/dashboard/)。 - **从联系人页面开始做报价单。** 联系人页面上的 **新建报价单** 会替您填好联系人和客户。参见[创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **用文件导入已有的顾客。** **系统设置** → **数据导入** 可以从 Excel 或 CSV 文件载入客户、联系人和产品。参见[数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)。 - **在顶栏找任何记录。** 按 **/**，输入名称或编号，就能直接打开客户、联系人、报价单、发票或商机。参见[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/#%E6%90%9C%E7%B4%A2)。 - **把报价单标记为已发送。** **标记为已发送** 会记下发送日期，您 **待办** 中的跟进提醒从这一天起算。参见[标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/)和[跟进报价](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/follow-up-a-quotation/)。 ## 示例 **Lim & Co 的第一项工作，从头到尾。** Lim & Co 已注册 GST，税务注册已在 **系统设置** → **税务** 中录入。Mei Tan 把 Harbour Café 建为 **企业** 客户，并把咖啡馆经理添加为联系人。她的报价单有两行，税项都是 **GST 9%**：遮光窗帘 4 幅，每幅 SGD 180.00，共 SGD 720.00；安装费 SGD 280.00。税前合计 SGD 1,000.00；GST 为 SGD 90.00（SGD 1,000.00 的 9%）；**合计** 为 SGD 1,090.00。她把报价单定稿为 QN-10000001，并发送 PDF。 咖啡馆同意了。Mei 选择 **生成发票**，检查草稿后开具为 INV-10000001，金额 SGD 1,090.00。一周后咖啡馆转来 SGD 1,090.00；Mei 选择 **记录收款**，发票显示 **已付款**，没有余额。她下载收据 RCT-10000001，用电子邮件发给对方。 **分两次付清。** 在另一项工作中，Harbour Café 先为一张 SGD 1,090.00 的发票支付了 SGD 600.00。Mei 记录后，发票显示 **部分付款**，**未付余额** 为 SGD 490.00（SGD 1,090.00 − SGD 600.00）。余下的 SGD 490.00 到账后，她记录第二笔收款，发票变为 **已付款**，咖啡馆手上有两张收据，每笔收款一张。 **注册 GST 之前的新公司。** Daniel Lim 为另一家尚未注册 GST 的公司开始试用。这家公司在 easySales 里没有税务注册，所以不收 GST：同样的两行合计 SGD 1,000.00。公司注册后，管理员在 **系统设置** → **税务** 中添加注册，日期在注册期内的单据就可以收取 GST。 ## 常见问题 - **easySales 应该先设置什么？** 先用一项真实的工作从报价走到收据；然后设置这一路上发现需要的东西——公司资料、单据设计和编号，以及产品。对管理员来说，仪表板上的 **开始使用 easySales** 清单会依次带您完成公司资料、文档设置、单据编号和导入客户。 - **为什么不能从报价单生成发票？** **草稿** 报价单不能开票：请先选择 **定稿**。**已拒绝** 或 **已被替代** 的报价单也不能开票；参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **开发票之前一定要先做报价单吗？** 不用。可以直接创建发票；参见[创建发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/create-an-invoice/)。从报价单生成可以省去重新输入。 - **一笔收款可以付多张发票吗？** 可以，只要这些发票属于同一位顾客、币种相同。在 **发票** 列表中勾选它们，选择 **记录收款**，为它们记录一张收据。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **怎样把收据发给顾客？** 打开收据，选择 **下载 PDF**，然后把文件附在电子邮件里。参见[收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/)。 - **开出的发票有错，能直接改吗？** 金额和明细行已锁定。请用贷项通知单更正，或在尚未收款时取消它；参见[更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/)。 ## 相关内容 - [报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/) - [未收余额](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) - [更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/) - [接触客户](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/first-contact/) - [更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/) --- # 工作区 > easySales 界面怎么用——侧边栏、顶栏搜索、铃铛提醒、帮助中心按钮、个人菜单和语言切换，以及登录过期时会怎样。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/ easySales 的每个页面都有同样的框架：左侧是侧边栏，顶栏有搜索、铃铛图标、帮助中心按钮和您自己的菜单，下面是页面本身。本页说明[登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/)后各项内容在哪里。 ## 侧边栏 侧边栏依次列出：**仪表板**、**潜在客户**、**客户**、**联系人**、**商机**、**我的工作**、**日历**、**团队**、**空间**、**消息中心**、**报价单**、**发票**、**定期发票**、**贷项通知单**、**采购订单**、**送货单**、**报表**、**产品**、**团队管理**、**用户账户**、**系统设置** 和 **许可证**。 您只会看到角色允许、且属于贵公司已开通模块的项目；其他项目根本不会出现。**仪表板**、**消息中心** 和 **许可证** 不需要任何权限；**我的工作**、**日历**、**团队** 和 **空间** 需要 **活动** 一行上有 **查看**。**我的工作** 显示您未完成且不在等待中的任务数量，**日历** 显示您今天的日程数量，**商机**、**报价单** 和 **发票** 有需要计数的内容时会显示数量。**团队管理** 会向经理和团队负责人显示，也会向能设置销售目标的角色显示；参见[团队管理](https://easysales.work/zh-hans/help/team/overview/)。**潜在客户** 旁标有 **Beta**。 左上角的 easySales 标志会带您回到仪表板。标志旁边的标签在贵公司免费试用期间显示 **试用**，否则显示 **Beta**；付费许可证不显示标签。旁边的三横线菜单按钮控制侧边栏。 在带鼠标的电脑上，把指针移到按钮上可以看到提示。侧边栏固定展开时显示 **隐藏菜单**：选择按钮即可隐藏它，让页面占满整个宽度。侧边栏隐藏时显示 **固定菜单**：选择按钮即可再次把侧边栏固定展开。隐藏期间，把指针移到按钮上，完整菜单会浮在页面上方；按 **Esc** 或点击菜单之外的任何位置即可关闭菜单。easySales 会在此浏览器上记住您的选择，在您更改之前，侧边栏保持固定。 在触摸屏上，按钮没有提示，只负责打开和关闭菜单。屏幕宽度至少 1100 像素时，侧边栏固定展开。更窄的屏幕，例如平板电脑，则显示一条图标栏，按钮可将它展开为完整名称；手机则把菜单作为抽屉打开。 ## 面包屑导航 不在所属部分最上层的页面，会在标题上方显示面包屑导航，列出它上面的各级页面。在一张报价单上它显示 **报价单**，在新建发票页面上显示 **发票**。每一级都是返回的链接。**发票** 这样的列表本身就是该部分的最上层，所以没有面包屑。在手机上，面包屑变成一个返回上一级页面的链接。 ## 铃铛图标 顶栏的铃铛图标打开您的消息，分两个标签：**待办** 放需要您处理的事，**动态** 放您应该知道的事——提及、交给您的任务，以及您所关注单据的动态。它会显示需要您处理的数量。从这里可以打开完整的[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)或 **我的工作**。 ## 搜索 顶栏的搜索框显示 *搜索客户、联系人、单据…*。输入名称或编号，选择某个结果即可打开该记录；结果按客户、联系人、单据和商机分组，每种记录最多列出五条。在文本框之外按 **/** 可以跳到搜索框；用方向键和 **Enter** 打开结果，按 **Esc** 关闭列表。它只列出您的角色允许列出的内容。在窄屏幕上，搜索框会变成一个搜索按钮。 下面的动画从 **发票** 列表开始搜索：输入客户名称的一部分，再从结果中打开该客户。 ![动画：在发票列表上，于顶部搜索框输入客户名称的一部分，然后从结果中打开该客户。](../../../../assets/help/getting-started/workspace-search.zh-hans.webp) ## 帮助和您自己的菜单 问号按钮 **帮助中心** 会在新标签页中打开本帮助中心，定位到您正在使用的模块的页面，并使用您的语言。手机上不显示这个按钮。 它右边的头像会打开您的菜单：您的姓名和角色、您的电子邮箱（没有电子邮箱时显示用户名）、**外观**（**自动**、**浅色** 和 **深色**）、**语言**，然后是 **我的资料** 和 **退出登录**。您的语言和外观设置不会影响其他任何人。 同事看到的是您的显示名称——在提及中、活动上以及他们的消息里。如果您没有显示名称，他们看到的是您电子邮箱地址中 @ 之前的部分：地址以 mei.tan@ 开头时显示为 “mei.tan”。 您在 **我的资料** 的 **个人资料** 页面的 **姓名** 字段中设置显示名称，管理员也可以在用户账户上设置。 ![从右上角头像打开的个人菜单：您的姓名和电子邮箱、外观（自动、浅色、深色）、语言、我的资料和退出登录。](../../../../assets/help/getting-started/workspace-02-user-menu.zh-hans.webp) ## 您的语言 easySales 支持 English、简体中文、繁體中文、Bahasa Melayu、ไทย 和 日本語。可以在登录页面、您的菜单或 **我的资料** 的 **个人资料** 页面的 **语言与外观** 下选择；这是同一个设置，保存在此浏览器上。每个页面都会跟随它，只有 **文档设置** 上的两个标签例外。名称和人们输入的文字——产品、用户、您自己的备注——保持输入时的样子。打印的单据和电子邮件不会跟随您的语言。 ## 登录、标签页与更新 - **工作时登录过期**，页面上方会打开 **您的登录已过期**。在该对话框中重新登录即可继续：后面的页面会被隐藏但保留，包括您已输入的内容。如果换成另一个人在那里登录，前一个人的数据会被清除，不会显示给他。 - 在一个标签页中 **退出登录**，会让您在此浏览器的其他所有标签页中也退出登录。在另一个标签页中以其他用户或公司登录，会清除此标签页已加载的内容。 - **清空表单中的搜索框**，例如 **联系人**、**客户**、**负责人** 或某一行的产品，会清空该字段。必填字段随后会拦住保存并给出提示；选填字段则保存为空。 - **离开有未保存更改的表单** 时会询问 **离开此页？** 选择 **继续编辑** 返回，或选择 **离开此页** 不保存就离开。 - **连接中断时**，会有一行提示 *与服务器的连接已中断，当前显示的内容可能不是最新的。* 选择 **重试**；服务器响应后这行提示就会消失。 - **easySales 推出新版本时**，会有横幅提示。选择 **重新加载** 即可使用新版本；如果不选择，打开下一个页面时会自动重新加载一次。 ## 这里没有的功能 - 没有一次搜索所有类型记录的功能。顶栏的搜索框可以查找客户、联系人、报价单、发票和商机；其他内容请在列表中搜索——参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 ## 为什么这样设计 **您只看到角色允许您使用的内容。** 打不开的项目只会换来一次拒绝，所以干脆不显示；只负责发票的同事也不会被采购相关的项目分散注意力。搜索也遵循同样的规则：它从不显示您的角色不能列出的记录，所以私人的内容不会出现在同事的搜索结果里——参见[角色与共享](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/)。 **登录过期时，保住的是您的工作，而不是您的数据。** 在对话框中重新登录，屏幕上的内容原样回来，所以做报价单做到一半登录过期，也不会损失什么。如果换成另一个人在这台电脑上登录，您加载的内容会先被清除，办公室的共用电脑就不会把一个人的顾客资料交给下一个人。 **语言和外观只属于您自己。** 一位同事可以用深色模式的简体中文工作，另一位用英文。打印的单据和电子邮件保持贵公司设定的文字，因为收到它们的是您的顾客，而不是您。 **所有人用同一个版本。** 有新版本时，easySales 请您重新加载，而不是让新旧界面混在一起，这样公司里每个人用的都是同样的按钮和规则。 ## 更高效的做法 - **按 / 搜索。** 在文本框之外的任何地方按 **/**，就会进入顶栏搜索；输入名称或编号，再用方向键和 **Enter**。 - **在新标签页中打开记录。** 列表中的名称、标志和菜单项都是真正的链接，按住 Ctrl 点击（Mac 上按住 ⌘）或用鼠标中键点击，就会在浏览器新标签页中打开。参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 - **列表很宽时隐藏侧边栏。** **隐藏菜单** 让页面占满整个宽度；需要菜单时，把指针移到菜单按钮上即可。 - **打开当前页面的帮助。** 顶栏的 **帮助中心** 会以您的语言打开您正在使用的模块的指南。 - **从铃铛处理事情。** **待办** 列出需要您处理的事，您可以直接从那里打开每一项，不用再去搜索。参见[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)。 - **在手机上工作。** 菜单以抽屉打开，搜索是顶栏上的一个按钮，列表把每条记录显示为一个简洁的条目，点一下即可打开。 ## 示例 **午饭后回来。** Mei Tan 午饭时让一张做了一半的报价单开着。回来时，**您的登录已过期** 盖住了页面。她在对话框中重新登录，报价单还在，她输入的明细行也都在，可以直接保存。 **接到电话找发票。** Harbour Café 打电话来问发票 INV-10000319 的事。Daniel Lim 按 **/**，输入 10000319，这张发票就出现在单据下面。他按 **Enter**，发票随即打开。 **同一个办公室，两种语言。** Mei 用英文工作；一位同事把自己菜单里的语言换成简体中文。Mei 的界面不会改变，两人打印出来的发票也一模一样。 ## 常见问题 - **为什么侧边栏里看不到某个模块？** 您的角色没有访问权限，或贵公司没有开通这个模块。请联系管理员；参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **怎样切换 easySales 的语言？** 打开右上角您的菜单，选择 **语言**。这个选择保存在此浏览器上，不会改变同事的界面。 - **easySales 有深色模式吗？** 有。在您菜单的 **外观** 下选择 **深色**，或选择 **自动** 跟随设备的浅色或深色设置。 - **为什么我工作时被退出登录了？** 每次登录的有效时间是从登录起算的一段固定时间。到期后，在对话框中重新登录即可，屏幕上的内容会保留。在同一浏览器的另一个标签页中退出登录，这里也会退出。 - **搜索有快捷键吗？** 有。在文本框之外的任何地方按 **/**，就会跳到顶栏的搜索框。 - **可以在手机上用 easySales 吗？** 可以，用手机浏览器打开即可。菜单以抽屉打开，列表把每条记录显示为简洁的条目，顶栏上不显示帮助中心按钮。 - **在哪里改姓名或密码？** 在右上角菜单的 **我的资料** 中。参见[我的资料](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/profile/)。 ## 相关内容 - [登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/) - [我的资料](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/profile/) - [列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/) - [仪表板](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/dashboard/) - [最初 30 分钟](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/your-first-30-minutes/) --- # 列表与列 > 在 easySales 列表中搜索、筛选、排序和翻页，用列设置选择显示哪些列，并把视图保存给自己或全公司使用。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/ 每个模块都以列表打开——客户、报价单、发票等等。使用本页在其中任何一个列表里查找记录；所有列表的用法都相同，是[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)的一部分。 ## 开始之前 您需要该模块的 **List**（列表）权限才能看到它的列表，并打开 **列设置**。只为自己设置列不需要其他权限。为 **全公司默认** 更改列还需要 **System**（系统）**Edit**（编辑）权限。 ## 操作步骤 1. **搜索。** 在列表上方的搜索框中输入；列表会随着输入逐步缩小。 2. **筛选。** 选择 **筛选**，选择条件——状态、日期范围、人员——然后选择 **应用筛选**。每个条件会以标签形式显示在列表上方；用标签上的 × 移除一个，或选择 **清除筛选** 全部移除（搜索框也会清空）。在电脑上，有些列表还会把最多三个筛选条件直接放在工具栏中，改动后立即生效。 3. **排序。** 选择列标题按该列排序；再选择一次则反向排序。 4. **翻页。** 使用列表下方的翻页控件，并选择每页 20、50、100 或 200 行。 5. **设置列。** 选择 **列设置** 按钮——列表上方工具栏最右侧的图标——打开 **列设置** 抽屉。手机上不提供它。 6. 在顶部选择 **我的视图** 或 **全公司默认**。 7. 在 **列** 中，在 **可用列** 下勾选要显示的列；它们会移到 **已选列**，**始终显示** 则列出始终保留的列。用箭头调整顺序，输入新的标题，并选择宽度：**自动**、**窄**、**中** 或 **宽**。如有需要，勾选 **横向滚动时固定第一列**。 8. 在 **筛选项** 中（列表有这个选项卡时），选择 **筛选** 框要询问的内容。 9. 完成后选择 **完成**。 ## 之后会发生什么 每项更改都是随做随存，抽屉后面的列表会立即显示；**完成** 只是关闭抽屉，所以没有 **保存更改** 按钮。**我的视图** 只更改您自己的视图——*只有你会这样查看列表。公司的设置不会改变。* **全公司默认** 更改公司的默认设置——*公司中的所有人都会这样查看列表，除非他们设置了个人偏好。*——已经设置了自己视图的人会保留自己的视图。要撤销，在 **我的视图** 或 **全公司默认** 下选择 **恢复默认**。 ## 需要注意的规则 - 没有任何匹配时，列表会说明是搜索还是筛选排除了所有记录，并提供 **清除搜索** 或 **清除筛选**。 - 可以设置列的列表有 **客户**、**联系人**、**报价单**、**发票**、**贷项通知单**、**商机**、**产品** 和 **用户账户**。**筛选项** 选项卡只在筛选项可以选择的列表上出现；后四个列表只有 **列** 选项卡。**采购订单** 也有列设置。**潜在客户** 和 **送货单** 的列是固定的。 - 没有 **System** **Edit** 权限的人看不到 **我的视图** / **全公司默认** 的选择，只会看到*这些设置仅适用于您。* - 窗口宽度小于 1100 像素时，**发票** 列表会隐藏它的可选列，即使已经勾选；窗口变宽后它们会回来。 - 许多列表可以勾选多行一起处理。在 **客户**、**联系人**、**商机**、**报价单** 和 **产品** 中，勾选的记录可以一起更改负责人或删除——参见[导出与批量操作](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)。在 **发票** 中勾选多张发票并选择 **记录收款**，为它们记录一张收据——参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。在 **送货单** 中，勾选的送货单可以 **标记为已送达**，或一起 **生成发票**——参见[送货单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/delivery-orders/)。 - **客户**、**联系人**、**商机**、**报价单**、**发票**、**贷项通知单** 和 **产品** 的 **···** 菜单中有 **导出 Excel**，供拥有 **导出列表到 Excel** 的角色使用——参见[导出与批量操作](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)。**发票** 还向拥有 **全部记录** 级别 **Invoice**（发票）**View**（查看）权限的角色提供 **收款差额（CSV）** 和带有 **下载 CSV** 的 **坏账登记簿**，并提供 **导出到会计软件…**，可打开[会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/)。 ## 为什么这样设计 **两层设置让公司的默认视图保持稳定。** 管理员设定每个人一开始看到的列；您自己的 **我的视图** 不会改变同事的任何东西，之后公司默认设置的更改也不会覆盖您为自己建立的视图。 **更改随做随存。** 您在抽屉后面的列表上马上就能看到效果，也不会因为忘了按 **保存** 而丢掉精心调整的设置。 **搜索的是整个列表，而不只是眼前这一页。** 搜索、筛选和排序作用于您的角色可以列出的所有记录，只加载您正在看的这一页。几千张发票的列表打开得和二十张一样快，排序后的第一行也真的是第一条。 **列表只显示您的角色允许的内容。** 权限为 **仅自己的记录** 时，列表只包含您自己的记录，所以其中的行和合计都是您的，不会是同事的——参见[负责人与可见范围](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/ownership-and-visibility/)。 ## 更高效的做法 - **用日期预设。** 日期范围筛选提供 **This month**（本月）、**Last month**（上月）、**This quarter**（本季度）、**This year**（今年）和 **Last 30 days**（最近 30 天），月末核对不用输入日期。 - **让自己的字段可以搜索。** 在 **系统设置** → **自定义字段** 中，为字段勾选 **可搜索** 或 **可筛选**，就能从列表的搜索框或 **筛选** 中找到它。参见[自定义字段](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/custom-fields/)。 - **在新标签页中打开记录。** 按住 Ctrl 点击（Mac 上按住 ⌘）或用鼠标中键点击记录名称，就会在浏览器新标签页中打开，列表保持原位。 - **用大页面核对。** 核对长列表时选择每页 200 行，向下滚动时列标题会固定在顶部。 - **固定第一列。** **横向滚动时固定第一列** 会在您横向查看宽列表时，把记录的编号或名称留在屏幕上。 - **一次处理多条记录。** 勾选多行，一起更改负责人或删除；在 **发票** 中还可以为多张发票记录一笔收款。参见[导出与批量操作](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)和[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 ## 示例 **追收上个月的发票。** 11 月 3 日，Daniel Lim 在电脑上打开 **发票**。工具栏中的状态筛选已经显示 **未付款** 和 **部分付款**。他选择 **筛选**，到期日选 **Last month**，然后选择 **应用筛选**，列表上方出现一个到期日标签。他按到期日从早到晚排序，逐条处理；处理完后用标签上的 × 把它移除。参见[更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/)。 **她自己的视图。** Mei Tan 想看到每张报价单是谁做的。她在 **报价单** 上打开 **列设置**，保持 **我的视图**，勾选 **销售员** 和 **创建日期**，并把 **销售员** 设为 **窄**。她操作时抽屉后面的列表随之变化；最后她选择 **完成**。同事的列表没有变化。 **公司默认视图。** 拥有 **System** **Edit** 权限的 Daniel 在 **联系人** 上打开 **列设置**，选择 **全公司默认** 并勾选 **手机**，这样团队可以直接从列表给联系人打电话。所有没有为 **联系人** 设置自己视图的人现在都会看到这一列；已有自己 **我的视图** 的人保持原样。 ## 常见问题 - **怎样把列表导出到 Excel？** 打开列表，设好筛选和列，然后选择 **···** → **导出 Excel**。您的角色需要 **导出列表到 Excel**——参见[导出与批量操作](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)。 - **可以保存我的列和筛选项吗？** 可以。您的列、顺序、标题和宽度，以及 **筛选** 框提供的条件，在 **列设置** 中更改时就会保存。用 **我的视图** 保存给自己，拥有 **System** **Edit** 权限时可用 **全公司默认** 保存给全公司。 - **为什么我看不到全公司默认？** 更改公司的视图需要 **System** **Edit** 权限。没有这个权限时，您的更改只适用于您自己。 - **怎样把列表恢复原样？** 在 **列设置** 中，在 **我的视图** 或 **全公司默认** 下选择 **恢复默认**。 - **为什么笔记本电脑上少了一些发票列？** 窗口宽度小于 1100 像素时，**发票** 列表会隐藏可选列。把窗口拉宽到 1100 像素或以上。 - **可以选中多条记录一起更新吗？** 在 **客户**、**联系人**、**商机**、**报价单** 和 **产品** 中，可以对最多 200 条勾选的记录一起更改负责人或删除。在 **发票** 中可以为多张发票记录一笔收款，在 **送货单** 中可以把多张标记为已送达，或一起生成发票。 - **为什么搜索找不到我在自定义字段里输入的值？** 这个字段没有开启搜索。管理员可以在 **系统设置** → **自定义字段** 中为它勾选 **可搜索**。 ## 相关内容 - [工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/) - [导出与批量操作](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/export-and-bulk-actions/) - [自定义字段](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/custom-fields/) - [发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overview/) - [每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 导出与批量操作 > 怎样把 easySales 列表按当前的筛选和列导出到 Excel，以及怎样在列表上一次更改多条记录的负责人或删除多条记录——上限、权限，以及哪些记录会被跳过。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/export-and-bulk-actions/ 处理一份很长的[列表](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)时，最省时间的两件事是：把它原样带到 Excel 里，以及一次处理多条记录。两者都作用于您打开的列表，连同它的筛选、搜索和排序。 ## 把列表导出到 Excel 可以导出的列表有 **客户**、**联系人**、**商机**、**报价单**、**发票**、**贷项通知单** 和 **产品**。 1. 打开列表，设好您需要的筛选、搜索和排序。 2. 用[列设置](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)选择要显示的列；文件中的列与此相同。 3. 打开右上角的 **···** 菜单，在 **导出** 下选择 **导出 Excel**。 4. 等待 *正在生成 Excel 文件…*。文件会下载，以列表名称和今天的日期命名，*已导出 245 行到 Excel* 会告诉您文件中有多少行。 文件包含列表的所有页，而不只是屏幕上的这一页，最多 10,000 行。超过时，页面会显示 *此列表超过 10,000 行。请缩小筛选范围后再导出。* ## 一次处理多条记录 在 **客户**、**联系人**、**商机**、**报价单** 和 **产品** 中，勾选各行开头的复选框。列表上方会出现一个操作栏，提供您可以对它们执行的操作： - **更改负责人…**：用于客户、联系人、商机和报价单。选择 **新负责人**，以及随每条记录一起转移的内容，与单条记录的 **更改负责人** 相同。 - **删除…**：用于客户、联系人、产品和草稿报价单。在 *删除勾选的 12 条记录？* 中选择 **删除** 确认。 处理过程中，*正在处理… 8 / 12* 显示进度。随后 **批量操作结果** 会显示，例如 *已完成 10 条，跳过 2 条。*，并列出每条被跳过的记录及原因。 ## 开始之前 - 导出需要您的角色拥有 **导出列表到 Excel**，级别为 **全部记录** 或 **仅自己的记录**，并拥有该模块的 **List**（列表）权限。标准 **Administrator**（管理员）角色拥有 **全部记录** 级别；其他角色要等管理员开启后才有——参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **更改负责人…** 需要该模块的 **Edit**（编辑）权限，**删除…** 需要 **Delete**（删除）权限。之后每条记录都会像您单独更改或删除它一样接受检查。 - 一次批量操作最多处理 200 条记录；勾选更多时，按钮会提示 *一次最多 200 条，请先取消勾选一些。* ## 需要注意的规则 - 导出的文件只包含您本来就能看到的记录和字段。您的角色不能查看的字段，以及没有相应权限时的成本和毛利列，都不会出现在文件中。级别为 **仅自己的记录** 时，文件只包含您自己的列表向您显示的内容。 - 每次导出都会记录在审计日志中。短时间内导出次数过多，会被拒绝一分钟。 - 导出只能在浏览器中进行；AI 连接和 API 密钥不能导出列表。 - 不能转移或删除的记录会被跳过，其余照常处理：不是草稿的报价单不能删除，有单据的客户不能删除，等待审批的单据保留原负责人。 ## 为什么这样设计 **文件就是您正在看的列表。** 筛选、搜索、排序和列都会带进文件，所以您在屏幕上核对好列表，导出的就正是它。 **导出看不到比您更多的内容。** 电子表格离开 easySales 后可以被发到任何地方，所以它遵守和屏幕相同的权限，而且每次导出都有记录。 **批量操作遵守单条记录的规则。** 每条勾选的记录都要通过和单独更改时相同的检查，所以批量操作绝不会做出记录本身页面会拒绝的事。 ## 更高效的做法 - **列只需设置一次。** 列设置会保留在列表上，所以下个月导出时列还是一样——参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 - **交接离职同事的顾客。** 在 **客户** 中筛选出他的客户，勾选后使用 **更改负责人…**——或用[移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/)转移某个用户负责的全部内容。 - **清理测试数据。** 搜索出测试记录，勾选后一次 **删除…**。 - **给会计的发票。** 要以会计格式取得某段期间的发票，请使用[会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/)。 ## 示例 **活动用的联系人名单。** Mei Tan 需要 Lim & Co 在裕廊（Jurong）的联系人。她筛选 **联系人**，显示 **手机** 和 **电子邮箱**，然后选择 **···** → **导出 Excel**。文件 *Contacts-2026-10-24.xlsx* 有 86 行，列与她看到的相同。 **销售员离职。** Kelvin 即将离职。Daniel Lim 在 **客户** 中用 **筛选** 显示 Kelvin 的客户，勾选这 40 个客户，选择 **更改负责人…**，选中 Mei Tan 并保留默认选项。结果显示 *已完成 40 条，跳过 0 条。* **清理旧草稿。** Priya 勾选 15 张旧报价单并选择 **删除…**。结果显示 *已完成 12 条，跳过 3 条。*：被跳过的三张已经定稿，原因显示 *只能删除草稿报价单。* ## 常见问题 - **怎样把客户列表导出到 Excel？** 在 **客户** 中选择 **···** → **导出 Excel**。文件中的列和筛选与屏幕上相同。 - **为什么看不到导出 Excel？** 您的角色没有 **导出列表到 Excel**。请管理员为您开启。 - **最多能导出多少行？** 最多 10,000 行。列表更长时，缩小筛选范围分批导出。 - **为什么文件里少了一列？** 该列没有在列表中显示，或者您的角色不能查看该字段。 - **可以一次更改多个客户的负责人吗？** 可以。在 **客户** 中勾选它们并选择 **更改负责人…**，一次最多 200 个。 - **为什么有些记录被跳过了？** 每条记录都遵守自己的规则。结果会列出每条被跳过的记录及原因。 - **可以导出为 CSV 吗？** 列表导出为 Excel。报表提供 **导出 CSV**；参见[报表](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/overview/)。 ## 相关内容 - [列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/) - [更换负责人](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/ownership/) - [会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/) - [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) --- # 仪表板 > easySales 仪表板显示什么——本月开票、收款、未收发票和进行中报价的金额，您的销售目标、进行中的商机、近 6 个月图表、需要处理的事项，以及怎样调整卡片。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/dashboard/ 仪表板是您[登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/)后看到的第一个页面。它让您一眼看清本月的钱——开了多少票、收进多少、还欠多少、报了多少价——并列出今天需要您处理的事项。 ## 在哪里找到 选择侧边栏顶部的 **仪表板**，或左上角的 easySales 标志。无论您是什么角色，它始终在侧边栏中。 ## 问候区 - **问候语。** 按您自己时区的时间，显示 *上午好*、*下午好* 或 *晚上好*，并加上您的姓名。 - **您的上次登录。** *上次登录* 显示您上一次登录的日期、时间和星期几，然后以 *IP* 加地址的形式显示它的网络地址。第一次登录时没有这一行；手机上不显示地址。如果这一行显示的登录不是您本人，请更改密码并告诉管理员。 - **快捷操作。** **新建客户**、**新建联系人**、**新建报价单**、**新建发票** 和 **记录活动**，后者打开 **写备注**、**新建任务**、**安排日程** 和 **记录沟通**。每个按钮只在您的角色可以创建该记录时出现。 ## 卡片 问候区下方，每张卡片显示一个数字和一行说明。选择卡片即可打开它背后的列表。 | 卡片 | 显示内容 | |---|---| | **本月开票（净额）** | 本月日期的已开具发票，减去本月开具的贷项通知单，不含税；下方显示 *上月*。打开销售业绩报表，或打开 **发票** 列表 | | **本月收款** | 本月记录在发票上的收款，以及收款笔数 | | **未收发票** | 已开具发票上尚欠的金额，以及其中逾期的部分和张数，或显示 *没有逾期* | | **进行中报价** | 今天仍有效的 **进行中** 报价单，不含税，以及其中 7 天内到期的张数 | | **本月我的目标** | 您完成销售目标的百分比，以及已开票金额与目标的对比；没有设目标时显示 *未设目标*。参见[销售目标](https://easysales.work/zh-hans/help/team/sales-targets/) | | **进行中的商机** | 您进行中商机的金额、数量、本月预计成交的加权金额，以及其中超过 14 天没有下一步的个数 | 金额以贵公司的本位币计，每张单据按其自己的汇率折算。币种没有汇率的单据不计入，页面会说明有几张。 ## 卡片下方 - **近 6 个月开票和收款。** 柱状图显示每个月的开票（净额）和收款金额，包括本月。 - **需要处理。** 逾期最多的前五位顾客，以及逾期发票张数和最久的天数；7 天内到期的报价单；待您审批的单据；以及今天到期或已逾期的 **我的任务**。每一行都能打开对应的记录。 - **开始使用 easySales。** 在贵公司开出第一张发票之前，拥有 **System**（系统）**Edit**（编辑）权限的人会看到四步清单：**填写公司资料**、**设置单据样式**、**确认单据编号** 和 **导入客户**。完成后步骤会自动打勾；**跳过** 可以把某一步留到以后，**不再显示** 会为所有管理员隐藏这份清单。 ## 谁看到什么 每个数字只统计您自己的列表向您显示的记录。范围有多大，由您的角色的 **Dashboard**（仪表板）**List**（列表）权限决定： | 权限级别 | 您看到的内容 | |---|---| | **全部记录** | 公司的数字，每个都通过您自己的 **Invoice**（发票）、**Quote**（报价单）和 **Opportunity**（商机）列表读取 | | **仅自己的记录** | 您自己的数字，并显示 *数据范围：我负责的记录*、*我进行中的商机*，以及 **我需要处理的**，其中列出的是您自己的逾期发票，而不是顾客 | | **无权限** | 问候语和快捷操作，以及 *你的角色没有仪表板*，并提供 **打开我的工作** 或 **打开消息中心** | 如果您的角色不能列出某个模块，或贵公司没有开通该模块，对应的卡片不会出现，而不是显示零。不能列出任何发票、报价单或商机的角色，会改为看到 **客户**、**联系人**、**潜在客户** 以及它能打开的其他列表的数量。 ## 调整卡片 在包含此功能的方案中，图表上方的 **自定义** 会打开 **自定义仪表盘**。 1. 取消勾选卡片或面板即可隐藏；重新勾选即可显示。 2. 用上下箭头调整顺序。 3. 选择 **保存**。**恢复默认** 会把所有卡片恢复为标准顺序。 只改变您自己的仪表板，同事的保持不变。哪些方案包含此功能，请看[价格页面](/pricing/)。 ## 需要注意 - **未收发票** 是发票本身尚欠的金额。已收到但还没分配到发票的款项，以及未使用的贷项，都不会扣除，所以它可能和顾客的[对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)不同。 - 没有 **到期日** 的 **进行中** 报价单，从创建起 90 天内都计入。 - **本月收款** 统计分配到发票上的收款。尚未分配到发票的订金或多付款不计入。 - **本月我的目标** 需要在 **团队管理** 中设好目标；您的角色能使用该页面时，卡片会打开它。 ## 为什么这样设计 **数字和背后的页面一致。** 开票净额与当月的销售业绩报表是同一个数字，**未收发票** 跟随 **发票** 列表，所以卡片上的数字就是您打开后看到的数字。 **不含税，因为税不是您的收入。** 开票和报价金额不包括 GST 或其他税：税是替政府代收的，税前金额才是您的生意赚到的。 **卡片不见了，表示没有权限，而不是没有记录。** 您的角色不能列出的模块，卡片会直接不显示，而不是显示 0；所以仪表板上的零一定是真正的零。 **上次登录是一项安全检查。** 看到自己上次在什么时间、从哪里登录，下次打开时就能发现不是自己的登录——参见[登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/)。 ## 更高效的做法 - **从清单开始追款。** 在 **需要处理** 中选择一位顾客，即可打开该客户及其发票——参见[追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **从卡片打开报表。** 您的角色能查看销售业绩报表时，**本月开票（净额）** 会打开当月的该报表——参见[报表](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/overview/)。 - **从问候区新建。** **新建报价单** 和 **新建发票** 会直接打开空白表单——参见[创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **把关注的放在最前。** 如果您的工作是收款，可以在 **自定义仪表盘** 中把 **未收发票** 移到最前面。 - **为团队设定目标。** 经理可以在[销售目标](https://easysales.work/zh-hans/help/team/sales-targets/)中设定每个人的月度目标。 ## 示例 **Mei 的早晨。** 10 月 20 日，角色的 **Dashboard** 权限为 **仅自己的记录** 的 Mei Tan 打开仪表板。**本月开票（净额）** 显示 SGD 18,400.00，*上月 SGD 21,050.00*。**本月我的目标** 显示 74%，*SGD 18,400.00 / SGD 25,000.00*。**未收发票** 显示 SGD 9,810.00，*其中逾期 SGD 3,270.00（2 张）*。她在 **我需要处理的** 下看到 INV-10000412，*Harbour Café · 逾期 12 天*，于是先给这家咖啡馆打电话。 **Daniel 的月底。** 董事 Daniel Lim 的权限为 **全部记录**。10 月 31 日，**本月收款** 显示 SGD 42,600.00，*17 笔*；图表上 10 月的收款柱半年来第一次高过开票柱。**需要处理** 列出 Harbour Café，*逾期发票 2 张，最久 40 天*；他把这一行转给负责的销售员。 **记账员的布局。** Lim & Co 的记账员 Priya 关心的是进账。她在 **自定义仪表盘** 中取消勾选 **未结报价单** 和 **进行中的商机**，把 **未收发票** 移到最上面，然后选择 **保存**。同事的仪表板保持原样。 ## 常见问题 - **为什么开票金额不含 GST？** 开票和报价金额都是不含税的。税属于税务机关；净额才是您的销售额。 - **为什么未收发票和顾客的余额不一样？** 这张卡片加总的是每张发票尚欠的金额。顾客的余额还会扣除已收到但未分配的款项和未使用的贷项。 - **为什么我只能看到自己的数字？** 您的角色的 **Dashboard** **List** 权限为 **仅自己的记录**。请联系管理员；参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **为什么我看不到本月我的目标？** 目标功能取决于贵公司的方案，而且这张卡片需要您的角色能列出发票。本月没有为您设目标时，它显示 *未设目标*。 - **为什么找不到自定义？** 调整仪表板取决于贵公司的方案；请看[价格页面](/pricing/)。 - **调整我的仪表板会影响别人吗？** 不会。每个人的布局都是自己的。 - **为什么仪表板显示我的角色没有仪表板？** 您的角色没有 **Dashboard** 权限。可以从 **我的工作**、消息中心和侧边栏开始工作，或联系管理员。 - **怎样隐藏开始使用清单？** 选择 **不再显示** 并确认。这会为贵公司的所有管理员隐藏清单，其中的设置仍保留在 **系统设置** 中。 ## 相关内容 - [团队管理](https://easysales.work/zh-hans/help/team/overview/) - [报表](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/overview/) - [追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/) --- # 我的资料 > 在 easySales 中修改姓名、电子邮箱、时区、日期格式、语言或密码，并找到两步验证、通知设置和您的 AI 用量。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/profile/ **我的资料** 保存属于您个人而非贵公司的设置。请从[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)右上角您自己的菜单中打开它。 ## 开始之前 不需要任何权限。每个能登录的人都可以打开自己的资料，而且只能打开自己的。 ## 在哪里找到 **我的资料** 在侧边导航中最多有四个页面。在小屏幕上它们变成选项卡。 | 页面 | 内容 | |---|---| | **个人资料** | 您的姓名、联系方式和偏好 | | **登录与安全** | 您的密码、通行密钥、两步验证和日历订阅 | | **通知** | 哪些内容还会发邮件给您，以及何时发送——参见[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/) | | **第三方 AI 工具** | 您已连接的 AI 应用和令牌；只有 easySales 提供 AI 访问时才会显示 | ## 操作步骤 1. 打开您的菜单，选择 **我的资料**。**个人资料** 页面随即打开。 2. 在 **基本信息** 下更改 **姓名**、**电子邮件**、**称谓**、**职位**、**电话** 或 **手机**。**姓名** 和 **电子邮件** 为必填。更改 **电子邮件** 时，下方会出现 **当前密码** 框：输入您的密码以确认更改。如果您使用两步验证，easySales 还会要求您用验证码或通行密钥[确认是您本人](https://easysales.work/zh-hans/help/security/confirm-its-you/)，除非您在过去 15 分钟内已经确认过。 3. 在 **偏好** 下，将 **时区** 设为您与 UTC 的时差——新加坡是 UTC+8——并选择 **日期格式**。所有格式都以 24 小时制显示时间。 4. 选择 **保存**，或在其中任一字段中按 **Enter**。选择 **取消** 则恢复已保存的内容；**撤销** 会在几秒内找回您的修改。 5. 在 **语言与外观** 下，选择您的 **语言** 和 **外观**：**浅色**、**深色** 或 **自动**。它们立即生效，所以不需要保存。 6. 要更改密码，请打开 **登录与安全** 并选择 **更改密码**。在对话框中输入 **当前密码**、**新密码** 和 **确认新密码**，然后选择 **更改密码**。如果您使用两步验证，easySales 还会要求您用验证码、通行密钥或恢复码确认是您本人，除非您在过去 15 分钟内已经确认过。 ## 之后会发生什么 保存后，**时区** 和 **日期格式** 立即改变 easySales 在各处向您显示时间点的方式。日历日期——发票日期、到期日——对所有人都一样，打印的单据按贵公司的时区。您的 **语言** 保存在此浏览器上。 更改密码会让您在所有设备上退出登录，包括当前这台，并断开您的 AI 应用和个人令牌。它还会取消您之前申请的任何重设链接，并使您的[日历订阅](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/calendar/)链接失效。 ## 两步验证 **登录与安全** 页面包含您的 **密码**、**通行密钥** 和 **两步验证**，以及恢复码和 **受信任的设备**。每一项都有自己的指南： - 用[验证器应用](https://easysales.work/zh-hans/help/security/authenticator-app/)或[邮件验证码](https://easysales.work/zh-hans/help/security/email-codes/)开启两步验证，并保管好您的[恢复码](https://easysales.work/zh-hans/help/security/recovery-codes/)。 - 添加[通行密钥](https://easysales.work/zh-hans/help/security/passkeys/)，用指纹、面容或设备 PIN 登录。 - 在 **受信任的设备** 下，选择某台设备旁边的 **移除** 或 **全部移除**。 各部分如何配合，见[登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/)。如果手机和恢复码都丢失了，请参见[恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/)。 ## 需要注意的规则 - **个人资料** 页面顶部的卡片显示您的头像、姓名、电子邮件以及您的角色和团队。卡片底部一行依次显示 *用户名* 和您的用户名、*角色与团队由管理员设置*，以及 **上次登录** 和您上一次登录的时间与网络地址。这些内容只能查看。如果那次登录不是您本人，请更改密码并告诉管理员。 - 您的头像以一种颜色显示您姓名的首字母，在 easySales 显示您的各处都相同。您不能在这里选择它；管理员在您的用户账户上设置它——参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)。 - 新密码至少 8 个字符。 - 无论是更改电子邮件地址还是更改密码，当前密码输错时都会显示 *当前密码不正确。* 输错五次后会显示 *密码错误次数过多，请几分钟后再试。* 等待时间起初为一分钟，之后每多输错一次便加倍，最长十五分钟。 - 如果您可以使用 AI 助手，**个人资料** 页面最后是 **AI 用量**：**个人 AI 额度** 以百分比显示您本月额度已用了多少，以及额度恢复的日期。没有个人额度上限时，显示 *没有为你设置个人月额度。* 参见[AI 聊天](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-chat/#%E6%82%A8%E7%9A%84%E9%A2%9D%E5%BA%A6)。 - **第三方 AI 工具** 页面显示贵公司是否已开启 AI 访问，以及 **MCP 服务器地址**、**如何连接应用**、您的 **已连接的应用** 和 **个人令牌**——参见[连接助手](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/connect-an-assistant/)。 ## 为什么这样设计 **您的资料只改变 easySales 在您眼中的样子。** 时区、日期格式、语言和外观只属于您自己；同事保留他们自己的设置，您打印的发票和报价单则按贵公司的设置，所以无论谁打印，顾客看到的单据都一样。 **您的角色、团队和用户名由管理员负责。** 它们决定您能打开什么、您的记录与谁共享，所以您在这里能看到，但只能通过管理员更改——参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)。 **更改密码会结束所有登录。** 如果有人知道您的旧密码或拿到了您的笔记本电脑，退出所有设备并断开 AI 应用和令牌，就能立即把他们挡在外面。 **换新电子邮箱需要输入密码。** 重设链接和登录验证码都发到您的电子邮箱，所以 easySales 会先要求输入当前密码；即使有人碰到您已登录的电脑，也无法把您的账户转到他自己的邮箱。 ## 更高效的做法 - **按 Enter 保存。** 在 **基本信息** 或 **偏好** 下的任一字段中按 **Enter**，即可保存页面。 - **在顶栏切换语言。** 您菜单中的 **语言** 和 **外观** 与这里是同一个设置，点一下就能切换——参见[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/#%E6%82%A8%E7%9A%84%E8%AF%AD%E8%A8%80)。 - **用通行密钥省去密码。** [通行密钥](https://easysales.work/zh-hans/help/security/passkeys/)让您用指纹、面容或设备 PIN 登录。 - **选择哪些内容发到邮箱。** 在 **通知** 中，所有动态都留在消息中心，只把重要的发邮件给自己——参见[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)。 - **在自己的日历里看到日程。** **登录与安全** 上的 **日历订阅** 会给您一个链接，可在 Outlook、Google 日历或 Apple 日历中使用——参见[日历](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/calendar/)。 ## 示例 **在另一个时区工作。** Daniel Lim 在伦敦待一个月，北半球冬季那里比新加坡晚八小时。他把 **时区** 设为 UTC+0 并保存。他在新加坡时间 17:00 记录的一条备注，现在显示为 09:00。日期为 12 月 3 日的发票 INV-10000245 仍显示 12 月 3 日，它的 PDF 也照旧按 Lim & Co 的时区打印。 **新的电子邮箱。** Lim & Co 换了新的邮件域名，Mei Tan 的地址也随之改变。她在 **个人资料** 的 **电子邮件** 中输入新地址，下方出现 **当前密码**。她输入密码并选择 **保存**。因为她使用两步验证，easySales 会先要求她输入验证码；之后的重设链接会发到新地址。 **一次不认识的登录。** Mei 的卡片底部显示了一次周日 02:14 的上次登录，地址她并不认识。她打开 **登录与安全** 更改密码，这会让所有设备退出登录，然后告诉她的管理员 Daniel。 ## 常见问题 - **怎样在 easySales 中修改密码？** 打开 **我的资料** → **登录与安全**，选择 **更改密码**。输入当前密码，再输入两次新密码。如果忘记了密码，请参见[重设密码](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/reset-your-password/)。 - **怎样更改登录用的电子邮箱？** 在 **个人资料** 页面更改 **电子邮件**，输入 **当前密码**，然后选择 **保存**。 - **为什么 easySales 里的时间不对？** 您的 **时区** 设成了别的时差。在 **偏好** 下把它设为您与 UTC 的时差并保存。 - **我可以修改自己的用户名、角色或团队吗？** 不可以。它们由管理员设置；参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)。 - **为什么改了密码后手机上也退出登录了？** 更改密码会让您在所有设备上退出登录。用新密码重新登录即可。 - **我的 AI 额度用了多少？** **个人资料** 页面上的 **AI 用量** 会以百分比显示，并注明额度恢复的日期。 - **怎样开启两步验证？** 打开 **登录与安全**，用[验证器应用](https://easysales.work/zh-hans/help/security/authenticator-app/)或[邮件验证码](https://easysales.work/zh-hans/help/security/email-codes/)进行设置。 ## 相关内容 - [重设密码](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/reset-your-password/) - [登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/) - [登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/) - [通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/) --- # 安装应用 > 把 easySales 安装到电脑、Android 手机、iPhone 或 iPad 上，以后像其他应用一样从自己的图标、在独立窗口中打开。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/install-the-app/ 您可以把 easySales 安装到电脑、Android 手机、iPhone 或 iPad 上。安装后，它从自己的图标打开，在没有浏览器地址栏的独立窗口中运行，和其他应用一样。它就是您在[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)中使用的 easySales：同样的页面、同样的记录、同样的登录。 ## 开始之前 - 不需要任何权限。每位能够[登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/)的用户都可以安装。 - 在电脑或 Android 手机上，请使用 **Google Chrome** 或 **Microsoft Edge**。在 iPhone 或 iPad 上，请使用 **Safari**。 - 安装几乎不占空间，也不需要应用商店。您可以随时移除。 ## 操作步骤 ### 在电脑或 Android 手机上 1. 在 Chrome 或 Edge 中登录 easySales。 2. 打开右上角您的菜单，选择 **安装应用**。 3. 在浏览器弹出的对话框中选择 **安装**。 如果菜单里没有 **安装应用**，说明 easySales 已经安装在这个浏览器中，或者浏览器不支持安装。在电脑上，Chrome 还会在地址栏右侧显示自己的安装按钮；在 Android 上，它可能会在屏幕底部提示安装。 ### 在 iPhone 或 iPad 上 1. 在 Safari 中打开 easySales。 2. 打开右上角您的菜单，选择 **安装应用**。easySales 会显示接下来的步骤，方便您对照操作。 3. 点 Safari 的「分享」按钮。 4. 选择 **添加到主屏幕**。如果没看到，请向下滚动。 5. 点 **添加**。 ## 之后会发生什么 easySales 图标会出现在您的桌面、开始菜单或启动台，或手机主屏幕上。像其他应用一样打开它即可。在 iPhone 或 iPad 上，第一次打开时需要再登录一次：主屏幕应用的登录与 Safari 分开保存。 easySales 更新后，应用会自动使用新版本，和浏览器标签页一样。如果应用打开期间有新版本，会出现同样的提示请您重新加载。 在 iPhone 或 iPad 上，推送通知也只能在安装后的应用里接收：见[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)。 ## 需要注意的规则 - **应用需要联网。** 它显示的是贵公司的实时记录，不会在设备上保存副本。网络中断时会显示 **网络未连接**：请检查网络，然后选择 **重试**。 - **您的权限不变。** 您能看到和操作的内容与浏览器中完全相同。 - **退出登录的方式不变。** 在菜单中选择 **退出登录**。退出后，应用中不会留下贵公司的任何数据。 - **要移除应用，** 像移除其他应用一样操作即可：在电脑上，打开应用窗口顶部的应用菜单，选择卸载；在手机或平板上，长按图标。 ## 为什么这样设计 **无论在哪里打开，都是同一个 easySales。** 安装的应用和浏览器标签页是同一个服务，您在手机上开始的报价单，在电脑上同样能看到，也没有人需要维护两个版本。 **设备上不保存任何数据。** 您客户的资料和各项数字都保存在服务器上。手机丢失或与他人共用时，里面没有这些数据的副本；管理员修改同事的权限后，也会立即生效。 ## 常见问题 - **App Store 或 Google Play 里有 easySales 应用吗？** 没有。请按上面的步骤从浏览器安装，使用方式完全相同。 - **应用能离线使用吗？** 不能。它需要联网，网络恢复之前会显示 **网络未连接**。 - **为什么我的菜单里没有「安装应用」？** easySales 已经安装在这个浏览器中、您正在使用已安装的应用，或者浏览器不支持安装。电脑和 Android 请使用 Chrome 或 Edge，iPhone 和 iPad 请使用 Safari。 - **在应用里需要重新登录吗？** 在电脑或 Android 手机上不需要：应用与浏览器共用登录。在 iPhone 或 iPad 上需要，登录一次即可。 - **怎样更新应用？** 不需要手动更新。它每次打开都是最新版本。 - **可以安装到多台设备上吗？** 可以。在您使用的每台电脑、手机或平板上分别安装即可。 ## 相关内容 - [登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/) - [工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/) - [我的资料](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/profile/) --- # AI 聊天 > 在 easySales 的私人聊天面板里用 AI 助手查客户、报价单和发票，用 # 指向记录、用 / 快捷指令提问，并管理对话和个人额度。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-chat/ **AI 聊天** 是您与内置 AI 助手 **easy** 之间的私人对话。您可以用自己的话询问客户、报价单、发票和收款的情况。它按您自己的权限读取记录，回答只给您看。它从不自己做任何修改：它提出的修改会以卡片的形式等待，直到有人批准（参见[AI 建议](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-proposals/)）。 ## 整体结构 *[示意图: AI 聊天面板位于每个页面。您提问，助手按您自己的权限读取记录，对话只为您一人保存。管理员只能看到用量数字。]* 面板在任意页面的右侧打开，切换页面时保持打开。您与助手的交流称为 **对话**。助手只能找到您的角色允许您打开的内容，不会更多。只有您能看到自己的对话；管理员只能看到 AI 的用量，看不到谈话内容。参见[AI 聊天隐私](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-chat-privacy/)。 ## 使用流程 *[示意图: 可以先用 # 指向记录，然后提问，助手读取，回答边写边显示。写作时可以停止，最新一条回答可以重新生成。]* 1. 选择顶栏搜索框旁边的助手图标 **打开 AI 聊天**。在手机上，聊天会占满屏幕，**关闭 AI 聊天** 带您回到页面。 2. 输入问题并按 **Enter**；**Shift** + **Enter** 换行。一个问题最多 8,000 个字符。 3. 要指向某条记录，输入 **#** 和几个字母。列表会按每一类给出最多三条与您输入匹配、且您能打开的客户、联系人、商机、报价单、发票、贷项通知单和收据。用方向键和 **Enter** 选择，或直接点选。它会作为标签出现在句子里，例如 *报价单 Q-1001*；按 **Backspace** 会整个删除标签。一个问题最多可指向五条记录。 4. 回答写作时会显示 **正在查找…**。选择 **停止** 可提前结束；面板随后显示 **已停止，已写出的内容保留。** 5. 回答里提到的记录可以是链接。选择它，该记录会在面板后面的页面中打开，面板保持打开。 ### 在记录上使用 Ask AI 在客户、联系人、商机、报价单或发票的详情页，选择页面标题区的 **Ask AI**（手机上在 **⋯** 菜单里）。面板打开时，该记录已经放在您的问题里。如果面板已经打开，请改为选择 **引用** 加上记录名称。贷项通知单和收据在抽屉中打开，没有 **Ask AI**，但可以用 **#** 找到它们。 ### 建议问题和快捷指令 - **试试这样问**：新对话会按您所在的页面给出最多四个问题。在发票上会有 **INV-1051 已收款了吗？**；在 **发票** 列表上有 **哪些发票本周到期？**。选择一条建议只会填入输入框，不会发送。 - **建议的后续问题**：在最新一条已完成的回答下面，最多三个接着问的问题。选择其中一个会立即发送。 - **/ 快捷指令**：在空的输入框里先输入 **/**，会列出 **汇总欠款**、**跟进任务**、**起草报价**、**本周到期** 和 **客户简报**。指令会填入对应的问题；需要指定记录时，它以 **#** 结尾，记录列表随即打开。指令不会发送。 您只会看到您的角色能用的建议和指令。**跟进任务** 和 **起草报价** 两个指令会提出修改，所以列表把它们标为 **需你批准**。它们，以及创建任务的建议问题，只在贵公司允许助手提出修改时才会出现。 ### 询问 easySales 怎么用 聊天也能回答关于 easySales 本身的问题，例如“在哪里设置列表显示的列？”或“怎样取消一张发票？”它会在本帮助中心查找答案，用您提问的语言给出操作步骤，并附上所用帮助页的链接，链接在新标签页中打开。在讨论串里问 [@easy](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ask-easy/) 也会这样回答。 - 如果帮助页讲的功能是您的角色打不开的，回答仍会说明，并告诉您可以请管理员开通。如果贵公司的方案不包含该功能，回答也会说明。 - 如果本帮助中心没有相关内容，回答会直接说明，不会猜测。 - 这类问题和其他问题一样计入您的额度；贵公司关闭 AI 期间不能提问。 ## 对话 - **新对话** 重新开始。**对话记录** 把以前的对话按 **今天**、**最近 7 天** 和 **更早** 分组列出；选择一个即可继续，或选择 **显示更多** 查看更早的。对话很长时，**显示更早的消息** 会载入开头的部分。 - 打开某个对话的菜单，选择 **重命名** 或 **删除**。**删除这个对话？** 会请您确认，然后永久删除它。 - **展开** 让聊天占满整个内容区，对话列表在左边；**还原** 或 **Esc** 回到侧边面板。手机上没有 **展开**。 - 浏览器会记住面板是否打开以及您在哪个对话中，所以换页面或刷新后仍在原处。仍在写作的回答会继续写完，并重新显示出来。 ## 回答下方 把指针移到回答上，或用 Tab 键移到回答上，就能看到它的时间和 **复制**。最新一条回答完成后还有 **重新生成**，它会重新写一遍，并取代旧回答。手机上这些始终显示。回答正在写作、您的额度已用完、AI 已关闭，或回答带有批准卡片时，不提供 **重新生成**。 ## 您的额度 - 您每月的 AI 额度就是您的上限，可以是您个人的，也可以是公司默认的。向 [@easy](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ask-easy/) 提问用的是同一份额度。 - 用到 80% 起，问题输入框上方会出现一行提示，例如 **本月个人额度已用 85%**，并显示恢复的日期和 **查看用量**。面板的 **⋯** 菜单里的 **用量** 随时显示 **本月用量**。没有为您设置上限时，它显示 **没有为你设置个人月额度。** - 用完后，输入框被禁用并说明原因。需要的额度超过剩余额度的问题会得到 **你本月剩余的个人 AI 额度不够这次提问**，并附上恢复日期。 - 您看到的是百分比，从来不是金额。 ## 须知 - **它提建议，由您决定。** 它提出的修改只有在有人批准卡片后才会执行。您明确要求时，它可以提议登记收款、开出、作废或删除，卡片会注明并要求确认两次。它从不给客户发送邮件或任何内容。 - **您能看的它都能读。** 包括客户的欠款和对账单、报表，以及您自己的消息、待办和日历，以您的角色权限为限。 - **只看您能看到的。** 您的角色打不开的记录不会被读取，即使您指向了它。标记为敏感的字段不会交给助手，除非管理员在 AI 设置中允许。 - **请核对答案。** 它可能读错或漏掉记录。打开链接，核对金额和日期。 - **一个对话里一次只写一条回答**，您所有对话加起来最多同时写三条。请等其中一条完成，或先停止。 - **AI 关闭时**，聊天以只读方式打开，并显示 **AI 目前已为贵公司关闭。** 您可以查看和删除对话，但不能提问，也不能使用 **#** 或 **Ask AI**。 - 从页面打开的对话框或抽屉会盖住面板；关掉它就能回到聊天。 ## 谁可以使用 - easySales 先为贵公司开通助手，然后由管理员在 **系统设置** → **AI** 中开启；参见[AI 设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/ai-assistant-settings/)。 - 您的角色需要 **使用 AI 聊天**。管理员拥有它，**Viewer**（查看者）角色没有。其他角色在角色的 **AI 助手** 下开启它（参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)）。没有它，顶栏就不显示这个图标。 ## 为什么这样设计 **您的提问是您的工作笔记。** 关于某位拖款客户、某位同事的商机进展的问题，还不到拿给团队看的时候。AI 聊天只给您看，您就可以放心直接问；需要让大家都看到的回答，请改在记录的话题里向 [@easy](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ask-easy/) 提问。 **它以您的身份读取，所以绕不过您的角色。** 如果聊天能看到比您更多的东西，任何能用它的人都能读到角色本来不让看的记录。因为它用的是您的权限，它找到的就是您自己能找到的，只是更快，不会更多。 **每项修改都要有人批准。** 助手提议修改的记录上，记下的是批准人的名字，所以历史记录永远说得清是谁决定的。收款、开出的单据和删除是顾客和您的账簿看得到的，所以这些卡片会注明，并要求确认两次。发送仍由您亲手操作。 **按人设额度，AI 用量才公平。** 某个人一个月用得多，也不会把全公司的 AI 用光。用百分比显示，您知道还剩多少，又不必每问一次都去算成本。 ## 更高效的做法 - **从记录出发。** 在客户上选择 **Ask AI**，记录就放进了问题里，**试试这样问** 还会给出 **拜访 Harbour Café 之前：最近的往来和未付款项**。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 - **每周都问的问题，输入 / 就行。** **本周到期** 和 **汇总欠款** 会替您填好问法。参见[每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/)。 - **催款时在发票列表上打开聊天。** 这里的建议问题是 **哪些发票已逾期？先催哪张？**、**哪些发票本周到期？** 和 **哪些客户欠我的钱最多？**。参见[更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/)。 - **让它起草任务。** 在 INV-1051 上，建议问题 **创建任务，催收 INV-1051 的款项** 会提出一项任务，您选一下就能批准。参见[AI 建议](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-proposals/)。 - **比较时展开。** **展开** 让长回答或两份报价的比较占满宽度，对话列表就在旁边。 - **一位客户一个对话。** 用客户名 **重命名** 对话，下次打电话前从 **对话记录** 里接着问。 ## 示例 **拜访之前。** Lim & Co 的 Mei Tan 打开 Harbour Café 客户记录并选择 **Ask AI**。在标签后面她写道：“哪些发票还没付款？”助手列出 INV-1043（SGD 1,200.00）、INV-1051（SGD 800.00）和 INV-1060（SGD 450.00），合计 SGD 2,450.00（1,200.00 + 800.00 + 450.00），每个编号都是指向该发票的链接。 **比较两份报价。** Mei 输入“比较 #”，选择 QUO-208，再输入“和 #”并选择 QUO-214。两个标签按她写的顺序留在句子里，回答会把两份报价放在一起比较。 **催款清单。** 在新对话中，Mei 选择 **哪些发票已逾期？先催哪张？** 并按 **Enter**。她选择回答中的第一张发票，该发票就在面板后面打开。 **两步建好催款任务。** Mei 打开 INV-1051，再打开聊天。她选择 **创建任务，催收 INV-1051 的款项**，补上“本周五到期，指派给我”，然后按 **Enter**。出现一张 **新建活动** 卡片，列出任务的标题、负责人和到期日。她选择 **批准**，卡片变为 **已完成**，并附上新任务的链接。 **快到上限时。** 24 日那天，Mei 的输入框上方出现 **本月个人额度已用 85%**，并显示恢复日期。这个月余下的日子，她把问题问得更窄，一次只问一位客户。 ## 常见问题 - **easySales 的 AI 聊天在哪里打开？** 选择顶栏搜索框旁边的助手图标 **打开 AI 聊天**，或在记录页面上选择 **Ask AI**。切换页面时聊天保持打开。 - **为什么看不到 AI 聊天的图标？** 您的角色没有 **使用 AI 聊天**，或者贵公司无法使用 AI。请联系管理员；参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。如果只是 AI 被关闭，图标仍在，聊天以只读方式打开。 - **AI 聊天会改我的记录吗？** 不会自己改。它可以用卡片提出修改，只有您选择 **批准** 后才会执行。参见[AI 建议](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-proposals/)。 - **怎样只问某一张发票或某一位客户？** 输入 **#** 和名称或编号的几个字，从列表中选中它；或在它的页面上选择 **Ask AI**。一个问题最多可指向五条记录。 - **AI 聊天能看到我打不开的记录吗？** 不能。它按您自己的权限读取，您的角色看不到的记录，它也看不到。 - **为什么这个月不能再提问了？** 您的每月额度已用完。输入框上方那一行写着恢复的日期；管理员可以调高您的上限。 - **同一个问题能换一个更好的回答吗？** 在最新一条已完成的回答下选择 **重新生成**，或者把问题缩小后再问，例如只问一位客户或一个月。 - **手机上能用 AI 聊天吗？** 能。聊天会占满屏幕，**Ask AI** 在记录的 **⋯** 菜单里，**关闭 AI 聊天** 带您回到页面。 - **AI 聊天能告诉我某个设置在哪里吗？** 能。用您自己的话问，例如“在哪里设置列表显示的列？”回答会按本帮助中心给出步骤，并附上帮助页链接。 ## 相关内容 - [AI 聊天隐私](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-chat-privacy/) - [AI 建议](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-proposals/) - [向 @easy 提问](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ask-easy/) - [AI 设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/ai-assistant-settings/) - [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) --- # 向 @easy 提问 > 在 easySales 的活动话题里用 @easy 向 AI 助手提问：怎样提问、看回答、停止它、用它起草的回复，以及它读不到什么。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ask-easy/ **@easy** 是 easySales 内置的 AI 助手。在活动或回复中提及它，用您自己的话提问。它会查询您能看到的记录，并在话题中作答；能阅读该话题的每个人都能看到回答。它会读取，也可以提出修改，修改会以卡片形式等待有人批准；它从不自己做任何修改。参见[AI 建议](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-proposals/)。 ## 开始之前 - 贵公司必须已开启 AI 助手。easySales 先为贵公司完成开通，然后由管理员在 **系统设置** → **AI** 下开启。参见[AI 设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/ai-assistant-settings/)。 - 您的角色需要 **使用 AI 助手**，以及 **活动** 一行上的 **查看和发布**。管理员始终两者都有。 - 想清楚谁会读到这个话题。回答会发在话题里，能阅读该话题的每个人都能看到。 ## 操作步骤 1. 打开您要提问的话题：记录的 **活动** 标签页、空间、**我的工作** 或仪表板。新建一条活动，或回复一条活动。 2. 在输入框中输入 **@**，然后选择 **easy**，即列表顶部标有 **AI 助手** 的那一行。输入框中会出现紫色的 **@easy** 标记。 3. 写下您的问题，例如这位客户的哪些发票还没有付款。 4. 像平常一样发布活动或回复。 手动输入 `@easy` 不会向助手提问；请从列表中选择它。 ## 之后会发生什么 - 您的问题下方会出现一条来自 **easy** 的回复，带有 **AI 助手** 标签。它显示 **正在处理 · 1 秒**，秒数不断增加，往往还有一行说明它要查询什么。 - 随后回答会取代它。回答以提及您开头，下方有一行说明它读了什么，例如 **查询了 3 条记录** 或 **读了本话题 4 条回复**。如果话题很长，还会加上 **这个话题比较长，easy 只读了其中一部分。** - 您的消息中心会显示 **easy @了你**。关注该话题的人会照常收到有新回复的消息。 - 要在它处理期间停止它，请选择 **停止**。只有您，也就是提问的人，能看到这个按钮。回复随后会显示，例如 **Mei Tan 停止了 easy**。删除您的问题或整个话题也会停止它。 ## 使用回复草稿 当您让 @easy 起草内容（例如给顾客的回复）时，它的回答会提供这段文字，并附有 **用作我的回复** 按钮。 1. 选择 **用作我的回复**。文字会填入同一话题的回复框。 2. 如果回复框中已有文字，选择 **替换** 或 **保留我的**。 3. 编辑文字，然后像平常一样发布您的回复。 在您自己发布之前，什么都不会发出。草稿从不包含提及或记录链接。 ## 无法回答时 回复可能不给出回答，而是显示下列其中一条： | 回复显示 | 怎么做 | |---|---| | 这个问题超出了单次运行上限，已停止 | 缩小范围，例如限定一位客户或一个时间段，然后再问。 | | 公司本月的 AI 用量已经用完 | 等到回复中给出的日期，或请管理员在 **系统设置** → **AI** 下查看。 | | 你本月剩余的个人 AI 额度不够这次提问 | 等到回复中给出的日期，把问题问小一些，或请管理员调高您的上限。 | | easy 现在不可用 | 联系您的管理员。 | | 我没法回答这个问题 | 换一种问法，或自己查找记录。 | | 我暂时连不上模型 | 稍后再用 **@easy** 提问。 | ## 需要注意的规则 - @easy 按您本人的权限读取。它只能找到您自己能打开的记录；您看不到的记录，它也看不到。 - 它会读取您提问所在的话题：开头的那条活动、已链接记录的名称、最新的回复（最多 30 条）以及它自己之前的回答。它无法读取附件。 - 它可以查询客户、联系人、潜在客户、产品、商机、报价单、发票、贷项通知单、定期发票、收据、退款、采购订单、送货单和活动。因为话题里的每个人都会读到它的回答，它不读取客户的欠款或对账单、未分配的款项、坏账、预测和毛利率之类的报表，也不读取您的消息、待办和日历。 - 它读取和回答。它可以用卡片提出修改，只有人才能批准，参见[AI 建议](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-proposals/)。它不能提及或询问同事，不能发送任何内容，也不能设置提醒。要把同事拉进来，请您自己提及对方。 - 只有新发布的活动或回复才会向它提问。编辑已发布的内容时加上 **@easy**，它只会是普通文字。 - 您同一时间最多可以有三个问题在等待 @easy 回答。三个都还在回答中时，新帖子里的 **@easy** 会保持为普通文字，不会得到回答。 - 如果您的角色不允许，**easy** 在列表中会显示为灰色，并注明 **你的角色未开通**。如果贵公司关闭了助手，列表中根本不会有它。 - 它的回答不能编辑。只有您，或拥有 **管理他人的活动** 的人，可以删除它。 - 在记录的历史记录和审计日志中，@easy 为您读取或写入的内容会显示您的姓名和 **内部 AI 助手** 标签。 - 每个问题都会计入贵公司的每月 AI 预算和您自己的每月上限。您不会看到任何金额；达到上限时，回复会说明。 ## 为什么这样设计 **回答留在工作发生的地方。** 在 Harbour Café 的 **活动** 标签页上问的问题，就答在那里。明天给这家咖啡馆打电话的同事，看到的是和您一样的数字，不用再问一遍。只想自己知道的问题，请用 [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-chat/)。 **它用您的权限回答。** @easy 找到的，正是您自己能找到的。两个人问同一个问题，如果角色能看到的记录不同，得到的回答也会不同；这是角色设置在起作用，任何话题都不会变成读取别人无权查看的记录的通道。 **它从不替您拉人进来。** 提及某人会通知对方，还可能让对方看到这个话题。这件事由您决定，所以没有人会被机器 @，也不会有人在没人做主的情况下看到某位客户的话题。 **限制让 AI 用量可控。** 每人最多三个待回答的问题，加上每月上限，一阵连发的帖子也不会把全公司的 AI 用光。 ## 更高效的做法 - **在记录上问，别在空白帖子里问。** 在记录的 **活动** 标签页上，话题已经链接到这位客户，问一句“还有哪些没付款？”就够了。参见[发布活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/)。 - **让它起草给顾客的消息。** 请它写一条提醒或回复，选择 **用作我的回复**，改好后再发布。参见[跟进报价](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/follow-up-a-quotation/)。 - **在同一个话题里接着问。** @easy 会读它自己之前的回答，所以“其中哪张最久？”这样的追问不用重复第一个问题。 - **在消息中心等回答。** 看到 **easy @了你** 就知道它答完了，等待期间可以先做别的。参见[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)。 - **周会前把团队数字带上。** 会前在团队的空间里问一次，大家打开的是同一个回答。参见[每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/)。 ## 示例 Mei Tan 准备给 Harbour Café 打电话。在该客户的 **活动** 标签页上，她回复了自己上一条备注：“@easy which of their invoices are still unpaid, and when were they due?”（他们哪些发票还没付款，分别什么时候到期？）几秒钟后，**easy** 在她的回复下作答并提及她：有两张发票未结清，并列出编号、余额和到期日。下方一行显示 **查询了 2 条记录**。 她接着问：“@easy draft a short, friendly reminder I can send them.”（帮我起草一条简短、友好的提醒，我可以发给他们。）回答附有 **用作我的回复**。Mei 选择它，在回复框里改了一个词，然后发布。 **周一例会之前。** 在 Lim & Co 的销售空间里，Daniel Lim 发帖：“@easy 本月创建、仍未结束的报价单有哪些，金额多少？”回答列出 QUO-208，SGD 4,360.00（SGD 4,000.00 加 9% GST SGD 360.00），以及 QUO-214，SGD 2,180.00（SGD 2,000.00 加 SGD 180.00），合计 SGD 6,540.00。空间里的每个人会前都看到同一份清单。 **问题太大。** Mei 要求列出去年以来所有客户的所有发票，回复说这个问题超出了单次运行上限。她改为只问 Harbour Café 本季度的发票，就得到了回答。 ## 常见问题 - **怎样在活动里向 AI 助手提问？** 在输入框中输入 **@**，从列表顶部选择 **easy**，写下问题并发布。回答会出现在同一个话题里。 - **为什么 @easy 没有回答？** 可能是手动输入而不是从列表中选择，您已有三个问题还在回答中，您的角色没有 **使用 AI 助手**，或者贵公司关闭了助手。 - **谁能看到 @easy 的回答？** 能阅读该话题的每个人。要私下得到回答，请用 [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-chat/)。 - **@easy 能读附件吗？** 不能。它读取话题的文字、已链接记录的名称和它查询的记录，从不读取附件。 - **能给已经发布的帖子加上 @easy 吗？** 编辑不行。请发一条新的回复并提及 **easy**。 - **@easy 的回答能删除或修改吗？** 不能修改。您本人，或拥有 **管理他人的活动** 的人，可以删除它。 - **为什么 @easy 说只读了话题的一部分？** 话题太长时，只读开头的那条活动和最新的回复，回答会说明这一点。可以另开一个话题，或把细节写进问题里。 ## 相关内容 - [发布活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/) - [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-chat/) - [AI 建议](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-proposals/) - [谁能看到活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/who-can-see/) - [AI 设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/ai-assistant-settings/) --- # AI 聊天隐私 > easySales 的 AI 聊天谁能看到、保存了什么、回答时把什么发给 AI 服务，以及对话怎样删除、保留多久。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-chat-privacy/ [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-chat/)只属于使用它的人。本页说明保存了什么、谁能读取、生成回答时发送了什么，以及如何清除。当同事或客户问起他们的问题去了哪里时，可以参考本页。 ## 保存什么 - 您的问题、助手的回答、您用 **#** 指向的记录（类型和名称）以及时间。 - 每条回答背后的工作文本，其中包括助手为回答而读取的记录的详细内容。 - 助手提出的批准卡片、卡片将写入的值，以及谁在何时作了决定。 - 记录本身仍在原处；聊天不会把它们复制到别处。 - 浏览器只记住面板是否打开、您在哪个对话中，从不保存对话文字。 ## 谁能读取 - 只有您。公司里的其他人打不开您的对话，管理员也打不开。对话列表写着 **对话只有你自己看得到。** - 管理员只能在 **系统设置** → **AI** 下看到按人统计的用量：**运行次数**、token 数量和 **点数**。他们看不到文字内容。 - easySales 的工作人员不会阅读您的 AI 聊天对话内容。 ## 回答时发送什么 为了写出回答，easySales 会把以下内容发送给替 easySales 处理这些内容的 AI 服务提供商： - 您的问题，以及该对话中更早的消息； - 您指向的记录，以及助手在回答时查找的记录。 助手只会查找您的角色能打开的记录。标记为敏感的字段（例如身份证号码）不会发送，除非管理员在 **系统设置** → **AI** 下开启了 **把敏感个人字段发给模型**。您不提问时不会发送任何内容。 ## 删除与保留 - **删除这个对话？** 会立刻、一步完成地删除这个对话、其中的消息、回答背后的工作文本和批准卡片。如果回答仍在写作，它会被停止。已删除的对话无法恢复。 - 留下来的是计数，用于用量数字：运行次数、token 数量和点数。您批准过的修改也会留下，和任何修改一样记录在 **历史记录** 和审计日志中。 - 当您对某条回答选择 **重新生成**，较早的回答会从面板中消失，但会保留，直到您删除该对话或下面的保留期结束。 - **助手对话内容** 保留多久（若干个月，或不设时限）显示在 **许可证** 页面的 **数据保留** 下。拥有 **System**（系统）**View**（查看）权限的管理员可以在那里查看。 - easySales 为贵公司开始清除之后，超过该期限的消息会被清除，没有消息的对话也会消失。用量数字保留。 - 如果贵公司关闭了 AI，您仍可查看和删除自己的对话。 ## 须知 - AI 聊天的回答不会被分享。在活动中使用 [@easy](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ask-easy/) 时，回答发在话题里，所有能阅读该话题的人都能看到；AI 聊天只回答您。 - 删除是永久的：删除前请先想一想是否还需要这个回答。 - 您在问题里输入或粘贴的文字，会原样保存并发送。敏感字段开关只管助手从记录中读取的字段，管不到您自己写的内容。 ## 为什么这样设计 **默认私密，因为提问往往是还没想定的念头。** 某位客户付款慢、某单生意可能要黄，在您准备好跟团队说之前，也许就想先问一问。聊天只给您看，您才能问得坦白；团队需要知道的，再发到话题里。 **管理员管成本，不管内容。** AI 用量由公司付费，管理员需要知道谁用了多少。按人统计运行次数和点数就够了，不必打开任何人的对话。 **一次删除就删干净，只留下属于记录本身的东西。** 问题、回答、工作文本和卡片一起删除，对话不会在您看不到的角落留下残余。您批准过的修改会留在记录的历史中，因为记录必须说得清谁在何时改了什么。 **敏感字段默认不发送，除非公司允许。** 回答一个销售问题，几乎用不到身份证号码。默认不发送，联系人的个人资料就不会因为一个日常问题被发给 AI 服务。 ## 更高效的做法 - **需要团队知道的，到话题里问。** [@easy](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ask-easy/) 的回答留在记录上，经手这个客户的人都能看到；AI 聊天只给您自己。 - **用 # 指向记录，别粘贴记录内容。** 这样助手会按您的权限和敏感字段规则读取记录，而不是照单接收您粘贴进来的内容。参见[AI 聊天](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-chat/)。 - **对话用完就删。** 一步就能删除对话及其背后的所有内容；**对话记录** 列表的菜单里有 **删除**。 - **在我的资料里查看自己的用量。** **AI 用量** 显示本月个人额度已用了多少。参见[我的资料](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/profile/)。 - **让同事去看记录的历史。** 通过批准卡片做的修改，会在 **历史记录** 中带有 **内部 AI 助手** 标签。参见[审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/)。 ## 示例 **“Daniel 能看我的聊天吗？”** Lim & Co 的 Mei Tan 第一次用 AI 聊天前这样问。管理员 Daniel Lim 打开 **系统设置** → **AI**，给她看 **本月用量**：她那一行只有本月的 **运行次数** 和 **点数**，没有任何文字。她的对话列表也写着 **对话只有你自己看得到。** **误贴了护照号码。** Mei 不小心把一位顾客的护照号码粘贴进问题里。她打开这个对话的菜单，选择 **删除**，并确认 **删除这个对话？**。问题、回答和背后的工作文本都没了；这条回答用掉的点数仍计入她本月的用量。 **批准过的修改会留下。** Mei 批准过一张修改 Harbour Café 电话号码的卡片，之后删除了那个对话。客户的 **历史记录** 仍以她的名字显示这次修改，并带有 **内部 AI 助手** 标签，因为修改属于客户记录，不属于聊天。 ## 常见问题 - **管理员能看我的 AI 聊天记录吗？** 不能。管理员只能看到每个人用了多少（运行次数、token 数量和点数），永远看不到对话文字。 - **同事能看到我的 AI 聊天吗？** 不能。只有您能打开自己的对话。活动里 [@easy](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ask-easy/) 的回答不同：能阅读该话题的人都能看到。 - **AI 聊天的问题会发到哪里？** 发给替 easySales 处理这些内容的 AI 服务提供商，同时发送的还有该对话中更早的消息，以及助手为回答而读取的记录。 - **身份证号码会发给 AI 吗？** 不会，除非管理员在 **系统设置** → **AI** 下开启了 **把敏感个人字段发给模型**。您自己输入或粘贴的内容会原样发送。 - **删除的 AI 聊天对话能恢复吗？** 不能。删除会永久清除对话、回答和卡片。 - **AI 聊天记录保存多久？** 保存到您删除为止，或到 **许可证** 页面 **数据保留** 下 **助手对话内容** 所示的期限结束。 - **删除对话会撤销我批准过的修改吗？** 不会。修改仍留在记录上和它的 **历史记录** 里，和其他修改一样。 ## 相关内容 - [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-chat/) - [AI 设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/ai-assistant-settings/) - [贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/) - [AI 数据共享](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/ai-and-data-sharing/) - [向 @easy 提问](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ask-easy/) --- # AI 建议 > easySales 的 AI 助手怎样用卡片提议新建任务、草拟报价单或修改记录，以及谁能批准或拒绝，批准前什么都不会改。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-proposals/ 内置 AI 助手可以在 [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-chat/)和 [@easy](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ask-easy/) 话题中，对您的记录提出修改。它从不自己执行修改，而是显示一张 **卡片**；有权限的人选择 **批准** 后才会执行修改，并且以这个人的身份执行。 ## 整体结构 *[示意图: 您提问，助手提出修改并在不执行的情况下检查，随后出现一张卡片。批准会以批准者的身份执行修改。拒绝，或 24 小时内无人处理，都不会改变任何内容。]* 助手以您的身份、按网页使用的同一套规则检查这项修改，然后就停下来。此时没有任何内容被修改。卡片会等待 24 小时。只有有人选择 **批准** 时才会执行修改，并且以这个人的身份执行，此刻会重新核对这个人的权限。助手永远不能批准自己的卡片。 ## 它能提出什么 您的角色允许您在页面上亲手做的修改，只要您提出，它都能提议。例如： - 新的活动：备注、任务、日程或沟通，或 **完成活动并安排下一项**。 - **草拟报价单**：新报价单，只保存为草稿，不提交审批，也不发给客户。 - 新的客户、联系人、潜在客户、商机或产品，或对它们、它们的负责人或团队的修改。 - 推进报价单、发票、贷项通知单、采购订单或送货单：定稿、开出、标为已发送、关闭、取消或作废。 - 款项：登记收款，新建或分配收据、退款，使用贷项通知单抵扣，核销坏账。 - 对于按贵公司[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)规则正在等待审批的报价单、发票或贷项通知单：批准它、退回给制单人，或撤回它的审批申请。 它从不给客户发送邮件或任何内容，也不导入数据、不上传附件。在 @easy 话题中，它不修改任何人的消息、待办或关注。一个问题最多产生三张卡片。 ## 使用流程 1. 阅读卡片。卡片以它要做的事开头，例如 **新建活动** 或 **修改客户**，并带有标签 **待确认**。它只列出这项修改会设置的字段。对于修改，旧值带删除线，新值跟在后面；被清空的字段只显示带删除线的旧值，后面没有新值。商机的金额按各自一侧的币种显示：旧金额用旧币种，新金额用新币种。报价单列出各行：先是品名，再是 数量 × 单价 和该行金额，下面是 **小计**、**税额** 和带币种的 **合计**（例如 **合计 SGD**），全部由 easySales 在服务器上计算。超过五行时，**还有 2 行** 展开其余各行，**收起** 再折叠。 2. 如果新活动里提及了同事或链接了记录，卡片会写出将因此能看到这个话题的人，例如 **Daniel Lim 将能看到这个话题。** 3. 查看卡片底部的 **有效期至**。 4. 选择 **批准**，或选择 **拒绝** 在不做任何修改的情况下关闭卡片。在开出或批准单据的卡片上，按钮是 **批准并生效**：它会询问 **确认批准并生效？**，立即取得单据的正式编号，并且无法撤销。删除、作废、取消、关闭或冲销的卡片会写着 **批准后立即生效，无法撤销。**，它的 **批准** 按钮是红色的，会先询问 **确认批准？**。涉及款项的卡片还会写着 **这会登记、转移或冲销款项。批准前请核对金额。** 5. 卡片先显示 **正在执行…**，然后是 **已完成**，并附上记录的链接，例如 *Mei Tan 批准 · 14:05 · 记录显示「内部 AI 助手」*。再次点击也不会重复执行修改。 ## 示例 **一份草稿报价单。** 在 AI 聊天中，Lim & Co 的 Mei Tan 写道：“为 Harbour Café 草拟一份报价单：10 小时设计咨询，每小时 SGD 150.00，加 GST 9%。”出现一张标题为 **草拟报价单** 的卡片，只有一行：10 × 150.00，金额 1,500.00；下面是 **小计** 1,500.00、**税额** 135.00（1,500.00 的 9%）和 **合计 SGD** 1,635.00，并注明仅保存为草稿。Mei 选择 **批准**。报价单以草稿创建，卡片变为 **已完成**。 **修改电话号码。** Mei 请助手更正某位联系人的电话号码。卡片显示旧号码带删除线，新号码跟在后面。Mei 核对后选择 **批准**。 **话题中的决定。** 在一个活动话题中，可以批准报价单的 Daniel Lim 看到来自 @easy 的卡片：**批准报价单**。他选择 **批准并生效**，确认 **确认批准并生效？**，报价单就以 Daniel 的身份被批准并开出。 **记录已经被改过。** 10:00，Mei 收到一张修改 Harbour Café 账单街道的卡片。10:20，Daniel 在客户页面上改了同一个街道。10:30 Mei 选择 **批准** 时，卡片显示 **未执行**：记录在提议之后被修改过，所以没有覆盖。她先看 Daniel 改了什么，仍有需要时再让助手重新提出。 ## 谁可以决定 - **在 AI 聊天中**，只有这段对话的主人。其他人都看不到这张卡片。 - **在 @easy 话题中**，话题的任何读者，只要拥有 **使用 AI 助手**、能看到完整的卡片，并拥有这项修改所需的权限。其他人看到 **等待有批准权限的人处理。** 或 **等待有权限的人决定。** - 卡片要在浏览器里的 easySales 中决定。已连接的 AI 应用无法决定。 - 每位读者只能看到自己权限范围内的卡片内容。他们无权看到的值显示为 **已隐藏**。如果记录本身不在他们的权限范围内，他们只会看到一行：**Mei Tan 在这里提出了一项修改。因涉及你无权查看的记录，详情已隐藏。**，并且没有按钮。 ## 须知 - **在有人批准之前不会有任何修改。** 拒绝或放着不管都不会改变任何内容：**已拒绝**、**已过期** 和 **已被取代** 都会这样说明。 - 卡片 24 小时后 **过期**。卡片不能编辑：请让助手重新提出。同一条记录的较新卡片会让较旧的变为 **已被取代**。 - 如果记录在提议之后被修改，为避免覆盖，不会做任何修改，卡片显示 **未执行**。请让助手重新提出。easySales 拒绝的修改（例如针对已关闭单据的修改）也显示 **未执行**。如果卡片说无法确定是否已执行，请先检查记录，再决定是否重新提出。 - 列出很多条目的卡片（例如收据分配到的发票）只显示前 20 条，然后显示一行，例如 **分配：其余未显示**。 - 带有卡片的回答不能重新生成；面板在它上面不提供 **重新生成**。请在新消息中重新提出问题。 - 修改会以批准者的名字记录，名字旁带有 **内部 AI 助手** 标签，出现在记录的 **历史记录** 和审计日志中。（卡片自己的那一行引用的也是同一个标签。）已批准的报价单、发票或贷项通知单，其审批记录中还会显示 **AI 助手**。 - 只有贵公司启用了 AI 修改，才会出现卡片。AI 聊天的欢迎语会告诉您：它说明助手也可以提议修改，或者以 **只读：** 开头，这时助手只读取。 ## 为什么这样设计 **每项修改都有人签字。** 修改以批准者的身份执行，所以记录上每次修改旁边都是一个人的名字，而不是机器。顾客问谁改了他们的地址，或审计人员问谁批准了某份报价单，历史记录都答得上来。 **检查做两次。** 助手以提问人的身份检查一次；批准时再以批准人的身份检查一次。谁都不能批准自己的角色本来不允许的修改；卡片和记录已对不上时，它宁可什么都不做，也不会覆盖同事更新的内容。 **卡片 24 小时后失效。** 卡片显示的是助手读取那一刻的记录。时间越久，记录越可能已经变了，所以旧卡片会过期，而不是留着等人误批。 **涉及钱和无法撤销的，要确认两次。** 收款、开出的单据和删除，顾客和您的账簿都看得到，多数也收不回来。只有您明确要求这项修改时，助手才会提议；卡片会注明，批准时还要再确认一次。发送仍由您亲手操作：助手从不给客户发邮件。 ## 更高效的做法 - **用会替您起草的指令。** 在 AI 聊天里输入 **/**，选择 **跟进任务** 或 **起草报价**，再在 **#** 后指定记录。参见[AI 聊天](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-chat/)。 - **在发票上直接要催款任务。** 在 INV-1051 上，聊天会建议 **创建任务，催收 INV-1051 的款项**；批准卡片，任务就建好了。参见[更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/)。 - **让审批人在话题里决定。** 在报价单的话题里问 @easy；话题里可以使用助手、并能批准报价单的人不用另开页面就能处理卡片。参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 - **不对就拒绝重提，别事后再改。** 卡片不能编辑，所以错的卡片直接拒绝，并说明要改什么；同一条记录的新卡片会取代旧的。 - **草稿报价单到它自己的页面上完成。** **已完成** 会链接到新草稿；在那里补充明细或条款，再定稿。参见[创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/)。 ## 常见问题 - **AI 助手会不经同意就改记录吗？** 不会。每项修改都以卡片等待，直到有权限的人选择 **批准**。 - **谁可以批准 AI 建议？** 在 AI 聊天中只有您自己。在 @easy 话题中，任何可以使用助手、并拥有这项修改所需权限的读者，例如审批卡片需要 **审批报价单**。 - **AI 建议卡片有效多久？** 24 小时。之后显示 **已过期**，不会做任何修改。 - **批准之前能修改卡片内容吗？** 不能。拒绝后让助手按更正重新提出，或者先批准，再到记录上修改。 - **AI 助手能发邮件或记录收款吗？** 它从不发送邮件或任何内容。您提出时，它可以提议登记收款、开出、作废或删除；在有权做这项修改的人批准卡片之前什么都不会发生，无法撤销的还要确认两次。 - **怎么知道某项修改来自 AI 助手？** 记录的 **历史记录** 会显示批准人的名字，并带有 **内部 AI 助手** 标签。参见[审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/)。 - **为什么助手从来不出现批准卡片？** 贵公司没有启用 AI 修改，所以助手只读取；AI 聊天的欢迎语以 **只读：** 开头。 ## 相关内容 - [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-chat/) - [向 @easy 提问](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ask-easy/) - [单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/) - [AI 设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/ai-assistant-settings/) - [审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/) --- # 连接助手 > 怎样把 ChatGPT、Claude 等 AI 应用连接到 easySales：在应用中登录授权，或使用个人令牌，以及怎样断开连接。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/connect-an-assistant/ 如果贵公司已开启 AI 访问，您可以连接自己的 AI 应用来处理您的记录。它以您的身份操作，权限与您相同，不会更多；请先阅读[AI 数据共享](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/ai-and-data-sharing/)。 ## 开始之前 不需要任何模块权限。在 **我的资料** 中，**第三方 AI 工具** 页面会在 **贵公司** 旁显示 **已开启**、**已开启——只读** 或 **未开启**。只有 easySales 提供 AI 访问时，这个页面才会出现在侧边导航中。显示 **未开启** 时，您无法连接任何应用或工具；请管理员在 **系统设置** → **AI** 下开启。参见[公司 AI 访问](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/company-ai-access/)。 只要贵公司提供两步验证，连接新应用就需要您已开启两步验证；参见[登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/)。只有在贵公司把两步验证设为 **关闭** 时，您才改用密码确认。 请通过在应用中登录来连接。只有工具无法登录，或页面上没有显示连接步骤时，才使用个人令牌。 ## 操作步骤 1. 在 **第三方 AI 工具** 页面上，选择 **MCP 服务器地址** 旁的 **复制**。在 AI 应用中添加 easySales 时，它会要求填写这个地址。 2. 展开 **如何连接应用**，按您所用应用的步骤操作：**Claude.ai**、**ChatGPT** 或 **Claude Code**。其他工具请参见 **其他工具**。 3. 应用把您带到 easySales 时，如有要求请登录。 4. 核对 **授权后返回**、**应用来自** 和 **当前登录**。只批准您自己刚开始连接的应用。应用返回到知名 AI 平台时，**授权后返回** 会写出平台名称，例如 **已知平台：Claude**。如果页面显示 **easySales 无法确认这个应用是谁。**，只有在您刚刚亲自从这个应用发起连接、并且认识这个网址时才批准。 5. 在 **它请求** 下，只有希望应用新建、编辑、删除记录以及更换负责人时，才保留勾选 **以您的身份进行修改**。如果应用只需要读取，请取消勾选。 6. 确认是您本人，然后选择 **允许**。使用两步验证时，输入验证器应用或邮件中的验证码，或选择 **用通行密钥确认**。以上都没有时，选择 **改用恢复码** 并输入一个恢复码；该恢复码随即被用掉。如果您在过去 15 分钟内用验证码或通行密钥登录过，就不会再要求任何确认。没有开启两步验证时，页面会显示 **开启两步验证后才能连接 AI 应用**，除非贵公司把两步验证设为 **关闭**——这时请在 **请输入您的密码以确认** 中输入密码。 ## 使用个人令牌 1. 在 **第三方 AI 工具** 页面上，选择 **新建令牌**。 2. 输入能识别该工具和电脑的 **名称**。可能被误认为内置助手的名称，例如 easy、easySales 或 AI 助手，会被拒绝。 3. 在 **权限** 下，选择 **完整——与您相同** 或 **只读**。 4. 选择 **到期** 时间：30、60 或 90 天。 5. 选择 **创建令牌**，如有要求，请[确认是您本人](https://easysales.work/zh-hans/help/security/confirm-its-you/)。 6. 把令牌，或 **连接 Claude Code** 下的命令，复制到您的工具中。然后选择 **完成**。 ## 之后会发生什么 应用会出现在 **已连接的应用** 下，令牌会出现在 **个人令牌** 下，各自显示其 **权限**：**读取和修改** 或 **只读**。令牌只显示一次；如果丢失，请另建一个。 连接后，应用会从 easySales 了解如何处理您的记录；有些应用还会列出来自 easySales 的现成起始提示： - **Summarise an account**——一位顾客的简要概况。 - **Follow up overdue invoices**——按顾客列出逾期发票，并起草一份提醒供您发送。 - **Draft a quotation**——与您一步步地起草一份报价单。 - **My week**——您未来七天的待办、任务和事件。 - **Review my pipeline**——按阶段列出您进行中的商机、预测，以及没有下一步的交易。 - **Review collections**——每位顾客的欠款和逾期金额，并给出建议的跟进。 - **Clean up duplicate accounts**——某个客户可能重复的记录，以及合并它们会怎样。 - **Work my lead pool**——您能看到的线索池里等待领取的潜在客户，以及建议领取哪些。 - **Follow up my leads**——您该跟进却还没跟进的潜在客户，并给出建议的下一步。 - **Convert a lead**——与您一步步地把一位潜在客户转成客户、联系人，以及（可选）商机。 只有连接权限允许的提示才会出现，所以 **只读** 连接不会显示任何修改记录的提示。提示只是开始对话：由它引出的每项修改仍会先预览，由您确认。 要停止某个应用或令牌，请选择它旁边的 **断开** 并确认。它会立即停止工作，且无法恢复。 ## 需要注意的规则 - 应用或令牌能做的事，绝不会超出您的角色允许的范围。贵公司为 **已开启——只读** 时，您连接的任何应用或工具都不能修改记录。 - 每项修改都会先生成预览，由您确认。 - 您最多可以连接 10 个应用，并持有 10 个令牌。 - 应用要求您重新连接时，请重复上述步骤。 - 更改或重设密码会断开您所有的应用和令牌。管理员重置您的密码或两步验证也会如此，而且管理员也可以断开它们。 - 贵公司开始要求两步验证时，您已连接的应用和令牌会继续工作。关闭您自己的两步验证也不会断开它们。 - 请像对待密码一样对令牌保密。 ## 为什么这样设计 **登录授权比令牌更安全。** 应用通过登录连接时，它看不到您的密码：easySales 在自己的页面上请您批准，显示应用授权后返回到哪里，并把这个连接记在您的名下。个人令牌是需要手动复制的密钥，所以只留给无法登录的工具使用。 **第二重验证守护长达数周的访问。** AI 应用在您批准后会长期保有访问权。只要贵公司提供两步验证，连接时就会要求验证码或通行密钥，所以光是密码被盗，并不足以把应用连到您的记录上。 **每项修改都等您点头。** AI 应用可能会误解您的请求。它会先向您展示每项修改的预览，在您确认之前 easySales 不保存任何内容，所以误解永远不会变成对顾客记录的修改。 **令牌会过期。** 个人令牌最长 90 天有效。万一被复制到不该去的地方，最迟到期那天就会失效；**断开** 则会立即让它失效。 ## 更高效的做法 - **从现成的起始提示开始。** **Follow up overdue invoices**、**Review my pipeline** 等提示，一步就让应用进入常见任务。参见[更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/)和[每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/)。 - **只需读取的助手，就取消修改权限。** 批准时没有勾选 **以您的身份进行修改** 的应用，无论您怎么要求都不能修改任何内容，需要修改记录的提示（例如 **Draft a quotation**）也不会提供给它。 - **按工具和电脑给令牌命名。** 像“我笔记本上的 Claude Code”这样的名称，换电脑时就知道该断开哪一个。 - **不时看看“最近使用”。** **已连接的应用** 和 **个人令牌** 都显示各自最近一次使用的时间；不认识的就断开。 - **让应用给 PDF 链接，由您自己发送。** 应用可以给您单据 PDF 的短时链接，方便您附上或转发。参见[AI 数据共享](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/ai-and-data-sharing/)。 ## 示例 **以只读方式连接 Claude。** Mei Tan 想让 Claude 帮她准备客户电话，但不想让它修改记录。她在 **第三方 AI 工具** 页面复制服务器地址，按 **如何连接应用** 下 **Claude.ai** 的步骤操作。Claude 把她带到 easySales，她核对 **授权后返回** 和 **当前登录**，取消勾选 **以您的身份进行修改**，输入验证器应用中的验证码，选择 **允许**。Claude 出现在 **已连接的应用** 下，权限为 **只读**。 **催收逾期发票。** Daniel Lim 以允许修改的方式连接 ChatGPT，并启动 **Follow up overdue invoices**。应用列出 Harbour Café 的 INV-10000319，SGD 2,180.00（SGD 2,000.00 加 9% GST SGD 180.00），已逾期 12 天，并起草了一份提醒。Daniel 修改了提醒，用自己的邮箱发出；应用不会向顾客发送任何内容。 **给脚本用的令牌。** Daniel 的命令行工具无法登录。他选择 **新建令牌**，命名为“办公室电脑上的 Claude Code”，选择 **只读** 和 30 天，再选择 **创建令牌**。在选择 **完成** 之前，他把 **连接 Claude Code** 下的命令复制到终端，因为令牌不会再显示。 ## 常见问题 - **怎样把 ChatGPT 连接到 easySales？** 在 **第三方 AI 工具** 复制服务器地址。在 ChatGPT 中打开「设置 → 应用与连接器」，新建连接器（可能需要先在「高级」中开启开发者模式），粘贴地址，认证方式选择 OAuth。然后在 easySales 中批准。 - **怎样把 Claude 连接到 easySales？** 复制服务器地址，然后在 Claude 中打开「设置 → 连接器」，选择「添加自定义连接器」，粘贴地址，选择「添加」，再选择「连接」。最后在 easySales 中批准这个连接。 - **AI 应用会不经我同意就修改记录吗？** 不会。每项修改都会先以预览的形式给您看，您确认之后 easySales 才会保存。 - **为什么连接 AI 应用要开启两步验证？** 应用会保有访问权达数周之久，所以连接时要求验证码或通行密钥，而不只是密码。参见[确认是您本人](https://easysales.work/zh-hans/help/security/confirm-its-you/)。 - **个人令牌丢了怎么办？** 令牌只显示一次。请新建一个令牌；如果旧令牌可能被别人使用，就把它断开。 - **最多可以连接几个 AI 应用？** 最多 10 个应用，另外可以持有 10 个个人令牌。 - **个人令牌有效期多长？** 30、60 或 90 天，由您在创建时选择。 ## 相关内容 - [AI 数据共享](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/ai-and-data-sharing/) - [公司 AI 访问](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/company-ai-access/) - [我的资料](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/profile/) --- # AI 数据共享 > 把 ChatGPT、Claude 等 AI 应用连接到 easySales 安全吗？它们能读取和修改什么、每项修改怎样先确认，以及哪些内容从不共享。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/ai-and-data-sharing/ 已连接的 AI 应用以您的身份在 easySales 中工作。它读取您的角色允许您查看的记录；如果您允许，它也可以在您确认预览后修改这些记录。应用收到的内容，之后由您选择的 AI 服务按其自身条款保管。 ## 如何运作 ### 读取 应用可以搜索和打开您的角色允许您查看的内容： - 客户、联系人和产品，看起来重复的客户，以及联系人的同意状态记录； - 客户的欠款及其对账单； - 商机，包括阶段历史、预测和毛利率； - 报价单（包括其开票计划）、发票、贷项通知单、收据和退款，包括押金、收款差额和坏账； - 采购订单，包括其供应商发票和付款； - 送货单，包括其签收单的文件名称； - 定期发票和服务合约； - 您的电子表格导入； - 活动和空间，包括活动的修改历史和谁能看到它，您团队一周的活动、您的日历、您的待办和您的消息； - 您填写表单时 easySales 提供的列表，例如币种、汇率、国家／地区、行业、税码，以及可选为负责人的人员。 它可以一次搜索以上所有内容。它还可以获取报价单、发票、贷项通知单、送货单或采购订单，以及客户对账单、收据或没收押金的 PDF 短时链接。 应用读取的发票包含已核销金额及其中属于坏账的部分，因此应收、已收、已贷记和已核销的金额加起来等于余额。搜索收据或退款时，应用可以向前翻到较早的记录，而不是只停在最近的那些。 ### 修改 拥有 **读取和修改** 权限时，应用可以在以下方面做出您在页面上所做的同类修改： - 客户和联系人、个人客户、客户团队、合并两个客户，以及联系人的同意状态记录； - 商机，包括其阶段、负责人和手填毛利率； - 产品； - 报价单（包括其开票计划，含开启或关闭计划的自动草稿）和发票，包括其收款； - 贷项通知单、收据和退款，包括保留押金、使用押金、撤销收款差额，以及核销坏账或记录其收回； - 批准、退回或撤回报价单、发票或贷项通知单的审批请求； - 采购订单，包括其供应商发票和付款； - 送货单，包括标记为已送达； - 定期发票，包括生成或跳过某一期的草稿； - 从电子表格导入客户、联系人或产品，以及撤销一次导入； - 把不超过 5 MB 的文件附加到活动、送货单或供应商发票上； - 活动和空间，以及您的消息、待办和通知设置。 每项修改都要通过与在页面上执行相同操作时一样的权限、记录和状态检查。应用不能向顾客发送任何内容（例如电子邮件），也不能导出文件：它只起草文字，并把链接或 PDF 交给您自己去发送。 ### 先预览，再确认 每项修改都分两步。首先，应用向 easySales 请求预览，这一步不保存任何内容，然后应用向您展示该预览。只有当应用在十分钟内原样发送这项修改时，easySales 才会保存；内容有任何不同，都需要新的预览。 关注或静音记录、把消息标为已读或未读、归档消息，以及稍后提醒消息或待办，只改变您自己的消息中心和待办，不改动任何业务记录，别人也看不到。这些操作同样先经过预览，但应用可能按它自己的设置直接执行，不先问您。 ### 活动与消息 应用还可以对[活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/overview/)、[空间](https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/overview/)、您的[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)和[我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/)做您能做的事：阅读和发布活动、回复、提及同事、关注单据，以及处理您的消息。它只能看到您能看到的活动。发布活动或回复，与其他所有修改一样要经过同样的预览和确认。应用把删除活动或回复、移除文件、恢复已删除的活动、更改空间成员以及把活动移入或移出空间标为破坏性操作，因此请预期它会就这些操作明确地请您确认。 ### 标明是哪个 AI 操作的 通过应用所做的修改，会在记录的 **历史记录**、审计日志以及应用发布的活动和回复中，在您的姓名旁显示一个标签：**第三方 AI · OAuth 连接** 或 **第三方 AI · 个人令牌**，后接该连接的名称。应用打开某条记录时，**查看人** 中也会显示同一个标签。连接的类型由 easySales 设定；名称是该连接自己的名称，easySales 不作核实。把鼠标悬停在标签上即可看到这一说明。在有这个标签之前记录的条目显示 **AI（未记录来源）**。 ## 需要注意 - 从不共享：密码和令牌、自定义字段、附件文件的内容（应用可以附加文件，但不能下载文件）、其他用户的联系方式（应用只能看到他们的姓名），以及贵公司的许可证、方案和账单信息。 - 联系人的出生日期、性别、收入、婚姻状况和子女数量不会共享，除非 easySales 客服已为贵公司开启共享。 - 除了用电子表格导入新的客户或联系人之外，应用不能设置自定义字段。它也不能设置客户的资料，或联系人的语言或个人资料。这类记录请在 easySales 中完成。 - 合并客户无法撤销。应用会先向您展示合并将做什么；对于每个字段，它只能在该预览显示的两个值之间选择。 - 更改客户团队会替换整个团队，因此应用漏掉的人会失去该访问权限。请在预览中核对团队。 - 应用不会主动建议核销某笔债务、其金额或原因；只有在您要求时才会核销。 - 一次把许多记录转给另一个人，只能在 easySales 中进行。 - 每个连接每分钟最多可以读取 60 次、修改 10 次。预览算一次读取；其他任何会改动数据的调用都算一次修改。贵公司对返回的记录数量还有每日上限，在公司时间的午夜重置。 - 记录中的文字（例如备注）送到应用前不会检查其中是否藏有指令，因此请在确认前阅读每个预览。 ## 术语 **已连接的应用**——您通过登录批准的 AI 应用。**个人令牌**——供无法登录的工具使用的密钥。 ## 常见误解 - 断开连接会阻止之后的访问，但不会移除 AI 服务已经收到的数据。 - 贵公司为 **已开启——只读** 时，任何内容都不能修改。 - 让应用执行修改并不等于确认。请在看到预览之后再确认。 ## 在哪里找到 您的连接位于 **我的资料** 的 **第三方 AI 工具** 页面上。请在记录的 **历史记录** 选项卡中，以及 **系统设置** 的 **审计日志** 中查找 AI 标签。 ## 为什么这样设计 **应用就是您，所以您的角色就是上限。** 应用按您的权限工作，绝不超出。只能看到自己客户的销售员，连接的应用也只能看到这些客户，不需要再设置一遍。 **预览让误解不会变成修改。** AI 应用可能误解请求或记录。先展示修改内容，只有在十分钟内原样发回时才保存，这样保存下来的就正是您批准的内容。 **有些东西永远不离开 easySales。** 密码、令牌、账单和卡片信息，以及贵公司自己定义的字段，都不会出现在任何回答里。联系人的敏感个人资料也不会共享，除非 easySales 客服已为贵公司开启共享。 **每项 AI 修改都带标签。** **历史记录** 和审计日志中的 AI 标签，显示哪些修改是通过应用做的，以及是哪个连接做的。顾客或会计问起是谁改了某条记录时，答案就在记录上。 ## 更高效的做法 - **合并之前先让应用给出预览。** 应用会展示两个客户以及合并后保留什么，由您逐个字段决定。参见[客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/overview/)。 - **一个问题搜遍所有内容。** 应用可以同时查找客户、单据和活动，所以“关于 Harbour Café 的所有资料”只需问一次。 - **用它做每周回顾。** **Review my pipeline** 和 **Review collections** 会从您自己的记录中整理出[每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/)所需的内容。 - **觉得哪里不对时，看看标签。** 记录的 **历史记录** 选项卡会写明是哪个应用做的修改。参见[审计记录](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/audit-trail/)。 ## 示例 **通过应用记录收款。** Harbour Café 为 INV-10000319 支付 SGD 2,180.00（SGD 2,000.00 加 9% GST SGD 180.00）。Mei Tan 让她连接的应用记录这笔收款。应用向她展示预览：INV-10000319 收款 SGD 2,180.00，日期为今天，此时尚未保存任何内容。Mei 核对后在几分钟内确认，发票变为 **已付款**。在发票的 **历史记录** 中，这笔收款显示 Mei 的姓名，旁边是她那个连接的 AI 标签。 **改动过的预览。** Daniel Lim 让应用修改 Harbour Café 的电话号码，看到预览后发现有一位数字错了，在确认之前给出了正确的号码。应用于是向 easySales 请求新的预览，因为与预览内容不同的修改不会被保存。 **应用看不到的东西。** Mei 向应用询问某张送货单的附件。应用列出了文件的名称和大小，但打不开它们；Mei 自己在 easySales 中打开签收单。 ## 常见问题 - **把 ChatGPT 或 Claude 连接到 easySales 安全吗？** 应用只能看到您的角色允许您看到的内容，从来看不到您的密码、账单或自定义字段，每项记录修改都要等您确认（关注、静音、归档和稍后提醒您自己的消息可能不会先问）。它收到的内容之后由该 AI 服务按其自身条款保管。 - **我的 easySales 数据会被拿去训练 AI 吗？** 这由您连接的 AI 服务按其自身条款决定。连接之前，请查看该服务的数据设置。 - **AI 应用能看到别人的记录吗？** 只能看到您的角色允许您看到的记录。如果是 **Own records only**（只限自己的记录），就只有您自己的记录。 - **AI 应用会给我的顾客发邮件吗？** 不会。它可以起草文字，并给您链接或 PDF；由您自己发送。 - **AI 应用能删除记录吗？** 拥有 **读取和修改** 权限时，它可以删除您能删除的内容，但要先向您展示预览并得到您的确认。 - **怎样知道某项修改是 AI 做的？** 记录的 **历史记录** 中，您的姓名旁会显示 **第三方 AI · OAuth 连接** 这样的标签，后接该连接的名称。 ## 相关内容 - [连接助手](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/connect-an-assistant/) - [公司 AI 访问](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/company-ai-access/) - [审计记录](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/audit-trail/) - [AI 设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/ai-assistant-settings/) --- # 公司 AI 访问 > 管理员怎样为全公司开启或关闭 AI 访问、设为只读，以及怎样断开某位用户已连接的 AI 应用和令牌。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/company-ai-access/ AI 访问针对整个公司开启或关闭。在此范围内，每个人的应用和令牌都以此人的身份操作，并受其角色限制。所有客户都包含此功能，无需另外购买。 ## 公司开关 管理员在 **系统设置** → **AI** 的 **AI 连接（MCP）** 部分设置此开关。参见[AI 设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/ai-assistant-settings/)。 | 开关上的设置 | 卡片上的 **贵公司** | 效果 | |---|---|---| | **关闭** | **未开启** | 应用和令牌无法使用。任何人都不能连接应用或创建令牌。 | | **只读** | **已开启——只读** | 应用和令牌可以读取其用户能读取的内容。任何连接都不能新建、修改或删除记录。 | | **读写** | **已开启** | 每个连接按自己的权限（**读取和修改** 或 **只读**）运作，并受其用户角色的限制。 | - 在管理员开启之前，公司的 AI 访问一直是 **关闭**。 - 查看开关需要 **System** **View** 权限，更改需要 **System** **Edit** 权限。没有 **Edit** 权限时，开关呈灰色。 - 开启或允许修改时，需要管理员用两步验证确认，参见[确认是您本人](https://easysales.work/zh-hans/help/security/confirm-its-you/)。请先为自己的账号开启两步验证。关闭或降为 **只读** 不需要额外确认。 - 切换为 **关闭** 时会先请您确认，然后立即断开公司所有已连接的应用和个人令牌。重新开启不会恢复它们，人员需要重新连接。 - **只读** 会保留已连接的应用和令牌，但它们不能再新建、修改或删除。再次选择 **读写** 后，它们又可以修改记录。 - 如果贵公司的方案只允许 AI 连接只读，开关上会注明，**读写** 将按 **只读** 生效。 - 许可证关闭了修改功能时，开关无法保存；应用会提示 *此许可证已关闭修改功能，因此未保存。* - 开关下方的 **当前已连接** 显示公司有多少个应用和个人令牌。 - 每次更改都会记录在审计日志中，包括更改前后的设置和操作人。 - easySales 客服负责设置是否共享联系人的敏感个人资料，以及公司的每日记录上限。 - 更改会在下一次请求时生效。 - 公司处于只读状态时，应用和令牌只能读取。公司已暂停或已关闭时，它们都无法使用。 ## 谁可以连接 - 开关开启后，每个能登录的人都可以在 **我的资料** 的 **第三方 AI 工具** 页面连接自己的应用和令牌。没有按人设置的单独开关。 - 应用能做什么取决于其用户的角色，因此要限制应用，请在角色中设置。 ## 断开某位用户的应用 1. 选择侧边栏中的 **用户账户**，然后打开该用户。 2. 选择 **AI 访问** 选项卡。它会列出该用户的 **已连接的应用** 和 **个人令牌**。 3. 选择其中一项旁边的 **断开** 并确认。它会立即停止工作；该用户可以重新连接。 - 您需要 **User**（用户）**Edit**（编辑）权限。如果是 **Own records only**（只限自己的记录）级别，您只能访问自己的账户。 - 使用自定义角色的人无法查看或断开管理员的应用和令牌。 - 断开操作会记录在该用户的 **History**（历史记录）选项卡中。 - **重置密码**、**Deactivate**（停用）以及通过 **忘记密码？** 重设密码，都会立即断开该用户所有的应用和令牌。 ## 为什么这样设计 **数据要不要出去，由公司决定。** AI 应用会把读到的内容发给此人选择的 AI 服务。一个由管理员掌握的开关，意味着在公司决定允许之前，任何人的记录都不会进入这类服务。 **应用永远只是它的主人。** 每个应用和令牌都以连接它的人的身份操作，权限不超出此人的角色，它做的每项修改都会在 **历史记录** 中标上 AI 标签。谁要为一项修改负责，一目了然；限制一个角色，也就限制了这个人的应用。 **关闭就是立刻关闭。** 切换为 **关闭** 会在下一次请求时断开公司所有的应用和令牌。哪天对某个 AI 服务处理数据的方式有疑虑，一个选择就能停掉所有访问，不用逐个去断开。 **只读收紧权限，但不破坏连接。** **只读** 保留每个连接，只是停止所有修改。您可以先让大家试用 AI 读取记录，或在繁忙期暂停修改，之后再允许修改，无需任何人重新连接。 ## 更高效的做法 - **先从只读开始。** 先让大家连接并提问；团队准备好通过应用修改记录时，再选择 **读写**。参见[AI 设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/ai-assistant-settings/)。 - **通过角色来限制。** 应用能做什么取决于其用户的角色，所以请调整角色，而不是寻找按人设置的 AI 开关。参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **看看“当前已连接”。** 开关下方的数字告诉您公司里是否已经有人连接了应用或令牌。 - **笔记本丢了，就在该用户的页面上断开。** **AI 访问** 选项卡可以立即停掉某一个应用或令牌，不影响其他人。 - **停用离职人员。** 停用用户会在同一步中断开他所有的应用和令牌。参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)。 ## 示例 **允许修改之前先试用。** Lim & Co 想看看 ChatGPT 怎样分析公司的销售管道。Daniel Lim 在 **AI 连接（MCP）** 下选择 **只读**，并用验证码确认。每个人的 **第三方 AI 工具** 页面上的卡片现在显示 **已开启——只读**。Mei Tan 连接 ChatGPT，询问她的逾期发票；应用能读取这些发票，但不能记录任何内容。一个月后 Daniel 选择 **读写**。已连接的应用又可以修改记录了，各自在自己的权限范围内，每项修改都由其用户确认，没有人需要重新连接。 **笔记本被偷。** Mei Tan 的笔记本被偷了，上面有她给命令行工具用的个人令牌。Daniel 打开 **用户账户**，选择 Mei，打开 **AI 访问** 选项卡，在该令牌旁选择 **断开**。令牌立即失效。她手机上已连接的 ChatGPT 照常可用，这次断开操作也记录在她的 **History**（历史记录）选项卡中。 **一位设计师离职。** 一位设计师离开 Lim & Co 时，Daniel 停用她的账户。她已连接的两个应用和一个个人令牌在同一步中被断开。 ## 常见问题 - **怎样为公司开启 AI 访问？** 打开 **系统设置** → **AI**，在 **AI 连接（MCP）** 下选择 **只读** 或 **读写**。按要求确认是您本人；请先为自己开启两步验证。 - **谁可以开启 AI 访问？** 拥有 **System** **Edit** 权限并已开启两步验证的人。只有 **System** **View** 权限时，开关呈灰色。 - **能只让部分员工使用 AI 应用吗？** 没有按人设置的单独开关。应用能做什么取决于其用户的角色，您也可以在某位用户的页面上断开他的应用。 - **员工离职后，他的 AI 应用会怎样？** 停用他的账户，会立即断开他所有的应用和令牌。 - **改为只读会断开应用吗？** 不会。应用保持连接，但不能新建、修改或删除任何内容，直到您再次选择 **读写**。 - **能看到同事连接了哪些 AI 应用吗？** 可以，需要 **User**（用户）**Edit**（编辑）权限：在 **用户账户** 中打开该用户，选择 **AI 访问** 选项卡。 ## 相关内容 - [连接助手](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/connect-an-assistant/) - [AI 数据共享](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/ai-and-data-sharing/) - [用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/) - [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) - [AI 设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/ai-assistant-settings/) --- # 用 AI 读帮助 > 怎样把一页帮助或整个 easySales 帮助中心复制到 ChatGPT、Claude 等 AI 工具里，用自己的话问它 easySales 怎么用。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/read-help-with-ai/ 您自己的 AI 工具（例如您已经在用的聊天助手）可以根据本帮助中心回答关于 easySales 的问题。复制帮助文本，粘贴到工具中，然后提问。这只复制帮助内容，绝不复制贵公司的记录；如需让 AI 工具使用您的数据，请参阅[连接助手](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/connect-an-assistant/)。 ## 开始之前 您需要一个可以接受粘贴文本的 AI 工具。无需登录，也无需任何权限：帮助文本对每个人都相同。 ## 操作步骤 1. 打开任意帮助页面，选择标题旁的 **复制给 AI**。 2. 选择 **复制本页**，或选择 **复制整套帮助** 复制您正在阅读的语言的全部页面。第三项 **用 AI 读帮助** 会打开本指南。 3. 打开您的 AI 工具，粘贴到一个新对话中并发送。 4. 用自己的话提问，例如“怎样收取订金，并在最后一张发票中扣回？” ## 之后会发生什么 标题下方会显示 **已复制，粘贴到您的 AI 工具即可。** 提示。粘贴的文本开头是一段给 AI 工具的简短说明：只根据帮助内容回答；帮助没有涉及的问题要直接说明；界面上的名称原样使用；注明所依据的页面；用您的语言回答。之后是帮助正文，每一页都附有链接，方便您核对答案。 ## 需要注意的规则 - **复制整套帮助** 的内容很长。如果 AI 工具提示文本过长，请逐页复制您需要的页面。 - 尚未翻译的页面会以英文复制，并附上一条说明。 - 复制的是复制那一刻的帮助内容。[新功能](https://easysales.work/zh-hans/help/whats-new/)中列出更新后，请重新复制。 - 如果浏览器不允许复制，提示中会提供 **打开文本**；选择它，然后自行复制文本。 - 能读取网址的 AI 工具可以直接读取整套帮助文件： | 语言 | 整套帮助文件 | |---|---| | English | [easysales-help-en.md](/help/easysales-help-en.md) | | 简体中文 | [easysales-help-zh-hans.md](/zh-hans/help/easysales-help-zh-hans.md) | | 繁體中文 | [easysales-help-zh-hant.md](/zh-hant/help/easysales-help-zh-hant.md) | | Bahasa Melayu | [easysales-help-ms.md](/ms/help/easysales-help-ms.md) | | ไทย | [easysales-help-th.md](/th/help/easysales-help-th.md) | | 日本語 | [easysales-help-ja.md](/ja/help/easysales-help-ja.md) | ## 示例 Lim & Co 的 Mei Tan 准备分阶段为一个诊所装修项目开票。她在帮助中心首页选择 **复制给 AI** 和 **复制整套帮助**，粘贴到她的 AI 工具中并提问：“客户预付 30%，这笔钱怎样从最后一张发票里扣除？”回答解释了 **订金扣回** 的几种选择，并附上[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)的链接，她在开始之前在那一页核对了操作步骤。 ## 为什么这样设计 **复制的是帮助，绝不是您的记录。** 这些文字是人人都能看的公开帮助，所以您可以粘贴到任何 AI 工具里，不会泄露贵公司或顾客的任何信息。 **AI 被要求只根据帮助回答。** 开头的说明要求它在帮助没有涉及时直接说明，而不是猜测。您得到的是关于 easySales 目前实际做法的回答，而不是从别的软件编出来的。 **每个回答都能核对。** 复制的每一页都附有链接，AI 也被要求注明所依据的页面。照着做之前，先打开那一页确认步骤。 **界面名称保持原样。** 按钮和字段名称以粗体复制，和应用里显示的一样，AI 也被要求原样使用，所以回答和您在屏幕上看到的一致。 ## 更高效的做法 - **问具体问题就复制一页。** 一页内容让回答集中在一项任务上，篇幅也短，任何能粘贴文本的工具都放得下。不知道哪一页涉及您的问题时，再用 **复制整套帮助**。 - **把文件地址给能读网址的 AI。** 能打开网址的工具，可以直接读取上表中您所用语言的整套帮助文件，不用复制。 - **用自己的语言提问。** AI 被要求用您提问的语言回答，帮助中心的每种语言也都有自己的副本。 - **生意上的问题看销售流程指南。** 例如怎样催收逾期款项，[销售流程指南](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/overview/)里有答案，**复制整套帮助** 也包含这些页面。 ## 常见问题 - **ChatGPT 能回答 easySales 的使用问题吗？** 能。在帮助页面选择 **复制给 AI**，把文本粘贴到 ChatGPT 或其他 AI 工具里，然后提问。 - **复制给 AI 会泄露公司数据吗？** 不会。它只复制帮助中心的文字，对每个人都一样。 - **AI 工具提示文本太长怎么办？** **复制整套帮助** 会复制全部页面。请用 **复制本页** 逐页复制您需要的页面。 - **使用“复制给 AI”需要登录吗？** 不需要。帮助中心及其副本都是公开的。 - **怎样让 AI 工具处理我自己的记录？** 请把它连接到 easySales。参见[连接助手](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/connect-an-assistant/)。 ## 相关内容 - [连接助手](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/connect-an-assistant/) - [AI 数据共享](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/ai-and-data-sharing/) - [从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/) - [销售流程总览](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/overview/) --- # AI 设置 > easySales 怎样为公司开启 AI？允许 ChatGPT、Claude 等 AI 应用连接，并设置 AI 助手的开关、每月预算、个人上限和用量。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/administration/ai-assistant-settings/ **系统设置** 下的 **AI** 是管理员管理公司 AI 的地方。**AI 连接（MCP）** 部分用来开启或关闭 Claude、ChatGPT 等 AI 应用的连接。**AI 助手** 部分用来管理 [@easy](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ask-easy/) 和 [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-chat/)：开关、以点数计的每月上限、敏感字段、谁可以使用，以及每个人用了多少。 ## AI 连接（MCP） **AI 连接（MCP）** 开关决定贵公司的人员能否把 AI 应用和个人令牌连接到 easySales。每个应用以连接它的人员身份操作，权限与该人员相同。所有客户都包含此功能，在您开启之前保持 **关闭**。 ### 开始之前 - 查看开关需要 **System** **View** 权限，更改需要 **System** **Edit** 权限。没有 **Edit** 权限时，页面显示 *只有可以编辑系统设置的人员才能更改此项。* - 要开启或允许修改，请先为自己的账号开启两步验证；参见[确认是您本人](https://easysales.work/zh-hans/help/security/confirm-its-you/)。 ### 操作步骤 1. 选择 **系统设置**，然后在 **组织** 下选择 **AI**。 2. 在 **AI 连接（MCP）** 中选择 **关闭**、**只读** 或 **读写**。选择后立即保存，**AI 连接已更新** 确认已保存。 3. easySales 要求您确认身份时，用通行密钥或验证码确认。开启或允许修改时会要求确认，除非您在过去 15 分钟内已用验证码或通行密钥确认过；关闭或降为 **只读** 从不要求确认。 4. 要关闭，请选择 **关闭**，并在 **关闭 AI 连接？** 中选择 **关闭**。 ### 之后会发生什么 - **关闭：** *任何 AI 应用都无法连接到贵公司。* 贵公司所有已连接的应用和个人令牌立即停止工作并被断开。重新开启后，人员需要重新连接。 - **只读：** 已连接的应用可以读取每位人员能看到的内容，不能新建、修改或删除任何内容。应用保持连接。 - **读写：** 应用可以读取，并在人员逐项确认后新建或修改记录，始终在该人员自己的权限范围内。 - **当前已连接** 显示公司有多少个应用和个人令牌。 - 每次更改都会记录在审计日志中，包括更改前后的设置和操作人。 - 许可证关闭了修改功能时，开关无法保存；应用会提示 *此许可证已关闭修改功能，因此未保存。* - 如果贵公司的方案只允许 AI 连接只读，**读写** 将按 **只读** 生效，页面会注明。 选择 **了解 AI 连接**，可打开人员连接应用时使用的指南；另参见[公司 AI 访问](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/company-ai-access/)和[连接助手](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/connect-an-assistant/)。 ## AI 助手 以下各部分用来管理内置的助手。同一个开关、同一套限额和同一套个人上限，同时适用于两种提问方式：活动中的 @easy，以及私人的 AI 聊天面板。 ## 开始之前 - 要看到 AI 助手各部分，您的角色需要 **管理 AI 助手设置**。管理员拥有这一权限。 - easySales 需要先为贵公司开通 AI 助手。在此之前，页面只显示 **贵公司尚未开通**，没有其他内容：请联系 easySales，开通后即可在这里开启。新开通的公司，AI 助手一开始是关闭的。 ## 操作步骤 1. 选择 **系统设置**，然后在 **组织** 下选择 **AI**。 2. 在 **AI 助手** 下打开开关。开关下方以 **可用 AI 模型** 开头的一行，列出贵公司套餐包含的 AI 模型。 3. 如有需要，在 **每月上限** 下输入 **公司每月预算** 和 **每人每月上限（默认）**。两者都可以不填，而且都不能超过 **平台上限（每月）**；平台上限由 easySales 设定，您不能修改。 4. 除非助手必须读取标为敏感的字段（例如证件号码），否则请让 **把敏感个人字段发给模型** 保持关闭。 5. 选择 **保存**。 6. 在 **谁可以使用** 下选择 **管理角色**，为每个应该能向 @easy 提问的角色开启 **使用 AI 助手**，并为每个应该使用 AI 聊天面板的角色开启 **使用 AI 聊天**。**谁可以使用** 列表只显示开启了 **使用 AI 助手** 的角色。参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 ## 之后会发生什么 - 页面显示 **AI 助手设置已保存**，确认更改已保存。角色允许的人在活动或回复中输入 **@** 时，就会看到 **easy**，并在顶栏看到 AI 聊天图标。 - **每月上限** 显示 **本月用量** 与上限的对比，以及哪一天 **重置**。 - 每次更改都会记录在审计日志中，例如 **AI assistant settings updated**（AI 助手设置已更新）。 ## 为个人设置上限 1. 在 **个人上限（单独设置）** 下，选择此人旁边的 **设置上限**。 2. 以整数点输入 **每月上限（点）**，然后选择 **保存**。 单独设置的上限会取代此人的默认上限，可以更高也可以更低。设为 0 则此人不能提问。**恢复默认** 会让此人重新使用默认上限。 ## 套餐赠送的 AI 点数 在线付费的套餐，**每月上限** 的第一行是 **套餐每月赠送的 AI 点数**：套餐每月给内置助手的点数。 - 点数价值相当于套餐当月标价的 50%，不含 GST，也不扣除优惠券或抵扣（按年付费的套餐按年价的十二分之一计算）。100 点 = 1 美元的 AI 用量。 - 每月在套餐的续费日发放。未用完的点数不结转。 - 更换套餐或席位从下个月起算。从按月付费改为按年付费会立即开始新的一个月，按新套餐发放点数。 - 免费试用整个试用期共含 500 个 AI 点数。套餐的点数从首次付款开始发放。 - 订阅未生效时，这一行显示 *订阅当前未生效，本月套餐不赠送 AI 点数。* 处于只读或已暂停状态的公司不会获得点数。 - 没有在线订阅的公司看到的是 **平台上限（每月）**，由 easySales 设定。 - 公司预算和个人上限仍然有效，由它们决定点数如何在成员之间分配。 - 当月点数用完后，助手会停止回答，直到下个月开始。 - 这些点数是推广性质的赠送。根据[服务条款](/zh-hans/terms-of-service/)，easySales 可以提前至少 30 天通知后更改或取消，从下一个计费月起适用。 ## 查看用量 **本月用量** 按人员和模型列出用量：**运行次数**，输入、输出、缓存写入和缓存读取 token，以及 **点数**，并有一行 **合计**。点数按模型提供方的公开费率折算，用于衡量用量；每个数字向上取整到整数点，不足 1 点显示为 **<1**。在 AI 聊天中提出的问题与向 @easy 提出的问题一起计入这里；表格显示的是数量，不是问了什么。 ## 关闭助手 关闭开关，选择 **关闭** 确认，然后选择 **保存**。贵公司任何人都不能再向 @easy 提问。已经发出的回答仍留在各自的话题里，当时正在回答的问题会被停止。AI 聊天仍留在顶栏，但以只读方式打开：人们可以查看和删除自己的对话，不能提问。 ## 需要注意的规则 - 点数用来计量 AI 用量：100 点 = 1 美元的 AI 用量。预算和上限以整数点输入，每月重置：网上付费的套餐在计费日重置，其他情况按公司时区在每月第一天重置。免费试用期间，整个试用期算一期。 - 高于平台上限的预算或上限会被拒绝：*不能高于平台上限*。只能输入整数点：*请输入整数点数*。 - 公司预算或某人的上限用完后，相关人员的提问会得到一条说明这一点的回复，直到重置为止。人们在 AI 聊天中看到的是自己上限的百分比，从来不是金额。 - 管理员始终可以使用助手。**谁可以使用** 列出开启了 **使用 AI 助手** 的其他角色。 - 开启敏感字段后，活动中的回答可能包含这些字段，能阅读该话题的每个人都能看到。AI 聊天中的回答只有提问人自己能看到。 - 如果 easySales 暂停了贵公司的助手，页面会显示 **已被 easySales 暂停**。您的设置会保留，暂停解除前任何人都不能提问。 - AI 助手的开关与 **AI 连接（MCP）** 是分开的：更改其中一个不会影响另一个。参见[公司 AI 访问](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/company-ai-access/)。 ## 为什么这样设计 **两个开关，是因为数据去的地方不同。** 某人连接的 AI 应用，会把您的记录发给此人选择的 AI 服务，并按该服务的条款处理。内置助手则使用您的套餐包含的 AI 模型，在 easySales 内回答，受您在这里设定的限额约束。两个开关分开，您就可以只允许其中一个。 **开启要第二重验证，关闭从不等待。** 开启 AI 连接或允许修改，会让以前接触不到公司数据的应用读取数据，所以 easySales 要求您用验证码或通行密钥确认身份。关闭或降为 **只读** 是收回访问权，绝不会因为手机不在身边而耽误。 **点数把所有 AI 模型放在同一把尺子上。** 不同模型的运行成本不同。点数把它们换算成同一个计量单位，于是一个公司预算、每人一个上限就能让 AI 用量可预期，用量表也能显示谁用了多少。 **敏感字段默认不送出。** 发在活动里的回答，话题里的每个人都能看到。让 **把敏感个人字段发给模型** 保持关闭，证件号码之类的字段就不会出现在这些回答里。 ## 更高效的做法 - **按角色开放，而不是逐个人。** 在角色里开启一次 **使用 AI 助手** 和 **使用 AI 聊天**，这个角色的每个人就都能提问。参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **先设默认上限，再设例外。** 一个 **每人每月上限（默认）** 覆盖所有人；对少数需要不同额度的人，用 **设置上限** 调高或调低。 - **一眼看清公司用了多少。** **许可证** 页面 **月用量** 下的 **AI 额度** 方块，以百分比显示本月 AI 上限已用的比例。参见[贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)。 - **让每个人自己查用量。** **我的资料** 上的 **AI 用量**，向每位能使用 AI 聊天的人显示其个人上限已用了多少。参见[我的资料](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/profile/)。 - **私人问题放在 AI 聊天里问。** [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-chat/)中的回答只有提问人自己能看到，不像共享话题里 @easy 的回答。 ## 示例 **分配点数。** Lim & Co 的五位设计师都在用助手。Daniel Lim 把 **公司每月预算** 设为 3,000 点（按 100 点 = 1 美元，即 30.00 美元的 AI 用量），**每人每月上限（默认）** 设为 500 点。大部分报价单由 Mei Tan 准备，所以他在她旁边选择 **设置上限**，输入 1,000。各人上限加起来是 1,000 + 4 × 500 = 3,000 点，正好等于公司预算，所以一个人用得多的月份，不会占用其他人的份额。 **连接只读，助手照常。** Lim & Co 想试试让 ChatGPT 读取公司记录，但不让它修改任何内容。Daniel 先为自己开启两步验证，在 **AI 连接（MCP）** 下选择 **只读**，并用验证码确认。已连接的应用现在可以读取每位人员能看到的内容，不能新建、修改或删除任何内容。助手自己的开关、预算和上限都不受影响。 **停掉某一个人。** 一位实习生总向 @easy 问与工作无关的事。Daniel 在她的名字旁选择 **设置上限**，输入 0，她就不能再提问了。一个月后，**恢复默认** 让她重新使用 500 点的默认上限。 ## 常见问题 - **easySales 的 AI 助手怎样开启？** 打开 **系统设置** → **AI**，打开 **AI 助手** 开关，选择 **保存**。然后在角色里开启 **使用 AI 助手** 或 **使用 AI 聊天**。如果页面显示 **贵公司尚未开通**，请先联系 easySales。 - **AI 点数是什么？** easySales 用来计量 AI 用量的单位：100 点 = 1 美元的 AI 用量。本页的预算、上限和用量都以点数表示。 - **AI 点数用完了会怎样？** 助手停止回答，提问的人会收到一条说明额度已用完的回复，直到限额重置。 - **没用完的 AI 点数能留到下个月吗？** 不能。没用完的点数随发放它的那个月一起结束。 - **能不让某个人使用助手吗？** 可以。把此人的个人上限设为 0，或给他一个没有开启 **使用 AI 助手** 和 **使用 AI 聊天** 的角色。 - **能看到同事问了助手什么吗？** 本页看不到。**本月用量** 只显示每个人用了多少，从不显示问了什么。向 @easy 的提问会像普通回复一样发在活动话题里，而 AI 聊天的对话只有提问人自己能看到。 - **AI 助手和连接 ChatGPT、Claude 是一回事吗？** 不是。助手内置在 easySales 中；ChatGPT 这类 AI 应用由每个人自己连接，前提是管理员已在 **AI 连接（MCP）** 中允许。参见[公司 AI 访问](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/company-ai-access/)。 ## 相关内容 - [向 @easy 提问](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ask-easy/) - [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-chat/) - [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) - [审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/) - [公司 AI 访问](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/company-ai-access/) --- # 登录安全 > easySales 登录安全怎么设置——密码、两步验证（2FA）、验证器应用、邮件验证码、通行密钥、恢复码和受信任的设备如何配合使用。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/ 登录要证明两件事：您就是您自称的那个人，而且没有其他人在使用您的密码。easySales 提供了几种证明方式。本页说明每一种方式、它们如何配合，以及在各种情况下该用哪一种。 ## 整体结构 *[示意图: 两种登录方式。一种是输入密码，然后用您已设置的一种方式完成两步验证——验证器应用的验证码、邮件验证码或通行密钥；其他方式都不可用时使用恢复码——之后仪表板打开。另一种是选择使用通行密钥登录，无需输入密码，仪表板随即打开。]* 登录有两种方式。 - **先输入密码，再完成第二步。** 您输入密码。如果您已开启两步验证，easySales 会再要求一项证明：验证器应用中的验证码、发送到您邮箱的验证码，或您的通行密钥。以上都无法使用时，可以用恢复码作为后备。 - **单独使用通行密钥。** 选择 **使用通行密钥登录**，然后使用指纹、面容或设备 PIN。通行密钥同时算作两步，所以无需输入密码。 没有开启两步验证时，只凭密码即可登录。 ## 术语 - **密码**——您知道的东西。任何知道它的人都可以尝试以您的身份登录，所以第二步很有帮助。 - **两步验证**（常称 2FA）——在密码之后的第二项证明，来自只有您拥有的东西：您的手机、您的邮箱或保存您通行密钥的设备。 - **验证器应用**——手机上的一个应用，每 30 秒显示一个新的 6 位验证码。 - **邮件验证码**——easySales 发送到您个人资料中邮箱地址的 6 位验证码。验证器应用和邮件验证码只能二选一，不能同时使用。 - **恢复码**——开启两步验证或添加第一个通行密钥时您保存的十个备用码之一。每个只能使用一次。 - **受信任的设备**——您勾选了 **30 天内在此设备上不再询问** 的浏览器。它仍然要求输入密码，但会跳过第二步。 - **通行密钥**——保存在您的手机、电脑或密码管理器中的密钥，用指纹、面容或设备 PIN 解锁。它无法被输入到假冒网站，也无法在电话里被念出来。 ## 为什么有多种方式 每种方式应对不同的时刻。验证器应用在没有信号时也能用。邮件验证码不需要另装应用。通行密钥最快，而且无法被网络钓鱼。恢复码是为手机丢失的那一天准备的。除了验证器应用或邮件验证码，再添加一个通行密钥，这样丢失其中一种也不会让您无法登录。 | 方式 | 登录 | 确认敏感操作 | 连接 AI 应用 | 忘记密码 | 手机丢失 | |---|---|---|---|---|---| | **验证器应用** | 是，在输入密码之后 | 是 | 是 | 通过邮件重设密码后仍会要求 | 否——它在手机上 | | **邮件验证码** | 是，在输入密码之后 | 是 | 是 | 通过邮件重设密码后仍会要求 | 是，前提是您能在别处查看邮件 | | **通行密钥** | 是，可单独使用或在输入密码之后 | 是 | 是 | 无需密码即可登录；用邮件中的链接重设密码 | 是，前提是通行密钥已同步到您的新设备 | | **恢复码** | 是，在其他方式都不可用时 | 是，并会用掉该恢复码 | 是，并会用掉该恢复码 | 通过邮件重设密码后可代替第二步 | 是——这正是它的用途 | “是”表示该方式在这种情况下可用，“否”表示不可用。每个恢复码无论用在哪里，都只能使用一次。横向读一行，即可看到一种方式能做什么。 ## 我们不使用短信验证码 easySales 从不通过短信发送登录验证码。有人可以通过哄骗移动运营商，把一个电话号码转移到另一张 SIM 卡上，短信也可能被截获，所以短信验证码的保护作用不如验证器应用、邮件验证码或通行密钥。而且每发送一个验证码，短信都要花钱。请改用上面的方式之一。 ## 密钥和验证码 所有密钥和验证码并列在一起。读一行即可了解其中一项的全部情况。 | 密钥或验证码 | 是什么 | 有效多久 | 可以有多少个 | 一次性？ | 变更时发邮件？ | |---|---|---|---|---|---| | **密码** | 在电子邮箱或用户名之后输入的内容 | 直到您更改它；管理员给的临时密码在 72 小时内有效 | 一个 | 否 | — | | **验证器应用验证码** | 应用中显示的 6 位数字 | 30 秒 | 每个账户一个应用 | 是 | 是：开启、关闭或删除验证器应用时 | | **邮件验证码** | 发送到您个人资料中邮箱地址的 6 位数字 | 10 分钟，可尝试 5 次；新验证码会取代之前的验证码 | 验证器应用或邮件验证码二选一；每分钟可获取一个新验证码，15 分钟内最多 5 次 | 是 | 验证码本身就是邮件；确认新地址时，旧地址和新地址都会收到邮件 | | **恢复码** | 您保存的一组码中的一个 | 直到使用，或直到被新的一组替换 | 每组 10 个 | 是 | 是：生成新的一组时，或用一个恢复码登录时 | | **通行密钥** | 您设备上的指纹、面容或屏幕锁 | 直到您删除它 | 最多 10 个 | 否 | 是：添加、删除或疑似被复制时；重命名时不发 | | **受信任的设备** | 跳过第二步的浏览器 | 自勾选之日起 30 天；使用它不会延长期限 | 每个浏览器一人 | 否 | 是：勾选该选项时 | | **个人令牌** | AI 工具用来以您的身份操作的密钥 | 30、60 或 90 天，由您选择 | 最多 10 个 | 否 | — | | **AI 应用连接** | 您批准的 AI 应用 | 直到您断开它，或应用要求您重新连接 | 最多 10 个 | 否 | — | | **确认是您本人** | 最近完成的一次证明，仅适用于此浏览器中的本次登录 | 15 分钟 | 每次登录一个 | 否 | — | | **日历链接** | 日历应用读取的私有链接；参见[日历](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/calendar/) | 直到您停用它或创建新链接 | 一个 | 否 | — | 图例：**是** / **否** 回答该列的问题；**—** 表示 easySales 不会就此发送邮件。 ### 哪些事件会使其失效 有些事件会替您结束某项密钥或验证码。之后您需要重新设置。 | 密钥或验证码 | 您更改密码 | 通过邮件重设密码 | 管理员重置您的密码 | 管理员重置您的两步验证 | 您关闭两步验证 | |---|---|---|---|---|---| | **密码** | ✓ | ✓ | ✓ | — | — | | **验证器应用** | — | — | — | ✓ | ✓ | | **邮件验证码** | — | — | — | ✓ | ✓ | | **恢复码** | — | — | — | ✓ | ✓ | | **通行密钥** | — | — | — | ✓ | ✓ | | **受信任的设备** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | | **个人令牌** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — | | **AI 应用连接** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — | | **日历链接** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — | 图例：**✓** = 该事件会使其失效；**—** = 保持不变。 关闭两步验证不会让您退出登录；删除最后一个通行密钥也会关闭两步验证，同样不会让您退出登录。停用账户会使以上全部失效：没有人能再登录该账户。开启贵公司的两步验证要求，不会使任何现有的个人令牌或 AI 应用连接失效。登录邮箱变更时，邮件验证码也会暂停，直到您确认新地址——参见[使用邮件验证码](https://easysales.work/zh-hans/help/security/email-codes/)。 ## 需要注意 - 第二步总是在密码之后要求，从不代替密码——通行密钥除外。 - 受信任的设备从不跳过密码，而且只适用于一个人：同事在同一个浏览器上勾选该选项后，它对您就不再受信任。 - 有人输入了您的密码、随后又输错太多次验证码时，easySales 也会给您发邮件（每天最多一次）；管理员重置您的两步验证时也会发邮件。 - 贵公司可以把两步验证设为可选或必需；参见[公司安全设置](https://easysales.work/zh-hans/help/security/company-security-settings/)，那里还有谁可以做什么的矩阵。 ## 常见误解 - **通行密钥不是您保存下来的密码。** 不需要输入任何内容，而且它只在真正的 easySales 网站上有效。 - **恢复码不是第二个密码。** 每个只能用一次，用来代替验证码或通行密钥：登录时、确认是您本人时，或批准 AI 应用时。 - **忘记密码不会关闭两步验证。** 通过邮件重设密码后，您仍然需要完成第二步。 ## 在哪里找到 属于您个人的一切都在 **我的资料** 的 **登录与安全** 页面：**密码**、**通行密钥**、**两步验证** 及其中的 **受信任的设备**，以及您的 **日历订阅**。贵公司的规则在 **系统设置** 的 **用户与权限** 下的 **两步验证** 部分，只有获准的人才能更改。 ## 为什么这样设计 **只有密码不足以证明身份。** 密码会被重复使用、被猜中，也会被输入假冒网站。第二步来自只有您持有的东西——您的手机、邮箱或通行密钥——这样即使密码泄露，别人也打不开您的客户、报价单和发票。 **备用的登录方式让您不耽误工作。** 手机偏偏会在报价单要交的那天丢失。恢复码、第二种方式和管理员重置，让丢失设备只耽误您几分钟，而不是让您失去访问权限；也不需要有人为了让您登录而关闭安全设置。 **第二步的更改都会通知您。** 某种方式被开启或关闭、通行密钥被添加或删除、恢复码被重新生成或用于登录，或某台设备被设为受信任时，easySales 都会发邮件给您。如果是您自己改的，删掉邮件即可；如果不是，您会立刻知道，可以在其他事情发生之前告诉管理员。 **密码一换，挂在它上面的东西一起失效。** 更改或重设密码会让所有设备退出登录，并结束受信任的设备、个人令牌、AI 应用连接和您的日历链接，所以知道旧密码的人会失去旧密码打开的一切。 ## 更高效的做法 - **用通行密钥登录。** **使用通行密钥登录** 一次触碰就同时代替密码和验证码；浏览器支持时，还可以直接从登录框的建议中选择通行密钥。参见[设置通行密钥](https://easysales.work/zh-hans/help/security/passkeys/)。 - **信任您每天使用的电脑。** 在您自己的办公电脑上勾选 **30 天内在此设备上不再询问**，共用电脑上切勿勾选。参见[登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/)。 - **在需要之前添加第二种方式。** 在验证器应用或邮件验证码之外再添加一个通行密钥，丢了手机也不会无法登录。参见[恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/)。 - **留意恢复码的剩余数量。** 卡片显示 *恢复码：剩余 N / 10 个*；剩两个或更少时就生成新的一组。参见[使用恢复码](https://easysales.work/zh-hans/help/security/recovery-codes/)。 - **移除不再使用的设备。** **登录与安全** 页面上的 **受信任的设备** 列出每台设备及其 **到期** 日期；**移除** 或 **全部移除** 会让它再次要求输入验证码。参见[安全示例](https://easysales.work/zh-hans/help/security/worked-examples/)中的示例 E。 ## 示例 六个按天展开的故事——换新手机、公司开启必需要求、一个邮箱用于两家公司、管理员更改了邮箱地址、客户的电脑，以及员工离职——见[安全示例](https://easysales.work/zh-hans/help/security/worked-examples/)。 **按天数计算受信任的设备。** Mei Tan 在 10 月 1 日于办公电脑上勾选了 **30 天内在此设备上不再询问**。该设备受信任到 10 月 31 日（1 + 30）。10 月 20 日在那台电脑上登录，不会改变这个日期。10 月 31 日她再次输入验证码，并可以重新勾选该选项。 **哪些事件会使什么失效。** Daniel Lim 在 10 月 14 日更改了自己的密码。这会让他在所有设备上退出登录（包括他正在使用的那台），并使他的受信任的设备、AI 工具的个人令牌和日历链接失效。他的验证器应用、恢复码和通行密钥保持不变，所以下次登录时，他照常输入新密码和验证码。 ## 常见问题 - **两步验证和 2FA 是一回事吗？** 是的。easySales 称之为两步验证：先输入密码，再输入验证器应用或邮件中的验证码，或者使用通行密钥。 - **easySales 会用短信发送登录验证码吗？** 不会。请使用验证器应用、邮件验证码或通行密钥。没有智能手机时，参见[使用邮件验证码](https://easysales.work/zh-hans/help/security/email-codes/)。 - **两步验证该选哪种方式？** 通行密钥最快；验证器应用在没有信号时也能用；邮件验证码不需要另装应用。建议在其他方式之外再添加一个通行密钥。 - **验证器应用和邮件验证码可以同时使用吗？** 不可以，只能二选一。两者都可以再搭配通行密钥。 - **为什么我收到了 easySales 的安全邮件？** 您的登录安全发生了变化：某种方式被开启或关闭、通行密钥被添加或删除、恢复码被使用或重新生成、某台设备被设为受信任，或验证码输错次数过多。如果不是您本人操作，请更改密码并告诉管理员。 - **怎样让我的电脑不再每次要求验证码？** 输入验证码时勾选 **30 天内在此设备上不再询问**。如果贵公司选择了 **每次登录**，每次登录都会要求验证码，也不会信任任何设备。 - **公司可以强制所有人使用两步验证吗？** 可以，选择 **所有人必须使用** 并设置宽限期。参见[公司安全设置](https://easysales.work/zh-hans/help/security/company-security-settings/)。 ## 相关内容 - [使用验证器应用](https://easysales.work/zh-hans/help/security/authenticator-app/) - [设置通行密钥](https://easysales.work/zh-hans/help/security/passkeys/) - [恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/) - [安全示例](https://easysales.work/zh-hans/help/security/worked-examples/) - [登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/) --- # 使用验证器应用 > 怎样用 Google Authenticator、Microsoft Authenticator 或 1Password 开启两步验证（2FA），用 6 位验证码登录，以及换手机时如何转移。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/security/authenticator-app/ 手机上的验证器应用每 30 秒显示一个新的 6 位验证码。输入密码后，您输入这个验证码，证明这次登录是您本人。它与其他方式如何配合，见[登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/)。 ## 开始之前 - 在手机上安装一个验证器应用。Google Authenticator、Microsoft Authenticator 和 1Password 都可以。 - 不需要任何权限。当贵公司可以使用两步验证时，两步验证部分位于 **我的资料** 的 **登录与安全** 页面。如果贵公司将其设为 **关闭**，就没有 **开启** 按钮。 - 验证器应用和[邮件验证码](https://easysales.work/zh-hans/help/security/email-codes/)只能二选一，不能同时使用。 ## 操作步骤 1. 打开您的菜单，选择 **我的资料**，再选择 **登录与安全**，找到 **两步验证**。 2. 在 **两步验证** 旁，选择 **开启**。**开启两步验证** 对话框显示三个步骤：**确认是您本人**、**扫描并输入验证码** 和 **保存恢复码**。 3. 选择 **继续**。如果 easySales 要求，请在[确认是您本人](https://easysales.work/zh-hans/help/security/confirm-its-you/)中输入密码并选择 **确认**。 4. 打开验证器应用，添加账户并扫描二维码。如果无法扫描，请选择 **无法扫描？请输入此密钥** 下的 **复制**，把密钥粘贴到应用中。 5. 在 **应用中的验证码** 中输入应用显示的 6 位验证码。输入第六位数字后，easySales 会立即检查；您也可以选择 **确认**。 6. 在 **保存恢复码** 步骤，选择 **复制** 或 **下载 .txt**，把十个恢复码保存在安全的地方，勾选 **我已保存这些恢复码**，然后选择 **完成**。参见[使用恢复码](https://easysales.work/zh-hans/help/security/recovery-codes/)。 ## 之后会发生什么 页面在 **验证器应用** 旁显示 **已开启**、您开启的日期，以及 *恢复码：剩余 10 / 10 个*。easySales 会发邮件通知您两步验证已开启。从下一次在未受信任的设备上登录起，easySales 会在您输入密码后要求输入 **验证码**。 登录时，打开应用，找到 easySales 条目，输入显示的验证码。每个验证码只能用一次，每 30 秒更换；如果验证码快要更换，请等下一个。 ## 换新手机 请在清除或交还旧手机之前转移应用。 - **如果贵公司不要求两步验证：** 选择 **关闭**，输入密码和旧手机上的验证码，然后再次选择 **开启**，用新手机扫描。您会得到一组新的恢复码。**关闭** 也会删除您的通行密钥和受信任的设备；如果您有通行密钥，对话框会提示这一点。 - **如果贵公司要求两步验证：** 没有 **关闭** 按钮。您可以使用验证器应用自带的转移功能，把 easySales 条目转移到新手机；或者，如果您有通行密钥，在 **通行密钥** 卡片上选择 **删除验证器应用**，然后在 **两步验证** 下选择 **开启**，用新手机扫描。您的通行密钥会保留，并会得到一组新的恢复码。在清除旧手机之前，请确认新手机上的验证码可用。 - **如果旧手机已经不在了：** 用通行密钥或恢复码登录。有通行密钥时，按上一点继续。没有通行密钥时，用密码和一个恢复码关闭两步验证，再重新开启；如果贵公司要求两步验证，请贵公司的管理员重置您的两步验证——参见[恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/)。 ## 需要注意的规则 - **验证码取决于手机的时钟。** 如果验证码被拒绝，提示 *验证码不正确*，请把手机时间设为自动。 - **验证码步骤的有效时间为五分钟。** 超时后请重新登录。 - **输错五次验证码** 会将验证码输入锁定一分钟，之后每多输错一次，等待时间翻倍，最长 15 分钟；消息会告诉您需要等待几分钟。发生这种情况时，easySales 会给您发邮件，每天最多一次。 - **关闭** 每次都要求输入密码和验证码。贵公司要求两步验证期间，不提供此操作。关闭后您仍保持登录。 ## 为什么这样设计 **验证码证明手机在您手上。** 验证器应用和 easySales 共享一把只显示过一次的密钥，也就是那个二维码。有人知道您的密码却没有您的手机，就生成不了验证码，您的客户记录对他们依然是关闭的。 **验证码只有 30 秒，而且只能用一次。** 被人从背后看到、或在假冒页面上被截获的验证码，很快就失效，即使在这 30 秒内也不能再用第二次。 **输错验证码只会减速，不会把您挡在门外。** 从第五次输错起，每输错一次，等待时间就更长，最长 15 分钟，这样程序就无法把一百万个 6 位数逐一试遍。偶尔输错几次最多只耽误您一分钟；一旦开始等待，easySales 就会发邮件给您，陌生人的尝试不会无人察觉。 **关闭需要两样秘密。** **关闭** 要求输入密码和验证码，否则在您的电脑上捡到已登录会话的人，一键就能取消您的保护。 ## 更高效的做法 - **让验证码自动提交。** 输入或粘贴第六位数字后会立即检查，不需要再选择 **验证**。请先勾选 **30 天内在此设备上不再询问**，再输入最后一位。参见[登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/)。 - **在自己的电脑上跳过验证码。** 受信任的设备在 30 天内只要求输入密码。参见[登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/)。 - **在应用之外再添加通行密钥。** 通行密钥用指纹或面容登录，换手机时也不再需要 **关闭**。参见[设置通行密钥](https://easysales.work/zh-hans/help/security/passkeys/)。 ## 示例 Ahmad 按天展开的换手机过程，是[安全示例](https://easysales.work/zh-hans/help/security/worked-examples/)中的示例 A。 **早上 9 点验证码被拒绝。** Daniel Lim 输入应用中的验证码，看到 *验证码不正确。请检查手机时间，或改用恢复码。* 他的手机时间是手动设置的，慢了两分钟。easySales 接受当前验证码前后各 30 秒内的验证码，两分钟偏差太大。他把手机时间设为自动，等下一个验证码，就通过了。 **连续输错五次验证码。** Priya 连续五次输错验证码。第五次输错后，验证码输入被锁定 1 分钟。如果她继续输错，第六次会锁定 2 分钟，第七次 4 分钟，第八次 8 分钟，第九次 15 分钟，这是最长的等待（1 × 2 × 2 × 2 = 8；再翻一倍是 16，上限为 15）。当天 easySales 会给她发一封邮件，告知有人输错了太多次验证码。 ## 常见问题 - **easySales 可以用哪些验证器应用？** 任何能扫描二维码、生成 6 位验证码的应用，例如 Google Authenticator、Microsoft Authenticator 或 1Password。 - **为什么我的验证器验证码不能用？** 手机时间不准、输入时验证码刚好更换，或这个验证码已经用过。请把手机时间设为自动，并使用下一个验证码。 - **怎样把验证器应用转移到新手机？** 使用验证器应用自带的转移功能，或者关闭两步验证后用新手机重新开启。参见上面的 *换新手机*。 - **验证器应用需要流量或网络吗？** 不需要。验证码在手机上本地生成，没有信号或 Wi-Fi 也能用。 - **每次登录都要输入验证码吗？** 在受信任的设备上不用：勾选 **30 天内在此设备上不再询问** 即可。贵公司也可能设置为 **每次登录**。 - **怎样关闭两步验证？** 在 **登录与安全** 上选择 **关闭**，输入密码和验证码。贵公司要求两步验证期间不提供此操作。 ## 相关内容 - [登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/) - [使用恢复码](https://easysales.work/zh-hans/help/security/recovery-codes/) - [设置通行密钥](https://easysales.work/zh-hans/help/security/passkeys/) - [恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/) --- # 使用邮件验证码 > 没有智能手机也能开两步验证——用邮件接收登录验证码，验证码多久有效、收不到怎么重新发送，以及更换邮箱后会怎样。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/security/email-codes/ 使用邮件验证码时，每次需要第二步，easySales 都会向您个人资料中的邮箱地址发送一个 6 位验证码。如果您不想安装应用，可以使用这种方式。它与其他方式如何配合，见[登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/)。 ## 开始之前 - 您的账户需要一个您能查收的电子邮箱：即 **我的资料** 上的 **Email**（电子邮箱）。 - 贵公司必须允许使用邮件验证码。如果只允许验证器应用，就不会出现 **没有智能手机？改用邮件验证码** 按钮；请改用[验证器应用](https://easysales.work/zh-hans/help/security/authenticator-app/)。 - 邮件验证码和验证器应用只能二选一，不能同时使用。要改用验证器应用，请关闭两步验证，再用验证器应用重新开启——只有在贵公司不要求两步验证时才能这样做；或者，如果您有通行密钥，在 **通行密钥** 卡片上选择 **删除邮件验证码**，然后用验证器应用 **开启**。 ## 操作步骤 1. 打开您的菜单，选择 **我的资料**，再选择 **登录与安全**，找到 **两步验证**。 2. 在 **两步验证** 旁，选择 **没有智能手机？改用邮件验证码**。 3. 在 **开启邮件验证码** 中，选择 **发送验证码**。如果 easySales 要求，请在[确认是您本人](https://easysales.work/zh-hans/help/security/confirm-its-you/)中输入密码并选择 **确认**。 4. 在 **邮件中的验证码** 中输入邮件里的 6 位验证码，然后选择 **确认**。 5. 保存十个恢复码，勾选 **我已保存这些恢复码**，然后选择 **完成**——参见[使用恢复码](https://easysales.work/zh-hans/help/security/recovery-codes/)。 ## 之后会发生什么 页面在 **邮件验证码** 旁显示 **已开启**。每次在未受信任的设备上登录时，easySales 会在您的密码通过后立即通过邮件发送验证码。把它输入 **验证码**，然后选择 **验证**。如果邮件没有收到，请先检查垃圾邮件文件夹，等倒计时结束后再选择 **重新发送验证码**。 ## 需要注意的规则 | 规则 | 限制 | |---|---| | 验证码长度 | 6 位数字 | | 验证码有效期 | 10 分钟 | | 每个验证码可输错的次数 | 5 次；之后请发送新的验证码 | | 新的验证码 | 每分钟一次，15 分钟内最多 5 次；会取代之前的验证码 | | 整个验证码步骤 | 输入密码后最多 15 分钟；之后请重新登录 | | 与验证器应用同时使用 | 不可以——只能二选一 | 如果贵公司之后改为只允许验证器应用，您的邮件验证码仍可继续使用。 ## 邮箱地址变更时 验证码必须送到正确的邮箱，所以个人资料中的邮箱地址一旦变更，邮件验证码就会立即停止——无论是您自己更改的还是管理员更改的。更改邮箱地址并不会确认新地址；确认是另一个步骤。 1. 在确认新地址之前，请用通行密钥或恢复码登录。如果您没有通行密钥，第二步只会要求输入恢复码。 2. 在 **我的资料** 上，**登录与安全** 页面会提示 *您的邮箱地址已更改*。选择 **确认新地址**。如果 easySales 要求确认是您本人，请使用通行密钥或恢复码；此时还无法发送邮件验证码。 3. 在 **确认您的新邮箱地址** 中，选择 **发送验证码**，在 **邮件中的验证码** 中输入发送到新地址的验证码，然后选择 **确认**。您的恢复码保持不变。 4. 从下一次登录起，邮件验证码恢复可用。easySales 会向旧地址和新地址都发送邮件，告知验证码今后将发送到新地址。 如果贵公司只允许验证器应用，您就无法确认新地址。页面会改为提供 **设置验证器应用**，用它取代您的邮件验证码。 ## 为什么这样设计 **验证码只发到您确认过的地址。** 如果有人改了您个人资料中的邮箱，发到新地址的验证码就等于把您的第二步交给了他们。所以地址一变，验证码就停止发送；新地址必须先收到一个验证码，之后验证码才会发到那里；确认后，新旧两个地址都会收到通知。 **验证码有效期短，重发次数有限。** 一个验证码有效 10 分钟、可尝试 5 次，15 分钟内最多获取 5 个。这让猜测者几乎没有机会，也没人能靠反复点 **重新发送验证码** 塞满您的收件箱。 **只用一种方式，而不是两种。** 邮件验证码是为没有验证器应用的人准备的。如果两者并存，进入您邮箱的人就能绕过应用，所以只能二选一。 ## 更高效的做法 - **粘贴验证码。** 粘贴或输入第六位数字后会立即检查。请先勾选 **30 天内在此设备上不再询问**。参见[登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/)。 - **始终使用最新的邮件。** 每个新验证码都会取代之前的验证码，所以旧的验证码邮件直接删掉，不必翻找。如果一封都没收到，参见[恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/)。 - **添加通行密钥，不再等邮件。** 通行密钥立即确认，不需要邮件。参见[设置通行密钥](https://easysales.work/zh-hans/help/security/passkeys/)。 - **自己及时更新个人资料中的邮箱。** 地址变更后验证码会暂停，直到您确认新地址，所以请在当天完成确认。参见[我的资料](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/profile/)。 ## 示例 Priya 按天展开的邮箱变更过程，是[安全示例](https://easysales.work/zh-hans/help/security/worked-examples/)中的示例 D。 **验证码进了垃圾邮件。** Priya 在 9:00 登录，easySales 发出一个验证码。她的收件箱里什么都没有，所以在 9:01 倒计时结束时，她选择 **重新发送验证码**。第一个验证码随即失效。新验证码有效到 9:11（9:01 + 10 分钟），她在 9:03 输入了它。如果她一直重发，这一步仍会在 9:15 结束，即输入密码后 15 分钟：9:10 发出的验证码只能用到 9:15，而不是 9:20。 **只允许验证器应用的公司。** Mei Tan 取消勾选 **允许没有验证器应用的人使用邮件验证码**。Priya 的邮件验证码照常可用。Farah 还没有设置两步验证，所以在她的 **登录与安全** 页面上，只提供 **开启**，没有 **没有智能手机？改用邮件验证码**，她改为设置[验证器应用](https://easysales.work/zh-hans/help/security/authenticator-app/)。 ## 常见问题 - **没有智能手机能用两步验证吗？** 能。如果贵公司允许邮件验证码，选择 **没有智能手机？改用邮件验证码** 即可。 - **为什么收不到验证码邮件？** 请检查垃圾邮件文件夹和个人资料中的 **电子邮件**，倒计时结束后选择 **重新发送验证码**。邮箱变更后，在您确认新地址之前不会发送验证码。 - **邮件验证码多久有效？** 10 分钟，可尝试 5 次，而且只有最新的验证码有效。 - **多久可以重新获取一个验证码？** 每分钟一次，15 分钟内最多 5 次。 - **可以从邮件验证码改用验证器应用吗？** 可以：关闭两步验证后用应用重新开启；或者在有通行密钥时，选择 **删除邮件验证码**，再选择 **开启**。 - **更换邮箱后，邮件验证码会怎样？** 它会暂停，直到您用发到新地址的验证码确认新地址。在此之前，请用通行密钥或恢复码登录。 ## 相关内容 - [登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/) - [使用恢复码](https://easysales.work/zh-hans/help/security/recovery-codes/) - [使用验证器应用](https://easysales.work/zh-hans/help/security/authenticator-app/) - [恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/) --- # 使用恢复码 > 两步验证（2FA）恢复码怎么保存和使用——手机丢了用恢复码登录，快用完时生成一组新的恢复码。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/security/recovery-codes/ 恢复码是您的备用钥匙。开启两步验证或添加第一个通行密钥时，您会得到十个，每个可以代替验证码或通行密钥一次。它们与其他方式如何配合，见[登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/)。 ## 开始之前 只有在用[验证器应用](https://easysales.work/zh-hans/help/security/authenticator-app/)、[邮件验证码](https://easysales.work/zh-hans/help/security/email-codes/)或[通行密钥](https://easysales.work/zh-hans/help/security/passkeys/)开启两步验证后，您才会有恢复码。它们只显示一次：在开启流程的最后、添加第一个通行密钥之后，以及每次生成新的一组时。 ## 操作步骤 **在显示时保存** 1. 在 **保存恢复码** 步骤中，选择 **复制** 或 **下载 .txt**。 2. 把它们保存在安全、且与密码分开的地方：密码管理器，或放在家中抽屉里的打印件。 3. 勾选 **我已保存这些恢复码**，然后选择 **完成**。 **用恢复码登录** 1. 照常用密码登录。 2. 在 **两步验证** 步骤中，选择 **改用恢复码**。 3. 在 **恢复码** 中输入一个恢复码，然后选择 **验证**。短横线、空格和大小写都没有关系。把它从您的清单上划掉。easySales 会发邮件告诉您用了一个恢复码，以及还剩几个。 **生成新的一组** 1. 在 **我的资料** 的 **登录与安全** 中，选择 **两步验证** 下的 **生成新的恢复码**。如果您唯一的方式是通行密钥，这个按钮在 **通行密钥** 卡片上。 2. 在 **生成新的恢复码** 中，选择 **生成**（在 **通行密钥** 卡片上，该按钮显示为 **生成新的恢复码**）。如果 easySales 要求，请用验证器应用或邮件中的验证码、您的通行密钥，或一个旧恢复码完成[确认是您本人](https://easysales.work/zh-hans/help/security/confirm-its-you/)。 3. 按上面的方法保存新的恢复码。 ## 之后会发生什么 卡片会显示 *恢复码：剩余 N / 10 个*，剩余两个或更少时，数量会以警告样式突出显示。选择 **生成新的恢复码** 后，旧的恢复码无论是否用过都立即失效，easySales 也会发邮件告诉您已生成新的一组。 ## 需要注意的规则 | 规则 | 说明 | |---|---| | 每组恢复码数量 | 10 个 | | 每个恢复码可用 | 一次 | | 新的一组 | 替换整组旧恢复码 | | 生成新的一组 | 需要确认是您本人 | | 关闭两步验证，或删除最后一个通行密钥 | 使所有恢复码失效 | | 管理员重置您的两步验证 | 使所有恢复码失效 | - 恢复码可以在三个地方代替验证码或通行密钥：登录时的第二步、[确认是您本人](https://easysales.work/zh-hans/help/security/confirm-its-you/)，以及批准 AI 应用。每用一次就会用掉该恢复码。登录时您仍然需要先输入密码。 - 只剩最后几个了？请趁还能登录，现在就生成新的一组。 - 如果恢复码已用完，又没有其他方式，请参见[恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/)。 ## 为什么这样设计 **不依赖任何设备的钥匙。** 手机会丢、会坏、会换；打印的纸或密码管理器里的一条记录不会。恢复码让您在所有设备都不在时也能登录，而不必请人关闭您的安全设置。 **只显示一次，保存后无法读回。** easySales 只保存每个恢复码经过处理的形式，无法还原成恢复码本身。无论贵公司还是 easySales，都没有人能在事后查到您的恢复码，所以它们一出现就要保存。 **每个恢复码只能用一次，用来登录时会通知您。** 别人看到过的恢复码，您一用就作废；每次用恢复码登录后都会收到邮件，如果有人用您的恢复码登录，您会立刻知道。 **新的一组会作废旧的一组。** 如果清单可能被人看过，生成新的一组会让所有旧恢复码立即失效，无论是否用过。 ## 更高效的做法 - **把文件直接存进密码管理器。** **下载 .txt** 会保存 *easysales-recovery-codes.txt*；把它附在您的 easySales 条目里，而不是留在下载文件夹中。参见[使用验证器应用](https://easysales.work/zh-hans/help/security/authenticator-app/)。 - **留意剩余数量。** *恢复码：剩余 N / 10 个* 在剩两个或更少时会显示为警告；那时就趁还能登录，生成新的一组。 - **用通行密钥代替消耗恢复码。** 第二台设备上的通行密钥能起同样的作用，而且永远不会用完。参见[设置通行密钥](https://easysales.work/zh-hans/help/security/passkeys/)。 - **恢复码照原样输入即可。** 短横线、空格和小写字母都可以接受，从文件中复制的恢复码无需整理。参见[登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/)。 ## 示例 **只剩两个恢复码。** Daniel Lim 的手机送修期间，他用掉了八个恢复码，所以卡片以警告样式显示 *恢复码：剩余 2 / 10 个*（10 − 8 = 2）。他选择 **生成新的恢复码**，用修好的手机上的验证码确认是他本人，并保存了十个新的恢复码。两个未用的旧恢复码立即失效。 **一个恢复码，三种用途。** Farah 的手机拿去维修了，所以她用打印的清单。周一她用 1 号恢复码登录，周二在创建个人令牌之前用 2 号恢复码确认是她本人，周三用 3 号恢复码批准一个 AI 应用。周一的登录会发邮件告诉她用了一个恢复码，之后卡片显示 *恢复码：剩余 7 / 10 个*（10 − 3）。 ## 常见问题 - **什么是恢复码？** 开启两步验证或添加第一个通行密钥时保存的十个一次性代码。每个可以代替验证码或通行密钥一次。 - **在哪里可以再看到我的恢复码？** 看不到。它们只显示一次；如果丢了，请选择 **生成新的恢复码** 获取新的一组。 - **恢复码应该存放在哪里？** 安全、且与密码分开的地方：密码管理器，或放在家中的打印件。 - **恢复码会过期吗？** 不会。每个恢复码在使用之前一直有效，直到您生成新的一组，或两步验证被关闭或重置。 - **恢复码全用完了怎么办？** 如果还能用验证器应用、邮件验证码或通行密钥登录，就生成新的一组。如果不能，请找管理员；参见[恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/)。 - **可以用恢复码代替密码登录吗？** 不可以。恢复码只代替第二步；您仍要先输入密码。 ## 相关内容 - [登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/) - [恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/) - [确认是您本人](https://easysales.work/zh-hans/help/security/confirm-its-you/) --- # 设置通行密钥 > 怎样添加通行密钥，用指纹、面容或设备 PIN 登录 easySales，无需输入密码或验证码，以及安全地重命名或删除通行密钥。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/security/passkeys/ 通行密钥让您用指纹、面容或设备 PIN 登录，而不必输入验证码。它由您的手机、电脑或密码管理器保管，而且只在真正的 easySales 网站上有效，所以无法被网络钓鱼。它与其他方式如何配合，见[登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/)。 ## 开始之前 - 一台带指纹识别、面容解锁或屏幕锁的手机或电脑，或一个可以保存通行密钥的密码管理器。如果卡片显示 *此浏览器无法创建通行密钥。*，请换一个浏览器或设备。 - 不需要任何权限。无论两步验证是否开启，您都可以添加通行密钥。如果贵公司把两步验证设为 **关闭**，卡片会提示管理员不允许新增通行密钥；您已有的通行密钥仍可继续使用。 - 决定通行密钥保存在哪里。**同步的通行密钥**——例如保存在 Apple iCloud 钥匙串或 Google 密码管理器中——会在您用同一账户登录新手机时随您转到新手机。只保存在一台设备上的通行密钥，会随该设备一起丢失。 ## 操作步骤 1. 打开您的菜单，选择 **我的资料**，再选择 **登录与安全**，找到 **通行密钥** 卡片。 2. 选择 **添加通行密钥**。如有要求，完成[确认是您本人](https://easysales.work/zh-hans/help/security/confirm-its-you/)。 3. 在 **添加通行密钥** 对话框中，输入一个您能认出的 **名称**，例如 *工作笔记本*。名称可以不填；留空时，easySales 会以您的设备和浏览器为通行密钥命名。 4. 选择 **继续**，按设备的提示操作：触摸指纹识别器、看向摄像头或输入 PIN。 5. 如果这是您的第一种确认身份的方式，请保存显示的十个恢复码，勾选 **我已保存这些恢复码**，然后选择 **完成**——参见[使用恢复码](https://easysales.work/zh-hans/help/security/recovery-codes/)。 以后要重命名某个通行密钥，请选择它旁边的 **重命名**，修改 **名称** 并选择 **保存**。要删除某个通行密钥，请选择 **删除** 并确认；对话框会提醒您同时从设备的通行密钥列表中删除它。如果删除的是您最后一种确认身份的方式，打开的会是 **删除您的最后一个通行密钥？**，它要求输入密码，最后选择 **删除并关闭**。 ## 之后会发生什么 通行密钥会显示在列表中，包括名称、**已同步** 或 **仅限此设备**、**添加时间** 和 **上次使用**；列表下方显示 *N / 10 个通行密钥*。easySales 会发邮件告诉您已添加通行密钥。从现在起，您可以用两种方式使用它： - **单独使用：** 在登录页面选择 **使用通行密钥登录** 并解锁。无需密码，也无需验证码。 - **作为第二步：** 用密码登录，选择 **改用通行密钥**，然后选择 **使用通行密钥**。使用通行密钥后，不会提供 **30 天内在此设备上不再询问**。 如果您还在使用验证器应用或邮件验证码，卡片会提供 **删除验证器应用** 或 **删除邮件验证码**：删除后，两步验证仍然开启，使用您的通行密钥和恢复码。 ## 需要注意的规则 | 规则 | 说明 | |---|---| | 每个账户的通行密钥数量 | 最多 10 个 | | 发给您的邮件 | 添加、删除或疑似被复制时发送；重命名时不发 | | 您的密码 | 保留；您无法删除它 | | 在没有验证器应用或邮件验证码时删除最后一个通行密钥 | 关闭两步验证：需要输入密码，并用该通行密钥或一个恢复码确认；贵公司要求两步验证期间会被拒绝 | | 关闭两步验证 | 删除所有通行密钥 | | 管理员重置您的两步验证 | 删除所有通行密钥 | - **一个邮箱用于多家公司：** 每家公司的账户都有各自的通行密钥，各自最多 10 个。您的设备会把每个通行密钥列为您的邮箱、一个圆点和大写的公司 **许可证代码**，例如 *sarah.goh@example.com · LIMCO*。请选择您要登录的那家公司的通行密钥。 - 通行密钥旁显示 **已拒绝**，表示它可能已被复制，所以 easySales 不再接受它。请删除它并添加一个新的。 - **收到意料之外的邮件**——通行密钥被添加、删除或疑似被复制——意味着可能有人掌握了您的登录信息。请更改密码并告诉管理员。 - 出售、送人或丢失设备时，请删除该设备的通行密钥。 ## 为什么这样设计 **通行密钥无法输入到错误的网站。** 您的设备只会在真正的 easySales 网站上提供它，所以假冒的登录页面或冒充客服的来电都拿不到任何东西。这堵住了企业账户被盗最常见的途径。 **easySales 保存的任何东西都不能用来登录。** 通行密钥的私有部分保存在您的设备上，easySales 只保存公开部分，它可以核对签名，却无法生成签名。您的指纹或面容从不离开您的设备。 **被复制的通行密钥会被拒绝，而不是被信任。** 某个通行密钥看起来像被复制过时，easySales 会把它标记为 **已拒绝** 并发邮件给您。您损失的只是一个通行密钥，副本依然打不开您的账户。 **您的密码仍然保留。** 通行密钥是加在密码旁边的，而不是取代密码，所以您仍然可以在没有通行密钥的设备上登录；删除最后一个通行密钥时，也是用密码来确认这确实是您的意思。 ## 更高效的做法 - **直接从登录框选择通行密钥。** 浏览器支持时，点选 **电子邮箱／用户名** 输入框，建议列表中就会列出您的通行密钥；选一个并解锁即可。参见[登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/)。 - **选择同步的通行密钥。** 保存在手机密码管理器中的通行密钥会自动转到您的下一部手机，在 easySales 里无需重新设置。参见[安全示例](https://easysales.work/zh-hans/help/security/worked-examples/)中的示例 A。 - **用同一个动作确认是您本人。** 在 **确认是您本人** 对话框中，**使用通行密钥** 比输入验证码更快。参见[确认是您本人](https://easysales.work/zh-hans/help/security/confirm-its-you/)。 - **按设备给每个通行密钥命名。** *工作笔记本*、*手机* 这样的名称，能让您在设备丢失时知道该删除哪一个；**重命名** 不发邮件，也不要求任何确认。参见[确认是您本人](https://easysales.work/zh-hans/help/security/confirm-its-you/)。 - **在第二台设备上也保留一个。** 每个账户最多 10 个通行密钥，丢了手机也不会无法登录。参见[恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/)。 ## 示例 Sarah Goh 在两家公司使用通行密钥的情况，是[安全示例](https://easysales.work/zh-hans/help/security/worked-examples/)中的示例 C。 **笔记本电脑落在出租车上。** Mei Tan 有两个通行密钥：*工作笔记本*（**仅限此设备**）和 *手机*（**已同步**）；卡片显示 *2 / 10 个通行密钥*。周五晚上笔记本电脑丢了。她在手机上选择 **使用通行密钥登录**，打开 **登录与安全**，选择 *工作笔记本* 旁的 **删除** 并确认。一分钟前用通行密钥登录已算作确认是她本人，所以不会再要求任何确认。卡片现在显示 *1 / 10 个通行密钥*，并有一封邮件确认已删除。 **从通行密钥改用验证器应用。** Daniel Lim 只使用通行密钥，想改用验证器应用。他先在 **两步验证** 下选择 **开启**，设置好应用。然后才删除通行密钥：它已不是他最后一种确认身份的方式，所以两步验证保持开启，也不会出现 **删除您的最后一个通行密钥？**。 ## 常见问题 - **什么是通行密钥？** 保存在您的手机、电脑或密码管理器中的登录密钥，用指纹、面容或设备 PIN 解锁。不需要输入任何内容，也不需要记住任何东西。 - **通行密钥比密码更安全吗？** 是的。它只在真正的 easySales 网站上有效，所以无法被网络钓鱼；easySales 保存的任何内容都不能用来以您的身份登录。 - **我的通行密钥可以在另一台电脑上用吗？** 同步的通行密钥在登录同一密码管理器账户的每台设备上都可以用。否则，请在每台设备上各添加一个，最多 10 个。 - **通行密钥会取代我的密码吗？** 不会。您的密码保留，且无法删除；通行密钥是额外的、更快的登录方式。 - **为什么我无法添加通行密钥？** 您的浏览器可能不支持通行密钥，贵公司可能把两步验证设为 **关闭**，或者您已经有 10 个。**通行密钥** 卡片会显示原因或数量。 - **通行密钥旁显示“已拒绝”是什么意思？** easySales 认为该通行密钥可能已被复制，不再接受它。请删除它并添加一个新的；如果这不在您的意料之中，请更改密码。 - **出售或丢失有通行密钥的设备时该怎么办？** 在另一台设备上，从 **登录与安全** 删除该通行密钥。如果完全无法登录，参见[恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/)。 ## 相关内容 - [登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/) - [确认是您本人](https://easysales.work/zh-hans/help/security/confirm-its-you/) - [恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/) - [安全示例](https://easysales.work/zh-hans/help/security/worked-examples/) --- # 确认是您本人 > easySales 为什么要求“确认是您本人”，怎样用验证码、通行密钥、恢复码或密码完成确认，以及一次确认能管多久。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/security/confirm-its-you/ 在进行可能把您的账户交给别人的更改之前，easySales 会要求您再次证明是您本人在操作。这可以防止有人趁您的电脑未锁定时进行这些更改。它与登录如何配合，见[登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/)。 ## 何时会要求 - 为 AI 工具创建个人令牌。 - 创建日历订阅链接——参见[日历](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/calendar/)。 - 用 **立即更改** 更改贵公司的套餐或席位——参见[更改套餐或席位](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/change-plan-or-seats/)。 - 管理员：把公司的 **AI 连接（MCP）** 开启，或从 **只读** 改为 **读写**。 - 开启两步验证（使用验证器应用或邮件验证码），以及为邮件验证码确认新的邮箱地址。 - 生成新的恢复码。 - 添加或删除通行密钥，以及在保留通行密钥的同时删除验证器应用或邮件验证码。 - 使用两步验证时，更改您自己的密码或登录邮箱。 - 对管理员而言：在更改另一位用户的电子邮箱、重置其密码、重置其两步验证，或保存公司的两步验证设置之前。 ## 操作步骤 1. 开始进行更改。**确认是您本人** 对话框会打开。 2. 用您拥有的方式确认： - **已开启两步验证：** 选择 **使用通行密钥** 并在设备上解锁，或输入验证器应用中的 6 位 **验证码**。使用邮件验证码时，选择 **发送验证码** 并输入邮件中的验证码。以上都没有时，选择 **改用恢复码** 并在 **恢复码** 中输入一个恢复码；该恢复码随即被用掉。 - **未开启两步验证：** 输入您的 **密码**。 3. 选择 **确认**。您开始的更改随即进行。选择 **取消** 会关闭对话框，不做任何更改。 ## 之后会发生什么 在接下来的 15 分钟内，在本次登录中，easySales 不会再次要求。用验证码或通行密钥登录也算作确认，所以这样登录后不会马上被要求确认；在受信任的设备上登录则不算。其他浏览器或其他设备会分别要求，退出登录会结束这 15 分钟，15 分钟后会再次要求。 ## 需要注意的规则 | 情形 | easySales 要求什么 | |---|---| | 个人令牌、日历链接、套餐的 **立即更改**、开启两步验证、新的恢复码、添加或删除通行密钥 | **确认是您本人**，之后在本次登录中 15 分钟内无需再确认 | | 管理员更改另一位用户的电子邮箱、密码或两步验证，或公司设置 | **确认是您本人**，之后在本次登录中 15 分钟内无需再确认 | | 更改您自己的密码或电子邮箱 | 每次都要输入当前密码；使用两步验证时，还要用验证码、通行密钥或恢复码完成 **确认是您本人**，这一步适用 15 分钟规则 | | 开启或提高公司的 AI 连接 | **确认是您本人**，验证码、您的通行密钥或恢复码，除非您在过去 15 分钟内已用其中之一确认 | | 批准 AI 应用 | 验证码、您的通行密钥或恢复码，除非您在过去 15 分钟内已用其中之一登录或确认 | | 关闭两步验证 | 每次都要输入密码和验证码 | | 删除最后一个通行密钥 | 每次都要输入密码，并使用该通行密钥或一个恢复码 | | **全部移除** 受信任的设备、日历链接的 **停用链接**、重命名通行密钥 | 无需任何确认——这些操作都不会让任何人进入您的账户 | - 开启两步验证后，只凭密码永远无法确认是您本人。 - 输错次数过多时，会提示 *尝试次数过多，请几分钟后重试。* ## 为什么这样设计 **屏幕已登录，并不能证明是谁坐在电脑前。** 否则，有人在会议室里碰到您没锁的电脑，就能创建令牌、添加通行密钥或更改您的邮箱，并在您退出登录后很久仍保有访问权限。再次确认堵住了这个漏洞。 **开启两步验证后，只凭密码不够。** 密码是最可能泄露的秘密，所以一旦您有了第二步，只有验证码、通行密钥或恢复码才能确认是您本人。 **15 分钟，限本次登录。** 一次确认可以覆盖短时间内的一连串更改，不会每点一下就问一次。它只属于这个浏览器中的本次登录，退出登录即结束，所以不会延续到您之前用过的电脑上。 **取消保护时每次都要确认。** 关闭两步验证或删除最后一个通行密钥，无论之前确认过什么，每次都要输入密码并提供证明，因为这项更改会让您的账户只剩下密码。 ## 更高效的做法 - **把安全方面的更改集中一起做。** 确认一次后有 15 分钟：一次性添加通行密钥、生成新的恢复码并创建令牌。参见[连接助手](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/connect-an-assistant/)。 - **在一连串更改之前，用验证码或通行密钥登录。** 这样的登录算作确认；在受信任的设备上登录则不算。参见[登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/)。 - **用通行密钥确认。** **使用通行密钥** 只需一次触碰，不必打开应用或邮件。参见[设置通行密钥](https://easysales.work/zh-hans/help/security/passkeys/)。 - **恢复码只留到紧急时用。** 在这里用掉的每个恢复码都没了；手边有应用、邮件验证码或通行密钥时，请用它们。参见[使用恢复码](https://easysales.work/zh-hans/help/security/recovery-codes/)。 ## 示例 **三项更改，一次确认。** 10:00，Mei Tan 选择 **添加通行密钥**，并用应用中的验证码确认是她本人。10:05 她生成新的恢复码，10:12 创建个人令牌，这两次都没有再要求确认。10:16 她创建日历链接时，对话框又打开了，因为她的确认已在 10:15（10:00 + 15 分钟）到期。 **受信任的电脑仍会要求确认。** Daniel Lim 在受信任的办公电脑上只用密码登录。他选择 **添加通行密钥** 时，**确认是您本人** 要求输入验证码，因为在受信任的设备上登录只证明了他的密码。他输入应用中的验证码后，通行密钥添加成功。 ## 常见问题 - **为什么 easySales 一直要求我确认是本人？** 一次确认只在一个浏览器的本次登录中有效 15 分钟。换一个浏览器、重新登录，或在受信任的设备上登录，都会再次要求。 - **可以用密码确认吗？** 只有在两步验证关闭时可以。开启后，请使用验证码、通行密钥或恢复码。 - **一次确认能管多久？** 15 分钟，限这个浏览器中的本次登录。退出登录即结束。 - **手机不在身边，怎样确认是我本人？** 选择 **改用恢复码** 并输入一个已保存的恢复码；该恢复码随即被用掉。 - **“尝试次数过多，请几分钟后重试。”是什么意思？** 在对话框中输错密码或验证码的次数过多。请等几分钟再试。 - **哪些更改需要确认是我本人？** 会留下长期入口或改变登录方式的更改：令牌、日历链接、通行密钥、两步验证、恢复码、您的登录邮箱和密码。对管理公司的人来说，还包括其他用户的登录信息、公司的安全和 AI 设置，以及套餐的 **立即更改**。完整列表见上文。 ## 相关内容 - [登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/) - [公司安全设置](https://easysales.work/zh-hans/help/security/company-security-settings/) - [连接助手](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/connect-an-assistant/) - [设置通行密钥](https://easysales.work/zh-hans/help/security/passkeys/) --- # 恢复登录 > 登录不了 easySales 怎么办？手机丢了、验证器应用没了、恢复码丢了或忘记密码时的处理办法，以及管理员怎样重置两步验证。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/ 丢失手机或忘记密码很常见，每种情况都有办法恢复。请从表格顶部开始，在第一个符合的行停下。各种方式如何配合，见[登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/)。 ## 开始之前 了解您设置了哪些方式：验证器应用或邮件验证码、通行密钥，以及是否还有恢复码。如果您仍能在某处登录，**我的资料** 的 **登录与安全** 页面中的 **通行密钥** 和 **两步验证** 部分会列出它们。 ## 操作步骤 | 您丢失了什么 | 怎么做 | |---|---| | 手机，但您在另一台设备上有通行密钥 | 选择 **使用通行密钥登录**，或用密码登录后选择 **改用通行密钥** | | 手机和所有其他方式，但您还有恢复码 | 用密码登录，然后选择 **改用恢复码** | | 密码 | 在登录页面选择 **忘记密码？**，按邮件中的链接操作——参见[重设密码](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/reset-your-password/)。之后您仍然需要完成第二步 | | 全部，而且您是唯一的管理员 | 联系 easySales；流程见下文 | | 全部：没有手机、没有通行密钥、没有恢复码 | 请贵公司的管理员重置您的两步验证 | 恢复登录后，请重新设置一种方式并保存新的恢复码，以免再次陷入同样的困境。 ## 管理员重置会做什么 管理员重置您的两步验证时，easySales 会： 1. 删除您的验证器应用或邮件验证码、恢复码、受信任的设备和通行密钥。 2. 让您在所有设备上退出登录。 3. 断开您的 AI 应用和个人令牌，并停用您的日历链接。 4. 发邮件通知您已执行重置。 您的密码保持不变。下次登录时，您用密码登录。如果贵公司要求两步验证，设置页面会立即打开，没有宽限期。否则，您可以在 **我的资料** 的 **登录与安全** 页面上重新开启它。 管理员打开 **用户账户** 中您的用户，在 **···** 菜单中选择 **重置两步验证**，然后选择 **重置**。他们会先确认是本人操作。通知会发送到您个人资料中的邮箱地址；如果您的邮件验证码使用的是另一个地址，也会发送到该地址。重置会记录在您的 **History**（历史记录）选项卡上。 无论您使用的是哪种第二步——验证器应用、邮件验证码，还是只有通行密钥——这种重置都适用。 ## 唯一的管理员 如果您是唯一的管理员，并且丢失了所有方式，贵公司里没有人能在 **用户账户** 中为您重置。请发送电子邮件至 [support@easysales.work](mailto:support@easysales.work) 联系 easySales，为您的账户申请两步验证重置。easySales 随后按以下流程处理： 1. **身份核实**——easySales 在做任何更改之前，先确认您是该账户的所有者。 2. **第二人审核**——easySales 的另一个人在执行重置之前审核该申请。 3. **留有记录**——每一步都会被记录。 之后的重置与上面的管理员重置相同。恢复登录后，请把 **Administrator**（管理员）角色也分配给另一个人，以免再次发生这种情况。 ## 需要注意的规则 - 重设密码不会关闭两步验证。 - 管理员只有自己也是管理员时，才能重置另一位管理员的两步验证。没有人能重置自己的两步验证。 - 收到意料之外的通知邮件，意味着有人重置了您的登录方式。请告诉管理员。 ## 为什么这样设计 **第二步没有后门可绕。** 如果一封邮件或一通客服电话就能关掉两步验证，任何知道您密码的人也能这样做。恢复的路径总要经过您持有的东西，或者经过一个认识您、会核实身份的人。 **重置会一次清除所有东西。** 捡到您丢失的手机、笔记本电脑或恢复码清单的人，手里可能还有一把能用的钥匙。一次删除所有方式、所有受信任的设备和所有会话，这些东西之后就都打不开您的账户了。 **密码仍然只属于您。** 两步验证重置不会生成新密码，所以替您重置的管理员永远不会知道能以您身份登录的秘密。 **权限最大的账户适用最严格的规则。** 只有管理员能重置另一位管理员，而且没有人能重置自己，所以一个被盗的账户无法解锁另一个账户。 ## 更高效的做法 - **今天就准备好恢复的路径。** 第二台设备上的通行密钥加上打印的恢复码，能让丢手机变成两分钟的小麻烦。参见[设置通行密钥](https://easysales.work/zh-hans/help/security/passkeys/)。 - **管理员：看看谁有风险。** **用户账户** 上的 **两步验证** 列显示每个人使用的方式。参见[公司安全设置](https://easysales.work/zh-hans/help/security/company-security-settings/)。 - **让两个人拥有 Administrator（管理员）角色。** 这样你们谁都不需要 easySales 来重置。参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **重置后立即重新设置。** 回去工作之前，先开启一种方式并保存新的恢复码。参见[使用验证器应用](https://easysales.work/zh-hans/help/security/authenticator-app/)。 ## 示例 Ahmad 丢失手机的那一天，是[安全示例](https://easysales.work/zh-hans/help/security/worked-examples/)中示例 A 的一部分。 **忘了密码，手机又落在家里。** Daniel Lim 忘了密码，手机还在家里。他选择 **忘记密码？**，按邮件中的链接设置了新密码。easySales 仍然要求第二步，于是他选择 **改用恢复码**，输入抽屉里那张清单上的一个恢复码。之后卡片显示 *恢复码：剩余 9 / 10 个*。 **唯一的管理员。** Mei Tan 是 Lim & Co 唯一的 Administrator（管理员），她丢了手机，而恢复码也保存在手机上。Lim & Co 里没有人能为她重置，所以她发邮件到 [support@easysales.work](mailto:support@easysales.work)。经过身份核实和第二人审核后，她的两步验证被重置，她用密码登录。她重新设置了验证器应用，并在当天把 **Administrator**（管理员）角色也分配给了 Daniel。 ## 常见问题 - **手机和恢复码都丢了怎么办？** 如果有通行密钥，就用它登录。否则，请贵公司的管理员重置您的两步验证。 - **我可以自己重置两步验证吗？** 不可以。由另一位管理员重置；如果您是唯一的管理员，则由 easySales 重置。 - **管理员重置两步验证会删除什么？** 您的验证器应用或邮件验证码、恢复码、受信任的设备和通行密钥；同时会让您在所有设备上退出登录，并结束您的 AI 应用、个人令牌和日历链接。 - **重置两步验证会更改我的密码吗？** 不会。您用原来的密码登录，然后重新设置一种方式。 - **重置后有宽限期吗？** 如果贵公司要求两步验证，就没有：下次登录时会立即打开设置。否则，是否重新开启由您决定。 - **我是唯一的管理员，登录不了，谁能帮我？** easySales，发邮件至 [support@easysales.work](mailto:support@easysales.work)，核实您的身份后处理。 - **为什么我收到邮件说我的两步验证被重置了？** 管理员重置了它。如果不是您申请的，请立即告诉管理员。 ## 相关内容 - [重设密码](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/reset-your-password/) - [使用恢复码](https://easysales.work/zh-hans/help/security/recovery-codes/) - [公司安全设置](https://easysales.work/zh-hans/help/security/company-security-settings/) - [用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/) --- # 公司安全设置 > 怎样让公司所有人都必须开启两步验证（2FA）——设为可选或必需、设置宽限期、查看谁已开启，以及谁可以重置。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/security/company-security-settings/ 贵公司决定员工是否可以、或是否必须使用两步验证。本页面向制定这项规则的人。每个人自己的验证方式，见[登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/)。 ## 开始之前 - 您的角色需要有角色编辑器中 **Role administration**（角色管理）下的 **Manage sign-in security**（管理登录安全）控制项，以及打开 **系统设置** 所需的 **System**（系统）**View**（查看）权限。**Administrator**（管理员）角色两者都有。没有该控制项时，不会显示 **两步验证** 部分。 - 要选择 **所有人必须使用**，请先为您自己的账户开启两步验证。在此之前，页面会提示这一点，**保存** 也无法使用。 - 在选择 **所有人必须使用** 之前先通知团队，并让他们参阅[使用验证器应用](https://easysales.work/zh-hans/help/security/authenticator-app/)。 ## 操作步骤 1. 选择侧边栏中的 **系统设置**，然后在侧边导航中选择 **用户与权限**，找到 **两步验证** 部分。该部分会显示有多少用户已开启。 2. 在 **适用于公司所有人** 下，选择 **关闭 — 不提供**、**可选 — 由每人自行选择** 或 **所有人必须使用**。 3. 选择 **所有人必须使用** 时，再选择 **宽限期**：**无 — 下次登录时**、**7 天**、**14 天** 或 **30 天**。 4. 在 **何时要求验证码** 下，选择 **在新设备上（30 天）** 或 **每次登录**。 5. 勾选或取消勾选 **允许没有验证器应用的人使用邮件验证码**。 6. 选择 **保存**。如果您选择了 **所有人必须使用**，请在 **要求所有人使用两步验证？** 中选择 **要求使用**。如有要求，完成[确认是您本人](https://easysales.work/zh-hans/help/security/confirm-its-you/)。 如果该部分显示 *贵公司暂时无法使用两步验证。*，则没有需要设置的内容。 ## 各项设置 | 设置 | 选项 | 默认值 | |---|---|---| | 适用于公司所有人 | **关闭 — 不提供** · **可选 — 由每人自行选择** · **所有人必须使用** | 可选 | | 宽限期（仅限必需时） | 无、7、14 或 30 天，从您保存时起计算 | 14 天 | | 何时要求验证码 | **在新设备上（30 天）**——受信任的设备在 30 天内跳过这一步，每个浏览器只适用于一人 · **每次登录** | 在新设备上 | | 允许没有验证器应用的人使用邮件验证码 | 勾选 · 不勾选 | 勾选 | - **关闭** 会对尚未设置的人隐藏两步验证，而且没有人能添加新的通行密钥。已经开启的人仍会被要求输入验证码，并保留自己的通行密钥。 - **所有人必须使用** 开启期间，该部分会显示 *自……起必须使用* 以及宽限期结束的日期。重新选择宽限期会设定新的结束日期。 - 切换为 **每次登录** 会使公司所有受信任的设备失效。 - 取消勾选邮件验证码后，不能再新设置邮件验证码。已经在使用邮件验证码的人可以继续使用；要让其中某人改用验证器应用，请重置其两步验证。 每次更改都会记录在[审计记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/)中。 ## 查看谁已开启 **用户账户** 上的 **Users**（用户）列表有一列 **两步验证**，每位用户的页面也有 **两步验证** 部分。它们显示 **应用**、**邮件**、**通行密钥** 或 **未开启**；在 **所有人必须使用** 下，还会显示 **宽限至** 某个日期，或 **必需 – 未设置**。**通行密钥不可用 – 仅限恢复码，需重新设置** 表示此人的通行密钥已无法再使用。 ## 登录时各人看到什么 先找到贵公司的设置所在的行，再看对应人员的列。 | 公司设置 | 未开启两步验证的人 | 已开启两步验证的人 | 有通行密钥的人 | |---|---|---|---| | **关闭** | 只需密码；无法开启两步验证 | 密码，然后第二步——可以继续保留 | 单独使用通行密钥，或密码之后用通行密钥 | | **可选** | 只需密码；可以开启两步验证 | 密码，然后第二步 | 单独使用通行密钥，或密码之后用通行密钥 | | **必需**，宽限期内 | 密码，并在每个页面显示横幅，提示在宽限期结束前完成设置 | 密码，然后第二步 | 单独使用通行密钥，或密码之后用通行密钥 | | **必需**，宽限期后 | 密码，然后必须先完成设置，才能打开其他任何页面 | 密码，然后第二步 | 单独使用通行密钥，或密码之后用通行密钥 | 图例：**第二步** = 验证器应用或邮件中的验证码、通行密钥，或恢复码。**已开启两步验证的人** 使用验证器应用或邮件验证码；在 **必需** 下，通行密钥也算作两步验证。选择 **在新设备上（30 天）** 时，受信任的设备会跳过第二步。 - 横幅显示 *管理员将从*（结束日期）*起要求使用两步验证*，并有一个打开 **我的资料** 的 **设置** 按钮。 - 强制设置页面为 **设置两步验证**，提供 **使用验证器应用**；如果您允许邮件验证码，还会提供 **没有智能手机？改为通过邮件接收验证码**。 - 在 **所有人必须使用** 开启期间新加入的人，与其他人享有相同的宽限期；宽限期结束后，他们会在首次登录时设置两步验证。 - 在 **所有人必须使用** 开启期间，两步验证被管理员重置的人会在下次登录时重新设置，没有宽限期。 - 宽限期结束时已经登录的人可以继续使用，直到该会话结束；下次登录时会要求设置。 ## 谁可以做什么 | 操作 | 普通用户 | User（用户）**Edit**（编辑，**All records**，全部记录） | 管理员 | 唯一的管理员，无法登录 | |---|---|---|---|---| | 为自己开启或关闭两步验证 ¹ | 需确认是您本人 | 需确认是您本人 | 需确认是您本人 | 不允许 | | 添加或删除自己的通行密钥 ² | 需确认是您本人 | 需确认是您本人 | 需确认是您本人 | 不允许 | | 生成自己的恢复码 | 需确认是您本人 | 需确认是您本人 | 需确认是您本人 | 不允许 | | 创建个人令牌 ³ | 需确认是您本人 | 需确认是您本人 | 需确认是您本人 | 不允许 | | 连接 AI 应用 ⁴ | 需确认是您本人 | 需确认是您本人 | 需确认是您本人 | 不允许 | | 更改公司安全设置 ⁵ | 不允许 | 不允许 | 需确认是您本人 | 不允许 | | 重置另一位用户的密码 ⁶ | 不允许 | 需确认是您本人 | 需确认是您本人 | 不允许 | | 更改另一位用户的登录邮箱 ⁶ | 不允许 | 需确认是您本人 | 需确认是您本人 | 不允许 | | 重置另一位用户的两步验证 ⁶ | 不允许 | 需确认是您本人 | 需确认是您本人 | 不允许 | | 移除自己所有受信任的设备 | 允许 | 允许 | 允许 | 不允许 | | 丢失所有验证方式后重置自己的两步验证 | 不允许——请找管理员 | 不允许——请找管理员 | 不允许——请找另一位管理员 | 联系 easySales | 图例： - **允许**——立即进行。**全部移除** 从不要求任何确认。 - **需确认是您本人**——完成[确认是您本人](https://easysales.work/zh-hans/help/security/confirm-its-you/)后进行。 - **不允许**——操作会被拒绝；如果有人可以帮忙，单元格会写明该找谁。 - **联系 easySales**——发送电子邮件至 [support@easysales.work](mailto:support@easysales.work)。easySales 核实您的身份，由另一个人审核申请，每一步都会被记录；参见[恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/)。 - **无法登录** 表示您登录不了，所以在恢复访问之前，该列中的任何操作都无法进行。 注： 1. 公司设置为 **关闭** 时不提供开启。关闭不使用确认是您本人：每次都要求输入密码和验证码，公司设置为 **所有人必须使用** 时不提供关闭。 2. 公司设置为 **关闭** 时无法添加。重命名不需要任何确认。在没有验证器应用或邮件验证码时删除最后一个通行密钥，会关闭两步验证：需要输入密码，并用该通行密钥或一个恢复码确认；在 **所有人必须使用** 下会被拒绝。 3. 需要贵公司已开启 AI 访问；参见[公司 AI 访问](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/company-ai-access/)。 4. 批准页面会要求输入验证码、使用您的通行密钥或一个恢复码，除非您在过去 15 分钟内已用其中之一登录或确认。没有两步验证时无法连接新的应用，但公司设置为 **关闭** 时除外：此时批准页面会要求输入密码。 5. 需要 **Manage sign-in security** 控制项。自定义角色可以拥有此控制项而没有 **User**（用户）**Edit**（编辑）；这样的人在其他各行都按“普通用户”一列处理。 6. 只有管理员可以对另一位管理员执行此操作。**User** **Edit** 为 **Own records only**（只限自己的记录）时，您只能访问自己的账户，所以不允许执行这些操作。没有人能在这里重置自己的密码、电子邮箱或两步验证：请使用 **我的资料**，或请另一位管理员处理。当用户的两步验证显示 **应用**、**邮件**、**通行密钥** 或 **通行密钥不可用 – 仅限恢复码，需重新设置** 时，可以在其 **···** 菜单中选择 **重置两步验证**；否则该项显示为灰色，并提示 *该用户没有可重置的两步验证*。 ## 为什么这样设计 **一个没有保护的账户会让所有人的工作暴露。** 同事之间共享客户、报价单和发票。要求所有人使用两步验证，任何一个座位上泄露的密码都不再能打开这些记录。 **宽限期避免周一早上大家都登录不了。** 员工可以在方便的时候设置，横幅会写明截止日期，而不是在赶去见客户的路上被强制设置挡住。 **您先开启。** 只有您自己的账户已开启两步验证，才能要求所有人使用，这样您亲自试过要求团队做的事，也不会把自己锁进一个从没用过的设置里。 **放宽规则不会取消任何人的保护。** **可选** 或 **关闭** 只是不再要求尚未设置的人；已经开启的人，不会被悄悄降级为只凭密码登录。 ## 更高效的做法 - **通知时附上操作说明。** 让团队参阅[使用验证器应用](https://easysales.work/zh-hans/help/security/authenticator-app/)；没有智能手机的人参阅[使用邮件验证码](https://easysales.work/zh-hans/help/security/email-codes/)。 - **一眼看清进度。** 该部分显示有多少用户已开启，**用户账户** 上的 **两步验证** 列显示谁还没有开启。参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)。 - **在同一页设置会话规则。** **Session timeout**（会话超时）和 **Concurrent sessions per user**（每位用户的并发会话数）就在两步验证规则旁边，用同一个 **保存** 保存。参见[系统设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/settings/)。 - **共用电脑请用“每次登录”。** 选择 **每次登录** 会一次性使所有受信任的设备失效，前台或展厅的电脑永远不会跳过验证码。参见[登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/)。 ## 示例 Mei Tan 按天展开的切换到 **所有人必须使用** 的过程，是[安全示例](https://easysales.work/zh-hans/help/security/worked-examples/)中的示例 B。 **计算宽限期。** Mei 在 10 月 6 日（周一）10:00 保存了 **所有人必须使用**，**宽限期** 为 **14 天**。该部分显示 *自* 10 月 20 日 *起必须使用*（6 + 14）。10 月 7 日她觉得一周就够了，选择 **7 天** 后再次保存：新的结束日期是 10 月 14 日（7 + 7），从第二次保存时起算。 **前台的共用电脑。** Lim & Co 让来访客户在前台电脑上看情绪板，而 Daniel Lim 昨天在那台电脑上勾选了 **30 天内在此设备上不再询问**。Mei 把 **何时要求验证码** 改为 **每次登录** 并保存。公司所有受信任的设备都会失效，所以 Daniel 下次在前台登录时、以及每个人在任何地方登录时，都会被要求完成第二步。 ## 常见问题 - **怎样让所有用户都必须开启两步验证？** 选择 **所有人必须使用**，选好 **宽限期** 后选择 **保存**，再选择 **要求使用**。 - **宽限期结束后会怎样？** 尚未开启两步验证的人，下次登录时必须先完成设置，才能打开其他页面。已经登录的人可以继续使用，直到该会话结束。 - **能看到哪些用户已开启两步验证吗？** 能。**用户账户** 上的 **两步验证** 列为每个人显示 **应用**、**邮件**、**通行密钥** 或 **未开启**；设为 **所有人必须使用** 时，还会显示 **宽限至** 某个日期或 **必需 – 未设置**。 - **为什么我不能选择“所有人必须使用”？** 请先为您自己的账户开启两步验证；在此之前，选择该项时 **保存** 无法使用。 - **把两步验证设为“关闭”会怎样？** 没有人能再新设置两步验证或添加通行密钥；已经开启的人仍会被要求输入验证码。 - **可以不让员工使用邮件验证码吗？** 取消勾选 **允许没有验证器应用的人使用邮件验证码**。之后新设置的人要使用应用；已经在用邮件验证码的人可以继续使用。 - **谁可以更改公司的两步验证设置？** 角色中拥有 **Manage sign-in security**（管理登录安全）控制项的人，**Administrator**（管理员）角色包含该控制项。 ## 相关内容 - [登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/) - [用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/) - [恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/) - [审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/) --- # 安全示例 > 两步验证实例——换新手机、全公司强制开启 2FA、一个邮箱两家公司用通行密钥、更换邮箱、在别人电脑上登录，以及员工离职。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/security/worked-examples/ 这些情景跟随 Lim & Co（一家五人的室内设计公司）的员工，经历登录方面最常引起疑问的几种情况。每个情景都按天列出发生了什么，以及哪一页说明了该步骤。各个组成部分本身在[登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/)中说明。 ## A. Ahmad 的新手机 Ahmad 是 Lim & Co 的设计师。他使用验证器应用，而公司要求两步验证，所以他没有 **关闭** 按钮。 - **第 1 天，上午。** 他的新手机到了。他保持旧手机原样，打开 **我的资料** 的 **登录与安全**：*恢复码：剩余 8 / 10 个*。 - **第 1 天，上午。** 他在旧手机上使用验证器应用自带的转移功能，把 easySales 条目转移到新手机。（如果他当时已经有通行密钥，也可以在 **通行密钥** 卡片上选择 **删除验证器应用**，再用新手机重新 **开启**。） - **第 1 天，午饭时。** 他测试了一下：在不是受信任设备的无痕浏览器窗口中登录，输入 **新** 手机上的验证码。仪表板打开了。 - **第 1 天，下午。** 趁此机会，他添加了一个与手机密码管理器同步的通行密钥，让以后换手机更容易。easySales 要求他确认是本人时，他用了新手机上的验证码。他保留自己的恢复码——参见[设置通行密钥](https://easysales.work/zh-hans/help/security/passkeys/)。 - **第 2 天。** 直到这时，他才清除旧手机。 **如果旧手机是丢失了。** 第 1 天，Ahmad 用密码登录，选择 **改用恢复码**。然后他请管理员 Mei Tan 重置他的两步验证。Mei 打开他的用户，在 **···** 菜单中选择 **重置两步验证**，确认是她本人后选择 **重置**：Ahmad 在所有设备上退出登录，他的 AI 应用被断开，他还收到一封通知邮件。他下次登录时，由于 Lim & Co 要求两步验证，设置页面立即打开；他用新手机扫描二维码，并保存十个新的恢复码。参见[恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/)。 ## B. Mei 要求两步验证 Mei Tan 在 Lim & Co 拥有 **Administrator**（管理员）角色。两步验证目前为 **可选**；只有 Ahmad 在使用。 - **第 1 天。** Mei 在周一的会议上通知团队，并把[使用验证器应用](https://easysales.work/zh-hans/help/security/authenticator-app/)的链接发给他们。她自己已经在使用验证器应用，这是选择 **所有人必须使用** 的前提。她在 **系统设置** 的 **用户与权限** 中，在 **两步验证** 部分选择 **所有人必须使用**，把 **宽限期** 设为 **14 天**，保留 **在新设备上（30 天）**，并继续允许邮件验证码。她选择 **保存**，用应用中的验证码确认是她本人。这项更改记录在审计记录中。 - **第 1 天。** Ahmad 没有察觉任何变化：他早已开启。 - **第 2 天。** Priya 登录时看到横幅，上面写明宽限期结束的日期。她选择 **设置**，开启了[邮件验证码](https://easysales.work/zh-hans/help/security/email-codes/)。 - **第 5 天。** Sarah Goh 开启了验证器应用。 - **第 12 天。** Daniel Lim 仍然没有开启。每个页面上的横幅仍显示同一个日期。 - **第 15 天。** 宽限期结束。Daniel 用密码登录，**设置两步验证** 在其他任何页面之前打开。他选择 **使用验证器应用**，扫描二维码，输入验证码，保存恢复码，然后仪表板打开。 - **第 15 天。** Daniel 上个月连接的 AI 应用继续正常工作。第 16 天他连接第二个应用时，批准页面没有要求输入密码：他输入应用中的验证码，然后选择 **允许**。如果他在过去 15 分钟内用验证码登录过，只需选择 **允许** 即可。 - **第 20 天。** Farah 入职。Mei 为她创建账户，并给她一个临时密码。宽限期已经结束，所以 Farah 首次登录时，先打开 **设置两步验证**；然后她在 **设置新密码** 中设置自己的密码，仪表板随即打开。 各项设置以及每个人看到什么，见[公司安全设置](https://easysales.work/zh-hans/help/security/company-security-settings/)。 ## C. 一个邮箱，两家公司 Sarah Goh 是 Lim & Co 的助理。她也为同样使用 easySales 的 Kopi Corner 记账。她在两家公司各有一个账户，使用同一个邮箱 *sarah.goh@example.com*。 - **第 1 天，上午。** 她登录 Lim & Co，打开 **我的资料**，在 **通行密钥** 卡片上选择 **添加通行密钥**，在 **名称** 中输入 *我的手机*，选择 **继续** 并解锁手机。一封邮件告诉她已添加通行密钥。 - **第 1 天，晚上。** 她登录 Kopi Corner，做了同样的操作。又收到一封邮件。 - **第 1 天，晚上。** 她的手机现在列出两个通行密钥：*sarah.goh@example.com · LIMCO* 和 *sarah.goh@example.com · KOPI*。圆点后面的部分是各家公司的 **许可证代码**。 - **第 2 天。** 在办公室，她选择 **使用通行密钥登录**，选中 **LIMCO** 那一项并解锁手机。Lim & Co 的仪表板打开了；她没有输入密码。 - **第 3 天。** 匆忙中她误选了 **KOPI**，打开的是 Kopi Corner 的仪表板。她退出登录，再选 **LIMCO** 那一项。 - **第 9 天。** 她在 Lim & Co 中把通行密钥重命名为 *手机——Lim & Co*。重命名不会发送邮件。 每家公司的账户各自保存自己的通行密钥列表，各自最多 10 个。删除 Lim & Co 的通行密钥不会影响 Kopi Corner 的那一个。 ## D. Priya 的新邮箱 Priya 是 Lim & Co 的设计师，使用邮件验证码。Lim & Co 把邮箱迁移到新域名，所以她的地址从 *priya@limandco.example* 改为 *priya@limco.example*。 - **第 1 天，下午 5 点。** Mei 打开 **用户账户** 中 Priya 的用户，选择 **Edit**（编辑），更改她的 **Email**（电子邮箱）。表单提示：在 Priya 确认新地址之前，这会停止她的邮件验证码。Mei 保存时，easySales 要求她确认是她本人。从这一刻起，Priya 的邮件验证码暂停。 - **第 2 天，上午 9 点。** Priya 用密码登录。在她确认新地址之前无法发送邮件验证码，所以第二步只要求输入恢复码。她输入一个已保存的恢复码，选择 **验证**。仪表板打开了。 - **第 2 天，上午 9:05。** 在 **我的资料** 上，**登录与安全** 页面提示她的邮箱地址已更改。她选择 **确认新地址**，然后选择 **发送验证码**，输入发送到 *priya@limco.example* 的验证码；五分钟前她用恢复码登录，这已算作确认是她本人，所以没有再要求其他确认（超过 15 分钟的话，她需要再用一个恢复码确认）。卡片现在显示 *恢复码：剩余 9 / 10 个*，两个地址都收到一封邮件，告知验证码今后将发送到新地址。 - **第 3 天。** 登录时，她的邮件验证码像以前一样送到了新地址。 如果 Priya 设置过通行密钥，第 2 天她就可以用它代替恢复码。参见[使用邮件验证码](https://easysales.work/zh-hans/help/security/email-codes/)。 ## E. 客户的电脑 Daniel Lim 到 Harbour Café 向老板讲解一份报价单，并在咖啡馆的办公电脑上登录。 - **第 1 天，上午 11 点。** 他习惯性地在输入验证码时勾选了 **30 天内在此设备上不再询问**。一封邮件告诉他有一台设备被设为受信任。 - **第 1 天，下午 3 点。** 回到自己的笔记本电脑后，他打开 **我的资料**、**登录与安全**。他在 **受信任的设备** 下找到 *Chrome on Windows*，到期日为 30 天后，选择 **移除** 并在 **移除设备** 中确认。那台咖啡馆的电脑下次登录时会要求输入验证码。 - **第 1 天，下午 3:05。** 为了确保那里没有人仍处于登录状态，他更改了密码。按要求用验证码确认是他本人后，所有会话都结束了，包括咖啡馆那台和他自己的。他在笔记本电脑上用新密码和验证码重新登录。参见[登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/#%E5%93%AA%E4%BA%9B%E4%BA%8B%E4%BB%B6%E4%BC%9A%E4%BD%BF%E5%85%B6%E5%A4%B1%E6%95%88)。 ## F. Priya 离职 Priya 在 Lim & Co 的最后一天是周五。 - **周五，下午 4 点。** Mei 打开 **用户账户** 中 Priya 的用户，在 **···** 菜单中选择 **转移记录**，把她的记录转给 Sarah Goh。参见[移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/)。 - **周五，下午 6 点。** Mei 选择 **停用用户**，并用 **停用** 确认。Priya 立即在所有设备上退出登录；她的 AI 应用和个人令牌停止工作，日历链接也不再更新。她的邮件验证码、恢复码和通行密钥都不能再登录 Lim & Co，因为没有人能登录已停用的账户。 ## 为什么这样设计 **每个故事都有第二条路。** Ahmad 在清除旧手机前先测试新手机，Sarah 在每家公司各有一个通行密钥，Priya 的邮件验证码暂停时还有恢复码。没有提前设置的方式，在您需要的那天救不了您。 **安全方面的更改都有迹可循。** 上面的每一步都会通过邮件通知受影响的人；管理员做的更改还会记录在[审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/)中，所以团队事后总能弄清楚谁改了什么。 ## 更高效的做法 - **先演练换手机。** 在无痕浏览器窗口（它不是受信任的设备）中登录一次，确认新手机上的验证码可用。参见[使用验证器应用](https://easysales.work/zh-hans/help/security/authenticator-app/)。 - **带宽限期推行。** **14 天** 让 Lim & Co 的员工有时间完成设置，没有出现谁早上登录不了的情况。参见[公司安全设置](https://easysales.work/zh-hans/help/security/company-security-settings/)。 - **用过共用电脑后及时清理。** 在 **受信任的设备** 下 **移除** 它；如果您在那里登录过，再更改密码。参见[恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/)。 ## 常见问题 - **同一个邮箱可以在两家公司使用吗？** 可以。每家公司给您一个独立的账户，各有自己的通行密钥和验证方式；您的设备会在每个通行密钥旁列出该公司的 **许可证代码**。 - **在别人的电脑上勾选了“30 天内在此设备上不再询问”怎么办？** 在 **受信任的设备** 下选择它旁边的 **移除**；如果可能仍在那里处于登录状态，请更改密码。 - **员工被停用后，他的登录会怎样？** 所有会话、AI 应用、个人令牌和日历链接都会结束，没有人能再登录该账户。 - **更改同事的邮箱会影响他的两步验证吗？** 如果他使用邮件验证码，会：验证码会暂停，直到他确认新地址。验证器应用和通行密钥不受影响。 - **要求两步验证会断开已经连接的 AI 应用吗？** 不会。现有的个人令牌和 AI 应用连接照常可用。 ## 相关内容 - [登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/) - [公司安全设置](https://easysales.work/zh-hans/help/security/company-security-settings/) - [恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/) - [设置通行密钥](https://easysales.work/zh-hans/help/security/passkeys/) --- # 概念 > 了解 easySales 的基本概念：报价到收款、报价单和发票的区别、发票开具与编号、收款、贷项通知单、GST 和权限。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/overview/ 概念页讲 easySales 背后的道理，不讲按钮。读它们可以了解报价单如何变成发票、开具会锁定什么、收款如何结清余额，以及为什么错误要用贷项通知单更正。每页都可以单独阅读，从您需要的那页开始即可。 ## 在哪里找到 打开帮助中心，在侧边栏选择 **概念**。其他章节的每个操作页都会链接到它所依据的概念页。 ## 您可以做什么 按顺序了解销售流程： - [报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/) — 从客户到贷项通知单和退款的完整流程。 - [客户与联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/accounts-and-contacts/) — 您的销售对象。 - [报价单还是发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quotation-vs-invoice/) — 两种单据各有什么用。 - [开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) — 单据何时定稿、何时取得编号。 - [未收余额](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) — 收款如何结清发票。 - [更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/) — 修改、取消、贷记、移除、作废还是退款。 了解税务与金额： - [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) — 新加坡税务发票必须载明什么。 - [税额计算与四舍五入](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/tax-calculation-and-rounding/) — 明细金额、GST 和合计怎样算到分。 - [InvoiceNow](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/invoicenow/) — 新加坡电子发票，以及 easySales 目前支持什么。 - [定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/recurring-invoices/)、[交货与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/deliveries-and-invoices/)、[币种与汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)、[成本与毛利](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gross-margin/)和[产品与明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/products-and-line-items/)。 了解团队与记录： - [负责人与可见范围](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/ownership-and-visibility/)和[角色与共享](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/)。 - [活动与跟进](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/activities-and-follow-up/)、[单据与模板](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/documents-and-templates/)、[审计记录](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/audit-trail/)和[许可证与用户](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/your-licence-and-users/)。 ## 权限 阅读帮助不需要权限。每个概念在应用中能让您做什么，取决于您的角色，见[角色与共享](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/)。 ## 为什么这样设计 **先懂道理，再学按钮。** easySales 遵循的规则，正是您的会计师和顾客本来就在用的：报价不是欠款，开出的发票不改写，钱在实际进出时才记录。懂了这些规则，按下按钮之前您就能预料它会做什么。 **一条流程，一套记录。** 报价单、发票、收据和贷项通知单彼此关联，也都关联到顾客的客户记录。概念页把整条关联讲清楚，您就能明白为什么一处的改动会在另一处体现，例如贷项通知单出现在顾客的对账单上。 **每页都能单独看懂。** 您可能是从搜索引擎、或在做事中途从应用的 **帮助中心** 按钮来到这里的。每个概念页都把自己的概念讲完整，并链接到具体操作的页面。 ## 更高效的做法 - **在当前页面直接打开帮助。** 顶栏的问号按钮 **帮助中心** 会以您的语言，打开您正在使用的模块的帮助页。参见[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)。 - **按名称或编号找任何记录。** 在文本框之外按 **/**，输入顾客名称或 INV-10000042 这样的编号；搜索框可以找到客户、联系人、报价单、发票和商机。参见[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)。 - **在一张表里查状态。** [状态一览](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/statuses/)列出了报价单、发票、贷项通知单和收据每种状态的含义。 - **用一周的练习掌握整条流程。** [第一周](https://easysales.work/zh-hans/help/training/first-week/)用五天的练习，带新用户走完销售流程。 ## 常见问题 - **“报价到收款”是什么意思？** 就是每一笔销售都要走的流程：记录顾客、报价、开发票、收款，需要时更正收费或退款。参见[报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/)。 - **新用户应该从哪里开始看？** 先读[报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/)，再读[开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)和[更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/)。这三页讲清了一笔销售在 easySales 里会经历的大部分事情。 - **开始使用前一定要先读概念页吗？** 不用。每个操作页都给出步骤；它链接的概念页解释为什么这样操作。 - **怎样打开当前页面的帮助？** 选择顶栏的问号按钮 **帮助中心**。手机上不显示这个按钮。 - **在哪里查某个术语的意思？** [术语表](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/glossary/)解释了 easySales 使用的术语，例如形式发票编号、贷项通知单和退款。 ## 相关内容 - [客户与联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/customers/overview/) - [报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/) - [发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overview/) - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) --- # 报价到收款 > 报价到收款流程怎么走：从客户、报价单、发票，到收款、贷项通知单和退款，附完整计算示例。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/ 报价到收款是每一笔销售都要走的流程：记录顾客、提出报价、开票、收款，并在需要时更正收费或退款。本页说明每一步使用哪种记录，以及这些记录之间如何关联。 ## 整体结构 *[示意图: 报价到收款的各记录如何关联：客户下有联系人和商机；商机包含报价单；报价单通过一张或多张发票开票；收据支付发票；贷项通知单冲减一张发票；退款退还未分配的款项或剩余贷项。]* - **客户** 是您的顾客，**联系人** 是该客户中接收您单据的人。请先创建客户。 - **商机** 是可选的。它把一笔交易及其报价单归在一起。 - **报价单** 是您的报价。它也是可选的：您可以直接开票，也可以在分阶段开票时从一张报价单生成多张发票。 - **发票** 是顾客必须支付的金额。 - **收据** 记录您收到的钱。它属于客户，所以一张收据可以支付该顾客的多张发票，没用完的钱留在客户账上。 - **贷项通知单** 针对一张已开具的发票开具，用于减少它。在那里用不完的贷项可以用于另一张发票或退款。 - **退款** 把钱退回去，来源是收据的未分配金额或贷项通知单的剩余贷项。 ## 如何运作 *[示意图: 报价到收款的流程：从客户和联系人出发，可经过商机和报价单，到草稿发票并开具；顾客通过收据付款，贷项通知单更正收费，剩下的款项或贷项之后再抵用或退款。]* 报价单先是草稿，在您[定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)时取得报价单编号。顾客同意后，您从它[生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)，明细行会一并复制过去。 发票还是草稿时，上面的任何内容都可以修改。[开具](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)后，它获得发票编号，金额随之锁定；此后，只有收款、贷项通知单和核销会改变顾客的欠款。 收到钱时，[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)：easySales 会把它记录为一张收据。它可以支付多张发票，使用顾客已有的贷项，并处理银行手续费等小额差额。剩下的钱留在客户账上，用于之后的发票或[退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/)。 要更正已开具的发票，请开具贷项通知单，而不是编辑发票，这样顾客的单据和[对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)才能保持一致。 ## 需要注意 - 已开具发票的金额不能编辑。请用贷项通知单更正；整张发票都不应成立时，就取消它。 - 贷项通知单上剩余的贷项要么抵用，**要么** 退款；收据上剩余的钱要么分配，**要么** 退款——不能两者兼有。 - 开票之前收到的钱，可以记录为预付款或押金。参见[押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - 顾客永远不会付的发票要[核销为坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)，而不是贷记：顾客仍然欠这笔钱。 ## 术语 - **客户 / 联系人**——顾客，以及其中的某个人。 - **商机**——一笔交易的可选容器。 - **报价单**——您将提供什么以及按什么条件提供的报价。 - **发票**——就一笔已确认的销售要求付款。 - **收据 / 未分配金额**——收到的钱，以及其中尚未支付任何发票的部分。 - **未收余额**——一张发票在收款和贷项之后仍欠的金额。 - **贷项通知单 / 退款**——减少已开具发票的单据，以及退回的钱。 ## 常见误解 - 报价单并不表示顾客欠您钱。欠款由已开具的发票产生。 - 收据并不绑定某一张发票，剩下的钱也不会消失。 - 贷项通知单不会抹掉发票。原发票保持开具时的样子，更正是另一份有编号的单据。 - 生成报价单或发票不需要商机。 ## 在哪里找到 从[客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/overview/)中的顾客，以及[联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/overview/)中的相关人员开始。报价单、发票和贷项通知单在侧栏中各有入口。收据在客户的 **收据** 标签页上；每张发票的 **收款与抵用** 部分列出它的收款和贷项通知单。 ## 为什么这样设计 **每一步都有自己的记录。** 报价单说明您报了什么价，发票说明顾客欠多少，收据说明您收到多少，贷项通知单说明您退让了多少。它们互不覆盖，所以几个月后有人问起一笔销售，单凭记录就能回答。 **只有开出的发票才产生欠款。** 报价和草稿来来去去，都不会计入顾客欠您的钱。无论发出多少报价单，您的应收账款、对账单和账龄都只反映真正开出的金额。 **钱属于客户，不属于某一张发票。** 顾客常常付整数、一笔转账付几张发票，或在开票前就先付款。收据把钱放在客户账上再去分配，所以金额和发票对不上时，钱也不会丢。 **更正是新增，而不是改写。** 贷项通知单、移除收款或退款，都是一个新的、带日期的步骤。顾客已经入账的发票保持原样，更正记录说明金额在何时、因何改变。 ## 更高效的做法 - **从顾客开始做报价单。** 在联系人、客户或商机上选择 **新建报价单**，顾客会自动填好。参见[创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **让报价单替您写发票。** **生成发票** 会复制明细行、联系人、付款条件和条款，可以一次全额开，也可以分阶段开。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **一张收据付几张发票。** 在 **发票** 列表上勾选它们，然后选择列表上方操作栏里的 **记录收款**。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **分阶段开票先做好计划。** [开票计划](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/)列出订金、里程碑或各期，每张发票从计划中对应的一行生成。 - **催款前先发对账单。** 客户上的 **对账单** 列出一段期间内的每张发票、每笔收款和每张贷项通知单，可以直接下载 PDF。参见[客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)。 ## 示例 以下金额均含 9% GST。 ### 从报价到收款 Lim & Co 为 Harbour Café 报一项照明咨询：8 小时，每小时 SGD 150.00，即 SGD 1,200.00 加 GST SGD 108.00，共 SGD 1,308.00。下面是一个小项目走完整条流程的样子。 1. Mei Tan 把报价单定稿为 QN-10000160，并发出 PDF。咖啡馆同意后，她选择 **接受**。 2. 她选择 **生成发票**，保留 **全额**，再选择 **生成发票**。草稿带有同样的明细行和总额；她选择 **开具**，发票成为 INV-10000351，状态 **未付款**。 3. 咖啡馆转账 SGD 1,308.00，它的银行扣了 SGD 8.00 手续费，所以到账 SGD 1,300.00。Lim & Co 在 **系统设置** → **收款与核销** 中设定的 **每张收据的银行手续费上限** 是 SGD 20.00，所以这笔手续费可以记录。 4. Mei 在发票上选择 **记录收款**，**收款金额** 保持 SGD 1,308.00，在 **银行手续费** 中输入 SGD 8.00；**银行实收净额** 显示 SGD 1,300.00。 发票显示 **已付款**，因为顾客付的是全额；收据记录了银行扣下的 SGD 8.00。报价单的 **开票** 卡片显示 **已全部开票**。 ### 一笔转账，三张发票 Harbour Café 通过一笔银行转账，为三张发票支付了 SGD 4,000.00。下面是记录方法和您会看到的结果。 1. 在 **发票** 中勾选 Harbour Café 的三张发票，然后选择列表上方操作栏里的 **记录收款**。 2. 在 **收款金额** 中输入 SGD 4,000.00，并填写 **日期** 和银行 **参考号**。easySales 先把钱分配给最先到期的发票，然后是下一张。 3. 选择 **记录收款**。 | 发票 | 之前未收 | 分配 | 之后 | |---|---|---|---| | INV-10000071，最先到期 | SGD 1,090.00 | SGD 1,090.00 | **已付款** | | INV-10000072 | SGD 2,180.00 | SGD 2,180.00 | **已付款** | | INV-10000073 | SGD 2,180.00 | SGD 730.00 | **部分付款**，未收 SGD 1,450.00 | | 合计 | | SGD 4,000.00 | 一张收据，RCT-10000021 | 三张发票共欠 1,090.00 + 2,180.00 + 2,180.00 = SGD 5,450.00。如果转账是 SGD 5,500.00，三张发票都会显示 **已付款**，多出的 SGD 50.00 作为未分配金额留在 Harbour Café 的客户账上，可用于它的下一张发票或退款。 ### 部分付款后的退货 North Point Clinic 已为发票 INV-10000080 付了 SGD 1,090.00：该发票为 SGD 2,000.00 加 GST SGD 180.00，共 SGD 2,180.00。它退回了价值 SGD 1,200.00 加 GST SGD 108.00 的货物。下面是如何贷记这笔退货，以及您会看到的结果。 1. 打开 INV-10000080，在它的 **收款与抵用** 部分选择 **开具贷项通知单**。 2. 选择 **原因** **Goods returned**（退货），添加退回的明细行——共 SGD 1,308.00——然后选择 **保存草稿**。 3. 选择 **开具** 并确认。 | 您看到的内容 | 金额 | 原因 | |---|---|---| | 抵用到 INV-10000080 的贷项 | SGD 1,090.00 | 发票仍欠的最高金额 | | INV-10000080 的状态 | **已付款** | 结清时有收款参与 | | 贷项通知单上的剩余可用 | SGD 218.00 | SGD 1,308.00 减 SGD 1,090.00 | | 最多可退款 | SGD 218.00 | 不超过剩余贷项，也不超过发票收到的金额 | 发票上还会显示“无欠款——此发票中 SGD 1,090.00 已被贷记。”之后您可以把这 SGD 218.00 抵用到诊所的下一张发票，或者退款。即使发票已部分付款，也允许开具这张贷项通知单：它的金额最多可以是发票总额减去已针对它开具的贷项通知单。 ## 常见问题 - **报价到收款流程是什么？** 就是从顾客第一次询价到钱进银行的整条流程：客户和联系人、报价单、发票、收款，需要时再加贷项通知单或退款。在 easySales 里，每一步都是一条独立的记录，并关联到上一步。 - **发报价单一定要先建商机吗？** 不用。商机是可选的，用来把一笔交易的报价单归在一起并跟踪阶段。您可以直接给联系人报价或开票。 - **一笔销售什么时候计入顾客的欠款？** 发票开具的时候。报价单、草稿和形式发票都不计入。参见[未收余额](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/)。 - **哪一步把顾客要付的价钱定下来？** 开具发票。已接受的报价单还能修订，草稿发票也还能改；开具后，只有贷项通知单能减少收费。 - **收据、贷项通知单和退款有什么区别？** 收据是收进来的钱，贷项通知单减少一张发票的收费，退款是付出去的钱。参见[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 - **还没开票就收到钱，可以先记录吗？** 可以。记录为预付款，或记录为您代为保管、之后退还或没收的押金。参见[押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 ## 相关内容 - [客户与联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/accounts-and-contacts/) - [报价单还是发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quotation-vs-invoice/) - [未收余额](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) - [更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/) - [收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/overview/) --- # 客户与联系人 > 客户和联系人有什么区别：企业客户与个人客户怎么建、联系人是谁，以及为什么收款和对账单都记在客户上。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/accounts-and-contacts/ **客户**是与您有业务往来的顾客或供应商——一家公司或一个人。**联系人**是该顾客那边与您沟通、单据写给他的人。easySales 中的每一笔销售都从这两类记录开始，所以请在写报价单之前先把它们建好。 ## 如何运作 顾客是公司时，请创建一个 **企业** 客户，并把您打交道的每个人作为联系人加到它下面——老板、项目经理、会计文员。顾客是个人时，请创建一个 **个人** 客户。这个人本身就是顾客，所以 easySales 把他作为该客户唯一的联系人，您在客户上修改他的资料。 报价单或发票会写明一位联系人，客户随该联系人而定。收据、顾客的贷项和对账单都按客户保存，所以一笔收款可以结清同一顾客中写给不同人的发票。贷项通知单从一张发票开始，归属于同一个客户。 客户可以担任 **客户**、**供应商** 或两者兼任，至少要勾选一项。只作为供应商的客户，其联系人不会出现在报价单、发票或贷项通知单的选择中。任何客户都可以作为采购订单的供应商，发出订单时系统会替它勾选 **供应商**。 客户还可以设定 **默认付款条款** 和 **默认币种**。为它的联系人新建报价单或发票时，这两项会自动填好，发票按该条款算出到期日。没有设条款的客户沿用公司默认值。 ## 需要注意 - 每个顾客只保留一个客户，并把那里的每个人加为联系人。如果同一顾客被建了两次，请在客户的 **···** 菜单中选择 **合并重复客户**；参见[合并客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/merge-accounts/)。 - 客户类型——**企业** 或 **个人**——在客户创建后不能更改。如果选错了，请创建一个正确类型的新客户，并停用原来那个。 - 不再使用的记录，请在其 **···** 菜单中选择 **停用客户** 或 **停用联系人**。记录会从列表中消失，但保留其历史记录，已有的单据仍然指向它。 - 停用企业客户时，其联系人和单据保持原样。停用个人客户时，其联系人也会一起停用。 - **负责人** 和 **联系人负责人** 是负责的同事。联系人的负责人可以与其客户的负责人不同。 ## 术语 - **客户**——您视为顾客或供应商的公司或个人。 - **企业**——用于公司或组织的客户，可以有任意数量的联系人。 - **个人**——用于个人的客户，与这个人一起保存，并以他作为唯一的联系人。 - **联系人**——与某个客户相关的一个人。 - **客户** / **供应商**——客户对您而言所担任的角色。 - **客户编号**——客户作为顾客的编号，例如 `C-00001`；不自己填写时系统自动分配。 - **对账单**——该客户在您所选期间内的发票、收款和贷项通知单的 PDF，从客户上的 **对账单** 生成。 ## 常见误解 - 客户不是登录账户。登录 easySales 的人是用户，不是客户或联系人。 - 联系人不是客户的第二份副本。它是该顾客那边的一个人。 - 收款不绑定于发票所写给的联系人。收款是按客户记录的。 - 停用已离开该顾客的联系人，不会删除他的报价单或发票。 ## 在哪里找到 在侧边栏中选择 **客户** 查看顾客记录，选择 **联系人** 查看相关人员。客户页面汇集了它的联系人、报价单、发票、收据和活动。参见[客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/overview/)和[联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/overview/)。 ## 为什么这样设计 **欠您钱的是客户，单据写给的是联系人。** 批准报价单的人，往往不是付款的人。把两者分开，每张单据都能发给对的人，而顾客欠您多少，始终是客户上的一个数字、一份[对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)。 **个人也是完整的顾客。** 屋主和公司一样，有报价单、收据、贷项和对账单，不必编一个公司名。因为这个人就是客户本身，他的地址和电话只在一处保存。 **类型固定，是因为两者保存人的方式不同。** 企业客户把人分别存为联系人；个人客户本身就是那个人。把一种改成另一种，会让它的单据写给对不上的人，所以只在创建时选一次。 **默认值让同样的选择不必每次重来。** 付款条款 30 天、或用美元开票的顾客，在客户上设一次就好。每张新报价单和新发票都从这里开始；在某一张单据上改了，也不会改动客户。 ## 更高效的做法 - **顾客的条款设一次就好。** 在客户上填好 **默认付款条款** 和 **默认币种**，为它的联系人新建报价单和发票时就会带入。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 - **从客户页面开单。** 客户 **···** 菜单中的 **新建报价单**、**新建发票** 和 **新建联系人** 会替您填好顾客。参见[创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **让重复提示挡住第二条记录。** 新建客户或联系人时，如果已有同名或同电话的记录，easySales 会提醒您。参见[重复记录提示](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/duplicates/)。 - **发现重复就马上合并。** 一个客户，就只有一个余额、一份对账单。参见[合并客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/merge-accounts/)。 - **一次导入现有的顾客名单。** [数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)可以从 .xlsx 或 .csv 文件导入客户和联系人。 ## 示例 Lim & Co 开始与 Harbour Café Pte Ltd 合作。Mei Tan 为这家咖啡馆创建了一个 **企业** 客户，勾选 **客户**，并添加两位联系人：负责批准报价单的老板 Grace Wong，以及负责接收发票的运营经理 Ahmad Salleh。Mei 把装修报价单写给 Grace，把发票写给 Ahmad。 咖啡馆用一笔银行转账支付三张发票时，Mei 为该客户记录一张收据，不论每张发票写给的是哪位联系人。 **一笔收款，两位联系人。** 10 月，Mei 给咖啡馆开具两张 **GST 9%** 的发票： | 发票 | 写给 | 税前 | GST | 合计 | |---|---|---|---|---| | INV-10000330 | Grace Wong | SGD 2,000.00 | SGD 180.00 | SGD 2,180.00 | | INV-10000331 | Ahmad Salleh | SGD 1,000.00 | SGD 90.00 | SGD 1,090.00 | 客户的 **应收余额** 为 SGD 3,270.00（2,180.00 + 1,090.00）。咖啡馆转账 SGD 3,270.00，Mei 为该客户记录一张收据，同时支付这两张发票。两张发票都显示 **已付款**，应收余额已经结清。 **同一顾客建了两次。** Priya Nair 建了第二个客户“Harbour Cafe Singapore”，下面有一位联系人和一张已开具的 SGD 545.00 发票。真正的客户仍有 SGD 1,090.00 未收。Mei 打开 Harbour Café Pte Ltd，选择 **合并重复客户**，选中那个重复客户。联系人转了过来，那张发票保持开具时的样子，保留客户的 **应收余额** 变为 SGD 1,635.00（1,090.00 + 545.00）。 ## 常见问题 - **客户和联系人有什么区别？** 客户是顾客本身——欠您钱的公司或个人。联系人是该顾客那边、单据写给的某一个人。一个企业客户可以有很多联系人。 - **应该建企业客户还是个人客户？** 公司或组织用企业客户，这样可以在下面加多个人。个人（例如屋主）用个人客户，他既是顾客，也是您唯一打交道的人。 - **企业客户可以改成个人客户吗？** 不可以。类型在创建客户时就固定了。请创建一个正确类型的新客户，并停用旧的。 - **收款是记在客户上还是联系人上？** 记在客户上。一张收据可以支付同一顾客中写给不同联系人的发票。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **停用客户后，它的发票会怎样？** 不会怎样。已开具的发票、收据和贷项通知单仍然写着这个客户；它只是不再出现在列表和选择框中。 - **同一个顾客建了两次怎么办？** 把重复的那个合并到要保留的客户里，它的联系人和未完成的工作会转过来。合并无法撤销。参见[合并客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/merge-accounts/)。 ## 相关内容 - [报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/) - [客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/overview/) - [联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/overview/) - [客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/) - [负责人与可见范围](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/ownership-and-visibility/) --- # 报价单还是发票 > 报价单和发票有什么区别：什么时候发报价单、什么时候开发票，报价单转发票时带过去什么，以及分阶段开票怎样跟踪。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quotation-vs-invoice/ **报价单** 告诉顾客您打算提供什么、按什么条件提供。**发票** 要求顾客为已商定的内容付款。交易还在洽谈时发报价单；有可收费的内容时开发票。 ## 整体结构 *[示意图: 报价单的状态：带 QD- 编号的草稿在定稿后变为进行中。进行中的报价单可以编辑，之后可标为已接受或已拒绝，两者都会关闭报价单并使其只读。修订进行中或已接受的报价单，会使原版本变为已被替代并只读。进行中或已接受的报价单可以生成草稿发票，一次全额或分阶段；开具其中第一张发票即锁定报价单。]* 报价单和由它生成的发票是彼此关联的独立记录。报价单记录报价和顾客的决定；每张发票记录针对它的一次开票。一张报价单可以有多张发票，发票也可以完全不依赖报价单创建。 报价单先是带 `QD-` 编号的 **草稿**。[定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)后，它取得 `QN-` 报价单编号，变为 **进行中**，可以发给顾客。**进行中** 的报价单仍可修改。顾客作出决定后，您把它标为 **已接受** 或 **已拒绝**，它随即变为只读。两种决定都不会创建或改变发票。 顾客看过之后报价有变，请改为[修订](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/)：新版本编号为 `-R1`、`-R2` 依次类推，旧版本变为 **已被替代**。 ## 如何运作 *[示意图: 分阶段为报价单开票：先生成订金发票，再生成一张或多张进度请款发票，最后生成剩余金额发票；剩余金额发票完成报价单，并默认扣回订金。]* 准备开票时，选择 **进行中** 或 **已接受** 报价单顶部的主按钮 **生成发票**，并选择 **开票内容**：**全额**、**订金**、**进度请款**、**剩余金额** 或 **按行开票**。easySales 会创建一张草稿发票，带有报价单的联系人、销售员、币种、**条款与条件**、自定义字段和明细行，日期为今天，按今天的税率计税。 之后，报价单的 **开票** 卡片会以 **合约金额（不含税）** 为基准跟踪进度：**未开票**、带百分比的 **部分开票**、**已全部开票** 或 **超额开票**。已开具的发票计入进度；草稿单独显示。 从报价单生成的第一张发票一经开具，报价单即被锁定，不能再编辑或删除——即使那张发票后来被取消也一样。您仍然可以接受或拒绝它；如果那张发票开具时报价单仍是 **进行中**，easySales 会询问是否把它标为 **已接受**。 ## 需要注意 - 请在开具之前在草稿发票上调整阶段内容；已开具发票的明细行是锁定的。 - 之后对报价单的修改，不会改变已经从它生成的发票。 - 报价单的 **备注** 和各行的 **成本单价** 不会复制到发票。 - 在 **发票** 列表上，**新建发票** 只提供已接受的报价单，或 **不使用报价单**。在报价单自己的页面上，**进行中** 或 **已接受** 的报价单可以生成发票，**草稿**、**已拒绝** 和 **已被替代** 的则不可以。 - **Reversal**（冲销）和 **Over-invoiced**（多开票）贷项通知单会减少已开票金额；**Goods returned**（退货）和 **Allowance**（折让）贷项单独显示为 **退货与折让**。 ## 术语 - **报价单**——顾客可以接受或拒绝的拟议销售。 - **发票**——就一笔已确认的销售要求付款。 - **合约金额（不含税）**——报价单的不含税总额，开票进度以它为基准。 - **开票状态**——已开具的发票开了报价单的多少。 - **已被替代**——修订后的报价单的旧版本；只读，不能开票。 ## 常见误解 - 发出报价单并不表示顾客欠款。 - **已接受** 不等于 **已付款**。收款记录在发票上。 - 生成发票不会把报价单变成发票，也不会改变报价单的状态。 - 形式发票不是报价单。它是带 `PF-` 编号的草稿发票。 ## 在哪里找到 报价单在[报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/)下，发票在[发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overview/)下。**生成发票** 在 **进行中** 或 **已接受** 报价单的顶部，从它生成的发票在它的 **发票** 标签页上；操作步骤见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 ## 为什么这样设计 **报价不是欠款。** 顾客可以接受、拒绝或不理会一张报价单，所以它从不计入顾客欠您的钱。只有开出的发票才计入，您的应收账款、对账单和税务记录因此只包含真实的收费。 **两份记录互相关联，各自如实。** 报价单保存报过的价和谈定的内容；每张发票保存它开具当天收的费。把两者关联起来，**开票** 卡片就能显示谈定的项目已经开了多少，而不必为了对上而去改动任何一份单据。 **发票按自己的日期计税。** 税是在开票时收的，不是在报价时。所以从旧报价单生成的草稿发票日期是今天，用的也是今天的税率。 **开了票，报价就定下来。** 一旦按某张报价单开过票，它就是之后每张发票的衡量基准。让它保持不变，**开票** 卡片上的百分比才可靠；额外的工作请另开新报价单。 ## 更高效的做法 - **从报价单生成发票，不要从零开始。** **生成发票** 会复制明细行和条款，发票收的正好是谈定的内容。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **顺着提示关闭报价单。** **进行中** 的报价单开具第一张发票时，直接在提示里接受它，不必再回到报价单。参见[接受或拒绝](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/close-a-quotation/)。 - **阶段只规划一次。** [开票计划](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/)设定订金和里程碑，每张发票从计划中对应的一行生成。 - **一眼看出还剩多少没开票。** **报价单** 列表的 **开票状态** 列显示每张报价单的开票进度。参见[报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/)。 - **类似的项目就复制报价单。** **···** 菜单里的 **复制** 会新建一张客户、明细行和条款都相同的草稿。参见[复制报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/)。 ## 示例 ### 分两个阶段开票 Harbour Café 接受了报价单 QN-10000105：100 把椅子，每把 SGD 25.00，**合约金额（不含税）** SGD 2,500.00，GST 9%。Lim & Co 本月交付 40 把，下月交付 60 把。下面是 Mei Tan 分两个阶段开票的方法。 1. 她选择 **生成发票**，选择 **按行开票**，把 **开票数量** 设为 40。草稿为 SGD 1,000.00 加 GST SGD 90.00，共 SGD 1,090.00。她开具这张发票；卡片显示 **部分开票 40%**，报价单现在已锁定。 2. 下个月她再生成一张发票，选择 **剩余金额** 并开具：SGD 1,500.00 加 GST SGD 135.00，共 SGD 1,635.00。卡片显示 **已全部开票**。 两张发票都显示在报价单的 **发票** 标签页上。咖啡馆总共被收取 SGD 1,090.00 + SGD 1,635.00 = SGD 2,725.00，也就是报价单的含 GST 总额。 ### 不用报价单的小活儿 Harbour Café 刷完墙后，请 Lim & Co 把三幅装裱画重新挂上：2 小时，每小时 SGD 120.00。没有什么需要商量的，所以 Mei Tan 直接开发票。 1. 她在 **发票** 列表上选择 **新建发票**，然后选择 **不使用报价单**。 2. 她选择咖啡馆的 **联系人**，添加一行——2 × SGD 120.00 = SGD 240.00，GST 9% SGD 21.60，共 SGD 261.60——然后选择 **保存发票**。 3. 她打开 **PDF** 检查，然后选择 **开具发票**。 这张发票没有关联任何报价单，所以没有 **开票** 卡片会计算它；但它和其他发票一样计入 Harbour Café 的未收余额。 ### 先修订报价，再开发票 Lim & Co 为 Orchid Dental 的前台木作报价，不含税 SGD 8,000.00，编号 QN-10000170。诊所要求把橡木换成层压板，于是 Mei 修订报价单：修订版定稿为 QN-10000170-R1，金额 SGD 7,200.00，QN-10000170 变为 **已被替代**。诊所接受了修订版，Mei 从 QN-10000170-R1 以 **全额** 生成发票：SGD 7,200.00 加 GST SGD 648.00，共 SGD 7,848.00。 ## 常见问题 - **该发报价单还是直接开发票？** 顾客还没同意价格或范围时，发报价单。工作或货物已经谈定、您要收费时，开发票。 - **报价单被接受了，顾客就欠我钱了吗？** 没有。接受只是记录顾客的决定。您开具发票之后，顾客才欠款。参见[接受或拒绝](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/close-a-quotation/)。 - **形式发票和报价单是一回事吗？** 不是。形式发票是带 `PF-` 编号的草稿发票，有些顾客需要它来安排付款。报价单是带 `QN-` 编号的报价，由顾客接受或拒绝。参见[开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)。 - **改了报价单，从它生成的发票会跟着变吗？** 不会。每张发票保留它生成时的明细行。草稿发票请直接修改；已开具的发票请用贷项通知单更正。 - **报价单上的“超额开票”是什么意思？** 它已开具的发票减去 **Reversal** 和 **Over-invoiced** 贷项通知单后，合计超过了 **合约金额（不含税）**。标签会显示百分比，例如 **超额开票 115%**。 - **报价单上的“已被替代”是什么意思？** 它已被一个修订版取代。它仍保留在记录中，只读，不能开票；请从最新版本生成发票。参见[修订报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/)。 ## 相关内容 - [从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/) - [开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) - [报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/) - [报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/) --- # 开具与编号 > 发票编号是怎么来的：草稿与形式发票编号、开具时才取号、发票编号不跳号、编号格式设置，以及取消的发票为什么保留编号。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/ 每张发票都从可以修改的 **草稿** 开始。准备好后，您 **开具** 它：它获得发票编号，成为顾客据以付款的单据。本页说明那一刻会发生什么变化，以及 easySales 如何为您的单据编号。 ## 整体结构 *[示意图: 报价到收款的流程：从客户和联系人出发，可经过商机和报价单，到草稿发票并开具；顾客通过收据付款，贷项通知单更正收费，剩下的款项或贷项之后再抵用或退款。]* 开具是准备账单与收款之间的那一步。开具之前，发票由您随意修改，不产生欠款。开具之后，顾客欠这笔钱，可以针对它记录收款和贷项通知单，它也计入客户的未收余额。 链条中的每种单据都有自己的编号序列。默认情况下： | 单据 | 编号 | 何时获得 | |---|---|---| | 草稿报价单 | `QD-` | 创建时 | | 报价单 | `QN-` | 定稿时 | | 草稿发票 | `PF-`（形式发票） | 创建时 | | 发票 | `INV-` | 开具时 | | 贷项通知单 | `CN-` | 开具时 | | 收据 | `RCT-` | 记录收款时 | | 退款 | `RF-` | 退还款项时 | | 押金没收 | `DF-` | 没收押金时 | 贵公司可以更改报价单、发票、贷项通知单和收据的编号方式，也可以更改采购订单和送货单的编号方式：前缀、编号中的年份或月份、流水号位数和起始号。参见[单据编号](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/document-numbers/)。草稿、退款和押金没收的编号保持上表的形式。 ## 如何运作 *[示意图: 发票的状态变化：草稿可以删除或开具；已开具的发票为未付款，随着收款到账变为部分付款，再变为已付款，或在贷项通知单结清余额时变为已贷记；未付款的发票可以取消，变为已取消。]* - **草稿。** 发票带的是形式发票编号，而不是发票编号。您可以编辑或删除它。它的 PDF 标题为 **PROFORMA INVOICE** 并标有 **DRAFT**（草稿），所以可以发给需要先安排付款的顾客。草稿不能收款，也不能开具贷项通知单。 - **开具。** 您选择发票日期——今天或更早的日期，不能晚于今天——发票获得 `INV-` 编号。形式发票编号作为参考保留在发票上。顾客、币种、日期、税项、汇率和明细行从此锁定。 - **开具之后。** 状态随款项变化：**未付款**，然后 **部分付款**，然后 **已付款**、**已贷记** 或 **已核销**——参见[未收余额](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/)。 - **取消。** 已开具的发票整张都不应成立时，就取消它。easySales 会针对整张发票开具一张贷项通知单，发票变为 **已取消**；它的编号保留在记录中。 ## 需要注意 - 开具无法撤销。确认之前请检查草稿。 - 您可以把发票日期设为早于上一张已开具的发票。easySales 会警告编号将不按日期顺序排列，但仍允许开具。 - 已开具的发票不能删除，只能取消。草稿不能取消，只能删除。 - 发票编号永远不会重复使用，即使发票被取消。删除的草稿只用掉它的形式发票编号。 - 更改单据的编号方式绝不会给已开具的单据重新编号。更改从下一张单据开始生效。 - 如果贵公司规定部分发票要先[审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)，开具这样的发票会改为提交审批。它显示 **待审批**，等审批人批准后才取得编号。 - 报价单的做法相同：它先是带 `QD-` 编号的草稿，在您[定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)时取得 `QN-` 编号。删除的草稿报价单不占用 `QN-` 编号。 ## 术语 - **草稿**——仍在准备中的发票，以形式发票编号标识。 - **形式发票编号**——草稿带有的 `PF-` 编号，作为参考保留在发票上。 - **开具**——给发票分配发票编号并锁定其内容的一步。 - **发票编号**——发票开具时获得并一直保留的 `INV-` 编号。 - **取消发票**——取消已开具的发票，并针对它开具一张全额贷项通知单。 ## 常见误解 - 形式发票不是已开具的发票，它的 `PF-` 编号也不是发票编号。 - 开具不只是改变 PDF 的标题。它锁定了收费的事实。 - 取消发票不会删除发票，也不会释放它的编号。 ## 在哪里找到 **开具发票** 和 **PDF** 在草稿发票的顶部；**取消发票** 在已开具发票的 **···** 菜单中。操作步骤见[开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)和[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。编号格式在 **系统设置** → **公司资料** 的 **单据编号** 部分。 ## 为什么这样设计 **草稿是工作底稿，开具才是承诺。** 您可以花几天准备一张发票，把它当形式发票发出，或送去审批，而顾客在这期间什么都不欠。开具是收费成真的那一刻，所以也只在那一刻锁定内容。 **每种单据各有一套编号。** 发票、贷项通知单和收据，会计师会分开核对，报税时税务机关也会分开查。草稿用自己的 `PF-` 和 `QD-` 编号，草稿贷项通知单则没有编号，所以无论删掉多少草稿，您的发票和贷项通知单编号都不会跳号。 **取消的发票保留编号。** 发票编号里少了一个号，看起来就像藏起了一笔销售。保留已取消的发票，连同冲销它的贷项通知单，每个编号都有着落。 **格式只对以后生效。** 顾客按您给的编号归档您的发票。新格式从下一张单据开始，已经发出去的编号永远不变。 ## 更高效的做法 - **开具前先发形式发票。** 打开草稿的 **PDF**，把标题为 **PROFORMA INVOICE** 的 PDF 发给需要先付款的顾客；订单确认后再开具。参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **年初之前把年份放进编号。** **日期部分** 选 **年**，每年会开始一个新序列，一看编号就知道发票属于哪一年。参见[单据编号](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/document-numbers/)。 - **用不着的草稿放心删除。** 删除的草稿只用掉它的形式发票编号，从不占用发票编号。**删除草稿** 在草稿的 **···** 菜单中。 - **按编号找任何单据。** 按 **/**，在页面顶部的搜索框输入 INV-10000042 这样的编号。参见[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)。 - **在列表里审批。** 审批人在 **发票** 列表的 **待我审批** 里找到等他审批的发票。参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 ## 示例 ### 先发形式发票，再开发票 Harbour Café 在 9 月 25 日要一张形式发票，以便安排付款。下面是编号的变化方式。 1. 创建发票。草稿显示形式发票编号 PF-10000003。 2. 选择 **PDF**，把标题为 **PROFORMA INVOICE** 的 PDF 发给咖啡馆。 3. 9 月 30 日，选择 **开具发票**，保留今天的日期并确认。发票获得编号 INV-10000042，显示 **未付款**。到期日随发票日期移动，保持相同的天数：30 天的付款期现在到 10 月 30 日。 4. 再次选择 **PDF**。PDF 现在是正式发票，并把 PF-10000003 显示为参考，方便咖啡馆与收到的形式发票对应。 另一张草稿 PF-10000004 后来发现不需要，Mei Tan 把它删除了。下一张开具的发票仍是 INV-10000043：删除的草稿从来没有发票编号。 ### 编号序列里的已取消发票 INV-10000043 后来发现开错了顾客，Mei 取消了它。下一张开具的发票是 INV-10000044。编号依次是 42、43、44，没有空号：INV-10000043 以 **已取消** 状态留在列表上，旁边是冲销它的 Reversal 贷项通知单。 ### 每年重新开始的编号 2027 年 1 月 2 日，当年还没有开具任何发票，Daniel Lim 打开 **系统设置** → **公司资料** → **单据编号**。在 **发票** 一栏，他把 **前缀** 改为 `INV-`，**日期部分** 选择 **年**，**流水号位数** 设为 4，**起始号** 设为 1。**下一个编号** 显示 INV-2027-0001；他选择 **保存**。 当天开具的第一张发票是 INV-2027-0001，下一张是 INV-2027-0002。2026 年开具的发票（最后一张是 INV-10000412）保留原来的编号。 ## 常见问题 - **为什么我的发票编号和日期顺序对不上？** 有一张发票的日期早于已经开具的发票。编号按开具的先后取，而不是按发票日期；开具这样的发票之前，easySales 会提醒您。 - **发票编号中间缺了一个号，是有发票被删了吗？** 不是。已开具的发票不能删除。缺的那个号在列表没显示的发票上：**发票** 列表默认只显示 **未付款** 和 **部分付款**，请修改 **状态** 筛选，查看已付款和已取消的发票。设为 **仅自己的记录** 的角色也看不到所有发票。 - **为什么草稿发票的编号是 PF- 开头？** 那是形式发票编号，在开具之前用来标识草稿。发票编号在开具时才取得，形式发票编号作为参考保留在发票上。 - **发票编号可以每年重新开始吗？** 可以。在 **单据编号** 中把 **日期部分** 设为 **年** 或 **年月**。参见[单据编号](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/document-numbers/)。 - **改了编号格式，旧发票会重新编号吗？** 不会。已开具的单据保留原编号；新格式从下一张单据开始。 - **贷项通知单和收据有自己的编号吗？** 有。每种单据各有一套编号：默认贷项通知单是 `CN-`，收据是 `RCT-`，退款是 `RF-`。 ## 相关内容 - [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/) - [更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/) - [报价单还是发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quotation-vs-invoice/) - [单据编号](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/document-numbers/) --- # 未收余额 > 客户还欠多少钱怎么算：收款、贷项通知单和核销如何减少发票的未付余额，发票状态怎样跟着变，以及发票什么时候算逾期。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/ **未收余额** 是顾客在一张已开具发票上仍欠的金额。easySales 在每张发票顶部以 **未付余额** 显示它，据此计算发票的状态，并用它判断发票是否逾期。要针对它记录收款，请参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 ## 整体结构 *[示意图: 报价到收款的各记录如何关联：客户下有联系人和商机；商机包含报价单；报价单通过一张或多张发票开票；收据支付发票；贷项通知单冲减一张发票；退款退还未分配的款项或剩余贷项。]* 有三种东西会减少发票的欠款： - **收款**——来自收据的钱，计入 **已收**。 - **贷项**——来自针对该发票开具的贷项通知单，或抵用到它的另一张贷项通知单的贷项。没有资金流动，所以 **已收** 不变。 - **核销**——收款时核销的小额余额，或者核销的坏账。 因此 **未付余额** 等于 **合计** 减去收款、贷项和核销。发票顶部显示 **合计**、**已收**、**未付余额** 和 **到期日**。明细下方的合计区在有相应金额时，会多出 **已抵用（贷项通知单）** 和 **已核销** 两行；**收款与抵用** 部分逐笔列出减少余额的收款和贷项通知单。 ## 如何运作 *[示意图: 记录收款对话框的顺序：输入收款，如果这笔钱也支付其他发票就勾选它们，如有可用贷项通知单就勾选，然后保存。收到现金会生成编号以 RCT- 开头的收据；只用贷项则不生成；超出所勾选发票的钱作为未分配金额留在客户账上。]* 每当记录或收回一笔收款、贷项或核销时，easySales 都会重新计算余额和状态。状态不需要您自己设置： - **未付款**——还没有任何结清。 - **部分付款**——一部分已通过收款、贷项或核销结清，仍有余额。 - **已付款**——没有余额，且有收款参与，或者没有贷项参与。 - **已贷记**——没有余额，有贷项参与，且没有任何收款。 - **已核销**——没有余额，其中一部分是仍处于核销状态的坏账。顾客仍然欠这部分钱，对账单照样显示它。 到期日已过而仍有余额时，发票就是逾期的。**未付余额** 变为红色，发票上显示逾期多少天，**发票** 列表在它的到期日旁边加上红色的逾期天数标签。今天到期的发票还不算逾期。 ## 需要注意 - 发票收取的金额不能超过它的欠款。超出的钱作为[未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)留在客户账上。 - 已付款的发票仍可以开具贷项通知单。这时贷项留在贷项通知单上，可以抵用到别处或[退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/)。 - 坏账核销后如果仍有余额，发票保持 **部分付款**。 - 客户的 **应收余额** 不包括您核销的坏账；顾客的[对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)仍显示它。 - 没有到期日的旧发票永远不会逾期。新发票一定有到期日。 - 收款结清发票时，发票显示“已全额结清——无欠款。”；有贷项参与时，会说明贷记了多少。 ## 术语 - **合计**——发票的全部金额，含税，在发票开具时固定。 - **已收**——针对该发票记录的收款。 - **未付余额**——一张发票扣除收款、贷项和核销后剩下的金额。 - **应收余额**——发票列表中的同一个数字，以及客户页面上所有发票的合计。 - **到期日**——预期付款的截止日期。 - **逾期**——已过到期日，仍有未收余额。 ## 常见误解 - 部分付款的发票没有结清。剩下的部分仍然到期应付。 - 贷项通知单不是收款，退款也不是负数的收款：它们各自是独立的记录。 - 一张发票上的多笔收款不会产生多张发票。它们减少的是同一笔余额。 - 草稿发票不构成欠款。只有已开具的发票才有未付余额。 ## 在哪里找到 **合计**、**已收** 和 **未付余额** 在每张发票的顶部，收款和贷项通知单在 **收款与抵用** 下。查看某一位顾客时，客户页面名称下方显示 **应收余额** 和 **逾期**。要查看多张发票的合计，请参见[追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 ## 为什么这样设计 **余额是算出来的，不是填进去的。** **未付余额** 背后的每一个数字都对应一条记录：收据、贷项通知单或核销。您随时可以向顾客说明余额是怎么来的；删除一笔收款或撤销一笔抵用，余额也会自动恢复。 **贷项不是现金。** 贷项通知单在没有资金往来的情况下减少顾客的欠款，所以 **已收** 只计算真正收到的钱。这样 **已收** 能和银行流水对上，而 **已贷记** 一眼就告诉您：这张发票结清了，但没有收到钱。 **坏账离开的是您的应收账款，不是顾客的欠账。** 核销后它不再计入 **应收余额** 和账龄，您的数字只反映预计能收回的钱。顾客仍然欠这笔钱，所以对账单保留它，之后收到的钱可以登记为收回。 **多付的钱留在顾客名下，不留在发票上。** 发票余额永远不会低于零。超出余额的钱作为未分配金额留在客户账上，您看得到它，可以分配到下一张发票，也可以退还。 ## 更高效的做法 - **看客户，而不是逐张看发票。** 客户页面的 **应收余额** 和 **逾期** 以本位币汇总它的发票，**发票** 标签页一打开就是 **按到期日账龄**。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 - **发对账单，而不是发票清单。** 客户页面上的 **对账单** 可以为任意期间生成带滚动余额的 PDF。参见[客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)。 - **贷项和现金一步用完。** 在 **记录收款** 对话框的 **可用贷项** 下勾选贷项通知单；贷项先用，**收款金额** 自动减为剩下的部分。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **记录收款时顺手处理几分钱的差额。** 在贵公司限额以内的少付，可以在 **剩余小额差额** 下核销，发票立即显示 **已付款**。参见[记录收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/)。 - **让挂账的钱派上用场。** 收据上的 **分配到发票** 可以把未分配金额用到顾客的下一张发票上。参见[使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)。 ## 示例 所有示例都含 9% GST。 ### 贷记一张未付款的发票 开给 Harbour Café 的发票 INV-10000090 为 SGD 500.00 加 GST SGD 45.00，共 SGD 545.00，尚未付款。价格开错了，所以 Mei Tan 以原因 **Over-invoiced**（多开票）开具一张全额 SGD 545.00 的贷项通知单。下面是您会看到的结果。 1. 贷项通知单开具时，把 SGD 545.00 抵用到 INV-10000090。**未付余额** 变为 SGD 0.00，状态为 **已贷记**，因为完全由贷项结清。 2. 如果之后有人对这笔贷项选择 **撤销抵用**，INV-10000090 会重新欠 SGD 545.00，贷项通知单显示剩余 SGD 545.00。这笔贷项不能退款，因为这张发票从未收到过任何钱；请改为把它重新抵用到该发票。 ### 用贷项加现金付款 Harbour Café 在贷项通知单 CN-10000007 上还剩 SGD 218.00 贷项，另有一张新发票 INV-10000095，金额 SGD 300.00 加 GST SGD 27.00，共 SGD 327.00。它通过转账支付差额。 1. Mei 打开 INV-10000095，选择 **记录收款**，在 **可用贷项** 下勾选 CN-10000007。贷项先被使用，**收款金额** 变为 SGD 109.00。 2. 她填上日期和银行参考号，然后选择 **记录收款**。 INV-10000095 显示 **已付款**：由 SGD 218.00 贷项和 SGD 109.00 现金结清，且有收款参与。如果贷项足以支付整张发票，它会显示 **已贷记**，也不会记录收据。 ### 先付一部分，最后差几分钱 开给 Harbour Café 的发票 INV-10000102 为 SGD 1,200.00 加 GST SGD 108.00，共 SGD 1,308.00。 1. 11 月 3 日，咖啡馆付了 SGD 800.00。发票显示 **部分付款**，**未付余额** 为 SGD 508.00（1,308.00 − 800.00）。 2. 11 月 20 日，它付了 SGD 507.95。Daniel Lim 记录这笔收款，在 **剩余小额差额** 下勾选剩下的 SGD 0.05，并选择 **尾差**。 发票显示 **已付款**。合计区显示 **已收** SGD 1,307.95（800.00 + 507.95）、**已核销** SGD 0.05、**未付余额** SGD 0.00。 ### 坏账核销后收回一部分 开给一位前客户的发票 INV-10000088 为 SGD 2,000.00 加 GST SGD 180.00，共 SGD 2,180.00。对方付了 SGD 1,000.00 后就不再回应。几个月后，Daniel 把剩下的 SGD 1,180.00 核销为坏账。发票显示 **已核销**，客户的 **应收余额** 不再包括这 SGD 1,180.00，但对方的对账单仍显示它。 收到 SGD 500.00 时，Daniel 在这笔核销上选择 **登记收回**。系统记录一张收据，仍有 SGD 680.00（1,180.00 − 500.00）处于核销状态，所以发票仍显示 **已核销**：2,180.00 − 已收 1,500.00 − 已核销 680.00 = 0.00。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 常见问题 - **发票的未付余额是怎么算的？** 用 **合计** 减去已收款、已抵用的贷项和已核销的金额。一张 SGD 1,308.00 的发票，已收 SGD 1,307.95、核销 SGD 0.05，未付余额就是 SGD 0.00。 - **为什么余额减少了，已收却没变？** 有一张贷项通知单抵用到了这张发票。贷项不经过现金减少余额，所以显示为 **已抵用（贷项通知单）**，不计入 **已收**。参见[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 - **今天到期的发票算逾期吗？** 不算。到期日旁显示 *今天到期*；如果仍有余额，从第二天起才算逾期。 - **发票的余额会变成负数吗？** 不会。超出余额的钱作为未分配金额留在客户账上，超出余额的贷项留在贷项通知单上。参见[使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)。 - **为什么核销坏账后发票还是部分付款？** 只核销了一部分余额，仍有欠款。没有余额时，发票才显示 **已核销**。 - **为什么客户的应收余额比对账单的期末余额少？** 已核销、仍在追收的坏账不计入 **应收余额**，但仍留在顾客的对账单上，对账单会说明相差多少。参见[客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)。 - **已取消的发票还有未付余额吗？** 没有。取消发票会为整张发票开具一张贷项通知单，所以 **未付余额** 为零，发票显示 **已取消**。它也不再计入列表的 **应收余额合计**。参见[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。 ## 相关内容 - [收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/overview/) - [贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/) - [追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/) - [报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/) --- # 更正错误 > 发票开错了、收款记错了怎么办：在 easySales 里编辑草稿、取消发票、开贷项通知单、移除收款、作废收据或退款。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/ 如何更正错误，取决于错在哪里——是收费还是款项——以及发票是否已经开具。本页帮助您选择正确的更正方式。 ## 整体结构 *[示意图: 报价到收款的各记录如何关联：客户下有联系人和商机；商机包含报价单；报价单通过一张或多张发票开票；收据支付发票；贷项通知单冲减一张发票；退款退还未分配的款项或剩余贷项。]* 已开具的发票、收据和贷项通知单都是有编号的记录，顾客可能已经拿到了。easySales 从不改写它们。每一种都通过另一个保留自己记录的步骤来更正： | 出错的内容 | 更正方式 | |---|---| | 草稿发票 | 编辑或删除它 | | 不应成立的已开具发票 | **取消发票**；系统会替您开具一张全额贷项通知单 | | 已开具收费中的一部分 | 就这部分开具贷项通知单 | | 收款记到了错误的发票，或拆分有误 | **移除** 它；钱回到它的收据 | | 根本没有到账的钱 | **作废收据** | | 必须退还给顾客的钱 | 记录退款 | | 记错的退款 | **作废退款** | | 误录的坏账核销 | **撤销** 这笔核销 | ## 如何运作 *[示意图: 该用哪种更正方式：如果发票仍是草稿，编辑或删除它；如果已开具的发票整张都不应成立，取消它，系统会替您开具全额贷项通知单；如果收费有一部分错了，就这部分开具贷项通知单；如果必须把钱退给顾客，从剩余贷项或未分配金额中记录退款。]* - **编辑或删除草稿。** 草稿只有形式发票编号，所以这样做不会留下痕迹。 - **取消已开具的发票**，当它整张都不应成立时。easySales 针对整张发票开具一张原因为 **Reversal**（冲销）的贷项通知单，日期为您取消的当天，发票变为 **已取消**。发票上还有收款、贷项、另一张已开具的贷项通知单或坏账核销时，**取消发票** 呈灰色；把鼠标指向它，会说明是哪一项。 - **开具贷项通知单**，当收费有一部分错了——退货、议定降价、某个项目重复收费——或者因为已经收到钱而不能取消发票时。 - **更正款项** 要在收据上进行，而不是在发票上：移除放错位置的收款，为根本没有到账的钱作废收据，或者为必须退回的钱办理退款。 ## 需要注意 - 取消发票、作废收据和作废贷项通知单都无法撤销。 - 取消发票时开具的贷项通知单锁定在该发票上：不能作废、不能撤销抵用，也不能退款。 - 贷项通知单最多可以是发票总额减去已针对它开具的贷项通知单——即使发票已付款也一样。 - 贷项的退款永远不能超过其背后发票实际收到的金额。 - 作废的退款会把金额退回原来的来源。确实退回来的钱应记录为一张新的收据。 - 顾客永远不会付款，这不是要更正的错误：请[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。顾客仍然欠这笔钱，之后收回的钱也可以记录。 ## 术语 - **删除**——移除从未开具过的草稿。 - **取消发票**——取消已开具的发票，并连同编号保留在记录中。 - **作废**——作废记错的收据或退款，并连同编号保留在记录中。 - **贷项通知单**——减少一张已开具发票（全部或部分）的有编号单据。 - **退款**——退还给顾客的钱，来自贷项通知单或收据的剩余余额。 ## 常见误解 - 取消发票不是删除，草稿也不能取消——请删除它。 - 取消发票后，您不需要自己开具贷项通知单。easySales 会开具。 - 贷项通知单本身不会把钱退回去。请为此记录一笔退款。 - 移除收款并不等于告诉 easySales 这笔钱没到账；钱仍留在它的收据上。 ## 在哪里找到 **取消发票** 在已开具发票的 **···** 菜单中。发票的收款和贷项通知单在它的 **收款与抵用** 部分，**开具贷项通知单** 和每笔收款的 **移除** 也在那里。收据和退款从客户的 **收据** 标签页打开。参见[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)、[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)、[移除收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/remove-a-payment/)和[给顾客退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/)。 ## 为什么这样设计 **顾客手上也有一份。** 已开具的发票、贷项通知单和收据，可能已经记进顾客的账，也进了您的税表。就地修改会让双方的账对不上。更正改为新增一条带日期的记录，双方都能看到改了什么、何时改的。 **收费和款项分开更正。** 价格错了，是收费出了问题；收款记到错误的发票，是钱的去向出了问题。两种更正分开处理，改其中一个永远不会动到另一个：移除收款不改变发票的收费，贷项通知单也不改变收据。 **钱已经过手，就不能取消发票。** 取消的发票表示从来没有欠过钱。如果上面还挂着钱，您的收据就无法解释银行里的钱。所以要先处理：记错的收款就移除；确实收到的钱，就开贷项通知单并退款。 **编号永不释放。** 已取消的发票保留编号，已作废的收据或退款保留编号和原因，所以一个编号绝不会再给第二张单据。 ## 更高效的做法 - **草稿就删除，不要取消。** 草稿还没有发票编号；它 **···** 菜单里的 **删除草稿** 会直接移除它，不产生贷项通知单。参见[开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)。 - **两步移走放错的收款。** 先从错误的发票上 **移除** 它，再从它的收据把钱分配到正确的发票。参见[使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)。 - **用复制重开已取消的发票。** **···** 菜单里的 **复制** 会新建一张明细相同、日期为今天的草稿；如果顾客开错了，就改 **联系人**。参见[复制发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/copy-an-invoice/)。 - **能抵用就不要退款。** 顾客在其他发票上还有欠款时，把贷项通知单的 **剩余可用** 贷项抵用到这些发票上，不必有钱进出。参见[开具贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)。 - **在对账单上核对结果。** 客户上的 **对账单** 把发票、更正和滚动余额放在一起显示。参见[客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)。 ## 示例 ### 开错顾客的发票 8 月 20 日，Lim & Co 向 Harbour Café 开具了 INV-10000011，金额 SGD 1,000.00 加 GST SGD 90.00，共 SGD 1,090.00。9 月 22 日，Mei Tan 发现这张发票本应开给另一位顾客，而且尚未收到任何款项。 1. 她打开 INV-10000011，选择 **···** 菜单中的 **取消发票**。 2. 她阅读确认框，然后选择 **取消发票**。 easySales 开具一张 SGD 1,090.00 的贷项通知单，日期为 9 月 22 日，原因为 **Reversal**（冲销），并把全部金额抵用到 INV-10000011。发票显示 **已取消**，保留其编号和明细行。在咖啡馆的对账单上，INV-10000011 仍在 8 月，贷项通知单出现在 9 月 22 日。 如果咖啡馆已通过一张只支付这张发票的收据付了 SGD 500.00，**取消发票** 就会呈灰色。如果钱根本没到，Mei 会作废那张收据，然后取消发票。如果钱确实到了，她会开具一张 SGD 1,090.00 的 **Reversal** 贷项通知单：其中 SGD 590.00 结清余额，另外 SGD 500.00 退还给顾客。 ### 被退回的支票 Harbour Café 一张 SGD 545.00 的支票（收据 RCT-10000030）被银行退回。Mei 打开收据，选择 **···** 菜单中的 **作废收据**，在 **原因** 中输入 "Cheque returned unpaid"，然后选择 **作废收据**。它支付过的发票重新欠 SGD 545.00，收据保留编号，标记为 **已作废**。 ### 已付款发票上的单价错误 INV-10000362 向 Harbour Café 收取 5 盏吊灯，每盏按 SGD 180.00 计，而谈定的价格是 SGD 160.00：5 × 180.00 = SGD 900.00，加 GST SGD 81.00，共 SGD 981.00。咖啡馆已经付清。 1. Mei 打开 INV-10000362，在它的 **收款与抵用** 部分选择 **开具贷项通知单**。 2. 她选择 **原因** **Over-invoiced**（多开票），添加一行：5 × SGD 20.00 = SGD 100.00，加 GST SGD 9.00，共 SGD 109.00。 3. 她选择 **保存草稿**，然后选择 **开具**。 发票已经不欠钱，所以这 SGD 109.00 全部是贷项通知单上的 **剩余可用**，发票仍显示 **已付款**。咖啡馆的收费现在是 981.00 − 109.00 = SGD 872.00，正好是 5 × 160.00 = SGD 800.00 加 GST SGD 72.00。Mei 把这 SGD 109.00 抵用到咖啡馆的下一张发票，或者退款。 ## 常见问题 - **发票开错了怎么改？** 还是草稿就直接编辑。已经开具的，就为错误的部分开贷项通知单；整张都不应成立时，就取消发票。参见[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 - **取消和作废有什么区别？** **取消发票** 和 **作废贷项通知单** 更正的是收费；**作废收据** 和 **作废退款** 表示这笔钱从来没有进出。两者都保留记录和编号。 - **发票开给了错误的顾客，怎么办？** 如果还没有收款，就取消这张发票，然后复制它并改 **联系人**。参见[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **某一行多收了顾客的钱，怎么办？** 就差额开一张原因为 **Over-invoiced**（多开票）的贷项通知单。发票的其余部分照常有效。参见[创建贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - **顾客的支票被退票了，怎么办？** 作废那张收据，原因写 "Cheque returned unpaid" 之类。它支付过的发票会重新欠这笔钱。参见[收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/)。 - **更正可以撤销吗？** 取消发票、作废贷项通知单、作废收据或退款都是最终的。移除的收款可以从它的收据重新分配，坏账核销可以撤销。 ## 相关内容 - [开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) - [未收余额](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) - [贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/) - [给顾客退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/) - [审计记录](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/audit-trail/) --- # GST 与税务发票 > 新加坡 GST 怎么收、税务发票怎么开：easySales 在报价单、发票和贷项通知单上如何计 GST，可选哪些税码，发票何时印为 TAX INVOICE。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/ 新加坡的商品及服务税（**GST**）由已注册 GST 的企业就其应税供应收取。本页说明 easySales 如何在您的单据上应用 GST。它是产品概述，不是税务建议。 ## 整体结构 *[示意图: 报价到收款的各记录如何关联：客户下有联系人和商机；商机包含报价单；报价单通过一张或多张发票开票；收据支付发票；贷项通知单冲减一张发票；退款退还未分配的款项或剩余贷项。]* GST 存在于描述一笔销售的单据上： - **报价单** 和 **发票** 在明细行上收取 GST。 - **贷项通知单** 在减少发票价格的同时减少它的 GST。 - **收据** 本身不含 GST。例外是预付款：收款时即产生纳税义务的情况下，easySales 会为它开具一张订金税务发票。 您可以收取什么税，取决于 **系统设置** → **税务**：您的国家／地区和 GST 注册，按每份单据自身的日期判断。 ## 如何运作 对于在新加坡已注册 GST 的公司，日期为今天的单据上的税项选项是 **无**、**GST 0%** 和 **GST 9%**。在单据日期未注册的公司不收税，其表单不显示 **税项** 字段。补开的单据提供其自身日期当时有效的税率：日期在 2023 年的为 **GST 8%**，在 2022 年的为 **GST 7%**。管理员在 **系统设置** → **税务** 下开启 **高级税码** 后，会出现更多税码，例如豁免和不在征税范围。开启后，管理员还可以用 **新增自定义税率** 添加贵公司自己的税率；参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 **无** 表示税项尚未确定。草稿可以保留它，但在新加坡已注册 GST 的公司必须在开具前确定：开具对话框会询问这些行是零税率、豁免还是不在征税范围，因为三者在 GST 申报表中填入不同的栏目。带有这类行的贷项通知单，在您更改它们的税项之前会被拒绝。 一份单据有一个税率；勾选 **逐行税率** 后，某一行也可以有自己的税率。easySales 按税率合计明细行，并对每个合计只计算一次税额。小计和税额各自四舍五入到分，合计是两者之和；PDF 上的税率打印为例如 "GST @ 9%"。完整规则和算例见[税额计算与四舍五入](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/tax-calculation-and-rounding/)。 开具发票时，它的税额连同其他数字一起固定。发票标题来自 **系统设置** → **文档设置** 中发票设计的 **发票标题**。选 **自动（按税务注册）** 时，已开具的发票在贵公司于发票日期已注册、且发票含标准税率或零税率行时印 TAX INVOICE，其余情况印 INVOICE。选 **自定义文字** 时，easySales 会检查您输入的标题： - 如果贵公司在发票日期未注册，标题写着 "tax invoice" 的发票会被拒绝。 - 如果已注册且发票收取 GST，标题中没有 "Tax Invoice" 时会收到警告。 - 如果已注册而每一行都是豁免或不在征税范围，标题写着 "Tax Invoice" 时会收到警告。 这些检查在 **系统设置** → **税务** 下确认了贵公司的国家／地区后才会生效。 企业顾客保存在其客户上的 **税务注册号**，会打印在发票的 Bill To 区域——贵公司在新加坡已注册 GST 时显示为 "GST Reg No. …"，否则显示为 "Tax Reg No. …"。发票开具时会把它复制到发票上。采用客户记账方式的发票，没有它就无法开具。 收取 GST 的外币发票会打印 **For Singapore GST Purpose Only**（仅供新加坡 GST 用途）区块，按发票的汇率列出折算成 SGD 的金额。汇率非常小的币种（例如 VND 和 IDR）也是如此。外币贷项通知单按其所贷记发票的汇率打印同样的区块。如果贵公司的本位币不是 SGD，开具这样的发票需要该币种兑 SGD 的汇率；没有这个汇率时，开具会被拒绝，请在草稿的 **SGD rate for tax** 行输入汇率后再次开具。参见[汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/)。 ## 需要注意 - 收款时核销的小额余额不会改变已收取的 GST。提前付款折扣是一张贷项通知单，所以它也会减少 GST。 - 已开具发票的税额不能更改。请用贷项通知单更正。 - 仅靠标题并不能让单据成为有效的税务发票。请保持公司资料、顾客资料和税务处理准确无误。 ## 术语 - **GST**——新加坡的商品及服务税。 - **已注册 GST 的企业**——已向 IRAS 注册、需要申报 GST 的企业。 - **税务发票**——载有 GST 所需信息的发票。 - **订金税务发票**——收款时即产生纳税义务的情况下，easySales 为预付款开具的税务发票。 ## 常见误解 - 并不是每家企业都可以收取 GST。由单据日期当天的注册状态决定。 - GST 0% 与 **无** 不同。只有已注册的企业才能对供应适用零税率。 - 标题无法弥补缺失或错误的税务发票信息。 请查阅 IRAS 最新的 [GST 注册企业的责任](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/responsibilities-of-a-gst-registered-business)和[开票要求](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/invoicing-customers)，或根据您的具体情况咨询合格的顾问。 ## 在哪里找到 您的注册状态在 **系统设置** → **税务** 下；参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。单据上的税项是它的 **税项** 字段和每一行的税率；参见[明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/)。发票标题在发票设计上；参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。顾客的号码在[客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)上。 ## 为什么这样设计 **按日期看注册状态。** 只有在供应当天已注册 GST 的企业才能收取 GST，税率也取当天有效的税率。按每份单据自身的日期读取这两项，补开的发票就会收当时正确的税，未注册期间的单据也不会出现顾客可能误抵的 GST。 **“无”必须变成明确的答案。** 零税率、豁免和不在征税范围的销售，在 GST 申报表中分别填入不同栏目。留着 **无** 的行，等于把这个判断留给申报的人；在开具时询问，则由最了解这笔销售的人来决定。 **顾客可能会抵扣您印出的 GST。** 已注册 GST 的顾客会把您税务发票上的税额作为进项税抵扣。所以标题、您的注册号、顾客的注册号和外币发票的 SGD 金额，都在开具时检查或固定；之后的更改要通过双方都看得到的贷项通知单。 **按税率计一次税，合计才便于核对。** IRAS 允许把 GST 总额四舍五入到分，两种计算方法都接受，只要始终如一。easySales 一律对每个税率的合计计税，同样的明细行在屏幕上、PDF 上和每次重印时都得出同样的 GST。 ## 更高效的做法 - **让标题跟着注册状态走。** 把发票设计的 **发票标题** 设为 **自动（按税务注册）**，每张发票自动印 TAX INVOICE 或 INVOICE，不必再看警告。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **在建草稿时就选好税项。** 税项设在单据上，在草稿里定好，开具对话框就无需再问。参见[创建发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/create-an-invoice/)。 - **把顾客的税号存在客户上。** **税务注册号** 在客户上存一次，开给该客户的每张发票都会印出。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 - **在收款对话框里处理提前付款折扣。** 在 **记录收款** 中选择 **提前付款折扣**，系统会开具贷项通知单并同时减少 GST。参见[记录收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/)。 - **一份单据用多个税率。** 勾选 **逐行税率**，给零税率的行设置它自己的税项，不必把一笔销售拆成两张发票。参见[明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/)。 ## 示例 Lim & Co 已注册 GST，它的 **税务** 设置也是这样填写的。 ### 两种税率的发票 Mei Tan 向 Harbour Café 开票：一项 SGD 3,000.00 的装修按 **GST 9%**，另有 SGD 500.00 的工作按 **GST 0%**——Lim & Co 的会计师告知这部分应适用零税率。 | 税率 | 明细行 | GST | |---|---|---| | GST 9% | SGD 3,000.00 | SGD 270.00 | | GST 0% | SGD 500.00 | SGD 0.00 | | 合计 | SGD 3,500.00 | SGD 270.00 | 发票合计为 SGD 3,770.00。发票设计的标题设为 **自动（按税务注册）**，所以发票印为 TAX INVOICE，开具时不会有警告。 ### 提前付款折扣 另一张发票金额 SGD 1,090.00（SGD 1,000.00 加 GST SGD 90.00），咖啡馆享受 2% 折扣，付了 SGD 1,068.20。Mei 把剩下的 SGD 21.80 记录为 **提前付款折扣**。贷项通知单为 SGD 20.00 加 GST SGD 1.80，所以这笔销售的 GST 从 SGD 90.00 降为 SGD 88.20。 ### 预付款 咖啡馆为尚未开票的工作预先支付了 SGD 5,450.00。Mei 把它记录为 **预付款**，easySales 开具一张日期为到账当天的订金税务发票：SGD 5,000.00 加 GST SGD 450.00，因为 5,450.00 × 9 ÷ 109 = 450.00。 ### 补开的发票 Daniel Lim 发现一项 2023 年 12 月 15 日完成的设计工作一直没有开票。他把草稿日期设为 2023-12-15，可选的税项是当天有效的 **GST 8%**。SGD 2,500.00 的 GST 为 2,500.00 × 8% = SGD 200.00，发票合计 SGD 2,700.00。 ## 常见问题 - **easySales 按多少税率收 GST？** 按单据日期当天有效的税率：2024 年 1 月 1 日起为 **GST 9%**，2023 年为 **GST 8%**，往前到 2007 年 7 月为 **GST 7%**。 - **GST 0% 和“无”有什么区别？** **GST 0%** 是零税率供应，在 GST 申报表中有自己的栏目。**无** 表示税项尚未确定；已注册 GST 的公司开具前必须改掉它。参见[开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - **怎样让发票印出 “Tax Invoice”？** 把发票设计的 **发票标题** 设为 **自动（按税务注册）**，或在 **自定义文字** 中输入这几个字。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **没有注册 GST 可以开不含 GST 的发票吗？** 可以。发票日期没有注册时，单据不收税，**税项** 字段不显示，标题写着 "tax invoice" 的发票会被拒绝。 - **豁免或不在征税范围的销售怎么开？** 在 **系统设置** → **税务** 下开启 **高级税码**，税项选项中就会出现豁免和不在征税范围的税码。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - **外币发票需要列出 SGD 金额吗？** 收取 GST 时需要。easySales 会打印 **For Singapore GST Purpose Only** 区块，列出折算成 SGD 的金额。参见[汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/)。 - **已开具发票的 GST 开错了怎么改？** 开一张贷项通知单；它会连同价格一起减少 GST。参见[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 - **easySales 能通过 InvoiceNow 发送发票吗？** 不能。它以 PDF 开具 GST 税务发票；参见 [InvoiceNow](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/invoicenow/)。 ## 相关内容 - [税额计算与四舍五入](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/tax-calculation-and-rounding/) - [公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/) - [新加坡 GST 发票](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-singapore/) - [记录收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/) - [押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/) --- # 税额计算与四舍五入 > GST 是逐行算还是按合计算？easySales 怎样计算明细金额、各税率税额和发票合计并四舍五入到分，以及税额为何会与逐行相加差一分钱。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/tax-calculation-and-rounding/ 报价单、发票和贷项通知单上的每个合计都来自它的明细行，在屏幕上、PDF 上和每次重印时都按同一方法计算。本页逐步说明计算过程、在哪里四舍五入，以及为什么 GST 可能与您逐行计算的结果相差一分钱。 ## 整体结构 数字分四层累加： - **明细行**——每行金额是 **数量** 乘以 **单价**。 - **税率**——同一税率的各行先相加，再对这个合计计一次税。 - **单据**——**小计** 是各行之和，税额是各税率税额之和，**合计** 是两者相加。 - **应付金额**——发票开具时，它打印的 **合计** 成为顾客应付的金额。收款、贷项通知单、**未付余额** 和客户对账单都以它为准。 除非您所在国家／地区规定了自己的舍入规则（见“需要注意”），四舍五入到货币最小单位只发生在显示或打印数字的时候，绝不在计算中途进行。 ## 如何运作 1. **明细行金额。** **数量** 最多两位小数，**单价** 最多四位。easySales 把每行金额保留到小数点后四位，显示时四舍五入到分。 2. **按税率计税。** 没有自己税率的行采用单据的税率；**GST 0%** 的行自成一个税率。对每个税率，easySales 把各行金额相加，再乘以税率，只算一次。任何一行都没有自己的税额。 3. **合计。** 单据的税额是各税率税额之和。**小计** 和税额各自四舍五入到分（逢五进位，0.005 变为 0.01），**合计** 是这两个四舍五入后数字的和。因此 **小计** 加税额永远恰好等于 **合计**。 4. **其他货币。** “分”指货币的最小单位：SGD、MYR、USD 为两位小数，JPY、KRW、VND 没有小数，KWD、BHD、OMR 为三位小数。 5. **多个税率。** PDF 在总税额一行之上按每个税率各印一行。如果各行分别四舍五入后相加不等于总税额，舍入差最大的几行会各调整一分钱，直到相等。每行与它自身的四舍五入最多相差一分钱，0% 的行从不调整。单据页面只显示一行税额。 6. **开具时。** 应付金额固定为打印的 **合计**。贷项通知单按它自己打印的合计冲减发票，所以照发票明细原样开出的贷项通知单正好冲清整张发票。 ## 需要注意 - 行折扣或整单折扣都在计税前扣除，所以税额按折扣后的金额计算。在有多个税率的单据上，整单折扣按比例分摊到各税率，精确到分——参见[给予折扣](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/discounts/)。 - 收款时记录的 **提前付款折扣** 会成为一张按发票各税率拆分的贷项通知单。有些金额在净额和税额各自四舍五入后无法恰好得到；这时对话框会说明，并建议比它高的最接近可行金额。 - 收款时核销的小额余额（例如原因选 **尾差**）不会改变 GST。 - 在国家／地区规定了自己的舍入规则的情况下（例如日本），**系统设置** → **税务** 会显示 **税额尾数处理**。这时每个税率的金额先四舍五入到货币单位，税额再按您选择的方法对每个税率处理一次：**舍去**、**进位** 或 **四舍五入**。 ## 术语 - **明细行金额**——**数量** × **单价**，不含税。 - **计税金额**——同一税率各行金额之和。 - **应付金额**——已开具发票据以结清的金额：它打印的 **合计**。 - **Rounding 行**（舍入行）——打印出来的一行，显示发票打印合计与应付金额之间的差额。 ## 常见误解 - GST 不是各行 GST 之和，而是按每个税率计算一次。 - 打印的各行金额相加不一定恰好等于 **小计**。每行显示时各自四舍五入，而 **小计** 是对精确合计四舍五入。 - 一分钱的差额不是需要用贷项通知单更正的错误，而是每次都同样执行的舍入方法。 ## 在哪里找到 每份报价单、发票和贷项通知单明细行的下方都有合计：**小计**、税额行和 **合计**。预览 PDF 可以看到各税率的税额行；参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。税率和 **税额尾数处理** 设置在 **系统设置** → **税务** 下；参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 ## 为什么这样设计 **按税率计一次税，是 IRAS 接受、电子发票也采用的方法。** IRAS 允许把 GST 总额四舍五入到分，逐行计算或按合计计算都接受，只要始终用同一种方法。easySales 一律对每个税率的合计计税，这也正是电子发票按税率申报的数字。 **只在最后四舍五入，分币不会越积越多。** 每行、每个税率、再到合计都各自四舍五入，长发票上可能差出好几分钱。在显示之前一直保留四位小数，打印的税额就是从精确金额算出的，而不是从已舍入到分的数字算出的。 **页面上的数字永远对得上。** 顾客会把发票加一遍来核对：**小计** 加税额必须等于 **合计**，各税率行必须等于总税额。先把每个打印数字四舍五入、再把它们相加，两项都能保证，没有人需要解释纸面上的一分钱。 **顾客付的就是他看到的。** 开具时把应付金额固定为打印的 **合计**，顾客按这个金额付款就能结清发票，不会剩下欠款，也不会因多付而被拒绝。 ## 更高效的做法 - **编辑时直接看合计一行。** 草稿上的 **合计** 就是 PDF 打印、顾客将要支付的金额，无需再算一遍。参见[创建发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/create-an-invoice/)。 - **使用折扣字段。** 行折扣或整单折扣既显示了优惠，也一并降低了 GST。参见[给予折扣](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/discounts/)。 - **在收款对话框里清掉零头。** 在 **记录收款** 的 **剩余小额差额** 下，选择 **尾差** 核销一分钱；这需要 **核销小额收款差额** 权限。参见[记录收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/)。 - **一份单据用多个税率。** 勾选 **逐行税率**，给零税率的行设置它自己的税项，不必把一笔销售拆成两张发票。参见[明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/)。 - **在 PDF 上核对各税率行。** **PDF** 显示的正是顾客将看到的内容，包括每个税率一行。参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 ## 示例 Lim & Co 在新加坡已注册 GST，税率为 **GST 9%**。 **一个税率、三行明细。** Mei Tan 向 Harbour Café 开出软装发票： | 项目 | 金额 | 若逐行计算 GST | |---|---|---| | Cushion covers | SGD 45.50 | 45.50 × 9% = 4.095，舍入为 4.10 | | Table runners | SGD 32.50 | 32.50 × 9% = 2.925，舍入为 2.93 | | Napkin sets | SGD 18.50 | 18.50 × 9% = 1.665，舍入为 1.67 | | 合计 | SGD 96.50 | SGD 8.70 | easySales 对这个税率只计一次税：96.50 × 9% = 8.685，打印为 SGD 8.69。发票显示 **小计** SGD 96.50、GST SGD 8.69、**合计** SGD 105.19，这就是应付金额。咖啡馆的会计逐行加总 GST，得到 SGD 8.70；两种方法都被接受，发票按打印的数字就是正确的。 **工时留下半分钱。** Daniel Lim 按每小时 SGD 85.50 开设计工时： | 项目 | 数量 | 单价 | 精确金额 | 打印 | |---|---|---|---|---| | Site visit | 1.25 | 85.50 | 106.875 | 106.88 | | Design revision | 2.75 | 85.50 | 235.125 | 235.13 | 打印的两行相加是 SGD 342.01，但 **小计** 是精确合计 106.875 + 235.125 = SGD 342.00。GST 为 342.00 × 9% = SGD 30.78，**合计** 为 SGD 372.78。 **无法恰好得到的折扣。** Harbour Café 为上面 SGD 105.19 的发票付了 SGD 104.04，把剩下的 SGD 1.15 当作提前付款折扣。Mei 在 **记录收款** 中选择 **提前付款折扣**。对话框提示贷项通知单无法恰好等于 SGD 1.15。原因在于舍入：净额 SGD 1.05 的 GST 是 0.0945，打印为 0.09，贷项通知单为 SGD 1.14；净额 SGD 1.06 的 GST 是 0.0954，打印为 0.10，贷项通知单为 SGD 1.16。对话框建议把这笔收款分配到该发票的金额减少 SGD 0.01，使折扣为 SGD 1.16，这 SGD 0.01 留在客户账上作为贷项。Mei 照做，发票随即结清。 ## 常见问题 - **为什么发票上的 GST 与逐行相加差一分钱？** easySales 对每个税率的合计计一次 GST，只舍入一次。先逐行舍入，加起来可能差一分钱或更多。 - **easySales 是逐行计算 GST 还是按合计计算？** 按每个税率的合计计算。每行有税率，但没有自己的税额。 - **新加坡允许按合计四舍五入 GST 吗？** 允许。IRAS 允许把 GST 总额四舍五入到分，两种方法都接受，只要始终一致。参见 [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 - **为什么明细行金额加起来不等于小计？** **数量** × **单价** 超过两位小数的行，显示时会四舍五入，而 **小计** 是对各行精确合计的四舍五入。 - **发票上的 Rounding 行是什么？** 它是打印合计与发票应付金额之间最多一分钱的差额，余额从应付金额起算。参见[单据与模板](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/documents-and-templates/)。 - **可以更改 easySales 的税额舍入方式吗？** 只有在您所在国家／地区的规则允许选择时才可以，例如日本，在 **系统设置** → **税务** 的 **税额尾数处理** 中设置。新加坡没有这项设置。 - **为什么提前付款折扣不能是任意金额？** 贷项通知单的净额和 GST 各自四舍五入到分，所以少数金额无法得到；在 9% 下，SGD 0.06 和 SGD 1.15 就是其中两个。对话框会建议比它高的最接近可行金额。参见[记录收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/)。 ## 相关内容 - [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/) - [发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/) - [记录收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/) --- # InvoiceNow > 新加坡 InvoiceNow 电子发票是什么、GST 注册企业从哪天起要用，以及 easySales 目前能做什么、不能做什么。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/invoicenow/ **InvoiceNow** 是新加坡的全国电子发票网络。企业不再用电子邮件发送 PDF，而是通过 **Peppol** 网络把发票以结构化数据发出，客户的会计软件直接读取。税务机关 IRAS 正分阶段要求 GST 注册企业采用。本页说明 easySales 目前如何处理它。这是产品说明，不是税务建议。 ## 整体结构 *[示意图: easySales 目前如何处理发票：开具带有 IRAS 要求内容的税务发票并生成 PDF，由您发给客户；通过 Peppol 网络把发票以结构化数据发送，目前尚未提供。]* 目前 easySales 只做第一条路径： - 开具 **税务发票**，带有新加坡 GST 要求的内容，例如您的 GST 注册号、各税率的税额和客户资料。 - 提供发票的 **PDF**，由您下载后自行发给客户。 - 如果您填写了 InvoiceNow 适用日期，会记录下来。 easySales **不会** 通过 Peppol 网络发送发票。它没有 InvoiceNow 或 Peppol 连接，也不导出 Peppol 文件。如果您的客户或 IRAS 要求走结构化的途径，这一步需要另外使用支持 InvoiceNow 的服务。 ## 如何运作 1. IRAS 正分阶段对 GST 注册企业推行 **GST InvoiceNow 要求**。按此要求，企业要通过支持 InvoiceNow 的方案，把 GST 申报表中所申报的销售和采购的发票数据传给 IRAS。其他 GST 义务，包括开票要求，保持不变。 2. 开始日期取决于企业注册的方式和时间；现有企业还取决于年供应额。下表是 IRAS 公布的时间表；请向 IRAS 核对最新日期，以及您的哪些交易在范围内。 3. 在 easySales 中，打开 **系统设置** → **税务** → **编辑公司与税务**。如果 IRAS 给了您日期，请填入 **电子发票适用日期（InvoiceNow）**。easySales 只记录这个日期，不会发送任何内容。 | 起始日期 | 适用对象 | |---|---| | 2025 年 11 月 1 日 | 新成立、并在成立后六个月内自愿注册 GST 的公司 | | 2026 年 4 月 1 日 | 在此日期当天或之后申请自愿注册 GST 的企业 | | 2028 年 4 月 1 日 | 在此日期当天或之后申请强制注册的企业，以及年供应额不超过 S$200,000 的现有企业 | | 2029 年 4 月 1 日 | 年供应额不超过 S$1,000,000 的现有企业 | | 2030 年 4 月 1 日 | 年供应额不超过 S$4,000,000 的现有企业 | | 2031 年 4 月 1 日 | 年供应额超过 S$4,000,000 的现有企业 | IRAS 以 2025 年内结束的各会计期间计算年供应额。 ## 需要注意 - 在 easySales 开具的发票仍是有效的 GST 税务发票。InvoiceNow 只是另一种传送发票数据的方式，不是另一种发票。 - 发票有多个税率时，PDF 按每个税率各印一行税额，这些行相加与打印的总税额精确到分一致。参见[税额计算与四舍五入](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/tax-calculation-and-rounding/)。 - easySales 不会判断您的企业是否在范围内，这由 IRAS 决定。 ## 术语 - **InvoiceNow** — 新加坡的电子发票网络，建立在 Peppol 之上。 - **Peppol** — 以结构化数据发送发票的国际网络与标准。 - **税务发票** — GST 注册企业必须开具的发票，见 [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 ## 为什么这样设计 **PDF 仍是客户收到的那张发票。** InvoiceNow 改变的是发票数据送达 IRAS 和客户软件的途径，并不取代您的税务发票。在 easySales 开出完整的税务发票，您的开票、应收账款和客户的账目就能保持一致，不论数据之后走哪条路。 **日期由您记录，因为只有 IRAS 能决定。** 要求是否适用、何时适用，取决于您的注册情况和供应额，由 IRAS 确认。把日期和税务设置放在一起，管理这些设置的人都能在同一处看到。 **税额各行相加一致，转为电子发票也没问题。** 电子发票由软件校验，各税率的税额相加与总税额不符的单据会被退回。easySales 打印的数字已经符合这项校验，所以您交给 InvoiceNow 服务的数据与 PDF 完全一致。 ## 更高效的做法 - **日期只需记录一次。** 在 **编辑公司与税务** 的 **电子发票适用日期（InvoiceNow）** 中填入，管理税务设置的人都能看到。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - **从已开具的发票抄数字。** 已开具发票的小计、各税率税额和合计都已固定，您通过其他服务发送的内容与发给客户的完全一致。参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **导出到会计软件。** 如果您的会计软件能发送 InvoiceNow 发票，[会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/)可以把 easySales 的发票以文件形式导入其中。 - **在发票上下载 PDF。** 发票顶部的 **PDF** 会打开它，旁边就有 **下载**，方便保存后附在邮件里。参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 ## 示例 Lim & Co 是 GST 注册企业，向 Harbour Café 开出 SGD 1,090.00 的发票，即 SGD 1,000.00 加 GST SGD 90.00。Mei Tan 在 easySales 开具发票，下载 PDF 并用电子邮件发给咖啡馆。这就是一张完整的税务发票。 如果 Harbour Café 的会计要求通过 InvoiceNow 收发票，easySales 无法这样发送。Mei 请自己的会计推荐支持 InvoiceNow 的服务，再用已开具发票上的数字通过该服务发送。 **记录日期。** Lim & Co 的会计确认了这项要求对公司开始适用的日期。Daniel Lim 打开 **系统设置** → **税务** → **编辑公司与税务**，在 **电子发票适用日期（InvoiceNow）** 中填入并保存。easySales 里其他一切照旧：发票仍以 PDF 开具和发送。 ## 常见问题 - **新加坡 InvoiceNow 是强制的吗？** 正对 GST 注册企业分阶段推行，先从新的自愿注册企业开始；现有企业从 2028 年 4 月 1 日起按年供应额分批适用。请向 IRAS 核对适用于您的日期。 - **easySales 能通过 InvoiceNow 或 Peppol 发送发票吗？** 不能。easySales 以 PDF 开具 GST 税务发票，没有 Peppol 连接；这一步请使用支持 InvoiceNow 的服务。 - **easySales 开的发票还是有效的税务发票吗？** 是的。InvoiceNow 是传送发票数据的方式，税务发票本身仍由 easySales 开具。参见 [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 - **InvoiceNow 日期填在哪里？** 在 **系统设置** → **税务** → **编辑公司与税务** 的 **电子发票适用日期（InvoiceNow）** 中。easySales 只记录它。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - **InvoiceNow 也包括采购发票吗？** 按 GST InvoiceNow 要求，IRAS 要求提交 GST 申报表中所申报的销售和采购的发票数据。easySales 两者都不处理。 ## 相关内容 - [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [新加坡 GST 发票](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-singapore/) - [公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/) - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) 依赖任何日期之前，请先查看最新的 [IRAS GST InvoiceNow 要求](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/gst-invoicenow-requirement)。 --- # 定期发票 > 定期发票怎么用：每周、每月、每季或每年向同一位客户开相同的明细，系统每期生成一张发票草稿，由您检查后开具。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/recurring-invoices/ 有些顾客按固定周期支付相同的金额：每月的维护费、每季的顾问费、每年的订阅费。**定期发票** 会记住开什么、多久开一次，所以您不必每期重新输入同一张发票。easySales 为每一期准备一张发票草稿；由人检查并开具。要新建一张，请参见[设置定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/)。 ## 它如何组成 *[示意图: 一位客户的定期发票记录各期重复的明细和周期。它按每周、每月、每季或每年写入一期；每一期成为一张草稿发票，由周期设置或通过“立即生成”生成，并链接到所属的定期发票；由人开具。]* 定期发票和发票一样，属于一位客户的一位联系人和客户。它包含： - **每期重复的明细**——产品、说明、数量、单价和税，使用同一种币种。说明中可以带占位符——[Month]、[Year]、[PeriodStart]、[PeriodEnd] 和 [Period n/N]——生成每张草稿时会自动替换。 - **周期安排**——每隔多久来一期（每隔若干周、月、季度或年）、第一期何时开始、何时结束（不结束、到某一天，或共若干期），以及每张发票在每期的第一天、最后一天，还是每月固定的某一天生成。 - **各期**——每个开票周期一行，各有自己的状态，有了发票之后还有自己的发票。 每一期的发票都是普通发票。它链接回所属的定期发票，定期发票则列出它生成的发票。客户页面上有一个标签页，列出该客户的定期发票。 ## 它如何运作 *[示意图: 一期可能变成什么：未到期，直到它的日子到来；然后是已到期，自动生成，每小时一次的运行把它变成草稿待开具，由人开具后变为已开票。被拒绝的尝试使它变为未生成。被错过的一期，或草稿被删除的一期，是已到期，待您处理，直到有人选择“立即生成”。未到期的期可以跳过。]* **每期自动生成草稿** 开启时，easySales 每小时检查一次哪些期的日子已到，并以定期发票负责人的名义，用它的明细为每一期生成一张草稿发票。任何内容都不会自动开具或发送：由人打开草稿，检查，然后像开具其他发票一样[开具](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。开关关闭时，由人用 **立即生成** 生成每一期的草稿。 | 期的状态 | 含义 | |---|---| | **未到期** | 它的日子还没到。 | | **已到期，自动生成** | 它的日子已到，周期设置会生成它的草稿。 | | **已到期，待您处理** | 它的日子已到，必须由人生成它的草稿或跳过它。 | | **未生成** | 周期设置尝试过但被拒绝。每天重试一次。 | | **草稿待开具** | 有一张草稿发票在等待开具。 | | **部分开票** | 已开具的发票只为这一期的一部分开票。 | | **已开票** | 它的发票已开具。 | | **已跳过** | 有人跳过了它；它不会生成发票。**撤销跳过** 可以恢复。 | 草稿未能生成时，定期发票的负责人（或通过已连接的 AI 应用设置的接收人）会在消息中心收到通知，说明原因，例如联系人已不存在，或币种没有汇率。该期所在的行也会显示同样的原因。请排除原因，然后选择 **立即生成**，或等下一次每日重试，或跳过这一期。 定期发票列表的 **待处理** 视图汇集了需要人处理的事项：未生成的期、待您处理的期、草稿待开具的期、部分开票的期，以及负责人已不是有效用户的定期发票。 ## 需要了解的事 - easySales 不会自行补开。周期设置只在每一期自己的日子生成它。某一期的日子过去了却没有草稿，例如定期发票暂停期间，或开关开启之前，这一期就是 **已到期，待您处理**。 - 晚于计划日生成的草稿（无论由人生成还是由每日重试生成），日期为生成当天。到期日按付款期限从这一天起算，付款期限依次取定期发票自己的、客户的、公司默认的，在生成草稿时读取；税也按这一天有效的税率。它所对应的那一期，仍通过占位符写在说明里。 - 外币草稿采用生成时当前的自动汇率；您可以在草稿上修改。参见[发票汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/)。 - 删除某一期的草稿，该期会变为 **已到期，待您处理**。周期设置不会再次生成它。 - 跳过已有草稿的一期，会删除该草稿。 - **暂停** 会停止周期设置，但 **立即生成** 仍然可用。**恢复** 之后，暂停期间到期的期是 **已到期，待您处理**，周期设置从下一期继续。 - **结束** 是最终的：之后不再生成任何一期，无论自动还是手动，已开具的发票保持不变。如果有草稿正在为某一期开票，结束会被拒绝；请先开具或删除该草稿。 - 修改明细只影响之后生成的草稿。币种、开始日期、开票周期和每张发票的生成日在保存后不能修改；请复制为新的定期发票。 - 负责人不是有效用户时，不会生成任何草稿。**Invoice**（发票）**Edit**（编辑）设为 **All records**（全部记录）的人可以在 **编辑** 中选择新的 **负责人**。 - 定期发票的历史记录每次修改和每张生成的草稿，例如“Draft invoice raised for Period 3 by the schedule”（周期设置为第 3 期生成了草稿发票）。它从不显示发票编号。 - 在[移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/)中批量移交某位用户的发票时，他们的定期发票会随之移交。 ## 术语 - **定期发票**——向一位客户开什么、多久开一次。 - **期**——一个开票周期，编号为第 1 期、第 2 期，依此类推。 - **立即生成**——在某一期的日子到来后，马上生成它的草稿发票。 - **跳过**——把一期标为不开票。 ## 常见误解 - “顾客会自动收到发票。”不会。easySales 生成的是草稿；由人开具并发送。 - “错过的一个月会在周期设置下次运行时开票。”不会。它会以 **已到期，待您处理** 等着，由人决定生成还是跳过。 - “设为定期发票会把那张发票再开一次。”不会。定期发票从那张发票的日期之后一个周期开始，因为那张发票已经为它自己的那一期开过票了。 - “定期发票和报价单的开票计划是一回事。”不是。报价单的[开票计划](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/)把一笔约定的合约金额分阶段开票。定期发票则每期开出相同的明细，没有需要达到的总额。 ## 在哪里找到 侧边栏中 **发票** 之后的 **定期发票**，列出您能看到的每一张定期发票。客户页面有一个 **定期发票** 标签页。参见[定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/recurring-invoices/)。 ## 为什么这样设计 **每张发票都由人开具。** 已开具的发票有编号、被锁定，顾客也会把它记进自己的账。草稿让您先核对这一期的数量、额外费用和税。在草稿上发现错误，改一下就好；开具后才发现，就要开[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 **错过的期等您处理，而不是一次堆过来。** 如果暂停后系统把错过的每一期一次全开出来，顾客可能会收到一叠发票，其中有些月份您根本没有提供服务。每个错过的期都以 **已到期，待您处理** 等着，由您逐期决定开票还是跳过。 **迟生成的草稿不会倒签日期。** 发票日期决定税期，也是付款期限的起点。几周前的日期可能落在您已经申报过的税期里，到期日也早已过去。按生成当天定日期就避免了这两个问题，而说明里仍写着它开的是哪一期。 **周期的骨架保存后就固定。** 各期是按币种、开始日期和频率排好的，有些期已经开了发票。改动这些会让已开具的发票对不上任何一期，所以新的周期安排就是一张新的定期发票。 ## 更高效的做法 - **从待办开始处理。** 消息中心的 **待办** 会向定期发票的接收人（没有设接收人时为负责人）列出每个到期的期、每张待开具的草稿和每个部分开票的期，您不必打开列表去找。参见[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)。 - **从已发出的发票开始。** 在已开具发票的 **···** 菜单中选择 **设为定期发票**，会复制它的客户、币种和明细。参见[设置定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/)。 - **只看一个视图，不必逐张查看。** **定期发票** 列表的 **待处理** 汇集了所有需要人处理的期和负责人。参见[定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/recurring-invoices/)。 - **在客户页面上回答顾客。** 客户的 **定期发票** 标签页列出您定期向他开票的内容，就在他的发票和收据旁边。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 - **复制，而不是重建。** 要修改开票频率或每张发票的生成日，选择 **复制为新的定期发票**，设置新的周期安排，等旧的最后一张草稿开具后再 **结束** 旧的。参见[定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/recurring-invoices/)。 ## 示例 **每月维护费。** Lim & Co 为 Harbour Café 维护咖啡机，每月 SGD 300.00 加 9% GST，共 SGD 327.00。Mei Tan 为 Harbour Café 创建一张定期发票，只有一行明细“Machine maintenance [Month] [Year]”（机器维护），SGD 300.00，从 2027 年 1 月 1 日起每月重复，并在每期的第一天生成。1 月 1 日一早，会出现一张 SGD 327.00 的草稿，说明为“Machine maintenance January 2027”。Mei 检查后开具。2 月 1 日同样如此。 **从已发出的发票开始。** 9 月 15 日，Mei 为 Pacific Resorts Ltd 开具了一张年度支持许可证的发票。她打开那张发票，选择 **设为定期发票**，每年重复。第一期从明年 9 月 15 日开始，所以她已开具的那张发票不会被再次开票。 **顾客要求跳过的一个月。** Harbour Café 7 月装修停业。6 月，Mei 打开这张定期发票，跳过 7 月这一期，原因填“Closed for renovation”（装修停业）。7 月不会生成草稿，8 月照常生成。 **为期一年的季度顾问费。** Daniel Lim 为 Pacific Resorts Ltd 设置一项陈设顾问服务：一行明细“Styling retainer [Period n/N]”（陈设顾问费），SGD 1,500.00，从 2027 年 1 月 1 日起每季一次，共 4 期后结束。草稿分别在 2027 年 1 月 1 日、4 月 1 日、7 月 1 日和 10 月 1 日出现，第一张写着“Styling retainer Period 1 of 4”。每张 SGD 1,635.00（1,500.00 + 9% GST 135.00），全年 SGD 6,540.00（4 × 1,635.00）。第四期之后不再生成任何一期。 **暂停两个月。** Lim & Co 为 Orchard Dental 保养展示照明，每月 SGD 450.00 加 GST SGD 40.50，共 SGD 490.50；定期发票的明细是“Lighting care [Month] [Year]”（照明保养），付款期限 30 天。Mei 在 2027 年 6 月 20 日暂停这张定期发票，8 月 10 日恢复。7 月和 8 月这两期现在显示 **已到期，待您处理**。她对两期都选择 **立即生成**：每张草稿的日期都是 2027 年 8 月 10 日，到期日为 9 月 9 日，说明分别为“Lighting care July 2027”和“Lighting care August 2027”，每张 SGD 490.50，两张共 SGD 981.00。9 月这一期由周期设置在 9 月 1 日生成。 ## 常见问题 - **什么是定期发票？** 为一位客户设定的一组明细和一个周期安排。easySales 按它为每一期生成一张发票草稿，由人逐张检查并开具。 - **某个月的发票可以和其他月份不一样吗？** 可以。每一期的草稿都是普通草稿：开具前直接修改即可。要修改之后每一期，就编辑定期发票的明细；已生成的草稿保持原样。 - **为什么定期发票的草稿日期比它那一期晚？** 它是在那一期的日子过后才生成的，由人生成或由每日重试生成。迟生成的草稿以生成当天为日期；说明里仍写着它开的是哪一期。 - **可以按周期用外币给客户开票吗？** 可以。一张定期发票只有一种币种，保存时确定。每张草稿采用生成时当前的自动汇率。参见[币种与汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 - **定期发票的负责人离职了怎么办？** 负责人不是有效用户时不会生成草稿，列表会把它放在 **待处理** 下。**Invoice**（发票）**Edit**（编辑）设为 **All records**（全部记录）的人可以选择新的负责人，或者通过[移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/)移交。 - **定期发票和开票计划有什么区别？** 开票计划把一张报价单约定的金额分阶段开票，直到全部开完。定期发票每期重复相同的明细，没有总额。参见[规划开票阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/)。 - **谁可以创建和管理定期发票？** 它使用 **Invoice**（发票）权限：**List**（列表）和 **View**（查看）用于查看，**Add**（添加）用于创建，**Edit**（编辑）用于修改、暂停、恢复或结束。**立即生成** 需要 **Add** 和 **Edit**。设为 **Own records only**（只限自己的记录）时，您能看到自己负责的定期发票，以及共享设置或客户团队让您看到的，与发票相同。 ## 相关内容 - [定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/recurring-invoices/) - [设置定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/) - [规划开票阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/) - [开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) --- # 交货与发票 > 送货单怎么配合发票使用：分批送货、查看已送达和剩余数量，以及先开票后送货或先送货后开票。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/deliveries-and-invoices/ **送货单** 是随货物一同送出的单据：记录交了什么、交了多少、哪天交的。它只有数量，没有价格、税额和合计，而且是可选的。客户的货物分几趟送出、客户要对收到的货物签收，或者您先交货、后开票时，都可以使用送货单。要创建送货单，请参见[创建送货单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/create-a-delivery-order/)。 ## 整体结构 *[示意图: 送货单可以来自已开具的发票，也可以来自进行中或已接受的报价单（用创建送货单），或者为某个客户独立创建（用新建送货单）。它只有数量，没有价格。来自报价单的送货单和独立创建的送货单可以用生成发票变成草稿发票；在报价单的开票计划下创建的送货单为仅交货。]* 送货单有三种来源，来源决定它能交付什么： - **发票。** 您先开了票，现在交货。每一行交付发票上某一行的一部分或全部，货物已经由这张发票开票。 - **报价单。** 您先交货、后开票。每一行交付报价单上某一行的一部分或全部；之后您把其中一张或几张送货单生成一张发票。 - **独立创建。** 背后没有任何单据：只有客户、联系人，以及您输入或从产品中选取的明细行。 对于有来源的明细行，easySales 记录三个数字：来源行上的数量（**已开票** 或 **报价数量**）、所有送货单已经占用的数量（**已送达**）和还剩下的数量（**剩余**）。新的送货单最多只能取走剩余的数量。草稿一保存就计入：两个人不可能同时把最后十个单位都交出去。 ## 如何运作 *[示意图: 送货单可以变成什么：草稿没有编号，但已经预留数量；开具会给它编号并固定客户资料；标记为已送达会记录货物送达的日期并锁定明细行；已开具或已送达的送货单可以取消，取消后记录保留、数量退回；草稿则是删除。]* | 状态 | 含义 | 可以更改的内容 | |---|---|---| | **草稿** | 准备中，还没有编号 | 所有内容；可以删除 | | **已开具** | 已有编号；单据随货物一起送出 | 明细行（在剩余数量范围内）、送货地址、司机、车辆和日期 | | **已送达** | 客户已收到货物 | 只有司机、车辆、备注和签收人 | | **已取消** | 已撤回；连同历史一并保留 | 不能更改任何内容 | 开具会给送货单编号和当天的日期，并按当时的资料固定客户信息。取消已开具或已送达的送货单，或删除草稿，都会把它的数量退回来源单据，之后可以再次交付。 来自报价单的送货单和独立创建的送货单，开票时方向相反：**生成发票** 把其中一张或几张合成一张草稿发票，价格取自报价单或您的产品列表。每张送货单会显示它已开票多少：**未开票**、**部分开票** 或 **已开票**。 ## 需要注意 - 来自发票的送货单已经由那张发票开票，所以不会再次开票。 - 从设有开票计划的报价单创建的送货单为 **仅交货**：由计划中的发票为工作开票，送货单只记录交接。 - 贷项通知单不会改变发票上还剩多少没有交付。发票带有贷项通知单时，您创建送货单时 easySales 会提醒您，请核对数量。 - 取消由送货单生成的发票后，这些送货单的明细行恢复为未开票，可以重新开票。 - **送货单** 列表默认显示最近 90 天的送货单和所有草稿；清除 **期间** 即可看到更早的。 - 创建送货单需要贵公司的方案包含开票功能。 ## 术语 - **送货单**——已交付货物的记录，有数量，没有价格。 - **剩余**——来源行还需要交付的数量。 - **仅交货**——开票按报价单的开票计划进行的送货单。 - **签收单**——客户签字的送货单，送达后附上。 ## 常见误解 - “每张发票都需要送货单。”不需要。送货单是可选的，在有用的地方再用。 - “草稿送货单还不算数。”算。草稿在开具或删除之前，一直预留它的数量。 - “取消送货单就会取消它的发票。”不会。已用 **生成发票** 生成发票的送货单，要等那张发票被取消，或把这一行从发票中移除，才能取消。 ## 在哪里找到 在侧栏选择 **送货单**。已开具的发票，以及 **进行中** 或 **已接受** 的报价单，在单据下方都有一张 **交货** 卡片，显示已送达和剩余的数量。客户页面上有一个 **送货单** 标签页，列出该客户的送货单。 ## 为什么这样设计 **随货同行的单据上没有价格。** 签收货物的人——工地主管、仓管员——往往不是谈定价格的人。送货单上不显示价格，就可以交给任何人签收，而发票始终是唯一收费的单据。 **数量一保存就预留。** 两位同事为同一笔订单准备送货时，后一位只能看到前一位没有占用的数量。**剩余** 永远是真正还剩下的，所以送出的数量不会超过已开票或已报价的数量。 **无论先后，每件货物只开一次票。** 先开票再送货的，不会再从送货单开票；先送货的，按实际送达的数量开票；属于开票计划的，由计划开票。顾客不会为同一批货被收两次钱。 **已开具的送货单是取消，不是删除。** 一旦有了编号，单据可能已经在司机或顾客手上。取消会保留它的编号和历史，您的编号没有空号，也能说明发生了什么，同时数量退回来源单据。 ## 更高效的做法 - **从发票或报价单开始。** 在它的 **交货** 卡片中选择 **创建送货单**，凡是还有剩余的明细行都会按剩余数量勾选好；取消勾选这次不送的即可。参见[创建送货单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/create-a-delivery-order/)。 - **一周的送货一次开票。** 在列表中勾选这些送货单，选择 **生成发票**：一张草稿发票就把它们全部开票。参见[为已送达货物开票](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/)。 - **当天的送货一起标记送达。** 在列表中勾选已开具的送货单，选择 **标记为已送达**；这需要 **Delivery**（送货单）**Edit**（编辑）设为 **All records**（全部记录）。参见[送货单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/delivery-orders/)。 - **签收单和送货单放在一起。** 送达后，**上传签收单** 可以附上签好字的单据或它的照片，顾客问起时随时可查。参见[开具与送达](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/issue-and-deliver/)。 - **不必逐张打开就能看进度。** 来源单据的 **交货** 卡片列出它的送货单，并显示每一行的 **已送达** 和 **剩余**。参见[送货单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/delivery-orders/)。 ## 示例 **分两趟交付一张发票。** Lim & Co 向 Harbour Café 开出的发票包括 10 张吧台凳和安装服务。第一辆货车运走 6 张吧台凳。Mei Tan 打开发票，在 **交货** 卡片中选择 **创建送货单**，在吧台凳一行的 **本次交货** 中填入 6，取消勾选安装服务，然后创建送货单。卡片随即显示吧台凳 **已送达** 6、**剩余** 4（10 − 6）。下周创建第二张送货单时，可交付的就是剩下的 4 张吧台凳和安装服务。 **先交货，后开票。** Lim & Co 给 Orchard Dental 的报价单列有 4 个柜子。周一送出 2 个，周四送出 2 个，分别记在从该报价单创建的两张送货单上。周五，Daniel Lim 在 **送货单** 列表中勾选这两张送货单，选择 **生成发票**：一张草稿发票按报价单的价格为这 4 个柜子开票。 **开票计划下的项目。** Lim & Co 给 Kai Wei Engineering 的报价单设有开票计划：一笔订金加两期进度款。从它创建的送货单显示 **仅交货**：由计划中的发票为项目开票，送货单只记录运到现场的货物。 **只为顾客留下的货开票。** Mei 用独立创建的送货单 DO-10000031 给 Harbour Café 送去 20 块样板砖。咖啡馆留下 16 块，退回 4 块。Mei 在这张送货单上选择 **生成发票**，把 **开票数量** 改为 16。按产品标价 SGD 12.50 计算，草稿金额为 SGD 200.00（16 × 12.50）；加 9% GST（SGD 18.00）共 SGD 218.00。DO-10000031 现在显示 **部分开票**，另外 4 块留待以后开票。 **到了门口才取消的送货。** Daniel 从一张发票开具了送货单 DO-10000034，送 3 盏灯，但货车到达时顾客的工地关着门。他取消 DO-10000034，原因填“Site closed”（工地关闭）。送货单保留编号，发票的 **交货** 卡片重新显示这 3 盏灯为 **剩余**，可以另开一张送货单。 ## 常见问题 - **每张发票都要开送货单吗？** 不用。送货单是可选的。货物分几趟送、顾客要签收，或先送货后开票时再用。 - **一笔订单可以分几次送货吗？** 可以。每张送货单取走每一行的一部分，**交货** 卡片显示 **已送达** 和 **剩余**。参见[创建送货单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/create-a-delivery-order/)。 - **为什么送货单上没有价格？** 它记录交了什么货，而不是收多少钱。价格、税和合计都在发票上。 - **可以把几张送货单一起开一张发票吗？** 可以，前提是它们属于同一位顾客，并且全部来自同一张报价单，或者全部是独立创建的。勾选它们，然后选择 **生成发票**。参见[为已送达货物开票](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/)。 - **送货单开错了怎么撤销？** 草稿可以直接删除，已开具或已送达的则取消。两种做法都会把数量退回来源单据。参见[开具与送达](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/issue-and-deliver/)。 - **贷项通知单会减少剩余要送的数量吗？** 不会。发票带有贷项通知单时 easySales 会提醒您，请自行减少数量。 - **为什么找不到以前的送货单？** 列表默认只显示最近 90 天。清除 **期间** 即可看到所有日期。参见[送货单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/delivery-orders/)。 ## 相关内容 - [送货单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/delivery-orders/) - [创建送货单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/create-a-delivery-order/) - [为已送达货物开票](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/) - [开票计划](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/) --- # 币种与汇率 > 外币发票怎么开：本位币、发票自身的币种和汇率，以及外币收款和贷项通知单如何换算成本位币。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/ Lim & Co 以一种 **本位币** 记账，但报价单或发票可以使用另一种币种——也就是向顾客收费所用的币种。发票上的 **汇率** 把它的金额换算成您的本位币。本页说明这个汇率从哪里来，以及它什么时候不再变动；要设置汇率，请参见[发票汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/)。 ## 整体结构 *[示意图: 报价到收款的各记录如何关联：客户下有联系人和商机；商机包含报价单；报价单通过一张或多张发票开票；收据支付发票；贷项通知单冲减一张发票；退款退还未分配的款项或剩余贷项。]* 链条中每一条涉及金额的记录都有币种，并且都跟随发票： - **报价单** 和 **发票** 各有自己的 **币种**。从报价单生成的发票沿用报价单的币种。 - **贷项通知单** 始终使用它所属发票的币种，并按该发票的汇率换算。 - **收据** 使用它所支付发票的币种。一张收据只用一种币种。 - **退款** 使用它所退还的收据或贷项通知单的币种。 本位币在创建贵公司账户时确定，不能更改。它显示在 **系统设置** → **货币与汇率** 下，那里的 **汇率** 列出当前汇率。 ## 如何运作 1. **草稿。** 选择外币时，发票采用当天的自动汇率，显示在字段下方，并注明来源和日期。您可以选择 **Change rate**（更改汇率）改用自己的汇率；如果它与自动汇率相差超过 5%，easySales 会警告您，但仍允许应用。 2. **开具。** 汇率随发票的其他数字一起固定。之后汇率变动不会再影响它，PDF、应收账款和对账单都使用这个汇率。 3. **收款。** 以发票的币种记录收款金额，以及实际到达银行的本位币金额。后者必须填写：easySales 会按今天的自动汇率预填，您把它改成银行的数字。 4. **换算为本位币。** 在客户的应收账款和顾客的对账单中，发票以及针对它的每一笔收款和贷项通知单都按发票的固定汇率换算。因此，全额付清的发票相抵为零，无论银行实际入账多少。 5. **汇兑损益。** 发票的汇率与银行实际入账金额之间的差额，就是已实现的汇兑损益。easySales 在收据上和一个登记表中显示它，仅供您自己的记录使用；参见[汇兑差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/exchange-differences/)。 ## 需要注意 - 从报价单生成的发票采用生成当天的自动汇率，而不是更早的汇率。如果您与顾客约定了汇率，请在草稿上更改。 - 没有记录汇率的外币发票不计入客户的本位币合计，而是单独列出。 - 以本位币开具的发票没有汇率可设置。 - 外币退款同样要求填写实际从银行付出的本位币金额。参见[给顾客退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/)。 ## 术语 - **本位币**——贵公司计量记录所用的币种。 - **单据币种**——一张报价单、发票或贷项通知单上显示并收费的币种。 - **汇率**——一个单位的单据币种相当于多少单位的本位币。 - **自动汇率**——easySales 为当天提供的公布汇率。 ## 常见误解 - 刷新汇率不会改变已开具发票的汇率。 - 外币收款不会因为银行按不同汇率换算而在发票上产生余额。发票以它自己的币种结清。 - 单据币种不会取代您的本位币。 ## 在哪里找到 汇率行和 **Change rate** 在发票表单上；参见[发票汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/)。**本位币** 和 **汇率** 在 **系统设置** → **货币与汇率** 下；参见[系统设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/settings/)。 ## 为什么这样设计 **您的数字需要统一的尺度。** **应收余额**、账龄和对账单要把多种币种的发票加在一起，只能用一种币种来加。本位币就是这把尺子，而且永远不变，所以去年的数字始终保持原来的含义。 **顾客欠的是发票的币种。** 开给顾客 USD 2,000.00、顾客付了 USD 2,000.00，就是付清了，不管银行给您入账多少。每张发票以它自己的币种结清，汇率波动就不会留下顾客并不欠的余额。 **发票上的一切都按它的汇率。** 收款和贷项通知单都按发票的固定汇率换算，所以客户页面和对账单上，付清的发票显示为零，和顾客看到的完全一致。银行实际入账多少则另行计量，作为您自己账上的汇兑损益。 **一张收据就是一笔钱。** 一张收据对应到达银行的一笔款项，而这笔款项只有一种币种。两种币种的付款就是两张收据，各自对上自己的银行流水。 ## 更高效的做法 - **大多数发票直接用自动汇率。** 它自动填好，开具时固定；只有合同约定了汇率时才需要修改。参见[发票汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/)。 - **从报价单生成发票时就设好约定汇率。** 从报价单生成的发票采用当天的汇率，请在开具前在草稿上修改。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **记录收款时填入银行的数字。** **SGD 金额**（或您本位币的金额）填银行实际入账的数字，汇兑损益会自动算出。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **在一个列表里查看所有汇兑损益。** 在 **发票** 列表中打开 **···** 菜单，在 **登记簿** 下选择 **汇兑差额**。参见[汇兑差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/exchange-differences/)。 - **批量开外币发票前先看一眼汇率表。** **系统设置** → **货币与汇率** → **汇率** 显示每个汇率的来源和最近刷新时间。参见[系统设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/settings/)。 ## 示例 ### 一张全额付清的外币发票 Lim & Co 的本位币是 SGD。10 月 5 日，Mei Tan 就设计工作向 Pacific Resorts Ltd 开票 USD 2,000.00，自动汇率为 1 USD = 1.350000 SGD。 1. 她开具发票。汇率现在固定了，客户的应收账款把它计为 SGD 2,700.00（2,000.00 × 1.35）。 2. 11 月 3 日，顾客付了 USD 2,000.00。银行按自己的汇率换算后，入账 SGD 2,690.00。 3. Mei 选择 **记录收款**，**收款金额** 保留为 USD 2,000.00，并把 **SGD 金额** 改为 2,690.00。 发票显示 **已付款**。在客户的应收账款中，这笔收款按发票的汇率换算为 SGD 2,700.00，所以余额为零。收据保留 SGD 2,690.00，作为实际到账的金额，并显示已实现的汇兑损失 SGD (10.00)：2,690.00 − 2,700.00。 ### 与发票同币种的贷项通知单 Mei 给 Pacific Resorts Ltd 开出第二张发票，USD 2,000.00，固定汇率同样是 1.350000，即 SGD 2,700.00。有一件货品退回，她开具一张 USD 200.00 的贷项通知单。它使用 USD，并按发票的汇率换算：SGD 270.00（200.00 × 1.35）。应收账款现在计为 SGD 2,430.00（2,700.00 − 270.00）。 顾客支付剩下的 USD 1,800.00，银行入账 SGD 2,412.00。Daniel Lim 在 **SGD 金额** 中填入 2,412.00。这笔收款计为 SGD 2,430.00（1,800.00 × 1.35），发票显示 **已付款**，收据显示已实现的损失 SGD (18.00)：2,412.00 − 2,430.00。 ### 两种币种，两张收据 Bayview Hotel Group 欠 Lim & Co 一张 SGD 1,090.00 的发票和一张 USD 500.00 的发票，并在同一天付清两张。Daniel 记录两张收据：一张 SGD 收据，金额 SGD 1,090.00；一张 USD 收据，金额 USD 500.00，并填上银行入账的 SGD 金额。每张收据各自对上银行对账单上的一行。 ## 常见问题 - **什么是本位币？** 贵公司计量记录所用的那一种币种：应收余额、账龄和对账单都以它显示。Lim & Co 的本位币是 SGD。 - **公司的本位币可以更改吗？** 不可以。它在创建贵公司账户时确定，之后不能更改。参见[系统设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/settings/)。 - **从报价单生成的发票会沿用报价单的币种吗？** 会。它采用生成当天的自动汇率；如果约定了其他汇率，请在草稿上修改。 - **一张收据可以支付两种币种的发票吗？** 不可以。一张收据只有一种币种，每种币种各记录一张收据。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **贷项通知单的币种可以和发票不同吗？** 不可以。贷项通知单始终使用它所属发票的币种，并按该发票的汇率换算。参见[创建贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - **为什么某张外币发票没有计入客户的 SGD 合计？** 它没有记录汇率，无法换算。客户页面会在合计下方单独列出它。 - **退款用哪种币种记录？** 用它所退还的收据或贷项通知单的币种，并在旁边填写实际从银行付出的本位币金额。参见[给顾客退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/)。 ## 相关内容 - [发票汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/) - [未收余额](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) - [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [汇兑差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/exchange-differences/) --- # 成本与毛利 > 项目毛利怎么算：合约金额、预计成本、已承诺成本、实际成本和已开票收入，以及怎样手动设定毛利率。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gross-margin/ 一笔生意付出成本之后还有剩余，才值得去赢。在每个商机上，easySales 都把您卖出的金额与工作花掉的成本放在一起比较，让您在项目进行中就能看到毛利，而不是等到结束之后。本页说明每个数字从哪里来，以及毛利何时是预计的、何时是实际的。 ## 整体结构 *[示意图: 成本数字的来源：已接受报价单的明细行成本得出预计成本；已下达但尚未开票的采购订单得出已承诺成本；供应商发票得出实际成本。]* 商机页面有一个 **利润** 部分。它以 **毛利率** 开头，括号里写明来源——**预计**、**实际** 或 **手填**——旁边是 **毛利**。所有数字都不含税，以公司的本位币计。下面两块是具体数字： - **预计（按已接受的报价单）** - **合约金额**——已接受的报价单，不含税。没有已接受的报价单时，显示为 **预计金额**，即商机上的金额。 - **预计成本**——这笔生意已接受报价单上的明细行成本。没有已接受的报价单时，改用商机上填写的成本，标签变为 **预计成本（手填）**。 - **预计毛利率**——合约金额减去预计成本，占合约金额的百分比。 - **实际（按发票和采购）** - **收入（已开票）**——从这笔生意的报价单生成、并已开具的发票，不含税。扣除对这些发票开具的贷项通知单，已取消的发票不计入。 - **实际成本**——记录在这笔生意采购订单上的供应商发票。 - **已承诺成本**——这笔生意已发出的采购订单中，供应商尚未开票的部分。 - **成本合计**——实际成本加已承诺成本。 - **实际毛利率**——收入减去成本合计，占收入的百分比。 ## 如何运作 *[示意图: 显示哪种毛利：在这笔生意有已开票收入且至少有一张采购订单或供应商发票之前，显示预计毛利，之后显示实际毛利。两者都可以被手动设定并附原因的毛利取代，该设定可以清除。]* 1. **销售时。** 毛利是 **预计** 的：合约金额减去预计成本。 2. **采购时。** 发出采购订单会把这笔金额转入已承诺成本。记录供应商的发票后，它再转入实际成本。两者都计入实际毛利，所以您下的订单在账单到达之前就会拉低毛利。 3. **开票并采购之后。** 当这笔生意有已开票收入，并且至少有一张采购订单或供应商发票时，毛利变为 **实际**。报价单没有成本的服务类生意，一开票就显示 **实际**。 4. **您掌握了更准确的情况时。** 能编辑该商机的人可以选择 **手填毛利率**（已有手填值时为 **修改手填毛利率**），填写 **毛利率（%）** 和 **原因**。毛利率随后显示为 **手填**，这项更改会记录在 **历史** 中，**清除手填毛利率** 可以去掉它。能看到这些数字的人仍会在旁边看到 **系统计算的毛利率**。 ## 需要注意 - easySales 从不在收入为零时显示百分比。 - 只有从这笔生意的报价单生成的发票，才算作它的收入。 - 没有填成本的报价行不计入预计成本，该部分会用一条提示说明有几行。 - 其他币种的金额按每张单据自己保存的汇率折算。没有汇率的单据不估值，显示为 **无法折算**；绝不会按汇率 1 计入。 - 只有角色可以列出全部采购订单（**Purchase**（采购）**List**（列表）为 **全部记录**）的人才能看到成本数字。收入需要能看全部发票（**Invoice**（发票）**View**（查看）为 **全部记录**）和这个客户。报价数据需要能看这笔生意的全部报价单。您无权查看的数字会被略去，而不是显示为零。 - 如果您的角色看不到发票，毛利始终显示 **预计**。 - 在商机列表上，**毛利率** 列显示的就是 **利润** 部分的这个毛利率。 ## 术语 - **毛利率**——利润占其基数的百分比：预计时的基数是合约金额，实际时是已开票收入。 - **成本合计**——实际成本加已承诺成本：为这笔生意购买的一切，无论是否已开票。 - **成本加成率**——利润占成本的百分比。easySales 不显示它。 - **已承诺成本**——您发出采购订单后已同意花费、但账单尚未到达的钱。 ## 常见误解 - 较高的预计毛利是预测，不是结果。采购订单发出之后请再核对一次。 - 收入始终不含税。采购的税只有在不可抵扣时才计入成本。 - 记录向供应商的付款不会改变成本。成本跟随供应商的发票。 ## 在哪里找到 打开一个商机，找到 **利润** 部分。采购订单在[采购订单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/purchase-orders/)中创建，供应商发票记录在每张订单上。 ## 为什么这样设计 **毛利按卖出的金额来算。** 毛利率是利润除以收入，和损益表的算法一样，所以每笔生意的数字可以直接和账目对照。成本加成率除以的是成本，同一笔生意读起来更高：成本 SGD 11,000.00、利润 SGD 9,000.00，成本加成率是 81.82%，而对 SGD 20,000.00 的销售额来说毛利率是 45%。 **订单在账单到达前就计入。** 发出采购订单，就等于同意付这笔钱。把它算作已承诺成本，您在还来得及调整的时候就能看到它对这笔生意的影响，而不是几周后供应商发票到了才知道。 **一切都不含税。** 您收取的 GST 是替税务局代收的，可以抵扣的进项税最终也不花您的钱。只有真正留在您手里或从您手里花出去的，才算进毛利。 **看不全的数字宁可不显示，也不当作零。** 只用您看得到的发票或订单拼出来的毛利，看起来很精确，其实是错的。easySales 只把数字显示给能看到全部组成部分的人。 ## 更高效的做法 - **在报价行上填成本单价。** 已接受报价单上的明细行成本会成为 **预计成本**，顾客接受报价的当天就有预计毛利。参见[明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/)。 - **从报价单生成发票。** 只有从这笔生意的报价单生成的发票才算作它的收入。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **从商机发起采购订单。** 商机 **采购订单** 选项卡上的 **新建采购订单** 会替您填好商机。参见[采购订单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/purchase-orders/)。 - **供应商不会全额开票的订单就关闭它。** **关闭采购订单** 会释放未开票的部分，它就不再算作已承诺成本。 - **在列表上比较各笔生意。** **商机** 列表上的 **毛利率** 列显示每笔生意的毛利率及其来源。参见[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/)。 ## 示例 Lim & Co 赢得了 Harbour Café 的装修项目。已接受的报价单不含税 SGD 20,000.00，明细行成本为 SGD 11,000.00。**利润** 部分显示 **毛利** SGD 9,000.00，**毛利率** 45%（预计）：9,000.00 ÷ 20,000.00。 Mei Tan 向木工作坊发出一张 SGD 10,500.00 的采购订单，并从报价单生成一张不含税 SGD 6,000.00 的订金发票。这笔生意现在有收入和采购订单，所以毛利是 **实际** 的：SGD 6,000.00 减去已承诺的 SGD 10,500.00 为 SGD −4,500.00，−75%。这不是亏损；大部分工作还没有开票。 随后 Lim & Co 开具余下的 SGD 14,000.00，作坊则因多加了一块层架开出 SGD 10,800.00 的账单，所以没有任何已承诺的部分。毛利是 **实际** 的：SGD 20,000.00 减去 SGD 10,800.00 为 SGD 9,200.00，46%。 Daniel Lim 的纯设计生意金额为 SGD 3,000.00，报价单上没有成本。开票之后，它的毛利是 **实际** 的 SGD 3,000.00，100%。他知道其中用了自由职业者两天的时间，于是把毛利率手动设为 80%，原因是 “Freelance drafting, not ordered through easySales”。 **完工后的贷项通知单。** 装修项目中有一块面板损坏，Mei 对最后一张发票开具了一张不含税 SGD 500.00 的贷项通知单。**收入（已开票）** 降为 SGD 19,500.00（20,000.00 − 500.00），**毛利** 降为 SGD 8,700.00（19,500.00 − 10,800.00），毛利率降为 44.62%（实际）：8,700.00 ÷ 19,500.00 = 0.44615…，百分比保留两位小数。 **不属于这笔生意的发票。** 咖啡馆后来又订了一盏落地灯，Mei 直接从客户页面新建了一张 SGD 400.00 的发票，没有从装修报价单生成。它计入咖啡馆的余额，但不计入装修项目的收入，收入仍是 SGD 19,500.00。 ## 常见问题 - **毛利率和成本加成率有什么区别？** 毛利率是利润占收入的百分比；成本加成率是利润占成本的百分比。成本 SGD 11,000.00 的一笔 SGD 20,000.00 销售，利润 SGD 9,000.00，毛利率是 45%，成本加成率是 81.82%。 - **为什么商机显示负毛利？** 您发出的采购订单金额超过了目前已开票的金额。已承诺成本会马上计入，所以随着您继续开票，毛利会回升。 - **为什么某张发票没有算进商机的收入？** 它不是从这个商机的报价单生成的，或者还是草稿，或者已被取消。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **为什么预计毛利率是空的？** 已接受报价单上没有任何一行填了成本，或者没有已接受的报价单、商机上也没有填成本。请在报价行上填写成本单价。 - **为什么我看不到成本数字？** 您的角色不能列出全部采购订单。成本数字需要 **Purchase** **List** 为 **全部记录**。参见[角色与共享](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/)。 - **毛利率可以自己填吗？** 可以，需要对该商机有 **Edit** 权限。选择 **手填毛利率**，填写 −1000 到 100 之间、最多 4 位小数的 **毛利率（%）**，并写明 **原因**。**清除手填毛利率** 会恢复系统计算的数字。 ## 相关内容 - [商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/) - [采购订单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/purchase-orders/) - [供应商发票](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/supplier-invoices/) - [报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/) --- # 产品与明细行 > 产品怎样带入报价单和发票的明细行、明细行自己保留哪些内容，以及单价、成本和税从哪里来。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/products-and-line-items/ **产品** 是您销售的东西，在产品列表中保存一次，谁都不必重新输入。**明细行** 是报价单或发票上的一行。明细行从一个产品开始，然后为该单据保留自己的内容，所以您给某位顾客报的价格永远不会改变您的产品目录。 ## 如何运作 产品要么是 **Goods**（商品）——您提供的东西，例如卷帘——要么是 **Service**（服务）——您做的工作，例如一小时的设计咨询。它包含 **名称**、**编码**、**单位**、**类别**、**制造商**、**币种**、**标价**、**成本**、**说明**，以及（如果您选了）**默认销售税**。 在明细行上选择一个产品时，该行会带入它的名称、**单位**、标价和说明；产品有 **默认销售税** 时，也会带入。从那以后，这一行就属于该单据：为这位顾客更改它的 **数量**、**单价** 或 **说明**，产品保持不变。之后更改或停用产品，也不会改变已经列出它的单据。 明细行的金额是 **数量** 乘以 **单价**。税来自单据：每一行都使用单据的税率，显示为 **单据税率**，除非您勾选 **逐行税率**，并在该行的 **税码** 中选择税率。产品的 **默认销售税** 是它那一行的起点。只有单据在其日期提供这个税时，明细行才会带入它；如果它就是单据自己的税，明细行只是保持 **单据税率**。 ## 需要注意 - 每个已保存的明细行都需要一个产品。如果产品还不存在，请在该行输入它的名称，然后选择 **新建产品“…”**；这需要 **Product**（产品）**Add**（添加）权限。 - 一行可以带自己的折扣，用百分比或金额；一张单据也可以对整个小计打一个折扣。两者都在计税前扣除——参见[给予折扣](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/discounts/)。 - **标价** 和 **成本** 是可选的。价格不固定时请留空；这样明细行开始时没有价格。 - 标价按原数字带入，不论单据是什么币种，都不会换算。 - 明细行的 **成本单价** 合计为 **成本**，供您自己计算毛利。顾客不需要支付它，选择产品也不会带入它。 - 发票开具后，它所收取的内容——明细行、价格和税——就会锁定。 - easySales 不管理库存。开具发票不会减少现有数量。 ## 术语 - **产品**——您销售的商品或服务的目录条目。 - **Goods** / **Service**——产品的类型：提供的东西，或完成的工作。 - **单位**——数量的计量方式，例如卷或天。 - **标价**——选择该产品时，明细行开始使用的价格。 - **明细行**——报价单或发票的一行，有它自己的数量、价格和说明。 - **单据税率**——单据自己的税率，没有单独税率的每一行都使用它。 - **默认销售税**——选用该产品时，明细行开始使用的税（如果单据提供）。 ## 常见误解 - 更新产品的价格，不会重新定价已有的报价单或发票。 - 停用产品不会把它从已经列出它的单据中删除。 - 产品的 **默认销售税** 不会设定已经写好的单据的税。税按每张单据及其明细行所写的来收取。 ## 在哪里找到 在侧边栏中选择 **产品** 查看产品列表；参见[产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/overview/)。明细行在报价单或发票上编辑；参见[明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/)。 ## 为什么这样设计 **明细行是副本，不是链接。** 报价单发出、发票开具之后，顾客手上就有了这些价格。因为每一行都保留自己的内容，之后目录里涨价，也改变不了顾客已经拿到的单据。 **税属于这笔销售；产品只是给出建议。** 同一款卷帘，在新加坡安装时按标准税率征税，出口时则可能适用零税率。产品的默认税填好常见的情况，而适用于这笔销售的税，仍由单据或某一行来决定。 **每一行都写明一个产品。** 这样同一样东西在每张报价单和发票上的写法都一样；在明细行上输入的新品名，也会变成下次可以直接选择的产品。 **成本只留在公司内部。** 明细行的成本单价从不打印。它让您在报价时就能看到毛利，已接受报价单上的成本还会进入这笔生意的[毛利](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gross-margin/)。 ## 更高效的做法 - **边报价边建产品。** 有 **Product** **Add** 权限时，在明细行上输入的新名称会在保存单据时成为产品。参见[创建产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/create-a-product/)。 - **从表格导入产品目录。** [数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)可以从 .xlsx 或 .csv 文件导入产品。 - **沿用以前报价单的明细行。** **···** 菜单中的 **复制** 会新建一张明细行相同的草稿。参见[复制报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/)。 - **先选好单据的税。** 在报价单或发票上设一次税，只有例外的行才用 **逐行税率**。参见[明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/)。 - **要看毛利的行就填上成本单价。** 成本不会从产品带入，请在需要看毛利的明细行上填写。 ## 示例 Lim & Co 的产品“Roller blind”是 **Goods**，**单位** 设为 pc，**标价** 为 SGD 180.00。Mei Tan 在给 Harbour Café Pte Ltd 的报价单上选择了它，把 **数量** 设为 6，并谈妥 **单价** 为 SGD 165.00：这一行合计 SGD 990.00（6 × 165.00），**GST 9%** 再加 SGD 89.10（990.00 × 9%），共 SGD 1,079.10。对于下一位顾客，产品仍然标价 SGD 180.00。 **从明细行新建产品。** Harbour Café 还要吸音板，这是 Lim & Co 从没卖过的。Mei 在同一张报价单上输入“Acoustic panel”，选择 **新建产品“Acoustic panel”** 和 **Goods**，把 **数量** 设为 8、**单位** 设为 pc、**单价** 设为 SGD 145.00。这一行合计 SGD 1,160.00（8 × 145.00）。保存之前，报价单提示 **保存时还会新建 1 个产品：Acoustic panel**。保存后，新产品带入这一行的单位、SGD 145.00 的价格和报价单的币种；它的 **类别**、**制造商** 和 **成本** 留空，等人之后补上。 **另一种币种的价格。** “Teak side table”的 **标价** 为 SGD 420.00。Mei 用 MYR 给吉隆坡的一位顾客报两张边桌的价。选择产品后，**单价** 填入的是原数字 420.00，所以她改成谈好的 MYR 1,350.00；这一行合计 MYR 2,700.00（2 × 1,350.00）。 ## 常见问题 - **改了产品价格，以前的报价单会跟着变吗？** 不会。每一行都保留当时的价格。只有之后新加的行才从新的标价开始。 - **产品的 GST 税率在哪里设？** 打开产品，选择 **编辑**，在 **价格** 下选择一个 **默认销售税**。选用该产品的明细行会从这个税开始；单据或明细行仍可以更改。参见[GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 - **产品的标价会换算成报价单的币种吗？** 不会。数字按原样带入。请在明细行上填写单据币种的价格。 - **easySales 能管库存吗？** 不能。产品没有现有数量，开具发票也不会扣减库存。 - **Goods 和 Service 有什么区别？** **Goods** 是您提供的东西；**Service** 是您做的工作。每个产品都要选一种，从明细行新建的也一样。 - **停用产品后，报价单会怎样？** 不会怎样。列出它的单据保留原来的明细行；只是新的明细行不会再提供这个产品。 ## 相关内容 - [产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/overview/) - [明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/) - [创建产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/create-a-product/) - [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [报价单还是发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quotation-vs-invoice/) --- # 负责人与可见范围 > CRM 记录的负责人是什么：为什么同事看不到某个客户、“仅自己的记录”怎么算，以及怎样共享或移交客户。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/ownership-and-visibility/ easySales 中的每条客户和销售记录都有一位负责人：负责跟进它的同事。对于角色给予 **仅自己的记录** 的人，负责人还决定他们能看到哪些记录。同事找不到某条记录时，首先要检查的就是负责人。 ## 如何运作 每类记录都在自己的字段中写明负责人： - 客户的 **负责人**； - 联系人的 **联系人负责人**； - 报价单或发票上的 **销售员**，以及贷项通知单上的销售员； - 商机、采购订单或送货单的 **负责人**； - 收据或退款属于记录它的人。 活动跟随它所在的记录：能看到该记录的所有人都能阅读其活动，相关人员也可以。仅成员空间里的活动只有该空间的成员能读。参见[谁能看到活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/who-can-see/)。 一个人能看到什么，取决于其角色在该操作上的级别。**无权限** 什么都不显示，**全部记录** 显示贵公司的所有记录，**仅自己的记录** 显示他们负责的记录，加上共享设置增加的记录：**默认访问**、**共享规则**、**团队** 和 **汇报关系**。客户的 **客户团队** 还会再增加：成员可以访问该客户及其下的所有内容，无论负责人是谁。每位成员的 **客户访问权限** 为 **只读** 或 **可读写**。 客户与其单据之间有两条无需任何设置的关联。客户的 **负责人** 可以阅读该客户下的商机、报价单、发票和贷项通知单；这些单据的负责人也可以阅读其所属的客户。 ## 需要注意 - 更换负责人会转移责任，并改变 **仅自己的记录** 级别下谁能看到该记录。它永远不会改变任何人的角色所允许的内容。 - 要移交单条记录，请使用其 **···** 菜单中的 **更改负责人**。同一菜单中的 **负责人变更记录** 列出每一次负责人变更：时间、从谁、到谁，以及由谁操作。 - 有人离职时，请停用其用户账户，然后用 **转移记录** 移交他们负责的内容。停用本身不会移交任何东西。要在之后找到已停用的用户，请在 **用户账户** 列表上将 **状态** 设为 **已停用**。 - 移交时，已开具的发票、贷项通知单和已关闭的报价单会留在原销售员名下，除非您选择移交它们。 - 产品、用户、收据和退款没有共享。在 **仅自己的记录** 级别，您只能访问自己的这些记录。 ## 术语 - **负责人**——对一条记录负责的同事，写在为此命名的字段中，例如客户的 **负责人**。 - **仅自己的记录**——把角色限制为用户负责的记录，外加共享记录的级别。 - **客户团队**——加入某个客户的同事，他们不必是负责人也能处理该客户。 - **汇报关系**——每位用户的经理。**按层级授予访问权限** 开启时，经理可以访问其下属的记录。 - **转移记录**——允许移交贵公司任何记录的角色设置。 ## 常见误解 - 担任负责人不会给予角色拒绝的操作。 - **仅自己的记录** 不是弱一些的 **全部记录**，而是另一组记录。 - 看不到的记录并不是不见了。它可能属于您的访问范围之外的同事。 - 已停用用户的记录仍归他们所有，直到有人移交这些记录。 ## 在哪里找到 负责人显示在每条记录的页面上，其 **···** 菜单中有 **更改负责人** 和 **负责人变更记录**；参见[更换负责人](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/ownership/)。移交某位用户负责的所有内容，请参见[移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/)。 ## 为什么这样设计 **每条记录都有一个负责的人。** 没有负责人的客户，就是没有人跟进的客户。每个客户、每张报价单和发票都写明一位同事，就总有人知道这是自己要跟的。 **访问跟着责任走。** 在 **仅自己的记录** 级别，您能看到的就是您负责的。用 **更改负责人** 把客户交给同事时，访问也随之转移，不需要任何人去改角色。 **已开具的单据保留原销售员。** 已开具的发票记录了这笔生意是谁做成的。移交时把它留在原销售员名下，他的销售记录和佣金数字就保持不变。 **不是您记录的钱款保持私密。** 收据属于记录它的人，没有共享。能打开某个客户，并不代表能看到这位顾客的每一笔付款，除非角色能看全部记录。 ## 更高效的做法 - **一步移交整个客户。** 在客户上使用 **更改负责人**，它的联系人和您勾选的未完成工作会一起转过去。参见[更换负责人](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/ownership/)。 - **共享一个客户，而不是移交它。** 把同事加入该客户的 **客户团队**，访问权限选 **只读** 或 **可读写**。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 - **让经理看到下属的记录。** 为每位用户设一次 **汇报关系**；开启 **按层级授予访问权限** 后，经理就能访问其团队的记录。参见[共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/)。 - **一次移交离职同事的记录。** [移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/)可以把已停用用户负责的内容转给同事，可以逐个客户转，也可以一次全部转。 ## 示例 Priya 的角色给予 **Account**（客户）**仅自己的记录** 级别，而 Harbour Café Pte Ltd 属于 Mei Tan。Priya 负责催收这家咖啡馆的未付发票，但在 Mei 把她加入咖啡馆的 **客户团队**、并把 **客户访问权限** 设为 **只读** 之前，她打不开这个客户。从那时起，Priya 可以打开该客户，以及其下的报价单和发票——只要她的角色给予她这些模块——但不能修改。客户仍然归 Mei。 Farid Rahman 离开 Lim & Co 时，Daniel Lim 停用了他的用户账户，并用 **转移记录** 把他的客户移交给 Mei，Farid 开具的发票仍留在他名下。 **经理看到的范围。** Daniel Lim 的角色给予 **Quote**（报价单）**仅自己的记录** 级别，他自己有两张进行中的报价单，没有负责任何客户。Mei 有四张进行中的报价单，Priya 有三张，两人的 **汇报关系** 都设为 Daniel。报价单的 **按层级授予访问权限** 开启时，Daniel 的 **报价单** 列表显示九张进行中的报价单（2 + 4 + 3）。 ## 常见问题 - **easySales 里记录的负责人是谁？** 是记录负责人字段里写的那位同事：客户的 **负责人**、**联系人负责人**、报价单或发票上的 **销售员**，或商机和订单的 **负责人**。收据属于记录它的人。 - **为什么我看得到的客户，同事却看不到？** 同事的角色对 **Account** 设为 **仅自己的记录**，而这个客户既不是他负责的，也没有共享给他。请把他加入 **客户团队**，或更换负责人。 - **怎样让同事处理我的客户，又不把客户交给他？** 把他加入该客户的 **客户团队**。需要修改记录就选 **可读写**，只需要查看就选 **只读**。他能执行哪些操作，仍由他的角色决定。 - **经理能看到下属的记录吗？** 可以，前提是每个人的 **汇报关系** 已设好，并且该类记录的 **按层级授予访问权限** 已开启。参见[共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/)。 - **停用用户后，他的客户会自动交给别人吗？** 不会。他的记录仍归他所有，直到您用[移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/)转走。在 **用户账户** 列表上将 **状态** 设为 **已停用**，即可找到该用户。 - **可以共享某一张收据或某个产品吗？** 不可以。收据、退款、产品和用户没有共享。角色需要看到全部这些记录时，要设为 **全部记录**。 ## 相关内容 - [角色与共享](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/) - [更换负责人](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/ownership/) - [移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/) - [共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/) --- # 角色与共享 > easySales 用户角色和权限怎么设置：每项操作的无权限、全部记录、仅自己的记录，以及共享设置、团队和上下级关系。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/ 有两样东西决定同事在 easySales 中能做什么。他们的 **角色** 规定他们在每个模块中可以执行哪些操作，以及可以处理谁的记录。贵公司的 **共享设置** 决定，对于只能处理自己记录的人，哪些同事的记录也算在可访问范围内。了解两者如何配合，您就能给每个人恰好符合其工作需要的访问权限。 ## 如何运作 *[示意图: 谁能看到一条记录：首先由角色在该操作上的级别决定。无权限不显示任何记录，全部记录显示贵公司的所有记录，仅自己的记录显示您负责的记录，加上共享设置通过默认访问、共享规则、团队和汇报关系增加的记录。]* 每个模块有五项操作：**List**（列表）、**View**（查看）、**Add**（添加）、**Edit**（编辑）和 **Delete**（删除）。角色把每项操作设为三个级别之一： - **无权限**——拒绝该操作。 - **全部记录**——贵公司中该类的所有记录。 - **仅自己的记录**——用户负责的记录，加上共享设置向其开放的记录。 每家公司都有两个不能修改的标准角色。**Administrator**（管理员）拥有所有权限，级别均为 **全部记录**。**Viewer**（查看者）可以在 **仅自己的记录** 级别对客户、联系人、报价单、发票和贷项通知单执行 **List** 和 **View**，并能阅读它能看到的记录上的活动；此外没有其他权限。其他任何组合都是贵公司自己创建的自定义角色。 共享只在 **仅自己的记录** 级别起作用。它的四个选项卡各自扩大可访问的范围：**默认访问** 设定每类记录的私有程度；**共享规则** 把一个团队的记录开放给另一个团队；**团队** 把同事分组，**团队负责人** 可以访问其所负责团队及下级团队的记录；**汇报关系** 记录上下级关系，经理可以访问其下属的记录。 ## 需要注意 - 操作由角色决定。共享永远不会越过 **无权限**：查看共享的记录需要 **View**，修改它需要 **Edit**。 - **System**（系统）只接受 **无权限** 或 **全部记录**。 - 除五项操作外，角色还可以有 **转移记录** 和 **角色管理** 控制项，例如 **管理自定义角色**、**分配角色**、**核销小额收款差额** 和 **核销坏账**。它们始终在全公司范围内生效。 - 只有拥有 **管理自定义角色** 的人可以创建或修改角色，只有拥有 **分配角色** 的人可以把角色分配给用户。 - 非管理员只能创建、编辑或分配权限不超过自己的角色。任何人都不能更改自己的角色，也不能编辑赋予自己权限的那个自定义角色。 - 产品、用户和收据没有共享。在 **仅自己的记录** 级别，用户只能访问自己的这些记录。活动跟随它所在的记录或空间。 ## 术语 - **角色**——用户工作时所依据的一组权限。每位用户有一个角色。 - **Standard Role**（标准角色）——**Administrator** 或 **Viewer**；两者都不能编辑。 - **Custom Role**（自定义角色）——贵公司创建并可以修改的角色。 - **权限级别**——**无权限**、**全部记录** 或 **仅自己的记录**，为每个模块的每项操作分别设定。 - **共享设置**——**默认访问**、**共享规则**、**团队** 和 **汇报关系**。 - **汇报关系**——每位用户向谁汇报；共享所依循的上下级关系。 ## 常见误解 - 共享一条记录，不会给予角色拒绝的操作。 - **全部记录** 和 **仅自己的记录** 描述的是谁的记录，而不是资历高低。 - 对于 **全部记录** 或 **无权限** 级别的人，共享设置不会改变任何东西。 - 用户页面上的 **团队（文字）** 是自由填写的标签，不是共享设置中的团队。 ## 在哪里找到 角色位于 **用户账户** 的 **角色** 选项卡；参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。共享位于 **系统设置** 的 **共享与团队**；参见[共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/)。 ## 为什么这样设计 **角色管“做什么”，共享管“谁的”。** 五位设计师可以共用一个角色，却各自看到不同的客户，因为记录由共享和负责人决定，操作由角色决定。这样只需维护几个角色，而不是一人一个。 **共享只扩大能看到的，从不扩大能做的。** 共享规则开放的是记录；它不能让角色不允许删除发票的人删除发票。所以把一个团队的记录开放给另一个团队，不必逐个检查角色。 **任何人都不能给自己加权限。** 用户不能更改自己的角色，非管理员也不能给任何角色超过自己的权限。权限的每一次变动都要经过第二个人，这保护了顾客资料和您的财务记录。 **敏感控制项在全公司范围生效。** 核销坏账、管理角色会影响您的账目或所有人的访问权限，所以这些控制项对角色来说只有开或关，从不限于自己的记录。 ## 更高效的做法 - **从现有角色开始建新角色。** **复制自** 会把某个自定义角色的权限带入新角色，您只需修改不同的地方。参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **把同事分成团队。** 两个团队之间一条共享规则，就能代替逐人共享记录。参见[共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/)。 - **上下级关系设一次就好。** 设好 **汇报关系** 并开启 **按层级授予访问权限** 后，经理不需要 **全部记录** 级别的角色，也能访问下属的记录。参见[共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/)。 - **只对一位同事开放一个顾客。** 客户的 **客户团队** 只开放这一个顾客。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 - **设定级别前先查一下。** [权限参考](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/permissions/)列出了每个模块的各项操作允许做什么。 ## 示例 Lim & Co 的设计师使用一个自定义角色，其中 **Account**（客户）、**Contact**（联系人）、**Quote**（报价单）和 **Invoice**（发票）均为 **仅自己的记录**。Daniel Lim 在 **默认访问** 下把 **Account** 设为 **私有**，并在 **汇报关系** 中记录 Mei Tan 和 Priya Nair 向他汇报。Mei 只能看到自己的客户；Daniel 能看到自己的、Mei 的和 Priya 的客户。 **催收专用角色。** Priya 负责跟进全公司的收款。Daniel 把设计师角色复制成一个新角色“Collections”，并做如下修改： | 模块或控制项 | 设置 | |---|---| | **Account**、**Contact**——**List**、**View** | **全部记录** | | **Invoice**——**List**、**View**、**Edit** | **全部记录** | | **Quote**——全部操作 | **无权限** | | **核销小额收款差额** | 开启 | 现在 Priya 可以打开每个顾客和每张发票、记录收款，并看到每个客户的 **对账单**——它只对能看到全部发票的角色显示。她不能查看或填写报价单。 ## 常见问题 - **角色和共享有什么区别？** 角色决定一个人可以执行哪些操作、在什么级别执行。级别为 **仅自己的记录** 时，共享决定哪些同事的记录也算作他的。 - **Viewer 角色能做什么？** 列出并打开自己负责的、或共享给它的客户、联系人、报价单、发票和贷项通知单，并阅读上面的活动。它不能新建或修改任何内容。 - **一位用户可以有多个角色吗？** 不可以。每位用户只有一个角色。需要更多权限时，请给他一个范围更大的自定义角色，或者使用共享和 **客户团队**。 - **我可以更改自己的角色吗？** 不可以。请另一位拥有 **分配角色** 的人来改。这样任何人都无法给自己加权限。 - **共享设置会影响全部记录级别的用户吗？** 不会。他们本来就能访问该类的所有记录。共享只扩大 **仅自己的记录**。 - **谁可以创建和编辑角色？** 角色拥有 **管理自定义角色** 的人。如果他不是管理员，就只能授予自己角色已有的权限。 ## 相关内容 - [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) - [共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/) - [负责人与可见范围](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/ownership-and-visibility/) - [权限参考](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/permissions/) --- # 活动与跟进 > 在 easySales 里用备注、任务、日程和沟通跟进客户：怎样 @ 提及同事、谁能看到这些记录、待办提醒汇集在哪里。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/activities-and-follow-up/ 活动记录围绕客户或交易的工作和沟通。把每条活动发在它所涉及的记录上，下一个打开该客户或报价单的人就能看到发生了什么、还有什么要做——再通过提及把同事拉进来。 ## 整体结构 *[示意图: 活动发在一条记录上——客户、联系人、潜在客户、商机、报价单或发票——或发在一个空间里。回复、@ 提及和 # 链接都属于该活动；提及会在同事的消息中心通知对方。]* - **活动** 是一条备注、一项任务、一个日程或一次沟通。您把它发在客户、联系人、潜在客户、商机、报价单或发票上，或发在空间里。 - **回复** 位于活动下方。**@** 提及一位同事；**#** 链接另一条记录，活动也会显示在那里。 - **空间** 存放不针对某一条记录的活动。它是仅成员或全公司的。 - **消息中心** 在铃铛图标后面，提及、任务和所关注单据的动态都在这里送达您。**我的工作** 汇集您自己的任务和日程，并带有日历。 ## 如何运作 *[示意图: 发生了一件事——提及、任务、所关注单据的动态——需要您处理的进入待办，让您知道的进入动态。您针对该类型和优先级的邮件设置决定是否同时发邮件：立即发邮件、摘要发邮件，或不发邮件。摘要邮件每次每人一封，在您的免打扰时段内会等待；紧急邮件不会等待。]* 1. 您发布一条活动并提及一位同事。 2. 它进入对方的消息中心：需要对方处理的进入 **待办**，让对方知道的进入 **动态**。 3. 对方的通知设置决定是否同时发邮件。easySales 每次发送时，把邮件合并成一封摘要，每人一封，并在免打扰时段内暂缓。紧急提及会立即发邮件，对同一位同事每小时最多 3 次；超过之后按普通提及发送。 4. 对方的任务和日程按日期出现在其 **我的工作** 中。 easySales 也会自动往 **待办** 里加事项，例如：还没标记为已发送的报价单、发出后一直没联系客户的报价单、逾期的发票，以及没有安排下一步的商机。每一项在其起因处理掉后就会消失。参见[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)。 ## 需要注意 - 记录上的活动对能看到该记录的所有人可见，再加上相关人员。仅成员空间里的活动只有成员和其中被点名的人能读——管理员也须先加入。参见[谁能看到活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/who-can-see/)。 - 活动上的 **谁能看到** 会列出每一位读者及原因。 - 您负责的商机、报价单和发票，无需操作就会自动关注。您能看到的其他单据也可以关注，在它开具、发送、收款、取消、作废或阶段变化时收到动态。参见[关注单据](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/follow-a-document/)。 - 已发送的报价单，要等有一次沟通，或一个已经开始、有客户联系人出席的日程，链接到该报价单、其商机或其联系人，才算跟进过。 - 删除的活动会以“已删除”条目留在时间线上，拥有 **管理他人的活动** 权限的人可以 **恢复** 它。编辑过的活动会在 **修改历史** 里保留之前的版本。 - 原来的任务、备注、日历和通话记录页面中的活动没有迁移过来。 ## 术语 - **活动**——发在记录上或空间里的备注、任务、日程或沟通。 - **提及**——**@** 加同事的名字，会把活动送到对方的消息中心。 - **空间**——仅成员或全公司的场所，用于不针对某一条记录的活动。 - **消息中心**——您的 **待办** 和 **动态**，在铃铛图标后面。 - **我的工作**——您自己的任务和日程，按日期分组，带有日历。 - **客户联系**——一次沟通，或一个有客户联系人出席的日程；它会清除已发送报价单的跟进提醒。 ## 常见误解 - 提及不会把活动中链接的记录开放给被提及的人。 - 身为管理员并不能打开仅成员空间。 - 并非每条消息都会发邮件。消息中心里总会有；邮件按每个人自己的设置发送。 - 备注不算客户联系。打电话或见面，请记成一次沟通或一个日程。 ## 在哪里找到 打开任何客户、联系人、潜在客户、商机、报价单或发票，选择它的 **活动** 标签页，即可阅读和发布其活动。选择铃铛图标查看您的消息，选择 **我的工作** 查看您自己的任务和日程，选择 **空间** 查看空间。参见[活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/overview/)、[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)和[我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/)。 ## 为什么这样设计 **跟进记录放在记录上，而不是某个人的邮箱里。** 通话记录和下一步任务都挂在客户或报价单上，接手这位客户的人——代班的同事，或移交后的新负责人——不用问人就能看到来龙去脉。 **能看到什么，跟着记录走。** 能看到某位客户的人，就能看到它的活动；共享一位客户，也就共享了它的历史，不必再另管一套权限。需要只在小范围内进行的工作，就放在仅成员空间里。 **只有真正联系过客户，才算跟进了报价单。** 写给自己的备注，客户并不知道。只把记下来的电话、消息或会面算作联系，**待办** 才能如实反映报价单发出后客户有没有收到您的消息。 **消息中心什么都有，邮件由您决定。** 把邮件调少也不会漏掉任何消息。紧急提及仍会立即送达，而每位同事每小时最多 3 次的限制，让“紧急”保持真正的紧急。 ## 更高效的做法 - **记沟通时顺手定下一步。** 保存沟通时勾选 **同时建立下一步任务**，填好 **下一步** 和 **下一步到期**。参见[日程与沟通](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/events-and-call-logs/)。 - **完成任务和安排下一个一步到位。** 在未完成的任务上选择 **完成并安排下一步**，会完成它并打开下一项任务。参见[任务](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/tasks/)。 - **输入 # 链接这笔交易。** 链接报价单或商机，活动也会出现在那条记录上，所以针对已发送报价单的电话会清除它的跟进提醒。参见[发布活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/)。 - **用“稍后”代替忽略。** **稍后** 会让消息到时再出现，例如 **明天 09:00** 或 **下周一 09:00**。参见[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)。 - **一封邮件开始一天的工作。** **每日待办邮件** 列出已逾期和今天到期的事项，没有要做的事就不发。参见[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)。 - **找出没有安排下一步的交易。** 在 **我的工作** 的团队视图中，**无下一步** 列出没有未完成任务、也没有未来日程的商机。参见[团队视图](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/team/)。 ## 示例 到 Harbour Café Pte Ltd 现场拜访后，Mei Tan 打开咖啡馆的客户。她把当天上午与 Ahmad Salleh 的通话记录为一次沟通，发布一条备注记下他选的颜色，再发布一项周五到期的任务，请 Marcus Tan 发送修改后的报价单，并用 **@** 提及他。Marcus 在自己的消息中心、以及 **我的工作** 的 **未来 7 天** 下找到这项任务；打开咖啡馆客户的每个人都能看到这三条活动。 **等待回复的报价单。** 10 月 5 日（星期一），Mei 把给 Harbour Café 的 QN-10000150 标记为已发送。Lim & Co 把报价单跟进期设为 3 天，所以到 10 月 8 日（星期四），她的 **待办** 提示报价单发出后尚未联系客户。她给 Ahmad 打了电话，在报价单的 **活动** 标签页保存一次沟通，并勾选 **同时建立下一步任务**，到期日为 10 月 12 日（星期一）。这条 **待办** 随即消失，新任务出现在 **我的工作** 的 **未来 7 天** 下。 ## 常见问题 - **备注、任务、日程和沟通有什么区别？** 备注记下值得记住的事；任务是要有人完成的工作；日程是预约的时间，例如现场拜访；沟通记录通过电话、视频、当面、消息或邮件与人联系。参见[活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/overview/)。 - **我在客户上发的备注谁能看到？** 能看到该客户记录的所有人，加上活动中被点名的人。活动上的 **谁能看到** 会列出每位读者及原因。参见[谁能看到活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/who-can-see/)。 - **@ 提及同事，会让对方能打开这位客户吗？** 不会。对方能读整个讨论串，包括其中关于链接记录的内容，但仍然打不开其角色不允许查看的记录。 - **报价单已经跟进过了，为什么还在待办里？** 只有沟通，或已经开始、有客户联系人出席的日程才算，而且必须链接到该报价单、其商机或其联系人。备注、只记在客户上的电话，或子类型设为不计为客户联系的活动，都不能清除这条提醒。 - **怎样减少通知邮件？** 在通知设置中，把每种类型设为 **摘要** 或 **仅应用内**，或设置 **免打扰时段**。所有消息仍会送到您的消息中心。参见[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)。 - **删除的活动能找回来吗？** 能。它会以已删除条目留在时间线上，拥有 **管理他人的活动** 权限的人可以选择 **恢复**。 - **在哪里看我所有客户的任务？** 在 **我的工作** 里，按 **逾期**、**今天**、**未来 7 天**、**等待中** 和 **无截止日期** 分组，旁边是日历。参见[我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/)。 ## 相关内容 - [活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/overview/) - [消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/) - [我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/) - [空间](https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/overview/) - [负责人与可见范围](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/ownership-and-visibility/) --- # 单据与模板 > easySales 怎样把报价单、发票、收据和对账单打印成 PDF：信头、Word 或表单设计的发票模板，以及常用条款模板。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/documents-and-templates/ 单据就是顾客或供应商收到的 PDF。每次您请求时，easySales 都会根据记录重新生成它，所以 PDF 始终显示记录当前的内容。模板决定单据的外观；记录决定单据的内容。 ## 如何运作 easySales 生成以下单据，每种都来自处理该记录的页面上的一个按钮： - 报价单和发票，用其页面上的 **PDF**； - 贷项通知单，用 **PDF**； - 收据，用 **下载 PDF**。收据属于客户，可以支付多张发票，所以一张收据生成一份 PDF，列出它支付的每张发票； - 对账单，从客户上的 **对账单** 生成，涵盖您选择的 **期间**； - 采购订单和送货单，用其页面上的 **PDF**。 每份 PDF 由三样东西决定。**信头** 是每张单据上打印的页眉和页脚：您的标志、公司名称、地址和注册号码。**设计** 决定发票、报价单、采购订单或送货单的版式，是 **使用内置设计**、**用表单设计** 或 **上传 Word 文件** 之一。贷项通知单、收据和对账单使用内置设计，并带有您的信头。**记录** 提供顾客、日期、明细行、税额、总额和状态。 ## 需要注意 - easySales 只生成 PDF。Word 文件是提供设计的一种方式；它生成的单据仍然是 PDF。 - 草稿发票打印为形式发票，标题为 PROFORMA INVOICE。开具之后，它打印设计所定的标题。选择 **自动（按税务注册）** 时，打印税务注册所要求的标题：例如在新加坡，公司已注册税务且发票有应税行，就打印 TAX INVOICE，否则打印 INVOICE。标题在开具时固定。 - 请求 PDF 不会改变记录上的任何内容，更改设计也永远不会改变记录。 - 新设计会用于此后打印的每一份 PDF，包括重印旧单据。已开具的发票仍打印它自己的编号、明细行、金额、标题，以及开具时的名称和地址。 - 新设计要在您选择 **使用此项** 后才生效。被替换的设计保留在 **Version history**（版本历史）中，用 **还原** 可以改回来。 - 发票的应付金额与打印的总额不一致时，内置设计和表单设计会在总额下方用一行 Rounding 打印这个差额。Word 设计只有在文件中有 Rounding 行时才会打印它；如果 Word 发票设计没有 Rounding 行，easySales 会提醒您，但仍然允许使用。 - 打印的日期按贵公司的时区，而不是您自己的时区。 - 标准模板是保存好的文字，有相应权限的人可以添加、修改和删除；已经使用过某个模板的单据保留当时得到的文字。 - **采购订单** 和 **Delivery order**（送货单）的设计卡片，只在贵公司开通了这两个模块时才出现。 ## 术语 - **信头**——每张单据上打印的页眉和页脚。 - **公司信息块**——每张单据上打印的公司名称和各行信息，不论使用哪种信头；留空时取自您的许可证记录。 - **设计**——发票、报价单、采购订单或送货单的版式：内置设计、在表单中填写的设计，或您上传的 Word 文件。 - **标准模板**——保存好的文字，例如条款和条件，可套用到单据的文本中。 - **形式发票**——草稿发票的打印形式，它还不是税务发票。 - **Rounding 行**（舍入行）——发票总额下方的一行，显示打印总额与应付金额之间的差额。 ## 常见误解 - 编辑已保存的 PDF 不会改变 easySales 中的记录。 - 设计无法更正错误的数字。数字来自记录。 - 标准模板是文字，不是版式。 - 预览草稿发票不会开具它。 - easySales 不会用邮件发送单据。请保存 PDF，自己发给对方。 ## 在哪里找到 按钮位于每条记录上，如上所列。信头和设计位于 **系统设置** → **文档设置**。标准模板位于 **系统设置** → **标准模板**。参见[单据](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/overview/)。 ## 为什么这样设计 **PDF 从记录生成，所以只有一个准确的版本。** easySales 不保存可能与记录脱节的副本。每份 PDF 都显示您请求那一刻记录上的内容，包括最新的收款和抵扣；要更正错误，就改记录——发票开具后则开贷项通知单——而不是去改 PDF。 **全公司用同一套设计。** 每位销售员的报价单和发票都用同样的信头、版式和条款，顾客面对的是同一家公司。设计在 **文档设置** 中统一设定，不用每张单据各选一次。 **您确认之前，什么都不会生效。** 新设计先预览，再选 **使用此项**，旧设计保留在 **Version history**（版本历史）中。Word 文件里的错误不会在没人看过的情况下出现在顾客的单据上，而且随时可以改回去。 **文字是复制过去的，不是链接。** 套用标准模板时，它的文字会复制到单据里。之后修改或删除模板，都不会改动顾客手上已有的报价单或发票。 ## 更高效的做法 - **把常用条款设为默认。** 在报价单或发票模板上勾选 **设为这类新单据的默认条款**，每张新单据的 **条款与条件** 就会自动带上这段文字。参见[标准模板](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/standard-templates/)。 - **一键换成另一段文字。** 条款框下方的 **从模板插入** 可以换上另一个模板；**撤销** 会恢复原来的文字。参见[标准模板](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/standard-templates/)。 - **从样本开始做 Word 设计。** **下载样本** 会给您一个 Word 文件，改好后上传即可，不必从零开始。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **公司信息块只填一次。** 信头卡片上的 **编辑公司信息块** 设定每张单据上打印的公司信息，不论使用哪种信头。 - **发对账单，而不是一叠发票。** 客户上的 **对账单** 把 **期间** 内开票、收款和贷项的情况汇成一份 PDF。参见[客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)。 ## 示例 **自动带上的条款。** Lim & Co 要求顾客在接受报价时先付一半。Daniel Lim 保存了一个报价单模板“订金条款”，内容为“接受报价时付 50% 订金，交付时付清余款”，并勾选 **设为这类新单据的默认条款**。Mei Tan 给 Harbour Café 的下一张报价单就自动带上了这段文字。报价单税前 SGD 20,000.00，加 9% GST SGD 1,800.00，合计 SGD 21,800.00，咖啡馆要付的订金是 SGD 10,900.00（SGD 21,800.00 的 50%）。后来 Daniel 把模板改成 40%，已经发出的那张报价单仍然是 50%。 **年中换了新标志。** Lim & Co 在 7 月换了新标志。Daniel 在信头卡片上传新标志，预览后选择 **使用此项**。Mei 预览 3 月开具的 INV-10000318 时，上面已是新标志，但编号、明细行、金额、TAX INVOICE 标题和咖啡馆的地址都和开具时一样。 ## 常见问题 - **easySales 能打印哪些单据？** 报价单、发票、贷项通知单、收据、对账单、采购订单和送货单，每种都通过其记录上的按钮生成 PDF。参见[单据](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/overview/)。 - **发票可以用自己的 Word 模板吗？** 可以。在 **系统设置** → **文档设置** 中，选择 **发票** 卡片上的 **更改**，再选 **上传 Word 文件**。报价单、采购订单和送货单的做法相同。 - **改了设计，已经发出的发票会变吗？** 顾客手上的那份不会变。重印时用新版式，但已开具的发票保留其编号、明细行、金额、标题和开具时的地址。 - **可以改回之前的发票设计吗？** 可以。打开该设计卡片上的 **Version history**（版本历史），在要用的版本上选择 **还原**。 - **设计和标准模板有什么区别？** 设计是整张单据的版式。标准模板是放进其中某个文本框的文字，例如条款和条件。 - **修改标准模板，会改动以前的报价单吗？** 不会。模板文字在套用时已复制到每张单据中，那些单据保留原来的文字。 - **贷项通知单和收据可以有自己的设计吗？** 不可以。它们使用内置设计，并带有您的信头和公司信息块。 ## 相关内容 - [单据](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/overview/) - [信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/) - [标准模板](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/standard-templates/) - [发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/) - [开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) --- # 审计记录 > 在 easySales 里查谁改过、看过或下载过一条记录：历史记录选项卡、全公司审计日志、查看记录，以及历史保留多久。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/audit-trail/ easySales 会记录谁在什么时候改了什么。用它来回答“这个价格是谁改的？”或“是谁把这个顾客转给了另一位销售员？”，无需四处询问。其中的内容都不能编辑或删除。 ## 如何运作 同一份事件记录出现在两个地方： - 记录的 **历史记录** 选项卡是一条时间线，最新的在前。每项变更用一句话说明发生了什么，并附有 **修改人** 和时间；打开其字段按钮，可以看到每个 **Field**（字段）的 **Before**（修改前）和 **After**（修改后）的值。有人打开过该记录时，同一时间线中会有一条该人的 **查看人** 条目。如果是 AI 代此人操作，姓名旁的标签会注明是哪个 AI：内置助手，或者第三方 AI 应用及其连接的名称。每种事件都有自己的图标和颜色。 - 审计日志位于 **系统设置** 下，列出贵公司范围内的事件。它的 **变更** 选项卡涵盖记录编辑、负责人变更、开具、取消发票或作废等生命周期步骤，以及对设置、角色和共享的更改。它的 **查看记录** 选项卡列出谁打开了客户、联系人、报价单、发票或贷项通知单，每人每条记录每半小时记录一次。两个选项卡都可以按 **记录类型**、人员和日期筛选。 easySales 还会记录有人下载 PDF 或附件的时间，以及请求被拒绝的时间。在记录的 **历史记录** 选项卡上，这些事件以及 **查看人** 条目，只向管理员——即 **System**（系统）**View**（查看）设为 **全部记录** 的人——和该记录当前的负责人显示。其他人可以看到所有变更，以及自己的下载，但看不到任何查看条目，也不会察觉有这类条目。被移交记录的新负责人能看到更早的查看，原负责人则不能。 ## 需要注意 - 审计日志需要 **System** **View** 权限。记录的 **历史记录** 选项卡只需要能访问该记录。查看不计入选项卡上显示的数字。 - 设置、角色和共享没有自己的记录，所以审计日志是查看其变更的唯一地方。 - 更正是在历史上追加，而不是替换它。已取消的发票保留其编号和历史记录，冲销它的贷项通知单作为一条独立的记录出现。 - 停用记录会保留其历史记录。 - 在报价单或发票上，**历史记录** 记录的是详情和总额。明细行的更改显示为更改前后的总额，而不是逐行显示。 - 历史记录按您的方案所定的期限保留，显示在[许可证页面](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)的 **数据保留** 下。在 easySales 为贵公司开始清除较早的记录之前，不会清除任何内容。此后，早于该期限的记录每月清除，活动时间线中由它们产生的单据事件也一并清除，审计日志会注明哪一天之前的记录已清除。 - 没有导出功能。请在屏幕上查看审计日志。 - 日期和时间按您自己的时区和日期格式显示。 ## 术语 - **审计日志**——全公司范围内已记录事件的列表。 - **历史记录**——一条记录的事件，位于它自己的选项卡上。 - **修改人**——做出更改的人；审计日志的筛选中称为 **更改人**。 - **查看人**——打开记录的人，显示在 **查看记录** 和记录的 **历史记录** 选项卡上。 - **记录类型**——事件所涉及的记录类别，用于筛选审计日志。**查看记录** 中的 **对象** 列写明被打开的是哪一条记录。 ## 常见误解 - **变更** 选项卡不显示谁阅读了记录。**查看记录** 会显示，适用于客户、联系人、报价单、发票和贷项通知单。 - 取消、作废或停用不会抹去之前的历史记录。只有方案的保留期限会，且要在为贵公司开始清除之后。 - 能访问一条记录，并不代表能访问全公司的审计日志。 - 半小时内多次打开同一条记录，在 **查看记录** 中只出现一次，而不是每次访问一次。 ## 在哪里找到 打开 **系统设置**，在 **用户与安全** 组中选择 **审计日志**，或打开任何记录并选择其 **历史记录** 选项卡。操作步骤请参见[审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/)。 ## 为什么这样设计 **没人能改写的历史，才是大家都信得过的历史。** 连管理员也不能编辑或删除任何条目。顾客对价格有异议，或同事问是谁动了一笔交易，记录本身就能给出答案，不会引起争执。 **更正只追加，从不抹去。** 您的会计师和税务稽查人员要看到的是错误本身和更正它的单据，而不是事后被悄悄改过的记录。已取消的发票和它的贷项通知单都会保留，各有各的历史。 **谁看过什么，只给负责的人看。** 查看记录会透露同事在忙什么，所以 easySales 只向管理员和记录当前的负责人显示，而不是给每个能打开该记录的人看。 **权限的变更同样有迹可查。** 角色、共享和设置决定了每个人能看到什么、做什么。把它们的变更记在审计日志里，任何人的权限变化都能追溯到具体的人和时间。 ## 更高效的做法 - **从记录本身查起。** 只关于一位客户或一张单据的问题，看它的 **历史记录** 选项卡，比在全公司范围里找快得多。参见[审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/)。 - **先筛选再看。** 选一个 **记录类型**、一个人和一段日期；**清除筛选** 可以重新开始。 - **查谁在什么时候负责过一条记录。** 记录 **···** 菜单中的 **负责人变更记录** 列出每一次负责人变更。参见[更换负责人](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/ownership/)。 - **回顾离职同事最近几周的工作。** 在 **查看记录** 中选这个人和日期，就能看到他打开过哪些客户和发票，再交代给接手的人。参见[移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/)。 ## 示例 Harbour Café Pte Ltd 的报价单显示的总额比 Mei Tan 记得谈妥的要低。她打开它的 **历史记录** 选项卡，发现前一天 Farid Rahman 做过一次编辑，并附有他修改前后的总额：修改前 SGD 21,800.00，修改后 SGD 20,710.00。差额 SGD 1,090.00，就是税前价格少了 SGD 1,000.00，再加上这部分的 GST SGD 90.00（SGD 1,000.00 的 9%）。她去问 Farid 改了哪一行。 **交接之前。** Farid Rahman 本周末要离开 Lim & Co。Daniel Lim 打开审计日志的 **查看记录** 选项卡，选 Farid 和最近 14 天，看到 Farid 打开过 Harbour Café 的客户和它的两张发票。Daniel 把 Farid 的客户移交给 Mei，并告诉她这两张发票是 Farid 一直在追的。 ## 常见问题 - **在 easySales 里能查到谁改了一条记录吗？** 能。打开该记录的 **历史记录** 选项卡：每项变更都显示 **修改人**、时间，以及每个字段的 **Before**（修改前）和 **After**（修改后）的值。 - **能查到谁看过某位客户或某张发票吗？** 管理员和该记录当前的负责人可以。**查看人** 条目会出现在它的 **历史记录** 选项卡上，审计日志的 **查看记录** 选项卡也会列出客户、联系人、报价单、发票和贷项通知单的查看。 - **管理员能删除或修改审计记录吗？** 不能，任何人都不能。较早的条目只会在超过许可证页面 **数据保留** 所示的期限、并且已为贵公司开始清除之后才被清除。 - **审计日志能导出到 Excel 吗？** 不能。请在屏幕上查看和筛选。 - **历史记录会显示 AI 做的更改吗？** 会。姓名旁的标签会注明是内置助手还是第三方 AI 应用代此人操作，并附上连接的名称。 - **为什么我打不开审计日志？** 它需要 **System** **View** 权限。没有这个权限，您仍可以查看您能打开的任何记录的 **历史记录** 选项卡。 - **为什么改了报价单的一行，只显示总额？** 在报价单和发票上，**历史记录** 记录的是详情和总额，所以明细行的更改显示为更改前后的总额。 ## 相关内容 - [审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/) - [更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/) - [负责人与可见范围](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/ownership-and-visibility/) - [贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/) --- # 许可证与用户 > easySales 的许可证、许可证代码、用量上限和模块，与用户账户、席位、角色以及停用离职员工之间的关系。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/your-licence-and-users/ 贵公司的 **许可证** 就是它的 easySales 订阅。每家公司都有自己独立的工作区：它的记录、用户和设置不会被其他公司看到。许可证下的 **用户账户** 就是贵公司中登录 easySales 的人。 ## 如何运作 您的许可证有一个 **许可证代码**。同事如果用用户名登录，或者其电子邮箱属于不止一家公司，需要在登录页选择 **使用许可证代码** 并填写这个代码，easySales 才知道要打开哪家公司的工作区。 **许可证** 页面向每个人显示 **基本信息**：**公司**、其 **代码**、**有效期**，以及公司所用的 **套餐** 或 **类型**。有 **System**（系统）**View**（查看）权限的人还能看到贵公司拥有什么： - **用量** 把现有数量与 **用户账户**、**客户**、**联系人**、**产品** 等的上限进行比较。**月用量** 统计贵公司本月新建的数量与每月上限的对比，并在其显示的日期重新计算。显示 **不限** 的项目没有上限。 - **模块** 显示每个模块，例如 **发票**、**商机**、**采购订单** 或 **AI 助手**，是 **已启用** 还是 **未包含**。 - **数据保留** 显示每类历史记录保留多久。 每个用户账户属于一个人，并有一个角色。许可证决定贵公司整体拥有什么；角色决定每个人可以用它做什么。 ## 需要注意 - 达到上限后，再创建该类记录会被拒绝，并显示相应的消息。已有的记录不受影响。 - 在在线付费的套餐中，**用户账户** 统计的是已启用的用户，停用一位用户会腾出一个完整席位。已安排在计费周期结束时减少席位的，期间添加超出新席位数的用户会被拒绝。 - 停用用户会让其所有会话退出登录，并阻止其再登录。他们负责的记录仍归他们所有，直到您移交这些记录。没有任何页面可以重新启用用户。已停用的用户会从 **用户账户** 列表中隐藏，直到您将 **状态** 设为 **已停用**。 - 模块 **未包含** 时，贵公司任何人都不能使用它，无论其角色如何。 - **有效期** 下的日期仅供参考；您工作时 easySales 不会检查它们。 - 在线付费的套餐，由管理员在许可证页面更改方案和完整席位；参见[更改套餐或席位](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/change-plan-or-seats/)。其他情况请联系 easySales。 ## 术语 - **许可证**——贵公司的 easySales 订阅及其独立的工作区。 - **许可证代码**——有人用用户名，或用属于多家公司的电子邮箱登录时，用来识别贵公司的代码。 - **使用上限**——您的方案允许某类记录的数量，按总数或按月计。 - **模块**——easySales 中由方案开通或关闭的一部分功能。 - **用户账户**——贵公司中一个人的登录账户。 - **完整席位**——在线付费套餐中，一位已启用用户占用的名额。 - **已停用的用户**——不能再登录的用户账户；其记录仍然保留。 ## 常见误解 - 客户不是用户账户。一个是顾客，另一个是登录 easySales 的同事。 - 模块开通并不代表任何人都能使用它。每个人的角色仍然起决定作用。 - 停用用户不会删除他们负责的记录。 ## 在哪里找到 在侧边栏中选择 **许可证** 查看许可证页面；参见[贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)。用户账户位于侧边栏的 **用户账户**；参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)。 ## 为什么这样设计 **一家公司一个工作区，您的数据只属于您。** 每条记录、每位用户和每项设置都属于同一份许可证，绝不会流到另一家公司。同时为两家公司工作的人要分别登录，这正是许可证代码的用途。 **许可证和角色回答的是不同的问题。** 许可证说明贵公司拥有什么，角色说明每个人可以用它做什么。您可以只让部分同事使用某个模块而不必更改套餐；开通一个模块，也不会让所有人都能用它。 **用户是停用，而不是删除。** 离职员工的名字仍留在他们建立的报价单、发票和历史记录上，记录依然能说明谁做了什么。停用会立即阻止其登录；在线付费的套餐中，还会腾出席位给下一位新同事。 **上限只挡新记录，不影响旧记录。** 达到上限只会拒绝该类的下一条记录，已有的内容不会被隐藏、锁定或删除。 ## 更高效的做法 - **招人或导入数据前先看用量。** **用量** 卡片显示还剩多少空间，免得新用户或一批联系人被拒绝。参见[贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)。 - **停用和移交一次办完。** 停用离职员工后，其页面仍然打开，横幅会显示他名下还有哪些记录，用 **Transfer records**（转移记录）把它们转给同事。参见[移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/)。 - **用角色而不是模块来控制访问。** 不想让某些同事使用某个模块，就把他们角色中该模块设为 **无权限**。参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **自己调整席位。** 在线付费的套餐中，许可证页面的 **更改套餐或席位** 可以立即增加席位。参见[更改套餐或席位](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/change-plan-or-seats/)。 ## 示例 Lim & Co 在线付费购买了五个完整席位，五个都已使用。Farid Rahman 离职时，Daniel Lim 停用了 Farid 的账户，这样就腾出一个席位，再在 Farid 的位置添加新的设计师。团队增加到六人时，Daniel 先用 **更改套餐或席位** 增加一个席位，再添加第六位用户。 **登录两家公司。** Mei Tan 还替她姐姐的店记账，那家店有自己的 easySales 许可证，两边她都用同一个电子邮箱。她在登录页选择 **使用许可证代码**，输入 Lim & Co 的代码，easySales 就打开 Lim & Co 的工作区。 **席位减少尚未生效时。** 一位设计师离职后，Lim & Co 有六个完整席位、五位已启用用户。Daniel 把席位减为五个，从本计费周期结束时生效。下一周他想添加一位实习生，easySales 拒绝了：已有五位已启用用户，再加一位就是六位，超过套餐将降到的五个席位。要添加这位实习生，Daniel 在许可证页面保留六个席位即可。 ## 常见问题 - **许可证代码是什么？** 识别贵公司工作区的代码，显示在许可证页面的 **代码** 中。用用户名登录，或您的电子邮箱属于不止一家公司时，就需要它。参见[登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/)。 - **客户和用户账户是一回事吗？** 不是。客户是您销售的对象；用户账户是登录 easySales 的同事。 - **员工离职了，可以删除他的用户吗？** 不能，请改为停用：他会立即被退出登录、不能再登录，他的记录会保留到您移交为止。参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)。 - **停用的用户能重新启用吗？** 不能。没有任何页面可以重新启用用户。 - **达到上限会怎样？** 再创建该类记录会被拒绝，并显示说明上限的消息；每月上限会注明是每月。已有的记录不受影响，每月上限在 **月用量** 显示的日期重新计算。 - **为什么同事能用的模块我用不了？** 要么您的角色没有给您这个模块，要么角色给了，但该模块对贵公司是 **未包含**。管理员可以两边都查：您的角色，以及许可证页面的 **模块**。 - **停用用户会腾出席位吗？** 在线付费的套餐中会：**用户账户** 只统计已启用的用户。 ## 相关内容 - [贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/) - [用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/) - [角色与共享](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/) - [试用与订阅](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/trial-and-subscription/) - [登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/) --- # 客户与联系人 > 在 easySales 怎样添加和管理客户——用客户记录您销售的公司或个人，用联系人记录您在每个客户那里打交道的人。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/customers/overview/ easySales 中的每一笔销售都从客户开始。**客户**（Account）是您销售的对象，可以是公司或个人；**联系人** 是您在该客户那里打交道的人。报价单、发票、收据和贷项通知单都挂在它们下面，所以请先建好。 ## 在哪里找到 在侧边栏选择 **客户** 或 **联系人**。列表只显示您的角色允许查看的记录。 ## 您可以做什么 - 添加和管理客户：[客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/overview/)，包括[创建客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/create-an-account/)和[更换负责人](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/ownership/)。 - 保存您打交道的人：[联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/overview/)，包括[创建联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/create-a-contact/)和[重复记录提示](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/duplicates/)。 - 了解背景：[客户与联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/accounts-and-contacts/)说明两者如何配合，以及为什么报价单写联系人而不是客户。 ## 权限 **Account** 和 **Contact** 模块决定谁能列出、查看、添加、编辑和删除客户，以及看到全部记录还是只看自己的。见[角色与共享](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/)。 ## 为什么这样设计 **客户设一次，每张单据都从它开始。** 客户记录保存了顾客的地址、**默认付款条款** 和 **默认币种**。为它的联系人新建报价单和发票时都会带入这些内容，没有人需要重打，也不会有单据用旧地址发出。 **每个客户都有负责人。** **负责人** 是负责这位顾客的同事。设为 **仅自己的记录** 时，销售人员处理的是自己负责的客户和共享给他的客户，而不是整个公司的客户名单。 **人走了，客户还在。** 客户属于贵公司，而不属于某位销售人员。有人离职时，他的客户和未完成的工作会转给一位同事，什么都不会丢，每位顾客也仍有人跟进。 ## 更高效的做法 - **从顶栏找到任何人。** 在文字框以外按 **/**，输入名称，就能直接打开客户或联系人。参见[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)。 - **按邮箱或电话搜索联系人。** **联系人** 的搜索框也能匹配邮箱地址或电话号码，只有一个未接来电时很好用。参见[联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/overview/)。 - **从客户开始做报价单。** 客户 **···** 菜单中的 **新建报价单** 会替您填好顾客。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 - **一次导入现有的客户名单。** [数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)可以从 .xlsx 或 .csv 文件导入客户和联系人。 - **一步移交客户。** 用户页面上的 **转移记录** 会把他的客户和未完成的工作转给一位同事。参见[移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/)。 ## 示例 **一位新顾客，从头到尾。** Lim & Co 接到 Harbour Café Pte Ltd 的一项工作。Mei Tan 选择 **客户**，再选择 **新建客户**，创建一个 **企业** 客户，**负责人** 是她自己，**默认付款条款** 为 NET 30，并把店主 Grace Wong 添加为联系人。她的第一张报价单写给 Grace，自动带入 NET 30：设计费 SGD 4,000.00，加 GST 9% SGD 360.00，合计 SGD 4,360.00。 **一位销售人员离职。** Priya Nair 要离开 Lim & Co，名下有 40 个客户。在她最后一天之前，Daniel Lim 打开她的用户记录，选择 **转移记录**，把她的客户、联系人和未完成的报价单转给 Mei。这些客户的历史都还在；**负责人** 现在都显示为 Mei。 ## 常见问题 - **怎样添加新客户？** 选择 **客户**，再选择 **新建客户**。公司选 **企业**，个人选 **个人**，然后把您打交道的人添加为联系人。参见[创建客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/create-an-account/)。 - **顾客的付款条款在哪里设？** 在客户的 **默认付款条款** 中设。为它的联系人新建报价单和发票时会自动带入。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 - **其他销售人员看得到我的客户吗？** 要看他们的角色。设为 **全部记录** 的能看到所有客户；设为 **仅自己的记录** 的只看到自己的，以及共享给他们的。 - **销售人员离职后，他的客户怎么办？** 什么都不会删除。管理员用 **转移记录** 把他的客户和未完成的工作交给一位同事。 - **为什么侧边栏里没有“客户”或“联系人”？** 您的角色对 **Account**（客户）或 **Contact**（联系人）模块的 **List**（列表）是 **无权限**。请联系管理员。 - **可以用电话号码找客户吗？** 可以。在 **联系人** 搜索框输入号码，它会按姓名、客户、邮箱或电话匹配联系人。 ## 相关内容 - [报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/) - [客户与联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/accounts-and-contacts/) - [报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/) - [接触客户](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/first-contact/) - [回头客](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/repeat-business/) --- # 客户 > easySales 里的客户是什么——企业客户与个人客户、客户与供应商角色、客户编号，以及为什么报价单和发票都从客户开始。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/overview/ **客户**是您的顾客或供应商——一家公司或一个人。每一项客户工作都从这里开始：您打交道的人、您发出的报价单和发票，以及您收到的款项，都归属于一个客户。 ## 在哪里找到 在侧栏选择 **客户**。列表显示您的角色允许查看的客户；选择 **新建客户** 可添加一个。选择客户名称即可打开：客户页面汇集了它的联系人、报价单、发票、收据、采购订单、商机、活动、应收账款和历史记录。 *[示意图: 报价到收款的各记录如何关联：客户下有联系人和商机；商机包含报价单；报价单通过一张或多张发票开票；收据支付发票；贷项通知单冲减一张发票；退款退还未分配的款项或剩余贷项。]* 整条链都挂在客户之下。报价单或发票指定一位联系人，客户随该联系人确定；收据和贷项通知单跟随它们结清或更正的发票。 ## 您可以做什么 - [创建客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/create-an-account/)——公司选 **企业**，个人选 **个人**。 - [查看客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)及其下的所有记录。 - [编辑、合并或停用客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/edit-and-delete/)。 - 客户改由其他同事负责时，[更改负责人](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/ownership/)。 - 把您打交道的人添加为[联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/overview/)。 ## 术语 - **企业**——用于公司或组织的客户，可以有任意数量的联系人。 - **个人**——用于个人的客户。此人保存为该客户唯一的联系人，您在客户上修改其资料。 - **负责人**——负责这个客户的同事。 - **客户** / **供应商**——该客户对您而言的 **角色**，至少勾选一项。只有勾选了 **客户** 的客户才能在报价单和发票上选择。 - **客户编号**——客户作为顾客的编号，例如 `C-00001`。留空时 easySales 会分配下一个编号。 - **默认付款条款** 和 **默认币种**——为该客户新建报价单或发票时的初始付款条款和币种。 ## 常见误解 - 客户不是登录账号。登录 easySales 的人是用户。 - 不要为同一家公司的每个人各建一个企业客户，请把他们添加为联系人。 - 客户类型之后无法更改。如果选错了，请新建一个正确类型的客户，再停用原来的客户。 ## 权限 查看和打开客户需要 **Account**（客户）模块的 **List**（列表）和 **View**（查看）权限；创建和修改需要 **Add**（添加）和 **Edit**（编辑）；停用需要 **Delete**（删除）。角色设为 **仅自己的记录** 时，可以处理自己负责的客户，以及公司的共享设置或 **客户团队** 授予它的客户。 ## 为什么这样设计 **一位顾客，一个客户。** 收据、客户贷项和对账单都按客户保存。这样一笔付款可以结清寄给同一家公司不同人的多张发票，顾客的余额也只是一个数字，不用您自己一张张加。 **联系人决定客户。** 报价单和发票本身没有客户字段：它取您所选联系人所属的客户。因此单据不可能寄给一位顾客那边的人，却记到另一位顾客的账上。 **客户和供应商是角色，不是两条记录。** 既向其销售、又向其采购的公司，就是一个同时勾选两项的客户。只勾选 **供应商** 的客户，在报价单或发票上选择联系人时不会出现，所以不会误给供应商开票。任何客户都可以作为采购订单的供应商，开具采购订单时会自动为它勾选 **供应商**。 ## 更高效的做法 - **不只按名称搜索。** **客户** 列表的搜索框也能按国家／地区或行业查找。参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 - **从客户页面开始做单据。** 客户的 **···** 菜单提供 **新建报价单**、**新建发票** 和 **新建商机**，企业客户还有 **新建联系人**。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 - **一次导入现有的客户名单。** [数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)可以从 .xlsx 或 .csv 文件导入客户和联系人，与现有记录相同的行会被跳过。 - **合并重复客户，而不是两个都留着。** **合并重复客户** 会把重复客户的联系人和未完成的工作转入您保留的客户。参见[编辑或停用](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/edit-and-delete/)。 ## 示例 Lim & Co 是一家五人室内设计公司，接下了 Harbour Café Pte Ltd 的装修工程。Mei Tan 创建了一个名为 Harbour Café Pte Ltd 的 **企业** 客户，由自己担任 **负责人**，勾选 **客户**，并把 **默认付款条款** 设为 **NET 30**。咖啡馆老板 Grace Wong 和运营经理 Ahmad Salleh 成为这个客户下的两位联系人。 一周后，房主 Kelvin Ong 想做一面造型墙。Mei 为他创建了一个 **个人** 客户：他的电子邮箱和手机号码记在客户上，easySales 把他保存为该客户唯一的联系人。 **既是顾客又是供应商。** Harbour Café 还向 Lim & Co 供应工作室用的咖啡。Daniel Lim 在采购订单上把咖啡馆选为供应商，开具这张订单后，客户上的 **客户** 旁会自动勾选 **供应商**。咖啡馆保留原来的客户编号，其联系人仍可在报价单和发票上选择。 ## 常见问题 - **一个客户可以既是顾客又是供应商吗？** 可以。在 **角色** 下同时勾选 **客户** 和 **供应商**，这个客户就会出现在报价单、发票和采购订单上。 - **新建报价单时为什么找不到这位顾客？** 选择框列出的是联系人，不是客户，并且不包括只勾选 **供应商** 的客户。请先在企业客户下添加联系人，或在客户上勾选 **客户**。参见[创建联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/create-a-contact/)。 - **为什么我看不到同事的客户？** 您角色的 **Account**（客户）权限设为 **仅自己的记录**。请负责人把您加入该客户的 **客户团队**，或请管理员把客户共享给您。参见[共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/)。 - **一家公司的每个分店都要建一个客户吗？** 不需要。把各分店的人添加为联系人，并填写各自的 **邮寄地址**；寄给他们的单据会打印这个地址，而公司的余额仍集中在一个客户里。 - **可以从 Excel 表格导入客户吗？** 可以。**系统设置** 中的 **数据导入** 接受最多 5,000 行的 .xlsx 或 .csv 文件。参见[数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)。 ## 相关内容 - [客户与联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/accounts-and-contacts/) - [联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/overview/) - [报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/) - [角色与共享](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/) --- # 创建客户 > 在 easySales 里怎样新增客户——创建企业或个人客户，设置负责人、客户编号、付款条款和地址，并避免重复建档。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/create-an-account/ 开始和一位新顾客合作时，先为它创建一个[客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/overview/)。本页适用于所有需要添加客户的人。 ## 开始之前 您需要 **Account**（客户）模块的 **Add**（添加）和 **Edit**（编辑）权限，以及 **User**（用户）模块的 **List**（列表）权限，才能选择 **负责人**。先确定顾客是公司（**企业**）还是个人（**个人**）：客户类型之后无法更改。 ## 操作步骤 1. 在侧栏选择 **客户**，然后选择 **新建客户**。 2. 在 **客户类型** 下选择 **企业** 或 **个人**。如果已经输入了内容，切换前会先询问，因为两种类型的字段不同：**切换并清空** 或 **保留当前**。 3. 在 **基本信息** 下输入 **名称**，并核对 **负责人**——默认是您，也可以改选其他人。企业客户可填写已知的 **注册编号**、**税务注册号**、**行业**、**网站**、**电话** 和 **传真**；个人客户填写 **电话**。 4. 输入时如果 **名称**、**注册编号** 或 **电话** 下方出现提示，例如 *名为“…”的记录已存在。*，请仔细阅读。只有确认这确实是另一位顾客时才继续。 5. 在 **客户档案** 的 **角色** 下，向其销售的对象保持勾选 **客户**；如果您也向其采购，再勾选 **供应商**。**客户编号** 留空即可自动分配。 6. 选择 **默认付款条款**，留空则跟随公司默认条款；如果该顾客的单据不用本位币，再选择 **默认币种**。 7. 在 **地址** 下核对 **国家／地区**（默认为贵公司所在的国家／地区），并填写 **街道地址**、**邮编**、**城市** 和 **州／省／地区**。 8. 个人客户还需填写 **个人资料**——**称谓**、**电子邮箱**、**手机** 等。 9. 填写 **附加信息** 下的必填字段；如有帮助，再填写 **备注**。 10. 选择 **创建客户**。 ## 之后会发生什么 easySales 创建客户并打开它。没有编号的顾客会得到下一个编号，例如 `C-00001`；只勾选供应商的客户没有编号。个人客户还会同时生成一位联系人，名称、负责人、地址、电话和备注都相同。 为该顾客新建的报价单或发票，会以它的 **默认币种** 和 **默认付款条款** 开始。写成 `NET` 加天数的付款条款（例如 **NET 30**）会把新发票的到期日设为发票日期之后的相应天数；`COD` 则把到期日设为发票日期当天。 **默认付款条款** 留空时，该字段显示 *跟随公司默认：NET 30*（实际显示公司的默认条款），客户页面的破折号下方也显示同一行；新发票会以公司默认条款开始。客户上不会保存任何内容，所以之后更改公司默认条款，会对它生效。 ## 需要注意的规则 - 重复提示不会阻止保存。参见[重复记录提示](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/duplicates/)。 - 保存企业客户时，如果同一 **国家／地区** 中已有名称相同（不区分大小写）或 **注册编号** 相同的任何有效客户，保存会被拒绝：*同一国家／地区已有同名或同注册编号的客户*。如果已有同名的个人客户，且电子邮箱或电话号码相符，个人客户的保存也会被拒绝。 - 您输入的 **客户编号** 不能已被其他客户使用。 - **客户** 和 **供应商** 至少勾选一项。在报价单或发票上选择联系人时，只勾选供应商的客户不会出现。 - 请填写账单 **街道地址**。报价单 PDF 只有在有街道地址时才会打印顾客地址。 - **税务注册号** 是顾客自己的税号，例如其 GST 注册号，最多 50 个字符。发票会把它打印在 Bill To 区域；采用客户记账方式的发票，没有它就无法开具。 ## 为什么这样设计 **客户类型固定，因为两种类型存的东西不同。** 个人客户把一个人（连同电子邮箱和手机）存为它自己的联系人；企业客户有注册编号和任意数量的联系人。在创建时就定下类型，寄给这位顾客的每张单据才总能找到它要找的人。 **默认币种留空就不存任何值。** 这个字段会显示本位币，例如 **本位币（SGD）**，但在您选择之前不保存任何值。只有用其他币种开票的顾客才需要设置：之后为其新建的每张报价单和发票都会以该币种开始，没人需要记着去切换。 **编号属于顾客。** 每位顾客取得下一个未用的编号，所以不会有两位顾客共用一个编号，会计师也能凭编号对应到唯一的顾客。只勾选供应商的客户没有编号；之后为它勾选 **客户** 且编号留空时，才会分配编号。 **国家／地区是重复检查的一部分。** 同名的两家公司可能分属两个国家，所以拒绝保存只在同一 **国家／地区** 内生效。这个字段默认填贵公司所在的国家／地区，本地顾客也就不用再输入。 ## 更高效的做法 - **建好客户后马上添加联系人。** 在新客户的 **联系人** 标签页上选择 **新建联系人**，会自动填好客户并复制其账单地址。参见[创建联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/create-a-contact/)。 - **让 easySales 给顾客编号。** **客户编号** 留空即可；之后仍可以通过 **编辑** 改成您自己的编号。 - **付款条款设一次就好。** 设置 **默认付款条款** 后，不用每张报价单都选一次；如果是 **NET 30** 这类条款，每张发票的到期日也会自动算好。参见[创建发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/create-an-invoice/)。 - **先搜索，再输入。** **客户** 列表可以按名称、国家／地区或行业搜索，搜一下往往就能避免重复建档。参见[重复记录提示](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/duplicates/)。 - **一次导入多个。** 整份客户名单请使用[数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)。 ## 示例 Lim & Co 的 Mei Tan 要添加 Harbour Café Pte Ltd。她选择 **企业**，输入名称后，**名称** 下方出现提示：名为“Harbour Café Pte. Ltd.”的记录已存在。负责人：Farid Rahman。 句点不影响这项检查。这是同一家咖啡馆，所以她没有另建客户，而是请 Farid 把她加入该客户的 **客户团队**。 对于房主 Kelvin Ong，她选择 **个人**，输入他的姓名、手机和电子邮箱，设置 **NET 14**，然后选择 **创建客户**。他的客户页面打开，此时已经可以在报价单上选择他作为联系人。 **付款条款的作用。** Mei 为新客户 Seaview Dental Clinic 建档，设置 **NET 30**，**默认币种** 留空，因此显示 **本位币（SGD）**。2026 年 10 月 21 日，她为诊所的执业经理新建一张发票：币种为 SGD，到期日为 2026 年 11 月 20 日，即发票日期之后 30 天。 **只作供应商的客户。** Daniel Lim 添加为 Lim & Co 制作橱柜的木工作坊。他选择 **企业**，勾选 **供应商**、取消 **客户**，并把 **国家／地区** 从 Singapore 改为 Malaysia。客户创建后没有客户编号；Daniel 可以在采购订单上选择它，它不会出现在报价单上。 ## 常见问题 - **客户编号可以自己定吗？** 可以。在 **客户编号** 中输入即可，但不能与其他客户重复。留空时 easySales 会分配下一个未用的编号，例如 `C-00002`。 - **新建客户为什么提示重复、保存不了？** 对企业客户而言，同一国家／地区里已有一个名称相同（不区分大小写）或 **注册编号** 相同的有效客户。请在 **客户** 列表中搜索：如果是同一位顾客，就使用那个客户，或向其负责人申请访问权限。 - **发报价单之前一定要有联系人吗？** 企业客户需要：报价单是寄给某位联系人的。个人客户的联系人会随客户一起创建。 - **为什么负责人已经填好了？** 默认是您。如果由其他同事跟进这位顾客，请改选该同事；之后只能通过[更改负责人](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/ownership/)来更换。 - **同一家公司可以在两个国家各建一个客户吗？** 可以。重复拒绝只在同一 **国家／地区** 内生效，所以在新加坡和马来西亚都有办公室的集团，可以各建一个客户，各有自己的联系人和余额。 - **默认付款条款留空会怎样？** 该客户跟随公司的默认条款，默认条款在 **系统设置** → **收款与核销** 中设置。客户上不会保存任何内容，所以之后更改默认条款，会对它生效。 ## 相关内容 - [客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/overview/) - [客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/) - [创建联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/create-a-contact/) - [重复记录提示](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/duplicates/) --- # 客户详情 > 打开客户查看顾客欠多少钱、下载对账单、管理客户团队，并直接新建报价单、发票和收款。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/ 打开一个[客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/overview/)，即可看到一位顾客的全部情况：他们是谁、您在那里打交道的人、您发给他们的单据，以及他们欠您多少。本页适用于所有跟进客户的人。 ## 开始之前 您需要对该客户有 **Account**（客户）模块的 **View**（查看）权限。每个标签页还需要其所属模块的 **List**（列表）权限；您的角色无法使用的部分、标签页和按钮会被隐藏。 ## 操作步骤 1. 在侧栏选择 **客户**，然后选择顾客名称。标题显示名称、**企业** 或 **个人** 标签，以及负责人、行业、电话和网站。 2. 在标题下方查看 **应收余额**、**逾期** 和 **累计开票**（以本位币显示），以及 **最近收款**（以实际收款的币种显示）。 3. 查看 **基本信息**、**客户档案** 和 **地址**，个人客户还有 **个人资料**，然后是 **客户团队**、个人客户的 **同意状态**、**附加信息** 和 **备注**。 4. 要让同事参与跟进这位顾客，在 **客户团队** 下选择 **添加成员**，选择同事，如有帮助再填写 **团队角色**，并把 **客户访问权限** 设为 **只读** 或 **可读写**。 5. 选择顶部的 **对账单**，选好 **期间** 后选择 **PDF**，即可打开对账单。 6. 打开各标签页：**联系人**、**报价单**、**发票**、**定期发票**、**收据**、**送货单**、**采购订单**、**商机**、**活动**、**附件** 和 **历史**。除 **活动** 外，每个标签页打开后都会显示其中的记录数。 7. 使用标签页上的按钮为这位顾客新建记录，例如 **新建联系人**、**新建报价单**、**新建发票** 或 **记录收款**。 8. 用顶部的 **编辑** 修改资料，用 **记录活动** 发布备注、任务、日程或沟通，并在 **···** 菜单中使用 **更改负责人**、**负责人变更记录**、**合并重复客户** 和 **停用客户**。 ## 之后会发生什么 新建的联系人会预先填好客户，并以客户的账单地址作为邮寄地址。新建的商机会预先填好客户。新建报价单或发票时，只有当该客户恰好有一位您能看到的联系人时才会自动填入联系人；否则请自行选择。 保存后会打开新记录；选择 **取消** 则返回客户页面。 ## 需要注意的规则 - 个人客户没有 **联系人** 标签页：它的 **个人资料** 就是它的联系人。请用 **···** 菜单中的 **记录营销同意** 记录此人的营销偏好。 - 企业客户的 **基本信息** 包含它的 **税务注册号**。发票开具时会复制这个号码，并打印在 Bill To 区域；草稿则打印客户当前的号码。 - 这四个数字和 **对账单** 只对 **Invoice**（发票）模块的 **View** 设为 **全部记录** 的角色显示，而且客户有发票后才会显示数字。此时 **发票** 标签页顶部会显示按到期日的账龄：**未到期**、**1–30**、**31–60**、**61–90** 和 **90+** 天。 - 顾客付款多于欠款时，差额显示在 **应收余额** 下，并标有 **客户贷项**。 - **活动** 标签页汇集了客户本身，以及其联系人、商机、报价单、发票、贷项通知单、收款和退款上的活动，以及由潜在客户转换而来的活动，并附带这些记录的单据事件。上方的筛选可以把它缩小到 **只看活动**、**备注**、**任务**、**日程** 或 **沟通**。 - **收据** 标签页需要 **Invoice** 模块的 **View** 权限。它每次列出 100 张收据，最新的在前；超过 100 张时，计数显示 **100+**，选择 **显示更多** 可加载下 100 张。下方的退款也按同样方式分页。 - **定期发票** 和 **送货单** 只在贵公司使用这些功能时出现；**采购订单** 需要 **Purchase**（采购）模块的 **List** 权限。 - **附件** 标签页保存客户自己的文件，例如合同或营业注册文件——参见[添加附件](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/attach-files/)。 ## 为什么这样设计 **顾客的钱在客户这里汇总。** 发票寄给的是人，但顾客欠多少，是这个客户下所有联系人的总和。标题下方的数字直接回答“这位顾客欠我们多少”，不用您自己把发票加起来。 **应收账款需要全部记录权限。** 只能看到自己发票的角色，看到的总额只是那几张发票的合计，会少算顾客实际欠的钱。与其显示一个错误的余额，easySales 只把这些数字显示给能看到全部发票的角色。 **逾期从到期日算起。** **NET 60** 的发票在第 45 天并不算迟。账龄从每张发票的到期日开始计算，所以各区间反映的是钱拖欠了多久，而不是发票开了多久。 **活动汇总到客户。** 同事可能把现场勘察备注记在报价单上，把电话记在联系人上。客户把两者汇集在一起，打电话前只看一条时间线就够了，不必逐个打开记录。 ## 更高效的做法 - **从客户页面开始做单据。** 标签页上或 **···** 菜单中的 **新建报价单** 和 **新建发票**，在客户只有一位联系人时会自动填入联系人。参见[创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **在看余额的地方直接记录收款。** **收据** 标签页上的 **记录收款** 让一张收据结清这位顾客的多张发票。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **发对账单，而不是发票清单。** **对账单** 默认打开上个月，月结对账单不用再选日期；只有需要其他期间时才修改 **期间**。 - **边打电话边记录。** 顶部的 **记录活动** 会打开 **活动** 标签页，并准备好您选的类型。参见[发布活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/)。 - **共享重要顾客，而不是移交。** 两个人一起服务同一位顾客时，把第二个人加入 **客户团队**，而不是更改负责人。 ## 示例 负责 Lim & Co 账务的 Priya Nair 在打电话前打开 Harbour Café Pte Ltd。**应收余额** 显示两张未付发票共 SGD 10,900.00，**逾期** 显示 SGD 0.00。**发票** 标签页列出从装修报价单生成的两张发票 INV-10000321 和 INV-10000322，每张 SGD 5,000.00 加 GST SGD 450.00，即 SGD 5,450.00。**活动** 显示 Mei 记在报价单上的现场勘察备注，因为客户会汇集其下的所有记录。 Priya 选择 **记录活动** 和 **记录沟通**，记录她与 Grace Wong 的这通电话。 **十月份的对账单。** 2026 年 11 月 3 日，Priya 选择 **对账单**；**期间** 默认为 2026 年 10 月 1 日至 31 日。INV-10000321 于 10 月 6 日开具，INV-10000322 于 10 月 20 日开具，咖啡馆在 10 月 28 日付清了 INV-10000321。对账单显示： | 项目 | 金额 | |---|---| | 期初余额 | SGD 0.00 | | 开票 | SGD 10,900.00 | | 收款 | − SGD 5,450.00 | | 贷项通知单 | SGD 0.00 | | 期末余额 | SGD 5,450.00 | 期末余额 = 0.00 + 10,900.00 − 5,450.00。Priya 把 **收件联系人** 选为 Grace Wong，然后选择 **PDF** 并下载文件。 **看懂账龄。** INV-10000322 的付款条款是 **NET 30**，因此到期日为 2026 年 11 月 19 日。Priya 在 11 月 25 日打开客户时，它已逾期六天：**逾期** 以红色显示 SGD 5,450.00，**发票** 标签页的账龄把它放在 **1–30** 下。 ## 常见问题 - **怎样查看顾客欠我多少钱？** 打开客户：标题下的 **应收余额** 是顾客目前欠的金额，**逾期** 是其中已过到期日的部分。参见[追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **怎样给顾客发对账单？** 选择 **对账单**，选好 **期间** 和 **收件联系人**，然后选择 **PDF**，下载后用您自己的邮箱发送。 - **为什么客户页面上看不到应收余额？** 您角色的 **Invoice**（发票）**View** 没有设为 **全部记录**，或者这位顾客还没有发票。 - **为什么没有联系人标签页？** 这是 **个人** 客户，此人就是客户本身；或者您的角色没有 **Contact**（联系人）**List** 权限。 - **可以给客户附加文件吗？** 可以。打开 **附件** 标签页并选择 **上传文件**；参见[添加附件](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/attach-files/)。 - **客户团队的只读和可读写有什么区别？** 两者都让同事可以打开这个客户及其下的所有记录，无论负责人是谁；**可读写** 还允许他们修改。 ## 相关内容 - [编辑或停用](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/edit-and-delete/) - [更换负责人](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/ownership/) - [追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [联系人详情](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/contact-details/) --- # 客户对账单 > 在 easySales 里怎样给客户出对账单（SOA）——选择期间、核对期初和期末余额、下载 PDF 并发给客户。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/ 对账单告诉一个[客户](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/accounts-and-contacts/)它欠您多少：一段期间内的每张发票、每笔收款和每张贷项通知单，以及逐行结出的[余额](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/)。本页适用于所有追收款项、或要回答顾客“我们还欠你们多少”的人。 ## 开始之前 您需要对该客户有 **Account**（客户）模块的 **View**（查看）权限，并且 **Invoice**（发票）模块的 **View** 设为 **全部记录**；否则不会出现 **对账单** 按钮。要选择 **收件联系人**，还需要 **Contact**（联系人）模块的 **List**（列表）权限。 ## 操作步骤 1. 在侧栏选择 **客户**，打开这位顾客。 2. 选择顶部的 **对账单**。 3. 检查 **期间**。它默认为上个月，从第一天到最后一天。 4. 要更改期间，选择 **期间** 栏，然后选 **本月**、**上月**、**最近 3 个月** 或 **今年**，或者自己选择起止日期。 5. 选择对账单的 **收件联系人**。 6. 先阅读所有提示，再看汇总：**期初余额**、**开票**、**收款**、**贷项通知单**、有调整时的 **调整**，以及 **期末余额**。 7. 选择 **PDF**。会打开一个显示对账单的窗口；选择 **下载**，再用您自己的邮箱发送文件。 8. 勾选 **已发给客户**。客户的时间线会记下您发送的是哪个期间。 ## 之后会发生什么 PDF 以 **STATEMENT OF ACCOUNT** 为标题，印在您的信头上，收件方是该客户和您选的 **收件联系人**。上面印有 **Customer code**（客户编号，如有）、期间、您的本位币，以及作为出具日期的当天日期。 表格的列依次是 **DATE**、**DOCUMENT**、**DETAILS**、**CHARGES**、**CREDITS** 和 **BALANCE**，从期初余额一直列到 **Balance due**（应付余额），下面是截至期间最后一天的账龄。系统不会把任何东西发给顾客；easySales 不会通过电子邮件发送对账单。 ## 需要注意的规则 - 期间的起止两天都包含在内。**期末余额** = **期初余额** + **开票** − **收款** − **贷项通知单** − **调整**。 - 只计入已开具的发票和贷项通知单。已取消的发票仍留在它原来的期间，其贷项通知单出现在取消当天。 - 金额以您的本位币显示。外币发票及其收款和贷项通知单都按该发票记录的汇率换算；没有记录汇率的发票不计入金额，并在备注中列出。 - 余额低于零时显示为 **客户贷项**，PDF 上也会印 **Customer credit**，而不是 **Balance due**。 - 已核销的坏账仍留在对账单上；抽屉会说明金额是多少。保管中或已没收的押金只以备注形式打印，绝不计入余额。已实现汇兑损益只在抽屉中显示。 - 地址使用联系人的 **邮寄地址**；联系人的邮寄地址为空时，使用客户的 **账单地址**。没有 **Contact** **List** 权限时，使用该客户的第一位联系人。 - 超过 4,999 行的对账单无法下载；请选择较短的期间。 - 无论您在 easySales 中使用哪种语言，PDF 都以英文打印。 - 对账单每次都按您当时的记录重新计算。之后删除或倒填日期的收款会改变该期间的数字，所以请保留您发出的那份 PDF。 ## 为什么这样设计 **对账单是给顾客看的，所以显示顾客那一边。** 顾客欠的就是他们发票上的金额，不管您内部怎样处理。所以您核销的坏账仍留在上面，外币收款的汇兑损益也不会出现：这些是您账上的分录，并没有改变顾客欠的钱。 **每张发票只用一个汇率，外币账目才对得上。** 如果每笔收款都按当天的汇率换算，一张已经付清的发票可能还会在对账单上留下几块钱。发票本身、它的收款和贷项都用发票自己的汇率，付清的发票就正好归零。 **账龄加起来就是余额。** 每张发票的剩余金额按它自己的到期日计算账龄，所以五个账龄金额加起来永远等于期末余额。顾客可以把两个数字对上，一眼看出哪些发票已经逾期。 **默认上个月，因为这正是您要发的那份对账单。** 大多数企业在月结后发上个月的对账单，所以期间就从这里开始。“上月”按贵公司的时区计算，团队里每个人看到的都是同一个月。 ## 更高效的做法 - **发之前先看谁逾期了。** 客户标题下方的 **逾期** 和 **发票** 标签页上的账龄会显示哪些款项已过期。参见[追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **先处理未分配金额。** 把收据的未分配金额分配到它所支付的发票上，这些发票就会离开逾期账龄，顾客看到的账龄就和他们的付款对得上。参见[使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)。 - **把联系人的邮寄地址填好一次。** 对账单每次都会用它；没有的话就改用客户的账单地址。参见[联系人详情](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/contact-details/)。 - **信头只需设置一次。** 对账单印的信头和公司资料与您的发票相同。参见[公司资料](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/)。 - **核销坏账前再发一次对账单。** 一份注明日期的对账单就是您催过款的记录。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 示例 **有贷项通知单的一个月。** 2026 年 12 月 2 日，Lim & Co 的 Priya Nair 打开 Harbour Café，选择 **对账单**；**期间** 默认为 11 月 1 日至 30 日。11 月初，咖啡馆还欠 INV-10000322，SGD 5,450.00。11 月里： - 11 月 12 日：照明工程发票 INV-10000340，SGD 2,000.00 + GST 9% SGD 180.00 = SGD 2,180.00，付款条件 **NET 30**。 - 11 月 18 日：咖啡馆付清 INV-10000322，SGD 5,450.00。 - 11 月 25 日：为一盏退回的灯开出贷项通知单 CN-10000070，SGD 200.00 + GST SGD 18.00 = SGD 218.00，冲减 INV-10000340。 | 项目 | 金额 | |---|---| | 期初余额 | SGD 5,450.00 | | 开票 | SGD 2,180.00 | | 收款 | − SGD 5,450.00 | | 贷项通知单 | − SGD 218.00 | | 期末余额 | SGD 1,962.00 | 5,450.00 + 2,180.00 − 5,450.00 − 218.00 = 1,962.00。INV-10000340 在 12 月 12 日到期，所以 PDF 的账龄把 SGD 1,962.00 列在 **Current**（未到期）下。Priya 选 Grace Wong 作为 **收件联系人**，然后选择 **PDF** 并下载文件。 **顾客有贷项余额。** Orchard Dental 欠 INV-10000335，SGD 1,000.00 + GST SGD 90.00 = SGD 1,090.00。12 月 8 日，它转来 SGD 3,000.00，把下一阶段的款也一并付了。Mei Tan 记录一张收据，付清 INV-10000335，其余 SGD 1,910.00 作为 **多付款** 保留为未分配。 12 月 15 日，Mei 选择 **本月**。**期初余额** 是 SGD 1,090.00，**收款** 是 − SGD 3,000.00，所以余额是 1,090.00 − 3,000.00 = −1,910.00。抽屉中 **期末余额** 显示 SGD 1,910.00，并标为 **客户贷项**；PDF 最后印的是 **Customer credit**，而不是 **Balance due**。 ## 常见问题 - **easySales 能把对账单直接发邮件给顾客吗？** 不能。选择 **PDF**，下载文件后用您自己的邮箱作为附件发送。 - **为什么客户页面上没有对账单按钮？** 您角色的 **Invoice** **View** 没有设为 **全部记录**。只能看自己发票的角色看到的余额是不完整的。参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **草稿发票会出现在对账单上吗？** 不会。只有已开具的发票和贷项通知单才会出现，所以草稿或形式发票不会进入顾客的余额。 - **为什么对账单显示客户贷项？** 顾客付的钱比欠的多，或者有一张贷项通知单还没有用到发票上。请分配这笔钱或者退款。参见[使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)。 - **我已经核销的坏账为什么还在对账单上？** 核销是您账上的分录，顾客仍然欠这笔钱。抽屉会告诉您期末余额中有多少是已核销、仍在追收的坏账。 - **外币发票在对账单上怎么显示？** 按每张发票记录的汇率换算成您的本位币，旁边列出发票的原币金额和汇率。参见[币种与汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 - **为什么旧的对账单重新下载后数字变了？** 对账单是按您现在的记录计算的。之后删除或倒填日期的收款会改变那个期间，所以请保留您发出的那份 PDF。 - **对账单可以寄给另一位联系人吗？** 可以。在选择 **PDF** 之前，在 **收件联系人** 中选择他；列表显示该客户的联系人。 ## 相关内容 - [客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/) - [未收余额](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) - [追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/) - [更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/) --- # 编辑或停用 > 怎样修改客户资料、合并重复的客户，或停用不再合作的客户，以及每种操作会保留什么。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/edit-and-delete/ 顾客资料有变化时，请及时更新[客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/overview/)。同一位顾客被录入了两次时，把两者合并；不再与某位顾客合作时，停用该客户。 ## 开始之前 - 编辑需要对该客户有 **Account**（客户）模块的 **Edit**（编辑）权限。 - 合并需要对两个客户都有 **Account** 模块的 **Edit** 和 **Delete**（删除）权限。 - 停用需要 **Account** 模块的 **Delete** 权限。 角色设为 **仅自己的记录** 时，只能对其权限范围内的客户执行这些操作。 ## 操作步骤 **编辑客户** 1. 打开客户，选择顶部的 **编辑**。 2. 修改资料。**客户类型** 和 **负责人** 不在这里修改。 3. 选择 **保存**。 **合并重复客户** 1. 打开要保留的客户，在 **···** 菜单中选择 **合并重复客户**。 2. 在 **选择重复客户** 中搜索并选择另一个客户，然后选择 **下一步**。 3. 在 **选择保留的值** 中，为每个不同的字段选择要保留的值，然后选择 **下一步**。每个字段默认取保留客户的值。 4. 在 **确认** 中查看哪些内容会转移、哪些保持不变，然后选择 **合并客户**。 **停用客户** 1. 打开客户，在 **···** 菜单中选择 **停用客户**。 2. 阅读 **停用客户** 确认框，然后选择 **停用**。 ## 之后会发生什么 - **编辑：** 客户显示新资料。草稿、报价单和新单据会使用新资料。已开具的发票保留开具时的顾客名称和地址。 - **合并：** 重复客户的联系人、商机、采购订单、活动、客户团队成员以及草稿和未开具单据转入保留的客户，重复客户随后被删除。已开具的发票和贷项通知单保留其顾客资料，并计入保留客户的余额。 - **停用：** 客户从列表中消失，但保留历史记录。企业客户的联系人和单据保持不变；停用个人客户时，其联系人也会一并停用。 > **注意** > > 合并无法撤销。选择 **合并客户** 之前，请仔细检查 **确认** 步骤。 ## 需要注意的规则 - 只有同一类型、且您可以编辑和删除的客户才会出现在合并选项中。 - 保留的客户沿用自己的 **客户编号** 和负责人。它的 **客户** 和 **供应商** 角色取两个客户之和。 - 要更换负责人，请使用[更改负责人](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/ownership/)。 - 停用不会抹去任何内容。现有单据仍会引用该客户。 - 对仍是顾客的客户清空 **客户编号**，会删除它的编号。为只作供应商的客户勾选 **客户** 并让编号留空，会分配下一个编号。 - **历史** 会记下每一次编辑、合并和停用。 ## 为什么这样设计 **已开具的发票保留开具时的资料。** 顾客是按发票上印的名称和地址把它记账的。如果编辑客户会改写这些内容，重印出来的发票就和顾客手上的那份对不上。草稿和报价单还不是双方之间的正式记录，所以它们跟随客户资料。 **停用而不是删除。** 发票、收据和贷项通知单要保持完整，它们指向的顾客就必须还在。停用会把客户从列表和选择框中移除，而所有过去的单据仍然显示这位顾客。 **合并让一位顾客的历史集中在一处。** 有两个客户时，余额、对账单和跟进记录都被分开，没人能看到这位顾客的全貌。合并后，保留的客户显示全部内容；已开具的单据保持原样，但计入它的余额。 **只有同类型的客户才能合并。** 个人客户把人保存在客户本身上，企业客户把人保存为联系人，两者无法合成一条记录。 ## 更高效的做法 - **保留有历史的那个客户。** 从较早的、有已开具发票的客户发起合并，这样它保留自己的客户编号和负责人，被删除的是较新的重复客户。 - **只看不同之处。** **选择保留的值** 中的 **只显示不同的字段** 默认开启，会隐藏两个客户已经一致的字段。 - **一键填写空白部分。** 客户页面上空白的部分会显示 **填写**，直接打开编辑。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 - **取消后还能反悔。** 编辑有改动时选择取消，几秒钟内会出现 **撤销**，可以带着已输入的内容重新打开表单。 - **查看谁改了什么。** **历史** 标签页列出每次修改及其 **修改人**。参见[审计记录](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/audit-trail/)。 ## 示例 Lim & Co 里有两个 Harbour Café Pte Ltd：一个是 Farid 去年建的，有两张已付款发票；另一个是 Mei 新建的，有一张进行中的报价单。 Mei 打开 Farid 的客户——有历史记录的那个——选择 **合并重复客户**。她选中自己建的客户，保留 Farid 的电话号码，采用自己较新的账单地址，然后查看确认内容：一位联系人、一张未开具单据转入；两张已开具发票保持开具时的状态。 选择 **合并客户** 后，Farid 的客户下有了这位联系人、这张报价单和两张发票，Mei 建的重复客户已从列表中消失。 **新地址。** Harbour Café 在 11 月 1 日搬到新店。Priya Nair 打开客户，选择 **编辑**，修改 **街道地址** 和 **邮编**，然后选择 **保存**。Grace Wong 的联系人没有自己的邮寄地址，所以寄给她的单据使用客户的地址。10 月开给 Grace 的 INV-10000321 仍打印旧地址；Priya 正在为她准备的 11 月草稿发票则打印新地址。 **类型选错了。** 房主 Kelvin Ong 被建成了 **企业** 客户，还没有给他发过任何单据。客户类型无法更改，两种类型也不能合并，所以 Mei 为 Kelvin 新建了一个 **个人** 客户，并停用那个企业客户。 ## 常见问题 - **企业客户可以改成个人客户吗？** 不可以，客户类型是固定的。请新建一个正确类型的客户，再停用原来的；两者不能合并。 - **停用客户会删除它的发票吗？** 不会。它的发票、收据和贷项通知单都保留，并继续显示这位顾客。 - **合并后可以撤销吗？** 不可以。重复客户的记录转移后就会被删除，所以请先仔细检查 **确认** 步骤。 - **改了地址，已开的发票会跟着变吗？** 不会。已开具的发票保留开具时的地址。寄给没有自己 **邮寄地址** 的联系人时，草稿和报价单会打印新地址。 - **重复的客户应该合并还是停用？** 两个客户是同一位顾客、且任一个下面有记录时，就合并；只是不再需要这个客户时，就停用。 - **可以删除客户编号吗？** 可以。清空 **客户编号** 并选择 **保存**；只要客户仍是顾客，easySales 不会再分配新编号。 ## 相关内容 - [客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/) - [更换负责人](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/ownership/) - [审计记录](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/audit-trail/) - [重复记录提示](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/duplicates/) --- # 合并客户 > 在 easySales 里怎样合并重复的客户——选择要保留的资料，看清哪些记录会转到保留的客户，以及为什么合并后无法撤销。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/merge-accounts/ 同一位顾客有两个[客户](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/accounts-and-contacts/)记录时，把重复的那个合并到要保留的客户中，让联系人、单据、活动和余额集中在一处。 ## 开始之前 - 您需要对两个客户都有 **Account**（客户）模块的 **Edit**（编辑）和 **Delete**（删除）权限。角色设为 **仅自己的记录** 时，两个客户都必须在您的权限范围内。 - 先决定保留哪个客户。它保留自己的 **客户编号** 和负责人；另一个会被删除。 - 两个客户必须是同一类型：**企业** 对 **企业**，**个人** 对 **个人**。 ## 操作步骤 1. 在侧边栏选择 **客户**，打开要保留的客户。 2. 在 **···** 菜单中选择 **合并重复客户**。 3. 在 **选择重复客户** 中，在 **按名称搜索客户** 框里输入名称，选中重复客户那一行，然后选择 **下一步**。 4. 在 **选择保留的值** 中，为每一行选择要保留的值，位于 **保留：…** 列或 **重复：…** 列。每一行默认选中保留客户的值。 5. 如果想查看所有字段，关闭 **只显示不同的字段**，然后选择 **下一步**。 6. 在 **确认** 中，阅读 **转入保留客户** 和 **已开具单据保持不变**。 7. 选择 **合并客户**。 ## 之后会发生什么 您仍停留在保留的客户上，重复客户从所有列表和选择框中消失。保留客户的 **历史** 会记下这次合并以及取自重复客户的值。 以下内容转入保留的客户：重复客户的联系人、商机、合约、采购订单和送货单，它的活动，由潜在客户转换成它的记录，以及尚未在保留客户 **客户团队** 中的团队成员。企业客户的每位联系人连同其报价单、发票和贷项通知单一起转移。 个人客户合并时，重复客户的个人资料随它一起删除。它的草稿发票、未结或草稿报价单以及其他草稿单据转给保留的那个人；针对已开具发票的草稿贷项通知单留在该发票上，已开具的单据保持原样。 > **注意** > > 合并无法撤销。选择 **合并客户** 之前，请仔细阅读 **确认** 步骤。 ## 需要注意的规则 - 只列出同一类型、且您可以编辑和删除的客户，每次最多 20 个，按名称排序。输入更多名称可以缩小范围。 - **客户编号**、**负责人** 和 **角色** 是锁定的行。保留的客户沿用自己的编号和负责人；之后如需更换负责人，请使用[更改负责人](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/ownership/)。 - 两个客户的 **客户** 和 **供应商** 角色会合在一起。如果因此让只作供应商的保留客户成为顾客，而它还没有编号，系统会给它分配下一个 **客户编号**。 - **账单地址** 是一个整体选择：所有地址行都来自同一个客户。 - 企业客户合并时，保留客户的 **税务注册号** 为空而重复客户有号码时，系统会预先选中重复客户的号码。 - 已开具的发票或贷项通知单不会被修改。它保留开具时的顾客名称、地址和税号，并计入保留客户的 **应收余额** 和对账单。 - 对于您的角色无法以 **全部记录** 查看的模块，**联系人** 和 **发票** 两列以及 **确认** 中的大部分数量会被隐藏。 ## 为什么这样设计 **一位顾客，一个余额。** 顾客欠您的是一笔总数，而不是每个客户记录各一笔。合并后，**应收余额**、账龄和对账单会把所有发票加在一起，您发出的催款或对账单才是完整的。 **已开具的单据保持开具时的样子。** 顾客是按发票上印的名称和地址记账的，可能还抵扣了上面的 GST。如果改写成保留客户的资料，您手上的版本就和顾客的对不上了。所以合并只改变发票计入哪个客户，不改变发票上写的内容。 **保留的客户沿用自己的编号和负责人。** 客户编号可能已经录入您的会计软件，也印在过去的对账单上；顺带改掉它会让这些对应关系断开。由谁负责这位顾客，要通过有自身检查的[更改负责人](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/ownership/)来决定。 **合并需要编辑和删除两项权限。** 合并会修改保留的客户并删除另一个，所以 easySales 要求您对两个客户都有这两项权限。不能删除客户的人，也无法借合并把它删掉。 ## 更高效的做法 - **保留有历史的那个客户。** 从较早、有已开具发票的客户发起合并，让它保留编号和负责人。**选择重复客户** 中的 **联系人** 和 **发票** 两列显示每个列出的客户各有多少记录。 - **只看不同之处。** 这一步打开时 **只显示不同的字段** 已经开启，您只需核对两个客户不一致的行。 - **一次收款结清两边。** 合并后，**收据** 标签页上的 **记录收款** 可以用一张收据结清原来两个客户的发票。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **防止下一次重复建档。** 新建客户时，重复提示会在您输入时发出警告。参见[重复记录提示](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/duplicates/)。 - **查看改了什么。** 保留客户的 **历史** 标签页列出这次合并以及取来的每个值。参见[审计记录](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/audit-trail/)。 ## 示例 **两个客户各有一张未付发票。** Lim & Co 有 Daniel Lim 负责的 Harbour Café Pte Ltd，还有 Mei Tan 为第二笔订单新建的 Harbour Cafe。两个客户各有一张未付发票： - Harbour Café Pte Ltd 的 INV-10000301：SGD 1,000.00 + GST 9% SGD 90.00 = SGD 1,090.00 - Harbour Cafe 的 INV-10000312：SGD 2,000.00 + GST 9% SGD 180.00 = SGD 2,180.00 Daniel 打开 Harbour Café Pte Ltd，选择 **合并重复客户**。在 **选择保留的值** 中，他的客户没有 **税务注册号**，所以重复客户的号码已被选中；他还选择了重复客户的 **电话**。**确认** 显示一位联系人将转移，一张已开具的发票保持不变。 选择 **合并客户** 后，Harbour Café Pte Ltd 的 **应收余额** 为 SGD 1,090.00 + SGD 2,180.00 = SGD 3,270.00。咖啡馆付来 SGD 3,270.00 时，Daniel 记录一张收据就结清了两张发票。INV-10000312 上印的仍是开具时的名称 "Harbour Cafe"。 **两个个人客户。** 屋主 Rachel Koh 被录入了两次。重复的那个客户有一张已开具的发票 INV-10000305，SGD 500.00 + GST 9% SGD 45.00 = SGD 545.00，还有一张她下一个房间的草稿发票。Mei 打开 Rachel 较早的那个客户，把重复客户合并进来。草稿转给保留的 Rachel，Mei 就在那里开具它；INV-10000305 保持原样，其 SGD 545.00 计入保留客户的 **应收余额**。 ## 常见问题 - **合并后，重复客户的发票会怎样？** 企业客户的发票随联系人一起转移；个人客户的草稿发票转给保留的那个人。无论哪种，已开具的发票都计入保留客户的 **应收余额** 和对账单。已开具的发票保留开具时的顾客资料，上面的内容不会改动。 - **合并后顾客的余额会变吗？** 金额都不会变。保留客户的 **应收余额** 等于两个客户原来余额之和。 - **为什么要合并的客户不在列表里？** 只有与保留客户同一类型、且您的角色可以编辑和删除的客户才会列出。列表每次显示 20 个客户，请输入更多名称。 - **合并后用哪个客户编号？** 用保留客户的编号。重复客户的编号随它一起作废。 - **合并会改变客户负责人吗？** 不会。保留的客户沿用自己的负责人；如需更换，请使用[更改负责人](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/ownership/)。 - **可以一次合并两个以上的客户吗？** 不可以。每次合并一对；还有其他重复客户时，从保留的客户再合并一次。 - **企业客户能和个人客户合并吗？** 不能。只有同一类型的客户才能合并。参见[编辑或停用](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/edit-and-delete/)。 ## 相关内容 - [客户与联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/accounts-and-contacts/) - [编辑或停用](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/edit-and-delete/) - [重复记录提示](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/duplicates/) - [未收余额](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) --- # 更换负责人 > 怎样把客户转给另一位销售负责，选择联系人、报价单和任务哪些一并转移，并查看以前由谁负责。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/ownership/ 一位顾客改由其他同事负责时，请更改该客户的负责人。[负责人](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/ownership-and-visibility/)决定在 **仅自己的记录** 下谁能看到这个客户，以及由谁跟进。 ## 开始之前 如果您是该客户的负责人、在公司汇报关系中位于其负责人之上，或者您的角色有 **Transfer Records**（移交记录）权限，就会看到 **更改负责人**。新负责人必须是有效用户，其角色能访问您转移的每一类记录。 ## 操作步骤 1. 打开客户，在 **···** 菜单中选择 **更改负责人**。 2. 选择 **新负责人**。对话框会显示当前负责人。 3. 注意 **联系人** 始终随客户一并转移。 4. 核对其他要转移的内容。**进行中的商机**、**未结报价单**、**草稿单据** 和 **未完成活动** 默认已勾选；要留给当前负责人的，请取消勾选。 5. 只有当 **已开具的发票、贷项通知单、采购订单、送货单及已关闭报价单** 也需要转移时，才勾选此项。 6. 选择是否 **保留客户团队**；默认已勾选。 7. 选择 **更改负责人**。 ## 之后会发生什么 客户、其联系人以及您勾选的记录立即转给新负责人，并会显示一条消息，列出转移了多少记录。其他记录仍归原负责人。**···** 菜单中的 **负责人变更记录** 列出每一次负责人变更——时间、原负责人、新负责人和操作人——客户的 **历史** 标签页也会记下这次转移。 ## 需要注意的规则 - 不勾选已开具的单据，佣金和历史记录就仍归原销售员。 - **未结报价单** 指状态仍为 **进行中** 的报价单；已接受或已拒绝的报价单属于已关闭。 - **未完成活动** 指原负责人尚未完成的任务（包括子任务），以及他们组织的、尚未结束且与随之转移的记录相关联的日程。它们会换成新的负责人或组织者；其作者不变。备注、沟通和回复保持不变，也不会为每一条向新负责人发送动态。 - 仅成员空间里的任务或日程，只有在新负责人是该空间的成员或已在其中被点名时才会转移；否则会被跳过，easySales 会显示跳过了多少项。请空间负责人把新负责人加入空间，然后再次转移。 - 如果新负责人已被停用，或无法访问您勾选的某一类记录，转移会被拒绝，任何记录都不会转移。 - 联系人或报价单的 **···** 菜单中也有各自的 **更改负责人**。在那里只转移这一条记录；如果保持勾选 **同时移交未完成的任务和日程**（它会显示有多少项），还会连同其未完成的任务和日程。这需要 **活动** 上有 **查看和发布**；没有该权限，它们仍归当前负责人。 - 负责人决定 **仅自己的记录** 下的访问范围，但不能代替权限或共享规则。 ## 为什么这样设计 **联系人始终随客户转移。** 新负责人必须能联系到要打交道的人。如果客户归一位销售、联系人归另一位，两人各自只能看到这位顾客的一半。 **已开具的单据默认不转移。** 已开具的发票记录的是某人完成的一笔销售。把它留在原负责人名下，他们的销售记录和佣金就保持完整；只有当已成交业务的责任也一并移交时才勾选。 **新负责人必须能打开您移交的内容。** 如果新负责人的角色看不到发票，转给他的发票会从他和您的视图中同时消失。所以 easySales 会拒绝整次转移，并指出是哪一类记录，不会让任何记录无人可见。 **每次移交都有记录。** **负责人变更记录** 回答了“这位顾客以前由谁负责、什么时候换的”，这对佣金问题、对问起“去年跟我联系的那位”的顾客都很重要。 ## 更高效的做法 - **一次移交离职同事的全部记录。** [移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/)可以一步把已停用用户的客户和记录转给同事。 - **共享而不是移交。** 两个人一起服务一位顾客时，把第二个人加入 **客户团队**，负责人保持不变。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 - **只转移一条记录。** 单个联系人或报价单有自己的 **更改负责人**，客户本身不受影响。 - **先查记录再问人。** **···** 菜单中的 **负责人变更记录** 列出以前的所有负责人，不用翻旧单据。 ## 示例 Farid Rahman 即将离开 Lim & Co。 在汇报关系中位于 Farid 之上的 Daniel Lim 打开 Harbour Café Pte Ltd，选择 **更改负责人**。他选择 Mei Tan 作为 **新负责人**，保持勾选 **进行中的商机**、**未结报价单**、**草稿单据** 和 **未完成活动**，不勾选已开具的单据。选择 **更改负责人** 后，Mei 接管了这个客户、它的两位联系人、进行中的报价单和 Farid 未完成的跟进任务；Farid 去年开具的发票仍记在他名下。 **把一位联系人交给同事。** Harbour Café 的 Ahmad Salleh 现在负责咖啡馆的付款，所以 Mei 把他的联系人交给负责收款的 Priya Nair。Mei 打开 Ahmad 的联系人，在 **···** 菜单中选择 **更改负责人**。复选框显示 **同时移交未完成的任务和日程 (2 项未完成的任务或日程)**；Mei 保持勾选，然后选择 **更改负责人**。现在 Priya 负责 Ahmad 的联系人，以及 Mei 与他有关的两项未完成任务；客户本身仍归 Mei。 ## 常见问题 - **谁可以更改客户的负责人？** 当前负责人、公司汇报关系中位于其之上的人，以及拥有 **Transfer Records**（移交记录）权限的角色。 - **更改负责人会把发票一起转过去吗？** 不会，除非您勾选 **已开具的发票、贷项通知单、采购订单、送货单及已关闭报价单**。草稿发票随 **草稿单据** 一起转移。 - **同事离职了，他的客户怎么办？** 先停用该用户，再用[移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/)转移他负责的记录。将 **状态** 设为 **已停用** 后，已停用的用户会列在 **用户账户** 上。 - **能查到以前由谁负责这个客户吗？** 能。客户 **···** 菜单中的 **负责人变更记录** 列出每一次变更及操作人。 - **为什么更改负责人被拒绝？** 新负责人已被停用，或其角色无法打开您勾选的某一类记录；提示中会指出是哪一类。请取消勾选该类，或请管理员放宽其角色权限。 - **原负责人还能看到这个客户吗？** 只能通过其他途径，例如 **客户团队**、公司的共享设置，或设为 **全部记录** 的角色。 ## 相关内容 - [客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/) - [移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/) - [角色与共享](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/) - [活动与跟进](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/activities-and-follow-up/) --- # 联系人 > easySales 里的联系人是什么——顾客那边接收报价单和发票、由您跟进并记录营销同意的人。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/overview/ **联系人**是顾客那边的一个人：您与之沟通、报价单和发票寄给他、并由您跟进的人。每位联系人都属于一个[客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/overview/)，一个企业客户可以有您在那里打交道的所有人作为联系人。 ## 在哪里找到 在侧栏选择 **联系人**。列表显示您的角色允许查看的人；选择 **新建联系人** 可添加一位。选择姓名即可打开联系人，查看其客户、报价单、活动、同意状态和历史记录。 ## 您可以做什么 - 在企业客户下[创建联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/create-a-contact/)。 - [查看和更新联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/contact-details/)，包括其营销同意状态。 - 添加前先[检查重复](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/duplicates/)。 - 通过联系人的 **···** 菜单[更改负责人](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/ownership/)。 ## 联系人如何关联 报价单或发票指定一位联系人，客户随该联系人确定。单据寄往联系人的 **邮寄地址**（在联系人页面上标为 **账单地址**）；如果联系人完全没有地址，则寄往客户的账单地址。 个人客户就是一个人。easySales 把此人保存为该客户自己的联系人，您在客户上修改其资料，而不是在联系人上修改。 ## 术语 - **联系人**——与某个客户关联的一个人。 - **联系人负责人**——负责这位联系人的同事。 - **邮寄地址**——您联系此人所用的地址。 - **同意状态**——此人是否拒绝接收营销邮件、电话、短信或传真。 ## 常见误解 - 联系人不是顾客本身；客户才是。 - 同一家公司的几个人不需要几个客户，把每个人添加为联系人即可。 - 登录 easySales 的用户不是联系人。 - 记录某人已拒绝营销，并不会阻止任何操作。这是一条供团队查阅和遵守的记录。 ## 权限 查看和打开联系人需要 **Contact**（联系人）模块的 **List**（列表）和 **View**（查看）权限；创建和修改需要 **Add**（添加）和 **Edit**（编辑）；停用需要 **Delete**（删除）。角色设为 **仅自己的记录** 时，可以处理自己负责的联系人，以及公司的共享设置授予它的联系人。 ## 为什么这样设计 **单据寄给人，账记在公司。** 批准报价的人和付款的人往往不是同一个。每张单据寄给您选择的联系人，而顾客欠多少钱则在客户上汇总，不管发票寄给的是其中哪一位。 **人会变，顾客还在。** 顾客那边的联系人离职时，添加接任的人，再停用原来的联系人。顾客的报价单、发票和余额仍在客户上，过去的单据也保留当时寄给的姓名。 **一位联系人只属于一个客户。** 联系人只属于一个客户，所以寄给他的每张单据都只计入一位顾客的余额和对账单，不会分到两处。 ## 更高效的做法 - **不只按姓名查找。** **联系人** 的搜索框也能按客户、邮箱或电话查找。参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 - **从客户页面添加联系人。** 客户 **联系人** 标签页上的 **新建联系人** 会自动填好客户和地址。参见[创建联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/create-a-contact/)。 - **就地记录电话。** 联系人页面顶部的 **记录活动** 可以为这个人记录备注、任务、日程或沟通。参见[发布活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/)。 - **一次导入一批人。** [数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)可以从 .xlsx 或 .csv 文件导入联系人及其所属客户。 ## 示例 Lim & Co 在 Harbour Café Pte Ltd 与两个人打交道。老板 Grace Wong 负责批准报价单，所以 Mei Tan 把装修报价单寄给她。 Ahmad Salleh 负责日常运营，所以现场勘察和沟通都记在他名下。两人都是同一客户下的联系人，客户的 **活动** 标签页会显示与他们每个人的跟进记录。 **第二家分店。** Harbour Café 在 Tampines 开了分店，Ahmad 调到那里。Mei 编辑他的联系人，把分店地址填为他的 **邮寄地址**。寄给 Ahmad 的分店柜台报价单打印 Tampines 的地址；Grace 的报价单仍打印咖啡馆的账单地址，两者都计入同一个 Harbour Café 客户。 ## 常见问题 - **可以不选客户就添加联系人吗？** 不可以。**客户** 是必填项，因为联系人的单据要记到那个客户的账上。请先[创建客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/create-an-account/)。 - **怎样找到一家公司的所有联系人？** 打开该客户的 **联系人** 标签页，或在 **联系人** 搜索框中输入公司名称。 - **顾客那边的联系人离职了怎么办？** 把接任的人添加为联系人，再用 **···** 菜单中的 **停用联系人** 停用原来的那位。已经寄给他的单据会保留他的姓名。参见[联系人详情](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/contact-details/)。 - **联系人一定要有电子邮箱吗？** 不用。只有 **姓名**、**客户** 和 **联系人负责人** 是必填的，除非贵公司另外规定了必填字段。 - **联系人和潜在客户是一回事吗？** 不是。潜在客户是还在评估中的对象。转换时可以新建一个企业客户并把此人作为第一位联系人，也可以把他转成现有客户下的联系人。参见[转换潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/convert-a-lead/)。 ## 相关内容 - [客户与联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/accounts-and-contacts/) - [客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/overview/) - [报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/) - [联系人详情](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/contact-details/) --- # 创建联系人 > 怎样在 easySales 里给客户添加联系人——选择客户和负责人，填写邮箱和电话，设置单据使用的邮寄地址。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/create-a-contact/ 为您在企业客户那边打交道的每个人添加一位[联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/overview/)。最快的方法是从客户页面添加，系统会为您填好客户和地址。 ## 开始之前 您需要 **Contact**（联系人）模块的 **Add**（添加）和 **Edit**（编辑）权限，**Account**（客户）模块的 **List**（列表）权限才能选择客户，以及 **User**（用户）模块的 **List** 权限才能选择负责人。个人客户已经有唯一的联系人，因此不会出现在这里。 ## 操作步骤 1. 打开客户，在其 **联系人** 标签页上选择 **新建联系人**——或在侧栏选择 **联系人**，然后选择 **新建联系人**。 2. 在 **详情** 下输入 **姓名**。如有需要，填写 **称谓** 和 **职务**。 3. 核对 **客户**；如果是从联系人列表开始的，请选择客户。 4. 核对 **联系人负责人**，默认是您。 5. 输入时如果 **姓名**、**电子邮箱** 或 **电话** 下方出现提示，请仔细阅读。只有确认是另一个人时才继续——参见[重复记录提示](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/duplicates/)。 6. 在 **联系方式** 下填写已知的 **电子邮箱**、**电话**、**手机** 和 **传真**。 7. 核对 **邮寄地址**。从客户开始时，它复制自客户的账单地址；如果此人在别处办公，请修改。 8. 按需填写 **个人资料**、**附加信息** 下的必填字段；如有帮助，再填写 **备注**。 9. 选择 **创建联系人**。 ## 之后会发生什么 easySales 在该客户下创建联系人并打开它。客户的 **联系人** 标签页现在会列出此人。您可以把报价单和发票寄给他，并记录与他相关的活动。 ## 需要注意的规则 - **姓名**、**客户** 和 **联系人负责人** 始终必填。公司可能还要求填写 **附加信息** 下的更多字段。 - 报价单和发票寄往这里的 **邮寄地址**。全部留空则改用客户的账单地址。 - 从客户复制来的地址只是一份副本：之后修改客户的账单地址，不会改变它。 - 电子邮箱、电话和地址只检查长度，不检查格式，请仔细输入。 - 只有公司设置为显示个人资料时，才会出现 **个人资料** 部分。 - 营销拒收请在创建联系人后，到联系人页面上记录。 ## 为什么这样设计 **每个人一位联系人，单据和跟进才能对准人。** 报价单送到批准的人手里，发票送到付款的人手里，每通电话也记在实际通话的人名下。客户仍然会把一切汇总起来。 **只有企业客户可以添加联系人。** 个人客户就是一个人，联系人随客户一起创建。再加一位联系人会让人分不清谁才是顾客，所以 **客户** 选择框只提供企业客户。 **地址留空就跟随客户。** 如果此人就在顾客的主要地址办公，请让 **邮寄地址** 留空：他的单据会使用客户的账单地址，顾客搬迁后也一样。只有在别处（例如分店）办公的人才需要填写。 ## 更高效的做法 - **从客户页面开始。** 客户 **联系人** 标签页上的 **新建联系人** 会填好 **客户** 和地址，取消时也会回到客户页面。 - **总部员工就清空复制来的地址。** 把 **邮寄地址** 全部清空，此人就一直使用客户的账单地址。 - **马上给新联系人报价。** 联系人 **报价单** 标签页上的 **新建报价单** 会以此人为联系人开始一张报价单。参见[创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **一次添加很多人。** [数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)可以从 .xlsx 或 .csv 文件在各自的客户下创建联系人。 ## 示例 Mei Tan 打开 Harbour Café Pte Ltd，在 **联系人** 标签页上选择 **新建联系人**。**客户** 已显示 Harbour Café Pte Ltd，**邮寄地址** 显示咖啡馆的地址。 她输入“Ahmad Salleh”，选择 **称谓**，填写他的手机号码，然后选择 **创建联系人**。Ahmad 的联系人页面随即打开，他也出现在咖啡馆的 **联系人** 标签页上。 **共用的办公室电话。** Mei 添加咖啡馆的簿记员 Siti Rahim，在 **电话** 中输入咖啡馆的总机 6234 5678。**电话** 下方出现提示：名为“Grace Wong”的记录已存在。负责人：Mei Tan。Grace 留的也是这个办公室电话，但 Siti 是另一个人，所以 Mei 继续填写并选择 **创建联系人**。 **总部员工。** Siti 在咖啡馆的总店上班，所以 Mei 在保存前把复制来的 **邮寄地址** 五项全部清空。后来 Harbour Café 搬迁，Priya 更新了客户的账单地址，寄给 Siti 的新发票就会打印新地址，不用任何人去改她的联系人。 ## 常见问题 - **一位联系人可以属于多个客户吗？** 不可以。每位联系人只属于一个客户。如果某人代表两家公司与您往来，请在两个客户下各添加一位联系人。 - **可以给个人客户添加联系人吗？** 不可以。个人客户只有一位联系人，就是本人；**客户** 选择框只提供企业客户。 - **为什么新联系人带着客户的地址？** 从客户开始时，系统会把客户的账单地址复制到 **邮寄地址**。您可以修改它，或清空它以跟随客户的账单地址。 - **为什么联系人负责人已经填好了？** 默认是您。如果由其他同事和此人打交道，请改选该同事。 - **创建联系人时可以同时记录营销拒收吗？** 不可以。请先创建联系人，再在其页面上使用 **记录营销同意**。参见[联系人详情](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/contact-details/)。 ## 相关内容 - [联系人详情](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/contact-details/) - [重复记录提示](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/duplicates/) - [创建客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/create-an-account/) - [联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/overview/) --- # 联系人详情 > 打开联系人查看联系方式，记录营销拒收或同意变更，并查看其报价单、活动和修改历史。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/contact-details/ 打开一位[联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/overview/)，即可看到这个人的全部情况：怎样联系他、他属于哪位顾客、他对营销有什么要求，以及您发给他的单据和与他相关的工作。 ## 开始之前 您需要对该联系人有 **Contact**（联系人）模块的 **View**（查看）权限。**报价单** 标签页还需要 **Quote**（报价单）模块的 **List**（列表）权限；记录同意变更需要 **Contact** 模块的 **Edit**（编辑）权限。您的角色无法使用的部分、标签页和菜单项会被隐藏。 ## 操作步骤 1. 在侧栏选择 **联系人**，然后选择此人的姓名。标题下显示其职务、客户、负责人和电子邮箱。 2. 查看 **基本信息**、**联系方式**、**邮寄地址**、**个人资料**、**附加信息** 和 **备注**。选择 **客户** 可打开这位顾客。 3. 查看 **同意状态**：每个渠道——**营销邮件**、**拒接电话**、**拒收短信** 和 **拒收传真**——显示 **已拒绝**、**未拒绝** 或 **尚未记录**，下方是变更历史。 4. 此人要求停止或恢复联系时，在 **···** 菜单中选择 **记录营销同意**。在 **记录同意变更** 中选择 **渠道** 和 **状态**，在 **来源** 中填写对方是怎样告知您的，如有帮助再填写 **备注**。**时间** 留空即按当前时间记录；**时间** 不能是将来的时间。然后选择 **保存**。 5. 打开 **报价单** 查看寄给此人的报价单，打开 **活动** 查看与他相关的跟进记录，打开 **历史** 查看对该联系人的修改。 6. 在 **报价单** 标签页上使用 **新建报价单** 为此人新建报价单，或用顶部的 **记录活动** 发布与他相关的备注、任务、日程或沟通。 7. 用顶部的 **编辑** 修改资料，并在 **···** 菜单中使用 **更改负责人**、**负责人变更记录** 或 **停用联系人**。 ## 之后会发生什么 在这里新建的报价单或活动已经关联到此人。每次同意变更都会连同记录人一起加入历史，您可以看到此人何时、以何种方式拒收。 ## 需要注意的规则 - **同意状态** 是供团队遵守的记录，不会阻止报价单、发票或电话。 - 每个渠道显示的是按 **时间** 最新的一条记录。 - **来源** 必填；**备注** 选填。 - **活动** 标签页显示与此人以及其报价单、发票和贷项通知单相关的活动；客户的 **活动** 标签页显示这位顾客的全部活动。 - **停用联系人** 会让此人从列表中消失，现有单据保留其姓名。 - 个人客户的联系人会改为打开客户页面，请在那里修改其资料和同意状态。如果您无法打开该客户，联系人以只读方式显示。 ## 为什么这样设计 **同意状态是记录，不是拦截。** 退订营销的人仍然要了您的报价单，也仍然欠着您发票上的钱；拦下这些单据就等于停掉正常生意。这条记录告诉准备群发或电话名单的人该把谁排除在外。 **每次变更连同来源一起保留。** 人会改变主意。历史显示每次变更、生效时间、对方怎样告知您以及由谁记录，所以有人问“我是什么时候退订的”，您可以据实回答。 **时间不能是将来。** 每个渠道以最新的一条为准。日期在将来的记录会压过在那之前记下的所有真实变更，所以 easySales 不接受。 **个人客户的人保存在客户上。** 此人就是顾客，所以其资料和同意状态都集中保存在客户页面，联系人会把您带到那里。 ## 更高效的做法 - **在页面顶部记录电话。** **记录活动** → **记录沟通** 会打开 **活动** 标签页并准备好输入框。参见[发布活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/)。 - **从人开始做报价。** **新建报价单** 会填好此联系人及其客户。参见[创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **一键发邮件。** 标题和 **联系方式** 中的电子邮箱是链接，会用您自己的邮件程序打开一封写给此人的邮件。 - **跳到整个顾客。** 选择客户名称，即可查看这位顾客的所有联系人、发票和收据。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 ## 示例 Harbour Café 的 Grace Wong 回复了 Lim & Co 的电子通讯，要求不再给她发邮件。Priya Nair 打开 Grace 的联系人，选择 **记录营销同意**，保持 **营销邮件** 和 **已拒绝**，在 **来源** 中输入“回复电子通讯”，然后选择 **保存**。 **同意状态** 现在显示 **营销邮件**：**已拒绝**，准备下一次群发的人都能看到。Grace 仍像以前一样收到她的报价单和发票。 **电话里告知的退订。** 10 月 14 日，Ahmad Salleh 在电话里告诉 Mei Tan，他不想再收到促销短信。Mei 第二天早上补记：打开 Ahmad 的联系人，选择 **记录营销同意**，选择 **拒收短信** 和 **已拒绝**，在 **来源** 中输入“与 Mei 通电话”，并把 **时间** 设为 10 月 14 日下午 4:30。**同意状态** 显示 **拒收短信**：**已拒绝**，生效时间是通话的时间，而不是 Mei 录入的时间。 ## 常见问题 - **记录退订后，easySales 会停止发邮件吗？** 不会。easySales 在您发送报价单或发票前不会检查同意状态。做任何营销之前，请先查看 **同意状态**。 - **顾客又愿意收营销信息了，怎么记录？** 选择 **记录营销同意**，选择渠道和 **未拒绝**，并在 **来源** 中填写对方是怎样告知您的。 - **记错的同意记录可以删除吗？** 这一部分没有删除功能。请再记录一条状态正确的新记录；显示的是最新的一条。 - **为什么打开联系人却跳到了客户页面？** 这位联系人是个人客户本人，其资料保存在客户上。 - **为什么看不到报价单标签页？** 您的角色没有 **Quote**（报价单）模块的 **List** 权限。 - **在哪里看与这位顾客的全部活动，而不只是这个人的？** 在客户的 **活动** 标签页。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 ## 相关内容 - [创建联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/create-a-contact/) - [客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/) - [活动与跟进](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/activities-and-follow-up/) - [联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/overview/) --- # 重复记录提示 > 新建客户或联系人时 easySales 怎样提示重复、比对哪些字段，以及发现顾客已经存在时该怎么办。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/duplicates/ 创建[联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/overview/)或[客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/overview/)时，easySales 会检查这个人或这家公司是否可能已经存在，如果是，就提示您。借助它，可以避免把同一位顾客录入两次。 ## 开始之前 新建联系人时看到提示需要 **Contact**（联系人）模块的 **Add**（添加）权限，新建客户时需要 **Account**（客户）模块的 **Add** 权限。提示只在创建记录时出现，编辑时不会出现。 ## 操作步骤 1. 开始 **新建联系人** 或 **新建客户**。 2. 在受检查的字段中至少输入两个字符。联系人检查 **姓名**、**电子邮箱** 和 **电话**；企业客户检查 **名称**、**注册编号** 和 **电话**；个人客户检查 **名称** 和 **电话**。 3. 稍等片刻。如有匹配，发现匹配的字段下方会出现提示：名为“…”的记录已存在。负责人：…，如果负责人属于某个团队，括号中还会显示团队。 4. 如果是同一个人或同一家公司，请取消，打开现有记录，或向其负责人申请访问权限。 5. 如果是不同的人或公司，请填完表单并创建记录。 ## 之后会发生什么 提示不会阻止您保存联系人。它只显示名称、负责人和团队——绝不显示您可能无权打开的记录的链接、地址或其他资料。 客户有一点不同：保存企业客户时，如果同一国家／地区中已有名称相同（不区分大小写）或 **注册编号** 相同的任何有效客户，保存会被拒绝；保存个人客户时，如果已有同名的个人客户且电子邮箱或电话号码相符，保存会被拒绝。 ## 需要注意的规则 - 比较名称时忽略大小写、空格和标点，也忽略末尾的一个公司后缀：Pte Ltd、Sdn Bhd、Ltd、Limited、Private Limited、LLP、LLC 或 Inc。重音符号会区分：Café 和 Cafe 是不同的名称。 - 比较电子邮箱和注册编号时忽略大小写。比较电话号码时忽略空格、连字符、括号、句点、斜杠和加号。 - 对联系人，您在 **电话** 中输入的号码会同时与现有联系人的 **电话** 和 **手机** 比较。在 **手机** 中输入的号码不会检查。 - 您能打开的记录总会被提示。您无法打开的记录，只有在公司对该模块的共享设置为 **私有 + 提醒** 时才会被提示。 - 设为 **私有 + 提醒** 时，在 **客户** 或 **联系人** 列表中搜索，还会对您无法打开的匹配记录显示一行 *Also found: … · Owner: …*。 - 两个不同的人可能同名或共用一个电话号码，所以提示从不阻止保存联系人。 ## 为什么这样设计 **提示，而不是拦截。** 两个人确实可能同名，同事之间也常共用一个办公室电话。拒绝保存会让您加不了真实存在的人；提示则让您看着事实自己决定。 **只说出负责人，不多说。** 匹配到的可能是您无权查看的顾客。负责人的名字告诉您该去问谁，而不会显示那位顾客的地址、电话或余额。 **忽略写法上的差异。** “Harbour Café Pte. Ltd.” 和 “harbour cafe pte ltd” 只差在标点、大小写和一个重音符号；前两者会被忽略，所以同事的写法不同也不会把已有的顾客藏起来。重音符号会保留，因为它可能是两个真实名称之间唯一的区别。 **重复会把一位顾客拆开。** 同一位顾客建了两个客户，余额、对账单和历史都会被拆开。一开始就发现，比事后合并容易得多，而合并是无法撤销的。 ## 更高效的做法 - **先搜索列表。** **客户** 搜索可以查名称、国家／地区和行业；**联系人** 搜索可以查人名、客户、邮箱和电话。参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 - **把识别信息也填上。** **注册编号** 和电子邮箱同样会被检查，名称写法不同的公司或个人也能被找出来。 - **申请访问，而不是重新录入。** 提示中出现同事的名字时，请他把您加入该客户的 **客户团队**。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 - **事后发现的重复就合并。** **合并重复客户** 可以把两个同类型的客户合二为一。参见[编辑或停用](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/edit-and-delete/)。 - **让导入替您检查。** [数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)会跳过与现有记录相同的行，并把它们列为跳过的重复。 ## 示例 Mei Tan 开始 **新建联系人**，输入“grace wong”。**姓名** 下方出现提示：名为“Grace Wong”的记录已存在。负责人：Mei Tan。她打开联系人列表，在 Harbour Café Pte Ltd 下找到 Grace，于是取消了新建。 一周后，她要添加另一位 Grace Wong——另一家顾客的采购员；同样的提示出现了，这次她继续填写并选择 **创建联系人**。 **少了一个重音符号。** Daniel Lim 开始 **新建客户**，输入 “Harbour Cafe”。没有出现提示，因为已存的名称带重音符号。他改输入 “Harbour Café”，提示就指出了 Harbour Café Pte Ltd：后缀 Pte Ltd 被忽略了。 **相同的注册编号。** Daniel 接着录入一家控股公司 HC Holdings，**注册编号** 为 201912345K。**注册编号** 下方的提示指出了 Harbour Café Pte Ltd，这正是它的编号。他没有保存，而是先向顾客核实编号，因为在 Singapore 已有相同 **注册编号** 的客户时，保存会被拒绝：*同一国家／地区已有同名或同注册编号的客户*。 ## 常见问题 - **为什么编辑记录时不提示重复？** 检查只在新建记录时进行，这样一条记录永远不会被报告为和自己重复。 - **能禁止大家建重复的联系人吗？** 不能：重复的联系人只会提示。企业客户方面，同一国家／地区内名称相同或 **注册编号** 相同会被拒绝保存。 - **提示里为什么没有链接？** 它可能指向您无权打开的记录，所以只显示名称和负责人。请在列表中搜索并打开您能看到的记录。 - **明明有这位顾客，为什么没有提示？** 写法的差别超出了大小写、标点或公司后缀，例如重音符号；您输入的字符少于两个；或者那条记录您无权打开，而公司没有使用 **私有 + 提醒**。 - **提示里是别人的顾客，该怎么办？** 请那位负责人把您加入该客户的 **客户团队**，而不是再建一个客户。 ## 相关内容 - [创建联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/create-a-contact/) - [创建客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/create-an-account/) - [角色与共享](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/) - [编辑或停用](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/edit-and-delete/) --- # 报价单 > easySales 报价单功能介绍：从草稿到接受的各个状态、报价单编号、开票进度和锁定规则，附实用技巧和示例。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/ 报价单是您给顾客的报价：您将提供什么、什么价格、什么条件。在顾客欠您任何款项之前先发出报价单，然后从它生成发票——一次开完，或分阶段开，例如订金和进度请款。 ## 在哪里找到 在侧栏选择 **报价单**。列表默认显示 **草稿** 和 **进行中** 的报价单；更改 **状态** 筛选即可查看其他报价单。 **开票状态** 列显示每张报价单的开票进度。选择 **新建报价单** 新建一张，或选择某个 **报价单编号** 打开报价单，查看其明细行、**开票** 卡片、从它生成的发票、活动和历史记录。 ## 您可以做什么 - [创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/)并[处理明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/)。 - 把报价单[定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)，使它取得报价单号。 - [预览 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/)，并在顾客收到后[标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/)。 - 在报价单处于 **草稿** 或 **进行中**、且从它生成的发票都尚未开具时[编辑它](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/edit-a-quotation/)。 - 在还没有从它生成的发票（无论已开具还是草稿）时，把它[修订](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/)为一个新编号的版本，或[复制它](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/)来开始一份单独的新报价。 - 顾客作出决定后，[接受或拒绝它](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/close-a-quotation/)。 - 从报价单[生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)，一次全额或分阶段。 ## 如何运作 *[示意图: 报价单的状态：带 QD- 编号的草稿在定稿后变为进行中。进行中的报价单可以编辑，之后可标为已接受或已拒绝，两者都会关闭报价单并使其只读。修订进行中或已接受的报价单，会使其变为已被替代并只读。从进行中或已接受的报价单可以生成草稿发票，一次全额或分阶段；开具其中第一张发票即锁定报价单。]* 报价单一开始是 **草稿**，带有 `QD-` 草稿号。您可以修改它、预览它的 PDF（标有 DRAFT）或删除它，但不能发送、接受、拒绝或开票。准备好后，**定稿** 会给它 `QN-` 报价单号并使它变为 **进行中**；定稿后不能再回到草稿。 报价单 **进行中** 时仍可以修改。顾客作出决定后，您把它标为 **已接受** 或 **已拒绝**；两者都会永久关闭报价单。报价有变时，您也可以改为修订 **进行中** 或 **已接受** 的报价单：easySales 会把它复制为修订草稿，您把该草稿定稿后，它的编号为 `-R1`、`-R2`，依此类推，旧版本则变为 **已被替代**，只读且永远不会开票。 **进行中** 或 **已接受** 的报价单可以生成发票；**已拒绝** 的报价单不能再开票。之后 **开票** 卡片会跟踪报价单的 **开票状态**——**未开票**、带百分比的 **部分开票**、**已全部开票** 或 **超额开票**。从它生成的发票一经开具，报价单即被锁定：不能再编辑或删除，页面会说明为什么不提供 **删除**。您仍然可以接受或拒绝它。 ## 术语 - **报价单编号**——easySales 为报价单分配的编号，默认以 `QN-` 开头，在定稿时取得，不能更改。 - **草稿**——尚未定稿；带有 `QD-` 草稿号，定稿后仍保留，显示为 **草稿号**。 - **报价单名称**——您给顾客看的自定义名称；留空时即为报价单编号。 - **进行中**——顾客尚未作出决定。 - **已接受** / **已拒绝**——顾客的决定；报价单已关闭，只读。 - **已被替代**——被修订取代的旧版本；只读，且不能开票。 - **合约金额（不含税）**——报价单的不含税总额，开票进度以它为基准。 ## 常见误解 - 报价单不是发票，不会产生应收的金额。 - **已接受** 不代表已付款。收款记录在发票上。 - 过期的报价单仍是 **进行中**；到期日只会显示一条提示。 - **草稿** 还不是报价。请先定稿，再发给顾客。 - 取消发票不会解锁报价单。后续变更请做一张新的报价单。 ## 权限 查看和打开报价单需要 **Quote**（报价单）模块的 **List**（列表）和 **View**（查看）权限；创建、修改和修订需要 **Add**（添加）和 **Edit**（编辑）；定稿和标记为已发送需要 **Edit**；删除需要 **Delete**（删除）；生成发票需要 **Invoice**（发票）模块的 **Add** 权限。角色设为 **Own records only**（只限自己的记录）时，可以处理自己担任 **销售员** 的报价单，以及公司的共享设置授予它的报价单。 ## 为什么这样设计 **报价不是欠款。** 开票之前顾客不欠您任何钱，所以报价单永远不会出现在顾客的欠款里。不管发出了多少份报价，您的应收账款只显示真正开出的金额。 **只有正式报价才有编号。** 草稿随时增删；只有定稿的报价单才取得 `QN-` 编号。编号序列中的每一个号码都是您真正发出的报价，删除草稿也不会留下空号。 **开票后报价单就固定了。** 从报价单生成的发票一经开具，这张报价单就是开票的依据，**开票** 卡片会以它的 **合约金额（不含税）** 衡量之后的每一张发票。锁定它，这个衡量才一直准确；额外的工作请做新的报价单。 **旧版本保留，而不是覆盖。** 顾客看过之后报价有变时，修订会把旧版本以只读方式保留下来，您随时能拿出当时报了什么、什么时候报的。 ## 更高效的做法 - **在哪里就从哪里开始。** 在联系人、客户或商机上选择 **新建报价单**，顾客资料会自动填好。参见[创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **复制，不要重打。** **···** 菜单中的 **复制** 可以把任何报价单变成一张客户、明细和条款都相同的新草稿。参见[复制报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/)。 - **让待办替您追。** 消息中心的 **待办** 会列出您的报价单中：过了设定天数仍未发送的、发出后一直没联系顾客的、7 天内到期的。参见[标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/)。 - **其他方案一次关掉。** 接受一张报价单时，easySales 会提议拒绝同一商机下其他进行中的报价单，并把商机标为成交。参见[接受或拒绝](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/close-a-quotation/)。 - **先把开票安排好。** [开票计划](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/)列出订金、里程碑或周期，每张发票都按计划生成，不用手工计算。 ## 示例 Lim & Co 为 Harbour Café Pte Ltd 的装修报价。Mei Tan 先把它存为草稿 QD-10000042，核对 PDF 后定稿为 QN-10000125，**合约金额（不含税）** SGD 20,000.00。咖啡馆接受了，Mei Tan 把它标为 **已接受**。她生成一张 30% 的订金发票，不含税 SGD 6,000.00，并开具；报价单现在显示 **部分开票 30%**，并已锁定。 咖啡馆又要加一个层架时，Mei 为它新做了一张报价单，而不是修改 QN-10000125。 **同一工程的两个方案。** 为咖啡馆的第二家分店，Mei 在同一个商机下定稿了两张报价单：橡木细木工的 QN-10000140，不含税 SGD 18,000.00；饰面板的 QN-10000141，SGD 14,500.00。咖啡馆选了饰面板。Mei 接受 QN-10000141 时，easySales 询问 **拒绝其他报价单？**，QN-10000140 已勾选；她选择 **拒绝所选**，再为商机选择 **标为成交**。QN-10000140 现在是 **已拒绝**，不能再开票。 ## 常见问题 - **报价单和发票有什么区别？** 报价单是报价，顾客在上面不欠款；发票是顾客要支付的收费。参见[报价单还是发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quotation-vs-invoice/)。 - **一张报价单可以分阶段开票吗？** 可以。从同一张报价单开订金、进度请款或选定的明细行，**开票** 卡片会显示累计的百分比。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **报价单过期了会怎样？** 它仍是 **进行中**，仍可以接受和开票。页面显示 *此报价单已于 … 过期。*；到期前 7 天内，销售员的 **待办** 会列出它。 - **报价单可以删除吗？** 拥有 **Quote** **Delete** 权限时，在 **···** 菜单中选择 **删除报价单**，再选择 **停用** 确认。从它生成的发票一经开具就不再提供删除；从它生成了送货单的报价单，要先取消或删除送货单才能删除。 - **怎样给顾客两三个方案？** 每个方案做一张报价单，都放在同一个商机下。顾客接受其中一张时，easySales 会提议拒绝其他几张。 - **在哪里看报价单开了多少票？** 看报价单列表的 **开票状态** 列，以及报价单上的 **开票** 卡片，那里显示 **开票状态** 和 **剩余待开**。 ## 相关内容 - [报价单还是发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quotation-vs-invoice/) - [报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/) - [发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overview/) - [单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/) --- # 创建报价单 > 在 easySales 里怎样新建报价单——选择联系人、添加产品明细、设置税项、有效期和条款，保存为草稿，随时可以定稿。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/ 要给顾客一份书面报价，请创建一张[报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/)。可以从报价单列表开始，也可以从您正在处理的客户、联系人或商机开始。 ## 开始之前 您需要 **Quote**（报价单）模块的 **Add**（添加）和 **Edit**（编辑）权限，以及对要选择的联系人、用户、产品和商机的 **List**（列表）权限。每一行都要指定一个产品，所以请先准备好产品——或者拥有 **Product**（产品）模块的 **Add** 权限，以便在行中新建产品。 要在 **联系人** 里直接新建客户，还需要相应权限：新建公司或个人客户要有 **Account**（客户）模块的 **Add** 和 **Edit**，新建联系人要有 **Contact**（联系人）模块的 **Add** 和 **Edit**。**新建客户“…”** 只提供您有权创建的客户类型。 ## 操作步骤 1. 在侧栏选择 **报价单**，然后选择 **新建报价单**——或在联系人、商机或客户页面上选择 **新建报价单**。 2. 选择 **联系人**。**客户** 随联系人确定。 3. 核对 **销售员**，默认是您。 4. 如需自己的参考名称，输入 **报价单名称**；如果报价单属于某笔生意，关联一个 **商机**。 5. 核对 **币种**、**有效期至** 日期和 **税项** 中的税种。 6. 在 **明细** 下选择 **添加行**，搜索产品，填写 **数量**、**单位**、**单价**，如需跟踪成本再填写该行的 **成本**。在产品下方填写 **说明**。 7. 为每一行重复上述操作——参见[明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/)。 8. 在 **条款与备注** 下核对 **条款与条件**——**从模板插入** 会列出公司保存的文字——如顾客需要，再填写 **备注**。 9. 选择 **创建报价单**。 下面的动画演示第 2、6、9 步：选择联系人、从产品目录添加一行、设置数量，然后创建报价单。 ![动画：在新建报价单上搜索并选择联系人，添加一行，从产品目录选择产品，设置数量，然后选择创建报价单。](../../../../assets/help/quotations/create-a-quotation.zh-hans.webp) ## 遇到新客户时 客户还不在 easySales 里时，不用离开报价单就能新建。在 **联系人** 里输入客户名称，选择列表末尾的 **新建客户“…”**。**新建客户** 窗口打开，名称已经填好。 在 **客户类型** 下选择一种： - **公司**：一家企业和它的第一位联系人。 - **个人**：个人客户，本人就是联系人。 - **已有客户**：给已有的客户新增一位联系人。 填写名称，有的话填写 **邮箱** 和 **手机**，以及贵公司设为必填的字段。然后选择 **创建并选用**：客户以您为负责人创建，并选入这张报价单，和您自己选的一样。地址、税号等可以稍后在客户页补充。 如果 easySales 提示可能已有名称相近的客户，选择 **改用已有客户**，从您能看到的客户里选择。 ## 之后会发生什么 easySales 把报价单存为 **草稿**，分配 `QD-` 草稿号并打开它；在此之前表单显示 **保存时自动生成**。**报价单名称** 留空时会填入该编号。请核对明细行下方的数字：**小计**、税额、**合计**，以及填写了成本时的 **成本**。 草稿可以修改、预览或删除，但不能发送、接受或开票。准备好后，[定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)，它就会取得 `QN-` 报价单号。 报价单还会沿用客户的 **默认付款条款**。从报价单生成发票时，到期日按该条款计算。报价单没有条款时，发票用客户的条款，再没有则用公司默认值。 ## 需要注意的规则 - 把联系人改成另一位客户的联系人，会清除 **商机**。 - 从联系人开始会填好联系人；从商机开始会填好商机及其主要联系人；从客户开始，只有当该客户恰好有一位您能看到的联系人时才会填好联系人。 - **币种** 默认是客户的 **默认币种**。外币报价单必须有到公司本位币的汇率才能保存。 - **税项** 默认是公司的默认税项，提供公司所在国家／地区和税务注册对应的税码，按今天的税率。如果公司今天没有税务注册，则不计税，并有一条说明告诉您原因。 - **有效期至** 默认是今天之后 30 天。起作用的是天数：定稿时，到期日会随报价日期一起移动。 - 如果公司设了默认的报价单模板，**条款与条件** 一开始就会填入它。 - 只会提供标为 **客户** 的客户下的联系人。 - 缺少联系人或销售员，或者某一行没有产品时，**创建报价单** 不会保存任何内容，并标出需要修改的地方。 - **备注** 和 **条款与条件** 都会打印在报价单 PDF 上。 ## 为什么这样设计 **联系人是您唯一要选的一方。** 报价单是发给顾客那边某一个人的。选好联系人，报价单就归到正确的客户下，该客户的币种和付款条款也一并带过来，和顾客谈好的条件不用重打一遍。 **每一行都指定一个产品。** 产品会带出名称、单位、标价和说明，同一个项目在每张报价单上写法都一样。在行中新建的产品会加入产品列表，下一张报价单就能直接用。 **按今天的税率计税。** 草稿在定稿之前没有自己的日期，所以使用今天生效的税项。顾客看到的税，就是您写这份报价当天适用的税。 **先存草稿，定稿才给编号。** 做了一半可以先保存，之后再回来改，也可以删除。定稿之前不会占用报价单号，所以报价单编号不会出现空号。 ## 更高效的做法 - **从联系人或商机开始。** 在联系人上选择 **新建报价单**，会填好联系人和客户；在商机上选择，会填好商机及其主要联系人。参见[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/)。 - **条款只写一次。** 把一个 **报价单** 标准模板勾选 **设为这类新单据的默认条款**，每张新报价单的 **条款与条件** 就会自动填好。**[ExpiryDate]**、**[PaymentTerm]** 这样的占位符会在 PDF 上打印这张报价单自己的日期和条款。参见[标准模板](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/standard-templates/)。 - **缺的产品在行里直接建。** 拥有 **Product** **Add** 权限时，输入新名称并选择 **新建产品“…”**，保存时就会建好。参见[明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/)。 - **在选择框里直接建商机。** 拥有 **Opportunity**（商机）**Add** 权限时，在 **商机** 中输入名称，选择 **新建商机“…”** 并填好简短的表单，新商机就会建好并选入这张报价单。 - **复制相似的报价单。** 在已有报价单的 **···** 菜单中选择 **复制**，会新建一张客户、明细和条款都相同的草稿。参见[复制报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/)。 ## 示例 Mei Tan 为 Harbour Café Pte Ltd 的装修报价。她从 Grace Wong 的联系人开始，所以 **联系人** 和 **客户** 已经填好，**币种** 取自客户的 SGD。她把报价单命名为“Harbour Café fit-out”，在 **税项** 中选择 **GST 9%**，并添加两行： | 项目 | 数量 | 单价 | 成本单价 | 金额 | |---|---|---|---|---| | Design and project management | 1 | 5,000.00 | — | 5,000.00 | | Custom carpentry works | 1 | 15,000.00 | 11,000.00 | 15,000.00 | 合计显示 **小计** SGD 20,000.00、GST SGD 1,800.00、**合计** SGD 21,800.00 和 **成本** SGD 11,000.00。选择 **创建报价单** 后，它以草稿 QD-10000042 打开，等她核对并定稿。 **从商机开始。** Daniel Lim 打开商机“Harbour Café kitchen refresh”，选择 **新建报价单**。商机、它的主要联系人 Grace Wong 和客户都已填好，**有效期至** 是 30 天之后，Lim & Co 的默认条款也已经在 **条款与条件** 里。产品列表里还没有石英石台面，所以在第二行他输入“Quartz countertop”，选择 **新建产品“Quartz countertop”**，并设为 **Goods**（商品）： | 项目 | 数量 | 单位 | 单价 | 成本单价 | 金额 | |---|---|---|---|---|---| | Kitchen cabinet design | 1 | | 2,400.00 | | 2,400.00 | | Quartz countertop | 3.50 | m | 680.00 | 420.00 | 2,380.00 | **小计** 为 SGD 4,780.00（2,400.00 + 3.50 × 680.00），9% 的 GST 为 SGD 430.20，**合计** SGD 5,210.20。**成本** 为 SGD 1,470.00（3.50 × 420.00）。他选择 **创建报价单** 后，报价单存为草稿，easySales 提示 **已新建 1 个产品**。 ## 常见问题 - **为什么找不到我要的联系人？** **联系人** 只列出标为 **客户** 的客户下的联系人，只勾选了供应商的客户，其联系人不会出现。可以按姓名或客户名称搜索。参见[创建客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/create-an-account/)。 - **新报价单的有效期是多久？** **有效期至** 默认是今天之后 30 天，可以修改。定稿时，报价单从报价日期起保持同样的天数。 - **可以用外币报价吗？** 可以。选择 **币种** 即可；保存前，easySales 需要该币种与本位币之间的汇率。参见[币种与汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 - **为什么我的报价单没有税？** 如果贵公司今天没有税务注册，**税项** 就会关闭，并有一条说明告诉您原因。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - **为什么报价单编号显示“保存时自动生成”？** 编号在保存时才分配：先是 `QD-` 草稿号，[定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)时再取得 `QN-` 报价单号。 - **报价单可以之后再关联商机吗？** 可以。每次[编辑报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/edit-a-quotation/)时，都可以选择或清除 **商机**。 - **新建报价单时可以直接新建客户吗？** 可以。在 **联系人** 里输入名称，选择 **新建客户“…”**。没有这一项，说明您的角色不能新建客户或联系人。 - **新建了客户但没有保存报价单，客户还在吗？** 在。选择 **创建并选用** 时客户就已创建，不等报价单保存；在 **客户** 里可以找到。 ## 相关内容 - [报价单定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/) - [明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/) - [报价单 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/) - [公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/) - [写一份清楚的报价](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/clear-quotation/) --- # 明细行 > 报价单明细行怎么添加、排序和删除，怎样给某一行设不同税率或折扣，以及成本和毛利怎么看。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/ 报价单的明细行准确说明您提供的是什么。每一行从一个[产品](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/products-and-line-items/)开始，然后带有这张报价单自己的数量、价格和说明。 ## 开始之前 您需要 **Quote**（报价单）模块的 **View**（查看）和 **Edit**（编辑）权限，且报价单必须是 **草稿**，或是 **进行中** 且从它生成的发票都尚未开具。**Product**（产品）模块的 **List**（列表）权限决定您能选择哪些产品；**Product** 模块的 **Add**（添加）权限让您可以在行中新建产品。 ## 操作步骤 1. 打开报价单，选择页面顶部的 **编辑**。新报价单本来就处于编辑状态。 2. 为每项产品或服务选择 **添加行**。 3. 搜索产品。选中后会填入其 **单位**、标价和说明。要添加尚不存在的产品，输入其名称，选择 **新建产品“…”**，并设为 **Goods**（商品）或 **Service**（服务）。 4. 设置 **数量**、**单价**，如需跟踪成本再填写单价下方的 **成本**，以及顾客会看到的 **说明**。 5. 某一行的税务处理与报价单不同时，勾选 **逐行税率**，并在该行的 **税码** 中选择税率。勾选 **逐行折扣** 可以给某一行打折——参见[给予折扣](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/discounts/)。 6. 拖动行的手柄，或使用上下方向键，改变打印顺序。不再需要的行用 **删除行** 移除，确认 **删除这一行？** 即可。 7. 核对 **小计**、税额、**合计** 和 **成本**，然后选择 **保存报价单**。 ## 之后会发生什么 报价单保留原编号，合计按保存后的明细行重新计算。在行中新建的产品会加入您的产品列表，easySales 会提示您。 ## 需要注意的规则 - 行金额等于 **数量** 乘以 **单价**。**数量** 最多两位小数。 - 没有单独税率的行使用报价单的税项——显示为 **单据税率**。税额按税率分别计算：同一税率的行先相加，再计一次税。 - **合计** 等于 **小计** 加税额。**成本** 汇总各行数量乘以成本，供您自己计算利润；只有某行填了成本时才会显示，顾客不需要支付。 - 成本是内部数字：不打印，顾客看不到。选择产品时不会自动填入成本。 - 只要还有某一行设有单独税率，就不能关闭 **逐行税率**。请先清除每一行的税率。 - 折扣可以放在某一行上（使用 **逐行折扣**），也可以放在整张报价单上（在合计区的 **折扣** 一行）。两者都在计税前扣除——参见[给予折扣](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/discounts/)。 ## 为什么这样设计 **税额按税率计算，不按行计算。** 每一行各自四舍五入税额，加起来可能和按总额算的税差一两分钱。同一税率的行先相加、再计一次税，就不会有这种误差；报价单 PDF 也按每个税率各打印一行税额。 **成本只留在公司内部。** 利润是您自己的事，不是顾客的事。成本记在行上，定价时就能看到利润，又永远不会出现在 PDF 上。如果贵公司对毛利过低的报价单要求审批，审批规则读取的就是这些行成本；参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 **折扣显示顾客省了多少。** 行折扣或整单折扣会打印原价、折扣和净额，税额按折扣后的金额计算。 ## 更高效的做法 - **边报价边建产品。** 拥有 **Product** **Add** 权限时，行里输入的新名称会在保存时变成产品，不用离开报价单去建。参见[创建产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/create-a-product/)。 - **保持标价是最新的。** 选择产品会填入它的标价，产品列表里的价格准确，每张报价单就不用重打。参见[产品与明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/products-and-line-items/)。 - **用键盘调整顺序。** 把焦点放在某行的手柄上，按上下方向键即可移动。 - **整套明细直接复用。** **···** 菜单中的 **复制** 会用已有报价单的全部明细行新建一张草稿。参见[复制报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/)。 ## 示例 Kelvin Ong 请 Lim & Co 做一面造型墙，并给予老顾客折扣。Mei Tan 的报价单，税项为 **GST 9%**： | 项目 | 数量 | 单位 | 单价 | 成本单价 | 金额 | |---|---|---|---|---|---| | Feature wall design | 1 | | 1,200.00 | | 1,200.00 | | Wallpaper | 12 | roll | 85.00 | 55.00 | 1,020.00 | | Installation | 2 | day | 450.00 | 250.00 | 900.00 | **小计** 为 SGD 3,120.00。Mei 在 **折扣** 一行输入金额 120，剩下 SGD 3,000.00；GST 为 SGD 270.00，**合计** SGD 3,270.00。**成本** 为 SGD 1,160.00：12 × 55.00 加 2 × 250.00。不含税的利润为 SGD 3,000.00 − 1,160.00 = SGD 1,840.00。 **一张报价单两种税率。** Harbour Café 要 20 张藤椅，运到它在新山（Johor Bahru）的新分店，另加 Lim & Co 在新加坡的设计工作。报价单的税项是 **GST 9%**。Lim & Co 的会计师确认过出口到海外的货物适用零税率，所以 Mei 勾选 **逐行税率**，把藤椅那一行的 **税码** 设为 **GST 0%**： | 项目 | 数量 | 单价 | 税码 | 金额 | |---|---|---|---|---| | Café interior design | 1 | 3,000.00 | 单据税率 | 3,000.00 | | Rattan chair | 20 | 210.00 | GST 0% | 4,200.00 | **小计** 为 SGD 7,200.00。税额 SGD 270.00，只是设计那一行的 9%（3,000.00 × 9%）；藤椅不计税。**合计** 为 SGD 7,470.00。 ## 常见问题 - **报价单怎么打折？** 要给某一行打折，勾选 **逐行折扣**；要给整张报价单打折，在合计区的 **折扣** 一行输入折扣，用百分比或金额都可以。参见[给予折扣](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/discounts/)。 - **同一张报价单的各行可以用不同税率吗？** 可以。勾选 **逐行税率**，在该行的 **税码** 中选择税率；其他行保持 **单据税率**。 - **顾客看得到成本吗？** 看不到。成本是内部数字，不会打印在 PDF 上。参见[报价单 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/)。 - **产品列表里没有的产品可以报价吗？** 可以，前提是您有 **Product** **Add** 权限：输入名称并选择 **新建产品“…”**。没有这项权限时，请有权限的同事先建好产品。 - **数量可以填 3.5 这样的小数吗？** 可以。**数量** 最多两位小数，例如 3.50。 - **选了产品后为什么成本是空的？** 选择产品会填入单位、标价和说明，不会填入成本。如果要看利润，请在行上输入成本。 ## 相关内容 - [创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/) - [编辑报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/edit-a-quotation/) - [产品与明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/products-and-line-items/) - [成本与毛利](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gross-margin/) --- # 给予折扣 > 怎样在 easySales 的报价单、发票或贷项通知单上给某一行或整张单据打折，用百分比或金额，以及折扣怎样在计税前扣除并打印在 PDF 上。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/discounts/ 折扣降低的是您收取的价格，所以它在**计税前**扣除，税额按折扣后的金额计算。您可以在报价单、发票、贷项通知单和定期发票上，给单独一行打折、给整张单据打折，或两者都用。各行和税额怎样加总，请参见[产品与明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/products-and-line-items/)。 ## 开始之前 - 您需要该单据的 **Edit**（编辑）权限：报价单是 **Quote**（报价单），发票是 **Invoice**（发票），贷项通知单是 **Credit Note**（贷项通知单）。 - 单据必须仍可编辑：**草稿** 发票或贷项通知单，或 **草稿** 报价单，或是 **进行中** 且从它生成的发票都尚未开具的报价单。已开具发票的明细行是锁定的。 - 先决定折扣用百分比还是金额。行上的金额折扣针对整行，而不是每个单位。 ## 操作步骤 1. 打开单据并选择 **编辑**。新单据本来就处于编辑状态。 2. 要给某一行打折，勾选明细行上方的 **逐行折扣**。会出现 **折扣** 列。 3. 在该行上选择 **%** 或币种，然后输入折扣，例如 10。 4. 要给整张单据打折，到合计区。在 **折扣** 一行选择 **%** 或币种，然后输入折扣。 5. 核对 **小计**、**折扣**、税额和 **合计**，然后保存单据。 ## 之后会发生什么 每个打了折的行会在 **折扣** 列显示其折扣，行金额是折扣后的金额。**小计** 加总各行扣除自身折扣后的金额；**折扣** 一行（例如 *折扣（5%）*）从中扣除整单折扣；税额按剩下的金额计算；**合计** 再加上税额。 在 PDF 上，打了折的行会在说明下方打印 *Less 10% discount* 和金额，或 *Less discount* 和金额；整单折扣在小计下方单独打印一行。从报价单生成发票、复制、修订、为送货单开票以及生成定期发票，都会把折扣一起带过去。 ## 需要注意的规则 - 百分比大于 0、不超过 100，最多两位小数。百分比折扣四舍五入到分。 - 金额的小数位数不能超过该币种的位数。行折扣不能超过该行金额（*折扣超过了这一行的金额。*），整单折扣不能超过小计（*折扣超过了小计。*）。折扣可以把一行减到零。 - 只有金额大于零的行可以打折。单价为负数的行本身已经是减项。 - 各行税率不同时，整单折扣按各税率所占行金额的比例分摊，精确到分，所以每个税率都按自己折扣后的金额计税。 - 只要有任何一行带折扣，**逐行折扣** 就保持勾选；清除每一行的折扣才能关闭它。 - 报价单分次开票时，百分比整单折扣适用于每一张发票。金额折扣按每张发票所开的比例分摊，最后一张发票承担剩余的部分。分几张发票计算的百分比折扣，可能和一张发票开整个项目差一分钱。 - 在扣除订金的发票上，整单折扣以金额打印。 - 毛利审批读取的是扣除所有折扣后的价格；参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 - 贵公司上传的 Word 模板，只有在含有 {{Totals.Discount}} 字段的地方才会打印整单折扣；标准模板都有这个字段。 - 采购订单和送货单没有折扣。 ## 为什么这样设计 **折扣就是更低的价格，所以按更低的价格计税。** 销售时给的折扣降低了供应的价值，所以 GST 和其他销售税按折扣后的价格计算。在计税前扣除，发票上的税额才正确。 **顾客能看到省了多少。** 打印原价、折扣和净额，顾客就能看到您给的优惠，而不只是一个无法比较的低价。 **不同税率分摊折扣。** 税务发票必须列出每个税率的税额。把整单折扣分摊到各个税率，每个税率的税额就都正确，而且分摊的金额加起来总是等于您输入的折扣。 ## 更高效的做法 - **整个项目用百分比。** 5% 的整单折扣无论怎样分次开票，所占比例都一样——参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **修订而不是重打。** 顾客要求更好的价格时，修订报价单并更改折扣——参见[修订报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/)。 - **先看毛利。** 输入行的 **成本**，就能看到折扣后的毛利——参见[明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/)。 - **定期账单设一次即可。** 定期发票上的折扣会出现在它生成的每一张发票上——参见[设置定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/)。 ## 示例 **行折扣加整单折扣。** Mei Tan 给 Kelvin Ong 报价，税项为 **GST 9%**： | 项目 | 数量 | 单价 | 折扣 | 金额 | |---|---|---|---|---| | Feature wall design | 1 | 1,200.00 | | 1,200.00 | | Wallpaper | 12 | 85.00 | 10% | 918.00 | | Installation | 2 | 450.00 | | 900.00 | 墙纸合计 1,020.00；其 10% 是 102.00，所以这一行是 918.00。**小计** 为 SGD 3,018.00。Mei 在 **折扣** 一行加上 5% 的老顾客折扣：SGD 150.90，剩下 SGD 2,867.10。GST 为 SGD 258.04，**合计** SGD 3,125.14。 **两种税率。** Harbour Café 的报价单有 SGD 3,000.00 的咖啡馆设计，税率 **GST 9%**，以及 SGD 4,200.00 的 20 张藤椅，税率 **GST 0%**：**小计** SGD 7,200.00。Mei 给整张报价单减 SGD 720.00。折扣按比例分摊：设计分到 SGD 300.00，藤椅分到 SGD 420.00。GST 是 SGD 2,700.00 的 9%，即 SGD 243.00，**合计** 为 SGD 6,723.00。没有折扣时，GST 会是 SGD 270.00。 **分两半开票。** 一张 SGD 10,000.00 的报价单有 SGD 1,000.00 的整单折扣。Mei 开出 50% 的进度发票：它开出 SGD 5,000.00 的明细，折扣 SGD 500.00。最后一张发票承担剩下的 SGD 500.00。 ## 常见问题 - **折扣是在 GST 之前还是之后扣除？** 之前。税额按折扣后的价格计算。 - **可以只给一行打折吗？** 可以。勾选 **逐行折扣**，在那一行输入折扣。 - **同一张单据可以同时用百分比和金额吗？** 可以。每一行和整张单据各自可以有一个折扣，百分比或金额都行。 - **顾客在 PDF 上能看到折扣吗？** 能。打折的行在说明下方打印折扣，整单折扣单独打印一行。 - **还能用负数行表示折扣吗？** 能。**单价** 为负数的行仍然有效；不过折扣字段能更清楚地显示省了多少。 - **折扣会带到发票上吗？** 会。从报价单生成发票，无论全额还是分次，都会带上它的折扣。 - **采购订单可以打折吗？** 不可以。折扣只用于报价单、发票、贷项通知单和定期发票。 - **为什么折扣被拒绝？** 它超过了该行金额或小计，百分比超过 100，或金额的小数位数多于该币种。 ## 相关内容 - [明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/) - [税额计算与四舍五入](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/tax-calculation-and-rounding/) - [从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/) - [创建贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/) --- # 报价单定稿 > 怎样把草稿报价单定稿——取得 QN- 报价单号和日期、把日期往前填，以及定稿后有效期和审批会怎样。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/ 每张新的[报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/)都从 **草稿** 开始。您满意之后，就把它定稿：它取得报价单号并变为 **进行中**，可以发给顾客了。本页适用于准备报价单的销售员。 ## 开始之前 - 您需要对该报价单的 **Quote**（报价单）模块的 **View**（查看）和 **Edit**（编辑）权限。 - 报价单必须是 **草稿**。页面会显示“此报价单是草稿。请先定稿取得报价单号，才能发送、接受或开票。” - 请先核对明细行、合计和条款——也可以预览 PDF。草稿的 PDF 带有 DRAFT 水印。 ## 操作步骤 1. 打开草稿报价单。 2. 选择页面顶部的 **定稿**。 3. 在 **报价单定稿** 中核对 **报价日期**。它默认是今天。 4. 要把报价单的日期定为更早的日期，请选择更早的一天。**使用今天** 会改回今天。 5. 如果贵公司要求报价单审批，可以按需填写 **给审批人的备注**。 6. 选择 **定稿**。 ## 之后会发生什么 - 报价单取得 `QN-` 编号作为 **报价单编号**，变为 **进行中**，并显示“已定稿为 …”。它不能再回到草稿。 - 它原来的 `QD-` 编号仍留在页面上，显示为 **草稿号**。 - 如果 **报价单名称** 仍是草稿号，它会变为报价单编号；您自己输入的名称保持不变。 - **报价日期** 显示在页面上，并打印在 PDF 上。 - **到期日** 随报价日期调整，保持草稿原有的天数。没有到期日的草稿定稿后仍没有。 - 现在可以[预览并发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/)、[标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/)、接受或拒绝，也可以从它生成发票。 如果贵公司的审批规则拦下了这张报价单，它暂时不会定稿：页面显示 **已提交审批**，报价单标为 **待审批**，在审批人选择 **批准并开出** 之前不会取得 `QN-` 编号。参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 ## 需要注意的规则 - 报价日期不能晚于今天。 - 如果您选择的日期早于最近一份已定稿的报价单，easySales 会警告流水号不会按日期顺序排列。您仍然可以定稿。 - 到期日保持的是天数，而不是那一天：有效期 30 天的草稿，定稿后从报价日期起有效 30 天，即使到期日是您自己输入的也一样。 - 删除草稿不会占用 `QN-` 编号，所以报价单编号不会出现空缺。 - 把[修订草稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/)定稿时，它取得下一个修订号，例如 QN-10000125-R1，旧版本则变为 **已被替代**。 - 报价单列表打开时显示 **草稿** 和 **进行中** 的报价单。草稿不计入侧栏的进行中报价单数量，也不计入商机的合约金额数字。 ## 为什么这样设计 **编号表示这是一份正式报价。** 草稿还在制作中；`QN-` 编号表示这是您负责的报价。只有定稿的报价单才取得编号，所以删除草稿不会留下空号，编号序列中的每一个号码都对应一份您真正发出的报价。 **定稿后不能回到草稿。** 编号一经分配就算用掉了：顾客手上可能已经有这个号码。回到草稿，就会留下一个没有报价单的编号。要改报价，请[编辑](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/edit-a-quotation/)或[修订](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/)它。 **日期可以往前，不能往后。** 报价日期是您提出报价的日子。上周在现场谈好的价格今天才定稿，可以把日期写成那一天。未来的日期等于给一份还没提出的报价标上日期。 **有效期跟着日期走。** “有效 30 天”指的是从报价起算 30 天。保持天数而不是固定某一天，晚一周定稿的报价单仍然有您原本打算的有效期。 ## 更高效的做法 - **定稿前先看 PDF。** 草稿也可以打开 **PDF**，PDF 带有 DRAFT 水印，在编号分配之前就能和顾客核对版式和数字。参见[报价单 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/)。 - **找出等您处理的草稿。** 报价单列表默认显示 **草稿** 和 **进行中**，未完成的草稿一目了然；审批人可以改用 **待我审批** 筛选。 - **给审批人留句话。** 报价单被拦下时，一句简短的 **给审批人的备注**（例如毛利为什么偏低）能省掉一轮来回询问。 - **定稿后再调到期日。** 如果顾客需要固定的最后一天，在 **进行中** 的报价单上编辑 **到期日** 并保存。参见[编辑报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/edit-a-quotation/)。 ## 示例 Mei Tan 在星期一准备好 Harbour Café 的装修报价，存为草稿 QD-10000042，有效期 30 天。星期三，她与 Grace Wong 通电话核对过草稿 PDF 后，选择 **定稿**。**报价日期** 显示星期三；她再次选择 **定稿**。报价单现在是 QN-10000125，**进行中**，在星期三之后 30 天到期。 **固定的到期日。** 10 月 1 日，Mei 为 Kelvin Ong 新建一张草稿，把 **有效期至** 设为 10 月 31 日，因为供应商的价格只保到那天：共 30 天。她在 10 月 6 日定稿。到期日保持 30 天，移到 11 月 5 日（10 月 6 日 + 30 天）。Mei 把 **到期日** 改回 10 月 31 日并保存。 **被审批拦下的报价单。** Lim & Co 的报价单审批规则是 **毛利率低于** 25%。Mei 的草稿有两行：卡座沙发 4 × 1,250.00，每张成本 950.00；设计费 1,000.00，没有成本。她选择定稿后，页面显示 **已提交审批**，**审批记录** 给出的原因是 *毛利率无法判断：有行填了售价但没有成本*。Daniel Lim 在 **待我审批** 里找到它，选择 **批准并开出**，再选择 **批准**；这时报价单才取得 `QN-` 编号。如果 Mei 给设计费填了 400.00 的成本，毛利率就是 (6,000.00 − 4,200.00) ÷ 6,000.00 = 30%，不低于 25%，报价单会立即定稿。 ## 常见问题 - **草稿报价单可以发给顾客吗？** 可以预览它的 PDF（带 DRAFT 水印），但不能标记为已发送、接受或开票。请先定稿。 - **定稿可以撤销吗？** 不能。定稿的报价单不能回到草稿。它是 **进行中** 时仍可以编辑或修订。删除需要 **Quote** **Delete**（删除）权限，并且从它生成的发票一经开具就会被拒绝。 - **报价单日期可以往前填吗？** 可以，任何更早的日子都行。如果那天早于最近一份已定稿的报价单，easySales 会警告编号不按日期顺序；您仍然可以定稿。 - **为什么定稿后到期日变了？** 报价单保持原来有效的天数，从报价日期起算。如需固定的某一天，定稿后再编辑 **到期日**。 - **为什么我的报价单显示待审批，而不是编号？** 贵公司的审批规则拦下了它。审批人选择 **批准并开出** 后，它才取得编号。参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 - **报价单编号的格式可以改吗？** 可以。拥有 **System**（系统）**Edit** 权限的人在 **系统设置** → **公司资料** → **单据编号** 中设置前缀、日期部分和流水号位数。已分配的编号不会改变。参见[单据编号](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/document-numbers/)。 ## 相关内容 - [创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/) - [标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/) - [开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) - [单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/) --- # 单据审批 > 报价单、发票怎么设置审批？在 easySales 按金额或毛利率设置审批规则，指定审批人，批准、退回或撤回单据。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/ 开启单据审批后，符合贵公司规则的报价单、发票或贷项通知单，需要另一个人批准后才能开出。在此之前它不占用编号，仍是草稿。审批默认关闭，由管理员按单据类型分别开启。 贵公司是否有单据审批，可以在[许可证页面](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)查看；参见[未包含审批时](#未包含审批时)。 ## 设置规则 1. 打开 **系统设置**，在 **销售** 组中选择 **审批**。 2. 每类单据有自己的卡片：**报价单**（草稿定稿时检查）、**发票** 和 **贷项通知单**（草稿开具时检查）。 3. 打开该类单据的开关（**报价单需要审批** 等）。卡片显示 **有审批权的人** 及人数；**管理角色** 打开角色设置。 4. 在 **在以下情况需要审批** 下选择条件： - **全部（每张单据）**； - **金额不低于**：不含税金额，以本位币计。金额正好等于上限时也需要审批； - **毛利率低于**（仅报价单）：0 到 100 之间的百分比。有售价但没有成本的行，按需要审批处理。 5. 要加第二个条件，选择 **添加条件**。任一条件成立（**或**）单据就需要审批。**删除** 去掉一个条件。 6. 保存。页面显示 **审批设置已保存**。 修改规则需要 **System**（系统）**Edit**（编辑）权限；查看规则需要 **System**（系统）**View**（查看）权限。修改规则不影响已经在等待的申请：它按提交时的规则决定。 没有人能审批某类单据时，不能开启该类审批，页面会说明原因。审批还要求贵公司的角色已转换为新的角色与权限。如果审批已开启，但已没有人能审批，卡片会警告：被拦下的单据会一直等待，没有人能处理。 ## 谁能审批 - 批准需要角色中有 **All records**（全部记录）级别的 **审批报价单**、**审批发票** 或 **审批贷项通知单** 控制项。**Administrator**（管理员）角色三项都有。 - 审批人只能处理自己能打开的单据（对该类单据有 **View**（查看）权限）。 - 持有该控制项的人自己开具被规则拦下的单据时不会被拦：单据直接开出，审计日志会记录因其有审批权而跳过了规则。 - 提交人本人，或任何能编辑该单据的人，都可以撤回申请。 ## 提交审批 1. 照常将报价单定稿，或开具发票、贷项通知单。对话框中有 **给审批人的备注** 一栏，可不填，只在规则拦下单据时才会发送。 2. 如果规则拦下了它，页面显示 **已提交审批**，单据显示 **待审批**。不会占用编号。 如果有什么会阻止单据开出（例如缺少税行），会立即告诉您，就像直接开具一样。如果没有人能审批，提示也会说明；请管理员把审批控制项授予某人。 ## 申请等待期间 - 单据不能修改或删除：*正在等待审批。撤回申请后才能修改或删除此单据。* - 不能更换负责人，单独更换或批量转移都不行：请先撤回申请，或请审批人处理。 - 仍可打开和复制。 - 单据上的 **审批记录** 显示提交人、提交时间、**申请的日期**、备注，以及规则为何拦下它（**触发原因**）。 ## 批准、退回或撤回 - **批准并开出** 打开开具对话框；报价单和发票的日期预设为 **申请的日期**，审批人可以修改，但不能晚于今天。确认后单据立即开出：占用编号，不能撤销。 - **退回** 把单据作为草稿退回给提交人，须填写 **原因**。提交人会看到谁退回、为什么退回，修改后再次开具；规则会重新检查。 - **撤回** 结束申请；单据仍是草稿，可以修改后再次提交。备注可不填。 ## 待我审批 在 **报价单**、**发票** 和 **贷项通知单** 列表中，**审批** 筛选有 **待我审批**：您可以处理的等待中的单据。没有审批控制项时不显示任何单据。 ## 通知 - 提交时，如果提交人的上级能审批，只通知上级；否则通知所有能审批的人。这是紧急通知：出现在消息中心，并且除非您自己的设置另有规定，会立即发送邮件。 - 批准、退回或撤回时，通知提交人。退回会附上原因。自己的操作不会通知自己。 - 申请处理完或撤回后，通知随之消失。在[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)的 **审批** 下选择通知方式。 ## 未包含审批时 在[许可证页面](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)，**模块** 中的 **单据审批** 显示 **已启用** 或 **未包含**。未包含时： - 报价单、发票和贷项通知单开具时不经审批。 - **审批** 设置、单据上的审批记录和 **待我审批** 都会隐藏，角色中也不提供审批控制项。 - 仍在等待的申请，会在该单据下次开具、保存或删除时关闭。 - 已设置的规则会保留。重新包含审批后，规则照原样生效；期间没有人动过的申请会重新处于等待状态。 ## 为什么这样设计 **开出前检查，比开出后更正省事。** 单据一经开具就被锁定，发票上的错误要开贷项通知单才能更正。金额大或毛利低的单据在开具前让第二个人看一眼，错误还在草稿阶段就能发现。 **等待中的单据不占编号。** 批准之前它一直是草稿，所以被退回或撤回的单据不会在编号里留下空号。 **批准的就是开出的。** 申请等待期间谁都不能修改单据，审批人决定的正是将要开出的金额。要修改，先撤回申请，再次提交时规则会重新检查。 **有审批权的人不会被自己的规则拦下。** 自己向自己申请批准没有意义。审计日志仍会记录规则被跳过及其原因，任何人核查时都看得到这个例外。 ## 更高效的做法 - **从待我审批开始处理。** 在 **报价单**、**发票** 或 **贷项通知单** 列表的 **审批** 筛选中选择 **待我审批**，只看您能处理的单据。 - **在备注里说明情况。** 在 **给审批人的备注** 里写一句，例如毛利为什么低，审批人就不用再问，单据也不必被退回。 - **报价单每一行都填成本。** 设置了 **毛利率低于** 规则时，有售价但没有 **成本单价** 的行会让报价单被拦下，不论实际毛利多少。参见[明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/)。 - **两个条件一起用。** **金额不低于** 加上 **毛利率低于**，一条规则就同时拦下大单和薄利单。 - **选择通知方式。** 在[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)的 **审批** 一行设置，让申请在您常用的地方找到您。 ## 示例 Lim & Co 的报价单审批有两个条件：**金额不低于** SGD 10,000.00，或 **毛利率低于** 25%。Daniel Lim 有 **审批报价单**，Mei Tan 没有。毛利率是不含税金额减去成本，再除以不含税金额。 | 报价单 | 不含税 | 成本 | 毛利率 | 是否拦下 | |---|---|---|---|---| | Harbour Café 柜台 | 8,000.00 | 6,400.00 | (8,000.00 − 6,400.00) ÷ 8,000.00 = 20% | 是：毛利率低于 25% | | Orchid Bakery 层架 | 6,000.00 | 4,500.00 | (6,000.00 − 4,500.00) ÷ 6,000.00 = 25% | 否：25% 不低于 25% | | Orchid Dental 装修 | 12,000.00 | 7,200.00 | (12,000.00 − 7,200.00) ÷ 12,000.00 = 40% | 是：金额不低于 10,000.00 | | Kelvin Ong 造型墙 | 2,800.00 | 有一行没有成本 | 无法判断 | 是：毛利率无法判断 | Mei 定稿 Orchid Bakery 的报价单时，它立即取得编号。另外三张显示 **待审批**，每张的 **审批记录** 在 **触发原因** 下说明为什么被拦下。 **被退回的报价单。** Daniel 从 **待我审批** 打开 Harbour Café 柜台报价单，选择 **退回**，原因是 "Use the 2026 laminate price"。Mei 把价格提高到不含税 SGD 8,600.00，成本仍是 SGD 6,400.00：(8,600.00 − 6,400.00) ÷ 8,600.00 约为 25.6%，不再低于 25%。她再次定稿时规则重新检查，报价单不用等待就取得了编号。 ## 常见问题 - **报价单怎样设置审批？** 打开 **系统设置** → **审批**，打开 **报价单** 卡片上的开关，选择什么情况下需要审批，然后保存。需要 **System**（系统）**Edit**（编辑）权限。 - **谁可以审批单据？** 角色中有 **All records**（全部记录）级别的 **审批报价单**、**审批发票** 或 **审批贷项通知单** 控制项的人。**Administrator**（管理员）角色三项都有。 - **我可以批准自己的报价单吗？** 如果您持有审批控制项，您自己的单据不会被拦下：它们直接开出，审计日志会注明规则被跳过。 - **单据等待审批时可以修改吗？** 不可以。请撤回申请，修改单据后再次提交；规则会重新检查。 - **等待审批的单据会占用编号吗？** 不会。批准时才取得编号，所以被退回或撤回的单据不会留下空号。 - **贷项通知单也按金额上限检查吗？** 是的。它的不含税金额按数额大小与上限比较，所以 SGD 12,000.00 的贷项通知单达到 SGD 10,000.00 的上限。 - **为什么找不到审批设置？** 贵公司未包含单据审批时，这些设置会隐藏。参见[未包含审批时](#未包含审批时)。 ## 相关内容 - [报价单定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/) - [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/) - [开具贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/issue-a-credit-note/) - [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) - [AI 建议](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-proposals/) --- # 报价单 PDF > 怎样打开、下载报价单 PDF 并发给顾客，PDF 上会打印什么，以及地址缺失、没有标志或显示 DRAFT 怎么办。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/ 要把报价单发给顾客，请打开它的 [PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/documents-and-templates/)，下载后发出，再勾选 **已发给客户**。本页适用于负责发出报价单的人。 ## 开始之前 打开报价单需要 **Quote**（报价单）模块的 **View**（查看）权限，**PDF** 要出现还需要 **Quote** 模块的 **Add**（添加）权限。报价单按公司本位币计必须大于零，并且必须已保存——编辑期间按钮会隐藏。 ## 操作步骤 1. 打开报价单。 2. 核对联系人、**报价单编号**、条款、明细行和 **合计**。 3. 选择页面顶部的 **PDF**。会打开一个窗口，里面显示 PDF。 4. 选择 **下载** 保存文件，或选择 **在新标签页打开** 从浏览器打印。在可以分享文件的手机或平板上，**分享** 可以直接把它发到其他应用。 5. 由您自己发给顾客，然后在 **进行中** 的报价单上勾选 **已发给客户**。 ## 之后会发生什么 任何状态下都可以随时打开 PDF，次数不限；打开它不会改变任何东西。勾选 **已发给客户** 会把报价单标记为已发送，并记入它的时间线；参见[标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/)。公司当前使用的报价单设计决定版式，当前使用的信头加上您的标志、公司资料和页脚。两者都在 **系统设置** → **文档设置** 中选择。 ## 需要注意的规则 - 使用内置设计时，**草稿** 打印 DRAFT 水印，**已被替代** 的版本打印 SUPERSEDED 水印。由 Word 生成的报价单改为在标题下方以红色印章打印同样的字样：easySales 自带的 Word 版式总会打印，您上传的 Word 文件只有包含 `StatusStamp` 占位符时才会打印。 - PDF 显示报价单编号、定稿时设定的 **报价日期** 和一行“Sales Person”。**销售员** 不是报价单的创建人时，这一行显示销售员；否则显示创建人。 - 使用内置设计时，修订后的报价单还会打印一行，例如“Revision 1 of QN-10000125”。设计中的 **抬头信息行** 可以不打印销售员、币种和修订这几行。 - 报价单有[开票计划](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/)时，内置设计会把它打印为付款计划，除非设计中取消勾选了 **打印付款计划（开票计划）**。 - 顾客地址是联系人的 **邮寄地址**；联系人没有地址时，改用客户的账单地址。只有当该地址有 **街道地址** 时才会打印。 - 金额以报价单的币种、按该币种惯用的小数位打印。税率为零时只打印合计。 - 有多个税率时，PDF 会为每个税率打印一行税额，这些行加起来正好等于打印的税额合计。 - 各行的成本永远不会打印。 - 如果窗口显示 *PDF 没能生成，请重试。* 而不是 PDF，请稍候，再选择 **重试**——参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **备注** 和 **条款与条件** 打印在明细行下方。 - PDF 使用您打开那一刻保存的顾客和公司资料。之后资料有变化，下一次打开的 PDF 会显示新资料。 ## 为什么这样设计 **PDF 每次都是新生成的。** easySales 按您预览那一刻的报价单生成 PDF，所以它总是显示最新的明细、地址和标志。您发出的那个文件，才是顾客实际收到内容的记录：请和邮件一起保存好。 **草稿和旧版本都有标记。** DRAFT 或 SUPERSEDED 字样让不是当前报价的文件不会被误认为当前报价，即使它被转发了出去。 **成本不会出现在纸面上。** 顾客看到的是价格、税额和合计。您在每行记的成本是用来算自己的利润的，所以任何设计都不打印它。 ## 更高效的做法 - **下载时顺手标记为已发送。** 下载 PDF 准备发出时，关闭窗口前勾选 **已发给客户**，跟进提醒就从这一刻起算。参见[标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/)。 - **固定的文字放进模板。** 每张报价单都要打印的条款应放在标准模板里，像 **[ExpiryDate]** 这样的占位符会在打印时填入。参见[标准模板](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/standard-templates/)。 - **在源头改资料。** 地址或标志不对，就到客户、联系人或信头上改；下一次预览会自动用上，报价单本身不用改。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 ## 示例 Harbour Café 装修报价单由 Mei Tan 创建，她也是 **销售员**，所以 PDF 上写着“Sales Person: Mei Tan”。Lim & Co 的助理 Sarah Goh 替 Daniel Lim 录入一张报价单，并把 **销售员** 设为 Daniel，PDF 上显示的就是 Daniel，而不是 Sarah。Grace Wong 的联系人没有邮寄地址，所以 PDF 打印客户上的咖啡馆账单地址。 **不打印的地址。** Kelvin Ong 的报价单打印出来没有地址。他的联系人没有邮寄地址，他所在客户的账单地址只有邮编、没有 **街道地址**，所以什么都不打印。Mei 在客户的账单地址里补上街道地址，再次选择 **PDF**，地址就打印出来了。 **修订后的报价单。** Kelvin 要求修改后，Mei 修订了 QN-10000131，并把修订定稿为 QN-10000131-R1。它的 PDF 打印“Revision 1 of QN-10000131”。现在预览 QN-10000131，会带有 SUPERSEDED 水印，旧文件不会和新报价混淆。 ## 常见问题 - **怎样把报价单以 PDF 发给顾客？** 选择 **PDF**，再选择 **下载**，把文件附在您自己的邮件或消息里。easySales 不会替您发送。 - **为什么没有 PDF 按钮？** **PDF** 需要 **Quote** **Add** 权限、报价单按本位币计大于零，并且已保存：编辑期间它会隐藏。 - **为什么我的报价单 PDF 上有 DRAFT？** 这张报价单还是草稿。[定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)取得编号后，下一次预览就没有水印了。 - **怎样在报价单上加公司标志？** 标志来自 **系统设置** → **文档设置** 中公司当前使用的信头。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **为什么 PDF 上没有顾客地址？** 地址只有在有 **街道地址** 时才会打印。请在联系人的邮寄地址或客户的账单地址里补上。 - **可以不打印“Sales Person”那一行吗？** 可以，使用内置设计时，在报价单设计的 **抬头信息行** 中取消勾选即可。Word 设计按它自己的占位符打印。 - **PDF 没有出现怎么办？** 文档服务可能繁忙。请稍候，在窗口中选择 **重试**。如果 **在新标签页打开** 没有反应，请允许本站弹出窗口。 ## 相关内容 - [单据与模板](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/documents-and-templates/) - [信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/) - [标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/) - [修订报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/) --- # 标记为已发送 > 怎样把报价单标记为已发送，在待办里收到跟进提醒，以及标记错了怎么取消。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/ [报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/)由您自己发出——通过电子邮件、当面交付或客户门户。把它标记为已发送，easySales 就知道发送日期，并能提醒您跟进。本页适用于发出报价单的销售员。 ## 开始之前 - 您需要对该报价单的 **Quote**（报价单）模块的 **Edit**（编辑）权限。角色设为 **Own records only**（只限自己的记录）时，指的是由您担任 **销售员** 的报价单。 - 报价单必须是 **进行中**。**草稿** 要先[定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)；**已接受**、**已拒绝** 或 **已被替代** 的报价单不能标记。 ## 操作步骤 1. 打开报价单。标记之前，页头显示 **未发送**。 2. 选择页面顶部的 **PDF**。会打开一个窗口，里面显示 PDF。 3. 勾选 **已发给客户**。 ## 之后会发生什么 - 页头显示 **已发送** 和日期，窗口里注明 *（日期）标记为已发送*。 - 报价单的时间线会记下您已把它发给客户。 - 如果您再次发送报价单，请再标记一次。最近一次标记就是发送日期。 - 报价单的跟进提醒从该日期起算——参见[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)。 ## 取消标记 1. 选择报价单顶部的 **PDF**。 2. 取消勾选 **已发给客户**。 只会移除最近一次标记。如果报价单之前标记过，更早的那个日期重新生效。 ## 需要注意的规则 - 标记为已发送不会给顾客发邮件，也不会改变报价单本身。 - 在 **进行中** 的报价单被标记之前，消息中心的 **待办** 会在贵公司设定的天数之后（从报价单创建那天起算），提醒它的销售员该报价单还没有发送。 - 标记之后，如果自发送以来没有与顾客沟通或会面，**待办** 可以提醒销售员。 - 什么算与顾客联系：在发送日期当天或之后，记在报价单、它的商机或它的联系人上的一条沟通记录，或一个已经开始、至少有一位联系人参加的日程。备注不算；子类型设为不计为客户联系的活动也不算。 - 两种提醒的天数都在 **系统设置** → **通知** 中设置。 ## 为什么这样设计 **报价单不是 easySales 发的，所以要问您。** 怎么交给顾客由您决定：电子邮件、即时通讯、当面交付。只有您知道它什么时候发出，标记就是把这个日期记进 easySales 的方式，跟进提醒也从这一天起算。 **最近一次发送才算数。** 您发出更新后的报价单，顾客那边就重新开始考虑。再标记一次会更新发送日期，跟进提醒就从新日期起重新等足天数。 **只有真正联系过顾客，提醒才会消失。** 内部备注说明不了顾客怎么想。记下的沟通或与联系人的会面才能说明，所以只有这些会让“尚未联系客户”的提醒消失。 ## 更高效的做法 - **下载时顺手标记。** 下载 PDF 准备发出时，在同一个窗口勾选 **已发给客户** 即可，不用再做第二步。参见[报价单 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/)。 - **把电话记在报价单上。** 和顾客通过话后，在报价单上用 **记录活动** → **记录沟通** 记下来，跟进提醒就会自动消失。参见[活动与跟进](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/activities-and-follow-up/)。 - **从待办开始一天的工作。** 消息中心的 **待办** 把未发送、发出后没联系、快到期的报价单集中在一处，每一条都链接到对应的报价单。参见[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)。 - **按您的销售周期设提醒天数。** 默认跟进提醒是 3 天、未发送提醒是 2 天，每项可设 1 到 60 天。参见[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)。 ## 示例 Mei Tan 把 QN-10000125 定稿，选择 **PDF**，下载文件并用电子邮件发给 Grace Wong。回到窗口，她勾选 **已发给客户**。页头现在显示 **已发送** 和今天的日期。贵公司设定的天数过去、仍没有记录通话或会面时，她的 **待办** 中会出现一条提醒。 **自动消失的跟进提醒。** Lim & Co 保留默认的 3 天。Mei 在星期一上午把 QN-10000125 标记为已发送。三天后，星期四上午，她的 **待办** 显示 *报价单 QN-10000125 发出后尚未联系客户*。她给 Grace Wong 打了电话，然后在报价单上选择 **记录活动** → **记录沟通**，记下这通电话。这条提醒随即从她的 **待办** 中消失。 **标记错了。** Daniel Lim 把 QN-10000136 标记为已发送，但他发的其实是另一张报价单。他打开 **PDF** 窗口，取消勾选 **已发给客户**；页头又显示 **未发送**。QN-10000136 是五天前创建的，未发送提醒设为 2 天，所以销售员的 **待办** 中马上出现 *报价单 QN-10000136 尚未发送*。 ## 常见问题 - **怎样从 easySales 用邮件发送报价单？** easySales 不会替您发邮件。选择 **PDF**，再选择 **下载**，把文件附在您自己的邮件里，然后把报价单标记为已发送。 - **怎样让报价单的跟进提醒消失？** 在报价单、它的商机或它的联系人上，记下一条与顾客的沟通或会面。easySales 看到发送日期当天或之后的联系，提醒就会消失。 - **提醒发给谁？** 发给报价单的 **销售员**。用 **更改负责人** 换了销售员，提醒也跟着转过去。 - **为什么草稿报价单不能标记为已发送？** 草稿还没有报价单号，还不算报价。请先[定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)。 - **“尚未发送”的提醒什么时候出现？** **进行中** 的报价单在创建后过了设定天数仍未标记时出现；除非贵公司改过，默认是 2 天。 - **标记为已发送会停掉到期提醒吗？** 不会。7 天内到期的 **进行中** 报价单，不管是否已发送，都会出现在 **待办** 中。 ## 相关内容 - [报价单 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/) - [报价单定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/) - [消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/) - [通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/) - [跟进报价](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/follow-up-a-quotation/) --- # 编辑报价单 > 在 easySales 里怎样修改报价单——顾客决定之前改价格、明细、联系人和条款，以及什么时候改用修订。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/edit-a-quotation/ 顾客还在考虑您的[报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/)时，您可以直接修改它。本页适用于负责这张报价单的销售员。如果要保留顾客已经看过的版本，并发出一个新编号的版本，请改为[修订它](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/)。 ## 开始之前 您需要 **Quote**（报价单）模块的 **View**（查看）和 **Edit**（编辑）权限。报价单必须是 **草稿** 或 **进行中**，并且从它生成的发票都尚未开具。**已接受**、**已拒绝** 或已锁定的报价单不能编辑，也不会提供 **编辑**。 ## 操作步骤 1. 打开报价单。 2. 选择页面顶部的 **编辑**。 3. 修改 **联系人**、**商机**、**报价单名称**、**到期日**、**币种** 或 **税项**、明细行、**条款与条件** 或 **备注**，或 **附加信息**。 4. 核对明细行下方的 **小计**、税额和 **合计**。 5. 选择 **保存报价单**。 ## 之后会发生什么 报价单保留原编号和状态，仍为 **草稿** 或 **进行中**。下一次预览的 PDF 会显示修改内容，**历史** 会记下改了什么。如果清空 **报价单名称**，它会恢复为报价单的编号。 ## 需要注意的规则 - 没有改动任何内容之前，**保存报价单** 不可用。 - **销售员** 不在这里修改，请使用 **···** 菜单中的 **更改负责人**。 - 把联系人改为另一位顾客那边的人，报价单会转到该顾客的客户下。 - 不再提供的税项显示为“（已不再提供）”。保存前请选择一个当前可用的税项。 - 已从报价单生成的草稿发票是单独的副本，编辑报价单不会改变它；如果它也需要改，请删除后重新生成。 - 从报价单生成的发票一经开具，报价单即被锁定，**开票** 卡片会说明这一点。后续变更请做一张新的报价单。 - 顾客作出决定后，请[接受或拒绝](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/close-a-quotation/)报价单；之后就不能再编辑。没有从它生成的发票（无论已开具还是草稿）的 **已接受** 报价单，仍可以[修订](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/)。 - **已被替代** 的报价单是旧版本，不能编辑。 - 等待审批的草稿在申请撤回或被退回之前不能编辑。参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 - 如果在您编辑期间，报价单被接受或拒绝（例如在另一个标签页中或由已连接的 AI 应用操作），您的保存会被拒绝，并显示 *This quotation is closed and cannot be edited.*（此报价单已关闭，不能编辑。）任何内容都不会被保存。 ## 为什么这样设计 **一轮谈判，一个编号。** 顾客还在考虑时，价格和明细都可能变动。直接修改，让整轮沟通都留在同一个报价单编号上，**历史** 则记下每一次改动。 **编辑是改报价，修订是留旧版。** 顾客手上已有的 PDF 不会因为您编辑而改变。如果两个版本都重要——顾客要对比，或者主管要看最初报的是什么——就改用修订：旧版本以只读方式保留在新版本旁边。 **顾客的决定和已开的发票会把内容固定下来。** 已接受的报价单就是顾客同意的那份报价，已开具的发票是按它的数字开的。之后再改报价单，记录描述的就成了没人同意过的内容，开票进度也对不上了。 ## 更高效的做法 - **顾客已经拿到 PDF 时就用修订。** **···** 菜单中的 **修订** 会把报价单复制为新版本的草稿，同时保留旧版本。参见[修订报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/)。 - **另一份工作就用复制。** **复制** 会新建一张明细和条款相同的独立草稿，原报价单不变。参见[复制报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/)。 - **改完马上发出。** 保存后选择 **PDF** 打开新的 PDF；在 **进行中** 的报价单上，发出后勾选 **已发给客户**，发送日期就能保持最新。参见[标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/)。 - **改价格前先看一眼。** 报价单的 **历史** 显示改了什么、谁改的，再改之前可以先确认最近一次谈定的价格。 ## 示例 支付订金前，Grace Wong 请 Lim & Co 改用较便宜的饰面板。 Mei Tan 打开 Harbour Café 装修报价单，选择 **编辑**，把 Custom carpentry works 的 **单价** 从 15,000.00 改为 14,000.00。合计变为 **小计** SGD 19,000.00、GST SGD 1,710.00、**合计** SGD 20,710.00，**报价单编号** 不变。她选择 **保存报价单**，然后预览 PDF，把更新后的报价发给顾客。 **草稿发票生成得太早。** Mei 之前已经从这张报价单生成了一张 30% 的草稿订金发票，不含税 SGD 6,000.00（20,000.00 的 30%），但还没有开具。改价之后，报价单的 **合约金额（不含税）** 是 SGD 19,000.00，草稿发票却仍是 SGD 6,000.00。她删除这张草稿发票，重新生成订金：19,000.00 的 30% 是不含税 SGD 5,700.00。 **编辑还是修订？** Kelvin Ong 已经拿到 QN-10000131 的 PDF，要求去掉 SGD 1,200.00 的设计费。他的办公室经理希望两个版本都存档，所以 Mei 选择 **修订** 而不是 **编辑**，在修订草稿中删掉这一行，定稿为 QN-10000131-R1。QN-10000131 变为 **已被替代**，只读。 ## 常见问题 - **顾客接受后还能修改报价单吗？** 不能。**已接受** 的报价单已关闭。如果还没有从它生成的发票（无论已开具还是草稿），可以[修订它](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/)，做出一个新版本。 - **开了发票之后还能改报价单吗？** 从它生成的发票一经开具，报价单就锁定了。发票还都是草稿时可以编辑，但这些草稿保留各自的数字。 - **应该编辑还是修订报价单？** 顾客还没有依据您发出的版本做决定时，就编辑。需要保留顾客看过的版本时，就修订。 - **怎样更换报价单的销售员？** 使用 **···** 菜单中的 **更改负责人**。同一菜单中的 **负责人变更记录** 列出以前的更换。参见[移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/)。 - **编辑会改变顾客手上的 PDF 吗？** 不会。顾客手上的是您发出的那个文件；请重新预览报价单，再发送新的 PDF。 - **能看到谁改过报价单吗？** 能。报价单的 **历史** 列出每一次改动，以及由谁、在什么时候改的。 ## 相关内容 - [明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/) - [修订报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/) - [接受或拒绝](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/close-a-quotation/) - [从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/) --- # 修订报价单 > 报价单发出后要改价、改内容怎么办？在 easySales 修订报价单，生成新版本（QN-…-R1、-R2），保留顾客看过的旧版本为已被替代。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/ 报价有变、而您想保留顾客已经看过的版本时，请修订[报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/)。easySales 会把它复制为一个新版本，并把旧版本保留为只读记录。要直接修改草稿或进行中的报价单，请改为[编辑它](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/edit-a-quotation/)；要以它为基础开始一份单独的报价，请[复制它](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/)。 ## 开始之前 - 您需要这张报价单的 **Quote**（报价单）**Edit**（编辑）权限，以及 **Quote** **Add**（添加）权限。 - 报价单必须是最新版本，并且是 **进行中**（已过期的也可以）或 **已接受**。**草稿** 不能修订：请改为编辑它。 - 同一时间只能有一份修订草稿在等待。这时报价单会显示“有一份修订草稿等待定稿：”和指向它的链接。 - 从它生成的发票都不能已开具，即使那张发票后来已取消也不行。请先删除从它生成的草稿发票。在此之前不会提供 **修订**。 ## 操作步骤 1. 打开报价单。 2. 在 **···** 菜单中选择 **修订**。 3. 在 **修订报价单** 中填写 **修订原因**，然后选择 **修订**。 4. 修订草稿随即打开，带有 `QD-` 草稿号。像[编辑](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/edit-a-quotation/)任何草稿一样修改它。 5. 准备好后，选择 **定稿** 并确认——参见[报价单定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)。 > **注意** > > 修订草稿定稿后无法撤销：旧版本将永久变为 **已被替代**。在此之前，删除修订草稿不会改变旧版本。 ## 之后会发生什么 - 在您定稿之前，旧版本保持不变：仍是 **进行中** 或 **已接受**，保留它的开票计划，并计入所有数字。 - 草稿定稿时沿用原编号：QN-10000123 变为 QN-10000123-R1，之后是 QN-10000123-R2。已删除的修订草稿不占用编号。 - 定稿后的修订版本是 **进行中**，即使它替代的版本原来是 **已接受**。 - 修订草稿的客户、联系人、明细行、自定义字段、商机、**销售员**、币种和汇率、折扣、条款以及备注都与旧版本相同，并带有旧版本的文件，标注 *来自上一版本*。活动和历史记录留在旧版本上。 - 它的 **到期日** 会重新设定：从今天起算，有效天数与旧版本相同，并在定稿时随 **报价日期** 调整。 - 定稿时，开票计划原样转到新版本，旧版本的计划会标记为 "Revised to …"（已修订为 …）。 - 从那时起，旧版本显示 **已被替代**，并注明由哪个版本替代以及原因。它不能再编辑、接受、拒绝、修订或开票。您仍可以预览它；它的 PDF 带有 SUPERSEDED（已被替代）水印。 - 新版本的 PDF 上印有 "Revision 1 of QN-10000123"（QN-10000123 的第 1 次修订）。报价单页面上的 **版本** 列出每个版本及其状态。 ## 需要注意的规则 - **已拒绝** 的报价单不能修订，请改为新建一张报价单。 - 从报价单生成的发票一经开具，后续变更请做一张新的报价单。 - 从报价单生成、且未取消的送货单会阻止修订。请先取消或删除该送货单。 - **销售员** 保持不变；修订并不会让您成为销售员。 - 在报价单列表中，在 **状态** 筛选里选择 **已被替代** 可以查看旧版本。**进行中** 和 **已接受** 不包括它们。 - 如果贵公司的审批规则适用于报价单，修订草稿在定稿时会和其他草稿一样接受检查。参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 - 已连接的 AI 应用也可以修订报价单，但要在您确认其预览之后。 ## 为什么这样设计 **顾客手上的版本保持不变。** 您发出的 PDF 已在顾客手中。如果直接改原报价单，顾客那份和您系统里的记录就对不上了。修订让旧版本保持发出时的样子，双方都能指出当时报的是什么、什么时候报的。 **同一份报价，同一个编号。** `-R1` 后缀把每个版本都挂在原编号下，顾客和同事一看 QN-10000123-R2 就知道这是同一份报价的第三个版本，而不是一笔新生意。只有最新版本算作 **进行中** 或 **已接受**，同一份报价不会被重复计算。 **定稿之前什么都不变。** 您在修改修订草稿时，旧版本仍然有效：如果顾客这期间同意了旧报价，您照样可以接受它、为它开票。删除草稿没有任何代价，连修订号都不占用。 **开票之后，改用新报价单。** 已开具的发票描述的是生成它的那个版本。如果再修订，那张发票就会指向一份标着 **已被替代** 的报价，所以第一张发票开出后的变更，要放在另一张报价单上。 ## 更高效的做法 - **同一笔生意就用修订。** 修订保留销售员、商机、汇率和开票计划；复制则为新报价从头开始。参见[复制报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/)。 - **开票计划会自动跟过去。** 不用重新设置：定稿时计划会转到新版本。参见[规划开票阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/)。 - **在报价单上对比各版本。** **版本** 链接到每个版本；打开旧版本并选择 **PDF**，就能看到当时发给顾客的内容。 - **把原因写得让别人看得懂。** 旧版本上会显示“修订原因：…”，同事日后打开就知道它为什么被替代。 - **用筛选找旧版本。** 在报价单列表的 **状态** 筛选中选择 **已被替代**。参见[报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/)。 ## 示例 Harbour Café 有一张报价单 QN-10000125，不含税 SGD 20,000.00，有效期 30 天。Grace Wong 希望改用较便宜的饰面板，而 Mei Tan 想保留她已经发出的报价。她选择 **修订**，输入 "Cheaper laminate"，然后选择 **修订**。修订草稿随即打开，有效期 30 天，她把木工那一行降低了 SGD 1,000.00。她选择 **定稿**：草稿变为 QN-10000125-R1，**进行中**，QN-10000125 现在显示 **已被替代**。 **带开票计划的已接受报价单。** Orchid Dental 已接受 QN-10000140，不含税 SGD 50,000.00，开票计划中的 **订金** 为 30%：SGD 15,000.00。还没有开过任何发票时，诊所要加一个接待柜台。Mei 以 "Reception counter added" 为原因修订，加了一行 SGD 4,000.00，不含税总额变为 SGD 54,000.00。定稿后，QN-10000140-R1 为 **进行中** 并带着开票计划；订金现在是 54,000.00 的 30% = 不含税 SGD 16,200.00。诊所确认后，Mei 接受 QN-10000140-R1。 **放弃一份修订草稿。** Mei 开始修订 QN-10000132，还没改完，顾客就接受了原报价。她删除修订草稿，接受 QN-10000132；它从未被替代。它下一次修订仍会是 QN-10000132-R1。 ## 常见问题 - **修订报价单和复制报价单有什么区别？** 修订生成同一份报价的下一个版本，并把旧版本标为 **已被替代**。复制则新建一张独立的报价单，原报价单保持不变。参见[复制报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/)。 - **修订可以撤销吗？** 定稿之前，删除修订草稿即可，旧版本不变。定稿之后就不行了：旧版本一直是 **已被替代**。 - **修订后的报价单还是已接受吗？** 不是。定稿后的修订版本是 **进行中**，即使旧版本是 **已接受**。顾客同意后请再接受一次。参见[接受或拒绝](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/close-a-quotation/)。 - **为什么菜单里没有修订？** 只有最新版本、状态为 **进行中** 或 **已接受**、您有 **Quote** **Edit** 和 **Add** 权限、从它生成的发票都未开具、没有等待中的草稿发票、也没有其他修订草稿时，才会提供 **修订**。 - **修订后报价单号会变吗？** 沿用原编号，加上 `-R1`、`-R2` 等，在定稿时取得。已删除的修订草稿不占用编号。 - **怎样查看报价单以前的版本？** 打开任一版本使用 **版本**，或在报价单列表的 **状态** 筛选中选择 **已被替代**。 ## 相关内容 - [编辑报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/edit-a-quotation/) - [复制报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/) - [接受或拒绝](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/close-a-quotation/) - [规划开票阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/) - [报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/) - [议价和改版](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/negotiate-and-revise/) --- # 复制报价单 > 怎样复制报价单？在 easySales 以任何报价单为底稿新建草稿，给新客户或重复订单报价，按今天的税率和汇率重新计算。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/ 新的报价与您做过的某一份相似时——给另一位顾客做同类工作，或是重复订单——请复制那张[报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/)，不用再重新输入。副本是它自己的新草稿；原报价单不会改变。要用新版本取代顾客已经收到的报价，请改为[修订它](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/)。 ## 开始之前 - 您需要能打开这张报价单——**Quote**（报价单）**View**（查看）权限；角色为 **Own records only**（只限自己的记录）时，须是您自己的报价单——并且有 **Quote** **Add**（添加）权限。不需要它的 **Edit** 权限。副本和新建的报价单一样，计入贵公司许可证对报价单数量的上限。 - 报价单可以处于任何状态，**已被替代** 或 **已拒绝** 的也可以。 ## 操作步骤 1. 打开要复制的报价单。 2. 在 **···** 菜单的 **单据** 组中选择 **复制**。 3. 阅读 **复制报价单** 对话框，选择 **复制**。系统会提示 **已复制为草稿** 和新草稿的编号，草稿随即打开。 4. 核对客户、明细行和价格，修改不同的地方。 5. 准备好后，把它[定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)，使它取得报价单号。 ## 之后会发生什么 - 副本是 **草稿**，带有 `QD-` 草稿号，由您负责：您是它的 **销售员**。 - 它带上客户、联系人、明细行及其价格、单位、成本和税码、币种、付款条款、条款、备注、自定义字段和商机关联。 - 它的日期是今天。它的 **到期日** 的有效天数与原报价单相同。 - 适用今天的税率和汇率，所以合计会重新计算，可能与原报价单不同。 - 如果有内容无法照原样复制——产品已不存在的明细行会被略去，已不再适用的税会改为今天适用的税，商机不会被关联——系统会提示具体是哪些。定稿之前请核对草稿。 - 它不会带上原报价单的状态、已发送标记、接受、开票计划、发票、活动或附件。 ## 需要注意的规则 - 复制永远不会改变原报价单。修订则会：修订草稿定稿时，旧版本变为 **已被替代**。 - 副本之后与原报价单没有关联；改动其中一张不会改变另一张。 - 如果原报价单的联系人是您在新报价单上不能选择的，复制会被拒绝。 - 外币报价单在 easySales 没有该币种汇率时不能复制。 ## 为什么这样设计 **副本是一份新报价，所以按今天计价。** 原报价单的税率和汇率在它自己的日期是对的。副本采用今天适用的税率和汇率，您现在发出的报价现在就是准确的。修订则不同：它是同一笔生意的重新表述，保留当初报价时的汇率。 **副本归您。** 谁复制，谁就是它的销售员，所以它出现在您自己的列表和跟进提醒里。要交给同事，请使用 **···** 菜单中的 **更改负责人**。 **两张报价单互不牵连。** 原报价单保留它的状态、接受记录和发票，副本从零开始。所以您可以复制一张已拒绝或已被替代的报价单，而不必重新打开它。 **只复制仍然存在的内容。** 已删除的产品，或您已不能使用的商机，会让草稿无法保存。easySales 会略去这部分并告诉您，而不是拒绝整个复制。 ## 更高效的做法 - **每类工作留一份做好的报价单。** 每来一位新顾客就复制它，只改联系人、数量和价格。参见[明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/)。 - **顾客回头时复制被拒绝的报价单。** 明细行都在，按新的要求调整即可。参见[接受或拒绝](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/close-a-quotation/)。 - **复制后看清提示。** 提示会列出被略去的行，并说明税是否有改动，您就知道该核对什么。 - **同一笔生意就改用修订。** 同一位顾客、同一份报价，修订会把历史保留在同一串版本里。参见[修订报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/)。 - **发票也能复制。** 已开过发票的重复工作，在发票上选择 **复制**，直接得到新发票。参见[复制发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/copy-an-invoice/)。 ## 示例 三月，Lim & Co 为装修向 Harbour Café 出具报价单 QN-10000125。十月，Orchid Bakery 要求做类似的工作。Mei Tan 打开 QN-10000125，选择 **复制** 并确认。一张草稿随即打开，明细行和条款都一样；她把联系人改为 Orchid Bakery 的，调整了木工的价格，并把它定稿为一张新的报价单。QN-10000125 保持不变。 **重新报一份被拒绝的报价。** Kelvin Ong 拒绝了造型墙报价单 QN-10000131：墙板 12 m²，单价 SGD 180.00（SGD 2,160.00），安装费 SGD 640.00，不含税 SGD 2,800.00。三个月后他想做一面小一点的墙。Mei 复制 QN-10000131，把墙板改为 8 m²：8 × 180.00 = 1,440.00，加安装费 640.00，不含税 SGD 2,080.00。加上 GST 9% 即 SGD 187.20，新报价单合计 SGD 2,267.20。QN-10000131 仍是 **已拒绝**。 **美元报价单。** 六月，Mei 给一位海外客户报价 USD 10,000.00，当时汇率为 1.3500：折合 Lim & Co 本位币 SGD 13,500.00。十月她为另一位客户复制这张报价单，当天汇率是 1.3200。副本仍是 USD 10,000.00，但折合本位币为 SGD 13,200.00（10,000.00 × 1.3200）。 ## 常见问题 - **怎样复制一张报价单？** 打开它，在 **···** 菜单中选择 **复制**，再选择 **复制** 确认。新草稿随即打开。 - **复制会改变原报价单吗？** 不会。原报价单保留它的编号、状态、历史记录和发票。 - **可以把报价单复制给另一位顾客吗？** 可以。定稿前在草稿上更换联系人即可。 - **为什么副本的金额和原来不一样？** 副本按今天的税率和汇率计价。复制后的提示会说明税是否有改动。 - **复制出来的报价单归谁？** 归您：您是它的 **销售员**。要交给同事，请使用 **更改负责人**。 - **已拒绝或已过期的报价单能复制吗？** 能。任何状态的报价单都可以复制，副本的 **到期日** 从今天重新起算。 - **为什么副本少了一行？** 那一行的产品已不存在。定稿前用现有的产品补上一行。 ## 相关内容 - [修订报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/) - [报价单定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/) - [创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/) - [复制发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/copy-an-invoice/) --- # 接受或拒绝 > 顾客确认或拒绝报价后怎么操作？在 easySales 把报价单标为已接受或已拒绝，一并拒绝同一商机的其他方案，并把商机标为成交。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/close-a-quotation/ 顾客对您的[报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/)作出决定后，请记录下来：把报价单标为 **已接受** 或 **已拒绝**。报价单列表默认显示 **草稿** 和 **进行中** 的报价单，之后就只会列出仍在准备或仍在等待答复的报价。 ## 开始之前 您需要 **Quote**（报价单）模块的 **View**（查看）和 **Edit**（编辑）权限。报价单必须是 **进行中**：**草稿** 要先[定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)，才能接受或拒绝。如果报价还需要修改，请先[编辑报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/edit-a-quotation/)。 ## 操作步骤 1. 打开报价单。 2. 在 **···** 菜单中选择 **接受** 或 **拒绝**。 3. 阅读 **接受报价单** 或 **拒绝报价单** 确认框：已关闭的报价单无法再次编辑。 4. 选择 **接受报价单** 或 **拒绝报价单** 确认。 ## 之后会发生什么 状态变为 **已接受** 或 **已拒绝**，页面显示“此报价单已关闭，无法再编辑。”**历史记录** 会记下由谁、在何时关闭了它。您仍可以打开它、预览 PDF、记录活动，以及从它生成发票。接受报价单本身不会创建发票。 接受报价单时，如果它的商机下还有其他 **进行中** 的报价单，easySales 会询问 **拒绝其他报价单？** 并列出这些报价单，全部已勾选。取消勾选要保留为进行中的报价单，然后选择 **拒绝所选**；或选择 **暂不**，让它们全部保持原样。在开具发票后的提示中接受报价单时，也会接着出现同样的询问。 如果已接受的报价单属于一个您可以编辑的进行中商机，easySales 接着会询问 **是否将商机标为成交？** 选择 **标为成交** 或 **暂不**。无论选择哪一个，商机都不会被锁定。拒绝报价单永远不会把它的商机标为丢单。参见[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/#%E6%88%90%E4%BA%A4%E6%97%B6)。 > **注意** > > 接受或拒绝无法撤销，报价单也不能再回到 **进行中**。已拒绝的报价单不能再开票，也不能设置开票计划。顾客拒绝后如要提出新条件，请新建一张报价单。要在从它生成的发票开具之前修改已接受的报价单，请[修订它](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/)。 ## 需要注意的规则 - 即使从报价单生成的发票已经开具、报价单已被锁定，您仍然可以接受或拒绝它：这个决定只记录顾客的答复，不会改变任何金额。从仍是 **进行中** 的报价单开具第一张发票时，easySales 会询问是否把它标为 **已接受**。 - 过了 **到期日** 的报价单仍保持 **进行中**，直到您接受或拒绝它。到期只会显示一条提示。 - **已被替代** 的报价单（被修订取代的旧版本）不能接受或拒绝。 - **已接受** 的报价单只能在它的商机中拒绝，而且仅限于这笔生意有两张或以上已接受的报价单、其中一张是重复的情况。只有在尚未从它生成任何发票、也没有开票计划时才可以这样做。 - 从发票列表选择 **新建发票** 时，只会提供已接受的报价单。在报价单自己的页面上，可以从 **进行中** 或 **已接受** 的报价单生成发票；**已拒绝** 的报价单会被拒绝，并显示 “This quotation was rejected; it can no longer be invoiced or planned.”（此报价单已被拒绝，不能再开票或设置开票计划。） ## 为什么这样设计 **状态记录的是答复，而不是改动。** 接受或拒绝说明顾客的决定，不会动明细行和金额。所以已关闭的报价单不能再编辑：顾客同意的内容，保持他们看到时的样子。 **决定是有日期的事实。** 顾客在某一天说了同意或不同意，**历史记录** 保留由谁、何时记录了它。顾客拒绝后又改变主意，新的条件就是一份新报价；接受之后要改，就用修订。 **过期不会关闭报价单。** 顾客常常签得晚。过期的报价单保持 **进行中**，您照样可以接受、开票；要不要按旧价格做，由您决定，而不是由日历决定。 **拒绝其他方案，让列表反映真实情况。** 一个方案胜出后，其他方案就不再是有效报价。把它们关掉，**进行中** 列表就只剩仍在等待答复的报价，成交商机的 **合约金额** 也只计算已接受的报价单。 ## 更高效的做法 - **在发票上顺手接受。** 从 **进行中** 的报价单开具第一张发票时，easySales 会询问 **将报价单标记为已接受？**，不用再回到报价单。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **一步关掉其他方案。** 在 **拒绝其他报价单？** 中保持其他方案勾选，选择 **拒绝所选**。 - **在同一个提示里把商机标为成交。** easySales 询问时选择 **标为成交**，不必另外打开商机。参见[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/)。 - **跟进还在等答复的报价。** 把每张报价单标记为已发送，easySales 就会提醒销售员跟进。参见[标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/)。 - **顾客回头时复制被拒绝的报价单。** 明细行都在，在新草稿里调整即可。参见[复制报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/)。 ## 示例 Grace Wong 签署了 Harbour Café 装修报价单。Mei Tan 打开它，选择 **接受**，再选择 **接受报价单** 确认；报价单显示 **已接受**，随后她从它生成订金发票。 Kelvin Ong 决定不做造型墙了，于是 Mei 在他的报价单上选择 **拒绝**。三个月后他回来，想做一面小一点的墙，Mei 把被拒绝的报价单[复制](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/)为新草稿，再作调整。 **三个方案，选中一个。** 为 Harbour Café 的新柜台，Mei 在同一个商机下做了三张报价单：QN-10000150 不含税 SGD 18,000.00，QN-10000151 SGD 24,000.00，QN-10000152 SGD 31,000.00。Grace 选了中间那个。Mei 接受 QN-10000151，easySales 在 **拒绝其他报价单？** 中列出 QN-10000150 和 QN-10000152，都已勾选。她选择 **拒绝所选**，再为商机选择 **标为成交**。现在只剩 QN-10000151 等待开票。 ## 常见问题 - **接受报价单后可以撤销吗？** 不可以。已关闭的报价单不能回到 **进行中**。误接受的重复报价单，在还没有任何单据为它开票时，可以在商机上用 **标为拒绝** 拒绝。参见[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/)。 - **接受报价单会自动生成发票吗？** 不会。准备收费时请自己生成发票。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **开票之后还能接受报价单吗？** 能。从 **进行中** 的报价单开具第一张发票时，easySales 会询问是否把它标为 **已接受**，之后您也仍可以接受它。 - **已拒绝的报价单还能开发票吗？** 不能。**已拒绝** 的报价单不能开票，也不能设置开票计划。请把它复制为新草稿，定稿后再用。 - **拒绝报价单会把商机标为丢单吗？** 不会。商机保持原样；生意确实丢了时，请在商机的 **···** 菜单中选择 **标为丢单**。 - **接受一张报价单后，同一商机的其他报价单怎么办？** easySales 会提议拒绝同一商机下其他 **进行中** 的报价单。取消勾选您想保留的即可。 - **为什么草稿报价单不能接受？** 草稿还没有报价单号。请先[定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)；它变为 **进行中** 后就可以接受。 ## 相关内容 - [修订报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/) - [从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/) - [复制报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/) - [报价单 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/) - [成交](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/close-the-deal/) --- # 从报价单生成发票 > 报价单怎么转成发票？在 easySales 从报价单开发票：一次全额开票、先收订金、按进度请款、按行开票或开剩余金额。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/ 准备为一张[报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/)收费时，从它生成发票——一次开完整个工程，或分阶段开。发票会为您复制报价单的明细行。 ## 开始之前 您需要 **Invoice**（发票）模块的 **Add**（添加）权限，以及对该报价单的 **Quote**（报价单）模块的 **Edit**（编辑）权限。报价单必须是 **进行中** 或 **已接受**：**已拒绝** 或 **已被替代** 的报价单不能开票，**草稿** 必须先[定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)——它上面不提供 **生成发票**。外币报价单需要有到公司本位币的汇率。 ## 操作步骤 *[示意图: 分阶段为报价单开票：先生成订金发票，再生成一张或多张进度请款发票，最后生成剩余金额发票；剩余金额发票完成报价单，并默认扣回订金。]* 1. 打开报价单，选择 **生成发票**（**进行中** 或 **已接受** 的报价单页面顶部的主按钮），或在其 **发票** 标签页上选择 **新建发票**。对话框显示 **合约金额（不含税）** 和目前已开票的金额。 2. 在 **开票内容** 下选择一项： - **全额**——按现有的全部明细行。 - **订金**——开工前预收的款项，在之后的发票中扣回。 - **进度请款**——按已完成工作请款的部分合约金额。 - **剩余金额**——扣除已生成的发票后剩下的部分。 - **按行开票**——勾选明细行，并为每行设置 **开票数量**。 3. 选择 **订金** 或 **进度请款** 时，选择 **百分比** 或 **金额** 并输入数值。金额为不含税金额。 4. 选择 **订金**、**进度请款** 或 **剩余金额** 时，选择 **发票项目行**：**报价单各行按比例**，或 **每个税率一行**，并指定 **项目行的产品**。 5. 如果还有已开具的订金尚待扣回，请选择 **订金扣回** 方式。默认在完成报价单的那张发票上一次全部扣回。 6. 选择 **生成发票**。 下面的动画演示最简单的情况 **全额**：整张报价单变成一张草稿发票。 ![动画：在已定稿的报价单上选择生成发票，在对话框中保留全额并选择生成发票，随即打开新的草稿发票。](../../../../assets/help/quotations/convert-to-invoice.zh-hans.webp) ## 之后会发生什么 easySales 创建一张 **草稿** 发票并打开它，其中带有报价单的联系人、销售员、币种、**条款与条件** 和自定义字段。发票日期为今天，付款条款沿用报价单的（报价单没有则用客户的，再没有则用公司默认值）并据此算出到期日，税率按今天有效的税率。扣回的订金是一行“Less: deposit”，您可以删除这一行，但不能修改。 发票会出现在报价单的 **发票** 标签页上，**开票** 卡片把它计入 **草稿**。[开具](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)后，它计入 **已开票（不含税）**，**开票状态** 随之更新，报价单被锁定。如果报价单仍是 **进行中**，easySales 会询问是否把它标为 **已接受**，然后询问是否把它的商机标为成交。 > **注意** > > 开具从报价单生成的第一张发票后，报价单会永久锁定，即使那张发票后来被取消也一样。请先完成所有修改或修订。 ## 需要注意的规则 - **已开票（不含税）** 计入已开具的发票（包括订金），减去原因为 **Reversal**（冲销）和 **Over-invoiced**（多开票）的贷项通知单。原因为 **Goods returned**（退货）和 **Allowance**（折让）的贷项另行显示为 **退货与折让**。 - 再生成一张发票时，已从报价单生成的草稿也会从剩余金额中扣除。 - 会使开票金额超过合约金额的发票，只有在出现警告并选择 **仍然生成** 后才会创建。 - 报价单的 **备注** 和各行的 **成本单价** 不会复制。 - **已被替代** 的报价单不能开票，请从它的最新版本生成发票。 ## 为什么这样设计 **发票复制报价单，两者才一致。** 顾客接受的是特定的项目和价格。复制明细行而不是重新输入，发票收取的就正是报价的内容，**开票** 卡片也能跟踪报价单开了多少。 **发票按它自己的日期计税。** 税是跟着发票日期走的，而不是报价日期。所以草稿发票日期为今天，采用今天有效的税率，即使报价单是几个月前做的。 **订金是扣回，不是重复收。** 订金是为尚未完成的工作预收的钱。在之后的发票中连同税额一起扣回，所有发票加起来正好等于合约金额及其税额，无论您预收了多少。 **发票开出后，报价单就固定了。** 一旦按报价单收了费，它就是这笔收费的依据。再改报价单，发票描述的就是一份已经不存在的报价，所以之后的变更要放在新的报价单上。 ## 更高效的做法 - **用主按钮。** 在 **进行中** 或 **已接受** 的报价单上，**生成发票** 就是页面顶部的按钮；对话框默认选中 **全额**，一次性的工作点两下就完成。 - **把阶段一次规划好。** 订金和里程碑事先谈定时，把它们设成开票计划，到时在对应行上开票。参见[规划开票阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/)。 - **最后一张让剩余金额来算。** **剩余金额** 开出剩下的部分，并按默认的 **订金扣回** 方式扣回尚未扣回的订金。 - **分阶段发票保持简短。** 选择 **每个税率一行**，配一个服务类产品如“订金”或“进度请款”，发票上就只有一行，而不是把每一行报价都按比例列出来。参见[明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/)。 - **在提示里接受报价单。** 第一张发票开具后，直接回答 **将报价单标记为已接受？**，不用再回到报价单。参见[接受或拒绝](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/close-a-quotation/)。 - **送货分批，发票合并。** 货物分几次送出时，把这些送货单合并开成一张发票。参见[为已送达货物开票](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/)。 ## 示例 Lim & Co 的 Harbour Café 装修报价单有两行，SGD 5,000.00 和 SGD 15,000.00：**合约金额（不含税）** 为 SGD 20,000.00，税项为 GST 9% (SR)。Mei Tan 分三个阶段开票，每张发票都在开具后才生成下一张。 | 发票 | 开票内容 | 不含税 | GST 9% | 顾客应付 | 之后的开票状态 | |---|---|---|---|---|---| | 1 | **订金**，30% | 6,000.00 | 540.00 | 6,540.00 | **部分开票 30%** | | 2 | **进度请款**，50% | 10,000.00 | 900.00 | 10,900.00 | **部分开票 80%** | | 3 | **剩余金额** | 10,000.00 减订金 6,000.00 = 4,000.00 | 360.00 | 4,360.00 | **已全部开票** | - 订金按比例拆分的行为 1,500.00 和 4,500.00——各为报价单行的 30%。 - 发票 2 不扣回任何订金：按默认的 **订金扣回** 方式，订金留到完成报价单的那张发票再扣。此时卡片显示 **剩余待开** SGD 4,000.00 和 **订金未扣回** SGD 6,000.00。 - 发票 3 请款最后 SGD 10,000.00 的工作，并用两行“Less: deposit”扣回 SGD 6,000.00 订金，所以其 GST 为 900.00 − 540.00 = 360.00。 - 咖啡馆共支付 6,540.00 + 10,900.00 + 4,360.00 = SGD 21,800.00，即报价单含 GST 的总额。 如果 Mei 在发票 2 上选择 **按本期请款比例扣回**，它会扣回 SGD 3,000.00 订金（6,000.00 × 10,000.00 ÷ 20,000.00），发票 3 再扣回另外的 SGD 3,000.00。 **货到一批，开一批。** Harbour Café 的灯具报价单有吊灯 10 盏，单价 SGD 160.00（SGD 1,600.00），安装费 SGD 400.00：不含税 SGD 2,000.00，税项 GST 9%。先到了 6 盏，Mei 选择 **按行开票**，勾选吊灯，把 **开票数量** 设为 6。 | 发票 | 明细 | 不含税 | GST 9% | 顾客应付 | 之后的开票状态 | |---|---|---|---|---|---| | 1 | 吊灯 6 × 160.00 | 960.00 | 86.40 | 1,046.40 | **部分开票 48%** | | 2 | 吊灯 4 × 160.00 = 640.00，安装费 400.00 | 1,040.00 | 93.60 | 1,133.60 | **已全部开票** | 两张发票合计 1,046.40 + 1,133.60 = SGD 2,180.00，即 2,000.00 加 9% GST。 ## 常见问题 - **报价单怎么转成发票？** 打开报价单，选择 **生成发票**，选好 **开票内容**，再选择 **生成发票**。草稿发票随即打开；核对后[开具](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - **开工前可以先收订金吗？** 可以。选择 **订金**，再输入不含税的百分比或金额。之后的发票按 **订金扣回** 的方式扣回。 - **为什么我的报价单不能生成发票？** **草稿** 要先定稿，**已拒绝** 或 **已被替代** 的报价单不能开票。您还需要 **Invoice** **Add** 权限和对该报价单的 **Quote** **Edit** 权限。 - **开票金额可以超过报价单总额吗？** 只能是有意为之：easySales 会警告这张发票使开票金额超过报价单总额，您选择 **仍然生成** 后才会创建。 - **取消发票后，报价单会怎样？** 报价单仍然锁定。被取消的发票不再计入 **已开票**，它的金额回到 **剩余待开**。参见[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **为什么发票上的税和报价单不一样？** 发票按它自己日期有效的税率计税，可能与较早报价单上的税率不同。 ## 相关内容 - [报价单还是发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quotation-vs-invoice/) - [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/) - [规划开票阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/) - [贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/) - [报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/) --- # 规划开票阶段 > 工程项目怎么分期收款？在 easySales 报价单上设置开票计划：订金、里程碑或按月分期，每期到期时一键开票。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/ 开票计划预先列出一张[报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/)如何开票：先开订金，再按里程碑或固定周期开票。每个阶段到期时生成一张发票。不设计划、只需一次性分阶段开票，请参阅[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 ## 开始之前 设置、修改、跳过或取消计划，需要对该报价单的 **Quote**（报价单）模块的 **Edit**（编辑）权限，即使报价单已锁定也是如此。为阶段开票，以及开启或关闭自动草稿，还需要 **Invoice**（发票）模块的 **Add**（添加）权限。一张报价单同一时间只有一个开票计划。**草稿** 报价单要先[定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)才能有开票计划。**已拒绝** 的报价单不能有开票计划：它的计划不能再设置、修改、跳过或开票，只能取消。 ## 操作步骤 *[示意图: 开票计划：订金最先开票，不计入各期请款；里程碑或周期请款合计为合约金额的 100%；每个阶段生成一张发票，订金从尾款中扣回。]* 1. 打开报价单。在 **开票计划** 卡片上选择 **设置开票计划**。 2. 选择 **计划类型**：**里程碑**，或 **按周期**——从 **第一期开始** 起，**每** 周、月、季度或年等额请款一次，共 **期数** 期。 3. 每个阶段选择一次 **添加阶段**，并选择它的 **类型**：**订金**、**里程碑** 或 **周期**。填写 **阶段名称**、比例或金额，以及计划开票日。 4. 选择 **订金扣回** 方式：在尾款时一次扣回、在每期请款中按比例扣回，或不自动扣回。 5. 选择 **保存计划**。 6. 阶段到期时，在该行选择 **开票**，然后在打开的对话框中生成发票。金额为该阶段尚未开票的部分。 ## 之后会发生什么 easySales 为该阶段创建一张 **草稿** 发票，该阶段的 **状态** 随之变化： | 状态 | 含义 | |---|---| | **待开** | 尚未到计划开票日。 | | **到期未开** | 已到计划开票日。 | | **已有草稿** | 已有草稿发票为它开票。 | | **部分开票** | 已开具的发票为其中一部分开票。 | | **已开票** | 已开具的发票为它全部开票。 | | **已跳过** | 您选择了 **跳过**。选择 **撤销跳过** 可以恢复。 | ## 自动生成周期草稿 每个开票计划都有一个开关 **自动生成每期的草稿**，在 **周期** 阶段的到期日为它们生成草稿发票。开关默认关闭，开启后卡片会显示 **自 {日期} 起开启**，日期为您开启的当天。 - 只有报价单为 **已接受** 时才会生成草稿。您可以提前开启开关，但在此之前不会生成任何草稿。 - 只生成 **周期** 阶段的草稿。订金和里程碑仍由人工开票。 - 在您开启开关之前就已到期的周期不会自动生成；请自己为它们创建发票。 - 只涵盖一期中一部分的周期阶段，拆分方式与报价单的明细行相同。 - 草稿以报价单的销售员身份生成。任何内容都不会自动开具或发送。 - 每一期只会自动生成一次。如果您删除了它的草稿，请自己创建发票。 - 报价单修订后，新版本保持开关开启，已经处理过的周期不会再次生成。 - 销售员已不是有效用户、订金尚未全额开票、草稿会使发票超过报价单总额，或贵公司暂时还不能创建草稿时，不会生成草稿。该阶段所在的行会说明原因和处理办法。 - 通知会发给商机的负责人，没有商机负责人时发给报价单的销售员。 - 把商机标为丢单并不会停止生成草稿。请关闭开关，或取消计划；已经生成的草稿会保留，直到有人删除。 ## 需要注意的规则 - 各期请款合计不等于合约金额的 100% 时，卡片会显示警告。 - 最后一个未开完的请款会扣回所有尚未扣回的订金，不论各期请款合计是多少。 - 阶段一旦有发票为它开票，其类型和金额就固定不变；仍可修改名称和日期。 - 取消阶段的发票或删除它的草稿，该阶段即可重新开票。**Reversal**（冲销）贷项通知单让它冲销的部分可以重新开票；**Goods returned**（退货）、**Allowance**（折让）和 **Over-invoiced**（多开票）贷项通知单则不会。 - 只要有草稿发票为计划中的阶段开票，报价单就不能删除。 - 如果在您打开计划之后有人保存了它，您的保存会被拒绝；请重新加载后再试。 - **取消计划** 后计划会保留作记录；已开具的发票保持不变。 - 报价单有开票计划时，报价单 PDF 会打印付款时间表，不含已跳过的阶段。要隐藏它，请在[报价单模板](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/)中取消勾选 **Print the payment schedule (billing plan)**（打印付款时间表（开票计划））。时间表的标题以英文打印。 ## 为什么这样设计 **订金放在请款之外，而不是其中。** 各期请款对应的是工作，合起来就是合约金额。订金是这些工作的预付款：先开票，之后扣回，所以无论您收多少订金，顾客的所有发票加起来都正好等于合约金额。 **阶段的发票就是普通的草稿。** 计划只提出金额和日期；草稿还是要您核对、开具。即使是自动生成的草稿也不会自动开出或发送，所以没有您，任何东西都不会到顾客手上。 **已开票的阶段保持金额不变。** 一旦有发票为某个阶段开票，再改它的比例，计划就会和实际向顾客收取的金额对不上。名称和日期仍然可以改，因为它们不影响任何金额。 **只有冲销才会让阶段重新开票。** **Reversal**（冲销）贷项通知单撤销了这笔收费，工作仍待收款。退货或折让的贷项减少的是顾客应付的钱，但这个阶段已经开过票，所以仍算已开票。 ## 更高效的做法 - **按月、按季的服务用按周期。** 选择 **按周期**、频率和 **期数**，easySales 就替您写好各个阶段，每期的计划开票日是该期的第一天。 - **让每期草稿自动生成。** 开启 **自动生成每期的草稿**；每期到期当天，草稿就等着您核对、开具。参见[开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - **在报价单上列出付款时间表。** 报价单 PDF 会打印付款时间表，顾客接受报价时就同意了各个阶段。参见[报价单 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/)。 - **用跳过，不用删除。** **跳过** 让某个阶段退出计划合计，可填写原因（选填）；**撤销跳过** 可以恢复。 - **修订时不用重建计划。** 修订报价单时，计划会在定稿时转到新版本。参见[修订报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/)。 ## 示例 Lim & Co 为 Orchid Dental 的诊所装修报价 SGD 50,000.00（不含税），税项为 GST 9% (SR)。Mei Tan 设置三个阶段：**订金** 30%、**里程碑**“完工”50% 和 **里程碑**“验收”50%，订金在尾款时扣回。 | 阶段 | 比例 | 不含税 | GST 9% | 顾客应付 | |---|---|---|---|---| | 订金 | 30% | 15,000.00 | 1,350.00 | 16,350.00 | | 完工 | 50% | 25,000.00 | 2,250.00 | 27,250.00 | | 验收 | 50% | 25,000.00 减订金 15,000.00 = 10,000.00 | 900.00 | 10,900.00 | - 两期请款合计 100%，所以卡片不显示警告。订金在请款之外另行开票，再从尾款中扣回。 - 诊所共支付 16,350.00 + 27,250.00 + 10,900.00 = SGD 54,500.00，即报价单含 GST 的总额。 - 如果 Mei 在为“完工”开票之前跳过了“验收”，“完工”就会成为最后一个未开完的请款，并扣回全部 SGD 15,000.00 订金。 **按季度的布置服务。** Harbour Café 接受了一张不含税 SGD 12,000.00、税项 GST 9% 的报价单，为期三个季度的季节性布置服务。Mei 选择 **按周期**、**每** **季度**、**第一期开始** 2026-11-01、**期数** 3，并开启 **自动生成每期的草稿**。 | 阶段 | 比例 | 计划开票日 | 不含税 | GST 9% | 顾客应付 | |---|---|---|---|---|---| | Period 1 | 33.333333% | 2026-11-01 | 4,000.00 | 360.00 | 4,360.00 | | Period 2 | 33.333333% | 2027-02-01 | 4,000.00 | 360.00 | 4,360.00 | | Period 3 | 33.333334% | 2027-05-01 | 4,000.00 | 360.00 | 4,360.00 | - 100% 不能平均分成三份，所以尾差放在最后一期。每期金额只取整一次到分：12,000.00 × 33.333333% = 3,999.99996，即 4,000.00；最后一期为 12,000.00 − 8,000.00 = 4,000.00。 - 每期的草稿在计划开票日生成，由 Mei 核对后开具。 - 咖啡馆共支付 3 × 4,360.00 = SGD 13,080.00，即报价单含 GST 的总额。 ## 常见问题 - **开票计划和分阶段生成发票有什么区别？** 计划事先列出所有阶段，跟踪每个阶段的状态，并打印付款时间表。分阶段生成发票则是边做边决定每一张。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **项目怎样按月分期开票？** 设置开票计划，选择 **按周期**、**每** **月** 和 **期数**。合约金额会平均分摊到各期。 - **某个阶段开过票后还能改开票计划吗？** 能，使用 **修改计划**。已开票的阶段保持类型和金额不变；其他阶段可以修改。 - **为什么没有自动生成草稿？** 报价单必须是 **已接受**，该期的计划开票日不能早于您开启开关的那天，而且该阶段所在的行上没有阻止它的情况，例如订金尚未全额开票。该行会说明怎么处理。 - **修订报价单后，开票计划会怎样？** 修订定稿时，计划转到新版本，旧版本的计划标记为 "Revised to …"（已修订为 …）。 - **顾客看得到开票计划吗？** 看得到，它作为付款时间表印在报价单 PDF 上，除非您在报价单模板中取消勾选 **Print the payment schedule (billing plan)**。 ## 相关内容 - [从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/) - [取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/) - [贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/) - [报价单 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/) - [订金与进度款](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/deposits-and-progress-claims/) --- # 发票 > easySales 的发票是什么：七种发票状态、发票列表和它的合计，以及怎样查看未付款和逾期的发票。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overview/ 发票是请顾客付款的单据。它记录您提供了什么、欠多少、用哪种币种、在什么日期之前付清。收款、贷项通知单和核销都记录在发票上，由它们共同决定还欠多少。 ## 在哪里找到 在侧栏选择 **发票**。列表默认显示 **未付款** 和 **部分付款** 的发票，也就是仍有欠款的发票。在列表上方的栏中更改 **状态** 即可查看其他发票；屏幕较窄时，它在 **筛选** 里。 列表下方的 **合计** 和 **应收余额合计** 合计当前筛选显示的所有发票，而不只是当前这一页，不含草稿和已取消的发票。更改筛选条件或搜索，或保存修改后，合计会重新计算；翻页或排序时不会重新计算。选择某个 **发票号** 即可打开发票。 ## 您可以做什么 - [创建发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/create-an-invoice/)，或通过[生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)为报价单开票。 - [查看发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-details/)并[预览它的 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - [开具草稿](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)，让它获得发票编号。 - 款项到账时[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - [找出逾期的发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)，并核销无法收回的坏账。 - 用[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)更正已开具的发票；整张发票都不应成立时，[取消它](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。 ## 整体结构 *[示意图: 从客户和联系人，到可选的报价单、草稿发票、已开具的发票，再到针对它的收据和贷项通知单；剩下的款项或贷项可以抵用到之后的发票，或退款。]* 每张发票都从 **草稿** 开始，带一个形式发票编号，默认以 `PF-` 开头。草稿期间，任何内容都可以修改。开具后，发票获得发票编号（默认以 `INV-` 开头），收费内容随之锁定。 此后，只有收款、贷项通知单和核销会改变欠款。 ## 如何运作 发票的状态不需要您自己设置。每当有变化时，easySales 会根据未付余额重新计算状态： | 状态 | 含义 | |---|---| | **草稿** | 尚未开具。可以编辑或删除，不产生欠款。 | | **未付款** | 已开具，尚未有任何收款、贷记或核销。 | | **部分付款** | 已结清一部分，仍有余额未付。 | | **已付款** | 没有欠款，且至少有一笔收款参与结清。 | | **已贷记** | 没有欠款，且完全由贷项通知单结清。 | | **已核销** | 没有欠款，且部分或全部金额仍作为坏账核销。 | | **已取消** | 已用一张 **Reversal**（冲销）贷项通知单取消。它保留在记录中，但不能编辑、删除或收款。 | 状态可以回退。移除一笔收款或作废一张贷项通知单后，这部分金额会重新成为欠款，状态也随之变化。 ## 常见误解 - **已付款** 不代表全部用现金付清。一张发票部分付款、其余部分贷记，状态也是 **已付款**。 - **已核销** 不代表顾客不用再付。这笔债务仍然存在，对账单和重新打印的发票照样显示它。 - 取消发票不是删除。已取消的发票保留其编号、明细行和历史记录。 ## 权限 查看列表和打开发票需要 **Invoice**（发票）模块的 **List**（列表）和 **View**（查看）权限；创建发票需要 **Add**（添加）和 **Edit**（编辑）；修改、开具、记录收款或取消发票需要 **Edit**。**Delete**（删除）用于删除草稿。 角色设为 **Own records only**（只限自己的记录）时，可以处理自己担任 **销售员** 的发票。核销坏账还需要 **All records**（全部记录），以及角色中的 **核销坏账** 控制项。 ## 为什么这样设计 **状态跟着钱走，所以不会出错。** easySales 根据收款、贷项通知单和核销计算状态，所以只要还有欠款，发票就不可能显示 **已付款**。误记的收款一移除，发票会自动回到 **部分付款** 或 **未付款**，不需要有人记得去改。 **结清的三种方式分开显示。** **已付款**、**已贷记** 和 **已核销** 都表示没有欠款，但对您的账意义不同：钱收到了、收费减少了，或者收不回的债务从账上核销了。分开显示，一眼就能看出哪些发票真正带来了现金。 **列表一打开就是要去收的钱。** 默认显示 **未付款** 和 **部分付款**，日常要看的清单就很短。草稿和已取消的发票不计入 **应收余额合计**，因为顾客在这两种发票上都不欠钱。 **取消的发票留在记录里。** 它的编号已经给过顾客，所以保留编号和历史。您的发票编号序列保持完整，日后核查的人也能看到它为什么不再计数。 ## 更高效的做法 - **一张收据付多张发票。** 在列表上勾选同一客户、同一币种的发票（最多 50 张），然后在出现的操作栏中选择 **记录收款**。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **在列表上直接看出逾期。** 逾期发票的 **到期日** 旁有红色标签，例如 *逾期 12 天*（屏幕较窄时为 *12 天*）。参见[追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **用搜索代替翻页。** 搜索框可按发票号或客户名称查找发票。参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 - **只看等您处理的。** 如果您可以审批发票，在 **审批** 中选择 **待我审批**，即可列出等您审批的草稿。参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 - **保留您常用的列。** **列设置** 可以加上 **报价单** 或 **销售员** 等列，只为自己设置，或在拥有 **System** **Edit** 权限时为全公司设置。参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 ## 示例 Lim & Co 以 INV-10000318 向 Harbour Café Pte Ltd 收取 SGD 2,398.00：设计费 SGD 2,200.00，加 9% GST SGD 198.00。下面是它的状态变化。 | 发生的事 | 未付余额 | 状态 | |---|---|---| | Mei Tan 开具草稿 | 2,398.00 | **未付款** | | 咖啡馆付款 SGD 1,000.00 | 1,398.00 | **部分付款** | | Mei 开具一张 **Allowance**（折让）贷项通知单，SGD 54.50（50.00 + GST 4.50） | 1,343.50 | **部分付款** | | 咖啡馆付款 SGD 1,343.50 | 0.00 | **已付款** | 如果咖啡馆没有付款，而 Mei 贷记了全部 SGD 2,398.00，发票状态就会是 **已贷记**。 **看懂列表下方的合计。** 10 月 15 日，咖啡馆付最后一笔款之前，Mei 打开 **发票**。列表显示仍有欠款的两张发票： | 发票号 | 客户 | 合计 | 应收余额 | 状态 | |---|---|---|---|---| | INV-10000318 | Harbour Café Pte Ltd | 2,398.00 | 1,343.50 | **部分付款** | | INV-10000321 | Seaview Dental Clinic | 1,090.00 | 1,090.00 | **未付款** | 列表下方，**合计** 为 SGD 3,488.00（2,398.00 + 1,090.00），**应收余额合计** 为 SGD 2,433.50（1,343.50 + 1,090.00）。Mei 在 **状态** 中加上 **草稿**：SGD 5,450.00 的草稿 PF-10000047 出现在列表中，两个合计都不变，下方的说明写着 *草稿发票不计入这两项合计。* ## 常见问题 - **怎样查看所有未付款的发票？** 打开 **发票**：列表默认显示 **未付款** 和 **部分付款**，下方的 **应收余额合计** 就是这些发票还欠的总数。参见[追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **为什么发票列表里找不到某张发票？** 列表打开时带有筛选，草稿、已付款、已贷记和已取消的发票要在加上相应状态后才会显示。角色为 **Own records only**（只限自己的记录）时，只能看到自己担任 **销售员** 的发票。 - **已付款的发票为什么又变回部分付款？** 有一笔收款被移除，或上面的一张贷项通知单被作废，所以部分金额又成了欠款。参见[移除收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/remove-a-payment/)。 - **已付款和已贷记有什么区别？** **已付款** 表示至少有一笔收款参与结清了发票。**已贷记** 表示完全由贷项通知单结清，没有收到钱。 - **顾客永远不会付的发票可以核销吗？** 可以，如果您的角色允许，使用发票 **···** 菜单中的 **核销为坏账…**。其余没有欠款后，发票显示 **已核销**。参见[追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **发票可以导出到会计软件吗？** 可以。在 **发票** 列表上选择 **···** → **导出到会计软件…** 打开导出页面；需要可以导出数据、且 **Invoice** **View** 为 **All records**（全部记录）的角色。参见[会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/)。 ## 相关内容 - [报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/) - [开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) - [未收余额](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) - [贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/) - [创建发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/create-an-invoice/) --- # 创建发票 > 在 easySales 里怎样开一张新发票：根据已接受的报价单或直接新建，选择顾客，填写到期日、币种、税项和明细行。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/create-an-invoice/ [发票记录顾客欠您多少](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overview/)。从发票列表开票时使用本页；要为报价单分阶段开票，请使用[生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 ## 开始之前 您需要 **Invoice**（发票）模块的 **Add**（添加）和 **Edit**（编辑）权限、用于查找顾客联系人的 **Contact**（联系人）**List**（列表）权限，以及用于选择销售员的 **User**（用户）**List** 权限。每一行都要指定产品，所以请先准备好产品，或者拥有 **Product**（产品）**Add** 权限，以便在明细行中边输入边新建产品。 要在 **联系人** 里直接新建客户，还需要相应权限：新建公司或个人客户要有 **Account**（客户）模块的 **Add** 和 **Edit**，新建联系人要有 **Contact**（联系人）模块的 **Add** 和 **Edit**。**新建客户“…”** 只提供您有权创建的客户类型。 ## 操作步骤 1. 在侧栏选择 **发票**，然后选择 **新建发票**。 2. 在 **创建新发票** 中，搜索一张已接受的 **报价单** 并选择 **根据此报价单创建**，或选择 **不使用报价单**。根据报价单创建时，easySales 会带着报价单的明细行创建草稿并打开它；如需修改，请选择页面顶部的 **编辑**。 3. 选择 **联系人**。**客户** 随联系人而定，客户的设置会填入 **币种** 和 **付款条款**。 4. 如果顾客有自己的参考名称，填写 **发票名称**；如果顾客提供了订单号，填写 **客户订单号**。 5. 检查 **销售员**。 6. 检查 **币种**。外币发票请查看币种下方的汇率；参见[汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/)。 7. 检查 **发票日期**（默认为今天）、**付款条款** 和 **到期日**：到期日是必填项。三者会联动，规则见下文。 8. 选择适用于整张发票的 **税项**（如果表单显示这一项）。 9. 每个项目选择一次 **添加行**，填写 **项目**、**数量**、**单位** 和 **单价**。 10. 填写 **条款与条件**（或用 **从模板插入** 插入一段）和 **备注**，然后选择 **创建发票**。 ## 遇到新客户时 客户还不在 easySales 里时，不用离开发票就能新建。在 **联系人** 里输入客户名称，选择列表末尾的 **新建客户“…”**。**新建客户** 窗口打开，名称已经填好。 在 **客户类型** 下选择一种： - **公司**：一家企业和它的第一位联系人。 - **个人**：个人客户，本人就是联系人。 - **已有客户**：给已有的客户新增一位联系人。 填写名称，有的话填写 **邮箱** 和 **手机**，以及贵公司设为必填的字段。然后选择 **创建并选用**：客户以您为负责人创建，并选入这张发票，和您自己选的一样。地址、税号等可以稍后在客户页补充。 即使之后没有保存发票，客户也会保留，可以在 **客户** 里找到。 如果 easySales 提示可能已有名称相近的客户，选择 **改用已有客户**，从您能看到的客户里选择。 ## 之后会发生什么 easySales 把发票保存为 **草稿** 并打开它。页面标题是它的形式发票编号，默认以 `PF-` 开头；只有在您[开具它](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)时，它才获得正式的发票编号。两个编号都不能手动输入。 ## 需要注意的规则 - 在要求填写的国家／地区（日本），草稿发票还有 **供应日期** 和 **供应期间结束日**，用于在不同日期或一段期间内提供的货物或服务。如果发票日期就是供应日期，请留空。PDF 会打印供应日期或期间。 - 可选的税项取决于贵公司的国家／地区、税务注册和发票日期。 - 如果贵公司在发票日期没有税务注册，或位于香港或文莱，发票不收税，表单会省略 **税项** 字段，除非发票本身已带有某种税。未注册时，明细行还会显示该日期以及 **此单据不能收税**。 - 勾选 **逐行税率** 可以为某一行单独设置税项。表格下方的 **税额** 会合计每一行的税额。 - 每次保存时，**小计**、**税额** 和 **合计** 都会根据明细行重新计算。**合计** 就是发票要求顾客支付的全部金额。 - 每张新发票都需要 **到期日**，草稿也一样：没有到期日时表单会提示 *到期日为必填项。*，不会保存。 - **付款条款** 默认为公司的默认条款。选择联系人后，它会换成该联系人所属客户的条款；客户没有设置时，仍用公司默认条款。您自己选过的条款不会被替换。 - 选择 **付款条款** 会从 **发票日期** 起算 **到期日**：`NET 30` 为发票日期后 30 天，`COD` 就是发票日期当天。到期日仍跟随条款时，更改发票日期，到期日会一起移动。您自己输入 **到期日** 后，它就留在您设定的日期。 - 只有 `NET` 加天数的条款和 `COD` 有天数。没有天数的条款不会计算到期日，需要您自己填写。 - 条款随发票保存，打印在 PDF 的到期日旁边，发票开具后即锁定。 - 以前保存时没有到期日的旧发票可以继续留空，这样它永远不会逾期。发票一旦有了到期日，就不能再清除：留空保存会被拒绝。 - easySales 为您生成的发票（来自报价单、送货单或定期发票）沿用来源单据自己的付款条款；来源没有时，用客户的条款，再没有就用公司默认条款。到期日按该条款的天数从发票日期起算；没有带天数的条款时，到期日就是发票日期。订金发票不带付款条款。 - 没有产品的行无法保存。输入的名称与任何产品都不匹配时，保存时会新建这个产品，表单会事先提示，例如 *保存时还会新建 1 个产品*。 ## 为什么这样设计 **新发票先是草稿，所以怎么改都安全。** 开具之前顾客什么都不欠。您可以分几天填写、预览、作为形式发票发出，或提交审批，都不会影响您的账和顾客的余额。 **到期日决定发票什么时候算逾期。** 没有到期日的发票永远不会逾期，也就没人去追。每张新发票都要求填写到期日，它就会在该出现的那一天出现在逾期清单里。 **合计由明细行算出，不是手填的。** easySales 每次保存都会根据明细行计算 **小计**、**税额** 和 **合计**。顾客要付的金额始终与明细行和上面列出的税额一致，四舍五入方式也每次相同。 **税项跟着发票日期走。** 能收什么税，取决于您是否已注册、以及收费当天哪些税率有效。只提供这些税项，就不会在注册前收 GST，也不会用已经失效的税率。 ## 更高效的做法 - **从报价单开始。** **根据此报价单创建** 会复制已接受报价单的明细行，并把两者关联起来，不必重打。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **重复的活儿就复制旧发票。** 发票 **···** 菜单中的 **复制** 会新建一张顾客和明细都相同、日期为今天的草稿。参见[复制发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/copy-an-invoice/)。 - **在客户上设好一次付款条款。** 设置 `NET 30` 这样的 **默认付款条款** 后，这位顾客的每张新发票都会自动填入 **付款条款**，并据此算出 **到期日**；没有设置的客户跟随公司默认条款。参见[创建客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/create-an-account/)。 - **把常用条款设为默认。** 在 **系统设置** → **标准模板** 中设置默认的发票模板，每张新发票都会自动填入 **条款与条件**。参见[标准模板](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/standard-templates/)。 - **边输入边新建产品。** 拥有 **Product**（产品）**Add** 权限时，直接在明细行输入新的项目名称，不必先停下来建产品；保存发票时就会新建它。参见[产品与明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/products-and-line-items/)。 ## 示例 Mei Tan 要为一项没有报价的设计工作向 Harbour Café Pte Ltd 开票。她选择 **不使用报价单**，选中咖啡馆的联系人；**付款条款** 自动取客户的 `NET 30`，**到期日** 为发票日期后 30 天。**税项** 设为 GST 9%，她添加了两行： | 项目 | 数量 | 单价 | 合计 | |---|---|---|---| | Design consultation | 12 | 150.00 | 1,800.00 | | Mood board | 1 | 400.00 | 400.00 | 明细行下方显示 **小计** SGD 2,200.00、**税额** SGD 198.00、**合计** SGD 2,398.00。发票保存为草稿 PF-10000042，等 Mei 检查后开具。 **到期日跟着条款走。** 10 月 6 日，Daniel Lim 为 Seaview Dental Clinic 开一张发票，这家诊所的 **默认付款条款** 是 `NET 14`。他选中诊所的联系人，**付款条款** 显示 `NET 14`，**到期日** 填为 10 月 20 日。空间规划在 10 月 1 日就已完成，所以他把 **发票日期** 改为 10 月 1 日，到期日随之移到 10 月 15 日，即新发票日期后 14 天。他的明细行： | 项目 | 数量 | 单价 | 合计 | |---|---|---|---| | Space planning | 1 | 1,200.00 | 1,200.00 | | Site visit | 2 | 180.00 | 360.00 | 按 GST 9%，发票显示 **小计** SGD 1,560.00、**税额** SGD 140.40（1,560.00 × 9%）、**合计** SGD 1,700.40。 ## 常见问题 - **没有报价单也能开发票吗？** 可以。选择 **新建发票**，再选择 **不使用报价单**，然后填写表单。 - **为什么在创建新发票里找不到我的报价单？** 那里只列出已接受的报价单。要为 **进行中** 的报价单开票，请打开它并使用 **生成发票**。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **发票编号可以自己填吗？** 不可以。草稿带形式发票编号，开具时才取得下一个发票编号。前缀和位数由贵公司在[单据编号](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/document-numbers/)中设置。 - **为什么一定要填到期日，它为什么会变？** 每张新发票都需要到期日，才能在逾期时被发现并追收。到期日跟随 **付款条款** 和 **发票日期**，直到您自己输入日期；货到即付可选 `COD`。 - **为什么我的发票没有税项字段？** 贵公司在发票日期没有税务注册，或位于香港或文莱。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - **不同的行可以用不同的税率吗？** 可以。勾选 **逐行税率**，再为每一行选择税项。 - **可以开外币发票吗？** 可以。更改 **币种**，汇率会显示在它下方。参见[汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/)。 - **保存发票会发给顾客吗？** 不会。easySales 不会向顾客发送任何东西。请[预览 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)，然后自己发送。 ## 相关内容 - [发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overview/) - [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/) - [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/) - [及时开票](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/invoice-on-time/) --- # 发票详情 > 怎样看懂一张发票：合计、已收和未付余额、收款与抵用、分批开票、历史，以及发票在各状态下可以做的操作。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-details/ 打开一张[发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overview/)时，与它有关的一切都在同一页上：收费多少、已收多少，以及每一条结清或更正它的记录。 ## 开始之前 您需要对该发票拥有 **Invoice**（发票）模块的 **View**（查看）权限。您的角色无法使用的区块和操作会被隐藏。 ## 操作步骤 1. 在侧栏选择 **发票**，然后选择一个 **发票号**。 2. 查看页面顶部：发票编号和状态，下面是客户、**销售员** 和 **发票日期**。草稿在日期的位置显示 *形式发票号，开具时分配发票编号*。逾期的发票会用红字显示逾期天数；已付清的发票显示付清的日期。 3. 查看旁边的金额。已开具的发票显示 **合计**、**已收**、**未付余额** 和 **到期日**；有贷项抵用时，**已收** 下方会加上 *另抵用* 和金额。草稿显示 **合计**、税额，以及标着 *开具时计算* 的 **到期日**。 4. 查看金额下方的提示：发票已取消、已全额结清、已贷记、部分作为坏账核销，或开具时留下的警告。 5. 按顾客看到的样子查看发票：**往来方**（**客户**、**联系人**、**销售员**）、**单据信息**（**发票日期**、**到期日**、**付款条款**（发票有条款时才显示）、**币种**、**税项**、**客户订单号**、**来自报价单** 和 **发票名称**）、带合计的 **明细**，以及 **条款与备注**。之后是贵公司的自定义字段。 6. 如果发票是根据报价单分阶段生成的，查看它的 **分批开票** 卡片。 7. 已开具的发票还要查看 **收款与抵用**：每一笔减少余额的收款和贷项通知单。拥有 **Delivery**（送货）**View** 权限时，**交货** 卡片会按行显示已交付的数量。 8. 打开底部的标签页：**活动** 包含与这张发票相关的备注、任务、日程和沟通，以及它的单据事件，还有一个用于接收其动态的 **关注** 按钮；**历史** 显示谁在什么时候改了什么。 9. 在页面顶部操作：草稿上用 **开具发票**，仍有欠款时用 **记录收款**；**编辑**；**PDF** 用于下载、分享或打印。其余操作在 **···** 菜单中，例如 **复制**、**开具贷项通知单**、**核销为坏账…**、**更改负责人**、**负责人变更记录**、**删除草稿** 和 **取消发票**，具体取决于您的角色和发票状态。 ## 之后会发生什么 打开相关记录，例如 **收款与抵用** 中的收据、贷项通知单，或通过 **查看报价单** 打开来源报价单，会跳转到该记录。**取消发票** 始终留在菜单中，但当发票上有阻止取消的内容时会显示为灰色；把指针移到它上面即可查看原因。 ## 需要注意的规则 - **未付余额** 等于 **合计** 减去收款、已抵用的贷项和已核销的金额。已开具发票 **明细** 下方的合计也按同样的步骤列出：有相应金额时列出 **已收**、**已抵用（贷项通知单）** 和 **已核销**，最后是 **未付余额**。 - 页面标题就是发票编号。草稿的标题是 `PF-` 形式发票编号，编辑表单中显示为 **形式发票编号**；由草稿开具的发票，在编辑表单和 PDF 上以 **形式发票号** 显示原来的编号。 - **分批开票** 卡片显示发票的开票方式（**开票方式**、**请款** 和 **订金扣回**）、它扣回的每一笔订金，以及一份开票汇总。草稿上的汇总是截至今天的数据；开具时冻结。汇总仅供参考，不属于应付金额。 - 订金扣回行除了税码以外都不能修改，但可以删除。如果订金开具后税率有变，卡片会列出必须先更改税码才能开具发票的行。 - 有核销记录后，**坏账** 区块会出现在 **收款与抵用** 下方，需要 **Invoice** **View** 设为 **All records**（全部记录）。 - **历史** 记录谁在什么时候改了什么。 ## 为什么这样设计 **一页就能回答“欠多少、为什么”。** 顶部的金额是结果，**收款与抵用** 列出了得出这个结果的每一笔收款和贷项通知单。顾客对余额有疑问时，不用再打开别的页面，就能逐笔解释。 **页面上的内容就是顾客那份的内容。** 往来方、单据信息、明细和条款集中在页面上方，所以核对页面就是核对您要发出的单据。 **页面只给出下一步，以及确实能做的操作。** 主按钮跟着状态变：草稿是 **开具发票**，有欠款时是 **记录收款**，结清后就没有主按钮。状态不允许的操作显示为灰色并说明原因；您的角色没有的操作则直接隐藏。 **每一次修改都有记录。** **历史** 保存谁在什么时候改了哪个字段，**负责人变更记录** 保存每一次销售员的变更。团队和审计人员都能看清这张发票是怎样变成现在这样的。 ## 更高效的做法 - **在顶部直接记录收款。** 有欠款时，主按钮就是 **记录收款**；同一个对话框还能一并支付这位顾客的其他发票。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **直接从发票开贷项通知单。** **收款与抵用** 中的 **开具贷项通知单** 会自动带入发票的联系人、销售员、币种和税项。参见[创建贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - **催款记录留在发票上。** **记录活动** → **记录沟通** 会把关于这张发票的电话或邮件记在 **活动** 里。参见[日程与沟通](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/events-and-call-logs/)。 - **关注您在意的发票。** **活动** 标签页上的 **关注** 会把它的动态（例如收款或取消）发给您。参见[活动与跟进](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/activities-and-follow-up/)。 - **先看历史再去问人。** **历史** 能告诉您谁在什么时候改了参考资料或日期。参见[审计记录](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/audit-trail/)。 ## 示例 *[示意图: 分阶段为报价单开票：先开订金发票，再开进度请款发票，最后开剩余金额发票；剩余金额发票完成报价单，并默认扣回订金。]* Lim & Co 为 Harbour Café 金额 SGD 20,000.00 的装修报价单 QN-10000125 分阶段开票。首先开具 30% 的订金 SGD 6,000.00，发票为 INV-10000301，分为 1,500.00 和 4,500.00 两行。 Mei Tan 打开最后一张以 **剩余金额** 生成的发票时，卡片显示 **开票方式** 为 **剩余金额**，**订金扣回** 为 **在完成报价单的那张发票上扣回**。扣回表格列出两行，对应 **订金发票** INV-10000301，**扣回金额（不含税）** 分别为 SGD 1,500.00 和 SGD 4,500.00，均按 GST 9% 计税。开具前，Mei 把开票汇总与报价单的 **开票** 卡片核对了一遍。 **看懂部分付款的发票。** INV-10000318 向 Harbour Café 收取 SGD 2,398.00，到期日为 10 月 26 日。咖啡馆已付 SGD 1,000.00，Mei 也抵用了一张 SGD 54.50 的 **Allowance**（折让）贷项通知单。11 月 2 日，Daniel Lim 打电话给咖啡馆之前打开了这张发票： | 金额 | 显示 | |---|---| | **合计** | SGD 2,398.00 | | **已收** | SGD 1,000.00，下方为 *另抵用 SGD 54.50* | | **未付余额** | SGD 1,343.50（2,398.00 − 1,000.00 − 54.50） | | **到期日** | 10 月 26 日；页面顶部显示 *逾期 7 天* | **收款与抵用** 列出了这笔收据和这张贷项通知单，所以 Daniel 能准确告诉咖啡馆余额是怎么来的。 ## 常见问题 - **在哪里看发票的收款记录？** 已开具发票的单据下方有 **收款与抵用**。每一行都能打开对应的收据或贷项通知单。 - **为什么没有记录收款按钮？** 它只出现在仍有欠款的已开具发票上，并且需要 **Invoice** **Edit** 权限。草稿要先开具；已结清或已取消的发票没有可收的钱。 - **为什么取消发票是灰色的？** 发票上有阻止取消的内容，例如一笔收款。把指针移到它上面即可查看原因。参见[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **已收下方的“另抵用”是什么意思？** 发票有一部分是用贷项通知单而不是钱结清的。它和收款一样会减少 **未付余额**。 - **怎样找到发票来自哪张报价单？** 在 **单据信息** 中，**来自报价单** 显示 **查看报价单**；选择它即可打开报价单。 - **是谁改了这张发票？** 打开 **历史** 标签页：它列出每一次修改、修改人和时间。参见[审计记录](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/audit-trail/)。 - **为什么看不到坏账区块？** 只有在发票有一部分被核销后才会出现，并且只对 **Invoice** **View** 为 **All records**（全部记录）的角色显示。 ## 相关内容 - [发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overview/) - [生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/) - [编辑已开具的发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/edit-an-issued-invoice/) - [贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/) --- # 发票 PDF > 怎样下载、打印发票 PDF 并发给顾客，为什么草稿打印出来是形式发票，以及已开具的发票打印哪些内容。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/ 要把发票发给顾客，请打开它的 PDF——[顾客看到的那一份](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/overview/)，下载后发出，再勾选 **已发给客户**。 ## 开始之前 您需要 **Invoice**（发票）模块的 **View**（查看）权限，也就是打开发票所需的同一权限。勾选 **已发给客户** 还需要 **Edit**（编辑）权限。已取消的发票不提供 **PDF**，所以取消之前请先保留一份副本。 ## 操作步骤 1. 打开发票。 2. 选择页面顶部的 **PDF**。会打开一个窗口，里面显示 PDF。 3. 选择 **下载** 保存文件，或选择 **在新标签页打开** 从浏览器打印。在可以分享文件的手机或平板上，**分享** 可以直接把它发到其他应用。 4. 由您自己发给顾客。easySales 不会替您邮寄或发送电子邮件。 5. 对已开具的发票，勾选 **已发给客户**。窗口会注明日期，发票的时间线也会记下这一条。 ![动画：在发票上选择 PDF，打开一个显示 PDF 的窗口，里面有在新标签页打开和下载，然后勾选已发给客户。](../../../../assets/help/invoices/invoice-pdf.zh-hans.webp) ## 之后会发生什么 打开 PDF 不会改变发票；只有勾选 **已发给客户** 才会记下一条记录。PDF 可以随时打开：编辑之后、收款之后，或者顾客弄丢了第一份时。下载的文件以发票号命名。 单据上有贵公司的信头和公司资料、顾客名称和账单地址、发票编号和日期、每一行明细、税额、合计以及您的条款。在[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)中确认了贵公司的国家／地区后，注册号码会连同名称一起打印；税号只在已注册期间打印。外币发票打印的是保存在发票上的汇率，而不是当天的汇率。对于已注册新加坡 GST 的公司，收取 GST 的外币发票还会打印 **For Singapore GST Purpose Only**（仅供新加坡 GST 用途）区块，列出折算成 SGD 的金额；VND 或 IDR 发票也是如此。 ## 需要注意的规则 - **草稿打印为形式发票。** 无论使用哪种设计，标题都是 **PROFORMA INVOICE**，编号是 `PF-` 开头的形式发票编号；会打印状态印章的设计还会加上 **DRAFT**（草稿）。这一点无法关闭。 - **已开具的发票** 打印您的设计所设置的标题和 `INV-` 编号。如果它曾是带形式发票编号的草稿，会有一行 **Proforma**（形式发票号）列出该编号。 - **付款条款印在到期日旁边。** 标准版式会在 **Due Date** 之后加一行 *Payment Terms*，仅当发票有付款条款时才印；没有条款的较早发票不印这一行。如果公司保存了带自己抬头信息行的设计，这一行会一直关闭，直到您在 **抬头信息行** 中打开 **付款条件**。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **分阶段生成的发票** 会打印一行 **Billing**（开票），除订金发票外，还会打印开票汇总。在澳大利亚和新西兰，部分公司根据公司与税务中的 **会计基础**，要求付款的单据即为税务发票。这类公司的分阶段草稿没有 **PDF**，**分批开票** 卡片会提示您先开具它。 - 如果您的设计会打印已付金额和余额，那么只要 **Credited**（已贷记）和 **Written off**（已核销）不为零，这两行就会出现在余额上方。坏账核销不包括在内：打印的余额仍把这笔债务显示为欠款。 - **一张发票上有多个税率时**，每个税率打印一行税额，这些行加起来正好等于打印的税额合计。为了使它们相加一致，某一行与其自身四舍五入的结果最多可相差一分钱；合计不变。 - **明细行加总与发票记录金额不符的较早发票**，会在合计下方把差额打印为 **Adjustment**（调整）行，使打印的余额与顾客实际欠款一致。相差一分钱时，则照常打印为 Rounding 行。 - 草稿显示客户当前的顾客资料。已开具的发票打印开具时的名称和地址。 - 设计和信头为整个公司统一设置一次，而不是按发票设置。 - **同时生成大量 PDF 时**，窗口会显示 *PDF 没能生成，请重试。* 而不是单据。请稍候，再选择 **重试**。 - **每个人可以快速连续生成约 30 个 PDF**，之后每两秒一个；整个公司合计可以生成这个数量的四倍。超出限制时，窗口会显示同样的提示：请等几秒再选择 **重试**。同一额度适用于所有单据 PDF 和客户对账单。 ## 为什么这样设计 **草稿不能冒充正式发票。** 开具之前，收费内容还会变，顾客在上面也不欠钱。每张草稿都以 **PROFORMA INVOICE** 为标题、带 `PF-` 编号，顾客就不会把它当作正式发票入账或抵扣税额。 **PDF 每次都按记录重新生成。** 它总是显示发票当前的内容，在设计会打印的情况下也包括最新的收款和贷项。顾客弄丢了第一份，补发的那份不用重打就是最新的。 **已开具的发票保留开具时的名称和地址。** 顾客已经把那一份归档了。顾客之后搬了地址，重新打印的发票仍与对方账上的那份一致，而新发票会用新的地址。 **税额行加起来分毫不差。** 每个税率一行、加起来正好等于打印的税额合计，顾客能抵扣的税额就和您申报的税额完全一致。 ## 更高效的做法 - **开具前先看一遍 PDF。** 草稿的 PDF 会按您的设计显示所有内容；在这里发现错误不花任何成本，开具后才发现就要开一张贷项通知单。参见[开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - **先发形式发票收款。** 下载草稿的 PDF，把它当作付款通知发给顾客；确认收到钱后再开具。参见[开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)。 - **发出前加上顾客的订单号。** 在您的设计会打印的情况下，**客户订单号** 能帮顾客的财务部门把发票和他们的订单对上。开具后它仍然可以修改。参见[编辑已开具的发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/edit-an-issued-invoice/)。 - **设计统一设置一次。** 信头和发票设计在 **系统设置** → **文档设置** 中选择，适用于每一张发票。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **自动带上标准条款。** 默认的发票模板会填入 **条款与条件**，并打印在 PDF 上。参见[标准模板](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/standard-templates/)。 ## 示例 Harbour Café 的财务部门要求在批准付款前先收到一份形式发票。Mei Tan 打开草稿的 **PDF**：标题是 **PROFORMA INVOICE**，编号 PF-10000042，合计 SGD 2,398.00。 一周后，她把它开具为 INV-10000318 并再次打开 **PDF**。新的 PDF 按公司设计显示标题，编号 INV-10000318，并列出 **Proforma** PF-10000042，方便咖啡馆把两份对应起来。 **补发一份丢失的发票。** 11 月，咖啡馆新来的记账员再要一份 INV-10000318。咖啡馆已经搬了家，Mei 也已经更新了客户上的地址。她选择 **PDF**：单据上仍是发票开具时的地址。Lim & Co 的设计会打印已付金额和余额，所以这份 PDF 还显示已付的 SGD 1,000.00、一行 SGD 54.50 的 **Credited**（已贷记），以及 SGD 1,343.50 的余额。 ## 常见问题 - **怎样把发票下载成 PDF？** 打开发票，选择 **PDF**，再在打开的窗口中选择 **下载**。 - **easySales 能把发票直接发邮件给顾客吗？** 不能。请下载 PDF 自己发送，再勾选 **已发给客户**，让同事知道已经发出。 - **为什么发票 PDF 上写着 PROFORMA INVOICE？** 这张发票还是草稿。开具后再打开 **PDF**，就是正式发票。参见[开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - **为什么已取消的发票没有 PDF 按钮？** 已取消的发票不提供 PDF。它的 **Reversal**（冲销）贷项通知单记录了这次取消；取消发票前请先保留一份副本。 - **怎样更改发票的标志或版式？** 在 **系统设置** → **文档设置** 中更改，一次适用于全公司。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **为什么重新打印的发票显示顾客的旧地址？** 已开具的发票打印开具时的名称和地址。只有草稿显示客户当前的资料。 - **为什么窗口说 PDF 没能生成？** 当时正在生成的 PDF 太多，或您在短时间内生成了很多。请等几秒，再选择 **重试**。 ## 相关内容 - [信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/) - [开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) - [收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/) - [单据](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/overview/) - [形式发票](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/proforma-invoices/) --- # 汇率 > 外币发票的汇率怎么改？在 easySales 里查看和修改外币发票的汇率、手动填写约定汇率，并了解汇率何时固定。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/ 用本位币以外的币种开票时，easySales 会按[汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)换算发票金额。本页说明如何在发票还是草稿时检查并更改这个汇率。 ## 开始之前 您需要 **Invoice**（发票）模块的 **Add**（添加）或 **Edit**（编辑）权限。发票必须是新建的或草稿：一经开具，汇率就固定了。以本位币开具的发票没有汇率可设置。 ## 操作步骤 1. 在新发票或正在编辑的草稿上，选择 **币种**。 2. 查看币种下方的一行，例如 *Exchange rate 1 USD = 1.351200 SGD · MAS*（汇率 1 USD = 1.351200 SGD · MAS），以及该汇率的日期。这是自动汇率。 3. 要使用其他汇率，选择 **Change rate**（更改汇率）。**Exchange rate**（汇率）面板会显示 **Current rate**（当前汇率）和 **Automatic rate**（自动汇率）。 4. 在 **New rate**（新汇率）中输入汇率，最多十二位小数。面板会在下方显示您的汇率与自动汇率相差多少，例如 *-5.3% vs MAS*（比 MAS 汇率低 5.3%）。非常小的汇率，例如 MAS 公布的 VND 汇率 0.00004884，也可以准确输入。 5. 选择 **Apply**（应用）。 6. 之后如果要改回自动汇率，再次打开面板并选择 **Use automatic rate**（使用自动汇率）。 7. 保存发票。 ## 之后会发生什么 发票按您选择的汇率换算，这一行会显示 *set by hand*（手动设置），并说明自动汇率是多少。开具发票时，汇率随之固定：PDF、顾客的应收账款和对账单都使用这个汇率，之后汇率变动也不会改变它。 ## 需要注意的规则 - 与自动汇率相差超过 5% 的汇率会显示琥珀色警告，例如 *More than 5% from the MAS rate — double-check before you continue*（与 MAS 汇率相差超过 5%——继续之前请再次核对）。您仍然可以应用它。 - 汇率必须大于零，最多十二位小数。汇率行至少显示六位小数，汇率需要时会显示更多位。 - 如果该币种没有自动汇率，这一行会说明；请手动输入汇率。 - 已开具的发票上，**Change rate** 显示为灰色：*The rate is fixed once the invoice is issued*（发票开具后汇率即固定）。要按其他汇率开票，请取消这张发票并开具一张新的。 - 针对这张发票开具的贷项通知单，包括取消它时开出的那一张，都按发票自己的汇率换算。 - 已在新加坡注册 GST、本位币不是 SGD 的公司，要开具收取 GST 的外币发票，需要该发票币种兑 SGD 的汇率；PDF 会按这个汇率打印 SGD 金额。草稿在第二行 **SGD rate for tax**（用于税务的 SGD 汇率）显示这个汇率。没有汇率时，开具会被拒绝；例如 USD 发票的消息是 “This invoice is in USD and must show its SGD equivalent, but there is no exchange rate from USD to SGD. Add a rate for USD, or type the SGD rate on the draft, then issue again. Nothing was issued.”（这张发票以 USD 计价，必须显示其 SGD 等值金额，但没有 USD 兑 SGD 的汇率。请添加 USD 的汇率，或在草稿上输入 SGD 汇率，然后再次开具。未开具任何发票。） - 您不能自行在汇率表中添加汇率，请在草稿上设置。打开已保存的草稿，在其 **SGD rate for tax** 行选择 **Change rate**，**SGD rate for tax** 面板会显示 **Current rate** 和 **Automatic rate**。输入 **New rate**（新汇率）并选择 **Apply**，或选择 **Use automatic rate**。保存发票，然后选择 **开具**。这需要 **Invoice** **Edit** 权限。 - **SGD rate for tax** 行遵循与汇率相同的规则：同样的 5% 警告、更改后显示 *set by hand*，并在发票开具时固定。 - **系统设置** → **货币与汇率** → **汇率** 中的 **刷新汇率** 需要 **System** **Edit** 权限。它只是请求重新获取汇率，不会添加汇率表中没有的币种。 - 顾客付款时，您还必须输入实际到账的本位币金额，例如 **SGD 金额**。easySales 把它与发票的汇率比较，以计算[汇兑损益](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/exchange-differences/)；参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 ## 为什么这样设计 **汇率随发票一起固定。** 开出的发票在您的账上按本位币记录一笔销售。如果这个金额随每次新汇率变动，已经结账、已经申报的月份销售额就会事后改变。在开具时固定汇率，发票、它的贷项通知单和顾客的对账单就始终是同一个金额。 **银行实际收到的钱另行计算。** 顾客欠的是发票币种的金额，而到达您银行的本位币金额很少与发票的折合金额完全相同。差额记为您账上的已实现汇兑损益，而不是留在发票上让顾客补付的余额。 **可以手动设汇率，但会帮您检查。** 合约可能约定了汇率，所以您可以自己输入。把 1.3512 打成 13.512 这样的笔误，会在账上记一笔错误的销售，所以与自动汇率相差超过 5% 的汇率会在应用前提醒您。 **新加坡要求 GST 以 SGD 表示。** 新加坡的外币税务发票还必须以 SGD 显示金额，所以本位币不是 SGD 的公司，需要先有 SGD 汇率才能开具这类发票。 ## 更高效的做法 - **大多数发票用自动汇率就好。** 它会按汇率表自动填入，并在开具时固定，不用输入任何东西。参见[币种与汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 - **应用前先看百分比。** **New rate** 下方的数字马上告诉您，输入的汇率是接近自动汇率，还是小数点打错了位。 - **复制后重新设置约定汇率。** **复制** 会按今天的税率和汇率为新发票定价，原发票上手动输入的合约汇率不会带过去。参见[复制发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/copy-an-invoice/)。 - **钱到账时输入银行的数字。** 记录收款时，在 **SGD 金额** 中填入银行实际入账的金额，汇兑损益会自动算出。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **在一张清单里查看所有汇兑损益。** 在 **发票** 列表打开 **···** 菜单，在 **登记簿** 下选择 **汇兑差额**。参见[汇兑差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/exchange-differences/)。 ## 示例 Lim & Co 为一个大堂布置项目向 Bayview Hotel Group 收取 USD 5,000.00。汇率行显示 *Exchange rate 1 USD = 1.351200 SGD · MAS*，因此发票价值 SGD 6,756.00。 酒店在合约中约定的汇率是 1.280000，所以 Mei Tan 选择 **Change rate** 并输入这个汇率。它比自动汇率低 5.3%，面板显示了警告；Mei 核对合约后选择 **Apply**。发票现在价值 5,000.00 × 1.280000 = SGD 6,400.00，汇率行显示 *set by hand · automatic would be 1.351200*（手动设置 · 自动汇率为 1.351200）。 她保存草稿，然后开具，汇率就此固定。 **款项到账。** 三周后，酒店支付 USD 5,000.00，Lim & Co 的银行入账 SGD 6,380.00。Daniel Lim 记录这笔收款，在 **SGD 金额** 中输入 6,380.00。因为顾客已付清全部 USD 5,000.00，发票显示 **已付款**。收据的 **汇兑损益** 部分显示“按发票汇率 SGD 6,400.00 · 实收 SGD 6,380.00”，即损失 SGD (20.00)：6,380.00 − 6,400.00 = −20.00。 **警告拦住了笔误。** Mei 为另一张 USD 发票输入了 13.512。面板显示琥珀色警告和 *+900.0% vs MAS*，因为 (13.512 − 1.3512) ÷ 1.3512 = 9，即 900%。她在选择 **Apply** 之前把它改成了 1.3512。 ## 常见问题 - **easySales 的汇率从哪里来？** 来自 **系统设置** → **货币与汇率** → **汇率** 中的汇率表。**币种** 下方的那一行会注明来源和日期，例如 MAS。 - **发票开具后还能改汇率吗？** 不能。汇率在开具时固定。要按其他汇率开票，请取消这张发票并开一张新的。参见[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **为什么面板对我的汇率发出警告？** 您输入的汇率与自动汇率相差超过 5%。请核对；如果没错，照样选择 **Apply** 即可。 - **汇率最多可以有几位小数？** 最多十二位，所以 0.00004884 这样很小的汇率也能准确保存。 - **为什么顾客付的款折合 SGD 比发票少？** 银行按付款当天它自己的汇率换算。差额记为汇兑损失；发票仍算全额付清。参见[汇兑差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/exchange-differences/)。 - **复制的发票会保留原来的汇率吗？** 不会。复制的发票按今天的税率和汇率定价。开具前请用 **Change rate** 重新设置约定汇率。 ## 相关内容 - [币种与汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/) - [创建发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/create-an-invoice/) - [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/) - [记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/) - [汇兑差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/exchange-differences/) - [外币发票](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/foreign-currency-invoices/) --- # 开具发票 > 在 easySales 里怎样开发票——给草稿发票编号和日期、看懂开具时的提示，以及为什么开出的发票会锁定、编号不会跳号。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/ 草稿发票准备好发出时，就[开具它](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)：它会获得发票编号，成为顾客据以付款的单据。 ## 开始之前 您需要 **Invoice**（发票）模块的 **View**（查看）和 **Edit**（编辑）权限。发票必须是 **草稿**；**开具发票** 按钮只会出现在草稿上。请先检查每一项内容：这一步之后，收费内容就锁定了。 ## 操作步骤 1. 打开草稿发票。 2. 选择草稿顶部的主按钮 **开具发票**。 3. 阅读对话框，它会询问，例如 **开具发票 PF-10000045？**。对于带形式发票编号的草稿，对话框会说明该编号将作为参考保留在发票上。 4. 检查 **发票日期**。它默认为今天，不能晚于今天。 5. 要使用更早的日期，可以输入日期，或选择 **使用草稿的日期**，沿用草稿上已有的日期。**使用今天** 可以改回今天。 6. 如果对话框提示某一行的税为“None”，请打开 **选择零税率、豁免或不在征税范围**，为这些行选择税项。 7. 阅读所有警告，然后选择 **开具发票**。 下面的动画演示开具一张从报价单生成的草稿发票：它取得 `INV-` 编号，并显示 **未付款**。 ![动画：在草稿发票上选择开具发票，在对话框中检查发票日期并确认；发票取得编号并显示未付款。](../../../../assets/help/invoices/issue-an-invoice.zh-hans.webp) ## 之后会发生什么 发票获得发票编号（默认以 `INV-` 开头），状态变为 **未付款**。它开始计入 **应收余额合计**，此后您可以对它记录收款和贷项通知单。到期日随发票日期移动，保持相同的天数。 下面所说的日期警告会在您确认之前出现在对话框中。税务警告（例如关于标题的警告）会在开具后作为提示显示在发票顶部；发票照样开具。 > **注意** > > 开具无法撤销。开错的发票要用[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)更正，或者[取消它](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。 ## 需要注意的规则 - 发票日期早于您最近一张已开具的发票时，会显示 *The running number will not follow date order.*（流水号将不按日期顺序排列。）您仍然可以开具。 - 从此锁定：联系人、币种、日期、税项、关联的报价单、汇率和每一行明细。总额也随之固定；之后的更正通过贷项通知单处理。 - 草稿的总额始终跟随其明细行；每次保存都会重新计算，即使您只更改了税项。如果某张较早草稿存储的总额与其明细行不符，开具会被拒绝，并显示一条列出两个总额的消息。请编辑该草稿，选择 **保存发票**，核对总额，然后再开具。 - 在 **系统设置** → **税务** 下（参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)）确认了贵公司的国家／地区后，开具时会检查发票设计的标题。如果您在发票日期未注册税务，或贵公司位于香港或文莱，标题写着 "Tax Invoice" 的发票会被拒绝开具。 - 在新加坡已注册时，如果发票收取 GST 而标题没有写 "Tax Invoice"，或者每一行都是豁免或不在征税范围而标题却写了它，系统会发出警告。在澳大利亚已注册时，只要标题没有写它就会警告。 - 在新加坡已注册且本位币不是 SGD 时，收取 GST 的外币发票需要该币种兑 SGD 的汇率。没有这个汇率时，开具会被拒绝，且不会开具任何发票；请在草稿的 **SGD rate for tax** 行输入汇率，保存后再次开具。参见[发票汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/)。 - 扣回订金的分阶段发票，必须等每一条扣回行都使用了 **分批开票** 卡片要求的税码，才能开具。 - 在发票日期已注册新加坡 GST 时，您不能开具税为“None”的行，因为零税率、豁免和不在征税范围的销售在 GST 申报表中填入不同的栏目。您做的一个选择，例如 **GST 0%** 或 **Out of scope**，会以 0% 应用到每一个这样的行，所以任何总额都不会变。在您选择之前，**开具发票** 保持灰色。只有开启 **高级税码** 时才会出现豁免和不在征税范围的选项。 - 采用客户记账方式的发票需要顾客的 GST 注册号。如果客户的 **税务注册号** 为空，开具会被拒绝，不会开具任何发票；请把号码添加到[客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)上，再次开具。 - 顾客的 **税务注册号** 在发票开具时复制到发票上，所以之后对客户的更改不会改变它。 ## 为什么这样设计 **开出的发票是买卖双方各自保存的记录。** 顾客会把它记进自己的账，如果已注册税务，还可能抵扣上面的税额。如果开出后还能改，您手上的版本和顾客手上的就对不上了。所以更正要用贷项通知单：双方都能看到原来收了多少、改了什么、何时改、为什么改。 **编号在开具时才分配，而不是草稿时。** 草稿随时会被新建、修改、删除。如果每张草稿都占一个发票编号，每删一张草稿，编号里就多一个空号。只有开具的发票才取得 `INV-` 编号，所以编号连续不断，您、您的会计师或税务稽查人员都可以核对每个编号都有着落。取消的发票保留编号，同样不会留下空号。 **日期可以往前，不能往后。** 发票日期是您向顾客收费的日子：它决定这笔销售属于哪个报税期，也决定付款期限从哪天算起。工作完成后才开票时，您可能希望发票日期写交付当天，所以 easySales 允许选更早的日期。未来的日期会让一笔还没发生的收费提前进入您的账和 **应收余额合计**。 **日期顺序提示是在保护您的编号序列。** 编号和日期一起递增，查账时一目了然。选一个更早的日期会打乱这个顺序时，easySales 会在您确认之前提示，让您自己决定：保留更早的日期，或改用今天的日期开具。 ## 更高效的做法 - **从报价单生成发票。** **生成发票** 会复制明细行、联系人、付款条件和 **条款与条件**，不用重打，也就不会打错。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **重复的活儿就复制旧发票。** **···** 菜单里的 **复制** 会为同一顾客建一张明细相同、日期为今天的新发票；改好数量就可以开具。参见[复制发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/copy-an-invoice/)。 - **每月一样的收费让它自动出草稿。** [定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/recurring-invoices/)会按时生成草稿，您核对后开具即可。 - **开具前先看 PDF。** **PDF** 按贵公司的设计显示它，草稿阶段标题是 **PROFORMA INVOICE**。在这里发现问题不花任何成本；开具后再改，就要开一张贷项通知单。 - **税项在做草稿时就选好，别留到最后一步。** 产品本身没有税项，税是在单据上设定的。做草稿时就选好，开具对话框就没有什么要再问您的了。 ## 示例 Mei Tan 在 9 月 24 日完成了 Harbour Café 照明方案的草稿 PF-10000045，但一直等到咖啡馆确认订单。9 月 29 日她选择 **开具发票**；日期默认为 9 月 29 日。 工作在 24 日就已交付，所以她选择 **使用草稿的日期（2026-09-24）**，到期日仍为该日期后 30 天。 Lim & Co 已在 9 月 26 日开具了 INV-10000318，因此对话框警告流水号将不按日期顺序排列。Mei 确认后，发票成为 INV-10000319，状态 **未付款**，日期为 9 月 24 日。 **税项留成“None”的行。** Lim & Co 在新加坡注册了 GST。Mei 开具一张有两行的草稿：设计费 SGD 2,000.00，税项 **GST 9%**；寄到顾客雅加达办公室的布料样品 SGD 80.00，税项留成了 **None**。在她为这一行选好税项之前，对话框不让开具。Lim & Co 的会计师确认过出口到海外的货物适用零税率，所以她选择 **GST 0%**。各项总额不变——税前 SGD 2,080.00，GST SGD 180.00，合计 SGD 2,260.00——发票随即开具。 **需要审批的发票。** Lim & Co 规定税前 SGD 10,000.00 或以上的发票要先审批。Mei 开具一张 SGD 12,000.00 的草稿，并填写了 **给审批人的备注**。页面显示 **已提交审批**，发票标为 **待审批**，此时仍然没有 `INV-` 编号。Daniel Lim 在 **发票** 列表的 **待我审批** 里找到它，选择 **批准并开出**；发票这时才取得编号。参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 ## 常见问题 - **发票开出后还能改吗？** 只能改参考资料，例如 **客户订单号** 和 **备注**。金额、明细行、日期和税项都已锁定。参见[编辑已开具的发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/edit-an-issued-invoice/)。 - **发票开错了怎么办？** 如果还没有收款，就取消它：系统会为全额开一张贷项通知单，发票变为 **已取消**。只需减少金额的话，就为差额开一张贷项通知单。参见[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **开出的发票能删除吗？** 不能。开出的发票只能取消，并保留编号。只有草稿可以删除。 - **删除草稿会让发票编号跳号吗？** 不会。草稿只有形式发票编号，发票编号在开具时才分配。 - **发票日期可以填未来的日子吗？** 不可以。发票日期只能是今天或更早。 - **形式发票和开出的发票有什么区别？** 形式发票是可以发给顾客、请对方先付款的草稿：编号以 `PF-` 开头，内容还能改，顾客在上面不欠款。开出的发票编号以 `INV-` 开头，内容锁定，并计入顾客的未清余额。 - **为什么我的发票显示待审批，而不是编号？** 贵公司规定部分发票要先审批。审批人选择 **批准并开出** 后，发票才取得编号。 ## 相关内容 - [开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) - [创建发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/create-an-invoice/) - [发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/) - [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [何时开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/when-to-issue-an-invoice/) - [形式发票](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/proforma-invoices/) --- # 编辑已开具的发票 > 发票开出后还能改吗？哪些内容仍可修改、哪些已锁定，以及金额、日期或顾客开错了怎么更正。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/edit-an-issued-invoice/ [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)后，收费内容就锁定了，但您仍然可以更正它的参考资料。本页帮助您分清哪些可以改、哪些不可以。 ## 开始之前 您需要对该发票拥有 **Invoice**（发票）模块的 **Edit**（编辑）权限。已取消的发票完全不能编辑。 ## 操作步骤 1. 打开已开具的发票。 2. 选择页面顶部的 **编辑**。 3. 修改仍可更改的内容：**发票名称**、**客户订单号**、**条款与条件**、**备注**，以及贵公司的自定义字段。 4. 选择 **保存发票**。 ## 之后会发生什么 发票的编号、状态和金额保持不变。每次修改都会记录在 **历史** 标签页上，包括修改人和时间；您之后预览的 PDF 会显示新的内容。 表单中仍会显示已锁定的字段。如果您修改了其中一个，保存会被拒绝，并提示哪些内容不能更改，任何内容都不会被保存。 ## 需要注意的规则 - 开具后锁定：**联系人**（因此客户也随之锁定）、**币种**、**发票日期**、**付款条款**、**到期日**、**税项**、关联的报价单、汇率和每一行明细。 - 保存永远不会改变已开具发票的总额或税额。即使是明细行加总与之不符的较早发票也是如此：它保留开具时的总额。 - 要减少发票的收费，请开具[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。要取消全部收费，请[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)，如有需要再开具一张新的。 - **销售员** 通过 **···** 菜单中的 **更改负责人** 更改，而不是在编辑表单中更改。**负责人变更记录** 列出以往的更改。 - 已开具发票上打印的顾客名称和地址是开具时的资料。之后编辑客户不会改变它们。 ## 为什么这样设计 **参考资料可以改，因为它们不改变欠款。** 订单号、发票名称或备注是帮顾客归档、对账用的。更正它们不会改动任何金额、税额或日期，所以您的账和顾客的账仍然一致。 **决定金额的内容保持开具时的样子。** 明细行、税项、日期、币种和汇率决定顾客欠多少、这笔销售属于哪个报税期。您的 GST 申报和顾客的账都用了这些数字，所以更改要通过双方都看得到的贷项通知单来做。 **销售员有单独的操作。** 角色为 **Own records only**（只限自己的记录）时，销售员决定谁能查看和处理这张发票。通过 **更改负责人** 来换人，这一变动会清楚地留在 **负责人变更记录** 里，而不会混在参考资料的修改中。 ## 更高效的做法 - **开具前就核对参考资料。** 打开草稿的 **PDF** 时就填好订单号和条款，开具后就不用再改。参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **直接从发票开贷项通知单冲差额。** **收款与抵用** 中的 **开具贷项通知单** 会自动带入发票的联系人、币种和税项。参见[创建贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - **用复制来重开。** 顾客或日期开错了，就取消发票，再 **复制** 它：副本是一张明细相同的草稿，改正后再开具。参见[复制发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/copy-an-invoice/)。 - **先选对更正方法。** [更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/)列出了每种错误该用哪种更正方式，从编辑草稿到记录退款。 ## 示例 INV-10000318 发出一周后，Harbour Café 发来它的采购订单号 HC-PO-2291，要求写在发票上。Mei Tan 选择 **编辑**，填写 **客户订单号**，然后选择 **保存发票**。**历史** 标签页记录了这次修改；由于 Lim & Co 的设计会打印订单号，重新打开的 **PDF** 上也有了它。 咖啡馆还要求把情绪板那一行改为 SGD 350.00，而不是 SGD 400.00。这是对明细行的修改，所以 Mei 不能在这里改。她开具一张原因为 **Allowance**（折让）的贷项通知单，金额 SGD 50.00 加 9% GST SGD 4.50，共 SGD 54.50。 **开错了顾客。** Daniel Lim 给 Harbour Café 开具了 INV-10000322，金额 SGD 1,090.00（SGD 1,000.00 加 9% GST SGD 90.00），之后才发现这项工作是 Seaview Dental Clinic 的。这张发票还没有收款，所以他选择 **取消发票**：系统开具一张 SGD 1,090.00 的 **Reversal**（冲销）贷项通知单，发票变为 **已取消**。然后他在已取消的发票上选择 **复制**，把新草稿的 **联系人** 改成诊所的联系人，检查 **到期日**，开具为 INV-10000323。 ## 常见问题 - **发票开出后能改金额吗？** 不能。要少收，就为差额开一张贷项通知单；要多收，就为多出的部分另开一张发票。参见[创建贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - **发票开出后能改日期吗？** 不能，日期已锁定。如果还没有收款，可以取消发票，再用正确的日期开一张新的。参见[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **发票开出后能改付款条款吗？** 不能。条款会显示但已锁定，更改它的保存会被拒绝。要更正已开出的内容，请开具[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - **开出的发票能换顾客吗？** 不能。先取消它，再复制它，在副本上改好 **联系人** 后开具。 - **发票已经发出了，怎样补上订单号？** 选择 **编辑**，填写 **客户订单号**，再选择 **保存发票**。重新预览，把新的 PDF 发给顾客。 - **编辑已开具的发票会改变编号吗？** 不会。编号、状态和金额都保持不变，只有您编辑的内容会变。 - **已取消的发票能编辑吗？** 不能。如果 **编辑** 仍然显示，它会是灰色的，并提示 *已取消的发票不能编辑。* - **怎样更改已开具发票的销售员？** 使用 **···** 菜单中的 **更改负责人**。要一次移交很多记录，参见[移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/)。 ## 相关内容 - [发票详情](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-details/) - [更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/) - [创建贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/) - [取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/) --- # 取消发票 > 发票开错了、重复开票或交易取消怎么办？在 easySales 里取消（作废）已开具的发票，了解什么情况不能取消，以及系统开出的冲销贷项通知单。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/ 当一张[已开具的发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)整张都不应成立时，例如顾客开错、重复开票或交易取消，就取消它。easySales 会开具一张覆盖整张发票的贷项通知单来取消它，让顾客的对账单保持正确。 ## 开始之前 您需要 **Invoice**（发票）模块的 **Edit**（编辑）权限。发票必须已开具：草稿是删除，而不是取消（参见[更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/)）。发票上有以下任何一项时，**取消发票** 会显示为灰色，把指针移到它上面会说明是哪一项： - 尚未移除的收款； - 尚未撤销的坏账核销； - 抵用到它的贷项，或从针对它开具的贷项通知单中退出的款项； - 针对它开具的另一张已开具的贷项通知单。 被之后某张已开具发票扣回的订金发票，同样不能取消。 ## 操作步骤 *[示意图: 取消发票会做什么：如果发票上有收款或贷项通知单，在移除或撤销它们之前无法取消；否则系统会针对整张发票开具一张原因为 Reversal 的贷项通知单，日期为今天并锁定，发票变为已取消，保留其编号、明细行和历史记录，顾客的对账单在取消日期显示这张贷项通知单。]* 1. 打开已开具的发票。 2. 如果 **取消发票** 显示为灰色，请先处理提示中列出的内容。只移除记错的收款；对于确实收到的款项，请按提示改为开具贷项通知单并退款。 3. 选择 **···** 菜单中的 **取消发票**。 4. 阅读确认框，例如它会询问 **取消发票 INV-10000320？**，然后选择 **取消发票**。选择 **返回** 则关闭确认框，不做任何更改。 ## 之后会发生什么 easySales 针对整张发票开具一张贷项通知单，日期为今天，原因为 **Reversal**（冲销）。它与发票完全一致：不含税金额、税额和总额都相同。它复制发票的明细行，并立即抵用到该发票，因此发票不再欠款，也不会留下未使用的贷项。 一些从旧版 easySales 转过来的发票，所记录的总额与其明细行加总不符。这类发票的贷项通知单改用一行汇总行，按发票记录的金额开具。如果记录的应付金额与贷项通知单总额因舍入相差一分钱，贷项通知单会为这一分钱加一行 **Rounding**（尾差）。 发票变为 **已取消**，**未付余额** 为零，并显示一条红色提示说明它已取消。它的编号、明细行和历史记录仍可查看，但不能再编辑、删除、收款或预览。这张贷项通知单列在发票的 **收款与抵用** 中。 > **警告** > > 取消发票无法撤销，而且这张 Reversal 贷项通知单不能取消、撤销抵用或退款。 ## 需要注意的规则 - 您的 **Invoice** **Edit** 权限已涵盖这张 Reversal 贷项通知单，不需要 **Credit Note**（贷项通知单）权限。 - 在顾客的对账单上，发票仍留在它开具的期间，贷项通知单出现在取消日期。较早期间的对账单不会改变。 - 外币发票按它自己的汇率冲销，而不是按今天的汇率，所以两张单据折合本位币的金额也相同。 - 已取消的发票不再计入列表的 **应收余额合计** 和客户的 **累计开票**，它的编号也永远不会被重复使用。 - 取消发票不会解锁它所来自的报价单。 - 已在这张发票上开票的送货单明细行会重新算作未开票，可以由新的发票开票。 - 少数较早的发票所记录的金额是贷项通知单无法完全重现的，例如总额不等于不含税金额加税额。这时取消会被拒绝，消息结尾为 *Raise a credit note for the whole invoice by hand instead of cancelling it. Nothing was changed.*（请改为手动为整张发票开具贷项通知单，而不是取消发票。未更改任何内容。）请改为针对整张发票[创建贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 ## 为什么这样设计 **取消是冲销一张发票，而不是把它抹掉。** 发票一经开具，可能已经记进顾客的账，也进了您的税务记录。保留这张发票和它的编号，再加一张贷项通知单，您的编号序列就不会出现空号，任何核查的人都能看到原来收了什么、什么时候收回。 **冲销的日期是您取消的那一天。** 已经发出的对账单、已经申报的税务期间，都仍与您的记录一致。减少的金额落在您取消时所在的期间。 **钱已经过手，就不能取消。** 已取消的发票表示从来没有欠款。如果上面还挂着收款，收到的钱就会挂在一张什么都不收的单据上，应收账款就对不上银行。所以记错的收款要先移除；确实收到的钱，用贷项通知单加退款来结清。 **只做一次全额冲销，旁边不能再有别的贷项。** 如果这张发票已经有另一张贷项通知单，再全额冲销就会把同一笔销售贷记两次。请先取消那张贷项通知单，或者只用贷项通知单更正这张发票。 ## 更高效的做法 - **先移除记错的收款。** 分配到错误发票的收款，移除后会回到它的收据上，可以再分配到正确的发票。参见[移除收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/remove-a-payment/)。 - **用复制重新开票。** **···** 菜单中的 **复制** 会建一张明细相同、日期为今天的新发票，已取消的发票也可以复制；顾客开错了就改 **联系人**。参见[复制发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/copy-an-invoice/)。 - **只错一部分，就用贷项通知单更正。** 只有一行或一个价格错了时，为差额开一张贷项通知单，发票的其余部分照常有效。参见[创建贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - **草稿直接删除。** 草稿还没有发票编号；**···** 菜单中的 **删除草稿** 会把它删掉，不产生贷项通知单。参见[更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/)。 - **在列表上查看取消记录。** 在 **发票** 列表的 **状态** 筛选中选择 **已取消**。这些发票的金额带删除线，不计入行下方的合计。参见[发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overview/)。 ## 示例 Lim & Co 向 Harbour Café 开具了 INV-10000320，金额 SGD 1,090.00（SGD 1,000.00 加 9% GST SGD 90.00），但这项工作其实是为 Harbour Bakery 做的。尚未有任何收款。9 月 29 日，Mei Tan 取消了它。 | 记录 | 结果 | |---|---| | INV-10000320 | **已取消**，**未付余额** SGD 0.00 | | 新贷项通知单 | **Reversal**，SGD 1,090.00，日期 9 月 29 日，抵用到 INV-10000320 | | Harbour Café 的对账单 | 发票在它自己的月份，贷项通知单在 9 月 29 日，两者相抵为零 | 然后 Mei 为 Harbour Bakery 创建一张新发票。 如果咖啡馆已经为它付了 SGD 500.00，**取消发票** 会显示为灰色，提示会建议改为开具贷项通知单并退款。Mei 会开具一张 SGD 1,090.00 的 **Reversal** 贷项通知单；其中 SGD 590.00 结清余额，剩下 SGD 500.00 可以[退款](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)。 **重复发票上有收款。** Mei 误向 Harbour Café 开了 INV-10000322：它与 INV-10000321 重复，各为 SGD 545.00（SGD 500.00 加 GST SGD 45.00）。咖啡馆付了 SGD 545.00，Daniel Lim 却把它记在 INV-10000322 上。因为上面记有一笔 SGD 545.00 的收款，**取消发票** 显示为灰色。Daniel 移除这笔收款，SGD 545.00 回到它的收据上，再把它[分配](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)到 INV-10000321，该发票变为 **已付款**。然后 Mei 取消 INV-10000322：它的 Reversal 贷项通知单为 SGD 545.00，咖啡馆的余额为零。 **外币发票。** INV-10000334 向 Bayview Hotel Group 收取 USD 2,000.00，汇率 1 USD = 1.351200 SGD，折合 2,000.00 × 1.351200 = SGD 2,702.40。酒店取消了项目，一个月后 Mei 取消这张发票，这时自动汇率是 1.330000。Reversal 贷项通知单按 1.351200 换算，同样折合 SGD 2,702.40，所以两张单据不论按 USD 还是 SGD 都正好相抵。如果按当天汇率，它只折合 SGD 2,660.00，比发票少 SGD 42.40。 ## 常见问题 - **取消发票和作废发票是一回事吗？** 是的。**取消发票** 就是其他会计软件所说的作废：发票连同编号保留在记录中，由一张贷项通知单冲销全部金额。 - **取消的发票可以恢复吗？** 不可以。取消是最终的，而且那张 Reversal 贷项通知单也不能取消。要为同样的工作重新开票，请复制这张已取消的发票。参见[复制发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/copy-an-invoice/)。 - **已经收款的发票还能取消吗？** 收款还在时不能。如果收款是记错的，先移除它；如果钱确实收到了，就开具贷项通知单并退款。参见[给顾客退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/)。 - **取消时开出的贷项通知单是什么日期？** 是您取消的那一天。发票保留自己的日期，所以之前的对账单和税务期间都不会改变。 - **取消发票会通知顾客吗？** 不会。easySales 不会给顾客发送任何东西。请在发票的 **收款与抵用** 中打开这张贷项通知单，选择 **PDF**，自己把文件发给顾客。 - **可以只取消发票的一部分吗？** 不可以。取消总是冲销整张发票。只需减少金额的话，就为差额开一张贷项通知单。参见[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 ## 相关内容 - [更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/) - [贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/) - [发票详情](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-details/) - [移除收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/remove-a-payment/) --- # 复制发票 > 在 easySales 里怎样复制发票、重复开票：副本保留什么、不带什么，以及到期日和合计为什么可能不同。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/copy-an-invoice/ 为同一客户再次开具同样的工作，或为另一客户开具类似的工作时，可以复制一张[发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overview/)，不必重新录入。副本是一张独立的新发票，原发票不会改变。 ## 开始之前 - 您需要能打开这张发票——**Invoice**（发票）**View**（查看）权限；若为 **Own records only**（只限自己的记录），须是您自己的发票——并需要 **Invoice**（发票）**Add**（添加）和 **Edit**（编辑）权限。 - 发票可以是任何状态，包括已取消的发票。 ## 步骤 1. 打开要复制的发票。 2. 在 **···** 菜单的 **单据** 组中选择 **复制**。 3. 阅读 **复制发票** 对话框，然后选择 **复制**。页面显示 **发票已复制**，并打开新发票。 4. 检查客户、明细行、价格、**付款条款** 和 **到期日**，修改不同之处。 5. 准备好后，[开具它](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。 ## 接下来会怎样 - 副本和任何新发票一样是 **草稿**，销售员是您。 - 副本带上客户、联系人、币种、抬头、条款、备注、自定义字段和明细行。 - 发票日期为今天。副本沿用原发票的 **付款条款**，前提是该条款仍在公司的条款列表里；否则用客户的条款，再没有就用公司默认条款。到期日为今天加上条款的天数（`NET 30` 为 30 天，`COD` 为今天）。条款没有天数时，到期日为今天加上原发票自己的账期（原发票到期日减去发票日期）；两者都没有则为今天。 - 按今天的税率和汇率计价，因此合计会重新计算，可能与原发票不同。 - 不会带上原发票的编号、客户订单号、报价单关联或开票计划、送货、收款、贷项、核销、审批、已发送标记、附件或历史记录。 - 如有内容无法原样复制，会有提示说明：产品已不存在的行、扣减订金的行会被略去；已不再生效的税率改为今天的税率或被移除；合计有变化也会指出。开具前请检查新发票。 ## 需要知道的规则 - 复制从不改变原发票，两张发票之后也不再关联。 - 订金扣减属于原发票，因此不会被复制。如仍需扣减订金，请在新发票上自行扣减。 - 在副本上更改 **联系人** 不会改变它的 **币种**、**付款条款** 或 **到期日**；请按新顾客自行设置。 ## 为什么这样设计 **副本是一笔新的销售，不是重印。** 它在开具时取得自己的编号，收自己的款。原发票保持原样，第一位顾客的余额和对账单都不受影响。 **日期、税率和汇率都按今天。** 您是在今天向顾客收费。如果副本沿用上个月的日期、已经失效的税率或汇率，这笔销售就会落在错误的报税期、金额也会不对。 **有些内容只属于原发票。** 订单号对应原发票的那张订单，订金扣减已经扣回了那笔订金，收款也已结清了原发票的余额。把它们带过来，新发票就会对到错误的订单上，或把同一笔订金扣两次。 **付款条款会一起带过来。** 原本是 `NET 30` 的顾客，副本仍是 `NET 30`，从今天算起，您不用自己去算新的到期日。 ## 更高效的做法 - **复制后只改不同的地方。** 重复的工作如果明细行相同、只是数量不同，改好数量就可以开具。参见[开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - **固定的收费让它自动出草稿。** 每月或每年一样的收费，改用[定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/recurring-invoices/)，它会按时生成草稿。 - **重开已取消的发票。** 复制已取消的发票，再改正副本：明细行都已经在上面了。参见[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **报过价的新工作从报价单开票。** 如果这项工作有报价单，在报价单上用 **生成发票**，会复制明细行并保留关联。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 ## 示例 **每月一次的布置更新。** Lim & Co 每个月为 Harbour Café 更新店内布置。10 月 1 日，Mei Tan 复制了 9 月的 INV-10000310，它的发票日期是 9 月 1 日，付款条款是 **NET 30**，到期日是 10 月 1 日。副本沿用 **NET 30**，发票日期为 10 月 1 日，到期日为 10 月 31 日。明细行原样带过来： | 项目 | 数量 | 单价 | 合计 | |---|---|---|---| | Seasonal styling refresh | 1 | 600.00 | 600.00 | | Fresh flower arrangement | 4 | 45.00 | 180.00 | 也就是 SGD 780.00 加 9% GST SGD 70.20，共 SGD 850.20。10 月送了五次花，所以 Mei 把鲜花的数量改为 5（SGD 225.00）。发票变为 SGD 825.00 加 GST SGD 74.25，共 SGD 899.25，然后她开具了它。 **同样的方案给另一位顾客。** Seaview Dental Clinic 想要 Lim & Co 在 INV-10000318 上为 Harbour Café 做的咨询和情绪板（含 GST 共 SGD 2,398.00）。10 月 12 日，Mei 复制了那张发票，把 **联系人** 改成诊所的联系人。副本沿用了 **NET 30**，所以到期日带过来是 11 月 11 日；但诊所的付款条款是 `NET 14`，所以她在 **付款条款** 里选择 **NET 14**，**到期日** 随之变为 10 月 26 日，然后开具。 ## 常见问题 - **怎样复制一张发票？** 打开发票，选择 **···** 菜单中的 **复制**，再选择 **复制** 确认。新草稿会立即打开。 - **复制发票会改变原发票吗？** 不会。原发票保留它的编号、明细行、收款和状态，两张发票之间也没有关联。 - **为什么副本的合计和原发票不一样？** 副本按今天的税率和汇率计价，无法复制的行也会被略去。复制后的提示会说明改了什么。 - **已取消的发票可以复制吗？** 可以。任何状态的发票都能复制，这也是重开一张顾客或日期开错的发票的快捷方法。 - **顾客的订单号会被复制吗？** 不会。它对应的是原发票的订单；请在 **客户订单号** 中填写新的。 - **可以把发票复制给另一位顾客吗？** 可以。在副本上更改 **联系人**，再检查 **币种**、**付款条款** 和 **到期日**，它们会保持复制时的值。 - **副本的到期日怎么算？** 从今天起按副本的 **付款条款** 计算：`NET 14` 为 14 天。条款没有天数时，改用原发票的账期。 ## 相关内容 - [创建发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/create-an-invoice/) - [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/) - [定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/recurring-invoices/) - [复制报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/) --- # 追收逾期发票 > 怎样查逾期未付的发票、按账龄看某个客户欠多少钱、发对账单催款，以及核销收不回来的坏账。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/ 要跟进别人欠您的款项，整个公司的情况看发票列表，单个顾客的情况看客户页面。两者都以每张发票的[未收余额](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/)为依据。 ## 开始之前 您需要 **Invoice**（发票）模块的 **List**（列表）和 **View**（查看）权限。客户页面上的应收数字需要 **Account**（客户）**View**，以及设为 **全部记录** 的 **Invoice** **View**。核销坏账需要设为 **全部记录** 的 **Invoice** **View** 和 **Edit**（编辑），以及角色中的 **核销坏账** 控制项；缺少这些时，菜单项不会出现。 ## 操作步骤 1. 在侧栏选择 **发票**。列表默认显示 **未付款** 和 **部分付款** 的发票。 2. 查看 **到期日** 列：早于今天的到期日旁有一个红色标签，显示逾期天数。要看每一行还欠多少，请在列表的列设置中添加 **应收余额** 列。 3. 在 **筛选** 中，把 **到期日** 范围设为截至昨天，就只列出逾期的发票。行下方的 **应收余额合计** 随筛选变化。 4. 要查看单个顾客，打开该客户。名称下方的 **应收余额** 和 **逾期** 显示顾客欠多少、其中多少已逾期。它的 **发票** 标签页顶部显示 **按到期日账龄**：**未到期**、**1–30**、**31–60**、**61–90** 和 **90+**（逾期天数）。 5. 选择客户页面顶部的 **对账单**，选择 **期间**，然后选择 **PDF**，即可发送对账单。 6. 某笔欠款无法收回时，打开该发票，在 **···** 菜单的 **应收** 下选择 **核销为坏账…**。 7. 输入 **核销金额**（最多为未付余额）、**核销日期** 和 **原因**。在 **已采取的追收措施** 中说明已做的追收，并勾选债务人是否已无力偿债。 8. 阅读 **税务减免（将按此记录）**，然后选择 **核销**。 ## 之后会发生什么 核销会把这笔金额从您的应收账款中扣除。不开具贷项通知单，也不会通知顾客：对账单和重新打印的发票仍会显示这笔欠款。 如果没有其他欠款，发票显示为 **已核销**，否则显示为 **部分付款**。**收款与抵用** 下的 **坏账** 部分会记录这次核销。 ## 需要注意的规则 - **税务减免** 面板按贵公司所在国家／地区的规则显示 **状态**（**可申请**、**尚不可申请**、**不适用** 或 **未判断**）、**最早可申请日**、**申请截止日** 和 **税额部分**，并随核销一起保存。**仅供参考** 表示其中一部分需要核实。 - 如果顾客之后付款，请在 **坏账** 部分的这笔核销上选择 **登记收回**。它会记录一张收据并分配到该发票。 - **撤销** 用于录入错误的核销；一旦已有收回款，就不能撤销。 - 发票列表 **···** 菜单 **登记簿** 下的 **坏账登记簿** 按 **期间** 列出核销和收回，并提供 **下载 CSV**。 - 有核销的发票必须先撤销核销，才能取消。 - 除非发票是 **已付款**、**已贷记** 或 **已核销**，否则都会显示逾期标签。**已取消** 或 **草稿** 发票过了到期日仍会显示。 - **应收余额合计** 把每张发票按它自己的币种直接相加，不做换算。列表中的行涉及多种币种时，这个数字不显示币种代码。客户页面上的数字则以本位币计算。 ## 为什么这样设计 **逾期从到期日算起。** 您给顾客的付款期限是交易的一部分：30 天付款期的发票在第 20 天并不算迟。从到期日起算，逾期标签和账龄就只显示本该已经到账的钱，您追的就是该追的顾客。今天到期的发票还不算逾期。 **合计永远对应您看到的行。** **应收余额合计** 随筛选变化：把列表筛到逾期发票，它就是逾期金额；筛到一位销售员，它就是这位销售员的应收。被筛掉的发票绝不会混进来。 **核销是您账上的一笔记录，而不是给顾客的通知。** 顾客仍然欠这笔钱，所以对账单上照旧显示；而您的应收账款不再把它算进去，您也可能申请退回为它缴纳的税。贷项通知单等于告诉顾客他不再欠款；核销则保留您追收的权利。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 更高效的做法 - **让待办清单替您找出来。** 每位销售员自己的发票逾期后，从到期日的第二天起会在 **消息中心** 的 **待办** 中看到“发票 … 已逾期”。参见[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)。 - **关注正在追收的发票。** 在它的 **活动** 标签页选择 **关注此记录**，记录收款时您就会收到动态。参见[关注单据](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/follow-a-document/)。 - **一笔钱付几张发票，就一次记录。** 顾客一次结清几张逾期发票时，在 **发票** 列表上勾选它们，再选择 **记录收款**。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **发对账单，而不是一叠发票。** 一个 PDF 就列出该期间的每张发票、收款和贷项通知单，以及期末余额。参见[客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)。 - **按销售员筛选。** 列表上方的 **销售员** 筛选只显示某一个人的发票，每位销售员都可以逐一跟进自己的顾客。 ## 示例 Kopi Corner 欠 Lim & Co SGD 1,090.00，发票为 2025 年 8 月开具的 INV-10000290。Mei Tan 的催款提醒和律师函都没有回音，这家店也已经关门。 2026 年 9 月 29 日，她选择 **核销为坏账…**，保留全额 SGD 1,090.00，选择 **债务人下落不明**，并列出催款提醒和律师函。发票变为 **已核销**，**未付余额** 为 SGD 0.00。Kopi Corner 客户页面的 **发票** 标签页现在显示 *已核销坏账、仍在追收：SGD 1,090.00*，不计入 **应收余额** 和账龄。 11 月，店主付了 SGD 300.00。Mei 选择 **登记收回**，输入 SGD 300.00，这一部分显示仍有 SGD 790.00 处于核销状态。 **周三的追款。** 2026 年 10 月 21 日，Daniel Lim 打开 **发票**，把 **到期日** 范围设为截至 10 月 20 日。有三张发票逾期： | 发票 | 顾客 | 到期日 | 逾期 | 应收余额 | |---|---|---|---|---| | INV-10000301 | Harbour Café | 9 月 15 日 | 36 天 | SGD 2,180.00 | | INV-10000307 | Harbour Café | 9 月 30 日 | 21 天 | SGD 1,635.00 | | INV-10000312 | Seaside Florist | 10 月 10 日 | 11 天 | SGD 545.00 | **应收余额合计** 显示 SGD 4,360.00：2,180.00 + 1,635.00 + 545.00。Daniel 打开 Harbour Café，它没有其他未付发票。**逾期** 显示 SGD 3,815.00（2,180.00 + 1,635.00），账龄把 SGD 2,180.00 列在 **31–60**，SGD 1,635.00 列在 **1–30**。他为咖啡馆下载一份对账单，再打电话给只逾期 11 天的 Seaside Florist。 ## 常见问题 - **发票什么时候算逾期？** 到期日的第二天起，直到它被付清、贷记或核销为止。今天到期的发票还不算逾期。 - **怎样只列出逾期的发票？** 在 **发票** 列表打开 **筛选**，把 **到期日** 范围设为截至昨天。行下方的 **应收余额合计** 就是逾期金额。 - **easySales 会给顾客发催款提醒吗？** 不会。easySales 不会给顾客发送任何东西。提醒出现在销售员的 **待办** 中；请自己把对账单或发票 PDF 发给顾客。 - **账龄各栏是什么意思？** 每一栏是顾客欠款按逾期多久分组的金额：**未到期** 是还没到期，然后是逾期 **1–30**、**31–60**、**61–90** 和 **90+** 天，以本位币计算。 - **为什么应收余额合计不显示币种？** 列表中的行涉及多种币种，这个数字直接相加而不换算。请在列表中搜索某一个顾客，或查看客户页面上以本位币计算的数字。 - **为什么已取消的发票还显示逾期天数？** 这个标签只看到期日和状态，只有 **已付款**、**已贷记** 和 **已核销** 的发票不显示。已取消的发票不欠款，也不计入 **应收余额合计**。 - **永远收不回来的欠款怎么办？** 把它核销为坏账；账面上顾客仍欠这笔钱，您也可能申请退回税款。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 相关内容 - [未收余额](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) - [记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/) - [核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/) - [客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/) - [发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overview/) - [更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/) - [长期拖欠](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/long-overdue-debts/) --- # 核销坏账 > 客户不付款怎么办？在 easySales 把发票核销为坏账、登记之后收回的款项、撤销误做的核销，并查看 GST 坏账税务减免。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/ 顾客不肯付款时，可以把发票未付的部分核销为坏账。它会离开发票的[未收余额](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/)，但仍作为一笔可以继续追收的欠款留在记录里。本页面向负责应收账款的人员。 ## 开始之前 您需要设为 **All records**（全部记录）的 **Invoice**（发票）**View**（查看）和 **Edit**（编辑）权限，以及角色中的 **Write off bad debts**（核销坏账）控制项。缺少这些时，**核销为坏账…** 不会出现。查看 **坏账** 区块和 **坏账登记簿** 只需要设为 **All records** 的 **Invoice** **View**；**登记收回** 和 **撤销** 需要与核销相同的权限。 发票必须已开具、未取消，并且有 **未付余额**。 ## 操作步骤 1. 打开发票。 2. 在 **···** 菜单的 **应收** 下，选择 **核销为坏账…**。 3. 检查 **核销金额（SGD）**。它默认为全部 **未付余额**，这也是上限。 4. 设置 **核销日期**：今天或更早，但不能早于发票日期。 5. 选择 **原因**：**无法收回**、**债务人破产**、**债务人下落不明** 或 **追收得不偿失**。 6. 在 **已采取的追收措施** 中列出您的催款提醒、电话和律师函（至少 10 个字符）。 7. 如适用，勾选 **债务人已无力偿债（破产、清盘或解散）**。需要时填写 **备注**。 8. 阅读字段旁边的 **税务减免（将按此记录）**，然后选择 **核销**。 ## 之后会发生什么 **未付余额** 减去核销金额，发票显示为 **已核销**；如果还有欠款未清，则显示为 **部分付款**。**收款与抵用** 下的 **坏账** 区块会保存这次核销、追收证据和税务减免判断。不开具贷项通知单，也不会通知顾客；对账单和重新打印的发票仍会显示这笔欠款。 **之后收到了钱。** 在该笔核销上选择 **登记收回**，填写 **收款日期**、**收回金额（SGD）**（最多为 **尚可收回**）和 **收款方式**，然后选择 **登记收回**。系统会记录一张收据并分配到这张发票。 **核销做错了。** 选择 **撤销**，填写 **撤销原因**，然后选择 **撤销核销**。这笔金额重新变为应付；核销记录保留，标记为 **已撤销**。 **用于报税。** 在 **发票** 列表中打开 **···** 菜单，在 **登记簿** 下选择 **坏账登记簿**。选择 **期间**，然后选择 **下载 CSV**。 ## 需要注意的规则 - **税务减免** 面板按 **系统设置** → **税务** 中确认的国家／地区规则，显示 **状态**（**可申请**、**尚不可申请**、**不适用** 或 **未判断**）、**最早可申请日**、**申请截止日** 和 **税额部分**（核销金额 × 发票税额 ÷ 发票总额，精确到分）。判断结果随核销一起冻结。**仅供参考** 表示其中一部分需要核实。 - 在新加坡已注册 GST 时，从发票日期满一周年的次日起 **可申请**；勾选无力偿债的复选框则立即可申请，只选原因不算。**申请截止日** 是满五周年的前一天。 - 收回的日期必须在核销日期当天或之后。外币发票还要填写以本位币实际到账的金额。 - 每笔收回按比例退还相应的税额部分；使核销全部收回的那一笔，承担剩下的全部。 - 已有收回时不提供 **撤销**：请先作废该笔收回的收据，收回也会随之冲回。有核销的发票必须先撤销核销，才能取消。 ## 为什么这样设计 **核销是您的判断，不是免除顾客的债。** 您不再把这笔钱算作资产，但顾客仍然欠着。贷项通知单会告诉顾客和您的税务申报：售价降低了。核销只表示您不指望收到这笔钱，所以对账单照旧显示欠款，您也可以继续追收。 **证据和核销保存在一起。** 税务机关只在您能证明已采取合理追收措施时才给予坏账减免。原因、追收措施、是否无力偿债以及由谁核销，都在当天记录下来，几年后被问起时，您的会计师也答得上来。 **税务减免判断在当天冻结。** 税务规则和贵公司的注册情况都会变化。面板记录的是核销日期适用的规则，所以无论何时下载该期间的登记簿，结果都一样。 **收回来的钱是收回，不是撤销。** 撤销会抹掉这笔欠款曾被核销、以及您可能已申请减免的事实。收回则两者都保留，并算出应退还的减免，下一次申报可以准确加回。 ## 更高效的做法 - **先找出要处理的发票。** 在 **发票** 列表按 **到期日** 筛选，就能看到拖欠了好几个月的发票。参见[追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **最后再发一次对账单。** 客户页面上的 **对账单** 会按 **期间** 下载顾客欠款的 PDF，一份注明日期的对账单也是可以列出的追收措施。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 - **小额短付在收据上处理。** 顾客少付一点时，在记录收款的同时于 **收款差额** 下核销差额，而不是当作坏账。参见[记录收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/)。 - **每个报税期下载一次登记簿。** 一个 CSV 列出该期间的每笔核销和收回，附减免状态和日期，可以直接交给会计师。适用的规则参见[新加坡 GST 发票](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-singapore/)。 ## 示例 Orchid Bakery 欠 Lim & Co 发票 INV-10000287 的款项，发票日期为 2025 年 1 月 20 日：设计费 SGD 4,000.00，加 GST 9% SGD 360.00，合计 SGD 4,360.00。这家面包店付了 SGD 1,000.00，之后就不再回应 Mei Tan 的催款提醒和律师函。 2026 年 2 月 10 日，Mei 选择 **核销为坏账…**，保留全额 SGD 3,360.00，选择 **无法收回**，并列出催款提醒和律师函。面板显示 **可申请**，**申请截止日** 为 2030 年 1 月 19 日，**税额部分** SGD 277.43（3,360.00 × 360.00 ÷ 4,360.00 = 277.431…）。发票变为 **已核销**，**未付余额** 为 SGD 0.00。 6 月，面包店付了 SGD 1,120.00。Mei 选择 **登记收回**，输入 SGD 1,120.00。**收回记录** 下的这一行显示应退还减免 SGD 92.48（277.43 × 1,120.00 ÷ 3,360.00 = 92.476…），仍在核销中的金额为 SGD 2,240.00。如果面包店之后付清剩下的 SGD 2,240.00，那一笔收回会退还最后的 SGD 184.95 减免（277.43 − 92.48），发票显示为 **已付款**。 **进入清盘的顾客。** Seaside Florist 欠 SGD 2,180.00，发票 INV-10000342 的日期为 2026 年 6 月 5 日：SGD 2,000.00 加 GST SGD 180.00。2026 年 9 月 30 日，它进入清盘程序。Mei 打开 **核销为坏账…**，核销 SGD 2,180.00，核销日期为 2026 年 9 月 30 日，原因选 **债务人破产**；面板仍显示 **尚不可申请**，最早可申请日为 2027 年 6 月 6 日。她勾选 **债务人已无力偿债（破产、清盘或解散）** 后，状态变为 **可申请**，从 2026 年 9 月 30 日起，**税额部分** 为 SGD 180.00。然后她选择 **核销**。 **误做的核销。** Daniel Lim 核销了 Harbour Café 发票 INV-10000336 上的全部 SGD 545.00（这张发票还没有任何付款），随后发现咖啡馆有一笔银行转账一直没人记录。他选择 **撤销**，输入"已于 10 月 2 日银行转账付款，收款尚未记录"，然后选择 **撤销核销**。发票回到 **未付款**，应付 SGD 545.00，他随即记录了这笔收款。 ## 常见问题 - **核销坏账会通知顾客吗？** 不会。系统不发送任何内容，也不开具贷项通知单。顾客仍欠这笔钱，对账单上照旧显示。 - **可以只核销发票的一部分吗？** 可以。在 **核销金额** 中输入较小的金额；其余部分仍然应付，发票显示为 **部分付款**。 - **坏账核销后顾客又付钱了，怎么办？** 在该笔核销上选择 **登记收回**。系统会记录一张收据、分配到发票，并算出应退还的减免。 - **坏账核销怎么撤销？** 如果是录入错误，选择 **撤销** 并填写原因。如果已经登记过收回，请先作废那张收据。 - **坏账核销和贷项通知单有什么区别？** 贷项通知单会减少顾客的欠款，等于修改了这笔销售。核销则保留欠款，只是把它从您的未收余额中拿掉。参见[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 - **新加坡 GST 坏账减免什么时候可以申请？** 从发票日期起满 12 个月后，或在顾客无力偿债时提前申请，最迟在发票日期满五周年的前一天。面板会算出这两个日期。参见[新加坡 GST 发票](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-singapore/)。 - **已核销的发票还能取消吗？** 核销未撤销前不能。如果核销做错了，请先撤销。参见[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **为什么核销为坏账…是灰色的？** 这张发票已经没有应收余额：它已付清、已贷记，或已全额核销。 ## 相关内容 - [未收余额](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) - [追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [记录收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/) - [新加坡 GST 发票](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-singapore/) - [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) - [坏账减免](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/bad-debt-relief/) - [长期拖欠](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/long-overdue-debts/) --- # 定期发票 > 每月固定收费怎么自动开发票？在 easySales 里管理定期发票：查看待处理的各期，并生成、跳过、暂停、恢复或结束。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/recurring-invoices/ 定期发票按固定周期向同一位客户开具相同的明细。easySales 为每一期生成一张发票草稿，由团队中的人检查并开具。本页面向负责这些发票的人；它们如何运作，请参见[定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/recurring-invoices/)。 ## 在哪里找到 在侧边栏中选择 **发票** 之后的 **定期发票**。列表有五个视图，各带数量：**全部**、**进行中**、**已暂停**、**已结束** 和 **待处理**。每一行显示客户、周期、每期金额（不含税）、下次开票、负责人和状态。 打开一张定期发票，可以看到它的 **周期**、**模板**（每期重复的明细）和 **历史**。**下次开票** 下显示下一期的日期，有草稿在等待时还有一行说明，例如“第 10 期（01 Oct 2026）：草稿待开具”。 客户页面有一个 **定期发票** 标签页，最多显示该客户的五张定期发票。多于五张时，选择 **查看全部 N 条定期发票**（N 为总数），会打开按该客户筛选的列表。 ## 您可以做什么 - 新建定期发票、复制一张，或把已开具的发票设为定期发票。参见[设置定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/)。 - 查看 **待处理**。它汇集了未生成的期、待您处理的期、草稿待开具的期、部分开票的期，以及负责人已不是有效用户的定期发票。 - 用 **打开草稿** 打开某一期的草稿，检查后像开具其他发票一样[开具](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - 在已到期或未生成的期上选择 **立即生成**，马上生成它的草稿。 - 跳过顾客不应支付的一期，可以填写原因。该期的草稿会被删除。**撤销跳过** 可以让这一期恢复。 - **暂停** 可以让周期设置停一阵，**恢复** 则重新开始。暂停期间到期的期，要等您生成或跳过。 - **结束** 一张定期发票是最终的。已开具的发票保持不变。如果某一期有草稿，结束会被拒绝；请先开具或删除该草稿。 - 编辑它：联系人、负责人、付款条款、结束日期、明细和自动草稿开关。 ## 需要注意的规则 - 草稿绝不会自动开具或发送。 - easySales 每小时生成一次到期的草稿。晚于计划日生成的草稿，日期为生成当天。 - 周期设置不会补开：日子已过却没有草稿的期，会以 **已到期，待您处理** 等着。 - 删除某一期的草稿，该期会变为 **已到期，待您处理**；周期设置不会再次生成它。 - 草稿无法生成时，负责人会在消息中心收到通知，该期显示 **未生成** 及原因。周期设置每天重试一次。 - 修改明细只影响之后生成的草稿。 - 每张草稿都注明它属于哪一期，例如“定期发票 #7 的第 3 期（共 12 期）”，以及它涵盖的日期。 ## 权限 定期发票使用 **Invoice**（发票）权限，没有单独的权限。查看需要 **List**（列表）和 **View**（查看）；新建或生成草稿需要 **Add**（添加）和 **Edit**（编辑）；修改、暂停、恢复、结束或跳过需要 **Edit**；跳过已有草稿的一期需要 **Delete**（删除）。设为 **仅自己的记录** 时，您可以查看和处理自己负责的定期发票。贵公司的 **Invoice** 模块关闭时，定期发票也随之关闭。 ## 为什么这样设计 **每张发票都由人来开具。** 开具会给发票编号，而且无法撤销；这个月的收费是否仍然正确，只有了解顾客的人才判断得了。所以 easySales 按时准备好草稿，由人检查后开具。 **错过的期会等您处理，而不是自动补开。** 某一期可能因为定期发票暂停过、或者草稿被有意删除而错过。如果一次把错过的期全部补开，可能会向顾客收取您本来要免掉的月份，所以每一期都等您决定生成还是跳过。 **每一期最多只自动生成一次。** 即使每小时的任务重试，或有人同时选择 **立即生成**，顾客在这一期也只会有一张草稿，绝不会有两张。 **沿用发票权限。** 能新建和编辑发票的人就能处理定期发票，不需要另外维护一套权限并让两者保持一致。 ## 更高效的做法 - **每天从待处理开始。** 它只列出需要人处理的事：草稿待开具、待您处理的期和未生成的期，标签上还带数量。 - **把已开具的发票设为定期发票。** 发票 **···** 菜单中的 **设为定期发票** 会复制它的客户、币种和明细，您只需设置周期。参见[设置定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/)。 - **让说明自动写上期别。** 像 “Plant styling for [Month] [Year]” 这样的明细，会在那一期的草稿上印成 “Plant styling for December 2026”，不用每次重打。参见[设置定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/)。 - **提前跳过。** 下一期在日子到来之前就已列在 **周期** 标签页上；在那里跳过它，就根本不会生成草稿。 - **先排除原因，再立即生成。** **未生成** 的说明会写出是什么挡住了草稿，例如负责人已停用；用 **编辑** 改正后选择 **立即生成**，不必等下一次每日重试。 ## 示例 **跳过一个月。** Lim & Co 每月向 Harbour Café 收取植物布置服务费 SGD 450.00，加 9% GST SGD 40.50，每月 SGD 490.50，从 2026 年 10 月 1 日起在每期第一天开票。咖啡馆 12 月停业装修。11 月 25 日，Mei Tan 打开这张定期发票，在 **周期** 标签页对第 3 期（2026 年 12 月 1 日）选择 **跳过**，原因填“停业装修”。第 3 期显示 **已跳过**，12 月 1 日不会生成草稿，第 4 期照常在 2027 年 1 月 1 日生成。咖啡馆为 10 月和 11 月支付 SGD 490.50 × 2 = SGD 981.00。 **负责人已离职。** Seaside Florist 那张定期发票的负责人 Jason 已经离职，他的用户已不是有效用户。**待处理** 中它显示为 **负责人已停用**，下一期显示 **未生成**：“This recurring invoice's owner is no longer an active user. Change its owner, then generate the invoice again.”（这张定期发票的负责人已不是有效用户。请更改负责人，然后再次生成发票。）Daniel Lim 的 **Invoice** **Edit** 为 **全部记录**，他选择 **编辑**，把 **负责人** 改为自己并保存，然后在这一期选择 **立即生成**。草稿生成后，他把它开具。 ## 常见问题 - **easySales 会自动把定期发票发给顾客吗？** 不会。每一期都生成草稿，由人检查后开具，easySales 也从不把发票发给顾客。开具后请自己发送 PDF。 - **为什么这个月没有生成草稿？** 定期发票可能已暂停、自动草稿可能已关闭，或者这一期的日子在自动草稿开始之前就过了。请查看 **待处理**：该期会显示 **已到期，待您处理**，或者 **未生成** 及原因。 - **怎样停止一张定期发票？** 选择 **结束** 永久停止，或选择 **暂停** 暂时停止，之后再 **恢复**。已开具的发票不受影响。 - **定期发票可以跳过一个月吗？** 可以。在那一期选择 **跳过**，愿意的话填写原因。**撤销跳过** 可以恢复它。 - **删除定期发票生成的草稿会怎样？** 该期变为 **已到期，待您处理**，周期设置不会再自动生成它。要重新生成就选择 **立即生成**，或者 **跳过** 它。 - **草稿无法生成时会通知谁？** 定期发票的负责人，通知在他的[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)。该期显示 **未生成** 及原因，系统每天重试一次。 ## 相关内容 - [定期发票（概念）](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/recurring-invoices/) - [设置定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/) - [发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overview/) - [规划开票阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/) --- # 设置定期发票 > 怎样设置每月、每季或每年自动生成的定期发票：从头新建、复制一张，或从已开具的发票生成。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/ 顾客按固定周期支付相同的明细时，请设置定期发票。它们如何运作，请参见[定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/recurring-invoices/)。 ## 开始之前 您需要 **Invoice**（发票）模块的 **Add**（添加）和 **Edit**（编辑）权限。设为 **仅自己的记录** 时，您必须是负责人。请先确定： - 每张发票开什么：明细、单价、税和币种； - 每隔多久一期，以及第一期从哪天开始； - 何时结束（如果会结束）； - 每张发票在每期的第一天、最后一天，还是每月固定的某一天生成。 币种、开始日期、开票周期和开票日在保存后不能修改。 ## 操作步骤 1. 用三种方式之一开始： - 在 **定期发票** 页面或客户的 **定期发票** 标签页，选择 **新建定期发票**； - 打开一张定期发票并选择 **复制为新的定期发票**，沿用它的客户和明细； - 打开一张已开具的发票，在 **···** 菜单中选择 **设为定期发票**，从它的客户、币种和明细开始。 2. 选择 **联系人**；**客户** 随之确定。**币种** 和 **付款条款** 会跟随该客户，直到您更改。**付款条款** 留空时会显示 *留空：用客户的条款，客户没有时用公司默认（NET 30）*（括号里是公司实际的默认条款）：每张发票按客户的条款开出，客户没有时按公司默认条款。 3. 选择 **负责人**。 4. 在 **周期** 下，设置 **开票周期**（若干周、月、季度或年）和 **首期开始于**。 5. 选择何时 **结束**：**不结束**、**到某一天**，或 **共若干期**。 6. 选择 **开票日**：每期第一天、每期最后一天，或每月固定一天。 7. 保持 **每期自动生成草稿** 开启，或关闭它，由您自己生成每张草稿。 8. 添加 **每期重复的明细**，以及税、条款和备注。说明中可以使用 [Month]、[Year]、[PeriodStart]、[PeriodEnd] 和 [Period n/N]，生成每张草稿时会自动替换。 9. 选择 **创建定期发票**。 ## 之后会发生什么 定期发票状态为 **进行中**。它出现在 **定期发票** 页面和客户的标签页中，并带有各期。自动草稿开启时，每一期的草稿会在它的日子起一小时内生成；打开它，检查并开具。 之后要修改，请选择 **编辑**。您可以修改联系人、负责人、付款条款、结束日期（除非它按固定期数结束）、明细和自动草稿开关。修改明细只影响之后生成的草稿。要修改币种、开始日期、开票周期或开票日，请复制为新的定期发票。 ## 需要注意的规则 - **设为定期发票** 出现在已开具、未取消，而且不是作为报价单某个阶段开出的发票上（例如订金、进度款或开票计划中的一期）。它会复制发票的客户、币种和明细；税按每张发票日期当天的税率计算。表单会显示要复制的内容并询问周期设置；要修改明细，请在创建后选择 **编辑**。第一期从发票日期之后一个周期开始，因为那张发票已经为它自己的那一期开过票；您可以更改日期。 - 复制会带走客户、币种、付款条款和明细。它的周期设置是空白的，原来的各期和发票都不会带过来。 - 自动草稿从您保存或开启它的那天起生效。已经过去的第一期是 **已到期，待您处理**：请自己生成或跳过。 - 从客户的标签页开始时，只有该客户恰好有一位您能看到的联系人，才会填好联系人。 - 草稿绝不会自动开具或发送。 - 更改负责人需要 **Invoice** **Edit** 权限设为 **全部记录**。 - **开票周期** 可填 1 到 12，**期数** 可填 1 到 120，**每月几号** 可填 1 到 31。定期发票至少要有一行明细。 - 每一期都从第一期起算，所以从 1 月 31 日开始的定期发票会一直落在月底：2 月 28 日或 29 日，然后 3 月 31 日。**每月几号** 填 29、30 或 31 时，较短的月份会落在该月最后一天。 - 选择 **到某一天** 时，最后一期是开始日期不晚于结束日期的那一期。 - 在每张草稿上，[Month] 和 [Year] 替换为该期开始的月份和年份，例如 “October 2026”；[PeriodStart] 和 [PeriodEnd] 替换为该期的第一天和最后一天，例如 “1 Oct 2026”；[Period n/N] 替换为 “Period 3 of 12”，没有固定期数时为 “Period 3”。 - 草稿的日期是该期的计划日，如果生成得更晚，则为生成当天。付款条款依次取定期发票自己的、客户的、公司默认的，在生成草稿时读取，所以之后改动默认条款，会对此后生成的期生效。付款条款为 **NET 14** 这类天数时，到期日就是草稿日期之后的相应天数；**COD** 则为当天。条款会显示在发票上。税项按这个日期当天有效的税项计算。 ## 为什么这样设计 **周期设置是定期发票的骨架。** 每一期的日期和发票日期都是由开始日期、开票周期和开票日算出来的，每一期也都按同一币种收费。已经开过票之后再改其中任何一项，就会改动顾客已经付过的那些期的日期或金额，所以这四项是固定的；复制一张新的，就能得到新的周期，旧的各期保持原样。 **从发票生成的定期发票，晚一个周期开始。** 您所依据的那张发票已经为它自己的那一期开过票。如果周期从同一天开始，顾客那一期就会被收两次钱。 **税项跟随每张草稿的日期。** 两期之间税项有变化时，从变化后日期的第一张草稿起适用，所以每张发票收取的都是它自己日期当天有效的税，就像手工开的发票一样。 **预收还是后收，由您选择。** 在第一天开票，是在一期开始之前收费，例如服务费或订阅；在最后一天开票，是在一期结束、服务已提供之后收费，例如按月后付的服务。 ## 更高效的做法 - **把已开具的发票设为定期发票。** **设为定期发票** 会复制它的客户、币种和明细，并建议下一期的开始日期。参见[定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/recurring-invoices/)。 - **第二个场地或新价格，就复制一张。** **复制为新的定期发票** 保留客户、币种、付款条款和明细；您只需设置新的周期。新的那张取代旧的时，再 **结束** 旧的那张。 - **让说明自动写上日期。** “Plant styling for [Month] [Year]” 这样的写法省去逐张修改草稿的功夫，顾客也看得出每张发票是哪一期。 - **从客户开始。** 在客户的 **定期发票** 标签页选择 **新建定期发票**，如果该客户只有一位您能看到的联系人，就会填好这位联系人，以及它的币种和付款条款。 - **某个月不一样，就改那张草稿。** 某一期的草稿就是一张普通的草稿发票：开具前改它的数量即可，每期重复的明细保持不变。 ## 示例 **按月预收的服务费。** Lim & Co 与 Harbour Café 约定从 2026 年 10 月 1 日起提供植物布置服务：每月 SGD 450.00 加 9% GST，付款条款 **NET 14**。Mei Tan 在咖啡馆的 **定期发票** 标签页选择 **新建定期发票**，把 **开票周期** 设为 1 个月，**首期开始于** 2026 年 10 月 1 日，**结束** 选 **不结束**，**开票日** 选每期第一天。她唯一的一行明细写着 “Plant styling for [Month] [Year]”。 10 月 1 日草稿生成：“Plant styling for October 2026”，SGD 450.00 加 GST SGD 40.50（450.00 × 9%），合计 SGD 490.50，10 月 15 日到期。Mei 检查后开具。 **从发票生成的季度服务。** 2026 年 9 月 15 日，Lim & Co 向 Seaside Florist 开具了 INV-10000315，为橱窗陈列更新收取 SGD 1,200.00 加 GST SGD 108.00，合计 SGD 1,308.00。花店还想每季度再做四次。Daniel Lim 打开这张发票，选择 **设为定期发票**。**开票周期** 设为 1 个季度后，**首期开始于** 自动填为 2026 年 12 月 15 日，即发票之后一个季度。他把 **结束** 设为 **共若干期**，4 期，于是草稿落在 2026 年 12 月 15 日，以及 2027 年 3 月 15 日、6 月 15 日和 9 月 15 日。他选择 **创建定期发票**，再选择 **编辑**，在明细说明中加上 “[Period n/N]”，第一张草稿就显示 “Period 1 of 4”。四次更新，花店共支付 4 × SGD 1,308.00 = SGD 5,232.00。 ## 常见问题 - **怎样设置每月自动重复的发票？** 在 **定期发票** 下选择 **新建定期发票**，选好联系人和明细，把 **开票周期** 设为 1 个月并选择开始日期。easySales 每月会生成一张草稿，由您检查后开具。 - **定期发票的周期可以改吗？** 同一张不能改。币种、开始日期、开票周期和开票日保存后就固定了；请选择 **复制为新的定期发票**，设置新周期，再结束旧的那张。 - **定期发票可以在每期结束时才开吗？** 可以。在 **开票日** 中选择每期最后一天，每张草稿就会在一期结束时生成。 - **第一期从 31 日开始会怎样？** 它会一直落在每月的最后一天：2 月 28 日或 29 日、4 月 30 日，依此类推。 - **为什么我的第一期显示已到期，待您处理？** 保存时它的日子已经过去，而自动草稿只生成从那天起的各期。选择 **立即生成** 生成它，或者跳过它。 - **GST 税率变了，定期发票会跟着变吗？** 会。每张草稿按它自己日期当天有效的税项收税。如果定期发票上的某个税项已经失效、又没有可以对应的新税项，这一期不会生成，提示会请您修改它的税项。 ## 相关内容 - [定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/recurring-invoices/) - [定期发票（概念）](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/recurring-invoices/) - [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/) - [复制发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/copy-an-invoice/) --- # 会计导出 > 怎样把 easySales 的发票和贷项通知单导出到 Xero 或 QuickBooks Online，或导出为 Excel 工作簿、批量下载发票 PDF。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/ easySales 负责销售和应收账款；账簿和报税仍在您的会计软件里。**会计导出** 把某一期间已开出的发票和贷项通知单下载为 Xero 或 QuickBooks Online 可导入的文件，不用再手工录入一遍。也可以下载为一个 Excel 工作簿，或把发票下载为 PDF 的 ZIP。 ## 开始之前 - 您的角色需要有 **批量导出单据** 控制项，以及 **全部记录** 级别的 **Invoice**（发票）**List**（列表）权限。**Administrator**（管理员）角色两者都有。只能看到自己发票的人不能导出。 - 导出贷项通知单还需要 **全部记录** 级别的 **Credit Note**（贷项通知单）**List** 权限。客户资料需要 **全部记录** 级别的 **Account**（客户）**List** 权限，其电子邮件地址还需要 **全部记录** 级别的 **Contact**（联系人）**List** 权限。没有这些权限时，相应部分会被略去，页面会说明原因。 - 只能在浏览器中导出。API 密钥和 AI 连接都不能导出。 - 导出到 Xero 前，请先填好一次 **映射** 选项卡（见下文）。 ## 导出一个期间 1. 打开 **系统设置**，在 **数据** 组中选择 **会计导出**。也可以从 **发票** 列表打开：选择 **⋯**，再在 **导出** 下选择 **导出到会计软件…**。 2. 在 **导出** 选项卡中选择 **导出到**：**Xero**、**QuickBooks Online**、**easySales Excel** 或 **发票 PDF**。 3. 选择 **期间**。它默认为上个月。单据按单据日期选取。 4. 在 **包含** 下勾选 **已开出的发票**、**贷项通知单** 和 **联系人**（QuickBooks Online 为 **客户**）。 5. 查看 **预览** 和 **汇总**。预览逐张列出 **easySales 合计** 和 **文件合计**，以及某张单据不在文件中的原因。 6. 选择 **下载 ZIP**，工作簿则选择 **下载 Excel**。 ## 设置 Xero 映射 1. 打开 **映射** 选项卡。 2. 按 Xero 科目表填写 **销售收入科目代码** 和 **舍入科目代码**，以及 **Xero 的无税税率**。 3. 在 **税率** 下，为该期间用到的每个 easySales 税码填写 **Xero 税率名称**，须与 Xero 中显示的完全一致；也可以选择 **填入建议名称** 后再核对。 4. 选择 **保存映射**。 QuickBooks Online 不需要映射：在它自己的导入界面里把税码对应一次即可。 ## 各种导出包含什么 - **Xero**：一个 ZIP，内含发票文件、贷项通知单文件（金额为负数，按 Xero 的要求）、联系人文件和汇总文件；每个发票或贷项通知单文件最多 500 行。Xero 把单据导入为草稿，由您批准；Xero 中已有的发票号码会被跳过。每一行带有各自的税额，需要时会加一行 **Rounding**（舍入），使 Xero 的合计与 easySales 的合计一致。 - **QuickBooks Online**：一个 ZIP，内含发票文件（每个最多 100 张发票）、客户文件和汇总文件。贷项通知单以及含负数行的发票无法导入，会列为 *无法导入：请手动录入*。QuickBooks 会自己计算税额，请把它的合计与汇总文件核对。 - **easySales Excel**：一个工作簿，五个工作表：发票、发票明细、贷项通知单、贷项明细和客户。已作废的单据也包括在内，并注明状态。 - **发票 PDF**：一个 ZIP，每张已开出的发票一个 PDF，与打印一致。逐张生成，期间较长时需要约一分钟。 ## 需要知道的规则 - 草稿从不导出。已作废的单据只出现在 Excel 工作簿中。 - 取消发票时开出的 Reversal（冲销）贷项通知单是一张已开具的贷项通知单，所以会像其他贷项通知单一样导出，日期为取消当天。 - 客户已不存在的单据会列为 *没有客户：请手动录入*。 - 收款、核销和退款不会导出：请在会计软件中记录。 - 导出后不会保持同步。之后在 easySales 中修改的单据不会再次发送。 - 每次导出最多 5,000 张单据，每次下载最多 50 个发票 PDF。数量更多时请缩短期间。 - 再次导入客户文件时，QuickBooks Online 不会更新它已有的客户。 - 在科目和该期间用到的每个税码都保存了名称之前，Xero 导出会被拒绝；**汇总** 会显示 *Xero 映射尚未填完。* 并提供 **打开映射**。 - **填入建议名称** 会填入 Xero 在新加坡常用的名称，例如 *Standard-Rated Supplies* 和 *Zero-Rated Supplies*。只有您保存的名称才会导出，所以请逐一与您 Xero 组织中的税率核对。 - 每次下载都会记入[审计日志](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/)。 - 许可证处于只读状态的公司仍可导出自己的记录。 ## 为什么这样设计 **交接一次，而不是维护两套账。** 会计师的总账、银行对账和报税都在会计软件里。把您开出的单据以文件交给它，每笔销售只录入一次，两个系统从同样的数字出发。 **只导出已开具的单据，并按单据自己的日期选取。** 草稿还可能修改或删除，导出草稿可能会记下一笔永远不会发生的销售。已开具的单据是固定的，它的单据日期决定它属于哪个报税期间，与您哪天导出无关。 **文件合计会与 easySales 核对。** Xero 会逐行各自舍入，所以 easySales 把每一行的税额一起传过去，需要时再加一行 **Rounding**，让合计精确到分。QuickBooks Online 会自己计算税额，所以汇总文件给出 easySales 的数字，供您核对。 **批量导出需要能看到其中的全部内容。** 一份包含所有发票的文件离开 easySales 时，带着您所有顾客的数字。要求有导出控制项和 **全部记录** 权限，并把每次下载记入审计日志，这份文件就只会落在被信任查看全部内容的人手里。 ## 更高效的做法 - **固定在每月某天导出上个月。** **期间** 默认就是上个月，月结后的例行导出点几下就完成，每张单据也只发送一次。 - **用建议名称填映射。** **填入建议名称** 会为它认得的税码填入 Xero 的常用名称；与 Xero 核对后选择 **保存映射**。只需做一次，之后的导出都会沿用。 - **下载前先看预览。** 每张不在文件中的单据都会列出原因，例如 *无法导入：请手动录入*，您就知道哪些要自己录入会计软件。 - **客户导入过后就不再勾选。** 第一次导出后，除非有新客户要发送，否则取消勾选 **联系人** 或 **客户**。 - **把工作簿交给会计师。** **easySales Excel** 把发票、明细、贷项通知单和客户放在一个文件里，已作废的单据也带着状态列出，方便审阅或对账。 - **下载一个期间的发票 PDF 存档。** **发票 PDF** 按打印样式保存每张已开出的发票，每次最多 50 个。参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 ## 示例 **导出十月到 Xero。** 2026 年 11 月 2 日，负责 Lim & Co 账务的 Priya Nair 打开 **会计导出**。**导出到** 是 **Xero**，**期间** 是 2026 年 10 月，三个选项都已勾选。预览列出当月的发票和贷项通知单。INV-10000340 显示 *已作废：不导出*：它开出的那一周，Mei Tan 就在 10 月 20 日把它取消了。它的 Reversal 贷项通知单日期为 10 月 20 日，在贷项通知单文件中。 Priya 选择 **下载 ZIP**，把文件导入 Xero，每张单据都以草稿形式进入。由于 INV-10000340 从未进入 Xero，她在 Xero 中删除它那张 Reversal 贷项通知单的草稿，而不是批准它，其余的照常批准。 **在之后的月份取消。** INV-10000318 金额 SGD 1,090.00，已随九月导出，并已在 Xero 中批准。Mei 在 10 月 6 日取消了它。十月的导出带有它的 SGD 1,090.00 Reversal 贷项通知单，日期为 10 月 6 日，参考号为 INV-10000318，所以在 Xero 中批准它，顾客在那里也同样获得 SGD 1,090.00 的贷项。 ## 常见问题 - **easySales 的发票可以导出到 Xero 吗？** 可以。在 **会计导出** 中选择 **Xero** 和 **期间**，选择 **下载 ZIP**，再在 Xero 中导入这些文件。第一次之前请先填好 **映射** 选项卡。 - **easySales 会自动与 Xero 或 QuickBooks Online 同步吗？** 不会。每次导出都是一个期间的一组文件。导出后在 easySales 中修改的单据不会再次发送。 - **收款会导出到会计软件吗？** 不会。收款、核销和退款都不导出，请在 Xero 或 QuickBooks Online 中记录。 - **为什么 QuickBooks Online 的文件里没有贷项通知单？** QuickBooks Online 无法导入贷项通知单。预览会把它们列为 *无法导入：请手动录入*，请在 QuickBooks 中自己录入。 - **为什么 Xero 里的发票多了一行 Rounding？** Xero 会逐行各自舍入。**Rounding** 行让 Xero 的合计与 easySales 的合计精确到分，并记入您在 **映射** 选项卡设置的 **舍入科目代码**。 - **可以一次下载所有发票的 PDF 吗？** 可以，每次最多 50 个。选择 **发票 PDF** 和 **期间**；发票更多时请缩短期间。 - **谁可以使用会计导出？** 角色有 **批量导出单据** 控制项、并有 **全部记录** 级别 **Invoice** **List** 权限的人，例如 **Administrator** 角色。参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 ## 相关内容 - [发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overview/) - [贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/) - [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) - [审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/) --- # 收款 > easySales 收款功能介绍：怎样记录客户付款、一张收据收多张发票、抵用贷项，以及多付的钱怎样留在客户账上。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/payments/overview/ 顾客付款时，把这笔钱记录为一张 **收据**。一张收据可以支付一张发票、一张发票的一部分，或同一顾客的多张发票，没有用完的钱会留在顾客的客户账上。 ## 在哪里找到 侧栏中没有单独的收款入口。您可以在以下地方记录和查找收款： - **在发票上**——已开具且仍有欠款的发票，顶部的主按钮就是 **记录收款**。它的 **收款与抵用** 部分列出每一笔收款；**单据** 列中的收据号可以打开该收据。 - **在发票列表中**——勾选同一客户、同一币种的发票。列表上方的栏会显示已选几项和它们的欠款，并提供 **记录收款**。 - **在发票列表的 ··· 菜单中**——**收据** 下的 **记录收款…** 可以为您选择的任何客户开始记录收据。 - **在客户上**——**收据** 标签页列出该顾客的每一张收据和每一笔退款，角落里有 **记录收款**。 *[示意图: 报价到收款的各记录如何关联：客户下有联系人和商机；商机包含报价单；报价单通过一张或多张发票开票；收据支付发票；贷项通知单冲减一张发票；退款退还未分配的款项或剩余贷项。]* 收据属于客户，使用一种币种。它支付的每张发票都会得到一条收款记录，于是发票的 **已收** 增加，**未付余额** 减少，状态变为 **部分付款** 或 **已付款**。 ## 您可以做什么 - 针对一张或多张发票[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)，并可使用顾客已有的贷项。 - 收款与发票金额不完全一致时，[记录银行手续费、核销和折扣](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/)。 - [使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)——分配到之后的发票，或退款。 - [查看汇兑损益](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/exchange-differences/)——收到外币款项时产生的汇兑损益。 - [记录押金或预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)，也就是暂时不支付任何发票的款项。 - [没收押金](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/forfeit-a-deposit/)——作为赔偿留下的押金。 - [打开收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/)，下载它的 PDF 或作废它。 - 从一张发票上[移除收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/remove-a-payment/)。 - 从收据或贷项通知单[给顾客退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/)。 *[示意图: 收据和退款的两种状态：保存后的收据为有效，直到被作废，作废会把它的收款从各发票上移除；记录的退款为已完成，直到被作废，作废会把金额退回原来的来源。]* ## 术语 - **收据**——一笔收到款项的记录，默认编号以 `RCT-` 开头。 - **已收**——针对一张发票记录的收款。 - **未付余额**——一张发票在扣除收款、贷项和核销后仍待收取的金额。 - **未分配**——收据中没有支付任何发票的部分。它留在客户账上。 - **退款**——退还给顾客的钱，默认编号以 `RF-` 开头。 ## 常见误解 - 贷项通知单不是收款。它在没有收到钱的情况下减少欠款。 - 已记录的收款不能编辑。请移除后重新记录，或作废整张收据。 - 收据永远不会被删除。已作废的收据保留编号，并显示 **已作废**。 ## 权限 查看收款和收据需要 **Invoice**（发票）模块的 **View**（查看）权限；记录、移除或作废需要 **Invoice** 的 **Edit**（编辑）权限。角色设为 **仅自己的记录** 时，可以在自己能编辑的发票上记录收款，并且只能看到自己记录的收据。使用属于整个客户的贷项或未分配金额需要 **全部记录**。 ## 为什么这样设计 **一笔付款一张收据，不管它结清了几张发票。** 您的银行对账单上是一笔 SGD 3,270.00 的转账，而不是 SGD 1,090.00 和 SGD 2,180.00 两笔。把它记成一张收据，收据就能和银行流水逐笔对上，顾客也只会拿到一张对应他那一笔付款的收据。 **没有对应发票的钱会保留下来，而不是硬塞给某张发票。** 顾客多付了钱，或者在您开票之前就付款，多出的部分会作为 **未分配** 留在顾客的客户账上。它会显示在收据和客户上，直到您把它分配或退还，所以既不会丢，也不会悄悄改动一张本不该付的发票。 **更正都会留下记录。** 收款只能移除、不能编辑，收据只能作废、不能删除。收据保留编号，并显示冲回了什么、为什么冲回，您和会计师可以追查编号序列中的每个编号，以及顾客已付金额的每一次变化。 ## 更高效的做法 - **一次付清多张发票。** 在 **发票** 列表中勾选它们；栏上会显示它们的 **应收余额** 合计，**记录收款** 打开时已按这个金额分配到各张发票。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **在正在查看的发票上直接记录。** 任何已开具且仍有欠款的发票，顶部主按钮都是 **记录收款**。参见[发票详情](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-details/)。 - **在客户页回答“他付了没有”。** 客户的 **收据** 标签页列出每一张收据，以及它分配了多少、还有多少未分配。参见[收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/)。 - **在同一步里用掉顾客的贷项。** **记录收款** 对话框中的 **可用贷项** 列出该客户的贷项通知单和之前的未分配金额。参见[使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)。 - **月结时用登记簿。** **Invoice** **View** 设为 **全部记录** 时，**发票** 列表的 **···** 中有 **收款差额（CSV）** 和 **汇兑差额** 登记簿。参见[记录收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/)。 ## 示例 Harbour Café Pte Ltd 在两张发票上欠 Lim & Co 的钱：INV-10000031 金额 SGD 1,090.00，INV-10000035 金额 SGD 2,180.00。咖啡馆通过一笔银行转账付了 SGD 3,270.00。 Mei Tan 在 **发票** 列表中勾选两张发票。栏上显示“已选 2 项”和 **应收余额** SGD 3,270.00；她选择 **记录收款**。对话框填入 SGD 3,270.00 并自动拆分：SGD 1,090.00 给先到期的发票，SGD 2,180.00 给另一张。她输入银行参考号并保存。收据 RCT-10000012 现在出现在咖啡馆的 **收据** 标签页上，两张发票都显示 **已付款**，各自有一条链接回 RCT-10000012 的收款记录。 **部分付款。** 开给 Harbour Café 的 INV-10000052 为 SGD 2,000.00 加 GST SGD 180.00，共 SGD 2,180.00。咖啡馆现在先付 SGD 1,000.00，余款月底再付。Mei 记录 SGD 1,000.00；发票显示 **部分付款**，**未付余额** 为 SGD 2,180.00 − SGD 1,000.00 = SGD 1,180.00。SGD 1,180.00 到账后，她用第二张收据记录，发票显示 **已付款**。 ## 常见问题 - **在哪里查看某个客户付过的所有款项？** 打开客户，选择它的 **收据** 标签页。这里列出每一张收据和每一笔退款，以及各自分配了多少、还有多少未分配。 - **为什么侧栏里没有收款页面？** 收款总是属于某个顾客，所以要在发票、**发票** 列表和客户的 **收据** 标签页上记录和查找。 - **收据和收款有什么区别？** 收据是到账的那笔钱，有自己的 `RCT-` 编号。收款是其中用于某一张发票的部分；一张支付了三张发票的收据会产生三条收款。 - **贷项通知单算收款吗？** 不算。贷项通知单在没有收到钱的情况下减少顾客的欠款。参见[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 - **没有对应发票的钱会怎样？** 它作为 **未分配** 金额留在收据上，也就是顾客客户账上的贷项，直到您分配或退还。参见[使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)。 - **谁可以记录收款？** 角色拥有 **Invoice** **Edit** 的人。使用属于整个客户的贷项，需要 **Invoice** **Edit** 设为 **全部记录**。参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 ## 相关内容 - [记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/) - [收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/) - [未收余额](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) - [报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/) --- # 记录收款 > 在 easySales 怎样记录客户付款：全额或部分付款、一笔转账付多张发票、抵用贷项通知单，以及外币收款。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/ 顾客支付了一张或多张已开具的发票时，使用本页。这笔钱会保存为一张[收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/overview/)，一张收据可以同时支付该顾客的多张发票。 ## 开始之前 您需要对要收款的每张发票拥有 **Invoice**（发票）模块的 **Edit**（编辑）权限。只有仍有欠款的已开具发票才能收款。请准备好金额、到账日期以及银行或支票参考号。 ## 操作步骤 *[示意图: 记录收款对话框的顺序：输入收款，如果这笔钱也支付其他发票就勾选它们，如有可用贷项通知单就勾选，然后保存。收到现金会生成编号以 RCT- 开头的收据；只用贷项则不生成；超出所勾选发票的钱作为未分配金额留在客户账上。]* 1. 打开发票，选择顶部的 **记录收款**。**记录收款** 对话框打开，**收款金额** 中已填入该发票的未收金额。 2. 如果顾客付的金额不同，请修改 **收款金额**，检查 **日期**，选择 **收款方式** 并输入 **参考号**。 3. 外币款项要填写本位币金额，例如 **SGD 金额**：即银行显示的实际到账金额。它以今天的自动汇率预填；请改成银行的数字。 4. 如果这笔钱也支付其他发票，在 **分配到发票** 下勾选它们。在 **分配** 列中修改金额，或选择 **按最早到期分配**，按到期日重新拆分。 5. 在 **可用贷项** 下，勾选一张贷项通知单，在现金之前先使用它的贷项；或者在之前的某张收据上选择 **分配**，使用它留下的未分配金额。 6. 如果银行扣了手续费，或者剩下一小笔余额，请参见[收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/)。 7. 选择 **记录收款**。 要从多张发票开始，可以在 **发票** 列表中勾选它们，并选择列表上方栏里的 **记录收款**，或者使用客户 **收据** 标签页上的 **记录收款**。 下面的动画演示最常见的情况：客户全额支付一张发票，您选择 **收款方式**、填写 **参考号** 并保存。 ![动画：在已开具的发票上选择记录收款，收款方式选择 Telegraphic Transfer，填写参考号，向下滚动检查金额已分配到该发票，然后选择记录收款；发票变为已付款。](../../../../assets/help/payments/record-a-payment.zh-hans.webp) ## 之后会发生什么 easySales 显示“收据 RCT-… 已记录。”每张发票都会得到一条收款记录：**已收** 增加，**未付余额** 减少，状态变为 **部分付款** 或 **已付款**。 没有支付任何发票的钱显示为 **未分配**，作为[未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)留在客户账上。**未分配金额的性质** 会询问这笔钱是什么；收据支付了发票时，已默认选中 **多付款**。 如果只使用了贷项、**收款金额** 留空，贷项会被抵用，但不会生成收据。 如果保存时连接中断，请再次选择 **记录收款**：无论重试多少次，这笔收款只会记录一次。如果您先改动了内容，对话框会提示它已经记录过，并提供 **打开收据**。 ## 需要注意的规则 - 金额必须大于零。要把钱退回去，请[给顾客退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/)。 - 一张收据只支付一个客户、一种币种的发票，每张发票不能超过它的欠款。日期不能晚于今天。 - 在 **发票** 列表中，一张收据最多勾选 50 张发票。 - 只有 **Invoice** **Edit** 设为 **全部记录** 时才会出现 **可用贷项**；其中的贷项通知单还需要 **Credit Note**（贷项通知单）**View**（查看），不收现金只用贷项需要 **Credit Note** **Edit**。 - 已记录的收款不能编辑。请[移除它](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/remove-a-payment/)后重新记录。 - 外币收据没有本位币金额就无法保存。它用来计算收据显示的[汇兑损益](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/exchange-differences/)。 ## 为什么这样设计 **日期就是钱到账的那一天。** 收据日期写钱进入银行的那天，就能和银行对账单对上，每张发票上的收款记录也使用同一日期。晚于今天的日期会显示一笔还没收到的钱，所以会被拒绝；补录较早的收款时，可以选更早的日期。 **现金按最早到期先分配。** 一笔付款支付多张发票时，easySales 先填满最早到期的发票，再填下一张。这是顾客期望的顺序，也能先结清逾期的发票。如果顾客的付款通知另有说明，您随时可以改动拆分。 **先用贷项，再用现金。** 顾客已有的贷项通知单也是顾客的钱。先用它，现金只需支付剩下的部分，顾客就不会为已经贷记的内容再付一次钱。 **同一次保存不会被算两次。** 在手机上或网络繁忙时，连接中断很常见。对话框每次重试都发送同一个请求，所以再按一次 **记录收款** 绝不会多出一张收据，也不会让顾客的已付金额翻倍。 ## 更高效的做法 - **一笔转账付多张发票时，从列表开始。** 在 **发票** 列表中勾选它们；打开对话框之前，栏上就会显示它们的 **应收余额** 合计。参见[收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/overview/)。 - **输入银行到账总额，让对话框去拆分。** 只输入一次全额；easySales 按到期日分配到勾选的发票，多出的部分保留为 **未分配**。 - **从发票列表为任何客户记录收款。** **···** → **收据** 下的 **记录收款…** 会打开带 **客户** 选择框的对话框。 - **在同一个对话框里处理小额差额。** 银行手续费、尾差和提前付款折扣都随收款一起记录，不必事后处理。参见[记录收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/)。 - **先用掉之前的未分配金额。** 还有余额的旧收据会出现在 **可用贷项** 下，并有自己的 **分配**。参见[使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)。 ## 示例 Harbour Café 在 INV-10000031 上欠 SGD 1,090.00，在 INV-10000040 上欠 SGD 545.00。它转账了 SGD 2,000.00。Mei Tan 打开 INV-10000031，选择 **记录收款**，在 **收款金额** 中输入 2,000.00，并在 **分配到发票** 下勾选 INV-10000040。 | 发票 | 未收 | 分配 | |---|---|---| | INV-10000031 | SGD 1,090.00 | SGD 1,090.00 | | INV-10000040 | SGD 545.00 | SGD 545.00 | 表格下方，**已分配** 显示 SGD 1,635.00，**未分配** 为 SGD 2,000.00 − SGD 1,635.00 = SGD 365.00。这 SGD 365.00 已默认选中 **多付款**。Mei 保存：两张发票都显示 **已付款**，SGD 365.00 留在咖啡馆的客户账上，等待下一张发票。 **同时抵用贷项通知单的收款。** 开给 Harbour Café 的 INV-10000066 为 SGD 1,090.00。咖啡馆在 CN-10000060 上还有 SGD 109.00 **剩余可用**（SGD 100.00 加 GST SGD 9.00），这张贷项通知单是为一笔已付清的旧订单开的，所以咖啡馆转账 SGD 981.00。Mei 打开 INV-10000066 并选择 **记录收款**；**收款金额** 显示 1,090.00。她在 **可用贷项** 下勾选 CN-10000060：贷项先用于这张发票，**收款金额** 随之变为剩下的金额，SGD 1,090.00 − SGD 109.00 = SGD 981.00。**收到现金** 显示 SGD 981.00，**已抵用贷项** 显示 SGD 109.00。她保存后，发票显示 **已付款**。 ## 常见问题 - **客户只付了一部分怎么记录？** 把 **收款金额** 改成实际到账的金额。发票变为 **部分付款**，**未付余额** 显示仍欠的金额。 - **一笔付款付了好几张发票怎么记录？** 在 **发票** 列表中勾选这些发票并选择 **记录收款**，或者在对话框的 **分配到发票** 下勾选它们。一张收据就能全部支付。 - **收款日期可以往前填吗？** 可以。把 **日期** 选为钱到账的那天。日期不能晚于今天。 - **收款记录后还能修改吗？** 不能。请把它从发票上移除后重新记录，或者作废整张收据。参见[移除收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/remove-a-payment/)。 - **客户付的钱比发票多怎么办？** 输入全额。多出的部分作为 **未分配** 留在客户账上，可以用于之后的发票，或者退款。参见[使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)。 - **记录收款按了两次，会生成两张收据吗？** 不会。无论按多少次，这笔收款只记录一次。 - **为什么看不到可用贷项？** 它需要 **Invoice** **Edit** 设为 **全部记录**，而且只有在该客户有该收据币种的贷项通知单或未分配金额时才会出现。 ## 相关内容 - [收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/overview/) - [未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/) - [移除收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/remove-a-payment/) - [贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/) --- # 记录收款差额 > 客户付款和发票金额对不上怎么办：记录银行手续费、核销少付或尾差，或以贷项通知单给予提前付款折扣。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/ 到账的钱与发票要求的金额不完全一致时，请在同一张[收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)的 **收款差额** 下处理差额。 ## 开始之前 - **银行手续费**：能记录这笔收款的人都可以。 - **小额核销**：设为 **全部记录** 的 **Invoice**（发票）**Edit**（编辑）权限，以及角色中的 **核销小额收款差额** 权限。 - **提前付款折扣**：**Credit Note**（贷项通知单）的 **Add**（添加）和 **Edit** 权限，因为它会开具一张贷项通知单。 管理员在 **系统设置** → **收款与核销** 中设置 **每张收据的银行手续费上限** 和 **每张发票的小额核销上限**；上限设为 0 即关闭该项差额。 ## 操作步骤 1. 在 **记录收款** 对话框中，输入收款并勾选它支付的发票。 2. 如果银行扣了手续费，在 **银行手续费** 中输入。**收款金额** 保持为顾客实际支付的金额；**银行实收净额** 显示到达您银行的金额。 3. 如果收款后某张发票还剩一小笔余额，它会出现在 **剩余小额差额** 下。勾选它，并选择 **尾差**、**少付** 或 **提前付款折扣**。 4. 如果是折扣，检查该行显示的贷项通知单，例如“贷项通知单 20.00 + 税 1.80 = 21.80”。 5. 选择 **记录收款**。 ## 之后会发生什么 - **银行手续费**：发票按收到的全额结清；收据显示手续费和 **银行实收净额**。 - **核销**：不产生任何单据即结清余额。发票显示 **已付款**，合计部分出现一行 **已核销**，顾客的对账单显示一笔调整。 - **提前付款折扣**：就余额开具一张贷项通知单，按发票的税率拆分，使 GST 随之减少，并抵用到该发票。 收据在 **收款差额** 下列出每一项差额，以及记录人。 ## 撤销差额 - 核销：在收据中选择它上面的 **撤销**，并填写原因。发票重新欠这笔金额。 - 折扣：在发票页面上作废它的贷项通知单。在此之前，收据不能作废，它的收款也不能移除。 - 银行手续费：如果收款记错了，作废收据。 ## 导出差额 在 **发票** 列表中，打开 **···** 菜单，在 **导出** 下选择 **收款差额（CSV）**。选择 **期间**，然后选择 **下载 CSV**：导出该期间的每一笔银行手续费、核销和折扣，包括收据、发票、贷项通知单、记录人和撤销情况。这需要 **Invoice** **View**（查看）设为 **全部记录**。 ## 需要注意的规则 - 核销永远不会改变已收取的 GST；折扣或贷项通知单会改变。 - 核销上限把同一张发票上的所有核销合并计算。超过上限的余额仍可作为提前付款折扣处理。 - 超过上限的差额会被拒绝，而不是提交审批。 - 银行手续费必须小于收款金额。外币收据上的本位币金额，是扣除手续费后实际到达银行的金额，而且必须填写。 ## 为什么这样设计 **银行扣了钱，顾客付的仍是全额。** 银行收手续费时，顾客其实已经付了发票要求的金额。把这笔费用记为银行手续费，顾客的发票就全额结清，也如实反映了您的成本，而不会让顾客背上一笔不是他造成的余额。 **核销不是降价。** 尾差和少量少付不产生单据就核销，您收取的 GST 保持不变，顾客手上的税务发票依然有效。顾客享受的折扣确实降低了价格，所以要开贷项通知单，GST 也随之减少。 **上限让小事保持是小事。** 核销不需要审批、也不产生单据，所以每张发票都有上限。超过上限的部分必须开贷项通知单或继续追收，真正的价格变动因此对顾客和会计师都清清楚楚。 **每一笔差额都有记录人。** 收据和 CSV 列出谁记录了每笔银行手续费、核销和折扣，以及任何撤销。月底您可以直接核对银行手续费科目、复核核销，不用到处问人。 ## 更高效的做法 - **让对话框帮您算。** 在 **银行手续费** 中输入费用，**银行实收净额** 就是用来与银行对账单核对的金额。 - **在同一步里处理几分钱的差额。** 尾差留下的几分钱会出现在 **剩余小额差额** 下；保存前勾选并选择 **尾差** 即可。 - **保存前核对折扣。** 该行会预览贷项通知单的净额、税额和合计，GST 一次就能算对。 - **上限只需设置一次。** 管理员在 **系统设置** → **收款与核销** 中设置两个上限。参见[系统设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/settings/)。 - **导出给会计师。** **收款差额（CSV）** 列出一个期间内的每一笔差额，可直接用于银行手续费和核销科目。 ## 示例 Lim & Co 开给 Harbour Café 的发票 INV-10000050 为 SGD 1,000.00 加 GST SGD 90.00，共 SGD 1,090.00。上限为默认值：每张收据 SGD 50.00，每张发票 SGD 5.00。 | 咖啡馆付款 | Mei Tan 记录的内容 | 结果 | |---|---|---| | SGD 1,090.00，银行扣 SGD 15.00 | **银行手续费** 15.00；**银行实收净额** 1,075.00 | **已付款**；没有核销 | | SGD 1,089.97 | 勾选剩下的 SGD 0.03，**尾差** | **已付款**；**已核销** SGD 0.03 | | SGD 1,068.20，享受 2% 折扣 | 勾选剩下的 SGD 21.80，**提前付款折扣** | 贷项通知单 20.00 + GST 1.80 = 21.80；**已付款** | SGD 21.80 超过了 SGD 5.00 的核销上限，所以该行只提供折扣。贷项通知单同时从价格和 GST 中扣除折扣：21.80 × 100 ÷ 109 = 20.00，21.80 × 9 ÷ 109 = 1.80。 **两张发票，一笔少付。** Harbour Café 在 INV-10000056 上欠 SGD 545.00，在 INV-10000057 上欠 SGD 327.00，共 SGD 872.00，转账了 SGD 868.00。Mei 针对两张发票记录 SGD 868.00。INV-10000056 先到期，所以对话框给它分配 SGD 545.00，给 INV-10000057 分配 SGD 868.00 − SGD 545.00 = SGD 323.00，后者剩下 SGD 4.00。这低于 SGD 5.00 的上限，所以她勾选它并选择 **少付**。两张发票都显示 **已付款**，10 月份的 CSV 中列出一笔 SGD 4.00 的核销。 ## 常见问题 - **客户付款时银行扣了手续费怎么记录？** 在 **记录收款** 对话框的 **银行手续费** 中输入费用，**收款金额** 保持为顾客实际支付的金额。 - **客户少付了几分钱怎么办？** 在 **剩余小额差额** 下勾选这笔余额，选择 **尾差** 或 **少付**。它会被核销，发票显示 **已付款**。 - **提前付款折扣怎么记录？** 勾选余额并选择 **提前付款折扣**。系统会为它开具一张贷项通知单并抵用到发票。 - **为什么不能核销这笔余额？** 它超过了 **每张发票的小额核销上限**、您的角色没有 **核销小额收款差额**，或者上限设为 0。请改作折扣，或开具[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 - **核销会改变发票上的 GST 吗？** 不会。只有折扣或贷项通知单会改变它。 - **核销后怎样撤销？** 在收据中选择它上面的 **撤销**，并填写原因。发票会重新欠这笔金额。 - **在哪里查看一个月的所有银行手续费？** 从 **发票** 列表的 **···** 菜单导出该期间的 **收款差额（CSV）**。 ## 相关内容 - [记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/) - [收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/) - [贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/) - [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) --- # 汇兑差额 > 客户支付外币发票时，easySales 怎样计算已实现的汇兑收益或损失，以及在收据和报表的哪里查看。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/payments/exchange-differences/ 顾客为外币发票付款时，实际到达您银行的本位币金额，很少恰好等于发票按自身[汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)计算的价值。两者的差额就是已实现的汇兑损益。easySales 为您自己的记录计算它；顾客永远看不到。 ## 如何运作 1. **开具。** 发票的汇率固定，它的余额按该汇率以本位币挂账。 2. **收款。** 您[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)时，要输入实际到账的本位币金额，例如 **SGD 金额**。每一张外币收据、收款和退款都必须填写。 3. **计算。** easySales 比较这两个数字。收到的钱多于发票汇率换算的金额是收益；少于则是损失，用括号显示，例如 SGD (10.00)。 把贷项通知单按不同的汇率抵用到发票上，以及把收据或贷项通知单退款时，同样适用。移除收款、作废收据或退款，或者取消抵用或取消贷项通知单，会把它的差额标记为 **已冲回**。 ## 在哪里找到 - **在收据上**——**汇兑损益** 部分为它结清的每张发票列一行，例如“按发票汇率 SGD 2,700.00 · 实收 SGD 2,690.00”，为每笔退款列一行，并给出 **已实现汇兑损益** 合计。 - **在对账单抽屉中**——在客户页顶部选择 **对账单** 打开。期间内有汇兑差额时，会有一条提示给出该客户的已实现汇兑损益。对账单 PDF 不打印汇兑行。 - **在登记表中**——在 **发票** 列表中，打开 **···** 菜单，在 **登记簿** 下选择 **汇兑差额**。**已实现汇兑差额** 抽屉列出 **结清日期** 之间的每一笔外币结清，可按 **客户**、**币种** 和 **显示已冲回** 筛选。每行显示它的 **类型**、**单据**、**金额**、**挂账金额**、**结清金额** 和 **收益/(损失)**。选择 **下载 CSV** 导出。 三处都需要 **Invoice**（发票）**View**（查看）设为 **全部记录**。 ## 需要了解 - 汇兑差额只供内部使用。收据、对账单和其他面向顾客的单据按发票的汇率显示收款和贷项，也不会向您的会计软件过账。 - 以本位币计的收据没有汇兑差额。 - 记录时没有填写本位币金额的旧收据无法计算。收据会说明这一点，登记表把它们列在 **无法计算** 下；easySales 绝不会按汇率估算它们。 ## 术语 - **挂账金额**——发票余额按它自身汇率换算的本位币金额。 - **结清金额**——款项到账或退回时，按本位币计的实际价值。 - **收益/(损失)**——两者之间的差额。 ## 常见误解 - 损失不会在发票上留下余额。发票以它自己的币种结清。 - 更改本位币金额不会改变顾客欠款。 ## 为什么这样设计 **以银行的数字为准。** 自动汇率只是估计；银行对账单上才是实际到账的金额。输入银行的数字，easySales 算出的汇兑损益就和会计师对银行账时看到的一致。 **顾客按自己的币种欠款。** 顾客的发票是 USD 2,000.00，付的也是 USD 2,000.00，所以无论汇率怎样变动，这张发票都已结清。汇兑损益只属于您，所以它从不出现在顾客的收据或对账单上。 **绝不估算。** 记录时没有填写本位币金额的收据，会列为 **无法计算**，而不是按某个汇率推算，所以登记表里的每个数字都来自真实的银行金额。 ## 更高效的做法 - **记录时手边准备好银行入账金额。** **SGD 金额** 以今天的自动汇率预填；保存前改成银行的数字。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **一次查看整个月。** **已实现汇兑差额** 登记表可以按 **结清日期**、**客户** 和 **币种** 筛选，给出期间合计，并下载 CSV。 - **用对账单抽屉回答客户相关的问题。** 那里的提示直接给出该客户在期间内的汇兑损益，不必逐张打开收据。参见[客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)。 - **先核对发票本身的汇率。** 发票的汇率在开具时就已固定。参见[发票汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/)。 ## 示例 Lim & Co 的本位币是 SGD。它给 Pacific Resorts Ltd 开的发票 INV-10000330 为 USD 2,000.00，汇率 1 USD = 1.350000 SGD，挂账 SGD 2,700.00。顾客支付 USD 2,000.00，银行入账 SGD 2,690.00。 Mei Tan 记录收款，并把 **SGD 金额** 改为 2,690.00。收据的 **汇兑损益** 部分显示“按发票汇率 SGD 2,700.00 · 实收 SGD 2,690.00”，**已实现汇兑损益** 为 SGD (10.00)：2,690.00 − 2,700.00 = −10.00。发票显示 **已付款**。 **部分付款产生的收益。** 开给 Pacific Resorts 的 INV-10000335 为 USD 3,000.00，汇率 1 USD = 1.340000 SGD，挂账 3,000.00 × 1.34 = SGD 4,020.00。顾客先付 USD 1,000.00，银行入账 SGD 1,352.00。这 USD 1,000.00 的挂账金额为 1,000.00 × 1.34 = SGD 1,340.00，所以收据显示收益 1,352.00 − 1,340.00 = SGD 12.00。发票显示 **部分付款**，仍欠 USD 2,000.00；下一笔付款到账时按同样的方法计算。 ## 常见问题 - **汇兑损益是怎么算出来的？** easySales 把这笔钱按发票自身汇率结清的金额，与您根据银行填写的本位币金额比较。两者的差额就是收益或损失。 - **顾客会看到汇兑损失吗？** 不会。顾客的收据和对账单按发票的汇率、以发票的币种显示收款。 - **汇兑损失会让发票留下余额吗？** 不会。发票以自己的币种结清；损失只记在您自己的账上。 - **为什么 SGD 金额已经填好了？** 它按今天的自动汇率预填，让您有一个数字可以核对。请改成银行实际入账的金额。 - **收据记录后还能更正 SGD 金额吗？** 不能在收据上直接改：已记录的收据不能编辑。请作废它，再按银行的数字重新记录。参见[收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/)。 - **在哪里查看一个月的所有汇兑损益？** 在 **发票** 列表中选择 **···** → **汇兑差额**，把 **结清日期** 设为该月。 - **为什么某张收据列在“无法计算”下？** 它记录时没有填写本位币金额，没有可以比较的数字。easySales 不会估算它。 ## 相关内容 - [币种与汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/) - [记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/) - [发票汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/) - [收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/) --- # 使用未分配金额 > 客户多付的钱、存在账上的预收款怎么用：把未分配金额分配到之后的发票、退还给客户，或作废记错的退款。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/ [收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/overview/)中没有用于任何发票的钱就是 **未分配** 金额。它留在顾客的客户账上，直到您把它分配到发票或退还给顾客。本页介绍这两种做法。 ## 开始之前 未分配金额来自以下情况：顾客付的钱多于您勾选的发票、顾客在您开票之前付款，或者您[从发票上移除了一笔收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/remove-a-payment/)。收据会把它显示为 **未分配**，客户 **收据** 标签页上的对应行也是如此。 - 要分配它，您需要设为 **全部记录** 的 **Invoice**（发票）**Edit**（编辑）权限。 - 要退款，您需要对该收据拥有 **Invoice** **Edit** 权限。 ## 操作步骤 分配到发票： 1. 从客户的 **收据** 标签页，或从发票 **收款与抵用** 中的收据号打开收据。 2. 选择顶部的 **分配到发票**。 3. 检查 **分配日期**。它默认为今天；最早可以改到收据的日期。 4. 勾选发票并调整 **分配** 金额，或选择 **按最早到期分配**。 5. 选择 **分配**。 您也可以在记录新收款时分配它：之前的收据会出现在 **记录收款** 对话框的 **可用贷项** 下，并有自己的 **分配** 按钮。 退款： 1. 打开收据，在 **···** 菜单中选择 **退还未分配金额**。 2. 输入 **退款日期**、**收款方式**、**退款金额** 和 **参考号**。外币还要填写从您银行转出的本位币金额，例如 **SGD 金额**。它以今天的自动汇率预填；请改成银行的数字。没有它就无法记录退款。 3. 选择 **记录退款**。 ## 之后会发生什么 分配会在发票上添加收款记录，日期为分配日期，发票变为 **部分付款** 或 **已付款**。不会生成新的收据或编号，收据上的 **未分配** 金额减少。 退款有自己的编号，以 `RF-` 开头，显示在收据的 **退款** 下以及客户的 **收据** 标签页上。退款没有 PDF。外币退款还会在收据上显示它的[汇兑损益](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/exchange-differences/)。 ## 需要注意的规则 - 未分配金额要么分配，**要么** 退款，不能两者兼有。两者都不能超过剩余的金额。 - 即使顾客在其他发票上仍有欠款，也允许退款；系统会先给出警告。 - 要作废记错的退款，在收据的 **退款** 列表中选择它上面的 **作废**，并填写原因。其金额退回收据。确实退回来的钱应记录为一张新的收据。 - 已有退款的收据，必须先作废退款才能作废。 - 如果分配时没有收到回应，请关闭对话框，先查看收据再重新分配。连接中断后重试的退款只会记录一次。 - 押金的使用方式不同——参见[押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 ## 为什么这样设计 **钱留在它到账时的那张收据上。** 之后再分配，是在同一张收据上增加收款，而不是新开一张收据，因为并没有新的钱到账。您的收据仍然和银行入账对得上，顾客的收据也仍然只对应他付的那一笔钱。 **分配日期是您用这笔钱的日子。** 贷项在哪天冲抵发票，发票就在哪天被支付，这可能晚于钱到账的日子。所以日期默认为今天，最早只能改到收据本身的日期。 **未分配金额属于整个客户。** 它可以支付该顾客这一币种的任何发票，不管是谁开的，所以分配它需要 **全部记录**。只限自己记录的角色看不到这笔钱可以支付的所有发票。 **用掉还是退还，由您决定。** 即使顾客在其他发票上仍有欠款，也允许退款，因为顾客可能确实要求退钱。easySales 会先提醒您，免得您误把本可以冲抵未付发票的钱退了出去。 ## 更高效的做法 - **在下一笔收款时一起用掉。** 记录顾客的下一笔收款时，之前的收据会出现在 **可用贷项** 下；在那里选择 **分配**。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **找出账上有余款的客户。** **Invoice** **View** 设为 **全部记录** 时，客户的 **发票** 标签页会显示一条提示，统计作为客户贷项保留的未分配收款笔数。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 - **让拆分按到期日进行。** **按最早到期分配** 先填满最早到期的发票，再填下一张。 - **顾客要求时把钱退回去。** [给顾客退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/)介绍了从收据和贷项通知单退款，以及作废记错的退款。 ## 示例 Harbour Café 的收据 RCT-10000014 留下了 SGD 365.00 未分配。10 月 12 日，Lim & Co 向咖啡馆开具 INV-10000061，金额 SGD 327.00（SGD 300.00 加 GST SGD 27.00）。 Mei Tan 打开 RCT-10000014，选择 **分配到发票**，**分配日期** 保留为今天。INV-10000061 是咖啡馆唯一的未结发票，所以对话框给它分配 SGD 327.00，**剩余未分配** 显示 SGD 365.00 − SGD 327.00 = SGD 38.00。她选择 **分配**：INV-10000061 显示 **已付款**。 之后咖啡馆要求退回这 SGD 38.00。Mei 选择 **退还未分配金额**，输入 38.00，方式为银行转账，然后选择 **记录退款**。RF-10000003 出现在 **退款** 下，收据上不再有未分配金额。 **账上余款加一笔新转账。** 收据 RCT-10000020 留下了 SGD 145.00 未分配。Harbour Café 的下一张发票 INV-10000075 为 SGD 545.00（SGD 500.00 加 GST SGD 45.00），咖啡馆转账 SGD 400.00，并说明余下的用账上的贷项抵付。Mei 打开 INV-10000075，选择 **记录收款**。她在 **可用贷项** 下选择 RCT-10000020 旁边的 **分配**，立即把 SGD 145.00 分配到 INV-10000075。回到对话框后，**收款金额** 已随新的余额变化：SGD 545.00 − SGD 145.00 = SGD 400.00。她记录这 SGD 400.00，发票显示 **已付款**。 ## 常见问题 - **客户多付的钱怎样抵下一张发票？** 打开那张收据，选择 **分配到发票**；或者在记录下一笔收款时，在 **可用贷项** 下选择它旁边的 **分配**。 - **在哪里查看客户账上还有多少钱？** 客户 **收据** 标签页上每张收据的那一行都会显示它的 **未分配** 金额。 - **未分配金额会减少客户的欠款吗？** 在客户层面会：**应收余额** 把它作为客户贷项计算。每张发票的 **未付余额** 要等您把钱分配给它才会减少。 - **分配可以选日期吗？** 可以，从收据日期到今天之间任选。发票上的收款记录使用这个日期。 - **为什么没有“分配到发票”？** 它需要 **Invoice** **Edit** 设为 **全部记录**，而且收据必须为 **有效**、还有未分配金额。押金要改用 **押金分配到发票**。 - **未分配金额可以转给另一个客户吗？** 不能。它属于付款的那个客户。请退款；如果收据记错了客户，就作废它。参见[收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/)。 ## 相关内容 - [记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/) - [给顾客退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/) - [押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/) - [未收余额](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) --- # 给顾客退款 > 在 easySales 里怎样给顾客退款——退还贷项通知单的剩余贷项或收据的未分配金额（多付的钱），生成 RF- 退款编号，以及退款记错了怎么作废。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/ 钱需要退还给顾客时，在钱从您银行转出的当天[记录退款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/)。退款退还的要么是已开具贷项通知单的 **剩余可用** 贷项，要么是收据上的 **未分配** 金额。 ## 开始之前 您需要 **Invoice**（发票）**Edit**（编辑）权限；从贷项通知单退款还需要 **Credit Note**（贷项通知单）**Edit** 权限。设为 **Own records only**（只限自己的记录）时，范围是您担任 **销售员** 的贷项通知单和您自己记录的收据。 贷项通知单必须已开具且 **剩余可用** 大于零，或者收据上必须有 **未分配** 金额。 ## 操作步骤 从贷项通知单退款： 1. 打开已开具的贷项通知单：在发票的 **收款与抵用** 中选择它的编号，或在 **贷项通知单** 列表中选择它的编号。 2. 在它的 **贷项** 部分选择 **退款**。 从收据退款： 1. 从客户的 **收据** 标签页打开收据，或在发票的 **收款与抵用** 中选择它的 `RCT-` 编号。 2. 在 **···** 菜单中选择 **退还未分配金额**；如果是[押金](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)，选择 **退还押金**。 然后在 **从 … 退款** 对话框中： 3. 检查 **可退款**；**退款金额** 默认就是这个金额。部分退款时改小即可。 4. 输入 **退款日期**、**收款方式**、**参考号** 以及需要的 **备注**。外币退款还要填写从您银行转出的本位币金额，例如 **SGD 金额**。 5. 阅读所有警告，然后选择 **记录退款**。 要作废记错的退款，打开它所出自的贷项通知单或收据，在 **退款** 下选择它旁边的 **作废**，填写 **原因**，然后选择 **作废退款**。 ## 之后会发生什么 退款获得自己的编号，例如 `RF-10000004`，状态为 **已完成**。贷项通知单的 **剩余可用**，或收据的 **未分配** 金额，按退款金额减少。退款没有 PDF。 它列在所出自的贷项通知单或收据的 **退款** 下，也列在客户的 **收据** 标签页上，并显示来源（**来自 CN-…**）和状态。 > **注意** > > 作废无法撤销。退款保留编号，标为 **已作废** 并附上您的原因，金额退回原来的贷项通知单或收据。 ## 需要注意的规则 - 金额不能超过 **可退款**，日期不能晚于今天。 - 贷项和未分配金额要么抵用或分配，**要么** 退款，不能两者兼有。 - 从同一张发票的贷项通知单退出的金额，合计不能超过该发票实际收到的款项。未收款发票上的贷项只能抵用。 - 顾客在其他发票上仍有欠款时也允许退款。拥有设为 **All records**（全部记录）的 **Invoice** **View**（查看）权限时，对话框会先给出警告。 - 外币退款时，本位币金额按今天的自动汇率预填，且不能留空。它的[汇兑损益](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/exchange-differences/)会随退款一起记录。 - 已退款的贷项通知单不能[作废](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/cancel-a-credit-note/)，已退款的收据也不能作废，必须先作废退款。 - 只有记错的退款才作废。确实退回来的钱应记录为一张新的收据。 - 没有退款选项的收据不带未分配金额：请在它的发票上开贷项通知单，再从贷项通知单退款。 ## 为什么这样设计 **退款是现金，所以在现金流动时记录。** 贷项通知单说明这笔销售比原来少；退款说明钱已经从您的银行转出。两者往往不在同一天发生，所以是两条独立的记录：今天确认、下周才付的贷项在此之前一直显示为 **剩余可用**，您的账上不会出现还没付出去的款项。 **同一笔钱不能退两次。** SGD 218.00 的贷项可以把发票减少 SGD 218.00，也可以以现金退还 SGD 218.00，或两者任意拆分，但不能两边都全额。所以退款会减少 **剩余可用**，退款合计也不能超过发票实际收到的钱。 **作废是为了更正错误，不是处理退回来的钱。** 作废表示这笔退款从未发生，所以贷项会回来。如果转账确实转出去了、顾客又把钱退回来，那是新的进账，记一张新的收据，您的银行对账才对得上。 **编号永远不会消失。** 作废的退款在列表上保留 `RF-` 编号和原因，您的会计师可以核对编号序列里的每一个号。 ## 更高效的做法 - **顾客还有欠款时，改为抵用贷项。** 贷项通知单上的 **抵用到发票** 直接冲抵顾客的未结发票，不用转一分钱。参见[开具贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)。 - **在下一笔收款里使用贷项。** 记录顾客的下一笔收款时，在 **可用贷项** 下勾选这笔贷项。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **找出等待退款的贷项。** 在 **贷项通知单** 列表中，把 **剩余可用贷项** 筛选为 **有剩余可用贷项**。参见[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 - **在一个地方查看顾客的所有退款。** 客户的 **收据** 标签页会在收据下方列出每一笔退款。参见[收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/overview/)。 - **多付的钱也这样退。** 顾客多付的钱以 **未分配** 金额留在收据上，直到您分配或退还它。参见[使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)。 ## 示例 **已付清发票上的贷项通知单。** Harbour Café 已付清 INV-10000072：SGD 1,500.00 加 GST SGD 135.00，合计 SGD 1,635.00。两盏吊灯被退回，Mei Tan 开具 CN-10000064，金额 SGD 200.00 加 GST SGD 18.00，合计 SGD 218.00。该发票已经不欠款，所以整笔 SGD 218.00 都是 **剩余可用**。 咖啡馆没有其他未结发票。Mei 选择 **退款**；**可退款** 和 **退款金额** 都显示 SGD 218.00。她输入银行转账的日期和参考号，然后选择 **记录退款**。RF-10000004 出现在 **退款** 下，**贷项** 部分显示： | **贷项通知单总额** | **已抵用** | **已退款** | **剩余可用** | |---|---|---|---| | 218.00 | 0.00 | 218.00 | 0.00 | **顾客仍有欠款时退款。** Orchid Dental 以收据 RCT-10000020 付了 SGD 5,000.00，支付 INV-10000080 的 SGD 4,905.00（SGD 4,500.00 加 GST SGD 405.00），所以有 SGD 95.00 **未分配**。Daniel Lim 选择 **退还未分配金额**，对话框警告这家诊所仍有 1 张未结发票，共欠 SGD 763.00。他选择取消，把这 SGD 95.00 分配到那张发票，该发票还欠 SGD 763.00 − SGD 95.00 = SGD 668.00。 **作废记错的退款。** Mei 从一张收据记录了 RF-10000005，金额 SGD 150.00，之后得知顾客想把这笔钱留作贷项，转账并没有发出。她选择 RF-10000005 旁边的 **作废**，填写 *转账未发出，顾客保留贷项*，然后选择 **作废退款**。这 SGD 150.00 重新成为收据上的 **未分配** 金额，RF-10000005 仍留在列表上，状态为 **已作废**。 ## 常见问题 - **顾客多付了钱，怎么退给他？** 打开收据，在 **···** 菜单中选择 **退还未分配金额**。参见[使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)。 - **可以把退款记成一笔负数收款吗？** 不可以。**记录收款** 只接受大于零的金额。请从退款所出自的贷项通知单或收据记录退款。 - **退款可以超过顾客付的钱吗？** 不可以。退款不能超过贷项通知单的 **剩余可用** 或收据的 **未分配** 金额，从同一张发票的贷项通知单退出的金额合计也不能超过该发票收到的款项。 - **顾客还有其他发票没付，可以给他退款吗？** 可以。如果您的角色能看到所有发票，easySales 会先警告您，但由您决定。 - **退款可以删除吗？** 不可以。请填写原因作废它；它保留 `RF-` 编号，显示为 **已作废**。 - **退款被银行退回来了，要作废退款吗？** 不要。转出后又退回来的钱是一张新的收据。只有记错的退款才作废。 - **有没有退款单 PDF 可以发给顾客？** 没有。退款没有 PDF；用它的编号和参考号来识别这笔付款。 - **为什么已退款的贷项通知单不能作废？** 钱已经从您的银行转出，贷项无法收回。如果退款是记错的，先作废退款。参见[作废贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/cancel-a-credit-note/)。 ## 相关内容 - [更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/) - [贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/) - [使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/) - [汇兑差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/exchange-differences/) --- # 押金与预付款 > 开发票之前先收到客户的订金或预付款怎么记录：多付款、预付款或可退押金，以及什么时候要开 GST 税务发票。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/ 顾客在还没有发票可付时就付款，请记录一张不支付任何发票的[收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/overview/)，并说明这笔钱的性质。 ## 开始之前 您需要 **Invoice**（发票）模块的 **Edit**（编辑）权限。先确定这笔钱是什么： - **多付款**——留在客户账上的钱，之后分配到发票或退款。 - **预付款**——为尚未开票的商品或服务预先支付的款项；与多付款一样留在账上。 - **押金**——您代为保管、可退还的押金，例如出借物品的押金。它不是客户贷项，不计入客户余额。 ## 操作步骤 1. 在客户的 **收据** 标签页上，选择 **记录收款**。 2. 输入 **收款金额**、**日期**、**收款方式** 和 **参考号**。不要勾选任何发票或贷项。 3. 在 **未分配金额的性质** 下，选择 **多付款**、**预付款** 或 **押金**。系统不会替您预先选择。 4. 如果出现 **订金税务发票** 部分，请选择 **发票行的产品**；如果这笔钱是为某张报价单付的，在 **对应报价单（可选）** 下选中它，否则选择 **税**。核对显示的合计。 5. 选择 **记录收款**。 ## 之后会发生什么 预付款或多付款作为 **未分配** 金额留在客户账上，可以[分配或退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)。押金在收据上显示为 **押金余额**，并在客户 **发票** 标签页顶部的提示中显示为 **保管中的押金**，与余额分开。 当您在 **系统设置** → **税务** 下的设置规定收款时即产生纳税义务时，就会出现 **订金税务发票** 部分——例如在新加坡已注册 GST 的公司收到预付款时。保存时会开具一张日期为收款日期的税务发票，用这笔钱付清，并列在 **随本收据开出的发票** 下。它所指定报价单的后续发票会扣回它。如果没有指定报价单，请在为这项工作开票时用贷项通知单冲回它，并把这笔贷项抵用到新发票。 ## 使用押金 打开收据，在它的 **···** 菜单中选择以下之一： - **押金分配到发票**——用押金支付已开具的发票，日期为今天。 - **以押金开票**——按您输入的含税金额，在今天开具一张税务发票，并用押金付清。 - **退还押金**——以退款的形式把它退回。 - **没收押金**——把全部或部分作为顾客违约的赔偿保留；参见[没收押金](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/forfeit-a-deposit/)。 ## 需要注意的规则 - 押金需要单独一张收据。 - 收据上的 **更改性质**，只在这笔钱尚未于之后日期分配、也未退款时可用。它不能把收据改为需要开具订金税务发票的预付款。 - 更改这笔钱的性质和使用押金，都需要设为 **全部记录** 的 **Invoice** **Edit**。订金税务发票还需要 **Invoice** **Add**（添加），没收押金需要角色中有 **没收押金** 控制项。 - 开出了订金税务发票的收据，必须先从该发票上移除它的收款并取消该发票，才能作废。有没收记录的收据，要先撤销没收才能作废。 ## 为什么这样设计 **钱的性质决定了它怎样计税和报告。** 为工作预先付的钱是销售的一部分；可退还的押金是您替顾客保管的钱。记录时就说明是哪一种，收据、客户余额和税务发票从一开始就会按正确的方式处理它。 **预付款可能在到账当天就要计税。** 按新加坡 GST 的规定，在开票之前收到的款项，决定了这部分销售的纳税时间。订金税务发票在收款日期记录这笔税，您的 GST 申报就会把它算进正确的期间。指定报价单后，之后的发票会扣回它，顾客不会被重复收费。 **押金不是顾客的贷项。** 它是为顾客必须归还或履行的事项而保管的，所以不计入顾客的欠款，也不计入账龄。您退还、把它用作付款或没收它时，每一种做法都会留下自己的记录。 **押金需要单独一张收据。** 把它和支付发票的钱分开，它的余额、退款和任何没收都能追溯到带来这笔钱的那一笔付款。 ## 更高效的做法 - **从客户页记录。** 客户 **收据** 标签页上的 **记录收款** 打开时不会勾选任何发票，正好适合押金。 - **预付款要指定报价单。** 设置了 **对应报价单（可选）** 后，该报价单之后的发票会自动扣回这笔订金。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **工作完成后用押金付款。** **押金分配到发票** 或 **以押金开票** 不需要新的资金流动就能结清费用。 - **改性质，而不是作废。** **更改性质** 可以把多付款改为预付款或改回来，也可以在不支付任何发票的收据上把两者改为押金，前提是这笔钱还没有被使用。押金不能再改回来。 - **查看每个客户保管了多少押金。** 客户 **发票** 标签页顶部的提示会合计保管中的押金。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 ## 示例 Lim & Co 已注册 GST，它的 **税务** 设置也是这样填写的。10 月 1 日，Harbour Café 为报价单 QN-10000140 中一项 SGD 10,000.00（不含税）装修工程的一半，预先支付了 SGD 5,450.00。 Mei Tan 在咖啡馆的客户上记录一张收据，不勾选任何发票，并选择 **预付款**。**订金税务发票** 部分出现。她选择一个 "Deposit" 服务作为产品，并选择 QN-10000140 作为报价单。该部分显示“9%：SGD 5,000.00 + 税 (GST) 450.00”和“发票合计 SGD 5,450.00”，因为含 GST 的付款中 GST 占 9/109：5,450.00 × 9 ÷ 109 = 450.00。保存后开出这张发票，日期为 10 月 1 日，状态已是 **已付款**。 咖啡馆还为借用的展示品留下了一笔可退还的 SGD 2,000.00 押金。Mei 用另一张收据把它记录为 **押金**；不会开具税务发票，客户显示 **保管中的押金** SGD 2,000.00。展示品归还后，她打开那张收据并选择 **退还押金**。 **用押金支付损坏的维修费。** 有一件借出的展示品归还时已损坏，借用协议规定由咖啡馆支付维修费：SGD 300.00 加 GST SGD 27.00，共 SGD 327.00。维修是一项服务，所以 Mei 不做没收。她打开押金收据，选择 **以押金开票**，输入 327.00 作为含税开票金额，选择产品和 **GST 9%**，然后选择 **开具发票**。发票在今天开出，并用押金付清，押金余额变为 SGD 2,000.00 − SGD 327.00 = SGD 1,673.00。其余展示品归还后，她退还这 SGD 1,673.00。 ## 常见问题 - **收到的订金应记为预付款还是押金？** 预付款是提前支付的部分价款。押金可以退还，是为顾客必须归还或履行的事项而保管的。 - **收到预付款一定要开税务发票吗？** 只有当您的 **税务** 设置规定收款时即产生纳税义务时才需要，例如在新加坡已注册 GST 的公司。这时对话框中会出现 **订金税务发票** 部分。参见[GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 - **押金算在客户的欠款里吗？** 不算。它作为 **保管中的押金** 单独显示，不计入 **应收余额** 和账龄。 - **预付款记录后可以改成多付款吗？** 可以，使用收据上的 **更改性质**，前提是这笔钱尚未于之后日期分配、也未退款。 - **怎样用押金支付最后一张发票？** 打开押金的收据，选择 **押金分配到发票**；或选择 **以押金开票**，一步开出发票并付清。 - **押金可以和发票收款记在同一张收据上吗？** 不可以。请单独记录一张收据，不勾选任何发票或贷项。 ## 相关内容 - [记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/) - [使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/) - [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [没收押金](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/forfeit-a-deposit/) - [订金与进度款](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/deposits-and-progress-claims/) --- # 没收押金 > 客户违约时怎样没收全部或部分押金、发出押金没收通知，以及没收记错了怎样撤销。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/payments/forfeit-a-deposit/ 顾客违反[押金](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)所担保的协议时，您可以保留押金的全部或一部分。本页适用于负责顾客押金的人。 ## 开始之前 您需要 **Invoice**（发票）**View**（查看）和 **Edit**（编辑）都设为 **全部记录**，并且角色中有 **没收押金** 控制项。收据上必须仍有押金，并且已在 **系统设置** → **税务** 下确认贵公司的国家／地区。 没收只用于赔偿。用于支付租金、费用、维修费或发票的押金属于销售：请改用 **押金分配到发票** 或 **以押金开票**。 ## 操作步骤 1. 在客户的 **收据** 标签页中打开收据。 2. 在 **···** 菜单中选择 **没收押金**。如果它是灰色的，下面一行会说明原因。 3. 在 **保留押金的原因是什么？** 下选择原因，例如 **合约提前终止，合约条款允许保留押金**。选择 **用于支付租金、费用、维修费或发票** 会显示 **这不属于没收**，并提供另外两条途径。 4. 核对金额，例如 **没收金额 (SGD)**。它默认是仍保管的全部押金；只保留一部分时，请输入更小的数额。 5. **没收日期** 留空表示今天，也可以选择更早的一天，但不能早于收到押金的日期。 6. 添加 **备注**。选择 **其他赔偿（请在下方说明）** 时必须填写。 7. 阅读字段下方的通知：它说明税务处理及其所依据的条件。如果是红色错误，easySales 无法记录这次没收，**没收** 会保持灰色。 8. 勾选 **我确认保留该押金是作为客户违约的赔偿，而不是商品或服务的付款。**，然后选择 **没收**。 ## 之后会发生什么 easySales 显示“没收记录 DF-… 已记录。”不会开具发票，也不征税；这笔金额记为其他收入。收据显示 **已没收** 金额和 **没收记录** 部分，其中没收记录的 `DF-` 编号会打开要发给顾客的 **NOTICE OF FORFEITURE OF SECURITY DEPOSIT**（押金没收通知，PDF）。顾客的对账单在附注中列出这次没收，绝不计入余额。 要撤销误录的没收，请选择它所在行的 **撤销**，填写 **误没收的原因**，然后选择 **撤销没收**。这笔金额重新作为押金保管，记录及其通知保留，并标记为已撤销。 ## 押金没收登记表 在 **发票** 列表中，打开 **···** 菜单，在 **登记簿** 下选择 **押金没收**。按 **没收期间**、**客户** 和 **显示已撤销** 筛选，查看合计，然后选择 **下载 CSV**。它需要 **Invoice** **View** 设为 **全部记录**。 ## 需要注意的规则 - 在马来西亚、新西兰或澳大利亚办理了税务注册的公司不能没收押金；贵公司的国家／地区未确认时也不能。没有税务注册、但通过 MyInvois 开具电子发票的马来西亚公司，会收到警告：这次没收需要一张电子发票，须由您自行提交。 - 没收的金额不能超过仍保管的押金。 - 有没收记录的收据不能作废。请先撤销没收。 ## 为什么这样设计 **赔偿不是销售。** 因为顾客违约而保留押金时，您并没有向顾客提供任何东西作为回报。所以 easySales 把它作为其他收入记在单独的 `DF-` 记录上，而不是开发票，并请您确认这是赔偿。用来支付租金、费用或维修费的钱，是对所提供服务的付款，所以要通过发票处理。 **由当天的税务注册情况决定税务处理。** 税务处理按没收日期当天您的税务注册情况判断，并写入记录。之后更改税务设置，不会改写已经做出的没收，上个季度的数字仍与您申报的一致。 **顾客收到的是通知，而不是发票。** 通知列出已收押金、本次保留的金额和仍为顾客保管的金额。顾客能清楚看到押金是怎样处理的，万一有争议，您也有单据可以出示。 **与销售分开。** 登记表把没收列为其他收入，与销售分开，会计师在年终可以正确申报。 ## 更高效的做法 - **只保留协议允许的部分。** 输入没收金额，其余部分继续保管，随时可以退还。参见[给顾客退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/)。 - **直接从收据发出通知。** **没收记录** 下的 `DF-` 编号会在新标签页中打开通知，可以保存后用电子邮件发出。 - **选对处理方式。** 如果这笔钱是用来支付维修费或发票的，正确的做法是 **以押金开票** 或 **押金分配到发票**。参见[押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - **期末核对没收记录。** **押金没收** 登记表可以按日期和客户筛选、给出合计，并下载 CSV 交给会计师。 ## 示例 Harbour Café 为借用的展示品，在 RCT-10000016 上留了一笔可退还的 SGD 2,000.00 押金。它提前结束借用，而协议允许 Lim & Co 保留 SGD 500.00。 Mei Tan 打开 RCT-10000016，选择 **没收押金**，选择提前终止的原因，并输入 500.00。通知显示 “No GST is charged on this forfeiture, …”（本次没收不征收 GST，……）。她勾选确认并选择 **没收**。DF-10000001 已记录，它的通知显示： | 行 | 金额 | |---|---| | Security deposit received（已收押金） | SGD 2,000.00 | | Retained by this notice（本通知保留） | SGD 500.00 | | Security deposit still held for you（仍为您保管的押金） | SGD 1,500.00 | Mei 把通知用电子邮件发出，然后选择 **退还押金**，退回 SGD 1,500.00。 **没收记错了收据。** Daniel Lim 本应没收 Harbour Café 的押金，却从 RCT-10000023（另一位顾客 SGD 1,000.00 的押金）没收了 SGD 300.00。他打开 RCT-10000023，在 DF-10000002 上选择 **撤销**，填写 *Entered on the wrong customer's deposit*（记到了错误顾客的押金上），然后选择 **撤销没收**。RCT-10000023 重新保管 SGD 1,000.00；开启 **显示已撤销** 时，DF-10000002 仍留在登记表中，标记为已撤销。 ## 常见问题 - **客户取消交易，可以扣下押金吗？** 协议允许时可以。选择相应的原因，例如交易已取消、未提供任何商品或服务，然后没收协议允许保留的金额。 - **没收的押金要收 GST 吗？** 在新加坡不用：这是赔偿，记为其他收入，不开发票。在马来西亚、新西兰或澳大利亚办理了税务注册的公司，easySales 会拒绝没收。参见[各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/)。 - **可以只扣一部分押金吗？** 可以。在 **没收金额** 中输入较小的数额，其余部分继续保管。 - **没收后怎样撤销？** 在收据的 **没收记录** 部分选择它上面的 **撤销**，并填写原因。这笔金额会重新作为押金保管。 - **可以没收押金来支付维修费吗？** 不可以。维修是一项服务：请用 **以押金开票** 从押金中收取维修费。 - **为什么“没收押金”是灰色的？** 它下面一行会说明原因。如果角色中没有 **没收押金** 控制项，这个选项根本不会出现。 ## 相关内容 - [押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/) - [收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/) - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) - [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) --- # 收据 > 怎样打开收据、下载正式收据（Official Receipt）PDF 发给客户，以及收据记错时怎样作废。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/ 您记录的每一笔[收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/overview/)都是一张收据，有自己的编号，以 `RCT-` 开头。打开它可以查看它支付了什么、把 PDF 给顾客，或者作废它。 ## 开始之前 打开收据和下载 PDF 需要 **Invoice**（发票）模块的 **View**（查看）权限，作废需要 **Invoice** 的 **Edit**（编辑）权限。角色设为 **仅自己的记录** 时，只能看到自己记录的收据。 ## 操作步骤 1. 打开客户，选择它的 **收据** 标签页，然后选择一个收据号。如果从发票进入，请改为选择发票 **收款与抵用** 部分中的收据号。 2. 查看收据：编号旁边的状态、**日期** 和 **收款金额**，以及列出所支付发票的 **分配** 表，表下方是 **已分配** 和 **未分配**。之后是所有退款或收款差额。外币收据还会显示它的[汇兑损益](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/exchange-differences/)。 3. 选择顶部的 **下载 PDF**。PDF 会在新的浏览器标签页中打开。 4. 在浏览器中保存或打印，然后由您自己发给顾客。 要作废一张记错的收据，选择 **···** 菜单中的 **作废收据**，输入 **原因**，然后选择 **作废收据**。 > **注意** > > 作废收据会把它的每一笔收款从各发票上移除，而且无法撤销。要重新记录这笔钱，请记录一张新的收据。 ## 之后会发生什么 PDF 的标题是 **OFFICIAL RECEIPT**（正式收据），使用贵公司的信头。它显示付款人、收据号、日期、币种、收款方式和参考号，以及它支付的每张发票各一行。下方是 **Applied to invoices**（已分配到发票）、留在账上的金额，以及 **Amount received**（收款金额）。下载不会改变任何内容。 作废后，每张发票的 **已收** 和 **未付余额** 会重新计算，收据显示 **已作废**，并附上日期和您填写的原因。它保留自己的编号。之后它的 PDF 会打印 **VOID**（作废）和原因，不再列出任何发票。 ## 需要注意的规则 - 一张收据只有一份 PDF，无论它支付了多少张发票。退款没有 PDF。 - 在 **分配** 表中，您无权打开的发票显示为 **另一张发票**，只显示金额，没有编号或链接。已连接的 AI 应用看到的也是这样。 - 从发票上移除的收款会从收据的 PDF 上消失；收据上会把它显示为 **已冲回**。 - 与收据一起抵用的贷项通知单，在作废收据后仍保持抵用。 - 只要从它退出的款项、它给予的提前付款折扣、它开具的订金税务发票，或它上面的[押金没收](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/forfeit-a-deposit/)仍然有效，收据就不能作废。提示会说明要先撤销哪一项。 - 作废需要对收据支付过的每张发票都拥有 **Invoice** **Edit** 权限。 ## 为什么这样设计 **一笔付款，一张收据。** 顾客只付了一次钱，所以只拿到一张收据，上面列出这笔钱结清的每一张发票。顾客的财务人员可以直接对上自己的付款，不必拼凑好几份单据。 **作废后保留编号。** 收据按一个序列编号。作废的收据仍在序列里，标记为 **已作废**，附上日期和原因，您的会计师可以核对每一个编号，也能看出某张收据为什么不再有效。 **作废的收据在纸面上也写明作废。** 即使顾客手上已经有 PDF，重新下载的版本也会打印 **VOID** 和您的原因，并且不再列出发票。没有人能用它来证明一笔已经冲回的付款。 **先撤销从这笔钱衍生出来的东西。** 退款、折扣贷项通知单、订金税务发票和押金没收，都建立在这张收据收进来的钱上。直接作废底下的收据，会让它们失去依据，所以 easySales 会请您先撤销它们。 ## 更高效的做法 - **从哪一边都能找到收据。** 从客户的 **收据** 标签页，或从它所支付发票上的收据号。参见[收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/overview/)。 - **一键下载 PDF。** **下载 PDF** 就在收据顶部；在手机上显示为 **PDF**。 - **直接打开刚记录的收据。** 在客户的 **收据** 标签页上记录收款后，新收据会自动打开，可以马上 **下载 PDF**。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **只有一张发票记错时，不必作废整张收据。** 如果只是拆分有误，移除那一笔收款即可。参见[移除收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/remove-a-payment/)。 ## 示例 Harbour Café 要一张 SGD 2,000.00 转账的收据。这笔转账就是 RCT-10000014，它支付了 INV-10000031 和 INV-10000040，并留下 SGD 365.00 在账上。Mei Tan 打开咖啡馆的 **收据** 标签页，选择 RCT-10000014，然后选择 **下载 PDF**。PDF 列出两张发票，SGD 1,090.00 和 SGD 545.00，接着是： | 行 | 金额 | |---|---| | Applied to invoices（已分配到发票） | 1,635.00 | | Unapplied (held on account)（未分配，留在账上） | 365.00 | | Amount received（收款金额） | 2,000.00 | PDF 还说明这笔收款中有 SGD 365.00 作为客户贷项留在账上。Mei 把 PDF 用电子邮件发给了咖啡馆。 **记错客户的收据。** Daniel Lim 把 Harbour Café 的一笔 SGD 545.00 转账记到了另一个客户的账上，生成 RCT-10000021，没有支付任何发票。他打开 RCT-10000021，选择 **作废收据**，原因填写 *Recorded on the wrong account*（记错了客户）。然后他在 Harbour Café 的客户上把这 SGD 545.00 记录为 RCT-10000022，支付 INV-10000044。RCT-10000021 保留编号，显示 **已作废**，它的 PDF 现在会打印 **VOID** 和他填写的原因。 ## 常见问题 - **怎样给客户开收据？** 打开收据，选择 **下载 PDF**，保存或打印后由您自己发给顾客。 - **收据可以删除吗？** 不能。请填写原因作废它；它保留 `RCT-` 编号，并显示 **已作废**。 - **多张发票可以只开一张收据吗？** 可以。针对所有这些发票一次记录收款，这一张收据会列出它支付的每一张发票。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **作废的收据可以恢复吗？** 不能。请把这笔钱重新记录为一张新的收据。 - **为什么我的收据 PDF 上写着 VOID？** 这张收据已被作废。PDF 会打印填写的原因，并且不再列出发票。 - **为什么收据上显示“另一张发票”？** 您的角色无权打开那张发票，所以只能看到金额，看不到编号。参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **为什么这张收据不能作废？** 有内容建立在它的钱上：退款、提前付款折扣、订金税务发票或押金没收。提示会说明要先撤销哪一项。 ## 相关内容 - [记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/) - [使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/) - [移除收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/remove-a-payment/) - [收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/overview/) --- # 移除收款 > 收款记到了错误的发票或金额记错了怎么办：移除这笔收款、钱回到哪里，以及什么时候应改为作废整张收据。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/payments/remove-a-payment/ 如果一笔[收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/overview/)记到了错误的发票上或金额有误，就把它从那张发票上移除。已记录的收款不能编辑，所以要先移除，再重新分配或重新记录。 ## 开始之前 您需要对该发票拥有 **Invoice**（发票）模块的 **Edit**（编辑）权限。发票必须已开具，且未取消。 先判断是哪里出了错： - **钱分配到了错误的发票，或拆分有误**——在这里移除收款。钱会回到它的收据上，可以重新分配。 - **钱根本没有到账**——例如支票被退回、转账被重复录入——请改为[作废整张收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/)。 ## 操作步骤 1. 打开发票，找到它的 **收款与抵用** 部分。 2. 找到这条收款记录：它的 **类型** 为 **收款**，**单据** 下的收据号显示它来自哪张收据。 3. 选择该行上的 **移除**。 4. 阅读 **移除收款** 确认框，其中显示了金额。 5. 选择 **移除**。 > **注意** > > 移除收款无法撤销。钱仍留在它的收据上；要恢复，请重新分配。 ## 之后会发生什么 收款从发票上移除，发票的 **已收**、**未付余额** 和状态会重新计算。原来是 **已付款** 的发票可能变为 **部分付款** 或 **未付款**。 收据仍为 **有效**。在它的 **分配** 表中，这笔收款被划掉，并显示“已冲回：Payment removed from”（已从以下发票移除付款）和发票编号，这笔金额也加入它的 **未分配** 金额。之后您可以从那里[把它分配到正确的发票或退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)。 已连接的 AI 应用单独为一张发票记录的收款，本身就是一张收据：移除它时，这张收据也会一并作废。 ## 需要注意的规则 - 移除操作会记录在发票的 **历史** 标签页上，包括移除人和时间。 - 随该收款一起记录的小额核销会一并撤销，发票重新欠这笔金额。 - 如果某笔收款获得了提前付款折扣，只要折扣的贷项通知单仍然有效，就不能移除这笔收款。请先作废那张贷项通知单。 - 有收款的发票不能取消。请先移除它的收款，或作废相关收据。 ## 为什么这样设计 **钱还是您的，所以留在收据上。** 移除收款的意思是“这笔钱记错了发票”，而不是“这笔钱没有到账”。把它作为 **未分配** 留在收据上，您的收据合计仍然等于实际到账的金额，在您更正之前什么都不会丢。 **移除会被记录，而不是被抹掉。** 收据保留被冲回的那一行，发票的 **历史** 标签页会写明谁在何时移除了它。如果顾客之后问为什么发票又变回 **未付款**，记录里就有答案。 **相关的调整跟着收款一起处理。** 小额核销是“这笔收款留下的差额”，收款没了，核销也就不能保留。提前付款折扣是一张贷项通知单，本身就是税务单据，所以必须先有意识地作废它，才能移除对应的收款。 ## 更高效的做法 - **直接从收据重新分配。** 通过 **收款与抵用** 中的收据号打开收据，选择 **分配到发票**。参见[使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)。 - **钱没到账时作废收据。** 一次作废就能把它在每张发票上的收款全部移除，不用一条条移除。参见[收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/)。 - **移除之前先核对拆分。** 收据的 **分配** 表列出它支付的每张发票和金额，可以看出是哪一行记错了。参见[收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/)。 - **在下一笔收款时一并更正。** 留在收据上的钱，会在下次为该客户记录收款时出现在 **可用贷项** 下。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 ## 示例 Mei Tan 把 Harbour Café 收据 RCT-10000014 中的 SGD 545.00 分配到了 INV-10000040，但咖啡馆其实是要付 INV-10000044，这张也是 SGD 545.00。 她打开 INV-10000040，在收款行上选择 **移除** 并确认。INV-10000040 变回 **未付款**，**未付余额** 为 SGD 545.00，RCT-10000014 现在显示 **未分配** SGD 910.00：原有的 SGD 365.00 加上 SGD 545.00。她打开 RCT-10000014，选择 **分配到发票**，把 SGD 545.00 分配到 INV-10000044，SGD 365.00 和之前一样保持未分配。 **被退回的支票。** Harbour Café 一张 SGD 1,090.00 的支票记录为 RCT-10000018，支付了 INV-10000050。两天后银行退回了这张支票。钱根本没有到账，所以 Mei 不移除收款，而是打开 RCT-10000018，在 **···** 菜单中选择 **作废收据**，原因填写 *Cheque returned by the bank*（支票被银行退回）。INV-10000050 变回 **未付款**，**未付余额** 为 SGD 1,090.00；RCT-10000018 保留编号，标记为 **已作废**。 ## 常见问题 - **收款记错发票了，怎样改到正确的发票？** 先从错误的发票上移除它，再打开它的收据，选择 **分配到发票**，把钱分配到正确的那张。 - **应该移除收款还是作废收据？** 钱到账了但记错了发票，就移除收款。钱根本没有到账，就作废收据。参见[收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/)。 - **移除收款会删除收据吗？** 不会。收据仍为 **有效**，金额变成它上面的 **未分配**；只有已连接的 AI 应用单独记录的收款例外，它的收据会一并作废。 - **移除收款后能撤销吗？** 不能直接撤销。请从收据把钱重新分配到这张发票；新的收款记录日期为分配日期。 - **为什么这笔收款不能移除？** 它获得了提前付款折扣，而折扣的贷项通知单仍然有效。请先在发票上作废那张贷项通知单。参见[作废贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/cancel-a-credit-note/)。 - **为什么没有移除按钮？** 您需要对该发票拥有 **Invoice** **Edit**，而且发票必须已开具、未取消。 ## 相关内容 - [使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/) - [收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/) - [记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/) - [更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/) --- # 贷项通知单 > 贷项通知单（credit note）是什么、什么时候用它而不是取消发票，以及它的贷项怎样抵用到发票、在收款时使用或退款给顾客。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/ 贷项通知单用于减少已开具发票的收费：顾客退货、事后议定降价、某个项目重复收费。它有自己的编号，而原发票保持开具时的样子。贷项通知单需要 **Credit Note**（贷项通知单）权限，**Administrator**（管理员）角色拥有该权限；管理员可以把它添加到其他角色。**Viewer**（查看者）角色只能查看自己名下的贷项通知单。 ## 在哪里找到 在侧栏选择 **贷项通知单**。可以按贷项通知单号、发票号或客户名称搜索，并按 **状态**、**日期**、**客户** 或 **剩余可用贷项** 筛选。如果您可以审批贷项通知单，还会有 **审批** → **待我审批**。每一行显示 **贷项金额**、**已抵用**、**已退款** 和 **剩余** 金额；草稿或已作废的贷项通知单不显示这些金额。选择编号即可打开贷项通知单；草稿显示为 **草稿（未编号）**。 贷项通知单要从它所更正的发票创建：在发票的 **收款与抵用** 部分选择 **开具贷项通知单**，或在发票的 **···** 菜单 **应收** 下选择它；不能从这个列表创建。 ## 您可以做什么 - 针对已开具的发票[创建贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - [开具它](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)，然后抵用、撤销抵用或退还它的贷项。 - [作废贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/cancel-a-credit-note/)，或删除草稿。 ## 如何运作 *[示意图: 从已开具的发票到贷项通知单：在发票的收款与抵用部分创建，开具后在发票仍欠款的范围内抵用到该发票；如果还有剩余贷项，可以抵用到其他发票、在记录收款时在可用贷项下勾选，或在发票已收款的范围内退款。]* 贷项通知单从 **草稿** 开始，没有编号，也没有任何影响。开具后，它获得编号（默认以 `CN-` 开头），并在自己的发票仍欠款的范围内抵用到该发票。剩下的部分就是顾客的 **剩余可用** 贷项：可以抵用到同一币种的其他发票，在记录顾客下一笔收款时使用，或者退款。 *[示意图: 贷项通知单的状态变化：草稿可以删除或开具；已开具的贷项通知单可以作废，作废后它仍保留在记录中，其贷项被收回。]* ## 术语 - **原因**——**Reversal**（冲销）、**Goods returned**（退货）、**Allowance**（折让）、**Over-invoiced**（多开票）或 **Other**（其他）。 - **贷项金额**——贷项通知单的含税总额。 - **已抵用**——已用于发票的部分。 - **剩余可用**——剩下可以抵用或退款的部分。 ## 常见误解 - 上限不是发票仍欠的金额。即使发票已全额付款，您也可以贷记最多到发票总额减去已针对它开具的贷项通知单。 - 要取消整张发票，请改为[取消它](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)：easySales 会替您开具一张 **Reversal** 贷项通知单。 - 贷项通知单本身不会把钱退回去。退款是单独的一步。 ## 权限 **Credit Note** 的 **List**（列表）和 **View**（查看）权限用于查找和打开贷项通知单；**Add**（添加）和 **Edit**（编辑）用于创建和开具；**Delete**（删除）用于删除草稿。 **Own records only**（只限自己的记录）涵盖您担任 **销售员** 的贷项通知单。**Viewer**（查看者）角色可以列出和查看自己的贷项通知单。抵用或退还贷项还需要 **Invoice**（发票）**Edit** 权限。批准等待审批的贷项通知单需要 **审批贷项通知单** 权限。 ## 为什么这样设计 **发票保持开具时的样子。** 顾客已经把这张发票记进自己的账，还可能抵扣了上面的税额。贷项通知单把更改记成一张独立的单据，有自己的编号、日期和原因，所以双方的账上都能同时看到原来的收费和后来的更正。 **贷项不是现金。** 开具贷项通知单只会减少顾客的欠款，并没有钱进出。结清原发票后剩下的部分作为 **剩余可用** 贷项留着，所以只有钱真正从您的银行转出时才记录退款，而且最多只能退原发票收到的金额。 **上限是卖出的金额，不是未付的金额。** 已经全额付款的顾客仍然可能退货，所以已付清的发票也能贷记。一张发票的所有贷项通知单合计不超过发票总额，同一笔销售就不会被重复贷记。 ## 更高效的做法 - **找出还没用掉的贷项。** 在 **贷项通知单** 列表的 **剩余可用贷项** 下选择 **有剩余可用贷项**，就能看到所有还有贷项可抵用或退款的贷项通知单。参见[开具贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)。 - **顾客付款时顺便用掉贷项。** 记录顾客下一笔收款时，在 **可用贷项** 下勾选这张贷项通知单，收款和贷项一起结清发票。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **整张发票都不该成立时，直接取消发票。** **取消发票** 一步就为全额开出 **Reversal** 贷项通知单。参见[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **在列表里审批。** 如果您负责审批贷项通知单，**审批** 下的 **待我审批** 会列出等您处理的单据。参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 ## 示例 Harbour Café 的 INV-10000322 金额为 SGD 2,398.00，咖啡馆已付 SGD 2,000.00。它退回一个展示架，Mei Tan 开具一张 **Goods returned** 贷项通知单，金额 SGD 400.00 加 9% GST SGD 36.00，共 SGD 436.00。 | | 金额 | |---|---| | 贷项通知单开具前发票仍欠 | 398.00 | | 开具时抵用到 INV-10000322 | 398.00 | | 贷项通知单上的 **剩余可用** | 38.00 | 发票现在没有欠款，状态为 **已付款**，因为有收款参与结清。这 SGD 38.00 可以抵用到咖啡馆的下一张发票，或者退款。 **开贷项通知单还是取消发票？** Mei 给 Harbour Café 开了 INV-10000340，金额 SGD 1,090.00，但这项工作其实是另一位顾客的。整张发票都不该成立，而且还没有收款，所以她[取消这张发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)，easySales 自动开出 **Reversal** 贷项通知单。如果只是其中一行错了，她会只为那一行开贷项通知单，发票的其余部分照常有效。 ## 常见问题 - **贷项通知单是什么？** 一张有编号的单据，用来全部或部分减少已开具发票的收费。原发票保持不变，贷项通知单记录更正内容和原因。 - **贷项通知单和退款有什么区别？** 贷项通知单减少顾客的欠款；退款记录您把钱付回给顾客，钱来自贷项通知单的 **剩余可用** 贷项或收据上未分配的金额。参见[给顾客退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/)。 - **发票开错了，要开贷项通知单还是取消发票？** 整张发票都不该成立时取消发票；只是部分收费有误，例如退货或事后降价，就开贷项通知单。参见[更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/)。 - **没有发票可以开贷项通知单吗？** 不可以。每张贷项通知单都从一张已开具的发票开出。草稿或已取消的发票不能贷记。 - **已经付清的发票还能开贷项通知单吗？** 可以。最多可贷记发票总额减去之前的贷项通知单；在已付清的发票上，全部贷项都作为 **剩余可用** 留给顾客。 - **谁可以创建贷项通知单？** 角色拥有 **Credit Note** 的 **Add**、**Edit** 和 **View** 权限的人。**Administrator**（管理员）角色拥有这些权限；管理员可以把它们添加到其他角色。参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **怎样查看顾客还剩多少贷项？** 在 **贷项通知单** 列表按 **客户** 筛选，并选择 **有剩余可用贷项**；**剩余** 列显示每张的金额。 ## 相关内容 - [更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/) - [发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overview/) - [收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/overview/) - [给顾客退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/) - [报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/) - [贷项与借项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/credit-and-debit-notes/) --- # 创建贷项通知单 > 在 easySales 里怎样开贷项通知单（credit note）处理退货、多收费或事后降价：从发票开始，选择原因，保存为草稿。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/ [贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)总是从它所更正的发票开始。它需要 **Credit Note**（贷项通知单）权限，**Administrator**（管理员）角色拥有该权限；管理员可以把它添加到其他角色。 ## 开始之前 您需要 **Credit Note** 的 **Add**（添加）、**Edit**（编辑）和 **View**（查看）权限，以及对该发票的 **Invoice**（发票）**View** 权限。发票必须已开具：草稿或已取消的发票没有 **开具贷项通知单** 选项。请先决定要贷记哪些行，或其中哪一部分。 ## 操作步骤 1. 打开已开具的发票。 2. 在发票的 **收款与抵用** 部分选择 **开具贷项通知单**，或在 **···** 菜单 **应收** 下选择它。抽屉的标题带有发票编号。 3. 检查 **联系人** 和 **销售员**，它们默认与发票相同。 4. 选择 **原因**。下方有一行说明每个原因：**Reversal**（冲销）、**Goods returned**（退货）、**Allowance**（折让）、**Over-invoiced**（多开票）或 **Other**（其他）。 5. 检查 **贷项通知单日期**，它默认为今天。 6. 如果选择了 **Other**，请在 **备注** 中说明原因；这个原因要求必须填写备注。 7. 为每个要贷记的项目添加一行，数量和单价都填正数。 8. 选择 **保存草稿**。 ## 之后会发生什么 抽屉关闭，草稿带着 **草稿** 标签出现在发票的 **收款与抵用** 中，并在 **贷项通知单** 列表中显示为 **草稿（未编号）**。它还没有编号（**尚未开具**），在您[开具它](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)之前不会改变发票的余额。在此之前，您可以打开它进行编辑、打开它的 **PDF**（会标明是草稿），或在它的 **···** 菜单中选择 **删除**。 ## 需要注意的规则 - **币种** 和 **税项** 来自发票，不能更改。每一行只能使用发票本身收取的税项，或者不收税。 - 如果贵公司在发票日期未注册税务，贷项通知单不含税。 - 如果贵公司在发票日期已注册新加坡 GST，税为“None”的行会在明细下方被标出。开具前请把它的税改为零税率、豁免或不在征税范围的税码；含有这种行的贷项通知单不会被开具。 - 收取 GST 的外币贷项通知单会像其所贷记的发票一样，打印 **For Singapore GST Purpose Only**（仅供新加坡 GST 用途）区块，按该发票的汇率列出折算成 SGD 的金额。 - 每一行都要指定一个现有产品；不能在贷项通知单的明细行中新建产品。 - 可以贷记的最高金额是发票总额减去已针对它开具的贷项通知单，而不是仍未付的金额。已全额付款的发票也可以贷记。这个上限在开具时检查：超过上限的草稿可以保存，但开具会被拒绝，并提示还能贷记多少。 - 订金发票上的 **Reversal** 或 **Over-invoiced** 贷项通知单，不能让它低于之后的发票已经扣回的金额。 ## 为什么这样设计 **一张贷项通知单只属于一张发票。** 它更正的是某一笔具体的销售，所以从那张发票开始，并带上发票的联系人和销售员。它的 PDF 会印出发票编号和原因，顾客可以对上它冲减的是哪一笔收费。 **税项和币种来自发票。** 贷项通知单冲回的是一笔已经按发票税率、以发票币种计过税的销售。按 8% 计税的发票，即使税率后来提高了，也按 8% 贷记，所以您冲减的税额正好是当初申报的税额。贷项通知单从原发票直接扣减、不做换算，所以两者的币种必须一致。 **金额填正数。** 贷项通知单之所以冲减发票，是因为它是贷项通知单，而不是因为负号。一盏 SGD 180.00 的台灯，在屏幕上、PDF 上和顾客眼里都是同样的写法。 **草稿不改变任何东西。** 草稿没有编号，也不碰发票的余额。您可以在检查退货或商量价格时先把它准备好，不需要时删除，也不会在贷项通知单编号中留下空号。 ## 更高效的做法 - **按数量贷记，不必整行贷记。** 部分退货时，只按发票单价填退回的数量；发票的其余部分照常收费。参见[产品与明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/products-and-line-items/)。 - **让条款自动填好。** 把一个 **Credit Note**（贷项通知单）模板设为默认，之后每张新贷项通知单的 **条款与条件** 都会自动带上它；用 **从模板插入** 可以换成其他模板。参见[标准模板](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/standard-templates/)。 - **整张发票都要冲销时，直接取消发票。** 整张发票都不该成立时，**取消发票** 一步就为全额开出 **Reversal** 贷项通知单。参见[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **开具前先看 PDF。** **PDF** 会打开草稿的 PDF，趁内容还能改时核对明细和合计。 ## 示例 Harbour Café 退回了 INV-10000321 上两盏台灯中的一盏，每盏 SGD 180.00。Mei Tan 打开发票，在 **收款与抵用** 中选择 **开具贷项通知单**，并选择 **Goods returned**。 她添加一行：台灯产品，数量 1，单价 180.00。合计显示 **小计** SGD 180.00、GST 9% SGD 16.20，以及 **合计** SGD 196.20。她选择 **保存草稿**，草稿留在发票上，等咖啡馆的仓库检查台灯。 **工时多算了。** INV-10000325 向 Harbour Café 收取 12 小时现场监工费，每小时 SGD 85.00，但团队实际只做了 10 小时。Mei 选择 **Over-invoiced**，为差额添加一行：数量 2，单价 85.00。合计显示 **小计** SGD 170.00、GST 9% SGD 15.30（170.00 × 9%）和 **合计** SGD 185.30；实际做的 10 小时照常收费。 **不属于任何类别的原因。** 安装延误后，Daniel Lim 作为补偿，贷记了 SGD 50.00 的运送费。他选择 **Other**，在 **备注** 写明给予贷项的原因之前，**保存草稿** 会被拒绝。之后 PDF 会把原因印成“Other”加上他的备注。 ## 常见问题 - **贷项通知单的税项或币种可以改吗？** 不可以。两者都来自所贷记的发票。每一行只能使用那张发票收取的税项，或者不收税。 - **开贷项通知单要填负数吗？** 不用。数量和价格都填正数；总额为负数会被拒绝。 - **可以只贷记发票某一行的一部分吗？** 可以。填较少的数量，例如两盏灯中的 1 盏，或者把差价填作单价。 - **草稿贷项通知单会改变顾客的欠款吗？** 不会。只有开具后才会减少发票的余额。草稿没有编号，可以删除。 - **为什么我的发票上找不到开具贷项通知单？** 发票是草稿或已取消，或者您的角色缺少 **Credit Note** 的 **Add**、**Edit** 或 **View** 权限。草稿发票直接编辑即可更正。 - **贷项通知单开具前可以打印吗？** 可以。**PDF** 会显示草稿的 PDF，标明是草稿且没有编号；开具之前它不是有效的贷项通知单。 - **一张发票最多可以贷记多少？** 发票总额减去已针对它开具的贷项通知单，即使发票已全额付款也是如此。 ## 相关内容 - [贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/) - [开具贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/issue-a-credit-note/) - [作废贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/cancel-a-credit-note/) - [发票详情](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-details/) --- # 开具贷项通知单 > 在 easySales 里怎样开出贷项通知单，把贷项抵用到原发票和其他发票、撤销抵用，或把剩余贷项退款给顾客。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/issue-a-credit-note/ [草稿贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/)准备好后，就开具它：它会获得编号，并减少它所更正的发票。它需要 **Credit Note**（贷项通知单）权限，**Administrator**（管理员）角色拥有该权限；管理员可以把它添加到其他角色。 ## 开始之前 您需要 **Credit Note** 的 **Edit**（编辑）权限。草稿需要有 **原因**；如果原因是 **Other**（其他），还需要 **备注**；并且至少有一行明细。抵用或退还贷项还需要 **Invoice**（发票）**Edit** 权限。 ## 操作步骤 1. 打开草稿。它在发票的 **收款与抵用** 中还没有编号，所以请选择它 **草稿** 标签旁边的短横线；在 **贷项通知单** 列表中则选择 **草稿（未编号）**。 2. 选择 **开具**，阅读 **开具贷项通知单** 对话框，然后选择 **开具贷项通知单**。 3. 再次打开已开具的贷项通知单，查看它的 **贷项** 部分：**贷项通知单总额**、**已抵用**、**已退款** 和 **剩余可用**，以及 **已抵用到** 下它用到的每张发票。 4. 要把剩余部分用于其他发票，选择 **抵用到发票**。对话框打开时，贷项已按最早到期的顺序分配到该客户的未结发票上；可以修改任何金额，或选择 **按最早到期分配** 重新分配，然后选择 **抵用贷项**。 5. 要改为退还给顾客，选择 **退款**。输入 **退款日期**、**收款方式**、**退款金额** 和 **参考号**，然后选择 **记录退款**。 ## 之后会发生什么 贷项通知单获得编号（默认以 `CN-` 开头），并立即在自己的发票仍欠款的范围内抵用到该发票。如果发票已付清，那里不会抵用任何金额，全部贷项都保留下来。已开具的贷项通知单不能编辑或删除，只能[作废](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/cancel-a-credit-note/)。 如果贵公司规定贷项通知单要先审批，对话框还会有 **给审批人的备注**；符合审批规则的贷项通知单在开具时会改为提交审批：它显示 **待审批**，没有编号，也不改变任何余额，直到审批人选择 **批准并开出**。参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 退款有自己的编号（默认以 `RF-` 开头），显示在贷项通知单的 **退款** 下，以及客户的 **收据** 标签页上。 ## 需要注意的规则 - 贷项只能抵用到同一客户、同一币种的已开具发票。手动抵用的日期为今天；开具时自动抵用的日期为 **贷项通知单日期**。 - 您也可以在[记录顾客的下一笔收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)时，在 **可用贷项** 下使用这笔贷项。 - 如果这张贷项通知单会让发票的已贷记合计超过发票总额，开具会被拒绝，提示信息会给出还能贷记的最高金额。 - 退款不能超过原发票实际收到的金额。未付款发票上的贷项只能抵用。 - 如果顾客在其他发票上仍有欠款，**退款** 会给出警告，但仍然允许退款。 - 在 **已抵用到** 下的某一行选择 **撤销抵用**，并填写原因，即可把这笔贷项从该发票上收回。贷项回到 **剩余可用**，发票重新欠这笔金额。 - 选择退款旁边的 **作废**，填写原因并用 **作废退款** 确认，即可撤销记错的退款。其金额退回贷项通知单。 - 取消发票时生成的贷项通知单不能撤销抵用、退款或用于其他地方。 - 如果连接中断，再次保存是安全的：贷项只会抵用一次。 - 如果在您开具的同时有人修改了这张草稿，例如在另一个标签页中或通过已连接的 AI 应用，就不会开具任何内容，并显示 *This draft credit note was changed while it was being issued. Review it and issue it again. Nothing was issued.*（这张草稿贷项通知单在开具过程中被修改。请检查后重新开具。未开具任何内容。） - 贷项通知单开具后，其他地方仍打开着的修改或删除会被拒绝：*This credit note is no longer a draft*（这张贷项通知单已不再是草稿），且不会更改任何内容。 ## 为什么这样设计 **开具时先结清自己的发票。** 贷项通知单本来就是为减少那张发票而开的，所以开具时先抵用到那里，最多到发票仍欠的金额。只有多出来的部分才成为顾客可以在别处使用的贷项，您不需要再手动把它抵用到原发票。 **编号在开具时才分配，而不是草稿时。** 草稿会被准备、修改、删除。只有开具的贷项通知单才取得 `CN-` 编号，所以删除草稿不会留下空号；作废的贷项通知单保留编号，编号序列里的每个号码都有着落。 **只能退回真正收到的钱。** 一张发票的贷项通知单退款合计，不能超过这张发票收到的款项。未付款的发票被贷记时，贷项直接结清发票，不会为一笔没人付过钱的销售付出现金。 **撤销抵用会留下记录。** 把贷项从发票上收回时，系统把那笔抵用标记为已冲回并记下您的原因，而不是删除它。您仍然可以看到贷项去过哪里、何时移动、为什么移动。 ## 更高效的做法 - **下次收款时用掉剩余贷项。** 记录顾客的收款时，在 **可用贷项** 下勾选这张贷项通知单，现金和贷项一起结清发票。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **直接接受按最早到期的分配。** **抵用到发票** 打开时，贷项已经分配到最早的未结发票上；只改您想改的行即可。 - **找出还没用掉的贷项。** 在 **贷项通知单** 列表的 **剩余可用贷项** 下选择 **有剩余可用贷项**。参见[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 - **一次退完剩余金额。** **退款金额** 默认就是全部剩余贷项；只有部分退款时才需要改小。参见[给顾客退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/)。 - **在列表里审批。** 如果您负责审批贷项通知单，**贷项通知单** 列表的 **待我审批** 会列出等您处理的单据。参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 ## 示例 Harbour Café 的 INV-10000322 金额为 SGD 2,398.00，已收 SGD 2,000.00。Mei Tan 开具一张 **Goods returned**（退货）贷项通知单 CN-10000061，金额 SGD 436.00。 | 步骤 | 发票仍欠 | **已抵用** | **已退款** | **剩余可用** | |---|---|---|---|---| | 开具前 | 398.00 | — | — | — | | **开具** | 0.00 | 398.00 | 0.00 | 38.00 | | 以银行转账 **退款** SGD 38.00 | 0.00 | 398.00 | 38.00 | 0.00 | 咖啡馆为这张发票付了 SGD 2,000.00，所以可以退款 SGD 38.00。如果咖啡馆什么都没付，开具时全部 SGD 436.00 都会抵用到发票上，就没有可退的金额了。 **剩余贷项用在下一张发票上。** 假设 Mei 把这 SGD 38.00 留作贷项。咖啡馆的下一张发票 INV-10000335 金额 SGD 545.00，是它唯一一张未结的 SGD 发票。Mei 打开 CN-10000061，选择 **抵用到发票**；对话框把 38.00 分配到 INV-10000335。她选择 **抵用贷项**：这张发票还欠 SGD 507.00（545.00 − 38.00），状态为 **部分付款**，CN-10000061 的 **剩余可用** 为 0.00。 **未付款发票上的折让。** INV-10000330 向 Harbour Café 收取设计费 SGD 3,000.00 加 9% GST SGD 270.00，共 SGD 3,270.00，尚未收款。因为交付延误，Lim & Co 同意设计费打九折。Mei 开具一张 **Allowance**（折让）贷项通知单，金额 SGD 300.00 加 GST SGD 27.00，共 SGD 327.00。开具时全部抵用：发票还欠 SGD 2,943.00（3,270.00 − 327.00），状态为 **部分付款**，贷项通知单没有可退的金额。 ## 常见问题 - **开具贷项通知单会把钱退给顾客吗？** 不会。它只减少发票的欠款。要把钱付回去，请从它的 **剩余可用** 贷项记录退款。参见[给顾客退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/)。 - **贷项通知单开具后还能修改吗？** 不能。请作废它，再开一张新的。参见[作废贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/cancel-a-credit-note/)。 - **顾客还没付款，为什么发票显示部分付款？** 贷项通知单减少了它的欠款。**部分付款** 表示发票还欠一部分、但少于总额，不论是收款还是贷项造成的差额。 - **为什么发票显示已贷记而不是已付款？** 发票由贷项通知单全额结清，而且上面没有任何收款记录。只要有收款参与结清，发票就显示 **已付款**。 - **一张贷项通知单可以用在另一张发票上吗？** 可以，限同一客户、同一币种的已开具发票：在贷项通知单上用 **抵用到发票**，或在记录收款时用 **可用贷项**。 - **贷项抵用错了发票怎么办？** 在 **已抵用到** 下那一行选择 **撤销抵用** 并填写原因。贷项回到 **剩余可用**，可以再抵用到别处。 - **为什么不能把贷项退款？** 一张发票的贷项通知单退款合计不能超过这张发票收到的款项。未付款的发票，请把贷项抵用到发票。 - **为什么我的贷项通知单显示待审批？** 贵公司规定部分贷项通知单要先审批。审批人选择 **批准并开出** 后，它才取得编号。 ## 相关内容 - [贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/) - [创建贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/) - [作废贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/cancel-a-credit-note/) - [记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/) - [给顾客退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/) --- # 作废贷项通知单 > 在 easySales 里怎样作废已开具的贷项通知单、删除草稿，以及作废后发票余额和退款会怎样。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/cancel-a-credit-note/ 能撤销什么，取决于[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)是否已经开具。这需要 **Credit Note**（贷项通知单）权限，**Administrator**（管理员）角色拥有该权限；管理员可以把它添加到其他角色。 ## 开始之前 草稿需要 **Credit Note** 的 **Delete**（删除）权限；作废已开具的贷项通知单需要 **Credit Note** 的 **Edit**（编辑）权限。只要这张贷项通知单有任何款项已经退款，作废就会被拒绝：请先作废那笔退款。[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)时生成的贷项通知单完全不能作废。 ## 操作步骤 *[示意图: 贷项通知单的状态变化：草稿可以删除或开具；已开具的贷项通知单可以作废，作废后它仍保留在记录中，其贷项被收回。]* **草稿：** 1. 打开它：在发票的 **收款与抵用** 中选择它 **草稿** 标签旁边的短横线，或在 **贷项通知单** 列表中选择 **草稿（未编号）**。 2. 在 **···** 菜单中选择 **删除**，然后在 **删除草稿** 对话框中选择 **删除草稿**。 **已开具的贷项通知单：** 1. 打开它，在 **···** 菜单中选择 **作废贷项通知单**。 2. 阅读确认框，然后选择 **确认作废**；如要放弃，选择 **保留**。 ## 之后会发生什么 删除的草稿会从发票上消失。它从来没有编号，也从未改变过任何余额。 作废的贷项通知单保留在记录中，带着它的编号，标记为 **已作废**。它抵用过的每一笔金额都会被收回，包括它自己的发票以及它被用过的其他发票，这些发票重新欠这些金额。它们的状态随之变化，所以原来是 **已贷记** 的发票可能变回 **未付款**。 > **注意** > > 作废无法撤销。要再次贷记这张发票，请创建并开具一张新的贷项通知单。 ## 需要注意的规则 - 已作废贷项通知单的 PDF 会标明已作废，它也不再计入发票的已贷记金额。 - 记录收款时给予的提前付款折扣也是一张贷项通知单；作废它就是撤销折扣的方法。参见[记录收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/)。 - 如果只想把贷项从某张发票上收回、但保留贷项通知单，请改用贷项通知单上的 **撤销抵用**；参见[开具贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)。 - 等待审批的草稿在撤回审批请求之前不能修改或删除。参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 ## 为什么这样设计 **草稿可以消失，已开具的贷项通知单不能。** 草稿从来没有编号，也没动过任何余额，删掉它不需要任何解释。已开具的贷项通知单有编号，顾客手上可能已经有了，所以作废时它仍保留，标记为 **已作废**，编号序列里的每个号码仍有着落。 **作废会收回它的全部贷项，不论用在哪里。** 一张贷项通知单的贷项可能结清了好几张发票。作废时，每一笔都会被收回，不会有发票还留着一张已不成立的贷项通知单带来的减免。 **付出去的钱要先处理。** 如果部分贷项已经退款，作废会让顾客手上的钱失去对应的贷项。记错的退款先作废；真正付出去的钱，仍由它的贷项通知单支撑。 ## 更高效的做法 - **用撤销抵用代替作废。** 贷项本身没错、只是抵用错了发票时，**撤销抵用** 把它退回 **剩余可用**，贷项通知单照样保留。参见[开具贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)。 - **清理不用的草稿。** 草稿没有编号，删除不会留下空号。在 **贷项通知单** 列表的 **状态** 下选择 **草稿** 就能找到它们。参见[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 - **从同一张发票重新开。** 作废后，在发票上选择 **开具贷项通知单**，填入正确的明细行。参见[创建贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - **在同一个抽屉里作废退款。** 在 **退款** 下选择那笔退款旁边的 **作废**，不必离开贷项通知单就能为作废扫清障碍。参见[给顾客退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/)。 ## 示例 Mei Tan 为一盏退回的台灯，针对 Harbour Café 的 INV-10000321 开具了 CN-10000062，金额 SGD 196.20。之后咖啡馆的仓库发现那盏灯根本没有退回。INV-10000321 金额为 SGD 392.40，尚未收到任何款项，但贷项让它只欠 SGD 196.20，所以它显示为 **部分付款**。 Mei 打开 CN-10000062，选择 **作废贷项通知单**，然后选择 **确认作废**。这张贷项通知单以 **已作废** 保留在记录中，INV-10000321 重新欠全额 SGD 392.40，显示为 **未付款**。 **退款挡住了作废。** CN-10000061 在 INV-10000322 上贷记了 SGD 436.00；这张 SGD 2,398.00 的发票咖啡馆已付 SGD 2,000.00，所以 398.00 抵用在这张发票上，剩下的 38.00 记成了退款 RF-10000007。后来发现展示架根本没有退回，那笔转账也从未汇出。**作废贷项通知单** 被拒绝，因为这张贷项通知单已经退款。Mei 打开 CN-10000061，选择 RF-10000007 旁边的 **作废**，填写原因并选择 **作废退款**；**剩余可用** 恢复为 38.00。然后她作废这张贷项通知单：INV-10000322 重新欠 SGD 398.00（2,398.00 − 2,000.00），显示为 **部分付款**。 ## 常见问题 - **已开具的贷项通知单可以删除吗？** 不可以。请作废它：它保留编号，标记为 **已作废**。只有草稿可以删除。 - **作废贷项通知单后可以恢复吗？** 不可以。要再次贷记这张发票，请创建并开具一张新的贷项通知单。 - **为什么不能作废这张贷项通知单？** 要么它的部分贷项已经退款，请先作废那笔退款；要么它是取消发票时生成的 **Reversal** 贷项通知单，这种贷项通知单不能作废。 - **作废贷项通知单后，发票会怎样？** 发票重新欠被贷记的金额，状态随之变化：**已贷记** 可能变回 **未付款**，**已付款** 可能变回 **部分付款**。 - **作废的贷项通知单还保留编号吗？** 保留。它带着编号留在记录中，PDF 会标明已作废。 - **提前付款折扣给错了，怎样撤销？** 作废这笔折扣生成的贷项通知单，发票会重新欠折扣金额。参见[记录收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/)。 - **该撤销抵用还是作废贷项通知单？** 贷项通知单本身没错、只是贷项抵用错了发票时，撤销抵用；贷项通知单根本不该存在时，作废它。 ## 相关内容 - [贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/) - [创建贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/) - [开具贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/issue-a-credit-note/) - [取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/) --- # 报表 > easySales 销售报表怎么看——各销售员业绩、报价成交率、客户和产品销售排行、应收账龄，谁能查看，以及怎样导出 CSV 用 Excel 打开。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/reports/overview/ **报表** 把您已开具的发票、贷项通知单和报价单变成数字：谁卖了多少、多少报价转成了发票、哪些客户和产品带来最多销售额、谁还欠您钱。报表只统计您的角色可以看到的单据，每张报表都可以下载为 CSV 文件。 ## 在哪里找到 在侧边栏选择 **报表**。页面按 **销售** 和 **应收** 两组列出您可以打开的报表。一张都没有时，页面显示 *您的角色暂无可用报表。* ## 打开报表 1. 在侧边栏选择 **报表**。 2. 在卡片上选择 **打开报表**，或直接点卡片。 3. 在报表顶部设置筛选条件。改动筛选条件后，数字随之更新。 4. 要返回，在面包屑中选择 **报表**。 销售类报表打开时显示 **本月**；**应收账龄** 打开时截至今天。报表不会记住您的筛选条件：每次打开都从这些默认值开始。 ## 四张报表 | 报表 | 分组 | 回答的问题 | |---|---|---| | **销售业绩** | 销售 | 某一期间谁卖了多少，已扣减贷项通知单 | | **报价转化** | 销售 | 多少报价被接受并转为发票 | | **客户与产品销售排行** | 销售 | 哪些客户或产品带来最多净销售额 | | **应收账龄** | 应收 | 截至某一天，谁欠款、逾期多久 | 每张报表统计什么、有哪些筛选条件，见[报表数字](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/report-figures/)。 ## 谁能打开报表 - 每张报表都需要 **Report**（报表）**View**（查看）权限；没有这项权限，侧边栏里就没有 **报表**。 - **销售业绩** 和 **客户与产品销售排行** 还需要 **Invoice**（发票）**List**（列表）权限；**报价转化** 需要 **Quote**（报价单）**List**（列表）权限。 - 两项权限中任一项为 **仅自己的记录** 时，报表只统计您自己的单据——即您的发票或报价单列表显示给您的那些——并带有 **仅您的记录** 标签。**报表** 页上的卡片也显示同样的标签。 - **应收账龄** 需要 **全部记录** 级别的 **Report**（报表）**View**（查看）、**Invoice**（发票）**List**（列表）和 **Invoice**（发票）**View**（查看）权限，以及 **Account**（客户）**List**（列表）权限。客户的余额需要其名下的每张发票、每笔收款和贷项，所以只能看自己发票的角色在 **报表** 页上看不到它，直接打开它的网址会看到 *此报表需要全公司访问权限*。**Account**（客户）**List**（列表）为 **仅自己的记录** 时，报表显示您的客户列表中能看到的客户，每个客户的余额都是完整的，并带有 **仅您的记录** 标签。 - **销售员** 和 **客户负责人** 筛选只在您的角色可以列出用户时出现，**团队** 只在可以查看系统设置时出现。 ## 导出报表 1. 打开报表并设置筛选条件。 2. 选择 **导出 CSV**。文件开始下载，页面提示文件名和行数。 文件包含与屏幕相同的行，筛选条件和记录范围也相同，最后是一行 **Total**（合计）。未计入合计的单据排在文件末尾，每行标为 *Not converted*（未折算）。文件可以用 Excel 打开；列标题是英文，金额是精确值，不带千位分隔符。每次导出都记入[审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/)；打开报表不记录。 ## 需要知道的规则 - 一张报表最多涵盖 24 个月。**期间** 选择器提供 **本月**、**上月**、**本季度** 和 **本年**，也可以自己选起止日期。 - 金额以贵公司的本位币显示，每张单据按其自己记录的汇率折算。在 **币种** 中选一种货币，只看该币种的单据及其原币金额。 - 没有记录汇率的外币单据不计入合计，单独列在表格下方的提示中；选择 **显示这些单据** 查看是哪些。 - 默认不含税，除非把 **税口径** 切换为 **含税**。 - 超过 50,000 行的报表不能导出：缩小筛选范围后再试。短时间内导出太多次时，会显示 *导出过于频繁，请稍后再试。* - 报表从不改动单据。要更正某个数字，请更正对应的发票、报价单或贷项通知单。 ## 为什么这样设计 **报表只统计真正向客户收费的单据。** 草稿还会改、还能删，已取消的发票已经撤回，所以都不算销售。只统计已开具的发票和已开具的贷项通知单，数字就和您的账、客户的账以及您的报税表上的单据一致。 **每张单据都按当初记录的汇率折算。** 如果按今天的汇率折算，上季度的销售额每天都会变。记录的汇率就是您账上的汇率，所以报表与[客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)和[会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/)一致。没有记录汇率的单据会单独列出，绝不按猜测的汇率折算。 **报表只显示您的角色能看到的内容。** 权限为 **仅自己的记录** 的销售员只看到自己的数字，而不是全组的。这样的角色看不到 **应收账龄**，因为只用客户部分发票算出的余额看起来完整、实际上是错的，还可能让人去催一位早已付清的客户。 **导出会留下记录，查看不会。** CSV 文件带着您的销售额和客户余额离开 easySales。[审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/)会记下谁、在什么时候、导出了哪张报表和哪个期间。 ## 更高效的做法 - **用预设期间。** 打开 **期间**，选 **本月**、**上月**、**本季度** 或 **本年**，不用自己输入两个日期。参见[报表数字](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/report-figures/)。 - **并排打开几张报表。** 按住 Ctrl（Mac 上按 Cmd）点 **打开报表**，每张报表就在各自的浏览器标签页中打开；对照时每张都保留自己的筛选条件。 - **从余额直接打开客户。** 在 **应收账龄** 中点客户名称即可打开该客户，再下载一份[客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)发给对方。 - **按团队或几个人查看。** **团队** 和 **销售员** 可以筛选每一张销售类报表；**销售员** 可以选多人。团队在[共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/)中设置。 - **把它变成每周的习惯。** 每周一花五分钟看 **应收账龄** 和 **报价转化**，正好纳入[每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/)。 ## 示例 **只看自己数字的销售员。** 在 Lim & Co，Mei Tan 的角色把 **Report**（报表）**View** 和 **Quote**（报价单）**List** 设为 **全部记录**，把 **Invoice**（发票）**List** 设为 **仅自己的记录**。她的 **报表** 页上，**销售业绩** 和 **客户与产品销售排行** 带有 **仅您的记录** 标签，**报价转化** 没有这个标签，**应收账龄** 不出现。她 10 月的 **净销售额** 是 SGD 5,517.50；管理员 Daniel Lim 看到的同一个月是 SGD 8,017.50，因为他的数字包括所有人的发票。这些数字的算法见[报表数字](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/report-figures/)。 **月底交给会计的文件。** 11 月 3 日，Daniel 打开 **销售业绩**，选择 **上月**（10 月 1 日至 31 日），再选择 **导出 CSV**。提示显示 *已下载 sales-performance-2026-10-01-to-2026-10-31.csv（2 行）。*：两位销售员各一行。文件里还有一行合计，不算在行数里。 ## 常见问题 - **easySales 的销售报表谁能看？** 角色拥有 **Report**（报表）**View** 权限，并对报表所读的模块有 **List** 权限的人：销售类报表读 **Invoice**（发票），**报价转化** 读 **Quote**（报价单）。参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **能不能让销售员只看自己的业绩？** 可以。把 **Invoice** **List** 或 **Quote** **List** 设为 **仅自己的记录**；报表就只统计这个人的单据，并显示 **仅您的记录**。 - **报表页上为什么没有应收账龄？** 它需要 **全部记录** 级别的 **Report** **View**、**Invoice** **List** 和 **Invoice** **View**，以及 **Account** **List**。需要的话请联系管理员。 - **报表能导出到 Excel 吗？** 能。选择 **导出 CSV**；文件可以用 Excel 打开，行与屏幕相同，另有一行合计。超过 50,000 行的文件会被拒绝。 - **报表金额含税还是不含税？** 默认不含税，除非把 **税口径** 切换为 **含税**。**客户与产品销售排行** 始终不含税。 - **为什么有些发票没有计入报表合计？** 它们是外币单据，而且没有记录汇率。在表格下方选择 **显示这些单据** 查看是哪些；在 **币种** 中选择它们的币种，就能看到它们的原币金额。参见[汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/)。 - **报表会记住我的筛选条件吗？** 不会。每次打开，报表都从 **本月** 开始，**应收账龄** 则截至今天。 - **打开报表会记入审计记录吗？** 不会。只有导出会记录，包括报表名称、期间和行数。 ## 相关内容 - [报表数字](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/report-figures/) - [追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/) - [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) - [每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 报表数字 > easySales 报表的数字是怎么算的——净销售额、贷项通知单扣减、报价成交率、客户和产品销售排行，以及应收账龄怎样分段。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/reports/report-figures/ [报表](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/overview/)中的每个数字都来自 easySales 里已有的单据，规则与发票列表和客户对账单相同。本页列出每张报表统计什么、有哪些筛选条件。 ## 适用于所有报表的规则 - 只统计 **已开具** 的发票。草稿发票和已取消的发票不计入任何期间，它们上面的贷项通知单也不计入。状态为 **已付款**、**已贷记** 或 **已核销** 的发票照样计入。 - 发票归入其 **发票日期** 所在的期间。贷项通知单按它自己的日期在当期扣减，而不是在其发票的期间。贷项通知单跟随其发票：计入发票的销售员和客户，按发票的汇率折算。只统计已开具的贷项通知单。 - **币种** 为 **全部（折算为** 本位币**）** 时，每张单据先按其自己记录的汇率折算，并只按本位币的最小单位（SGD 即到分）舍入一次，再把折算后的金额相加。没有记录汇率的外币单据不计入，单独列出。选择一种货币时，只统计该币种的单据，金额为原币金额。 - 金额默认不含税。**税口径** 选 **含税** 时，使用向客户收取的金额。 - 期间从第一天到最后一天，首尾两天都算在内。**本月**、**本季度** 和 **本年** 都是完整的日历月、季度和年度，所以也包括还没到的日子。 ## 销售业绩 - **筛选条件：** **期间**（按发票日期）、**团队**、**销售员**、**币种**、**税口径**。 - **数字：** **净销售额**、**开票额** 和 **已开发票**，每项下面显示上一期间的数字；**贷项通知单** 显示开具了多少张；另有 **各销售员净销售额** 图表和开票额与净额的 **月度趋势**。 - **净销售额** 等于 **开票额** 减去 **贷项通知单**。 - **上一期间** 是天数相同、在您所选期间开始前一天结束的一段时间。10 月 1 日至 31 日的上一期间是 8 月 31 日至 9 月 30 日。 - **表格：** 每位销售员的 **发票**、**开票额**、**贷项通知单**（先是张数，再是金额）和 **净额**，净额大的排在前面，最后一行是 **合计**。没有销售员的发票合为一行 **无销售员**。 ## 报价转化 - **筛选条件：** **期间**（按报价单的创建日期）、**团队**、**销售员**、**币种**、**税口径**。 - **哪些报价单：** 在期间内创建、不是草稿的报价单。修订过的报价单只按其最新版本计一次。 - **数字：** **已开报价** 和 **已接受**（各自附上金额）、**成交率** 和 **已开票**。 - **成交率** 是 已接受 ÷（已接受 + 已拒绝），保留一位小数。未决的报价单不计入成交率。 - **已开票** 统计至少有一张据其开具、且未取消的发票的报价单，不论发票是什么时候开具的。 - **表格：** 每位销售员的 **已开**、**报价金额**、**已接受**、**接受金额**、**已拒绝**、**未决**（含截至今天已过期的数量）、**已开票**、**成交率** 和 **成交天数**：从创建到接受或拒绝的平均天数。 - 报价金额是估计值，以发票为准。 ## 客户与产品销售排行 - **筛选条件：** **期间**（按发票日期）、**团队**、**销售员**、**币种**、**排行维度**（**客户** 或 **产品**）和 **显示**（**前 10 名**、**前 20 名** 或 **前 50 名**；默认 **前 20 名**）。始终不含税。 - 单据与销售业绩相同，所以合计等于该报表的净销售额。排在前列之外的全部合为一行 **其他**，并注明包含多少行。 - **表格：** 名次、客户或产品、**发票**、**数量**（仅按产品时）、**净销售额** 和占合计的 **占比**。 - **按客户：** 发票所开给的客户。贷项通知单计入其发票的客户。已合并到另一个客户的客户，计入合并后的客户。 - **按产品：** 每张单据的金额按各行金额的比例分到各行。贷项通知单的各行按同样方式减去，数量也一样。扣减行和没有产品的行合为一行 **扣减项（不分摊到产品）**。 ## 应收账龄 - **筛选条件：** **截至**（默认今天，也可以选一天）、**客户** 和 **客户负责人**。 - **数字：** **未付余额**、**逾期**、**超过 90 天** 和 **有余额的客户**，以本位币显示。**逾期** 是 **1–30**、**31–60**、**61–90** 和 **90+** 各段之和。 - **表格：** 每个客户的 **客户负责人**、在 **未到期**、**1–30**、**31–60**、**61–90** 和 **90+** 天各段的余额，以及 **余额**，余额大的排在前面。每张发票的剩余余额按其到期日计算账龄：到期日当天或之前算 **未到期**。 - 每个客户的余额与同一天其客户页上显示的一致：已开具的发票减去 **截至** 当天及之前的收款、贷项通知单和核销。已收到但尚未分配的款项作为客户的贷方计入 **未到期**；付款多于欠款的客户带有 **贷方** 标签。没有余额的客户不列出。 - 要列出的客户超过 2,000 个时，报表无法加载；请先选一位 **客户负责人** 或一个 **客户**。 ## 需要知道的规则 - 未计入合计的单据列表中，贷项通知单的编号需要 **Credit Note**（贷项通知单）**List**（列表）权限；没有该权限时，该行不显示编号。 - 报表从不改动单据。要更正某个数字，请更正对应的发票、报价单或贷项通知单。 ## 为什么这样设计 **贷项通知单在它自己的期间减少销售额。** 已经报给会计、或已经填进报税表的月份，保持您当时报的样子。贷项通知单按它自己的日期计入，这个日期默认是今天，所以更正出现在您做更正的那个期间，与您账上的处理一致。 **贷项通知单跟随它的发票。** 它减少的是这笔销售所属的销售员和客户的数字，所以 Mei 那单的退款不会算到 Daniel 头上。它也按发票自己的汇率折算，所以为整张发票开的贷项通知单正好把它冲到零，不管今天的汇率是多少。 **取消的发票从来不算销售。** 取消表示这笔收费是开错的，所以这张发票会从每个期间消失，包括它日期所在的那个月。收不回的欠款不一样：销售确实发生了，所以[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)不影响销售额，只减少客户的余额。 **余额按应付款日期分段。** 催款时要看的是客户超过约定日期多久，而不是发票开了多久。账龄用的数字与客户页和[客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)相同，所以每个人告诉客户的余额都一样。 ## 更高效的做法 - **一眼对比上一期间。** 在 **销售业绩** 中，**净销售额**、**开票额** 和 **已开发票** 卡片的数字下面就显示 *上一期间*，不用再跑一张报表。 - **不只看谁买，也看卖什么。** 在 **客户与产品销售排行** 中，把 **排行维度** 切换为 **产品**、**显示** 设为 **前 50 名**，就能看到最畅销的产品和各自的占比。产品在[产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/overview/)目录中设置。 - **回看某个月底。** 把 **应收账龄** 的 **截至** 设为某个月的最后一天，就能看到那天客户欠多少，用于月底和会计一起对账。 - **按原币查看某一种货币。** 在 **币种** 中选择该货币，就能看到它的单据未经折算的金额，包括没有计入折算合计的那些。参见[币种与汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 - **从最久的一栏开始催。** 在 **应收账龄** 中先看 **90+** 和 **61–90**；[长期拖欠](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/long-overdue-debts/)说明了每个阶段该说什么。 ## 示例 **10 月的销售业绩。** Lim & Co 的本位币是 SGD。10 月里： - Mei Tan 在 10 月 6 日给 Harbour Café 开具 INV-10000320：税前 SGD 4,000.00，GST 9% SGD 360.00。 - Daniel Lim 在 10 月 9 日给 Seaview Dental 开具 INV-10000321，金额 SGD 800.00，并在 10 月 15 日取消了它。 - Daniel 在 10 月 14 日给 Seaview Dental 开具 INV-10000322：税前 SGD 2,500.00，GST SGD 225.00。 - Mei 在 10 月 20 日给雅加达的 Batik House 开具 INV-10000323：USD 1,500.00，零税率，记录的汇率为 1.3450，即 SGD 2,017.50。 - 10 月 3 日，Mei 为 INV-10000318（她 9 月 26 日开给 Harbour Café 的发票）开具一张税前 SGD 500.00 的贷项通知单（GST SGD 45.00）。 - 一张 10 月 28 日、SGD 1,200.00 的草稿还没开具。 **期间** 选 **本月**、不含税时，表格如下： | 销售员 | 发票 | 开票额 | 贷项通知单 | 贷项通知单 | 净额 | |---|---|---|---|---|---| | Mei Tan | 2 | 6,017.50 | 1 | 500.00 | 5,517.50 | | Daniel Lim | 1 | 2,500.00 | 0 | 0.00 | 2,500.00 | | **合计** | 3 | 8,517.50 | 1 | 500.00 | 8,017.50 | Mei 的开票额是 4,000.00 + 2,017.50 = 6,017.50。贷项通知单计入 10 月、计在 Mei 名下，尽管它的发票是 9 月的。取消的发票和草稿都不计入。**净销售额** 是 8,517.50 − 500.00 = SGD 8,017.50。选 **含税** 时，净额是 4,360.00 + 2,017.50 + 2,725.00 − 545.00 = SGD 8,557.50。 **同一个月按客户和按产品排行。** 按 **客户** 排行时，Harbour Café 是 4,000.00 − 500.00 = SGD 3,500.00，Seaview Dental 是 SGD 2,500.00，Batik House 是 SGD 2,017.50；合计 SGD 8,017.50，与 **净销售额** 相同。按 **产品** 排行时，Batik House 的发票按两行分摊：设计咨询 USD 1,000.00、布料样品 USD 500.00，即 2,017.50 × 1,000 ÷ 1,500 = SGD 1,345.00 和 2,017.50 × 500 ÷ 1,500 = SGD 672.50。 **Mei 的报价转化。** 10 月里 Mei 新建了六张报价单，其中五张已定稿。两张被接受，分别用了 4 天和 10 天；一张在 7 天后被拒绝。两张仍在进行中，其中一张已于 10 月 25 日过期。被接受的报价单中有一张已开出发票。11 月 3 日，Daniel 打开 **报价转化**，**期间** 选 **上月**。Mei 那一行显示 **已开** 5、**已接受** 2、**已拒绝** 1、**未决** 2（其中 1 张已过期）和 **已开票** 1。她的 **成交率** 是 2 ÷（2 + 1）= 66.7%，**成交天数** 是（4 + 10 + 7）÷ 3 = 7。草稿不计入。 **10 月 31 日的应收账龄。** Seaview Dental 欠 INV-10000322 的 SGD 2,725.00，这张发票 10 月 14 日开具，付款期限 30 天，11 月 13 日到期；还欠 INV-10000290 的 SGD 1,090.00，9 月 14 日到期。业主 Grace Koh 付了 SGD 300.00，还没有分配到任何发票。**截至** 10 月 31 日时： - Seaview Dental：**未到期** 2,725.00，**31–60** 1,090.00，因为 9 月 14 日到 10 月 31 日是 47 天；**余额** 3,815.00。 - Grace Koh：**未到期** −300.00，**余额** −300.00，带有 **贷方** 标签。 - 如果只有这些余额，**未付余额** 是 3,815.00 − 300.00 = SGD 3,515.00，**逾期** 是 SGD 1,090.00，**有余额的客户** 是 2。 把 **截至** 设为 9 月 30 日时，INV-10000322 还不存在；INV-10000290 逾期 16 天，落在 **1–30**。 ## 常见问题 - **净销售额怎么算？** 期间内日期的已开具发票，减去期间内日期的已开具贷项通知单；默认不含税，除非选 **含税**。草稿和已取消的发票不计入。 - **上个月的销售额为什么变了？** 有一张上个月日期的发票被取消了，它会从每个期间消失；或者有一张发票或贷项通知单开具时用了上个月的日期。贷项通知单按它自己日期所在的期间计入，从不计入其发票的期间。 - **核销坏账会减少净销售额吗？** 不会。发票仍然算作销售；核销只减少客户在 **应收账龄** 中的余额。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 - **销售业绩里的上一期间是哪段时间？** 天数相同、在您所选期间开始前一天结束的那段时间。一个 92 天的季度，上一期间就是它之前的 92 天。 - **报价成交率怎么算？** 在期间内创建的报价单中，已接受的数量除以已接受加已拒绝的数量。未决的报价单不会拉低成交率。 - **应收账龄用的是哪个日期？** 每张发票的到期日，与 **截至** 日期比较。在那天之后的收款、贷项通知单和核销不扣除。 - **修订过的报价单会算两次吗？** 不会。它只按最新版本计一次。参见[修订报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/)。 ## 相关内容 - [报表](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/overview/) - [未收余额](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/) - [汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/) - [开具贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/issue-a-credit-note/) - [更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/) --- # 产品 > 在 easySales 建一份商品和服务价目表，报价单或发票明细行选择产品时，自动带入名称、说明、单位和价格。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/products/overview/ 产品是您销售的东西，只需保存一次，就不必在每张单据上重新输入。每个产品要么是 **Goods**（商品）——您供应的实物，例如卷帘；要么是 **Service**（服务）——您提供的工作，例如一小时的设计咨询。列表和产品页面以标签显示类型：**商品** 为蓝色，带箱子图标；**服务** 为绿色，带工具图标。在报价单或发票明细行中选择产品时，这一行会从产品带入名称、说明、单位和价格；参见[产品与明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/products-and-line-items/)。 ## 在哪里找到 选择侧边栏中的 **产品**。列表显示您的角色可以查看的所有有效产品。搜索框可以按产品名称、类别或制造商查找。只想看商品或服务时，在列表工具栏的 **类型** 筛选中选择 **商品** 或 **服务**；在较小的屏幕上，它在 **筛选** 里。列设置的用法与其他列表相同——参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 ## 您可以做什么 - [创建产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/create-a-product/)：在列表中用 **新建产品**，或在编写报价单或发票时直接从明细行创建。 - 打开产品，查看其 **基本信息**、**价格**、**说明** 和 **历史**，并用页面顶部的 **编辑** 修改它。 - 用 **···** 菜单中的 **停用产品** 移除不再销售的产品，再选择 **停用** 确认。已列出该产品的单据不受影响。 - 整理好用来给产品分组的两个列表——[类别与制造商](https://easysales.work/zh-hans/help/products/categories-and-manufacturers/)。从列表顶部的 **···** 菜单选择 **类别与制造商** 即可打开。 ## 需要注意 - easySales 不管理库存。产品没有现有数量，开具发票也不会扣减数量。 - 产品没有税项字段。明细行的税项来自单据，而不是产品。 - 产品的 **标价** 是明细行的起始价格。顾客支付的价格不同时，请修改明细行上的价格；产品会保留它的标价。 - 一个产品只有一个 **币种** 和一个 **标价**。 - 两个有效产品不能同名。检查时不区分大小写。 - 列表没有 **成本** 列。产品的成本只显示在它自己的页面上。 - 您的许可证可能限制贵公司可保存的产品数量。达到上限时，easySales 会拒绝新建产品，并显示一条说明原因的消息。 ## 权限 您需要 **Product**（产品）**List**（列表）权限才能看到列表，需要 **View**（查看）才能打开产品。创建产品需要 **Add**（添加）和 **Edit**（编辑），修改需要 **Edit**，停用需要 **Delete**（删除）。设为 **仅自己的记录** 时，您看到和修改的是自己创建的产品。标准 **Viewer**（查看者）角色没有 **Product** 权限，所以查看者的侧边栏中不会出现这一项。 ## 为什么这样设计 **一个条目，一种写法。** 每张报价单和发票都从同一个列表里选 “Roller blind”，名称、单位和说明在每张单据上都一样，没有人会把它拼成三种写法。 **只停用，不删除。** 已开具的发票是您必须保存的记录。停用会让产品不再出现在新的明细行上，而列出它的每张单据仍保持顾客收到时的样子。 **每次更改都记下是谁。** 产品的 **历史** 记录了谁创建了它、谁在何时改了价格或资料。如果某张报价单用了旧价格发出，您可以查到价格是何时改的。 **成本不出现在列表上。** 列表是您在会议上投屏、或给顾客看的那一屏，所以它只有标价，从不显示您的成本。 ## 更高效的做法 - **按类别或制造商搜索。** 在搜索框输入类别名称，例如 “Blinds”，就能看到这个类别下的所有产品。参见[类别与制造商](https://easysales.work/zh-hans/help/products/categories-and-manufacturers/)。 - **把筛选存进书签。** **类型** 筛选是页面地址的一部分，所以书签或浏览器的“后退”会回到只看服务的列表。参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 - **只显示您需要的列。** **产品列表列设置** 可以显示、隐藏和调整 **编码**、**制造商** 等列的顺序。参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 - **报价时顺手建产品。** 在报价单或发票明细行输入的名称，保存时就会成为产品。参见[创建产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/create-a-product/)。 - **从表格导入整份目录。** [数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)可以从 .xlsx 或 .csv 文件导入产品；请先把新的类别加好。 ## 示例 **核对小时费率。** 报价一项翻新工程之前，Mei Tan 在 **类型** 筛选中选择 **服务**：列表只剩 Lim & Co 的服务，其中 “Design consultation” 的 **标价** 是每 HR SGD 150.00。她报六小时：6 × 150.00 = SGD 900.00，加 GST 9% SGD 81.00，合计 SGD 981.00。 **让产品退役。** Lim & Co 不再卖 “Bamboo blind”。Daniel Lim 打开它，选择 **停用产品** 并确认。开过四件的 INV-10000301 仍然显示这一行和 SGD 720.00（4 × 180.00）；新的明细行不再提供这个产品。 ## 常见问题 - **怎样只看服务或只看商品？** 在 **产品** 列表的 **类型** 筛选中选择 **服务** 或 **商品**。 - **为什么侧边栏里没有“产品”？** 您的角色对 **Product**（产品）**List**（列表）是 **无权限**。标准 **Viewer**（查看者）角色没有这项权限；请联系管理员。 - **产品可以删除吗？** 用 **停用产品** 停用它。它会从列表和新明细行中消失，列出它的单据会保留它。 - **停用的产品还能再卖吗？** 把它重新创建为新产品。旧名称可以再用，因为只有有效产品之间不能同名。 - **是谁改了这个产品的价格？** 打开产品：它的 **历史** 显示每次更改、更改人和时间。参见[审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/)。 - **一个产品可以有两种币种的价格吗？** 不可以。一个产品只有一个 **币种** 和一个 **标价**；用其他币种报价时，请在明细行上输入价格。 - **同事看得到我添加的产品吗？** 设为 **全部记录** 的看得到。设为 **仅自己的记录** 的，每人只看到自己创建的产品。 ## 相关内容 - [产品与明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/products-and-line-items/) - [创建产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/create-a-product/) - [明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/) - [创建发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/create-an-invoice/) - [回头客](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/repeat-business/) --- # 创建产品 > 怎样在 easySales 价目表里添加产品或服务——设置类型、单位、标价、成本、默认销售税、类别和制造商，可从产品列表或报价单明细行直接添加。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/products/create-a-product/ 使用本页把您销售的东西添加到[产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/overview/)中，以便在报价单和发票明细行中选用。明细行会从产品带入哪些内容，请参见[产品与明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/products-and-line-items/)。 ## 开始之前 您需要 **Product**（产品）**Add**（添加）和 **Edit**（编辑）权限。请先确定产品的类型：实物用 **Goods**（商品），工作用 **Service**（服务）。 ## 操作步骤 1. 选择侧边栏中的 **产品**，然后选择 **新建产品**。 2. 选择 **类型**：**Goods** 或 **Service**。对于尚未设单位的服务，easySales 会在 **单位** 中填入 HR。 3. 输入 **名称**。名称为必填，且不能与其他有效产品同名。 4. 如果您使用产品代码，请输入 **编码**。 5. 输入 **单位**，或从建议中选择一个。任何文字都可以。 6. 选择 **类别** 和 **制造商**。如果没有所需的项目，输入它的名称，并在菜单末尾选择 **Create new category “…”**（新建类别）或 **Create new manufacturer “…”**（新建制造商）。 7. 在 **价格** 下选择 **币种**，并输入 **标价** 和 **成本**。如果贵公司要收税，再选择一个 **默认销售税**。 8. 添加 **说明**；它会被复制到单据明细行上。 9. 选择 **创建产品**。 ## 之后会发生什么 easySales 打开新产品的页面，并提示已保存。现在报价单和发票明细行中就可以选用该产品。之后对它的修改只影响此后编写的单据。 ## 从单据明细行创建 编写报价单或发票时，在明细行的产品框中输入一个与任何产品都不匹配的名称，然后选择 **新建产品“…”**。这一行会标记为 **新产品**；请在明细行上选择它的类型。保存单据时，easySales 会用这一行的说明、单位和价格（以单据币种计）创建产品。要改为选择现有产品，请选择标有 **改为搜索产品** 的按钮。这需要 **Product** **Add** 权限。 ## 需要注意的规则 - **标价** 和 **成本** 可以不填。价格不固定时请留空；这样明细行开始时没有价格。 - **默认销售税** 是可选的，列出贵公司今天可选的销售税。贵公司不收税时，不会显示它。 - 报价单、发票、定期发票或贷项通知单的明细行选用该产品时，如果单据在其日期提供这个税，明细行就带入产品的 **默认销售税**；否则明细行保持原来的税。与单据不同的税会自动打开 **逐行税率**。 - 更改产品的 **默认销售税**，不会改变已经写好的单据。 - 名称与某个有效产品相同时会被拒绝，不论大小写；表单会在 **名称** 下提示该名称已存在。 - 从菜单新建的类别或制造商会立即创建，并需要 **Product** **Add** 和 **Edit** 权限。 - 只有报价单和发票可以从明细行创建产品。采购订单、贷项通知单和定期发票不能创建产品。 - 要移除产品，打开它并选择 **···** 菜单中的 **停用产品**。已列出它的单据不受影响。 ## 为什么这样设计 **名称唯一，才能选对产品。** 如果有两个有效产品都叫 “Roller blind”，写下一张报价单的人只能靠猜。每个产品一个名称，明细行的选择框就只会给出一个匹配。 **价格可以留空。** 定制工作，例如一件订做的木作，没有固定价格。**标价** 留空，明细行就从空白开始，您为每位顾客单独定价，而不是每次都从一个永远不对的数字改起。 **从明细行建的产品沿用这一行的数字。** 它的第一个价格就是您刚刚报给真实顾客的价格，所以目录从一个贵公司实际用过的数字开始。 **默认税省得每一行都要选。** 一个您总是按零税率销售的产品，例如出口运费，可以让每一行都从这个税开始。最终仍由单据决定：只有单据自己的税选项允许时，明细行才会带入它。 **类型说明您卖的是什么。** 列表和产品页面上的标签一眼就能看出是商品还是服务；检查价格时，**类型** 筛选可以只列出其中一种。 ## 更高效的做法 - **报价时顺手创建。** 在明细行输入名称并选择 **新建产品“…”**；保存后产品就有了。参见[明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/)。 - **不离开表单就加类别。** 在 **类别** 中输入新名称，并选择 **Create new category “…”**。参见[类别与制造商](https://easysales.work/zh-hans/help/products/categories-and-manufacturers/)。 - **让服务自己填单位。** 先选 **Service** 再填单位，**单位** 就已经是 HR。 - **一次导入整份价目表。** [数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)可以从 .xlsx 或 .csv 文件一次创建许多产品。 - **把说明写成顾客要看的样子。** 说明会复制到每一行，在这里写清楚，就不必逐张报价单修改。参见[写一份清楚的报价](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/clear-quotation/)。 ## 示例 **按小时计费的服务。** Mei Tan 选择 **新建产品** 并选 **Service**；**单位** 自动填入 HR。她把它命名为 “Design consultation”，**编码** 输入 SVC-01，在 **类别** 中输入 “Consulting” 并选择 **Create new category “Consulting”**。在 **价格** 下她选择 SGD，输入 **标价** 150.00 和 **成本** 60.00，然后选择 **创建产品**。在她的下一张报价单上，八小时为 SGD 1,200.00（8 × 150.00），GST 9% 为 SGD 108.00，合计 SGD 1,308.00。 **名称已经存在。** Daniel Lim 想添加 “design consultation”。easySales 在 **名称** 下拒绝了它，因为有效产品 “Design consultation” 的名称相同，只是大小写不同。他改为打开现有的产品。 ## 常见问题 - **怎样添加新的产品或服务？** 选择侧边栏中的 **产品**，然后选择 **新建产品**。选择 **Goods** 或 **Service**，输入 **名称**，再选择 **创建产品**。 - **为什么 easySales 说产品名称已存在？** 另一个有效产品用了同样的名称，可能只是大小写不同。请打开那个产品，或换一个名称。 - **一定要填价格吗？** 不用。**标价** 和 **成本** 都可以不填；用这个产品的明细行会从没有价格开始。 - **为什么单位已经是 HR？** 您在 **单位** 为空时选择了 **Service**。输入任何其他单位即可替换。 - **哪些单据可以从明细行创建产品？** 报价单和发票。采购订单、贷项通知单和定期发票不能创建产品。 - **产品可以带自己的税吗？** 可以。在 **价格** 下选择一个 **默认销售税**。选用该产品的明细行会从这个税开始，您仍可以在明细行上更改。 - **产品之后可以从商品改成服务吗？** 可以。打开产品，选择 **编辑**，修改 **类型** 后保存。已列出它的单据不会改变。 ## 相关内容 - [产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/overview/) - [类别与制造商](https://easysales.work/zh-hans/help/products/categories-and-manufacturers/) - [明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/) - [产品与明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/products-and-line-items/) --- # 类别与制造商 > 在 easySales 怎样添加、重命名和停用产品类别与制造商，让产品分组一致、容易搜索。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/products/categories-and-manufacturers/ 类别和制造商是设置[产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/overview/)时可以选择的两个列表。使用本页让它们保持简短、一致，方便给产品分组和查找。 ## 开始之前 您需要 **Product**（产品）**List**（列表）权限才能打开这两个列表。添加项目需要 **Product** **Add**（添加）和 **Edit**（编辑），重命名需要 **Edit**，停用需要 **Delete**（删除）。没有这些权限时，列表只能查看。 ## 操作步骤 1. 选择侧边栏中的 **产品**，打开列表顶部的 **···** 菜单，选择 **类别与制造商**。会打开 **产品目录** 页面，**分类** 和 **制造商** 并排显示。 2. 要添加项目，选择 **新分类** 或 **新制造商**，输入 **名称**，然后选择 **添加**。 3. 要重命名，选择该行的 **重命名**，修改 **名称** 后选择 **保存**。 4. 要移除，选择该行的 **停用**，阅读 **停用这个分类？** 或 **停用这个制造商？**，然后选择 **停用**。 同一个页面也在 **系统设置** → **数据** 组的 **产品目录** 中。您也可以在设置产品时添加类别或制造商：在产品的 **类别** 或 **制造商** 框中输入名称，然后选择 **Create new category “…”** 或 **Create new manufacturer “…”**——参见[创建产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/create-a-product/)。 ## 之后会发生什么 新增或重命名的项目会立即出现在每个产品表单中。重命名会显示在所有使用该项目的产品上。 停用的项目会从列表和产品表单中消失。使用过它的产品保留其他资料，但不再显示类别或制造商。 ## 需要注意的规则 - 同一个列表中的两个有效项目不能同名。easySales 会拒绝重复的名称，并提示该名称已存在。 - 名称最多 100 个字符。 - 停用无法在本页撤销。要再次使用这个名称，请把它作为新项目添加，然后重新设置到相关产品上。 - 产品的[数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)不会新建类别或制造商。某一行写了这里没有的名称，会被列为问题。 - 每次添加、重命名和停用都会记入贵公司的[审计日志](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/)。 ## 为什么这样设计 **每个分组一种写法，搜索才可靠。** 产品列表的搜索会按类别和制造商名称查找产品。如果一半卷帘放在 “Blinds” 下，另一半放在 “Window blinds” 下，搜哪个都会漏掉一些。 **改一次名，处处生效。** 产品指向它的类别，而不是自己存一份名称。在这里改正拼写，所有产品一次改好，不用逐个编辑。 **停用而不是删除。** 用过这个项目的产品会显示为没有类别，而不是指向一个失效的类别；审计日志也会留下是谁、在何时移除的。 **移除是单独的权限。** 停用一个项目会改变很多产品的分组，所以需要 **Delete** 权限；角色可以不给这项权限，同时仍允许添加和重命名。 ## 更高效的做法 - **设置产品时顺手添加。** 在 **类别** 中输入新名称并选择 **Create new category “…”**；一步就会创建并选中。参见[创建产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/create-a-product/)。 - **找出某个类别下的所有产品。** 在 **产品** 的搜索框输入类别名称。参见[产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/overview/)。 - **导入之前先设好列表。** 先把表格中用到的每个类别和制造商加好，产品行就不会被挡下。参见[数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)。 - **停用重复项目前，先把产品移过去。** 编辑用着重复项目的每个产品，改选要保留的那一个，然后再停用重复项目，这样不会有产品失去分组。参见[产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/overview/)。 - **在手机上重命名。** 在窄屏上，点一下项目所在的行即可重命名。 ## 示例 **两种写法，合成一个类别。** Lim & Co 有 12 个产品在 “Blinds” 下，3 个在 “Window blinds” 下。Daniel Lim 编辑那 3 个产品，把 **类别** 改为 “Blinds” 并逐一保存。然后他停用 “Window blinds”，再把 “Blinds” 重命名为 “Window blinds & shades”。15 个产品现在都显示新名称，搜索 “shades” 能找到全部。 **一家停业的制造商。** 为 Lim & Co 供应三个产品的 SunShade Co 停业了。Daniel 停用了这个制造商。这三个产品仍在列表中，价格和说明不变，只是不再显示制造商；列出它们的报价单和发票都不会改变。 ## 常见问题 - **怎样添加产品类别？** 打开 **产品** 列表的 **···** 菜单，选择 **类别与制造商**，再选择 **新分类**，输入名称后选择 **添加**。 - **还有产品在用的类别可以停用吗？** 可以。这些产品保留其他资料，只是不再显示类别。 - **停用的类别可以恢复吗？** 不能在本页恢复。请把它作为新项目重新添加，再重新设置到产品上。 - **为什么我看不到“新分类”？** 添加和重命名需要 **Product** **Edit** 权限，保存新项目还需要 **Product** **Add**。请联系管理员。 - **导入产品时会自动建立缺少的类别吗？** 不会。请先在这里添加；写了未知类别的产品行会被列为问题。 - **是谁重命名或移除了某个类别？** 审计日志记录了每次更改和更改人。参见[审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/)。 ## 相关内容 - [产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/overview/) - [创建产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/create-a-product/) - [产品与明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/products-and-line-items/) - [数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/) --- # 公司资料 > 怎样修改报价单和发票上的公司名称、地址、注册号和电话，设置公司时区，以及用公司信息块在单据上印商号或分店地址。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/ 贵公司的资料保存在两个地方：**系统设置** → **公司资料** 保存正式记录，**文档设置** 中的公司信息块决定单据顶部打印什么。本页面向负责保持这些资料正确的人员；许可证是什么，请参见[许可证与用户](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/your-licence-and-users/)。 ## 开始之前 您需要 **System**（系统）**View**（查看）权限才能看到这些资料，需要 **System** **Edit**（编辑）权限才能修改。请先决定单据是完全按公司记录上的内容打印，还是打印不同的名称或地址。 ## 操作步骤 1. 选择侧边栏中的 **系统设置**，然后在 **组织** 下选择 **公司资料**。**公司信息** 部分显示 **公司名称**、**企业识别号**（如果贵公司有）、**注册号**、**办公地址** 和 **单据联系方式**。 2. 修正 **公司名称**、**注册号**、**办公地址** 或 **单据联系方式**，例如电话号码和电子邮件地址。底部的栏会显示 **有未保存的更改**；选择 **保存**。**企业识别号** 由平台设置，不能在这里修改。 3. 要在单据上打印不同的内容，请在 **销售** 下选择 **文档设置**。在 **信头** 卡片上，选择 **编辑公司信息块**。 4. 填写 **公司名称**、**信息行** 或两者，然后选择 **保存**。空白框中的灰色文字显示公司记录在该处会打印的内容。 5. 要改回使用公司记录，请再次打开公司信息块并选择 **使用许可证记录**。 ## 之后会发生什么 **公司资料已保存** 确认更改已保存；更改公司名称时，审计日志会记录旧名称和新名称。 报价单、对账单、送货单和采购订单打印当前的资料，即使重新下载旧单据也是如此。已开具的发票，以及它的贷项通知单和收据，继续打印发票开具时贵公司的名称、地址和号码。 **文档设置** 中的公司信息块会取代此后打印的每张单据上的公司资料，无论您使用哪种信头设计。重新下载的旧单据也会打印当前的公司信息块。 ## 需要注意的规则 - 公司信息块留空时，单据打印 **公司名称**，然后是 **办公地址**、**单据联系方式** 和您的注册号码。 - 您的税号保存在 **系统设置** → **税务** 下；参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - 在 **区域** 下，选择一个 **时区**，例如 Australia/Sydney，日期就会跟随夏令时：今天的日期、单据编号中的日期和到期日全年都在当地午夜换日。不选择时，使用 **固定 UTC 偏移**。已有单据上的日期不变。 - 在 **区域** 下，您的 **国家／地区** 和 **本位币** 在创建贵公司账户时确定，不能更改。如有错误，请通过 support@easysales.work 联系 easySales。 - 在 **客户编号与个人资料** 下，把 **Personal details**（个人资料）设为 **Hide**（隐藏），联系人和个人客户表单以及联系人列表中就不再显示性别、出生日期、语言、收入、婚姻状况和子女。已保存的值会保留，设为 **Show**（显示）即可恢复。**客户编号前缀** 的说明见[单据编号](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/document-numbers/)。 - **许可证** 页面显示公司名称，并带有 **编辑公司资料** 用来打开本页。 - **公司名称** 和 **信息行** 分别替换公司记录中对应的部分。您在 **信息行** 中输入的任何内容会替换名称下方的所有行，包括注册号码，所以如果仍要打印注册号码，请把它们也写进去。公司信息块最多八行。 - 在 **系统设置** → **税务** 下确认了贵公司的国家／地区后，发票、贷项通知单和收据会带标签打印注册号码，例如 "GST Reg No."。**税务** 页面上的 **发票上印出的内容** 预览会显示它们。 - **公司名称** 只能是一行，最多 250 个字符。要只在单据上打印商号，请使用公司信息块。 ## 为什么这样设计 **公司记录是您的法定身份，信息块是您的信头。** 注册名称和注册号属于您的企业，而不属于某一种单据设计。把它们保存在一条记录里，再用公司信息块打印商号或工作室地址，就能改变单据的样子，而不改变开单的是谁。 **已开具的发票保留开具时的资料。** 顾客会按收到时的样子把发票归档，税务稽查人员可能在几年后拿顾客的副本和您的对照。今天重新下载的副本必须一致，所以发票及其贷项通知单和收据，都保留开具当天的名称、地址和号码。报价单和对账单是日常使用的单据，所以打印您当前的资料。 **国家／地区和本位币是固定的。** 报表中的每个金额都以本位币计算，国家／地区决定每张单据适用哪些税务规则。之后再改任何一项，都会改变您已开具的每张单据的含义，所以它们只在创建账户时设定一次。 **时区决定“今天”是哪一天。** 它决定新发票默认的日期、单据编号中的日期，以及到期日落在哪一天。选择您自己的时区，深夜创建的单据就会带上当地的日期，而不是明天的日期。 ## 更高效的做法 - **从仪表板开始。** 新公司的管理员会在[仪表板](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/dashboard/)上看到 **开始使用 easySales**；**打开公司资料** 直接进入本页。 - **马上检查打印效果。** 保存后打开 **文档设置**，用 **预览** 看看顾客会看到的页眉。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **不用打开发票也能看到税务信息行。** **税务** 页面上的 **发票上印出的内容** 会显示日期为今天的发票打印的注册信息行。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - **商号或分店地址用公司信息块。** 一次改好所有单据，正式记录保持不变。 - **从许可证页面跳到这里。** [贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)页面上的 **编辑公司资料** 会打开本页。 ## 示例 Lim & Co 的 **公司名称** 写的是 "Lim & Co Pte Ltd"，地址为其注册地址。团队在 12 Harbour Walk 的工作室办公，希望每张报价单上都印这个地址。 Mei Tan 打开 **编辑公司信息块**，**公司名称** 留空，在 **信息行** 中输入工作室地址、电话号码和 "GST Reg No. M2-1234567-8"。下一张报价单会在工作室地址上方打印 "Lim & Co Pte Ltd"；**公司信息** 中仍保留注册地址。 **搬迁办公室。** 假设 Lim & Co 没有使用公司信息块，单据打印的是公司记录。11 月 1 日，Lim & Co 搬迁了注册办公地址。Mei 修改 **办公地址** 并选择 **保存**。Harbour Café 索取 10 月开具的 INV-10000312 副本：PDF 仍打印旧地址，与咖啡馆当初收到的一样。给 Harbour Café 的新报价单则打印新地址。 **隐藏个人资料。** Lim & Co 只记录工作联系人，不希望员工收集生日。Mei 把 **Personal details** 设为 **Hide** 并保存。出生日期、性别等个人字段从联系人表单和联系人列表中消失；已记录的三个生日会保留，选择 **Show** 后就会重新显示。 ## 常见问题 - **公司的国家／地区或本位币可以改吗？** 不可以。两者在创建账户时确定，在 **区域** 下显示为固定值。如有错误，请通过 support@easysales.work 联系 easySales。 - **怎样在发票上印商号或另一个地址？** 用公司信息块：**文档设置** → **编辑公司信息块**。此后打印的每张单据都会使用它，贵公司的正式记录不受影响。 - **改了地址，已开出的发票会跟着变吗？** 不会。已开具的发票及其贷项通知单和收据，保留发票开具时贵公司的资料。报价单和对账单会打印新地址。 - **GST 注册号在哪里填？** 在 **系统设置** → **税务** 下，通过 **编辑公司与税务** 填写。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - **公司应该选哪个时区？** 选贵公司营业所在地的时区，例如 Asia/Singapore。命名时区在当地实行夏令时的情况下也会跟随夏令时。 - **怎样不让员工记录出生日期？** 在 **客户编号与个人资料** 下把 **Personal details** 设为 **Hide**。这些字段会从联系人和个人客户表单中消失，已保存的值会保留。联系客户时的同意规则，请参见[营销信息与同意](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/marketing-consent/)。 ## 相关内容 - [公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/) - [信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/) - [贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/) - [保存记录](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/keeping-records/) --- # 公司与税务 > 在 easySales 里怎样设置 GST 或销售税——填写税号、记录注册和注销 GST 的日期，并选择单据可用的税码和自定义税率。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/ 报价单、发票和贷项通知单可以收取的税项，来自 **系统设置** → **税务**。其中的 **公司与税务** 部分保存贵公司的国家／地区、税号和注册情况，**税码** 决定表单提供哪些选项。税项如何计算，请参见[GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 ## 开始之前 您需要 **System**（系统）**View**（查看）权限才能看到该页面，需要 **System** **Edit**（编辑）权限才能修改。国家／地区在创建贵公司账户时确定，不能在这里更改；如有错误，请通过 support@easysales.work 联系 easySales。 ## 操作步骤 1. 选择侧边栏中的 **系统设置**，然后在 **财务** 下选择 **税务**。 2. 在 **公司与税务** 中，选择 **编辑公司与税务**。核对显示的 **国家／地区**，并输入或更正 **税务注册号**。澳大利亚或新西兰还需选择 **会计基础**；新加坡或马来西亚请填写 **电子发票适用日期（InvoiceNow）** 或 **电子发票适用日期（MyInvois）**（如适用），以及 **已获批准**。然后选择 **保存**。 3. 在 **税务注册** 下，选择 **添加注册**。如果不知道开始日期，**起** 留空；注册仍然有效时，**止** 留空。如果该期间使用的号码与公司的税务注册号不同，请输入 **注册号**。马来西亚的服务税和销售税分别作为两项注册记录。 4. 在 **税码** 下，查看日期为今天的单据可提供的选项，例如 "None · 零税率（GST） · 标准税率 9%（GST）"。 5. 要提供较少用的税码，例如豁免或不在征税范围，请开启 **高级税码**。 6. 要添加贵公司自己的税率，请选择 **新增自定义税率**（开启 **高级税码** 后显示），选择 **税码**，输入 **名称** 和 **税率**，设置日期，然后选择 **新增自定义税率**。 ## 之后会发生什么 **今日注册状态** 会显示，例如“自 某日期 起已注册 税（GST）”或“未注册 税（GST）”；香港和文莱显示“该国家／地区没有销售税”。日期在注册期间内的单据可以收税；日期在期间外的单据不能收税，其税项选择器会说明原因。已开具的单据保留其自身日期适用的注册情况，所以之后修改这个页面，永远不会改变旧单据上的内容。 自定义税率只在日期介于其起止日期之间的单据上提供，其名称会作为税项打印。 ## 需要注意的规则 - 如果开具带税发票被拒绝，消息会写明是哪种税和哪个日期。请添加或更正该日期的注册，或从发票中去掉税项。 - 在贵公司的国家／地区确认之前，easySales 按新加坡处理，不会拒绝任何税项行。 - 没有让不收税的公司使用的开关。当贵公司在单据日期未注册，或贵公司在香港或文莱时，表单不显示税项字段，PDF 也不打印税额行和税号。要比较各个国家／地区的规则，请参阅[各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/)。 - 该部分用中性名称显示贵公司的号码，并在括号中给出该国的叫法，例如 **商业登记号（UEN）** 和 **税务注册号（GST Reg No.）**。税号在这里的 **编辑公司与税务** 下修改；注册号在 **系统设置** → **公司资料** 下修改；参见[公司资料](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/)。 - 单据打印其日期所在注册期间的注册号。没有自己 **注册号** 的期间，打印公司的 **税务注册号**。 - 如果贵公司所在国家／地区允许公司选择税额如何取整，例如日本，请在 **编辑公司与税务** 下选择 **税额尾数处理**：**舍去**、**进位** 或 **四舍五入**。在保存方法之前，含税的单据无法保存或开具。更改只适用于之后保存或开具的单据。 - 如果 **税务注册号** 为空，而且贵公司所在国家／地区没有税号或贵公司没有税务注册，该字段就不显示。 - **发票上印出的内容** 显示打印在公司名称下方的注册信息行，例如 "UEN …" 或 "GST Reg No. …"。 - 要记录注销注册，请在该期间上选择 **结束**：**止** 日期默认为今天，请把它改为最后一个注册日。**删除** 只用于误录的期间。 - 自定义税率的名称和税率保存后不能更改；请改为添加新的税率。删除税率后它不再提供；已使用它的单据会保留它。 - 贵公司以前使用的国家／地区下的注册显示在 **以往的注册** 下，不能修改。 ## 为什么这样设计 **税项跟着单据自己的日期走。** 只有在注册期间提供的货物和服务才能收取 GST，每张发票也按其日期归入某个报税期。easySales 用单据日期当天有效的注册来检查每一张单据，所以注册之前的倒签发票不会误收税，您的报税表也对得上。 **注册是一段历史，不是一个开关。** 把每段注册连同开始和结束日期记下来，旧单据就始终正确：注册期间开出的发票，在注销之后仍保留它的 GST。所以 **结束** 用来结束一个期间，**删除** 只用于从来不成立的记录。 **较少用的税码在需要时才显示。** 豁免、不在征税范围和客户代缴等税码，在报税表中填入不同的栏目。把它们放在 **高级税码** 后面，不用这些税码的团队就不会误选。 **自定义税率保存后，名称和税率不能修改。** 用过它的单据必须继续打印开具时的税率。税率变了就是一个新税率，新旧单据各自保持正确。 ## 更高效的做法 - **开具前先核对。** **税码** 下的“日期为今天的单据可选”会准确显示表单将提供的选项，不用打开草稿也能确认新的注册已经生效。 - **注册一获批准就记录，并填写真实的开始日期。** 日期在当天或之后的草稿可以立即收取 GST，以后不用再补录。参见[GST 注册](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/registering-for-gst/)。 - **在一个地方查本国规则。** 各国参考页面，例如[新加坡 GST 发票](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-singapore/)，列出了税务发票必须显示的内容以及 easySales 如何执行。 - **税项为“None”的行在草稿阶段处理，别留到开具时。** 已注册时，开具对话框会要求您为每一行 **None** 选择零税率、豁免或不在征税范围。参见[开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)和[零税率与豁免](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/zero-rated-and-exempt/)。 ## 示例 **注册 GST。** Lim & Co 自 2026 年 11 月 1 日起注册 GST，注册号为 M2-1234567-8。Mei Tan 打开 **系统设置** → **税务**，在 **税务注册** 下选择 **添加注册**，把 **起** 设为 2026 年 11 月 1 日，**止** 留空，然后保存。记录了注册之后才会提供 **税务注册号** 字段，所以她接着选择 **编辑公司与税务**，填入 M2-1234567-8 并保存。 一张日期为 10 月 31 日、设计费 SGD 3,000.00 的发票不提供税项，合计 SGD 3,000.00。同样金额、日期为 11 月 3 日的发票提供 **标准税率 9%（GST）**：GST 为 SGD 3,000.00 × 9% = SGD 270.00，合计 SGD 3,270.00。从 11 月 1 日起，**发票上印出的内容** 显示 "GST Reg No." 这一行。 **结束注册。** 假设 Lim & Co 之后注销了 GST，最后一个注册日为 2027 年 6 月 30 日。Mei 在该期间上选择 **结束**，把 **止** 从今天的日期改为 2027 年 6 月 30 日并保存。日期为 2027 年 7 月 1 日或之后的发票不再提供 GST；注册期间开出的每张发票都保留 GST，并继续打印注册号。 ## 常见问题 - **公司注册了 GST，在系统里怎么设置？** 在 **系统设置** → **税务** 下选择 **添加注册**，填入注册开始的日期。如果还没有填写税号，请在 **编辑公司与税务** 下补上。 - **为什么发票上加不了 GST？** 贵公司在发票日期当天没有税务注册，或者所在国家／地区没有销售税。请添加或更正涵盖该日期的注册期间。 - **公司注销了 GST，要怎么处理？** 在注册期间上选择 **结束**，把 **止** 设为最后一个注册日。**删除** 只用于误录的期间。 - **修改税务注册会改变已开出的发票吗？** 不会。已开具的单据保留其自身日期适用的注册情况。 - **怎样使用豁免或不在征税范围的税码？** 在 **税码** 下开启 **高级税码**。之后单据会在标准税码之外提供这些税码。 - **可以添加自己的税率吗？** 可以，只要贵公司所在国家／地区有接受自定义税率的税码：开启 **高级税码**，再选择 **新增自定义税率**。保存后名称和税率不能更改。 - **GST 注册号印在哪里？** 印在发票、贷项通知单和收据上的公司名称下方。**发票上印出的内容** 会显示具体的行。 ## 相关内容 - [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/) - [公司资料](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/) - [GST 注册](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/registering-for-gst/) - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) --- # 单据编号 > 怎样修改 easySales 的发票、报价单和收据编号格式——前缀、年份或年月、流水号位数和起始号，保存前就能看到下一个编号。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/administration/document-numbers/ 每种单据都有自己的编号序列，例如发票的 `INV-`。**单据编号** 部分决定这些编号的样子。本页面向负责设置公司的人员；每个编号在什么时候取得，请参见[开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)。 ## 开始之前 - 您需要 **System**（系统）**View**（查看）权限才能看到这个部分，需要 **System** **Edit**（编辑）权限才能修改。没有 **Edit** 权限时，这个部分只能查看。 - 请先决定格式。修改从下一张单据开始生效，已开具的编号不会改变，所以最好在新一年的第一张单据之前修改。 ## 操作步骤 1. 选择侧边栏中的 **系统设置**，然后在 **组织** 下选择 **公司资料**。 2. 滚动到 **单据编号**。每种单据各有一个区块：**报价单**、**发票**、**贷项通知单**、**收据**、**采购订单**、**送货单** 和 **服务合约**。未为贵公司开通的模块，其单据没有区块。 3. 在要修改的区块中输入 **前缀**，例如 `INV-`。 4. 选择 **日期部分**：**无**、**年** 或 **年月**。 5. 设置 **流水号位数**，可以是 3 到 9 位。 6. 设置 **起始号**：新序列的第一个号码。 7. 查看区块旁边的 **下一个编号**。easySales 计算期间，它会短暂显示 **正在计算…**。 8. 选择页面底部栏中的 **保存**。 ## 之后会发生什么 - 这种单据的下一张会取得 **下一个编号** 下显示的编号。已开具的单据保留原来的编号。 - 选择 **年** 时，编号形如 `INV-2026-0001`；选择 **年月** 时，形如 `INV-202610-0001`。每个新年度或新月份都从 **起始号** 开始一个新序列。 - 这次修改会记录在 **审计日志** 中，包括修改前和修改后的值。 ## 需要注意的规则 - **每个前缀连同它的日期部分各自构成一个序列。** 已经开始的序列从显示的编号继续，**起始号** 只用于下一个新序列。此时区块会显示：*这个序列已经开始，会从上面显示的编号继续。起始号用于下一个新序列。* - **采购订单和送货单总是接着该前缀下同类单据已有的最大编号继续编号**，所以新序列绝不会重复已用过的编号，保存设置也绝不会提前开始一个新序列。 - **序列用完位数后会多出一位继续编号。** 前缀和日期部分不变，区块会显示：*这个序列已超过当前位数能表示的最大号码，之后的编号会多出一位，前缀和日期部分不变。* - **前缀** 以字母开头，最多 16 个字符：字母、数字 1 到 9 以及 `-` `/` `.`。前缀中不能有 0，因为 0 会被当作流水号的一位；也不能有大写的 `YY`、`MM` 或 `DD`，因为它们会被当作日期。使用日期部分时，前缀不能以大写 Y 结尾。字段会提示您需要修改什么。 - **两种单据不能使用同一个前缀**，客户编号前缀也算在内。发票与草稿发票保存在同一个列表中，报价单与草稿报价单也是如此，所以在这两组中，一个前缀不能是另一个前缀的开头。出现冲突时无法保存，提示信息会指出与哪种单据冲突。 - **标准编号**，例如 `INV-10000001`，显示为前缀 `INV-1` 加七位流水号。 - **自定义格式**：少数公司使用的格式无法拆成各个字段显示。它的区块会显示 **自定义格式** 标签和 **格式**，并照原样继续使用。选择 **改用标准格式** 可改为使用各个字段；在保存之前选择 **保留自定义格式** 可撤销这一更改。 - **不能设置的编号**：草稿发票（形式发票）、草稿报价单、退款和押金没收保留各自的编号。 - 如果 **下一个编号** 显示 **没有找到可用的编号。**，请换一个流水号位数、日期部分或前缀。 - **客户编号** 在同一页面的 **客户编号与个人资料** 下设置。新客户按 **客户编号前缀** 加五位数字编号，例如 `C-00001`。前缀最多十个字符：字母以及 `-` `_` `/` `.`，以字母开头。 ## 为什么这样设计 **已开具的编号永远不变。** 顾客、会计师和税务机关都按编号引用单据。把顾客已经归档的发票重新编号，会让所有这些引用都对不上，所以新格式只从下一张单据开始生效。 **两张单据绝不会用同一个编号。** 编号在单据定稿时才取得——发票在开具时，收据在记录时——easySales 会先确认编号没有被占用再使用。这样，查账的人可以把每个编号对应到唯一的一张单据。这也是采购订单和送货单会跳过该前缀下已被使用的编号的原因。 **两种单据不能共用前缀。** 如果发票和贷项通知单都用 `INV-`，它们就会争用同一组编号，读的人也分不清是哪种单据。保存时拒绝冲突，每个编号就只指向一张单据。 **日期部分会自动重新计数。** 使用 **年** 或 **年月** 时，每个期间的单据都从 **起始号** 重新开始，所以 `INV-2027-0001` 一看就是 2027 年的第一张发票，不需要有人手动重置序列。 ## 更高效的做法 - **让“下一个编号”替您检查。** 它会按您输入的值，在保存之前显示下一张单据将取得的确切编号，前缀打错了马上就能发现。 - **用日期部分代替每年手动重置。** 选择 **年** 后，每年 1 月 1 日自动开始新序列，您不用做任何修改。参见[开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)。 - **一次保存所有单据类型。** 所有区块都在同一个页面上，可以一起设置发票、报价单和收据，只选择一次 **保存**。 - **从仪表板直接打开。** 新公司的管理员在[仪表板](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/dashboard/)的 **开始使用 easySales** 中，于 **确认单据编号** 这一步选择 **打开单据编号**，就会直接来到这个部分；选择 **使用默认编号** 会把这一步标为完成。 ## 示例 Lim & Co 希望发票编号显示年份。到目前为止，它的发票编号从 `INV-10000001` 到 `INV-10000042`。 1. Mei Tan 打开 **系统设置** → **公司资料**，滚动到 **单据编号**。 2. 在 **发票** 区块中，她把 **前缀** 改为 `INV-`，选择 **年**，把 **流水号位数** 设为 4，**起始号** 保持为 1。 3. **下一个编号** 显示 `INV-2026-0001`。她选择 **保存**。 Lim & Co 开具的下一张发票是 `INV-2026-0001`。之前的 42 张发票保留原来的编号。到了 1 月 1 日，序列从 `INV-2027-0001` 重新开始。 **接着原来的编号继续。** 假设 Lim & Co 在 2026 年 10 月之前一直用电子表格开发票，最后一张是 `LC-2026-0187`。Mei 把 **发票** 区块设为 **前缀** `LC-`、**年**、4 位，**起始号** 188，**下一个编号** 显示 `LC-2026-0188`。第一张发票开具后，2026 年的序列已经开始，于是她把 **起始号** 改回 1。区块会确认这个序列照常继续，而新的一年将从 `LC-2027-0001` 开始。 **前缀冲突。** Mei 想把贷项通知单的前缀设为 `C-`。Lim & Co 的客户编号已经在用 `C-`，所以 **保存** 被拒绝，提示信息指出与客户编号冲突。她改用 `CN-`。 ## 常见问题 - **已开出的发票编号可以改吗？** 不可以。已开具的编号永远不变；新格式从下一张单据开始生效。参见[开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)。 - **怎样让发票编号从指定的号码开始？** 为新序列设置 **起始号**，例如新的前缀或新的一年。已经开始的序列会从它的最后一个编号继续。 - **怎样在发票编号里加上年份？** 把 **日期部分** 设为 **年**。编号会变成 `INV-2026-0001` 这样，每年 1 月 1 日重新计数。 - **为什么新设的起始号没有生效？** 这个前缀和日期部分的序列已经开始，所以会继续编号。**起始号** 只用于下一个新序列。 - **报价单和发票可以用同一个前缀吗？** 不可以。每种单据都需要自己的前缀，客户编号前缀也算在内。 - **怎样修改客户编号前缀？** 在同一页面的 **客户编号与个人资料** 下修改 **客户编号前缀**。新客户会使用它加五位数字，例如 `C-00001`。 - **编号用到位数能表示的最大号码后会怎样？** 序列会多出一位继续编号，前缀和日期部分不变。 ## 相关内容 - [开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) - [系统设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/settings/) - [公司资料](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/) - [审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/) - [保存记录](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/keeping-records/) --- # 系统设置 > easySales 的系统设置在哪里改——公司资料、税务、单据编号、模板、货币、自定义字段、数据导入、用户与安全，一页找到入口。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/administration/settings/ 系统设置保存适用于贵公司所有人的选项：单据上的您是谁、单据的样子和编号方式、税务和货币如何运作、谁可以登录以及能看到什么。每项设置都有自己的页面，按组排列在屏幕左侧的导航中。 ## 在哪里找到 选择侧边栏中的 **系统设置**。**概览** 列出每个页面及一行说明；选择某一行即可打开。每个页面旁边的导航都显示同样的分组，导航顶部的 **搜索设置** 可以按名称查找页面。在窄屏幕上没有侧边导航，**概览** 就是菜单。 **概览** 上页面旁边的圆点表示它有尚未保存的更改。**概览** 上的首次使用提示建议先完成 **公司资料** 和 **税务**，因为它们会打印在每张报价单、发票和收据上。许可证不在这里：它在侧边栏的 **许可证** 下，人员的账户在 **用户账户** 下。 ## 您可以做什么 **组织** - **公司资料**——贵公司的公司名称、注册号、办公地址和单据联系方式，在创建账户时确定的 **国家／地区** 和 **本位币**，**时区**，新客户编号的 **客户编号前缀**，从联系人和个人客户表单中隐藏性别、出生日期等字段的 **Personal details**（个人资料），以及设置每种单据编号方式的 **单据编号**。参见[公司资料](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/)和[单据编号](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/document-numbers/)。 - **通知**——公司默认的邮件规则、邮件渠道和系统待办规则。参见[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)。 - **AI**——公司连接 AI 应用和内置助手的开关，以及助手的额度和用量。参见[AI 设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/ai-assistant-settings/)。 - **推荐计划**——贵公司的推荐链接，以及通过它注册的公司。只有推荐计划对贵公司开放时才会出现。 **销售** - **销售流程**——商机的各个阶段及其赢单概率。参见[商机阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunity-stages/)。 - **活动类型**——公司在任务、日程和沟通下记录的用途。 - **文档设置**——信头，以及每种单据的打印设计。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **标准模板**——可插入单据的条款、备注和邮件文字。参见[标准模板](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/standard-templates/)。 - **审批**——让报价单、发票和贷项通知单在开具前先等审批人批准的规则，按单据类型设置，在您开启之前都是关闭的。参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 **财务** - **税务**——贵公司的国家／地区、税号、税务注册、单据上打印的标签，以及单据提供的税码。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - **货币与汇率**——**本位币**（在创建账户时确定），以及每种币种相对它的汇率、来源、上次刷新时间，以及它是 **最新** 还是 **已过期**；**刷新汇率** 会立即请求新汇率。参见[币种与汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 - **收款与核销**——先是 **付款条款** 块，里面是 **默认付款条款**；然后是 **上限** 块，里面是 **Bank charges limit per receipt**（每张收据的银行手续费上限）和 **Small write-off limit per invoice**（每张发票的小额核销上限）。客户没有自己的付款条款时，新发票使用默认条款，并从发票日期起算到期日；已开出的发票不会改变。可以从公司的 PaymentTerm 选项集中选择（自带 `COD`、`NET 7`、`NET 14`、`NET 30`、`NET 60`），也可以选 **无**；自己的条款（如 `NET 45`）在[自定义字段](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/custom-fields/)里添加。记录收款时，超过上限的差额会被拒绝；设为 0 则关闭该类差额。参见[记录收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/)。 **数据** - **自定义字段**——记录上您自己的字段，以及下拉选项背后的选项集。参见[自定义字段](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/custom-fields/)。 - **产品目录**——用于筛选产品的分类和制造商。参见[类别与制造商](https://easysales.work/zh-hans/help/products/categories-and-manufacturers/)。 - **数据导入**——从电子表格导入客户、联系人和产品，并可撤销导入。参见[数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)。 - **会计导出**——把已开具的发票和贷项通知单下载为 Xero、QuickBooks Online、Excel 或 PDF 文件。参见[会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/)。 **用户与安全** - **用户与权限**——通往 **管理用户** 和 **管理角色** 的快捷入口，**Session timeout**（会话超时）和 **Concurrent sessions per user**（每位用户的并发会话数），以及 **两步验证** 规则。参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)、[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)和[公司安全设置](https://easysales.work/zh-hans/help/security/company-security-settings/)。 - **共享与团队**——默认访问、共享规则、团队和汇报关系。参见[共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/)。 - **审计日志**——谁在何时更改或查看了记录。参见[审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/)。 在有数值要填写的页面——例如 **公司资料**、**通知**、**货币与汇率**、**收款与核销** 和 **用户与权限**——底部的栏有 **保存** 和 **取消**。在有改动之前，**保存** 保持不可用。列出记录的页面，例如 **标准模板** 和 **自定义字段**，每个操作随做随存。带着未保存的更改离开时，会询问 **放弃更改？** ## 权限 您需要 **System**（系统）**View**（查看）权限才能打开系统设置，需要 **System** **Edit**（编辑）权限才能修改设置。只有 **View** 权限时，页面会提示您的角色可以查看但不能修改。有些页面还需要角色控制项，没有时导航中不显示该页面：**通知** 需要 **管理通知设置**，**活动类型** 需要 **管理活动子类型**，**AI** 页面上的助手部分需要 **管理 AI 助手设置**，**数据导入** 需要 **导入数据**，**会计导出** 需要 **批量导出单据**。**两步验证** 部分需要 **管理登录安全**。 属于贵公司不使用的模块的页面也不会显示：**销售流程** 随商机模块，**活动类型** 随活动，**收款与核销** 和 **会计导出** 随发票。 ## 为什么这样设计 **一项设置，一个地方，对所有人生效。** 税号、单据编号格式或会话超时，对公司里的每个人都必须一样，否则两个人开出的单据就会互相矛盾。把全公司的选项集中在这里，并由 **System** **Edit** 权限把关，就是让少数可信任的人来改，其他人直接使用结果。 **用不了的页面不显示。** 点进去才发现“没有权限”的链接只会浪费时间。只有您的角色能打开、而且贵公司在用这部分功能时，导航才显示该页面，所以您看到的就是您能操作的。 **未保存的更改按页面保留，丢失前会先问您。** 税务、编号这类设置会影响此后开具的每一张单据。**概览** 上的圆点和 **放弃更改？** 的询问，可以防止改了一半的设置被误存，或被忘掉。 ## 更高效的做法 - **用搜索代替翻找。** **搜索设置** 会匹配每个页面的名称和一行说明，所以输入“信头”能找到 **文档设置**，输入“汇率”能找到 **货币与汇率**。 - **把常用的设置页加入书签。** 每个设置页面都有自己的网址，书签或团队笔记里的链接可以直接打开它。 - **按概览提示的顺序设置。** 先完成 **公司资料** 和 **税务**：它们会打印在每张单据上。然后检查[单据编号](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/document-numbers/)和[信头](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **个人偏好在我的资料里改，不在这里。** 您的界面语言、时区、日期格式和个人通知选择，都在用户菜单的 **我的资料** 下。参见[我的资料](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/profile/)。 - **想知道谁改了设置，就查审计日志。** 在 **公司资料**、**单据编号** 等页面保存的更改，会记录是谁、在什么时候修改的；公司名称和单据编号设置的修改还会记录修改前后的值。参见[审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/)。 ## 示例 **Lim & Co 第一天的设置。** 拥有 **Administrator**（管理员）角色的 Mei Tan 打开 **系统设置**。**概览** 上的提示建议先完成 **公司资料** 和 **税务**。 1. 在 **公司资料** 下，她核对公司名称和办公地址，把电话号码加进 **单据联系方式**，然后选择 **保存**。 2. 在 **税务** 下，她记录 Lim & Co 的 GST 注册，这样发票就可以收取 **GST 9%**。 3. 她在 **搜索设置** 中输入“信头”，打开 **文档设置**，上传公司标志。 她的同事 Daniel Lim 使用一个只有 **System** **View** 权限的 **自定义角色**。他能看到 Mei 填写的内容，但 **公司资料** 和 **税务** 会提示他的角色可以查看这些设置，但不能更改。 ## 常见问题 - **谁可以修改系统设置？** 角色具有 **System** **Edit** 权限的人；**Administrator**（管理员）角色具有该权限。只有 **System** **View** 时，可以查看页面但不能保存。参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **为什么同事能看到的设置页，我看不到？** 有些页面除了 **System** 权限还需要角色控制项，例如 **数据导入** 需要 **导入数据**；有些页面只在贵公司使用该模块时才出现。请让管理员检查您的角色。 - **系统设置的更改对所有人生效吗？** 是的。**系统设置** 下的一切都适用于整个公司。您自己的语言、时区和通知选择在 **我的资料** 下。 - **在哪里增加用户数或更换套餐？** 在侧边栏的 **许可证** 下，不在系统设置中。参见[更改套餐或席位](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/change-plan-or-seats/)。 - **没保存就离开设置页会怎样？** easySales 会先询问 **放弃更改？**。您可以留下来选择 **保存**，或放弃这些更改。 - **能查到是谁改了某项设置吗？** 可以。在 **公司资料**、**单据编号** 等页面保存的更改，会记录在 **审计日志** 中，写明是谁、在什么时候修改的。公司名称和单据编号设置的修改还会显示修改前后的值。参见[审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/)。 ## 相关内容 - [公司资料](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/) - [公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/) - [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) - [贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/) - [单据与模板](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/documents-and-templates/) --- # 自定义字段 > 怎样在 easySales 的客户、联系人、报价单、发票、合约和贷项通知单上添加自定义字段，在列表中显示，并设置下拉选项。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/administration/custom-fields/ 当团队需要记录 easySales 没有对应字段的内容时，例如项目地点或推荐来源，请添加自定义字段。本页面向负责设置贵公司记录的人员；它旁边的其他设置请参见[系统设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/settings/)。 ## 开始之前 您需要 **System**（系统）**View**（查看）权限才能看到字段，需要 **System** **Edit**（编辑）权限才能修改。保存前请确定字段的类型：类型之后不能更改。 ## 操作步骤 1. 打开 **系统设置**，在 **数据** 组中选择 **自定义字段**。 2. 选择记录对应的选项卡：**客户**、**联系人**、**报价单**、**发票**、**合约** 或 **贷项通知单**。只有在服务合约可用时才会出现 **合约** 选项卡。 3. 选择 **Add field**（添加字段）。 4. 输入 **标签**，并选择 **类型**：**文本**、**长文本**、**数字**、**金额**、**日期**、**是/否**、**下拉选择**、**多选** 或 **记录链接**。 5. 填写该类型要求的内容，例如 **最大长度**、**小数位数**、下拉字段的 **选项集**，或记录链接的 **链接到**。 6. 如果每条新记录都必须有值，请勾选 **必填**；在选项卡提供的情况下，选择 **在列表中显示**、**可筛选** 和 **可搜索**。 7. 选择 **保存**。用箭头调整字段的显示顺序。 ## 之后会发生什么 该字段会按选项卡上设置的顺序，出现在这类记录的表单和页面上，对所有人可见。如果选择了 **在列表中显示**，它还会成为列表可以显示和排序的一列。 ## 需要注意的规则 - 字段永远不会被删除。把它切换为 **Off**（关闭）时会先询问 **Switch off**（关闭），然后在表单和列表中隐藏它，并保留已保存的值；使用它的已保存列表视图会随之更新。再切换为 **On**（开启）即可恢复这些值。 - **必填** 在新建记录时生效。已有的记录不受影响，有人编辑它们时，该字段留空也可以保存。 - 每个选项卡一开始都有五个内置附加字段，标记为 **Legacy**（内置）。您可以重命名和关闭它们，但它们的类型始终是文本，从不必填，也不能删除。 - 只有报价单和发票列表可以按自定义字段筛选和搜索。客户、联系人和合约列表可以显示该字段并按它排序。贷项通知单没有可配置的列表，所以它的字段只显示在记录上。 - **下拉选择** 或 **多选** 字段的选项来自选项集。在同一页面字段下方的 **选项集** 部分管理选项集：选择 **新建选项集**，填写 **选项集名称**、**第一个选项** 和 **其代码**，然后选择 **创建选项集**。用 **添加选项** 添加更多选项，每个选项都有 **标签** 和 **代码**。字段的 **选项集** 框里的 **新建选项集…** 会把您带到那里。 - 选项的代码会保存在每条选择它的记录上，不能更改。不再使用的选项会被停用，而不是删除。标记为 **系统提供** 的选项集随 easySales 提供。 - 销售管道的各个阶段不在这里：它们在 **销售** 组的 **销售流程** 下——参见[商机阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunity-stages/)。 - 内置的发票设计可以打印自定义字段：在[文档设置](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)的发票设计中选择该字段并设置打印标签。发票或报价单的 Word 模板也可以使用自定义字段。其他单据不会打印它们。 - [数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)可以填写客户和联系人的自定义字段。**记录链接** 单元格填所链接记录的名称或单号。 ## 为什么这样设计 **字段只关闭，不删除。** 只有字段本身能显示团队填进去的值。删除字段会一次性丢掉所有记录上的这段历史；关闭它只是隐藏，所有的值都保留，弄错了点一下就能恢复。 **字段创建后类型就固定了。** 按日期或金额保存的值，无法可靠地当作别的类型来读。类型只选一次，每个已保存的值才始终有意义，**金额** 字段也能保持金额精确。 **选项保存的是代码，而不是文字。** 记录保存的是选项的代码，所以您可以改写 **标签**——把“Walk in”改成“Walk-in customer”——而不改变以前记录的含义，报表也能正确归类。这也是代码不能更改、不用的选项只停用不删除的原因。 **必填只对新记录生效。** 否则，在一个记录很多的列表上把字段设为必填，团队在有人补填之前就保存不了任何旧记录。新记录立即遵守规则，旧记录可以在知道这个值时再补上。 ## 更高效的做法 - **要用来筛选的内容，用下拉选择而不用自由文本。** 大家选的是同一种写法，筛选或排序就能找到所有匹配的记录。参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 - **在报价单和发票上同时开启“在列表中显示”“可筛选”和“可搜索”。** 这个字段就能同时作为列、筛选条件和搜索词使用；再把结果保存为列表视图。参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 - **在字段里直接新建选项集。** **选项集** 框里的 **新建选项集…** 会关闭字段，并把页面带到 **选项集** 部分，在那里选择 **新建选项集** 即可。 - **用导入为现有客户填写字段。** 在[数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)中把某一列映射到客户或联系人的自定义字段，创建记录时就会一并填好。 - **把字段印在发票上。** 在发票设计中选择该字段，顾客就能看到例如他们的项目地点。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 ## 示例 **每张报价单都有项目地点。** Lim & Co 在许多地点做室内设计。Mei Tan 打开 **报价单** 选项卡，选择 **Add field**，把 **标签** 填为“Project site”，选择 **文本**，把 **最大长度** 设为 100。她勾选 **在列表中显示**、**可筛选** 和 **可搜索**，然后选择 **保存**。Daniel Lim 在报价单列表的搜索框中输入“Tanjong Pagar”，就找到了这个地点的所有报价单。 **客户来源下拉选项。** Lim & Co 想知道每个客户从哪里来；潜在客户已有自己的 **来源** 列表，即系统提供的 LeadSource 选项集。Mei 在 **选项集** 下选择 **新建选项集**，命名为 ClientSource，**第一个选项** 填“Referral”，代码 REF，然后选择 **创建选项集**。她再用 **添加选项** 加入“Instagram”（IG）和“Walk-in”（WALKIN），并在 **客户** 选项卡上添加一个使用 ClientSource 的 **下拉选择** 字段“Client source”。 **停用一个选项。** 一年后，Lim & Co 不再接待上门客户。Mei 在 ClientSource 选项集中关闭“Walk-in”旁边的开关，并确认 **Retire**（停用）。新客户不能再选择它，已经选了它的 14 个客户仍保留“Walk-in”。 ## 常见问题 - **自定义字段可以删除吗？** 不可以。请把它切换为 **Off**：它会从表单和列表中消失，并保留已保存的值；切换为 **On** 即可恢复。 - **自定义字段的类型可以改吗？** 不可以。字段保存后类型就固定了。请关闭旧字段，再按需要的类型添加一个新字段。 - **列表可以按自定义字段筛选吗？** 可以，在报价单和发票列表上，只要字段开启了 **可筛选**。客户、联系人和合约列表可以显示该字段并按它排序。 - **标记为 Legacy 的字段是什么？** 每种记录都有的五个内置附加字段。您可以重命名、调整顺序和关闭它们；它们始终是文本，也从不必填。 - **自定义字段能印在发票 PDF 上吗？** 可以。在 **文档设置** 的发票设计中选择该字段并设置打印标签。发票或报价单的 Word 模板也可以使用自定义字段。 - **把字段设为必填后，旧记录会怎样？** 不受影响。**必填** 在新建记录时生效；现有记录即使该字段留空也可以保存。 - **怎样给下拉字段加一个选项？** 在 **选项集** 下打开该字段使用的选项集，选择 **添加选项**，填写 **标签** 和 **代码**。所有使用该选项集的字段都会提供它。 ## 相关内容 - [系统设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/settings/) - [列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/) - [数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/) - [信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/) --- # 数据导入 > 怎样把 Excel 或 CSV 里的客户、联系人和产品导入 easySales——映射各列、逐行预览、分批导入，导错了还可以撤销。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/ 使用 **数据导入**，可以从 .xlsx 或 .csv 文件导入客户、联系人和产品。您先映射各列，再逐行预览，然后分批导入；导入完成后，还可以撤销。这是把客户名单和价格表从电子表格搬进来的最快方法；记录之间如何关联，请参见[客户与联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/accounts-and-contacts/)。 ## 在哪里找到 打开 **系统设置**，在 **数据** 组中选择 **数据导入**；只有具备 **导入数据** 权限时，才会显示这一项。**导入历史** 在同一个页面上。 ## 开始之前 - 您需要 **导入数据** 权限，以及该类记录的 **Add**（添加）和 **Edit**（编辑）权限；撤销导入还需要 **Delete**（删除）权限。**Administrator**（管理员）角色已具备 **导入数据**；自定义角色则需在[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)中，到 **角色管理** 下开启它。 - 如果要更新现有记录而不是新建，需要该类记录的 **Edit**（编辑）权限，不需要 **Add**（添加）；撤销这样的导入同样需要 **Edit**。 - 文件为 .xlsx 或 .csv，最多 5,000 行、5 MiB。第一个非空行是表头，空行会被跳过。.xlsx 文件只读取第一个工作表。 ## 如何运作 *[示意图: 如有需要，先下载模板；上传文件并映射各列；把每一行预览为“待创建”“重复”或“需处理”；分批导入；然后在“导入历史”中找到这次导入，并可在那里撤销。]* - **上传并映射**——浏览器会读取文件，只发送其中的各行数据。没有匹配上的列，用 **导入为** 修正；**模板 (.xlsx)** 可下载一个空白文件。 - **预览**——每一行都按该记录自身表单的规则检查。此时尚未保存任何内容。 - **导入**——记录以您的名义创建，每次 200 行。请保持页面打开。 ## 操作步骤 1. 选择 **系统设置**，再在 **数据** 组中选择 **数据导入**。 2. 选择一张卡片，例如 **客户**，然后选择 **继续导入客户**。 3. 把文件拖到页面上，或点击选择文件。 4. 为每一列在 **导入为** 中选择一个字段，或选择 **跳过此列**；每个 **必填** 字段都需要对应一列。 5. 在 **与现有记录匹配的行** 下，保留 **只新建记录（匹配的行视为重复）**，或选择更新各行匹配到的记录；参见下文“更新现有记录”。 6. 选择 **预览导入**。 7. 查看各张卡片，以及 **待创建**、**重复** 和 **需处理** 标签页。**错误文件 (.csv)** 可下载出错的行。 8. 选择导入按钮，例如 **导入 34 行**，并保持页面打开，直到出现 **导入完成**。 ## 重复与错误 一行与现有记录，或与同一文件中更早的某一行匹配时（不区分大小写），就是重复行： - **客户**：**账单地址：国家** 相同，且 **名称** 或 **注册号** 相同。国家为空时，只与同样为空的国家匹配。 - **联系人**：同一客户下的 **名称** 相同。 - **产品**：**名称** 相同，与产品编号无关。 重复行会被跳过，并按它们在您文件中的行号列出；不会显示现有记录的任何信息。 有错误的行不会被导入，其他行照常导入。**错误文件 (.csv)** 包含这些行，并附有 **字段** 和 **原因** 两列：修正后重新上传即可。 带警告的行仍会被导入。联系人的邮箱看起来不像邮箱地址时，会被留空，该行在 **待创建** 和 **需处理** 中显示 **警告**。 产品需要一个已存在于 **产品目录** 的 **分类**。缺少或未知的分类会成为错误：导入不会创建分类。 产品的 **销售税码** 列是可选的，用来设置它的 **默认销售税**。填写贵公司今天可选的一种销售税：产品表单里列出的名称，例如 GST 9%，或它的代码，例如 SR。不是可选项的，或同时匹配多个的，都会成为错误。单元格留空表示不设。 ## 更新现有记录 在 **与现有记录匹配的行** 下，选择匹配到现有记录的行怎样处理： - **只新建记录（匹配的行视为重复）**：默认选项。匹配的行作为重复行跳过。 - **更新匹配的记录，其余新建**：匹配的行更新那条记录，其余的行新建。 - **只更新匹配的记录**：匹配的行更新那条记录，没有匹配到任何记录的行为 **已跳过**。 匹配规则与判断重复的规则相同，在公司的全部记录中查找。如果一行匹配到两条记录，例如按名称匹配到一个客户、按注册号匹配到另一个客户，该行就是错误。 更新只写入有内容的单元格：空白单元格会保留该字段原来的值。名称、国家或注册号只有大小写不同，不算修改。预览会把这些行列在 **待更新** 下，并写明要修改的字段，例如 **将修改：电话, 网站**；不会显示原来的值或新的值。如果记录已经是这些值，该行为 **已跳过**。 - **权限**——更新需要该类记录的 **Edit** 权限。如果 **Edit** 为 **Own records only**（只限自己的记录），您只能更新自己的记录，匹配到别人记录的行会显示为重复。如果您的角色无权编辑某个字段，例如 **电话**，会修改该字段的行就是错误。 - **负责人**——导入从不更改记录的负责人。**负责人** 请留空或填写当前负责人；填其他人会成为错误。 - **预览之后被修改**——如果在您预览之后有人编辑了某条记录，导入时该行会出错，记录保持不变。请重新上传文件再预览。 - **套餐上限**——选择 **更新匹配的记录，其余新建** 时，达到套餐上限只会停止新建记录，更新仍会继续。 - **产品和自定义字段**——更新的行可以不填 **分类** 或必填的自定义字段；要新建的行仍然需要填写。 - **个人客户**——匹配到个人客户或其联系人的行是错误。请在它们各自的页面上修改。 ## 撤销导入 在导入结果上选择 **撤销此次导入**，或在 **导入历史** 中该次导入旁选择 **撤销**，然后用 **撤销导入** 确认。撤销会删除该次导入创建、且尚未修改也未被使用的记录。已被编辑、被其他记录使用（例如活动或单据明细行）或之后已被删除的记录会保留。如果您的角色无权删除其中一些记录，提示信息会写明数量；这些记录留在该次导入中，可由有权删除的人撤销。 撤销还会把导入更新过的记录中被修改的字段恢复为原来的值，这需要对这些记录有 **Edit** 权限。如果某条记录在导入更新之后又被编辑过，它会保留之后的值，并列为保留。 > **注意** > > 撤销本身无法还原。请先核对导入编号和文件名。 **导入历史** 列出公司内的每一次导入及其状态。**已撤销** 表示所有记录都已删除，**部分撤销** 表示有些记录被保留。**已过期** 表示导入在预览后 24 小时内没有完成：24 小时一到就会显示，仍在等待的行为 **未导入**。撤销没有时间限制。 ## 需要注意的规则 - **记录归属**——留空的 **负责人** 归您。**负责人** 列可填入有效用户的用户名、邮箱或姓名；如果 **Add** 为 **Own records only**（只限自己的记录），则只能填您自己。其他名字会成为错误。 - **联系人**——**客户名称** 会把联系人关联到您能看到的现有企业客户；如果两个客户同名，请再填 **客户所在国家**，否则该行会出错。请先导入客户。 - **单元格的值**——**是客户** 和 **是供应商** 填 yes 或 no（也可以是 y/n、true/false、1/0）。**称谓** 填 Mr.、Ms.、Mrs.、Dr. 或 Mdm.。**项目类型** 填 goods 或 service。 - **分批与停止**——每批 200 行作为一个整体保存；某一批失败时，该批的行一行都不会创建。**本批完成后停止** 会在正在处理的这一批保存后结束导入，之后可用类似 **继续导入 120 行** 的按钮继续。已经创建的记录会保留，即使您离开页面也一样。 - **稍后继续**——您停止或离开的导入，在 **导入历史** 中显示为 **进行中**。只要还有待导入的行，并且在预览后 24 小时内，发起这次导入的人会在那里看到 **继续**，用来导入其余的行。 - **套餐上限**——达到您的套餐对该类记录的上限时，会出现 **导入因套餐上限而停止**，**导入历史** 显示 **因上限停止**。之前的行会保留，其余行为 **未导入**。 - **自定义字段**——客户和联系人的[自定义字段](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/custom-fields/)列在 **导入为** 的 **附加信息** 下，每个值都按表单的规则检查。**下拉选择** 单元格可以填选项的代码或标签。必填的自定义字段必须先映射到某一列才能预览，留空的行会出错。**记录链接** 单元格填所链接记录的标识：客户填名称；报价单、发票或贷项通知单填单号；联系人填邮箱或姓名；用户填登录名、邮箱或姓名。只匹配你能看到的记录，一个也对不上或对上多个，该行就出错。如果你的角色看不到那类记录，必填的 **记录链接** 字段会让每一行都出错。 - **现有记录**——导入默认只创建记录，与现有记录匹配的行会作为重复行跳过。如需修改现有记录，请参见上文“更新现有记录”。 ## 为什么这样设计 **保存之前，您能看到每一行。** 用了多年的电子表格里难免有错字、重复和已离职的人员。预览按表单的同一套规则检查每一行，让您在文件里修正问题——那里改起来最快——而不是导入后在几百条记录里逐条修改。 **重复行会被跳过，现有记录保持私密。** 同一个客户导入两次，报价单和发票就会分散在两个客户下。跳过该行，每个客户就只有一条记录。预览只显示行号，因为匹配到的可能是您的角色无权打开的记录。 **撤销只删除没人用过的记录。** 等您发现导错时，同事可能已经编辑了某条记录，或把某个产品加进了报价单。撤销会保留这些记录，所以既不会删掉别人的工作，也不会让单据指向一条不存在的记录。 **记录以您的名义、分批创建。** 每条记录都像您亲手录入的一样，按您自己的权限创建；**导入历史** 还显示每次导入是谁做的，团队可以追查数据从哪里来。每 200 行作为一个整体保存，失败时绝不会留下半批数据。 ## 更高效的做法 - **从模板开始，或者保留您自己的表头。** **模板 (.xlsx)** 为每个字段都准备了一列。您自己的表头也能匹配：常见的列名，例如“Company”“UEN”“Tel”“Handphone”“Postcode”以及中文的“公司名称”“电话”“手机”等，都会自动匹配。 - **只修正出错的行。** **错误文件 (.csv)** 只包含有错误的行，以及每行的原因。改好后把这个文件作为新的导入上传；其中的 **行**、**字段** 和 **原因** 列会被跳过。 - **使用“需处理”标签页。** 它把所有错误和警告集中在一起，方便您决定是先改文件，还是现在就导入有效的行。 - **按正确的顺序导入。** 先导入客户，再导入联系人，联系人按名称关联到客户。导入产品之前，先在 **产品目录** 下补上缺少的产品分类。参见[类别与制造商](https://easysales.work/zh-hans/help/products/categories-and-manufacturers/)。 - **从仪表板开始。** 新公司的管理员可以在[仪表板](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/dashboard/)的 **开始使用 easySales** 中找到 **导入客户**。 ## 示例 **导入客户名单。** Lim & Co 是一家五人的室内设计公司，客户资料保存在 clients-2026.xlsx 中：40 行，表头为 **名称**、**注册号**、**账单地址：国家** 和 **负责人**。Mei Tan 打开 **数据导入**，选择 **客户**，把文件拖到页面上。四列全部自动匹配，于是她选择 **预览导入**。 卡片显示 **待创建** 34、**跳过的重复** 4、**错误** 2 和 **总行数** 40。第 8 行和第 15 行的名称和国家，与公司已有的客户一致。第 36 行的注册号和国家与一个现有客户相同，只是名称略有不同；第 27 行重复了文件中的第 9 行。 两个错误是：第 19 行没有名称；第 33 行把 Priya Nair 填为负责人，而她已不再是有效用户。Mei 选择 **导入 34 行**，这些行一批就够了。结果显示 **已创建客户 34 条，跳过重复 4 行，有错误 2 行**，并列出重复的行号 8、15、27、36。 她下载 **错误文件 (.csv)**，文件名为 clients-2026-错误.csv，补上缺少的名称和一位现任负责人。她把它作为新的导入上传，其中的 **行**、**字段** 和 **原因** 列不匹配任何字段，因此会被跳过。预览显示 **待创建** 2。 **撤销错误的价格表。** Sarah Koh 把 supplier-prices.csv 作为 **产品** 导入：30 行，包含 **名称**、**分类** 和 **标价**。预览显示 **待创建** 24、**跳过的重复** 3 和 **错误** 3。 三个产品名称已经存在，另有三行填写的 **分类** 不在 **产品目录** 中。Sarah 选择 **导入 24 行**，随后才发现这个文件是去年的价格表。 与此同时，Wei Jie Tan 修改了其中一个新产品的标价，另一个新产品已被加入一张报价单。Sarah 在 **导入历史** 中对这次导入选择 **撤销**，再选择 **撤销导入**。 出现的消息是 **撤销完成：已删除 22 条记录，2 条因之后被修改或使用而保留。** 该次导入现在显示 **部分撤销**，以及 **已创建 24 · 重复 3 · 错误 3 · 保留 2**。 **从电子表格迁移过来。** Lim & Co 一直用三个电子表格管理业务，要在一个下午内搬到 easySales。Mei Tan 先准备文件： - clients.xlsx，客户名单放在第一个工作表：120 行，表头为 **Company**、**UEN**、**Country**、**Salesperson** 和 **Phone**。每位销售员都写成此人在 easySales 中的姓名，例如 Daniel Lim。 - people.csv：260 行，表头为 **Name**、**Company**、**Email** 和 **Handphone**。 - prices.xlsx：45 行，表头为 **Item**、**Category**、**Price** 和 **Selling**。分类有 Lighting、Fabrics 和 Furniture；Furniture 还不在 **产品目录** 中，所以她先在那里加上它。 她先导入 **客户**。五列全部自动匹配：**Company** 对应 **名称**，**UEN** 对应 **注册号**，**Country** 对应 **账单地址：国家**，**Salesperson** 对应 **负责人**，**Phone** 对应 **电话**。预览显示 **待创建** 118、**跳过的重复** 2：Harbour Café 同时出现在第 14 行和第 87 行，另一位客户出现在第 30 行和第 102 行。她选择 **导入 118 行**。 接着导入 **联系人**。**Company** 对应 **客户名称**，**Handphone** 对应 **手机**。预览显示 **待创建** 257、**错误** 3：有三行把咖啡馆写成了“Harbor Cafe”，匹配不到任何客户。还有一行的邮箱“jo@harbourcafe”显示 **警告**：这位联系人会在没有邮箱的情况下创建。她选择 **导入 257 行**；第一批完成后进度显示已创建 200/257，第二批完成导入。她在 **错误文件 (.csv)** 中改正这三个名称，再作为新文件导入。 最后导入 **产品**。**Item** 对应 **名称**，**Price** 对应 **标价**；**Selling** 没有匹配，被跳过。Mei 导入这 45 行，然后打开一个产品，发现标价其实是 Lim & Co 付给供应商的价格。这些产品还没有被用过，所以她在 **导入历史** 中选择 **撤销** 和 **撤销导入**：**撤销完成：已删除 45 条记录，0 条因之后被修改或使用而保留。** 她再次上传 prices.xlsx，在 **导入为** 中把 **Price** 设为 **成本**、**Selling** 设为 **标价**，然后导入 45 行。 ## 常见问题 - **怎样把 Excel 里的客户导入 easySales？** 打开 **系统设置** → **数据导入**，选择 **客户**，把 .xlsx 或 .csv 文件拖到页面上。核对各列的映射，选择 **预览导入**，再选择导入按钮。 - **联系人和他们的公司可以放在一个文件里导入吗？** 不可以。先把公司作为 **客户** 导入，再把人员作为 **联系人** 导入，并用 **客户名称** 列写明每个人所属的公司。 - **可以用导入来更新现有记录吗？** 可以。在映射步骤的 **与现有记录匹配的行** 下，选择 **更新匹配的记录，其余新建** 或 **只更新匹配的记录**。只有有内容的单元格会被写入，撤销会恢复原来的值。 - **自定义字段可以导入吗？** 可以，客户和联系人的自定义字段都可以。在 **附加信息** 下把列映射到该字段即可。**记录链接** 字段填所链接记录的名称或单号。 - **导入错了怎么撤销？** 在 **导入历史** 中该次导入旁选择 **撤销**，再选择 **撤销导入**。之后被修改或使用过的记录会保留。 - **导入过程中关掉页面会怎样？** 已经创建的记录会保留。该次导入在 **导入历史** 中显示为 **进行中**，在预览后 24 小时内，您可以在那里选择 **继续** 导入其余的行。 - **报价单、发票或收款可以导入吗？** 不可以。**数据导入** 只导入客户、联系人和产品。未结清的发票请在 easySales 中新建；参见[创建发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/create-an-invoice/)。 - **为什么某一行被当作重复跳过了？** 它与现有记录或同一文件中更早的一行匹配，规则见本页的“重复与错误”，例如客户的 **名称** 和 **账单地址：国家** 相同。 ## 相关内容 - [客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/overview/) - [联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/overview/) - [类别与制造商](https://easysales.work/zh-hans/help/products/categories-and-manufacturers/) - [自定义字段](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/custom-fields/) - [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) --- # 贵公司的许可证 > 在 easySales 哪里查许可证代码、方案、状态和有效期，以及用量上限、包含的模块、账单和历史保留多久。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/ 许可证就是贵公司的 easySales 订阅。**许可证** 页面显示贵公司使用的是哪个方案及其状态；负责系统设置的人还能看到方案的账单、各项上限的使用情况，以及方案包含哪些模块。当新记录被拒绝、某个模块似乎不见了，或横幅提到您的许可证时，请查看这里。 ## 在哪里找到 选择侧边栏中的 **许可证**。每位登录的人都能看到。easySales 顶部的横幅提到您的许可证时，横幅上的 **许可证详情** 按钮也会打开这个页面。 ## 您可以做什么 - 查看 **基本信息**：**公司** 名称、方案的 **类型**、**代码**、**有效期**，以及按套餐订阅的公司的 **套餐** 和它的 **状态**。每个人都能看到这张卡片。 - 当许可证不是单纯的正常状态时，查看 **许可证状态**：这个状态是什么意思、**自** 何时起，以及 **下一次变更**。各种状态的含义见[试用与订阅](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/trial-and-subscription/)。 - 对在线付费的套餐，管理 **账单**：套餐及其完整席位、下次扣款、支付方式、**扣款记录** 以及任何 **抵扣余额**。参见[选择套餐](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/choose-a-plan/)、[更改套餐或席位](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/change-plan-or-seats/)、[支付与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/payment-and-invoices/)和[取消套餐](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/cancel-your-plan/)。 - 通过 **编辑公司资料**，打开 **系统设置** → **公司资料** 修改公司名称和资料；参见[公司资料](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/)。 - 查看 **月用量** 和 **用量**。每个方块显示 **用户账户**、**客户**、**联系人** 和 **产品** 等的已用数量和上限，或本月创建的报价单数量，进度条从 80% 起变为琥珀色，达到上限时变为红色。显示 **不限** 的方块没有上限。**月用量** 从哪天起重新计算，显示在其标题下方。**文件存储** 显示贵公司的附件占用了多少空间，以及方案的上限；存储空间满了以后，新的上传会被拒绝。参见[添加附件](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/attach-files/)。 - 查看开通了哪些 **模块**，例如 **发票**、**商机**、**活动**、**采购订单**、**送货单**、**AI 接入（MCP）**、**AI 助手** 和 **单据审批**。每个模块显示 **已启用** 或 **未包含**。 - 在 **数据保留** 下，查看 easySales 为您保留 **审计日志**、**记录查看历史**、**API 调用记录** 和 **助手对话内容** 多长时间：若干个月，或 **不限期保留**。只有在 easySales 已开始为贵公司清除记录后，某类下面才会显示 **更早的记录每月清除**。 ## 需要注意 - 达到上限后，再创建该类记录会被拒绝，并显示例如“已达到上限：你的套餐最多 500 个客户。”或“已达到每月上限：你的套餐每月可新建 5 张报价单。”的消息。不会保存任何内容，已有的记录也不受影响。 - **月用量** 从其标题下方的日期起重新计算。在线付费的套餐是每月的扣款日（年付套餐也按每月这一天）；免费试用期间整个试用期算一期；其他情况是每月 1 日。 - 每月的计数只增不减：删除草稿不会退回它占用的那一个。 - 在在线付费的套餐中，**用户账户** 统计的是已启用的用户。停用一位用户会腾出一个完整席位。 - 由 easySales 直接开具账单的公司，此页面没有支付控件。如需更改其方案、上限或模块，请联系 support@easysales.work。 - 历史保留多久取决于您的方案：采用方案及其附加项中最长的期限，除非 easySales 与贵公司约定了其他期限。在 easySales 为贵公司开始清除之前，不会清除任何内容。 - **单据审批** 显示 **未包含** 时，报价单、发票和贷项通知单开具时不经审批：**审批** 设置、单据上的审批面板和 **待我审批** 筛选都会隐藏，角色中也不再提供审批权限。仍在等待的审批请求，会在该单据下次开具、保存或删除时关闭。 ## 权限 每个人都可以打开许可证页面并查看 **基本信息** 和 **许可证状态**。**账单**、**月用量**、**用量**、**模块** 和 **数据保留** 需要 **System**（系统）**View**（查看）权限；**账单** 和 **编辑公司资料** 还需要 **System** **Edit**（编辑）权限。公司处于只读或已暂停状态时，**账单** 只向拥有标准 **Administrator**（管理员）角色的人显示。 ## 为什么这样设计 **上限只挡住新记录，从不动已有的记录。** 达到上限时，被拒绝的是下一个客户或下一张报价单；您已有的内容不会被隐藏、锁定或清除。在您决定怎么做之前，顾客、单据和历史记录都原样保留。 **只读状态下仍能打开记录。** 修改功能关闭后，仍可查看记录和下载文档，所以您仍能根据按要求保存的记录回答顾客或会计师的问题。参见[保存记录](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/keeping-records/)。 **账单和用量留给管理公司的人。** 用用户名登录的人都需要许可证代码，所以 **基本信息** 对所有人开放。用量、模块和账单则属于负责系统设置的人。 **历史按月清除，而且只在为贵公司开始清除后才会发生。** 页面会说明何时适用清除，您在依赖[审计日志](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/)之前，就知道它能查到多久以前。 ## 更高效的做法 - **从这里复制许可证代码。** 同事用用户名登录时需要它，**基本信息** 对每个人都显示。参见[登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/)。 - **留意琥珀色的进度条。** 方块从上限的 80% 起变成琥珀色，在任何记录被拒绝之前，您还有时间整理或扩容。 - **先腾出席位，再添加新用户。** 在在线付费的套餐中，停用已离职的人会腾出一个完整席位。参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)。 - **直接打开公司资料。** **编辑公司资料** 会直接打开公司设置，不必在菜单里找。参见[公司资料](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/)。 - **在账单部分更改席位。** 在线付费的套餐，席位和套餐都在 **账单** 中更改。参见[更改套餐或席位](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/change-plan-or-seats/)。 ## 示例 Mei Tan 新建的报价单被拒绝了，她去问负责系统设置的 Daniel Lim。Daniel 打开 **许可证**：**月用量** 下的报价单方块已经变红、达到上限，标题下方的日期说明它从哪天起重新计算。他决定是等到那一天，还是更改套餐。 **琥珀色的方块。** Lim & Co 的方案允许 500 个 **客户**，方块显示 400。400 ÷ 500 = 上限的 80%，所以进度条刚变成琥珀色。Daniel 请 Mei [合并重复的客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/merge-accounts/)，并考虑在方块变红之前是否需要更大的套餐。 **删除的草稿。** Lim & Co 的方案每月允许 5 张报价单。Mei 建了 5 张，删掉其中一张草稿后再建。方块仍然计为 5，因为每月的计数只增不减，所以新报价单会被拒绝，直到 **月用量** 重新计算。 ## 常见问题 - **easySales 的许可证代码在哪里查？** 打开侧边栏中的 **许可证**：**基本信息** 下的 **代码** 就是您的许可证代码。每位登录的人都能看到。 - **为什么 easySales 提示已达到上限？** 贵公司已经用完了方案允许的这类记录数量。请在许可证页面上查看 **月用量** 和 **用量**。 - **月用量什么时候重新计算？** 在其标题下方显示的日期：在线付费的套餐是扣款日，试用期间是试用结束时，其他情况是每月 1 日。 - **删除草稿会退回每月的额度吗？** 不会。每月的计数只增不减。 - **许可证页面上的只读是什么意思？** 修改功能已关闭，但仍可查看记录和下载文档。参见[试用与订阅](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/trial-and-subscription/)。 - **为什么我在许可证页面上看不到用量或账单？** 它们需要 **System** **View** 权限，账单还需要 **System** **Edit**。其他人只能看到 **基本信息** 和 **许可证状态**。 - **为什么菜单里少了某个模块？** 请查看 **模块**：显示 **未包含** 的模块不在您的方案中。方案包含的模块，也可能因为您的角色而被隐藏。 ## 相关内容 - [试用与订阅](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/trial-and-subscription/) - [许可证与用户](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/your-licence-and-users/) - [公司资料](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/) - [用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/) --- # 试用与订阅 > easySales 30 天免费试用怎样转为付费订阅，许可证每种状态能做什么，扣款失败或取消套餐后会怎样。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/trial-and-subscription/ 公司注册后先享有 30 天免费试用。试用之后如要继续使用，由管理员选择套餐并在 Stripe 的安全页面支付；此后套餐按月或按年续费。许可证状态告诉公司里的每个人 easySales 当前允许做什么。付费公司的数据在各种状态变化中都会保留，直到公司关闭 180 天后。 ## 整体结构 贵公司只有一份 **许可证**。付费套餐会为它增加三样东西： - **套餐及其计费周期**，**月付** 或 **年付**，决定公司能使用什么。 - **完整席位**：可以同时启用的用户数量。套餐包含查看席位时，查看席位免费。 - Stripe 上的 **支付方式**，每次续费时扣款。每笔扣款都附有 Stripe 出具的税务发票。 套餐、席位和支付在 **许可证** 页面的 **账单** 部分管理，需要 **System**（系统）**View**（查看）和 **Edit**（编辑）权限。银行卡信息只在 Stripe 的页面输入，easySales 不保存。 ## 如何运作 *[示意图: 许可证状态：试用在您通过 Stripe 支付后变为正常，试用结束时没有套餐则变为已暂停。如果 Stripe 多次重试扣款均失败，正常依次变为宽限期，7 天后变为只读，30 天后变为已暂停。取消的套餐在本期结束时变为已暂停。已暂停的公司 30 天后变为已关闭。]* - **试用** 和 **正常**：一切功能可用。试用期间，logo 旁会显示 **试用**。 - 续费扣款失败时，Stripe 会再试，同时横幅会请管理员更新支付方式。一切功能仍可使用。 - **宽限期**：Stripe 的重试已经结束。一切功能仍可使用 7 天。 - **只读**：每个人都可以登录、查看记录和下载文档，但不能新建或修改任何内容。 - **已暂停**：只有管理员可以登录，修改功能已关闭。试用结束时没有套餐的公司，以及套餐在期末被取消的公司，都会进入这个状态。 - **已关闭**：任何人都不能登录。如需恢复，请联系 support@easysales.work：公司会被改回 **已暂停**，管理员即可选择套餐并支付。关闭后 180 天内可以这样恢复，超过 180 天，公司数据会被删除。删除前 30 天和 7 天，管理员会收到邮件提醒。 支付未付账单，或选择套餐并支付后，只读或已暂停的公司会立即恢复。 ## 需要注意 - 试用无需信用卡，选择套餐之前不会扣任何费用。 - 试用结束前 7 天起，横幅会显示结束日期和 **选择套餐**。新公司的管理员还会在结束前 7 天和最后一天收到邮件提醒。 - 新公司试用结束时如果没有选择套餐，公司会被暂停，数据会在试用结束一段时间后删除。要保留数据，请在此之前选择套餐。 - 增加席位或升级套餐立即生效，本期剩余时间的差额当天扣款。减少席位或降级在本期结束时生效。 - 完整席位不能少于已启用的完整用户数。请先停用用户。 - 取消会停止续费。套餐在您已付费的期限结束前继续可用。 - 没有账单权限的人同样会看到横幅，内容是 **请联系公司管理员。** 公司处于只读或已暂停状态时，只有标准 **Administrator**（管理员）角色的人能看到 **账单**。 ## 术语 - **套餐**：公司付费使用的内容，按月或按年计费。 - **完整席位**：一个已启用、可以在 easySales 中工作的用户名额。 - **计费周期**：一次扣款所覆盖的月份或年份；在同一日期续费。 - **未付账单**：Stripe 暂时没能收到的一笔扣款。 - **抵扣余额**：为贵公司保留、在下一次扣款时自动使用的金额。 ## 常见误解 - 暂停不会删除任何内容。记录、文档和设置都会保留。 - 减少席位不会退还本期费用。较低的数量从下一期开始适用。 - **抵扣余额** 不是现金：它会用于下一次扣款，不能提现。 ## 在哪里找到 选择侧边栏中的 **许可证**。状态显示在 **基本信息** 和 **许可证状态** 中；套餐和支付在 **账单** 中。参见[贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)。 ## 为什么这样设计 **扣款失败会先放慢，而不是马上停下。** 一张过期的卡不应该让生意在月中停摆。easySales 分阶段收紧——宽限期、只读、已暂停——在公司被暂停之前，每个人都还能查看记录、下载文档。付款后一切立即恢复。 **付了钱的部分，一定用得到。** 增加席位或升级套餐立即生效，因为您现在就需要，而且只付本期剩余时间的费用。减少席位或降级等到本期结束才生效，谁都不会失去已经付过钱的访问权限。 **银行卡信息只留在 Stripe。** 银行卡只在 Stripe 的安全页面输入、更换和扣款，easySales 从不持有卡号。每笔扣款都有税务发票，方便您入账。 **公司暂停时，只有能付款的人可以登录。** 管理员仍可登录，去选择套餐或支付未付账单；而其他人都不能修改公司尚未付费的记录。 ## 更高效的做法 - **试用结束前选好套餐。** 横幅或许可证页面上的 **选择套餐** 在付款成功后立即生效，试用期间的数据全部保留。参见[选择套餐](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/choose-a-plan/)。 - **卡过期前就换掉。** **支付方式** 卡片提示卡即将到期时，用 **管理支付方式和发票** 在 Stripe 的页面更新。参见[支付与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/payment-and-invoices/)。 - **直接在横幅里补缴失败的扣款。** **立即支付** 会支付未付账单，只读的公司立即恢复。 - **把税务发票和账目放在一起。** **扣款记录** 中每笔扣款的 Stripe 税务发票都有 **查看** 和 **PDF**。参见[支付与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/payment-and-invoices/)。 - **利用试用期做好准备。** 试用期间就添加同事和第一批客户，付费后马上可以开工。参见[最初 30 分钟](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/your-first-30-minutes/)。 ## 示例 Lim & Co 在 3 月 1 日注册，并在试用期间录入了五位设计师。3 月 24 日，Daniel Lim 看到横幅，选择 **选择套餐**，挑选了含 5 个完整席位的月付套餐，并通过 Stripe 支付。许可证变为 **正常**，第一次续费在这次支付一个月之后。 6 月，公司的银行卡过期，续费失败。Daniel 选择横幅中的 **更新支付方式**，在 Stripe 的页面添加新卡，再选择 **立即支付** 结清未付账单。横幅消失，Lim & Co 没有任何人失去访问权限。 **从下一期起减少席位。** Lim & Co 月付六个完整席位，每月 24 日续费。一位设计师 8 月 10 日离职；Daniel 停用了她的账户，剩下五位已启用用户，并把席位从 6 个减为 5 个。选择界面显示更改在 8 月 24 日生效、当天不扣款，所以在那之前六个席位都还在，8 月 24 日的扣款按五个席位计算。 ## 常见问题 - **免费试用需要信用卡吗？** 不需要。管理员选择套餐并支付之前，不会扣任何费用。参见[开始免费试用](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/start-a-free-trial/)。 - **免费试用到期后会怎样？** 没有选择套餐的话，公司会被暂停：只有管理员可以登录，修改功能关闭。选择套餐并支付后立即恢复。新公司的试用未付费结束后，数据会在一段时间后被删除。 - **扣款失败会丢失数据吗？** 不会。公司会依次进入宽限期、只读和已暂停，数据一直保留，直到公司关闭 180 天后才会删除。 - **easySales 订阅要加 GST 吗？** 新加坡公司由 Stripe 加收 9% GST，海外公司不加。每笔扣款都有 Stripe 出具、带 GST 注册号的税务发票。 - **减少席位能退款吗？** 不能。较少的席位从下一个计费周期开始适用，本期保留您已付费的席位。 - **怎样取消订阅？** 管理员在许可证页面选择 **管理支付方式和发票**，在 Stripe 的页面取消。套餐继续可用到已付费期限结束，之后公司被暂停，30 天后关闭。参见[取消套餐](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/cancel-your-plan/)。 - **已关闭的公司还能恢复吗？** 可以，在关闭后 180 天内。请联系 support@easysales.work，公司会被改回 **已暂停**，管理员即可选择套餐并支付。 ## 相关内容 - [开始免费试用](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/start-a-free-trial/) - [选择套餐](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/choose-a-plan/) - [支付与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/payment-and-invoices/) - [取消套餐](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/cancel-your-plan/) - [许可证与用户](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/your-licence-and-users/) --- # 选择套餐 > 试用到期怎样付费？在 easySales 许可证页面选择套餐、计费周期和完整席位，在 Stripe 安全页面付款，开始订阅或恢复已暂停的公司。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/administration/choose-a-plan/ 使用本页在试用结束时开始为 easySales 付费，或恢复已暂停的公司。试用如何变成订阅，参见[试用与订阅](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/trial-and-subscription/)。想先比较各套餐及其价格，请看[价格页](/zh-hans/pricing/)。 ## 开始之前 - 您需要 **System**（系统）**View**（查看）和 **System** **Edit**（编辑）权限。公司处于只读或已暂停状态时，只有拥有标准 **Administrator**（管理员）角色的人可以支付。其他人只会看到 **请联系公司管理员**。 - 算一算需要在 easySales 中工作的同事人数。每位已启用的用户至少需要一个完整席位；已离职的人请先停用，参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)。 - 准备好一张支付卡。卡片信息在 Stripe 的页面输入，而不是在 easySales 中。 ## 操作步骤 1. 选择侧边栏中的 **许可证**。在 **账单** 中，卡片显示 **尚未选择套餐**。选择 **选择套餐**。横幅上的 **选择套餐** 按钮会打开同一个面板。 2. 在 **计费周期** 下，选择 **月付** 或 **年付**。 3. 在 **套餐** 下选择一个套餐。每个套餐都显示价格，不含 GST。容纳不下您已启用用户的套餐会注明这一点，而且无法选择。 4. 设置 **完整席位**。面板会显示当前已启用的完整用户数量，这就是您可以选择的最小值。有些套餐的席位数量固定，面板会注明。 5. 核对汇总：每月或每年的价格、已为贵公司加上的优惠券，以及今天要付的金额。在 Stripe 拿到贵公司地址之前，**GST** 一栏显示 **在结账时计算**，合计显示为 **今天支付（未含 GST）**。 6. 选择 **去 Stripe 支付**。Stripe 的安全支付页面会在同一窗口中打开。 7. 输入账单地址和卡片信息并支付。Stripe 会带您回到 **许可证** 页面。 ## 之后会发生什么 - **已收到您的支付。新套餐可能需要一分钟才会显示在这里。** 随后，账单部分会显示套餐和周期、已用的 **完整席位**，以及下次扣款日期和明细。 - 许可证变为 **正常**，试用或暂停横幅消失，您的所有数据都会保留。 - 计费周期从您支付的当天开始，并在每月或每年的同一日期续费。 - 这笔支付的税务发票在 **扣款记录** 下；参见[支付与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/payment-and-invoices/)。 - 如果您没有付款就离开了 Stripe 的页面，会看到 **支付未完成，没有产生任何扣款。** ## 需要注意的规则 - 价格以新元计，不含 GST。Stripe 对新加坡的公司加收 9% GST，海外公司不加。最终金额以 Stripe 页面为准。 - 套餐在支付成功后立即生效，即使还在试用中途。试用的剩余天数不会加到付费期限上。 - 贵公司获得的优惠券会在支付时使用；面板会在您支付之前列出它的名称。没有可以自己输入优惠码的栏位。 - Stripe 的税务发票开给贵公司在 easySales 中登记的名称，而不是付款卡的持卡人。 - 付款必须由登录 easySales 的人在浏览器中完成。AI 应用、个人令牌和内置助手都无法打开账单。 - 之后如需更改套餐或席位，参见[更改套餐或席位](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/change-plan-or-seats/)。 ## 为什么这样设计 **每位已启用的用户都需要一个席位。** 完整席位就是一位在 easySales 中工作的人的位置。面板不允许购买少于已启用用户数的席位，所以套餐生效的那天早上不会有人被挡在门外。先停用已离职的人，席位就空出来了，您只为仍在一起工作的人付费。 **扣款日就是您付款的那一天。** 计费周期从付款成功时开始，所以每月或每年都在同一天续费，便于安排资金。试用是免费的，所以没用完的试用天数不会转入付费期。 **卡片信息留在 Stripe，税务发票也由 Stripe 开。** 您只在 Stripe 的安全页面输入卡号，easySales 从来看不到它。同一个页面会要求填写账单地址，Stripe 需要它来计算 GST，并以贵公司名义开具税务发票，供您入账。 **只有管理员能恢复被冻结的公司。** 公司处于只读或已暂停状态时，能付款的是一个明确的群体：标准 **Administrator**（管理员）角色。公司被暂停时，也只有他们能登录，所以看到横幅的人就是能处理它的人。其他人会被提示联系管理员。 ## 更高效的做法 - **从横幅直接开始。** 试用到期前 7 天起，横幅上的 **选择套餐** 会直接打开套餐面板。参见[试用与订阅](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/trial-and-subscription/)。 - **先整理用户再算席位。** 停用已离职的人，让席位数从真正需要 easySales 的人算起。参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)。 - **先看看许可证页面的用量。** **许可证** 页面上的 **月用量** 和 **用量** 显示贵公司用了多少，有助于挑选合适的套餐。参见[贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)。 - **把税务发票和账目放在一起。** 付款后，在 **扣款记录** 中选择 **PDF** 下载发票。参见[支付与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/payment-and-invoices/)。 - **利用试用期做好设置。** 试用期间就把同事和第一批客户加进来，付费套餐一开始就能直接工作。参见[最初 30 分钟](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/your-first-30-minutes/)。 ## 示例 Lim & Co 在 3 月 1 日注册，试用期间录入了公司的五位设计师。3 月 24 日 Daniel Lim 看到横幅，选择 **选择套餐**，选择 **月付**，并把 **完整席位** 设为 5，也就是已启用的用户数。他选择 **去 Stripe 支付**，输入公司地址和卡片并付款。回到 **许可证** 页面后，套餐显示为 **正常**，**完整席位 5 个（已用 5 个）**，第一次续费在 4 月 24 日。 **席位少于已启用的用户。** Lim & Co 试用中的公司有七位已启用用户，其中两位是已经离开的实习生。Daniel 想把 **完整席位** 设为 5，面板却不能低于 7。他在 **用户账户** 中停用这两位实习生；停用之后，面板就允许他选择 5。 **为已暂停的公司付款。** Lim & Co 的试用在 3 月 31 日结束，没有选择套餐，公司因此被暂停。没有 **Administrator**（管理员）角色的 Mei Tan 无法登录。拥有 **Administrator** 角色的 Daniel 登录后，在横幅上选择 **选择套餐** 并付款。公司立即恢复，Mei 又可以登录，试用期间的每一条记录都还在。 ## 常见问题 - **easySales 多少钱？** 各套餐及其价格在[价格页](/zh-hans/pricing/)上。付款之前，**许可证** 页面的套餐面板也会显示每个套餐不含 GST 的价格。 - **试用还没结束可以先付费吗？** 可以。付款成功后套餐立即生效，试用期间的数据全部保留。试用剩余的天数不会加到付费期限上。 - **需要买几个席位？** 每位已启用的用户一个完整席位。面板从这个数字起算，之后还可以加席位。参见[更改套餐或席位](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/change-plan-or-seats/)。 - **可以输入优惠码吗？** 没有输入优惠码的栏位。为贵公司加上的优惠券会在面板中列出名称，并在付款时自动使用。 - **为什么看不到“选择套餐”？** 您需要 **System** **View** 和 **Edit** 权限；公司处于只读或已暂停状态时，还需要标准 **Administrator** 角色。其他人看到的是 **请联系公司管理员**。 - **没付款就关掉 Stripe 页面会怎样？** 不会扣任何款项。您回到 **许可证** 页面，看到 **支付未完成，没有产生任何扣款。**，可以重新再试。 - **税务发票上是谁的名字？** 贵公司在 easySales 中登记的名称，而不是持卡人的名字。参见[支付与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/payment-and-invoices/)。 ## 相关内容 - [试用与订阅](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/trial-and-subscription/) - [更改套餐或席位](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/change-plan-or-seats/) - [支付与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/payment-and-invoices/) - [贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/) - [保存记录](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/keeping-records/) --- # 更改套餐或席位 > 怎样给 easySales 加席位、减席位、升级或降级套餐，或在月付与年付之间切换，以及哪些更改立即生效、哪些要等到本期结束。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/administration/change-plan-or-seats/ 团队扩大或缩小，或公司需要不同的套餐时，请使用本页。什么是套餐、什么是完整席位，参见[试用与订阅](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/trial-and-subscription/)。 ## 开始之前 - 您需要 **System**（系统）**View**（查看）和 **System** **Edit**（编辑）权限，并且公司有一个有效的付费套餐。扣款逾期，或公司处于只读或已暂停状态时，请先结清未付账单；参见[支付与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/payment-and-invoices/)。 - 如果要把席位减少到比当前已启用用户还少，请先停用用户；参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)。 ## 操作步骤 1. 选择侧边栏中的 **许可证**。在 **账单** 中，选择 **更改套餐或席位**。 2. 更改 **计费周期**、**套餐** 或 **完整席位**。您当前的套餐标有 **当前套餐**。 3. 阅读汇总。它会说明更改何时生效以及应付多少：立即生效的更改显示 **今天支付**；要等待的更改则显示在哪一天 **支付**，今天不扣任何款项。 4. 选择汇总提供的按钮： - **立即更改**：用于立即生效的更改。如果系统要求确认，请确认是您本人；参见[确认是您本人](https://easysales.work/zh-hans/help/security/confirm-its-you/)。 - **安排更改**：用于等到本期结束才生效的更改。 - **保留当前套餐**：撤销您之前安排的更改。 ## 之后会发生什么 - **套餐已更改，Stripe 正在扣取差额。** 新套餐或席位立即适用，这笔扣款会出现在 **扣款记录** 下，并标有 **（按剩余时间补差）**。 - **更改已安排在** 某个日期 **生效。** 套餐卡片会把这项更改显示为 **自** 该日期起，或 **本期结束时**。在此之前，您当前的套餐和席位保持不变。 - **已撤回安排的更改。** 本期结束时不会有任何变化。 ## 需要注意的规则 - 增加席位和升级套餐立即生效，本期剩余时间的差额当天扣款。减少席位和降级在本期结束时生效。 - 同一套餐、同样席位从月付改年付，今天就开始一个新的年付周期。年付改月付，一律要等到本年结束。同时更改多项时，汇总会说明适用哪一种。 - **立即更改** 会要求您确认是本人，除非您在过去 15 分钟内已经确认过。 - 您不能选择少于当前已启用完整用户数的席位。允许的用户数少于您已启用人数的套餐，在您停用用户之前无法选择。 - 所有完整席位都已占用时，再添加用户会被拒绝，并显示 **已达到上限：你的套餐最多** 加上该用户数。请先增加席位。 - 已安排减少席位期间，如果新增的用户会超出该数量，添加会被拒绝。请保留更多席位，或先停用一位用户。 - 银行卡、账单邮箱和取消订阅不在这里更改；它们在 Stripe 的页面，参见[支付与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/payment-and-invoices/)。 ## 为什么这样设计 **现在需要的，现在就生效。** 招了新人，新同事今天就需要席位，所以加席位和升级套餐立即适用。您只需补付本期剩余天数的差额，而不是在已付的一期之外再付一整期。 **已经付了钱的，用到期末。** 减席位和降级要等到本期结束，所以每个人都保有公司已经付费的使用权。年付改月付要等到年底，也是同样的道理：预付的一年会完整用完，而不是变成一笔余额。 **扣卡要您本人确认，而不只是登录状态。** **立即更改** 会马上从公司的卡扣款，所以 easySales 会要求您确认是本人，除非您在过去 15 分钟内已经确认过。这里的每一笔扣款，都发生在操作人刚刚确认身份之后。 **安排的席位数，就是到时候拥有的席位数。** 减少席位正在等待期末生效时，会超出这个数量的新用户会被拒绝。到了生效那天，每位已启用的用户仍然有席位，不会有人被挡在门外。 ## 更高效的做法 - **先停用，再减席位。** 停用离职人员会立即空出他的席位，您马上就能安排较少的席位数。参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)。 - **先加席位，再加用户。** 新用户被 **已达到上限** 挡住时，用 **立即更改** 加一个席位，再添加该用户。参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)。 - **看套餐卡片，不必等扣款。** 卡片显示下次扣款的 **价格**、**GST** 和 **应付** 金额，以及等待期末生效的更改。参见[支付与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/payment-and-invoices/)。 - **先结清未付账单。** 扣款逾期时不会提供 **更改套餐或席位**；套餐卡片上的 **立即支付** 会在 Stripe 的页面上打开这张未付账单。参见[支付与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/payment-and-invoices/)。 ## 示例 **月中加一个席位。** Lim & Co 按月付费，有五个完整席位，每月 24 日续费。6 月 10 日 Daniel Lim 招了第六位设计师。他打开 **更改套餐或席位**，把 **完整席位** 设为 6，汇总显示：**立即生效，本期剩余时间的差额今天扣款。** 他选择 **立即更改**，确认是本人，看到 **套餐已更改，Stripe 正在扣取差额。** 新的扣款出现在 **扣款记录** 下，标有 **（按剩余时间补差）**，随后他在 **用户账户** 中添加了这位设计师。 **从下一期起减少席位。** 8 月 10 日一位设计师离职。Daniel 停用她的账户，剩下五位已启用用户，并把席位从 6 减到 5。汇总说明这项更改 8 月 24 日生效，今天不扣款。他选择 **安排更改**。在那之前六个席位都还在，套餐卡片显示 **自** 8 月 24 日起为五个完整席位。 **改变主意。** 到了 11 月，Lim & Co 又有六个完整席位。又一位设计师离职；Daniel 停用她，并安排从六个席位减到五个。一周后 Lim & Co 接到一个酒店项目，招了一位接替的人，但添加新用户被拒绝了，因为期末套餐会降到五个完整席位，而现在已启用五位用户。Daniel 打开 **更改套餐或席位**，席位保持当前的 6 个不变，选择 **保留当前套餐**：**已撤回安排的更改。** 然后他添加了这位新设计师。 ## 常见问题 - **easySales 怎样加席位？** 在 **许可证** 页面选择 **更改套餐或席位**，调高 **完整席位**，再选择 **立即更改**。今天只扣本期剩余时间的差额。 - **减少席位什么时候生效？** 本期结束时。在那之前，您付过钱的每个席位都还在，今天也不扣款。 - **可以从月付改成年付吗？** 可以。同一套餐、同样席位时，今天就开始一个新的年付周期，并在今天扣款。年付改月付要等到本年结束。 - **扣款逾期时能更改套餐吗？** 不能。未付账单结清之前，不会提供 **更改套餐或席位**。参见[支付与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/payment-and-invoices/)。 - **怎样撤销已安排的更改？** 打开 **更改套餐或席位**，保持当前的套餐、周期和席位不变，选择 **保留当前套餐**。 - **为什么不能选更少的席位？** 完整席位不能少于已启用的用户数。先停用不再需要 easySales 的用户，再减少席位。 ## 相关内容 - [选择套餐](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/choose-a-plan/) - [支付与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/payment-and-invoices/) - [取消套餐](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/cancel-your-plan/) - [用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/) - [试用与订阅](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/trial-and-subscription/) --- # 支付与发票 > easySales 订阅怎样换卡、下载 Stripe 税务发票、查看抵扣余额，以及扣款失败后怎样支付未付账单。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/administration/payment-and-invoices/ 使用本页让公司的支付保持正常，并找到每笔扣款的税务发票。支付、续费和许可证状态如何配合，参见[试用与订阅](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/trial-and-subscription/)。 ## 开始之前 您需要 **System**（系统）**View**（查看）和 **System** **Edit**（编辑）权限。公司处于只读或已暂停状态时，只有拥有标准 **Administrator**（管理员）角色的人可以打开账单。下面的账单项目都在 **许可证** 页面的 **账单** 部分。 ## 操作步骤 **更换卡片或账单邮箱** 1. 选择侧边栏中的 **许可证**。**支付方式** 卡片显示已登记的卡片和 **账单邮箱**。 2. 选择 **管理支付方式和发票**。Stripe 的安全页面随即打开。 3. 添加新卡，或更改账单资料，然后按 Stripe 的链接回到 easySales。 **下载税务发票** 1. 在 **扣款记录** 下，按 **日期** 找到那笔扣款。 2. 选择 **PDF** 下载 Stripe 的发票，或选择 **查看** 在 Stripe 的页面中打开。两者都会在新标签页中打开。 **支付未付账单** 1. 有一笔款项没有扣成功时，横幅和套餐卡片都会显示 **立即支付**。 2. 选择 **立即支付**，并在 Stripe 的页面上支付。如需用另一张卡支付，请先更换卡片。 ## 之后会发生什么 - 新卡会用于下一次扣款。Stripe 重试失败的扣款时也会使用它。 - 支付未付账单后，处于宽限期、只读或已暂停的公司会立即恢复，横幅消失。 ## 需要注意的规则 - **扣款记录** 的每一行显示 **内容**、**金额**、**优惠**、**抵扣**、**GST**、**实付** 和 **状态**：**已支付**、**未支付**、**无法收回** 或 **已取消**。在一个周期中途因更改而产生的扣款标有 **（按剩余时间补差）**；已退款的扣款会在状态下方显示 **已退款** 及金额。 - **无法收回** 或 **已取消** 的扣款只提供 **PDF**，不提供 **查看**。 - 每笔扣款都有 Stripe 出具的税务发票，含 GST 注册号。easySales 自己不开具账单发票。 - 卡片下方会及时显示 **这张卡即将到期或已过期**，方便您更换。 - 公司有 **抵扣** 余额时，会自动用于下一次扣款。它不过期，不能提现。**抵扣余额** 表列出余额的每一次变动。 - 套餐卡片中的下次扣款显示 **价格**、任何 **优惠券**、**GST**、任何 **抵扣** 以及 **应付** 金额。 - easySales 从不查看或保存您的卡号；卡号由 Stripe 保管。 ## 为什么这样设计 **谁收的钱，就由谁开税务发票。** 卡是由 Stripe 扣款的，所以这笔扣款的税务发票由 Stripe 开具，上面有 GST 注册号。已注册 GST 的公司需要这份单据来申报抵扣所付的 GST，会计也能把它和对应的付款放在一起入账。 **扣款失败，会先重试，再有变化。** 一张卡扣款失败，原因可能连贵公司都还不知道。Stripe 会再试，横幅会请管理员更新卡片，期间所有人照常工作。只有重试都结束后，公司才进入宽限期。参见[试用与订阅](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/trial-and-subscription/)。 **抵扣余额先于卡片付款。** 加到贵公司账单里的抵扣余额会自动用于下一次扣款，卡片只付剩下的部分。只要还有余额在等着您，就不会先从卡上扣款。 **卡号只留在 Stripe。** 您只在 Stripe 的安全页面输入和更换卡片。easySales 只显示卡的品牌、后四位和有效期，别的什么都不显示。 ## 更高效的做法 - **直接从横幅更新卡片。** 扣款失败时，横幅上的 **更新支付方式** 会直接打开 Stripe 的页面，不用先绕到 **许可证** 页面。 - **卡片到期前就换掉。** 卡片下方出现 **这张卡即将到期或已过期** 就是提醒；**管理支付方式和发票** 会带您到更换卡片的页面。 - **一步支付未付账单。** 横幅或套餐卡片上的 **立即支付** 会在 Stripe 的页面上打开这张账单，付清后只读或已暂停的公司立即恢复。 - **把 PDF 交给会计。** **扣款记录** 中的 **PDF** 可下载每张税务发票；把它们和其他采购发票放在一起。参见[保存记录](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/keeping-records/)。 - **扣款之前先看下次扣款。** 套餐卡片显示下次扣款的日期、**GST**、任何 **抵扣** 和 **应付** 金额。参见[更改套餐或席位](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/change-plan-or-seats/)。 ## 示例 **卡快到期了。** 5 月，Lim & Co 的 **支付方式** 卡片显示 **这张卡即将到期或已过期**。Daniel Lim 选择 **管理支付方式和发票**，在 Stripe 的页面上添加公司的新卡，然后按链接返回。下一次扣款就用新卡。 **续费扣款失败。** 6 月的续费没有扣成功。横幅显示 **最近一次扣款没有成功。**，并有 **更新支付方式** 按钮。Daniel 在 Stripe 的页面上添加新卡，Stripe 再次尝试时就用这张卡。Lim & Co 没有人因此无法使用。 **给会计的发票。** 季度末，Lim & Co 的会计要 easySales 的税务发票。拥有账单权限的 Mei Tan 打开 **扣款记录**，按 **日期** 找到这三笔扣款，分别选择 **PDF**。 ## 常见问题 - **easySales 的税务发票在哪里下载？** 打开 **许可证**，在 **扣款记录** 下找到那笔扣款，选择 **PDF**。**查看** 会在 Stripe 的页面上打开同一张发票。 - **订阅怎样换卡？** 在 **许可证** 页面选择 **管理支付方式和发票**，在 Stripe 的页面上添加新卡。下一次扣款就会用它。 - **信用卡扣款失败怎么办？** Stripe 会再试，横幅会请管理员更新支付方式。重试期间一切功能照常可用。 - **发票上有 GST 注册号吗？** 有。每笔扣款都有 Stripe 出具的税务发票，含 GST 注册号。 - **账单页面上的“抵扣”是什么？** 为贵公司保留、会自动用于下一次扣款的金额。它不过期，也不能提现。 - **可以用另一张卡支付未付账单吗？** 可以。先用 **管理支付方式和发票** 更换卡片，再选择 **立即支付**。 - **为什么在许可证页面看不到账单？** 需要 **System** **View** 和 **Edit** 权限。公司处于只读或已暂停状态时，只有标准 **Administrator** 角色可以打开。 ## 相关内容 - [选择套餐](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/choose-a-plan/) - [更改套餐或席位](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/change-plan-or-seats/) - [取消套餐](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/cancel-your-plan/) - [试用与订阅](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/trial-and-subscription/) - [保存记录](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/keeping-records/) --- # 取消套餐 > easySales 怎样取消订阅？在 Stripe 页面停止续费，了解已付期限结束时会怎样、会不会退款，以及公司数据保留多久。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/administration/cancel-your-plan/ 贵公司不想再续订 easySales 时，请使用本页。许可证的每种状态允许做什么，参见[试用与订阅](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/trial-and-subscription/)。 ## 开始之前 - 您需要 **System**（系统）**View**（查看）和 **System** **Edit**（编辑）权限。 - 趁大家仍能在 easySales 中工作时，把想保留在 easySales 之外的内容（例如发票 PDF）下载下来。 - 如果只是想少付一些而不是停用，请改为降低套餐或减少席位；参见[更改套餐或席位](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/change-plan-or-seats/)。 ## 操作步骤 1. 选择侧边栏中的 **许可证**。 2. 在 **账单** 的 **支付方式** 卡片上，选择 **管理支付方式和发票**。Stripe 的安全页面随即打开。 3. 选择取消订阅，并在 Stripe 的页面上确认。 4. 按 Stripe 的链接回到 easySales。Stripe 通知 easySales 之后，**许可证** 页面会显示结束日期，这可能需要一分钟。 > **注意** > > 本期结束时公司会被暂停，只有管理员可以登录。 ## 之后会发生什么 - 套餐卡片显示本期最后一天的日期，后面跟着 **结束，不再续费**。在此之前一切功能照常可用，也不会再扣任何款项。 - 本期结束时，公司变为 **已暂停**：只有管理员可以登录，修改功能已关闭。所有数据都会保留。 - 处于暂停状态时，如需恢复，管理员选择 **选择套餐** 并支付，公司立即恢复。 - 本期结束 30 天后，公司变为 **已关闭**，任何人都不能登录。此后 180 天内，联系 support@easysales.work 仍可恢复；超过 180 天，公司数据会被删除。删除前 30 天和 7 天，管理员会收到邮件提醒。 ## 需要注意的规则 - 取消总是在您已付费的期限结束时生效。该期限的剩余部分不会自动退款。 - Stripe 的页面也是更换卡片和查看发票的地方；参见[支付与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/payment-and-invoices/)。 - AI 应用或个人令牌无法取消套餐：账单只对登录 easySales 的人开放。 ## 为什么这样设计 **已经付了钱的，照样用到期末。** 取消停止的是下一次续费，而不是当前这一期。到最后一个已付费的日子之前，团队照常工作，有时间完成手上的项目、收回款项，并下载需要的资料。 **先暂停，后关闭。** 本期结束后只有管理员可以登录，任何内容都不能修改。您的记录保持在最后一个已付费日的样子，与顾客和会计师手上的一致。 **离开那天，数据不会马上删除。** 数据一直保留到公司关闭后 180 天，删除前 30 天和 7 天，管理员会收到邮件。税务机关可能在交易多年后要求查看发票和收据，所以请按法律要求的年限保存自己的副本；参见[保存记录](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/keeping-records/)。 **取消和付款卡在同一个地方。** 订阅、付款卡和税务发票都在 Stripe 的页面上，所以停止续费就在向您扣款的同一个地方完成。只有拥有账单权限的人才能进入。 ## 更高效的做法 - **最后一天之前导出发票。** **会计导出** 可以按期间下载已开具的发票和贷项通知单，供 Xero、QuickBooks Online 或 Excel 使用，也可以把发票打包成 PDF 的 ZIP。参见[会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/)。 - **账单发票也一并下载。** **扣款记录** 中每笔扣款都有 **PDF**，留作自己的记录。参见[支付与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/payment-and-invoices/)。 - **减少用量，而不是停用。** 减少席位或降级套餐会在本期结束时生效，不需要取消。参见[更改套餐或席位](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/change-plan-or-seats/)。 - **最后一天之前把欠款收回来。** 趁团队还能在 easySales 中记录收款，催收未付的发票；[更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/)里有一套催款时间表。 ## 示例 Lim & Co 按月付费，每月 24 日续费。10 月 3 日合伙人决定不再使用 easySales。Daniel Lim 选择 **管理支付方式和发票**，在 Stripe 的页面上取消并返回。一分钟后，套餐卡片显示 **10 月 24 日 结束，不再续费**。 10 月 3 日到 24 日之间，团队照常工作。Daniel 按月对全年运行 **会计导出** 并保存文件，还从 **扣款记录** 下载了每笔 easySales 扣款的 PDF。 10 月 24 日公司被暂停：拥有 **Administrator**（管理员）角色的 Daniel 仍可登录，Mei Tan 不能，任何内容都不能修改。11 月 23 日，也就是本期结束 30 天后，公司被关闭。此后数据再保留 180 天，删除前 30 天和 7 天，Daniel 会收到提醒邮件。 ## 常见问题 - **期中取消可以退款吗？** 不会自动退款。套餐会一直用到您已付费的期限结束。 - **取消后团队还能继续用吗？** 可以，用到已付费期限的最后一天。之后只有管理员可以登录，任何内容都不能修改。 - **取消订阅后数据会怎样？** 会保留。本期结束时公司被暂停，30 天后关闭；关闭 180 天后数据才会删除。 - **删除数据之前会通知吗？** 会。删除前 30 天和 7 天，公司的管理员都会收到邮件。 - **谁可以取消订阅？** 拥有 **System** **View** 和 **Edit** 权限的人，在 **许可证** 页面的 **管理支付方式和发票** 中取消。 - **怎样保留一份发票副本？** 在本期结束前使用[会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/)，并按税务机关要求的年限保存这些文件。 ## 相关内容 - [试用与订阅](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/trial-and-subscription/) - [支付与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/payment-and-invoices/) - [会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/) - [保存记录](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/keeping-records/) - [贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/) --- # 团队管理 > 销售经理怎样使用 easySales 的团队管理——每位团队成员的已开票销售额与月度目标的对比、逾期发票和未结报价单，以及通往团队活动、审批和报表的快捷入口。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/team/overview/ **团队管理** 是经理照看所带领的人的地方：每个人本月开了多少发票、和目标相比如何、他们的顾客有多少逾期欠款、他们报了多少价。它面向团队负责人和经理，而不只是系统管理员。 ## 在哪里找到 选择侧边栏中的 **团队管理**。它打开在 **概览**；**销售目标** 是第二个标签页。有人向您汇报、您带领某个团队，或您的角色可以设置销售目标时，侧边栏才会出现这一项。汇报关系和团队负责人在 **系统设置** → **共享与团队** 中设置；参见[共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/)。 您的团队是所有向您汇报的人（不论隔多少层），以及您带领的团队的成员，包括子团队。您的上级和您团队的其他负责人不在其中，已停用的人也不在其中。 ## 概览 在顶部选择 **月份** 和 **团队**：**我的团队**、您带领的某个团队，或者在您的角色能看到全公司时选择 **全公司**。表格每人一行，您自己那一行标为 **我**，最后有一行 **合计**： | 列 | 显示内容 | |---|---| | **成员** | 这个人；在您的角色允许时，选择姓名可打开其用户账户 | | **已开票（不含税）** | 该月以此人为 **销售员** 的已开具发票，减去其贷项通知单，不含税 | | **目标** | 此人该月的目标，或 *未设* | | **完成率** | 已开票与目标之比，以百分比和进度条显示 | | **逾期** | 截至今天，其发票逾期尚欠的金额，以及单据张数 | | **未结报价单** | 此人今天仍有效的 **进行中** 报价单，不含税，以及张数 | **合计** 行的 **完成率** 只计算设了目标的人。金额以贵公司的本位币计。 表格下方的 **快捷入口** 可以打开 **团队活动**、待您审批的报价单、发票或贷项通知单、**销售业绩报表** 和 **全部报表**，每一项都只在您的角色能访问时出现。 ## 您可以做什么 - 对比每个人本月的业绩和目标，也可以选择以前的月份回顾。 - 设置或更改月度目标——参见[销售目标](https://easysales.work/zh-hans/help/team/sales-targets/)。 - 跟进团队成员的逾期发票，然后打开[团队视图](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/team/)查看他们的活动。 ## 权限 您需要任意级别的 **Dashboard**（仪表板）**List**（列表）权限。每个数字都通过您自己的 **Invoice**（发票）和 **Quote**（报价单）列表读取，所以您看到的是这些列表向您显示的单据；如果它们只显示公司的一部分，页面会说明 *数字只统计你自己的单据列表能看到的单据。* 您的角色不能列出的列不会显示。设置目标需要 **设置销售目标**；参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。团队管理取决于贵公司的方案；请看[价格页面](/pricing/)。 ## 为什么这样设计 **您的团队来自组织架构。** 页面使用贵公司已经维护的汇报关系和团队，所以新销售员一在那里被加到经理名下，就会出现在经理的团队中，无需其他设置。 **它显示的不会比您的列表更多。** 经理通过和其他地方相同的权限看自己的团队，所以概览绝不会打开您的角色打不开的单据。 **目标是不含税的已开票销售额。** 目标靠已向顾客开票的销售额达成，并减去贷项通知单，所以从未开票的报价单不计入，GST 也不算作销售额。 ## 更高效的做法 - **月初先定目标。** 在下个月开始之前，在 **销售目标** 中设好目标——参见[销售目标](https://easysales.work/zh-hans/help/team/sales-targets/)。 - **在仪表板上看自己的进度。** **本月我的目标** 在[仪表板](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/dashboard/)上显示您自己的数字。 - **看数字背后的活动。** **团队活动** 打开[团队视图](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/team/)，显示每个人这一周的安排。 - **深入查看某个人的销售。** **销售业绩报表** 可以按 **销售员** 筛选——参见[报表数字](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/report-figures/)。 ## 示例 **月中检查。** 10 月 15 日，带领 Lim & Co 销售团队的 Daniel Lim 打开 **团队管理**。Mei Tan 已开票 SGD 12,600.00，目标 SGD 25,000.00，所以 **完成率** 显示 50%。Kelvin 那一行显示 SGD 4,200.00 对 SGD 20,000.00（21%），**逾期** SGD 3,270.00，*2 张*。Daniel 打开 **团队活动**，看看 Kelvin 这周计划做什么。 **团队合计。** 10 月，Mei 开票 SGD 27,500.00，目标 SGD 25,000.00（110%）；Kelvin 开票 SGD 15,000.00，目标 SGD 20,000.00（75%）。新销售员 Priya 已开票 SGD 3,000.00，还没有目标。**合计** 行显示已开票 SGD 45,500.00、目标 SGD 45,000.00，其 **完成率** 为 94%：SGD 42,500.00 / SGD 45,000.00，不含 Priya 的销售额。 ## 常见问题 - **为什么侧边栏里没有团队管理？** 没有人向您汇报、您没有带领任何团队，而且您的角色不能设置目标——或者贵公司的方案不包含它。请联系管理员。 - **谁算是我的团队？** 所有向您汇报的人（不论隔多少层），以及您带领的团队的成员，包括子团队。您自己的上级不包括在内。 - **为什么某人的开票数字比我预想的低？** 只有以他为 **销售员** 的已开具发票才计入，减去贷项通知单，不含税，而且只算您自己的列表能看到的单据。 - **可以查看已经结束的月份吗？** 可以。在 **月份** 中选择它。 - **为什么显示“你还没有团队”？** 没有人向您汇报，您也没有带领任何团队。管理员在 **系统设置** → **共享与团队** 中设置这些。 - **这和我的工作下的团队页面一样吗？** 不一样。团队视图显示活动和任务；团队管理显示销售额与目标的对比。 ## 相关内容 - [销售目标](https://easysales.work/zh-hans/help/team/sales-targets/) - [团队视图](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/team/) - [共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/) - [仪表板](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/dashboard/) --- # 销售目标 > 怎样在 easySales 的团队管理中设置每位销售员的月度销售目标，谁可以设置谁的目标，以及进度怎样按不含税的已开票销售额计算。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/team/sales-targets/ 销售目标是一个人在一个月内应开票的金额。在[团队管理](https://easysales.work/zh-hans/help/team/overview/)中设置；之后每个人会在自己的仪表板上看到进度，他们的经理则看到整个团队的进度。 ## 开始之前 - 您的角色需要 **设置销售目标**。级别为 **我的团队** 时，您可以设置向您汇报的人和您带领的团队成员的目标，但永远不能设置自己的。级别为 **全公司** 时，您可以设置任何人的目标。标准 **Administrator**（管理员）角色拥有 **全公司**；其他角色要等管理员开启后才有——参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 - 没有这项权限时，您仍然可以打开 **销售目标**，查看团队的目标。 - 目标以贵公司的本位币计，不含税。 ## 操作步骤 1. 选择侧边栏中的 **团队管理**，然后选择 **销售目标** 标签页。 2. 选择 **月份**。 3. 选择 **团队**：**我的团队**、您的某个团队，或 **全公司**。 4. 在目标列（例如 **目标（SGD）**）中输入每个人的金额，例如 25000。留空表示不设目标。 5. 选择 **保存目标**。提示会说明保存了几个目标。**取消** 会放弃尚未保存的更改。 ## 之后会发生什么 每个人[仪表板](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/dashboard/)上的 **本月我的目标** 卡片，以及概览中的 **目标** 和 **完成率** 列，会立即使用新的金额。进度是该月以此人为 **销售员** 的已开具发票，减去其贷项通知单，不含税。每次保存都会连同每个旧金额和新金额记录在审计日志中。 ## 需要注意的规则 - 金额必须为 0 或以上，最多 2 位小数；否则页面会显示 *请输入 0 或以上的金额，最多 2 位小数。*，**保存目标** 不能使用。 - 清空某个框会删除那个人的目标：他会显示 *未设*，仪表板显示 *未设目标*。 - 每个月有自己的目标。新的月份在有人设置之前是空的。 - 保存要么全部成功，要么全部不保存。只要有一项不能保存，就一项都不保存，页面会说明原因。 - 如果有人同时保存了同一个月，您的保存会被拒绝；请重新加载后再输入一次。 - 贵公司更改本位币之前保存的目标不会参与比较。**备注** 会显示 *之前保存为* 旧金额；请按当前币种重新输入。 ## 为什么这样设计 **经理不能给自己定目标。** 级别为 **我的团队** 时，目标由上面来定：您的上级，或拥有 **全公司** 的人，设置您的目标。这样目标才公正、经过双方认可。 **目标统计已开票的销售额，而不是报价。** 发票是已经向顾客开账的销售。按发票减去贷项通知单来衡量目标，意味着用贷项通知单取消的销售也会从此人的进度中扣除。 **不含税，统一币种。** GST 是替税务机关代收的，所以不算销售额。所有目标都用本位币，团队的合计才能加得起来。 ## 更高效的做法 - **一次设好整个团队。** 输入所有金额，然后保存一次——参见[团队管理](https://easysales.work/zh-hans/help/team/overview/)。 - **沿用上个月的金额。** 在 **月份** 中选择上个月查看金额，再切换到新月份输入。 - **给设目标的人合适的级别。** 团队负责人需要 **我的团队**；销售总监或管理员需要 **全公司**——参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **每天看进度。** 每个人的 **本月我的目标** 卡片在[仪表板](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/dashboard/)上显示他们目前的进度。 ## 示例 **设置 11 月的目标。** 10 月 28 日，带领 Lim & Co 销售团队的 Daniel Lim 打开 **销售目标**，选择 11 月和 **我的团队**。他为 Mei Tan 输入 25000，为 Kelvin 输入 20000，为刚加入的 Priya 输入 8000，然后选择 **保存目标**。提示显示 *已保存 3 个目标*。他自己那一行只能查看：他的目标由董事总经理设置。 **衡量进度。** 11 月，Mei 开出不含 GST 共 SGD 27,250.00 的发票，以及一张 SGD 1,250.00 的贷项通知单。她的进度是 SGD 26,000.00，所以 **完成率** 显示 104%，她的仪表板卡片显示 *SGD 26,000.00 / SGD 25,000.00*。 ## 常见问题 - **我可以给自己设目标吗？** 只有拥有 **全公司** 时可以。级别为 **我的团队** 时，您自己那一行只能查看。 - **报价单计入目标吗？** 不计入。只有已开具的发票才计入，并减去贷项通知单。 - **目标是含 GST 还是不含 GST？** 不含税，以贵公司的本位币计。 - **有人离职后，他的目标会怎样？** 已停用的用户不再出现在页面上。已经为他保存的目标会保留，审计日志记录每一次更改。 - **为什么我不能输入目标？** 您的角色没有 **设置销售目标**，或者在 **我的团队** 级别下那是您自己的一行。 - **目标会延续到下个月吗？** 不会。每个月都从空白开始。 ## 相关内容 - [团队管理](https://easysales.work/zh-hans/help/team/overview/) - [仪表板](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/dashboard/) - [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) - [报表数字](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/report-figures/) --- # 用户账户 > easySales 怎样添加员工账号、分配角色、重置忘记的密码或两步验证，以及停用已离职员工的账号。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/ 用户账户是贵公司中登录 easySales 的人员。每个账户有一个角色，决定此人能看到和能做什么。账户与方案的关系，请参见[许可证与用户](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/your-licence-and-users/)。 ## 在哪里找到 选择侧边栏中的 **用户账户**。页面有两个选项卡：**用户**，即账户列表；以及 **角色**，详见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。打开一位用户，可以看到 **账户**、**联系方式** 和 **偏好**、**历史** 选项卡，以及在可以使用 AI 访问时显示的 **AI 访问** 选项卡。页眉显示用户名、角色、电子邮箱和上次登录时间，或 **从未登录**。 在可以使用两步验证时，**用户** 列表还有一列 **两步验证**。它显示 **应用**、**邮件**、**通行密钥**、**未开启**、**必需 – 未设置**、**宽限至** 某个日期，或 **通行密钥不可用 – 仅限恢复码，需重新设置**。您不能在 **列设置** 中移除这一列。 ## 您可以做什么 - 要添加用户，选择 **新建用户**，填写 **姓名**、**用户名** 和 **电子邮箱**，在 **标准角色** 或 **自定义角色** 下选择 **角色**，然后选择 **创建用户**。勾选 **销售人员** 可以让此人出现在销售人员选择器和销售报表中。 - 新账户没有密码，所以暂时没有人能以该用户身份登录。要为其提供密码，或在有人忘记密码时，打开该用户，选择页眉中的 **重置密码**（在手机上位于 **···** 菜单中），再选择 **重置密码** 确认。选择 **复制** 复制临时密码，由您亲自转交给该用户，然后选择 **我已复制**。 - 选择 **编辑** 可以修改姓名、联系方式、**团队（文字）**、**时区**、**日期格式** 或头像颜色，或把用户换到另一个角色。 - 要选择用户的头像颜色，请在 **偏好** 下设置 **背景色** 和 **文字色**。easySales 在显示该用户的所有位置都使用这些颜色；没有设置时，easySales 会为每个人选一个固定的颜色。用户不能在 **我的资料** 中更改它们。 - 要更改列表显示哪些列，请选择工具栏右侧的 **列设置**；参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。**全公司默认** 还需要 **System**（系统）**Edit**（编辑）权限。 - 当某人失去了完成两步验证的所有方式时，选择 **···** 菜单中的 **重置两步验证**，再选择 **重置** 确认。参见[重置两步验证](#重置两步验证)。 - 要把某位用户负责的记录交给同事，选择 **···** 菜单中的 **转移记录**；参见[移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/)。 - 要停用已离职的用户，选择 **···** 菜单中的 **停用用户**，再选择 **停用** 确认。您会留在其页面上，页面随即带有 **已停用** 标签，不能再编辑。如果此人名下仍有记录，会有一条横幅说明是哪些，旁边是 **Transfer records**（转移记录）。 - **AI 访问** 选项卡列出该用户的 **已连接的应用** 和 **个人令牌**。选择其中一项旁边的 **断开** 可以立即停止它；参见[公司 AI 访问](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/company-ai-access/)。 > **注意** > > 停用无法在任何页面上撤销。该用户的所有会话会立即结束，其 AI 应用和个人令牌会断开，并且无法再登录。他们负责的记录仍归他们所有，直到您移交这些记录。之后该用户会从列表中隐藏；将 **状态** 设为 **已停用** 即可再次找到。 ## 重置密码 - easySales 会生成一个由 14 个字母和数字组成的临时密码。它只显示一次，也不会通过电子邮件发送；如果在转交之前丢失了它，请再重置一次。 - 它在 72 小时内有效。之后用它登录会显示“此临时密码已过期。请联系管理员重新重置密码。”请再重置一次。 - 该用户下次登录时（如果使用两步验证，则在输入验证码之后）会看到 **设置新密码**，在选择 **保存并登录** 之前不能做其他任何事。 - 重置会让该用户在所有设备上退出登录，并断开其 AI 应用和个人令牌。 - 您不能在这里重置自己的密码；请在[我的资料](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/profile/)的 **登录与安全** 页面中更改。 ## 重置两步验证 - 它会删除该用户的验证器应用或邮件验证码、恢复码、受信任的设备和通行密钥，让其在所有设备上退出登录，断开其 AI 应用和个人令牌，并发邮件通知对方。其密码保持不变。 - 如果贵公司要求两步验证，该用户下次登录时会重新设置两步验证，没有宽限期。 - 当用户的 **两步验证** 显示 **应用**、**邮件**、**通行密钥** 或 **通行密钥不可用 – 仅限恢复码，需重新设置** 时，可以选择该菜单项。否则它显示为灰色，并注明 *该用户没有可重置的两步验证*。您不能重置自己的两步验证。 - 只有管理员可以重置另一位管理员。 - 重置会记录在该用户的 **历史** 选项卡上。 - 如果用户是因为丢失手机而需要重置，请先确认对方无法使用恢复码或通行密钥——参见[恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/)。 - 更改使用邮件验证码的用户的 **电子邮箱**，会停止其验证码，直到对方确认新地址；保存之前，表单会提示您。参见[使用邮件验证码](https://easysales.work/zh-hans/help/security/email-codes/)。 ## 确认是您本人 在更改另一位用户的 **电子邮箱**、重置其密码或重置其两步验证之前，easySales 会要求您[确认是您本人](https://easysales.work/zh-hans/help/security/confirm-its-you/)。一次确认在同一次登录中有效 15 分钟。 ## 需要注意 - 您不能更改自己的角色，也不能停用自己的账户；请联系另一位管理员。 - 只有管理员可以把 Administrator（管理员）角色分配给他人，或修改另一位管理员。使用自定义角色的人只能分配权限不超过自己的角色。 - 最后一位有效的管理员不能被停用。 - 列表显示有效用户。将 **状态** 设为 **已停用** 或 **全部** 可以看到已停用的用户，他们带有 **已停用** 标签。已停用用户的页面是只读的；**···** 菜单中的 **转移记录** 是上面唯一还能用的操作。 - 通过 **忘记密码？** 重设密码，也会断开该用户的 AI 应用和个人令牌。 - **团队（文字）** 是自由填写的文字标签。它不是[共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/)中的团队，也不会改变谁能看到什么。 - 每个用户名和每个电子邮箱只能属于一位用户。 - 每位有效用户都计入[许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)上的 **用户账户** 上限。所有席位都已占用时，创建用户会被拒绝，不会保存任何内容。 ## 权限 您需要 **User**（用户）**List**（列表）和 **View**（查看）权限才能看到账户，需要 **全部记录** 级别的 **Add**（添加）才能创建账户，需要 **Edit**（编辑）才能修改资料、重置密码、重置两步验证或转移记录，需要 **Delete**（删除）才能停用。在登录安全方面谁可以做什么，见[公司安全设置](https://easysales.work/zh-hans/help/security/company-security-settings/#%E8%B0%81%E5%8F%AF%E4%BB%A5%E5%81%9A%E4%BB%80%E4%B9%88)中的矩阵。选择或更改角色还需要您的角色中有 **分配角色** 控制项。 ## 为什么这样设计 **谁都不会替别人输入密码。** 临时密码由 easySales 生成，用户登录后立刻换成自己的密码，所以最终的密码只有本人知道。以此人名义做的每一件事都由此人负责，[审计日志](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/)才有查看的意义。 **临时密码只显示一次，也不发邮件。** 留在邮箱里的密码，很久以后还可能被人翻到。只显示一次、72 小时内有效，它就只能用于您眼下这一次交接。 **重置和停用会让此人在所有设备上退出登录。** 否则一部仍然登录着的手机或一个仍然连接着的 AI 应用，在您操作之后还能继续使用。所有会话立即结束，您的决定就在每台设备上马上生效。 **人员是停用，而不是删除。** 报价单、发票和历史记录都保留创建人或开具人的姓名，所以即使此人已经离职，记录上仍然看得出当初是谁在跟这位顾客。 ## 更高效的做法 - **按姓名、用户名、邮箱或团队搜索列表。** 搜索框也会匹配 **团队（文字）**，输入一个团队标签就能列出所有带这个标签的人。参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 - **新用户就跟着提示走。** 对从未登录过的人，**重置密码** 是其页面上的主按钮，旁边还有提示说明这是下一步。 - **临时密码可以直接念给对方。** 它不含 0 和 O、1 和 l 这类容易看错的字符，电话里报一遍就够了。 - **停用后马上移交。** 选择 **停用** 后页面仍然打开，横幅会显示此人名下还有哪些记录；在那里选择 **Transfer records**。参见[移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/)。 - **让同事自己重设密码。** 登录页上的 **忘记密码？** 会给他们发一个链接，不必由您来重置。参见[重设密码](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/reset-your-password/)。 ## 示例 Lim & Co 招了一位设计师 Aisyah Rahman。Mei Tan 选择 **新建用户**，输入她的姓名、用户名 aisyah.rahman 和工作邮箱，选择自定义角色 "Designer"，勾选 **销售人员**，然后选择 **创建用户**。 在 Aisyah 的页面上，**重置密码** 是主按钮。Mei 确认后选择 **复制**，在电话里把临时密码念给 Aisyah。Aisyah 登录后看到 **设置新密码**，设好自己的密码并选择 **保存并登录**。 **过期的临时密码。** Mei 在周一 10:00 重置了 Daniel Lim 的密码，但 Daniel 正在出差，到周四 11:00 才去用。这已经过了 73 小时，超过 72 小时的期限，所以登录时提示密码已过期。Mei 再重置一次，把新的临时密码给他。 **许可证已满。** Lim & Co 的方案有五个 **用户账户**，Mei 想再加一个人时五个都已占用，所以创建用户被拒绝。Farid Rahman 上周已离职：Mei 移交他的记录并停用他，有效用户剩下四位，新加的人成为第五位。参见[贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)。 ## 常见问题 - **easySales 怎样重置员工的密码？** 在 **用户账户** 中打开该用户，选择 **重置密码**，把临时密码转交给对方。对方下次登录时会设置自己的密码。 - **为什么新用户登录不了？** 新账户没有密码。请在其页面上重置密码，把临时密码给对方。 - **临时密码过期了怎么办？** 再重置一次密码。临时密码在 72 小时内有效，而且只显示一次。 - **我能看到用户的密码吗？** 不能。easySales 从不显示用户自己设定的密码；您只能重置它。 - **为什么不能再添加用户？** 许可证上的席位已经全部占用。请停用不再需要访问的人，或增加席位；参见[贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)。 - **已停用的用户去哪儿了？** 他们会从列表中隐藏。将 **状态** 设为 **已停用**（或 **全部**），再打开该用户：其页面是只读的，用 **转移记录** 可以移交其名下仍有的记录。 - **两位用户可以共用一个邮箱吗？** 不可以。每个电子邮箱和每个用户名只能属于一位用户，已被别人使用时保存会被拒绝。 - **同事丢了手机，登录不了，怎么办？** 如果对方已经没有恢复码或通行密钥，请在其页面上选择 **重置两步验证**。参见[恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/)。 ## 相关内容 - [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) - [移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/) - [共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/) - [许可证与用户](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/your-licence-and-users/) --- # 角色与权限 > easySales 用户角色和权限怎么设置——使用管理员和查看者角色、创建自定义角色，并为每项操作选择无权限、全部记录或仅自己的记录。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/ 角色决定其用户在 easySales 每个模块中可以做什么，以及可以处理谁的记录。本页面向负责为同事设置访问权限的人员；角色与共享如何配合，请参见[角色与共享](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/)。 ## 开始之前 您的角色需要有 **管理自定义角色** 控制项才能打开 **角色** 选项卡，需要 **分配角色** 才能把角色分配给用户。每家公司都有两个不能修改的标准角色： - **Administrator**（管理员）——所有权限均为 **全部记录**，包括每一个 **角色管理** 控制项。 - **Viewer**（查看者）——在客户、联系人、报价单、发票和贷项通知单上拥有 **仅自己的记录** 级别的 **List**（列表）和 **View**（查看），并能阅读它能看到的记录上的活动，此外没有其他权限。查看者看不到任何仪表板磁贴。 ## 操作步骤 1. 选择侧边栏中的 **用户账户**，然后选择 **角色** 选项卡。打开一个标准角色，可以查看它授予的权限。 2. 选择 **新建角色**，输入 **名称**。 3. 在 **复制自** 下，选择一个作为起点的自定义角色，或选择 **从无权限开始**。 4. 在 **权限** 下，把每个模块的 **List**（列表）、**View**（查看）、**Add**（新增）、**Edit**（编辑）和 **Delete**（删除）设为 **无权限**、**全部记录** 或 **仅自己的记录**。 5. 在 **活动** 一行上，选择 **无权限**、**查看** 或 **查看和发布**；如果该角色可以修改其他人写的活动，请开启 **管理他人的活动**。 6. 如果该角色可以移交贵公司的任何记录，请开启 **Transfer Records**（转移记录）。 7. 在 **角色管理** 下，开启该角色需要的控制项：**管理自定义角色**、**分配角色**、**核销小额收款差额**、**核销坏账**、**没收押金**、**管理登录安全**、**管理通知设置**、**管理活动子类型**、**管理 AI 助手设置**、**审批报价单**、**审批发票**、**审批贷项通知单**、**导入数据** 和 **批量导出单据**。**导出列表到 Excel** 有级别——**无权限**、**全部记录** 或 **仅自己的记录**——用于列表的 **导出 Excel**；参见[导出与批量操作](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)。**管理登录安全** 让该角色可以更改[公司安全设置](https://easysales.work/zh-hans/help/security/company-security-settings/)；**管理 AI 助手设置** 让该角色可以打开[AI 设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/ai-assistant-settings/)。 8. 在 **团队管理** 下（贵公司的方案包含它时），把 **设置销售目标** 设为 **不能**、**我的团队** 或 **全公司**——参见[销售目标](https://easysales.work/zh-hans/help/team/sales-targets/)。 9. 在 **AI 助手** 下，如果该角色可以向 [@easy](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ask-easy/) 提问，开启 **使用 AI 助手**；如果它可以使用私人的 [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-chat/)面板，开启 **使用 AI 聊天**。两者对所有角色都是关闭的，直到您开启为止。**使用 AI 助手** 需要 **活动** 上的 **查看和发布**；**使用 AI 聊天** 不需要 **活动** 上的任何权限。 10. 选择 **创建角色**，然后在[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)上把它分配给用户。 ## 之后会发生什么 该角色会作为 **自定义角色** 出现在 **角色** 选项卡上，并显示使用它的用户数。它的权限适用于所有被分配此角色的人。要修改它，打开它，做出更改后选择 **保存更改**；使用该角色的所有人都会受影响。 ## 需要注意的规则 - **无权限** 会隐藏该模块。**全部记录** 可以访问贵公司的所有记录。**仅自己的记录** 可以访问用户负责的记录，以及[共享设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/)向其开放的记录。 - **System**（系统）只接受 **无权限** 或 **全部记录**，**角色管理** 控制项也只能在全公司范围内生效。 - 控制项会让它所依赖的权限保持开启，并显示在 **必需的权限保持开启** 下。例如，**核销坏账** 和 **没收押金** 会让 **Invoice**（发票）**View** 和 **Edit** 保持开启。没收押金还要求两者都设为 **全部记录**。 - 有些开关只在贵公司的方案包含该模块时才出现：审批类控制项需要 **单据审批**，**AI 助手** 部分和 **管理 AI 助手设置** 需要 AI 助手。参见[贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)。 - 非管理员只能创建、编辑或分配权限不超过自己的角色，也不能编辑赋予自己访问权限的那个角色。 - 在模块表格下方，有一个名为 **活动** 的部分，其中的 **活动** 一行有自己的三个级别：**无权限** 隐藏活动，**查看** 让用户可以阅读活动，**查看和发布** 让用户还可以发布和回复。旁边的 **管理他人的活动** 开关让持有者可以编辑或删除其他人的活动、恢复已删除的活动并管理空间成员；它只在 **查看和发布** 下有效，也不会打开任何仅成员空间。开启 **使用 AI 助手** 会把这一行提升到 **查看和发布**。用户能读到哪些活动，仍取决于他们能看到的记录和空间——参见[谁能看到活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/who-can-see/)。 - 贵公司原来的 **Task**（任务）、**Event**（日程）、**Note**（备注）和 **Call log**（通话记录）权限转换为这一行之后，表格中不再显示 **Task**、**Note**、**Event**、**Call Log**、**Email**（邮件）、**SMS**（短信）和 **Appointment**（预约）。**角色** 页面顶部会出现横幅 **请检查活动权限**，说明这一点，并列出获得了 **活动** 设置的自定义角色。请打开每一个并检查。横幅会一直保留，直到有权管理角色的人选择 **关闭**。 - 把自定义角色切换为 **已停用** 可以阻止再分配它。仍在使用中的角色不能停用：请先把其用户换到另一个角色。 ## 为什么这样设计 **每个人只拿到工作需要的权限。** 只负责自己顾客的设计师，不需要看到公司里的每一张发票。按工作分配权限，能保护顾客资料，也让涉及佣金的数字只留在负责的人手里。 **标准角色永远不变。** **Administrator** 始终拥有全部权限，**Viewer** 始终只读自己的核心记录，所以您有两个固定的参照。贵公司需要的其他组合，都是您可以查看和修改的自定义角色。 **谁也不能给出超过自己的权限。** 可以分配角色的经理，不能创建或分配比自己范围更大的角色，也不能扩大自己所用的角色。权限只能由已经拥有它的人往外给，所以单个账户无法把自己提升到完全控制。 **涉及钱的控制项与记录权限分开。** 核销坏账或没收押金，会改变账上顾客欠多少钱。它们是单独的开关，所以能编辑发票并不会顺带让人拥有这些权力。 ## 更高效的做法 - **从已有的角色开始。** **复制自** 会把某个自定义角色的权限填进新角色；只改不同的几项，然后选择 **创建角色**。 - **按名称查找角色。** 角色很多时，在 **搜索角色** 中输入名称，不必一直往下翻。 - **让经理看到下属的记录，而不用全部记录。** 在[共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/)中设置 **汇报关系**。在 **按层级授予访问权限** 开启时（除非您关闭，它一直开启），**仅自己的记录** 级别的角色也能访问向其汇报的人的记录。 - **分配前先查清楚权限的含义。** [权限参考](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/permissions/)列出了每个模块、操作和控制项允许做什么。 - **两步停用一个角色。** 先在[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)上把其用户换到别的角色，再把该角色切换为 **已停用**。 ## 示例 Lim & Co 希望设计师各自负责自己的顾客。Mei Tan 用 **从无权限开始** 创建了 "Designer"，然后把 **Account**（客户）、**Contact**（联系人）、**Quote**（报价单）和 **Invoice**（发票）的全部五项操作设为 **仅自己的记录**，把 **Product**（产品）的 **List** 和 **View** 设为 **全部记录**，并把 **活动** 设为 **查看和发布**。现在设计师可以看到完整的产品列表，但只能看到自己的顾客和单据，并可以在上面发布活动。 **导出发票的记账员。** Lim & Co 的兼职记账员 Grace Ong 需要看到每一张发票和贷项通知单，但不做销售。Mei 用 **从无权限开始** 创建了 "Bookkeeper"，把 **Account**、**Contact**、**Invoice** 和 **Credit Note**（贷项通知单）的 **List** 和 **View** 设为 **全部记录**，并开启 **批量导出单据**。导出需要对这些单据拥有全公司范围的访问权限，单据上的客户资料还需要客户和联系人的访问权限。现在 Grace 可以下载当月的单据导入会计系统，但不能创建、修改或删除任何内容。参见[会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/)。 **处理小额差额的办公室经理。** Daniel Lim 想让办公室经理清掉发票上的尾差。他打开 "Office manager"，开启 **核销小额收款差额**，并看到 **编辑发票** 列在 **必需的权限保持开启** 下：没有它，这个控制项就无法使用。 ## 常见问题 - **怎样让员工只看到自己的顾客？** 给他们一个自定义角色，把 **Account**、**Contact** 和各单据模块设为 **仅自己的记录**。他们就只能访问自己负责的记录，以及共享设置向其开放的记录。 - **可以修改 Administrator 角色吗？** 不可以。标准角色不能修改。请创建一个拥有您想要权限的自定义角色。 - **为什么角色里有一项权限关不掉？** 该角色开启的某个控制项依赖它。请先关闭那个控制项，这项权限就可以修改了。 - **为什么角色不能停用？** 还有人在使用它。请先把这些用户换到其他角色，再把它切换为 **已停用**。 - **经理能给别人比自己更大的权限吗？** 不能。非管理员只能创建或分配权限不超过自己的角色。 - **开启了 AI 助手，为什么用户还是不能问 @easy？** 请检查其角色是否开启了 **使用 AI 助手**：把 **活动** 降到 **查看和发布** 以下会关闭它。[AI 设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/ai-assistant-settings/)中的 **为公司开启 AI 助手** 开关也必须开启。参见[向 @easy 提问](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ask-easy/)。 - **角色修改后马上生效吗？** 是的。easySales 每次请求都会检查权限，所以选择 **保存更改** 后，使用该角色的每个人从下一步操作起就按新设置工作。 ## 相关内容 - [角色与共享](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/) - [用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/) - [共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/) - [权限参考](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/permissions/) - [敏感字段](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sensitive-fields/) --- # 敏感字段 > 在 easySales 中用自定义角色的「敏感字段」一节，限制谁能查看和修改电子邮箱、电话号码、地址、个人资料以及成本和毛利。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sensitive-fields/ 角色可以让人处理一条记录，同时不让他看到其中某些字段：客户的手机号、联系人的生日、报价背后的成本。本页写给负责设置[角色](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)的人；这些字段按角色设置，不按用户设置。 ## 开始之前 修改角色需要 **管理自定义角色** 控制权限。**敏感字段** 一节属于自定义角色；标准角色不能修改。它取决于贵公司的方案：方案不包含时，这一节不会显示，能打开记录的人都能看到全部字段。 ## 操作步骤 1. 在侧栏选择 **用户账户**，再选择 **角色** 标签，打开一个自定义角色，或选择 **新建角色**。 2. 滚动到 **敏感字段**。每一行是一组字段，各有 **查看** 和 **修改** 两个级别。 3. 为每一组把 **查看** 设为 **无权限**、**全部记录** 或 **仅自己的记录**。**成本和毛利** 只有 **无权限** 和 **全部记录**。 4. 用同样的方式设置 **修改**。**修改** 不会比 **查看** 更宽：**查看** 为 **无权限** 时，**修改** 也随之关闭。 5. 选择 **保存更改**；新角色选择 **创建角色**。 五组字段如下： | 字段 | 包含内容 | |---|---| | **电子邮箱** | 联系人和潜在客户的电子邮箱 | | **电话号码** | 客户、联系人和潜在客户的电话、手机和传真 | | **地址** | 客户、联系人和潜在客户的街道、城市、州和邮编；国家不受限制 | | **个人资料** | 联系人的性别、出生日期、语言、收入、婚姻状况和子女 | | **成本和毛利** | 产品成本、报价行成本，以及报价单和商机的成本、利润和毛利 | ## 之后会发生什么 该角色的用户下次打开记录时，修改即生效。对于不能查看的组： - 电子邮箱只显示首字母和域名，例如 `a***@acme.sg`； - 电话号码隐藏最后四位，例如 `9123 ****`； - 地址行显示 `****`； - 个人资料和成本不显示，表单上显示 **已隐藏**。 能查看但不能修改的组，字段为只读，并显示 **您的角色不能修改此项。** ## 需要注意的规则 - **仅自己的记录** 只对用户负责的记录生效；在其他记录上，该组会被遮盖或隐藏。 - 按某组字段搜索、排序和筛选，需要该组的 **查看** 为 **全部记录**。 - 同样的限制也适用于列表、**导出 Excel**、AI 聊天、@easy 和已连接的 AI 应用。 - 报价单、发票和贷项通知单的 PDF 不受影响：单据照常打印客户需要的内容。 - 新角色的每一组都从 **全部记录** 开始，在您修改之前不会隐藏任何内容。 ## 为什么这样设计 **能打开记录，不等于能看到上面的一切。** 销售员要用客户资料来报价，但不一定需要客户的家庭地址或这单生意的毛利。遮盖会留下足以认出是哪一条的部分，比如邮箱域名，而不泄露细节。 **规则跟着数据走，而不是跟着页面走。** 无论在哪里读取记录，包括导出和 AI 工具，限制都一样，所以在表单上隐藏的字段不能换个地方读到。 **单据保持完整。** PDF 是发给客户的，客户需要完整的双方地址，所以敏感字段从不改变打印内容。 ## 更高效的做法 - **从现有角色开始。** 新角色的 **复制自** 也会复制敏感字段的设置。参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **成本只留给定价的人。** 对只负责销售、不负责定价的角色，把 **成本和毛利** 设为 **无权限**。参见[成本与毛利](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gross-margin/)。 - **分配前先核对权限。** [权限](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/permissions/)参考页按名称列出了每一项权限。 ## 示例 **Lim & Co 把成本留给董事。** Mei Tan 在 Lim & Co 做销售，每天都要报价。她的角色 Sales 的 **Quote** 是 **全部记录**，但 **成本和毛利** 是 **无权限**。在报价单上，她能看到每行的价格和总额，而每行成本和报价单成本显示为 **已隐藏**。董事 Daniel Lim 保持 **全部记录**，两者都能看到。 **只看自己的客户。** Lim & Co 的兼职角色把 **电话号码** 的 **查看** 设为 **仅自己的记录**。在她负责的 Harbour Café 联系人上，手机号显示为 9123 4567；在同事的联系人上显示为 9876 ****，她也不能按电话号码搜索联系人。 ## 常见问题 - **隐藏字段会删除它吗？** 不会。值仍保存在记录上；角色能查看的人照样看到完整内容。 - **为什么看不到「敏感字段」一节？** 贵公司的方案不包含它，或者您打开的是标准角色，标准角色不能修改。 - **隐藏的字段还会打印在 PDF 上吗？** 会。敏感字段不改变报价单、发票或贷项通知单 PDF 的打印内容。 - **为什么不能按电话号码搜索？** 按某组字段搜索，需要您的角色对该组的 **查看** 为 **全部记录**。 - **AI 助手能看到隐藏的字段吗？** 不能。AI 聊天、@easy 和已连接的 AI 应用读取记录时，限制与使用它们的人相同。 - **为什么字段显示「您的角色不能修改此项」？** 您的角色能查看该组，但不能修改。请管理员为它修改 **修改** 级别。 ## 相关内容 - [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) - [角色与共享](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/) - [权限](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/permissions/) - [用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/) --- # 共享与团队 > easySales 怎样控制谁能看到谁的客户——为每类记录设默认访问、汇报关系、团队和共享规则，适用于仅自己的记录级别的员工。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/ 当某人的角色给予 **仅自己的记录** 时，共享设置决定此人可以访问谁的记录。用它们让记录保持私有、向团队开放，或与全公司共享。背后的概念请参见[角色与共享](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/)。 ## 开始之前 您需要 **System**（系统）**View**（查看）权限才能看到这些设置，需要 **System** **Edit**（编辑）权限才能修改。它们只影响角色在该操作上为 **仅自己的记录** 的人：**全部记录** 本来就能访问一切，**无权限** 则什么都访问不到。 ## 操作步骤 *[示意图: 谁能看到一条记录：首先由角色在该操作上的级别决定。无权限不显示任何记录，全部记录显示贵公司的所有记录，仅自己的记录显示您负责的记录，加上共享设置通过默认访问、共享规则、团队和汇报关系增加的记录。]* 1. 打开 **系统设置**，在 **用户与安全** 组中选择 **共享与团队**。 2. 在 **汇报关系** 中，为每位用户选择 **汇报给** 谁。 3. 在 **团队** 中，选择 **新建团队**，输入 **名称**；如果它隶属于另一个团队，再选择 **上级团队**。选择 **管理成员**，用 **添加成员** 添加人员，并标记 **团队负责人**。 4. 在 **默认访问** 中，为每种记录类型选择 **默认访问**，开启或关闭 **按层级授予访问权限**，然后选择页面底部的 **保存**，并在 **保存默认访问？** 中确认。 5. 在 **共享规则** 中，选择 **新建共享规则**。选择 **对象**、在 **记录归属于** 下选择共享哪个团队的记录、在 **共享给** 下选择团队，并选择 **访问权限**：**只读** 或 **读写**。选择 **保存**。 ## 之后会发生什么 **汇报关系** 中的更改会立即保存。**默认访问** 中的更改要在选择 **保存** 并确认后才保存，因为它们决定同事能打开哪些记录；团队和规则在其对话框中选择 **保存** 时保存。相关人员下次打开列表或记录时，就会按新的范围看到记录。循环回到自身的汇报关系会被拒绝。 ## 需要注意的规则 - **私有**：只有负责人及其上级。**私有 + 提醒** 与之相同，但有人创建或搜索一条已存在的记录时，会看到它的名称和负责人，但无法打开它。 - **团队**：与负责人同一团队的每个人都可以查看和编辑该记录。团队负责人还可以访问其下级团队。 - **公开只读**：所有人都能查看；只有负责人及其上级可以编辑。**公开读写**：所有人都能查看和编辑；选择它时，下方会出现一行红色警告说明这一点。 - **由上级记录控制**（仅限联系人）：能看到客户的人就能看到它的联系人。**未设置（当前行为）** 让联系人列表跟随客户的负责人。 - 每种记录类型旁边的 **结果** 列，用一句话说明当前设置的效果。 - **按层级授予访问权限** 在您关闭之前一直开启：在汇报关系中位于负责人之上的人，获得与负责人相同的访问权限。 - **团队负责人** 可以访问其所负责团队及下级团队中所有人的记录。 - 共享规则把一个团队的记录开放给另一个团队。从一个团队共享给它自己的规则会被拒绝：团队本来就能看到自己的记录。 - 共享永远不会超过角色：查看记录需要 **View**，修改记录需要 **Edit**。 - 切换为 **关** 的团队或规则停止共享；两者都不会被删除。 ## 为什么这样设计 **顾客归负责跟进的人。** 以负责人为起点，每位销售员的联系人、报价和商机都留在自己手里，既保护顾客资料，也避免两个人去追同一个潜在客户。之后再有意识地开放访问，而不是无意中开放。 **经理通过汇报关系看到下属的记录，而不是靠更大的角色。** 设好汇报关系并开启按层级授予后，经理仍然是 **仅自己的记录** 级别，却能访问团队成员的记录。他们可以指导和顶替自己的团队，又不会因此看到公司里其他团队的一切。 **规则以团队对团队的方式生效。** 人会来来去去，团队存在得更久。为团队写的规则，在新设计师加入时照样有效，不必重写。 **更改默认访问前会先询问。** 它会同时改变所有 **仅自己的记录** 级别的人能打开的内容，所以 easySales 在保存前会请您确认。 ## 更高效的做法 - **汇报关系设一次就好。** 在 **汇报关系** 中为每位用户选择上级；开启按层级授予后，经理不需要更大的角色。参见[负责人与可见范围](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/ownership-and-visibility/)。 - **保存前先看结果列。** 它用白话说明每个设置会产生什么效果，您不必拿同事的账户去试。 - **用私有 + 提醒避免重复。** 员工搜索一个已在同事名下的顾客时，会看到其名称和负责人，于是会先去问，而不是再建一条。参见[重复记录提示](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/duplicates/)。 - **让经理担任团队负责人。** **团队负责人** 可以访问每位成员的记录以及下级团队的记录，不需要额外的规则。 - **规则不用就关掉，不必删除。** 切换为 **关** 后，规则还在，下一个需要同样开放的项目可以直接再开。 ## 示例 Lim & Co 的设计师使用 **仅自己的记录** 级别的角色。Mei Tan 把 **客户** 设为 **私有**，并记录 Ahmad 和 Priya 向她汇报。Ahmad 只能看到自己的客户；Mei 能看到自己的、Ahmad 的和 Priya 的客户。 为了让 "Studio B" 团队读取 "Studio A" 团队的报价单，她添加了一条共享规则：**报价单**，从 "Studio A" 到 "Studio B"，**只读**。 **经理能看到多少客户。** Mei 负责 20 个客户，Ahmad 12 个，Priya 9 个。在 **按层级授予访问权限** 开启时，Mei 的列表显示 20 + 12 + 9 = 41 个客户。Ahmad 的列表显示他的 12 个，Priya 的显示她的 9 个。如果 Mei 对 **客户** 关闭按层级授予，她的列表就只剩自己的 20 个。 **已经存在的顾客。** **客户** 设为 **私有 + 提醒**。Ahmad 开始新建 Harbour Café，而它已经在 Mei 名下。easySales 向他显示名称和负责人是 Mei，但他打不开，于是他请 Mei 把他加入 **客户团队**，而不是再建一个重复的客户。参见[重复记录提示](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/duplicates/)。 ## 常见问题 - **怎样让整个团队互相看到彼此的客户？** 在 **默认访问** 中把 **客户** 设为 **团队**，并在 **团队** 中把这些人放进同一个团队。团队里的每个人就都能查看和编辑团队的客户。 - **私有 + 提醒是什么意思？** 记录仍只对负责人及其上级可见，但有人创建或搜索已存在的记录时，会看到它的名称和负责人，只是打不开。 - **共享规则会让别人可以删除记录吗？** 只有对方的角色允许时才可以。共享永远不会超过角色：**读写** 只有在对方角色有 **Edit** 时才能编辑，有 **Delete** 时才能删除。**只读** 永远不能修改或删除任何内容。 - **为什么共享设置对有些用户没有作用？** 他们的角色是 **全部记录**，本来就能访问所有记录；或者是 **无权限**，什么都访问不到。共享只影响 **仅自己的记录**。 - **可以只把记录共享给某一个人吗？** 规则只在团队之间生效。可以为这个人建一个团队，或者把他加入所需顾客的[客户团队](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 - **把团队切换为关会怎样？** 它停止共享，成员失去它带来的访问权限。团队本身仍保留，可以再次开启。 ## 相关内容 - [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) - [负责人与可见范围](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/ownership-and-visibility/) - [移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/) - [用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/) --- # 移交记录 > 员工离职时，在 easySales 把他的客户、报价单和发票转给同事，选择哪些内容随客户一起转移，或更改单条记录的负责人。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/ 有人离职或调岗时，请把他们负责的记录移交给同事，让他们的顾客继续有人跟进，单据也有负责人。本页面向管理员和经理；负责人是什么，请参见[负责人与可见范围](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/ownership-and-visibility/)。 ## 开始之前 您需要 **User**（用户）**View**（查看）权限才能打开移交页面，需要 **User** **Edit**（编辑）权限才能移交，并且要对每一类要移交的记录拥有 **Edit** 权限。您还需要满足以下其中一项： - 您的角色有 **Transfer Records**（转移记录），可以访问贵公司的任何记录； - 在汇报关系中您位于该用户之上，而且该模块的 **按层级授予访问权限** 已开启； - 移交的是您自己的记录。 接收记录的同事必须是有效用户，并且对每一类要移交的记录都有 **View** 权限。在停用某人之前或之后都可以移交。已停用的用户会从 **用户** 列表中隐藏，直到您将 **状态** 设为 **已停用**。参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)。 ## 操作步骤 1. 打开 **用户账户** 和要移交其记录的用户。如果该用户已被停用，请先将 **状态** 设为 **已停用**，把他列出来。 2. 在 **···** 菜单中选择 **转移记录**。会打开 **Mass transfer records**（批量转移记录）页面，并在 **Records owned by**（……负责的记录）下统计该用户负责的记录。 3. 在 **Record types**（记录类型）下保留要移交的记录类别；如只移交某位顾客的记录，请选择一个 **Account**（客户）。 4. 在 **Recipient**（接收人）下的 **Transfer to**（移交给）中选择同事。 5. 勾选或取消勾选随客户一起移交的内容：**进行中的商机**、**未结报价单**、**草稿单据** 和 **未完成活动** 默认勾选；**已开具的发票、贷项通知单、采购订单、送货单及已关闭报价单** 默认不勾选；**保留客户团队** 默认勾选。 6. 阅读页面底部操作栏上的摘要，选择 **Transfer records**（转移记录）。 7. 在询问 **把这些记录转移给** 该同事的对话框中，选择 **转移记录** 确认。 ## 之后会发生什么 这些记录现在归该同事所有。**Transferred**（已转移）部分逐次列出每次移交的时间、移交了什么、移交给谁，**Records moved**（已移交的记录）列出每一条记录。每条记录的 **负责人变更记录** 和 **历史** 都会显示这次变更。 > **注意** > > 移交无法撤销。要把记录移回去，请再反向做一次移交。 ## 需要注意的规则 - 联系人始终随其客户一起移交。 - 定期发票随发票一起移交：进行中和已暂停的随 **草稿单据** 移交，已结束的随已开具的单据移交。 - 已开具的发票、贷项通知单、采购订单、送货单和已关闭的报价单会留在原销售员名下，除非您勾选了该选项，这样佣金和历史记录都保持不变。 - 备注、沟通和回复保留原作者。**未完成活动** 会把该用户未完成的任务（包括子任务）和他们组织的尚未结束的日程移交给同事，同事成为它们的负责人或组织者。没有选择 **Account**（客户）时，会移交全部这些内容；选择了客户时，只移交与随之移交的记录相关联的内容。 - 仅成员空间里的任务或日程，只有在同事是该空间的成员或已在其中被点名时才会移交。否则会被跳过，**Transferred** 部分会说明跳过了多少项：请空间负责人把同事加入空间，然后再次移交。页面还会统计（但不列出）您无权阅读的仅成员空间里的未完成任务和日程数量。 - 一次移交最多 2,000 条记录。页面会按记录类别把较大的移交拆成几次；如果某一次仍然太大，它会被拒绝并注明，请按 **Account** 缩小范围后重复操作。 - 如果移交中有报价单、发票或贷项通知单正在等待审批，这次移交会被拒绝，其中的记录都不会移交。请撤回审批请求，或请审批人先做决定，然后再移交。 - 如果同事已被停用，或其角色无权访问要移交的某类记录，移交会被拒绝。 - 停用用户本身不会移交任何记录。 - 要更改单条记录的负责人，请使用其 **···** 菜单中的 **更改负责人**；参见[更换负责人](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/ownership/)。在客户上，它提供与上面相同的选项。 ## 为什么这样设计 **停用和移交是两个独立的决定。** 有人离职时，他的客户可能要分给两位同事，也可能暂时还没人接。把这两步分开，就不会默认把记录交给错的人；由您决定谁接什么。 **已开具的单据留在成交的人名下。** 已开具的发票记录了是谁卖出的，佣金和销售报表都按这个名字统计。已开具的单据不动，上个季度的数字就保持原样；未完成的工作则交给会继续跟进的人。 **未完成的工作不能等。** 定期发票以其负责人的名义生成草稿，负责人不再是有效用户时就会停下来。及时移交草稿单据和定期发票，每月的发票才能照常发出。 **每次移交都有记录。** 每条记录的 **负责人变更记录** 都显示谁在什么时候把它移交给了谁，所以之后任何人都能看出某位顾客为什么换了负责人。 ## 更高效的做法 - **一次交接一位顾客。** 在 **Record types** 下选择一个 **Account**，就能把这位顾客连同其联系人、未结报价单和草稿一次移交。 - **单条记录用更改负责人。** 只移交一张报价单或一个客户时，记录 **···** 菜单中的 **更改负责人** 更快。参见[更换负责人](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/ownership/)。 - **让经理自己来。** 设好汇报关系并开启按层级授予后，拥有 **User** **Edit** 的经理不需要 **Transfer Records**，也能移交自己团队的记录。参见[共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/)。 - **先处理待审批的单据。** 开始之前，请审批人先处理离职员工正在等待审批的单据，移交就不会被拒绝。参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 - **在一个列表里核对结果。** **Records moved** 列出每一条换了负责人的记录，正好可以发给接手的同事。 ## 示例 Farid Rahman 要离开 Lim & Co。在停用他之前，Daniel Lim 打开 Farid 的用户账户，选择 **转移记录**。**Records owned by** 统计的是默认选项会移交的内容：14 个客户、23 位联系人、6 张报价单和 2 张发票，也就是未结的报价单和草稿发票。 Daniel 在 **Transfer to** 中选择 Mei Tan，保留默认选项。这次移交共 14 + 23 + 6 + 2 = 45 条记录，连同 Farid 未完成的任务。Farid 已开具的 31 张发票不计入其中，仍留在他名下。之后 Daniel 停用了 Farid。 **两位同事分担。** Farid 最大的顾客 Harbour Café 要交给 Ahmad，其余交给 Mei。Daniel 先在 **Account** 中选择 Harbour Café 并移交给 Ahmad，然后清空客户，把剩下的全部移交给 Mei。 **一张等待审批的报价单。** Farid 有一张未结报价单正在等待审批，所以移交被拒绝，45 条记录都没有移交。Daniel 批准了这张报价单，再次移交。 ## 常见问题 - **员工离职，怎样把他的客户转给其他销售？** 在 **用户账户** 中打开离职员工，选择 **转移记录**，在 **Transfer to** 中选择同事，然后选择 **Transfer records**。在停用他之前或之后都可以；要找到已经停用的人，请在列表上将 **状态** 设为 **已停用**。 - **已开具的发票会转给新负责人吗？** 除非您勾选 **已开具的发票、贷项通知单、采购订单、送货单及已关闭报价单**，否则不会。默认情况下它们留在原销售员名下。 - **移交可以撤销吗？** 不能。可以在原负责人仍是有效用户时反向再移交一次，或在单条记录上使用 **更改负责人**。 - **为什么移交被拒绝？** 其中有单据正在等待审批，或同事已被停用、无权查看其中某类记录，或某一次移交超过 2,000 条记录。 - **离职员工的任务也会转过去吗？** 勾选 **未完成活动** 时，其未完成的任务和由其组织、尚未结束的日程会移交。已完成的任务、已结束的日程和备注保留原作者。 - **停用用户会自动移交他的记录吗？** 不会。在您移交之前，这些记录仍归他所有。 ## 相关内容 - [用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/) - [更换负责人](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/ownership/) - [共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/) - [负责人与可见范围](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/ownership-and-visibility/) --- # 审计与历史 > 用 easySales 审计日志查谁在什么时候改了什么、谁打开过哪些记录，并查看单条记录的历史选项卡。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/ 审计日志无需四处询问就能回答“这是谁、在什么时候改的？”：每一次编辑、移交、生命周期步骤和权限变更，都会连同人员和时间一起列出。本页面向管理员；记录了哪些内容以及原因，请参见[审计记录](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/audit-trail/)。 ## 开始之前 您需要 **System**（系统）**View**（查看）权限才能打开审计日志。记录自己的 **历史** 选项卡只需要能访问该记录。角色设为 **仅自己的记录** 时，审计日志只列出您自己的操作。 ## 操作步骤 1. 打开 **系统设置**，然后在 **用户与安全** 组中选择 **审计日志**。 2. 停留在 **变更**，或选择 **查看记录** 查看谁打开了记录。 3. 用记录类型框（**所有记录类型**）、人员框（**所有人**；它按 **更改人** 筛选，在 **查看记录** 上则按 **查看人** 筛选）和 **日期** 范围缩小列表范围。选择 **清除筛选** 可再次查看全部内容。 4. 在 **变更** 上，选择某项变更旁边的图标打开它。每个 **Field**（字段）都会列出其 **Before**（修改前）和 **After**（修改后）的值。 5. 选择列表底部的 **加载更多** 可以往前查看更早的内容。 6. 如果只想跟踪一条记录，请打开它并选择其 **历史** 选项卡。 ## 之后会发生什么 列表按从新到旧显示每个事件的 **日期**、**修改人**、**对象** 和 **变更**，并显示目前已显示多少项。条目不能编辑或删除。在手机上，每项变更占一行：先是改了什么，然后是谁、何时、哪条记录。 记录的 **历史** 选项卡是一条时间线，最新的在前。每项变更用一句话说明发生了什么，附有一个查看变更字段的按钮，下方显示 **修改人**。每次有人打开该记录，也会在同一时间线中显示为 **查看人** 和此人的姓名。如果是 AI 代此人操作，姓名旁的标签会注明是哪一种：**内部 AI 助手**，或者 **第三方 AI · OAuth 连接** 或 **第三方 AI · 个人令牌**，后接该连接自己的名称。每种事件都有自己的图标和颜色，因此您一眼就能区分创建、编辑、移交、开具和查看。 ## 需要注意的规则 - **变更** 涵盖记录编辑、负责人移交、开具、取消发票或作废等生命周期步骤，以及对设置、角色和共享的更改。设置、角色和共享没有自己的记录，所以本页是查看其变更的唯一地方。 - **查看记录** 列出打开客户、联系人、报价单、发票或贷项通知单的操作，每人每条记录每半小时记录一次。打开其他类别的记录不会列出。 - 在记录的 **历史** 选项卡上，**查看人** 条目只显示给管理员——即 **System** **View** 设为 **全部记录** 的角色——以及该记录当前的负责人。其他人看不到任何查看条目，也不会察觉有这类条目。负责人变更后，新负责人能看到更早的查看，原负责人则不能。 - 查看不计入 **历史** 选项卡上的数字，该数字只统计变更。 - 人员框里的人来自用户列表，所以角色没有 **User**（用户）**List**（列表）权限时它是空的。其他筛选照常可用。 - 您的方案决定审计历史保留多久，参见[许可证页面](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)上的 **数据保留**。easySales 为贵公司清除较早的记录后，**变更** 打开时会显示类似“2026 年 1 月 1 日之前的记录已清除”的提示，活动时间线中的单据事件和采购订单上的“发送后已修改”标记也会随之清除。审计日志会为每次清除保留一条记录，写明清除了多少条记录和截止日期，但不保留其内容。 - 日期和时间按您自己的时区和日期格式显示。 - 没有导出功能：请在屏幕上查看审计日志。 ## 为什么这样设计 **谁都不能编辑或删除条目。** 管理员能随意整理的日志证明不了任何事。条目只增不减，您、您的会计师或审计人员才能信得过它记录的是谁改了价格、角色或共享设置。 **查看记录不是谁都能看。** 知道谁打开过某位顾客，在核查访问时很有用，但这也是关于同事的信息。只有管理员和记录负责人能看到查看条目，既回答了负责人的疑问，又不会让每个人的浏览都被所有人看到。 **每半小时只记一次查看。** 有人在处理同一张发票时打开十次，在这半小时里只出现一次，所以列表显示的是谁看过，而不是每一次点击。 **访问权限的变更和其他变更一样记录在案。** 一项新权限可能和一次改价一样重要。角色和共享出现在同一份日志里，也有修改前和修改后的值。 ## 更高效的做法 - **把筛选好的视图保存成链接。** 筛选条件保存在页面地址里，所以书签或发给同事的链接会以相同的选项卡、记录类型、人员和日期打开审计日志。 - **从记录本身查起。** 只想查一张发票或一位顾客时，它的 **历史** 选项卡比在整个日志里搜索更快。参见[更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/)。 - **交接时按人员筛选。** 在 **所有人** 中选择某个人，就能看到此人改过的所有内容，例如在[移交其记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/)之前。 - **先缩小日期，再加载更多。** 设一个较短的 **日期** 范围，列表就只显示您关心的时段，不必用 **加载更多** 一页页往前翻。 - **按要求保存好记录。** 审计日志显示谁改了什么；税务规定要求保存的是您的单据本身。参见[保存记录](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/keeping-records/)。 ## 示例 顾客对报价单 QN-10000233 上的付款条件有疑问。Mei Tan 打开这张报价单的 **历史** 选项卡，看到 Ahmad 在 10 月 14 日改过它。她选择该条目上的按钮，查看这个字段修改前和修改后的值。 **一项变了的权限。** Ahmad 突然能打开每一张发票了。Daniel Lim 打开 **审计日志**，保留 **所有记录类型**，把 **日期** 范围设为过去一周。他在条目中找到 Mei 对 "Designer" 角色的修改，打开后看到哪些权限变了。 **谁打开过某位顾客。** 一位员工离职前，Daniel 选择 **查看记录**，在 **所有人** 中选择此人，并设为最近一个月。列表显示此人打开过的每一个客户、联系人、报价单、发票和贷项通知单，每条记录每半小时最多一次。 ## 常见问题 - **怎样查看某个用户改过的所有内容？** 打开 **审计日志**，在 **所有人** 框中选择此人，需要时再设一个 **日期** 范围。 - **审计日志能查到多久以前？** 取决于您的方案保留多久的审计历史。[许可证页面](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)上的 **数据保留** 会显示保留期。 - **角色和共享的更改会被记录吗？** 会。它们显示在 **变更** 下；因为它们不属于任何记录，本页是查看它们的唯一地方。 - **为什么人员列表是空的？** 人员列表需要您的角色有 **User** **List** 权限。您仍然可以按记录类型和日期筛选。 - **为什么历史选项卡上的数字和我看到的不一致？** 这个数字只统计变更。查看会显示在时间线中，但不计数。 - **可以在手机上查看审计日志吗？** 可以。每项变更显示为一行，写明是谁、何时、哪条记录，字段按钮会打开修改前后的值。 ## 相关内容 - [审计记录](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/audit-trail/) - [更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/) - [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) - [保存记录](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/keeping-records/) --- # 单据 > 在 easySales 里怎样打印或下载报价单、发票、贷项通知单、收据、对账单、采购订单和送货单的 PDF，以及每种单据用哪个按钮。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/documents/overview/ 单据是顾客或供应商收到的 PDF：报价单、发票、贷项通知单、收据、对账单、采购订单或送货单。每次您请求时，easySales 都会按记录当时的内容重新生成，并使用贵公司的信头，所以 PDF 始终与记录目前的内容一致。信头、设计和常用文字如何配合，请参见[单据与模板](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/documents-and-templates/)。 ## 如何运作 每种单据都有一个按钮，位于处理该记录的页面上。PDF 会在新的浏览器标签页中打开；请在那里保存或打印，再由您自己发送给顾客。 | 单据 | 位置 | 按钮 | |---|---|---| | 报价单 | 报价单页面 | **PDF** | | 发票 | 发票页面 | **PDF** | | 贷项通知单 | 从其发票或 **贷项通知单** 列表打开的贷项通知单 | **PDF** | | 收据 | 从客户的 **收据** 选项卡或发票的收款打开的收据 | **下载 PDF** | | 对账单 | 客户页面的 **对账单**，选择 **期间** 之后 | **PDF** | | 采购订单 | 采购订单页面 | **PDF** | | 送货单 | 送货单页面 | **PDF** | 发票、报价单、采购订单和送货单使用 **文档设置** 中选定的设计。贷项通知单、收据和对账单使用内置设计，并带有您的信头。 请求 PDF 不会改变记录上的任何内容。您可以随时多次预览单据。 ## 需要注意 - **草稿发票打印为形式发票**，标题为 **PROFORMA INVOICE**（形式发票）。只有开具之后，它才成为税务发票；参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **只有已开具的单据才应交给顾客。** 草稿贷项通知单的版面上会印明它尚未开具、不是有效的贷项通知单；已取消的贷项通知单会印明它已作废。 - **已取消的发票没有预览。** 它的 Reversal 贷项通知单记录了这次取消。 - 在报价单上，只有拥有 **Quote**（报价单）**Add**（添加）权限的角色才会看到 **PDF**，而且报价单要有金额。 - 报价单、发票、贷项通知单和对账单上的 **PDF** 会打开一个窗口：里面有单据本身、**下载**、用于打印的 **在新标签页打开**、设备支持时的 **分享**，以及 **已发给客户**——勾选它会[标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/)并记入时间线。**进行中** 的报价单、已开具的发票或贷项通知单，以及对账单，都提供这个勾选框。 - easySales 只生成 PDF。Word 文件可以作为设计上传，但生成的单据仍然是 PDF。 - 打印的日期按贵公司的时区，而不是您自己的时区。 ## 术语 - **信头**——每张单据上打印的页眉和页脚：您的标志、公司名称、地址和注册号码。 - **设计**——发票、报价单、采购订单或送货单的版式：内置设计、在表单中填写的设计，或您上传的 Word 文件。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **标准模板**——保存好的文字，例如条款和条件，可套用到单据的文本中。参见[标准模板](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/standard-templates/)。 ## 常见误解 - *预览草稿发票就会开具它。* 不会。在您选择 **开具发票** 之前，草稿仍是草稿，它的 PDF 也仍是形式发票。 - *easySales 会用电子邮件发送 PDF。* 不会，它不通过电子邮件发送单据。请下载 PDF，再用您自己的电子邮箱发送。 ## 在哪里找到 按钮位于每条记录上，如上表所示。设计和信头位于 **系统设置** → **文档设置**；常用文字位于 **系统设置** → **标准模板**。 ## 为什么这样设计 **草稿绝不会看起来像账单。** 顾客会按单据上写的内容付款、抵扣税额。所以草稿发票打印为形式发票，草稿或已取消的贷项通知单会在版面上印明它不生效，您没有开具的单据就不会被当成已开具的。 **日期跟随公司，而不是打印的人。** 同事出差时打印的发票，和在办公室打印的日期一样。顾客、您的会计师和您的税务申报看到的，都是同一笔生意的同一个日期。 **由您自己发送。** 发给谁、邮件里写什么由您决定，邮件也留在您自己的已发送邮件里。顾客说没收到时，您可以拿出发送的时间。 ## 更高效的做法 - **在新标签页打开 PDF。** PDF 窗口里的 **在新标签页打开** 会让记录页面留在 PDF 旁边，打印也用它。参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **下载时顺手标记报价单已发送。** 在同一个窗口勾选 **已发给客户**，easySales 就能提醒您跟进。参见[标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/)。 - **按编号直接找到单据。** 在文字框以外按 **/**，输入编号，例如 INV-10000318。参见[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)。 - **发一份对账单，而不是一叠发票。** 客户页面上的 **对账单** 会生成一份 PDF，列出 **期间** 内的开票、收款和贷项。参见[客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)。 - **在顾客看到之前检查新设计。** **文档设置** 中每张卡片上的 **预览** 会用样本数据显示设计。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 ## 示例 **一个月的对账单。** Harbour Café 的会计文员问 Lim & Co 九月还欠多少。Mei Tan 打开咖啡馆的客户，选择 **对账单**，期间选 2026 年 9 月 1 日至 30 日。对账单显示 **期初余额** SGD 0.00，**开票** SGD 3,270.00（SGD 2,180.00 + SGD 1,090.00），**收款** SGD 2,180.00，**期末余额** SGD 1,090.00（3,270.00 − 2,180.00）。她选择 **PDF**，下载文件后附在回信里。 **从形式发票到税务发票。** 咖啡馆在确认前想要一份单据，好审批一项 SGD 5,000.00 的工作。Mei 预览草稿：标题是 **PROFORMA INVOICE**，金额 SGD 5,000.00，GST 9% SGD 450.00，合计 SGD 5,450.00。咖啡馆确认后，她开具发票并再次预览。Lim & Co 已注册 GST，发票标题选的是 **自动（按税务注册）**，所以 PDF 的标题变成 TAX INVOICE，并带有发票编号。 ## 常见问题 - **送货单可以打印吗？** 可以。打开送货单，选择 **PDF**。它的版式是 **文档设置** 中的 **Delivery order**（送货单）设计。参见[送货单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/delivery-orders/)。 - **采购订单可以用 PDF 发给供应商吗？** 可以。在采购订单页面选择 **PDF**，再由您自己发送文件。参见[采购订单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/purchase-orders/)。 - **easySales 把 PDF 存在哪里？** 它不保存文件：每份 PDF 都是您请求时才生成，并在新的浏览器标签页中打开。请从那里保存到电脑或手机上。 - **PDF 用我的时区还是公司的时区？** 公司的。同一张单据，谁打印日期都一样。 - **为什么我的贷项通知单 PDF 上印着一段提示？** 这张贷项通知单还是草稿，尚未生效；或者已经取消，金额已退回发票。只有已开具的贷项通知单打印时没有提示。 - **怎样给顾客开收款收据？** 从客户的 **收据** 选项卡或发票上的收款打开收据，选择 **下载 PDF**。参见[收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/)。 ## 相关内容 - [单据与模板](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/documents-and-templates/) - [信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/) - [发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/) - [报价单 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/) - [保存记录](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/keeping-records/) --- # 信头与设计 > 发票、报价单的抬头和公司标志怎么设置——在 easySales 设好信头，用内置设计、表单或 Word 文件设计发票、报价单、采购订单和送货单 PDF。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/ **文档设置** 决定您的 PDF 是什么样子：印在每张单据上的信头，以及发票、报价单、采购订单和送货单的设计。设计、信头和常用文字如何配合，请参见[单据与模板](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/documents-and-templates/)。本页适用于负责贵公司单据的人。 ## 开始之前 - **System**（系统）**View**（查看）权限可以打开页面，查看正在使用的设计。**更改**、**预览**、**还原** 和 **编辑公司信息块** 需要 **System** **Edit**（编辑）权限；没有它时，页面只能查看。 - 先决定每个设计怎么做：**使用内置设计**（无需填写）、**用表单设计**（填写标签和选项，版式由系统完成）或 **上传 Word 文件**。 - 表单信头要放标志的话，请准备一个不超过 200 KB 的 PNG 或 JPEG 文件。 ## 页面上有什么 选择侧边栏中的 **系统设置**，然后在 **销售** 组中选择 **文档设置**。最上面是 **信头** 卡片；**单据模板** 下有 **发票**、**报价单**、**采购订单** 和 **Delivery order**（送货单）卡片。只有贵公司开通了采购订单和送货单模块，这两张卡片才会出现。 每张卡片显示 **使用中** 的设计——**内置设计**、**表单设计** 或带文件名的 **Word 文件**——以及谁在何时保存或上传。单据卡片还会说明打印效果，例如 *打印效果：内置 PDF 版式。* ## 操作步骤 1. 在卡片上选择 **更改**。**信头** 卡片上的按钮在您还没有信头时是 **设置信头**，之后是 **更改信头**。 2. 在 **制作方式** 下选择三种方式之一，然后选择 **下一步**。 3. 用表单的话，填写各字段。用 Word 文件的话，选择 **下载样本** 从样本开始，在 Word 里修改，再把 .docx 文件拖到上传框，或点击上传框选择文件。选择 **下一步**。 4. 选择 **预览**。PDF 会在新标签页打开，内容是样本数据。 5. 选择 **使用此项**。用 Word 文件时，必须先预览，**使用此项** 才能点。 6. 如果您要替换的设计是用另一种方式做的，请在 **替换当前设计？** 中选择 **使用此项** 确认。改回内置设计时会问 **改回内置设计？**，请选择 **使用内置设计** 确认。 在您选择 **使用此项** 之前，什么都不会改变：流程中会提示 *目前尚未更改*，正在使用的设计继续使用。 ## 表单设计能设什么 - **信头**：**徽标**、**页脚文字**，以及 **信头显示于**——每一页或只在第一页。公司信息行来自公司信息块（见下文）。 - **发票**：已开具发票的标题、每一行和每个合计的标签、**金额格式**、**始终显示小计和税项**、**加盖 CANCELLED 印章**、**显示税额货币栏**，以及 **合计中的付款行**（**已付金额**、**未付余额**）。 - **报价单**：**标题**、各标签、**开场白** 和 **打印付款计划（开票计划）**。 - **采购订单** 和 **Delivery order**（送货单）：**标题**、各标签；送货单还有供顾客签收的签收区块，用 **打印签收区块** 打开。 - 每种单据的表单都有 **抬头信息行**，可以关掉某些行；除采购订单和送货单外，还可以用 **明细表格列** 选择要印的列。发票还可以用 **Print a custom field**（打印自定义字段）。 - 在 **发票** 和 **报价单** 表单上，**上传 Word 文件以预填** 可以从您现用的 Word 文件把标签填进来。 ## 还原以前的版本 您用过的每个设计都会保留。选择卡片上的 **Version history**（版本历史），可以看到每个版本、它的制作方式、谁在何时保存，以及它是 **使用中**、**未使用** 还是 **未预览**。在某个版本上选择 **还原**，就会重新使用它；Word 文件还可以用 **下载** 取回文件。 ## 编辑公司信息块 在 **信头** 卡片上选择 **编辑公司信息块**。输入要印在每张单据上的 **公司名称** 和 **信息行**——无论使用哪种信头都会印——然后选择 **保存**。留空时，内容来自您的许可证记录；**使用许可证记录** 会清除您输入的内容。参见[公司资料](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/)。 ## 之后会发生什么 从此以后打印的每份 PDF 都使用新设计，包括重新打印的旧单据。已开具的发票仍印出它自己的编号、明细、金额、标题，以及开具时的名称和地址。贷项通知单和收据仍使用内置设计：Word 信头会完整印在上面，表单信头则印出徽标和公司信息块。 ## 需要注意的规则 - 在 **发票** 表单上，草稿一律印为 PROFORMA INVOICE。已开具的发票可以选择 **自动（按税务注册）** 或 **自定义文字**。选择自动时，若贵公司在发票日期已在新加坡注册（且发票含标准税率或零税率项目）或在澳大利亚注册，就印 TAX INVOICE，其余情况印 INVOICE。标题在开具时确定，所以之前开具的发票保持原标题。 - 在 **系统设置** → **税务** 下确认了贵公司的国家／地区后，开具发票时会检查其设计的标题。参见[开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - 超过 200 KB 的徽标会被拒绝，并提示该文件的大小。 - 单据编号和日期始终会印出；**抬头信息行** 只能开关其他的行。 - 在发票表单的 **抬头信息行** 中有 **付款条件**，它会在到期日之后印出一行 *Payment Terms*（日文 PDF 中为 支払条件），且仅在发票有付款条款时才印。公司之前保存的设计保留它自己选定的行，所以 **付款条件** 会保持关闭，直到您打开它；它的标签在 **付款条件标签** 中设置。 - 自定义字段和付款行只印在真实单据上，样本预览中不显示。 - 自带页眉和页脚的 Word 发票会印出它自己的页眉页脚，而不是信头；这时 **信头** 卡片会显示 *Not used on Invoice*（不用于发票）。 - 发票的应付金额与印出的总额不同时，Word 发票设计需要有一行 Rounding（尾差调整）才能显示差额。没有这一行时，easySales 会提醒您。 - 设计没有 **完成** 或 **保存** 按钮；每项更改都通过 **使用此项** 或 **还原** 完成。 ## 为什么这样设计 **所有销售人员用同一个设计。** 不管谁做的报价单和发票，信头和版式都一样，顾客面对的是同一家公司。设计在这里设一次，而不是每张单据各设各的。 **修改期间什么都不会变。** 您可以上传文件、表单填到一半或关掉抽屉，不会影响任何一份 PDF。只有在您预览过并选择 **使用此项** 之后，顾客才会看到新设计。 **发票标题跟着税务注册走。** 只有在注册期间，发票才能用税务发票的标题。**自动（按税务注册）** 会按发票日期印出正确的标题，并在开具时固定下来，所以去年的发票读起来仍和开具时一样。 **每个版本都保留，并记下是谁做的。** **Version history** 显示每个设计由谁、在何时保存或上传。新设计出了问题，点一下就能还原上一个，不必重做。 ## 更高效的做法 - **用样本开始做 Word 设计。** **下载样本** 会给您一份现成的 Word 文件来修改，不必从零开始。参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **沿用您现有的发票。** **上传 Word 文件以预填** 会把您现用的 Word 发票读进表单；其中找到的徽标和页脚文字也会提供给信头使用。参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **用公司信息块写商号或分店地址。** 它会改动此后打印的每张单据上的公司信息行，已开具的发票则保留开具时的信息块；正式的公司资料保持不变。参见[公司资料](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/)。 - **把用不到的行关掉。** 在 **抬头信息行** 中取消勾选，例如报价单上的销售人员。参见[报价单 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/)。 - **在发票上印出自己的字段。** 先在 **自定义字段** 中添加一个发票字段，再在 **Print a custom field** 中选择它。参见[自定义字段](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/custom-fields/)。 ## 示例 **第一个信头。** Daniel Lim 选择 **设置信头** 和 **用表单设计**。他的标志文件有 340 KB，easySales 拒绝并提示 *徽标不得超过 200 KB——此文件为 340 KB。* 他另存了一个 150 KB 的 PNG，输入页脚文字 "Lim & Co · 12 Harbour Walk"，并在 **信头显示于** 中选择只在第一页。他预览后选择 **使用此项**，卡片现在显示 **表单设计**，由 Daniel Lim 保存。 **一份 Word 发票，以及回头路。** Lim & Co 的会计师寄来一份 Word 发票版式。Mei Tan 在 **发票** 卡片上传它；在她预览之前，**使用此项** 一直是灰色的，提示 *请先预览此文件*。一周后，会计师想要回旧版式。Daniel 打开 **发票** 卡片的 **Version history**，在之前的 **表单设计** 上选择 **还原**。 **每张发票都用对的标题。** Lim & Co 已注册 GST，**发票** 表单选的是 **自动（按税务注册）**。一张 SGD 1,000.00 设计费、税项 **GST 9%** 的发票——合计 SGD 1,090.00——开具后印 TAX INVOICE；还是草稿时印的是 PROFORMA INVOICE。 ## 常见问题 - **怎样在发票和报价单上加公司标志？** 在 **信头** 卡片上选择 **设置信头** 或 **更改信头**，选 **用表单设计**，添加 **徽标**（PNG 或 JPEG，不超过 200 KB）。预览后选择 **使用此项**。 - **为什么“使用此项”是灰色的？** Word 文件要先预览。在内置设计上，它是灰色的，因为您正在使用的就是内置设计。 - **信头可以只印在第一页吗？** 可以。在表单信头的 **信头显示于** 中选择只在第一页。 - **怎样让发票印出 Tax Invoice？** 在 **发票** 卡片的表单中选择 **自动（按税务注册）**。税务注册要求时它会印 TAX INVOICE，其余情况印 INVOICE。参见[GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 - **为什么我看不到“更改”按钮？** 更改设计需要 **System** **Edit** 权限。请管理员修改您的角色，或请他来改。 - **为什么预览里没有我的自定义字段？** 预览用的是样本数据。自定义字段和付款行会印在真实单据上；请预览一张真实的发票来检查。 - **单据上印的地址在哪里改？** 在 **信头** 卡片的 **编辑公司信息块** 中改；如果是注册地址本身变了，就在公司资料中改。参见[公司资料](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/)。 ## 相关内容 - [单据](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/overview/) - [单据与模板](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/documents-and-templates/) - [发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/) - [报价单 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/) - [GST 注册](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/registering-for-gst/) --- # 标准模板 > 报价单、发票的条款与条件怎样设成模板——在 easySales 保存一次，就能在报价单、发票、送货单、采购订单和贷项通知单上反复使用，还可设默认条款和占位符。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/documents/standard-templates/ 标准模板是您保存一次、反复使用的文字，例如付款说明或条款与条件。它是文字，不是版式；它与设计的区别，请参见[单据与模板](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/documents-and-templates/)。本页适用于负责贵公司文字内容的人。 ## 开始之前 - **System**（系统）**View**（查看）权限可以打开该页面。**新建模板** 需要 **System** **Add**（添加）权限，**编辑** 和 **删除** 需要 **System** **Edit**（编辑）权限。没有这些权限时，相应按钮不会显示。 - 先决定这段文字用于哪种单据：**Quotation**（报价单）、**Invoice**（发票）、**Email**（电子邮件）、**SMS**（短信）、**Delivery Order**（送货单）、**Purchase Order**（采购订单）或 **Credit Note**（贷项通知单）。 ## 操作步骤 1. 选择侧边栏中的 **系统设置**，然后在 **销售** 组中选择 **标准模板**。 2. 选择 **新建模板**。 3. 在 **用于** 下选择单据类型。输入 **名称**——这是必填项。 4. 在 **内容** 中输入文字。要添加占位符，请选择 **插入占位符**，然后从 **公司**、**税与币种** 或 **条款与日期** 中选择一个。 5. 选择 **添加模板**。 要修改某个模板，请选择它所在行的 **编辑**，修改各字段并选择 **保存**。要移除某个模板，请选择它所在行的 **删除**，并在 **删除这个模板？** 中选择 **删除** 确认。 ## 设置默认条款 对于 **Quotation**（报价单）、**Invoice**（发票）、**Delivery Order**（送货单）、**Purchase Order**（采购订单）或 **Credit Note**（贷项通知单）模板，保存前勾选 **设为这类新单据的默认条款**。列表会把它标为 **默认**。 - 之后新建这类单据时，条款框会自动带入这段文字，仍可修改，并按显示的内容保存。 - 每类单据最多只有一个默认模板。已保存的单据保留自己的文字。 ## 之后会发生什么 列表显示每个模板的编号、名称、文字开头部分以及它 **用于** 什么。在报价单、发票、送货单、采购订单或贷项通知单上，条款框下方的 **从模板插入** 链接会列出该单据可用的模板。选择一个会替换框中的文字；如果框中原来有文字，**撤销** 可以把它恢复。 占位符在打印 PDF 时会替换为真实的值。它们只在报价单和发票模板中有效：**[FullName]**、**[TaxName]**、**[Currency]** 和 **[PaymentTerm]** 两者都有，**[ExpiryDate]** 只用于报价单。在发票上，**[PaymentTerm]** 印出发票自己的付款条款。在其他类型上，文字会原样使用。 ## 需要注意的规则 - 名称最多 200 个字符，文字最多 20,000 个字符，贵公司最多可以保存 200 个模板。达到上限时，**新建模板** 不可用，页面会提示*这家公司已达到模板数量上限。请先删除一个再添加。* - 文字是纯文本：不能加粗，也不能设字体或颜色。 - 在贵公司保存自己的模板之前，页面会提示*这些是平台的默认模板，不是这家公司的。*第一次更改会把它们复制到公司自己的设置中；之后它们就不再跟随平台默认值。 - 删除或修改模板不会改变已经使用过它的单据，因为文字是在套用时复制进去的。 - 套用模板需要该单据所属模块的 **Add**（添加）或 **Edit**（编辑）权限，例如报价单要 **Quote**（报价单）权限；不需要 **System** 权限。 - 电子邮件和短信模板可以保存在这里，但没有任何单据表单提供它们。 - 在发票上，**[PaymentTerm]** 印出发票自己的付款条款，发票没有条款时不印任何内容；**[ExpiryDate]** 在发票上不印任何内容，所以发票模板的 **插入占位符** 不提供它。 - **用于** 旁边的标签表示只有 **Team (text)**（团队文字）相符的人才能在单据上看到该模板。 - 如果您打开页面期间列表发生了变化，保存时会提示。请重新加载页面，再做一次更改。 ## 为什么这样设计 **整个团队用同一套措辞。** 不管谁写报价单，顾客拿到的付款、保修和取消条款都一样。日后顾客对某条条款有异议，您只需指着一份措辞，而不是五个凭记忆打出来的版本。 **管理模板库是管理工作，使用它不是。** 修改常用文字需要 **System** 权限，而能编写单据的人都可以套用。销售人员用的是核准过的条款，却不能替所有人改写。 **套用的文字是一份副本。** 顾客接受的条款会一直留在那张报价单上，即使您之后改进了模板。您和每位顾客约定的内容，永远是他们自己单据上的那段文字。 **占位符不会对不上。** **[ExpiryDate]** 印出的是报价单自己的有效期，所以条款里写的有效日期永远和报价单抬头里的一致。 ## 更高效的做法 - **把常用条款设为默认。** 之后每张新报价单都会自动带入，没有人需要记得去加。参见[创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **在单据上一键换文字。** 条款框下方的 **从模板插入** 会替换文字，**撤销** 能把原来的文字找回来。参见[创建发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/create-an-invoice/)。 - **用占位符代替手打日期。** 修改 **到期日** 时，**[ExpiryDate]** 会让条款跟着一起变。参见[报价单 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/)。 - **每种情况一个模板。** 用 "Deposit terms"、"Maintenance terms" 这样的短名称，从列表里一眼就能挑对。参见[写一份清楚的报价](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/clear-quotation/)。 - **贷项通知单也用固定措辞。** 设一个默认的 **Credit Note** 模板，每次就不用重打同样的说明。参见[创建贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 ## 示例 **带有效期的条款。** Daniel Lim 保存了一个名为 "Standard terms" 的 **Quotation** 模板："This quotation is valid until [ExpiryDate]. Prices exclude [TaxName]. 50% deposit on acceptance." 并勾选 **设为这类新单据的默认条款**。Mei Tan 给 Harbour Café 的下一张报价单 **到期日** 设为 2026 年 12 月 31 日，条款自动带入这段文字，PDF 上印出 "valid until 31-Dec-2026" 和 "Prices exclude GST"。报价单金额 SGD 8,000.00，加 GST 9% SGD 720.00，合计 SGD 8,720.00，订金为 SGD 4,360.00（8,720.00 的 50%）。 **发票填不了的占位符。** Daniel 把同一段文字复制到一个 **Invoice** 模板。那里的 **插入占位符** 不提供 **[ExpiryDate]**，他粘贴的 **[ExpiryDate]** 会印成空白。于是他把第一句改成 "Payment is due within 30 days of the invoice date"，然后保存。 ## 常见问题 - **怎样让每张报价单都自动带上同样的条款与条件？** 保存一个 **Quotation** 模板，并勾选 **设为这类新单据的默认条款**。每张新报价单都会以这段文字开始。 - **销售人员可以修改标准模板吗？** 只有拥有 **System** **Add** 或 **Edit** 权限才可以。没有这些权限，也仍能在自己可添加或编辑的单据上套用模板。 - **为什么我的报价单上没有“从模板插入”？** 这类单据还没有保存任何模板，或者您的角色不能添加或编辑这张单据。管理员可在 **系统设置** → **标准模板** 中添加模板。 - **可以用哪些占位符？** 报价单和发票都能用 **[FullName]**、**[TaxName]**、**[Currency]** 和 **[PaymentTerm]**；**[ExpiryDate]** 只能用在报价单上。其他类型会把文字原样印出。 - **模板里的文字可以加粗吗？** 不可以。模板是纯文本，会原样放进单据的条款框。 - **删除模板后，旧报价单会怎样？** 不会怎样。每张报价单都保留当时复制进去的文字。 - **最多可以保存多少个模板？** 最多 200 个；每个名称最多 200 个字符，文字最多 20,000 个字符。 ## 相关内容 - [单据与模板](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/documents-and-templates/) - [信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/) - [创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/) - [写一份清楚的报价](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/clear-quotation/) --- # 日文单据 > 公司在日本时，easySales 哪些单据以日文打印、使用哪些标题和标签，以及您自己的模板文字和已开具的单据保持什么。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/documents/japanese-documents/ 公司的税务国家为日本时，easySales 以日文打印报价单、发票和贷项通知单。合格发票必须列明的内容，参见[日本合格发票](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-japan/)。 ## 单据何时以日文打印 | 情况 | PDF 的语言 | |---|---| | 公司的税务国家为日本 | 日文 | | 其他国家，或尚未确认国家 | 英文 | | 已开具的单据 | 开具时所属国家的语言，即使之后国家改变 | | 收据、对账单、采购订单和送货单 | 英文 | 税务国家在公司注册时设定，显示在 **系统设置** → **税务** 中。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 ## 单据标题 | 单据 | PDF 上的标题 | |---|---| | 报价单 | 見積書 | | 发票 | 請求書 | | 草稿发票 | 請求書（下書き），并加盖 下書き 印章 | | 已取消的单据 | 取消 印章 | | 已注册合格发票开具人开具、按税率列示税额的贷项通知单 | 適格返還請求書 | | 其他贷项通知单 | クレジットノート | ## 标签和日期 | PDF 上的内容 | 日文用语 | |---|---| | 发票号码、发票日期、到期日 | 請求書番号、請求日、お支払期限 | | 付款条件、客户订单号、货币 | 支払条件、注文番号、通貨 | | 报价单号码、报价日期、销售员 | 見積番号、見積日、担当者 | | 收件人行 | ご担当： | | 合计 | 小計、合計、入金済額、請求残高 | | 报价单开头语 | 下記のとおりお見積り申し上げます。 | | 日期 | 以日文形式书写的公历年份，例如 2026年10月21日 | ## 保持不变的内容 - **您自己的文字优先。** 您在单据设计或标准模板中自己输入的标题或标签，按您写的原样打印。只有 easySales 提供的文字会被翻译。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **金额和税务明细。** 数字、按税率列示的税额、以 T 开头的 登録番号 注册号和 ※ 轻减税率标记，按[日本合格发票](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-japan/)所述打印。 - **应用本身。** 每个人使用 easySales 的语言由自己在[我的资料](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/profile/)中选择，不会改变 PDF。 - **其他国家的单据** 照旧以英文打印。 ## 相关内容 - [日本合格发票](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-japan/) - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) - [发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/) - [报价单 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/) --- # 添加附件 > 怎样在 easySales 的客户、报价单或发票上上传、打开、下载和移除文件——文件类型、大小上限、谁能看到，以及贵公司的文件存储空间。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/documents/attach-files/ 把属于一笔生意的文件和记录本身放在一起：顾客签好的合同或注册文件、报价单背后的图纸、顾客为某张发票发来的采购订单。客户、报价单和发票上的 **附件** 标签页为所有处理它的人保存这些文件。 ## 开始之前 - 要查看和下载文件，您需要该记录的 **View**（查看）权限：**Account**（客户）、**Quote**（报价单）或 **Invoice**（发票）。要上传和移除文件，您需要 **Edit**（编辑）权限。级别为 **仅自己的记录** 时，范围是您能打开的记录。 - 文件可以是 PDF、图片（PNG、JPEG、GIF、WebP、HEIC、TIFF）、Word、Excel 或 PowerPoint 文件，或 CSV，每个不超过 25 MB。文件名的扩展名必须与文件类型一致，例如 PDF 要以 .pdf 结尾。 - 每条记录最多 20 个文件。 ## 操作步骤 1. 打开客户、报价单或发票，选择 **历史** 旁边的 **附件** 标签页。 2. 选择 **上传文件**，然后选择一个或多个文件。 3. 等待 *文件已上传*，或上传了几个文件的提示。每个文件显示其大小、上传时间和上传人。 4. 要打开文件，选择它的名称。PDF 或图片会在窗口中打开，并提供 **在新标签页打开** 和 **下载**；其他文件会直接下载。 5. 要移除文件，选择它的垃圾桶图标，然后确认 **移除**。 ## 之后会发生什么 文件会一直留在记录上，上传或移除文件都会记录在该记录的 **历史** 中。文件不会打印在单据的 PDF 上，也不会发送给顾客。 ## 需要注意的规则 - 已开具的发票仍然可以添加和移除文件。已取消的发票保留其文件，只能查看。 - 报价单的修订版一开始就带有上一版本的文件，并标注 *来自上一版本*。旧版本保留它自己的文件。 - 从报价单生成的发票，会在 *来自报价单* 及其编号下显示该报价单的文件，只能查看。发票自己的文件添加在它们上方。 - 客户只显示它自己的文件，不显示其报价单或发票的文件。 - 合并两个客户时，重复客户的文件会移到您保留的客户上。 - 贵公司的每个附件都计入 **许可证** 页面上显示的 **文件存储**，包括活动、供应商发票和送货单上的文件。存储空间满了以后，新的上传会被拒绝，已保存的内容不受影响。已移除的文件，或已删除记录上的文件，目前仍会计入。 - 类型不对、超过 25 MB 或超过 20 个文件上限的文件会被拒绝，并显示文件名和原因；您选择的其他文件仍会上传。 ## 为什么这样设计 **文件和生意放在一起。** 合同在客户上、订单在发票上，下一个打开记录的人就能找到它们，不用翻邮件。 **文件跟着工作走。** 修订的报价单保留它的图纸，发票显示报价单的文件，所以没有什么需要上传两次。 **只接受真正的文档。** 文件会检查类型，并且只以下载或预览的方式打开，这能把有害文件挡在顾客记录之外。 ## 更高效的做法 - **一次上传多个。** 在 **上传文件** 中一次选择所有文件。 - **把订单放在发票上。** 附上顾客的采购订单，并在 **客户订单号** 中输入其编号——参见[创建发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/create-an-invoice/)。 - **附在备注上说明背景。** **活动** 标签页上的备注可以带文件和说明——参见[备注](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/notes/)。 - **留意存储空间。** [许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)页面上的 **文件存储** 显示已用空间与方案上限的对比。 ## 示例 **签好的报价单。** Kelvin Ong 签了 Lim & Co 的报价单 QN-10000123，并把扫描件发了过来。Mei Tan 打开报价单，选择 **附件** → **上传文件**，添加 *QN-10000123-signed.pdf*。她从报价单生成发票后，发票会在 *来自报价单 QN-10000123* 下显示这份扫描件。 **顾客的文件。** Harbour Café 发来了它的营业注册文件和平面图。Mei 把两份文件都上传到 Harbour Café 客户上。之后接手这个客户的同事，在它的 **附件** 标签页上就能找到它们。 ## 常见问题 - **可以给报价单添加附件吗？** 可以。打开报价单，使用 **附件** 标签页。客户和发票也有这个标签页。 - **附件最大可以多大？** 每个文件 25 MB，每条记录最多 20 个文件。 - **可以添加哪些类型的文件？** PDF、图片、Word、Excel、PowerPoint 和 CSV 文件。 - **顾客能看到附件吗？** 不能。文件留在 easySales 内部，不会打印在 PDF 上。 - **可以给联系人添加附件吗？** 不能直接添加。请附在联系人所属的客户上，或附在联系人的备注上。 - **为什么我的上传被拒绝？** 文件类型不被接受、文件名与类型不符、超过 25 MB、记录已经有 20 个文件，或贵公司的存储空间已满。 - **修订报价单时文件会跟着走吗？** 会。修订版一开始就带有上一版本的文件。 ## 相关内容 - [客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/) - [修订报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/) - [发票详情](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-details/) - [贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/) --- # 活动 > easySales 的客户跟进记录——在客户、商机和单据上记备注、任务、日程和通话，在哪里找到它们，以及谁能发布和查看。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/activities/overview/ 活动是围绕客户和交易的跟进工作：说过什么、还有什么要做、约好了什么。您把活动发在它所涉及的记录上，或发在空间里，需要它的人就能在那里、在自己的消息中心和 **我的工作** 中找到它。 ## 整体结构 *[示意图: 活动发在一条记录上——客户、联系人、潜在客户、商机、报价单或发票——或发在一个空间里。回复、@ 提及和 # 链接都属于该活动；提及会在同事的消息中心通知对方。]* 活动有四种： | 种类 | 用途 | 额外内容 | |---|---|---| | 备注 | 值得记住的事——谈妥的条件、客户的偏好 | 文字、文件和图片 | | 任务 | 必须有人完成的工作 | 负责人、到期日、子任务，以及受阻时的 **等待** | | 日程 | 预约的时间——一次会议、一次现场拜访 | 开始和结束时间、参与同事，以及日程结束后的结果 | | 沟通 | 与对方的一次联系——电话、视频、面谈、消息、邮件或其他方式 | 方式、方向和时长，以及可选的下一步任务 | 您可以把活动发在客户、联系人、潜在客户、商机、报价单或发票上，或发在[空间](https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/overview/)里。同事在下方回复。输入 **@** 提及一位同事，输入 **#** 链接另一条记录，这样在两处都能找到该活动。任务、日程和沟通还可以带一个细分类型，例如现场拜访，取自贵公司在 **系统设置** → **活动类型** 中维护的列表。 ## 在哪里找到 - **在记录上。** 打开客户、联系人、潜在客户、商机、报价单或发票，选择它的 **活动** 标签页。顶部有四个按钮：**写备注**、**新建任务**、**安排日程** 和 **记录沟通**；记录页头的 **记录活动** 也提供同样四项。下面按从新到旧列出活动和该记录的单据事件（已创建、已开具、已收款等）：**显示** 为 **全部** 时，**即将进行** 列出未完成的任务和未来的日程，之后依次是 **今天**、**本周** 和 **更早**。**显示** 可以把列表筛选为 **全部**、**只看活动**、**备注**、**任务**、**日程** 或 **沟通**，细分类型筛选（未选择时显示 **全部细分类型**）可以再进一步筛选；**显示更早** 加载更多。客户的标签页还会汇集其联系人、商机和单据上的活动。 - **在空间里。** 在侧边栏选择 **空间**，然后选择该空间。 - **您自己的工作。** 侧边栏的这一组包含 **我的工作**、**日历**、**团队**、**空间** 和 **消息中心**。您的任务和日程汇集在[我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/)中；同事发给您的内容会进入铃铛图标后面的[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)。 ## 您可以做什么 - [发布活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/)、提及同事并链接记录。 - 用子任务和 **等待** [跟踪任务](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/tasks/)。 - [记一条备注](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/notes/)。 - [预约日程或记录沟通](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/events-and-call-logs/)，并记下结果。 - [在日历上查看一周安排](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/calendar/)，包括团队的时间和单据日期。 - 在写敏感内容之前，[查看谁能看到一条活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/who-can-see/)。 ## 权限 您角色中的 **活动** 一行决定您能做什么：**无权限**、**查看** 或 **查看和发布**。您还必须能看到活动所在的记录。有些角色另外开启了 **管理他人的活动** 开关，持有者可以编辑和删除其他人写的活动、恢复已删除的活动、把话题移到另一个空间，并更改任何空间的成员。它不会让持有者看到仅成员空间的内容：持有者必须像其他人一样先加入。**管理活动子类型** 控制项让持有者维护细分类型列表。参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 ## 注意事项 - 打开原活动模块中任务、备注、日程或通话记录的旧链接，会显示一个说明页面；这些内容没有迁移过来。旧地址 /tasks 和 /calendar 会转到 **我的工作** 和日历。 - 没有显示名称的同事，会显示为其电子邮箱地址中 @ 之前的部分。 ## 为什么这样设计 **跟进记录留在它所涉及的记录上。** 下一个打开这个客户或这份报价单的人——替您休假顶班的同事、您的主管、三个月后的您自己——不用问任何人，就能看到说过什么、约好了什么。一笔交易不再只靠某个人的记性或邮箱。 **谁能读到活动，取决于谁能看到记录。** 活动的读者来自它所在的记录或空间，所以一条关于客户付款条件的备注，会送到负责这个客户的人手里。不必另外维护一套权限；参见[谁能看到活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/who-can-see/)。 **单据和沟通在同一条时间线上。** 记录自己的事件——已开具、已标记为已发送、已收款——和通话、备注排在一起。顾客对一笔收费或一份报价有异议时，时间线能说明发过什么、说过什么、在什么时候。 **修改都会留下痕迹。** 编辑过的活动在 **修改历史** 里保留之前的版本，删除的活动也会以已删除条目的形式留在时间线上。和顾客谈妥的事，日后仍然可以核对。 ## 更高效的做法 - **从记录页头开始。** **记录活动** 会按您选的种类打开表单并滚动到它，无论您在页面的哪个位置。参见[发布活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/)。 - **记通话时顺手约好下一步。** 记录沟通时勾选 **同时建立下一步任务**。参见[日程与沟通](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/events-and-call-logs/)和[跟进报价](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/follow-up-a-quotation/)。 - **用一张清单安排一天。** [我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/)汇集您在所有记录和空间里的任务和日程。 - **关注一份单据。** 商机、报价单或发票的 **活动** 标签页上的 **关注**，会在它开具、收款或阶段变化时通知您。参见[关注单据](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/follow-a-document/)。 - **和团队一起每周回顾。** [团队视图](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/team/)列出没有下一步的进行中商机；[每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/)说明怎样使用它。 ## 示例 **一个客户，一条时间线。** Lim & Co 正在为 Harbour Café 翻新厨房。在咖啡馆的客户上，**活动** 标签页的 **即将进行** 里是周二的现场拜访，下面是 Marcus Tan 和老板的通话、Siti Nadia 记下的厨房尺寸备注，以及来自报价单本身的“报价单 QN-10000125 已标记为已发送”。周五 Mei Tan 替 Marcus 顶班，她先从头读一遍这个标签页再给咖啡馆打电话，并把自己的通话也记在这里。 ## 常见问题 - **哪些记录上可以记录活动？** 客户、联系人、潜在客户、商机、报价单和发票都有 **活动** 标签页。不属于任何客户的工作请放在[空间](https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/overview/)里。 - **客户上能看到其联系人和商机的活动吗？** 能。客户的 **活动** 标签页还会汇集其联系人、商机和单据上的活动，以您有权看到的为限。 - **为什么记录上没有活动标签页？** 您的角色在 **活动** 一行上是 **无权限**。请联系管理员。参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **为什么我能看活动，却不能新增？** 您的角色在 **活动** 一行上是 **查看**。发布需要 **查看和发布**；没有这项权限时，四个按钮和 **记录活动** 都不会显示。 - **活动的细分类型是什么？** 贵公司在任务、日程和沟通下记录的用途，例如现场拜访或展厅会面。拥有 **管理活动子类型** 的人在 **系统设置** → **活动类型** 中维护这个列表。参见[系统设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/settings/)。 - **可以在手机上记录活动吗？** 可以。在手机浏览器里，记录 **活动** 标签页上的四个按钮会以两行两列的大按钮显示，**显示** 变成下拉列表。 ## 相关内容 - [活动与跟进](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/activities-and-follow-up/) - [空间](https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/overview/) - [消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/) - [我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/) - [每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 发布活动 > 在 easySales 的客户记录上记备注、任务、日程或通话，用 @ 提及同事并标为紧急，用 # 链接其他记录，以及编辑或删除活动。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/ 本页说明如何在客户记录上发布活动，并把同事拉进来。活动之间如何配合，请参见[活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/overview/)。 ## 开始之前 - 您的角色需要在 **活动** 一行上有 **查看和发布**。只有 **查看** 时，您可以阅读活动，但不能发布。 - 您可以在自己能看到的客户、联系人、潜在客户、商机、报价单或发票上发布。 - 想清楚谁应该读到它。记录上的活动对能看到该记录的所有人可见，再加上相关人员——参见[谁能看到活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/who-can-see/)。 ## 操作步骤 1. 打开活动所涉及的记录，选择它的 **活动** 标签页。 2. 选择 **写备注**、**新建任务**、**安排日程** 或 **记录沟通**，或在记录页头的 **记录活动** 中选一项。表单上仍可更改 **类型**——**备注**、**任务**、**日程** 或 **沟通**——如果贵公司使用细分类型，还可在旁边选一个。 3. 任务或日程需要输入 **标题**（必填）。然后写 **内容**。 4. 要把同事拉进来，输入 **@** 和对方名字的开头，然后从列表中选择。 5. 要立即发邮件给这位同事，在 **标记为紧急** 下选择该同事的 **紧急：姓名** 按钮。 6. 要链接另一条记录，输入 **#** 和它的名称或编号的开头，然后选择它。在客户、联系人或商机上，**同时链接** 会列出其进行中的报价单和商机，点一下就能选中。 7. 要添加文件，选择 **添加附件**；要在正文中显示图片，选择 **添加图片**。 8. 查看关于被提及人员的警告（如有），然后选择 **发布备注**、**发布任务**、**安排日程** 或 **保存沟通**。 ## 提及同事 *[示意图: 没有标为紧急的 @ 提及是普通提及：它进入同事的消息中心，是否发邮件看对方的设置。紧急提及在您一小时内发给该同事的紧急提及少于 4 次时立即发邮件；超过之后按普通提及发送。]* 普通提及会出现在同事的[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)中，是否发邮件由对方的[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)决定。紧急提及会立即发邮件，除非对方的设置另有规定。您在每个整点小时内最多可以给每位同事发 3 次紧急提及：同一小时内的第 4 次会按普通提及发送。easySales 会在活动下方的消息中告诉您这适用于哪些同事。 ## 之后会发生什么 活动按从新到旧出现在该记录上，也出现在您用 **#** 链接的每一条记录上。您提及的同事会在自己的消息中心收到它。能看到该活动的人都可以在下方回复。 ## 回复与修改 - 选择活动下方的 **回复** 来答复它。您可以编辑或删除自己的回复。 - 回复或编辑中新加了 **@** 时，会显示“被 @ 的人都能看到整个话题，包括之前的回复。”新加了 **#** 链接时，会显示“能看到你所链接记录的人，都能看到整个话题。” - 活动上的 **···** 菜单向其作者以及拥有 **管理他人的活动** 的人提供 **编辑** 和 **删除**。已删除的活动会以已删除条目的形式留在时间线上，只有拥有 **管理他人的活动** 的人可以 **恢复** 它。 - 活动或回复被编辑后，**···** 菜单中的 **修改历史** 会列出它之前的版本。能阅读该活动的人都可以打开。 - 备注的标题可有可无，通过编辑备注添加。要去掉标题，清空后保存即可。 - 活动上的 **关注** 会把它的回复和修改发给您。您写的、回复过的，或在其中被提及、被指派、被邀请的活动，您会自动关注。 - 活动上的 **谁能看到** 会列出能阅读它的原因：相关人员（逐一列名），以及让人能看到它的记录、空间和上级。 - 要给一条消息加表情回复，把鼠标移到消息上，选择 **添加表情**，再从六个表情中选一个；再选一次自己的表情即可撤回。触屏上这个按钮一直显示。能回复的人都可以加表情，表情回复不发通知。 ## 需要注意的规则 - AI 代某人发布的活动或回复，会在其姓名旁带一个标签：由 [@easy](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ask-easy/) 发布的显示 **内部 AI 助手**；由对方自己连接的 AI 应用发布的显示 **第三方 AI** 和该连接的名称。活动的 **修改历史** 里也显示同一个标签。 - 当您提及的人看不到您用 **#** 链接的某条记录时，easySales 会提醒您并列出其姓名。对方仍会收到该活动，但看不到那条记录。 - 没有显示名称的同事，会显示为其电子邮箱地址中 @ 之前的部分。 - 紧急提及用于不能等的事。给同一位同事每小时超过 3 次后，它会按普通提及发送。 - 同事自己的设置仍然有效：他们可以关闭紧急邮件，而且 easySales 每小时最多给一个人发 6 封通知邮件，多出的要等下一轮。 - 内容最多 20,000 个字符。支持 **粗体**、**列表**、**清单**、*斜体* 和链接，不支持表格和颜色。 ## 为什么这样设计 **记录决定读者。** 把活动发在报价单上而不是私聊里，参与这份报价单的每个人现在和以后都能看到。选记录就是选读者，所以 easySales 让您先决定发在哪里。 **提及会分享整个话题。** 被拉进对话的同事需要前因后果，所以提及会让对方也能读到之前的回复。easySales 会在发送前提醒您，之前写过的内容不会让您措手不及。 **紧急是限量的。** 如果每个提及都能标紧急，紧急就没有意义了。每位同事每小时最多三次紧急提及，让紧急邮件始终意味着“现在就看”，而对方怎样接收仍由他们自己的设置决定。 **修改看得见。** 编辑过的活动会标出 **已编辑**，并在 **修改历史** 里保留各个版本，回复就不会对着一段后来被悄悄改掉的话。 ## 更高效的做法 - **从页头记录。** **记录活动** 会按您选的种类打开表单并滚动过去，即使您在长记录的最底部。 - **用按钮输入 @ 和 #。** **提及同事** 和 **链接记录** 会在光标处插入符号，接着输入名称的开头即可。 - **在单独页面打开话题。** 活动在侧边面板中打开时——从 **我的工作**、日历或消息中心——**在单独页面打开** 会给它一个网址，您可以发给能看到它的同事。 - **在话题里问助手。** 如果贵公司使用助手，在活动中提及 [@easy](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ask-easy/) 来询问这条记录的情况；回答会作为回复发布，话题里的每个人都能读到。 ## 示例 ### 超过上限的紧急提及 下午 4:40，Marcus Tan 正在为 Harbour Café 完成一份报价单，需要 Siti Nadia 在咖啡馆 5 点关门前确认木质柜台的价格。他在报价单上写下 “@Siti Nadia can you confirm the counter price?”（能确认柜台价格吗？），并选择 **紧急：Siti Nadia**。这一小时内他已经给 Siti 发过三次紧急提及，所以这个提及按普通提及发送，活动下方的消息也这样说明。它在 Siti 的消息中心等着，是否发邮件看她的设置。于是 Marcus 直接打电话给 Siti，并把这通电话作为沟通记在报价单上。 ### 别人看不到的链接 Mei Tan 在发票 INV-10000412 上发布一条备注，并用 **#** 链接报价单 QN-10000233。她还提及了看不到这张报价单的 Priya Nair。发布前，easySales 提醒 Priya 看不到 QN-10000233。Mei 仍然发布，并把谈妥的价格写进备注，让 Priya 拿到她需要的信息。 ### 把同事拉进话题 Daniel Lim 在 Harbour Café 厨房翻新商机的一个话题里回复，并提及之前没参与的 Mei Tan。表单显示“被 @ 的人都能看到整个话题，包括之前的回复。”Daniel 读了之前的回复，没有 Mei 不该看到的内容，于是选择 **回复**。Mei 在消息中心收到提及，可以从头读这个话题，Daniel 不必再复述谈妥的内容。 ## 常见问题 - **在 easySales 里怎样 @ 同事？** 在内容中输入 **@** 和对方名字的开头，或选择 **提及同事**，然后选中对方。对方会在消息中心收到这条活动。 - **把提及标为紧急有什么作用？** 会立即发邮件给这位同事，即使在对方的免打扰时段，除非对方关闭了紧急邮件。每位同事每小时最多收到您三次紧急提及。 - **活动发布后能编辑或删除吗？** 能，前提是您是作者或拥有 **管理他人的活动**。删除的活动会以已删除条目的形式留在时间线上。 - **一条活动能出现在多条记录上吗？** 能。把它发在一条记录上，再用 **#** 链接其他记录；它会出现在每一条上。 - **活动上的“已编辑”是什么意思？** 有人在发布后修改过它。**···** 菜单中的 **修改历史** 会显示之前的每个版本。 - **活动内容能设置格式吗？** 能：粗体、斜体、列表、清单和链接。不支持表格和颜色。 ## 相关内容 - [活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/overview/) - [谁能看到活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/who-can-see/) - [消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/) - [通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/) --- # 任务 > 在 easySales 的客户或商机上建跟进任务：指派负责人、设到期日和提醒、标记等待、拆成子任务，做完后标记完成。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/activities/tasks/ 任务是必须有人完成的工作——给客户回电、发送修改后的报价单。它是四种活动之一；其他几种请参见[活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/overview/)。 ## 开始之前 - 您的角色需要在 **活动** 一行上有 **查看和发布**。 - 把任务发在它所涉及的记录上——客户、联系人、潜在客户、商机、报价单或发票——或发在[空间](https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/overview/)里。能看到该记录或空间的所有人都能看到这项任务。 ## 操作步骤 1. 打开记录，选择它的 **活动** 标签页，然后选择 **新建任务**。参见[发布活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/)。 2. 输入 **标题**，如有到期日也填写 **到期**。如果贵公司使用细分类型，可在 **类型** 旁边选一个。 3. 选择 **负责人**：一位同事，默认是您自己。要把其他同事拉进来而不把任务交给他们，请用 **@** 提及他们。 4. 如果任务受阻，打开 **更多选项：等待、优先级、空间**，把 **等待** 设为 **等客户**、**等同事**、**等内部决定** 或 **等其他**。选 **等同事** 时，在 **等谁** 中选择是哪位。选择 **复查日期**（必填）。 5. 在同一组选项中设置 **优先级**——**紧急**、**普通** 或 **低**——如果任务属于某个空间，再选择 **空间**。 6. 选择 **发布任务**。 7. 要把工作拆成几个步骤，打开任务并选择 **添加子任务**，每个步骤一项。子任务有自己的标题、负责人和到期日。 8. 每完成一个子任务就勾选它。 9. 工作完成后，选择 **标记完成**；或选择 **完成并安排下一步**，一次完成并添加下一项任务：填写 **下一步** 标题和 **到期** 日期，然后选择 **完成并新建任务**。**···** 菜单中的 **开始** 把任务标为 **进行中**；**重新打开** 把已完成的任务放回 **待办**。 ## 之后会发生什么 任务出现在记录上，也按到期日出现在负责人的[我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/)中的 **逾期**、**今天**、**未来 7 天** 或 **无截止日期** 下。在等待期间，它改为列在 **等待中** 下；到了复查日，它会以“今天复查”的形式回到负责人的 **待办** 中。选择 **标记完成** 后，提示消息里的 **撤销** 可以改回。已完成的任务仍保留在记录上。 负责人会在消息中心收到一条类型为 **指派给我** 的动态，以及一条提醒：按日期到期的任务在当天 09:00（负责人的时区）提醒，紧急任务还会提前一天提醒。低优先级任务没有提醒；等待中的任务在复查日之前不提醒。 ## 需要注意的规则 - 勾选最后一个子任务并不会完成任务；请自己选择 **标记完成**。 - 子任务是一项任务的步骤，留在该任务的话题里。需要独立处理的工作，最好单独发一项任务。 - 任务的作者、负责人以及拥有 **管理他人的活动** 的人可以修改它的状态、到期日、负责人、等待和优先级。任务的正文只能由作者和拥有 **管理他人的活动** 的人修改。 - **优先级** 决定任务的提醒，以及指派动态的优先级。 - **完成并安排下一步** 建立的新任务指派给您，放在同样的记录上（您能看到的那些）和同一个空间里。 - 在[我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/)中用 **新建任务** 建立的任务不在任何记录上。只有相关人员以及作者和负责人的上级能看到；用 **#** 链接一个客户，任务就会放到那条记录上。 ## 为什么这样设计 **一项任务，一位负责人。** 两个人共管一件事，往往都以为对方在做。每项任务只有一个名字，提醒发给这一个人，也由这一个人负责；其他需要知道的人用提及拉进来。 **等待不等于拖延。** 因顾客而受阻的任务会搁置到您选定的复查日：不提醒、不进 **逾期**，到那天再回到负责人的 **待办**。您不会忘了它，**逾期** 也只显示真正拖下的事。 **完成并安排下一步，让链条不断。** 客户工作是一连串步骤：打电话、送样品、修改报价单。在同一个动作里完成这一步、约好下一步，交易就不会出现“什么都没安排”的空档——这正是[团队视图](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/team/)的 **无下一步** 要检查的。 **最后一个勾由人来打。** 子任务全部做完时，任务可能还需要最后确认，例如等顾客点头。所以勾完子任务从不会替您关闭任务。 ## 更高效的做法 - **在我的工作里完成任务。** 在 **我的任务** 中直接勾选，不必打开；勾错了有 **撤销**。参见[我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/)。 - **把备注转成任务。** 备注后来发现需要有人去做时，用它 **···** 菜单里的 **转成任务**，正文和回复都会保留。参见[备注](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/notes/)。 - **记通话时一并约好跟进。** 沟通上的 **同时建立下一步任务** 会在您记录通话时建好任务。参见[日程与沟通](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/events-and-call-logs/)。 - **每天早上收到清单。** 在[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)中开启 **每日待办邮件**，就会收到逾期和今天到期的事项。 - **靠习惯，不靠记性。** [跟进报价](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/follow-up-a-quotation/)建议每项跟进任务何时到期，[更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/)对逾期发票也给出同样的安排。 ## 示例 **因供应商受阻的任务。** Siti Nadia 要为 Harbour Café 的厨房订购瓷砖样品。她在咖啡馆的客户上发布任务 “Order sample tiles”（订购瓷砖样品），周五到期，含三个子任务：选三种颜色、向供应商询价、下单。周二她勾选第一个子任务并向供应商询价。她把 **等待** 设为 **等其他**，**复查日期** 选周四，于是它在 **我的工作** 中移到 **等待中**。周四它回到她的 **待办**；报价到了，她下单并选择 **标记完成**。 **通话后完成并安排下一步。** 10 月 19 日周一，Daniel Lim 在咖啡馆厨房翻新商机上的任务 “Call Harbour Café about the tile choice”（就瓷砖选择致电 Harbour Café）到期。他打给老板 Ahmad Salleh，对方想亲眼看看瓷砖。Daniel 选择 **完成并安排下一步**，输入 “Bring tile samples to the café”（把瓷砖样品带到咖啡馆），**到期** 设为 10 月 22 日周四，然后选择 **完成并新建任务**。第一项任务已完成；新任务指派给 Daniel，关联同一个商机，并出现在他 **我的工作** 的 **未来 7 天** 下。 ## 常见问题 - **一项任务能指派给几个人吗？** 不能。一项任务只有一位负责人。用 **@** 提及其他同事让他们知情，或添加子任务，每项子任务各有负责人。 - **怎样让任务到期时提醒我？** 给它填 **到期** 日期。普通任务在当天 09:00 提醒，紧急任务还会提前一天提醒；低优先级任务不提醒。 - **标记完成后能撤销吗？** 能。选择提示消息中的 **撤销**，或之后在任务上选择 **重新打开**。 - **等待中的任务到了复查日会怎样？** 它会以“今天复查”出现在负责人的 **待办** 中。问题解决后把 **等待** 设为 **未在等待**，或改选一个更晚的 **复查日期**。 - **谁能修改或完成任务？** 任务的作者、负责人以及拥有 **管理他人的活动** 的人。正文只有作者和持有该开关的人可以修改。 - **能建一项与客户无关的任务吗？** 能。在 **我的工作** 中选择 **新建任务**，或把它发在[空间](https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/overview/)里。不在任何记录上的任务，只有相关人员以及作者和负责人的上级能看到。 ## 相关内容 - [活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/overview/) - [发布活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/) - [我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/) - [日程与沟通](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/events-and-call-logs/) - [跟进报价](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/follow-up-a-quotation/) --- # 备注 > 在 easySales 的客户、商机或发票上记备注——谈妥的条件、尺寸、照片和文件——提及同事，并把备注转成任务。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/activities/notes/ 备注用来记下值得记住的事——谈妥的条件、客户的偏好、现场拜访时量得的尺寸。它是四种活动之一；其他几种请参见[活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/overview/)。 ## 开始之前 - 您的角色需要在 **活动** 一行上有 **查看和发布**。 - 把备注发在它所涉及的记录上，或发在[空间](https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/overview/)里。能看到该记录或空间的所有人都能阅读它——参见[谁能看到活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/who-can-see/)。 ## 操作步骤 1. 打开记录，选择它的 **活动** 标签页，然后选择 **写备注**。参见[发布活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/)。 2. 写下 **内容**。**粗体**、**列表** 和 **清单** 可以设置格式；也可以用星号把文字括起来变成*斜体*，或直接粘贴链接。 3. 用 **@** 提及应该阅读它的同事，用 **#** 链接相关记录。 4. 要把文件和备注放在一起，选择 **添加附件**；要在正文中显示图片，选择 **添加图片**。 5. 选择 **发布备注**。 6. 要给备注加标题，在它的 **···** 菜单中选择 **编辑**，填写 **标题** 后选择 **保存**。 ## 之后会发生什么 备注按从新到旧出现在该记录上，也出现在您链接的每一条记录上。您提及的同事会在自己的[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)找到它。能看到该备注的人都可以回复。 ## 需要注意的规则 - 备注没有到期日，也没有要完成的事。对于必须有人完成的工作，请发布[任务](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/tasks/)，或在备注的 **···** 菜单中选择 **转成任务**。 - 新备注只有正文。标题可有可无，通过编辑备注添加；要去掉标题，清空后保存即可。 - 备注至少要有一些文字或一个文件。 - 一条备注最多可附 20 个文件，每个文件最大 25 MB。用 **添加图片** 加入的图片会显示在正文中。 - 备注的作者以及拥有 **管理他人的活动** 的人可以编辑或删除它。您可以编辑或删除自己的回复；编辑过的备注或回复会在 **修改历史** 里保留之前的版本。 - 备注没有细分类型，也不算作报价单跟进所需的客户联系；那需要记录一条[沟通](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/events-and-call-logs/)。 - 要限制谁能阅读一条备注，请在它的 **···** 菜单中选择 **移到空间**，选一个仅成员空间。easySales 会在您确认前显示谁获得、谁失去访问——参见[空间](https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/overview/)。 ## 为什么这样设计 **备注记下本来只在您脑子里的事。** 老板否掉的颜色、下午 6 点关门的卸货区、现场拜访量得的尺寸：记在记录上，为这个客户服务的每位同事都能看到，包括日后接手这个客户的人。 **备注从不催人。** 备注没有到期日、没有提醒，所以不会挤占任何人的 **待办**。凡是需要有人去做的事，都应变成任务，任务会提醒，也能勾掉。 **谈妥的事随时可以核对。** 编辑过的备注在 **修改历史** 里保留之前的版本，删除的备注也会以已删除条目的形式留在时间线上。顾客日后对谈妥的内容有异议时，您能看到备注原来写了什么、何时改过。 **备注不等于联系了客户。** 写下打算说什么，并不等于真的说了。所以备注不会消除报价单的跟进提醒，记下一条沟通才会。 ## 更高效的做法 - **把现场照片放进备注。** 在手机上，**添加图片** 可以选择在现场拍的照片，照片会显示在备注正文中。 - **用清单列待办细项。** **清单** 会开始一行 “- [ ]”，一串要处理的瑕疵或要订的材料就会显示成清单。 - **客户和报价单都链接上。** 用 **#** 链接后，备注会同时出现在两条记录上，同事从哪边都能找到。 - **把备注变成工作。** **转成任务** 会给备注加上负责人和到期日，并保留正文和回复。参见[任务](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/tasks/)。 - **记下第一次沟通。** 第一次通话后写一条简短备注——需求、预算、谁拍板——报价单就更好写；参见[接触客户](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/first-contact/)。 ## 示例 **为报价单记下尺寸。** 量完 Harbour Café 的厨房后，Siti Nadia 打开咖啡馆的客户，写了一条备注记下柜台的长度。她用 **#** 链接进行中的报价单，这样 Marcus Tan 打开那份报价单时就能看到这条备注；她还用 **@** 提及他，让备注进入他的消息中心。之后她选择 **编辑**，给它加上标题 “Kitchen measurements”（厨房尺寸），让它在时间线上更显眼。 **转成任务的备注。** Mei Tan 在 Harbour Café 的客户上记下：老板希望在咖啡馆重新开业前把菜单牌移位。两天后，显然需要有人为这项工作报价。她在备注的 **···** 菜单中选择 **转成任务**，输入标题 “Quote for moving the menu board”（为移动菜单牌报价），**到期** 设为 10 月 30 日周五，然后选择 **转成任务**。备注的正文和回复都保留下来；它现在是一项指派给她的任务。 ## 常见问题 - **怎样给备注加标题？** 先发布备注，再在它的 **···** 菜单中选择 **编辑**，填写 **标题**。新建备注时只有正文输入框。 - **能在备注里附 PDF 或照片吗？** 能。**添加附件** 最多可加 20 个文件，每个最大 25 MB；**添加图片** 会把 PNG、JPEG、GIF 或 WebP 图片显示在正文中。 - **备注能设为私密吗？** 在记录上不能：能看到该记录的人都能读到。请把它移入仅成员空间。参见[谁能看到活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/who-can-see/)。 - **备注发布后还能修改吗？** 能，前提是您是作者或拥有 **管理他人的活动**。之前的版本保留在 **修改历史** 里。 - **备注算跟进过客户吗？** 不算。报价单跟进需要客户联系；请把通话或邮件记成沟通。参见[日程与沟通](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/events-and-call-logs/)。 ## 相关内容 - [活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/overview/) - [发布活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/) - [任务](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/tasks/) - [谁能看到活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/who-can-see/) --- # 日程与沟通 > 在 easySales 的客户上约会议或现场拜访并记录结果，再把电话、邮件或消息记成沟通，让同事看到跟进情况。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/activities/events-and-call-logs/ **日程** 预留时间——一次会议、一次现场拜访、一次培训。**沟通** 记录您与对方的一次联系，无论是通过电话、视频、面谈、消息、邮件还是其他方式。两者都是活动的一种；其他几种请参见[活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/overview/)。 ## 开始之前 - 您的角色需要在 **活动** 一行上有 **查看和发布**。 - 把日程或沟通发在它所涉及的记录上——客户、联系人、潜在客户、商机、报价单或发票——或发在[空间](https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/overview/)里。 ## 预约日程 1. 打开记录，选择它的 **活动** 标签页，然后选择 **安排日程**。参见[发布活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/)。也可以在[日历](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/calendar/)上预约。 2. 输入 **标题**，然后填写 **开始** 和 **结束**。没有具体时间的日程请开启 **全天**。如有 **地点**，也一并填写。 3. 在 **参与同事** 下选择将参加的同事。这里只能选同事：要把客户的联系人拉进来，请用 **#** 链接该联系人。 4. 选择 **安排日程**。 5. 日程结束后，打开它。提示“日程已结束。记录一下结果和下一步？”中有 **记录结果**：写下做了什么决定、接下来做什么。 ## 记录沟通 1. 打开记录，选择它的 **活动** 标签页，然后选择 **记录沟通**。 2. 设置 **方向**，**发出** 或 **收到**；**时间**，默认为现在；以及 **方式**——**电话**、**视频**、**面谈**、**消息**、**邮件** 或 **其他**。如需要，在 **分钟** 中填写时长。 3. 写下谈了什么，并用 **#** 链接您沟通的对象。 4. 要同时预约后续工作，勾选 **同时建立下一步任务**，填写 **下一步** 标题，如需要再填 **下一步到期** 日期。 5. 选择 **保存沟通**。 ## 之后会发生什么 日程或沟通按从新到旧出现在记录上。日程还会出现在其组织人和参与同事的[我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/)中。日程和沟通都在相关人员的[日历](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/calendar/)上。同事可以在两者下方回复。下一步任务指派给您，并关联同样的记录。 您添加的同事会收到一条 **邀请我** 类型的动态。日程在开始前 15 分钟提醒；全天日程在当天 09:00 提醒。日程结束后如果没有记录结果，组织人的 **待办** 中会出现“记录结果”。 ## 需要注意的规则 - 时间按您自己的时区显示，在 **我的资料** 的 **偏好** 下设置。 - 在同事的日历上，对方无权查看的日程只显示为 **忙碌**。仅成员空间里的日程对空间以外的人完全不显示——连 **忙碌** 也不显示。 - 组织人、参与者以及拥有 **管理他人的活动** 的人可以记录结果、取消日程（**···** 菜单中的 **取消日程**）或修改日程。沟通可以由其作者以及拥有 **管理他人的活动** 的人修改。 - 参与同事在安排日程时选定；之后编辑日程不会改变他们。 - 取消日程会通知参与同事；日程以“已取消”留在时间线上。 - 关联到已标记为已发送的报价单、其商机或其联系人的沟通，会算作该报价单在 **待办** 中的跟进所需的客户联系，除非它的细分类型设为不计。备注不算。参见[标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/)。 - 把结果记在日程本身上，下一个打开记录的人就能看到它带来了什么。 - 如果结果需要后续工作，请另外发布一项[任务](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/tasks/)。 ## 为什么这样设计 **结果让一次会议有始有终。** 日程只说明约了时间，结果才说明定了什么，日后读这条记录的同事就知道交易进展到哪一步。在您记录结果之前，组织人的 **待办** 会一直提醒。 **记下的通话就是您的跟进凭据。** 在报价单、其商机或其联系人上记一条沟通，**待办** 里的报价跟进就会消失。团队也能看到最后是谁和顾客谈过、答应了什么，不会两个人为同一件事给顾客打电话。 **同事参加，顾客用链接。** 参与人会收到提醒，日程也会出现在他们的日历上，这只对登录 easySales 的人有意义。用 **#** 链接顾客的联系人，日程就放到该联系人的记录上，而 easySales 不会给顾客发任何东西。 **每个人看自己的时钟。** 日程时间按每位读者自己的时区显示，在另一个办公室的同事看到的就是正确的当地时间。 ## 更高效的做法 - **点一下就关联进行中的交易。** 在客户、联系人或商机上，**同时链接** 会列出其进行中的报价单和商机；选中一个，活动也会出现在那里。 - **记通话时约好下一步。** 勾选 **同时建立下一步任务**，挂电话之前跟进任务就已经在您的 **我的工作** 里。[跟进报价](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/follow-up-a-quotation/)建议了时间安排。 - **从日历上预约。** 在 **周** 或 **日** 视图中选择一个空白时段，就会在那个时间新建日程。参见[日历](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/calendar/)。 - **催款电话记在发票上。** 为逾期付款打的电话记在发票上，催收经过就和这笔欠款放在一起；[更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/)给出了一套提醒安排。 - **为会议设细分类型。** 在 **系统设置** → **活动类型** 中维护“Site visit”（现场拜访）或“Showroom meeting”（展厅会面）等细分类型，[团队视图](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/team/)就能按用途拆分会议和通话。 ## 示例 **一次现场拜访和一通电话。** Siti Nadia 在 Harbour Café 的客户上预约了周二 10:00 到 11:30 的现场拜访，Marcus Tan 一同参加。拜访后，她打开该日程并记录结果：“Owner chose the oak finish; send revised quotation by Friday”（老板选了橡木饰面；周五前发送修改后的报价单）。当天下午，咖啡馆老板 Ahmad Salleh 打电话来问交货日期，她把这通电话作为一次沟通记在同一个客户上。 **一通让待办消失的跟进电话。** 10 月 12 日周一，Marcus Tan 把报价单 QN-10000125 标记为已发送：SGD 8,000.00，加 9% GST SGD 720.00，合计 SGD 8,720.00。Lim & Co 的报价跟进天数保持为三天，所以到了周四下午，他的 **待办** 显示这份报价单发出后尚未联系客户。他打给 Ahmad Salleh，在报价单上记了一条沟通——**电话**、**发出**、12 **分钟**——并勾选 **同时建立下一步任务**，填写 “Send oak finish photos”（发送橡木饰面照片），10 月 16 日周五到期。**待办** 里的这一项消失了，新任务指派给 Marcus，并关联到这份报价单。 ## 常见问题 - **怎样记录和客户的一通电话？** 打开客户、联系人或这通电话所涉及的报价单，选择 **记录沟通**，把 **方式** 设为 **电话**，写下谈了什么。用 **#** 链接您通话的对象。 - **能邀请顾客参加日程吗？** 不能。**参与同事** 只能选同事，easySales 不会给顾客发任何东西。用 **#** 链接顾客的联系人，日程就会出现在其记录上。 - **安排好日程后还能加同事吗？** 不能作为参与人加入。请在回复中用 **@** 提及对方：对方会收到通知，日程也会出现在其日历的 **我的** 下。 - **日程的时间能改吗？** 能。在日程的 **···** 菜单中选择 **编辑**；组织人、参与者以及拥有 **管理他人的活动** 的人都可以改。提醒会随之移动。 - **取消日程会怎样？** 参与同事会收到通知，日程以“已取消”留在时间线上。 - **谁能记录会议的结果？** 组织人、参与者以及拥有 **管理他人的活动** 的人。 ## 相关内容 - [活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/overview/) - [日历](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/calendar/) - [任务](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/tasks/) - [跟进报价](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/follow-up-a-quotation/) - [更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/) --- # 谁能看到活动 > 在 easySales 里，谁能看到我写的备注、任务和通话——记录上、空间里或不在任何记录上——以及发布前怎样用“谁能看到”核对。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/activities/who-can-see/ 在写敏感内容之前——一个价格、一次投诉、一件员工事务——先确认谁会读到它。谁能看到一条活动，取决于它发在哪里。 ## 整体结构 *[示意图: 谁能看到一条活动取决于它在哪里。在记录上：能看到该记录的所有人，再加上相关人员，例如被提及的同事。在仅成员空间里：只有成员和相关人员，管理员也须先加入。在全公司空间里：公司里的所有人。]* | 活动在哪里 | 谁能看到 | |---|---| | 在记录上 | 能看到该记录的所有人，再加上相关人员，以及其作者和负责人的上级 | | 在仅成员空间里 | 该空间的成员和相关人员。拥有 **管理他人的活动** 的人必须先加入该空间才能阅读。 | | 在全公司空间里 | 角色在 **活动** 上有 **查看** 的所有人 | | 不在任何记录上，也不在任何空间里 | 相关人员，以及其作者和负责人的上级 | 活动是从 **我的工作** 的 **新建任务** 或从日历建立、又没有用 **#** 链接任何记录时，就不在任何记录上。 **相关人员** 包括作者、任务的负责人、日程的组织人和参与者，以及用 **@** 提及的每一位同事。只回复过或只关注了该活动的人不算相关人员。**上级** 是汇报关系中位于作者或负责人之上的人；只要共享设置中 **Activity** 的 **按层级授予访问权限** 保持开启，这一点就适用，除非管理员把它关闭，否则默认开启。 谁能看到一条记录，取决于其角色和贵公司的共享设置——参见[负责人与可见范围](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/ownership-and-visibility/)。您角色中的 **活动** 一行也必须至少允许 **查看**。 ## 如何运作 - 活动上的 **谁能看到** 会列出某人能阅读它的原因。每位相关人员都标明其角色——**作者**、**负责人**、**组织者**、**参加者** 或 **被 @**；空间显示为 **某空间 的成员**，或 **全公司**。记录显示为 **能看到** 其名称 **的人**，您无权查看的记录则合并显示为 **能看到 2 条你无权查看的记录的人**。管理者访问开启时，会出现 **某同事 的上级**。在仅成员空间里，列表开头有一行说明：只有其成员和下面列出的人能阅读，关联的记录不会让其他人看到。 - 当您提及的同事看不到您用 **#** 链接的某条记录时，easySales 会在发布前提醒您并列出他们的名字。提及仍会送达对方；所链接的记录对他们依然不开放。 - 回复或编辑中新加提及或链接，会扩大能阅读整个话题（包括之前的回复）的人，easySales 会在发送前说明。 - 把活动移入或移出空间，会改变谁能看到它。easySales 会在您确认前显示谁获得、谁失去访问——参见[空间](https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/overview/)。 ## 需要注意 - 记录的可见范围在您发布之后仍可能改变：新的负责人、共享设置的变化或新的角色，也会改变谁能阅读它的活动。 - 仅成员空间里的日程永远不会出现在非成员的日历上，连 **忙碌** 也不会显示。 ## 常见误解 - 身为管理员并不能打开仅成员空间。管理员以及拥有 **管理他人的活动** 的人和其他人一样需要加入，而且空间会显示他们已加入。 - 提及不会把所链接的记录开放给被提及的人。 ## 为什么这样设计 **由记录决定，就不用另外管理。** 活动跟着它所涉及的记录走。客户换了负责人、同事换了角色，谁能读它的备注也随之改变，没有人需要去更新第二份名单。 **仅成员就是只有成员。** 为员工事务或保密投标设的空间，如果管理员能悄悄读取，就没有意义了。任何人为了阅读而加入，都会显示出来，访问是公开、可追溯的。 **提及分享的是对话，不是客户。** 您可以请另一个团队的同事回答一个问题，而不必把客户的记录交给他。他能读这个话题，记录仍按他的角色开放。 **主管能看到团队发的内容。** 设好汇报关系后，销售主管可以跟进团队的客户工作，在顾客不满时及时介入，而不必被加到每一条记录上。 ## 更高效的做法 - **发布前先核对。** 在同一条记录上较早的活动上打开 **谁能看到**；在这条记录上新发的活动同样会到达 **能看到** 该记录 **的人**，再加上它自己的相关人员。 - **移走敏感话题。** 活动 **···** 菜单中的 **移到空间** 可以把它移到仅成员空间，并先显示谁会失去访问。参见[管理空间](https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/manage-a-space/)。 - **员工事务别放在客户记录上。** 一开始就发在仅成员空间里，能看到客户的人就读不到。 - **一次设好汇报关系。** 主管通过汇报关系看到团队的活动；参见[共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/)。 ## 示例 **写敏感备注前先核对。** Mei Tan 想在 Harbour Café 的发票 INV-10000412 上记下一笔付款争议。发布前，她在那里较早的一条备注上打开 **谁能看到**：除了那条备注的相关人员，列表里还有 **能看到 INV-10000412 的人**。争议内容让经手这张发票的人看到没有问题，于是她把备注发在发票上，并提及 Priya Nair。 **把议价话题移出视线。** Lim & Co 的老板 Daniel Lim 在 Harbour Café 的客户上发了一个话题，讨论一项 SGD 12,000.00 的翻新工程可以给多少折扣。他决定只让合伙人看到。他选择 **移到空间**，选中仅成员空间 “Pricing review”（价格审核），easySales 在“以下人员将不再能看到：”下列出 **能看到 Harbour Café 的人**。他确认后，话题仍关联着该客户，但只有空间成员和话题中点名的人能阅读。 ## 常见问题 - **我的主管能看到我的备注和任务吗？** 能，只要 **Activity** 的 **按层级授予访问权限** 开启：汇报关系中您上面的人能看到您写的或指派给您的活动，但他们没有加入的仅成员空间除外。 - **我在回复里提及某人，对方能看到之前的回复吗？** 能。提及会让对方读到整个话题，easySales 会在发送前提醒您。 - **我在我的工作里建的任务谁能看到？** 相关人员——您、负责人和您提及的人——以及您和负责人的上级。用 **#** 链接一个客户，能看到该客户的人就都能看到它。 - **为什么同事看不到我发在客户上的活动？** 对方看不到这条客户记录，或其角色在 **活动** 上是 **无权限**，或活动在对方没有加入的仅成员空间里。**谁能看到** 会显示谁能看到。 - **链接一条记录会让更多人读到我的活动吗？** 会。在仅成员空间以外，能看到您用 **#** 链接的记录的人，都能读到整个话题。 ## 相关内容 - [空间](https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/overview/) - [发布活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/) - [负责人与可见范围](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/ownership-and-visibility/) - [共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/) --- # 空间 > easySales 的空间是什么，仅成员空间和全公司空间有什么区别，为什么管理员要先加入才能阅读，以及怎样把活动移入空间。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/overview/ 空间是一个共享场所，用来放不针对某一条客户记录的活动——一个项目、一个团队、一个主题，例如 “Showroom refit”（展厅翻新）。小组内部的讨论放在仅成员空间里；人人都应看到的消息放在全公司空间里。 ## 整体结构 *[示意图: 谁能看到一条活动取决于它在哪里。在记录上：能看到该记录的所有人，再加上相关人员。在仅成员空间里：只有成员和空间里点名的人，管理员也须先加入。在全公司空间里：公司里的所有人。]* 每个空间有两种可见范围设置之一： | 设置 | 谁能阅读其中的活动 | |---|---| | **仅成员** | 其成员，以及话题中被 **@** 点名的人。不是成员的人在加入之前无法阅读。 | | **全公司** | 贵公司里角色在 **活动** 上有 **查看** 的所有人。 | 在空间里发布备注、任务、日程和沟通，与在记录上一样，同样有回复、**@** 提及和 **#** 链接。在仅成员空间里，用 **#** 链接记录不会让其他任何人获得访问。仅成员空间里的日程永远不会出现在非成员的日历上，连 **忙碌** 也不会显示。 ## 如何运作 *[示意图: 移动一条活动：选择空间，easySales 随即显示谁获得、谁失去访问。确认后活动被移动，按该空间的可见范围；取消则没有任何变化。]* 您可以把活动从记录移入空间、在空间之间移动，或选择 **不在任何空间** 把它从空间移回其记录。打开活动，在它的 **···** 菜单中选择 **移到空间**，在 **移到** 下选择空间，然后选择 **移动**。在任何改变发生之前，easySales 会显示谁将获得访问、谁将失去访问。确认即移动该活动；取消则让它留在原处。 只有活动的作者、它所在空间的负责人，或拥有 **管理他人的活动** 的人可以移动它，而且您必须是目标空间的成员。已关闭的空间不再接收新活动。两个空间都会显示一行说明，表示有活动被移入或移出。 ## 在哪里找到 在侧边栏选择 **空间**，查看您能看到的空间。列表显示每个空间的 **名称**（仅成员空间旁有一把锁）、**可见范围**、**负责人**、**成员** 和 **我的身份**。**状态** 默认只显示 **进行中** 的空间，可改选 **已关闭** 或 **全部**；把 **范围** 设为 **我加入的** 即可只看自己的。打开一个空间，可以看到它的 **动态** 和 **任务** 标签以及成员。要创建空间、加入或退出空间，或更改成员，请参见[管理空间](https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/manage-a-space/)。 ## 需要注意 - 添加成员、更改可见范围设置，都会改变谁能阅读空间里已有的全部内容。easySales 会在您确认前显示可见范围的变化。 - 退出仅成员空间后，您就无法再阅读它，除非您在某个话题中被点名。 - 已关闭的空间保留其中的内容，但不再接收新活动。 - 加入、退出以及每一次成员变动，都会记入公司的审计日志。 ## 常见误解 - 管理员不会自动看到每个空间的内容。拥有 **管理他人的活动** 的人可以看到仅成员空间存在以及其中有哪些人，但必须先加入才能阅读发布的内容；加入时，空间里的所有人都会看到一行说明。 - 全公司空间与客户记录无关。贵公司的所有人都能阅读它，不论其角色允许看到哪些记录，所以客户的详细信息请留在该客户的记录上。 - 您不是成员的仅成员空间完全不会出现在您的列表中，除非您拥有 **管理他人的活动**。 ## 为什么这样设计 **仅成员就是仅成员，管理员也不例外。** 关于纠纷、供应商价格或人事的讨论只留在空间成员之间。管理员需要阅读时必须加入，空间里的每个人都会看到他加入了，没有人能悄悄阅读。 **可见范围变化先显示、后生效。** 移动活动或添加成员，会改变谁能读到整个话题，包括之前的回复。先看到名单，您就能在私密内容落到不该看的人手里之前停下来。 **在仅成员空间里，关联记录不会开放任何访问。** 用 **#** 链接客户，可以让工作和客户联系起来，又不会让所有能看到该客户的人都读到这个空间。 **客户的事放在客户记录上。** 全公司空间不受记录权限约束，所以客户详情留在记录上，就只有被允许查看该客户的人才能读到。 ## 更高效的做法 - **只看自己的空间。** 把 **范围** 设为 **我加入的**；名称旁的锁表示仅成员空间。 - **把工作交给小组。** 空间标题区的 **新建任务** 会在空间里发布任务；**任务** 标签列出还没完成的事。参见[任务](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/tasks/)。 - **只请一个人进来，而不是整个团队。** 在某个话题里用 **@** 提及同事，对方就能阅读该话题，而不必成为成员；参见[发布活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/)。 - **移动而不是重发。** **移到空间** 会让回复和历史保持在一起。 - **查看谁能读到一个话题。** 参见[谁能看到活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/who-can-see/)。 ## 示例 ### 把备注移入仅成员空间 Mei Tan 在 Harbour Café 的客户上发了一条备注，内容是这家咖啡馆的迟付情况。再三考虑后，她希望只有董事们能读到。她把这条备注移入仅成员空间 “Directors”（董事）。确认前，easySales 显示 Marcus Tan 和 Siti Nadia 将失去访问，因为他们不是成员，且没有人获得访问。Mei 确认。现在这条备注在 “Directors” 里，Marcus 和 Siti 在咖啡馆的客户上不再看到它。 ### 需要阅读空间的管理员 Daniel Lim 拥有 **管理他人的活动**。他打开仅成员空间 “Supplier pricing”（供应商价格），能看到成员，但页面说明他能看到这个空间的成员，看不到其中的内容。他选择 **加入空间**。现在他可以阅读这个空间了，而每位成员都会看到一行说明他已加入。 ## 常见问题 - **管理员能阅读仅成员空间吗？** 不加入就不能。加入时空间里的每个人都会看到一行说明，并会记入审计日志。 - **“仅成员”和“全公司”有什么区别？** 仅成员空间由其成员和话题中被点名的人阅读；全公司空间由角色在 **活动** 上有 **查看** 的所有人阅读。 - **在仅成员空间里链接一个客户，客户负责人能看到吗？** 不能。在仅成员空间里，**#** 链接不会让其他任何人获得访问。 - **仅成员空间里的会议会占用同事的日历吗？** 不会。非成员在任何日历上都看不到这个日程，连 **忙碌** 也不会显示。 - **在全公司空间发布内容需要先加入吗？** 不需要。角色在 **活动** 上有 **查看和发布** 的人，都可以在进行中的全公司空间里阅读和发布。加入后您会成为成员。 - **为什么我看不到同事提到的空间？** 它是仅成员空间，而您不是成员。请让它的负责人把您加进去。 ## 相关内容 - [管理空间](https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/manage-a-space/) - [谁能看到活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/who-can-see/) - [活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/overview/) - [活动与跟进](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/activities-and-follow-up/) --- # 管理空间 > 在 easySales 创建空间、加入或退出空间、添加或移除成员、移交负责人，以及在仅成员与全公司之间切换。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/manage-a-space/ 本页面向创建或负责管理空间的人。空间是什么、谁能阅读，请参见[空间](https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/overview/)。 ## 开始之前 - 要创建、加入或退出空间，或在空间里发布内容，您的角色需要在 **活动** 一行上有 **查看和发布**。 - 空间的负责人可以更改它的设置和成员。拥有 **管理他人的活动** 的人也可以，而且在每个空间都可以。 - 先决定该空间是 **仅成员** 还是 **全公司**。 ## 创建空间 1. 在侧边栏选择 **空间**，然后选择 **新建空间**。 2. 输入 **名称**，如有需要再填写 **说明**。 3. 在 **可见范围** 下选择 **仅成员** 或 **全公司**。 4. 在 **成员** 下选择要先添加的同事，然后选择 **创建空间**。 您会成为该空间的负责人和第一位成员。您添加的同事会在消息中心收到一条动态。 ## 加入或退出空间 1. 选择 **空间**，打开该空间。 2. 选择 **加入空间** 成为成员。要不再是成员，打开 **···**，选择 **退出空间**，再用 **退出空间** 确认。 在 **活动** 上有 **查看和发布** 的任何人都可以加入 **全公司** 空间。**仅成员** 空间只会列给它的成员和拥有 **管理他人的活动** 的人；后者可以加入。空间里的所有人都会看到一行说明谁加入或退出了。负责人必须先移交空间才能退出。退出仅成员空间后，它对您关闭；要再次阅读，必须被添加或重新加入。 ## 添加或移除成员 1. 打开空间，选择 **成员** 旁边的 **添加成员**。 2. 选择同事，然后选择 **添加**。 3. 如果有人会因此获得访问，easySales 会在任何改变发生之前列出他们。选择 **确认**；或取消，保持成员不变。如果没有人获得访问，他们会被立即添加。 4. 要移除成员，选择其姓名旁边的叉号，再用 **移除** 确认。 每位被添加的人都会收到一条动态，空间里也会显示一行说明添加了谁。您不能在这里添加或移除自己；请用 **加入空间** 和 **退出空间**。在空间移交之前，负责人不能被移除。 ## 更改设置 1. 打开空间，选择 **空间设置**。 2. 更改 **名称**、**说明** 或 **状态**——**进行中** 或 **已关闭**——或选择新的 **负责人**，他必须已经是成员。 3. 选择 **保存**。如果您在 **仅成员** 与 **全公司** 之间切换了 **可见范围**，easySales 会先显示谁将获得、谁将失去访问；选择 **确认** 才会生效。 只有身为负责人或拥有 **管理他人的活动** 的成员，才会看到 **可见范围** 这一项。把全公司空间改为仅成员，会让其中的所有内容对非成员关闭。 ## 需要注意的规则 - 添加成员和更改 **可见范围** 会先显示可见范围变化；在您确认之前，什么都不会改变。移除成员时会请您确认。 - 新成员能读到空间里已有的全部内容，而不只是加入后发布的内容。 - 只能添加贵公司的在用用户。 - 不是成员的管理员无法阅读仅成员空间。 - 仅成员空间里的日程永远不会出现在非成员的日历上。 - 已关闭的空间保留其中的活动，但不再接收新活动。空间不能删除。 - 加入、退出以及每一次成员变动，都会记入公司的审计日志。 ## 为什么这样设计 **每次扩大范围都先给您看。** 添加成员或把空间开放给全公司，会让对方看到全部历史，包括之前的回复。先看名单，您就能在私密讨论落到不该看的人手里之前核对清楚。 **加入和退出是您自己的、公开的操作。** 您不能在成员列表里把自己加为成员，管理员也不行。加入会发布一行空间里所有人都能看到的说明，没有人能悄悄阅读仅成员空间。 **空间始终有人负责。** 负责人必须先移交才能退出，所以总有一个人可以添加成员、关闭空间，或对其中的内容负责。 **关闭，而不是删除。** 已关闭的空间保留其中的决定、任务和附件，日后需要时还能查阅，同时不再接收新内容。 ## 更高效的做法 - **创建空间时就添加第一批成员。** 在 **新建空间** 里一步完成，不必之后一个个添加。 - **休假前先移交。** 在 **空间设置** 中选择新的 **负责人**，您不在时也有人能管理成员。 - **在任务标签上跟进小组的工作。** 标题区的 **新建任务** 会在空间里发布任务；**显示已完成** 可以查看已完成的。参见[任务](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/tasks/)。 - **把备注移进来，而不是复制。** **移到空间** 会把已有话题连同回复一起带进来；参见[空间](https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/overview/)。 - **保持列表简洁。** 关闭已结束的空间；除非另选，**状态** 筛选只显示 **进行中** 的空间。 ## 示例 Lim & Co 正在翻新自己的展厅。Mei Tan 创建了仅成员空间 “Showroom refit”（展厅翻新），并添加了 Siti Nadia 和 Marcus Tan。两周后 Priya Nair 需要跟踪费用，于是 Mei 把她加进来；预览显示 Priya 将获得该空间内全部内容的访问。Mei 确认。 **项目结束后关闭空间。** 展厅于 11 月 2 日（星期一）重新开放。Mei 打开 **空间设置**，把 **状态** 设为 **已关闭**，然后选择 **保存**。空间保留每一条备注和任务，没有人能再在里面发布内容；除非把 **状态** 筛选设为 **已关闭** 或 **全部**，它不会再出现在 **空间** 列表中。 **退出前先移交。** Marcus 创建了全公司空间 “Trade fair 2026”（2026 年展会），现在要调去别的岗位。他在 **空间设置** 中把已经是成员的 Siti 设为 **负责人**，然后选择 **保存**。现在他可以选择 **退出空间** 了。 ## 常见问题 - **怎样删除空间？** 不能删除。在 **空间设置** 中把 **状态** 设为 **已关闭**；它会保留其中的内容，不再接收新活动。 - **为什么我不能退出自己创建的空间？** 您是它的负责人。先在 **空间设置** 中选另一位成员当 **负责人**，再选择 **退出空间**。 - **为什么空间设置里没有“可见范围”？** 只有身为负责人或拥有 **管理他人的活动** 的成员才能更改它。 - **把同事加进空间，对方会收到邮件吗？** 被加入空间是 **低** 优先级动态，除非对方或公司的通知设置改过这一项，否则不会发邮件。参见[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)。 - **能把公司以外的人加进来吗？** 不能。只有贵公司的在用用户才能成为成员。 - **仅成员空间以后能改成全公司吗？** 可以，在 **空间设置** 中更改。确认前 easySales 会显示谁将获得访问。 ## 相关内容 - [空间](https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/overview/) - [谁能看到活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/who-can-see/) - [发布活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/) - [通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/) --- # 消息中心 > 在 easySales 消息中心查看 @提及、任务、审批和单据动态，把每一条标为完成、已读、稍后提醒或归档。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/ 消息中心汇集同事和 easySales 发给您的内容：提及、交给您的任务、审批请求，以及您所关注单据的动态。它分两部分——**待办** 放需要您处理的事，**动态** 放您应该知道的事。 ## 整体结构 *[示意图: 发生了一件事——提及、任务、所关注单据的动态——需要您处理的进入待办，让您知道的进入动态。您针对该类型和优先级的邮件设置决定是否同时发邮件：立即发邮件、摘要发邮件，或不发邮件。摘要邮件每次每人一封，在您的免打扰时段内会等待；紧急邮件不会等待。]* 1. 发生了一件事：同事提及了您、一项任务交给了您、您关注的单据已开具或已付款。 2. 需要您处理的进入 **待办**；只需让您知道的进入 **动态**。 3. 您的[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)按类型和优先级决定是否同时发邮件。 4. 同一时刻要发给您的邮件合成一封发出，在您的免打扰时段内暂缓。紧急条目不会被暂缓。 除非您改过设置，紧急提及会立即发邮件——参见[发布活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/)。 ## 什么放在哪里 **待办** 每次都根据您自己的记录重新计算，起因一经处理，条目就会离开： | 分组 | 显示内容 | |---|---| | **活动** | 指派给您、已到期或逾期的任务；到了复查日的等待中任务；已结束、需要记录结果的日程 | | **报价单** | 已发出、但在贵公司设定的天数内没有与客户沟通或会面的报价单；在设定的天数后仍未标记为已发送的报价单；7 天内到期的报价单 | | **发票** | 您负责的逾期发票；到期该开具的定期开票 | | **商机** | 您负责、但没有未完成任务或未来日程的商机 | | **安全** | 设置两步验证的提醒 | 只有您的角色能查看相应模块时，该分组才会出现。 **动态** 存放为您保存的内容：**@** 提及、指派给您的任务、日程邀请、您所关注活动的回复和状态变化、结果、提醒、被加入空间、您所关注单据的动态、审批请求及其结果、未能生成的定期开票，以及安全通知。如果您已无权查看某条内容所涉及的对象，该条目会被从您的动态中移除。 ## 铃铛图标 有内容等您处理时，顶栏的铃铛图标上会出现一个圆点。具体数字显示在侧边栏 **消息中心** 旁边：**待办** 中的条目加上您未读的 **动态**。应用打开期间，easySales 每分钟检查一次新条目。 选择铃铛图标，右侧会打开消息中心面板；在手机上它占满整个屏幕。面板有两个标签 **待办** 和 **动态**，各显示数量和前五条。选择某个条目，即可打开它所涉及的活动或记录。有未读内容时，顶部有 **全部标为已读**；底部有 **打开消息中心** 和 **通知设置**。 ## 完整的消息中心 选择铃铛面板中的 **打开消息中心**，或在侧边栏选择 **消息中心**。 **待办** 按上述分组列出等您处理的事项，有 **搜索待办** 框和 **类型** 筛选。每个条目都有一个按钮，对应它的下一步： - **完成**：在列表中完成一项任务或一次复查。 - **记录结果**：打开已结束的日程，记录发生了什么。 - **添加下一步**：为没有下一步的商机新建一项关联的任务。 - **稍后**：把条目隐藏到 **3 小时后**、**明天 09:00**、**下周一 09:00**，或用 **选择时间…** 选的时间。它只提供将来的时间，按您自己的时区，到时条目会重新出现。 其他条目在您处理完所涉及的事情后会自行消失。 **动态** 有四个视图——**全部**、**未读**、**稍后提醒** 和 **已归档**——有 **搜索动态** 框，以及 **类型** 和 **优先级**（**仅紧急**）筛选。关于同一活动或单据的动态会合并到最新的一条之下。在每个条目上您可以： - **标为已读** 或 **标为未读**； - **归档**，把它从列表中清走，同时保留在 **已归档** 下，在那里可以用 **移回** 把它放回来； - **稍后**，与 **待办** 中相同；在 **稍后提醒** 下，**取消稍后** 会让它立即回来。 在电脑上，勾选多条动态，可以一起 **标为已读**、**归档** 或 **稍后**。在手机上，每条动态都有一个 **···** 菜单，提供同样的操作。选择 **完成**、**归档**、**稍后** 或 **标为已读** 后，会出现 **撤销** 链接，保留五秒。 ## 需要注意 - 您可以把消息中心设为首页，登录后直接打开它，而不是仪表板。此项默认关闭，需要在通知设置中开启。 - 您的时区来自 **我的资料** 的 **偏好**。稍后提醒到 9:00，指的是您所在地的 9:00。 - easySales 为每人保留动态 90 天，最多 500 条。 - 稍后、归档和标为已读只改变您自己的消息中心。**完成** 会完成任务本身，对所有人生效。 ## 为什么这样设计 **待办是算出来的，不是存下来的。** easySales 每次都根据您的记录重新生成这份清单，所以它不会过时。顾客一付款，逾期发票就自动从清单上消失，不用任何人去勾掉；清单里也不会有已经做完的事。 **要处理的和要知道的分开放。** 一张逾期发票和一条同事回复，需要您做的事不一样。待办只有在事情办完后才会消失；动态读过即可。一天里回复再多，也不会把您该催收的发票淹没。 **动态跟着您的权限走。** 如果您的角色变了、记录转给了别人，或您退出了某个空间，相关动态会从您的清单和邮件中消失。通知绝不会把客户资料显示给已经无权打开该记录的人。 **消息中心是工作清单，不是档案库。** 动态保留 90 天；记录本身的历史保存在它的 **活动** 标签页上，所以您账目需要的东西不会依赖一条旧通知。 ## 更高效的做法 - **用“稍后”代替置之不理。** 今天处理不了的条目，会在您选的时间回来，清单上只留下现在能做的事。等待中的任务参见[任务](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/tasks/)。 - **一次清理多条动态。** 勾选后选择 **归档** 或 **标为已读**；多勾了一条，用 **撤销** 放回来。 - **先搜索再翻页。** 在 **搜索动态** 中输入单据编号或同事姓名，找出相关的动态。 - **让每日待办邮件替您安排一天。** 它在您选的时间列出您的待办；参见[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)。 - **只关注重要的单据。** 关注您在意的单据，把吵闹的静音；参见[关注单据](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/follow-a-document/)。 - **每天早上先打开它。** 它回答[每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/)的第一个问题：现在有什么需要我处理。 ## 示例 ### 午饭后清理列表 下午 2 点，Siti Nadia 打开消息中心。**待办** 下有两项：今天到期的任务 “Send the revised quotation”（发送修改后的报价单），以及“订购瓷砖样品”的复查，它在等供应商的报价。报价单她午饭时已经发出，所以对它选择 **完成**。供应商还没有回复，明天才上班，所以她对复查选择 **稍后**，并选了 **明天 09:00**。在 **动态** 下，她看到 Marcus Tan 询问柜台价格的提及，在报价单上回复了他，选择 **仅紧急** 检查没有其他紧急内容，然后把其余条目标为已读。 ### 自动消失的逾期发票 Daniel Lim 负责 Harbour Café 的发票 INV-10000287：SGD 3,000.00，加 9% GST SGD 270.00，合计 SGD 3,270.00。到期日的第二天，他的 **待办** 显示“发票 INV-10000287 已逾期”。当天下午，Mei Tan 记录了咖啡馆的银行转账 SGD 3,270.00。Daniel 下次打开消息中心时，这条待办已经消失；因为他是发票负责人，**动态** 里多了一条该发票已记录收款的消息。 ## 常见问题 - **为什么我读过了，待办里的条目还在？** 待办条目只有在起因处理完后才会离开：任务完成、发票付清、报价单已跟进。想暂时不看，就选择稍后。 - **怎样清走一条动态又不删除它？** 归档。它会移到 **已归档**，在那里可以用 **移回** 放回来。动态保留 90 天。 - **全部标为已读之后能撤销吗？** 可以。在随即出现的提示中选择 **撤销**，刚才被标为已读的那些动态会恢复为未读。 - **为什么一条通知不见了？** 您已无权查看它所涉及的内容，例如记录转给了别人或您退出了空间；或者它已超过 90 天。 - **为什么铃铛只有圆点，没有数字？** 铃铛只表示有内容在等您。数字在侧边栏 **消息中心** 旁边，以及 **待办** 和 **动态** 标签上；数字带加号表示 easySales 还没有检查完所有条目。 - **为什么紧急提及变成了普通？** 同一位同事一小时内最多可以给您发三条紧急提及，之后的会按普通送达，并注明“以紧急发送，按普通送达：发送人已达到紧急上限。” - **我稍后或归档了某条内容，同事看得到吗？** 看不到。这些操作只改变您自己的消息中心，任务和记录本身不变。 ## 相关内容 - [通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/) - [关注单据](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/follow-a-document/) - [我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/) - [发布活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/) - [每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 通知设置 > 怎样设置 easySales 哪些通知发邮件给您、免打扰时段、摘要邮件和每日待办邮件，以及管理员怎样设置公司默认值。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/ 通知设置决定哪些消息除了进入[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)之外还会发邮件给您，以及何时发。所有消息都会进入消息中心；这些设置只控制邮件。 ## 开始之前 - 每个人都可以在 **我的资料** 的 **通知** 页面更改自己的设置。铃铛面板和消息中心都有指向它的 **通知设置** 链接。 - 公司默认值在 **系统设置** → **通知**，位于 **组织** 组中。需要角色上的 **管理通知设置** 开关；有了它，您自己的页面上还会出现 **公司通知设置** 链接。公司默认值适用于所有没有另行选择的人，并且可以为全公司关闭邮件。 ## 操作步骤 *[示意图: 发生了一件事，进入待办或动态。您针对该类型和优先级的邮件设置决定是否同时发邮件：立即发邮件、摘要发邮件，或不发邮件。摘要邮件每次每人一封，在您的免打扰时段内会等待；紧急邮件不会等待。]* 1. 打开您的菜单，选择 **我的资料**，然后选择 **通知**。 2. 在 **按类型和优先级发邮件** 中，为每个格子选择 **立即发邮件**、**摘要** 或 **仅应用内**，或保持它显示的 **公司默认** 或 **系统默认**。**使用公司默认** 会一次清除您的全部选择。 3. 开启 **免打扰时段**，设置除紧急邮件外其余邮件暂缓的时间。选择 **从**、**到** 和 **日期**。 4. 开启或关闭 **每日待办邮件**，并选择发送的 **时间**。 5. 选择 **摘要间隔**：15 分钟、30 分钟、1、2 或 4 小时。 6. 要在登录时打开消息中心，请开启 **以消息中心代替仪表板作为首页**。 7. 选择 **保存**。在您保存之前，什么都不会改变；**取消** 会恢复已保存的设置。 ## 邮件表格 每行是一种消息类型，每列是一种优先级：**紧急**、**普通** 和 **低**。每个格子有三种选择： | 选择 | 作用 | |---|---| | **立即发邮件** | 立即发邮件，不等摘要 | | **摘要** | 汇集到下一封摘要邮件，至少在消息到达 10 分钟后发出 | | **仅应用内** | 保留在消息中心，不发邮件 | 除非您或贵公司另行选择，**紧急** 为 **立即发邮件**，**普通** 为 **摘要**，**低** 为 **仅应用内**。各行是 **@我**、**指派给我**、**邀请我**、**回复**、**状态变化**、**结果**、**单据事件**、**提醒**、**加入空间**、**审批** 和 **其他**。最后一行 **安全通知** 始终发邮件，无法更改。提醒按时发送，从不合并到摘要，所以它的格子只有 **立即发邮件** 和 **仅应用内**。 消息的优先级取决于它本身：提及为 **普通**，除非作者把它标为紧急；指派沿用任务的优先级；标为完成的任务为 **低**；被加入空间为 **低**；请您审批的请求为 **紧急**，您自己提交的审批得到答复时为 **普通**；单据事件在单据上有资金变动或单据被作废时为 **普通**，其余为 **低**。 ## 其他设置 | 设置 | 作用 | 在您更改之前 | |---|---|---| | **免打扰时段** | 邮件暂缓到免打扰时段结束；紧急邮件照常发送 | 关闭；开启后为每天 21:00 到 08:00 | | **每日待办邮件** | 每天早上一封邮件，列出您 **待办** 中的内容；没有内容时不发送，如果发送时间落在免打扰时段内，则等到时段结束 | 开启，08:00 | | **摘要间隔** | 摘要邮件发送的频率 | 每 1 小时 | | **以消息中心代替仪表板作为首页** | 登录后打开消息中心 | 关闭 | 时间以 15 分钟为单位选择。 ## 公司默认值 公司页面有三个部分。**邮件** 为全公司开启或关闭通知邮件；关闭时需要用 **关闭邮件** 确认，此后除安全通知外，没有人会收到邮件。**默认邮件规则** 是同一个表格，设置每个人在自己选择之前得到的默认值。 **系统待办规则** 设置 **待办** 中有关报价单的提醒天数：**报价跟进：发出后多少天没有联系客户**（不更改则为 3 天）和 **报价未发送：创建后多少天**（2 天），范围都是 1 到 60。 ## 推送通知 开启推送通知后，即使没有打开 easySales，消息也会在您的手机或电脑上弹出。您的套餐包含推送通知时即可使用，除非公司已将其关闭。 1. 在要接收推送的设备上，打开 **我的资料**，然后选择 **通知**。 2. 打开 **在本设备接收推送通知**，并在浏览器询问时允许通知。 3. 选择 **发送测试通知**，确认能收到。 在 iPhone 或 iPad 上，请先[安装应用](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/install-the-app/)，并从主屏幕打开：Safari 标签页无法接收推送通知。每台设备需要分别开启。**我的推送设备** 列出这些设备，**移除** 可停止其中一台。退出登录后，这台设备也不再收到推送。 表格中的 **推送** 列决定哪些类型会推送，每行一个选择：**推送**、**不推送**，或保持它显示的默认值。除非您或公司另有选择，**@我**、**指派给我**、**邀请我**、**回复**、**提醒** 和 **审批** 会推送（**低** 优先级除外），其他行不推送。推送只显示类型、谁做的和单据号，从不显示金额或消息内容。免打扰时段内只推送紧急消息，其余留在消息中心。在公司页面上，**推送通知** 开关为全公司开启或关闭推送；关闭时需要选择 **关闭推送** 确认。 ## 需要注意的规则 - 所有消息都会进入消息中心；这些设置只控制邮件。 - 同一时刻要发给您的消息合成一封邮件，不论有多少条。 - easySales 每人每小时最多发 6 封通知邮件，多出的等待十分钟后再发，不会丢弃。 - 您在消息中心已读或已归档的消息不会再发邮件，邮件也不会包含您已无法查看的内容。 - 未能生成的定期开票只在消息中心提示，从不发邮件。 - 时间按 **我的资料** 的 **偏好** 中您自己的时区。 - 紧急邮件，例如紧急提及或请您审批的请求，即使在免打扰时段也会发出，除非您把对应格子设为 **仅应用内**——参见[发布活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/)。 ## 为什么这样设计 **邮件可选，消息中心不可选。** 关掉某类邮件不会让您漏掉任何东西，因为条目仍在 **动态** 里等着。所以您可以大胆精简邮件，不必担心错过一条提及或一笔收款。 **安全通知无法关闭。** 新增通行密钥、移除登录方式或重设两步验证，可能意味着有人进入了您的账户。这类邮件在您没有登录时也能送到，让您马上处理。参见[登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/)。 **摘要和每小时上限保护您的收件箱。** 一天里回复再多，也只会变成几封邮件，而不是几十封，重要的不会被淹没。没有任何邮件被丢弃：超出上限的等十分钟后随下一封发出。 **公司定基准，个人做调整。** 管理员选好适合公司的默认值，每个人只改不适合自己的部分。保持默认的格子会跟随公司之后的更改，您不必回头重新设置。 ## 更高效的做法 - **只改让您困扰的那几行。** 其余保持默认；改多了，用 **使用公司默认** 恢复。 - **在摘要发出前先在应用里读。** 摘要至少等 10 分钟，这期间您在[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)读过或归档的消息不会再发邮件。 - **为晚上和周末设免打扰时段。** 在 **日期** 中只勾选需要安静的日子；紧急邮件照样送达。 - **用每日待办邮件开始一天。** 它列出您的待办，打开应用前就知道今天要做什么。参见[我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/)。 - **把不需要的记录静音。** 静音一张吵闹的单据，比关掉整行更快；参见[关注单据](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/follow-a-document/)。 ## 示例 Marcus Tan 大多数上午都在工地，不想每条回复都收到邮件。他让 **紧急** 保持 **立即发邮件**，把 **普通** 下的 **回复** 和 **单据事件** 设为 **仅应用内**，把 **免打扰时段** 设为 20:00 到 07:00，并把 **每日待办邮件** 设为 07:00。他选择 **保存**。早上 7 点他收到一封邮件，列出等他处理的事项；其余内容他在消息中心阅读。 **管理员设置跟进天数。** Lim & Co 的顾客审阅设计报价大约需要一周，所以 Mei Tan 打开 **系统设置** → **通知**，把 **报价跟进：发出后多少天没有联系客户** 设为 5，然后选择 **保存**。Marcus 在 10 月 5 日（星期一）10:00 把给 Harbour Café 的一份报价单标记为已发送，之后没有与咖啡馆沟通或会面。五天后，即 10 月 10 日（星期六）10:00 起，这份报价单出现在他的 **待办** 中，提示发出后尚未联系客户。 ## 常见问题 - **怎样关闭 easySales 的邮件通知？** 在 **我的资料** 的 **通知** 页面，把不想要的格子设为 **仅应用内**，然后选择 **保存**。安全通知始终会发邮件。 - **为什么免打扰时段里还收到邮件？** 那是紧急消息，例如紧急提及或请您审批的请求。如果永远不想收到，把那一行的 **紧急** 格子设为 **仅应用内**。 - **为什么我收不到任何通知邮件？** 可能贵公司关闭了邮件，此时页面会显示“管理员已为全公司关闭邮件。”否则请检查格子是不是都设成了 **仅应用内**。 - **可以关掉每日待办邮件吗？** 可以。关闭 **每日待办邮件** 并选择 **保存**。待办为空的日子本来也不会发送。 - **摘要邮件多久发一次？** 默认每小时一次，可在 **摘要间隔** 更改；没有内容时不发送。 - **管理员能改我的个人设置吗？** 不能。公司默认值只作用于您保持 **公司默认** 或 **系统默认** 的格子。 - **有人请我审批时会收到邮件吗？** 会。审批请求是 **紧急**，除非您或贵公司改过 **审批** 这一行，否则会立即发邮件。参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 ## 相关内容 - [消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/) - [关注单据](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/follow-a-document/) - [我的资料](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/profile/) - [登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/) --- # 关注单据 > 在 easySales 关注报价单、发票或商机，开具、收款或作废时收到提醒；不想再收就把它静音。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/follow-a-document/ 如果您想知道一张单据的进展，又不想每天去查看，就关注它。动态会进入您的[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)。 ## 开始之前 **关注** 按钮在您能看到的商机、报价单或发票的 **活动** 标签页上。客户、联系人和潜在客户没有可关注的单据事件。您的角色需要在 **活动** 一行上有 **查看和发布** 才能更改您的选择；只有 **查看** 时，标签页只显示它。 记录的负责人无需任何操作就会关注它，贷项通知单、收款和退款也是如此。您可以保持这样，也可以把该记录静音。 ## 操作步骤 1. 打开记录，选择它的 **活动** 标签页。 2. 找到时间线上方的按钮。如果您没有关注该记录，它显示 **关注**；已关注则显示 **已关注**；已静音则显示 **已静音**。 3. 选择它，然后选择 **关注此记录**。 4. 要停止接收动态，再次选择该按钮，然后选择 **静音此记录**。 5. 要回到通常的规则，选择 **取消关注**；负责人的这一项显示为 **默认（你是负责人：关注）**。 ## 之后会发生什么 关注期间，记录发生变化时，您会在消息中心的 **动态** 下收到一条动态，例如“INV-10000318：已记录收款”。这些事件包括：已创建、已开具、已接受或已拒绝（报价单）、已标记为已发送、已转移、已取消、已作废、阶段已变更（商机）、已记录或已删除收款、已抵用或已撤回贷项、已享受提前付款折扣、已核销或已撤销核销、已核销、冲回或收回坏账，以及余额已变动。关于同一记录的动态会合并在一起。 是否同时发邮件，由您的[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)决定。除非您更改，否则只有 **普通** 优先级的——单据上的资金变动或作废——会以摘要形式发邮件；其余的留在消息中心。 ## 需要注意的规则 - 关注不会改变单据本身，也不会影响其他任何人。 - 您只会收到关注之后发生的事。 - 您自己做的更改不会通知您。 - 静音会停止该记录的这些单据动态，即使您是它的负责人。它不会停止活动上的提及、指派或回复，这些仍会送达您。 - 记录转移后，新负责人从此自动关注它；原负责人不再收到它的动态，除非他选择过 **关注此记录**。 - 对于您已无法看到的单据，您不会再收到动态。 ## 为什么这样设计 **负责人自动关注。** 对商机或发票负责的人无需任何设置，就能知道上面的资金变动，所以收款、删除收款或作废都不会被应负责的人错过。 **关注不带来任何权限。** 它只是您个人对消息中心内容的选择，不会让您看到角色不允许的记录；一旦您失去访问权限，动态就会停止，通知绝不会把客户资料带给不该看的人。 **只看之后发生的事。** 关注一张旧发票不会让它的历史塞满您的清单。历史在记录的 **活动** 标签页上，可以按顺序查看。 **静音按记录生效。** 您可以只让一张繁忙的单据安静下来，而不必关掉自己所有记录的单据事件。 ## 更高效的做法 - **就地关注。** 按钮就在 **活动** 标签页上，发送报价单时顺手就能关注。 - **收款立即发邮件。** 在[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)中把 **普通** 下的 **单据事件** 设为 **立即发邮件**。 - **只看单据动态。** 在 **动态** 的 **类型** 筛选中选择 **单据事件**；参见[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)。 - **一次看全所有未付发票。** 要看整体而不是单张发票，请用[追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **按时催款。** 把动态和[更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/)里的提醒节奏配合使用。 ## 示例 Priya Nair 在 Lim & Co 负责应收账款。Marcus Tan 为 Harbour Café 创建了草稿发票 PF-10000052。Priya 打开它，在 **活动** 标签页上选择 **关注**，然后选择 **关注此记录**。Marcus 把它开具为 INV-10000318 时她收到一条动态；咖啡馆的收款记录下来、发票已付清时，她又收到一条。她把最后一条动态归档，并将这张发票静音，以后再有变化就不会打扰她。 **把自己负责的发票静音。** Daniel Lim 负责 Harbour Café 的发票 INV-10000330：SGD 6,000.00，加 9% GST SGD 540.00，合计 SGD 6,540.00。咖啡馆分三个月付清，每期 SGD 2,180.00，因为 3 × 2,180.00 = 6,540.00。每期都由 Priya 记录，Daniel 不需要三条动态，于是他选择 **已关注**，再选择 **静音此记录**。如果 Priya 在这张发票上提及他，提及仍会送达。 ## 常见问题 - **自己的发票也要手动关注吗？** 不用。记录的负责人会自动关注它。不想收某条记录的动态，就把它静音。 - **关注发票会通知顾客吗？** 不会。关注不会改变单据本身，也不会给任何人发送任何东西。 - **为什么我自己记录收款后没有收到动态？** 您自己做的更改不会通知您；动态会发给记录的负责人和其他关注者。 - **可以关注客户或联系人吗？** 不可以，它们没有单据事件。请关注该客户的商机、报价单或发票。 - **为什么动态里看不到之前的收款？** 您只会收到关注之后发生的事。之前的事件在记录的 **活动** 标签页上。 - **怎样只停掉单据邮件、保留动态？** 在[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)中把 **单据事件** 这一行设为 **仅应用内**。 ## 相关内容 - [消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/) - [通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/) - [追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/) --- # 我的工作 > 在 easySales 的我的工作里集中查看自己的任务和日程，按逾期、今天、未来 7 天、等待中和无截止日期分组，安排好每天的工作。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/ **我的工作** 把属于您的任务和日程从每一条记录和每一个空间汇集到一起，让您不必逐个打开客户就能安排一天的工作。每天早上从这里开始。 ## 在哪里找到 在侧边栏选择 **我的工作**。同一组里还有 **日历**、**团队**、**空间** 和 **消息中心**，选一下就能切换。**我的工作** 旁边的数字是您未完成、且不在等待中的任务数；**日历** 旁边的数字是您今天的日程数。 页面标题区显示今天的日期和页面显示到的最后一天（**显示到**），并有 **新建任务** 按钮。 ## 显示内容 顶部有四个计数：**逾期**、**今天到期**、**今天的日程** 和 **等待中**。选择一个即可跳到对应的列表。下面，**今天的日程** 列出今天的日程，并有 **打开日历**；**我的任务** 按分组列出您未完成的任务： | 分组 | 包含什么 | |---|---| | **逾期** | 已过到期日且尚未完成的任务 | | **今天** | 今天到期的任务 | | **未来 7 天** | 之后到期的任务和尚未开始的日程 | | **等待中** | 标为等待他人或等待某事的任务，不论其到期日 | | **无截止日期** | 没有到期日的任务 | **需要我处理** 显示消息中心里您的 **待办** 的前五条，已在这里列出的任务除外；**全部** 打开完整清单。**我的任务** 的每一行都显示该活动所在的记录或空间。选择它即可在那里打开该活动。 “今天”是指您自己时区的今天，在 **我的资料** 的 **偏好** 下设置。日程不会进入 **逾期**；日程结束后如果没有记录结果，它会出现在 **需要我处理** 中，并带有 **记录结果**。 ## 您可以做什么 - 在 **我的任务** 下的输入框中发布任务；勾选任务即可完成，**撤销** 可以恢复。 - 用 **细分类型** 筛选缩小 **我的任务** 的范围。 - 处理您的[任务](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/tasks/)：勾选子任务、把任务标为等待、完成任务。 - 在[日程](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/events-and-call-logs/)结束后记录结果。 - 在[日历](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/calendar/)上查看本周安排。 - 如果您带领一个团队或有人向您汇报，可以在[团队视图](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/team/)中查看他们的一周。 ## 权限 您的角色在 **活动** 一行上至少需要 **查看**。**我的工作** 只显示属于您的内容；它不会扩大您能看到的范围。 ## 为什么这样设计 **只列您的，但来自所有地方。** 我的工作列出指派给您的任务，以及您组织或参加的日程，不论它们在客户、单据还是空间上。您只看一张清单就能安排，不必打开自己负责的每条记录。 **等待中的任务是暂停，不是拖延。** 一项在等顾客平面图的任务并不是您耽误了，所以它不进 **逾期**，到了复查日会回到 **需要我处理**。这样 **逾期** 只统计真正被您拖下的事，值得马上处理。 **今天是您的今天。** 分组按您自己的时区，在另一个办公室的同事看到的是他们自己的今天，别处的午夜不会让任何东西移动。 **不会多显示任何东西。** 我的工作不会扩大您能看到的范围。您已退出的仅成员空间里的任务不会出现，页面绝不会透露您的权限不允许看的内容。 ## 更高效的做法 - **选计数卡片直接跳转。** **逾期**、**今天到期**、**今天的日程** 和 **等待中** 卡片会把您直接带到对应列表。 - **勾错了就撤销。** 完成任务只需勾一下；**撤销** 保留五秒。参见[任务](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/tasks/)。 - **在“需要我处理”里添加下一步。** 没有下一步的商机带有 **添加下一步**，会打开一项已关联该商机的任务。参见[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/)。 - **按细分类型筛选。** 用 **细分类型** 只看例如您的现场拜访。 - **让清单发到邮箱。** 每日待办邮件在您选的时间发送您的待办；参见[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)。 - **养成每周习惯。** [每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/)就从这些清单开始。 ## 示例 ### 销售员的早晨 早上 8:30，Marcus Tan 打开 **我的工作**。**逾期** 下是昨天该打给 Harbour Café 的电话；他致电 Ahmad Salleh，把这通电话作为沟通记在咖啡馆的客户上，然后完成该任务。**今天** 显示下午 2 点的一次现场拜访和一份要修改的报价单。**等待中** 里有一项在等咖啡馆平面图的任务，他先不管。最后，他打开日历，避开同事们 **忙碌** 的时段，预约下周的拜访。 ### 在“需要我处理”里添加下一步 10 月 21 日（星期三），Daniel Lim 的 **需要我处理** 显示“商机 Harbour Café — kitchen refit 没有下一步”。他选择 **添加下一步**，一项已关联该商机的新任务随即打开；他输入 “Call about the tile choice”（就瓷砖选择打电话），把到期日设为 10 月 22 日（星期四）并发布。任务出现在 **未来 7 天** 下；因为该商机现在有了未完成的任务，这一条也从 **需要我处理** 中消失。 ## 常见问题 - **为什么我的日程不在“逾期”里？** 只有任务会逾期。已结束但没有记录结果的日程会出现在 **需要我处理** 中，并带有 **记录结果**。 - **为什么看不到我交给同事的任务？** 我的工作只列出指派给您的任务。请在记录上找到该任务，或在[团队视图](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/team/)中查看同事的数据。 - **我的工作能看到多远？** 七天；标题区的 **显示到** 写着最后一天。更远的日期请用[日历](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/calendar/)。 - **在这里能看到同事的任务吗？** 不能。我的工作只属于您自己；团队视图显示您团队的一周。 - **侧边栏“我的工作”旁边的数字是什么？** 您未完成、且不在等待中的任务数，不论到期日。 - **为什么我的工作说只显示前 100 条？** 一个列表最多显示 100 项任务。完成或改期部分任务后可看到其余。 ## 相关内容 - [日历](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/calendar/) - [团队视图](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/team/) - [消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/) - [任务](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/tasks/) - [活动与跟进](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/activities-and-follow-up/) --- # 日历 > 用 easySales 日历按月、周、日查看自己和团队的会议、通话和任务到期日，直接安排日程，并同步到 Outlook 或 Google 日历。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/activities/calendar/ 日历显示您的日程、沟通和有到期日的任务，让您一眼看清本周安排、找到空闲时段并约好会议。它们都是活动的一种；参见[活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/overview/)。 ## 开始之前 - 您的角色在 **活动** 一行上至少需要 **查看**；要预约日程则需要 **查看和发布**。 - 在侧边栏选择 **日历**，或在 **我的工作** 的 **今天的日程** 下选择 **打开日历**。旧地址 /calendar 会转到这里。 ## 操作步骤 1. 打开日历，选择 **月**、**周** 或 **日**。在手机上，日历提供 **月** 和 **日**。 2. 用箭头前后移动——**上个月** 和 **下个月**，或在周、日视图中按周、按天移动——或用 **今天** 回到今天。 3. 选择 **范围**：**我的**、**我的团队** 或 **我能看到的全部**。宽屏时它在视图旁边，否则在 **筛选** 里。 4. 选择 **筛选**，勾选 **类型**——**日程**、**任务** 和 **沟通**——并选择 **细分类型**。在 **同时显示** 下开启 **单据日期**；范围不是 **我的** 时，还可以开启 **显示同事的忙碌时间**。选择 **应用筛选**；**重置** 会把筛选恢复为默认。 5. 在 **月** 视图中，选择某一天，旁边会列出当天的内容。在 **周** 或 **日** 视图中，选择某天的标题即可切到那一天。 6. 选择某个项目，打开它及其记录和回复。 7. 要预约日程，选择 **新建日程**、**周** 或 **日** 视图中的一个空白时段，或当天列表旁的 **安排在这一天**（空白的日子上是 **安排日程**）。然后按[日程与沟通](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/events-and-call-logs/)中的说明填写。 ## 显示内容 - **我的** 显示您参与的日程、沟通和任务——您写的、指派给您的、由您组织或参加的，或提及了您的。**我的团队** 还加上向您汇报的人和您带领的团队的内容。页头会显示您选的范围和您的时区。 - **忙碌。** 您无权查看的同事日程只在其时间上显示为 **忙碌**，不显示标题或记录。它只对您的团队显示。 - **永不显示仅成员空间的日程。** 仅成员空间里的日程只对该空间的成员和日程中点名的人显示。其他人在那个时间什么都看不到——连 **忙碌** 也看不到。 - **单据日期**（开启时）来自您能列出的记录：商机的 **预计成交**、**报价单到期**、**发票日期**、**发票到期**、**贷项通知单日期**、收款的 **收款日期** 和退款的 **退款日期**。选择 **我的** 时，只显示您负责的单据。选择其中一项会打开对应记录。 - **公共假期**：公司所在国家的公共假期以浅色背景标出，名称显示在日期旁，不影响点击和排程。**系统设置** → **货币与汇率** 里的 **公共假期** 一栏显示 **国家**、可选的 **州/地区**（该国有时）和 **近期假期**。 ## 在您自己的日历应用中订阅 您可以通过一个私人的只读链接，在 Outlook、Google 日历或 Apple 日历中查看您的 easySales 日程、通话和有到期日的任务。 1. 在 **我的资料** 中，打开 **登录与安全**，找到 **日历订阅**。 2. 选择 **创建链接**，然后选择 **复制**。链接只会显示这一次。**在日历应用中打开** 会把链接直接交给您手机或电脑上的日历应用。 3. 在您的日历应用中添加它： - Outlook：**添加日历** → **从 Web 订阅**。 - Google 日历：**其他日历** → **通过网址添加**。 - Apple 日历：**文件** → **新建日历订阅**。 4. 选择 **完成**。 订阅的日历显示您参与的日程、通话和有到期日的任务，范围是 30 天前到 180 天后，只含标题、时间和地点。它是只读的：在那边做的修改不会回到 easySales，并且每隔几个小时更新一次，具体频率由您的日历服务商决定。重复日程不包含在内。 - 任何拿到此链接的人都能看到这份日历，请妥善保管。 - 您只有一个链接，且不会过期。选择 **创建新链接** 会立即停用旧链接；选择 **停用链接** 则结束它。修改密码或在所有设备退出登录也会让它失效。 - 您需要活动模块和查看活动的权限。 ## 需要注意的规则 - 时间按您自己的时区显示，在 **我的资料** 的 **偏好** 下设置。单据日期是日历日，对所有人都是同一天。 - **忙碌** 让同事的时间占用保持可见，但不显示日程内容。 - 单据日期是对记录上日期的提醒。它们不是日程，不能在这里移动。 - 在日历上预约的日程不在任何记录上。在您用 **#** 链接客户之前，只有相关人员和作者的上级能看到它。 - 日历的网址会记住您选的视图和日期。 ## 为什么这样设计 **忙碌只显示时间，不显示会议。** 您需要知道同事什么时候有空，而不是他们在谈什么。**忙碌** 让您绕开一个无权查看的会议来安排时间，又不会暴露客户名称或保密的议题。 **仅成员就是不留痕迹。** 为敏感事务（例如员工问题）设的空间，如果它的会议对所有人都显示为 **忙碌**，就等于自己露了底。所以这些日程在非成员的日历上什么都不留。 **截止日期就该和会议放在一起。** 周三到期的报价单、周五到期的发票，都是本周该打电话的理由。在一周安排里看到单据日期，您就能在到期前打这通电话。它们属于各自的记录，所以日历只显示，不移动。 **订阅是单向的。** 在 Outlook 里做的修改会绕过记录的历史和谁能看到它的规则。日程只保存在 easySales；您的日历应用显示的是一份副本。 ## 更高效的做法 - **点空白时段就能预约。** 在 **周** 或 **日** 视图中，新日程从那个整点开始，时长一小时；**新建日程** 用今天的下一个整点，其他日子则是 09:00。 - **收藏或分享一个视图。** 重新加载页面或把网址发给别人，日历会打开同样的视图和日期。 - **周一先看截止日期。** 作为[每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/)的一部分，在 **月** 视图中开启 **单据日期**；本周到期的发票提醒您按[更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/)去催款。 - **只看一种会议。** 在 **筛选** 中选择 **细分类型**，例如只排本周的现场拜访。 - **把一周安排带在手机上。** 在手机上创建日历链接，然后选择 **在日历应用中打开**。 ## 示例 **找一个空闲时段。** 周一上午，Marcus Tan 以 **周** 视图打开日历，并把 **范围** 设为 **我的团队**，要和 Harbour Café 约一次跟进。周四下午 2 点显示 Siti Nadia **忙碌**——一个他无权查看的会议——于是他选了周五上午 10 点。他在 **筛选** 中开启 **单据日期**，看到报价单 QN-10000125 周三到期，于是先给咖啡馆打了电话。 **从空白时段预约。** Mei Tan 打开 **周** 视图，选择周三下午 3 点的空白时段。日程表单打开，**开始** 为下午 3:00，**结束** 为下午 4:00。她输入 “Harbour Café lighting walkthrough”（Harbour Café 灯光走查），在 **参与同事** 下加上 Daniel Lim，用 **#** 链接咖啡馆的客户，然后选择 **安排日程**。Daniel 收到一条 **邀请我** 动态，日程也出现在咖啡馆的 **活动** 标签页上。 ## 常见问题 - **easySales 日历能和 Google 日历或 Outlook 同步吗？** 能，单向同步。在 **我的资料** → **登录与安全** 中创建日历链接并订阅它；您的日历应用会以只读方式显示 easySales 的日程、通话和有到期日的任务。 - **为什么同事的会议只显示为忙碌？** 您无权查看那个日程，所以日历只显示它的时间，不显示标题或记录。 - **能在日历上直接新建日程吗？** 能。选择 **新建日程**、**周** 或 **日** 视图中的空白时段，或 **安排在这一天**。用 **#** 链接客户，日程就会放到客户的记录上。 - **为什么手机上没有周视图？** 在手机上，日历提供 **月** 和 **日**。 - **为什么这个月有些项目没显示？** 如果日历提示本月项目过多，请在 **筛选** 中缩小 **范围**、**类型** 或 **细分类型**。也请检查是否有类型没勾选。 - **能在日历上移动发票的到期日吗？** 不能。单据日期显示的是记录上保存的日期，不能在这里移动。 ## 相关内容 - [我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/) - [我的资料](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/profile/) - [日程与沟通](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/events-and-call-logs/) - [空间](https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/overview/) - [每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 团队视图 > 在 easySales 查看销售团队本周的工作量——每人的活动、完成和逾期任务、团队动态，以及还没安排下一步的商机。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/team/ 团队视图帮助销售团队的负责人了解本周的进展：每个人完成了多少、团队发布了什么，以及哪些交易还没有安排下一步。 ## 开始之前 您的角色在 **活动** 一行上至少需要 **查看**。在侧边栏选择 **团队**。**我的团队** 是向您汇报的人（只要 **Activity**（活动）开启了 **按层级授予访问权限**，不论哪一级），以及您带领的团队及其下级团队中的人。汇报关系和团队负责人在 **系统设置** → **共享与团队** 中设置；参见[共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/)。如果没有这样的人，页面会显示“没有人向你汇报，也没有你带领的团队”。 ## 显示内容 页面有三个标签，标题区注明只统计您能看到的内容。 - **本周。** 四张卡片：**活动**（备注、沟通和已开会议，附上周的数字）、**已完成任务**、**当前逾期** 和 **无下一步的商机**。下面每人一行，按姓名排列，不做排名，显示其 **备注**、**沟通**、**已开会议**、**已完成任务**、**当前逾期** 和 **无下一步的商机**，最后是 **合计** 行。**上一周**、**本周** 和 **下一周** 可以在各周之间切换，每周从周一开始；**选择一周** 可以跳到任意一周。选择某人在 **沟通**、**已开会议**、**已完成任务** 或 **当前逾期** 下的数字，可以按细分类型查看。 - **团队动态。** 您的团队发布的活动，按从新到旧排列，范围以您被允许看到的为限。**显示** 可以只看备注、任务、日程或沟通，**细分类型** 可以进一步缩小范围。 - **无下一步。** 没有未完成任务（等待中的任务也算）、也没有未来日程的未结商机，避免它们无人跟进。**负责人** 筛选有 **我的**、**我的团队** 和 **我能看到的全部**。这个标签需要 **Opportunity**（商机）的 **List**（列表）权限。 ## 操作步骤 1. 在侧边栏选择 **团队**。 2. 阅读 **本周**，看看谁很忙、谁比较空。选择一个数字，按细分类型查看。 3. 打开 **无下一步**。在某条商机上选择 **添加下一步**，发布一项关联该商机、指派给其负责人的任务；或打开商机，用 **@** 提及其负责人，请对方安排。 4. 阅读 **团队动态**，看看有没有需要您回复的内容。 ## 需要注意的规则 - 动态和数字都遵循通常的规则：您只能看到被允许看到的活动。您未加入的仅成员空间依然关闭，也不计入任何数字。 - 您自己不在自己的团队里：您自己的活动不会出现在这里。 - 会议在其时间过去后才算已开。 - 商机一旦安排了下一步，就会立即从 **无下一步** 中消失。 ## 为什么这样设计 **按姓名排列，不做排名。** 这些数字是用来沟通的，不是排行榜。安静的一周可能是在做一个大标书，排名只会鼓励做最容易的活动，而不是最该做的。 **只统计您能看到的内容。** 同事的私人备注或您未加入的仅成员空间不会计入任何数字，团队视图绝不会通过数字透露内容。 **有下一步，交易才不会停。** 没有任何安排的未结商机最容易被搁置。清单正好列出这些商机，您加一项任务就能让它重回正轨。 ## 更高效的做法 - **亲自添加下一步。** **添加下一步** 会建好任务，已关联商机并指派给其负责人；参见[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/)。 - **和上周对比。** **活动** 和 **已完成任务** 卡片会在本周数字旁显示上周的数字。 - **打开数字背后的明细。** 选择某人的 **已开会议** 或 **沟通**，按细分类型查看，例如现场拜访和展厅会面各有多少。 - **也看看自己的交易。** 在 **无下一步** 中把 **负责人** 设为 **我的**。 - **当作每周例会来用。** [每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/)用这个页面找停滞的交易；[成交](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/close-the-deal/)帮助您定下一步。 ## 示例 周五下午，Mei Tan 打开团队视图。Marcus Tan 本周记录了九次沟通，Siti Nadia 做了三次现场拜访。在 **无下一步** 下，她发现 “Harbour Café — outdoor seating”（户外座位）。她在上面提及 Marcus：“@Marcus Tan can you book a follow-up?”（能安排一次跟进吗？）周一他发布了一项任务，这条商机随即从列表中消失。 **读懂“活动”卡片。** Mei 带领一个两人团队。本周 Marcus 有 2 条备注、9 次沟通和 3 次已开会议，共 14 项活动；Siti 有 5 条备注、4 次沟通和 3 次已开会议，共 12 项。**活动** 卡片显示 26，下面写着“备注 7 · 沟通 13 · 会议 6”，因为 2 + 5 = 7，9 + 4 = 13，3 + 3 = 6。 **替同事安排下一步。** 周一，Daniel Lim 打开 **无下一步**，**负责人** 设为 **我的团队**，找到 Siti 的 “Harbour Café — kitchen refit”（厨房翻新）。他选择 **添加下一步**，发布 “Send the revised tile options”（发送修改后的瓷砖方案），周三到期。任务指派给 Siti，出现在她的 **我的工作** 中，这条商机也从列表中消失。 ## 常见问题 - **为什么团队视图说没有人向我汇报？** 没有人向您汇报，您也没有带领任何团队。汇报关系和团队负责人由管理员在 **系统设置** → **共享与团队** 中设置。 - **为什么团队视图不统计我自己的活动？** 团队视图显示的是您带领的人；您自己的工作在[我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/)中。 - **在团队视图里能看到同事的私人备注吗？** 不能。只有您被允许看到的活动才会显示或计入。 - **为什么没有“无下一步”标签？** 这个标签需要您的角色有 **Opportunity**（商机）的 **List**（列表）权限。 - **团队视图是排名吗？** 不是。人员按姓名排列，数字不排序、不打分。 - **商机什么时候会从“无下一步”中消失？** 一旦它有了您能看到的未完成任务或未来日程。 ## 相关内容 - [我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/) - [商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/) - [发布活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/) - [共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/) - [每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 潜在客户 > 在 easySales 里记录销售线索（潜在客户），选择状态和来源，使用列表视图，分配或退回潜在客户，通过网页表单接收询价，记录营销同意，有了真实生意再转换为客户。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/sales/leads/ 潜在客户是可能成为客户、但还不是客户的人——展会上的访客、网上的询价、合作伙伴介绍的名字。在确认意向期间，把潜在客户与您的客户分开管理，然后把真正带来生意的潜在客户转换过去。后续的流程请参见[报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/)。 ## 在哪里找到 在侧栏选择 **潜在客户**。列表按最新在前显示每个潜在客户的 **名称**、**状态**、**公司**、**负责人**、**来源**、**营销活动**、**线索池**、**邮箱** 和 **电话**。搜索框会在姓名、公司和邮箱中查找。 列表上方的标签页是保存好的视图： | 视图 | 显示 | |---|---| | **全部** | 您能看到的所有潜在客户 | | **我的** | 您自己名下状态为 **新建**、**已联系** 或 **合格** 的潜在客户 | | **跟进中** | 所有状态为 **新建**、**已联系** 或 **合格** 的潜在客户 | | **需要跟进** | 您名下分配后超过公司设定天数仍没有任何活动的跟进中潜在客户 | | **已转换** | 已经成为客户的潜在客户 | | **不合格** | 没有转换就结束的潜在客户 | | **超过保留期** | 不合格、或跟进中却没有活动的时间超过公司保留期的潜在客户。只有可以删除任何潜在客户的人才看得到 | ## 记录潜在客户 1. 在 **潜在客户** 列表上方选择 **新建潜在客户**。 2. 填写 **姓名**。**负责人** 默认是您；如要交给同事，请选择该同事。 3. 在 **基本信息**、**联系方式** 和 **地址** 下填写已知的资料——**公司**、**职务**、**电子邮箱**、**手机** 等。如果已有潜在客户、联系人或客户使用相同的姓名、邮箱、电话或公司，输入框下方会提示是哪一个。 4. 在 **来源** 下选择 **状态** 和 **来源**；如果潜在客户属于某个 **营销活动** 或 **线索池**，请选择它。新潜在客户的状态从 **新建** 开始。 5. 选择 **创建潜在客户**。潜在客户的页面随即打开。 之后如要修改潜在客户，请选择页面顶部的 **编辑**，或选择尚未填写的部分旁边的 **填写**。**负责人** 也在这里更改。 ## 您可以做什么 - 在它的 **活动** 标签页上记录任务、日程、备注和沟通，或使用潜在客户页面顶部的 **记录活动**。 - 用 **···** 菜单中的 **记录营销同意** 记下退订或"请勿致电"。**同意状态** 部分显示每个渠道的情况；参见[营销信息与同意](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/marketing-consent/)。 - 用 **转换为客户** 把它[转换](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/convert-a-lead/)为客户。 - 在列表中勾选潜在客户（最多 200 个），选择 **分配…** 交给同事，选择 **退回线索池…** 让它们回到无人领取的状态，或选择 **删除…** 把它们停用。 - 在线索池的页面上领取池里等待的潜在客户；参见[线索池](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/lead-pools/)。 - 从列表上方的 **···** 菜单打开 **潜在客户报表**：按 **来源**、**负责人** 或 **营销活动** 统计某段时间新建的潜在客户，并显示 **转换率**。 - 用[数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)从电子表格载入一批潜在客户。 ## 网页表单和潜在客户规则 在 **系统设置** → **网页表单**（位于 **销售** 组）中，贵公司可以为网站建立询价表单。每条询价大约一分钟内成为潜在客户，留言写入 **备注**，来源是表单的 **潜在客户来源**（除非另选，否则为 **网页表单**）。如果某个邮箱已经有跟进中的潜在客户，新的询价会追加到那个潜在客户的 **备注** 里，而不是另建一个。 **潜在客户分给** 决定由谁接收：**指定一个人**、**线索池** 或 **几个人轮流**。表单可以用 **链接**、**嵌入（iframe）** 或 **小部件（script）** 的方式发布。如果页面提示服务器还没有配置网页表单的地址，说明管理员还没有设置好，表单暂时无法发布。 同一页上的 **潜在客户规则** 设置 **每人最多持有的跟进中潜在客户** 和 **每月保留提醒**；保留提醒默认关闭。您需要 **管理网页表单和潜在客户规则** 权限。 ## 需要注意的规则 - **姓名** 必填；**负责人** 也必填，只有在线索池里等人领取的潜在客户例外。 - **状态** 只有 **新建**、**已联系**、**合格** 和 **不合格** 四种可选。选择 **不合格** 时须填写 **不合格原因**，例如 **没有预算** 或 **联系不上**。参见[状态](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/statuses/)。 - **来源** 从列表中选择，例如 **电话**、**网页表单**、**转介绍** 或 **展会或活动**。管理员可以在 **系统设置** → **自定义字段** 的 **选项集** 里，往 LeadSource 选项集添加贵公司自己的来源。参见[自定义字段](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/custom-fields/)。 - 已转换的潜在客户显示状态 **已转换**，这个状态只能由转换设定。之后它不能再编辑，也不能再次转换。 - **分配…** 和 **退回线索池…** 只处理勾选中您有权编辑的潜在客户。**分配…** 会通知新的负责人。**退回线索池…** 把潜在客户送回它原来的线索池；其他的请选一个线索池，否则它们保持原样。 - 从线索池领取的跟进中潜在客户，在负责人被停用时，或超过该线索池 **闲置多久后收回** 设定的天数没有活动时，会回到线索池。负责人会在前一天收到通知。 - easySales 从不给提交网页表单的人发邮件。 - easySales 不会自动删除潜在客户。**···** 菜单中的 **停用潜在客户** 会请您选择 **停用** 确认，之后该潜在客户不再出现在列表中。 - 潜在客户的活动留在潜在客户上。转换之后，这些活动也会显示在它所变成或加入的客户的 **活动** 标签页上。 ## 权限 查看潜在客户需要 **Lead**（潜在客户）**List**（列表）和 **View**（查看）权限；记录潜在客户需要 **Add**（添加）和 **Edit**（编辑）；修改、分配、退回或转换潜在客户，以及记录它的同意，需要 **Edit**；停用潜在客户需要 **Delete**（删除）。设为 **仅自己的记录** 时，您可以处理自己担任 **负责人** 的潜在客户，以及公司共享设置向您开放的潜在客户。**超过保留期** 视图需要 **Lead** **List** 和 **Delete** 都设为 **全部记录**。 ## 为什么这样设计 **意向没确认之前，潜在客户不进客户列表。** 报价单、发票和对账单都挂在客户名下。把还没确认的名字放在另一份列表里，**客户** 列表就只有真正有生意往来的顾客，也不会有人给一个从未确认过的名字报价。 **每个潜在客户都有一位负责人。** 人人都能管的询价，最后往往没人回电。**需要跟进** 让每位负责人看到自己还没处理的潜在客户；负责人放着不管的潜在客户，线索池会收回，让同事接手。 **固定的状态和来源让数字可信。** 大家都从同一份列表里选择，**潜在客户报表** 才能按来源统计，看出哪个渠道带来真正下单的顾客。 ## 更高效的做法 - **每天从"需要跟进"开始。** 它列出分配后还什么都没记录的潜在客户。**待办** 里也会有提醒；天数在[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)的 **系统待办规则** 里设定。 - **通话和下一步一起记。** 选择 **记录活动** → **记录沟通**，勾选 **同时建立下一步任务** 并设好到期日。参见[日程与沟通](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/events-and-call-logs/)。 - **一次分好一场展会。** 勾选这场展会的潜在客户，选择 **分配…**，在 **分配给** 中选择同事。 - **老顾客不必建潜在客户。** 客户已经存在时，直接在它名下新建[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/)；潜在客户是给还不认识的人用的。 - **照着流程做。** [接触客户](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/first-contact/)讲了新询价该问什么、什么时候转换。 ## 示例 Lim & Co 在一个家居装修展上设了展位，Siti Nadia 把每位询价的访客记录为潜在客户，**来源** 选 **展会或活动**，并选择该展会的营销活动。展会结束后，她勾选东区的十二个潜在客户，选择 **分配…** 交给 Marcus Tan，Marcus 随即收到通知。Marcus 逐一致电，把每通电话作为沟通记录在潜在客户的 **活动** 标签页上，并把 **状态** 改为 **已联系**。 **网上询价。** Lim & Co 的联系我们页面上有一个网页表单，它的潜在客户分给 **几个人轮流**：Mei Tan 和 Marcus Tan。星期一，"Tan Dental Clinic" 发来询价，想订一张前台桌。一分钟后，这个潜在客户出现在 Mei 的列表里，**来源** 是 **网页表单**，留言在 **备注** 中。她打电话过去，用 **记录沟通** 记下这通电话，并勾选 **同时建立下一步任务**，日期设在下个星期一。 **没有下文的潜在客户。** 连打三次电话都没人接后，Daniel Lim 把一个潜在客户的 **状态** 改为 **不合格**，**不合格原因** 选 **联系不上**。这个潜在客户移到 **不合格** 视图，它的通话记录仍留在记录上。 ## 常见问题 - **潜在客户和客户有什么区别？** 潜在客户是还在确认意向的人；客户是您要报价、开票的顾客。生意确定后再转换。参见[客户与联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/accounts-and-contacts/)。 - **怎样把潜在客户交给同事？** 在列表中勾选它们，选择 **分配…** 并选择同事。只有一个时，也可以选择 **编辑** 修改 **负责人**。 - **可以批量导入潜在客户吗？** 可以。**数据导入** 有 **潜在客户** 卡片，每一行成为一个新的潜在客户。参见[数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)。 - **网站上的询价怎样变成潜在客户？** 通过 **系统设置** → **网页表单** 中的网页表单。每条询价大约一分钟内成为潜在客户，交给表单指定的人、线索池或轮流名单。 - **easySales 会删除旧的潜在客户吗？** 不会。开启 **每月保留提醒** 后，可以删除任何潜在客户的人会收到一条列出旧潜在客户的 **待办**，由他们决定如何处理。 - **可以添加自己的潜在客户来源吗？** 可以。由管理员在 **选项集** 里添加到 LeadSource 选项集。参见[自定义字段](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/custom-fields/)。 - **为什么我不能编辑潜在客户？** 它已经转换而被锁定，或者您的角色对它没有 **Lead**（潜在客户）**Edit**（编辑）权限。已转换的潜在客户会在页面顶部说明。 ## 相关内容 - [转换潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/convert-a-lead/) - [营销活动与线索池](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/campaigns-and-lead-pools/) - [网页表单](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/web-forms/) - [线索池](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/lead-pools/) - [状态](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/statuses/) - [接触客户](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/first-contact/) - [营销信息与同意](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/marketing-consent/) --- # 转换潜在客户 > 在 easySales 里怎样一步把潜在客户转换为新的或现有的客户，同时建立联系人、可选的商机并接着报价，哪些资料会带过去，以及为什么只能转换一次。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/sales/convert-a-lead/ 当[潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/leads/)带来真正的生意时，请把它转换，让这位顾客以客户的形式继续跟进，潜在客户本人成为它的联系人，需要的话再加一笔生意。本页面向负责该潜在客户的销售员；各类记录的含义请参见[客户与联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/accounts-and-contacts/)。 ## 开始之前 您需要对该潜在客户拥有 **Lead**（潜在客户）**Edit**（编辑）权限，并且该潜在客户尚未转换。 转换时还需要对所建的每种记录拥有 **Add**（添加）和 **Edit**（编辑）权限，与直接新建该记录相同：新客户需要 **Account**（客户），企业客户下的联系人需要 **Contact**（联系人），商机需要 **Opportunity**（商机）。对话框只提供您能完成的选项；一项都不能完成时，潜在客户上不会出现 **转换为客户** 按钮。 先决定这位顾客属于哪里：一家新公司、一位个人顾客，还是您已有的客户。 ## 操作步骤 1. 打开潜在客户，选择页面顶部的 **转换为客户**。**转换潜在客户** 对话框随即打开。 2. 在 **客户** 下选择 **新建企业客户**、**新建个人客户** 或 **现有客户**。 3. 新建客户时，检查 **客户名称**。它默认是潜在客户的公司名称；新建个人客户或没有公司时，则是潜在客户的姓名。选择现有客户时，请选择 **客户**。 4. 选择新记录的 **负责人**。它默认是潜在客户的负责人。 5. 企业客户保留勾选 **把 … 加为联系人**，潜在客户本人就成为它的联系人。个人客户本身就以这个人为联系人。 6. 如要同时建立一笔生意，勾选 **同时创建商机**，并检查 **商机名称**、**预计成交日期**（默认是今天起一个月后）和 **预计金额**。 7. 准备好报价时，勾选 **接着新建报价单**。 8. 选择 **转换**。如果有必填项没填，对话框会在该栏位旁说明。 ## 之后会发生什么 easySales 一次建好所有记录并打开客户；勾选了 **接着新建报价单** 时，打开的是这位客户的新报价单。潜在客户上的资料会复制过去： - **新客户**——行业、网站、备注、电话、传真和地址（作为账单地址）。 - **联系人**——姓名、称谓、职务（仅企业客户）、电子邮箱、电话号码和地址（作为邮寄地址），以及潜在客户的 **同意状态** 记录。转到现有客户时，备注会转到联系人上。 - **商机**——您填写的名称、成交日期和金额。它从您销售管道的第一个阶段开始，它的 **阶段历史** 会注明它由潜在客户转换而来。 潜在客户的状态变为 **已转换**。它的页面会显示"该潜在客户已转换，不能再编辑。"，并附上链接 **打开它所变成的客户**、**打开联系人** 和 **打开商机**。 > **注意** > > 一个潜在客户只能转换一次。转换无法撤销，同一个潜在客户也不能再次转换，所以请谨慎选择客户。 ## 需要注意的规则 - 联系人只能加入企业客户。勾选 **把 … 加为联系人** 时，**现有客户** 只列出企业客户。 - 潜在客户保留自己的资料、活动和历史记录；它的活动也会显示在该客户的 **活动** 标签页上。 - 潜在客户的营销活动、线索池、状态和来源不会被复制，它们留在潜在客户上。 - 如果这次转换会让贵公司超出套餐上限，就什么都不会建立，潜在客户保持原样。 ## 为什么这样设计 **一个潜在客户只对应一份顾客记录。** 如果同一个潜在客户能转换两次，同一家公司就会变成两个客户，报价单和发票分散在两边。转换后锁定潜在客户，顾客只有一份记录，顾客是怎样来的也有固定的记载。 **一步完成，不会只做一半。** 客户、联系人、生意和潜在客户的新状态一起保存。之后要么全部存在，要么全部没有，您不用记得再去填第二张表单。 **转换需要和直接新建一样的权限。** 转换是新建客户、联系人或商机的另一种方式，所以遵循相同的权限。无权新建客户的角色，也不能通过潜在客户新建。 **同意跟着人走。** 在潜在客户上记录的退订会连同原来的日期复制到联系人上，这个人成为顾客后，他的选择依然得到尊重。 ## 更高效的做法 - **转换前先把潜在客户填完整。** 公司、地址、电话和备注都会带过去，所以在[潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/leads/)上填过的资料不用再输入一次。 - **马上报价。** 勾选 **接着新建报价单**，新报价单打开时已经关联好客户、联系人或商机。参见[创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **给已有的顾客加一笔生意。** 选择 **现有客户**；如果这个人已经在客户下，就取消勾选联系人，再勾选 **同时创建商机**。参见[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/)。 - **按 Enter 键直接转换。** 在对话框的栏位里按 Enter 键，效果和选择 **转换** 相同。 - **知道什么时候该转换。** [接触客户](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/first-contact/)列出了判断一条询价是否值得跟进的问题。 ## 示例 **一家新公司。** 上门看过场地后，Marcus Tan 在 Harbour Café 这个潜在客户上选择 **转换为客户**。他保留 **新建企业客户**，**客户名称** 已经是取自潜在客户公司名的 "Harbour Café"，并保留勾选 **把 … 加为联系人**。他勾选 **同时创建商机**，**预计金额** 填 SGD 2,080.00，再勾选 **接着新建报价单**；选择 **转换** 后，咖啡馆新商机的报价单随即打开，潜在客户显示 **已转换**。 **老顾客的新生意。** 10 月 14 日，Mei Tan 转换一个来自 Orchard Dental 一位建筑师的潜在客户，Orchard Dental 已经是客户。她选择 **现有客户**，选中 Orchard Dental，把建筑师加为新联系人，并勾选 **同时创建商机**，命名为 "Orchard Dental — second clinic"，**预计成交日期** 是 11 月 14 日。选择 **转换** 后，客户页面打开，新联系人已在其中，这笔生意从 Lim & Co 销售管道的第一个阶段开始。 ## 常见问题 - **应该选哪种客户？** 新公司选 **新建企业客户**，个人顾客选 **新建个人客户**。已有的顾客，就选 **现有客户**。 - **为什么没有"转换为客户"按钮？** 这个潜在客户已经转换过，或者您的角色无法完成任何一种转换：需要 **Lead**（潜在客户）**Edit**（编辑），以及对要新建的记录拥有 **Add**（添加）和 **Edit** 权限。 - **潜在客户转错了客户怎么办？** 潜在客户会保持已转换状态。如果不需要转换出来的记录，就把它们停用，再从 **客户**、**联系人** 或 **商机** 直接新建正确的记录。 - **潜在客户能直接转成报价单吗？** 不能直接转。勾选 **接着新建报价单**，客户一建好，报价单就会打开。 - **潜在客户的同意会保留吗？** 会。它的 **同意状态** 记录会复制到新联系人上。 - **转换时会带上营销活动和来源吗？** 不会。它们留在潜在客户上，您仍然可以从 **潜在客户** 列表的 **已转换** 视图打开它查看。 ## 相关内容 - [潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/leads/) - [创建客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/create-an-account/) - [商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/) - [接触客户](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/first-contact/) - [成交](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/close-the-deal/) --- # 网页表单 > 用 easySales 网页表单在您的网站上放询价表单：选择字段、同意条款和潜在客户分给谁，再以链接、iframe 或小部件发布。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/sales/web-forms/ **网页表单** 是放在您自己网站上的询价表单。访客提交的每一条询价，约一分钟内就会在 easySales 里变成一个[潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/leads/)，并已经分给某个人、由几个人轮流接收，或放进[线索池](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/lead-pools/)。没有人需要把邮件抄进 easySales，系统也从不给提交询价的人发任何邮件。 本页写给设置表单的管理员。负责跟进的销售人员只需要看[潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/leads/)和[线索池](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/lead-pools/)。 ## 在哪里找到 在侧栏选择 **系统设置**，再在 **销售** 组里选择 **网页表单**。页面分三部分： - 顶部的 **潜在客户规则**——适用于所有线索池和轮流分配表单的公司规则：**每人最多持有的跟进中潜在客户** 和 **每月保留提醒**，用 **保存规则** 保存。 - **线索池**——公司的线索池，显示 **名称**、**闲置多久后收回** 和 **未领取** 数量。**新建线索池** 新增一个，铅笔按钮编辑一个；点线索池名称打开它的页面。参见[线索池](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/lead-pools/)。 - 最下面的 **网页表单**——每个表单一行，显示 **名称**、**潜在客户分给**、**今天**（今天已接收的询价数 / 表单的每日上限）和它生成的 **潜在客户** 数。选择一行即可编辑；**新建网页表单** 新增一个。 *[示意图: 每项潜在客户设置在哪里。系统设置 › 网页表单分三部分：潜在客户规则（持有上限和每月保留提醒）；线索池，可以新建线索池，并编辑每个线索池的名称、闲置多久后收回和备注；以及各个网页表单，每个表单包括字段、潜在客户分给谁、同意条款、可以使用的网站和发布代码——表单编辑里的“新建”按钮也能新建线索池。在潜在客户列表的 ⋯ 菜单里，“管理线索池”打开同一份线索池列表。点线索池名称，或潜在客户列表的“线索池”栏，打开线索池页面，在那里领取未领取的潜在客户，或停用线索池。]* ## 开始之前 - 您需要 **管理网页表单和潜在客户规则** 控制项。标准的 **Administrator**（管理员）角色已有。自定义角色需要在[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)的 **角色管理** 下开启；没有它，设置导航里不会出现这个页面，直接打开它的地址会提示您没有权限。 - 只有贵公司的套餐包含潜在客户时才显示这个页面。可以建多少个网页表单也取决于您的套餐，请参见[价格](/pricing/)。 - 要把潜在客户分到线索池，先在本页的 **线索池** 部分新建，或在编辑表单时用 **新建** 按钮新建。参见[线索池](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/lead-pools/)。 - 开始前先想好：要问访客什么、谁来跟进、访客要同意什么内容。 ## 新建网页表单 1. 打开 **系统设置** › **网页表单**，选择 **新建网页表单**。 2. 在 **表单** 下给表单起一个 **名称**，这是给自己看的——访客看到的是 **标题**。保持 **接收询价** 开启，选择表单标签、按钮和提示语使用的 **页面语言**，填写 **标题**、**说明**、**按钮文字** 和 **感谢语**。按钮文字和感谢语留空时使用默认文字。 3. 在 **外观** 下选择表单的 **宽度**；希望表单看起来是网页的一部分、而不是一张卡片时，开启 **融入网页**；再设置 **主题色**（`#RRGGBB`），用于按钮和链接。见 [让表单配合网站外观](#让表单配合网站外观)。 4. 在 **字段** 下，为表单要显示的每个字段勾选 **询问**，为访客必须填写的字段勾选 **必填**。 5. 在 **潜在客户分给谁** 下，选择 **潜在客户分给**——**指定一个人**、**线索池** 或 **几个人轮流**——以及表单上指定的人（见下文“潜在客户分给谁”）。选择 **潜在客户来源**（留空时为 **网页表单**），如果表单属于某个营销活动，再选择 **营销活动**。 6. 在 **同意条款** 下，选择 **用一个勾选框征求同意** 并填写 **提交人同意的内容**，或者选择 **使用本国的默认文字** 后再修改。填上 **隐私政策链接**。只有在不会把这些资料用于营销时，才选择 **不显示同意框**。 7. 在 **可以使用的网站** 下，填写 **可以显示此表单的网站**，每行一个，如 `https://www.example.com`。设置 **每天接收的询价数**。 8. 选择 **保存**。抽屉关闭，表单出现在列表里。要取得代码，选择保存提示上的 **查看嵌入代码**，或者表单那一行：顶部的 **发布** 里有表单的三种代码。 9. 把其中一种代码放到您的网站上（见下文），然后提交一条测试询价。 ## 字段 表单可以询问 **姓名**、**公司**、**职位**、**电子邮件**、**电话**、**手机**、**国家/地区**、**城市**、**网站**、**行业** 和 **留言**。每个回答写入潜在客户的同名字段，**留言** 写入潜在客户的 **备注**。 - **姓名** 总是询问，并且总是必填。 - 新表单默认询问 **姓名** 和 **电子邮件**（都必填）、**公司**、**电话** 和 **留言**。 - 至少询问 **电子邮件** 或 **电话**，这样才有人能回复。电子邮件地址也是识别重复询价的依据。 - 没有询问的字段永远不会保存，即使网页发来了也一样。 ## 在网站上发布 **发布** 提供同一个表单的三种用法，每段代码都有复制按钮，按您的网站选用一种。 | 方式 | 怎么用 | 适合 | |---|---|---| | **链接** | 从按钮或菜单链接过去，或在消息里分享。它是一个独立页面。 | 社交媒体、邮件签名、印在传单上的二维码 | | **嵌入（iframe）** | 粘贴到网页 HTML 中要显示表单的位置。宽度按表单的 **宽度**，高 760 像素。 | 可以插入 HTML 区块的建站工具 | | **小部件（script）** | 粘贴到要显示表单的位置。宽度最多到表单的 **宽度**，在网页加载后载入。 | 您自己的网站，希望表单看起来是网页的一部分 | - 表单的地址永不改变。已经放在网站上的表单，每次修改后照常可用：改了文字或分配方式，下一条询价就按新设置处理。 - 访客开始填写表单时，一个小框会检查对方是真人，不是机器人。只浏览网页、不填写的访客不会加载它。 - 如果 **发布** 提示服务器还没有配置网页表单的地址，说明贵公司暂时还不能发布。请联系 easySales 支持人员 support@easysales.work。 ## 让表单配合网站外观 在表单设置的 **外观** 下： - **宽度**——**标准（520 像素）**、**宽（760 像素）** 或 **铺满**：表单在网页上最多占多宽。选 **铺满** 时，表单占满网页给它的位置。iframe 代码按保存的宽度生成。 - **融入网页**——不显示白色卡片、边框和内边距：小部件使用网页自己的字体、文字颜色和背景，看起来就是网页的一部分。 - **主题色**——按钮、链接和正在填写的输入框的边框颜色。 修改几分钟内就会在网站上生效，网站上的代码不用改。**融入网页** 和下面的变量只对小部件有效：链接和 iframe 是独立的页面。 ### 给网站设计人员 网站的样式表进不到小部件里面，但可以在放小部件代码的元素上（例如包住代码的一个 `div`）设置下面这些变量。每个变量都优先于表单设置。 | 变量 | 改变什么 | |---|---| | `--easysales-max-width` | 表单最宽多少，如 `640px` 或 `100%` | | `--easysales-margin` | 表单四周的空白；`0 auto` 让它居中 | | `--easysales-accent` | 按钮、链接和正在填写的输入框的边框 | | `--easysales-font`、`--easysales-font-size` | 字体，以及其他文字跟着缩放的基础字号（15 像素） | | `--easysales-text`、`--easysales-muted` | 文字颜色，以及说明和同意条款文字的颜色 | | `--easysales-background`、`--easysales-border`、`--easysales-radius`、`--easysales-padding` | 卡片的背景、边框（如 `none`）、圆角和内边距 | | `--easysales-input-background`、`--easysales-input-border`、`--easysales-input-radius` | 输入框的背景、边框颜色和圆角 | | `--easysales-button-text`、`--easysales-button-radius` | 按钮的文字颜色和圆角 | 开启 **融入网页** 后，表单已经使用网页的字体、字号和文字颜色，所以 `--easysales-font`、`--easysales-font-size` 和 `--easysales-text` 不起作用。 ## 提交之后会发生什么 *[示意图: 一条询价从访客到潜在客户。访客在您的网页表单（链接、iframe 或小部件）上填写并选择“提交”。系统检查：提交的是真人、网站是允许的、没有超过每日上限。约一分钟内，easySales 查找有没有同一电子邮件的跟进中潜在客户：如果有，留言加到它的备注，并通知其负责人；如果没有，就新建一个状态为“新建”、带表单的潜在客户来源和营销活动的潜在客户，再按表单的“潜在客户分给”规则分给一个人、线索池或几个人轮流。]* 1. 访客立即看到您的 **感谢语**。 2. 约一分钟内，询价变成 **状态** 为 **新建** 的潜在客户，带表单的 **潜在客户来源** 和 **营销活动**，每个回答都在对应字段里。它的 **备注** 里有留言和提交所在的网页。 3. 潜在客户按表单的设置分出去。收到的人会像被分配任何潜在客户一样收到通知；分到线索池的潜在客户在池里等待，能看到该线索池的每个人的待办里会显示 **线索池 … 有未领取的潜在客户** 和数量。 4. 开启同意框时，潜在客户的同意记录会显示访客是否勾选、看到的文字和提交所在的网页。勾选表示同意接收电子邮件营销；没有勾选会记为拒绝。 5. 如果已有联系人使用同一电子邮件，或已有客户账户使用同一公司名称，**备注** 会注明可能重复，转换前请先核对。 easySales 从不回复访客，由您的销售人员亲自联系。 ## 潜在客户分给谁 *[示意图: 网页表单的潜在客户分给谁。指定一个人：潜在客户立即归这个人负责，并通知这个人。线索池：在池里等人领取，能看到该池的人收到待办。几个人轮流：按顺序给下一位，跳过已停用或已达持有上限的人。线索池已停用，或轮流的人都无法接收时，潜在客户改给表单上指定的人。]* - **指定一个人**——每个潜在客户都给您选择的 **负责人**。 - **线索池**——每个潜在客户都在您选择的 **线索池** 里等人领取。下拉框旁的 **新建** 可以新建一个线索池并直接选中。您还要在 **记为谁创建** 下指定一个人：线索池无法再接收时，由这个人接收。 - **几个人轮流**——按顺序最多加入 20 位 **轮流的人**。每个潜在客户给表单上一个潜在客户接收人之后的下一位。已停用、或持有的跟进中潜在客户已达公司上限的人会被跳过。所有人都被跳过时，由 **轮流的人都无法接收时** 下指定的人接收。 询价永远不会丢失。如果线索池已停用，或贵公司的套餐不再包含线索池，潜在客户改给表单上指定的人。如果这个人也已停用，就给贵公司的第一个用户。 ## 重复询价 如果有人用同一个电子邮件地址再次提交表单，而此人之前的潜在客户仍在跟进中（**新建**、**已联系** 或 **合格**），easySales 不会再建一个潜在客户，而是把新留言加到之前那个潜在客户的 **备注**，并通知它的负责人这条潜在客户 **通过网页表单再次提交**。勾选的同意框会再记录一次；没有勾选不会被当作撤回之前的同意。 如果之前的潜在客户已转换或已判定不合格，新的询价会新建一个潜在客户。 ## 潜在客户规则 **潜在客户规则** 适用于所有线索池和所有 **几个人轮流** 的表单。 - **每人最多持有的跟进中潜在客户**——从线索池领取，或由轮流分配的表单分到时，一个人最多可以持有多少个 **新建**、**已联系** 和 **合格** 的潜在客户。**0** 表示不限。它不限制经理手动分配，也不限制把所有潜在客户都给同一个人的表单。 - **每月保留提醒**——默认关闭。开启后，每月一次，能删除全公司潜在客户的人会在待办里收到一条提醒，列出在 **保留期（月）**（3–120，默认 12）内已判定不合格、或跟进中但没有任何活动的潜在客户。**潜在客户** 列表的 **超过保留期** 视图显示同样的名单。系统从不自动删除。 修改后选择 **保存规则**。 ## 上限与防护 | 上限 | 超过时 | |---|---| | 每个表单的 **每天接收的询价数**（默认 200，最多 1000） | 当天之后的询价会被拒绝，访客看到表单目前不接受咨询。 | | 全公司所有表单合计每天 1000 条 | 同上，适用于每个表单。 | | 同一个网络地址每分钟只能提交几次 | 访客会被要求稍后再试。 | | **可以显示此表单的网站** | 其他网站不能显示这个表单，也不能向它提交询价。留空表示任何网站都可以。 | | 检查提交的是真人 | 机器人的提交会被拒绝。 | 每日计数在 UTC 午夜重新开始。贵公司能有多少个网页表单取决于您的套餐。 ## 暂停、修改或删除表单 - **暂停**——关闭 **接收询价**，选择 **保存**。表单仍在您的网站上，但会显示不接收询价，也不接收任何提交。重新开启即可恢复。 - **修改**——选择表单那一行，修改后选择 **保存**。地址和代码保持不变。 - **删除**——选择那一行的删除按钮并确认。表单立即停止接收询价，地址也随即失效。已经生成的潜在客户会保留。 ## 为什么这样设计 **询价不该等人来抄。** 每条询价在提交那一刻就保存下来，约一分钟内变成潜在客户，而且已经有负责人或已在线索池里，客户还在考虑时，第一通电话就能打出去。 **一个人，一个潜在客户。** 按电子邮件地址识别重复询价，每个人只保留一个潜在客户，所有留言都在它的 **备注** 里，避免三个销售人员给同一个客户打电话。 **轮流和上限让分配更公平。** 轮流让新的潜在客户平均分配，持有上限确保没有人手里压着跟进不过来的潜在客户；线索池则让团队挑选自己最有把握的潜在客户。 **同意时看到的文字会一起记录下来。** 日后如果有人问为什么收到营销邮件，潜在客户上记录了对方同意的内容、时间和所在的网页。 ## 更高效的做法 - **从默认的同意文字开始。** **使用本国的默认文字** 会填入适合贵国的文字，在此基础上修改即可。参见[营销信息与同意](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/marketing-consent/)。 - **每个渠道一个表单。** 网站一个表单，展会传单另一个表单并设好 **营销活动**——**潜在客户** 栏就能看出哪个渠道带来的最多。 - **把链接做成二维码**，印在宣传品上，展位的访客就能打开同一个表单。 - **每次修改分配方式后提交一条测试询价**，看看潜在客户落到了哪里。 - **从待办领取。** 待办里的 **线索池 … 有未领取的潜在客户** 会直接打开线索池。参见[线索池](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/lead-pools/)。 ## 示例 **网站上的报价请求。** Lim & Co 新建了一个名为“Website – quote request”的表单，询问 **姓名**、**公司**、**电子邮件**（必填）、**电话** 和 **留言**。**潜在客户分给** 选 **几个人轮流**：依次是 Mei Tan、Siti Nadia 和 Daniel Koh，**每人最多持有的跟进中潜在客户** 设为 30。星期一来了九条询价，每人各收到三条。星期二 Siti 已经持有 30 个跟进中的潜在客户，所以接下来的四条依次给了 Mei、Daniel、Mei 和 Daniel。 **展会传单。** 为“Home Show 2026”，Lim & Co 又建了一个表单，**营销活动** 选“Home Show 2026”，**潜在客户分给** 选 **线索池**“Home Show enquiries”，并把它的 **链接** 做成二维码印在传单上。四十位访客用手机填写了表单。第二天早上，团队从待办打开这个线索池，每人领取自己负责区域的询价。 **同一位客户提交两次。** 一位访客星期一提交了报价表单，星期三又用同一个电子邮件地址提交了一次，留言更详细。星期一收到这个潜在客户、并已把它标为 **已联系** 的 Mei 收到通知说它被再次提交，并在 **备注** 里看到两条留言。潜在客户仍然只有一个。 ## 常见问题 - **在 easySales 哪里设置网页表单？** 在 **系统设置** › **网页表单** 里选择 **新建网页表单**。您需要 **管理网页表单和潜在客户规则** 控制项。 - **为什么我看不到网页表单页面？** 您的角色没有 **管理网页表单和潜在客户规则**，或者贵公司的套餐不包含潜在客户。管理员可以为自定义角色开启这个控制项。 - **easySales 会给访客发确认邮件吗？** 不会。访客在页面上看到您的 **感谢语**，系统从不给对方发邮件，由您的销售人员亲自回复。 - **询价多久会变成潜在客户？** 约一分钟。 - **表单可以放在多个网站上吗？** 可以。在 **可以显示此表单的网站** 里逐个列出，或者留空表示任何网站都可以。 - **修改已经放在网站上的表单会怎样？** 它在同一个地址照常可用，下一条询价按新设置处理。 - **为什么潜在客户分给了轮流名单以外的人？** 轮流的人都已停用或已达持有上限，所以给了 **轮流的人都无法接收时** 下指定的人。 - **怎样为表单新建线索池？** 在表单里 **线索池** 下拉框旁选择 **新建**，或在 **系统设置** › **网页表单** 的 **线索池** 部分选择 **新建线索池**。 - **表单可以询问我自己的自定义字段吗？** 不可以。表单只能询问上面列出的十一个字段。 ## 相关内容 - [线索池](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/lead-pools/) - [潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/leads/) - [转换潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/convert-a-lead/) - [营销信息与同意](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/marketing-consent/) - [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) --- # 线索池 > 在 easySales 里用线索池分配新的潜在客户：领取未领取的潜在客户、把潜在客户退回线索池，并让闲置的潜在客户在设定天数后自动收回。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/sales/lead-pools/ **线索池** 是一份共享的等候名单，里面是还没有负责人的[潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/leads/)。[网页表单](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/web-forms/)可以把询价放进去，任何人也可以把潜在客户退回去。销售人员 **领取** 自己要跟进的潜在客户；没有活动的潜在客户可以自动回到池里，询价不会被太忙的人压着忘掉。 ## 在哪里找到 公司的所有线索池列在两个地方，都有 **新建线索池** 和用来编辑线索池的铅笔按钮： - **系统设置** › **网页表单**，在 **潜在客户规则** 和 **网页表单** 之间的 **线索池** 部分——给管理员用，网页表单和潜在客户规则也在这一页设置； - **潜在客户** 列表的 **⋯** 菜单 › **管理线索池**，在侧边面板里打开同一份列表——角色可以查看线索池列表的人都能用。 列表显示每个线索池的 **名称**、**闲置多久后收回** 和 **未领取** 数量。点线索池名称即可打开它的页面。也可以从 **潜在客户** 列表的 **线索池** 栏、潜在客户页面的 **来源** 部分，或待办里的 **线索池 … 有未领取的潜在客户**（您能看到的线索池里有潜在客户等待领取时出现）打开线索池页面。 线索池页面在面包屑中位于 **潜在客户** 之下，显示线索池的 **基本信息**（**名称**、**闲置多久后收回** 和 **备注**）、**未领取的潜在客户**，底部是 **历史**。 *[示意图: 每项潜在客户设置在哪里。系统设置 › 网页表单分三部分：潜在客户规则（持有上限和每月保留提醒）；线索池，可以新建线索池，并编辑每个线索池的名称、闲置多久后收回和备注；以及各个网页表单，每个表单包括字段、潜在客户分给谁、同意条款、可以使用的网站和发布代码——表单编辑里的“新建”按钮也能新建线索池。在潜在客户列表的 ⋯ 菜单里，“管理线索池”打开同一份线索池列表。点线索池名称，或潜在客户列表的“线索池”栏，打开线索池页面，在那里领取未领取的潜在客户，或停用线索池。]* ## 新建线索池 1. 打开 **系统设置** › **网页表单**，或 **潜在客户** 列表的 **⋯** 菜单 › **管理线索池**。 2. 选择 **新建线索池**。 3. 给线索池起一个 **名称**，例如它服务的渠道或区域。 4. 可以设置 **闲置多久后收回**（见下文），并在 **备注** 里写明这个线索池的用途。 5. 选择 **创建线索池**。 设置网页表单时，**线索池** 下拉框旁的 **新建** 也能新建线索池，并直接为表单选中它。两个人可以各有一个同名线索池，但您自己不能新建两个同名的线索池。 ## 潜在客户在线索池里怎样流转 *[示意图: 潜在客户在线索池里的一圈。潜在客户分给线索池的网页表单把它放进线索池的“未领取的潜在客户”。有人领取后，它由负责人持有，计入持有上限。负责人在潜在客户列表选择“退回线索池”时，它回到池里；线索池设了 N 天后收回时，闲置 N − 1 天会提醒负责人“明天退回线索池”，第 N 天退回。已转换或不合格的潜在客户不再回池。]* 1. **潜在客户进入池里，等人领取**——来自 **潜在客户分给** 选了 **线索池** 的网页表单，或者有人把它退了回来。它没有负责人，列在 **未领取的潜在客户** 里，并显示 **进入线索池时间**。 2. **有人领取。** 它就归这个人负责，和被分配给这个人一样，并计入公司的持有上限。 3. **它回到池里**——负责人把它退回、闲置超过线索池的收回规则，或负责人被停用时。 4. **它离开这一圈**——被转换或判定不合格时。只有跟进中的潜在客户（**新建**、**已联系** 和 **合格**）才会回到线索池。 ## 领取潜在客户 1. 打开线索池页面。 2. 在 **未领取的潜在客户** 下，勾选您要跟进的潜在客户，一次最多 50 个。 3. 选择 **领取**。按钮会显示您勾选的数量。 随后的提示会说明您领取了多少个。比您早一刻被别人领取的潜在客户不会给您，并计为 **已被别人先领取**。如果公司设了持有上限，提示还会说明您已持有多少个跟进中的潜在客户和公司的上限，领取到上限为止。 ## 把潜在客户退回线索池 1. 在 **潜在客户** 列表里勾选要退回的潜在客户。 2. 选择 **退回线索池**。 3. 来自线索池的潜在客户回到原来的池。其他的在 **没有来源池的潜在客户退回到** 下选择一个线索池，或者保持 **只退回来自线索池的潜在客户**，只退回来自线索池的那些。 4. 确认。提示会说明退回了多少个潜在客户。 只有您能编辑的潜在客户才会退回。每个都变回未领取，能看到该线索池的人都可以领取。 ## 自动收回闲置的潜在客户 1. 在线索池列表里选择该线索池那一行的铅笔按钮，或打开线索池页面选择 **编辑**。 2. 把 **闲置多久后收回** 设为 2 到 365 天之间的天数，或留空表示 **不收回**。 3. 选择 **保存**。 easySales 每天检查一次从这个线索池领取、仍在跟进中的每个潜在客户： - 潜在客户从领取时间或最近一次关联活动（取较晚的）开始算 **闲置**。关联了未完成任务或未来事件的潜在客户，不论多久没动，都不算闲置。 - 闲置到设定天数减一天时，负责人会收到通知：**明天退回线索池**。在这个潜在客户上记录电话、笔记或任何活动，都会重新开始计算。 - 到了那一天，它回到线索池，变回未领取，潜在客户的历史里会记录这次变动。 第一次开启这个规则时，已经闲置的潜在客户会在第一次每日检查时收到提醒，下一次检查才退回，一定会提前一天提醒。只是标上这个线索池、从未从池里领取的潜在客户，不会被这个规则送进池里。 有人被停用时，此人从线索池领取的每个跟进中潜在客户，都会在下一次每日检查时回到原来的池，不论线索池的规则如何。 ## 需要注意的规则 - **系统设置** › **网页表单** › **潜在客户规则** 里的 **每人最多持有的跟进中潜在客户** 对每个人的领取都有效，每次领取时都会重新检查。**0** 表示不限。 - 未领取的潜在客户没有负责人，所以不会出现在任何人的 **我的** 视图里，领取之前也没有人会收到跟进提醒。 - **···** 菜单里的 **停用线索池** 需要您选择 **停用** 确认。引用它的潜在客户仍保留这条关联。原来把潜在客户分到这个线索池的网页表单，改为分给表单上指定的人。 - 一个潜在客户同一时间最多属于一个线索池。 ## 权限 查看线索池列表需要 **Lead Pool**（线索池）**List**（列表）权限，新建线索池需要 **Add**（添加）和 **Edit**（编辑）。打开线索池需要 **View**（查看）权限：设为 **全部记录** 时可以看到每个线索池，设为 **仅自己的记录** 时只能看到您创建的线索池。**Edit**（编辑）可以修改线索池的基本信息和收回规则，**Delete**（删除）可以停用线索池；设为 **仅自己的记录** 时，只能编辑您创建的线索池。要查看和领取未领取的潜在客户，还需要 **Lead**（潜在客户）**List**（列表）和 **Edit**；退回潜在客户需要对每个潜在客户有 **Lead** **Edit**。持有上限和网页表单需要 **管理网页表单和潜在客户规则** 控制项。 ## 为什么这样设计 **让人来拿，而不是派下去。** 经理不必一条条分配询价。销售人员领取自己最有把握的潜在客户——自己的区域、语言或行业——其余的团队都看得到。 **持有上限让领取更公平。** 没有上限，手快的人可能把新的潜在客户全领走，却一个也跟进不完。有了上限，每个人先把手上的跟进好，再领新的。 **闲置的潜在客户会回来，并提前一天提醒。** 新的询价很快就会变冷。把没人动的潜在客户收回，同事就能接手；提前一天的提醒，让负责人还有一天时间把想打的电话记下来。 ## 更高效的做法 - **从待办开始。** **线索池 … 有未领取的潜在客户** 会带着数量打开线索池，新的潜在客户一来您就能看到。 - **每次联系都记在潜在客户上。** 关联到潜在客户的电话、笔记、任务和事件，会让它一直归您；参见[活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/overview/)。 - **安排下一步。** 潜在客户上有未完成的任务或未来的事件时，在您等客户回复期间不会被收回。 - **让网站表单直接进线索池。** 参见[网页表单](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/web-forms/)。 ## 示例 **展会后领取。** 线索池“Home Show enquiries”里有 40 个来自网页表单的未领取潜在客户。Lim & Co 的 **每人最多持有的跟进中潜在客户** 是 30。Mei Tan 已持有 26 个跟进中的潜在客户，勾选 6 个，选择 **领取 6 个**。提示说已领取 4 / 6 个，并说明 Mei 已持有 30 个跟进中的潜在客户，公司上限是 30 个。当天下午 Mei 转换了两个，又领取了两个。 **闲置的潜在客户被收回。** 线索池的 **闲置多久后收回** 是 7 天。Daniel Koh 在 3 月 3 日星期一领取了一个潜在客户，之后什么也没有记录。3 月 9 日星期日，闲置六天后，Daniel 收到通知说它明天退回线索池。没有人处理，3 月 10 日星期一它变回未领取；Siti Nadia 当天早上领取了它。 **休假前退回。** 休两周假之前，Siti 勾选了自己手上五个来自线索池的跟进中潜在客户，选择 **退回线索池**。它们回到“Home Show enquiries”，由其他人领取。 ## 常见问题 - **怎样新建线索池？** 在 **系统设置** › **网页表单**，或 **潜在客户** 列表的 **⋯** 菜单 › **管理线索池** 里选择 **新建线索池**。您需要 **Lead Pool**（线索池）**Add** 和 **Edit** 权限。 - **所有线索池的列表在哪里？** 在 **系统设置** › **网页表单** 的 **线索池** 部分，以及 **潜在客户** 列表的 **⋯** 菜单 › **管理线索池**。 - **在哪里设置每人最多持有多少个潜在客户？** 在 **系统设置** › **网页表单** 的 **潜在客户规则** 下：**每人最多持有的跟进中潜在客户**。 - **在哪里设置闲置多久后收回？** 编辑线索池——线索池列表里的铅笔按钮，或线索池页面上的 **编辑**——设置 **闲置多久后收回**。 - **为什么我勾选的潜在客户只领到一部分？** 其他的已被别人先领取，或者您已达公司的持有上限。选择 **领取** 后的提示会说明原因。 - **记录一条笔记能防止潜在客户被收回吗？** 能。关联到潜在客户的任何活动都会重新开始计算，未完成的任务或未来的事件在计划期间都会让它不被收回。 - **离职同事的潜在客户怎么办？** 此人被停用后，从线索池领取的跟进中潜在客户会在下一次每日检查时回到原来的池。 - **为什么我看不到“未领取的潜在客户”部分？** 除了 **Lead Pool**（线索池）**View**（查看），您还需要 **Lead**（潜在客户）**List**（列表）和 **Edit**（编辑）。 ## 相关内容 - [网页表单](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/web-forms/) - [潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/leads/) - [营销活动](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/campaigns-and-lead-pools/) - [转换潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/convert-a-lead/) --- # 商机 > 在 easySales 里跟进销售商机——每笔生意的金额、阶段、成交概率和预计成交日期，按销售阶段推进，并直接从商机报价。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/ 商机是您正在与客户跟进的一笔生意：它可能值多少、您预计何时成交、赢单的把握有多大。它按贵公司的阶段逐步推进，直到成交或丢单，并把您为这笔生意发出的报价单集中在一起。赢单之后的流程请参见[报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/)。 ## 在哪里找到 在侧栏选择 **商机**。在标题下选择视图：**列表**、**看板** 或 **预测**。视图记在页面地址里，所以重新加载、按返回键或打开保存的链接，都会回到同一个视图。搜索框和筛选条件对三种视图都有效：**阶段** 和 **负责人** 在工具栏上，**创建日期** 和 **销售金额** 在 **筛选** 里。 ## 您可以做什么 - 按下文步骤创建商机，或在客户的 **商机** 标签页上创建。 - 在商机页面或[看板](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/pipeline-board/)上把商机移到其他阶段，并标为成交或丢单；也可以在接受它的某张报价单时把它标为成交。 - 在 **项目** 卡片上跟踪已成交生意的合约金额、开票和应收账款，并在 **利润** 部分跟踪它的成本和毛利——参见[成本与毛利](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gross-margin/)。 - 查看加权的[销售预测](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/forecast/)。 - 用 **新建报价单** 开始一张报价单。 - 在 **···** 菜单中选择 **更改负责人**，[更换它的负责人](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/ownership/)。 - 设置贵公司的[商机阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunity-stages/)。 ## 创建商机 1. 在列表上方选择 **新建商机**；在客户的 **商机** 标签页上选择它，则会自动填入该客户。 2. 填写 **商机名称** 并选择 **客户**。**负责人** 默认是您。 3. 可从该客户的联系人中选择 **主要联系人**，并选择 **类型**——**新业务**、**追加** 或 **续约**。 4. 在第一部分选择 **币种** 并填写 **销售金额**；**预计成本（手填）** 在下方 **类型** 和 **主要联系人** 所在的部分。 5. 检查 **预计成交日期**。它默认是今天起一个月后。 6. 选择 **创建商机**。 商机从您销售管道的第一个阶段开始，成交概率为该阶段的默认值。 编写报价单时，您也可以在它的 **商机** 框中输入名称，然后选择 **新建商机“…”**。一个简短的表单会询问必要的资料，并把新商机关联到这张报价单。 ## 商机页面 页头显示阶段进度条和摘要：**销售金额**、**成交概率**、**加权金额** 和 **预计成交**，并注明还有几天或已逾期几天。已成交的生意则改为显示 **合约金额**、**已开票** 和 **待开票**。按钮是 **移动阶段**、**编辑** 和 **记录活动**；**···** 菜单中有 **新建报价单**、**标为成交**、**标为丢单**（已结案的生意则是 **重新打开**）、**更改负责人**、**负责人变更记录** 和 **停用商机**。 卡片包含 **基本信息**、**金额与日期** 和 **备注**；丢单后，**结案**——**丢单原因** 和 **丢单原因说明**——排在最前面。**编辑** 不会更改阶段。 要推进这笔生意，请选择 **移动阶段**，或选择进度条上的某个阶段。对话框会说明生意现在在哪个阶段；在 **移到** 下选择阶段，再用写明这次移动的按钮确认：**移动阶段**、**标为成交**、**标为丢单**（必须选择 **丢单原因**）或 **重新打开**。 下方是各个标签页。**报价单** 列出这笔生意的报价单；**新建报价单** 会自动填入该商机及其主要联系人。**采购订单** 列出为这笔生意下的订单，仅限角色可以列出采购订单的人；角色为 **仅自己的记录** 时，只列出他们自己的订单。**活动** 包含备注、任务、日程和沟通，以及该商机的阶段变更；**阶段历史** 列出每一次移动的时间和成交概率；**历史** 显示每一项更改。如果一条未结商机没有未完成的任务或未来的日程，它的负责人会在 **待办** 中以及团队视图的 **无下一步** 下看到它。 ## 成交时 当您[接受报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/close-a-quotation/)，而它关联的是一个您可以编辑的进行中商机时，easySales 会询问 **是否将商机标为成交？** 选择 **标为成交**，这笔生意即以今天的日期标为成交；选择 **暂不** 则保持原样。无论选择哪一个，商机都不会被锁定：您仍然可以为它添加报价单。 已成交的商机会显示一张 **项目** 卡片，包括： - **合约金额（不含税）**——已接受报价单的合计，不含税，以本位币计。被修订取代的报价单不计入。旁边显示您填写的 **预计金额**，它永远不会被覆盖。 - **按合约开票（不含税）**——按币种列出 **合约**、**已开票** 和 **待开票**。 - **开票计划**——按状态列出各期、**到期未开的期数**、**已到期未开票** 以及 **下一个计划日期**。 - **应收**（含税）——这笔生意的 **发票**、**已开票**、**已收款**、**未收**、**已抵用的贷项通知单**、**已退款** 和 **已核销**。 您的角色看不到的数字不会显示，卡片会说明原因：合约数据需要能查看此商机下的全部报价单，应收数据需要全公司范围的 **Invoice**（发票）**View**（查看）权限。 当一笔生意有两张或以上已接受的报价单时，easySales 会列出它们的 **报价单号**、**日期** 和金额，并提醒您拒绝重复的报价单，例如复制重报的报价单。在多余的那张上选择 **标为拒绝** 并确认。只有在尚未从该报价单生成任何发票、它也没有开票计划时才可以这样做。已拒绝的报价单不能再开票、设置开票计划或再次接受。 ## 需要注意的规则 - **销售金额** 还会按商机保存的汇率折算为您的本位币。看板和预测使用的就是这个金额。 - 成交概率来自阶段：每次移动都会把它设为新阶段的默认值。没有可以直接输入成交概率的栏位。 - 列表中的 **毛利率** 列显示这笔生意的毛利率——利润占收入的比例，不是成本加成率——来源（预计、实际或手填）与它的 **利润** 部分相同。参见[成本与毛利](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gross-margin/)。 - 丢单的商机如果有一张已接受的报价单，而该报价单的开票计划会自动生成草稿，商机页面会指出这张报价单：在您关闭计划的自动草稿或取消计划之前，仍会继续生成草稿。参见[规划开票阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/)。 - 接受报价单本身永远不会移动商机；由您在提示中选择。拒绝报价单永远不会把商机标为丢单。 - 如果已成交的生意没有已接受的报价单，或已接受的报价单没有本位币金额，它在看板和预测中按预计金额计入。 - **···** 菜单中的 **停用商机** 会请您选择 **停用** 确认。它的阶段历史会予以保留。 ## 权限 查看商机需要 **Opportunity**（商机）**List**（列表）和 **View**（查看）权限；创建商机需要 **Add**（添加）和 **Edit**（编辑）；修改或移动商机需要 **Edit**；停用商机需要 **Delete**（删除）。设为 **仅自己的记录** 时，您可以处理自己担任 **负责人** 的商机，以及公司共享设置向您开放的商机。**报价单** 标签页需要 **Quote**（报价单）**List**，**新建报价单** 需要 **Quote** **Add** 和 **Edit**，**标为拒绝** 需要对该报价单的 **Quote** **Edit**。只有在您可以编辑商机时，才会出现把生意标为成交的提示。 ## 为什么这样设计 **成交概率由阶段决定。** 同在 "Proposal" 阶段的生意都按同一个百分比计算，两位销售员的加权金额才能公平比较。生意的把握变了，就移动它的阶段，这也会在 **阶段历史** 里留下一条带日期的记录。 **什么时候算成交，由您决定。** 顾客可能接受了一张报价单，同时还在考虑追加项目，所以接受报价单不会自动结案。标为丢单时必须选原因，以后您就能看出生意是输在价格、时机，还是输给了竞争对手。 **已成交的生意仍可追加报价。** 追加和变更属于同一个项目。**合约金额** 把所有已接受的报价单加起来，**预计金额** 则保留您最初的估计，项目做大了多少一目了然。 **每笔进行中的生意都要有下一步。** 没有安排任务或日程的生意，最容易不了了之。把它列在 **无下一步** 下，就能在顾客淡忘之前提醒负责人。 ## 更高效的做法 - **从商机直接报价。** **新建报价单** 会填入客户、商机和主要联系人，报价单从此算在这笔生意上。参见[创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/)。 - **从进度条直接跳到某个阶段。** 选择页头进度条上的阶段，移动对话框打开时就已选好这个阶段。 - **一个筛选，三个视图通用。** 在 **负责人** 下选一次自己的名字，列表、看板和预测就都只显示您的生意。 - **把看板加入书签。** 所选视图记在地址里，书签或发给同事的链接会直接打开看板或预测。 - **关注同事的生意。** 在它的 **活动** 标签页上选择 **关注**，阶段一变就会收到通知。参见[关注单据](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/follow-a-document/)。 - **每周清理停滞的生意。** 团队视图的 **无下一步** 列出没有任何安排的进行中生意。参见[团队视图](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/team/)和[每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/)。 ## 示例 Lim & Co 赢得了 Harbour Café 的装修项目。Mei Tan 接受了不含税 SGD 10,000.00 的 QN-10000131，并在提示中选择 **标为成交**。一个月后，咖啡馆决定加做一面造型墙，Mei 把一张 SGD 2,000.00 的追加报价单 QN-10000137 关联到同一个商机，并同样接受了它。 **项目** 卡片现在显示 **合约金额（不含税）** 为 SGD 12,000.00，而 **预计金额** 仍是 Mei 在生意进行中时填写的 SGD 11,000.00。两张报价单都列为已接受；它们不是重复的，所以她一张都不拒绝。 **一笔向前推进的生意。** Daniel Lim 的商机 "Clinic reception refresh" 的 **销售金额** 为 SGD 15,000.00，处在默认成交概率 40% 的 "Site visit" 阶段。页头显示 **加权金额** 为 SGD 15,000.00 × 40% = SGD 6,000.00。看过场地后，他选择 **移动阶段**，选 "Proposal"（60%）并确认；加权金额变为 SGD 9,000.00，**阶段历史** 记下了这次移动。 **输在价格上的生意。** 两周后，诊所选了一家更便宜的承包商。Daniel 在 **···** 菜单中选择 **标为丢单**，选择 **丢单原因** "Price"，在 **丢单原因说明** 中填写 "Went with a quote 20% lower"，然后选择 **标为丢单**。**结案日期** 为今天，成交概率为 0%。 ## 常见问题 - **潜在客户和商机有什么区别？** 潜在客户是还在确认意向的人。商机是与已有客户之间的一笔生意，有金额、阶段和预计成交日期。参见[潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/leads/)。 - **怎样修改一笔生意的成交概率？** 把它移到另一个阶段，成交概率就会改为该阶段的默认值。easySales 没有可以直接输入成交概率的栏位。 - **接受报价单会自动把商机标为成交吗？** 不会。easySales 会询问 **是否将商机标为成交？**，由您选择 **标为成交** 或 **暂不**。 - **一个商机可以有多张报价单吗？** 可以。修订、不同方案和追加报价都可以关联到它。已成交生意的 **合约金额** 是已接受报价单的合计。 - **为什么合约金额和预计金额不一样？** **预计金额** 是您填写的 **销售金额**；**合约金额** 是顾客接受的不含税金额。 - **商机可以删除吗？** 在 **···** 菜单中选择 **停用商机**。它会从列表中消失，阶段历史仍会保留。 - **谁能看到我的商机？** 角色对 **Opportunity** 设为 **全部记录** 的人，以及公司共享设置包含的人。设为 **仅自己的记录** 时，同事只能看到自己负责的生意。 ## 相关内容 - [销售管道看板](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/pipeline-board/) - [销售预测](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/forecast/) - [报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/) - [成交](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/close-the-deal/) - [报价单与订单](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/quotations-and-orders/) --- # 销售管道看板 > 用 easySales 的销售管道看板拖动商机换阶段，选好原因标为成交或丢单，并查看每个阶段的金额合计和加权金额。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/sales/pipeline-board/ 看板把您进行中的[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/)显示为卡片，每个阶段一列，让您看清整个销售管道并推进每笔生意。 ## 开始之前 查看看板需要 **Opportunity**（商机）**List**（列表）权限，移动卡片需要 **Edit**（编辑）。您的角色无权移动的卡片会显示一把锁：“您的角色无权移动此商机。” 把生意标为丢单时需要选择原因。管理员在[自定义字段](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/custom-fields/)下的 **OpportunityLostReason** 选项集中维护原因列表；它最初包含 Price、Competitor、No budget、No decision、Timing 和 Other。 ## 操作步骤 1. 在侧栏选择 **商机**，然后选择 **看板**。 2. 需要时，用搜索框、**阶段**、**负责人** 或 **筛选** 缩小范围。 3. 把卡片拖到另一列，或选择卡片上的 **···**，在 **移到** 下选择阶段。easySales 会确认这次移动，并提供 **撤销**。 4. 要把生意标为成交，请拖动卡片：拖动时会出现两个目标区。把它放到 **拖到这里标为成交**，或在卡片的 **···** 菜单中选择 **标为成交**。选择 **标为成交** 确认。如果这笔生意没有已接受的报价单，对话框会提醒您这次成交将按预计金额计入；您仍然可以继续。如果这笔生意有两张或以上已接受的报价单，对话框会列出它们，方便您拒绝重复的报价单。 5. 要把生意标为丢单，请把它放到 **拖到这里标为丢单（需选原因）**，或在菜单中选择 **标为丢单**。选择 **丢单原因**，需要时填写 **丢单原因说明**，然后选择 **标为丢单**。 ## 之后会发生什么 每次移动都会立即保存，记入商机的 **阶段历史**，并把成交概率设为新阶段的默认值。 成交的生意获得今天的 **结案日期** 和 100% 的成交概率；丢单的生意获得今天的 **结案日期**、0% 和您选择的原因。两者都会离开看板。各列上方（手机上在下方）的 **成交** 和 **丢单** 数字合计本月结案的生意金额，并显示条数。已成交的生意在您能查看合约金额时按其合约金额（已接受报价单之和，不含税，以本位币计）计入，否则按预计金额计入；**成交** 合计下方的说明会告诉您有多少条按预计金额计入。要重新打开已结案的生意，请打开它，在 **···** 菜单中选择 **重新打开**。 ## 看懂看板 - 列头显示阶段、它的默认成交概率、生意数量、金额合计，以及 **加权** 金额：每笔金额乘以该生意自身的成交概率。这些数字涵盖您能查看的全部商机，不只是已加载的卡片。“未填金额”统计没有金额的生意。 - 卡片显示客户、以本位币计的金额、负责人的姓名缩写和 **预计成交日期**——过期后显示为红色，并标注 **已逾期**。金色的百分比表示这笔生意的成交概率与阶段默认值不同。 - 卡片按预计成交日期由近到远排列，每次加载 50 张；选择 **加载更多** 查看其余卡片。 - 在手机上，看板一次只显示一个阶段：在卡片上方选择阶段，用卡片的 **···** 菜单移动卡片。 ## 需要注意的规则 - 如果同事刚好在您之前移动了这笔生意，您的移动会被拒绝。请刷新后重试。 - **未配置阶段** 列存放位于贵公司已删除阶段上的生意。您可以把卡片移出这一列，但不能移入。 - 看板最多显示 5,000 个进行中的商机。超过这个数量时，请缩小筛选范围。 - 丢单的生意即使之后重新打开，也会保留其丢单原因。 ## 为什么这样设计 **每次移动都有记录。** 在阶段之间移动会立即保存，并连同新的成交概率写进生意的 **阶段历史**。以后检查这笔生意的人，能看到它什么时候推进、什么时候停滞。 **丢单必须有原因。** 每次丢单都有原因，一个季度下来您就能看出是输在价格、时机，还是输给了竞争对手——默默丢掉的生意永远不会告诉您这些。 **谁先移动，以谁为准。** 两个人同时移动同一张卡片时，后到的移动会被拒绝，而不是悄悄覆盖前一个。谁的决定都不会在本人不知情时消失。 **合计要么完整，要么不显示。** 列的合计涵盖您能查看的全部生意，不只是已加载的卡片。进行中的生意超过 5,000 个时，看板会请您缩小筛选范围，而不是显示一个少算了的合计。 ## 更高效的做法 - **拖错了就撤销。** 在进行中的阶段之间移动卡片后，选择提示里的 **撤销**，卡片就回到原处。 - **只看自己的生意。** 在 **负责人** 下选择自己的名字；切换到列表或预测时，筛选条件保持不变。参见[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/)。 - **不拖也能移动。** 卡片上的 **···** 在 **移到** 下列出所有阶段，另有 **标为成交** 和 **标为丢单**——在手机上或看板很长时特别方便。 - **在新标签页打开生意。** 按住 Ctrl（Mac 上按 Cmd）点选卡片上的名称，看板留在原处。 - **先处理红色日期。** 红色的 **预计成交日期** 表示这笔生意该推进、改日期或结案了。参见[每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/)。 - **把生意好好收尾。** [成交](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/close-the-deal/)讲了成交之后的确认接受、收订金和交接。 ## 示例 **看懂一列。** Lim & Co 的 "Proposal" 阶段默认为 60%，有三张卡片：SGD 10,000.00（60%）、SGD 5,000.00（60%）和 SGD 8,000.00（40%，因与默认值不同显示为金色）。这一列显示 SGD 23,000.00 和 **加权** SGD 12,200.00：6,000.00 + 3,000.00 + 3,200.00。 **标为成交。** Marcus Tan 把 "Harbour Café fit-out" 拖到 **拖到这里标为成交**。它已接受的报价单 QN-10000140 不含税为 SGD 12,000.00，所以对话框没有警告；他选择 **标为成交**。本月早些时候，Lim & Co 还赢下一笔没有已接受报价单、预计金额为 SGD 3,500.00 的生意。**成交** 数字现在显示 SGD 15,500.00、“本月：2 条”，并注明“其中 1 条按预计金额计入（无可显示的合约金额）”。 **撤销一次移动。** Mei Tan 不小心把一张卡片拖到 "Negotiation"。她选择提示里的 **撤销**，卡片回到 "Proposal"。 ## 常见问题 - **怎样把生意标为丢单？** 把卡片拖到 **拖到这里标为丢单（需选原因）**，或在卡片的 **···** 菜单中选择 **标为丢单**。选择 **丢单原因**，再选择 **标为丢单**。 - **标为丢单的生意怎样重新打开？** 打开该商机，在 **···** 菜单中选择 **重新打开**，再选一个进行中的阶段。它会回到看板，并保留丢单原因。 - **为什么我移动不了卡片？** 卡片上有一把锁：您的角色对这笔生意没有 **Opportunity**（商机）**Edit**（编辑）权限。设为 **仅自己的记录** 时，您只能移动自己的生意。 - **为什么卡片上的日期是红色的？** 它的 **预计成交日期** 已经过了。请推进这笔生意、修改日期或结案。 - **为什么看板提示匹配的商机太多？** 看板最多显示 5,000 个进行中的生意。请用 **负责人**、**阶段** 或 **筛选** 缩小范围。 - **手机上能用销售管道看板吗？** 能。看板一次显示一个阶段；用卡片的 **···** 菜单移动卡片。 ## 相关内容 - [商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/) - [销售预测](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/forecast/) - [商机阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunity-stages/) - [每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 销售预测 > easySales 的加权销售预测怎么算、怎么看——按负责人和预计成交月份汇总进行中的商机，并逐月对比已成交金额。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/sales/forecast/ 预测告诉您进行中的[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/)可能带来多少生意，以及在什么时候。用它来规划未来几个月，并查看每位销售员有哪些生意即将到期、成交把握有多大。 ## 如何运作 每个进行中的商机都按 **加权** 金额计入：销售金额乘以它自身的成交概率。一笔 SGD 10,000.00、成交概率 40% 的生意计入 SGD 4,000.00。成交概率就是商机上显示的那个值，来自它所在的阶段。 顶部有四个数字：**进行中商机**、**预计金额合计**（所有金额相加）、**加权金额合计** 和 **本月以前（加权）**。有进行中的生意已过预计成交日时，最后这个数字会变成红色，并注明有几条。 **按预计成交月** 卡片为本月及之后五个月各画出三根柱：**预计金额**、**加权金额** 和 **已成交（按结案日期）**——即该月已经成交的生意。已成交的生意在您能查看合约金额时按其合约金额（已接受报价单之和，不含税，以本位币计）计入，否则按预计金额计入。如果某个月包含按预计金额计入的生意，会注明有多少条。 **负责人 × 预计成交月** 表格每位负责人一行，每个预计成交月份一列：**本月以前**、本月及之后五个月、**更晚** 和 **合计**。每个单元格显示加权金额，下方是生意条数及其未加权金额。数字旁的圆点表示其中有生意的成交概率与阶段默认值不同。在手机上，负责人显示为列表；选择一位即可查看其各月数字。 ## 需要注意 - 所有数字都以贵公司的本位币显示，按每个商机保存的汇率折算。 - 没有 **销售金额** 的进行中商机会被计数，但金额为零。表格下方的说明会告诉您有多少个。 - 合计按未舍入的值计算，所以合计可能与您看到的各格之和相差几分。 - 搜索框和筛选条件对预测的作用与对列表相同。 - 设为 **仅自己的记录** 时，预测只涵盖您自己的商机。 - 进行中的商机超过 5,000 个时，预测会请您缩小筛选范围。 ## 术语 - **预计金额合计**——进行中生意的销售金额相加。 - **加权金额合计**——每个销售金额乘以其成交概率后相加。 - **本月以前**——**预计成交日期** 早于本月一日的进行中生意。 - **更晚**——预计在所显示的第六个月之后成交的进行中生意。 - **合约金额**——已成交生意的已接受报价单之和，不含税，以本位币计，不包括被修订取代的报价单。 ## 常见误解 - 成交和丢单的生意不在表格中。只有 **已成交（按结案日期）** 柱显示已成交的生意。 - **本月以前** 不是看板上的逾期标记。看板从日期的第二天起就标记卡片；预测则要等整个月过去后才把它移过去。 - 预测不会预估新的生意，只对销售管道中已有的生意加权。 ## 在哪里找到 在侧栏选择 **商机**，然后在标题下选择 **预测**。您需要 **Opportunity**（商机）**List**（列表）权限。 ## 为什么这样设计 **按把握加权，而不是按期望。** 如果每笔生意都按全额计算，满是早期阶段生意的销售管道看起来会很大。每笔乘以成交概率之后，数字更接近真正会签下来的金额，招人、采购和现金流都可以据此规划。 **每笔生意按它自己的成交概率计算。** 成交概率来自生意所在的阶段，推进得越远的生意分量越重。圆点会标出与阶段默认值不同的数字，任何生意的权重不同都逃不过您的眼睛。 **统一币种，按生意自己的汇率。** 每笔生意都按保存时的汇率折算为本位币显示，所以只有在有人保存生意时预测才会变，而不会因为一夜之间汇率变动而跳动。 **过期的生意不会消失。** 已过日期的生意不会被丢掉，而是以红色集中在 **本月以前** 下。悄悄漏掉过期生意的预测，看起来整齐，却是错的。 ## 更高效的做法 - **一次只看一个人。** 在 **负责人** 下选择一个名字，卡片和表格就只显示这个人的生意。参见[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/)。 - **先处理红色数字。** **本月以前** 下的生意需要新日期或结案。打开[销售管道看板](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/pipeline-board/)，它们的日期显示为红色。 - **给每笔生意填上金额。** 没有 **销售金额** 的生意不计金额；表格下方的说明会告诉您还有几笔要补。 - **检查各阶段的百分比。** 如果预测总是偏高或偏低，就到[商机阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunity-stages/)调整默认成交概率。 - **养成每周查看的习惯。** [每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/)把预测放进 30 分钟的例行检查里。 ## 示例 九月，Lim & Co 有三个进行中的商机： | 商机 | 负责人 | 销售金额 | 成交概率 | 预计成交 | 加权 | |---|---|---|---|---|---| | Harbour Café fit-out | Marcus Tan | SGD 20,000.00 | 60% | 9 月 | SGD 12,000.00 | | Clinic reception refresh | Arjun Rao | SGD 8,000.00 | 25% | 10 月 | SGD 2,000.00 | | Office move, Tanjong Pagar | Arjun Rao | — | 10% | 12 月 | — | 顶部数字显示 **进行中商机** 3、**预计金额合计** SGD 28,000.00 和 **加权金额合计** SGD 14,000.00。Marcus 的九月单元格显示 SGD 12,000.00，下方为 “1 条 · 20,000.00”。Arjun 的一行合计 SGD 2,000.00，来自两笔生意；说明文字指出有一个进行中商机没有金额。 **一笔延期的生意。** 10 月 1 日，Harbour Café 的装修还没有成交。它从九月那一列移到 **本月以前**，**本月以前（加权）** 以红色显示 SGD 12,000.00，并注明 “1 条已过预计成交日”。Marcus 与咖啡馆商定新日期 10 月 15 日，修改了 **预计成交日期**；这 SGD 12,000.00 就回到十月那一列。 **一笔外币生意。** Daniel Lim 录入一笔 USD 5,000.00 的生意，保存时的汇率为 1 USD = 1.3500 SGD，成交概率 50%。预测把它计为预计 SGD 6,750.00、加权 SGD 3,375.00（6,750.00 × 50%）；这些数字不会随当天的汇率变动。 ## 常见问题 - **为什么我的预测比销售管道的金额低？** 销售管道的合计按全额计算每笔生意；预测按成交概率加权。一笔 SGD 10,000.00、40% 的生意只计入 SGD 4,000.00。 - **为什么已成交的生意不在预测表格里？** 表格只显示进行中的生意。已成交的生意显示在 **已成交（按结案日期）** 柱中。 - **“本月以前”是什么意思？** 指 **预计成交日期** 早于本月一日的进行中生意。请更新它们的日期或结案。 - **为什么合计和各格相加差了一分钱？** 合计按未舍入的值计算；每个单元格显示时舍入到分。 - **预测包括外币生意吗？** 包括。每笔都按商机保存的汇率折算为本位币。参见[币种与汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 - **可以只看某位销售员的预测吗？** 可以。在 **负责人** 下选择这个人，或查看表格中他的那一行。 ## 相关内容 - [销售管道看板](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/pipeline-board/) - [商机阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunity-stages/) - [币种与汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/) - [每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 商机阶段 > 在 easySales 里设置销售漏斗（销售管道）的阶段——名称、顺序和成交概率，以及改名或删除阶段时进行中的商机会怎样。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunity-stages/ 销售管道的阶段是每个[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/)要经过的步骤，每个阶段都有一个默认的成交概率。本页面向设置阶段的管理员；这些阶段决定了[销售管道看板](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/pipeline-board/)和[销售预测](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/forecast/)的内容。 ## 开始之前 修改阶段需要 **System**（系统）**Edit**（编辑）权限；有 **System** **View**（查看）权限可以查看阶段。请先规划好列表： - 1 到 12 个进行中的阶段，按生意推进的顺序排列。 - 名称最多 50 个字符，彼此不同（不区分大小写），且不含 `` | : ' " < > & ` \ `` 中的任何字符。Closed Won、Closed Lost 和 Close 为保留名称。 - 每个阶段的默认成交概率：1 到 99 的整数。 **成交**（100%）和 **丢单**（0%）是固定的，始终排在最后。 ## 操作步骤 1. 在侧栏选择 **系统设置**，然后在 **销售** 组中选择 **销售流程**。**商机阶段** 列表显示每个阶段的 **默认成交概率** 以及其上有多少 **进行中商机**。 2. 要为阶段改名或更改它的权重，请选择它所在行的 **编辑**，修改 **阶段** 或 **默认成交概率** 并选择 **保存**。**保存后将发生的变化** 框会列出这项更改对您的记录有什么影响。 3. 用阶段旁边的箭头调整顺序。第一个阶段标有 **默认阶段**：新商机和转换而来的潜在客户都从这里开始。 4. 要添加阶段，请选择 **新增阶段**，为它命名，设置 **默认成交概率** 并选择 **保存**。 5. 要删除阶段，请选择它所在行的 **删除**。没有进行中商机的阶段会请您选择 **删除** 确认。如果该阶段上有进行中的商机，请在 **移到** 下选择它们去哪里，然后选择 **移动并删除**。 以上每项操作在您完成时就会保存；没有 **保存阶段** 按钮。 ## 之后会发生什么 easySales 提示“商机阶段已保存。”，并把更改应用到您的记录上： - 改名的阶段会带上其上的所有商机，并各记一条 **阶段历史**。它们的成交概率不变。 - 被删除阶段上的商机移到您选择的阶段，成交概率改为该阶段的默认值，并各记一条 **阶段历史**。 - 修改默认成交概率时，**同时更新此阶段中 … 条仍为旧默认值的进行中商机** 复选框默认勾选。仍为旧数值的进行中生意会改用新数值；成交概率不同的生意保持不变。 - 添加阶段或调整顺序只改变销售管道本身。 已成交和已丢单的商机不会被移动。 ## 需要注意的规则 - 如果贵公司仍在使用默认阶段，页面会提示这一点；第一次保存时会建立贵公司自己的一份。 - 如果在您编辑期间有其他人保存了阶段，您的保存会被拒绝。请重新加载页面，再次进行修改。 - 如果有进行中的商机位于已不在列表中的阶段上，会出现警告并列出它们。看板会把它们放在单独的一列。 - 贵公司只有一份阶段列表，所有用户和团队共用。 - 丢单原因是另一份列表：**数据** 组中 **自定义字段** 的 **选项集** 部分里的 **OpportunityLostReason** 选项集。请参见[自定义字段](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/custom-fields/)。 ## 为什么这样设计 **全公司用同一条销售管道。** 每位销售员都按同样的步骤推进生意，"Proposal" 阶段的生意不管是谁负责，意思都一样。看板、预测和每周例会比较的才是同一样东西。 **成交概率是贵公司对这个阶段的估计。** 新生意或刚移动的生意都取阶段的默认值，加权预测因此遵循同一条规则。修改默认值时，仍在旧数值上的生意跟着改，特意设成别的数值的生意则不受影响。 **没有生意会从看板上消失。** 改名时阶段上的生意跟着走，删除前会先问您要把它们移到哪里。每一次这样的移动都写进生意的 **阶段历史**，所以随时都能查到一笔生意为什么在现在的位置。 **成交和丢单是固定的。** 每笔生意只有这两种结局，所以“本月成交”在看板、预测和每位销售员的数字里意思都一样。 ## 更高效的做法 - **改名，而不是删了再加。** 改名会保留阶段上的每笔生意及其成交概率；删除会把它们移走，并把成交概率重设为新阶段的默认值。 - **删除前先看数量。** **进行中商机** 栏显示一项更改会影响多少笔生意，**保存后将发生的变化** 也会在您确认前写清楚。 - **把最常见的起点放在最前面。** 第一个阶段是新商机和转换而来的潜在客户的 **默认阶段**，可以用箭头把它移到最上面。 - **让丢单原因有用。** 编辑 **OpportunityLostReason** 选项集，让原因贴近顾客实际拒绝的理由。参见[自定义字段](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/custom-fields/)。 - **每周检查一次销售管道。** [每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/)介绍了怎样逐个阶段过一遍看板。 ## 示例 **提高某个阶段的成交概率。** Lim & Co 的阶段是 "Enquiry" 10%、"Site visit" 30%、"Proposal" 50% 和 "Negotiation" 70%。Daniel Lim 发现走到 "Proposal" 的生意大约十笔里能成六笔，于是在它所在行选择 **编辑**，把 **默认成交概率** 改为 60。**保存后将发生的变化** 显示 "“Proposal”默认概率 50% → 60%，更新 6 条进行中商机"。六笔 50% 的生意改为 60%；两笔 40% 的生意保持 40%。一笔 SGD 10,000.00、原为 50% 的生意，加权金额从 SGD 5,000.00 变为 SGD 6,000.00。 **删除一个阶段。** Lim & Co 不再单独安排看场地。Daniel 在 "Site visit" 所在行选择 **删除**，这个阶段上有三笔进行中的生意。他在 **移到** 下选择 "Proposal"，然后选择 **移动并删除**。这三笔生意移到 "Proposal"，成交概率为 60%，各记一条 **阶段历史**。 ## 常见问题 - **销售阶段最多可以设几个？** 进行中的阶段可设 1 到 12 个，另加固定的 **成交** 和 **丢单**。 - **删除阶段后，上面的商机会怎样？** 由您选择把它们移到哪个阶段。它们取该阶段的默认成交概率，并各记一条 **阶段历史**。 - **修改阶段的成交概率会影响已有的生意吗？** 只影响仍在旧默认值上的进行中生意，而且要勾选 **同时更新此阶段中 … 条仍为旧默认值的进行中商机**。 - **成交和丢单可以改名吗？** 不可以。它们是固定的，始终排在最后。 - **不同团队可以用不同的销售阶段吗？** 不可以。贵公司只有一份阶段列表。 - **谁可以修改销售阶段？** 角色有 **System**（系统）**Edit**（编辑）权限的人。只有 **System** **View**（查看）权限时，页面是只读的。 - **为什么我对阶段的修改被拒绝了？** 在您编辑期间有其他人保存了阶段。请重新加载页面，再做一次修改。 ## 相关内容 - [销售管道看板](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/pipeline-board/) - [销售预测](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/forecast/) - [系统设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/settings/) - [每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 营销活动 > 在 easySales 里把潜在客户关联到营销活动，更新营销活动的日期、预算和状态，看清每个活动带来了哪些客户线索。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/sales/campaigns-and-lead-pools/ **营销活动**（Campaign）是带来[潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/leads/)的一次市场推广——展会、邮寄宣传、广告——包括它的日期和预算。线索池——共享的潜在客户等候名单——有单独的页面：[线索池](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/lead-pools/)。 ## 在哪里找到 营销活动没有列表，也没有侧栏入口。请从 **潜在客户** 列表的 **营销活动** 栏打开，或从潜在客户页面的 **来源** 部分打开。它的页面在面包屑中位于 **潜在客户** 之下。 easySales 没有创建营销活动的按钮：您只能把潜在客户关联到贵公司已有的营销活动。如需新增，请由管理员通过 support@easysales.work 联系 easySales 支持人员设置。 ## 您可以做什么 - 查看营销活动的 **基本信息**（**名称**、**状态**、**负责人**）、**日程与预算**（**开始**、**结束**、**预算**）以及 **说明**。 - 选择页面顶部的 **编辑** 修改，然后选择 **保存**。 - 在页面底部的 **历史** 部分查看谁改了什么。 - 按下文说明停用不再使用的营销活动。 ## 关联潜在客户 1. 打开潜在客户，选择页面顶部的 **编辑**。 2. 在 **来源** 下选择 **营销活动**。 3. 选择 **保存**。 您也可以在 **新建潜在客户** 表单上直接选择，[网页表单](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/web-forms/)也可以自动给它的潜在客户设好营销活动。之后列表会在该潜在客户的一行中显示营销活动。营销活动的页面不会列出其潜在客户：要查看它们，请按 **潜在客户** 列表的 **营销活动** 栏排序。 ## 需要注意的规则 - 营销活动的 **状态** 为 **Planning**（计划中）、**Active**（进行中）、**Inactive**（未启用）、**Completed**（已完成）或 **Aborted**（已中止）之一。 - **···** 菜单中的 **停用营销活动** 会请您选择 **停用** 确认。引用它的潜在客户会保留这个关联。 - 一个潜在客户同一时间只能属于一个营销活动。 ## 权限 打开营销活动需要 **Campaign**（营销活动）**View**（查看）权限，修改需要 **Edit**（编辑），停用需要 **Delete**（删除）。关联潜在客户还需要 **Lead**（潜在客户）**Edit**，并且您只能选择自己能打开的营销活动。设为 **仅自己的记录** 时，您可以处理自己担任 **负责人** 的营销活动。 ## 为什么这样设计 **营销活动告诉您哪一笔投入有回报。** 每个来自展会或广告的潜在客户都带着它的营销活动时，您就能数出每个活动带来了多少线索，再和它的 **预算** 对比。明年的推广预算该花在哪里，就有了依据。 **停用不会改动任何潜在客户。** 不再使用的营销活动不再供人选择，而它带来的潜在客户仍保留这条关联和其他所有资料。只是这个营销活动的名称不再显示在这些潜在客户上和 **潜在客户** 列表中，所以等不再需要统计它的线索时再停用。 **每个营销活动都有负责人。** **负责人** 对活动的效果负责，也负责及时更新它的日期、预算和 **状态**。 ## 更高效的做法 - **记录潜在客户时就选好营销活动。** **新建潜在客户** 表单的 **来源** 下就有 **营销活动**，一步完成关联。参见[潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/leads/)。 - **让网页表单自动标记营销活动。** 给展会表单设好 **营销活动**，从它来的每条询价都会计入。参见[网页表单](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/web-forms/)。 - **排序查看某个活动的线索。** 在 **潜在客户** 列表上选择 **营销活动** 栏标题，同一活动的潜在客户就排在一起。 - **活动结束就关掉。** 把 **状态** 设为 **Completed**（已完成），同事打开它的页面就知道活动已经结束。 - **群发之前先确认同意。** [营销信息与同意](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/marketing-consent/)讲了邮寄宣传前的同意与退订。 ## 示例 **一场家居展。** Lim & Co 的营销活动 "Home Show 2026" 的 **开始** 为 3 月 6 日，**结束** 为 3 月 8 日，**预算** 为 SGD 4,500.00。Siti Nadia 把记录的 30 位访客都关联到它。其中 6 位转换为客户，所以这场展会每条线索的成本是 SGD 4,500.00 ÷ 30 = SGD 150.00，每位新客户的成本是 SGD 4,500.00 ÷ 6 = SGD 750.00。展会结束后，她把 **状态** 设为 **Completed**。 ## 常见问题 - **怎样新建营销活动？** easySales 没有这个按钮。请由管理员通过 support@easysales.work 联系 easySales 支持人员设置营销活动。 - **怎样查看某个营销活动带来的所有潜在客户？** 按 **潜在客户** 列表的 **营销活动** 栏排序。营销活动自己的页面不会列出它的潜在客户。 - **营销活动和线索池有什么区别？** 营销活动是一次有日期、预算和状态的市场推广，用来统计它带来了什么。线索池是还没有负责人的潜在客户的等候名单，由团队领取。参见[线索池](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/lead-pools/)。 - **停用营销活动后，潜在客户会怎样？** 它们保留这个关联。这个营销活动不再供人选择，它的名称也不再显示在潜在客户上和 **潜在客户** 列表中。 - **为什么我在潜在客户上选不到某个营销活动？** 您只能选择自己能打开的营销活动。您的角色需要 **Campaign**（营销活动）**View**（查看）权限；设为 **仅自己的记录** 时，该营销活动必须由您负责。 ## 相关内容 - [潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/leads/) - [线索池](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/lead-pools/) - [网页表单](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/web-forms/) - [转换潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/convert-a-lead/) - [营销信息与同意](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/marketing-consent/) - [商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/) --- # 采购订单 > 在 easySales 里怎样开采购订单——向供应商下单、发出带编号的 PO、打印 PDF，并跟进供应商已开票多少、您已付款多少。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/purchase-orders/ 采购订单是您发给供应商、为工作购买货物或服务的单据。在 easySales 中，它还会跟进采购方面的资金：供应商已开票的金额和您已付的款项。它记录的成本会计入所属生意的[毛利](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gross-margin/)。 ## 在哪里找到 在侧栏选择 **采购订单**。列表以标签显示每张订单的 **状态**、**开票** 和 **付款**。列表打开时按下单日期显示当前 **月份** 的订单；草稿在发出之前没有下单日期，所以要看到草稿和更早的订单，请在筛选栏中清除月份。用 **筛选项** 按 **月份**、**状态**、**开票**、**付款**、**供应商发票无单据** 或 **负责人** 来缩小范围，用搜索框查找采购订单号、供应商单号或供应商。列设置的用法与其他列表相同——参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 客户页面和商机页面也有 **采购订单** 标签页，仅限角色可以列出采购订单的人。 ## 您可以做什么 - 选择 **新建采购订单**，选择 **供应商** 并添加明细行。任何有效的客户都可以作为供应商。选择 **创建采购订单** 把它保存为草稿。 - 订单准备好后选择 **发出采购订单**：它会取得采购订单编号（默认以 `PO-` 开头），并以今天作为 **下单日期**。 - 选择 **PDF** 并把文件发给供应商，然后回答 **已把它发给供应商了吗？**，或在 **···** 菜单中选择 **标记为已发送**。 - 在订单上[记录供应商的发票和您的付款](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/supplier-invoices/)。 - 订单完成后选择 **关闭采购订单**。已关闭的订单可以用 **重新打开采购订单** 重新打开。 - 对不再需要的已下达订单选择 **取消采购订单**，并填写 **原因**。请先作废它的供应商发票和付款：仍有这些的订单不能取消，只能关闭。已取消的订单不能重新打开；草稿是删除，不是取消。 - 选择 **删除采购订单** 删除草稿，或在 **···** 菜单中选择 **更改负责人**。 - 在 **···** 菜单的 **单据** 组中选择 **复制**，根据这张订单新建一张：它是归您所有的 **草稿**，供应商、联系人、币种、付款条件、送货地址、条款、明细行和商机保持不变（若您已不能关联该商机，则不关联并有提示），按今天的税率和汇率计价。编号、日期、供应商参考号和供应商账单不会复制，原订单不变。需要 **Purchase**（采购）**Add**（新增）和 **Edit**（编辑）权限。 ## 订单如何流转 | 状态 | 含义 | 可以更改什么 | |---|---|---| | **草稿** | 正在准备；还没有采购订单编号 | 所有内容；可以删除 | | **已下达** | 已有编号 | 不能改供应商；录入供应商发票后，明细行、币种和税也不能再改 | | **已关闭** | 已完成 | 只能改商机关联；可以重新打开 | | **已取消** | 不再需要的已下达订单 | 什么都不能改；不能重新打开 | 订单顶部的主按钮随它的状态变化：**发出采购订单**，然后是 **记录供应商发票**，再是 **记录付款**，最后是 **关闭采购订单**。其余操作都在 **···** 菜单中：**取消采购订单**、**重新打开采购订单**、**标记为已发送** 和 **撤销“已发送”**、草稿的 **删除采购订单**，以及 **更改负责人**。标题下方的一栏显示 **订单总额**、**已开票**、**已付款** 和 **未开票** 的金额。 ## 打印 在订单页面选择 **PDF**；没有 Word 下载。它的版式是 **系统设置** → **文档设置** 下的 **采购订单** 设计——内置设计，或您上传的 Word 文件；它没有表单设计。 - 打印的日期是 **下单日期**。 - **Ship To** 打印 **收货地址**；留空时打印贵公司自己的名称和办公地址。 - 贵公司的税号不带标签直接打印。 - 草稿会打印 DRAFT 印章，已取消的订单会打印 CANCELLED 印章。 - 打印订单上的税务措辞依照贵公司的税务设置；不收销售税的公司不打印税项行。屏幕上该字段叫 **税**。 ## 权限 查看采购订单需要 **Purchase**（采购）**List**（列表）和 **View**（查看）权限；创建、签发和更改订单需要 **Add**（添加）和 **Edit**（编辑）；删除草稿需要 **Delete**（删除）。角色为 **Own records only**（只限自己的记录）时，只能处理自己负责的订单。要在商机上看到成本数字，需要 **All records**（全部记录）级别的 **Purchase** **List** 权限。 ## 需要注意 - 从旧系统带过来的采购订单都是 **已关闭**。 - 订单在标记为已发送之后再更改，会在订单顶部的状态旁显示 **发送后已修改** 标签，提醒您把新版本发给供应商。列表不显示它。 - 如果订单的 **供应商订单号** 也出现在发给同一供应商的另一张订单上，订单会显示 **供应商单号重复** 标签，并带有指向其他订单的链接。已取消的订单不计在内。 ## 为什么这样设计 **发出的订单是对供应商的承诺。** 供应商拿到您的采购订单编号后，就会按它交货、开票。所以发出后不能再换供应商：原本要发给别家的订单，就取消后重新开一张，每个供应商看到的都只是写给自己的订单。 **账单还没到，订单就已计入成本。** 发出订单就等于答应付款，所以这笔生意的承诺成本在您发出当天就增加，而不是几周后供应商开票时才增加。趁还能重新议价的时候，您就能看到它对毛利的影响。 **供应商开票后，明细行就锁定。** 供应商的发票是对照这些明细行核对过的。之后再改，订单和账单就对不上了；如果订单确实要改，请先作废那张账单。 **取消的订单保留编号。** 采购订单编号连续不断，您可以向供应商或会计师说明哪张订单撤回了、何时撤回、为什么撤回。草稿从未离开过公司，所以直接删除即可。 ## 更高效的做法 - **从生意开始下单。** 在商机的 **采购订单** 标签页选择 **新建采购订单**，新订单会关联到这个商机，成本计入正确的毛利。从供应商的客户页面用同一个按钮，会预先填好 **供应商**。参见[成本与毛利](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gross-margin/)。 - **复制上个月的订单。** **···** 菜单里的 **复制** 会生成一张明细和条款相同的草稿；改好数量，甚至换个供应商，再发出即可。 - **把采购条款备好。** 在 **条款** 下，**从模板插入** 会插入已保存的文字；设为默认的 **Purchase Order**（采购订单）模板会自动填进每张新订单。参见[标准模板](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/standard-templates/)。 - **找出还欠供应商的钱。** 先在筛选栏清除 **月份**，再把 **开票** 筛选为 **已全部开票**、**付款** 筛选为 **未付款** 和 **部分付款**：这张列表就是您的付款清单。参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 - **追缺失的单据。** **供应商发票无单据** 会找出已记录账单但没附文件的订单。参见[供应商发票](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/supplier-invoices/)。 ## 示例 **为咖啡馆装修订椅子。** Daniel Lim 打开 Lim & Co 的 Harbour Café 装修商机，在它的 **采购订单** 标签页选择 **新建采购订单**，向家具供应商订购 12 张餐椅，每张 SGD 180.00，税项 **GST 9%**。订单税前 SGD 2,160.00（12 × 180.00），GST SGD 194.40，合计 SGD 2,354.40。他发出订单，订单编号为 PO-10000052。他选择 **PDF**，用电邮发出文件，并在提示中选择 **标记为已发送**。 两天后，咖啡馆要求改为 14 张。供应商还没开票，所以 Daniel 修改了这一行：订单现在是 SGD 2,520.00（14 × 180.00），GST SGD 226.80，合计 SGD 2,746.80。**发送后已修改** 标签提醒他把新的 PDF 发给供应商。 **换一家供应商。** Mei Tan 发出了订购 6 盏吊灯的 PO-10000053，但供应商要到三月才有货。这张订单还没有开票，也没有付款，所以她选择 **取消采购订单**，原因填“缺货”。然后她在这张已取消的订单上选择 **复制**，在新草稿上更换 **供应商**，发出后编号为 PO-10000054。PO-10000053 以 **已取消** 留在列表中。 ## 常见问题 - **为什么采购订单列表是空的？** 列表打开时按下单日期显示当前月份，而草稿在发出前没有下单日期。在筛选栏清除月份，就能看到所有订单。 - **已发出的采购订单能换供应商吗？** 不能。请取消这张订单，重新开一张；**···** 菜单里的 **复制** 会生成一张可以更换供应商的草稿。 - **采购订单发给供应商后还能改吗？** 可以，只要它是 **已下达**；记录供应商发票后，明细行、币种和税就会锁定。改过的订单会带 **发送后已修改** 标签，直到您重新发送并标记为已发送。 - **怎样删除采购订单？** 只有草稿能删除。已发出的订单要先作废它的供应商发票和付款再取消；有这些记录的订单可以关闭。 - **关闭采购订单有什么作用？** 它表示订单已完成：只能再改商机关联，但迟到的供应商发票或付款仍可记录。**重新打开采购订单** 会让它回到 **已下达**。 - **供应商还没开票，采购订单会影响利润吗？** 会。发出的订单在所属商机上计为承诺成本，直到供应商发票把它变成实际成本。参见[成本与毛利](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gross-margin/)。 - **在哪里设置采购订单编号格式？** 在 **系统设置** → **公司资料** 的 **单据编号** 中，**采购订单** 有自己的编号序列。参见[单据编号](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/document-numbers/)。 ## 相关内容 - [供应商发票](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/supplier-invoices/) - [成本与毛利](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gross-margin/) - [送货单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/delivery-orders/) - [信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/) - [保存记录](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/keeping-records/) --- # 供应商发票 > 在 easySales 里怎样记录供应商发票（采购账单）和付款——对照采购订单录入、附上单据、先付订金，以及它怎样影响项目成本。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/supplier-invoices/ 供应商就[采购订单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/purchase-orders/)向您开票时，请在订单上记录这张账单，付款时再记录您的付款。随后 easySales 会显示已开票、已付款和未开票的金额，这张账单也成为这笔生意的实际成本——参见[成本与毛利](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gross-margin/)。本页适用于处理供应商账单的人。 ## 开始之前 - 您需要对该订单有 **Purchase**（采购）的 **View**（查看）和 **Edit**（编辑）权限。 - 订单必须是 **已下达** 或 **已关闭**。草稿还没有编号；请先发出采购订单。已取消的订单不能再记录账单或付款。 - 手边准备好供应商的发票；如果要附上，可以是 PDF 或图片。 ## 记录供应商发票 1. 打开采购订单，在顶部或 **供应商发票** 区块中选择 **记录供应商发票**。 2. 照供应商发票上印的内容填写 **供应商发票号**、**发票日期**、**不含税小计** 和 **税额**。小计会预先填入订单中尚未开票的部分。如需要，可填写 **到期日（选填）**。 3. 外币订单请检查 **汇率**。留空则使用汇率表；**使用订单汇率** 会套用订单本身的汇率。 4. 选择 **税务处理**：**可抵扣进项税**，或 **不可抵扣的税（计入成本）**。系统会按贵公司在发票日期的税务注册情况给出初始选择；如果改选另一个，系统会要求填写 **更改原因**。 5. 如果有，请附上 **供应商发票文件**：最多十个文件，每个不超过 25 MB，可以是 PDF、图片或 Office 文档。 6. 再选择抽屉底部的 **记录供应商发票** 保存。 ## 记录您的付款 1. 在订单的 **付款** 区块中选择 **记录付款**。订单全部开票后，它也会成为顶部的主按钮。 2. 填写 **付款日期**、**金额**、**方式** 和 **参考号**；如要关联，可选择它所付的 **供应商发票（选填）**。付款方式与客户付款使用同一份清单。 3. 选择窗口底部的 **记录付款** 保存。 ## 之后会发生什么 订单顶部的一栏会更新 **已开票**、**已付款** 和 **未开票** 的金额，列表上的 **开票** 和 **付款** 标签也随之变化。**已开票** 和 **已付款** 都含税；**已付款** 下方显示 **应付余额**。全部开票并付清后，选择 **关闭采购订单**。 ## 需要注意的规则 - 发票日期和付款日期都不能晚于今天。 - 开票超过订单的小计，或付款超过已记录的发票或订单总额，只是提醒，不会被拒绝。保存前请先核对。 - 如果贵公司在发票日期未注册可以抵扣的税，就不能选择可抵扣进项税。 - 没有附件的供应商发票会被标记为 **无单据**；订单上会显示 **无单据：** 和数量，列表的 **供应商发票无单据** 筛选可以找出这样的订单。 - 如果同一供应商的同一个发票号也出现在另一张有效的供应商发票上，这张发票所在的行会被标记为 **供应商单号重复**，并附有指向其他订单的链接。 - 要更正已记录的发票或付款，请在该行的菜单中选择 **编辑**。**作废供应商发票** 和 **作废付款** 需要填写原因；作废的行仍会列出，但不再计入。 - 计入成本的税额会提高这笔生意的实际成本；可抵扣的进项税则不会。 - 付款给供应商不会改变成本。成本跟随供应商的发票。 ## 为什么这样设计 **您录入的是供应商的数字，不是您自己的。** 账单是供应商的单据。照抄它的编号、日期、小计和税额，您的记录就和供应商的对账单一致，会计师也能把每一笔金额追溯到原始单据。 **成本跟随账单，而不是付款。** 从收到账单那天起您就欠这笔钱，这项工作的成本也在那天确定。晚付款改变的是您的现金，不是这项工作花了多少，所以无论付款条件如何，这笔生意的毛利都是对的。 **税务处理决定税额算不算成本。** 注册了 GST 的公司可以在申报时抵扣进项税，这笔税最终不花一分钱；不能抵扣的公司，税就是成本的一部分。您改用与建议不同的处理时，原因会留存下来，供会计师查阅。 **只提醒，不拒绝。** 供应商会加项目，也会把账单拆开开。金额超过订单时，easySales 会提醒您核对，但仍让您按供应商实际开出的金额记录。作废的账单连同原因保留在列表中，订单的来龙去脉一目了然。 ## 更高效的做法 - **让小计自动带出。** 抽屉里的 **不含税小计** 会预先填入尚未开票的金额。一张账单覆盖整张订单时，对照纸本核对后保存即可。 - **记录时就附上文件。** 没附文件的账单会被标记为 **无单据**；列表的 **供应商发票无单据** 筛选能在月底前找出缺口。参见[采购订单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/purchase-orders/)。 - **账单来之前先付订金。** 还没有记录任何供应商发票时，也可以 **记录付款**；账单到来之前，订单显示 **预付**。 - **外币账单用订单的汇率。** **使用订单汇率** 会套用订单发出时固定下来的汇率。参见[币种与汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 - **用列表排出付款清单。** 先在筛选栏清除 **月份**，再把 **付款** 筛选为 **未付款** 和 **部分付款**，就能看到还没付清的订单。参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 ## 示例 **账单超过订单。** Lim & Co 为 Harbour Café 装修向木工作坊下的采购订单税前金额为 SGD 10,500.00。作坊因多加了一块层架，开出 SGD 10,800.00 加 GST SGD 972.00（10,800.00 的 9%），合计 SGD 11,772.00 的账单。Mei Tan 用作坊的编号记录这张账单，附上它的 PDF，并看到提醒：发票比订单多 SGD 300.00。她核对了多出的层架后保存，税务处理为 **可抵扣进项税**，因为 Lim & Co 注册了 GST。订单现在显示 **已开票** SGD 11,772.00 和 **超额开票**，这笔生意的实际成本增加 SGD 10,800.00：GST 可以抵扣回来，所以不算成本。Lim & Co 用银行转账付款时，Mei 记录 SGD 11,772.00；easySales 提醒这超过了订单总额 SGD 11,445.00（10,500.00 加 GST 945.00），订单随即显示 **已付清**。 **先付订金，再收账单。** Lim & Co 订制一张沙发，SGD 4,000.00 加 GST SGD 360.00，合计 SGD 4,360.00，制作方要求预付 30%。Mei 记录一笔 SGD 1,308.00 的付款（4,360.00 的 30%）。easySales 提醒还没有记录任何供应商发票；她保存后，订单显示 **预付**。沙发连同 SGD 4,360.00 的发票送到后，她记录这张发票，订单显示 **部分付款**，应付余额 SGD 3,052.00（4,360.00 − 1,308.00）。她记录这笔付款后，订单显示 **已付清**，她随即关闭订单。 ## 常见问题 - **已关闭的采购订单还能记录供应商发票吗？** 可以。已关闭的订单在 **供应商发票** 和 **付款** 区块中仍可记录账单和付款，不需要重新打开。 - **供应商还没开发票，可以先付款吗？** 可以。在已发出的订单上记录付款；在记录供应商发票之前，订单显示 **预付**。 - **供应商把两张采购订单开在一张发票上，怎么记录？** 在每张订单上各记录一次，用同一个发票号，金额只填属于该订单的部分。easySales 会提醒这个号码已经记录过，并把两行都标为 **供应商单号重复**。 - **供应商发票上的 GST 算我的成本吗？** 只有记录为 **不可抵扣的税（计入成本）** 时才算。可抵扣的进项税不计入这笔生意的成本。参见[成本与毛利](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gross-margin/)。 - **供应商发票录错了怎么改？** 在该行的菜单中选择 **编辑** 并更正。如果它根本不属于这张订单，选择 **作废供应商发票** 并填写原因；它会以已作废的状态留在列表中。 - **外币供应商发票用哪个汇率？** 除非您自己输入，否则用汇率表的汇率；**使用订单汇率** 会套用订单的汇率。发票以订单的币种记录。 - **还没付的款可以先记录吗？** 不可以。付款日期不能晚于今天，请在实际付款后再记录。 ## 相关内容 - [采购订单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/purchase-orders/) - [成本与毛利](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gross-margin/) - [商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/) - [保存记录](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/keeping-records/) --- # 送货单 > 在 easySales 里用送货单（DO）记录交给客户的货物，跟踪已送达和剩余数量，保留签收凭证，并把交货生成发票。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/delivery-orders/ 送货单记录您交给客户的货物：项目、数量和货物送达的日期。它没有价格。货物分几趟送出、客户要对收到的货物签收，或者您先交货、后开票时，都可以使用。交货与发票如何关联，请阅读[交货与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/deliveries-and-invoices/)。 ## 在哪里找到 在侧栏选择 **送货单**。列表显示每张送货单的 **编号**、**状态**、**日期**、**客户**、**来源**、**发票**、**交货日期**、**已送达** 和 **负责人**；这些列是固定的。草稿还没有编号，显示为 **送货单草稿**。搜索框可以按送货单编号、参考号或客户查找。 列表打开时的 **期间** 为 **最近 90 天**：显示日期在最近 90 天内的送货单，以及所有草稿。列表下方的提示会写明显示的起始日期。在筛选栏清除期间即可看到所有日期，也可以在 **筛选项** 中选择一个 **送货单日期** 范围。其他筛选条件有 **状态**、**来源**、**已迁移**，以及（如果您能看到所有人的送货单）**负责人**。 从旧系统导入的送货单带有 **已迁移** 标签，状态为 **已开具**。要找出它们，请选择 **已迁移** › **仅已迁移**；要排除它们，请选择 **未迁移**。 已开具的发票，以及 **进行中** 或 **已接受** 的报价单，在单据下方有一张 **交货** 卡片：显示每一行已送达和剩余的数量，并链接到它的送货单。客户页面上有一个 **送货单** 标签页，列出该客户的送货单。 ## 您可以做什么 - [创建送货单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/create-a-delivery-order/)：在发票或报价单的 **交货** 卡片中选择 **创建送货单**，或选择 **新建送货单** 独立创建。 - [开具并标记为已送达](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/issue-and-deliver/)，附上客户的 **签收单**，取消送货单，或删除草稿。 - [为已送达货物开票](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/)：把来自报价单的一张或几张送货单，或独立创建的送货单，生成一张草稿发票。 - 一次标记多张送货单为已送达：在列表中勾选它们，选择 **标记为已送达**。 - 用送货单页面上的 **PDF** [打印它](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/issue-and-deliver/)：列出项目和数量，没有价格，并有一块供客户签收的区域。 ## 权限 查看送货单需要 **Delivery**（交货）**List**（列表）和 **View**（查看）权限；创建需要 **Add**（添加）；开具、修改、标记送达和取消需要 **Edit**（编辑）；删除草稿需要 **Delete**（删除）。设为 **Own records only**（只限自己的记录）时，您只能处理自己负责的送货单，并且只能从自己有权编辑的发票或报价单创建送货单。一次标记多张送货单为已送达，需要 **All records**（全部记录）级别的 **Delivery** **Edit**；**生成发票** 还需要 **Invoice**（发票）**Add**。 ## 为什么这样设计 **已送达的送货单就是交货凭证。** 客户事后说某个柜子没收到时，送达日期、**签收人** 和签收单就能说清楚。所以送达后各行会锁定：客户签过字的单据和您的记录必须始终一致。 **列表先显示近期的工作。** 草稿还要完成，近期的送货单还要标记送达或开票，而较早已送达的送货单很少还需要处理。打开时只显示最近 90 天和所有草稿，要做的事就在眼前；完整的历史只需点一下就能看到。 **批量标记需要最大的权限。** 这个批量操作会一次改动多张送货单，其中可能有别人开的。只有对所有送货单负责的人才能使用；其他人在各自送货单的页面上逐张标记。 ## 更高效的做法 - **按客户的参考号搜索。** 搜索框可以按送货单编号、参考号或客户名称查找送货单。参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 - **找出要开票的已送达送货单。** 把 **来源** 筛选为 **报价单** 或 **独立创建**、**状态** 筛选为 **已送达**，然后勾选它们并选择 **生成发票**。参见[为已送达货物开票](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/)。 - **查看某个客户的所有交货。** 客户页面的 **送货单** 标签页不用筛选就能列出。参见[客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/overview/)。 - **一步收尾当天的送货。** 司机回来后，勾选他们已送达的已开具送货单，选择 **标记为已送达**。参见[开具与送达](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/issue-and-deliver/)。 - **把标准送货条款备好。** 设为默认的 **Delivery Order**（送货单）模板会自动填进每张新送货单的条款。参见[标准模板](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/standard-templates/)。 ## 示例 **收尾一天的送货。** 10 月 20 日，Lim & Co 的货车送出了五张送货单。回到办公室后，角色拥有 **All records** 级别 **Delivery** **Edit** 的 Daniel Lim 在 **送货单** 列表中勾选这五张，选择 **标记为已送达**，把 **送达日期** 设为 10 月 20 日。其中一张还是草稿，所以提示为 *已标记 4 张为已送达，跳过 1 张（未开具，或送货单日期晚于送达日期）*。他打开那张草稿，开具后在它自己的页面上标记为已送达。 **找去年的送货单。** Harbour Café 要一份去年三月送达的吧台送货单副本。Mei Tan 在搜索框输入“Harbour”，在筛选栏清除 **期间**，打开那张送货单并选择 **PDF**。 ## 常见问题 - **可以一次把多张送货单标记为已送达吗？** 可以，需要 **All records** 级别的 **Delivery** **Edit**。未开具的送货单，或送货单日期晚于 **送达日期** 的，会被跳过；批量操作不记录 **签收人**。 - **旧系统的送货单也在里面吗？** 在。它们带有 **已迁移** 标签，状态为 **已开具**；用 **已迁移** › **仅已迁移** 可以找出它们。 - **送货单列表可以自选列吗？** 不可以。这个列表的列是固定的；请用筛选和搜索框缩小范围。 - **在哪里查看某个客户的送货单？** 在客户页面的 **送货单** 标签页，或在它所来自的发票或报价单的 **交货** 卡片上。 - **谁能看到送货单？** 拥有 **Delivery** **List** 和 **View** 权限的人；设为 **Own records only** 时，只能看到自己负责的送货单。 ## 相关内容 - [交货与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/deliveries-and-invoices/) - [发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overview/) - [报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/) - [采购订单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/purchase-orders/) --- # 创建送货单 > 在 easySales 里怎样开送货单——从发票或报价单生成、分批送货只送一部分，或者为客户单独开一张送货单。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/create-a-delivery-order/ 本页写给负责准备交货文件的人。要先了解送货单与发票、报价单的关系，请阅读[交货与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/deliveries-and-invoices/)。 ## 开始之前 - 您需要 **Delivery**（交货）**Add**（添加）权限。按发票或报价单交货，还需要能够编辑它；设为 **Own records only**（只限自己的记录）时，指的是您自己的发票或报价单。 - 来自发票：发票已开具，且没有被取消。 - 来自报价单：报价单为 **进行中** 或 **已接受**，并且是当前版本。 - 先决定这一趟每一行交出多少。一行可以分几次交付。 ## 操作步骤 **从发票或报价单创建** 1. 打开发票或报价单。 2. 在单据下方的 **交货** 卡片中，选择 **创建送货单**。 3. 对话框列出各行，带有 **已开票**（或 **报价数量**）、**已送达** 和 **剩余**。凡是还有剩余的行都已勾选，数量为剩余数量，服务项目也不例外。 4. 取消勾选这一趟不交付的行；部分交货时，修改 **本次交货**。数量不能超过 **剩余**。 5. 检查 **送货地址**（联系人的送货地址，之后可以在送货单上修改）和 **交货日期**。 6. 选择 **创建送货单**。送货单以草稿打开。 **独立创建** 1. 在侧栏选择 **送货单**，然后选择 **新建送货单**。 2. 选择 **客户**；如果有联系人，也选择 **联系人**。 3. 在 **明细** 下搜索产品或输入说明，并填写 **数量**。需要时填写 **单位**、**序列号** 或 **备注**。选择 **添加行** 继续添加下一项。 4. 填写 **送货地址**；留空则使用联系人的送货地址。 5. 选择 **创建送货单**。 ## 之后会发生什么 送货单是 **草稿**。它还没有编号，但它的数量已经计入来源单据，所以没有人能把同样的数量交付两次。打开它检查各行，然后[开具](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/issue-and-deliver/)。来源单据的 **交货** 卡片会显示新的已送达和剩余数量。 ## 需要注意的规则 - 送货单没有价格、税额和合计。 - 在报价单上，**剩余** 不包括已经用 **生成发票** 开成发票的数量。这些货物请从发票交付。 - 发票带有贷项通知单时，对话框会提醒您。贷项通知单不会改变剩余可交付的数量，所以请自己核对数量。 - 从设有开票计划的报价单创建时，送货单为 **仅交货**：由计划中的发票为工作开票。 - 数量最多可以有四位小数，并且必须大于零。 ## 为什么这样设计 **送货单与客户订的东西一致。** 从发票或报价单生成的送货单会复制它的明细行、说明和单位，客户签收的项目就是他们同意购买、也将被收费的项目。不用重新输入，也就不会输错。 **每一行默认勾选，服务项目也不例外。** easySales 不知道今天的货车装得下什么。从所有剩余的项目开始，再取消勾选留下的，漏掉的行会在对话框里一目了然，而不是悄悄地从单据上消失。 **已开票的货物从发票交付。** 报价单上的货物一旦开成发票，发票就是客户据以付款的单据。从发票交付，已送达和剩余的数量只记一份，报价单和发票就不会同时显示同一批货还在等着送。 ## 更高效的做法 - **整批送货就接受剩余数量。** 对话框打开时已填好每一行的剩余数量；检查 **交货日期** 后选择 **创建送货单** 即可。 - **独立创建时选产品。** 没有选产品、直接输入的行，开票前要在 **开票产品** 下补选一个产品。参见[为已送达货物开票](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/)。 - **客户要求时填序列号。** **序列号** 会单独印成一列，只有某一行有序列号时才出现。参见[开具与送达](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/issue-and-deliver/)。 - **插入标准文字。** **条款与条件** 下的 **从模板插入** 会填入已保存的文字。参见[标准模板](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/standard-templates/)。 ## 示例 **借出样品册。** Orchard Dental 想在自己的诊所挑选布料。Mei Tan 选择 **新建送货单**，**客户** 选 Orchard Dental，添加 3 本布料样品册和 1 块瓷砖样板，**备注** 写“10 月 30 日前归还”。这些东西不收费，所以这张独立创建的送货单只是记录什么东西离开了工作室、由谁签收。 **已经开票的报价单。** Lim & Co 已经从 Harbour Café 订 6 盏吊灯的报价单生成了 INV-10000330。Daniel Lim 打开报价单的 **交货** 卡片时，吊灯显示 **剩余** 0，因为发票已经包含了它们。他改为打开 INV-10000330，在它的 **交货** 卡片中选择 **创建送货单**，6 盏吊灯就出现在对话框里。 ## 常见问题 - **没有发票或报价单，也能开送货单吗？** 可以。在 **送货单** 列表中选择 **新建送货单**，选好客户，自己添加各行。 - **草稿发票能开送货单吗？** 不能。请先开具发票；草稿发票还会变动，没有固定的内容可以据以交货。 - **为什么我的报价单上没有可交付的数量？** 它的各行已经送达，或已经用 **生成发票** 开成了发票。请从那张发票创建送货单。 - **可以送得比发票上的多吗？** 不可以。**本次交货** 不能超过 **剩余**。多出的货物请开在新的发票上，或开一张独立的送货单。 - **送货地址可以改吗？** 可以。在送货单上修改 **送货地址**；留空则使用联系人的送货地址。 - **服务项目一定要放在送货单上吗？** 不用。它们默认勾选是为了不漏掉；不交付的服务请取消勾选。 ## 相关内容 - [送货单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/delivery-orders/) - [开具与送达](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/issue-and-deliver/) - [交货与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/deliveries-and-invoices/) - [报价单与订单](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/quotations-and-orders/) --- # 开具与送达 > 在 easySales 里开具送货单并打印，客户收货后标记已送达、填写签收人、上传签收单作为交货凭证，以及取消或删除送货单。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/issue-and-deliver/ 本页带您把一张送货单从草稿走到送达。各个状态的含义，请阅读[交货与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/deliveries-and-invoices/)。 ## 开始之前 开具、修改、标记送达和取消送货单，需要 **Delivery**（交货）**Edit**（编辑）权限；删除草稿需要 **Delivery** **Delete**（删除）权限。设为 **Own records only**（只限自己的记录）时，您只能处理自己负责的送货单。 ## 操作步骤 1. 打开送货单。顶部的主按钮随它的状态变化。 2. 在 **草稿** 上选择 **编辑**，检查各行和详情，然后选择 **开具**。送货单取得编号（默认以 `DO-` 开头）和今天的日期，客户资料按当前内容固定下来。 3. 把送货单随货物一起交出；如果使用司机和车辆，请填写 **司机** 和 **车辆**。 4. 客户收到货物后，选择 **标记为已送达**。填写 **送达日期**（不能早于送货单日期，也不能晚于今天）和 **签收人**，然后选择 **标记为已送达**。 5. 在 **签收单** 卡片中选择 **上传签收单**，附上签字的单据或它的照片。 6. 要撤回已开具或已送达的送货单，请在 **···** 菜单中选择 **取消送货单**，并填写 **原因**。要丢弃草稿，则选择 **删除草稿**。 要一次标记多张送货单为已送达，请在 **送货单** 列表中勾选它们，选择 **标记为已送达**，并填写 **送达日期**。未开具的送货单，或送货单日期晚于该日的，会被跳过，提示信息会告诉您跳过了多少张。批量操作不填写 **签收人**；之后请在各张送货单上补填。 要把送货单交给同事负责，请在 **···** 菜单中选择 **更改负责人**；同一菜单中的 **负责人变更记录** 列出它以前的负责人。 ## 之后会发生什么 - **已开具**：送货单有了编号。您仍可以修改它的各行（在剩余可交付的数量范围内）和详情。 - **已送达**：各行锁定。只有 **司机**、**车辆**、**备注** 和 **签收人** 还可以修改。如果它来自报价单或是独立创建的，现在可以为它[开票](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/)；**生成发票** 会成为主按钮。 - **已取消**：送货单连同历史和原因留在列表中，数量退回它所来自的发票或报价单。 ## 打印送货单 在页面顶部选择 **PDF**，送货单会在新标签页中打开；任何状态都可以打印，草稿也一样。这需要 **Delivery** **View**（查看）权限，没有 Word 下载。版式是 **系统设置** → **文档设置** 下的送货单设计：内置设计、表单设计，或您上传的 Word 文件。 - 标题为 DELIVERY ORDER，列出项目和数量，没有价格、税额或合计；只有某一行有序列号时，才会出现序列号一列。 - Deliver To（送货地址）打印送货单自己的送货地址；没有时，打印开具时固定下来的客户账单地址。 - 没有内容的表头行（例如 Driver、Vehicle）不打印。草稿没有编号。 - 签收区块——“Received the above in good order and condition”、签名、姓名、日期和公司印章——保持在同一页。您的设计可以改写其中的文字，或不打印它。 - 草稿打印红色 DRAFT 印章，已取消的送货单打印 CANCELLED；已开具和已送达的送货单不打印印章。 ## 需要注意的规则 - 送货单至少要有一行才能开具。 - 草稿是删除，不是取消；已开具的送货单是取消，不是删除。 - 已生成发票的送货单，要等那张发票被取消、在草稿阶段被删除，或把这一行从发票中移除，才能取消。 - 已经开票的行，在发票被取消或草稿被删除之前，不能移除，也不能把数量改得低于已开票的数量。 - **签收单** 只能附加在已送达的送货单上：PDF、图片或 Office 文件，最多十个。已取消的送货单保留文件供下载，但不能再添加或移除文件。 - **历史** 标签页记录每一次更改，以及开具、送达和取消。 > **注意** > > 取消无法撤销。要再次交货，请创建一张新的送货单。 ## 为什么这样设计 **已送达的送货单与客户签收的一致。** 货物签收后，客户签过字的单据就是双方共同的记录。各行锁定，您的副本就和客户的一模一样；送错了，就取消后重新开一张，两个版本都留档。 **送达日期是货物送到的那一天。** 您可能几天后才记录，所以 easySales 要的是实际日期：不能是未来，也不能早于送货单日期。用 **生成发票** 为这批货开票时，如果您的税务设置显示供应日期，这个日期会填入发票的供应日期，让这笔销售落在正确的期间。 **开具时固定客户资料。** 送出的单据显示的是当天的地址和联系人。之后修改客户资料，不会改写已经完成的交货，重印出来仍然和签收单一致。 ## 更高效的做法 - **打印草稿来核对。** 草稿也能用 **PDF** 打印，带 DRAFT 印章，开具前就能检查版式。 - **打印前先填好司机和车辆。** 空白的表头行不会打印，所以客户现场需要的话，请先填好。 - **用手机上传签收单。** 在手机上打开已送达的送货单，选择 **上传签收单**，附上签收单的照片。 - **一次标记当天的送货。** 在 **送货单** 列表中勾选已开具的送货单，选择 **标记为已送达**。参见[送货单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/delivery-orders/)。 - **直接去开票。** 来自报价单或独立创建的送货单送达后，主按钮就是 **生成发票**，直到全部开完票。参见[为已送达货物开票](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/)。 ## 示例 **一张送货单从头到尾。** Mei Tan 从 Harbour Café 的发票为 8 张吧凳中的 5 张创建了 DO-10000040。她填好 **司机**，开具送货单并打印给货车带上。10 月 20 日，咖啡馆经理 Jason Ong 签收了吧凳。回到工作室，Mei 选择 **标记为已送达**，填入 10 月 20 日，**签收人** 填“Jason Ong”，并上传签收单的照片。发票的 **交货** 卡片显示吧凳 **已送达** 5、**剩余** 3（8 − 5）。 **更正送达数量。** 同一天下午，Mei 得知 DO-10000040 上的 5 张吧凳只有 4 张完好送达，咖啡馆签收的是 4 张。各行已锁定，所以 Mei 取消 DO-10000040，原因填“一张吧凳损坏，实收 4 张”。5 张吧凳退回发票，显示 **剩余** 8。她为 4 张吧凳创建 DO-10000041，开具后标记为 10 月 20 日送达，签收人 Jason Ong。卡片现在显示 **已送达** 4、**剩余** 4（8 − 4）。 ## 常见问题 - **送货单送达后还能改吗？** 只能改 **司机**、**车辆**、**备注** 和 **签收人**。其他内容要更正，请取消后新开一张。 - **可以把送达日期填成更早的日子吗？** 可以。**送达日期** 可以是送货单日期到今天之间的任何一天。送货单日期就是开具的那一天，所以请在货物出发前开具。 - **为什么送货单取消不了？** 它已经用 **生成发票** 开了发票。请先取消那张发票，或在它还是草稿时删除它，再取消送货单。 - **怎样附上客户的签名？** 送货单送达后，在 **签收单** 卡片中选择 **上传签收单**：最多十个 PDF、图片或 Office 文件。 - **送货单开具前能打印吗？** 能。草稿打印时带 DRAFT 印章，没有编号。 - **送货单可以不打印签收区块吗？** 可以，只要您的送货单设计不包含它。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 ## 相关内容 - [创建送货单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/create-a-delivery-order/) - [为已送达货物开票](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/) - [送货单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/delivery-orders/) - [保存记录](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/keeping-records/) --- # 为已送达货物开票 > 在 easySales 里把一张或几张送货单生成发票（先送货后开票），只为送达的一部分开票，并了解价格从哪里来。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/ 先交货、后开票时，**生成发票** 会把您的送货单变成一张草稿发票，不必重新输入各行。两种单据如何衔接，请阅读[交货与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/deliveries-and-invoices/)。 ## 开始之前 - 您需要 **Invoice**（发票）**Add**（添加）权限，以及对每张送货单的 **Delivery**（交货）**Edit**（编辑）权限。 - 这些送货单为 **已开具** 或 **已送达**，属于同一个客户，并且要么全部来自同一张报价单，要么全部是独立创建的。来自报价单的送货单，您还需要能够编辑该报价单。 - 来自发票的送货单已经由那张发票开票，这里不会提供。 ## 操作步骤 1. 打开一张送货单，选择 **生成发票**：已送达的送货单上它是主按钮，已开具的送货单上它在 **···** 菜单中。要处理多张，请在 **送货单** 列表中勾选它们，选择列表上方的 **生成发票**。 2. 对话框列出每一行的 **送货单**、**项目**、**送达数量** 和 **开票数量**。每个还有待开票数量的行都已勾选，数量为剩余数量。 3. 取消勾选某一行，或调低它的 **开票数量**，现在就只为其中一部分开票。 4. 对独立创建的送货单，每个已勾选、但输入时没有选择产品的行都需要一个产品：请在 **开票产品** 下选择。如果这些送货单没有指明唯一的联系人，请从该客户的联系人中选择发票收件的 **联系人**。 5. 检查 **发票日期**。 6. 选择 **生成草稿发票**。新的草稿发票随即打开。 7. 检查发票，确认无误后[开具](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。 ## 之后会发生什么 - 发票是 **草稿**：在您开具之前，不会向客户开出任何金额。 - 来自报价单的行沿用报价单的价格、税项、联系人和币种。独立创建的行取该产品（或在 **开票产品** 下所选产品）的 **标价**，前提是产品以发票的币种定价：发票币种是客户的币种，客户没有设定时为您的本位币。没有这种价格的行以零价格带入；您输入它的价格之前，easySales 不会开具这张发票，也不会把它提交审批。 - 如果您的税务设置显示供应日期，发票的供应日期会按送达日期预先填写。您可以在草稿上修改。 - 每张送货单会显示它已开票多少：**未开票**、**部分开票** 或 **已开票**。您没有选中的部分仍可用于以后的发票。 ## 需要注意的规则 - 来自设有开票计划的报价单的送货单显示 **仅交货**。它的发票按计划开具，所以不提供 **生成发票**；如果在列表中选择它，对话框会说明原因。 - 如果这张发票会使报价单超出总额，easySales 会先警告您。只有确实要这样做时，才选择 **仍然生成**。 - 开票数量最多可以有两位小数，不能超过剩余可开票的数量。 - 取消这张发票后，已送达的行恢复为未开票，可以重新开票。 ## 为什么这样设计 **收的是客户实际收到的。** 货物分几趟送出时，按送货单开票只收已送到的数量，发票上的每一行都能对上一张签收过的送货单。发票和客户签过的单据一致，客户就很少会来质疑。 **每个送达的数量只开一次票。** 送货单记得每一行已经开票多少。您可以把一批交货分几张发票来开，同样的数量绝不会开两次。 **先出草稿，因为价格来自别处。** 送货单没有价格，发票要从报价单或产品列表取价。先生成草稿，您就有机会在向客户收费之前核对每个价格和税项。 ## 更高效的做法 - **一次为一周的送货开票。** 在 **送货单** 列表中把 **状态** 筛选为 **已送达** 并搜索客户，勾选该客户的送货单，选择 **生成发票**。参见[送货单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/delivery-orders/)。 - **送货时就选好产品。** 独立创建时选了产品的行，之后不用再在 **开票产品** 下选择。参见[创建送货单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/create-a-delivery-order/)。 - **保持标价是最新的。** 独立创建的行按每个产品的 **标价** 计价，标价及时更新，就不会出现要补价的零价格行。参见[创建产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/create-a-product/)。 - **送货当天就开票。** 已开具的送货单还没标记送达，也可以从它的 **···** 菜单开票。参见[及时开票](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/invoice-on-time/)。 ## 示例 **两张独立送货单开在一张发票上。** Lim & Co 用 DO-10000044 给 Marina Physio 送了 4 个座垫，用 DO-10000046 送了 6 幅遮光帘；遮光帘是直接输入的，没有选产品。Daniel Lim 勾选这两张送货单，选择 **生成发票**。两张送货单的联系人不同，所以他选择 Karen Lee 作为 **联系人**，并在 **开票产品** 下选了遮光卷帘这个产品。按标价 SGD 85.00 和 SGD 120.00，草稿发票为 SGD 340.00（4 × 85.00）加 SGD 720.00（6 × 120.00），税前 SGD 1,060.00；加上 9% 的 GST（SGD 95.40），合计 SGD 1,155.40。 **为目前已送到的部分开票。** Lim & Co 给 Marina Physio 的报价单有 12 个储物柜，每个 SGD 450.00，没有开票计划。到月底，从这张报价单开出的两张送货单（4 个和 3 个）都已送达。Mei Tan 勾选这两张，选择 **生成发票**：草稿发票为 7 个柜子，SGD 3,150.00（7 × 450.00），GST SGD 283.50，合计 SGD 3,433.50。其余 5 个柜子留在报价单上，之后再送货、开票。 ## 常见问题 - **为什么我的送货单上没有“生成发票”？** 这张送货单是从发票生成的、属于开票计划下的 **仅交货**、已经全部开票，或者是草稿或已取消。您的角色还需要 **Invoice** **Add** 权限。 - **可以只为送货单的一部分开票吗？** 可以。调低 **开票数量**，或取消勾选这一行；没开票的部分留到以后的发票。 - **不同客户的送货单能一起开票吗？** 不能。一张发票只开给一个客户，请为每个客户各开一张。 - **报价单的送货单和独立送货单能开在同一张发票上吗？** 不能。一张发票要么来自同一张报价单的送货单，要么只来自独立创建的送货单。 - **为什么发票上有一行价格是零？** 这一行来自独立创建的送货单，而它的产品没有以发票币种设定的 **标价**。开具之前请在草稿上填入价格。 - **送货单还没送达就能开票吗？** 能。**已开具** 的送货单可以从它页面上的 **···** 菜单开票。 - **发票取消后，送货单会怎样？** 它们的各行恢复为未开票，可以重新开票。参见[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。 ## 相关内容 - [交货与发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/deliveries-and-invoices/) - [开具与送达](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/issue-and-deliver/) - [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/) - [规划开票阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/) - [何时开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/when-to-issue-an-invoice/) --- # 状态一览 > 发票未付款、部分付款、已付款、已贷记是什么意思？报价单、发票、贷项通知单、收据、退款、定期发票、审批、潜在客户、商机和采购订单的每种状态及下一步操作。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/reference/statuses/ 用本页查询记录上显示的状态，以及接下来可以对它做什么。 ## 报价单 | 状态 | 含义 | 接下来可以做什么 | |---|---|---| | **草稿** | 尚未定稿；带有草稿号，默认以 `QD-` 开头。 | 编辑、预览、复制或删除它；**定稿** 使它取得 `QN-` 编号。参见[报价单定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)。 | | **进行中** | 顾客尚未决定。 | 在由它生成的发票开具之前可以编辑；**修订** 它；**接受** 或 **拒绝** 它；生成发票；标记为已发送。 | | **已接受** | 顾客已接受。已关闭，只读。 | 由它生成发票；在由它生成的发票都未开具时 **修订** 它；预览 PDF。 | | **已拒绝** | 顾客已拒绝。已关闭，只读。 | 预览 PDF，或把它复制为新的草稿。它不能开票。参见[接受或拒绝](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/close-a-quotation/)。 | | **已被替代** | 旧版本，已被编号为 `-R1`、`-R2` 等的修订版本取代。只读。 | 预览 PDF，PDF 带有 SUPERSEDED 水印；从 **版本** 打开较新的版本。它不能开票。参见[修订报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/)。 | **进行中** 的报价单标题处还会显示 **未发送**；标记为已发送后，显示 **已发送** 和日期。参见[标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/)。 报价单还会显示 **开票状态**，它把已开具的发票与报价单的 **合约金额（不含税）** 相比较： | 开票状态 | 含义 | |---|---| | **未开票** | 由它生成的发票都尚未开具。 | | **部分开票** | 已开具的发票覆盖所显示的百分比。 | | **已全部开票** | 已开具的发票覆盖全部合约金额。 | | **超额开票** | 已开具的发票超出合约金额所显示的百分比。 | ## 发票 发票的状态由 easySales 根据未付余额设定；您从不需要自己设置。 | 状态 | 含义 | 接下来可以做什么 | |---|---|---| | **草稿** | 尚未开具；带有形式发票编号，默认以 `PF-` 开头。 | 编辑、预览、开具或删除它。 | | **未付款** | 已开具；尚未有任何收款、贷记或核销。 | 记录收款、开具贷项通知单、核销坏账。在没有收款、贷项或核销时可以取消它。 | | **部分付款** | 已由收款、贷项通知单或核销结清一部分；仍有余额未付。 | 记录余下的收款、贷记它，或把余下部分作为坏账核销。 | | **已付款** | 没有欠款，且至少有一笔收款参与结清。部分付款、其余贷记，或核销了一笔小额差额时，也是此状态。 | 货物退回时贷记它；移除误记的收款。 | | **已贷记** | 没有欠款；完全由贷项通知单结清。 | 没有需要收取的款项。 | | **已核销** | 没有欠款，且仍有部分金额作为坏账核销。顾客仍欠这笔款。 | 收到款项时选择 **登记收回**；**撤销** 误录的核销。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 | | **已取消** | 已用 **取消发票** 取消；由一张 **Reversal**（冲销）贷项通知单冲销。它保留其编号。 | 打开和阅读它，或把它复制为新的草稿。 | 状态可以回退：移除收款、作废贷项通知单或登记收回都会改变余额，状态也随之变化。 ## 贷项通知单 | 状态 | 含义 | 接下来可以做什么 | |---|---|---| | **草稿** | 尚无编号；对发票没有影响。 | 编辑、打印、开具或删除它。 | | **已开具** | 已编号，默认以 `CN-` 开头，并在其发票仍欠的金额范围内抵用到该发票上。 | 抵用或撤销抵用其 **剩余可用** 的贷项、退款，或作废它。 | | **已作废** | 保留在记录中；其贷项已收回。 | 只能阅读和打印。 | 已开具的贷项通知单只要有从它发出的退款存在，就不能作废。已取消发票的 **Reversal** 贷项通知单完全不能作废。 ## 审批 贵公司的规则把报价单、发票或贷项通知单留待审批时，单据显示 **待审批**。它的状态仍是 **草稿**，没有编号，也不改变任何余额。它的 **审批记录** 显示这次申请： | 申请 | 含义 | 单据会怎样 | |---|---|---| | **待审批** | 等待审批人处理。 | 锁定：要修改或删除，先撤回申请。 | | **已批准** | 审批人选择了 **批准并开出**。 | 在同一步中开具（报价单则是定稿），并取得编号。 | | **已退回** | 审批人附上原因退回了它。 | 重新成为草稿，由作者修改。 | | **已撤回** | 作者或能编辑该单据的人撤回了申请。 | 重新成为草稿；之后可以再次提交。 | 参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 ## 收据和退款 | 状态 | 含义 | 接下来可以做什么 | |---|---|---| | **有效**（收据） | 它的收款计入所支付的发票。 | 下载 PDF，分配或退还 **未分配** 的金额，作废它。 | | **已作废**（收据） | 它的收款已从发票上撤回。它保留其编号。 | 阅读它；它的 PDF 上印有 VOID。 | | **已完成**（退款） | 款项已退还。 | 如果是误记，作废它。 | | **已作废**（退款） | 金额已退回原处。 | 只能阅读。 | 只要有从收据发出的退款存在，收据就不能作废：请先作废退款。参见[给顾客退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/)。 ## 定期发票 | 状态 | 含义 | 接下来可以做什么 | |---|---|---| | **进行中** | 每个周期都会生成一张草稿发票，自动生成或由人生成。 | 编辑、**暂停** 或 **结束** 它；生成或跳过某个周期。 | | **已暂停** | 不生成任何发票。暂停期间到期的周期等人来处理。 | **恢复** 它，然后逐个生成或跳过等待中的周期；或 **结束** 它。 | | **已结束** | 不再生成任何周期，无论按计划还是手动。已开具的发票保持不变。 | 阅读它，或选择 **复制为新的定期发票**。结束无法撤销。 | 参见[定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/recurring-invoices/)。 ## 潜在客户 | 状态 | 含义 | 接下来可以做什么 | |---|---|---| | **新建** | 刚记录，或刚从网页表单或导入进来。 | 联系这个人并记录下来；随着进展更改状态。 | | **已联系** | 您已经联系上这个人。 | 问清意向；设为 **合格** 或 **不合格**。 | | **合格** | 需求和预算都是真的。 | 选择 **转换为客户**。参见[转换潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/convert-a-lead/)。 | | **不合格** | 没有转换就结束，并附有 **不合格原因**。 | 对方回头时重新设为跟进中的状态，或把它停用。 | | **已转换** | 已经成为客户。只能阅读。 | 打开它所变成的客户、联系人或商机。它不能再次转换。 | 在潜在客户上可以选择 **新建**、**已联系**、**合格** 或 **不合格**；**已转换** 只能由转换设定。参见[潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/leads/)。 ## 商机 | 状态 | 含义 | 接下来可以做什么 | |---|---|---| | 进行中 | 交易处于您的销售管道中的某个阶段。 | 在阶段之间移动它；标记为成交或丢单。 | | **成交** | 交易以对您有利的结果结束。会记录结案日期，成交概率变为 100%。 | 选择 **重新打开**，再选一个进行中的阶段。 | | **丢单** | 交易未能达成，并附有原因。会记录结案日期，成交概率变为 0%。 | 用同样的方法重新打开；原因会保留。 | 进行中与已结束之间的阶段由您自己设定。请在 **系统设置** 的 **销售流程** 中设置；**成交** 和 **丢单** 是固定的，始终排在最后。参见[销售管道看板](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/pipeline-board/)。 ## 采购订单 | 状态 | 含义 | 接下来可以做什么 | |---|---|---| | **草稿** | 正在准备；还没有采购订单编号。 | 编辑、**发出采购订单** 或删除它。 | | **已下达** | 已取得编号；供应商已固定，录入供应商发票后明细行也会固定。 | 标记为已发送，记录供应商发票和付款，**关闭采购订单**，或在它没有供应商发票和付款之后 **取消采购订单**。 | | **已关闭** | 已完成。 | 阅读它，或用 **重新打开采购订单** 重新打开它。 | | **已取消** | 不再需要的已下达订单。 | 阅读它；它不能重新打开。 | 参见[采购订单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/purchase-orders/)。 ## 常见问题 - **发票状态可以手动修改吗？** 不可以。easySales 根据未付余额设定状态，所以您记录或移除收款、开具或作废贷项通知单、核销或收回坏账时，状态会随之变化。参见[未收余额](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/)。 - **顾客明明还欠钱，发票为什么显示已核销？** 坏账核销是把这笔债从您的应收余额中扣除，而不是免除顾客的欠款。顾客付款时，选择 **登记收回**。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 - **待审批是一种状态吗？** 不是。它标记的是一张留待审批的草稿：在审批人选择 **批准并开出** 之前，单据仍是 **草稿**，没有编号。 - **已开具的贷项通知单为什么还有剩余可用的贷项？** 它只在其发票仍欠的金额范围内抵用到该发票上。其余部分保留为 **剩余可用**，可以抵用到其他发票或退款。参见[开具贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)。 - **已取消和已作废有什么区别？** 发票和采购订单是取消，贷项通知单、收据和退款是作废。无论哪种，记录都保留其编号并留在记录中。参见[更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/)。 - **成交或丢单的商机可以重新打开吗？** 可以。打开它，选择 **重新打开**，再选一个进行中的阶段；丢单的原因会保留。参见[销售管道看板](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/pipeline-board/)。 ## 相关内容 - [开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) - [报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/) - [贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/) - [收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/overview/) - [术语表](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/glossary/) --- # 权限 > easySales 用户权限怎么设置？逐项说明模块、操作、三种权限级别、角色控制项和标准角色，以及为什么您看不到某条记录或某个按钮。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/reference/permissions/ 您的角色决定您在 easySales 中能看到和能做什么。用本页读懂一个角色，并找出您为什么缺少某些内容。要设置角色，请参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 ## 级别 | 级别 | 含义 | |---|---| | **No access**（无权限） | 您完全不能执行该操作。 | | **All records**（全部记录） | 您可以对贵公司的每条记录执行该操作。 | | **Own records only**（仅自己的记录） | 您可以对自己负责的记录执行该操作，外加贵公司的共享设置或客户团队向您开放的记录。 | 记录由谁负责取决于模块：客户的 **客户负责人**，联系人的 **联系人负责人**，报价单、发票或贷项通知单的 **销售员**。 ## 操作 | 操作 | 允许您 | |---|---| | **List**（列表） | 查看该模块的列表。 | | **View**（查看） | 打开记录。 | | **Add**（新增） | 创建记录。 | | **Edit**（编辑） | 修改记录，并对它执行操作——对发票而言，包括开具、记录和移除收款、退款以及取消发票。 | | **Delete**（删除） | 删除或停用记录。 | ## 模块 **角色** 选项卡按以下名称最多显示 25 个模块。贵公司的活动权限转换之后，其中七个——**Task**（任务）、**Note**（备注）、**Event**（活动）、**Call Log**（通话记录）、**Email**（电子邮件）、**SMS**（短信）和 **Appointment**（预约）——会被隐藏，而 **活动** 有自己单独的一个部分（见下文）。未为贵公司开通的模块也不会显示。 | 模块 | 适用于 | |---|---| | **Account**（客户）、**Contact**（联系人） | **客户**、**联系人** | | **Lead**（线索）、**Lead Pool**（线索池）、**Campaign**（营销活动） | **潜在客户**、线索池和营销活动 | | **Opportunity**（商机） | **商机** | | **Quote**（报价单） | **报价单** | | **Invoice**（发票） | **发票**，及其收款、收据、退款和定期发票 | | **Credit Note**（贷项通知单） | **贷项通知单** | | **Purchase**（采购订单）、**Delivery**（送货单） | **采购订单**、**送货单** | | **Contract**（合约） | 服务合约；easySales 中没有开通，所以这一行不显示 | | **Product**（产品） | **产品** | | **Task**、**Note**、**Event**、**Call Log** | 任务、备注、日历和通话记录的旧行；**活动** 取代它们之后会被隐藏 | | **Email**、**SMS** | 记录活动中的电子邮件和短信的旧行；**活动** 取代它们之后会被隐藏 | | **Dashboard**（仪表板） | **仪表板** 上的卡片，以及 **团队管理** | | **Report**（报表） | **报表**；只有 **View**（查看）。每张报表还需要其单据本身的权限，参见[报表](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/overview/) | | **User**（用户） | **用户账户** | | **System**（系统设置） | **系统设置**，以及 **许可证** 页面上的 **用量** 和 **模块**；只接受 **No access** 或 **All records** | | **Appointment**（预约）、**HRM**（人力资源） | easySales 中没有对应页面；**活动** 取代旧的各行之后，**Appointment** 会被隐藏 | ## 活动 **活动** 一行不使用上面的三个级别，而是有自己的级别： | 级别 | 允许您 | |---|---| | **无权限** | 看不到任何活动。 | | **查看** | 阅读您能看到的记录上和空间里的活动。 | | **查看和发布** | 阅读活动，并发布活动和回复。 | 旁边的 **管理他人的活动** 开关让持有者可以编辑和删除其他人写的活动、恢复已删除的活动、移动话题并更改空间成员。您能读到哪些活动，始终取决于您能看到的记录和空间——参见[谁能看到活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/who-can-see/)。 ## 角色控制项 这些是角色上与模块并列的开关。每一项都在全公司范围内生效。**Transfer Records**（移交记录）有自己单独的开关；**使用 AI 助手** 和 **使用 AI 聊天** 在 **AI 助手** 下；其余都在 **角色管理** 下。 | 控制项 | 允许拥有者 | |---|---| | **Transfer Records**（移交记录） | 把贵公司的任何记录移交给另一位负责人。 | | **Manage custom roles**（管理自定义角色） | 创建、编辑和关闭自定义角色。 | | **Assign roles**（分配角色） | 把标准角色或自定义角色分配给其他用户。 | | **Write off small payment differences**（核销小额收款差额） | 在收款时核销剩下的小额余额，上限在 **系统设置** → **收款与核销** 中设定。 | | **Write off bad debts**（核销坏账） | 核销顾客不会支付的余额、撤销这类核销，以及登记收回。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 | | **Forfeit security deposits**（没收押金） | 把顾客可退还的押金全部或部分留下，作为其违约的赔偿，并撤销误录的没收。需要 **Invoice** **View** 和 **Edit** 都设为 **All records**。 | | **Approve quotations**（审批报价单）、**Approve invoices**（审批发票）、**Approve credit notes**（审批贷项通知单） | 批准并开出贵公司审批规则留住的单据，或附上原因把它退回给作者；只限持有者能查看的单据。贵公司的许可证包含单据审批时才显示。参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 | | **Import data**（导入数据） | 从电子表格导入客户、联系人和产品，查看导入历史，并撤销一次导入。每一行仍需要新增该类记录的权限。参见[数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)。 | | **Bulk export documents**（批量导出单据） | 批量下载发票和贷项通知单：用于 Xero 或 QuickBooks Online 的文件、easySales Excel 工作簿和发票 PDF。导出的单据需要 **All records** 级别的权限。参见[会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/)。 | | **Export lists to Excel**（导出列表到 Excel） | 把列表下载为 Excel 文件：当前筛选下的各行，按显示的列，并且只包含持有者本来就能看到的记录和字段。有级别：**All records**，或 **Own records only**（只导出持有者自己的列表显示的内容）。标准 **Administrator** 角色拥有它；其他角色一开始没有。参见[导出与批量操作](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)。 | | **Set sales targets**（设置销售目标） | 在 **团队管理** 下：设置持有者团队成员的月度销售目标（**My team**（我的团队）：其下属和其带领的团队，不含自己），或任何人的目标（**Whole company**（全公司））。贵公司的方案包含团队管理时显示。参见[销售目标](https://easysales.work/zh-hans/help/team/sales-targets/)。 | | **Manage notification settings**（管理通知设置） | 为全公司开启或关闭邮件、设置公司的默认发送规则，并设置 **待办** 中有关报价单的提醒天数。 | | **Manage sign-in security**（管理登录安全） | 设置公司的两步验证策略：关闭、可选或必须，宽限期，每次登录都询问，以及邮件验证码。 | | **Manage activity sub-types**（管理活动子类型） | 添加、重命名、重新排序和停用公司的活动子类型，选择每种类型的默认值，并决定某个子类型是否算作客户联系。 | | **Manage AI assistant settings**（管理 AI 助手设置） | 为公司开启或关闭 AI 助手，设置每月预算和每个人的每月上限，决定是否可以使用敏感字段，并按用户查看用量。参见[AI 设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/ai-assistant-settings/)。 | | **Use the AI assistant**（使用 AI 助手） | 在活动中提及 [@easy](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ask-easy/) 来向它提问。它对所有角色都是关闭的，直到您开启为止；它还需要 **活动** 上的 **查看和发布**。 | | **Use AI chat**（使用 AI 聊天） | 在私人的 [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-chat/)面板中向内置 AI 助手提问，并用 **#** 指向记录。这是开关，不是级别：开或关。管理员拥有它；**Viewer**（查看者）角色和所有自定义角色一开始都没有。它不需要 **活动** 上的任何权限，聊天只读取该人自己的权限所允许的内容。 | 控制项会让它所依赖的模块权限保持开启，并列在 **必需的权限保持开启** 下。 ## 标准角色 | 角色 | 授予 | |---|---| | **Administrator**（管理员） | 所有模块、操作和控制项，级别均为 **All records**。 | | **Viewer**（查看者） | 对 **Account**、**Contact**、**Quote**、**Invoice** 和 **Credit Note** 的 **List** 和 **View**，级别为 **Own records only**，以及 **活动** 上的 **查看**；此外没有其他权限，所以看不到仪表板磁贴。 | 两者都不能修改。其他所有角色都是 **Custom Role**（自定义角色）。 ## 为什么我看不到？ | 原因 | 如何判断 | 谁可以解决 | |---|---|---| | 您的角色对该模块或操作是 **No access**。 | 侧边栏入口或按钮对您不显示，但对同事显示。 | 拥有 **Assign roles** 或 **Manage custom roles** 的人。 | | 您的角色是 **Own records only**，而该记录不是您负责的。 | 拥有 **All records** 的同事能看到它。 | 拥有 **Transfer Records** 的人，通过更换负责人；或者通过下面的共享。 | | 共享设置让该模块的记录保持私有。 | 该记录属于您的团队之外的人。 | 拥有 **System** **Edit** 权限的人，在 **系统设置** → **共享与团队** 下处理。 | | 您的角色缺少某个控制项。 | 您能编辑记录，却看不到 **核销为坏账…** 或 **批准并开出** 这样的按钮。 | 拥有 **Assign roles** 或 **Manage custom roles** 的人。 | | 贵公司的许可证不包含该模块。 | 所有人都看不到该模块，**许可证** 页面上它旁边显示 **未包含**。 | easySales。 | | 该模块在 easySales 中尚未开通。 | 某些模块，例如送货单，所有人都看不到。 | 贵公司没有人可以解决；原因不在您的角色。 | 贵公司有哪些模块取决于其许可证：**许可证** 页面在 **模块** 下列出它们，每个显示 **已启用** 或 **未包含**。参见[贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)。 ## 常见问题 - **“仅自己的记录”是什么意思？** 您可以访问自己负责的记录——作为 **客户负责人**、**联系人负责人** 或 **销售员**——外加贵公司的共享设置或客户团队向您开放的记录。每个模块各有自己的级别。参见[角色与共享](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/)。 - **为什么我能打开客户，却看不到它的发票？** 每个模块各有自己的级别。您的角色可能能访问 **Account**（客户），但对 **Invoice**（发票）是 **No access** 或 **Own records only**。 - **Administrator 或 Viewer 角色可以修改吗？** 不可以。请创建一个拥有所需权限的 **Custom Role**（自定义角色），改为分配它。参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **为什么角色上的某个权限关不掉？** 已开启的控制项会让它需要的模块权限保持开启，并列在 **必需的权限保持开启** 下。请先关闭该控制项。 - **主管可以给别人比自己更多的权限吗？** 不可以。不是 **Administrator** 的人只能创建、编辑或分配不超过自己权限的角色，而且任何人都不能更改自己的角色。 ## 相关内容 - [角色与共享](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/roles-permissions-and-sharing/) - [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) - [共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/) - [状态一览](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/statuses/) - [敏感字段](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sensitive-fields/) --- # 术语表 > easySales 术语是什么意思：客户、报价单、发票、收据、贷项通知单、退款、未分配金额、订金、核销、应收余额等一次看懂。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/reference/glossary/ easySales 使用的词语，按英文名称的字母顺序排列。有页面完整解释某个词时，条目会链接到该页面。 | 术语 | 含义 | |---|---| | **客户** | 顾客——一家公司（**企业**）或一个人（**个人**）。参见[客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/overview/)。 | | **客户负责人** | 负责某个客户的同事。参见[更换负责人](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/ownership/)。 | | **客户团队** | 与负责人一起处理某个客户、并可以访问它的同事。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 | | **Administrator**（管理员） | 在全公司范围内拥有所有权限的标准角色。 | | **分配** | 用收据上的 **分配到发票**，把收据上未分配的金额分到发票上。参见[使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)。 | | **审批** | 贵公司在开具前留住部分报价单、发票或贷项通知单的规则。被留住的单据显示 **待审批**，保持为草稿、没有编号；审批人选择 **批准并开出** 后才开具，选择 **退回** 则退还给作者。参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 | | **可用贷项** | **记录收款** 对话框中，该客户与收据同币种的贷项通知单和未分配金额，可以用来支付您正在收款的发票。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 | | **坏账** | 您预计收不回来的发票余额，用 **核销为坏账…** 从您的应收余额中扣除。顾客仍欠这笔款。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 | | **税务减免**（坏账） | 已核销坏账中您可以申请退回的税额。**税务减免** 面板按 **系统设置** → **税务** 中确认的国家／地区，说明能否申请以及从哪天起可以申请。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 | | **未付余额** | 扣除收款、贷项和任何核销后，顾客在一张发票上仍欠的金额。参见[未收余额](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/outstanding-balance-and-payments/)。 | | **银行手续费** | 银行从顾客付款中扣除的费用，记录在收据上。参见[记录收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/)。 | | **本位币** | 贵公司记账使用的币种。客户余额、对账单和报表都以它合计。参见[币种与汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 | | **开票计划** | 预先列出的一张报价单的各张发票——订金、阶段或周期——以及每一张的状态。参见[规划开票阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/)。 | | **取消发票** | 取消一张没有收款、贷项或坏账核销的已开具发票；easySales 会为它开具一张 **Reversal**（冲销）贷项通知单，发票变为 **已取消**。参见[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。 | | **期末余额** | 对账单期间结束时客户欠的金额：**期初余额** + **开票** − **收款** − **贷项通知单** − **调整**。参见[客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)。 | | **已承诺成本** | 为一笔生意签发、但供应商尚未开票的采购订单。参见[成本与毛利](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gross-margin/)。 | | **联系人** | 某个客户那边的一个人。参见[联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/overview/)。 | | **联系人负责人** | 负责某个联系人的同事。 | | **合约金额（不含税）** | 报价单的不含税总额，报价单的 **开票状态** 用它来对比已开具的发票。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 | | **复制** | 以现有报价单或发票为基础，新建一张独立的草稿；原单据不变。参见[复制报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/)和[复制发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/copy-an-invoice/)。 | | **贷项通知单** | 减少一张已开具发票收费金额的编号单据。参见[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 | | **Custom Role**（自定义角色） | 贵公司自己创建并命名的角色。 | | **客户编号** | easySales 给每个新客户的编号，默认以 `C-` 开头。前缀在 **系统设置** 的 **公司资料** 中设定。 | | **客户贷项** | 顾客在您这里、尚未被任何发票用掉的钱：未分配金额和贷项通知单的剩余贷项。余额低于零的对账单显示 **客户贷项**。参见[使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)。 | | **停用** | 让记录不再使用，同时保留在记录中。在客户、联系人和报价单上，菜单项显示为 **删除**。 | | **订金** | 用 **生成发票** → **订金** 开出的报价单预收款发票。之后的发票用 **订金扣回** 把它扣除。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 | | **草稿** | 尚未开具的发票、贷项通知单或采购订单，或尚未定稿的报价单。参见[开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)。 | | **到期日** | 发票应付款的日期；`NET 30` 这类付款条件会自动填入。从第二天起发票就逾期了。参见[追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 | | **汇兑损益** | 一笔外币付款按发票汇率计算的价值，与实际到达您银行的本位币金额之间的差额。在收据上显示为 **汇兑损益**。参见[汇兑差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/exchange-differences/)。 | | **定稿** | 给草稿报价单分配 `QN-` 编号并使它变为 **进行中**。参见[报价单定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)。 | | **没收** | 把顾客的押金全部或部分留下，作为其违约的赔偿。参见[没收押金](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/forfeit-a-deposit/)。 | | **毛利** | 一笔生意的收入减去成本，占收入的百分比。参见[成本与毛利](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gross-margin/)。 | | **发票** | 为已确认的销售请求付款。参见[发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overview/)。 | | **开票状态** | 已开具的发票覆盖报价单的多少，从 **未开票** 到 **已全部开票**。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 | | **开具** | 给草稿分配编号，并锁定其收费内容。参见[开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。 | | **潜在客户** | 尚未确认的可能顾客。参见[潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/leads/)。 | | **许可证** | 贵公司的 easySales 订阅：它独立的工作区、方案、上限和模块。参见[贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)。 | | **合并** | 用 **合并重复客户**，把重复的客户并入您保留的客户。重复客户会被删除，合并无法撤销。参见[合并客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/merge-accounts/)。 | | **期初余额** | 对账单期间开始时客户欠的金额。参见[客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)。 | | **商机** | 您正在跟进的一笔交易，可以包含多张报价单。参见[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/)。 | | **应收余额** | 已开具发票上仍欠的金额——显示在发票列表中、记录收款时按每张发票显示，并在客户上显示合计。在单张发票的页面上，它就是 **未付余额**。 | | **逾期** | 过了到期日仍未付清。发票从到期日的第二天起逾期，直到付清、贷记或核销为止。参见[追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 | | **多付款** | 收据上超出所付发票的金额，留在客户上，之后可以分配到发票或退款。参见[使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)。 | | **付款条件** | 顾客付款的期限，例如 `NET 30`，或 `COD`（发票当天）。它从发票日期算出发票的到期日。先用发票自己的条款，其次是客户的，再其次是公司默认值。参见[创建发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/create-an-invoice/)。 | | **预付款** | 为尚未开票的货物或服务提前支付的款项，作为客户贷项留在客户上。参见[押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 | | **形式发票编号** | 草稿发票在开具前带有的编号，默认以 `PF-` 开头。 | | **进度请款** | 按已完成的工作，对报价单合约金额的一部分开出的发票。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 | | **提前付款折扣** | 顾客因提前付款而享受的折扣。它在收据上用一张抵用到发票的贷项通知单结清。参见[记录收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/)。 | | **采购订单** | 您发给供应商、用于购买货物或服务的单据；它记录供应商开票的金额和您已付的款项。参见[采购订单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/purchase-orders/)。 | | **报价单** | 在产生任何欠款之前给顾客的报价。参见[报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/)。 | | **收据** | 从一个客户收到款项的记录，可以支付多张发票。参见[收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/overview/)。 | | **收回** | 核销坏账之后又收到的款项，用 **登记收回** 记录。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 | | **定期发票** | 按每个周期——每周、每月、每季度或每年——生成一张草稿发票的计划，由您核对后开具。参见[定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/recurring-invoices/)。 | | **退款** | 从收据的未分配金额或贷项通知单的剩余贷项中退还给顾客的款项。参见[给顾客退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/)。 | | **剩余可用** | 已开具的贷项通知单上尚未抵用或退款的贷项。 | | **Reversal**（冲销） | 您取消发票时 easySales 使用的贷项通知单原因。 | | **修订** | 用编号为 `-R1`、`-R2` 等的新版本替换报价单；旧版本变为 **已被替代**。参见[修订报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/)。 | | **Role**（角色） | 用户拥有的一组权限。参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 | | **销售员** | 负责报价单、发票或贷项通知单的同事。 | | **押金** | 为顾客保管、以担保其归还某物或履行某事的可退还款项。它不是客户贷项，也不计入客户余额。参见[押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 | | **Sharing rule**（共享规则） | 把一个团队的记录共享给另一个团队的规则。参见[共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/)。 | | **分批开票** | 用几张发票为一张报价单开票：订金、进度请款、剩余金额或选定的明细行。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 | | **Standard Role**（标准角色） | 每家公司都有且不能修改的角色：**Administrator** 或 **Viewer**。 | | **对账单** | 一个客户在您所选期间内的发票、收款和贷项通知单的 PDF，从客户上的 **对账单** 生成。参见[客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)。 | | **已被替代** | 被修订取代的旧版本报价单的状态。它是只读的，不能开票。 | | **供应商发票** | 供应商的账单，记录在采购订单上；它是这笔生意的实际成本。参见[供应商发票](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/supplier-invoices/)。 | | **税务注册号** | 顾客的税务注册号码，保存在客户上，并在发票开具时复制到发票上。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 | | **Team**（团队） | 一组用户。在 **Team** 访问权限下，与负责人同一团队的每个人都可以访问该记录；**Team Leader**（团队负责人）还可以访问下级团队的记录。参见[共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/)。 | | **应收余额合计** | 列表按您的筛选显示的发票未付余额的合计，不换算币种。参见[追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 | | **Transfer Records**（移交记录） | 允许把贵公司任何记录移交给另一位负责人的角色开关。参见[移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/)。 | | **未分配** | 收据上尚未分配到任何发票的金额。参见[使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)。 | | **撤销抵用** | 把贷项通知单的贷项从已抵用的发票上撤回；该金额回到 **剩余可用**。参见[开具贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)。 | | **Viewer**（查看者） | 可以列出和查看自己负责的客户、联系人、报价单、发票和贷项通知单，并阅读活动的标准角色。 | | **作废** | 作废误记的收据或退款，同时保留它及其编号。发票不作废：请见 **取消发票**。参见[收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/)。 | | **核销** | 从欠款中扣除一笔金额：收款时的小额差额，或坏账。参见[记录收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/)和[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 | | **已核销** | 发票没有欠款、但仍有坏账处于核销状态时的状态。顾客仍欠这笔款。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 | ## 相关内容 - [报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/) - [状态一览](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/statuses/) - [权限](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/permissions/) - [常见问题](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/faq/) --- # 各国税务与发票规则 > 并列对照 easySales 已支持或计划支持的各个国家／地区的销售税、税务发票、押金、坏账和电子发票规则，并附资料来源。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/ 用这张对照表一眼比较各个国家／地区适用的销售税和开票规则。 easySales 目前支持新加坡、马来西亚、香港、澳大利亚、新西兰、文莱和日本； 表中其他国家／地区为计划支持。要了解更多细节，请查看您所在国家／地区的页面： [新加坡](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-singapore/)、[马来西亚](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-malaysia/)、 [日本](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-japan/)、[香港](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-hong-kong/)、 [澳大利亚](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-australia/)、[新西兰](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-new-zealand/)或[文莱](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-brunei/)。 本页是一般性指南，不是税务建议。在依赖本页内容之前，请向您的会计师或税务机关核实。 ## 各国规则 在手机上，请横向滚动表格。"tbc" 表示尚未确认的事项。 | 国家／地区 | 税种与税率 | 注册 | 标题措辞 | 编号 / 栏目 | 本币金额 | 纳税义务发生时间 | 押金、没收——规则（仅供参考） | 坏账税务减免 | 电子发票 | easySales | |---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---| | 新加坡（SG） | GST 9%（2023 年为 8%） | tbc | 必须使用 "Tax Invoice"（税务发票） | 必须有编号；简化发票上限 S$1,000；贷项通知单须注明原发票和原因 | 必须列出 SGD 等值金额 | 开具发票或收款两者中较早者；须在 30 天内开具发票 | 押金不征税；提前终止时被没收：不属于 GST 范围 | 已核销，未付满 12 个月或债务人无力偿债；须在 5 年内申请 | InvoiceNow（PINT SG），分阶段实施 | 已支持 | | 马来西亚（MY） | 服务税 8%（指定服务为 6%，自 2024-03-01 起，tbc）；销售税 10% / 5%（tbc） | 服务税和销售税分别注册；门槛 tbc | 未作规定 | 必须有流水号；须在提供服务后 1 年内开具发票；贷项通知单须注明原发票和原因 | 按卖出汇率折算为 MYR | 服务：收款时（未付满 12 个月即须缴税）；销售税：销售时 | 可退还押金：无需电子发票；被没收：是否征服务税取决于是否提供了任何东西，但仍需电子发票 | 退还已缴税款，须已核销，并在缴税后 6 年内申请 | MyInvois，分阶段实施；营业额低于 RM3m 者豁免 | 已支持 | | 香港（HK） | 没有销售税或增值税 | — | — | 不要求；发票和收据上须有公司注册名称 | — | — | — | — | 无强制规定 | 已支持 | | 澳大利亚（AU） | GST 10% | tbc | 必须标明 "tax invoice"（税务发票） | 无需编号；应要求须在 28 天内开具发票（A$82.50 或以下除外）；超过 A$1,000 须有收票人资料；调整单（adjustment note）须在 28 天内开具，并须注明原因 | — | 开具发票或收款两者中较早者（收付实现制：收款时） | 押金仅在被没收或分配使用时才征税；被没收：应税 | 已核销或逾期 12 个月；收付实现制不适用；申请期限 4 年（tbc） | Peppol PINT A-NZ，自愿采用 | 已支持 | | 新西兰（NZ） | GST 15% | 门槛 tbc；超过 NZ$225,000 须采用发票制 | 未作规定 | 无需编号；应要求须在 28 天内提供供应信息（supply information）（NZ$200 或以下除外）；超过 NZ$1,000 须有收票人资料；更正须指明原单据 | — | 开具发票或收款两者中较早者 | 押金在收到时征税；被没收：tbc | 已核销，按税额分数（tax fraction）计算；付款制有限制 | Peppol PINT A-NZ（政府买方） | 已支持 | | 文莱（BN） | 没有销售税（只有所得税和印花税） | — | — | 每笔付款都须开具连续编号的收据 | BND 与 SGD 为 1:1 | — | — | 只能作所得税扣除 | 仅限政府开票 | 已支持 | | 泰国（TH） | VAT（增值税）7%，至 2027-09-30 止，之后为法定税率 10%；出口 0% | 每年 THB 1.8m | "ใบกำกับภาษี"（税务发票），须用泰文 | 流水号；卖方和买方的分支机构代码；买方已注册的，须有买方税号；泰文和 THB | 除非获得批准，整份单据以 THB 计 | 货物：交付时或更早；服务：收款时或更早 | 押金在收到时征税 | 仅限买方未注册 VAT 且已有完整税务发票的情况 | e-Tax Invoice 自愿加入；强制要求 tbc | 计划中——架构已就绪，暂不可选择 | | 英国（GB） | VAT 20% / 5% / 0% | £90,000 | 未作规定 | 连续编号；VAT 以英镑列示；须在纳税义务发生时间后 30 天内开具发票；简化发票上限 £250 | VAT 合计以 GBP 列示 | 基本纳税义务发生时间；先开具发票或先收款则提前；14 天开票规则 | 作为赔偿而没收的押金：不属于征税范围；保留的部分付款：应税 | 自供应日和到期日中较晚者起未付满 6 个月；须在 4 年 6 个月内申请；现金会计计划不适用 | 自 2029 年 4 月起强制（格式 tbc） | 计划中——架构已就绪，暂不可选择 | | 爱尔兰（IE） | VAT 23% / 13.5% / 9% / 4.8% / 0% | 货物 €85,000，服务 €42,500 | 未作规定 | 连续编号；须在月底后 15 天内开具发票；贷项通知单须载明客户 VAT 号码和原因 | 税额以 EUR 列示 | 开具发票时或开票期限届满时（B2B）；预付款在收到时 | 保留的预付款应税（自 2022 年起）；押金 tbc | 已核销、可作税前扣除，且债务人不是关联方；收款制（moneys-received basis）不适用 | 大型企业 B2B 及实时申报，自 2028 年 11 月起 | 计划中——架构已就绪，暂不可选择 | | 日本（JP） | 消费税 10% / 8%（拟自 2027-04-01 起实行 1% 的食品税率，尚未立法） | 超过 ¥10m 须纳税；注册为合格发票开具人（適格請求書発行事業者）另行办理，属自愿 | 未作规定 | 已注册的开具者：注册号为 T 加 13 位数字；按税率列示不含税合计及其税额（「10％対象 税抜価額 ¥… 消費税 ¥…」）；轻减税率项目标 ※，并附「※ 軽減税率対象品目」；每个税率只舍入一次税额，取整至日元，方法由贵公司选择 | 日元栏，含 換算レート，以及按税率以 JPY 列示的合计和税额 | 交付时；预收款在收到时不征税 | 损害赔偿：不属于征税范围；手续费：应税 | 仅限所列的法定事由（不是账面核销） | Peppol JP PINT，自愿采用 | 已支持；暂无 0% 税码、押金税务发票和含税价格 | 加拿大（CA） | GST 5%；HST 13%（ON）、14%（NS，自 2025-04-01 起）、15%（NB、NL、PE） | C$30,000 | 未作规定 | 无需编号；金额达到 C$100 和 C$500 时须列明更多细节 | 无 | 收款或到期两者中较早者 | 分配使用前不属于对价；被没收应税 | 已核销；须在 4 年内申请 | 没有 B2B 强制规定 | 计划中——架构已就绪，暂不可选择 | | 南非（ZA） | VAT 15% / 0% | 自 2026-04-01 起 R2.3m（tbc） | "tax invoice"、"VAT invoice" 或 "invoice"（税务发票、增值税发票或发票） | 流水号；超过 R5,000 须开具完整发票；R50 或以下无需发票；21 天内开具 | 整张发票以 ZAR 计（零税率除外） | 开具发票或收款两者中较早者 | 押金在分配使用前不征税；被没收应税（tbc） | 发票制；付款制的卖方仅适用于 ≥ R100,000 的供应 | 约自 2030 年起采用预先核验（clearance）模式 | 计划中——架构已就绪，暂不可选择 | 押金一栏列出的各国规则仅供参考。在 easySales 中，[**没收押金**](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/forfeit-a-deposit/) 会为新加坡、香港或文莱的公司，以及在没收日期未办理税务注册的任何公司，记录一笔不含税的没收。对在马来西亚、新西兰或澳大利亚办理了税务注册的公司，以及在贵公司的国家／地区确认之前，它会被拒绝。 ## 各国说明 - **所有已支持的国家／地区：** 已开具的税务单据不会在原单上作废。请改为开具贷项通知单——在澳大利亚为调整单（adjustment note），在新西兰为供应更正单（supply correction），在马来西亚为退款单（refund note）。 - **新加坡：** 您作为赔偿保留的押金，例如提前终止时，不属于 GST 范围：请使用 **没收押金**。如果它用来支付您提供的东西，例如未付租金、维修或某项费用，则应税：请使用 **以押金开票**。IRAS 的示例是租赁。 - **马来西亚：** 被没收的押金是否适用 SST，取决于是否向顾客提供或提供了任何东西，所以已注册的公司不能在 easySales 中没收押金；请与您的会计师商定处理方式。被没收的押金可能仍需开具 MyInvois 电子发票，视您的营业额和分阶段实施日期而定。easySales 不会向 MyInvois 提交；请自行提交。 - **澳大利亚：** 被没收的押金应税，而 easySales 不开具它所需要的税务发票，所以已注册 GST 的公司不能在 easySales 中没收押金。 - **新西兰：** GST 如何适用于被没收的押金，取决于押金的用途，所以已注册 GST 的公司不能在 easySales 中没收押金；请与您的会计师商定处理方式。 - **香港和文莱：** 单据上没有税行。在文莱，超过 B$20 的收据须缴纳 B$0.10 印花税（执行情况 tbc）。 - **英国：** 形式发票注明 "This is not a VAT invoice"（这不是增值税发票）；非 VAT 贷项通知单注明 "This is not a credit note for VAT"（这不是用于 VAT 的贷项通知单）。 - **爱尔兰：** 贷项通知单须载明客户的 VAT 号码。9% 税率有效期至 2030-12-31。 - **日本：** 已注册的开票方显示 "T" 加 13 位数字，未注册者不得印出相似的号码。须开具返还发票，¥10,000 以下的除外；在 easySales 中，贷项通知单即返还发票，并打印相同的按税率明细。更正通过开具更正后的发票进行。 - **泰国：** 除非延期，7% 税率在 2027-09-30 之后恢复为 10%。贷项通知单和借项通知单（ใบลดหนี้ / ใบเพิ่มหนี้，即贷项通知单 / 借项通知单）须注明原流水号和原因。 - **加拿大：** 税率按供应所在省份确定。魁北克 QST 和法语规则不在范围内。提前付款折扣不会减少税额。 - **南非：** 每项供应开具一张税务发票。要求付款的形式发票可能触发纳税义务发生时间。 实行夏令时的时区（英国、爱尔兰、加拿大）和加拿大各省税率计划稍后支持。 ## 资料来源 - **新加坡：** [IRAS — e-Tax guide: GST InvoiceNow requirement](https://www.iras.gov.sg/docs/default-source/e-tax/etaxguide_gst_invoicenow_requirement.pdf) · [IRAS — Deposits and downpayment](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/common-scenarios---do-i-charge-gst/deposits-and-downpayment) · [IRAS — Invoicing customers](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/invoicing-customers) · [Singapore Statutes Online — GST (General) Regulations，第 11 条](https://sso.agc.gov.sg/SL/GSTA1993-RG1?ProvIds=pr11-) - **马来西亚：** [RMCD MySST — 服务税常见问题](https://mysst.customs.gov.my/faq-services-tax/) · [RMCD MySST — Service Tax Act 2018（PDF）](https://mysst.customs.gov.my/wp-content/uploads/2025/03/Service-Tax-Act-2018.pdf) · [LHDN — 电子发票一般常见问题（PDF）](https://www.hasil.gov.my/media/0xqitc2t/lhdnm-e-invoice-general-faqs.pdf) · [LHDN — e-Invoice guideline（PDF）](https://www.hasil.gov.my/media/fzagbaj2/irbm-e-invoice-guideline.pdf) - **香港：** [税务局 — 备存业务记录](https://www.ird.gov.hk/eng/tax/bus_rke.htm) · [公司注册处 — 展示公司名称](https://www.cr.gov.hk/en/faq/companies-ordinance/disclose-company-name-liability.htm) - **澳大利亚：** [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text) · [Federal Register of Legislation — Adjustment Note Information Requirements Determination 2022](https://www.legislation.gov.au/F2022L01272/latest/text) · [Peppol — PINT A-NZ](https://docs.peppol.eu/poac/aunz/pint-aunz/bis/) - **新西兰：** [NZ Legislation — Goods and Services Tax Act 1985](https://www.legislation.govt.nz/act/public/1985/0141/latest/DLM81035.html) · [IRD — Interpretation statement IS 10/03（PDF）](https://www.taxtechnical.ird.govt.nz/-/media/project/ir/tt/pdfs/interpretation-statements/is1003.pdf) · [IRD — QB 25/18：取消的土地买卖中保留的订金](https://www.taxtechnical.ird.govt.nz/questions-we-ve-been-asked/2025/qb-25-18) - **文莱：** [MOFE — Income Tax Act, Chapter 35（PDF）](https://www.mofe.gov.bn/wp-content/uploads/2025/10/TR_Relevant-Acts_Income-Tax-Act-Chapter-35.pdf) - **泰国：** [Revenue Department — Value Added Tax](https://www.rd.go.th/english/6043.html) · [Revenue Department — 第 85–86 条](https://www.rd.go.th/english/37741.html) · [Revenue Department — 增值税公告第 85 号（泰文）](https://www.rd.go.th/3377.html) · [Revenue Department — 命令 Por. 73/2541（泰文）](https://www.rd.go.th/3580.html) - **英国：** [GOV.UK — VAT guide (VAT Notice 700)](https://www.gov.uk/guidance/vat-guide-notice-700) · [GOV.UK — Relief from VAT on bad debts (VAT Notice 700/18)](https://www.gov.uk/guidance/relief-from-vat-on-bad-debts-notice-70018) · [GOV.UK — VAT rates](https://www.gov.uk/vat-rates) · [GOV.UK — VAT registration: when to register](https://www.gov.uk/vat-registration/when-to-register) - **爱尔兰：** [Revised Acts — Value-Added Tax Consolidation Act 2010](https://revisedacts.lawreform.ie/eli/2010/act/31/revised/en/html) · [Revenue — Payments in advance and deposits](https://www.revenue.ie/en/vat/charging-vat/payments-in-advance-and-deposits/index.aspx) · [Revenue — VAT modernisation timeline](https://www.revenue.ie/en/vat/vida-vat-modernisation/vat-modernisation-timeline.aspx) - **日本：** [国税厅 — 轻减税率问答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf) · [国税厅 — Tax Answer No. 6303：消费税税率（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6303.htm) · [国税厅 — Tax Answer No. 6367：坏账的税额调整（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6367.htm) - **加拿大：** [CRA — General information for GST/HST registrants (RC4022)](https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/rc4022/general-information-gst-hst-registrants.html) · [Justice Laws — Input Tax Credit Information (GST/HST) Regulations, SOR/91-45](https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/regulations/SOR-91-45/FullText.html) - **南非：** [SARS — VAT 404 Guide for Vendors（PDF）](https://www.sars.gov.za/wp-content/uploads/Ops/Guides/Legal-Pub-Guide-VAT404-VAT-404-Guide-for-Vendors.pdf) · [SARS — Value-Added Tax](https://www.sars.gov.za/types-of-tax/value-added-tax/) > **不是税务建议** > > 本页是一般性指南，不是税务建议。税务规则会变化；在依赖本页任何一点之前，请向您的会计师或税务机关核实。 ## 相关内容 - [公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/) - [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [没收押金](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/forfeit-a-deposit/) --- # 新加坡 GST 发票 > 新加坡 GST 税务发票怎么开：必须列明的内容、30 天开票期限、外币发票的新元金额、押金与坏账减免，以及 easySales 如何应用这些规则。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-singapore/ 在新加坡注册商品及服务税（GST）的企业按 9% 收取 GST，并向已注册 GST 的客户开具**税务发票**。本页概述影响贵公司发票的规则，并说明 easySales 如何应用它们。本页是一般性指南，不是税务建议；在依赖本页内容之前，请向您的会计师或 IRAS 核实。 ## 规则 | 事项 | 规则 | |---|---| | 税率 | GST 9%（2023 年为 8%）。 | | 标题 | 单据必须写明 "Tax Invoice"。 | | 内容 | 贵公司的名称、地址和 GST 注册号；识别编号和日期；客户的名称和地址；所供应内容的说明；GST 税率；GST 前合计、GST 和含 GST 合计。零税率、豁免和其他供应须分开列示。 | | 简化税务发票 | 含 GST 合计不超过 S$1,000 时可以使用。须列明贵公司的名称、地址和 GST 注册号、日期、识别编号、说明、含 GST 合计，以及类似 "Price payable includes GST" 的声明。 | | 未注册的客户 | 可以开收据代替税务发票。 | | 纳税义务发生时间 | 开具发票或收款两者中较早者。须在纳税义务发生后 30 天内开具税务发票。 | | 外币 | GST 前合计、GST 和含 GST 合计还须以 SGD 列示。 | | 贷项通知单 | 贷项通知单须列明自身的编号和日期、原因、贷记的内容、贷记的 GST，以及原税务发票的编号和日期。 | | 押金 | 保证押金不征税。作为赔偿而没收的押金，例如提前终止时，不属于 GST 范围；用来支付您所提供之物的押金则应税。 | | 坏账 | 须同时满足所有条件才能获得减免：您已就该笔供应申报并缴纳 GST，已在账上核销该债务，已采取合理措施追收，且自供应日期起已满 12 个月，或客户在此之前已无力偿债。须在供应日期起 5 年内，在 GST 申报表第 7 栏申请。 | | 记录 | 所有记录须自会计期间结束起保存至少 5 年。 | | 电子发票 | InvoiceNow（Peppol PINT SG），分阶段实施。参见 [InvoiceNow](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/invoicenow/)。 | ## easySales 如何应用 - 在 **系统设置** → **税务** 下记录贵公司的 GST 注册。日期在注册期间内的单据可以收取 GST，并打印贵公司的 GST 注册号；日期在注册期间以外的单据不显示税项字段。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - 发票设计的标题选择 **自动（按税务注册）** 时，已开具的发票在发票日期贵公司已注册、且发票含标准税率或零税率行时，印为 TAX INVOICE，否则印为 INVOICE。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - 开具时，如果您在发票日期未注册，标题写着 "Tax Invoice" 的发票会被拒绝。已注册时，如果发票收取 GST 而标题没有写它，系统会发出警告。每一行都是豁免或不在征税范围的发票不是税务发票，因此会印为 INVOICE，代替 "Tax Invoice" 标题。 - 日期为今天的单据上的税项选项是 **None**（无）、**GST 0%** 和 **GST 9%**。倒填日期的单据提供其自身日期当时有效的税率，例如 2023 年的 **GST 8%**。参见 [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 - **高级税码** 会增加 **Exempt (Reg 33)**、**Exempt (non-Reg 33)**、**Out of scope**、**Customer accounting (GST 9%, customer to account)** 和 **Deemed supply GST 9%**。采用客户记账方式的发票会印出 "Sale made under customer accounting. Customer to account for GST of" 加上金额，没有客户的 **税务注册号** 就不能开具。 - 已注册时，您不能开具税项为 **None** 的行：请在开具对话框中选择零税率、豁免或不在征税范围。参见[开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - 收取 GST 的外币发票会印出 **For Singapore GST Purpose Only** 区块：兑 SGD 的汇率，以及按发票汇率折算的 GST 前合计、GST 和含 GST 合计（SGD）。贷项通知单按其所贷记发票的汇率折算。参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - 已开具的发票通过贷项通知单更正，不会在原单上修改，也不能删除。参见[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 - 预先收到的款项记为 **预付款**，会开出一张日期为收款日的订金税务发票。**押金** 不计税；作为赔偿而保留的押金用 **没收押金** 记录，不含 GST。参见[押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - **核销为坏账…** 按核销日期判断减免：自发票日期满一周年的次日起为 **可申请**，或在您勾选债务人已无力偿债时立即可申请；**申请截止日** 是第五个周年日的前一天。easySales 从发票日期起算。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 - 在 **已获批准** 下记录了 IRAS 现金会计计划时，这项减免判断会标为 **仅供参考**，因为未收款部分的 GST 可能从未申报过。 ## 为什么这样设计 **“None”不是一种 GST 处理方式。** 零税率、豁免和不在征税范围的销售要填入 GST 申报表的不同栏目。留成 **None** 的行会让您到报税时还要去猜，所以 easySales 在开具时就请您决定，趁这笔销售还记得清楚。 **注册情况按每张单据自身的日期判断。** 只有在注册期间才能收取 GST，也只有已注册的企业才能把发票称为税务发票。easySales 读取单据日期当天适用的注册，所以倒填日期的单据和旧单据的重印件，都如实反映当天的情况。 **SGD 区块让发票和申报表对得上。** GST 以 SGD 申报。把三个 SGD 合计印在发票上，您和客户报税时用的是同一组数字；贷项通知单按其发票的汇率折算，两者正好抵消。 **开出的单据只保留、不修改。** IRAS 可以要求查阅您五年内的记录，坏账申请也需要原发票和您的追收记录。已开具的发票从不被编辑或删除；更正和核销以各自的日期记录在旁边。 ## 更高效的做法 - **一次性开启高级税码。** 如果您有豁免或不在征税范围的销售，开启 **高级税码**，每张表单就都有这些选项。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - **让标题跟着注册走。** 把发票设计的标题设为 **自动（按税务注册）**，TAX INVOICE 标题就自动处理好了。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - **客户记账的销售，先补上客户的 GST 注册号。** 先在客户上填好 **税务注册号**，开具就不会被拒绝。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 - **预收款记为预付款。** 在收据上选择 **预付款**，当天就会开出订金税务发票。参见[押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - **每个 GST 申报期下载一次坏账登记簿。** **发票** 列表上的 **坏账登记簿** 把每笔核销和收回连同减免状态交给您的会计师。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 - **把发票导入会计软件。** **会计导出** 把每个税码带到 Xero 或 QuickBooks Online。参见[会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/)。 ## 示例 **一张标准税务发票。** Lim & Co 已注册 GST。Mei Tan 给 Harbour Café 开具 INV-10000352：设计费 SGD 3,200.00 和家具采购 SGD 1,800.00，税项都是 **GST 9%**。GST 前合计 SGD 5,000.00，GST SGD 450.00（5,000.00 × 9%），合计 SGD 5,450.00。标题设为自动时，发票印为 TAX INVOICE，并印出 Lim & Co 的 GST 注册号。 **一张美元发票。** Harbour Café 的母公司要求一项在新加坡的工程以 USD 开票。Mei 开出 USD 2,000.00，税项 **GST 9%**：GST USD 180.00，合计 USD 2,180.00。发票汇率为 1.35，所以 **For Singapore GST Purpose Only** 区块显示 GST 前 SGD 2,700.00、GST SGD 243.00，合计 SGD 2,943.00（2,180.00 × 1.35）。 **一笔账龄还不够的坏账。** 日期为 2026 年 3 月 15 日的 INV-10000301 到 12 月仍未付款。Daniel Lim 在 2026 年 12 月 1 日核销它。减免面板显示 **尚不可申请**，最早可申请日为 2027 年 3 月 16 日，**申请截止日** 为 2031 年 3 月 14 日。核销照常成立；只是 GST 申请要等。 ## 常见问题 - **新加坡税务发票必须列明什么？** 贵公司的名称、地址和 GST 注册号，发票编号和日期，客户的名称和地址，说明，GST 税率，以及 GST 前合计、GST 和含 GST 合计。还必须写明 "Tax Invoice"。 - **新加坡税务发票要在多久内开出？** 自纳税义务发生时起 30 天内，即开具发票或收款两者中较早者。 - **可以开简化税务发票吗？** 可以，含 GST 合计不超过 S$1,000 时。它需要的内容较少，并要有类似 "Price payable includes GST" 的声明。 - **客户没有注册 GST，也要给税务发票吗？** 可以改开收据。IRAS 要求收据有连续编号，列明日期、贵公司的名称和 GST 注册号、含 GST 合计，以及 "Price payable includes GST" 字样。 - **申请 GST 坏账减免前必须先核销吗？** 是的。在账上核销是条件之一，另外还要满 12 个月或客户无力偿债，并有追收记录。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 - **新加坡 GST 记录要保存多久？** 自会计期间结束起至少 5 年。在 easySales 中，已开具的发票不能删除，只能取消，所以会一直留有记录。 - **注册生效前可以收取 GST 吗？** 不可以。日期在注册期间之前的单据不提供 GST，标题也不能写 "Tax Invoice"。 ## 资料来源 [IRAS — Invoicing customers](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/invoicing-customers) · [IRAS — Keeping records](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/keeping-records) · [IRAS — Deposits and downpayment](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/common-scenarios---do-i-charge-gst/deposits-and-downpayment) · [IRAS — 坏账减免自查清单（PDF）](https://www.iras.gov.sg/docs/default-source/uploadedfiles/bad-debt-relief-%28checklist-for-self-review-of-eligibility-of-claim%29.pdf) · [IRAS — e-Tax guide: GST InvoiceNow requirement](https://www.iras.gov.sg/docs/default-source/e-tax/etaxguide_gst_invoicenow_requirement.pdf) · [Singapore Statutes Online — GST (General) Regulations，第 11 条](https://sso.agc.gov.sg/SL/GSTA1993-RG1?ProvIds=pr11-) 最后核对：2026-10-21 ## 相关内容 - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) - [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/) - [核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/) - [InvoiceNow](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/invoicenow/) --- # 马来西亚 SST 发票 > 马来西亚 SST 发票怎么开：服务税和销售税税率、税款何时到期、押金、坏账与 MyInvois 电子发票，以及 easySales 如何应用这些规则。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-malaysia/ 马来西亚的销售及服务税（SST）包含两种税：对应税服务征收的**服务税**，以及对应税货物征收的**销售税**，两者各自注册。本页概述影响贵公司发票的规则，并说明 easySales 如何应用它们。本页是一般性指南，不是税务建议；在依赖本页内容之前，请向您的会计师或马来西亚皇家关税局（RMCD）核实。 ## 规则 | 事项 | 规则 | |---|---| | 税率 | 服务税 8%，指定服务为 6%（自 2024 年 3 月 1 日起）；销售税 10%、5% 或特定税率。 | | 注册 | 服务税和销售税分别注册。 | | 标题 | 未规定标题；法规列明发票必须载有的内容。 | | 内容 | 发票须以马来文或英文开具，载明规定的事项，并在提供服务之日起 1 年内开具。必须有流水号。 | | 外币 | 税款按卖出汇率折算为 MYR 入账。 | | 纳税义务发生时间 | 服务税：收款时。如果自提供服务之日起 12 个月仍未付款，则在次日到期。经总监批准，服务税可在开具发票时到期。销售税：销售时。 | | 贷项通知单 | 贷项通知单须注明原发票和原因。 | | 押金 | 作为担保而持有的可退还押金不征服务税，也无需电子发票。被没收的押金是否征服务税，取决于是否提供了任何东西；它可能仍需电子发票。 | | 坏账 | 债务已核销、且已尽一切合理努力追收后，可申请退还已缴税款，须在缴税后 6 年内申请。 | | 记录 | 记录须保存 7 年。 | | 电子发票 | MyInvois，分阶段实施；营业额低于门槛的小型企业豁免。 | ## easySales 如何应用 - 在 **系统设置** → **税务** 下分别记录每项注册：服务税和销售税是两种注册，**税种** 由它们决定。您的号码会印为 "BRN" 和 "SST No."。此标签更改之前开具的单据仍为 "SSM No."，您自己在号码前输入 "SSM" 的，则按您输入的原样印出。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - 税项选项是 **None**（无）、**Service Tax 8%**、**Service Tax 6%**、**Sales Tax 10%** 和 **Sales Tax 5%**；**高级税码** 会增加 **SST exempt**（SST 豁免）。单据只能收取贵公司在单据日期已注册的税项。easySales 不会在 8% 和 6%、或 10% 和 5% 之间替您选择：请为每一行选择适用的税率。 - 如果总监已批准服务税按发票制核算，请在 **已获批准** 下记录。 - 发票设计的标题选择 **自动（按税务注册）** 时，已开具的发票印为 INVOICE，因为马来西亚未规定标题。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - 收取 SST 的外币发票会印出 **For Malaysia SST Purpose Only** 区块：兑 MYR 的汇率，以及以 MYR 列示的 SST 前合计、SST 和含 SST 合计。当贵公司的国家／地区已确认且已注册 SST 时，按发票的汇率打印；贷项通知单按其发票的汇率折算。Word 发票设计需要有汇率行占位符才能显示该区块，缺少时 easySales 会警告您。 - 只注册了服务税时，**预付款** 会开出一张日期为收款日的订金税务发票。只注册销售税、或已获发票制批准时，它作为客户的贷项保留。两种都已注册且没有该批准时，预付款会被拒绝：请为预收款开一张发票，再对它记录收款。参见[押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - 在 **电子发票适用日期（MyInvois）** 中填写 MyInvois 适用于贵公司的日期。easySales 不会向 MyInvois 提交；请自行提交电子发票。 - 已开具的发票通过贷项通知单更正，不会在原单上修改。参见[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 - 已注册 SST 的公司不能在 easySales 中没收押金，因为税务处理取决于具体情况；请与您的会计师商定处理方式。未注册但填写了 MyInvois 日期的公司，会收到没收需要开电子发票的提示。参见[没收押金](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/forfeit-a-deposit/)。 - **核销为坏账…** 在只注册了服务税、且没有发票制批准时，减免判断为：在发票日期起满 12 个月的次日之前为 **尚不可申请**，之后为 **可申请**，并标为 **仅供参考**；easySales 以发票日期作为提供服务的日期。已注册销售税时，减免自核销日期起为 **可申请**。不显示 **申请截止日**，因为您缴税的日期没有记录。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 为什么这样设计 **服务税要等收到钱才到期。** 服务税在您收款时到期，而不是开票时。所以预收的款项马上就带有税款，这就是预付款当天要开出自己的税务发票的原因。 **减免退还的是您实际缴过的税。** 对未付款的发票，服务税要满 12 个月后才到期。在此之前您一分税都没缴，也就没有可退的；面板显示 **尚不可申请**，而不是一个您无法申请的数字。 **税率只有您知道该用哪个。** 6% 的服务税只适用于指定服务，5% 的销售税只适用于指定货物。错误的默认值会把错的税印到客户的发票上，所以 easySales 把每一行的选择留给您。 **两项注册，两项检查。** 因为每种税都有自己的注册和日期，easySales 按单据日期，用涵盖该行的注册逐行检查。 ## 更高效的做法 - **两项注册都连同日期记录好。** 表单就只提供您可以收取的税项。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - **在草稿上就选好税项。** 添加每一行时就选 **Service Tax 8%** 或 **Service Tax 6%**，发票随时可以开具。参见[创建发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/create-an-invoice/)。 - **开具外币发票前核对兑 MYR 的汇率。** 汇率在开具时固定，MYR 区块按它打印。参见[汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/)。 - **为 SST 申报下载坏账登记簿。** 它列出每笔核销及其减免状态。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 - **把整个期间导出给会计师。** **会计导出** 把已开具的发票和贷项通知单下载给 Xero、QuickBooks Online 或 Excel。参见[会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/)。 ## 示例 **一张收取服务税的发票。** Lim & Co 的马来西亚公司已注册服务税。它给 Harbour Café 开出室内设计费 MYR 5,000.00，税项 **Service Tax 8%**：税额 MYR 400.00，合计 MYR 5,400.00。 **一张新元发票。** 该公司给一位新加坡客户开出 SGD 1,000.00，税项 **Service Tax 8%**：税额 SGD 80.00，合计 SGD 1,080.00。按 3.30 的汇率，**For Malaysia SST Purpose Only** 区块显示 SST 前 MYR 3,300.00、SST MYR 264.00，合计 MYR 3,564.00（1,080.00 × 3.30）。 **税款到期前的坏账。** 上面那张 MYR 5,400.00 的发票，日期为 2026 年 1 月 10 日，至今未付。Daniel Lim 在 2026 年 9 月 1 日核销它。减免面板显示 **尚不可申请**，最早可申请日为 2027 年 1 月 11 日，即发票日期起满 12 个月的次日。 ## 常见问题 - **马来西亚的服务税税率是多少？** 大多数应税服务为 8%，法律列明的服务自 2024 年 3 月 1 日起为 6%。 - **马来西亚的服务税什么时候到期？** 收款时。如果自提供服务起 12 个月发票仍未付，则在次日到期，除非总监已批准按发票制核算。 - **收取服务税必须开发票吗？** 必须，以马来文或英文载明规定事项，并在提供服务之日起 1 年内开具。 - **一张发票可以同时收服务税和销售税吗？** 可以，前提是贵公司在发票日期两种都已注册；每一行使用适合它的税。 - **easySales 会向 MyInvois 提交电子发票吗？** 不会。easySales 记录您的 MyInvois 日期；电子发票由您自行提交。 - **SST 记录要保存多久？** 7 年。 ## 资料来源 [RMCD MySST — 服务税常见问题](https://mysst.customs.gov.my/faq-services-tax/) · [RMCD MySST — 销售税常见问题](https://mysst.customs.gov.my/faq-sales-tax/) · [RMCD MySST — Service Tax Act 2018（PDF）](https://mysst.customs.gov.my/wp-content/uploads/2025/03/Service-Tax-Act-2018.pdf) · [RMCD MySST — Service Tax (Amendment) Act 2019（PDF）](https://mysst.customs.gov.my/wp-content/uploads/2025/03/Service-Tax-Amendment-Act-2019.pdf) · [LHDN — 电子发票一般常见问题（PDF）](https://www.hasil.gov.my/media/0xqitc2t/lhdnm-e-invoice-general-faqs.pdf) · [LHDN — e-Invoice guideline（PDF）](https://www.hasil.gov.my/media/fzagbaj2/irbm-e-invoice-guideline.pdf) 最后核对：2026-10-21 ## 相关内容 - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) - [公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/) - [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/) - [押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/) --- # 日本合格发票 > 日本合格发票（適格請求書）必须列明什么——T 开头的注册号、按税率列示的税额和轻减税率标记——以及公司开通日本后 easySales 如何打印。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-japan/ 在日本的合格发票制度（インボイス制度）下，注册为合格发票开具人的企业须在发票上显示其注册号和按税率列示的消费税。easySales 支持日本，日本的公司可以直接注册。本页概述相关规则，并说明 easySales 如何打印。本页是一般性指南，不是税务建议；在依赖本页内容之前，请向您的会计师或国税厅核实。 ## 规则 | 事项 | 规则 | |---|---| | 税率 | 消费税 10%；食品等符合条件的项目为 8%（轻减税率）。 | | 注册 | 应税销售额超过 ¥10 million（1,000 万日元）的企业必须缴税；注册为合格发票开具人是另行办理的自愿步骤。 | | 注册号 | 已注册的开具人显示 "T" 加 13 位数字。未注册的企业不得印出相似的号码。 | | 内容 | 按税率列示合计及其税额。轻减税率项目须标记。每张发票每个税率只舍入一次税额，取整至日元。 | | 外币 | 按税率列示的税额以日元显示。 | | 纳税义务发生时间 | 交付时；预收款在收到时不征税。 | | 退货与更正 | 须开具返还发票，¥10,000 以下的除外。错误通过开具更正后的发票来更正。 | | 坏账 | 仅限法律所列的事由可获减免，不是仅在账面上核销。 | | 电子发票 | Peppol JP PINT，自愿采用。 | ## easySales 如何应用 - 注册时在 **国家/地区** 选择 **日本**。之后，在 **系统设置** → **税务** 下记录贵公司作为合格发票开具人的注册，并填写 **注册号**：字母 T 加 13 位数字，例如 T1234567890123。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - 在 **编辑公司与税务** 下选择 **税额尾数处理**：**舍去**、**进位** 或 **四舍五入**。在保存方法之前，含税的单据无法保存或开具。 - 税项选项是 10% 和 8%（轻减税率）。轻减税率的行标有 ※。 - 已注册开具人的发票按税率打印不含税合计及其税额，例如「10％対象 税抜価額 ¥80,000 消費税 ¥8,000」，并附「※ 軽減税率対象品目」，注册号印为「登録番号 T1234567890123」。 - 外币发票会增加日元区块：「換算レート」，以及按税率以 JPY 列示的合计和税额。 - 货物或服务的提供日期与发票日期不同时，草稿发票可以填写 **供应日期** 或供应期间。参见[创建发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/create-an-invoice/)。 - 贷项通知单即返还发票，并打印相同的按税率明细。参见[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 - 暂不可用：0% 税码（出口、免税销售）、订金税务发票（预收款只留在收据上）以及含税价格。 ## 资料来源 [国税厅 — 轻减税率问答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf) · [国税厅 — Tax Answer No. 6303：消费税税率（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6303.htm) · [国税厅 — Tax Answer No. 6367：坏账的税额调整（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6367.htm) ## 相关内容 - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) - [公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/) - [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/) - [日文单据](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/japanese-documents/) --- # 香港发票 > 香港没有增值税或 GST：发票和收据须列明什么、记录须保存 7 年，以及 easySales 如何处理香港公司的单据。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-hong-kong/ 香港没有销售税、增值税或 GST，所以发票不带税行。公司仍须为利得税保存记录，并在发票和收据上显示其注册名称。本页概述相关规则，并说明 easySales 如何应用它们。本页是一般性指南，不是税务建议；在依赖本页内容之前，请向您的会计师核实。 ## 规则 | 事项 | 规则 | |---|---| | 销售税 | 没有：没有销售税、增值税或 GST。 | | 内容 | 没有规定的税务发票。公司须在发票、收据及其他交易单据（纸本或电子）上列明注册名称。同时有英文和中文名称的公司，可以使用其中之一。 | | 记录 | 保存足够的业务记录，包括发票、收据、凭单和银行月结单，至少 7 年。 | ## easySales 如何应用 - 贵公司的国家／地区设为香港时，表单不显示税项字段，PDF 也不打印税额行和税号。您的商业登记号会印为 "BR No."。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - 发票设计的标题选择 **自动（按税务注册）** 时，已开具的发票印为 INVOICE。标题写着 "Tax Invoice" 的发票在开具时会被拒绝。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - 贵公司的名称来自 **系统设置** → **公司资料**，或来自 **文档设置** 中设置的公司信息块。已开具的发票及其贷项通知单和收据，会保留发票开具时贵公司的名称和公司信息块。参见[公司资料](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/)。 - 已开具的发票通过贷项通知单更正，不能删除。参见[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 - 预先收到的款项，无论记为 **预付款** 还是 **押金**，都保留在收据上，不开税务发票。参见[押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - 您保留的保证押金用 **没收押金** 记录，不含税。参见[没收押金](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/forfeit-a-deposit/)。 - **核销为坏账…** 的减免显示 **不适用**：没有间接税，就没有可退的税。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 为什么这样设计 **没有税，就完全不显示税行。** 一行为零的税额，或一个背后没有任何税的税号，会让客户疑惑到底收了什么。把它们省去，发票才符合香港的规则。 **"Tax Invoice" 会声称一样根本不存在的东西。** 香港企业都不能开税务发票，所以 easySales 在开具时就拦下这个标题，不让它到客户手上。 **法律要求的是注册名称。** 单据上的名称必须与公司登记册上的一致。只要在一个地方——贵公司的资料——把它填对，每张发票和收据都会印出它。 ## 更高效的做法 - **核对一次公司名称。** 让 **公司名称** 与注册名称（英文或中文）一致，所有单据就都跟着对了。参见[公司资料](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/)。 - **自定义的公司信息块里也要有注册名称。** 如果用 **编辑公司信息块** 打印不同的内容，请在其中保留注册名称。参见[公司资料](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/)。 - **一次下载整个期间的单据。** 已开具的发票、贷项通知单和收据都会留有记录，**会计导出** 可以把某一期间的发票和贷项通知单下载为一个 Excel 工作簿，或把发票下载为 PDF。参见[会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/)。 - **给拖欠的客户发对账单。** 客户对账单列出一段期间内的每张发票、每笔收款和每笔贷项。参见[客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)。 ## 示例 **一张不带税的发票。** Lim & Co 的香港公司给 Harbour Café 开出室内设计费 HKD 18,000.00。发票没有税行：小计和合计都是 HKD 18,000.00。标题设为自动时，发票印为 INVOICE，并印出公司的注册名称和 BR No.。 **保留一笔押金。** 一位客户为样板家具付了 HKD 5,000.00 押金，后来违约。Mei Tan 用 **没收押金** 记录 HKD 5,000.00；不收任何税。 ## 常见问题 - **香港有 GST 或增值税吗？** 没有。香港没有销售税、增值税或 GST，所以发票不带税。 - **香港的发票需要写 Tax Invoice 吗？** 不需要。香港没有税务发票，这个标题会声称一样根本不存在的东西。easySales 会拒绝香港公司使用这个标题。 - **香港公司的发票上必须列明什么？** 公司的注册名称，适用于发票、收据和其他交易单据。同时有两种名称的公司，可以用英文或中文名称。 - **香港的业务记录要保存多久？** 至少 7 年，包括发票、收据、凭单和银行月结单。 - **在香港，坏账可以获得税务减免吗？** 在 easySales 中不适用：没有销售税，就没有可申请的税额部分。利得税方面的处理请咨询您的会计师。 ## 资料来源 [税务局 — 备存业务记录](https://www.ird.gov.hk/eng/tax/bus_rke.htm) · [公司注册处 — 展示公司名称](https://www.cr.gov.hk/en/faq/companies-ordinance/disclose-company-name-liability.htm) 最后核对：2026-10-21 ## 相关内容 - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) - [公司资料](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/) - [发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/) - [没收押金](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/forfeit-a-deposit/) --- # 澳大利亚 GST 发票 > 澳大利亚 GST 税务发票怎么开：客户何时可以索取、调整单、押金、坏账与收付实现制，以及 easySales 如何应用这些规则。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-australia/ 在澳大利亚注册商品及服务税（GST）的企业按 10% 收取 GST，并在客户要求时开具**税务发票**。本页概述影响贵公司发票的规则，并说明 easySales 如何应用它们。本页是一般性指南，不是税务建议；在依赖本页内容之前，请向您的会计师或澳大利亚税务局（ATO）核实。 ## 规则 | 事项 | 规则 | |---|---| | 税率 | GST 10%。 | | 标题 | 单据必须表明它是税务发票。 | | 何时开具 | 客户提出要求后 28 天内；A$82.50 或以下的销售除外。 | | 内容 | 不要求发票编号。A$1,000 或以上的销售须有客户的身份或 ABN。 | | 纳税义务发生时间 | 开具发票或收款两者中较早者；采用收付实现制时，为收款时。 | | 调整单 | 须在 28 天内开具，并注明原因。 | | 押金 | 保证押金仅在被没收或用于抵付销售时才征税；被没收的押金应税。 | | 坏账 | 债务已核销或逾期 12 个月后可获减免；收付实现制不适用。 | | 电子发票 | Peppol PINT A-NZ，自愿采用。 | ## easySales 如何应用 - 在 **系统设置** → **税务** 下记录贵公司的 GST 注册，并选择 **会计基础**：**权责发生制** 或 **收付实现制**。您的 ABN 会印在单据上。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - 税项选项是 **None**（无）、**GST-free**（免 GST）和 **GST 10%**。**高级税码** 会增加 **Input taxed**（销项免税、进项不可抵扣）和 **BAS excluded**（不列入 BAS 申报表）。日期在注册期间以外的单据不显示税项字段。 - 发票设计的标题选择 **自动（按税务注册）** 时，已开具的发票在发票日期贵公司已注册的情况下印为 TAX INVOICE，否则印为 INVOICE。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - 开具时，已注册的公司只要标题没有写 "Tax Invoice" 就会收到警告；未注册时，标题写着它的发票会被拒绝。参见[开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - 从报价单分阶段生成的草稿，例如订金或进度请款，没有 **PDF**：要求付款的单据可能就是税务发票，所以要先开具，再下载或发送。参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - 已开具的发票通过贷项通知单更正，它即调整单。参见[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 - 已注册时，记为 **预付款** 的预收款会开出一张日期为收款日的订金税务发票，两种会计基础都一样。**押金** 不计税。参见[押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - 已注册 GST 的公司不能在 easySales 中没收押金，因为被没收的押金应税，需要开具税务发票，而 easySales 不开具这种发票。参见[没收押金](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/forfeit-a-deposit/)。 - **核销为坏账…** 判断减免自核销日期起为 **可申请**，**申请截止日** 为核销日期第四个周年日的前一天，并标为 **仅供参考**。采用收付实现制时显示 **不适用**。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 为什么这样设计 **会计基础决定 GST 何时到期。** 采用权责发生制时，您在开票或收款（以较早者为准）时申报 GST；采用收付实现制时，在收款时申报。easySales 判断坏账减免时读取您记录的会计基础，所以面板的结论与您的 BAS 能申请的一致。 **要求付款的单据可能就是税务发票。** 在 GST 下，要求付款的单据可以决定税款何时到期。所以分阶段请款要先开具、编号并锁定，再交到客户手上，而不是作为可能还会改的形式发票发出去。 **采用收付实现制的企业没有可退的税。** 采用收付实现制时，没收到的钱从来没有缴过 GST，所以坏账不会带来 GST 减免。面板会直接说明，而不是显示一个您无法申请的数字。 ## 更高效的做法 - **开票前先记录会计基础。** **会计基础** 从第一笔核销起就决定坏账减免的判断。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - **在报价单上规划阶段。** 开票计划会安排订金和进度请款，每个阶段到期时生成一张发票，由您核对后开具。参见[规划开票阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/)。 - **核销前先发一份对账单。** 一份注明日期的对账单又是一项有记录的追收步骤。参见[客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)。 - **映射好税码再导出到 Xero。** 每个 easySales 税码映射一次，之后每次导出都会带上。参见[会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/)。 ## 示例 **一张含 GST 的税务发票。** Lim & Co 的澳大利亚公司已注册 GST。它给 Harbour Café 开出室内装修设计费 AUD 4,000.00，税项 **GST 10%**：GST AUD 400.00，合计 AUD 4,400.00。标题设为自动时，发票印为 TAX INVOICE，并印出公司的 ABN。 **采用权责发生制时的预付款。** 咖啡馆预付 AUD 1,100.00。Mei Tan 把它记为 **预付款**，保存后开出一张当天日期、金额 AUD 1,100.00 的订金税务发票：AUD 1,000.00 加 GST AUD 100.00（1,100.00 ÷ 1.1 = 1,000.00）。 **采用收付实现制时的坏账。** 一家采用 **收付实现制** 的公司核销一张未付的 AUD 2,200.00 发票。面板显示 **不适用**：采用收付实现制时，GST 只在收到款项时到期，所以没有可退的税。 ## 常见问题 - **在澳大利亚必须开税务发票吗？** 客户要求时，须在 28 天内开具；A$82.50 或以下的销售除外。 - **澳大利亚的税务发票需要发票编号吗？** 不要求。easySales 照样给每张开具的发票编号。 - **贷项通知单就是调整单吗？** 在 easySales 中，贷项通知单即作为调整单：它注明原因并引用原发票。参见[创建贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - **采用收付实现制时，坏账可以退回 GST 吗？** 不可以。采用收付实现制时，没收到的钱没有缴过 GST。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 - **为什么订金发票开具前不能预览？** 要求付款的单据可能就是税务发票，所以分阶段请款要先开具再发送。 - **为什么在 easySales 中不能没收客户的押金？** 在澳大利亚，被没收的押金应税，需要开具税务发票，而 easySales 不为没收开具这种发票。 ## 资料来源 [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text) · [Federal Register of Legislation — Adjustment Note Information Requirements Determination 2022](https://www.legislation.gov.au/F2022L01272/latest/text) · [Peppol — PINT A-NZ](https://docs.peppol.eu/poac/aunz/pint-aunz/bis/) 最后核对：2026-10-21 ## 相关内容 - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) - [公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/) - [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/) - [押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/) --- # 新西兰 GST 发票 > 新西兰 GST 发票规则：应税供应信息、客户索取后 28 天内提供、会计基础、押金与坏账，以及 easySales 如何应用这些规则。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-new-zealand/ 在新西兰注册商品及服务税（GST）的企业按 15% 收取 GST，并在客户要求时提供**应税供应信息**（taxable supply information，即以前所称的税务发票）。本页概述影响贵公司发票的规则，并说明 easySales 如何应用它们。本页是一般性指南，不是税务建议；在依赖本页内容之前，请向您的会计师或新西兰税务局（Inland Revenue）核实。 ## 规则 | 事项 | 规则 | |---|---| | 税率 | GST 15%。 | | 标题 | 未规定标题。 | | 何时开具 | 已注册 GST 的客户提出要求后 28 天内，适用于超过 NZ$200 的销售。 | | 内容 | 不要求发票编号。超过 NZ$200：须有您的 GST 号码，以及 GST 前金额、GST 和合计，或者合计加上含 GST 的声明。超过 NZ$1,000：还须有买方的名称和一项识别信息，例如地址、电话、电邮或 NZBN。 | | 会计基础 | 只有 12 个月内销售额不超过 NZ$200 万的企业才能采用付款制。发票制和混合制任何企业都可采用。 | | 纳税义务发生时间 | 开具发票或收款两者中较早者。 | | 更正 | 更正须指明原单据。 | | 押金 | 保证押金在收到时征税。 | | 坏账 | 对已核销债务的税额部分可获减免；采用付款制时有限制。 | | 电子发票 | Peppol PINT A-NZ，适用于政府买方。 | ## easySales 如何应用 - 在 **系统设置** → **税务** 下记录贵公司的 GST 注册，并选择 **会计基础**：**发票制**、**付款制** 或 **混合制**。您的 NZBN 和 GST 号码会印在单据上。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - 税项选项是 **None**（无）、**GST 0%** 和 **GST 15%**。**高级税码** 会增加 **Exempt**（豁免）。日期在注册期间以外的单据不显示税项字段。 - 发票设计的标题选择 **自动（按税务注册）** 时，已开具的发票印为 INVOICE，因为新西兰未规定标题。只有在发票日期未注册时，标题写着 "Tax Invoice" 的发票才会被拒绝。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - 从报价单分阶段生成的草稿，例如订金或进度请款，没有 **PDF**：要先开具，再下载或发送。参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - 已开具的发票通过贷项通知单更正，它即供应更正单。参见[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 - 已注册时，**预付款** 会开出一张日期为收款日的订金税务发票。**押金** 也一样，因为它在收到时征税；以后退还时，先对那张发票开贷项通知单，再退款。参见[押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - 已注册 GST 的公司不能在 easySales 中没收押金，因为 GST 如何适用取决于押金的用途；请与您的会计师商定处理方式。参见[没收押金](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/forfeit-a-deposit/)。 - **核销为坏账…** 判断减免自核销日期起为 **可申请**，不显示 **申请截止日**。采用付款制时显示 **不适用**。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 为什么这样设计 **您记录的会计基础决定 GST 何时到期。** 采用发票制时，您在开票或收款（以较早者为准）时申报一笔销售；采用付款制时，在收款时申报。easySales 判断坏账减免时读取您的会计基础，所以面板的结论与您的 GST 申报表能申请的一致。 **押金在收到时征税。** 因为 GST 在押金到账时到期，easySales 当天就开出税务发票。之后退还时，就是一张贷项通知单加一笔退款，您的申报表上既有收取的 GST，也有冲回的 GST。 **没有规定标题，但内容仍然要紧。** 新西兰要求的是信息，而不是标题。easySales 把标题保留为 INVOICE，并印出您的 GST 号码和各项金额，这正是客户抵扣 GST 所需要的。 ## 更高效的做法 - **会计基础记录一次即可。** 此后每一次坏账判断都使用 **会计基础**。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - **记录收据时就选好类型。** 选择 **预付款** 或 **押金**，同一步就会开出税务发票。参见[押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - **通过贷项通知单退还押金。** 先对订金发票开贷项通知单，再把这笔贷项退给客户。参见[给顾客退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/)。 - **让客户上的地址保持最新。** 超过 NZ$1,000 须能识别买方，而已开具的发票印的是开具时客户上的名称和地址。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 ## 示例 **一笔含 GST 的销售。** Lim & Co 的新西兰公司给 Harbour Café 开出设计费 NZD 2,000.00，税项 **GST 15%**：GST NZD 300.00，合计 NZD 2,300.00。标题设为自动时，发票印为 INVOICE，并印出公司的 NZBN 和 GST 号码。 **一笔押金。** 咖啡馆为租用的家具付了 NZD 575.00 押金。Mei Tan 把它记为 **押金**，保存后开出一张金额 NZD 575.00 的订金税务发票：NZD 500.00 加 GST NZD 75.00（575.00 ÷ 1.15 = 500.00）。家具归还后，她对那张发票开贷项通知单，并退还 NZD 575.00。 ## 常见问题 - **在新西兰还需要开税务发票吗？** 法律现在要求的是应税供应信息，而不是名为税务发票的单据。已注册的客户提出要求时，须在 28 天内提供，适用于超过 NZ$200 的销售。 - **应税供应信息需要标题或编号吗？** 都不要求。标题设为自动时，easySales 印为 INVOICE，而且每张开具的发票照样都有编号。 - **谁可以采用付款制？** 12 个月内销售额不超过 NZ$200 万的企业。发票制和混合制任何企业都可采用。 - **在新西兰，押金要收 GST 吗？** 要，在收到时征税。easySales 当天就为它开出订金税务发票。 - **采用付款制时，坏账可以退回 GST 吗？** 这种会计基础下减免有限制，所以面板显示不适用；请向您的会计师核实。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 资料来源 [NZ Legislation — Goods and Services Tax Act 1985](https://www.legislation.govt.nz/act/public/1985/0141/latest/DLM81035.html) · [IRD — How tax invoices for GST work](https://www.ird.govt.nz/gst/tax-invoices-for-gst/how-tax-invoices-for-gst-work) · [IRD — Which GST accounting basis and filing frequency should I use?](https://www.ird.govt.nz/gst/registering-for-gst/which-gst-accounting-basis-and-filing-frequency-should-i-use) · [IRD — Interpretation statement IS 10/03（PDF）](https://www.taxtechnical.ird.govt.nz/-/media/project/ir/tt/pdfs/interpretation-statements/is1003.pdf) · [Peppol — PINT A-NZ](https://docs.peppol.eu/poac/aunz/pint-aunz/bis/) 最后核对：2026-10-21 ## 相关内容 - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) - [公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/) - [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/) - [押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/) --- # 文莱发票 > 文莱没有销售税：每笔收款都要开连续编号的收据、记录保存 7 年、坏账扣除、文莱元与新元等值，以及 easySales 如何处理文莱公司的单据。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-brunei/ 文莱没有销售税、增值税或 GST；企业缴纳所得税和印花税。发票不带税行，每笔收到的付款都要开具收据。本页概述相关规则，并说明 easySales 如何应用它们。本页是一般性指南，不是税务建议；在依赖本页内容之前，请向您的会计师核实。 ## 规则 | 事项 | 规则 | |---|---| | 销售税 | 没有：只有所得税和印花税。 | | 收据 | 每收到一笔销售货物或提供服务的款项，都须开具一张印制的、连续编号的收据，并保留副本。 | | 记录 | 足够的记录须自收入所属的课税年度起保存 7 年。 | | 货币 | 文莱元与新加坡元按 1:1 等值挂钩。 | | 坏账 | 已核销的贸易债务，在有合理追收措施证据的情况下，可作所得税扣除。之后收回的款项计为收入。 | ## easySales 如何应用 - 贵公司的国家／地区设为文莱时，表单不显示税项字段，PDF 也不打印税额行和税号。您的注册号会印为 "ROC No."。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - 发票设计的标题选择 **自动（按税务注册）** 时，已开具的发票印为 INVOICE。标题写着 "Tax Invoice" 的发票在开具时会被拒绝。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - 您记录的每笔付款都会得到一张以 `RCT-` 开头编号、标题为 OFFICIAL RECEIPT 的收据，随时可以再次下载它的 PDF。作废的收据保留其编号。参见[收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/)。 - easySales 不会自动把文莱元与新元的汇率设为 1。开新元发票时，请核对汇率，如果贵公司按等值处理，就改成 1。参见[汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/)。 - **核销为坏账…** 会记录核销、原因和您的追收措施。减免显示 **不适用**，因为没有间接税；这笔核销可能可以作所得税扣除。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 - 预收的款项保留在收据上，不开税务发票；您保留的保证押金用 **没收押金** 记录，不含税。参见[没收押金](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/forfeit-a-deposit/)。 ## 为什么这样设计 **收据就是文莱要求的记录。** 没有销售税，法律对单据的要求就落在收据上。easySales 给每张收据一个独立编号，作废的收据也保留编号，所以编号序列中不会缺号。 **追收措施与核销一起保存。** 只有能证明您尝试过追收，坏账才可扣除。您列出的原因和措施在当天就保存下来，多年后税务局长问起时也能拿得出来。 **没有税，就没有税行。** 一行为零的税额或一个税号，会暗示一种并不存在的税，所以文莱的单据把它们省去。 ## 更高效的做法 - **记录收款时就给收据。** 收据上的 **下载 PDF** 会打开一份可以直接发送的 PDF。参见[收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/)。 - **几张发票一次付清就记一张收据。** 一次付清多张发票的客户会得到一张有编号的收据，上面列出每张发票。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **在新元草稿上设定汇率。** 开具前用 **Change rate**（更改汇率）输入 1，即按等值处理。参见[汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/)。 - **核销前先发一份对账单。** 一份注明日期的对账单又是一项有记录的追收步骤。参见[客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)。 ## 示例 **一笔付款和它的收据。** Lim & Co 的文莱公司给 Harbour Café 开出室内设计费 BND 6,500.00，没有税行。咖啡馆付了 BND 6,500.00，Mei Tan 记录这笔收款。它得到下一个收据编号，她把 OFFICIAL RECEIPT 的 PDF 下载给咖啡馆。 **按等值开新元发票。** 一位新加坡客户要求以 SGD 开票。Mei 在草稿上选择 **Change rate**（更改汇率）并输入 1，于是 SGD 3,000.00 在账上就是 BND 3,000.00。 ## 常见问题 - **文莱有 GST 吗？** 没有。文莱没有销售税、增值税或 GST；企业缴纳所得税和印花税。 - **在文莱每笔收款都要开收据吗？** 要。每收到一笔货物或服务的款项，都须开具印制的、连续编号的收据，并保留副本。 - **文莱的业务记录要保存多久？** 自收入所属的课税年度起保存 7 年。 - **文莱元和新加坡元一样吗？** 两者按 1:1 等值挂钩。在 easySales 中，如果贵公司按等值处理，就在新元发票上把汇率输入为 1。 - **在文莱，坏账可以扣除吗？** 已核销的贸易债务，在能证明采取了合理追收措施时，可以作所得税扣除。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 资料来源 [MOFE — Income Tax Act, Chapter 35（PDF）](https://www.mofe.gov.bn/wp-content/uploads/2025/10/TR_Relevant-Acts_Income-Tax-Act-Chapter-35.pdf) · [MOFE — Public Ruling PR 02/2017，可扣除与不可扣除费用（PDF）](https://www.mofe.gov.bn/wp-content/uploads/2025/10/PR_002-2017_Public_Ruling_on_deductions.pdf) · 文莱达鲁萨兰国中央银行（BDCB）— 货币政策框架（货币局制度及与新加坡的货币互换协议） 最后核对：2026-10-21 ## 相关内容 - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) - [公司资料](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/) - [收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/) - [核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/) --- # 常见问题 > easySales 常见问题快速解答：登录、客户、报价单、开发票、收款、退款、贷项通知单、坏账核销和权限，每条都指向完整的指南。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/reference/faq/ 对大家最常问的问题的简短回答。每条都指向完整解答该问题的页面。 ## 入门 - **为什么我无法登录？** 在 **电子邮箱／用户名** 中输入您的电子邮箱或用户名；用用户名登录时，还需要贵公司的 **许可证代码**。连续失败五次会锁定该用户名一分钟，之后再失败会锁定更久。参见[登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/)或[重设密码](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/reset-your-password/)。 - **我丢失了用于两步验证的手机，怎样登录？** 使用另一台设备上的通行密钥，或选择 **改用恢复码**。两者都没有时，请联系贵公司的管理员。参见[恢复登录](https://easysales.work/zh-hans/help/security/locked-out/)。 - **两步验证和通行密钥有什么区别？** 两步验证是在密码之后再加一个验证码。通行密钥用指纹、面容或设备 PIN 解锁；它可以单独让您登录，也可以在输入密码后代替验证码。参见[登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/)。 - **为什么不能通过短信获取验证码？** easySales 不发送短信验证码：短信可能被截获，号码也可能被转移到另一张 SIM 卡。参见[登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/)。 - **我可以更改语言吗？** 可以：English、简体中文、繁體中文、Bahasa Melayu、ไทย 或 日本語。可以在登录页面、您自己的菜单或 **我的资料** 的 **语言与外观** 下选择。每个页面都会跟随它，只有 **文档设置** 上的两个标签例外；名称和人们输入的文字保持输入时的样子，打印的单据和电子邮件也不会跟随您的语言。参见[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)。 - **为什么我的工作页面上方出现了一个登录框？** 您的登录已过期。在该对话框中重新登录即可继续；屏幕上的内容会保留。参见[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)。 - **可以搜索所有内容的搜索在哪里？** 顶栏的搜索框可以查找客户、联系人、报价单、发票和商机。在列表内则使用该列表自己的搜索。参见[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)和[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 ## 客户与联系人 - **一家公司有好几个人与我打交道，怎样记录？** 为这家公司创建一个客户，并把每个人添加为联系人。参见[客户与联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/accounts-and-contacts/)。 - **可以从电子表格导入客户吗？** 可以。**系统设置** 下的 **数据导入** 接受最多 5,000 行的 .xlsx 或 .csv 文件；您的角色需要有 **Import data**（导入数据）控制项。参见[数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)。 - **怎样合并两个重复的客户？** 打开要保留的客户，在 **···** 菜单中选择 **合并重复客户**。重复客户的联系人、活动和未完成的单据会移过来，已开具的发票计入保留客户的余额，然后重复客户被删除。合并无法撤销。参见[合并客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/merge-accounts/)。 - **重复的客户应该合并还是停用？** 两个客户是同一个顾客、且任何一个上有记录时，合并；客户只是不再需要时，停用。参见[编辑或停用](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/edit-and-delete/)。 - **怎样查看顾客欠多少钱？** 打开客户：标题下的 **应收余额** 是顾客现在欠的金额，**逾期** 是其中已过到期日的部分。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 - **怎样给顾客发对账单？** 打开客户，选择 **对账单**，核对 **期间** 和 **收件联系人**，然后选择 **PDF**，下载后把文件附在您自己的邮件里发出。这需要设为 **All records**（全部记录）的 **Invoice**（发票）**View**（查看）权限。参见[客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)。 - **同事离职后，他负责的客户怎么办？** 停用该用户，然后把他负责的记录转给另一位同事。参见[移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/)。 ## 报价单 - **如何分阶段为报价单开票？** 在报价单上选择 **生成发票**，然后选择 **订金**、**进度请款**、**剩余金额** 或 **按行开票**。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **开工前可以先收订金吗？** 可以。选择 **生成发票**，再选 **订金**，按百分比或不含税金额填写；之后的发票会扣回它。参见[押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - **顾客已经拿到报价单，应该编辑还是修订？** 顾客还没有依据您发出的版本做决定时，编辑。要保留那个版本时，修订：新版本编号为 `-R1`、`-R2` 等，旧版本变为 **已被替代**。参见[修订报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/)。 - **开票后还能修改报价单吗？** 由它生成的发票一旦开具，报价单就锁定了，不能再修改。参见[编辑报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/edit-a-quotation/)。 - **怎样用邮件发送报价单？** easySales 不替您发送邮件。选择 **PDF**，再选择 **下载**，把文件附在您自己的邮件里，然后勾选 **已发给客户**。参见[标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/)。 - **为什么单据显示待审批，而不是编号？** 贵公司把部分报价单、发票或贷项通知单留待审批。在审批人选择 **批准并开出** 之前，单据保持为草稿，没有编号。参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 ## 发票 - **如何修改已开具的发票？** 它的收费内容已锁定：请开具贷项通知单；如果整张发票都不应成立，就取消它。参见[更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/)。 - **已开具的发票可以删除吗？** 不可以。已开具的发票只能取消，并保留其编号；只有草稿可以删除。参见[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **为什么较早的发票无法取消？** 一些较早的发票所记录的金额是贷项通知单无法重现的。请改为手动为整张发票创建贷项通知单。参见[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **怎样设置每月自动重复的发票？** 在侧边栏选择 **定期发票**，再选择 **新建定期发票**；选择联系人和明细行，把 **开票周期** 设为 1 个月。easySales 每月生成一张草稿，供您核对后开具。参见[设置定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/)。 - **easySales 会给顾客发催款提醒吗？** 不会。easySales 不向您的顾客发送任何内容。销售员会在 **待办** 中收到提醒；对账单或发票 PDF 由您自己发给顾客。参见[追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **可以把发票发送到 Xero 或 QuickBooks Online 吗？** 可以，以它们可导入的文件形式：[会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/)会下载某一期间已开出的发票和贷项通知单。收款在您的会计软件中记录。 ## 收款与退款 - **一笔款项支付了好几张发票，怎样记录？** 在 **发票** 列表中勾选这些发票，然后选择 **记录收款**，为它们记录一张收据。参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **顾客多付了钱怎么办？** 多出的部分作为 **未分配** 金额留在收据上，可以分配到之后的发票，或退款。参见[使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)。 - **怎样给顾客退款？** 在有 **剩余可用** 贷项的已开具贷项通知单上选择 **退款**，或在收据的 **···** 菜单中选择 **退还未分配金额**。退款不能超过 **可退款** 金额。参见[给顾客退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/)。 - **银行从款项中扣了手续费，怎样记录？** 在 **记录收款** 对话框的 **银行手续费** 中输入手续费，**收款金额** 保持为顾客支付的金额。参见[记录收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/)。 - **收款记到了错误的发票上，怎样更正？** 先从错误的发票上移除它，再打开它的收据，选择 **分配到发票**，把款项分配到正确的发票。参见[移除收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/remove-a-payment/)。 - **怎样给顾客开收据？** 打开收据，选择 **下载 PDF**，保存或打印后由您自己发给顾客。参见[收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/)。 ## 贷项通知单与坏账 - **贷项通知单和退款有什么区别？** 贷项通知单减少顾客的欠款。退款记录您退还给顾客的钱，来自贷项通知单的 **剩余可用** 贷项或收据上的未分配金额。参见[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 - **已付款的发票还能开贷项通知单吗？** 可以。您最多可以贷记发票总额减去之前的贷项通知单；在已付款的发票上，全部贷项都作为 **剩余可用** 留给顾客。参见[创建贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - **顾客永远不会付款了，怎么办？** 在发票上选择 **核销为坏账…**。这笔金额会从您的应收余额中扣除，但顾客仍欠这笔款。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 - **核销坏账后顾客又付款了，怎么办？** 在该核销上选择 **登记收回**。它会记录一张收据并应用到发票上。参见[核销坏账](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/write-off-a-bad-debt/)。 ## 团队与访问权限 - **为什么同事能看到的记录我看不到？** 您的角色对该模块可能是 **Own records only**（仅自己的记录），或者该记录属于贵公司共享设置没有向您开放的人。参见[权限](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/permissions/)。 - **谁可以更改我的角色？** 角色中有 **Assign roles**（分配角色）的人。参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **谁可以审批报价单、发票和贷项通知单？** 角色中有 **Approve quotations**（审批报价单）、**Approve invoices**（审批发票）或 **Approve credit notes**（审批贷项通知单）的人；**Administrator**（管理员）角色三项都有。参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 ## 其他 - **“服务器太忙，无法确认我的更改”是什么意思？** 消息为 *The server was too busy to confirm this request. Check whether your change was saved before you try again.*（服务器太忙，无法确认此请求。重试前请先检查您的更改是否已保存。）在重复操作之前，请打开该记录查看更改是否已经存在。 - **为什么 PDF 窗口提示无法生成 PDF？** 当时正在同时生成大量 PDF，或者您在短时间内生成了很多 PDF。请稍候，再选择 **重试**。参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **报表在哪里？** 在侧边栏选择 **报表**。页面列出您的角色可以打开的报表：销售业绩、报价转化、客户与产品销售排行、应收账龄。参见[报表](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/overview/)。 - **easySales 会保留历史多久？** 取决于您的方案。拥有 **System**（系统设置）**View**（查看）权限时，请查看[许可证页面](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)上的 **数据保留**。在 easySales 为贵公司开始清除之前，不会清除任何内容；之后审计日志会说明从哪个日期起的记录已被清除。 - **可以导出列表吗？** 可以。**客户**、**联系人**、**商机**、**报价单**、**发票**、**贷项通知单** 和 **产品** 的 **···** 菜单中有 **导出 Excel**，供拥有 **Export lists to Excel**（导出列表到 Excel）的角色使用。每张报表都有 **导出 CSV**。参见[导出与批量操作](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)和[报表](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/overview/)。 - **可以一次下载很多张发票的 PDF 吗？** 可以，每次最多 50 张，在[会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/)中选择 **发票 PDF** 和 **期间**。这需要 **Bulk export documents**（批量导出单据）控制项，以及 **All records**（全部记录）级别的 **Invoice**（发票）权限。 ## 相关内容 - [术语表](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/glossary/) - [状态一览](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/statuses/) - [权限](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/permissions/) - [最初 30 分钟](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/your-first-30-minutes/) --- # 从经典版迁移 > 为用过旧版 easySales 网站的用户总结有哪些变化。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/reference/differences-from-classic/ 如果您用过旧版 easySales 网站（经典版），以下是您最先会注意到的变化。 ## 有哪些变化 - **登录。** 可以用电子邮箱登录；用户名仍需要许可证代码。 - **发票从草稿开始。** 草稿带有形式发票编号（`PF-`），开具时才取得发票编号。 - **更正使用贷项通知单。** 不再用负数发票或负数付款，而是针对发票开具贷项通知单，退钱时记录退款。 - **取消发票会开具贷项通知单。** 取消的发票保留编号，由全额贷项通知单冲销。 - **一笔收款，多张发票。** 收款记录为有自己编号（`RCT-`）的收据，可以同时支付客户的多张发票。 - **六种语言。** 在我的资料中选择 English、简体中文、繁體中文、Bahasa Melayu、ไทย 或 日本語。 本页为摘要，从经典版迁移的完整指南将随后提供。 ## 相关内容 - [报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/) - [更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/) - [登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/) --- # 新功能 > easySales 中您能看到的变化，最新的在最前面。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/whats-new/ easySales 中您能看到的变化，最新的在最前面。每一项都链接到说明它的页面。 ## 2026 年 10 月 - 发票新增 **付款条款**：新发票按顺序取来源报价单、送货单或定期发票的条款，没有就取客户的，再没有就取 **系统设置** → **收款与核销** 里公司的 **默认付款条款**，并从发票日期算出到期日。发票开出后条款锁定，也可以印在 PDF 上。参见[创建发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/create-an-invoice/)和[系统设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/settings/)。 - **安装应用**：可以从 Chrome 或 Edge 安装 easySales，或在 iPhone、iPad 的 Safari 里添加到主屏幕，之后从它自己的图标打开。**安装应用** 在用户菜单里。参见[安装应用](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/install-the-app/)。 - **推送通知**：在 **我的资料** → **通知** 里为每台设备打开后，**消息中心** 的通知会推送到该浏览器或已安装的应用。锁屏上从不显示金额。是否可用取决于贵公司的方案。参见[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)。 - **敏感字段**：自定义角色可以限制谁能查看和修改电子邮箱、电话号码、地址、个人资料以及成本和毛利。没有 **查看** 时值会被遮盖或隐藏，没有 **修改** 时为只读，列表、导出和 AI 工具中同样如此。是否可用取决于贵公司的方案。参见[敏感字段](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sensitive-fields/)。 - 税务国家为日本的公司，报价单、发票和贷项通知单以日文打印：見積書、請求書，以及 適格返還請求書 或 クレジットノート。您自己的模板文字按原样打印。参见[日文单据](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/japanese-documents/)。 - **仪表板显示您的钱**：本月开票（净额）、收款、未收发票及其中逾期的部分、进行中的报价，近 6 个月开票与收款图表，以及 **需要处理**，列出逾期的顾客或发票、即将到期的报价单、审批和任务。每个数字只统计您的角色能看到的内容。参见[仪表板](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/dashboard/)。 - 侧边栏中的 **团队管理** 向经理显示每位团队成员本月的已开票销售额与目标的对比，以及逾期发票和未结报价单；**销售目标** 用来设置每个人的月度目标。它取决于贵公司的方案，设置目标需要 **设置销售目标**。参见[团队管理](https://easysales.work/zh-hans/help/team/overview/)和[销售目标](https://easysales.work/zh-hans/help/team/sales-targets/)。 - 仪表板多了两张卡片：**本月我的目标** 和 **进行中的商机**；在包含此功能的方案中，**自定义** 让每个人隐藏自己的卡片并调整顺序。仪表板不再标有 **Beta**。参见[仪表板](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/dashboard/)。 - 报价单、发票、贷项通知单和定期发票上的 **折扣**：任何一行都可以用百分比或金额打折，整张单据也可以打一个折扣，两者都在计税前扣除。PDF 会打印原价、折扣和净额。参见[给予折扣](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/discounts/)。 - 客户、报价单和发票上的 **附件**：上传合同、图纸或顾客的采购订单，每个最多 25 MB，每条记录最多 20 个。**许可证** 页面显示贵公司的 **文件存储**。参见[添加附件](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/attach-files/)。 - **客户**、**联系人**、**商机**、**报价单**、**发票**、**贷项通知单** 和 **产品** 列表上的 **导出 Excel** 会按您看到的样子导出列表，最多 10,000 行。它需要新的 **导出列表到 Excel** 权限。参见[导出与批量操作](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)。 - 在列表上勾选多行，一次最多对 200 条记录 **更改负责人…** 或 **删除…**；不能更改的记录会跳过并说明原因。参见[导出与批量操作](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)。 - 新建报价单或发票时，在 **联系人** 里输入新客户的名称，选择 **新建客户“…”**，不用离开表单就能新建公司、个人或新联系人。参见[创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/)和[创建发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/create-an-invoice/)。 - 报价单、发票、贷项通知单和对账单只有一个 **PDF** 按钮，打开的窗口里可以查看、下载、在新标签页打开或分享 PDF，并勾选 **已发给客户**。easySales 从不替您给客户发邮件。参见[报价单 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/)和[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **日历** 以浅色背景标出公司所在国家的公共假期，并在日期旁显示名称；**系统设置** → **货币与汇率** 的 **公共假期** 一栏列出它们。参见[日历](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/calendar/)。 - 产品可以设 **默认销售税**：报价单、发票或贷项通知单的行选用该产品时自动带上。参见[创建产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/create-a-product/)。 - 导入客户和联系人时可以填写 **记录链接** 类自定义字段，按所链接记录的名称或编号，在您能看到的记录中匹配。参见[数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)。 - 活动讨论中的消息可以加表情回复：把鼠标移到消息上，选择 **添加表情**，从六个表情中选一个。参见[发布活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/activities-tab/)。 - 下载的发票 PDF 以发票号命名。参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **用户账户** 列表新增 **状态** 筛选：选择 **已停用** 可以找到已离开的人，打开其只读页面并转移其记录。参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)。 - **已拒绝** 的报价单不再提供 **生成发票**。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - 新公司的管理员会在仪表板上看到 **开始使用 easySales**：从公司资料到导入客户共四步，开出第一张发票后不再显示。参见[仪表板](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/dashboard/)。 - **许可证** 页面每项只显示一次，并在 **月用量** 下方显示下次重新计算的日期：在线付费的方案按扣款日。参见[贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)。 - 公司关闭后，数据保留 180 天再删除，删除前 30 天和 7 天会发邮件提醒其管理员。参见[取消套餐](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/cancel-your-plan/)。 - **报表**：在侧边栏选择 **报表**，可查看销售业绩、报价转化、客户与产品销售排行和应收账龄，每张都能 **导出 CSV**。报表只统计您的角色可以看到的单据。参见[报表](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/overview/)。 - **系统设置** 中的 **会计导出** 可按期间下载已开具的发票和贷项通知单，供 Xero 或 QuickBooks Online 导入，或下载为 Excel 工作簿，或把发票下载为 PDF 的 ZIP。需要 **Bulk export documents**（批量导出单据）控制项。参见[会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/)。 - 每张新发票（包括草稿）都必须填写 **到期日**；到期日一经填写便不能清空。参见[创建发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/create-an-invoice/)。 - 发票和采购订单的 **···** 菜单中的 **复制** 会据此新建一张草稿，日期和汇率按今天计算。参见[复制发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/copy-an-invoice/)和[采购订单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/purchase-orders/)。 - 标准模板现在也涵盖采购订单和贷项通知单，每类都可以设一个默认，新单据会自动带入。参见[标准模板](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/standard-templates/)。 - 单据审批取决于您的方案：**许可证** 页面的 **模块** 下列有 **单据审批**。方案不含审批时，报价单、发票和贷项通知单开具时不经审批。参见[贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)。 - **AI 用量以点数显示**：100 点 = 1 美元的 AI 用量。预算和上限以整数点输入，已用量显示为整数；不足 1 点时显示 **<1**。参见[AI 设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/ai-assistant-settings/)。 - **助手可以使用的 AI 模型现在取决于您的套餐**：标准 AI（Haiku），或标准 + 高级 AI（Haiku 和 Sonnet）。**系统设置** → **AI** 的 **可用 AI 模型** 下会显示贵公司属于哪一种。参见[AI 设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/ai-assistant-settings/)。 - **许可证** 页现在把套餐包含的内容分为 **月用量**、**用量** 和 **模块**，并用 **数据保留** 显示历史的保留时间。参见[贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)。 - 对通过 MCP 连接的 AI 应用，修改的预览现在算一次读取，只有确认后的修改才算一次写入。每个连接每分钟可进行 60 次读取和 10 次写入。参见[AI 数据共享](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/ai-and-data-sharing/)。 - **AI 建议**：内置 AI 助手现在可以在 AI 聊天或 @easy 话题中提出修改：新的任务、备注或通话，草拟报价单，新建或修改客户、联系人或商机，或批准报价单、发票或贷项通知单。它显示一张卡片，在有权限的人选择 **批准** 之前不会有任何修改；之后修改以这个人的身份执行。参见[AI 建议](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-proposals/)。 - **AI 聊天** 是每个页面上的私人面板，从顶栏的助手图标打开。向内置 AI 助手询问您的记录，用 **#** 指向它们，或在客户、联系人、商机、报价单或发票上选择 **Ask AI**。它按您自己的权限读取，只回答您，也从不更改任何内容。管理员用 **使用 AI 聊天** 为角色开启它。参见[AI 聊天](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-chat/)。 - **系统设置** → **AI** 新增了 **AI 连接（MCP）** 开关。贵公司的管理员把它设为 **关闭**、**只读** 或 **读写**，即可让 Claude、ChatGPT 等 AI 应用连接；所有客户免费使用，不再需要 easySales 客服开启。关闭后会断开所有已连接的应用和个人令牌。参见[AI 设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/ai-assistant-settings/)。 - **日历订阅** 通过一个私人的只读链接，在 Outlook、Google 日历或 Apple 日历中显示您的 easySales 日程、通话和有到期日的任务。参见[日历](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/calendar/)。 - 在马来西亚，新单据上的公司注册号现在印为 "BRN"，不再是 "SSM No."。参见[马来西亚 SST 发票](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/tax-malaysia/)。 - 应用和本帮助中心的会计用语更清晰：**取消发票**（收据和退款仍然是作废）、**记录收款**、**小计（不含税）** 和 **合计**、**本位币** 以及 **押金**。参见[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。 - 发票设计可以按贵公司的税务注册自动印出标题，例如新加坡和澳大利亚的 TAX INVOICE。参见[信头与设计](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/letterhead-and-designs/)。 - 每个税务注册期间都可以有自己的 **注册号**，公司也可以选择跟随夏令时的具名 **时区**。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)和[公司资料](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/)。 - 日本的消费税可应要求开通：10% 和 8% 税率、T 开头的注册号、可选的税额取整方法，以及发票上按税率列示的明细。参见[各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/)。 - **许可证** 页面的 **数据保留** 下，显示您的方案保留审计日志、记录查看历史、API 调用记录和助手对话内容多长时间。easySales 为贵公司开始清除较早的记录后，审计日志会予以说明。参见[审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/)。 - **定期发票** 会按每周、每月、每季或每年，向同一位客户开具相同的明细。easySales 为每一期生成一张发票草稿，由人工检查并开具。参见[定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/recurring-invoices/)。 - 在已接受的报价单上，开票计划可以在按期阶段到期时自动生成草稿发票。参见[规划开票阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/)。 - 清空表单中的搜索框，例如 **联系人** 或 **负责人**，现在会清空该字段。参见[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)。 - 屏幕宽度至少 1100 像素时，侧边栏保持固定展开；平板电脑显示图标栏。参见[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)。 - 每个人都可以打开 **许可证** 页面，查看公司名称、方案和有效期。用量和模块仍需要 **System**（系统）**View**（查看）权限。参见[贵公司的许可证](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/licence/)。 - 现在可以在 **系统设置** → **公司资料** 中修改公司名称。已开具的发票及其贷项通知单和收据，继续使用开具时的名称。**联系方式** 现在叫 **单据联系方式**，国家／地区和本位币在创建账户时确定。参见[公司资料](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-details/)。 - 您的税号已移到 **系统设置** → **税务**，在 **编辑公司与税务** 下。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - 已连接的 AI 应用现在能做的多得多：商机的全过程、产品、客户的欠款及其对账单、跨所有内容的搜索、重复客户及合并、客户团队、个人客户、押金、收款差额、坏账和报价单的开票计划。每项修改仍会先预览，由您确认。参见[AI 数据共享](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/ai-and-data-sharing/)。 - 已连接的 AI 应用可以列出七条现成的起始提示，包括查看您的商机管道和催收情况，以及清理重复客户。参见[连接助手](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/connect-an-assistant/)。 - **@easy** 是 easySales 内置的 AI 助手，可以在活动话题中回答问题：提及它，用您自己的话提问，它会查询您能看到的记录，并在话题中作答。它只会读取。easySales 为贵公司完成设置、并由管理员开启后，它才能使用。参见[向 @easy 提问](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ask-easy/)。 - **系统设置** → **AI** 用来为贵公司开启或关闭 @easy，并设置它的每月预算和上限；角色上有 **使用 AI 助手** 和 **管理 AI 助手设置** 两个控制项。参见[AI 设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/ai-assistant-settings/)。 - 历史记录、审计日志和活动现在会注明是哪个 AI 代某人操作：内置助手，或者已连接的 AI 应用及其连接的名称。参见[审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/)。 - 侧边栏不再有 **报表** 项目；报表暂时还不提供。 - 已连接的 AI 应用可能会列出几条来自 easySales 的现成起始提示。参见[连接助手](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/connect-an-assistant/)。 - **系统设置** → **公司资料** 下的 **单据编号** 用来设置报价单、发票、贷项通知单、收据、采购订单和送货单的编号方式：前缀、编号中的年份或月份、流水号位数和起始号。保存之前就能看到下一个编号，已开具的编号永远不会改变。参见[单据编号](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/document-numbers/)。 - 产品的类型在产品列表和产品页面上以彩色标签显示：**商品** 为蓝色，**服务** 为绿色。参见[产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/overview/)。 - **采购订单** 成为完整的模块：签发订单并取得编号，下载它的 PDF，标记为已发送，记录供应商的发票和您的付款，然后关闭它。列表显示 **开票** 和 **付款**，客户和商机上有 **采购订单** 标签页。参见[采购订单](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/purchase-orders/)。 - 商机的 **利润** 部分显示它的收入，预计、已承诺和实际成本，以及预计或实际毛利率，也可以带原因手填。参见[成本与毛利](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gross-margin/)。 - 商机列表上的 **毛利率** 列现在显示毛利率——收入减去成本，占收入的百分比。它以前显示的是成本加成率，所以数字与以前不同。参见[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/)。 - 报价单 **···** 菜单中的 **复制** 会以今天的日期和汇率，为它新建一份独立的草稿。参见[复制报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/)。 - 采购订单列表也有列设置了。参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 - 在手机上，每张列表卡片会多显示一行该列表最重要的详情。 - 已连接的 AI 助手现在可以处理采购订单、供应商发票和付款，设置定期发票，并把消息标为未读。参见[连接助手](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/connect-an-assistant/)。 - 新的报价单一开始是 **草稿**，带有 `QD-` 编号。准备好后选择 **定稿**：它会取得 `QN-` 报价单号和日期，并变为 **进行中**。修订也是草稿，只有在您定稿时旧版本才会被替代。参见[报价单定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)。 - **标记为已发送** 记录报价单发给顾客的日期，打开它的 PDF 后 easySales 会询问您。您的 **待办** 会先提醒您发送，再提醒您跟进。参见[标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/)。 - 您可以把顾客押金的全部或部分作为其违约的赔偿保留，向其提供没收通知，并撤销误录的没收。**发票** 列表中 **登记簿** 下的 **押金没收** 会显示任意期间的没收记录。参见[没收押金](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/forfeit-a-deposit/)。 - 记录外币款项时，请输入实际到账的本位币金额；easySales 会按今天的汇率预填，供您更正。收据随后会显示它已实现的汇兑损益，**登记簿** 下的 **汇兑差额** 会列出它们。参见[汇兑差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/exchange-differences/)。 - 如果贵公司在新加坡已注册 GST，而发票上有税为“None”的行，开具对话框会询问它们是零税率、豁免还是不在征税范围。参见[开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - 企业客户有一个 **税务注册号**，它会打印在发票的 Bill To 区域，并在发票开具时固定。参见[创建客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/create-an-account/)。 - 不收税的公司不再在发票、报价单和采购订单上看到税项字段，其单据也不打印任何税务措辞。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - **系统设置** 现在是一个分组菜单——组织、销售、财务、数据和用户与安全——每项设置有自己的页面，并带有搜索框。公司资料在 **公司资料** 下，税务在 **税务** 下。参见[系统设置](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/settings/)。 - **我的资料** 有四个页面：**个人资料**、**登录与安全**、**通知** 和 **第三方 AI 工具**。参见[我的资料](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/profile/)。 - **标准模板** 现在可以在 easySales 中创建、编辑和删除。参见[标准模板](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/standard-templates/)。 - 列设置随做随存，贷项通知单、商机、产品和用户账户列表现在也有了它。参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 - **隐藏菜单** 让页面有更大的空间；把指针移到菜单按钮上即可调出菜单。参见[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)。 - 记录的 **历史记录** 是一条时间线：谁打开过它会显示在各项变更之中，仅向管理员和记录的负责人显示。参见[审计与历史](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/audit-trail/)。 - **用户账户** 显示每个人的两步验证情况。参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)。 - 登录页面总是以准备输入电子邮箱的状态打开，更改密码会取消您之前申请的任何重设链接。参见[重设密码](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/reset-your-password/)。 - 活动经过重建。备注、任务、日程和沟通都写在它们所属的记录上；您可以 @ 提及同事，或把提及标为紧急；**谁能看到** 说明每条活动谁可以阅读。参见[活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/overview/)。 - 空间用来放不针对某一条记录的活动。仅成员空间只有成员可以阅读；全公司空间人人可读。参见[空间](https://easysales.work/zh-hans/help/spaces/overview/)。 - 顶栏中的铃铛会打开消息中心，其中有 **待办** 和 **动态**；您的通知设置决定哪些消息也会通过电子邮件发送。参见[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)。 - **我的工作** 按截止日期汇集您的任务和日程，并提供日历视图和团队视图。参见[我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/)。 - 登录安全有了单独的章节：使用验证器应用或邮件验证码的两步验证、恢复码、通行密钥，以及公司的安全设置。参见[登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/)。 - 新的参考页面按国家／地区列出税务和发票规则。参见[各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/)。 ## 2026 年 9 月 - 接受报价单时，easySales 会询问是否把它的商机标为成交。已成交的商机会显示一张 **项目** 卡片，列出合约金额（已接受报价单之和，不含税，以本位币计）、已开票和待开票金额、开票计划以及应收账款。看板和预测按这个合约金额计入已成交的生意。参见[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/#%E6%88%90%E4%BA%A4%E6%97%B6)。 - 一笔生意有两张或以上已接受的报价单时，easySales 会列出它们，方便您拒绝重复的报价单。已拒绝的报价单不能再开票，也不能设置开票计划。参见[接受或拒绝](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/close-a-quotation/)。 - 外币单据上的汇率现在保留到十二位小数，因此可以准确输入 0.00004884 这样的汇率。VND 和 IDR 发票现在会打印 SGD 金额，外币贷项通知单会按其所贷记发票的汇率打印 **For Singapore GST Purpose Only**（仅供新加坡 GST 用途）区块。参见[发票汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/)。 - 已注册新加坡 GST、本位币不是 SGD 的公司，开具收取 GST 的外币发票需要 SGD 汇率。参见[开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - 联系人的同意变更不能再记录为将来的时间。参见[联系人详情](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/contact-details/)。 - 发票列表下方的合计不再在每次翻页或排序时重新计算。参见[发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overview/)。 - 工作时登录过期，页面上方会打开登录对话框，并保留屏幕上的内容。在一个标签页中退出登录，其他标签页也会退出登录；离开有未保存更改的表单时会询问 **放弃更改？**；有新版本时，横幅会提供 **重新加载**。参见[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/#%E7%99%BB%E5%BD%95%E6%A0%87%E7%AD%BE%E9%A1%B5%E4%B8%8E%E6%9B%B4%E6%96%B0)。 - 在 **我的资料** 中更改电子邮箱地址时，现在需要输入当前密码；当前密码输错五次后，需要等待一段时间才能再试。参见[我的资料](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/profile/)。 - 已开具发票的总额在保存时不再改变；更正通过贷项通知单处理。草稿的总额始终跟随其明细行。参见[编辑已开具的发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/edit-an-issued-invoice/)。 - 取消发票时开具的贷项通知单与发票完全一致，必要时会加上一分钱的 **Rounding**（尾差）行。参见[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。 - 在有多个税率的 PDF 上，各税额行加起来正好等于税额合计；明细行与记录总额不符的较早发票会打印一行 **Adjustment**（调整）。参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - 在您编辑期间，如果贷项通知单被开具，或报价单被接受或拒绝（在另一个标签页中或由 AI 应用操作），您的更改会被拒绝，不会覆盖保存。参见[开具贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)和[编辑报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/edit-a-quotation/)。 - 客户的 **收据** 标签页在收据超过 100 张时显示 **100+** 和 **显示更多**。参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 - **已贷记** 和 **已核销** 的发票不再标记为逾期。参见[追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - 在尚未开票的报价单上选择 **修订**，即可生成编号为 -R1、-R2 等的新版本。旧版本变为 **已被替代**，并成为只读。参见[修订报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/)。 - 管理员为同事执行 **重置密码** 时，现在会生成一个只显示一次的临时密码。用户下次登录时必须设置新密码。参见[用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/)。 - 已连接的 AI 应用现在可以创建和修改客户与联系人，并处理报价单、发票、收款和贷项通知单。它会预览每一项更改，在您确认之前不会保存任何内容。参见[AI 数据共享](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/ai-and-data-sharing/)。 - 为报价单添加 **开票计划**，可设置订金、里程碑或定期分期，然后从计划中为每一期开具发票。参见[规划开票阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/)。 - easySales 现在提供日文界面（Beta），帮助中心也提供日文版。请在[我的资料](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/profile/)中选择语言。 - 每个帮助页面都有 **复制给 AI** 菜单，您可以把一页或整套帮助粘贴到自己的 AI 工具中提问。参见[用 AI 读帮助](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/read-help-with-ai/)。 - 您可以从同一张报价单开具订金、多次进度请款和最后一张发票，并在之后的发票中扣回订金。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - 收款与发票金额不符时，您可以记录银行手续费、核销小额余额或给予提前付款折扣。参见[记录收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/)。 - 对无法收回的发票，您可以使用 **核销为坏账…** 进行核销；发票随后显示 **已核销**。如果客户之后付款，您仍然可以记录回收款。参见[追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - 记录收据时，请注明收到的款项是多付款、预付款还是可退还的押金。参见[押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - 商机现在可以以列表、可拖动卡片的看板或加权预测的形式打开；阶段可在 **系统设置** 中重命名、调整顺序和新增。参见[销售管道看板](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/pipeline-board/)、[销售预测](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/forecast/)和[商机阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunity-stages/)。 - 侧栏中的 **贷项通知单** 列出每一张贷项通知单及其仍可使用的金额。参见[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)。 - 在收据上选择 **分配到发票**，可把收据中未分配的金额用于该客户之后的发票。参见[使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)。 - 界面现在也提供马来文和泰文（Beta），与英文、简体中文和繁体中文并列。 --- # 第一周 > easySales 新员工培训计划，五天上手——登录、客户与联系人、报价单、发票与收款，再到更正错误和查看报表。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/training/first-week/ Marcus Tan 刚加入 Lim & Co，一家五人的室内设计公司。Daniel Lim 给他安排了第一周的计划：每天约一小时，尽量用真实的业务来练习。每项任务都链接到讲解它的页面。 如果某项任务中的按钮没有出现，说明您的角色没有相应权限。请联系管理员开通，然后继续。 ## 第 1 天：熟悉环境 目标：登录，知道各功能在哪里，并设置好您自己的视图。 - 用电子邮箱或用户名和密码登录；用用户名登录时还需要公司的 **许可证代码**——[登录](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/sign-in/)。 - 找到侧栏、顶栏的搜索框和您自己的菜单——[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)。 - 打开 **我的资料**，在 **偏好** 下设置 **时区** 和 **日期格式**，在 **语言与外观** 下设置 **语言**—— [我的资料](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/profile/)。 - 打开 **报价单**，搜索，使用 **筛选**，并按某一列排序—— [列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 ## 第 2 天：客户与联系人 目标：记录您服务的客户以及与您对接的人。 - 为公司客户（例如 Harbour Café）创建一个 **企业** 客户—— [创建客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/create-an-account/)。 - 为一位业主创建一个 **个人** 客户。 - 把您在 Harbour Café 的对接人添加为联系人—— [创建联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/create-a-contact/)。 - 如果出现 **重复记录提示**，先确认记录是否已存在，再决定是否新增—— [重复记录提示](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/duplicates/)。 ## 第 3 天：报价单 目标：为一项工作报价、发给客户，并记录客户的答复。 - 为 Harbour Café 创建一张含两三行的报价单，并检查合计。它一开始是 **草稿**—— [创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/)。 - 选择 **PDF**，以客户的角度阅读；草稿的 PDF 会标明是草稿—— [报价单 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/)。 - 选择 **定稿**。报价单取得编号，状态变为 **进行中**—— [报价单定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)。 - 发给客户后，在 **PDF** 窗口中勾选 **已发给客户**—— [标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/)。 - 客户同意后，在 **···** 菜单中选择 **接受**—— [接受或拒绝](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/close-a-quotation/)。 - 再创建一张报价单，定稿后 **拒绝** 它，这样两种结果您都熟悉了。 ## 第 4 天：发票与收款 目标：为已接受的工作开票，并记录收到的款项。 - 在已接受的报价单上选择 **生成发票**，创建一张 **草稿** 发票—— [从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - 检查草稿并选择 **开具发票**。发票随即获得发票编号—— [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - 选择 **记录收款**，先记录部分金额。发票显示 **部分付款**—— [记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - 记录其余金额。在发票的 **收款与抵用** 部分点收据编号打开收据，再选择 **下载 PDF**—— [收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/)。 ## 第 5 天：更正与回顾 目标：更正一张已开具的发票，并查看客户欠款。 - 在一张尚未付清的已开具发票上，在 **收款与抵用** 部分、或在 **···** 菜单的 **应收** 下选择 **开具贷项通知单**，贷记其中一行——[创建贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/)， 然后[开具贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/issue-a-credit-note/)。 - 对一张开错且没有任何收款的发票，在 **···** 菜单中选择 **取消发票**。系统会为全额开具一张贷项通知单，发票保留编号，状态变为 **已取消**——[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。[更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/)说明了该选哪种更正方式。 - 打开 **发票**，查看列表下方的 **应收余额合计**—— [追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - 如果您的角色有 **Report**（报表）**View**（查看）权限，打开 **报表**，再打开 **销售业绩**：本周开具的发票计入 **本月**，并扣减贷项通知单。然后打开 **应收账龄**——[报表](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/overview/)。 - 打开 **仪表板**，确认 **本月开票（净额）** 包括了本周的发票并已减去贷项通知单，并确认 **需要处理** 列出了所有逾期的事项—— [仪表板](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/dashboard/)。 - 在任意帮助页上选择 **复制给 AI**，粘贴到您的 AI 工具中，询问本周任何不确定的问题—— [用 AI 读帮助](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/read-help-with-ai/)。 如果您的团队在报价之前就跟进商机，请继续阅读[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/)和[销售管道看板](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/pipeline-board/)。 ## 为什么这样设计 **五天的顺序就是钱流动的顺序。** 先有客户，再有联系人；先有联系人，再有报价单；然后是发票，最后是收款。每条记录都建立在前一条之上，所以第 2 天发现的联系人错误，不会一路带进报价单和发票。整条链见[报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/)。 **用真实业务练习，学到的才是真正要守的规则。** 开具的发票永远保留编号，取消的发票也会留在记录里。用真实的工作来练习，取用的每个编号都是您需要的，会计核对的编号序列里也就没有需要解释的东西。 **更正单独安排一天。** 已开具的发票要用贷项通知单或取消来更正，而不是编辑或删除，这样您的记录和客户的记录始终一致。第一周就学会这一点，以后就不会到处找删除按钮。 ## 更高效的做法 - **按 / 跳到任何记录。** 在文本框之外按 **/**，输入名称或编号；顶栏搜索会查找客户、联系人、单据和商机。参见[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)。 - **列表的列只设一次。** 在 **列设置** 中为自己选的列（出现该选项时选 **我的视图**）每次打开都会保留，也不会改动别人的列表。参见[列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/)。 - **生成，而不是重打。** **生成发票** 会把报价单的明细行、联系人和付款条件复制到发票上。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **打开当前模块的指南。** 顶栏的 **帮助中心** 会在新标签页中以您的语言打开该模块的帮助页面。参见[工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/)。 - **这一周之后保持每周的节奏。** [每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/)把您这周练习的内容变成 30 分钟的每周回顾。 ## 示例 **Marcus 的第一单。** 第 3 天，Marcus 给 Harbour Café 报了两行：情绪板与概念设计 SGD 800.00，现场测量 SGD 400.00。报价单显示税前 SGD 1,200.00，GST 9% SGD 108.00，合计 SGD 1,308.00。他把报价单定稿，咖啡馆接受了。第 4 天，他生成并开具发票，然后记录一笔银行转账收到的 SGD 500.00：发票显示 **部分付款**，还剩 SGD 1,308.00 − 500.00 = SGD 808.00。余款到账后他记录 SGD 808.00，发票变为 **已付款**。 **一行不需要的收费。** 第 5 天，Harbour Café 告诉 Marcus，另一单工作其实不需要现场测量；那张发票同样是 SGD 1,308.00，还没付款。他贷记这一行：SGD 400.00 加 GST SGD 36.00，贷项通知单共 SGD 436.00。发票的 **未付余额** 降为 SGD 1,308.00 − 436.00 = SGD 872.00，发票保留原编号和原来的明细行。 ## 常见问题 - **学会 easySales 要多久？** 这个计划用五天，每天约一小时。想先快速看一遍，可以读[最初 30 分钟](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/your-first-30-minutes/)，它带您把一位客户从建客户走到收据。 - **为什么看不到计划里提到的按钮？** 您的角色没有相应权限。请联系管理员；参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 - **为什么不能接受我的报价单？** **接受** 只出现在 **进行中** 的报价单上。请先在草稿上选择 **定稿**。参见[报价单定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)。 - **发票上的贷项通知单标签页在哪里？** 没有这个标签页。请在发票的 **收款与抵用** 部分、或在 **···** 菜单的 **应收** 下选择 **开具贷项通知单**。所有贷项通知单也都在侧边栏的 **贷项通知单** 列表里。 - **收款的收据在哪里找？** 在发票的 **收款与抵用** 部分点收据编号。收据打开后，顶部就有 **下载 PDF**。 - **练习用的发票能删除吗？** 只有草稿可以：在 **···** 菜单中选择 **删除草稿**。已开具的发票只能取消，并保留编号。 - **新用户最该看哪几张报表？** 看本月卖了多少用 **销售业绩**，看谁欠您钱用 **应收账龄**。两张都需要 **Report**（报表）**View** 权限；参见[报表数字](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/report-figures/)。 ## 相关内容 - [最初 30 分钟](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/your-first-30-minutes/) - [报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/) - [更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/) - [报表](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/overview/) - [每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 销售流程总览 > 小企业的一套完整销售流程：从客户询价、报价、跟进、成交，到开票和收款，每一步怎么做、在 easySales 里怎么操作。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/overview/ 这套销售流程指南是给小企业用的实用做法：怎样把一个询价变成报价单，怎样跟进而不惹人烦，怎样成交、开票、按时收到钱。每篇先讲通用做法，再讲在 easySales 里怎么做，最后给出可以直接套用的话术模板，按您所在地方的商务习惯来写。 ## 七个步骤 每一笔生意都会走过同样的几步，不管是 SGD 500 的维修，还是 SGD 50,000 的装修工程。知道一笔生意走到了哪一步，就知道下一步该做什么、什么时候往前推。 | 步骤 | 做什么 | 什么时候进入下一步 | 参阅 | |---|---|---|---| | 1. 接触客户 | 记下客户从哪里来，弄清需求，约好下一步 | 客户想要报价 | [接触客户](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/first-contact/) | | 2. 报价 | 发出清楚的报价：范围、价格、税、有效期、付款条件 | 报价已发出 | [写一份清楚的报价](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/clear-quotation/) | | 3. 跟进 | 确认客户收到、解答疑问、请客户做决定 | 客户想谈条件，或做出决定 | [跟进报价](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/follow-up-a-quotation/) | | 4. 议价 | 让价要换回条件，改动以书面修订 | 双方谈妥 | [议价和改版](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/negotiate-and-revise/) | | 5. 成交 | 拿到书面确认、收订金、交接给执行的同事 | 客户接受报价 | [成交](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/close-the-deal/) | | 6. 开票 | 交付当天开票，发给负责付款的人 | 发票已发出 | [及时开票](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/invoice-on-time/) | | 7. 收款 | 到期前后按固定节奏提醒 | 款项到账 | [更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/) | 七个步骤之外还有三个习惯：从老客户那里争取[回头生意](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/repeat-business/)，用[每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/)让每笔生意都在往前走，以及发营销信息前先取得[同意](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/marketing-consent/)。款项严重逾期时，请看[长期拖欠](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/long-overdue-debts/)。 ## 通用做法 **永远知道下一步是什么。** 没有约好下一步的生意——一通电话、一次上门、一个发修订价的日期——就是那笔会悄悄冷掉的生意。每次和客户联系，结束前都约好接下来做什么、什么时候做。 **把事情记在团队看得到的地方。** 记在客户资料上，而不是自己的笔记本里。这样您休假时同事能接手，客户也不会被问两遍同样的问题。 **从一开始就把资料弄对。** 客户的正确公司名称、负责审批的人、负责付款的人和付款条件，后面都会用到。第一张报价单就填对，能省掉一张更正发票和一次迟付。 **每周看一次整个管道。** 每周固定时间花 30 分钟，就足以看出哪些生意卡住了、哪些报价在等回复、谁还欠您钱。 ## 在 easySales 里怎么做 每一步在 easySales 里都有对应的位置，而且一张单据连着下一张： - 新的询价是一个[潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/leads/)。变成真正的生意后，[转换](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/convert-a-lead/)为客户、联系人或商机。 - 这笔生意是一个[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/)，在[销售管道看板](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/pipeline-board/)上按阶段往前移。 - 报价是一张[报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/overview/)；发出后[标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/)，跟进提醒就开始计时。 - 收费是一张[发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overview/)，从已接受的报价单生成；钱是记在发票上的[收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/overview/)。 - 每一通电话、每一次上门、每一个下一步都是一条[活动](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/overview/)，而您自己的待办清单就是[我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/)。 整条链，以及为什么每张单据都接在前一张后面，请参见[报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/)。 ## 示例 **一笔生意从头到尾。** Harbour Café 向 Lim & Co 询问新柜台和灯光。Marcus Tan 记下一个潜在客户，**Source**（来源）选 **网页表单**，打电话给老板，约了上门量尺寸，然后把潜在客户转换为企业客户并建了一个商机。他发出报价单 QN-10000125，不含 GST 为 SGD 2,080.00，标记为已发送，三天后打电话跟进。咖啡馆要求降价；Marcus 让价 SGD 100.00，换来 50% 订金，并修订了报价单。咖啡馆接受，付了订金；柜台安装当天，Lim & Co 开出余款发票。到期前三天发出一封提醒，咖啡馆按时付款。 ## 常见问题 - **销售流程有哪些步骤？** 接触客户、报价、跟进、议价、成交、开票和收款。此外还有回头生意、每周复盘和营销同意这三个习惯。 - **小企业需要用 CRM 吗？** 您需要一个地方，让整个团队都看得到每个客户、每张报价、每个下一步和每张未付发票。生意少时用 Excel 也行；一旦有几个人一起卖，一份共用的记录能防止生意和款项漏掉。 - **销售管道多久检查一次？** 每周一次，固定时间。请参见[每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/)。 - **潜在客户和商机有什么区别？** 潜在客户是可能会买、但还没确认意向的人。商机是您正在和客户谈的一笔生意，有金额和预计成交日期。请参见[潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/leads/)。 - **这些模板可以直接用吗？** 可以。换上姓名、编号和日期，保留结构：说明事由、写清事实、约好下一步。 ## 相关内容 - [报价到收款](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quote-to-cash/) - [接触客户](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/first-contact/) - [更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/) - [每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/) --- # 接触客户 > 收到客户询价后怎么做：当天回复、问对问题判断值不值得跟、约好下一步，并在 easySales 里记为潜在客户。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/first-contact/ 第一次接触决定了很多事：您回得多快、问了什么、走的时候有没有约好下一步。本篇讲询价进来时——电话、邮件、网站表单、朋友介绍或展会——该怎么处理，以及怎样在 easySales 里跟踪。这是[销售流程](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/overview/)的第一步。 ## 通用做法 **当天回复。** 客户发询价，往往同时问好几家。第一个回复、而且问了一个有用问题（而不是丢一份产品目录）的那家，客户会记得。 **记下客户从哪里来。** 朋友介绍、老客户、网上搜索还是展会，说明客户对您已经了解多少。几个月下来，还能看出哪个渠道带来的客户真正会下单。 **先问清楚再报价。** 五个问题能分出大多数询价： 1. 您需要什么？想解决什么问题？ 2. 什么时候要？ 3. 有预算吗？大概范围也可以。 4. 还有谁参与决定？谁负责审批付款？ 5. 有在比较其他供应商吗？ **判断值不值得跟。** 需求清楚、有时间点、有能拍板的人，才是真正的潜在客户。只说“先给个价”、没有时间也没有决策人的，简短回复即可，不必花一整天做详细报价。 **离开时约好下一步和日期。** 上门量尺寸、和决策人通电话，或者约定哪天前发报价。当面说出来，再用文字确认。 ## 在 easySales 里怎么做 1. 把询价记为[潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/leads/)：在 **潜在客户** 列表上方选择 **New lead**（新建潜在客户）。填写 **Name**（姓名）、**Company**（公司）和联系方式，并在 **Source**（来源）选择渠道，例如 **转介绍** 或 **网页表单**。如果缺少需要的来源，管理员可以把它加进列表。 2. 在潜在客户的 **Activities**（活动）标签页上，把第一通电话或邮件记为一条沟通。勾选 **同时建立下一步任务**，填写 **下一步** 和到期日。请参见[日程与沟通](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/events-and-call-logs/)。 3. 用 **Status**（状态）记录进展：**新建**、**已联系** 或 **合格**。没有下文的潜在客户改为 **不合格**，并填写 **不合格原因**。 4. 变成真正的生意后，在潜在客户页面顶部选择 **转换为客户**。转换为 **企业客户**——此人成为它的第一个联系人；如果是现有客户，就转换为 **现有客户下的商机**。请参见[转换潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/convert-a-lead/)。 5. 在新商机上填写预计的 **销售金额** 和 **预计成交日期**，它就会计入[销售预测](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/forecast/)。 如果询价来自现有客户，就不必建潜在客户：直接在客户上建一个[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/)，或马上开报价单。 ## 话术模板 **回复网站或邮件询价** > [姓名]您好， > > 谢谢您联系我们，询问[厨房翻新]的事。为了给您准确的报价，想先了解几点：大概希望什么时候施工？面积多大？心里有没有一个预算范围？如果方便，我也可以打电话给您——周四下午可以吗？ **第一通电话之后** > [姓名]您好， > > 谢谢您今天抽空沟通。按刚才说的，我会在 10 月 27 日（周二）上午 10 点上门量尺寸，并在 10 月 30 日（周五）前把报价发给您。如果贵公司还有其他同事想一起看现场，请告诉我。 **朋友介绍的客户** > [姓名]您好， > > 我是 Lim & Co 的 Marcus。Harbour Café 的 Grace Wong 建议我联系您，聊聊新分店的设计。去年 Harbour Café 的柜台和灯光是我们做的。这周方便通个 15 分钟的电话，看看我们能不能帮上忙吗？ ## 常见问题 - **客户询价多久内要回复？** 当天回复。如果还给不出答案，也先回一句什么时候给，并问一个问题，让对话继续下去。 - **跟新客户第一次沟通要问什么？** 需求和原因、什么时候要、预算、谁决定和谁付款、有没有在比价。 - **在 easySales 里，潜在客户什么时候转为客户？** 变成真正的生意时——客户想要报价或约了上门。这时转换，此人成为客户的第一个联系人。请参见[转换潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/convert-a-lead/)。 - **潜在客户转换错了能撤销吗？** 不能。一个潜在客户只能转换一次，也不能再转换，所以请选对目标。 - **怎样知道客户都是从哪里来的？** 每个潜在客户都选好 **Source**（来源），然后看 **潜在客户** 列表的 **Source** 列。大家从同一份列表里选，这一列就便于比较。 - **第一通电话就该报价吗？** 只有简单、标准的活才可以。其他情况先问清楚；没对准真实需求的价格，迟早要改。 ## 相关内容 - [潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/leads/) - [转换潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/convert-a-lead/) - [写一份清楚的报价](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/clear-quotation/) - [销售流程总览](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/overview/) --- # 写一份清楚的报价 > 报价单要写什么：范围、数量、单价、税、有效期、付款条件和订金，让客户不用来回问就能点头。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/clear-quotation/ 一份清楚的报价，客户更容易接受，事后也更难起争议。它在客户开口前就回答了问题，也是之后开发票的依据。本篇列出好报价包含哪些内容、每一项在 easySales 里对应什么，以及随报价一起发出的邮件该怎么写。 ## 通用做法 **用客户的话写范围。** 每一行写清客户得到什么，用客户听得懂的说法——“橡木柜台供应及安装，2.4 米”，而不是一个产品编号。不包含的也写出来：“电工由他方负责”能省掉日后的争执。 **列出数量和单价。** 只写一个总价，客户会问“这个价是怎么来的”。按数量和单价列行，客户看得出总价怎么算，日后有改动也好报价。 **写明税和币种。** 列出税前金额、税额和总额，并写明币种。能抵扣进项税的企业客户，需要看到单独列出的税额。 **写上有效期。** 价格和货源都会变。服务类常见 30 天；材料价格波动大的，期限短一些。 **现在就定好付款条件和订金。** 报价单是客户同意怎样、何时付款的地方。写明付款期限，例如发票日起 30 天，以及订金，例如接受报价时付 50%。 **说明怎样确认。** “签名回传本报价单”或“回复此邮件确认”，让客户有简单的方法说“好”，您也留下书面记录。 ## 在 easySales 里怎么做 - **明细行。** 在 **项目** 下每样东西加一行，填 **数量**、**单位**、**单价**，再写客户看得懂的说明。也填上 **成本单价**：它不会打印出来，但能让您看到毛利。请参见[明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/)。 - **税。** 在 **税项** 里选税；报价单会显示 **小计**、**税额** 和 **合计**。 - **有效期。** 设置 **到期日**。过期后报价单会显示提示，但仍保持 **进行中**，直到您接受或拒绝它；7 天内到期的报价单会出现在您的 **待办** 里。 - **付款条件。** 报价单沿用客户的 **默认付款条款**；从它生成的发票，按这个条款算到期日。 - **条款。** 把付款条件、不包含的项目和确认方式写在 **条款与条件** 里；选用保存好的模板，每张报价单说法一致。模板在[标准模板](https://easysales.work/zh-hans/help/documents/standard-templates/)里设置。 - **订金和分期。** 需要订金或进度请款时，在报价单上加一个[开票阶段计划](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/)。 - **检查 PDF。** **PDF** 显示客户会看到的样子，带有您的信头和设计。发出后勾选 **已发给客户**，跟进提醒就开始计时。请参见[报价单 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/)。 ## 示例 **一份自己回答了问题的报价。** Mei Tan 为 Harbour Café 的新柜台报价： | 项目 | 数量 | 单位 | 单价（SGD） | 金额（SGD） | |---|---|---|---|---| | 设计与图纸 | 1 | 项 | 600.00 | 600.00 | | 橡木柜台供应及安装，2.4 米 | 1 | 件 | 1,200.00 | 1,200.00 | | 吊灯供应及安装 | 4 | 盏 | 70.00 | 280.00 | **小计** SGD 2,080.00，按 GST 9% 计 **税额** SGD 187.20，**合计** SGD 2,267.20。**条款与条件** 写着：“接受报价时付 30% 订金，余款于发票日起 30 天内付清。有效期至 11 月 20 日。电源接驳由咖啡馆的电工负责。签名回传即为接受。” ## 话术模板 **随报价发出的邮件** > 主题：报价单 QN-10000125 — Harbour Café 柜台与灯光 > > [姓名]您好， > > 谢谢您周二抽空见面。附上新柜台和灯光的报价：不含 GST 为 SGD 2,080.00，合计 SGD 2,267.20，包括设计、供应和安装，有效期至 11 月 20 日。如确认进行，请签名回传，或直接回复此邮件。我周五会再打电话给您，解答任何问题。 **可以改着用的条款** > 价格以 SGD 计，除注明外不含 GST。本报价有效期 30 天。接受报价时须付 50% 订金，余款于发票日起 30 天内付清。上述以外的工作另行报价。如接受本报价，请签名回传或以邮件确认。 ## 常见问题 - **报价单要包括哪些内容？** 双方公司资料、报价单号和日期、每项的数量和单价、税额和合计、币种、有效期、付款条件和确认方式。 - **报价有效期一般写多久？** 够客户考虑、又能守住价格——多数服务 30 天，材料价格变动大的短一些。 - **报价单有法律效力吗？** 报价是一项要约；客户接受后，可能就构成合同。具体条款请咨询律师。 - **报价写含税价还是不含税价？** 两个都写：税前金额、税额和合计。easySales 会打印 **小计**、**税额** 和 **合计**。 - **报价单上怎么写折扣？** 用 **逐行折扣** 给某一行打折，或在合计区的 **折扣** 一行给整张报价单打折，用百分比或金额都可以。PDF 会打印原价、折扣和净额。请参见[给予折扣](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/discounts/)。 - **报价过期了会怎样？** 它会显示提示，仍保持 **进行中**，直到您接受或拒绝。客户日后回来，就复制为一张按今天价格的新报价单。请参见[复制报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/)。 ## 相关内容 - [创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/) - [明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/) - [跟进报价](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/follow-up-a-quotation/) - [销售流程总览](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/overview/) --- # 跟进报价 > 报价发出后怎么跟进才不惹人烦：什么时候打电话、跟几次、每次说什么、什么时候放手，附跟进邮件模板和 easySales 的提醒。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/follow-up-a-quotation/ 很多报价丢掉，不是因为价格不对，而是没人跟进。客户太忙、有疑问没开口，或者干脆忘了。本篇给出一套坚持但不过分的跟进节奏、每一步该说什么，以及报价没了动静时 easySales 怎样提醒您。 ## 通用做法 **发报价时就约好跟进。** “周五我再打电话给您，解答任何问题”，让下一通电话成为客户预期之内的事，而不是打扰。 **每次都带点新东西。** “想问问考虑得怎样”让客户无从回答。带上一个可能的疑问的答案、一个选项或一个日期，客户更容易回复。 **大多数报价适用的节奏：** | 时间 | 做什么 | 目的 | |---|---|---| | 发出后第 2–3 天 | 一通电话或一封短邮件 | 确认收到、内容清楚，解答疑问 | | 第 7 天 | 一封带有用信息的邮件：一个方案选项、类似工程的照片、交货期 | 让事情继续往前走 | | 第 14 天 | 打电话请客户做决定 | 弄清现在到哪一步、卡在哪里 | | 到期前几天 | 提醒价格保留到有效期 | 一个自然的决定理由 | | 过期之后 | 最后一封礼貌的信，说会先结案 | 拿到一个答复，不论成不成 | **问清楚卡在哪里。** “有什么因素会让您暂时不能进行吗？”能问出真正的顾虑——价格、时间、某个还没同意的同事——您才能对症处理。 **知道什么时候放手。** 联系四五次都没回音，就把报价结案为丢单，并记下原因。一个清楚的“不”，好过管道里塞满永远不会成交的生意；而一封礼貌的结案信，往往反而换来回复。 ## 在 easySales 里怎么做 - **标记为已发送。** 报价发出时，选择 **PDF** 并勾选 **已发给客户**。最近一次标记就是发送日期，跟进提醒从这天算起。请参见[标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/)。 - **让待办提醒您。** 已发送的报价单在公司设定的天数内没有与客户的沟通或会面，就会出现在销售员的 **待办** 里；还没标记为已发送的报价单、7 天内到期的报价单也会出现。天数在 **系统设置** → **通知** 里设定。请参见[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)。 - **每次联系都记下来。** 把每通电话或每封邮件记为一条沟通，记在报价单、它的商机或客户的联系人上。这会清除跟进提醒，同事也看得到说了什么；内部备注不算与客户联系。勾选 **同时建立下一步任务**，同一步就约好下次跟进。请参见[日程与沟通](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/events-and-call-logs/)。 - **让生意总有下一步。** 没有未完成任务、也没有未来日程的进行中商机，会出现在负责人的 **待办** 和团队视图的 **无下一步** 里。请参见[团队视图](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/team/)。 - **关注报价单**，它有动静时，消息中心会通知您。请参见[关注单据](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/follow-a-document/)。 - **有结果就结案。** 在 **···** 菜单选择 **接受** 或 **拒绝** 记录答复；在[销售管道看板](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/pipeline-board/)上把丢掉的生意标为 **丢单** 并选 **丢单原因**，日后就能看出生意都丢在哪里。 ## 话术模板 **第 2–3 天：确认收到** > [姓名]您好， > > 想确认一下，柜台和灯光的报价单 QN-10000125 您收到了吗？内容都清楚吗？有需要我解释或调整的地方，请随时告诉我。 **第 7 天：带上有用的信息** > [姓名]您好， > > 补充一点，可能对您做决定有帮助：柜台用的橡木交货期是三周，如果能在 11 月 6 日前确认，就能赶在您 12 月开业前装好。附上两张我们去年做的类似柜台的照片。 **第 14 天：请客户做决定（先打电话，再发邮件）** > [姓名]您好， > > 谢谢您刚才接电话。按我们说的，您还在等合伙人对灯光的意见。我会把报价保留到 11 月 20 日，并在 11 月 9 日（周一）再打给您。 **到期之前** > [姓名]您好， > > 温馨提醒，报价单 QN-10000125 的有效期到 11 月 20 日（周五）。如果想按这个价格进行，回复这封邮件就可以了。 **最后一封** > [姓名]您好， > > 柜台和灯光的事一直没收到您的回复，我想可能现在时机不太合适，就先把这份报价结案了。之后如有需要，我很乐意为您更新报价。 ## 常见问题 - **报价发出后多久跟进比较好？** 第一次在两三天后，之后大约每周一次。发报价时就约好第一次跟进。 - **报价要跟进几次？** 三到四周内四五次，每次都带新内容，最后发一封说明会先结案的信。 - **怎样跟进客户才不会显得催？** 每次带点有用的东西——一个答复、一个选项、一个交货期——并问卡在哪里，而不是问“决定了吗”。 - **easySales 会提醒我跟进报价吗？** 会。已发送的报价单在公司设定的天数内没有记录与客户的联系，就会出现在您的 **待办** 里；快到期的也会。请参见[标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/)。 - **跟进提醒为什么不见了？** 有人在报价单、它的商机或它的联系人上记录了一条沟通，或和客户的联系人开了会；或者报价单已不再是 **进行中**。待办事项在起因处理掉后就会消失。 - **报价过期了怎么办？** 它仍是 **进行中**，带有提示。发出最后一封信；客户回来的话，复制成一张按今天价格的新报价单。请参见[复制报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/)。 - **客户一直不回，要把报价标为拒绝吗？** 要，在发出最后一封信之后。并把商机标为 **丢单**，原因选 **No decision**（未决定）之类。 ## 相关内容 - [标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/) - [消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/) - [议价和改版](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/negotiate-and-revise/) - [销售流程总览](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/overview/) --- # 议价和改版 > 客户要求降价时怎么应对：先知道自己的毛利底线，让价要换回条件，提供不同方案，并以书面修订报价、保留每一版记录。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/negotiate-and-revise/ “价格还能再便宜点吗？”其实是好信号：客户想买，只是在问条件。本篇讲怎样回应而不把毛利让光，怎样用方案选择代替直接打折，以及怎样在 easySales 里保留报价的每一个版本。 ## 通用做法 **谈之前先知道底线。** 算好这单活的成本和您能接受的最低毛利。没有这个数字，您不是太快拒绝，就是答应一个亏钱的价格。 **先问顾虑是什么。** “太贵了”可能是超预算、比别家报价高，或者觉得不值。答案各不相同：缩小范围、比较包含的内容，或者多讲讲能带来的效果。 **让价要换，不要白给。** 降价就换回一点东西：更高的订金、更快付款、更大的订单、更长的合约、更晚的交期或一个转介绍。白给的折扣，只会教客户下次再砍。 **用方案代替降价。** 基础版、标准版、高级版让客户选“少一点”来换低价，而不是您用同样的活收更少的钱。 **改动要落在纸上。** 每一项谈妥的改动都放进修订后的报价单，而不是一通电话或一条聊天信息。开票时双方都清楚当初谈的是什么。 **知道什么时候该走开。** 低于底线的生意，做了比不做更亏。礼貌地说明，并留个余地。 ## 在 easySales 里怎么做 - **报价时就看得到毛利。** 每行填上 **成本单价**。报价单会合计 **成本**（不会打印），您在打折前后都看得到毛利。请参见[明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/)。 - **修订，而不是重打一张。** 在 **进行中** 的报价单上，从 **···** 菜单选择 **修订**，填写 **修订原因**。草稿修订版打开后，修改并选择 **定稿**。它沿用同一编号加上 `-R1`、`-R2` 等，旧版本变为 **已被替代**，以只读方式保留备查。请参见[修订报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/)。 - **不同方案用不同报价单。** 用 **···** 菜单的 **复制** 做出第二个版本——标准版和高级版——挂在同一个商机下。客户接受其中一张时，easySales 会提议拒绝其他的。请参见[接受或拒绝](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/close-a-quotation/)。 - **用审批守住底线。** 在 **系统设置** → **审批** 里，可以设定报价单毛利低于某个百分比（**毛利率低于**）或金额达到某个额度（**金额不低于**）时，需要另一人审批。请参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 - **把折扣写清楚。** 使用行折扣或合计区的 **折扣** 一行，PDF 就会打印原价、折扣和净额——参见[给予折扣](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/discounts/)。 - **记下交换了什么。** 把谈话记为报价单上的一条沟通：客户要了什么、您给了什么、换回了什么。 ## 示例 **用更高订金换折扣。** Harbour Café 的报价单 QN-10000125 不含 GST 为 SGD 2,080.00，成本 SGD 1,160.00：毛利 SGD 920.00，即 44.2%。咖啡馆要求便宜 SGD 200.00。Mei Tan 知道自己的底线是 35%。她提出：如果接受报价时付 50% 订金（而不是 30%），就便宜 SGD 100.00。 咖啡馆同意。Mei 选择 **修订**，原因填“让价 SGD 100 换 50% 订金”，在合计区的 **折扣** 一行输入金额 100，并修改条款里的订金。QN-10000125-R1 不含 GST 合计 SGD 1,980.00；毛利 SGD 820.00，即 41.4%，仍高于她的底线。原版本以 **已被替代** 保留在记录里。 ## 话术模板 **回应降价要求** > [姓名]您好， > > 谢谢您的回复，我们也很希望促成这次合作。如果接受报价时订金改为 50%（原为 30%），总价可以再便宜 SGD 100.00，这样我们也能马上订橡木。您看这样可以吗？ **提供方案选择** > [姓名]您好， > > 为了更贴近您的预算，附上两个方案。方案 A 保留橡木柜台、灯光改用标准款，不含 GST 为 SGD 1,800.00；方案 B 是原设计，SGD 2,080.00。两个方案都含安装。 **礼貌地拒绝** > [姓名]您好， > > 明白预算比较紧。不过以这个价格，我们没办法做到您期待的质量，我们也不想偷工减料。如果范围有调整，我很乐意再帮您看看。 ## 常见问题 - **客户要求打折时该怎么回？** 先弄清顾虑，然后用条件换降价——更高的订金、更快付款或更大的订单——或提供一个范围小一点、价格低一点的方案。 - **怎样修改报价又保留原版？** 在报价单上选择 **修订**。新版本编号加 `-R1`，原版本以 **已被替代** 保留。请参见[修订报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/)。 - **客户接受了报价，还能修订吗？** 可以，只要从它生成的发票还没开具。开具之后，用贷项通知单或新报价单调整收费内容。 - **毛利率多少才算合理？** 视行业和成本而定。根据每单活的成本算出自己的底线，并在明细行上填 **成本单价**，每张报价单都能看到。 - **怎样防止销售员给太多折扣？** 为报价单开启审批，条件设为 **毛利率低于** 您的底线，报价发出前由另一人把关。请参见[单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 - **几个方案放在一张报价单里，还是分开？** 同一个商机下分开几张报价单，每个方案的总价都清楚；接受客户选的那张，拒绝其他的。 ## 相关内容 - [修订报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/) - [明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/) - [成交](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/close-the-deal/) - [销售流程总览](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/overview/) --- # 成交 > 怎样把生意谈成并收好尾：请客户做决定、拿到书面确认、收订金、交接给执行团队，并在 easySales 里记下赢单。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/close-the-deal/ 一笔生意算成交，要满足三点：客户书面说了“好”，双方都清楚条件，做事的人知道卖出去的是什么。少了任何一点，后面都会出同样的问题：范围起争议、订金迟迟不到，或者团队交付的和承诺的有点不一样。本篇讲成交和交接。 ## 通用做法 **请客户做决定。** 问题都答完了，就直接问：“那我们就开始吧？”很多客户已经准备好，只是在等您开口。 **拿到书面确认。** 一张签了名的报价单、一张采购订单，或者一封写明“我们接受报价单 QN-10000125-R1”的邮件就够了。它定下了谈妥的版本、价格和条件。 **先收订金，再投入成本。** 如果这单活需要买材料或排工期，在下单或排期之前，先收报价单里约定的订金。付了订金的客户，也同样投入了。 **确认能让发票开对的资料。** 客户的注册公司名称、有的话还有税务注册号、审批发票的人、付款的人，以及他们需要写在发票上的采购订单号。 **一次交接清楚。** 告诉做事的人卖了什么、承诺了什么、日期，以及客户的联系人是谁。写在他们找得到的地方，不要只靠口头。 **把其他报价收尾。** 如果发过几个方案，告诉客户您按哪一个进行，其余的结案。 ## 在 easySales 里怎么做 1. **接受报价单。** 在客户接受的那个版本上，从 **···** 菜单选择 **接受**，再选 **接受报价单** 确认。如果商机下还有其他 **进行中** 的报价单，easySales 会问 **拒绝其他报价单？**——保留要拒绝的勾选，选择 **拒绝所选**。请参见[接受或拒绝](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/close-a-quotation/)。 2. **把生意标为成交。** easySales 接着会问 **是否将商机标为成交？**，选择 **标为成交**。这笔生意离开[销售管道看板](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/pipeline-board/)，计入本月成交。 3. **开订金发票。** 有[开票阶段计划](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/)的，为订金阶段生成发票；没有的，在报价单上选择 **生成发票**。如果客户在开票前就付了钱，把款项记为预付款。请参见[押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 4. **核对客户资料。** 在开出第一张发票前，把 **税务注册号** 和正确的联系人加到客户上。请参见[客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/)。 5. **交接。** 在商机上为负责执行的同事发布一个任务，并用 **@** 提及其他需要知道的人。把范围和承诺写成同一个商机上的备注。请参见[任务](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/tasks/)。 6. **跟踪项目。** 已成交商机的 **项目** 卡显示合约金额、已开票多少和还欠多少。请参见[商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/)。 ## 话术模板 **请客户做决定** > [姓名]您好， > > 我想该谈的都谈到了：修订后的设计、不含 GST SGD 1,980.00 的价格，以及 12 月第一周安装。那我们就开始吧？如果可以，请签名回传报价单，我们今天就发订金发票给您。 **确认订单** > [姓名]您好， > > 谢谢您接受报价单 QN-10000125-R1。确认一下：我们会按报价供应并安装柜台和灯光，12 月 1 日开工。附上 50% 订金的发票，收到订金后我们就订材料。施工期间由 Siti Nadia 和您对接。 **给团队的交接备注** > Harbour Café — 柜台与灯光，QN-10000125-R1，不含 GST SGD 1,980.00。50% 订金已开票。12 月 1 日起安装，咖啡馆 10 日开业前完成。客户联系人：Grace Wong。承诺内容：橡木柜台、四盏吊灯，电源接驳由咖啡馆的电工负责。 ## 常见问题 - **怎样开口请客户成交？** 总结谈妥的内容——范围、价格、日期——然后问“那我们就开始吧？”。并告诉客户怎样确认：签名回传报价单，或邮件回复。 - **客户用邮件确认就够了吗？** 多数小工程，一封写明报价单版本的邮件就是很好的书面依据。大型或复杂的工程，请客户签报价单或出采购订单。 - **订金收多少比较合适？** 足以覆盖客户付清余款前您要先投入的成本——材料和排好的工时。在报价单里约定，而不是接受报价后再谈。 - **接受报价单会自动生成发票吗？** 不会。接受只是记录客户的答复。从报价单或它的开票阶段计划生成发票。请参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **同一笔生意的其他报价单怎么办？** 接受其中一张时，easySales 会提议拒绝同一商机下其他 **进行中** 的报价单。 - **已标为成交的生意还能重新打开吗？** 能。打开商机，在 **移动阶段** 里移回一个进行中的阶段。 ## 相关内容 - [接受或拒绝](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/close-a-quotation/) - [规划开票阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/) - [及时开票](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/invoice-on-time/) - [销售流程总览](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/overview/) --- # 及时开票 > 交付当天就开票，资料和付款条件写对，发给负责付款的人——发票不被退回，款项就不会拖。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/invoice-on-time/ 要更早收到钱，最快的办法就是更早开票。交付一周后才发的发票，就晚一周收钱；名称写错、少了采购订单号或金额不清楚的发票，会被退回，收钱更晚。本篇讲什么时候开票、要核对什么，以及 easySales 怎样让开票又快又一致。 ## 通用做法 **交付当天开票。** 把它当成完工的一部分：活交了，发票就发出去。周期长的工程，按报价单约定的阶段或按月开票，不要全部留到最后。 **用客户给的资料。** 注册公司名称、账单地址、有的话还有税务注册号，以及他们使用的采购订单号。大公司的财务部门，可能会把没写采购订单号的发票压着不付。 **金额要和谈妥的一致。** 从已接受的报价单生成发票，明细行、价格和条款都一样。哪怕差一点点，也会引来询问。 **写明到期日，不只写期限。** “10 月 23 日到期”比“30 天”清楚，也是您提醒节奏的起点。 **发给付款的人，抄送下单的人。** 一开始就向客户要财务部的邮箱，发出后请对方确认收到。 **发出前检查 PDF。** 拼写、金额、税额、到期日和您的付款资料。开具后才更正，就得开一张贷项通知单。 ## 在 easySales 里怎么做 - **从报价单生成。** 在已接受的报价单上选择 **生成发票**，会复制它的明细行、联系人、付款条款和 **条款与条件**。请参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 - **按阶段开票。** 报价单上的[开票阶段计划](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/)事先定好订金、里程碑或固定周期，每个阶段各成一张发票。 - **已送达的货一起开票。** 用送货单发货的，从已送达的送货单开一张发票。请参见[为已送达货物开票](https://easysales.work/zh-hans/help/purchasing-delivery/invoice-delivery-orders/)。 - **固定收费让它自己起草。** [定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/recurring-invoices/)每期自动建好同样的发票，您检查后开具。到期该生成的定期发票会出现在您的 **待办** 里。 - **填上客户的参考号。** 在发票上填写 **客户订单号**。这是开具后仍可修改的资料之一。请参见[编辑已开具的发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/edit-an-issued-invoice/)。 - **检查付款条款和到期日。** **付款条款** 和 **到期日** 并排显示。条款取自客户，客户没有则用公司默认值，到期日从发票日期起算。**到期日** 是必填项，您自己输入的日期会保持不变。 - **先看 PDF，再开具。** **PDF** 显示它，草稿时标题为 **PROFORMA INVOICE**。**开具发票** 给它发票编号。保存或打印 PDF 后由您自己发出。请参见[开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)和[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **关注发票**，付款时消息中心会通知您。请参见[关注单据](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/follow-a-document/)。 ## 话术模板 **发送发票** > 主题：Lim & Co 发票 INV-10000319 — 10 月 23 日到期 > > [姓名]您好， > > 附上发票 INV-10000319，金额 SGD 2,260.00，为 9 月 23 日安装的柜台和灯光。到期日为 10 月 23 日，付款资料见发票。麻烦收到后回复确认一下，谢谢您的支持！ **询问发票该发给谁** > [姓名]您好， > > 在发第一张发票之前想确认一下：贵公司财务部由哪位同事接收发票？发票上需要写采购订单号吗？ **按开票阶段计划发出的阶段发票** > [姓名]您好， > > 柜台已安装完成，附上第二阶段的发票，含 GST 共 SGD 1,079.10，与报价单约定一致。到期日为 10 月 23 日。 ## 常见问题 - **发票什么时候开？** 交付工作或货物当天，或者报价单约定的阶段日期。每晚一天开票，就晚一天收钱。 - **发票要写哪些内容？** 双方资料、发票号码和日期、供应的内容及数量和价格、税额和合计、币种、到期日和付款方式。您所在国家对税务发票可能有更多要求。请参见[GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 - **活还没做完，可以先发形式发票吗？** 可以。草稿发票打印为 **PROFORMA INVOICE**，可以用来请客户预付；开具之前，客户在这张单上不欠您钱。 - **发票发出后还能改吗？** 只能改参考资料，例如 **客户订单号**。要改金额，请开贷项通知单。请参见[编辑已开具的发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/edit-an-issued-invoice/)。 - **easySales 会帮我把发票邮件发给客户吗？** 不会。您预览或下载 PDF 后自己发送，收件人和措辞由您决定。 - **同一个客户每个月都要开票怎么办？** 设置一张定期发票。请参见[设置定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/)。 ## 相关内容 - [从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/) - [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/) - [更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/) - [销售流程总览](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/overview/) --- # 更快收到钱 > 一套有效的催款节奏：到期前提醒，逾期第 1、7、14、30 天再提醒，附礼貌的催款邮件模板，以及在 easySales 里怎样跟踪。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/ 大多数迟付并不是不想付：发票寄错了人、在等签字，或者根本还没人看过。稳定、礼貌的提醒节奏，能在问题变严重之前解决大部分情况，也不伤关系。本篇给出这套节奏、该说的话，以及怎样在 easySales 里执行。款项逾期超过一个月，请接着看[长期拖欠](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/long-overdue-debts/)。 ## 通用做法 **开工前就把付款安排好。** 在报价单里约定付款期限和订金，交付当天开票，并把付款资料写在发票上。晚开一天票，就晚一天收钱。请参见[及时开票](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/invoice-on-time/)。 **把发票发给付款的人。** 很多公司里，下单的人不负责付款。发票发出前，问清楚谁负责付款、发票上要不要写采购订单号。 **按固定节奏提醒。** 每个客户都在同样的日子收到提醒，感觉是例行公事，而不是针对谁，也不会漏掉。多数小企业适用的节奏： | 时间 | 做什么 | 语气 | |---|---|---| | 到期前 3 天 | 简短提醒发票即将到期，附上发票 | 贴心 | | 逾期第 1 天 | “可能与您的付款错过了” | 友好 | | 逾期第 7 天 | 提醒，附上发票和对账单 | 礼貌、直接 | | 逾期第 14 天 | 打电话给负责付款的人，再发邮件确认谈好的事 | 坚定 | | 逾期第 30 天 | 书面通知：账款结清前暂停新的工作 | 正式 | **让付款变得容易。** 每封提醒都写上金额、发票号码、到期日和付款方式，并再附一次发票：没人想在邮箱里翻找。 **对事不对人。** 礼貌、就事论事、具体的信，比生气的信更快收到钱；而且这些客户大多您以后还要合作。 **合适的话，鼓励提前付款。** 在发票上写明小额的提前付款折扣，可以让钱早点进来。只在毛利允许时才提供。 ## 在 easySales 里怎么做 - **到期日来自付款条款。** 发票按它的付款条款算出到期日，例如 `NET 30` 就是 30 天，`COD` 就是发票当天。条款取自客户的 **默认付款条款**，客户没有则用公司默认值。请参见[创建客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/create-an-account/)。 - **让 easySales 告诉您哪些逾期了。** 您负责的逾期发票会出现在消息中心的 **待办** 里；开了 **每日待办邮件** 的话，邮件里也有。请参见[消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)。 - **一次找出所有逾期发票。** 在 **发票** 列表上加上 **到期日** 和 **应收余额** 列，并把 **到期日** 筛选设为截至昨天。早于今天的到期日显示为红色。请参见[追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **把提醒节奏排成任务。** 在发票上发布一个在到期日前三天到期的任务。发出提醒后选择 **完成并安排下一步**，排好下一步——第 1 天、第 7 天，依此类推——节奏就会自己往下走。请参见[任务](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/tasks/)。 - **每次提醒都记下来。** 把每封邮件或每通电话记为发票上的一条沟通，并勾选 **同时建立下一步任务** 约好下次日期。谁打开发票都看得到发过什么、什么时候发的。请参见[日程与沟通](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/events-and-call-logs/)。 - **记下客户的付款承诺。** 客户答应某天前付款时，在发票上发布一个任务，**等待** 设为 **等客户**，**复查日期** 设为那一天。您 **待办** 里的这张逾期发票就会显示 *等待客户 — 复查* 和日期，任务也会在那天回到您手上。 - **发对账单，而不是一叠发票。** 在客户上选择 **对账单…**，得到这段期间所有发票、收款和贷项的一份 PDF。**应收账款** 卡显示账龄：**未到期**、**1–30**、**31–60**、**61–90** 和 **90+**。 - **客户扣了提前付款折扣时**，勾选剩下的小额差额，选择 **提前付款折扣**，easySales 会为它开出贷项通知单。请参见[记录收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/)。 - **大工程先收钱**：用[开票阶段计划](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/)设订金。 ## 话术模板 方括号里的内容请替换。Lim & Co 的例子用 SGD；您的发票用您自己的币种。 **到期前 3 天** > 主题：发票 INV-10000319 将于 10 月 23 日到期 > > [姓名]您好， > > 温馨提醒，发票 INV-10000319（金额 SGD 2,260.00）将于 10 月 23 日（周五）到期，附上副本方便您处理，付款资料见发票。谢谢！ **逾期第 1 天** > 主题：发票 INV-10000319 — 昨日到期 > > [姓名]您好， > > 我们的记录显示，发票 INV-10000319（SGD 2,260.00）已于昨天到期。如果您已经付款，谢谢您，请忽略这封邮件；如果还没有，方便告诉我们大概什么时候付款吗？附上发票副本。 **逾期第 7 天** > 主题：提醒：发票 INV-10000319 已逾期 7 天 > > [姓名]您好， > > 发票 INV-10000319（SGD 2,260.00）已逾期 7 天，附上发票和贵公司的对账单。麻烦本周内安排付款；如果发票有任何需要先处理的问题，也请告诉我。 **逾期第 14 天——通完电话后** > [姓名]您好， > > 谢谢您今天接电话。按我们谈好的，您会在 11 月 11 日（周三）前支付发票 INV-10000319（SGD 2,260.00），我当天会核对账户。 **逾期第 30 天** > [姓名]您好， > > 发票 INV-10000319（SGD 2,260.00）至今已逾期 30 天，我们曾于 10 月 24 日、10 月 30 日和 11 月 6 日发出提醒。在账款结清之前，我们暂时无法安排新的工作。请于 [日期] 前付清余款，或致电 [电话] 与我商量付款安排。 ## 常见问题 - **什么时候发催款提醒？** 到期前几天发一封短信，然后在逾期第 1、7、14、30 天提醒。每个客户都用同一套节奏，就不会漏掉。 - **怎样礼貌地催客户付款？** 写明发票号码、金额和到期日，附上发票，假定只是疏忽，并问什么时候能付款。上面的模板可以当起点。 - **easySales 会给客户发催款提醒吗？** 不会。您负责的发票逾期时，easySales 会在您的 **待办** 里提醒您；提醒由您自己发出，并记在发票上。 - **怎样看到所有逾期发票？** 在 **发票** 列表把 **到期日** 筛选设为截至昨天，并加上 **应收余额** 列。单个客户的账龄，看客户的 **应收账款** 卡。请参见[追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **催款打电话好还是发邮件好？** 前几次用邮件，留下书面记录。最迟第 14 天打电话：一通电话比再发一封邮件更快找到真正的原因。 - **客户说没收到发票怎么办？** 当天重新发给负责付款的人，请对方确认收到，并在发票上记下新的发送日期。 - **可以给提前付款的客户折扣吗？** 可以，只要毛利允许。在发票上写明，收款时用提前付款折扣记录。请参见[记录收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/)。 ## 相关内容 - [追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [长期拖欠](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/long-overdue-debts/) - [及时开票](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/invoice-on-time/) - [销售流程总览](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/overview/) --- # 长期拖欠 > 客户逾期 30、60、90 天还不付款怎么办：暂停新工作、发最后通知、谈分期还款，以及什么时候核销坏账。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/long-overdue-debts/ 发票逾期超过一个月、友好的提醒都没用时，问题就从“他们是不是忘了？”变成“他们会不会付、怎么付？”。本篇讲从提醒到核销之间的几步：暂停工作、最后通知、还款计划，以及其他办法都无效时把坏账核销。前面的提醒节奏见[更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/)。 这是一般性说明，不是法律意见。在发律师函、提出索偿或委托讨债公司之前，请咨询律师，或阅读您所在国家小额索偿法庭或审裁处发布的指南。 ## 通用做法 **加大力度之前，先弄清原因。** 不出声的客户，可能对工作有争议、手头紧，也可能发票在错的人手上。打一通电话给负责审批付款的人，就知道是哪一种，而每一种的应对都不同。 **有争议就用贷项通知单解决，而不是干等。** 如果部分工作有问题或延误、您同意少收，就为那部分开一张贷项通知单。客户欠的就成了一个清楚、双方同意的金额，剩下的也没有理由再拖。 **欠款未清时暂停新工作。** 为不付款的客户做完新活，只会增加风险。坦白告诉对方：账款结清前，新订单先等一等；并和公司里负责批折扣和信用额度的人商量好。 **以书面形式提供还款计划。** 手头紧的客户付不出全款，可能愿意分期付。用书面约定金额和日期，每笔到账时记下来，哪一期没付，当天就跟进。 **发一份写明日期的最后通知。** 最后通知写明金额、发票、需要付款的期限，以及没收到款项时您下一步会做什么。只写您真的准备做的事。 **知道什么时候停手。** 公司已结业、找不到人，或欠款比追讨成本还小时，就在账上把它核销。核销不等于免除债务：客户日后付款，您仍可收回。 **合理的顺序：** 逾期 30 天，打电话并暂停新工作；45 天，发最后通知；60 天，谈还款计划，或就律师函、索偿征询意见；之后决定继续追讨还是核销。 ## 在 easySales 里怎么做 - **看整个客户的情况。** 打开客户。**应收账款** 卡显示 **应收余额**、**逾期** 和 **按到期日账龄**——**未到期**、**1–30**、**31–60**、**61–90** 和 **90+** 天。请参见[追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **随最后通知附上对账单。** 在客户上选择 **对账单…**，得到所选 **期间** 内每张发票、每笔收款和贷项的 PDF，客户看到的数字和您一样。 - **每通电话、每封信都记下来。** 把每通电话记为发票或客户上的一条沟通，每封信记为一条备注，并写明谈妥的内容。日后核销坏账时，表单会要求填写 **已采取的追收措施**，这些记录就是答案。请参见[日程与沟通](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/events-and-call-logs/)。 - **排好每一期还款日。** 在发票上发布一个任务，到期日设为下一期还款日。钱到账时[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)，并选择 **完成并安排下一步** 排好下一期。发票在付清前显示 **部分付款**。 - **用[贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/)更正有争议的金额**，开出您同意减掉的部分。 - **核销收不回来的款项。** 在发票的 **···** 菜单选择 **核销为坏账…**，选择 **原因**，写明您采取过的措施，再选择 **核销**。**税务减免** 面板会显示按您所在国家的规定，其中的税款是否可能申请退回。不会开出贷项通知单，也不会通知客户；客户的对账单上仍显示这笔欠款。 - **客户后来还是付了**，就在发票的 **坏账** 标签页选择 **登记收回**。 ## 话术模板 **电话话术，逾期约 30 天** > 您好，[姓名]，我是 Lim & Co 的 Mei。想跟您确认一下发票 INV-10000290，金额 SGD 1,090.00，到期日是 8 月 15 日。请问贵公司那边是有什么卡住了吗——是对工作有疑问，还是发票没送到对的人手上？……大概什么时候可以付款呢？ **暂停新工作** > [姓名]您好， > > 我们很乐意开始第二期工程。由于发票 INV-10000290 和 INV-10000301（共 SGD 2,180.00）已逾期超过 30 天，新的工作会在账款结清后再安排。如果目前付款有困难，请致电给我，我们可以商量一个还款计划。 **书面确认还款计划** > [姓名]您好， > > 谢谢您同意以下还款计划，结清欠款 SGD 2,180.00：10 月 31 日前付 SGD 730.00，11 月 30 日前付 SGD 725.00，12 月 31 日前付 SGD 725.00。如有任何一期未按时支付，全部余额即时到期。请回复确认。 **最后通知** > [姓名]您好， > > 我们已于 8 月 22 日、8 月 29 日和 9 月 14 日发出提醒，但发票 INV-10000290（SGD 1,090.00）至今仍未付款。请于 10 月 31 日前付清全部款项。若届时仍未收到款项或您的回复，我们将考虑采取进一步措施追讨欠款。随函附上贵公司的对账单。 ## 常见问题 - **客户拒绝付款怎么办？** 先弄清原因。对部分工作有争议，就就该部分开贷项通知单；手头紧，就提供书面还款计划；不理不睬，就发写明日期的最后通知，再就律师函或索偿征询意见。 - **什么时候可以核销坏账？** 在您采取过合理措施、款项确实收不回时——公司已结业或找不到人，或追讨成本高于欠款。什么时候能申请税务减免，请问您的会计师。请参见[追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **核销坏账就等于取消这笔欠款吗？** 不是。它把金额从您的应收账款中移除，但客户仍然欠着，对账单上也仍显示。客户日后付款，就登记收回。 - **该作废发票，还是核销坏账？** 不该作废。作废表示这笔收费是个错误，并会给客户开出贷项通知单。核销表示收费没错，只是收不回来。请参见[更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/)。 - **可以向迟付的客户收利息吗？** 开工前就在报价单和发票条款里写明逾期利率。没有约定的话，能主张什么取决于您所在地的法律；请咨询律师。 - **在 easySales 里怎么记录分期还款？** 每期到账时在发票上记录收款，并为下一期还款日发布一个任务。请参见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 - **律师函和最后通知一样吗？** 不完全一样。最后通知是您自己发的最后一次提醒。律师函会表明若在某日前未收到款项，将展开法律程序；它通常由律师发出，在法庭上可能有作用。发之前请咨询律师。 ## 相关内容 - [更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/) - [追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/) - [销售流程总览](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/overview/) --- # 回头客 > 把一次性客户变成回头客：交付后回访、提供保养和续约、请客户转介绍，并用 easySales 的任务和报表把这些事管起来。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/repeat-business/ 开发一个新客户，花的时间远远多于再卖给一个已经了解您的老客户。回头生意来自做完之后仍保持联系——在对的时候、带着理由联系。本篇讲售后回访、续约与保养、转介绍，以及怎样确保好客户不被遗忘。 ## 通用做法 **交付后回访。** 完工一两周后，问问一切是否正常。小问题能在变成投诉之前解决，这也是请客户写评价或转介绍的最好时机。 **知道每个客户的下一个需求。** 刚装修完的咖啡馆，一年后可能要保养，明年可能开分店，或者有季节性的活。把可能的下一个需求连同日期记下来。 **合适的话提供定期服务。** 保养计划、月度服务费或年度检查，让客户安心，也给您稳定的收入。 **续约要提前提醒，不要事后。** 凡是会到期的——服务合约、保修、使用许可——提前一个月联系，让客户有时间决定和安排预算。 **转介绍要具体到人。** “您认识别人需要吗？”很少有用；“能帮我介绍一下您第二家分店的老板吗？”往往有用。 **每半年看一次最好的客户。** 按客户统计的销售额会告诉您谁贡献最多。确保他们在两单生意之间也听得到您的消息。 **营销要先取得同意。** 电子报或促销属于营销。请参见[营销信息与同意](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/marketing-consent/)。 ## 在 easySales 里怎么做 - **交付时就排好回访。** 在客户上为负责这个客户的人发布一个任务，到期日设在完工后一两周。请参见[任务](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/tasks/)。 - **让下次联系一直在日程上。** 回访完成时选择 **完成并安排下一步**，排好下一次——三个月、半年或一年后。 - **把下一个需求记成商机。** 在客户上建一个商机，**类型** 选 **追加** 或 **续约**，填上 **销售金额** 和 **预计成交日期**，它就会出现在[销售管道看板](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/pipeline-board/)和[销售预测](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/forecast/)里。 - **定期的活自动开票。** [定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/recurring-invoices/)每期建好草稿，您检查后开具。 - **几分钟重做一单旧活。** 在旧报价单或发票上选择 **复制**，为同一客户新建一张草稿，明细行相同、日期是今天。请参见[复制报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/)。 - **找出最好的客户。** **客户与产品销售排行** 报表按期间的净销售额为客户排序。请参见[报表](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/overview/)。 - **打电话前先看全部历史。** 客户的 **Activities**（活动）标签页显示这个客户的所有备注、电话和上门记录，您可以接着上次的话题聊。 ## 话术模板 **交付后的回访** > [姓名]您好， > > 新柜台装好已经两周了，用起来一切都好吗？灯光的位置合适吗？如果有需要调整的地方，随时告诉我。 **请客户转介绍** > [姓名]您好， > > 很高兴咖啡馆对成果满意。您之前提到在 Tiong Bahru 的第二家分店——方便帮我介绍一下负责筹备的人吗？发一封邮件给我们两人就很好了。 **提前一个月的续约提醒** > [姓名]您好， > > 贵店与我们的年度保养将于 11 月 30 日到期。附上明年的续约报价，价格不变，不含 GST 为 SGD 480.00。如果想调整内容，我们可以再聊聊。 **工程结束后推荐保养服务** > [姓名]您好， > > 我们不少客户会每半年做一次检查，让木作和配件保持好状态。以 Harbour Café 来说，每次为不含 GST SGD 240.00。需要我帮您安排吗？ ## 常见问题 - **怎样让客户回头？** 每单做完都回访，记下每个客户可能的下一个需求和日期，合适时提供定期服务，并在两单生意之间联系最好的客户。 - **成交后什么时候回访客户？** 交付后一两周，之后按工作性质隔一段时间——一季、半年或一年。 - **怎样开口请客户转介绍？** 挑好时机，例如客户向您道谢之后，并请对方介绍一个具体的人，而不是“随便谁都行”。 - **固定客户每月开票怎么设置？** 设置一张定期发票，它会每期为您起草发票，您开具即可。请参见[设置定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/)。 - **怎样看出哪些客户买得最多？** 打开 **客户与产品销售排行** 报表并选择期间。请参见[报表数字](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/report-figures/)。 - **可以给所有客户发电子报吗？** 只能发给同意接收营销信息的人，并排除记录为 **已拒绝** 的人。请参见[营销信息与同意](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/marketing-consent/)。 ## 相关内容 - [定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/recurring-invoices/) - [商机](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/opportunities/) - [每周销售例行](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/) - [销售流程总览](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/overview/) --- # 每周销售例行 > 小团队每周 30 分钟的销售复盘：销售管道、卡住的生意、等回复的报价和逾期发票，以及在 easySales 里分别去哪里看。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/weekly-sales-routine/ 生意很少是一下子丢掉的，而是慢慢漂走：一次跟进拖了，一张报价多等了一周，一张发票没人追。每周固定做一次简短复盘，能在漂移还容易拉回来时发现它。本篇给出销售员每周 30 分钟的例行，以及团队负责人的版本。 ## 通用做法 **每周同一时间。** 周一上午为一周开局，周五下午为一周收尾。选一个，排进日历，忙的时候也照做。 **每笔进行中的生意都有下一步。** 复盘时对每笔生意只问一个问题：“下一步是什么？什么时候？”答不上来的，复盘结束前补上，或者结案为丢单。 **看生意，也看钱。** 收到钱，一笔销售才算完。逾期发票和新商机放在同一次复盘里看。 **边看边清理。** 把确定丢了的生意结案，更新已过的预计成交日期，修正有变动的金额。预测好不好，取决于背后的数据。 **团队负责人：多问，少查。** 每周复盘是为了找出谁需要帮忙——卡住的生意、难缠的客户、手上的事太多——而不是给人排名。 ## 在 easySales 里怎么做 30 分钟清单，按这个顺序： | 分钟 | 看什么 | 在哪里 | |---|---|---| | 5 | 您逾期和本周到期的任务 | [我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/)：**逾期**、**今天**、**未来 7 天** | | 5 | easySales 认为需要您处理的事 | [消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/)的 **待办**：要跟进的报价、逾期发票、没有下一步的生意 | | 10 | 销售管道，逐个阶段看 | [销售管道看板](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/pipeline-board/)：红色的 **预计成交日期** 表示已过；移动、更新或结案 | | 5 | 等回复的报价 | **报价单** 列表看 **进行中**：先打给最久的，以及快到 **到期日** 的 | | 5 | 别人欠的钱 | **发票** 列表筛选过去的 **到期日**，或看 **应收账龄** 报表。请参见[追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/) | 团队负责人再加十分钟： - **团队视图。** 在 **我的工作** 里选择 **团队**。**本周** 显示每个人的备注、沟通、已开会议和已完成任务，**无下一步** 列出没有安排任何事的进行中商机。请参见[团队视图](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/team/)。 - **预测。** **商机** → **预测** 按负责人显示未来几个月每月预计的加权金额。请参见[销售预测](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/forecast/)。 - **本月到目前为止。** **销售业绩** 和 **报价转化** 报表显示谁卖了多少、多少报价变成了发票。请参见[报表](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/overview/)。 想每天以同样方式开始，可以在 **我的资料** → **通知** 里打开 **每日待办邮件**：每天早上一封邮件，列出您 **待办** 里的事。请参见[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)。 ## 示例 **周一 9:00。** Marcus Tan 打开 **我的工作**：两个上周五逾期的任务，今天还有一次上门。**待办** 里，QN-10000131 发出后三天都没有联系客户；他打电话给客户并记下这通电话，提醒随即消失。看板上，一个商机的 **预计成交日期** 上周已过——客户延到了明年 1 月，他就改了日期。另一个在他上次联系后已一个月没有回音，他标为 **丢单**，原因选 **No decision**（未决定）。最后，**发票** 列表显示 INV-10000312 已逾期 7 天；他按[更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/)发出第 7 天的提醒，并为第 14 天发布一个任务。 ## 话术模板 **15 分钟团队例会议程** > 1. 上周以来的成交（2 分钟）。 > 2. 本月要成交的生意：每笔都还在轨道上吗？（5 分钟） > 3. 没有下一步的生意：谁来安排什么？（3 分钟） > 4. 逾期超过 14 天的发票：谁打给谁？（3 分钟） > 5. 谁需要帮忙？（2 分钟） **请同事补上下一步** > @Marcus Tan，“Harbour Café — 户外座位”还没有安排任何事，这周能约一通电话或一次上门吗？ ## 常见问题 - **怎样复盘销售管道？** 每周把每笔进行中的生意过一遍，确保它有带日期的下一步、实际的成交日期和最新的金额；丢了的就结案。在 easySales 里用[销售管道看板](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/pipeline-board/)。 - **每周销售例会开多久合适？** 15 到 30 分钟，每周同一个议程：成交、本月要成交的生意、没有下一步的生意、逾期发票和需要的帮助。 - **什么是加权预测？** 每笔进行中生意的金额乘以赢单概率，再加总。SGD 10,000.00 的生意、概率 40%，计入 SGD 4,000.00。请参见[销售预测](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/forecast/)。 - **怎样找出停滞的生意？** 没有未完成任务、也没有未来日程的进行中商机，会出现在负责人的 **待办** 和团队视图的 **无下一步** 里。 - **能每天早上用邮件收到待办清单吗？** 能。在 **我的资料** → **通知** 里打开 **每日待办邮件**。请参见[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)。 - **团队负责人能看到每个人的活动吗？** 团队视图显示向负责人汇报、或在其带领的团队里的人本周的活动，只计入负责人有权查看的内容。请参见[团队视图](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/team/)。 ## 相关内容 - [我的工作](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/overview/) - [销售管道看板](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/pipeline-board/) - [团队视图](https://easysales.work/zh-hans/help/my-work/team/) - [销售流程总览](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/overview/) --- # 营销信息与同意 > 发推广邮件、短信或打推销电话前，先确认对方同意、查谢绝来电登记，提供简单的退订方式，并在 easySales 里记下每一次退订。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/marketing-consent/ 一封电子报、一次节日促销、一条介绍新服务的短信，可以把客户带回来，也可能带来投诉和监管机构的来信。本篇讲让营销信息受欢迎、又不越过规定的做法，以及怎样在 easySales 里记下客户的选择。这是一般性说明，不是法律意见：具体情况请阅读下方链接的监管机构指引，或咨询律师。 ## 通用做法 **把服务信息和营销分开。** 报价单、发票、付款提醒或送货通知，是客户要求的那笔生意的一部分。促销、电子报或推荐新东西属于营销，同意和退订规定管的正是这些。不要把推销内容夹在发票邮件里，当作服务信息发出。 **营销前先问，并留下证据。** 在收集资料时就问——询价表、展会登记表或第一封邮件——并说明会发什么、多久发一次。记下对方在什么时候、以什么方式同意。打勾的方框、签名的表格或一封回复邮件都是证据；“他给了我名片”就弱得多。 **打电话、发短信和传真前先查谢绝来电登记。** 有几个国家设有全国性的登记册，登记不想接到营销电话或信息的号码。打营销电话或发营销短信前先查号码，除非对方已经以书面或其他可出示的形式，清楚同意接收您的信息。 **让人容易退订，并尽快处理。** 每封营销邮件或短信都写明发件人和停止接收的方法：回复关键词、一个链接或一个地址。有人退订，就停止在该渠道向他发营销信息，并在当天记下来，免得同事又发下一封。 **少发，发给对的人。** 给主动要求的人发简短、相关的信息，胜过发给一大串名单。购买名单或从网站抄地址，在下列每个国家都有风险。 ### 各国规定 以下是要知道的主要法律。每一部的细节、例外和罚则都比这里的摘要多；做活动前请阅读监管机构的指引。 | 国家 | 主要法律 | 实际做法 | |---|---|---| | 新加坡 | Personal Data Protection Act 2012（个人资料保护法），包括其 Do Not Call（谢绝来电）条款；Spam Control Act（垃圾邮件管制法） | 向新加坡号码打营销电话、发营销短信或传真前，先查 Do Not Call 登记册，除非您持有以书面或其他可查阅形式证明的明确同意。查询结果的有效期为 21 天。大量发送的未经请求商业邮件和短信须附退订方式，并在主题前加上 ``，没有主题的则放在信息开头；收到退订后 10 个工作日内停止。 | | 马来西亚 | Personal Data Protection Act 2010（2010 年个人资料保护法） | 告知对方资料的用途并取得同意；对方可以书面要求您停止将其资料用于直销。 | | 香港 | 《个人资料（私隐）条例》第 6A 部；《非应邀电子讯息条例》 | 将个人资料用于直接促销前，先告知对方并取得同意，对方要求时停止。商业电子讯息须写明发送者的名称、电话和地址，并附退订方式；收到退订后 10 个工作日内停止。不要发给已登记在传真、短信或预录电话讯息拒收登记册上的号码。 | | 澳大利亚 | Spam Act 2003（垃圾邮件法）；Do Not Call Register Act 2006（谢绝来电登记法） | 商业邮件或短信须取得同意、写明发件人，并有有效的退订方式，在五个工作日内处理。打电话推销或发营销传真前先查 Do Not Call 登记册。 | | 新西兰 | Unsolicited Electronic Messages Act 2007（非应邀电子讯息法） | 商业邮件或短信须取得同意、写明发件人，并有有效的退订方式，在五个工作日内处理。 | | 日本 | 《特定电子邮件发送适正化等相关法律》；《个人信息保护法》 | 广告邮件和短信须事先取得收件人同意（选择加入），只有少数例外；记下对方在什么时候、以什么方式同意。每条信息都写明发件人和退订方法。 | 官方指引：[PDPC Singapore — Do Not Call Registry](https://www.dnc.gov.sg/) · [PDPC Singapore — PDPA 概览](https://www.pdpc.gov.sg/about/the-legislation/pdpa-overview) · [PDPC Singapore — 谢绝来电条款指南](https://www.pdpc.gov.sg/about/do-not-call-registry/do-not-call-registry-for-organisations/organisations-guide-to-singapores-do-not-call-dnc-provisions) · [Singapore Statutes Online — Spam Control Act](https://sso.agc.gov.sg/Act/SCA2007) · [JPDP Malaysia — Personal Data Protection Act 2010](https://www.pdp.gov.my/ppdpv1/en/) · [香港个人资料私隐专员公署 — 直接促销指引](https://www.pcpd.org.hk/english/publications/files/GN_DM_e.pdf) · [香港通讯事务管理局办公室 — 《非应邀电子讯息条例》](https://www.ofca.gov.hk/en/consumer_focus/guide/others/uemo/index.html) · [ACMA Australia — 企业的垃圾信息规定](https://www.acma.gov.au/avoid-sending-spam) · [ACMA Australia — Do Not Call Register](https://www.acma.gov.au/do-not-call-register) · [Department of Internal Affairs NZ — 反垃圾信息](https://www.dia.govt.nz/Spam-Three-Steps) · [日本总务省 — 特定电子邮件](https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/d_syohi/m_mail.html)。 最后核对：2026 年 10 月 21 日。 ## 在 easySales 里怎么做 每个联系人都有一张 **同意状态** 卡，分四个渠道：**营销邮件**、**拒接电话**、**拒收短信** 和 **拒收传真**。每个渠道显示 **已拒绝**、**未拒绝** 或 **尚未记录**，下方是变更历史。请参见[联系人详情](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/contact-details/)。 1. 有人退订或重新同意时，打开该联系人，选择 **记录同意变更**。 2. 选择 **渠道** 和 **状态**。 3. 填写 **来源**——对方是怎么告诉您的，例如“短信回复 STOP”或“家居展签名表格”——需要的话再填 **备注**。 4. **时间** 留空则记为当前时间，也可以填对方告诉您的那天。选择 **保存**。 5. 发营销信息前，检查名单上每个人的 **同意状态**，排除在该渠道 **已拒绝** 的人。 展会或网站询价来的潜在客户，在潜在客户的 **Source**（来源）里选择怎么认识的，例如 **展会或活动** 或 **网页表单**，并把对方同意了什么记成一条备注，这样潜在客户变成联系人时记录还在。请参见[潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/leads/)。 **同意状态** 是给团队遵守的记录。它不会阻止报价、发票或电话，easySales 也不会替您发营销信息：由发活动的人先查看记录。一个人选择不再接收营销，并不会停止他的报价单、发票或付款提醒。 ## 话术模板 **表格或登记表上的同意勾选** > 是的，我愿意通过电子邮件和短信接收 Lim & Co 的消息和优惠，大约每月一次。我可以随时退订。 **营销邮件的页脚** > 您收到这封邮件，是因为您 9 月 12 日在家居展我们的展位登记过。如不想再收到此类邮件，请回复 UNSUBSCRIBE 至本邮箱。Lim & Co，10 Example Road，Singapore。 **营销短信**（在新加坡，大量发送的未经请求信息以 `` 开头） > `` Lim & Co：厨房设计咨询 9 折，至 11 月 30 日。预约：6123 4567。退订请发送 STOP 至 8123 4567。 **确认已退订** > [姓名]您好，谢谢告知。我们已把您从营销邮件名单中移除。您当前项目的报价单和发票会照常发给您。 ## 常见问题 - **发发票或付款提醒也要客户同意吗？** 同意规定管的是营销。发票、欠款提醒或送货通知，是客户要求的那笔生意的一部分。不要在这些邮件里夹带推销。 - **客户给了名片，可以发电子报给他吗？** 在澳大利亚和新西兰，名片只是很弱的证据，而且不包括与他给名片原因无关的电子报。在日本，名片可以作为发广告邮件的依据，但不包括邮购广告。请对方明确同意，并记下时间和方式。 - **新加坡的 Do Not Call 登记册是什么？** 一个全国性的登记册，民众可把不想接收营销电话、短信或传真的新加坡号码登记在内。向某号码做营销前先查，除非您持有书面或其他可查阅形式的明确同意。查询结果有效 21 天。 - **收到退订要多快处理？** 澳大利亚和新西兰在五个工作日内；新加坡大量发送的未经请求邮件或短信在 10 个工作日内；香港在 10 个工作日内；日本在收到通知后即停止。当天在 easySales 里记下退订，就都能守住。 - **easySales 会阻止发邮件给已退订的人吗？** 不会。**同意状态** 是团队遵守的记录；easySales 本身不发营销信息。每次发之前都要查。请参见[联系人详情](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/contact-details/)。 - **可以买营销名单吗？** 尽量不要。名单上的人没有同意接收您的信息，在法律要求同意的地方您无法证明同意；在新加坡和香港，谢绝来电和退订规定也同样适用。 - **这是法律意见吗？** 不是。这是一般性说明。具体情况请阅读本页链接的监管机构指引，或咨询律师。 ## 相关内容 - [联系人详情](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/contact-details/) - [潜在客户](https://easysales.work/zh-hans/help/sales/leads/) - [回头客](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/repeat-business/) - [销售流程总览](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/overview/) --- # 开票知识 > 用浅白的语言讲解新加坡、香港、澳大利亚、新西兰和日本的开票与 GST 规则，附马来西亚和文莱的税务要点，每篇都链接官方资料。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/overview/ 这些指南讲解日常开票背后的规则：什么时候形式发票就够了，什么时候收到订金就要缴税，记录要保存多久，等等。每篇都对比新加坡、香港、澳大利亚、新西兰和日本，补充马来西亚和文莱的税务规则，并在文末列出所依据的官方资料链接及最后核对日期。 这些内容是一般性信息，不是税务或法律建议。规则会变，您的情况也可能不同，因此在依赖任何一篇指南之前，请查阅官方资料或咨询您的会计师。 ## 指南目录 - [形式发票](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/proforma-invoices/)——什么是形式发票，它和税务发票有什么不同。 - [订金与进度款](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/deposits-and-progress-claims/)——在工作完成之前收到的钱，何时需要缴税。 - [贷项与借项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/credit-and-debit-notes/)——用哪种单据更正发票，以及它必须列明什么。 - [简化税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/simplified-tax-invoices/)——金额在什么限额以下可以开具较简短的税务发票。 - [何时开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/when-to-issue-an-invoice/)——提供税务发票的期限。 - [GST 注册](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/registering-for-gst/)——注册门槛、自愿注册，以及注册前后如何开票。 - [零税率与豁免](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/zero-rated-and-exempt/)——零税率、豁免和不在征税范围的销售，以及它们在各地的名称。 - [外币发票](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/foreign-currency-invoices/)——哪些金额需要折算，按什么汇率折算。 - [各国电子发票](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/e-invoicing-by-country/)——InvoiceNow、MyInvois、Peppol 和 JP PINT，以及相关日期。 - [保存记录](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/keeping-records/)——发票和记录要保存多久。 - [坏账减免](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/bad-debt-relief/)——发票始终收不回款时，如何取回已缴的税款。 - [报价单与订单](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/quotations-and-orders/)——报价单和采购订单的作用，以及含 GST 的报价方式。 ## 与其他页面的关系 这些指南讲解规则；功能页面讲解如何在 easySales 中应用规则。每篇指南都以 **在 easySales 中** 一节结尾，链接到完成相应工作的页面。如需某个国家发票规则的一页摘要，请参阅[各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/)及其旁边的各国页面。 ## 常见问题 - **这些指南是税务建议吗？** 不是。它们是取自官方资料的一般性信息。关于您自己的情况，请咨询您的会计师或税务机关。 - **这些指南涵盖哪些国家和地区？** 完整涵盖新加坡、香港、澳大利亚、新西兰和日本，并包括马来西亚和文莱的税务规则。 - **内容有多新？** 每篇指南都列出资料来源及其最后核对日期。规则会变，所以当日期对您很重要时，请查阅原始资料。 - **官方资料在哪里？** 在每篇指南末尾的 **资料来源** 下，链接到税务机关自己的网页和法律条文。 - **在 easySales 中，公司的税务注册在哪里设置？** 在 **系统设置** → **税务** 下。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 ## 相关内容 - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) - [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/) --- # 形式发票 > 什么是形式发票，什么时候用它代替税务发票，以及新加坡、澳大利亚、新西兰和日本如何看待付款请求。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/proforma-invoices/ **形式发票**（proforma invoice）是您打算开具的发票的预览：在销售开票之前，客户就能看到货物、价格和条款。企业发出形式发票，是为了让客户开出采购订单、取得内部审批、预先付款或办理货物清关。本页说明在 easySales 服务的各个国家，形式发票与税务发票有何不同。本页是一般性信息，不是税务或法律建议：在依赖本页内容之前，请查阅文末的资料来源或咨询您的会计师。 ## 要点 - 形式发票不是客户据以付款或申报抵扣税款的发票。销售开票后，才开具税务发票。 - 在新加坡，形式发票不是 GST 意义上的发票，但**凭它收到的付款**会确定纳税义务发生时间，之后须在 30 天内开具税务发票。 - 在澳大利亚和新西兰，法律把任何通知付款义务的单据都视为发票。因此，要求付款的形式发票在 GST 时间上可能算作发票。 - 在日本，单据是什么不取决于标题，而取决于内容。 ## 各国规定 ### 新加坡 IRAS 把销售订单、形式发票和对账单列为 GST 意义上不属于发票的单据。纳税义务发生时间为开具发票或收款两者中较早者。因此，客户在您开具发票之前付款时，GST 按付款日期确定，且税务发票必须在收款后 30 天内开具。开具任何要求付款的发票（不仅是税务发票）也会确定纳税义务发生时间。 ### 香港 香港没有销售税、增值税或 GST，因此没有任何税务规则取决于单据是否为形式发票。客户需要时，随时可以发出。 ### 澳大利亚 GST 法律把发票定义为“通知付款义务的单据”。如果您采用非收付实现制（权责发生制）核算，GST 归属于您收到任何付款的期间或开具发票的期间两者中较早者。税务发票是另一项检验：单据除其他要求外，还必须清楚表明它拟作为税务发票。采用收付实现制时，GST 跟随您收到的付款。 ### 新西兰 纳税义务发生时间为开具发票或收到任何付款两者中较早者，而“发票”同样被定义为通知付款义务的单据。Inland Revenue（新西兰税务局）曾表示，开具发票是通知当前付款义务的积极行为，因此请看您的形式发票写了什么，而不是看它的标题。 ### 日本 合格发票（適格請求書）没有规定的格式。任何载有所需事项的单据——您的名称和注册号、日期、内容（标记轻减税率项目）、按税率列示的合计及适用税率、按税率列示的税额和客户名称——无论标题是什么，都符合要求。原则上，消费税在交付货物或提供服务时产生，而不是在开票或收款时；所得税采用收付实现制的小型个体经营者可以改用收款日期。 ### 马来西亚和文莱 马来西亚服务税在收到付款时到期；如果客户一直未付款，最迟在发票日期起 12 个月后的次日到期。文莱没有 GST 或增值税。 ## 在 easySales 中 - 每张草稿发票都是形式发票。它的 PDF 标题为 **PROFORMA INVOICE**，带有 `PF-` 编号；如果设计会打印印章，还会印有 **DRAFT**。参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - 开具草稿后，它获得 `INV-` 编号，并保留形式发票编号作为参考，方便客户对应两者。参见[开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - 开票之前到账的钱记录为 **预付款**；在收款时即产生纳税义务的情况下，easySales 会开具一张日期为到账当天的订金税务发票。参见[押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - 对于澳大利亚和新西兰的部分公司，取决于 **会计基础**，分阶段开票的草稿没有 **PDF**：在那里，要求付款的单据就是税务发票，所以要先开具它。 ## 示例 Lim & Co 在新加坡已注册 GST。3 月 3 日，它向已注册 GST 的客户 Harbour Café 发出一张形式发票，内容是一项 SGD 2,180.00 的装修（SGD 2,000.00 加 GST SGD 180.00），让咖啡馆审批这笔开支。咖啡馆在 3 月 10 日、工程开始之前付清全额。 3 月 10 日的付款确定了纳税义务发生时间，因此 Lim & Co 在涵盖 3 月 10 日的申报表中申报这 SGD 180.00 的 GST，并且必须在 4 月 9 日之前开具税务发票。Mei Tan 把这笔钱记录为 **预付款**，easySales 开具日期为 3 月 10 日的订金税务发票。 ## 常见问题 - **形式发票是税务发票吗？** 不是。在新加坡，IRAS 把它列为 GST 意义上不属于发票的单据。销售开票或收款后，请开具税务发票。 - **什么时候应该发出形式发票？** 当客户在您开票之前需要知道金额时：用来开出采购订单、审批开支、预先付款或安排进口文件。销售开票后，再发出正式发票。 - **客户按形式发票付款时，我必须收取 GST 吗？** 在新加坡，开具发票之前收到的付款会确定纳税义务发生时间，因此 GST 按该笔付款确定。参见[订金与进度款](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/deposits-and-progress-claims/)。 - **在新加坡收到预付款后，开具税务发票有多长期限？** 收到付款后 30 天内。 - **在澳大利亚，形式发票算作 GST 意义上的发票吗？** 法律把任何通知付款义务的单据都视为发票，在权责发生制下这可能决定 GST 的归属时间。请向您的会计师确认您的形式发票如何解读。 - **为什么我的草稿发票打印为 PROFORMA INVOICE？** 在 easySales 中，每张草稿在开具之前都是形式发票。参见[开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)。 ## 资料来源 最后核对日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — GST：纳税义务发生时间规则（e-Tax Guide，PDF）](https://www.iras.gov.sg/docs/default-source/e-tax/etaxguide_gst_time-of-supply-rules.pdf)，第 2.2、3.4 和 5.5 段 - [IRAS — 何时在 GST 申报表中申报供应](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/when-to-report-supplies-in-gst-returns) - [香港财经事务及库务局 — 现行税务政策](https://www.fstb.gov.hk/en/treasury/general/prevailing-tax-policy.htm) - [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text)，第 29-5、29-70 和 195-1 条 - [Inland Revenue NZ — 解释声明 IS 10/03（PDF）](https://www.taxtechnical.ird.govt.nz/-/media/project/ir/tt/pdfs/interpretation-statements/is1003.pdf) - [Inland Revenue NZ — 解释声明 IS 07/02（PDF）](https://www.taxtechnical.ird.govt.nz/-/media/project/ir/tt/pdfs/interpretation-statements/is0702-2.pdf) - [日本国税厅 — 合格发票问答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf)，问 25 - [日本国税厅 — Tax Answer No. 6141（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6141.htm) - [RMCD MySST — Service Tax Act 2018（PDF）](https://mysst.customs.gov.my/wp-content/uploads/2025/03/Service-Tax-Act-2018.pdf)，第 11 条 ## 相关内容 - [开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) - [发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/) - [订金与进度款](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/deposits-and-progress-claims/) - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) --- # 订金与进度款 > 在新加坡、澳大利亚、新西兰和日本，订金、首付款、押金或进度款何时需要缴纳 GST，以及应该开什么发票。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/deposits-and-progress-claims/ 钱常常在工作完成之前就到账：开工的首付款、出借物品的可退还押金，或者长期项目的进度款。钱到账时是否需要缴税，取决于这笔钱的性质和您在哪里注册。本页对比各国规则。本页是一般性信息，不是税务或法律建议：在依赖本页内容之前，请查阅文末的资料来源或咨询您的会计师。 ## 要点 - **部分付款**（首付款、预付款、预缴款）是销售价款的一部分。在新加坡、澳大利亚和新西兰，它会把 GST 提前到您收到款项时。 - **可退还的押金**是为保证客户履行义务而持有的。只有在您把它抵作价款时，或者在澳大利亚被没收时，才需要缴税。 - **进度款**分阶段征税：在新加坡按每笔付款或每张发票两者中较早者；在澳大利亚采用权责发生制时相同；在新西兰，付款到期时也会产生纳税义务。 - 在**日本**，预收款原则上不改变纳税时间：消费税跟随货物交付或服务提供。 ## 各国规定 ### 新加坡 作为价款一部分的订金，在您收到时征税。可退还的押金，只有在您用它抵付应付款项时才征税。如果您退还作为部分付款的订金，只要保留相关单据（例如贷项通知单），就可以调整已申报的 GST。根据租约在提前终止时被没收的租赁押金，无需缴纳 GST。对于进度付款（例如建筑合约的进度付款），GST 按收到每笔付款或开具每张发票两者中较早者计算，保留款也遵循同样的规则。 ### 香港 没有销售税、增值税或 GST，因此订金不涉及纳税时间问题。 ### 澳大利亚 作为履行义务之担保而持有的押金不属于对价，除非因未履行义务而被没收，或被抵作价款。此时，它的 GST 归属于发生该情况的期间。不属于押金的付款，即属已收到的对价。采用权责发生制时，收到价款的任何部分，都会使该笔销售的全部 GST 归入该期间，除非该销售是分期或定期供应：这类供应按每个组成部分分别视为一项单独供应来归属。采用收付实现制时，只计算已收金额所含的 GST。 ### 新西兰 供应商根据合约（不论是否附条件）收到的订金是一笔付款，会触发纳税义务发生时间。付给第三方保管人（stakeholder）的订金则不会，因为供应商并未收到。收到预付款或进度款的供应商必须为其申报 GST。采用发票制或混合制时，进度款的 GST 在该付款到期、收到或开票的最早期间申报；采用付款制时，在收到时申报。 ### 日本 原则上，收到预收款不改变纳税时间。无论付款日期为何，销售都在交付货物或提供服务时确认；所得税采用收付实现制的小型个体经营者可以改用收款日期。合格发票可以在供应之前开具，例如预先收取一年维护费时；如果到供应时其内容有变，请开具更正后的发票。 ### 马来西亚和文莱 就马来西亚服务税而言，作为担保而持有的可退还押金不征税，而作为服务价款一部分的订金则须征税。建筑工程进度款在收到付款时征税。文莱没有 GST 或增值税。 ## 在 easySales 中 - 把预先支付的钱记录为 **预付款**。当您的税务设置规定收款时即产生纳税义务时（例如在新加坡已注册 GST 的公司），easySales 会开具一张日期为收款日期的订金税务发票。参见[押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 - 把可退还的押金单独用一张收据记录为 **押金**。在您分配、开票、退还或没收之前，它都不计入客户余额。参见[没收押金](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/forfeit-a-deposit/)。 - 用报价单上的开票计划分阶段为项目开票：订金、里程碑或定期期间，每一项到期时开票。参见[规划开票阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/)。 ## 示例 在新加坡已注册 GST 的 Lim & Co，为一项办公室装修报价 SGD 20,000.00 加 GST，并要求预付 30%。已注册 GST 的客户 Harbour Café 于 6 月 1 日支付 SGD 6,540.00：SGD 6,000.00 加 GST SGD 540.00。这笔部分付款的 GST 须在涵盖 6 月 1 日的申报表中申报，其税务发票须在 7 月 1 日之前开具。工程结束时，最终发票收取剩余的 SGD 14,000.00 加 GST SGD 1,260.00，共计 SGD 15,260.00。 咖啡馆还为样品家具留下了一笔可退还的 SGD 1,000.00 押金。Lim & Co 持有期间无需缴纳 GST。如果咖啡馆留下样品，并把押金抵作其价款，GST 在那时产生。 ## 常见问题 - **在新加坡，订金要收 GST 吗？** 作为部分付款的订金，要，在您收到时收取。可退还的押金，只有在您把它抵付应付款项时才收取。 - **被没收的押金需要缴纳 GST 吗？** 取决于国家和具体情况。在澳大利亚，被没收的押金属于对价。在新加坡，根据租约在提前终止时被没收的租赁押金无需缴纳 GST。 - **进度款的 GST 何时到期？** 在新加坡，按该阶段每笔付款或每张发票两者中较早者；在澳大利亚，采用权责发生制时相同；在新西兰，付款到期时也会产生。采用收付实现制或付款制时，在您收到款项时。 - **在日本，预收款需要缴纳消费税吗？** 原则上不需要：消费税在交付货物或提供服务时产生。采用收付实现制的小型个体经营者可以改用收款日期。 - **已对订金收取 GST 后，还可以退还订金吗？** 在新加坡，只要保留相关单据（例如开给客户的贷项通知单），就可以调整已申报的 GST。 - **什么是保留款，何时征税？** 客户在工程验收之前扣留的部分进度款。在新加坡，它与其他进度付款一样，按付款或发票两者中较早者征税。 ## 资料来源 最后核对日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — 订金与首付款](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/common-scenarios---do-i-charge-gst/deposits-and-downpayment) - [IRAS — 建筑业](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/specific-business-sectors/construction) - [IRAS — GST：纳税义务发生时间规则（e-Tax Guide，PDF）](https://www.iras.gov.sg/docs/default-source/e-tax/etaxguide_gst_time-of-supply-rules.pdf) - [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text)，第 29-5、99-5、99-10 和 156-5 条 - [Inland Revenue NZ — 解释声明 IS 10/03（PDF）](https://www.taxtechnical.ird.govt.nz/-/media/project/ir/tt/pdfs/interpretation-statements/is1003.pdf) - [Inland Revenue NZ — GST 指南 IR375（PDF）](https://www.ird.govt.nz/-/media/project/ir/home/documents/forms-and-guides/ir300---ir399/ir375/ir375.pdf) - [日本国税厅 — Tax Answer No. 6165（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6165.htm) - [日本国税厅 — Tax Answer No. 6141（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6141.htm) - [日本国税厅 — 合格发票问答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf)，问 39 - [RMCD MySST — 2025 年服务税范围扩大常见问题](https://mysst.customs.gov.my/faq-expansion-of-service-tax-scope-2025/) ## 相关内容 - [押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/) - [规划开票阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/) - [形式发票](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/proforma-invoices/) - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) --- # 贷项与借项通知单 > 何时开具贷项通知单或借项通知单、各自必须列明什么，以及新加坡、澳大利亚、新西兰、日本和马来西亚的规定。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/credit-and-debit-notes/ 发票一经开具，就不在原单上修改。金额开高了，用**贷项通知单**减少；开低了，就另行收取差额。本页说明每种情况适用哪种单据，以及税法要求它列明什么。本页是一般性信息，不是税务或法律建议：在依赖本页内容之前，请查阅文末的资料来源或咨询您的会计师。 ## 要点 - **贷项通知单**：客户应付的金额少于发票所列——退货、服务未被接受、多收费用、事后给予的折扣，或销售被取消。 - **借项通知单**：同一笔销售，客户应付的金额更多。在马来西亚，这是为此指定的单据。在新加坡，IRAS 表示，向已注册 GST 的客户收取标准税率的费用需要税务发票，而不是借项通知单。 - 贷项通知单须注明它所更正的发票和原因，并列明税额的变动。 - 在新加坡、马来西亚和新西兰，税额调整在通知单开具所属期间的申报表中申报；在澳大利亚，在您知悉该调整的期间申报。 ## 各国规定 ### 新加坡 IRAS 列出需要贷项通知单的情况：更正错误、货物或服务未提供、费用获豁免、合约条款未完全履行、退货或服务未被接受，以及对过往销售给予的折扣。通知单须列明其自身编号和日期，您的名称、地址和 GST 注册号，客户的名称和地址，原因，每个项目的数量和金额，合计和 GST，以及原税务发票的编号和日期。您在贷项通知单开具所属期间的申报表中调整 GST；但更正错误 GST 处理的贷项通知单，如果不符合在下一期申报表中更正的条件，则须通过 GST F7 申报。IRAS 表示，借项通知单用于不收取 GST 的开票（例如内部开票），或用于应向您退还贷项的供应商。 ### 香港 没有销售税，因此没有规定的格式。税务局建议就销售退货向客户提供贷项通知单，作为调整销售记录的依据。 ### 澳大利亚 GST 法律把这种单据称为**调整单**（adjustment note）。发生调整事件后——任何取消销售、改变其价格或改变其是否应税的事件——就需要调整单。客户要求时，您须在 28 天内提供；如果您已开具税务发票，须在知悉该调整后 28 天内提供。如果减少调整（即 GST 的减少额）为 A$75 或以下，则不适用这项义务。调整单须表明它是调整单，列明您的身份和 ABN、开具日期、简要原因、GST 调整额和价格差额；原价为 A$1,000 或以上时，还须列明客户的身份或 ABN。 ### 新西兰 自 2023 年 4 月 1 日起，贷项和借项通知单称为**供应更正信息**（supply correction information）。卖方提供它来更正原应税供应信息中的错误，无论买方是否已付款。它须列明您的名称和 GST 号码、更正日期、识别原单据的资料（例如发票编号），以及更正内容，包括税额的任何变动。您把它计入提供当期的 GST 申报表。对于条款已书面约定或已在原单据中载明的折扣或回扣，则不需要它。 ### 日本 已注册的开具人向应税企业给予退货、折扣或回扣时，须开具**返还发票**（適格返還請求書）。含税退还金额不足 ¥10,000 时，免除这项义务。返还发票须列明您的名称和注册号、退还日期和原销售日期、内容，以及按税率列示的退还金额及其税额或税率。如果已开具的发票有错误，您须向客户提供更正后的发票（修正した適格請求書）。 ### 马来西亚和文莱 就马来西亚服务税而言，发票金额减少或销售被取消时开具贷项通知单，金额增加时开具借项通知单。两者都须载有 "credit note" 或 "debit note" 字样、流水号、日期、您的资料、买方的资料、原因、金额和税额，以及原发票的编号和日期。已开具的发票不得更改：错开的发票须标明 "CANCELLED"。文莱没有 GST 或增值税。 ## 在 easySales 中 - 从需要更正的发票的 **贷项通知单** 标签页创建贷项通知单，并选择 **原因**：**Reversal**（冲销）、**Goods returned**（退货）、**Allowance**（折让）、**Over-invoiced**（多开票）或 **Other**（其他）。 参见[创建贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/)。 - 要完全撤回一张发票，请取消它：easySales 会为全部金额开具一张 **Reversal** 贷项通知单。参见[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。 - easySales 没有借项通知单。要收取漏开的金额，请为它开具一张新发票。 - 外币贷项通知单按其所贷记发票的汇率折算。参见 [币种与汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 ## 示例 Harbour Café 退回 Lim & Co 发票 INV-10000412 上的两把椅子，每把 SGD 350.00。Mei Tan 创建一张 **Goods returned** 贷项通知单，金额 SGD 700.00 加 GST SGD 63.00，共计 SGD 763.00。它注明 INV-10000412，Lim & Co 在该贷项通知单开具所属期间的申报表中把销项税减少 SGD 63.00。 一周后，Daniel Lim 发现同一项工程漏收了一笔 SGD 200.00 的安装费。他开具一张新发票，金额 SGD 200.00 加 GST SGD 18.00，而不是修改旧发票。 ## 常见问题 - **什么时候开贷项通知单，而不是开新发票？** 客户应付的金额少于发票所列时，开贷项通知单。应付更多时，用一张新单据收取差额。 - **贷项通知单和借项通知单有什么区别？** 贷项通知单减少客户在先前发票上的应付金额；借项通知单增加它。在新加坡，IRAS 把借项通知单限于不含 GST 的收费，以及应向您退还贷项的供应商。 - **开具贷项通知单有期限吗？** 在澳大利亚，如果您已开具税务发票，从客户提出要求或您知悉该调整起 28 天。新加坡只对 GST 税率变更后的特别贷项通知单规定了 14 天。 - **贷项通知单需要原发票编号吗？** 新加坡和马来西亚要求列明原发票的编号和日期，新西兰要求列明识别原发票的资料（例如其编号）。在日本，返还发票须列明原销售日期。 - **贷项通知单计入哪一期 GST 申报表？** 在新加坡、马来西亚和新西兰，计入通知单开具所属期间的申报表，而不是原发票所属期间。在澳大利亚，计入您知悉该调整的期间。 - **可以直接修改已开具的发票吗？** 不可以。在马来西亚，更改已开具的发票是被禁止的；easySales 会锁定每一张已开具的发票。参见[更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/)。 ## 资料来源 最后核对日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — 向客户开票](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/invoicing-customers) - [Singapore Statutes Online — GST (General) Regulations](https://sso.agc.gov.sg/SL/GSTA1993-RG1)，第 12 条 - [香港税务局 — 备存业务记录指南（PDF）](https://www.ird.gov.hk/eng/pdf/51c_pam.pdf) - [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text)，第 19-10、29-20、29-75 和 29-80 条 - [Federal Register of Legislation — GST Regulations 2019](https://www.legislation.gov.au/F2019L00417/latest/text)，第 29-80.02 条 - [Federal Register of Legislation — Adjustment Note Information Requirements Determination 2022](https://www.legislation.gov.au/F2022L01272/latest/text) - [Inland Revenue NZ — 供应更正信息](https://www.ird.govt.nz/gst/tax-invoices-for-gst/credit-and-debit-notes) - [日本国税厅 — 合格发票问答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf)，问 27、28、33 和 60 - [RMCD MySST — 开具发票](https://mysst.customs.gov.my/issuing-invoices/) ## 相关内容 - [贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/overview/) - [更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/) - [取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/) - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) --- # 简化税务发票 > 在新加坡、澳大利亚、新西兰和日本，金额在什么限额以下可以开具较简短的税务发票，以及哪些内容可以省略。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/simplified-tax-invoices/ 对于小额销售，税法允许您开具省略部分内容的较简短税务发票。限额和可省略的内容因国家而异，有些企业无论金额多少都可以使用简短形式。本页对比各国规定。本页是一般性信息，不是税务或法律建议：在依赖本页内容之前，请查阅文末的资料来源或咨询您的会计师。 ## 要点 | 国家／地区 | 允许简短形式 | 可省略的内容 | |---|---|---| | 新加坡 | 含 GST 合计不超过 S$1,000 | 客户资料，以及单独列示的税额明细 | | 澳大利亚 | 总价低于 A$1,000 | 客户的身份或 ABN | | 新西兰 | 不超过 NZ$1,000，分两级 | 不超过 NZ$200：您的 GST 号码和 GST；不超过 NZ$1,000：买方资料 | | 日本 | 零售、餐饮、摄影、旅行和出租车；停车场及向公众销售的类似行业 | 客户名称；税率或税额，二者择一列示 | 简短形式是一种许可：完整的税务发票同样符合规定。 ## 各国规定 ### 新加坡 如果含 GST 的应付总额不超过 S$1,000，您可以开具**简化税务发票**。它只需列明您的名称、地址和 GST 注册号、日期、识别编号、内容描述、含 GST 合计，以及 "Price payable includes GST"（应付价格已含 GST）之类的声明。它只能列示同一税率的供应，且不得包含零税率或豁免供应。对于未注册 GST 的客户，您可以改给收据；收据须连续编号印制，并列明日期、您的商号和 GST 注册号、合计，以及 "Price payable includes GST" 字样。 ### 香港 没有税务发票。税务局建议使用连续编号的发票，至少列明发票编号、开具日期、交易日期、客户名称和地址、您的商号和地址、附数量和价格的内容描述，以及合计。 ### 澳大利亚 税务发票须列明您的身份和 ABN、所售物品及其数量和价格、每项销售的应税程度、日期和 GST。只有当总价为 A$1,000 或以上时，才需要客户的身份或 ABN。对于不含 GST 价值为 A$75 或以下的销售，您无需提供税务发票。 ### 新西兰 自 2023 年 4 月 1 日起，所需内容取决于供应的价值。不超过 NZ$200 时，列明您的名称、日期、内容描述和金额。超过 NZ$200 时，加上您的 GST 号码和 GST，或者含 GST 金额并声明已含 GST。超过 NZ$1,000 时，如果买方已注册 GST，再加上买方的名称和一项识别资料，例如地址、电话号码、电子邮件或 NZBN。 ### 日本 **简易合格发票**（適格簡易請求書）可由零售、餐饮、摄影、旅行和出租车行业就其任何销售开具，也可由停车场经营者及类似行业就向不特定多数客户的销售开具。它可以省略客户名称，并在税率或税额中择一列示。没有金额限制；由行业类型决定。 ### 马来西亚和文莱 马来西亚法律中未找到按金额划分的简化服务税发票。总监（Director General）可应书面申请，允许发票省略某些事项。文莱没有 GST 或增值税。 ## 在 easySales 中 - easySales 对每一笔销售都开具完整形式的发票，列明您的资料、客户名称和地址、每一行、按税率列示的税额和合计。它在每个限额以下和以上都适用。参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - 设计的标题为 **自动（按税务注册）** 时，标题跟随您的税务注册。参见 [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 - 收据 PDF 以各自的编号记录每一笔收款。参见[收据](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/receipt-pdf/)。 ## 示例 Lim & Co 向新加坡一位已注册 GST 的客户出售一盏 SGD 545.00 的灯（SGD 500.00 加 GST SGD 45.00）。合计低于 S$1,000，因此简化税务发票就足够了。但 Mei Tan 照样从 easySales 开具完整的发票，这同样符合规定。 一笔给已注册 GST 客户的 SGD 1,090.00 订单，含 GST 超过 S$1,000，因此需要完整的税务发票，列明客户名称和地址，并单独列示 GST。 ## 常见问题 - **什么是简化税务发票？** 对小额销售或特定行业允许使用的较简短税务发票，可省略部分内容，例如客户名称。 - **新加坡的简化税务发票限额是多少？** S$1,000，含 GST。 - **澳大利亚的税务发票需要客户的 ABN 吗？** 只有当总价为 A$1,000 或以上时才需要，而且客户的身份或 ABN 二者有其一即可。 - **新西兰 NZ$200 或以下的发票必须列明什么？** 您的名称、日期、内容描述和金额。在这个金额下，您无需应要求提供应税供应信息。 - **在日本，谁可以开具简易发票？** 零售、餐饮、摄影、旅行和出租车行业可就任何销售开具；停车场经营者及类似行业可就向不特定多数客户的销售开具。 - **我可以总是改开完整的税务发票吗？** 可以。简短形式是一种许可，不是要求。 ## 资料来源 最后核对日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — 向客户开票](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/invoicing-customers) - [Singapore Statutes Online — GST (General) Regulations](https://sso.agc.gov.sg/SL/GSTA1993-RG1)，第 11 和 13 条 - [香港税务局 — 备存业务记录指南（PDF）](https://www.ird.gov.hk/eng/pdf/51c_pam.pdf) - [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text)，第 29-70 和 29-80 条 - [Federal Register of Legislation — GST Regulations 2019](https://www.legislation.gov.au/F2019L00417/latest/text)，第 29-80.01 条 - [Inland Revenue NZ — 应税供应信息如何运作](https://www.ird.govt.nz/gst/tax-invoices-for-gst/how-tax-invoices-for-gst-work) - [Inland Revenue NZ — GST 指南 IR375（PDF）](https://www.ird.govt.nz/-/media/project/ir/home/documents/forms-and-guides/ir300---ir399/ir375/ir375.pdf) - [日本国税厅 — 合格发票问答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf)，问 24 - [日本国税厅 — Tax Answer No. 6625（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm) - [RMCD MySST — Service Tax Regulations 2018（PDF）](https://mysst.customs.gov.my/wp-content/uploads/2025/03/Service-Tax-Regulations-2018.pdf)，第 10 条 ## 相关内容 - [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/) - [何时开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/when-to-issue-an-invoice/) - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) --- # 何时开具发票 > 开具税务发票的期限——新加坡 30 天，澳大利亚和新西兰应要求后 28 天——以及日本和马来西亚何时要求开具。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/when-to-issue-an-invoice/ 税法规定已注册 GST 的企业必须在什么时候向客户提供税务发票。有些国家从销售时起算，有些国家从客户提出要求时起算。本页列出各国的期限。本页是一般性信息，不是税务或法律建议：在依赖本页内容之前，请查阅文末的资料来源或咨询您的会计师。 ## 要点 | 国家／地区 | 期限 | 适用于 | |---|---|---| | 新加坡 | 纳税义务发生时间后 30 天内 | 向已注册 GST 的客户进行的标准税率销售 | | 澳大利亚 | 客户提出要求后 28 天内 | 不含 GST 价值超过 A$75 的应税销售 | | 新西兰 | 买方提出要求后 28 天内，或双方约定的日期 | 向已注册 GST 的买方进行的超过 NZ$200 的销售 | | 日本 | 应税企业客户提出要求时 | 已注册的合格发票开具人 | | 马来西亚 | 未找到固定天数 | 每一笔应税服务销售 | 及时开票还能让付款期限更早起算，并让您的税务申报与销售保持一致。 ## 各国规定 ### 新加坡 税务发票必须在纳税义务发生时间后 30 天内提供，或在主计长（Comptroller）允许的更长期限内提供。纳税义务发生时间为开具发票或收款两者中较早者，因此客户先付款时，30 天从您收到付款的日期起算。零税率或豁免的供应，或者未注册 GST 的客户，不需要税务发票。 ### 香港 没有销售税，也没有法定的开票期限。请与客户约定开票和付款条款。 ### 澳大利亚 客户要求开具税务发票时，您必须在 28 天内提供，除非客户自行开具接收方自制税务发票（recipient-created tax invoice）。不含 GST 价值为 A$75 或以下的销售不适用这项义务。 ### 新西兰 对于超过 NZ$200 的供应，必须在已注册 GST 的买方提出要求后 28 天内，或在双方约定的其他日期之前，提供应税供应信息（taxable supply information）。只需提供一次；如果买方遗失，补发的副本无需标明是副本。 ### 日本 已注册的合格发票开具人，在属于应税企业的客户提出要求时，必须提供合格发票，并保留副本。可以以电子方式提供。如果您只进行豁免、非应税或不在征税范围的销售，则不产生这项义务。官方指引中未找到固定天数。 ### 马来西亚和文莱 已注册服务税的企业，必须为每一项应税服务以马来文或英文开具发票。法令和条例中均未找到以天数计的固定期限。文莱没有 GST 或增值税。 ## 在 easySales 中 - 开具草稿时，它获得发票编号和今天的日期；您可以把日期改早，但不能改晚。参见[开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - 定期发票按计划为每个期间生成一张草稿，供人核对后开具，让定期收费按时发出。 参见[定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/recurring-invoices/)。 - 当您的税务设置规定收款时即产生纳税义务时，记录为 **预付款** 的钱会在到账当天获得一张订金税务发票。参见[押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 ## 示例 在新加坡已注册 GST 的 Lim & Co，于 8 月 5 日为已注册 GST 的客户 Harbour Café 完成装修，尚未收款。纳税义务发生时间由发票或付款两者中较早者确定，所以 Mei Tan 在同一周内开具税务发票。假如咖啡馆在 8 月 1 日、任何发票开具之前付了 SGD 3,270.00，那么这笔付款的税务发票须在 8 月 31 日之前开具。 ## 常见问题 - **在新加坡，开具税务发票有几天期限？** 从纳税义务发生时间起 30 天，除非主计长允许更长期限。 - **在澳大利亚，客户必须提出要求才开税务发票吗？** 28 天的义务从客户提出要求时起算。不含 GST 价值为 A$75 或以下的销售不在此列。 - **在新加坡，每位客户都要发税务发票吗？** 已注册 GST 的客户需要税务发票。未注册的客户可以改给收据。 - **新西兰的期限是多久？** 对于向已注册 GST 的买方进行的超过 NZ$200 的供应，从买方提出要求起 28 天，或双方约定的日期。 - **在日本，什么时候必须开具合格发票？** 当属于应税企业的客户提出要求时。关于谁可以开具简短形式，参见[简化税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/simplified-tax-invoices/)。 - **可以倒签发票日期吗？** easySales 允许您在开具发票时把日期设为早于今天，并在编号因此不按日期顺序时发出警告。 ## 资料来源 最后核对日期：2026 年 10 月 21 日。 - [Singapore Statutes Online — GST (General) Regulations](https://sso.agc.gov.sg/SL/GSTA1993-RG1)，第 10 条 - [IRAS — 向客户开票](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/invoicing-customers) - [IRAS — GST：纳税义务发生时间规则（e-Tax Guide，PDF）](https://www.iras.gov.sg/docs/default-source/e-tax/etaxguide_gst_time-of-supply-rules.pdf)，第 5.5 段 - [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text)，第 29-70 和 29-80 条 - [Inland Revenue NZ — 应税供应信息如何运作](https://www.ird.govt.nz/gst/tax-invoices-for-gst/how-tax-invoices-for-gst-work) - [日本国税厅 — 合格发票问答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf)，问 23 - [日本国税厅 — Tax Answer No. 6498（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6498.htm) - [RMCD MySST — Service Tax Act 2018（PDF）](https://mysst.customs.gov.my/wp-content/uploads/2025/03/Service-Tax-Act-2018.pdf)，第 21 条 ## 相关内容 - [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/) - [形式发票](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/proforma-invoices/) - [简化税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/simplified-tax-invoices/) - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) --- # GST 注册 > 在新加坡、澳大利亚、新西兰、日本和马来西亚，何时必须注册 GST 或消费税、自愿注册，以及注册前后如何开票。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/registering-for-gst/ 营业额低于门槛时，大多数企业不收取 GST。销售额一旦超过门槛，就必须注册，而从注册日期起，每一笔应税销售都要收税。本页对比各国门槛，以及发票上会有什么变化。本页是一般性信息，不是税务或法律建议：在依赖本页内容之前，请查阅文末的资料来源或咨询您的会计师。 ## 要点 | 国家／地区 | 强制注册 | 自愿注册 | |---|---|---| | 新加坡 | 一个日历年的应税营业额超过 S$1 million（100 万新元），或预计未来 12 个月超过 S$1 million | 可以；注册后至少须维持 2 年 | | 澳大利亚 | GST 营业额达到 A$75,000 或以上（非营利机构为 A$150,000）；提供出租车载客服务的，不论营业额多少 | 可以，不论营业额多少 | | 新西兰 | 过去 12 个月营业额达到 NZ$60,000 或以上，或预计未来 12 个月达到 | 可以，低于 NZ$60,000 时 | | 日本 | 基准期间（两年前）的应税销售额超过 ¥10 million（1,000 万日元），以及其他检验 | 可以：选择成为课税企业，或注册为合格发票开具人（这也会使您成为课税企业） | | 马来西亚 | 服务税：大多数服务 12 个月内应税服务超过 RM500,000；销售税：超过 RM500,000 | 可以：服务税可以；低于门槛的制造商，销售税也可以 | | 香港、文莱 | 没有销售税、增值税或 GST | — | 在新加坡和马来西亚，注册生效之前，您不得收取税款或开具税务发票。在日本，不是已注册开具人的企业，不得开具任何可能被误认为合格发票的单据。 ## 各国规定 ### 新加坡 如果您的应税营业额在一个日历年结束时超过 S$1 million，或预计未来 12 个月将超过 S$1 million，您就必须注册。应税营业额计入标准税率和零税率供应，不计入豁免或不在征税范围的供应，也不计入资本资产的销售。按日历年计算时，您须在 1 月 1 日至 30 日之间申请，并从 3 月 1 日起注册。按预测计算时，您须在作出预测后 30 天内申请；对于在 2025 年 7 月 1 日或之后产生的注册义务，注册在预测日期起两个月后生效。已接受的报价单和已确认的采购订单可作为预测的证据。在注册日期之前，您不得收取或代收 GST；延迟注册意味着即使您没有收取，也要为过去的销售缴纳 GST。自愿注册者注册后至少须维持两年，并须遵守 GST InvoiceNow 要求。 ### 澳大利亚 当您经营企业且 GST 营业额达到门槛时，必须注册：A$75,000，非营利机构为 A$150,000。提供出租车载客服务的企业，不论营业额多少都必须注册。任何企业都可以自愿注册。 ### 新西兰 如果您在过去 12 个月来自应税活动的营业额至少为 NZ$60,000，或预计未来 12 个月至少为 NZ$60,000，就必须注册。低于这个金额时，您可以选择注册。 ### 日本 基准期间（两年前）的应税销售额为 ¥10 million 或以下的企业，免于缴纳消费税，除非适用其他检验，例如特定期间的销售额超过 ¥10 million，或已注册为合格发票开具人。只有已注册的开具人才可以开具合格发票；其注册号为 "T" 加 13 位数字。为注册而脱离免税企业身份的企业，在包含 2023 年 10 月 1 日至 2026 年 9 月 30 日之间任何一天的课税期间，可以按其销项税额的 20% 缴税。另有一项 30% 的措施适用于小型个人企业的 2027 和 2028 课税年度。 ### 马来西亚 当您 12 个月内的应税服务超过您所提供服务的门槛时，必须注册服务税：大多数服务（例如专业服务）为 RM500,000，餐饮、建筑和私人医疗为 RM1,500,000。部分服务（例如信用卡）没有门槛。制造商在 12 个月内的应税货物销售超过 RM500,000 时，须注册销售税。未注册的企业不得开具把某个金额列为服务税的发票。 ### 香港和文莱 两地都没有销售税、增值税或 GST，因此开票时无需注册任何税项。 ## 在 easySales 中 - 在 **系统设置** → **税务** 下记录您的注册及其开始日期。日期在注册期间内的单据可以收税；日期在注册期间外的单据不可以。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - 已开具的单据保留其自身日期当时的注册状态，因此之后的更改不会改变旧发票。 - 如果贵公司在发票日期未注册，easySales 会拒绝写着 "tax invoice" 的标题。参见 [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 - 要记录注销注册，请在该注册期间上选择 **结束**。 ## 示例 5 月，Lim & Co 签订了未来 12 个月将带来 S$1.2 million 应税销售的合约，因此其未来 12 个月的营业额预计将超过 S$1 million。它在作出该预测后 30 天内向 IRAS 申请，并保留已签订的合约作为证据。在注册日期之前，Mei Tan 继续开具不含 GST 的发票。注册日期当天，她在 **系统设置** → **税务** 下添加该注册，之后日期的发票就会提供 GST 税率。 ## 常见问题 - **新加坡的 GST 注册门槛是多少？** 一个日历年的应税营业额超过 S$1 million，或预计未来 12 个月超过这个金额。 - **注册之前可以收取 GST 吗？** 不可以。在新加坡，注册日期之前不得收取或代收 GST；在马来西亚，未注册的企业不得在发票上列示服务税。 - **澳大利亚的 GST 门槛是多少？** GST 营业额 A$75,000，非营利机构为 A$150,000。提供出租车载客服务的，不论营业额多少都须注册。 - **新西兰的 GST 门槛是多少？** 12 个月营业额 NZ$60,000，不论是过去的还是预计的。 - **要取得日本的发票注册号，必须另行注册吗？** 注册为合格发票开具人需要单独申请。只有已注册的开具人才可以开具合格发票。 - **可以自愿注册吗？** 在新加坡、澳大利亚、新西兰、马来西亚和日本都可以。在新加坡，自愿注册后至少须维持两年。 - **香港有 GST 吗？** 没有。香港没有销售税、增值税或 GST。 ## 资料来源 最后核对日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — 我是否需要注册 GST](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/gst-registration-deregistration/do-i-need-to-register-for-gst) - [IRAS — 申请 GST 注册](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/gst-registration-deregistration/applying-for-gst-registration) - [IRAS — GST 自愿注册的条件（e-Tax Guide，PDF）](https://www.iras.gov.sg/docs/default-source/e-tax/e-tax-guide_gst-voluntary-registration-conditions.pdf) - [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text)，第 23-5、23-10、23-15 和 144-5 条 - [Federal Register of Legislation — GST Regulations 2019](https://www.legislation.gov.au/F2019L00417/latest/text)，第 23-15.01 和 23-15.02 条 - [Inland Revenue NZ — 注册 GST](https://www.ird.govt.nz/gst/registering-for-gst) - [日本国税厅 — Tax Answer No. 6501（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6501.htm) - [日本国税厅 — Tax Answer No. 6498（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6498.htm) - [日本国税厅 — 合格发票问答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf)，问 26-2 - [RMCD MySST — 企业注册](https://mysst.customs.gov.my/registering-business/) - [RMCD MySST — 2025 年服务税范围扩大常见问题](https://mysst.customs.gov.my/faq-expansion-of-service-tax-scope-2025/) - [香港财经事务及库务局 — 现行税务政策](https://www.fstb.gov.hk/en/treasury/general/prevailing-tax-policy.htm) - [Brunei Councils of State — 部长谈 GST 和增值税，2025 年 8 月 8 日](https://www.councils.gov.bn/08-08-25-no-current-intention-to-implement-tax-free-month-says-minister/) ## 相关内容 - [公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/) - [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [零税率与豁免](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/zero-rated-and-exempt/) - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) --- # 零税率与豁免 > 零税率、豁免和不在征税范围的销售有何区别，附各地名称——GST-free、input taxed、免税、非課税、不課税——及示例。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/zero-rated-and-exempt/ 有三类销售在发票上不含税，但在税务申报表中各有不同的处理：**零税率**、**豁免**和**不在征税范围**。区别决定了该销售是否计入您的营业额，以及您能否抵扣自身成本所含的税款。本页用各国自己的术语解释它们。本页是一般性信息，不是税务或法律建议：在依赖本页内容之前，请查阅文末的资料来源或咨询您的会计师。 ## 要点 | | 零税率 | 豁免 | 不在征税范围 | |---|---|---|---| | 是什么 | 按 0% 征税的应税销售 | 法律规定不征税的销售 | 完全在税制之外 | | 新加坡 | 货物出口、国际服务 | 金融服务、住宅物业、投资用贵金属 | 在海外出售且从未进入新加坡的货物、私人交易 | | 澳大利亚 | **GST-free**（免 GST）：出口、基本食品、医疗服务、教育课程 | **Input taxed**（销项免税、进项不可抵扣）：金融供应、住宅租金 | 与澳大利亚无关的销售 | | 新西兰 | 出口、已注册 GST 的双方之间出售的土地 | 金融服务、住宅租金、逾期罚息 | 无单独术语 | | 日本 | **免税**（出口免税）：出口和向非居民提供的部分服务 | **非課税**：土地、利息、学校教育、住宅租金 | **不課税**：薪金、捐赠、补贴、股息 | 在新加坡、澳大利亚和日本，零税率、GST-free 或出口销售的成本所含税款仍可抵扣。豁免或 input taxed 销售则不可以，但有少数例外，例如新加坡针对豁免销售额较小的企业的最低限额（de minimis）规则。 ## 各国规定 ### 新加坡 零税率供应是按 0%（而不是 9%）征税的应税供应。货物出口只有在供应时货物将被或已被出口、且您持有所需单据的情况下才符合零税率；服务只有属于 GST 法令所列的国际服务时才符合零税率，并非每一项向海外客户提供的服务都符合。豁免供应包括金融服务、数字支付代币、住宅物业的出售和租赁，以及投资用贵金属。不在征税范围的供应（例如在海外出售且从未进入新加坡的货物）不收取 GST，也不在 GST 申报表中申报。用于注册的应税营业额计入零税率供应，但不计入豁免或不在征税范围的供应。在同一张发票上，豁免和零税率项目须与其他项目区分开来，各自列示合计。 ### 澳大利亚 GST 法律分为两类。**GST-free**（免 GST）供应不含 GST；法令中的例子有食品（但不包括在场所内食用的食品）、医疗服务、教育课程和货物出口。**Input taxed**（销项免税、进项不可抵扣）供应同样不含 GST；例子有金融供应和住宅租金。 ### 新西兰 零税率供应在符合要求时按 0% 征收 GST，例如出口货物：除非 Inland Revenue 同意延长，货物必须在纳税义务发生时间后 28 天内离开新西兰。已注册 GST 的双方之间出售的土地，在符合条件时适用零税率。豁免供应不征收 GST，也不计入 GST 申报表：金融服务、住宅租金和对逾期账款收取的利息都是例子。 ### 日本 日本区分三种处理。**免税**（出口免税）使出口免于征税，相关成本所含税款仍可扣除；出口证明须保存 7 年。**非課税**（非课税）涵盖法律有意不征税的交易，例如土地、利息和保险、学校教育和住宅租金。**不課税**（不在征税范围）涵盖不属于国内有偿业务供应的项目，例如薪金、捐赠、补贴和股息。 ### 马来西亚和文莱 马来西亚服务税只适用于被列为应税的服务；其他服务都不征税。部分专业服务在与马来西亚境外的货物或土地相关时被排除在外，住宅租赁不征服务税。文莱没有 GST 或增值税。 ## 在 easySales 中 - 对于在新加坡已注册 GST 的公司，税项选项是 **无**、零税率和 9% 标准税率，豁免和不在征税范围的税码在 **高级税码** 下提供。参见 [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/)。 - **无** 表示税项尚未确定。开具之前，对话框会询问这些行是零税率、豁免还是不在征税范围，因为三者在申报表中填入不同的栏目。参见 [开具发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。 - 澳大利亚公司可选择 GST 10%、GST-free、Input taxed 或 BAS excluded；新西兰公司可选择 GST 15%、GST 0% 或 Exempt。参见[各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/)。 ## 示例 在新加坡已注册 GST 的 Lim & Co，为吉隆坡的一间陈列室做设计，并把家具运往当地，同时持有出口单据：这些家具适用 0% 零税率。它还把自有的一套公寓租给租客，这是豁免供应。对于出口，Lim & Co 仍可抵扣其成本所含的 GST；对于公寓则不可以，除非 IRAS 的最低限额规则允许。只有零税率销售计入其应税营业额。 ## 常见问题 - **零税率和豁免有什么区别？** 零税率销售按 0% 征税，其成本所含税款可以抵扣。豁免销售不征税，在新加坡其成本所含税款不可抵扣。 - **GST 的“不在征税范围”是什么意思？** 该销售完全在 GST 制度之外。在新加坡，您既不对它收取 GST，也不在申报表中申报它。 - **澳大利亚的 GST-free 是什么？** 澳大利亚对一类销售的叫法：它不含 GST，但保留抵扣其成本所含税款的权利，例如基本食品和出口。 - **日本的非課税和免税有什么区别？** 免税是出口免税，保留对成本所含税款的扣除。非課税是法律不征税的交易，例如土地或住宅租金。 - **向海外客户提供的服务可以适用零税率吗？** 在新加坡，只有属于 GST 法令所列的国际服务时才可以；并非每一项向海外客户提供的服务都符合。 - **零税率销售计入 GST 注册门槛吗？** 在新加坡，计入。豁免和不在征税范围的销售不计入。参见 [GST 注册](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/registering-for-gst/)。 ## 资料来源 最后核对日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — 何时收取 GST](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/when-to-charge-goods-and-services-tax-%28gst%29) - [IRAS — 提供国际服务](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/when-to-charge-0-gst-%28zero-rate%29/providing-international-services) - [IRAS — 货物出口](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/when-to-charge-0-gst-%28zero-rate%29/exporting-of-goods) - [IRAS — 豁免 GST 的供应](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/when-is-gst-not-charged/supplies-exempt-from-gst) - [IRAS — 不在征税范围的供应](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/when-is-gst-not-charged/out-of-scope-supplies) - [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text)，第 9-5 条及第 38 和 40 分部 - [Inland Revenue NZ — 零税率供应](https://www.ird.govt.nz/gst/charging-gst/zero-rated-supplies) - [Inland Revenue NZ — 豁免供应](https://www.ird.govt.nz/gst/charging-gst/exempt-supplies) - [Inland Revenue NZ — GST 指南 IR375（PDF）](https://www.ird.govt.nz/-/media/project/ir/home/documents/forms-and-guides/ir300---ir399/ir375/ir375.pdf) - [日本国税厅 — Tax Answer No. 6551（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6551.htm) - [日本国税厅 — Tax Answer No. 6201（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6201.htm) - [日本国税厅 — Tax Answer No. 6157（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6157.htm) - [RMCD MySST — 企业注册](https://mysst.customs.gov.my/registering-business/) - [RMCD MySST — 2025 年服务税范围扩大常见问题](https://mysst.customs.gov.my/faq-expansion-of-service-tax-scope-2025/) ## 相关内容 - [GST 与税务发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gst-and-tax-invoices/) - [公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/) - [GST 注册](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/registering-for-gst/) - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) --- # 外币发票 > 在新加坡、澳大利亚、新西兰、日本和马来西亚，以 USD 或其他外币开具的发票如何列示 GST，以及应使用哪个汇率。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/foreign-currency-invoices/ 您可以用客户自己的币种开票，但您的税务申报以您的币种进行。因此，税法要求把税额（有时还包括合计）按认可的汇率折算为本地货币。本页列出各国的要求。本页是一般性信息，不是税务或法律建议：在依赖本页内容之前，请查阅文末的资料来源或咨询您的会计师。 ## 要点 | 国家／地区 | 必须以本地货币列示的内容 | 汇率 | |---|---|---| | 新加坡 | 不含 GST 合计、GST 和含 GST 合计，以 SGD 列示 | 认可来源（例如 MAS 或本地银行）的汇率，并一贯使用 | | 马来西亚 | 服务税发票上的金额，同时以 MYR 列示 | 提供服务时马来西亚的卖出汇率 | | 日本 | 按税率列示的消费税，以日元列示 | 与所得税或法人税相同；如不可行，采用一贯使用的合理方法 | | 新西兰 | 用于 GST 的金额，按纳税义务发生时间以 NZD 列示 | 认可银行或货币兑换商的买入汇率 | | 澳大利亚 | 用于 GST 的销售价值，以 AUD 列示 | 您所选的汇率来源，并一贯使用 | ## 各国规定 ### 新加坡 以外币开具的税务发票上的金额，也必须以新加坡元列示：不含 GST 合计、GST 总额和含 GST 合计。汇率为纳税义务发生时间当天的汇率或与之相近的汇率，来源须是 IRAS 无需批准即接受的来源，例如新加坡金融管理局（MAS）、本地银行或有信誉的新闻机构。您所用的汇率至少每三个月更新一次，并从首次使用该汇率的会计期间结束起，至少一贯使用一年。税务发票上以 SGD 列示的 GST 金额，就是客户申报抵扣的进项税。外币发票的贷项通知单使用原汇率；对于已注册 GST 的客户，您也可以改用当天汇率，只要一贯采用您的选择。 ### 香港 没有销售税，因此没有以港元列示金额的规定。 ### 澳大利亚 应税供应的价值以澳元表示，外币付款按税务局局长（Commissioner）的决定折算。根据该决定，您把外币金额除以您所选的汇率（以每 A$1 兑多少外币表示）——例如澳大利亚储备银行下午 4 点的汇率、外汇机构公布的汇率，或与客户约定的汇率——并一贯使用。采用权责发生制时，折算日为您收到付款当天，或您所选的交易日或发票日期，两者中较早者。 ### 新西兰 所有用于 GST 的金额均按纳税义务发生时间以新西兰货币表示。Inland Revenue 表示应按纳税义务发生时间当日的汇率折算，一项公开裁定（public ruling）指明使用认可银行或货币兑换商的买入汇率。申报抵扣 GST 的买方，需要以新西兰货币列示的应税供应信息。 ### 日本 合格发票上的每一个项目都可以使用外文或外币，只有一项例外：按税率列示的消费税必须以日元列明。汇率按所得税和法人税的惯例处理。如果在开具发票时这样做不可行，一贯使用的合理方法也可接受，例如采用开具发票当天或结算当天的汇率。外币税额在折算前不舍入；日元税额只舍入一次。 ### 马来西亚和文莱 在马来西亚服务税发票上，任何以令吉以外币种列示的金额，都须按提供服务时马来西亚通行的卖出汇率同时以令吉列示。文莱没有 GST 或增值税。 ## 在 easySales 中 - 选择发票的 **币种**；easySales 会建议一个自动汇率，并显示其来源和日期。选择 **Change rate**（更改汇率）可自行输入汇率。参见[汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/)。 - 发票开具后，其汇率在 PDF、应收账款和对账单中固定。 - 对于在新加坡已注册 GST 的公司，收取 GST 的外币发票会打印 **For Singapore GST Purpose Only** 区块，以 SGD 列示金额；已注册 SST 的马来西亚公司则会得到以 MYR 列示的 **For Malaysia SST Purpose Only** 区块。参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - 贷项通知单按其所贷记发票的汇率折算。参见 [币种与汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/)。 ## 示例 在新加坡已注册 GST 的 Lim & Co，向一位已注册 GST 的客户开票 USD 2,000.00 加 GST USD 180.00。发票日期的 MAS 汇率为 1 USD = 1.3500 SGD。税务发票列示： | | USD | SGD | |---|---|---| | 不含 GST 合计 | 2,000.00 | 2,700.00 | | GST 9% | 180.00 | 243.00 | | 含 GST 合计 | 2,180.00 | 2,943.00 | Lim & Co 申报 SGD 243.00 为销项税，其客户申报抵扣 SGD 243.00 为进项税。 ## 常见问题 - **在新加坡可以用 USD 开具税务发票吗？** 可以，但不含 GST 合计、GST 和含 GST 合计也必须以 SGD 列示。 - **在新加坡，GST 用哪个汇率？** 来自认可来源（例如 MAS 或本地银行）、对应纳税义务发生时间的汇率，并一贯使用。 - **以美元开具的日本发票需要日元金额吗？** 按税率列示的消费税必须以日元列明。其他内容都可以保留外币。 - **外币发票的贷项通知单适用什么汇率？** 在新加坡，适用原发票的汇率；对于已注册 GST 的客户，如果您一贯采用，也可以用当前汇率。easySales 使用发票的汇率。 - **汇兑损益要计入新加坡 GST 申报表吗？** 已实现的汇兑净收益或净损失，作为豁免供应填入第 3 栏（Box 3）。 - **开具后可以更改汇率吗？** 不可以。请用贷项通知单更正该发票，再开具一张新发票。参见[更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/)。 ## 资料来源 最后核对日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — 外币交易](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/foreign-currency-transactions) - [IRAS — GST：用于 GST 的汇率（e-Tax Guide，PDF）](https://www.iras.gov.sg/docs/default-source/e-tax/etaxguides_gst_exchange-rates-for-gst-purpose.pdf) - [IRAS — 向客户开票](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/invoicing-customers) - [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text)，第 9-85 条 - [Federal Register of Legislation — GST Foreign Currency Conversion Determination 2018](https://www.legislation.gov.au/F2018L00724/latest/text) - [Inland Revenue NZ — 公开裁定 BR Pub 04/01（PDF）](https://www.taxtechnical.ird.govt.nz/-/media/project/ir/tt/pdfs/rulings/public/pu04001.pdf) - [Inland Revenue NZ — GST plus 指南 IR546（PDF）](https://www.ird.govt.nz/-/media/project/ir/home/documents/forms-and-guides/ir500---ir599/ir546/ir546-2026.pdf) - [日本国税厅 — 合格发票问答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf)，问 68 - [RMCD MySST — 开具发票](https://mysst.customs.gov.my/issuing-invoices/) ## 相关内容 - [汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/) - [币种与汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/) - [汇兑差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/exchange-differences/) - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) --- # 各国电子发票 > 新加坡（InvoiceNow）、马来西亚（MyInvois）、澳大利亚和新西兰（Peppol）以及日本（JP PINT 和电子记录）的电子发票现状及实施日期。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/e-invoicing-by-country/ **电子发票**是指以结构化数据发送发票，由客户的软件或税务机关直接读取，而不是发送需要有人重新录入的 PDF。多个国家现在要求部分企业使用电子发票，并分阶段实施。本页概述各国的现状。本页是一般性信息，不是税务或法律建议：日期会变动，因此在依赖本页内容之前，请查阅文末的资料来源或咨询您的会计师。 ## 要点 | 国家／地区 | 现状 | 受影响对象 | |---|---|---| | 新加坡 | **InvoiceNow**，自 2025 年 11 月 1 日起对已注册 GST 的企业分阶段强制实施 | 自愿注册者最先；其他所有企业于 2028 年 4 月 1 日至 2031 年 4 月 1 日按规模实施 | | 马来西亚 | **MyInvois**，自 2024 年 8 月 1 日起分阶段强制实施 | 年营业额 RM3 million（300 万令吉）或以上的企业 | | 澳大利亚 | **Peppol**，企业自愿采用 | 未找到针对企业的强制规定 | | 新西兰 | **Peppol**，对政府机构强制 | 自 2027 年 1 月 1 日起，向政府供货的大型供应商 | | 日本 | Peppol 上的 **JP PINT**；未找到强制规定 | 就所得税和法人税而言，以电子方式发送或收到的发票须以电子方式保存 | | 香港、文莱 | 未找到电子发票强制规定 | — | ## 各国规定 ### 新加坡 根据 **GST InvoiceNow 要求**，已注册 GST 的企业通过支持 InvoiceNow 的解决方案，把销售和采购发票数据发送给 IRAS。实施日期如下： | 起始日期 | 适用对象 | |---|---| | 2025 年 11 月 1 日 | 在成立后 6 个月内自愿注册 GST 的公司 | | 2026 年 4 月 1 日 | 自该日起申请自愿注册的所有企业 | | 2028 年 4 月 1 日 | 新的强制注册者，以及年度供应总额不超过 S$200,000 的企业 | | 2029 年 4 月 1 日 | 年度供应总额不超过 S$1 million（100 万新元） | | 2030 年 4 月 1 日 | 年度供应总额不超过 S$4 million（400 万新元） | | 2031 年 4 月 1 日 | 年度供应总额超过 S$4 million | 年度供应总额是于 2025 年结束的各期 GST 申报表中第 4 栏（Box 4）的数字。IRAS 已致函 2026 年之前注册的企业，告知其各自的日期。数据涵盖销售和采购发票、简化税务发票、收据、借项通知单和贷项通知单，须在提交 GST 申报表当天或其截止日期两者中较早者之前发送。通过 InvoiceNow 发送的 Peppol 发票，即使没有 "Tax Invoice" 字样，也算作税务发票。 ### 马来西亚 **MyInvois** 按年营业额分阶段实施：2024 年 8 月 1 日起适用于超过 RM100 million 的企业，2025 年 1 月 1 日起超过 RM25 million，2025 年 7 月 1 日起超过 RM5 million，2026 年 1 月 1 日起不超过 RM5 million。年营业额低于 RM3 million 的企业获豁免，除非某家关联公司或非个人股东的营业额达到 RM3 million 或以上。对于不超过 RM5 million 这一阶段，宽限期持续至 2027 年 12 月 31 日。在您的适用日期之前开具的发票无需转换。 ### 澳大利亚 澳大利亚于 2019 年采用 **Peppol** 框架，企业自愿采用。澳大利亚税务局（ATO）负责运营该网络，但看不到您的发票。电子发票用于企业之间以及面向政府的销售，不用于面向消费者的销售。 ### 新西兰 新西兰与澳大利亚共同使用 Peppol。每年接收或发送超过 2,000 张国内发票的政府机构，须在 2026 年 1 月 1 日之前具备接收或发送电子发票的能力；自 2027 年 1 月 1 日起，它们必须要求大型供应商（收入超过 NZ$33 million 的供应商）提交电子发票。Inland Revenue 接受以电子发票作为提供应税供应信息的方式。 ### 日本 数字厅是日本的 Peppol 主管机构，负责管理 **JP PINT**，即 Peppol 上的日本数字发票标准。未找到强制使用它的规定。另外，自 2024 年 1 月起，须为所得税或法人税保存记录的企业，其以电子方式发送或收到的发票、报价单、订单和收据，须以电子数据形式保存，并具备防篡改措施及可按日期、金额和交易对方检索的功能；小型企业的规则较为简化。仅就消费税扣除而言，电子发票的打印件也可接受。 ### 香港和文莱 两地均未找到针对企业的官方电子发票强制规定。 ## 在 easySales 中 - easySales 开具的 PDF 发票载有各国税务发票所要求的栏目。它不会通过 Peppol、InvoiceNow 或 MyInvois 发送发票。参见 [InvoiceNow](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/invoicenow/)。 - 在 **系统设置** → **税务** → **电子发票适用日期（InvoiceNow）** 或 **电子发票适用日期（MyInvois）** 下记录适用于您的日期。easySales 只记录这个日期。参见[公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/)。 - 到了您的适用日期，请通过已连接网络的服务商发送电子发票，使用在 easySales 中开具的发票的数字。 ## 示例 Lim & Co 自 2019 年起已注册 GST，其 2025 年第 4 栏供应合计 S$850,000。除非 IRAS 的信函另有日期，它属于 2029 年 4 月 1 日这一组（不超过 S$1 million）。Mei Tan 在 **电子发票适用日期（InvoiceNow）** 下填写 2029 年 4 月 1 日，并提前规划好 InvoiceNow 服务商。 ## 常见问题 - **新加坡的 InvoiceNow 何时成为强制要求？** 分阶段实施：自愿注册者为 2025 年 11 月 1 日和 2026 年 4 月 1 日，之后从 2028 年 4 月 1 日至 2031 年 4 月 1 日按年度供应规模实施。 - **马来西亚的小型企业必须使用电子发票吗？** 年营业额低于 RM3 million 的企业获豁免，除非某家关联公司或非个人股东超过这个金额。 - **澳大利亚强制使用电子发票吗？** 未找到针对企业的强制规定：Peppol 是自愿采用的。 - **我必须向新西兰政府发送电子发票吗？** 自 2027 年 1 月 1 日起，政府机构必须要求收入超过 NZ$33 million 的大型供应商提交电子发票。 - **在日本，通过电子邮件收发的发票需要以电子方式保存吗？** 就所得税和法人税而言，需要：自 2024 年 1 月起，它们以电子数据形式保存，小型企业的规则较为简化。仅就消费税扣除而言，打印件也可接受。 - **easySales 会通过 InvoiceNow 或 MyInvois 发送发票吗？** 不会。它开具税务发票和 PDF，并记录您的电子发票适用日期；电子发票由您通过已连接的服务商发送。 ## 资料来源 最后核对日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — GST InvoiceNow 要求](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/gst-invoicenow-requirement) - [IRAS — 采用 GST InvoiceNow 要求（e-Tax Guide，PDF）](https://www.iras.gov.sg/docs/default-source/e-tax/etaxguide_gst_invoicenow_requirement.pdf) - [LHDN — 电子发票指南（PDF）](https://www.hasil.gov.my/wp-content/uploads/IRBM-e-Invoice-Guideline.pdf) - [LHDN — 电子发票实施时间表](https://www.hasil.gov.my/en/e-invois/pelaksanaan-e-invois-di-malaysia/garis-masa-pelaksanaan-e-invois/) - [LHDN — 电子发票一般常见问题（PDF）](https://www.hasil.gov.my/media/0xqitc2t/lhdnm-e-invoice-general-faqs.pdf) - [business.gov.au — 电子发票](https://business.gov.au/finance/payments-and-invoicing/e-invoicing) - [Australian Treasury — 强制采用电子发票的方案（PDF，2020 年）](https://treasury.gov.au/sites/default/files/2020-11/c2020122716.pdf) - [New Zealand Government Procurement — 第 44 条规则：电子发票能力](https://www.procurement.govt.nz/government-procurement-framework/government-procurement-rules/procurement-system-requirements/einvoicing-capability/) - [Inland Revenue NZ — 应税供应信息如何运作](https://www.ird.govt.nz/gst/tax-invoices-for-gst/how-tax-invoices-for-gst-work) - [日本数字厅 — 电子发票（日文）](https://www.digital.go.jp/policies/electronic_invoice) - [日本国税厅 — 电子交易数据的保存（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_01.pdf) - [日本国税厅 — 合格发票问答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf)，问 85 ## 相关内容 - [InvoiceNow](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/invoicenow/) - [公司与税务](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/company-and-tax/) - [保存记录](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/keeping-records/) - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) --- # 保存记录 > 发票、收据和业务记录要保存多久——新加坡和澳大利亚 5 年，香港、新西兰、日本、马来西亚和文莱 7 年——以及电子保存。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/keeping-records/ 税务机关可以在您提交申报表多年后进行审查，而您的发票、收据和贷项通知单就是证据。每个国家都规定了最短保存期限，并说明何时电子副本即可。本页对比各国规则。本页是一般性信息，不是税务或法律建议：在依赖本页内容之前，请查阅文末的资料来源或咨询您的会计师。 ## 要点 | 国家／地区 | 至少保存 | 起算点 | |---|---|---| | 新加坡 | 5 年 | GST 会计期间结束时；所得税从相关课税年度起算 | | 澳大利亚 | 5 年 | 交易完成时，或在评税仍可被复核期间保存更久 | | 香港 | 7 年 | 利得税记录；公司会计记录为财政年度结束后 7 年 | | 新西兰 | 7 年 | 业务记录 | | 日本 | 7 年 | 课税期间结束后两个月；有亏损结转的年度为 10 年 | | 马来西亚 | 7 年 | 记录所涉的最后日期（服务税和销售税） | | 文莱 | 7 年 | 用于所得税的公司记录 | 请保存您开具的发票和收到的发票，以及贷项通知单、收据和支持零税率或出口的单据。 ## 各国规定 ### 新加坡 所有 GST 记录须从会计期间结束起至少保存 5 年，公司税务记录须从相关课税年度起至少保存 5 年。这包括您开具的税务发票和供应商给您的税务发票；您无需随申报表提交它们。电子记录无需向 IRAS 申请即可使用，只要符合其记录保存指南。如果更换会计软件，旧交易无需迁移，但必须在至少 5 年内保持可供调阅。遗失证明出口的单据，意味着要把该销售视为本地销售并申报 9% GST。 ### 香港 每家企业都须以中文或英文保存足够的记录至少 7 年：账簿、凭证、银行结单、发票和收据。以电子方式保存的原始单据影像，符合《电子交易条例》的条件时即可接受。公司还须把会计记录保存至其所涉财政年度结束后 7 年。 ### 澳大利亚 GST 记录须保存至交易完成后 5 年与评税可被复核期间两者中较长者。开具接收方自制税务发票的企业，须把这些发票或其副本保存 5 年。 ### 新西兰 业务记录须保存 7 年，使用英文或毛利文，除非 Inland Revenue 另行同意。 ### 日本 您开具的合格发票副本和收到的发票，须从课税期间结束后两个月当天起保存 7 年。就进项税而言，在第 6 和第 7 年，账簿或发票只需保存其中之一，无需两者都保存。就法人税而言，账簿和单据保存 7 年，有亏损结转的年度保存 10 年。就所得税和法人税而言，以电子方式发送或收到的发票及其他单据须以电子数据形式保存；就消费税扣除而言，电子发票的打印件也可接受。参见 [各国电子发票](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/e-invoicing-by-country/)。 ### 马来西亚和文莱 马来西亚服务税和销售税的记录——发票、收据、贷项通知单和借项通知单——须以马来文或英文保存 7 年，保存地点在马来西亚境内（除非总监另行允许），可以是纸质或电子形式。在文莱，公司须为所得税目的把其业务交易的充分记录（例如销售、收据和发票）保存 7 年。 ## 在 easySales 中 - 已开具的发票不能删除，只能取消，其编号会保留在记录中；已作废的贷项通知单同样保留在记录中。参见[开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/)。 - 已开具的发票保留开具时的客户名称、地址和税务信息，因此重新打印的发票与客户收到的一致。参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - 审计记录会记下更改、下载和记录查看。参见[审计记录](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/audit-trail/)。 - 如需保留您自己的副本，可以把已开具的发票和贷项通知单导出为文件或 PDF 的 ZIP 压缩包。参见 [会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/)。 ## 示例 Lim & Co 的 GST 会计期间于 2026 年 12 月 31 日结束。在新加坡，它把该期间的发票、收据和贷项通知单至少保存到 2031 年 12 月 31 日。它在香港的姊妹公司把 2026 年的记录至少保存 7 年，即保存到 2033 年。 ## 常见问题 - **在新加坡，发票需要保存多久？** 从 GST 会计期间结束起至少 5 年。 - **香港公司的会计记录应保存多久？** 至少 7 年。 - **发票可以用电子方式保存，而不是纸质吗？** 新加坡、香港和马来西亚接受符合其条件的电子记录。在日本，就所得税和法人税而言，以电子方式发送或收到的发票须以电子方式保存。 - **除了开具的发票，收到的发票也要保存吗？** 要。在新加坡和日本，两者都在规则中列明。 - **在新加坡遗失出口单据会怎样？** 该销售会被视为本地销售，您须为其申报 9% GST。 - **日本的发票副本保存多久？** 从课税期间结束后两个月当天起 7 年。 ## 资料来源 最后核对日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — 保存记录](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/keeping-records) - [IRAS — 公司的记录保存要求](https://www.iras.gov.sg/taxes/corporate-income-tax/basics-of-corporate-income-tax/record-keeping-requirements) - [IRAS — 向客户开票](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/invoicing-customers) - [香港税务局 — 备存记录](https://www.ird.gov.hk/eng/tax/bus_rke.htm) - [香港税务局 — 以电子形式备存的业务记录（PDF）](https://www.ird.gov.hk/eng/pdf/pam60e.pdf) - [香港公司注册处 — 《公司条例》第 9 部（PDF）](https://www.cr.gov.hk/en/companies_ordinance/docs/part9-e.pdf)，第 377 条 - [Federal Register of Legislation — Taxation Administration Act 1953](https://www.legislation.gov.au/C1953A00001/latest/text)，附表 1 第 382-5 条 - [Federal Register of Legislation — Recipient Created Tax Invoice Determination 2023](https://www.legislation.gov.au/F2023L00785/latest/text) - [Inland Revenue NZ — GST 指南 IR375（PDF）](https://www.ird.govt.nz/-/media/project/ir/home/documents/forms-and-guides/ir300---ir399/ir375/ir375.pdf) - [日本国税厅 — 合格发票问答（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf)，问 79 和 85 - [日本国税厅 — Tax Answer No. 5930（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm) - [日本国税厅 — Tax Answer No. 6625（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm) - [日本国税厅 — 电子交易数据的保存（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_01.pdf) - [RMCD MySST — 服务税常见问题](https://mysst.customs.gov.my/faq-services-tax/) - [MOFE Brunei — 所得税](https://www.mofe.gov.bn/div_revenue_typesoftaxes_incometax/) ## 相关内容 - [审计记录](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/audit-trail/) - [会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/) - [各国电子发票](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/e-invoicing-by-country/) - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) --- # 坏账减免 > 在新加坡、澳大利亚、新西兰、日本和马来西亚，客户始终未付款的发票，何时可以取回已缴的 GST 或税款，以及需要保留什么。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/bad-debt-relief/ 按权责发生制开票时，您在客户付款之前就要为销售缴税。如果客户始终不付款，**坏账减免**让您在满足条件时，取回为未付部分已缴的税款。本页对比这些条件。本页是一般性信息，不是税务或法律建议：在依赖本页内容之前，请查阅文末的资料来源或咨询您的会计师。 ## 要点 | 国家／地区 | 主要条件 | 期限 | |---|---|---| | 新加坡 | 已在账目中核销；自供应日期起满 12 个月，或债务人更早无力偿债；已采取合理措施追收 | 须在供应日期起 5 年内申请 | | 澳大利亚 | 已作为坏账核销，或已逾期 12 个月或以上；不适用于收付实现制 | — | | 新西兰 | 实际已核销，而不仅是计提准备；不适用于付款制，少数例外除外 | — | | 日本 | 发生法律所列的事由之一，例如经法院批准的债权削减，或债务人明显无力偿还 | — | | 马来西亚 | 已作为坏账核销，且已尽一切合理努力追收 | 须在缴纳服务税后 6 年内 | 如果客户之后付款，您须退回已取回的税款。香港和文莱没有销售税；在那里，坏账改为在所得税中扣除。 ## 各国规定 ### 新加坡 已注册 GST 的供应商可以申请坏账减免，取回已向 IRAS 缴纳的销项税。条件包括：您以收取款项为对价提供了货物或服务，并已就该供应申报及缴纳 GST；已在账目中核销全部或部分债务；自供应日期起已满 12 个月，或债务人更早已无力偿债；并且已采取合理措施追收。供应的价值不得超过其公开市场价值；如属货物，所有权必须已转移给客户。您须在供应日期起 5 年内，在 GST 申报表的第 7 栏（Box 7）申请，并在第 11 栏（Box 11）标记 "Yes"。客户之后付款时，您须向 IRAS 退还 GST。 ### 香港 没有销售税。就利得税而言，坏账和呆账可以扣除，之后收回的款项在收到时计为收入。 ### 澳大利亚 当您把债务作为坏账核销时，或当它已逾期 12 个月或以上时，您可以作债务额十一分之一的减少调整。如果您采用收付实现制核算，则不能作此调整。之后收回债务会产生增加调整。 ### 新西兰 采用发票制或混合制时，您可以在核销当期，就核销金额的二十三分之三申请调整。债务必须实际核销；仅计提坏账准备是不够的。请保留您为追收而采取措施的记录。如果之后收回债务，您须就收回金额的二十三分之三申报。 ### 日本 坏账所含的消费税，在坏账发生的期间扣除。国税厅列举的主要例子包括：重整或更生计划削减了债权、债务人明显无力全额偿还、在债权人会议上议定的削减，或在债务人长期无力偿还后以书面形式免除债务。只有在发生规则认可的事由之一时，才可以扣除；请保留证明该事由的单据。 ### 马来西亚和文莱 就马来西亚服务税而言，当债务已在您的账目中作为坏账核销，且总监确信您已尽一切合理努力追收时，您可以申请退还税款。须在您缴纳服务税之日起六年内申请。如果客户之后付款，您须按比例退还。文莱没有 GST 或增值税；坏账可在所得税中扣除，之后收回的款项计为收入。 ## 在 easySales 中 - 在发票的 **···** 菜单中选择 **核销为坏账…**，输入金额、日期和 **原因**，并在 **已采取的追收措施** 中说明。参见 [追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/)。 - **税务减免** 面板按贵公司所在国家／地区的规则显示 **状态**（**可申请**、**尚不可申请**、**不适用** 或 **未判断**）、**最早可申请日**、**申请截止日** 和 **税额部分**，并把这项判断随核销一起保存。 - 如果客户最终付款，请在 **坏账** 标签页上选择 **登记收回**；已申请的减免会按比例退还。 - 核销不是贷项通知单：不会通知客户，客户仍欠这笔钱。 ## 示例 Lim & Co 于 2025 年 8 月 15 日向 Kopi Corner 开票 SGD 1,090.00（SGD 1,000.00 加 GST SGD 90.00），并已向 IRAS 缴纳 GST。这家店对催款提醒和律师函都置之不理。2026 年 9 月 29 日，已超过供应日期 12 个月，Mei Tan 核销全额。Lim & Co 在下一期 GST 申报表中申请 SGD 90.00 的坏账减免，远在 2025 年 8 月 15 日起 5 年之内。 如果 Kopi Corner 之后支付了 SGD 545.00，即债务的一半，Lim & Co 须向 IRAS 退还 SGD 45.00 的 GST。 ## 常见问题 - **什么是 GST 坏账减免？** 一种取回您就客户始终未付款的发票向税务机关缴纳的 GST 的方式。 - **在新加坡，什么时候可以申请坏账减免？** 债务已在账目中核销，自供应日期起已满 12 个月或债务人已无力偿债，并且您已采取合理措施追收。 - **申请期限有多长？** 在新加坡，自供应日期起 5 年。在马来西亚，自缴纳服务税起六年。 - **采用收付实现制可以申请坏账减免吗？** 在澳大利亚不可以；在新西兰，采用付款制时也不可以，少数情况除外。采用收付实现制时，税款跟随您收到的付款，因此未付金额没有需要取回的税款。 - **在日本，什么算作消费税上的坏账？** 发生规则认可的事由之一，例如经法院批准、削减债权的计划，或债务人明显无力全额偿还。请保留证明该事由的单据。 - **申请减免后客户又付款了怎么办？** 您须按收回金额的比例退还税款。 ## 资料来源 最后核对日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — 坏账减免](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/claiming-gst-%28input-tax%29/common-scenarios---do-i-claim-gst/bad-debt-relief) - [香港税务局 — 税务简介（PDF）](https://www.ird.gov.hk/eng/pdf/tax_guide.pdf) - [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text)，第 21 分部 - [Inland Revenue NZ — GST 指南 IR375（PDF）](https://www.ird.govt.nz/-/media/project/ir/home/documents/forms-and-guides/ir300---ir399/ir375/ir375.pdf) - [日本国税厅 — Tax Answer No. 6367（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6367.htm) - [RMCD MySST — Service Tax Act 2018（PDF）](https://mysst.customs.gov.my/wp-content/uploads/2025/03/Service-Tax-Act-2018.pdf)，第 35 和 36 条 - [MOFE Brunei — 所得税](https://www.mofe.gov.bn/div_revenue_typesoftaxes_incometax/) ## 相关内容 - [追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [贷项与借项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/credit-and-debit-notes/) - [保存记录](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/keeping-records/) - [各国税务与发票规则](https://easysales.work/zh-hans/help/reference/country-tax-rules/) --- # 报价单与订单 > 报价单和客户采购订单在开票之前起什么作用、在新加坡如何含 GST 报价，以及澳大利亚和新西兰由买方开具的发票。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/quotations-and-orders/ **报价单**是您的要约：您愿意出售的价格和条款。**采购订单**是客户确认要购买。两者都不向客户收款，但都是交易的证据，税法在少数地方提到它们。本页讲解这些地方。本页是一般性信息，不是税务或法律建议：在依赖本页内容之前，请查阅文末的资料来源或咨询您的会计师。 ## 要点 - 报价单和采购订单都不是发票。您开票时，才开具税务发票。 - 在新加坡，已注册 GST 的企业向公众报价时必须**含 GST**；单独写 "$100 + GST" 是不可接受的。 - 已接受的报价单和已确认的采购订单是证据：在新加坡可作为 GST 注册预测的证据，也可作为支持不在征税范围销售的交货条款的证据。 - 在新加坡、澳大利亚和新西兰，买方可以根据协议代替您开具税务发票；在日本，经确认的买方采购明细书可以起到同样的作用。 - 在日本，就所得税和法人税而言，以电子方式往来的报价单和订单须以电子数据形式保存。 ## 各国规定 ### 新加坡 如果您已注册 GST，您向公众展示和报出的价格都必须含 GST，无论是书面还是口头，无论是在价格标签、广告还是网站上。只要含 GST 价格至少同样醒目，您可以同时列示两种价格，但不能只写 "Prices stated are exclusive of GST"（所列价格不含 GST）而不列含税价格。违反规定可被处以最高 S$5,000 的罚款。收取服务费的酒店和餐饮场所，可以列示不含 GST 的价格，但须附上醒目的声明，例如 "Prices are subject to GST and service charge"（价格须另加 GST 和服务费）。IRAS 还把销售订单和形式发票列为 GST 意义上不属于发票的单据。当您按营业额预测注册 GST 时，已接受的报价单和已确认的采购订单可作为支持；对于不在征税范围的销售，列明交货条款的采购订单属于须保留的支持单据。在**自行开票**（self-billing）安排下，已注册 GST 的客户在完成 IRAS 的资格自我审查后，可以代替您编制税务发票；无需 IRAS 另行批准。 ### 香港 没有销售税，因此没有把报价单与税务挂钩的价格展示规则。报价单和采购订单仍是有用的业务记录；参见[保存记录](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/keeping-records/)。 ### 澳大利亚 税务发票除其他要求外，必须清楚表明它拟作为税务发票。根据接收方自制税务发票规则，与政府相关的实体和大型企业可以为其所购项目开具税务发票，其他已注册 GST 的买方在由其确定价值的情况下也可以这样做。双方均已注册，订有书面协议，买方在 28 天内开具并保存 5 年，而您作为供应商不为这些销售开具自己的税务发票。 ### 新西兰 向已注册 GST 的卖方采购的已注册 GST 买方，在双方同意只由买方提供的情况下，可以提供**买方自制**（buyer-created）的应税供应信息，无需 Inland Revenue 批准。它须列明双方的 GST 号码。就未来供应招标的企业，须在招标广告中说明投标价是否须含 GST。 ### 日本 单据叫什么，并不决定它是否为合格发票：决定的是内容。买方自己编制的采购明细书（仕入明細書），在经供应商确认并列明供应商的注册号后，可以作为其税额扣除所用的发票。就所得税和法人税而言，以电子方式发送或收到的报价单、订单、合约和发票属于电子交易数据，须以电子方式保存。 ### 马来西亚和文莱 未找到马来西亚关于服务税下报价单或采购订单的官方说明。文莱没有 GST 或增值税。 ## 在 easySales 中 - 报价单以带有 `QD-` 编号的草稿开始，在您定稿时获得 `QN-` 编号。参见[报价单定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)。 - 为您的报价设置 **到期日**。已过期的报价单仍为 **进行中**，并显示一条提示。 参见[创建报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/create-a-quotation/)。 - 选择 **标记为已发送**，记录客户收到报价单的日期，以便跟进提醒从那天起算。参见[标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/)。 - 客户确认后，选择 **生成发票**，并在发票上填写对方的 **客户订单号**，方便对方的会计团队对账。参见[从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/)。 ## 示例 在新加坡已注册 GST 的 Lim & Co，向一位屋主报价厨房设计。报价单列示 SGD 3,000.00、GST 9% SGD 270.00 及合计 SGD 3,270.00，合计至少与不含 GST 价格同样醒目，因此该报价单符合规定。只写 "SGD 3,000.00 + GST" 则不符合 IRAS 的价格展示规定。 Harbour Café 接受了一张报价单，并发来采购订单 PO-7781。Daniel Lim 生成发票时，把 PO-7781 填为 **客户订单号**。 ## 常见问题 - **报价单是税务发票吗？** 不是。报价单是要约，不是要求付款的账单；在新加坡，GST 意义上的发票是要求付款的单据。开票时请开具税务发票。 - **在新加坡，报价必须含 GST 吗？** 已注册 GST 的企业向公众报出的价格必须含 GST。只要含税价格至少同样醒目，也可以同时列示不含 GST 的价格。 - **报价单和采购订单有什么区别？** 报价单是卖方的要约；采购订单是买方确认要购买。 - **客户可以替我开具税务发票吗？** 经双方同意时可以：在新加坡通过自行开票，在澳大利亚根据接收方自制税务发票规则，在新西兰作为买方自制的应税供应信息。 - **报价单和采购订单需要保存吗？** 它们可以支持您的记录，例如在新加坡支持 GST 注册预测或不在征税范围的销售。在日本，就所得税和法人税而言，电子形式的报价单和采购订单须以电子方式保存。 - **报价单过期后会怎样？** 在 easySales 中，它仍为 **进行中**；到期日只会显示一条提示。请与客户确认报价是否仍然有效。 ## 资料来源 最后核对日期：2026 年 10 月 21 日。 - [IRAS — 向客户开票](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/invoicing-customers) - [IRAS — 展示和报出价格](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/basics-of-gst/invoicing-price-display-and-record-keeping/displaying-and-quoting-prices) - [IRAS — 何时在 GST 申报表中申报供应](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/when-to-report-supplies-in-gst-returns) - [IRAS — 我是否需要注册 GST](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/gst-registration-deregistration/do-i-need-to-register-for-gst) - [IRAS — 不在征税范围的供应](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-%28gst%29/charging-gst-%28output-tax%29/when-is-gst-not-charged/out-of-scope-supplies) - [Federal Register of Legislation — GST Act 1999](https://www.legislation.gov.au/C2004A00446/latest/text)，第 29-70 条 - [Federal Register of Legislation — Recipient Created Tax Invoice Determination 2023](https://www.legislation.gov.au/F2023L00785/latest/text) - [Inland Revenue NZ — 买方自制的应税供应信息](https://www.ird.govt.nz/gst/tax-invoices-for-gst/buyer-created-taxable-supply-information) - [Inland Revenue NZ — GST 指南 IR375（PDF）](https://www.ird.govt.nz/-/media/project/ir/home/documents/forms-and-guides/ir300---ir399/ir375/ir375.pdf) - [日本国税厅 — Tax Answer No. 6625（日文）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm) - [日本国税厅 — 电子交易数据的保存（PDF，日文）](https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_01.pdf) ## 相关内容 - [报价单还是发票](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/quotation-vs-invoice/) - [形式发票](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/proforma-invoices/) - [从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/) - [GST 注册](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/registering-for-gst/) --- # 小技巧 > easySales 实用小技巧：更快找到记录、发送单据、先收订金、追收逾期发票、月底对账，以及保护账户安全。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/overview/ 每条小技巧几分钟就能读完，回答一个实际问题：在 easySales 里更快完成某件事的方法，或者小企业的一个好习惯， 以及在这里具体怎么做。需要细节时，每条都链接到完整的说明页面。 ## 查找与整理 - [快速找到任何记录](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/find-anything-fast/) - [筛选列表](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/filter-a-list/) - [设置列表显示的列](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/choose-list-columns/) - [把数据导出到 Excel](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/export-to-excel-or-pdf/) - [从电子表格导入客户](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/import-customers-from-a-spreadsheet/) - [在手机上使用 easySales](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/use-easysales-on-your-phone/) ## 报价、发票与跟进 - [把报价单或发票发给客户](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/send-a-quotation-or-invoice/) - [重复的工作直接复用旧报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/reuse-a-quotation/) - [产品只需设置一次](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/add-products-once/) - [让单据编号整齐易读](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/keep-document-numbers-tidy/) - [不再漏掉任何报价跟进](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/never-miss-a-follow-up/) - [客户付款时收到通知](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/get-told-when-a-customer-pays/) - [每月账单自动生成](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/automate-monthly-billing/) ## 收款与对账习惯 - [开工前先收订金](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/take-a-deposit-before-you-start/) - [工程分阶段开票](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/bill-a-project-in-stages/) - [每周十分钟追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/chase-overdue-invoices-weekly/) - [月底给客户发对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/send-a-month-end-statement/) - [处理银行手续费和少付](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/handle-bank-charges-and-short-payments/) - [月底结账清单](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/month-end-checklist/) - [发票开错了，用对的方法更正](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/fix-a-wrong-invoice-the-right-way/) - [用客户的币种开发票](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/invoice-in-a-foreign-currency/) - [报价前先看毛利](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/check-your-margin-before-you-quote/) ## 团队、安全与 AI - [给新销售员设置合适的权限](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/give-a-new-salesperson-the-right-access/) - [两分钟保护好您的账户](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/secure-your-account-in-two-minutes/) - [把 Claude 或 ChatGPT 连接到 easySales](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/connect-an-ai-assistant/) - [向助手询问您的数字](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/ask-the-assistant-about-your-numbers/) ## 常见问题 - **小技巧和销售流程指南有什么不同？** 每条小技巧只讲一件事怎么做。[销售流程指南](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/overview/)则按步骤讲完一笔生意，从第一次询价到收款。 - **小技巧提供税务或法律意见吗？** 不提供。它们介绍通用的好做法，以及在 easySales 里怎么做。各国的具体规定请看[开票知识](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/overview/)，并咨询您的会计师。 - **为什么我看不到小技巧里提到的按钮？** 您的角色可能没有这项操作的权限，或者屏幕比小技巧假定的窄。参见[角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/)。 ## 相关内容 - [销售流程指南](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/overview/) - [开票知识](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/overview/) - [最初 30 分钟](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/your-first-30-minutes/) --- # 快速找到任何记录 > 怎样在 easySales 里几秒钟找到客户、联系人、报价单或发票——在顶栏搜索框输入名称或单号的一部分，或按 / 开始搜索。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/find-anything-fast/ 客户打电话来问“尾号 319 的那张发票”。不用打开 **发票** 列表一页页翻，在顶栏的搜索框里输入几个字符， 直接从结果中打开记录。 ## 怎么做 1. 在任何文本框之外按 **/**，或选择写着 *搜索客户、联系人、单据…* 的搜索框。屏幕较窄时，它是顶栏里的 一个搜索按钮。 2. 输入名称或单号的一部分即可：输入 319 能找到 INV-10000319，输入 “harb” 能找到 Harbour Café。 3. 结果分为 **客户**、**联系人**、**单据** 和 **商机** 几组，每组最多五条。单据会标明是 **报价单** 还是 **发票**；联系人旁边显示所属客户。 4. 用方向键和 **Enter** 打开，或直接选择结果。按 **Esc** 关闭结果列表。 搜索框匹配的内容： - **客户**：按名称。 - **联系人**：按联系人本人的姓名或所属客户的名称，所以输入公司名称也会列出这家公司的人。 - **报价单** 和 **发票**：按单号或名称。 - **商机**：按名称。 需要五条以上的结果，或要按搜索框不匹配的内容查找时，就到该模块自己的列表里搜索。列表搜索框会写明它 搜索什么：**联系人** 列表按联系人、客户、邮箱或电话搜索，**发票** 列表按发票号或客户搜索。 ## 为什么有用 您完全跳过了列表：不用打开模块，不用清除筛选，也不用翻页。搜索覆盖您的角色可以列出的所有记录， 不会显示角色不允许列出的记录，所以权限为 **Own records only**（只限自己的记录）时，您只会看到自己的记录。 ## 示例 Harbour Café 的经理打电话给 Mei Tan，问咖啡馆还欠多少钱。Mei 按 **/**，输入 “harbour”。Harbour Café 出现在 **客户** 下，经理出现在 **联系人** 下。她在客户上按 **Enter**，电话还没挂就读到了标题下方的 **应收余额**。 ## 常见问题 - **为什么顶栏搜索找不到邮箱地址或电话号码？** 它只匹配名称和单号。请在 **联系人** 列表的搜索框里输入 邮箱或电话号码。 - **怎样查看某个客户的所有发票？** 顶栏搜索最多只显示五张发票。打开 **发票**，在它的搜索框里输入客户名称。 列表的筛选仍然有效，打开时只显示 **未付款** 和 **部分付款**；要看已付款的发票，请放宽 **状态** 筛选。 - **顶栏搜索能找到贷项通知单吗？** 不能。请在 **贷项通知单** 列表里搜索，它可以按贷项通知单号、发票号或 客户查找。 - **我确定存在的记录为什么没出现在结果里？** 可能您的角色不能列出这类记录，或者这类记录的匹配超过五条。 请多输入一些名称或单号。 ## 相关内容 - [工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/) - [列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/) - [客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/) - [追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/) --- # 筛选列表 > 怎样在 easySales 里按状态、销售员和日期筛选发票或报价单列表，用日期预设快速选期间，处理时保留筛选好的列表。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/filter-a-list/ 从开始使用至今的全部发票，列表太长，没法逐条看。筛选可以把它缩小到您今天要处理的那些，例如某位销售员 上个月未付的发票。 ## 怎么做 1. 打开列表，例如 **发票**。它打开时只显示 **未付款** 和 **部分付款**；**报价单** 打开时只显示 **草稿** 和 **进行中**。 2. 在电脑上，直接在列表上方的工具栏里修改 **状态** 或 **销售员**，改动立即生效。 3. 其他条件，例如 **发票日期** 或 **到期日**，请选择 **筛选**，设好条件后选择 **应用筛选**。 4. 日期范围可以直接选预设，不用输入：**This month**（本月）、**Last month**（上月）、 **This quarter**（本季度）、**This year**（今年）或 **Last 30 days**（最近 30 天）。 5. 在 **筛选** 中设的每个条件都会以标签形式显示在列表上方，用标签上的 × 移除。**清除筛选** 会移除所有 条件（包括状态），并清空搜索框。 6. 逐条处理结果时，在新的浏览器标签页中打开每条记录：按住 Ctrl 点击（Mac 上按住 ⌘ 点击）或用鼠标中键 点击它的单号或名称。筛选好的列表在原来的标签页里保持不变。 **贷项通知单**、**商机**、**产品**、**采购订单** 和 **送货单** 也有各自的筛选，放在工具栏里或 **筛选** 中。 **客户** 和 **联系人** 没有筛选，请用列表上方的搜索框缩小范围。 ## 为什么有用 搜索、筛选和排序作用于您的角色可以列出的全部记录，而不只是屏幕上这一页，所以排序后的第一行真的是第一条。 在新标签页里打开记录很重要，因为离开列表后筛选条件不会保留：再次打开 **发票**，它又从 **未付款** 和 **部分付款** 开始。 ## 示例 11 月 3 日，Daniel Lim 要追收 10 月到期未付的款项。在 **发票** 上，工具栏已经显示 **未付款** 和 **部分付款**。他选择 **筛选**，在 **到期日** 下选 **Last month**，然后选择 **应用筛选**；列表现在只有 10 月到期、未付或部分付款的发票。他按 **到期日** 排序，按住 Ctrl 逐张点开发票记录他的电话沟通；原来的 列表一直留在第一个标签页里。 ## 常见问题 - **easySales 会记住我的筛选条件吗？** 不会记住条件的值。每次打开列表，它都从自己的默认筛选开始。会保存的 是 **筛选** 框询问哪些条件：在 **报价单** 和 **发票** 的 **列设置** 中的 **筛选项** 选项卡里选择。 - **可以把筛选好的视图保存下来反复使用吗？** 没有保存筛选视图的功能。处理期间把列表留在单独的浏览器标签页里， 或者使用会随日历变化的日期预设，例如 **Last month**。 - **为什么我的列表没有销售员筛选？** 您的角色是 **Own records only**（只限自己的记录），列表里本来就只有 您自己的记录。 - **可以按公司自己添加的字段筛选吗？** 在 **报价单** 和 **发票** 上可以：管理员在 **系统设置** → **自定义字段** 中为该字段勾选 **可筛选**，之后就能在 **筛选项** 选项卡里把它加进来。 ## 相关内容 - [列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/) - [追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [自定义字段](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/custom-fields/) - [更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/) --- # 设置列表显示的列 > 怎样在 easySales 列表中显示需要的列——用列设置添加、排序、改名和调整列宽，只给自己用或给全公司使用。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/choose-list-columns/ 如果您要逐张打开发票才能看到还欠多少，说明列表少了您需要的那一列。加一次，以后每次打开列表都能直接看到答案。 ## 怎么做 1. 在电脑上打开列表，例如 **发票**。**列设置** 是列表上方工具栏最右侧的图标，选择它。 2. 在顶部选择 **我的视图** 或 **全公司默认**。没有 **System**（系统）**Edit**（编辑）权限时不会出现这个选择， 您的更改只对自己有效。 3. 在 **列** 选项卡中，勾选 **可用列** 下的一列，它会移到 **已选列**。 4. 用箭头调整列的顺序，需要的话输入更短的标题，再选择列宽：**自动**、**窄**、**中** 或 **宽**。 5. 列表很宽时，勾选 **横向滚动时固定第一列**。 6. 选择 **完成**。每项更改在您操作时就已保存。 **客户**、**联系人**、**报价单**、**发票**、**贷项通知单**、**商机**、**产品**、**用户账户** 和 **采购订单** 都可以这样设置。**潜在客户** 和 **送货单** 的列是固定的。 ## 为什么有用 合适的列让列表变成工作视图：**发票** 上加 **应收余额** 方便追款，**联系人** 上加 **手机** 方便逐个打电话。 **我的视图** 只改变您自己的视图，所以不用征求任何人的同意。管理员可以用 **全公司默认** 为大家设一个合适的 起点；已经设置了自己视图的同事会保留自己的设置。 ## 示例 Mei Tan 想不打开发票就看到谁还欠多少。她在 **发票** 上打开 **列设置**，保持 **我的视图**，勾选 **应收余额** 和 **销售员**。她把 **应收余额** 移到 **已选列** 的最上面，并把 **销售员** 设为 **窄**。她操作时抽屉后面的 列表随之变化；最后她选择 **完成**。同事的列表没有变化。 ## 常见问题 - **为什么我新加的列在笔记本电脑上不显示？** 窗口宽度小于 1100 像素时，**发票** 列表会隐藏可选列。把窗口 拉宽到 1100 像素或以上，这些列就会重新显示。 - **可以在手机上设置列吗？** 不可以。手机上不提供 **列设置**，请在电脑上设置。 - **怎样撤销我的更改？** 在 **列设置** 中，在 **我的视图** 下选择 **恢复默认**，就会回到公司的默认视图。 在 **全公司默认** 下选择 **恢复默认**，会把公司的视图恢复为标准列。 - **改了列标题，会不会在其他地方也改掉这个字段名？** 不会。您输入的标题只用在这个列表上，按顶部的选择 只对您自己或对全公司生效。 ## 相关内容 - [列表与列](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/lists/) - [筛选列表](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/filter-a-list/) - [追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) --- # 把数据导出到 Excel > 怎样把 easySales 的数据导出成 Excel 或 CSV——按您看到的样子导出任何列表、报表导出、发票工作簿和发票 PDF 压缩包，以及每种导出需要什么权限。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/export-to-excel-or-pdf/ 会计要一份 10 月发票的电子表格，或者经理要一份按销售员统计的销售额 Excel。下面每一种导出回答一个具体的问题。 ## 怎么做 - **按您看到的样子导出列表。** 在 **客户**、**联系人**、**商机**、**报价单**、**发票**、**贷项通知单** 或 **产品** 上，设好筛选和列，然后选择 **···** → **导出 Excel**。文件包含列表的所有页，最多 10,000 行，按显示的列——参见[导出与批量操作](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/export-and-bulk-actions/)。 - **把销售数据导成电子表格。** 打开 **报表**，打开一份报表，设好筛选，然后选择 **导出 CSV**。文件包含屏幕上 的各行，再加一行 **Total**，可以用 Excel 打开。 - **一个期间的全部发票和贷项通知单。** 打开 **系统设置** → **会计导出**，或在 **发票** 上选择 **···** → **导出到会计软件…**。在 **导出到** 中选择 **easySales Excel**，设好 **期间**，选择 **下载 Excel**：一个 工作簿，包含发票、发票明细、贷项通知单、贷项通知单明细和客户。 - **一个期间的发票 PDF。** 在同一页面选择 **发票 PDF**，再选择 **下载 ZIP**：每张已开具的发票一个 PDF， 与打印出来的一样，每次下载最多 50 张。 - **给会计软件用的文件。** 改选 **Xero** 或 **QuickBooks Online**，选择 **下载 ZIP**，再把压缩包里的文件 导入到对方软件里。 - **一个客户的往来记录。** 在客户页上，**对账单** 会列出您所选期间的每张发票、每笔收款和贷项，可以下载为 PDF。 - **单张单据。** 在发票上，**PDF** 会在窗口中打开这张发票的 PDF，用 **下载** 保存。 谁能使用：拥有 **导出列表到 Excel** 的角色可以导出列表。能打开某份报表的人就能导出它。**会计导出** 需要角色具备 **批量导出单据** 控制项，并且 **Invoice** （发票）**List**（列表）为 **All records**（全部记录）。**对账单** 需要 **Invoice** **View**（查看）为 **All records**。 ## 为什么有用 导出已有的数据省去重新输入，而重新输入正是数字出错的地方。每种导出都有它的用途：报表 CSV 里的金额精确、 不带千位分隔符；工作簿包含已取消的单据并标明状态，会计能看到整个期间的全貌。每次报表导出和会计导出都会 记录在审计日志中。 ## 示例 11 月 2 日，Mei Tan 把 10 月的数据发给 Lim & Co 的会计。她在 **会计导出** 中选择 **easySales Excel**， **期间** 保持打开时的上个月，然后选择 **下载 Excel**。接着她选择 **发票 PDF** 和 **下载 ZIP**，这个月的 32 张发票一次就能下载完。 ## 常见问题 - **可以把客户或联系人列表导出到 Excel 吗？** 可以。在 **客户** 或 **联系人** 上选择 **···** → **导出 Excel**。您的角色需要 **导出列表到 Excel**。 - **为什么我看不到会计导出？** 您的角色没有 **批量导出单据** 控制项，或者发票权限是 **Own records only** （只限自己的记录）。请联系管理员。 - **可以一次下载 50 张以上的发票 PDF 吗？** 一次下载不行。请选较短的期间，分几次下载。 - **收款会包含在导出里吗？** 不会。会计导出不包含收款、核销和退款；某个客户的收款可以在他的对账单上看到。 ## 相关内容 - [导出与批量操作](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/export-and-bulk-actions/) - [会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/) - [报表](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/overview/) - [客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/) - [发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/) --- # 从电子表格导入客户 > 怎样把 Excel 里的客户名单导入 easySales——整理好各列，先导入公司再导入联系人，检查预览，导错了还能撤销。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/import-customers-from-a-spreadsheet/ 您的客户都在一张电子表格里，不想再逐个输入一遍。**数据导入** 可以把它们导进来，保存前逐行检查，导入后 还能撤销。 ## 怎么做 1. **把文件拆成两份。** 一份是公司，每家一行；一份是人员，用一列写明每个人所属的公司，写法要与公司那份 完全一致。表头放在第一行，每份名单放在各自文件的第一个工作表。 2. **用常见的表头。** “Company”“UEN”“Country”“Tel”“Handphone”“Email”“Salesperson”会自动匹配， 中文表头如“公司名称”“电话”“手机”“负责人”也可以。负责人一格填写在职用户的登录名、邮箱或姓名； 留空则记录归您所有。 3. **先导入公司。** 打开 **系统设置** → **数据导入**，选择 **客户**，再选择 **继续导入客户**，把文件拖到页面上。 在 **导入为** 下检查每一列，然后选择 **预览导入**。 4. **看预览。** **重复** 下的行与现有记录或文件中更早的一行相同，会被跳过；**需处理** 下的行有错误或警告。 选择导入按钮，例如 **导入 118 行**，并保持页面打开，直到出现 **导入完成**。 5. **再导入人员**，以同样的方式选择 **联系人**。所属公司那一列会把每个人关联到刚导入的客户。 6. **处理失败的行。** **错误文件 (.csv)** 只包含出错的行和每行的原因。改正后导入这个文件即可。 如果导错了，在 **导入历史** 中选择这次导入旁边的 **撤销**，再选择 **撤销导入**。之后没有被修改或使用过的 记录会被删除。 ## 为什么有用 一个最多 5,000 行的文件一次就能导入，而且在您看过预览之前什么都不会保存。每一行都按表单本身的规则检查， 所以拼写错误在电子表格里几秒钟就能改好，不用事后去一条条改记录。 ## 示例 Lim & Co 把 120 家客户放在 clients.xlsx 里，260 个联系人放在 people.csv 里。Mei Tan 先导入客户：预览显示 **待创建** 118、**跳过的重复** 2，因为 Harbour Café 和另一家客户各出现了两次。然后她导入联系人。有三行把 咖啡馆写成了 “Harbor Cafe”，找不到对应的客户，所以进了 **错误文件 (.csv)**；她改正拼写后再导入这些行。 ## 常见问题 - **导入前要先检查电子表格的哪些地方？** 人员那份里公司名称的拼写：所属公司找不到您能看到的客户的人员不会被 导入。另外要确认写到的每位负责人仍是在职用户。 - **谁可以导入？** 角色具备 **导入数据** 控制项，并有客户或联系人的 **Add**（添加）和 **Edit**（编辑）权限的人。 撤销导入还需要 **Delete**（删除）权限。 - **文件里的负责人已经离职怎么办？** 这一行会出错，因为负责人必须是在职用户。请改成现在的同事，或者留空， 让记录归您所有。 ## 相关内容 - [数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/) - [客户与联系人](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/accounts-and-contacts/) - [重复记录提示](https://easysales.work/zh-hans/help/contacts/duplicates/) - [创建客户](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/create-an-account/) --- # 在手机上使用 easySales > 怎样在手机浏览器里用 easySales——见客户前查资料、通话后马上记录沟通、随时查看客户欠款，不用安装 App。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/use-easysales-on-your-phone/ easySales 在手机浏览器里就能使用，不用安装任何东西。它最适合离开办公桌时的快速操作：进门前先了解客户、 趁记得清楚时记下通话内容，以及回答“我们还欠你多少？” ## 怎么做 - **在手机浏览器里登录一次。** 菜单从左上角的菜单按钮以抽屉形式打开；列表中的每条记录显示为一个紧凑的条目， 点一下即可打开。 - **见客户前查资料。** 点顶栏里的搜索按钮，输入名称的一部分。在客户页上，**活动** 选项卡按时间从新到旧 列出最近的备注、沟通和任务。 - **通话后马上记录。** 在客户、联系人或发票上，打开 **···** 菜单，选择 **记录沟通**。把 **方式** 设为 **电话**，写下谈妥的内容，勾选 **同时建立下一步任务** 安排跟进，然后选择 **保存沟通**。 - **查看客户欠多少钱。** 打开客户：标题下方显示 **应收余额** 和 **逾期**。**···** 菜单中的 **对账单** 会打开 该客户某个期间的对账单，可以下载为 PDF 发送。 有几项功能只在电脑上提供：手机上不显示 **列设置** 和 **帮助中心** 按钮。 ## 为什么有用 在停车场里记下的通话，比下班时凭记忆补记的更准确；下一步任务则保证跟进不会被忘记。一分钟后同事就能在 同一条记录上看到，不会有两个人为同一件事给客户打电话。 ## 示例 Daniel Lim 10:00 要去 Harbour Café 开会。9:50 他在门外用手机搜索 “harbour”，打开客户，看到 **逾期** SGD 2,260.00，于是可以礼貌地提一下。会后他选择 **记录沟通**，记下咖啡馆会在周五前付款，并勾选 **同时建立下一步任务**，把 **下一步到期** 设为周五，届时核对款项是否到账。 ## 常见问题 - **easySales 有手机 App 吗？** easySales 在手机浏览器里使用，登录方式与电脑上相同，不用安装任何东西。 - **为什么我在手机上看不到应收余额？** 规则与电脑上相同：**应收余额** 需要 **Invoice**（发票）**View** （查看）为 **All records**（全部记录）。 - **电脑上常用的按钮在手机上哪里？** 在手机上，**记录活动** 和 **对账单** 等操作会收进记录顶部的 **···** 菜单。 ## 相关内容 - [工作区](https://easysales.work/zh-hans/help/getting-started/workspace/) - [日程与沟通](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/events-and-call-logs/) - [客户详情](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/account-details/) - [快速找到任何记录](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/find-anything-fast/) --- # 把报价单或发票发给客户 > 怎样从 easySales 把报价单、发票发给客户——下载 PDF，附在自己的邮件里发出，再勾选已发给客户。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/send-a-quotation-or-invoice/ PDF 由 easySales 生成，由您从自己的邮箱或聊天软件发出。拿到文件只要点两下；再勾选一下告诉 easySales 它已经发出，报价单的跟进提醒就开始计时。 ## 怎么做 1. 打开报价单或发票，选择 **PDF**。会打开一个窗口，里面显示 PDF。 2. 选择 **下载**，把文件附在给客户的邮件或消息里发出。在手机上，**分享** 可以直接把文件交给邮件或聊天应用。 3. 勾选 **已发给客户**。**进行中** 的报价单和已开具的发票都提供这个勾选框，它会把这次发送记入单据的时间线。 如果稍后才发出，届时再打开 **PDF** 勾选。 ## 为什么有用 客户收到的是贵公司自己的版式，按记录当时的内容生成，所以邮件里的数字就是 easySales 里的数字。 已发送标记是跟进提醒起算的日期：如果在贵公司设定的天数内没有人记录与客户的沟通或会面，这张报价单就会 出现在它的销售员的 **待办** 里。时间线上的这条记录，让打开单据的任何人都能回答“我们什么时候发的？”， 不必去翻邮箱。 ## 示例 Mei Tan 为 Harbour Café 把 QN-10000125 定稿，选择 **PDF**，下载文件并发邮件给 Grace Wong。 她勾选 **已发给客户**；页头随即显示 **已发送** 和当天日期。 一个月后，她开具 INV-10000319：SGD 2,000.00，加 GST 9% 即 SGD 180.00，合计 SGD 2,180.00。 她选择 **PDF**，下载文件，发邮件给咖啡馆的财务部门，并勾选 **已发给客户**。 后来咖啡馆说没收到，Daniel Lim 打开发票，就能在时间线上看到它是什么时候发出的。 ## 常见问题 - **能不能发一个链接给客户，而不是发文件？** 不能。PDF 的网址只对登录了贵公司 easySales、并且能查看 这份单据的人打开，所以请发送文件本身。 - **能先发草稿发票请客户付款吗？** 能。草稿打印为 **PROFORMA INVOICE**，带 `PF-` 编号，客户不会把它 当作正式发票入账。参见[发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/)。 - **怎样一次把客户欠的所有款项发给他？** 在客户页面选择 **对账单**，得到一份列出其发票、收款和贷记的 PDF。参见[客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/)。 - **下载 PDF 会把报价单标记为已发送吗？** 不会。只有勾选 **已发给客户** 才会。 ## 相关内容 - [报价单 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/quotation-pdf/) - [发票 PDF](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/invoice-pdf/) - [标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/) - [跟进报价](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/follow-up-a-quotation/) --- # 重复的工作直接复用旧报价单 > 怎样在 easySales 里复用以前的报价单——复制成新草稿给回头客或别的客户，或在同一份报价有变动时修订它，不用重新输入明细。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/reuse-a-quotation/ 客户再次要同样的工作，或者另一位客户想要类似的东西时，从您已经写好的报价单开始。所有明细、价格和条款 一步带过来，您只改不同的地方。 ## 怎么做 1. 打开以前的报价单。任何状态都可以，**已拒绝** 或 **已被替代** 的也可以。 2. 在 **···** 菜单的 **单据** 组中选择 **复制**，再选择 **复制** 确认。 3. 新草稿随即打开：客户、明细和条款相同，日期是今天，您是它的 **销售员**。 4. 修改不同的联系人、数量和价格。如果提示有内容没能照原样复制，请核对那一部分。 5. 选择 **定稿**，使它取得报价单号。 如果是同一笔生意、客户已经看过这份报价，就改用修订而不是复制：**···** 菜单中的 **修订** 会生成下一个 版本，例如 QN-10000125-R1，定稿时客户看过的那个版本变为 **已被替代**。**修订** 要求是最新版本，状态为 **进行中** 或 **已接受**，并且没有由它生成的发票，草稿或已开具的都不行。 ## 为什么有用 逐行重新输入，正是价格写错、项目漏掉的地方。复制把整份报价一次带过来，并按今天的税率和汇率计价，所以 新报价今天就是对的。原报价单保留它的编号、状态和发票。修订则把所有版本串成一条链，没有人会再按旧价格报价。 ## 示例 9 月，Lim & Co 给 Harbour Café 第一家分店报价 QN-10000140：花槽 6 个，每个 SGD 120.00（SGD 720.00）， 安装费 SGD 280.00，税前 SGD 1,000.00，含 GST 9% 为 SGD 1,090.00。10 月，咖啡馆的第二家分店也要同样的 工程，但要 10 个花槽。 Mei Tan 打开 QN-10000140，选择 **复制**，然后改数量：10 × 120.00 = 1,200.00，加安装费 280.00，税前 SGD 1,480.00。GST 9% 为 SGD 133.20，新报价合计 SGD 1,613.20。QN-10000140 保持不变。 ## 常见问题 - **能复用同事的报价单吗？** 能，只要您能打开它，并且角色有 **Quote** **Add**（添加）权限。角色为 **Own records only**（仅自己的记录）时，能打开自己的报价单，以及贵公司的共享设置或客户团队向您开放的报价单。副本归您，所以它的跟进提醒会发给您。 - **能不能留一份报价单专门用来复制？** 能。为每类工作保留一份写好的报价单，每次复制它即可；复制永远不会 改变它。 - **副本会带上原报价单的开票计划或发送日期吗？** 不会。它不带原报价单的状态、已发送标记、开票计划、发票、 活动或附件。 ## 相关内容 - [复制报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/copy-a-quotation/) - [修订报价单](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/revise-a-quotation/) - [复制发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/copy-an-invoice/) - [回头客](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/repeat-business/) --- # 产品只需设置一次 > 在 easySales 里把产品和服务连同单位、标价和说明设置一次，以后做报价单时一选产品，明细行就自动填好。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/add-products-once/ 如果您每做一张报价单都要输入同样的服务、价格和文字，就把它放进产品列表，一次就好。之后在明细行上选中它， 单位、价格和说明都会自动填好。 ## 怎么做 1. 在侧边栏选择 **产品**，然后选择 **新建产品**。 2. 选择 **类型**：**商品** 或 **服务**，填写 **名称** 和 **单位**。 3. 在 **价格** 下选择 **币种**，填写 **标价**。 4. 写好客户会看到的 **说明**；它会被复制到每一行明细上。 5. 选择 **创建产品**。 6. 在报价单上选择 **添加行** 并搜索该产品。选中后会填入 **单位**、**单价** 和 **说明**；再填 **数量**。 产品本身没有税：税在报价单上设置，某一行的税率不同时用 **逐行税率**。要一次导入整份价目表，可以用 [数据导入](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/data-import/)，上传 .xlsx 或 .csv 文件；每个产品都需要一个已经存在的类别。 ## 为什么有用 价格只输入一次，无论谁做报价单都一样；说明认真写一次，每份 PDF 上都读得通顺。新产品不能与有效产品同名， 所以不会在两个同名产品中选错。在报价单明细行上选择 **新建产品“…”** 建立的产品，起始价格就是您刚刚 报给真实客户的价格。 ## 示例 Lim & Co 设置了两项服务：“Design consultation”，**单位** 为 HR，**标价** SGD 150.00；以及 “Site measurement”，SGD 250.00。给 Harbour Café 报价时，Mei Tan 在两行上分别选中这两项，并填入 8 小时 咨询： - 8 × 150.00 = 1,200.00 - 1 × 250.00 = 250.00 小计 SGD 1,450.00，GST 9% 为 SGD 130.50，报价合计 SGD 1,580.50。除了数量，她什么都没输入。 ## 常见问题 - **能给产品设定税率吗？** 不能。产品没有税的字段。请在报价单或发票上选择税，某一行税率不同时用 **逐行税率**。 - **改了产品的价格，以前的报价单会变吗？** 不会。明细行保留它当时的价格。新的标价只会填入之后选中的行。 - **能给某位客户不同的价格吗？** 能。在那一行输入另一个 **单价**；产品的 **标价** 不变。 - **做第一张报价单之前，必须把所有产品都设置好吗？** 不必。有 **Product** **Add**（添加）权限时，在明细行 输入新名称并选择 **新建产品“…”**；保存时就会建立该产品。 ## 相关内容 - [创建产品](https://easysales.work/zh-hans/help/products/create-a-product/) - [明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/) - [产品与明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/products-and-line-items/) - [写一份清楚的报价](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/clear-quotation/) --- # 让单据编号整齐易读 > 在 easySales 里一次定好发票和报价单的编号格式——清楚的前缀、编号里带年份、足够的位数——让单据好读又好排序。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/keep-document-numbers-tidy/ 像 INV-2027-0001 这样一眼就能看懂的编号，能省去电话里的追问和会计核对时的麻烦。在年初一次定好格式， 之后就不用再动。 ## 怎么做 1. 打开 **系统设置** → **公司资料**，滚动到 **单据编号**。您需要 **System**（系统）**Edit**（编辑）权限。 2. 给每种单据一个说明它是什么的短 **前缀**，例如发票用 `INV-`，贷项通知单用 `CN-`。两种单据不能使用同一个前缀。 3. 把 **日期部分** 设为 **年**；如果还想带月份，就选 **年月**。之后每年或每月都会自动从 **起始号** 重新计数。 4. 把 **流水号位数** 设为足够容纳您最忙的一年：4 位最多可编到 9,999。 5. 查看每个区块的 **下一个编号**，然后选择页面底部栏中的 **保存**。 请在新一年的第一张单据之前完成。修改从下一张单据开始生效，已开具的编号不会改变。 ## 为什么有用 **编号里带着年份。** 客户和会计一眼就能分清 INV-2027-0014 和 INV-2026-0014，也没有人需要每年 1 月手动 重新计数。 **位数相同的编号能按顺序排列。** 流水号位数固定时，按编号排序的列表上 INV-2027-0009 会排在 INV-2027-0010 之前。序列用完位数后会多出一位继续编号，所以一开始就要选够位数。 **清楚的前缀避免混淆。** 客户报出一个编号时，前缀就说明了它是发票、报价单还是贷项通知单。 ## 示例 Lim & Co 的发票从 INV-10000001 编到 INV-10000342。2027 年 1 月 4 日，在任何人开具发票之前，Mei Tan 打开 **单据编号**。在 **发票** 区块中，标准编号显示为 **前缀** `INV-1` 加七位流水号。她把 **前缀** 改为 `INV-`， 选择 **年**，设为 4 位，**起始号** 为 1。**下一个编号** 显示 `INV-2027-0001`，她选择 **保存**。之前的 342 张 发票保留原来的编号，第二年则从 `INV-2028-0001` 开始。 ## 常见问题 - **可以自己把年份写进前缀里吗？** 不可以。前缀里不能有 0，而且写进去的年份到 1 月 1 日也不会自动变。 请把 **日期部分** 设为 **年**。 - **草稿也会用新的格式吗？** 不会。草稿发票和草稿报价单保留它们自己的编号；格式只用于单据定稿时取得的编号。 - **年中修改格式会怎样？** 从下一张单据开始生效，之前的单据保留旧编号，所以那一年的单据会有两种格式。 ## 相关内容 - [单据编号](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/document-numbers/) - [开具与编号](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/draft-issue-and-numbering/) - [保存记录](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/keeping-records/) --- # 不再漏掉任何报价跟进 > 怎样在 easySales 里确保报价单不被遗忘——标记为已发送，把每个下一步记成任务，每天按待办清单逐项处理。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/never-miss-a-follow-up/ 没人跟进的报价单，就是丢掉的报价单。报价单一冷下来，easySales 就能提醒您；它只需要您养成三个习惯： 标记已发送、记录每次联系、永远安排好下一步。 ## 怎么做 1. **标记为已发送。** 在报价单的 **PDF** 窗口中勾选 **已发给客户**。跟进提醒从这个日期 起算。 2. **每次联系都记在报价单上。** 打完电话或发完邮件后，选择 **记录活动** → **记录沟通**。勾选 **同时建立下一步任务** 并设置 **下一步到期**，下一通电话就在同一步里安排好了。 3. **等客户的事先放一边。** 在任务上把 **等待** 设为 **等客户**，并选择 **复查日期**。到那天它会回到您面前。 4. **把步骤串起来。** 一项跟进任务完成时，选择 **完成并安排下一步**，而不是 **标记完成**。 5. **每天从待办开始。** 打开 **消息中心** → **待办**，或在 **我的资料** → **通知** 中开启 **每日待办邮件**。 ## 为什么有用 **待办** 根据您的记录自动生成。在 **报价单** 组下，它列出创建若干天后仍未标记为已发送的报价单、发出后若干天内 没有与客户沟通或会面的报价单，以及 7 天内到期的报价单；这两个天数都由贵公司设定。在 **商机** 组下，它列出没有未完成任务、也没有未来 日程的商机，旁边有 **添加下一步**。每一项在您处理掉它的起因后就会消失，所以清单空了，就表示没有事情在等您。 ## 示例 Mei Tan 在 10 月 19 日星期一把 QN-10000125 标记为已发送。Lim & Co 的跟进天数保持 3 天，所以在 10 月 22 日 星期四，她的 **待办** 显示 *报价单 QN-10000125 发出后尚未联系客户*。她打电话给 Grace Wong，对方想看橡木样板。 她把这通电话记在报价单上，并勾选 **同时建立下一步任务**：“Bring oak samples”，10 月 26 日星期一到期。 提醒从她的 **待办** 中消失，新任务会在星期一回来。 ## 常见问题 - **在报价单上写一条备注，能消除提醒吗？** 不能。只有沟通记录，或已经开始、并有客户的联系人参加的日程， 才算与客户联系过。 - **能把提醒推迟几个小时吗？** 能。在 **待办** 中对该项选择 **稍后**，可选 **3 小时后**、**明天 09:00**、 **下周一 09:00** 或您自己选的时间。 - **能改提醒前的天数吗？** 有权修改公司通知设置的人，可以在 **系统设置** → **通知** 中设置，范围 1 到 60 天。 参见[通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/)。 ## 相关内容 - [跟进报价](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/follow-up-a-quotation/) - [标记为已发送](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/mark-as-sent/) - [消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/) - [任务](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/tasks/) --- # 客户付款时收到通知 > 怎样在发票记录收款时收到 easySales 的通知或邮件——关注这张发票，并选择单据事件以什么方式通知您。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/get-told-when-a-customer-pays/ 团队里有人记录了一笔收款，关注这张发票的每个人都会收到通知。设置一次，就不用再去问财务客户付了没有。 ## 怎么做 1. **自己负责的发票不用设置。** 记录的负责人会自动关注它。 2. **别人的发票**：打开它，选择 **活动** 标签页，然后选择 **关注** → **关注此记录**。报价单和商机上也有同样的按钮。 3. **查看通知**：在 **消息中心** 的 **动态** 下，例如“INV-10000319：已记录收款”。 4. **想马上收到邮件**：打开 **我的资料** → **通知**。在 **按类型和优先级发邮件** 中，把 **单据事件** 这一行 **普通** 列设为 **立即发邮件**，然后选择 **保存**。 5. **某张单据动态太多**，在同一个按钮上选择 **静音此记录**。 ## 为什么有用 记录收款、删除收款、冲抵贷记、核销和作废都是 **普通** 级的单据事件。记录的创建、开具或标记为已发送是 **低** 级。除非您或贵公司改过设置，**普通** 级以 **摘要** 邮件发送，**低** 级只留在消息中心，所以和钱有关的消息会 进您的邮箱，而不会每张新草稿都跟着来一封。把 **普通** 这一格设为 **立即发邮件**，收款消息就会即时送达。 easySales 是在有人使用 **记录收款** 时得知收款的；它看不到您的银行账户。 ## 示例 Mei Tan 是 INV-10000319（SGD 2,180.00）的负责人，并已把 **单据事件** 的 **普通** 列设为 **立即发邮件**。 Daniel Lim 也关注了这张发票，用的是默认的 **摘要**。Sarah Goh 用 **记录收款** 记下咖啡馆付来的 SGD 2,180.00 后，Mei 立刻收到邮件，Daniel 的通知则随他的下一封摘要邮件到达。如果是 Mei 自己记录这笔收款，她不会收到通知： 自己做的改动不会通知自己。 ## 常见问题 - **为什么收款邮件过了几个小时才到？** 它进了摘要邮件，摘要默认每小时发一次，除非您改了 **摘要间隔**； 或者它在等您的 **免打扰时段** 结束。免打扰时段内只发紧急邮件。 - **每张新发票也会给我发邮件吗？** 默认不会。创建和开具是 **低** 级，而 **低** 级在有人更改之前是 **仅应用内**。 - **能让同事也收到我客户的付款通知吗？** 能。同事在这张发票的 **活动** 标签页选择 **关注**。他的角色必须能 查看这张发票，并能在它的 **活动** 标签页发帖。 ## 相关内容 - [关注单据](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/follow-a-document/) - [通知设置](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/notification-settings/) - [消息中心](https://easysales.work/zh-hans/help/inbox/message-centre/) - [更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/) --- # 每月账单自动生成 > 用 easySales 的定期发票给月费、保养合同每月开票——周期设置一次，之后每期只需核对并开具草稿。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/automate-monthly-billing/ 月费或保养合同每个月开的都是同样的明细。把它设置成定期发票，一次就好：easySales 按时准备好每个月的草稿， 您只需花一分钟核对并开具。 ## 怎么做 1. 在侧边栏选择 **定期发票**，然后选择 **新建定期发票**。要从已经开具的发票开始，打开它，在 **···** 菜单中 选择 **设为定期发票**。 2. 选择 **联系人** 和 **负责人**。在 **周期** 下，把 **开票周期** 设为 1 个月，填写 **首期开始于** 的日期， 并选择何时 **结束**。 3. 在 **开票日** 中，选择 **每期第一天** 即预收，选择 **每期最后一天** 即后付。 4. 保持 **每期自动生成草稿** 开启，添加 **每期重复的明细**，然后选择 **创建定期发票**。 5. 每个月打开草稿，核对后[开具](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。等待开具的草稿会出现在 **定期发票** 的 **待处理** 中，也会出现在负责人的 **待办** 里。 像 “Maintenance for [Month] [Year]” 这样的说明，会在每张草稿上印出月份，客户一看就知道每张发票是哪一期的。 ## 为什么有用 不会漏掉任何一个月：每张草稿都会在它那一天准备好，不用靠人记。easySales 从不自动开具或发送草稿，所以每笔 费用在取得发票号之前，都由了解客户的人核对过。草稿无法生成时，负责人会在消息中心收到通知。 ## 示例 Lim & Co 同意从 2026 年 11 月 1 日起为 Harbour Café 保养植物墙一年，每月 SGD 300.00 加 GST 9%。Mei Tan 把 **开票周期** 设为 1 个月，**首期开始于** 2026 年 11 月 1 日，**结束** 选 **共若干期**，期数 12，开票日选每期 最后一天。 11 月 30 日生成第一张草稿：SGD 300.00 加 GST SGD 27.00，共 SGD 327.00。十二期合计 12 × SGD 327.00 = SGD 3,924.00。2 月咖啡馆装修停业，Mei 在那一期选择 **跳过**，原因填 “Closed for renovation”；2 月不会生成草稿。跳过的月份仍算作 12 期中的一期，所以这一年共开出十一张发票：11 × SGD 327.00 = SGD 3,597.00。 ## 常见问题 - **月费应该预收还是后付？** 这取决于您和客户的约定。选每期第一天，是在当月使用之前开票；选每期最后一天， 是在工作完成后开票。 - **月费涨价了怎么办？** 在定期发票上选择 **编辑**，修改明细。之后生成的草稿用新价格；已开具的发票不变。 - **某个月要多收一项费用怎么办？** 在开具之前，把这一行加到那个月的草稿上。每期重复的明细不会改变。 ## 相关内容 - [设置定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/set-up-a-recurring-invoice/) - [定期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/recurring-invoices/) - [定期发票（概念）](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/recurring-invoices/) - [及时开票](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/invoice-on-time/) --- # 开工前先收订金 > 怎样在 easySales 里按报价单收订金：开订金发票、记录客户付款，最后在尾款发票上自动扣回订金。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/take-a-deposit-before-you-start/ 订金用来支付工程完成前您先投入的材料和人工，也表明客户是认真的。在 easySales 里，您从报价单开出订金发票， 尾款发票会自动把它扣回。 ## 怎么做 1. 在报价单中写明订金，并[定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)。只有 **进行中** 或 **已接受** 的报价单才能开票。 2. 选择 **生成发票**。在 **开票内容** 下选择 **订金**，再选 **百分比** 或 **金额**（不含税），然后选择 **生成发票**。 3. 检查草稿，[开具](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)后把 PDF 发给客户。钱到账后再订材料、排工人。 4. 客户付款后，在订金发票上选择 **记录收款**。 5. 完工后，再次选择 **生成发票**，并选 **剩余金额**。默认的 **订金扣回** 方式 **在完成报价单的那张发票上一次扣回** 会加上一行 "Less: deposit"，写明是哪张订金发票。 如果钱在您开订金发票之前就到了，就在客户上记录一笔不勾选任何发票的收款，并选择 **预付款**。如果您的税务设置规定 收款时即产生税款，easySales 会为它开一张订金税务发票；否则这笔钱留在客户账上，您在尾款发票开出后用 **分配到发票** 抵用它。详见[押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/)。 ## 为什么有用 订金发票有自己的编号，客户的财务可以像付其他账单一样付它，您也能一眼看出它付了没有。尾款发票会扣回订金，所以 各张发票加起来正好等于报价单的含税总额，没人需要手工算余款。 ## 示例 Lim & Co 给 Harbour Café 报价柜台和层架，税前 SGD 8,000.00，GST 9%，订金 30%。 - 订金发票：30% × 8,000.00 = 2,400.00，加 GST 216.00，共 SGD 2,616.00。 - 尾款发票（**剩余金额**）：8,000.00 减订金 2,400.00 = 5,600.00，加 GST 504.00，共 SGD 6,104.00。 咖啡馆共付 2,616.00 + 6,104.00 = SGD 8,720.00，正是 8,000.00 加 9% GST。 ## 常见问题 - **开了订金发票后还能改报价单吗？** 不能。从报价单生成的第一张发票一经开具，报价单就永久锁定，即使那张发票之后被取消 也一样。请在开具订金发票之前完成修订。 - **客户一直不付订金怎么办？** 先不要开工。如果这单生意取消了，就取消订金发票：easySales 会就全额开具一张贷项通知单。 详见[取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/)。 - **订金能不能分摊在每张发票上扣回？** 能。在每张进度请款发票的 **订金扣回** 下选择 **按本期请款比例扣回**。 ## 相关内容 - [从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/) - [押金与预付款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/deposits-and-prepayments/) - [订金与进度款](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/deposits-and-progress-claims/) - [成交](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/close-the-deal/) --- # 工程分阶段开票 > 怎样在 easySales 报价单上用开票计划做分期请款（例如 30/40/30 进度款），以及每期发票上会显示什么。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/bill-a-project-in-stages/ 工期长、完工才收钱的工程，材料和工资都得您自己先垫。分阶段开票，例如签约时 30%、做到一半 40%、交付时 30%， 让现金随工程进度回笼。在报价单上设一个开票计划，阶段只需设定一次。 ## 怎么做 1. [给报价单定稿](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/finalise-a-quotation/)，然后在它的 **开票计划** 卡片上选择 **设置开票计划**。 2. **计划类型** 保持为 **里程碑**。填好第一个阶段，再为其余每个阶段选择 **添加阶段**。每个阶段填写 **阶段名称**、 比例和 **计划开票日**：30、40、30。 3. 选择 **保存计划**。三期请款合计为合约金额的 100%，卡片上不会出现提示。 4. 某个阶段的 **状态** 变为 **到期未开** 时，在它那一行选择 **开票**，再在对话框中选择 **生成发票**。检查草稿后 [开具](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/issue-an-invoice/)。 ## 每期发票上显示什么 - 报价单的每一行都按该阶段的比例缩放，行描述以阶段名称和报价单号开头，例如 "Carpentry done — QN-10000150"。 想让发票更简短，可在对话框中选择 **每个税率一行**，并选一个用来开票的产品。 - 在发票页面上，有一张 **分批开票** 卡片，内含开票汇总。 - 在 PDF 上，有一行写明阶段，例如 "Progress claim 2 of 3 — Carpentry done · QN-10000150"，还有一个开票汇总： 合约金额、以前已请款、本期请款，以及截至本期的累计请款和百分比。汇总仅供参考，不属于应付金额。 ## 为什么有用 有了计划，报价单 PDF 会印出付款计划，客户接受报价时就同意了各个阶段，每张发票到来时都在意料之中。计划卡片显示 哪个阶段到期、已有草稿或已开票，不会漏开任何一期。 ## 示例 Lim & Co 给 Harbour Café 报价装修工程，税前 SGD 20,000.00，GST 9%。 | 阶段 | 比例 | 税前 | GST 9% | 咖啡馆支付 | |---|---|---|---|---| | Signing | 30% | 6,000.00 | 540.00 | 6,540.00 | | Carpentry done | 40% | 8,000.00 | 720.00 | 8,720.00 | | Handover | 30% | 6,000.00 | 540.00 | 6,540.00 | 咖啡馆一共支付 SGD 21,800.00，正是 20,000.00 加 9% GST。第二张发票的汇总显示：以前已请款 6,000.00，本期请款 8,000.00，累计请款 14,000.00（70%）。 ## 常见问题 - **第一期的 30% 要不要设成订金阶段？** 可以。**订金** 阶段在请款之外，之后再扣回，所以请款仍须合计 100%。 要做到 30/40/30，就设 **订金** 30%，再设 40% 和 60% 两个里程碑，订金在尾款时一次扣回：最后一张发票是 60% 减去 30% 订金，也就是 30%。 - **工程延误了，能改某一期的日期吗？** 能，用 **修改计划**。已开票的阶段金额不变，但名称和日期仍可修改。 - **客户取消了最后一期怎么办？** 在那一行选择 **跳过**。它不再计入计划合计，**撤销跳过** 可以恢复。 ## 相关内容 - [规划开票阶段](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/billing-plan/) - [从报价单生成发票](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/convert-to-invoice/) - [开工前先收订金](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/take-a-deposit-before-you-start/) - [订金与进度款](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/deposits-and-progress-claims/) --- # 每周十分钟追收逾期发票 > 每周花 10 分钟在 easySales 里催收欠款：列出逾期发票、查看每位客户的账龄，并发送对账单。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/chase-overdue-invoices-weekly/ 没人盯着，逾期款就会越积越多。每周固定一天花十分钟，用逾期列表和对账单过一遍，每位迟付的客户都会在金额还小的时候 收到您的提醒。 ## 怎么做 1. 打开 **发票**，选择 **筛选**，把 **到期日** 范围设为截至昨天。在列表的列设置中加上 **应收余额** 列。此时行下方的 **应收余额合计** 就是逾期金额。 2. 从到期日最早的开始处理。每个到期日旁的红色标记显示逾期了多少天。 3. 打开这位客户。名称下的 **逾期**，以及 **发票** 标签页上的 **按到期日账龄**，显示所有逾期款项，而不只是您点进来的那张发票。 4. 选择 **对账单**，选好 **期间**，再选择 **PDF** 并下载。附上简短的提醒用邮件发出：一份对账单涵盖客户所有未付发票。 5. 把这次提醒记录为发票上的一条沟通，并勾选 **同时建立下一步任务**，日期定在下周。如果客户承诺了付款日期，就在发票上 发一条任务，把 **等待** 设为 **等客户**，**复查日期** 设为那一天。 逾期第 1、7、14、30 天各说什么，见[更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/)。 ## 为什么有用 固定在同一天，催款就成了例行公事而不是对抗，也不会因为忙而漏掉。筛选后的 **应收余额合计** 给您一个可以逐周比较的数字。 对账单把客户所有未付发票一次列出，一笔付款就能全部结清。 ## 示例 2026 年 10 月 19 日星期一，Daniel Lim 把 **到期日** 范围设为截至 10 月 18 日。有两张发票逾期： | 发票 | 客户 | 到期 | 逾期 | 应收余额 | |---|---|---|---|---| | INV-10000301 | Harbour Café | 9 月 15 日 | 34 天 | SGD 2,180.00 | | INV-10000312 | Seaside Florist | 10 月 10 日 | 9 天 | SGD 545.00 | **应收余额合计** 为 2,180.00 + 545.00 = SGD 2,725.00。Daniel 下载 Harbour Café 的对账单发出，并约好 26 日打电话。 他给 Seaside Florist 发了一条友好的提醒。整轮只用了十分钟。 ## 常见问题 - **能在一个页面上看到所有客户的逾期余额吗？** 能，用 **报表** 中的 **应收账龄**。它按账龄列出每位有余额的客户，需要 **全部记录** 级别的 **Report**（报表）**View**（查看）、**Invoice**（发票）**List**（列表）和 **Invoice**（发票）**View** 权限， 以及 **Account**（客户）**List** 权限。详见[报表](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/overview/)。 - **每个销售员能只催自己的客户吗？** 能。**发票** 列表上的 **销售员** 筛选只显示某个人的发票；每个销售员也会在 **消息中心** 的 **待办** 中看到自己逾期发票的“发票 … 已逾期”。 - **该发对账单还是重发发票？** 只有一张发票逾期时，附上那张发票即可。有好几张时，对账单会把它们连同未付余额一起列出。 ## 相关内容 - [追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/) - [更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/) - [长期拖欠](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/long-overdue-debts/) --- # 月底给客户发对账单 > 怎样在月底用 easySales 给每位客户发对账单（SOA），让客户核对后把几张发票一次付清。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/send-a-month-end-statement/ 一个月收到好几张发票的客户，往往会集中一次付款。月底发一份对账单，列出每张发票、每笔收款和每张贷项通知单，以及 未付余额，客户可以对照自己的账核对，然后一笔转账全部付清。 ## 怎么做 1. 新的一个月开始后，先[分配未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/)，让对账单上的账龄与客户实际付款一致。 2. 打开客户，选择 **对账单**。**期间** 默认为上个月，从第一天到最后一天。 3. 选择 **收件联系人**：负责付款的人，而不是下单的人。 4. 查看汇总：**期初余额**、**开票**、**收款**、**贷项通知单** 和 **期末余额**。 5. 选择 **PDF**，再选择 **下载**，用您自己的邮箱发出文件。 6. 保留发出的 PDF。对账单每次都按您当时的记录重新计算，之后的改动（例如补记一笔较早日期的收款）会改变它。 ## 为什么有用 一份文件代替一叠发票，客户直接付未付余额，不必在邮箱里一张张找发票。PDF 底部的账龄加起来正好等于这个余额，客户一眼 就能看出哪些款项逾期。对账单还能尽早发现差异：一笔您没记的收款，或一张客户从没收到的贷项通知单。 ## 示例 2026 年 11 月 2 日星期一，Mei Tan 打开 Harbour Café，选择 **对账单**；**期间** 显示 10 月 1 日至 31 日。 | 项目 | 金额 | |---|---| | 期初余额 | SGD 1,090.00 | | 开票：INV-10000341 SGD 2,180.00 和 INV-10000347 SGD 545.00 | SGD 2,725.00 | | 收款 | − SGD 1,090.00 | | 期末余额 | SGD 2,725.00 | 1,090.00 + 2,725.00 − 1,090.00 = 2,725.00。她在 **收件联系人** 中选了咖啡馆负责财务的联系人，把 PDF 用邮件发出。 一周后咖啡馆转来 SGD 2,725.00，Mei 记录一笔收款，同时付清两张发票。 ## 常见问题 - **月结对账单应该包括哪段期间？** 刚结束的那个月，也就是默认的期间。之前月份仍欠的款项已包含在 **期初余额** 中， 所以 **期末余额** 就是客户欠您的全部金额。 - **能一次给所有客户出对账单吗？** 不能。每份对账单都从各自的客户页面生成。**报表** 中的 **应收账龄** 列出所有有余额的 客户，您就知道该打开哪些客户。 - **一笔付款能付几张发票吗？** 能。记录一笔收款，勾选它支付的每张发票即可。详见[记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/)。 ## 相关内容 - [客户对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/accounts/customer-statement/) - [记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/) - [使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/) - [更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/) --- # 处理银行手续费和少付 > 客户因为银行手续费或尾数少付了一点？在 easySales 里把它记为收款差额，不要留下一笔零头余额。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/handle-bank-charges-and-short-payments/ 转账途中被银行扣了手续费，或者发票是 SGD 1,090.00，客户付了 SGD 1,089.95。如果把这几块钱或几分钱一直挂着，发票就会 停在 **部分付款**，出现在逾期列表里，还会印在每一份对账单上。请在同一张收据上把差额处理掉。 ## 怎么做 1. 在发票上选择 **记录收款**，勾选这笔钱支付的发票。 2. **收款金额** 保持为客户实际支付的金额。如果银行扣了手续费，在 **银行手续费** 中输入；**银行实收净额** 显示到达您银行的金额。 3. 如果收款后还剩一小笔余额，它会出现在 **剩余小额差额** 下。勾选它，选择 **尾差** 或 **少付**。 4. 如果客户使用了您提供的提前付款折扣，就改选 **提前付款折扣**：easySales 会就这笔余额开具一张贷项通知单。 5. 选择 **记录收款**。发票显示 **已付款**。 ## 为什么有用 已付款的发票会从逾期列表和客户账龄中消失，您不必再去追其实不欠的钱。银行手续费记为您的费用，**银行实收净额** 与银行 对账单上的那一行一致。小额核销不改变发票上的 GST，客户手上的税务发票依然有效。每一项差额都显示记录人，**发票** 列表 **···** 菜单中的 **收款差额（CSV）** 可以把它们全部列给您的会计。 ## 示例 Lim & Co 开给 Harbour Café 的 INV-10000350 为 SGD 1,000.00 加 GST SGD 90.00，共 SGD 1,090.00。 - **银行手续费。** 咖啡馆付了 SGD 1,090.00，Lim & Co 的银行对这笔入账扣了 SGD 12.00，到账 SGD 1,078.00。Mei Tan 在 **收款金额** 填 1,090.00，**银行手续费** 填 12.00；**银行实收净额** 显示 1,090.00 − 12.00 = 1,078.00。发票为 **已付款**。 - **少了几分钱。** 另一个月，咖啡馆付了 SGD 1,089.95。SGD 0.05 出现在 **剩余小额差额** 下；Mei 勾选它并选择 **尾差**。 发票为 **已付款**，核销 SGD 0.05。 ## 常见问题 - **什么时候应该向客户追收余款？** 余额超过公司的 **每张发票的小额核销上限** 时，easySales 不会核销它。请向客户追收余款； 如果您提供过提前付款折扣，也可以作为折扣处理。 - **谁可以核销小额余额？** 需要设为 **全部记录** 的 **Invoice**（发票）**Edit**（编辑）权限，以及角色中的 **核销小额收款差额** 权限。能记录这笔收款的人都可以填写银行手续费。 - **少付和折扣是一回事吗？** 不是。少付核销只是结清余额，不改变价格，也不改变 GST。提前付款折扣降低了价格，所以要开 贷项通知单，GST 随之减少。 ## 相关内容 - [记录收款差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/payment-differences/) - [记录收款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/record-a-payment/) - [更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/) --- # 月底结账清单 > 小公司月底怎么做账：在 easySales 里处理遗留的草稿和未分配款项、检查逾期发票，并把当月数据导出给会计。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/month-end-checklist/ 每月第一个工作日花半小时，应收账款就能保持干净，会计也能拿到完整的一个月。请按这个顺序做：每一步都在为下一步整理数据。 ## 怎么做 1. **开具或删除遗留的草稿。** 在 **发票** 列表把 **状态** 筛选设为 **草稿**。上个月已完成的工作就开具它：**发票日期** 可以早于今天，例如交付的那天。永远不会发出的草稿就删除。 2. **处理未分配金额。** 在 **报表** 中打开 **应收账龄**：带 **贷方** 标签的客户付的钱多于欠款。打开任何一位客户时， **发票** 标签页顶部的提示会列出未分配收款的笔数。打开那张收据，选择 **分配到发票**；客户要求退款的，就退还给客户。 3. **检查逾期款项。** 把 **应收账龄** 的 **截至** 设为上个月的最后一天，再给有逾期余额的客户 [发对账单](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/send-a-month-end-statement/)。 4. **把当月导出给会计。** 在 **系统设置** 中打开 **会计导出**；**期间** 默认为上个月。银行手续费和核销，还要从 **发票** 列表的 **···** 菜单下载 **收款差额（CSV）**。 ## 为什么有用 草稿还不算销售：对账单、报表和会计导出都不包括它，所以一张被遗忘的草稿就是一笔没人收钱的工作。未分配金额会让已经 付了款的客户看上去仍然欠着。而一次导出只是某一期间的一组文件：导出之后才开具、日期在那个月的发票，不会补进您已经 发出的文件。先整理好，导出一次就完整。 ## 示例 2026 年 11 月 2 日星期一，Priya Nair 为 Lim & Co 做月底结账。 - **草稿。** 有两张草稿。一张是 10 月 30 日已交付的灯具工程，她把它开具，日期定为 10 月 30 日。另一张与已开具的发票重复， 她把它删除。 - **未分配金额。** **应收账龄**（截至 10 月 31 日）给 Orchard Dental 打上 **贷方** 标签，金额 − SGD 300.00：诊所把一张 发票付了两次。应诊所要求，Priya 打开那张收据，选择 **退还未分配金额**。 - **导出。** 她把 10 月导出到 Xero，并下载 10 月的 **收款差额（CSV）**。 ## 常见问题 - **月份结束后，还能给上个月的工作开发票吗？** 能。把 **发票日期** 定得早一些即可；它不能晚于今天。请在导出那个月之前完成。 - **能看到上个月最后一天客户欠多少吗？** 能。把 **应收账龄** 的 **截至** 设为那一天；之后日期的收款和贷项通知单不会扣减。 - **客户已经付了款，发票为什么还有余额？** 这笔钱可能作为未分配金额留在客户账上，例如记录收款时没有勾选这张发票。 在您用 **分配到发票** 把钱分配给它之前，发票会一直保留 **未付余额**。 ## 相关内容 - [会计导出](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/accounting-export/) - [使用未分配金额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/unapplied-money/) - [追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [报表](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/overview/) --- # 发票开错了，用对的方法更正 > 发票开错了怎么办？一分钟判断在 easySales 里该编辑草稿、改参考信息、取消发票，还是开贷项通知单。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/fix-a-wrong-invoice-the-right-way/ 开错的发票有四种更正方法，由两个问题决定用哪一种：发票开具了没有？其中有没有部分仍然成立？先回答这两个 问题，一分钟就能改好。 ## 怎么做 1. **还是草稿？** 选择 **编辑**，改正后选择 **保存发票**；或者在 **···** 菜单中选择 **删除草稿** 删掉它。 草稿只有形式发票编号，所以不会留下任何痕迹。 2. **已开具，只是参考信息错了？** **发票名称**、**客户订单号**、**条款与条件** 和 **备注** 仍可修改。 选择 **编辑**，改正后选择 **保存发票**。 3. **已开具，整张都不应成立？** 例如开错了顾客、重复开票或交易取消，在 **···** 菜单中选择 **取消发票**。 easySales 会针对整张发票开具一张原因为 Reversal（冲销）的贷项通知单，发票变为 **已取消**。如果这项 工作仍要收费，**复制** 这张已取消的发票，再改正副本。 4. **已开具，只有一部分错了，或已经收到钱？** 在发票的 **收款与抵用** 中选择 **开具贷项通知单**， 只冲减差额。 发票上还有收款、贷项、另一张已开具的贷项通知单或坏账核销时，**取消发票** 呈灰色；把指针移到它上面， 会说明是哪一项。 ## 为什么有用 已开具的发票可能已经进了顾客的账本和您的报税资料。用一张注明日期的贷项通知单来更正，而不是改写原发票， 双方的账就仍然一致，发票号码也不会出现空号。选择最小的更正方式，记录也更清楚：只冲减错的那一行，发票的 其余部分照旧成立；客户订单号写错，则根本不需要贷项通知单。 ## 示例 Mei Tan 给 Harbour Café 开具的 INV-10000362 上，5 盏吊灯按每盏 SGD 180.00 收费，而约定价是 SGD 160.00：5 × 180.00 = SGD 900.00，加 GST 9% 的 SGD 81.00，合计 SGD 981.00。咖啡馆已经付款，所以 她不能取消这张发票。 她选择 **开具贷项通知单**，冲减 5 × SGD 20.00 = SGD 100.00，加 GST SGD 9.00，合计 SGD 109.00。咖啡馆 的应付金额现在是 981.00 − 109.00 = SGD 872.00，正好是 5 × 160.00 = SGD 800.00 加 GST SGD 72.00。这 SGD 109.00 留作咖啡馆下一张发票可抵用的贷项，或者由 Mei 退款。 ## 常见问题 - **应该取消后重开，还是开贷项通知单？** 整张发票都错了、而且还没有收到任何款项时（例如开错了顾客）， 取消它。只有一部分错了，或者已经收到钱时，开贷项通知单。 - **客户订单号写错了，也要开贷项通知单吗？** 不用。开具后，**客户订单号**、**发票名称**、 **条款与条件** 和 **备注** 仍可编辑；锁定的是联系人、币种、明细行、日期、税和汇率。 - **贷项通知单会把钱退给顾客吗？** 不会。它只减少发票的收费。只有记录退款时钱才会退回；否则就把贷项抵用 到另一张发票。参见[给顾客退款](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/refund-a-customer/)。 ## 相关内容 - [更正错误](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/fixing-mistakes/) - [取消发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/void-an-invoice/) - [编辑已开具的发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/edit-an-issued-invoice/) - [创建贷项通知单](https://easysales.work/zh-hans/help/credit-notes/create-a-credit-note/) --- # 用客户的币种开发票 > 怎样在 easySales 里给海外客户用美元或其他外币报价和开发票，固定汇率，并记录银行实际到账的金额。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/invoice-in-a-foreign-currency/ 报价单和发票用海外客户自己的币种，客户付款会更爽快。在 easySales 里，每张单据都有自己的币种，发票开具时 汇率就固定下来，钱到账时再计算其中的差额。 ## 怎么做 1. 在客户的资料上设置 **默认币种**。之后为它的联系人新建报价单或发票时，就从这个币种开始。 2. 在报价单或草稿发票上核对 **币种**。由报价单生成的发票沿用报价单的币种。 3. 在草稿发票上，查看币种下方的汇率行：自动汇率、它的来源和日期。如果与客户约定了汇率，选择 **Change rate**（更改汇率），输入 **New rate**（新汇率），再选择 **Apply**（应用）。 4. 开具发票。汇率从此固定：PDF、客户的应收款和对账单都使用它。 5. 钱到账时，选择 **记录收款**，按发票币种填写 **收款金额**，再把 **SGD 金额**（或您自己的本位币金额） 改成银行实际入账的数字。 ## 为什么有用 客户欠的是发票币种的金额，所以一张美元发票只要按美元付清，就显示 **已付款**，不管银行当天用什么汇率。 发票的固定汇率和银行实际入账之间的差额，是您自己账上的已实现汇兑损益，不是留给客户补付的余额。开具时 固定汇率，也能让已结账月份的销售额不随汇率变动而改变。 ## 示例 Lim & Co 的本位币是 SGD。Mei Tan 给 Bayview Hotel Group 开了一张 USD 5,000.00 的发票，自动汇率为 1 USD = 1.351200 SGD，所以发票折合 5,000.00 × 1.351200 = SGD 6,756.00。 三个星期后，酒店付了 USD 5,000.00，银行入账 SGD 6,730.00。Daniel Lim 记录这笔收款，**SGD 金额** 填 6,730.00。发票显示 **已付款**，收据的 **汇兑损益** 部分显示损失 SGD (26.00)：6,730.00 − 6,756.00。 ## 常见问题 - **每种币种都要建一个单独的客户吗？** 不用。每张报价单和发票都有自己的 **币种**；客户的 **默认币种** 只决定新单据从哪个币种开始。 - **该用自动汇率还是自己的汇率？** 除非与客户的合约定了汇率，否则保留自动汇率。与自动汇率相差超过 5% 的 汇率在应用前会被标出来，能发现小数点打错的情况。 - **easySales 没有这个币种的汇率怎么办？** 汇率行会说明没有自动汇率。开具发票前，选择 **Change rate**， 自己输入汇率。 ## 相关内容 - [汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/exchange-rate/) - [币种与汇率](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/currencies-and-exchange-rates/) - [汇兑差额](https://easysales.work/zh-hans/help/payments/exchange-differences/) - [外币发票](https://easysales.work/zh-hans/help/knowledge/foreign-currency-invoices/) --- # 报价前先看毛利 > 避免报价太低——在 easySales 的报价单明细行填入成本单价，查看不打印的内部成本合计，在客户看到价格之前发现毛利太低。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/check-your-margin-before-you-quote/ 一个看起来合理的价格，付完材料和分包费用后可能所剩无几。在报价单每一行填上您的成本，客户看到价格之前， 您就知道自己能留下多少。 ## 怎么做 1. 打开报价单，选择 **编辑**。在每行单价下方的 **成本** 框中填入成本。选择产品只会带出它的标价，不会带出 成本；产品页面上的 **成本** 就是可以照抄的数字。 2. 在合计下方，**内部数字，不打印** 显示 **成本**：每行数量乘以成本后相加。客户在屏幕上和 PDF 上都看不到它。 3. 算出毛利率：（**小计** − **成本**）÷ **小计**。如果低于您需要的水平，就在选择 **定稿** 之前改价。 4. 客户接受后，商机的 **利润** 部分会根据这些成本显示 **预计毛利率**，**商机** 列表上的 **毛利率** 列可以 比较各笔生意。 5. 如果贵公司使用单据审批，**毛利率低于** 规则会让低毛利的报价单在取得编号前先交给第二个人批准。参见 [单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/)。 ## 为什么有用 付得起租金和工资的是毛利，不是价格。报价时把成本放在价格旁边，在改价不费任何成本的时候就能发现报得太低 的工作。毛利率是利润除以售价，和损益表的算法一样，所以这个数字可以直接和您的账目对比。 ## 示例 Mei Tan 给 Harbour Café 报一个新柜台：木工 SGD 6,000.00，成本 SGD 4,800.00；安装 SGD 2,000.00，成本 SGD 1,600.00。**小计** SGD 8,000.00，**成本** SGD 6,400.00，毛利率为（8,000.00 − 6,400.00）÷ 8,000.00 = 20%。 Lim & Co 的目标是至少 30%，所以 Mei 把木工提高到 SGD 7,150.00。小计变为 SGD 9,150.00，毛利率为 （9,150.00 − 6,400.00）÷ 9,150.00 = 2,750.00 ÷ 9,150.00 = 30.05%。加上 GST 9% 的 SGD 823.50，报价单合计 SGD 9,973.50。 ## 常见问题 - **每一行都必须填成本吗？** 不是必须，但没有成本的行不计入商机的 **预计成本**，毛利率就会显得比实际好。 在 **毛利率低于** 审批规则下，有价格但没有成本的行会让报价单进入审批。 - **成本要含 GST 吗？** 填可抵扣的 GST 之前的金额。毛利率拿成本和税前售价比较，而可抵扣的进项税最终不是 您的成本。 - **工作完成后能看到这笔生意的实际毛利吗？** 能。商机有了已开票收入和采购订单或供应商发票后，**利润** 部分会显示 **实际** 毛利率。参见[成本与毛利](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gross-margin/)。 ## 相关内容 - [明细行](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/line-items/) - [成本与毛利](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/gross-margin/) - [单据审批](https://easysales.work/zh-hans/help/quotations/document-approval/) - [写一份清楚的报价](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/clear-quotation/) --- # 给新销售员设置合适的权限 > 在 easySales 里给新销售员设置权限，让他只看到自己的客户、报价单和发票——用“仅自己的记录”角色，分配前先核对清楚。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/give-a-new-salesperson-the-right-access/ 新销售员从第一天起需要的是自己的客户、报价单和发票，而不是全公司的。一个设为 **仅自己的记录** 的自定义 角色正好做到这一点，而且在任何人使用之前，您就能看清它允许做什么。 ## 怎么做 1. 选择侧边栏中的 **用户账户**，然后选择 **角色** 选项卡，再选择 **新建角色**。输入 **名称**，例如 "Sales"，在 **复制自** 下选择 **从无权限开始**。 2. 在 **权限** 下，把 **Account**（客户）、**Contact**（联系人）、**Opportunity**（商机）、**Quote**（报价单） 和 **Invoice**（发票）中他需要的每项操作设为 **仅自己的记录**。把 **Product**（产品）的 **List**（列表）和 **View**（查看）设为 **全部记录**，让他能从完整的产品列表报价。把 **活动** 设为 **查看和发布**，让他能 记录电话和任务。选择 **创建角色**。 3. 从 **角色** 选项卡再次打开这个角色，逐行核对：每个模块的每项操作都显示 **无权限**、**全部记录** 或 **仅自己的记录**。留在 **无权限** 的，完全无法访问。 4. 在 **用户** 选项卡上选择 **新建用户**，把新角色选为 **角色**，并勾选 **销售人员**，让此人出现在销售人员 选择器和销售报表中。选择 **创建用户**。 5. 如果是销售经理，在 **系统设置** → **共享与团队** 中设置 **汇报关系**。开启 **按层级授予访问权限** 后， 经理在保持 **仅自己的记录** 的同时，也能访问团队成员的记录。 ## 为什么有用 **仅自己的记录** 让每位销售员的客户、价格和商机留在自己手里，也让其他客户的资料不被看到。一个人负责什么， 就决定他能看到什么：客户的 **负责人**、报价单或发票上的 **销售员**、商机的 **负责人**。销售员找不到某条 记录时，先查它的负责人。 ## 示例 Lim & Co 新聘了第二位设计师。Mei Tan 按上面的步骤创建了 "Sales" 角色和一个使用它的用户。然后她打开 Harbour Café 客户，在 **···** 菜单中用 **更改负责人** 把新设计师设为它的 **负责人**。新设计师现在能看到 Harbour Café，也能阅读归在它名下的报价单和发票，但看不到 Daniel Lim 的任何客户——前提是客户的 **默认访问** 为私有，且没有共享规则或团队给他更多权限。 ## 常见问题 - **为什么新销售员看不到产品列表？** 产品没有共享设置，所以在 **仅自己的记录** 下，一个人只能访问自己的 产品。把 **Product** 的 **List** 和 **View** 设为 **全部记录**。 - **怎样把客户交给新销售员？** 单个客户，用它 **···** 菜单中的 **更改负责人**。要移交一位同事负责的全部 记录，在那位同事的用户账户上使用 **转移记录**。参见[移交记录](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/transfer-records/)。 - **能不能直接用标准的 Viewer（查看者）角色？** 只适合只看不改的人。**Viewer** 只能列出和查看自己的客户、 联系人、报价单、发票和贷项通知单，不能新建或修改任何内容。 ## 相关内容 - [角色与权限](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/roles-and-permissions/) - [用户账户](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/users/) - [共享与团队](https://easysales.work/zh-hans/help/administration/sharing-and-teams/) - [负责人与可见范围](https://easysales.work/zh-hans/help/concepts/ownership-and-visibility/) --- # 两分钟保护好您的账户 > 在 easySales 里用通行密钥或验证器应用开启两步验证，并保存恢复码，手机丢了也不会被锁在外面。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/secure-your-account-in-two-minutes/ 只有密码，就可能被猜中、被重复使用或被钓鱼骗走。添加通行密钥或验证器应用只要两分钟左右，从此光有被盗的 密码，已经打不开您客户的记录。 ## 怎么做 1. 打开您的菜单，选择 **我的资料**，然后选择 **登录与安全**。 2. **添加通行密钥。** 在 **通行密钥** 卡片上选择 **添加通行密钥**，取一个 **名称**，例如 "Work laptop"， 选择 **继续**，然后用指纹、面容或设备 PIN 解锁。 3. **或者使用验证器应用。** 在 **两步验证** 旁选择 **开启**，用 Google Authenticator、Microsoft Authenticator 等应用扫描二维码，输入 6 位 **应用中的验证码**。没有智能手机的，改为选择 **没有智能手机？改用邮件验证码**。 4. **保存恢复码。** easySales 显示十个恢复码时，选择 **复制** 或 **下载 .txt**，把它们和密码分开存放， 勾选 **我已保存这些恢复码**，然后选择 **完成**。 5. **两种都加上。** 同时有通行密钥和验证器应用，丢了其中一台设备也不会被锁在外面。 从下一次登录起，在登录页选择 **使用通行密钥登录**，或者在密码之后输入验证器应用里的验证码。 ## 为什么有用 通行密钥只在真正的 easySales 网站上有效，所以无法被输进假网页，也无法在电话里被人套出来。手机上的验证码 能证明这次登录是您本人，即使密码泄露也一样。恢复码是为手机丢失的那一天准备的：每个恢复码可以代替验证码 使用一次。 ## 示例 Mei Tan 用手机上的 Microsoft Authenticator 开启两步验证，并把十个恢复码存进她的密码管理器。然后她添加了 一个名为 "Work laptop" 的通行密钥。第二天早上，她选择 **使用通行密钥登录**，按一下指纹识别器就进去了， 不用输入密码。万一笔记本电脑丢了，她仍然可以用手机上的应用登录，并删除笔记本的通行密钥。 ## 常见问题 - **该用通行密钥还是验证器应用？** 能两个都用最好。通行密钥最快，而且无法被钓鱼；应用让您在任何电脑上都 多一条登录途径。 - **手机和恢复码都丢了怎么办？** 联系贵公司的管理员。管理员可以重置您的两步验证，让您重新设置。 - **连接 AI 助手需要两步验证吗？** 贵公司提供两步验证时，需要。连接应用时会要求输入验证码或使用通行密钥。 参见[把 Claude 或 ChatGPT 连接到 easySales](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/connect-an-ai-assistant/)。 ## 相关内容 - [登录安全](https://easysales.work/zh-hans/help/security/overview/) - [设置通行密钥](https://easysales.work/zh-hans/help/security/passkeys/) - [使用验证器应用](https://easysales.work/zh-hans/help/security/authenticator-app/) - [使用恢复码](https://easysales.work/zh-hans/help/security/recovery-codes/) --- # 把 Claude 或 ChatGPT 连接到 easySales > 把 Claude、ChatGPT 等 AI 助手连接到您在 easySales 的客户、报价单和发票，选择只读还是允许修改，以及先问它什么。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/connect-an-ai-assistant/ 您平时用的 AI 助手可以读取您的客户、报价单和发票，并用平常的话回答。它以您的身份、按您的权限操作，不会 多一分，连接只需要几分钟。 ## 怎么做 1. 打开您的菜单，选择 **我的资料**，然后选择 **第三方 AI 工具**。**贵公司** 旁边必须显示 **已开启** 或 **已开启——只读**。如果显示 **未开启**，请管理员在 **系统设置** → **AI** 中开启。 2. 如果贵公司提供两步验证，先开启它：连接时会要求输入验证码或使用通行密钥。 3. 选择服务器地址旁的 **复制**，打开 **如何连接应用**，按 **Claude.ai** 或 **ChatGPT** 的步骤操作。 4. 助手把您带到 easySales 时，核对 **当前登录**。如果它只需要读取，取消勾选 **以您的身份进行修改**。确认是您 本人后，选择 **允许**。 5. 先问与您自己工作有关的问题，例如： - “我有哪些发票已逾期，各逾期多少？” - “给 Harbour Café 打电话前给我一份简报：进行中的报价单和他们欠多少钱。” - “我进行中的商机里，哪些没有下一步？” 有些助手还会列出 easySales 提供的现成开场提示，例如 **Follow up overdue invoices**（跟进逾期发票）、 **Review my pipeline**（检查我的销售管道）和 **My week**（我的一周）。 ## 为什么有用 您用自己的话提问，不用一个个打开列表和筛选；助手也只读取您的角色能打开的记录。它提出的每项修改都会先给您 看预览，您确认后才保存；easySales 也不会通过它给客户发送任何东西：它起草的提醒由您自己发送。 ## 示例 Daniel Lim 连接 ChatGPT 时允许修改，然后问哪些发票已逾期。它列出 Harbour Café 的 INV-10000319， SGD 2,180.00（SGD 2,000.00 加 GST 9% 的 SGD 180.00），逾期 12 天，并提出替他起草一封提醒。Daniel 改了改 措辞，从自己的邮箱发出。 ## 常见问题 - **能不能让助手只读、永远不能修改？** 能。批准连接时取消勾选 **以您的身份进行修改**，它在 **已连接的应用** 中就显示 **只读**。贵公司设为 **已开启——只读** 时，任何连接都不能修改记录。 - **助手会给我的客户发邮件吗？** 不会。easySales 不会通过它给客户发送任何东西。它可以起草消息，或给您一个 单据 PDF 的链接，由您自己发送。 - **怎样断开连接？** 在 **第三方 AI 工具** 的 **已连接的应用** 中，选择它旁边的 **断开**。它会立即停止工作。 ## 相关内容 - [连接助手](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/connect-an-assistant/) - [AI 数据共享](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/ai-and-data-sharing/) - [公司 AI 访问](https://easysales.work/zh-hans/help/ai-access/company-ai-access/) - [向助手询问您的数字](https://easysales.work/zh-hans/help/tips/ask-the-assistant-about-your-numbers/) --- # 向助手询问您的数字 > 用 easySales 的 AI 聊天问哪些发票逾期、谁欠钱最多、本月开了多少发票，并了解助手能做什么、不能做什么。 来源：https://easysales.work/zh-hans/help/tips/ask-the-assistant-about-your-numbers/ 与其设置筛选，不如直接问。内置助手 easy 按您自己的权限读取发票、报价单和客户，在一个只有您看得到的聊天 面板里回答您。 ## 怎么做 1. 打开 **发票** 列表，选择顶栏中的助手图标 **打开 AI 聊天**。 2. 在 **试试这样问** 下，新对话会提供 **哪些发票已逾期？先催哪张？**、**哪些发票本周到期？** 和 **哪些客户欠我的钱最多？**。选择一个，再按 **Enter**。 3. 也可以自己输入问题，例如“我这个月开了多少发票？”或“Harbour Café 还有哪些发票没付？” 4. 只问一位客户时，打开这个客户，选择 **Ask AI**；或者输入 **#** 再选择记录。 5. 选择回答中的发票，它会在面板后方打开，在那里核对数字。 ## 为什么有用 用平常的话提问，几秒钟就能得到一份清单，每张发票都是链接。助手只读取您的角色能打开的记录，所以在 **仅自己的记录** 下，“所有发票”指的是您自己的发票和共享给您的发票。它不会自行操作：不能发送电子邮件、 不能记录收款，也不能取消或删除单据。在贵公司允许的情况下，它可以提议修改，例如新建一个催款任务，但要等 您选择 **批准** 后才会执行。它不读取客户的对账单或应收款汇总；要看这些，请打开客户。 ## 示例 在 **发票** 列表上，Mei Tan 选择 **哪些发票已逾期？先催哪张？** 并按 **Enter**。回答列出 Harbour Café 的 INV-10000319， SGD 2,180.00，逾期 12 天；以及 INV-10000325，SGD 545.00，逾期 5 天：合计 SGD 2,725.00（2,180.00 + 545.00）。 Mei 打开 INV-10000319，开始一个新对话，选择 **创建任务，催收 INV-10000319 的款项**，按 **Enter**，然后批准任务卡片。 ## 常见问题 - **助手能告诉我本月的销售额吗？** 它能找出本月开具、您看得到的发票并加总。要看扣除贷项通知单、按销售人员 统计的销售额，请打开 **报表** 中的 **销售业绩**，它默认显示 **本月**。参见[报表](https://easysales.work/zh-hans/help/reports/overview/)。 - **它能替我发催款提醒吗？** 不能。它可以起草措辞，或提议一个催款任务；提醒由您自己发送。 - **为什么回答里漏了我知道的一张发票？** 这张发票属于同事，您的角色访问不到；或者问题问得太宽。用 **#** 指明客户，或者把时间范围问得短一些。 ## 相关内容 - [AI 聊天](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-chat/) - [AI 建议](https://easysales.work/zh-hans/help/activities/ai-proposals/) - [追收逾期发票](https://easysales.work/zh-hans/help/invoices/overdue-and-outstanding/) - [更快收到钱](https://easysales.work/zh-hans/help/playbook/get-paid-faster/)